Operacin, administracin y comercializacin de una empresa de banquetes.

Manual de capacitacin del proceso de compras

JULIA T. FLORES VAZQUEZ

Operacin, administracin y comercializacin de una empresa de banquetes.

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EL PROCESO DE COMPRAS

INTRODUCCIN

Las compras comprenden un proceso complejo que va ms all de la negociacin y del trmite burocrtico. Con una buena gestin de compras la empresa consigue ahorrar costes, satisfacer al cliente, en tiempo y cantidad, y obtener beneficios empresariales directos, pues la gestin de compras y aprovisionamiento son decisivas para que la empresa tenga xito o fracaso.

Planeacin Objetivos Identificar el stop de mnimos y mximos de inventarios, lo que le permitir a la empresa conocer la cantidad y el momento en que realizara compra. Seleccionar proveedores para realizar alianzas estratgicas que con lleve a la empresa a obtener un buen precio, calidad y servicios. Localizar nuevos materiales y productos a medida que vayan requirindose Pagar precios razonables bajos por los mejores productos obtenibles, negociando y ejecutando todos los compromisos de la compaa.

Polticas Mantener continuidad del abastecimiento. Evitar , obsolescencias de los materiales comprados. Mantener los niveles de calidad de los productos. Seleccionar los proveedores con las caractersticas necesarias requeridas para la empresa. Atender oportunamente los proveedores. Recibir muestras y cotizaciones.

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Anlisis y aceptacin de nueva lista de precios. Revisar la base de datos. Visitar la competencia al medio. Negociar descuentos y condiciones de pago Visitar los almacenes propios de la compaa. Determinar la cantidad de compras, mediante previsiones de demandas, Verificar el cumplimiento de las rdenes de compra en lo relacionado con las fechas, cantidades y calidades. Revisar y renegociar el nivel de servicio de los proveedores. Aplicar todas las estrategias identificadas que permitan las utilidades de la empresa.

Tcticas

Estrategias Anlisis de Posibilidades. Anlisis y evaluacin detallada de las Ofertas. Discusin de precios. Actitudes adecuadas ante el vendedor.

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Programas: planificacin de una compra

1.-Definicin de requerimiento

2.-Seleccin de mecanismos de compras

3.-Reunin de equipo de trabajo

4.-Validacin presupuestaria

5. Elaboracin del plan

6.-Subir el plan a la web

7.-seguimiento del plan

1. Revisar stocks. 2. Ver datos histricos (lo comprado y consumido el ao pasado). 3. Reunin de trabajo con quienes necesitan insumos estratgicos (usuarios internos). 4. Revisar cumplimiento Plan anterior. 5. Proyectar las compras en base a la Planificacin Estratgica del ao en curso (demanda futura).

1.-Determinar tipo de compra y tiempos que demorar el proceso. Se crea lista y detalle con las compras a realizar.

1. Reunin de encargado de compras con sus Jefes para validar sus previsiones y revisar si existen nuevos proyectos. Se actualiza lista de compras.

1. Se valida la aprobacin presupuestaria para la lista de compras.

1. Se elabora un plan de compras con sus actividades de seguimiento e identificacin de responsables. (Programa de ejecucin de actividades).

1. Subida del Plan de Compras al Sistema ChileCompra

1. Seguimiento en el ao del Plan Anual de Compras en base a programa.

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Pronsticos

Descripcin

Presupuesto

Formatos

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Organizacin Organigrama

GERENTE DE COMPRAS

SUPERVISOR DE COMPRAS

COMPRADOR/ANALISTA DE COMPRAS

ALMACENISTA

Descripcin de puestos Puesto: Gerente de compras Depende: Director general Subordinados: Supervisor de compras

Funcin bsica:

Responsabilidades:

Funciones especificas:

Comprador/ analista de compras Realizar las compras buscando siempre la mejor opcin para el beneficio de la empresa Coordinacin con los gerentes de la empresa con una buena comunicacin y para informarse de sus necesidades y preferencias en cuanto a distribuidores, establecimiento y relacin reciproca Solicitar presupuestos a

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distribuidores y solicitar informacin sobre las caractersticas de los productos. Tomar en cuenta los servicios que nos ofrecen la seriedad y la calidad, el precio que los proveedores ofrecen todo esto es para tomar la decisin con quien se va hacer negocio.

Requisitos:

Tener ttulo profesional a nivel licenciatura en el rea de contabilidad o administracin o su equivalente. Experiencia mnima de cuatro aos en su especialidad. Tener conocimientos del rea de compras, organizacin y administracin de personal. Criterio suficiente para tomar decisiones de la naturaleza de su cargo. Habilidad para promover la participacin del personal para el logro de objetivos. Adems, debe tener cualidades de iniciativa, perseverancia, hbitos de organizacin y facilidad de expresin.

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Puesto: Supervisor de compras Depende: Gerente de compras Subordinados: Funcin bsica: Comprador/ analista de compras Realizar las compras buscando siempre la mejor opcin para el beneficio de la empresa Coordinacin con los gerentes de la empresa con una buena comunicacin y para informarse de sus necesidades y preferencias en cuanto a distribuidores, establecimiento y relacin reciproca Apoyar al rea solicitante en cotizacin de los materiales necesarios. Buscar los mejores proveedores conforme los parmetros establecidos en la poltica correspondiente. Programar y realizar oportunamente las compras que previamente fueron autorizadas. Cotejar los datos de la factura con los datos de la cotizacin cuando se reciban los materiales. Atender a los proveedores que ofrezcan sus productos. Negociar con los proveedores tiempos de entrega, formas de pago y precios. Conocer, observar, difundir y supervisar en el mbito de su competencia, el cumplimiento de la normatividad. Orientar todas sus acciones hacia el cumplimiento de la misin, principios y propsitos. Mantener una comunicacin efectiva, cordial y permanente con los proveedores.

Responsabilidades:

Funciones especificas:

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Requisitos:

Tener ttulo profesional a nivel licenciatura en el rea de contabilidad o administracin o su equivalente. Experiencia mnima de cuatro aos en su especialidad. Tener conocimientos del rea de compras, organizacin y administracin de personal. Criterio suficiente para tomar decisiones de la naturaleza de su cargo. Habilidad para promover la participacin del personal para el logro de objetivos. Adems, debe tener cualidades de iniciativa, perseverancia, hbitos de organizacin y facilidad de expresin.

Puesto: Comprador/ analista Depende: Gerente de compras Subordinados: Funcin bsica: Realizar un anlisis de las propuestas de los proveedores, con el fin de elegir la mejor. controlar y administrar todos los

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Responsabilidades: Funciones especificas:

recursos, as como los materiales que se manejen, para su oportuna distribucin y empleo, que de acuerdo a sus necesidades soliciten. Llevar las cotizaciones de los diferentes artculos solicitados. Formular pedidos cuando le sea solicitado por su jefe inmediato, dndoles cursos con los proveedores. Firmar las cotizaciones de compra y dems documentos que se requieran y turnarlas para su autorizacin al jefe de departamento. Elaborar y mantener actualizado el catlogo de precios que ofrecen los proveedores. Elaborar y analizar el cuadro comparativo de cotizaciones, proporcionando informacin oportuna, cuando le sea solicitada por su superior. Elaborar anualmente el presupuesto del departamento de compras. Realizar el informe de actividades. Mantener control de los materiales y equipo que se encuentren a su cargo.

Requisitos:

Tener ttulo profesional a nivel licenciatura o su equivalente. Experiencia mnima de dos aos en puesto similar. Tener criterio e iniciativa,

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capacidad para coordinar y distribuir tareas, as como para efectuar la supervisin y mantener control sobre la ejecucin de las mismas. Responsabilidad al manejar informacin confidencial, as como de fondos, valores, mobiliario y equipo. Aprobar examn terico, prctico y psicomtrico.

Puesto: Almacenista Depende: Comprador/ analista de compras Subordinados: Ninguno Funcin bsica: Realizar en forma eficaz y diligente, la recepcin, control y distribucin de los artculos, materiales e implementos que sean requeridos para cualquier tipo de evento. Satisfacer oportunamente los requerimientos de bienes Mantener control estricto sobre la existencia de todo tipo de materiales, implementos y papelera manejada en esta rea, utilizando tarjetas para su registro. Tomar las medidas de seguridad necesarias para el manejo y conservacin de los

Responsabilidades: Funciones especificas:

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artculos almacenados en esta rea. Verificar fsicamente los artculos que son entregados por los proveedores al almacn, comprobando calidad y condiciones. Realizar peridicamente los inventarios que sean necesarios, de acuerdo a programas preestablecidos. Supervisar la salida de artculos, materiales y mobiliario, que sean entregados a las distintas dependencias, vigilando su correcta distribucin. Mantener actualizados los registros de entradas y salidas de bienes del almacn. Determinar la existencia de mnimos y mximos, elaborando en su caso, solicitud para el abastecimiento. Llevar a cabo el acomodo y clasificacin de materiales, artculos y mobiliario que se recibe en almacn.

Requisitos:

Tener certificado de bachillerato o de carrera a nivel tcnico. Conocimientos y habilidades para organizar y catalogar documentos, as como del manejo de tarjetas con informacin. Experiencia mnima de un ao en puesto similar.

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Aprobar examen terico, prctico y psicomtrico.

Proceso / procedimiento de compras

ACTIVIDADES 1.- Solicitud de suministro: El empleado de la institucin solicita al almacn los elementos que requiera para la realizacin de algn evento. 2.- verificar la existencia El responsable del almacn verifica la existencia de los suministros solicitados en el registro de kardex y en caso de que estos existan en el almacn, diligencia el formato de solicitud y entrega de suministros, hace la entrega al supervisor de compra de compras, en el caso contrario diligencia la solicitud de compra t la entrega al supervisor de compra. 3.- aprobacin de la solicitud El supervisor de compras gestiona las solicitudes

RESPONSABLE

DOCUEMNTE REFERENCIA

Gerente de compras

N.A

almacenista

Solicitud de entrega de suministros Solicitud de compra

Supervisor de compras

Solicitud de

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de compra las cuales son aprobadas por el gerente de compras. 4.- solicitud de cotizacin: Teniendo en cuenta el listado de proveedores inscritos, se solicitan las Supervisor de compras cotizaciones de acuerdo a lo establecido en el manual e polticas administrativas. 5.- autorizacin de la compra: Las compras pequeas son autorizadas por el supervisor de compras, Supervisor de compras las dems compras son autorizadas por el gerente de compras teniendo en cuenta lo establecido en el manual de policas. En caso de ser necesario el supervisor de compra diligencia el formato comparativo de ofertas, soportando por las cotizaciones y el analista selecciona la oferta mejor. Para la autorizacin de las compras se debe tener en cuenta la respectiva disponibilidad presupuestal. 6.- realizacin del pedido Se diligencia la orden de compra y se enva a los proveedores seleccionados. Copia de la orden de compra

compra

Cotizaciones

Solicitud de compras Comparativo de ofertas

Supervisor de compras

Orden de compra

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es enviada al almacenista. 7.- verificacin de la compra El almacenista recibe el pedido revisado que los elementos recibidos y seleccionados en la factura cumplan con las caractersticas y condiciones establecidas en el orden de compra. En caso de no reunir las condiciones requeras el articulo debe ser devuelto al proveedor y diligenciarse el formato de devolucin de artculos. Cuando se trae de un servicio, la verificacin la realiza el solicitante. Si se ha firmado un contrato para la prestacin de un servicio, la verificacin se realiza con el seguimiento respectivo de acuerdo a lo establecido en las condiciones generales de este procedimiento. 8.- remisin de factura a gestin financiera: El almacenista entrega al jefe de compras las facturas y su respectiva orden de compra debidamente diligenciada por su parte, a travs del formato relacin de facturas por pagar, a su vez el jefe de compras remite las facturas a gestin financiera.

Almacenista

Factura de orden de compra Devolucin de artculos

Almacenista Supervisor de compras

Orden de compra Relacin de facturas por pagar

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9.- entrega de artculos: El almacenista informa al solicitante la llegada de los elementos solicitados y hace la entrega del mismo. Si se se trata de un activo fijo aplica el procedimiento del control de inventarios. Cuando se realice la entrega de artculos, se debe actualizar el respectivo kardex.

Almacenista

Solicitud y entrega de suministros Registro de kardx

Reglamentos No tener un solo proveedor Antes de comprar se revisara precio, calidad y cantidad de mercanca y tiempo de entrega. Cundo hagas un trato con el proveedor asegrate de la seriedad del mismo. Busca proveedores que te ofrezcan un buen servicio. No compres mercancas de ms. Que nunca te haga falta para evitar decir a un cliente interno o externo que no lo tienes. Antes de comprar verifica la cantidad de mercanca que tienes en la existencia. Observa y estudia tu competencia.

Software

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Para ingresar existencias a un producto existen en Kardex Tauro los siguientes metodos: Por Inventario Inicial: desde la ventana Kardex Por Ordenes de Compra: desde la ventana Lista de Compras Por Traslados Internos: desde la ventana Ingresos X Traslado Por Reintegro de Mercancia: desde la ventana Reintegros

A continuacion se explican: Inventario Inicial

Esta manera de incrementar el Inventario solamente es aconsejada al momento de iniciar a trabajar con el Programa Kardex Tauro, y se usa para ingresar las existencias iniciales. Evite usar este metodo para hacer ajustes. En la medida de lo posible use otros metodos ya que as se documentan y refencian mejor.

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Ordenes de Compra

Esta es la forma correcta de relacionar sus rdenes de Compra y posteriores Ingresos a Bodega causados con dicha orden de Compra. El Kardex Tauro permite hacer Ingresos Parciales a bodega. Recuerde: El proceso de rdenes de Compra es: Crear la Compra Aprobar la Compra Recibir la Compra

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Traslados Internos

Cuando se enva mercanca desde una Bodega a otra (correctamente seria decir: Entre Centros de Costo) se utiliza este mtodo. As: La Bodega A enva mercanca a la Bodega B En la Bodega A se crea una remisin de Salida En la Bodega B al momento de recibir la mercanca se crea una Remisin de Entrada

Estas remisiones de salida se pueden exportar como archivos planos que pueden ser enviados por email, USB, etc. As que para cargar las existencias en la Bodega B, no es necesario re digitar la remisin, solo basta con importar la Remisin enviada.

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Direccion Formas, medios y contenidos de comunicacion Los informes constituyen los medios bsicos de comunicacin dentro de una organizacin, como compras est muy interrrelacionada con diferentes dependencias se recomienda utilizar todas las formas de comunicacin incluyendo el informe. Es importante para que exista un buen informe debe haber claridad de presentacin, que las ideas sean sencillas y concisas y para que la informacin presentada sea perfectamente verificable debe cumplir con el requisito de precisin. El propsito de los informes es de: 1. Comunicar Informacin. 2. Ayudar a la Evaluacin. 3. Ayudar al Autoanlisis (en nuestro caso a Compras). 1.- Informacin Un informe es un instrumento de control gerencial que proporciona informacin para tomar una decisin o juzgar una actividad. Esta informacin debe estar considerada con los factores significativos. En cuanto a compras se utilizan para interpretar las acciones, motivos y planes de este departamento. Se explican las dificultades existentes y las condiciones del mercado de tal forma que la gerencia haga los ajustes necesarios para coordinar los esfuerzos de todos los departamentos. 2.- Evaluacin Otro propsito importante de los informes es el de evaluar el rendimiento del Departamento. Al presentar compras informes educan a la gerencia acerca de sus actividades y de la contribucin del departamento de compras en las utilidades y a las diferentes metas de la organizacin, logrando el reconocimiento respectivo. 3.- Autoanlisis

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Para conseguir este propsito, compras debe de buscar y reunir los datos sobre su desempeo analizando e interpretando dichos datos. Compras deben descubrir los procedimientos y prcticas que sean modificables con el objeto de mejorar la eficacia total del departamento. Normalmente el plan y el presupuesto de materiales cuando son presentados a nuestros superiores para su aprobacin, proporcionan los informes bsicos respecto a la actividad. Existen algunos Principios de la Preparacin de Informes, que deben ser breves y explcitos evitando expresiones extravagantes. Normalmente el receptor es una persona ocupada por lo que es necesario se considere algunos puntos importantes. A) Dirigido a una Persona Especfica, teniendo en cuenta las motivaciones, necesidades y limitaciones del tiempo. B) Ser Objetivo, mencionando los hechos y conclusiones; si hay que incluir opiniones personales tendr que mencionar un mnimo de emotividad. C) Especfico, mencionar los hechos importantes, destacando lo esencial. D) Ahorrar el tiempo al lector, se debe dar forma al informe, para lo cual si contiene un resumen y conclusiones, el ejecutivo lo leer rpidamente, llegando a los temas importantes. E) Interpretacin de Datos, ser necesario resaltar hechos y las relaciones significativas, es recomendable hacer comparaciones con los perodos anteriores. F) No hacer conclusiones dudosas e innecesarias. G) No excederse, slo dar los informes necesarios, deben ser significativos y ser revisados peridicamente para ver si an se usan y si sirve su propsito.

Capacitacion Un factor de gran importancia es que la empresa no debe de considerar al proceso de capacitacin, como un hecho que se da una sola vez para cumplir con un requisito. La mejor forma de capacitacin es la que se obtiene de un proceso continuo, siempre buscando conocimientos y habilidades para estar al da con los cambios repentinos que suceden en el mundo de constante competencia en los negocios.

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Objetivos de la capacitacin, Proporcionar a la empresa recursos materiales altamente calificados en trminos de servicio y calidad. Desarrollar el sentido de responsabilidad hacia la empresa a travs de una mayor competitividad y conocimientos apropiados. Lograr que se perfeccionen los ejecutivos y empleados en el desempeo de sus puestos tanto actuales como futuros. Mantener a los ejecutivos y empleados permanentemente actualizados frente a los cambios tecnolgicos que se generen proporcionndoles informacin sobre la aplicacin de nueva tecnologa. Lograr cambios en su comportamiento con el porosito de mejorar las relaciones interpersonales entre todos los miembros de la empresa.

El departamento de compras es el encargado de realizar las adquisiciones necesarias en el momento debido, con la cantidad y calidad requerida y a un precio adecuado. Este departamento anteriormente estaba delegado a otros departamentos principalmente al de produccin debido a que no se le daba la importancia que requiere el mismo; puesto que debe de proporcionar a cada departamento de todo lo necesario para realizar las operaciones de la organizacin.

Importancia del Departamento de Compras Toda empresa tiene un departamento de compras, en l recaen las responsabilidades de adquirir los insumos (materia primas, partes, herramientas, artculos de oficina y equipo) indispensable para la produccin de bienes y servicios, poniendo mucha atencin para conseguirlos. Los recursos materiales son guardados en el almacn y con posterioridad se surten a los departamentos que lo requieran. Por otra parte, el departamento de compras puede tener una aportacin a la productividad, mediante prcticas de ahorro en el costo de los recursos materiales y servicios adquiridos, por ejemplo, adquiriendo materiales a bajos precios y de buena calidad, lo cual rendir en costos ms bajos. Factores en la decisin de una compra Los tres principales factores en la decisin de una compra son: 1. La calidad

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2. La funcionalidad 3. El precio

Metodo de motivacion

La motivacin consiste en el acto de animar a los trabajadores con el fin de que tengan un mejor desempeo en el cumplimiento de los objetivos. A travs de la motivacin logramos un mejor desempeo, una mayor productividad, una mayor eficiencia, una mayor creatividad, una mayor responsabilidad, y un mayor compromiso por parte de los trabajadores. Pero sobre todo, logramos trabajadores motivados y satisfechos, capaces de contagiar dicha motivacin y satisfaccin al cliente, es decir, capaces de ofrecer por iniciativa propia un buen servicio o atencin al cliente. Brindarles oportunidades de desarrollo y autorrealizacin Consiste en brindarles oportunidades o posibilidades de autorrealizacin, logro, crecimiento, desarrollo profesional y personal. Para ello, podemos delegarles u otorgarles mayor autoridad, mayor poder de decisin, mayor autonoma, mayores responsabilidades, mayores facultades, nuevas funciones, nuevas tareas, nuevos retos, nuevas metas, nuevas oportunidades para que expresen su creatividad. Mostrar inters por ellos Consiste en mostrar inters por sus acciones, logros o problemas; no slo por lo que suceda dentro del mbito de la empresa, sino tambin, por lo que pueda suceder en su vida personal. Hacerlos sentir tiles y considerados Otra tcnica de motivacin es hacer que el trabajador se sienta til, considerado y que sienta que es importante y tomado en cuenta por la empresa.

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Para ello, debemos otorgarles una mayor participacin, por ejemplo, permitiendo que expresen sus ideas u opiniones, incentivando a que nos den sus sugerencias, por ejemplo, a travs de encuestas, que adems de hacerlos sentir tiles y considerados, nos permite obtener sugerencias valiosas para la empresa. Darle buenas condiciones de trabajo Otra tcnica de motivacin consiste en procurar que el trabajador tenga buenas condiciones laborales.Para ello, debemos procurar que cuente con un buen sueldo o salario, que cuente con posibilidades de ascender, que cuente con seguros, con beneficios sociales, y con todos los beneficios que obliga la ley. Control Desarrollo de indicadores Asistencia del personal (individual) Total de faltas al mes / Total de asistencias al mes