SEMINARIO-TALLER: COSTOS BASICOS PARA LA MICRO Y PEQUEA EMPRESA

EXPOSITORA: NELLY AMARILES ADMINISTRADORA DE EMPRESAS CONSULTORA EN COSTOS manellya@une.net.co

FECHA: ABRIL 26 DE 2006 LUGAR: COMFAMA MEDELLIN

OBJETIVO DEL SEMINARIO-TALLER

Conocer una metodologa bsica de costeo que permita al empresario (pymes) determinar el costo a los productos, conocer el margen que genera y ejercer control sobre los

recursos y procesos.

TEMAS A DESARROLLAR
CONCEPTOS BASICOS DE COSTOS

Definicin, propsito y utilidades de los costos Clasificacin de costos Sistemas de costeo Proyeccin de ventas Costos y gastos fijos Costos y gastos variables Hoja de costos y de utilidad por producto
Costo por hora Margen de contribucin Punto de equilibrio Margen de ventas antes de impuesto

ELABORACION DE PRESUPUESTOS

HERRAMIENTAS DE EVALUACION Y CONTROL

EJERCICIO DE COSTEO EN PLANTILLA DE EXCEL

INTRODUCCION

MARCO LEGAL
LEYES MIPYMES No. 590 de 2000, No. 905 de 2004, No.1014 de 2006

Microempresa Pequea empresa Mediana empresa

No. de trabajadores:
Hasta 10 trabajadores Entre 11 y 50 Entre 51 y 200

Activos totales en smlvm

Hasta 499 Entre 501 y 5.000 Entre 5.001 y 30.000

REGIMEN DE IMPUESTO A LAS VENTAS AO GRAVABLE 2007

(ver regmen completo en w.w.w.dian.gov.co)

Rgimen simplificado Rgimen comn

Ingresos brutos por ao:

Hasta $83.896.000 Superior a $83.896.000

PUC: Manufactura, Comercio, Servicios, Agricultura (Existen Puc especiales: financiero, asegurador, cooperativo)

Cuenta
Cuenta 4XXX Cuenta 5XXX Cuenta 6XXX Cuenta 7XXX

Nombre de la cuenta:
Ingresos Gastos de admn. y ventas Costo de mercanca vendida Costos de produccin u oper.

CLASIFICACIN DE LAS EMPRESAS

DE TRANSFORMACIN: Toma un material, lo transforma en un producto nuevo, para luego vender. COMERCIALES: Compra productos ya elaborados, agrega algunos costos y luego vende. DE SERVICIOS: Mediante una serie de actividades configura un servicio, que luego lo ejecuta ante consumidores. EXTRACTIVAS: Explotacin de recursos naturales (metales, piedras, petrleo, etc.

CUAL ES EL PROPOSITO DE TENER UN SISTEMA DE COSTEO?

Organizar la informacin econmica y financiera de

la empresa y hacer mas eficiente la planeacin, el control y la toma de decisiones.

Conocer el margen de sus productos y de la empresa.

Obtener una estructura de costos dinmica que
garantice: Eficiencia. Valor agregado. Rentabilidad. Competitividad.

Tener una herramienta que permita el control de los

recursos.

Crear una cultura del costo o actitud de cada

individuo frente al manejo de los recursos: **Tiempo. **Insumos. **Equipos.

UTILIDAD DE LOS COSTOS EN LA EMPRESA 1. Sirven de base para fijar y/o controlar precios de venta. 2. Mediante los costos se cotizan trabajos y evalan proyectos. 3. Se analizan procesos y se controla la eficiencia. 4. Ayudan a detectar actividades, clientes, agencias o productos en que la empresa pierde dinero. 5. Se conoce el margen de contribucin y el punto de equilibrio del producto y de la empresa.

6. Se calculan indicadores de productividad a fin evaluar el desempeo.

7. Con los costos se valorizan inventarios.

CONCEPTOS DE COSTOS
En una empresa industrial, se llama costo de un artculo a la suma de todas las erogaciones de dinero efectuadas en la adquisicin y procesamiento de los elementos que conforman el articulo.
Para un comerciante el costo de los artculos vendidos, est compuesto por: el precio de adquisicin, y otras adiciones menores como: fletes, servicios pblicos, sueldos, bodegaje, empaques, adornos, software y hardware, etc. En una empresa de servicios el costo est representado por los erogaciones efectuadas con el fin de adquirir los elementos necesarios para dar forma al servicio y a la satisfaccin de la necesidad.

LOS COSTOS

DEFINICION
1.Es la medicin en trminos monetarios

de la cantidad de recursos econmicos

utilizados en la generacin de un bien o un servicio. 2.Costo es toda erogacin de dinero que la empresa utiliza o destina para un fin especifico: elaborar un producto, prestar un servicio

Lo que no se mide no se controla

CLASIFICACION DE LAS EROGACIONES DE DINERO

DIRECTOS COSTOS Produccin INDIRECTOS EROGACIONES DE DINERO DIRECTOS VARIABLES FIJOS

VARIABLES

GASTOS

Adom y ventas INDIRECTOS

PERDIDAS

FIJOS

Costos-Gastos
Se utilizan para conocer la estructura de la empresa en cuanto a erogaciones de Produc. Admon. Y ventas.

Directos-Indirectos
Se utilizan para una correcta asignacin de costo y gasto a productos, servicios, procesos, actividades, proyectos, clientes, etc.

Variables-Fijos
Se utiliza para optimizar recursos fijos, tomar decisiones de hacer, comprar o eliminar, aumentar o disminuir unidades, hallar el margen de contribucin y el punto de equilibrio.

Prdida: Es un sacrificio extraordinario de valores

donde no hay beneficio.
Reprocesos Altos desperdicios Devoluciones del cliente. Compras no planeadas Productos imperfectos Tiempo ocioso Deficiente seleccin de personal Altos ausentismos e incapacidades Publicidad mal diseada Reuniones improductivas Telfono mal utilizado Despilfarro de insumos Proveedores no calificados, Otros.

TABLA DE CLASIFICACION
PROCES O EROGACION de dinero

DIRECTOS
Se identifican directamente con el producto o servicio y lo integran fsicamente. Son de fcil medicin y cuantificacin. Ejemplo en empresa de manufactura:
Materia Mano

INDIRECTOS
Los costos son genricos, no se pueden identificar de manera directa con un producto o servicio especfico. Son difciles de medir, cuantificar y asignar, necesitan una base de prorrateo y el clculo es aproximado. Ejemplo: arriendo, energa, depreciacin, sueldo del coordinador de produccin.

VARIABLES
Aumentan o disminuyen de acuerdo con variaciones en el volumen de unidades producidas. Son fciles de asignar, controlar y analizar. Unitariamente son fijos. Ejemplo: diez camisas tienen costo de materia prima de $10.000. cinco camisas tendrn un costo de materia prima de $5.000

FIJOS
Permanecen estables ante diferentes volmenes de produccin. Representan la capacidad instalada en dinero, para producir. Unitariamente son variables Ejemplo: Para elaborar 10 camisas pago 50.000 de arriendo. Para elaborar 5 camisas pago 50.000 de arriendo. Permanecen estables ante diferentes volmenes de produccin y ventas: sueldos, arriendos. ______________ Permanecen fijos ante volmenes de ventas: Sueldos, publicidad, representacin, depreciacin, otros.

COSTOS
Erogaciones requeridas para transf. Materia prima en producto terminado. Para administrar inventarios. Para configurar un servicio.

PRODU CCION

prima

de obra operativa,
Otros

insumos directos (empaque,, envases, transportes por unidad)

ADMON

GASTOS Erogaciones que ayudan a cumplir los objetivos de la organizacin

No aplica

Generalmente todos los gastos de admn. son indirectos al producto: sueldos, arriendos, impuestos, seguros, otros.

No aplica

______ VENTA

___________ GASTOS Erogaciones que ayudan a generar los ingresos

_________________ Comisiones por ventas, fletes, empaque y embalajes por unidad.

_________________ Indirectos al producto: sueldos fijos, publicidad, representacin, depreciacin, otros.

__________________ Aumentan o disminuyen de acuerdo con el volumen de ventas, ejemplo: Comisiones por ventas, fletes, empaque y

COSTOS DIRECTOS - MATERIALES

Confecciones Materias primas:
Telas y entretelas Hilo, resorte Encaje, cintas Marquillas Botones Cierres

Ebanistera

Taller reparaciones mecnicas No tiene

Asesoras contables No tiene

Madera Bisagras Pintura, laca Clavos, tornillos Herrajes ______ Disolventes Pegantes Pitas, hilos Otros __________ Repuestos, accesorios y mantenimientos. Energa

Materiales auxiliares
Papel de trazo Empaques de produccin Tiquetes de identif. Otros

Otros insumos
Repuestos, accesorios y mantenimientos. Energa

___________ Repuestos Soldadura Bandas Pintura, Otros ___________ Energa

_________ Papelera y tilies. Equipos de computo, CD y otros ________ Energa ?

COSTOS DIRECTOS - MANO DE OBRA:

Es el salario devengado por las personas que participan directamente en el proceso de elaboracin de productos o prestacin de servicios, su trabajo se puede medir porque entregan unidades, el pago puede ser mensualmente o al destajo (por unidad) e incluye: Salario bsico e incentivos. Recargo nocturno Auxilio de transporte Seguridad social (eps, pensin, arp). Parafiscales (caja c, sena, icbf) Prestaciones sociales (cesantas, intereses, prima) Ropa de trabajo ( 3 veces al ao) Pagos extralegales.

COSTOS INDIRECTOS -CIF

EN EMPRESA DE MANUFACTURA: MATERIALES INDIRECTOS Materiales elctricos. Repuestos y accesorios. Empaque de proteccin en produccin. Insumos para cafetera. Insumos para aseo. Papelera y tiles de produccin. Lubricantes.

MANO DE OBRA INDIRECTA.

Coordinador produccin. Facilitadores. Ayudantes de planta. Secretaria de produccin. Mecnicos. Vigilantes

OTROS INSUMOS INDIRECTOS: Arriendo planta o depreciacin del local. Energa, agua, gas. Servicio de transporte. Servicio de mantenimiento. Depreciaciones.

COSTOS - VARIABLES
Unidades de producci n Tarifa unitaria Costo variable total

MATERIALES DIRECTOS
MANO DE OBRA AL DESTAJO EMPAQUE POR UNIDAD TRANSPORTE DE COMPRAS POR UNIDAD ENERGIA Y REPUESTOS

COSTOS FIJOS - PRODUCCION

Arriendo de local por mes Vigilancia de produccin por mes Sueldo del coordinador de produccin por mes Depreciacin mquinas por mes Capacitacin personal planta por mes Aseguramiento de calidad por mes Seguridad industrial por mes Insumos de aseo por mes Insumos de cafetera por mes Material elctrico por mes Seguros de mercancas por mes Otros por mes

DEPRECIACION
Es el valor que van perdiendo los activos por el desgaste en el trabajo o uso. Se debe cargar al costo del producto

Nombre del activo

Edificios y locales Maquinaria y equipo de trabajo Muebles y enseres Vehculos

Fecha de compra

Valor actual

Vida til en meses

depreciaci n por mes

240 120 120 60

Software y hardware

36

Total

GASTOS VARIABLES
DE ADMON Y VENTAS
Unidades de ventas COMISIONES POR VENTAS EMPAQUES DE VENTAS FLETES Tarifa unitaria Costo variable total

GASTOS FIJOS DE ADMON Y VENTAS

GASTOS DE ADMON
Sueldo personal oficina Arriendo de oficina depreciacin Ofic. Papelera y tiles Depreciacin muebles y enseres Telfono e Internet Impuestos Gastos legales Capacitacin del personal Intereses por prestamos

GASTOS DE VENTAS
Sueldo personal de ventas Arriendos puntos de ventas Papelera, facturas, tiles Ofic. Depreciaciones Telfono e Internet Impuestos Gastos legales Registro de marcas Publicidad Gastos promociones, muestras.. G. Representacin Empaques y fletes, etc.

PRESUPUESTOS
Un sistema de costos funcional utiliza costos predeterminados, ya que permiten controlar y tomar decisiones a priori.

PRE-SUPUESTOS:
Es la estimacin en cantidades y en pesos de los recursos necesarios para la elaboracin, gestin y venta de los productos y servicios, definidos en el plan estratgico de la compaa y para un periodo determinado, que puede ser 6 meses, 12 meses u otro.

RECOMENDACIONES PARA ELABORAR PRESUPUESTOS El presupuesto de costos y gastos fijos se apoya en el Estado de Resultados acumulado seis o doce meses atrs, se elabora para un ao y se halla un promedio por mes. Algunas cuentas parten de cero, otras se eliminan para este periodo.

Se debe tener en cuenta incrementos en el nivel de actividad e

incrementos por IPC futuro. Incluir valores diferidos y provisiones a pagar en el periodo. Negociar los precios de insumos con los proveedores para el ao y proyectar tasa de cambio para importaciones. Se debe tener en cuenta todos los recursos que se consumen en el proceso, as sean mnimos, no tiene sentido esconderlos. A los costos no se les carga las ineficiencias de la planta (reprocesos, capacidad ociosa, altos desperdicios). Separar los gastos de la empresa de los gastos del hogar.

OTRAS RECOMENDACIONES

Adicionar arriendo de local cuando las actividades se desarrollan en la casa. Tener Ppto para el aseguramiento de la calidad. Pppto para tratamiento de residuos, seguridad industrial, seguros de vida, incendio y robo a fin de proteger la empresa de quiebras.

MARGEN DE CONTRIBUCION EN $
Para un solo producto: $ MC = precio de venta costo y gasto variable % MC = (MC $ / precio de venta) * 100 Para varios productos
Productos Unidades vendidas Precio Valor total de venta de las ventas C+G variable unitario C+G variable total MC unitario MC total

TOTALES

% MC promedio en = (MC total / valor total de las ventas) * 100

PUNTO DE EQUILIBRIO
ES EL NIVEL DE VENTAS DONDE LA UTILIDAD ES CERO, ES DECIR QUE LA EMPRESA NI GANA NI PIERDE. FORMATO DEL CALCULO:

PE en pesos =

(Costos fijos + gastos fijos) totales por mes ---------------------------------------% de margen de contribucin- promedio

PE en unidades =

(Costos fijos + gastos fijos) totales por mes ------------------------------------------Contribucin marginal en pesos, unitaria

PRECIO DE VENTA Y COTIZACION

Cotizar es determinar por anticipado el precio de venta de un producto, un servicio o un trabajo a realizar. Cada empresa tiene su poltica de clculo: Costeo directo. Costeo total. Costeo full

Precio de venta =

FORMATO DE CALCULO : Costo unitario (directo, total o full) -------------------------------------------(100% % de utilidad deseada)
13.420 -----------0.75

$13.420 -------------100% - 25%

17.893

SISTEMAS DE COSTEO

QU ES UN SISTEMA DE COSTEO? Es una tcnica que mediante procedimientos especficos clasifica, acumula y distribuye costos a productos, servicios u otro objeto.
PRODUCTOS Y SERVICIOS:

Confeccin de camisa Construccin de un edificio Programa de calidad Paquete turstico Asesora jurdica

ELEMENTOS DE UN SISTEMA DE COSTEO

Un sistema de costos se elige o disea, dependiendo de las necesidades y del tipo de empresa, para conformarlo se tiene en cuenta principalmente tres elementos: La forma de acumular los costos: Por ordenes de produccin (OP) Por procesos Por actividades (ABC) Costos conjuntos

La naturaleza del costo: Real o histrico Estimado Estndar El mtodo de costeo Costo directo Costo total (directo + indirecto) Costo full (costos + gastos)

SISTEMA DE ACUMULACION DE COSTOS POR ORDENES DE PRODUCCION (OP) Que es una OP?

Es un proyecto de fabricacin especifico que contiene cliente, diseo, tiempo, procesos, mquinas, materia prima, costos, procedimientos, etc Los costos se acumulan por cada OP, al terminar el trabajo, se suman los costos y se distribuyen al nmero de unidades terminadas.
Cada O.P tiene una especificacin distinta. El trabajo se puede suspender en el camino. Es til para empresas de publicidad, diseos, industria de calzado, muebles, urbanizadoras, artes grficas etc.

ORDEN DE PRODUCCION
Orden de produccin No.____Cliente: Producto o servicio:_____________ ____Fecha de inicio:______ Fecha de entrega:_____

Diseo: ______ Caractersticas:____

REQUERIMIENTOS:

Cantidad I ____

F ____

Mquinas___________________________________________ Personas___________________________________________ Materiales__________________________________________

ACUMULACIN DE COSTOS:
Costos de la OP Materiales D Mano de obra D Semana 1 Semana 2 Semanan Total OP

Cif (ppto)
Totales

COSTO TOTAL POR UNIDAD = COSTO TOTAL O.P / CANTIDAD F

ACUMULACION DE COSTOS POR PROCESOS

QUE SON LOS PROCESOS? Son secciones o centros de costos en la Ca. En cada uno de ellos se hace un trabajo especializado de operaciones continuas. Consume recursos y tiene responsables. Los costos se acumulan por perodo en cada proceso. Se parte de un presupuesto. Por cada proceso circula el producto absorbiendo costos. Cada proceso entrega al siguiente un producto mejorado es decir, con valor agregado. No es posible suspender el trabajo en el recorrido Los productos son de caractersticas similares y volumen alto, ejemplo: industria plstica, cemento, confecciones, gaseosas, etc

ESQUEMA DE COSTOS POR PROCESOS

Procesos proceso1 proceso2 proceso3 Costo total =Sumatoria
Materiales M. Obra Otros directos

Presupuesto de Materiales costo directo M. Obra por mes Otros directos

Materiales M. Obra Otros directos

Materiales M. Obra Otros directos

Presupuesto de Mater indir CIF por mes MO indir

/
Bases de distribucin

Otros indir Admon y ventas Unidades Horas Hom Horas Mq Gramos % de m obra Otros Costo 1

Mater indir MO indir Otros indir Admon y ventas Unidades Horas Hom Horas Mq Gramos % de m obra Otros
Costo 2

Mater indir MO indir Otros indir Admon y ventas Unidades Horas Hom Horas Mq Gramos % de m obra Otros
Costo 3

Mater indir MO indir Otros indir Admon y vtas.

Costo por unidad

C1,C2,C3

SISTEMA DE COSTEO POR ACTIVIDADES (ABC)

(Costing Based Activity).

Que son las actividades?

Es la descomposicin del trabajo que conforma un servicio o producto en partes identificables, medibles y tiles de considerar y controlar aisladamente, Ejemplo: Disear, comprar, seleccionar las personas, despachar mercancas, etc. El sistema acumula los costos por actividades, que luego transfiere a objetos de costo.
Esta metodologa controla a la actividad que es quien consume recurso. Mtodo til en empresas de servicios: hospitales, bancos, empresa de energa, empresa de alta tecnologa, etc,. all el costo del material directo es mnimo y prevalece el indirecto.

DISTRIBUCION DE COSTOS POR ACTIVIDADES ABC

Ejemplo: Servicio educativo

RECURSOS

Materiales

Salarios

Arriendo

Servicios pblicos

Transporte

TOTAL

ACTIVIDADES Matricular Recaudar Comprar X X X X X X X X X X X X

TOTAL

Selec. Personal
Coordinar profesores Atencin al estudiante Promocin y ventas

X
X X X

X
X X X X

PRODUCTOS

CARRERA DE CONTADURIA TECNICO ELECTRICISTA SEMINARIO DE COSTOS

FORMATOS PARA ORGANIZAR LA INFORMACION DE COSTOS EN EXCEL Y REALIZAR LOS CALCULOS

1. Proyeccin de ventas mes por mes 2. Presupuesto de produccin por mes 3. Liquidacin de la mano de obra y obligaciones por mes 4. Calculo de la depreciacin por mes 5. Presupuesto de costos y gastos fijos por mes 6. Calculo de la capacidad de produccin en minutos-mes 7. Costo por minuto 8. Presupuesto de costos y gastos variables 9. Margen de contribucin 10.Punto de equilibrio 11.Precios de venta 12.Calendario y obligaciones laborales

LO QUE NO SE COSTEA NO SE EVALA, NI SE CONTROLA, NI SE MEJORA

BIBIOGRAFA

Contabilidad de costos. Gmez Bravo

Contabilidad de costos. Baker, Jacobson, Ramrez

Padilla
Cartilla Los costos y los Gastos. Fundacin Carvajal