ZfWT

Zeitschrift fr die Welt der Trken

Journal of World of Turks

BLG MERKEZNDE KARAR VERME SREC DECISION-MAKING PROCESS IN INFORMATION CENTER Malik YILMAZ Mustafa TALAS
zet: Karar verme, rgt yaamnda ve rgtsel faaliyetlerde ynetimin btn fonksiyonlarn dorudan etkileyen bir sretir. Bu yzden, bu sre, rgtsel btn faaliyetleri dorudan etkileme zelliine sahiptir. Belirlenen amalara ulamak iin, rgtsel ve bireysel yaamn btn aamalarnda insanlar kararlar verirler. Karar verirken, insanlar, ounlukla deiik seeneklerle kar karya kalmaktadrlar. Seenekler arasndan belirlenen amaca ulatracak veya problemi ortadan kaldracak en doru seenein seilmesi etkinlii, karar verme olarak tanmlanmaktadr. Karar verme, rgtsel faaliyetlerin her aamasnda etkinlikleri harekete geiren en nemli unsurlardan biridir. almada karar verme srecinin admlar, bu sreci etkileyen faktrler, karar trleri ve bu srecin, ynetimin dier srelerini nasl etkiledii genel olarak ele alnm ayrca bu srecin, bir rgt olan bilgi merkezinde nasl uyguland ve bilgi merkezindeki faaliyetleri nasl etkiledii ortaya konulmaya allmtr. Bu almada bu meseleyi disiplinleraras bir problem olarak tarttk. Anahtar Kelimeler: Karar verme, karar verme sreci, ynetim, bilgi merkezi Abstract: Decision-making is a process that directly effects all functions of management. For that reason, this process has got charecteristic effect directly on whole orgnaizational activity. To Access determinated aims, people make a decision at all phase of organizational and personal life. While making decision, people come across various choises. Making a decision is that it is selected the best choice through different choices. The activity of the selecting the best choice is also called decision-making. Making a decision is one of the elements which stimulate all activities at the every stages. This study consist of decison-making process steps, factors effecting this process, variety of decision and the problem is how decson-makng process is performed n nformaton center. We argued this ssue as a multidisciplinary problem in this study. Key words: Decision-making, decision-making process, management, information center

197

Ar. Gr. Dr., Atatrk niversitesi Edebiyat Fakltesi Bilgi ve Belge Ynetimi Blm Erzurum maliky@hotmail.com Yrd. Do. Dr., Nide niversitesi Eitim Fakltesi lkretim Blm Nide mtalas44@hotmail.com

ZfWT Vol. 2, No. 1 (2010)

Malik Ylmaz, Mustafa Talas Bilgi Merkezinde Karar Verme Sreci Decision-Making Process in Information Center

Giri: Karar verme, insan yaamnn her aamasnda yaanlan ve karlalan bir olgudur. Amalara ulamak veya karlalan problemleri zmek iin eitli kararlar verilir. Karar verilirken, kimi durumlarda deiik seeneklerle kar karya kalnmaktadr. Seenekler arasndan ama(lar)a ulatracak veya problemi ortadan kaldracak en uygun seenein seilmesi, en basit tanmlamayla karar verme olarak adlandrlmaktadr. rgtler asndan bakldnda, ynetim srecinin bir ilevi olan karar vermenin, rgtn hedefine ulamasnda hayati bir nem tad grlmektedir; nk karar verme, etkinliklerin ynn belirlemekte ve istenen hedeflere ulamay gerekletirecek eylemleri tetiklemektedir. Nitekim rgtlerde belirlenen ama(lar) dorultusunda etkinliklerin gereklemesi, yani uygulamaya geme, karar vermenin bir sonucudur. Karar verme, ounlukla ileriye ynelik bir etkinliktir. Bugn iin, belirlenen ama(lar)a gelecekte ulaabilme ya da var olan problemleri gelecekte zme kavuturabilme veya ortadan kaldrabilme, doru ve yerinde verilen kararlarla gerekletirilebilmektedir. Hizmet reten ve sunan bir rgt olarak bilgi merkezinde de, karar verme sreciyle birlikte ynetimsel btn sreler yaanmakta ve uygulanmaktadr. Bu almada, ynetim srecinin bir ilevi olan; fakat dier btn sreleri dorudan etkileyen karar verme sreci ele alnarak, bu srecin biimsel (formel) bir rgt olan bilgi merkezinde nasl yaandn ve karar verme srecinin bilgi merkezinin faaliyetlerini nasl etkilediini ortaya koymak amalanmtr. Bu ama dorultusunda konuyla ilgili literatr taranm ve elde edilen bilgiler deerlendirilmitir. almann kapsamn karar verme sreciyle birlikte bilgi merkezi oluturmaktadr. Disiplinleraras bir alma olarak tasarlanan bu makale blmden meydana gelmektedir. Birinci blm; Karar Verme Sreci, ikinci blm; Bilgi Merkezi; nc blm ise Bilgi Merkezinde Karar Verme Sreci adn tamaktadr. 1. Karar Verme Sreci: Ynetimin bir sreci ve/veya ilevi1 olan karar verme sreci (Decisonmaking process) baz kaynaklarda iletiim veya haberlemeyle birlikte ynetimin balant sreci olarak deerlendirilmektedir. Bunun nedeni, yneticilerin planlama, rgtleme, yneltme, denetim, personel, finans ve egdm gibi ynetim srelerini, dier bir deyile rgtsel btn etkinlikleri harekete geirirken, srekli olarak karar verme durumunda kalmalardr. Bu adan bakldnda karar verme sreci, ynetim srecinin merkezinde yer alr ve dier ilevleri dorudan etkiler. Koontz ve ODonnell (1978:102)e gre, yneticiler srekli olarak neyin, kim(ler)
1

198

Ynetim bilimi ile ilgili baz kaynaklarda karar verme bir ilev; baz kaynaklarda ise bir sre olarak deerlendirilmitir. Her iki ifade de karar verme olgusunun niteliine uygundur. Nitekim buna dayanarak almada karar verme, baz aklamalarda bir sre bazlarnda ise bir ilev olarak nitelendirilmitir.

ZfWT Vol. 2, No. 1 (2010)

ZfWT

Zeitschrift fr die Welt der Trken

Journal of World of Turks

tarafndan, ne zaman ve nerede yaplacan ve hatta baz durumlarda nasl yaplacan da semek zorundadr. Bu nedenle yneticiler karar vermeyi kimi zaman esas ileri olarak dnmektedir. Baz ynetim bilimciler ynetim ile karar vermeyi edeer anlamda kullanmlardr. Ynetimin sadece karar vermeden ibaret olduunu iddia etmek abartl grlebilirse de, karar verme sreci, bilgi toplama, bilgi gelitirme [var olan ve elde edilecek bilgiler arasndaki ilikileri belirleme ve bilgilere yeni anlamlar katma] deiik seenekler arasndan seim yapma, alnan kararlar rgtn dier alanlarna etkili bir ekilde iletme ve kararlarn uygulamaya geirilmesi olarak tanmlanrsa, bu sre iine girmeyecek pek az ynetim ileminin kalaca aktr (z-Alp, Sindiren ve Akun, 1974: 25). Ynetim ile ilgili literatre bakldnda ynetim bilimcilerin karar verme ile ilgili pek ok tanm yaptklar grlmektedir. Bu tanmlardan bir ka seilerek aada verilmitir: Planlamann merkezinde yer alan karar verme, seenekler arasndan en uygun olannn seilmesidir (Koontz ve ODonnell, 1978: 102). Yneticilerin var olan olanaklardan yararlanarak problemleri tanmalar ve ortadan kaldrmalar iin yaptklar etkinliktir (Lewis, Goodman ve Fandt, 1995: 180). eitli seenekler arasndan seim ve tercih yapmakla ilgili bedensel ve zihinsel abalarn toplamdr (Tosun, 1986: 158). Karar verme srecinde ou zaman problem(ler)2 ile birlikte bu problem(ler)i ortadan kaldrabilecek eitli seenekler mevcuttur. Dolaysyla karar verme sreci, belirlenen ama(lar)a ulaabilmek ve var olan problem(ler)i ortadan kaldrabilmek iin eitli seenekler arasndan en uygun olan seenein tercih edilmesi ilemidir. Etkili ve doru karar verme, seenekler arasndan en mantkl olan semeyi gerektirir. Ynetici bunu bilgisine, deneyimine ve eitli kanallarla elde ettii bilgilere dayanarak yapmaktadr. Nitekim Cooper (2000: 15)a gre iyi yneticiler rast gele karar almak yerine, karar etkileyebilecek tm gler ve bu kararla belirlenen hedeflere ularken karlaabilecekleri olas tm durumlar hakknda doru bir bilgi edinme dneminden geme zorunluluu hissederler. Etkinliklerle ilgili kararlarn verilmesi yneticinin asl grevidir; bu balamda yneticiye karar verici de denilmektedir. Bunun nedeni, rgtsel faaliyetlerde sorumluluun merkezinde yneticinin yer almas ve tm sorumluluun ona ait olmasdr. Karar verme, bir rgtte etkinliklerin gereklemesini salayan temel ynetimsel sretir. Bu balamda sz konusu sre, en kk iten en byk ie
2

199

Burada problem, belirlenen ama ya da amalara ulamaya engel olan ya da olabilecek btn faktrler anlamnda kullanlmtr. Nitekim rgtsel faaliyetlerde eitli nedenlerden tr belirlenen amalara ulaamama durumu bir problem olarak ortaya kmaktadr.

ZfWT Vol. 2, No. 1 (2010)

Malik Ylmaz, Mustafa Talas Bilgi Merkezinde Karar Verme Sreci Decision-Making Process in Information Center

kadar tm etkinliklerde kendini gstermektedir. Bu sre, ynetimin dier sreleri arasnda balant grevi yaparak bunlar dorudan etkiledii ve ynlendirdii iin bal bana bir sre olarak da kabul edilmektedir. Nitekim bu zelliinden tr karar verme yukarda da belirtildii gibi, baz ynetim bilimciler tarafndan, iletiim veya haberleme sreciyle birlikte ynetimin balant sreci olarak deerlendirilmitir. letiim sreciyle rgte ve yrtlen etkinliklere ilikin gerekli bilgiler toplanmakta ve toplanan bu bilgiler daha sonra ama(lar) dorultusunda eitli ynleriyle deerlendirilerek, gerektiinde matematiksel ve istatistiksel yntemlerle de analiz edilerek ulalan sonulara gre uygun kararlar verilebilmektedir. rgtlerin baarsnda ve gelimesinde yneticilerin ald kararlarn rol nemlidir. Ynetim bilimine gre, yneticinin uygun ve etkili kararlar alabilmesi, rgte ilikin deiik ve ok miktarda bilgi almasna ve bunlar deerlendirmesine baldr (Tunkanat, 1989: 65). 2. Karar Verme Srecinin Admlar: Karar verme sreci eitli admlar iermektedir (Decision-making process, 2006: 1-2) bu admlar: 1. Bir karar noktasna ulama (Problemin tanm): Etkinliklerle ilgili karar verme gereksinimi grldnde ya da zel bir problemin farkna varldnda bir karar noktasna ulalr. Bir problemi zmeden nce o problemin ne olduunun bilinmesi ve ayn zamanda problemin ak bir ekilde anlalmas iin tm bileenlerin dikkatle yorumlanmas gerekmektedir. 2. Problemin incelenmesi (Bilgi toplama): Problem ve kararla ilgili olaslklarn tm zerinde dnldnde, bu adm karar vermenin balang etkinlii olarak ortaya kmaktadr. Karar vermeden nce btn seeneklerin incelenmesi ve deerlendirilmesi zorunludur. Bu alma ancak konuyla ilgili bilgilerin toplanmasyla yaplabilmektedir. 3. Bilginin deerlendirilmesi (Kantlarn deerlendirilmesi): Seeneklerin tm zerinde dikkatli bir ekilde dnlmeli ve bunlarn kararlarla nasl ilgili olduklar ortaya konulmaldr. Bu adm, her bir bilginin elde edildii ve onlarn zerinde ayr ayr ve btn olarak dnld admdr. Bu almalarn yaplmasyla, bireysel ve genel alanda nerede durulduuna ilikin deerlendirmeler yaplabilir. 4. Hareket iin bir plann seimi (Olas seeneklerin seimi): Bu admda belirlenen seenekler arasndan uygun olan seilir. Bununla birlikte bu admda daha nce toplanan bilgiler uygun olanlarla da deitirilebilir. 5. Plan dorultusunda hareket etme: Bu admda 4. admda yaplan plan zerinden harekete geilir. 6. Plann gzden geirilmesi ve akla kavuturulmas (Ayrlan-devam eden): Bu admda planlar ve seim zerinde periyodik olarak denemeler yaplr. Mmkn olan en iyi zamanda kararn verilip verilmedii, srekli olarak kontrol

200

ZfWT Vol. 2, No. 1 (2010)

ZfWT

Zeitschrift fr die Welt der Trken

Journal of World of Turks

edilmelidir. Yeni deneyimlere ve bilgilere bal olarak kararlar tekrar gzden geirilmelidir. Bu almayla zaman zaman plann deiime gereksinimi olup olmad grlebilir. Einhorn ve Hogarth (1999: 133)a gre her karar genellikle iki farkl boyutu olan karmak bir srecin sonucudur, bunlar; gemii anlamak iin geriye ve gelecei tahmin etmek iin ileriye bakmaktr. Geriye dnk dnme byk lde sezgiseldir, aratrmaya ve tehise dayanr. Bu yzden yargya varmay gerektirir. Geriye dnk dnme, modeller aramay, olaylar arasnda balant kurmay, neden-sonu ilikisini aratrmay ve ileriye ynelik tahminlerde bulunabilmeye yardm edebilecek teoriler bulmay gerektirir. Bununla birlikte ileriye ynelik dnme farkldr. Nitekim bu dnme, sezgiden ok bir tr matematiksel formlasyona dayanr. Karar alan kii bir dizi deikeni derlemek, bu deikenleri analiz etmek ve sonra da elde ettii sonulara gre bir tahminde bulunmak zorundadr. Bylece karar alc bir strateji veya kural erevesinde her bir faktrn doruluunu deerlendirmek ve btn bilgi paralarn birletirmek suretiyle tek ve btnleik bir tahmine ulaabilir. Ynetici, bugn ve gelecekte yaplacak etkinliklere veya bugn var olan ve rgtsel etkinlikleri rahatsz eden problemleri ortadan kaldrmaya ynelik kararlar verir. Gemile ilgili kararlar veremez; nk gemi tekrar yaanlamaz ve karara konu olamaz. Gemi, yneticiye sadece bugn ve gelecekte alaca kararlara ynelik bilgi verir ve deneyim kazandrr. Yneticiler kararlarn ya rutin olarak ya da sra d durumlarda acil olarak verirler. Her iki durumda da verilecek kararlarda ounlukla birden ok seenek bulunmaktadr. Normal artlar altnda bu seeneklerden biri seilir ve uygulamaya konulur. Bu durum, karar verme srecinde olaan bir durumdur; nk ynetici karar verirken baz durumlarda eitli seeneklerle kar karya kalabilmektedir. Bir kararn verilebilmesi iin o kararla ilgili bir problemin varl gereklidir. Burada karar, problemin zm iin yaplmas ya da yaplmamas gerekenlerdir. Bir problemin zm birden ok kararn alnmasn gerektirebilir (Tatar ve ner, 1992: 70). Ynetim bilimine gre yneticinin, uygun ve etkili kararlar verebilmesi, rgtsel etkinliklere ilikin deiik ve ok sayda bilgi almasna ve ald bu bilgileri ama(lar)a uygun ekilde deerlendirmesine baldr. Elde edilen ok sayda doru ve gncel bilgi, belirsizliklerin azaltlmasna, daha ok seenek zerinde allmasna ve daha doru tahminlerde bulunulmasna olanak salayaca iin, bu sayede yneticilerin etkinliklerinin artaca dnlmektedir. Ynetici asndan nemli olan, doru bilginin doru zamanda kullanlarak uygun kararn verilmesidir. rgtte etkinliklere ynelik verilen kararlar, yneticilerin bilgisine, grgsne, deneyimine, problemin trne, eitli kanallarla elde ettii bilgilere ve kimi zaman da iinde bulunduu psikolojik duruma gre farkllk gsterebilir. Bu nedenle hibir ynetici birbirinin ayn olmad gibi, karar verme aamasnda izledikleri yol ve takndklar tutum da ou zaman benzer deildir. Baz yneticiler karar verecei durumu analiz eder ve karar vermeden nce tm

201

ZfWT Vol. 2, No. 1 (2010)

Malik Ylmaz, Mustafa Talas Bilgi Merkezinde Karar Verme Sreci Decision-Making Process in Information Center

seenekleri ve bunlarn olas sonularn tekrar tekrar gzden geirir. Bazlar ise, sonular ve dier seenekleri dnmeden karar verir. Bununla birlikte her durumda ne yapacan, hangi seenein en uygun olduunu ve seilen karar uygulamaya nasl geireceini bilen yneticiler de vardr. Her ynetici kendine zg deneyimlere ve bilgilere sahiptir dolaysyla her yneticinin ounlukla neyi, nerede ve nasl yapacana dair bir tarz vardr. Bylece karar vermenin, yneticinin bilgisine, deneyimine, elde ettii bilgilere ve dier etkenlere bal olduu gerei yadsnamaz. rgtsel kararlarn bir de katlm boyutu vardr. Katlmda, kararla ilgili rgt alanlarnn karar verme srecine katlmalar, hatta bazen karar balatmalar sz konusudur. Katlm (kararlarn ortak alnmas), rgt iindeki morali ve motivasyonu ykselttii gibi kararlara kar ortaya kabilecek olumsuz tepkileri de azaltabilir (Can, Tuncer ve Ayhan, 1999: 230). Alnacak karara alanlarn katlp katlmamas durumu, rgtn yapsna, kltrne ve yneticinin ynetim anlayna gre deiiklikler gsterebilir. Baz yneticiler, yardmclarnn ya da alanlarnn grlerini almadan bireysel yani katlm d kararlar verir. Bu daha ok, denetimin kolay olduu kk lekli rgtlerde veya iletmelerde sz konusudur; fakat rgt bydke karmakl ve sorunlar beraberinde getirmekte, yneticinin btn ileri takip ve kontrol etmesini gletirmektedir. Bu durumda ynetici ister istemez katlma ynelik ynetimi tercih ederek, alnacak kararlarn grup karar veya rgtsel karar olmasna eilim gsterebilmektedir. Bylelikle ynetici, sorumluluunu kontroll biimde paylatrarak rgt alanlarnn katlmn gerekletirmi olacaktr. Bu durum, alanlarn motivasyonunun ykselmesine, rgtsel verimliliin ve etkinliin artmasna neden olacaktr. Bu davran, ayn zamanda farkl dncelerin ortaya kmasn salayarak, en uygun ve en doru karara ulama abasna da olumlu katk salayacaktr. 3. Karar Vermeyi Etkileyen Faktrler: Karar vermeyi etkileyen bir takm faktrler vardr. Bu faktrler karar vermeyi olumlu veya olumsuz ekilde srekli etkileyebilmektedir. Bunlarn balcalar kltrel, psikolojik, sosyal, ekonomik, matematiksel ve istatistiksel faktrlerdir. Bunlar, genel olarak, kiisel faktrler ve evresel faktrler olmak zere iki gruba ayrlabilir. Kiisel faktrler, yneticinin kltrel, psikolojik ve sosyal durumuyla dorudan ilikilidir. Bununla birlikte yneticinin eitim ve deneyimlerle elde ettii bilgi dzeyi, rgt politikas, kltrel deerler, alanlar, i ve d evre gibi faktrler yneticilerin karar verme durumlarn etkileyebilmektedir. Onaran (1975: 110)a gre karar verme davrann, bireylerin olaylar alglama, gdleme, kavrama gibi psikolojik zellikleri yannda, bireyleraras ilikiler ve etkileimler, baka bir deyile, onlarn rgtte gruplar iinde bulunmalarndan doan zellikler de etkiler. Burada bireyi tek bana, bamsz bir birey olarak deil, bir rgt iinde bulunan ve gdleri, alglar, tutumlar, deerleri, rgt tarafndan ynlendirilen kii olarak anlamaldr.

202

ZfWT Vol. 2, No. 1 (2010)

ZfWT

Zeitschrift fr die Welt der Trken

Journal of World of Turks

Karar verme her eyden nce mantksal ve psikolojik bir sretir. Nitekim us, dnce, bilin ve buyrultu (irade) ile donatlm olan insann tipik niteliklerinden birinin de karar verme eylemi olmasn doal karlamak gerekir; nk bu psikolojik yeteneklere sahip olmayan bir varln karar verme srecini yaamas sz konusu olamaz (Tosun, 1986: 157). Yneticilerin psikolojik durumlarnn farkl olmasndan ve bunun da karar verme davrann etkilemesinden tr, yneticiler arasnda ayn kararlarn alnmas gereken yerlerde kimi zaman farkl kararlarn alnd da grlmektedir. Bu farklln en nemli nedenlerinden biri de kiilerdeki psikolojik farkllktr. Buna ramen bilimsellii ve mant dikkate alan yneticilerin benzer durumlar karsnda verdikleri kararlar ounlukla ayndr ya da birbirine yakndr. Karar vermeyi etkileyen bir dier faktr de evresel faktrlerdir. rgtn, ayn zamanda evresiyle srekli al verite bulunduu toplumsal bir sistem olduu bilinmektedir. yleyse, rgtn, ekonomik, toplumsal, siyasal, kltrel ve fiziki evresi de yneticinin karar verme davrann etkileyecektir (Onaran, 1975: 110). evresel faktrler, sosyal, ekonomik, teknolojik, matematiksel ve istatistiksel faktrler gibi rgtsel ve fiziksel evrenin sebep olduu ve bu evrenin, kararn verilme biimini ve niteliini etkiledii etmenlerdir. rgtn belirlemi olduu ama(lar) ve stratejileriyle birlikte alanlar, yaps, teknolojisi ve ynetim biimi rgtsel btnl oluturmaktadr. Ama ve stratejiler srekli bu faktrlerin etkisi altndadr. Ayn zamanda ama ve stratejiler, rgtn ilikide bulunduu mteri, halk, rakipler, devlet ve yerel ynetimler vb. gibi yakn evreyle; lke ii ve d ekonomik, hukuki, teknolojik, siyasi vb. gibi uzak evrenin de etkisi altnda bulunur. Peker (1995: 46)e gre rgtler yaamlarn srdrebilmek iin evreden girdi almak ve ktlarn da evreye vermek zorundadrlar. Bu balamda rgtler tm girdileriyle ve ktlaryla evreye baldrlar. Bu nedenle evre rgtleri dolayl olarak denetim altnda tutar. rgtn evresi ile etkileimi, rgt yapsnn niteliini birok ynden etkileyebilmektedir. rgtn evreyle etkileiminden dolay yneticiler karar verirken, evreden elde edilen geribildirimleri, her ne kadar kararlar bazen olumsuz etkileme riski olsa da, dikkate almak ve bunu gz ard etmemek zorundadr; nk rgt, iinde bulunduu evrenin bir parasdr ve gerektiinde evreye uyum salayarak evre ile btnleebilmelidir. rgtler, sunduklar hizmetler ve rnlerden tr bulunduklar evreyle srekli etkileim halindedir. evre, rgtn amacn etkilemekle kalmayp rgtn kullanaca teknolojiyi ve alanlarn da etkilemektedir. Bununla birlikte rgtn de faaliyet alanyla ilgili olarak sunduu hizmet ve rn balamnda evreyi etkiledii bir gerektir. Bu nedenle yneticiler karar verirken tm bu faktrlerin etkisinde kalmakta, sz konusu faktrler verecei kararlarn niteliine ve ynne de etki edebilmektedir. Zaman ve zamanlama faktr, rgtn iinde bulunduu siyasal ve ekonomik evre, mevzuat, matematiksel ve istatistiksel yntemler ve kararlarn risk faktrleri de baz durumlarda yneticinin kararlarn dorudan etkileyebilmektedir. Ynetici

203

ZfWT Vol. 2, No. 1 (2010)

Malik Ylmaz, Mustafa Talas Bilgi Merkezinde Karar Verme Sreci Decision-Making Process in Information Center

204

karar verirken, kararnn doruluunu matematiksel ve istatistiksel bir takm yntemlere bavurarak onaylayabilir. Bu alma, yneticinin karar vermeden nce verecei kararlar sz konusu yntemlerle deerlendirip bu dorultuda karar vermesi eklinde kendisini gsterir. Ynetim problemlerinde veya alnacak kararlarda sonular asndan ounlukla belirsizlik sz konusudur. Olaylarn geliimine ve sonucuna ilikin kesinlik olmayp birtakm olaslk deerlerine bal kalnmas, karar verici durumunda olan yneticinin riske kar tutumuna bal olarak farkl seimler yapabilmesini gerektirmektedir. Daha da nemlisi karar verme aamasnda, seeneklerin bamsz olarak deil, bir sistem yaklamyla deerlendirilip, yaplan seimin tm sistem zerindeki etkisinin saptanmasnn gereklilii, karar vermeyi olduka zorlatrp karmak bir hale getirebilmektedir. Bu nedenle yneticilerin bu gibi durumlarda bir takm matematiksel ve istatistiksel karar verme tekniklerinden yararlanmalar kanlmazdr. Bu balamda karar analizi, karar probleminin matematiksel modelini ortaya koyabilmekte, istatistiksel irdelemelere bal olarak hareket tarz seiminde yneticiye bir takm nerilerde bulunabilmektedir. Bu tekniklerin kullanlmasyla yneticinin olaylara ve karara daha rasyonel ve daha bilimsel yaklam salanabilmektedir. Nitekim Hatipolu (1993: 297)na gre gnmzde bilgisayar ve enformasyon teknolojileri ve bu teknolojilerle yaplan matematiksel ve istatistiksel zmler ve olanaklar her alanda olduu gibi i ve rgt yaamnda da kullanlmaktadr. Matematiksel ve istatistiksel zmler sayesinde karar alan kiilerin sbjektif olabilecek yarglarnn yerine objektif yarglar gemekte, ok saydaki etkenin karlkl etkilerinin sonular eitli ilemler yardmyla ortaya kabilmektedir. Buna karn yneticilerin zmek zorunda olduu birok problemi matematiksel bir model haline veya llebilir duruma getirmek mmkn olmamaktadr. Kalitatif taraflar bulunan veya belirsizliklerle dolu problemleri zmlemek iin yneticinin deneyime ve bilgiye dayanan yarglara, hatta bazen igdye gereksinimi olacaktr. 4. Karar Verme Trleri: Kararlar genel olarak stratejik, ynetsel, eylemsel (operasyonel), programlanm ve programlanmam kararlar gibi trlere ayrlmaktadr. Stratejik kararlar: Bu kararlar, uzun dnemli amalarn belirlenmesi, mal bileimlerinin veya belirli yatrmlarn tercihi, finans olana gibi konularla ilgilidir. Stratejik kararlar ksa, orta ve uzun dnemli olabilirler. rnein, amalarn belirlenmesi uzun dnemli bir tercih iken, yaplacak yatrmlarn bir programa balanmas genellikle 45 yl ilgilendirmektedir. Benzer ekilde, ksa dnemli finans etkinlikleriyle ilgili politikalar yine stratejik trdeki kararlardan saylr (Kaya, 1984: 85). Stratejik kararlar daha ok rgtn d evre ile ilgili sorunlarna ilikin verilen kararlar ierir. Stratejik konularn banda rgtn hangi ii yaptn tanmlamak ve gelecekte hangi i alanlarna girmesinin uygun olacan belirlemek gelir. Stratejik kararlara ilikin eitli sorular sorulmaktadr rnein bunlar; rgtn amalar ve hedefleri nelerdir? deiim gerekiyor mu? hangi lde ve nasl bir

ZfWT Vol. 2, No. 1 (2010)

ZfWT

Zeitschrift fr die Welt der Trken

Journal of World of Turks

deiim gerekiyor? ve rgtn u andaki rn-pazar konumu nasl gelitirilebilir? vs. eklinde sralanabilir (Bridge ve Dodds, 1975: 11). Bu sorulara verilecek yantlar, stratejik kararlarn ekillenmesini salayabilmektedir. Ynetsel kararlar: Ynetsel kararlar, ana hiyerari basamaklarnda, genel mdr veya mdrler dndaki orta veya yksek kademedeki yneticiler tarafndan alnan kararlardr. Bu orta kademe yneticileri, st ynetim basamanda alnan kararlar, somut direktiflerle alt uygulamac basamaklara iletmek ve aklamak zorundadr. rnein, genel politikalarn uygulanmasna ilikin talimat eklindeki kararlar, bu ekilde ana basamaklardan gelen ynetsel kararlar olarak kabul edilebilirler (Kaya, 1984: 86). Eylemsel (operasyonel) kararlar: Bu kararlara uygulama kararlar da denir. Bunlar, grevleri meydana gelecek durumlara gre kat ve iyice belirlenmi kurallar uygulamak olan uygulayc personele braklmlardr dolaysyla da alnacak kararlar hemen hemen otomatik olmaktadr (Kaya, 1984: 86). Bu kararlar, etkinliin yrtld yerde alnr. Stratejik kararlar, iletmenin veya rgtn genel gidiiyle ilgili kararlardr. Ynetsel kararlar ile bu genel prensipler, genel hareket tarzlar haline gelir. Bunlarn iler hale gelebilmesi iin her gn verilmesi gereken kararlara gereksinim vardr. Bunlar eylemsel yani yrtme kararlardr (Hatibolu, 1999: 172). Programl kararlar: rgt iinde alnan bir dier karar tr de programl kararlardr. Bunlar, rgtn eitli blmlerindeki uygulamaclar tarafndan verilen rutin ve tekrarlayan kararlardr. Bu kararlarn zellii, uygulayclarn, belli bir tepki karsnda nasl davranacaklarn bilmeleri ve srekli ayn tepkiyi gstermeleridir. Bu tepkinin tekrarlanmasyla da davranlar rutinlemitir. Programl karar ksaca daha nce karlalm ve zm yolu nceden belirlenmi ve bilinen kararlardr. Bu kararlar, rgt iindeki problemlerin her biri ortaya ktnda ya da problemi giderecek bir etkinlik yapldnda, tekrar bir karar alma sreci gerektirmeyen belirli ve sistemli programlara (kurallara) baldr. Programsz kararlar: Programsz kararlar, bir kez iin verilen, yenilik ve tekrar gerektiren kararlardr. Bu kararlarn tekrarlanmas, uzun zaman aralklaryla olur. Bir kez verilen kararlar iin program hazrlansa da bir daha ne zaman ortaya kaca belli olmayan bir olay iin saklanmaz. Programl ve programsz kararlara srasyla seri ve tek kararlar da denilmektedir. Bu kararlar, programl kararlar gibi gnlk ve rutin olaylara uygulanmadndan rgt iin zelliklidir ve stn nitelikli kararlar olarak da bilinir (Himmetolu, 1971: 19). 5. Bilgi Merkezi: Bilgi merkezi, bilgi tayclarnn belli bir amaca ynelik olarak topland, hibir kayba uramakszn korunduu, arandnda en kolay bulunabilecek tarzda dzenlendii ve optimum kullanm ile bilgi aknn kesintisiz oluumunun saland merkezlerdir (Grdal, 1990: 75). Bilgi merkezi hizmet sunan bir rgt olduundan bu rgtn retimi enformasyon sunma, kr ise kullanc

205

ZfWT Vol. 2, No. 1 (2010)

Malik Ylmaz, Mustafa Talas Bilgi Merkezinde Karar Verme Sreci Decision-Making Process in Information Center

memnuniyetidir. Ama, grev ve bal bulunduklar kurumlara gre farkl adlar altnda rgtlenerek enformasyon sunma hizmeti veren niversite ktphaneleri, okul ktphaneleri, halk ktphaneleri milli ktphaneler, aratrma ktphaneleri, zel ktphaneler, dokmantasyon ve enformasyon merkezleri ve ariv kurumlarnn tm bilgi merkezi olarak adlandrlmaktadr. Enformasyon sunarak etkinliklerini ve misyonlarn icra eden bu kurumlarn en nemli amac, herhangi bir nedenle bilgiye gereksinim duyan herhangi bir kimsenin, var olan olanaklar kullanlarak en ksa zamanda enformasyon gereksinimini karlamaktr. Enformasyon hizmeti sunan bir rgtn bilgi merkezi olarak nitelendirilebilmesi iin aada yer alan be unsurun etkileim ve uyum iinde bir arada bulunmas gerekmektedir bunlar; a) Bina b)Bte c) Derme d) Kullanc e) Personeldir. Bilgi merkezini oluturan bu be unsurla birlikte gnmzde teknoloji unsuru da bilgi merkezinin ynetimini, hizmetlerini, personelini, kaynaklarn ve kullancsn dorudan etkilediinden, bilgi merkezini deerlendirirken gz nnde bulundurulmas gerekli bir unsur olarak ne kmtr. Bu unsurlarn tmnn olduu bir ortamda bilgi merkezinin varlndan ve hizmetlerinden sz edilebilir. Bu unsurlardan herhangi birinin olmamas ya da yetersiz olmas, bilgi merkezinin hizmetlerini olumsuz bir ekilde etkileyecei gibi, onun asli grevinden yani enformasyon sunma hizmetinden uzaklamasna da neden olacaktr. Bir bilgi merkezi yneticisinin, sorumlu olduu bilgi merkezinde, bilimsel anlamda ynetim srecini tam olarak uygulayabilmesi iin sz konusu unsurlar, yrtlecek etkinlikler balamnda dikkate alarak, bu unsurlarn bir btnlk iinde devamn, koordinasyonunu, uyumunu ve etkileimini salama ynnde aba gstermesi gerekmektedir. 6. Bilgi Merkezinde Karar Verme Sreci: Biimsel (formel) bir rgt olarak bilgi merkezinde, ynetimin dier sreleriyle birlikte karar verme sreci de rgtsel sorumluluklardan tr youn bir ekilde yaanmaktadr. Karar verme eylemi her rgtte olduu gibi bilgi merkezinin de tm etkinliklerinde vardr. Harrods (2000: 213)ta karar verme, bir strateji belirlemeye girimeden nce, gerekli btn ilikili etkenlerin dnlmesini ve sistematik ekilde zmlenmesini gerektiren bir ynetim srecidir eklinde tanmlanarak, bu srete, performansn ve geliimin deerlendirilmesi anahtar unsurlardr eklinde aklanmtr. Bilgi merkezi ynetimi asndan karar verme sreci, aadaki ekilde tanmlanabilir: Bir problem karsnda, olas birka stratejinin ya da seenein bilgi merkezi yneticisi tarafndan belirlenip eitli aralarla deerlendirilmesidir. Ayrca bu sre, seeneklerden bilgi merkezi sisteminde kullanrll en uygun olannn veya var olan durum iinde ama(lar)a ulamada yardmc olacak en iyi seenein seilmesini de ierir. Bu adan bakldnda karar verme sreci geni anlamda, belirlenen rgtsel baz hedeflere ulamak iin bilgiye sahip olma, bilgiyi zmseme ve bilgiyi kullanma aamalarn ierir (Steinbusch, 2005: 1).

206

ZfWT Vol. 2, No. 1 (2010)

ZfWT

Zeitschrift fr die Welt der Trken

Journal of World of Turks

Dier rgtlerde olduu gibi bilgi merkezinde de kararlar, kimi durumlarda bireysel kimi durumlarda rgtsel (grup karar) olarak alnmaktadr. Bu durum yukarda da belirtildii gibi, yneticinin ynetim anlayna, rgtn politikasna veya problemin trne gre deiiklik gsterebilmektedir. De Gennaro (1999: 388)ya gre niversite ve halk ktphanelerinde karar verme sreleri, farkl yaklam ve bilgi gerektiren kurallar, prosedrler ve problemler iermektedir. Baz kararlar otoriter bir ekilde, bazlar arkadaa, bazlar gruplar tarafndan ve bazlar da bunlarn bir birleimi eklinde verilir. De Gennaronun belirtti bu durum, sadece niversite ve halk ktphanelerine zg bir karar verme sreci veya karar verme zellii deildir. Nitekim dier bilgi merkezlerinde de ayn yaklam ve uygulamayla karar verme davranlar sergilenebilmektedir. Bilgi merkezinde ynetim srecinin ne ekilde yaandna bakldnda ise u grlmektedir: biimsel bir rgt olan bilgi merkezinde ynetim srecinin tm ilevleri gerektiinde uygulanabilmekte ve bu ilevler belirlenen ama(lar) dorultusunda kurumdaki etkinliklerin ynn belirleyebilmektedir. Bununla birlikte bilgi merkezinin en nemli misyonlarndan olan kullancnn bilgi gereksinimini karlamak, bu hizmeti cretsiz yapmak, milli ve kltrel varlklar korumak ve bunlar gelecek nesillere aktarmak vs. gibi etkinlikleri gerekletirmek gibi grevleri yerine getirmeye almas, bu rgt dier rgtlerden farkl klmaktadr. Bu farkl zelliine ramen ynetim srecinin btn ilkeleri ve uygulamalar, bilgi merkezinin ynetiminde de gz nnde tutulmaktadr. Her kurumda olduu gibi, bilgi merkezinde de yrtlen ve yrtlecek etkinlikleri en st noktadaki sorumlu kii olarak idare eden ve ald kararlarla bu etkinliklere yn veren karar verme pozisyonunda olan bir ynetici vardr. Bilgi merkezi yneticisinin en nemli grevi, ynetim srelerini gerektiinde uygulamaya koymak, koordinasyonlarn salamak ve uygulama aamalarnda bu sreleri takip etmektir. Bu temel faaliyetlere bal olarak bilgi merkezi yneticisinin grevleri dier bir deyile karar verme etkinlikleri unlardr; a. Personel sreci ile ilikili olarak, personele ynelik kararlar vermek; personelin eitimi ile ilgili almalar ve personelin niteliine uygun i blm yapmak ve bunlar denetlemek, b. Bte sreci ile ilgili kararlar vermek; bteyle ilgili olarak gelirleri ve giderleri takip etmek, btenin dalm alanlarn belirlemek ve st ynetime bu konuda bilgi sunmak, c. Derme ile ilgili kararlar vermek; dermenin seimine, salanmasna, dzenlenmesine ve kullancya sunulmasna ynelik etkinliklerin yrtlmesini salamak, d. Kullancyla ilgili kararlar vermek; kullancya ynelik politikalar belirlemek ve kullancnn bilgi isteinin en ksa zamanda ve onu tatmin edecek ekilde karlanmasn salamak,

207

ZfWT Vol. 2, No. 1 (2010)

Malik Ylmaz, Mustafa Talas Bilgi Merkezinde Karar Verme Sreci Decision-Making Process in Information Center

e. Teknolojiye ynelik kararlar vermek; teknolojiye dayal ada bir bilgi sunma hizmeti iin almalar yapmak, f. Binaya ynelik kararlar vermek; bilgi merkezi binasnn hizmetlere uygunluunu denetleyerek, kullanclar iin ideal bir ortam oluturmak, g. ve d evreye ynelik kararlar vermek; bilgi merkezinin iinde bulunduu i ve d evre koordinasyonunu ve uyumunu salamak ve mevzuata uygunluunu denetlemektir (Ylmaz, 2004: 183). Btn bu etkinliklerin ama(lar) dorultusunda yerine getirilebilmesi ynetici asndan srekli karar almay gerektirmektedir. Bu balamda denilebilir ki bilgi merkezinde kk ya da byk her i bir karar gerektirir ve karar almann sonucu olarak gerekleir. stenilen ve beklenilen sonuca ulalana kadar ynetici srekli yeni kararlar alr. Bu durum karar verme srecinin ve yneticiliin doasnda vardr. Ynetici iin baar, verdii kararlarn uygulanmas ve sonucunda istenilen ama(lar)a ulaabilmesidir. Dolaysyla etkinliklere ynelik doru ya da yanl karar verme yneticinin baars veya baarszl iin bir gstergedir. Alnan baz kararlar bilgi merkezi hizmetlerine dorudan yn vermektedir. Bu tr stratejik ve ynetsel kararlar yneticiler ve yetki sahibi bilgi uzmanlar tarafndan verilir. Kararlar, amalar ve bunlara ynelik btn etkinliklerle ilgilidir. Doru ve yerinde kararlar verilmedii takdirde, bilgi merkezi uygun ve yeterli hizmet vermeyi aksatabilir. Karar verme, seilen davran biimini ve alnan karar uygulamaya ynelik olarak ortaya koymaktr. Verilen kararn, bir problemi zmede ya da bilgi merkezi iin strateji belirlemede etkili olaca ngrlyorsa derhal harekete geilmelidir aksi takdirde ama(lar)dan uzaklalabildii gibi zaman ve para kayb da sz konusu olabilir. Doru zamanda ve doru ekilde alnan kararlarn, etkinlikleri dzenlemesi ve amaca ulatrmas asndan ok nemli olduu bir gerektir. 7. Bilgi Merkezinde Karar Verme Aamalar: Bommer ve Chorba (1982: 12)ya gre bilgi merkezinde karar verme srecinin aamalar unlardr: 1. stihbarat ve Bilgi: Problemler ve frsatlar iin aratrma yapma (rnekler: ikyetleri dikkate alma, az dolaan belgeleri belirleme, belirli programlar iin dermenin yeterliliini lme, gelecekteki gereksinimleri tahmin etme, potansiyel olarak kullanl teknolojik yenilikleri belirleme, performans beklentilerle karlatrma). 2. Teknik Plan: Alternatif hareketlerin belirlenmesi ve analizi (rnekler: Problemin yapsnn daha iyi anlalmas iin veri toplama, model alma ve parametre tahmini yapma, olas zmlerin retimini yaratma, deikenler arasnda ilikiyi kefetme).

208

ZfWT Vol. 2, No. 1 (2010)

ZfWT

Zeitschrift fr die Welt der Trken

Journal of World of Turks

3. Seim: Bir hareketi seme ve uygulama (rnekler: Alternatif hareketlerin uygulanlarn tahmin etme, sonular deerlendirme, uygulamadaki teknik ve davransal problemlerle baa kma). Hemen hemen dier tm rgtlerde olduu gibi bilgi merkezinde de karar verme yukarda da grld gibi aamadan olumaktadr bunlar; bilgi, plan ve seim aamalardr. lk aama, verilerin toplanmasn ve yorumlanmasn ierir. Karar veren kii bir aamadan dierine gemek zorunda deildir. rnein btn davran yollarnn reddedilmesi, karar vericiyi bilgi aamasna yeniden dndrebilir. Dier aamalar istatistik kullanmn ierebilirken ilk aama veri toplanmasn ve yorumlanmasn ierebilir. Bylece istatistiklerin seimleri deerlendirmede bir ara olduu buradan da anlalmaktadr. 8. Bilgi Merkezinde Karar Verme Dzeyleri: Bilgi merkezinde yaplan her etkinlik, ama(lar) dorultusunda alnm bir kararn sonucudur. rnein, bilgi merkezine alnacak basl ve elektronik enformasyon kaynann belirlenmesi, bunlarn nereden alnaca, ne ekilde alnaca ve demelerinin nasl yaplacann belirlenmesi gibi etkinlikler bir dizi kararn verilmesini gerektirmektedir. Bu etkinliklerin ne ekilde yaplacann seimi ise, kararn sonucudur. Bommer ve Chorba (1982: 11)ya gre bilgi merkezinde karar dzeyleri aadaki gibidir. 1. Stratejik Planlama: rnein hedefleri belirleme, bilgi merkezi ii kararlar grme, balca teknolojik yenilikleri uygulama, olanaklarn genilemesi. 2. Ynetimsel Kontrol: rnein konu alanlar arasnda fon tahsisi, personel eitimi gereksinimleri belirleme, bilgi sunma hizmetinin saatlerini belirleme, kullanlmayan materyali ayklama politikas gelitirme, hizmet ve donanm satn almn gerekletirme, ilemler iin standartlar belirleme. 3. lemsel Kontrol: rnein, standartlar, dzeltici admlar, programlama, ikyetlere cevap, zel istek ve projeleri koordine etmekle ilgili gnlk ilemleri ve hareketleri izleme, salama, kataloglama, rafa koyma, kullanlmayan materyali ayklama, dn verme, danma gibi ilemlerde verilen kararlar. 9. Bilgi Merkezinde Karar Verme Srecinin Uygulanmas: Bilgi merkezi yneticisinin, etkinliklerinde doru ve yerinde kararlar verebilmesi ve etkin bir ynetim uygulamas iin, bilgi merkezinin tm kaynaklarn bir sistem btnl iinde deerlendirerek koordine etmesi gerekmektedir. Bu amala yneticinin rgtle ilgili eitli kararlarn alnmasnda kendisine yardmc olacak ve rgtn i ve d evresini kontrol edebilmesini salayacak bir bilgi ve iletiim sistemine gereksinimi vardr. Yneticinin bilgi gereksinimini tek kanaldan salanan bilgilerle karlamak kimi zaman ok zordur. Gelien ve byyen rgtlerde bu gereksinim ok eitli kaynaklardan sistemli bir btnlk iinde karlanabilir. Yneticilerin etkin ve yerinde kararlar verebilmeleri, rgt iinde ve dnda ok iyi bir bilgi ve iletiim sistemi kurmalarn gerektirir;

209

ZfWT Vol. 2, No. 1 (2010)

Malik Ylmaz, Mustafa Talas Bilgi Merkezinde Karar Verme Sreci Decision-Making Process in Information Center

nk yneticiler isabetli ve etkin kararlar verebilmek ve etkinliklerin devamn salayabilmek iin srekli olarak bilgiye gereksinim duyarlar. Ynetici, bilgi, karar ve rgt drtgeninin etkili koordinasyonu ve doru kullanm, rgt ynetimini belirlemi olduu ama(lar)a ulatracak en nemli etkenlerdir. Yneticinin, rgt ii ve d iletiim kanallarndan elde ettii bilgilerle ald doru ve yerinde kararlar, sorumlu olduu rgt belirlenmi olan ama(lar)a ulatracak en etkili unsurlardandr. Btn rgtlerde olduu gibi hizmet reten bir rgt olan bilgi merkezinde de yaplacak etkinliklere ynelik eitli kararlar alnmaktadr. Bu yzden stratejik, ynetsel eylemsel, programl ve programsz kararlarn tm bilgi merkezinde de grlmektedir. Ynetsel ve eylemsel kararlar, stratejik planlama dorultusunda ve ona dayanarak alnmaktadr. Hernon (1989:3)a gre stratejik planlama, gereki ve ulalabilir hedefler ortaya koyar. Bu planlama doal olarak stratejik kararlar da dourmaktadr. Bilgi merkezinde stratejik planlama kararlar genel olarak aadaki ilemlerde uygulanabilir bunlar; a) Derme gelitirmede; b) Kataloglama ve snflamada; c) Seim ve salamada; d) Danma hizmetinde; e) Dermeye kolay ve rahat ulamda; f) Bilgi merkezinin i stokunun dzenlenmesinde; g) Kullancyla ilgili alanlarda. Bilgi merkezini oluturan unsurlar temel alndnda, yneticilerin hangi alanlarda daha ok stratejik ve ynetsel kararlar alaca da ortaya kmaktadr. Bunun iin bilgi merkezi yneticisi, bilgi merkezinde ulalmak istenen ama(lar) dorultusunda, kullanc isteklerini karlayacak salkl bilgi sunma hizmeti iin politikalar oluturmak, bu politikalar srekli olarak gzden geirmek ve gerektiinde gncellemek zorundadr. Bilgi merkezi politikalarnn genel olarak amac, aadaki konularda, mmkn olduunca ak bir ekilde yol gstermektir bunlar; hedef alnan kullanc kitlesi, ncelikli gereksinimler, alma alannn snrlar ve kapsam, hizmet trleri, dermenin oluturulmas, denetimi ve kullancya sunulmas, teknik hizmetlerin nitelii, rgtlenmesi ve yerine getirilmesi, kullanc ile ilikiler, fiziksel kaynaklarn kullanm (bte ve bina), personel ynetimi, idare sistemi, dier bilgi merkezleriyle ve eer bir kurulua balysa ana kurulu ile ilikiler vb. (Guinchat ve Menou, 1990: 300) gibi etkinliklerdir. Yneticilerin yukarda belirtilen ilemlere ynelik politikalar hazrlarken, bilgi merkezinin faaliyetlerini srekli etkileyen i ve d evre faktrlerini dikkate almalar gerekmektedir. Bu faktrler, politikalar dhil dier btn faaliyetlerde verilen kararlara da yn verirler. Politikalar hazrlanrken, bunlara yn verecek eitli analiz ve incelemeler, bilgi merkezinin iinde bulunduu i ve d evre koullaryla dahil tm ynleriyle gz nnde bulundurulmaldr. Bu dorultuda bilgi merkezinin durumu, bilgi merkezini ilgilendiren ve ilgilendirebilecek olas gelimeler, ulusal ve uluslararas bilgi sistemleri, ulusal bilgi politikas, iletiim ve enformasyon teknolojileri ve bunlarda yaanan gelimeler, sosyal ve kltrel yap, kullancnn nitelii ve nicelii vb. gibi konular titizlikle incelenmeli, analiz

210

ZfWT Vol. 2, No. 1 (2010)

ZfWT

Zeitschrift fr die Welt der Trken

Journal of World of Turks

edilmeli ve elde edilen bu veriler nda gerekli politikalar oluturulmaldr. Bylelikle bu almalar, bilgi merkezinin sadece ksa sreli politikalarna deil, ayn zamanda uzun sreli politikalarna da k tutacak genel politikalarla birlikte, kullancya sunulacak hizmetlerin belirlenmesinde ve bunun iin kullanlacak en etkin yntem seiminde de yneticiye ve alanlara yol gsterebilecektir. Tm bu faaliyetler doal olarak bilgi merkezi yneticisinin karar verme davrann ve stratejisi etkileyecek, ynetici karar verirken bu almalardan elde edilen verileri, ilgili oluumlar, gelimeleri ve koullar da gz nnde bulundurabilecektir. Dolaysyla bu almalardan elde edilen bilgiler nda ynetici, daha tutarl ve daha isabetli kararlar verebilecektir. Bilgi merkezi yneticisi, etkinliklerin devam, sreklilii ve doru kararlar verebilmesine destek salamas iin biimsel her rgtte olduu gibi politikalar dnda planlar, programlar, usuller ve kurallar da oluturmak ve gerektiinde bunlar uygulamak zorundadr. Bu almalarn yaplmas bilimsel bir ynetim anlaynn gereidir. Plan, yaplmas gereken etkinlikler iin alnan kararlarn toplamdr ve bir karar sonucu oluturulur. Planda, belli bir zaman dilimi vardr ve bu zaman diliminde nereye ne ekilde varlaca, neyin, nasl ve kimler tarafndan gerekletirilecei, hangi kaynaklarn kullanlaca, hangi maliyetle gerekletirilecei gibi etkinliklere ynelik hassas noktalar yer alr. Plan, en genel ifadeyle, belirlenen ama(lar)a ulamak iin nelerin ne ekilde yaplacana ynetim kademesince karar verilmesidir. Planlama ise, neyin, ne zaman, nasl, nerede, kim(ler) tarafndan, ne iin, hangi maliyetle ve hangi srede yaplacann kararlatrlmasdr. Planlama sreciyle rgtn var olan beeri ve fiziki kaynaklarnn organize edilerek, amalar ynnde etkileimi ve harekete geirilmesi salanmaktadr. Ynetici bilgi merkezinde planlama sreci dorultusunda uzun, orta ve ksa sreli planlar yaparak, etkinliklerin ekillenmesini ve uygulamaya aktarmn salamaktadr. Programlar, herhangi bir amacn gerekletirilmesi iin gerekli olan aama ve admlar, bunlarn her birinden sorumlu olan kademe ve kiileri, her birinin sresini belirleyen planlardr (Akat, Budak ve Budak, 1999: 134). rnein, bilgi merkezinde derme salama biriminden kimin ya da kimlerin sorumlu olduu, bu birimin hangi ltleri gz nnde bulundurarak materyal salayaca, bunu yaparken de ne kadar srenin ve bteden ne kadar kaynan ayrlmas gerektii daha nce belirlenen gereksinimler dorultusunda oluturulan bir programla belirtilir. Usuller, eylemlerle ilgili klavuzlardr. Politikalar da eylemlerle ilgili olmakla birlikte, daha ok eyleme ynelik dnceyi ynlendirirler. Buna karn, usuller, belli bir politikann ya da amacn gerekletirilmesiyle ilgili olaylarn kronolojik bir dizisidir. Bu nedenle dorudan, eyleme yneliktirler. rnein, bir bilgi merkezinde yayn almlarnda tasarruf amacyla, yaynlarn tek nsha olarak alnmas gibi bir politika benimsenebilir. Bir baka deyile, ift nsha almlarn engelleyici bir politika gtmek istenebilir. Bu durumda, yayn siparii veya

211

ZfWT Vol. 2, No. 1 (2010)

Malik Ylmaz, Mustafa Talas Bilgi Merkezinde Karar Verme Sreci Decision-Making Process in Information Center

salama ilemine gemeden nce, bilgi merkezindeki eitli kataloglarn ve dn verme kaytlarnn gzden geirilmesi usul kabul edilebilir (Yontar, 1996: 108). Kurallar ise, neyin, ne zaman, ne ekilde ve nasl yaplacan veya yaplmayacan ayrntl ve ak bir ekilde gsteren ve yoruma olanak vermeyen zel aklamalardr. Bilgi merkezinde alan personelin alma saatlerine dikkat etmelerinin bir kuralla belirtilmi olmas buna rnek gsterilebilir. Kurallarn dayana planlar ve politikalardr. Tm bu ynetsel almalar oluturulurken karar verme etkinlii youn bir ekilde yaanmaktadr, ayrca bunlarn oluturulmas ve dzenlenmesi, daha sonra verilecek kararlar da dorudan etkileyebilmektedir. Kurallar, karar verme srecinin en bandan en sonuna kadar tm ilemlerde yneticinin ska bavurduu bir yol gsterici zellii tamaktadr. Ynetici, plan hazrlamadan nce, plann amacnn belirlenmesine, planlamann uzun sreli mi, yoksa ksa sreli mi yaplmasna, bunu yaparken hangi aralarn, tekniklerin ve yntemlerin kullanacana ve planlamaya katlacak kiilerin kimler neler olacana ve neler yapmalar gerektiine karar vermelidir. Bu tr faktrlerin bilinmesi ve belirlenmesi, plann, bilgi merkezinin amalar dorultusunda oluturulmas yannda, uygulanmasn da kolaylatracaktr. Ynetici, rgtleme ilevinin yapsn belirlemeye karar verirken veya bu ilevi olutururken dier ilevlerde olduu gibi i ve d evre faktrlerini dikkate almak zorundadr; nk bu faktrler bilgi merkezini srekli etkilemekte dolaysyla rgtleme srecine de yn verebilmektedir. Sz konusu faktrler, dier bilgi merkezleriyle veya rgtlerle olan ilikileri, personeli, kullancy, mevzuat, bteyi, teknolojiyi vs. kapsamaktadr. Bilgi merkezinde rgtleme eitli biimlerde yaplmaktadr, bunlar; rne gre rgtleme, ileve gre rgtleme, corafi konuma gre rgtleme, kullancya gre rgtleme, proje tipi rgtleme, karma rgtleme, srece gre rgtleme ve zamana gre rgtlemedir. rne gre rgtlemeye rnek, kitaplar, sreli yaynlar, elektronik kaynaklar vb. gibi materyale ynelik rgtlemedir. leve gre rgtleme teknik hizmetler ve rehberlik hizmetleri biimindedir. Corafi konuma gre rgtlemede, merkezi birimiyle onun dnda farkl corafi blgelerde veya farkl yerlerde bulunan ube birimlerinin ayr olarak rgtlenmesinden sz edilir. Kullancya gre rgtlemede bilgi merkezinin, kullanclar gz nne alarak rgtlenmesi sz konusudur; bilgi merkezinin, ocuklar, genleri ve yetikinleri dikkate alarak rgtlenmesi buna rnek gsterilebilir. Proje tipi rgtlemede, belli bir grevin yerine getirilmesi iin, o grevle ilgili uzman ve dier elemanlar, balarnda bir yneticiyle birlikte alrlar. Bu rgtlemede, her proje grubunun yneticisi, adeta rgtn en st dzeydeki yneticisi durumundadr. Bu rgtlemeye rnek olarak, bilgi merkezinde bilgi teknolojileri alt yapsnn salanmas iin bir proje hazrlanmas ve bunun rgtleme srecinde uygulanmaya konulmas gsterilebilir. Karma rgtleme ise, yukarda sz edilen rgtleme trlerinin bir ksmnn birletirilerek uygulanmas biimindedir. Bilgi merkezinde ilevsel bir rgtlemeye ek olarak, zamanla kullancya ve rne gre rgtlemenin

212

ZfWT Vol. 2, No. 1 (2010)

ZfWT

Zeitschrift fr die Welt der Trken

Journal of World of Turks

zorunlu olarak ortaya kmas durumunda bu rgtlemeye bavurulur. Srece gre rgtleme, birbirini izleyen srelerin uygun biimde rgtlenmesidir. rnein, kataloglama ve snflama birbirleriyle yakndan ilikili ve birbirini izleyen sreler olarak ele alndnda, rgtlemede bu srelere gre blm ya da birimler oluturulabilir. Zamana gre rgtlemeye rnek ise, gndz ve gece gibi farkl zaman aralklarnda alabilecek elemanlarn ie alnmas ve rgt etkinliklerinin buna uygun olarak dzenlenmesidir (Yontar, 1996: 118-119). Ynetici, rgtleme srecini olutururken, etkinlikleri yrtmek iin gerektiinde birden ok rgtleme biimini kullanabilir. Kimi durumlarda ilk bata kullanlmayan baz rgtleme yntemlerinin zorunluluk gerei sonraki aamalarda uygulamaya geirilmesine karar verilebilir. 10. Bilgi Merkezinde Karar Verme Teknikleri: Bilgi merkezinde etkinliklere ynelik kararlar verilirken eitli teknikler kullanlmaktadr bunlar: i analizi, maliyet analizi, yneylem aratrmas, zaman incelemesi ve hareket incelemesi gibi tekniklerdir. analizi teknii ile bilgi merkezinde yaplan tm etkinlikler titizlikle gzlemlenerek ve her etkinlikle ilgili ilemler ayrntl olarak analiz edilerek, hangi etkinliin ncelikli olduu, bir ilemin tamamlanabilmesi iin gereken etkinliklerin neler olduu ve bir ilevi veya hizmeti oluturan ilemlerin neler olduunun belirlenebilmesi mmkn olmaktadr (Guinchat ve Menou, 1990: 303). Maliyet analizleri teknii ile etkinlikler iin dolayl ve dolaysz yoldan yaplan btn harcamalarn maliyetlerinin yarar asndan lm gerekleebilmektedir. Dolaysyla etkinlikler iin yaplan harcamalarn, ama(lar)a ne kadar ulatrdnn ya da ulatrmadnn ve sonraki aamalarda maliyetin ne kadar olacann belirlenmesi salanr. Yneylem aratrmasnda, yrtlen etkinliklerle ama(lar)a ne kadar ulaldnn matematiksel ve istatistiksel tekniklerle ortaya konulmas salanr. Bu yntem daha ok niceliksel karar verme ilemlerinde kullanlmaktadr. Zaman incelemesi ise, ilemleri en kk paralarna ayrarak, tek tek her parann gerekletirilmesinde ne kadar zaman harcandn saptamay ve gstermeyi amalayan bir yntemdir (Yalva, 2000: 82). Bu yntemle bilgi merkezinde yaplan eitli ilemler iin harcanan zaman belirlenir. Hareket incelemeleri ise, yrtlen etkinliklerde gerekletirilen veya izlenen eitli hareketleri inceler. Bilgi merkezinde uygulanabilecek bir teknik de PERT (Programme Evalution and Review Technique) tekniidir. Bu teknik, projenin amalarn gerekletirebilmek iin gerekli etkinlik ve olaylardan oluan, etkinlik ve olaylar arasndaki ilikileri, sray ve ncelikleri sistematik olarak bir ema zerinde gsteren, bylece projenin planlamasn ve kontroln salayan bir tekniktir (Yozgat, 1994: 91). Sz konusu tekniklerin kullanlmasyla yrtlen etkinliklerin ama(lar) dorultusunda niteliksel ve niceliksel deerlendirilmesi yaplabilir. Ayrca sz konusu tekniklerin uygulanmasyla da elde edilen veriler, yneticilerin sonraki aamalarda daha gereki karar almalarna yardmc

213

ZfWT Vol. 2, No. 1 (2010)

Malik Ylmaz, Mustafa Talas Bilgi Merkezinde Karar Verme Sreci Decision-Making Process in Information Center

olabilmektedir. Btn almalardan elde edilen olumlu ya da olumsuz her sonu verilecek yeni kararlar iin bir yol gsterici konumundadr. Sonu: Ynetim olgusu, planlama, rgtleme, finans, yneltme, personel, egdm, iletiim ve denetim gibi sreleri iermektedir. Bu srelerden birisi de karar verme srecidir. Karar verme sreci, ynetimin dier srelerini dorudan etkileme ve onlara yn verme zelliine de sahiptir; bu nedenle dier btn srelerle ilikilidir. Karar verme, belirlenen ama(lar)a ulamak iin var olan seenekler arasndan, bilgi ve deneyime dayanlarak en uygun olannn seilmesidir. Dier rgtlerde olduu gibi bilgi merkezinde de karar verme sreci, yrtlen etkinliklerde youn olarak kendisini gstermektedir. Bilgi merkezi yneticileri, belirlenen ve ulalmak istenen rgtsel ama(lar) erevesinde gerekletirilecek etkinlikleri harekete geirmek iin, uygulamaya ynelik eitli kararlar almaktadr. Yneticilerin kararlarn etkileyen eitli faktrler vardr. Bunlar, kurumun btesi, personelin nitelii ve nicelii, kltrel yap, kullanc grubu, mevzuat, teknoloji, bina vs.dir. Bu faktrlerin bazlarnn kararlar etkileme oran dierlerine gre daha fazla olmakla birlikte, yneticilerin verdikleri kararlarn da sz konusu faktrleri az ya da ok etkilemesi kanlmazdr.

214

Bilgi merkezi yneticilerinin rgtsel etkinliklere ynelik olarak doru ve yerinde kararlar verebilmeleri iin, rgtlerinde uygun iletiim kanallar oluturmalar ve bu kanallar araclyla elde edecekleri bilgileri bilimsel bir gzle deerlendirmeleri, gnmz modern ynetim uygulamalarnda nemli bir koul olarak ortaya kmaktadr. Doru ve gerekli bilgi, isabetli kararn verilmesi iin bir gerekliliktir. Bu nedenle rgt bnyesinde bilgi ynetim sistemlerinin kurulmas, btn rgtlerde olduu gibi bilgi merkezinde de faaliyetlerin devamn istenen ekilde srdrebilmek, belirlenen ama(lar)a ulaabilmek ve en nemlisi rgtn ve yneticinin baarsn etkileyecek doru kararlar verebilmek asndan nemlidir. Yneticilerin karar vermeden nce etkinlik ile ilgili olarak rgtte alan tm personelin grlerini almalar hem yneticilerin farkl bak as kazanmalarna, hem karara katlmalarndan tr rgtte alan personelin motivasyonunun ykselmesine de neden olacaktr. Bu balamda kararlarn rgtsel ve/veya grup olarak verilmesi, her ne kadar kararlar ve etkinliklerle ilgili tm sorumluluk yneticiye ait olsa da, yneticinin sorumluluu paylamas demektir. Sorumluluu paylamasyla ynetici kendisine kar olan veya olabilecek antipatiyi ve muhalefeti de azaltm olacaktr. Bylece ynetici karar vermede katlm salayarak daha gl ve herkes tarafndan benimsenen bir konuma ulaabilecektir. Burada nemli olan yneticinin sorumluluunda ve inisiyatifinde; fakat, ilgili kiilerin katlm erevesinde bir grubun oluturulmas ve yneticinin karar dzeyinde salkl ve eit katlm gerekletirebilmesidir.

ZfWT Vol. 2, No. 1 (2010)

ZfWT

Zeitschrift fr die Welt der Trken

Journal of World of Turks

KAYNAKA Akat, ., Budak, G. ve Budak, G. (1999). letme Ynetimi. zmir: Bar Yaynlar. Bommer, M. R. W. ve Chorba, R. W. (1982). Decision making for library management. Newyork: Knowledge Industry Publications. Bridge, J. ve Dodds. J. C. (1975). Managerial decision making. London: Cromm Helm. Can, H., Tuncer, D. ve Ayhan, D. Y. (1999). Genel letmecilik Bilgileri. Ankara: Siyasal Kitabevi. Cooper, J. D. (2000). Etkili Karar Verme Sanat. ev: A. E. Arslan. stanbul: Emre Yaynlar. De Gennaro, R. (1985). Library administration and new management systems. Ed: Beverly P. Lynch. Management strategies for libraries iinde (s. 378-389). Newyork: Neal Schuman Publishers Inc. Decision-making process. (2000). [evrim ii], Elektronik adres: http://www. adm.monash.edu.au/community-services/counselling/selfhelp/decisions.pdf (E.T: 05.01.2006). Einhorn, H. J. ve Hogarth, R. M. (1999). Karar alma. Harvard Business Review Dergisinden Semeler Belirsizlii Ynetmek iinde (s. 133-147). stanbul: Trkiye Metal Sanayicileri Sendikas. Guinchat, C. ve Menou, M. (1990). Bilgi ve Dokmantasyon alma Tekniklerine Genel Giri. ev: S. Taner. Ankara: Ktphaneler Genel Mdrl. Grdal, O. (1990). Ktphanecilik eitimi planlamas: I. Trk Ktphanecilii, 4 (2), s. 7382. Harrods librariansglossary and reference book. (2000). Aldershot: Gower. Hatibolu, Z. (1999). Ynetim ve Organizasyon. stanbul: Lebib Yalkn. Hernon, P.(1989). Statistics for library decision making: a handbook, New jersey: Ablex Publishing Coorperation. Himmetolu, B. A. (1971). Karar Verme Yeteneini Gelitirme. zmir: Ege niversitesi ktisadi ve Ticari Bilimler Fakltesi. Kaya, . (1984). Pazarlama Bilgi Sistemleri: Bir Firma in Pazarlama Bilgi Sistemi Tasarm. stanbul: stanbul niversitesi letme Fakltesi. Koontz, H. ve ODonnell, C. (1978). Essentials of management. New York: McGraw-Hill. Lewis, P. S., Goodman, S. H. ve Fandt, P. M. (1995). Management: challenges in the 21. century, Minneapolis: West. Onaran, O. (1975). rgtlerde Karar Verme. Ankara: Sevin Matbaas. z-Alp ., Sindiren, D. ve Akun, . C. (1974). letme Politikas. [Eskiehir]: Eskiehir ktisadi ve Ticari limler Akademisi. Peker, . (1995). Ynetimi Gelitirmenin Sreklilii. Ankara: TODAE. Steinbusch, C. (2005). Decision Making. [evrim ii], Elektronik adres: http://www.slis.ualberta.ca/cap99/csteinbu/capping.htm (E.T: 15.09.2005). Tatar, T. ve ner, M. M. (1992). letmecilik lkeleri. Ankara: Gazi Bro Yaynlar. Tosun, K. (1986). letme Ynetimi. stanbul: stanbul niversitesi letme Fakltesi. Tunkanat, H. (1989). Ktphaneci, Ynetim ve niversite Ktphanesi. Trk Ktphanecilii, 3 (2), 6570. Yalva, M. (2000). Ktphane ve Bilgi Merkezlerinde Sistem Analizinin nemi ve Uygulanabilirlii. stanbul: antay Kitabevi.

215

ZfWT Vol. 2, No. 1 (2010)

Malik Ylmaz, Mustafa Talas Bilgi Merkezinde Karar Verme Sreci Decision-Making Process in Information Center

Ylmaz, M. (2004). Bir rgt Olarak Bilgi Merkezinde Ynetim ve Ynetici. Trk Ktphanecilii, 18 (2), s. 163-184. Yontar, A. (1995). Ktphane ve Belge-Bilgi Merkezlerinde Bilimsel Ynetimin nemi. stanbul: Trk Ktphaneciler Dernei stanbul ubesi. Yozgat, U. (1994). Ynetimde Karar Verme Teknikleri. stanbul: Beta.

216

ZfWT Vol. 2, No. 1 (2010)