Manuel d'utilisation

WinBIZ
La solution professionnelle de gestion d'entreprise
La Gestion Electronique SA

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Les informations contenues dans ce manuel peuvent faire l'objet de modifications sans pravis et n'engagent en aucune manire La Gestion Electronique SA. Les socits, les noms et les donnes utilises dans les exemples sont fictifs. Le logiciel ne peut tre utilis, copi ou reproduit sur quelque support que ce soit que conformment aux termes d'une licence. L'utilisateur est pourtant autoris effectuer une seule (1) copie du logiciel la seule fin de le sauvegarder. Aucune partie de ce manuel ne peut tre reproduite ou transmise quelque fin que ce soit sans la permission expresse crite de La Gestion Electronique SA. Copyright La Gestion Electronique SA 1993-2008. Tous droits rservs. WinBIZ est une marque dpose de La Gestion Electronique SA.

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Table des matires

Guide de l'utilisateur
Systmes d'exploitation .......................................................................................................................................................... Installation sur un ordinateur autonome .......................................................................................................................................................... Tlcharger le logiciel depuis Internet .......................................................................................................................................................... Installation sur un rseau local .......................................................................................................................................................... Tableau comparatif Basic - Entreprise .......................................................................................................................................................... Activer le logiciel .......................................................................................................................................................... Transfrer sur un nouvel ordinateur .......................................................................................................................................................... Terminal Server .......................................................................................................................................................... Ressources du serveur ......................................................................................................................................................... Mthodes conseilles pour les services Terminal Server ......................................................................................................................................................... Gestion des licences ......................................................................................................................................................... Installation ......................................................................................................................................................... sur Terminal Server Gestion des impressions ......................................................................................................................................................... Installer une .......................................................................................................................................................... mise jour Contrles effectuer avant la mise jour ......................................................................................................................................................... Mise jour......................................................................................................................................................... depuis un CD-Rom Mise jour......................................................................................................................................................... depuis Internet Mise jour......................................................................................................................................................... automatique depuis le rseau Mise en route rapide .......................................................................................................................................................... Crer une base de donnes ......................................................................................................................................................... Crer un dossier ......................................................................................................................................................... Adapter le plan comptable ......................................................................................................................................................... Crer une criture ......................................................................................................................................................... Crer une adresse ......................................................................................................................................................... Crer un article ......................................................................................................................................................... Crer une facture dbiteur ......................................................................................................................................................... Crer une facture crancier ......................................................................................................................................................... Crer un salari ......................................................................................................................................................... Crer une fiche salaire ......................................................................................................................................................... Comptabiliser les documents ......................................................................................................................................................... Imprimer un bilan ......................................................................................................................................................... Raccourcis......................................................................................................................................................... clavier Utilisateurs d'une prcdente version .......................................................................................................................................................... Version 2.5......................................................................................................................................................... vers version 8.0 Nouveauts de la version 8.0 ......................................................................................................................................... Migration vers la version 8.0 ......................................................................................................................................... Ouvrir votre ancienne base de donnes ................................................................................................................................... Rcuprer un tat ................................................................................................................................... Rcuprer un tat Facture ...................................................................................................................................

2
4 5 7 9 12 14 16 18 18 18 18 19 21 22 22 23 23 26 27 27 27 28 28 28 29 29 29 30 30 30 31 31 33 33 33 35 35 36 36

1 Installation................................................................................................................................... 4

2 Base de donnes ................................................................................................................................... 38

Gestion de la base de donnes .......................................................................................................................................................... Contrle d'une base de donnes .......................................................................................................................................................... Dossiers .......................................................................................................................................................... Crer un dossier comptable ......................................................................................................................................................... Accder aux proprits d'un dossier comptable ......................................................................................................................................................... Exercice comptable ......................................................................................................................................................... Sauvegarder des donnes ......................................................................................................................................................... Restaurer des donnes ......................................................................................................................................................... Envoyer une sauvegarde par e-mail ......................................................................................................................................................... Bouclement ......................................................................................................................................................... Boucler et ouvrir un exercice comptable ......................................................................................................................................... Transfert des documents et des soldes ......................................................................................................................................... Questions relatives au bouclement ......................................................................................................................................... 39 40 41 41 45 46 46 48 49 50 50 55 58

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Scurit .......................................................................................................................................................... Utilisateurs......................................................................................................................................................... Groupes de scurit ......................................................................................................................................................... Protection des dossiers ......................................................................................................................................................... Protection des critures comptables ......................................................................................................................................................... Audit des activits ......................................................................................................................................................... 60 60 62 62 63 65

3 Comptabilit ................................................................................................................................... 67
Ecritures .......................................................................................................................................................... Oprations......................................................................................................................................................... courantes sur les critures Ecritures simples ......................................................................................................................................... Ecritures multiples......................................................................................................................................... Rechercher une ou plusieurs critures ......................................................................................................................................... Classer les critures ......................................................................................................................................... Supprimer une ou ......................................................................................................................................... plusieurs critures Afficher le solde d'un compte ......................................................................................................................................... Oprations......................................................................................................................................................... spciales sur les critures Extourner une criture ......................................................................................................................................... Dupliquer une criture ......................................................................................................................................... Inverser une criture ......................................................................................................................................... Verrouiller une criture ......................................................................................................................................... Importer des critures depuis un fichier ......................................................................................................................................... Importer des critures WinBIZ ......................................................................................................................................... Importer des critures TaskStar ......................................................................................................................................... Importer des critures Crsus ......................................................................................................................................... Comptes .......................................................................................................................................................... Plan comptable ......................................................................................................................................................... Description......................................................................................................................................................... des comptes Comptes de clture ......................................................................................................................................................... Regrouper ......................................................................................................................................................... deux comptes TVA .......................................................................................................................................................... TVA, gnralits ......................................................................................................................................................... Mthodes de calcul de la TVA ......................................................................................................................................................... Mthode de calcul......................................................................................................................................... normal (dcompte effectif) Mthode forfaitaire (taux de dette fiscal nette) ......................................................................................................................................... Modes de dcompte de la TVA ......................................................................................................................................................... Mise en place de la TVA ......................................................................................................................................................... Dcompte et Journal TVA ......................................................................................................................................................... Modification du taux TVA ......................................................................................................................................................... Libells automatiques .......................................................................................................................................................... Crer un libell automatique ......................................................................................................................................................... Utiliser les ......................................................................................................................................................... libells automatiques Comptabilisation .......................................................................................................................................................... Commerce......................................................................................................................................................... Mthodes de comptabilisation ......................................................................................................................................... Comptabilisation au brut ................................................................................................................................... Comptabilisation au net ................................................................................................................................... Comptabilisation ......................................................................................................................................... des documents commerciaux Salaires ......................................................................................................................................................... Mthode de calcul des salaires bruts ou nets ......................................................................................................................................... Comptabiliser les......................................................................................................................................... salaires et les paiements Comptabiliser les......................................................................................................................................... charges d'entreprise Comptabilisation des amortissements ......................................................................................................................................................... Dcomptabilisation ......................................................................................................................................................... Budgets .......................................................................................................................................................... Analytique .......................................................................................................................................................... Plan analytique ......................................................................................................................................................... Schma de rpartition ......................................................................................................................................................... Assigner des schmas ou des comptes analytiques aux comptes ......................................................................................................................................................... comptables Utiliser l'analytique dans les critures ......................................................................................................................................................... La Gestion Electronique SA 67 67 67 70 74 75 75 75 77 77 77 78 78 78 81 82 83 85 85 85 89 90 91 91 92 92 92 94 94 95 95 97 97 97 99 99 99 99 100 100 101 101 102 103 105 106 108 110 110 111 112 112

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Comptabilit analytique dans le module Commerce ......................................................................................................................................................... Comptabilit analytique dans le module Salaires ......................................................................................................................................................... Imprimer l'analytique ......................................................................................................................................................... Monnaies trangres .......................................................................................................................................................... Crer une......................................................................................................................................................... monnaie trangre Mise jour automatique du cours de change ......................................................................................................................................................... Comptes en monnaie trangre ......................................................................................................................................................... Ecritures simples en monnaie trangre ......................................................................................................................................................... Ecritures multiples en monnaie trangre ......................................................................................................................................................... Documents de vente en monnaie trangre ......................................................................................................................................................... Documents d'achats en monnaie trangre ......................................................................................................................................................... Paiements dbiteurs en monnaie trangre ......................................................................................................................................................... Paiements cranciers en monnaie trangre ......................................................................................................................................................... Ecritures de diffrences de cours ......................................................................................................................................................... Imprimer les dcomptes en monnaie trangre ......................................................................................................................................................... Afficher le......................................................................................................................................................... solde d'un compte en monnaie trangre Amortissements .......................................................................................................................................................... Dfinir un ......................................................................................................................................................... amortissement Bases lgales ......................................................................................................................................................... Bases lgales pour les entreprises commerciales ......................................................................................................................................... Bases lgales pour les exploitations agricoles et sylvicoles ......................................................................................................................................... Imprimer les amortissements ......................................................................................................................................................... Etats .......................................................................................................................................................... Bilan, Profits et Pertes, Liste des soldes ......................................................................................................................................................... 113 114 115 116 116 117 118 118 120 121 124 126 129 131 132 133 134 134 137 137 140 142 144 144

4 Salaires ................................................................................................................................... 147

Salari(e)s .......................................................................................................................................................... Constantes.......................................................................................................................................................... d'entreprises Dfinition des priodes .......................................................................................................................................................... Rubriques de salaires .......................................................................................................................................................... Calcul mensuel des salaires .......................................................................................................................................................... Calculer les salaires d'une priode ......................................................................................................................................................... Supprimer un salaire calcul ......................................................................................................................................................... Rinitialiser tous les salaires d'une priode ......................................................................................................................................................... Supprimer les informations de paiement ......................................................................................................................................................... Imprimer les fiches de salaires ......................................................................................................................................................... Calculer le 13 me salaire ......................................................................................................................................................... Les salaires ne se calculent pas correctement ......................................................................................................................................................... Le paiement des salaires .......................................................................................................................................................... Gnrer un paiement de salaires ......................................................................................................................................................... Confirmer......................................................................................................................................................... les paiements des salaires Tiers bnficiaires .......................................................................................................................................................... Comptabilisation des salaires .......................................................................................................................................................... Grer un dossier de salaires selon l'anne calendrier .......................................................................................................................................................... Associations professionnelles .......................................................................................................................................................... Crer une......................................................................................................................................................... association professionnelle Attribuer une association professionnelle un salari ......................................................................................................................................................... Paramtrer les rubriques pour les associations professionnelles ......................................................................................................................................................... Imprimer le dcompte de l'association professionnelle ......................................................................................................................................................... Impt la source .......................................................................................................................................................... Importer un barme d'impt la source ......................................................................................................................................................... Paramtrer les rubriques pour l'impt la source ......................................................................................................................................................... Paramtrer les salaris pour l'impt la source ......................................................................................................................................................... Imprimer le dcompte de l'impt la source ......................................................................................................................................................... Ajustement de l'impt la source ......................................................................................................................................................... Dcomptes impt la source pour Genve ......................................................................................................................................................... Etats .......................................................................................................................................................... Nouveau Certificat de Salaire ......................................................................................................................................................... Certificats......................................................................................................................................................... de Salaires Electroniques Importation.......................................................................................................................................................... de salaires Importation de salaires en format CSV ......................................................................................................................................................... 148 153 154 155 159 159 160 161 161 162 163 167 170 170 171 173 174 175 177 177 179 180 181 183 183 185 186 188 188 190 196 196 199 203 203

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Importation de salaires en format XML ......................................................................................................................................................... 204

5 Commerce ................................................................................................................................... 206

Adresses .......................................................................................................................................................... Adresses ......................................................................................................................................................... Modle d'adresses ......................................................................................................................................................... Groupes d'adresses ......................................................................................................................................................... Conditions de paiement ......................................................................................................................................................... Commercial ......................................................................................................................................................... Historique......................................................................................................................................................... des adresses Contrats ......................................................................................................................................................... Etats ......................................................................................................................................................... Imprimer des tiquettes d'adresses ......................................................................................................................................... Objets ......................................................................................................................................................... Dfinir le type d'objet ......................................................................................................................................... Crer un objet ......................................................................................................................................... Historique d'un objet ......................................................................................................................................... Rechercher un objet ......................................................................................................................................... Associer un objet......................................................................................................................................... un document commercial de ventes Adresses (Chantier, lieu d'intervention) ......................................................................................................................................... Animal (Nom, race, naissance) ......................................................................................................................................... Appareil (Marque, modle, type de papier) ......................................................................................................................................... Aronef (Moteurs, hlices, remarque, rapport de travail) ......................................................................................................................................... Connexion ......................................................................................................................................... Copieur, fax ......................................................................................................................................... Evnement (Genre, date, lieu) ......................................................................................................................................... Evnement funraire (dcs) ......................................................................................................................................... Objet simple personnalisable ......................................................................................................................................... Objets avec service d'entretien ......................................................................................................................................... Parcelle ......................................................................................................................................... Taxe de sjour ......................................................................................................................................... Travail de traduction (Langue de dpart et d'arrive) ......................................................................................................................................... Vhicule (Marque, type, modle) ......................................................................................................................................... Transactions ......................................................................................................................................... Lettres types ......................................................................................................................................... Oprations spciales sur les adresses ......................................................................................................................................................... Dupliquer une adresse ......................................................................................................................................... Coller une adresse depuis Telinfo ......................................................................................................................................... Composer un numro de tlphone ......................................................................................................................................... Envoyer vers Microsoft Outlook ......................................................................................................................................... Importer des adresses ......................................................................................................................................... Modifications globales dans les adresses ......................................................................................................................................... Copier une adresse vers le presse-papier ......................................................................................................................................... Rcuprer des adresses depuis Telinfo ou Twixtel ......................................................................................................................................... Lettres types ......................................................................................................................................... Acqurir une image ......................................................................................................................................... Fusionner des adresses ......................................................................................................................................... Localiser une adresse ......................................................................................................................................... Instituts financiers et mthodes de paiements .......................................................................................................................................................... Caisse ......................................................................................................................................................... Compte bancaire ......................................................................................................................................................... Compte postal ......................................................................................................................................................... E-finance yellownet ......................................................................................................................................... Clients yellowbill ......................................................................................................................................... Carte de crdit ......................................................................................................................................................... Compensation ......................................................................................................................................................... Perte sur dbiteurs ......................................................................................................................................................... Recouvement direct .......................................................................................................................................................... Recouvrement direct par Debit Direct ......................................................................................................................................................... Mise en route du ......................................................................................................................................... Debit Direct Dfinir le numro......................................................................................................................................... d'adhrent Debit Direct La Gestion Electronique SA 207 207 216 216 217 219 220 221 223 223 224 225 225 227 227 228 228 231 235 237 240 241 245 249 253 256 259 261 264 265 270 272 275 275 276 276 277 278 280 281 281 283 286 287 288 290 290 291 293 295 296 296 297 297 299 299 299 299

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Contrats clients Debit Direct ......................................................................................................................................... Prsentation des ......................................................................................................................................... factures Debit Direct Crer et envoyer ......................................................................................................................................... un fichier Debit Direct Recouvrement direct par LSV ......................................................................................................................................................... Mise en route du ......................................................................................................................................... LSV Dfinir le numro......................................................................................................................................... d'identifiant LSV Saisir les contrats clients LSV ......................................................................................................................................... Prsentation des ......................................................................................................................................... factures LSV Crer un fichier LSV ......................................................................................................................................... Ventes, gestion des dbiteurs .......................................................................................................................................................... Etapes d'une transaction commerciale de vente ......................................................................................................................................................... Transformation de documents ......................................................................................................................................... Rcupration de ......................................................................................................................................... documents Facturation en srie ......................................................................................................................................... Modles de documents ......................................................................................................................................................... Dtail des......................................................................................................................................................... documents de vente Factures dbiteurs ......................................................................................................................................................... Prsentation des ......................................................................................................................................... factures Attribuer une prsentation par dfaut ......................................................................................................................................... Dductions d'acomptes ......................................................................................................................................... Imprimer des factures sur du papier A4 long (A4+) ......................................................................................................................................... Imprimer des factures avec un bulletin de versement spar ................................................................................................................................... Imprimer des factures avec BVR sans montant ......................................................................................................................................... Factures dbiteurs multi-chances ......................................................................................................................................... Facturation avec ......................................................................................................................................... BVR Etablir un contrat avec l'institut financier ................................................................................................................................... N d'identification ................................................................................................................................... et d'adhrent BVR Installer la police OCR-B ................................................................................................................................... Rglages des BVR ................................................................................................................................... Test avant mise en production ................................................................................................................................... E-facturation ......................................................................................................................................... Configurer les lments de scurit pour l'envoi de e-factures ................................................................................................................................... Configurer les monnaies pour l'envoi de e-factures ................................................................................................................................... Prsentation des e-factures ................................................................................................................................... Grer les clients yellowbill ................................................................................................................................... Envoyer des e-factures ................................................................................................................................... Envoyer une e-facture immdiatement ................................................................................................................................... Envoyer plusieurs................................................................................................................................... e-factures en une seule opration Ventes au......................................................................................................................................................... comptant Notes de crdit ......................................................................................................................................................... Offres ......................................................................................................................................................... Confirmations de commandes ......................................................................................................................................................... Bulletins de livraison ......................................................................................................................................................... Fiches de......................................................................................................................................................... travaux Paiements dbiteurs ......................................................................................................................................................... Paiements manuels ......................................................................................................................................... Paiements dans les documents ......................................................................................................................................... Paiements par BVR ......................................................................................................................................... Acomptes et trop......................................................................................................................................... pays Compensations dbiteurs ......................................................................................................................................... Acquitter une facture impaye en pertes sur dbiteurs ......................................................................................................................................... Paiements bnvoles ......................................................................................................................................... Bons cadeaux ......................................................................................................................................................... Systmes......................................................................................................................................................... de commissionnement Imprimer les images dans les documents ......................................................................................................................................................... Signer manuellement des documents commerciaux ......................................................................................................................................................... Etats ......................................................................................................................................................... Rappels aux clients ......................................................................................................................................... Chiffre d'affaires par commercial ......................................................................................................................................... Transitoires ......................................................................................................................................... 300 301 302 304 304 305 305 306 307 309 309 310 311 312 316 317 321 322 324 325 328 329 329 331 333 333 333 334 335 336 337 337 339 339 340 342 342 345 346 346 346 347 347 347 348 348 350 351 353 354 354 355 356 358 360 365 366 367 369 371

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E-Commerce ......................................................................................................................................................... Activer E-Commerce ......................................................................................................................................... Types de boutique en ligne ......................................................................................................................................... Installation et configuration d'osCommerce ................................................................................................................................... Tlchargement et installation du package ................................................................................................................................... Mise en place de la boutique en ligne ................................................................................................................................... Configuration de la boutique en ligne ................................................................................................................................... Configuer un site......................................................................................................................................... Configurer un site................................................................................................................................... l'aide de l'assistant Configurer un site................................................................................................................................... manuellement E-Commerce : points importants ................................................................................................................................... Paramtrer et envoyer vos articles ......................................................................................................................................... Recevoir les commandes ......................................................................................................................................... Historiques des commandes ......................................................................................................................................... Achats, gestion des cranciers .......................................................................................................................................................... Etapes d'une transaction commerciale d'achat ......................................................................................................................................................... Commandes en srie ......................................................................................................................................... Dtail des......................................................................................................................................................... documents des achats Factures de cranciers ......................................................................................................................................................... Factures BV rouge ......................................................................................................................................... Factures BVR et ......................................................................................................................................... BVR Euro Virement bancaire en Suisse ou l'tranger ......................................................................................................................................... Factures IPI ......................................................................................................................................... Utiliser un lecteur......................................................................................................................................... optique pour lire les BVR E-factures ......................................................................................................................................... Elments de scurit ................................................................................................................................... Grer les cranciers yellowbill ................................................................................................................................... Imputation comptable ................................................................................................................................... Options de rception des e-factures ................................................................................................................................... Recevoir des e-factures ................................................................................................................................... Notes de crdit ......................................................................................................................................................... Appels d'offres ......................................................................................................................................................... Commandes aux fournisseurs ......................................................................................................................................................... Propositions automatiques de commandes ......................................................................................................................................... Rception......................................................................................................................................................... de marchandises Retour de......................................................................................................................................................... marchandises Paiements aux cranciers ......................................................................................................................................................... Les paiements aux cranciers ......................................................................................................................................... Crer un ordre de paiement lectronique ......................................................................................................................................... Crer un paiement par compensation ......................................................................................................................................... Etats ......................................................................................................................................................... Oprations .......................................................................................................................................................... spciales sur les documents Documents priodiques ......................................................................................................................................................... Documents plusieurs destinataires ......................................................................................................................................................... Suivi des expditions ......................................................................................................................................................... Filtrer des......................................................................................................................................................... documents commerciaux Importation de documents ......................................................................................................................................................... Format d'importation des documents ......................................................................................................................................... Importation de lignes de document ......................................................................................................................................................... Format d'importation de ligne de document depuis un fichier CSV ......................................................................................................................................... Format d'importation de ligne de document depuis un fichier XLS ......................................................................................................................................... Stock .......................................................................................................................................................... Articles ......................................................................................................................................................... Prestations dure dtermine ......................................................................................................................................................... Articles composs ......................................................................................................................................................... Modle d'article ......................................................................................................................................................... Modes de......................................................................................................................................................... comptabilisation Mise jour des modes de comptabilisation sur les documents existants ......................................................................................................................................... Documents modifiant le stock ......................................................................................................................................................... Emballages ......................................................................................................................................................... La Gestion Electronique SA 372 372 373 373 373 374 377 379 379 382 384 386 387 389 391 391 392 394 397 397 400 403 406 409 410 410 412 413 415 416 417 417 418 418 419 419 420 420 422 424 425 426 426 428 429 432 433 435 439 440 440 442 442 450 451 453 453 455 455 456

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Promotions ......................................................................................................................................................... Entrepts ......................................................................................................................................................... Grilles des quantits ......................................................................................................................................................... Numros de srie ......................................................................................................................................................... Reliquats ......................................................................................................................................................... Codes barres ......................................................................................................................................................... Oprations spciales sur les articles ......................................................................................................................................................... Historique des articles ......................................................................................................................................... Informations sur les articles ......................................................................................................................................... Dupliquer un article ......................................................................................................................................... Modifications globales dans les articles ......................................................................................................................................... Lier des documents un article ......................................................................................................................................... Vrification des mouvements ......................................................................................................................................... Importer des articles ......................................................................................................................................... Mise jour des documents ......................................................................................................................................... Fusionner des articles ......................................................................................................................................... Gestion des prix ......................................................................................................................................................... Gestion du prix de vente au niveau de l'adresse ......................................................................................................................................... Calcul du prix selon une table de prix ......................................................................................................................................... Calcul du prix selon le conditionnement ......................................................................................................................................... Calcul du prix selon la table de remise ......................................................................................................................................... Calcul du prix selon le conditionnement et la table de remise ......................................................................................................................................... Calcul du prix selon le nombre de points ......................................................................................................................................... Calcul du prix en ......................................................................................................................................... Rgie et au Mtr Mouvements de stock ......................................................................................................................................................... Les soldes initiaux dans la gestion du stock ......................................................................................................................................... Les inventaires ......................................................................................................................................... Importer un inventaire ................................................................................................................................... Les entres et sorties de stock ......................................................................................................................................... Entreprises exercant le commerce des vins ......................................................................................................................................... Crer des vins dans les articles ................................................................................................................................... Assemblages, coupages, ouillages ................................................................................................................................... Impressions lies ................................................................................................................................... au commerce de vins Entreprises exercant le commerce de boissons alcoolises ......................................................................................................................................... Crer des boissons alcoolises dans les articles ................................................................................................................................... Plan comptable pour la comptabilit du commerce des boissons distilles ................................................................................................................................... Impression lie au commerce de boissons alcoolises ................................................................................................................................... Ordres de production ......................................................................................................................................... Ordre de production pour des articles composs ......................................................................................................................................... Assemblage, dsassemblage ......................................................................................................................................... Catalogues ......................................................................................................................................................... Gestion des catalogues ......................................................................................................................................... Cration d'un catalogue d'articles ......................................................................................................................................... Etats ......................................................................................................................................................... Valorisation du stock ......................................................................................................................................... Paramtres.......................................................................................................................................................... des documents commerciaux Classification ......................................................................................................................................................... Catgories ......................................................................................................................................................... Moyens d'expdition ......................................................................................................................................................... Messages ......................................................................................................................................................... Points de vente .......................................................................................................................................................... Matriel ......................................................................................................................................................... Afficheur ......................................................................................................................................... Imprimante ......................................................................................................................................... Tiroir caisse ......................................................................................................................................... OPoS ......................................................................................................................................... Crer des......................................................................................................................................................... moyens de paiement Crer une......................................................................................................................................................... caisse Calculer le fond de caisse ......................................................................................................................................................... 457 459 461 463 463 466 467 468 468 469 469 471 471 472 474 475 476 476 476 477 478 479 479 480 480 481 482 484 485 486 486 488 489 492 492 492 493 494 496 498 501 503 505 506 507 509 509 510 510 511 512 512 512 513 514 515 516 516 519

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VIII
Utiliser un......................................................................................................................................................... point de vente Etats ......................................................................................................................................................... 520 522

6 Projets ................................................................................................................................... 523

Collaborateurs .......................................................................................................................................................... Clients .......................................................................................................................................................... Tches .......................................................................................................................................................... 524 527 529

7 Outils

................................................................................................................................... 532
532 532 534 537 537 540 543 544 547 547 548 548 550 552 554 557 558 560 562 564 564 565 566 567 569 569 570 570 570 571 572 574 575 577 578

Options .......................................................................................................................................................... Options de l'application ......................................................................................................................................................... Options de la comptabilit ......................................................................................................................................................... Options de commerce ......................................................................................................................................................... Options des documents ......................................................................................................................................... Options des articles ......................................................................................................................................... Options des salaires ......................................................................................................................................................... Options d'affichage .......................................................................................................................................................... Personnalisation du bureau .......................................................................................................................................................... Apparence ......................................................................................................................................................... Modles ......................................................................................................................................................... Personnalisation par utilisateur ......................................................................................................................................................... Options d'impression et d'exportation .......................................................................................................................................................... Agenda .......................................................................................................................................................... Publipostage .......................................................................................................................................................... Textes standards .......................................................................................................................................................... Tableau de .......................................................................................................................................................... bord Mmento .......................................................................................................................................................... Constantes.......................................................................................................................................................... SMS .......................................................................................................................................................... Configurer un compte SMS ......................................................................................................................................................... Envoyer un SMS ......................................................................................................................................................... Envoyer un SMS plusieurs destinataires ......................................................................................................................................................... Importer des destinataires SMS ......................................................................................................................................... Importer, exporter .......................................................................................................................................................... Assistant ......................................................................................................................................................... d'importation Historique......................................................................................................................................................... des importations Synchronisation avec un appareil mobile ......................................................................................................................................................... Dfinir les options de synchronisation ......................................................................................................................................... Synchroniser avec un appareil local ......................................................................................................................................... Synchroniser avec un appareil distant ......................................................................................................................................... WinBIZ Mobile : inventaire ......................................................................................................................................... WinBIZ Mobile : commandes clients ......................................................................................................................................... WinBIZ Mobile : Outils ......................................................................................................................................... Configuration de ......................................................................................................................................... l'appareil mobile

8 Applications spciales ................................................................................................................................... 579

Traitements des parcelles, irrigation .......................................................................................................................................................... Les parcelles ......................................................................................................................................................... Cration d'un tarif de parcelles ......................................................................................................................................................... Gnrer une facture de parcelles ......................................................................................................................................................... La gestion des copieurs .......................................................................................................................................................... Installer la gestion des copieurs ......................................................................................................................................................... Cration d'un appareil ......................................................................................................................................................... Saisir les ......................................................................................................................................................... relevs de compteurs Gnrer les factures des copieurs ......................................................................................................................................................... Automates essence .......................................................................................................................................................... Installer le module automates essence ......................................................................................................................................................... Gestion des citernes ......................................................................................................................................................... Lecture d'un fichier de transactions des automates essence ......................................................................................................................................................... Gnrer les factures de transactions des automates essence ......................................................................................................................................................... Les statistiques des automates essence ......................................................................................................................................................... 580 580 580 581 583 583 583 584 584 585 585 585 586 587 588

9 Utilisation avance ................................................................................................................................... 590

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VIII

IX

WinBIZ
Etats et mises en page .......................................................................................................................................................... Dupliquer ......................................................................................................................................................... un tat Insrer un......................................................................................................................................................... contrle Slectionner, dplacer ou redimensionner un contrle ......................................................................................................................................................... Modifier la police d'criture ......................................................................................................................................................... Aperu d'un tat ......................................................................................................................................................... Personnaliser la mise en page des tiquettes ......................................................................................................................................................... Mise en page d'un tat Facture ......................................................................................................................................................... Mise en page des documents commerciaux de ventes ......................................................................................................................................................... Expressions et fonctions pour les tats ......................................................................................................................................................... Outils systme .......................................................................................................................................................... Enlever l'attribut lecture seule ......................................................................................................................................................... Effectuer un Scandisk ......................................................................................................................................................... Utiliser le ......................................................................................................................................................... dfragmenteur de disque Supprimer les fichiers temporaires ......................................................................................................................................................... Changer la variable d'environnement TEMP sur Windows 2000 ......................................................................................................................................................... Configuration .......................................................................................................................................................... Paramtres de dmarrage ......................................................................................................................................................... Fichier de......................................................................................................................................................... configuration Dpannage .......................................................................................................................................................... Procdures ......................................................................................................................................................... Dfinir les autorisations d'accs au dossier contenant la base de donnes ......................................................................................................................................... Dfinir les autorisations d'accs l'aide de la commande CACLS ......................................................................................................................................... Le solde du compte collectif cranciers est diffrent de la liste des factures cranciers ......................................................................................................................................... Le solde du compte collectif dbiteurs est diffrent des postes ouverts ......................................................................................................................................... Le solde d'un compte est diffrent du solde de l'Extrait de compte ......................................................................................................................................... Des factures n'apparaissent pas dans les rappels imprimer ......................................................................................................................................... BitDefender : dsactiver l'analyse en temps rel sur les fichiers de donnes ......................................................................................................................................... L'application fonctionne lentement ......................................................................................................................................... Erreurs ......................................................................................................................................................... Code d'exception=C0000005 au dmarrage de l'application avec Windows XP ou 2000 ......................................................................................................................................... Falsche Version der Ressourcedatei ou Resource file version mismatch ......................................................................................................................................... L'excution d'une commande systme sur cet lment n'est peut tre pas sre ......................................................................................................................................... Erreur lors du chargement du pilote d'imprimante ......................................................................................................................................... Le programme cesse de rpondre lorsque vous ouvrez une base de donnes distante......................................................................................................................................... Le fichier Mmo est absent ou n'est pas valide ......................................................................................................................................... 590 590 593 595 596 597 597 599 599 600 603 603 603 604 604 604 606 606 607 608 608 608 612 613 614 615 615 616 618 619 619 620 620 620 621 621

Index

622

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WinBIZ

Guide de l'utilisateur
Bienvenue dans la documentation de WinBIZ 8.0. Ce document contient l'ensemble des informations sur la mise en route et sur l'utilisation quotidienne du logiciel. Les outils de gestion de WinBIZ 8.0 vous informent en tout temps de l'volution de votre activit. Simples, performants, flexibles et volutifs, ils sont conus pour rpondre pleinement vos besoins. Module WinBIZ Comptabilit Description Comptabilit suisse professionnelle, multi-socits, multi-exercices, dfinition du plan comptable, gestion de la TVA, saisie d'critures simples et multiples, monnaies trangres, impressions (bilan, profits et pertes, extraits de comptes, dcomptes TVA, etc.), comptabilit analytique, diteur d'tats (mises en page personnalises), etc. WinBIZ Gestion des adresses (dbiteurs, cranciers, vendeurs), Commerce documents commerciaux de vente (offres, bulletins de livraison, factures (BV, BVR), etc.) et d'achats (commandes aux fournisseurs, factures de cranciers, etc.), ordre de paiements OPAE et DTA, gestion du stock (articles, mouvements de stock, etc.), comptabilisation des documents commerciaux, diteur d'tats (mises en page personnalises). WinBIZ Salaires Gestion des salaris, personnalisation des fiches de salaire (rubriques), calcul et impression des salaires, dcomptes de salaires (certificats de salaires pour la dclaration d'impt, dcomptes de vacances, dcomptes LAA, AVS, LPP), ordre de paiement des salaires (OPAE et DTA), comptabilisation, diteur d'tats (mises en page personnalises). WinBIZ Entreprise WinBIZ Entreprise intgre dans le mme environnement les trois modules suivants: WinBIZ Comptabilit WinBIZ Commerce WinBIZ Salaires WinBIZ Cash WinBIZ Cash est un systme de caisse PC. Intgration de la gestion d'articles et de clients de WinBIZ Commerce, diverses mthodes de paiement, impression de tickets de caisse, factures, bulletins de livraison, compatible OPOS 2.0 (TM), connexion possible avec imprimante ticket, afficheur client, tiroir caisse WinBIZ Basic WinBIZ Basic intgre tous les modules de WinBIZ Entreprise. Cependant, certaines fonctionnalits ne sont pas disponibles dans la version Basic. Vous pouvez consulter le tableau comparatif en consultant Tableau comparatif 12 . WinBIZ Mobile WinBIZ Mobile est une application portable qui fonctionne sur les terminaux programmables Windows CE5.0 tels que les modles MemorT et SkorpioT de Datalogic. L'application WinBIZ Mobile, installe sur le terminal, permet de scanner au moyen du lecteur laser incorpor ou d'utiliser le clavier pour relever les informations lies aux inventaires ou aux commandes de clients. Pour disposer d'un service supplmentaire auprs de La Gestion Electronique SA , vous pouvez souscrire un ou plusieurs abonnements :

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Guide de l'utilisateur Abonnement Abonnement Software

Abonnement Helpdesk

Description L'Abonnement Software vous permet d'obtenir toutes les mises jour de votre logiciel durant 12 mois. Cet abonnement vous permet galement d'obtenir une assistance technique de base par e-mail ou par fax. Cette prestation vous permet d'obtenir une assistance tlphonique sans surtaxe d'appel et sans limite du nombre d'appels.

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WinBIZ

1
1.1

Installation
Systmes d'exploitation
Le fonctionnement du logiciel n'est certifi que pour une utilisation sur un environnement Microsoft Windows

de Microsoft Corporation.

Versions de Windows supportes Windows 98 Second Edition Windows Me Windows 2000 et 2000 server Windows XP Home et Pro Windows 2003 server Windows Vista Autres systmes d'exploitation Pour d'autres systmes d'exploitation, il est possible d'installer un mulateur qui recre l'environnement Microsoft Windows, ou un outil de virtualisation comme, par exemple: Virtual PC de Microsoft Corporation ( http://www.microsoft.com/mac/products/virtualpc/virtualpc.aspx) Parallels de Parallels Inc. (http://www.parallels.com) VMware de WMware Inc. (http://www.vmware.com) Limite de garantie Mme si, techniquement cette solution ne pose pas de problmes connus, La Gestion Electronique SA ne garantit pas le fonctionnement des logiciels sur un mulateur Windows ou au sein d'une machine virtuelle ni dans les versions actuelles ni dans les versions futures. Les comptences de l'assistance technique s'arrtent l'utilisation quotidienne du logiciel et ne sont pas tendues aux fonctionnalits relatives aux systmes d'exploitation muls ou virtualiss.

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1.2

Installation sur un ordinateur autonome

L'installation du logiciel peut tre effectue sur tous les systmes d'exploitation Microsoft Windows rcents 4 . Installer le logiciel depuis un CD-ROM 1. Insrez le CD-ROM dans votre lecteur de CD ou DVD. L'assistant d'installation dmarre automatiquement. 2. La premire tape vous permet de dmarrer l'assistant d'installation, cliquez sur le bouton Suivant.

3.

A l'tape Contrat de licence, lisez le contrat de licence de logiciel. Si vous acceptez le contrat, cochez la case J'accepte les termes de ce contrat de licence

4. 5. 6. 7.

Cliquez sur le bouton Suivant. A l'tape Informations clients, tapez le nom de l'utilisateur et l'organisation Cliquez sur Suivant. L'tape Dossier cible permet de dfinir le chemin d'installation du logiciel. Par dfaut, le programme s'installe dans le dossier C:\Program Files\La Gestion Electronique SA\WinBIZ 8.0. Vous pouvez modifier ce chemin en cliquant sur Modifier.

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WinBIZ

8. 9.

Une fois le chemin dfini, cliquez sur Suivant. L'assistant d'installation est termin. Cliquez sur Installer pour dmarrer l'installation du logiciel.

Un message vous informera de la russite de l'installation. L'icne WinBIZ 8.0 a t cre sur votre bureau. Double-cliquez sur cette icne pour ouvrir le logiciel.

Remarque Une fois l'installation termine, vous devez activer

14

le logiciel.

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1.3

Tlcharger le logiciel depuis Internet

Le logiciel est disponible en tlchargement sur le site Internet www.winbiz.ch. Tlcharger le logiciel depuis le site WinBIZ 1. Dmarrez votre navigateur internet 2. Tapez l'adresse suivante www.winbiz.ch 3. Cliquez sur Support puis sur Tlchargements 4. Dans la page Tlchargements, cliquez sur WinBIZ 8.0 Tous les tlchargements

5.

Dans la page WinBIZ 8.0 Tlchargements, cliquez sur WinBIZ 8.0 Installation complte

6. 7.

Cliquez sur le bouton Tlcharger La bote de dialogue Tlchargement de fichier s'ouvre, cliquez sur le bouton Excuter

8.

Une fois le tlchargement effectu, si cette fentre s'affiche, cliquez sur le bouton Excuter

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WinBIZ

9.

Pour installer le logiciel, consultez Installation sur un ordinateur autonome

5

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1.4

Installation sur un rseau local

Pour permettre plusieurs utilisateurs de travailler simultanment sur les mmes donnes, vous pouvez installer le logiciel sur un rseau local compatible Windows. Avantages de l'utilisation en rseau Les utilisateurs peuvent travailler simultanment soit dans le mme dossier comptable, soit dans des dossiers diffrents Les donnes sont partages et disposition de tous les utilisateurs. Toutes les modifications sont automatiquement refltes et jour pour tous les utilisateurs. La gestion des utilisateurs permet de dfinir les accs aux diffrents dossiers et les fonctionnalits de chacun. Les procdures de sauvegarde peuvent tre centralises (sauvegarde du serveur de fichiers uniquement) Partager le dossier de la base de donnes Afin que tous les utilisateurs du rseau puissent utiliser la mme base de donnes, vous devez partager le dossier contenant la base de donnes de WinBIZ. En rgle gnrale, il est recommand de partager un ou plusieurs dossiers de votre serveur plutt qu'un disque entier pour diverses raisons, par exemple : Certains systmes d'exploitation n'autorisent pas le partage du rpertoire principal d'un disque. Si vous partagez le rpertoire principal d'un disque, les utilisateurs du rseau ont accs tous les fichiers de votre disque, y compris les fichiers de configuration et de dmarrage de votre ordinateur, aux rpertoires du systme d'exploitation, de vos logiciels, etc. Les risques de suppression ou de modifications, mme involontaires, de ces fichiers peut entraner des pannes informatiques sur votre serveur et immobiliser tous les utilisateurs connects. Crer et partager un dossier avec Windows 98, 2000 ou XP 1. Dmarrez l'Explorateur Windows 2. Slectionnez le disque sur lequel rsideront les applications partages (par exemple C:) 3. Au menu Fichier, Nouveau, choisissez Nouveau dossier 4. Tapez un nom pour ce dossier (par exemple : WinBIZ Data) 5. Au menu Fichier, cliquez sur Partage et Scurit 6. Activez l'option Partager ce dossier 7. Cliquez sur Autorisations et donnez un Accs complet au groupe d'utilisateurs ou tous les utilisateurs qui travaillerons dans l'application comptable

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10

WinBIZ

Crer et partager un dossier avec Windows Vista 1. Dmarrez l'Explorateur Windows (Ordinateur) 2. Slectionnez le disque sur lequel rsideront les applications partages (par exemple C:) 3. Au menu Organiser, choisissez Nouveau dossier 4. Tapez un nom pour ce dossier (par exemple : WinBIZ Data) 5. Au menu Organiser, cliquez sur Proprit 6. Ouvrez l'onglet Partage 7. Cliquez sur Partage avanc 8. Cochez la case Partager ce dossier

9.

Cliquez sur Autorisations et donnez un Accs complet au groupe d'utilisateurs ou tous les utilisateurs qui travaillerons dans l'application comptable

Vous pouvez dployer l'application sur plusieurs ordinateurs et utiliser une base

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11

de donnes sur un serveur. Cette mthode permet plusieurs utilisateurs de travailler simultanment sur le mme dossier comptable ou sur des dossiers diffrents. Plusieurs utilisateurs peuvent crer des critures, des documents commerciaux ou consulter des statistiques en mme temps. Chaque ordinateur doit tre quip d'une licence principale ou additionnelle. Installer l'application sur rseau local 1. Installez d'abord le logiciel en local sur chacun des postes (voir Installation sur un ordinateur autonome 5 ) 2. Dmarrez l'application WinBIZ 3. Au menu Fichier, Base de donnes, slectionnez l'emplacement de la base de donnes sur votre serveur de fichiers. Vous pouvez utiliser une adresses UNC (Exemple: \\serveur\data\WinBIZ Data.) ou un lecteur rseau (Ex. S:\ WinBIZ Data\).

Licences additionnelles Vous devez acheter une licence principale pour le poste principal et une licence additionnelle pour chacun des ordinateurs utilisant le logiciel en rseau. Vous pouvez acqurir ces licences additionnelles auprs de votre revendeur informatique ou directement auprs de La Gestion Electronique SA. Remarques Une fois l'installation termine, vous devez activer 14 le logiciel sur chacun des postes du rseau. Lorsque l'installation de WinBIZ est termine sur tous les postes, l'administrateur du rseau doit dfinir les autorisations d'accs au dossier contenant la base de donnes 608 .

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WinBIZ

1.5

Tableau comparatif Basic - Entreprise

Ce tableau rsum vous permet de comparer les diffrences principales entre WinBIZ Entreprise et WinBIZ Basic Edition. Un tableau dtaill des diffrences est disponible http://www.winbiz.ch. Gnralits Basic 1 Entreprise Illimit

Nombre de socit Installation en rseau Cration de documents sous diffrents formats (PDF, Word, etc.) Exportation de donnes sous diffrents formats (Excel, XML, etc.) Sauvegarde et restauration des dossiers comptables Envoi de documents par mail Tableau de bord (comptabilit, ventes et achats) Comptabilit

Excel

r r

Nombre d'critures par exercice comptable Extraits de comptes, Grand livre, Journal des critures Bilan, Profits et pertes, Balance des soldes Dcompte TVA Monnaies trangres Budgets mensuels ou annuels Comptabilit analytique Commerce

Basic 5000

Entreprise Illimit

r r r

Nombre d'adresses Nombre d'articles Documents de ventes (offres, bulletins de livraison, factures, etc.) Impression des BVR Gestion des achats Gestion des stocks Ordre de paiements lectroniques (OPAE, DTA) Comptabilisation et dcomptabilisation des documents Gestion d'un site de commerce en ligne (E-Commerce) Nombre de prix diffrents par articles Factures clients multi-chances Factures clients en monnaies trangres

Basic 1000 1000

Entreprise Illimit Illimit

20

3
r r

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Guide de l'utilisateur Systme de commissionnements des commerciaux Salaires Basic Agr Suva (AVS, AC) Nombre de salaris Dcomptes AVS, AC, LAA, LPP, Impt la source Certificats de salaires (ancien et nouveau) Ordre de paiements lectroniques (OPAE, DTA) Gestion des vacances et des absences Comptabilisation selon la mthode des salaires bruts ou des salaires nets Dossiers pour documents administratifs (contrats de travail, lettres, etc.) Comptabilisation de la part employeur
r

13

Entreprise

1000

r r

Cette liste n'est pas exhaustive et un tableau dtaill des diffrences est disponible http://www.winbiz.ch.

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14

WinBIZ

1.6

Activer le logiciel
Afin de protger le logiciel contre la copie illgale, chaque ordinateur a besoin d'un numro de licence distinct et de sa cl d'activation. Le numro de licence est inscrit sur le contrat de licence ou au dos de la bote du CD fourni avec le logiciel. Pour obtenir votre cl d'activation, vous devez communiquer la Gestion Electronique SA le numro personnel gnr par votre machine. Activer le logiciel 1. Au premier dmarrage de l'application, un message s'affiche et vous demande d'activer votre logiciel. Cliquez sur Oui.

2. 3.

Suivez les tapes de l'assistant d'activation en cliquant sur Suivant A l'tape 1, entrez vos coordonnes. Ces informations seront transmises La Gestion Electronique SA pour l'activation du logiciel.

4. 5.

A l'tape 2, entrez le numro de licence inscrit sur une tiquette jaune au dos de la bote du CD. Cochez la case "La carte rseau est parfois dconnecte", si vous rencontrez une des circonstances suivantes : Vous dconnectez parfois cet ordinateur de sa station d'accueil Une des cartes rseau de cet ordinateur est parfois dconnecte ou retire Vous teignez ou dconnectez parfois le modem-cble ou le modem xDSL connect cet ordinateur

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Guide de l'utilisateur

15

6. 7.

Cliquez sur Suivant Un numro d'identification personnel (NIP) est gnr. Vous devez le communiquer La Gestion Electronique SA par e-mail, par fax ou par tlphone. L'activation par tlphone est payante. Cliquez sur Suivant.

8.

La Gestion Electronique SA vous communique un numro de cl d'activation, entrez ce numro l'tape 4 9. Cliquez sur Suivant 10. L'activation est termine. Toutes les limites sont releves. Remarque Tant que vous n'avez pas saisi la cl d'activation, l'application fonctionne en version limite et il n'est pas possible d'imprimer ou d'afficher un tat. Par contre vous pouvez utiliser toutes les autres fonctionnalits (dfinir votre plan comptable, crer des factures, etc.).

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WinBIZ

1.7

Transfrer sur un nouvel ordinateur

Lorsque vous changez d'ordinateur, toutes les donnes peuvent tre transfres en une seule opration. Sur le nouvel ordinateur, le logiciel doit tre rinstall 5 et ractiv 14 . Vrifier l'emplacement de la base de donnes sur l'ancien ordinateur 1. Au menu ?, A propos de WinBIZ 2. Ouvrez l'onglet Fichiers 3. Notez l'emplacement inscrit dans Base de donnes (Par exemple : C: \WinBIZ Data)

Sauvegarder le dossier de la base de donnes 1. Fermez WinBIZ 2. Dans le Poste de travail de Windows, ouvrez l'emplacement de la base de donnes (Par exemple : C:\WinBIZ Data) 3. Copiez l'ensemble du dossier de la base de donnes sur une cl USB ou sur un CD. Vous pouvez graver le dossier des donnes l'aide d'un utilitaire de gravure. Installer WinBIZ sur le nouvel ordinateur et copier les donnes 1. Sur le nouvel ordinateur, installez WinBIZ l'aide du CD d'installation 5 2. Une fois le logiciel install, copiez le dossier de la base de donnes depuis le CD ou la cl USB vers le disque dur du nouvel ordinateur. 3. Ouvrez WinBIZ 4. Slectionnez l'emplacement de la base de donnes en cliquant sur Parcourir

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Guide de l'utilisateur

17

5. Cliquez sur OK 6. Activez le logiciel en suivant les tapes de l'assistant d'activation.

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18

WinBIZ

1.8

Terminal Server
Les services Terminal Server (TS) de Microsoft permettent aux utilisateurs d'accder des applications ou des donnes stockes sur un ordinateur distant au moyen d'une connexion rseau (rseau locale, Internet, etc.). Ils permettent une gestion centralise des applications et la prise en charge de plusieurs sessions utilisateurs sur le mme serveur. D'autres produits offrent galement ce type de solutions : Citrix, Go-Global, etc. La solution Propalms permet d'augmenter les fonctionnalits de Terminal Server. La prsente documentation vous guide dans l'installation de WinBIZ sur un serveur Terminal Server de Microsoft.

1.8.1

Ressources du serveur
Avant d'installer WinBIZ sur Terminal Server, l'administrateur doit s'assurer que les ressources du serveur sont suffisantes. Windows 2003 Server requiert au minimum 512 Mo de mmoire vive (RAM). Vous devez galement prendre en compte que la mmoire RAM requise augmente avec les applications utilises et le nombre de sessions actives. Le tableau ci-dessous vous indique la quantit de mmoire RAM ajouter au serveur en fonction des applications installes et du nombre de sessions actives: Applications Mmoire RAM par utilisateur WinBIZ uniquement 128 Mo WinBIZ et la suite bureautique Microsoft Office 256 Mo

1.8.2

Mthodes conseilles pour les services Terminal Server

Installez Terminal Server sur une partition d'un systme de fichiers NTFS pour optimiser la scurit des utilisateurs. Installez le systme d'exploitation et les applications sur un disque spar des donnes pour optimiser la scurit et faciliter la maintenance. Exemple de configuration des disques : Disque 0 : Systme d'exploitation Disque 1 : Applications Disque 2 : Donnes Cette configuration permet l'administrateur d'empcher l'accs aux utilisateurs sur les disques du systme d'exploitation et des applications. Elle permet galement de rinstaller le systme d'exploitation et les applications sans perte de donnes. Il est galement possible de sparer les applications des donnes en utilisant plusieurs serveurs : serveur d'applications et serveur de donnes. Dans ce cas, la vitesse de communication entre les serveurs doit tre leve (bande passante de 1Gbits/s).

1.8.3

Gestion des licences

La gestion des licences ne diffre pas si vous utilisez WinBIZ sur un rseau local ou en mode Terminal Server. Vous devez acheter une licence principale pour le premier utilisateur et une licence additionnelle pour chaque utilisateur

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Guide de l'utilisateur supplmentaire.

19

1.8.4

Installation sur Terminal Server

Installer sur Terminal Server 1. Ouvrez une session Administrateur sur le serveur 2. Installez WinBIZ. Une seule installation suffit pour l'ensemble des utilisateurs des services Terminal Server. 3. Supprimez les raccourcis de WinBIZ crs dans le profil All Users lors de l'installation (raccourci du Bureau et du menu Dmarrer) Crer des groupes d'utilisateurs et des utilisateurs 1. Crez des groupes d'utilisateurs spcifiquement ddis chaque socit utilisant les services Terminal Server. Si une socit possde des types de licences diffrents, vous devez crer un groupe d'utilisateurs par type de licence. 2. Par exemple, si une socit possde 2 licences Entreprise et 3 licences Comptabilit+Commerce, vous devez crer 2 groupes d'utilisateurs pour cette socit. 3. Dfinissez les permissions d'accs pour chaque groupe cr. 4. Crez les utilisateurs et ajoutez-les au groupe d'utilisateurs correspondant. Crer la base de donnes et le dossier de configuration 1. Pour chaque socit, crez un dossier Windows qui contiendra la base de donnes. 2. Pour chaque socit, crez un dossier Windows qui contiendra les fichiers de configuration. Nous vous recommandons de le crer dans le dossier Windows de la base de donnes. Crer et paramtrer des raccourcis 1. Dans le dossier Windows de configuration de la socit, crez un raccourci pointant vers le programme WinBIZ. Si la socit possde des types de licences diffrents, vous devez crer un raccourci par type de licence (comme pour les groupes d'utilisateurs). 2. Personnalisez chaque raccourci en insrant les paramtres ci-aprs : Dbfolder=chemin_de_la_base_de_donnes Ce paramtre permet de dfinir l'emplacement de la base de donnes qui sera ouverte automatiquement au dmarrage. Entrez le chemin du dossier Windows de la base de donnes de la socit. Le chemin de la base de donnes ne doit pas contenir d'espace. Config=chemin_et_nom_du_fichier_de_configuration Ce paramtre permet d'utiliser un fichier de configuration spcial la place du fichier winbiz.ini localis dans le mme dossier que l'application. Le fichier de configuration indiqu dans ce paramtre sera cr automatiquement lors de l'activation de WinBIZ. Entrez le chemin du dossier Windows de configuration de la socit et indiquez le nom du fichier de configuration li au type de licence. Le chemin et le nom du fichier de configuration ne doivent pas contenir d'espace. Le nom du fichier est libre et doit comporter l'extension .ini ou .txt. Nous vous recommandons de nommer le fichier en fonction du type de licence. Par exemple, entreprise.txt, compta_commerce.txt, etc. Les paramtres Dbfolder et Config doivent tre entrs la suite du chemin dfini dans le champ Cible du raccourci. Dans l'exemple ci-aprs le champ Cible contient les paramtres suivants :

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WinBIZ "d:\Program Files\La Gestion Electronique SA\WinBIZ 8.0\WinBIZ.exe" dbfolder=e:\WinBIZ_Data\masociete config=e:\WinBIZ_Data\masociete\configuration\entreprise.txt

3.

Pour chaque raccourci cr, ouvrez WinBIZ en double-cliquant dessus et activez l'application en renseignant les diffrentes tapes de l'assistant d'activation. Si la socit possde plusieurs licences de mme type (dans notre exemple : 2 licences Entreprise et 3 licences Comptabilit+Commerce), n'activez qu'une fois le logiciel par type de licence. Une fois l'activation termine, le fichier de configuration a t cr l'emplacement indiqu par le paramtre Config. Vous pouvez optimiser la scurit et la gestion de la mmoire en personnalisant ce fichier. Ouvrez le fichier et dfinissez les paramtres suivants dans la section [System] : Dbfolderrestriction=1 : Permet d'empcher l'accs au menu Fichier, Base de donnes. Drivesexclusion=CD : Permet d'empcher la sauvegarde des donnes sur les disques indiqus (dans notre exemple, les disques C: et D:). Memoryusage=128 : Configure le maximum de mmoire utilise par utilisateur. Exemple de fichier de configuration : [User] MachineIDSimple=1 Company=Silver Entreprise Contact=Dupont Pierre Street=Rte de la Fret 328 B city=1920 Martigny Phone=027 123 4567 Fax=027 123 4568 Email=

4.

La Gestion Electronique SA

Guide de l'utilisateur Activity= SoftwareSource=2 Licence=1234123412341234 Pin=abcd1234abcd1234fgh Activation=987654321000 [System] Dbfolderrestriction=1 Drivesexclusion=CD Memoryusage=128 5.

21

6.

Pour chaque groupe d'utilisateurs de la socit, copiez dans le Bureau et dans le menu Dmarrer de leur profil le raccourci correspondant au type de licence auquel droit le groupe. Modifiez la stratgie de scurit, afin que les utilisateurs ne puissent pas modifier les proprits du raccourci.

1.8.5

Gestion des impressions

Vous trouverez ci-aprs des conseils d'installations et des remarques concernant l'impression avec les diffrentes solutions Terminal. Terminal Server Les services Terminal Server assurent la redirection d'imprimante en routant les travaux d'impression du serveur Terminal Server vers une imprimante connecte l'ordinateur client ou une imprimante rseau mise la disposition de l'ordinateur client. Dans la liste des imprimantes de l'ordinateur client, le nom des imprimantes Terminal Server dbutent par "A partir de". Pour une redirection des travaux d'impression, les pilotes des imprimantes installs sur l'ordinateur client doivent tre galement installs sur le Terminal Server. Pour les imprimantes POS, il est ncessaire d'activer l'option Ports srie dans la bote de dialogue de connexion distance de l'ordinateur client. Citrix L'accs client aux imprimantes de l'ordinateur client est semblable la solution Terminal Server, mais elle permet en plus l'utilisation d'un driver d'impression universel : si les pilotes d'imprimantes de l'ordinateur client ne rsident pas sur le serveur Citrix, celui-ci leur substitue un pilote "universel". L'utilisateur peut ainsi continuer imprimer. Notez que certaines fonctions ne sont pas disponibles avec le driver d'impression universel comme la slection automatique des bacs d'imprimante. De plus, le paramtrage des BVR et le rendu des couleurs n'est pas optimal. Pour viter cette situation, nous vous conseillons d'installer galement les pilotes d'imprimantes de l'ordinateur client sur le serveur Citrix. Imprimante POS Pour les imprimantes POS sur Citrix, il est ncessaire d'excuter un script l'ouverture de la session afin de permettre une redirection des ports COM. Par exemple : net use com6: \\OrdinateurDistant\com6: Le port Com 6 est le nom du port sriel libre sur le serveur. OrdinateurDistant est le nom de lordinateur sur lequel WinBIZ Cash est install. Cette commande doit tre rpte pour chaque port rediriger.

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22

WinBIZ

1.9

Installer une mise jour

La mise jour du logiciel est une opration vivement recommande. Elle vous permet de bnficier des dernires modifications et corrections apportes au logiciel. Cette opration n'affecte pas vos donnes et n'agit que sur le logiciel lui-mme. Oprations effectuer pour l'installation d'une mise jour Contrles avant d'effectuer une mise jour 22 Installation de la mise jour depuis un CD-Rom 23 ou depuis Internet Contrle de la base de donnes 40

23

Remarque Si vous travaillez en rseau, vous devez installer la mise jour sur tous les ordinateurs de votre entreprise possdant une licence d'utilisation et vous devez fermer le logiciel sur tous les postes avant d'installer la mise jour. Il est fortement dconseill d'ouvrir le logiciel si les versions ne sont pas identiques sur tous les postes. Vous pouvez vrifier le numro de version de WinBIZ au menu ?, A propos de WinBIZ. Pour viter une installation manuelle sur tous les postes, vous avez la possibilit d'activer l'installation automatique des mises jour 26 .

1.9.1

Contrles effectuer avant la mise jour

Avant d'installer une mise jour du logiciel, plusieurs points doivent tre contrls comme par exemple l'emplacement de votre application. Contrles effectuer avant d'installer une mise jour Avant d'installer une mise jour, vous devez effectuer les oprations suivantes : vrifiez l'tat de votre disque dur (Scandisk) vrifiez que l'espace disque disponible soit suffisant (Min. 80 Mo) sauvegardez toutes vos donnes comptables si vous travaillez en rseau, fermez le logiciel sur tous les ordinateurs Chemin d'installation de l'application Lors de l'installation de la mise jour du logiciel, vous devez indiquer le chemin du dossier dans lequel a t installe l'application (par dfaut C:\Program Files\La Gestion Electronique SA\WinBIZ 8.0). Cette information est mentionne dans le logiciel et dans les proprits du raccourci. Vrifier le chemin d'installation dans l'application Le chemin d'installation est galement indiqu dans l'application 1. Au menu ?, A propos de WinBIZ 2. Ouvrez l'onglet Fichiers 3. Relevez le chemin indiqu dans Dmarrage Vrifier le chemin d'installation dans les proprits du raccourci Le chemin d'installation est indiqu dans les proprits du raccourci utilis pour dmarrer l'application 1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le raccourci 2. Slectionnez Proprits 3. Ouvrez l'onglet Raccourci 4. Relevez le chemin indiqu dans Cible

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23

1.9.2

Mise jour depuis un CD-Rom

Pour les utilisateurs qui n'ont pas accs Internet ou qui dsirent obtenir un support physique, les mises jour du logiciel sont disponibles sur CD-Rom auprs de la Gestion Electronique SA. Ces CD-Rom contiennent le programme complet. Installer une mise jour depuis un CD-Rom 1. Assurez-vous que l'application n'est pas dmarre. 2. Dsinstaller la version de WinBIZ installe sur votre ordinateur : Cliquez sur le menu Dmarrer, Panneau de configuration Double-cliquez sur Ajouter/Suppression de programmes 3. Slectionnez WinBIZ et cliquez sur Supprimer 4. Placez le CD-Rom dans un lecteur et suivez les instructions de l'assistant d'installation. Pour plus d'informations, consultez Installation sur un ordinateur autonome 5 . 5. Une fois l'installation termine, dmarrez l'application 6. Effectuez un contrle de la base de donnes 40 Remarque Si vous travaillez en rseau, vous devez fermer le logiciel sur tous les postes. Il est fortement dconseill d'ouvrir le logiciel si les versions ne sont pas identiques sur tous les postes. Vous pouvez vrifier le numro de version de WinBIZ au menu ?, A propos de WinBIZ.

1.9.3

Mise jour depuis Internet

Les mises jour du logiciel sont disponibles sous forme de fichier tlchargeable. Ces fichiers contiennent uniquement les informations ncessaires la mise jour de l'application et ne peuvent en aucun cas remplacer le CD-Rom original. Pour bnficier de ces mises jour, vous devez avoir souscrit un abonnement Software auprs de La Gestion Electronique SA. Tlcharger et installer la mise jour 1. Fermez le logiciel WinBIZ 2. Dmarrez votre navigateur internet 3. Tapez l'adresse suivante www.winbiz.ch 4. Cliquez sur Support puis sur Tlchargements 5. Dans la page Tlchargements, cliquez sur WinBIZ 8.0 Mise jour

6.

Dans la page WinBIZ 8.0 Mise jour, cliquez sur le bouton Tlcharger

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24

WinBIZ

7.

La bote de dialogue Tlchargement de fichier s'ouvre, cliquez sur le bouton Excuter

8.

Une fois le tlchargement effectu, si cette fentre s'affiche, cliquez sur le bouton Excuter

9.

L'assistant d'installation de la mise jour dmarre. Cliquez sur le bouton Suivant 10. A l'tape Accord de licence, vous pouvez lire le contrat de licence de logiciel. Si vous acceptez le contrat, cochez la case J'accepte les termes de ce contrat de licence et cliquez sur le bouton Suivant.

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25

11. Entrez le mot de passe pour l'installation de la mise jour. Ce mot de passe vous est fourni lors de l'acquisition de l'abonnement Software. 12. L'tape Dossier d'installation vous indique le chemin d'installation de la mise jour. Par dfaut, le programme s'installe dans le dossier C:\Program Files\La Gestion Electronique SA\WinBIZ 8.0. Si ncessaire, cliquez sur Parcourir pour modifier le chemin.

13. Cliquez sur Suivant pour poursuivre l'installation 14. L'assistant d'installation est termin. Cliquez sur le bouton Terminer pour dmarrer l'installation de la mise jour. 15. Un message de confirmation s'affiche lorsque l'installation de la mise jour est termine. Cliquez sur le bouton OK Remarque Si vous travaillez en rseau, vous devez fermer le logiciel sur tous les postes avant d'installer la mise jour. Il est fortement dconseill d'ouvrir le logiciel si les versions ne sont pas identiques sur tous les postes. Vous pouvez vrifier le numro de version de WinBIZ au menu ?, A propos de WinBIZ.

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26

WinBIZ

1.9.4

Mise jour automatique depuis le rseau

Lorsque l'application est utilise en rseau, la mise jour doit tre installe sur chacun des ordinateurs. Avec le contrle des mises jour, votre administrateur rseau tlcharge la mise jour sur le site http://www.winbiz.ch et enregistre ce fichier dans un dossier partag du rseau. Lors de chaque ouverture du logiciel, la version installe sur votre ordinateur est vrifie et, si ncessaire, la mise jour pourra tre installe. Activer le contrle des mises jour 1. Au menu Outils, Options 2. Ouvrez l'onglet Systme 3. Cochez la case Activer le contrle des mises jour 4. Dans Serveur de mise jour, slectionnez l'emplacement du dossier contenant les mises jour 5. Dans Mot de passe, entrez le mot de passe du fichier de mise jour Au prochain dmarrage de l'application, le message ci-dessous s'affiche lorsqu'une mise jour doit tre installe. Cliquez sur OK pour installer la mise jour.

Remarque Pour installer une mise jour, votre utilisateur Windows doit avoir les autorisations pour installer des logiciels (Administrateur ou utilisateurs avec pouvoirs).

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27

1.10

Mise en route rapide

Les tapes de la mise en route rapide guident pas pas afin de mettre en place rapidement les points ncessaires au fonctionnement du logiciel. Si vous utilisez dj le logiciel, consultez Utilisateurs d'une prcdente version 33 . Oprations de base Cration d'une base de donnes Cration d'un dossier 27 Comptabilit Adapter le plan comptable 28 Cration d'une criture 28 Comptabiliser les documents Imprimer un bilan 31

27

30

Gestion commerciale Cration d'une adresse 28 Cration d'un article 29 Cration d'une facture dbiteur 29 Cration d'une facture crancier 29 Gestion des salaires Cration d'un salari 30 Cration d'une fiche de salaire

30

1.10.1

Crer une base de donnes

La base de donnes contient les dossiers comptables et les fichiers ncessaires au fonctionnement de l'application. Vous pouvez crer plusieurs bases de donnes dont les contenus sont indpendants. Crer une base de donnes 1. Au menu Fichier, Base de donnes 2. Cliquez sur Parcourir 3. Slectionnez le rpertoire de votre nouvelle base de donnes (par exemple C:\Documents and Settings\nom de l'utilisateur\Mes documents\Compta) 4. Cliquez sur Crer un nouveau dossier 5. Nommez votre dossier 6. Cliquez sur OK Pour plus d'informations, consultez Base de donnes Particularit WinBIZ Basic Edition: Fonctionnalit non disponible
39

1.10.2

Crer un dossier
Un dossier contient l'ensemble des informations comptables de personnes morales ou physiques reprsentant une seule entit fiscale. Crer un dossier 1. Au menu Fichier, Nouveau 2. Remplissez les divers champs des onglets 3. Cliquez sur Suivant 4. Dterminez les dates du premier exercice comptable de ce dossier 5. Cliquez sur Suivant 6. Slectionnez un plan comptable 7. Dterminez l'assujettissement la TVA et la mthode de dcompte 8. Terminez l'assistant de cration

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28

WinBIZ Pour plus d'informations, consultez Dossiers

41

Particularit WinBIZ Basic Edition: Limit un dossier comptable

1.10.3

Adapter le plan comptable

Vous pouvez renommer, renumroter ou supprimer les comptes du plan comptable et ainsi l'adapter votre activit. Adapter le plan comptable 1. Au menu Comptabilit 2. Cliquez sur Plan comptable Pour plus d'informations, consultez Plan comptable
85

1.10.4

Crer une criture

Il existe deux types d'critures, les critures simples et les critures multiples. Une criture simple est une criture comptable o seuls deux comptes interviennent. Par opposition, une criture multiple permet de ventiler une opration comptable depuis un compte donn vers plusieurs autres comptes. Crer une criture simple 1. Au menu Comptabilit, critures 2. Cliquez sur le bouton Simple Crer une criture multiple Sur la premire ligne d'une criture multiple, le compte de totalisation contient le montant total. Les lignes suivantes contiennent les diffrents montants ventiler. 1. Au menu Comptabilit, Ecritures 2. Cliquez sur le bouton Multiple 3. Slectionnez le compte de totalisation 4. Slectionnez le compte de contrepartie 5. Ajoutez une ligne et rptez l'opration 4 6. Cliquez sur OK Le bouton d'enregistrement de l'criture n'est activ que lorsque l'criture est balance, c'est--dire que le solde de l'criture est zro. Remarque Le bouton Nouveau permet de passer directement la cration d'une nouvelle criture. Pour plus d'informations, consultez Ecritures
67

Particularit WinBIZ Basic Edition: Limit 5000 critures par exercice comptable

1.10.5

Crer une adresse

Le fichier d'adresses contient la liste de vos dbiteurs, cranciers, vendeurs, commerciaux ou reprsentants. Ces adresses sont reprises lors de la cration de documents commerciaux. Vous pouvez galement utiliser ces adresses pour prparer un publipostage. Crer une adresse 1. Au menu Adresses, Adresses 2. Cliquez sur le bouton Nouveau

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29

La page de saisie des adresses peut-tre affiche en mode simple qui donne accs aux onglets Identification, Divers et Notes ou en mode avanc qui donne accs aux 8 onglets. Identification Dbiteur Crancier Groupes Divers Objets Notes Images Pour plus d'informations, consultez Adresses
207

Particularit WinBIZ Basic Edition: Limit 1000 adresses par exercice comptable

1.10.6

Crer un article
Le fichier des articles contient la liste des prestations que vous pouvez vendre ou acheter. Ces prestations peuvent tre de la marchandise, des services ou des prestations dure dtermine. Crer un article 1. Au menu Stock, Articles 2. Cliquez sur le bouton Nouveau La fentre de saisie des articles est spare en 9 onglets diffrents. Proprits Logistique Web Prix Stock Composants Impression Commission Divers Pour plus d'informations, consultez Stock
442

Particularit WinBIZ Basic Edition: Limit 1000 articles par exercice comptable

1.10.7

Crer une facture dbiteur

Une facture dbiteur est un document commercial vous permettant de facturer vos clients le montant de vos prestations. Crer une facture dbiteur 1. Au menu Ventes, Factures 2. Cliquez sur le bouton Nouveau 3. Cliquez sur Ajouter pour ajouter un article dans la facture 4. Cliquez sur le bouton OK pour enregistrer le document Pour plus d'informations, consultez Facture dbiteur
321

1.10.8

Crer une facture crancier

Une facture crancier est un document commercial par lequel vos fournisseurs vous facturent leurs prestations. En les enregistrant, vous pouvez en assurer le suivi et le paiement.

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30

WinBIZ

Crer une facture crancier 1. Au menu Achats, Factures de cranciers 2. Cliquez sur Nouveau 3. Cliquez sur le type de facture crer Pour plus d'informations, consultez Facture crancier
397

1.10.9

Crer un salari
Le fichier des salaris contient la liste de vos collaborateurs(trices). Chaque fiche de salari est composes des informations personnelles relative au( la) collaborateur(trice) ainsi que les informations ncessaires au calcul et au paiement de son salaire. Crer un(e) salari(e) Avant de commencer enregistrer vos salari(e)s, munissez-vous de toutes les informations utiles (par exemple : n AVS, date de naissance, priodes d'activits, etc.). 1. Au menu Salaires, Salaris 2. Cliquez sur le bouton Nouveau Pour plus d'informations, consultez Saisie des salaris Particularit WinBIZ Basic Edition: Limit 5 salaris
148

1.10.10 Crer une fiche salaire

Crer une fiche salaire est l'opration qui vous permet de calculer et d'imprimer les salaires d'une priode. Durant cette opration, les rubriques dfinies dans la fiche du(de la) collaborateur(trice) sont automatiquement proposes. Vous pouvez les adapter cette priode en particulier et les corriger tout moment. Lancer le calcul mensuel des salaires 1. Au menu Salaires, Calcul mensuel des salaires 2. Dans priode, slectionnez la priode calculer. Par dfaut, la priode suivant le dernier salaire saisi est propose et les salari(e)s employ(e)s durant cette priode apparaissent dans la liste. 3. Cliquez sur le bouton Calculer. Calculer le salaire de tous les salaris en une seule opration Cette fonction est particulirement utile si le salaire de vos employs ne varie pas ou peu de mois en mois. 1. Cliquez sur le la flche droite du bouton Calculer 2. Slectionnez Calculer tous les salaires Remarque Avant de lancer le calcul des salaires mensuels, assurez-vous d'avoir correctement paramtr vos salaris et leurs rubriques. Pour plus d'informations, consultez Calcul mensuel des salaires
159

1.10.11 Comptabiliser les documents

La comptabilisation est l'opration qui consiste transfrer les critures relatives aux lments des modules auxiliaires (Vente, Achat, Salaires, etc.) en comptabilit gnrale. Tant que ces lments ne sont pas comptabiliss, les comptes ne sont pas mis jour et ne refltent pas la situation financire de l'entreprise.

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Guide de l'utilisateur Comptabiliser un document 1. Au menu Comptabilit, Comptabilisation 2. Slectionnez les lments comptabiliser 3. Cliquez sur Comptabiliser Pour plus d'informations, consultez Comptabilisation
99

31

1.10.12 Imprimer un bilan

Le Bilan et le compte Profits et Pertes sont l'image de la situation financire d'une socit un moment donn. Imprimer un Bilan ou un compte de Profits et Pertes 1. Au menu Comptabilit, Etats 2. Cliquez sur Bilan, P&P, Balances des soldes 3. Slectionnez le document imprimer 4. Cliquez sur le bouton Imprimer Document imprimer Choisissez dans cette liste droulante le document que vous souhaitez imprimer: Bilan: la situation une date donne Profits et Pertes: le compte d'exploitation Liste des soldes: la balance des soldes Niveau de dtail Vous pouvez slectionner le niveau de dtail d'impression. Compte : tous les comptes sont imprims Sous-groupe: les comptes de saisie ne sont pas imprims. Seuls les classes, groupes et sous-groupes sont imprims Sous-compte: tous les comptes sont imprims, et les sous-comptes sont totaliss Pour plus d'informations, consultez Comptabilit, Etats
144

1.10.13 Raccourcis clavier

Pour les utilisateurs avancs, il est possible de travailler au moyen de raccourcis clavier (squences de touches). Ces raccourcis vous permettent d'viter l'utilisation de la souris durant les oprations rptitives. Les raccourcis sont gnralement indiqus dans les menus et les menus contextuels. D'autres raccourcis sont parfois disponibles en fonction des oprations que vous tes en train de raliser. Raccourcis dans les listes (critures, adresses, factures, etc) Touches Insert Enter Delete F3 CTRL - F Description Cration d'un lment Modification d'un lment Suppression d'un lment Recherche Recherche

CTRL - Home Aller au dbut de la liste CTRL - End Page Up Aller la fin de la liste Une page vers le haut

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WinBIZ

Page Down

Une page vers le bas

CTRL - Insert Cration d'une criture multiple (valable uniquement dans les critures) Raccourcis dans les documents commerciaux Touches CTRL - Enter CTRL - S Description Enregistrement et fermeture d'un document commercial ou d'une ligne de document Enregistrement d'un document commercial sans fermeture du formulaire

Raccourcis dans les listes de documents commerciaux Touches CTRL - P CTRL - E CTRL - T CTRL - K CTRL - H Description Impression d'un document depuis la liste Envoyer un document depuis la liste Transformer un document depuis la liste Copier un document depuis la liste Filtrer depuis la liste

Raccourcis dans les crans d'impression Touches CTRL - P CTRL - I CTRL - E CTRL - G Description Impression Aperu avant impression Envoyer Exporter

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Guide de l'utilisateur

33

1.11

Utilisateurs d'une prcdente version

La migration est une opration qui consiste modifier les donnes cres et utilises par une version prcdente du logiciel afin de les rendre utilisables dans la version actuelle. Cette opration a t automatise afin de vous permettre d'excuter aisment cette tche. Pour connatre la version de votre logiciel 1. Au menu ?, A propos de WinBIZ 2. Consultez la date et la version indiques Principaux changements Entre la version 2.5 et la version 8.0 Migration De la version 2.5 la version 8.0

33

35

1.11.1
1.11.1.1

Version 2.5 vers version 8.0

Nouveauts de la version 8.0
Les principales nouveauts de WinBIZ 8.0 sont : Nouveauts dans l'interface et fonctionnalits gnrales Dimensionnement des fentres de l'application Mmorisation de la taille et de la position ainsi que des prfrences de l'utilisateur Ouverture de plusieurs modules simultanment Accs aux principales options et gestion des lments des listes droulantes par un clic droit Utilisation de la molette de la souris dans les listes Slection des dates au moyen d'un calendrier Tris des colonnes par un clic sur l'entte de la colonne Interface avec Microsoft Outlook pour la composition et l'envoi d'e-mail Nombre illimit de variantes de mises en page paramtrables pour chaque tat (polices, imprimante, bac,) Slection de la mise en page utiliser dans une liste Insertion d'image dans les documents Envoi d'un document au format HTML (Internet), RTF (traitement de texte), PDF (Acrobat Reader) ou TXT (texte). Affichage d'un tableau de bord multi annuel pour visualiser graphiquement l'volution de votre entreprise Exportations des graphiques et des donnes vers les applications Microsoft Office Nouveauts dans les dossiers Liste des exercices en arborescence Cration de dossier facilite au moyen d'un assistant Accs aux proprits du dossier en cours par le menu Fichier Mise disposition de notes l'ouverture des dossiers Gestion de plusieurs bases de donnes et mmorisation des chemins d'accs Changement de la base de donnes depuis le menu Fichier Sauvegarde de plusieurs exercices et dossiers comptables sur un mme support Echange de donnes avec la version 2.5a Sauvegarde de donnes sur plusieurs disquettes si ncessaire

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WinBIZ Nouveauts dans la comptabilit Accs aux libells automatiques par code et par liste droulante Transformation d'une criture simple en criture multiple et vice et versa Gestion de l'analytique dans les critures multiples Identification par un symbole des critures analytiques Verrouillage des critures en un clic de souris Ouverture de plusieurs fentres d'critures simultanment avec un tri et un filtre propre chaque fentre Interrogation du solde d'un compte une date de l'exercice en cours ou des exercices prcdents Evolution des soldes graphique multi annuelle pour un ou plusieurs comptes Affichage du plan comptable sous forme de liste Nouveauts dans les adresses Modification d'une adresse en mode simple ou avanc Ajout d'un champ "rubrique" prcisant le secteur de l'activit d'une socit Liaison d'un mode de comptabilisation et un texte un crancier pour dfinir automatiquement le type de charge dans les factures de cranciers Nombre illimit de rfrences bancaires Mise disposition de dix champs personnalisables dans les adresses Ajout de notes publiques et prives, affichables lors de l'appel de l'adresse dans un document Graphique multi annuel permettant la consultation des chiffres d'affaires achat et vente par adresse Possibilit de lier des documents de tout type et des fichiers une adresse Transfert et/ou synchronisation de vos adresses avec Microsoft Outlook Cration de lettres types par adresse Envoi facilit d'e-mail Ralisation simplifie de publipostage avec Microsoft Word grce un assistant intgr Edition de contrats de recouvrement dbit direct et LSV Intgration de yellownet Internet banking Nouveauts dans les stocks Ajout de plusieurs fournisseurs un article Mise disposition de dix champs personnalisables dans les articles Ajout d'un graphique multi annuel indiquant l'volution des ventes par articles Possibilit de lier des documents ou des fichiers un article Gestion des nomenclatures (articles composs) Images dans les articles Nouveauts dans les achats Intgration des monnaies trangres et des paiements lectroniques l'tranger Intgration des formulaires IPI et des numros de compte IBAN Saisie des factures de cranciers acclre Possibilit de placer des images de documents dans les factures de cranciers Support de l'analytique dans les documents

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Guide de l'utilisateur

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Nouveauts dans les ventes Ouverture de plusieurs documents ou listes simultanment Ajout des champs "Notre rfrence" et "Votre rfrence" Zoom automatique dans la saisie des rfrences Gestion de l'analytique dans les documents Possibilit d'attribuer un vendeur diffrent pour chaque ligne d'un document Insertion de lignes horizontales et de sauts de pages dans un document Dplacement des lignes vers le haut ou le bas simplifi Ajout d'un rabais et d'un escompte dfini sur le total du document Possibilit de majorer les rappels de frais et d'intrts de retard diffrents pour chaque niveau de rappel Possibilit de fixer le nombre de jours avant le prochain rappel, chaque niveau de rappel Nouveau systme de prsentation des factures avec possibilit de dfinir l'imprimante, le bac, le nombre de copies pour les factures originales et les copies Impression automatique de la facture, des instructions de paiement (BVR) et des copies en un clic de souris Nouvelle instruction de paiement par Debit direct ou par LSV Nouveauts dans les salaires Le module salaires est certifi par la Suva Gestion plus prcise des absences du personnel Affichage des bases du salaire en cours avec explication des options de calcul Possibilit de saisir rapidement les quantits de chaque rubrique pour tous les salaires d'une priode Ajout d'un tableau rcapitulatif des absences d'un(e) salari(e) Possibilit d'ajouter une ou plusieurs photographies la fiche de chaque salari(e) Mise disposition de 14 champs personnalisables dans les salari(e)s Possibilit de lier des fichiers ou des documents un(e) salari(e) Prise en compte des particularits de certaines associations professionnelles lors du traitement des salaires Impression de dcomptes spcifiques aux associations professionnelles

1.11.1.2

Migration vers la version 8.0

Pour migrer de la version 2.5 vers la version 8.0, suivez les points ci-dessous. Ces instructions vous permettent de rcuprer vos dossiers comptables existants ainsi que vos mises en page. Migrer vers la version 8.0 1. Au premier dmarrage du logiciel, ouvrez votre ancienne base de donnes
35

2.

Si vous avez une mise en page personnalise, rcuprez vos tats l'ancienne version

36

depuis

1.11.1.2.1 Ouvrir votre ancienne base de donnes

Lorsque vous ouvrez votre ancienne base de donnes pour la premire fois, elles sont automatiquement structures pour les rendre utilisables par la nouvelle version du logiciel. Ouvrir votre ancienne base de donnes 1. Au menu Fichier, Base de donnes 2. Cliquez sur le bouton Parcourir 3. Slectionner le rpertoire de vos donnes (par exemple C:\BIZ) 4. Cliquez sur le bouton OK

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WinBIZ

1.11.1.2.2 Rcuprer un tat

Vous pouvez importer une mise en page existante afin de l'utiliser dans la nouvelle version du logiciel. Rcuprer un tat 1. Dans l'cran d'impression, cliquez sur l'onglet tat 2. Cliquez sur le bouton Importer

Remarque Pour pouvoir importer vos anciens tats, vous devez vous assurer que le dossier RPT se trouve dans le rpertoire de la base de donne (par exemple C:\BIZ).

1.11.1.2.3 Rcuprer un tat Facture

Vous pouvez importer une mise en page de facture existante afin de l'utiliser dans la nouvelle version du logiciel. Rcuprer un tat Facture 1. Au menu Adresses, Prsentation des factures

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Guide de l'utilisateur 2. 3. 4. Slectionnez la prsentation et cliquez sur le bouton Ouvrir Dans la zone Factures, cliquez sur le bouton Actions Cliquez sur Importer

37

Remarques Pour pouvoir importer vos anciens tats, vous devez vous assurer que le dossier RPT se trouve dans le rpertoire de la base de donne (par exemple C:\BIZ). La conversion des tats depuis WinBIZ 2.5 ne permet pas de bnficier des nouvelles fonctionnalits comme les sauts de pages, lignes, etc.

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Base de donnes
Une base de donne contient les dossiers, les mises en pages et les paramtres (liste des dossiers, utilisateurs, etc.). Vous pouvez crer plusieurs bases de donnes. Le logiciel utilisera par dfaut la dernire base de donnes slectionne. Oprations sur la base de donnes Gestion de la base de donnes 39 Contrle d'une base de donnes 40

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2.1

Gestion de la base de donnes

Une base de donnes est un dossier dans lequel sont contenues toutes les donnes relatives aux dossiers disponibles dans ncessaires au fonctionnement de l'application. Vous pouvez ainsi crer plusieurs bases de donnes dont les contenus seront indpendants. Crer une base de donnes 1. Au menu Fichier, Base de donnes 2. Cliquez sur le bouton Parcourir 3. Slectionnez l'emplacement de votre nouvelle base de donnes (par exemple Z:\) 4. Cliquez sur le bouton Crer un nouveau dossier 5. Nommez votre dossier 6. Cliquez sur OK Modifier l'emplacement de la base de donnes 1. Au menu Fichier, Base de donnes 2. Cliquez sur le bouton Parcourir 3. Slectionnez l'emplacement de votre nouvelle base de donnes (par exemple Z:\) 4. Cliquez sur OK

Remarque En cas de problmes avec la base de donnes ou d'un arrt brutal de l'application, procdez un contrle de la base de donnes 40 .

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2.2

Contrle d'une base de donnes

Les donnes sont stockes dans des fichiers (DBF) et classs au moyen d'index (CDX). Ces index sont l'quivalent de tables des matires et permettent une recherche rapide des informations. Les index doivent tre synchroniss en permanence avec les donnes (DBF). Si l'application est arrte brusquement, il est possible qu'un enregistrement ait t cre mais que l'index correspondant n'ait pas t mis jour. Le contrle de la base de donnes est l'opration qui reconstruit tous les fichiers d'index (synchronisation donnes<->index). Quand devez-vous lancer un contrle de la base de donnes Aprs une de panne de courant alors que le logiciel tait dmarr Aprs un arrt brusque d'un ordinateur travaillant sur le logiciel Aprs l'installation d'une mise jour du logiciel Contrler la base de donnes 1. Au menu Outils 2. Slectionnez Contrle de la base de donnes 3. Slectionnez le ou les dossiers contrler 4. Cliquez sur dmarrer

Pourquoi compacter les fichiers Une option du contrle de la base de donnes permet de compacter les fichiers. Chaque fois que vous supprimez une ligne dans un fichier, la ligne reste prsente dans le fichier mais n'apparat plus l'cran ou l'impression. Elle est simplement "marque comme supprime". Lorsque vous compactez les fichiers, ces lignes supprimes sont rellement limines. Les fichiers sont parfois plus compacts aprs cette opration. Remarque Le contrle de la base de donnes peut prendre plusieurs minutes. N'interrompez jamais cette opration, un message vous prviendra lorsque le travail est termin.

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2.3

Dossiers
Un dossier reprsente l'ensemble des informations comptables d'une personne ou d'une socit. Vous pouvez donc grer les comptabilits de plusieurs socits diffrentes. Oprations sur les dossiers Gestion des dossiers 41 Gestion des exercices comptables Sauvegarde et restauration 46

46

2.3.1

Crer un dossier comptable

Un dossier comptable contient l'ensemble des exercices comptables et toutes les donnes d'une personne ou d'une socit (plan comptable, critures, adresses, factures, salaris, etc.). Le nombre de dossier comptable est illimit, vous pouvez crer des dossiers comptables pour autant que l'espace disponible sur votre disque dur le permette. Crer un dossier 1. Au menu Fichier, Ouvrir 2. Cliquez sur Nouveau 3. L'assistant de cration de dossier s'ouvre. Suivez les diffrentes tapes de cet assistant. 4. A l'tape 1, entrez les informations de l'entreprise dans l'onglet Raison sociale et dans l'onglet Communications

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5.

Dans l'onglet Identification, entrez le numro de TVA de l'entreprise, le numro AVS et le n du registre du commerce de l'entreprise. Le numro de dossier est inscrit automatiquement.

6. 7.

Cliquez sur Suivant A l'tape 2, dterminez les dates du premier exercice comptable de ce dossier.

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8. 9.

Cliquez sur Suivant A l'tape 3, slectionnez le plan comptable qui sera utilis dans ce dossier. Trois options sont disponibles : Slectionner un plan comptable prdfini : 17 plans comptables prdfinis sont disposition, vous pouvez cliquer sur le bouton Aperu pour visualiser le plan comptable slectionn. Rcupr le plan comptable d'un dossier existant. En cochant cette option, vous pouvez galement reprendre les informations suivantes : Les comptes et schmas de rpartition analytiques Les libells automatiques Les monnaies trangres Dbuter avec un plan comptable vide. Le plan comptable devra tre saisi manuellement.

10. A l'tape 4, dterminez les informations concernant la TVA

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11. Cliquez sur Suivant 12. A l'tape 5, slectionnez les applications activer pour le dossier comptable. Il sera toujours possible de modifier ce choix ultrieurement. Les modules peuvent tre activs uniquement s'ils ont t installs.

13. Cliquez sur Suivant 14. A l'tape 6, vous pouvez choisir de dbuter avec des fichiers vides ou de dfinir automatiquement des donnes par dfaut. Nous vous conseillons de cocher l'option Dfinir automatiquement des donnes par dfaut. WinBIZ va crer des mthodes de paiement, des conditions de paiement, des modles d'adresse et d'article. Ces lments sont utiliss principalement dans le module Commerce et pourront ensuite tre modifis selon vos besoins.

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15. Cliquez sur Suivant 16. Cliquez sur Terminer pour lancer la cration du dossier comptable Remarque Vous pouvez modifier les informations saisies lors de la cration du dossier comptable dans les proprits des dossiers 45 au menu Fichier, Ouvrir, cliquez sur Proprits. Les proprits du dossier slectionns seront affiches. Particularit WinBIZ Basic Edition: Limit un dossier comptable

2.3.2

Accder aux proprits d'un dossier comptable

Vous pouvez modifier les informations saisies lors de la cration du dossier comptable dans les proprits. Ces proprits vous permettent galement de saisir d'autres informations lies au dossier comptable et de paramtrer les options de scurit. Accder aux proprits d'un dossier comptable 1. Au menu Fichier, Ouvrir 2. Slectionnez un dossier comptable 3. Cliquez sur Proprits 4. Vous pouvez modifier les informations dans les diffrents onglets. Onglet Gnral Permet de modifier les coordonnes de la socit ou de la personne Onglet Applications Permet d'activer ou non des modules de WinBIZ (Comptabilit, Commerce et Salaires) Onglet Scurit Permet de dfinir des options de scurit. Pour plus d'informations, consultez Protection des dossiers 62 . Onglet Exercices Permet de modifier les dates de dbut et de fin d'exercice Onglet Notes Permet de saisir des remarques (des notes) pour le dossier en cours. Vous avez

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WinBIZ galement la possibilit d'afficher les notes saisies l'ouverture du dossier. Onglet N d'entreprise Permet d'entrer les numros d'entreprise (n de contribuable TVA, n AVS de l'entreprise, n SUVA, n du registre du commerce). Onglet Apparence Permet de personnaliser l'affichage du bureau de WinBIZ. Pour plus d'informations, consultez Personnalisation du bureau 547 .

2.3.3

Exercice comptable
A la fin de votre exercice comptable, vous devez en ouvrir un nouveau en effectuant un bouclement. Lors de cette opration les soldes des comptes et les postes ouverts sont transfrs vers le prochain exercice. Ouvrir un exercice comptable 1. Au menu Fichier, Ouvrir 2. Slectionnez l'exercice 3. Cliquez sur le bouton Ouvrir Supprimer un exercice comptable Vous pouvez supprimer un exercice comptable sans que cela influence les autres exercices du dossier. Attention, cette opration est irrversible. 1. Au menu Fichier, Ouvrir 2. Slectionnez l'exercice supprimer 3. Cliquez sur le bouton Supprimer Pour boucler ou dverrouiller un exercice, consultez Boucler un exercice comptable 50

2.3.4

Sauvegarder des donnes

Sauvegarder vos donnes est la meilleure protection contre d'ventuelles pertes ou altrations de vos donnes (erreur matrielle de l'ordinateur, erreur humaine, effacement, etc.). Cette opration vous permet d'enregistrer les donnes comptables d'un dossier sur un support de rserve (Disque, disquette, cassette, etc.). Sauvegarder des donnes, des paramtres ou des tats 1. Au menu Fichier, Sauvegarde, restauration 2. Ouvrez l'onglet Sauvegarder

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Slectionnez les lments sauvegarder Slectionnez le ou les dossiers comptables que vous voulez sauvegarder. Vous pouvez galement sauvegarder les lments suivants : Paramtres de l'application: la liste des dossiers comptables, des exercices et des utilisateurs. Sauvegardez ces informations chaque fois que vous ajouter un utilisateur ou une comptabilit dans votre ordinateur (bouclements, nouveaux dossiers, etc.). Ces informations sont importantes lorsque vous transfrez l'application complte vers un nouvel ordinateur. Etats modifis, communs tous les dossiers : les tats contiennent la mise en page des diffrentes listes que vous pouvez imprimer. Si vous avez modifi les tats, sauvegardez-les galement. Destination Slectionnez l'emplacement vers lequel vous voulez sauvegarder les donnes. Les destinations suivantes sont disponibles : Disque : slectionnez cette option si vous voulez sauvegarder les donnes dans un dossier WinBIZ Backup la racine d'un disque. Dossier : slectionnez cette option si vous voulez sauvegarder les donnes un emplacement de votre choix. Disque (WinBIZ 2.5) : slectionnez cette option si vous voulez sauvegarder les donnes au format WinBIZ 2.5 Destinataire (E-mail) : slectionnez cette option si vous voulez envoyer la sauvegarde par e-mail. Remplacer automatiquement les fichiers existants Si vous ne cochez pas cette case, un message vous demandera si vous souhaitez remplacer la sauvegarde existante dans le cas o une sauvegarde de l'exercice slectionn serait dj prsente l'emplacement slectionn. 3. Cliquez sur Dmarrer

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WinBIZ Conserver vos supports de sauvegardes Ne les stockez pas prs de votre ordinateur. En cas de destruction totale de vos bureaux (incendie, dgts d'eau, etc.), vous pourrez tout de mme rcuprer vos sauvegardes. Sauvegardez vos donnes sur au moins deux supports que vous conserverez, si possible sous cl, dans des lieux diffrents (maison et bureau, etc.). Utilisez plusieurs supports en rotation afin que les lments sauvegards ne soient pas immdiatement crass par la prochaine sauvegarde. Par exemple Lundi Semaine 1 Semaine 2 Semaine 3 Semaine 4 Disque 1 Disque 1 Disque 1 Disque 1 Mardi Disque 2 Disque 2 Disque 2 Disque 2 Mercredi Disque 3 Disque 3 Disque 3 Disque 3 Jeudi Disque 4 Disque 4 Disque 4 Disque 4 Vendredi Disque semaine 1 Disque semaine 2 Disque semaine 3 Disque semaine 4

Frquences des sauvegardes Si vous travaillez occasionnellement : la fin de chaque session de travail Si vous travaillez quotidiennement : tous les jours Fichiers composants une sauvegarde Chaque sauvegarde se compose de 4 fichiers Backup.id NomSocit.txt Bizbak.zip Id.mem fichier d'identification (version 8) fichier d'information sur la sauvegarde fichier de sauvegarde (format compress ZIP) fichier d'identification (version 2.5)

Remarque WinBIZ ne permet pas de sauvegarder directement sur un CD, vous devez utiliser un utilitaire de gravure (Par exemple : Nero) pour graver ces donnes sur un CD.

2.3.5

Restaurer des donnes

Lors d'une rinstallation de l'ordinateur ou un change de donnes avec votre fiduciaire, vous pouvez restaurer les donnes comptables de WinBIZ l'aide de l'utilitaire de sauvegarde et restauration. Restaurer des donnes, des paramtres ou des tats 1. Au menu Fichier, Sauvegarde, restauration 2. Ouvrez l'onglet Restaurer 3. Slectionnez l'emplacement des lments restaurer : Restaurer vers le mme dossier : Vos donnes craseront les donnes
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4. 5.

existantes du dossier d'origine. Restaurer vers un dossier diffrent : Vos donnes craseront les donnes du dossier de destination slectionn. Restaurer vers un nouveau dossier :Vos donnes seront places dans un nouveau dossier comptable. Si vous avez slectionn Restaurer vers un dossier diffrent, slectionnez vers quel dossier vous voulez restaurer les donnes. Cliquez sur Dmarrer

2.3.6

Envoyer une sauvegarde par e-mail

Vous avez plusieurs possibilits pour envoyer une sauvegarde de donnes un tiers (votre fiduciaire, etc.). Vous pouvez utiliser un disque (Cl USB, disquettes, etc), ou envoyer un courrier lectronique. Pour chaque mthode, vous serez amen crer une sauvegarde. Envoyer une sauvegarde de donnes par e-mail 1. Au menu Fichier Sauvegarde, restauration 2. Slectionnez le ou les dossier(s) comptable sauvegarder 3. Dans Destination, slectionnez Destinataire (E-mail) 4. Cliquez sur Dmarrer

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WinBIZ

5.

A la fin de la sauvegarde, un e-mail est ouvert automatiquement avec la sauvegarde de vos donnes en pices jointes. Vous pouvez saisir l'adresse du destinataire.

Remarque Avant d'envoyer un e-mail avec WinBIZ 8.0, slectionnez votre programme de messagerie au menu Outils, Options, puis ouvrez l'onglet Communications.

2.3.7
2.3.7.1

Bouclement
Boucler et ouvrir un exercice comptable
A la fin de votre exercice comptable, vous devez en ouvrir un nouveau en effectuant un bouclement. Lors de cette opration les soldes des comptes et les postes ouverts (factures dbiteurs ouvertes, factures cranciers impayes, bulletins de livraison non transforms, etc.) et les salaris sont transfrs vers le prochain exercice. N'ouvrez pas le nouvel exercice un ou deux mois trop tt! Si vous ouvrez le nouvel exercice en novembre, toutes les factures ouvertes ce moment seront transfres vers le nouvel exercice. Il vous sera ds lors ncessaire d'effectuer un nouveau bouclement pour supprimer ces factures ouvertes dans le nouvel exercice.

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Vous pouvez en tout temps effectuer un nouveau bouclement pour mettre jour les soldes et les documents du nouvel exercice. Il vous est ainsi possible de travailler dans les 2 exercices pendant une priode, puis, lorsque l'exercice prcdent est termin, effectuez un dernier bouclement en verrouillant l'exercice comptable pour qu'il ne soit plus modifiable. Notez qu'il vous sera toujours possible de dverrouiller l'exercice comptable si ncessaire. Boucler un exercice comptable Pour ouvrir un nouvel exercice, vous devez excuter l'opration nomme le bouclement. 1. 2. 3. Au menu Fichier, Ouvrir Slectionnez l'exercice boucler Cliquez sur le bouton Boucler

4.

L'assistant de bouclement se lance.

tape 1 Cette tape vous permet de vrifier si votre exercice comptable est prt pour le bouclement. Cliquez sur le bouton Vrifier.

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Un message s'affiche dans la partie infrieure de la bote de dialogue si des documents ou des salaires n'ont pas t comptabiliss. Dans ce cas, vous pouvez tout de mme effectuer un bouclement pour ouvrir le nouvel exercice; le solde initial des comptes comptables du nouvel exercice ne prendront pas en compte ces lments non comptabiliss. tape 2 Si vous bouclez pour la premire fois, vous devez indiquer quels sont les comptes de bouclement: Bilan d'ouverture : slectionnez le compte utilis pour passer automatiquement les critures d'ouverture pour chaque compte du bilan (exemple: 9100 Bilan d'ouverture) Libell des critures d'ouverture. Indiquez le texte utilis pour le libell des critures d'ouvertures. Ce texte est automatiquement suivi du nom du compte. Compte de bilan en cas de bnfice : slectionnez le compte de bilan utilis pour crer l'criture de bouclement en cas de bnfice (exemple: 2991 Bnfice de l'exercice / Perte de l'exercice) Compte de charges ou de bouclement en cas de bnfice : slectionnez le compte de charge ou de bouclement utilis pour crer l'criture de bouclement en cas de bnfice (exemple: 9000 Compte de rsultat) Compte de bilan en cas de dficit : slectionnez le compte de bilan utilis pour crer l'criture de bouclement en cas de perte (exemple: 2991 Bnfice de l'exercice / Perte de l'exercice) Compte de charges ou de bouclement en cas de dficit : slectionnez le compte de charge ou de bouclement utilis pour crer l'criture de bouclement en cas de perte (exemple: 9000 Compte de rsultat)

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tape 3 Cette tape vous permet de slectionner les diffrentes oprations effectuer pour le bouclement. Verrouiller l'exercice comptable : si vous cochez cette option, vous ne pourrez plus modifier ou ajouter des critures dans l'exercice que vous bouclez. Un exercice verrouill signifie qu'il est maintenant complet et qu'aucune modification ne sera apporte. Si vous avez des droits d'administrateur dans WinBIZ, vous pouvez toujours dboucler un exercice comptable. Ouvrir l'exercice comptable : cette option n'est active que lorsque le nouvel exercice comptable n'existe pas encore. En rgle gnrale cochez cette option et assurez-vous que l'anne et les dates de dbut et de fin du nouvel exercice sont correctes. Crer l'criture de rsultat : cochez cette option si vous dsirez que WinBIZ cre automatiquement l'criture de rsultat de votre exercice comptable. Les comptes dfinis dans l'tape 2 de l'assistant sont utiliss pour crer cette criture. Extourner les critures comptables au : les critures comptables avec le journal extourner sont automatiquement extournes dans le nouvel exercice la date indique. Si ncessaire, modifiez la date de ces critures.

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tape 4 Cette tape s'affiche lorsque vous avez dj effectu un bouclement. Slectionnez les donnes et soldes que vous voulez transfrer vers le nouvel exercice. Cochez uniquement les lments transfrer.

Le bouton Slectionner permet de modifier la slection des documents transfrer ou mettre jour vers le nouvel exercice. Par exemple, les documents commerciaux ayant t facturs dans l'exercice prcdent ne sont pas transfrs dans le nouvel exercice (confirmations de commandes transformes, bulletins de livraisons gnrs en factures, etc.). Vous pouvez forcer le transfert de ces documents en les slectionnant manuellement dans la liste des documents transfrer.

La slection des documents enregistre sera propose par dfaut lors du prochain bouclement, mais pourra tre modifie si ncessaire.

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Guide de l'utilisateur Dernire tape Cette tape vous affiche un rcapitulatif des tapes du bouclement et vous permet d'excuter le bouclement en cliquant sur le bouton Terminer.

55

Remarque Dans le nouvel exercice, il est recommand d'avoir une numrotation des documents plus leve par rapport l'ancien exercice, afin d'viter que la numrotation des documents des 2 exercices se chevauche. Par exemple pour l anne 2008, la numrotation suivante peut tre dfinie : 20080001, 20080002, etc. Pour lanne 2009 : 20090001, 20090002, etc. Dverrouiller un exercice comptable Si vous avez des droits d'administrateurs dans WinBIZ, vous avez toujours la possibilit de dboucler un exercice comptable verrouill. 1. 2. 3. 4. Au menu Fichier, Ouvrir, Slectionnez l'exercice dboucler Cliquez sur le bouton Dboucler La bote de dialogue ci-dessous s'affiche, cliquez sur Oui pour dboucler l'exercice

2.3.7.2

Transfert des documents et des soldes

Lors du bouclement, des donnes sont transfres vers le nouvel exercice. Vous trouvez ci-aprs un rsum des oprations effectues : Comptabilit gnrale Les comptes, les libells automatiques et les amortissements sont copis seulement au premier bouclement. Les amortissements sont copis lors du premier bouclement et peuvent tre

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WinBIZ mis jour lors de bouclements ultrieurs. Le solde initial des comptes du bilan d'ouverture sont transfrs lors du premier bouclement et peuvent tre mis jour lors de bouclements ultrieurs. Le solde de l'exercice prcdent de tous les comptes du nouvel exercice sont transfrs lors du premier bouclement et peuvent tre mis jour lors de bouclements ultrieurs. Les budgets sont transfrs seulement lors du premier bouclement. Les critures extourner automatiquement sont toujours gnres. Commerce Les fichiers suivants sont transfrs seulement au premier bouclement : instituts financiers et mthodes de paiements, messages, groupes d'adresses, formules de politesse, paramtres, conditions de paiements, rgions, remises collectives, moyens d'expdition, catgories de documents, modes de comptabilisation, catalogues, tables de remises. Le fichier d'adresses est transfr lors du premier bouclement. Si une adresse nexiste pas dans le nouvel exercice, mais que des documents lui sont associs, elle sera automatiquement ajoute dans le nouvel exercice si vous transfrez ses documents vers le nouvel exercice. Vous pouvez transfrer toutes les nouvelles adresses lors du bouclement en cochant la case Adresses dans Mettre jour les tables l'tape 4 de l'assistant de bouclement. Les adresses modifies dans l'ancien exercice ne sont pas mis jour dans le nouvel exercice.

Le fichier des articles et des prix sont transfrs compltement au premier bouclement. Si un article n'existe pas dans le nouvel exercice, il sera automatiquement ajout dans le nouvel exercice si vous transfrez les articles lors du bouclement. Lors de la procdure de bouclement, les quantits en stock en fin d'anne peuvent tre mis jour dans les stocks initiaux du nouvel exercice, mais il est conseill d'viter de les mettre jour si vous avez fait un inventaire dans le nouvel exercice. Transfert des documents commerciaux ouverts (non pays) Lors du bouclement, les documents de ventes et d'achats suivants sont transfrs dans le nouvel exercice : Documents de ventes Factures dbiteurs ouvertes

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Notes de crdit dbiteurs ouvertes Avances de dbiteurs (paiements de dbiteurs non attribus) Soldes initiaux dbiteurs de l'exercice prcdent Offres, Confirmations de commandes, Bulletins de livraisons, fiches de travail non transforms ou non rcuprs Documents d'achats Factures cranciers ouvertes Notes de crdit cranciers ouvertes Soldes initiaux cranciers de l'exercice prcdent Commandes aux fournisseurs non transformes ou non rcupres Les factures et les notes de crdit dbiteurs ouvertes, ainsi que les factures et notes de crdits cranciers ouvertes de l'exercice prcdent sont transfres dans les soldes initiaux correspondants du nouvel exercice. Dans le nouvel exercice, les soldes initiaux dbiteurs sont accessibles depuis le menu Ventes, Soldes initiaux et les soldes initiaux cranciers depuis le menu Achats, Soldes initiaux. Le tableau ci-dessous vous indique comment sont transfres les factures et notes de crdit ouvertes dans le nouvel exercice : Documents de lexercice prcdent Factures dbiteurs ouvertes Notes de crdit dbiteurs ouvertes Avances de dbiteurs (paiements de dbiteurs non attribus) Factures de cranciers ouvertes Notes de crdit cranciers ouvertes Documents correspondant dans le nouvel exercice Soldes initiaux dbiteurs Soldes initiaux cranciers Soldes initiaux cranciers Soldes initiaux cranciers Soldes initiaux dbiteurs

Les documents transfrs dans les soldes initiaux cranciers (notes de crdit dbiteurs, avances de dbiteurs, factures de cranciers) peuvent ensuite tre pays par le biais de la fonctionnalit Paiements aux cranciers du menu Achats, Paiements aux cranciers. Par exemple, Vous pouvez rgler ce moment les notes de crdit des dbiteurs qui dsirent tre payes. Paiements aux cranciers non confirms Il n'est pas recommand de crer des ordres de paiements dans un exercice afin qu'ils soient pays et confirms dans l'exercice suivant car les ordres de paiements en attente ne sont pas transfrs lors du bouclement. Si vous avez cr des ordres de paiements non confirms et que le bouclement a t effectu, vous devez supprimer ces paiements dans l'exercice prcdent, transfrer les soldes cranciers vers le nouvel exercice, puis recrer vos ordres de paiements dans le nouvel exercice. Transfert des autres documents commerciaux Lors du bouclement, l'tat des documents commerciaux (Offres, Bulletins de livraisons, Fiches de travaux, Confirmations de commandes, Commandes aux fournisseurs) ne sont pas modifis dans l'ancien exercice. Vous pouvez slectionner manuellement les documents transfrer dans le nouvel exercice. Pour plus d'informations, consultez Boucler et ouvrer un nouvel exercice comptable 50 . Salaires Les tables des salaris, rubriques, banques, constantes gnrales sont

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WinBIZ transfres uniquement lors du premier bouclement. Les salaris dont la priode d'activit s'tend sur l'anne complte (du 1er janvier au 31 dcembre) sont repris avec la mme priode dans le nouvel exercice. Les salaris dont la priode d'activit ne s'tend pas sur l'anne complte sont galement repris avec une priode identique dans le nouvel exercice. Vous devez supprimer manuellement les salaris qui ne travaillent plus dans le nouvel exercice. Vous devez manuellement contrler les bases et constantes gnrales pour adapter les limites et plafonds, ainsi que les rubriques dont le taux aurait chang.

2.3.7.3

Questions relatives au bouclement

Lorsque commence un nouvel exercice, pour pouvoir saisir des oprations comptables, vous devez ouvrir un nouvel exercice. Cette opration s'appelle le bouclement. Une des oprations que vous pouvez excuter lors du bouclement est le transfert des soldes. Ce chapitre dcrit comment le logiciel propose de transfrer les soldes vers le nouvel exercice. Quand faut-il ouvrir le nouvel exercice comptable ? Ouvrez le nouvel exercice les premiers jours qui suivent la fin de l'exercice prcdent, par exemple le 2 janvier. C'est dans le nouvel exercice que vous allez saisir les nouvelles factures aux clients. Est-il possible d'ouvrir le nouvel exercice un ou deux mois avant la fin de l'anne ? Non, vitez cela. N'ouvrez pas le nouvel exercice un ou deux mois trop tt! Si vous ouvrez le nouvel exercice en novembre, toutes les factures ouvertes ce moment seront transfres vers le nouvel exercice. Parmi ces factures, celles qui seront payes avant la fin de l'exercice se trouveront incorrectement dans la nouvelle anne; il vous sera ds lors ncessaire d'effectuer un nouveau bouclement pour supprimer ces factures ouvertes dans le nouvel exercice. Est-il possible de changer la date de fin d'exercice pour commencer facturer sans ouvrir le nouvel exercice ? Non, vitez cela. Si vous changez la date de fin d'exercice (Ex. 31.12.2007 devient 31.03.2008), les documents que vous allez crer ne pourront plus tre transfrs dans le nouvel exercice. Vous devrez alors renoncer au bouclement pour cette anne et faire un exercice complet sur deux annes. Il vaut mieux procder au bouclement normalement. Aprs le bouclement, peut-on faire des modifications dans l'exercice prcdent ? Vous pouvez faire des modifications dans l'exercice prcdent seulement si vous n'avez pas cocher l'option Verrouiller l'exercice comptable. Cette option est disponible dans l'assistant de bouclement. Puis-je transfrer plusieurs fois les soldes pour mettre jour les soldes des comptes de l'application comptable ? Oui, en rgle gnrale, transfrez les soldes des critures comptables. Si vous ajoutez un compte dans l'exercice prcdent, lors du bouclement le programme vous demande une confirmation pour ajouter ce compte dans le nouvel exercice. Puis-je transfrer plusieurs fois les soldes pour mettre jour les soldes initiaux dbiteurs et cranciers de l'application commerciale ? Oui, lorsque vous bouclez nouveau un exercice comptable, l'assistant de bouclement vous permet de choisir les documents commerciaux que vous souhaitez mettre jour dans le nouvel exercice. C'est dire les factures non
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payes compltement, les offres non transformes, les notes de crdits ouvertes, les avances de clients, etc. Ainsi, si vous crez des nouveaux documents ou entrez des paiements dans l'exercice prcdent, ces modifications peuvent tre transfres sur demande vers le nouvel exercice. Si une adresse est modifie dans l'exercice prcdent, lors des bouclements ultrieurs, un message vous demande si vous souhaitez conserver la nouvelle adresse ou ajouter l'adresse modifie dans le nouvel exercice.

Peut-on boucler plusieurs fois pour mettre jour l'inventaire du stock ? Si vous faites un inventaire en fin d'exercice, vous pouvez transfrer les soldes des articles plusieurs fois sans problme. Si vous faites un inventaire au dbut du nouvel exercice, vitez de transfrer de nouveau les soldes des articles. Votre inventaire sera incorrect car le logiciel comptabilise la diffrence comme mouvement de stock, et non la quantit compte. Un solde initial diffrent additionn au mouvement d'inventaire modifiera donc la quantit aprs inventaire. Pour mettre jour l'inventaire, modifiez simplement l'inventaire de dbut d'anne. Peut-on boucler plusieurs fois pour mettre jour le fichier des salaris ? Non. Le fichier des salaris est cr intgralement lors du premier bouclement et n'est plus mis jour lors des bouclements ultrieurs. Pour appliquer des modifications, vous devez corriger manuellement le fichier des salaris dans le nouvel exercice.

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WinBIZ

2.4

Scurit
Les fonctions de scurit de WinBIZ vous permettent : de grer les droits d'accs aux informations ou aux fonctionnalits du logiciel par utilisateur. Pour crer une gestion des droits, vous devez crer des groupes de scurits 62 et des utilisateurs. 60 de protger l'ouverture d'un dossier comptable par un mot de passe 62 de verrouiller des critures comptables 63 de garder un historique des activits par utilisateur 65

2.4.1

Utilisateurs
Le logiciel vous permet de grer les autorisations par utilisateurs en leur accordant des droits spcifiques. Seuls les utilisateurs avec droits peuvent dfinir les autorisations pour la gestion de la scurit (autorisations des utilisateurs et des groupes de scurit). Si vous n'avez pas ces droits, vous ne pouvez accder qu' votre fiche utilisateur, pour y modifier votre nom ou mot de passe. Crer un utilisateur 1. Au menu Outils, Scurit, utilisateurs 2. Slectionnez Utilisateurs 3. Cliquez sur Nouveau

Nom de l'utilisateur, mot de passe Entrez le nom de l'utilisateur et, si vous le souhaitez, entrez un mot de passe. Le nom d'utilisateur et le mot de passe devront tre saisis l'ouverture du logiciel. Utiliser la scurit de Windows Cette option permet au logiciel d'identifier un utilisateur avec les paramtres entrs l'ouverture de Windows et ainsi d'viter une deuxime identification (utilisateur et mot de passe) dans WinBIZ. Pour permettre l'utilisation de la scurit de Windows, entrez le mme nom d'utilisateur et mot de passe que l'utilisateur Windows. Groupe de scurit Slectionnez le groupe de scurit pour cet utilisateur. Pour plus d'informations, consultez Groupes de scurit 62 Adresse e-mail Entrez l'adresse e-mail de l'utilisateur.

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61

Bouton Dossier Ce bouton permet de dfinir les dossiers dont l'accs est interdit l'utilisateur. Les dossiers non autoriss ne sont pas visibles dans la liste des dossiers comptables de l'utilisateur.

Supprimer un utilisateur Cliquez sur le bouton Supprimer pour supprimer l'utilisateur actuellement slectionn dans la liste. Vous ne pouvez supprimer l'utilisateur sous le nom avec lequel vous tes entr dans l'application.

Fermer la session Cette option vous permet de fermer votre session ou de changer d'utilisateur. 1. Au menu Outils, Scurit, utilisateurs 2. Slectionnez Fermer la session

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WinBIZ

2.4.2

Groupes de scurit
Afin de ne pas rpter l'attribution de droits communs plusieurs utilisateurs, les groupes de scurit permettent d'accorder l'ensemble des autorisations tous les utilisateurs faisant parties de ce groupe. Ajouter un nouveau groupe de scurit 1. Au menu Outils, Scurit, utilisateurs 2. Slectionnez Groupes de scurit 3. Cliquez sur Nouveau

Accs aux donnes Permet de grer l'accs vos donnes comme par exemple interdire de modifier les critures. Scurit des actions Permet de grer l'excution des menus comme par exemple d'interdire l'affichage des critures. Permissions des tats Permet de grer la cration, modification, suppression, aperu, impression, exportation et l'envoi des tats. Particularit WinBIZ Basic Edition: Fonctionnalits non disponible

2.4.3

Protection des dossiers

L'accs un dossier peut tre protg par un mot de passe afin d'en contrler l'accs. L'identit de la socit ou personne auquel il fait rfrence peut galement tre totalement ou partiellement cach. Attribuer un mot de passe au dossier 1. Au menu Fichier, Ouvrir

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Guide de l'utilisateur 2. 3. 4. 5. 6. 7. Slectionnez le dossier protger Cliquez sur Proprits Ouvrir l'onglet Scurit Entrez le mot de passe Confirmez le mot de passe Cliquez OK

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Dfinir les dossiers autoriss par utilisateur Pour chaque utilisateur, vous pouvez dfinir les dossiers dont l'accs est interdit l'utilisateur. Les dossiers non autoriss ne sont pas visibles dans la liste des dossiers comptables de l'utilisateur. Pour plus d'informations, consultez Utilisateurs 60 . Confidentialit L'alias permet de remplacer le nom d'un dossier par le nom de votre choix afin d'en dissimuler ou d'en prciser le contenu. Il existe trois niveaux de confidentialit Aucun : l'alias est ajout au nom du dossier Moyen : l'alias remplace le nom du dossier Elev : l'alias remplace le nom du dossier et le bouton Proprits n'est accessible qu'avec mot de passe Particularit WinBIZ Basic Edition: Les options de confidentialit ne sont pas disponibles.

2.4.4

Protection des critures comptables

Les critures comptables peuvent tre verrouilles afin de les protger contre d'ventuelles modifications. Verrouiller une criture 1. Au menu Comptabilit, Ecritures 2. Slectionnez une criture 3. Cliquez sur Actions 4. Au menu Scurit

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WinBIZ 5. Cliquez sur Verrouiller

Un cadenas s'affiche dans la fentre des critures pour indiquer que l'criture est verrouille :

Vous avez galement la possibilit de cliquer sur la colonne o s'affiche le cadenas pour verrouiller ou dverrouiller l'criture. Verrouiller un groupe d'criture 1. Au menu Comptabilit, Ecritures 2. Cliquez sur Actions 3. Au menu Scurit 4. Cliquez sur Groupe d'critures 5. Slectionnez les critures verrouiller 6. Cliquez sur Dmarrer

Verrouiller les critures affiches 1. Au menu Comptabilit, Ecritures 2. Cliquez sur Actions 3. Au menu Scurit 4. Cliquez Verrouiller les critures affiches Afficher les critures verrouilles ou dverrouilles 1. Au menu Comptabilit, Ecritures 2. Cliquez sur Filtrer

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Guide de l'utilisateur 3. 4. Dans Scurit, slectionnez l'option souhaite Cliquez sur Filtrer

65

Particularit WinBIZ Basic Edition: Fonctionnalits non disponible

2.4.5

Audit des activits

L'audit des activits permet de garder un historique des activits effectues dans un dossier comptable pour chaque utilisateur. L'audit des activits peut tre activ sur les actions suivantes : Ouverture / fermeture de dossier Insertion, modification, suppression Actions diverses (Comptabiliser, sauvegarder/rcuprer, etc.) Impression Activer l'audit 1. Au menu Fichier, Proprits 2. Ouvrez l'onglet Scurit 3. Dans la zone Audit, slectionnez les audits activer

Consulter l'audit des activits 1. Au menu Outils, Scurit, utilisateurs 2. Cliquez sur Audit des activits Filtrer les activits 1. Dans la fentre Audit des activits, cliquez sur Filtrer 2. Slectionnez les critres de filtres souhaits (dates, utilisateurs, tables, etc.) 3. Cliquez sur Filtrer Sauvegarder l'audit des activits Vous pouvez sauvegarder les audits dans divers formats tels que XLS, DBF,

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WinBIZ DOC, etc. 1. Au menu Outils, Scurit, utilisateurs 2. Cliquez sur Audit des activits 3. Cliquez sur exporter Effacer l'audit des activits Si l'audit des activits contient un nombre important d'enregistrements et que vous constatez que le systme est plus lent, vous pouvez effacer le contenu de l'audit. Si vous dsirez le conserver, vous devez le sauvegarder avant de l'effacer car cette opration est irrversible. 1. Au menu Outils, Scurit, utilisateurs 2. Cliquez sur Audit des activits 3. Cliquez sur le bouton Effacer Tout 4. Choisissez d'enregistrer ou non l'audit des activits Remarque Si un filtre est actif dans la liste des audits des activits, le bouton Effacer tout ne supprime que les activits affiches. Particularit WinBIZ Basic Edition: Fonctionnalits non disponible

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Guide de l'utilisateur

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3
3.1

Comptabilit
Ecritures
Il existe deux types d'critures, les critures simples et les critures multiples. Une criture simple est une criture comptable o seuls deux comptes interviennent. Par opposition, une criture multiple permet de ventiler une opration comptable depuis un compte donn vers plusieurs autres comptes. Accder aux critures comptables 1. Au menu Comptabilit 2. Slectionnez sur Ecritures Plusieurs oprations vous permettent de travailler avec les critures comptables. Elles sont divises en deux groupes distincts : les oprations courantes et les oprations spciales. Oprations sur les critures Oprations courantes sur les critures 67 Oprations spciales sur les critures 77 Particularit WinBIZ Basic Edition: Limit 5000 critures par exercice comptable

3.1.1

Oprations courantes sur les critures

Par opposition aux oprations spciales, les oprations courantes sur les critures reprsentent les actions de base relatives aux critures comptables. Oprations courantes sur les critures Ecritures simples 67 Ecritures multiples 70 Rechercher une ou plusieurs critures 74 Classer les critures 75 Prfrences dans les critures 534

3.1.1.1

Ecritures simples
Une criture simple est une criture comptable o deux comptes seulement interviennent. Crer une criture simple 1. Au menu Comptabilit, Ecritures 2. Cliquez sur Simple Remarque Le bouton Nouveau permet de passer directement la cration d'une nouvelle criture.

Onglet Ecritures

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Journal Pour diffrencier les oprations comptables, vous pouvez classer les critures en utilisant diffrents journaux: Divers Salaires Achats Ventes Inventaires Amortissements Soldes initiaux A extourner Bouclement Date Tapez la date valeur de l'criture. Si vous tapez une date hors exercice, un message vous avertit lors de l'enregistrement de l'criture. Pice Indiquez le numro de la pice comptable. Ce numro facilite le classement de vos pices comptables. Le numro de pice peut tre incrment automatiquement, pour cela vous devez slectionner cette prfrence dans les options des critures. 1. Au menu Comptabilit, Ecritures 2. Cliquez sur Actions 3. Slectionnez Options 4. Cochez la case Incrmenter automatiquement le numro de pice Libell Tapez la description de l'opration comptable. Pour acclrer la saisie, vous pouvez utiliser les libells automatiques. Pour utiliser les libells automatiques, vous devez soit saisir l'abrviation du libell soit le slectionner dans la liste en cliquant sur la flche cot du champ Libell. Pour plus d'informations, consultez Libells automatiques
97

Compte dbit - Compte crdit Slectionnez le compte dbit et le compte crdit. Si le compte dont vous avez besoin n'existe pas, vous pouvez le crer dans le plan comptable. Si un des comptes slectionn est en monnaie trangre, une ligne supplmentaire apparat dans laquelle vous pouvez saisir le montant en monnaie trangre et le cours du change.
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Montant Indiquez le montant brut de l'opration comptable (TVA incluse), exprim en monnaie locale. Si un compte en monnaie trangre est slectionn, vous pouvez indiquer le montant en monnaie trangre.

Onglet TVA, Monnaie

TVA, comptabilisation Vous pouvez changer les paramtres du calcul de la TVA. Si vous avez slectionn un compte qui contient de la TVA, ces informations sont automatiquement reprises depuis le plan comptable. Si vous modifiez un paramtre, il sera pris en compte uniquement pour cette criture. Pour plus d'informations, consultez TVA, gnralits 91 . TVA, montants Indiquez le montant TVA incluse ou le montant net et sans TVA. Une indication sur le montant de la TVA est affiche. Si vous modifiez un de ces montants, les changements se feront galement sur la premire page Ecritures. Monnaie Les options Recalculer et Mmoriser le cours sont affiches seulement si un compte en monnaie trangre est slectionn. Si vous voulez mmoriser le cours et que celui-ci soit automatiquement propos lors de la prochaine cration d'criture avec cette monnaie, cliquez dans la case cocher Mmoriser le cours.

Onglet Analytique
Cette page est active seulement si un compte ou un schma analytique est existant. Pour crer un compte un ou schma analytique, allez au menu Comptabilit, Analytique.

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Schma ou compte analytique Slectionnez le compte ou le schma analytique pour cette criture. Pour indiquer manuellement la rpartition, slectionnez Dfinir manuellement la rpartition dans la liste droulante. Montant rpartir Indiquez le montant rpartir. Le montant net de l'criture est automatiquement inscrit. Rpartition manuelle Si vous choisissez de dfinir manuellement les rpartitions, vous pouvez ajouter les diffrentes rpartitions dans le tableau. 1. Cliquez sur Nouveau 2. Slectionnez le compte analytique 3. Indiquez le taux de rpartition 4. Indiquez le montant au dbit et le montant au crdit. 5. Cliquez sur OK Rptez cette opration si vous voulez des rpartitions dans un ou plusieurs autres comptes analytiques. Particularit WinBIZ Basic Edition: Les monnaies trangres et la comptabilit analytique ne sont pas disponible.

3.1.1.2

Ecritures multiples
Une criture multiple permet de ventiler une opration comptable depuis un compte donn vers plusieurs autres comptes. Crer une criture multiple 1. Au menu Comptabilit, Ecritures 2. Cliquez sur Multiple

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La premire ligne de l'criture multiple La premire ligne d'une criture multiple contient le montant total. Les lignes suivantes contiennent les diffrents montants ventiler : Si la premire ligne est en monnaie locale: si l'un des comptes de contrepartie est en monnaie trangre, le bouton Monnaie trangre est activ. Vous pouvez saisir le cours de change et le montant en monnaie trangre Si le compte de la premire ligne (ligne de totalisation) est en monnaie trangre, toutes les autres lignes peuvent avoir un compte de contre partie en monnaie locale ou de la mme monnaie trangre. Le cours de change peut tre diffrent pour chacune des lignes de l'criture. Le montant en monnaie trangre et le cours ne peuvent pas tre dfinis sur la premire ligne de l'criture mais seulement sur les autres lignes. Le montant en monnaie trangre de la premire ligne est calcul automatiquement en fonction des montants en monnaie trangre des autres lignes. Journal Pour classer les diffrentes oprations comptables, vous pouvez les ventiler dans plusieurs journaux comptables: Divers Salaires Achats Ventes Inventaires Amortissements Soldes initiaux A extourner Bouclement Certaines oprations automatiquement cres par le logiciel gnrent des critures dans des journaux particuliers. Date Tapez la date de l'opration comptable. Si vous tapez une date hors exercice, un message vous apparat vous demandant de raccourcir la date dans un certain laps de temps.

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WinBIZ

Pice Tapez le numro de la pice comptable. Si ce numro ne figure pas sur le document que vous tapez, inscrivez-le. Ceci facilite le classement de vos pices comptables. Libell Inscrivez la description de l'opration comptable. Vous pouvez utiliser les libells automatiques pour acclrer la saisie. Totalisation Il s'agit du compte indiquer sur la premire ligne de l'criture. Choisissez le compte qui intervient dans cette opration comptable. Contrepartie Choisissez le compte qui intervient dans cette opration comptable. Dbit - Crdit Si toutes les lignes sont en monnaie locale tapez le montant de l'opration comptable, exprim en monnaie locale. Lors de la saisie de la premire ligne. Si le montant est au dbit du compte, placez-le dans le champ Dbit, sinon inscrivez le montant dans le champ Crdit. Pour toutes les autres lignes, le montant est automatiquement comptabilis dans la colonne approprie. Indiquez le compte touch au dbit et celui touch au crdit. Ajouter d'une ligne Ajoute une ligne dans l'criture multiple.

Onglet TVA, monnaie

Cet onglet permet de changer certains paramtres du calcul de la TVA

TVA, comptabilisation

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Guide de l'utilisateur

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Vous pouvez changer les paramtres du calcul de la TVA. Si vous avez slectionn un compte qui contient de la TVA, ces informations sont automatiquement reprises depuis le plan comptable. Si vous modifiez un paramtre, il sera pris en compte uniquement pour cette criture. Pour plus d'informations, consultez TVA, gnralits 91 . TVA, montants Indiquez le montant TVA incluse ou le montant net et sans TVA. Une indication sur le montant de la TVA est affiche. Si vous modifiez un de ces montants, les changements se feront galement sur la premire page Ecritures.

Onglet Analytique
Cette page est active seulement si un compte ou un schma analytique est existant. Pour crer un compte un ou schma analytique, allez au menu Comptabilit, Analytique.

Schma ou compte analytique Slectionnez le compte ou le schma analytique pour cette criture. Pour indiquer manuellement la rpartition, slectionnez Dfinir manuellement la rpartition dans la liste droulante. Montant rpartir Indiquez le montant rpartir. Le montant net de l'criture est automatiquement inscrit. Rpartition manuelle Si vous choisissez de dfinir manuellement les rpartitions, vous pouvez ajouter les diffrentes rpartitions dans le tableau. 1. Cliquez sur le bouton Nouveau 2. Slectionnez le compte analytique 3. Indiquez le taux de rpartition 4. Indiquez le montant au dbit et le montant au crdit. 5. Cliquez sur OK Rptez cette opration si vous voulez des rpartitions dans un ou plusieurs autres comptes analytiques.

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WinBIZ

Particularit WinBIZ Basic Edition: Les monnaies trangres et la comptabilit analytique ne sont pas disponible.

3.1.1.3

Rechercher une ou plusieurs critures

Vous pouvez dfinir un filtre afin de rechercher certaines critures, ou trouver un texte dans n'importe quelle colonne de la grille des critures. Dfinir un filtre sur les critures 1. Au menu Comptabilit, Ecritures 2. Cliquez sur le bouton Filtrer 3. Slectionnez les critres du filtre

Critres de filtre N d'criture entre ... et ... : Recherche d'aprs le numro d'criture. Le numro doit tre complet. Indiquez la fourchette de numros chercher. Date entre le... et le... : Recherche d'aprs la date de saisie. Indiquez la fourchette de dates chercher. Montant entre... et... : Recherche d'aprs le montant. Indiquez la fourchette de montants chercher. Inclure les montants bruts, TVA comprise : Etend la recherche aux montants bruts, TVA comprise N de pice : Recherche d'aprs le numro de pice. Une partie du numro suffit pour la recherche. Journal : Recherche d'aprs le journal. Slectionnez le journal dans la liste. Libell : Recherche d'aprs le contenu du libell. Une partie du libell suffit pour la recherche. Compte dbit ou crdit : Recherche d'aprs le numro de compte. Monnaie : Recherche d'aprs les monnaies dfinies dans l'application TVA : Recherche parmi les critures avec ou sans TVA Scurit : Recherche parmi les critures verrouilles ou non verrouilles Analytique : Recherche d'aprs l'absence ou la prsence d'analytique dans les critures Supprimer tous les filtres sur les critures 1. Au menu Comptabilit, Ecritures 2. Cliquez sur Filtrer
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Guide de l'utilisateur 3. 4. Cliquez sur Afficher tout Cliquez sur Masquer

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Comment trouver un texte dans la grille des critures 1. Cliquez dans la grille des critures 2. Tapez CTRL-HOME pour commencer la recherche partir de la premire ligne 3. Tapez CTRL-F (ou au menu Edition, Trouver) 4. Tapez le texte rechercher et cliquez sur OK 5. Pour trouver l'occurrence suivante, tapez CTRL-G

3.1.1.4

Classer les critures

Lorsque vous cherchez des informations, vous pouvez avoir besoin de changer l'ordre de classement des critures. Les critures sont classes dans l'ordre croissant. Classer les critures 1. Au menu Comptabilit 2. Cliquez sur Ecritures 3. Cliquez sur les en-ttes de colonne pour classer les critures

3.1.1.5

Supprimer une ou plusieurs critures

L'application vous laisse la possibilit de supprimer une criture, qu'elle ait t saisie par erreur ou qu'elle ait t gnre par une application auxiliaire. Cette dernire opration ncessite une manipulation particulire. Supprimer une criture 1. Au menu Comptabilit, Ecritures 2. Slectionnez l'criture supprimer 3. Cliquez sur Supprimer Supprimer plusieurs critures comptables en une seule opration Si vous devez supprimer plusieurs critures comptables en une seule opration, vous devez d'abord activer un filtre qui n'affiche que les critures supprimer, puis activer la fonction de suppression des critures affiches. 1. Au menu Comptabilit, Ecritures 2. Activez un filtre de recherche en cliquant sur le bouton Filtrer 3. Vrifiez que seules les critures supprimes sont affiches 4. Au menu Ecritures, Supprimer 5. Cliquez sur Toutes les critures affiches Supprimer une criture gnre par une application auxiliaire Vous ne pouvez pas supprimer les critures gnres par les applications auxiliaire lorsque vous travaillez dans la comptabilit gnrale. La seule faon de supprimer ces critures est d'intervenir directement sur le document original (Ex. Supprimer la facture ou le salaire correspondant). Remarque La suppression d'criture est irrversible. Avant de supprimer une srie d'critures, il est recommand de sauvegarder vos donnes.

3.1.1.6

Afficher le solde d'un compte

Pour visualiser le solde depuis la fentre des critures, vous pouvez procder de deux manires :

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WinBIZ Afficher le solde d'un compte dans la barre d'tat des critures 1. Au menu Comptabilit, critures 2. Lors de la slection d'une criture, vous pouvez visualiser le solde des comptes touchs par l'criture dans la barre d'tat de la fentre.

3. Si le solde des comptes ne s'affiche pas, cliquez sur le nom du compte pour afficher le solde

Pour modifier les options d'affichage des soldes, consultez Options de la comptabilit 534 . Afficher le solde d'un compte dans la bote de dialogue Informations 1. Au menu Comptabilit, critures 2. Slectionnez un compte dans la liste droulante 3. Cliquez sur le bouton Infos 4. Slectionnez Informations 5. La bote de dialogue Informations s'ouvre et affiche des informations sur le compte la date de l'criture slectionne dans la fentre critures.

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Guide de l'utilisateur

77

6. Si ncessaire, modifiez la priode ou les dates prendre en compte dans la bote de dialogue. Par exemple, en slectionnant l'entre Tout l'exercice

3.1.2

Oprations spciales sur les critures

Par opposition aux oprations courantes, les oprations spciales sur les critures reprsentent les actions avances relatives aux critures comptables. Oprations spciales sur les critures Extourner une criture 77 Dupliquer une criture 77 Inverser une criture 78 Verrouiller une criture 78

3.1.2.1

Extourner une criture

L'extourne d'une criture comptable est la cration d'une criture de correction, d'un mme montant, dont les comptes de dbit et de crdit sont inverss. Le rsultat comptable d'une extourne est identique la suppression d'une criture, mais l'extourne permet un meilleur suivi de la saisie rgulire et chronologique des critures. Extourner une criture L'application peut extourner des critures simples ou des critures multiples. Le libell d'une criture extourne est prcd du mot Extourne. 1. Au menu Comptabilit, Ecritures 2. Cliquer sur Actions, Extourner Particularit WinBIZ Basic Edition: Fonctionnalit non disponible

3.1.2.2

Dupliquer une criture

La copie d'criture duplique l'criture slectionne et attribue un numro diffrent la nouvelle criture. Dupliquer une criture comptable 1. Au menu Comptabilit, Ecritures 2. Slectionnez l'criture copier 3. Cliquez sur Actions, Copier

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WinBIZ

3.1.2.3

Inverser une criture

Cette opration inverse les comptes Dbit et Crdit des critures slectionnes, l'exception des critures verrouilles et des critures provenant des applications auxiliaires. Inverser les critures 1. Au menu Comptabilit, Ecritures 2. Cliquez sur Actions 3. Cliquez sur Inverser 4. Slectionnez les critures inverser

3.1.2.4

Verrouiller une criture

L'opration de verrouillage d'une criture comptable vous permet d'viter toutes modifications d'une ou plusieurs critures existantes. Pour plus d'informations, consultez Verrouiller une criture comptable Particularit WinBIZ Basic Edition: Fonctionnalit non disponible
63

3.1.2.5

Importer des critures depuis un fichier

Le module d'importation vous permet d'importer des critures comptables partir d'un fichier. Importer des critures comptables 1. Au menu Comptabilit, Ecritures 2. Cliquez sur Actions 3. Slectionnez Importer, Exporter puis cliquez sur Importation standard 4. Slectionnez le format du fichier 5. Cliquez sur le bouton "..." pour rechercher le fichier importer 6. Si ncessaire, slectionnez la conversion de fichier 7. Cliquez sur Importer

Format de fichier Choisissez le format du fichier source. Seize formats sont actuellement supports : 1. dBase, XBase (DBF). 2. Dlimit avec espaces (TXT). 3. Dlimit avec tabulations (TXT). 4. Dlimit avec virgules (TXT). 5. Lotus 123 1A (WKS).
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Guide de l'utilisateur 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. Lotus 123 2.x (WK1). Lotus 123 3.x (WK3). Lotus Symphony 1 (WRK). Lotus Symphony 1.1/1.2 (WR1). Microsoft Excel 2.0, 3.0, 4.0 (XLS). Microsoft Multiplan 4.01 (MOD). Symbolic Link Format (SYLK). System Data Format (SDF). Data Inter change Format (DIF). Framework II (FW2). Paradox 3.5, 4.0 (DB).

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Nom du fichier Cliquez sur le bouton "..." pour rechercher le fichier importer Conversion Slectionnez le type de conversion pour l'importation de ce fichier. Les conversions suivantes sont disponibles : Windows (1252) DOS (850) UTF-8 (TXT) Options Expansion des abrviations des libells automatiques : si vous utilisez les libells automatiques 97 dans votre dossier comptable, vous pouvez saisir directement son code dans le libell de l'criture importer et le code sera automatiquement remplac par le texte du libell. Si vous activez cette option, les comptes et le montant du libell automatique ne sont pas repris. Importation du premier enregistrement : si la premire ligne de votre fichier contient les en-ttes de colonnes, n'activez pas cette option. Archiver aprs l'importation : cochez cette case pour archiver le fichier aprs l'importation des critures. Le fichier sera dplac dans le rpertoire du dossier comptable de la base de donnes. Aperu Cliquez sur ce bouton pour visualiser les donnes du fichier import. Importer Lance l'importation du fichier. Les critures non valides sont ignores. Aprs l'importation, vous pouvez consulter et corriger les critures non valides. Structure du fichier source Le fichier source doit tre structur de la manire suivante :
Cham p n 1 2 3 4 5 6 7 Nom du champ Date Pice Libell Cpt_debit Cpt_credit Montant Journal Description Date N de pice Libell Compte dbit Compte crdit Montant Journal Types de Longue Dcim donnes ur ales Date 8 ou 10 2 Contenue du champ Obligatoire Facultatif Obligatoire Obligatoire Obligatoire Obligatoire Facultatif, codes admis: d : Divers s : Salaires

Caractre 10 Caractre 60 Caractre 10 Caractre 10 Numriqu 15 e Caractre 1

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a : Achats v : Ventes i : Inventaires m : Amortissements o : Soldes initiaux b : Bouclement x : A extourner 8 9 10 11 12 ME_cours ME_mnt TVA_taux TVA_mnt TVA_cpt Cours de change Montant ME Taux de TVA Montant TVA Compte touch par la TVA Numriqu 12 e Numriqu 15 e Numriqu 15 e Numriqu 15 e Caractre 1 6 2 2 Obligatoire si criture en ME Obligatoire si criture en ME Obligatoire si criture TVA Obligatoire si criture TVA Obligatoire si criture TVA, codes admis: d : Compte TVA au dbit c : Compte TVA au crdit 13 TVA_typ Type de TVA Numriqu 1 e Obligatoire si criture TVA, codes admis : 1 : Pas de TVA 2 : TVA due (A Payer) 3 : Impt pralable 4 : Hors taxe Remarque : Si ce champ n'est pas rempli, la codification du compte est utilise. 14 TVA_meth Mthode TVA au brut ou au net Numriqu 1 e Obligatoire si criture TVA, codes admis : 1 : Brut 2 : Net Remarque : Si vous importez des critures au Net, WinBIZ crera automatiquement une 2me ligne d'criture contenant la TVA. Si ce champ n'est pas rempli, la mthode au Brut est utilise 15 TVA_soum Part soumis TVA en % Numriqu 3 e Facultatif, si cette valeur est omise, WinBIZ 8.0 utilise automatiquement 100% de par soumise la TVA Cl secondaire. La cl primaire dpend du fichier MONNAI.DBF. Valeur zro si monnaie criture en monnaie locale seulement 17 Ecr_monqt Quantit de e monnaie trangre cte Comment Numriqu 6 e Caractre 80 Valeur 0 si criture en monnaie locale seulement. Cette colonne est ignore lors de l'importation

16

Ecr_monn ai

Code monnaie trangre

Numriqu 4 e

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Ecr_ana

criture analytique

Caractre 20

Numro du compte analytique, pas de sh ma de rpartition

Remarques gnrales sur l'importation En principe, le fichier importer doit contenir tous les champs mentionns ci-dessus, et l'ordre des colonnes est dterminant. Si vous importez des critures sans monnaies trangres ni TVA, vous pouvez crer un fichier ne contenant que les colonnes 1 6 (Montant) ou 1 7 (Journal). Si vous importez des critures contenant des monnaies trangres, crez un fichier contenant toutes les colonnes, de 1 9 (Montant ME). Si vous importez des critures TVA, crez un fichier contenant toutes les colonnes, de 1 15 (TVA Part soumise). Si vous importez des critures TVA sans monnaies trangres, vous devez galement inclure les colonnes des monnaies trangres, mme si elles ne contiennent aucune valeur. Les champs facultatifs doivent tre prsents, mais ils peuvent tre vides. Le nom des champs (titres des colonnes) ne dtermine pas obligatoirement le contenu. Si vous importez des fichiers dBase (DBF), le nom du champ ne peut pas dpasser 10 caractres, ne doit pas contenir des lettres accentues, et ne doit pas contenir d'espaces. Exemple: au lieu de "TVA Mthode", utilisez TVA_meth. Certaines applications peuvent gnrer la valeur NULL. Ce type de valeur n'est pas toujours support lors de l'importation. Le seul moyen de savoir si le fichier cr par votre application est utilisable est de le tester. Dans la norme, un champ vide contient donc une chane de caractres vide, un champ numrique contient le chiffre zro, etc. Afin d'viter des doublons, les critures sont automatiquement numrotes lors de l'importation. Particularit WinBIZ Basic Edition: Fonctionnalit non disponible

3.1.2.6

Importer des critures WinBIZ

Vous pouvez importer les critures WinBIZ d'un autre dossier ou d'un autre exercice comptable. Cette opration peut tre utile dans plusieurs cas de figure: Rcuprer les critures de WinBIZ Salaires lorsqu'un dossier spar a t cr pour une entreprise dont l'exercice comptable ne correspond pas l'anne civile. Rcuprer les critures d'un autre exercice comptable lorsqu'on a chang la date de bouclement. Consolider plusieurs dossiers comptables. Importer des critures WinBIZ 1. Au menu Comptabilit, Ecritures 2. Cliquez sur le bouton Actions 3. Slectionnez Importer, Exporter, puis cliquez sur Importer critures WinBIZ 4. Entrez la fourchette de dates et / ou de numros d'critures 5. Cliquez sur le bouton Importer

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WinBIZ

Dossier source Choisissez le dossier et l'exercice partir desquels proviennent les critures que vous souhaitez importer. Date entre... Numro entre... Si vous souhaitez importer une seule partie des critures, indiquez une fourchette de dates et de numros. Remarque Les nouvelles critures importes seront renumrotes. Particularit WinBIZ Basic Edition: Fonctionnalit non disponible

3.1.2.7

Importer des critures TaskStar

Si vous utilisez le logiciel TaskStar, vous pouvez reprendre les critures de ce programme pour les importer dans WinBIZ Importer des critures TaskStar 1. Au menu Comptabilit, Ecritures 2. Cliquez sur Actions 3. Slectionnez Importer, exporter 4. Cliquez sur Importer critures TaskStar 5. Cliquez sur Parcourir et allez rechercher votre fichier contenant les donnes TaskStar 6. Cliquez sur Importer

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Elments Un lment correspond une mthode de paiement ou un groupe d'article du programme TaskStar. Pour chaque numro dans TaskStar doit correspondre un lment dans WinBIZ. 1. Au menu Comptabilit, Ecritures 2. Cliquez sur Actions 3. Slectionnez Importer, exporter 4. Cliquez sur Importer critures TaskStar 5. Cliquez sur Options 6. Cliquez sur Nouveau pour ajouter un lment

Type Groupe d'articles ou Mthode de paiement Elment Code de l'lment dans le programme TaskStar Compte Compte du plan comptable de WinBIZ auquel correspond le groupe d'article ou la mthode de paiement en question Description Description du groupe d'article ou de la mthode de paiement en question

3.1.2.8

Importer des critures Crsus

WinBIZ vous permet d'importer des critures comptables depuis Crsus. Il est possible d'importer des critures provenant du module comptabilit et des modules auxiliaires. Importer des critures du module Comptabilit de Crsus 1. Au menu Comptabilit, Ecritures 2. Cliquez sur Actions 3. Slectionnez Importer, Exporter 4. Cliquez sur Importer critures Crsus 5. Slectionnez Comptabilit 6. Cliquez sur Parcourir et slectionnez le fichier d'critures Crsus importer 7. Vous pouvez saisir une fourchette de date en cochant la case "Importer uniquement les critures comprises entre les dates suivantes." 8. Cliquez sur OK pour dmarrer l'importation

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Importer des critures des modules auxiliaires de Crsus 1. Au menu Comptabilit, Ecritures 2. Cliquez sur Actions 3. Slectionnez Importer, Exporter 4. Cliquez sur Importer critures Crsus 5. Slectionnez Modules Auxiliaires 6. Cliquez sur Parcourir et slectionnez le fichier d'critures Crsus importer 7. Vous pouvez saisir une fourchette de date en cochant la case "Importer uniquement les critures comprises entre les dates suivantes." 8. Cliquez sur OK pour dmarrer l'importation

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3.2
3.2.1

Comptes
Plan comptable
Le plan comptable est la liste structure de tous les comptes de votre entreprise. Organisez soigneusement votre plan comptable et vous obtiendrez des informations prcieuses sur la situation financire de votre entreprise. Lors de la cration de votre dossier comptable, vous pouvez utiliser un plan comptable prdfini, ou rcuprer un plan comptable d'un autre dossier existant. Modifier le plan comptable Vous pouvez ajouter, modifier ou supprimer un compte au plan comptable. Lorsque vous faites une modification, le changement est automatiquement rpercut dans toute l'application. 1. Au menu Comptabilit, Plan comptable 2. Slectionnez un compte 3. Cliquez sur Ouvrir

3.2.2

Description des comptes

Lors de la mise en place des comptes vous devez respecter certaines rgles relatives au contenu des divers champs d'un compte. Crer un compte 1. Au menu Comptabilit 2. Slectionnez Plan comptable 3. Cliquez sur Nouveau

Compte

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Numro Les comptes sont classs dans l'ordre de leur numro. Le nombre de chiffres du numro dtermine le type de compte: 1 chiffre : Classe de totalisation 2 chiffres : Groupe de totalisation 3 chiffres : Sous-groupe de totalisation 4-12 caractres : Compte de saisie Sous-compte Pour crer un sous-compte, vous devez mettre le numro de compte suivi d'un point et d'un autre chiffre. En faisant cela, vous obtenez un total du compte principal et de ses complments. Dsignation Indiquez le titre du compte (par exemple Caisse, Banque, etc.). Classe Choisissez la classe dans laquelle se place ce compte. Les six classes possibles sont: Actif: tout ce que vous possdez, y compris les droits financiers sur des tiers. Passif: toutes les dettes et les engagements financiers envers des tiers. Charges : tous les frais de production, achats de marchandises, salaires, etc. Produits : tous les revenus des ventes, des travaux excuts pour des tiers, etc. Charges et produits hors exploitation : toutes les dpenses et les recettes n'intervenant pas directement dans l'exploitation (charges et produits d'immeubles, etc.) Bouclement : comptes de clture. Ces comptes ne sont imprims ni sur l'tat Bilan, ni sur l'tat Profits et Pertes. Type de compte Choisissez le type de compte dans lequel il doit tre plac (par exemple : Caisse, Compte postal, Dbiteurs, etc.). Dans certaines situations, la liste de s lection d'un compte comptable vous propose automatiquement les comptes appartenant un type de compte. Par exemple, lors de la slection d'un compte dans une mthode de paiement bancaire, la liste des comptes proposs en premier appartiennent au type "Compte bancaire". Monnaie Choisissez la monnaie de ce compte. Par dfaut, le compte est en monnaie locale.

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Compte ou schma analytique Vous pouvez associer un compte analytique ou un schma analytique ce compte, pour autant qu'il appartienne une classe de Produits ou de Charges. Consultez la Comptabilit analytique 110 pour plus d'informations. Dsactiver un compte Cette option vous permet d'enlever le compte dans les listes de slection (par exemple, dans les critures comptables).

TVA

Type de TVA Vous avez le choix entre les possibilits suivantes: Pas de TVA : Pas de gestion automatique de la TVA TVA due : En gnral associe aux comptes de produits et aux coptes d'actifs - investissements. Impt pralable : La TVA rcuprer; en gnral associe aux comptes de charges. Hors taxe : Non soumis la TVA (exportation, etc.) Taux Indiquez le taux de TVA appliquer. Comptabilisation Choisissez la mthode de comptabilisation de la TVA, soit au brut soit au net. Si vous dcomptez la TVA selon le taux de dette fiscale net (mthode forfaitaire), vous devez absolument comptabiliser au brut. Sinon, la plupart des entreprises comptabilisent au net. Compte collectif TVA En cas de comptabilisation au net, indiquez le compte collectif o l'criture TVA doit tre comptabilise. Arrondi TVA Vous pouvez programmer par dfaut l'arrondi du montant de la TVA 1 centime ou 5 centimes. En gnral il est recommand d'arrondir 1 centime afin d'viter des erreurs de sommes des arrondis. Part soumise En rgle gnrale la totalit des montants sont soumis la TVA. Mais certains cas particuliers, comme les frais de reprsentation, ne sont dductibles qu'
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WinBIZ 50%. Vous pouvez indiquer la part des montants soumis la Mthode d'arrondi du montant TVA.

Budget
Budget L'onglet Budget vous permet de saisir des budgets priodiques pour ce compte. Vous pouvez saisir les donnes de votre budget annuellement ou mensuellement : En inscrivant le total annuel dans le budget annuel, vous pouvez le rpartir automatiquement dans les douze priodes de l'anne en cours en cliquant dans la case cocher Rpartir automatiquement le budget annuel. En inscrivant le budget mensuel pour chaque priode ou pour les priodes que vous choisissez. Le montant total du budget annuel est alors automatiquement recalcul. Pour plus d'informations, consultez Budgets
108

Solde

Situation au L'onglet Solde vous permet de dfinir le solde de l'exercice prcdent pour le compte slectionn. Ce solde est utilis lors de la comparaison des soldes de l'exercice en cours avec ceux de l'exercice prcdent, lors de l'impression d'un bilan ou des profits et pertes. Montant Indiquez le solde en monnaie locale et en monnaie trangre si ncessaire. Dbit / Crdit Indiquez si le solde est au dbit ou au crdit du compte. Par exemple si le solde en caisse est de F. 350.-, indiquez le montant de F. 350.- au dbit du compte Caisse. Particularit WinBIZ Basic Edition: Les monnaies trangres, la comptabilit analytique, la dsactivation d'un compte, les budgets et les sous-compte ne sont pas disponibles.

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3.2.3

Comptes de clture
Vous devez dfinir les comptes de clture pour permettre au logiciel de gnrer automatiquement, lors du bouclement, les critures de soldes initiaux et les critures de rsultat de l'exercice. Comptes touchs lors de la cration automatique des critures de bouclement Lors du bouclement le logiciel propose par dfaut les derniers comptes utiliss pour cette opration dans le dossier en cours. Vous pouvez modifier ces informations. 1. Au menu Fichier, Ouvrir 2. Slectionnez l'exercice 3. Cliquez sur Boucler 4. Cliquez sur Vrifier 5. Cliquez sur Suivant 6. L'tape 2 de l'assistant de bouclement vous permet de dfinir les comptes touchs

Compte bilan d'ouverture Choisissez le compte de saisie servant passer automatiquement les critures de soldes initiaux lors de l'ouverture de l'exercice suivant. Ce compte peut appartenir la classe Bouclement. Libell des critures d'ouverture Au bouclement de l'exercice, lors du transfert automatique des soldes des critures, une criture d'ouverture est cre automatiquement pour chaque compte de saisie du bilan. Vous pouvez indiquer le texte du libell de chaque criture d'ouverture. Ce texte est automatiquement suivi du titre du compte. Comptes utiliss en cas de bnfice Choisissez le compte de passif et le compte de charge ou de bouclement dans lequel est passe l'criture de bouclement en cas de bnfice durant cet exercice. Comptes utiliss en cas de dficit (perte) Choisissez le compte d'actif et le compte de produit ou de bouclement dans lequel est passe l'criture de bouclement en cas de perte durant cet exercice. Remarque Si vous n'avez pas dfini les comptes de clture ou d'ouverture, l'application

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WinBIZ vous le mentionne lors du bouclement de l'exercice.

3.2.4

Regrouper deux comptes

Dans le plan comptable, vous pouvez regrouper deux comptes. Cette opration globale modifie toutes les critures du premier compte vers le compte cible. Vous pouvez choisir ou non de regrouper les critures de soldes initiaux. Regrouper deux comptes Cette opration est irrversible, il est conseill d'effectuer une sauvegarde de vos donnes avant de l'excuter. 1. 2. 3. 4. 5. 6. Au menu Comptabilit, Plan comptable Faites un clic-droit de la souris sur un compte Slectionnez Regrouper deux comptes Dans Regrouper le compte, slectionnez le compte dont les critures sont transfrer vers un autre compte Dans Vers le compte, slectionnez le compte dans lequel seront transfres les critures du premier compte Cliquez sur Dmarrer

Grouper galement les soldes initiaux Cochez cette case pour que les comptes des critures de soldes initiales soient galement modifis. Supprimer le premier compte Cochez cette case afin que le premier compte "Regrouper vers" soit supprim aprs le regroupement. Particularit WinBIZ Basic Edition: Fonctionnalit non disponible

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91

3.3
3.3.1

TVA
TVA, gnralits
Certains contribuables ne sont pas soumis la TVA s'ils exercent des professions particulires (par exemple l'agriculture), ou si leur chiffre d'affaires n'excde pas un certain montant (Ex. 75'000 francs par an, au 01.01.2001). L'Administration Fdrale des Contributions (AFC) a tabli des instructions dtailles traitant la majorit des cas. Si vous n'tes pas soumis la TVA, vous pouvez utiliser le programme comme auparavant sans changer votre mthode de comptabilisation. Comment grer la TVA si vous n'tes pas assujetti Dans les comptes du plan comptable, paramtrez les comptes "Pas de TVA".

Lors de la saisie des critures comptables, les paramtres TVA dfinis dans les comptes du plan comptable seront automatiquement repris. Mthodes de calcul de la TVA La mthode de calcul de la TVA permet de dterminer la manire dont la TVA est calcule lorsque les documents sont passs en comptabilit gnrale. Deux mthodes sont proposes par l'AFC. Mthode forfaitaire (taux de dette fiscale nette) 92 Mthode de calcul normal (dcompte effectif) 92 Le paramtrage dans WinBIZ diffre selon la mthode de calcul de la TVA. Modes de dcompte de la TVA Le mode de dcompte de la TVA permet de dterminer la manire dont les documents commerciaux sont passs en comptabilit gnrale. Il existe deux modes de dcompte de la TVA. Dcompte de la TVA selon les contre-prestations convenues 94 Dcompte de la TVA selon les contre-prestations reues 94 Instructions 2001 sur la TVA, Article 964, p.229 "Si, dans le grand livre, les vnements commerciaux sont comptabiliss selon les mouvements d'argent, l'AFC peut autoriser, sur demande, que les dcomptes soient tablis selon les contre-prestations reues. Si, en outre, il est tenu une comptabilit dbiteurs ou une liste des postes dbiteurs ouverts au moyen de l'informatique, permettant de transfrer automatiquement dans le grand livre ces mouvements financiers, il faut procder selon le ch. 962, savoir tablir les dcomptes sur la base des contre-prestations convenues."

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WinBIZ Mthodes de comptabilisation de la TVA Comptabilisation au brut 99 : Les comptes de produits et de charges enregistreront les montants bruts, impt compris. La TVA due et l'Impt pralable seront manuellement ressortis mensuellement ou la fin de la priode de dcompte et transfrs sur les comptes spars TVA due et Impt pralable. Avec cette mthode, les comptes de produits et de charges comprennent des montants bruts incluant l'impt (TTC). C'est la mthode recommande si vous dcomptez selon la mthode forfaitaire. Comptabilisation au net 100 : Les comptes de produits et de charges n'enregistreront que les montants nets, impt non compris. La TVA due et l'impt pralable seront comptabiliss simultanment sur les comptes spars TVA due et Impt pralable. Ainsi les comptes de produits et de charges refltent en permanence les recettes et les charges nettes, sans impt. Cette mthode de comptabilisation est conseille si vous dcomptez selon la mthode normale.

3.3.2
3.3.2.1

Mthodes de calcul de la TVA

Mthode de calcul normal (dcompte effectif)
Chaque fois que vous vendez un bien (Marchandises, services, etc.), vous devez facturer la Taxe sur la Valeur Ajoute. Cette taxe dpend de la catgorie du bien et deux taux sont applicables. Le taux normal est de 7.6 %, et le taux rduit de 2.4 %. Lorsque vous achetez un bien, la TVA incluse dans le prix de ce bien s'appelle l'Impt pralable. Vous pouvez dduire l'Impt pralable de la dette fiscale que vous devez payer l'AFC. Si vous calculez la TVA par le biais de la mthode normale, nous vous conseillons d'utiliser la mthode comptabilisation au net 100 . Mthode de comptabilisation Lors du calcul de la TVA par la mthode standard, vous devez choisir l'une des deux mthodes de comptabilisation. Comptabilisation au brut 99 : Avec cette mthode, les comptes de produits et de charges comprennent des montants bruts incluant l'impt (TTC). Comptabilisation au net 100 : Avec cette mthode, les comptes de produits et de charges refltent en permanence les recettes et les charges nettes, sans impt.

3.3.2.2

Mthode forfaitaire (taux de dette fiscal nette)

Si votre chiffre d'affaires est infrieur 3'000'000 francs (trois millions) par an et que le montant de votre dette fiscale n'excde pas 60'000 francs (soixante mille) francs par anne, vous pouvez utiliser la mthode forfaitaire. L'AFC tient votre disposition une liste des branches professionnelles et le taux fiscal appliquer. Le principe de fonctionnement est simple: chaque semestre, vous calculez la dette fiscale en multipliant le chiffre d'affaires global par le taux forfaitaire de votre branche professionnelle, et vous payez le montant de cette dette fiscale l'AFC. Ce taux forfaitaire s'appelle le Taux de dette fiscale nette car il comprend la dduction de l'Impt pralable. Si vous renoncez la mthode forfaitaire au dbut de votre assujettissement, vous ne pouvez faire usage de cette possibilit qu'aprs l'coulement de cinq annes civiles. Mthode de comptabilisation Lors du calcul de la TVA par la mthode forfaitaire, nous vous conseillons les paramtres suivants : Dans le module Comptabilit, paramtrez les comptes du plan comptable en
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Guide de l'utilisateur dfinissant le type de TVA Pas de TVA.

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Dans le module Commerce, paramtrez les modes de comptabilisation avec la mthode de comptabilisation au brut 99 . Avec cette mthode, les comptes de produits et de charges comprennent des montants bruts incluant l'impt (TTC).

Calculer votre dette fiscale 1. Au menu Comptabilit, Etats 2. Cliquez sur TVA 3. Slectionnez Dcompte TVA priodique 4. Slectionnez la priode du dcompte 5. Cliquez sur Mthode forfaitaire 6. Indiquez le taux forfaitaire 7. Slectionnez le ou les comptes correspondant au taux entr. Pour slectionner plusieurs comptes, faites un clic-droit de la souris sur la liste des comptes et slectionnez Slection multiple. 8. Cliquez sur Imprimer

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3.3.3

Modes de dcompte de la TVA

Le mode de dcompte de la TVA permet de dterminer la manire dont les documents commerciaux sont passs en comptabilit gnrale. Dcompter la TVA selon les contre-prestations convenues C'est la mthode normale conseille. Lorsque vous utilisez cette mthode, vous pouvez comptabiliser les factures, puis les paiements. En rgle gnrale, utilisez cette mthode. Dcompter la TVA selon les contre-prestations reues Cette mthode peut tre utilise exceptionnellement si vous avez reu l'autorisation de l'Administration Fdrale des Contributions. Elle n'est pas conseille pour des entreprise d'une certaine importance car seuls les mouvements financiers seront comptabiliss. Les postes ouverts ne sont pas mis jour en comptabilit gnrale et seuls les encaissements et dcaissements sont comptabiliss. Prfrez gnralement la mthode des contre-prestations convenues. Slectionner le mode de dcompte de la TVA 1. Au menu Outils, Options 2. Cliquez sur Comptabilit 3. Cliquez sur Comptabilisation 4. Slectionnez le mode de dcompte de la TVA Remarques Assurez-vous que le systme que vous dsirez utiliser est accept par l'AFC et recommand par votre fiduciaire. Assurez-vous que vous commencez un exercice comptable (vous ne devez pas changer de mthode en cours d'exercice).

3.3.4

Mise en place de la TVA

La mise en place de l'assujettissement la TVA doit se faire en dbut d'anne fiscale ou au dbut de l'activit. Cet assujettissement est dfini par les dispositions de L'Administration Fdrale des Contributions (AFC). Ces dispositions sont lies votre branche d'activit et il est indispensable de vous y rfrer avant tout changement. Mettre en place l'assujettissement la TVA 1. Prenez contact avec l'AFC afin d'obtenir les informations et les taux relatifs votre activit 2. En fonction des informations de l'AFC dfinissez la mthode de calcul de la TVA 3. Dfinissez les comptes collectifs TVA actif et passif 4. Dfinissez la TVA dans les articles Dfinir un compte collectif TVA actif ou passif Pour qu'un compte de bilan soit considr comme compte collectif, vous devez l'indiquer comme tel au moins une fois dans un mode de comptabilisation 453 Dfinir la TVA dans les articles Vous pouvez dfinir la TVA dans les articles de plusieurs manires : Dfinition de la TVA dans un compte de charges ou de produits 85 Dfinition de la TVA dans le mode de comptabilisation 453 Dfinition de la TVA lors de la saisie d'une ligne d'article dans un document commercial vente 317 Dfinition de la TVA lors de la saisie d'une ligne d'article dans un document commercial achat 394

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95

3.3.5

Dcompte et Journal TVA

Imprimer un dcompte ou un journal TVA 1. Au menu Comptabilit, Etats 2. Cliquez sur TVA 3. Slectionnez le document imprimer 4. Slectionnez la priode de dcompte 5. Slectionnez la mthode de calcul 6. Cliquez sur Imprimer

Document imprimer Dcompte TVA: utilisez cette option pour imprimer un rcapitulatif de la TVA, que vous pouvez reporter sur votre dcompte TVA. Journal TVA: utilisez ce journal pour afficher la liste de toutes les critures touches par la TVA. Liste des comptes TVA: cette liste affiche les comptes de votre plan comptable dfinis pour calculer automatiquement la TVA. Mthode de calcul Mthode normale: utilisez cette mthode si vous dcomptez la TVA sur vos ventes et dduisez la TVA sur vos achats. Mthode forfaitaire: utilisez cette mthode si vous avez demand de dcompter la TVA selon un taux de dette fiscale net. Pour dcompter selon cette mthode, vous devez bnficier d'une autorisation de l'Administration Fdrale des Contributions. Toutes les critures de comptes collectifs TVA Cette option permet d'obtenir, sur une feuille spare, la liste de toutes les critures touchant directement les comptes TVA (critures de TVA pure). Cette page spare est importante lorsque vous devez dcompter la TVA facture directement lors d'importations, par exemple.

3.3.6

Modification du taux TVA

En cas de changement du taux de TVA au niveau Fdral, vous pouvez automatiser l'opration en utilisant l'outil Changement du taux de TVA. Modifier le taux de TVA 1. Au menu Outils, Options 2. Cliquez sur Comptabilit 3. Cliquez sur TVA

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WinBIZ 4. Dfinissez les rgles de changement de taux. Par exemple: jusqu'au 1er janvier 2001, le taux est de 7.5%, aprs le 1er janvier, le nouveau taux est de 7.6%.

Automatiser le contrle de la TVA Si cette case est coche, deux oprations seront mise en place: A l'ouverture du dossier, le logiciel contrle les taux de TVA du Plan comptable, des Modes de comptabilisation et des Documents priodiques. Aprs la date de changement, si des taux de TVA sont changer, une fentre vous propose de lancer une modification globale. Seuls le Plan comptable, les Modes de comptabilisation et les Documents priodiques seront changs. Aucun document ou criture contenant l'ancien taux ne sera modifi. Si votre exercice comptable dbute hors d'une anne civile, lorsque vous tapez une criture, si la date est antrieure la date du changement de taux, l'ancien taux est propos. Aprs la date du changement de taux, le nouveau taux est appliqu.

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97

3.4
3.4.1

Libells automatiques
Crer un libell automatique
Si vous utilisez souvent certains libells, vous pouvez automatiser la saisie de ceux-ci en crant des libells automatiques. Crer un libell automatique 1. Au menu Comptabilit, Libells automatiques 2. Cliquez sur le bouton Nouveau

Code Entrez le code (abrviation) de ce libell. C'est le code taper lors de la saisie de libells d'critures pour appeler le libell automatique. Journal Slectionnez le journal qui sera repris dans l'criture Texte Tapez le texte du libell comptable de l'criture Compte dbit Si le libell automatique se rapporte un compte dbit habituel, choisissez dans la liste droulante le compte concern. Compte crdit Si le libell automatique se rapporte un compte crdit habituel, choisissez dans la liste droulante le compte concern. Montant Si le libell automatique est dfini pour un montant prcis (par exemple : loyer), vous pouvez entrer ce montant lors de la cration du libell automatique.

3.4.2

Utiliser les libells automatiques

Lors de la saisie d'critures, le logiciel dtecte si le texte est un code de libell. Dans ce cas, ce mot est automatiquement remplac par le texte du libell automatique correspondant. Utiliser les libells automatiques 1. Lors de la saisie d'une criture, tapez le code du libell ou cliquez sur la flche droite du champ Libell 2. Le texte est automatiquement remplac par le texte du libell automatique correspondant Exemple

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WinBIZ Si le code LOC correspond au libell automatique Location, lors de la saisie d'criture, si vous tapez LOC Monsieur XYZ, l'application gnre le libell Location Monsieur XYZ, propose les comptes et le montant ventuel automatiquement. Imprimer la liste des libells automatiques 1. Au menu Comptabilit, Etats 2. Cliquez sur Libells automatiques 3. Cliquez sur le bouton Imprimer

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99

3.5

Comptabilisation
La comptabilisation est l'opration qui consiste transfrer dans la comptabilit gnrale les critures relatives aux lments des modules auxiliaires (Commerce, Salaires, etc.). Tant que les lments des modules auxiliaires ne sont pas comptabiliss, les comptes ne sont pas mis jour et ne refltent pas la situation financire de l'entreprise. Commerce Mthode de comptabilisation 99 Comptabilisation des documents commerciaux Salaires Mthode de calcul des salaires bruts ou nets Comptabiliser les salaires 102 Comptabiliser les charges d'entreprise 103 Comptabilit Comptabilisation des amortissements Dcomptabilisation 106

100

101

105

3.5.1
3.5.1.1

Commerce
Mthodes de comptabilisation
La mthode de comptabilisation permet de dterminer la manire dont la TVA est calcule lorsque les documents sont passs en comptabilit gnrale. Il existe deux mthodes de comptabilisation Comptabilisation au brut 99 Comptabilisation au net 100

3.5.1.1.1

Comptabilisation au brut
Les comptes de produits et de charges enregistreront les montants bruts, impt compris. La TVA due et l'Impt pralable seront manuellement ressortis mensuellement ou la fin de la priode de dcompte et transfrs sur les comptes spars TVA due et Impt pralable. Avec cette mthode, les comptes de produits et de charges comprennent des montants bruts incluant l'impt (TTC). C'est la mthode recommande si vous dcomptez selon la mthode forfaitaire. Cette mthode de comptabilisation est utilise si vous dcomptez selon la mthode forfaitaire et que vous souhaitez imprimer galement le dcompte avec la mthode normale, afin de pouvoir comparer le montant de limpt des 2 mthodes. Comptabiliser au brut 1. Dans le plan comptable, configurez ou crez, si ncessaire, les comptes de charges, les comptes de produits et les comptes d'actif (Investissements) grant TVA en spcifiant le type de TVA, le taux, l'arrondi et la part soumise. Dans la mthode de comptabilisation, slectionnez Au brut. 3. Lors de la saisie d'critures comptables, si vous choisissez un compte grant la TVA, le programme propose automatiquement un montant de TVA correspondant aux valeurs paramtres par dfaut dans le plan comptable. Vous pouvez changer ces valeurs en cliquant sur l'onglet TVA ou en utilisant la squence de touches ALT-T. 4. A la fin de chaque priode (Trimestre), imprimez un dcompte TVA et passez manuellement une criture globale de comptabilisation de la TVA vers les comptes collectifs.

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100

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3.5.1.1.2

Comptabilisation au net
Les comptes de produits et de charges n'enregistreront que les montants nets, impt non compris. La TVA due et l'impt pralable seront comptabiliss simultanment sur les comptes spars TVA due et Impt pralable. Ainsi les comptes de produits et de charges refltent en permanence les recettes et les charges nettes, sans impt. Comptabiliser au net 1. Dans le plan comptable, crez un compte crancier comptabilisant la TVA due pour la comptabilisation de l'impt sur la livraison de biens et les prestations de services 2. Crez deux comptes dbiteurs comptabilisant la TVA rcuprer: Impt pralable sur les marchandises et prestations de services (Pour la comptabilisation de l'impt des comptes de la classe 4 dans le nouveau plan comptable de l'USAM) Impt pralable sur les investissements et les autres charges d'exploitation (Pour la comptabilisation de l'impt des classes 1 et 6 dans le nouveau plan comptable de l'USAM) 3. Configurez, ou crez si ncessaire, les comptes de charges, les comptes de produits et les comptes d'actif (Investissements) grant la TVA en spcifiant le type de TVA, le taux, l'arrondi et la part soumise. Dans la mthode de comptabilisation, slectionnez Au net et slectionnez le compte collectif concern par la TVA. 4. Lors de la saisie d'critures comptables, si vous choisissez un compte grant la TVA, le programme propose automatiquement un montant de TVA correspondant aux valeurs paramtres par dfaut dans le plan comptable. Vous pouvez changer ces valeurs en cliquant sur l'onglet TVA.

3.5.1.2

Comptabilisation des documents commerciaux

Le logiciel peut passer automatiquement les critures comptables dcoulant du traitement de vos documents commerciaux. Comptabiliser les documents commerciaux 1. Au menu Comptabilit, Comptabilisation 2. Ouvrez l'onglet Dbiteurs, cranciers 3. Slectionnez les lments comptabiliser 4. Cochez la ou les cases Dbiteur et Crancier 5. Cliquez sur Comptabiliser

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101

Description Le texte que vous indiquez sera utilis pour nommer le journal de comptabilisation. Mthode de comptabilisation Lors de la comptabilisation des documents commerciaux, vous pouvez changer la mthode de comptabilisation dfinie dans les documents d'achat et de vente. Cette modification n'est prise en compte que pour le traitement en cours et n'affecte pas les paramtres dfinis par dfaut. Remarque Un document comptabilis ne peut pas tre modifi. Il faut le dcomptabiliser 106 pour pouvoir le modifier.

3.5.2
3.5.2.1

Salaires
Mthode de calcul des salaires bruts ou nets
La mthode de comptabilisation des salaires dtermine le dtail des critures passes dans le compte de salaire. Lors d'une comptabilisation au brut, seul le montant du salaire brut figure dans le compte salaire, le dtail tant indiqu dans le compte de totalisation. Lors d'une comptabilisation au net le dtail des critures relatives au salaire figure dans le compte salaire. Dfinir la mthode par dfaut de comptabilisation des salaires 1. Au menu Comptabilit, Comptabilisation 2. Cliquez sur Options 3. Ouvrez l'onglet Salaires 4. Slectionnez la mthode de comptabilisation Modifier la mthode de comptabilisation des salaires pour un traitement 1. Au menu Comptabilit, Comptabilisation 2. Slectionnez la mthode de comptabilisation

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102

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3.5.2.2

Comptabiliser les salaires et les paiements

Le logiciel peut crer automatiquement les critures de salaires. La mthode de comptabilisation est celle des salaires nets. Seuls les salaires pays peuvent tre comptabiliss. En cas d'erreur, vous pouvez dcomptabiliser les salaires. Comptabiliser les salaires 1. Au menu Comptabilit, Comptabilisation 2. Ouvrez l'onglet Salaires 3. Slectionnez les salaires comptabiliser 4. Cochez la ou les cases Salaires et Paiements 5. Cliquez sur Comptabiliser

Description Le texte que vous indiquez sera utilis pour nommer le journal de comptabilisation. Grouper les critures de salaires Cette option permet de grouper les critures par nom de salari ou par groupe de salari. Si vous groupez les critures par groupe de salari, vous diminuez considrablement le nombre d'critures de salaires, et vous augmentez la confidentialit. Inclure dans les libells comptables Normalement, les critures de salaires contiennent soit le groupe, soit le nom du salari ou son libell de remplacement (Onglet divers, Libell). Si les critures comptables ne doivent pas contenir le nom des salaris pour des raisons de confidentialit, vous pouvez modifier l'option Libell et choisir d'inclure dans le libell le groupe de salaris ou mme aucune information du tout, en remplacement du nom de l'employ. Comment modifier le libell des critures de salaires Lors du transfert en comptabilit, le programme indique automatiquement le nom ou le groupe de la personne dans le libell des critures gnres. Vous pouvez modifier ces libells de plusieurs manires :

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103

Pour changer le groupe, modifiez le champ Groupe de la fiche du salari Pour changer le nom du salari, tapez un texte de remplacement dans le champ Libell de l'onglet Paiement, comptabilisation de la fiche du salari L'onglet Salaires dans les Options du menu Comptabilit, Comptabilisation vous permet de modifier le textes utilis par dfaut pour : Salaire brut, Salaire net, Charges d'entreprise, Paiement salaire et Paiement tiers bnficiaire. Mthode de comptabilisation Lors de la comptabilisation des salaires, vous pouvez changer la mthode de comptabilisation dfinie dans les Options du menu Comptabilit, Comptabilisation. Cette modification n'est prise en compte que pour le traitement en cours et n'affecte pas les paramtres dfinis par dfaut. Remarque La comptabilisation de la charge salariale est dtermine par la date de comptabilisation des salaires. Cette date peut diffrer de la date de comptabilisation du mouvement financier qui est dtermine par la date du paiement des salaires.

3.5.2.3

Comptabiliser les charges d'entreprise

Lorsque vous comptabilisez les charges d'entreprise les critures relatives la part employeur dfinie dans vos rubriques sont passes en comptabilit gnrale. Cette opration vous permet de dterminer chaque mois le montant d pour les diverses charges sociales. Activer la comptabilisation des charges d'entreprise 1. Au menu Comptabilit, Comptabilisation 2. Cliquez sur Options 3. Ouvrez l'onglet Salaires 4. Cochez la case Comptabiliser les charges d'entreprise

Dterminer les charges d'entreprise dans une rubrique 1. Au menu Salaires, Rubriques 2. Slectionnez une rubrique 3. Cliquez sur Ouvrir 4. Dans l'onglet Rubrique, ouvrez le sous-onglet Part employeur

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Taux Indiquez le taux de la part employeur pour cette rubrique Compte d'attente Slectionnez, dans le plan comptable, le compte dans lequel doit tre comptabilise la part employeur pour cette rubrique. Ce compte doit tre un compte d'actif ou de passif, mais pas un compte de charges. Montant suppl. Vous pouvez entrer un montant supplmentaire (Par exemple : les frais d'administration). Ajouter la part salari dans les charges d'entreprise Si vous activez cette case, n'indiquez que la part employeur dans le champ Taux. Sinon, indiquez le total (part employ + part employeur) dans le champ Taux et ne cochez pas cette case. Calculer les charges d'entreprise Lors du calcul d'un salaire, la colonne Mnt Charges d'entreprise affichera le total de la charge de la rubrique (part employ + part employeur) :

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Particularit WinBIZ Basic Edition: Fonctionnalit non disponible

3.5.3

Comptabilisation des amortissements

L'amortissement est un procd qui permet de rpartir la charge rsultant de la consommation des immobiliss entre les priodes sur lesquelles s'tend la consommation. Plutt que de passer manuellement les critures d'amortissement, vous pouvez laisser le programme passer les critures automatiquement. Comptabiliser les amortissements 1. Au menu Comptabilit, Comptabilisation 2. Ouvrez l'onglet Autres 3. Cochez la case Amortissements 4. Cliquez sur Comptabiliser

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3.5.4

Dcomptabilisation
Chaque opration de comptabilisation est rpertorie dans un tableau, ce qui permet, au besoin, de supprimer des critures gnres en fonction d'lments des modules Salaires et Commerce. Dcomptabiliser les lments des modules Commerce ou Salaires 1. Au menu Comptabilit 2. Cliquez sur Comptabilisation 3. Slectionnez l'onglet Dcomptabiliser 4. Slectionnez les lments dcomptabiliser 5. Cliquez sur Dcomptabiliser

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Dcomptabiliser depuis un document 1. Dans la liste des documents, slectionnez le document dcomptabiliser 2. Cliquez sur Actions 3. Cliquez sur Dcomptabiliser Dcomptabiliser les amortissements 1. Au menu Comptabilit, Ecritures 2. Slectionnez l'criture de l'amortissement 3. Cliquez sur Supprimer

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3.6

Budgets
Le budget est l'valuation prvisionnelle des recettes et des dpenses pour une priode dtermine. Vous pouvez saisir les donnes de votre budget annuellement ou mensuellement. tablir un budget sur un compte 1. Au menu Comptabilit, Plan comptable 2. Slectionnez un compte 3. Cliquez sur Ouvrir 4. Ouvrez l'onglet Budget Vous pouvez saisir les donnes de votre budget annuellement ou mensuellement : En inscrivant le total annuel dans le budget annuel, vous pouvez le rpartir automatiquement dans les douze priodes de l'anne en cours en cliquant sur Rpartir... En inscrivant le budget mensuel pour chaque priode ou pour les priodes que vous choisissez. Le montant total du budget annuel est alors automatiquement recalcul.

Imprimer les budgets 1. Au menu Comptabilit, Etats 2. Cliquez sur Budgets 3. Cliquez sur Imprimer Liste des budgets Imprime la liste de tous les comptes avec leurs budgets mensuels, ainsi que la somme totale du budget pour les 12 priodes annuelles. Comparaison budgtaire annuelle Indique le solde des comptes, les montants des budgets, l'cart en montant et en pourcent. Comparaison budgtaire mensuelle au format portrait ou paysage Compare les soldes des comptes avec les budgets pour chaque mois et indique l'cart en montant et en pourcent. Imprimer les comptes sans budgets La liste contient tous les comptes qui n'ont pas de budget attribu.

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Imprimer les comptes dont le solde est zro La liste contient tous les comptes (avec et sans budget), galement ceux dont le solde est zro. Information TVA dans le libell des comptes Les informations TVA (taux et mthode de comptabilisation), indiques dans le plan comptable, viennent s'inscrire dans le libell. Particularit WinBIZ Basic Edition: Fonctionnalit non disponible

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3.7

Analytique
La comptabilit analytique est un outil de gestion supplmentaire et parallle la comptabilit financire. Elle comprend tout d'abord la saisie des dpenses, des recettes et des moyens de production. Mme si l'laboration des documents de rsultat d'exploitation, prix de revient et statistiques se fait souvent en fin d'exercice, grce la comptabilit analytique, il est possible, tout au long de l'anne comptable, de rpartir les produits et les charges entre plusieurs secteurs, sections, produits, etc. Mettre en route et utiliser la comptabilit analytique Dfinir les comptes dans le plan analytique 110 Dfinir des schmas de rpartition 111 Assigner des schmas ou des comptes analytiques aux comptes comptables
112

La comptabilit analytique dans le module comptable 112 La comptabilit analytique dans le module commercial 113 La comptabilit analytique dans le module salaires 114 Etablir des Extraits de comptes et listes de soldes analytiques

115

Particularit WinBIZ Basic Edition: Fonctionnalit non disponible

3.7.1

Plan analytique
Le plan analytique reprsente la liste de tous les comptes analytiques. Crer un nouveau compte analytique 1. Au menu Comptabilit, Analytique 2. Slectionnez Plan analytique 3. Cliquez sur Nouveau Comme pour le plan comptable financier, le plan comptable analytique se construit dans une forme hirarchise.

Numro Les comptes sont classs dans l'ordre de leur numro. Le nombre de chiffres du numro dtermine le type de compte : 1 chiffre : Classe de totalisation 2 chiffres : Groupe de totalisation 3 chiffres : Sous-groupe de totalisation 4-10 caractres : Compte de saisie Texte Indiquez le texte du compte analytique (par exemple Succursale 1, Production, Administration, Viticulture, Chantier, etc.).

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Guide de l'utilisateur Utiliser les comptes analytiques Vous pouvez utiliser des comptes analytiques lors de la saisie d'critures comptables, dans les schmas de rpartition ou dans les comptes du plan comptable.

111

Remarque Dans les anciennes versions du logiciel, il tait possible de grer des Centres de charges. Les centres de charges sont dsormais nomms Comptes analytiques. Particularit WinBIZ Basic Edition: Fonctionnalit non disponible

3.7.2

Schma de rpartition
Les schmas de rpartition vous permettent d'automatiser la ventilation des montants sur plusieurs comptes analytiques. Vous vitez ainsi de saisir manuellement, chaque criture, une rpartition habituellement identique. Dfinir des schmas de rpartition 1. Au menu Comptabilit, Analytique 2. Slectionnez Schmas de rpartition 3. Cliquez sur Nouveau 4. Dcrivez le schma de rpartition 5. Cliquez sur Nouveau pour ajouter des comptes analytiques et le taux de rpartition habituel pour ces comptes Un schma de rpartition peut totaliser au maximum 100% de rpartition.

Autoriser la modification du montant analytique Permet de modifier le montant analytique rpartir lors de la saisie de l'criture comptable. Remarque Dans les comptes du plan comptable ou lors de la saisie d'critures comptables, vous pouvez utiliser indiffremment des schmas de rpartition ou des comptes analytiques. Particularit WinBIZ Basic Edition: Fonctionnalit non disponible

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3.7.3

Assigner des schmas ou des comptes analytiques aux comptes comptables

Si vous assignez un compte analytique ou un schma analytique un compte du plan comptable financier, lors de la saisie des critures comptables, les critures analytiques correspondantes seront automatiquement gnres. Assigner des schmas ou des comptes analytiques un compte comptable 1. Au menu Comptabilit, Plan comptable 2. Slectionnez un compte de Produits ou de Charges 3. Cliquez sur Ouvrir 4. Dans Compte ou schma analytique, slectionnez un lment de la liste

Remarque Vous pouvez assigner un compte analytique uniquement aux comptes de Produits ou de Charges. Vous ne pouvez pas assigner un compte analytique aux comptes de totalisation, ni aux comptes d'Actif, de Passif ou de Bouclement. Particularit WinBIZ Basic Edition: Fonctionnalit non disponible

3.7.4

Utiliser l'analytique dans les critures

Ds qu'un compte analytique a t cr, l'onglet Analytique s'affiche dans la bote de dialogue de saisie d'critures. Cet onglet vous permet de saisir les critures analytiques. Notez que cet onglet s'active uniquement si un compte de Produits ou de Charges est slectionn dans l'criture. Saisir des critures analytiques 1. Au menu Comptabilit, Ecritures 2. Cliquez sur Nouveau 3. Remplissez le formulaire de saisie d'criture 4. Si des comptes analytiques existent et que vous avez slectionn un compte de Produits ou de Charges, l'onglet Analytique est disponible. Vous pouvez alors saisir une criture analytique.

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Si vous avez assign un compte ou un schma analytique un compte financier Si l'un des comptes slectionns de l'criture est associ avec un compte ou un schma analytique, l'criture ou les critures analytiques sont automatiquement gnres. Il est inutile d'ouvrir l'onglet Analytique. Changer le schma ou le compte analytique 1. Ouvrez l'onglet Analytique 2. Dans la liste Schma ou compte analytique, slectionnez un schma ou un compte analytique. Les schmas analytiques sont prcds du mot "Schma". 3. Lorsque vous changez le schma ou le compte analytique, les critures analytiques sont automatiquement gnres. Dfinir manuellement une rpartition analytique 1. Ouvrez l'onglet Analytique 2. Dans la liste Schma ou compte analytique, slectionnez le dernier lment de la liste, nomm "Dfinir manuellement la rpartition" 3. Cliquez sur Ajouter 4. Slectionnez le compte analytique 5. Indiquez le taux de rpartition ou le montant 6. Cliquez sur OK Particularit WinBIZ Basic Edition: Fonctionnalit non disponible

3.7.5

Comptabilit analytique dans le module Commerce

Les paramtres analytiques dans le module Commerce sont lis aux comptes dfinis dans la mthode de comptabilisation de l'article. Cependant vous pouvez galement modifier ces paramtres lors de la saisie d'une ligne d'article dans un document commercial. Modifier les paramtres analytiques dans un document commercial achat Lors de l'ajout d'un article un document commercial 1. Ouvrez l'onglet Analytique 2. Dans Compte ou schma analytique, slectionnez un lment de la liste Dfinir manuellement une rpartition analytique 1. Ouvrez l'onglet Analytique

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WinBIZ 2. 3. 4. 5. 6. Dans la liste Schma ou compte analytique, slectionnez le dernier lment de la liste, nomm "Dfinir manuellement la rpartition" Cliquez sur Ajouter Slectionnez le compte analytique Indiquez le taux de rpartition ou le montant Cliquez sur OK

Particularit WinBIZ Basic Edition: Fonctionnalit non disponible

3.7.6

Comptabilit analytique dans le module Salaires

Les paramtres analytiques dans le module Salaires sont dfinis dans la fiche du(de la) salari(e). Ils seront appliqus aux rubriques pour lesquelles vous avez choisi de comptabiliser l'analytique. Assigner un compte ou un schma analytique un(e) salari(e) 1. Au menu Salaires, Salaris 2. Slectionnez le(la) salari(e) 3. Cliquez sur Ouvrir 4. Ouvrez l'onglet Paiement, comptabilisation 5. Dans Compte ou schma analytique, slectionnez un lment de la liste Comptabiliser l'analytique pour une rubrique 1. Au menu Salaires, Rubriques 2. Slectionnez la rubrique 3. Cochez la case Comptabiliser l'analytique pour cette rubrique Remarques Seules les rubriques dont la case Comptabiliser l'analytique pour cette rubrique est coche seront prises en compte par le schma de rpartition ou le compte analytique dfini dans la fiche du(de la) salari(e). Il n'est pas possible de dfinir manuellement un compte ou un schma de rpartition analytique directement depuis la fiche du(de la ) salari(e). Particularit WinBIZ Basic Edition: Fonctionnalit non disponible

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3.7.7

Imprimer l'analytique
La comptabilit analytique permet de rpartir les produits et les charges entre plusieurs, secteurs, produits, etc. Imprimer les documents relatifs la comptabilit analytique 1. Au menu Comptabilit, Etats 2. Cliquez sur Analytique 3. Slectionnez le document imprimer 4. Cliquez sur Imprimer Documents relatifs la comptabilit analytique Analytique : Extrait de comptes Analytique : Extrait tris par compte comptable Analytique : Liste des soldes Analytique : Soldes par compte comptable Analytique : Plan des comptes Analytique : Liste des schmas Centres de charges : extraits de comptes Centres de charges : liste des soldes Centres de charges : attribution des comptes Particularit WinBIZ Basic Edition: Fonctionnalit non disponible

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3.8
3.8.1

Monnaies trangres
Crer une monnaie trangre
Pour saisir des critures ou des documents commerciaux en monnaie trangre, vous devez crer des monnaies. Chaque monnaie trangre contient le cours de change, la quantit de monnaie trangre cote, les comptes de diffrence de change et un tableau des cours. Crer une monnaie trangre 1. Au menu Comptabilit, Monnaies 2. Cliquez sur Nouveau

Nom de la monnaie Indiquez en toute lettre le nom de la monnaie (Euro, Dollar amricain, etc.). Abrviation (code ISO) Tapez l'abrviation qui peut contenir 3 lettres au maximum. Voici quelques abrviations couramment admises : CHF EUR USD Franc suisse Euro Dollar amricain

Quantit de monnaie trangre cote Indiquez la quantit de monnaie trangre quivalente la valeur en monnaie locale. Cette valeur est variable selon la monnaie trangre. Voici quelques exemples: Pays Qt cote

Angleterre 1 USA Canada 1 $ US 1 $ CAN

Dernier cours (monnaie locale)

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Indiquez le dernier cours du change pour cette monnaie. Ce cours est propos automatiquement lors de la cration d'une criture ou d'un document en monnaie trangre et peut tre modifi lors de la saisie de cette criture. Si un cours est indiqu dans le tableau des cours, il sera utilis avant le cours habituel. Compte de diffrence de change (gain) / (perte) Slectionnez les comptes de diffrence de change qui comptabiliseront les gains ou les pertes de change. Onglet Tableau des cours Le tableau des cours vous permet d'entrer les diffrents taux de conversion diffrentes dates. Ces taux sont proposs automatiquement lors de la cration d'critures ou de documents impliquant cette monnaie

Particularit WinBIZ Basic Edition: Fonctionnalit non disponible

3.8.2

Mise jour automatique du cours de change

La mise jour automatique des cours vous permet d'actualiser automatiquement les cours de change pour chaque monnaie. Les modifications quotidiennes des cours de change sont maintenant inutiles. WinBIZ se charge de reprendre les cours actuels sur Yahoo! Finance. Activer la mise jour automatique des monnaies 1. Au menu Outils, Options 2. Cliquez sur Comptabilit puis sur Monnaies 3. Dans Mise jour automatique, slectionnez Yahoo! Finances 4. Cliquez sur OK

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WinBIZ

Mettre jour le cours des monnaies 1. Au menu Comptabilit, Monnaies 2. Cliquez sur Actualiser. Le cours de chaque monnaie sera mis jour.

3.8.3

Comptes en monnaie trangre

Pour saisir des critures en monnaie trangre, il faut attribuer une monnaie trangre un compte du plan comptable. Pour crer une monnaie trangre, consultez Crer une monnaie trangre 116 . Attribuer une monnaie trangre un compte 1. Au menu Comptabilit, Plan comptable 2. Slectionnez le compte modifier 3. Cliquez sur Ouvrir 4. Choisissez la monnaie de ce compte (par dfaut, le compte est en monnaie locale) Remarque Seuls les comptes sans criture peuvent tre dfinis en monnaie trangre. Particularit WinBIZ Basic Edition: Fonctionnalit non disponible

3.8.4

Ecritures simples en monnaie trangre

Les critures sont en gnral en monnaie locale (Ex. CHF) et vous pouvez passer des critures en monnaie trangre. Chaque criture en monnaie trangre contient galement le montant en monnaie locale et le cours de change. Crer une criture simples en monnaie trangre 1. Au menu Comptabilit, Ecritures 2. Cliquez sur Simple 3. Entrez les informations de l'criture (Date, Libell, etc) 4. Slectionnez les comptes Dbit et Crdit. Si un des comptes de l'criture est un compte en monnaie trangre, les champs Montant Monnaie trangre et Cours s'affichent automatiquement.
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5. 6.

7.

Indiquez le montant de l'criture en monnaie trangre Le cours propos est rcupr dans le tableau des cours ou, dfaut, dans le dernier cours mmoris. Lors d'une modification d'criture, le cours affich est le cours entr lors de la dernire modification de cette criture. Dans l'onglet TVA, Monnaie, slectionnez l'information qui doit tre recalcule : La monnaie locale : vous devez entrer le montant en monnaie trangre. Le montant en monnaie locale sera automatiquement calcul. La devise : vous devez entrer le montant en monnaie locale. Le montant en monnaie trangre sera automatiquement calcul. Le cours : vous devez entrer le montant en monnaie locale et le montant en monnaie trangre. Le cours sera automatiquement calcul. Rien : vous devez entrer le montant en monnaie locale, le montant en monnaie trangre et le cours. Aucune information ne sera calcule automatiquement.

8.

Cliquez dans la case cocher Mmoriser afin que le cours soit propos automatiquement lors de la prochaine cration d'une criture de la mme monnaie.

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WinBIZ Remarque Il n'est pas possible de saisir une criture impliquant deux comptes de monnaies trangres diffrentes. Pour ces transactions, vous devez passer par une criture intermdiaire. Particularit WinBIZ Basic Edition: Fonctionnalit non disponible

3.8.5

Ecritures multiples en monnaie trangre

Les critures sont en gnral en monnaie locale (Ex. CHF) et vous pouvez passer des critures en monnaie trangre. Chaque criture en monnaie trangre contient galement le montant en monnaie locale et le cours de change. Crer une criture multiples en monnaie trangre 1. Au menu Comptabilit, Ecritures 2. Cliquez sur Multiple 3. Entrez les informations de l'criture (Date, Libell, etc) 4. Slectionnez le compte de totalisation. 5. Si le compte de totalisation est en monnaie trangre, le montant et le cours ne peuvent pas tre dfinis sur la premire ligne. Le montant de la ligne doit tre obligatoirement entr en monnaie locale. Les autres lignes peuvent avoir un compte de contre partie en monnaie locale ou de la mme monnaie trangre. Le cours de change peut tre diffrent pour chacune des lignes de l'criture

6.

Dans l'onglet TVA, Monnaie, slectionnez l'information qui doit tre recalcule : La monnaie locale : vous devez entrer le montant en monnaie trangre. Le montant en monnaie locale sera automatiquement calcul. La devise : vous devez entrer le montant en monnaie locale. Le montant en monnaie trangre sera automatiquement calcul.

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7.

Le cours : vous devez entrer le montant en monnaie locale et le montant en monnaie trangre. Le cours sera automatiquement calcul. Rien : vous devez entrer le montant en monnaie locale, le montant en monnaie trangre et le cours. Aucune information ne sera calcule automatiquement. Cliquez dans la case cocher Mmoriser afin que le cours soit propos automatiquement lors de la prochaine cration d'une criture de la mme monnaie.

Remarque Il n'est pas possible de saisir une criture impliquant deux comptes de monnaies trangres diffrentes. Pour ces transactions, vous devez passer par une criture intermdiaire. Particularit WinBIZ Basic Edition: Fonctionnalit non disponible

3.8.6

Documents de vente en monnaie trangre

Si vous devez grer des documents de ventes en monnaies trangres, vous avez la possibilit de : Attribuer une monnaie un client (par exemple, l'euro), afin d'automatiser la monnaie utilise dans les documents pour cette adresse Entrer les prix de ventes des articles en diffrentes monnaies Crer des documents de ventes en monnaie trangre Pour crer les monnaies utiliser dans les documents commerciaux, consultez Crer une monnaie trangre 116 . Attribuer une monnaie trangre une adresse Lorsque vous attribuez une monnaie une adresse, elle sera automatiquement propose lors de la slection de cette adresse dans un document commercial de vente ou d'achat. 1. Au menu Adresses, Adresses 2. Slectionnez le dbiteur 3. Cliquez sur Ouvrir 4. Dans l'onglet Identification, slectionnez la monnaie Entrer les prix de vente des articles en monnaie trangre 1. Au menu Stock, Articles 2. Slectionnez un article et cliquez sur Ouvrir 3. Ouvrez l'onglet Prix Si l'onglet Prix est dsactiv, cliquez sur l'onglet Proprits et slectionnez l'entre Conditionnement ou Conditionnement et tables de remises dans le champ Calcul du prix selon. 4. Dans Monnaie, slectionnez la monnaie pour laquelle vous voulez insrer un prix 5. Cliquez sur Nouveau pour ajouter un conditionnement et renseignez les champs du conditionnement (Unit, Qt, Prix total, etc.) 6. Le bouton Convertir permet de calculer rapidement le prix en monnaie trangre.

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Dfinir le prix insrer dans les articles du document Par dfaut, lorsque vous insrez un article dans un document en monnaie trangre, le prix en francs suisses est pris en compte et convertit dans la monnaie du document en se basant sur le cours du document. Il ne vous est pas possible de modifier le prix en monnaie trangre.

Si vous souhaitez que le prix en monnaie trangre soit propos la place du prix en francs suisses : 1. Au menu Outils, Options 2. Cliquez sur Commerce 3. Slectionnez Articles 4. Ouvrez l'onglet Prix, Tarification 5. Cochez la case Permettre la saisie des prix d'articles en devises

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Lors de la saisie d'un document commercial, Le prix de l'article est insr en monnaie trangre et convertit en francs suisses au cours du document.

Crer un document de vente en monnaie trangre 1. Au menu Ventes 2. Slectionnez un type de document (par exemple, Factures) 3. Cliquez sur Nouveau 4. Entrez l'adresse de votre client 5. La monnaie dfinie dans une adresse sera reprise dans la facture. Si ncessaire, vous avez la possibilit de modifier la monnaie ou le cours dans l'onglet Paramtres du document

Monnaie, Cours, Quantit de monnaie trangre cote

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WinBIZ Ces champs sont renseigns automatiquement partir des valeurs dfinies dans la monnaie. Enregistrer le cours En cas de modification du cours, ce bouton permet de l'enregistrer, afin qu'il soit propos automatiquement lors de la cration du prochain document. Le cours est enregistr dans le champ Dernier cours (monnaie locale) de la monnaie. Particularit WinBIZ Basic Edition: Fonctionnalit non disponible

3.8.7

Documents d'achats en monnaie trangre

Si vous devez grer des documents d'achats en monnaies trangres, vous avez la possibilit de : Attribuer une monnaie un crancier (par exemple, l'euro), afin d'automatiser la monnaie utilise dans les documents pour cette adresse Entrer les prix d'achats des articles en diffrentes monnaies Crer des documents d'achats en monnaie trangre Pour crer les monnaies utiliser dans les documents commerciaux, consultez Crer une monnaie trangre 116 . Attribuer une monnaie trangre une adresse Lorsque vous attribuez une monnaie une adresse, elle sera automatiquement propose lors de la slection de cette adresse dans un document commercial de vente ou d'achat. 1. Au menu Adresses, Adresses 2. Slectionnez le fournisseur 3. Cliquez sur Ouvrir 4. Dans l'onglet Identification, slectionnez la monnaie Entrer les prix d'achats des articles en monnaie trangre Le prix d'achat en monnaie trangre est rentrer dans les informations du fournisseur de l'article. Ce prix est repris lors de la cration d'un document d'achat ce fournisseur (commandes aux fournisseurs, factures cranciers, etc.). 1. Au menu Stock, Articles 2. Ouvrez un article et cliquez sur l'onglet Logistique 3. Dans la zone Fournisseur, cliquez sur le bouton pour attribuer un nouveau fournisseur l'article ou cliquez sur le bouton pour ouvrir un fournisseur existant. 4. Dans la bote de dialogue du Fournisseur, renseignez les champs Monnaie et Prix monnaie trangre

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5. Validez en cliquant sur le bouton OK. Crer un document d'achat en monnaie trangre 1. Au menu Achats 2. Slectionnez un type de document (par exemple, Factures cranciers) 3. Cliquez sur Nouveau 4. Slectionnez un des types de factures suivants : Facture avec bulletin de versement orange Euro (uniquement en Euro) Facture IPI (toutes les monnaies) Virement en Suisse ou l'tranger (toutes les monnaies) 5. Cliquez sur OK 6. Entrez l'adresse de votre client 7. La monnaie dfinie dans l'adresse sera reprise dans la facture crancier. Si ncessaire, vous avez la possibilit de modifier la monnaie ou le cours dans l'onglet Dtail du document.

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Monnaie, Cours, Quantit de monnaie trangre cote Ces champs sont renseigns automatiquement partir des valeurs dfinies dans la monnaie. Enregistrer le cours En cas de modification du cours, ce bouton permet de l'enregistrer, afin qu'il soit propos automatiquement lors de la cration du prochain document. Le cours est enregistr dans le champ Dernier cours (monnaie locale) de la monnaie. Remarque Pour les autres documents d'achats (appels d'offres, commandes aux fournisseurs, etc.), les informations de la monnaie sont accessibles depuis l'onglet Paramtres. Particularit WinBIZ Basic Edition: Fonctionnalit non disponible

3.8.8

Paiements dbiteurs en monnaie trangre

L'enregistrement d'un paiement dbiteur permet d'acquitter les factures ouvertes et de rembourser les notes de crdit. Si vous possdez un compte bancaire ou postal en monnaie trangre, vous pouvez crer une mthode de paiement lie ce compte et enregistrer les paiements dans la monnaie du compte. Vous avez 2 possibilits pour enregistrer un paiement : Crer le paiement depuis la fentre des paiements Crer le paiement depuis le document

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Crer une mthode de paiement en monnaie trangre 1. Au menu Adresses, Instituts financiers 2. Slectionnez Instituts financiers et mthodes de paiement 3. Cliquez sur Nouveau 4. Slectionnez le type de mthode de paiement. Par exemple, Banque 5. Entrez les informations de l'institut financier 6. Dans l'onglet Comptabilisation, slectionnez un compte du plan comptable en monnaie trangre. Pour crer un compte en monnaie trangre, consultez Comptes en monnaie trangre 118 . 7. Enregistrez la mthode de paiement Crer un paiement dbiteur en monnaie trangre 1. Au menu Ventes, Paiements de dbiteurs 2. Cliquez sur Nouveau 3. Recherchez le dbiteur 4. Slectionnez une mthode de paiement en monnaie trangre. Les champs Montant Monnaie trangre et Cours s'affichent automatiquement.

5. 6. 7.

Indiquez le montant reu en monnaie trangre Indiquez le cours du paiement Cliquez sur Attribuer. La diffrence de cours est calcule automatiquement

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WinBIZ

8.

Enregistrez le paiement

Crer un paiement en monnaie trangre depuis le document 1. Au menu Ventes, slectionnez le type de document dans lequel un paiement est enregistrer : Factures ou Notes de crdit. Dans notre exemple, slectionnez Factures 2. Ouvrez la facture concerne par le paiement. 3. Ouvrez l'onglet Rglements et cliquez sur le bouton Nouveau 4. Slectionnez une mthode de paiement en monnaie trangre. Les champs Devises s'activent automatiquement.

5. 6. 7.

Indiquez le montant reu en monnaie trangre Indiquez le cours du paiement Entrez la Diffrence de change. Vous pouvez calculer automatiquement la

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8.

diffrence de change en cliquant sur Enregistrez le paiement

116

Les comptes de diffrence de change dfinis dans la monnaie trangre utiliss pour comptabiliser la diffrence de change du paiement.

sont

Remarque La monnaie que vous slectionnez pour le paiement peut tre diffrente de celle de la facture. Particularit WinBIZ Basic Edition: Fonctionnalit non disponible

3.8.9

Paiements cranciers en monnaie trangre

L'opration de paiement aux cranciers permet d'acquitter les factures de cranciers et ventuellement, de gnrer un ordre de paiement imprim ou lectronique. Si vous possdez un compte bancaire ou postal en monnaie trangre, vous pouvez crer une mthode de paiement lie ce compte et enregistrer les paiements dans la monnaie du compte. Vous avez 2 possibilits pour enregistrer un paiement crancier: Crer un ordre de paiement Crer le paiement depuis le document Crer une mthode de paiement en monnaie trangre 1. Au menu Adresses, Instituts financiers 2. Slectionnez Instituts financiers et mthodes de paiement 3. Cliquez sur Nouveau 4. Slectionnez le type de mthode de paiement. Par exemple, Banque 5. Entrez les informations de l'institut financier 6. Dans l'onglet Comptabilisation, slectionnez un compte du plan comptable en monnaie trangre. Pour crer un compte en monnaie trangre, consultez Comptes en monnaie trangre 118 . 7. Enregistrez la mthode de paiement Crer un ordre de paiement crancier en monnaie trangre 1. Au menu Achats, Paiements aux cranciers 2. Cliquez sur Nouveau 3. Dans Compte dbiter, slectionnez un institut financier en monnaie trangre

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4.

5. 6. 7.

Dans Diffrences de cours, slectionnez l'option souhaite : Calculer les diffrences de cours au cours d'aujourd'hui : Le cours dfini dans la monnaie sera utilis pour le paiement. Utiliser le cours de la crance : Le cours dfini dans la facture sera utilis pour le paiement. Ouvrez l'onglet Slection de documents Slectionnez les factures payer en monnaie trangre Cliquez sur Crer l'ordre de paiement

Remarques Si vous avez slectionn une mthode de paiement en monnaie trangre, les factures slectionnes seront payes en utilisant la monnaie dfinie dans la mthode de paiement. Si vous avez slectionn une mthode de paiement en monnaie locale et que des factures slectionnes sont en monnaie trangre, le paiement sera effectu en utilisant la monnaie dfinie dans la facture. Crer un paiement en monnaie trangre depuis le document 1. Au menu Achats, Factures de cranciers 2. Ouvrez la facture concerne par le paiement 3. Ouvrez l'onglet Rductions, rglements et cliquez sur Nouveau 4. Slectionnez une mthode de paiement en monnaie trangre. Les champs Devises s'activent automatiquement 5. Indiquez le montant pay en monnaie trangre 6. Indiquez le cours du paiement 7. Entrez la Diffrence de change. Vous pouvez calculer automatiquement la 8. diffrence de change en cliquant sur Enregistrez le paiement

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Les comptes de diffrence de change dfinis dans la monnaie trangre utiliss pour comptabiliser la diffrence de change du paiement. Particularit WinBIZ Basic Edition: Fonctionnalit non disponible

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sont

3.8.10

Ecritures de diffrences de cours

Afin d'ajuster les soldes en monnaie locale au cours actuel de chaque monnaie, vous pouvez crer automatiquement une criture de diffrence de cours. Les montants des diffrences de cours sont automatiquement calculs en fonction du cours saisi. Crer des critures de diffrence de cours 1. Au menu Comptabilit, critures 2. Cliquez sur Actions 3. Slectionnez Diffrence de cours 4. Dans Monnaie, slectionnez la monnaie pour laquelle vous souhaitez calculer les diffrences de cours. 5. En dessous de la liste droulante s'affichent les comptes lis cette monnaie. Slectionnez les comptes pour lesquelles vous voulez crer l'criture de diffrence de cours.

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6.

Entrez les informations de l'criture de diffrence de cours : Date : indiquez la date de l'criture de diffrence de cours. N de pice : vous pouvez indiquer un numro de pice qui est utilis pour toutes les critures de diffrence de cours. Cours : indiquez le cours de change pour cette monnaie la date choisie. Libell : vous pouvez dfinir un libell qui est utilis pour toutes les critures de diffrence de cours. Compte gain/perte sur change : slectionnez les comptes de diffrence de change pour les pertes et les gains de change. Journal : slectionnez le journal utiliser pour toutes les critures de diffrence de cours.

7.

Cliquez sur Comptabiliser pour crer les critures de diffrence de cours

Particularit WinBIZ Basic Edition: Fonctionnalit non disponible

3.8.11

Imprimer les dcomptes en monnaie trangre

Lors de l'utilisation des monnaies trangres, vous pouvez imprimer certains dcomptes sur lesquels figurent les montants en devises. Imprimer un extrait de compte en monnaie trangre 1. Au menu Comptabilit, Etats 2. Slectionnez Extraits de compte, Grand livre 3. Slectionnez un compte en monnaie trangre 4. Cochez les options d'impression que vous dsirez. Les options suivants sont disponibles : Imprimer les extraits en monnaie locale Imprimer les extraits en monnaie trangre Imprimer les conversions 5. Dans Orientation, vous pouvez slectionner diffrents formats d'impression pour les monnaies trangres. Les formats suivants sont disponibles : Portait Paysage et monnaies trangres spares Paysage et monnaies trangres combines 6. Cliquez sur Imprimer Imprimer un bilan ou un P&P en monnaie trangre 1. Au menu Comptabilit, Etats 2. Slectionnez Bilan, P&P, Balance des soldes 3. Cochez la case Solde en devises

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Guide de l'utilisateur 4. Cliquez sur Imprimer

133

3.8.12

Afficher le solde d'un compte en monnaie trangre

Depuis la liste des critures, vous pouvez visualiser le solde d'un compte en monnaie trangre. Afficher le solde d'un compte en monnaie trangre dans la bote de dialogue Informations 1. Au menu Comptabilit, critures 2. Slectionnez un compte dans la liste droulante Afficher un compte ou tous les comptes 3. Cliquez sur le bouton Infos 4. Slectionnez Informations 5. La bote de dialogue Informations s'ouvre et affiche des informations sur le compte la date de l'criture slectionne dans la fentre critures

6. Si ncessaire, modifiez la priode ou les dates prendre en compte dans la bote de dialogue. Par exemple, en slectionnant l'entre Tout l'exercice

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3.9

Amortissements
L'amortissement se traduit, du point de vue comptable, par la diminution de valeur d'un actif immobilis et l'enregistrement d'une charge. L'amortissement comptable est un procd qui permet de rpartir la charge rsultant de la consommation des immobiliss entre les priodes sur lesquelles s'tend la consommation. Les amortissements sont comptabiliss au moment du bouclement. L'application se charge d'en fixer le montant selon les paramtres saisis et d'en gnrer l'criture comptable. Pour en savoir plus sur les amortissements, consultez Dtail des Amortissements 134 Bases lgales 137 Imprimer les amortissements 142 . Particularit WinBIZ Basic Edition: Fonctionnalit non disponible

3.9.1

Dfinir un amortissement
Le module des amortissements, vous permet de grer les objets qui subissent une dprciation dans le temps. Comme le programme vous permet de conserver plusieurs exercices comptables pour chaque dossier, il tient compte, dans ses calculs, des valeurs comptables des amortissements des exercices prcdents. Vous pouvez galement comptabiliser automatiquement les critures d'amortissement en fin d'exercice. Crer un amortissement 1. Au menu Comptabilit 2. Cliquez sur Amortissements 3. Cliquez sur le Nouveau Pour comptabiliser un amortissement, consultez Comptabilisation des amortissements 105

Onglet Description
Description de l'objet Vous pouvez mentionner le nom du bien amortir (par exemple : voiture de marque X). Numro de l'objet Ce numro est unique. Il ne peut tre compos que de chiffres. Il n'est modifiable qu' la cration de l'objet. Sa fonction est de permettre l'identification des objets dans chaque exercice comptable. Anne d'acquisition Vous pouvez indiquer l'anne d'acquisition de l'objet o l'anne pendant laquelle une rvision a engendr une plus-value l'objet. Cette date est dterminante pour le calcul automatique de la proposition du montant amortir. Lorsque vous changez l'anne d'acquisition, l'application recalcule automatiquement la proposition du montant amortir pour l'exercice en cours.

Onglet Amortissement

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135

Valeur d'acquisition Cette valeur correspond au prix pay avec la plus-value ventuelle due une rvision importante. Valeur comptable amortie Vous pouvez indiquer quel montant vous avez dj amorti sur ce bien. Cette valeur est utilise pour dterminer la valeur rsiduelle amortir. Valeur comptable rsiduelle Le logiciel calcule automatiquement cette valeur en dduisant de la valeur d'acquisition, la valeur comptable amortie et le montant comptabiliser de l'exercice en cours. Valeur en fin d'amortissement En se rfrant au principe de sincrit du bilan, les biens entirement amortis doivent figurer au bilan, pour mmoire la somme de Fr. 1.-- par position. Dure en annes Cette notion correspond aux nombres d'annes pendant lesquels vous souhaitez amortir votre bien. La dure dpend essentiellement du taux annuel choisi. Taux annuel Ce taux annuel dtermine le pourcentage que vous voulez amortir selon la mthode de calcul que vous avez choisi. Le fisc admet des taux maxima qui ne peuvent tre dpasss qu' certaines conditions et aprs en avoir fait la demande l'AFC. Mthode de calcul de l'amortissement L'application propose quatre mthodes d'amortissement. Pour choisir une mthode de calcul, vous pouvez soit slectionner une option de la liste droulante, soit cliquer sur le bouton de la reprsentation graphique de l'amortissement. Le fisc n'admet pas que le contribuable change de mthode de calcul sans en avoir fait expressment la demande. Le choix de la mthode de calcul lors du premier exercice est donc dterminant.

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WinBIZ Constant - Linaire (taux fixe) : calcul annuellement en appliquant un taux fixe la valeur d'acquisition de l'objet, ce taux est obtenu en divisant le pourcent total amortir par le nombre d'annes d'amortissement. L'amortissement constant convient aux immobilisations dont le rendement et les frais d'entretien restent peu prs constants pendant toute la dure d'utilisation. Dgressif - Gomtrique (taux fixe) : calcul annuellement en appliquant un taux fixe la valeur comptable restant amortir. L'amortissement dcroissant respecte le principe gnral de prudence qui conseille de grever le prsent plutt que de reporter la charge sur l'avenir. De plus, il convient particulirement des immobilisations comme les machines, dont le rendement baisse avec le temps, alors qu'au contraire les frais d'entretien s'lvent. La charge amortissement + frais est ainsi mieux adapte au rendement de la machine. Dgressif - Arithmtique (taux variable) : calcul priodiquement en multipliant le taux unitaire d'amortissement par le nombre d'annes de fonctionnement. Le taux unitaire est obtenu par la mthode amricaine de la somme des annes (Softy). Avant de choisir ce type d'amortissement, contactez le service des contributions afin d'obtenir son autorisation, puisque fiscalement, ce type d'amortissement n'est pas toujours admis. Progressif - Arithmtique (taux variable) : calcul annuellement en appliquant un taux croissant la valeur d'acquisition. L'amortissement est ainsi retard. Le taux est obtenu par la mthode amricaine de la somme des annes (Softy). L'amortissement progressif conduit charger exagrment les derniers exercices, d'autant plus qu' l'amortissement lev peut s'ajouter des frais d'entretien plus importants. En appliquant cette mthode, il faut tre attentif au taux pouvant tre suprieur au maximum admis par le service des contributions et ventuellement faire une demande pralable au service des contributions afin d'viter toute contestation ultrieure.

Onglet Comptabilisation
Technique d'enregistrement comptable L'criture d'amortissement consiste toujours en l'inscription d'une charge au dbit et d'une diminution d'actif au crdit. La charge peut tre enregistre dans un compte Amortissement pour tous les biens immobiliss ou dans des comptes individuels pour chaque catgorie de biens immobiliss (amortissement machines, amortissement btiments etc.). La diminution d'actif peut tre enregistre soit directement dans le compte d'actif intress, soit indirectement dans un compte correctif d'actif Fonds d'amortissement. Cette dernire solution permet de conserver dans le compte d'actif la valeur d'acquisition de l'objet. Mthode directe : le compte d'actif est directement crdit et indique la valeur rsiduelle. Mthode indirecte : le compte correctif d'actif Fonds d'amortissement est crdit et le compte d'actif indique en permanence la valeur d'acquisition. Le compte correctif d'actif indique le cumul des amortissements effectus dans les diffrents exercices. La valeur rsiduelle s'obtient par diffrence. Le compte correctif d'actif peut tre mis indiffremment l'actif ou au passif du bilan. Cette mthode a un certain avantage tant donn qu'en cas de bnfice en capital, le cumul des amortissements qui ont diminu les revenus des annes antrieures s'ajoute au revenu ordinaire ou est impos sparment en cas de taxation intermdiaire.

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Choisissez la technique d'enregistrement comptable que vous souhaitez au moyen des boutons radio. Selon la technique d'enregistrement choisie, la mention Compte d'actif ou Compte de fonds d'amortissement s'affiche automatiquement. En cliquant sur la liste droulante des comptes, vous pouvez slectionner les comptes touchs lors de la comptabilisation. Proposition Le logiciel calcule automatiquement le montant qu'il faudrait amortir pour que la valeur rsiduelle comptable rejoigne la valeur rsiduelle thorique. La valeur rsiduelle thorique est la valeur d'acquisition de l'objet diminue des amortissements qui auraient d tre faits sur la base de la mthode de calcul choisie par l'utilisateur. Remarques Le montant propos ne tient pas compte des limites fiscales. Si vous dcidez d'amortir plus que le montant autoris, des reprises ventuelles peuvent tre effectues par le fisc. Montant comptabiliser Indiquez le montant que vous avez choisi d'amortir sur cet objet. Diffrence Vous pouvez vrifier quelle est la diffrence entre le montant propos et le montant que vous avez dcid de comptabiliser.

Onglet Tableau d'amortissement

Cet onglet permet de visualiser le tableau d'amortissement du bien. Il est disponible en tout temps. C'est un outil prcieux dans le choix de la mthode de calcul. Particularit WinBIZ Basic Edition: Fonctionnalit non disponible

3.9.2

Bases lgales
Les taux d'amortissement pratiqus diffrent en fonction du type d'entreprise et d'activit. Bases lgales pour les entreprises commerciales 137 pour les exploitations agricoles et sylvicoles

140

3.9.2.1

Bases lgales pour les entreprises commerciales

Impt fdral direct - Notice A 1979 / Entreprises commerciales ( 1 1980 59432/2 ) Notice concernant les amortissements sur les valeurs immobilises des entreprises commerciales (Bases lgales: Art. 22, 1er al., let. b et art. 49, 1er al., let. c, de l'Arrt concernant l'impt fdral direct). Taux normaux en pour-cent de la valeur comptable (2) Maisons d'habitation de socits immobilires et maisons d'habitation pour le personnel 2% sur le btiment uniquement (3) 1,5% sur le btiment et le terrain ensemble (4)

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Btiments commerciaux, bureaux, banques, grands magasins et cinmas 4% sur le btiment uniquement (3) 3% sur le btiment et le terrain ensemble (4) Htels et restaurants 6% sur le btiment uniquement (3) 4% sur le btiment et le terrain ensemble (4) Fabriques, entrepts et immeubles artisanaux (en particulier ateliers et silos caractre immobilier) 8% sur le btiment uniquement (3) 7% sur le btiment et le terrain ensemble (4) Lorsqu'un btiment ne sert que partiellement des usages commerciaux, le taux d'amortissement doit tre rduit en consquence, s'il est utilis diffrents usages commerciaux (par ex. atelier et bureaux), on tiendra compte de manire approprie des taux respectifs. 15% Entrepts hauts rayonnages et installations semblables 20% Constructions mobilires sur fonds d'autrui 20% Voies ferres industrielles 20% Conduites d'eau industrielles 20% Rservoirs (y compris wagons-citernes), conteneurs 25% Mobilier commercial, installations d'ateliers et d'entrepts ayant un caractre mobilier 30% Moyens de transport sans moteur de tout genre, en particulier remorques 30% Appareils et machines destines la production 40% Vhicules moteur de tout genre 40% Machines utilises principalement pour le travail par quipes ou employes dans des conditions spciales, telles que machines lourdes servant travailler la pierre, machines de chantier 40% Machines qui sont exposes un haut degr des actions chimiques nuisibles 40% Machines de bureau

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40% Ordinateurs (Hardware et software) 40% Valeurs immatrielles servant l'activit but lucratif, comme par exemple brevets, raisons sociales, droits d'dition, concessions, licences et autres droits de jouissance, goodwill 40% Systmes commandes automatiques 40% Installations de scurit, appareils lectroniques de mesure et de contrle 45% Outillage, ustensiles d'artisans, outillage pour machines, instruments, rcipients, chafaudages, palettes (ou plateaux), etc. 45% Vaisselle et linges d'htel et de restaurant Cas spciaux Investissements pour des installations visant conomiser l'nergie. Les isolations thermiques, les installations pour la transformation du systme de chauffage, les installations pour l'utilisation de l'nergie solaire, etc., peuvent tre amorties durant le premier et le deuxime exercice raison de 50% de la valeur comptable et durant les annes suivantes aux taux usuels appliqus de telles installations (chiffre 1). Installations pour la protection de l'environnement Les installations pour la protection des eaux et de la lutte contre le bruit ainsi que les installations de purification d'air peuvent tre amorties durant le premier et le deuxime exercice raison de 50% de la valeur comptable et durant les annes suivantes aux taux usuels appliqus de telles installations (chiffre 1). Amortissements faits aprs coup Des amortissements ne peuvent tre admis aprs coup que dans les cas o l'entreprise contribuable, en raison de la mauvaise marche des affaires, n'tait pas en mesure de procder des amortissements suffisants pendant les annes antrieures. Celui qui demande la dduction de tels amortissements est tenu d'en tablir le bien-fond. Procds cantonaux spciaux d'amortissement Par procds cantonaux spciaux d'amortissement, on comprend les mthodes d'amortissement qui s'cartent des procds usuels et qui, en vertu du droit fiscal cantonal ou de la pratique fiscale du canton, taient, sous certaines conditions, dj appliques rgulirement et systmatiquement; il peut s'agir d'amortissements uniques ou rpts sur le mme objet (par exemple : amortissement immdiat). Des procds spciaux d'amortissement de cette nature peuvent tre galement appliqus en matire d'impt fdral direct, pour autant qu'ils conduisent long terme au mme rsultat. Provisions sur stocks de marchandises La manire de traiter fiscalement les rserves latentes sur stocks de marchandises ne subit aucun changement. Les Directives du 20 dcembre 1968 sur la manire de traiter les provisions excessives sur stocks de marchandises en matire d'impt fdral direct (Archives de droit fiscal suisse 37, p. 278) sont toujours valables.
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Remarques Pour les exploitations agricoles, les entreprises lectriques, les tlphriques et les entreprises de navigation, il existe des notices spciales, que l'on peut obtenir auprs de l'Administration fdrale des contributions, Division principale de l'impt fdral direct, 3003 Berne. (031 / 322 74 11) Pour les amortissements sur la valeur d'acquisition, les taux mentionns sont rduits de moiti. Le taux le plus lev pour le btiment uniquement ne peut tre appliqu que si la valeur comptable rsiduelle ou le cot de construction des btiments figure sparment l'actif du bilan. En rgle gnrale, l'amortissement d'un bien-fonds n'est pas admis. On applique ce taux lorsque btiment et bien-fonds ensemble figurent au bilan sous une seule et mme rubrique. Dans ce cas, l'amortissement n'est admis que jusqu' la valeur du terrain.

3.9.2.2

Bases lgales pour les exploitations agricoles et sylvicoles

Administration fdrale des contributions. Impt fdral direct Notice A 1993 / Agriculture / Sylviculture ( AFC / Impt fdral direct RP ) Notice concernant les amortissements sur les valeurs immobilises des exploitations agricoles et sylvicoles. Bases lgales : Article 28 de la Loi fdrale sur l'impt fdral direct (LIFD). Les taux d'amortissements pour ces exploitations ont t labors en collaboration avec la sous-commission de l'agriculture de la Commission des coefficients exprimentaux. Gnralits Le prix de revient sert de base au calcul de l'amortissement. Par prix de revient, on entend le prix d'achat diminu d'ventuels rabais, de bonifications pour reprises, etc. Lorsqu'une comptabilit est tablie pour la premire fois, les immobilisations doivent tre portes au bilan d'entre leur prix de revient en tenant compte de la dprciation ou de la plus-value intervenue depuis l'acquisition. Seuls sont possibles des amortissements sur les lments de la fortune commerciale qui servent entirement ou de manire prpondrante l'exercice de l'activit lucrative. (ART. 18, al. 2 LIFD) En cas de reprise ou d'achat d'un immeuble entier ou partiel la valeur vnale, le terrain doit tre valu sparment. Taux d'amortissement en pour cent de la valeur d'acquisition comptable Sol Aucun amortissement sur les terres exploites

Taux global 1.5% 3% En cas d'absence de ventilation de la valeur du domaine (constructions, plantes, amliorations, sol) dans l'inventaire, l'amortissement est limit la valeur du sol
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Amliorations 5% 10% Drainages, frais de remaniement parcellaire Amnagements (de chemins, routes, etc.), murs de vignobles

3%

6%

Plantes (Amortissement ds le plein rendement). Les frais encourus jusqu'au moment du plein rendement constituent la valeur de dpart pour le calcul de l'amortissement. 6% 10% Constructions 1% 2% 2% 4% Maison d'habitation Taux global pour btiments, fermes (habitation et grange sous le mme toit) Ruraux Serres en verre Constructions lgres, porcheries, halles avicoles, etc. Silos, arrosages Tunnels plastiques, silos polyester 12% 20% Vignes Cultures fruitires

3% 7% 4%

6% 14% 8%

5% 10%

10% 20%

Installations mcaniques 10% 20% Installations techniques qui font partie des btiments, dans la mesure o elles ne sont pas comprises dans la valeur des btiments

Vhicules, machines 12% 20% 25% 40% Utilisation normale Fortement sollicites

Btail

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WinBIZ En rgle gnrale, l'amortissement immdiat sur la valeur unitaire est pratiqu selon les directives de l'OFAG. A plus ou moins longue chance, cette mthode conduit au mme rsultat que celle de l'amortissement fond sur la dure d'utilisation. Investissements pour des installations visant conomiser l'nergie, respecter la protection de l'environnement Les isolations thermiques, les installations pour la transformation du systme de chauffage ou pour l'utilisation de l'nergie solaire, du bio gaz, etc., peuvent tre amorties durant le premier et le deuxime exercice raison de 25%, 50%. Durant les annes suivantes de telles installations (chiffre 2) sont amorties aux taux usuels. Amortissements faits aprs coup Des amortissements ne peuvent tre admis aprs coup que dans des cas o l'exploitation contribuable, en raison de la mauvaise marche des affaires, n'tait pas en mesure de procder des amortissements suffisants pendant les annes antrieures. Leur bien-fond doit tre tabli. Procds spciaux d'amortissement Par procds spciaux d'amortissement, on entend les mthodes qui s'cartent des procds usuels et qui sont, sous certaines conditions, autorises et appliques rgulirement et systmatiquement d'aprs la loi cantonale (amortissement immdiat, amortissement unique).

3.9.3

Imprimer les amortissements

L'amortissement est un procd qui permet de rpartir la charge rsultant de la consommation des immobiliss entre les priodes sur lesquelles s'tend la consommation. Imprimer les amortissements 1. Au menu Comptabilit, Etats 2. Cliquez sur Amortissements 3. Cliquez sur Imprimer Liste des objets amortis Cette liste indique tous les objets amortir en donnant le numro de l'objet, sa description, son anne d'acquisition, son ge, sa valeur d'acquisition. Amortissement de l'exercice en cours Donne la liste des objets amortir pour l'exercice en cours avec le total des amortissements. Cette liste indique le numro des objets, la description, l'anne d'acquisition, la dure, le taux, la valeur d'acquisition, l'amortissement de l'exercice, la valeur comptable et la mthode d'amortissement. Historique de l'amortissement de chaque objet Cette liste indique l'amortissement qui a t fait pour chaque objet. Les informations qu'elle contient sont : le numro des objets, l'anne, le taux, l'amortissement, la valeur comptable, l'anne d'acquisition, la dure, la valeur d'acquisition et la mthode d'amortissement. Acquisition depuis ... jusqu' ... Cette slection vous permet de cerner une priode en introduisant une date de dbut et une date de fin de priode. Objets depuis ... jusqu' ... Ces listes droulantes vous permettent de slectionner une partie des objets faisant partie des amortissements.

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143

Classement Vous avez la possibilit de choisir l'ordre dans lequel viendront s'imprimer les objets : Description de l'objet ou Numro de l'objet. Inclure les objets totalement amortis Cette option permet d'imprimer les objets amortis en partie et totalement.

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3.10

Etats
Les tats reprsentent les documents qui vous permettent d'extraire les donnes de vos exercices en format imprimable. Le module comptabilit vous permet d'imprimer les documents suivants : Au menu Comptabilit, Etats Bilan, P&P, Balance des soldes
144

Etats disponibles Bilan Profits et Pertes Liste des soldes Analytique Extrait de comptes Liste des soldes Plan des comptes Liste des schmas Centres de charges Journal Extrait de comptes Liste des soldes Attribution des comptes Liste des budgets Comparaison budgtaire annuelle Comparaison budgtaire mensuelle Dcompte TVA priodique Journal TVA Liste des comptes TVA

Analytique

115

Budgets

108

TVA

95

Amortissements

142

Liste des objets amortir Amortissement de l'exercice en cours Historique de l'amortissement de chaque objet Journal des critures Extraits de comptes Journal de comptabilisation Analyse de dossiers Plan comptable
97

Journal Extraits de comptes, Grand livre Journal de comptabilisation Analyses / pices Plan comptable Libells automatiques

Libells

3.10.1

Bilan, Profits et Pertes, Liste des soldes

Imprimer un bilan, un profits et pertes ou une liste des soldes 1. Au menu Comptabilit, Etats 2. Slectionnez Bilan, P&P, Balance des soldes

Onglet Slection

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Document imprimer Slectionnez le document que vous voulez imprimer. Les documents suivants sont disponibles : Bilan Profits et pertes Liste des soldes Niveau de dtails Cette option est active uniquement si vous imprimez un bilan ou un profits et pertes. Vous pouvez slectionner un des options suivantes : Compte : tous les comptes sont imprims Sous-groupe : les comptes de saisie ne sont pas imprims. Seuls les classes, groupes et sous-groupes sont imprims. Sous-compte : tous les comptes sont imprims, et les sous-comptes sont totaliss.Un sous-compte est dfini par son numro. Il contient le numro du compte principal suivi d'un point et d'un numro. Comparer avec Vous pouvez comparer le rsultat de l'exercice avec plusieurs lments: Exercice prcdent avec ou sans affichage de l'cart. Total de la classe : le solde de chaque compte de lexercice en cours avec le pourcentage quil reprsente par rapport la classe laquelle il appartient. Total des produits avec affichage ou non de l'exercice prcdent. En cas de comparaison avec lexercice prcdent, par dfaut, le total de l'exercice prcdent est utilis dans les comparaisons. Vous pouvez utiliser une estimation diffrente, si vous dsirez mieux approcher la comparaison (par exemple, valuer proportionnellement au nombre de jours, valuer sur 1-10 mois, etc.). Compte Lorsque vous imprimez une liste des soldes, vous pouvez slectionner les comptes imprimer.

Onglet Options

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Comptes afficher Slectionnez les comptes afficher lors de l'impression. Les options suivantes sont disponibles : Tous les comptes : affiche tous les comptes qu'ils aient t utiliss ou non. Seulement les comptes dont le solde est diffrent de zro : Affiche la liste de tous les comptes dont le solde est diffrent de zro. Ces soldes peuvent provenir de mouvements de lanne en cours ou de soldes de l'exercice prcdent. Seulement les comptes avec mouvements et soldes diffrents de zro : Affiche les comptes dont le solde est diffrent de 0, ainsi que les comptes qui ont eu des mouvements durant l'exercice (mme si leur solde est 0). Numro des comptes Vous pouvez choisir si vous souhaitez ou non faire figurer le numro des comptes limpression. Information TVA dans le libell des comptes Si vous activez cette case cocher, les comptes paramtrs pour calculer automatiquement la TVA auront la mention du taux de TVA dans leur libell. Soldes en devise Si un compte est paramtr avec une monnaie trangre, lors de l'impression, une nouvelle colonne affiche le solde en devise. Convertir en devise, cours Par dfaut, le solde du compte est affich en monnaie locale. Dans la liste droulante Convertir en devise, vous pouvez slectionner la monnaie et vous pouvez entrer le cours utiliser. Le solde de chaque compte sera converti vers la monnaie trangre slectionne.

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Salaires
Le module des salaires vous permet d'assurer la gestion et la rmunration du personnel de votre entreprise. Le calcul des salaires est automatique et souple. Vous pouvez gnrer des ordres de paiements lectroniques et imprimer les dcomptes priodiques aux diffrentes institutions sociales. Afin de bien dmarrer avec les salaires, prparez soigneusement les lments qui composent les salaires. Les calculs dpendent de limites et de taux prcis et de rfrences entres les diffrentes rubriques composant le salaire. Vrifiez les taux des rubriques 155 Vrifier les constantes d'entreprises 153 Entrez la liste des salaris 148 Calculez vos premiers salaires mensuels 159 Gnrez un paiement de salaires 170 Confirmez 171 l'excution de l'ordre de paiement Comptabilisez 99 les salaires

Particularit WinBIZ Basic Edition: Limit 5 salaris

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4.1

Salari(e)s
La liste des salaris et les diverses informations qui permettent le calcul des salaires et le paiement sont contenues dans le fichier des salaris. Crer des salaris 1. Au menu Salaires 2. Cliquez sur Salaris 3. Cliquez sur Nouveau La fentre de saisie des salaris est spare en 7 onglets diffrents : Identit Priodes d'activits Absences Rubriques Paiements, comptabilisation Images Divers

Avant de commencer enregistrer vos salaris, munissez-vous de toutes les informations utiles (par exemple : n AVS, date de naissance, priodes d'activits, etc.)

Onglet Identit
Indiquez toutes les informations concernant l'identit du salari (Nom, Prnom, Naissance, N AVS, etc.).

Titre civil, Nom, Prnom, Rue et n, NPA, Localit, Pays Entrez les coordonnes du salari. Localiser ( ) Cliquez sur ce bouton pour localiser l'adresse du salari dans votre navigateur internet. Code ou n

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Vous pouvez attribuer un code alphanumrique vos adresses. Ce code n'est pas obligatoire. Groupe Un groupe peut tre attribu au salari (par exemple, Administration, Ventes, etc.). Lorsque vous imprimez des listes, vous pourrez slectionner le ou les groupes d'adresses souhaits. Les groupes sont galement utiliss lors du transfert des salaires en comptabilit gnrale : il est possible de comptabiliser les critures par salari ou par groupe de salaris. Tlphone 1, Tlphone 2, Mobile, E-mail, Sexe, Naissance, N AVS, NSS (N de scurit sociale), RCE Entrez les informations de votre salari Engagement (1er), Fin d'activit Ces champs sont informatifs. Pour dfinir les mois du salari pour lesquels vous souhaitez calculer un salaire, dfinissez la ou les priodes d'activits dans l'onglet Priodes d'activit.

Onglet Priodes d'activits

Indiquez la priode d'activit pour ce salari. Les priodes doivent tre confines l'intrieur de l'exercice comptable en cours. Lors de la saisie des salaires mensuels, le programme n'affiche que les salaris prsents, en se basant sur les priodes que vous avez dfinies. Si aucune priode n'est dfinie, vous ne pourrez pas saisir les salaires de cette personne. Slectionnez les diffrentes informations sur les cotisations LAA, AVS, AC, LPP et l'impt la source. Ces informations sont en relations avec la priode d'activit. Vous pouvez donc dfinir des informations diffrentes pour chaque priode.

Onglet Absences
Entrez le nombre total de jours de vacances pour chaque salari, puis, chaque salaire, indiquer le nombre de jours ou d'heures de vacances qu'il a prises durant cette priode.

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WinBIZ Vous pouvez choisir de grer les vacances en jours ou en heures, mais aucune conversion automatique n'est faite.

Onglet Rubriques
Dans cet onglet, indiquez la liste des lments composant le salaire de ce salari. Lorsque vous calculerez le salaire, toutes les rubriques du salari seront automatiquement rcupres. Cliquez sur Ajouter pour insrer une rubrique pour ce salari, les rubriques doivent tre insres une aprs l'autre. Vous pouvez rcuprer les rubriques d'un autre salari en cliquant sur Copier depuis. Pour chaque rubrique, veuillez vrifier le coefficient ou taux ainsi que la base de calcul, ces montants seront utiliss lors du calcul mensuel des salaires.

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Onglet Paiement, comptabilisation

Vous devez dfinir la mthode de paiement par Poste, par Banque, en espces ou par chque utiliser pour le versement du salaire. Un ordre de paiement lectronique ne peut tre gnr que si un compte postal ou bancaire a t dfini pour le salari. Pour la comptabilisation du salaire, vous devez dfinir un compte, pour cela dvelopper la liste droulante et slectionnez un compte du plan comptable.

Onglet Image
Ajoutez une image ou la photo du salari

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Onglet Divers
Ces champs peuvent contenir des informations diverses selon votre usage. Vous pouvez changer le libell de chacun de ces champs en cliquant sur le texte Divers 1-14. Les champs Divers 11 Divers 14 sont de type numrique.

Documents d'un(e) salari(e)

Tout comme pour les adresses, vous pouvez stocker des fichiers informatiques relatifs vos employ(e)s dans un dossier accessible depuis l'application.

Particularits WinBIZ Basic Edition: Limit 5 salaris WinBIZ Basic Edition: Le bouton Dossier n'est pas disponible

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4.2

Constantes d'entreprises
Certaines charges sociales sont soumises des plafonds et des limites prcises, communiques par les institutions ou les assurances auxquelles vous et vos salaris cotisez (Caisse de compensation, SUVA et autres caisses d'assurances, etc.). Pour que le logiciel calcule correctement les salaires, assurez-vous chaque anne que ces limites soient jour.

Vrifier les bases et constantes gnrales 1. Au menu Salaires, Constantes d'entreprise 2. Contrlez les montants maximum et minimum 3. Cliquez sur OK pour enregistrer 4. Si vous avez chang des informations, imprimez une liste Constantes d'entreprise Certaines institutions (Caisse de compensation, SUVA, etc.) exigent que vous imprimiez une liste des constantes gnrales chaque modification, voire chaque paiement de salaires. Imprimer la liste des constantes d'entreprise 1. Au menu Salaires, Etats 2. Cliquez sur Dfinition des rubriques 3. Slectionnez l'option Bases et constantes gnrales 4. Cliquez sur Imprimer

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WinBIZ

4.3

Dfinition des priodes

La dfinition des priodes vous permet de dfinir le nombre de priode de salaires calculer. Par dfaut, la dfinition des rubriques comporte les douzes mois de l'anne. Crer une nouvelle priode 1. Au menu Salaires, Constantes et paramtres 2. Slectionnez Dfinition des priodes 3. Cliquez sur Nouveau pour crer une nouvelle priode Cumuler sur Lors de la cration d'une priode, vous devez dfinir l'autre priode sur laquelle elle va tre cumule.

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4.4

Rubriques de salaires
Les bonifications et les dductions qui apparaissent sur les dcomptes de salaires sont des rubriques de salaires. Ces rubriques sont les lments qui composent les salaires. Voici quelques exemples de rubriques : Salaire mensuel Salaire horaire Cotisation AVS, AI, APG Cotisation AC Cotisation LPP Fr. 5'000 Fr. 22.50 5.05 % 1% 7.3%

Par dfaut, une liste de rubrique est automatiquement cre. Vous pouvez utiliser librement ces rubriques en les modifiant votre convenance ou crer vos propres rubriques. Une fois vos rubriques dfinies, vous pouvez les associer aux salaris afin de prparer la liste des lments composant leur salaire habituel. Crer une rubrique de salaire 1. Au menu Salaires, Rubriques 2. Cliquez sur Nouveau

Onglet Rubrique

N de rubrique Ce numro sert classer les rubriques dans les listes affiches ou imprimes. Vous pouvez changer ce numro en tout temps. Texte Le texte de la rubrique l'identifie dans tous les documents. Vous pouvez changer le texte en tout temps. Par exemple: Salaire horaire, Cotisation AVS, etc. Type de rubrique

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WinBIZ Slectionnez le type de la rubrique que vous crez. Exemples de type de rubrique : Sortes de bonifications Bonification (+) Salaires horaires (+) Toutes les bonifications ajoutes aux salaires, except les salaires horaires Les bonifications de type salaires horaires. On spare ce type de bonification afin de pouvoir totaliser plus tard les heures effectues par les salaris.

Sortes de dductions Dductions (-) Dductions (-) impt la source comm., cant, fd Toutes les dductions, except les dductions concernant l'impt retenu la source Les dductions concernant l'impt retenu la source pour les cantons o l'impt la source est prlev par la mme institution.

Les autres types de rubrique Salaire mensuel (+), Allocations familiales verses, AVS, AC, LAA, etc. sont galement des bonifications ou des dductions. Ils permettent de paramtrer automatiquement certains champs de la rubrique. Par exemple, si vous slectionnez le type de rubrique AVS, la base de calcul Base AVS sera automatiquement insre. Groupe Les rubriques sont classes par groupes. Les rubriques d'un groupe peuvent tre totalises sur les dcomptes mensuels de salaires. Trois groupes sont automatiquement crs : Salaire brut, Charges sociales, Divers. Si vous souhaitez crer ou modifier les groupes, cliquez avec le bouton de droite sur la liste et slectionnez la commande Accder aux groupes de rubriques de salaires. Certificats / salaires Cette option permet de dterminer o cette rubrique est totalise sur les certificats de salaires de fin de priode. La liste prcdent le champ permet de slectionner le certificat de salaire concern (2005 ou Nouveau certificat). Pour plus d'informations, consultez Nouveau Certificat de Salaire 196 . Type association professionnelle Slectionnez le type de rubrique pour les associations professionnelles

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Coefficient ou taux Sur une fiche de salaire, le montant de chaque rubrique est le rsultat d'une multiplication. On multiplie un coefficient ou un taux par une base de calcul. Si vous slectionnez Taux, le rsultat de la multiplication est divis par 100. Si vous slectionnez Coefficient, le rsultat est simplement multipli. Base du calcul Vous pouvez slectionner deux types de bases de calcul : Une base libre pour laquelle vous indiquez le montant pour chaque salari (Ex. Salaire mensuel, Salaire horaire, LPP fixe, Loyer, etc.) Une base rsultant d'un calcul automatique (Salaire AVS, Base AVS, etc.) Rubrique cumuler Si vous slectionnez Cumul d'un montant dans la liste de Base de calcul, vous pouvez slectionner la rubrique concerne. Cette option permet de cumuler une rubrique au travers des priodes et de l'utiliser comme base du calcul.

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Coefficient fixe Si le coefficient est identique pour tous les salaris, dfinissez-le comme Fixe. Utilisez cette mthode pour les rubriques changeant que rarement, comme les cotisations AVS, AC, etc. Si le coefficient est variable, vous pouvez le modifier lors de la saisie des rubriques de salaris et des calculs mensuels des salaires. Mthode d'arrondi Cette option vous permet de dterminer comment les arrondis de cette rubrique doivent tre traits. L'option par dfaut est l'arrondi 5 ct. Onglet Part salari, Analytique Compte de charge : si vous possdez WinBIZ Comptabilit, vous avez la possibilit d'automatiser la comptabilisation de vos salaires. Le compte que vous spcifiez dans cette rubrique sera utilis lors du transfert en comptabilit. Part soumise : en rgle gnrale, la totalit du montant de la rubrique est calcule dans la fiche de salaire. Mais, dans certains cas particuliers, il arrive que le montant total de la rubrique ne soit pas soumise 100 %. Tabelle : cliquez sur ce lien pour dfinir des taux ou des coefficients en fonction de l'ge et du sexe des employs. La rubrique doit tre paramtre avec un coefficient fixe.

Onglet Part employeur Si vous souhaitez que la part employeur des charges sociales des salaires (AVS, AC, etc.) soient galement transfre dans la comptabilit, indiquez le coefficient ou le taux pay par l'employeur pour cette rubrique. Pour plus d'informations, consultez Comptabiliser les charges d'entreprise 103 .

Onglet Limites et options

Limites (Exonration et part soumises) Pour les charges sociales communes comme l'AVS, AC, LPP, etc. vous pouvez utiliser les limites gnrales regroupes dans les bases et constantes gnrales. Ces limites sont calcules au prorata du nombre de jours de travail dans une priode donne. Le programme annuel analyse les montants et les applique de manire proportionnelle aux jours de travail. Il est donc trs important de dfinir correctement les priodes de travail, les dbuts et fins de priode de chaque salari, en particulier pour les employs temporaires. Minimum, maximum: indiquez les montants minimum et maximum annuels. Ils seront ramens au mois pour valuer si l'exonration est atteinte. Fourchette d'ge: indiquez un ge minimum et maximum pour les hommes et les femmes. Cette rubrique n'est calcule que si l'ge de l'employ est inclus dans la fourchette.

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WinBIZ Options spciales Lorsqu'une rubrique doit tre prise en compte dans le calcul des dductions, mais ne doit pas tre incluse dans le total verser, activez la case cocher Seulement calculer cette rubrique. Options Dans l'onglet Limites et Options, vous pouvez dfinir les options d'impression pour la rubrique slectionne. Imprimer : slectionnez l'option d'impression souhaite pour cette rubrique. Par exemple, si vous ne souhaitez pas que la rubrique soit imprime dans la fiche de salaire si le montant est gal 0, slectionnez l'entre Seulement si le montant est diffrent de 0. Imprimer le code de la rubrique : cochez cette case si vous voulez imprimer le code de la rubrique

Imprimer le coefficient (Taux) : cochez cette case si vous voulez imprimer le coefficient ou le taux de la rubrique

Imprimer la base de calcul : cochez cette case si vous voulez imprimer la base de calcul de la rubrique

Particularits WinBIZ Basic Edition: L'analytique et la part employeur ne sont pas disponibles.

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4.5

Calcul mensuel des salaires

C'est l'opration qui permet de calculer les salaires d'une priode. Durant cette opration, les rubriques habituelles des salaris sont automatiquement proposes et vous pouvez les adapter pour cette priode. Le calcul des salaires n'est pas dfinitif et vous pouvez corriger n'importe quelle rubrique tout moment. Afficher le calcul mensuel des salaires 1. Au menu Salaires, Calcul mensuel des salaires 2. Dans Priode, slectionnez la priode calculer. Par dfaut, la priode suivant le dernier salaire saisi est propose. 3. Les salaris prsents lors de cette priode sont alors affichs.

Conseil Avant de lancer le calcul des salaires mensuels, assurez-vous d'avoir correctement paramtr vos salaris 148 et leurs rubriques 155 .

4.5.1

Calculer les salaires d'une priode

Tous les mois, vous devez calculer le salaire de vos employs. WinBIZ vous permet de le faire un une seule opration. Calculer le salaire d'un seul salari 1. Au menu Salaires, Calcul mensuel des salaires 2. Slectionnez la priode calculer 3. Slectionnez le salari dans la liste des salaires 4. Cliquez sur le bouton Calculer

Calculer le salaire de tous les salaris en une seule opration 1. Au menu Salaires, Calcul mensuel des salaires 2. Slectionnez la priode calculer 3. Cliquez sur le la flche droite du bouton Calculer 4. Slectionnez Calculer tous les salaires

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Calculer une rubrique de tous les salaires 1. Au menu Salaires, Calcul mensuel des salaires 2. Slectionnez la priode calculer 3. Cliquez sur le la flche droite du bouton Calculer 4. Slectionnez Calculer une rubrique de tous les salaires

5.

Slectionnez une rubrique. Seuls les rubriques paramtres avec un montant libre sont affiches. Vous pouvez ajouter une nouvelle rubrique en cliquant sur . Dans la colonne Base, vous pouvez insrer le montant de la rubrique pour chaque salari.

6.

Cliquez sur OK

4.5.2

Supprimer un salaire calcul

Vous pouvez annuler le salaire pour un de vos employs pour une priode choisie. Si vous avez modifi les dates d'activit du salari et que celui-ci ne figure plus au nombre de vos salaris prsents dans cette priode, le nom de la
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Guide de l'utilisateur personne disparat de la liste. Supprimer ou rinitialiser un salaire 1. Au menu Salaires, Calcul mensuel des salaires 2. Slectionnez la priode 3. Slectionnez le salari 4. Cliquez sur Supprimer

161

4.5.3

Rinitialiser tous les salaires d'une priode

Vous pouvez galement supprimer tous les salaires d'une priode en une seule opration Rinitialiser tous les salaires du mois 1. Au menu Salaires, Calcul mensuel des salaires 2. Slectionnez la priode 3. Cliquez sur la flche droite du bouton Supprimer 4. Slectionnez Rinitialiser tous les salaires du mois

4.5.4

Supprimer les informations de paiement

Si vous avez fait une erreur lors de la saisie des paiements des salaires, il est possible de supprimer en une seule opration tous les paiements de salaires d'une priode ou de supprimer le paiement d'un salaire. Supprimer les informations de paiement d'une priode 1. Au menu Salaires, Calcul mensuel des salaires 2. Slectionnez la priode pour laquelle vous voulez supprimer les paiements 3. Cliquez sur la flche droite du bouton Supprimer 4. Slectionnez Supprimer les informations de paiement 5. Seulement les paiements non comptabiliss seront supprims.

Supprimer les informations de paiement d'un salari pour une priode 1. Au menu Salaires, Calcul mensuel des salaires 2. Slectionnez la priode pour laquelle vous voulez supprimer le paiement 3. Slectionnez le salari 4. Cliquez sur Ouvrir 5. Ouvrez l'onglet Absences, Paiements 6. Cliquez sur le bouton Annuler le paiement

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4.5.5

Imprimer les fiches de salaires

Aprs avoir calcul les salaires mensuels de vos employs, vous pouvez imprimer les fiches de salaires mensuel pour chacun de vos salaris. Imprimer les fiches de salaires 1. Au menu Salaires, Calcul mensuel des salaires 2. Slectionnez la priode 3. Cliquez sur Imprimer 4. Slectionnez le ou les salaris pour lesquels vous voulez imprimer une fiche de salaire 5. Cliquez sur Imprimer

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4.5.6

Calculer le 13 me salaire
Si vous versez vos salaris un 13me salaire, il existe plusieurs mthodes pour le calculer : Mthode 1 Vous pouvez calculer le 13me salaire dans une nouvelle priode qui sera cumule sur le mois de dcembre : 1. Au menu Salaires, Constantes et paramtres 2. Slectionnez Dfinition des priodes 3. Crer une nouvelle priode qui sera cumule sur Dcembre. Pour plus d'informations, consultez Dfinition des priodes 154 . 4. Au menu Salaires, Calcul mensuel des salaires 5. Slectionnez la 13me priode 6. Cliquez sur Calculer pour calculer le 13me salaire. Les rubriques dfinies dans le salari seront automatiquement reprises pour cette priode.

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Mthode 2 Cette deuxime mthode vous permet de calculer le montant du 13me salaire chaque mois et de dduire les charges sociales chaque mois. Le paiement du 13me salaire sera effectu sur le salaire de dcembre. 1. Au menu Salaires, Salaris 2. Ouvrez un salari 3. Dans l'onglet Rubriques, ajoutez la rubrique 240 13me salaire calcul 4. Dans le calcul mensuel des salaires, cette rubrique sera automatiquement calcule mais elle ne sera pas ajoute au salaire vers. Les charges sociales seront payes chaque mois.

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5. 6.

Sur le salaire de dcembre, ajoutez la rubrique 250 Paiement 13me salaire Dans la Colonne Base de cette rubrique, indiquez le montant du 13me salaire

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Mthode 3 Le 13 me salaire est calcul et pay directement sur le mois de dcembre : 1. Au menu Salaires, Calcul mensuel des salaires 2. Ouvrez la priode de dcembre 3. Ouvrez un salari 4. Ajoutez la rubrique 255 13me salaire pay 5. Dans la colonne Base de cette rubrique, entrez le montant du 13me salaires

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4.5.7

Les salaires ne se calculent pas correctement

Lors du calcul mensuel des salaires, il se peut que certains salaires ne se calculent pas correctement. Dans ce cas, les points suivants doivent tre vrifis : Vrifier les dates de dbut et de fin d'exercice comptable 1. Au menu Fichier, Proprits 2. Ouvrez l'onglet Exercices 3. Vrifiez les dates de dbut et de fin d'exercice. Un dossier de salaires doit tre gr selon l'anne calendrier (01.01 au 31.12). Pour plus d'informations, consultez Grer un dossier de salaires selon l'anne calendrier 175 . 4. Cliquez sur OK Vrifier la priode d'activits de vos salaris 1. Au menu Salaires, Salaris 2. Slectionnez un salari 3. Cliquez sur Ouvrir 4. Ouvrez l'onglet Priodes d'activit 5. Vrifier les dates de dbut et de fin des priodes d'activits. Une priode d'activit doit toujours commencer au dbut d'un mois 6. Cliquez sur OK Vrifier le paramtrage du salari 1. Au menu Salaires, Salaris 2. Slectionnez un salari 3. Cliquez sur Ouvrir 4. Ouvrez l'onglet Priodes d'activit 5. Vrifiez les paramtres pour la LAA, l'AVS, l'AC, la LPP et l'impt la source

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6. Cliquez sur OK Vrifier le paramtrage des rubriques de salaires Pour faciliter la vrification des paramtrages des rubriques, vous pouvez comparer le paramtrage par dfaut des rubriques lors de la cration d'un nouveau dossier comptable et le paramtrage actuels de votre dossier comptable. Imprimer le paramtrage de vos rubriques actuelles : 1. Au menu Salaires, Etats 2. Slectionnez Dfinition des rubriques 3. Dans la bote de dialogue d'impression, slectionnez le document Dfinition des rubriques 4. Cliquez sur Imprimer Imprimer le paramtrage des rubriques par dfaut d'un nouveau dossier comptable : 1. Au menu Fichier, cliquez sur Nouveau 2. Crez un nouveau dossier comptable uniquement pour les salaires. Pour plus d'informations sur la cration d'un dossier comptable, consultez Crer un dossier comptable 41 . 3. Dans le nouveau dossier comptable, allez au menu Salaires, Etats 4. Slectionnez Dfinition des rubriques 5. Dans la bote de dialogue d'impression, slectionnez le document Dfinition des rubriques 6. Cliquez sur Imprimer Comparer le paramtrage des rubriques : 1. Comparez la dfinition des rubriques de votre dossier comptable avec la dfinition des rubriques du dossier comptable que vous venez de crer. 2. Si ncessaire, corrigez les rubriques de salaires de votre dossier comptable au menu Salaires, Rubriques

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Aprs vrification et correction des diffrentes rubriques, vous devez supprimer tous les salaires calculs, puis les recalculer en commenant par le premier mois de l'anne.

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4.6

Le paiement des salaires

Aprs avoir calculer les salaires mensuels, vous pouvez gnrer des ordres de paiements lectroniques et imprimer les dcomptes priodiques aux diffrentes institutions sociales. Pour en savoir plus sur le paiement des salaires, vous pouvez consulter les rubriques suivantes : Gnrer un paiement de salaire 170 Confirmer les paiements des salaires 171

4.6.1

Gnrer un paiement de salaires

Le paiement des salaires consiste prparer un ordre de paiement imprim ou lectronique. Une fois les salaires pays, vous pourrez ventuellement les confirmer, puis les comptabiliser. Gnrer un paiement de salaires 1. Au menu Salaires, Paiements des salaires 2. Slectionnez Crer un ordre de paiement 3. Slectionnez les salaires payer en cliquant sur le bouton Slectionner 4. Slectionnez la mthode de paiement et le compte dbiter 5. Cliquez sur OK Mthode de paiement Slectionnez la mthode de paiement que vous souhaitez pour le paiement de ces salaires. Les mthodes de paiements suivantes sont disponibles : Transfert de fichier DTA, OPAE - Le paiement de vos salaires au moyen d'un ordre de paiement lectronique est gnralement l'opration la plus rapide et la moins onreuse. La procdure de cration de l'ordre de paiement est identique pour dbiter les comptes bancaires (fichier DTA) ou pour dbiter les comptes postaux (fichier OPAE). Ordre de paiement - Une liste des paiements sera imprime et vous devrez la transmettre votre institut financier. Par chque, au comptant - Paiement du salaire par chque ou au comptant.

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171

Compte dbiter Slectionnez le compte de votre institut financier avec lequel vous payez les salaires de vos employs. Remarque Une fois les salaires pays, attendez l'avis de dbit de votre institut financier puis confirmez les paiements. 171

4.6.2

Confirmer les paiements des salaires

Lorsque votre institut financier vous envoie un avis de dbit, vous pouvez confirmer le paiement la date exacte o les montants ont t dbits de votre compte. Confirmer les paiements de salaires 1. Au menu Salaires, Paiements des salaires 2. Slectionnez Confirmer les paiements 3. Slectionnez les salaires confirmer en cochant la case gauche du salari ou en cliquant sur le bouton Slectionner. 4. Indiquez la date valeur o les montants ont t dbits de votre compte 5. Cliquez sur Confirmer 6. Cliquez sur OK. Tous les paiements slectionns seront confirms.

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Remarque Seuls les paiements confirms peuvent tre transfrs en comptabilit.

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4.7

Tiers bnficiaires
Si le montant d'une retenue d'un salari doit tre vers un tiers (par exemple, Office des poursuites, Loyer, etc.), vous pouvez paramtrer la rubrique du salari afin que le montant soit automatiquement vers au tiers bnficiaire au moment du paiement. Crer un tiers bnficiaire 1. Au menu Salaires 2. Slectionnez Tiers bnficiaires 3. Cliquez sur Nouveau 4. Dans l'onglet Adresse, entrez les coordonnes et le compte comptable utilis lors de la comptabilisation

5. 6.

Dans l'onglet Relation bancaire, entrez les coordonnes de l'institut financier du tiers bnficiaire Cliquez sur OK

Attribuer un tiers bnficiaire un salari 1. Au menu Salaires, Salaris 2. Slectionnez un salari 3. Cliquez sur Ouvrir 4. Ouvrez l'onglet Rubriques 5. Slectionnez ou ajoutez la rubrique de salaire concerne (par exemple : Retenue Retenue pour Office des poursuites, Retenue pour loyer, etc.) 6. Dans Base de calcul, entrez le montant retenir au salari. 7. Dans la zone Rtrocder immdiatement, slectionnez le tiers bnficiaire 8. Cliquez sur OK Remarque
Les charges sociales courantes ne peuvent pas tre prises en compte par les tiers bnficiaires.

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4.8

Comptabilisation des salaires

Les critures comptables des salaires et des paiements sont cres automatiquement par WinBIZ. Pour en savoir plus sur la comptabilisation des salaires et des paiements, vous pouvez consulter les rubriques suivantes : Comptabiliser les salaires et les paiements 102 Comptabiliser les charges d'entreprises 103

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4.9

Grer un dossier de salaires selon l'anne calendrier

Pour pouvoir calculer et dcompter les salaires correctement, il est obligatoire de travailller sur un exercice dont les dates de dbut et de fin correspondent l'anne calendrier (du 1er janvier au 31 dcembre). Si votre exercice comptable ne correspond pas une anne calendrier, vous devez grer les salaires dans un dossier comptable diffrent. Exemples Mon entreprise (01.07.2002 - 30.06.2003) Mon entreprise - Salaires (01.01.2002 - 31.12.2002) Si vous grez vos salaires dans un dossier comptable spar, vous devez: Crer un dossier comptable spcialement pour la gestion des salaires Vous pouvez comptabiliser vos salaires dans ce dossier spar Vous pouvez galement importer les critures de salaires vers le dossier comptable principal. Crer un dossier comptable spcialement pour les salaires, si vous n'avez pas encore commenc utiliser le module Salaires 1. Au menu Fichier, Ouvrir 2. Cliquez sur Nouveau 3. Nommez votre dossier comptable (Ex. Mon entreprise - Salaires) 4. Cliquez sur Suivant 5. Indiquez les dates correspondant l'exercice calendrier (1er janvier au 31 dcembre 6. Slectionnez le plan comptable 7. Cliquez sur Suivant 8. Slectionnez les applications Comptabilit et Salaires 9. Terminer la cration du dossier Si vous avez dj commenc saisir des salaires, comment les transfrer vers un nouveau dossier comptable, spcialement pour les salaires Si vous avez dj commenc saisir des salaires, vous allez d'abord sauvegarder vos donnes sur un disque, puis rcuprer ce disque vers un nouveau dossier comptable dont les dates de dbut et fin d'exercice correspondent une anne calendrier. Toutes vos donnes seront rcupres dans ce nouveau dossier. Les oprations effectuer sont: Sauvegarder le dossier existant vers un disque Restaurer vers un nouveau dossier ( nommer Mon entreprise - Salaires) Vrifier les dates de dbut et fin d'exercice Sauvegarder le dossier existant vers un disque 1. Au menu Fichier, Sauvegarde, restauration 2. Cliquez sur l'onglet Sauvegarder 3. Slectionnez le dossier sauvegarder (Ex. Mon Entreprise) 4. Choisissez l'emplacement pour enregistrer votre sauvegarde 5. Cliquez sur Dmarrer Restaurer vers un nouveau dossier 1. Au menu Fichier, Sauvegarde, restauration 2. Cliquez sur l'onglet Restaurer 3. Cliquez sur Parcourir pour slectionner l'emplacement des lments restaurer (Par exemple : C:\WinBIZ Backup) 4. Dans Destination, slectionnez Restaurer vers un nouveau dossier ou un nouvel exercice 5. Dans Dossier, changez le nom du dossier (Ex. Mon entreprise - Salaires)

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WinBIZ 6. Cliquez sur Dmarrer

Modifier les dates de dbut et fin d'exercice 1. Au menu Fichier, Ouvrir 2. Slectionnez le nouveau dossier 3. Cliquez sur le bouton Proprits 4. Slectionnez l'onglet Exercices 5. Assurez-vous que les dates de dbut et fin d'exercices correspondent l'anne calendrier (1er janvier au 31 dcembre) Comptabiliser les salaires dans le dossier spar Dans le dossier des salaires (Ex. Mon entreprise - Salaires), comptabilisez les salaires normalement (Menu Comptabilit, Comptabilisation). Importez ensuite les critures vers le dossier principal. 1. Ouvrez le dossier principal (Ex. Mon entreprise) 2. Au menu Comptabilit, Ecritures 3. Cliquez sur le bouton Actions 4. Slectionnez Importer puis Ecritures WinBIZ 5. Slectionnez le dossier des salaires (Ex. Mon entreprise - Salaires) 6. Dfinissez une fourchette de dates ou de numros d'critures 7. Cliquez sur Importer

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4.10

Associations professionnelles
Certaines associations professionnelles demandent des dcomptes particuliers qui ne correspondent pas aux dcomptes habituels (AVS, Suva, etc.). Ces associations regroupent gnralement plusieurs charges sociales et permettent l'annonce et le paiement sous la forme d'une prime unique verse par l'employeur un interlocuteur unique (Exemple: Le Bureau des mtiers). Pour en savoir plus sur le paramtrage des associations professionnelles, vous pouvez consulter les rubriques suivantes : Crer une association professionnelle 177 Attribuer l'association professionnelle vos salaris 179 Paramtrer les rubriques de salaires 180 Imprimer le dcompte de l'association professionnelle 181 Particularit WinBIZ Basic Edition: Fonctionnalit non disponible

4.10.1

Crer une association professionnelle

Avant d'imprimer le dcompte, vous devez paramtrer l'association professionnelle laquelle vous tes affili. Si plusieurs corps de mtiers dpendant de plusieurs associations sont prsentes dans votre entreprise, vous devez crer une association professionnelle par corps de mtier. Crer une association professionnelle 1. Au menu Salaires, Associations professionnelles 2. Cliquez sur Nouveau Onglet Association Dans l'onglet Association, vous pouvez saisir toutes les coordonnes de l'association. Ces informations seront reprises lors de l'impression du dcompte.

Onglets Elments Entrez les taux des dductions. Ces taux sont fournis par l'association

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WinBIZ professionnelle.

Elments complmentaires Pour imprimer le dcompte complmentaire, vous devez saisir les taux fournis par l'association professionnelle.

Onglet Heures Cette zone vous permet d'indiquer le nombre d'heures mensuel de travail de vos employs. Vous pouvez taper le nombre d'heures pour chaque mois de l'anne en cours selon les conventions de votre association ou calculer
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179

automatiquement le nombre d'heures. Le calcul automatique ncessite que vous dfinissiez d'abord correctement les jours fris et les jours de travail hebdomadaires.

Particularit WinBIZ Basic Edition: Fonctionnalit non disponible

4.10.2

Attribuer une association professionnelle un salari

Pour imprimer le dcompte pour vos salaris, vous devez attribuer l'association professionnelle vos salaris. Si un salari travaille plusieurs priodes dans cet exercice, vous pouvez rattacher une association professionnelle diffrente chaque priode de travail. Attribuer une association professionnelle vos salaris 1. Au menu Salaires, Salaris 2. Slectionnez un salari 3. Cliquez sur Ouvrir 4. Ouvrez l'onglet Priodes d'activits 5. Remplissez les champs suivants : Numro d'employ Code professionnel 6. Dans Ass. professionnelle, slectionnez l'association laquelle le salari est affili.

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4.10.3

Paramtrer les rubriques pour les associations professionnelles

Il est ncessaire de dfinir un lien entre les rubriques de salaires utilises dans les dcomptes des associations professionnelles et les lments de ces associations. Cette opration touche seulement une srie de rubriques. Paramtrer les rubriques pour les associations professionnelles 1. Au menu Salaires, Rubriques 2. Slectionnez une rubrique 3. Cliquez sur Ouvrir 4. Dans Type de rubrique, slectionnez le type de la rubrique slectionne 5. Dans Type assoc. prof, slectionnez l'lment de l'association correspondant la rubrique 6. Cliquez sur OK

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4.10.4

Imprimer le dcompte de l'association professionnelle

Il existe deux dcomptes, le dcompte priodique (gnralement mensuel) et le dcompte complmentaires (gnralement annuel). Imprimer le dcompte de l'association 1. Au menu Salaires, Etats 2. Slectionnez Associations professionnelles 3. Slectionnez le dcompte que vous souhaitez imprimer Dcompte priodique Dcompte complmentaire 4. Indiquez la date du dcompte, le texte de bas de page et le n du dcompte 5. Cliquez sur Imprimer

Particularit
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WinBIZ WinBIZ Basic Edition: Fonctionnalit non disponible

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4.11

Impt la source
Il est possible de dterminer le taux d'imposition la source de plusieurs manires: Saisie directe du taux dans les rubriques du salari Saisie du taux lors du calcul mensuel du salaire Recherche automatique du taux dans une tabelle cantonale en fonction du salaire mensuel Pour saisir directement le taux dans le salari ou lors du calcul mensuel des salaires : Paramtrer les rubriques pour l'impt la source 185 Paramtrer les salaris 186 Pour utiliser la mthode de recherche automatique du taux, vous devez d'abord importer un barme, puis paramtrer les salari : Importer un barme d'impt la source 183 Paramtrer les rubriques pour l'impt la source 185 Paramtrer les salaris 186 Ajustement de l'impt la source 188 Une fois les salaires calculs, vous pouvez imprimer le dcompte de l'impt la source 188 .

4.11.1

Importer un barme d'impt la source

Le taux d'imposition de l'impt la source peut tre calcul automatiquement, pour cela, vous devez importer les tabelles fournies par l'Administration fdral des contributions. Tlchargez une tabelle 1. Au menu Salaires, Constantes et paramtres 2. Slectionnez Tabelles cantonales de l'impt la source 3. Cliquez sur Importer 4. Pour accder au site internet de l'AFC, cliquez sur le bouton ci-dessous :

Vous pouvez galement tlcharger la tabelle de l'impt en tapant l'adresse suivante dans votre navigateur : http://www.estv.admin.ch/f/dbst/dienstleistungen/quellen.htm 5. Sur le site de l'AFC, cliquez sur le barme que vous souhaitez tlcharger

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6.

Enregistrez la tabelle sur votre ordinateur

Importer la tabelle 1. Au menu Salaires, Constantes et paramtres 2. Slectionnez Tabelles cantonales de l'impt la source 3. Slectionnez le canton 4. Cliquez sur Importer

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5.

Cliquez sur "..." pour slectionnez le fichier importer

6. 7.

8.

Cliquez sur Dmarrer pour lancer l'importation de la tabelle Le fichier est dcompress et ensuite la bote de dialogue Importation des tabelles d'impt la source s'affiche. Slectionnez la tabelle et cliquez sur le bouton OK. Une fois la tabelle importe, un message vous informe de la russite de l'opration.

4.11.2

Paramtrer les rubriques pour l'impt la source

WinBIZ propose par dfaut des rubriques prdfines pour l'impt la source. Vous pouvez vrifier le paramtrage de vos rubriques en suivant les instructions ci-dessous. Paramtrer une rubrique pour l'impt la source 1. Au menu Salaires 2. Slectionnez Rubriques 3. Slectionnez la rubrique de l'impt la source (Par exemple : 400) 4. Cliquez sur Ouvrir 5. Dans Type de rubrique, slectionnez "Dduction (-) impt la source" 6. Dans Base de calcul, slectionnez Base imposable 7. Slectionnez un compte de charges pour la comptabilisation de la rubrique

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4.11.3

Paramtrer les salaris pour l'impt la source

Pour retenir l'impt la source du salaire de vos employs, vous devez paramtrer la fiche de vos salaris. Dfinir manuellement le taux d'impt la source dans le salari ou lors du calcul mensuel du salaire 1. Au menu Salaires, Salaris 2. Slectionnez un salari 3. Cliquez sur Ouvrir 4. Ouvrez l'onglet Priodes d'activit 5. Dans Impt la source, slectionnez Soumis, sans barme. Il n'est pas ncessaire de remplir les champs Groupe Tarifaire, Impt ecclsiastique et Tarif frontalier, tant donn que le taux est entr manuellement dans le salari (vous pouvez cependant les entrer titre informatif). 6. Ouvrez l'onglet Rubriques 7. Cliquez sur Ajouter pour ajouter la rubrique 400 Impt la source 8. Dans le champ Coefficient, entrez le taux taux d'imposition

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9.

Cliquez sur OK. Lors du traitement du prochain salaire, la rubrique de l'impt la source sera calcule avec le taux saisi dans le salari.

Automatiser la recherche du taux d'impt la source 1. Au menu Salaires, Salaris 2. Slectionnez un salari 3. Cliquez sur Ouvrir 4. Ouvrez l'onglet Priodes d'activit 5. Remplissez les champs suivants : Barme du canton Groupe tarifaire Impt ecclsiastique Tarif frontalier

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WinBIZ 6. 7. 8. 9. Ouvrez l'onglet Rubriques Cliquez sur Ajouter pour ajouter une nouvelle rubrique Slectionnez votre rubrique pour l'impt la source (Par exemple : 400) Cliquez sur OK

Lors du prochain calcul de salaires, l'impt la source sera dduit du salaire.

4.11.4

Imprimer le dcompte de l'impt la source

WinBIZ vous permet d'imprimer le dcompte mensuel et annuel de l'impt la source. Imprimer le dcompte de l'impt la source 1. Au menu Salaires, Etats 2. Slectionnez Impt la source - Dcompte annuel 3. Slectionnez le document que vous voulez imprimer Dcompte annuel Dcompte mensuel 4. Cliquez sur Imprimer

4.11.5

Ajustement de l'impt la source

Lorsque les salaires d'un employ varient d'une priode l'autre, il se peut que le taux de l'impt la source ne soit pas identique tous les mois. Vous avez la possibilit d'ajuster le montant de l'impt de l'impt en fonction des retenues dj effectues. Ajuster l'impt la source 1. Au menu Salaires, Calcul mensuel des Salaires 2. Slectionnez la priode laquelle vous voulez faire un ajustement 3. Slectionnez la fiche de salaire 4. Cliquez sur Ouvrir 5. Dans la fiche de salaires, cliquez sur le bouton Ajuster 6. Si vous faites l'opration pour la premire fois, la rubrique 430 Ajustement impt la source est cre automatiquement.

7.

La bote de dialogue Ajustement de l'impt la source s'affiche

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189

Occupation Le programme affiche la priode durant laquelle l'employ a travaill dans l'exercice comptable. Jours En fonction de la priode d'occupation, le programme calcul le nombre de jour effectif. Une anne comptable compte 360 jours. Salaire imposable Vous trouverez dans ce champ le salaire annuel soumis l'impt la source. Salaire mensuel moyen En fonction du salaire imposable et du nombre de jour d'occupation, le programme calcule le salaire mensuel moyen. Taux fiscal moyen Le taux est repris directement depuis les tabelles de l'impt la source. Le taux dpend du salaire mensuel moyen et des paramtres dfinis dans le salari. Impt retenu Il s'agit du montant calcul par la multiplication du taux et du salaire moyen. Nouveau taux Le nouveau taux propos permettra d'ajuster les retenues de l'impt la source en fonction du salaire mensuel moyen. Diffrence ajuster Ce montant indique la diffrence insrer dans la fiche de salaire pour permettre un ajustement de l'impt la source en fonction du nouveau taux. Rubrique d'ajustement Vous devez slectionner la rubrique qui va s'afficher dans le calcul mensuel et sur la fiche de salaire. Cette rubrique contiendra la diffrence ajuster. WinBIZ a cr automatiquement une rubrique d'ajustement (N430) et vous la propose par dfaut. Particularit WinBIZ Basic Edition: Fonctionnalit non disponible
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4.11.6

Dcomptes impt la source pour Genve

Les dcomptes suivants peuvent tre imprims l'aide du logiciel Formalix: Attestation quittance et liste rcapitulative Caisse de compensation : attestation quittance et liste rcapitulative Formulaire d'annonce IS Tlcharger la tabelle de l'impt la source pour Genve 1. Au menu Salaires, Constantes et paramtres 2. Slectionnez Tabelles cantonales de l'impt la source 3. Slectionnez GE 4. Cliquez sur Importer 5. Pour accder au site internet de l'AFC, cliquez sur le bouton ci-dessous :

6.

Vous pouvez galement tlcharger la tabelle de l'impt en tapant l'adresse suivante dans votre navigateur : http://www.estv.admin.ch/f/dbst/dienstleistungen/quellen.htm 7. Sur le site de l'AFC, cliquez Formulaires et barmes impt la source 8. Sur le site de l'tat de Genve, cliquez sur Barmes 9. Slectionnez Barmes formats pour employeur 10. Tlcharger la tabelle au format ACSii sur votre ordinateur Pour importer la tabelle, consultez Importer un barme d'impt la source
183

Tlcharger et installer Formalix 1. Tlcharger la version excutable de Formalix en cliquant sur le lien suivant : http://www.getax.ch/formalix/article.php?id_article=3 2. Enregistrez le fichier sur votre ordinateur (Par exemple sur le bureau) 3. Une fois le tlchargement termin, installez le logiciel en suivant les instructions de l'assistant d'installation. 4. Un message vous informe de la russite de l'installation. Cliquez sur Terminer. L'icne Formalix a t cre sur le Bureau. Paramtrer un salari pour imprimer les dcomptes Formalix 1. Au menu Salaires, Salaris 2. Ouvrez un salari 3. Ouvrez l'onglet Priodes d'activit 4. Dans Impt la source, slectionnez GE ou Soumis, sans barme

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5. Cliquez sur le lien Formalix. Ce lien est visible uniquement si le salari est soumis l'impt la source de Genve ou s'il est soumis sans barme. 6. Entrez les informations complmentaires du salari

7. Cliquez sur Entreprise 8. Entrez les informations complmentaires de l'entreprise

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WinBIZ 9. Cliquez sur OK et enregistrez la fiche du salari Depuis WinBIZ, exporter les donnes des salaires 1. Au menu Salaires, Etats 2. Slectionnez Impt la source - Dcompte annuel 3. Entrez les informations du dcompte

4. Cliquez sur Formalix. Ce bouton est visible uniquement si le salari est soumis l'impt la source de Genve ou s'il est soumis sans barme. 5. Slectionnez les formulaires que vous voulez exporter

6. Cliquez sur Entreprise pour dfinir les informations complmentaires de l'entreprise. Par dfaut, les informations entres dans le salari seront reprises.

7. Cliquez sur OK 8. Cliquez sur Parcourir pour slectionner le dossier dans lequel vous voulez

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enregistrer le fichier 9. Cliquez sur Dmarrer pour lancer l'exportation des donnes. 3 fichiers sont exports : Attestation_quittance_anne.csv Attestation_quittance_compensation_anne.csv IS_annonces_anne.csv Importer les donnes dans Formalix 1. Ouvrez le logiciel Formalix 2. Au menu Fichier, slectionnez Importer 3. Slectionnez le fichier importer

4. Cliquez sur Ouvrir 5. Enregistrez les donnes depuis le menu Fichier, Enregistrer

6. Validez les donnes depuis le menu Outils, Vrification des donnes importes 7. Lorsque les donnes ont t valides, cliquez sur pour imprimer les formulaires 8. Pour imprimer les autres formulaires, rptez les tapes 1 7 ci-dessus Attestation quittance et liste rcapitulative

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Caisse de compensation : attestation quittance et liste rcapitulative

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Formulaire d'annonce IS

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4.12

Etats
Les tats reprsentent les documents qui vous permettent d'extraire les donnes de vos exercices en format imprimable. Imprimer des tats du module salaires 1. Au menu Salaires, Etats 2. Slectionnez l'tat 3. Cliquez sur Imprimer Etats AVS - Attestations de salaires LAA - Dcompte annuel LPP - Dcompte annuel Impt la source - Dcompte annuel 188 Associations professionnelles
181

Document imprimer Attestation de salaires AVS Personnes et salaires non soumis Dcompte annuel LAA Rcapitulatif annuel LAA Dcompte annuel LPP Dcompte annuel Dcompte mensuel Liste nominative des salaires pays Bordereau des absences justifies Bordereau des allocations familiales Certificat de salaire A4 vertical Certificat de salaire A4 vertical avec cadres Certificat de salaire A4 horizontal Nouveau Certificat de salaires (NCS) 196 Nouveau Certificat de salaires (NCS) avec cadres 196

Certificats de salaires annuels

Rcapitulation annuelle Journal des salaires

Dcompte par salari(e) Dcompte entreprise Journal des salaire et bases Rcapitulation des rubriques de salaires par mois Rcapitulation des rubriques de salaires annuelle

Dcompte annuel des rubriques Dcompte annuel des rubriques Dfinition des rubriques Liste des salaris Dfinition des rubriques Bases et constantes gnrales Liste des salaris Dtail des salaris tiquettes Rsum des absences Dtail des absences

Liste des absences

Particularits WinBIZ Basic Edition: L'tat Associations professionnels n'est pas disponible.

4.12.1

Nouveau Certificat de Salaire

Le nouveau certificat de salaire fdral (NCS) est autoris pour les salaires 2006 et obligatoire pour les salaires 2007 (dclars en 2008). Depuis dbut 2006, le nouveau certificat de salaire peut tre utilis pour la dclaration fiscale. Si, en raison de problmes techniques, l'usage du NCS n'tait pas encore possible pour la priode fiscale 2007, l'ancien certificat de salaire peut tre utilis une
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dernire fois pour cette anne-l. A compter de l'anne civile 2008, il ne sera disponible que sous sa nouvelle forme. Si la majorit des cantons appliquera cette rgle, certains cantons ont dj annonc un report d'un an (les salaires de l'anne fiscale 2008 seront dclars en 2009 au moyen du NCS dans quelques cantons comme, entre autres, Argovie et le Valais). Si, contre toute attente, un canton ne le rendait pas obligatoire, le NCS peut malgr tout tre utilis de manire volontaire. Paramtrer les rubriques de salaires Toutes les rubriques de dductions et de bonifications devront tre vrifies ou modifies. Les rubriques prdfinies sont dj correctement paramtres. 1. Au menu Salaires, Rubriques 2. Slectionnez une rubrique. 3. Cliquez sur Ouvrir 4. A la place de Certificat 2005, slectionnez Nouveau certificat 5. Choisissez o cette rubrique est totalise sur le Nouveau certificat de salaires. 6. Cliquez sur OK Dfinir les lments spciaux dans le salari 1. Au menu Salaires, Salaris 2. Slectionnez un salari 3. Cliquez sur Ouvrir 4. Ouvrez l'onglet Paiement, comptabilisation 5. Cliquez sur le lien Certificat de salaire 6. Entrez les lments spciaux du nouveau certificat de salaire 7. Cliquez sur OK

Imprimer les nouveaux certificats de salaires

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WinBIZ 1. 2. 3. 4. Au menu Salaires, Etats Slectionnez Certificats de salaires annuels Dans Document imprimer, slectionnez Nouveau Certificat de Salaires (NCS) avec cadres ou Nouveau Certificat de Salaires (NCS) Cliquez sur Imprimer

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4.12.2

Certificats de Salaires Electroniques

Certains cantons ont reu l'obligation de dposer les Nouveaux Certificats de Salaires 196 (NCS) l'Administration cantonale des impts. Pour imprimer ces NCS munis du code--barres (CAB2D), nous vous conseillons d'utiliser le logiciel CSI-eSalary Report. Ce logiciel, totalement gratuit, est fourni par l'Administration fdrale des contributions. Importez directement vos donnes salariales dans CSI-eSalary Report grce au fichier CSV gnr par WinBIZ. Tlcharger et installer le logiciel CSI-eSalary Report 1. Tlcharger le logiciel en cliquant sur le lien suivant : http://internet.estv.admin.ch/f/dbst/dienstleistungen/lohnausweis.htm 2. Enregistrez le fichier sur votre ordinateur (Par exemple sur le bureau) 3. Une fois le tlchargement termin, installez le logiciel en suivant les instructions de l'assistant d'installation. 4. Un message vous informe de la russite de l'installation. Cliquez sur

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WinBIZ Terminer. L'icne Certificat de salaire lectronique CSI a t cre sur le Bureau. Depuis WinBIZ, exporter les donnes des salaires 1. Au menu Salaires, Etats 2. Slectionnez Certificats de salaires annuels 3. Cliquez sur CSI

4. Cliquez sur Parcourir pour slectionner le dossier dans lequel vous voulez enregistrer le fichier

5. Cliquez sur Dmarrer pour lancer l'exportation des donnes Remarque Avant de lancer l'importation, assurez-vous que les champs suivants soient correctement remplis dans les proprits du dossier comptable : Raison sociale NPA et Localit Nom et Prnom du dirigeant Importer les donnes dans le programme Certificat de salaire lectronique CSI 1. Ouvrez le logiciel Certificat de salaire lectronique CSI 2. Cliquez sur Suivant 3. A l'tape suivant, cliquez sur Recherche le fichier d'importation pour slectionner le fichier de salaires export depuis WinBIZ.

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4. Cliquez sur Suivant 5. Slectionnez les salaris importer

6. Cliquez sur Suivant 7. Cliquez sur Terminer pour dmarrer l'importation Imprimer les Certificats de Salaires Electroniques 1. Une fois l'importation du fichier termine, le logiciel Certificat de salaire lectronique CSI s'ouvre automatiquement. 2. Slectionnez un salari

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WinBIZ

3. 4.

Cliquez sur

pour valider le certificat de salaires

Cliquez sur pour imprimer le certificat de salaires au format PDF. Vous ne pouvez pas imprimer le certificat tant que le certificat n'est pas valid.

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203

4.13

Importation de salaires
Il est possible d'importer des salaires en provenance d'un fichier. Ce fichier doit tre structur de manire particulire. Voici les formats supports: Importation de salaires en format CSV 203 Importation de salaires en format XML 204 Importer un fichier de salaires 1. Au menu Salaires, Calcul mensuel des salaires 2. Cliquez sur la flche d'options droite du bouton Calculer 3. Slectionnez Importer

Particularit WinBIZ Basic Edition: Fonctionnalits non disponibles

4.13.1

Importation de salaires en format CSV

Lors d'importation de salaires en provenance d'un fichier de format CSV, la structure suivante doit tre respecte. Type de fichier : Dlimiteur de champ : Dlimiteur d'enregistrement : Page de codes : Structure N Description 1 Date de traitement 2 N de priode 3 Code du salari 4 Code de la rubrique Type de champ Date Exemp Commentaire le 30.01. jj.mm.aaaa 2007 Numriqu 1 1 - 12 e Texte AB000 15 positions 05 Texte 100 3 positions CSV (Comma separated values) Point-virgule CRLF 1252 ANSI

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204

WinBIZ 5 Coefficient ou taux employ 6 Part employeur, coefficient ou taux 7 Numriqu 158.00 Contient un nombre d'heures ou e un taux Numriqu 0.00 Utilis seulement si e comptabilisation de la part employeur de certaines charges Part employeur, Numriqu 0.00 Utilis seulement si montant supplmentaire e comptabilisation de la part employeur de certaines charges Base de calcul Numriqu 35.00 Exemple: Tarif horaire e Commentaire Texte Commi commentaire complmentaire ssion optionnel, apparat dans la ligne de la rubrique sur le dcompte de salaire Type d'importation Numriqu 1 Remplacer une rubrique e existante ou non

8 9

10

Exemple 30.01.2007;12;CCH001;100;158;;;35;Commission;1 30.01.2007;12;CCH001;100;167.5;;;28.5;;1 30.01.2007;12;CCH001;105;14.8;;;35.6;;1 Particularits WinBIZ Basic Edition: Fonctionnalit non disponible

4.13.2

Importation de salaires en format XML

Lors d'importation de salaires en provenance d'un fichier de format XML, la structure suivante doit tre respecte. Type de fichier: Description: Structure
N Attribut Description Type Exemp Commentaire de le champ Date 01.01.2 jj.mm.aaaa 007 Numri 1 1 - 12 que Text AB0000 15 positions 5 Text 100 3 positions

XML XSD inclus dans le fichier XML (voir exemple)

1 2 3 4 5 6

ProcessingDate d(10) PeriodNumber n(2) EmployeeId c(15) ElementId c(3)

Date de traitement N de priode Code du salari

8 9

Code de la rubrique ElementEmployeeRate n(9, Coefficient ou Numri 158.00 Contient un nombre d'heures ou 4) taux employ que un taux ElementCompanyRate n(9, Part employeur, Numri 0.00 Utilis seulement si 4) coefficient ou taux que comptabilisation de la part employeur de certaines charges ElementCompanyAdditiona Part employeur, Numri 0.00 Utilis seulement si lAmout n(9, 4) montant que comptabilisation de la part supplmentaire employeur de certaines charges ElementBase n(14, 2) Base de calcul Numri 35.00 Exemple: Tarif horaire que Text c(40) Commentaire Text Commis commentaire complmentaire sion optionnel, apparat dans la ligne de la rubrique sur le dcompte de salaire

Exemple

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205

Particularits WinBIZ Basic Edition: Fonctionnalit non disponible

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206

WinBIZ

Commerce
Le module commerce regroupe les outils ncessaires la gestion de votre stock, de vos dbiteurs et cranciers. Gnrez des factures, des commandes, des ordres de paiements lectroniques, etc. de manire simple grce aux applications achats et ventes. Le module stock vous permet d'administrer vos marchandises et vos entrepts. Les chapitres du module commerce Adresses 207 Recouvrement direct 299 Instituts financiers et mthodes de paiements Ventes, gestion des dbiteurs 309 Achats, gestion des cranciers 391 Stock 442 Paramtres des documents commerciaux 509 Points de vente 512

290

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207

5.1

Adresses
Il existe plusieurs types d'adresses de tiers : Les dbiteurs Les cranciers Les vendeurs, les commerciaux ou les reprsentants Pour en apprendre plus sur la gestion du fichier d'adresses, vous pouvez galement consulter les rubriques suivantes : Crer un modle d'adresses 216 Les adresses 207 Les groupes d'adresses 216 Les conditions de paiements 217 Les vendeurs, les commerciaux ou les reprsentants 219 Particularit WinBIZ Basic Edition: Limit 1000 adresses

5.1.1

Adresses
Chaque adresse peut tre la fois un dbiteur, un crancier, un vendeur, un commercial ou un reprsentant. Ceci permet d'viter de grer plusieurs adresses, par exemple si un de vos clients est galement un fournisseur. Les adresses sont reprises lors de la cration de documents commerciaux. Vous pouvez galement les utiliser pour prparer un publipostage. Crer une adresse 1. Au menu Adresses, Adresses 2. Cliquez sur Nouveau Remarque Pour acclrer la saisie des adresses, utilisez des modles d'adresses

316

La fentre de saisie des adresses est spare en 9 onglets diffrents : Identification Dbiteurs Cranciers Groupes Divers Objets Notes Images Complments Pour afficher tous les onglets, vous devez cliquer sur Mode Avanc.

Onglet Identification

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Rubrique Il s'agit de la rubrique de la socit. Exemples : Restaurant, Cabinet mdical. Si vous avez dj utilis cette rubrique dans une autre adresse, vous pouvez la slectionner dans la liste droulante. Raison sociale Indiquez la raison sociale d'une entreprise. Ne remplissez pas ce champ si vous entrez l'adresse d'un particulier. Titre civil C'est la premire ligne imprime d'une adresse. Exemples : Monsieur, Madame. Si vous avez dj utilis ce titre dans une autre adresse, vous pouvez le slectionner dans la liste droulante. Nom, Prnom Lorsque vous enregistrez une adresse, un contrle des homonymes est lanc. Le nom et le prnom de la personne sont utiliss pour vrifier si cette adresse existe dj. Rue et N Selon les directives d'adressage de La Poste, indiquez sur la premire ligne le nom de la rue suivi du numro. Sur la deuxime ligne, entrez la case postale. Localiser ( ) Cliquez sur ce bouton pour localiser l'adresse du contact dans votre navigateur internet. NPA, Localit Quand vous entrez le numro postal d'acheminement, la localit est automatiquement recherche et affiche. Si la localit n'est pas trouve, vous pouvez la saisir manuellement. Si vous entrez le nom de la localit, le numro postal est automatique recherch et affich. Seuls les numros postaux et les localits suisses sont proposs automatiquement. Pour modifier les numros postaux, consultez Constantes 562 . Code pays
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Guide de l'utilisateur Le code pays est imprim avant le numro postal dans les adresses des documents commerciaux. Si vous dsirez qu'une adresse s'imprime avec CH-1000 Lausanne, entrez CH dans ce champ.

209

Supplment Le supplment est imprim au bas de l'adresse, sur la dernire ligne. Elle peut contenir le nom du pays en toutes lettres. Politesse (Mailing) Cette formule de politesse est utilise lorsque vous exportez une liste d'adresses. Elle est compose de deux parties : la formule de politesse elle-mme suivie du nom du contact (par exemple : Monsieur Simonet, Madame Claude, Cher Henri, etc.). Parfois, aucun nom n'est spcifi (par exemple : Mesdames, Monsieur le Directeur, etc.). Quand vous exportez une liste d'adresses, la formule de politesse peut tre utilise dans l'introduction et dans les salutations pour rendre plus personnalis le document que vous fusionnez. Tlphone, Tlcopie, Mobile, Tlphone 2 Ces numros peuvent contenir 20 caractres. Les numros de tlphone 1, 2 et le numro de mobile peuvent tre composs automatiquement par votre modem. E-mail Indiquez l'adresse E-mail du contact. Si une adresse est saisie, vous pouvez lui envoyer un E-mail directement sans devoir saisir nouveau son adresse dans l'E-mail. URL Entrez l'adresse du site Internet du contact. Si une adresse est saisie, vous pouvez accder au site sans devoir saisir nouveau l'adresse dans votre navigateur. Rgion Vous pouvez slectionner une rgion pour classer cette adresse. La rgion est un critre de slection utilis dans plusieurs statistiques et dans les listes d'adresses. Langue Vous pouvez imprimer des documents commerciaux dans une des langues suivantes : Franais Allemand Italien Anglais Autre langue Indiquez la langue de votre client et les documents tels que les offres, les devis, les bulletins de livraisons, les fiches de travaux, les factures, les notes de crdit, les rappels et les relevs de comptes seront automatiquement traduits. Monnaie Si vous indiquez une monnaie, elle sera automatiquement propose lors de la cration de documents commerciaux de vente crdit (factures, notes de crdit, offres, etc.). Code adresse Vous pouvez attribuer un code alphanumrique vos adresses. Ce code n'est pas obligatoire. Si le code que vous attribuez aux adresses est un numro, faites-le prcder par des zros, afin de que le classement soit correct.

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WinBIZ Pour numroter une adresse automatiquement, cliquez sur la flche verte afin de trouver le prochain code. Code barre Le code barre permet de saisir un code de 20 caractres et est utilis lors de la recherche d'une adresse quand vous crez un document commercial.

Onglet Dbiteur
Si vous vendez des marchandises ou des services, tous vos clients n'ont peut-tre pas les mmes conditions de paiement ou les mmes limites de crdit. Certains clients peuvent avoir ngoci un prix particulier sur certains articles et d'autres bnficient d'une remise.

Compte collectif dbiteur Le compte dbiteur est le compte du plan comptable o les documents commerciaux seront comptabiliss. Vous pouvez utiliser le mme compte pour tous vos clients (compte collectif) ou choisir un compte particulier pour certains dbiteurs. Ce compte peut tre modifi lors de la saisie d'un document commercial. Si vous tablissez des documents commerciaux dbiteurs et cranciers qui seront compenss, il est recommand d'utiliser le mme compte dbiteur et crancier pour ce client. Format des factures Une facture contient des lignes d'articles. Vous pouvez imprimer une facture dtaille contenant les titres et toutes les lignes d'articles ou imprimer une facture o seuls les titres et les totaux correspondant apparaissent. Cette option permet de grer le cas des factures trs longues, provenant, par exemple du groupement de tous les bulletins de livraison d'un mois et d'en imprimer que le rsum. Si vous souhaitez que les factures de votre client soient rsumes lors de l'impression, choisissez un format de factures Rsum (rsum par titre). Le format par dfaut est Normal (dtail des articles). A la cration d'un document commercial, le format de facture associ une adresse est repris. Facturat. automatique
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Cette option concerne la facturation en srie 312 et vous permet de choisir une des options suivantes : Regrouper les bulletins : Permet de regrouper les documents commerciaux d'une adresse (offre, bulletin de livraison, etc.) dans une seule facture. Une facture par bulletin : Lors de la gnration de factures : cre une facture par document commercial de ventes. Ne pas facturer automatiquement : Ne gnre pas automatiquement une facture partir des documents commerciaux de ventes pour cette adresse.

Priodicit Cette option concerne la facturation en srie 312 . Slectionnez la frquence (hebdomadaire, mensuelle, etc) laquelle les factures pour ce client doivent tre gnres. Banque par dfaut Slectionnez sur quel compte votre client vous rgle habituellement. Prsentation des factures La mise en page de la facture et le BVR sont dtermins par la prsentation. Chaque fois que vous imprimez une facture pour ce client, la mise en page dtermine dans sa prsentation est slectionne. Quand vous crez un document commercial, la prsentation de l'adresse que vous entrez est automatiquement reprise et vous pouvez la changer, si ncessaire, en ouvrant l'onglet Paramtres. Table de prix (tarification) Chaque article peut avoir 20 prix de vente diffrents. Ces prix de vente sont classs en 20 tables de prix. Vous pouvez indiquer pour chacun de vos clients quelle table de prix est utilise lorsque vous crez un document commercial. Par dfaut, les tables de prix sont numrotes de 1 20. La slection d'un prix de vente selon la table de prix ne fonctionne que lorsque la mthode de calcul du prix de vente est Conditionnement ou Tables de remises. Gestion de la TVA En gnral la manire de calculer la TVA dpend des articles que vous vendez. Chaque article est li un mode de comptabilisation qui dtermine si la TVA est incluse dans le prix de vente ou si elle est exclue et ajoute en fin de facture. Nanmoins vous pouvez forcer la gestion de la TVA dfinie dans les Modes de comptabilisation en slectionnant Toujours incluse, Toujours exclue ou Hors du champ de l'impt. Grce cette option vous pouvez vous assurer que la TVA n'est pas facture un client tranger. Si vous avez tabli une liste de prix sans TVA destine certains grossistes, vous pouvez forcer la TVA Toujours exclue pour ces adresses. Remise spciale, Remise collective Une remise peut tre accorde un client sur les lignes d'articles d'un document commercial. Programmez dans l'adresse de votre client cette remise pour qu'elle soit automatiquement attribue lors de la cration de documents commerciaux. Vous pouvez utiliser deux types de remises. La remise collective: si plusieurs clients bnficient de la mme remise, utilisez la remise collective. Vous pouvez donner un nom et un pour-cent chaque remise collective. Si le pour-cent de remise collective change, toutes les adresses l'utilisant seront automatiquement mises jour. La remise spciale: tapez directement le taux de remise. Si votre client bnficie d'une remise spciale, le pour-cent accord ne changera pas lorsque vous changez les remises collectives.

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Prix spciaux Si vous passez un accord avec un client pour lui vendre des marchandises ou des services un prix spcial dont le calcul ne peut pas tre automatis ou si ce client est le seul partenaire commercial qui bnficie de ces prix, vous pouvez crer des prix spciaux. Les prix spciaux que vous indiquez s'entendent l'unit. Si vous vendez des articles sous forme d'un conditionnement de plusieurs units (par exemple : un carton de 6 pices), indiquez le prix l'unit, c'est--dire pour une pice. Conditions de paiement Les conditions de paiement dterminent le nombre de jours aprs lequel une facture doit tre paye (chance) et l'escompte ventuel accord. A la cration d'un document commercial, les conditions de paiement associes une adresse sont reprises. Rappels Si vous cliquez dans la case cocher Envoyer des rappels, vous pouvez imprimer un rappel pour les factures de ce client impayes l'chance. Limite de crdit Vous pouvez saisir une limite de crdit pour chacun de vos clients. Quand vous crez un document commercial, au moment o vous choisissez une adresse, le solde ouvert dbiteur de ce client est contrl, s'il est suprieur ou gal sa limite de crdit, un message est affich. Bloquer le dbiteur Si vous cochez cette option, vous ne pourrez plus crer de documents commerciaux pour ce client. Un message sera affich et vous avertira que, pour des raisons comptables, ce dbiteur a t bloqu. Cette fonction vous permet d'viter que certains de vos collaborateurs continuent de livrer de la marchandise un dbiteur douteux. Commercial de l'entreprise Un vendeur est une personne pouvant toucher des commissions sur les ventes vos clients. Lorsqu'un de vos vendeurs vous transmet l'adresse d'un nouveau client, vous pouvez indiquer dans l'adresse du client le nom de ce vendeur. Quand vous crez un document commercial, au moment o vous choisissez une adresse, son vendeur est automatiquement repris. Si ncessaire, vous pouvez changer le vendeur ce moment. Systme Slectionnez le systme de commissionnement attribu cette adresse. Lors de chaque vente ce dbiteur, ce systme de commissionnement sera appliqu. Pour plus d'informations, consultez Systmes de commissionnement 358 . Moyen d'expdition Le moyen d'expdition des marchandises un client est rcupr et imprim sur les documents commerciaux. Il peut tre chang si ncessaire. Adresse de livraison Une adresse de facturation diffrente de l'adresse de facturation peut tre saisie. L'adresse de livraison n'est imprime que sur les bulletins de livraison et sur les fiches de travaux. L'adresse de livraison remplace compltement l'adresse de livraison et doit donc contenir la raison sociale complte, la rue, la localit, etc. Si l'adresse de livraison ne diffre que peu de l'adresse de facturation, vous pouvez la rcuprer en cliquant sur le bouton "...".

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Onglet Crancier

Compte collectif crancier Le compte crancier est le compte du plan comptable o les documents commerciaux seront comptabiliss. Vous pouvez utiliser le mme compte pour tous vos cranciers (compte collectif) ou choisir un compte particulier pour certains cranciers (par exemple : 2000 Fournisseurs). Si vous tablissez des documents commerciaux dbiteurs et cranciers qui seront compenss, il est recommand d'utiliser le mme compte dbiteur et crancier pour ce client. Conditions de paiement Les conditions de paiement dterminent le nombre de jours aprs lequel une facture devra tre paye (chance) et l'escompte ventuel accord. A la cration d'une facture de crancier, les conditions de paiement associes ce crancier sont reprises. Elles peuvent tre modifies tout moment, si ncessaire. N TVA du crancier Le numro de TVA de votre fournisseur peut tre indiqu titre d'information. Numro de client auprs du fournisseur Si votre fournisseur vous a attribu un numro de client, vous pouvez l'indiquer titre d'information. Ce numro de client est imprim sur les commandes ce fournisseur. Mode de comptabilisation Si vous slectionnez un mode de comptabilisation par dfaut, ce mode de comptabilisation sera automatiquement repris lors de la cration de documents commerciaux pour ce crancier. Cette slection ne change pas le mode de comptabilisation dans les articles. Relations bancaires du crancier Indiquez le ou les instituts financiers de votre crancier.

Onglet Groupes
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L'onglet Groupes vous permet de slectionner quels sont les groupes auxquels appartient cette adresse. Dans la colonne de gauche apparaissent les groupes disponibles et dans la liste de droite les groupes auxquels appartient cette adresse Bouton Ajouter (>) : Slectionne ce groupe Bouton Ajouter tous (>>) : Ajoute tous les groupes disponibles Bouton Enlve (<) : Enlve le groupe slectionn Bouton Enlever tous (<<) : Enlve tous les groupes slectionns

Onglet Divers
Cration de l'adresse Dans cette zone s'affiche automatiquement la date de cration de l'adresse. Naissance Si vous indiquez la date de naissance de vos contacts, vous pourrez imprimer ou exporter la liste des adresses dont la date de naissance se situe dans une fourchette donne (demain ou la semaine prochaine, etc.). Ainsi vous pouvez envoyer une lettre de voeux vos clients le jour de leur anniversaire. Dernier contact Entrez la date du dernier contact avec cette personne. Prochain contact Indiquez la date du prochain contact avec cette personne. Comptabilisation Lors du transfert en comptabilit, les critures comptables sont automatiquement gnres, le libell de l'criture contient la socit, le nom, le prnom et la ville de l'adresse concerne. Si vous indiquez un libell comptable, ce texte sera repris dans les critures la place du nom de l'adresse. Ce libell de remplacement peut tre utile pour la comptabilisation des factures de cranciers afin de laisser plus de place la description des lments de la facture dans les critures comptables gnres. Vendeur, reprsentant Cochez cette option pour inclure ce contact dans la liste des commerciaux. Intressement et Commission en % Si vous indiquez une commission calculer sur le chiffre d'affaires, vous pourrez imprimer une liste de toutes les ventes et des montants de commissions qu'un vendeur a accumuls durant une priode donne. Le montant de la commission est calcul en pour-cent du chiffre d'affaires de tous les articles. Si certains articles sont soumis des taux de commissions diffrents, vous pouvez modifier la mthode de calcul des commissions en cliquant sur le bouton Commission dans la fiche de ces articles. Divers 1-10 Ces champs peuvent contenir des informations diverses selon votre usage. Vous pouvez changer le libell de chacun de ces champs en cliquant sur le texte Divers 1-10. Vous ne pouvez pas imprimer une slection d'adresses en fonction du contenu de ces champs, mais vous pouvez en placer les valeurs sur les tats imprims (Champ AD_UTILIS1 - AD_UTILIS10).

Onglet Objets

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Vous pouvez associer un ou plusieurs objets une adresse. Lorsque vous crez un document commercial, vous pouvez slectionner l'un des objets de cette adresse comme rfrence. A l'impression, cet objet apparat ct du champ Rfrence. Pour plus d'informations, consultez Objets 224 .

Onglet Notes
Notes prives Les notes prives sont modifiables ou consultables uniquement depuis la fentre Adresses. Notes publiques Les notes publiques sont modifiables ou consultables lors de la slection de l'adresse dans des documents commerciaux (bulletins de livraison, factures, etc.). Afficher les notes publiques lors de la slection de l'adresse Cette option permet de choisir comment safficheront les notes publiques lors de la slection de l'adresse dans un document commercial. Par exemple, si vous slectionnez lentre Dans une fentre, la note saisie saffichera dans une fentre flottante, lors de la cration d'un document commercial avec cette adresse

Vous pouvez modifier l'affichage des notes publiques dans l'ensemble des adresses en utilisant les modifications globales 280 .

Onglet Complments
Cet onglet vous permet d'ajouter un nombre illimit de champs personnalisables dans vos adresses. 1. 2. 3. Cliquez sur Nouveau champ Indiquez le nom du champ Slectionnez le type de champ. Les types de champs suivants sont disponibles : Format libre : Tous les caractres Texte : Premire lettre en majuscule Majuscule : Tout le texte en majuscule

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5. Cliquez sur OK 6. Dans la colonne Valeur, entrez la valeur pour le nouveau champ que vous avez cr.

5.1.2

Modle d'adresses
Une adresse contient un grand nombre d'informations dont plusieurs sont indispensables. Certaines de ces informations, comme les conditions de paiement, les comptes dbiteur et crancier, etc. sont identiques pour de nombreuses adresses. Pour viter de les saisir chaque nouvelle adresse, vous pouvez crer un ou plusieurs modles d'adresses contenant ces informations. Crer un modle d'adresse 1. Au menu Adresses, Adresses 2. Cliquez sur Actions, choisissez Modles 3. Cliquez sur Nouveau 4. Remplissez les informations habituelles dans les onglets Dbiteurs et Cranciers 5. Cliquez sur OK 6. Dans le champ Nom du modle, indiquez le nom du modle (maximum 10 caractres). Vous pouvez crer plusieurs modles. Si vous crez un modle nomm Normal, il sera automatiquement utilis pour crer une nouvelle adresse. Si vous nommez vos modles diffremment, lorsque vous crez une adresse, la liste des modles disponibles s'affiche.

5.1.3

Groupes d'adresses
Une adresse peut appartenir un ou plusieurs groupes d'adresses. Quand vous imprimez des listes d'adresses ou des statistiques, vous pouvez slectionner un groupe d'adresses. Vous pouvez galement envoyer la mme facture toutes les adresses d'un groupe. Comme il n'y a pas de limites au nombre de groupes auxquels appartient une adresse, vous pouvez utiliser cette mthode pour classer vos adresses dans des ensembles, catgories et autres mthodes de slection qui ne sont pas prvues dans le logiciel. Crer un groupe d'adresses 1. Au menu Adresses, Groupes d'adresses 2. Cliquez sur Nouveau Assigner un ou plusieurs groupes une adresse 1. Au menu Adresses, Adresses 2. Slectionnez une adresse 3. Cliquez sur Ouvrir 4. Ouvrez l'onglet Groupes Dans la colonne de gauche apparaissent les groupes disponibles et dans la liste de droite les groupes auxquels appartient cette adresse Bouton Ajouter (>) : Slectionne ce groupe
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Guide de l'utilisateur Bouton Ajouter tous (>>) : Ajoute tous les groupes disponibles Bouton Enlve (<) : Enlve le groupe slectionn Bouton Enlever tous (<<) : Enlve tous les groupes slectionns Particularit WinBIZ Basic Edition: Limit 10 groupes d'adresses

217

5.1.4

Conditions de paiement
Les conditions de paiement dterminent le nombre de jours aprs lesquels une facture devra tre paye et l'escompte ventuel accord. Les conditions de paiements de vos cranciers sont galement gres. Crer une condition de paiement 1. Au menu Adresses, Conditions de paiement 2. Cliquez sur Nouveau

Onglet Textes
Texte imprimer sur les documents Tapez le texte devant tre imprim au bas des documents commerciaux. Langue Vous pouvez saisir les textes dans les diffrentes langues gres par le logiciel. Slectionnez dans la liste droulante la langue pour laquelle vous souhaitez saisir le texte puis entrez le texte dans la zone Texte imprimer sur les documents. La langue utilise dans les documents commerciaux est lie l'adresse. Texte spcial pour les factures Slectionnez dans cette liste le format du texte devant tre imprim sur les documents commerciaux. Le texte normal (tel que ci-dessus) : Le texte imprim sur vos documents commerciaux sera celui que vous avez inscrit dans le champ Texte imprim sur les documents. Par exemple : Paiement 30 jours, 2% dans les 10 jours Les dates d'chances et les montants escompts : Imprime les dates d'chances et les montants escompts. Par exemple, un escompte de 2 % est accord 10 jours : 10 jours : 2% Paiement avant le 10.04.2007 : SFr. 980.00 30 jours Net - Paiement avant le 30.04.2007 : SFr. 1'000.00 Le texte normal - les dates d'chances - les montants escompts : Imprime le texte dfini dans le champ Texte imprim sur les documents ainsi que les dates d'chances et les montants escompts. Par exemple, un escompte de 2 % est accord 10 jours : Paiement 30 jours, 2% dans les 10 jours 10 jours : 2% Paiement avant le 10.04.2007 : SFr. 980.00 30 jours Net - Paiement avant le 30.04.2007 : SFr. 1'000.00 Code Ce code vous permet de retrouver les donnes de cette condition lors de l'importation de documents. Pour plus d'informations sur l'importation de documents, consultez Importation de documents 433 .

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Onglet Echances
Types Vous pouvez dfinir une chance calcules en jour ou pour la fin d'un mois. Exemple de condition de paiement Paiement 30 jours, 2% dans les 15 jours, 4% dans les 10 jours. Pour saisir cet exemple, remplissez les champs comme suit : Si le paiement net est d dans les 30 jours. Si le paiement a lieu dans les 15 jours, un escompte de 2% est accord. Si le paiement a lieu dans les 10 jours, un escompte de 4% est accord. Si le paiement a lieu dans les 5 jours, un escompte de 6% est accord.

Onglet Paiements fractionns

Afin d'offrir vos clients la possibilit de payer une facture en plusieurs mensualits, WinBIZ vous permet de crer des factures avec plusieurs chances, de fixer la date et le montant de chaque chance et d'imprimer plusieurs bulletins de versement. Pour plus d'informations concernant les paiements fractionns, consulter Factures dbiteurs multi-chances 331 .

Onglet Comptabilisation
Dans quel compte dsirez-vous comptabiliser les escomptes ?

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Guide de l'utilisateur Si des escomptes ont t saisis, slectionnez le compte dans lequel les escomptes doivent tre comptabiliss.

219

Remarque Les conditions de paiement dterminent l'chance des factures, donc la date du rappel. Si aucune condition de paiement n'est donne une facture, celle-ci sera considre comme chue la date de la facture, donc immdiatement et apparatra trop rapidement dans la liste des rappels. Particularits WinBIZ Basic Edition: L'onglet Paiements fractionns n'est pas disponible.

5.1.5

Commercial
Un commercial est une personne pouvant toucher des commissions sur les ventes vos clients. Il vous suffit de le slectionner lors de la cration d'un document commercial. Crer un vendeur, un commercial ou un reprsentant 1. Au menu Adresses, Adresses 2. Cliquez sur Nouveau 3. Entrez les coordonnes du commercial 4. Dans l'onglet Divers, cochez la case Commercial de l'entreprise

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220

WinBIZ

Intressement et Commission en % Si vous indiquez une commission sur le chiffre d'affaires, il est possible d'imprimer la liste de toutes les ventes et des commissions qu'un vendeur a accumuls durant une priode prcise. Le montant de la commission est calcul en pour-cent du chiffre d'affaires de tous les articles. Si certains articles sont soumis des taux de commissionnement diffrents, vous pouvez modifier la mthode de calcul directement dans l'article.

5.1.6

Historique des adresses

L'historique affiche la liste des documents commerciaux de l'adresse slectionne. Afficher l'historique 1. Au menu Adresses, Adresses 2. Slectionnez une adresse 3. Cliquez sur Historique 2. L'historique du client s'affiche : Cliquez sur une anne pour afficher tous les documents commerciaux s'y rfrant Cliquez sur le bouton Dvelopper pour afficher tous les types de documents existant sous chacune des annes ou Cliquez sur le "Plus" prcdant l'anne et cliquez sur le type de documents pour afficher dans le vollet de droite les documents s'y rapportant : Vous pouvez ouvrir un document en effectuant un clic sur le bouton droit de la souris, pour autant que le document soit dans l'exercice qui est en cours d'utilisation. Le clic droit vous permet galement de copier un document vers un autre document, dans le mme exercice.

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Guide de l'utilisateur

221

Particularit WinBIZ Basic Edition: Limit un exercice comptable

5.1.7

Contrats
WinBIZ vous permet de saisir vos contrats, afin de les conserver au format informatique. Ceci vous laisse la possibilit de vrifier simplement et en tout temps le contenu des contrats, l'chance et diverses autres informations. Saisir des contrats 1. Au menu Adresses, Contrats 2. Cliquez sur Nouveau

Onglet Contrat

Contrat Entrez le nom du contrat.

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222

WinBIZ Description Indiquez une description complte du contrat. N Entrez le numro du contrat Type de contrat Slectionnez dans la liste droulante le type de contrat (Par exemple : Assurance, Location, Maintenance, etc). Si le type de contrat n'existe pas dans la liste, vous pouvez le saisir directement dans la zone de texte. Pour accder la liste des types de contrats, faites un clic-droit de la souris sur la liste droulante et slectionnez Accder aux Types de contrats. Prestataire Slectionnez le prestataire du contrat dans le fichier d'adresses de WinBIZ. Si l'adresse n'existe pas, vous pouvez la crez en cliquant sur le bouton Actions, puis sur Nouveau. Contact Entrez le nom de la personne de contact chez le prestataire. Statut Slectionnez le statut du contrat.

Onglet Conditions
Dans l'onglet Conditions, vous pouvez saisir les informations sur la priodicit, la date de dbut et la date de fin du contrat. Si vous cochez l'option Avertissement dans le mmento, la date de rsiliation du contrat s'affichera dans le mmento 560 partir de la date saisie.

Onglet Notes
Cet onglet vous permet de saisir des remarques.

Bouton Dossier
Dans la liste des contrats, vous pouvez cliquer sur Dossier pour stocker des fichiers au contrat slectionn (par exemple, un scan du contrat d'assurance).

Imprimer une liste des contrats

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Guide de l'utilisateur 1. 2. 3. 4. Au menu Adresses, Contrats Cliquez Imprimer Dfinissez les options d'impression Cliquez sur Imprimer

223

Particularit WinBIZ Basic Edition: Fonctionnalit non disponible

5.1.8

Etats
Vous pouvez imprimer des listes d'adresses, des tiquettes pour vos mailings ou des listes de vos objets. Imprimer un tat des adresses 1. Au menu Adresses, Etats 2. Slectionnez un tat imprimer 3. Cliquez sur Imprimer Etats Documents imprimer Liste d'adresses Liste d'adresses - tlphonique Liste d'adresses - dtaille Prix spciaux Codes adresses tiquettes - 1 colonne tiquettes - 2 colonnes tiquettes - 3 colonnes 597
224

Liste d'adresses, tiquettes Objets

Objets

5.1.8.1

Imprimer des tiquettes d'adresses

Pour envoyer du courrier vos clients ou vos fournisseurs, vous pouvez imprimer des tiquettes depuis le fichier d'adresses Imprimer des tiquettes d'adresses 1. Au menu Adresses, Etats 2. Slectionnez Liste d'adresses - tiquettes 3. Dans Document imprimer, choisissez le type d'tiquettes

4.

Ouvrez l'onglet tiquettes

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224

WinBIZ 5. Slectionnez tiquettes simples ou tiquettes avec code barre

Position de la 1re Permet de dfinir la premire position dimpression de ltiquette dans la page d tiquettes dans le cas o des tiquettes auraient dj t utilises. Calculer la prochaine tiquette Permet de proposer automatiquement la position de la 1re tiquette lors de la prochaine impression Pour modifier la mise en page des tiquettes, consultez Personnaliser la mise en page des tiquettes 597 . Remarque Il vous est galement possible d'imprimer des tiquettes d'adresses depuis les documents commerciaux. Ouvrez le document concern et cliquez sur le bouton et slectionnez tiquettes d'adresses :

5.1.9

Objets
Les objets sont des informations lies chaque adresse. Par exemple, il peut s'agir d'un chantier, d'une adresse d'intervention, d'un vhicule, d'un animal, etc. Vous pouvez entrer les objets lors de la saisie de l'adresse. Certaines informations de l'objet peuvent ensuite tre affiches sur les documents commerciaux de ventes (offres, bulletins de livraison, factures, etc.). Exemple d'utilisation des objets Un garagiste peut utiliser un objet de type Vhicule et ainsi saisir les informations du vhicule de chaque client. Les informations du vhicule (marque, modle, n de plaques, etc.) seront affiches sur la facture du client. Liste des objets disponibles Adresse (Chantier, lieu d'intervention, etc.) Animal (Nom, Race, Naissance, etc.) 231

228

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225

Appareil (Marque, Modle, Type de papier, etc.) 235 Aronef (Moteurs, hlices, remarque, rapport de travail, etc.) 237 Connexion 240 Copieur, fax (Pour la facturation, une application spciale est ncessaire) vnement (Genre, date, lieu, etc.) 245 vnement funraire (dcs) 249 Objet simple personnalisable 253 Objets avec service d'entretien (Marque, type, puissance, etc.) 256 Parcelle (Pour la facturation, une application spciale est ncessaire) 259 Taxe de sjour 261 Travail de traduction (Langue de dpart, d'arrive, etc.) 264 Vhicule (Marque, type, matricule, etc.) 265

241

Pour dfinir le type d'objet utilis dans votre dossier, consultez Dfinir le type d'objet 225 . Particularit WinBIZ Basic Edition: Limit un type d'objet : Objet simple personnalisable

5.1.9.1

Dfinir le type d'objet

Avant de crer les objets, vous devez dfinir le type d'objet utilise pour ce dossier comptable. Un seul type d'objet peut tre dfini pour l'ensemble des adresses du dossier comptable. Dfinir le type d'objet utiliser dans les adresses 1. Au menu Adresses, Objets 2. Cliquez sur Options 3. Slectionnez le type d'objet utiliser et entrez un nom pour ce type d'objet (par exemple, Ordinateurs) 4. Cliquez sur OK. Particularit WinBIZ Basic Edition: Limit un type d'objet : Objet simple personnalisable

5.1.9.2

Crer un objet
Lorsque le type d'objet est dfini 225 , vous pouvez crer vos objets et les attribuer une adresse. Un objet peut tre attribu une seule adresse mais une adresse peut contenir un nombre illimit d'objets. Vous pouvez crer les objets de 2 manires : Depuis la bote de dialogue de saisie d'adresse. L'objet cr sera automatiquement li l'adresse. Depuis la fentre des objets. Dans ce cas, vous devez slectionner l'adresse attribuer l'objet. Crer un objet depuis l'adresse 1. Au menu Adresses, Adresses 2. Ouvrez une adresse existante ou crez une nouvelle adresse 3. Dans l'onglet Objets, cliquez sur Nouveau pour lier un objet cette adresse

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226

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Crer un objet depuis la liste des objets 1. 2. Au menu Adresses, Objets Cliquez sur Nouveau

3. 4.

Dans les diffrents champs et onglets, entrez les informations lies votre objet Pour lier l'objet une adresse, cliquez sur les jumelles et slectionnez l'adresse du client

Cette mthode vous permet de modifier l'adresse d'un objet existant. Par exemple, si le dtenteur d'un vhicule chang.

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Guide de l'utilisateur

227

5.1.9.3

Historique d'un objet

L'historique des objets vous permet de visualiser tous les documents commerciaux lis l'objet slectionn. Vous pouvez visualiser les donnes de plusieurs exercices comptables. Visualiser l'historique d'un objet 1. Au menu Adresses, Objets 2. Slectionnez un objet 3. Cliquez sur Historique

5.1.9.4

Rechercher un objet
Chaque objet est li une adresse. Pour retrouver un objet, vous avez la possibilit de faire une recherche. Plusieurs mthodes de recherche sont disponibles. Rechercher dans les objets 1. Au menu Adresses, Objets 2. Cliquez sur Rechercher 3. Entrez le texte rechercher Rechercher dans les adresses 1. Au menu Adresses, Adresses 2. Cliquez sur Rechercher 3. Slectionnez l'option N'importe o dans le champ 4. Cochez la case Tous les champs 5. Entrez le texte rechercher Rechercher dans les documents commerciaux 1. Crez un document commercial de vente 2. Dans le champ Adresses, entrez l'information de l'objet rechercher (par exemple le numro de plaques)

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228

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3. Appuyez sur la touche Enter

5.1.9.5

Associer un objet un document commercial de ventes

Lors de la saisie de documents commerciaux, vous pouvez slectionner l'objet lier au document. Les informations de l'objet peuvent tre imprimes sur les documents commerciaux. Associer un objet un document commercial de ventes 1. Au menu Ventes, slectionnez le type de document souhait (par exemple: Factures) 2. Ouvrez un document existant ou crez un nouveau document 3. Dans la liste droulante Objets, slectionnez l'objet du client associer ce document commercial 4. Lors de l'impression, les informations principales de l'objet seront inscrites dans le champ N/Rfrence. Pour imprimer des champs supplmentaires, consultez Objets 224 .

Associer un objet d'une adresse diffrente de celle d'un document commercial 1. Au menu Ventes, slectionnez le type de document souhait (par exemple: Factures) 2. Ouvrez un document existant ou crez un nouveau document 3. Sur la liste droulante Objets, faites un clic-droit de la souris et slectionnez Autres objets 4. Recherchez l'objet que vous voulez associer cette facture 5. Cliquez sur Slectionner 6. Lors de l'impression, les informations principales de l'objet seront inscrites dans le champ N/Rfrence. Pour imprimer des champs supplmentaires, consultez Objets 224 .

5.1.9.6

Adresses (Chantier, lieu d'intervention)

Description d'un objet Adresse
Onglet Adresses Cet onglet vous permet d'entrer les informations de l'objet.

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229

Onglet Complments Cet onglet vous permet d'ajouter un nombre illimit de champs personnalisables dans vos objets. 1. Cliquez sur Nouveau champ

2. 3.

Indiquez le nom du champ Slectionnez le type de champ. Les types de champs suivants sont disponibles : Format libre : Tous les caractres Texte : Premire lettre en majuscule Majuscule : Tout le texte en majuscule

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230

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5. Cliquez sur OK 6. Dans la colonne Valeur, entrez la valeur pour le nouveau champ que vous avez cr.

Impressions lies aux objets Adresses

Imprimer les objets Adresses 1. Au menu Adresses, tats 2. Slectionnez Objets 3. Dfinissez les options d'impression

Champs insrer dans les documents commerciaux Dans la mise en page des documents commerciaux, vous pouvez imprimer les champs des objets Adresses. Pour ajouter un champ de l'objet dans une mise en page : 1. 2. 3. Slectionnez un document commercial de vente contenant un objet (offre, facture, etc.) Modifiez la mise en page du document. Pour plus d'informations sur la modification d'une mise en page, consultez Dupliquer un tat 590 Ajoutez un champ l'aide du bouton AB de la barre d'outils Contrles. Pour plus d'informations, sur l'insertion d'un champ dans une mise en page, consultez Insrer un contrle 593 Dans Expression, tapez le nom du champ insrer

4.

Description Ligne d'adresse Ligne d'adresse Ligne d'adresse Ligne d'adresse Ligne d'adresse Remarque

1 2 3 4 5

Nom du champ (expression) doc_obj.dj_texte1 doc_obj.dj_texte2 doc_obj.dj_texte3 doc_obj.dj_texte4 doc_obj.dj_texte5 doc_obj.dj_memo1

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231

5.1.9.7

Animal (Nom, race, naissance)

Description d'un objet Animal
Onglet Animal Cet onglet vous permet d'entrer les informations de l'animal.

Onglet Photos, remarques Cet onglet vous permet d'entrer une photo de l'animal ainsi que des remarques.

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232

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Onglet Complments Cet onglet vous permet d'ajouter un nombre illimit de champs personnalisables dans vos objets. 1. Cliquez sur Nouveau champ

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233

2. 3.

Indiquez le nom du champ Slectionnez le type de champ. Les types de champs suivants sont disponibles : Format libre : Tous les caractres Texte : Premire lettre en majuscule Majuscule : Tout le texte en majuscule

5. Cliquez sur OK 6. Dans la colonne Valeur, entrez la valeur pour le nouveau champ que vous avez cr.

Impressions lies aux objets Animaux

Imprimer les objets Animaux 1. Au menu Adresses, tats 2. Slectionnez Objets 3. Dfinissez les options d'impression

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234

WinBIZ

Champs insrer dans les documents commerciaux Dans la mise en page des documents commerciaux, vous pouvez imprimer les champs des objets Animaux. Pour ajouter un champ de l'objet dans une mise en page : 1. 2. 3. Slectionnez un document commercial de vente contenant un objet (offre, facture, etc.) Modifiez la mise en page du document. Pour plus d'informations sur la modification d'une mise en page, consultez Dupliquer un tat 590 Ajoutez un champ l'aide du bouton AB de la barre d'outils Contrles. Pour plus d'informations, sur l'insertion d'un champ dans une mise en page, consultez Insrer un contrle 593 Dans Expression, tapez le nom du champ insrer Nom du champ (expression) doc_obj.dj_texte2 doc_obj.dj_texte3 doc_obj.dj_texte1 doc_obj.dj_texte4 doc_obj.dj_logic1 (.t. = castr / strilis .f. = non castr / strilis) doc_obj.dj_date1 doc_obj.dj_texte6 doc_obj.dj_texte11 doc_obj.dj_texte7 doc_obj.dj_texte8 doc_obj.dj_date2 doc_obj.dj_texte9 doc_obj.dj_date2 doc_obj.dj_texte5 doc_obj.dj_texte10 doc_obj.dj_nombre1 doc_obj.dj_memo1

4.

Description Espce Race Nom Sexe Castr / strilis Naissance Couleur Taille Tatouage Microship Dernires chaleurs Vaccination Date Vaccination Vtrinaire Alimentation Ration (gr) Remarque

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235

5.1.9.8

Appareil (Marque, modle, type de papier)

Description d'un objet Appareil
Onglet Appareil Cet onglet vous permet d'entrer les informations de l'appareil.

Onglet Complments Cet onglet vous permet d'ajouter un nombre illimit de champs personnalisables dans vos objets. 1. Cliquez sur Nouveau champ

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236

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2. 3.

Indiquez le nom du champ Slectionnez le type de champ. Les types de champs suivants sont disponibles : Format libre : Tous les caractres Texte : Premire lettre en majuscule Majuscule : Tout le texte en majuscule

5. Cliquez sur OK 6. Dans la colonne Valeur, entrez la valeur pour le nouveau champ que vous avez cr.

Impressions lies aux objets Appareils

Imprimer les objets Appareils 1. Au menu Adresses, tats 2. Slectionnez Objets 3. Dfinissez les options d'impression

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237

Champs insrer dans les documents commerciaux Dans la mise en page des documents commerciaux, vous pouvez imprimer les champs des objets Appareils. Pour ajouter un champ de l'objet dans une mise en page : 1. 2. 3. Slectionnez un document commercial de vente contenant un objet (offre, facture, etc.) Modifiez la mise en page du document. Pour plus d'informations sur la modification d'une mise en page, consultez Dupliquer un tat 590 Ajoutez un champ l'aide du bouton AB de la barre d'outils Contrles. Pour plus d'informations, sur l'insertion d'un champ dans une mise en page, consultez Insrer un contrle 593 Dans Expression, tapez le nom du champ insrer Nom du champ (expression) doc_obj.dj_texte1 doc_obj.dj_texte2 doc_obj.dj_texte3 doc_obj.dj_texte4 doc_obj.dj_texte5 doc_obj.dj_texte6 doc_obj.dj_texte7

4.

Description Marque Modle N srie Priphrique 1 Priphrique 2 Type de ruban Type de papier

5.1.9.9

Aronef (Moteurs, hlices, remarque, rapport de travail)

Description d'un objet Aronef

La Gestion Electronique SA

238

WinBIZ

Onglet Aronef Cet onglet vous permet d'entrer les informations de l'objet.

Onglet Rapports Cet onglet vous permet de crer les rapports de travail de l'aronef

Impressions lies aux objets Aronefs

Imprimer les objets Aronefs 1. Au menu Adresses, tats 2. Slectionnez Objets 3. Dfinissez les options d'impression

La Gestion Electronique SA

Guide de l'utilisateur

239

Champs insrer dans les documents commerciaux Dans la mise en page des documents commerciaux, vous pouvez imprimer les champs des objets Aronefss. Pour cela, les champs ci-dessous doivent tre ajouter dans la mise en page. 1. Slectionnez un document commercial de vente contenant un objet (offre, facture, etc.) 2. Modifiez la mise en page du document. Pour plus d'informations sur la modification d'une mise en page, consultez Dupliquer un tat 590 3. Ajoutez un champ l'aide du bouton AB de la barre d'outils Contrles. Pour plus d'informations, sur l'insertion d'un champ dans une mise en page, consultez Insrer un contrle 593 4. Dans Expression, tapez le nom du champ insrer Description Immatriculation Type N srie Anne TSN TSO Remarques Nom du champ (expression) doc_obj.dj_texte1 doc_obj.dj_texte2 doc_obj.dj_texte3 doc_obj.dj_nbre1 doc_obj.dj_texte4 doc_obj.dj_texte5 doc_obj.dj_texte6

Imprimer un rapport de travail 1. Dans l'objet Aronef, ouvrez l'onglet Rapports 2. Cliquez sur Imprimer 3. Choisissez une des listes suivantes : Liste des rapports

La Gestion Electronique SA

240

WinBIZ Carte de travail Rapport de travail Cliquez sur Imprimer

4.

5.1.9.10

Connexion
Description d'un objet Connexion
Onglet Connexion Cet onglet vous permet d'entrer les informations en relation avec l'objet.

Impression lie aux objets Connexions

Champs insrer dans les documents commerciaux Dans la mise en page des documents commerciaux, vous pouvez imprimer les champs des objets Connexions. Pour cela, les champs ci-dessous doivent tre ajouter dans la mise en page. 1. Slectionnez un document commercial de vente contenant un objet (offre, facture, etc.) 2. Modifiez la mise en page du document. Pour plus d'informations sur la modification d'une mise en page, consultez Dupliquer un tat 590

La Gestion Electronique SA

Guide de l'utilisateur

241

3. Ajoutez un champ l'aide du bouton AB de la barre d'outils Contrles. Pour plus d'informations, sur l'insertion d'un champ dans une mise en page, consultez Insrer un contrle 593 4. Dans Expression, tapez le nom du champ insrer Description Code Rfrence Informations Activation depuis Ne pas facturer Nom du champ (expression) doc_obj.dj_texte1 doc_obj.dj_memo1 doc_obj.dj_memo2 doc_obj.dj_date1 doc_obj.dj_logic1 (.t. = ne pas facturer, .f. = facturer)

Remarque Aucune impression n'est disponible pour ce type d'objet

5.1.9.11

Copieur, fax
Description d'un objet Copieur, fax
Onglet Machine Cet onglet vous permet d'entrer les informations concernant le copieur ou le fax.

La Gestion Electronique SA

242

WinBIZ

Onglet Facturation Cet onglet vous permet d'entrer les informations de facturation de la machine.

Onglet Accessoires Permet de lister les accessoires installs avec cet appareil. Ces indications sont uniquement prsentes titre d'information.

La Gestion Electronique SA

Guide de l'utilisateur

243

Onglet Priodes de facturation Dans cette page, vous pouvez supprimer une priode de facturation afin de pouvoir saisir de nouveau un compteur en cas d'erreur de saisie qui a t suivie d'une facturation.

Onglet Remarques Cet onglet vous permet d'entrer les remarques de l'objet.

La Gestion Electronique SA

244

WinBIZ

Impressions lies aux objets Copieurs, fax

Imprimer les objets Copieurs, fax 1. Au menu Adresses, tats 2. Slectionnez Objets 3. Dfinissez les options d'impression

Champs insrer dans les documents commerciaux Dans la mise en page des documents commerciaux, vous pouvez imprimer les champs des objets Copieurs, fax. Pour cela, les champs ci-dessous doivent tre ajouter dans la mise en page. 1. Slectionnez un document commercial de vente contenant un objet (offre, facture, etc.) 2. Modifiez la mise en page du document. Pour plus d'informations sur la modification d'une mise en page, consultez Dupliquer un tat 590 3. Ajoutez un champ l'aide du bouton AB de la barre d'outils Contrles. Pour plus d'informations, sur l'insertion d'un champ dans une mise en page, consultez Insrer un contrle 593
La Gestion Electronique SA

Guide de l'utilisateur 4. Dans Expression, tapez le nom du champ insrer Description Appareil, description N d'appareil, n de srie Type d'appareil Contrat, acquisition Date de fin de contrat Fin de leasing Contact Emplacement de l'appareil Date d'installation Compteur initial N/B Compteur initial couleurs Nom du champ (expression) doc_obj.dj_texte1 doc_obj.dj_texte2 doc_obj.dj_texte7 doc_obj.dj_texte6 doc_obj.dj_date2 doc_obj.dj_date3 doc_obj.dj_texte10 doc_obj.dj_memo1 doc_obj.dj_date1 doc_obj.dj_nbre6 doc_obj.dj_nbre7

245

Remarque Pour la facturation des compteurs, vous pouvez consulter La gestion des copieurs 583 .

5.1.9.12

Evnement (Genre, date, lieu)

Description d'un objet vnement
Onglet Objet Cet onglet vous permet d'entrer les informations de l'vnement.

La Gestion Electronique SA

246

WinBIZ

Onglet Complments Cet onglet vous permet d'ajouter un nombre illimit de champs personnalisables dans vos objets. 1. Cliquez sur Nouveau champ

2. 3.

Indiquez le nom du champ Slectionnez le type de champ. Les types de champs suivants sont disponibles :

La Gestion Electronique SA

Guide de l'utilisateur Format libre : Tous les caractres Texte : Premire lettre en majuscule Majuscule : Tout le texte en majuscule

247

5. Cliquez sur OK 6. Dans la colonne Valeur, entrez la valeur pour le nouveau champ que vous avez cr. Onglet Remarque Cet onglet vous permet d'entrer des remarques lies l'vnement.

Impressions lies aux objets vnements

Imprimer les objets vnements 1. Au menu Adresses, tats 2. Slectionnez Objets 3. Dfinissez les options d'impression

La Gestion Electronique SA

248

WinBIZ

Champs insrer dans les documents commerciaux Dans la mise en page des documents commerciaux, vous pouvez imprimer les champs des objets vnements. Pour cela, les champs ci-dessous doivent tre ajouter dans la mise en page. 1. Slectionnez un document commercial de vente contenant un objet (offre, facture, etc.) 2. Modifiez la mise en page du document. Pour plus d'informations sur la modification d'une mise en page, consultez Dupliquer un tat 590 3. Ajoutez un champ l'aide du bouton AB de la barre d'outils Contrles. Pour plus d'informations, sur l'insertion d'un champ dans une mise en page, consultez Insrer un contrle 593 4. Dans Expression, tapez le nom du champ insrer Description Genre et date Lieu Date de rservation Dbut de l'vnement Fin de l'vnement Nombre de jour Particularits Budget Retour complet Manquant Endommag Suite donne Annul Remarque Nom du champ (expression) doc_obj.dj_texte1 doc_obj.dj_texte2 doc_obj.dj_date1 doc_obj.dj_date2 doc_obj.dj_date3 doc_obj.dj_nombre2 doc_obj.dj_texte3 doc_obj.dj_nombre1 doc_obj.dj_texte4 doc_obj.dj_texte5 doc_obj.dj_texte6 doc_obj.dj_texte7 doc_obj.dj_logic1 (.t. = vnement annul .f. = v nement non annul) doc_obj.dj_memo1

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Guide de l'utilisateur

249

5.1.9.13

Evnement funraire (dcs)

Description d'un objet vnement funraire
Onglet Gnral Cet onglet vous permet d'entrer les informations en relation avec l'vnement funraire.

Onglet Crmonie Cet onglet vous permet d'entrer les informations en relation avec la crmonie.

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250

WinBIZ

Onglet Divers Cet onglet vous permet d'entrer les informations en relation avec l'vnement funraire.

Onglet Complments Cet onglet vous permet d'ajouter un nombre illimit de champs personnalisables dans vos objets. 1. Cliquez sur Nouveau champ

La Gestion Electronique SA

Guide de l'utilisateur

251

2. 3.

Indiquez le nom du champ Slectionnez le type de champ. Les types de champs suivants sont disponibles : Format libre : Tous les caractres Texte : Premire lettre en majuscule Majuscule : Tout le texte en majuscule

5. Cliquez sur OK 6. Dans la colonne Valeur, entrez la valeur pour le nouveau champ que vous avez cr.

Impressions lies aux objets vnements funraires

Imprimer les objets vnements funraires 1. Au menu Adresses, tats 2. Slectionnez Objets 3. Dfinissez les options d'impression

La Gestion Electronique SA

252

WinBIZ

Champs insrer dans les documents commerciaux Dans la mise en page des documents commerciaux, vous pouvez imprimer les champs des objets vnements funraires. Pour cela, les champs ci-dessous doivent tre ajouter dans la mise en page. 1. Slectionnez un document commercial de vente contenant un objet (offre, facture, etc.) 2. Modifiez la mise en page du document. Pour plus d'informations sur la modification d'une mise en page, consultez Dupliquer un tat 590 3. Ajoutez un champ l'aide du bouton AB de la barre d'outils Contrles. Pour plus d'informations, sur l'insertion d'un champ dans une mise en page, consultez Insrer un contrle 593 4. Dans Expression, tapez le nom du champ insrer Description Nom Prnom Domicile Tlphone du domicile Contact Tlphone personne de contact Date du dcs Lieu de dcs Autopsie Stimulateur Date de naissance Origine Pre Mre Lieu de naissance Confession Profession Documents Bijoux Messe, culte Date Messe, Culte Cimetire Nom du champ (expression) doc_obj.dj_texte1 doc_obj.dj_texte2 doc_obj.dj_texte3 doc_obj.dj_texte4 doc_obj.dj_texte5 doc_obj.dj_texte6 doc_obj.dj_date1 doc_obj.dj_texte7 doc_obj.dj_texte22 doc_obj.dj_texte8 doc_obj.dj_date2 doc_obj.dj_texte9 doc_obj.dj_texte10 doc_obj.dj_texte11 doc_obj.dj_texte30 doc_obj.dj_texte12 doc_obj.dj_texte13 doc_obj.dj_texte14 doc_obj.dj_texte15 doc_obj.dj_texte17 doc_obj.dj_date4 doc_obj.dj_texte19
La Gestion Electronique SA

Guide de l'utilisateur Tombe Transfert Porteurs Honneurs Spulture Vtements Cercueil Fleurs Bijoux doc_obj.dj_texte20 doc_obj.dj_texte21 doc_obj.dj_texte23 doc_obj.dj_texte24 doc_obj.dj_texte26 doc_obj.dj_texte28 doc_obj.dj_texte29 doc_obj.dj_texte25 doc_obj.dj_texte15

253

5.1.9.14

Objet simple personnalisable

Description d'un objet personnalisable
Onglet Textes Cet onglet vous permet d'entrer du texte en relation avec l'objet. Les tiquettes nommes Information peuvent tre modifies, il vous suffit de double cliquer sur le texte pour le modifier.

Onglet Nombres, dates Cet onglet vous permet d'entrer des dates ou des chiffres en relation avec l'objet. Les tiquettes nommes Date ou Numrique peuvent tre modifies, il vous suffit de double cliquer sur le texte pour le modifier.

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254

WinBIZ

Onglet Complments Cet onglet vous permet d'ajouter un nombre illimit de champs personnalisables dans vos objets. 1. Cliquez sur Nouveau champ

2. 3.

Indiquez le nom du champ Slectionnez le type de champ. Les types de champs suivants sont disponibles : Format libre : Tous les caractres Texte : Premire lettre en majuscule Majuscule : Tout le texte en majuscule

La Gestion Electronique SA

Guide de l'utilisateur

255

5. Cliquez sur OK 6. Dans la colonne Valeur, entrez la valeur pour le nouveau champ que vous avez cr.

Impressions lies aux objets personnalisables

Imprimer les objets personnalisables 1. Au menu Adresses, tats 2. Slectionnez Objets 3. Dfinissez les options d'impression

Champs insrer dans les documents commerciaux Dans la mise en page des documents commerciaux, vous pouvez imprimer les champs des objets personnalisable. Pour cela, les champs ci-dessous doivent tre ajouter dans la mise en page. 1. Slectionnez un document commercial de vente contenant un objet (offre, facture, etc.) 2. Modifiez la mise en page du document. Pour plus d'informations sur la modification d'une mise en page, consultez Dupliquer un tat 590 3. Ajoutez un champ l'aide du bouton AB de la barre d'outils Contrles. Pour plus d'informations, sur l'insertion d'un champ dans une mise en page, consultez Insrer un contrle 593 4. Dans Expression, tapez le nom du champ insrer Description Information 1 Information 2 Information 3 Information 4 Information 5 Information 6 Information 7 Information 8 Information 9 Information 10 Information 11 Information 12 Information 13 Information 14 Information 15 Information 16 Date 1 Date 2 Date 3 Nom du champ (expression) doc_obj.dj_texte1 doc_obj.dj_texte2 doc_obj.dj_texte3 doc_obj.dj_texte4 doc_obj.dj_texte5 doc_obj.dj_texte6 doc_obj.dj_texte7 doc_obj.dj_texte8 doc_obj.dj_texte9 doc_obj.dj_texte10 doc_obj.dj_texte11 doc_obj.dj_texte12 doc_obj.dj_texte13 doc_obj.dj_texte14 doc_obj.dj_texte15 doc_obj.dj_texte16 doc_obj.dj_date1 doc_obj.dj_date3 doc_obj.dj_date4

La Gestion Electronique SA

256

WinBIZ Numrique Numrique Numrique Numrique Numrique Numrique 1 2 3 4 5 6 doc_obj.dj_nombre1 doc_obj.dj_nombre2 doc_obj.dj_nombre3 doc_obj.dj_nombre4 doc_obj.dj_nombre5 doc_obj.dj_nombre6

5.1.9.15

Objets avec service d'entretien

Description d'un objet avec service d'entretien
Onglet Objet Cet onglet vous permet d'entrer les informations de l'objet.

Onglet Complments Cet onglet vous permet d'ajouter un nombre illimit de champs personnalisables dans vos objets.

La Gestion Electronique SA

Guide de l'utilisateur 1. Cliquez sur Nouveau champ

257

2. 3.

Indiquez le nom du champ Slectionnez le type de champ. Les types de champs suivants sont disponibles : Format libre : Tous les caractres Texte : Premire lettre en majuscule Majuscule : Tout le texte en majuscule

5. Cliquez sur OK 6. Dans la colonne Valeur, entrez la valeur pour le nouveau champ que vous avez cr. Onglet Remarque Cet onglet vous permet d'entrer des remarques lies l'appareil.

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258

WinBIZ

Impressions lies aux objets avec service d'entretien

Imprimer les objets avec service d'entretien 1. Au menu Adresses, tats 2. Slectionnez Objets 3. Dfinissez les options d'impression

Champs insrer dans les documents commerciaux Dans la mise en page des documents commerciaux, vous pouvez imprimer les champs des objets avec service d'entretien. Pour cela, les champs ci-dessous doivent tre ajouter dans la mise en page. 1. Slectionnez un document commercial de vente contenant un objet (offre, facture, etc.) 2. Modifiez la mise en page du document. Pour plus d'informations sur la modification d'une mise en page, consultez Dupliquer un tat 590

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Guide de l'utilisateur

259

3. Ajoutez un champ l'aide du bouton AB de la barre d'outils Contrles. Pour plus d'informations, sur l'insertion d'un champ dans une mise en page, consultez Insrer un contrle 593 4. Dans Expression, tapez le nom du champ insrer Description Marque Type N de fabrication Puissance Tension N de srie Date de construction Mise en service Dernire intervention Prochaine intervention Etat Remarque Nom du champ (expression) doc_obj.dj_texte1 doc_obj.dj_texte2 doc_obj.dj_texte3 doc_obj.dj_texte4 doc_obj.dj_texte7 doc_obj.dj_texte9 doc_obj.dj_date3 doc_obj.dj_date1 doc_obj.dj_date2 doc_obj.dj_nbre2 doc_obj.dj_logic1 doc_obj.dj_memo1 (.t. = appareil n'est plus en service, .f. = appareil en service)

5.1.9.16

Parcelle
Description d'un objet Parcelle
Onglet Parcelle Cet onglet vous permet d'entrer les informations en relation avec la parcelle

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260

WinBIZ

Impressions lies aux objets Parcelles

Imprimer les objets Parcelles 1. Au menu Adresses, tats 2. Slectionnez Objets 3. Dfinissez les options d'impression

Champs insrer dans les documents commerciaux Dans la mise en page des documents commerciaux, vous pouvez imprimer les champs des objets Parcelles. Pour cela, les champs ci-dessous doivent tre ajouter dans la mise en page. 1. Slectionnez un document commercial de vente contenant un objet (offre, facture, etc.) 2. Modifiez la mise en page du document. Pour plus d'informations sur la modification d'une mise en page, consultez Dupliquer un tat 590 3. Ajoutez un champ l'aide du bouton AB de la barre d'outils Contrles. Pour plus d'informations, sur l'insertion d'un champ dans une mise en page, consultez Insrer un contrle 593 4. Dans Expression, tapez le nom du champ insrer Description Parcelle Nom du champ (expression) doc_obj.dj_texte1
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Guide de l'utilisateur Folio (n) Commune Parcelle n Propritaire Surface Ne pas facturer doc_obj.dj_texte2 doc_obj.dj_texte7 doc_obj.dj_texte5 doc_obj.dj_texte3 doc_obj.dj_nbre1 doc_obj.dj_logic1 (.t. = ne pas facturer, .f. = facturer)

261

5.1.9.17

Taxe de sjour
Description d'un objet Taxe de sjour
Onglet Taxe de sjour Cet onglet vous permet d'entrer les informations en relation avec le chalet ou l'appartement.

Onglet Cartes de sjour Cet onglet vous permet d'entrer les cartes de sjour.

La Gestion Electronique SA

262

WinBIZ

Onglet Facturation annuelle Cet onglet vous permet d'entrer les informations de facturation de l'objet

Onglet Remarques Cet onglet vous permet d'entrer les informations en relation avec l'objet Taxe de sjour

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Guide de l'utilisateur

263

Impressions lies aux objets Taxes de sjour

Imprimer les objets Taxes de sjour 1. Au menu Adresses, tats 2. Slectionnez Objets 3. Dfinissez les options d'impression

Champs insrer dans les documents commerciaux Dans la mise en page des documents commerciaux, vous pouvez imprimer les champs des objets Taxes de sjour. Pour cela, les champs ci-dessous doivent tre ajouter dans la mise en page. 1. Slectionnez un document commercial de vente contenant un objet (offre,
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264

WinBIZ facture, etc.) 2. Modifiez la mise en page du document. Pour plus d'informations sur la modification d'une mise en page, consultez Dupliquer un tat 590 3. Ajoutez un champ l'aide du bouton AB de la barre d'outils Contrles. Pour plus d'informations, sur l'insertion d'un champ dans une mise en page, consultez Insrer un contrle 593 4. Dans Expression, tapez le nom du champ insrer Description Chalet, appartement N Rue Lieu Lits Parcelle n N du contribuable Remarque Nom du champ (expression) doc_obj.dj_texte1 doc_obj.dj_nbre2 doc_obj.dj_texte2 doc_obj.dj_texte3 doc_obj.dj_nbre1 doc_obj.dj_texte9 doc_obj.dj_texte6 doc_obj.dj_memo1

5.1.9.18

Travail de traduction (Langue de dpart et d'arrive)

Description d'un objet Travail de traduction
Onglet Travail de traduction Cet onglet vous permet d'entrer les informations concernant le travail de traduction.

La Gestion Electronique SA

Guide de l'utilisateur

265

Remarque Aucune impression n'est disponible pour ce type d'objet

5.1.9.19

Vhicule (Marque, type, modle)

Description d'un objet Vhicule
Onglet Infos vhicule page 1 Cet onglet vous permet d'entrer des informations concernant le vhicule.

Onglet Infos vhicule page 2 Cet onglet vous permet d'entrer des informations concernant le vhicule.

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266

WinBIZ

Onglet Infos vhicule page 3 Cet onglet vous permet d'entrer des informations concernant le vhicule.

Onglet Remarques, images Cet onglet vous permet d'entrer une photo du vhicule ainsi que des remarques.

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Guide de l'utilisateur

267

Onglet Complments Cet onglet vous permet d'ajouter un nombre illimit de champs personnalisables dans vos objets. 1. Cliquez sur Nouveau champ

2. 3.

Indiquez le nom du champ Slectionnez le type de champ. Les types de champs suivants sont disponibles : Format libre : Tous les caractres Texte : Premire lettre en majuscule Majuscule : Tout le texte en majuscule

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268

WinBIZ

5. Cliquez sur OK 6. Dans la colonne Valeur, entrez la valeur pour le nouveau champ que vous avez cr.

Impressions lies aux objets Vhicules

Imprimer les objets Vhicules 1. Au menu Adresses, tats 2. Slectionnez Objets 3. Dfinissez les options d'impression

Champs insrer dans les documents commerciaux Dans la mise en page des documents commerciaux, vous pouvez imprimer les champs des objets Vhicules. Pour cela, les champs ci-dessous doivent tre ajouter dans la mise en page. 1. 2. 3. Slectionnez un document commercial de vente contenant un objet (offre, facture, etc.) Modifiez la mise en page du document. Pour plus d'informations sur la modification d'une mise en page, consultez Dupliquer un tat 590 Ajoutez un champ l'aide du bouton AB de la barre d'outils Contrles. Pour plus d'informations, sur l'insertion d'un champ dans une mise en page, consultez Insrer un contrle 593 Dans Expression, tapez le nom du champ insrer Nom du champ (expression) doc_obj.dj_texte5 doc_obj.dj_texte1 doc_obj.dj_texte2 doc_obj.dj_texte4 doc_obj.dj_texte12

4.

Description N de plaques Marque Type N de chassis Code vhicule

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Guide de l'utilisateur Carrosserie Couleur extrieure Couleur intrieure N de matricule Portes Places Poids vide Poids total Cylindre Homologation Mise en circulation Dernire expertise Assurance Vhicule en circulation N de moteur Type de moteur Carburant Type de bote N de bote Dernier km Dernier test anti-pollution Prochain test anti-pollution Date du prochain test Identification cl Code radio Code cl 1 Code cl 2 Date de vente Prix de vente Socit de financement Garantie Type de cabine N de cabine Marque des pneus Pneu type Roue avant Roue arrire Nombre d'essieux Remarques

269

doc_obj.dj_texte8 doc_obj.dj_texte26 doc_obj.dj_texte9 doc_obj.dj_texte3 doc_obj.dj_nbre5 doc_obj.dj_nbre7 doc_obj.dj_nbre3 doc_obj.dj_nbre4 doc_obj.dj_nbre6 doc_obj.dj_texte6 doc_obj.dj_date1 doc_obj.dj_date3 doc_obj.dj_texte10 doc_obj.dj_logic1 (.t. = vhicule n'est plus en circulation .f. = vhicule en circulation) doc_obj.dj_texte7 doc_obj.dj_texte17 doc_obj.dj_texte27 doc_obj.dj_texte25 doc_obj.dj_texte19 doc_obj.dj_nbre1 doc_obj.dj_date2 doc_obj.dj_nbre2 doc_obj.dj_date2 + doc_obj.dj_nbre2 doc_obj.dj_texte16 doc_obj.dj_texte28 doc_obj.dj_texte15 doc_obj.dj_texte29 doc_obj.dj_date4 doc_obj.dj_prix1 doc_obj.dj_texte14 doc_obj.dj_texte13 doc_obj.dj_texte18 doc_obj.dj_texte20 doc_obj.dj_texte24 doc_obj.dj_texte30 doc_obj.dj_texte22 doc_obj.dj_texte23 doc_obj.dj_texte21 doc_obj.dj_memo1

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270

WinBIZ

Imprimer une lettre de rappel pour le contrle anti-pollution 1. Au menu Ventes, Etats 2. Slectionnez Contrle anti-pollution 3. Entrez la date du rappel 4. Dans A contrler dans les, entrez le nombre de jours 5. Cliquez sur le bouton Textes pour dfinir le texte du rappel pour le contrle anti-pollution 6. Slectionnez les vhicules rappeler 7. Cliquez sur Imprimer

5.1.9.20

Transactions
Vous pouvez entrer les transactions pour chaque objet afin d'obtenir les marges sur le prix d'achat, le prix de revient et le prix de vente. Crer une transaction 1. Au menu Adresses, Objets 2. Slectionnez l'objet pour lequel vous voulez crer une transaction 3. Cliquez sur Transactions 4. Cliquez sur Nouveau

Onglet Page 1
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Guide de l'utilisateur

271

Objet Slectionnez l'objet utilis pour cette transaction. Type Slectionnez le Type de transaction. Vous pouvez crer un nouveau Type en cliquant avec le bouton droit de la souris sur la liste droulante puis en cliquant sur Accder aux Types. Achat : Adresse Slectionnez l'adresse o l'objet a t achet. Achat : Prix d'achat Entrez le prix d'achat de l'objet Achat : Supplments Entrez les accessoires supplmentaires qui ont t achet avec l'objet. Achat : Prix de revient Affiche le prix de revient de l'objet avec les accessoires ou frais supplmentaires. Vente : Adresse Slectionnez le client qui a achet l'objet. Vente : Date de vente Entrez la date de vente de l'objet. Vente : Prix de vente Entrez le prix de vente de l'objet.

Onglet Page 2
Cet onglet vous afficher les marges sur la transactions. Les marges suivantes sont affiches : Marge sur prix d'achat

La Gestion Electronique SA

272

WinBIZ Marge sur prix de revient Marge sur prix de vente

Imprimer les transactions 1. Au menu Adresses, Objets 2. Cliquez sur Transactions 3. Cliquez sur Imprimer

5.1.9.21

Lettres types
Les lettres types sont des modles de documents crs avec le traitement de texte Microsoft Word ou le traitement de texte de Open Office (par exemple : lettre de correspondance, fax, etc.). Ces modles de documents sont lis avec les informations des objets de WinBIZ. Ainsi, ds la cration d'un document partir d'un de ces modles, les coordonnes ou autres informations de l'adresse sont automatiquement insres dans le document gnr. Dfinir le traitement de texte par dfaut 1. Au menu Outils, Options

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Guide de l'utilisateur 2. 3. 4. Ouvrez l'onglet Interface Slectionnez la suite bureautique installe sur votre ordinateur Cliquez sur OK

273

Crer un modle de lettre type 1. Au menu Adresses, Objets 2. Cliquez avec le bouton de droite de la souris sur un objet 3. Dans le menu qui s'affiche, cliquez sur Lettres types 4. Dans la fentre Lettres types, cliquez sur Nouveau

5. 6.

Entrez le nom du modle et cliquez sur OK Le traitement de texte s'ouvre avec un document vide et une fentre flottante Variables de publipostage. Dans un premier temps, tapez le texte fixe dans le le document.

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274

WinBIZ

7.

Pour insrer les variables, cliquez glissez les champs de la fentre Variables de publipostage l'emplacement souhait dans le document.

Si la fentre Variables de publipostage n'est pas affiche. Dans WinBIZ, cliquez sur le bouton Variables de la fentre de la fentre Lettre Type. 8. Une fois le document termin (texte fixe et insertion des variables de publipostage), enregistrez le document dans votre traitement de texte et quittez le logiciel de traitement de texte. 9. Fermez galement la fentre Variables de publipostage. 10. Le modle de document a t cr et s'affiche dans la fentre Lettres types. Ce modle peut tre utilis pour gnrer des documents partir de n'importe quel objet. Crer un document partir d'une lettre type 1. Au menu Adresses, Objets 2. Cliquez avec le bouton de droite de la souris sur un objet 3. Dans le menu qui s'affiche, cliquez sur Lettres types 4. Dans la fentre Lettres types, slectionnez le modle souhait et cliquez sur

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Guide de l'utilisateur

275

5.

Crer Un document est gnr avec les informations de l'objet slectionn. Ce document pourra tre ouvert dans votre traitement de texte

Le document cr est automatiquement enregistr dans le dossier de l'objet slectionn.

Particularit WinBIZ Basic Edition: Fonctionnalit non disponible

5.1.10

Oprations spciales sur les adresses

Dans le fichier d'adresses, il est possible d'effectuer des oprations spciales tels que dupliquer une adresse, composer un numro de tlphone, etc. Effectuer une opration spciale sur les adresses 1. Au menu Adresses 2. Cliquez sur le bouton Actions 3. Slectionnez l'action excuter 4. Les oprations suivantes sont disponibles : Dupliquer une adresse 275 Coller une adresse depuis Telinfo 276 Composer le numro 276 Envoyer vers Microsoft Outlook 277 Importer des adresses 278 Modifications globales 280 Modles 216 Copier vers le presse-papier 281 Localiser une adresse 288

5.1.10.1

Dupliquer une adresse

Si une adresse est semblable une adresse existante, vous pouvez dupliquer cette dernire, puis effectuer les modifications ncessaires dans l'adresse duplique.

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WinBIZ Dupliquer une adresse 1. Au menu Adresses, Adresses 2. Slectionnez l'adresse dupliquer 3. Cliquez sur Actions 4. Slectionnez Dupliquer Particularits WinBIZ Basic Edition: Fonctionnalit non disponible

5.1.10.2

Coller une adresse depuis Telinfo

Si vous possdez Telinfo . le CD de l'annuaire tlphonique de Swisscom, cette fonction vous permet de reprendre une adresse directement depuis le CD. Prparer la fonction d'change de donnes de Telinfo Pour que l'importation fonctionne, vous devez d'abord paramtrer la fonction d'change de donnes de Telinfo. 1. Dmarrez Telinfo 2. Au menu Affichage, Options 3. Cochez la case Afficher le dialogue DataXchange puis cliquez sur OK 4. Recherchez une adresse, puis slectionnez-la dans la liste 5. Au menu Edition, DataXchange 6. Slectionnez l'option Spar par un point virgule 7. Cliquez sur Copier Coller une adresse depuis Telinfo dans WinBIZ 1. Au menu Adresses, Adresses 2. Cliquez sur le bouton Actions 3. Slectionner Coller une adresse depuis Telinfo Particularit WinBIZ Basic Edition: Fonctionnalit non disponible

5.1.10.3

Composer un numro de tlphone

Si vous utilisez un logiciel pour tlphoner depuis votre ordinateur, vous pouvez composer le numro directement depuis WinBIZ. Composer le numro de tlphone d'une adresse 1. Au menu Adresses, Adresses 2. Slectionnez une adresse 3. Cliquez sur Actions 4. Slectionnez Composer le numro

Particularit WinBIZ Basic Edition: Fonctionnalit non disponible

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5.1.10.4

Envoyer vers Microsoft Outlook

Vous avez la possibilit de lier les adresses WinBIZ aux contacts de Microsoft Outlook. Vous pouvez ainsi bnficier des fonctionnalits d'Outlook (envoi d'un e-mail ou d'un publipostage par e-mail, saisie de rendez-vous, etc.) sans devoir ressaisir les adresses. Envoyer une adresse vers Microsoft Outlook 1. Au menu Adresses, Adresses 2. Cliquez sur le bouton Actions 3. Slectionnez Envoyer vers Microsoft Outlook 4. Slectionnez les adresses envoyer vers Microsoft Outlook 5. Cliquez sur Dmarrer

Onglet Slection d'adresse

La case cocher Synchroniser avec Microsoft Outlook lors de modifications d'adresses WinBIZ permet de mettre jour les contacts dans Microsoft Outlook lors de modifications d'adresses dans WinBIZ. Cette option permet galement d'ajouter automatiquement les nouvelles adresses WinBIZ dans les contacts de Microsoft Outlook. Remarque Si vous ajoutez ou modifiez un contact dans Microsoft Outlook, la modification ne sera pas reprise dans WinBIZ.

Onglet Options
Cet onglet vous permet de slectionner le dossier de contact vers lequel vous voulez synchroniser les adresses. Vous pouvez slectionner les dossiers de destination suivant : Contacts personnels Autre dossier Dossier partag, tous les utilisateurs

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WinBIZ

Particularit WinBIZ Basic Edition: Fonctionnalit non disponible

5.1.10.5

Importer des adresses

Vous pouvez importer des adresses vers WinBIZ. Ces donnes peuvent provenir d'une autre application de gestion, d'une liste dans une feuille de calcul Excel, etc. Les formats de fichier reconnus lors de l'importation sont les suivants : Donnes WinBIZ dBase 3, 4, 5 (*.DBF) Microsoft Excel (*.XLS) Fichiers texte (*.TXT, *.CSV) Importer des adresses 1. Au menu Outils, Importer, Exporter 2. Cliquez sur Assistant d'importations 3. Dans l'assistant d'importation, slectionnez Adresses 4. Cliquez sur Suivant 5. A l'tape 1, slectionnez le format du fichier source et son emplacement. Les formats suivants peuvent tre imports : Donnes WinBIZ : slectionnez l'exercice du dossier comptable partir duquel les adresses sont importer. dBase 3, 4, 5 (*.DBF) : cliquez sur Parcourir pour slectionner le fichier importer. Microsoft Excel (*.XLS) : cliquez sur Parcourir pour slectionner le fichier importer. Fichier texte (*.TXT, *.CSV) : cliquez sur Parcourir pour slectionnez le fichier importer et choisissez le sparateur de champs.

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6.

7. 8.

Si vous importez les adresses depuis un fichier Excel ou un fichier texte, cochez la case "Le premier enregistrement contient les noms des champs" si la premire ligne du fichier contient les titres des colonnes. Cliquez sur Suivant A l'tape 2, tablissez une correspondance entre les titres des colonnes Excel (champs imports) et les champs WinBIZ. Par exemple : slectionnez Code adresse dans Champ import et AD_CODE dans Champ WinBIZ. Le champ Valeur par dfaut si nulle permet de dfinir une valeur importer si le champ contient des enregistrements vides. La case cocher "Effectuer un contrle des doublons sur Code" permet de ne pas importer les adresses avec un code adresse dj prsent dans les adresses de WinBIZ.

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WinBIZ Le bouton "Sauver config." permet d'enregistrer dans un fichier les correspondances dfinies afin de pouvoir les appliquer rapidement si vous devez effectuer une nouvelle importation. Le bouton "Restaurer config." permet de rcuprer le fichier contenant les correspondances. 9. Cliquez sur Suivant. Un message s'affiche si tous les champs du fichier importer n'ont pas t dfinis dans le tableau des correspondances. 10. A l'tape 3, vrifiez que l'aperu est correct. Cliquez sur Suivant. 11. Dans la dernire tape de l'assistant, cliquez sur Terminer pour lancer l'importation. Un message s'affiche lorsque l'importation est termine. Remarque Lorsque vous importez des donnes depuis un fichier Excel, les donnes doivent tre places dans la premire feuille du classeur Excel. Particularits WinBIZ Basic Edition: Fonctionnalits non disponible

5.1.10.6

Modifications globales dans les adresses

Vous pouvez apporter des modifications sur l'ensemble de vos adresses, uniquement aux adresses appartenant un groupe d'adresses ou une rgion. Par exemple, si vous devez changer le compte collectif dbiteur ou attribuer un une autre prsentation de facture, utilisez les modifications gnrales. Effectuer les modifications globales 1. Au menu Adresses, Adresses 2. Cliquez sur Actions 3. Slectionnez Modifications globales

Gnral Slectionnez les adresses concernes par les modifications. Pour slectionner plusieurs groupes ou rgions, cliquez avec le bouton de droite de la souris sur la liste concerne et slectionnez la commande Slection multiple. Casse Effectuez des changements dans la casse (tout en majuscule ou premire lettre en majuscules) de vos adresses.
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Dbiteurs Changez les informations dbiteurs tels que le compte dbiteur, la condition de paiements, etc. sur l'ensemble des adresses slectionnes dans l'onglet Gnral. Cranciers Changez des informations cranciers tels que le compte crancier, la condition de paiements, etc. sur l'ensemble des adresses slectionnes dans l'onglet Gnral. Divers Permet d'attribuer un groupe aux adresses slectionnes. Choisissez galement de quelle manire vous voulez afficher les remarques publiques. Pour renumroter le code vos adresses, cochez la case Renumroter le code des adresses slectionnes; les codes adresses seront changs par des numros de 000001 00000n. Remarque Ces changements vont affecter l'ensemble des adresses slectionnes. Avant d'effectuer ce genre de modification globale, il est recommand de sauvegarder vos donnes. Particularit WinBIZ Basic Edition: Fonctionnalits non disponible

5.1.10.7

Copier une adresse vers le presse-papier

Vous pouvez copier une adresse dans le presse-papier et la coller dans un autre programme comme par exemple un traitement de texte. Copier une adresse vers le presse-papier 1. Au menu Adresses, Adresses 2. Slectionnez une adresse 3. Cliquez sur Actions 4. Slectionnez Copier vers le presse-papier

5.1.10.8

Rcuprer des adresses depuis Telinfo ou Twixtel

WinBIZ vous permer de rechercher et rcuprer des adresses depuis un CD d'annuaire tlphonique Twixtel ou Telinfo Paramtrer l'annuaire tlphonique dans WinBIZ 1. Installez le CD de l'annuaire tlphonique Twixtel ou Telinfo . 2. Dans WinBIZ, allez au menu Outils, Options 3. Cliquez sur Application puis sur Gnral 4. Ouvrez l'onglet Tlphonie

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WinBIZ

Type d'annuaire Slectionnez le type d'annuaire install sur votre ordinateur Emplacement principal et Emplacement secondaire Slectionnez l'emplacement des fichiers de l'annuaire, pour recherche l'emplacement, cliquez sur Parcourir. Si ncessaire, vous pouvez dfinir un emplacement secondaire. Le bouton Tester vous permet de vrifier si le lien avec l'annuaire tlphonique fonctionne. Affichage des numros Dfinissez le format des numros de tlphones qui seront insrs dans WinBIZ. Insrer une adresse dans WinBIZ depuis l'annuaire tlphonique 1. Au menu Adresses, Adresses 2. Cliquez sur Nouveau 3. Dans la fentre de cration de l'adresse, cliquez sur le bouton Annuaires 4. Indiquez les informations pour la recherche de l'adresse 5. Cliquez sur Chercher 6. Lorsque l'adresse a t trouve, vous pouvez la slectionner et cliquez sur OK pour l'insrer dans WinBIZ

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Particularit WinBIZ Basic Edition: Fonctionnalit non disponible

5.1.10.9

Lettres types
Les lettres types sont des modles de documents crs avec le traitement de texte Microsoft Word ou le traitement de texte de Open Office (par exemple : lettre de correspondance, fax, etc.). Ces modles de documents sont lis avec les informations des adresses de WinBIZ. Ainsi, ds la cration d'un document partir d'un de ces modles, les coordonnes ou autres informations de l'adresse sont automatiquement insres dans le document gnr. Dfinir le traitement de texte par dfaut 1. Au menu Outils, Options 2. Ouvrez l'onglet Interface 3. Slectionnez la suite bureautique installe sur votre ordinateur 4. Cliquez sur OK

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WinBIZ

Crer un modle de lettre type 1. Au menu Adresses, Adresses 2. Cliquez avec le bouton de droite de la souris sur une adresse 3. Dans le menu qui s'affiche, cliquez sur Lettres types 4. Dans la fentre Lettres types, cliquez sur Nouveau

5. 6.

Entrez le nom du modle et cliquez sur OK Le traitement de texte s'ouvre avec un document vide et une fentre flottante Variables de publipostage. Dans un premier temps, tapez le texte fixe dans le le document.

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7.

Pour insrer les coordonnes de la personne, cliquez glissez les champs de la fentre Variables de publipostage l'emplacement souhait dans le document.

Si la fentre Variables de publipostage n'est pas affiche. Dans WinBIZ, cliquez sur le bouton Variables de la fentre de la fentre Lettre Type. 8. Une fois le document termin (texte fixe et insertion des variables de publipostage), enregistrez le document dans votre traitement de texte et quittez le logiciel de traitement de texte. 9. Fermez galement la fentre Variables de publipostage. 10. Le modle de document a t cr et s'affiche dans la fentre Lettres types. Ce modle peut tre utilis pour gnrer des documents partir de n'importe quelle adresse. Crer un document partir d'une lettre type 1. Au menu Adresses, Adresses 2. Cliquez avec le bouton de droite de la souris sur une adresse 3. Dans le menu qui s'affiche, cliquez sur Lettres types

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WinBIZ 4. 5. Dans la fentre Lettres types, slectionnez le modle souhait et cliquez sur Crer Un document est gnr avec les informations de l'adresse slectionne. Ce document pourra tre ouvrir dans votre traitement de texte

Le document cr est automatiquement enregistr dans le dossier de l'adresse slectionne

Particularit WinBIZ Basic Edition: Fonctionnalit non disponible

5.1.10.10 Acqurir une image

Dans les adresses, vous pouvez insrer une image. Il est possible d'acqurir cette image dans WinBIZ directement depuis un scanner, une webcam, un appareil photo numrique, etc. Acqurir une image 1. Au menu Adresses, Adresses 2. Slectionnez une adresse 3. Cliquez sur Ouvrir 4. Ouvrez l'onglet Images 5. Cliquez sur Acqurir

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6. 7. 8.

Dans Source, slectionnez votre priphrique d'acquisition d'image. Ce priphrique doit pralablement tre install sur votre ordinateur. Entrez le nom des images Cliquez sur Acqurir

5.1.10.11 Fusionner des adresses

La fusion d'adresses vous permet de regrouper une adresse vers une autre adresse. Tous les documents commerciaux de l'exercice en cours lis l'adresse source seront remplacs par l'adresse cible. Fusionner deux adresses 1. Au menu Adresses, Adresses 2. Slectionnez l'adresse que vous voulez fusionner vers une autre adresse. Aprs la fusion cette adresse sera supprime 3. Faites un clic-droit de la souris sur l'adresse et slectionnez Fusionner 4. Slectionnez l'adresse cible. 5. Cliquez sur OK
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WinBIZ

Important Cette opration est irrversible, il est recommand de sauvegarder vos donnes avant d'effectuer cette opration. Une fusion d'adresses ne doit pas tre effectue tant que l'exercice comptable prcdent n'est pas boucl dfinitivement. Particularit WinBIZ Basic Edition: Fonctionnalit non disponible

5.1.10.12 Localiser une adresse

Si vous tes connect Internet, vous pouvez localiser une adresse sur un plan. Le plan de localisation s'affiche dans une page Internet de votre navigateur. L'adresse localiser doit contenir le numro postal et la ville. Localiser une adresse 1. Au menu Adresses, Adresses 2. Slectionnez une adresse 3. Cliquez sur Actions 4. Slectionnez Localiser 5. Une page internet s'ouvre et affiche le plan de localisation du contact

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290

WinBIZ

5.2

Instituts financiers et mthodes de paiements

Les mthodes de paiement permettent de dfinir sur quels comptes vos clients vous paient et avec quels comptes vous payez vos fournisseurs. Types de mthode de paiements Vous pouvez choisir entre plusieurs types de mthodes de paiements : Caisse 290 Banque 291 Compte postal 293 Carte de crdit 296 Compensation 297 Perte sur dbiteurs 297

5.2.1

Caisse
Une mthode de paiement par caisse permet d'enregistrer les paiements qui ont t pays en espces. Crer une mthode de paiement caisse 1. Au menu Adresses, Instituts financiers 2. Slectionnez Instituts financiers et mthodes de paiements 3. Cliquez sur Nouveau 4. Slectionnez Caisse 5. Cliquez sur OK

Onglet Caisse
Description Indiquez la description de ce mode de paiement.

Onglet Comptabilisation
N de compte (plan comptable) Indiquez le numro du compte correspondant (par exemple 1000 Caisse). Prfixe Entrez un prfixe pour le numro de pice des critures touchant cette mthode de paiement. Si vous indiquez un prfixe, le numro de pice de chaque criture transfre en comptabilit sera compos de ce prfixe suivi du numro du paiement. Exemple : si vous indiquez le prfixe CA-, la comptabilisation du paiement n453, gnre une criture dont le numro de pice est CA-453.

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291

5.2.2

Compte bancaire
Une mthode de paiement de type banque permet d'enregistrer les paiements de vos dbiteurs sur ce compte, de payer vos fournisseurs et d'imprimer les bulletins de versements avec ou sans numro de rfrence. Crer une mthode de paiement banque 1. Au menu Adresses, Instituts financiers 2. Slectionnez Instituts financiers et mthodes de paiements 3. Cliquez sur Nouveau 4. Slectionnez Banque 5. Cliquez sur OK La fentre se spare en 7 onglets : Banque BVR BV IPI LSV Bnficiaire Comptabilisation

Onglet Banque

N de compte bancaire Indiquez votre numro de compte bancaire, tous les caractres sont autoriss, au maximum 20. Ce numro de compte bancaire est imprim sur les bulletins de versement rouges ou verts.

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WinBIZ

IBAN Indiquez le numro de compte bancaire au format IBAN Clearing bancaire Chaque banque suisse est rfrence par un numro de clearing unique. Si vous connaissez le numro de clearing de votre banque, tapez-le dans ce champ et l'adresse de la banque sera automatiquement retrouve. Si vous ne connaissez pas le numro de clearing de votre banque, vous pouvez le rechercher en cliquant sur le bouton Recherche. Localiser ( ) Cliquez sur ce bouton pour localiser l'adresse de l'institut financier dans votre navigateur internet.

Onglet BVR
N d'adhrent Indiquez le numro d'adhrent que vous fournis votre banque lors de la conclusion d'un contrat BVR. N d'identification Indiquez le numro d'identification que vous fournis votre banque lors de la conclusion d'un contrat BVR. Aperu Cliquez sur ce bouton pour afficher un aperu du bulletin de versement orange avec votre numro d'adhrent et votre numro d'identification. Date des paiements Certains fichiers de paiements BVR contiennent deux dates, la date de crdit et une date valeur. Vous pouvez slectionner celle que vous voulez enregistrer dans le paiement.

Onglet BV
Lignes de codage 1 et 2 Tapez les lignes de codage pour les bulletins de versements rouges.

Onglet IPI
IBAN Indiquez le numro de compte bancaire au format IBAN pour les instructions de paiements internationales.

Onglet LSV
Cet onglet vous permet de dfinir le numro d'identification pour le recouvrement direct. Pour plus d'informations, consultez Recouvrement direct 304 .

Onglet Bnficiaire
Le nom de votre entreprise doit tre inscrit sur les bulletins de versement. Par dfaut, le nom et l'adresse du dossier comptable sont repris. Si la raison sociale que votre banque vous a assigne est diffrente du nom de votre dossier, tapez cette raison sociale dans l'adresse du bnficiaire. Cette raison sociale sera imprime sur les bulletins de versement.
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293

Onglet Comptabilisation
N de compte (plan comptable) Indiquez quel compte du plan comptable correspond cette banque. Si le compte n'existe pas, vous pouvez l'ajouter dans le plan comptable. Prfixe Entrez un prfixe pour le numro de pice des critures touchant cette mthode de paiement. Si vous indiquez un prfixe, le numro de pice de chaque criture transfre en comptabilit sera compos de ce prfixe suivi du numro du paiement. Exemple : si vous indiquez le prfixe BA-, la comptabilisation du paiement n453, gnre une criture dont le numro de pice est BA-453.

5.2.3

Compte postal
Une mthode de paiement de type poste permet d'enregistrer les paiements de vos dbiteurs sur ce compte, de payer vos fournisseurs et d'imprimer les bulletins de versements avec ou sans numro de rfrence. Crer une mthode de paiement poste 1. Au menu Adresses, Mthodes de paiement 2. Cliquez sur Nouveau 3. Slectionnez Compte postal dans la liste 4. Cliquez sur OK La fentre se spare en 7 onglets : Compte postal BVR BV Debit Direct E-facture Bnficiaire Comptabilisation

Onglet Compte postal

N de compte postal
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294

WinBIZ Indiquez le numro de votre compte postal, les tirets y compris. Ce numro de compte postal est imprim sur les bulletins de versement rouges. N yellownet Slectionnez le numro de votre contrat yellownet. Pour plus d'informations, vous pouvez consulter Yellownet 295 . Adresse de PostFinance Indiquez l'adresse de la centrale de traitement PostFinance de votre rgion. Localiser ( ) Cliquez sur ce bouton pour localiser l'adresse de l'institut financier dans votre navigateur internet.

Onglet BVR
N d'adhrent BVR Indiquez le numro d'adhrent que vous fournis PostFinance lors de la conclusion d'un contrat BVR. Aperu Cliquez sur ce bouton pour afficher un aperu du bulletin de versement orange avec votre numro d'adhrent.

Onglet BV
Lignes de codage 1 et 2 Tapez les lignes de codage pour les bulletins de versements rouges.

Onglet Debit Direct

Cet onglet vous permet de dfinir le numro d'adhrent Debit Direct. Pour plus d'informations, consultez Recouvrement direct 299 .

Onglet E-facture
Cet onglet vous permet de dfinir les informations pour l'mission et la rception de factures lectroniques. Pour plus d'informations, consultez E-Facturation 337 .

Onglet Bnficiaire
Le nom de votre entreprise doit tre inscrit sur les bulletins de versement. Par dfaut, le nom et l'adresse du dossier comptable sont repris. Si la raison sociale que PostFinance vous a assigne est diffrente du nom de votre dossier, tapez cette raison sociale dans l'adresse du bnficiaire. Cette raison sociale sera imprime sur les bulletins de versement.

Onglet Comptabilisation
N de compte (plan comptable) Indiquez quel compte du plan comptable correspond cette banque. Si le compte n'existe pas, vous pouvez l'ajouter dans le plan comptable. Prfixe

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295

Entrez un prfixe pour le numro de pice des critures touchant cette mthode de paiement. Si vous indiquez un prfixe, le numro de pice de chaque criture transfre en comptabilit sera compos de ce prfixe suivi du numro du paiement. Exemple : si vous indiquez le prfixe CP-, la comptabilisation du paiement n453, gnre une criture dont le numro de pice est CP-453.

5.2.3.1

E-finance yellownet
Si vous tes en possession d'un contrat yellownet avec PostFinance, vous pouvez vous connecter sur yellownet sans quitter le logiciel. Ajouter un contrat yellownet 1. Au menu Adresses, Institut financiers 2. Slectionnez E-finance yellownet 3. Cliquez sur Nouveau

Numro yellownet Entrez votre numro yellownet (9 positions). Mot de passe / Confirmer le mot de passe Tapez et confirmer votre mot de passe. Identification de l'utilisateur Si vous tes client yellownet Business, entrez l'identification personnelle de l'utilisateur. Accder yellownet 1. Au menu Adresses, Institut financiers 2. Slectionnez E-finance yellownet 3. Cliquez sur Yellownet 4. Choisissez les oprations effectuer Le module yellownet vous permet d'effectuer les oprations suivantes : Reprendre les extraits de comptes Reprendre les avis de paiements BVR Aperu des documents de compte Aperu des fichiers de paiements BVR/BPR Aperu des fichiers Debit direct Aperu des fichiers de paiement OPAE

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296

WinBIZ

5.2.3.2

Clients yellowbill
Pour pouvoir recevoir des factures lectroniques yellowbill, le destinataire doit d'abord obtenir un E-bill account. Ensuite, le destinataire de factures doit s'enregistrer auprs de l'metteur et lui transmettre E-bill account. Une fois ces informations enregistres, l'metteur peut envoyer la facture lectronique yellowbill. Pour plus d'informations, consultez Grer les clients yellowbill
340

5.2.4

Carte de crdit
Utilisez une mthode de paiement de ce type pour grer les paiements par cartes de crdit. Crer une mthode de paiement carte de crdit 1. Au menu Adresses, Instituts financiers 2. Slectionnez Instituts financiers et mthodes de paiements 3. Cliquez sur Nouveau 4. Slectionnez Carte de crdit 5. Cliquez sur OK

Onglet Carte de crdit

Description Indiquez le nom (ventuellement le numro de la carte) de cette mthode de paiement.

Onglet Comptabilisation
N de compte (plan comptable) Indiquez le numro du compte bancaire ou postal sur lequel vous encaissez les paiements par carte de crdit. Prfixe Entrez un prfixe pour le numro de pice des critures touchant cette mthode de paiement. Si vous indiquez un prfixe, le numro de pice de chaque criture transfre en comptabilit sera compos de ce prfixe suivi du numro du paiement. Exemple : si vous indiquez le prfixe EC-, la comptabilisation du paiement n453, gnre une criture dont le numro de pice est EC-453.

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297

5.2.5

Compensation
Une compensation permet d'acquitter des factures par des notes de crdit, des factures de cranciers ou des soldes initiaux cranciers. Avant de crer un paiement par compensation, vous devez crer une mthode de paiement. Pour plus d'informations sur la manire d'acquitter des documents par compensation, veuillez consulter les chaptres suivants: Paiements de dbiteurs, Compensations 354 Paiements aux cranciers, Compensations 424 . Crer une mthode de paiement compensation 1. Au menu Adresses, Instituts financiers 2. Slectionnez Instituts financiers et mthodes de paiements 3. Cliquez sur Nouveau 4. Slectionnez Compensation 5. Cliquez sur OK

Onglet Compensation
Description Indiquez la description de cette mthode de paiement (par exemple: Compensation par note de crdit).

Onglet Comptabilisation
Prfixe Entrez un prfixe pour le numro de pice des critures touchant cette mthode de paiement. Si vous indiquez un prfixe, le numro de pice de chaque criture transfre en comptabilit sera compos de ce prfixe suivi du numro du paiement. Exemple : si vous indiquez le prfixe COM-, la comptabilisation du paiement n253, gnre une criture dont le numro de pice est COM-453.

5.2.6

Perte sur dbiteurs

Utiliser ce type de mthode de paiement pour acquitter des factures impayes par un compte perte sur dbiteurs. Crer une mthode de paiement perte sur dbiteurs 1. Au menu Adresses, Instituts financiers 2. Slectionnez Instituts financiers et mthodes de paiements 3. Cliquez sur Nouveau 4. Slectionnez Autre 5. Cliquez sur OK

Onglet Description
Description Indiquez la description de ce mode de paiement (par exemple : Perte sur dbiteurs).

Onglet Comptabilisation
N de compte (plan comptable) Indiquez le numro du compte correspondant. Prfixe

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298

WinBIZ Entrez un prfixe pour le numro de pice des critures touchant cette mthode de paiement. Si vous indiquez un prfixe, le numro de pice de chaque criture transfre en comptabilit sera compos de ce prfixe suivi du numro du paiement. Exemple : si vous indiquez le prfixe PER-, la comptabilisation du paiement n453, gnre une criture dont le numro de pice est PER-453.

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299

5.3

Recouvement direct
Le recouvrement direct est une procdure dans laquelle le rglement de crances est dclenche par le bnficiaire lui-mme. Il existe deux principales formes de recouvrement direct : Debit Direct (PostFinance) LSV (Banques) 304
299

Particularit WinBIZ Basic Edition: Fonctionnalit non disponible

5.3.1

Recouvrement direct par Debit Direct

Le Debit Direct est un service de PostFinance dans lequel, PostFinance autorise un crancier prlever automatiquement de l'argent d'un compte client vers son compte postal. Le bnficiaire cre un fichier comportant ses crances et le transmet pour traitement PostFinance, au moyen de yellownet. Utiliser le Debit Direct 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Mise en route 299 du Debit Direct Dfinir le Numro d'adhrent 299 Saisir votre Numro yellownet 295 Saisir les Contrats clients 300 Prsentation des factures 301 Debit Direct Attribuer une prsentation par dfaut 324 Crer et envoyer un fichier Debit Direct 302

Particularit WinBIZ Basic Edition: Fonctionnalit non disponible

5.3.1.1

Mise en route du Debit Direct

La mise en route du Debit Direct s'effectue en dfinissant les deux numros permettant votre identification auprs de PostFinance. Ces numros sont obligatoires et indispensables. Numro yellownet Ce numro est ncessaire pour transmettre le fichier yellownet (plateforme Internet banking de PostFinance). Si vous tes en possession d'un contrat yellownet, suivez les instructions de cration d'un contrat yellownet 295 . Dans le cas contraire, contactez PostFinance afin d'tablir un contrat yellownet. Numro d'adhrent Debit Direct Ce numro peut tre obtenu en demandant un formulaire d'adhsion Debit Direct auprs de votre conseiller PostFinance. Une fois rempli et retourn, vous recevrez ce numro d'adhrent Debit Direct 299 par confirmation de courrier. Particularit WinBIZ Basic Edition: Fonctionnalit non disponible

5.3.1.2

Dfinir le numro d'adhrent Debit Direct

Le numro d'adhrent Debit Direct constitue votre numro d'identification auprs de PostFinance afin de pouvoir effectuer des prlvements directs. Il est galement obligatoire de possder un numro d'identification yellownet. Si vous n'tes toujours pas en possession de l'un de ces numros, vous trouverez les instructions voulues dans la mise en route du Debit Direct 299 .

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300

WinBIZ Dfinir le numro d'adhrent Debit Direct 1. 2. 3. 4. 5. Au menu Adresses, Instituts financiers Slectionnez Instituts financiers et mthodes de paiements Cliquez sur Nouveau (slectionnez le type Compte postal) ou Modifier (si vous possdez dj une mthode de paiement de type Compte postal) Entrez les diffrentes informations dans l'onglet Compte postal (le N compte et le N yellownet 295 sont obligatoires) Ouvrez l'onglet Debit Direct, entrez votre numro d'adhrent Debit Direct

Particularit WinBIZ Basic Edition: Fonctionnalit non disponible

5.3.1.3

Contrats clients Debit Direct

Tous les clients avec lesquelles vous dsirez faire du recouvrement direct par Debit Direct doivent vous retourner un contrat sign afin de procder aux prlvements. Aussi, vous devez dfinir un contrat par client, dans lequel vous entrez son n de compte postal o les montants seront prlevs. Crer un contrat Debit Direct 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Au menu Adresses, Instituts financiers Slectionnez Contrat de recouvrement direct (Debit Direct, LSV) Cliquez sur Nouveau Recherchez le nom du client dans Adresse du client Entrez la date de dbut du contrat, l'chance si ncessaire Dans Situation du contrat, slectionnez Actif pour activer ce contrat Dans l'onglet Relation bancaire, dans Compte postal ou bancaire, slectionnez Debit Direct (PostFinance) Cliquez sur Autorisation de dbit puis imprimez la feuille envoyer votre client (constitue le contrat vous autorisant de dbiter son compte. Il doit vous le retourner dment rempli et sign.) Entrez le numro de Compte postal de votre client

9.

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Guide de l'utilisateur

301

Particularit WinBIZ Basic Edition: Fonctionnalit non disponible

5.3.1.4

Prsentation des factures Debit Direct

Une prsentation de factures particulire est ncessaire pour crer vos fichiers de recouvrement direct. Aussi, un type bien dtermin pour l'impression doit tre dfini dans cette prsentation et apparatre dans l'adresse de votre client. Crer une prsentation de factures pour recouvrement direct 1. 2. 3. 4. 5. Au menu Adresses, Prsentation des factures Cliquez sur Nouveau Dans Description, entrez la dsignation de cette prsentation, par exemple Prsentation Debit Direct Dans l'onglet Instruction de paiement, BVR, dans Type, slectionnez Recouvrement Direct Validez la nouvelle prsentation en cliquant sur OK

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302

WinBIZ

Vous pouvez dfinir cette prsentation par dfaut client

324

dans l'adresse de votre

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5.3.1.5

Crer et envoyer un fichier Debit Direct

Vous pouvez crer un fichier Debit Direct transmettre via yellownet, une fois une prsentation 324 spcialement conue pour les recouvrements directs dfinie. Vous pouvez saisir une nouvelle facture Debit Direct 300 .
321

au dbiteur qui possde un contrat

Crer et envoyer un fichier Debit Direct 1. 2. 3. 4. Au menu Ventes, Factures Slectionnez la facture Cliquez sur Imprimer Cliquez sur LSV, Debit Direct afin d'ouvrir une nouvelle fentre

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Guide de l'utilisateur

303

5. 6.

Cliquez sur l'onglet Debit Direct (PostFinance) Slectionnez votre compte postal crditer (Les diffrents ordres Debit Direct apparaissent) 7. Si l'emplacement propos ne vous convient pas, cliquez sur Parcourir, sinon passez au n8 8. Slectionnez le rpertoire dans lequel vous voulez enregistrer le fichier 9. Cliquez sur Enregistrer 10. Cliquez sur Dmarrer

9. Si vous dsirez envoyer le fichier via yellownet, cliquez sur Envoyer 10. Tapez votre numro de scurit 11. Valier l'envoi en cliquant sur OK

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304

WinBIZ

Paiement Le paiement des factures Debit Direct sera effectu par fichier de paiement BVR 351 . Particularit WinBIZ Basic Edition: Fonctionnalit non disponible

5.3.2

Recouvrement direct par LSV

Le recouvrement direct par LSV est un service bancaire dans lequel, un institut bancaire autorise un crancier prlever automatiquement de l'argent d'un compte client vers son compte bancaire. Le bnficiaire cre fichier comportant ses crances et le transmet pour traitement au centre de calcul (CC) de Telekurs Payserv SA. Les banques reoivent les recouvrements du CC Telekurs sur base lectronique, leur permettant de traiter les recouvrements sous forme automatise. Utiliser le LSV 1. 2. 3. 4. 5. 6. Mise en route 304 du LSV Dfinir le Numro d'identification 305 Saisir les Contrats clients 305 Prsentation des factures LSV Attribuer une prsentation par dfaut Crer un fichier LSV 307

324

Particularit WinBIZ Basic Edition: Fonctionnalit non disponible

5.3.2.1

Mise en route du LSV

La mise en route du LSV s'effectue en dfinissant le numro permettant votre identification auprs de CC Telekurs. Ce numro est obligatoire et indispensable. Numro d'identification d'expdition Le numro d'identification 305 peut tre obtenu en demandant une feuille de commande par crit ou par tlphone Swiss Interbank Clearing (Vente PayCom). En vous inscrivant, vous tes enregistr au CC Telekurs et coupl au systme PayCom. Particularit WinBIZ Basic Edition: Fonctionnalit non disponible

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305

5.3.2.2

Dfinir le numro d'identifiant LSV

Le numro d'adhrent LSV constitue votre numro d'identification auprs de votre institut bancaire afin de pouvoir effectuer des prlvements directs. Si vous n'tes toujours pas en possession de ce numro, vous trouverez les instructions voulues dans la mise en route du LSV 304 . Dfinir un numro d'identifiant LSV 1. Au menu Adresses, Instituts financiers 2. Slectionnez Instituts financiers et mthodes de paiements 3. Cliquez sur Nouveau (slectionnez le type Banque) ou Modifier (si vous possdez dj une mthode de paiement Banque) 4. Entrez les diffrentes informations dans l'onglet Banque (le N compte bancaire et le nom de la banque sont obligatoires) 5. Ouvrez l'onglet LSV, entrez votre numro d'identification de l'expditeur

Particularit WinBIZ Basic Edition: Fonctionnalit non disponible

5.3.2.3

Saisir les contrats clients LSV

Tous les clients avec lesquels vous dsirez faire du recouvrement direct par LSV doivent vous retourner un contrat sign afin de procder aux prlvements. Aussi, vous devez dfinir un contrat par client dans lequel vous saisissez toutes les donnes utiles aux transactions. Saisir un contrat LSV 1. Au menu Adresses, Instituts financiers 2. Slectionnez Contrat de recouvrement direct(Debit Direct, LSV) 3. Cliquez sur Nouveau, puis rechercher votre client dans Adresse du client 4. Entrez la date de dbut du contrat, l'chance si ncessaire 5. Dans Situation du contrat, slectionnez Actif 6. Dans l'onglet Relation bancaire, dans Compte postal ou bancaire, s lectionnez Debit Direct (PostFinance) 7. Entrez le numro de Compte postal de votre client 8. Cliquez sur Autorisation de dbit puis imprimez la feuille envoyer votre client (constitue le contrat vous autorisant de dbiter son compte. Il doit vous le retourner duement rempli et sign.) 9. Fermez la fentre d'impression et validez le contrat en cliquant sur OK

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306

WinBIZ

Particularit WinBIZ Basic Edition: Fonctionnalit non disponible

5.3.2.4

Prsentation des factures LSV

Une prsentation de factures particulire est ncessaire pour crer vos fichiers de recouvrement direct. Aussi, un type bien dtermin pour l'impression doit tre dfini dans cette prsentation et apparatre dans l'adresse de votre client. Crer une prsentation de factures pour recouvrement direct 1. 2. 3. 4. 5. Au menu Adresses, Prsentation des factures Cliquez sur Nouveau Dans Description, entrez la dsignation de cette prsentation, par exemple Prsentation LSV Dans l'onglet Instruction de paiement, BVR, dans Type, slectionnez Recouvrement Direct Validez la nouvelle prsentation en cliquant sur OK

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307

Vous pouvez dfinir cette prsentation par dfaut client

324

dans l'adresse de votre

Particularit WinBIZ Basic Edition: Fonctionnalit non disponible

5.3.2.5

Crer un fichier LSV

Vous pouvez crer un fichier LSV transmettre votre banque, une fois une prsentation 324 spcialement conue pour les recouvrements directs dfinie. Vous pouvez saisir une nouvelle facture LSV 305 .
321

au dbiteur qui possde un contrat

Crer un fichier LSV 1. Au menu Ventes, Factures 2. Slectionnez la facture 3. Cliquez sur Imprimer 4. Cliquez sur LSV, Debit Direct afin d'ouvrir une nouvelle fentre

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WinBIZ

5. 6.

Cliquez sur l'onglet LSV (Banques) Slectionnez votre compte bancaire crditer (Les diffrents ordres LSV apparaissent) 7. Si l'emplacement propos ne vous convient pas, cliquez sur Parcourir, sinon passez au n8 8. Slectionnez le rpertoire dans lequel vous voulez enregistrer le fichier 9. Cliquez sur Enregistrer 10. Cliquez sur Dmarrer pour crer le fichier

Paiement Le paiement des factures LSV sera effectu par fichier de paiement BVR Particularit WinBIZ Basic Edition: Fonctionnalit non disponible

351

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309

5.4

Ventes, gestion des dbiteurs

Le module ventes vous permet de grer vos dbiteurs. Crez des documents commerciaux de ventes envoyer vos clients. Les documents peuvent tre gnrs entre eux, par exemple, transformez une offre en bulletin de livraison. Lorsque l'chance d'une facture est dpasse, envoyez des rappels vos clients. Pour plus d'informations, consultez les chapitres suivants : Etapes d'une transaction commerciale de vente 309 Dtails des documents de vente 317 Factures dbiteurs 321 Ventes au comptant 346 Notes de crdit 346 Paiements des dbiteurs 348 Offre 346 Confirmations de commandes 347 Bulletins de livraisons 347 Fiches de travaux 347 Bon cadeaux 356 Etats 366

5.4.1

Etapes d'une transaction commerciale de vente

Le logiciel vous permet de faire voluer un document commercial de vente au travers des diffrentes tapes allant de la demande d'offre du client jusqu'au paiement d'une facture ou l'envoi de rappels. Etapes d'une transaction commerciale de vente

Visualiser les tapes d'un document 1. Au menu Ventes, slectionnez le type de document souhait (par exemple:

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310

WinBIZ Factures) Slectionnez le document pour lesquel vous voulez suivre les tapes Cliquez sur Actions Slectionnez Etapes

2. 3. 4.

Particularits WinBIZ Basic Edition: Fonctionnalit non disponible

5.4.1.1

Transformation de documents
Dans une transaction commerciale de vente, chaque document peut tre utilis pour en gnrer un autre. Par exemple, pour crer une facture partir d'un bulletin de livraison existant, il vous suffit de transformer le bulletin de livraison en facture. Transformer un document 1. Au menu Ventes, slectionnez le type de document souhait (par exemple:Bulletins de livraison). 2. Slectionnez le document que vous souhaitez transformer 3. Cliquez sur Actions 4. Slectionnez Transformer 5. Dans la fentre de Transformation, plusieurs options peuvent tre modifies : Supprimer le document source : Si cette case est coche, le document source sera supprim aprs avoir t transform. Adresse : Choisissez l'adresse insrer dans le document transform. Par dfaut, l'adresse du document source est propose. Type : Permet de slectionner le type de document gnrer. Date : Entrez la date du document gnr. Rfrence : Permet de saisir la rfrence du document gnr. Message : Permet de slectionner le message qui sera affich dans le document gnr. Stock : Vous pouvez choisir si le document cible influence ou pas le stock, ou si cela dpend uniquement du document source. Action suivante : Vous permet choisir si le document cible doit s'ouvrir ou pas aprs sa cration, ou si vous dsirez afficher la liste des documents de mme type que le document cible. Classification : Vous pouvez choisir de copier la classification dans le type de document cible ou pas. Utiliser la nouvelle date dans les lignes : Si vous activez cette option, la date du document gnr (dfinie dans le champ Date) remplacera l'ancienne date

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311

dans toutes les lignes du document. Cette date est aussi utilise pour dater les mouvements de stock. Rcuprer le n dans les lignes de document : cette option permet de rcuprer le numro du document source dans les lignes d'articles de la facture. Pour afficher les numros des documents sources dans les lignes d'articles des documents, vous devez activez l'option Activer les n de bon 537 . Ne pas reprendre les images : cochez cette option si vous ne souhaitez pas reprendre l'image slectionne dans le document source.

6.

Cliquez sur OK pour gnrer le document

Remarque Lorsque vous transformez un document, par exemple un bulletin de livraison en facture. Dans la colonne Quantit, vous pouvez indiquez la quantit livre. La colonne Reliquats contient la diffrence entre la quantit originale et la quantit livre. La prochaine fois que ce document sera transform, la valeur par dfaut dans la colonne Quantit sera le reliquat. Si un document a dj t transform et que la quantit a t totalement utilise lorsque ce document sera transform une nouvelle fois, la quantit sera de 0.

5.4.1.2

Rcupration de documents
Dans une transaction commerciale de vente, pour crer un document partir d'un autre document, il est possible de transformer un document. Une autre possibilit est de crer un nouveau document (par exemple, une facture), ainsi, tous les documents non transforms (offres, bulletins de livraison, etc.) lis cette adresse seront automatiquement proposs pour tre transforms, lors de la cration d'une facture, par exemple. Slectionner les document rcuprer lors de la cration de document 1. Au menu Outils, Options 2. Cliquez sur Commerce puis sur Documents 3. Ouvrez l'onglet Divers 4. Cochez les case des documents que vous souhaitez rcuprer lors de la cration d'un document commercial 5. Cliquez sur OK Rcuprer un document lors de la cration d'un document 1. Au menu Ventes, slectionnez le type de document que vous voulez crer (Par exemple : Factures)

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312

WinBIZ 2. 3. 4. 5. Cliquez sur Nouveau Entrez l'adresse du document La fentre Documents rcuprer s'affiche. Slectionnez les documents que vous dsirez utiliser pour crer ce nouveau document. Cliquez sur OK

Remarque Lorsque vous rcuprez plusieurs documents en une seule facture, les rductions des documents sources ne sont pas reprises. Vous devez les reporter manuellement dans la facture.

5.4.1.3

Facturation en srie
La facturation en srie permet de gnrer automatiquement des factures partir des documents de ventes suivants : offres, confirmations de commandes, bulletins de livraison et fiches de travaux. Gnrer des factures en srie 1. Au menu Ventes, Factures 2. Cliquez sur la flche droite du bouton Nouveau 3. Slectionnez Facturation en srie 4. Slectionnez les documents gnrer en facture 5. Cliquez sur Dmarrer

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313

Date depuis ... jusqu' ... Entrez la priode prendre en compte dans les documents gnrer. Priodicit Cette option vous permet d'afficher les documents facturer en fonction de la priodicit dfinie dans l'onglet Dbiteur de l'adresse du client. Types de documents Ce bouton vous permet de slectionner les types de document que vous souhaitez voir apparatre dans la liste des documents gnrer. Colonne Observations La colonne Observations vous indique si le dbiteur est bloqu et si la limite de crdit du dbiteur est dpasse. Les documents des dbiteurs bloqus ne peuvent pas tre gnrs en factures. Bouton Dtail Ce bouton vous permet d'afficher le contenu du document slectionn

Onglet Proprits

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WinBIZ

Date de facturation Entrez la date des factures gnrer Mthode de paiement, Prsentation, Conditions de paiements, Message Dfinissez les options prendre en compte dans les factures gnrer. Par dfaut, les informations dfinies dans les documents sources sont repris. Utiliser la nouvelle date dans les lignes de documents Si vous activez cette option, la date du document gnr (dfinie dans le champ Date de facturation) remplacera l'ancienne date dans toutes les lignes du document. Cette date est aussi utilise pour dater les mouvements de stock. Rcuprer le n dans les lignes de document Cette option permet de rcuprer le numro du document source dans les lignes d'articles de la facture. Pour afficher les numros des documents sources dans les lignes d'articles des documents, vous devez activez l'option Activer les n de bon 537 . Les documents cibles n'influencent pas le stock Si vous cochez cette case, les factures gnres ne modifieront pas le stock. Supprimer les bulletins et fiches aprs la cration des factures Si vous cochez cette case, les documents sources seront supprims aprs la gnration des factures.

Onglet Format

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315

Regroupement Slectionnez le regroupement des documents que vous souhaitez pour votre facture. Trois regroupements sont disponibles : Regrouper les lignes par numro de bulletin

Regrouper les lignes par numro d'article

Regrouper les lignes par objet

Si vous ne souhaitez pas regrouper les documents et ainsi gnrer une facture spare par document, modifiez l'option Facturat. automatique dans l'onglet Dbiteur de l'adresse du client. Inclure un sous-total Cochez cette case si vous voulez inclure un sous-total aprs chaque document repris dans la facture. Crer une facture par objet Cochez cette case si vous voulez crer une facture diffrente pour chaque objet li une adresse. Ne transfrer que les lignes d'articles (pas de textes, titres, etc) Cochez cette case si vous souhaitez reprendre uniquement les lignes d'articles dans les factures. Les lignes de titres, de textes et les sous-totaux ne seront pas repris depuis le document source. Format d'impression

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WinBIZ Slectionnez le format d'impression de la facture. Vous pouvez choisir un des deux formats suivants : Normal : Imprime une facture dtaille contenant toutes les lignes d'articles. Rsum : Imprime une facture o seul le rsum s'affiche (titres et totaux) : la ligne de titre prcdant les lignes d'articles s'impriment en affichant le total des lignes d'articles et les lignes d'articles ne sont pas imprimes. Titres Choisissez d'ajouter ou non un titre pour chaque document source. Le titre comprend le type de document, son numro et la date (par exemple, Bulletin de livraison n 280035 du 10.04.2008. Vous avez galement la possibilit d'inclure des rfrences ou l'objet dans le titre.

Onglet Slection
Facturer ds que le total atteint Vous pouvez spcifier le montant total minimum que doivent atteindre les documents d'une adresse avant d'tre facturs. Les documents infrieurs ce montant ne seront pas afficher dans l'onglet Slection des documents.

Remarque Lorsque vous gnrez plusieurs documents en une seule facture, les rductions des documents sources ne sont pas reprises. Vous devez les reporter manuellement dans la facture.

5.4.2

Modles de documents
Un modle de document permet d'insrer un contenu (articles, lignes de textes, etc.) et d'appliquer un paramtrage (conditions de paiements, catgories, etc.) n'importe quel document commercial. Vous pouvez crer un ou plusieurs modles de documents contenant ces informations. Par exemple, si vous devez souvent crer une factures avec les mmes articles, utilisez un modle de document pour acclrer la saisie. Crer un modle de documents

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Guide de l'utilisateur 1. 2. 3. 4.

317

Au menu Ventes, Paramtres Slectionnez Modles de documents Cliquez sur le bouton Nouveau Entrez une description du modle, puis renseignez les informations que le modle doit insrer lors de son utilisation

Appliquer un modle de documents 1. Au menu Ventes, slectionnez un type de document (par exemple, Factures 2. Cliquez sur Nouveau 3. Entrez l'adresse de votre client 4. Cliquez sur le bouton ci-dessous pour appliquer un modle

5.

Slectionnez le modle appliquer au document

Remarque Les modles de documents sont disponibles uniquement dans le module Ventes. Particularit WinBIZ Basic Edition: Fonctionnalits non disponibles

5.4.3

Dtail des documents de vente

La plupart des documents vente se prsentent sous la mme forme. Si un chapitre ne concerne que certains documents de vente, il en sera fait mention au sein du chapitre.

Onglets des documents vente

Les documents vente sont diviss en 5 onglets:
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318

WinBIZ Documents Paramtres Rductions Rglements Notes

Les documents suivants ne contiennent pas d'onglet Rglements: Vente au comptant Offre, Devis Confirmation de commande Bulletin de livraison Fiche de travail

Onglet Document

Numro Chaque document est rfrenc par un numro unique, de dix chiffres au maximum. Les documents sont automatiquement numrots partir du plus grand numro enregistr. Si vous souhaitez que vos documents commencent par le numro 1000, tapez simplement ce numro. Le prochain document portera le numro 1001. Un message vous avertit si vous entrez un numro est dj existant. Date Indiquez la date du document. Par dfaut, la date du jour est propose. La date du document doit tre comprise entre la date de dbut et de fin de cet exercice comptable. Si vous changez la date ultrieurement, un message propose de modifier automatiquement les dates des lignes d'articles du document. Adresse Vous devez entrer le nom de votre client. Tapez son nom ou son code dans la zone adresse. Notre rfrence / Votre rfrence Entrez un texte de longueur libre comme la rfrence de la commande de votre

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319

client, le chantier ou le vhicule que concerne ce document. Vous pouvez enregistrer et slectionner des textes de rfrence en faisant un clic droit de la souris puis en slectionnant Textes standards. Conditions Lorsque vous slectionnez l'adresse de votre client, ses conditions de paiement sont automatiquement rcupres. Si vous souhaitez accorder votre client des conditions de paiement diffrentes pour ce document, vous pouvez en choisir d'autres dans la liste droulante. Expdition Lors de la slection de l'adresse de votre client, le moyen d'expdition est automatiquement rcupr. Si vous souhaitez utiliser un autre moyen d'expdition pour ce document, vous pouvez en choisir un dans la liste droulante. Catgorie La catgorie indique dans un document sert le classer. Vous pouvez par exemple classer vos ventes dans les catgories Ventes tlphoniques, Ventes de telle exposition, etc. Au menu Ventes, Etat, lorsque vous affichez des statistiques, vous pouvez slectionner l'une des catgories. Commercial Vous pouvez indiquer le nom du commercial ou du reprsentant qui a ralis ce document. Lorsque vous slectionnez l'adresse de votre client, le commercial s'occupant habituellement de ce client est automatiquement rcupr. Si le commercial qui a ralis la vente n'est pas le commercial s'occupant habituellement de ce client, vous pouvez en choisir un autre pour ce document. Ce nouveau commercial est associ uniquement cette vente et ne changera le commercial habituel de ce client. Si votre nom n'apparat pas dans la liste, consultez Commercial 219 . Objet En supplment la rubrique Rfrence, vous pouvez indiquer un objet associ ce document. Un objet peut tre, par exemple, une affaire, un chantier, une adresse de lieu d'intervention, un vhicule ou un animal. Les objets que vous dfinissez sont toujours associs une adresse et sont mmoriss avec cette adresse. Comme plusieurs documents d'un client peuvent concerner le mme objet, il est plus simple de crer un objet rutilisable que de le saisir sur chaque document. Classification Permet d'organiser les documents commerciaux. Vous avez galement la possibilit de dfinir des couleurs pour chaque classification, ce qui vous permet de reconnatre facilement les diffrentes classifications. Article

Cliquez sur le bouton Article pour ajouter un nouvel article dans votre document. Une ligne de document de ce type contient la description d'un article un montant et des informations comptables. Texte Le bouton Texte permet d'ajouter un texte dans un document. Les textes de document sont de longueur illimite et n'ont pas d'implication comptable. Il est possible d'ajouter un montant dans un texte, titre d'information, mais ce montant n'est pas pris en considration dans le total du document.

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WinBIZ Total Lorsque vous cliquez sur le bouton Total, une ligne de sous total est ajoute. Cette ligne contient une description que vous pouvez changer et un montant correspondant la somme de toutes les lignes d'articles et de textes prcdentes jusqu' la dernire ligne de sous total ventuel. Le montant n'est pas modifiable et est automatiquement calcul. Si vous dplacez la ligne en changeant son numro, le montant du sous total est recalcul. Si vous cochez l'option N'imprimer que le montant total de ce bloc, lors de l'impression de ce document, aucun montant n'apparatra en face des articles totaliss dans cette ligne et seul le montant total du bloc sera imprim. Cette option peut tre utile si vous souhaitez facturer plusieurs articles dont vous ne souhaitez pas que votre client connaisse le prix dtaill. Titre Vous pouvez sparer plusieurs groupes d'articles d'un document en insrant une ligne de titre. Un titre est imprim en gras sur le document, peut tre de longueur illimite. Si vous devez aligner certains lments d'un titre, vous pouvez utiliser les tabulations. Saut de page Sparez les blocs d'articles d'un document en insrant un saut de page. Message Ajoutez un message au bas des documents. Lorsque vous crez un nouveau document, le message que vous slectionnez est mmoris et est automatiquement propos lors du prochain document que vous crez. Ainsi, si, l'approche de la fin de l'anne, vous slectionnez un message de voeux, il est propos sur tous les prochains documents. Une fois cet vnement pass, slectionnez le message habituel lors de la prochaine cration de document.

Onglet Paramtres
Permet de dfinir divers paramtres tels que le compte dbiteurs, la langue, des informations sur la dtermination du prix (table de prix, arrondis, monnaie), des informations sur la prsentation de la facture (format d'impression).

Onglet Rductions
Remise accorde Tapez le pourcentage de remise que vous accordez votre client pour chaque ligne d'article. Cliquez sur Recalculer Tout pour recalculer le montant du document. Remise horaire accorde Si vous calculez les prix de vos articles en Rgie et au Mtr, indiquez le pourcentage de remise. Cette remise est effectue sur chaque ligne d'articles. Rabais Indiquez le rabais accord ce document. Vous pouvez saisir le montant du rabais ou le pourcentage du rabais. Escompte Indiquez l'escompte accord ce document. Vous pouvez saisir le montant de l'escompte ou le pourcentage de l'escompte. Compte d'escompte Si vous accordez un escompte sur le document, indiquez un compte d'escompte.

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321

Remarque Seul la remise en % est mmorise. Si vous changez le montant de remise et que le taux de remise est arrondi plus de 2 chiffres aprs la virgule, lors de modification ultrieure du document, le montant de la remise pourrait tre modifi.

Onglet Rglements

Mthode de paiement Slectionnez la mthode de paiement pour ce document. Si une mthode de paiement a t dfinie dans l'adresse du dbiteur, elle sera automatiquement slectionne. Ne pas envoyer de rappels pour ce document Cochez cette case si vous ne souhaitez pas envoyer de rappels pour ce document. Si l'chance de ce document est dpasse, il ne s'affichera pas dans les rappels. Paiements associs ce document Cette liste affiche les paiements dj effectus pour acquitter ce document. Si un paiement est incorrectement associ ce document, vous pouvez utiliser le bouton Supprimer pour effacer le paiement. Cliquez sur Nouveau pour crer un paiement directement depuis le document. Pour plus d'informations, consultez Rglements dans les documents 350 .

Onglet Notes
Tapez des notes en relation avec ce document.

5.4.4

Factures dbiteurs
Une facture dbiteur est un document commercial par lequel vous permettez vos dbiteurs de rgler le montant de vos prestations. Lors de la saisie des factures, vous pouvez dfinir la condition de paiement, elle dtermine l'chance de la facture et vous permettra de pouvoir imprimer vos rappels.

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WinBIZ Crer une facture dbiteur 1. Au menu Ventes, Factures 2. Cliquez sur le bouton Nouveau La fentre de saisie des factures est spare en 5 onglets diffrents Documents Paramtres Rductions Rglements Notes Pour plus d'informations, consultez Dtail des documents vente
317

5.4.4.1

Prsentation des factures

La prsentation des factures sert personnaliser l'impression des factures dbiteurs. Les informations contenues dans une prsentation sont, par exemple, le type de bulletin de versement, l'imprimante, le bac, etc. Crer une prsentation 1. Au menu Adresses, Prsentations des factures 2. Cliquez sur Nouveau 3. Entrez la description de la prsentation de facture Vous pouvez galement accder aux prsentations de facture depuis le menu Ventes, Paramtres, Prsentations des factures.

Onglet Document

Mise en page Slectionnez la mise en page pour imprimer les factures et les copies de factures. Par dfaut, la mise en page originale est choisie. Cliquez sur le bouton Action pour dupliquer un tat 590 . L'tat pour les factures et l'tat pour les copies peuvent tre diffrents.
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Imprimante Choisissez l'imprimante sur laquelle vous voulez imprimer les factures et les copies. Par dfaut, l'imprimante slectionne est l'imprimante utilise par dfaut dans votre systme d'exploitation. Bac Si ncessaire, indiquez sur quel bac vous imprimez les factures et les copies. Cette fonctionnalit n'est pas disponible avec toutes les imprimantes. Nombre d'exemplaires Indiquez le nombre de copies que vous imprimez pour chaque facture et pour chaque copie.

Onglet Instructions de paiement, BVR

Type Slectionnez l'instruction de paiement, le BV ou le BVR pour cette prsentation. Mise en page Slectionnez la mise en page pour imprimer les bulletins de versement. Par dfaut, la mise en page originale est choisie. Cliquez sur le bouton Action pour dupliquer un tat 590 . Impression du BV Cochez cette case pour imprimer vos factures sur des feuilles A4 neutres, sans bulletin de versement, puis imprimer les bulletins de versement sur une page spare. Mise en page BV spar Slectionnez la mise en page pour imprimer les bulletins de versement spar. Par dfaut, la mise en page originale est choisie. Cliquez sur le bouton Action pour dupliquer un tat 590 .

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WinBIZ

Onglet Instructions de paiements multiples

Si vous dsirez imprimer des factures avec plusieurs chances, donc plusieurs BV, vous devez activer l'option Paiements multiples de cet onglet. Vous pouvez modifier la mise en page de la page principale et du BVR. Pour plus d'informations ce sujet, consultez Factures dbiteurs multi-chances 331 Particularit WinBIZ Basic Edition: Limits 2 prsentations

5.4.4.2

Attribuer une prsentation par dfaut

Afin de dfinir pour tous vos clients la mme prsentation, vous avez la possibilit de saisir cette information directement dans son adresse. Ainsi, chaque cration de facture pour ce client, la prsentation sera automatiquement slectionne correctement. Attribuer une prsentation une adresse 1. Au menu Adresses, Adresses 2. Slectionnez votre client 3. Cliquez sur Ouvrir ou Nouveau pour crer une nouvelle adresse 4. Ouvrez l'onglet Dbiteur 5. Dans Prsentation des factures, slectionnez la prsentation que vous dsirez 6. Cliquez sur OK

Attribuer la mme prsentation toute vos adresses ou un groupe d'adresses 1. Au menu Adresses, Adresses 2. Cliquez sur le bouton Actions 3. Slectionnez Modifications globales 4. Dans Groupes d'adresses traits, choisissez le groupe pour lequel vous voulez attribuer une prsentation de factures 5. Pour slectionner plusieurs groupes d'adresses, faites un clic-droit de la souris et cliquez sur Slection multiple

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Guide de l'utilisateur 6. 7.

325

Dans l'onglet Dbiteurs, slectionnez la prsentation de facture attribuer Cliquez sur le bouton Dmarrer

5.4.4.3

Dductions d'acomptes
Les factures d'acomptes peuvent tre dduites de la facture finale d'un client. Vous avez la possibilit de dduire les factures d'acomptes de l'anne en cours ou des exercices prcdents. Crer un article d'acompte 1. Au menu Stock, Articles 2. Cliquez sur Nouveau 3. Entrez la description de l'article 4. Slectionnez le mode de comptabilisation de l'article Acompte : Si le mode de comptabilisation de l'article Acompte n'existe pas : 1. Cliquez avec le bouton de droite de la souris sur la liste Mode de comptabilisation et slectionnez Accder aux modes de comptabilisation. 2. Cliquez sur Nouveau 3. Entrez la description du mode de comptabilisation 4. Slectionnez le compte de chiffre d'affaires (ventes) concern par l'article Acompte. 5. Dterminez les paramtres pour la TVA (TVA incluse ou Exclue)

6. Cliquez sur OK 7. Slectionnez le mode de comptabilisation cr dans l'article Acompte. 5. Validez l'article en cliquant sur OK Crer une facture d'acompte 1. Au menu Ventes, Factures 2. Cliquez sur Nouveau 3. Crez votre facture en utilisant l'article d'acompte cr :

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4. Enregistrez la facture Dduire un acompte sur une facture finale d'un client 1. Au menu Ventes, Factures 2. Ouvrez la facture finale concerne 3. Sur une ligne d'article, faites un clic droit de la souris et slectionnez Dduction d'acomptes

4. La bote de dialogue de Dduction d'acomptes s'affiche : Onglet Slection

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Guide de l'utilisateur

327

Cet onglet vous permet de slectionner les factures d'acomptes du client dduire dans la facture en cours. Toutes les factures de l'exercice en cours sont affiches. Pour afficher les factures des annes prcdentes, vous pouvez cliquez sur Dvelopper. Slectionnez les factures dduire de la facture en cours en activant la case cocher des factures concernes. Les montants des factures slectionnes seront dduits de la facture en cours.

Onglet Options Cet onglet vous permet de dfinir les paramtres prendre en compte lors de l'insertion de la facture d'acompte. Format : Slectionnez le format d'insertion de la facture. Le format "Dtail des documents" reprend exactement les lignes d'articles de la facture d'acompte prcd du titre du document. Le format "Une ligne par document" reprend la facture d'acompte sous une seule ligne d'article. Article "Acompte" : Cette option est active uniquement si vous slectionnez le format "Une ligne par document". Vous pouvez dfinir quel est l'article prendre en compte lors de l'insertion de la facture d'acompte sous une seule ligne. Titre complmentaire. Si vous insrez les factures d'acomptes au format "Une ligne par document", le Titre complmentaire s'insre avant les factures d'acomptes slectionnes. Si vous insrez les factures d'acomptes au format "Dtail des documents", le Titre complmentaire est ajout au titre de chaque facture d'acompte slectionne.

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5. Une fois les factures d'acomptes slectionnes et les options dfinies, cliquez sur OK

Supprimer une dduction d'acompte 1. Au menu Ventes, Factures 2. Ouvrez la facture finale concerne 3. Sur une ligne d'article, faites un clic droit de la souris 4. Slectionnez Dduction d'acomptes 5. Cliquez sur Supprimer 6. Cliquez sur OK

5.4.4.4

Imprimer des factures sur du papier A4 long (A4+)

L'impression de factures sur des pages A4 long (A4+) est prise en charge par WinBIZ pour autant que votre imprimante puisse imprimer sur du papier de ce format. Interrogez votre vendeur ou consultez le manuel de votre imprimante pour savoir s'il est possible d'imprimer sur ce type de papier. Le papier A4 long (A4+) est gnralement utiliser pour la facturation o la facture est imprime sur une page A4 normale, et un bulletin de versement est attach en plus, au bas de la facture. La longueur habituelle de ce type de papiers est de 40.64 cm (16" x 2.54 cm par pouce).
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329

Si 1. 2. 3. 4.

votre imprimante permet de dfinir une taille manuellement Cliquez sur Dmarrez, Slectionnez Imprimantes et tlcopies Slectionnez votre imprimante Au menu Fichier, cliquez sur Proprits d'impression ou Proprits du serveur 5. Cliquez sur l'onglet Papier 6. Slectionnez Taille dfinie par l'utilisateur 7. Tapez les dimensions de votre papier A4+: 40.64 cm x 21 cm Automatiser la slection du papier dans la facture 1. Dmarrez WinBIZ 2. Au menu Ventes, Factures, slectionnez une facture 3. Cliquez sur Imprimer 4. Ouvrez l'onglet Mise en page. 5. Cliquez sur l'image de la facture sur la droite 6. Dans l'diteur d'tat, au menu Fichier, cliquez sur Mise en page 7. Cliquez sur Configurer 8. Slectionnez l'imprimante et le papier utiliser 9. Cliquez sur OK

5.4.4.4.1

Imprimer des factures avec un bulletin de versement spar

Si vos factures sont longues et ncessitent frquemment plusieurs pages, vous pouvez imprimer vos factures sur des feuilles A4 neutres, sans bulletin de versement, puis imprimer des bulletins de versement spar. Vous pouvez configurer l'impression de bulletins de versement spars en cochant cette option dans les proprits des mthodes de paiements que vous utilisez (comptes bancaires ou postaux). Configurer une prsentation de factures pour imprimer des bulletins de versement spars 1. Au menu Adresses, Prsentations de factures 2. Slectionnez votre prsentation de factures 3. Cliquez sur Ouvrir 4. Slectionnez l'onglet Instructions de paiement, BVR 5. Cochez l'option Sur une page spare 6. Cliquez sur OK

5.4.4.5

Imprimer des factures avec BVR sans montant

WinBIZ vous permet d'imprimer des factures avec bulletin de versement sans montant. Avant de commencer, vous devez prparer une nouvelle prsentation de factures. Crer une prsentation de facture sans montant 1. Au menu Adresses, Prsentation des factures 2. Slectionnez votre prsentation actuelle et cliquez sur le bouton Dupliquer 3. Slectionnez la nouvelle prsentation et cliquez sur le bouton Ouvrir 4. Modifiez la Description de la prsentation en ajoutant "sans montant" 5. Ouvrez l'onglet Instructions de paiement, BVR 6. Notez l'lment de la liste droulante Mise en page 7. Slectionnez le type BVR+ 27 sans montant (dans la terminologie bancaire, le "+" signifie Sans montant) 8. Dans la liste droulante Mise en page, slectionnez le mme BVR que celui que vous avez not au point 6

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WinBIZ 9. Cliquez sur le bouton OK

Vous pouvez utiliser ensuite cette prsentation sans montant plusieurs niveaux: - Dans une adresse (onglet dbiteur) 324 - Dans un document commercial de vente (onglet Paramtres) 317 - Au moment de l'impression d'une facture Changer la prsentation lors de l'impression d'une facture Au moment de l'impression, vous pouvez slectionner la nouvelle prsentation de facture avec BVR sans montant.

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331

5.4.4.6

Factures dbiteurs multi-chances

Afin d'offrir vos clients la possibilit de payer une facture en plusieurs mensualits, WinBIZ vous permet de crer des factures avec plusieurs chances, de fixer la date et le montant de chaque chance et d'imprimer plusieurs bulletins de versement. Si une facture multi-chances peut tre paramtre directement depuis le document, il est prfrable de configurer au pralable les lments suivants: Dfinir une condition de paiement Dfinir une prsentation de facture Paramtrer une condition de paiement avec paiements fractionns 1. Au menu Adresses, Conditions de paiement 2. Cliquez sur Nouveau ou sur Ouvrir 3. Dans l'onglet Paiements fractionns, indiquez le nombre d'chances 4. Slectionnez l'intervalle entre chaque chance 5. Si ncessaire, vous pouvez dfinir un montant supplmentaire automatiquement ajout chaque chance

Les options suivantes sont galement disponibles: Supprimer les rductions dans les paiements fractionns: si vous avez dfini un escompte ou une remise globale au niveau du document, ce montant ne sera pas pris en compte lors de la division du montant de la facture en plusieurs chances. Tenir compte des paiements dj effectus: lors de la division du montant de la facture en plusieurs chances, le solde payer est rparti au lieu du montant total de la facture. Paramtrer une prsentation de factures pour l'impression des BVR multiples 1. Au menu Adresses, Prsentations des factures 2. Cliquez sur Nouveau ou sur Ouvrir 3. Ouvrez l'onglet Instr. de paiements multiples 4. Cochez la case Activer pour les Paiements multiples Crer une facture multi-chances 1. Au menu Ventes, Factures 2. Cliquez sur Nouveau 3. Crez normalement votre facture dbiteur 4. Slectionnez une condition de paiement avec paiements fractionns et une prsentation de facture BVR multiple 5. Pour modifier les chances, faites un clic droit de la souris sur la liste droulante des conditions de paiements et slectionnez Echances 6. Ouvrez l'onglet Echances 7. Vous pouvez modifier manuellement les montants et les supplments ou modifier les options (nombre d'chances, intervalle, etc.) et cliquez sur
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WinBIZ Calculer pour recalculer les chances en fonction des nouveaux paramtres

8.

Cliquez sur OK

Imprimer une facture multi-chances L'impression des factures multi-chances se passe comme pour les factures normales. Il suffit d'activer l'option Multiple dans le formulaire d'impression. 1. 2. 3. 4. Au menu Ventes, Factures Slectionnez une facture dfinie avec plusieurs chances Cliquez sur Imprimer Cochez l'option Multiples

Particularit WinBIZ Basic Edition: Fonctionnalit non disponible

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Guide de l'utilisateur

333

5.4.4.7

Facturation avec BVR

La facturation avec bulletin de versement orange avec n de rfrence (BVR) est trs rpandue car elle offre de nombreux avantages: Une apparence professionnelle aux factures Un diminution des escomptes ou arrondis de factures car les montant peuvent tre imprims directement sur les bulletins de versement Des frais d'encaissement rduits, voire nuls Un acquittement plus rapide des factures au moyen des fichiers de paiements BVR Une rduction du risque d'erreur de saisie grce l'acquittement automatique par lecture du fichier de paiements BVR Pour mettre en place un systme de facturation avec bulletins de versement orange, vous devez gnralement suivre les tapes suivantes: 1. Etablir un contrat BVR avec votre institut financier 333 2. Dfinir le numro d'adhrent BVR de votre compte 333 3. Contrler que la police OCR-B est bien installe 334 4. Rgler l'impression du bulletin de versement 335 5. Imprimer des factures tests et les faire contrler par votre institut financier
336

5.4.4.7.1

Etablir un contrat avec l'institut financier

Afin de profiter des avantages d'une facturation avec BVR, vous devez tablir un contrat avec un institut financier. Si vous utilisez un compte bancaire Prenez contact avec le responsable du trafic des paiements de votre banque et concluez un contrat BVR. Votre banque vous fournira un numro d'identification et un numro d'adhrent BVR qui identifient votre entreprise auprs de votre banque. Si vous utilisez un compte postal Prenez contact avec le responsable du service des paiements de PostFinance (La Poste) et concluez un contrat BVR. PostFinance vous fournira un numro d'adhrent BVR qui identifie votre entreprise auprs de PostFinance.

5.4.4.7.2

N d'identification et d'adhrent BVR

Lors de l'tablissement du contrat avec votre institut financier, il vous attribuera un n d'identification et d'adhrent BVR. Si 1. 2. 3. 4. 5. 6. vous utilisez un compte bancaire Au menu Adresses, Instituts financiers Slectionnez Instituts financiers et mthodes de paiements Slectionnez le compte bancaire Cliquez sur Ouvrir Cliquez sur l'onglet BVR Introduisez le n d'adhrent BVR et le n d'identification BVR qui vous ont t transmis par votre banque

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Si 1. 2. 3. 4. 5. 6.

vous utilisez un compte postal Au menu Adresses, Instituts financiers Slectionnez Instituts financiers et mthodes de paiements Slectionnez le compte postal Cliquez sur Ouvrir Cliquez sur l'onglet BVR Introduisez le n d'adhrent BVR qui vous a t transmis par PostFinance

5.4.4.7.3

Installer la police OCR-B

La police de caractre OCR-B est utilise par les lecteurs optiques de la poste pour lire vos bulletins de versement. Imprimez vos bulletins de versement avec cette police de caractre si vous ne souhaitez pas avoir de frais d'encaissement supplmentaires pour chaque facture. Contrler si la police OCR-B est installe 1. Au menu Dmarrer 2. Cliquez sur Panneau de configuration
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Guide de l'utilisateur 3. 4. 5.

335

Cliquez sur Polices Recherchez le fichier OCR- B-10 BT Si la police n'existe pas, vous devez l'installer. La police OCR-B True Type se trouve dans le rpertoire o vous avez install le logiciel.

Ajouter la police OCR-B 1. Au menu Dmarrer 2. Cliquez sur Panneau de configuration 3. Cliquez sur Polices 4. Au menu Fichier, cliquez sur Installer une nouvelle police 5. Cherchez le rpertoire d'installation du logiciel 6. Attendez que la liste des polices apparaisse et cliquez sur Slectionner tout 7. Cliquez sur OK Si votre imprimante n'imprime pas des caractres OCR-B Si votre l'imprimante n'imprime pas des caractres OCR-B malgr le fait que la police soit installe correctement, il se peut que ces caractres soient substitus par une autre police lors de l'impression. Vous pouvez dsactiver cette substitution automatique de la manire suivante: 1. Au menu Dmarrer 2. Cliquez sur Imprimantes 3. Slectionnez l'imprimante que vous utilisez pour l'impression de vos factures 4. Au menu Fichier, cliquez sur Proprits 5. Dans la fentre de proprits, ouvrez l'onglet Polices 6. Slectionnez Imprimer les polices TrueType en mode graphique 7. Cliquez sur OK

5.4.4.7.4

Rglages des BVR

L'impression des bulletins de versement est dfinie en accord avec votre institut financier (PostFinance, banques). Vous devez vous assurer que les objets imprims sur vos bulletins de versement sont correctement placs. Ceci est dterminant lors de la lecture optique des BVR lors du paiement. Lors de l'impression de bulletins de versements, quatre points sont contrler: 1. L'emplacement des objets (dont la ligne de codage) 2. La police d'imprimante de la ligne de codage (OCR-B 334 ) 3. Les n de compte et d'identification de votre contrat BVR 4. Le nom de votre entreprise (destinataire), tel que votre institut financier le mentionne dans votre contrat. Rgler la position des objets sur les bulletins de versement 1. Au menu Ventes, Factures 2. Cliquez sur Imprimer 3. Ouvrez l'onglet Mise en page 4. Cliquez sur l'image du bulletin de versement 5. Slectionnez les objets dplacer au moyen de la souris. Vous pouvez slectionner tous les objets avec CTRL-A. 6. Au clavier, l'aide des flches de direction (situes entre les touches alphanumriques et le pav numrique de votre clavier), dplacez les objets repositionner (Ex. la ligne de codage). 7. Au menu Fichier, cliquez sur Enregistrer puis sur Fermer. 8. Faite un test d'impression 336 et recommencer le rglage, si ncessaire Position de la ligne de codage OCR-B La ligne de codage OCR-B doit tre imprime une position trs prcise : La mdiane de la ligne est 19.05 mm du bas de la page (tolrance : 0.5 mm).

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WinBIZ Le dernier signe > est au moins 7.62 mm du bord droit de la page (tolrance : 0.5 mm). Taille de la police OCR-B La ligne de codage utilisant la police OCR-B-10 BT doit tre imprime en 12 points regular. Mme si la police s'appelle OCR-B-10, il faut utiliser une taille de 12 points. Cette taille concerne uniquement la ligne de codage, les autres informations du BVR peuvent tre imprimes dans une autre police et une autre taille. Remarque Si votre l'imprimante n'imprime pas des caractres OCR-B malgr le fait que la police soit installe correctement, consultez Installer la police OCR-B 334 .

5.4.4.7.5

Test avant mise en production

Votre institut financier peut vous demander de lui envoyer plusieurs exemplaires de vos factures afin de tester plusieurs points : La position de la ligne de codage La police utilise pour la ligne de codage La lisibilit des bulletins dans les lecteurs OCR Le nom du bnficiaire Le n d'adhrent BVR Eventuellement, le n d'identification Il est recommand et parfois obligatoire d'effectuer ces tests. Avant la toute premire expdition des factures avec BVR Lors du remplacement de l'imprimante de facturation En cas de changement important de votre systme informatique qui pourrait influencer l'impression des BVR (Changement du systme d'exploitation, du logiciel de facturation, du serveur d'imprimantes, etc.) Lorsque le service de traitement de votre institut financier l'exige (par exemple si votre proportion de documents rejets par les lecteurs optiques est leve) Crer plusieurs factures tests Il est gnralement recommand d'imprimer plusieurs factures diffrentes, afin que, durant les tests, tous les chiffres de la ligne de codage aient t tests. Si vous disposez d'une srie d'adresses, vous pouvez crer puis imprimer une facture plusieurs destinataires. 1. Au menu Ventes, Factures 2. Cliquez sur la flche droite du bouton Nouveau 3. Slectionnez Nouveau document plusieurs destinataires 4. Cliquez sur Slectionner, vous devez slectionner autant d'adresses que de factures imprimer 5. Cliquez sur OK 6. Une fois dans la facture, indiquez TEST dans le champ Rfrence 7. Ajoutez un ou plusieurs articles 8. Ouvrez l'onglet Rglements 9. Contrlez que la mthode de paiement slectionne est bien celle de votre institut financier 10. Ouvrez l'onglet Paramtres 11. Contrlez que la prsentation slectionne contient le bon type de BVR 12. Enregistrez la facture en cliquant sur OK Imprimer une seule facture test 1. Slectionnez une facture 2. Cliquez sur Imprimer 3. Dans la fentre Impression, cliquez sur Imprimer 4. Si le BVR n'est pas imprim correctement, consultez Rglages des BVR

335

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Guide de l'utilisateur

337

Imprimer toutes les factures tests 1. Au menu Ventes, Factures 2. Au menu Fichier, cliquez sur Imprimer 3. Dans l'onglet Slection, vous pouvez choisir une srie de document (entre n... et n...), ou les documents jamais imprims 4. Cliquez sur OK 5. Dans la fentre Impression, vrifiez que tous les documents sont paramtrs avec un BVR 6. Cliquez sur OK

5.4.4.8

E-facturation
Une e-facture est un document lectronique que l'metteur de factures envoie un client. Le client reoit le document dans son systme e-banking. Le destinataire peut prendre connaissance de sa facture, la vrifier, refuser le paiement ou l'effectuer en un clic de souris. Une e-facture a le mme aspect qu'une facture traditionnelle et peut tre tlcharge pour impression ou archivage sur l'ordinateur. Une e-facture peut galement tre rcupre par tlchargement. Toutes les informations sont alors importes automatiquement et aucune donne n'est saisir manuellement. Beaucoup d'erreurs sont limines (par exemple: saisie errone des numros de rfrence, n de compte) et le temps gagn est important. Tout le processus s'en trouve acclr et simplifi par rapport aux factures papier. La scurit des systmes de e-facturation est garantie et les mesures de scurit en vigueur sont rigoureuses. Les e-factures signes numriquement sont acceptes par L'Administration Fdrale des Contributions et la TVA peut tre rcupre (Impt pralable). Suivez les tapes ci-dessous pour envoyer des e-factures: Configurer les lments de scurit 337 Configurer les monnaies 339 Prsentation des e-factures 339 Grer les clients yellowbill 340 Envoyer des e-factures 342

5.4.4.8.1

Configurer les lments de scurit pour l'envoi de e-factures

Avant d'envoyer des e-factures vos clients, vous devez configurer des lments de scurit que vous a transmis votre institut financier. Configurer votre institut financier pour envoyer des e-factures 1. Au menu Adresses, Instituts financiers 2. Slectionnez Instituts financiers et mthode de paiements 3. Slectionnez votre mthode de paiement postale 4. Cliquez sur Ouvrir 5. Ouvrez l'onglet E-facture 6. Entrez les informations de la zone Emission de factures 7. Cliquez sur OK

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Utilisateur, Mot de passe Entrez le nom d'utilisateur et le mot de passe pour l'mission de e-factures. Ces informations sont fournies par PostFinance. BillerID Entrez le numro d'identification BillerID fourni par PostFinance. Ce numro est obligatoire pour pouvoir envoyer des e-factures. N d'adhrent BVR Entrez le numro d'adhrent BVR fourni par l'institut financier pour envoyer des e-factures. Statut Durant la phase d'intgration, il est recommand d'effectuer des essais d'envois et de rceptions de e-factures au moyen des serveurs de tests; pour effectuer ces essais utilisez le statut en mode Test. Une fois vos tests raliss avec succs, passez le statut en mode Production. Options La communication de donnes avec l'institut financier est ralise par des web services. Si les URL changent, il est possible d'adapter les nouvelles adresses dans ce formulaire.

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339

5.4.4.8.2

Configurer les monnaies pour l'envoi de e-factures

Les e-factures peuvent tre envoyes uniquement en utilisant les monnaies suivantes : CHF EUR La monnaie dfinie dans le document est utilise dans l'e-facture. Si aucune monnaie n'est prcise, la monnaie locale sera utilise. Seuls les codes CHF et EUR sont accepts. Toutefois, une conversion automatique est ralise si vous utilisez certains symboles montaires. Le tableau ci-dessous liste les symboles accepts pour les deux monnaies : Monnaie CHF EUR Symboles accepts <rien>, CHF, SFR, FR., SFr EUR, , euro

Modifier le symbole montaire de la monnaie locale 1. Au menu Outils, Options 2. Ouvrez l'onglet Options rgionales 3. Dfinissez le symbole montaire Modifier le symbole montaire des monnaies trangres 1. Au menu Comptabilit, Monnaies trangres 2. Ajoutez ou ouvrez une monnaie 3. Dfinissez le symbole montaire dans le champ Abrviation (Code ISO)

5.4.4.8.3

Prsentation des e-factures

Avant d'envoyer des factures lectroniques vos clients, vous devez configurer au moins une prsentation de facture. Configurer une prsentation de facture 1. Au menu Adresses, Prsentations des factures 2. Ajoutez une nouvelle prsentation ou ouvrez une prsentation existante 3. Ouvrez l'onglet Instructions de paiement, BVR 4. Dans Type, slectionnez E-facture 5. Cliquez sur OK

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Attribuer une prsentation de facture un client 1. Au menu Adresses, Adresses 2. Ouvrez le client concern 3. Ouvrez l'onglet Dbiteur 4. Slectionnez la Prsentation paramtre pour l'envoi de e-factures (Exemple: E-facture)

5.4.4.8.4

Grer les clients yellowbill

Pour pouvoir recevoir des factures lectroniques yellowbill (e-factures), le destinataire doit d'abord obtenir un E-bill account dlivr par l'institut financier. Ensuite, le destinataire de factures doit s'enregistrer auprs de l'metteur et lui
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Guide de l'utilisateur transmettre son E-bill account. Une fois ces informations enregistres, l'metteur peut envoyer des e-factures ce client.

341

Vous pouvez enregistrer des nouveaux clients yellowbill de deux manires: Tlcharger la liste des clients qui se sont enregistrs sur votre site Web Saisir manuellement les clients Tlcharger la liste des clients enregistrs La liste des clients qui s'enregistrent sur votre site Web peut tre tlcharge. 1. Au menu Adresses, Instituts financiers 2. Slectionnez Clients yellowbill 3. Cliquez sur Tlcharger 4. Dans lments, choisissez Nouveau pour tlcharger les nouvelles inscriptions 5. Cliquez sur Dmarrer Crer un client yellowbill Si un client vous communique ses coordonnes par un autre moyen, il est possible de l'entrer manuellement. 1. Au menu Adresses, Instituts financiers 2. Slectionnez Clients yellowbill 3. Cliquez sur Nouveau

E-bill account Entrez l'E-bill account fourni par PostFinance votre client. Ce numro est obligatoire. Socit, Nom, Prnom, Rue 1, Rue 2, NPA, Ville Entrez les coordonnes du client yellowbill. Localiser ( ) Cliquez sur ce bouton pour localiser l'adresse du client dans votre navigateur internet. Adresse Pour permettre la saisie de factures, vous devez lier le client yellowbill une adresse de votre fichier de clients. Slectionnez le contact avec lequel le client yellowbill sera associ. Tlphone, E-mail Ces informations sont optionnelles.
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342

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Statut Slectionnez le statut du client yellowbill. Les statuts suivants sont disponibles : Enregistr: ajout manuellement Enregistr automatiquement: ajout par tlchargement Annul: ne permet pas d'envoyer des e-factures

5.4.4.8.5

Envoyer des e-factures

Pour envoyer des factures lectroniques, deux possibilits s'offrent vous : Envoyer une e-facture immdiatement 342 Envoyer plusieurs e-factures en une seule opration

345

Lorsque vous crez une facture un client yellowbill, au lieu de l'imprimer, vous pouvez l'envoyer directement sous forme de e-facture Remarque Attention! Aprs l'envoi de l'e-facture, le document ne peut plus tre modifi. Prenez le temps de vous assurer que le document est correct avant de l'envoyer. Envoyer une e-facture immdiatement 1. Au menu Ventes, Factures 2. Cliquez sur Nouveau 3. Entrez le nom de votre client. Le client doit tre enregistr dans les clients yellowbill 340 . 4. Entrez normalement le contenu de la facture 5. Vous devez slectionner une prsentation de facture 339 et une mthode de paiement 337 configures pour les e-factures 6. Pour envoyer la facture, cliquez sur E-facture

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7.

Le message ci-dessous s'affiche. Si vous cliquez sur OK, la facture ne pourra plus tre modifie.

8.

La facture est envoye l'institut financier. La facture ne peut plus tre modifie et la colonne Statut e-facture de la liste des factures indique Envoy, en attente.

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9.

Lorsque l'envoi est termin. Vous pouvez imprimer ou visualiser un rapport d'envoi des e-factures en cliquant sur Journal.

Statut des e-factures Lorsque vous envoyez une e-facture, elle est d'abord valide par l'institut financier, puis signe numriquement. Elle est ensuite envoye au destinataire qui est ainsi assur que le document est conforme. A chaque envoi d'e-factures, vous recevrez en retour une indication du statut des e-factures prcdemment envoyes. Voici les diffrents statuts d'une e-facture: Non envoy Envoy, en attente Envoy, refus Envoy, accept

Obtenir le statut des e-factures Il n'est pas ncessaire de demander le statut des e-factures car cette opration est excute automatiquement chaque opration d'envoi ou de rception d'e-factures. Toutefois, il est possible d'obtenir le rsultat des derniers envois de la manire suivante: 1. Au menu Ventes, Factures 2. Cliquez sur Actions 3. Slectionnez Statut des e-factures 4. Dans Protocoles, choisissez Nouveaux lments 5. Cliquez sur Dmarrer

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Lorsque vous avez saisis une srie de factures, vous pouvez les envoyer sous la forme d'un lot d'e e-factures en une seule opration. Seules les factures pour lesquelles vous avez slectionn une prsentation de factures 339 et une mthode de paiement 337 configures pour les e-factures peuvent tre envoyes. Envoyer plusieurs e-facture 1. Au menu Ventes, Factures 2. Cliquez sur Imprimer 3. Ouvrez l'onglet Slection 4. Cochez l'option Tous les documents affichs 5. Slectionnez les factures envoyer en fonction de leur date ou de leurs numros. 6. Cliquez sur E-facture

7.

Les factures sont envoyes l'institut financier. Les factures ne peuvent plus tre modifies et la colonne Statut e-facture de la liste des factures indique Envoy, en attente.

8.

Lorsque l'envoi est termin. Vous pouvez imprimer ou visualiser un rapport d'envoi des e-factures en cliquant sur Journal.

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5.4.5

Ventes au comptant
Une vente au comptant est un document commercial permettant de saisir les transactions pour lesquelles le paiement a t immdiat. Crer une vente au comptant 1. Au menu Ventes, Vente au comptant 2. Cliquez sur Nouveau La fentre de saisie des ventes au comptant est spare en 4 onglets diffrents : Document Paramtres Rductions Notes Pour plus d'informations, consultez Dtail des documents vente
317

Remarque Si vous utilisez frquemment les ventes au comptant, nous vous conseillons d'utiliser le programme permettant de grer les points de ventes 512 .

5.4.6

Notes de crdit
Si un de vos dbiteurs un solde en sa faveur dans votre socit, vous pouvez saisir une note de crdit dbiteur. Vous pouvez ensuite payer cette note de crdit ou la compenser avec un autre document. Les notes de crdit de dbiteurs provoquent un mouvement de stock, contrairement aux notes de crdit de fournisseurs. Crer une note de crdit 1. Au menu Ventes, Note de crdit 2. Cliquez sur Nouveau La fentre de saisie des notes de crdit est spare en 5 onglets diffrents: Documents Paramtres Rductions Rglements Notes Pour plus d'informations, consultez Dtail des documents vente
317

5.4.7

Offres
Si un client est intress par vos marchandises ou vos services, vous pouvez lui crer une offre afin qu'il obtienne un aperu de vos prestations et de vos prix. Par la suite, cette offre peut tre gnre en confirmation de commande ou en facture. Crer une offre 1. Au menu Ventes, Offres 2. Cliquez sur Nouveau La fentre de saisie des offres est spare en 4 onglets diffrents : Documents Paramtres

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Guide de l'utilisateur Rductions Notes Pour plus d'informations, consultez Dtail des documents vente
317

347

5.4.8

Confirmations de commandes
Lorsqu'un client vous commande de la marchandises ou des services, vous pouvez lui confirmer sa commande en crant une confirmation de commandes. Par la suite, cette confirmation de commande peut tre gnre en facture. Crer une confirmation de commande 1. Au menu Ventes, Confirmations de commandes 2. Cliquez sur Nouveau La fentre de saisie des confirmation de commandes est spare en 4 onglets diffrents : Document Paramtres Rductions Notes Pour plus d'informations, consultez Dtail des documents vente
317

5.4.9

Bulletins de livraison
Lors de la livraison de marchandises un client, vous pouvez crer un bulletin de livraison. Par la suite, ce bulletin de livraison peut tre gnr en facture. Crer un bulletin de livraison 1. Au menu Ventes, Bulletin de livraison 2. Cliquez sur Nouveau La fentre de saisie des bulletins de livraison est spare en 4 onglets diffrents : Document Paramtres Rductions Notes Pour plus d'informations, consultez Dtail des documents vente
317

5.4.10

Fiches de travaux
Lorsque vous effectuez des travaux chez un client, vous pouvez lui crer une fiche de travail. Par la suite, elle pourra tre gnre en facture. Crer une fiche de travail 1. Au menu Ventes, Fiches de travaux 2. Cliquez sur Nouveau La fentre de saisie des fiches de travaux est spare en 4 onglets diffrents : Document Paramtres Rductions Notes Pour plus d'informations, consultez Dtail des documents vente
317

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5.4.11

Paiements dbiteurs
Les paiements des dbiteurs permettent d'acquitter les factures et les notes de crdits de vos dbiteurs. Plusieurs possibilits sont disponibles pour saisir les paiements. Paiements dbiteurs Paiements manuels 348 Paiements dans les documents 350 Paiements par fichiers BVR 351 Acomptes et trop pays 353 Paiements par compensation 354 Acquitter une facture en perte sur dbiteur Paiements bnvoles 355

354

5.4.11.1

Paiements manuels
L'enregistrement d'un paiement dbiteur permet d'acquitter les factures ouvertes et de rembourser les notes de crdit de vos dbiteurs. Crer un paiement dbiteur 1. Au menu Ventes, Paiements des dbiteurs 2. Cliquez sur Nouveau

N de facture Recherchez le dbiteur en indiquant le numro de la facture payer. Dbiteur Indiquez le nom de votre dbiteur. Lorsque le dbiteur est slectionn, les factures ouvertes sont affiches dans la liste au bas de la fentre. Compte dbiteur

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Guide de l'utilisateur Le compte dbiteur est le compte du plan comptable o les documents commerciaux seront comptabiliss. Par dfaut, le compte indiqu dans la facture est repris.

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Date Entrez la date du paiement. Par dfaut, la date du jour est propose. La date du paiement doit tre comprise entre la date de dbut et de fin de cet exercice comptable. Mthode de paiement Lorsque vous slectionnez le dbiteur, sa mthode de paiement habituelle est automatiquement affiche. Indiquez sur quel compte votre dbiteur a pay ce montant. Montant reu Tapez le montant du paiement que vous avez reu. Ce champ est dsactiv si la mthode de paiement que vous avez choisi est une compensation avec une note de crdit ou une facture de crancier. Le montant du paiement doit tre associ une ou plusieurs factures au moyen des boutons Attribuer ou Rpartition auto. Liste des factures Dans cette liste apparaissent les factures ouvertes de ce dbiteur, leur montant original, le total des acomptes et leur solde ouvert. Si la mthode de paiement slectionne est une compensation les documents compenser s'affiche galement dans cette liste. Pour associer le paiement une facture, cliquez sur le bouton Attribuer. Rpartir Permet de rpartir le montant du paiement sur les diffrentes factures ouvertes. Le montant est attribu la facture la plus ancienne et attribue, dans l'ordre chronologique, chaque facture une partie du paiement, jusqu'au moment o la totalit du paiement est utilis. Si vous souhaitez choisir quelle facture ce paiement correspond, n'utilisez pas le bouton Rpartir, mais slectionnez la facture et cliquez sur le bouton Attribuer. Annuler Ce bouton permet de dissocier une facture de ce paiement. Slectionner la facture dissocier, puis cliquez sur le bouton Annuler. Tout Utilisez ce bouton pour dissocier toutes les factures de ce paiement. Seules les associations de ce paiement sont annules et tous les paiements antcdents sont conservs. Attribuer Pour associer le paiement une facture, slectionnez la facture dans la liste puis cliquez sur le bouton Attribuer. Dans la fentre du Dtail du paiement, indiquez le montant du paiement et l'escompte ventuel accord au client. Si vous dfinissez un escompte, vous devez galement indiquer le compte o sera comptabilis l'escompte.

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Grer les escomptes et les diffrences de change Si un paiement ne permet pas d'acquitter totalement une facture et que vous renoncez percevoir le solde, vous pouvez accorder un escompte votre client. Si le solde provient d'une diffrence de cours, indiquez le montant de la diffrence. Lors de la saisie ou de la modification du paiement, slectionnez la facture escompter et cliquez sur le bouton Attribuer. Dans le champ Montant du paiement, indiquez le montant reu et dans le champ Escompte, indiquez le montant de l'escompte. Afficher les notes de crdit Cochez cette case pour faire apparatre dans la liste les notes de crdit et pour payer ces notes de crdit. Si vous saisissez un paiement par compensation, vous ne devez pas cocher cette case. Remarque Lors d'un paiement avec une mthode de paiement Caisse, WinBIZ vous propose d'imprimer un justificatif de caisse.

5.4.11.2

Paiements dans les documents

Vous pouvez acquitter un document directement lors de la saisie ou la modification de celui-ci. Rgler une facture dans le formulaire des factures 1. Au menu Ventes, Factures 2. Slectionnez la facture 3. Cliquez sur Ouvrir 4. Ouvrez l'onglet Rglements 5. Cliquez sur Nouveau

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Guide de l'utilisateur

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Montant Entrez le montant du paiement reu par le client. Vous pouvez cliquer sur le texte Montant pour que le montant s'inscrive automatiquement. Escompte, trop pay Indiquez le montant de l'escompte ou le montant trop pay. Compte d'escompte Si vous avez introduit un montant dans Escompte, Trop pay, vous devez slectionner un compte d'escompte. Remarque Cette opration peut galement tre effectue pour les notes de crdit dbiteurs et les soldes initiaux.

5.4.11.3

Paiements par BVR

Lorsque vous facturez avec des bulletins de versements oranges (BVR), votre institut financier ne vous envoie pas d'avis de crdit dtaill mentionnant les paiements des dbiteurs. Vous recevez un fichier contenant la liste des paiements dans un format numrique que votre application de gestion peut lire. Obtenir un fichier de paiements BVR Selon le contrat que vous avez tabli avec votre institut financier, les fichiers BVR peuvent vous tre fournis gnralement de l'une des manires suivantes : Vous recevez une disquette contenant vos fichiers de paiements BVR Vous vous connectez votre institut financier au moyen d'un navigateur web. Une section de l'application web vous permet de tlcharger vos fichiers de paiements BVR Vous utilisez une application locale (Java, par exemple) qui vous permet, au mme titre qu'une application web, de tlcharger vos fichiers de paiements BVR Lire les fichiers de paiements BVR 1. Au menu Ventes, Paiement des dbiteurs 2. Cliquez sur BVR 3. Cliquez sur Parcourir pour rechercher le rpertoire o se trouve le fichier

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WinBIZ 4. 5. Dans la liste droulante Fichier BVR, slectionnez le fichier de paiement que vous voulez lire Cliquez sur Enregistrer les paiements

Onglet Options
Institut financier Slectionnez l'institut financier qui vous a envoy le fichier de paiement BVR. Escomptes Dans Accepter les escomptes jusqu', tapez l'escompte maximum en pourcent. Si le montant pay est infrieur l'escompte autoris, la facture sera automatiquement acquitte. De mme, si un client vous verse le montant de la facture augment des frais de rappels, vous pouvez utiliser cette option pour que WinBIZ gre automatiquement le frais de rappel. Si vous cocher la case Accepter les acomptes, vous acceptez le rglement d'une facture en plusieurs acomptes. Si cette option dfinie, et qu'un montant suprieur celui de la facture est vers, celle-ci est aquitte, et le montant supplmentaire est pass en acompte. Si vous cocher la case Accepter les acomptes, vous acceptez le rglement d'une facture en plusieurs acomptes. N de facture Indiquez la position du numro de facture dans la ligne de codage et saisissez le nombre de chiffres dans le numro de factures. Archives Si vous cochez la case Archiver les fichiers lus, les fichiers de paiement BVR lus seront dplacs vers un dossier Archives. Ce dossier sera cr dans le dossier o sont enregistrs vos fichiers BVR.

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Guide de l'utilisateur

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Paiements rejets Les paiements rejets sont affichs dans la liste des paiement. Ces paiements ont bien t verss sur votre compte, mais, lors de la lecture automatique au moyen du lecteur OCR, la ligne de codage tait incorrectement imprime (problme de police de caractres ou/et de positionnement). Lorsque vous constatez que des paiements sont rejets, vrifiez le rglage de l'impression des bulletins de versements.

5.4.11.4

Acomptes et trop pays

Lors de la saisie des paiements dbiteurs, vous pouvez grer les acomptes ainsi que les montants pays en trop par vos dbiteurs. Acomptes Si un client vous paie par acompte crez un nouveau paiement chaque fois qu'un montant vous est vers. Vous pouvez crer un nombre illimit d'acompte pour acquitter une facture. Si des acomptes sont verss avant que les factures n'existent, vous pouvez modifier ces paiements aprs la cration des factures pour associer ultrieurement ces acomptes aux factures correspondantes. Imprimer la liste des paiements qui ne sont pas associs des factures 1. Au menu Ventes, Etats 2. Slectionnez Liste des encaissements 3. Dans Document, slectionnez Paiements sans facture 4. Cliquez sur Imprimer Si votre client a trop pay

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WinBIZ Si votre client a trop pay (le montant du paiement est suprieur au total de la facture), vous pouvez entrer un escompte ngatif pour acquitter sa facture. Dans ce cas vous pouvez slectionner un compte de gain sur dbiteur au lieu du compte d'escompte. 1. Au menu Ventes, Paiements des dbiteurs 2. Cliquez sur Nouveau 3. Recherchez le dbiteur 4. Dans le champ Montant reu, tapez le montant total reu 5. Cliquez sur la facture que vous dsirez acquitter 6. Cliquez sur Attribuer 7. Dans Montant du paiement, tapez de nouveau le montant total reu 8. Dans Escompte, tapez le montant en trop en ngatif (comme un escompte ngatif)

5.4.11.5

Compensations dbiteurs
Un paiement par compensation permet d'acquitter une facture par une note de crdit, une facture cranciers ou un solde initial cranciers. Compenser une note de crdit de dbiteur avec une facture du mme dbiteur 1. Au menu Ventes, Paiements des dbiteurs 2. Cliquez sur Nouveau 3. Tapez le nom du dbiteur 4. Indiquez la date du paiement. Cette date dtermine le moment partir duquel la facture sera acquitte. 5. Slectionnez une mthode de paiement de type Compensation 6. Slectionnez la facture compenser en cliquant sur Slectionner 7. Choisissez une ou plusieurs note de crdit en cliquant sur Utiliser

9. Une fois les notes de crdit slectionnes, cliquez sur OK 10. Cliquez sur Enregistrer

5.4.11.6

Acquitter une facture impaye en pertes sur dbiteurs

Vous pouvez acquitter des factures impayes avec une mthode de paiement de Pertes sur dbiteurs. Crer une mthode de paiement Pertes sur dbiteurs 1. Au menu Adresses, Instituts financiers 2. Cliquez sur Instituts financiers et mthodes de paiement 3. Cliquez sur Nouveau 4. Slectionnez le type Autre 5. Dans Description, entrez la description de la mthode de paiement (Par

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Guide de l'utilisateur

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exemple : Pertes sur dbiteurs) 6. Dans l'onglet Comptabilisation, slectionnez un compte Perte sur dbiteurs dans votre plan comptable. Si ce compte n'existe pas, vous devez le crer dans votre plan comptable. Pour crer un compte dans le plan comptable, consultez Plan comptable 85 . 7. Cliquez sur OK Pour plus d'informations sur les instituts financiers et mthodes de paiements, consultez Instituts financiers et mthodes de paiement 290 . Acquitter une facture en Perte sur dbiteur 1. Au menu Ventes, Paiements de dbiteurs 2. Cliquez sur Nouveau 3. Entrez le nom du dbiteur 4. Dans Mthode de paiement, slectionnez la mthode de paiement Perte sur dbiteurs 5. Dans Montant reu, entrez le montant de la facture comptabiliser comme pertes sur dbiteurs 6. Cliquez sur le bouton Acquitter de la facture concerne

7. Cliquez sur OK pour enregistrer enregistrer le paiement.

5.4.11.7

Paiements bnvoles
Pour envoyer des factures de cotisations ou de dons vos clients, vous pouvez crer une facture avec un montant bnvole. Lors du paiement, le montant de la facture sera corrig avec le montant du paiement. Crer une facture avec un montant bnvole 1. Au menu Ventes, Factures 2. Cliquez sur Nouveau pour crer une nouvelle facture 3. Entrez les paramtres de la facture 4. Ajoutez une ligne d'article. Le montant de la ligne d'article ne doit pas tre 0.

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WinBIZ 5. Ouvrez l'onglet Paramtres 6. Dans Type d'acquittement BVR, slectionnez Accepter montants bnvoles (la facture sera corrige) 7. Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer la facture Enregistrer un paiement bnvole avec un fichier de paiement BVR 1. Au menu Ventes, Paiements de dbiteurs 2. Cliquez sur BVR 3. Cliquez sur Parcourir pour rechercher le fichier de paiement BVR de votre institut financier 4. Ouvrez l'onglet Options 5. Cochez la case Accepter les acomptes 6. Enregistrer les paiements. Si le montant du paiement est diffrent du montant de la facture, le montant de la facture sera corrig en fonction du montant du paiement. Enregistrer un paiement bnvole manuellement 1. Au menu Ventes, Paiements de dbiteurs 2. Cliquez sur Nouveau 3. Entrez le paiement de la facture. Pour plus d'informations, consultez Paiements manuels 348 . Si le montant du paiement est diffrent du montant de la facture, le montant de la facture sera corrig en fonction du montant du paiement.

5.4.12

Bons cadeaux
Si vos clients souhaitent offrirent un bon cadeau un proche, vous pouvez les crer et les imprimer. Un bon cadeau est anonyme et est retrouv grce son numro. Un texte personnel peut tre inscrit sur les bons. Crer un bon cadeau 1. Au menu Ventes, Bon cadeaux 2. Cliquez sur Nouveau

Onglet Achat

Numro Tapez le numro du bon cadeau. Ce numro n'est pas incrment automatiquement. Texte 1 / Texte 2 Tapez un texte qui pourra tre imprim sur les bons. Date d'achat / Echance
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Guide de l'utilisateur Indiquez la date d'achat et la date d'chance du bon. Montant Entrez la valeur du bon.

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Onglet Retours
Cet onglet vous permet d'entrer les retours pour le bon slectionn. Les retours de bon effectu par le module Cash sont crs automatiquement.

Cliquez sur Nouveau pour entrer le retour du bon.

Date de retour / Heure Indiquez la date et l'heure de retour du bon. Si vous cliquez sur le bouton Retour, la date du jour et l'heure sont affiches automatiquement. Client Si ncessaire, entrez le nom du client. Vendeur Entrez le nom du vendeur qui a encaiss le bon cadeau. Imprimer un bon cadeau Vous pouvez imprimer une liste des bons cadeaux ou imprimer le bon cadeau donner vos clients. 1. Au menu Ventes, Bons cadeaux 2. Cliquez sur Imprimer 3. Dans la liste droulante Imprimer, slectionnez le document que vous

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WinBIZ souhaitez imprimer (Liste de bons ou Bon cadeau) Particularit WinBIZ Basic Edition: Fonctionnalit non disponible

5.4.13

Systmes de commissionnement
Les systmes de commissionnement permettent de commissionner plusieurs vendeurs sur un document ou sur une ligne d'article. Crer un systme de commissionnement 1. Au menu Stock 2. Slectionnez Systmes de commissionnement 3. Cliquez sur Nouveau

Description Entrez la description de votre systme de commissionnement Bnficiaires Slectionnez les bnficiaires du systme de commissionnement Uniquement le commercial dfini dans le document - Seul le vendeur slectionn dans le document obtiendra une commission sur le document. Si la commission du vendeur diffre de sa commission habituelle, vous pouvez la spcifier en ajoutant le commercial dans le systme de commissionnement. Tous les commerciaux dfinis ci-dessous - Les commerciaux indiqus dans le systme de commissionnement obtiendront une commission sur le document. Le commercial dfini dans le document n'aura aucune commission sur ce document. Le commercial du document et les commerciaux ci-dessous - Le commercial dfini dans le document et les commerciaux indiqus dans le systme de commissionnement auront une commission sur le document. Si le commercial du document est galement prsent dans le systme du commissionnement, le taux du systme de commissionnement est pris en

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Guide de l'utilisateur compte

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Ajouter un commercial dans le systme de commissionnement 1. Aprs avoir saisi la description et slectionn les bnficiaires, cliquez sur Nouveau pour ajouter le commercial 2. Dans Commercial, choisissez le commercial ajouter 3. Dans Commissionnement, indiquez si le vendeur touche un pourcentage sur la vente ou un montant par unit vendue. 4. Indiquez la priodicit de ce systme de commissionnement (Tout l'exercice ou une priode dfinie) 5. Cliquez sur OK

Un systme de commissionnement peut contenir plusieurs commerciaux. Procdez de la mme manire pour ajouter un nouveau commercial. Attribuer un systme de commissionnement un client 1. Au menu Adresses, Adresses 2. Slectionnez une adresse 3. Cliquez sur Ouvrir 4. Ouvrez l'onglet Dbiteurs 5. Dans Systme, slectionnez le systme de commissionnement attribu ce client 6. Cliquez sur OK Attribuer un systme de commissionnement un article 1. Au menu Stock, Articles 2. Slectionnez un article 3. Cliquez sur Ouvrir 4. Ouvrez l'onglet Commission 5. Activez l'option Systme de commissionnement 6. Slectionnez le systme de commissionnement attribuer cet article 7. Cliquez sur OK Le systme de commissionnement dfini dans l'article prime sur celui slectionn dans l'adresse d'un client. Vous pouvez modifier le systme de commissionnement l'ensemble des articles ou par groupes d'articles en utilisant les modifications globales 280 . Attribuer un systme de commissionnement toutes les lignes d'un document 1. Au menu Ventes, slectionnez le type de document souhait (par exemple: Factures) 2. Ouvrez un document commercial existant ou crez un nouveau document 3. Sur la liste droulante Commercial, faite un clic-droit de la souris et slectionnez Systme de commissionnement 4. Dans la liste des systmes de commissionnement, slectionnez celui que vous voulez attribuer toutes les lignes d'articles du document.

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WinBIZ

Afficher un rcapitulatif des commissions lors d'une vente 1. Au menu Ventes, slectionnez le type de document souhait (par exemple: Factures) 2. Cliquez sur Nouveau 3. Crez normalement votre facture dbiteur 4. Sur la liste droulante Commercial, faites un clic-droit de la souris et slectionnez Rcapitulatif des commissions 5. Dans la fentre Rcapitulatif du commissionnement, vous pouvez visualiser dans la partie de gauche le dtail des commissions par article et dans la partie de droite le cumul des commissions par commercial. Vous avez la possibilit de modifier le systme de commissionnement d'un document en le slectionnant dans la liste Systme de commissionnement et en cliquant ensuite sur le bouton Appliquer

Particularit WinBIZ Basic Edition: Fonctionnalit non disponible

5.4.14

Imprimer les images dans les documents

Dans vos articles, vous pouvez dfinir une ou plusieurs images. Ces images peuvent tre imprimes sur les documents commerciaux des ventes. Dfinir une image dans un article 1. Au menu Stock, Articles 2. Slectionnez un article 3. Cliquez sur Ouvrir 4. Ouvrez l'onglet Web 5. Cliquez sur Nouveau (Feuille blanche) pour ajouter une nouvelle image. Vous pouvez ajouter plusieurs images par article

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Guide de l'utilisateur

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Slectionner l'image d'un article dans un document commercial 1. Au menu Ventes, slectionnez le type de document souhait (par exemple: Offres) 2. Cliquez sur Nouveau 3. Entrez votre document commercial 4. Ajoutez un article qui possde une ou plusieurs images 5. Dans l'onglet Images, slectionnez l'image que vous voulez imprimer. Une seule image par article peut tre imprime.

6. 7.

Cliquez sur OK Enregistrez votre facture

Imprimer un document avec l'image

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WinBIZ 1. 2. 3. Au menu Ventes, slectionnez le type de document souhait (par exemple: Offres) Cliquez sur Imprimer Cliquez sur Imprimer pour lancer l'impression du document

Remarque Par dfaut, la mise en page des documents commerciaux contient les champs pour imprimer les images. Si ce n'est pas le cas, une modification de mise en page est ncessaire. Ajouter les champs pour imprimer les images dans une mise en page 1. Au menu Ventes, slectionnez le type de document souhait (par exemple: Offres) 2. Cliquez sur Imprimer 3. Ouvrez l'onglet Etat 4. Slectionnez la mise en page que vous utilisez. 5. Cliquez sur Mise en page

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Guide de l'utilisateur

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6. 7.

Si vous ne pouvez pas cliquer sur Mise en page, cliquez sur Dupliquer pour faire une copie de l'tat original Dans la mise en page, dplacez la bande grise Dtail vers le bas. Vous pouvez galement double-cliquer sur cette bande grise puis modifiez la hauteur de la bande grise.

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WinBIZ

8.

Dans la barre d'outils Contrle, cliquez sur le bouton OLE

9.

En dessus de la bande grise Dtail, tracez un rectangle pour dfinir l'emplacement de l'image 10. La fentre Image d'tat s'ouvre 11. Dans le champ Fichier, tapez le texte suivant : detimage(1) 12. Cochez la case Mette l'image l'chelle, conserver la forme

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Guide de l'utilisateur

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13. Cliquez sur OK 14. Enregistrez la mise en page depuis le menu Fichier, Enregistrer 15. Vous pouvez faire un aperu de la mise en page depuis le menu Fichier, Aperu avant impression Pour plus d'informations concernant les mises en pages, consultez Etats
590

5.4.15

Signer manuellement des documents commerciaux

A l'aide d'un Tablet PC, vous pouvez faire signer certains documents commerciaux vos clients. Le nom du contact et la signature pourront tre imprimes sur les documents. Les signatures peuvent tre effectues sur les documents suivants : Bulletins de livraison Confirmations de commandes Remarque Si vous ne possdez pas de Tablet PC, vous pouvez tout de mme signer les documents commerciaux. Pour cela, il vous suffit d'installer dans l'ordre les complments suivants : Microsoft Windows XP Tablet PC Edition Software Development Kit 1.7 Microsoft Windows XP Tablet PC Edition 2005 Recognizer Pack Signer un document commercial 1. Au menu Ventes, Bulletins de livraison ou Confirmations de commandes 2. Ouvrez un document 3. 4. 5. 6. Cliquez sur ce bouton Dans le champ Contact, crivez le nom du contact avec le stylet du Tablet PC ou avec le clavier Dans le champ Signature, faites signer le client avec le stylet du Tablet PC Cliquez sur Enregistrer

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WinBIZ

Cliquez sur ce bouton pour enregistrer la signature et le nom du contact Cliquez sur ce bouton pour effacer le contenu des champs Contact et Signature Cliquez sur ce bouton pour crire Cliquez sur ce bouton pour effacer la signature Cliquez sur ce bouton pour faire une slection dans le champ Signature Cliquez sur ce bouton pour modifier la police, le style et la taille de l'criture Cliquez sur ce bouton pour modifier la taille du trait de la signature

5.4.16

Etats
Si vous grez les dbiteurs, vous pouvez imprimer divers statistiques en relation avec les ventes et les encaissements effectus. Imprimer un tat des ventes 1. Au menu Ventes, Etats 2. Slectionnez un tat imprimer 3. Cliquez sur Imprimer Etats Rappels aux clients
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Documents imprimer Rappels (1 page par dbiteur) Rappels avec BVR Liste des factures ouvertes Une page par tiers Liste simple Liste des factures et postes ouverts Echancier dtaill Echancier rsum Liste des encaissements Paiements et factures associs Paiements sans facture

Relevs de comptes Situation des dbiteurs

Liste des encaissements

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Guide de l'utilisateur

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Paiements associs des factures ouvertes Paiements par compte de chiffre d'affaire Factures et paiements associs Analyse des paiements Chiffre d'affaires par client Analyse des paiements Chiffre d'affaires dtaill Chiffre d'affaires rsum Liste des factures Adresses sans transactions

Transitoires

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Transitoires

Chiffre d'affaires par commercial Chiffre d'affaire rsum 369 Chiffre d'affaire dtaill Ventes d'articles par client Ventes par articles Dtails des ventes d'articles par client Rsums des ventes d'articles par client Dtail Rsum Rsum avec marges Rsum avec marges et dates Articles dont la description a t modifie

Particularits WinBIZ Basic Edition: Les tats Chiffes d'affaires par vendeur et Analyses des paiements ne sont pas disponibles.

5.4.16.1

Rappels aux clients

La liste des rappels contient tous vos dbiteurs qui n'ont pas encore rgl leurs factures. Imprimer les rappels 1. Au menu Ventes, Etats 2. Slectionnez Rappels aux clients 3. Dans l'onglet Slection avance, slectionnez les rappels imprimer 4. Cliquez sur Imprimer

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WinBIZ

Onglet Slection
Documents imprimer Vous pouvez choisir dans cette liste droulante quel document vous souhaitez imprimer. Vous pouvez choisir un des documents suivants : Rappels (1 page par dbiteur) Rappels avec BVR Liste des factures ouvertes BVR: utiliser l'institut financier Si vous imprimez des rappels avec BVR, vous pouvez slectionner l'institut financier qui figuera sur le bulletin de versement.

Onglet Textes et options

Entrez les textes imprimer pour les rappels pour tous les niveaux de rappels. Vous pouvez galement saisir les textes dans diffrentes langues. Par dfaut, des textes sont automatiquement proposs. Les frais de rappels et les intrts de retard peuvent tre ajouts dans cet onglet.

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Guide de l'utilisateur

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Remarques Aprs avoir cliqu sur Imprimer, WinBIZ vous demandera si vous souhaitez enregistrer le compteur de rappels pour chaque facture. Ce compteur permet d'enregistrer l'impression du rappel et proposera le rappel suivant lors de la prochaine impression des rappels (pour autant que le dlai du prochain rappel ait t dpass). Si l'impression des rappels s'est bien droule, cliquez sur Oui pour enregistrer le compteur des rappels.

Il est important de ne pas imprimer les rappels depuis l'aperu avant impression, le compteur des rappels ne sera pas mis jour. Si des documents n'apparaissent pas dans la liste des factures rappeler, consultez Des factures n'apparaissent pas dans les rappels imprimer 615 .

5.4.16.2

Chiffre d'affaires par commercial

Dans les documents commerciaux des ventes, vous pouvez attribuer un vendeur, un commercial ou un reprsentant par document ou par lignes d'articles. Une commission peut-tre ensuite calcule en fonction du taux dfini dans le commercial ou dans le systme de commissionnement. Crer des vendeurs Pour crer un vendeur, un commercial ou un reprsentant, consultez la page Commercial 219 . Crer un systme de commissionnement

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WinBIZ Pour crer un systme de commissionnement, consultez Systmes de commissionnement 358 . Imprimer un chiffre d'affaires par commercial 1. Au menu Ventes, Etats 2. Slectionnez Chiffre d'affaires par commercial

Onglet Slection
Document imprimer Slectionnez si vous souhaitez imprimer un chiffre d'affaire par commercial Dtaill ou Rsum. Documents Aprs l'impression du chiffre d'affaires par commercial, il est possible de mmoriser les documents commissionns. Vous pouvez choisir de n'imprimer que les documents jamais commissionns ou d'imprimer tous les documents (Slection libre) Base du dcompte Slectionnez la base du dcompte pour imprimer le chiffre d'affaire par commercial. Les bases suivantes sont disponibles : Documents : les commissions seront calcules en fonction du commercial des documents. Adresses : le dcompte des commissions sera effectu en fonction du commercial dfinis dans les adresses des clients. Les commerciaux des documents ne seront pas pris en compte sur le dcompte. Cette base de dcompte ne permet pas d'utiliser les systmes de commissionnement Calcul des commissions Le calcul de la commission peut s'effectuer sur le montant TVA incluse (TTC) ou sur le montant Hors taxe (HT).

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Guide de l'utilisateur Mthode de dcompte Cochez la case Dcompter sur les factures payes pour que le calcul de la commission soit fait uniquement sur les documents acquitts.

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Inclure dans les documents Cochez la case Mthode de calcul de la commission pour spcifier la mthode de calcul de la commission de chaque vente. Priode, Depuis...jusqu' Slectionnez la priode prendre en compte dans le dcompte. Groupe d'articles, Catgorie de ventes Slectionnez le groupe d'articles ou la catgorie de ventes prendre en compte dans le dcompte. Pour slectionner plusieurs groupes ou catgories, cliquez avec le bouton de droite de la souris sur la liste souhaite et slectionnez Slection multiple Adresses, Groupe de clients, Rgion, Canton Slectionnez les critres prendre en compte dans le dcompte. Mmoriser les documents commissionns Cochez cette case pour mmoriser l'impression des chiffres d'affaires. Les chiffres d'affaires mmoriss l'impression ne sont plus proposs dans le prochain dcompte si vous slectionnez l'option Documents jamais commissionns. Pour supprimer des commissions mmorises, cliquez sur le bouton , slectionnez le dcompte concern et cliquez sur le bouton Rinitialiser.

Onglet Commerciaux
Slectionnez les commerciaux prendre en compte dans le dcompte. Particularits WinBIZ Basic Edition: Fonctionnalit non disponible

5.4.16.3

Transitoires
Lorsque vous vendez des prestations dure limite 450 (par exemple des abonnements), vous pouvez imprimer une liste des transitoires en fin d'exercice. Cette liste vous permet de visualiser les montants des prestations utiliss et les montants non utiliss durant l'exercice. Imprimer une liste des transitoires 1. Au menu Ventes, Etats 2. Slectionnez Transitoires 3. Dans Afficher la situation au, entrez la date laquelle vous voulez imprimer la liste 4. Cliquez sur Imprimer

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WinBIZ

5.4.17

E-Commerce
WinBIZ E-Commerce permet d'tablir un lien entre un site de commerce en ligne et votre application ERP en back-office. Vous pourrez notamment : Publier des articles Publier des images Publier des modifications de prix Publier des promotions Rcuprer des commandes Ajouter automatiquement de nouvelles adresses de clients Les types de boutique en ligne ci-dessous peuvent tre lies : osCommerce Zen Cart CRE Loaded Pour plus d'informations, consultez les pages suivantes : Activer E-Commerce 372 Installer et configurer osCommerce 373 Paramtrer et envoyer les articles dans votre boutique en ligne Rcuprer les commandes depuis votre boutique 387 Consulter l'historique des commandes 389 Particularit WinBIZ Basic Edition: Fonctionnalit non disponible

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5.4.17.1

Activer E-Commerce
Le module E-Commerce est disponible dans WinBIZ Commerce. Activer E-Commerce 1. Au menu Outils, Options 2. Cliquez sur Commerce puis sur Documents 3. Ouvrez l'onglet Fonctionnalits supp. 4. Cochez la case E-Commerce

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Guide de l'utilisateur

373

5.4.17.2

Types de boutique en ligne

WinBIZ peut tre li avec plusieurs types de boutique en ligne. osCommerce OsCommerce est une solution Open Source de cration de boutique en ligne multilingue et entirement paramtrable. La solution osCommerce est sous licence GNU/GPL donc totalement gratuite. Pour plus d'informations consultez http://www.oscommerce.com/. Pour l'installation d'une boutique en ligne osCommerce, vous pouvez consulter la documentation suivante : http://www.oscommerce.info/kb/225 Zen Cart Zen Cart est une solution Open Source de cration de boutique en ligne (commerce lectronique) multilingue et entirement paramtrable. Pour plus d'informations, consultez http://www.zencart.com/. Pour l'installation d'une boutique en ligne Zen Cart, vous pouvez consulter la documentation suivante : http://www.zencart-france.com/tutoriels/installer-zen-cart-en-francais.html CRE Loaded CRE Loaded est une extension de la solution de magasin en ligne Open Source osCommerce. Pour plus d'informations, consultez http://www.creloaded.com/. Pour l'installation d'une boutique en ligne CRE Loaded, vous pouvez consulter la documentation suivante : http://www.creloaded-fr.net/bien-commencer.php#telechargement

5.4.17.2.1 Installation et configuration d'osCommerce

Avant de procder l'installation, veuillez vous assurer que les pr requis suivants sont respects : WinBIZ Commerce 8.0 Un hbergement Web incluant : o Un accs FTP o PHP 4 ou suprieur o MySQL 4 ou suprieur Suivez cette procdure pour tlcharger et installer correctement les fichiers ncessaires la mise en place d'une boutique en ligne : 1. Tlcharger le package osCommercee en cliquant sur le lien suivant : http://www.oscommerce.com/solutions/downloads La version compatible avec WinBIZ est 2.2 Milestone 2. Le package tlcharg est sous la forme d'un fichier compress. Utilisez un logiciel tel que WinZIP pour dcompresser le contenu dans un dossier temporaire. Copiez via un utilitaire FTP ou directement en utilisant un explorateur Internet le dossier catalog dans le dossier des documents Web de votre serveur. Vous pourrez ainsi accder la boutique via l'adresse www.monserveur.com/catalog. Vous pouvez galement renommer ce dossier votre convenance, par

2.

3.

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WinBIZ exemple osCommerce. Le dossier des documents Web de votre serveur est un dossier dans lequel votre serveur cherchera des documents de type HTML/PHP. Voici des exemples de dossiers contenants des documents Web : /home/hpdl/public_html/ /svr/www/htdocs/ /usr/local/htdocs/ 4. Les fichiers suivants ncessitent un accs en lecture/criture pour la configuration du site. Includes/configure.php admin/includes/configure.php Vous pouvez effectuer cette opration via Internet Explorer. Faites un clic droit de la souris sur le fichier et slectionnez Proprits. Cochez toutes les cases pour Lecture et Ecriture. Vous pouvez galement utiliser un utilitaire tel que FTP pour faire ce genre d'oprations. Si cette opration n'est pas effectue, un message d'erreur sera affich lors de l'installation de la boutique en ligne. Utiliser l'outil phpMyAdmin ou un utilitaire similaire qui devrait tre livr avec votre site pour crer une base de donnes. Notez le nom de la base de donnes ainsi que le nom de l'utilisateur et le mot de passe que vous avez spcifi. Vous pouvez consulter le fournisseur de votre site pour plus d'informations ce sujet.

5.

Pour plus de dtail, rendez-vous aux adresses suivantes (en anglais) :

http://www.oscommerce.info/kb/osCommerce/Installation_and_Upgrades/46 http://www.oscommerce.info/kb/osCommerce/Installation_and_Upgrades/41

Cette procdure vous explique comment mettre en place votre boutique en ligne. Ces points doivent-tre scrupuleusement respects pour viter un maximum de problmes. 1. Dans votre navigateur, tapez l'adresse laquelle vous avez installs votre boutique en ligne. Par exemple www.monserveur.com/catalog. Si la boutique en ligne a t install correctement vous serez redirig vers un assistant d'installation.

2.

Cliquez sur Install, nouvelle installation . L'option d'upgrade peut-tre

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Guide de l'utilisateur utilise lors du dplacement d'une boutique en ligne sur un nouveau serveur par exemple. 3.

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Assurez-vous que les cases Entrer les informations concernant votre base de donnes et Configuration automatique doivent tre coches. Cliquez sur Continuer .

4.

Dfinissez les paramtres d'accs la base de donnes. Des tables seront automatiquement cres dans cette base de donnes. Serveur de Base de donnes : Entrez le nom ou l'adresse IP de votre serveur. Nom d'utilisateur, Mot de passe : Entrez les paramtres de connexions que vous avez saisis lors de la cration de votre base de donnes via phpMyAdmin. Nom de la base de donnes : Entrez le nom de la base de donnes que vous avez cr.

5.

Cliquez sur Continuer.

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WinBIZ 6. L'assistant d'installation va essayer d'tablir une connexion avec la base de donnes : Si la connexion a choue, vous serez avertit par un message d'erreur expliquant la source du problme. Cliquez sur Retour pour revenir en arrire et contrler les paramtres saisis. Si la connexion peut-tre tablie, une nouvelle page s'ouvrira en indiquant que la connexion s'est effectue avec succs. Cliquez sur Continuer . La page suivante vous affiche le message suivant Le test de connexion la base de donnes russi . Cliquez sur Continuer .

7.

8.

La page suivante vous affiche le message suivant L'importation de la base de donnes a russi . Cliquez sur Continuer .

9.

La page suivante vous permet de saisir des paramtres relatif la configuration de la boutique en ligne. Les paramtres de ce formulaire sont dfinis automatiquement par osCommerce. Si ncessaire, vous pouvez les modifier. Adresse WWW : Entrez l'adresse complte d'accs votre boutique en ligne, par exemple www.monserveur.com/catalog Rpertoire racine de votre serveur : Entrez le chemin du rpertoire racine de votre serveur, par exemple /home/mystore/public_html/

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Guide de l'utilisateur

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10. Cliquez sur Continuer si aucune modification n'est ncessaire. 11. La configuration d'osCommerce est termine : Catalogue : Permet d'accder votre boutique en ligne. Outils d'administration : Ouvre la page de configuration de la boutique.

12. Pour continuer l'installation, cliquez sur Outils d'administration. Des documents contenants plus de dtails sur cette installation peuvent tre trouvs aux adresses suivantes (en anglais) http://www.oscommerce.info/kb/225 Plusieurs actions doivent tre encore excutes pour finaliser l'installation de votre boutique en ligne. 1. Gestion des images Dans la zone d'administration, cliquez sur Configuration puis gauche cliquez sur Images . Changez la valeur de Image inexistante de True False. 2. Effacer les articles et catgories d'exemple A l'installation, osCommerce introduit quelques articles d'exemple dans la base de donnes. Afin de les effacer entirement, cliquez sur Catalogue puis sur

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WinBIZ Catgories / Produits gauche. Cliquez sur une catgorie puis sur effacer et confirmez nouveau par effacer . WinBIZ E-Commerce crera automatiquement vos catgories par la suite. 3. Configurer les informations du site Cliquez ensuite sur Configuration puis sur Ma boutique . Cette page vous permet de configurer tous les informations de la boutique comme le propritaire du magasin, l'adresse e-mail associes aux mails de confirmations, le pays. 4. Configurer les devises acceptes Cliquez sur Localisation puis sur Devises . Par dfaut, osCommerce dfinit deux devises, USD et EUR. Dfinissez dans ce formulaire les devises acceptes sur le site. Attention de bien saisir un code ISO trois lettres pour l'identification de la monnaie (pour la Suisse : CHF). Une devise par dfaut doit tre dfinie, nous vous conseillons de dfinir la mme monnaie par dfaut que dans WinBIZ. Le taux pour les autres devises se dfinit toujours partir de la devise par dfaut. La devise indique sur le site osCommerce n'est pas reprise lors de la rcupration d'une commande. Le taux de change dfini dans les monnaies trangres de WinBIZ sera toujours utilis. Les taux doivent tre identiques sur le site et dans WinBIZ. 5. Configurer les langues Cliquez sur Localisation puis sur Langues . Par dfaut, trois langues sont dj dfinies : anglais, allemand, espagnol. Pour effacer une langue, il suffit de cliquer sur une langue puis sur Effacer . Nativement le franais n'est pas pris en charge par osCommerce. Vous devez installer un module supplmentaire pour rendre cela possible. Suivez la procdure ci-dessous poure le faire : Vous trouverez un fichier contenant l'interface du site en franais l'adresse suivante http://www.oscommerce.com/community/contributions . Plusieurs versions sont proposes, tlchargez par exemple http://www.oscommerce.com/community/contributions,1371/category,7/ search,french. Slectionnez un full pack dans la liste, les autres tlchargements ne contiennent que quelques modifications lgres dans certains fichiers. Dcompressez l'archive dans un dossier temporaire puis recherchez un fichier Readme qui contiendra les informations concernant l'installation du package. Gnralement, il faut copier un dossier french et un fichier french.php sur le serveur. Depuis l'interface d'administration de la boutique en ligne, cliquez sur Localization puis sur Languages et ajouter la langue franais. Pointez sur le dossier que vous avez copier au point b. 6. Configurer les taxes (TVA) Cliquez sur Lieux / Taxes . Il existe trois sous-menus pour grer les taxes : Zones fiscales , Classes fiscales et Taux fiscaux . Pour chaque produit, un taux de TVA peut-tre dfinit en fonction d'une zone et d'une classe. Nous vous conseillons de supprimer les taxes proposes par dfaut dans osCommerce et de dfinir ces informations dans WinBIZ. En effet WinBIZ configure les taxes automatiquement en fonction des modes de comptabilisation. 7. Finalisation Lors de votre premier accs au catalogue, vous risquez d'avoir deux messages d'erreur au sommet du formulaire. Pour rsoudre la premire erreur, supprimez le dossier install dans le dossier catalog sur votre serveur. Pour rsoudre la deuxime erreur, modifiez les attribus du fichier spcifi pour

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Guide de l'utilisateur le replacer en lecture seule.

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5.4.17.3

Configuer un site
Pour crer un lien entre votre site E-Commerce et WinBIZ, vous devez configurer les paramtres de votre site OSCommerce dans le logiciel. Vous avez deux possibilits pour configurer un site : Configurer un site l'aide de l'assistant 379 Configurer un site manuellement 382

5.4.17.3.1 Configurer un site l'aide de l'assistant

L'assistant de configurer vous permet de configurer rapidement votre boutique en ligne. Configurer le site E-Commerce l'aide de l'assistant 1. Au menu Ventes, slectionnez E-Commerce 2. Si aucun site n'a t cr, l'assistant dmarre automatiquement. 3. Si un site a dj t cr, cliquez sur Site 4. Cliquez sur Assistant 5. Suivez les diffrentes tapes de l'assistant Etape 1 Entrez le nom et la description pour identifier votre boutique en ligne.

Etape 2 Slectionnez le type de boutique en ligne que vous utilisez. Les types suivants sont disponibles : osCommerce Zen Cart CRE Loaded

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Etape 3 Entrez l'adresse URL de votre boutique en ligne ainsi que l'URL de la zone d'administration. Vous devez galement entrer le nom d'utilisateur et le mot de passe de la zone d'administration.

Etape 4 Entrez les informations ncessaires l'envoi de fichiers via FTP sur votre boutique en ligne. Le bouton Tester vous permet de tester si les informations entres sont correctes.

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Etape 5 Dfinissez les emplacements des dossiers principaux (Images et Scripts)

Etape 6 Slectionnez les articles associs aux prestations Frais de port et Frais pour petites commandes.

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5.4.17.3.2 Configurer un site manuellement

Vous pouvez configurer manuellement votre boutique en ligne. Configurer le site E-Commerce 1. Au menu Ventes, slectionnez E-Commerce 2. Cliquez sur Site 3. Cliquez sur Nouveau 4. Remplissez les informations dans les 4 onglets disponibles.

Onglet Site

Nom, Description Indiquez le nom de votre site osCommerce ainsi que la description du site. Type Slectionnez le type de boutique en ligne que vous utilisez. Les types suivants sont disponibles :

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Guide de l'utilisateur osCommerce Zen Cart CRE Loaded

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Onglet URL

URL du shop en ligne Indiquez l'adresse de votre boutique en ligne. URL de la zone d'administration Indiquez l'URL de la zone d'administration de votre boutique en ligne. Port Entrez le port de votre site HTTP Utilisateur, Mot de passe Remplissez ces champs seulement si vous devez saisir un nom d'utilisateur et un mot de passe pour vous connecter Internet. Adresse FTP Indiquez l'adresse FTP de votre shop. Port Entrez le port de votre site FTP Utilisateur, Mot de passe Entrez le nom d'utilisateur et mot de passe pour vous connecter votre site FTP.

Onglet Paramtres

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Emplacement des dossiers principaux Entrez le chemin du dossier distant des images. C'est dans ce dossier que seront envoyes les images associes chacun des articles transfr sur le site. Entrez galement le chemin du dossier distant des scripts. Un script doit tre copi sur le site pour tablir la liaison entre le site et le logiciel. Le script sera copi et excut dans ce dossier. Ce dossier doit tre plac la racine du site internet. Arrondi des conversions Lorsque vous travaillez en monnaie trangre, certaines transactions demanderont des calculs de cours. Cette option permet de dterminer le type d'arrondi appliquer sur les rsultats. Zone TVA (osCommerce) osCommerce propose la cration de plusieurs zone de TVA. Les taux de TVA peuvent tre saisis par pays via les modes de comptabilisation dans WinBIZ. Cette liste permet de faire un lien entre la zone de TVA par dfaut du site et le taux de base du mode de comptabilisation. Pour la Suisse, vous devez slectionner CH. Envoyer par blocs Par dfaut les articles sont spars en bloc de 200 avant d'tre envoy au script. PHP dconnecte automatiquement un transfert aprs un certain dlai, la sparation en bloc des articles permet d'viter un dlai de traitement trop long. Frais de port, Frais pour petites commandes Vous avez la possibilit de dfinir un article associ au frais de port et au frais pour petites commandes. Ces deux lments sont dtermins automatiquement sous osCommerce. Compltez ces informations afin de conserver un lien et de pouvoir effectuer des statistiques sur ces articles.

5.4.17.3.3 E-Commerce : points importants

Avant de publier vos articles sur votre boutique en ligne, il est important que la configuration de votre site et du logiciel soit correcte.

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Taux fiscaux et zones Dans la configuration osCommerce, il est important que la zone fiscale Switzerland soit prsente. Pour chaque zone fiscale, vous devez contrler les taux associs.

Dans la configuration du site dans WinBIZ, assurez-vous que la zone TVA soit correctement dfinie sur CH.

Frais de port WinBIZ ne rcupre pas la TVA des frais de ports, mme si ceux-ci ont t correctement paramtrs dans osCommerce. Monnaie locale Dans osCommerce, le code monnaie par dfaut doit tre : CHF.

Devises trangres La devise sur le site osCommerce n'est pas reprise lors de la rcupration d'une commande. Le taux de change dfini dans WinBIZ sera toujours utilis. Les taux sur le site osCommerce et les taux dans WinBIZ doivent tre identiques. Catgories Seules les catgories contenant au moins un article publier seront publies sur
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WinBIZ le site. Les articles sans catgorie ne sont pas publis sur le site osCommerce. Promotions Lorsqu'un article faisant partie d'une promotion doit tre retir du site, cet article doit galement tre retir de la promotion.

5.4.17.4

Paramtrer et envoyer vos articles

Vous pouvez envoyer votre fichier d'articles vers votre shop en ligne. Lorsque vous modifiez certains articles, vous pouvez galement publier certaines informations qui ont t modifies dans vos articles. Paramtrer un article Pour dfinir les informations publier sur votre site de boutique en ligne, consultez l'onglet Web de la rubrique Articles 442 . La saisie d'une catgorie dans chacun des articles publier est obligatoire. Envoyer plusieurs articles vers votre boutique en ligne 1. Au menu Ventes, slectionnez E-Commerce 2. Slectionnez les lments que vous voulez publier. Lors du transfert de vos articles, vous pouvez publier tout le contenu de ceux-ci ou cocher certains lments pour mettre jour votre site: Descriptions des articles Quantits en stock Prix de vente Images Mode de comptabilisation Promotions Catgorie d'articles Marques 3. Cliquez sur Publier

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Envoyer un article vers votre boutique en ligne 1. Au menu Stock, Articles 2. Slectionnez l'article publier 3. Cliquez sur Actions 4. Slectionnez Publier 5. Slectionnez le site vers lequel l'article doit tre publi 6. Cliquez sur OK Visualiser les articles sur la boutique en ligne 1. Au menu Ventes, slectionnez E-Commerce 2. Cliquez sur le bouton Afficher 3. La boutique en ligne s'ouvre dans votre navigateur

5.4.17.5

Recevoir les commandes

Le module E-Commerce ne permet pas uniquement d'envoyer vos articles sur votre site de vente en ligne, vous pouvez aussi reprendre toutes les commandes effectues depuis celui-ci. Recevoir les commandes 1. Au menu Ventes, slectionnez E-Commerce 2. Ouvrez l'onglet Recevoir 3. Cliquez sur Tlcharger 4. Dans Commandes depuis..jusqu'.., les numros de commandes sont gnrs automatiquement, toutefois, vous pouvez modifier la fourchette de numros propose. 5. Les commandes faites sur le site internet apparaissent dans le tableau Commandes.

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WinBIZ

6.

Cliquez sur Adresse pour crer l'adresse ou pour slectionner une adresse dj existante.

7.

8.

Le bouton Afficher vous permet d'afficher la commande dans votre navigateur. Depuis cette page, vous pouvez modifier le statut de la commande du client. Slectionnez les commandes que vous voulez enregistrer et cliquez sur

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9.

Confirmer Les commandes confirmes apparaissent dans le tableau Confirmations de commandes.

5.4.17.6

Historiques des commandes

Lorsque vous publiez des donnes (articles, prix, images, etc.) de WinBIZ vers votre boutique en ligne ou lorsque vous recevez des commandes depuis votre boutique en ligne, toutes ces informations sont enregistres dans un historique. Cet historique peut tre consult tout moment. Afficher l'historique des commandes 1. Au menu Ventes, slectionnez E-Commerce 2. Ouvrez l'onglet Historique

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WinBIZ

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5.5

Achats, gestion des cranciers

Le module achats vous permet de grer vos cranciers et vos fournisseurs. Saisissez les documents commerciaux (Factures, note de crdit, etc.) que vous font parvenir vos cranciers et fournisseurs. Pour payer les factures, crez des fichiers DTA ou OPAE envoyer votre institut financier. Pour plus d'informations, consultez les chapitres suivants : Etapes d'une transaction commerciale d'achat 391 Dtail des documents des achats 394 Factures de cranciers 397 Notes de crdit 417 Paiements aux cranciers 420 Appels d'offres 417 Commandes aux fournisseurs 418 Rception de marchandises 419 Retour de marchandises 419 Etats 425

5.5.1

Etapes d'une transaction commerciale d'achat

Le logiciel vous permet de faire voluer un document commercial d'achat au travers des diffrentes tapes allant de l'appel d'offre jusqu'au paiement. Etapes d'une transaction commerciale d'achat

Visualiser les tapes d'un document 1. Au menu Achats, slectionnez le type de document souhait (par exemple: Factures de crancier) 2. Slectionnez le document pour lesquel vous voulez suivre les tapes 3. Cliquez sur Actions 4. Slectionnez Etapes Particularits
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WinBIZ WinBIZ Basic Edition: Fonctionnalit non disponible

5.5.1.1

Commandes en srie
Depuis les documents de ventes, vous pouvez gnrer automatiquement des commandes auprs de vos fournisseurs. Pour permettre la gnration de commandes aux fournisseurs, vous devez associer un fournisseur aux articles (consultez l'onglet Logistique de la rubrique Articles 442 ). Gnrer des commandes en srie 1. Au menu Achats 2. Slectionnez Commandes aux fournisseurs 3. Cliquez sur la flche droite du bouton Nouveau 4. Slectionnez Commandes en srie 5. Cochez les documents que vous voulez gnrer en commandes aux fournisseurs

Onglet Options

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Types de documents Ce bouton vous permet de slectionner les types de document que vous souhaitez voir apparatre dans la liste des documents gnrer. Date de commande Indiquez la date des commandes aux fournisseurs qui seront gnres. Grouper les articles Si un article est prsent dans plusieurs documents sources, cette option permet de grouper la quantit de cet article dans la commande au fournisseur Crer une commande par objet Cochez cette case si vous voulez crer une commande par objet de l'adresse. 6. 7. Cliquez sur Dmarrer La bote de dialogue Proposition de commande s'affiche. La partie de gauche affiche les articles du fournisseur slectionn et la partie de droite affiche les articles sans fournisseur. Vous avez la possibilit d'inclure des articles sans fournisseur la commande du fournisseur slectionn en cliquant sur les boutons et . Seuls les articles cochs et affichs dans la partie de gauche seront inclus dans la commande au fournisseur

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WinBIZ

8.

Cliquez sur le bouton OK. Un message vous informe que les commandes aux fournisseurs ont t gnres.

Particularit WinBIZ Basic Edition: Fonctionnalit non disponible

5.5.2

Dtail des documents des achats

La plupart des documents des achats se prsentent sous la mme forme. Si un chapitre ne concerne que certains documents des achats, il en sera fait mention au sein du chapitre.

Onglets des documents des achats

Les documents des achats sont diviss en 5 onglets: Documents Paramtres Rductions Notes Ce document ne concerne pas les factures cranciers, consultez Factures de cranciers 397 . Particularits WinBIZ Basic Edition: Les monnaies trangres ne sont pas disponibles.

Onglet Document
Numro Chaque document est rfrenc par un numro unique, de dix chiffres au maximum. Les documents sont automatiquement numrots partir du plus grand numro enregistr. Si vous souhaitez que vos documents commencent par le numro 1000, tapez simplement ce numro. Le prochain document portera le numro 1001. Un message vous avertit si vous entrez un numro est dj existant. Date

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Entrez la date du document. Par dfaut, la date du jour est propose. La date du document doit tre comprise entre la date de dbut et de fin de cet exercice comptable. Adresse Vous devez entrer le nom de votre crancier. Tapez son nom ou son code dans la zone adresse. Notre rfrence / Votre rfrence Tapez un texte de longueur libre comme la rfrence de la commande de votre crancier, le chantier ou le vhicule que concerne ce document. Conditions Lorsque vous slectionnez l'adresse de votre crancier, ses conditions de paiement sont automatiquement rcupres. Si vous souhaitez accorder votre crancier des conditions de paiement diffrentes pour ce document, vous pouvez en choisir d'autres dans la liste droulante. Expdition Slectionnez le moyen d'expdition qui sera utilis pour la livraison de la marchandise. Catgorie La catgorie indique dans un document sert le classer. Vous pouvez par exemple classer vos achats dans les catgories Achats tlphoniques, Achats de telle exposition, etc. Commercial Vous pouvez indiquer le nom du commercial ou du reprsentant qui a ralis ce document. Objet En supplment la rubrique Rfrence, vous pouvez indiquer un objet associ ce document Un objet peut tre, par exemple, une affaire, un chantier, une adresse de lieu d'intervention, un vhicule ou un animal. Les objets que vous dfinissez sont toujours associs une adresse et sont mmoriss avec cette adresse. Comme plusieurs documents d'un client peuvent concerner le mme objet, il est plus simple de crer un objet rutilisable que de le saisir sur chaque document. Classification Permet de classer les documents commerciaux. Vous avez galement la possibilit de dfinir des couleurs pour chaque classification, ce qui vous permet de reconnatre facilement les diffrentes classifications. Article

Cliquez sur le bouton Article pour ajouter un nouvel article dans votre document. Une ligne de document de ce type contient la description d'un article un montant et des informations comptables. Texte Le bouton Texte permet d'ajouter un texte dans un document. Les textes de document sont de longueur illimite et n'ont pas d'implication comptable. Il est possible d'ajouter un montant dans un texte, titre d'information, mais ce montant n'est pas pris en considration dans le total du document.

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WinBIZ Total Lorsque vous cliquez sur le bouton Total, une ligne de sous total est ajoute. Cette ligne contient une description que vous pouvez changer et un montant correspondant la somme de toutes les lignes d'articles et de textes prcdentes jusqu' la dernire ligne de sous total ventuel. Le montant n'est pas modifiable et est automatiquement calcul. Si vous dplacez la ligne en changeant son numro, le montant du sous total est recalcul. Si vous cochez l'option N'imprimer que le montant total de ce bloc, lors de l'impression de ce document, aucun montant n'apparatra en face des articles totaliss dans cette ligne et seul le montant total du bloc sera imprim. Cette option peut tre utile si vous souhaitez facturer plusieurs articles dont vous ne souhaitez pas que votre client connaisse le prix dtaill. Titre Vous pouvez sparer plusieurs groupes d'articles d'un document en insrant une ligne de titre. Un titre est imprim en gras sur le document, peut tre de longueur illimite. Si vous devez aligner certains lments d'un titre, vous pouvez utiliser les tabulations. Saut de page Sparez les blocs d'articles d'un document en insrant un saut de page. Message Ajoutez un message au bas des documents. Lorsque vous crez un nouveau document, le message que vous slectionnez est mmoris et est automatiquement propos lors du prochain document que vous crez. Ainsi, si, l'approche de la fin de l'anne, vous slectionnez un message de voeux, il est propos sur tous les prochains documents. Une fois cet vnement pass, slectionnez le message habituel lors de la prochaine cration de document.

Onglet Paramtres
Permet de dfinir divers paramtres tels que le compte crancier, la langue, des informations sur la dtermination du prix (table de prix, arrondis, monnaie).

Onglet Rductions
Remise accorde Tapez le pourcentage de remise que vous accorde votre fournisseur pour chaque ligne d'article. Cliquez sur Recalculer Tout pour recalculer le montant du document. Remise horaire accorde Si vous calculez les prix de vos articles en Rgie et au Mtr, indiquez le pourcentage de remise. Cette remise est effectues sur chaque ligne d'articles. Rabais Indiquez le rabais accord ce document. Vous pouvez saisir le montant du rabais ou le pourcentage du rabais. Rduction immdiate Indiquez la rduction accord ce document. Vous pouvez saisir le montant de la rduction ou le pourcentage de la rduction. Compte d'escompte Si vous recevez un escompte sur le document, indiquez un compte d'escompte.

Onglet Notes

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Guide de l'utilisateur Tapez des notes en relation avec ce document.

397

5.5.3

Factures de cranciers
Vous pouvez enregistrer les factures que vous envoient vos fournisseurs de marchandises et vos cranciers. Lors de la saisie des factures, vous pouvez dfinir les comptes de comptabilisation, les chances et les conditions de paiement (escomptes dtermins par l'chance). Les par 1. 2. 3. 4. 5. diffrentes oprations de rglement des cranciers passent gnralement les tapes suivantes: Rception et contrle de la facture Saisie de la facture et imputation comptable Prparation d'un ordre de paiement Expdition de l'ordre de paiement (imprim ou lectronique) Confirmation de la date de paiement ( la rception de l'avis de dbit)

5.5.3.1

Factures BV rouge
Lors de la rception de facture de vos fournisseurs ou de vos cranciers, saisissez ces documents en tenant compte du bulletin de versement reu avec la facture. Crer une facture crancier avec BV rouge 1. Au menu Achats, Factures de cranciers 2. Cliquez sur Nouveau 3. Slectionnez Facture avec bulletin de versement rouge (BV)

La fentre de saisie des factures avec BV rouge est spare en 3 onglets diffrents : Onglet BV Onglet Dtail Onglet Rduction, rglements

Onglet BV
Adresse Recherchez l'adresse du crancier ou du fournisseur N de document Chaque document est rfrenc par un numro unique, de sept chiffres au maximum. Les documents sont automatiquement numrots partir du plus grand numro enregistr. Si vous souhaitez que vos documents commencent par le numro 1000, tapez simplement ce numro. Le prochain document portera le numro 1001. Un message vous avertit si vous entrez un numro est dj existant.
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398

WinBIZ

N de la facture Vous pouvez saisir le numro de facture indique sur le document envoy par votre crancier. Date de la facture Entrez la date de la facture indique sur le document envoy par votre crancier. Par dfaut, la date du jour est propose. La date du document doit tre comprise entre la date de dbut et de fin de cet exercice comptable. Date d'chance / Echance dans Indiquez la date d'chance ou le nombre de jours avant l'chance. Versement pour Slectionnez la mthode de paiements pour cette facture avec bulletin de versement rouge. Motif de versement Tapez un texte indiquant le motif de versement. Ce texte doit tre court et prcis.

Onglet Dtail
Elments de la facture Vous devez cliquer sur le bouton Nouveau pour ajouter une ou plusieurs ligne d'article afin de dterminer le montant de la facture.

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Guide de l'utilisateur Arrondir le montant total Slectionnez la mthode d'arrondi du montant total du document.

399

Catgorie La catgorie indique dans un document sert le classer. Vous pouvez par exemple classer vos achats dans des catgories tels que Frais de tlphones, Loyer, Assurances, etc. Classification Permet de classer les documents commerciaux. Vous avez galement la possibilit de dfinir des couleurs pour chaque classification, ce qui vous permet de reconnatre facilement les diffrentes classifications. Compte crancier Slectionnez le compte crancier

Onglet Rduction, Rglements

Conditions de paiement Lorsque vous slectionnez l'adresse de votre crancier, ses conditions de paiement sont automatiquement rcupres. Si la condition de paiement est diffrente pour ce document, vous pouvez en choisir d'autres dans la liste droulante. Type de paiement Si la facture concerne le paiement d'un salaire, cochez la case Salaire. Escompte (lors du paiement)

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400

WinBIZ Indiquez l'escompte de ce document. Vous pouvez saisir le montant de l'escompte ou le pourcentage de l'escompte. L'escompte sera appliqu lors du paiement. Remise Tapez le pourcentage de remise que vous accorde votre fournisseur. Vous pouvez saisir le montant de l'escompte ou le pourcentage de l'escompte. Compte d'escompte Si vous indiquez un escompte dans la facture, slectionnez le compte d'escompte. Paiements associs ce document Cette liste affiche les paiements dj effectus pour acquitter ce document. Si un paiement est incorrectement associ ce document, vous pouvez utiliser le bouton Supprimer pour effacer le paiement. Cliquez sur Nouveau pour crer un paiement directement depuis le document.

5.5.3.2

Factures BVR et BVR Euro

Lors de la rception de facture de vos fournisseurs ou de vos cranciers, saisissez ces documents en tenant compte du bulletin de versement reu avec la facture. Crer une facture avec BVR orange ou Euro 1. Au menu Achats, Factures de cranciers 2. Cliquez Nouveau 3. Slectionnez Facture avec bulletin de versement orange ou Facture avec bulletin de versement Euro

La fentre de saisie des factures avec BVR est spare en 3 onglets diffrents : Onglet BV Onglet Dtail Onglet Rduction, rglements

Onglet BV

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Guide de l'utilisateur

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Adresse Recherchez l'adresse du crancier ou du fournisseur N de document Chaque document est rfrenc par un numro unique, de sept chiffres au maximum. Les documents sont automatiquement numrots partir du plus grand numro enregistr. Si vous souhaitez que vos documents commencent par le numro 1000, tapez simplement ce numro. Le prochain document portera le numro 1001. Un message vous avertit si vous entrez un numro est dj existant. N de la facture Vous pouvez saisir le numro de facture indique sur le document envoy par votre crancier. Date de la facture Entrez la date de la facture indique sur le document envoy par votre crancier. Par dfaut, la date du jour est propose. La date du document doit tre comprise entre la date de dbut et de fin de cet exercice comptable. Date d'chance / Echance dans Indiquez la date d'chance ou le nombre de jours avant l'chance. Versement pour Slectionnez la mthode de paiements pour cette facture avec bulletin de versement rouge. Numro de rfrence

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402

WinBIZ Tapez le numro de rfrence du BVR. Ce numro peut tre lu l'aide d'un lecteur optique.

Onglet Dtail
Elments de la facture Vous devez cliquer sur le bouton Nouveau pour ajouter une ou plusieurs ligne d'article afin de dterminer le montant de la facture. Monnaie Si vous avez choisi BVR Euro, slectionnez la monnaie Euro. Cours (en monnaie locale) Tapez le dernier cours du change pour cette monnaie. Le cours indiqu dans la monnaie trangre est automatiquement repris, mais vous pouvez le modifier pour ce document. Quantit de la monnaie trangre cote Indiquez la quantit de monnaie trangre quivalente la valeur en monnaie locale Arrondir le montant total Slectionnez la mthode d'arrondi du montant total du document. Catgorie La catgorie indique dans un document sert le classer. Vous pouvez par exemple classer vos achats dans des catgories tels que Frais de tlphones, Loyer, Assurances, etc. Classification Permet de classer les documents commerciaux. Vous avez galement la possibilit de dfinir des couleurs pour chaque classification, ce qui vous permet de reconnatre facilement les diffrentes classifications. Compte crancier Slectionnez le compte crancier.

Onglet Rduction, Rglements

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Guide de l'utilisateur

403

Conditions de paiement Lorsque vous slectionnez l'adresse de votre crancier, ses conditions de paiement sont automatiquement rcupres. Si la condition de paiement est diffrente pour ce document, vous pouvez en choisir d'autres dans la liste droulante. Escompte (lors du paiement) Entrez l'escompte de ce document. Vous pouvez saisir le montant de l'escompte ou le pourcentage de l'escompte. L'escompte sera appliqu lors du paiement. Remise Tapez le pourcentage de remise que vous accorde votre fournisseur. Vous pouvez saisir le montant de l'escompte ou le pourcentage de l'escompte. Compte d'escompte Si vous indiquez un escompte dans la facture, slectionnez le compte d'escompte. Paiements associs ce document Cette liste affiche les paiements dj effectus pour acquitter ce document. Si un paiement est incorrectement associ ce document, vous pouvez utiliser le bouton Supprimer pour effacer le paiement. Cliquez sur Nouveau pour crer un paiement directement depuis le document.

5.5.3.3

Virement bancaire en Suisse ou l'tranger

Ce type de facture vous permet d'effectuer un virement d'une banque une autre en Suisse ou l'tranger.

La Gestion Electronique SA

404

WinBIZ Crer un virement bancaire en Suisse ou l'tranger 1. Au menu Achats, Factures de cranciers 2. Cliquez Nouveau 3. Slectionnez Virement en Suisse ou l'tranger

La fentre de saisie des virements en Suisse ou l'tranger est spare en 3 onglets diffrents : Onglet BV Onglet Dtail Onglet Rduction, rglements

Onglet BV
Adresse Recherchez l'adresse du crancier ou du fournisseur N de document Chaque document est rfrenc par un numro unique, de sept chiffres au maximum. Les documents sont automatiquement numrots partir du plus grand numro enregistr. Si vous souhaitez que vos documents commencent par le numro 1000, tapez simplement ce numro. Le prochain document portera le numro 1001. Un message vous avertit si vous entrez un numro est dj existant. Date de la facture Tapez la date de la facture indique sur le document envoy par votre crancier. Par dfaut, la date du jour est propose. La date du document doit tre comprise entre la date de dbut et de fin de cet exercice comptable. N de la facture Vous pouvez saisir le numro de facture indique sur le document envoy par votre crancier. Date d'chance / Echance dans Indiquez la date d'chance ou le nombre de jours avant l'chance. Monnaie Slectionnez la monnaie pour ce virement bancaire. Relation bancaire Choisissez la relation bancaire pour ce virement. Vous devez avoir une relation bancaire de type Compte bancaire en Suisse ou Compte bancaire l'tranger. Communication

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Guide de l'utilisateur Tapez une communication pour ce virement.

405

Onglet Dtail
Elments de la facture Vous devez cliquer sur le bouton Nouveau pour ajouter une ou plusieurs ligne d'article afin de dterminer le montant de la facture. Monnaie Slectionnez la monnaie du virement. Cette information est identique celle de l'onglet BV. Cours (en monnaie locale) Tapez le dernier cours du change pour cette monnaie. Le cours indiqu dans la monnaie trangre est automatiquement repris, mais vous pouvez le modifier pour ce document. Quantit de la monnaie trangre cote Indiquez la quantit de monnaie trangre quivalente la valeur en monnaie locale Arrondir le montant total Slectionnez la mthode d'arrondi du montant total du document. Catgorie La catgorie indique dans un document sert le classer. Vous pouvez par exemple classer vos achats dans des catgories tels que Frais de tlphones, Loyer, Assurances, etc.

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406

WinBIZ

Classification Permet de classer les documents commerciaux. Vous avez galement la possibilit de dfinir des couleurs pour chaque classification, ce qui vous permet de reconnatre facilement les diffrentes classifications. Compte crancier Slectionnez le compte crancier.

Onglet Rduction, Rglements

Conditions de paiement Lorsque vous slectionnez l'adresse de votre crancier, ses conditions de paiement sont automatiquement rcupres. Si la condition de paiement est diffrente pour ce document, vous pouvez en choisir d'autres dans la liste droulante. Escompte (lors du paiement) Entrez l'escompte de ce document. Vous pouvez saisir le montant de l'escompte ou le pourcentage de l'escompte. L'escompte sera appliqu lors du paiement. Remise Tapez le pourcentage de remise que vous accorde votre fournisseur. Vous pouvez saisir le montant de l'escompte ou le pourcentage de l'escompte. Compte d'escompte Si vous indiquez un escompte dans la facture, slectionnez le compte d'escompte. Paiements associs ce document Cette liste affiche les paiements dj effectus pour acquitter ce document. Si un paiement est incorrectement associ ce document, vous pouvez utiliser le bouton Supprimer pour effacer le paiement. Cliquez sur Nouveau pour crer un paiement directement depuis le document.

5.5.3.4

Factures IPI
Lorsque vous recevez des factures IPI (International Payment Instruction) de vos fournisseurs ou de vos cranciers, vous pouvez la saisir. Actuellement, les factures IPI permettent de faire uniquement des paiements d'une banque une autre. Crer une facture IPI 1. Au menu Achats, Factures de cranciers 2. Cliquez sur Nouveau 3. Slectionnez Factures IPI

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Guide de l'utilisateur

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La fentre de saisie des factures IPI est spare en 3 onglets diffrents : Onglet BV Onglet Dtail Onglet Rduction, rglements

Onglet BV
Adresse Recherchez l'adresse du crancier ou du fournisseur N de document

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WinBIZ Chaque document est rfrenc par un numro unique, de sept chiffres au maximum. Les documents sont automatiquement numrots partir du plus grand numro enregistr. Si vous souhaitez que vos documents commencent par le numro 1000, tapez simplement ce numro. Le prochain document portera le numro 1001. Un message vous avertit si vous entrez un numro est dj existant. N de la facture Vous pouvez saisir le numro de facture indique sur le document envoy par votre crancier. Date de la facture Tapez la date de la facture indique sur le document envoy par votre crancier. Par dfaut, la date du jour est propose. La date du document doit tre comprise entre la date de dbut et de fin de cet exercice comptable. Date d'chance / Echance dans Indiquez la date d'chance ou le nombre de jours avant l'chance. Monnaie/Montant Indiquez la monnaie pour cette facture. Frais la charge du Choisissez qui payera les frais pour cette facture. Vous pouvez choisir entre : Donneur d'ordre Bnficiaire Rpartition des taxes Bnficiaire Slectionnez le bnficiaire pour cette facture. La relation bancaire doit contenir le numro de compte bancaire au format IBAN (International Bank Account Number). Rfrence du paiement Tapez le numro de rfrence du paiement. Forme Selon le contrat pass avec votre institut financier, slectionnez la forme du paiement.

Onglet Dtail
Elments de la facture Vous devez cliquer sur le bouton Nouveau pour ajouter une ou plusieurs ligne d'article afin de dterminer le montant de la facture. Monnaie Slectionnez la monnaie. Cette information est identique celle de l'onglet BV. Cours (en monnaie locale) Tapez le dernier cours du change pour cette monnaie. Le cours indiqu dans la monnaie trangre est automatiquement repris, mais vous pouvez le modifier pour ce document. Quantit de la monnaie trangre cote Indiquez la quantit de monnaie trangre quivalente la valeur en monnaie locale Arrondir le montant total
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Guide de l'utilisateur Slectionnez la mthode d'arrondi du montant total du document.

409

Catgorie La catgorie indique dans un document sert le classer. Vous pouvez par exemple classer vos achats dans des catgories tels que Frais de tlphones, Loyer, Assurances, etc. Classification Permet de classer les documents commerciaux. Vous avez galement la possibilit de dfinir des couleurs pour chaque classification, ce qui vous permet de reconnatre facilement les diffrentes classifications. Compte crancier Slectionnez le compte crancier.

Onglet Rduction, Rglements

Conditions de paiement Lorsque vous slectionnez l'adresse de votre crancier, ses conditions de paiement sont automatiquement rcupres. Si la condition de paiement est diffrente pour ce document, vous pouvez en choisir d'autres dans la liste droulante. Escompte (lors du paiement) Indiquez l'escompte de ce document. Vous pouvez saisir le montant de l'escompte ou le pourcentage de l'escompte. L'escompte sera appliqu lors du paiement. Remise Tapez le pourcentage de remise que vous accorde votre fournisseur. Vous pouvez saisir le montant de l'escompte ou le pourcentage de l'escompte. Compte d'escompte Si vous indiquez un escompte dans la facture, slectionnez le compte d'escompte. Paiements associs ce document Cette liste affiche les paiements dj effectus pour acquitter ce document. Si un paiement est incorrectement associ ce document, vous pouvez utiliser le bouton Supprimer pour effacer le paiement. Cliquez sur Nouveau pour crer un paiement directement depuis le document.

5.5.3.5

Utiliser un lecteur optique pour lire les BVR

Un lecteur optique (scanner) permet de lire les lignes de codage des bulletins de versement suisses (BVR). Une fois que le lecteur optique a lu la ligne de codage, les donnes sont transfres automatiquement dans votre logiciel cr ancier et de paiement. Avant d'utiliser un lecteur optique, veuillez l'installer selon les instructions du fabriquant. Vrifier si le lecteur optique est connect Dans la barre des tches de Windows ( ct de lhorloge), cliquez avec le bouton droit de la souris et choisissez Connecter le MoneyPen. A ce moment deux lumires rouges sallument sur la tte de lecture du MoneyPen, votre lecteur est alors connect et prt lemploi. Si un dialogue vous avertit que le MoneyPen n'est pas connect, il n'est peut-tre pas install correctement. V rifiez s'il est branch sur le bon port USB. Vrifier les paramtres du lecteur optique

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410

WinBIZ 1. 2. 3. Dans la barre des tches ( ct de l'horloge), cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'icne du lecteur optique Slectionnez Proprits Dans l'option Logiciel de crancier actuel, slectionnez WinBIZ La Gestion lectronique Martigny.

Utiliser le lecteur optique pour saisir une facture de crancier avec BVR 1. Au menu Achat, Factures de cranciers 2. Cliquez sur Nouveau 3. Cochez la case Utiliser un lecteur optique 4. Cliquez sur Facture avec bulletin de versement orange (BVR) 5. Placez le lecteur optique gauche de la ligne de codage (dernire ligne tout en bas du BVR). 6. Tenez l'appareil de manire verticale, et dplacez le lecteur optique vers la droite en suivant la ligne de codage. 7. Si la lecture est correcte, la ligne de codage apparat dans le dialogue. Les informations ncessaires sont alors rcupres dans la facture (N de rf rence, crancier, si existant). Problme: la ligne de codage est lue correctement, le n de rfrence est lu correctement mais le crancier n'est pas retrouv WinBIZ ne peut retrouver le nom de votre crancier que si ses coordonnes bancaires ou postales ont dj t saisies. Pour un BVR postal: ncessite la prsence d'une autre facture ou du n d'adh rent dans les proprits de l'adresse du crancier Pour un BVR bancaire: ncessite la prsence d'une autre facture Si le crancier n'est pas retrouv, crez votre premire facture manuellement. A partir de ce moment, les prochains BVR de ce crancier seront reconnus.

5.5.3.6

E-factures
Une e-facture est un document lectronique (XML, PDF) que vos fournisseurs vous envoient en collaboration avec un institut financier et que vous rcuprez par tlchargement. Lors de la rcupration d'e-factures, toutes les informations sont importes automatiquement et aucune donne n'est saisir manuellement. Beaucoup d'erreurs sont limines (par exemple: saisie errone des numros de rfrence, n de compte) et le temps gagn est important. Tout le processus s'en trouve acclr et simplifi par rapport aux factures papier. La scurit des systmes de e-facturation est garantie et les mesures de scurit en vigueur sont rigoureuses. Les e-factures signes numriquement sont acceptes par L'Administration Fdrale des Contributions et la TVA peut tre rcupre (Impt pralable). Suivez les tapes ci-dessous pour envoyer des e-factures: Configurer les lments de scurit 410 Grer les cranciers yellowbill 412 Grer l'imputation comptable 413 Options de rception des e-factures 415 Recevoir des e-factures 416

5.5.3.6.1

Elments de scurit
Avant de pouvoir rceptionner des e-factures de vos fournisseurs, vous devez configurer les lments de scurit que vous a transmis votre institut financier. Configurer votre institut financier pour recevoir des e-factures
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Guide de l'utilisateur 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Au menu Adresses, Instituts financiers Slectionnez Instituts financiers et mthode de paiements Slectionnez votre mthode de paiement postale Cliquez sur Ouvrir Ouvrez l'onglet E-facture Entrez les informations de la zone Rception des factures Cliquez sur OK

411

Utilisateur, Mot de passe Tapez le nom d'utilisateur et le mot de passe pour la rception des e-factures. Ces informations sont fournies par PostFinance. EBillAccountID Entrez le numro d'identification EBillAccountID fournis par PostFinance. Ce numro est obligatoire pour pouvoir recevoir des e-factures. Statut Durant la phase d'intgration, il est recommand d'effectuer des essais d'envois et de rceptions de e-factures au moyen des serveurs de tests; pour effectuer ces essais utilisez le statut en mode Test. Une fois vos tests raliss avec succs, passez le statut en mode Production. Options La communication de donnes avec l'institut financier est ralise par des web services. Si les URL changent, il est possible d'adapter les nouvelles adresses dans ce formulaire.

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412

WinBIZ

5.5.3.6.2

Grer les cranciers yellowbill

En plus des coordonnes bancaires, il est possible d'indiquer galement les E-bill accounts des cranciers qui vous envoient des e-factures. L'E-bill account est un numro fourni par l'institut financier vos cranciers. L'E-bill account peut tre entr manuellement dans les relations bancaires de vos fournisseurs ou automatiquement rcupr lors de la rception des e-factures. Entrer manuellement un E-bill account dans les relations bancaires d'un fournisseur 1. Au menu Adresses, Adresses 2. Slectionnez l'adresse d'un fournisseur qui vous envoie des e-factures 3. Cliquez sur Ouvrir 4. Ouvrez l'onglet Crancier 5. Ajoutez ou modifiez une relation bancaire 6. Ajoutez ou modifiez une relation bancaire. Pour recevoir des e-factures de type yellowbill, vous devez slectionner un des types suivants : Compte postal - BVR Orange Compte postal - BVR Orange Euro Compte bancaire en Suisse Compte bancaire l'tranger 7. Ouvrez l'onglet E-facture 8. Entrez l'E-bill account communiqu par votre crancier

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Guide de l'utilisateur

413

9.

S'il s'agit d'un nouveau compte, renseignez les champs dans l'onglet Instructions de paiement 10. Cliquez sur OK

5.5.3.6.3

Imputation comptable
Lors de la rception des e-factures, les documents sont intgrs la liste des Factures de cranciers. Durant la rception, les comptes sont dfinis selon un certain ordre de priorit. Avec un systme configur correctement, aucune imputation comptable manuelle n'est ncessaire, toutefois, il est toujours possible de modifier les e-factures reues pour changer l'imputation comptable par dfaut. Imputation du compte crancier Si l'adresse du crancier est existante, le compte dfini dans l'adresse sera repris dans la facture crancier. Si aucune adresse n'est trouve, une nouvelle adresse base sur le modle d'adresse Normal est cr et le compte du modle est utilis. Si aucun compte n'est dfini dans l'adresse et dans le modle d'adresse, le compte dfini dans les options sera utilis. Si aucun compte n'est dfini dans les options, une bote de dialogue s'affiche et vous demande de slectionner le compte. Ce compte sera dfini par dfaut dans les options. Imputation des comptes de charges, marchandises Si l'article est existant, le compte du mode de comptabilisation de l'article est utilis Si l'article n'est pas retrouv et que l'option Crer les articles inexistants est active, le compte du mode de comptabilisation dfini dans les options de rceptions des e-factures est utilis. Pour plus d'informations, consultez Options de rception des e-factures. 415 Si aucun compte n'est dfini dans les options de rception des e-factures, l'article est cr et le compte dfini dans le mode de comptabilisation par dfaut dans les options 534 est utilis. Si l'article n'est pas retrouv, le compte du mode de comptabilisation de l'adresse du crancier est utilis.

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414

WinBIZ

Si aucun compte n'est trouv, le compte dfini dans les options gnrales de comptabilisation sera utilis. Si aucun compte n'est trouv dans les options gnrales de comptabilisation, une bote de dialogue s'affiche et vous demande de slectionner le compte. Ce compte sera dfini par dfaut dans les options. Imputation du compte TVA (uniquement si comptabilisation au net) Le compte de TVA du mode de comptabilisation de l'article est utilis. Si le compte de TVA n'est pas dfini, le compte collectif TVA du compte de charges est utilis. Dfinir les comptes par dfaut dans les options 1. Au menu Outils, Options 2. Cliquez sur Comptabilit 3. Slectionnez Comptabilisation 4. Ouvrez l'onglet Crancier 5. Slectionnez le compte collectif et le compte d'achat par dfaut 6. Cliquez sur OK

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Guide de l'utilisateur

415

Remarque Tous les montants des e-factures sont exprims en TVA exclue.

5.5.3.6.4

Options de rception des e-factures

Les e-factures que vous allez recevoir contiennent des lignes d'articles. Lors de l'importation de ces e-factures, vous pouvez choisir plusieurs mthodes de traitement de ces articles: Traiter les articles comme des prestations, sans liaison avec votre fichier d'articles (Stock) Connecter les articles aux lments de votre fichier d'articles (Stock) Crer automatiquement les articles inexistants dans votre fichier d'articles (Stock) Pour slectionner la mthode de traitement qui convient le mieux vos besoins, vous pouvez modifier les options de rception des e-factures. Options de rception des e-factures 1. Au menu Achats, Factures de cranciers 2. Dans la barre d'outils, cliquez sur la flche droite du bouton Nouveau 3. Slectionnez Tlcharger des e-factures 4. Cliquez sur Options

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WinBIZ

Connecter les lments des documents aux articles Cochez cette option si vous souhaitez que les articles de vos e-factures soient lis avec ceux de votre fichier d'articles. Crer les articles inexistants Lors de la rception d'e-factures, le logiciel recherche dans le fichier d'article si les articles sont existants. Si certains articles n'existent pas et que vous avez activ cette option, ils seront crs automatiquement. Groupe, Mode de comptabilisation Si vous avez coch l'option Crer les articles inexistants, vous pouvez slectionner un groupe d'articles ou un mode de comptabilisation par dfaut. Mthode de recherche Lors de la rception de factures, le code de l'article est recherch d'abord dans la Rfrence fournisseur de votre fichier d'articles. Si vous cochez les options Code barre et Code article, si le code n'est pas trouv dans la rfrence, il sera galement recherch dans ces deux champs supplmentaires.

5.5.3.6.5

Recevoir des e-factures

Pour recevoir des e-factures, vous devez renseigner les lments de scurit de l'institut financier 410 . Si ces paramtres ne sont pas remplis, la rception de factures lectroniques ne pourra pas tre effectue. Le menu correspondant pour dmarrer le tlchargement des e-factures n'est pas actif si les lments de scurit de l'institut financier ne sont pas configurs. Recevoir des e-factures 1. Au menu Achats, Factures de cranciers 2. Cliquez sur la flche droite du bouton Nouveau

3. 4.

Slectionnez Tlcharger des e-factures Dans Documents, slectionnez Nouveaux lments

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Guide de l'utilisateur 5. Cliquez sur Dmarrer

417

6.

Les e-factures reues sont enregistres dans la liste des factures cranciers. Si vous ouvrez une facture crancier, vous pouvez cliquer sur le bouton PDF pour imprimer la facture originale envoye par votre crancier.

Remarques Les e-factures signes numriquement sont acceptes par L'Administration Fdrale des Contributions et la TVA peut tre rcupre (Impt pralable). Un client priv ne peut pas tlcharger des factures lectroniques par WinBIZ. Il doit utiliser yellownet pour les tlcharger.

5.5.4

Notes de crdit
Lorsque vous recevez une note de crdit d'un crancier ou d'un fournisseur, c'est que vous avez un solde en votre faveur chez lui. Vous pouvez ensuite compenser cette note de crdit avec un autre document. Pour crer une note de crdit de fournisseur 1. Au menu Achats, Notes de crdit 2. Cliquez sur Nouveau La fentre de saisie des notes de crdit est spare en 5 onglets diffrents Documents Paramtres Rductions Rglements Notes Pour plus d'informations, consultez Dtail des documents des achats
394

5.5.5

Appels d'offres
Envoyer un appel d'offre permet de demander une offre sur de la marchandise un fournisseurs. Crer un appel d'offre 1. Au menu Achats, Appels d'offres 2. Cliquez sur Nouveau

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418

WinBIZ La fentre de saisie des appels d'offres est spare en 4 onglets diffrents Documents Paramtres Rductions Notes Pour plus d'informations, consultez Dtail des documents des achats
394

5.5.6

Commandes aux fournisseurs

Si vous avez besoin de commander de la marchandise, saisissez une commande aux fournisseurs. Lors de la slection du fournisseurs, une proposition de commande peut tre affiche. Par la suite, ce document peut tre gnr en rception de marchandises. Crer une commande un fournisseur 1. Au menu Achats, Commandes aux fournisseurs 2. Cliquez sur Nouveau La fentre de saisie des commandes aux fournisseurs est spare en 4 onglets diffrents Documents Paramtres Rductions Notes Pour plus d'informations, consultez Dtail des documents des achats
394

5.5.6.1

Propositions automatiques de commandes

Si vous avez entr le nom d'un fournisseur et le seuil de rapprovisionnement dans un article, WinBIZ peut crer des propositions automatiques de commandes. Afficher les propositions de commandes 1. Au menu Achats, Commandes aux fournisseurs 2. Cliquez sur Nouveau 3. Entrez le nom du fournisseur 4. Dans la barre d'outils de la commande, cliquez sur Proposition

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Guide de l'utilisateur

419

5. 6. 7. 8. 9.

Dans Situation, slectionnez les articles afficher : Seuil des rapprovisionnement dpass ou Tous les articles Si ncessaire, slectionnez un groupe d'article Dans le tableau, slectionnez les articles commander Dans la colonne Proposition, en fonction du seuil de rapprovisionnement et de la quantit en stock.Vous pouvez modifier manuellement cette quantit. Cliquez sur OK pour ajouter le ou les articles dans la commande

5.5.7

Rception de marchandises
Lorsque vous recevez de la marchandise de l'un de vos fournisseurs, saisissez une rception de marchandises. Celle-ci permettra de mettre jour votre stock. Par la suite, vous pouvez gnrer cette rception de marchandises en facture. Crer une rception de marchandises 1. Au menu Achats, Rceptions de marchandises 2. Cliquez sur Nouveau La fentre de saisie des rceptions de marchandises est spare en 4 onglets diffrents Documents Paramtres Rductions Notes Pour plus d'informations, consultez Dtail des documents des achats
394

5.5.8

Retour de marchandises
Si vous recevez des marchandises dfectueuses, errones ou autres et que vous devez retourner celles-ci . Vous pouvez crer un retour de marchandises pour mettre jour votre stock. Crer un retour de marchandises 1. Au menu Achats, Retours de marchandises 2. Cliquez sur Nouveau La fentre de saisie des retours de marchandises est spare en 4 onglets diffrents

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420

WinBIZ Documents Paramtres Rductions Notes

394

Pour plus d'informations, consultez Dtail des documents des achats

5.5.9

Paiements aux cranciers

L'opration de paiement aux cranciers permet d'acquitter les factures de cranciers et ventuellement, de gnrer un ordre de paiement imprim ou lectronique. Il existe plusieurs manires d'acquitter les factures de cranciers: Ordre de paiement lectronique: vous envoyez un fichier votre institut financier au moyen d'un modem ou d'un disque. Ordre de paiement imprim: vous imprimez un ordre de paiement que vous pouvez transmettre votre institut financier. Vous payez au moyen de chque, de liquide, cartes de crdit, etc. Vous compensez les factures avec une note de crdit ou une facture de dbiteur.

5.5.9.1

Les paiements aux cranciers

L'opration de paiement aux cranciers permet d'acquitter les factures de cranciers et ventuellement, de gnrer un ordre de paiement imprim ou lectronique. Il existe plusieurs manires d'acquitter les factures de cranciers: Ordre de paiement lectronique: vous envoyez un fichier votre institut financier au moyen d'un modem ou d'un disque. Ordre de paiement imprim: vous imprimez un ordre de paiement que vous pouvez transmettre votre institut financier. Vous payez au moyen de chque, de liquide, cartes de crdit, etc. Vous compensez les factures avec une note de crdit ou une facture de dbiteur. Prparer un paiement aux cranciers 1. Au menu Achat, Paiements aux cranciers 2. Cliquez sur Nouveau 3. Dfinissez les proprits de l'ordre de paiement 4. Dans l'onglet Slection des documents, slectionnez les factures payer 5. Cliquez sur Crer l'ordre de paiement

Onglet Proprits de l'ordre de paiement

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Guide de l'utilisateur

421

Compte dbiter Slectionnez l'institut financier avec lequel vous allez payer vos factures Type d'ordre Slectionnez le type d'ordre : Transfert de fichier (DTA, OPAE) - Le paiement de vos factures au moyen d'un ordre de paiement lectronique est gnralement l'opration la plus rapide et la moins onreuse. La procdure de cration de l'ordre de paiement est identique pour dbiter les comptes bancaires (fichier DTA) ou pour dbiter les comptes postaux (fichier OPAE). Ordre de paiement - Ordre de paiement imprim transmettre votre institut financier. Une fois les paiements enregistrs, il vous faudra les confirmer lorsque vous recevrez l'avis de votre institut financier. Formulaire C6 - Ordre de paiement imprim transmettre votre institut financier. Une fois les paiements enregistrs, vous devrez les confirmer lorsque vous recevrez l'avis de votre institut financier. Au comptant ou au guichet - Permet de payer la facture dans WinBIZ si paiement par la caisse. Ce type d'ordre ne ncessite pas de confirmer le paiement de la facture. Chque bancaire ou postal - Permet de payer la facture dans WinBIZ si paiement par chque. Une fois les paiements enregistrs, il vous faudra les confirmer lorsque vous recevrez l'avis de votre institut financier. Carte de crdit ou de dbit - Permet de payer la facture dans WinBIZ si paiement par carte de crdit.Une fois les paiements enregistrs, vous devrez les confirmer lorsque vous recevrez l'avis de votre institut financier. Autre - Autre ordre de paiement (par exemple, les LSV). Ce type d'ordre ne ncessite pas de confirmer le paiement de la facture.

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422

WinBIZ

Dterminer les escomptes au Indiquez la date laquelle les escomptes devront tre effectus. Filtrer les documents Par dfaut, toutes les factures cranciers ouvertes sont affiches. Vous avez la possibilit de filtrer les factures cranciers payer selon diffrents critres disponibles. Monnaie Si vous payez des factures en monnaie trangre, vous pouvez choisir de garder le cours de la crance ou d'utiliser le cours dfini dans la monnaie trangre.

Onglet Slection des documents

La liste de toutes les factures cranciers ouvertes s'affiche. Slectionnez les factures que vous voulez payer en cliquant sur la case gauche de la facture ou en cliquant sur le bouton Slectionner.

5.5.9.2

Crer un ordre de paiement lectronique

Le paiement de vos factures au moyen d'un ordre de paiement lectronique est gnralement l'opration la plus rapide et la moins onreuse. Deux formats de fichiers peuvent tre crs par le logiciel : DTA: utilis pour le dbit des comptes bancaires OPAE: utilis pour le dbit des comptes postaux Crer un ordre de paiement lectronique 1. Au menu Achats, Paiements aux cranciers 2. Cliquez sur Nouveau 3. Dans Compte dbiter, slectionnez votre compte bancaire 4. Dans Type d'ordre, slectionnez Transfert de fichier (DTA, OPAE)

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Guide de l'utilisateur

423

5.

Dans l'onglet Slection de document, slectionnez les factures que vous souhaitez payer.

6. 7.

8. 9.

Cliquez sur Crer l'ordre de paiement Si vous souhaitez la mme chance pour tous les paiements, cliquez dans la case cocher correspondante. Sinon, la date d'chance de chaque facture sera utilise. Cliquez sur Imprimer la liste des paiements pour obtenir une liste des paiements destine votre comptabilit. Vrifiez le nom et l'emplacement de ce fichier. Vous en aurez besoin plus tard si vous devez le transmettre par Internet.

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424

WinBIZ Pour les paiements par Banque, un fichier XXXXXXXX.DTA sera cr Pour les paiements par Poste, un fichier XXXXXXXX.OPAE sera cr 10. Pour crer le fichier de paiement, cliquez sur Crer un ordre de paiement lectronique (fichier) 11. Si tout s'est pass normalement, vous pouvez accepter la confirmation de la cration de l'ordre de paiement lectronique. 12. Transmettez le fichier votre banque

5.5.9.3

Crer un paiement par compensation

Un paiement par compensation permet d'acquitter une facture crancier par une note de crdit cranciers, une facture dbiteurs ou un solde initial dbiteurs. Compenser une note de crdit de fournisseur avec une facture du mme fournisseur 1. Au menu Achats, Paiements aux cranciers 2. Cliquez sur la flche droite du bouton Nouveau 3. Slectionnez Nouveau paiement par compensation(Note de crdit...) 4. Tapez le nom du crancier 5. Indiquez la date du paiement. 6. Slectionnez une mthode de paiement de type Compensation 7. Cliquez sur la facture compenser 8. Dans le tableau Crdits disponibles, slectionnez la note de crdit 9. Cliquez sur Utiliser 10. Cliquez sur Enregistrer

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Guide de l'utilisateur

425

Particularits WinBIZ Basic Edition: Fonctionnalit non disponible

5.5.10

Etats
Si vous grez les cranciers et les fournisseurs, vous pouvez imprimer divers statistiques en relation avec les achats et les paiements effectus. Imprimer un tat des achats 1. Au menu Achats, Etats 2. Slectionnez un tat imprimer 3. Cliquez sur Imprimer Etats Factures de cranciers Documents imprimer Factures de cranciers Factures de cranciers - Dtail Postes ouverts par compte de charges Liste d'achats d'articles - dtail Liste d'achats d'articles - rsum Paiements aux cranciers Une page par tiers Liste simple

Achats d'articles Paiements aux cranciers Relevs de comptes

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426

WinBIZ

5.6

Oprations spciales sur les documents

Plusieurs oprations spciales peuvent tre ralises sur un ensemble de documents. Documents priodiques 426 Documents plusieurs destinataires Importation de documents 433 Suivi des expditions 429

428

5.6.1

Documents priodiques
Les modles de documents priodiques permettent de gnrer des documents commerciaux de ventes intervalles rguliers (toutes les semaines, tous les mois, toutes les annes, etc.). Par exemple, si vous exploitez une socit de location d'appartements ou un club de sport, il sera possible de gnrer mensuellement les factures de loyer ou d'abonnement. Crer un document priodique 1. Au menu Ventes, slectionnez un type de document (par exemple, Factures) 2. Cliquez sur la flche droite du bouton Nouveau 3. Slectionnez Nouveau document priodique 4. Tapez votre document comme un document usuel 5. Avant d'enregistrer, cliquez sur Priodicit et entrez les paramtres d'excution du document priodique

A partir de Entrez la date partir de laquelle WinBIZ va calculer la priodicit. chance Indiquez une priode d'chance. Une fois cette date atteinte, le document priodique ne gnrera plus de document. Excuter chaque Slectionnez le dlai entre chaque excution. Jour de la semaine d'excution

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Guide de l'utilisateur Si le dlai entre chaque excution est dfini en semaine(s), vous pouvez slectionner dans cette liste le jour d'excution. Mois d'excution Si le dlai entre chaque excution est dfini en anne(s), vous pouvez slectionner dans cette liste le mois d'excution.

427

Lors de jours fris Si cette case est coche et que le jour d'excution est un jour fri (comme le dimanche), WinBIZ crera le document le jour ouvrable prcdent le jour fri. Excution prcdente Affiche la date de la dernire excution. Vous pouvez la modifier si vous souhaitez gnrer nouveau un document pour une priode. Prochaine excution Date de la prochaine excution. Ce champ est rempli automatiquement, mais vous pouvez modifier sa valeur si ncessaire. Gnrer les documents priodiques 1. Au menu Ventes 2. Slectionnez le type de documents que vous voulez gnrer (Factures, Bulletins de livraisons, etc.) 3. Cliquez sur la flche droite du bouton Nouveau 4. Slectionnez Gnrer les documents priodiques

Slectionnez les documents crer jusqu'au Affiche les documents gnrer en fonction de la date saisie. Les documents seront tablis quelle date Permet de dfinir la date des documents gnrs. Types de document afficher La liste droulante vous permet de filtrer les documents gnrer par type. Modifier un document priodique Pour modifier un document priodique : 1. Au menu Ventes, slectionnez un type de document (par exemple,
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428

WinBIZ Factures) Cliquez sur Actions Slectionnez Factures dbiteurs priodiques Slectionnez le document, puis cliquez sur Ouvrir Faites les modifications ncessaires, puis enregistrez le document

2. 3. 4. 5.

Particularits WinBIZ Basic Edition: Fonctionnalits non disponible

5.6.2

Documents plusieurs destinataires

WinBIZ vous permet de crer un document de vente identiques plusieurs destinataires. Le document sera identique pour toutes les adresses slectionnes. Crer un document plusieurs destinataires 1. Au menu Ventes, slectionnez le type de document souhait (par exemple: Factures) 2. Cliquez sur la flche droite du bouton Nouveau 3. Slectionnez Nouveau documents plusieurs destinataires 4. Slectionnez les destinataires du document crer. Vous pouvez slectionner un ou plusieurs groupes ou slectionnez individuellement chaque adresse. 5. Cliquez sur OK lorsque vous avez slectionn tous les destinataires

6. 7.

Crez votre facture Cliquez sur Enregistrer. Toutes les factures seront cres.

Remarque Lors de la saisie d'un document plusieurs destinataires, WinBIZ ne tient pas compte des paramtres (Monnaie, langue, rabais, prix spciaux, etc) inscrit dans chaque adresse. Ces paramtres seront identiques pour toutes les factures.

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429

5.6.3

Suivi des expditions

Avec le suivi des expditions, vous pouvez tout moment prendre connaissance de la situation de votre envoi. Les codes d'expdition fournis par le transporteur qui livre votre colis peuvent tre saisis manuellement ou au moyen d'un lecteur de code barres. Pour suivre un envoi dans une page web, vous devez indiquer quelle adresse Internet (URL) votre transporteur utilise. Cette opration s'effectue dans l'onglet Suivi des envois de vos moyens d'expdition. Dfinir l'URL du transporteur dans un moyen d'expdition 1. Au menu Adresse, Moyens d'expdition 2. Cliquez sur Nouveau ou Ouvrir pour modifer un moyen d'expdition existant 3. Dans l'onglet Suivi des envois, choisissez le transporteur utilis 4. Cliquez sur OK

Saisie du code d'expdition dans un document commercial Un code d'expdition peut tre li une ligne d'article ou un document commercial. Vous pouvez saisir un ou plusieurs codes d'expdition par document commercial et par ligne d'article. Mthode 1: saisir de codes dans plusieurs documents 1. Au menu Vente, slectionnez un type de document (Par exemple : Factures, bulletins de livraison, etc) 2. Cliquez sur Actions 3. Slectionnez Codes d'expdition 4. Pour attribuer un code un document ou une ligne d'un document, vous devez slectionner celui-ci, soit dans l'onglet document, soit dans l'onglet lignes. 5. Positionnez le curseur sur le champ prvu pour le code d'expdition et rentrez le manuellement ou l'aide d'un lecteur de codes barres. 6. Une fois la saisie termine, cliquez sur Enregistrer

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430

WinBIZ

Mthode 2: saisir des codes dans le document ouvert 1. Dans un document commercial, faite un clic droit de la souris sur le champ Expdition 2. Slectionnez Codes d'expditions 3. Rentrez manuellement le code d'expdition ou automatiquement l'aide d'un lecteur de code barre. 4. Une fois la saisie termine, cliquez sur OK

Mthode 3: saisir des codes dans une ligne d'article du document ouvert 1. Dans un document commercial, ouvrez une ligne d'article 2. Ouvrez l'onglet Logistique 3. Vous pouvez saisir des codes dans la zone Codes d'expdition

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431

Suivre l'expdition Lorsque les codes d'expdition ont t saisis et que le colis a t expdi par le transporteur, vous pouvez suivre facilement votre envoi. 1. Au menu Vente, slectionnez un type de document (Par exemple : Factures, bulletins de livraison, etc) 2. Slectionnez un document commercial contenant des codes d'expdition 3. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le document commercial 4. Cliquez sur Suivre l'expdition 5. Slectionnez le code d'expdition que vous voulez suivre 6. Cliquez sur le bouton Suivre l'expdition. Une page Internet s'ouvre directement sur l'tat du colis en question

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432

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Particularits WinBIZ Basic Edition: Fonctionnalits non disponible

5.6.4

Filtrer des documents commerciaux

Vous pouvez filtrer les documents commerciaux afin d'afficher uniquement les documents rpondant un ou plusieurs critres. Filtrer des documents commerciaux 1. Au menu Ventes ou Achats, slectionnez un type de document (Par exemple : Factures) 2. Cliquez sur le bouton Filtrer Onglet Filtre 1 Cet onglet permet de filtrer les documents selon les critres suivants : Adresse Date Numro de document Montant Catgorie de document Classification Commerce

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433

Onglet Filtre 2 Cet onglet permet de filtrer les documents selon les critres suivants : Date de livraison Impression Monnaie Situation Comptabilisation tat Statut e-facture

5.6.5

Importation de documents
Vous pouvez importer des fichiers provenant d'autres applications et contenant des informations suffisantes pour crer automatiquement des documents de plusieurs types (Factures, Bulletins de livraison, etc.). Le nom et le format des fichiers d'importations doit tre conforme la page Format d'importation des documents 435 . Importer un fichier de documents 1. Au menu Ventes 2. Slectionnez un type de document (par exemple, Factures) 3. Cliquez sur Actions 4. Slectionnez Importation de documents

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434

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Dmarrer l'importation Dans l'onglet Importation, un ou plusieurs fichiers doivent tre disponibles dans la liste. Si ncessaire, cliquez sur Parcourir pour localiser l'emplacement des fichiers importer. Vous pouvez slectionner un ou plusieurs fichiers. Pour dmarrer l'importation, cliquez sur OK.

Conversion Dans certaines circonstances, il est parfois ncessaire convertir les donnes avant l'importation. Dans l'onglet Conversion, slectionnez le systme de conversion et cliquez sur Convertir. Cette opration n'est pas toujours indispensable et vous devez consulter votre informaticien ou l'assistance technique pour savoir si votre systme requiert cette opration.

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435

Particularits WinBIZ Basic Edition: Fonctionnalits non disponible

5.6.5.1

Format d'importation des documents

Format de fichier Type de fichier Dlimiteur de champ Dlimiteur d'enregistrement Page de code Nom du fichier
N Source cham p 1 En-tte 2 En-tte Description

CSV, texte spar par des points virgules Point-virgule ou Tabulation CRLF (CHR(10) + CHR(13)) 1252 ANSI (Event. 850 ou 437 ASCII) Bizexdoc.*
Type champ Exemple Commentaire

N de document N(7) Type de document N(2)

1000 20

En-tte

Date

AAAAMMJJ ou JJMMAAAA HH:MM Libre N(15, 2) C(3)

4 5 6 7

En-tte En-tte En-tte En-tte

Heure Rfrence Montant total monnaie locale Monnaie ISO

20060229 29022006 29.02.2006 29/02/2006 14:59 Chantier du Tunnel 18350.50 USD

Obligatoire 10 offre 12 commande 16 bulletin de livr. 17 Solde init. dbiteur 20 facture 22 note de crdit 60 mouv. de stock Obligatoire, avec ou sans sparateurs Facultatif Facultatif Obligatoire Facultatif, si non spcifi : monnaie locale Facultatif Facultatif Facultatif Obligatoire Facultatif

8 9 10 11 12

En-tte En-tte En-tte En-tte En-tte

Cours Montant monnaie trangre Quantit de monnaie cote Compte collectif dbiteur Compte

N(12, 6) N(15, 2) N(6) C(12) C(12)

1.28546 14275.43 1 1100 3090

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436

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d'escompte Langue Format de document N de document crancier URL

13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40

En-tte En-tte En-tte En-tte En-tte En-tte En-tte Adresse Adresse Adresse Adresse Adresse Adresse Adresse Adresse Adresse Adresse Adresse Adresse Adresse Adresse Adresse Adresse Adresse Adresse Adresse Adresse Adresse

C(1) N(1) c(10) C(255)

FEAIDG Facultatif 0 - 1 = Dtaill Facultatif (dfaut) 2 = Rsum ABC123 Facultatif http://www.mydoc.co m?doc12345 10001 100 Merci de votre diligence. LGE10001 Restaurant Microsoft Corp. Gates Williams G. Microsoft Way 1 PO Box 1 111222333 Redmond USA Etats-Unis FEAIDG12345 3 01 (555) 10000 01 (555) 10001 01 (842) 10001 01 (555) 10002 info@microsoft.com www.microsoft.com 2000.00 1 20042902 02292004 02.29.2004 02/29/2004 Facultatif Facultatif Facultatif

Identifiant externe N(10) N de lot N(10) Notes C(255) Code adresse Titre civil Raison sociale Nom Prnom Rue 1 Rue 2 Numro postal Ville, localit Code pays ISO Pays Langue C(15) C(30) C(50) C(30) C(30) C(40) C(40) C(10) C(40) C(13) C(25) C(1)

Obligatoire Facultatif Facultatif Facultatif Facultatif Facultatif Facultatif Facultatif Facultatif Facultatif Facultatif Facultatif Facultatif Facultatif Facultatif Facultatif Facultatif Facultatif Facultatif Facultatif Facultatif

Tlphone 1 C(20) Tlphone 2 C(20) Tl. mobile C(20) Fax C(20) E-mail C(40) URL C(40) Limite de crdit N(15, 2) Table de prix 1-20 N(2) Date de cration AAAAMMJJ ou JJMMAAAA 20002902 02292000 02.29.2000 02/29/2000 C(10) C(10) C(10) C(10) C(10)

41

Adresse

Date de naissance

Facultatif 20002902 02292000 02.29.2000 02/29/2000

42 43 44 45 46

Adresse Adresse Adresse Adresse Adresse

Rserve Rserve Rserve Rserve Rserve Mise jour de l'adresse N de ligne Type de ligne Code article Description Date Quantit Prix monnaie locale Unit Remise (0-100%) Montant Prix monnaie tr. Montant monnaie tr.

47

Adresse

N(1)

48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59

Lignes Lignes Lignes Lignes Lignes Lignes Lignes Lignes Lignes Lignes Lignes Lignes

N(4) N(1) C(21) C(256) AAAAMMJJ ou JJMMAAAA N(12, 4) N(16, 4) C(15) N(7, 3) N(12, 2) N(16, 4) N(15, 2)

0 = ajoute ou met jour l'adresse Facultatif 1 = ajoute, mais ne met pas jour l'adresse si elle existe 1 9999 Facultatif Facultatif 0 1 : 02 Article 2 : Texte 4 : Titre WINWORDXP2003 Facultatif Microsoft Word XP Obligatoire 2003 20042902 02292004 Facultatif 02.29.2004 02/29/2004 1.0000 Obligatoire 300.00 PCE 10 270.00 233.80 210.04 Obligatoire Facultatif Facultatif Obligatoire Facultatif Facultatif

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Compte Chiffre d'affaires TVA % TVA Incluse/exclue Compte TVA Mthode TVA Montant hors TVA si imposition sur la diffrence N de bulletin, bon SSCC

437

60 61 62 63 64 65 66 67

Lignes Lignes Lignes Lignes Lignes Lignes Lignes Lignes

C(12) N(5, 2) N(1) C(12) N(1) N(15, 2) C(10) C(18)

3000 7.6 0, 1 = Incluse 2 = Exclue 2200 0, 1 = Brut 2 = Net 0.00 BON4845

Obligatoire Obligatoire Obligatoire Facultatif Facultatif Facultatif Facultatif

68

Lignes

Type de TVA

N(1)

69 70 71 72 73 74 75 76 77 78 79 80 81 82 83 84 85 86 87 88 89 90 91 92 93 94 95 96 97 98

Lignes Lignes Lignes Lignes Lignes Article Article Article Article Article Article Article Article Article Article Article Article Article Article Article Article Article Article Article Article Article Article Article Article Article

Compte analytique C(20) Remarque Code du commercial Arrondi TVA Rserve Mise jour de l'article Mmo C(20) N(1) C(10) N(1)

Facultatif Facultatif : si 0, 1 = Pas de TVA 2 = omis, le type de TVA due 3 = Impt TVA du compte pralable 4 = Hors du de chiffre champ d'affaires est utilis Facultatif Ce produit n'est plus Facultatif en stock. AV21458D 2 Facultatif Facultatif 0 - 1 = 1 ct, 2 = 5 cts, 4 = 0.1 ct Facultatif

Description courte C(40) Description longue C(256) en franais Description longue C(256) en allemand Description longue C(256) en italien Description longue C(256) en anglais Description longue C(256) en autre langue Code barre C(23) Groupe C(15) Prix de vente N(15, 2) Prix d'achat N(15, 2) Unit C(15) Poids N(10, 3) Lieu de stockage C(15) Champ utilisateur C(25)C(25) 1 Champ utilisateur N(12, 4) 2 Champ utilisateur C(256) 3 Champ utilisateur C(256) 4 Champ utilisateur C(25) 5 Champ utilisateur C(25) 6 Champ utilisateur C(25) 7 Champ utilisateur C(25) 8 Champ utilisateur C(25) 9 Champ utilisateur C(20) 10 Code fournisseur C(20) principal

0 = n'ajoute pas et ne met pas jour Facultatif l'article, >=1 = ajoute ou met jour l'article MS Word XP Facultatif Microsoft Word XP Facultatif 2003 Facultatif Facultatif Facultatif Facultatif SOFT WINDOWS Facultatif Facultatif Facultatif Facultatif Facultatif Facultatif Facultatif Facultatif Facultatif Facultatif Facultatif Facultatif Facultatif Facultatif Facultatif Facultatif Facultatif LGE10001 Facultatif

Pce, Hre REDMOND

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438

WinBIZ
99 100 101 102 103 104 105 106 107 108 109 110 111 112 113 114 115 116 117 118 119 120 121 122 123 124 125 126 127 128 129 130 131 132 133 134 135 136 137 138 139 140 141 142 143 144 145 146 147 148 149 150 151 152 153 154 155 156 Article Article Article Article Article Article Article Article Article Objet Objet Objet Objet Objet Objet Objet Objet Objet Objet Objet Objet Objet Objet Objet Objet Objet Objet Objet Objet Objet Objet Objet Objet Objet Objet Document Document Document Document Document Document Conditions de paiement Conditions paiement Conditions paiement Conditions paiement Conditions paiement Conditions paiement Conditions paiement Conditions paiement Conditions paiement Conditions paiement Paiement Paiement Paiement Paiement Paiement Paiement Paiement de de de de de de de de de Rserve Rserve Rserve Rserve Rserve Rserve Rserve Rserve Rserve Objet texte 1 Objet texte 2 Objet texte 3 Objet texte 4 Objet texte 5 Objet texte 6 Objet texte 7 Objet texte 8 Objet texte 9 Objet texte 10 Objet texte 11 Objet texte 12 Objet texte 13 Objet texte 14 Objet texte 15 Objet texte 16 Objet texte 17 Objet texte 18 Objet texte 19 Objet texte 20 Rserve Rserve Rserve Rserve Rserve Rserve Code du commercial Rserve Rserve Prsentation Rserve Rserve Code de la condition de paiement Jour chance 1 Rserve Rserve Rserve Rserve Rserve Rserve Rserve Rserve Rserve Rserve Rserve Rserve Rserve Rserve Rserve C(20) C(10) C(10) C(10) C(10) C(10) C(10) C(10) C(10) C(40) C(40) C(40) C(40) C(40) C(40) C(40) C(40) C(40) C(40) C(40) C(40) C(40) C(40) C(40) C(40) C(40) C(40) C(40) C(40) C(40) C(40) C(40) C(40) C(40) C(40) C(20) C(40) C(40) C(40) C(40) C(40) C(40) N(4) C(40) C(40) C(40) C(40) C(40) C(40) C(40) C(40) C(40) C(40) C(40) C(40) C(40) C(40) C(40) ER2563 Facultatif Facultatif Facultatif Facultatif Facultatif Facultatif Facultatif Facultatif Facultatif Facultatif Facultatif Facultatif Facultatif Facultatif Facultatif Facultatif Facultatif Facultatif Facultatif Facultatif Facultatif Facultatif Facultatif Facultatif Facultatif Facultatif Facultatif Facultatif Facultatif Facultatif Facultatif Facultatif Facultatif Facultatif Facultatif Facultatif Facultatif Facultatif Facultatif Facultatif Facultatif Facultatif Facultatif Facultatif Facultatif Facultatif Facultatif Facultatif Facultatif Facultatif Facultatif Facultatif Facultatif Facultatif Facultatif Facultatif Facultatif Facultatif

PR5618

CP7823 30

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Guide de l'utilisateur
157 158 159 Paiement Paiement Paiement Rserve Rserve Rserve C(40) C(40) C(40) Facultatif Facultatif Facultatif

439

Remarque Dans le champ n1, vous pouvez insrer le texte <NEW> la fin du numro de facture. Avec ce texte, si le numro de facture existe dj, le document sera import et un nouveau numro de document lui sera assign. Exemple de fichier Voici un exemple de fichier d'importation spar par des points-virgules. Cet exemple contient une facture avec 3 lignes d'articles. 25000;20;01042005;10:50;Installation rseau;1072.5;EUR;1.56;687.5;1;1100;3090;F;;;;;;;LGE10001;Restaurant;Mic rosoft Corp;Gates;William;Microsoft Way;PO Box 1;11122333;Redmond;USA;United States;F;01(555)10000;01(555)10001;01(555)100002;01(842)10001;info@mi crosoft.com;www.microsoft.com;2000;1;01042005;01041956;;;;;;;1;1;WINW ORDXP2003;Microsoft Word XP 2003;01042005;1;300;Pce;10;270;192.3;173.08;3000;7.6;1;2200;0;0;BON48 45;;;;;;;;1;MS Word XP;Microsoft Word XP 2003;;;;;;SOFTWARE WINDOWS;300;122.2;Pce;0.35;;;;;;;;;;;;1000F;;;;;;;;;;Objet test 1;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;; 25000;20;01042005;10:50;Installation rseau;1072.5;EUR;1.56;687.5;1;1100;3090;F;;;;;;;LGE10001;Restaurant;Mic rosoft Corp;Gates;William;Microsoft Way;PO Box 1;11122333;Redmond;USA;United States;F;01(555)10000;01(555)10001;01(555)100002;01(842)10001;info@mi crosoft.com;www.microsoft.com;2000;1;01042005;01041956;;;;;;;2;1;WINEX CELXP2003;Microsoft Excel XP 2003;01042005;1;240;Pce;10;216;153.84;138.46;3000;7.6;1;2200;0;0;BON4 849;;;;;;;;1;MS Excel XP;Microsoft Excel XP 2003;;;;;;SOFTWARE WINDOWS;240;99.99;Pce;0.37;;;;;;;;;;;;1000F;;;;;;;;;;Objet test 1;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;; 25000;20;01042005;10:50;Installation rseau;1072.5;EUR;1.56;687.5;1;1100;3090;F;;;;;;;LGE10001;Restaurant;Mic rosoft Corp;Gates;William;Microsoft Way;PO Box 1;11122333;Redmond;USA;United States;F;01(555)10000;01(555)10001;01(555)100002;01(842)10001;info@mi crosoft.com;www.microsoft.com;2000;1;01042005;01041956;;;;;;;3;1;WINAC CESSXP2003;Microsoft Access XP 2003;01042005;1;690;Pce;15;586.5;442.3;375.96;3000;7.6;1;2200;0;0;BON 4850;;;;;;;;1;MS Access XP;Microsoft Access XP 2003;;;;;;SOFTWARE WINDOWS;690;222.3;Pce;0.48;;;;;;;;;;;;1000F;;;;;;;;;;Objet test 1;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;

5.6.6

Importation de lignes de document

Lorsque vous composez un document, vous pouvez importer des lignes provenant d'un fichier externe. Deux types de fichiers peuvent tre imports : Importation de lignes de document provenant d'un fichier CSV 440 Importation de lignes de document provenant d'un fichier XLS 440 Importer des lignes de document 1. Ouvrez ou crez un document commercial de vente 2. Cliquez avec le bouton droit sur une ligne du document 3. Slectionnez Importer 4. Cliquez sur Parcourir pour slectionner un fichier

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440

WinBIZ 5. Indiquez ventuellement le mode de comptabilisation par dfaut si les articles dfinis dans les lignes importes n'existent pas dans votre base de donnes.

5.6.6.1

Format d'importation de ligne de document depuis un fichier CSV

Format d'importation depuis un fichier CSV Type Dlimiteur de champs Dlimiteur d'enregistrements Page de code Nom du fichier
N 1 2 3 4 5 Description Code article Description Quantit Rserve Rserve

CSV Point virgule CRLF 1252 Ansi Bizexpdocart*.* (Exemple: bizexpdocart.mobatime)

Exemple ABC00001 Pose et dpose moteur 1.00 Commentaire Obligatoire Facultatif Obligatoire

Type Code alphanumrique c(20) Texte (c200) Numrique N(15, 4)

Exemple de fichier (Nom: c:\temp\bizexpdocart_test.csv) ABC00001;Pose et dpose moteur;1.00; 18H124-5;Vidange et graissage;1.00; MO-HD10-50;;4.5; Particularits WinBIZ Basic Edition: Fonctionnalits non disponible

5.6.6.2

Format d'importation de ligne de document depuis un fichier XLS

Format d'importation depuis un fichier XLS Type Nom du fichier
N 1 2 3 4 5 Description Code article Description Quantit Rserve Rserve

XLS *.XLS (Exemple: import.xls)

Type Code alphanumrique c(20) Texte (c200) Numrique N(15, 4) Exemple ABC00001 Pose et dpose moteur 1.00 Commentaire Obligatoire Facultatif Obligatoire

Remarque La premire ligne du fichier et les lignes sans quantit ne sont pas importes.

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441

Exemple de fichier
Code ABC00001 18H124-5 Description Pose et dpose moteur Vidange et graissage Quantit 1 2

Particularits WinBIZ Basic Edition: Fonctionnalits non disponible

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442

WinBIZ

5.7

Stock
Votre entreprise vend peut-tre des marchandises ou des services. Vous pouvez rpertorier ces marchandises et ces services dans le fichier des articles. Mme s'il est possible de facturer sans avoir pralablement cr des articles, vous bnficiez de nombreux avantages. Avantages d'une saisie pralable Saisie plus rapide Attribution automatique des prix Gestion automatique de la TVA Attribution automatique des comptes ncessaires la comptabilisation Utilisation des statistiques de ventes Stock Dtail des articles 442 Mode de comptabilisation 453 Documents modifiant le stock 455 Oprations spciales sur les articles Gestion des prix 476 Mouvements de stock 480 Emballages 456 Catalogues d'articles 501

467

Particularits WinBIZ Basic Edition: Limits 1000 articles

5.7.1

Articles
Le fichier des articles contient la liste des prestations que vous pouvez vendre ou acheter. Ces prestations peuvent tre de la marchandise, des services ou des prestations dure dtermine. Le type d'article doit tre dfini dans l'onglet Logistique de l'article Crer un article 1. Au menu Stock, Articles 2. Cliquez sur Nouveau Remarque Pour acclrer la saisie des articles, utilisez des modles d'articles La

453

fentre de saisie des articles est spare en 10 onglets diffrents : Proprits Logistique Web Prix Stock Composants Impression Commission Divers Complments

Particularits WinBIZ Basic Edition: Limits 1000 articles

Onglet Proprits

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Guide de l'utilisateur

443

Dsignation courte Tapez la dsignation courte de l'article. Ce texte est utilis dans les listes de slection des articles, de recherche et dans certaines statistiques. Indiquez un nom relativement complet afin de pouvoir reprer facilement les articles que vous cherchez. Vous pouvez saisir un texte de 40 caractres. Dsignation longue Ce champ contient le texte complet qui est repris lorsque vous crez des documents commerciaux. Le texte peut tre aussi long que vous le souhaitez et peut tre dfini en plusieurs langues. Pour saisir la dsignation complte dans une autre langue, slectionnez la langue correspondante et tapez le texte dans cette langue. Langue Slectionnez la langue dans laquelle vous souhaitez saisir la description complte de l'article. Code article Vous pouvez attribuer un numro ou un code vos articles. Ce code alphanumrique doit tre unique et peut tre utilis pour chercher un article lors de la cration d'une ligne d'un document commercial. Vous pouvez saisir un texte de 16 caractres au maximum. Si le code que vous attribuez aux articles est un numro, faire prcder le numro par des zros afin de que le classement soit correct. Code barre Vous pouvez attribuer un code barre chaque article. Le code barre peut contenir 20 caractres au maximum et doit tre unique. Lorsque vous cherchez un article lors de la cration d'un document commercial, vous pouvez saisir son code barre ou le lire au moyen d'un lecteur adquat. La plupart des lecteurs de codes barre reconnaissent automatiquement le type de code (39, EAN, etc.). Groupe

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WinBIZ Les articles peuvent tre classs par groupes. Pour crer un nouveau groupe d'articles, tapez simplement le nom du nouveau groupe. Pour rcuprer un groupe existant, slectionnez le groupe dans la liste. Vous pouvez utiliser le groupe comme texte de recherche lors de la cration d'une ligne d'article dans un document commercial ou pour slectionner certains articles lorsque vous imprimez des statistiques. Mode de comptabilisation Indiquez le mode de comptabilisation qui doit tre utilis lorsque vous vendez et achetez cet article. Le mode de comptabilisation dtermine les comptes de chiffres d'affaires, d'achats de marchandises, la gestion de la TVA pour cet article. Calcul du prix selon Cette liste permet de slectionner la mthode de calcul du prix parmi les choix suivants : Conditionnement (par dfaut) Table de remises Nombre de points Rgie, mtr Conditionnement et tables de remises Pour plus d'informations, consultez Gestion des prix 476 Unit de base Entrez dans cette zone l'unit de base de l'article. L'unit de base correspond l'unit de conditionnement 1. Prix d'achat ou de revient Le prix indiqu correspond au prix auquel la marchandise a t paye l'achat, frais compris. Le prix de vente est le prix auquel vous allez vendre votre marchandise ou service. Table de remises Si vous avez slectionn comme mthode de calcul Table de remise ou Table de remise et conditionnement, vous pouvez slectionnez la table de remise utilise pour cet article. Remises aux clients Permet de prciser si vous souhaitez attribuer ou non une remise pour cet article.

Onglet Logistique

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Poids (Kg) Le poids de l'article introduit peut tre repris et figurer sur les diffrents documents commerciaux. Vous avez ainsi la possibilit de facturer les frais de ports selon le poids de l'envoi. Lieu de stockage Slectionnez un lieu de stockage pour cet article. Le lieu de stockage vous permet, lors d'impression de documents relatifs au stock, d'effectuer une slection sur le lieu. Commercialisation Slectionnez si l'article est en vente ou s'il est retir de la vente. Un article retir de la vente ne peut pas tre slectionn lors de la cration d'une facture. Emballage Cochez cette case pour dfinir cet article comme un emballage. Il peut tre utilis dans la gestion du stock comme emballage. Fournisseurs Ajoutez les adresses de vos fournisseurs pour cet article. Lorsque vous entrez un fournisseur, vous pourrez par la suite avoir des propositions automatiques de commande 418 si le seuil de raprovisionnement est dpass. Type Slectionnez le type de cet article: Articles, marchandises (stock activ) : cette option vous permet de grer le stock d'un article Prestations, services : cette option ne gre pas le stock de l'article Prestations dure dtermine : cette option ne gre pas le stock de vos article et permet de grer la dure de la prestation. Pour plus d'informations, consultez Prestations dure dtermine 450 . Si vous slectionnez Article, Marchandises, la gestion du stock pour cet article sera active.

Onglet Web
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Publier sur Internet Cochez cette case pour publier cet article dans une vitrine internet. Pour plus d'informations, consultez E-Commerce 372 Description HTML Entrez la description de l'article. Si vous publiez cet article, la description HTML sera utilise en lieu et place de la description longue de l'article. Langue Vous pouvez entrer la description HTML en plusieurs langues. Catgorie Slectionnez la catgorie de cet article. Cette catgorie sera utilise lors de la publication de l'article sur votre shop en ligne. Marque Slectionnez la marque de cet article. La marque sera publie sur votre shop en ligne. Images Vous avez la possibilit d'ajouter, supprimer, imprimer des images de l'article, acqurir des images depuis un scanner ou un appareil photo numrique, en utilisant les boutons de commande. Les images saisies dans les articles peuvent galement tre imprime sur les documents commerciaux.

Onglet Prix
Conditionnement

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Table de prix - Slectionnez la table de prix pour cet article. Vous pouvez dfinir des prix diffrents pour chaque table de prix. Pour plus d'informations, consultez Calcul du prix selon une table de prix 476 . Monnaie - Vous pouvez dfinir les conditionnements dans diffrentes monnaies. Slectionnez une monnaie et indiquez les prix dans cette monnaie. Conditionnement par dfaut - Pour chaque table de prix, vous pouvez saisir 10 conditionnements. Slectionnez le conditionnement qui sera utilis par dfaut. Calculer automatiquement le prix en fonction de la quantit - Cette option vous permet de calculer automatiquement le prix de vente en fonction de la quantit. Si vous activez cette option, il ne sera pas ncessaire de slectionner le conditionnement (pice, bote de 10, carton de 100, etc.) pour obtenir le prix de vente correspondant. Le prix de vente sera calcul en fonction de la quantit saisie Recalcul du prix

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Calcul du prix de vente - Si vous avez indiqu une marge, vous pouvez recalculer le prix de vente en fonction de cette marge. Slectionnez la mthode souhaite pour calculer le prix de vente. La marge est calcule - Indiquez sur quel prix la marge est calcule. Mthode d'arrondi - Slectionnez la mthode souhaite d'arrondi des montants. Comment recalculer les prix - Indiquez si vous voulez recalculer les prix pour toutes les tables de prix ou seulement pour la table slectionne. Recalculer les prix pour - Indiquez si vous voulez recalculer les prix pour la monnaie locale ou seulement pour la monnaie slectionne. Cours - Si vous recalculez les prix pour la monnaie slectionne, indiquez le cours de change prendre en compte lors du calcul. Bouton Recalculer les prix - Permet de recalculer les prix en fonction des options choisies.

Onglet Stock
Quantit/Solde initial Indiquez le solde initial pour cet article au dbut d'un exercice comptable. Seuil de rapprovisionnement Indiquez le seuil de rapprovisionnement; il doit tre suffisant pour continuer vendre un article pendant le laps de temps ncessaire pour recevoir la commande passe au fournisseur, la fabrication ou le montage.

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Guide de l'utilisateur

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Quantit optimale aprs rapprovisionnement Indiquez la quantit optimale d'articles que votre stock contient juste aprs un rapprovisionnement ou une fabrication. Les quantits commandes sont des multiples de Cette information sera prise en compte lors de la proposition des quantits commander pour les articles dont le seuil de rapprovisionnement est dpass. Mthodes d'valuation de la valeur du stock Slectionnez la mthode d'valuation de la valeur du stock. Vous pouvez choisir entre les mthodes suivantes : Moyenne pondre des achats - Prise en compte de la moyenne des prix d'achats dans les factures cranciers. LIFO Last In First Out - Prise en compte du prix d'achat du dernier article achet dans les factures cranciers. FIFO First In First Out - Prise en compte du prix d'achat du premier article achet dans les factures cranciers. HIFO Highest In First Out - Prise en compte du prix d'achat le plus lev dans les factures cranciers. Valeur dfinie manuellement - Prise en compte du prix d'achat dfini dans l'onglet Proprits de l'article. Perte de valeur en pourcent durant l'exercice Indiquez en pour-cent la perte de valeur pour cet article durant l'exercice en cours. Cette information est utilise pour imprimer la Valorisation du stock 507

Onglet Composants
Un article compos, appel galement nomenclature, est un article comprenant plusieurs articles (les composants). Il peut contenir des composants ou d'autres articles composs. Pour plus d'informations, consultez Articles composs 451 .

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Onglet Impression
Choisissez les options d'impression de cet article.

Onglet Commission
Indiquez les informations de calcul de la commission sur les ventes.

Onglet Divers
Divers Entrez des informations diverses dans ces champs. En cliquant sur les noncs Divers, vous avez la possibilit de les changer. Le contenu de ces champs peut tre repris (en supplment) sur des documents commerciaux. Date de cration Tapez la date de cration de l'article. Par dfaut, la date du jour est indique.

Onglet Complments
Cet onglet vous permet d'ajouter un nombre illimit de champs personnalisables dans vos articles. 1. 2. 3. Cliquez sur Nouveau champ Indiquez le nom du champ Slectionnez le type de champ. Les types de champs suivants sont disponibles : Format libre : Tous les caractres Texte : Premire lettre en majuscule Majuscule : Tout le texte en majuscule

5. Cliquez sur OK 6. Dans la colonne Valeur, entrez la valeur pour le nouveau champ que vous avez cr.

5.7.2

Prestations dure dtermine

Le fichier d'articles peut contenir plusieurs types d'articles. Les articles dure dtermine permettent de dfinir une date de dbut et de fin de la prestation (par exemple, pour un article abonnement). Il vous sera ensuite possible de connatre la part du chiffre d'affaires de ces articles se rapportant l'exercice en cours et la part se rapportant au(x) prochain(s) exercice(s). Dfinir un article dure dtermine 1. Au menu Stock, Articles 2. Slectionnez un article, cliquez sur Ouvrir 3. Ouvrez l'onglet Logistique 4. Dans Type, slectionnez Prestations dure dtermine 5. Dans Dure, dfinissez la dure de la prestation 6. Cliquez sur OK

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Guide de l'utilisateur

451

Dfinir les dates d'une prestation dure limite dans un document commercial de vente 1. Au menu Ventes, Factures 2. Cliquez sur Nouveau 3. Tapez le dtail de votre facture 4. Ajoutez votre article dure dtermine 5. Ouvrez l'onglet Divers de la ligne d'article 6. Dans Prestation depuisjusqu', la dure de la prestation de l'article a t insre en fonction de la date du document. Si ncessaires, vous pouvez modifier cette dure. Les dates de la prestation seront utilises pour l'impression de la liste des transitoires. Pour imprimer la liste des transitoires, consultez Transitoires
371

5.7.3

Articles composs
Un article compos, appel galement nomenclature, est un article comprenant plusieurs articles (composants). Il peut contenir des composants ou d'autres articles composs. Lors de l'assemblage 498 de l'article compos, tous ses composants sont automatiquement dduits du stock. Crer un article compos 1. Au menu Stock, Articles 2. Cliquez sur Nouveau 3. Entrez les informations de l'article 4. Ouvrez l'onglet Composants 5. Cliquez sur Nouveau ( ) 6. Dans la bote de dialogue Composants - ajouter, slectionnez l'article composant ajouter 7. Entrez la quantit de ce composant inclure dans l'article principal 8. Dfinissez les paramtres pour l'impression et pour le prix de l'article

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9. Cliquez sur OK 10. Le composant a t ajout :

Reprendre Cliquez sur ce bouton pour reprendre les composants d'un autre article. Calculer Cliquez sur ce bouton pour recalculer le prix de vente et le prix d'achat des composants. Options d'impression Slectionnez les options d'impression des composants sur les documents commerciaux. Les options suivantes sont disponibles : Article de base seulement Article et composants Article et composants entre parenthses Vous pouvez cocher la case Aperu pour visualiser un exemple pour chaque option. Prix de revient

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Guide de l'utilisateur Affiche le prix de revient de l'article en fonction des prix de revient des

453

composants. Cliquez sur le bouton pour mettre jour le prix de revient de l'article. Le prix de revient des composants est calcul en fonction de la Mthode d'valuation de la valeur du stock dfini dans l'onglet Stock des articles composants. Pour plus d'informations, consultez la partie Onglet Stock de Articles 442 . Prix de vente Affiche le prix de vente de l'article. Cliquez sur le bouton le prix de vente de l'article. Marge Affiche la marge de l'article. Imprimer la liste des composants des articles 1. Au menu Stock, Etats 2. Slectionnez Liste d'articles 3. Dans Document, slectionnez Composants 4. Dfinissez les options d'impression 5. Cliquez sur Imprimer Pour crer un ordre de production pour des articles composs, consultez Ordre de production pour articles composs. pour mettre jour

5.7.4

Modle d'article
Un article contient un grand nombre d'informations dont plusieurs sont indispensables. Certaines de ces informations, comme les conditions de paiement, les comptes dbiteurs et cranciers, etc. sont identiques pour de nombreux articles. Pour viter de les saisir chaque nouvel article, vous pouvez crer un ou plusieurs modles d'article contenant ces informations. Crer un modle d'adresses 1. Au menu Stock, Articles 2. Cliquez sur Actions 3. Slectionnez Modles 4. Cliquez sur Nouveau 5. Remplissez les informations habituelles dans les divers onglets 6. Cliquez sur OK 7. Indiquez le nom du modle dans le champ Nom du modle. Vous pouvez crer plusieurs modles. Remarques Si vous crez un modle nomm Normal, il sera automatiquement utilis lors de la cration d'un nouvel article. Si vous nommez vos modles diffremment, lorsque vous crez un article, la liste des modles disponibles s'affiche.

5.7.5

Modes de comptabilisation
Lorsque vous ajoutez un article dans une facture, le compte de chiffre d'affaires et la gestion de la TVA sont automatiquement repris depuis le mode de comptabilisation de cet article. Chaque article que vous crez doit obligatoirement tre associ un mode de comptabilisation. Lorsque certaines informations gnrales changent, comme par exemple le taux de TVA, il suffit de le changer dans les modes de comptabilisation et tous les articles associs seront dornavant facturs en utilisant le nouveau taux.

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WinBIZ Crer un mode de comptabilisation 1. Au menu Stock, Modes de comptabilisation 2. Cliquez sur Nouveau

Mode de comptabilisation, description Cette description se retrouve dans les listes droulantes de la fiche des articles. Indiquez un texte suffisamment explicite, comme par exemple : Produits alimentaires (2%), Livres, Software, Honoraires, Frais de port non soumis TVA, etc. Cette description est identique pour la page Ventes et la page Achats. Compte P&P Chiffres d'affaires - P&P Achats de marchandises Slectionnez les comptes insrer lorsque l'article est utilis dans un document commercial de vente (onglet Comptabilisation des ventes) ou dans un document commercial d'achat (onglet Comptabilisation des achats). Informations TVA Veuillez vous rfrer la rubrique Plan comptable 85 de l'aide de la comptabilit pour des prcisions sur les champs suivants : Type de TVA, Taux de TVA, Mthode de comptabilisation de la TVA, Compte collectif TVA, Comment arrondir le montant de TVA. TVA incluse dans le prix de l'article Si vous choisissez TVA incluse (TTC), le prix des articles lis ce mode de comptabilisation s'entend TVA incluse. La TVA n'est pas ajoute au prix des articles en bas de facture, mais un rcapitulatif par taux est tout de mme imprim pour faciliter le contrle TVA et la rpartition des montants de vos factures par vos clients. Si vous choisissez TVA exclue (HT), le prix des articles lis ce mode de comptabilisation ne contient pas de TVA. La TVA est additionne au prix total des articles en bas de facture, un rcapitulatif par taux est tout de mme imprim pour faciliter le contrle TVA et la rpartition des montants de vos factures par vos clients. Remarque

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Guide de l'utilisateur

455

Si vous changez certaines rubriques d'un mode de comptabilisation, aucun changement n'est propag vers les documents commerciaux dj saisis. Ces changements sont appliqus uniquement sur les nouveaux documents. Pour rpercuter les modifications sur les documents dj saisis, consultez Mise jour des modes de comptabilisation sur les documents existants 455 .

5.7.5.1

Mise jour des modes de comptabilisation sur les documents existants

Si certaines rubriques d'un mode de comptabilisation ont t modifies, il est possible de rpercuter les modifications sur les documents commerciaux dj saisis. Mettre jour les modes de comptabilisation sur les documents existants 1. Au menu Stock, Modes de comptabilisation 2. Ouvrez un mode de comptabilisation et effectuez les changements ncessaires 3. Enregistrez le mode de comptabilisation 4. Cliquez sur Documents 5. Entrez les dates des documents mettre jour 6. Dfinissez les options modifier dans les documents 7. Cliquez sur Dmarrer.

8. Vous devez rpter ces oprations pour tous les modes de comptabilisation modifis.

Remarque Seuls les documents non comptabiliss seront modifis.

5.7.6

Documents modifiant le stock

Lorsque la gestion du stock est active pour un article, l'utilisation de cet article dans certains documents commerciaux modifie son stock. Les listes ci-dessous vous indiquent quels sont les documents qui influencent le stock de vos articles. Ventes Factures Ventes au comptant Paiements des dbiteurs Notes de crdit Modification du stock Oui Oui Non Oui

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Soldes initiaux dbiteurs Offres Confirmations de commandes Fiches de travaux Bulletins de livraisons Achats Factures de cranciers Paiements aux cranciers Notes de crdit de fournisseurs Soldes initiaux cranciers Commandes aux fournisseurs Rception de marchandises Retour de marchandises

Non Non Oui (en rservation) Oui (option activer Oui (option activer
540 540

) )

Modification du stock Non Non Non Non Non Oui Oui

Mouvements de stock Soldes initiaux Inventaires Entres et sorties

Modification du stock Oui Oui Oui

5.7.7

Emballages
Si la marchandise que vous commercialisez est vendue dans des emballages qui apparaissent sur les documents commerciaux, vous pouvez associer certains ces emballages vos articles afin d'automatiser leur dcompte. Les emballages sont dfinis de la mme manire qu'un article. Exemple Article: Vin blanc, valeur Fr. 5.- /l Emballage 1: Conditionnement en bouteilles d'un litre, valeur Fr. 0.50 Emballage 2: Caisse plastique de 12 bouteilles, valeur Fr. 5.Emballage 3: Palette CFF, valeur Fr. 50.Il suffit ensuite de saisir la vente de 2 palettes de vin blanc dans une facture pour que l'ensemble des articles et des emballages soit automatiquement dcompt: 2 palettes CFF : 30 caisses plastiques : 360 bouteilles : 360 litres de vin blanc: Total : Fr. 100.Fr. 150.Fr. 180.Fr. 1500.Fr. 1930.-

Pour avoir accs aux emballages, vous devez effectuer les oprations suivantes : Activer la gestion des emballages Crer un emballage Activer la gestion des emballages

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Guide de l'utilisateur 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

457

Au menu Outils, Options Cliquez sur Commerce Slectionnez Articles Ouvrez l'onglet Emballages Cochez l'option Grer les emballages automatiquement Cochez l'option Ajouter un titre au bloc des emballages grs automatiquement pour placer un titre avant les emballages. Cochez l'option. Les emballages saisis manuellement seront spars dans un bloc pour que les emballages saisis automatiquement soient plac avec les autres emballages.

Crer un emballage 1. Au menu Stock, Articles 2. Cliquez sur le bouton Nouveau 3. Dans l'onglet Logistique, cochez l'option Cet article est un emballage Associer des emballages des articles Ds que vous avez cr des emballages, vous pouvez les associer des articles. Seuls les articles dont le calcul du prix de vente est le conditionnement peuvent tre associs des emballages. 1. Au menu Stock, Articles 2. Slectionnez un article 3. Cliquez sur Ouvrir 4. Ouvrez l'onglet Prix 5. Cliquez sur Emballages 6. Cliquez sur Ajouter 7. Slectionnez l'emballage 8. Cliquez sur Enregistrer Particularits WinBIZ Basic Edition: Fonctionnalit non disponible

5.7.8

Promotions
Les promotions permettent de dfinir un prix promotionnel ou un rabais en pourcent certains articles durant une priode dfinie. Ces promotions seront reprises dans les documents commerciaux des ventes et peuvent galement tre reprise depuis le module E-Commerce. Crer une promotion 1. Au menu Stock 2. Slectionnez Promotion 3. Cliquez sur Nouveau

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Description Entrez un texte pour dfinir votre promotion Date de dbut / Date de fin Indiquez la date de dbut et la date de fin de promotion. Lorsque vous allez saisir un document commercial de vente, les prix seront dtermins en fonction des promotions. Catgorie de document Slectionnez la catgorie de document pour laquelle les promotions seront disponibles. Disponibilit Slectionnez les modules o la promotion est disponible. Elle peut tre utilise uniquement dans les ventes, uniquement dans le module E-commerce 372 ou partout dans le logiciel (documents commerciaux et E-Commerce). Texte ajouter la description complte Entrez le texte que vous voulez indiquer dans la description d'un article en promotion. Ce texte sera inscrit uniquement sur les documents commerciaux. Position du texte Slectionnez la position du texte dans la description de l'article en promotion. Le texte sera ajout soit au dbut de la description soit la fin de la description de l'article. Particularits WinBIZ Basic Edition: Fonctionnalit non disponible

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Guide de l'utilisateur

459

5.7.9

Entrepts
Si vos articles sont stocks dans diffrents lieux, vous pouvez grer la quantit en stock par lieu de stockage en activant la fonctionnalit des Entrepts. Pour chaque entrept, il vous sera possible de saisir des soldes initiaux, des mouvements de stock et des inventaires. Activer les entrepts 1. Au menu Outils, Options 2. Cliquez sur Commerce puis sur Documents 3. Ouvrez l'onglet Fonctionnalits supp. 4. Cochez la case Activer les entrepts Crer les entrepts 1. Au menu Stock 2. Slectionnez Entrepts 3. Cliquez sur Nouveau 4. Dans Description, entrez le nom de l'entrept Entrer le stock initial des articles par entrept 1. Au menu Stock, Mouvements de stock 2. Slectionnez Soldes initiaux 3. La liste Entrepts vous propose de saisir les soldes initiaux par articles pour tous les entrepts. Si ncessaire, vous avez la possibilit de slectionner un ou plusieurs entrepts. Pour slectionner plusieurs entrepts, faite un clic droit sur la liste droulante Entrepts et choisissez Slection multiple

4. 5.

Cliquez sur OK Saisissez la quantit totale en stock dans la colonne Quantit, puis rpartissez les quantits entre les diffrents entrepts. La colonne Diffrence vous indique si la Quantit totale n'a pas t entirement rpartie. La colonne Valeur totale permet de prendre en compte la valeur de votre stock initial dans la liste Valorisation du stock 506 . Pour plus d'informations, consultez Les soldes initiaux dans la gestion du stock 481 .

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6.

Une fois la saisie termine, cliquez sur OK

Crer un document commercial pour un entrept 1. Au menu Ventes, slectionnez le type de document souhait (par exemple: Factures) 2. Cliquez sur Nouveau 3. Crez normalement le document commercial 4. Ajoutez une nouvelle ligne d'article 5. Dans l'onglet Logistique, slectionnez l'entrept

Crer un mouvement de stock pour un entrept 1. Au menu Stock, Mouvements de stock 2. Slectionnez Entres, sorties 3. Cliquez sur Nouveau 4. Dans le mouvement de stock, ajoutez une nouvelle ligne d'article 5. Dans l'onglet Divers, slectionnez l'entrept

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Guide de l'utilisateur Visualiser les quantits en stock par entrept 1. Au menu Stock, Articles 2. Slectionnez un article 3. Cliquez sur Infos 4. Ouvrez l'onglet Entrepts

461

La ligne Aucun vous informe de la quantit attribue aucun entrept. Crer un inventaire par entrept 1. Au menu Stock, Mouvements de stock 2. Slectionnez Inventaires 3. Cliquez sur Nouveau 4. Entrez la date de l'inventaire 5. Dans Entrept, slectionnez l'entrept pour lequel vous devez enregistrez l'inventaire 6. Cliquez sur OK 7. Saisissez votre inventaire. Pour plus d'informations, consultez Les inventaires 482 . Imprimer l'tat du stock par entrept 1. Au menu Stock, Etats 2. Slectionnez tat du stock 3. Dans la bote de dialogue d'impression slectionnez le document Etat du stock par entrept 4. Si ncessaire, vous pouvez slectionner un ou plusieurs entrepts dans la liste Entrepts. Pour slectionner plusieurs entrepts, faite un clic droit sur la liste droulante Entrepts et choisissez Slection multiple 5. Cliquez sur Imprimer Particularits WinBIZ Basic Edition: Fonctionnalit non disponible

5.7.10

Grilles des quantits

Les grilles des quantits vous permettent de faire un calcul automatique (par exemple des mtres carrs) en fonction des articles d'un document commerciale

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462

WinBIZ de ventes. Activer les grilles des quantits 1. Au menu Outils, Options 2. Cliquez sur Commerce 3. Ouvrez l'onglet Fonctionnalits supp. 4. Cochez la case Activer la grille de calcul de la quantit 5. Cliquez sur OK Crer une grille des quantits 1. Au menu Stock, Grilles des quantits 2. Cliquez sur le bouton Nouveau 3. Dans le champ Description, entrez le nom de la grille de quantits 4. Dans Opration, choisissez l'opration pour cette grille. Les oprations suivantes peuvent tre effectues : Multiplication Addition Dure en heures, minutes Dure en heures, centimes Compteur en heures, minutes Compteur en heures, centimes 5. Pour chaque colonne, vous pouvez indiquer la lgende et le coefficient. Si vous slectionnez une opration en heure, vous pouvez utiliser 3 colonnes (Par exemple heure de dpart et heure d'arrive et coefficient).

6.

Cliquez sur OK

Associer un article une grille de quantit 1. Au menu Stock, Articles 2. Slectionnez un article et cliquez sur Ouvrir 3. Le prix de l'article peut tre entr la minute ou l'heure. Si vous entrez un prix la minute, dans la grille des quantits vous devez entrer un coefficient. 4. Ouvrez l'onglet Logistique 5. Dans Grille des quantits, slectionnez la grille des quantits associs cet article 6. Cliquez sur OK Utiliser les grilles des quantits dans les documents commerciaux 1. Dans un document commercial, ouvrez la ligne d'article 2. Ouvrez l'onglet Grilles des quantits 3. Indiquez les chiffres dans chaque colonne dsire.

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Guide de l'utilisateur 4. Dans Grille, slectionnez la grille des quantits que vous souhaitez.

463

Remarque L'impression des grilles des quantits ncessite une mise en page de document personnalise. Pour obtenir cette mise en page, veuillez vous adresser au support technique de La Gestion Electronique SA. Particularits WinBIZ Basic Edition: Fonctionnalit non disponible

5.7.11

Numros de srie
Si vos articles possdent des numros de srie, vous pouvez les saisir dans les documents commerciaux de ventes ou d'achats. Ces numros de srie peuvent tre imprims sur les documents commerciaux et il vous sera possible d'effectuer une recherche pour retrouver tous les documents contenant un numro de srie. Activer la gestion des numros de srie 1. Au menu Outils, Options 2. Cliquez sur Commerce puis sur Documents 3. Ouvrez l'onglet Fonctionnalits supp. 4. Cochez la case Activer la gestion des n de srie 5. Cliquez sur OK Activer l'impression des numros de srie sur les documents 1. Au menu Outils, Options 2. Cliquez sur Commerce puis sur Documents 3. Ouvrez l'onglet Fonctionnalits supp. 4. Cochez la case Imprimer les numros de srie sur les documents 5. Cliquez sur OK Saisir un numro de srie dans un document commercial 1. Au menu Ventes ou Achats, slectionnez le type de document souhait (par exemple, les Rceptions de marchandises dans le menu Achats) 2. Crez un nouveau document commercial 3. Ajoutez une nouvelle ligne d'article 4. Ouvrez l'onglet N de srie 5. Dans le champ N de srie, entrez le numro de srie de l'article 6. Cliquez sur OK Rechercher un numro de srie 1. Au menu Ventes ou Achats slectionnez le type de document souhait (par exemple, les Rceptions de marchandises dans le menu Achats) 2. Cliquez sur Actions 3. Slectionnez Rechercher par n de srie 4. Entrez le numro de srie rechercher. Si vous voulez rechercher dans les exercices prcdents, cochez la case Inclure les annes prcdentes. Appuyez sur Enter de votre clavier pour lancier la recherche. Particularits WinBIZ Basic Edition: Fonctionnalit non disponible

5.7.12

Reliquats
Un reliquat est le solde d'une commande partiellement livre. WinBIZ vous permet de grer automatiquement ces reliquats et d'en imprimer une liste. Les reliquats sont grs dans les documents commerciaux suivants : Offres et devis Confirmations de commandes

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WinBIZ Bulletin de livraisons Commandes aux fournisseurs Vous avez la possibilit de grer les reliquats de deux manires diffrentes : Par rcupration de documents Par transformation de documents Grer les reliquats par rcupration de documents Dans cet exemple, vous allez grer les reliquats entre la confirmation de commande et le bulletin de livraison. 1. Saisissez une confirmation de commande avec un ou plusieurs articles. 2. Pour saisir la livraison, allez au menu Ventes, Bulletins de livraisons 3. Cliquez sur Nouveau 4. Entrez l'adresse du client 5. WinBIZ vous propose de rcuprer les confirmations de commandes en cours. Slectionnez la confirmation de commande cre dans le point 1 et cliquez sur OK. Si la confirmation de commande ne vous est pas propose ou si vous souhaitez plus d'informations consultez Rcupration de documents 311 . 6. Les articles sont repris dans le bulletin de livraison depuis la confirmation de commande slectionne. 7. Ouvrez chaque ligne d'article pour saisir la quantit livre. Si un article n'est pas livr, entrez une quantit de 0. Le reliquat de chaque ligne d'article sera automatiquement enregistr dans la confirmation de commandes. 8. Enregistrez et fermez le bulletin de livraison. 9. Si vous crez un nouveau bulletin de livraison avec la mme adresse, WinBIZ vous propose de rcuprer les articles non encore livrs (colonne Reliquat dans la zone Dtail du document) :

La marche suivre est la mme pour les autres types de documents : commandes aux fournisseurs, offres et devis et bulletins de livraison. Grer les reliquats par transformation de document

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Guide de l'utilisateur

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Dans cet exemple, vous allez grer les reliquats entre la confirmation de commande et le bulletin de livraison. 1. Saisissez une confirmation de commande avec un ou plusieurs articles. 2. Slectionnez la confirmation de commande 3. Cliquez sur Actions puis sur Transformer en 4. Dans la colonne Quantit, vous pouvez indiquez la quantit livre. La colonne Reliquats contient la diffrence entre la quantit originale et la quantit livre.

5.

La prochaine fois que ce document sera transform, la valeur par dfaut dans la colonne Quantit sera le reliquat. Si un document a dj t transform et que la quantit a t totalement utilise lorsque ce document sera transform une nouvelle fois, la quantit sera de 0.

Visualiser ou modifier les reliquats dans un document commercial Dans cet exemple, vous allez visualiser les reliquats de la confirmation de commande. 1. Au menu Ventes, Confirmations de commandes, ouvrez un document 2. Dans la confirmation de commandes, modifiez la ligne d'article pour laquelle vous voulez visualiser le reliquat 3. Cliquez sur le texte Quantit

4. 5.

Vous pouvez modifier la quantit originale ou la quantit livre. Cliquez sur OK

Imprimer les reliquats 1. Au menu Ventes ou Achat, slectionnez le type de document pour lequel vous voulez imprimer les reliquats : Offres et devis, Confirmations de commandes, Bulletins de livraison ou Commandes aux fournisseurs

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466

WinBIZ 2. Cliquez sur Imprimer 3. Dans la bote de dialogue d'impression, slectionnez le document imprimer Reliquats 4. Dans Documents, cliquez sur Tous les documents affichs 5. Cliquez sur Imprimer

Particularits WinBIZ Basic Edition: Fonctionnalit non disponible

5.7.13

Codes barres
WinBIZ vous permet de saisir les codes barre dans vos articles, puis d'imprimer des tiquettes avec code barre. Il vous est ensuite possible de lire ces tiquettes avec un lecteur de code barre pour entrer les articles dans les documents commerciaux d'achats ou de ventes. Notez que la saisie des codes barre dans les articles est manuelle. WinBIZ ne gnre pas automatiquement de codes barre. Saisir un code barre dans un article 1. Au menu Stock, Articles 2. Slectionnez un article 3. Cliquez sur Ouvrir 4. Dans le champ Code barre, entrez manuellement le code barre. Si vous utilisez un lecteur de code barre, cliquez dans le champ Code barre et lisez l'tiquette code barre de votre article. Le code barre sera automatiquement insr. Imprimer des tiquettes avec code barre 1. Au menu Stock, Etats 2. Slectionnez tiquettes 3. Dans Types d'tiquettes, choisissez tiquettes avec code barre (3 of 9) Imprimer des tiquettes avec code barre depuis un document commercial 1. Dans un document commercial, saisissez les lignes d'articles du document 2. Cliquez sur le bouton tiquettes de la barre d'outils des documents et slectionnez tiquettes d'articles

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Guide de l'utilisateur

467

Insrer un article en utilisant son code barre 1. Dans un document commercial d'achat ou de vente, ajoutez une nouvelle ligne d'article. 2. Dans le champ Article, la place de saisir la description, lisez l'tiquette code barre de votre article l'aide du lecteur de code barre. Le code barre de l'article est insr automatiquement. Remarque Les codes barre 3 of 9 sont ceux proposs par dfaut dans WinBIZ. Ce type de code barre permet d'utiliser les caractres suivants: de A X, de 0 9, le point et l'espace. D'autres types de code barre tels que le EAN13 ou EAN8, permettent d'utiliser uniquement des chiffres. Leurs utilisations ncessitent un gnrateur de codes barre, car le dernier numro contient un chiffre de contrle

5.7.14

Oprations spciales sur les articles

Dans la liste des articles vous pouvez obtenir des informations, effectuer des changements, faire des importations, etc. Ces oprations sont disponibles par un bouton Actions vous permet d'accder aux oprations spciales lies aux articles. Effectuer une opration spciale sur les articles 1. Au menu Stock, Articles 2. Cliquez sur Actions Les oprations suivantes sont disposition : Dupliquer l'article 469 Lier des documents un article - Dossier 471 Modifications globales sur les articles 469 Mise jour des documents 474 Vrification des mouvements 471 Importer des articles 472

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468

WinBIZ Modles d'articles 453 Historique 468 Informations 468 Fusionner des articles

475

5.7.14.1

Historique des articles

L'historique affiche la liste des documents commerciaux d'achats et de ventes contenant l'article slectionn. L'historique affiche galement les documents commerciaux des annes prcdentes. Visualiser l'historique d'un article 1. Au menu Stock, Articles 2. Slectionnez un article 3. Cliquez sur Historique ou cliquez sur Actions puis slectionnez Historique Filtrer les documents Cette option vous permet de filtrer les documents en fonction d'une adresse. Dvelopper Le bouton Dvelopper permet d'afficher tous les types de documents existant sous chacune des annes comptables. Imprimer Vous pouvez imprimer un historique rsum ou dtaill de vos articles Particularits WinBIZ Basic Edition: Limit un exercice comptable

5.7.14.2

Informations sur les articles

Le bouton Information affiche les informations relatives l'article slectionne. Vous trouverez des indications relatives l'article, au fournisseur, aux ventuelles rservations et commandes et aux entrepts dans lesquels il est stock. Visualiser les informations de l'article 1. Au menu Stock, Articles 2. Slectionnez un article 3. Cliquez sur Infos ou cliquez sur Actions puis slectionnez Informations Onglet Informations Cet onglet affiche les informations lies au stock de l'article (Total en stock, Rserv, Disponible, etc.) Onglet Fournisseur Cet onglet affiche les informations lies au fournisseur par dfaut de l'article. Si vous avez plusieurs fournisseurs, le fournisseur dfinit par dfaut sera affich. Onglet Rserv Cet onglet affiche toutes les confirmations de commandes lies cet article. Onglet En commande Cet onglet affiche toutes les commandes aux fournisseurs lies cet article. Onglet Entrepts Cet onglet affiche le stock disponible pour chaque Entrepts.

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469

5.7.14.3

Dupliquer un article
Si un article est semblable un article existant, vous pouvez dupliquer ce dernier, puis effectuer les modifications ncessaires dans l'article dupliqu. Dupliquer un article 1. Au menu Stock, Articles 2. Slectionnez l'article dupliquer 3. Cliquez sur Actions 4. Slectionnez Dupliquer Particularits WinBIZ Basic Edition: Fonctionnalit non disponible

5.7.14.4

Modifications globales dans les articles

Ce formulaire permet d'effectuer des modifications sur tous les articles. Les changements effectus sont irrversibles. Pour plus de scurit vous devez effectuer une sauvegarde de vos donnes avant de procder de telles modifications. Les modifications globales dans les articles portent sur la casse, l'impression, la gestion des prix et les commissions. Information Cet onglet permet une slection des articles par groupe d'articles. Les changements dtermins dans les onglets suivants ne seront rports que sur le groupe d'article slectionn. Casse Cet onglet vous permet de modifier la casse dans la description courte et longue de vos articles. Vous pouvez mettre Tout en majuscule La premire lettre en majuscule et le reste en minuscule

Impression Cet onglet vous permet de choisir comment imprimer le code article : l'imprimer ou non, remplacer le code par la rfrence du fournisseur les prix : imprimer le total du conditionnement, le prix unitaire, le prix de X units, ne jamais afficher le prix les centimes : arrondis 1 ou 5 centimes

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WinBIZ

Prix, comptabilisation Cet onglet vous permet de dterminer automatiquement le prix selon la quantit la mthode utilise le plus souvent pour le Rgie/Mtr

Commission Cet onglet vous permet de modifier le calcul des commissions des vendeurs. Il est possible de modifier le taux pour tous les vendeurs dterminer un coefficient de correction du taux taper un montant fixe par unit vendue ne pas commissionner cet article slectionner un systme de commissionnement tabli

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Guide de l'utilisateur

471

Particularits WinBIZ Basic Edition: Fonctionnalits non disponibles

5.7.14.5

Lier des documents un article

Vous pouvez lier un ou plusieurs fichiers un article. Les dossiers de chaque article sont indpendants et les fichiers lis un article ne sont pas disponible dans les autres articles. Lier un fichier un article 1. Au menu Stock, Articles 2. Slectionnez l'article 3. Cliquez sur Dossier 4. Faites un clic-droit de la souris dans une zone vide 5. Slectionnez Nouveau puis choisissez le type de document que vous voulez crer. Vous pouvez galement faire un clic-droit de la souris puis choisir Coller pour coller un fichier depuis l'explorateur Windows. Particularits WinBIZ Basic Edition: Fonctionnalit non disponible

5.7.14.6

Vrification des mouvements

La vrification des mouvements rvalue les mouvements de stock incorrectement enregistrs suite un arrt brusque de votre ordinateur (panne de courant, etc.). Ce contrle peut s'effectuer sur les quantits, les dates des mouvements et les rfrences fournisseurs. Vrifier les mouvements 1. Au menu Stock, Articles 2. Cliquez sur Actions 3. Slectionnez Vrification des mouvements 4. Slectionnez les informations que vous voulez vrifier (Dates ou quantits) 5. Cliquez sur OK pour dmarrer la vrification

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WinBIZ

Contrler les quantits Le stock disponible de chaque article sera recalcul. Vrifier les dates des mouvements Cochez cette case pour remplacer dans tous les documents la date de chaque ligne par la date du document. Vrifier les rfrences de fournisseurs Les rfrences fournisseurs des articles qui ne contiennent pas de fournisseur et pas de code article sont supprimes.

5.7.14.7

Importer des articles

Vous pouvez importer des articles vers WinBIZ. Ces donnes peuvent provenir d'une autre application de gestion, d'une liste dans une feuille de calcul Excel, etc. Les formats de fichier reconnus lors de l'importation sont les suivants : Donnes WinBIZ dBase 3, 4, 5 (*.DBF) Microsoft Excel (*.XLS) Fichiers texte (*.TXT, *.CSV) Importer des articles 1. Au menu Outils, Importer, Exporter 2. Cliquez sur Assistant d'importations 3. Dans l'assistant d'importation, slectionnez Articles 4. Cliquez sur Suivant 5. A l'tape 1, slectionnez le format du fichier source et son emplacement. Les formats suivants peuvent tre imports : Donnes WinBIZ : slectionnez l'exercice du dossier comptable partir duquel les articles sont importer. dBase 3, 4, 5 (*.DBF) : cliquez sur Parcourir pour slectionner le fichier importer. Microsoft Excel (*.XLS) : cliquez sur Parcourir pour slectionner le fichier importer. Fichier texte (*.TXT, *.CSV) : cliquez sur Parcourir pour slectionnez le fichier importer et choisissez le sparateur de champs.

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Guide de l'utilisateur

473

6.

7. 8.

Si vous importez les articles depuis un fichier Excel ou un fichier texte, cochez la case "Le premier enregistrement contient les noms des champs" si la premire ligne du fichier contient les titres des colonnes. Cliquez sur Suivant A l'tape 2, tablissez une correspondance entre les titres des colonnes Excel (champs imports) et les champs WinBIZ. Par exemple : slectionnez Code article dans Champ import et AR_CODE dans Champ WinBIZ. Le champ Valeur par dfaut si nulle permet de dfinir une valeur importer si le champ contient des enregistrements vides. La case cocher "Effectuer un contrle des doublons sur Code" permet de ne pas importer les article avec un code article dj prsent dans les articles de WinBIZ.

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474

WinBIZ Le bouton "Sauver config." permet d'enregistrer dans un fichier les correspondances dfinies afin de pouvoir les appliquer rapidement si vous devez effectuer une nouvelle importation. Le bouton "Restaurer config." permet de rcuprer le fichier contenant les correspondances. 9. Cliquez sur Suivant. Un message s'affiche si tous les champs du fichier importer n'ont pas t dfinis dans le tableau des correspondances. 10. A l'tape 3, vrifiez que l'aperu est correct. Cliquez sur Suivant. 11. Dans la dernire tape de l'assistant, cliquez sur Terminer pour lancer l'importation. Un message s'affiche lorsque l'importation est termine. Remarque Lorsque vous importez des donnes depuis un fichier Excel, les donnes doivent tre places dans la premire feuille du classeur Excel. Particularits WinBIZ Basic Edition: Fonctionnalits non disponible

5.7.14.8

Mise jour des documents

Lorsque vous modifiez la description ou le prix d'un article, les documents commerciaux ne sont pas mis jour. Vous pouvez utiliser l'option Mise jour des documents pour effectuer ces changements sur certains documents commerciaux. Mettre jour les documents 1. Au menu Stock, Articles 2. Slectionnez l'article pour lequel vous avez modifi le prix ou la description 3. Cliquez sur Actions 4. Slectionnez Mise jour des documents 5. Cochez les types de documents modifier Bulletins de livraisons et fiches de travaux Confirmations de commande Documents priodiques 6. Indiquez une tranche de date pour les documents modifier 7. Slectionnez les informations que vous souhaitez mettre jour (Prix de vente et/ou Description complte) 8. Cliquez sur OK pour lancer la mise jour des documents

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Guide de l'utilisateur

475

Particularits WinBIZ Basic Edition: Fonctionnalit non disponible

5.7.14.9

Fusionner des articles

La fusion d'articles vous permet de regrouper un article vers un autre article. Tous les documents commerciaux et les mouvements de stock de l'exercice en cours lis l'article source seront remplacs par l'article cible. Fusionner deux articles 1. Au menu Stock, Articles 2. Slectionnez l'article que vous voulez fusionner vers un autre article. Aprs la fusion, cet article sera supprim 3. Faites un clic-droit de la souris sur l'article et slectionnez Fusionner 4. Slectionnez l'article cible 5. Cliquez sur OK

Important Cette opration est irrversible, il est recommand de sauvegarder vos donnes avant d'effectuer cette opration. Une fusion d'articles ne doit pas tre effectue tant que l'exercice comptable

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476

WinBIZ prcdent n'est pas boucl dfinitivement. Particularit WinBIZ Basic Edition: Fonctionnalit non disponible

5.7.15

Gestion des prix

WinBIZ offre plusieurs fonctionnalits pour le calcul des prix de ventes des articles. Le prix de vente d'un article peut varier en fonction du client, de la quantit commande, d'une priode donne, etc. Mthodes de calcul du prix de vente Gestion du prix de vente au niveau de l'adresse 476 Calcul du prix selon les conditionnements 477 Calcul du prix selon les tables de prix 476 Calcul du prix selon les tables de remises 478 Calcul du prix selon les conditionnements et les tables de remises Calcul du prix selon le nombre de points 479 Calcul du prix en rgie ou au mtr 480

479

5.7.15.1

Gestion du prix de vente au niveau de l'adresse

Dans les adresses de vos clients, vous pouvez indiquer un pourcentage de remise ou une remise collective attribu plusieurs clients. Indiquer une remise dans l'adresse d'un client 1. Au menu Adresses, Adresses 2. Slectionnez une adresse 3. Cliquez sur Ouvrir 4. Ouvrez l'onglet Dbiteur 5. Vous pouvez indiquer une remise spciale ou une remise collective : Remise spciale : Introduisez directement le taux de remise. Si votre client bnficie d'une remise spciale, le pourcent accord ne changera pas lorsque vous changez les remises collectives. Remise collective : Si plusieurs clients bnficient d'une mme remise, crez une nouvelle remise collective et attribuez-la chaque client concern. Ainsi, si le taux de la remise change, la modification apporte la remise collective est rpercute sur chaque client li cette remise. Vous pouvez donner un nom et un pourcent chaque remise collective. Crer une remise collective 1. Au menu Stock 2. Slectionnez Remises collectives 3. Cliquez sur Nouveau

5.7.15.2

Calcul du prix selon une table de prix

Chaque article peut avoir 20 prix de ventes diffrents. Ces prix de ventes sont classs dans des tables de prix. Vous pouvez indiquer pour chacun de vos clients quelle table de prix est utilise lorsque vous crez un document commercial de ventes (table de prix clients, table de prix revendeurs, etc.). Renommer les tables de prix Par dfaut, les tables de prix sont numrotes de 1 20. Pour faciliter leur identification, vous pouvez les renommer. 1. Au menu Stock, Articles 2. Slectionnez un article

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Guide de l'utilisateur 3. 4. 5. 6. 7. 8. Cliquez sur Ouvrir Ouvrez l'onglet Prix Cliquez avec le bouton de droite de la souris sur la liste Table de prix Slectionnez Accder aux tables de prix Tapez le nom des tables de prix Cliquez sur OK.

477

Dfinir plusieurs prix un article 1. Au menu Stock, Articles 2. Slectionnez un article 3. Cliquez sur Ouvrir 4. Ouvrez l'onglet Prix 5. Slectionnez la table de prix 6. Cliquez sur Nouveau 7. Entrez les informations concernant le prix (unit, quantit, marge et prix total) Attribuer une table de prix une adresse La table de prix dfinie dans l'adresse est reprise lors de la cration d'un document commercial de vente. Par dfaut, la table de prix Table n1 est attribue aux adresses. 1. Au menu Adresses, Adresses 2. Slectionnez une adresse 3. Cliquez sur Ouvrir 4. Ouvrez l'onglet Dbiteur 5. Dans Table de prix (tarification), slectionnez la table de prix attribuer cette adresse 6. Cliquez sur OK Particularits WinBIZ Basic Edition: Limit 3 tables de prix

5.7.15.3

Calcul du prix selon le conditionnement

Cette mthode permet de vendre un article conditionn par unit ou par ensembles de plusieurs units. Vous pouvez grer cinq sortes de conditionnements par article. Calculer le prix selon le conditionnement 1. Au menu Stock, Articles 2. Cliquez sur le bouton Ouvrir 3. Dans le champ Calcul du prix selon, slectionnez Conditionnement 4. Cliquez sur l'onglet Prix Exemples de conditionnements Bouteille de Pinot Noir, Fr. 12.50. Carton de 3 bouteilles de Pinot Noir, Fr. 35. Carton de 6 bouteilles de Pinot Noir, Fr. 70.-

Conditionnement
Table de prix Slectionnez la table de prix pour cet article. Conditionnement par dfaut Pour chaque table de prix, vous pouvez saisir 10 conditionnements. Slectionnez le conditionnement par dfaut. Monnaie

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WinBIZ Vous pouvez dfinir les conditionnements dans diffrentes monnaies. Slectionnez une monnaie et indiquez les prix dans cette monnaie. Ajouter un conditionnement 1. Cliquez sur Nouveau 2. Entrez l'unit, la quantit, la marge et le prix total L'unit de conditionnement L'unit peut tre un texte comme paquet, pice, kg, l, m, heure. Ce texte est repris lorsque vous ajoutez une ligne d'article dans un document commercial et peut tre chang ce moment si ncessaire. Dans la fiche article, l'unit de conditionnement n1 est appele unit de base. La quantit par conditionnement Cette quantit reprsente le nombre d'units contenues dans un conditionnement. Par exemple si vous vendez un carton de 12 bouteilles, l'unit de conditionnement est le carton et la quantit par conditionnement est 12. La marge Si vous indiquez une marge, vous pouvez calculer automatiquement le prix de vente de tous les conditionnements. La marge est ajoute au prix d'achat que vous pouvez saisir dans l'onglet Article 1 de la fiche de l'article. Le prix de vente total Le prix de vente que vous indiquez est le prix de vente total de ce conditionnement, c'est--dire du total de toutes les units contenue dans ce conditionnement. Par exemple si vous vendez un carton de 12 bouteilles, le prix de vente total est celui des 12 bouteilles et non pas celui d'une bouteille.

Recalcul du prix
Calcul du prix de vente Si vous avez indiqu une marge, vous pouvez recalculer le prix de vente en fonction de cette marge. Slectionnez la mthode pour calculer le prix de vente. La marge est calcule Indiquez sur quel prix la marge est calcule. Mthode d'arrondi Slectionnez la mthode d'arrondi des montants. Comment recalculer les prix Indiquez si vous voulez recalculer les prix pour toutes les tables ou seulement la table slectionne. Recalculer les prix pour Indiquez si vous voulez recalculer les prix pour la monnaie locale ou pour la monnaie slectionne. Cours Si vous recalculez les prix pour la monnaie slectionne, indiquez le cours actuel de la monnaie.

5.7.15.4

Calcul du prix selon la table de remise

Cette mthode est utilise lorsque vos articles n'ont qu'un seul prix de vente conseill (catalogue) et que vos clients bnficient d'une remise en % dpendant de leur table de prix et du type d'articles.

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Guide de l'utilisateur

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Par exemple un client associ la table de prix n2 peut bnficier d'une remise de 15% sur certains articles, de 20% sur d'autres articles alors qu'un autre client associ la table de prix n1 ne bnficie respectivement de remises de 5% et 10%. Les garagistes, les vendeurs de pneumatiques ou de pices mcaniques utilisent souvent cette mthode. Crer une table de remise 1. Au menu Stock, Tables de remises 2. Cliquez sur Nouveau 3. Entrez le nom de cette table de remises, les taux de remises accords aux diffrentes tables de prix. Si vous modifiez les taux d'une table de remises, les nouveaux prix sont appliqus dans les nouveaux documents, mais ceux des anciens documents ne sont pas changs. Type de remise Plusieurs types remises sont disponibles : Remise en % : Saisissez le pourcentage de la remise pour chaque table de prix. Remise en montant par unit : Saisissez le montant de remise par unit d'article. Remise de quantits : Pour chaque table de prix, vous pouvez dfinir une remise en pourcent en fonction de la quantit d'article vendus. Paramtrer un article utilisant une table de remises 1. Au menu Stock, Articles 2. Cliquez sur le bouton Ouvrir 3. Dans Calcul du prix selon, slectionnez Table de remise 4. Dans Table de remises, slectionnez la table de remise correspondante Particularits WinBIZ Basic Edition: Limits 5 tables de remises

5.7.15.5

Calcul du prix selon le conditionnement et la table de remise

Cette mthode permet de vendre un article conditionn par unit ou par ensembles de plusieurs units. Vous pouvez grer cinq sortes de conditionnements par article. Cette mthode permet galement de grer les tables de remise. Calculer le prix selon le conditionnement et la table de remise 1. Au menu Stock, Articles 2. Cliquez sur Ouvrir 3. Dans le champ Calcul du prix selon, slectionnez Conditionnement et table de remise 4. Cliquez sur l'onglet Prix Pour plus d'informations, consultez Calcul du prix selon le conditionnement et Calcul du prix selon la table de remise. 478 Particularits WinBIZ Basic Edition: Limits 5 tables de remises
477

5.7.15.6

Calcul du prix selon le nombre de points

Cette mthode est plus couramment utilise dans les professions mdicales. Elle permet de grer facilement les changements de prix de vos articles. Au lieu d'attribuer un prix de vente pour chaque article, vous leur attribuez un nombre de points, et vous dfinissez le tarif de chaque point. Par exemple si un article Consultation vaut 15 points et que le tarif du point est de Fr. 3.-, le cot d'une

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WinBIZ consultation se monte Fr. 45.-. Calculer le prix selon les points 1. Au menu Stock, Articles 2. Cliquez sur Ouvrir 3. Dans le champ Calcul du prix selon, slectionnez Nombre de points Changer le prix du point 1. Au menu Outils, Options 2. Cliquez sur Commerce puis sur Articles 3. Cliquez sur l'onglet Prix, Tarification 4. Deux tarifs sont disponibles. Lorsque vous crez une ligne d'article dans une facture, vous pouvez choisir le tarif 1 ou le tarif 2.

5.7.15.7

Calcul du prix en Rgie et au Mtr

Cette mthode est frquemment utilise dans les mtiers de la construction. Elle consiste attribuer deux prix de vente un article : le prix en rgie, et le prix au mtr. Le prix en rgie est le prix de vente normal de l'article. Le prix au mtr comprend le prix de l'article et la pose. Calculer le prix selon la rgie ou le mtr 1. Au menu Stock, Articles 2. Cliquez sur le bouton Ouvrir 3. Dans Calcul de prix selon, slectionnez Rgie, Mtr 4. Ouvrez l'onglet Prix Entrez les prix d'achat, de vente en rgie, le temps de pose, et le prix de vente au mtr. Avant de saisir ces prix, vous devez dfinir le tarif horaire que le programme utilisera pour calculer le prix de vente au mtr en fonction du temps de pose. Exemple de tarifs en rgie et au mtr : Article Lavabo Prix en rgie Fr. 250. Temps de pose 1.5 heure Tarif horaireFr. 80. Cot de la pose Fr. 120.- (1.5 h Fr. 80.- / h) Prix au mtr Fr. 370.- (Fr. 250.- + Fr. 120.-) Changer le tarif horaire 1. Au menu Outils, Options 2. Cliquez sur Commerce puis sur Articles 3. Cliquez sur l'onglet Prix, Tarification 4. Entrez le Tarif horaire brut factur

5.7.16

Mouvements de stock
Le stock est automatiquement mis jour lors de la rception de marchandises, des retours de marchandises, et des ventes d'articles. Cependant, il est ncessaire de pouvoir ajuster la quantit en stock pour s'assurer que le stock thorique correspond au stock physique. Fonctions d'ajustements du stock Les soldes initiaux 481 Les inventaires 482 Les entres et sorties 485 Les ordres de production 494 Assemblage, dsassemblage 498

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481

5.7.16.1

Les soldes initiaux dans la gestion du stock

Le solde initial correspond la quantit d'un article en stock en dbut d'exercice ou lors de la cration d'un article. Lors de la mise en place du logiciel, vous devez indiquer cette quantit initiale. Par la suite, elle est automatiquement reporte d'exercice en exercice lors de l'opration du bouclement. Dfinir les soldes initiaux - Mthode 1 1. Au menu Stock, Mouvements de stock 2. Cliquez sur Soldes initiaux 3. Dans la bote de dialogue Soldes initiaux, slectionnez tous les articles ou un groupe darticles. Vous pouvez slectionner plusieurs groupes en cliquant avec le bouton de droite de la souris sur la liste et en slectionnant la commande Slection multiple. 4. Dans la fentre Saisie des quantits darticles en dbut dexercice, entrez les soldes initiaux des articles dans la colonne Quantit et Valeur. Le champ Quantit indique la quantit initiale en stock. Le champ Valeur permet de prendre en compte la valeur de votre stock initial dans la liste Valorisation du stock 506 . 5. Cliquez sur OK

Dfinir les soldes initiaux - Mthode 2 1. Au menu Stock, Articles 2. Cliquez sur Nouveau 3. Dans l'onglet Stock, indiquez la quantit du solde initial et la valeur totale du stock initial. Le champ Quantit / solde initial indique la quantit initiale en stock. Le champ Valeur permet de prendre en compte la valeur de votre stock initial dans la liste Valorisation du stock 506 .

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WinBIZ

5.7.16.2

Les inventaires
L'inventaire est une opration qui consiste compter les articles de votre stock et d'enregistrer les quantits releves pour mettre jour le stock. Imprimer une feuille de contrle d'inventaire Vous pouvez imprimer une liste d'articles pour faciliter le comptage. Cette feuille contient le nom des articles mais aucune information sur la quantit thorique en stock, afin de ne pas influencer la personne qui effectue le comptage. 1. Au menu Stock, Etats 2. Slectionnez Inventaires 3. Dans Document imprimer, slectionnez Feuille de contrle de l'inventaire 4. Cliquez sur Imprimer

Enregistrer un inventaire 1. Au menu Stock, Mouvements de stock 2. Slectionnez Inventaires 3. Cliquez sur Nouveau 4. Entrez la date laquelle vous avez compt les articles ; cette date est importante car c'est cette date que les corrections de stock seront enregistres. D'autre part cette option vous permet d'enregistrer un inventaire plusieurs jours aprs avoir compt les articles tout en conservant l'exactitude des quantits thoriques en stock.
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483

5.

Dans la grille des articles, entrez la quantit que vous avez compte dans la colonne Stock relle. La correction, positive ou ngative est automatiquement affiche dans la colonne Diffrence.

Le bouton Tous les soldes zro permet de remettre 0 le solde rel de tous vos articles. Le bouton Importer permet d'importer un fichier d'inventaire gnr avec un lecteur portable Datalogic Formula. 6. Une fois la saisie de l'inventaire termine, cliquez sur OK pour l'enregistrer

Imprimer un inventaire 1. Au menu Stock, Etats 2. Slectionnez Inventaires 3. Dans Document imprimer, slectionnez l'inventaire que vous souhaitez imprimer 4. Cliquez sur Imprimer Remarque Lors de la validation de l'inventaire, l'application enregistre les diffrences entre le stock rel et le stock thorique et non le stock rel saisit. En consquence, il faut viter de crer ou de modifier des documents influant le stock antrieurs
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WinBIZ la date de l'inventaire. Si vous devez modifier un document antrieur l'inventaire, il est ncessaire de modifier galement la valeur de l'inventaire.

5.7.16.2.1 Importer un inventaire

Vous pouvez enregistrer un inventaire de deux manires : Entrer les quantits d'inventaires dans la fentre des Inventaires. Pour plus d'informations, consultez Les inventaires 482 . Saisir les quantits d'inventaires dans un fichier Microsoft Excel, puis enregistrer le fichier dans un format texte (CSV) afin de l'importer dans WinBIZ. Pour pouvoir importer un fichier contenant les quantits d'inventaires, un code article doit avoir t attribu chaque article.

Cette page d'aide vous dcrit la marche suivre pour crer et importer un fichier d'inventaire Microsoft Excel. Prparer un fichier dans Excel 1. Ouvrez Microsoft Excel 2. Dans le fichier Excel, crez une colonne avec les codes articles et une colonne pour la saisie des quantits. Les autres informations de l'article (Descriptions, Groupes, etc.) sont facultatives. Entrez les donnes partir de la cellule A1 de la feuille Excel sans insrer les titres des colonnes.

3. 4. 5. 6.

Pour crer la liste d'articles dans Microsoft Excel, vous pouvez exporter les donnes de la liste tat du stock (menu Stock, Etats, tat du stock), puis supprimer les colonnes qui ne sont pas ncessaires la saisie d'inventaire. Pour plus d'informations sur l'exportation des donnes, consultez Options d'impression et d'exportation 550 . Une fois que vous avez entr les quantits d'inventaires, enregistrez le fichier au menu Fichier, enregistrer sous Dans Type de fichier, slectionnez CSV (sparateur : point-virgule) Entrez le nom du fichier et son emplacement Cliquez sur Enregistrer

Importer un inventaire 1. Au menu Stock, Mouvements de stock 2. Slectionnez Inventaires 3. Cliquez sur Nouveau 4. Entrez la date laquelle vous avez compt les articles et cliquez sur OK. Cette date est importante, car c'est cette date que les corrections de stock seront enregistres. D'autre part cette option vous permet d'enregistrer un inventaire plusieurs jours aprs avoir compt les articles tout en conservant l'exactitude des quantits thoriques en stock. 5. Dans la fentre de saisie d'inventaire, cliquez sur Importer 6. Si le format d'importation Fichier CSV n'est pas disponible dans la liste Type de fichier, il est ncessaire de le crer. Cliquez avec le bouton de droite de la souris sur la liste droulante Type de fichier 7. Slectionnez Accder aux types d'importations d'inventaires 8. Cliquez sur Nouveau 9. Entrez la Description 10. Entrez le sparateur de colonne. Par dfaut, le sparateur utilis est le ; (point-virgule) 11. Indiquez le numro de la colonne Code article de votre fichier Excel

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Guide de l'utilisateur 12. Indiquez le numro de la colonne Quantit de votre fichier Excel

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13. 14. 15. 16.

Cliquez sur OK Cliquez sur Fermer Dans Type de fichier, slectionnez le nouveau type que vous venez de crer Cliquez sur Parcourir pour rechercher le fichier importer

17. Cliquez sur OK pour importer le fichier contenant les quantits d'inventaires

5.7.16.3

Les entres et sorties de stock

Cette fonction vous permet de changer le stock d'un ou plusieurs articles dans des cas particuliers comme les transformations, les constructions, les assemblages, les pertes, vols, destructions, etc. Crer des entres et des sorties de stock 1. Au menu Stock, Mouvements de stock 2. Slectionnez Entres, sorties 3. Cliquez sur Nouveau 4. Dans la bote de dialogue Mouvement de stock, entrez si ncessaire une rfrence. Cette rfrence s'affiche dans la liste des Mouvements de stock 506 . 5. Ajoutez une ligne d'article en cliquant sur le bouton Nouveau 6. Dans la Ligne d'article, entrez l'article et indiquez dans le champ Mouvement s'il s'agit d'une entre ou d'une sortie de stock

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WinBIZ

Exemples Mise en bouteille de vins: sortie de 10'000l de vin en vrac, entre de 13'000 bouteilles de 75cl Fabrication: sortie de 10 crans, 10 PCs, 10 claviers, 10 souris. entre de 10 ordinateurs monts

5.7.16.4

Entreprises exercant le commerce des vins

Si votre entreprise exerce le commerce de vins, vous pouvez utiliser WinBIZ pour grer le contrle de cave car le logiciel a t agr par la Commission fdrale du contrle du commerce des vins. Pour grer un commerce de vins, suivez les tapes suivantes: Crer des vins dans les articles 486 Assemblages, coupages, ouillages 488 Impressions lies au commerce de vins 489

5.7.16.4.1 Crer des vins dans les articles

Pour grer vos vins et imprimer les dcomptes de l'OIC, vous devez entrer vos vins dans le fichier d'articles. Vous devez crer un article pour chaque sorte de vins, chaque contenance et chaque millsime. Crer des vins dans les articles 1. Au menu Stock, Articles 2. Cliquez sur Nouveau 3. Entrez les informations de l'article (Dsignation, Prix de vente, Prix d'achat, Mode de comptabilisation, Code article). Ne remplissez pas le champ Groupe, il sera rempli ultrieurement. La dsignation courte est utilis dans les listes de slection des articles, de recherche et dans certaines statistiques, nous vous conseillons d'y insrer la contenance et le millsime. 4. Ouvrez l'onglet Divers 5. Dans le premier champ Divers, indiquez la sorte de vin. Ce champ permettra d'imprimer les vins par sorte dans les listes de dcomptes de cave. 6. Dans le troisime champ Divers, entrez la contenance des bouteilles en litres. Par exemple : 0.75 pour une bouteille de 0.75 litre. 7. Vous pouvez changer le libell de chacun des champs Divers en cliquant sur
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Guide de l'utilisateur le libell du texte Divers.

487

8. 9.

Ouvrez l'onglet Logistique Dans le champ Groupe, entrez le groupe correspondant au code entr dans le premier champ Divers (Par exemple : 1101) en les sparant par type de vins : Blanc - Rouge - ros - Mousseux - Autre (Par exemple : 1101 Rouge)

Remarque Notez qu'il est galement ncessaire de crer un article pour le vin en vrac. Dans l'onglet Divers, entrez la contenance en litre (3me champ Divers) Par exemple :
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488

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5.7.16.4.2 Assemblages, coupages, ouillages

Utilisez le module des entres et sorties pour les assemblages, coupages et ouillages. Afin que ces oprations soient correctement spares dans la comptabilit de cave, vous devez indiquer l'un des mots "Assemblage, Ouillage ou Coupage" dans le champ Rfrence d'un document de Mouvements de stock. Saisir un assemblage, un coupage ou un ouillage 1. Au menu Stock, Mouvements de stock 2. Slectionnez Entres, sorties 3. Cliquez sur Nouveau 4. Entrez les lignes d'articles en indiquant si il s'agit d'une entre ou d'une sortie de stock 5. Dans Rfrence, saisissez le texte Assemblage, Coupage ou Ouillage, afin que les documents de la comptabilit de cave s'impriment correctement.

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Guide de l'utilisateur

489

6.

Cliquez sur Enregistrer

5.7.16.4.3 Impressions lies au commerce de vins

Les listes demandes par la Commission Fdrale du contrle du commerce des vins peuvent tre imprimes par le logiciel. Ces listes tiennent compte du paramtrage de vos articles ainsi que des mouvements de stock. Les mouvements de stock des listes ci-dessous ne tiennent pas compte des Bulletins de livraison, mais uniquement des factures, ventes au comptant et notes de crdit. Slection multiple Dans chacune de ces listes, vous pouvez slectionner plusieurs groupes d'articles (Par exemple, tous les vins avec le code 1101) en cliquant avec le bouton de droite de la souris sur la liste Groupe d'articles et en cliquant sur la commande Slection multiple. Inventaire pour comptabilit de cave 1. Au menu Stock, Etats 2. Slectionnez Etat du stock 3. Dans Document, slectionnez Inventaire pour comptabilit de cave

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490

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Comptabilit de cave : rsum mensuel des ventes 1. Au menu Stock, Etats 2. Slectionnez Mouvements de stock 3. Dans Document, slectionnez Comptabilit de cave : rsum mensuel des ventes

Comptabilit de cave : contrle auxiliaire des ventes 1. Au menu Stock, Etats 2. Slectionnez Mouvements de stock 3. Dans Document, slectionnez Comptabilit de cave : contrle auxiliaire des ventes

Comptabilit de cave : Formule B 1. Au menu Stock, Etats 2. Slectionnez Mouvements de stock 3. Dans Document, slectionnez Comptabilit de cave : formule B

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Guide de l'utilisateur

491

Fiche de cave OIC: rsum mensuel 1. Au menu Stock, Etats 2. Slectionnez Mouvements de stock 3. Dans Document, slectionnez Fiche de cave OIC: rsum mensuel

Fiche de cave OIC: contrle auxiliaire des ventes 1. Au menu Stock, Etats 2. Slectionnez Mouvements de stock 3. Dans Document, slectionnez Fiche de cave OCI : contrle auxiliaire des ventes

Fiche de cave OIC: ensemble des mouvements 1. Au menu Stock, Etats 2. Slectionnez Mouvements de stock 3. Dans Document, slectionnez Fiche de cave OCI : ensemble des mouvements

Remarque Les mouvements de stock de ces listes ne tiennent pas compte des Bulletins de livraison, mais des factures, ventes au comptant et notes de crdit seulement.

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492

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5.7.16.5

Entreprises exercant le commerce de boissons alcoolises

Si votre entreprise exerce le commerce de boissons alcoolises, vous pouvez imprimer les documents demands par la Rgie Fdrale des Alcools. Pour grer un commerce de boissons alcoolises, consultez les pages suivantes : Crer des boissons alcoolises dans les articles 492 Plan comptable pour la comptabilit du commerce des boissons alcoolises 492 Impression lie au commerce de boissons alcoolises 493

5.7.16.5.1 Crer des boissons alcoolises dans les articles

Pour imprimer le dcompte demand par la Rgie Fdrale des Alcools, vous devez entrer vos boissons alcoolises dans le fichier d'article. Vous devez crer un article par alcool, par contenance et par volume d'alcool. Crer des boissons alcoolises dans les articles 1. Au menu Stock, Articles 2. Cliquez sur Nouveau 3. Entrez les informations de l'article dans l'onglet Proprits 4. Ouvrez l'onglet Divers 5. Dans le premier champ Divers, indiquez N de compte du plan comptable des alcools forts 492 (Code RFA - Rgie fdrale des alcools). 6. Dans le troisime champ Divers, entrez la contenance en litre 7. Dans le cinquime champ Divers, entrez le volume d'alcool

Remarque Vous pouvez changer le libell de chacun des champs Divers en cliquant sur le libell du texte Divers.

5.7.16.5.2 Plan comptable pour la comptabilit du commerce des boissons distilles

Dans les articles de boissons alcoolises, vous devez insrer le n de compte du plan comptable des alcools forts selon le tableau suivant :
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493

N de Sortes comp te 1 Fruits ppins, Herbes (Kruter), Poire, Gravenstein, Golden 2 Poire Williams indigne 3 Poire Williams trangre 4 Kirsch indigne 5 Kirsch tranger 6 Prune, Pruneau, Mirabelle, indignes 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 Prune, Pruneau, Mirabelle, Sliwowitz, trangers Abricot indigne Marc de raisins, Lie de vin, Grappa, indignes Marc de raisins, Lie de vin, Grappa, trangers Autres boissons distilles indignes: Coing, Framboise, Gnpi, Genivre, Gentiane, Pomme de terre, etc. Alcool de bouche Apritifs, Bitters Liqueurs: Bailey's Irish Cream, Batida de Coco, Cointreau, Cognac aux oeufs, Grand Marnier, etc. Cognac, Armagnac Weinbrand, Brandy Rhum Whisky Aquavit, Genever, Gin, Ginepro, Grains, Steinhger, Vodka Autres boissons distilles trangres: Abricot, Arrak, Framboise, Pomme de terre, Tequila, etc. Mlanges de boissons contenant des spiritueux Portions: toutes les boissons distilles avec un contenu infrieur 35 cl Assortiments et emballages-cadeaux: toutes les boissons distilles Calvados Semi-fabriqus, Armes Vins doux, Vermouth

Abrviations

Evpp Wi ind Wi tr Ki ind Ki tr Pr/Prx/Mir ind Pr/Prx/Mir tr Abri ind Ma/Lie/Gr ind Ma/Lie/Gr tr Aut boiss dist ind Alc Ap/Bi Liq Co/Ar Wbr Rh Wh Gin/St/Vo Aut boiss dist tr Ml spi Port Ass/Emb Cal Sf/Ar V/V

5.7.16.5.3 Impression lie au commerce de boissons alcoolises

Les listes demandes par la Rgie Fdrale des Alcools peuvent tre imprimes par le logiciel. Ces listes tiennent compte du paramtrage de vos articles ainsi que des mouvements de stock. Imprimer la comptabilit des boissons alcoolises 1. Au menu Stock, Etats 2. Slectionnez Mouvements de stock 3. Dans Document, slectionnez Comptabilit des boissons alcoolises

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494

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5.7.16.6

Ordres de production
Un ordre de production permet d'envoyer aux fournisseurs ou aux fabricants une liste d'articles et de ses composants afin de lui demander une nouvelle production. Crer un ordre de production 1. Au menu Stock, Mouvements de stock 2. Cliquez sur Ordres de production 3. Cliquez sur Nouveau

Onglet Document
Numro Chaque ordre de production est rfrenc par un numro unique, de sept chiffres au maximum. Les documents sont automatiquement numrots partir du plus grand numro enregistr. Responsable Slectionnez le responsable de cet ordre de production. Si votre nom n'apparat pas dans la liste, consultez Commercial 219 . Date de dbut / Date de fin Indiquez la date de dbut et la date de fin de l'ordre de production. Avancement totale

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495

Affiche l'tat d'avancement total du document. L'avancement total correspond l'addition de l'tat d'avancement indiqu dans chaque ligne d'article. Cliquez sur Terminer si l'ordre a t entirement excut. Lorsque l'ordre de production est achev, il peut tre transform en mouvements de stock (entres/sorties) automatiquement. Lors de l'enregistrement d'un ordre de production achev, un message vous demande si vous souhaitez le transformer automatiquement en un mouvement de stock (entres/sorties):

Rfrence Entrez la description de l'ordre de production. Le texte saisit s'affiche l'impression de l'ordre de production. Opration Indiquez le texte de l'opration, par exemple Assemblage. Catgorie de vente La catgorie que vous indiquez dans un document permet de classer ce document. Pour plus d'informations, consultez Catgories 510 . Classification Permet d'organiser les documents commerciaux. Pour plus d'informations, consultez Classification 509 .

Lignes d'articles
Date de dbut / Date de fin Indiquez la date de dbut et la date de fin pour la production de cet article. Article Recherchez le ou les articles ajouter dans l'ordre de production. Mouvement Choisissez s'il s'agit d'une entre ou d'une sortie de stock. Avancement Indiquez l'tat d'avancement pour cet article. Donneur d'ordre Slectionnez le donneur d'ordre pour cet article. Le donneur d'ordre peut tre diffrent du responsable.

Onglet Divers
Etat du document Indique la situation du document aprs la dernire opration intervenue. Nombre d'impressions Indique le nombre de fois o ce document a t imprim. Emballages

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WinBIZ Lorsque vous grez automatiquement les emballages, certaines lignes d'articles sont automatiquement cres par le programme et ne sont pas modifiables. Pour intervenir sur ces lignes, vous pouvez dsactiver la gestion automatique des emballages. Pour plus d'informations, consultez Emballages 456 .

Onglet Notes
Tapez des remarques en relation avec ce document.

Insrer des lignes d'articles dans un ordre de production

1. Dans l'ordre de production, cliquez sur Nouveau

Date de dbut / Date de fin Indiquez la date de dbut et la date de fin pour la production de cet article. Article Recherchez l'article ajouter l'ordre de production. Mouvement Choisissez s'il s'agit d'une entre ou d'une sortie de stock. Avancement Indiquez l'tat d'avancement pour cet article. Donneur d'ordre Slectionnez le donneur d'ordre pour cet article. Le donneur d'ordre de l'article peut tre diffrent du responsable de l'ordre de production. Particularit WinBIZ Basic Edition: Fonctionnalits non disponible

5.7.16.7

Ordre de production pour des articles composs

Vous avez la possibilit d'utiliser un assistant pour faciliter la cration d'un ordre de production pour les articles composs. Pour plus d'informations sur les articles composs, consultez Articles composs 451 . Crer un ordre de production pour des articles composs 1. Au menu Stock, Mouvement de stock

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Guide de l'utilisateur 2. Cliquez sur Assemblage 3. L'assistant d'assemblage s'affiche. Cliquez sur Suivant 4. A l'tape 1, slectionnez l'opration Prparer un ou plusieurs ordres de production (pas de modification de stock)

497

Responsable Slectionnez le responsable de cet assemblage. Si le nom souhait n'apparat pas dans la liste, consultez Commercial 219 . Catgorie de document La catgorie que vous indiquez dans un document permet de classer ce document. Pour plus d'informations, consultez Catgories 510 . Date de l'opration Entrez la date de l'opration que vous avez slectionne. Echance de l'ordre de production Entrez une date d'chance pour l'ordre de production. 5. L'tape 2 affiche la liste des articles composs. Vous avez la possibilit de les filtrer par Groupe(s) d'articles. Dans la colonne Assembler, entrez pour chaque article compos la quantit assembler dans l'ordre de production. Un message s'affiche dans la colonne Remarque si un ou plusieurs sous-articles n'ont pas assez de stock disponible. Cliquez sur Suivant.

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498

WinBIZ

6. L'Etape 3 affiche un rcapitulatif de l'assemblage de l'ordre de production. Pour chaque composant, vous pouvez visualiser le stock disponible, la quantit ncessaire pour raliser l'assemblage et la quantit en stock aprs l'opration. Le bouton Imprimer permet d'imprimer la liste de tous les composants ou la liste des composants non disponibles. Cliquez sur Suivant.

7. Dans la dernire tape de l'assistant, cliquez sur le bouton Terminer. Si la case cocher Ouvrir la liste des ordres de production aprs l'opration est active, la fentre des Ordres de production s'affiche. Un ordre de production a t cr par l'assistant d'ordres de production; vous pouvez l'ouvrir pour le consulter ou le modifier. Particularits WinBIZ Basic Edition: Fonctionnalits non disponible

5.7.16.8

Assemblage, dsassemblage
Lors de l'utilisation des articles composs 451 , vous pouvez assembler ou dsassembler les articles l'aide d'un assistant. Cette opration modifie le stock pour l'article compos, ainsi que ses composants.
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Guide de l'utilisateur

499

Assembler ou dsassembler un article 1. Au menu Stock, Mouvement de stock 2. Cliquez sur Assemblage 3. L'assistant d'assemblage s'affiche. Cliquez sur Suivant 4. A l'tape 1, slectionnez l'opration excuter dans la zone Opration Prparer un ou plusieurs ordres de production (pas de modification de stock). Pour plus d'informations, consultez Ordres de production pour des articles composs 496 . Assembler des articles composs Dsassembler des articles composs Dans notre exemple, slectionnez Assembler des articles composs

Responsable Slectionnez le responsable de cet assemblage. Si le nom souhait n'apparat pas dans la liste, consultez Commercial 219 . Catgorie de document La catgorie que vous indiquez dans un document permet de classer ce document. Pour plus d'informations, consultez Catgories 510 . Date de l'opration Entrez la date de l'opration que vous avez slectionne. 5. 6. Cliquez sur Suivant L'tape 2 affiche la liste des articles composs. Vous avez la possibilit de les filtrer par Groupe(s) d'articles. Dans la colonne Assembler, entrez pour chaque article compos la quantit assembler. Un message s'affiche dans la colonne Remarque si un ou plusieurs sous-articles n'ont pas assez de stock disponible. Cliquez sur Suivant.

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500

WinBIZ

7.

L'Etape 3 affiche un rcapitulatif de l'assemblage. Pour chaque composant, vous pouvez visualiser le stock disponible, la quantit ncessaire pour raliser l'assemblage et la quantit en stock aprs l'opration. Le bouton Imprimer permet d'imprimer la liste de tous les composants ou la liste des composants non disponibles. Cliquez sur Suivant.

8.

Dans la dernire tape de l'assistant, cliquez sur Terminer. Si la case cocher Ouvrir la liste des entres/sorties aprs l'opration est active, la fentre des Mouvements de stock s'affiche. Un mouvement de stock a t cr par l'assistant d'assemblage; vous pouvez l'ouvrir pour le consulter ou le modifier.

Dsassemblages des articles composs La marche suivre pour dsassembler un article compos est semblable l'assemblage. A l'Etape 1 de l'assistant, slectionnez Dsassembler des articles composs, puis suivez les tapes de l'assistant. Particularits WinBIZ Basic Edition: Fonctionnalits non disponible
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501

5.7.17

Catalogues
Un catalogue est une liste de prix propose par vos fournisseurs sous forme lectronique : disque, CD-ROM, etc. Certains fournisseurs facturent cette prestation, d'autres l'offrent gratuitement. Un catalogue peut contenir plusieurs centaines de milliers d'articles, qui sont disposition lorsque vous crez une nouvelle ligne de facture. Lorsque vous crez une nouvelle ligne d'article dans une facture, le programme cherche si cet article existe dans le fichier des articles, puis dans le catalogue. Si l'article provient du catalogue, il est transfr dans le fichier des articles, afin de bnficier des modes de comptabilisation et des possibilits de statistiques. Vous pouvez importer les catalogues des fournisseurs indiqus dans les tableaux ci-dessous et seuls ces catalogues peuvent tre lus. Si votre fournisseur vous propose un catalogue que le logiciel ne reconnat pas, vous pouvez contacter notre support technique afin d'tudier la possibilit d'ajouter ce nouveau catalogue. Catalogues d'articles Vhicules AMAG Pices AMAG Travaux Aprilia BOSCH AG Citron Daihatsu DaimlerChrysler Mercedes Fiat Suisse Harley Davidson Mazda Mitsubishi (MMC Automobiles AG) Nissan Opel Peugeot Peugeot (Suisse) SA, pices Peugeot (Suisse) SA, temps de travail Peugeot concessionnaire Renault Vhicules Industriels Rhiag Saab Scania Catalogue de pices AMAG Catalogue de temps de travail AMAG Catalogue de pices mcaniques pour motos Aprilia Fichier de type Robert Bosch AG Catalogue de pices Citron Catalogue de pices Daihatsu Catalogue de pices DaimlerChrysler Mercedes Catalogue de pices mcaniques de Fiat Suisse Catalogue de pices Harley Davidson Catalogue de pices Mazda Suisse Catalogue de pices Mitsubishi, MMC Automobiles AG Catalogue des pices mcaniques de Nissan Suisse Catalogue de pices OPEL (donnes interstock) Catalogue de pices Peugeot Catalogue des pices des vhicules Peugeot Tarif des temps de travail des vhicules Peugeot Catalogue de pices Peugeot concessionnaire Catalogue des pices Renault Vhicules Industriels (RVI) Suisse Catalogue de pices mcaniques Rhiag Group Ltd, 6340 Baar (Fichier texte MS-DOS) Catalogue de pices mcaniques de Saab Suisse Catalogue de pices Scania

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502

WinBIZ

Subaru Suzuki Suzuki 2008 Triumph Motorcycles Ltd Pneus Goodyear, Dunlop Michelin Pancho Pneus

Catalogue de pices Subaru (Streag AG) Catalogue de pices Suzuki Catalogue de pices Suzuki 2008 Catalogue de pices des motocycles Triumph

Catalogue de pneus Goodyear, Dunlop, Fulda und Sava Catalogue des pneus Michelin Catalogue adapt pour Pancho Pneus pour les marques Michelin, GoodYear, Fulda, GoodRich, Dunlop, Kleber, Pneumant, Sava, etc.

Quincaillerie E+H Services Ferro Norm Meyer Liestal AG Catalogue d'articles de quincaillerie de E+H Catalogue d'articles de quincaillerie de Ferro Norm (fichier .EXE) Catalogue d'articles de quincaillerie de Meyer Liestal AG

Matriel Agricole Alfa-Laval Agri Bucher Delaval Honda 1998-1999 Honda 1999-2000 Miedema Reekie Sacco-Farm Salhi AG Installations et matriel agricole. Automates pour salles de traite Fichier de pices agricoles Bucher Installations et matriel agricole. Automates pour salles de traite. (anciennement Alfa-Laval) Catalogue de pices quipement agricole et de jardin Honda - version 1998-1999 (Disquettes) Catalogue de pices quipement agricole et de jardin Honda - version 1999 - 2000 (CD, *.TXT) Fichier de pices Miedema Fichier de pices Reekie Fichier de pices Sacco-Farm Catalogue d'outils et d'articles de mcanique agricole de Salhi AG

Construction et bricolage IGH Opitec 1999 Opitec 2000 Catalogue de pices IGH Catalogue d'articles de construction et de bricolage Opitec Catalogue d'articles de construction et de bricolage Opitec, version 2000 et ultrieures

Informatique Actebis Fichier d'articles Actebis

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503

Alltron AG COS AG Ingram Micro VS Informatique Divers AMFIS ASTO CCD Europ Etalage Hager Miedema Srie de prix Peinture, Pltre VS Sinelco France Teamplus USAT WinBois

Catalogue de prix de matriel informatique de Alltron AG (sparateur: tabulations) Catalogue de prix de matriel informatique de COS AG Tarifs de matriel et prestations informatiques de INGRAM MICRO GmbH Catalogue d'articles VS Informatique

Tarifs de l'Association des Matres Ferblantiers et Installateurs Sanitaires du Canton de Genve Liste des tarifs de l'Association Suisse des Techniciens Orthopdistes Liste de prix du matriel de CCD Irrigation Fichier de type Europ Etalage (spar par des points-virgules) Catalogue des pices Hager Liste de pices Srie de prix Peinture, Pltre VS Fichier de pices Sinelco-France Guide des tarifs des installations sanitaires Teamplus Union Suisse Automation et Tableaux lectriques Srie de prix de matriel et de prestations de l'association romande des menuisiers

Particularits WinBIZ Basic Edition: Fonctionnalits non disponible

5.7.17.1

Gestion des catalogues

Un catalogue est une liste de prix propose par vos fournisseurs sous forme lectronique : disque, CD-ROM, etc. Vous pouvez importer les catalogues d'une srie de fournisseurs et seuls ces catalogues peuvent tre lus. Pour obtenir la liste des catalogues, consultez Catalogues 501 . Activer la recherche d'articles dans le catalogue Avant de pouvoir chercher des articles provenant du catalogue, lorsque vous tapez des documents commerciaux, activez cette recherche. 1. Au menu Outils, Options 2. Slectionnez Commerce 3. Cliquez sur Articles 4. Dans l'onglet Recherche, cochez l'option Activer la recherche dans le catalogue externe L'option Ajouter automatiquement les articles slectionns provenant d'un catalogue permet d'ajouter automatiquement au fichier d'articles de WinBIZ les articles insrs depuis un catalogue. Si vous n'activez pas cette option, lors de l'insertion d'un article provenant d'un catalogue, un message vous demande si vous souhaitez l'importer dans les articles de WinBIZ.

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504

WinBIZ

L'option Afficher le prix TTC ou Afficher le prix HT dfinit comment afficher le prix d'un article dans la fentre de recherche d'articles.

Importer un catalogue 1. Au menu Stock 2. Cliquez sur Catalogue 3. Dans la liste droulante Slectionnez le catalogue, choisissez le catalogue ou le fournisseur du catalogue importer. 4. Dans le champ Fichier importer, cliquez sur Parcourir "..." et slectionner le fichier importer.

5. Cliquez sur Importer pour lancer l'importation du catalogue. Avant d'importer les articles, un message vous demande si vous souhaitez ajouter les nouveaux articles l'ancien catalogue ou remplacer l'ancien catalogue par les nouveaux articles. Vous avez galement la possibilit de dfinir une
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505

marge utiliser pour le calcul du prix d'achat. 6. Cliquez sur Consulter pour visualiser les articles imports du catalogue. 7. Ds qu'un article du catalogue a t utilis dans un document commercial, il est automatiquement copi dans le fichier d'articles de WinBIZ. Dans l'onglet Options du catalogue, dfinissez le fournisseur, le groupe d'articles, la mthode de calcul du prix et le mode de comptabilisation utiliser lors de la copie de l'article du catalogue vers les articles de WinBIZ. Ajuster les prix du fichier d'articles de WinBIZ en fonction des prix du catalogue Ds qu'un article du catalogue a t utilis dans un document commercial, il est automatiquement copi dans la table d'articles de WinBIZ. Lors de la parution du nouveau catalogue de votre fournisseur, les prix peuvent avoir chang. Afin de reflter les nouveaux prix dans la table d'articles de WinBIZ. 1. Au menu Stock 2. Cliquez sur Catalogues 3. Dans l'onglet Options gnrales, dfinissez les prix mettre jour. 4. Cliquez sur Prix Le mode de comptabilisation de l'article dfinit si le prix prendre en compte dans le catalogue est le prix TVA incluse ou le prix Hors taxe. Transfrer un catalogue vers la table d'articles Afin d'viter d'avoir travailler avec un fichier d'articles volumineux, les articles jamais utiliss sont conservs dans le catalogue et seulement les articles utiliss dans les documents commerciaux sont copis dans le fichier d'articles. Si malgr tout vous souhaitez transfrer tous les articles du catalogue vers le fichier des articles: 1. Au menu Stock 2. Cliquez sur Catalogues 3. Cliquez sur Actions 4. Slectionnez Transfrer le catalogue vers la table d'articles Aprs avoir transfr tous les articles du catalogue vers le fichier des articles, vous pouvez dcider plus tard de supprimer du fichier des articles ceux qui ne sont pas utiliss dans les documents et qui sont contenus dans le catalogue : cliquez sur Actions, purer. Supprimer un catalogue Pour supprimer la totalit des articles d'un catalogue : 1. Au menu Stock 2. Cliquez sur Catalogues 3. Choisissez le catalogue dans la liste Slectionnez le catalogue 4. Cliquez sur Actions 5. Slectionnez Supprimer les articles de ce catalogue Supprimer tous les catalogues Pour supprimer la totalit des articles de tous les catalogues : 1. Au menu Stock 2. Cliquez sur Catalogues 3. Cliquez sur Actions 4. Slectionnez Supprimer tous les articles de tous les catalogues. Particularits WinBIZ Basic Edition: Fonctionnalits non disponible

5.7.17.2

Cration d'un catalogue d'articles

Vous pouvez crer un catalogue dans le but de transmettre un autre utilisateur du logiciel, comme par exemple une succursale ou un revendeur de vos produits.

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506

WinBIZ

Crer un catalogue 1. Au menu Stock, Catalogues 2. Cliquez sur Actions 3. Slectionnez Exporter un catalogue 4. Slectionnez la table de prix correspondant au type de client qui est destin ce catalogue 5. Slectionnez l'emplacement o le fichier sera enregistr 6. Cliquez sur le bouton Dmarrer. Le fichier cr se nomme par dfaut BIZ_CAT.ZIP. Pour plus d'informations, consultez Gestion des catalogues Particularits WinBIZ Basic Edition: Fonctionnalits non disponible
503

5.7.18

Etats
Si vous grez le stock, vous pouvez imprimer divers documents. Imprimer un tat du menu Stock 1. Au menu Stock, Etats 2. Slectionnez un tat imprimer 3. Cliquez sur Imprimer Etats Liste d'articles Documents imprimer Liste d'articles Une page par article Composants tiquettes avec code barre (3 of 9) tiquettes simples Liste de prix interne Liste de prix pour client Feuille de contrle de l'inventaire
482

tiquettes Liste de prix Inventaires Mouvements de stock

Dtail des mouvements de stock Comptabilit de cave : rsum mensuel des ventes 489 Comptabilit de cave : contrle auxiliaire des ventes 489 Comptabilit de cave : Formule B 489 Comptabilit des boissons alcoolises 493 Fiches de cave OIC : rsum mensuel 489 Fiches de cave OIC : contrle auxiliaire des ventes 489 Fiches de cave OIC : ensemble des mouvements
489

Articles rapprovisionner Liste rsume Liste dtaille Etats du stock tat du stock Inventaire pour comptabilit de cave tat du stock par entrept tat du stock par date de premption
507

Valorisation du stock

Valorisation du stock

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507

5.7.18.1

Valorisation du stock
Pour connatre la valeur de votre stock, vous pouvez imprimer la valorisation du stock. Par dfaut, la mthode de valorisation dfinie dans l'article est utilise pour imprimer la valorisation du stock, vous pouvez modifier la mthode lors de l'impression. Dfinir la mthode d'valuation de la valeur du stock dans un article 1. Au menu Stock, Articles 2. Ouvrez un article existant 3. Ouvrez l'onglet Stock

4. Dans Mthode d'valuation de la valeur du stock, slectionnez la mthode de valorisation pour cette article. Les mthodes de valorisation suivantes sont disponibles : Moyenne pondre des achats LIFO Last In First Out Prise en compte de la moyenne des prix d'achats dans les factures cranciers Prise en compte du prix d'achat du dernier article achet dans les factures cranciers FIFO First In First Out Prise en compte du prix d'achat du premier article achet dans les factures cranciers HIFO Highest In First Out Prise en compte du prix d'achat le plus lev dans les factures cranciers Valeur dfinie manuellement Prise en compte du prix d'achat dfini dans l'onglet Proprits de l'article

5. Si ncessaire, entrez la perte de valeur en pour-cent durant l'exercice Imprimer la valorisation du stock 1. Au menu Stock, Etats 2. Slectionnez Valorisation du stock 3. Dans Mthode de valorisation, vous pouvez forcer la mthode de valorisation de votre stock. La mthode dfinie dans les articles ne sera pas prise en compte.

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508

WinBIZ

4. Dans Base de valorisation, slectionnez la base sur laquelle la valeur du stock doit tre calcule. La valeur du stock peut tre calcule sur les factures de cranciers ou sur les rceptions de marchandises. 5. Si ncessaire, entrez un pourcentage de correction de la valeur du stock 6. Cliquez sur Imprimer

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509

5.8

Paramtres des documents commerciaux

Dans les documents commerciaux, on retrouve des paramtres spcifiques chacun des documents. Certains de ces paramtres peuvent directement tre dfinis dans les adresses : Les conditions de paiements 217 Les vendeurs, commerciaux ou reprsentants 219 Et d'autres directement dans les documents commerciaux : Les classifications 509 Les catgories de documents 510 Les moyens d'expdition 510 Les messages 511

5.8.1

Classification
La classification des documents sert organiser les documents commerciaux en fonction de critres que vous pouvez dfinir. Chaque classification peut tre reconnue par une couleur diffrente. Crer une classification 1. Au menu Ventes, Paramtres 2. Cliquez sur Classification des documents 3. Cliquez sur Nouveau

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510

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Classer un document Mthode 1 1. Slectionnez un document commercial 2. Cliquez sur Ouvrir 3. Dans Classification, slectionnez la classification attribuer ce document Mthode 2 1. Slectionnez un document commercial 2. Cliquez sur le Actions 3. Slectionnez Classer 4. Slectionnez la classification attribuer ce document Afficher seulement une partie des documents selon leur critre de classement 1. Afficher la liste des documents (par exemple : au menu Ventes, Factures) 2. Cliquez sur Filtrer 3. Slectionnez la classification afficher 4. Cliquez sur Filtrer Particularits WinBIZ Basic Edition: Limits 20 classifications

5.8.2

Catgories
Vous pouvez attribuer des catgories aux documents commerciaux. Ces catgories permettent de classer les documents. Vous pouvez par exemple classer vos ventes dans les catgories Ventes tlphoniques, Ventes de telle exposition, etc. Lorsque vous imprimer des statistiques, vous pouvez slectionner l'une des ces catgories. Crer une catgorie de ventes 1. Au menu Ventes, Paramtres 2. Slectionnez Catgories de document 3. Cliquez sur le bouton Nouveau

5.8.3

Moyens d'expdition
Les moyens d'expdition permettent de dfinir dans un document commercial par quel moyen la marchandise a t livre chez le client ou par un fournisseur. Crer un moyen d'expdition 1. Au menu Adresse, Moyens d'expdition 2. Cliquez sur le bouton Nouveau

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Guide de l'utilisateur

511

Onglet Franais, Allemand, Anglais, Italien, Autres Vous pouvez saisir les textes dans les diffrentes langues gres par le logiciel. Slectionnez l'onglet de la langue pour laquelle vous souhaitez saisir le texte. La langue utilise dans les documents commerciaux est lie l'adresse.

5.8.4

Messages
Vous pouvez ajouter un message au bas des factures. Lorsque vous crez une nouvelle facture, le message que vous slectionnez est mmoris et est automatiquement propos lors de la prochaine facture que vous crez. Ainsi, si, l'approche de la fin de l'anne, vous slectionnez un message de voeux, il est propos sur toutes les prochaines factures. Une fois cet vnement pass, slectionnez le message habituel lors de la prochaine cration de facture. Crer des messages 1. Au menu Ventes, Paramtres 2. Slectionnez Messages 3. Cliquez sur Nouveau Onglet Franais, Allemand, Anglais, Italien, Autres Vous pouvez saisir les textes dans les diffrentes langues gres par le logiciel. Slectionnez l'onglet de la langue pour laquelle vous souhaitez saisir le texte. La langue utilise dans les documents commerciaux est lie l'adresse.

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512

WinBIZ

5.9

Points de vente
Le module point de vente, nomm WinBIZ Cash, est un systme de caisse PC. Il offre les avantages suivants : Intgration de la gestion des articles et des adresses du module commerce Diverses mthodes d'encaissements (espces, carte de crdit, chque, bon, mise en compte, etc.) Impression de tickets de caisse, quittances, bulletins de livraisons et factures Connexion possible avec une imprimante ticket, afficheur client, tiroir caisse et lecteur de code barre Pour plus d'informations, consultez les rubriques suivantes : Paramtrer le matriel 512 Crer les moyens de paiement 516 Crer une caisse 516 Utiliser un point de vente 520 Imprimer les rapports de ventes 522 Si vous utilisez WinBIZ Cash distance, consultez Gestion des imprimantes pour configurer les imprimantes POS.
21

5.9.1

Matriel
Sur le march, un grand choix de matriel pour la gestion de caisse est disponible. Avant d'acqurir ce type de matriel, consultez les rubriques suivantes : Afficheur 512 Imprimante 513 Tiroir caisse 514 OPoS 515 Remarque Pour l'acquisition de votre matriel de gestion de caisse, nous vous conseillons le fabricant Epson.

5.9.1.1

Afficheur
Lorsque vous faites une vente au comptant, les articles achets par votre client et le montant final de la vente seront inscrit sur l'afficheur. Dfinir les paramtres de l'afficheur 1. Au menu Ventes, Point de vente 2. Cliquez sur Caisse 3. Slectionnez une caisse 4. Cliquez sur Ouvrir 5. Ouvrez l'onglet Afficheur client

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513

Type de communication Slectionnez le type de communication que vous utilisez pour l'afficheur client. Avec l'envoi direct de commande, vous devez saisir manuellement les squences contrairement OPoS 515 qui gre ces oprations automatiquement. Port Si vous choisissez le type de communication Envoi direct de commande, indiquez sur quel port est connect l'afficheur. Squence d'initialisation Si vous choisissez le type de communication Envoi direct de commande, tapez la squence pour initialiser l'afficheur. Exemple de squence d'initialisation : 27 612 12 Modle d'afficheur Si vous choisissez le type de communication OPoS l'afficheur.

515

, slectionnez le modle de

Nombre de lignes Tapez le nombre de lignes que peut inscrire votre afficheur. Message d'attente Inscrivez le message d'attente que vous voulez afficher entre les ventes au comptant. Par exemple : Merci pour votre achat.

5.9.1.2

Imprimante
Aprs l'encaissement de la vente, les documents peuvent tre imprim en fonction du type de votre imprimante. Si une imprimante ticket est installe, imprimez le ticket de caisse de la vente. Si vous disposez d'une imprimante A4 standard, imprimez une quittance. Dfinir les paramtres de l'imprimante 1. Au menu Ventes, Point de vente 2. Cliquez sur Caisse 3. Slectionnez une caisse 4. Cliquez sur Ouvrir

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514

WinBIZ 5. Ouvrez l'onglet Imprimante

Type de communication Slectionnez le type de communication que vous utilisez pour l'imprimante. Avec l'envoi direct de commande, vous devez saisir manuellement les squences contrairement OPoS 515 qui gre ces oprations automatiquement. Port Si vous choisissez le type de communication Envoi direct de commande, indiquez sur quel port est connecte l'imprimante. Squence d'initialisation Si vous choisissez le type de communication Envoi direct de commande, tapez le code de la squence pour initialiser l'imprimante. Exemple de squence d'initialisation : 27 61 1 Squence de coupe Si vous choisissez le type de communication Envoi direct de commande, tapez le code la squence de coupe. Exemple de squence de coupe :29 86 0 Modle d'imprimante Si vous choisissez le type de communication OPoS votre imprimante.

515

, slectionnez le modle de

Pied de pages Tapez le nombre de lignes vous voulez pour le pied de page.

5.9.1.3

Tiroir caisse
Lorsque vous enregistrez l'encaissement de la vente, le tiroir caisse s'ouvre automatiquement afin de pouvoir y dposer l'argent de la vente et si ncessaire rendre la monnaie au client. Dfinir les paramtres du tiroir caisse 1. Au menu Ventes, Point de vente 2. Cliquez sur Caisse

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Guide de l'utilisateur 3. 4. 5. Slectionnez une caisse Cliquez sur Ouvrir Ouvrez l'onglet Tiroir caisse

515

Type de communication Slectionnez le type de communication que vous utilisez pour le tiroir caisse. Avec l'envoi direct de commande, vous devez saisir manuellement les squences contrairement OPoS 515 qui gre ces oprations automatiquement. Port Si vous choisissez le type de communication Envoi direct de commande, indiquez sur quel port est connect le tiroir caisse. Squence d'initialisation Si vous choisissez le type de communication Envoi direct de commande, tapez le code de la squence pour initialiser le tiroir caisse. Exemple de squence d'initialisation : 16 20 1 0 1 Modle d'imprimante Si vous choisissez le type de communication OPoS votre tiroir caisse.

515

, slectionnez le modle de

5.9.1.4

OPoS
OPoS est une abrviation pour "OLE for Retail PoS" (OLE pour points de vente de dtail). Cette norme a t dveloppe par NCR, Epson, Fujitsu en collaboration avec Microsoft pour faciliter l'intgration du matriel de point de vente dans une application. Avantages Le code dj existant et rgulirement mis jour Facile d'intgration au niveau logiciel Inconvnients Seul le matriel compatible OPoS est reconnu

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516

WinBIZ

5.9.2

Crer des moyens de paiement

Lors d'une vente avec le module Cash, vous pouvez slectionner le moyen de paiement utilis par le client pour payer son achat. Pour une vente, il est possible de slectionner plusieurs moyens de paiement. Crer un moyen de paiement 1. Au menu Ventes, Point de vente 2. Slectionnez Moyens de paiement 3. Cliquez sur Nouveau

Description Entrez la description du moyen de paiement Type de moyen de paiement Slectionner le type de moyen de paiement. Les types suivants sont disponibles : Espces Carte de crdit Chque Bon : permet de grer les paiements avec des bons cadeaux Mise en compte : permet de gnrer des bulletins de livraison ou des factures Mthode de paiement lie Slectionnez la mthode de paiement du module Commerce lie ce moyen de paiement. La mthode de paiement permet de renseigner les informations pour la comptabilisation (compte de caisse, compte bancaire, etc.)

5.9.3

Crer une caisse

Avant de commencer utiliser un point de vente, vous devez crer une caisse. Une caisse permet d'ouvrir une session de point de vente. Crer une caisse 1. Au menu Ventes, Point de vente 2. Slectionnez sur Caisses 3. Cliquez sur Nouveau

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Guide de l'utilisateur

517

Proprits
N de caisse Tapez le numro de la caisse. Ce numro est unique et ne peut tre utilis plusieurs fois. Il est incrment automatiquement. Description Entrez la description pour cette caisse. La saisie d'une description est obligatoire. Emplacement Indiquez l'emplacement de la caisse. Client par dfaut Slectionnez dans votre fichier d'adresse un client par dfaut. Par exemple, vous pouvez crer une adresse Client de passage et slectionnez ce client par dfaut. La slection d'un client par dfaut est obligatoire. Vendeur par dfaut Slectionnez un vendeur par dfaut pour cette caisse. Pour crer un vendeur, consultez la page Commercial 219 . Moyen de paiement Choisissez un moyen de paiement par dfaut. La slection d'un moyen de paiement est obligatoire. Pour plus d'informations, consultez Crer des moyens de paiement 516 . Compte d'escompte Slectionnez le compte d'escompte utilis si vous accordez un escompte un client. La slection d'un compte d'escompte est obligatoire. Monnaie Slectionnez la monnaie avec laquelle vous souhaitez grer la caisse. Entrept Slectionnez l'entrept concern par cette caisse. Pour plus d'informations,
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518

WinBIZ consultez Entrepts

459

Fin de session Si vous souhaitez qu'un message de confirmation s'affiche lorsque vous quittez le point de vente, cochez cette case. Afficheur client Consultez la page Afficheur

512

Imprimante Consultez la page Imprimante Tiroir caisse Consultez la page Tiroir caisse

513

514

Mise en page

Tickets de caisse Slectionnez l'tat pour imprimer les tickets de caisse. Par dfaut, l'tat original est slectionn. Pour modifier certains paramtres de la mise en page, dupliquez l'tat original 590 . Pour la modification de l'tat des tickets de caisse, vous ne pouvez pas faire des changements tels que modifier la police, insrez un graphique, etc. Quittances Slectionnez l'tat pour imprimer les quittances. Par dfaut, l'tat original est slectionn. Pour modifier la mise en page, dupliquez l'tat original 590 . Bulletins de livraisons Slectionnez l'tat pour imprimer les bulletins de livraisons. Par dfaut, l'tat original est slectionn. Pour modifier la mise en page, dupliquez l'tat original 590 . Factures Slectionnez la prsentation

322

pour imprimer les factures.

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Guide de l'utilisateur

519

5.9.4

Calculer le fond de caisse

Lors de l'ouverture de session de vente, vous pouvez calculer le fond de caisse et dtailler la quantit pour chaque pice de monnaie ou billet. Crer les numraires 1. Dans l'cran Fond de caisse 2. Cliquez sur Numraires 3. Cliquez sur Nouveau 4. Entrez les pices et les billets que peut contenir votre caisse en cliquant sur Nouveau

Calculer le fond de caisse l'ouverture 1. Au menu Ventes, Point de vente 2. Slectionnez Session de vente 3. Cliquez sur Fond de caisse 4. Indiquez la date 5. Slectionnez la caisse 6. Cliquez sur Modifier 7. Pour chaque numraire, saisissez la quantit l'ouverture de la caisse 8. Le bouton Veille vous permet de reprendre le fond de caisse de la veille 9. Cliquez sur OK pour enregistrer

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520

WinBIZ

Calculer le fond de caisse la fermeture 1. Au menu Ventes, Point de vente 2. Slectionnez Etats puis Rapports des ventes 3. Cliquez sur Caisse 4. Slectionnez la caisse 5. Cliquez sur Modifier 6. Pour chaque numraire, saisissez la quantit l'ouverture de la caisse 7. Cliquez sur OK pour enregistrer

5.9.5

Utiliser un point de vente

Un point de vente permet de saisir des ventes au comptant plus rapidement qu' une vente au comptant 346 standard. Ouvrir une session de vente 1. Au menu Ventes, Point de vente 2. Cliquez sur Session de vente 3. Pour entrer le fond de caisse, cliquez sur Fond de caisse. Pour plus d'informations, consultez Calculer le fond de caisse 519 . 4. Cliquez sur OK

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521

Entrer une vente au comptant 1. Si la vente en cours ne concerne pas le client dfini par dfaut, cliquez sur le bouton Client pour modifier l'adresse. L'adresse slectionne sera prise en compte uniquement dans la vente en cours. Vous pouvez visualiser le client slectionn en bas gauche de la fentre Vente au comptant 2. Indiquez la quantit et la description de l'article dans les champs situs en haut gauche de la fentre 3. Appuyez sur la touche ENTER du clavier pour entrer un nouvel article ou appuyez sur la touche TAB du clavier pour modifier l'article en cours (remises, description, etc.) 4. Entrez les autres articles de la vente. Au lieu de saisir la description de l'article, vous pouvez lire le code barre de l'article l'aide d'un lecteur de code barre Encaisser une vente au comptant 1. Une fois tous les articles de la vente entrs, cliquez sur Encaisser 2. Slectionnez le moyen de paiement utilis 3. Tapez le montant encaiss par le moyen de paiement 4. Cliquez sur Enregistrer 5. Si la vente est encaisse avec plusieurs moyens de paiement (caisse, bon cadeau, etc.), procdez comme mentionn dans les points 2, 3 et 4 de cette marche suivre 6. Pour valider le paiement, cliquez sur Quittance, Ticket, Bulletin ou Facture. Les boutons Facture ou Bulletin ne s'activent que si vous avez utilis un moyen de paiement Mise en compte 7. Aprs l'impression, la vente est enregistre dans les ventes au comptant Remarque Si vous utilisez le moyen de paiement Bon et que vous avez cr des bons cadeaux dans le module Commerce (menu Ventes, Bons cadeaux), lors de la slection du moyen de paiement vous pouvez saisir le numro de bon et un contrle de validit du bon est effectu (date d'chance ou bon dj utilis)

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522

WinBIZ

Rimprimer un ticket ou une quittance Si vous souhaitez rimprimer le ticket ou la quittance d'une vente de la session en cours : 1. Dans la fentre Ajouter - Vente au comptant, cliquez sur le bouton Options 2. Ouvrez l'onglet Corrections et impressions 3. Slectionnez la vente concerne et le document imprimer (ticket ou quittance) Comptabiliser les ventes au comptant Pour comptabiliser les ventes au comptant, consultez Comptabilisation des documents commerciaux 100 .

5.9.6

Etats
A la fin d'une session, vous pouvez imprimer les statistiques des ventes de la journe ou pour une priode dfinie. Imprimer un tat du module point de vente 1. Au menu Ventes, Point de vente 2. Cliquez sur Etats 3. Slectionnez Rapports des ventes 4. Slectionnez l'tat imprimer 5. Cliquez sur Imprimer Etats Rapports des ventes Documents imprimer Rapport rsum des ventes Chiffre d'affaires rsum Chiffre d'affaires dtaill Rapport dtaill des ventes par commercial Comparaison par vendeur

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Guide de l'utilisateur

523

Projets
Le module de gestion de projet vous permet de grer les projets ou chantiers de vos clients, de facturer les activits effectues pour chaque projet et de grer les activits de vos collaborateurs. Pour utiliser ce module, consultez les pages suivantes : Collaborateurs 524 Clients 527 Tches 529

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524

WinBIZ

6.1

Collaborateurs
Vous pouvez importer les collaborateurs depuis les salaris ou les entrer manuellement. Un collaborateur peut tre li avec un utilisateur WinBIZ peut galement tre synchronis avec un salari. Importer les salaris dans les collaborateurs 1. Au menu Projets, Collaborateurs 2. Cliquez sur Importer 3. Slectionnez les salaris importer
60

et il

4.

Cliquez sur OK

Crer les collaborateurs manuellement 1. Au menu Projets, Collaborateurs 2. Cliquez sur Nouveau

Onglet Identit
Entrez les informations lies ce collaborateur.

Utilisateur systme
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Guide de l'utilisateur Slectionnez l'utilisateur

60

525

systme li ce collaborateur.

Synchroniser avec Slectionnez le salari avec lequel est li ce collaborateur. Les modifications apportes l'adresse du collaborateur seront galement apporte l'adresse du salari.

Onglet Tarifs

Tarif utiliser par dfaut Slectionnez le tarif utiliser par dfaut pour ce collaborateur. Vous pouvez choisir entre le tarif du collaborateur ou le tarif de la tche. Tarif du collaborateur Entrez le tarif horaire du collaborateur. Tarifs spciaux Cliquez sur Nouveau pour crer des tarifs spciaux par tche.

Onglet Horaire
Entrez le nombre d'heures effectues par demi-journe.

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526

WinBIZ

Onglet Responsable
Slectionnez la ou les personnes responsable(s) de ce collaborateur.

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Guide de l'utilisateur

527

6.2

Clients
Vous pouvez entrer les clients pour lesquels vous grer des projets ou des activits. Pour facturer les activits effectues pour un client, vous devez l'associer une adresse. Crer les clients 1. Au menu Projets, Clients 2. Cliquez sur Nouveau

Onglet Identit
Entrez les informations du client manuellement ou cliquez sur dans l'onglet Facturation pour synchroniser votre client avec votre fichier d'adresses, les informations du client seront automatiquement remplies.

Onglet Facturation
Adresse de facturation Slectionnez l'adresse de facturation pour ce client. L'adresse est reprise depuis le fichier d'adresse principal. Tarif horaire spcial Si vous le souhaitez, vous pouvez entrer un tarif spcial li ce client. Ce tarif est prioritaire sur le tarif dfini dans la tche.

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528

WinBIZ

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Guide de l'utilisateur

529

6.3

Tches
Les tches sont utilises pour entrer les activits des collaborateurs. Dans chaque tche, vous pouvez dfinir un tarif unique et un tarif diffrent pour chaque collaborateur. Vous pouvez galement slectionn si la tche est facturable ou non. Crer les tches 1. Au menu Projets, Tches 2. Cliquez sur Nouveau

Onglet Proprits
Entrez les informations gnrales de la tche (Description, Code, Groupe, etc)

Onglet Facturation
Type de tche Slectionnez le type de tche. Les types suivants sont disponibles : Prestations Absences Vacances Si vous slectionnez un article de type Prestations, vous pouvez slectionner un article associ cette tche. Vous pouvez galement dfinir si cette tche est facturable ou non. Article associ Si vous avez slectionnez le type de tche Prsentations, vous pouvez lier un article cette tche. Unit Entrez l'unit en heure Tarif horaire Entrez le tarif horaire Facturation Indiquez si la tche est facturable ou non. Cette zone est active uniquement si un article est associ la tche.

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530

WinBIZ Dure minimale Entrez la dure minimale de facturation pour cette tche Groupement Cochez cette case si vous voulez regrouper cette tche lors de la facturation. Si le tarif de la tche varie en fonction du collaborateur, une moyenne des tarifs sera effectue lors du regroupement.

Onglet Tarifs
Le tableau affiche la liste des collaborateurs 524 ayant un tarif horaire spcial pour cette tche. Pour afficher la liste de tous les collaborateurs, cochez la case Afficher tous les collaborateurs. Pour chaque collaborateur, vous pouvez modifier le montant de la tche en modifiant la colonne Tarifs.

Onglet Options
Dfinissez la couleur du texte et la couleur de fond pour cette tche.

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Guide de l'utilisateur

531

La Gestion Electronique SA

532

WinBIZ

7
7.1

Outils
Options
Les options permettent de modifier certains paramtres dans les fonctionnalits du logiciel. Modifier les options 1. Au menu Outils 2. Cliquez sur Options Les options sont modifiables pour : L'application 532 La comptabilit 534 La gestion commerciale 537 Les salaires 543

7.1.1

Options de l'application
Vous pouvez spcifier des paramtres pour de nombreuses fonctions de l'application au moyen des options disponibles dans la bote de dialogue Options. Afficher les options de l'application 1. Au menu Outils, Options 2. Slectionnez Application

Gnral
Affichage Dfinissez des paramtres d'affichage pour l'application tels que les icnes des barres d'outils, la taille et positions des fentres, etc. Communication Slectionnez votre programme de messagerie. Par dfaut, aucune messagerie n'est slectionne. Si vous ne choisissez aucune messagerie, vous ne pouvez pas envoyer d'e-mail depuis l'application. Choisissez les paramtres de connexions internet. Par dfaut, les paramtres du

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Guide de l'utilisateur navigateur sont slectionns.

533

Options rgionales Cet onglet vous permet de modifier les options suivantes : Langue du logiciel Symbole montaire Date de travail : La date de travail permet de remplacer la date du jour lors de la cration de nouveaux lments (critures, factures, etc.) Options de recherche : Vous avez la possibilit de remplacer les caractres gnriques * (astrisque) ou ? (point dinterrogation) par les caractres de votre choix. Les caractres gnriques sont utiliss lorsque vous ne connaissez quune partie du nom de l'lment recherch. L'astrisque remplace de 0 plusieurs caractres et le point d'interrogation remplace 1 caractre. Les options de recherche permettent galement d'activer la recherche multi-critre. Cette option d'effectuer des recherches sur plusieurs critres (par exemple, le nom et la localit). Tlphonie Annuaire tlphonique : Pour plus d'informations, consultez Rcuprer des adresses depuis Telinfo ou Twixtel 281 Appels : Slectionnez la ligne tlphonique que vous utilisez sur votre ordinateur. Cette option vous permet de composer des numros de tlphone directement depuis WinBIZ. Systme Slectionnez le dlai d'actualisation des donnes si vous travaillez en rseau. Mise jour Pour plus d'informations, consultez Mise jour automatique depuis le rseau .

26

Complments
Personnaliser l'interface Cette section est rserve aux dveloppeurs et aux utilisateurs avancs. Vous pouvez dfinir des scripts qui modifient certains aspects du comportement de l'application. Ces scripts sont crits en langage Microsoft Visual FoxPro. tiquettes d'archivage Ces tiquettes sont imprimes automatiquement lors de l'enregistrement des documents vers une imprimante de type Zebra. L'tiquette ne contient qu'un code-barres 2D de type PDF417. Ces tiquettes sont destines tre colles sur les documents et les pices comptables que vous allez scanner pour archivage. Le systme de lecture compatible ncessite l'application ADOS et un outil de reconnaissance pour codes-barres 2D. Archivage WinBIZ permet d'interagir avec des logiciels d'archivage (Intranet Partner ou Elo). Vous pouvez lier les donnes de WinBIZ avec des documents archivs dans le logiciel d'archivage.

Mmento
Pour plus d'informations, consultez Mmento
560

Particularits WinBIZ Basic Edition: Les onglets Tlphonies et Complments ne sont pas disponibles
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534

WinBIZ

7.1.2

Options de la comptabilit
Les options de la comptabilit permettent de modifier certains aspects de la saisie et de l'affichage des critures, de la comptabilisation et de la TVA. Modifier les options de la comptabilit 1. Au menu Outils, Options 2. Cliquez sur Comptabilit

Ecritures
Vous pouvez personnaliser certains aspects de la saisie et de l'affichage des critures.

Numrotation des pices comptables Ne pas incrmenter automatiquement les pices : lors de la saisie d'une nouvelle criture, vous devez saisir chaque fois le numro de pice. Incrmenter automatiquement les pices : lors de la saisie d'critures en srie, le numro de pice est attribu automatiquement. Vous devez entrer manuellement le numro de la premire criture et ensuite le numro sera attribu automatiquement pour les critures suivantes. Comment recalculer les soldes Cette option concerne les soldes des comptes qui s'affichent dans la partie infrieure de la fentre Ecritures et dans la bote de dialogue de saisie des critures : Calculer les soldes en temps rel : le solde d'un compte est calcul ds que vous slectionnez une criture. Cette option ralentir le systme. Calculer les soldes sur demande : le solde d'un compte est calcul seulement lorsque vous le demandez. Numrotation des critures Permet de dfinir la numrotation des critures lors de la saisie d'une nouvelle criture. Exemple : votre fichier contient des critures portant des numros de 1 20. Vous supprimez l'criture n16 Ne pas recycler les numros non utiliss : la prochaine criture cre portera le numro 21.

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Guide de l'utilisateur Recycler les numros non utiliss : la prochaine criture cre portera le numro 16.

535

Aprs la slection d'un compte. Afficher la premire criture d'un compte : se place au sommet de la liste lorsque vous slectionnez un compte. Afficher la dernire criture : se place au fond de la liste, sur la dernire criture. Options spciales durant la saisie Autoriser la modification d'critures des modules auxiliaires : Les critures comptables gnres automatiquement en comptabilit depuis les modules auxiliaires (WinBIZ Commerce et WinBIZ Salaires) ne peuvent pas tre modifies. Vous devez modifier le document source qui a gnr l'criture (facture, fiche de salaire, etc.) et comptabiliser nouveau le document. Cette option permet de modifier les critures gnres depuis les modules auxiliaires. Nous vous conseillons de ne pas activer cette option, car, vous risquez d'obtenir des incohrences entre le module Comptabilit et les modules auxiliaires (Commerce et Salaires). Ne pas afficher le bouton Nouveau : cette option permet de ne pas afficher le bouton Nouveau lors de la saisie d'une criture simple ou multiple Permettre la recherche de comptes par texte : cette option permet de saisir directement le nom du compte dans la liste droulante des comptes. Autoriser plusieurs dates dans les critures multiples : lors de la saisie d'une criture multiple, la date est identique pour chaque ligne de l'criture. En cochant cette option, vous pouvez saisir des dates diffrentes pour chaque ligne. Ignorer la TVA durant la saisie : si cette option est active, WinBIZ ne tiendra pas compte de la TVA paramtre dans les comptes. Rinitialiser l'criture lors du changement de type : Permet de supprimer les comptes slectionns et les montants saisis lorsque vous transformez une criture simple en criture multiple et inversement.

Comptabilisation

Mode de dcompte de la TVA 99 Vous pouvez comptabiliser les documents selon deux mthodes.

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536

WinBIZ Dcompter la TVA selon les contre-prestations convenues : c'est la mthode normale conseille. Lorsque vous utilisez cette mthode, vous pouvez comptabiliser les factures et les paiements. En rgle gnrale, utilisez cette mthode. Dcompter la TVA selon les contre-prestations reues : cette mthode peut tre utilise exceptionnellement si vous avez reu l'autorisation de l'Administration Fdrale des Contributions. Elle n'est pas conseille pour des entreprise d'une certaine importance car seuls les mouvements financiers seront comptabiliss. Les postes ouverts ne sont pas mis jour en comptabilit gnrale et seuls les encaissements et dcaissements sont comptabiliss. Prfrez gnralement la mthode des contre-prestations convenues. Prfrences Ne pas inclure le domicile des tiers dans les libells comptables : le domicile ne sera pas inscrit dans le libell comptable d'une criture gnre automatiquement par les ventes ou les achats (module Commerce). Comptabiliser par ligne de document : si cette option est active, chaque ligne de document gnrera une criture comptable. Dans le cas contraire, si plusieurs lignes se rapportent au mme compte comptable, elles seront regroupes en une seule criture. Permettre la comptabilisation de documents dont le montant est zro : cette option vous permet de comptabiliser les documents commerciaux qui contiennent des lignes d'articles mais dont le montant total du document est zro. Document comptabiliser automatiquement lors de l'enregistrement Lors de l'enregistrement d'un document commercial, vous pouvez dcider de le comptabiliser automatiquement. Slectionnez les documents pour lesquels vous voulez activer la comptabilisation automatique. Onglet Dbiteurs et onglet Cranciers Comptes par dfaut : Slectionnez les comptes par dfaut pour les dbiteurs (documents de ventes) et les cranciers (documents d'achats) Remplacez les textes des libells comptables utiliss par dfaut lors de la comptabilisation des document commerciaux par les textes de votre choix. Onglet Salaire Vous pouvez comptabiliser les salaires selon deux mthodes. Mthodes des salaires nets : lors de la comptabilisation, le salaire net et les critures des rubriques (dductions, bonifications) sont affiches dans le compte salaire. Mthodes des salaires bruts : lors de la comptabilisation, le salaire brut est inscrit dans le compte salaires. Remplacez les textes des libells comptables utiliss par dfaut lors de la comptabilisation des salaires, des paiements, etc. par les textes de votre choix.

TVA
En cas de changement du taux de TVA au niveau Fdral, vous pouvez automatiser cette opration afin que le taux soit chang dans tous les modules. Pour plus d'informations, consultez Modification du taux de TVA 95 .

Monnaies
Vous pouvez activer la mise jour automatique des cours de change. Pour plus d'informations, consultez Mise jour automatique du cours de change 117 .

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Guide de l'utilisateur

537

7.1.3

Options de commerce
Les options de la gestion commerciale permettent de modifier certains paramtres lis aux documents commerciaux et aux articles. Accder aux options de WinBIZ Commerce 1. Au menu Outils, Options 2. Cliquez sur Commerce Vous pouvez modifier les options pour : Les documents commerciaux 537 Les articles 540

7.1.3.1

Options des documents

Les options des documents vous permettent de modifier certains paramtres lis la saisie d'un document, la numrotation et aux traductions, etc. Vous pouvez galement activer certaines fonctionnalits supplmentaires pour les documents commerciaux. Accder aux options des documents commerciaux 1. Au menu Outils, Options 2. Cliquez sur Commerce 3. Slectionnez Documents Onglet Saisie de documents Dfinissez les options prendre en compte lors de la saisie d'un document commercial.

Obliger la saisie du vendeur dans les documents commerciaux Proposer automatiquement le montant vers dans les ventes au comptant : Dans les ventes au comptant, le montant encaiss propos par dfaut est de 0 et il est ncessaire de le saisir. Cette option permet d'insrer automatiquement le total de la vente dans le montant encaiss. Utiliser la date du jour dans les lignes au lieu de la date du document : Cette option permet d'insrer par dfaut la date du jour dans les lignes d'articles du document la place de la date du document. La date des lignes d'articles est utilise pour dater les mouvements de stock

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WinBIZ Sauter la description de l'article : Aprs avoir entr le nom de l'article lors de la saisie d'une ligne de document, le logiciel se place directement sur le champ Quantit. Ajouter auto. un conditionnement d'une pice pour des articles sans cond. l'unit : Le prix selon le conditionnement 477 permet de vendre un article conditionn par unit ou par ensemble de plusieurs units. Si vous entrez le prix pour un ensemble d'units, sans entrer le prix pour une pice, cette option permet d'ajouter automatiquement le prix pour une pice lors de la saisie de l'article. Ne pas demander l'impression d'un justificatif lors de l'enregistrement d'un pmt par caisse Permettre d'arrondir le total des documents commerciaux de vente : Cette option permet de modifier le total des documents commerciaux de vente. La diffrence est enregistre sous forme d'escompte. Mthode d'arrondi des documents commerciaux Mthode de paiement par dfaut (Ventes au comptant) Fonctionnalits supplmentaires Activez des fonctionnalits supplmentaires dans le logiciel. Ces fonctionnalits ne sont pas actives par dfaut.

Activer les n de bon : En activant cette option, lors de la saisie de facture, le logiciel vous permet de saisir un numro de bulletin dans chaque ligne d'article. Lors de la transformation d'un bulletin de livraison en facture, le numro du bulletin est automatiquement rcupr dans l'article de la facture Activer la gestion des numros de sries : Consultez la page Grer les numros de srie 463 Imprimer les numros de srie sur les documents : Consultez la page Grer les numros de srie 463 Activer la grille des calcul de la quantit : Consultez la page Grille des quantits 461 Activer les entrepts : Consultez la page Entrepts 459 Activer les dates de premption : Activez cette option pour saisir la date de premption lors de l'ajout d'une ligne d'article dans un document commercial (onglet Logistique de la ligne d'article du document). Vous avez ensuite la possibilit d'imprimer un tat du stock par date de premption : menu Stock, Etats, Document Etat du stock par date de premption.
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Activer le poids brut : Activez cette option pour saisir le poids lors de l'ajout d'une ligne d'article dans un document commercial (onglet Article de la ligne d'article du document). Afficher le poids de l'article dans certains documents commerciaux : Cette option permet d'afficher le poids total des articles la fin du document. Le poids de l'article est dfini dans l'onglet Logistique de la fiche d'article. Vous pourrez ainsi calculer le prix des frais d'emballage et d'expdition. Activer les n d'affaires : Activez cette option pour saisir les numros d'affaires lors de l'ajout d'une ligne d'article dans un document commercial d'achat ou de vente (onglet Divers de la ligne d'article du document). Vous avez ensuite la possibilit d'imprimer le rendement par affaire : menu Ventes, Etats, Rendement par affaire. E-Commerce : Consultez la page E-Commerce 372 Afficher le dlai de livraison dans tous les documents : Permet de saisir une date de livraison dans tous les documents commerciaux de ventes et d'achats. Numrotation Par dfaut, la numrotation des documents commerciaux commence par 1. Vous pouvez changer cette numrotation et indiquez pour chaque type de document son prochain numro. Lors de la prochaine cration de document, ce numro sera automatiquement repris. Traductions Les documents commerciaux peuvent tre imprims en plusieurs langues. Dans cet onglet, vous pouvez modifier les textes imprims par dfaut sur les documents. Dans le tableau, entrez dans chacune des colonnes, la description en Franais, en Allemand, en Italien en Anglais ou dans une autre langue. Si la colonne Franais ne contient aucun texte, le logiciel prendra par dfaut le texte dans la colonne Description.

Prix Cet onglet vous permet de modifier certaines options concernant les prix dans les documents commerciaux. Ne pas recalculer le prix si la quantit change Ne pas utiliser la table de prix n1 si le prix est zro : Lors de l'enregistrement d'une rception de marchandises, vous avez la possibilit de mettre jour automatiquement le prix d'achat de l'article rceptionn. La zone Aprs l'enregistrement d'une rception de marchandise vous permet

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WinBIZ de dfinir l'option Ne pas recalculer le prix de l'article Proposer de recalculer les prix de l'article Recalculer automatiquement les prix des articles Objets Les objets sont des informations lies chaque adresse. Par exemple, il peut s'agir d'un chantier, d'une adresse d'intervention, d'un vhicule, d'un animal, etc. Vous pouvez entrer les objets lors de la saisie de l'adresse. Certaines informations de l'objet peuvent ensuite tre affiches sur les documents commerciaux de ventes (offres, bulletins de livraison, factures, etc.). Pour plus d'informations, consultez la page Objets 224 , Divers Cet onglet vous permet de modifier certaines options lies l'utilisation du logiciel. Documents rcuprer lors de la cration d'un document commercial. Pour plus d'informations, consultez Rcupration de documents 311 Diverses options pour l'application de bulletins MS-DOS Permettre la saisie des codes SSCC dans les documents Activer la possibilit de rinitialiser l'ensemble des documents commerciaux : Cette option permet de supprimer dfinitivement tous les documents saisis. Notez que cette opration est irrversible. Particularits WinBIZ Basic Edition: Les onglets Fonctionnalits sup. n'est pas disponible

7.1.3.2

Options des articles

Les options des articles vous permettent de modifier certains paramtres lis aux prix des articles, la recherche des articles, aux emballages, etc. Accder aux options des articles 1. Au menu Outils, Options 2. Cliquez sur Commerce 3. Slectionnez Articles Onglet Stock Cet onglet vous permet de modifier certaines options de la gestion du stock : En cas de dpassement du seuil de raprovisionnement Ne rien afficher - Lors de l'ajout d'un article dans un document commercial de vente, aucun message ne s'affiche lorsque le seuil de raprovisionnement est dpass. Afficher un message d'avertissement - Lors de l'ajout d'un article dans un document commercial de vente, un message d'avertissement s'affiche lorsque le seuil de raprovisionnement est dpass. Toujours afficher la quantit en stock - Lors de l'ajout d'un article dans un document commercial de vente, la quantit en stock s'affiche ct du nom de l'article. Si le seuil de raprovisionnement est dpass, la quantit sera affiche en couleur. Ne pas tenir compte des soldes initiaux dans l'tat du stock - Cochez cette case si vous souhaitez que les soldes initiaux de vos articles ne soient pas pris en compte dans le stock disponible. Tenir compte des bulletins de livraisons dans le stock disponible : - Par dfaut, les bulletins de livraisons ne modifient pas le stock de vos articles. Vous pouvez activer cette option si vous souhaitez que vos bulletins de livraisons influencent le stock.
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Tenir compte des fiches de travaux dans le stock disponible - Par dfaut, les fiches de travaux ne modifient pas le stock de vos articles. Vous pouvez activer cette option si vous souhaitez que vos fiches de travaux influencent le stock. Onglet Recherche Cet onglet vous permet de modifier certaines options de la recherche d'article : Ne pas afficher le nom du fournisseur : - Lors d'une recherche d'article, une colonne Fournisseur affiche le nom du fournisseur principal pour chaque article. Cochez cette case si vous ne souhaitez pas afficher cette colonne. Ne pas afficher le prix de vente - Lors d'une recherche d'article, une colonne Prix de vente affiche le prix de chaque article. Cochez cette case si vous ne souhaitez pas afficher cette colonne. Ne pas afficher les quantits - Lors d'une recherche d'article, WinBIZ affiche les quantits en stock, disponible, rserv et en commande. Cochez cette case si vous ne voulez pas que ces quantits s'affichent. Recherche strictement le code article - Si cette option est active, lors de la saisie de l'article dans une ligne d'un document, le logiciel recherche le mot exact tap et non pas tous les articles commenant par ce mot. Par exemple, lorsque l'option n'est pas active, si vous saisissez Porte, le logiciel affichera Porte en bois, Porte en fer, etc. Lorsque l'option est active, si vous saisissez Porte, le logiciel affichera seulement l'article Porte. Activer la recherche dans le catalogue externe - Cochez cette case pour rechercher les articles dans un catalogue. Pour plus d'informations, consultez la page Catalogues 501 . Ajouter automatiquement les articles slectionns provenant d'un catalogue - Dans les documents commerciaux, lorsque vous ajoutez un article provenant d'un catalogue, vous pouvez l'ajouter votre fichier d'article. En cochant cette case, les articles provenant d'un catalogue seront automatiquement ajouts dans le fichier d'article, ds que vous les utilisez dans les documents commerciaux. Onglet Emballages Cet onglet vous permet d'activer la gestion des emballages. Pour plus d'informations, consultez la page Emballages 456 . Grer les emballages Ajouter un titre au bloc des emballages grs automatiquement Titre du bloc automatique Les emballages saisis manuellement seront spars par un bloc Titre du bloc manuel

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Onglet Prix, tarification Permettre la saisie des prix d'articles en devises - Cette option permet de saisir le prix en monnaie trangre lors de la cration d'un document commercial. Nombre de dcimales dans le prix des articles - Indiquez le nombre de dcimales que vous souhaitez dans le prix de vos articles. Valeur du point - Consultez Calcul du prix selon le nombre de points 479 . Tarif horaire - Consultez Calcul du prix en Rgie et au Mtr 480 .

Onglet Divers Convertir le code article ISBN vers EAN - Lorsque vous saisissez le code ISBN d'un livre dans le champ code article, il sera automatiquement converti en code EAN dans le champ Code barre de
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Guide de l'utilisateur l'article. Particularits WinBIZ Basic Edition: L'onglet Emballages n'est pas disponible

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7.1.4

Options des salaires

Les options des salaires permettent de modifier certains paramtres dans la gestion des heures et dans le calcul des salaires.

Gnral
Arrondi Slectionnez la mthode d'arrondi des bases de salaires (1 ct ou 5 cts).

Heures
Saisie en mode pointeuse Si vous utilisez la gestion des heures en mode pointeuse, vous pouvez arrter automatiquement la pointeuse en fin de matine et en fin de journe. Activits Choisissez le nombre de jours durant lesquels vous autorisez des corrections dans les activits. Particularit WinBIZ Basic Edition: Fonctionnalit non disponible

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7.2

Options d'affichage
A plusieurs endroits dans l'application, vous avez la possiblit de modifier les options d'affichage de WinBIZ. Boutons des barres d'outils Vous pouvez modifier l'apparence des boutons des barres d'outils des fentres. 1. Dans n'importe quelle fentre, cliquez avec le bouton de droite de la souris sur un des boutons de la barre d'outils. Un menu s'affiche. 2. Dans le menu, slectionnez l'affichage souhait. Vous pouvez visualiser le rsultat de chaque option ci-dessous :

Options d'affichage des fentres Des options d'affichage sont disponibles dans la plupart des fentres. Pour y accder, cliquez avec le bouton de droite de la souris dans la fentre et slectionnez la commande Affichage. Les options d'affichage varient en fonction de la fentre.

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545

Dplacement des colonnes Dans les listes de WinBIZ (par exemple Factures, Adresses, etc.), vous pouvez dplacer les colonnes. 1. Ouvrez une liste d'lments (par exemple Factures, Adresses, etc.), cliquez sur l'en-tte de colonne que vous souhaitez dplacer et maintenez le bouton de la souris appuy. Lorsque le pointeur se transforme, cliquez-glissez la colonne vers la gauche ou la droite jusqu' l'emplacement souhait.

2.

Trier les colonnes 1. Pour trier une colonne, cliquez sur l'en-tte de colonne lorsque le pointeur de la souris se transforme en flche : 2. Cliquez une seconde fois si vous souhaitez changer l'ordre de tri

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547

7.3

Personnalisation du bureau
Vous pouvez personnaliser certains aspects de l'arrire-plan de l'application en y ajoutant une image, en modifiant la couleur ou le texte. Les modifications peuvent s'effectuer de manire globale pour l'ensemble des utilisateurs et des exercices, ou personnellement pour chaque utilisateur. Apparence 547 Modles 548 Personnalisation par utilisateur

548

7.3.1

Apparence
Vous pouvez personnaliser certains aspects de l'arrire-plan de l'application en y ajoutant une image, en modifiant la couleur ou le texte Modifier l'apparence d'un dossier pour tous les utilisateurs et tous les exercices 1. Au menu Fichier, Proprits 2. Slectionnez l'onglet Apparence

Ajouter une image d'arrire-plan Vous pouvez ajouter une image d'arrire-plan en cliquant sur le bouton Nouvelle image. Paramtres avancs Vous pouvez modifier la position et l'ombre du texte. Pour modifier ces lments, cliquez sur le bouton Avanc.

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7.3.2

Modles
Vous pouvez prparer des modles d'apparence que vous pouvez appliquer un ou plusieurs dossiers. Les modles englobent tous les paramtres d'apparence du bureau. Le modle Standard est dfini automatiquement. Accder la liste des modles Vous pouvez dfinir d'autres modles en cliquant avec le bouton droit sur la liste des modles de bureau. Appliquer un modle Pour appliquer un modle, slectionnez un lment de la liste des modles de bureau.

7.3.3

Personnalisation par utilisateur

Chaque utilisateur peut dfinir ses propres paramtres d'apparence par dossier et par exercice. Personnaliser les paramtres du bureau Faites un clic droit sur le bureau et cliquez sur Personnaliser. Par dfaut, les
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paramtres du dossier courant sont appliqus (option "(Selon dossier)"), mais vous pouvez y apporter des modifications ou appliquer un tout autre modle, en le slectionnant dans la liste. Dfinir les paramtres de scurit Vous pouvez interdire certains utilisateurs de dfinir leurs propres paramtres d'apparence: 1. Au menu Fichier, Scurit, Groupes de scurit 2. Slectionnez le groupe de scurit de ces utilisateurs 3. Slectionnez l'onglet Scurit des actions 4. Sous Fichier, dsactivez l'option Apparence Accder aux paramtres personnaliss des utilisateurs Vous pouvez supprimer l'apparence dfinie par un autre utilisateur si vous avez accs aux proprits du dossier comptable. Ceci vous permet de supprimer un lment qu'un utilisateur ne dsire plus afficher alors que ses autorisations ont t retires, par exemple. 1. Au menu Fichier, Proprits 2. Slectionnez l'onglet Apparence 3. Cliquez sur le bouton Avanc 4. Slectionnez l'onglet Utilisateurs 5. Slectionnez la ligne supprimer 6. Cliquez sur le bouton supprimer

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7.4

Options d'impression et d'exportation

Dans chaque fentre d'impression, vous avez la possibilit d'imprimer et d'exporter les informations. Lorsque vous imprimez un document depuis WinBIZ, la procdure est la suivante : 1. 2. Ouvrez la bote de dialogue d'impression de l'tat souhait (Par exemple : Adresses, Etats, Liste d'adresses, etc.) Dfinissez le document imprimer. Par exemple, pour une liste d'adresses, vous pouvez imprimer une liste d'adresses simple, dtaille, des tiquettes, etc.

Aperu Affiche l'aperu avant impression du document. Imprimer Imprime le document Envoyer Permet de crer un e-mail avec le fichier imprimer en pice jointe ou de le gnrer en fichier l'emplacement souhait (Bureau, Mes documents, rpertoire Windows, etc.) sous diffrents formats : Document Acrobat (PDF), Microsoft Word (DOC), etc Exporter Cre un fichier contenant les informations des tables. Ces fichiers ne contiennent que des donnes structures de diverses faons. Ils ne sont pas mis en page. Le type de fichier peut tre slectionn (XML, TXT, CSV, XLS, etc.). Slection pour l'impression 1. Slectionnez les options d'impression pour dfinir prcisment les informations imprimer (par exemple, un groupe d'adresses, un canton, etc.); les options d'impression varient en fonction de la bote de dialogue d'impression. Choisissez galement le classement (l'ordre de tri). 2. La plupart des options prsentes sous forme de listes permettent de slectionner un ou plusieurs lments. Pour slectionner plusieurs lments d'une liste, cliquez sur cette dernire avec le bouton de droite de la souris et slectionnez la commande Slection multiple. Dfinissez ensuite les lments inclure l'impression dans la bote de dialogue qui s'affiche

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Particularits WinBIZ Basic Edition: Le bouton Envoyer n'est pas disponible.

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7.5

Agenda
L'agenda permet de noter trois types d'vnements : Les rendez-vous Les appels tlphoniques Les tches effectuer Il existe un seul agenda par exercice comptable. Accder l'agenda 1. Au menu Outils 2. Slectionnez Agenda

Ajouter un vnement dans l'agenda 1. Au menu Outils, Agenda 2. Cliquez sur Nouveau

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Utilisateur Entrez le nom de la personne concerne par l'vnement. Si vous avez cr des utilisateurs dans WinBIZ, vous pouvez les slectionner dans la liste. Si l'utilisateur WinBIZ slectionn utilise la scurit Windows 60 et que sa session Windows est en cours d'utilisation, vous avez la possibilit de synchroniser cet vnement avec son Agenda Microsoft Outlook en activant la case cocher Synchroniser. Type Slectionnez le type d'vnement (rendez-vous, faire, appel) Date, dbut, fin, lieu Entrez la date, l'heure de dbut, l'heure de fin et le lieu de l'vnement. Contact Recherchez le contact pour ce rendez-vous. Il doit faire partie de votre fichier d'adresses. Outlook, Synchroniser Cochez cette case pour synchroniser le rendez-vous avec votre calendrier dans Microsoft Outlook. Cette case est active uniquement si l'utilisateur dfini dans le rendez-vous utilise la scurit Windows 60 . Description Tapez la description du nouvel vnement. Statut Slectionnez le statut de ce rendez-vous. Vous pouvez choisir entre En cours et Termin. Remarques L'agenda ne gre pas les rappels automatiques. Pour connatre vos rendez-vous de la journe, vous devez consulter l'agenda. Lorsque vous bouclez un exercice comptable, les vnements dats de l'exercice prcdent (rendez-vous, tches, etc.) ne sont pas repris dans le nouvel exercice.

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7.6

Publipostage
Le publipostage ou mailing permet l'envoi en nombre de documents identiques plusieurs destinataires (par exemple, une lettre). WinBIZ permet de raliser un publipostage avec Microsoft Word grce un assistant. Prparer le publipostage dans WinBIZ 1. Allez au menu Adresses, Adresses 2. Une fois la fentre Adresses affiche, allez au menu Outils, Publipostage. Un assistant de publipostage s'ouvre 3. Dans l'tape 1 de l'assistant publipostage, slectionnez les champs que vous voulez insrer dans votre document Word

4. 5. 6. 7. 8. 9.

Une fois les champs slectionns, cliquez sur Suivant A l'tape 2 de l'assistant, slectionnez le traitement de texte Microsoft Word. Cliquez sur Suivant A l'tape 3, indiquez si vous souhaitez crer un nouveau document avec Word ou utilisez un document existant. Cliquez sur Suivant A l'tape 4, slectionnez le type de document crer : lettres, tiquettes, enveloppes ou catalogues (listes)

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10. Cliquez sur Suivant 11. Dans la dernire tape de l'assistant, cliquez sur Terminer. Effectuer un publipostage avec Microsoft Word L'exemple ci-dessous prsente la ralisation d'un publipostage avec Microsoft Word 2003. 1. Dans Microsoft Word, allez au menu Outils, Lettres et Publipostage 2. Slectionnez Fusion et publipostage. 3. Le Volet Office saffiche dans la partie de droite de lcran de Microsoft Word 4. Les 3 premires tapes de l'assistant publipostage de Word ont dj t effectues dans l'assistant de WinBIZ. Dans le volet Office, cliquez sur le lien Suivante : criture de votre lettre 5. A l'tape 4 de l'assistant publipostage de Word, vous pouvez saisir le contenu de votre lettre et insrer les champs de fusion (informations concernant les adresses de WinBIZ). Pour insrer les champs de fusion, rfrez-vous au point suivant. Insrer les champs de fusion dans le document principal 1. Positionnez le curseur l'endroit o vous souhaitez insrer un champ. 2. Dans le volet Office, cliquez sur le lien Autres lments 3. Dans la bote de dialogue Insrer un champ de fusion, slectionnez le champ 4. Cliquez sur Insrer puis sur Fermer. 5. Rptez l'opration jusqu' ce que tous les champs de fusion soient insrs. 6. Dans la partie infrieure du Volet Office, cliquez sur le lien Suivante : Aperu de vos lettres 7. A l'tape 5 de l'assistant publipostage de Word, vous pouvez visualiser un aperu de la lettre correspondant au 1er enregistrement du fichier d'adresses de WinBIZ. Cliquez sur les flches pour afficher les enregistrements prcdents ou suivants. 8. Cliquez sur le lien Suivante : Fin de la fusion 9. A l'tape 6 de l'assistant publipostage de Word, cliquez sur Imprimer pour excuter la fusion et imprimer directement les documents fusionns ou cliquez sur Modifier les lettres individuelles pour excuter la fusion et placer le rsultat dans un nouveau document distinct. Cette mthode est plus prudente et vite des impressions inutiles. 10. Spcifiez les enregistrements fusionner et validez en cliquant sur OK Remarque L'utilisation de l'assistant publipostage de WinBIZ ne permet pas d'effectuer une slection d'adresses pour le publipostage. Pour effectuer un publipostage en slectionnant les adresses par groupes, par rgions, etc., suivez les tapes ci-dessous : 1. Ouvrez la bote de dialogue dimpression des adresses en cliquant sur le bouton Imprimer de la fentre Adresses 2. Dfinissez les options dimpression: Groupe dadresses, Rgion, Canton, etc. 3. Cliquez sur Exporter 4. Dans la bote de dialogue Exporter la table ou la requte, cliquez sur Parcourir pour dfinir l'emplacement du fichier 5. Slectionnez le type de fichier Feuille de calcul Microsoft Excel (XLS) 6. Cliquez sur Dmarrer 7. Effectuez le publipostage avec le traitement de texte Microsoft Word en dfinissant comme donnes sources le fichier Excel. Particularit WinBIZ Basic Edition: L'assistant Publipostage n'est pas disponible, mais il est

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WinBIZ possible d'exporter des adresses dans Excel.

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7.7

Textes standards
Vous pouvez enregistrer des textes standards qui pourront tre utiliss dans plusieurs champs de saisie (Par exemple : Notre rfrence, Votre rfrence, Notes, Description d'une ligne d'article, etc). Crer un texte standard 1. Au menu Outils, Textes Standards 2. Cliquez sur Nouveau (Feuille blanche) de la partie de droite pour crer un nouveau texte. Description : Nom du texte standard. Ce nom permettra d'identifier le texte standard. Groupe : Groupe auquel appartient le texte standard. Lors de la slection d'un texte standard, celui-ci est regroup dans des sous-menus. Pour crer des groupes de textes, cliquez sur le bouton Nouveau de la partie Gauche de la fentre Textes Standards. Texte : Contenu du texte standard.

Insrer un texte standard 1. Dans la zone de saisie (Par exemple : le champ Notre rfrence des factures), faite un clic-droit de la souris et slectionnez Textes standards 2. Slectionnez le groupe puis le texte que vous voulez insrer Particularit WinBIZ Basic Edition: Fonctionnalit non disponible

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7.8

Tableau de bord
Le tableau de bord permet de visualiser graphiquement l'volution de l'entreprise dans diffrents domaines : chiffres d'affaires, achats, marges, etc. Ces graphiques peuvent ensuite tre enregistrs dans un fichier image ou transfrs dans un autre programme tel que Microsoft Word, Excel et PowerPoint. Consulter le tableau de bord 1. Au menu Outils 2. Slectionnez Tableau de bord

3.

Cliquez sur un graphique dans le volet de gauche pour l'afficher dans le volet de droite

Actualiser chaque Slectionnez l'intervalle de temps entre les actualisations du graphique. Priodicit Choisissez la priode afficher sur le graphique. Date depuis le ... jusqu'au Si vous choisissez une priodicit quotidienne ou hebdomadaire, indiquez les dates. Exercices Slectionnez l'exercice afficher. Pour afficher le rsultat de plusieurs exercices, cliquez avec le bouton de droite sur la liste et slectionnez la commande Slection multiple Enregistrer Cliquez sur ce bouton pour enregistrer le graphique dans un fichier image (GIF ou JPG).

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Word, Excel, PowerPoint Cliquez sur un de ces boutons pour insrer le graphique dans le programme correspondant. Copier Cliquer sur ce bouton pour copier les donnes sources du graphique dans le Presse-papiers pour les coller dans un autre programme. Les donnes sources du graphique sont visualisables dans l'onglet Donnes. Par exemple, une fois les donnes copies, ouvrez le programme Microsoft Excel et collez les donnes par le biais du menu Edition / Coller. Exporter Cliquez sur ce bouton pour exporter les donnes sources du graphique sous diffrents formats : Microsoft Excel (XLS), fichier texte, etc. Les donnes sources du graphique sont visualisables dans l'onglet Donnes Particularits WinBIZ Basic Edition: Fonctionnalits non disponible

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7.9

Mmento
Le mmento affiche les principales informations en relation avec la facturations dbiteurs et cranciers ainsi que les anniversaires de vos adresses et de vos salaris. Consulter le mmento 1. Au menu Outils 2. Cliquez sur Mmento

Choisir les lments afficher 1. Au menu Outils, Mmento 2. Cliquez sur Options

Afficher Slectionnez les informations que vous dsirez afficher dans le mmento. Les lments suivants peuvent tre affichs dans le mmento :
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Guide de l'utilisateur Anniversaires (adresses et salaris) Documents facturer Rappels aux clients Factures payer (cranciers) Documents priodiques

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Documents Choisissez les documents afficher. Si vous utilisez les classifications 509 , le nombre de documents par classification est indiqu, sinon le nombre total de documents est affich.

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7.10

Constantes
Certaines informations utilises dans le logiciel, tels que les NPA, les numros de clearing, etc, sont rpertories dans WinBIZ afin que vous puissiez les modifier. Les constantes suivantes sont disponibles : NPA Clearing Bancaire Monnaies ISO Pays ISO Jours fris Modifier les constantes 1. Au menu Outils, Constantes 2. Slectionnez les informations que vous voulez modifier (Par exemple : NPA) 3. Dans la fentre qui s'affiche crez ou modifiez les constantes Mettre jour le fichier des NPA La liste des NPA peut tre mise jour depuis le site internet de la Poste. 1. Au menu Outils, Constantes 2. Slectionnez NPA 3. Cliquez sur Importer 4. Cliquez sur pour afficher le site Internet permettant de tlcharger le fichier des NPA 5. Tlcharger le dernier fichier des NPA et enregistrez-le sur votre ordinateur (Par exemple : Bureau) 6. Une fois le tlchargement termin, cliquez sur le bouton "..." (Parcourir) 7. Recherchez le fichier que vous avez tlcharg et cliquez sur OK

8. Cliquez sur Dmarrer pour lancer l'importation Mettre jour le fichier des clearing bancaires La liste des clearing bancaires peut tre mise jour depuis le site internet de Swiss Interbank Clearing. 1. Au menu Outils, Constantes 2. Slectionnez Clearing bancaires 3. Cliquez sur Importer 4. 5. 6. 7. Cliquez sur pour afficher le site Internet de Swiss Interbank Clearing (SIC). Sur leur site internet, cliquez sur Services en ligne puis sur Tlcharger le fichier des banques CB Cliquez sur Fichier des banques CB (ASCII) Enregistrez le fichier sur votre ordinateur (Par exemple : Bureau). Le fichier s'appelle bcbankenstamm.zip

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8. Une fois le tlchargement termin, cliquez sur le bouton "..." (Parcourir) 9. Recherchez le fichier que vous avez tlcharg et cliquez sur OK 10. Cliquez sur Dmarrer pour lancer l'importation

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7.11

SMS
Vous pouvez envoyer des SMS directement depuis votre application, un tarif particulirement avantageux. Pour cela, vous devez ouvrir un compte auprs de WinBIZ SMS Gateway. Pour plus d'informations, consultez : Configurer un compte SMS 564 Envoyer un SMS 565 Envoyer un SMS plusieurs destinataires

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7.11.1

Configurer un compte SMS

Avant d'envoyer des SMS, vous devez configurer un compte SMS. Crer un compte SMS Pour ouvrir un compte WinBIZ SMS Gateway, contactez le 0848 118 000 ou envoyez un e-mail info@winbiz.ch. Vous pourrez faire l'acquisition d'un Pack SMS pour un montant de votre choix. Configurer le compte SMS 1. Au menu Outils 2. Slectionnez SMS 3. Si aucun compte n'est configur, un message s'affiche. Cliquez sur Oui. Si un compte a dj t configur, cliquez sur Comptes pour le modifier.

Onglet Compte
Compte, Mot de passe Entrez le nom et le mot de passe de votre compte SMS. Ces informations sont fournies par votre fournisseur WinBIZ SMS Gateway.

Onglet Options
Confirmer l'envoi des messages Cochez cette case si vous souhaitez recevoir une confirmation lorsque le message est envoy. Si la confirmation n'est pas reue 5 secondes aprs l'envoi, une notification de dlai est enregistre.

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7.11.2

Envoyer un SMS
Vous pouvez envoyer des SMS vos contacts, vos salaris, vos reprsentants ou vos amis. Tous les envois de SMS sont rpertoris dans un journal et sont consultables tout moment. Envoyer un SMS 1. Au menu Outils, 2. Slectionnez SMS

Destinataire Entrez le numro de mobile du destinataire. Les dix derniers numros sont mmoriss. Envoyer Choisissez quand le SMS doit tre envoy. Le SMS peut tre envoy immdiatement ou ultrieurement. Si vous slectionnez Ultrieurement, indiquez la date et l'heure de l'envoi. Si la date et l'heure saisie se rapporte au pass, le SMS sera envoy immdiatement. Message Tapez le message envoyer. La longueur normale d'un SMS est de 160 caractres. Si le message dpasse cette limite, plusieurs SMS seront automatiquement envoys. Toutefois, afin de respecter les limites de certains oprateurs, le message ne peut pas contenir plus de 480 caractres (3 SMS envoys). Aperu Cliquez sur Aperu pour visualiser ou imprimer votre message. Journal Tous les SMS envoys sont enregistrs dans un journal. Vous pouvez consulter la liste de tous les SMS envoys depuis le compte configur dans ce dossier comptable. Envoyer un SMS un contact 1. Au menu Adresses, Adresses 2. Cliquez avec le bouton de droite de la souris sur l'adresse concerne 3. Cliquez sur Envoyer un SMS

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WinBIZ Envoyer un SMS un salari 1. Au menu Salaires, Salaris 2. Cliquez avec le bouton de droite de la souris sur le salari concern 3. Cliquez sur Envoyer un SMS

7.11.3

Envoyer un SMS plusieurs destinataires

Vous pouvez envoyer des SMS plusieurs destinataires. Plusieurs possibilits sont votre disposition : Entrer manuellement les numros de portable des destinataires Slectionner un ou plusieurs groupes d'adresses Slectionner un ou plusieurs groupes de salaris Slectionner manuellement les adresses

Envoyer un SMS plusieurs destinataires (entrer manuellement les numros de portables) 1. Au menu Outils, 2. Slectionnez SMS 3. Cliquez sur le lien Destinataire 4. Cliquez sur Nouveau pour insrer un nouveau numro de mobile

5. 6.

Une fois la saisie termine, cliquez sur Fermer Entrez votre message

7.

Cliquez sur Envoyer

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Envoyer un SMS plusieurs adresses 1. Au menu Adresses, Etats 2. Slectionnez Liste d'adresses, tiquettes 3. Slectionnez un ou plusieurs groupes d'adresses ou slectionnez manuellement plusieurs adresses. Pour slectionner plusieurs lments, faites un clic droit de la souris sur la liste droulante que vous voulez et 4. 5. 6. slectionnez Slection multiple ( ) Cliquez sur Envoyer Dans la bote de dialogue Envoyer, ouvrez l'onglet SMS Cliquez sur Envoyer

7. 8. 9.

Dans le formulaire d'envoi de SMS, entrez le message envoyer Dans le champ Destinataire, vous ne pouvez plus modifier les numros Cliquez sur Envoyer

Envoyer un SMS un groupe de salari 1. Au menu Salaires, Etats 2. Slectionnez Liste des salaris 3. Slectionnez un ou plusieurs groupes de salaris. Pour slectionner plusieurs groupes, faites un clic droit de la souris sur la liste droulante Groupes de salaris 4. Cliquez sur Envoyer 5. Dans la bote de dialogue Envoyer, ouvrez l'onglet SMS 6. Cliquez sur Envoyer 7. Dans le formulaire d'envoi de SMS, entrez le message envoyer 8. Dans le champ Destinataire, vous ne pouvez plus modifier les numros 9. Cliquez sur Envoyer Remarque Vous pouvez envoyer des SMS plusieurs destinataires depuis tous les formulaires d'impression (Chiffres d'affaires par commercial, Factures de cranciers, etc.). La procdure est identique celle inscrite ci-dessus.

7.11.3.1

Importer des destinataires SMS

Pour envoyer un sms plusieurs destinataires, vous pouvez importer une liste de destinataires SMS depuis plusieurs types de fichier (XLS, DBF, CSV, etc.). Importer des destinataires SMS 1. Au menu Outils, slectionnez SMS 2. Cliquez sur le lien Destinataire 3. Cliquez sur Importer pour dmarrer l'assistant d'importation 4. Cliquez sur Suivant 5. Dans Type de fichier, slectionnez le format du fichier que vous voulez importer 6. Cliquez sur Parcourir pour rechercher le fichier importer

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568

WinBIZ

7. 8.

Cliquez sur Suivant A l'tape 2, slectionnez la colonne qui contient les numros de mobiles

9. 10. 11. 12. 13.

Cliquez sur Suivant puis sur Terminer Les numros de mobiles sont imports dans la liste des destinataires Cliquez sur Fermer Entrez votre message Cliquez sur Envoyer

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Guide de l'utilisateur

569

7.12
7.12.1

Importer, exporter
Assistant d'importation
Vous pouvez importer des adresses, des articles, des salaris, etc, vers WinBIZ. Ces donnes peuvent provenir d'une autre application de gestion, d'une liste dans une feuille de calcul, etc. Les donnes suivantes peuvent tre importes dans un dossier comptable de WinBIZ: Adresses Agenda Amortissements Articles Articles - catalogue Articles - Familles Associations professionnelles Banques et mthodes de paiements Bons cadeaux Catgories de ventes Comptes analytiques Conditions de paiements Documents, objets Entrepts Groupes d'adresses Interface utilisateur spciale Messages Modes de comptabilisation Monnaies trangres Monnaies numraires Moyens d'expdition Plan comptable Rgions Rubriques de salaires Salaris Les donnes doivent tres dans des fichiers de types suivants: Donnes WinBIZ dBase 3, 4, 5 (*.DBF) Microsoft Excel (*.XLS) Fichiers texte (*.TXT, *.CSV) Avant de lancer l'importation, il est recommand d'effectuer une sauvegarde de vos donnes 46 . Importer des donnes dans WinBIZ 1. Au menu Outils, Importer, Exporter 2. Cliquez sur Assistant d'importations 4. Dans l'assistant d'importation, slectionnez les donnes importer 5. Cliquez sur Suivant 6. Slectionnez le format du fichier source (Donnes WinBIZ, dBase 3-4-5, Microsoft Excel, Fichier texte TXT-CSV) Donnes WinBIZ : slectionnez le dossier depuis lequel vous dsirez importer les adresses. dBase 3, 4, 5 (*.DBF) : cliquez sur Parcourir pour slectionner le fichier importer. Microsoft Excel (*.XLS) : cliquez sur Parcourir pour slectionner le fichier importer.

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570

WinBIZ Fichier texte (*.TXT, *.CSV) : cliquez sur Parcourir pour slectionnez le fichier importer et choisissez le sparateur de champs. 7. Cliquez sur Suivant 8. tablissez une correspondance des champs entre ceux du fichier source et ceux du fichier de destination. 9. Cliquez sur Suivant. 10. Contrler si l'aperu est correct 11. Cliquez sur Suivant 12. Pour lancer l'importation, cliquez sur Terminer Particularits WinBIZ Basic Edition: Fonctionnalits non disponible

7.12.2

Historique des importations

L'historique des importations contient la liste de toutes les importations effectues. Pour chaque importation, vous pouvez visualiser les lments imports et vous pouvez galement supprimer une importation. Afficher l'historiques des importations 1. Au menu Outils, Importer, rxporter 2. Cliquez sur Historique des importations Bouton Supprimer Cliquez sur ce bouton pour supprimer une importation. Tous les lments de l'importation seront supprims. Onglet Importations Cet onglet affiche la liste de toutes les importations effectues avec succs. Onglet Elments imports Cet onglet affiche la liste des lments imports pour chaque importation effectue.

7.12.3

Synchronisation avec un appareil mobile

WinBIZ Mobile est une application portable permettant de faire des inventaires ou des commandes l'aide de terminaux programmables. Les fichiers de transactions gnrs par l'appareil peuvent tre directement imports dans WinBIZ. Vous pouvez galement mettre jour les adresses, les articles, les utilisateurs et les entrepts vers l'appareil mobile. Synchronisation Dfinir les options de synchronisation 570 Synchroniser avec un appareil local 571 Synchroniser avec un appareil distant 572 WinBIZ Mobile Inventaire 574 Commandes clients 575 Configuration de l'appareil mobile

578

7.12.3.1

Dfinir les options de synchronisation

Avant de dbuter la synchronisation avec un appareil mobile, vous devez dfinir les options de synchronisation.

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Guide de l'utilisateur Dfinir les options de synchronisation 1. Au menu Outils, Importer, exporter 2. Slectionnez Synchronisation avec appareil mobile 3. Ouvrez l'onglet Options

571

Dossier de synchronisation Entrez le chemin du dossier de synchronisation sur l'appareil mobile. Table de prix Slectionnez la table de prix associe aux articles. Ces prix seront utiliss dans les confirmations de commandes. Information complmentaire Slectionnez l'information complmentaire qui sera affiche sur votre appareil mobile. Les informations complmentaires suivantes sont disponibles : Quantit vendue : 6 mois Quantit vendue : 12 mois Type de document Slectionnez le type de document que vous voulez importer. Prix des articles Lors de la rception de donne depuis l'appareil mobile, vous pouvez choisir le prix que vous utilisez dans les documents commerciaux imports. Les options suivantes sont disponibles : Table de prix envoye : La table de prix slectionne lors de l'envoi vers l'appareil mobile sera utilise pour crer les documents commerciaux. Table de prix du client : La table de prix slectionne dans l'adresse du client sera utilise pour crer les documents commericaux.

7.12.3.2

Synchroniser avec un appareil local

Permet la synchronisation automatique entre WinBIZ et l'appareil mobile lorsque ce dernier est connect sur un port USB. Pr-requis Installer le logiciel Active Sync de Microsoft sur l'ordinateur Installer le driver USB de votre appareil mobile. Durant l'installation du driver de votre appareil mobile, le driver WCEUSBSH vous sera demand. Vous pouvez trouver le driver dans le dossier d'installation d'Active Sync (par

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572

WinBIZ dfaut : C:\Program Files\Microsoft Active Synch\Driver) Synchroniser avec un appareil local 1. Au menu Outils, Importer, exporter 2. Slectionnez Synchronisation avec appareil mobile 3. Ouvrez l'onglet Appareil local 4. Slectionnez les lments mettre jour et les transactions que vous voulez recevoir 5. Cliquez sur Synchroniser

Choisissez les lments mettre jour Cochez les lments que vous voulez mettre jour lors de la synchronisation avec l'appareil mobile. Les lments suivants peuvent tre mis jour : Adresses Articles Utilisateurs Entrepts Informations complmentaires Remarque Le systme peut tre ralenti lorsque vous cochez la case Informations complmentaires. Rception des transactions Cochez les transactions que vous voulez recevoir depuis l'appareil mobile. Les transactions suivantes peuvent tre rcupres : Inventaires Commandes

7.12.3.3

Synchroniser avec un appareil distant

Permet d'envoyer les fichiers requis un utilisateur distant et de rcuprer les fichiers de transactions gnrs par l'appareil mobile. Pr-requis Pour envoyer les fichiers de synchronisation par e-mail, vous devez slectionner le logiciel de messagerie : 1. Au menu Outils, Options 2. Ouvrez l'onglet Communication
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Guide de l'utilisateur 3. Slectionnez le logiciel de messagerie

573

Synchroniser avec un appareil distant 1. Au menu Outils, Importer, exporter 2. Slectionnez Synchronisation avec appareil mobile 3. Ouvrez l'onglet Appareil distant 4. Slectionnez les lments mettre jour et les transactions que vous voulez recevoir 5. Choisissez l'utilisateur qui vous souhaitez envoyer le fichier de synchronisation, si ncessaire, entrez son adresse e-mail 6. Cliquez sur Envoyer

Choisissez les lments mettre jour Cochez les lments que vous voulez mettre jour lors de la synchronisation avec l'appareil mobile. Les lments suivants peuvent tre mis jour : Adresses Articles Utilisateurs Entrepts Informations complmentaires Remarque Le systme peut tre ralenti lorsque vous cochez la case Informations complmentaires. Utilisateur Slectionnez l'utilisateur qui vous souhaitez envoyer le fichier de transaction. L'adresse e-mail de l'utilisateur est automatiquement affiche si elle a t saisie dans la fiche de l'utilisateur 60 . Si l'adresse e-mail n'a pas t saisie dans l'utilisateur, vous pouvez la saisir manuellement. Recevoir les transactions depuis un fichier XML 1. Au menu Outils, Importer, exporter 2. Slectionnez Synchronisation avec appareil mobile 3. Ouvrez l'onglet Appareil distant 4. Cliquez sur le bouton "..." pour rechercher le fichier de transaction. Le nom du fichier gnr par l'appareil mobile se nomme transact*.xml 5. Slectionnez les transactions reues par l'utilisateur distant 6. Cliquez sur Recevoir

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574

WinBIZ

Synchroniser Cliquez sur le bouton Synchroniser pour envoyer le fichier de synchronisation l'utilisateur distant et pour lire les fichiers de transactions reus.

7.12.3.4

WinBIZ Mobile : inventaire

Effectuer un inventaire l'aide de WinBIZ Mobile depuis un appareil mobile. Crer un inventaire 1. Sur votre appareil mobile, ouvrez l'application WinBIZ Mobile 2. Lors de la premire ouverture, la synchronisation se fait automatiquement

3. 4.

Slectionnez le nom d'utilisateur avec lequel vous voulez ouvrir une session Dans le menu principal, ouvrez Inventaire

5.

Slectionnez l'entrept

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Guide de l'utilisateur

575

6.

Dans le champ Article, scannez le code-barre de l'article ou tapez le nom ou les premires lettres de l'article. Pour afficher la liste des articles, appuyez sur la touche Enter de votre clavier. Vous pouvez cliquer sur le bouton clavier pour afficher un clavier sur votre appareil mobile.

7. 8.

Entrez la quantit d'article en stock Pour supprimer une ligne, cliquez sur la croix cot du champ Quantit.

7.12.3.5

WinBIZ Mobile : commandes clients

Effectuer les commandes clients l'aide de WinBIZ Mobile depuis un Pocket PC. Crer une commande client 1. Sur votre appareil mobile, ouvrez l'application WinBIZ Mobile 2. Lors de la premire ouverture, la synchronisation se fait automatiquement

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576

WinBIZ

3. 4.

Slectionnez le nom d'utilisateur avec lequel vous voulez ouvrir une session Dans le menu principal, ouvrez Commandes

5.

Slectionnez le client

6.

Slectionnez l'entrept

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Guide de l'utilisateur

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7.

Dans le champ Article, scannez le code-barre de l'article ou tapez le nom ou les premires lettres de l'article. Pour afficher la liste des articles, appuyez sur la touche Enter de votre clavier. Vous pouvez cliquer sur le clavier pour afficher un clavier sur votre appareil mobile.

8. 9.

Entrez la quantit d'article commande Pour supprimer une ligne, cliquez sur la croix cot du champ Quantit.

7.12.3.6

WinBIZ Mobile : Outils

Permet de modifier l'emplacement du rpertoire de la base de donnes et du rpertoire de synchronisation. Acccder aux outils 1. Sur votre appareil mobile, ouvrez l'application WinBIZ Mobile 2. Dans le menu principal, ouvrez Outils 3. Si ncessaire, modifez l'emplacement du rpertoire de la base de donnes et du rpertoire de synchronisation

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WinBIZ

Rpertoire de la base de donnes Le chemin du rpertoire de la base de donnes est dfini par dfaut. Si ncessaire, vous pouvez le modifier. Rpertoire de synchronisation Le chemin du rpertoire de synchronisation est dfini par dfaut. Si ncessaire, vous pouvez le modifier. Maximun d'lments dans une liste Entrez le nombre maximum d'lments afficher dans une liste.

7.12.3.7

Configuration de l'appareil mobile

Si votre appareil mobile est munis d'un scanner pour les codes-barres, vous devez modifier certains paramtres dans la configuration de votre appareil. Configurer l'appareil mobile 1. Sur votre appareil mobile, ouvrez le Panneau de configuration 2. Cliquez sur Data Capture puis sur Configure 3. Ouvrez Reader Parameter puis UPCEAN 4. Ouvrez UPCA 5. Modifiez la valeur de ToEan13 Enabled 6. Retournez au menu UPCEAN 7. Ouvrez UPCE 8. Modifiez la valeur de Check Transmission Enabled 9. Retournez au menu UPCEAN 10. Ouvrez EAN8 11. Modifiez la valeur de ToEan13 Disabled 12. Retournez au menu UPCEAN 13. Ouvrez EAN13 14. Modifiez la valeur de ToEan13 Enabled

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579

Applications spciales
Ces outils, complments au module commerce, automatisent la cration de factures pour certaines branches professionnelles Automates essence 585 Lecture des fichiers de transaction BICA(tm) et ProEda(tm) VPR44 et TSI88 Saisie des types de carburants Cartes de stations, plusieurs cartes par dbiteur Facturation automatique avec ajout de frais conditionnel Statistiques (peut tre utilis pour statistiques annuelle de Diesel) Copieurs 583 Gestion des appareils (copieurs, fax, autres) Plusieurs appareils par client Emplacement des appareils Types de contrats: achat, leasing, copy-service, location Copies noir ou couleur Support du nombre d'impulsions par couleur Saisie des compteurs avec dduction pour copie techniques Facturation par priode avec ajout conditionnel automatique de frais Ajout automatique Bulletins de pesages Wigawin Lecture des fichiers de pesage de dchets, ordures mnagres, etc. Gestion des tarifs par connexion au fichier d'articles WinBIZ Facturation automatique avec ajout conditionnel de frais BizTrans: interface avec le tarif GU de l'ASTAG Rcupration des textes et montants calculs dans le logiciel des tarifs GU 2001 de l'ASTAG Formatage personnalis des lignes de description des articles Ncessite WinBIZ Commerce ou Entreprise Installation et formation BizTrans est un produit de Girpatus, informations dtailles www.biztrans.ch. Bulletins de livraison Minidac Reprise des bulletins de livraison crs par Minidac (application de gestion de dosage pour centrale bton, Indutec) Facturation automatique avec gestion des tarifs par client, produit Traitements de parcelles, irrigation 580 Fichier des parcelles, folios, surfaces, lieux-dits Tarif appliquer par m2 Facturation automatique avec ajout conditionnel de frais Pour plus d'information, concernant ces dveloppements spciaux, veuillez formuler vos demandes info@winbiz.ch

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8.1

Traitements des parcelles, irrigation

Si vous envoyez rgulirement des factures des propritaires de parcelles et que ces factures sont bases sur un tarif par m, vous pouvez automatiser la facturation au moyen de cette application spciale. Activer la gestion des parcelles 1. Au menu Outils, Options 2. Cliquez sur Commerce 3. Slectionnez Documents 4. Dans l'onglet Objets, slectionnez Parcelles 5. Cliquez sur OK

8.1.1

Les parcelles
Vos clients possdent une ou plusieurs parcelles. Ces parcelles peuvent tre lies vos adresses de clients dans le logiciel. Saisir la parcelle d'un client 1. Au menu Adresses, Adresses 2. Slectionnez une adresse 3. Cliquez sur le bouton Ouvrir 4. Ouvrez l'onglet Objets 5. Cliquez sur Nouveau ou sur Ouvrir

Description d'une parcelle Parcelle : le nom (nom local, lieu dit) de la parcelle Folio (n) : le numro de plan de la commune Commune : le nom de la commune dans laquelle se trouve la parcelle Parcelle n : le numro de la parcelle Propritaire : le nom du propritaire de la parcelle Surface : la surface en m Tarif : slectionnez le tarif appliquer pour la facturation. Pour plus d'informations, consultez Cration d'un tarif de parcelles 580 . Facturation : cochez cette option si cette parcelle ne doit pas tre facture. Exploitant : slectionnez le nom de l'exploitant dans votre fichier client

8.1.2

Cration d'un tarif de parcelles

Lors de la facturation des parcelles, plusieurs tarifs peuvent tre utiliss. Vous pouvez crer ces diffrents tarifs
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581

Crer un nouveau tarif 1. Modifiez la parcelle 580 d'un client 2. Faites un clic droit de la souris sur la liste droulante des Tarifs 3. Cliquez sur Accder aux tarifs par parcelles 4. Cliquez sur Nouveau ou sur Ouvrir pour modifier un tarif existant 5. Saisissez la Description du tarif 6. Cliquez sur Nouveau pour ajouter un article li au tarif. Pour facturer les parcelles, vous devez obligatoirement lier un ou plusieurs articles chaque tarif. 7. Tapez le tarif, en francs par m 8. Cliquez sur OK

8.1.3

Gnrer une facture de parcelles

Gnrer une facture 1. Au menu Ventes, Factures 2. Cliquez sur la flche droite du bouton Nouveau 3. Slectionnez Facturation de parcelles en srie 4. Slectionnez les adresses facturer 5. Ouvrez l'onglet Paramtres, si ncessaire, modifiez les options (Banque-Poste, Bulletin de versement, Conditions de paiement, Format rsum/dtaill) 6. Cliquez sur OK

Onglet Paramtres

Groupement Slectionnez le groupement des parcelles sur la facture. Les groupements suivants sont disponibles :

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582

WinBIZ Commune / Folio / Tarif Commune / Tarif Tarif Dtail Cochez cette case si vous souhaitez inclue le dtail des parcelles sur la facture. Rfrence des documents Si vous le souhaitez, vous pouvez entrer un texte identique pour toutes les factures gnres. Ce texte sera inscrit dans le champ Rfrence de la facture. Factures des montants supplmentaires Si ncessaire, vous pouvez ajouter un montant supplmentaire sur vos factures de parcelles. Vous pouvez ajouter un montant fixe ou un montant minimum. Si vous choisissez d'activer une de ces options, vous devez obligatoirement slectionn un article.

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583

8.2

La gestion des copieurs

Le systme de gestion des copieurs permet de tenir la liste des appareils sous contrat, de saisir les compteurs et d'automatiser la facturation de certaines prestations. Fonctionnalits principales Gestion des appareils (copieurs, fax, autres) Plusieurs appareils par client Indication de l'emplacement des appareils Types de contrats: achat, leasing, copy-service, location Copies noir ou couleur Saisie des compteurs avec dduction pour copie techniques Facturation par priode avec ajout conditionnel automatique de frais

8.2.1

Installer la gestion des copieurs

Le module de facturation des copieurs est une application livre sparment. La saisie des appareils peut commencer sans le programme des copieurs car les appareils sont des objets attachs aux adresses. La facturation et la saisie des compteurs, par contre, ne peuvent se faire seulement si vous avez install le module gestion des copieurs. Aucune installation supplmentaire n'est ncessaire. Cependant, vous devez acqurir auprs de La Gestion Electronique SA le module de gestion des copieurs. Un nouveau numro de licence vous sera fourni, ce numro inclut le module de facturation des copieurs. Activer les objets copieurs 1. Au menu Outils, Options 2. Cliquez sur Commerce 3. Slectionnez Documents 4. Dans l'onglet Objets, slectionnez Copieurs, fax 5. Cliquez sur OK Activer le module de facturation des copieurs 1. Dmarrez WinBIZ 8.0 2. Allez au menu ?, Licences 3. Suivez les instructions de l'assistant d'activation 4. A l'tape du numro de licence, vous devez changer celui qui est indiqu et vous devez saisir le nouveau numro que vous a fourni La Gestion Electronique SA. 5. Demandez votre cl d'activation auprs de La Gestion Electronique SApar e-mail, fax ou par tlphone. 6. Cliquez sur Terminer

8.2.2

Cration d'un appareil

Vous pouvez grer un ou plusieurs appareils (Copieur, Fax, etc.) pour chaque client. Crer un appareil 1. Au menu Adresses, Adresses 2. Slectionnez une adresse 3. Cliquez Ouvrir 4. Dans la zone Copieurs de l'onglet Objets, cliquez sur Nouveau 5. Tapez les informations concernant l'appareil Pour plus d'informations, consultez Copieur, fax
241

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584

WinBIZ

8.2.3

Saisir les relevs de compteurs

Avant de gnrer les factures, vous devez relever les compteurs des appareils de vos clients. Saisir les relevs de compteurs 1. Au menu Ventes, Factures 2. Cliquez sur la flche droite du bouton Nouveau 3. Slectionnez Factures de copieurs 4. Cliquez sur Saisie des compteurs Informations relatives la session de saisie N de priode: les relevs de compteurs sont groups par priode (15 au maximum). En gnral, utilisez une priode par mois de calendrier. Date de relev: indique la date laquelle le compteur a t relev et est indique sur la facture. Rinitialiser la priode: permet de supprimer tous les compteurs saisis durant cette priode. Recherche par appareil (nom, n de srie) par adresse (socit, nom, code, etc.) Rechercher maintenant Compteurs relever...: affiche la liste de tous les appareils dont les compteurs n'ont pas encore t relevs. Compteurs dj relevs...: affiche la liste de tous les appareils dont les compteurs ont t relevs. Saisie des compteurs Compteur N/B Couleur/impulsions (si disponible) Dductions pour copies techniques: indiquez le pourcent de dductions que vous faites pour les copies techniques (Ex .1%)

8.2.4

Gnrer les factures des copieurs

Lorsque la saisie des compteurs est termine, vous pouvez lancer la facturation. Gnrer des factures 1. Au menu Ventes, Factures 2. Cliquez sur la flche droite du bouton Nouveau 3. Slectionnez Factures de copieurs 4. Cliquez sur le bouton Gnrer les factures 5. Slectionnez un, plusieurs ou tous les clients 6. Cliquez sur Gnrer Remarque Pour les fax, aucune facturation n'est automatise. Seul les copieurs peuvent tre facturs.

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Guide de l'utilisateur

585

8.3

Automates essence
La gestion d'automates essences permet de lire les fichiers de transactions gnrs par certains fournisseurs d'automates essences (Bica, Proeda, par exemple) et de produire automatiquement la facturation mensuelle priodique. L'application des automates essence peut grer les lments suivants : Lecture des fichiers de transaction BICA(tm) et ProEda(tm) VPR44 et TSI88 Saisie des types de carburants Cartes de stations, plusieurs cartes par dbiteur Facturation automatique avec ajout de frais conditionnel Statistiques (peut tre utilis pour statistiques annuelle de Diesel) Remarque La gestion d'automates essences est un module auxiliaire au logiciel. Vous ne pouvez utiliser ce module seulement si le module commerce est install sur votre ordinateur.

8.3.1

Installer le module automates essence

Aucune installation supplmentaire n'est ncessaire. Cependant, vous devez acqurir auprs de La Gestion Electronique SA le module des automates essence. Un nouveau numro de licence vous sera fourni, ce numro inclut le module des automates essence. Activer les automates essence 1. Dmarrez WinBIZ 8.0 2. Allez au menu ?, Licences 3. Suivez les instructions de l'assistant d'activation 4. A l'tape du numro de licence, vous devez changer celui qui est indiqu et vous devez saisir le nouveau numro que vous a fourni La Gestion Electronique SA. 5. Demandez votre cl d'activation auprs de La Gestion Electronique SApar e-mail, fax ou par tlphone. 6. Cliquez sur Terminer

8.3.2

Gestion des citernes

Afin de pouvoir facturer l'essence vos clients, vous devez indiquer la liste des citernes et des pompes utilises dans votre installations Ouvrir le gestionnaire des citernes 1. Au menu Ventes, Automates essence 3. Cliquez Configuration 4. Slectionnez Automates et citernes 5. Dans Type d'automate, slectionnez le type d'automate que vous utilisez. Les automates suivants sont disponibles : Bica ProEda VPR-44 ProEda TSI-88 Schenk AG 6. Cliquez sur Nouveau

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586

WinBIZ

Numro de citerne Ce numro doit correspondre au numro de la citerne utilis par votre installation d'automates essence. Type de produit Slectionnez le type de produit contenu dans la citerne (utilis pour l'impression de statistiques). Description Tapez la description de cette citerne Capacit (litres) Entrez la capacit de la citerne en litre Mode de comptabilisation Slectionnez dans la liste un mode de comptabilisation pour cette citerne. Ce mode de comptabilisation sera repris lors de la cration de factures et dtermine la gestion de la TVA et du compte de chiffre d'affaires. Article L'article est utilis lors de la facturation et dans les statistiques. Si vous dsirez imprimer des statistiques de ventes de Diesel, indiquez un article Diesel avant de commencer facturer.

8.3.3

Lecture d'un fichier de transactions des automates essence

Votre installation d'automate essence permet de crer un fichier de transactions. Vous pouvez lire ce fichier de transactions et crez ensuite les factures correspondantes. Crer le fichier de transactions Avec votre installation d'automate essence, un logiciel est gnralement fourni et permet d'enregistrer sur un disque un fichier de transaction. Excutez cette opration en notant bien l'emplacement du fichier de transaction. Lire le fichier de transactions
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Guide de l'utilisateur 1. 2. 3.

587

4.

Au menu Ventes, Automates essences Dans Configuration, assurez-vous que le bon type d'automate soit slectionn Dans Importation, cliquez sur Parcourir pour localiser le fichier de transaction. Recherchez le fichier que vous avez cr, comme dcrit plus haut. Cliquez sur Importer

8.3.4

Gnrer les factures de transactions des automates essence

A la fin d'un mois et aprs avoir lu le fichier de transactions, vous pouvez gnrer les factures envoyer vos clients. Gnrer des factures 1. Au menu Ventes, Automates essence 2. Cliquez Facturation 3. Slectionnez les dates des transactions 4. Choisissez les options de la facture 5. Pour lancez la gnration des factures, cliquez sur le bouton Dmarrer

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588

WinBIZ

Slections des transactions Entrez les dates des transactions que vous voulez facturer. Par dfaut, le programme dfinit les dates indiques dans le fichier de transactions. Proprits Slectionnez les proprits des factures gnres telles que la date, le message, les conditions de paiements, etc.

8.3.5

Les statistiques des automates essence

Lorsque vous importez les transactions de vos automates essence, vous pouvez imprimer des statistiques de ces transactions. Imprimer les statistiques 1. Au menu Ventes, Automates essence 2. Cliquez sur Importation 3. Slectionnez Statistiques

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Guide de l'utilisateur

589

Document imprimer Slectionnez le type de document que vous dsirez imprimer. Les documents suivants sont disponibles : Chiffre d'affaires Liste des transactions Soutirages par des cartes non attribues Transactions non factures Format Pour certaines impressions, vous pouvez choisir le format Dtaill ou Rsum Transactions n Lors de chaque importation, un numro unique est attribu cette importation. Lors de la slection d'un numro de transaction la fourchette de dates est mise jour. Si vous slectionnez l'option Tous..., toutes les transactions dj importes seront slectionnes. Transactions entre le ... et le ... Si vous dsirez une fourchette de dates personnalise, saisissez les dates dans ces deux zones. Mise en page Cette liste affiche la liste des mises en pages disponibles pour l'impression slectionne. Si vous cliquez sur le bouton Actions, vous pouvez modifier la mise en page. Pour plus d'informations, consultez Personnaliser un tat 590 .

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WinBIZ

9
9.1

Utilisation avance
Etats et mises en page
Les tats sont les listes imprimes de vos donnes (par exemple, factures, liste d'adresses, tiquettes, etc.). Vous pouvez changer la mise en page ou le format de vos impressions en modifiant les tats. Pour personnaliser la mise en page d un tat, il est ncessaire de : Dupliquer ltat original, car seul les tats dupliqus sont modifiables. Personnaliser la mise en page de ltat dupliqu. La modification d'une mise en page s'effectue dans le gnrateur d'tat. Ce gnrateur permet par exemple d'ajouter un logo, de changer de police, modifier la disposition des informations, etc.

Pour plus d'informations concernant les personnalisations des mises en page, consultez : Dupliquer un tat 590 Insrer un contrle 593 Slectionner, dplacer ou redimensionner un contrle 595 Modifier la police d'critures 596 Aperu d'un tat 597 Mise en page des tiquettes 597 Mise en page d'un tat Facture 599 Mise en page des documents commerciaux de ventes 599 Insrer les champs d'objets dans un tat 224

Particularits WinBIZ Basic Edition: Limit 2 mises en page personnalises

9.1.1

Dupliquer un tat
Par mesure de prcaution, il n'est pas possible de modifier la mise en page des tats originaux proposs. Pour modifier une mise en page, il est ncessaire de dupliquer l'tat original. Vous pourrez ensuite personnaliser la mise en page de l'tat dupliqu.

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Guide de l'utilisateur

591

Dupliquer un tat ( l'exception de l'tat Facture) 1. Dans la bote de dialogue d'impression de la mise en page que vous souhaitez modifier, ouvrez l'onglet tat. (par exemple, l'tat des Offres et devis) 2. Slectionnez l'Etat original 3. Cliquez sur Dupliquer 4. Dans la bote de dialogue Etat, Proprits, dfinissez les diffrents paramtres :

Nom de l'tat : Vous pouvez spcifier un nom pour chaque tat. Emplacement : Vous pouvez dfinir si l'tat est disponible pour tous les dossiers comptables de la base de donnes (toutes les socits) ou uniquement pour le dossier comptable en cours d'utilisation. tat par dfaut : Si vous cochez cette case, cet tat sera utilis par dfaut pour cette impression. Imprimante : Vous pouvez choisir une autre imprimante en choisissant une imprimante dans la liste droulante. Cette liste vous affiche toutes les imprimantes actuellement installes dans le module Imprimantes du Panneau de configuration de Windows Bac (si disponible) : Vous pouvez choisir dans quel bac vous souhaitez imprimer ce document. Cette option n'est pas disponible sur toutes les imprimantes. Nombre d'exemplaires : Vous permet de dfinir le nombre d'exemplaire que vous voulez imprimer pour ce document. Dialogue : Vous pouvez choisir d'afficher ou non la bote de dialogue d'impression lors de l'impression du document. 5. 6. Cliquez sur OK pour crer la copie de l'tat Pour modifier la mise en page de l'tat, slectionnez ltat dupliqu et cliquez sur le bouton Mise en page de l'onglet tat. Le gnrateur d'tat s'affiche et permet la modification de la mise en page de l'tat.

Dupliquer un tat Facture 1. Au menu Adresses, Prsentations des factures. 2. Slectionnez la prsentation de facture que vous souhaitez personnaliser 3. Cliquez sur Ouvrir 4. Dans la zone Facture de la prsentation de factures, cliquez sur Actions 5. Slectionnez Dupliquer

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592

WinBIZ

6.

Dans la bote de dialogue tat, Proprits, dfinissez les diffrents paramtres : Nom de l'tat : Vous pouvez spcifier un nom pour chaque tat. Emplacement : Vous pouvez dfinir si l'tat est disponible pour tous les dossiers comptables de la base de donnes (toutes les socits) ou uniquement pour le dossier comptable en cours d'utilisation. tat par dfaut : Si vous cochez cette case, cet tat sera utilis par dfaut pour cette impression. Imprimante : Vous pouvez choisir une autre imprimante en choisissant une imprimante dans la liste droulante. Cette liste vous affiche toutes les imprimantes actuellement installes dans le module Imprimantes du Panneau de configuration de Windows Bac (si disponible) : Vous pouvez choisir dans quel bac vous souhaitez imprimer ce document. Cette option n'est pas disponible sur toutes les imprimantes. Nombre d'exemplaires : Vous permet de dfinir le nombre d'exemplaire que vous voulez imprimer pour ce document. Dialogue : Vous pouvez choisir d'afficher ou non la bote de dialogue d'impression lors de l'impression du document.

7. 8.

Cliquez sur OK pour crer la copie de l'tat Pour modifier la mise en page de l'tat, cliquez sur Actions et slectionnez Mise en page. Le gnrateur d'tat s'affiche et permet la modification de la mise en page de l'tat.

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593

Pour modifier la mise en page d'une facture, consultez Mise en page d'un tat Facture 599

9.1.2

Insrer un contrle
Un contrle peut tre, par exemple, du texte, un champ, une image, un trait, un rectangle, etc. La barre d'outils Contrle d'tats qui s'affiche l'ouverture du gnrateur d'tat permet d'ajouter des contrles. Dans le gnrateur d'tat, la barre d'outils Contrles d'tats est affiche automatiquement.

Le tableau ci-dessous dcrit la fonction de chaque contrle : Permet de redimensionner et dplacer des contrles. Cre un contrle de type tiquette. L'tiquette permet de saisir du texte dans la mise en page. Cre un contrle de type Champ. Le champ permet d'afficher le contenu d'un champ d'une table de donnes de WinBIZ, d'une variable ou d'une autre expression (calcul). Permet de dessiner un trait Permet de dessiner un rectangle Permet de dessiner un rectangle aux coins arrondis Permet d'insrer un objet graphique (image) Permet d'insrer plusieurs contrles (tiquettes, champs, traits, etc.) la suite Vous pouvez afficher ou masquer la barre d'outils Contrle dtats en cliquant sur le bouton de la barre d'outils du Gnrateur d'tats.

Insrer un contrle Etiquette 1. 2. 3. Dans la mise en page, cliquez sur le contrle Etiquette ( ) Cliquez l'emplacement souhait dans l'tat, afin d'insrer le contrle. Entrez le texte souhait et cliquez hors du champ pour valider la saisie.

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WinBIZ Insrer un contrle Champ 1. 2. 3. Dans la mise en page, cliquez sur le contrle Champ ( ) Cliquez l'emplacement souhait dans l'tat, afin d'insrer le contrle. Dans la bote de dialogue Expression d'tat, entrez l'expression manuellement ou cliquez sur "..." droite du champ Expression.

4.

Dans la bote de dialogue Expression du champ dans l'tat, double-cliquez sur l'expression souhaite dans la colonne Champs. Le prfixe des noms des champs indique quelle table ils appartiennent : Ad pour adresse, Do pour document, Dl pour dtail du document, Ar pour articles.

5.

Cliquez sur OK pour crer l'expression et pour enregistrer le champ

Insrer une image 1. 2. 3. Dans la mise en page, cliquez sur le contrle OLE ( ) Dessinez l'image l'emplacement souhait en faisant un cliquer-glisser Dans la bote de dialogue Image d'tat, cliquez sur "..." situ droite du champ Fichier

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595

4. 5. 6. 7.

Slectionnez l'emplacement de votre image et cliquez sur OK Cliquez sur "Mettre l'image l'chelle, conserver la forme", afin de garder les proportions de l'image lors du redimensionnement Cliquez sur OK Vous pouvez dplacer votre image, l'agrandir ou la rtrcir

9.1.3

Slectionner, dplacer ou redimensionner un contrle

Slectionner un contrle
Pour slectionner un contrle, il suffit de cliquer une fois dessus. Le contrle slectionn est marqu par des poignes disposes sur le pourtour du contrle. Par exemple:

Slectionner plusieurs contrles

Pour slectionner plusieurs contrles, 2 mthodes sont votre disposition : Mthode 1 1. Cliquez successivement sur les diffrents contrles en maintenant la touche <Maj> du clavier appuye. Mthode 2 1. Cliquez sur le bouton de la barre doutils Contrles dtats s'il nest pas activ. 2. Effectuez un cliquer-glisser avec la souris en dlimitant un rectangle virtuel qui englobe, mme partiellement, les contrles slectionner :

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Dplacer un contrle
1. Slectionnez un ou plusieurs contrles. 2. Pointez la souris au-dessus de lun dentre eux et effectuez un cliquer-glisser Remarque Pour des dplacements ncessitant une certaine prcision, prfrez les flches de directionnelles du clavier. Une fois les contrles slectionns, ces flches produisent des dplacements par crans rguliers.

Redimensionner un contrle
1. Slectionnez le contrle que vous souhaitez redimensionner en cliquant dessus. 2. Effectuez un cliquer-glisser partir dune des 8 poignes disposes sur le pourtour du contrle Remarque Si vous avez fait une erreur de manipulation, vous pouvez gnralement annuler la dernire opration au menu Modifier, Annuler.

9.1.4

Modifier la police d'criture

Vous avez la possibilit de modifier la police de caractres des contrles de votre mise en page : police d'criture, taille, couleur, formatage (gras, italique, soulign), etc. Modifier la police d'criture 1. Dans la mise en page, slectionnez le ou les contrles dont vous souhaitez modifier la police 2. Au menu Format, slectionnez Police

3.

Police : permet de slectionner la police d'criture Style : permet de modifier le style (Gras, Italique, Standard, etc) Taille : permet de modifier la taille du texte Effets : permet de barrer ou souligner un texte Couleur : permet de modifier la couleur du texte

Cliquez sur OK

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597

9.1.5

Aperu d'un tat

L'aperu avant impression permet de visualiser le rsultat de la mise en page l'impression. L'aperu peut tre lgrement diffrent de la version imprime et dpend du pilote d'imprimante slectionn. Afficher l'aperu avant impression 1. Dans le gnrateur d'tat, allez au menu Fichier 2. Slectionnez Aperu avant impression ou Cliquez avec le bouton droit de la souris sur une zone vide de l'tat et slectionnez Aperu avant impression dans le menu contextuel 3. En mode Aperu, une barre d'outils s'affiche automatiquement. Elle offre des outils de dplacement, de visualisation et d'impression.

Important Vous pouvez utiliser le bouton Imprimer l'tat pour obtenir une copie papier de votre aperu. Toutefois, cette mthode n'influence pas les compteurs d'impressions. Vous devez utiliser le bouton Imprimer du formulaire d'impression pour augmenter les compteurs d'impression.

9.1.6

Personnaliser la mise en page des tiquettes

Les tiquettes d'adresses ou d'articles peuvent contenir du texte, des images et des codes barres. Vous pouvez adapter l'impression des tiquettes au format souhait. La documentation qui suit prend l'exemple d'tiquettes d'adresses mais elle peut galement s'appliquer tous les types d'tiquettes. Personnaliser la mise en page des tiquettes 1. Dans l'cran d'impression des tiquettes d'adresses 2. Ouvrez l'onglet tat 3. Slectionnez l'tat original et cliquez sur le bouton Dupliquer 4. Cochez la case Dfinir par dfaut et cliquez sur le bouton OK 5. Slectionnez la copie de l'tat original et cliquez sur Mise en page

6.

Le gnrateur d'tat affiche l'tiquette et vous permet de rgler sa taille

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WinBIZ

La bande grise En-tte de page correspond la distance entre le sommet de la page et la 1re tiquette. Vous pouvez dplacer cette ligne grise par cliquer-glisser ou double-cliquer sur la ligne pour dfinir la distance. La bande grise En-tte de colonne correspond la distance entre le sommet de chaque tiquette et la zone Dtails. Vous pouvez dplacer cette ligne grise par cliquer-glisser ou double-cliquer sur la ligne pour dfinir la distance. La bande grise Dtails correspond la hauteur de chaque tiquette. Vous pouvez dplacer cette ligne grise par cliquer-glisser ou double-cliquer sur la ligne pour dfinir la hauteur. La bande grise Pied de colonne correspond la distance entre le fond de chaque tiquette et la zone Dtails. Vous pouvez dplacer cette ligne grise par cliquer-glisser ou double-cliquer sur la ligne pour dfinir la distance. La bande grise Pied de page correspond la distance entre la dernire tiquette et la fin de la page. Vous pouvez dplacer cette ligne grise par cliquer-glisser ou double-cliquer sur la ligne pour dfinir la distance Rgler la largeur de l'tiquette 1. Depuis le gnrateur d'tat, ouvrez le menu Fichier 2. Slectionnez Mise en page 3. Changez le nombre de colonnes ou dfinissez la largeur d'une tiquette 4. Dans la zone d'impression, assurez-vous d'avoir slectionn Page entire

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9.1.7

Mise en page d'un tat Facture

L'diteur d'tat vous permet de modifier la mise en page de vos factures dbiteurs. Vous pouvez ajouter le logo de votre entreprise, modifier la police d'criture, dplacer des lments, etc. Modifier la mise en page d'une facture 1. Au menu Vente, Factures 2. Cliquez sur le bouton Imprimer 3. Dans l'onglet tat, cliquez sur l'onglet Mise en page

4. 5. 6.

7.

8.

Dans l'onglet Mise en page, cliquez sur l'image de la facture (rectangle blanc situ droite de la bote de dialogue) Slectionnez Facture Si le message suivant s'affiche : Cet tat original ne peut pas tre modifi. Dsirez-vous l'enregistrer sous un autre nom pour le modifier ? Cliquez sur Oui Dans les proprits de l'tat, vous pouvez modifier le nom de la mise en page puis cliquez sur OK. Pour plus d'informations sur les proprits d'tats, consultez Dupliquer un tat 590 . La mise en page des factures s'ouvre dans le gnrateur d'tat. Pour modifier la mise en page de l'tat consultez les rubriques Insrer un contrle 593 , Slectionner, dplacer ou redimensionner un contrle 595 , Modifier la police d'criture 596 et Aperu d'un tat 597

9.1.8

Mise en page des documents commerciaux de ventes

Si la mise en page de certains documents de ventes sont identiques (offres, confirmations de commande, bulletins de livraison, fiches de travail, factures, notes de crdit), vous n'avez pas besoin de personnaliser la mise en page de chaque type de document. Il vous suffit de personnaliser une mise en page (par exemple l'offre), puis de l'importer depuis les autres types de documents. 1. Modifiez la mise en page d'un document commercial de ventes (par exemple Facture)

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600

WinBIZ 2. Une fois la mise en page de la facture termine, affichez la fentre d'un type de documents commerciaux dont la mise en page doit tre identique (par exemple, les offres). Slectionnez un document et cliquez sur Imprimer Ouvrez l'onglet tat Cliquez sur Importer

3. 4. 5.

6.

Slectionnez l'tat importer. Les mises en page sont enregistres dans le dossier Reports de la base de donnes WinBIZ. Chaque tat est enregistr dans un dossier diffrent : doc10 doc12 doc14 doc16 doc20 : : : : : offres et devis confirmations de commandes fiches de travaux bulletins de livraisons factures

Une possibilit pour connatre le chemin et le nom de l'tat importer est de visualiser ces informations dans la barre de titre du gnrateur d'tat lors de la modification de la mise en page de cet tat. 7. Cliquez sur OK

Importer un tat dans les factures dbiteurs 1. Au menu Adresses, Prsentations de factures 2. Ouvrez la prsentation de facture concerne 3. Dans la zone Factures, cliquez sur Actions 4. Slectionnez Importer 5. Slectionnez l'tat importer comme indiqu au point 6 ci-dessus 6. Cliquez sur OK

9.1.9

Expressions et fonctions pour les tats

Insrer une expression dans un tat 1. 2. 3. Dans la mise en page, cliquez sur le contrle Champ ( ) Cliquez l'emplacement souhait dans l'tat, afin d'insrer le contrle. Dans la bote de dialogue Expression d'tat, entrez l'expression
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601

manuellement ou cliquez sur "..." droite du champ Expression. Pour plus d'informations, consultez Insrer un contrle. 593 Adresses Afficher la formule de politesse et le nom de famille Afficher le champ Divers 1 d'une adresse dans les documents commerciaux Afficher le champ Divers 1 d'une adresse dans une liste d'adresses Afficher les groupes associs une adresse dans la liste des adresses Afficher les groupes associs une adresse dans une liste des dbiteurs ou cranciers Articles Afficher le poids d'un article dans un document commercial Afficher le champ Divers 1 d'un article dans un document commercial Afficher le champ Divers 1 d'un article dans une liste d'adresses Documents commerciaux de ventes Afficher la catgorie de document Afficher la classification Afficher la date complte Afficher la date complte avec le lieu Afficher la date de la ligne d'article Afficher le symbole montaire la fin d'une facture ( ct de TOTAL) categori() getvalue(do_classif, 'ds_numero', 'ds_text', 'doc_class') cdate(do_date1) 'Martigny, le', cdate(do_date1) dl_date1 txt([TOTAL], do_langue), iif(empty (do_monnai), [CHF],mon_code (do_monnai)) prix_info(ar_numero, 'TTC', 2, 1) art_info(dl_article, 'ar_poids') art_info(dl_article, 'ar_utilis1') art_info(ar_numero, 'ar_utilis1') politess(ad_numero,.f.) adr_info(do_adr1, 'ad_utilis1') adr_info(ad_numero, 'ad_utilis1') adr_grp(ad_numero) adr_grp(do_adr1)

Afficher le prix d'un article pour la table de prix n2 et le conditionnement n1 Ajouter un champ d'objet personnalisable customFieldGetValueBySequence ('doc_obj', doc_obj.dj_numero, 1) Afficher le montant total des paiements DocAmountPaymentsTotal() associs un document commercial Afficher le montant des rabais d'un DocRebateAmount() document commercial Afficher le pourcentage des rabais d'un DocRebateRate() document commercial Afficher le montant des escomptes d'un DocDiscountAmount() document commercial Afficher le pourcentage des escomptes DocDiscountRate() d'un document commercial Afficher le total des rductions (escompte DocReductionAmount() et rabais) d'un document commercial Dossiers comptables Afficher le numro de TVA du dossier txt([N TVA], do_langue)+ ' :' + comptable dans un document commercial Dossiers.Dos_tvano
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WinBIZ Afficher l'adresse complte du dossier comptable Afficher le nom du dossier comptable Afficher l'adresse du dossier comptable Afficher le numro postal et la localit du dossier comptable Afficher le numro de TVA du dossier comptable Afficher le numro de tlphone du dossier comptable Afficher le numro de fax du dossier comptable Afficher l'adresse e-mail du dossier comptable Afficher l'adresse du site internet du dossier comptable dos_adr() dossiers.dos_name dossiers.dos_adress dossiers.dos_locali dossiers.dos_tvano dossiers.dos_tel dossiers.dos_fax dossiers.dos_email dossiers.dos_url

Salaires Afficher le cumul de la rubrique 320 pour sal_det_info(sa_numero, '320', 1, toutes les priodes de salaires calcules 100, 'sd_mnt_sal') Afficher le nom de la rubrique 320 rub_txt(getvalue('320', 'ru_code', 'ru_numero', 'rubriques'))

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603

9.2
9.2.1

Outils systme
Enlever l'attribut lecture seule
Si vous avez grav des fichiers sur un CD, il est possible que, lors de la rcupration, certains fichiers soient toujours en lecture seule. Aprs le transfert des fichiers sur votre ordinateurs, avant de pouvoir excuter de nouveau l'application, vous devez enlever l'attribut des fichiers Lecture seule. Enlever l'attribut Lecture seule sur tous les fichiers au moyen de l'Explorateur Windows 1. Ouvrez l'explorateur Windows. 2. Ouvrez le dossier o est install WinBIZ (Par exemple C:\BIZ) 3. Tapez F3 au clavier pour lancer une recherche 4. Dans la fentre de recherche, tapez *.* et lancez la recherche 5. Slectionnez tous les fichiers avec CTRL-A (ou Edition, Slectionner tout) 6. Au menu Fichier, Proprits, enlevez la coche de l'option Attributs: Lecture seule 7. Cliquez sur OK Enlever l'attribut Lecture seule sur tous les fichiers avec MS-DOS 1. Dmarrez une session DOS 2. Passez dans le dossier o est install WinBIZ (Ex. Pour passer dans C:\BIZ, l'invite MS-DOS, tapez CD \BIZ) 3. Tapez la commande suivante ATTRIB *.* -R /S 4. Pour quitter la session DOS, tapez EXIT

9.2.2

Effectuer un Scandisk
L'outil Scandisk dtecte les altrations les plus susceptibles de se produire, vous permet de retrouver des erreurs physiques et logiques sur votre disque dur. Il peut galement rparer les zones endommages. Vous pouvez excuter Scandisk tout moment pour vrifier l'intgrit des disques de votre ordinateur. Scandisk s'excute automatiquement chaque fois que le systme d'exploitation n'est pas correctement arrt. Windows 98 SE, Millenium 1. Au menu Dmarrer, Programmes 2. Slectionnez Accessoires, Outils systme 3. Cliquez sur Scandisk 4. Pour un contrle rapide, slectionnez une analyse standard. En cas de problmes important, slectionnez une Analyse minutieuse. 5. Cochez la case Rparer automatiquement les erreurs 6. Cliquez sur Dmarrez l'analyse Windows NT, 2000, XP 1. Attention! Seuls les Administrateurs peuvent excuter cette commande. 2. Ouvrez le poste de travail 3. Slectionnez le lecteur de disque de votre choix (par exemple C:) 4. Au menu Fichier, Proprits 5. Ouvrez l'onglet Outils 6. Dans Vrification des erreurs, cliquez sur le bouton Vrifier maintenant 7. Cochez toutes les options de rparation 8. Cliquez sur Dmarrer Windows Vista 1. Attention! Seuls les Administrateurs peuvent excuter cette commande. 2. Ouvrez le poste de travail (Ordinateur) 3. Slectionnez le lecteur de disque de votre choix (par exemple C:) 4. Au menu Organiser, Proprits 5. Ouvrez l'onglet Outils

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604

WinBIZ 6. 7. 8. Dans Vrification des erreurs, cliquez sur le bouton Vrifier maintenant Cochez toutes les options de rparation Cliquez sur Dmarrer

9.2.3

Utiliser le dfragmenteur de disque

Le dfragmenteur de disque optimise la vitesse de chargement et d'excution de vos programmes. Il vous permet de rorganiser les fichiers et l'espace inutilis de votre disque dur. Il est recommand de dfragmenter votre disque au moins tous les 6 mois. Windows 98, ME, 2000, XP, Vista 1. Au menu Dmarrer, Programmes 2. Slectionnez Accessoires puis Outils systme 3. Cliquez sur Dfragmenteur de disque 4. Slectionnez le disque dfragmenter 5. Cliquez sur OK et suivez les instructions

9.2.4

Supprimer les fichiers temporaires

Lorsqu'une application est en cours d'utilisation, elle cre frquemment des fichiers temporaires qui sont automatiquement supprims quand l'application est ferme. Si une application est ferme anormalement (arrt brusque de l'ordinateur, panne de courant, etc.), il est possible que certains fichiers temporaires ne soient pas supprims et restent prsents sur le disque. Ces fichiers ne sont plus utiliss et peuvent tre supprims pour permettre un gain d'espace sur le disque. Windows 98, Me, 2000, XP et ultrieurs 1. Au menu Dmarrer, Programmes, Accessoires, Outils systme, Nettoyage de disque. 2. Dans la liste droulante, slectionnez le lecteur correspondant votre disque dur, cliquez sur OK. 3. Cochez les cases correspondantes aux dossiers que vous voulez vider. 4. Cliquez sur OK. Pour dterminer le dossier des fichiers temporaires Le dossier des fichiers temporaires peut tre diffrent sur certaines machines. Si vous ne trouvez pas le dossier C:\WINDOWS\TEMP, vous pouvez examiner le contenu de la variable d'environnement TEMP. 1. Au menu Dmarrer, Programmes, 2. Slectionnez Commandes MS-DOS 3. A l'invite MS-DOS, tapez la commande SET suivie de la touche ENTER 4. Le dossier des fichiers temporaires est indiqu la ligne TEMP= (exemple: TEMP=C:\TEMP).

9.2.5

Changer la variable d'environnement TEMP sur Windows 2000

La variable d'environnement TEMP spcifie l'emplacement o les programmes placent les fichiers temporaires. Tout utilisateur peut ajouter, modifier ou supprimer une variable d'environnement utilisateur. Toutefois, seul un administrateur peut ajouter, modifier ou supprimer une variable d'environnement systme. Sur Windows 2000, si un utilisateur n'a pas la permission d'accder l'emplacement o les programmes placent les fichiers temporaires (Par exemple C:\WINDOWS\TEMP ou C:\WINNT\TEMP), l'application ne pourra pas dmarrer.

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605

Pour modifier la variable d'environnement TEMP 1. Ouvrez une session en tant qu'Administrateur 2. Cliquez sur Dmarrer, Paramtres, Panneau de configuration 3. Ouvrez le composant Systme 4. Dans l'onglet Avanc, cliquez sur le bouton Variables d'environnement 5. Dans la liste des Variables systmes, localisez et slectionnez la variable TEMP=... 6. Cliquez sur le bouton Modifier 7. Changez la valeur de la variable pour indiquer un dossier auquel tous les utilisateurs ont un contrle total (lecture, criture, suppression de fichiers et de rpertoires, etc.). 8. Enregistrez les modifications.

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606

WinBIZ

9.3

Configuration
Vous pouvez modifier la configuration gnrale de l'application pour adapter le logiciel certains environnements particuliers. La configuration gnrale peut tre modifie au moyen des mthodes suivantes: Utilisation de paramtres dans le raccourci de dmarrage Utilisation du fichier de configuration Winbiz.ini 607
606

9.3.1

Paramtres de dmarrage
Vous pouvez configurer le raccourci de dmarrage de l'application au moyen de paramtres passs lors du lancement du logiciel. Ces paramtres sont des mots-cls et des valeurs placs la suite du chemin dfini dans le champ cible du raccourci. Il est possible de dfinir plusieurs paramtres sur la mme ligne de commande.

Base de donnes Ce paramtre permet de dfinir l'emplacement de la base de donnes qui sera ouverte automatiquement au dmarrage. Cette option permet de crer plusieurs raccourcis qui pointent vers des bases de donnes diffrentes sans avoir besoin de la slectionner chaque fois dans le menu Fichier. Syntaxe: dbfolder = <Chemin de la base de donnes> Exemple de cible: "C:\Program Files\...\WinBIZ 8.0.exe" dbfolder=\\server\data\accounting Fichier de configuration Winbiz.ini Utilisez ce paramtre lorsque vous dsirez utiliser un fichier de configuration spcial la place du fichier winbiz.ini localis dans le mme dossier que l'application. Le fichier de configuration peut contenir des paramtres comme des systmes de gestion de la mmoire alloue l'application ou de modules

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Guide de l'utilisateur installs qui peuvent tre communs plusieurs utilisateurs. Pour plus d'informations sur le fichier, consultez Fichier de configuration 607 . config = <Chemin et nom du fichier de configuration>

607

Exemple de cible: "C:\Program Files\...\WinBIZ 8.0.exe" config=\\server\data\stations\config.ini Remarque Lorsque vous ajoutez un chemin dans la cible du raccourci, le chemin ne doit pas contenir d'espace.

9.3.2

Fichier de configuration
Le fichier de configuration (winbiz.ini) est situ dans le mme dossier que l'application (Optionnellement, il peut tre plac dans un dossier diffrent 606 ). Il permet de configurer certains aspects de l'application. Voici les lments que vous pouvez dfinir dans ce fichier.

Sections Cls

[User]

Company Contact Street city Phone Fax Email Activity

Exemple Commentaires s de valeur Contient les informations d'activation

SoftwareSourc e Licence Pin Activation MachineIDSim ple [System] DBFolderRestr 0, 1 Dsactive le changement de base de iction 0, 1 donnes DeletedJourna AC Place les lments supprims dans une l 33%, 128 table spciale DrivesExclusio Interdit l'accs certains lecteurs n Configure le maximum de mmoire utilise MemoryUsage [Applicati TitleYearShow 0, 1 on] TitleCompany 0, 1 Show Affiche l'exercice dans le titre Affiche le nom du dossier dans le titre

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WinBIZ

9.4
9.4.1
9.4.1.1

Dpannage
Procdures
Dfinir les autorisations d'accs au dossier contenant la base de donnes
Sur certains systmes d'exploitation, il est parfois ncessaire de dfinir des autorisations pour des utilisateurs ou des groupes d'utilisateurs avant que ceux-ci puissent accder normalement la base de donnes. Cette opration est gnralement ncessaire si vous travaillez sur un rseau sans domaine (groupe de travail) ou si la base de donnes ne se trouve pas sur un serveur mais sur une station de travail. Dfinir les autorisations d'accs (Windows 2000 et XP) Pour effectuer ces oprations, vous devez ouvrir une session Windows en tant qu'administrateur de l'ordinateur. 1. Ouvrez le Poste de travail de Windows 2. Slectionnez le dossier de l'emplacement de la base de donnes (Par exemple : C:\WinBIZ Data) 3. Cliquez avec le bouton droit sur le dossier puis cliquez sur Proprits 4. Cliquez sur l'onglet Scurit 5. Pour dfinir les autorisations d'un groupe ou d'un utilisateur qui n'apparat pas dans la zone Noms d'utilisateur ou de groupe, cliquez sur Ajouter. 6. Tapez le nom du groupe ou de l'utilisateur dont vous souhaitez dfinir les autorisations, puis cliquez sur OK. Sur un rseau sans domaine (groupe de travail), il existe une liste d'utilisateurs sur chaque poste. Pour ajouter un utilisateur qui est spcifi sur autre poste, cliquer sur ajouter et localisez le poste, puis recherchez le nom de l'utilisateur autoriser. 7. Pour modifier les autorisations d'un groupe ou d'un utilisateur, cliquez sur le nom correspondant et cochez au minimum les cases suivantes dans la colonne Autoriser : Modification Lecture et excution Lecture Ecriture

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Guide de l'utilisateur

609

8. 9.

Cliquez sur Paramtres avancs Cochez l'option "Remplacez les entres d'autorisations de tous les objets enfants par les entres affiches ici et qui s'appliquent aux objets enfants"

10. Cliquez sur le bouton OK Afficher l'onglet Scurit Avec Windows XP Professionnel et Windows XP Edition Familiale (Home Edition), l'onglet Scurit n'est parfois pas affich. Il est possible de forcer l'affichage de cet onglet.

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WinBIZ Windows XP Professionnel 1. Ouvrez le Poste de travail 2. Au menu Outils, slectionnez Options des dossiers 3. Cliquez sur l'onglet Affichage 4. Dans la liste des Paramtres avancs, enlever la coche dans "Utiliser le partage de fichier simple". 5. Cliquez sur le bouton OK Windows XP Edition familiale (Home Edition) Avec cette version de Windows, vous devez dmarrer votre ordinateur en mode sans chec (F8 au dmarrage de l'ordinateur) pour que l'onglet Scurit apparaisse. Dfinir les autorisations d'accs (Windows Vista) Pour effectuer ces oprations, vous devez ouvrir une session Windows en tant qu'administrateur de l'ordinateur. 1. Ouvrez le Poste de travail de Windows (Ordinateur) 2. Slectionnez le dossier de l'emplacement de la base de donnes (Par exemple : C:\WinBIZ Data) 3. Allez au menu Organiser et cliquez sur Proprits 4. Ouvrez l'onglet Scurit 5. Pour dfinir les autorisations d'un groupe ou d'un utilisateur qui n'apparat pas dans la zone Noms d'utilisateur ou de groupe, cliquez sur Modifier. 6. Cliquez sur Ajouter pour ajouter un nouvel utilisateur ou un groupe de scurit. 7. Tapez le nom du groupe ou de l'utilisateur dont vous souhaitez dfinir les autorisations, puis cliquez sur OK. Sur un rseau sans domaine (groupe de travail), il existe une liste d'utilisateurs sur chaque poste. Pour ajouter un utilisateur qui est spcifi sur autre poste, cliquer sur ajouter et localisez le poste, puis recherchez le nom de l'utilisateur autoriser. 8. Pour modifier les autorisations d'un groupe ou d'un utilisateur, cliquez sur le nom correspondant et cochez au minimum les cases suivantes dans la colonne Autoriser : Modification Lecture et excution Lecture Ecriture

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611

9. Cliquez sur OK 10. Cliquez sur Avanc puis sur Modifier 11. Cochez l'option "Remplacez toutes les autorisations hritables existantes sur tous les descendants par des autorisations hritables issues de cet objet"

12. Cliquez sur OK Remarque Pour dfinir les autorisations d'accs, vous pouvez galement utiliser la commande CACLS 612 .

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612

WinBIZ

9.4.1.2

Dfinir les autorisations d'accs l'aide de la commande CACLS

Cette commande vrifie que l'utilisateur ait bien les droits sur des fichiers ou dossiers et si tel n'est pas le cas, les droits ncessaires lui seront attribus. Dfinir des autorisations de type "contrle total" au moyen de la commande CACLS Pour effectuer ces oprations, vous devez ouvrir une session Windows en tant qu'administrateur de l'ordinateur. 1. Fermez WinBIZ 2. Au menu Dmarrer, Excuter 3. Tapez la commande suivante : CACLS "Emplacement des donnes" /t /e /g "nom de l'utilisateur":f Par exemple : CACLS "\\Server\WinBIZ Data" /t /e /g "user1":f 4. Cliquez sur le bouton OK Syntaxe CACLS NomFichier [/t] [/e] [/c] [/g Utilisateur:autorisation] [/r Utilisateur [...]] [/p Utilisateur:autorisation [...]] [/d Utilisateur [...]] Exemple CACLS "\\Server\Administration\Documents\" /t /e /g "Administration":f Paramtres NomFichier Requis. Affiche les listes DACL des fichiers spcifis. /t Modifie les listes DACL des fichiers spcifis dans le rpertoire en cours ainsi que tous ses sous-rpertoires. /e Modifie une liste DACL au lieu de la remplacer. /c Continue de modifier les listes DACL, en ignorant les erreurs. /g Utilisateur:autorisation Accorde des droits d'accs l'utilisateur spcifi. Le tableau suivant rpertorie les valeurs admises pour autorisation. Valeur n r w c f Description Aucune Lecture Ecriture Changer (crire) Contrle total

/r Utilisateur Rvoque les droits d'accs de l'utilisateur spcifi. /p Utilisateur:autorisation Remplace les droits d'accs de l'utilisateur spcifi. Le tableau suivant rpertorie les valeurs admises pour autorisation.

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613

Valeur n r w c f

Description Aucune Lecture Ecriture Changer (crire) Contrle total

/d Utilisateur Refuse l'accs l'utilisateur spcifi. /? Affiche de l'aide l'invite de commandes.

9.4.1.3

Le solde du compte collectif cranciers est diffrent de la liste des factures cranciers
Si vous comptabilisez selon la mthode des contre-prestations convenues, une fois toutes les critures des modules auxiliaires comptabilises, le solde du compte collectif cranciers (exemple 2000) doit tre identiques avec les postes ouverts (Liste des factures ouvertes cranciers). Si le solde de ces comptes n'est pas identique la liste correspondante, vous devez localiser la cause du problme. Prparer WinBIZ pour commencer pointer la comptabilit 1. Dmarrez WinBIZ 2. Allez au menu Comptabilit, Ecritures 3. Dmarrez WinBIZ une deuxime fois 4. Allez au menu Achats, Etats 5. Slectionnez Factures de cranciers Obtenir le solde du compte collectif en comptabilit gnrale 1. Dans la premire session de WinBIZ, au menu Comptabilit, Ecritures, slectionnez le compte collectif crancier (exemple 2000) 2. Cliquez sur Infos puis slectionnez Informations 3. Dans le champ de date Jusqu', tapez la date contrler (exemple, 31.12.200X) 4. Notez le solde du compte Obtenir le total des postes ouverts cranciers 1. Basculez vers la 2e session de WinBIZ 2. Dans la liste des factures de cranciers, slectionnez le document Factures de cranciers 3. Dans la zone Afficher la situation au..., tapez la date contrler (exemple, 31.12.200X) 4. Cliquez sur Aperu 5. Passez la dernire page (passez, par exemple, la page 999) 6. Notez le total du compte contrler, ou le total gnral, si vous n'avez qu'un seul compte collectif. Ce montant devrait tre gal au solde du compte en comptabilit gnrale. Si les soldes ne concident pas, quels sont les points contrler Les diffrences entre les comptes collectifs et les postes ouverts peuvent provenir de plusieurs cas de figures: Tous les documents n'ont pas t comptabiliss Certaines critures ont t passes directement dans le compte collectif, en

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WinBIZ comptabilit gnrale et en modifient le solde Vrifier que que tous les mouvements ont t comptabiliss 1. Au menu Comptabilit, Comptabilisation 2. Comptabilisez tous les achats 3. Comptabilisez tous les paiements Afficher les critures passes directement (manuellement) dans le compte collectif en comptabilit gnrale 1. Au menu Comptabilit, Etats 2. Slectionnez Extrait de compte - Grand livre 3. Slectionnez le compte collectif contrler 4. Cochez la case Exclure les critures des modules auxiliaires 5. Cliquez sur Aperu Si les soldes sont diffrents malgr que les points ci-dessus ont t contrls Si les soldes sont toujours diffrents, vous allez devoir trouver la cause de la diffrence en pointant vos critures. Pour acclrer cette opration, vous pouvez effectuer un pointage rapide de contrle des soldes certaines dates. Voici une mthode de pointage qui vous permet de localiser rapidement la date laquelle une diffrence apparat: 1. Interrogez les soldes (Comptabilit et Postes ouverts) en dbut d'exercice 2. Si une diffrence existe dj en dbut d'exercice, les soldes initiaux sont incorrects 3. Si les soldes sont identiques, interrogez les soldes la fin de l'anne 4. Si une diffrence est touve, interrogez les soldes en milieu d'anne (ex. 30 juin) 5. Si une diffrence est trouve, interrogez les soldes au 31 mars, sinon, au 30 septembre 6. Continuez divisez la priode de recherche en deux, jusqu'au moment o vous avez trouv la date o la diffrence apparat. 7. Une fois la date de la diffrence trouve, vrifiez toutes les critures du jour pour trouver la cause de la diffrence 8. Corrigez le problme (au besoin, vous pouvez dcomptabiliser puis recomptabiliser les documents)

9.4.1.4

Le solde du compte collectif dbiteurs est diffrent des postes ouverts

Si vous comptabilisez selon la mthode des contre-prestations convenues, une fois toutes les critures des modules auxiliaires comptabilises, le solde des comptes collectifs dbiteurs (exemple 1100, 1050) doivent tre identiques avec les postes ouverts (Liste des factures ouvertes dbiteurs). Si le solde de ces comptes n'est pas identique la liste correspondante, vous devez localiser la cause du problme. Imprimer la liste de pointage automatique 1. Au menu Ventes, Etats 2. Cliquez sur Situation des dbiteurs 3. Dans Document imprimer, slectionnez Pointage avec compte collectif Quotidien 4. Cliquez sur Imprimer 5. Slectionnez le compte dbiteur pointer 6. Cliquez sur OK Si les soldes ne concident pas, quels sont les points contrler Les diffrences entre les comptes collectifs et les postes ouverts peuvent provenir de plusieurs cas de figures:

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Tous les documents n'ont pas t comptabiliss Certaines critures ont t passes directement dans le compte collectif, en comptabilit gnrale et en modifient le solde Vrifier que tous les mouvements ont t comptabiliss 1. Au menu Comptabilit, Comptabilisation 2. Comptabilisez toutes les ventes 3. Comptabilisez tous les paiements Afficher les critures passes manuellement dans le compte collectif en comptabilit gnrale 1. Au menu Comptabilit, Etats 2. Slectionnez Extrait de compte - Grand livre 3. Slectionnez le compte collectif contrler 4. Cochez la case Exclure les critures des modules auxiliaires 5. Cliquez sur Aperu

9.4.1.5

Le solde d'un compte est diffrent du solde de l'Extrait de compte

Le solde d'un compte au bilan peut tre diffrent du solde du compte lorsque vous imprimez un Extrait de compte dans deux cas: 1. Vous avez coch l'option Regrouper les critures TVA au Net des Extraits de comptes. Pour corriger la diffrence, tez la coche dans l'option Regrouper les critures TVA au Net et rimprimez l'Extrait de compte. 2. Vous avez pass des critures touchant le mme compte au dbit et au crdit. Pour corriger la diffrence, rechechez les critures qui ont le mme compte au dbit et au crdit dans ce compte et modifiez les documents de ventes ou d'achats qui ont gnr ces critures.

9.4.1.6

Des factures n'apparaissent pas dans les rappels imprimer

Lorsque vous souhaitez envoyer des rappels vos clients, il se peut que certaines factures n'apparaissent pas dans la liste des rappels imprimer. Si ce problme se produit, plusieurs points sont vrifier. Vrifier les paramtres des rappels lors de l'impression des rappels 1. Au menu Ventes, Etats 2. Slectionnez Rappels aux clients 3. Vrifiez les options de slection des factures : Vrifier les dates Depuis.. jusqu'...La date du document doit tre comprise dans cette tranche de date Dans Slection par document, slectionnez Seulement les factures rappeler Dans Dlai, slectionnez Seulement les factures dont le dlai est dpass Dans Rappels afficher, cochez les niveaux de rappels que vous souhaitez afficher. Dans Compteur d'impression, dcochez la case Afficher seulement les factures imprimes Vrifier les paramtres des rappels dans l'adresse d'un client 1. Au menu Adresses, Adresses 2. Slectionnez une adresse 3. Cliquez sur Ouvrir 4. Ouvrez l'onglet Dbiteur 5. Assurez-vous que la case "Envoyer des rappels" soit coche Vrifier le compte dbiteur dans un document

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WinBIZ 1. 2. 3. 4. 5. Au menu Ventes, Factures Slectionnez le document qui ne figure pas dans la liste des rappels Cliquez sur Ouvrir Ouvrez l'onglet Paramtres Assurez-vous que le compte collectif dbiteur soit slectionn. Ce compte doit tre un compte Actif.

Vrifier si le document doit figurer dans la liste des rappels 1. Au menu Ventes, Factures 2. Slectionnez le document qui ne figure pas dans la liste des rappels 3. Cliquez sur Ouvrir 4. Ouvrez l'onglet Rglements 5. Assurez-vous que la case "Ne pas envoyer de rappels pour ce document" ne soit pas coche 6. Assurez-vous qu'il reste un solde ouvert sur la facture Une facture chance multiple n'apparait pas dans les rappels 1. Au menu Ventes, Factures 2. Slectionnez le document qui ne figure pas dans la liste des rappels 3. Cliquez sur Ouvrir 4. Sur la condition de paiement, faite un clic droit et slectionnez chances 5. Dans l'onglet chances, vrifiez si les chances ont t calcules. Si ce n'est pas le cas, cliquez sur Calculer

9.4.1.7

BitDefender : dsactiver l'analyse en temps rel sur les fichiers de donnes

Pour un fonctionnement optimal de WinBIZ, il est ncessaire que l'antivirus ne vrifie pas les fichiers de la base de donne de WinBIZ chaque ouverture. Cela ralenti l'utilisation de WinBIZ et peut occasionner des messages d'avertissement du type "Accs au fichier rejet" ou "Le fichier Mmo est absent ou n'est pas valide". Dsactiver l'analyse en temps rel sur le rpertoire de la base de donne de WinBIZ 1. Ouvrez BitDefender 2. Sur la gauche, cliquez sur Antivirus

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617

3. 4. 5.

Cliquez sur Personnalis Droulez l'option Exclure un chemin de l'analyse (appliqu TOUS LES NIVEAUX) Cliquez sur Nouveau choix

6.

Slectionnez le chemin de la base de donnes de WinBIZ

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7.

Le chemin slectionn s'affiche dans la liste, cliquez sur OK pour enregistrer l'option

Relever l'emplacement de la base de donnes 1. Au menu Fichier, Base de donnes 2. Notez le chemin indiqu

9.4.1.8

L'application fonctionne lentement

Dans des conditions normales, le temps des diverses oprations (enregistrement de documents, impressions, etc.) devrait tre infrieur 2 secondes. Si vous observez des temps de raction suprieurs, vous pouvez contrler les points suivants: Installation de l'application sur chaque poste et les donnes sur un dossier partag du rseau (par exemple, sur un serveur de rseau).

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Vitesse du rseau. En rgle gnrale, si votre base de donnes est suprieure 15 Mo, il est recommand d'utiliser un rseau 100 Mbps. Si votre base de donnes est suprieure 80 Mo, il est recommand d'utiliser un rseau Gigabit (1'000 Mbps). Dans tous les cas, il est dconseill d'accder la base de donnes au travers d'un rseau sans fil (WiFi), car ce type de connexion est lente, non permanente (risque de dconnexion), et peut endommager les donnes (except pour un travail en mode Terminal Server 18 ). Si un logiciel anti-virus est install, assurez-vous que l'analyse ne soit pas effectue sur les dossiers de la base de donnes (par exemple : C:\WinBIZ Data). Le cas chant, l'ensemble de la base de donnes (plusieurs dizaines de Mo) serait scanne en permanence pour trouver d'ventuels virus informatiques. L'application ouvre et ferme des dizaines de fichiers par seconde et, chaque accs, l'anti-virus scanne le fichier entier. Si la base de donnes est installe sur un serveur, assurez-vous que l'analyse des anti-virus ne contrle pas non plus l'emplacement de la base de donnes. Ceci concerne l'anti-virus du serveur et celui de chaque station accdant l'application. Si les fichiers d'audit ou le journal des incidents sont de grande taille, vous pouvez les sauvegarder puis les vider (Audit: Menu Outils, Scurit, Audit, cliquez sur Supprimer. Incidents: Menu ?, Support, Incidents, cliquez sur Supprimer). Si vous avez supprim un grand nombre d'lments, vous pouvez acclrer certaines oprations si vous compactez la base de donnes. Pour compacter la base de donnes, au menu Outils, slectionnez Contrle de la base de donnes, cochez l'option Compacter les donnes et dmarrez l'opration (cette opration ne peut s'effectuer seulement si vous tes la seule personne connecte la base de donnes). Votre matriel informatique. Par exemple, un module de RAM dfectueux. Il existe certains utilitaires permettant de contrler le fonctionnement de votre matriel informatique.

9.4.2
9.4.2.1

Erreurs
Code d'exception=C0000005 au dmarrage de l'application avec Windows XP ou 2000
Symptme Au lancement de l'application, le message ci-dessus apparat immdiatement et l'application de dmarre pas. Cause Le runtime de WinBIZ 8.0 ne peut pas dmarrer si les profils itinrants sont partags entre Windows 2000 et Windows XP Professional. L'origine du problme provient de l'affichage des ombres sous les menus. Correction Solution 1. Installez le patch disponible http://support.microsoft.com/default.aspx?scid=kb;en-us;839024&Product=fox Solution 2. 1. Ouvrez une session sur un ordinateur Windows XP Professional 2. Ouvrez les paramtres d'affichage de Windows 3. Dans l'onglet Apparence, cliquez sur Effets 4. Dsactivez l'option Afficher une ombre sous les menus

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9.4.2.2

Falsche Version der Ressourcedatei ou Resource file version mismatch

Symptme Au lancement du programme, un des messages suivant apparat immdiatement et l'application de dmarre pas: Falsche Version der Ressourcedatei Resource file version mismatch Cause Les systmes d'exploitation dont la langue n'est pas le franais peuvent parfois ncessiter des librairies d'excution spciales. Correction 1. Tlchargez les librairies internationales disponible http://www.winbiz.ch/pages/products_download_wb8_lib_int.htm 2. Enregistrez le fichier sur votre disque dur (par exemple sur le Bureau) 3. Installez les librairies dans le dossier d'installation de WinBIZ 8.0 (par dfaut : C:\Program Files\La Gestion Electronique SA\WinBIZ 8.0)

9.4.2.3

L'excution d'une commande systme sur cet lment n'est peut tre pas sre
Symptme Lorsque vous cliquez sur certains formulaires, le message suivant est parfois affich: "L'excution d'une commande systme sur cet lment n'est peut tre pas sre. Voulez-vous continuer?" Cause La scurit est dpendante des paramtres de Internet Explorer. Par dfaut, l'excution d'une action sur un disque distant affiche une demande de confirmation. Correction Vous pouvez changer un paramtre de scurit d'Internet Explorer afin d'viter l'affichage du message, dans la zone de contenu "Intranet local". 1. Dmarrez Internet Explorer 2. Au menu Outils, slectionnez Options Internet 3. Ouvrez l'onglet Scurit 4. Slectionnez la zone de contenu Intranet local 5. Baissez le Niveau de scurit au minimum: Faible

9.4.2.4

Erreur lors du chargement du pilote d'imprimante

Ce problme peut provenir de plusieurs origines: Imprimante non disponible enregistre dans les proprits d'un tat ou dans une prsentation 1. Modifiez les proprits de l'tat ou la prsentation de la facture 2. Assurez-vous de slectionner une imprimante disponible sur votre rseau Imprimante non disponible enregistre dans la configuration de la mise en page d'un tat 1. Modifiez la mise en page de votre tat 2. Au menu Fichier, slectionnez Mise en page 3. Cliquez sur Configurer et slectionnez une imprimante prsente sur votre
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Imprimante dont le nom du port est une adresse IP Si l'imprimante est configure directement sur un port TCP/IP et que le port est nomm HTTP://xxx.xxx.xxx.xxx, l'impression peut parfois tre interrompue brutalement. Crez un nouveau port TCP/IP standard au moyen de l'assistant du systme d'exploitation et connectez l'imprimante ce nouveau port.

9.4.2.5

Le programme cesse de rpondre lorsque vous ouvrez une base de donnes distante
Symptme Dans Windows Vista, il arrive que WinBIZ cesse de rpondre lorsque vous ouvrez une base de donnes distante qui est dj ouverte sur un autre ordinateur Windows Vista. Correction Un correctif pris en charge est dsormais disponible auprs de Microsoft. Toutefois, il est conu uniquement pour corriger le problme dcrit dans cet article. Ne l'appliquez qu'aux systmes sur lesquels vous constatez ce problme spcifique. Ce correctif va peut-tre subir des tests supplmentaires. Par cons quent, si vous n'tes pas gravement touch par ce problme, il est recommand d'attendre le prochain Service Pack qui contiendra ce correctif. Pour rsoudre ce problme, soumettez une demande aux services client en ligne Microsoft afin d'obtenir le correctif logiciel. Pour soumettre une demande en ligne afin d'obtenir le correctif logiciel, visitez le site Web de Microsoft l'adresse suivante : http://go.microsoft.com/?linkid=6294451

9.4.2.6

Le fichier Mmo est absent ou n'est pas valide

Symptme Le message "Le fichier Mmo est absent ou n'est pas valide" s'affiche lors de l'utilisation du logiciel. Correction 1 Certains anti-virus considrent les fichiers Mmo comme infects. Pour viter ce problme, vous devez exclure le dossier de la base de donnes de l'analyse en temps rel de votre anti-virus. Pour plus d'informations, vous pouvez consulter la documentation de votre anti-virus. Correction 2 Le fichier Mmo est endommag. Les donnes doivent tre corriges par La Gestion Electronique SA.

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Index
-A-

-B-

-C-

Calcul du prix selon le nombre de points 479 Calcul du prix selon une table de prix 476 Calcul mensuel des salaires 159 Calculer le 13 me salaire 163 Calculer le fond de caisse 519 Calculer les salaires d'une priode 159 Carte de crdit 296 Acqurir une image 286 Cash 512 Activer E-Commerce 372 Cash : afficheur 512 Activer WinBIZ 14 Cash : imprimante 513 Adapter le plan comptable 28 Cash : matriel 512 Adresses 207 Cash : Opos 515 Agenda 552 Cash : tiroir caisse 514 Ajustement de l'impt la source 188 Catalogues 501 Amortissements 134 Catgories 510 Aperu d'un tat 597 Chiffre d'affaires par commercial 369 Appareil mobile 570 Classer les critures 75 Apparence 547 Classification 509 Appels d'offres 417 Clients yellowbill 296 Applications spciales 579 Code d'exception=C0000005 au dmarrage de Articles 442 l'application avec Windows XP ou 2000 619 Assemblage 498 Codes barres 466 Associations professionnelles 177 Coller une adresse depuis Telinfo 276 Attribuer une association professionnelle un salari Commandes aux fournisseurs 418 179 Commandes en srie 392 Attribuer une prsentation par dfaut 324 Commerce de boissons alcoolises 492 Audit des activits 65 Commerce de vins 486 Automates essence 585 Commercial 219 Compensation 297 Composer un numro de tlphone 276 Comptabilisation au brut 99 Base de donnes 38 Comptabilisation au net 100 Bases lgales 137 Comptabilisation des amortissements 105 Bases lgales pour les entreprises commerciales Comptabilisation des documents commerciaux 137 100 Bases lgales pour les exploitations agricoles et Comptabilisation des salaires 174 sylvicoles 140 Comptabiliser les charges d'entreprise 103 Bilan 31 Comptabiliser les documents 30 BitDefender : dsactiver l'analyse en temps rel sur Comptabiliser les salaires et les paiements 102 les fichiers de donnes 616 Comptabilit : impression des amortissements 142 Boissons alcoolises 492 Comptabilit : impressions 144 Bons cadeaux 356 Comptabilit analytique 110 Boucler un exercice comptable 50 Comptabilit analytique : assigner des schmas ou Budgets 108 comptes analytiques 112 Bulletins de livraison 347 Comptabilit analytique : imprimer 115 Comptabilit analytique : plan analytique 110 Comptabilit analytique : schma de rpartition 111 Comptabilit analytique dans le module Commerce Caisse 290 113, 114 Calcul du prix selon en Rgie et au Mtr 480 Comptabilit analytique dans le module Comptabilit Calcul du prix selon la table de remise 478 112 Calcul du prix selon le conditionnement 477 Compte bancaire 291 Calcul du prix selon le conditionnement et la table de Compte postal 293 remise 479
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Index Comptes de clture 89 Comptes en monnaie trangre 118 Conditions de paiement 217 Configuer un site 379 Configuration de la boutique en ligne 377 Configuration des imprimantes sur un serveur distant 21 Configuration gnrale de l'application 606 Configurer un compte SMS 564 Confirmations de commandes 347 Confirmer les paiements des salaires 171 Constantes 562 Constantes d'entreprises 153 Contrats 221 Contrats clients Debit Direct 300 Contrle de la base de donnes 40 Contrles effectuer avant la mise jour 22 Copier une adresse vers le presse-papier 281 Copieurs 583 Cration d'un article 29 Cration d'une adresse 28 Cration d'une criture 28 Cration d'une facture client 29 Cration d'une facture crancier 29 Cration d'une fiche salaire 30 Cration d'une salari 30 Crer et envoyer un fichier Debit Direct 302 Crer un catalogue d'articles 505 Crer un dossier 27, 41 Crer un fichier LSV 307 Crer un libell automatique 97 Crer un objet 225 Crer une association professionnelle 177 Crer une base de donnes 27 Crer une caisse 516 Crer une monnaie trangre 116 Dossiers comptables 41 Dupliquer un article 469 Dupliquer un tat 590 Dupliquer une adresse 275 Dupliquer une criture 77

623

-EE-Commerce 372 Ecritures 67 Ecritures de diffrences de cours 131 Ecritures en monnaie trangre 118 Ecritures multiples 70 Ecritures simples 67 E-facturation 337 E-facturation : lments de scurit 337 E-facturation : Grer les clients yellowbill 340 E-facturation : la prsentation des e-factures 339 E-facturation : monnaies 339 E-facture : Imputation comptable 413 E-facture : options de rception des e-factures 415 E-factures 410 E-factures : lments de scurit 410 E-factures : grer les cranciers yellowbill 412 E-factures : recevoir des e-factures 416 Emballages 456 Entrepts 459 Envoyer des e-factures 342 Envoyer plusieurs e-factures en une seule opration 345 Envoyer un SMS 565 Envoyer une e-facture immdiatement 342 Envoyer une sauvegarde par e-mail 49 Envoyer vers Microsoft Outlook 277 Envoyer vos articles 386 Erreur lors du chargement du pilote d'imprimante 620 Etablir un contrat avec l'institut financier 333 Etapes d'une transaction commerciale d'achat 391 Etapes d'une transaction commerciale de vente 309 Etats 590 Exercice comptable 46 Extourner les critures 77

-DDcomptabilisation 106 Dfinir le numro d'adhrent Debit Direct 299 Dfinir le numro d'identifiant LSV 305 Dfinir les autorisations d'accs l'aide de la commande CACLS 612 Dfinir les autorisations d'accs au dossier contenant la base de donnes 608 Dfinir un amortissement 134 Dfinition des priodes 154 Dtail des documents de vente 317 Dtail des documents des achats 394 Documents plusieurs destinataires 428 Documents modifiant le stock 455 Documents priodiques 426
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-FFacturation avec BVR 333 Facturation en srie 312 Factures 321 Factures avec virement bancaires en Suisse ou l'tranger 403 Factures BV rouge 397

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WinBIZ

Factures BVR et BVR Euro 400 Factures cranciers en monnaie trangre 124 Factures de cranciers 397 Factures dbiteurs en monnaie trangre 121 Factures dbiteurs multi-chances 331 Factures IPI 406 Falsche Version der Ressourcedatei ou Resource file version mismatch 620 Fiches de travaux 347 Fichier de configuration 607 Fonctionnement d'un point de vente 520 Format d'importation des documents 435 Fusionner des adresses 287 Fusionner des articles 475

-G-

Importation de lignes de document 439 Importation de lignes de documents depuis un fichier CSV 440 Importation de lignes de documents depuis un fichier XLS 440 Importation de salaires 203 Importation de salaires en format CSV 203 Importation de salaires en format XML 204 Importer des adresses 278 Importer des articles 472 Importer des critures Crsus 83 Importer des critures depuis un fichier 78 Importer des critures TaskStar 82 Importer des critures WinBIZ 81 Importer un barme d'impt la source 183 Impt la source 183 Imprimer des factures avec BVR sans montant 329 Gnrer un paiement de salaires 170 Imprimer des factures avec un bulletin de versement Grer les numros de srie 463 spar 329 Grer un dossier selon l'anne calendrier 175 Imprimer des factures sur du papier A4 long (A4+) 328 Gestion de la base de donnes 39 Imprimer le dcompte de l'association Gestion des catalogues 503 professionnelle 181 Gestion des copieurs 583 Imprimer le dcompte de l'impt la source 188 Gestion des dossiers 41 Imprimer les fiches de salaires 162 Gestion des groupes 62 Gestion des prix : calcul du prix selon en Rgie et au Imprimer les images dans les documents 360 Informations sur les articles 468 Mtr 480 Insrer un contrle 593 Gestion des prix : calcul du prix selon la table de remise 478 Installation en rseau 9 Gestion des prix : calcul du prix selon le Installation et configuration d'osCommerce 373 conditionnement 477 Installation sur Terminal Server 19 Gestion des prix : Calcul du prix selon le Installation sur un ordinateur autonome 5 conditionnement et la table de remise 479 Installer la police OCR-B 334 Gestion des prix : calcul du prix selon le nombre de Installer une mise jour 22 points 479 Instituts financiers et mthodes de paiements 290 Gestion des prix : gestion du prix de vente au niveau Inverser une criture 78 de l'adresse 476 Gestion des utilisateurs 60 Gestion du prix de vente au niveau de l'adresse 476 Gestion du prix de vente au niveau de l'adresse : Calcul du prix selon une table de prix 476 Grilles des quantits 461 Groupes d'adresses 216 Guide l'utilisateur 2

-LLe solde du compte collectif cranciers est diffrent de la liste des factures cranciers 613 Le solde du compte collectif dbiteurs est diffrent des postes ouverts 614, 615 Les mouvements de stock 480 Les paiements aux cranciers 420 Lettres types 272, 283 L'excution d'une commande systme sur cet lment n'est peut tre pas sre 620 Lier des documents un article 471 Localiser une adresse 288

-HHistorique des adresses 220 Historique des articles 468

-IImportation de documents 433

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Index Options des documents 537 Options des salaires 543 Ordres de productions 494 OSCommerce 373 Ouvrir un nouvel exercice 46 Ouvrir votre ancienne base de donnes

625

-MMmento 560 Messages 511 Mthode de calcul des salaires bruts ou nets 101 Mthodes de comptabilisation 99 Migration vers la version 8.0 35 Mise jour automatique depuis le rseau 26 Mise jour depuis Internet 23 Mise jour depuis un CD-Rom 23 Mise jour des documents 474 Mise en page 590 Mise en page des documents commerciaux de ventes 599 Mise en page d'un tat Facture 599 Mise en place de la boutique en ligne 374 Mise en route du Debit Direct 299 Mise en route du LSV 304 Mise en route rapide 27 Modle d'adresses 216 Modle d'article 453 Modles 548 Modles d'adresses 316 Modes de comptabilisation 453 Modifications globales 280 Modifications globales dans les articles 469 Modifier la police 596 Moyens de paiement 516 Moyens d'expdition 510

35

-PPaiement des salaires 170 Paiements aux cranciers 420 Paiements bnvoles 355 Paiements cranciers : compensations 424 Paiements cranciers : crer un ordre de paiement lectronique 422 Paiements cranciers en monnaie trangre 129 Paiements de dbiteurs 348 Paiements dbiteurs : acomptes et trop pays 353 Paiements dbiteurs : compensations 354 Paiements dbiteurs : paiements manuels 348 Paiements dbiteurs : paiements par BVR 351 Paiements dbiteurs : Rglements dans les documents 350 Paiements dbiteurs en monnaie trangre 126 Paiements Perte sur dbiteurs 354 Paramtre de dmarrage 606 Paramtrer les rubriques pour les associations professionnelles 180 Paramtrer les rubriques pour l'impt la source 185 Paramtrer les salaris pour l'impt la source 186 Paramtres des documents commerciaux 509 Parcelles 580 Personnalisation du bureau 547 Personnalisation par utilisateur 548 Perte sur dbiteurs 297, 354 Plan comptable 85 Plan comptable : description des comptes 85 Points de vente 512 Prsentation des factures 322 Prsentation des factures : Attribuer une adresse 324 Prsentation des factures Debit Direct 301 Prsentation des factures LSV 306 Promotions 457 Protection des dossiers 62 Protection des critures comptables 63 Publipostage 554

-NN d'identification et d'adhrent BVR Notes de crdit cranciers 417 Notes de crdit dbiteurs 346 Nouveauts de la version 8.0 33 333

-OObjets 224 Offres 346 Oprations courantes sur les critures 67 Oprations spciales sur les adresses 275 Oprations spciales sur les articles 467 Oprations spciales sur les documents 426 Oprations spciales sur les critures 77 Options 532 Options de commerce 537 Options de la comptabilit 534 Options de l'application 532 Options des articles 540
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-QQuestions relatives au bouclement 58

626

WinBIZ

-R-

Tablet PC 365 Tlchargement et installation du package 373 TelInfo 281 Terminal programmable 570 Raccourcis clavier 31 Terminal Server 18 Rappels : des factures n'apparaissent pas dans les Terminal Server : Configuration 18 rappels imprimer 615 Terminal Server : Gestion des licences 18 Rappels aux clients 367 Terminal Server : imprimantes 21 Rception de marchandises 419 Test des BVR avant mise en production 336 Recevoir les commandes 387 Textes standards 557 Rechercher une criture 74 Tiers bnficiaires 173 Recouvrement direct par Debit Direct 299 Traitements des parcelles 580 Recouvrement direct par LSV 304 Transfert des documents et des soldes 55 Rcupration de documents 311 Transformation de documents 310 Rcuprer des adresses depuis Telinfo ou Twixtel Transitoires 371 281 TVA : Dcompte et journal 95 Rcuprer les tats de WinBIZ 2.5 36 Rcuprer les tats des factures de WinBIZ 2.5 36 TVA : gnralits 91 TVA : Mthode de calcul simplifie (mthode Rglages des BVR 335 forfaitaire) 92 Rgler l'impression des tiquettes 597 TVA : Mthode de calcul standard 92 Regrouper deux comptes 90 TVA : Mise en place 94 Rinitialiser tous les salaires d'une priode 161 TVA : Modes de dcompte 94 Reliquats 463 TVA : Modification du taux 95 Restaurer des donnes 48 Twixtel 281 Retour de marchandises 419 Rubriques de salaires 155

-SSaisir les contrats clients LSV 305 Salaires : listes et dcomptes 196 Salaris 148 Sauvegarder des donnes 46 Scurit 60 Signer manuellement des documents commerciaux 365 SMS 564 Stock 442 Stock : gestion des prix 476 Stock : les entres et sorties 485 Stock : les inventaires 482 Stock : les soldes initiaux 481 Suivi des expditions 429 Supprimer les informations de paiement 161 Supprimer un salaire calcul 160 Supprimer une ou plusieurs critures 75 Synchronisation avec un appareil mobile 570 Systmes de commissionnement 358 Systmes d'exploitation 4

-UUtiliser les libells automatiques 97

-VValorisation du stock 507 Ventes gestion des dbiteurs 309 Ventes : impression 366 Ventes au comptant 346 Vrification des mouvements 471 Verrouiller une criture 78 Version prcdente 33 Vins 486

-WWinBIZ Mobile 570

-Yyellowbill : clients Yellownet 295 296

-TTableau comparatif 12 Tableau de bord 558

La Gestion Electronique SA