SISTEM INFORMASI AKUNTANSI I

SIKLUS PENGELUARAN II PEMROSESAN GAJI DAN PROSEDUR AKTIVA TETAP

Modul Tatap Muka ke 10

Jurusan Akuntansi Fakultas Ekonomi

JAKARTA 2007

Tujuan Instruksional: Setelah mempelajari modul ini, mahasiswa diharapkan: a. Mengetahui tugas-tugas dasar yang membentuk proses penggajian dan aktiva tetap. b. Mampu mengidentifikasi departemen fungsional yang terlibat dalam aktivitas penggajian dan aktiva tetap serta menelusuri arus transaksi ini diperusahaan. c. Mampu menentukan dokumen, jurnal, dan akun yang menyediakan jejak audit, mendorong penyimpanan catatan historis, serta mendukung pengambilan keputusan internal dan pelaporan keuangan.

d. Memahami eksposur yang berkaitan dengan aktivitas penggajian dan aktiva tetap
serta mengetahui pengendalian yang mengurangi risiko ini.

e. Mengetahui fitur operasional dan implikasi pengendalian atas teknologi yang

digunakan dalam sistem penggajian dan aktiva tetap.

Buku Wajib : James A Hall. 2004. Accounting Information Systems. Thomson Learning

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB

Yudhi Herliansyah SE.Ak.M.Si SISTEM INFORMASI AKUTANSI 1

SIKLUS PENGELUARAN PEMROSESAN GAJI DAN PROSEDUR AKTIVA TETAP

TINJAUAN UMUM PEMBAYARAN GAJI Sistem penggajian / kepegawaian mencakup seluruh tahap pemrosesan penggajian dan pelaporan kepegawaian. Sistem menyajikan cara cara penggajian pegawai secara memadai dan akurat, menghasilkan laporan laporan penggajian yang diperlukan, dan menyajikan informasi kebutuhan pegawai kepada manajemen.pemrosesan harus meliputi pengurangan pajak, potongan tertentu, pelaporan kepada pemerintah dan syarat- syarat kepegawaian lainnya. Sistem yang efisien diperlukan untuk menjaga hubungan baik antara pegawai dengan pemberi kerja. Pemrosesan penggajian sangatlah kompleks dalam organisasi besar, penggajian sering kali merupakan prosedur paling kompleks dalam operasi. Sebab arti penting sosial penggajian yang banyak mengalami perubahan asumsi dalam beberapa dekade terakhir. Pemerintah juga sering kali melakukan perubahan perubahan aturan dan tingkat potongan pajak, sehingga sistem penggajian tidak dapat berumur panjang secara mapan. Strategi mengatasinya adalah dengan membuat garis besar prosedur penggajian dan membahs faktor faktor yang mempengaruhi perhitungan aktual penggajian. Tidak perlu dibuatkan prosedur potongan pajak yang terlampau kaku, sebab hukum pajak berubah secara cepat. Pemrosesan penggajian merupakan suatu kegiatan yang peka terhadap hukuman denda maupun penjara jika pencatatan yang dibuat tidak memedai. Seperti halnya setiap hukum maka kealfaan tidaklah ditoleransikan.menjadi tanggung jawab analisis sistem untuk membuat pemrosesan penggajian tetap aktual. Pemorsesan gaji pada kenyataannya merupakan kasus khusus dari sistem pembelian. Secara teori gaji dapat diproses melelui sistem utang dagang dan pengeluaran kas reguler. Namun demikian, karena alasan kepraktisan, pendekatan ini memiliki sejumlah kekurangan untuk digunakan dalam pembayaran gaji, antara lain:

1. Suatu perusahaan dapat mendesain prosedur pengeluaran umum yang dapat diterapkan
untuk semua pemasok. Namun demikian, prosedur pembayaran gaji sangat berbeda diantara tingkat pegawai. Misalnnya, prosedur yang berbeda digunakan untuk pegawai yang dibayar per jam, pegawai dengan gaji tetap,pegawai dengan kerja borongan, dan Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB Yudhi Herliansyah SE.Ak.M.Si SISTEM INFORMASI AKUTANSI 1

pegawai dengan komisi. Juga, pemrosesan gaji memerlukan prosedur akuntansi khusus untuk pengurangan pegawai dan pemotongan pajak. Pengeluaran kas untuk akun perdagangan tidak memerlukan pemrosesan khusus. Oleh karena itu, sistem pengeluaran umum tidak didesain untuk menghadapi komplikasi ini.

2. Penulisan

cek

kepada

pegawai

memerlukan

kontrol

khusus.

Lebih

mudah

menyembunyikan fraud pembiayaan gaji ketika cek gaji dikombinasikan dengan cek akun perdagangan.

3. Prosedur pengeluaran umum didesain untuk mengakomodasi arus transaksi yang

relative tenang. Perusahaan bisnis dengan konstan membeli persedian dan mengeluarkan kas untuk para pemasok. Pada dasarnya, mereka mendesain sistem untuk menghadapi kegiatan transaksi di tingkat normal. Kegiatan pembayaran gaji terpisah dan tidak berkelanjutan. Pengeluaran kepada pegawai dilakukan seminggu sekali, dua minggu sekali atau sebulan sekali. Untuk memaksakan beban proses ini secara periodik ke sistem umum akan menambah beban yang berlebih pada sistem tersebut. Walaupun prosedur pembayaran gaji spesifk bervariasi diantara perusahaan, gambar 6-1 menyajikan diagram arus data yang menggambarkan tugas tugas umum dan sistem gaji dalam sebuah perusahaan manufaktur.

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB

Yudhi Herliansyah SE.Ak.M.Si SISTEM INFORMASI AKUTANSI 1

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB

Yudhi Herliansyah SE.Ak.M.Si SISTEM INFORMASI AKUTANSI 1

Titik kunci dari proses ini dijelaskan dibawah ini: 1. Otorisasi gaji dan rincian transaksi ( jam kerja ) dimasukan ke proses gaji dari dua sumber yang berbeda: personalia dan produksi. 2. Proses gaji merekonsiliasi informasi ini, menghitung gaji, dan mendistribusikan cek pembayaran ke pegawai.

3. Akuntansi menerima informasi berkaitan dengan waktu yang digunakan untuk setiap
pekerjaan dari produksi. Informasi ini digunakan unuk menjurnal akun persedian dalam proses (WIP-work in proses)

4. Departemen utang dagang menerima informasi rangkuman pembayaran gaji dan

departemen penggajian dan mengotorisasi departemen pengeluaran kas untuk mendepositokan cek tunggal, sejumlah total gaji, dalam akun bank khusus dimana gaji akan diambil.

5. Proses buku besar umum merekonsiliasi informasi rangkuman dari bagian akuntansi
biaya, utang dagang, dan pengeluatan kas. Akun kontrol diperbaharui untuk mereflesikan transaksi ini.

Persyaratan persyaratan Pemrosesean Penggajian Informasi dasar mengenai pegawai, seperti nama, alamat, besarnya gaji, adalah penting dalam melaksanakan penggajian. Daftar gaji atau jurnal harus dibuat untuk mendokumentasikan pembayaran pembayaran actual. Berkas berkas yang berkaitan dengan pelaporan kepada pemerinta, table table pajak yang digunakan dalam pemrosesan, perencanaan pension, perencanaan pengobatan, dan perencanaan lainnya. Dari sisi penggajian,jaminan social dan peraturan pajak AS mencakup empat jenis berikut ini: 1. Federal old-age, survivors, disability and hospital insurance ( F.I.C.A ) Mengatur bahwa kontribusi para pegawai digunakan untuk mendanai para lanjut usia, gelandangan, cacat dan veteran dan pengobatan. Kontribusi didasarkan pada tariff pajak yang dibebankan terhadap gaji kantor. Pemberi kerja diharuskan memotong jumlah F.I.C.A setiap pegawainya. Kemudian si pemberi kerja menyetorkan keseluruh jumlah potongan pegawainya ke pemerintah. 2. Federal unemployment insurance 3. State unemployment insurance 4. income taxes withheld

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB

Yudhi Herliansyah SE.Ak.M.Si SISTEM INFORMASI AKUTANSI 1

SISTEM PEMBAYARAN GAJI MANUAL Gambar 6-2 menyajikan suatu flowchart yang merinci prosedur diatas dalam konteks sistem manual. Tugas tugas kunci didiskusikan dibawah ini: Personalia Departemen personalia menyiapkan dan menyerahkan ke departemen pembayaran gaji berbagai formulir kegiatan personel. Dokumen dokumen tersebut mengidentifikasi para pegawai yang diotorisasi untuk menerima cek pembayaran dan digunakan untuk mencerminkan perubahan dalam tarif pembayaran per jam, penguranagn gaji, dan klasifikasi pekerjaan. Gambar 6-3 menunjukan formulir keiatan personel yang digunakan untuk memberitahu bagian pembayaran gaji tentang kenaikan gaji pegawai. Produksi Pegawai produksi menyiapkan dua jenis catatan waktu: kartu pekerjaan dan kartu waktu. Kartu pekerjaan ( job ticket ) berisi jumlah total watu yang dihabiskan oleh setiap pekerja di setiap pekerjaan produksi. Dokumen dokumen ini dikirim kebagian akuntansi biaya ( siklus konversi ), dimana dokumen dokumen tersebut digunakan untuk mengalokasikan beban tenaga kerja langsung ke akun WIP. Kartu waktu (time card) berisi total waktu pekerja di tempat kerja. Kartu ini dikirim ke bagian pembayaran gaji untuk perhitungan jumlah cek pembayaran. Setiap hari pada permulaan waktu kerja, para pegawai menempatkan time card-nya dalam jam khusus yang mencatat waktu kedatangan dan keberangkatan. Mereka clock out pada saat makan siang dan pada akhir kerja. Time card ini merupakan catatan formal untuk menandatanganinya, dan mengirimkannya ke departemen pembayaran gaji. Akuntansi biaya Departemen akuntasi biaya menggunakan job ticket untuk mengalokasikan biaya tenaga kerja ke akun WIP sebagai tenaga kerja langsung atau overhead. Pembebanan ini dirangkum dalam rangkuman distribusi tenaga kerja dan diteruskan ke departemen buku besar umum. Pembayaran gaji Departemen pembayaran gaji menerima staf pembayaran dan data pemotongan gaji dari depatemen personalia dan data jam kerja dari departemen produksi. Petugas administrasi dari departemen ini melakukan pekerjaan pekerjaan berikut:

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB

Yudhi Herliansyah SE.Ak.M.Si SISTEM INFORMASI AKUTANSI 1

1. Menyiapkan daftar gaji ( payroll register ) yang menunjukan pembayaran kotor,

pengurangan, pembayaran lembur, dan pembayaran bersih.

2. Memasukan informasi diatas ke catatan pembayaran gaji pegawai (employee payroll

records) 3. Menyiapkan cek pembayaran untuk para pegawai. 4. Mengirimkan cek pembayaran ke bagian pengeluaran kas dan salian daftar gaji ke bagian utang dagang.

5. Menyiapkan ime card , formulir kegiatan personel, dan salinan daftar gaji.
Departemen Utang Dagang Petugas administrasi utang dagang memeriksa registrasi gaji untuk kebenarannya dan menyiapkan dua salinan vocher pengeluaran kas sejumlah gaji. Satu salinan, bersama dengan daftar gaji dikirim kepengeluaran kas. Salinan lainnya dikirim ke departemen buku besar umum. Pengeluaran kas Manajer bagian pengeluaran kas menerima cek cek pembayaran gaji dan kemudian menandatanganinya, lalu mengirimkan cek cek pembayaran gaji tersebut ke pusat pembiayaan untuk didistribusikan ke para pegawai. Petugas adminisrasi menerima vocer pengeluaran kas dan daftar gaji. Satu cek untuk seluruh jumlah gaji ditulis dan didepositokan ke akun dana gaji (payroll imprest account). Cek pembiayaan tersebut ditarik dari akun ini, yang digunakan hanya untuk pembayaran gaji. Dana dana harus ditransfer dari akun kas umum ke akun dana gaji sebelum cek pembayaran dapat ditunaikan. Akhirnnya petugas tersebut mengirimkan satu salinan cek tersebut dengan vocer pengeluaran dan daftar gaji kedepartemen utang dagang, dimana semuannya akan disimpan. Buku besar umum Departemen buku besar umum menerima rangkuman distribusi tenaga kerja dari bagian akuntansi biaya dan voucer pengeluaran kas dari utang dagang. Voucer pengeluaran kas menunjukan total jumlah gaji terutang dan rinciannya ke dalam kas, utang dagang dan pengeluaran lainnya. Dengan informasi ini, melakukan penjurnalan sebagai berikut: Dari rangkuman distribusi tenaga kerja Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB Yudhi Herliansyah SE.Ak.M.Si SISTEM INFORMASI AKUTANSI 1 petugas administrasi buku besar umum

WIP (Tenaga Kerja Langsung) Overhead pabrik (Tenaga Kerja Tidak Langsung) Utang Gaji

XXXX XXXX XXXX Dari voucer pengeluaran kas

Utang gaji Kas Utang Pemotingan Pajak Penghasilan Federal

XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX

Utang Pemotingan Pajak Penghasilan Negara bagian Utang Pemotingan Pajak Penghasilan FICA Utang Premi Grup Asuransi Utang Pemotingan Dana Pensiun Utang Iuran Serikat Buruh

Debit dan kredit dari ayat ayat jurnal ini harus sama. Jika tidak, berarti ada kesalahan dalam perhitungan pada beban distribusi tenaga kerja atau pada daftar gaji. Ketika kesamaan nilai itu sudah diversifikasi, petugas menyimpan voucer dan rangkuman distribusu tenaga kerja.

KONTROL PEMBAYARAN GAJI Otorisast Transaksi Formulir kegiatan personal merupakan kontrol otorisasi yang penting dalam sisitem pembayaran gaji. Dokumen ini penting untuk menghindari fraud pembayaran gaji dengan mengidentifikasi pegawai yang diotorisasi. Bentuk fraud yang umum dilakukan adalah menyerahkan time card dari pegawai yang tidak lagi bekerja diperusahaan. Formulir kegiatan personel memungkinkan departemen pembayaran gaji memelihara daftar pegawai saat ini, yang dibandingkan dengan time card. Pembagian Tugas Fungsi timekeeping harus dipisahkan dari fungsi personalia. Departemen personalia memberikan informasi tarif pembayaran ke bagian pembayaran gaji untuk pegawai yang dibayar per jam. Tarif pembayaran dapat didasarkan pada pengalaman, klasifikasi Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB Yudhi Herliansyah SE.Ak.M.Si SISTEM INFORMASI AKUTANSI 1

pekerjaan, senoritas, dan mutu. Jika informasi ini disediakan langsung oleh departemen produksi, seorang pegawai dapat mengubah informasi dan melakukan fraud. Untuk mengontrol hal ini, tarif pembayaran harus datang dari sumber independen yaitu departemen personalia. Supervisi Wilayah lain yang berisiko adalah timekeeping. Kadang kadang pegawai clock in untuk pegawai lain yang telat atau absent. Supervisor harus mengamati proses clocking ini dan merekonsiliasikan time card dengan kehadiran actual. Catatan Akuntansi Jejak audit untuk pembayaran gaji meliputi dokumen-dokumen berikut: 1. Time card, job ticket, dan voucher pengeluaran kas. 2. Informasi jurnal, yang datang dari rangkuman distribusi tenaga kerja dan daftar gaji. 3. Akun buku besar pembantu, yang berisi catatan dan berbagai akun biaya pegawai.

4. Akun buku besar umum: control pembayaran gaji, kas, akun dana gaji ( imprest account).
Kontrol Akses Aktiva-aktiva yang berkaitan dengan sistem pembayaran gaji adalah tenaga kerja dan kas. Keduanya dapat digunakan melalui akses yang tidak benar ke catatan akuntansi. Individu yang tidak jujur dapat memalsukan jumlah tenaga kerja melalui Time card dan karenannya menggelapkan uang kas. Kontrol atas akses ke dokumen sumber dan catatan dalam sistem pembayaran merupakan hal penting, seperti halnnya dalam siklus pengeluaran. Verifikasi Independen Berikut ini contoh-contoh control verifikasi independent dalam sistem pembayaran gaji:

1. Verifikasi jam kerja. Sebelum mengirim time card ke bagian pembayaran gaji, supervisor 2. Pusat pembayaran ( pay master ). Penggunaan pusat pembayaran yang independen
untuk mendistribusikan cek ( dari pada supervisor normal ) membantu memverisifikasikasi eksistensi para pegawai. Supervisor dapat terlibat dalam fraud pembayaran gaji dengan berpura pura mendistribusikan cek pembayaran gaji ke pegawai yang sebenarnnya tidak ada

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB

Yudhi Herliansyah SE.Ak.M.Si SISTEM INFORMASI AKUTANSI 1

3. Utang dagang. Petugas administrasi utang dagang memverisifikasi akurasi daftar gaji
sebelum membuat voucer pengeluaran kas dan mentransfer dana ke akun dana gaji (imprest account )

4. Buku besar umum. Departemen buku besar umum memperivikasi seluruh proses dengan
merekonsiliasi rangkuman distribusi rangkuman distribusi tenaga kerja dan voucer pembayaran gaji.

SISTEM PEMBAYARAN GAJI BERDASARKAN KOMPUTER Mengotomatiskan Sistem Pembayaran Gaji dengan Pemrosesan Batch Karena sistem pembayaran gaji tidak sering dilakukan (mingguan atau bulanan), sistem tersebut sering kali cocok dengan pemrosesan batch dan file sekuensial. Departemen pemrosesan data menerima formulir kegiatan personel, job ticket, time card, yang dikonversi ke file sekuensial. Program computer batch melakukan pencatatan dengan rinci, menulis cek, dan menjalankan fungsi buku besar umum.

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB

Yudhi Herliansyah SE.Ak.M.Si SISTEM INFORMASI AKUTANSI 1

Implikasi Kontrol Kekuatan dan kelemahan dari sistem ini sama dengan kekuatan dan kelemahan dalam sistem batch untuk sistem pengeluaran umum yang didiskusikan sebelumnnya. Sistem ini mempromosikan keakuratan akuntansi dan mengurangi kesalahan dalam menulis cek. Di luar itu, sisem ini tidak signifikan meningkatkan efisiensi operasional namun untuk banyak jenis organisasi, tingkat teknologinnya cukup memadai.

Rekayasa Teknologi Terhadap Sistem Pembayaran Gaji Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB Yudhi Herliansyah SE.Ak.M.Si SISTEM INFORMASI AKUTANSI 1

Untuk organisasi ukuran moderat dan besar, pemrosesan gaji sering kali disatukan dalam sistem manajemen sumber daya manusia (MSDM). Sistem ini menangkap dan memproses sejumlah besar data yang berkaitan dengan personel, termasuk tunjangan pegawai, perencanaan tenaga kerja,relasi tenaga kerja, keahlian tenaga kerja, kegiatan personel (tarif pembayaran, pengurangan dan sebagainya). Sistem MSDM harus mendukung akses real-time ke file personel untuk tujuan mencari keterangan secara langsung dan untuk perubahan record dalam status pegawai pada saat terjadinya. Sistem ini berbeda dibandingkan sistem otomatis yang sederhana dalam hal-hal berikut: 1. Departemen operasi mengirim transaksi ke pemrosesan data melalui terminal-terminal. 2. File akses langsung digunakan untuk penyimpanan data 3. Banyak proses sekarang dilakukan secara real-time.

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB

Yudhi Herliansyah SE.Ak.M.Si SISTEM INFORMASI AKUTANSI 1

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB

Yudhi Herliansyah SE.Ak.M.Si SISTEM INFORMASI AKUTANSI 1

Bentuk bentuk operasi kunci dari system ini adalah sebagai berikut: Personalia Departemen personalia melakukan perubahan dalam file pegawai secara real-time melalui terminal. Perubahan ini termasuk penambahan pegawai baru, pengurangan pegawai, perubahan pemotongan gaji, dan perubahan status pekerjaan ( tariff pembayaran ) Akuntansi Biaya Departemen ini memasukkan data biaya pekerjaan (real-time atau setiap hari) untuk menciptakan file pemakaian tenaga kerja (labor usage file) Timekeeping Ketika menerima time card yang sudah disetujui dari supervisor pada tiap akhir minggu, departemen timekeeping membuat file kehadiran (attendance file ) saat ini. Pemrosesan Data Tugas-tugas berikut ini dilakukan dalam suatu proses batch: 1. Biaya tenaga kerja didistribusikan ke berbagai WIP, Overhead, dan akun-akun biaya.

2. File rangkuman distribusi tenaga kerja on-line diciptakan. Salinan dari file ini dikirim ke
departemen akuntansi biaya dan buku besar umum.

3. Daftar gaji on-line diciptakan dari file kehadiran dan file. Salinan dari file file ini dikirim
kedepartemen utang dagang dan pengeluaran kas. 4. File catatan pegawai diperbarui.

5. Cek-cek pembayaran gaji disiapkan dan ditandatangani. Cek cek tersebut dikirimkan
ke bendahara untuk diperiksa dan direkonsiliasi dengan daftar gaji. Cek pembayaran ini kemudian didistribusikan ke para pegawai

6. File voucher pengeluaran diperbarui dan satu cek disiapkan untuk data yang akan
ditransfer kea kun dana gaji ( imprest payroll account ). Cek dan salinan voucerpengeluaran dikirim ke departemen pengeluaran kas. Satu salinan voucer tersebut dikirim ke departemen buku besar umum, dan salinan terakhir dikirim ke para pegawai. 7. Pada akhir pemrosesan, sistem tersebut menerima file rangkuman distribusi tenaga kerja dan file voucher pengeluaran dan memperbarui file buku besar umum. Implikasi Kontrol Bentuk sistem pembayaran gaji dengan elemen-elemen real-time memberikan banyak keuntungan operasional, seperti yang didiskusikan sebelumnya, termasuk Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB Yudhi Herliansyah SE.Ak.M.Si SISTEM INFORMASI AKUTANSI 1

pengurangan jeda waktu antara terjadinya peristiwa dan pencatatan, kertas kerja, dan tenaga kerja klerikal. Bentuk ini juga membawa implikasi control. Banyak pekerjaan yang dulunya dilakukan oleh tenaga manusia sekarang dilakukan oleh computer. System berdasarkan computer harus menghasilkan catatan yang memadai untuk versifikasi independent dan tujuan audit. Akhirnnya, control harus didesain untuk melindungi akses yang tidak diotorisasi ke file data dan program computer.

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB

Yudhi Herliansyah SE.Ak.M.Si SISTEM INFORMASI AKUTANSI 1

SISTEM AKTIVA TETAP Aktiva tetap adalah property, pabrik, dan peralatan yang digunakan dalam operasi bisnis. Item item ini permanen dan sering kali secara kolektif mencerminkan investasi keuangan terbesar organisasi. Contoh dari aktiva tetap misalnya, tanah, gedung, perabotan, mesin, kendaraan bermotor. Sistem aktiva tetap perusahaan memproses transaksi yang berkaitan dengan akuisisi, pemeliharaan, dan penghapusan aktiva tetapnya. Sistem efektif yang akan mendukung keputusan manajemen, pelaporan ke pihak yang berwenang dan ia juga akan memiliki kontrol internal yang memadai. Tujuan spesifik dari sistem aktiva tetap: 1. Memproses akuisisi aktiva tetap ketika diperlukan dan sesuai dengan persetujuan dan prosedur manajemen formal. 2. Mempertahankan catatan akuntansi yang memadai untuk akuisisi, biaya, keterangan, dan lokasi fisik aktiva dalam organisasi. 3. Mempertahankan catatan penyusutan yang akurat untuk aktiva-aktiva yang dapat disusutkan sesuai dengan metode-metode yang dapat diterima. 4. menyediakan pihak manajemen dengan informasi yang membantunya merencanakan investasi aktiva tetap di masa yang akan datang. 5. mencatat penghapusan aktiva tetap dengan benar. Sistem aktiva tetap memiliki beberapa karakteristik yang sama dengan siklus pengeluaran, tetapi ada dua perbedaan penting yang membedakan sistem ini. Pertama, siklus pengeluaran memproses akuisisi rutin untukpersediaan bahan baku untuk fungsi produksi dan persediaan barang jadi untuk fungsi penjualan. Sistem aktiva tetap memproses aktiva non-rutin untuk sekolompok besar pemakai dalam organisasi. Para manajer milayah wilayah fungsional organisasi sesungguhnnya melakukan investasi modal dalam aktiva tetap, tetapi transaksi transaksi ini muncul tidak teratur dibandingkan dengan akuisis persediaan. Karena transaksi aktiva tetap unik, transaksi aktiva tersebut memerlukan persetujuan manajemen spesifik dan prosedur otorisasi eksplisit. Sebaliknya, organisasi sering kali mengotomatisasikan prosedur otorisasu untuk transaksi siklus pengeluaran untuk menangani secara efektif akuisisi rutin dan voleme besar. Perbedaan kedua diantara sistem sistem ini adalah organisasi biasannya memerlukan akuisisi persediaan sebagai biaya periode lancar, sementara mereka mengkapitalisasikan aktiva tetap yang menghasilkan manfaat untuk periode jangka panjang. Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB Yudhi Herliansyah SE.Ak.M.Si SISTEM INFORMASI AKUTANSI 1

Karena umur produktif suatu aktiva tetap melebihi satu tahun, biaya akuisisinya dibebankan selama umurnya dan disusutkan sesuai dengan konvensi dan peraturan akuntansi yang berlaku. Oleh karena itu, sistem akuntansi aktiva tetap meliputi alokasi biaya dan prosedur mencocokan yang bukan merupakan bagian dari sistem pengeluaran rutin.

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB

Yudhi Herliansyah SE.Ak.M.Si SISTEM INFORMASI AKUTANSI 1

Logika Sistem Aktiva Tetap Proses ini melibatkan tiga pekerjaan yaitu akuisisi aktiva, pemeliharaan aktiva dan penghapusan aktiva Akuisisi Aktiva Akuisisi aktiva biasanya dimulai dari manajer departemen (pemakai) yang mengakui kebutuhan untuk mendapatkan aktiva tetap yang baru. Prosedur otorisasi dan persetujuan yang terlibat dalam transaksi ini akan bergantung pada biaya aktiva. Dalam keputusan ini, manajer departemen sering kali memiliki otorisasi umum untuk menyetujui pembelian aktiva tetap tidak mahal. Namun demikian, untuk pengeluaran modal di atas materialitas yang ditetapkan, manajer tersebut harus mencari persetujuan eksplit. Biasanya hal ini melibatkan analisis manajemen modal formal untuk mengevaluasi biaya dan meminta penawaran dari beberapa pemasok. Ketika permintaan disetujui dan seorang pemasok di pilih, pekerjaan akuisisi aktiva tetap mirip dengan proses siklus pengeluaran yang di jelaskan dalam bab 5. terhadap dua perbedaan penting. Pertama, departemen penerimaan mengirim aktiva tersebut ke pengawasan pemakai / menejer yang bersangkutan, bukanya ke toko pusat atau gudang. Kedua, departemen aktiva tetap, bukan kontrol persediaan, melakukan fungsi pembukuannya. Pemeriharaan aktiva Pemeliharaan aktiva melibatkan penyesuaian saldo akun buku besar pembantu aktiva ketika aktiva tersebut, (tidak termasuk tanah) menyusut sepanjang waktu pemakaiannya. Beberapa metode penyusutan umum yang di gunakan adalah garis lurus, jumlah angka tahun, saldo menurun ganda, dan unit produksi. Metode penyusutan dan periode yang di gunakan harus merefleksikan, sedikit mungkin, penurunan aktual kegunaan aktiva tersebut bagi perusahaan. Konvensi akuntansi dan peraturan IRS kadang-kadang menetapkan secara spesifik parameter penyusutan yang di gunakan. Misalnya, kalangan bisnis harus menyusutkan gedung kantor baru dengan metode garis lurus dan menggunakan periode paling sedikit 40 tahun. Penyusutan aktiva tetap yang di gunakan untuk produk manufaktur di bebankan ke biaya overhead manufaktur dan kemudian di alokasikan ke WIP dalam sklus konversi. Pembebanan penyusutan aktiva yang tidak di gunakan untuk proses monufoktur di perlukan sebagai biaya pada periode lancar.

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB

Yudhi Herliansyah SE.Ak.M.Si SISTEM INFORMASI AKUTANSI 1

Perhitungan penyusutan merupakan transaksi internal yang harus di proses oleh sistem aktiva tetap tanpa manfaat eksplisit dari peristiwa ekonomi atau dokumen sumber yang menggerakan transaksi ini. Suatu catatan penting yang di gunakan untuk memulai pekerjaan ini adalah jadwal penyusutan. Suatu jadwal penyusutan menunjukan kapan dan bagaimaa penyusutan di catat. Jadwal ini juga menunjukan kapan penyusutan berakhir untuk aktiva yang telah di susutkan sepenuhnya. Informasi ini juga berguna bagi laporan manajemen untuk perencanaan penghapusan dan penggantian aktiva. Pemeliharaan aktiva juga melibatkan penyesuaikan akun aktivauntuk merelefleksikan biaya perbaikan fisik yang menaikan nilai aktiva tersebut atau memperpanjang umur ekonomisnya. Peningkatan seperti itu, yang pada dirinya sendiri merupakan investasi modal, di proses secara sama seperti akuisisi aktiva baru. Akhirnya, sistem aktiva tetap harus mempromosikan akuntabilitas dengan menjaga jejak lokasi fisik setiap aktiva. Tidak seperti persediaan biasanya terkonsolidasi dalam wilayah-wilayah yang aman, aktiva tetap didistribusikan ke seluruh organisasi dan rentan terhadap resiko pencuriaan dan penyalah gunaan. Ketika suatu departeman mentransfer pengawasan kepada suatu aktiva ke departemen lainnya, informasi lainnya tentang pentransferan itu harus di catat dalam buku besar pembantu aktiva tetap. Setiap pencatatan buku besar pembantu harus menunjukan lokasi saat ini dari aktiva tersebut. Kemampuan untuk melokasikan dan memverifikasikan keberadaan fisik dari aktiva tetap merupakan komponen penting dari jejak audit. Penghapusan aktiva Ketika aktiva mencapai titik akhir dari umur ekonomisnya atau ketika menejemen memutuskan untuk menghapusnya, aktiva tersebut harus di pindahkan dari buku besar pembantu aktiva tetap. Posisi bagian bawah sebelah kiri dari gambar 6-11 menggambarkan proses penghapusan aktiva (asset disposal). Proses ini di mulai ketika menejer yang bertanggung jawab mengeluarkan permintaan untuk menghapus aktiva tersebut. Seperti transaksi lainya, penghapusan suatu aktiva memerlukan persetujuan menurut persetujuan yang berlaku. Suatu laporan penghapusan aktiva menjelaskan disposisi terakhir dari aktiva yang dikirim ke departemen akuntansi aktiva tetap untuk mengotorisas pemindahannya dari buku besar.

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB

Yudhi Herliansyah SE.Ak.M.Si SISTEM INFORMASI AKUTANSI 1

Sistem Aktiva Tetap Berdasarkan Komputer

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB

Yudhi Herliansyah SE.Ak.M.Si SISTEM INFORMASI AKUTANSI 1

Gambar 6-13 menggambarkan sistem aktiva tetap berdasarkan komputer. Untuk diskusi ini , kita menampilkan sistem real time. Akan tetapi, organisasi yang memproses transaksi aktiva tetap dalam jumlah besar mungkin menggunakannya, tetapi tidak memprosesnya. Untuk menyederhanakan flowchart dan focus pada bentuk-bentuk kunci dari sistem tersebut, kami telah menghilangkan langkah-langkah pemrosesan untuk utang dagang dan pengeluaran kas. Bagian atas flowchart mewakili prosedur aktiva tetap, bagian tengah mewakili prosedur pemeliharaan aktiva tetap, dan bagian bawah mewakili prosedur pembuangan aktiva tetap. Prosedur Akuisisi Proses di mulai ketika petugas administrasi akuntansi aktiva tetap menerima dan voucher pengeluaraan kas. Dokumen-dokumen ini menyediakan bukti bahwa perusahaan secara fisik telah menerima aktiva tersebut dan menunjukkan biayanya. Petugas itu dengan menggunakan terminal computer membuat catatan aktiva tersebut dalam buku besar pembantu aktiva tetap. Perhatikan bahwa selain informasi biaya historis, petugas juga memasukan data spesifik tentang umur ekonomis aktiva, nilai sisanya, metode penyusutan yang di gunaka, dan lokasi aktiva dalam organisasi. Sistem aktiva tetap secara otomatis memperbaharui akun control aktiva tetap di buku besar umum dan menyiapkan vochher jurnal untuk departemen buku besar umum sebagai bukti dimasukannya data tersebut. Sistem ini juga menghasilkan laporan untuk , manajemen akumtansi. Bedasarkan parameter penyusutan yang terdapat dalam catatan aktiva tetap, system tersebut menyiapkan jadwal penyusutan untuk setiap aktiva sejak akusisi aktiva itu di catat pertama kali. Jadwal itu di simpan dalam disket computer untuk memfaslitasi perhitungan penyusutan yang akan datang. Pemeliharaan Aktiva Sistem aktiva tetap menggunakan jadwal penyusutan untuk transaksi penyusutan pada akhir periode secara otomatis. Tugas spesifik ini meliputi: 1. menghitung penyusutan periode lancar 2. Memperbarui akumulasi penyusutan dan field nilai buku dalam catatan buku besar pembantu 3. Memposkan total penyusutan kea kun buku besar umum yang dipengaruhi (biaya penyusutan dan akumulasi penyusutan) Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB Yudhi Herliansyah SE.Ak.M.Si SISTEM INFORMASI AKUTANSI 1

4. Mencatat akumulasi penyusutan dengan menambah catatan ke file voucher jurnal. Akhirnya laporan penyusutan aktiva tetap yang dikirimkan ke departemen aktiva tetap untuk diperiksa. Manajer departemen harus melaporkan setiap perubahan yang diawasi nya atau status aktiva tetap kedepartemen aktiva tetap. Petugas administrasi dengan menggunakan komputer mencatat perubahan perubahan tersebut dalam buku besar pembantu aktiva tetap. Prosedur Penghapusan Laporan penghapusan secara resmi mengotorisasi departemen aktiva tetap untuk memindahkan yang dihapus tersebut dari buku besarnya. Ketika petugas administrasi menghapus catatan dari buku besar pembantu aktiva tetap, sistem secara otomatis: 1. Memposkan dan membuat jurnal penyesuaian kea kun control aktiva tetap tersebut dalam buku besar umum 2. Mencatat setiap laba atau rugi yang berkaitan dengan transaksi penghapusan 3. Menyiapkan catatan voucher jurnal. Laporan status aktiva tetap yang berisi rincian penghapusan tersebut dikirimkam ke departemen aktiva tetap untuk diperiksa.

Kontrol atas Sistem Aktiva Tetap Karena adanya kesamaan diantara sistem aktiva tetap dan siklus pengeluaran, akan kontrolnya sama dan telah didiskusikan. Diskusi kita tentang aktiva tetap akan dipusatkan pada tiga area yang berbeda dari sistem-sistem tersebut: Kontrol Otorisasi Akuisisi aktiva tetap harus formal dan secara eksplisit diotorisasi. Setiap transaksi dimulai dengan permintaan tertulis dari pemakai atau departemen. Dalam kasus item item yang bernilai tinggi, harus terdapat proses persetujuan independent yang engevaluasi mutu permintaan berdasarkan basis biaya manfaat. Kontrol Supervisi Karena aktiva modal secara luas didistribusikan ke seluruh organisasi, mereka rentan terhadap pencurian dan penyalahgunaan, dibandingkan dengan persediaan yang aman disimpan digudang. Oleh karena itu supervisi manajemen merupakan elemen yang penting dalam keamanan fisik aktiva tetap.

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB

Yudhi Herliansyah SE.Ak.M.Si SISTEM INFORMASI AKUTANSI 1

Para supervisor harus memastikan bahwa aktiva teta digunakan sesuai dengan kebijakan organisasi dan praktik bisnis. Misalnya, pembelian komputer mikro untuk pegawai individual harus diamankan dalam lokasi yag tepat dan tidak boleh dipindahkan tanpa persetujuan eksplisit. Kendaraan perusahaan harus diamankan dalam pusat penyimpangan kendaraan organisasi pada akhir waktu kerja dan tidak boleh dibawa pulang kecuali disetujui oleh supervisor yang berwenang.

Kontrol Verifikasi Independen Secara periodic, auditor internal harus memeriksa akuisisi aktiva dan prosedur persetujuan untuk menentukan kelayakan factor yang digunakan dalam analisis. Dalam hal ini termasuk umur ekonomis aktiva, biaya orisinil, penghematan biaya yang ditawarkan karena membeli aktiva tersebut, tariff diskon yang digunakan dan metode pengangguran modal yang digunakan dalam analisis. Auditor internal harus memverifikasi lokasi, kondisi, dan nilai pasar dari aktiva tetap dalam buku besar pembantu. Selain itu, pembebanan biaya penyusutan otomatis yang dihitung oleh system aktiva tetap harus diperiksa dan diversifikasi keakuratan dan kelengkapannya. Kesalahan system dalam menghitung penyusutan dapat menghasilkan biaya operasi, pelaporan pendapatan, dan nilai aktiva yang salah pula.

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB

Yudhi Herliansyah SE.Ak.M.Si SISTEM INFORMASI AKUTANSI 1