Le classement

A- Dfinition
Le classement est une technique qui consiste ranger dans un ordre mthodique les documents selon un ordre prtabli, de faon pouvoir se procurer facilement et rapidement linformation recherche. Principes de classement Un bon classement doit tre :

Simple, global, volutif (prend en compte tous les sujets traits), Applicable tous les documents, Valable pour tout le personnel, Supervis par 1 seule personne (check-in/check-out).

Il y a plusieurs faons de prvoir et dorganiser un bon classement parce que les documents classer sont, en gnral, varis et les personnes qui recherchent une information ne portent pas toujours de mme donnes.

On distingue alors : - les ordres fondamentaux : Classement alphabtique Classement numrique Classement thmatique (ou idologique) - les ordres drivs : Classement dcimal Classement chronologique Classement gographique Classement alphanumrique 1. Les ordres fondamentaux

Avant dentamer ltude des diffrents ordres ou modes de classement, il est ncessaire de dfinir les mots suivants :

Prpar par Mme Aicha ZAHRI

1/72

Le classement
- Norme : ensemble de rgles alphabtiques qui ont t normalises. - Rubrique : mot ou groupe de mots constituant lintitul du document classer. - Mot directeur : faon de prsenter une rubrique pour son classement. - Renvoi : inscription supplmentaire dune rubrique pour renvoyer au mot directeur retenu, lorsquil y a hsitation sur le choix de celui-ci.

Prpar par Mme Aicha ZAHRI

2/72

Classement Alphabtique -1
A Principe Le classement alphabtique consiste ranger les mots daprs lordre des lettres dans lalphabet. Le classement selon cet ordre est souvent dlicat pour les dnominations comportant plusieurs mots. En effet, il faut choisir dans chaque dnomination ou chaque rubrique le mot directeur. Puis pour faciliter les recherches, il faut mettre le mot directeur en vidence en indexant la dnomination. Ainsi, pour dterminer les mots directeurs dans une rubrique complexe, nous allons appliquer les rgles dfinies par la norme lAFNOR (Association Franaise de NORmalisation). B- Etude de la norme : 1er cas : la rubrique contient des noms propres On classe au premier nom propre : Exemple : Etablissement TALEB et compagnie JEAN frre et compagnie Quand une rubrique renferme 2 noms propres dont lun est un prnom, lautre est un nom de famille ; on classe par nom de famille. Exemple : Htel NABILI Farah Les particules Le, La, L, Du, Des, Ibn, Abou, Ben, Ait, Abd sont considres comme faisant partie du nom, sauf les particules de et d : Exemple :
Prpar par Mme Aicha ZAHRI 3/72

Classement Alphabtique -1
Papeterie la Fontaine LA FONTAINE (papeterie) Les titres dhonneur ne sont considrs comme mot directeur que lorsquils sont employs seuls ou bien relis un autre nom par un trait dunion :

Exemple : Caf Moulay Hpital Moulay-Abdellah Mosque lalla soukayna

MOULAY (caf) MOULAY-ABDELLAH (hpital) SOUKAYNA (Mosque lalla)

On classe au prnom sil est seul ou sil est reli au nom de famille par un trait dunion : Exemple : Salon de coiffure Mohammed Htel Pierre-andr Lorsque une rubrique renferme 2 noms de famille, on choisi comme mot directeur le premier nom de famille :

Exemple : Cabinet chabab et Alaoui

CHABAB et Alaoui (Cabinet)

la lettre S prsente une exception avec les mots dbutants par SAINT : les noms dbutant par saint (ou sainte, saints) sont classs la fin de la lettre S ; entre eux, on suit les rgles normales du classement alphabtique. Exemple : salah sera class avant saint-laurent et SaintTropez Caf Salah Etablissement Salim Restaurant Saint-Laurent Htel Saint-Tropez 2me cas : la rubrique contient des noms gographiques
Prpar par Mme Aicha ZAHRI 4/72

Classement Alphabtique -1
Tout nom de localit, rgion ou pays est considr comme nom propre, alors mot Directeur. On classe au premier nom propre, sans tenir compte des particules : Exemple : Les conserveries de Safi Les minoteries de Casablanca Caf de lAtlas les points cardinaux et leurs composs et le mot centre sont considrs comme nom propre, sil nen existe pas dautres et sils sont employs (seuls) sans complment : Exemple : Le garage du centre La gazette du sud marocain Socit laitire de louest du Maroc Les noms dbutant par un article simple (le, la, les, un, une) ou prcd dun article contract (du, de, des) se classent daprs le nom caractristique : Exemple : Grand garage de la Koutoubia Htel du Rif Maroquinerai des Ouled Teima 3me cas : la rubrique contient des noms publicitaires : On classe au premier mot du nom utilis titre publicitaire lexception des articles ou prpositions suivants : au, aux, d, de, des, du, l, la, le, les. On considre comme noms publicitaires : Les mots ou ensemble de mots invents pour les besoins de la publicit : Exemple : Grand magasin Bata Radio casette Philips
Prpar par Mme Aicha ZAHRI 5/72

Classement Alphabtique -1
Les noms historiques, et lgendaires : Exemple : Restaurant Don Quichotte Htel des Mrinides Librairie la Goconde Les mots pouvant tre isols dans la rubrique. On ne tient pas compte des articles, ni des propositions (, de, pour, en, dans, avec, sur, par, sans) Exemple : Journal lopinion Ptisserie A la coupe dor Publication Pour nous Les mots trangers publicitaire : Exemple : Caf du stade du Foot-Ball Manufacture de Pull-Over 4me cas : la rubrique ne contient aucun nom propre (de personne, gographique, publicitaire ou assimils) On classe au premier nom commun sauf socit ou compagnie Exemple : Les caves marocaines Comptoir des importations Toutefois, sil ny a pas de nom commun autre que socit ou compagnie, on classe lun de ces noms : Exemple : Socit industrielle et commerciale Compagnie aropostale Quand un nom commun est prcd dun adjectif qualitatif, on classe ladjectif qualitatif : Exemple :
Prpar par Mme Aicha ZAHRI 6/72

Classement Alphabtique -1
Grand soldeur Quand un nom commun est prcd dun adjectif numral, on classe ladjectif numral : Exemple : Htel du Dix-septime sicle Aux cent mille chaussures Si un adjectif est employ comme nom (substantivement), il est alors considr comme mot directeur de classement : Exemple : Les jeunes du village. La royale imprimerie 5me cas : la rubrique est forme dinitiale ou sigle : On classe toujours daprs la premire lettre : Exemple : R.A.M U.N.E.S.C.O Indexage des rubriques : On appelle ainsi la manire dcrire une rubrique afin de faciliter un classement alphabtique. Pour indexer correctement il faut : - dabord crire le mot directeur (en majuscule) - puis les mots qui suivent - enfin entre parenthses, les mots prcdents Exemple : Rubriques non indexes indexes Caf des Quatre Etoiles des) Htel SAFIR Rubriques QUATRE toiles (caf SAFIR (htel)

Prpar par Mme Aicha ZAHRI

7/72

Classement Alphabtique -1
La Royale Imprimerie, casa casa (la) ROYALE imprimerie,

Prpar par Mme Aicha ZAHRI

8/72

Classement Alphabtique -1
C- Avantages et inconvnients : Avantages Simple dans son principe, le classement alphabtique de noms et de mots noffre pas de difficults. Inconvnients Compliqu : lorsquil sagit de classer des dnominations

Rapide lorsquil porte sur un nombre restreint de documents

Lent : lorsquil porte sur un nombre important de documents dont les mots directeurs de classement peuvent tre homonymes ou composs de lettres identiques.

Extensible : il est toujours possible dinsrer de nouvelles dnominations ou un nouveau dossier entre deux dnominations ou deux dossier dj existants.

Peu sr : sauf prcautions particulires, il est difficile de dceler le dclassement ou labsence dun dossier Limite : dans son dveloppement pas de problme matriels (liste modifier ou refaire, dossier dplacer etc

Utilisation Le classement alphabtique sadapte particulirement au classement des noms de personnes, des raisons sociales de socit, clients, fournisseurs, personne dune entreprise, abonns un service ou un journal une assurance, lves des coles etc

Prpar par Mme Aicha ZAHRI

9/72

Classement Numrique -2

A- Principe Lordre numrique est bas sur la connaissance universelle de la suite naturelle des nombres entiers. (Si lalphabet est limit 26 lettres, la suite naturelle des nombres entiers est illimite). Les objets, les documents sont classs dans lordre des numros qui leurs sont attribus, au moment de leur cration. Le classement numrique ncessite lemploie de deux rpertoire :
1. un

rpertoire alphabtique : pour retrouver le numro de document 2. un rpertoire numrique : pour affecter chaque nouveau document un numro Exemple : Rpertoire Numrique N Rubriques 1 La grande casablancaise 2 Transport rapide du Nord-Ouest du pays 3 Socit du Pull-over 4 Imprimerie Royale de lAtlas Rpertoire Alphabtique N Rubriques 4 ATALAS (imprimerie Royale de l) 1 GRANDE casablancaise (la) 2 NORD-OUEST du pays (transport rapide du) 3 PULL-OVER (socit) NB : on appel le numro donn la cote La cote dune pice est attribue en fonction de larrive ou rception du dossier

Prpar par Mme Aicha ZAHRI

10/72

Classement Numrique -2
B- Avantages et inconvnients : Avantages Rapide : en ajoute facilement des chiffres que des lettres Inconvnients Rpertoire alphabtique indispensable Une double recherche est ncessaire : consultation du rpertoire alphabtique et la recherche dans le meuble de classement

Extensible : on peut classer facilement de nouveaux dossiers

Discret : les indices numriques ne signifient rien pour les personnes qui ne dispose pas de rpertoire alphabtique

Sr : on saperoit facilement de labsence ou de dclassement dun dossier. Utilisation

Le classement numrique est utilis principalement pour les dossiers des tiers..

Prpar par Mme Aicha ZAHRI

11/72

(Classement Idologique (Thmatique -3

A- principe Le classement idologique se fait laide dun plan de classement, tabli partir des documents classer. Ceux-ci sont rpartis par sujet ; chaque sujet est divis en sous sujets, eux mmes subdiviss, et ainsi de suite. Lanalyse des sujets et de sous-sujets sera dautant plus approfondie que la varit des documents classer est importante. Lorsquun document comporte plusieurs ides , juges essentielles, il est indispensable dutiliser des renvois. Les sous sujets et les subdivisions sont classs soit par ordre alphabtique soit par ordre numrique. Exemple : Un magasin arts mnagers veut classer la documentation quil reoit rgulirement de fournisseurs ventuels. Il divisera la documentation reue en grands groupes ou sujets savoir :
Cuisinires : Appareils de chauffage

cuisinire bois
Radiateurs : radiateur

Appareils

Sous-sujets

gaz radiateur

Subdivision

Aspirateurs : Balai Boule

Sujet

Appareils mnagers

Prpar par Mme Aicha ZAHRI

12/72

Cuisinire lectrique : 2 feux 3 feux

(Classement Idologique (Thmatique -3

B- Avantages et inconvnients : Avantages Ce classement est pratiqu pour la recherche qui peut tre longue dune documentation Extensible : il est toujours possible de crer de nouveaux groupes Inconvnients Il est difficile dorganiser lavance un plan de classement

Ne prsente aucune scurit : il ne permet pas de dceler labsence dun document

Rapidit dans la recherche

Emploi dlicat : toute erreur sur lide du document prolonge la recherche.

Peut se combiner avec dautre ordre de classement

Utilisation

Le classement idologique est utilis principalement dans les bibliothques et pour le classement de la documentation.

Prpar par Mme Aicha ZAHRI

13/72

Les Ordres drivs

1- Classement dcimal

A- Principe Le classement dcimal est une combinaison entre lordre numrique plus lordre idologique. Ce mode a t imagin par un bibliothcaire amricain appel DEWY pour unifier les cotes des ouvrages. Le classement dcimal comme son nom lindique est bas sur le principe de la numrotation dcimale universelle (D.U). Les documents classer sont diviss en 10 groupes principaux numrots de 0 9 et ensuite chacun de ces groupes est subdivis en 10 sous groupes qui peuvent nouveau tre divis en 10 autres catgories et ainsi de suite. La classification dcimale repose sur le principe suivant : entre 2 nombres dcimaux conscutifs de mme ordre, il est toujours possible dintercaler 10 nombres dcimaux conscutifs. Exemple : 1 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 2 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 3 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 Exemple : Pour classer daprs le mode dcimal les documents suivants qui portent les numros ci-aprs : 37-684-379-106-3215-364-6001-24-282-901-1005-2451-24513701-501 1 1005 106 2 24 2451 282 3 3215 364 37 3701 379 4 14/72

5 501

6 601 6001 684

Prpar par Mme Aicha ZAHRI

Les Ordres drivs

1- Classement dcimal

Prpar par Mme Aicha ZAHRI

15/72

Les Ordres drivs

B- Avantages et inconvnients :

1- Classement dcimal

Inconvnients Organisation longue : il exige Parfaitement adapt au une analyse prliminaire trs classement et la recherche de pousse pour tablir un plan de documentation classement Emploi dlicate : toute erreur sur lide essentielle du document prolonge la recherche

Avantages

Extensible linfini

Difficults pour reprer labsence dun document.

Utilisation Le classement dcimal de nombreuses utilisations : classement de la documentation dans les entreprises classement des livres dans les bibliothques classement des comptes dans le plan comptable.

Prpar par Mme Aicha ZAHRI

16/72

Les Ordres drivs

A- Principe

2- Classement chronologique

Le classement chronologique consiste classer les documents dans lordre de la suite naturelle des dates : annes, mois, jours (quantimes). Il est utilis lorsque la date apparat comme un lment essentiel pour identifier un document. Le document sera class par rfrence sa date de cration. Dans ce mode de classement, le document le plus rcent doit toujours tre plac sur le dessus. Le classement chronologique est complt par un classement numrique. Exemple : Fvrier 2009. 1 socits marocaines de peinture 2 socits de tissage FILATIS 3 socit de courtage GRACOM mars 2009. 4 Standard tlphonique 5 socit industrielle Gazire 02/02/09 12/02/09 21/02/09 02/03/09 24/03/09

Prpar par Mme Aicha ZAHRI

17/72

Les Ordres drivs

B- Avantages et inconvnients : Avantages Simple

2- Classement chronologique

Inconvnients Impossible de constater labsence dun document

Extensible

Difficult de retrouver un document dont on ne connat pas la date prcise

Le document le plus rcent est immdiatement visible.

Utilisation Le classement chronologique est adapt pour le : classement de la correspondance des doubles lettres envoyes classement des effets de commerce classement des revues et de journaux.

Prpar par Mme Aicha ZAHRI

18/72

Les Ordres drivs

A- Principe

3- Classement Gographique

Le classement gographique est une combinaison de lordre idologique et de lordre alphabtique. Le classement gographique est bas sur la connaissance des divisions et des Subdivisions territoriales ou administratives dune unit gographique : pays ville province commune dpartement quartier arrondissement etc. Il est souvent associ un classement numrique ou alphabtique. Exemple: CASABLANCA - ALAOUI (cabinet mdical) - MOUKTAR (clinique) ESSAOUIRA - RAFFINERIE (socit marocaine de) - ELJABRI (groupe industrielle)

Prpar par Mme Aicha ZAHRI

19/72

Les Ordres drivs

B- Avantages et inconvnients : Avantages Simple dans son principe

3- Classement Gographique

Inconvnients Exige de srieuses connaissances en gographie

Extensible puisquil peut se subdivis

Ncessite aussi lemploi dun dictionnaire et de cartes gographiques

Difficile de remarquer labsence dun dossier

Utilisation Le classement Gographique est utilis pour les : services des abonnements (revues, journaux) services de vente par correspondance agences de publicit services commerciaux des entreprises

Prpar par Mme Aicha ZAHRI

20/72

Les Ordres drivs

A- Principe

4- Classement Alphanumrique

Le classement alphanumrique est une combinaison entre le classement alphabtique et numrique : il consiste dabord rpartir les documents dans des classes alphabtiques prtablies, puis, lintrieur de celles-ci, de leurs attribuer, selon leurs ordre darrive, un numro. Les dossiers sont dabord classs dans lordre alphabtique, formant ainsi un groupe ou une classe, on attribue un numro chaque document son arrive. Dans chaque classe un guide. Exemple dun guide : A AMINE ALBALA ALAOUI 01 02 03 B BETA (pharmacie) BANQUE marocaine de commerce 01 de classement alphabtique, un rpertoire

alphabtique concis est donc ncessaire, il figure en gnral sur

On peut classer les pices dans lordre darrive de la suite naturelle des dates, les dossiers ne vont pas tre class selon un ordre alphabtique mais selon lordre des dates. On peut aussi les classer selon la date de consultation Exp : contrats, les contrats dassurance
Prpar par Mme Aicha ZAHRI 21/72

Les Ordres drivs

4- Classement Alphanumrique

Prpar par Mme Aicha ZAHRI

22/72

Les Ordres drivs

4- Classement Alphanumrique

B- Avantages et inconvnients : Avantages Simplicit Inconvnients Impossibilit de constater labsence dun document Difficile de retrouver un document dont on connat pas la date fixe La consultation de guide est longue, surtout sil y a des sous-classes Ncessit de tenir un rpertoire pour chacune des classes Les divisions alphabtiques doivent tre fixes lavance si non on doit compltement changer le classement lors de la cration de nouvelle subdivision. Utilisation on principe ce mode de classement est trs peu utilis, il peut servir pour ranger les dossiers mdicaux et classer les plaques de voitures

Extensibilit

Sret

Prpar par Mme Aicha ZAHRI

23/72

Les dossiers et classeurs 1- les dossiers

Un dossier est sous sa forme la plus simple, une chemise en carton mince ou fort dont les documents sont placs. Le choix de celle-ci est en fonction de la nature des documents classer, de la frquence de leur consultation et de la dure de leur conservation.

Dossiers ordinaires
1les sous chemises elles sont en papier ou en carton moins pais que celui des chemises. Elles sont places dans les chemises pour sparer les diffrentes parties. a) Les dossiers plats ingaux ou onglets : Ils sont employs dans le classement vertical. Les dossiers sont plis ingalement de telle manire quun plat dpasse lautre de 15mm ; le plat dpassant reoit dindexage. Si les plats sont gaux ; lun deux peut tre men dun onglet dindexage.

Dossiers spciaux
1- les chemises dos ondul : elles sont entoiles sur toute la longueur de leurs plis pour assurer une meilleure rsistance aux diverses manipulations. Elles peuvent avoir un ou plusieurs plis pour permettre dinsrer un grand nombre de document. 2dossiers bande lastique : les bandes maintiennent le dossier ferm et vite que les documents se glissent.

3- dossiers Rabats latraux : sont ferms sur les quatre cts ce qui vite le glissement des documents et permet une meilleure conservation. 4- dossiers suspendus : ils sont en carton fort, ils comportent deux tiges de suspension dont les extrmits reposent sur des rails. 5- dossiers sangles : ils comportent deux plats solides et un dos extensible en toile. Une sangle est menue dune boucle pour le serrage et place autour de dossier et qui maintient lensemble et vite la chute de document

Prpar par Mme Aicha ZAHRI

24/72

Les dossiers et classeurs 2- les classeurs : Les classeurs ordinaires

1- classeurs tirettes : ils sont en carton plus au moins fort o les documents sont maintenus entre deux glissires mtalliques serres par une bande ce qui vite le glissement des documents. 2- classeurs pinces mtalliques : on carton fort, plastifis, ils sont munis dun ressort de forme trs variable que len lve pour placer et extraire les documents. Ce systme vite tout dplacements des documents mais risque de dtriorer les feuilles de papier pelure. 3- classeurs tiges et anneaux briss : sont en carton fort et plastifi, ils sont munis de mcanisme 2,4 ou plusieurs anneaux. Louverture de ces anneaux commands ou non commandes par un levier permet lintroduction ou le retrait des documents. Ils sont trs rsistant et assurent une bonne conservation des documents. 4- les biblorhaptes : sont des classeurs tiges trs pais pouvant contenir jusqu mille documents sont dons utiliss spcialement pour le classement de la correspondance.

Les classeurs trieurs

1- parapheurs (classeur signature) : les lettres signer sont places entre les pages de parapheur, cest un grand cahier compos de feuilles perces au centre, ce dernier permet de sassurer quaucune lettre na t oublie. 2- dossiers trieurs :ce classeur dos extensible est divis par des cloisonnements qui permettent de rpartir les pices selon un ordre prvu. Exp : jrs, mois etc.. des indexes permettent douvrir le dossier lendroit voulu. 3- classeurs trieurs du bureau : se sont des boites avec ou sans fermeture contenant des guides qui servent comme signalisation.

Prpar par Mme Aicha ZAHRI

25/72

Indexage et Signalisation I - Indexage Dfinition :

Indexer un dossier cest porter en clair sur la partie visible le titre de dossier, cest galement indiquer les mentions essentielles du classement : Exp : pour le classement alphabtique je mets des lettres sur les guides o pour le classement numrique je mets des chiffres o pour le classement gographiques je mets les noms des dpartements..
o

Les indications peuvent tre portes sur : o

o

des guides les onglets fentre.

1les guides : Ce sont des intercalaires en carton, mtal ou matire plastiques. Ils sont de mme dimension que les dossiers mais portent des dpassants o sont inscrites les mentions utiles de classement. 2onglets fentre : Lorsque les guides ne portent pas de dpassants on utilise des onglets fentre de diffrents dimensions. Parfois on utilise la place des onglets des papillons gomms.

II- signalisation
La signalisation est le moyen visuel qui nous permet de mettre en vidence certains caractres communs un groupe de dossier. On met souvent en valeur des renseignements permanant Pour signaler les dossiers des clients domicilis dans le zone du sud, dans la zone Nord on emploi des dossiers de couleurs diffrentes, des onglets fentres de

Prpar par Mme Aicha ZAHRI

26/72

Indexage et Signalisation
taille et de couleurs diffrentes, des papillons gomms que lon colle sur la partie visible de fichier. La signalisation mobile pour indiquer des renseignements temporaires. Exp : on vous demande dindexer un dossier dont la rubrique est : grand magasin toutes choses , Rabat ; utilisez les moyens de signalisation de votre choix pour indiquer la ville.

TOUTES CHOSES (grand magasin)

Lgendes : Rabat Fs Meknes

Prpar par Mme Aicha ZAHRI

27/72

Indexage et Signalisation

Classement centralises ou dcentralise : - Un classement dcentralis est confi aux utilisateurs de bureau ou de service. - Un classement centralis est assur par des employs spcialiss disposant dun matriel perfectionn.

Prpar par Mme Aicha ZAHRI

28/72

Procds du classement
Principe : Il existe 3 procds du classement fondamentaux :

I. classement horizontal II. Classement vertical

1) 2) Classement vertical ordinaire Classement vertical suspendu
a)

classement vertical suspendu visibilit

suprieure
b) c)

classement vertical suspendu visibilit latrale classement vertical suspendu visibilit oblique

III. Classement debout.

Prpar par Mme Aicha ZAHRI

29/72

Procds du classement I- Le classement Horizontal

Principe : Les dossiers sont poss horizontalement les uns sur les autres, le dos tourn vers lextrieur cd vers lutilisateur. Dossiers utiliss Indexage On ne peut adopt ce classement quavec des dossiers volumineux en nombre important Lindexage est port sur le dos du dossier o Les rayonnages : ces meubles existent en bois ou en mtal les dossiers sont placs directement sur des tablettes, le dos tourn vers lextrieur. Es classeurs peuvent tre ferms ou non par rideau, coulissons. o Les classeurs clapets : ces meubles sont en mtal. Ils sont composs des alvoles (cellules, cases) indispensables indpendants ferms par un clapet. o Les basculants : ce procd permet au tiroir de se basculer vers lutilisateur et se place devant lui comme un tagre.

Les meubles

Avantages

o o o o

Il peut contenir des dossiers trs lourds Lensemble des cases est visible Le prix peu lev Pratique et rapide

Inconvnients

o Le prlvement (tirer un dossier) et la mise en place des dossiers en bas de la pile sont malaiss. o Les dossiers risquent de se dformer o o o o Dossiers trs pais (notaire, avocat, architecture etc) Fournitures de bureau (rame de papier, polycopies,) Plans et documents de grand format Les imprims publicitaires

application

Prpar par Mme Aicha ZAHRI

30/72

Procds du classement II- Le classement debout

Principe : Les dossiers, les livres sont classs verticalement, le dos tourn vers lextrieur cd vers lutilisateur : comme les livres dans une bibliothque. Dossiers utiliss Indexage On ne peut pas classer debout des chemises minces, car ceux ci scouleraient, il faut donc insrer dans des classeurs pais dos large comme les biblorhaptes, les classeurs serrage ou anneaux.. Lindexage est port sur le dos du dossier o Rayonnages simples o Rayonnages inclins pour les tagres infrieurs o Armoires bibliothques o Classeurs rotatifs : ils sont forms dun ou plusieurs plateaux superposs tourns autour dun axe o Classeurs tiroirs basculants : la face antrieure du tiroir bascule en avant comme la porte dun four dune cuisinire et vient se placer comme une tagre. Elle prsente alors les dossiers classs debout. o Sret : place libre si un dossier manque o Rapidit : retrait ou reclassement dun dossier ou dun livre facile ; o Visibilit : indexage et signalisation fixe aiss. o Ncessit dutiliser des classeurs spciaux trs rigides dun prix lev ; o Applications limites Le classement debout est utilis pour classer : o Des livres o Des revues o Des annuaires o Des archives o Des classeurs dos large (pour le classement des doubles de la correspondance envoye, des factures, des pices comptables)
31/72

Les meubles

Avantages

Inconvnients

application

Prpar par Mme Aicha ZAHRI

Procds du classement III- Le classement vertical : 1- classement vertical ordinaire

Principe : Dans ce procd de classement les dossiers poss verticalement les uns derrire les autres sur leurs plis. Dossiers utiliss Indexage On utilise des dossiers trs rigides plats gaux ou ingaux Lindexage est port soit sur : les intercalaires du classement, soit sur les dpassants ou sur un onglet fentre. La signalisation est surtout fixe. o Classeur mtallique : il comprend en gnral 3 4 tiroirs monts sur glissires. Les dossiers sont maintenus par des plaques de serrage ou par un compresseur. lindexage et la signalisation sont visibles sur la partie suprieure des dossiers. o Bac vertical o tiroirs amnags de sparation mtallique oblique : ce systme fait gagner de la place en hauteur mais ne permet pas lutilisation de lensemble de la profondeur de tiroir. grande contenance accs facile extensibilit visibilit : indexage satisfaisant le prix peu lev o affaissement des dossiers : si les dossiers ne sont pas rigides ou maintenus par des sparations. o Perte de place : perte de la longueur utile au classement car le fond du tiroir reste plus au moins utilis. Ce procd de classement permet le rangement dune grande varit de document et de dossiers : o Dossier client, fournisseurs o o o o o

Les meubles

Avantages

Inconvnients

application

Prpar par Mme Aicha ZAHRI

32/72

Procds du classement

Prpar par Mme Aicha ZAHRI

33/72

Procds du classement 2- Le classement vertical suspendu : a- C.V.S. visibilit suprieure

Principe : Il consiste placer les documents dans des chemises en carton fort dites Hamacs . Les hamacs sont munis : o Soit de deux tringles dont les extrmits en mtal ou en plastique reposant sur deux rails sur les bords dun tiroir, o Soit de 2 4 crochets fixs au milieu de hamacs, ces crochets sont poss sur une ou deux tringles du meuble. Les dossiers peuvent rester ouvert ou bien refermer par un rabat ou une tringle. Dossiers utiliss Indexage Le systme du rabat ou du tringle permet de maintenir les dossiers ferms ainsi les documents ne peuvent pas glisss dans lintervalle laiss entre deux hamacs. Suivant le meuble utilis, il y a plusieurs possibilits dindexage et de signalisation o Classeur tiroirs : composs de plusieurs tiroirs monts sur des glissires, le cadre de suspension peut tre soit fix lintrieur soit constitu par les faces elles mmes des tiroirs. o Les bacs : ils sont monts sur pied roulettes ou sur rails (le moyen de suspension est le m^me que le cas prcdent) o Les tiroirs de bureaux. o Signalisation fixe, mobile et facile o Insertion aise de nouveaux documents o Bonne conservation des documents o Visibilit satisfaisante dun dossier entre deux hamacs o Capacit rduite o Ncessit des sous dossiers o Risque de glissement dun dossier entre deux hamacs si les dossiers ne sont pas tenus en accordon o Accrochages des dossiers difficiles o Il permet dappliquer tous les modes de classement et peut tre utilis pour tous les documents et dossiers non volumineux.

Les meubles

Avantages

Inconvnients

application

Prpar par Mme Aicha ZAHRI

34/72

Procds du classement

b- C.V.S. visibilit latrale

Principe : Les hamacs sont suspendus en moyen dun systme de doubles crochets placs la partie suprieure. Ces doubles crochets tiennent aussi sur deux tringles (rails) (cadre mobile ou fixe). Lintitul de dossier est inscrit soit : o Directement sur la bande mtallique qui se trouve sur la partie visible de dossier face lutilisateur ; o Le plus souvent une bande en papier fort ou en bristol placer dans une gaine transparente. Dossiers utiliss Indexage Le systme du rabat ou du tringle permet de maintenir les dossiers ferms ainsi les documents ne peuvent pas glisss dans lintervalle laiss entre deux hamacs. Suivant le meuble utilis, il y a plusieurs possibilits dindexage et de signalisation o Les meubles de classement visibilit latrale sont surtout des armoires forms par des portes glissantes ou rentrantes ou ballantes (tombantes). o Toute fois on fabrique des bacs contenant la fois le dispositif de suspension et les hamacs o On peut utiliser aussi les classeurs rotatifs o o o o o o o Grande capacit du classement Bonne accessibilit aux dossiers Extension aise Rangement facile La signalisation fixe et mobile Utilisation des sous dossiers indispensable Risque dinsrer des documents entre deux chemises

Les meubles

Avantages

Inconvnients

application

o Le classement vertical suspendu visibilit latrale peut tre galement utilis pour tous les modes de classement. Il offre plus de possibilit que le classement V.S.V.S quil tend de remplacer.
35/72

Prpar par Mme Aicha ZAHRI

Procds du classement

Prpar par Mme Aicha ZAHRI

36/72

Procds du classement b- C.V.S. visibilit oblique

Principe : Les hamacs repose sur deux tringles. Les dossiers sont inclins selon un angle de 30 environ. Lintitul de dossier est la signalisation sont port sur la partie suprieure. Ce procd est utilis pour les dossiers peu volumineux. Les documents doivent tre placer dans des sous dossiers ; ils doivent tre immobiliss par des pinces ou des crochets. Dossiers utiliss Indexage o Les hamacs Suivant le meuble utilis, il y a plusieurs possibilits dindexage et de signalisation o Les meubles bas 4 rangs des dossiers o Les armoires portes coulissantes.

Les meubles

Avantages

o Protection satisfaisante des documents o Signalisation trs lisible o Visibilit de lensemble de classement est bonne o Les documents doivent tre placs dans des pochettes de prfrence ou bien immobiliss par des pinces. o Utilisations limites 2 ou 4 rangs de classement. o Le classement vertical suspendu visibilit oblique peut tre galement utilis pour tous les modes de classement.

Inconvnients

application

Prpar par Mme Aicha ZAHRI

37/72

Les Fiches et leurs classements Les Fiches

Dfinition : Une fiche est une feuille en papier fort qui permet de conserver des renseignements en vue dun traitement ultrieur. Ces renseignements peuvent tre :
o Soit des renseignements Stables (nom, prnom, sexe) o Soit des renseignements dynamique ; ces renseignements sont reports sur

la fiche chaque fois que le fait est volue. (situation de stock ou des clients..) Lordre de classement adopt dpend de la nature de fichier et de son utilisation :
o o

Classement alphabtique

: clients, fournisseurs, personnel : ces fiches vont tre identifies par

Classement numrique numro

(Fiches machines, fiches commandes) Classement chronologique : ces fiches sont exploites selon les priodes (Fiche daccident du travail)
o

Les fiches sont trs employes dans les bureaux. Cest un document trs maniable. La fiche est un moyen pratique pour runir les informations de toute nature. On classe les fiches dans des fichiers adapts leurs usages. Elle facilite les ralisations de nombreux travaux, et permettent par une signalisation bien choisie dattirer lattention sur les travaux effectuer, les dmarches faire La fiche est le systme le plus rapide pour lexcution des nombreux travaux : o o
o

Elle est trs facile consulter Elle est rapidement classe Elle permet tout instant de fournir un renseignement demand.

(connatre les commandes en attente ou bien en cours dexcution ou bien livres..)

Prpar par Mme Aicha ZAHRI 38/72

Les Fiches et leurs classements

On peut dire que la fiche est la mmoire de lentreprise, parce que sa fonction est de conserver par crit toutes les informations ncessaires la bonne marche de celle-ci.

Avantages des fiches

o Elles occupent un volume rduit o Elles sont aisment maniables o Si la personne charge de classement est absente, une autre personne peut donner des renseignements o Lextension dun fichier est toujours possible o Possibilit dcrire des renseignements la machine ou bien la main directement.

Inconvnients des fiches

o o o o o
o

Les fiches peuvent se dtriorer par lusage, donc il suffit de les Les fiches risquent de sgares (perdre) ou bine dtre mal reclasses Les fiches risquent dtre plus grandes ou plus petites pour les Pour remdier cet inconvnient : On a admis diffrents formats. Les fiches doivent tre rigoureusement classes dans des meubles pour Lusage a fix 3 formats des fiches en mm. Anciens format normaliss : 75 x 125 mm, 100 x 150, 125 x 200. Nouveaux formats normaliss : 74 x 15, 105 x 148, 148 x 210

fabriquer en carton fort de trs bonne qualit et a demande de largent

indications quelles doivent recevoir

les biens protgs

o

Les nouveaux formats sont les plus rpondus.

Prpar par Mme Aicha ZAHRI 39/72

Les Fiches et leurs classements

Les fiches peuvent tre utilises soit : o A lItalienne

A la Franaise

Exemple de fiche : La partie permanente de la fiche comporte o nom du client o sa profession o son adresse o la personne voir sil y a lieu o les jours et heures de
Prpar par Mme Aicha ZAHRI 40/72

2me partie (renseignement dynamique) o les visites o les correspondances changes avec le client o les dates des commandes o les articles demands et les prix

Les Fiches et leurs classements

rception o les conditions particulires accordes (vente, livraison ) o le nom de reprsentant o les fournitures qui lintresse

B
BEN JALOUN Farid Profession : Grossiste Adresse : 35, rue Taza Cit Mouahidine Fs RC : Tel Fax : Responsable : Reprsentant : Fournitures : Vtements enfants Conditions : livraison Franco Mode de paiement : Chque bancaire fin de mois Remise : 3% si commande dpasse 20000

Visite et correspondances Date Heure Observation Date

Commandes Articles Prix observations Rf Qt U Total

VERSO Date Crdit dbit

Prpar par Mme Aicha ZAHRI

41/72

Les Fiches et leurs classements

Remarque : A mesure quils se produisent les vnements : visites du reprsentant, les correspondances, les commandes, les paiements sont nots sur les fiches. On voit alors dun seul coup dil : o la date de la dernire commande o toutes les commandes et leurs totaux o la date de la dernire visite, la dernire lettre.. Il ne faut jamais laisser saccumuler les inscriptions, les renseignements incomplets sont une source derreurs difficile dcouvrir.

Prpar par Mme Aicha ZAHRI

42/72

Les Fiches et leurs classements Les diffrents models de Fiches

1-

les fiches simples verticales (ordinaire)

Cest un support (rectangle) en papier cartonn qui reprsente les caractristiques suivantes : Un classement simple et facile Grande mobilit Faible encombrement Prix de revient moins lev Mais : - Recherche et classement longs - La place de signalisation rduite - Manque de la scurit de la signalisation mobile

2-

les fiches horizontales visibles

Les fiches sont fixes sur des pochettes montes intervalle rgulier sur un plateau tiroir : le dcalage correspond la partie visible (partie protge par Rhodod). Signalisation fixe Signalisation mobile Exemple: fiche de stock : couleur de la fiche, papillon, case colorie, inscription : cavalier pont, index en matire plastique, un curceur.

3-

les fiches verticales dcales

Les fiches sont poses sur des rails. Lcartement des encoches et les fiches correspond celui des rails .Le dcalage des fiches fait apparatre une partie

Prpar par Mme Aicha ZAHRI

43/72

Les Fiches et leurs classements

verticale rserv la signalisation dune partie oblique portant lindicatif du classement. Labsence dune fiche est immdiatement repre par la discontinuit des pavs figurant en haut et en bas de la partie visible des fiches.

4-

les fiches suspendues :

Les fiches sont conues comme des fiches ordinaires. Leur partie suprieure est protge par un Rhodod qui se termine par deux crochets. Elles sont suspendues sur un chssis. Leur partie suprieure est visible condition que les fiches ne soient pas trop serres. Signalisation : tous les moyens de signalisation fixes et mobiles. Matriel : les fiches sont suspendues sur un cadre ou chssis qui peut tre plac sur un bureau ou un tiroir ou dans un bac.

5-

Fiches paules ou en (T)

a) Signalisation : Fixe papillon couleur de la fiche Mobilier cavalier mtallique b) Matriel : Elles sont places dans des panneaux composs de fentes

Prpar par Mme Aicha ZAHRI

44/72

Les Fiches et leurs classements

LES MOYENS DE CONSERVATIONS DE LINFORMATION LES IMPRIMES : 1. Imprims de liaison, imprims de position : Un imprim est un support prpar pour recevoir lenregistrement crit dune information en vue dun traitement et ventuellement dune diffusion. On distingue deux catgories dimprims : - Les imprims de liaison qui permettent de permettre des informations. - Les imprims de position qui permettent de conserver des informations. Malgr le dveloppement des tlcommunications, des supports informatiques et crans de visualisation, les documents imprims formulaires, questionnaires, fiches - restent les moyens les plus utiliss pour transmettre et conserver des informations. Limprim est donc : -Un support de communication qui permet la circulation de linformation ; -Un support de mmorisation en vue de traitements ultrieurs. A- Documents de liaison a) Dfinition : Imprim qui permet de transmettre des informations. A la fin du processus, il est rarement consult et est souvent dtruit. b) Titre : Le document de liaison doit tre rapidement identifi par celui qui le reoit. Le titre doit tre trs apparent, suggestif et plac en haut du document. c) Indicatif de classement : Les documents de liaison ne sont pas classs ensemble ; ils ne portent donc pas dindicatif de classement.

Prpar par Mme Aicha ZAHRI

45/72

Les Fiches et leurs classements

d) Indications relatives lutilisation : Ces indications sont indispensables : elles figurent o en haut de limprim o ou face aux zones concernes o ou en pied de document, sous forme de renvois. e) Support : Le document nest pas toujours conserv ; il est rarement consult la fin du cycle : il est ralis sur papier lger. B- Document de position : a) Dfinition : Imprim qui permet denregistrer et de conserver des informations ncessaires laccomplissement des tches dun service. Il est donc conserv dans le service et est frquemment consult. b) titre : Les documents de liaison sont connus des utilisateurs ; ils sont classs ensemble. Il est donc inutile quils portent un titre. c) indicatif de classement : La mention servant au classement (nom, n) doit tre classe lendroit le plus visible pour faciliter la recherche. d) indications relatives lutilisation : Les indications relatives lutilisation sont inutiles sur limprim. (Elles sont ventuellement notes dans les consignes du poste de travail). e) support : Le document est conserv longtemps et consult frquemment : il est ralis sur fiches cartonnes, sur feuillet mobile ou sur registre.

Prpar par Mme Aicha ZAHRI

46/72

Les Fiches et leurs classements

f) N Didentification : Tous les documents doivent porter un numro didentification (en bas, en gnral). Ce numro est souvent complt par les indications suivantes : imprimeur, mois et anne, titre de limprim, tirage. Lensemble de ces renseignements constitue la grbiche. Deux exemples dimprims : Imprim de liaison : (titre) Bulletin dinscription sjour. Imprim de position : (indicatif de classement) Fiche client. 2. La prsentation des imprims : Il y a trois sortes de disposition, souvent combines sur un mme imprim :

A lignes : (prsentation traditionnelle, pour les informations textuelles de A cases : peignes, cases cocher, cadres (prsentation recommande pour les A colonnes : (pour enregistrer des informations successives de mme

longueur variable).

informations saisir au clavier).

nature).

Prpar par Mme Aicha ZAHRI

47/72

Les Fiches et leurs classements

Prpar par Mme Aicha ZAHRI

48/72

Archivage des Dossiers

Qu'est-ce que les Archives?
" Les archives sont l'ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme ou leur support matriel, produits ou reus par toute personne physique ou morale, et par tout service, ou organisme public ou priv, dans l'exercice de leur activit " (Loi n 79-18 du 3 janvier 1979, art.1). La notion d'archives est donc indpendante : de la date : tous les documents sont considrs comme des archives ds leur laboration ou leur rception. de la forme : un document d'archives peut tre aussi bien un document manuscrit qu'un texte imprim ou dactylographi, un plan, une affiche, un fichier du support matriel : papier, photographies, documents audiovisuels documents informatiques.

Les trois ges des archives

La conservation des archives rpond un triple intrt : - La gestion courante du service : disposer en permanence des informations utiles son activit - La justification des droits et intrts des personnes : conserver les preuves en cas de contestation - La sauvegarde de la mmoire : constituer les matriaux de l'histoire A ces trois aspects correspondent les trois ges des archives : Archives courantes : dossier vivant, conserv dans le bureau Archives intermdiaires : dossier clos (les affaires ont t traites) mais conserv proximit, en raison des prescriptions lgales ou d'une ventuelle rouverture. Archives dfinitives : les documents dont la valeur administrative est prime mais qui prsentent un intrt historique sont verss aux Archives dpartementales pour tre archivs indfiniment.

Prpar par Mme Aicha ZAHRI

49/72

Archivage des Dossiers

Quand archiver?
L'archivage doit se faire rgulirement, en fonction de la faon dont les dossiers s'accroissent. Ex. : un ensemble de dossiers nominatifs, qui s'accrot rgulirement, est verser au fur et mesure ; au contraire, un dossier concernant une affaire ponctuelle sera verser aprs clture de l'affaire A certaines occasions, un archivage est impratif : locaux devenus insalubres changement de personnel rorganisation d'un service ou changement d'organigramme dmnagement ou ramnagement des bureaux

Mission : La premire mission dun service des archives est dassurer la collecte, le classement, la conservation et la communication et de mettre en valeur les documents administratifs. Les AEN veillent lapplication des textes lgislatifs et rglementaires concernant la conservation des documents officiels. Elles :

Surveillent les archives des services de ladministration cantonale, des institutions paratatiques et des communes, Accueillent et conseillent les chercheurs qui viennent travailler aux archives, Publient des documents historiques concernant le canton, Grent une bibliothque administrative et historique ainsi que plusieurs types de fonds.

Objectifs dun bon classement et darchivage

Retrouver rapidement et dans leur totalit les documents dont on a besoin. En cas de litige, produire des preuves juridiques pouvant appuyer les prtentions des parties en cause. Laisser aux gnrations futures un moyen et un outil permettant de saisir concrtement les principes de fonctionnement de ladministration (processus de dcisions, laboration des documents).

Prpar par Mme Aicha ZAHRI

50/72

Les dossiers
Les dossiers au bureau
Constitution du dossier Lors de son ouverture, le dossier doit tre identifi par des lments de base : l'intitul ou titre, qui analyse le contenu (viter les termes " divers ", " affaires gnrales ", " correspondance ") les dates extrmes (de la plus ancienne la plus rcente) La tenue du dossier Classer chronologiquement les pices (la plus ancienne dessous) Rapprocher les documents qui vont ensemble (par ex. une lettre et sa rponse) Eliminer immdiatement les " papiers de corbeille " : brouillons, doubles, invitations, prospectus, formulaire vierge, document reu pour information Aspects matriels Eviter le ruban adhsif, les trombones, les lastiques, les fermoirs mtalliques Utiliser pour le rangement des botes de 10 cm d'paisseur (ne pas hsiter rpartir un dossier dans plusieurs botes) Types de classement Les dossiers sont en gnral regroups par grandes attributions du service : selon leur nature, on peut ensuite utiliser un classement : Thmatique Alphabtique Gographique Chronologique

Chaque mode de classement a des consquences sur les recherches ultrieures et sur l'archivage, qui sont prendre en compte au pralable. Ex. : les dossiers de personnel, souvent classs par ordre alphabtique, sont liminer en fonction de la date, ce qui pose des problmes lors de la prparation du versement ou de l'limination. L'utilisation de chemises de couleur diffrente pour matrialiser les critres de classement peut faciliter le tri. Ex : une couleur diffrente pour chaque anne.

Prpar par Mme Aicha ZAHRI

51/72

Les dossiers

Le cycle de vie dun document administratif Etapes de la vie dun document: La naissance cration ou entre du document; cest le moment le plus important de sa vie; lauteur du document en est le responsable. La validation par son traitement administratif (signature, approbation) il devient un acte administratif, avec une provenance lgale. La vie active circulation, envoi, utilisation individuelle ou partage. La vie semi-active (prarchivage) dpt, classement moyen terme, dans le service metteur (durant 10 ans), check-in/checkout (gestion des prts). La vie inactive (archivage) versement au service des archives, puis tri/destruction, inventaire, protection, communication qui de droit ; le dlai de consultation est de 45 ans, qui comprend les dix ans de prarchivage plus les 35 ans lgaux. La valeur dun document
Un document administratif peut avoir, dans son usage immdiat ou futur, des valeurs trs diffrentes telles que : Valeur juridique, Institutionnelle Valeur sociologique Et historique Valeur culturelle protection des intrts du citoyen et de lEtat, fonctionnement de lEtat ; cest la plus importante. p. ex. volution du chmage et des problmes sociaux qui en rsultent, clairage sur les grands vnements. p. ex. aperus de la vie associative, types de loisirs, ducation, littrature, beaux-arts. 52/72

Prpar par Mme Aicha ZAHRI

Les dossiers
Cinq tapes dans larchivage de documents: Marche suivre
1- Etablir un plan de classement. En principe, on classe : Par affaire (sujet, dicastre, organisme, personne, lieu, affaire, etc.), Puis, lintrieur dune affaire, par date, nom ou nombre. Ne pas oublier, en plus, les postes standards tels que : Correspondance gnrale (reue et envoye),

Comptabilit et pices annexes, Procs-verbaux tablis par le service, Circulaires, lois et rglements tablis par le service, Copies pour information (reues), Documentation reue, publicit, etc.

2- Ventiler les documents selon les diffrents postes du plan de classement, dans des classeurs ou des dossiers suspendus. Il faut effectuer ce travail rgulirement chaque jour ou chaque semaine ! 3- Lorsque vient le moment du prarchivage Jeter ce qui ne doit pas tre conserv: Il sagit des copies reues pour information et de la documentation reue et prime. Le reste sera vers aux AEN aprs 10 ans de prarchivage. Conditionner les documents: Utiliser des botes darchives; viter les classeurs ou les dossiers suspendus. Etiqueter le conteneur (sujet et dates-limites). Conserver dans un local adquat: Mettre le plan de classement disposition de tous et tenir jour une liste des cartons prarchivs. 4- Organiser la consultation des documents: check-in/check-out Pour lutilisation interne dans les services (ractivation dun dossier), le responsable du classement/prarchivage fait une fiche de prt pour le document retir (quel document? qui? quand? retour estim le...) et marque labsence du document dans le carton laide dun fantme (fiche plastifie, signet, etc.). Personne nest autoris aller se servir dans le local de prarchivage, hormis le responsable ! Prpar par Mme Aicha ZAHRI 53/72

Les dossiers
5 Enfin, au terme du prarchivage, le responsable appelle les archives de lEtat pour verser les lots de cartons darchives, accompagns dun bordereau de versement (pas de livraisons de pices isoles).

Que doit-on conserver ou liminer dans le service ?

Documents conserver indfiniment:

Toute la correspondance reue et envoye,

Les circulaires envoyes, les procs-verbaux et rapports (sances, groupes de travail, Conseil gnral, Conseil communal, etc.), Les arrts et rglements (mis par le service/la commune), Le cadastre et tous les plans (amnagement, canalisations, constructions, Ltat civil, la police des habitants,

etc.),

Les conventions, les polices dassurance, les contrats dachat/de vente, les actes notaris, etc, Les dossiers spciaux ponctuels, constitus dans un but prcis et sortant de lordinaire (construction, puration, syndicat intercommunal, affaire X , etc.), Et divers dossiers lis la documentation lectronique.

Il est important de conserver tous ces documents leur unit chronologique et thmatique: des archives clates perdent toute leur valeur ! N.B. : les communes utilisent le plan comptable comme plan de classement particulier. Documents liminer doffice 1 les pices comptables (factures, reus, etc.) et le journal (dlai lgal de conservation : 10 ans), 2 les copies multiples (internes) pour information, 3 les circulaires reues pour information,* 4 les rapports dautres institutions,* 5 les envois publicitaires,* 6 la documentation et les offres rassembles dans un but prcis (achats, voyages, etc).*

Il est conseill de ne pas intgrer ces documents aux classeurs correspondance reue mais de les regrouper sparment, pour pouvoir ainsi les liminer en bloc lorsquils ne sont plus ncessaires.

Prpar par Mme Aicha ZAHRI

54/72

Les dossiers
Les tris et classements
Le tri Pralablement au versement, il convient de trier les dossiers en fonction de plusieurs critres, rsums dans un tableau de gestion. Un de ces critres est la DUA = DUREE D'UTILITE ADMINISTRATIVE Il s'agit du dlai pendant lequel les documents sont indispensables l'activit du service et/ou du citoyen pour faire valoir ses droits. C'est une priode de conservation obligatoire des documents. Elle est dfinie en fonction des obligations juridiques qui incombent aux services (en particulier les dlais de prescription fixs par la loi), mais aussi en tenant compte des besoins d'information ncessaires la bonne marche des services. La DUA court : - soit partir de l'anne de clture du dossier - soit partir d'un vnement particulier (arrt, jugement, dcs du bnficiaire, fin de paiement) La DUA est exprime en annes. Le tableau de gestion Pour connatre le traitement des archives, on labore, en troite collaboration entre l'organisme producteur et l'administration des archives, un tableau de gestion. Une enqute pralable dans les services permet de connatre - les attributions du service - ses procdures administratives - la nature des documents qu'il produit et reoit - la composition type des dossiers - les modes de classement - l'existence de doubles collections Le tableau de gestion est bas sur ces lments pour dterminer : La DUA Le sort final des documents (ces prescriptions n'entrent en vigueur qu'aprs l'expiration de la Prpar par Mme Aicha ZAHRI 55/72

Les dossiers
DUA) : - C = conservation dfinitive et versement aux A.D. - D = destruction avec visa d'limination - T = tri selon des modalits variables - E = chantillonage Le tableau est valid par le service producteur et les Archives dpartementales, ce qui en fait un contrat d'archivage. Il existe une srie de tableaux qui n'ont pas t labors l'chelon local mais entre les administrations centrales : ils constituent alors une rglementation nationale respecter. Le tableau de gestion ne remplace pas le visa d'limination ; toute proposition de destruction indique dans le tableau reste confirmer

Procdure de versement
Prparer le versement - mettre en ordre les dossiers : vrifier qu'il sont regroups de faon cohrente selon les diffrentes activits du service - S'assurer que le classement (chronologique, alphabtique, thmatique) est bien respect ; au besoin remettre leur place les dossiers dplacs - vrifier que les titres des chemises correspondent leur contenu et que les dates sont exactes - conditionner les cartons en botes solides (demander conseil aux Archives), et les numroter de 1 n ; utiliser d'autres modes de conditionnement pour les formats particuliers : registres, plans, fichiers Les botes ne sont remplies ni trop ni trop peu. Seul le numro figure au dos, les autres mentions sont superflues. Prendre contact avec les Archives Dpartementales - Remplir le bordereau de versement et le faire parvenir aux Archives, au besoin dans un premier temps par messagerie - Aprs examen du bordereau et ventuellement demande de prcisions au service qui l'a rdig, le directeur des Archives dpartementales donne son accord pour le versement - Les Archives contactent le service pour fixer la date du transfert ; ne pas oublier de prciser le lieu (btiment, tage, bureau) o les cartons sont entreposs, et tenir prts les moyens d'accs aux cartons (clefs, badges, etc.) Les archives destination - Le service des Archives dpartementales vient chercher les cartons sur place - Le versement est port au registre d'entre Prpar par Mme Aicha ZAHRI 56/72

Les dossiers
- Aprs vrification de la cohrence entre le bordereau et les botes, le versement est rang dans les magasins d'archives. Une cote lui est attribue. Elle contient en principe la lettre W (ex. : 7321 W) - Le retour au chef du service versant d'un exemplaire dment sign du bordereau clt les oprations de versement Cet exemplaire est conserv par le service et lui sert lors de la consultation des dossiers dposs aux Archives Le bordereau de versement Il constitue la fois : - une pice rglementaire - un instrument de recherche qui permet de demander communication des documents dposs aux Archives Il importe de le remplir avec beaucoup de soin : de la qualit des indications donnes par le service versant dpendra la rapidit de la rponse ses futures demandes de recherche. Le versement est constitu par l'ensemble des dossiers verss en une seule fois par un service donn : un bordereau correspond donc un versement. Comment le remplir ? La premire page du bordereau sert l'identification du versement - Le service versant s'identifie avec prcision en se situant dans sa hirarchie - Le nombre d'articles correspond au nombre de cartons - Le sommaire reprend les lments de la description par grands thmes La description des dossiers se fait sur les pages suivantes, article par article, en prcisant chaque fois le numro du carton Le bordereau doit respecter le plan du classement, et les numros doivent tre dans l'ordre de 1 n (viter tout n bis, ter, quater) La description, que l'on appelle aussi analyse, bien que sommaire et rsume, doit tre suffisamment claire pour tre comprise de toute personne trangre l'administration, et suffisamment prcise pour que l'on trouve facilement un document Dans la description doivent figurer : - l'attribution du service et/ou l'action administrative qui ont donn naissance au document - le nom des personnes, des organismes ou des lieux concerns - le type des documents (formulaire, compte-rendu, procs-verbal, facture.) Certains lments de la description (gnralement les attributions et les actions) sont communs des suites d'articles : plutt que de les rpter, il vaut mieux les faire figurer en titres et sous-titres

Prpar par Mme Aicha ZAHRI

57/72

Les dossiers
Les sigles doivent tre dvelopps Les notions floues telles que etc., affaires diverses, affaires gnrales, divers sont proscrire car ils ne signifient rien Il convient de prfrence d'employer les termes utiliss dans le tableau de gestion pour rdiger la description Les dates extrmes sont la date du document le plus ancien et celle du document le plus rcent contenu dans l'article Aucun versement n'est reu s'il est dpourvu de bordereau

Prarchivage et liminations
Le prarchivage Les documents stocker au prarchivage correspondent aux archives intermdiaires. Ces dossiers n'ont plus d'utilit courante mais sont susceptibles d'tre rouverts pour diverses raisons. Leur DUA n'est donc pas encore coule. Au terme de cette DUA, les documents liminables seront dtruits sur la foi d'un bordereau d'limination. Ceux qui sont conserver seront verss aux Archives dpartementales selon la procdure habituelle. Le prarchivage n'est pas un dbarras : les dossiers qui y sont entreposs doivent tre clairement identifis ; le service auquel ils appartiennent doit en dtenir la liste, vise par les Archives dpartementales, et doit la mettre rgulirement jour, par des tris et des liminations. Les liminations Le bordereau d'limination Aucun document n'est liminable sans le visa pralable du directeur des Archives dpartementales (dcret n 79-1037 du 3 dcembre 1979 relatif la comptence des services d'archives publics, art. 6). Ce visa sera accord sur la foi d'un bordereau d'limination, numrant les documents dont la destruction est propose. Le bordereau d'limination contient les lments suivants : - service concern - description sommaire des documents. Il est inutile de faire le dtail bote par bote : il suffit d'indiquer le nombre de botes et le mtrage correspondant - dates extrmes - rfrence si possible aux textes rglementaires ou aux tableaux de gestion Le bordereau d'limination est sign par : Prpar par Mme Aicha ZAHRI 58/72

Les dossiers
- le chef du service qui a produit les documents, qui atteste ainsi qu'ils n'ont plus d'utilit, que les dlais lgaux de prescription sont atteints et qu' sa connaissance, il n'y a plus de recours possible sur les dossiers concerns - le directeur des Archives dpartementales, qui dcharge le service de toute responsabilit pour la conservation dfinitive des documents. Dtruire est un acte irrversible : il faut en garder la trace, et conserver soigneusement le bordereau d'limination aprs visa. La destruction matrielle des documents : Aprs obtention du visa d'limination, elle incombe aux services producteurs des documents. Pour des raisons de confidentialit, les documents doivent tre dtruits, par broyage, dchiquetage ou incinration.

Prpar par Mme Aicha ZAHRI

59/72

Les dossiers
LA COMMUNICATION
Consulter les documents archivs
Les documents sont encore conservs dans le bureau ou dans local de prarchivage L'emplacement du document doit tre marqu par une fiche de remplacement : le fantme, sur lequel figurent - la date de l'emprunt - le nom de l'emprunteur - l'endroit o le dossier se trouve temporairement Les documents du service ont t verss aux Archives dpartementales de l'Isre Le service demandeur effectue sa dmarche par tlphone, par courrier ou par messagerie en indiquant - la cote prcise figurant sur le bordereau de versement incluant le numro de carton - l'analyse (nom de la personne pour un dossier nominatif) - l'intitul prcis du service demandeur Le document parvient au service accompagn d'un bulletin de communication qu'il faut toujours conserver avec lui. Le retour du document aux Archives de l'Isre, accompagn du bulletin de communication, est impratif la fin de la consultation. La consultation est limite aux documents que le service a lui-mme vers. Pour consulter des documents issus d'autres services, il faut l'accord de ces derniers. Communiquer les documents administratifs au public

Les lois sur l'accs au document administratif

Les droits du citoyen La loi n 2000-321 du 12 avril 2000, qui fait suite la loi n 78-753 du 17 juillet 1978 permet au citoyen de demander l'administration la communication des documents administratifs qu'elle dtient, quelle qu soit la forme de ces documents mais condition qu'ils aient atteint leur version dfinitive. La protection administrative

60

Les dossiers
Aux termes de la loi du 3 janvier 1979, cette communication est parfois restreinte lorsqu'elle risquerait de : - nuire au bon fonctionnement des pouvoirs publics - porter atteinte au secret de la Dfense nationale et de la politique extrieure, au secret de la monnaie et du crdit public, la sret de l'Etat et la scurit publique - porter atteinte un intrt priv protg par la loi : secret de la vie prive, des dossiers personnels et mdicaux, secret en matire industrielle et commerciale Un document administratif nominatif ou contenant des informations relatives la vie prive n'est communicable qu' la personne concerne. Un document administratif communicable immdiatement au titre de la loi du 17 juillet 1978 reste communicable lorsqu'il est vers aux Archives dpartementales.

La procdure de drogation

Lorsqu'un lecteur dpose aux Archives dpartementales de l'Isre une demande de drogation afin de pouvoir consulter des documents dj verss, mais n'ayant pas encore atteint leur dlai lgal de communicabilit au titre de la loi du 3 janvier 1979 sur les archives, le service versant est contact. Un document non communicable au regard des dlais peut faire l'objet d'une communication par drogation, au titre de la mme loi. Le service ayant effectu le versement doit alors mettre un avis sur la demande de consultation exceptionnelle des documents et doit, en cas de refus, motiver cette dcision.

61

Les dossiers
Conseils pour llaboration dun bordereau dlimination extrieure

Quest-ce quune limination ? Une limination est une opration de destruction de dossiers nayant plus dutilit administrative ni dintrt historique. Aucun document ne peut tre limin sans le visa pralable des Archives dpartementales. Seules les publications (revues, plaquettes dinformation, brochures) peuvent tre dtruites sans bordereau dlimination. Quest-ce quun bordereau dlimination extrieure ? Un bordereau dlimination est une pice rglementaire par laquelle les Archives dpartementales autorisent llimination de dossiers. Le service qui projette dliminer des dossiers doit en dresser une liste (= le bordereau dlimination), quil soumet aux Archives dpartementales pour visa. Au vu du bordereau dlimination, les Archives dpartementales contrlent : La conformit de llimination avec la rglementation en vigueur (circulaires, tableaux de gestion) ; Labsence dintrt historique des dossiers dont llimination est demande. Loriginal du bordereau dlimination vis est retourn au service pour conservation dfinitive. La dlivrance du visa autorise le service dtruire les dossiers et le dcharge de toute responsabilit. Lopration de destruction incombe au service, dans les conditions de confidentialit requises, par incinration ou broyage.

62

Les dossiers

COMMENT REMPLIR LE BORDEREAU DLIMINATION ?

Page 1 : rubrique Partie remplir par le service Faire figurer les informations suivantes : Provenance de la demande dlimination : direction, service Exemples : Prfecture, direction des services aux usagers, bureau des trangers Prfecture, 1re direction, 5me bureau ces dnominations ne renseignent pas sur les missions et les attributions du service ; elles sont susceptibles dvoluer. Nom et coordonnes du chef de service et de la personne responsable de la demande dlimination. Mtrage linaire liminer Date de la demande dautorisation dlimination Signature et cachet du chef de service

63

Les dossiers

COMMENT REMPLIR LE BORDEREAU DLIMINATION ?

Page 2 : description des articles liminer

Un sommaire est recommand dans le cas o plusieurs bureaux dun mme service font une demande commune dlimination. Dans la 1re colonne (nombre de botes ou mtrage) on indique le nombre de botes ou le mtrage relatif un ensemble dossiers. Dans la 2me colonne (description des articles) on indique une description pour un ensemble de dossiers de mme type. Dans la 3me colonne (dates extrmes), on indique lanne du document le plus ancien et celle du document le plus rcent contenus dans un mme ensemble de dossiers. Dans la 4me colonne (texte de rfrence), on prcise le texte qui autorise llimination. En labsence dun tel texte, il convient de motiver la demande. Exemple : Prfecture, direction des services aux usagers, bureau des trangers

64

Les dossiers
Conseils pour llaboration dun bordereau de versement

Quest ce quun versement ?

Un versement est lensemble des documents darchives transfrs une date donne par un service aux Archives dpartementales de lIsre pour conservation dfinitive. Rappel : le service versant reste pleinement propritaire de ses dossiers et peut y accder tout moment.

Quest ce quun bordereau de versement ?

Le bordereau de versement est une pice rglementaire qui avalise lopration de versement et transfre la responsabilit de la conservation des dossiers aux Archives dpartementales de lIsre.

Il constitue aussi un instrument de recherche.

En consquence, la description des dossiers numrs dans le bordereau doit tre prcise. Le bordereau est tabli en 3 exemplaires dont lun est retourn au service versant aprs attribution par les Archives dpartementales de la cotation dfinitive. Le bordereau permet : au service de retrouver rapidement un document quil a vers aux Archives dpartementales ; toute personne extrieure au service (autre administration, citoyens, chercheurs) de trouver une information quil recherche pour conduire un projet, faire la preuve dun droit, prparer une publication, etc., dans la limite des dlais de communication rglementaires.

65

Les dossiers

COMMENT REMPLIR LE BORDEREAU DE VERSEMENT ?

Page 1 : rubrique Partie remplir par le service versant

Faire figurer les informations suivantes : Provenance du versement darchives : direction, service Exemples : Prfecture : direction des services aux usagers, bureau de la rglementation. Prfecture, 1re direction, 2me bureau : ces dnominations ne renseignent pas sur les missions et les attributions du service ; elles sont susceptibles dvoluer. Nom et coordonnes du chef de service et de la personne responsable du versement. Nombre de botes verser aux Archives. Date de la demande de versement. Signature et cachet du chef de service

66

Les dossiers

COMMENT REMPLIR LE BORDEREAU DE VERSEMENT ?

Page 2 : rubrique Sommaire

Il sagit de prsenter le plan de classement, qui est le reflet de lorganisation et des missions du service. Les dossiers sont numrots et regroups par rubrique : on donne un titre explicite chaque rubrique. Il est recommand, la fin du sommaire, de dvelopper les sigles utiliss dans le corps du bordereau. Toute spcificit du service versant, toute information sur son histoire peut tre intressante signaler sur le bordereau dans la partie sommaire : changement de dnomination, dattribution, suppression du service par redploiement, etc.

Exemple : Prfecture, direction des services aux usagers, bureau de la rglementation.

COMMENT REMPLIR LE BORDEREAU DE VERSEMENT ?

Page 3 et suivantes : rubrique Description des articles (analyse)

La description se fait dossier par dossier. Dans la 1re colonne (n de dossier) on attribue un n chaque dossier. Dans la 2me colonne (description des articles), en face du n de dossier, on dcrit le dossier. On indique lobjet du dossier. Exemple : Dbits de boisson, fermeture administrative A la suite de lobjet du dossier, on insre le caractre : puis on indique le type de documents que contient le dossier. Exemple : Dbits de boisson, fermeture administrative : dossiers A-N

67

Les dossiers
Dans la 3me colonne (dates extrmes), on indique lanne du document le plus ancien et celle du document le plus rcent contenus dans le dossier. Exemple : Dbits de boisson, fermeture administrative : dossiers A-N, 1990-1992 La 4me colonne (communicabilit) est remplir en concertation avec les Archives dpartementales. La communicabilit des archives publiques est dtermine rglementairement en fonction de la nature des dossiers.

Quelques conseils
Numroter les dossiers de manire continue, de 1 n. Proscrire les numros bis, ter Faire figurer uniquement les numros des dossiers au dos des botes : aucune autre information relative au contenu des botes nest ncessaire. Eviter les termes vagues : Exemple : divers, gnral, etc., autres

68

Les dossiers
Les tapes de l'archivage

GLOSSAIRE
Le vocabulaire des archives

Analyse : description concise et prcise du contenu d'un document ou d'un groupe de documents (dossier). Archives : 1 - Ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matriel, produits ou reus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou priv, dans l'exercice de leur activit. Archives courantes : dossiers ouverts ou rcemment clos, conservs dans les bureaux pour le traitement des affaires. Archives intermdiaires : dossiers qui n'tant plus d'usage courant doivent tre conservs par l'organisme producteur, essentiellement pour des besoins administratifs ou juridiques. Archives dfinitives : documents conservs sans limitation de dure. 2 - Btiment o sont conserves et communiques les archives. Archives contemporaines : documents produits postrieurement au 10 juillet 1940 et constituant la srie W du cadre de classement des Archives dpartementales. Article : unit de classement des archives qui se prsente gnralement sous forme de liasse, de carton, ou de registre et qui est pourvue d'une cote propre. L'article peut runir plusieurs dossiers, mais un dossier peut aussi correspondre plusieurs articles. Bordereau d'limination : relev des documents ou des dossiers proposs la destruction. Bordereau de versement : relev dtaill des articles constituant un versement fait aux Archives. Cadre de classement : schma rationnel tabli pour le classement d'archives par sries, fonds, sous-sries. Communicabilit : possibilit de communiquer tout demandeur un document d'archives public selon la lgislation en vigueur (communicabilit lgale) ou selon son tat (communicabilit

69

Les dossiers
matrielle). Cote : ensemble de symboles (lettres, chiffres, signes) affect chaque article pour le classer et l'identifier. Dates extrmes : dates d'ouverture et de clture d'un dossier. Drogation : autorisation nominative exceptionnelle de consulter des documents d'archives publiques non encore communicables au public. Destruction : opration matrielle d'limination des documents dont la conservation ne se justifie plus ni administrativement ni historiquement. Dossier : ensemble des documents runis ou labors pour la conduite et le traitement d'une affaire. Dure d'utilisation administrative (D.U.A.) : dlai, exprim en annes, pendant lequel un document est indispensable l'activit d'un service, pour des raisons juridiques ou des impratifs de gestion. Durant cette priode, le document ne peut tre dtruit. Fonds d'archives : ensemble de documents d'archives qu'une personne physique ou morale a rassembls ou produits dans l'exercice de ses activits. Plan d'archivage : tat typologique et parfois descriptif des dossiers et documents d'un organisme, donnant pour chacun d'eux les rgles observer pour leur conservation et leur communication. Plan de classement : cadre mthodique tabli pour le classement quotidien des dossiers au sein du service. Il doit tre logique, simple, prcis et volutif et permettre de retrouver rapidement le document recherch. Prarchivage : organisation et gestion des archives intermdiaires. Srie W : srie rglementaire du cadre de classement des Archives dpartementales dans laquelle sont classs tous les documents d'archives publiques postrieures au 10 juillet 1940. Sommaire d'un versement : prsentation rsume du contenu d'un versement. Tableau de gestion : tableau dressant un recensement systmatique des documents d'archives produits ou reus par un service, en prcisant pour chacun d'eux la dure d'utilit administrative et le sort final (limination ou conservation dfinitive aux Archives dpartementales). Visa d'limination : autorisation d'liminer des archives donne par le directeur des Archives dpartementales.

70

Les dossiers

1 Quelles sont les tches dun service des archives? 2 Comment puis-je consulter les sources dinformation gres par les archives de lEtat ? 3 Cite les tapes du cycle de vie dun document et prcise laquelle est la plus importante. 4 Quelle sorte de valeur un document peut-il avoir pour tre archiv? Et quelle est la valeur la plus importante? 5 En quoi un service des archives concerne-t-il lactivit ma place de travail ? 6 Cite trois principes respecter pour un bon classement de documents. 7 Quels documents un service doit-il conserver? Et pour quelle dure? 8 Ai-je le droit de jeter des documents prarchivs dans mon service ? 9 Qui est responsable du classement et/ou du prarchivage dansmon service?

71

Les dossiers
EXERCICE : CLASSEMENT : CRER UN PLAN TRIPLE ACCS
Vous travaillez depuis un mois comme secrtaire dans une petite asbl dducation permanente (cole de devoirs, formation la citoyennet, organisation dactivits culturelles et de confrences). Comme cest une jeune association, avant vous, chaque animateur assumait son tour les tches de secrtariat. Depuis votre arrive vous avez dj abattu pas mal de travail en terme dorganisation : organisation dun classement du courrier entrant et sortant, des factures, des dossiers justificatifs etc. Mais dans le coin de la pice, il restait un gros carton plein de documents ranger. Dans un premier temps, vous avez analys le type de documents que vous dsirez classer par thme dans des dossiers auxquels vous avez donn un nom et rangs dans une armoire. Dans un second temps, il vous reste, laide dExcel (ou autre tableur votre disposition) crer un tableau qui permettra tous (animateurs, employeur et remplaant(e) en cas dabsence) de sy retrouver. Procdure pour la ralisation du tableau : 1. Lancez Excel (ou autre tableur) et crez un tableau trois colonnes (N dossier, nom des dossiers, thmes). 2. Saisissez le nom des dossiers dans lordre o ils se trouvent dans le tableau ci-dessous. 3. Attribuez un thme chaque dossier (attention : vu le nombre limit de dossier il est conseill de ne pas choisir plus de 4 ou 5 thmes). 4. Aprs la saisie, Triez, par ordre alphabtique la liste des dossiers et imprimez-l. Liste des dossiers saisir :

72