CONTABILIDAD II

Universidad de Cartagena Programas de Educacin Superior a Distancia Administracin de Servicios de Salud CREAD Zaragocilla. Tels: 6697305 Telefax 6697146 CONTABILIDAD II WALTER ROMERO ALVAREZ C.P.

Rector. Dr. Sergio Hernndez Gamarra Director PESD. Dr. Vctor Hugo Pea Coordinador P.A.S.S. Dr. Rafael Pereira 1era Edicin. Unidad de Impresos P.E.S.D. Cartagena de Indias, Colombia 2005

CONTABILIDAD II

WALTER ROMERO ALVAREZ

UNIVERSIDAD DE CARTAGENA PROGRAMAS DE EDUCACION SUPERIOR A DISTANCIA ADMINISTRACIN DE LOS SERVICIOS DE SALUD 2005

TABLA DE CONTENIDO
Pg. PRESENTACION 1. COMPRAS Y CUENTAS POR PAGAR 1.1 PROCEDIMIENTO DE COMPRAS 1.2 PROCEDIMIENTO DE CUENTAS POR PAGAR 1.3 INFORMES A LA GERENCIA 2. 2.1 2.2 2.3 2.4 3. 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 3.9 3.10 3.11 4. 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 5. 5.1 5.2 5.3 SISTEMA DE INVENTARIOS TIPOS DE SISTEMAS DE INVENTARIOS METODOS PARA LA VALORACION DE INVENTARIOS FIJACION DEL COSTO DEL IVENTARIO ANALISIS DEL SISTEMA DE INVENTARIO PRESENTACION DE FACTURAS Y CARTERA PREPARACION DE LA FACTURA FACTURA DE USUARIOS ESPECIALES PRESENTACION DE FACTURA GLOBAL SEGUIMIENTO Y CONTROL DE CARTERA RECAUDO DE PAGOS PASOS PARA REALIZAR UN RECAUDO PREVENTIVO CONTROL DE GESTION DE CARTERA IMPLEMENTACION DE LOS PROCESOS DE GESTION DE CARTERA INFORME DE CARTE CONTROL DE LAS FACTURAS REGISTRO CONTABLE DE DEUDAS MALAS FUNDAMENTOS DE ANALISIS FINANCIIERO CONCEPTO E INTERPRETACION METODOS DE ANALISIS FINANCIERO ESTADO DE CAMBIO EN LA SITUACIN FINANCIERA ANALISIS DEL PUNTO DE EQUILIBRIO INFORME FINANCIERO SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONCEPTO DE CONTROL INTERNO FUNCIONES DEL CONTROL INTERNO CONTROL INETRNO EN LAS ENTIDADES HOSPITALARIAS 2

BIBLIOGRAFIA

PRESENTACIN
La Contabilidad constituye la piedra angular de las finanzas de cualquier institucin en salud, ella proporciona informacin ordenada y precisa acerca de lo que posee la institucin, lo que debe y si gener utilidades o perdidas en el ejercicio; de donde obtuvo los recursos y como los utiliz. Todo ello permite planificar y dirigir eficazmente las finanzas de la entidad y proporcionar informes oportunos a quienes interesen los resultados. Por eso no es exagerado afirmar que una EPS ESE IPS ARS sin contabilidad es como un barco a la deriva. El presente mdulo es de gran utilidad para el estudiante de Administracin de los Servicios de Salud; esta diseado a base de las experiencias y ejercicios en la actividad profesional, brindando las herramientas cognitivas para el desarrollo del aprendizaje autnomo de contabilidad

La contabilidad es una de las herramientas gerenciales ms importantes, por ende es necesaria su mejor conceptualizacin por parte de los administradores de la Salud dado que proporciona informacin ordenada y precisa de la empresa, a partir de esta podemos vislumbrar la situacin econmica del ente en cualquier momento en el tiempo. Los cambios ocurridos en el ambiente empresarial en los ltimos aos han obligado a los profesionales a fijar cada vez ms su atencin en los conceptos de las Finanzas empresariales, la mayor dinmica econmica genera la necesidad de establecer estrategias encaminadas a mantener las empresas en un entorno ms competido, en donde sobrevive precisamente aquella que pueda lograr el mejor uso de sus recursos bajo un escenario eficiente. El sector salud tambin ha venido presentando una evolucin muy dinmica, razn por la cual se requiere que sus profesionales se capaciten y manejen con eficiencia el uso de las herramientas que suministran las ciencias contables para mantenerse a tono con la realidad empresarial de los otros sectores.

UNIDAD No. 1 PROCESO DE COMPRAS Y CUENTAS POR PAGAR

Al finalizar la presente unidad el estudiante estar en capacidad de; OBJETIVOS ESPECIFICOS Determinar los procedimientos bsicos que se deben realizar en una orden de compra. Establecer los criterios para elaborar una compra de insumos y servicios Definir el registro y consolidacin de cuentas por pagar Analizar las diferentes partidas en los estados financieros inherentes a las cuentas por pagar.

COMPRAS Y CUENTAS A PAGAR. El giro normal de los entes en salud, hace necesario la adquisicin de insumos y materiales necesarios para la prestacin de servicios de salud. A lo largo del proceso se transforma, acondiciona y entrega al usuario final lo que necesita. Cada fabricante o comerciante aade alguna utilidad a la mercanca, y las compras de unos son las ventas de otros hasta que llega al ultimo consumidor. El curso de la misma a travs de una sola empresa, los cambios econmicos y financieros que concurren, puede denominarse circuito comercial. Empezamos el estudio de este circuito con las compras y el pasivo relacionado, las cuentas a pagar, que se originan cuando se compra a crdito. Es verdad que las obligaciones del negocio pueden resultar de transacciones distintas de la adquisicin de materiales y suministros que entran en el articulo terminado ofrecido a la venta, pero estas son incidentales y pueden compararse, en frecuencia y volumen, con las partidas a pagar que ordinariamente resultan de la compra de mercancas. As, pues, las cuentas a pagar, de que hablamos ahora, se refieren a las cuentas corrientes por compra de materiales e insumos para su eventual uso del hospital, bien en su forma original o despus de su transformacin. En una empresa pequea, el propietario o gerente ejerce directamente el control personal sobre lo que debe o no comprar; pero cuando la empresa, por su extensin, necesita delegar en otros la autoridad para comprar, es ya un asunto

importante para la buena marcha del ente que la contabilidad y los controles apropiados se mantengan a travs del sistema contable.

1.1

PROCEDIMIENTO DE COMPRA.

Las compras implican compromisos en nombre del negocio; por lo tanto, deben ser juiciosas, necesarias, debidamente autorizadas y adecuadas a la capacidad de compra de la entidad, necesitndose de salvaguardias y control fiscal. La sistematizacin debe salir al paso de las necesidades. Un procedimiento de compras atinado seguir este orden: 1. 2. 3. 4. Hacer la solicitud de compra. Si se aprueba, la autoridad oportuna hace la orden de compra. Copias de esta orden se envan a los departamentos respectivos. Los materiales e insumos comprados se recibe y confronta; la cantidad y calidad se verifican. 5. Se establece el justificante formal de la resultante cuenta a pagar. Es obvio decir que esta orden y estas fases particulares pueden variar alguna vez, segn los requisitos y necesidades especificas de las empresas. No obstante, estos cinco puntos son los que el experto en sistemas debe considerar. 1.1.1 SOLICITUD DE COMPRA Por lo general, emana de la fuente bsica o departamento de Bienes y servicios, que esta en situacin de conocer si la compra es no necesaria usualmente, este origen es el empleado de almacn. Cuando un tipo de materiales e insumos ha llegado a su punto de reordn o se ha agotado, o esta por debajo de una determinada cantidad mnima (cuyo mnimo lo determina la gerencia de tiempo en tiempo de acuerdo con las situaciones corrientes), la notificacin del hecho va a travs de los canales fijados desde el empleado de almacn a la autoridad que decide la compra. La solicitud de compra es sencillamente, un aviso de que se desea la compra descrita. La tarea del Departamento de Bienes y servicios es tomar nota de la necesidad de la compra solicitada por el empleado de almacn o el jefe del departamento que origino la solicitud. Si esta convencido de tal necesidad, toma las disposiciones necesarias para adquirir las mercancas. La solicitud inicial especificar:

a) b) c) d) e)

La cantidad necesitada. La calidad y cualquier otra descripcin. La cantidad y la descripcin de la ltima orden. La fecha aproximada de entrega. Las razones de su necesidad y para que trabajo o fin.

La numeracin de las formas ayuda a su contabilidad y ahorra tiempo en la referencia y archivo. Debe indicarse en ellas el departamento que la origina por el numero u otro smbolo que tiene asignado en la grafica de organizacin o en la de cuentas. El departamento de compras anota, con frecuencia, la solicitud con la informacin apropiada, marcndola orden pedida, con la fecha y datos parecidos. Si se ha hecho alguna variacin en cantidad o calidad debe mencionarse tambin. Luego, la solicitud se devuelve al departamento que la motiva como un aviso de que ha sido atendida y que la entrega se espera en su tiempo oportuno. Si se usa este procedimiento, la solicitud debe extenderse por duplicado por el departamento inicial, una de las copias para su devolucin como justificante de que se ha recibido y tomado nota. A veces puede usarse, a este propsito, una copia de la orden de compra. De ordinario no se necesita ninguna copia extra de la solicitud (o, como se le llama algunas veces, memorandum para la orden), aparte de la de carbn, que retiene el departamento que la emite. 1.1.2 Orden de compra Con la emisin de una orden de compra, la firma entra en determinados compromisos financieros al empear o comprometer su crdito. Por tanto, la preocupacin y prudencia sugieren que la autoridad de la compra debe ponerse en manos competentes y responsables. Pero ello, en si mismo, no es bastante. La orden ha afectada la situacin financiera de la empresa, y ese hecho debe reconocerse por medio del asiento apropiado en los libros de cuentas. Tambin debe entrarse a los distintos departamentos interesados en su compra de los pasos dados, para que tomen sus medidas. La orden de compra, diseada alguna vez como se muestra en la figura 3, deber ser una forma con copias varias, bien como una forma de copia, mltiple y continua, o recogida en forma de cuaderno. Un juego tpico consiste en cuatro copias, cada una de un color. 1.1.3 Ruta de orden de la compra. Una orden de compra, debidamente autorizada y extendida, se usar de esta manera: el original se enva al vendedor que se le hace el pedido; el duplicado, en orden numrico, se coloca en un archivo de ordenes abiertas del departamento de compras; el triplicado se enva al departamento que la origina, en lugar de

devolverle una copia anotada de la solicitud de compra, o puede retenerse en el departamento de compras como una especie de copia proseguir, archivada con preferencia, por la fecha de entrega o, quizs, alfabticamente, bajo el nombre del vendedor; la cuarta copia se enviara al departamento de recepcin, como autoridad para recibir el embarque cuando llegue. Existen muchas variaciones de este procedimiento, segn la circunstancia particular. Por ejemplo, se pueden mandar dos copias al vendedor, una de las cuales para su devolucin, con el conocimiento de la orden y en la que pueda indicar la fecha de entrega. Otras copias adicionales pueden usarse para dar informacin al departamento de trfico. Los almacenes pueden desear una copia aparte de la dada al departamento de recepcin, especial, con el fin de tomar las disposiciones previas oportunas. Otros departamentos, como por ejemplo, el de prueba o el de control de presupuesto, pueden quedar afectados algunas veces. Para todo ello deben hacerse las copias suficientes para que el procedimiento de copias resulte efectivo, pero deben evitarse copias innecesarias. Algunos departamentos necesitan hacer solo una anotacin en sus registros y, entonces, pueden pasar la copia a otro. Cuidadosa rotacin se dispondr para ello. Conviene que las copias no permanezcan errantes mucho tiempo. Hganse las suficientes, pero viglese su archivo, para estar seguro que las copias innecesarias se ha destruido y que no se acumulan sin necesidad despus de cumplir su fin. Mientras que, por una parte, conviene centralizar la responsabilidad de tan importante funcin como es la de las compras, facilitando con ello la marcha administrativa, hay veces en la que no es factible una centralizacin completa. Existen entidades con sucursales esparcidas, por ejemplo, donde la compra localizada es, con frecuencia, ventajosa y necesaria. Los negocios que tienen departamentos altamente especializados o departamentos ocupados en trabajos experimentales, pueden permitirles que hagan sus propias compras. En estos casos se emplearan los mismos procedimientos expresados mas arriba, pero la localidad o cada departamento constituir su propio agente de compras. Los procedimientos se variaran de acuerdo con las necesidades y se facilitara la informacin a la oficina central, para la coordinacin oportuna.

1.1.4 Confirmacin de rdenes Otra situacin prevaleciente es aquella en que una orden verbal por telfono se sustituye por una orden escrita. Puesto que es necesario el registro, en estos casos la orden de compra debe extenderse en la primera oportunidad y tramitarla como ya se ha descrito. El original debe llevar la anotacin de confirmacin de la orden telefnica verbal de tal y tal fecha. Sin tal comprobante escrito de que la orden ha sido aprobada no se puede tener control ordenado de compras.

1.1.5 Procedimiento cuando se reciben las mercancas El recibo de las mercancas pedidas es la fase inmediata de las transacciones de compras. El departamento de recepcin har la comprobacin material necesaria del embarque, para cerciorarse de que la cantidad y la calidad estn de acuerdo con la orden, y anotar todos los datos importantes en un informe de recepcin. Algunas veces, se harn las anotaciones directamente en una copia de la orden de compra. En todo caso, los datos se enviaran al departamento de compras o al de contabilidad, segn lo prescriba el procedimiento adoptado, y ese departamento anotara sus propias copias con entrega aceptada, de orden completada o una designacin parecida. El informe de recepcin se comparara con la factura, en el trmite de las cuentas a pagar, como indica la siguiente fase

1.2

PROCEDIMIENTO DE LAS CUENTAS A PAGAR

La practica corriente en las entidades en salud y que prevalece en muchas grandes firmas que no estn bien dirigidas, es la de acumular las facturas no pagadas de una manera conveniente, y luego ignorarlas hasta el tiempo de su pago. No hay que decir que no es satisfactorio el procedimiento, y que, en grandes empresas, hace casi imposible una gerencia ordenada y apropiada. Esta prctica es causa de muchos errores y frecuentes descuidos en el manejo de las facturas, y tiende a retardar el proceso del sistema contable; no procura el registro corriente de las deudas pendientes y el anlisis complementario, y, por lo mismo, ocurre con frecuencia sobreestimaron en los descuentos. El control de auditoria queda, desde luego, seriamente embarazado. El procedimiento sistematizado es el de registrar la deuda y hacer la distribucin de los cargos al tiempo de recibir los materiales e insumos o servicios y verificar las facturas. Las siguientes son las fases que constituyen el procedimiento corriente: 1. En el Almacn o bodega reciben los materiales e insumos. a. Se reciben en forma inmediata las facturas o son remitidas posteriormente va correo.

b.. Se revisa con los elementos recibidos, con la factura o remisin a fin de confrontar descripcin, cantidad y precios.

c. Se cerciora que los elementos recibidos corresponda a lo solicitado en la orden de compra. 3. Verificacin de los clculos a. Verifica las sumas y multiplicaciones. b. Calcula las fechas de vencimiento de las facturas con descuento por pronto pago. c. Calcula el importe del descuento y lo anota sobre la factura. d. Clasifica las facturas por: 1) materiales e insumos; 2) accesorios de mantenimiento y reparaciones; 3) compras de oficina; 4) diversos. 5) Medicamentos; 6) Vveres y Abarrotes e. Une la copia de la solicitud. f. Obtiene las aprobaciones de las fuentes debidas.

4. Informe de recepcin a. Anota en la factura la fecha en que se reciben los materiales. b. Hace comparaciones del informe de recepcin y, si esta en orden, pasa la factura a contabilidad con el comprobante de ingreso de mercanca. 5. Contabilidad a. Registra contablemente los importes a cuentas por pagar b. 6. Tesoreria a. Recibe las facturas y anota los cargos en la hoja de distribucin. b. Verifica todas los registros y asientos c. Prepara el cheque. Remite a tesoreria el expediente para pago.

A veces se combinan varias de las fases anteriores y, en ocasiones, cuando se sabe que el requisito de control se llevara por otros medios, pueden omitirse algunas de ellas. El esquema, sin embargo, da una tramitacin para un control adecuado. 1.2.1 Cuentas a pagar formalmente establecidas. El departamento de contabilidad, mencionado anteriormente, har asientos, sobre aviso de recibido y la deuda aplicable. El crdito a la cuenta por pagar se asienta directamente desde la factura para ello; el crdito a la cuenta control registrada directamente en almacn se pasara en total 1.2.2 Transacciones no habituales. Cuando se han hecho pagos parciales, los registros contables deben hacerse las anotaciones respectivas. Estas cuentas permanecern, hasta su liquidacin, en el archivo de impagadas. Se debe utilizar un registr sistemtico de este tipo de facturas correspondientes a fin de no perder el rastro y resulten ms adelante solicitando intereses de mora. Las notas crdito por devoluciones de pueden deducirse de las facturas del mismo proveedor, que suele anotarse en rojo para distinguirla con claridad de los asientos de debito. Los descuentos tomados, pero rechazados, necesitaran de un pago posterior, debidamente puesto, y el cargo se hace, naturalmente, a descuentos ganados.

1.3

INFORMES PARA LA GERENCIA

Los procedimientos para los departamentos de compras y cuentas a pagar se han explicado ya en detalle y con mtodos diversos. Ocurre, a este respeto, que muchos sistemas, por otra parte bien diseada y ejecutada, fallan en el sentido de que no proporcionan a la gerencia la informacin que se esperaba, pues la frondosidad de detalle oculta la vista del conjunto, o sea que la gerencia no puede ver el bosque porque lo impiden los rboles. Para prevenir esto, el agente de compras compilara, a intervalos regulares, diversos informes en forma resumida, bosquejando las operaciones de su departamento, los cuales pueden mostrar, por ejemplo, las partidas referentes a los compromisos pendientes, contratos y compras hechas desde el ultimo informe, todo lo cual se comparara con el plan que la gerencia proyecto en los

presupuestos. Este informe, con algunos comentarios aadidos por el gerente de compras, en cuanto a las situaciones del mercado corriente, ser una fuente de buena informacin y complementara otros informes hechos para los directivos responsables de las normas. De igual manera, el departamento de cuentas a pagar resumir los pagos hechos desde el ultimo informe y los descuentos tomados, y aadir algunos comentarios motivados del manejo de las facturas. Con referencia a los fines de costo y registros del cumplimiento del personal, pueden aadirse cifras respecto al volumen de papeles manejados, numero de rdenes cursadas y numero de facturas hechas.

EVALUACION 1. Explique cada uno de los pasos a seguir para realizar una compra de materiales e insumos:

2.

Cuales son los contenidos mnimos que debe poseer una orden de compra:

3.

Identifique cada una de las etapas que debe seguir el almacenista al recibir la mercanca:

4.

Elabore grficamente el proceso que se debe seguir al realizar una compra en un ente en salud de menor cuanta:

5.

Cuales son los contenidos de un informe de gerencia de las reas de compras y cuentas por pagar?

6.

Determine el proceso para realizar el pago de una cuenta por pagar desde la recepcin de la mercancia.

UNIDAD No. 2 SISTEMA DE INVENTARIOS

Al finalizar la presente unidad el estudiante estar en capacidad de; OBJETIVOS ESPECIFICOS Comprender los inventarios de mercanca y su valuacin. Elaborar las tarjetas de kardex Contabilizar los diferentes movimientos de inventario de mercanca Analizar los diferentes mtodos de inventario y escoger el mejor para la institucin. 2. CONTROL DE INVENTARIO Y KARDEX

Inventario de mercancas constituye la existencia, a precio de costo de los artculos comprados o producidos por una entidad, para su comercializacin o consumo. Se incluye en el inventario la mercancas o insumos de propiedad de la institucin que se encuentran en el almacn, bodegas, en transito o entregadas en consignacin; as mismo, se excluyen del inventario las mercancas que no son de su propiedad y se encuentran en su poder, por que se han recibido en consignacin o estn vendidas y aun no se han remitido a sus clientes. 2.1 TIPOS DE SISTEMAS DE INVENTARIO

Con el fin de registrar y controlar los inventarios, de acuerdo a la magnitud de los negocios, el volumen de ventas y de existencias de productos, las empresas pueden elegir el sistema que mejor se adapte a sus necesidades los ms utilizados son: 2.1.1 Sistema de inventario peridico Como su nombre lo indica, se hace inventario peridicamente, es decir a la terminacin de cada periodo contable. En el sistema de inventario peridico los asientos se hacen para registrar las compras y las ventas, las cuales no se ajustan a las reglas que se aplican cuando se adquieren o se vende un activo fijo. Con la cuenta inventario de mercanca no se hace nada ni cuando se compra la

mercanca ni cuando se vende. Durante el periodo contable no se mueve esta cuenta. En cambio, al final de dicho periodo, se ajusta por su saldo correcto. La toma fsica de un inventario consiste en el conteo, la medicin, el pesaje, etc., y la valorizacin de las unidades contenidas en los diferentes grupos de inventarios de una empresa de cualquier ndole. Si la toma fsica, control y contabilizacin de tales inventarios se realiza al trmino de ciertos perodos, entonces se configura por esencia, el Sistema de Inventario Peridico. La venta al por menor o detal de gran cantidad de artculos diferentes, hace sumamente dispendioso y costoso, el control permanente de las existencias de los artculos en bodega, en almacn, en estanteras, etc., con los cuales negocia la empresa; sta sola es una razn valedera para que estas empresas bajo tales circunstancias operativas, prefieran cerrar el establecimiento comercial una, dos o ms veces al ao, para proceder a la toma fsica de sus inventarios, y hacer en tales pocas o perodos, los ajustes, controles y contabilizaciones que fueren pertinentes. A este sistema se le llama peridico porque la toma, valorizacin, control, ajustes y contabilizacin de los inventarios se realizan peridicamente (cada 3, 6, 12 meses, etc.), es decir, al concluir ciertos ciclos, por lo cual tambin podra denominrsele Sistema Cclico de Inventario.

2.1.2 Sistema de Inventario permanente. El sistema de inventarios permanente permite conocer como su nombre lo indica, permanentemente el costo de la mercanca vendida y el valor de los inventarios. En el sistema de inventarios permanentes se omite la cuenta de compra de mercancas y se debe tener el control de las mercancas que entran y salen de cada una de las unidades que conforman el rubro de inventarios. En este sistema el precio de adquisicin de los inventarios, los factores de valoracin y la valuacin de los mismos, deber llevarse en tarjetas o registros manuales, mecnicos y/o magnticos por cada tipo de artculos. Es otro de los sistemas universalmente utilizados para el control de los inventarios; se conoce con otros nombres, tales como Perpetuo, Constante, Continuo. En cualquier momento del ejercicio contable se puede conocer la cantidad de unidades en existencia, por cada tipo de producto y su costo, sin necesidad de

apelar forzosamente a la toma de un inventario fsico, tal como ocurre bajo la regencia de un Sistema Peridico de Inventario. 2.2 METODOS PARA LA VALORACION DE INVENTARIOS

Las empresas deben valorar sus materiales e insumos en bodega, almacn o en trnsito para determinar el valor de sus inventarios, el costo y utilidad en ventas y prestacin de servicios de cada periodo. Actualmente se utilizan los siguientes mtodos para valorar los inventarios: Valoracin por identificacin especifica En las empresas cuyo inventario consta de mercancas idnticas, cada articulo en existencia se distingue de los dems por sus caractersticas individuales de nmero, marca o referencia y tiene un costo determinado. Los vehculos son un ejemplo tpico de este caso, lo mismo que el material de osteosintesis en los hospitales, en el caso de los vehculos se diferencian por su color, nmero de motor, serie y modelo. Valoracin a costo estndar Este mtodo facilita el manejo auxiliar de mercanca (Kardex), por cuanto solo se requiere llevarse en cantidades por unidades homogneas (referencias) Valoracin a precio de costo Valorar el inventario a costo significa que la entidad relaciona al costo de adquisicin sus materiales e insumos. 2.3 FIJACIN DEL COSTO DE INVENTARIOS

2.3.1 Concepto e importancia Las empresas que adoptan el sistema de inventario permanente deben implantar un procedimiento de rutina, que permita controlar con exactitud el movimiento de las mercancas. Al adquirir materiales e insumos las entidades en salud deben liquidar la factura de compra y determinar el mtodo para fijar el costo de sus inventarios. Para visualizar claramente esta informacin se requiere un Krdex . 2.3.2 El Krdex de mercancas: esta formado por tarjetas que permiten controlar las cantidades y costos de las entradas y salidas de un articulo

determinado, y dar a conocer las existencias en cualquier momento sin necesidad de realizar un inventario fsico. El Krdex constituya un auxiliar de la cuenta Mercancas de producto terminados fabricados o no por la empresa, en la que la suma de los saldos de las tarjetas representa el total el total de las mercancas en existencia, a precio de costo. 2.3.2.1 Manejo de Krdex por el mtodo de promedio ponderado Los movimientos se registran as: Entradas: se nota la cantidad devolucin y el costo total de la compra o de la

En salidas: se registra la cantidad de la mercanca vendida; y en la columna del costo, el resultado de multiplicar la cantidad por el costo unitario del rengln anterior En saldos: para obtener los valores de esta columna, a los valores del saldo anterior se les adiciona las entradas o se les disminuye las salidas Costo unitario: para obtener el costo unitario se toman la columna de saldos, y se divide el costo total, entre la cantidad total de cada rengln. El costo unitario varia siempre que se compra mercancas a precio diferente, cuando se registran las salidas, se mantiene el ltimo costo unitario.

El Hospital del Caribe presenta los siguientes datos para la tarjeta de Krdex del Gel para ultrasonido x 500cc. 01.04.___ 05.04.___ 07.04.___ 12.04.___ 20.04.___ 25.04.___ 30.04.___ Inventario inicial 20 unidades a $ 12.000c/u Compra, factura No. 2050, 10 unidades a $ 15.000c/u Venta, factura No130,5 unidades a $ 20.000 c/u Compra, factura No. 2080.15 unidades a $ 14.000 c/u Devolucin en compra de las facturas No 2080, nota crdito No 24, por 5 unidades a $ 14.0000c/u Venta factura No. 145,25 unidades a $ 22.000c/u Devolucin venta factura No. 130, N.C. No. 17 , por 5 unidades

METODO PROMEDIO PONDERADO Gel para ultrasonido

ENTRADAS Fecha DETALLE Inventario inicial Compra, Fra. No 2050 Venta, Fra No. 130 Compra, Fra. No 2080 Dev. Compra ,fra. No 2080 Venta Fra. . No. 145 Dev. Venta, Fra No 130 N.C No. 17
CD CANT COSTO

SALIDAS
CANT COSTO

SALDO
CANT COSTO

COSTO UNITARIO 12.000 13.000 13.000 13.375 13.286 13.285 13.190

01 03 05 08 10 12 15

20 10 15 (5)

240.000 150.000 5 210.000 70.000 25 332.150 (5) 65.000 65.000

20 30 25 40 35 10 15

240.000 390.000 325.000 535.000 465.000 132.850 197.850

Saldo final

40

530.000

25

332.150

15

197.850

Registros contables 05.04.____ Compra: factura No. 2050 Cdigo 1420 2436 2405 Cuentas Inventarios Impuestos Sobre Ventas por pagar Nacionales Debe 150.000 24.000 Haber 174.000

07.04____ Venta Cdigo 1305 4390 2408 Cuentas Clientes Servicios Conexos de la salud Impuestos sobre ventas por pagar Debe 116.000 Haber 100.000 16.000

07.04____ Costo de venta ( a precio de costo): factura No. 130 (tomando del Krdex de la columna de salidas) Cdigo Cuentas 7390 Costo de Prestacin de servicios 1420 Inventarios Debe 65.000 Haber 65.000

2.3.2.2 Manejo de Krdex por el metodo PEPS o FIFO Por este mtodo, la tarjeta de Krdex se maneja as:

 Entradas: se registra, igual que en el mtodo del promedio ponderado, cantidad y costo total liquidado, segn la factura de compra o la nota crdito por devolucin en compras. En salidas: para determinar el costo por registrarse en esta columna, primero se traza una lnea para conocer los niveles de costo de los saldos anteriores; luego se registra el movimiento teniendo en cuenta que la primera mercanca que entro es la primera que sale. En saldos : a diferencia del mtodo de promedio ponderado, en esta columna no se agrupan la existencia de cada entrada, excepto cuando tenga el mismo costo; de lo contrario , se presenta en niveles por cada precio de costo, el cual se mantiene hasta que la existencia se agote. El valor de la existencia se obtiene al sumar los niveles del ultimo saldo. Costo unitario: se determina de igual forma que en el mtodo de promedio ponderado (dividiendo el costo total por la cantidad total de la columna de saldos); se diferencia en que esto se hace por cada nivel y se presenta generalmente varios costos unitarios correspondientes al ultimo saldo; es decir, un costo unitario diferente por cada nivel METODO PEPS O FIFO Gel para ultrasonido
ENTRADAS Fecha DETALLE Inventario inicial Compra,Fra. No 130 Venta, Fra No 130
CD CANT COSTO

SALIDAS
CANT COSTO

SA LDO
CANT COSTO

COSTO UNITARIO 12.000 15.000 12.000 15.000 12.000 15.000 14.000 12.000 15.000 14.00

01 03

20 10

240.000 150.000 5

Compra Fra No 2080

08

15

210.000

20 10 60.000 15 10 15 10 15 15 10 10 0 0 10 5 10

240.000 150.000 180.000 150.000 180.000 150.000 210.000 180.000 150.000 140.000 0 0 140.000 60.000 140.000 200.000

Dev compras, Fra. No 2080 N.C. No, 24 Venta, Fra No 145

10 12

(5)

70.000 15 10 180.000 150.000

14.000 12.000 14.000

Dev. Venta Fra. No. 130 N.C No 17

15

(5)

60.000

Saldo final

40

530.000 25

330.000 15

Registros contables

05.04.____ Compra: factura No. 2050 Cdigo 1420 2436 2405 Cuentas Inventarios Impuestos Sobre Ventas por pagar Nacionales Debe 150.000 24.000 Haber 174.000

07.04____ VENTA Cdigo 1305 4390 2408 Cuentas Clientes Servicios Conexos de la salud Impuestos sobre ventas por pagar Debe 116.000 Haber 100.000 16.000

07.04____ Costo de venta ( a precio de costo): factura No. 130 (tomando del Krdex de la columna de salidas) Cdigo Cuentas 7390 Costo de Prestacin de servicios 1420 Inventarios Debe 60.000 Haber 60.000

2.3.2.3

Manejo de Krdex por el mtodo UEPS o LIFO

La tarjeta de Krdex por este mtodo se registra as: En entradas: se registra de igual forma que en los mtodos promedio ponderado y PEPS. En salida: igual que en el PEPS, se traza una lnea para determinar el costo de las mercancas que se van registrar en el movimiento. Por este mtodo se da salida a los ltimos artculos que entraron hasta agotar su existencia; luego se comienza a dar salida a los anteriores hasta completar la cantidad de mercanca vendida en cada operacin.

METODO UEPS O LIFO

Gel para ultrasonido

ENTRADAS Fecha DETALLE Inventario inicial Compra,Fra. No 130 Venta, Fra No 130
CD CANT COSTO

SALIDAS
CANT COSTO

SA LDO
CANT COSTO

COSTO UNITARIO 12.000 15.000 12.000 15.000 12.000 15.000 14.000 12.000 15.000 14.000 12.000

01 03

20 10

240.000 150.000 5

Compra Fra No 2080

08

15

210.000

20 10 20 75.000 5 20 5 15 20 5 10 120.000 10 75.000 0 140.000 0 10 75.000 5 335.000 15

240.000 150.000 240.000 75.000 240.000 75.000 210.000 240.000 75.000 140.000 120.000 0 0 120.000 75.000 195.000

Dev compras, Fra. No 2080 N.C. No, 24 Venta, Fra No 145

10 12

(5)

70.000 10 5 10 (5)

Dev. Venta Fra. No. 130 N.C No 17 Saldo final

15 40 530.000

12.000 15.000

25

En saldos: igual que en el PEPS, se establecen niveles de acuerdo con los distintos costos de las existencias, sin agrupar distintos precios en un solo nivel Costo unitario: se sigue el mismo proceso utilizando en los mtodos anteriores (dividiendo el costo total entre la cantidad total de la columna de saldos en cada nivel).

El valor del inventario final se obtiene con la suma de los niveles de ltimo saldo de la mercanca en existencia Registros contables 05.04.____ Compra: factura No. 2050 Cdigo Cuentas 1420 Inventarios 2436 Impuestos Sobre Ventas por pagar 2405 Nacionales 07.04____ VENTA Debe 150.000 24.000 Haber 174.000

Cdigo 1305 4390 2408

Cuentas Clientes Servicios Conexos de la salud Impuestos sobre ventas por pagar

Debe 116.000

Haber 100.000 16.000

07.04____ Costo de venta ( a precio de costo): factura No. 130 (tomando del Krdex de la columna de salidas) Cdigo Cuentas 7390 Costo de Prestacin de servicios 1420 Inventarios Debe 75.000 Haber 75.000

2.4

ANALISIS DE SISTEMA DE INVENTARIO

Al restar del valor de venta el costo de ventas de la mercanca, se observa que la diferencia o utilidad varia de acuerdo con el mtodo utilizado, as: Cdigo s 4390 4399 7390 Promedio ponderado $ 650.000 100.000 550.000 332.150 $217.000 PEPS $ 650.000 100.000 550.000 330.000 $ 220.000 UEPS $ 650.000 100.000 550.000 335.000 $ 215.000

Venta de Servicios conexos de la salud - devoluciones en ventas = Ventas netas = Comercio al por mayor y al por menor = Utilidad Bruta en comercio al por mayor y al por menor

Al comparar los saldos de las mercancas tomados de las tarjetas de Krdex se observa que el valor del inventario varia de acuerdo con el mtodo utilizado, as: promedio ponderado: $197.850; PEPS: $200.000; UEPS: $ 195.000 El valor que se asigne a un inventario depender del mtodo de fijacin de costo de inventario que se utilice en la empresa. Por ejemplo, en el ejercicio anterior se computaron tres valores de costo del inventario diferente, siendo el que obtuvo ms alta valoracin el PEPS, la ms baja el UEPS y un valor intermedio el promedio ponderado, todo lo cual no ha sido mera coincidencia y podemos resumir: 1. Cuando los precios estn fluctuando, los diferentes mtodos de fijacin de costos producirn valoraciones del costo de un inventario dado. El costo

del inventario que aparece en el balance general depender por consiguiente del mtodo seleccionado. 2. Cuando los precios estn aumentando, el PEPS producir el valor ms alto del inventario, y por consiguiente la ganancia neta inicial ms alta; el UEPS, el inventario y la ganancia neta inicial ms bajos; el mtodo del promedio ponderado da resultados que caen en medio de los otros dos. Si los precios continan aumentando, los valores del inventario producidos por los tres mtodos continuarn teniendo la misma relacin entre uno y otro: PEPS, el ms alto; UEPS el m bajo: promedio ponderado, en el medio de los otros dos. Sin embargo, si los precios continan aumentando aproximadamente a la misma rata, la ganancia neta bajo cualquiera de estos mtodos tender a ser la misma, despus del perodo inicial. Si los precios no continan movindose en la misma direccin, o si el movimiento no contina a la misma rata, entonces habr variaciones en la ganancia neta dependiendo del mtodo de fijacin de costos que se este utilizando y de la direccin en que se halla movido los precios.

3.

EVALUACION 1. Toda los materiales e insumos (mercancas) que posee (que tiene en su poder) una compaa necesariamente forma parte de su inventario de mercanca. explique su respuesta. _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ 2. Nombre y explique tres mtodos posibles para costear un inventario. _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ 3. Mencione tres ventajas y desventajas para las entidades que utilizan el sistema de inventario peridico y el sistema de inventario permanente. _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ 4. Si una compaa utiliza el mtodo de fijacin de costos UEPS, ser igual el valor de su inventario final sin tener en cuenta que utiliza el sistema de inventario periodico o el sistema de inventario permanente?. _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ 5. El hospital el buen samaritano presenta la siguientes operaciones de su medicamento Clopidrogel. Registre los asientos por el sistema de inventario permanente, elabora las tarjetas de kardex por los metodos PEPS; UEP y Promedio Ponderado y compare el valor del inventario final. a) b) c) d) e) f) 02.05__ 04.05__ 08.05__ 12.05__ 15.05__ 30.05__ Compra 50 cajas Factura No. 1050 a $ 45.000 c/u Compra 30 cajas Factura No. 1080 a $ 40.000 c/u Venta 20 Cajas Factura No. 154 a $ 70.000 c/u Venta 40 Cajas Factura No. 158 a $ 68.000 c/u Devolucin 10 Cajas Vendidas Factura No. 158 Venta 10 Cajas Factura No, 0195 a $ 75.000 c/u

UNIDAD No. 3 PRESENTACION DE FACTURA Y MANEJO DE CARTERA

Al finalizar la presente unidad el estudiante estar en capacidad de;

OBJETIVOS ESPECIFICOS Conocer e identificar las fases para la implementacin de un sistema de cartera Identificar los requisitos para la presentacin de cuentas en salud Determinar las acciones para la provisin de cuentas. Anlisis de estado de cartera en las instituciones en salud. Identificar deudas de difcil cobro

3.

CARTERA

En esta etapa, que va desde el final del proceso de facturacin hasta la presentacin de la factura a las aseguradoras o responsables econmicos de la atencin de los pacientes, se busca evitar las glosas, retardo en la presentacin de las facturas, etc., por motivos imputables a la institucin, que causan retardo en los pagos. Las actividades de este proceso estn encaminadas a garantizar que: las Facturas estn debidamente formuladas y soportadas, sean presentadas oportunamente con todos los requisitos exigidos y acordados, no se presenten glosas injustificadas, que los servicios prestados hayan sido facturados correctamente, no se encuentren inconsistencias tcnico cientficas entre los servicios prestados y facturados y el diagnostico del paciente y el manejo de las cuentas por cobrar por los servicios (cartera):

3.1

PREPARACION DE LA FACTURA: ( CONSOLIDADA)

El proceso de preparacin de la cuenta es vital para las finanzas de la empresa, puesto que es el que va a permitir el cobro efectivo de los servicios prestados y

facturados, para garantizar la eficacia y calidad de este proceso se recomienda implementar y ejecutar los procedimientos que a continuacin se describen.

Generar el consolidado de facturas

Generar y Consolidar los RIPS. (resoluciones 3374 /2000 -1895 /2001 - 1896 /2001)

Auditora mdica de cuentas. Auditora administrativa,

3.1.1 REQUISITOS DE PARA LA PRESENTACION DE LA FACTURA. Estas actividades que aqu estn desglosadas con fines didcticos, en la realidad se superponen y son realizadas en muchos casos por un mismo grupo de personas. Dado que el protagonista principal de sta unidad es la factura, se har un anlisis de su estructura y posteriormente el de los procedimientos que se requieren para su preparacin y presentacin. 3.1.1.1 La Cuenta de Cobro (Consolidado)

El Decreto 2150 de 1995, establece en su artculo 19 LA SUPRESIN DE LAS CUENTAS DE COBRO. Para el pago de las obligaciones contractuales contradas por las entidades pblicas, no se requiere la presentacin de cuentas de cobro por parte del prestatario del servicio. La orden de trabajo, el contrato o el documento en el cual conste la obligacin, acompaado si es del caso de la manifestacin de recibo o cumplimiento a satisfaccin suscrita por el funcionario competente de la entidad contratante, sern requisitos suficientes para el pago de la obligacin contrada. A pesar de esta supresin consideramos que para poder realizar el cobro a toda EPS y ARS, se debe presentar un consolidado o factura, como procedimiento administrativo que permita mas fcilmente consolidar y visualizar la totalidad de los servicios prestados, mejor organizacin para el pago de los mismos, etc. 3.1.1.2 La Factura Global: es el documento donde se registra el total de los servicios prestados a los usuarios en un periodo de tiempo, soportado por las facturas o documento equivalente y dems documentos especificados (en contrato de prestacin de servicios y/o reglamentacin pertinente), que se generaron en la prestacin del mismo, y con base en el cual se realiza su cobro.

La preparacin de una cuenta debe contar con los soportes definidos para realizar una ptima consolidacin de los servicios prestados. Por cada soporte se debe verificar que su contenido sea legible, sin enmendaduras y oportuno. De igual forma se requiere que se establezcan filtros de control que permitan identificar la aseguradora, el rgimen y su plan de beneficios. El rea de facturacin debe garantizar que la Factura o documento equivalente y los soportes requeridos para el cobro de la cuenta por la respectiva Administradora, estn completos y debidamente diligenciados. De igual forma se hace indispensable que se tenga disponible la base de datos de los afiliados por cada una de las entidades administradoras de planes de beneficios con que la institucin tiene contrato de prestacin de servicios, de tal manera que permita con mayor facilidad al momento de preparar la cuenta, identificar el tipo de usuario y el nombre de la aseguradora a la que ste corresponde. Para que los Prestadores de servicios de Salud dispongan de esta informacin se requiere que las Aseguradoras se hagan responsables de la entrega de la misma, tal como se establece en el acuerdo 77 del consejo Nacional de Seguridad Social en Salud y la circular externa # 4 MS- 056 SNS/98, de la Superintendencia Nacional de Salud. El proceso de facturacin, el cual termina con la Preparacin de las facturas o documento equivalente de acuerdo con la prestacin de los servicios, anexando los documentos soportes requeridos, por ello la presente unidad inicia con la recepcin de cada una de estas facturas o documento equivalente y sus respectivos soportes, lo cual conlleva los siguientes pasos: Primero, se deben verificar las clusulas establecidos en el contrato, posteriormente se toma cada una de las facturas con sus respectivos soportes y se consolidan, luego se realiza una AUDITORIA PREVIA y por ltimo se realiza la Factura Global para ser presentada a la entidad Aseguradora en los plazos establecidos. Se hace necesario que las E.S.E. cumplan los plazos establecidos por cada uno de sus Clientes (Aseguradoras y/o Responsables), de tal manera que no se generen incumplimientos contractuales y por ende demoras en la revisin y pago de las cuentas. ENVO DE CUENTAS: Es la actividad a travs de la cual se elabora la remisin y entrega de cuentas a las Aseguradoras. Aseguradoras

3.1.1.3 Soportes Son todos los documentos que acompaan la Factura, y que son exigidos por las Entidades Aseguradoras y/o Responsables, como soporte de la prestacin de los servicios de salud, los cuales en trminos generales son las FACTURAS y los Registros individuales de prestacin de servicios. Adicionalmente pueden requerirse otros soportes administrativos, de acuerdo a lo que se haya negociado en la contratacin respectiva.

Es importante que las facturas vayan anexadas en el orden en que se relacionan en los Registros individuales de atencin. Estos registros individuales de atencin contienen la informacin mnima de datos sobre prestaciones de salud. Los contenidos mnimos son un conjunto de datos cuya denominacin, estructura y caractersticas se han unificado y estandarizado para todos los integrantes del Sistema. Se refieren a la identificacin de quien presta los servicios de salud, la identificacin del usuario que recibe la atencin, la atencin propiamente dicha y el motivo (diagnstico y causa externa) que generaron la atencin.

3.1.2

PAUTAS MINIMAS PARA LA PRESENTACION DE LAS CUENTAS

Con el fin de generar las pautas mnimas a seguir en la elaboracin y presentacin de cuentas, por parte de las Entidades Hospitalarias- E.S.E., que tengan una relacin contractual con cualquier Aseguradora y Responsable, para prestar servicios de salud de acuerdo con los regmenes existentes, se dise el formato de presentacin de las cuentas y el instructivo de uso de acuerdo con las normas existentes, los cuales se debe manejar con los siguientes criterios: Las IPS slo podrn facturar servicios a las diferentes Aseguradoras y responsables, cuando cuenten con una relacin contractual formal. No se contempla en dicho requisito la prestacin del Servicio de Urgencias, ni los servicios previamente autorizados por una aseguradora. Las entidades podrn prestar a los usuarios de las diferentes Aseguradoras, los servicios ofertados en su portafolio, declarados en los requisitos esenciales, y que hayan sido contemplados en el contrato suscrito. La atencin inicial de urgencias que debe cobrarse a tarifas del decreto 2423/96 y con el lleno de los requisitos, no est sujeta a que se encuentre contemplada en el contrato, y debe prestarse en todos los casos en que sea requerida. Es fundamental que las reas involucradas en el proceso de prestacin de servicios, facturacin y cartera, conozcan ante todo los contratos que tenga el Hospital con las diferentes Aseguradoras y responsables, lo anterior permite ajustarse a las obligaciones contradas en ellos, para evitar la devolucin de los cobros por incumplimientos de los mismos. Las Aseguradoras deben entregar la base de datos de los afiliados de tal manera que se pueda verificar los derechos del usuario que lo identifiquen como afiliado. Los responsables de esta verificacin de derechos son en primera instancia las Aseguradoras.

Las condiciones para los cobros contemplados en el Decreto 3260 /2004, deben ser cumplidos por ambas partes, por el Hospital y por las Empresas

contratantes, siempre y cuando quede explicito en el respectivo contrato cuando ha lugar. Es importante que el hospital cumpla con los tiempos estipulados para la entrega de las Facturas, con el fin de que las Aseguradoras y/o Responsables cumplan con todas las obligaciones que les corresponden. Las Tarifas contempladas en el Decreto 2423 de 1996, son de obligatorio cumplimiento cuando se trate de atencin de pacientes vctimas de accidentes de trnsito, eventos catastrficos y la atencin inicial de urgencias. Todos los servicios de urgencias que las entidades o establecimientos pblicos o privados presten de conformidad con lo establecido en l articulo 2o de la Ley 10 de 1990 sin exigir condicin previa al paciente para su atencin, podrn ser cobrados a la respectiva aseguradora a la que pertenezca el paciente En el cobro por los servicios de atencin inicial de urgencias no se podr incluir la atencin programada; solo los servicios prestados inicialmente para la estabilizacin del paciente.

Para efectuar los pagos, y para presentar las objeciones a las cuentas, las ARS y EPS, se deben regir por los plazos contemplados en el Decreto 3260 de 2004. y/o los fijados en el contrato firmado.

Los responsables de la gestin de cartera, deben conocer los contenidos de los Planes de Beneficios, el Manual de tarifas vigente, los procesos de autorizaciones, y en general la normatividad relativa a su gestin de cobro y recaudo de cartera. Los prestadores de servicios de salud en el Sistema Integral de Informacin debern diligenciar, obligatoriamente, los registros individuales de prestacin de servicios. Todas las entidades aseguradoras, para el pago de los servicios a los respectivos prestadores, exigirn dichos soportes en forma sistemtica y rutinaria. Las ASEGURADORAS solo podrn solicitar otros documentos soporte de la prestacin del servicio de salud para autorizar su pago, cuando se encuentren inconsistencias en los registros individuales, teniendo en cuenta las normas sobre derecho a la intimidad, secreto profesional y tica mdica.

3.1.2.1

Contenido de la Factura Global

Dado que la Factura Global sin los soportes mencionados carece de valor se considerar la Factura Global como conjunto de documentos esta conformado por:

Existen dos opciones para realizar el cobro a las Aseguradoras (EPS, ARS), por los servicios de salud prestados : 1. 2. Elaborar las liquidaciones individuales por pacientes y un consolidado como factura Facturas individuales por pacientes y un consolidado con relacin de facturas

3.1.2.2 Consolidado o relacin de Facturas o Documento Equivalente La informacin consignada en este documento se puede clasificar en varios grupos que a continuacin se describe: 3.1.2.2.1 Identificacin del prestador de servicios:
a)

Cdigo del prestador en le SGSSS: el cual es un cdigo asignado al prestador de servicios para su identificacin en el Sistema, esta identificado en una tabla que facilita el Ministerio de Salud y esta definido por dos dgitos para el departamento, tres dgitos para el municipio y cinco dgitos para el secuencial del prestador dentro del municipio. No. de la relacin de las facturas o documento equivalente: llevar un nmero que corresponda a un sistema de numeracin consecutiva interna de la Institucin para llevar un control de la relacin de las facturas a las entidades territoriales. Nombre de la Entidad: Nombre de la I.P.S. que presta el servicio (si est preimpreso no repetir el nombre). Direccin y Telfono del prestador: Direccin y nmero telefnico de la Institucin. Ciudad : Ciudad donde esta ubicada la I.P.S. Nombre del cliente y cdigo ( EPS, ARS, OTRO): corresponde al responsable del pago de la cuenta, con su respectivo cdigo.

b)

c)

d)

e) f)

g)

Responsable de la Entidad: Espacio para la firma del representante legal o el delegado para tal tramite (la persona responsable de la liquidacin de los servicios).

h)

Fecha de presentacin: Es la fecha elaboracin de la relacin de documentos equivalente a la factura.

3.1.2.2.2 Identificacin del Acto de Cobro:

a)

No. de la Factura: Como control interno de la I.P.S., se hace necesario que se lleve un consecutivo que les permita a las I.P.S, llevar la ruta de las Facturas entregadas a la Entidad Aseguradora. El nmero del documento equivalente a las facturas debe ser el registrado en el plan de cuentas del Hospital Fecha de Expedicin: Se registra la fecha de elaboracin de la cuenta de cobro. No. del Contrato: Es el nmero del documento que ampara la relacin contractual y por ende la prestacin del servicio. Periodo Cobrado: Es el periodo en el cual se gener la prestacin del Servicio. Documento equivalente No. Es la relacin de los nmeros de las liquidaciones individuales por usuario que se anexan a la cuenta de cobro. Es recomendable que las liquidaciones individuales por paciente estn adjuntos en el orden en que se relacionan. Valor Total: Es el valor de todos los servicios facturados, se debe totalizar en nmeros. Valor en letras: Es el valor de todos los servicios facturados, se debe totalizar en letras.

b)

c)

d)

e)

f)

g)

3.1.2.2.3 Relacin de servicios prestados.

a)

Apellidos y Nombre del usuario o paciente: Corresponde a los Apellidos y nombre del usuario o paciente de acuerdo al No. del documento equivalente de la factura relacionada.

b) c)

Valor: Costo de cada una de los documentos equivalentes a factura. Detalle: Es el nombre del servicio prestado de acuerdo a los tipos de servicios (consulta, urgencias, hospitalizacin, procedimientos, actividades de promocin y prevencin), recibidos por el paciente. Nro. de cuenta y Entidad bancaria: Datos sobre Nmero de la cuenta bancaria y Corporacin donde la Administradora podr hacer el pago de la cuenta. Registros Individuales de Prestacin de Servicios RIPS

d)

3.1.2.3

Los registros individuales de atencin contienen la informacin mnima de datos sobre prestaciones de salud. Los contenidos mnimos son un conjunto de datos cuya denominacin, estructura y caractersticas se han unificado y estandarizado para todos los integrantes del Sistema. Se refieren a la identificacin de quien presta los servicios de salud, la identificacin del usuario que recibe la atencin, la atencin propiamente dicha y el motivo (diagnstico y causa externa) que generaron la atencin. Es el conjunto de datos relativos a las atenciones individuales de salud, de consulta, de laboratorio, procedimientos, hospitalizacin, atencin de urgencias y acciones de promocin y prevencin. Los prestadores de servicios de salud debern enviar los registros individuales de atencin acompaando el Documento Equivalente a la factura, a las entidades aseguradoras, dentro de los plazos convenidos dentro de la contratacin. Los registros individuales de atencin, como soportes de la atencin facturada, sern enviados, en medio magntico electrnico. La prestadora deber organizar los datos por tipo de atencin: consulta, procedimientos, hospitalizacin, atencin de urgencias, acciones de promocin y prevencin. Las atenciones para vinculados o subsidiados por servicios no POS-S y que son cubiertas con recursos de oferta, deben ser enviadas por el prestador a la Direccin territorial de Salud respectiva. Los prestadores que hayan realizado contratacin por capitacin estn obligados, en igual forma, a registrar y enviar mensualmente los datos sobre las atenciones de salud, con la misma estructura definida en esta gua, para acceder a la cancelacin de la cuenta correspondiente al mes anterior. Los parmetros contemplados en la resolucin la 3374 de 2000 son de obligatorio cumplimiento para: 1. Los organismos de direccin, vigilancia y control;

2. Las direcciones departamentales, Distritales y locales de salud; 3. Las entidades promotoras de salud y aseguradoras del rgimen subsidiado; 4. Los prestadores de servicios de salud; 5. Las compaas aseguradoras para el seguro obligatorio de accidentes de trnsito; 6. Y las dems instituciones de salud y seguridad social en salud.

3.1.2.4

Los Soportes Administrativos.

Son los documentos adicionales a los RIPS establecidos en las normas legales vigentes, que acorde a lo pactado en la negociacin con las aseguradoras, o por caractersticas especiales del servicio prestado o del usuario (usuarios IVA social, Desplazados, Poblacin carcelaria, etc.) deben ser presentados con la factura, o archivados en la I.PS. para posterior verificacin por parte de la auditora clnica de la aseguradora. Los soportes adicionales ms frecuentes son: remisin, autorizacin de prestacin de servicios, orden mdica, Constancia de informacin de atencin de urgencia.

3.1.2.5

Remisin

La remisin es el documento mediante el cual se transfiere un usuario de institucin a otra generalmente de mayor complejidad, con el objeto de lograr una mejor y ms completa atencin y garantizar la continuidad e integralidad de la atencin. La remisin es un requisito establecido por la normatividad vigente para el acceso a los servicios ambulatorios y de hospitalizacin de los niveles de media y alta complejidad, y tiene por objeto hacer un uso racional de los servicios de salud. El formato de la remisin debe ser diligenciado por el mdico tratante, contener informacin sobre el estado clnico del paciente y el objeto y justificacin de la remisin. La norma vigente no contempla la remisin para acceder a la atencin de primer nivel o baja complejidad ni para la atencin en los servicios de urgencia cualquiera que sea su grado de complejidad

3.1.2.6

Autorizacin de Prestacin de Servicios

La autorizacin de prestacin de servicios es un requisito administrativo establecido por las aseguradoras como mecanismo para llevar un control previo sobre el gasto y la demanda de servicios. Si bien no existe reglamentacin especfica que soporte su aplicacin tampoco la hay que la prohiba, sin embargo existen consideraciones que limitan su aplicacin dado que esta puede convertirse en una barrera para el acceso a los servicios. La legalidad de la aplicacin de la autorizacin como requisito para prestar servicios de salud, es soportada por las estipulaciones acordadas en los contratos de prestacin de servicios suscritos con las aseguradoras. Se recomienda no condicionar la prestacin de servicios de baja complejidad o primer nivel de complejidad, a la expedicin de una remisin o autorizacin porque la exigencia de este requisito a los usuarios puede constituirse en una barrera para acceder a los servicios de salud. Independientes del rgimen y de la empresa a la que este afiliado el usuario, la prestacin de servicios de urgencia no requiere de autorizacin ni remisin. pero la I.P.S. esta obligada a informar a la aseguradora sobre la atencin dispensada en este servicios a sus afiliados dentro de las 24 horas siguientes a la misma.

3.1.2.7

Certificacin o constancia de informacin a E.P.S. de atencin de urgencias.

Este es un documento o instrumento que la I.P.S. debe disear y aplicar para dejar constancia del informe presentado a la aseguradora relacionado con la atencin de urgencias a sus afiliados. Toda I.P.S. esta obligada a brindar la atencin inicial de urgencias es obligatoria, e informar a las aseguradoras sobre la atencin brindada a sus afiliados dentro de las 24 horas siguientes. Dadas las normas vigentes, el cobro de los servicios de urgencias no requiere de autorizacin para su prestacin, pero si eventualmente de pruebas para constatar que la I.P.S. cumpli con la obligacin de informar a la aseguradora del ingreso y atencin de sus afiliados por el servicio de urgencias. Esta constancia puede ser copia del oficio enviado por fax con la colilla de envi del fax, relacin de informes telefnicos dejando constancia de fecha, hora, nombre y cargo de persona con la que se comunica.

3.1.2.8

Historia Clnica, Ordenes Medicas Y Resultados De Exmenes y Procedimientos.

La historia clnica es un documento de obligatorio uso donde se deben registrar las condiciones de salud del paciente. Es un documento privado, sometido a reserva, que nicamente puede ser conocido por terceros previa autorizacin del paciente o en los casos previstos por la Ley. Las ordenes mdicas, son los documentos emitidos por el mdico o personal asistencial tratante, para solicitar la realizacin de un anlisis o procedimiento diagnostico o teraputico, o la expedicin y entrega de suministros o medicamentos con fines profilcticos, preventivos, diagnsticos y/o teraputicos. Los resultados de los exmenes y procedimientos son documentos privados que hacen parte de la historia clnica del paciente y como tal tienen carcter confidencial. La exigencia de estos documentos como soporte para la presentacin de cuentas no esta establecida en ninguna norma, y obedece solo a un acuerdo de las partes, par lo cual se debe tener en cuenta su carcter confidencial y la responsabilidad que tiene la I.P.S. de custodia de los mismos. Para garantizar a sus usuarios la razonable privacidad y confidencialidad de la atencin brindada y la informacin consignada en la historia clnica, las I.P.S. deben ser rigurosos en su manejo y el de los documentos que la integran, y definir pautas precisas para la expedicin de copias de la misma a personal distinto al paciente. Se recomienda a las I.P.S., que en los contratos de prestacin de servicios quede establecida la no entrega de estos documentos como soporte de la prestacin efectiva de los servicios facturados, porque al aceptar su entrega, adems de los inconvenientes de tipo tico que plantea el entregar informacin confidencial indiscriminadamente, les implica una pesada carga administrativa por la magnitud de los documentos que hay que anexar a cuenta de cobro. Las aseguradoras pueden y deben realizar la auditora medica en las instalaciones de la I.P.S. donde el Auditor Medico como representante de la aseguradora puede consultar y conocer la informacin consignada en la historia clnica y constatar la efectiva prestacin de los servicios facturados, sin desgaste administrativo para la empresa ni amenaza para la confidencialidad de los documentos custodiados por ella.

3.1.3 PROCEDIMIENTO PARA LA PRESENTACION DE FACTURAS Estos pasos lo realizan conjuntamente las reas de facturacin y cartera, y presenta diferentes opciones dependiendo de cmo este organizados los procesos en la I.P.S. y de si el proceso de facturacin es manual o automatizado.

Si el proceso de facturacin es manual, se debe hacer una relacin de los servicios facturados, se aconseja que sta sea diaria, esta relacin debe tener la siguiente informacin: nombre del usuario identificacin, cdigo, denominacin y valor de los servicios prestados. Si el proceso es automatizado, el sistema realiza un informe de Factura Global donde si es facturacin individual, se relaciona: nmero de documentos equivalentes a facturas, nombre del usuario y el valor de los servicios prestados, En caso de facturacin por grupo de usuarios el documento equivalente a la factura tendr una relacin de los usuarios con el cdigo, denominacin, cantidades y valor de los servicios prestados, y reemplazar a la Factura Global en este primer paso. Se recomienda realizar consolidados semanales, de esta manera se cuenta con tiempo para verificacin de existencia de los soportes, realizar la auditoria administrativa y clnica de cuentas, se puede garantizar mayor oportunidad en la presentacin de las cuentas, y se evita la congestin y sobrecarga de trabajo a final de mes, lo cual impide verificar la existencia de todos los soportes, impide la labor de auditora y de control de calidad de la facturacin, y muchas veces puede aumentar el trabajo al obligar a realizar una Factura Global en forma manual porque al no estar verificadas todos los documentos equivalentes a facturas relacionados por el sistema, no se puede utilizar la Factura Global generada por el sistema ya que la Factura Global presentada no incluye todos los servicios prestados en el periodo. Una vez realizado corte y la Factura Global, el rea de facturacin entrega al rea de cartera, la relacin de servicios facturados en el periodo, los documentos equivalentes a factura respectivos con los soportes debidos. En un primer tiempo se debe garantizar que se encuentren todos los documentos equivalentes a facturas y sus soportes administrativos, emitidos en el periodo de corte. En caso de que la documentacin no rena lo exigido, sta deber ser devuelta por el rea de cartera junto con un formato de devolucin en donde se relacionen las razones que motivaron dicha devolucin para su respectiva correccin. Con la Factura Global o relacin de los documentos equivalentes a facturas y sus soportes, correspondientes a los servicios prestados y liquidados en un determinado periodo, independiente de si es facturacin individual o global. En caso de facturacin de grupo de usuarios, el documento equivalente a factura del periodo debe contener la relacin detallada de los servicios prestados a cada usuario y los soportes y las notas de cargo de los servicios prestados.

3.1.4

GENERACIN Y CONSOLIDACIN DE LOS RIPS.

El pago de los servicios prestados por las I.P.S. estar supeditado a la presentacin de los RIPS. Es decir que el pago de los servicios prestados esta condicionado a la entrega oportuna de los informes de estadstica epidemiolgica. Esto representa un reto para las I.P.S., que deben adems de lograr presentar oportunamente las Facturas , soportarlas con los RIPS, y que implica una articulacin funcional de las unidades de facturacin, cartera y estadstica, para garantizar que todos los servicios facturados tengan su RIPS correspondiente. Las dependencias de estadstica deben: modificar los instrumentos de recoleccin de informacin (SIS) y ajustarlos a los requerimientos establecidos en las Resolucin 3374 de 2000; disear aplicaciones que permitan su manejo y la entrega en medio magntico, definir con la unidad de facturacin la informacin que cada una manejar, establecer procedimientos que permitan entregar oportunamente los informes requeridos. Independiente del procedimiento adoptado para la recoleccin y procesamiento de los RIPS, se recomienda, hacer cortes semanales correspondientes a los cortes de facturacin. Esto con el objeto de confrontar la relacin de RIPS del periodo con la relacin de servicios facturados en el mismo periodo y entrar a corregir los posibles y eventuales desfases. Este procedimiento permitir disminuir las diferencias existentes en las diferentes fuentes de informacin de las I.P.S.

3.1.5

LA AUDITORIA DE CUENTAS

Consiste en la verificacin (Auditora), del cumplimiento de los requisitos tanto administrativos como clnicos de las cuentas. 3.1.5.1 Auditoria Clnica de Cuentas:

Evaluacin, anlisis y recomendaciones de mejoramiento, de los aspectos tcnicos- cientficos y humanos relacionados con los procesos de evaluacin, diagnstico y conductas decididas con el usuario por el equipo de salud del prestador. 3.1.5.2 Auditoria Administrativa:

La auditora administrativa de las cuentas tiene por objeto evitar que las cuentas sean devueltas por parte de las Entidades Aseguradoras, para lo cual verifica que stas cumplan con los requisitos contractuales exigidos y con las normas que sobre el particular existan al respecto. Para ello se hace necesario contar con:

 Conocimiento de la Legislacin Vigente

Datos del ingreso del Paciente (RIPS) Datos de egreso del paciente (RIPS). Datos de la Atencin (RIPS).

Soporte de los servicios prestados (En caso de solicitud por las aseguradoras). Clusulas y Condiciones del Contrato: En este ltimo punto vale la pena mencionar que para cada uno de los sistemas contractuales que maneja una E.S.E, se establecen una serie de obligaciones y de acuerdos, los cuales se deben tomar como base en el momento de preparar la cuenta. Para ello la unidad funcional, oficina o grupo de Cartera debe contar con: Una copia de todos los contratos que suscriba la Empresa. Se debe construir un instrumento que le permita controlar por cada contrato, las fechas de presentacin de las cuentas. Los soportes de la prestacin de los servicios completos, ordenados y diligenciados. Una base de datos en la que se lleven estadsticas de las causas mas frecuentes de devolucin de cuentas. Lo anterior le permite obtener un indicador de glosas para tomar los correctivos necesarios. Realizar una ficha por cada Administradora y/o Responsable. Con base en lo anterior el funcionario de cartera o de la dependencia que realice la auditora administrativa de las cuentas, podr y deber: Verificar que los documentos equivalentes estn debidamente diligenciados

Que los servicios facturados estn debidamente soportados y concuerden con los RIPS.

Verificar el cumplimiento de los soportes administrativos adicionales que se requieran por particularidades del usuario, el evento atendido o por acuerdos establecidos en el contrato con las aseguradoras.

Organizar la Factura Global con todos los soportes que permitan su presentacin oportuna.

Vale la pena anotar que existen en este momento diferentes formas de presentacin de las Facturas . Este hecho es causado en parte por los distintos requisitos exigidos por las entidades aseguradoras sobre los soportes que deben acompaar las mismas y por no dejar claramente estipuladas dichas condiciones en la contratacin.

3.1.5.3

La Auditoria Mdica de Cuentas AMC

Auditora Mdica de Cuentas AMC, es la evaluacin sistemtica de la facturacin de servicios de salud que realizan los profesionales de la salud Auditores Mdicos, con el objetivo fundamental de identificar y solucionar irregularidades en el desarrollo de los contratos celebrados, de una parte, por las Aseguradoras responsables de la atencin de los Usuarios (EPS, ARS, ARP, MinSalud, DTS, DLS, EM Prepagadas y Usuarios Vinculados con capacidad de pago), y por otra parte, los Prestadores de Servicios de salud, relacionadas con la prestacin y facturacin indebida de servicios en las siguientes situaciones: El Prestador no est autorizado para prestar un servicio facturado. El Usuario no tiene el derecho contractual para recibir un servicio facturado. El usuario no requiri o amerit clnicamente que se le prestara un servicio de atencin en salud. El Usuario no recibi un servicio facturado. La liquidacin no corresponde a las normas tarifarias vigentes o a las clusulas particulares que sobre dicho aspecto hayan acordado los contratantes.

3.1.5.4 La auditoria de cuentas y su relacin con la auditoria mdica La auditora Mdica puede ser Clnica y Administrativa. Auditora Clnica, es la evaluacin, anlisis y recomendaciones de mejoramiento, de los aspectos tcnico-cientficos y humanos, relacionados con los procesos de evaluacin, diagnstico y conductas decididas con el usuario por el equipo de salud del prestador.

Auditora Administrativa, es la evaluacin, anlisis y recomendaciones de mejoramiento, de los aspectos tcnico-administrativos, financieros y de apoyo logstico, relacionados con los procesos de prestacin de servicios de atencin en salud, y la correcta utilizacin por parte de los usuarios. La AMC efecta una mirada sobre ambos campos de la Auditora Mdica, para los propsitos de la AMC descritos inicialmente, lo cual define el perfil de profesional de la salud del auditor que realiza la AMC.

3.1.5.5 Insumos de Informacin para las AMC La AMC utiliza como insumos de informacin, la Factura Global, Documento Equivalente a la Factura diligenciada de acuerdo a las normas de la DIAN, el registro individual de prestacin de servicios RIPS, historia clnica del usuario, los planes de beneficios y los contratos. De acuerdo con la resolucin Minsalud 2546 de 1998 sobre el Sistema Integral de Informacin en Salud, el Prestador no est legalmente obligado a soportar el cobro con copias o resmenes de la Historia, nicamente presentar la Factura Global con la factura y el RIPS. Por lo tanto si AMC de una EPS no considera suficiente la informacin contenida en estos documentos para realizar una AMC apropiada, debe remitirse a la Historia Clnica, dentro de los trminos legales para el pago de la cuenta o para glosar la misma, siguiendo las disposiciones legales sobre reserva a que est sometida.

3.1.5.6. Perfil y responsabilidad del auditor mdico de cuentas: Aunque la reglamentacin de la actividad de la Auditora Mdica se encuentra en proceso, creemos que el Auditor Mdico de Cuentas, debiera ser profesional mdico con postgrado de Auditora Mdica o de servicios. Est obligado a guardar la debida reserva sobre la informacin que sobre la condicin de salud del Usuario conozca. Lo anterior no es obstculo para que, identificados problemas en la calidad de la prestacin, y guardando la debida reserva sobre la identidad de los usuarios, informe a las Directivas de Aseguradores y Prestadores, con el fin de que dispongan las medidas necesarias para corregir las fallas detectadas, como parte de un proceso de mejoramiento continuo de la calidad de la atencin.

3.1.5.7 Cundo realizar la Auditoria Mdica de Cuentas Las IPS deben realizar el proceso antes de que la factura sea remitida para su cobro. En el caso de cuentas glosadas pues obviamente cuando se reciben para su revisin y correccin. En algunas oportunidades los Auditores mdicos de las EPS, realizan el visado de la cuenta durante el proceso de generacin de la

factura, lo cual brinda la oportunidad de corregir los problemas antes de que sean recibidas y glosadas por la EPS.

3.1.5.8 Que se debe evaluar por AMC La siguiente es una relacin aproximada de tipos de servicios facturados a los que conviene aplicar el procedimiento rutinariamente: 1. Facturas de alto costo. Los niveles los determina facturacin y cartera de acuerdo a la experiencia. 2. Estancias prolongadas. 3. Actividades quirrgicas de alta complejidad tcnica. 4. Utilizacin repetitiva de pruebas e insumos. 5. Utilizacin inusual de materiales. 6. Reingresos, reintervenciones, complicaciones. 7. Multiplicidad de intervenciones a un mismo usuario. 8. Usuarios vctimas de eventos catastrficos o accidentes de trnsito. 9. Cuentas glosadas. 10. 11. Muestreo de facturas de relativo bajo valor. Otras, a juicio de las IPS.

3.2 FACTURA DE USUARIOS ESPECIALES. Como se ha comentado en relacin con los soportes administrativos, existen casos especficos donde por norma se han establecido los requisitos adicionales al documento equivalente a factura y el RIPS que deben ser presentados para el tramite y pago de los servicios prestados. Se har una breve resea de los eventos especficos y los requisitos exigidos en cada caso.

3.2.1. ACCIDENTES DE TRABAJO Y ENFERMEDAD PROFESIONAL

La ley los define como todo suceso repentino que sobrevenga por causa o con ocasin del trabajo, y que produzca en el trabajador una lesin orgnica, una perturbacin funcional, invalidez o la muerte. Las entidades administradoras de riesgos profesionales reembolsarn a las Entidades Promotoras de Salud, las prestaciones asistenciales que hayan brindado a los afiliados al sistema general de riesgos profesionales, a las mismas tarifas convenidas entre la entidad promotora de salud y la institucin prestadora de servicios de salud, con independencia de la naturaleza del riesgo. Sobre dichas tarifas se liquidar una comisin a favor de la entidad promotora que ser reglamentada por el Gobierno Nacional, y que en todo caso no exceder el 10% del valor de la tarifa, salvo pacto en contrario entre las partes. La institucin prestadora de servicios de salud que atienda a un afiliado al sistema general de riesgos profesionales, deber informar de la atencin, dentro de los 2 das hbiles siguientes a la ocurrencia del accidente de trabajo o al diagnstico de la enfermedad profesional, a la entidad promotora de salud y a la entidad administradora de riesgos profesionales a las cuales aquel se encuentre afiliado. La declaracin de enfermedad profesional es competencia de la Institucin Prestadora del Servicio quien emite el certificado que acredita esta calidad. Copia de la certificacin debe ser anexada a la cuenta para el cobro a la A.R.S. La declaracin de accidente de trabajo es realizada por el patrono, mediante el Informe patronal de accidente de trabajo, informe que debe ser anexado a los soportes bsicos.

3.2.2. ACCIDENTES DE TRANSITO: Las Facturas que se presenten a las Compaas Aseguradoras que operan el ramo del seguro obligatorio de accidentes de trnsito y al FOSYGA, por concepto de los servicios prestados por accidentes de transito deben tener en cuenta lo contemplado en el decreto 1283 de 1.996, el cual establece los procedimientos y los soportes requeridos para la presentacin de estas cuentas. Se debe diligenciar correctamente el Formulario nico de Reclamacin adoptado por el Ministerio de Salud, para reclamacin por accidentes de transito. (FUSOAT 01) y el formulario para el trmite de la Factura (FUSOAT 02) Certificacin del accidente de transito que se acredita con uno cualquiera de los siguientes documentos.

CERTIFICADO DE ATENCIN MEDICA que debe incluir nombres, documento de identificacin, edad de la vctima, fecha y hora de atencin, y

descripcin de los hallazgos clnicos o certificado de medicina legal. (Resolucin 4746 de1995) CERTIFICACIN expedida por la autoridad de transito o polica competente o en su defecto fotocopia del croquis del accidente, expedida por la autoridad de transito. DENUNCIA PENAL de ocurrencia del accidente presentada por cualquier persona ante autoridad competente, nicamente cuando el hecho haya sido ocasionado voluntariamente o por manipulacin criminal y sea posible la identificacin del responsable. En la responsabilidad econmica de las vctimas de accidentes de trnsito concurren diferentes actores dependiendo del monto al que asciendan los servicios prestado. En primera instancia el responsable es la compaa expendedora de la pliza del SOAT, quien cubre los gastos de atencin medico quirrgica hasta por el equivalente a 500 Salarios Mnimos Legales Diarios Vigentes. El segundo responsable es la subcuenta ECAT del Fondo de Solidaridad y Garanta, quien cubre gastos hasta por 300 S.M.L.D.V. adicionales a los quinientos cubiertos por la pliza del SOAT. A partir de los 800 S.M.L.D.V., la responsabilidad del costo de los servicios asistenciales depende del carcter de su afiliacin al sistema general de seguridad social: Si pertenece al rgimen contributivo, como afiliado o beneficiario, ser su E.P.S. la que responda por el costo de los servicios adicionales. Si esta afiliado al rgimen subsidiado la A.R.S. cubrir los costos siempre y cuando los servicios estn incluidos en el plan de beneficios del rgimen subsidiado. Si es vinculado sin capacidad de pago o afiliado al rgimen subsidiado pero los servicios no estn incluidos en el plan de beneficios del rgimen subsidiado, el usuario cancelar las cuotas de recuperacin acorde con su nivel socioeconmico y el saldo ser facturado a la Direccin Territorial de Salud, o cargados a los recursos de oferta.

3.2.3 EVENTOS CATASTROFICOS Y TERRORISTAS De igual manera, el Sistema General de Seguridad Social en Salud garantiza el pago a las IPS por la atencin en salud a las personas vctimas de eventos

catastrficos como catstrofes naturales, tecnolgicas, actos terroristas y otros eventos aprobados por el Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud- El monto mximo por servicios medico quirrgicos es 800 SDMLV. Se requiere ante todo la acreditacin de condicin de vctima de un evento catastrfico, se debern tener en cuenta los siguientes procedimientos: Diligenciar el formulario nico de reclamacin para eventos catastrficos expedido por el Ministerio de Salud mediante resolucin 1591 de 1.995. Formato FOSGA -01

Diligenciar la Factura. Formato FOSGA 02. Este puede ser reemplazado por un documento equivalente de acuerdo a los parmetros establecidos por la DIAN

Certificacin de que el paciente est incluido en el censo de vctimas elaborado por las autoridades competentes. Esta certificacin se tramitar de la siguiente forma segn el decreto 1283 de 1.996: Los Comits Locales y/o Regionales de Emergencias de que trata el Decreto 919 de 1989, certificarn la calidad de vctimas de las personas afectadas directamente por un evento, mediante la elaboracin de un censo de las mismas durante los primeros ocho (8) das calendario contados a parir de la ocurrencia del evento. Con el fin de garantizar la real condicin de vctimas, los comits mencionados debern en todos los casos obtener la refrendacin de los censos por la mxima autoridad de salud local de la zona de influencia del desastre. En los casos en los cuales exista en la Direccin Local, Seccional o Distrital de salud respectiva un Coordinador de Emergencias y Desastres debidamente posesionado deber refrendar esta aprobacin, previa delegacin del respectivo Jefe de Direccin. Cuando se trate de vctimas de eventos terroristas, el alcalde de la respectiva localidad, deber informar del hecho de manera inmediata al FOSYGA y expedir el certificado de que trata el inciso anterior. NOTA: No se requiere por parte de la Institucin Prestadora de Servicios de Salud, anexar facturas, recibos, frmulas para el reconocimiento y pago de las cuentas por parte del FOSYGA. Lo anterior sin perjuicio de que dichos comprobantes se conserven en la Institucin Prestadora de Servicios de Salud, para posibles verificaciones cuando as lo requieran la Direccin General de Gestin Financiera del Ministerio de salud y la Superintendencia Nacional de Salud.

El responsable del pago es el administrador de los recursos del FOSYGA, que es el Consorcio fiduciario FISALUD

3.2.4 ATENCION DE URGENCIAS Cuando se efecte un cobro por la prestacin de un servicio de urgencias a una Aseguradora, es requisito indispensable, resaltar en la cuenta, que los servicios prestados corresponden a este servicio. Es importante tener en cuenta, que si el servicio se presta a una Aseguradora con la cual la Institucin tiene contrato, la cuenta debe ser cargada al valor del citado contrato, en caso de que la atencin haya sido prestada a un paciente afiliado a una aseguradora con la cual no se tenga una relacin contractual, se debe elaborar una cuenta por urgencias, y presentarla a la respectiva Aseguradora dentro de los plazos establecidos por sta. Algunas Administradoras como el ISS, tienen establecidos los plazos para la presentacin de las cuentas, el cual es de dos meses contados a partir del egreso del paciente. Por lo anterior es necesario que para este tipo de cobro que es permanente en muchos hospitales, se cumplan las formas y plazos de presentacin que establezca la Administradora para evitar contratiempos con el pago de la cuenta.

3.2.5 POBLACION CARCELARIA El Articulo 1 del Acuerdo No. 92 del CNSSS, declara como evento catastrfico las condiciones sanitarias y de salubridad de la Poblacin Carcelaria del Pas. El Ministerio de Salud asign una partida presupuestal para la atencin de esta poblacin y el INPEC, asumi la administracin de la misma. Por lo cual se recomienda que las I.P.S. celebren convenios o contratos de prestacin de servicios con las directivas de los penales de su rea de influencia. Las Facturas por concepto de servicios asistenciales prestados a la poblacin carcelaria estar sujeta a los condiciones contractuales pactadas entre la I.P.S. y las directivas del penal, sea esta del INPEC o de carcter territorial.

3.3 PRESENTACION DE LA FACTURA GLOBAL Una vez se ha preparado la Factura Global se precisa su presentacin a la entidad responsable del pago. Para ello es necesario tener en cuenta que esta se realice

dentro de los trminos pactado o establecidos y que de este hecho queden constancia para su alimentar los procedimientos para su seguimiento y control.

3.3.1

TRMINOS PARA LA PRESENTACIN.

Los trminos para la presentacin de las Facturas varan dependiendo lo acordado en los contratos de prestacin de servicios con las A.R.S. y E.P.S. y para la atencin de eventos especfico como accidente de transito, evento catastrfico, IVA Social, desplazados de la violencia etc. Se recomienda adoptar en los contratos lo establecido en el decreto 3260 de 2.004, que aplica cuando en los contratos de prestacin de servicios no se tienen establecidos trminos para su pago. Las E.P.S. y A.R.S. deben informar o dejar claramente establecido en los contratos de prestacin de venta de servicios el periodo del mes en que recibirn las Facturas . El Decreto 3260 de 2.004 establece un periodo de 20 das calendario cada mes. Las I.P.S. deben presentar las cuentas dentro de los trminos acordados, en relacin con los trminos establecidos para el pago por parte de las aseguradoras a las I.P.S. y eventualmente se podran presentar problemas adicionales por este incumplimiento, tal como la presentacin de glosas por fuera del tiempo establecido en el mismo Decreto. Las condiciones para los cobros contemplados en el Decreto 3260 /2004, deben ser cumplidos por ambas partes, por el Hospital y por las Empresas contratantes, siempre y cuando quede explcito en el respectivo contrato cuando ha lugar. Es importante que el hospital cumpla con los tiempos estipulados para la entrega de las Facturas , con el fin de que las Aseguradoras y/o Responsables cumplan con todas las obligaciones que les corresponden.

3.3.2

TERMINOS EN EVENTOS ESPECIFICOS

En general los trminos para presentacin de cuentas corresponde en general a los establecidos en los contratos o convenios de prestacin de servicios.

Accidente de Transito Las Facturas por prestacin de servicios a vctimas de accidentes de trnsito no tienen establecidos trminos para la presentacin de las mismas, de cualquier a manera la obligacin de la aseguradora de cancelar los servicios prestados expira

si a los dos aos de la expedicin del documento equivalente a factura, ste no le ha sido presentado. Con el objeto de lograr una mayor liquidez y mejorar el flujo de caja, se recomienda no esperar el cierre de perodos para presentar las Facturas , y por el contrario hacer Facturas individuales por cada paciente atendido una vez se le liquiden los servicios prestados.

Eventos Catastrficos Al igual que el accidente de transito no se tienen plazos establecidos para la entrega de las Facturas por lo que se recomienda entregar las Facturas en el menor tiempo posible.

Poblacin Carcelaria Los plazos para la presentacin de las Facturas sern los establecidos en los convenios o contratos de prestacin de servicios realizados con las autoridades competentes, para la atencin de esta poblacin. Los plazos para la presentacin de las Facturas sern establecidos en los convenios o contratos de prestacin de servicios realizados con las autoridades competentes, para la atencin de esta poblacin. El Articulo 1 del Acuerdo No. 92 del CNSSS, declara como evento catastrfico las condiciones sanitarias y de salubridad de la Poblacin Carcelaria del Pas. El Ministerio de Salud podr celebrar convenios interadministrativo o contratos con entidades especializadas en aseguramiento y prestacin de servicios de salud, con el objeto de garantizar la atencin de la poblacin carcelaria. Para el cobro por la atencin de la poblacin carcelaria por parte de las Instituciones prestadoras de servicios debern presentar las respectivas Facturas teniendo en cuenta que el CNSSS ha establecido que la atencin de estos pacientes est catalogada como un evento catastrfico y la cuenta tiene un tratamiento de acuerdo con establecido en el Decreto 1283 de 1996 y los soportes sern los contemplados en la resolucin 1591 de 1995. Se requerir como requisito para acreditar la condicin de vctima, el listado censal de la poblacin carcelaria expedida por el INPEC y el aval de la Defensora del Pueblo.

3.3.3 RADICACIN.

La radicacin de las Facturas es el ltimo paso del proceso de preparacin y presentacin de Factura, mediante este procedimiento se notifica a la empresa o entidad respecto a la deuda que por concepto de prestacin de servicios, sta tiene con la I.P.S., y pese a la simplicidad del procedimiento es necesario resalta que este no se limita a hacer entrega de unos documentos en una empresa, sino que es necesario:

Asegurarse de la recepcin de la documentacin, dejar constancia escrita del recibido y aceptacin de la Factura. Obtener constancia de la fecha de entrega de la Factura, esta dato es importante porque permite verificar el cumplimiento o incumplimiento de los plazos establecidos, Esta constancia con la de recibido se obtiene con la firma de la copia al momento de la entrega, Conocer el Numero de radicacin o de identificacin interna, en la aseguradora o entidad deudora, que corresponde a la Factura. El nmero consecutivo de la Factura sirve como identificacin de la cuenta al interior de la I.P.S. pero en muchas aseguradoras, ste no es tenido en cuenta para la identificacin de la cuenta a su interior, y por el contrario algunas adoptan una numeracin o codificacin diferente, la cual es necesario conocer por si se requiere hacer averiguaciones sobre los tramites realizados, o identificar posteriormente a que cuentas corresponden las consignaciones o pagos realizados.

Por ltimo una vez presentada la Factura se debe llenar el registro de cuentas de cobro, en el cual se consigna en forma ce consecutivo la informacin pertinente a cada Factura Global formulada, presentada y radicada formalmente.

3.4

SEGUIMIENTO Y CONTROL DE LA CARTERA. Entregadas las Facturas a las aseguradoras es necesario hacer el seguimiento a las mismas, este seguimiento incluye los procesos relacionados con el manejo de las Glosas, recaudo de los pagos, y el control de la cartera. 3.4.1 GLOSAS

Las glosas a las facturas presentadas por las Instituciones, son objeciones de las aseguradoras por las inconsistencias que han detectado en su revisin. Cuando

en una cuenta se presentan inconsistencias en lo que respecta a su presentacin, consolidacin, aplicacin de tarifas, cobertura de servicios, etc., la EPS devolver la cuenta a la IPS para su correccin, y los prestadores de servicios de salud tendrn la obligacin de aclarar o corregir las observaciones y dar respuesta a las mismas dentro de un plazo establecido. Entre las glosas ms comunes tenemos: Documentos sin diligenciar o mal diligenciados documentos enmendados Inconsistencias en los soportes anexos Cobros sin la comprobacin de los derechos de usuario, tarjeta, cdula Falta de informacin estadstica Errores en los cobros, tarifas mal aplicadas, sumas mal realizadas Falta de la relacin de pacientes Falta de documentos Prestacin de servicios por fuera de los planes de beneficios. Falta de pertinencia tcnico cientfica entre diagnostico procedimientos realizados y/o servicios prestados. y

Documentos sin firma del paciente. Las glosas podrn ser objetadas total o parcialmente dependiendo de la causa de la glosa: 1. Totalmente si la causa de la glosa involucra a toda la cuenta e impide la aceptacin parcial de los servicios prestados. Falla en la identificacin o acreditacin de derechos del usuario, falta de firma de usuario, etc. 2. Parcialmente, cuando la glosa se realiza sobre unos servicios o procedimientos especficos, estando la E.P.S. o aseguradora en la obligacin de aceptar y reconocer el pago de parte de los servicios facturados. Este proceso ofrece la oportunidad de evaluar la calidad de los procesos tcnico administrativos y tcnico cientficos y de los productos generados por en los mismos por parte de la institucin.

3.4.1.1

PRESENTACIN DE GLOSAS.

Las glosas presentadas por las aseguradoras, es un punto crtico en el proceso control de cartera de las instituciones prestadoras de servicios por cuanto los procedimientos para su recepcin y tramite no se ha estandarizado en la mayor parte de las instituciones, lo que impide un conocimiento certero del monto real de las servicios prestados. Para un adecuado manejo de las glosas presentadas es necesario acordar con las aseguradoras los requisitos y plazos para su presentacin, y la I.P.S. establecer los procedimientos para su recepcin,

Requisitos As como para presentar una Factura, esta debe cumplir un mnimo de requisitos que permitan garantizar su trmite, las glosas que presentan las aseguradoras deben presentar un mnimo de requisitos los cuales se recomienda queden establecidos en los contratos de prestacin de servicios, por cuanto si no se cumplen estos requisitos no se puede dar tramite ni respuesta adecuada y oportuna a las glosas presentadas. La comunicacin de la glosa debe contener relacin de documentos equivalentes a facturas glosados, donde se especifica: numero de documento equivalente, nombre de usuario, servicio glosado y causa de la glosa. Y traer anexos los documentos equivalentes a facturas y soportes presentadas por esos servicios. Se debe establecer el mecanismo o medio de comunicacin valido y aceptado por las dos partes para la notificacin de las glosas. Constancia de recibido de Correo certificado, Fax, correo electrnico, etc., (ste debe guardar correspondencia con el establecido para la entrega de las Facturas).

Plazos En relacin con los plazos, si en el contrato de prestacin de servicios no esta establecido el plazo para la presentacin de glosas por parte de las aseguradoras, se adopta lo establecido en la normatividad vigente. No esta reglamentado el plazo para la presentacin de glosas a las cuentas presentadas a FISALUD, por atencin de vctimas de accidentes de transito y eventos catastrficos.

Recepcin. El procedimiento de recepcin de la comunicacin de las glosas presentadas por las E.P.S., A.R.S. dems entidades con las que la I.P.S. tienen contrato de prestacin de servicios, esta encaminado a garantizar que las entidades contratantes cumplan con los requisitos exigidos para la presentacin de glosas, se establezca plenamente la fecha de entrega y recepcin de dicha comunicacin y se deje constancia de su realizacin. Independiente del mecanismo establecido para la recepcin de las glosas, se debe verificar el cumplimiento de los requisitos acordados para su presentacin., y dependiendo del mecanismo acordado adoptar la conducta establecida en caso de no cumplir plenamente con los requisitos. Para establecer plenamente la fecha de entrega y la recepcin por parte de la I.PS. de las glosas realizadas, la I.P.S. el funcionario que recibe debe dejar constancia en el original, la fecha y hora de su recepcin, consignar su nombre y firma. El proceso de recepcin de glosas se termina con el registro de las glosas presentadas en un instrumento que debe ser diseado para tal fin y que puede ser complementario o el mismo registro consecutivo de Facturas presentadas, al cual se le han adicionado las casillas necesarias para este fin.

3.4.1.2

TRAMITE DE GLOSAS

Recibidas y registradas las glosas se procede a su tramite que incluye los siguientes pasos:

Distribucin de las Glosas, Al recibir las glosas es necesario conocer las causas de las glosas, y acorde con stas determinar a que reas, unidades o funcionarios se debe remitir los documentos equivalentes a facturas glosados, para dar las respuestas pertinentes, o si por el contrario pueden ser resueltas en la misma unidad receptora de glosas que se recomienda sea la de cartera. La distribucin o remisin de la documentacin aportada en la glosa y a la cual se solicita dar respuesta, debe ser realizada el mismo da de su recepcin para que las diferentes unidades cuenten con el tiempo suficiente para el anlisis y la realizacin del tramite (s) requeridos para su respuesta oportuna. Es aconsejable que cada rea unidad funcional tenga designado un responsable para el estudio y respuesta de las glosas, de tal manera que no haya demora para

designar al funcionario que debe conocer la glosa, el cual debe conocer el tiempo que dispone para hacer el tramite pertinente.

Correccin o Aclaracin. Los funcionarios designados para analizar y hacer el tramite pertinente a las glosas presentadas, deben evaluar si la glosa es o no pertinente, si no es pertinente se formula la respuesta sustentando la no pertinencia de la glosa; si es pertinente se procede a verificar si la causa de la glosa es subsanable o no, si lo es, se procede a su reparacin (completar la documentacin o informacin requerida, realizar las correcciones necesarias o formular las aclaraciones del caso, etc.), si no es subsanable se procede a informar la aceptacin de la glosa. Se pueden presentar varias las opciones en diferentes servicios y un solo usuario con un documento equivalente. Las correcciones, aclaraciones, complementaciones o aceptaciones realizadas deben ser informadas y documentadas y entregadas a la unidad encargada de dar respuesta a las aseguradoras, la cual consolida la informacin recibida de las diferentes unidades y formula la respuesta formal de la Institucin.

Evaluacin de las Glosas Es importante y recomendable llevar un registro minucioso de las causas de glosas y hacer evaluaciones peridicas del mismo, ya que nos puede permitir identificar: la calidad o su dficit, en algunos de los productos del rea asistencial y de las unidades de facturacin, y cartera; fallas en los procesos tcnico administrativos y tcnico cientficos que pueden ser susceptibles de mejoramiento; funcionarios, procesos y reas crticas para la gestin de la empresa.

Respuesta de Glosas Todas las glosas presentadas por las aseguradoras deben ser respondidas por las I.P.S., la aceptacin de la totalidad de las glosas presentadas por la aseguradora no exime a la I.PS. de la obligacin de responder aceptando las glosas presentadas. La no respuesta a las glosas presentadas, adems de ocasionar las sanciones previstas en el decreto 3260/2004, evidencia un vaci administrativo que puede eventualmente ser aprovechado por las aseguradoras, en detrimento del equilibrio econmico y de la gestin de la empresa.

Contenido La respuesta a las glosas presentadas debe relacionar, las glosas aceptadas, el nmero de documento equivalente afectado, el valor y la denominacin del servicio descontado. En las glosas no aceptadas se debe relacionar las enmiendas, correcciones o adicin de soportes realizada.

Trminos La I.P.S. adems de responder las glosas, debe responderlas oportunamente, los trminos para la respuesta de las glosas pueden ser acordados por las partes en los contratos de prestacin de servicios, cuando no existe especificacin alguna al respecto se tomo lo establecido en las normas existentes. Para los servicios prestados a las E.P.S. y A.R.S. el plazo establecido es de 30 das contados a partir de la fecha de notificacin a la I.P.S. de las glosas presentadas. En ausencia de estipulaciones al respecto, los trminos vigentes para la respuesta a las glosas presentadas en los convenios de IVA Social, Desplazados y Trauma, deben ser los establecidos en el Decreto 3260/2004, aunque en la prctica estos trminos estn siendo cumplidos, es aconsejable que las cuentas y la respuesta a las glosas se realicen oportunamente pues de la aprobacin de estas depende el desembolso de los pagos correspondientes,

Registro Igual que al presentar las Facturas es necesario, dejar constancia de la fecha y la entrega de las respuesta a las glosas, para certificar su presentacin dentro de los trminos establecidos. Una vez presentada la respuesta a las glosas es necesario, registrar el monto de las glosas aceptadas y hacer las anotaciones pertinentes en el registro consecutivo de Facturas para establecer el valor de final de la Factura descontadas las glosas, e informar a contabilidad sobre las modificaciones realizadas en los documentos equivalentes afectados.

Reiteracin de las Glosas.

Cuando la aseguradora, reitera las objeciones presentadas a la Factura y no acepta la respuesta dada por la I.PS, se recomienda solicitar concepto a alguna de las instancias de Direccin y control del Sistema General de Seguridad Social en Salud con el objeto de determinar cual de las partes tiene razn, tambin se puede recurrir a lo establecido en las clusulas contractuales para la solucin de conflictos o solicitar conciliacin como lo establece el decreto 3260 /2004.-

3.5 RECAUDO DE LOS PAGOS El recaudo de pagos que hace el hospital por concepto de venta de servicios, es lo que le permite continuar cumpliendo con su objetivo social de prestar servicios asistenciales. Si los recaudos no se realizan oportunamente la empresa no tendr liquidez para cumplir con el pago de sus obligaciones laborales, la adquisicin de medicamentos y suministros, la inversin en planta, equipos, remodelacin y mantenimiento de sus instalaciones. En el momento del recaudo se concreta el beneficio o contraprestacin que recibe la institucin por los servicios prestados a sus usuarios, entre menor sea el lapso de tiempo transcurrido entre la prestacin del servicio y el recaudo mayor es el beneficio que recibe la institucin y a la inversa. La importancia de este procedimiento es pues evidente, y por tal razn se deben establecer todas las estrategias posibles encaminadas a facilitar y motivar el cumplimiento en los plazos para el pago y desestimular las polticas de dilacin y demora en los pagos que practican algunas empresas. El proceso tiene como objeto recibir los pagos que por concepto de prestacin de servicios le hacen a las institucin, es necesario conocer que Facturas se estn cancelando y la fecha en que se realzando el pago para determinar si existe o no cumplimiento en los plazos establecidos. Siempre que se reciba un pago se debe solicitar informacin relacionada con el numero de Factura Global presentadad o documentos equivalentes a facturas que son canceladas con el pago o consignacin realizada, sin esta informacin es supremamente difcil llevar un adecuado control de cartera y un sistema de informacin contable.

3.6

PASOS PARA REALIZAR UN RECAUDO PREVENTIVO

Para realizar una cartera preventiva se debe contemplar los 7 pasos siguientes :

Identificar los objetivos En una Empresa es importante que se establezcan Metas; y la razn fundamental de esta situacin es que los integrantes de este proceso estn convencidos de las acciones que se tienen que dar para crear estrategias que logren un recaudo preventivo, por lo que no se debe confundir la actividad con el cumplimiento.

Identificar los beneficios Estableciendo esas metas, se llega a obtener unos beneficios para la empresas, como es el pronto pago, y de esta forma le permite a la Empresa mantener como beneficio una liquides para responder a las obligaciones de la Empresa y de igual forma no perder los costos econmicos.

Identificar los Obstculos Al identificar estos obstculos nos lleva el tener que definir una serie de estrategias con el fin de recuperar la cartera a corto plazo y en forma preventiva.; podemos mencionar por ejemplo: - Falta de comunicacin y Negociacin - Falta de seguimiento para el Cobro - Carencia de Autonoma - Falta de Moral Comercial

Identificar la Informacin requerida - Necesaria Este es uno de los aspectos ms importantes para poder realizar una buena gestin de cartera , ya que permite que se de el seguimiento de las obligaciones que debe tener pendiente el gestor de cartera para gestionar el cobro. Para ello debe llevar un control de lo facturado contra lo pagado; por ejemplo contar con una base de datos actualizada, o sea mirar el estado de cuentas del Cliente o los Clientes,( Ficha de clientes).

Identificar los grupos de Apoyo Se hace necesario involucrar lar reas que intervienen en el proceso de recuperacin de cartera preventiva; para ello de debe manejar ante todo la comunicacin o sea trabajo en equipo (Sinergia). Ejemplo : - Comits

- Planes de Incentivos - Participacin Tener un Plan especifico de Accin Identificar permanentemente el estado de la cartera del Hospital a travs de la aplicacin de instrumentos de anlisis como la cartera por Edades de tal manera que permita realizar los seguimiento requeridos. Realizar un Plan de pagos; como por ejemplo la Financiacin.

Establecer fechas en un cronograma Establecer fecha de cierre que permita cumplir los planes de accin.

3.6.1 LA COMUNICACIN COMO TCNICA DE TRABAJO EN EL PROCESO DE GESTIN DE CARTERA. Uno de los ingredientes que debe involucrar permanentemente el Gestor de cartera en su gestin de recaudo es el de mantener una buena comunicacin con el Cliente. Existen diferentes tcnicas de trabajo los cuales pueden ayudar al gestor de cartera para desarrollar una mayor habilidad en el proceso de recaudo de los dineros adeudados y que se soporta en una adecuada comunicacin. El Viernes puedo recoger el cheque Puede adelantarme un 80% de lo que me debe Podemos pensar que a finales del mes se nos cancele la totalidad de lo adeudado, Etc. Me informa que al final del mes se cancela la totalidad de la deuda Tal como lo manifest al inicio del mes la no cancelacin de la obligacin hay que enviarlo a cobro jurdico para que se proceda al cobro de estos dineros.

Si me cancela lo que me debe en el ao 1997 le concedo un descuento del 5% de lo que nos debe. Informar al Cliente la no prestacin de servicio de salud por incumplimiento del pago de las obligaciones.

3.6.2 PAGO OPORTUNO. El plazo para el pago de las Facturas y el monto del mismo puede variar dependiendo de si existe o no contrato de prestacin de servicios y del tipo de evento que genera la atencin. E.P.S.

El plazo para el pago de los servicios prestados a usuarios del rgimen contributivo esta determinado en primera instancia por los acuerdos establecidos en los contratos de prestacin de servicios suscrito entre las partes, si en el contrato no estn estipuladas plazos par el pago, o si no existe contrato, para caso de atencin de urgencias o servicios expresamente autorizados por la E.P.S., se aplica el plazo establecido en el Decreto 3260/2004, que es de 30 das contado a partir de la recepcin de la cuenta.

A.R.S.

Para las Administradoras del Rgimen subsidiado, el plazo para el pago de las Facturas esta determinado en primer a instancia por la acordado en los contratos de prestacin de servicios, si no existe contrato o si no esta contemplado en el contrato y la facturacin de los servicios es realizada por evento sea discriminado o por paquetes de atencin integral se aplica lo ya descrito y establecido para las E.P.S. en situacin similar. En los contratos por capitacin se debe dejar claramente establecido los plazos y la forma de pago en caso contrario se aplica lo estipulado en el Decreto 3260 de 2004.-

ACCIDENTES DE TRANSITO.

El plazo para el pago de las Facturas por concepto de atencin a vctimas de accidentes de transito a las aseguradoras del SOAT, es de 30 das a partir de la fecha de presentacin de la Factura.

ECAT.

No hay una definicin explcita de plazos para el pago oportuno, para las Facturas presentadas por atencin a los beneficiarios de la subcuenta ECAT del FOSYGA.

3.6.3 MORA EN EL PAGO El incumplimiento en los trminos de pago por parte de las diferentes aseguradoras es, hoy en da, una situacin de comn ocurrencia a la cual se ven enfrentadas las Instituciones prestadoras de servicios de salud, lo cual ocasiona situaciones financieras difciles para las IPS. Ante esta situacin, las instituciones debern emprender las acciones pertinentes, que conduzcan al pago de las obligaciones por parte de las aseguradoras. Uno de los mecanismos a que se tiene que acudir para recuperar dichos dineros son las acciones de tipo legal Podemos tambin decir que el incumplimiento en los pagos de dichas obligaciones, conlleva a la aplicacin de acciones disciplinarias, administrativas, penales, fiscales y contractuales a que haya lugar. Un ejemplo de las sanciones establecidas por el incumplimiento en los plazos establecidos para el pago de las cuentas por concepto de servicios prestados por las I.P.S.

SOAT

En el caso de accidentes de transito, podemos decir que las compaas aseguradoras que dilaten injustamente el pago a las instituciones clnicas u hospitalarias por atencin de vctimas de accidente de transito, se les impondrn multas por parte de la Superintendencia Bancaria hasta por mil salarios mnimos legales vigentes a la fecha de la sancin.

E.P.S.

Cuando una E.P.S acusa una mora en sus pagos superior a 60 das, los afiliados del rgimen contributivo quedarn en libertad de trasladarse a otra Entidad Promotora de Salud, sin sujetarse al rgimen de movilidad general, siempre que se encuentren al da en el pago de sus obligaciones y surtan los trmites formales dispuestos en las normas legales.

A.R.S.

En mora superior a 60 das, las entidades administradoras del rgimen subsidiado, estarn obligadas a realizar la cesin de sus contratos a cualquiera de las administradoras del rgimen que tenga capacidad para ello y le trasladarn inmediatamente los recursos del aseguramiento por los meses que faltan hasta la terminacin del contrato.

3.6.3.1

INTERESES DE MORA.

Desde luego uno de los mayores incentivos que tienen las aseguradoras para el no pago oportuno de las Facturas es la carencia de sanciones reales por incumplimiento en el plazo de los pagos. El no costo de la mora en el pago es una ganancia efectiva que obtienen las aseguradoras y estimula la aplicacin de polticas de dilacin de los pagos. La nica manera de cubrir una parte de los daos y perjuicios generados por las aseguradoras que incumplen los plazos establecidos para el pago de sus obligaciones con las I.P.S. es la liquidacin, cobro y recaudo de los intereses causados por la mora en los pagos. El no cobro de intereses de mora, por parte de la institucin puede llegar a ser considerado prevaricato por omisin y enriquecimiento ilcito en beneficio de terceros y configura negligencia en el cuidado de los intereses de la institucin y de los bienes del estado si se trata de una E.S.E.. Existen los elementos jurdicos para la utilizacin de este instrumento que no es de castigo, sino de compensacin por los perjuicios generados, tiende a mantener el costo financiero del dinero que no se ha recaudado y evitar que la empresa pierda parte del valor de oportunidad del dinero.

3.6.4 COBRO BAJO ACCIONES JURIDICAS.

Estas acciones legales pueden ser ocasionadas cuando la Administradora no responden a ninguna de las gestiones de cobros realizada por parte de la Institucin, por lo que se ve obligada a tener que realizar la recaudacin de estos dineros adeudados a travs de las acciones del cobro jurdico. Vale la pena mencionar que en la mayora de las situaciones estas obligaciones han pasado de los 120 das, calendario de incumplimiento para el pago y la cual esta demora hace ms difcil la recuperacin de dichos dineros. El rea responsable de gestionar las acciones legales ser de competencia de la Direccin jurdica del Hospital. Para poder iniciar las acciones jurdicas se tendr que enviar todos los antecedentes del deudor al rea jurdica del hospital, con el fin que inicie las acciones legales del caso, de tal manera que se logre la cancelacin de los dineros adeudados por concepto de prestacin de los servicios. Existen algunas situaciones que no se proceden al cobro de los dineros adeudados, cuando dicha deuda no es muy representativa, lo que ocasiona que los gastos ante un cobro jurdico sean ms costosos, por lo que los Hospitales prefieren perder el valor de los dineros que se le adeudan. Por lo anterior se podran realizar dos acciones, la primera que se unieran varios Hospitales que se encuentren en dicha situacin y entre todos asumiran el gasto del cobro jurdico, la segunda es reunir varias Facturass que no son muy representativos y realizar el cobro total de todas las cuentas.

3.7

CONTROL DE GESTION DE CARTERA.

Existen mltiples instrumentos para realizar un anlisis de la cartera del Hospital. Una de las tcnicas ms utilizadas consiste en la clasificacin de la cartera por edades el cual permite identificar el estado de las distintas cuentas por cobrar de la empresa en el tiempo. Otra de las tcnicas es la rotacin de la cartera. Estos instrumentos pueden ser complementarios y ayudarle en el anlisis del estado de la cartera del Hospital, pero no reemplazan su experiencia, su conocimiento y su creatividad para tomar decisiones. Estos instrumentos de gestin permiten evaluar y controlar los procesos y los resultados, mantener una visin completa de la institucin como lo es el proceso de cartera, y a partir de los resultados, evaluar de forma eficiente y objetiva la marcha, modificar el rumbo, proyectar el futuro y adoptar medidas de control garantizando la eficacia, calidad, eficiencia, tica y economa de todas las operaciones, en cumplimiento de las metas propuestas, y la observancia de las funciones asignadas por la ley. Estos instrumentos que sern tratados ms adelante, son:

FICHA DE CLIENTE EDADES DE CARTERA ROTACIN DE LA CARTERA EL CUADRO DE ANTIGEDAD INDICADORES DE GESTIN

El control de gestin de cartera, es el proceso mediante el cual se hace un seguimiento a la evolucin individual y global de las Facturas presentadas por la I.P.S. Este seguimiento consta de dos partes el seguimiento de las Facturas, que inicia pues en la fecha de su presentacin y va hasta el momento de su liquidacin y/o pago, y la evaluacin de la gestin de cartera que realiza una medicin y evaluacin global del comportamiento de la cartera y su impacto en las finanzas de la empresa. 3.7.1 SEGUIMIENTO DE LAS FACTURAS El seguimiento de las Facturas se inicia en el momento de la presentacin de las Facturas, y se continua con todas las novedades que presente hasta el momento de su pago o liquidacin, para su seguimiento efectivo y eficaz es necesario contar con instrumentos que permitan registrar oportunamente toda la informacin pertinente. Independientemente de los instrumentos utilizados, que pueden variar dependiendo la complejidad y la organizacin de los procesos y procedimientos administrativos establecidos en la empresa, la informacin requerida es sustancialmente la misma.

INFORMACION REQUERIDA Presentacin: Los datos iniciales que alimentan el proceso de seguimiento de las Facturas son los obtenidos en el momento de la presentacin y son para cada Factura : Numero, Valor, Fecha de presentacin y Fecha limite para presentacin, Periodo facturado, numero de radicacin, nombre de la empresa aseguradora y rgimen.

GLOSAS.

La primera novedad que presenta una Factura es la generada por las objeciones o glosas realizadas por la aseguradora, se debe llevar un registro y control sobre ellas, este registro o control requiere de la siguiente informacin: Fecha de recepcin de las glosas realizadas, valor glosado, fecha de respuesta a las glosas, valor de glosas aceptadas. Aceptadas las glosas se tiene conocimiento claro del monto real de la cartera. Adicional a los datos mencionados, en relacin con las glosas la institucin requiere para alimentar otros procesos como el contable: relacin de los documento equivalente a factura, con el monto del valor modificado por las glosas aceptadas en cada una de ellas.

RECAUDOS La otra novedad importante para las Facturas es la generada por su pago el cual puede ser parcial o total y oportuno o en mora. La informacin que se debe relacionar para el registro de los pagos corresponde a la fecha de pago, valor recaudado, numero(s) de cuenta(s) de cobro y /o numero de radicacin interna de la aseguradora cancelado.

MANEJO DE LA INFORMACIN REQUERIDA. Con Los datos anteriormente enumerados podemos conocer la evolucin y estado de las Facturas y tomar decisiones relacionadas con las novedades que presenten. El vencimiento del plazo para la presentacin de las glosas, unido a una informacin oportuna y veraz sobre la recepcin de las glosas permite identificar y rechazar inmediatamente las glosas presentadas por fuera de los trminos establecidos, y/o enviar comunicacin a las aseguradoras donde se les notifica el vencimiento del plazo para presentar glosas y se les informa de la fecha de vencimiento para el pago oportuno de la totalidad de la Factura presentada. Un segundo producto generado por la fecha de presentacin de la Factura y/o la fecha limite para su presentacin, es la fecha de vencimiento del plazo para el pago oportuno de la cuenta, la cual una vez vencida debe dar origen a un oficio de notificacin del vencimiento y el anuncio del cobro de intereses a partir de esa fecha hasta el momento del pago. El cruce de la informacin sobre el monto de la Factura presentada por la I.P.S. y el de las glosas presentadas, genera el valor que debe cancelar la aseguradora en un primer pago oportuno.

La fecha de vencimiento del plazo para pago oportuno y la fecha de pago de la obligacin o en caso de no pago, la fecha actual, permite establecer el tiempo en mora, el cual es utilizado para liquidar los intereses por mora, clasificar la cartera por edad, y establecer su ndice de rotacin.

3.7.2

INSTRUMENTOS PARA EL SEGUIMENTO DE LAS FACTURAS Como se dijo anteriormente, los instrumentos para realizar el seguimiento de las Facturas pueden variar de una empresa a otra, pero dado que la informacin inicial que se maneja es la misma se sugiere el uso de los siguientes instrumentos.

REGISTRO CONSECUTIVO DE FACTURAS. En este instrumento que puede ser llevado en forma manual o automatizada en una hoja de calculo se registra en forma consecutiva los datos relacionados con la entrega de todas las Facturas presentadas por la I.P.S., con las novedades que stas presenten. (Glosas, pagos, intereses, etc.) Este libro de registro requiere de la implementacin de un adecuado flujo de informacin desde las unidades funcionales que generan la informacin relacionada con las glosas y los pagos efectuados. Puede servir a su vez de fuente de informacin para alimentar otros instrumentos utilizados para el control de las Facturas como es la ficha de cliente y el cuadro de antigedad de la cartera, y el consolidado de la informacin permite generar los indicadores de gestin de cartera. El manejo de este instrumento debe ser responsabilidad del responsable de cartera, o del jefe de la unidad financiera, y la actualizacin del mismo debe ser diaria.

El proceso de recoleccin de la informacin para su registro se debe realizar de acuerdo a la articulacin funcional de las diferentes unidades que intervienen en el proceso de presentacin de cuentas, recepcin y respuesta de glosas, recaudo de pagos y seguimiento y control a las Facturas. P.ej. En algunas instituciones donde los proceso mencionado recaen en la jefatura del rea financiera u otro funcionario que responde por la presentacin de cuentas, recepcin y respuesta de las glosas y responde por el recaudo de los pagos, la informacin se recolecta directamente en el registro consecutivo de Facturas; pero en las empresas donde la responsabilidad y ejecucin de estos procedimientos recaen en varias unidades funcionales es necesario disear instrumentos que controlen el procedimiento y generen la informacin que debe ser enviada para el manejo del consecutivo.

REGISTRO DE GLOSAS La unidad responsable de las glosas debe llevar un instrumento donde se registre la informacin concerniente a las glosas presentadas por las aseguradoras. Fecha de recepcin de las glosas presentadas, valor y nmero de la Factura glosada, relacin de valor y numero de los documentos equivalentes a los que corresponden las glosas, fecha de envi de la respuesta a las glosas, valor de las glosas aceptadas y causa de las glosas. Para el seguimiento a las Facturas y el control de gestin de cartera, la informacin pertinente y que debe ser reportada a la unidad o funcionario responsable del seguimiento a las Facturas es: fecha de recepcin de las glosas presentadas, valor glosado, nmero de la cuenta glosada, fecha de envi de la respuesta y valor de las glosas aceptadas.

El registro contable de las glosas es el siguiente Debe Fecha de Anulacin 73 Devoluciones y descuentos 14 Cuentas x cobrar (Serviciso Mdicos)
250.000 250.000

Crdito

REGISTRO DE PAGOS. La unidad responsable del recaudo adems de los registros contables, llevar una relacin de los pagos recibidos, detallando empresa, valor, fecha de pago y numero de cuenta cancelada. No es aceptable que una empresa reciba pagos sin conocer quien los realiza, ni porque conceptos. Se debe solicitar y exigir a todas las empresas que realizan pagos mediante consignacin directa en las cuentas de la empresa, que estas deben ser acompaadas de una relacin del nmero de las Facturas o de los documentos equivalentes a facturas cancelados. Cuando una empresa tiene consignaciones que no sabe quin las realiz, se debe enviar un estado de la cartera individual a cada uno de los clientes, a los que respondan que la deuda es menor se les solicita entrega de copias de consignaciones. Esta es una estrategia que se debe implementar para depurar la veracidad de la informacin de cartera en las instituciones que no tienen un adecuado registro y control de la misma. La relacin con la informacin pertinente

para el control de cartera en relacin con los pagos recibidos, debe ser entregada diariamente a la unidad o persona responsable del seguimiento a las Facturas.

FICHA DE CLIENTE Es importante conocer el estado de la cartera del Hospital por cada uno de los Clientes a los cuales les presta servicios de salud. Para ello se debe llevar una Ficha de Cliente, en la que se registra toda la informacin anteriormente enumerada. La informacin para la ficha de cliente se puede obtener del registro consecutivo de Facturas, y quienes lo llevan en una hoja electrnica lo pueden realizar con simples filtros. En la ficha del cliente se puede obtener una clasificacin de la cartera individual por edad. El numero, valor, fecha de presentacin y vencimiento del pago de cada una de las cuentas presentadas, la fecha de presentacin y valor de las glosas realizadas por la aseguradora, la fecha de respuesta por parte de la I.P.S. de las glosas recibidas, el valor de las glosas aceptadas, de las cuentas, valor y fecha de los pagos realizados, saldo adeudado por cada Factura .

3.7.3 INDICADORES DE GESTION DE CARTERA. Los indicadores de gestin permiten evaluar y controlar los procesos y los resultados, mantener una visin completa de la institucin como lo es el proceso de cartera, y a partir de los resultados, evaluar de forma eficiente y objetiva la marcha, modificar el rumbo, proyectar el futuro y adoptar medidas de control garantizando la eficacia, calidad, eficiencia, tica y economa de todas las operaciones, en cumplimiento de las metas propuestas, y la observancia de las funciones asignadas por la ley. Estos indicadores son: EDADES DE CARTERA ROTACIN DE LA CARTERA EL CUADRO DE ANTIGEDAD EVALUACIN DE PRESUPUESTO 3.7.3.1 EDADES DE CARTERA.

Es un indicador que muestra el tiempo transcurrido entre la presentacin de las cuentas y el pago de las mismas. A travs de este indicador, podemos establecer el estado de las distintas cuentas por cobrar de la empresa, el grado de

cumplimiento de los clientes, y con base en ello emprender las acciones pertinentes. La edad de la cartera permite establecer su clasificacin y la definicin y adopcin de medidas tendientes a concretar el pago de las obligaciones.

CORRIENTE: Es la que se encuentra dentro de los trminos establecidos para el pago. VENCIDA: Es aquella que tiene menos de 30 das de vencido el plazo para su pago oportuno, en este caso se debe hacer un llamamiento al deudor para que se ponga al da con sus obligaciones. MOROSA: cuando tiene entre 31 y 60 das de vencimiento del plazo para su pago oportuno, se debe reiterar el llamado al pago, dejando constancia escrita de su notificacin. PREJURIDICA: Cuando el plazo del vencimiento para el pago oportuno este entre 61 y 90 das, se remite la cuenta a la oficina de cobro jurdico para que haga los acuerdos pertinentes para al cancelacin de la deuda o avance en los preparativos para realizar un cobro jurdico. JURIDICA: Despus de tres meses de vencido el plazo para el pago oportuno se debe establecer acciones jurdicas para su cobro. Se debe realizar control de las edades de cartera, para ello debe realizar un desglose de la deuda en la ficha del Cliente, ubicndolas en cada uno de los estados que se encuentran, por Ejemplo: Si a un Hospital, por prestacin de servicios le deben $1.400.000 y el desglose de la deuda fuera as: $600.000 = cartera corriente = 30 das $400.000= cartera vencida = 45 das $400.000= cartera morosa = 70 das

Es importante que la Ficha del cliente permita identificar cules son los Clientes que le adeudan al Hospital, y en qu estado se encuentra la cartera de cada uno. Por ejemplo:

EMPRESA AAA

30 DIAS $200.000

45 DIAS $200.000

70 DIAS $300.000

TOTAL $ 700.000

BBB

$400.000

$200.000

$100.000

$ 700.000

En este caso se pretende que el Hospital realice el cobro preventivo de la cartera corriente ($600.000), evitando que sta se convierta en una cartera vencida o morosa. Los Indicadores que se diseen deben ser una herramienta que permita a la persona responsable del rea de Cartera y al personal a su cargo, disponer de informacin adecuada y oportuna para aplicar acciones correctivas, encaminadas a rectificar las desviaciones producidas frente a lo planeado y de fortalecer y mantener una buena gestin de cartera. Para obtener de la aplicacin de estos indicadores el mayor beneficio, es indispensable que el rea de cartera cuente con un plan operativo y una programacin de actividades, con el propsito de analizar el comportamiento esperado frente a lo realizado. El anlisis de las Edades de Cartera le debe servir al funcionario del Hospital, responsable del manejo de Cartera, para ejercer el control de gestin de su rea y observar resultados, recordando que los indicadores cuantitativos y cualitativos son solamente uno de los componentes del proceso, de mucha utilidad si se utilizan adecuadamente para desempear la funcin de forma activa, con iniciativa y con liderazgo, como se le exige a la persona encargada de la coordinacin de esta tarea. 3.7.3.2 ROTACION DE CARTERA Es un instrumento que le permite a la empresa analizar el estado de las cuentas por cobrar, y con base en l tomar las decisiones necesarias para realizar de esta forma una buena gestin de cartera. La rotacin de cartera es un ndice que mide el perodo medio de cobro de las cuentas por cobrar de la empresa; es decir, el tiempo que debe esperar despus de efectuar una venta de un bien y/o servicio, para recibir el pago efectivo. PUEDE SER MEDIDO DE DOS FORMAS: 1. Sobre el periodo promedio de cobro 2. Sobre el saldo de las cuentas por cobrar Este ultimo se puede calcular de dos formas: en Veces o en das. La rotacin de cartera en veces se puede definir como un ndice que mide el tiempo que se demora una institucin para renovar su cartera completamente. (Cartera nueva).

La rotacin de cartera en das se puede definir como el numero de das en que se demora las IPS, para recibir la cancelacin de las obligaciones contraidas por la prestacin del servicio. El resultado de estos indicadores se expresa en trminos de das concedidos a los clientes (E.P.S., ARS) para el pago de las deudas. La desviacin de este indicador muestra la tendencia que puede ser, hacia cobros ms lentos, el cual nos da una seal de peligro, o si se esta tendencia se mantiene por varios perodos. La rapidez con que se cobran las cuentas sirve para determinar un manejo efectivo por parte del rea responsable de este proceso y la calidad de las cuentas por cobrar.

El periodo de cobro se calcula de la siguiente manera: VECES : Valor facturado en un ao.

SALDO DE CARTERA EN UN AO (este perodo debe corresponder al mismo perodo facturado). DAS : 360 das / R.C (Veces) 3.7.3.3 EL CUADRO DE ANTIGEDAD Existe adicionalmente un instrumento financiero que no utiliza razones o ndices para el anlisis de las cuentas por cobrar, y es el cuadro de antigedad que clasifica las cuentas por cobrar segn su edad. Este indicador muestra el porcentaje de cuentas por cobrar que se encuentran en los diferentes rangos de edades de cartera.

EDAD

VALOR

PORCENTAJE DEL VALOR 60% 20% 10% 10% 100%

0-30 30-60 60-120 MS DE 120 TOTAL

$12.000.000 $ 4.000.000 $2.000.000 $2.000.000 $20.000.000

3.7.3.4 OTROS INDICADORES DE CONTROL Con los instrumentos anteriormente mencionados, se definen los indicadores que muestran el funcionamiento de la Gestin de la Cartera en el Hospital. El Jefe del rea debe supervisar la produccin final de cuentas canceladas segn la cantidad de diferentes contratos que tenga el Hospital; tambin el debe evaluar los procesos que comprende Cartera, y la coordinacin de servicios necesarios para que el rea funcione correctamente (sistemas, suministros, etc.). Los indicadores que el jefe construya para el control de los productos, procesos y servicios dentro del rea de cartera, son necesarios para controlar este proceso, y entre otros se pueden contemplar los siguientes: Evaluaciones de presupuestos Indicadores de facturacin, recaudo y glosas Flujos de caja. 3.8 IMPLEMENTACIN DE LOS PROCESOS DE GESTION DE CARTERA.

El recaudo de la CARTERA: Son las actividades que la empresa realiza para recuperar los dineros que le adeudan tanto en plazos corrientes como en perodos vencidos: Monitoreo de las cuentas presentadas y del comportamiento en cuanto a cumplimiento en el pago por parte de los clientes y a comportamiento global de la cartera de la institucin. Los recursos que intervienen en el proceso y la gestin del recaudo de cartera son:

INFRAESTRUCTURA : Debe existir un rea locativa con buenas condiciones de iluminacin, ventilacin etc., que se destine para la labor de preparacin y control de las Facturas. Para tener mayor facilidad en el manejo de los documentos se hace necesario que esta rea est ubicada dentro del rea financiera, y separada del rea de prestacin de servicios.

UBICACIN FUNCIONAL Y ORGNICA DE LOS PROCESO DE GESTIN DE CARTERA En lo que respecta a los procesos de gestin de Cartera, podemos decir que hacen parte del rea administrativa y ms especficamente de los de la unidad financiera del Hospital. Los procesos de gestin de cartera, estn articulados funcionalmente con los de facturacin, auditora clnica de cuentas, tesorera, presupuesto y contabilidad.

RECURSO HUMANO: Se debe asignar un equipo de trabajo que conjugue tanto la elaboracin de la Factura como la Gestin de cartera. El personal requerido depende de la complejidad de la institucin y de la organizacin establecida para la ejecucin de los procesos y procedimientos relacionados con la gestin de cartera. Independientemente de su organizacin se debe tener personal que garantice y responda por la realizacin de las siguientes actividades:

Consolidar, revisar y preparar las Facturas, verificar que cada documento equivalente este bien diligenciado y que tenga los RIA. y dems soportes administrativos requeridos para su cobro. Efectuar la auditora clnica de Facturas. Presentar las Facturas. Llevar el registro consecutivo de Facturas. Recibir, remitir, canalizar, responder y llevar el control de las glosas presentadas Recibir informacin sobre los pagos efectuados Hacer el seguimiento de las Facturas, formular y enviar oficios informando del vencimiento de los plazos, e informara a la gerencia sobre resultados, impacto y expectativas del proceso.

La cantidad, calidad, perfil y requisitos de personal para el desempeo de las funciones anotadas, depende de la complejidad y particularidad de cada institucin, no se requiere constituir una dependencia por cada proceso que la E.S.E. requiere, pero si se debe garantizar que haya un responsable de su

ejecucin y coordinacin con responsables de otros procesos y /o dependencias de la institucin.

3.8.1 CLIENTE : (Entidad Administradora) Para toda empresa (Hospital), resulta importante reflexionar sobre las caractersticas fundamentales del cliente de hoy y en especial sobre la necesidad de establecer una serie de procedimientos y estrategias para realizar el cobro adecuado de los servicios prestados. 3.8.1.1 TIPOS DE CLIENTES

Hoy en da los Hospitales se tienen que enfrentar a la difcil situacin que generan algunos clientes que no responden al pago de las obligaciones en forma inmediata. El perfil del cliente que presentamos en la anterior figura, debe despertarnos del marasmo y llevarnos a reaccionar afectivamente para alcanzar mayor nivel de respuesta en la cancelacin de las obligaciones contraidas por lo que se debe realizar un seguimiento y control de la cartera del Hospital en forma permanente. De acuerdo con la clasificacin de los tipos de clientes, de igual forma nos encontramos con clientes con diferentes personalidades (tipologa del Cliente); y los cuales influyen en las actitudes que toman los clientes para responder o tratar al Gestor de Cartera de un Hospital. Tipos actitudes = que tienen los clientes. Orgullosos Justicia Charlatn Sumiso Poder Agresivo Chistoso Preguntn Escucha Irresponsable Quejumbroso Antiptico

De acuerdo a esos tipos de Clientes, el Gestor debe tener un comportamiento que le permita:

q q q q

Mirar la idiosincrasia del cliente, mirar el lugar de origen. Cual es su motivacin, el valor que lo lleva actuar Actuar con firmeza en todas las situaciones Conocer las polticas de la Empresa (Administradora) Se debe buscar un cambio cultura organizacional.

3.8.1.2

ANALISIS DE SITUACION ACTUAL.

Para el desarrollo de los procesos de gestin de cartera es necesario realizar un anlisis de estado actual de los mismos, este anlisis involucra su organizacin, operativizacin y resultados. En nivel de organizacin es necesario conocer si existen y quien o quienes son los responsables de los diferentes procesos y/o procedimientos. En la operativizacin es importante conocer el grado de articulacin funcional real que existe entre las diferentes unidades funcionales y funcionarios involucrados en los procesos En los resultados, evaluar la calidad de los productos que estn siendo generados en los procesos. Facturas bien y oportunamente presentadas, glosas tramitadas y oportunamente respondidas, disponibilidad de informacin veraz y actualizada del estado de la cartera. 3.8.2 ORGANIZACIN. La fase ms importante para la implementacin de cualquier proceso en una institucin es la de organizacin. La organizacin se inicia con la designacin del responsable del proceso y se continua con la definicin de las responsabilidades asignadas. Definidos las responsabilidades y el responsable, se debe definir las relaciones y articulaciones funcionales y flujo de informacin con las dependencias, grupos o individuos de la institucin que se requiere para la ejecucin eficiente de las actividades propias del proceso en cuestin.

3.9

INFORME DE CARTERA

El responsable de realizar el control de gestin de Cartera, presentar al comit de Cartera el informe del estado de cartera del Hospital a la Fecha, y de igual forma se presentar ante el comit el informe de gestin donde se registran las

acciones realizadas para la recuperacin de la Cartera. La informacin que se presente en el comit de cartera, permitir al hospital que se tomen las decisiones del caso.

Recursos de informacin: Copia de los contratos y convenios Legislacin vigente Control de ejecucin de los contratos

Dinmica del Proceso: Este proceso debe adquirir una dinmica que est orientada a poner en marcha todos los factores (recurso humano, tecnologa, recursos de informacin) considerados anteriormente, y de esta forma desarrollar un verdadero proceso de cartera que sea eficiente y eficaz.

3.10

CONTROL EN LAS FACTURAS

Existen algunas razones que ocasionan (por falta de control), la devolucin de las cuentas por no reunir los requisitos establecidos. Algunos ejemplos de esto son: Incumplimiento de las clusulas contractuales Falta de soportes Ausencia de pertinencia mdica, etc. Por lo anterior es importante que se realice una verificacin de los aspectos generados tanto en la prestacin de los servicios de salud, como los aspectos administrativos que se exijan por la entidad Aseguradora.

3.10.1 CONTROL EN LA GESTIN DE RECAUDO Para realizar una buena gestin de cartera, entendida sta como la accin de cobrar y lograr el recaudo efectivo de los dineros que se adeudan a la Institucin, se hace indispensable el montar una serie de instrumentos de control, con los cuales se podr mantener una adecuada y eficiente rea funcional de recaudo de cartera.

Existen algunas herramientas que ayudan en las labores de control del estado de las cuentas. Estas son: Edades de Cartera Rotacin de Cartera Cuadro de Antigedad

3.11

REGISTRO CONTABLE DE DEUDAS MALAS

3.11.1 Consideraciones generales Afirmacin preliminar El tema que vamos a considerar aqu es el de las deudas malas. Desde un punto de vista puramente sistemtico, normalmente se requiere un asiento de ajuste para deudas malas al final del periodo. Pero como este es un poco ms complicado que los otros ajustes, hemos aplazado su estudio hasta este momento y corresponde a aquellas cuentas que por su antigedad o glosas deben ser eliminadas de los estados financieros. 3.11.2 Deudas malas Cuando una entidad en salud encuentra que una cuenta por cobrar no puede cobrarse, esta cuenta particular ya no tiene ningn valor, y por tanto no debe llevarse (contabilizarse) como un activo. Debe removerse de los libros y, cuando esto sucede, la compaa incurre simultneamente en un nuevo tipo de gasto: gasto de deudas malas. Esto es, si una cuenta por cobrar de $500.000 no puede hacerse efectiva, los activos (Cuentas por cobrar) deben reducirse en $500.000 y aumentar un gasto (Gasto deudas malas) en la misma cantidad. Se recordara, por ejemplo, que, cuando expira el seguro prepagado, el activo se reduce y el de gasto de seguro aumenta. En esencia, lo mismo ocurre con una cuenta incobrable, aunque el asiento para registrar las deudas malas es un poco ms complicado que el de gastos de seguro. Estos asientos los veremos mas adelante. Antes de introducir el sistema para contabilizar las deudas malas, debemos estudiar primero la cuestin de si una cuenta es incobrable debe considerarse como un gasto o una perdida del negocio. El sistema para contabilizar las deudas malas, al menos hasta cierto punto, girara por su puesto sobre esta cuestin, de tal manera que esto debe decidirse antes de introducir su contabilizacin.

La mayora de los negocios de hoy en da venden, al menos parcialmente, la base del crdito. Esto no lo harn todos, pero si probablemente la mayora. Hay dos razones para hacer esto: 1. Los clientes esperan esos crditos, y si una compaa no los extiende su competidor si lo har. Algunas preferirn mantener una poltica de ventas en efectivo, pero las fuerzas de la competencia las impulsan a dar crdito. 2. Las ventas a crdito pueden ser ms provechosas que las ventas de contado. Muchas compaas pueden extender crditos sin inters, pero otras cargan intereses sobre las ventas a crdito. Y no es un secreto que la renta devengada por algunas compaas, proveniente del inters, es verdaderamente considerable. A causa de esto, algunas compaas no estas realmente dispuestas a vender todo de contado, ya que consideran que al hacer las ventas en esta forma hay una perdida de renta.

Cualesquiera que sean las razones, las ventas a crdito son una practica ampliamente aceptada hoy en da. Estas constituyen una de las formas de hacer negocio. Si esto es realmente serio y si podemos suponer que los hombres de negocio son realistas, se desprende que, al extender el crdito, ellos aceptan el hecho de que cierto nmero de cuentas por cobrar sern incobrables. A pesar de las investigaciones iniciales sobre el buen crdito del posible comprador y de los esfuerzos por cobrar, algunos clientes nunca pagaran. La mayora pagara, como bien lo saben los hombres de negocio, pero unos pocos no. Ahora, si para promover las ventas un negocio considera que debe extender crditos, y en segundo lugar, si un cierto numero de deudas malas es producto natural de la poltica de ventas a crdito, entonces se desprenden que estas ultimas deben considerarse como un gasto necesario para hacer negocios, y no una perdida, al menos en el sentido de la palabra contable. Los gastos y las perdidas son similares, ya que ambos se relacionan con una disminucin de los activos netos de la compaa. Cuando un edificio no asegurado se quema en su totalidad, los activos netos se reducen; lo mismo ocurre cuando la compaa paga salarios, se considera como un gasto, ya que, por definicin, un gasto constituye una reduccin necesaria de los activos netos para hacer negocio, con el fin de producir renta. Empero, la reduccin de los activos ocasionada por un incendio debe considerarse como una perdida, pues, por definicin, una perdida es una reduccin de los activos no necesaria para la produccin de renta. Entonces, por esta misma razn, las deudas malas se consideran como un gasto y no una perdida. El tipo de gasto en que se deben considerar las deudas malas depende del punto de vista personal. Algunos las relacionan con las actividades de las ventas, y por consiguiente las consideran como un gasto de venta. Otros las relacionan con las actividades de cobranzas, y por tanto se inclinan a considerarlas como un gasto

de administracin. Si gastos de ventas son aquellos que varan con la ventas, gasto-deudas malas podran clasificarse como tal, ya que este gasto varia seguramente con las ventas. En la prctica, sin embargo, es ms comn clasificarlo como un gasto de administracin. Hay dos mtodos para contabilizar las deudas malas. Uno lo denominamos de anulacin directa, y, el otro, de provisin para deudas malas.

3.11.2.1

Mtodo 1: anulacin directa

Este mtodo es muy simple en todo sentido. Asumamos que nuestra IPS, la ARS UNIMEC, tiene una cuenta por cobrar vencida, de servicios mdicos, por $250,000 la cual considera incobrable, ya que se han hecho todos los esfuerzos posibles para hacerla efectiva pero ello ha sido intil y la entidad esta liquidada. Entonces la compaa hace el asiento siguiente: Debe Crdito Fecha de Anulacin
Gasto de deudas malas Cuentas x cobrar (Serviciso Mdicos) Para cancelar (para remover de los libros) 250.000 250.000

Como puede verse, en el asiento se acredita cuentas por cobrar, y por tanto se reduce ese activo en $250.000 As mismo, se debita una cuenta llamada Gasto de deudas malas, por $250.000 Esta cuenta se trata justamente como cualquier cuenta de gastos, y se cierra al final del periodo con resumen de rentas y gastos, y aparecer en el estado en el estado de rentas y gastos en la forma como ya lo hemos visto, ya como un gasto de administracin, ya como un gasto de ventas, segn la preferencia de la compaa. El mtodo de anulacin directa se llama as por dos razones: cuando la cuenta por cobrar se considera (se juzga) definitivamente incobrable, en el asiento se hace un cargo directo a la cuenta de gasto de deudas malas. Como se podr apreciar en breve, en el segundo mtodo no se hace un cargo directo a gasto de deudas malas en el momento de anular la cuenta incobrable. Inconsistencia del mtodo de anulacin directa Hoy en da, muchos contadores creen que el mtodo de anulacin directa a pesar de su simplicitud- tiene una inconsistencia con este caso hipottico: supngase que una compaa que usa el mtodo de anulacin directa prepara su

Balance general que una compaa que usa el mtodo de anulacin directa prepara su Balance general en Diciembre 31 y en el muestra las cuentas por cobrar por un valor de $235.000. En esta fecha la compaa no esta segura, no tiene certeza, de que parte de los $235.000 va a ser incobrable. Al mismo tiempo cree razonablemente que algo de esa cantidad no se va a poder cobrar. No puede referirse a ciertas cuentas en particular y asegurar definitivamente que sern cobradas, pero su experiencia (y la experiencia de todas las compaas) le dice que algo de estos $235.000 o por esta cantidad menos la porcin que se ha estimado incobrable. Ahora si podemos presumir que existe un mtodo digno de confianza para estimar la cantidad que no se cobrara (tal mtodo existe y lo veremos en breve), entonces la pregunta es: deben mostrarse las cuentas por cobrar en diciembre 31 por $235.000 o por esta cantidad menos la porcin que se ha estimado incobrable? No todos estn de acuerdo con esto, pero la mayora de los contadores creen que las cuentas se deben mostrar por su valor bruto menos la cantidad que se considera incobrable. Estiman que como esto se ajusta ms a la realidad, en el Balance general las cuentas por cobrar aparecern en forma ms exacta. Adems, y a parte de las consideraciones sobre el Balance general, creen que si el total bruto de las cuentas por cobrar no es el verdadero valor de las mismas, digamos en diciembre 31, entonces la diferencia entre el valor de las mismas, estimado verdadero, que es gasto de deudas malas, debe registrarse (cargarse) en esta fecha (en 31 de diciembre) y no en otro periodo futuro. De esta manera, la posicin de la compaa tiene dos fases: no solamente se afectara el Balance general por una reduccin en el valor bruto de las cuentas por cobrar, sino que tambin la reduccin correspondiente gasto de deudas malas- se contabilizara en esta fecha, y no en un periodo futuro. Debido a esto, se ha desarrollado un mtodo mas complicado para contabilizar las deudas malas, el cual podemos llamar mtodo de provisin general para deudas malas.

3.11.2.2

Mtodo de provisin general para deudas malas

En el mtodo de provisin general para deudas malas se basa en cifras estimadas; por consiguiente, no es tan exacto como pudiera desearse. sin embargo, se cree que es una mejora sobre el mtodo de anulacin directa, por cuanto el mtodo de provisin tiende a eliminar la alegada inconsistencia de este ultimo, y de este modo se suministra un mtodo mas solid para contabilizar las deudas malas. Para ilustrar este nuevo mtodo, supongamos que en diciembre 31 la compaa XYZ tiene cuentas por cobrar por un total de $140.000. Hasta ahora la compaa

ha utilizado el mtodo de anulacin directa, pero ha decidido descontinuarlo para adoptar el de provisin general a partir de diciembre 31. La razn que indujo a la compaa a tomar esta decisin es que ha analizado sus varias cuentas por cobrar en diciembre 31, y cree que en total no valgan los $140000. Es posible que esta suma pueda cobrarse completa, y por supuesto as lo espera la compaa. Sin embargo, la experiencia y el anlisis que ha hecho de las varias cuentas por cobrar le hacen creer que esto no suceder, y que dichas cunetas se volvern, al menos algunas, incobrables y desea presentar las cuentas por cobrar en el Balance general de diciembre 31 por una suma ms real que ha estimado. Entonces, las prximas dos preguntas son: (1) en que cantidad estima el valor de sus cuentas por cobrar? Y (2) Cmo obtuvo la cifra? La respuesta a la primera pregunta es esta: $137890. Esto es, que la compaa ha estimado que sus cuentas por cobrar no valen $140.000, sino esta cantidad menos $2110, o sea $137.890. La respuesta a la segunda pregunta acerca de como analiza y obtiene la cifra estimada requiere un poco mas de explicacin. Para estimar el valor de las cuentas por cobrar incobrables (dudosas), las compaas deben prepararlo que llamamos un anales de vencimientos. Esto debe hacerse cada vez que vaya a cerrar los libros y preparar los estados financieros. Un anlisis de vencimiento es mas bien un anlisis simple (aunque a menudo se gasta mucho tiempo en prepararlo) de cada una de las cada una de las cuentas por cobrar individuales, en trminos del vencimiento de cada una de ellas. La experiencia muy bien confirma el hecho de que el nico indicio relativamente seguro para juzgar si una cuenta por cobrar ser o no cobrada, en su fecha de vencimiento. La teora es y como se ha dicho, pragmticamente esta bien documentada- que mientras mas vieja sea una cuenta por cobrar, menos probabilidades hay de cobrarla. Obviamente, esto no es un indicio perfecto, pero si el mas lgico. Por consiguiente, al final de cada periodo contable, las compaas que usan este mtodo de provisin general preparan un anlisis de vencimientos. El que preparo la compaa XYZ en diciembre 31 aparece en la pagina siguiente (ilustracin 15-1). Si el estudiante observa dicho anlisis, vera que la compaa registra primero el nombre de todas las cunetas por cobrar, y luego el valor correspondiente a cada una de ellas en la columna de totales. Para indicar el vencimiento de cada cuenta, la compaa usa cinco categoras de tiempo, comenzando con las NO VENCIDAS hasta aquellas de MAS DE 360 DIAS DE VENCIDAS. Cada cantidad se extiende a la columna apropiada de tiempo de acuerdo con la fecha

de origen, la cual se determina por la fecha de las facturas. si la poltica de la compaa es dar 30 das para el pago, todas las cuentas por cobrar que se originaron en diciembre Irn a la columna de NO VENCIDAS, ya que no se vencen sino hasta enero siguiente. Las que se originaron de septiembre a noviembre, Irn en la columna 1-90 das despus de vencidas, etc. Despus de hacer lo anterior para todas las cuentas, se suma cada una de las columnas de tiempo y luego se suman los totales de esas columnas con el fin de asegurarse de que su total es igual al gran total. Siguiendo esto, la compaa entonces aplica ciertos porcentajes a los totales de cada columna de tiempo. Los porcentajes usados representan las sumas que se consideran incobrables en cada una de dichas columnas, y presumiblemente estos porcentajes se basan en su experiencia, en estadsticas disponibles y otros factores que ellos tienen que considerar. Como ciertamente le parecer razonable al estudiante, a medida que la cuenta se vuelve mas antigua, los porcentajes aumentan, y aumentan sustancialmente. La suma de los seis productos obtenidos ($2.110) es lo que la compaa considera dudoso, y por esta suma har su ajuste de deudas malas en diciembre 31. EVALUACION 1. Cuales son las pautas mnimas para la presentacin de cuentas en el sector salud. __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 2. Enumere y defina cada uno de los elementos que componen una factura global de acuerdo con las disposiciones vigentes. __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 3. Determine los pasos bsicos en el sector salud, para realizar el recaudo preventivo de la cartera. __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________

4. En que casos es posible el cobro de intereses de mora en las contrataciones en salud y cual es la tasa permitida. __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 5. Menciones y defina cuatro (04) indicadores cartera y su aplicacin en la tomo de desiciones de gestin del sistema de

__________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 6. Cuales son las acciones a realizar, por los prestadores de salud, dependiendo la edad de la cartera. __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 7. Cual es la composicin desde el punto de vista de recursos humanos que debe poseer un departamento de cartera en una institucin de tercer Nivel __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 8. Explique el razonamiento segn el cual las deudas malas se consideran un gasto y no una perdida __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________

9. Explique brevemente el procedimiento para contabilizar las deudas malas. __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 10. Si se usa el mtodo de provisin general, el asiento de ajuste se basa en una cifra estimada. Si esta estimacin resulta incorrecta, como y cuando se ajusta __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________

UNIDAD No. 4 FUNDAMENTOS DE ANALISIS FINANCIERO

Al finalizar la presente unidad el estudiante estar en capacidad de; OBJETIVOS Identificar los distintos mtodos para analizar los principales estados financieros. Desarrollar habilidades y destrezas para analizar el Balance General y el Estado de Ganancias y Perdidas en forma vertical y horizontal. Desarrollar habilidades y destrezas para aplicar el procedimiento del punto de equilibrio. Valorar la importancia del informe financiero para la toma de decisiones en una empresa. 4.1 CONCEPTO E INTERPRETACIN El anlisis financiero se puede definir como la actividad de clculo e interpretacin de porcentajes, tasas, tendencias, indicadores y estados financieros complementarios o auxiliares, los cuales sirven para evaluar el desempeo financiero y operacional de la Institucin prestadora de servicios de salud, ayudando as a sus administradores, acreedores y a las Entidades Territoriales o la Nacin, a tomar sus respectivas decisiones. El anlisis financiero adecuado implica entonces un proceso tambin adecuado, que comprende la recopilacin, interpretacin, comparacin y estudio de los estados financieros y datos operacionales de la Institucin. 4.1.1 Aplicabilidad del Anlisis Financiero El anlisis financiero en s no es un fin, es un medio, es un proceso que ayuda al administrador en la toma de decisiones. Quien realiza el anlisis puede ser un funcionario o un asesor, pero no toma decisiones: slo estudia y recomienda. A quien interesen ese estudio y esas recomendaciones debe ser parte del nivel directivo de la Institucin, o a la Entidad Central a la cual se encuentra adscrita (Nacin, Departamento, Distrito o Municipio.

Por otra parte, el anlisis financiero no es una labor rutinaria ni obligatoriamente permanente, ni necesariamente integral en todos los casos. Las necesidades de conocimiento de las situaciones diferentes de la Institucin pueden obligar a una estudio integral o generalizado, o bien a estudios especficos, peridicos o no. En este sentido, es importante que quien est interesado en el anlisis manifieste el objetivo concreto para el cual se realizar el estudio financiero. A partir de tal demanda, se ha de estructurar un plan de trabajo. Por consiguiente es necesario que, antes de iniciar el anlisis, se consideren los siguientes puntos: El anlisis financiero consiste en recopilar los estados financieros estticos, como el Balance General y dinmicos, como el Estado de Ganancias y Perdidas, para comparar y estudiar las relaciones existentes entre los diferentes grupos de cada uno y observar los cambios presentados por las distintas operaciones de la empresa. El anlisis financiero permite determinar la conveniencia de invertir o conceder crditos al negocio; as mismo, determinar la eficiencia de la administracin de una empresa. La interpretacin de los datos obtenidos, mediante el anlisis financiero, permite a la gerencia medir el progreso comparando los resultados alcanzados con las operaciones planeadas y los controles aplicados; adems informa sobre la capacidad de endeudamiento, su rentabilidad, y su fortaleza o debilidad financiera; esto facilita el anlisis de la situacin econmica de la empresa para la toma de decisiones.

4.2

METODOS DE ANLISIS FINANCIERO. Los mtodos de anlisis se consideran como los procedimientos utilizados para simplificar, separar o reducir los datos descriptivos y numricos que integran los estados financieros, con el objeto de medir las relaciones en un solo periodo y los cambios presentados en varios ejercicios contables. Para el anlisis financiero es importante conocer el significado de los siguientes trminos: Rentabilidad: Es el rendimiento que generan los activos puestos en operacin. Tasa de rendimiento: Es el porcentaje de utilidad en un periodo determinado. Liquidez: Es la capacidad que tiene una empresa para pagar sus deudas oportunamente.

De acuerdo con la forma de analizar el contenido de los estados financieros, existen los siguientes mtodos: 4.2.1 Mtodo de anlisis vertical.

Es una de las tcnicas ms sencillas dentro del anlisis financiero. Consiste en tomar una sola informacin financiera (presupuesto, estado financiero contable o reporte de Tesorera), y relacionar cada una de sus partes con un total determinado dentro del mismo, el cual se denomina cifra base. Es un anlisis esttico, pues estudia la situacin financiera en un momento determinado, sin tener en cuenta los cambios ocurridos a travs del tiempo. Se puede hacer el anlisis vertical tanto del conjunto del informe que se trate, como de una parte del mismo (por ejemplo, slo del activo de un Balance General, o slo de su pasivo y patrimonio). Dentro del anlisis vertical, se puede tomar cada uno de los rubros individuales y calcular a qu porcentaje corresponde sobre la cifra base (por ejemplo, la maquinaria y equipo sobre el subtotal del activo fijo o sobre el activo total de la Institucin). El aspecto ms importante del anlisis vertical es la interpretacin de los porcentajes. Las cifras absolutas de cualquier informe presupuestal, contable o de tesorera no dicen nada por s solas, en cuanto a la importancia de cada una en la composicin del respectivo informe, y su significado en la estructura de la Institucin. El porcentaje que cada cuenta representa sobre una cifra base, refleja su importancia como tal, y evidencia las polticas institucionales, el tipo de hospital, su estructura financiera, sus mrgenes de operacin, etc. Presentacin de un Anlisis Vertical Ventas de Servicios Gastos de Operacin Otros Ingresos Excedente Econmico $11.724.6 $11.040.5 $ 394.1 $ 290.0 100.0% 94.2% 3.4% 2.4%

Se emplea para analizar estados financieros como el Balance General y como el Estado de Ganancias y Perdida o Estado de Ingresos y Egresos, comparando cifras en forma vertical. Para efectuar el anlisis vertical hay dos procedimientos:

1) Procedimiento de porcentajes integrales: Consiste en determinar la comparacin porcentual de cada cuenta del activo, Pasivo y Patrimonio, tomando como base el valor del Activo Total y el porcentaje que representa cada elemento del Estado de Ganancia y Perdidas a partir del valor de las Ventas Netas. Formula: Valor parcial Porcentaje Integral = Valor Base 2) Procedimiento de razones simples: Razn es la relacin que existe entre dos cifras que se comparan entre si. Existen dos clases de razones, las aritmticas y las geomtricas. En la razn aritmtica se aplican operaciones de adicin y sustraccin; en las geomtricas se aplican operaciones de multiplicacin y divisin. El procedimiento de razones simples tiene un gran valor practico, puesto que permite obtener un numero ilimitado de razones o ndices que sirven para determinar la liquidez, solvencia, estabilidad, solidez y rentabilidad, adems de la permanencia de sus inventarios en almacenamiento, los periodos de cobro de cartera y pago a proveedores, y otros factores que sirven para analizar ampliamente la situacin econmica y financiera de una empresa. a) Las razones o indicadores relacionados con el balance son: 1) Capital de Trabajo: Es la diferencia entre el Activo Corriente y el Pasivo Corriente; constituye los recursos de que dispone un negocio para cancelar su pasivo a corto plazo. Sirve para medir la capacidad de una empresa para pagar oportunamente sus deudas en un periodo no mayor del ejercicio fiscal. Capital de trabajo = Activo corriente Pasivo corriente 2) Razn circulante o de capital de trabajo: Llamada tambin ndice de liquidez mediata o solvencia mediata. Significa las veces que el Activo corriente cubre el Pasivo corriente, o sea los pesos que hay en el Activo corriente para cubrir el Pasivo Corriente. Activo corriente Razn circulante = Pasivo corriente 3) Prueba de cido o liquidez inmediata: Representa la capacidad de la empresa para cubrir los Pasivos a Corto Plazo, en forma inmediata. Se considera una x 100

buena razn 1:1, o sea que por cada peso de deuda la empresa disponga mnimo de un peso para cubrirla. Activos lquidos Prueba de cido = Pasivo Corriente El activo liquido esta formado por las cuentas que representan dinero en efectivo o que se pueden convertir en dinero con relativa rapidez, esto es, Caja, Bancos, Inversiones Temporales, Cuentas por Cobrar y Deudores Varios a Corto Plazo; por lo tanto, se excluyen del Activo Corriente los Inventarios de Mercancas y Gastos Pagados por Anticipado. Activo liquido = Activo corriente Inventario y Gastos pagados por anticipado 4) Solidez: Esta representada por la relacin entre el Activo Total y el Pasivo Total o sea la capacidad de pago de la empresa a corto y largo plazo. Activo total Solidez = Pasivo Total 5) Endeudamiento: Esta representada por la relacin entre el Pasivo Total y el Activo Total; es la produccin del endeudamiento de una empresa. Pasivo Total Endeudamiento = Activo Total 6) ndice de propiedad o razn de independencia financiera: esta razn es complementaria de la anterior, ya que indica la relacin que existe entre el capital propio y la inversin. Patrimonio o Capital contable ndice de propiedad = Activo total 7) Razn de proteccin al pasivo total: Esta representada por la relacin entre la participacin de los dueos y las deudas de la empresa; es la proteccin que ofrecen los propietarios a sus acreedores. Cuando la razn es mayor de 1 puede pensarse que la empresa tiene una buena posicin econmica; en caso contrario, probablemente existe capital propio insuficiente.

Capital contable Razn de proteccin al pasivo total = Pasivo total 8) Razn de proteccin de la inversin: Esta representada por la relacin entre el Pasivo Total y el Patrimonio o Capital contable. Pasivo Total Razn de proteccin de la inversin = Capital Contable 9) Razn del patrimonio inmovilizado: Esta representada por la relacin entre el Activo Fijo y el Capital Contable. Indica la parte del Patrimonio de la empresa que se encuentra inmovilizada en propiedades, Planta y Equipo. Propiedades, planta y equipo Razn del patrimonio inmovilizado = Capital contable

b) Indicadores relacionados con el Estado de Resultado. 1) Porcentaje de Utilidad Bruta sobre Ventas Netas: Se obtiene mediante la relacin entre la Utilidad Bruta y las Ventas Netas. Significa el porcentaje de ganancia obtenida en el negocio sin tener en cuenta los Gastos de Operacin. Utilidad Bruta Porcentaje de Utilidad Bruta sobre Ventas Netas = Ventas netas 2) Porcentaje de utilidad neta sobre ventas netas: se obtiene mediante la relacion entre la Utilidad Neta y las Ventas Netas del Periodo. Significa el Porcentaje de ganancias generado por todas las actividades del negocio. Utilidad Neta Porcentaje de utilidad neta sobre ventas netas = Ventas netas 3) Porcentaje de costo ventas sobre Ventas Netas: Se obtiene mediante la relacion entre el Costo de Ventas y las Ventas Netas del periodo. Significa el porcentaje de costo de la mercanca vendida. x 100 x 100

Costo de Ventas Porcentaje de costo ventas sobre Ventas Netas = Ventas netas 4) Porcentaje de gastos Operacionales Sobre Ventas Netas: Se obtiene mediante la relacin entre los Gastos de Operacin y las Ventas Netas de un ejercicio contable. Significa el porcentaje de gastos que se han causado y pagado en un periodo para realizar las ventas. Gastos Operacionales % de gastos Operacionales Sobre Ventas Netas = x100 Ventas netas 5) Rentabilidad sobre Ventas: Es la relacin entre la Utilidad Operacional y las ventas netas. India el porcentaje de ganancia de operacin obtenido sobre las ventas netas del ejercicio. Gastos Operacionales Rentabilidad sobre Ventas = x 100 Ventas Netas x 100

c)

Indicadores relacionados con el Estado de Resultado y el Balance General

1) Rotacin de Cuentas por Cobrar: Es el numero de veces que se cumple en un periodo el circulo comercial: Ventas de mercancas clientes y efectivo, representa la frecuencia con que las mercancas son vendidas a crdito y las cuentas por cobrar son convertidas en efectivo. Esta relacin indica tambin la liquidez de una empresa, porque al invertir mayores recursos en cartera, debe agilizar su rotacin para disponer de ellos con mayor rapidez. Ventas a crdito Rotacin de cartera por cobrar = Promedio de cuentas por cobrar Saldo inicial + Saldo final Promedio de cuentas por cobrar = 2

2) Periodo Promedio de cobro a clientes: Esta razn se aplica para determinar la frecuencia de los cobros y el cumplimiento de los clientes; representa el numero promedio de das en que las cuentas por cobrar se convierten en efectivo. Esta razn es complementaria de la anterior. Promedio de cuentas por cobrar x 360 das Periodo Promedio de cobro = Ventas a crdito 3) Rotacin de cuentas por pagar: comercial se cumple en un periodo. Es el numero de veces que el circulo

Compras de mercancas Proveedores y efectivo, representa la frecuencia con que las mercancas son compradas a crdito y las cuentas por pagar son canceladas. Promedio de cuentas por cobrar x 360 das Rotacin de cuentas por pagar = Ventas a crdito Saldo inicial + Saldo final Promedio de cuentas por pagar = 2 4) Periodo promedio de pago a proveedores: Esta razn se aplica para determinar la rapidez de los pagos a los proveedores; indica el numero de das en que se cubren las cuentas por pagar. Promedio de cuentas por pagar Periodo promedio de pago = Compras a crdito 5) Rotacin de inventarios: Indica la rapidez para efectuar las ventas en una empresa. Se aplica para determinar la eficiencia de las ventas y para presupuestar las compras, con el fin de evitar el almacenamiento de artculos de poca salida o movimiento. Costo de ventas Rotacin de inventarios = Promedio de inventarios

Inventario inicial + Inventario final Promedio de inventarios = 2 6) Rentabilidad sobre el capital contable: Muestra la rentabilidad de la inversin de los dueos de la empresa. Se aplica para determinar el porcentaje de utilidad de los aportes de los socios en un periodo contable y la proporcin en que se recupera el capital invertido en un periodo de tiempo determinado. Utilidad Neta Rentabilidad sobre el capital contable = Capital Contable 7) Rentabilidad sobre activo total: Indica la rentabilidad de la inversin total del capital propio y ajeno en un periodo determinado. Se aplica para determinar el porcentaje de utilidad obtenido sobre el activo total. Esta razn muestra el grado de eficiencia en la administracin de la empresa.

Utilidad Neta Rentabilidad sobre el activo total = Activo total 8) Rentabilidad las acciones: En las sociedades de capital por acciones, como la sociedad annima y la sociedad encomandita por acciones, es importante dar a conocer a sus socios la rentabilidad producida por sus aportes. La rentabilidad de las acciones se determina mediante la relacin entre la utilidad liquida y el capital social. Utilidad Liquida Rentabilidad de las acciones = Capital social La rentabilidad por accin se determina por la utilidad liquida sobre el numero de acciones. Utilidad liquida Rentabilidad por accin = Numero de acciones

El valor intrnseco de la accin se determina mediante la relacin entre el capital contable y el numero de acciones suscritas y pagadas. Esta razn indica cuanto se ha valorizado cada accin. Patrimonio Valor intrnseco de la accin = Numero de acciones suscritas y pagadas 4.2.2. Mtodo de anlisis horizontal 4.2.2.1 Concepto es un procedimiento que consiste en comparar estados financieros homogneos en dos o mas periodos consecutivos, para determinar los aumentos y disminuciones o variaciones de las cuentas, de un periodo a otro. Este anlisis es de gran importancia para la empresa, porque mediante el se informa si los cambios en las actividades y resultados han sido positivos o desfavorables; as mismo, permite definir cuales merecen mayor atencin por ser cambios significativos en la marcha del negocio. A diferencia del anlisis vertical que es esttico porque analiza y compra datos de un solo periodo, este procedimiento es dinmico, por que relaciona los cambios financieros presentados en aumentos y disminuciones, de un periodo y toma decisiones. Este procedimiento tiene la ventaja de mostrar las variaciones en cifras absolutas, en porcentajes o en razones, lo cual permite observar ampliamente los cambios presentados para su estudio, interpretacin y toma de decisiones. 4.2.2.2 Procedimientos: Se toman dos estados financieros de la misma empresa, de dos periodos consecutivos, Balance General o Estado de Ganancia y Perdidas, preparados en la misma forma. Bajo la razn social, se presenta el anlisis horizontal en las siguientes columnas: a) Nombres de la cuentas correspondientes al estado financiero que se analiza, ordenados segn el catalogo de cuentas de la empresa, sin incluir las cuentas de valorizacin, cuando se trate de balance. b) Frente a cada nombre, en dos columnas, se registran los valores de cada cuenta en las dos fechas que se van a comprar, registrando en la primera columna las cifras del periodo mas reciente y en la segunda columna, el periodo anterior. Todas las cuentas se pueden registrar por su valor neto y presentarse por millones o miles de pesos.

Ejemplo: Muebles y enseres (neto) 31 dic. 2004 750 31 dic. 2003 750

c) Una columna para aumentos o disminuciones, que indica la diferencia entre las cifras registradas en los dos periodos, en valores absolutos, restando de valores del ao mas reciente los valores del ao anterior. Los aumentos son valores positivos y las disminuciones son valores negativos, por lo cual se presentan entre parntesis. 31 dic. 2004 750 450 31 dic. 2003 840 180 Aumentos (Disminuciones) (90) 270

Muebles y Enseres Acreedores Varios

d) Una columna adicional para registrar los aumentos y disminuciones en porcentajes; este se obtiene dividiendo el valor del aumento o disminucin entre el valor del periodo base, o sea el ao anterior, y multiplicando por 100. Estos datos se utilizan para elaborar las graficas que se anexan al informe anual de operaciones de una empresa. Ejemplo 31 dic. 2004 750 450 31 dic. 2003 840 180 Aumentos % de aumentos (Disminuciones) (Disminuciones) (90) 270 (11) 150

Muebles Enseres Acreedores Varios

e) Una columna para registrar las variaciones en trminos de razones, para lo cual se toman los datos absolutos de los estados financieros comparados y se dividen los valores del ao mas reciente entre los valores del ao anterior. 31 dic. 2004 Muebles y Enseres Acreedores Varios 750 450 31 dic. 2003 840 180 Razn 2004:2003 0.89:1 2.50:1

Al observar los datos obtenidos, se deduce que cuando la razn es inferior a 1: hubo disminucin; y cuando es superior, hubo aumento. 4.3 ESTADO DE CAMBIOS EN LA SITUACIN FINANCIERA. Como complemento de los estados financieros comparativos, y con el fin de mostrar los cambios y las causas de esos cambios, el movimiento y aplicacin de los recursos provenientes de las operaciones y de otras fuentes, se presenta un estado de cambios en la situacin financiera. Para la presentacin de los cambios en la situacin financiera se emplean diversas formas. Cada empresa adopta la forma de presentacin que considere mas informativa de acuerdo con sus caractersticas. Una forma de presentacin es el Estado de Origen y Aplicacin de Recursos. El Estado de Origen y Aplicacin de Recursos es un documento que muestra el origen de os recursos financieros obtenidos en un negocio, y la forma como fueron distribuidos esos recursos en los diversos elementos del balance, en un periodo determinado. En este documento se refleja la practica de la partida doble; en el se incluyen cambios originados en unas partidas que han producido cambios en otras; muestran la causa y el efecto de las variaciones de las partidas del balance, de donde provinieron los fondos y hacia donde se fueron. Para elaborar un estado de origen y aplicacin de recursos es necesario preparar un balance comparativo en el que se muestren los aumentos y disminuciones de las cuentas; ello sirve de base para determinar el origen de los recursos y su aplicacin. El estado de origen y aplicacin de recursos consta de las siguientes partes: a) Encabezamiento, formado por la razon social, nombre del estado financiero y fecha. b) Cuerpo obtenido, incluye dos partes: origen de los recursos y aplicacin de recursos. Origen de recursos: Esta formado por las variaciones del balance comparativo que constituyen:

1. Disminucin del activo 2. Aumento de pasivo. 3. Aumento del patrimonio.

Aplicacin de recursos: esta formado por las variaciones del balance comparativo que constituyen:

1. Aumento del activo. 2. Disminucin del pasivo. 3. Disminucin del patrimonio.

4.4

ANLISIS DEL PUNTO DE EQUILIBRIO. 4.4.1 Concepto Este procedimiento sirve para determinar el volumen mnimo de ventas que la empresa debe realizar para no perder, ni ganar. En el punto de equilibrio de un negocio las ventas son iguales a los costos y gastos; al aumentar el nivel de ventas se obtiene utilidad; y al bajar, se produce perdida. Para aplicar este procedimiento es necesario reclasificar los costos y los gastos del Estado de Resultado de la empresa en dos grupos: 1) Costos fijos: Son los que causan en forma invariable con cualquier nivel de ventas. Ejemplo: el seguro contra incendio de Propiedades, Planta y Equipo, la depreciacin por lnea recta, sueldos y prestaciones del personal administrativo. 2) Costos variables: Son los que se realizan proporcionalmente con el nivel de ventas de una empresa. Ejemplo: comisin de vendedores y en general, todos los gastos relacionados directamente con las ventas.

4.4.2 Formula para calcular el punto de equilibrio: La formula que la empresa debe utilizar para establecer su punto de equilibrio es la siguiente: 1 Ventas en punto de equilibrio = Costos fijos x 1Costos variables Ventas

El costo fijo permanece invariable, independientemente del volumen de ventas, mientras que el costo variable esta relacionado directamente con el volumen de ingresos o ventas. El porcentaje del costo variable en el punto de equilibrio esta dado por la relacin: costos variables sobre ventas. Costo variable Porcentaje de costo variable = Ventas 4.4.3 Comprobacin del punto de equilibrio: VENTAS - COSTOS VARIABLES = UTILIDAD BRUTA EN VENTAS - COSTOS FIJOS = UTILIDAD NETA x 100

4.4.4 Aplicacin del punto de equilibrio: En la practica, el punto de equilibrio sirve para calcular el volumen de las ventas que debe realizar una empresa para obtener un porcentaje de utilidad determinado. La formula es la siguiente: Ventas = Ventas en punto de equilibrio + porcentaje de utilidad deseado + % de costo variable

4.5 INFORME FINANCIERO. 4.5.1 Concepto e importancia. Es el documento que prepara el contador o revisor fiscal de la empresa, al finalizar un periodo, tomando como base los estados financieros, para informar a los propietarios del negocio sobre el resultado de las operaciones registradas en los libros y dems documentos de contabilidad. El informe no solo es de gran importancia no solo para los administradores y propietarios de la empresa, sino para sus proveedores y clientes, porque muestra la solvencia para realizar la gestin comercial.

4.5.2

Caractersticas.

El informe financiero debe ser: Fidedigno: Los datos consignados en el informe deben corresponder exactamente a los valores registrados en los libros y documentos de contabilidad, con sujecin a las normas establecidas en el cdigo de comercio y a los reglamentos internos de la empresa. Claro y sencillo: El informe debe redactarse de manera que pueda ser entendido por todos sus lectores y no solo por quienes manejan profesionalmente las tcnicas de contabilidad. Funcional: Que los estados financieros, el anlisis y comentarios reflejen de manera practica, como se ha desarrollado la gestin econmica y sus resultados, a travs de uno o mas periodos; definan el nivel de progreso, aciertos y dificultades para obtener los ingresos, cubrir los costos y los gastos; y determinen si la rentabilidad corresponde a la inversin y aspiraciones de los dueos. 4.5.3 Contenido. El informe financiero para que cumpla con su objetivo, debe contener: Balance General del ultimo periodo Estado de Resultados Estado de Ganancia ( dficit ) acumulado o Estado de Supervit Anlisis vertical de los Estados Financieros Anlisis horizontal de los estados financieros Indicadores Financieros Estado de cambios en la situacin financiera Graficas que permitan observar en forma mas clara el contenido y anlisis de os Estados Financieros. Comentarios, sugerencia y conclusiones sobre la situacin econmica de la empresa, con un criterio altamente profesional que permita una acertada toma de decisiones, a nivel de la administracin y de los propietarios del negocio.

EVALUACION 1. Cuales son las funciones que tiene el realizar un anlisis financiero. __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________

2. Describa y defina cada uno de los mtodos de anlisis financiero existentes. __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 3. Cual es el principal objetivo de realizar el estado de cambio en la situacin financiera. __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________

4. Mencione y defina los componentes del informe financiero __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________

5. Menciones y defina cinco (05) indicadores de balance general y estado de resultado, __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________

__________________________________________________________________ 6. Elabore un anlisis financiero a partir de la siguiente informacin entregada E.S.E HOSPITAL GENERAL DE LA COSTA ATLANTICA BALANCE GENERAL A DICIEMBRE 31 EN M$
ACTIVOS CORRIENTES Disponible Inversiones Deudores Inventarios TOTAL ACTIVO CORRIENTE ACTIVO NO CORRIENTE Propiedad planta y equipo neto Otros activos TOTAL ACTIVOS PASIVOS CORRIENTES Obligaciones financieras Proveedores Cuentas por pagar Impuestos y gravamones Obligaciones laborales Otros pasivos TOTALPASIVO CORRIENTE PASIVOS A LARGO PLAZO Obligaciones financiera TOTAL PASIVOS PATRIMONIO Capital pagado reserva legal Resultado de ejercicios anteriores Utilidad del ejercicio Revalorizacionn del Patrimonio TOTAL PATRIMONIO TOTAL PASIVO + PATRIMONIO AO 1
151.732,00 20.360,00 469.697,00 1.239.010,00 1.880.799,00 949.890,00 937.943,00 11.947,00 2.830.689,00

AO 2
31.721,00 15.403,00 786.334,00 1.664.753,00 2.498.211,00 902.594,00 890.215,00 12.379,00 3.400.805,00

528.659,00 655.213,00 60.514,00 16.836,00 38.790,00 3.457,00 1.303.469,00

798.354,00 286.595,00 31.619,00 35.966,00 55.258,00 1.207.792,00

4.000,00 1.307.469,00

250.000,00 1.457.792,00

200.000,00 20.090,00 658.318,00 57.934,00 586.878,00 1.523.220,00 2.830.689,00

200.000,00 29.048,00 707.297,00 155.054,00 851.614,00 1.943.013,00 3.400.805,00

E.S.E HOSPITAL GENERAL DE LA COSTA ATLANTICA ESTADO DE RESULTADO A DICIEMBRE 31 EN M$

AO 1 INGRESOS POR SERVICIOS MEDICOS COSTO DE SERVICIOS MEDICOS UTILIDAD BRUTA EN PRESTACION DE SERVICIOS GASTOS OPERATIVOS DE ADMINISTRACION DE VENTAS UTILIDAD OPERATIVA INGRESOS NO OPERACIONALES GASTOS FINANCIEROS UTILIDAD POR EXPOSICION A LA INFLACION UTILIDAD ANTES DE IMPUESTOS RESERVA PARA IMPUESTOS UTILUIDAD NETA
2.635.932,00 1.685.995,00 949.937,00 1.004.686,00 469.169,00 535.517,00 (54.749,00) 67.027,00 126.040,00 189.859,00 76.097,00 18.163,00 57.934,00

AO 2
3.630.058,00 2.420.447,00 1.209.611,00 1.164.675,00 605.489,00 559.186,00 44.936,00 117.063,00 184.135,00 229.732,00 207.596,00 52.542,00 155.054,00

7. Elabore una provisin y registro contable de la misma del 10% sobre el saldo de las cuentas por cobrar y elabore los nuevos estados financieros. __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________

UNIDAD No. 4 SISTEMA DE CONTROL INTERNO

I.- OBJETIVO GENERAL: Analizar, interpretar, y sintetizar, la situacin total de las necesidades de la empresa y que obliga, necesariamente, a pensar el asunto en trminos de diseo, implementacin y mantenimiento de un sistema de mejoramiento continuo que le permita a la organizacin el cumplimiento de sus objetivos en el marco de los conceptos administrativos modernos y la normatividad vigente. III.- OBJETIVOS ESPECIFICOS: Al finalizar la unidad, el estudiante estar en capacidad de: a) Comprender el alcance del conjunto de mecanismos que permiten asegurar el cumplimiento efectivo y eficiente de os objetivos organizacionales dentro de marcos administrativos y/o legales, tanto en las entidades privadas como oficiales. Colaborar en el mejoramiento de la capacidad gerencial de la gestin operacional y administrativa de una institucin en salud, optimizando la utilizacin de los recursos, fomentando la responsabilidad en el auto control de los servicios vinculados directamente o mediante contratos de prestacin de servicios. Abordar la evaluacin y mejora continua de la calidad del servicioatencin al cliente, as como la reduccin de la perdida desconocida o la inventarial. CONTROL INTERNO

b)

c)

5.

Los ejecutivos principales hacen fuertes exigencias para mejorar el control de las empresas que dirigen. Los controles internos se implantan para mantener la compaa en la direccin de sus objetivos de rentabilidad y en la consecucin de su misin, as como para minimizar las sorpresas en el camino. Ellos le hacen posible a la administracin negociar en ambientes econmicos y competitivos rpidamente cambiantes, ajustndose a las demandas y prioridades de los clientes, y reestructurndose para el crecimiento futuro. Los controles internos promueven la eficiencia, reducen los riesgos de perdida de activos, y ayudan a

asegurar la confiabilidad de los estados financieros y el cumplimiento de las leyes y regulaciones. Puesto que los controles internos sirven a muchos pupositos importantes, existen crecientes llamadas para mejorar los sistemas de control interno y los informes sobre ellos. Los controles internos son percibidos cada vez ms y ms como solucin a una variedad de problemas potenciales. 5.1 CONCEPTO DE CONTROL INTERNO

El control interno significa cosas distintas para diferente gente. Ello origina confusin entre personas de negocios, legisladores, reguladores y otros. Dando como resultado malas comunicaciones y distintas expectativas, lo cual origina problemas. Tales problemas se entremezclan cuando el trmino, si no es definido claramente, se escribe en leyes, regulaciones o reglas. Este informe se refiere a las necesidades y expectativas de administradores y otros. Define y describe el control interno para: Establecer una necesidad comn que sirva a las necesidades de diferentes partes. Proporcionar un estndar mediante el cual las entidades de negocios y otras-grandes o pequeas, en el sector publico o privado, con animo de lucro o no- puedan valorar sus sistemas de control y determinar como mejorarlos.

El control interno se define ampliamente como un proceso realizado por el concejo de directores, administradores y otro personal de una entidad, diseado para proporcionar seguridad razonable mirando el cumplimiento de los objetivos en las siguientes categoras: Efectividad y eficiencia de las operaciones. Confiabilidad de la informacin financiera. Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.

La primera categora se orienta a los objetivos bsicos de negocios de una unidad, incluyendo los objetivos de desempeo y rentabilidad y la salvaguarda de recursos. La segunda se relaciona con la preparacin de estados financieros publicados, confiables, incluyendo estados financieros intermedios y datos financieros

seleccionados derivados de tales estados, tales como ganancias realizadas, informadas pblicamente. La tercera se refiere al cumplimiento de aquellas leyes y regulaciones a las que esta sujeta la entidad. Tales categoras distintas pero interrelacionas, orientan necesidades diferentes y permiten dirigir la atencin para satisfacer necesidades diferentes y permiten dirigir la atencin para satisfacer necesidades separadas. Los sistemas de control interno operan a niveles diferentes de efectividad. El control interno puede juzgarse efectivo en cada una de las tres categoras, respectivamente, si el concejo de directores y la administracin tienen seguridad razonable sobre que: Comprenden la existencia en la cual se estn consiguiendo los objetivos de las operaciones de la entidad. Los estados financieros publicados estn preparando confiablemente; Se esta cumpliendo con las leyes y regulaciones aplicables.

Puesto que el control interno es un proceso, su efectividad es un estado condicin del mismo en uno o mas puntos a travs del tiempo. El control interno consta de cinco componentes interrelacionados, derivados de la manera como la administracin realiza los negocios, y estn integrados al proceso de administracin. Aunque los componentes se aplican a todas las entidades, las compaas pequeas y medianas pueden implementarlos de forma diferente que las grandes. Sus controles pueden ser menos formales y menos estructurados, no obstante lo cual una compaa pequea puede tener control interno efectivo. Los componentes son: Ambiente de control. El ambiente de control da el tono de una organizacin, influenciando la conciencia de control de sus empleados. Es el fundamento de todos los dems componentes del control interno, proporcionando disciplina y estructura. Los factores del ambiente de control incluyen integridad, los valores ticos y la competencia de la gente de la entidad; la filosofa y el estilo de operacin de la administracin, la manera como la administracin asigna autoridad y responsabiliza, y como organiza y desarrolla a su gente; y la atencin y direccin proporcionada por el concejo de directores. Valoracin de riesgos. Cada entidad enfrenta una variedad de riesgos de fuentes externas e internas, los cuales deben valorarse. Una condicin previa a la valoracin de riesgos es el establecimiento de objetivos, enlazados en distintos niveles y consistentes internamente. La valoracin de riesgos es la identificacin y el anlisis de los riesgos relevantes para la

consecucin de los objetivos, constituyendo una base para determinar como se deben administrar los riesgos. Dado que la economa, la industria, las regulaciones y las condiciones de operacin continuaran cambiando, se requieren mecanismos para identificar y tratar los riesgos especiales asociados con el cambio. Actividades de control. Las actividades de control son las polticas y procedimientos que ayudan a asegurar que las directivas administrativas se lleven a cabo. Ayudan a asegurar que se tomen las acciones necesarias para orientar los riesgos hacia la consecucin de los objetivos de la entidad. Las actividades de control se dan a todo lo largo de la organizacin, en todos los niveles y en todas las funciones. Incluyen un rango de actividades diversas como aprobaciones, autorizaciones, verificaciones, conciliaciones, revisiones de desempeo operacional, seguridad de activos y segregacin de funciones. Informacin y comunicacin. Debe identificarse, capturarse y comunicarse informacin pertinente en una forma y en un tiempo que le permita a los empleados cumplir con sus responsabilidades. Los sistemas de informacin producen reportes, contienen informacin operacional, financiera y relacionada con el cumplimiento, que hace posible operar y controlar el negocio. Tiene que ver no solamente con los datos generados internamente, sino tambin con la informacin sobre eventos, actividades y condiciones externas necesarias para la toma de decisiones, informe de los negocios y reportes externos. La comunicacin efectiva tambin debe darse en un sentido amplio, fluyendo hacia abajo, a lo lago y hacia arriba de la organizacin. Todo el personal debe recibir un mensaje claro de parte de la alta gerencia respecto a que las responsabilidades de control deben tomarse seriamente. Deben entender su propio papel en el sistema de control interno, lo mismo que la manera como las actividades individuales se relacionan con el trabajo de otros. Deben tener un medio de comunicar la informacin significativa. Tambin necesitan comunicarse efectivamente con las partes externas, tales como clientes, proveedores, reguladores y accionistas. Monitoreo. Los sistemas de control interno deben monitorearse, proceso que valora la calidad del desempeo del sistema en el tiempo. Es realizado por medio de actividades de monitoreo ongoig, evaluaciones separadas o combinacin de las dos. El monitoreo ongoig ocurre en el curso de las operaciones. Incluye actividades regulares de administracin y supervisin y otras acciones personales realizadas en el cumplimiento de sus obligaciones. El alcance y la frecuencia de las evaluaciones

separadas depender primeramente de la valoracin de riesgos y de la efectividad de los procedimientos de monitoreo ongoig. Las diferencias del control interno debern reportarse a lo largo de la organizacin, informando a la alta gerencia y al concejo solamente los asuntos serios. Existe sinergia e interrelacin entre esos componentes, formando un sistema integrado que reacciona dinmicamente a las condiciones cambiantes. Los sistemas de control interno estn entrelazados con las actividades de operacin de la entidad y existen por razones fundamentales de negocios. El control interno es mas efectivo cuando los controles se construyen en la infraestructura de la entidad y son parte de la esencia de la empresa. Construir os controles apoya la calidad y las iniciativas de empoderamiento, evita estos costos innecesarios y permite respuestas rpidas a las condiciones cambiantes. Existe una relacin directa entre las tres categoras de objetivos, los cuales son: que se esfuerza una entidad en conseguir los objetivos. Todos los componentes son relevantes para cada categora de objetivos. Cuando revisamos cualquier categora la efectividad y eficiencia de las operaciones, por ejemplo- todos los cinco componentes deben estar presentes y funcionar efectivamente para concluir que el control interno sobre las operaciones es efectivo. La definicin de control interno que es el concepto fundamental subyacente de un proceso, realizado por la gente, que proporciona una seguridad razonable- junto con la categora de objetivos, los componentes y criterios para la efectividad, y las discusiones asociadas, constituyen esta estructura conceptual del control interno . 5.2 FUNCIONES DEL CONTROL INTERNO

El control interno puede ayudar a una entidad a conseguir sus metas de desempeo y rentabilidad, y prevenir la perdida de recursos. Puede ayudar a asegurar informacin financiera confiable, a asegurar informacin financiera confiable, ya asegurar que la empresa cumpla con las leyes y regulaciones, evitando perdida de reputacin y otras consecuencias. En suma, puede ayudar a una entidad a cumplir sus metas, evitando peligros no reconocidos y sorpresas a lo largo del camino. Infortunadamente, algunas personas tienen expectativas mayores e irreales. Consideran que: El control interno puede asegurar el xito de una entidad, esto, el cumplimiento de los objetivos bsicos del negocio, o cuando menos, la supervivencia.

El control interno efectivo solamente puede ayudar a que una entidad logre sus objetivos. Puede proporcionar informacin administrativa sobre el progreso de la entidad, o hacia su consecucin. Pero no puede cambiar una administracin ineficiente por una buena. Y, transformndolas en polticas o programas de gobierno, acciones de los competidores o condiciones econmicas pueden ir ms all del control administrativo. El control interno no asegura xito ni supervivencia. El control interno puede asegurar la confiabilidad de la informacin financiera y el cumplimiento de las leyes y regulaciones.

Esta conviccin tambin es equivocada. Un sistema de control interno, no importa que tan bien ha sido concebido y operado, puede proveer solamente seguridad razonable no absoluta- a la administracin y a la junta directiva mirando la consecucin de los objetivos de una entidad. La probabilidad de conseguirlos esta afectada por limitaciones inherentes a todos los sistemas de control interno, por ejemplo los juicios en la toma de decisiones pueden ser defectuosos, y las fallas pueden ocurrir por simples errores o equivocaciones. Adicionalmente los controles pueden estar circunscritos a dos o ms personas, y la administracin tiene la capacidad de desbordar el sistema. Otro facto de limitacin es que el diseo de un sistema de control interno puede reflejar estrechez de recursos, y los beneficios de los controles se deben considerar con relacin a sus costos. Entonces, aunque el control interno puede ayudar a una entidad a conseguir sus objetivos, no es palanca. 5.2.1 Roles y responsabilidades Cada quin en una organizacin es responsable del control interno. Administracin. El director ejecutivo jefe es el responsable ltimo y debe asumir la propiedad del sistema. Ms que cualquier otro individuo, el director ejecutivo da el tono por lo alto, el cual afecta la integridad y la tica as como los otros factores de un ambiente de control positivo. En una compaa grande, e director ejecutivo cumple este deber proporcionando liderazgo y direccin a los administradores principales, por su parte, asignan responsabilidades por el establecimiento de polticas y procedimientos de control interno ms especficos al personal responsable de las funciones de las unidades. En una entidad pequea, la influencia del director ejecutivo, a menudo un administrador-propietario, usualmente es mas directa. En cualquier caso, es una responsabilidad que se traslada en cascada, un administrador es efectivamente u director ejecutivo en su esfera de responsabilidad. Tienen significado particular los directores financieros y su personal vinculado, cuyas actividades de control cubren a

lo ancho, hacia arriba y hacia abajo, las unidades de operacin y otras dependencias de una empresa. Consejo de directores. La administracin es responsable del concejo de directores, el cual proporciona gobierno, gua y supervisin reguladora. Los miembros de un concejo efectivo son objetivos, competentes e inquisitivos. Tambin tienen un conocimiento de las actividades y del ambiente de la entidad, aportan el tiempo necesario para cumplir plenamente sus responsabilidades como concejo. La administracin puede estar en una posicin de desbordar los controles e ignorar o extinguir las comunicaciones de los subordinados, estableciendo una administracin deshonesta que intencionalmente falsifica los resultados para cubrir sus huelas. Un consejo fuerte, activo, particularmente cuando esta acoplado con canales de comunicacin, hacia arriba, efectivos y con funciones financieras. Legales y de auditoria interna competentes, a menudo es mas capaz de identificar y corregir tale problemas. Auditores internos. Los auditores internos juegan un papel importante en la evaluacin de la efectividad de los sistemas de control, y contribuyen a la efectividad ongoin. A causa de su posicin organizacional y su autoridad en una entidad, una funcin de auditoria interna juega a menudo un papel de monitoreo significativo. Otro personal. El control interno es, en algn grado, responsabilidad de cada quien en una organizacin y por consiguiente debe ser una parte explicita o implcita de la descripcin del trabajo de cada uno. Virtualmente todos los empleados producen informacin que se usa en el sistema de control interno o realiza otras acciones necesarias para efectuar el control. Tambin, todo el personal debe ser responsable por la comunicacin hacia arriba de los problemas en las operaciones, del no cumplimiento con el cdigo de conducta, y de otras violaciones de las polticas o acciones ilegales.

A menudo, un nmero de partes externas contribuye a la consecucin de los objetivos de una entidad. Los auditores externos, ofrecen un punto de vista independiente y objetivo, contribuyen directamente mediante la auditoria de estados financieros e indirectamente proporcionando informacin til para administracin y para el consejo, en orden a cumplir sus responsabilidades. Otros proporcionan informacin para uso de la entidad, la cual afecta el control interno, sobre los legisladores y reguladores, clientes y otros que realizan negocios con la empresa, analistas financieros, expertos en realizar raitings y medios de

comunicacin. Las partes externas, sin embargo, no son responsables puesto que no constituyen parte del sistema de control interno de la entidad.

5.3

CONTROL INTERNO EN LAS ENTIDADES HOSPITALARIAS

5.3.1 DEFINICION se entiende por control interno, el sistema integrado por el esquema de la organizacin y el conjunto de los planes, mtodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificacin y evaluacin adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, como la administracin de la informacin y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las polticas trazadas por la direccin y en atencin a las metas y objetivos previstos. (Definicin de la ley 87/93).

APLICACIN El control interno ordenado por la ley, es de cumplimiento para todos los organismos y entidades de las ramas del poder publico en sus diferentes ordenes y niveles, as como en la organizacin electoral, en los organismos de control, en los establecimientos pblicos, en las empresas industriales y comerciales del estado, en las sociedades de economa mixta en las cuales el Estado posea el 90 por ciento o mas del capital social, en el banco de la republica y en los fondos de origen presupuestal (Art. 5). En algunas instituciones privadas con el carcter de fundacin, han adoptado e implementado el control interno como instrumento de control a la gestin para, de esta forma, garantizar que todos los procedimientos de orden administrativo, financiero, asistencial, cumplan con lo determinado por la direccin de la entidad, segn los lineamientos de la junta directiva, en bsqueda del cumplimiento de las metas propuestas acordes a la misin de la institucin. As para las entidades privadas que deseen implantar un sistema de control interno, se puede proponer un modelo dentro del cual se incluya el concepto de auditoria medica, puesto que esta ultima es un tipo de control que tiene que ver con el quehacer asistencial, y dentro del marco de integralidad que debe existir en

las instituciones de salud no se debe separar lo administrativo financiero, de lo relacionado con la atencin a los usuarios y lo asistencial en s. El control interno debe concebirse y organizarse de tal forma que su ejercicio sea al desarrollo de las funciones de todos los cargos existentes en la institucin, con especial atencin a aquellos cargos que tienen responsabilidad de mando. Para poder aplicar los procesos de control interno es necesario que la entidad cumpla con algunos requisitos bsicos de orden organizacional como la definicin de la misin de la entidad, la existencia de un plan estratgico. Manuales de funciones, de normas y procedimientos, as como la disponibilidad de una serie de recursos humanos, fsicos, tecnolgicos, financieros administrativos y un sistema de informacin confiable. En concordancia con lo anterior se propone la creacin de una oficina asesora de la direccin general que tendr como funciones las mismas contenidas en el Articulo 12 de la Ley 87/93. La oficina de control interno ejercer una coordinacin entre los diferentes jefes de departamentos o unidades tanto administrativas como financieras, as como las que presten atencin a las personas y todas las asistenciales como tal, para que cada uno de los diferentes jefes desde su puesto ejerza control interno en su rea correspondiente. Hay que tener en cuenta que cada funcionario debe informar las dificultades que tiene para realizar las diferentes actividades desde el punto de vista de recursos, cumplimiento de funciones, manuales de normas y procedimientos, que impidan cumplir con los diferentes objetivos o metas propuestas por la direccin. La finalidad del control interno en el hospital es el de velar por que se cumplan los diferentes procesos para lograr la garanta de la calidad, faciliten el mejoramiento continuo y sea la entidad cada da mas oportuna y eficiente en su gestin. El control interno no se puede concebir como un fin en si mismo, es un medio, es una herramienta de apoyo para lograr una gestin eficaz.

5.3.2 OBJETIVOS. Teniendo en cuenta el Art. 2 de la Ley 87 /93, los objetivos del sistema de control interno en el hospital deben ser los siguientes: Proteger los recursos del hospital buscando su adecuada administracin ante posible riesgos que los afecten y asegurando el futro de la entidad.

Garantizar la eficacia, la eficiencia y economa en todas las actividades tanto administrativas, financieras, asistenciales y de atencin al usuario, que faciliten la correcta y adecuada ejecucin y observancia de las polticas y funciones que lleven al cumplimiento de la misin del hospital. Velar porque todas las actividades y recursos de la institucin estn dirigidos al acatamiento de los objetivos de la entidad. Garantizar la correcta organizacional. evaluacin y seguimiento de la gestin

Confirmar la oportunidad y confiabilidad de la informacin y registro de la misma en todas las reas de hospital para poder ser utilizadas en la toma de decisiones y propuestas de cambio cuando sea necesario. Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las situaciones en los diferentes escenarios, que permitan hacer los ajustes necesarios en la programacin establecida para cumplir las metas institucionales definidas. Garantizar que el sistema de control interno tenga los mecanismos propios para ejercer evaluacin y control de su actividad. Velar por que el hospital cuente con procesos que faciliten la planeacion y mecanismos adecuados para el diseo y desarrollo organizacional de acuerdo a la misin de la institucin. Estimular la eficiencia del personal determinando el costo-beneficio y el nivel de productividad y eficiencia mostrado no solo a nivel general, sino a nivel de las diferentes dependencias de la entidad tanto administrativa, financiera como asistenciales, facilitando la toma de medidas pertinentes, para destacar los meritos y estimular la eficiencia del personal a cargo. Salvaguardar los bienes y obtener un control efectivo sobre todos los aspectos de la entidad, garantizando que los bienes de hospital sean adecuadamente utilizados en beneficio de la atencin a los pacientes.

5.3.3 VENTAJAS DEL CONTROL INTERNO El control interno facilitara el seguimiento de los procesos; mediante su anlisis se detectan los puntos crticos permitiendo la correccin en beneficio de la gestin eficaz y eficiente y como tambin se hacen evidentes los puntos positivos, se refuerzan para su mxima utilizacin optimizando los procesos.

Facilita la cultura de la rendicin y peticin de cuentas logrando as mayor compromiso con la entidad. Favorece la adecuada utilizacin de los diferentes recursos de la entidad en beneficio de la misma, descartando los intereses personales o de grupo. Elimina trmites en la atencin de los pacientes. Acercando la institucin a la necesidad del usuario. Hace que la entidad y sus funcionarios giren alrededor de la necesidad del usuario, el usuario el cual se convierte en el destinatario del servicio, y se reconoce como la razn de ser institucional.

5.3.4 MODALIDADES DE CONTROL INTERNO EN EL HOSPITAL. Las modalidades de control interno dentro del hospital debern estar acordes con el manual organizacional, los manuales de funciones, los manuales de normas y procedimientos, los protocolos de manejo y dems normas establecidas por la direccin. El control interno se puede ejercer dependiendo del momento en que se realice. Se llamara control previo cuando se realiza antes de la actividad o proceso controlado; control posterior cuando se hace luego y coincidente cuando se hace en el momento que se esta llevando a cabo la actividad o el proceso. Si se tiene en cuenta una actividad fsica individual y concreta o se realiza sobre actividades del mismo genero, se denomina control genrico o particular. Es de tipo evaluativo o normativo si esta controlando una actividad, proceso o gestin, o si se hace y despus se proponen normas o reglas. Cuando se realiza sobre la forma como se desarrolla una actividad, un proceso o una gestin, o si se hace y despus se proponen normas o reglas. Cuando se realiza sobre la forma como se desarrolla una actividad, proceso o gestin, se le da el nombre de funcional o procedimiento. El de tipo perceptivo involucra directamente al funcionario quien percibe y participa en la gestin.

5.3.5 COMPONENTES DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO. Teniendo en cuenta que un hospital es una empresa de alta complejidad con diversidad de reas pero que todas en su medida deben ofrecer la posibilidad de brindar atencin integral de alta calidad a los usuarios, es necesario implementar un sistema de control interno que pueda aplicarse a todos los niveles y puedan evaluarse las diferentes reas con mayor nfasis en lo que concierne al servicio de atencin al usuario, en lo asistencial, lo administrativo y financiero.

5.3.6 CONTROL INTERNO SOBRE EL SERVICIO ASISTENCIAL. El control interno garantizara atencin de alta calidad basada en el cumplimiento de las normas y procedimientos, la aplicacin de los protocolos de manejo, as como el manejo adecuado de los registros como la historia clnica, la adecuada utilizacin y formulacin de los medicamentos, y la pertinencia de los exmenes paraclinicos ordenados dentro del proceso de atencin al paciente. Velara tambin, por la adecuada utilizacin de los servicios de hospitalizacin, el control de complicaciones, rehospitalizaciones, reintervenciones, etc., es decir todo lo pertinente al adecuado y ptimo manejo del paciente.

5.3.7 CONTROL INTERNO DE LA ATENCION AL PACIENTE. Aunque puede ser comunes muchas actividades de esta rea con la asistencial, se debe hacer nfasis en la oportunidad de la atencin, as como el nivel de satisfaccin del usuario; igualmente se controla todo lo concerniente a las quejas y reclamos de los usuarios y las medidas adoptadas para la correccin de os problemas. En esta rea tambin se debe velar por que se este ofreciendo un ambiente optimo agradable en los servicios ambulatorios, as como una hoteleria de excelente calidad.

5.3.8 CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVOS.

SOBRE

RECURSOS

FINANCIEROS

Debe asegurar la correcta adquisicin y distribucin de suministros para poder ofrecer un servicio oportuno a los usuarios, as como cuidar por que los suministros sean de excelente calidad y precio. Tambin debe velar por adecuado control de los recursos financieros tanto en la gestin de recuperacin de cartera, como en la proteccin de los ingresos y el cumplimiento de los presupuestos.

Garantizara una funcin contable oportuna y confiable teniendo en cuenta la ejecucin y contabilizacin de todos los gastos. Vigilar por la debida utilizacin de los bienes muebles e inmuebles de la institucin.

5.3.9 CONTROL INTERNO SOBRE LA VIGILANCIA EPIDEMOLOGICA. Controlara la funcin de la vigilancia epidemiolgica garantizando un nivel de riesgo bajo, para el manejo de los usuarios en cuanto se refiere a problemas de enfermedades nosocomiales.

5.3.10 CONTROL INTERNO SOBRE LO JURIDICO Y LEGAL. Se controlara el cumplimento de la norma en todo lo referente a contratacin, tanto a nivel de prestacin de servicios como a nivel de contratos laborales.

5.3.11 CONTROL INTERNO SOBRE LOS RECURSOS HUMANOS. Vigilara la correcta administracin del talento humano de la institucin teniendo en cuenta la seleccin, vinculacin e induccin y as como la promocin, reconocimiento y evaluacin del mismo. Tambin controlara el debido cumplimiento de las obligaciones contractuales y liquidacin y pago de las mismas.

5.3.12 CONTROL INTERNO SOBRE LO DOCENTE-ASISTENCIAL Velara por el cumplimento de lo establecido en el decreto 190/ 1998 que se refiere a todo lo pertinente a los convenios docente-asistenciales y a la presencia de personal en entrenamiento tanto de pre como de post-grado.

5.3.13 CONTROL INTERNO SOBRE LA GESTION. Observara por el cumplimiento de la programacin anual y plan estratgico as como de las polticas emanadas de la junta directiva y de la direccin general.

5.3.14 CONTROL DE CONTROL INTERNO. Este debe analizar el sistema de control implantado, determinando la calidad del mismo, el nivel confiabilidad que se le puede otorgar y es eficaz y eficiente en el cumplimiento de los objetivos propuestos. 5.3.15 CONTROL INTERNO DEL MEDIO AMBIENTE. Deber asegurar el adecuado manejo de los desechos producidos en el hospital haciendo respetar las normas, favoreciendo el concepto de calitividad. La oficina de control interno podr utilizar cualquier modalidad de control dentro de la aplicacin del sistema, dependiendo en cada caso de la caracterstica de la actividad o proceso que se ha de revisar.

5.4

INSTRUMENTOS DE EVALUACION DEL CONTROL INTERNO.

El control interno utilizara los diferentes indicadores en las distintas reas del hospital que permitan detectar si hay o no problemas y en caso que los haya, debe inmediatamente proponer los correctivos, los cuales deben ser trabajados con los directos responsables del rea para conseguir el compromiso y el cambio. Tambin se deben utilizar los diferentes comits asesores establecidos, dependiendo del servicio o actividad que se este analizando. A continuacin presento algunos indicadores que se deben aplicar por areas, asi: Servicio asistencial: Verificacin del cumplimiento de las normas y procedimientos. Verificacin de la aplicacin de protocolos de manejo. Revisin de la utilizacin adecuada de los registros (auditoria de historia clinica). Revisin de la pertinencia de ordenes de laboratorio. Revisin de rehospitalizacion. ndice de recadas et. rea de atencin al paciente. La satisfaccin al usuario. Numero de quejas por servicio. Oportunidad del servicio. Demanda insatisfecha por servicios etc.

Y as con cada rea segn, los indicadores conocidos.

Teniendo en cuenta lo anterior, auditoria mdica y la auditoria de historia clnica, forman parte del sistema de control interno del hospital. Vale la pena tener en cuenta que el sistema de control interno es hacia dentro de la institucin. Es un sistema cerrado que acta internamente, as pues no se puede hacer control interno por parte de otra entidad u organismos. Las evaluaciones o controles que parten de estas son las llamadas auditorias externas las cuales son explicadas ampliamente en otros captulos de este texto. La oficina de control interno en las entidades privadas debe funcionar bajo la coordinacin o jefatura de un profesional de la salud, con experiencia administrativa y/o titulo en auditoria medica y/o control interno, o bien un profesional del rea administrativa, con amplia experiencia en el sector salud y especializacin en auditoria medica y control interno. Este profesional tendr un equipo de apoyo, tanto a nivel de las reas administrativas como a nivel de las reas asistenciales y de atencin al usuario. El control interno es una herramienta que asegura la calidad en el servicio a los usuarios.

EVALUACION 1. Identifique y defina cada uno de los componentes de un sistema de control interno: __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 2. Cuales son las funciones del sistema de control interno __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 3. Determine los objetivos de la implementacin de un sistema de control interno en una institucin hospitalaria.

__________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 4. Cuales son las ventajas y desventajas de la implementacin de un sistema de control interno. __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 5. Cuales son los instrumentos evaluacin que se utilizan en el control interno.

__________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________

BIBLIOGRAFIA

Bernard J. Hargadon Jr. Principios de Contabilidad. Lasser J. K. Mtodos de Contabilidad Industrial Tomo I Cardona Gonzlez John. Contabilidad Fcil. Gudio Ema Lucia Coral Lucy Contabilidad 2000. Meigs, Walter. Contabilidad Base para la toma de decisiones Manual de Facturacin ISS. 1997 RE-CREAR. Gua de Capacitacin y consulta, Minsalud. Biblioteca Mc Graw-Hill de Contabilidad Serna Gmez Humberto, ndices de Gestin Ley 87 de 1993 - Ley 100 de 1993