Bienvenido Bienvenido!

Esta clase de formacin online es adecuada para todos aquellos que tengan conocimientos bsicos sobre hojas de clculo de Microsoft Excel - en particular acerca de trminos y tcnicas de Microsoft Excel - y que deseen saber ms. Esta clase abarcar aspectos fundamentales tales como clculo, formato, administracin de datos y referencia a celdas. En este tutorial gratuito, encontrar una amplia seleccin de instrucciones y sugerencias sobre hojas de clculo de Microsoft Excel, as como algunas tcnicas propias de expertos, difciles de encontrar en los canales de asistencia de Microsoft Excel.

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Lo que ya debera saber

Este tutorial gratuito est dirigido a todos aquellos que tengan conocimientos bsicos de Microsoft Excel, y que deseen mejorar sus habilidades. Para un seguimiento ptimo de esta clase, es conveniente que ya sepa realizar lo siguiente: Introducir y editar texto en celdas Aadir y eliminar filas, columnas y celdas Cambiar la altura de una fila y el ancho de una columna Aplicar formatos a un texto, incluyendo diferentes fuentes, tamaos, y colores Aplicar formatos a celdas con bordes y sombreados Usar formatos bsicos de nmeros tales como los de moneda y porcentaje Crear frmulas de Microsoft Excel, y usar funciones sencillas como por ejemplo SUMA, PROMEDIO, y CONTAR

Qu aprender
Esta clase consta de cuatro lecciones, con un cuestionario sencillo y un ejercicio para cada leccin. Las lecciones son las siguientes: La leccin 1, "Frmulas y Funciones," permite repasar los conocimientos bsicos sobre frmulas y funciones. Adquirir conocimientos sobre referencias absolutas, y podr crear varias hojas de clculo que realizan clculos muy tiles. La leccin 2, "Trabajar con mltiples hojas de clculo," le muestra cmo trabajar con nombres y etiquetas de hojas de clculo, administrar hojas, crear referencia cruzadas entre hojas, y proteger hojas frente a cambios. La leccin 3, "Buscar, ordenar y filtrar datos," explica cmo administrar largas listas de datos mediante el uso de tcnicas de orden y filtrado. La leccin 4, "Aplicar formatos avanzados," le muestra cmo aplicar formatos "ms all de los fundamentos bsicos," con estilos y temas de formato, formatos condicionales, formatos de nmero personalizados, y encabezados y pies de pgina personalizados. Los cuestionarios y los ejercicios estn destinados slo a su propia experiencia de aprendizaje. Los cuestionarios son evaluados por el ordenador, y puede retomar un cuestionario tantas veces como desee. Los ejercicios son opcionales; sin embargo, realizar los ejercicios mejorar su experiencia de aprendizaje y le ayudar a afianzar conceptos y tcnicas fundamentales para poder usar Microsoft Excel 2007.

Necesito Excel 2007?

Esta clase est basada en Microsoft Excel 2007, que es muy diferente de las versiones precedentes en lo que respecta a su interfaz. La Cinta de opciones sustituye a los mens tradicionales y a las barras de herramientas, de modo que los pasos presentados en esta clase no servirn para los usuarios de versiones precedentes de Excel. Sin embargo, los conceptos bsicos son prcticamente idnticos; si logra asimilar las diferencias de interfaz, podr seguir obteniendo alguna informacin til con esta clase.

Descripcin general de la leccin 1

Esta primera leccin trata un asunto que intimida a mucha gente, pero es importante estar al tanto de este asunto: frmulas y funciones. En esta leccin, tras un breve repaso de los fundamentos bsicos de las frmulas y funciones, adquirir conocimientos sobre funciones de fecha y hora, referencias absolutas, rangos con nombre, y el Administrador de nombres. Esta leccin finaliza mostrndole cmo crear un registro de talonario. Ahora puede empezar. Qu novedades incluye Excel 2007? Excel 2007 es muy diferente de las versiones precedentes. Para aquellos de ustedes que se estn actualizando, echemos un vistazo a un par de nuevas caractersticas de la interfaz. Excel 2007 forma parte de la suite de aplicaciones de Microsoft Office 2007, que incluye Word, Excel, PowerPoint, Access y Outlook. Estos programas disponen todos de interfaces similares. Accesorios

Alto rendimiento

La Cinta de opciones
La Cinta de opciones sustituye al sistema de mens de las versiones precedentes de Excel. En lugar de mens desplegables, dispone ahora de pginas con fichas (tambin conocidas como pestaas) de barras de herramientas. Los botones de la Cinta de opciones son similares a los botones de las barras de herramientas de las versiones precedentes de Excel. Cada ficha de la Cinta de opciones dispone de secciones con nombres, denominadas grupos. Por ejemplo, en la Figura 1-1 puede ver la ficha Inicio, que contiene grupos incluyendo Portapapeles, Fuente, Alineacin, y Nmero. Algunos de los grupos disponen de iconos en sus esquinas inferiores derechas. Se trata de selectores de cuadro de dilogo. Abren cuadros de dilogo que contienen ms opciones de configuracin en este grupo que las que ofrece la Cinta de opciones.

Figura 1-1: la Cinta de opciones sustituye a los mens y a las barras de herramientas. Ver una versin ms grande de esta imagen Los grupos se expanden o contraen en funcin del ancho de la ventana de Excel. Cuando la ventana de Excel es muy pequea, algunos grupos se convierten en simples botones que se despliegan en una paleta de botones al hacer clic sobre ellos. Cuando la ventana de Excel es muy grande, algunos grupos se expanden de tal forma

que algunos de los botones ms populares aparecen con un tamao mayor de lo normal. La Figura 1-2 muestra la misma ficha que la Figura 1-1, pero con un tamao de ventana ms estrecho y con el botn del grupo Alineacin activo (seleccionado), de modo que los botones ocultos aparecen en forma de paleta desplegable.

Figura 1-2: Cuando la Cinta de opciones es pequea, los grupos se contraen. Ver una versin ms grande de esta imagen

El botn de Microsoft Office

El nico men desplegable que permanece en Excel 2007 es el men Office. Para abrirlo, haga clic en el botn de Microsoft Office, que es el botn redondo grande situado en la esquina superior izquierda de la pantalla de Excel. El men Office contiene muchos de los comandos que en versiones anteriores se ubicaban bajo el men Archivo, incluyendo Salir, Guardar, Guardar como, e Imprimir. El men Office tiene dos columnas. Los comandos aparecen en la columna de la izquierda. Cuando sita el cursor sobre una flecha en la columna de la izquierda, aparecen comandos adicionales en la columna de la derecha. Por ejemplo, tal como se muestra en la Figura 1-3, si sita el cursor sobre la flecha ubicada junto a Guardar como en la columna de la izquierda, aparecern varias opciones de guardado a seleccionar en la columna de la derecha.

Figura 1-3: El men Office sustituye al men Archivo de las versiones anteriores de Excel. Se pueden encontrar muchas otras diferencias en Excel 2007. Descubrir algunas de ellas a medida que vaya avanzando en la clase. La siguiente leccin ofrece una descripcin general de las frmulas. Repasar las frmulas Una frmula es una ecuacin que empieza por el signo igual (=). Puede incluir referencias a celdas, nmeros fijos, y operadores matemticos para sumar (+), restar (-), multiplicar (*), dividir (/), y elevar a una potencia (^). A continuacin se indican algunos ejemplos de frmulas sencillas:

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=B2 =B2+5 =B2/B1

Cuando una frmula contiene ms de un operador matemtico, las operaciones se realizan en el mismo orden que en las matemticas habituales. Primero se realiza el elevado a la potencia, a continuacin la multiplicacin y divisin, y finalmente la suma y resta. Si desea cambiar este orden, ponga entre parntesis las partes que deban realizarse en primer lugar. Por ejemplo:

=(B1+B2)/6 =(B1*B2)^2 =10*((B1+B2)-(B3+B4))

Comprender el orden de las operaciones y el agrupamiento

Los operadores matemticos en Excel tienen un orden de operacin, del mismo modo que en las matemticas habituales. El orden de operacin es el orden en el cual se procesan los operadores cuando aparecen mltiples operadores en la misma frmula. A continuacin se indican las reglas que determinan el orden: 1. 2. Cualquier operacin que est entre parntesis, de izquierda a derecha Elevado a la potencia (^)

3. 4.

Multiplicacin (*) y divisin (/) Suma (*) y resta (-)

Las parntesis tienen preferencia sobre cualquier otro operador y se ejecutan en primer lugar. As que, si necesita ejecutar una operacin al margen del orden normal, colquela entre parntesis. Por ejemplo, suponga que aparece esta frmula:

=5+16/4^2
El orden de operacin es el siguiente: 1. 2. 3. El elevado a la potencia ((4^2 igual a 16) La divisin (16/16 igual a 1) La suma (5+1 igual a 6)

El resultado de la frmula es 6. Si desea que la suma se ejecute en primer lugar, puede colocar parntesis alrededor de la parte de suma de la ecuacin, del modo siguiente:

=(5+16)/4^2
Esta vez, el orden de operacin es el siguiente: 1. 2. 3. La parte entre parntesis (5+16 igual a 21) El elevado a la potencia ((4^2 igual a 16) La divisin (21/16 igual a 1,3125)

El resultado de la frmula es 1,3125. Si desea que el elevado a la potencia se ejecute en ltimo lugar, puede aadir otro conjunto de parntesis, de la siguiente manera:

=((5+16)/4)^2
El orden es ahora el siguiente: 1. 2. 3. Los parntesis interiores (5+16 igual a 21) Los parntesis exteriores (21/4 igual a 5,25) El elevado a la potencia (5,25^2 igual a 27,5625)

El resultado de la frmula es 27,5625. Si no incluye el conjunto de parntesis internos, y escribe la frmula de la forma siguiente:

=(5+16/4)^2
El orden ser el siguiente: 1. 2. 3. La divisin, ya que es la operacin de mayor preferencia de las situadas dentro del parntesis (16/4 igual a 4) El resto de las operaciones situadas dentro del parntesis (5+4 igual a 9) La elevacin a la potencia (9^2 igual a 81)

El resultado de esta frmula es 81. La seccin siguiente ofrece informacin ms detallada sobre las funciones. Comprender las funciones A veces, el nmero de entradas en una frmula hace que sta resulte difcil de escribir y editar. Por ejemplo, suponga que quiere sumar los valores en un rango de 10 celdas, del modo siguiente:

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=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+A9+A10
Ahora, por si no fuera suficiente, suponga que se trata de un rango de 100 celdas, o de 1.000 o 10.000 celdas. Son demasiados para escribirlos! Las cosas se complican an ms si empieza a manejar operaciones ms avanzadas adems de las operaciones estndares de suma, resta, multiplicacin y divisin. Por ejemplo, suponga que desea encontrar el promedio de los valores de las diez celdas. Debera sumarlos y, a continuacin, dividir el resultado por 10, del modo siguiente:

=(A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+A9+A10)/10
Debe colocar parntesis alrededor de la parte que debera ejecutarse primero si no concuerda con el orden normal de operaciones, como es el caso en la frmula precedente. Para situaciones como estas, las funciones tienen un valor incalculable. Una funcin representa un tipo de clculo matemtico o lgico. Es una operacin matemtica (o un grupo de operaciones) que tiene un nombre textual, como por ejemplo SUMA o PROMEDIO. Entre los ejemplos de funciones se incluyen:

=MAX(A1:A100) =CONTAR(B1:C10) =SUMA(K50:K55)

Los parmetros de una funcin se denominan argumentos, que son como instrucciones que indican a la funcin el modo de ejecutarse. Cada funcin tiene uno o ms argumentos, que van entre parntesis despus del nombre de la funcin. El argumento ms comn es el rango de celdas al cual se aplica la funcin. As que, por ejemplo, para calcular el promedio del rango A1 a A10:

=PROMEDIO(A1:A10)
Incluso las funciones que no requieren argumentos deben seguir teniendo los parntesis despus del nombre, como por ejemplo en la funcin =HOY(). Los ejemplos mostrados aqu tienen un argumento por funcin - el rango sobre el cual la operacin debe ejecutarse. Otras funciones tienen mltiples argumentos. Algunos son necesarios; otros son opcionales. Cuando una funcin tiene ms de un argumento, estn separados por unos punto y coma dentro de los parntesis. Entre los ejemplos de funciones con mltiples argumentos, se incluyen los siguientes:

=PAGO(0,05;60;2000) =REDONDEAR(A2;0)

Si no sabe qu argumentos utilizar para una funcin particular, no se preocupe. En la siguiente seccin, aprender a encontrarlos. Las funciones tienen un par de ventajas importantes frente a las frmulas habituales: Les ayuda a realizar clculos matemticos de forma ms sencilla para operaciones que implican ms operadores que tan slo los bsicos, como por ejemplo un promedio. Algunas funciones ofrecen incluso capacidades que las matemticas puras no pueden realizar, como por ejemplo buscar el valor mnimo o mximo en un rango. Puede introducir una referencia a un rango de celdas, indicando la primera celda (superior izquierda) y la ltima (inferior derecha), tal como en A1:A10, en lugar de escribirlas. Esto permite reducir drsticamente la cantidad de informacin que debe teclear. Adems, si inserta posteriormente ms filas y columnas en el rango especificado, la referencia al rango en la funcin se referir a stas automticamente. En cambio, si introduce manualmente el nombre de cada celda en una frmula y, posteriormente, inserta ms celdas, la frmula no se actualizar automticamente. En la seccin siguiente, podr explorar algunas de las funciones comunes de Excel y practicar con algunas de ellas. Identificar algunas funciones comunes A continuacin se indican las funciones de uso ms comn: =SUMA: Suma un rango de nmeros. =PROMEDIO: Calcula el promedio de un rango de nmeros. =CONTAR: Cuenta cuntos nmeros hay en el rango. =MIN: Indica el nmero ms bajo en el rango. =MAX: Indica el nmero ms elevado en el rango. =HOY: Muestra la fecha actual. =AHORA: Muestra la fecha y la hora actuales. Todos estas funciones requieren un slo argumento (que consiste en el rango sobre el cual actan), salvo las dos ltimas que no requieren ningn argumento. Slo tiene que introducir un juego de parntesis en blanco tras ellas, como en este caso:

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=HOY()

Practicar con funciones

Para probar algunas de las funciones que acaba de aprender, haga lo siguiente: 1. 2. 3. Descargue el archivo Practice1.xls, y a continuacin bralo con Excel. En la celda D5, introduzca =SUMA(B5:C5). Esta es una forma de introducir un rango de una funcin - teclendolo manualmente. En la celda B11, introduzca =SUMA(, y a continuacin arrastre el cursor sobre el rango B5 a B10. El rango se rellena automticamente. Pulse la tecla Entrar para finalizar la frmula. (Excel aade automticamente por usted el parntesis de cierre.) En la celda G4, introduzca =CONTAR(A5:A10). Vaya!, el resultado es 0. Se le ocurre por qu? Es porque estas celdas contienen texto, y la funcin CONTAR cuenta slo valores numricos.

4.

5. 6. 7.

Modifique la funcin en G4 para obtener =CONTAR(B5:B10). Ahora debera mostrar un resultado de 6. En B2, introduzca =HOY( ). Introduzca usted mismo las funciones apropiadas en las celdas G5 a G10. Compare los resultados con los de la Figura 1-4.

Figura 1-4: Hoja de clculo Practice1.xls completada. Ver una versin ms grande de esta imagen Si sus respuestas son diferentes, pulse Ctrl+` y compruebe su trabajo con la hoja de clculo que se muestra en la Figura 1-5.

Figura 1-5: Hoja de clculo Practice1.xls completada y mostrando las funciones. Ver una versin ms grande de esta imagen

Comprender las funciones con mltiples argumentos

Algunas funciones tienen ms de un argumento. Llegado el caso, debe introducirlos en un nico juego de parntesis, separados por unos punto y coma. Un ejemplo de ello es la funcin =NPER, que le ayuda a determinar el nmero de pagos de un prstamo que necesitar realizar para saldarlo. Contiene tres argumentos necesarios: Tasa: El tipo de inters aplicado por periodo (por ejemplo, por mes) Pago: El importe del pago que debe realizar en cada periodo Va: El valor actual del prstamo - en otras palabras, cunto debe Ha de introducir mltiples argumentos en un nico juego de parntesis, separados por unos punto y coma. As que, suponga que su tipo de inters es del 6 por ciento anual (es decir, un 0,5 por ciento mensual). Abonar pagos de 200 cada mes, y el valor inicial del prstamo es de 10.000 . Debera escribir la funcin de la forma

siguiente:

=NPER(0,005;200;-10000)
El motivo por el que usa una cifra negativa de -10000 es que le estn prestando el dinero, de modo que empieza con un valor actual negativo - es decir, usted debe ese importe. Pruebe esta funcin en cualquier celda vaca de cualquier hoja de clculo abierta. Si la introduce correctamente, la respuesta debera ser 57,680136. La seccin siguiente repasa la ayuda de las funciones de Excel, que le permitir usar funciones sin tener que memorizar la sintaxis de cada una. Obtener ayuda con funciones A medida que vaya adquiriendo habilidades en Excel, empezar a recordar los argumentos necesarios para cada una de las funciones, y Portatiles para empresas el orden en el que deberan aparecer, de modo que pueda escribirlos directamente en una celda. Sin embargo, mientras tanto, la ayuda de las funciones de Excel representar sin duda una gran ventaja. En primer lugar, qu funcin desea utilizar? Puede navegar por las funciones disponibles por categora en la Biblioteca de funciones, en Monitores para empresas la ficha Frmulas. Haga clic en una categora en el grupo Biblioteca de funciones para ver una lista desplegable de funciones. Otra forma de encontrar la funcin que desea consiste en abrir el cuadro de dilogo Insertar funcin. Puede hacerlo pulsando el botn Insertar funcin en la barra de frmulas o en la ficha Frmulas. A continuacin escriba una descripcin de lo que desea hacer y haga clic en Ir; Excel sugerir una funcin para hacerlo. Para probarlo, sigua estos pasos en un libro de trabajo en blanco: 1. Descargue el archivo Practice1A.xls y, a continuacin, bralo en Excel.

Esta clase usa archivos con formato de Microsoft Excel 97-2003, de modo que puedan participar los estudiantes que usen versiones anteriores. Estos archivos se abren sin problemas en Excel 2007. Para descargar un archivo, haga clic en el hipervnculo. Tal vez tenga que responder a una advertencia de seguridad en su navegador. Si haciendo clic en el hipervnculo no funciona, haga clic con el botn secundario en el hipervnculo y seleccione Guardar destino como. 2. 3. Seleccione la celda B6, y, a continuacin, haga clic en el botn Insertar funcin, en la barra de frmulas o en la ficha Frmulas. En el cuadro de dilogo Buscar una funcin, escriba pago y haga clic en Ir. Aparecer una lista de funciones relacionadas con pagos, tal como muestra la Figura 1-6.

Figura 1-6: Buscar una funcin escribiendo una descripcin. 4. En la lista Seleccionar una funcin, desplcese hacia abajo y visualice las funciones. Seleccione varias funciones y lea las descripciones que aparecen por debajo de la lista. Seleccione PAGO y, a continuacin, haga clic en Aceptar. Se abrir el cuadro de dilogo de Argumentos de funcin. Aqu es donde puede introducir los argumentos necesarios y opcionales de la funcin. Los argumentos necesarios estn en negrita; los opcionales no. Para la Tasa, escriba D3. Para el Nper (nmero de periodos), escriba B5. Para el Va (valor actual), puede escribir B4, pero pruebe este mtodo alternativo a modo de experimento. Pulse el botn con la pequea flecha roja situado al lado del cuadro de Va. El cuadro de dilogo de Argumentos de funcin se contrae, lo que le permite tener una mayor visin de la hoja de clculo. En caso necesario, arrastre este cuadro donde no moleste, y seleccione la celda B4. A continuacin pulse la tecla Entrar para volver al cuadro de dilogo de Argumentos de funcin. La Figura 1-7 muestra el cuadro de dilogo con los campos cumplimentados.

5.

6. 7. 8.

Figura 1-7: Rellenar los argumentos de la funcin. Ver una versin ms grande de esta imagen 9. Haga clic en Aceptar. En la celda B6 se muestra el importe del pago, 191,01 . Aparece en rojo y entre parntesis, ya

que se trata de un importe que se paga. 10. Guarde su trabajo. Deje el archivo abierto; seguir trabajando con l ms adelante. A continuacin, podr observar cmo Microsoft Excel ofrece ayuda de funciones incluso cuando est introduciendo manualmente una funcin en una celda, y aprender a incluir una funcin dentro de otra. Obtener ayuda mientras teclea una funcin Una vez que haya usado Insertar funcin unas cuantas veces, es muy probable que pueda escribir de memoria los argumentos en una celda. Desktops para empresas Sin embargo, si su mente se queda en blanco cuando est escribiendo, Excel proporciona informaciones en pantalla debajo de la celda, para recordarle los argumentos. Por ejemplo, en la Figura 1-8 se inicia la funcin PAGO, y Excel muestra los tres argumentos necesarios as como dos opcionales (entre corchetes). El argumento en negrita es el que debe escribir ahora. Una vez que ha escrito dicho Servicios HP Care Pack argumento y un punto y coma, el siguiente se convierte en negrita

Figura 1-8: Consulte la informacin en pantalla cuando escribe los argumentos de una funcin.

Incluir una funcin dentro de otra

Puede que quiera incluir una funcin dentro de otra. Para ello, incluya una funcin dentro de los parntesis de la otra funcin, obviando el signo igual para la funcin incluida. Por ejemplo, en los pasos de la seccin precedente, finaliz con la siguiente funcin en la celda B6:

=PMT(D3;B5;B4)
El resultado es negativo. Si desea que aparezca como un nmero positivo, incluya esta funcin en una funcin =ABS, que calcula el valor absoluto de un nmero. Para ello, cambie el contenido de la celda B6 a

=ABS(PMT(D3;B5;B4))
Adems, suponga que quiera redondear el importe del pago al euro entero ms prximo. Para ello, puede usar la funcin REDONDEAR, incluyendo la funcin anterior en dicha funcin, tal como aparece a continuacin:

=REDONDEAR(ABS(PAGO(D3;B5;B4));0)
Prubela ahora: 1. 2. En Practice1A.xls, seleccione la celda B6. En la barra de frmulas, edite la funcin para leer:

=REDONDEAR(ABS(PAGO(D3;B5;B4));0) 3. Guarde su trabajo y deje el archivo abierto para ms adelante.

La funcin REDONDEAR requiere dos argumentos: el nmero a

redondear, y el nmero de decimales al que se desea redondear. Esto explica porque hay un punto y coma y un 0 al final del ejemplo precedente. Los punto y coma separan un argumento de otro en una funcin con mltiples argumentos. ABS(PAGO(D3;B5;B4)) representa el primer argumento, y 0 representa el segundo argumento. En la siguiente seccin, aprender cmo Excel trabaja con fechas y horas en frmulas y funciones. Trabajar con fechas y horas En Excel, las fechas son nmeros. Aunque pueda pensar que se parecen a fechas, en el fondo son simples valores numricos. Para comprobarlo usted mismo, empiece con un nuevo libro de trabajo en blanco y pruebe lo siguiente: 1. 2. En un nuevo libro de trabajo, escriba 15/01/1900 en la celda A1. Cambie el formato de nmero de la celda a General. (En la ficha Inicio, en el grupo Nmero, abra la lista Formato de nmero, y a continuacin seleccione General.) El valor cambia a 15.

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Cuando introduce una fecha, Excel la convierte al instante en un nmero que representa el nmero de das transcurridos entre dicha fecha y el 1 de enero de 1900. En este caso son 15 das, de modo que el valor es 15. Excel aplica el formato de Fecha al nmero, as que puede seguir pensando que se trata de una fecha, pero Excel ya lo ha convertido en un nmero. Ahora, contine con el experimento: 1. 2. 3. Cambie el formato de nmero de la celda A1 a Fecha corta (una vez ms, en el grupo Nmero de la ficha Inicio). Ponga 1000 en la celda A2. Aparece como un nmero normal. Use la herramienta Copiar formato (la brocha en el grupo Portapapeles de la ficha Inicio) para copiar el formato de la celda A1 a la celda A2. El valor de la celda A2 aparece ahora como una fecha: 26/09/1902. En la celda A3, introduzca ahora esta frmula: =A2-A1. El resultado es 985, que es el nmero de das transcurridos entre las dos fechas. (si en su lugar aparece una fecha aqu, cambie el formato de nmero de la celda a General.) Cierre este libro de trabajo y no guarde los cambios que ha realizado.

4.

5.

Uso de las funciones AHORA y HOY

Estn disponibles dos funciones para mostrar la fecha y la hora actual en una hoja de clculo: =AHORA() devuelve la fecha y la hora actual. =HOY() devuelve la fecha actual (no la hora). Estas funciones no necesitan ningn argumento, por lo que slo tiene que poner parntesis en blanco a continuacin. Estas funciones son tiles para crear automticamente fechas actualizadas para hojas de clculo que tenga que reabrir o actualizar con frecuencia. Pruebe la funcin HOY en la hoja de clculo de ejemplo, usando su valor para realizar un clculo. En Practice1A.xls, escriba el texto siguiente: 1. En la celda A8, escriba Fecha de hoy:

2. 3. 4.

En la celda A9, escriba Tipo de inters vlido hasta: En la celda B8, escriba =HOY() En la celda B9, escriba =B8+30

El resultado en la celda B9 debera ser una fecha 30 das posterior a la fecha actual indicada en la celda B8. Si el resultado en la celda B9 no aparece automticamente en formato de fecha, establezca su formato de nmero como Fecha corta. Algunos programas de hojas de clculo, incluyendo algunas de las versiones ms antiguas de Excel, muestran fechas relacionadas con el 2 de enero de 1904, en vez del 1 de enero de 1900. Si abre una hoja de clculo de este tipo en una versin moderna de Excel, todas las fechas parecen estar desactivadas. Puede remediarlo haciendo clic en el botn de Microsoft Office y, a continuacin, haciendo clic en Opciones de Excel. Seleccione Avanzadas en el panel de la izquierda, y en la seccin Al calcular este libro, desactive la casilla de verificacin Usar el sistema de fecha de 1904. A continuacin, adquirir conocimientos sobre las referencias relativa y absoluta de celdas, que implican diferencias a la hora de copiar frmulas y funciones de una celda a otra. Copiar frmulas y trabajar con referencias absolutas Normalmente, cuando copia una frmula que contiene referencias a celdas, Excel ajusta estas referencias para hacer referencia a celdas que son relativas a la nueva ubicacin. Por ejemplo, suponga que la celda C5 contiene esta frmula:

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=A5+B5
Esta frmula significa esencialmente "suma los valores de las dos celdas situadas inmediatamente a la izquierda". Por tanto, si copia esta frmula en la celda N8, se convertir en =L8+M8, ya que se trata de las dos celdas situadas inmediatamente a la izquierda de la nueva ubicacin. Excel realiza esto para su comodidad. Normalmente, cuando copia una frmula, no quiere que sea exactamente la misma que la original; desea aplicarla como referencia a una nueva ubicacin. Por ello, los desarrolladores de Excel han establecido referencias relativas por defecto. La alternativa a las referencias relativas son las referencias absolutas. Una referencia absoluta no cambia cuando se copia. Las referencias absolutas se indican con signos de dlar delante de la fila y delante de la columna. Por ejemplo, para hacer referencia de forma absoluta a la celda B4, debe escribir $B$4. Se requieren dos signos de dlar porque podra querer usar una referencia mixta, que "congela" slo la fila o slo la columna. Por ejemplo, $B4 congela slo la columna, mientras que B$4 congela slo la fila. Para establecer una referencia absoluta o mixta, introduzca manualmente los signos de dlar en la frmula o funcin. O bien, a modo de acceso directo, tras haber hecho clic en la referencia de celda, pulse F4 para ir pasando todas las combinaciones posibles de referencia absoluta, relativa y mixta. Prubelo. 1. En el libro de trabajo Practice1A.xls, haga clic en la ficha Comparar. Esta hoja de clculo calcula cul sera su cuota mensual si solicita distintos importes, con una duracin del prstamo y un tipo de inters determinados.

2.

En la celda B7, escriba =ABS(PAGO($D$3;$B$4;A7)). Observemos detalladamente lo que acaba de escribir: La funcin ABS convierte el resultado en un valor absoluto (nmero positivo). PAGO es la funcin que calcula la cuota. Contiene tres argumentos necesarios - Tasa, Nmero de periodos, y Valor actual. $D$3 es una referencia absoluta a la celda que contiene el tipo de inters. $B$4 es una referencia absoluta a la celda que contiene el nmero de periodos. A7 es una referencia relativa a la celda que contiene el valor actual (es decir, el importe del prstamo).

3.

Copie la frmula de la celda B7 al rango de celdas B8:B14. (La forma ms sencilla de hacerlo es arrastrar el cursor de relleno, que es el pequeo cuadro negro que aparece en el ngulo inferior derecho de la celda B7 cuando est seleccionada.) Si crea y copia la funcin correctamente, los resultados deberan coincidir con la Figura 1-9.

Figura 1-9: Hoja de clculo finalizada con referencias absolutas y relativas usadas en los clculos. En la seccin siguiente, adquirir conocimientos sobre rangos con nombre, que pueden sustituir a referencias de filas y columnas de celdas en frmulas y funciones. Crear rangos con nombre En lo que llevamos de leccin, ha podido ver rangos cuya referencia consiste en indicar sus celdas superior izquierda e inferior derecha, con dos puntos entre ellas, como por ejemplo: A1:C12. En la mayora de los casos, es la forma ms eficiente de hacerlo. No obstante, si piensa hacer referencia al mismo rango muchas veces en una misma hoja de clculo, podra resultar ventajoso nombrar dicho rango. Nombrar un rango consiste en asignarle una referencia de texto que, presumiblemente, tenga un sentido lgico para que pueda recordarlo. Por ejemplo, los nombres de las celdas B1, B2 y B3 son Bienes, Mano_de_obra, y Precio, respectivamente. La celda C5 usa estos nombres en la frmula que contiene:

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=precio-(bienes+mano_de_obra)
Puede asignar un nombre a una sola celda o a un rango de celdas. El proceso es el mismo en ambos casos: 1. 2. 3. Seleccione la(s) celda(s). Haga clic en la casilla de Nombre, situada a la izquierda de la barra de frmula. (Es donde aparece normalmente la referencia de fila y columna de la celda activa) Escriba el nombre que desea usar para el rango y, a continuacin, pulse la tecla Entrar.

Por defecto, los rangos con nombre son referencias absolutas. Una referencia a un rango no cambia cuando lo copia a otra celda. Ahora que ha entendido el concepto, pruebe usted mismo a crear algunos rangos con nombres. Sigua los pasos siguientes: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. En el libro de trabajo Practice1A.xls, haga clic en la etiqueta Ventas Seleccione el rango B2:D2. Haga clic en la casilla de Nombre y, a continuacin, escriba Donna. Seleccione el rango B3:D3. Haga clic en la casilla de Nombre y, a continuacin, escriba Pedro. Seleccione el rango B4:D4. Haga clic en la casilla de Nombre y, a continuacin, escriba Miguel. En la celda E2, escriba =SUMA(Donna). En la celda E3, escriba =SUMA(Pedro). En la celda E4, escriba =SUMA(Miguel). En la celda D5, escriba Total. Ajuste el ancho de la columna D si fuera necesario. En la celda E5, escriba =SUMA(Donna, Pedro, Miguel). La hoja de clculo finalizada debera parecerse a la Figura 1-10.

Figura 1-10: Estas funciones usan nombres de rango. Ahora, ya sabe cmo crear algunos rangos con nombre bsicos. En la siguiente seccin, aprender a administrar estos rangos. Trabajar con el Administrador de nombres Excel 2007 ofrece varias herramientas tiles para trabajar con nombres de rango. Estn situadas en el grupo de Nombres definidos, en la ficha Frmula.

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Uso del Administrador de nombres

El Administrador de Nombres proporciona una lista de todos los rangos con nombre en el libro de trabajo, junto con las referencias de celdas a las que se refieren. Desde este punto, puede eliminar cualquiera de los nombres de rango, modificar un rango, y aadir comentarios. Para abrir el Administrador de nombres, haga clic en el botn Administrador de nombres en la ficha Frmulas. Para practicar con el Administrador de nombres, haga lo siguiente:

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1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

En la etiqueta Ventas de la hoja Practice1A.xls, cambie la celda A2 a Mara. En la ficha Frmulas, haga clic en Administrador de nombres. Haga clic en Donna en la lista, en el cuadro de dilogo del Administrador de Nombres. Haga clic en Editar. Se abre el cuadro de dilogo Editar nombre. En la casilla de Nombre, cambie Donna por Mara. En la casilla de Comentario, escriba Antes Donna. Haga clic en Aceptar. El rango aparece ahora como Mara en el Administrador de nombres, y el comentario aparece en la columna Comentario. Haga clic en Cerrar. Seleccione la celda E2 y, a continuacin, podr constatar que la funcin que aparece en la barra de frmula es ahora =SUMA(Mara), reflejando as el cambio.

Creacin automtica de rangos con nombre

En Excel 2007, puede usar la funcin Crear a partir de la seleccin para crear automticamente rangos con nombre basado en los encabezados de columnas o filas. Para ello, haga lo siguiente: 1. 2. 3. 4. 5. En la etiqueta Ventas de la hoja Practice1A.xls, seleccione la celda D5 y pulse Eliminar, para dejar en blanco esta celda. En la celda A5, escriba Total. Seleccione el rango de celdas B1:D4. En la ficha Frmulas, haga clic en Crear desde la seleccin. Se abre el cuadro de dilogo Crear nombres a partir de la Seleccin. Marque la casilla Fila superior, y haga clic en Aceptar. Excel crea los rangos siguientes:

Ene: B2:B4 Feb: C2:C4 Mar: D2:D4 6. 7. En la celda B5, escriba =SUMA(Ene). En la celda B5, escriba =SUMA(Feb). En la celda B5, escriba =SUMA(Mar). Guarde su trabajo y, a continuacin, contrstelo de nuevo con la Figura 1-11.

Figura 1-11: Hoja de clculo completada. A continuacin, practicar con el uso de frmulas y funciones, creando un registro de talonario. Crear un registro de talonario Ahora que conoce los fundamentos bsicos de las frmulas y funciones en una hoja de clculo, veamos

un ejemplo prctico. Suponga que necesita un registro informtico de talonario. Si lo que desea es simplemente realizar un seguimiento de su saldo de talonario, no necesita un programa financiero completo; puede usar Excel: 1. Escriba los rtulos que se muestran en la Figura 1-12 y aplqueles el formato siguiente: negrita, subrayado, y con un fondo sombreado gris. Ample el ancho de las columnas tanto como sea necesario y, a continuacin, combine y centre el rtulo Mi talonario en la fila superior. Use la funcin =HOY() para mostrar la fecha de hoy. Guarde su trabajo como Mi talonario.xlsx (formato Excel 2007).

Figura 1-12: Cree esta hoja de clculo para preparar un registro de talonario. Ver una versin ms grande de esta imagen 2. 3. 4. En la primera lnea del registro (celda A6), introduzca el saldo inicial. Para este ejercicio, use 10.000 . (Soar es agradable, no?) En la siguiente fila de la columna Saldo (celda E7), escriba una frmula que empiece por el saldo precedente, resta cualquier retirada en la lnea y, a continuacin, suma cualquier ingreso en la lnea. Puede resolverlo? Por si acaso, la frmula es la siguiente:

=E6-C7+D7
5. Copie esta frmula en las celdas situadas justo por debajo (digamos 50 filas, ms o menos) La forma ms fcil de hacerlo es con el cursor de relleno, que es el pequeo cuadro negro que aparece en el ngulo inferior derecho de la celda cuando est seleccionada. Arrastre el cursor de relleno hacia abajo, de modo que la frmula rellene las celdas que cubre. Las copias son referencias relativas que, en este caso, corresponden a lo que usted quiere. En este punto, todas las copias marcan 10.000,00 , ya que todava no ha introducido ninguna transaccin. Ahora, aada una columna para el nmero de cheque. Seleccione la columna situada a la derecha de donde debera aparecer y, a continuacin, en la ficha Inicio, haga clic en Insertar y clic en Insertar columnas en la hoja. En este caso, inserte la nueva columna entre las columnas Fecha y Beneficiario, y denomnela N. de cheque. Ahora introduzca una transaccin de retirada de fondos en la fila 7, y una transaccin de depsito en la fila 8. No empiece en la fila 6, ya que es donde aparece el saldo bruto de apertura; cualquier transaccin introducida en esta fila no se calcular debidamente.

6.

7.

Por ejemplo, introduzca las transacciones mostradas en la Figura 1-13.

Figura 1-13: Introduzca estas transacciones. Ver una versin ms grande de esta imagen Ahora sigua trabajando con el registro de talonario, completando los toques finales opcionales siguientes: Aada otra columna estrecha en la cual puede situar una R para Verificado, cuando pone al da su talonario. Puede situarla en cualquier lugar, pero una ubicacin comn para dicha columna es a la izquierda de la columna Retirada. Sombree una de cada dos lneas en color verde claro. Para ello, sombree una lnea (fila 7), pero no la siguiente lnea (fila 8). A continuacin, seleccione ambas filas, haga clic en la herramienta Copiar formato, y arrastre la brocha sobre el rango de celdas sobre las cuales desea pintar este formato. Aplique bordes al conjunto de bordes de todas las celdas que conforman la cuadrcula de datos del registro. Por ejemplo, podra empezar en la celda A5 y aplicar los bordes a todas las celdas en el rango situado debajo y a su derecha. La Figura 1-14 muestra el registro finalizado.

Figura 1-14: Registro completado. Ver una versin ms grande de esta imagen Ahora dispone de un registro de talonario electrnico completado, que puede guardar y modificar ms adelante.

Avanzar
En esta leccin, ha aprendido numerosos trucos y sugerencias prcticos para trabajar con frmulas y

funciones, y ha adquirido conocimientos sobre referencias absolutas y relativas a celdas y cmo crear rangos con nombre. En la Leccin 2, aprender cmo trabajar con mltiples hojas en un libro de trabajo. Crear y eliminar hojas, las renombrar, cambiar los colores de sus etiquetas, y crear referencias cruzadas entre hojas. Antes de avanzar, haga el ejercicio y responda al cuestionario para asegurarse de haber comprendido los conceptos clave presentados en esta leccin