Auditorias

Jennifer Garzon Zamudio

Definicin

La auditoria es una revisin cuidadosa, sistemtica e independiente de las actividades desarrolladas en una empresa o industria en particular, cuyo objetivo es determinar si se ajusta a los planes previstos, y/o preestablecidos, si se aplican eficazmente y son adecuados para alcanzar los objetivos.

Quien esta involucrado?

AUDITOR Una persona calificada para planear y conducir auditorias de acuerdo a un estndar y este estndar puede ser usado como referencia a una o ms auditorias.

CLIENTE Persona u organizacin que solicita la auditoria y as obtener seguridad en la calidad

AUDITADO La organizacin que es auditada; esta puede ser una organizacin completa o una parte de la misma.

Cualificacin de los Auditores

Personas abiertas, maduras, con sentido comn, tenacidad, realistas y con capacidad de anlisis.

Cualidades Personales

Aptitud para ver las situaciones complejas desde un punto de vista general y con espritu cooperativo y comunicativo.

Estudios secundarios, conocimientos de las normas aplicables, tcnicas de evaluacin de pruebas, apreciaciones y de informes. 4 aos de experiencia practica (aseguramiento de la calidad).

Formacin y experiencia
Estar al da en el conocimiento de las normas relativas a los SC y en los mtodos y procedimientos de las auditorias.

Mantenimiento de la aptitud

Participar en cursos de formacin y/o perfeccionamiento; estar sometido al examen de sus actuaciones por el comit.

Objetivos de las Auditoras

Objetivos de las Auditorias Determinar la conformidad o no de los elementos del SC con los requisitos observados. Determinar la eficacia del SC implantado para alcanzar los objetivos. Proporcionar al auditado la oportunidad de mejorar su SC. Hacer que se cumplan los requisitos reglamentarios. Permitir la inscripcin del SC del organismo auditado en un registro. Razones para realizar una Auditoria

Hacer la evaluacin inicial de un suministrador antes de establecer relaciones contractuales. Verificar en el organismo, que su SC cumple los requisitos establecidos y que realmente esta implantado. Verificar que, en una relacin contractual, el SC del suministrador es eficiente. Hacer la evaluacin, en el marco del propio organismo, de su SC con relacin a una norma de SC.

 Las auditorias pueden abarcar a toda la empresa en general o nicamente a determinados sectores de actividad, a un proceso, servicio o producto concert.
La metodologa y las tcnicas a emplear son en los diferentes tipos de auditorias muy similares, pero para preparar las auditorias hay que actuar de distinta forma segn las actividades.

Clasificacin de las auditorias en funcin de las actividades.

1.) Auditoria de Sistema
Tiene por objetivo verificar la eficacia del sistema de calidad implantando en la empresa o en un sector concreto. Este tipo de auditoria abarca mucho mas que una auditoria de proceso o producto.

Pretende verificar la eficacia del sistema de la calidad implantado en un proceso particular para asegurar la calidad de un producto o de un servicio. Se comprueba que las caractersticas del proceso cumplen con las especificaciones que de el se esperan. Las caractersticas de un proceso son las siguientes.

2.) Auditoria de Proceso

Que debe hacerse Quien debe llevarlo a cabo Donde y como debe ser hecho Que materiales, equipamentos y documentos son necesarios Como debe ser dirigido y registrado

3.) Auditoria de Producto ( o servicio)

Verifican la adecuacin de las caractersticas de uno o de varios productos o servicios con las necesidades de los clientes y los reglamentos y normas con las que deben mantener la conformidad. Podra considerarse como una supervisin del producto. Hay auditorias de producto acabado y intermedio.

Tipos de Auditorias
Auditoria ambiental Auditoria interna Auditoria externa Auditoria de calidad Auditoria de sistemas Auditoria informtica Auditoria financiera Auditoria contable Auditoria de cuentas Auditoria fiscal

Auditoria Interna
CLIENTE = AUDITADO

AUDITOR
1. Pertenece a organizacin cliente o auditada. 2. Organismo auditor subcontratado.

Es organizada por la propia empresa. Peticin de un sector sobre otro de la empresa. El auditor puede ser en este caso un miembro de la misma organizacin o una persona subcontratada. Medio de verificar el sistema de calidad Herramienta de mejora continua Debe trabajarse como una actividad concebida para aumentar el valor y mejorar todos los tipos de operaciones que lleve a cabo una empresa Resultados se presentan al responsable, para sacar conclusiones

Auditoria Externas
CLIENTE

AUDITADO

AUDITOR

El auditor en este caso no pertenece a la organizacin auditada (CONTADOR PUBLICO)

El cliente y el auditado no son la misma organizacin.

El cliente puede solicitar este tipo de auditoria por varios motivos. Auditoria de Evaluacin Auditoria de Seguimiento Dentro del Marco Contractual

AUDITORIA EXTERNA
Imparcialidad, no tenga relacin directa con el rea Objetividad Honradez Capacidad de anlisis y sntesis Capacidad de comunicacin y diplomacia. Capacidad de juicio Tolerancia Rigor en los hechos Concentracin

AUDITORIA INTERNA
Conocimiento y comprensin del proceso de auditorias y normativa de base. Bases de la gestin de calidad Bases estadsticas Tcnicas para la solucin de problemas Como escribir informes de auditoria Informacin especifica sobre producto, proceso o sistema.

Eleccin del Auditor jefe

Conviene confiar a un auditor la responsabilidad del equipo auditor y de la propia auditora. Debe haber realizado al menos 3 auditorias completas y tener aptitud de comunicacin y gestin del equipo.

Responsabilidades

Funciones responsabilidades y tareas de los auditores

Responsable final de todas las fases de la auditora; debe preparar el plan y presentar el informe de la auditora . Participar en la seleccin de los miembros del equipo auditor y presentarlos ante el auditado.

AUDITOR JEFE
Funciones

Definir los requisitos de cada trabajo de la auditora. Revisar la documentacin del SC. Dar instrucciones al equipo auditor. Informar y comunicar al auditado sobre los resultados de la auditora, las no conformidades crticas y los obstculo importantes durante el curso de la auditora.

Funciones, responsabilidades y tareas de los auditores

Responsabilidades

Elaborar un informe sobre los resultados de la auditoria y consignar las observaciones. Cooperar con el auditor jefe. Preparar y realizar con eficacia las responsabilidades asignadas.

AUDITORES

Funciones

Actuar con objetividad y limitarse al mbito de la auditoria. Respetar la deontologa profesional. Recoger y analizar datos para obtener conclusiones relativas al SC auditado.

Funciones responsabilidades y tareas de los auditores

AUDITADO

Informar al personal afectado sobre el objeto y finalidad de la auditora; designar a los mandos de su personal para que acompaen al equipo auditor. Poner a disposicin del equipo auditor los medios necesarios para asegurar el desarrollo optimo de la auditora.
Cooperar con los auditores para alcanzar los objetivos de la auditora. Determinar e iniciar las acciones correctoras atendiendo al informe de la auditora.

Responsabilidades

Cmo auditar?
Revisin preliminar del SC auditado -Si el SC no es el adecuado conviene no continuar con la auditora. -Base para preparar la auditora y juzgar el SC auditado. Documentos de trabajo - Listas de verificacin para cada elemento del SC. - Formularios para recoger observaciones y formularios para consignar evidencias.

PREPARACIN DE LA AUDITORIA
Tareas del equipo auditor -Conviene asignar a cada auditor la auditora de elementos Especficos del SC. Esta asignacin ser hecha por el auditor jefe. Plan de la auditora - Conocido con antelacin. - Flexible para permitir cambios durante la auditora. -Debe incluir: objetivos, identidades del equipo auditor, fecha y lugar de la auditora, reas a auditar... 17

Cmo auditar?
Reunin inicial
- Presentacin del equipo auditor y de un resumen de mtodos y procedimientos a utilizar. - Confirmar el horario de reuniones intermedias y final, y la disponibilidad de medios e instalaciones que se precisen.

EJECUCIN DE LA AUDITORIA
Observaciones de la auditora - Documentar todas las observaciones y determinar las que deben considerarse no conformidades. - Las no conformidades deben referenciar los requisitos que se Incumplen.

Recogida de evidencias - A travs de entrevistas, examen de documentos y observacin de las reas afectadas. - Anotar los indicios de no conformidad para su posterior investigacin. .

Reunin final con el auditado - Presentar: las observaciones de la auditora a la direccin del auditado y asegurarse de su comprensin; las conclusiones del equipo auditor relativas al SC. -Levantar acta de esta reunin.

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Cmo auditar?
Informe de la Auditora

Es responsabilidad del auditor jefe. El informe tiene por objeto exponer los hechos, no analizar las causas, ni recomendar acciones correctoras. En caso de duda sobre alguna situacin auditada, no considerarla. Debe contener: objetivo y alcance de la auditora, observaciones de no conformidad, capacidad del SC para alcanzar los objetivos definidos, lista de distribucin del informe...

Cmo auditar?
Comportamiento del auditor

Procurar buen aspecto; el lenguaje debe ser simple, preciso y adaptado al interlocutor. Generalmente el auditor debe escuchar y mantener un tono de cooperacin. Para estudiar una situacin, usar las tradicionales: qu? cmo? dnde?... Retener solo los hechos. No tener en cuenta rumores o suposiciones. Tener en todo momento el control de la auditora. Preguntar y escuchar, no discutir. Adaptarse a la situacin y al auditado. Examinar en detalle la documentacin.

Recomendaciones practicas

Bibliografa
Sangesa Snchez Marta , Mateo Dueas Ricardo, Ilzarbe Izquierdo Laura.Teora y prctica de la calidad 2006 International Thonsom Ediciones Paranifo, S.A. www2.uca.es Auditoras