Membuat Sistem Informasi Kasir Sederhana berbasis Microsoft Excel

icrosoft Excel merupakan salah satu program yang telah disediakan oleh Microsoft office yang pada umumnya digunakan dalam pembuatan sistem pembukuan, dan data lainnya yang umumnya diolah dalam bentuk angka. Dalam Tutorial ini sendiri kita akan membuat sebuah sistem informasi kasir sederhana menggunakan Microsoft excel. Dalam tutorial ini kita juga akan membuat sistem informasi mengenai stok barang dan keuntungan dari penjualannya. Pembuatan turorial ini menggunakan Microsoft excel 2007, namun bagi pengguna yang menggunakan Microsoft excel 2003, 2010 atau versi yang lainnya tetap bisa mengikuti tutorial ini karena pada dasarnya fungsinya juga sama. Langkah 1.

Berikan nama toko program yang akan anda buat, misal TOKO SUKA MAKMUR, atau seperti contoh berikut :

Beri Nama Toko

Langkah 2

Buat daftar belanja pelanggan, pernah belanja ke CK ato Indomaret? Nah kita buat kayak daftar belanja yang ada di komputer disana. Untuk itu kita ketikkan NO, KODE BARANG, QTY (dengan cabang

eceran,grosir), NAMA BARANG, HARGA (eceran,grosir), dan JUMLAH BARANG seperti biasa, di lembar kerja sheet1. Atau seperti contoh dibawah :

Langkah 3

Kita buat database barang yang akan kita jual di toko. Namun kita membuatnya di dalam sheet2. Hal ini dilakukan agar terlihat lebih rapi karena terletak dalam sheet yang berbeda. Seperti contohnya dibawah ini :

Langkah 4.

Sekarang kita buat fungsi agar saat kita mengetik kode barang nanti akan muncul nama barang dan harganya. Dengan menggunakan fungsi VLOOKUP. Isikan fungsi pada cell nama barang dengan memanfaatkan VLOOKUP. Seperti di bawah ini : Gunakan cell2 kode barang(B6) sebagai kode yang dicari.

Cell yang di beri fungsi VLOOKUP (seperti gambar dibawah ini):

Maka hasilnya bila dimasukkan kode salah satu barangnya akan muncul nama barangnya . Seperti lihat gambar dibawah :

Lakukan VLOOKUP juga pada harga eceran begitu pula dengan grosirnya, seperti gambar dibawah ini :

Sehingga akan muncul .

VLOOKUP disini berfungsi untuk melakukan pencarian data secara vertical terhadap cell yang telah dipilih sebelumnya.

Langkah 5

Setelah harga dan nama barang sudah muncul, sekarang tinggal mengolah data untuk proses menjumlahkannya.

Artinya, jumlah =QTY eceran*harga eceran+QTY grosir*harga grosir Perlu diperhatikan dalam pengisian nilai QTY adalah pemberian angka nol (0) jika dalam QTY tersebut tidak ada pembelian. Kalaupun cuma membeli eceran tidak membeli secara grosir, ketik angka 0 di QTY grosir, karena kalo dibiarkan dalam teks kosong akan keluar error dalam fungsinya. Di cell ketrangan diisi kalo barang yang kita jual mencukupi stock yang tersedia, oleh karena itu cell ket berisi rumus seperti berikut:

Artinya, =IF(B6="","",IF(Q6-C6-D6*J6<0,"tidak ada","ada")). Untuk Q6 seperti berikut :

Q6 C6: D6

: untuk jumlah stock untuk kode barang pake =IF(B6="","",VLOOKUP(B6,$K$6:$O$25,5,FALSE)) : untuk jumlah eceran : untuk jumlah grosir

J6 : untuk jumlah eceran tiap grosir, (karena tiap barang mememiliki grosiran yang beda maka gunakan VLOOKUP lagi untuk memeriksa banyak eceran per grosir pada tiap barang). Maka, function untuk J6 dan seterusnya digunakan =IF(B6="","",VLOOKUP(B6,$K$6:$P$25,6,FALSE)). Baik, setelah mengkalkulasi dan mendapat hasil = if (B6="","",IF(O6-C6-D6*J6<0,"tidak ada","ada")), Ini artinya jika jumlah barang yang kita jual melebihi jumlah stock (dalam hal ini jumlah barang dijual dikurangi jumlah stock akan berhasil negative) akan keluar kata stock kurang bila tidak hanya tulisan ada yang keluar di cell ket.

Langkah 6

Tahap terakhir, yaitu membuat total belanja .. Buat fungsi IF dulu biar bisa nampilin cell kosong, baru tinggal sum deh cell jumlah, dapet deh total belanja.=IF(H6="","",SUM(H6:H20)) Ini contohnya:

Setelah selesai membuat fungsi total belanja, sekarang kita membuat fungsi untuk kembalian . Buat dulu cell pembayaran. Setelah itu baru nanti tinggal cell pembayaran -total belanja =IF(H21="","",H22-H21). Fungsi untuk kembalian jika sudah berhasil akan terlihat seperti gambar dibawah ini :

Setelah berhasil maka sekarang kita tinggal merapikan tabelnya agar tidak terlihat terlalu berantakan seperti gambar diatas. Dengan cara menggunakan cara menyembunyikan cell menggunakan fungsi hide pada cell. Caranya : a. blok dulu kolom yang mau di hide, seperti gambar dibawah ini :

b. Kemudian klik kanan setelah itu klik kiri hide.

c. Hasilnya akan terlihat seperti gambar dibawah ini :

 Langkah 7
Memperindah tampilan tabel pada sheet dengan pengisian warna. Disini kita menggunakan warna hijau. Kemudian kita buat data base yang jadi satu sheet ma daftar belanja kita pisahin di sheet 2. Agar keliatan lebih rapi dan enak dilihat . Seperti yang ditampilkan pada gambar dibawah ini :

Untuk menghidari error pada rumus yang telah kita gunakan kita tinggal mengganti di VLOOKUPnya ganti di tabel yang dicari. Maka tidak akan ada masalah walaupun letak sheetnya berbeda.

Tampilan diperbesar (diZoom).

Ini prosesnya .

Sekarang kita coba dengan mengetik br18 pada kolom kode barang untuk menguji coba fungsinya .

Nah, fungsinya berhasil seperti bisa dilihat pada gambar diatas. Untuk mengubah nama sheet agar lebih mudah dalam mengolah data, kita bisa menggunakan cara rename pada sheet yang kita pilih. Contohnya bisa dilihat seperti gambar dibawah ini :

Langkah 8

Setelah kita berhasil membuat sheet yang berisi sistem informasi kasir dan stok barang, sekarang kita membuat sistem informasi untuk data keuntungan/laba dari penjualan barang.

Untuk harga pokok kita buat baru di sheet 3, pake vlookup,lihat harga pokok di database di sheet 2. Seperti ditunjukkan pada gambar dibawah ini :

Maka, hasil outputnya seperti gambar dibawah ini :

Sekarang kita langsung uji coba saja fungsinya dengan mencoba mencari berapa harga pokok pulpen. Berikut adalah tampilan database stok barangnya :

Itu tadi untuk harga pokok satu ecerannya.

Sekarang mari cari keuntungan dari penjualan , dengan menggunakan rumus dasar : Profit = harga jual harga beli. Artinya : Profit=harga jual-(QTY eceran+QTY grosir*banyak eceran per grosir)*harga pokok) Bisa di buat rumus (cell Jumlah pada sheet main)-(cell QTY eceran + cell QTY grosir*cell eceran per grosir pada sheet main)*cell harga pokok pada sheet laba Proses diatas ditampilkan sama seperti dengan gambar dibawah ini :

Kemudian buat dulu cell banyaknya eceran per grosir di sheet, pake vlookup buat liat di data base banyaknya eceran per grosir hasilnya.

Jika data sudah lengkap, maka sekarang tinggal menjalankannya saja, seperti gambar diatas.

Dibawah ini adalah hasil tampilan dari sheet3/laba yang datanya sudah diolah, dengan menggunakan fungsi [=IF(main!I6="","",(main!I6-((main!D6)+(main!E6*main!L6))*C3))]

Untuk membuktikan kebenarannya mari kita coba menghitung manual. Dibawah ini adalah tampilan database stok barangnya :

Pembuktian dengan cara hitung manual : Harga jual Harga beli eceran Jumlah barang = 161500 = 2000 = 3 +2*36 = 75 =75*2000 =150000 .

Harga Beli Profit

= Jumlah barang*harga beli eceran = Harga jual harga beli = 161500-150000 = 11500 .

Hasil tersebut sama seperti dihasilkan pada gambar dibawah ini :

Contoh diatas baru untuk 1 barang saja. Namun penerapan fungsi diatas juga bisa digunakan dalam jumlah data yang banyak. Seperti yang kita contohkan dalam gambar dibawah ini :

Dibawah ini adalah tampilan laba/keuntungannya .

Untuk rumus jumlahnya seperti yang terletak pada baris terakhir tersebut, kita hanya tinggal menggunakan rumus SUM. Menggunakan fungsi SUM ini hanya dengan cara memilih cell mana saja yang datanya akan dijumlah. -

End of tutorial

Review sedikit, sistem informasi ini dibatasi hanya inputan 15 jenis barang saja, terus datanya juga kurang fleksibel maksudnya, kita harus men-delete data sebelumnya untuk memasukkan data yang baru tanpa menyimpan olahan data sebelumnya, mungkin hal itu yang menjadi kekurangan dalam pembuatan tutorial ini. Kami mohon maaf jika ada yang kata kata yang kurang berkenan. Sekian artikel tutorial singkat ini, selamat mencoba dan semoga bermanfaat. Untuk pertanyaan, kritik dan saran silahkan kirim ke email dibawah ini. Terimakasih .

Erha Indy

- erhalz@gmail.com - commanderx78@yahoo.com

Fahrur - rohmanfahrur@rocketmail.com