CARTA DE PEDIDO Una carta de pedido tiene como objeto solicitar el envo de algn producto que se pretende adquirir.

En la mayor parte de las ocasiones, estas peticiones surgen como consecuencia de anteriores cartas de oferta o de informacin a travs de las cuales las empresas dan a conocer sus productos. En estos casos, los clientes tienen la informacin necesaria sobre los precios y las caractersticas de los artculos demandados. Los datos que habitualmente aparecen en una carta de pedido son los siguientes:

Mercanca que se solicita. Es conveniente precisar todo lo necesario sobre el producto (clase, tamao, precio...) y nombrar los artculos segn la denominacin de los catlogos o los muestrarios recibidos. Se debe sealar exactamente el nmero de productos que solicitamos. Forma y condiciones de pago. Al realizar el pedido, se debe indicar la forma de pago elegida. La mayora de las empresas establecen las condiciones de pago ms adecuadas, as como las posibles formas de financiacin. Plazo de entrega. Si se desea que la entrega de la mercanca se produzca en una fecha concreta, hemos de sealarlo en la carta. Direccin. Debemos incluir la direccin completa a la que ha de efectuarse el envo. Forma de transporte. En ocasiones, se especifica cmo se desea que se realice el transporte de la mercanca que se solicita y quin correr con los gastos de envo. Despus de enviar una carta de pedido generalmente nos llegar una carta de remisin en la que se comunica a la persona que ha hecho el pedido que este ha sido efectuado. En esa carta se alude normalmente a los detalles del despacho de las mercancas o de los documentos que se enven.Tambin es corriente enviar una ltima carta de recepcin en la que se confirma el recibimiento de las mercancas solicitadas en un primer momento en perfectas condiciones, se devuelven documentos firmados, etc.

ORDEN DE COMPRA
Una orden de compra es una solicitud escrita a un proveedor, por determinados artculos a un precio convenido. La solicitud tambin especifica los trminos de pago y de entrega. La orden de compra es una autorizacin al proveedor para entregar los artculos y presentar una factura. Todos los artculos comprados por una compaa deben acompaarse de las rdenes de compra, que se enumeran en serie con el fin de suministrar control sobre su uso. Por lo general se incluyen los siguientes aspectos en una orden de compra: - Nombre impreso y direccin de la compaa que hace el pedido - Nmero de orden de compra - Nombre y direccin del proveedor - Fecha del pedido y fecha de entrega requerida - Trminos de entrega y de pago - Cantidad de artculos solicitados - Nmero de catlogo - Descripcin - Precio unitario y total - Costo de envo, de manejo, de seguro y relacionados. Costo total de la orden. - Firma autorizada El original se enva al proveedor y las copias usualmente van al departamento de contabilidad para ser registrados en la cuenta por pagar y otra copia para el departamento de compras.

GUA DE REMISIN
Concepto.- Es un documento que se emplea en el comercio para enviar las mercaderas solicitadas por el cliente segn su nota de pedido y ste se encuentra impreso y membretado, segn la necesidad de la empresa. Sirve para que el comerciante tenga testimonio de los artculos que ha entregado en las condiciones solicitadas y aprobado por el departamento de ventas. Este documento se extiende por duplicado o triplicado segn la necesidad de la empresa, por lo general es prctico que sea un talonario con tres copias, una queda en el talonario para la empresa que vende, la otra es entregada al cliente junto con las mercaderas y la tercera es devuelta con la firma de conformidad del cliente en el que certifica haber recibido conforme. Requisitos de una Gua de Remisin.- Los requisitos son los siguientes:

1.

Membrete o razn social de la casa vendedora 2. Numeracin correlativa 3. Lugar y fecha 4. Nombre o razn social de comprador 5. Direccin del cliente 6. Detalle de los artculos 7. Cantidad (indicando si son docenas, cientos, etc.) 8. Precio unitario y total 9. Firma del vendedor 10. Firma del cliente, comprador o persona que recibe los artculos. Importancia.- Con la gua de remisin se materializa el derecho del vendedor y la obligacin del comprador, justifica la salida de las mercaderas del depsito, entonces constituye un elemento importante.