PROVINCIA DE SANTA FE Secretaria de Estado de Control de Gestion SS UT TUS TUS Tea CH SETIEMBRE DE 1988INDICE ANALITICO Pie AUTORIDADES PROVINCIALES Provincia de Santa Fe Dr. Victor Félix Revie Secretario de Estado de Control de Gestién CPN. Edsarda A. Calafel I. Introduccién, 1.2. Antecedentes. ‘0 Conceptual Gbjetivos de la Auditorfa Operativa pas Wo de Analisis. Aspectos Generales, 2. Aspeetos Particulares, jema de Funcionamiento d 1. Sistema Recursos Human 2. Sistema Recursos Mater 3. Sistema Recursos jema Tecnologia Ad 6. Sistema Recursos Institucionales, 7. Sistema Productivo. 8 Comunidad Receptora del Servicio, COLABORADORES: José , Raul P. 3. Non a 3.1. Condiciones Basicas para el Desarrol 3.2. Normas Relativas al Trabajo de Auditor 3.2.1, Planificacién de la Tarea. 12 3.2.2, Procedimiontos de Auditoria, 4 3.2.3. Papeles de Trabajo. 15 3.3. Informe de Auditoria, 15 Abogado Castel ‘Abogado Mans ‘Abogada Ruscit 1as de Audoria Operativa 2 dela Auditoria, 12 21. INTRODUCCION GENERAL L1. INTRODUCCION fe trabajo ofrece un conjunto de pautas sobre auditoris ope- specifica para la administracién pablica, plasmada a n de elementos te6ricos (normas profesionales y nor- ‘mas juridico-institucionales vigentes) y de la experiencia desarrollada du ante los aflos 1985, ealizadas, en orgar nismos de la Administracion Publica Provincial centralizada y organismos descentralizados. Esta propuesta, como resul 1do de su aplicacién en el proceso revisivo tiende a enunciar los principales problemas y/o déficit que afectan directa- mente el accionar de los entes centralizados y descentralizados en relacion lo que cada organismo debe producir o brindar 2 la misma administra- cidn, a la comunidad o hacia ambos a la vez, tratando de superar la concep- que trae aparejado una esca ciones basicas para el ejerc abajo y la preparacion del informe final, asegurando un alto grado de confiat dad en la informacion transmitida para que los destinatarios y/o receptores de la misma, puedan utilizarla como base orientadora en la toma de deci 1.2. ANTECEDENTES Para la preparacién de este trabajo se utilizaron los siguientes antece- dentes A~ “Informe suscinto sobre las buses metodolégicas y operativas que fundamentan las tareas desarrolladas por el Servicio de Auditoria Operativa de la Provincia de Santa Fe" (Servicio creado en junio de 1985). Informe elaborado a bemnador de la Provincia de Santa Fe para pres distintas empresas y entes descentralizados del Estado Nacional lorme final del Servicio de Auditoria Operativa N° 44: “Sin- tesis de los principales problemas que obstaculizan el funciona to de la Administracién Publica Provincial - lapso junio Normas profesionales vigentes, (contables y de auditoria),la comunidad, Resaltando nas juridico—institucionales vi es, 2. MARCO CONCEPTUAL, jo sus neces 2.1, OBJETIVOS DE LA AUDITORIA OPERATIVA PARA EL SECTOR PUBLICO Para cada si especificas o por m de otros procedimientos de auditoria, di La auditoria operativa se organiza en funcidn del cumplimiento de los « do tres niveles de decision, ientes objetivos: + Estratégico: decide acerea de los objetivos de la organiza nacin de recursos. Lo ejerce la maxima conduction (ese: y mente politico). ivos trazados por el nivel estratégico y administra los recur nico) 2 los programas desarrollados por el nivel tactico, J cficacia en las tareas especificas (es prefe- los obj salternativas de trabajo, 308 (es politico =| ©, comunicando una impronta de trabajo, + On 2+ Emitirrecomendaciones que posbiliten enkemente cambios en los proced Bi ooahiede le denkes 0 mer hoa see ent 4 islaci6n vigente. 2.2. METODO DE ANALISIS | punto anterior, producto de la per- y reclaboracién del ‘equipo interdiscip! is parte de concebir a la organizacién - sea el fesionales, dio como resultado un modelo de andlisis para el ualizarse en el grifico que se acom- ar los conceptos en los 2.2.1. Aspectos generates El modelo bisico de anal Estado en su conjunto, o cada unidad operativa en particular - como un sector publico cuyo diagrama pued sistema en el cual es posible distinguir cuatro componentes: recursos, pro- aha, procediendo cces08, producto y contexto, De acuerdo # lo expresado, se entiende por: + Recursos: medios o elementos con que cuenta la administracién para concretar sus fines. Los recursos a examinar en cada audito- ria son los siguientes: humanos, financieros, material nales y tecnol6gicos. + Procesos: programas, planes y esquemas de trabajo que posee la administracién para utilizar sus recursos y conseguir sus fines. + Producto: servicios, bienes o prestaciones que conforman el res tado de la actividad desarrollada por dependencias de la admini tracién + Contexto: receptores dv servi 16s 0 prestaciones, que puc:—_ 22.2.4, Sistema Recursos Humanos jo de los Recursos Humanos comprende politicas para su & inherentes a designacion, seleccién, . desarrollo, capacitacién y promocién. Ast de remuneracién y beneficios sociales an en el Sistema Régimen escalaforatio. j + Calificacién profesional + Capacitacion espeeit + Evaluacién de ta adhesion det personal a los objetivos organizacio- rales. Rotacién de funciones. + Perfomances de rendimiento del personal. + Bvaluacién de tiempos ociosos. . sncia de Recursos Humanos. : F de fichas de asistencia. Justificacion de inasistencias. + Contralor de legajos. + Analisis del movimiento de adscripciones recibidas y cedidas, + Analisis de Ia composicién cualitativa y cuantitativa de los planteles bisicos. 2.2.2.2. Sistema Recursos Materiales El Sistema Recursos Materiales abarca el conjunto de bienes de consu- mo y de capital afectados a la prestacién de servicios y/o actividades eco- némicas, como asf también las pautas para su protecci6n y resguardo, lizan en el Sistema: Aspectos salientes que se a Dificultades en el aprovisionamiento de materias primas. Inventario y control sobre materias primas y bienes de capital, Servicios de mantenimiento, Normnalizacién de los insumos. Capital fijo: antigiedad, suficiencia, obsolescencia, tecnologia 2.2.2.3. Sistema Recursos Financieros El Sistema de Recursos Financieros comprende el andlisis del origen y Is aplicaci6n de los recursos monetarios y/o erediticios por parte del Estado en el cumplimiento de fines espectjeacion de is de la gestion de recaudacion, cust fondos. + Capacidad de autofin: eraciéin de nuevos recursos. nto y/o 8 2.2.24. Sistema Planeamiento y Conduecion EI Sistema de Planeamiento y Conduccion comprende las politicas ‘orientadas a lograr la consecucion y objetivos fijados, de manera que d rnan el perfil del ente que se desea, estableciendo los grandes cursos de accién, asignando los recursos requeridos, fijando responsabilidades y bilitando la medicin y e) control pertinente Aspectos salientes que se analizan en el Sistema: + Claridad en la definicion de objetivos. + Existencia de programas de trabajo. + Metodologia «le Programacién y Control, + Conocimiento de la comunidad 0 Admi lente, Ponderacion de la demand d racién a la cual sirve + Relacién con Organismos Estatales y entes privados. fema de Tecnologia Administrativa abarca el andlisis de la es tructura organizativa y procesal del sector (Organigramas, Manuales de Pro- cedimientos, Cursogramas); sistemas administrativos y contables: métodds nejos de expedientes, disefios y aplicacién de formularios, vos, implementacion de inventarios y utilizacion de | ordenanzas, ete. que regu lecretos, resolu inistracién pablica, nel accionar izan en el Sistema: accionar del ente en relacién: LL. Marco legal de referencia interna vigente: en cuanto a su origen instituclonal, a su jurisdiecién y competencia, y a la oF ganizacion interna. 12, externa vigente: en cuanto a leyes na- ordenanzas municipales y relacion’ con los distintos organismes y sus competencias, asi ‘como convenios con entes piblicos o privados. 2. Relevamiento de propuestas de modificacién de la legislacién vi- gente. 2.2.2.7. Sistema Productivo cionales, provinciates, tivo comprende al conjunto de los servicios, bienes El Sistema Prod: i aplicando © prestaciones, realizados por dependencias de la administra determinadas procesos y disponiendo de sus recursos. Aspectos salientes que se analizan en el Sistema. + Scrvicios que presta de acuerdo a la Iegisacién vigente. Jurisdiceién. Datos euantitativos. is del sistema de inspeccidn (si le compete), Evolucién de la cantidad y calidad de servicios prestados. Supervision de los resultados. + Principales inconvenientes en la prestacién del servicio. + Servicios complementarios a la produccién principal + Propuesta de tecnologias alternativas. + Anilisis de costos de produccién. Determinacién de esténdares + Comparacién con servicios similares, 2.2.2.8. Comunidad receptora del servicio ion que se debe satisfacer. : rritorial de la misma. + Evolucion de la comunidad receptora + Factores externos que condicionan la prestacién del servicio. + Necesidades insatisfechas de la comunidad,