Mengidentifikasi Sarana dan Prasarana Administrasi Perkantoran

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud atau tujuan. Sedangkan prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses (usaha, pembangunan, proyek). Untuk lebih memudahkan membedakan keduanya, sarana lebih ditujukan untuk bendabenda yang bergerak seperti komputer dan mesin-mesin, sedangkan prasarana lebih ditujukan untuk benda-benda yang tidak bergerak seperti gedung, ruang, dan tanah. Sarana dan prasarana juga mempunyai arti dan maksud yang sama dengan istilah perbekalan kantor. Tersedianya sarana dan prasarana yang cukup dengan kualitas yang baik, sangat dibutuhkan setiap organisasi dimanapun dalam penyelenggarakan kegiatannya untuk mencapai tujuan yang diharapkan. Tanpa adanya sarana dan prasarana, mustahil tujuan akan dicapai. Demikian halnya kantor, tempat berlangsungnya kegiatan yang berkaitan dengan pekerjaan ketatausahaan atau administrasi, juga sangat memerlukan sarana dan prasarana kantor. Bahkan tidak akan ada pekerjaan kantor yang tidak berkaitan dengan sarana dan prasarana kantor. 1.1.1 Jenis-Jenis Sarana dan Prasarana kantor a) Peralatan/perlengkapan kantor (office supplies) Peralatan/perlengkapan adalah alat atau bahan yang digunakan untuk membantu pelaksanaan pekerjaan kantor, sehingga menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan selesei lebih cepat, lebih tepat dan lebih baik. Peralatan/perlengkapan kantor dibedakan menjadi dua, yaitu : i) Paralatan/perlengkapan kantor dilihat dari bentuknya ; Dilihat dari bentuknya, peralatan/perlengkapan kantor dibedakan menjadi tiga, antara lain : Peralatan/perlengkapan kantor berbentuk lembaran Perlatan/perlengkapan kantor yang berbentuk lembaran/helaian, yaitu kertas HVS, kertas folio bergaris, kertas karbon, kertas stensil, formulir, kertas berkop, plastik transparan, kertas karton, kertas buffalo, amplop dan map. Peralatan/perlengkapan kantor berbentuk nonlembaran Peralatan/perlengkapan kantor yang berbentuk nonlembaran (bukan berupa kertas lembaran), yaitu pulpen, pensil, spidol, penghapus, penggaris, rautan, gunting, pemotong kertas (cutter), pembuka surat (letter opener), pelubang kertas dll. Peralatan/perlengkapan kantor berbentuk buku Peralatan/perlengkapan kantor yang berbentuk buku, antara lain : Buku catatan (block note), yaitu buku untuk menulis catatan harian sekretaris. Buku pedoman organisasi, yaitu buku panduan tentang informasi yang berkaitan dengan organisasi, mulai sejarah, struktur, produk dan jasa, hingga prosedur kerja. Buku tamu, yaitu buku yang digunakan untuk mencatat tamu yang datang ke perusahaan. Buku agenda surat, yaitu buku yang mencatat keluar masuknya surat sehari-hari.

ii) Peralatan/perlengkapan kantor dilihat dari penggunaannya ; Dilihat dari pengguanaannya, peralatan/perlengkapan kantor dapat dibedakan menjadi dua, antara lain : Barang habis pakai Barang habis pakai adalah barang/benda kantor yang pengguanaannya hanya satu/beberapa kali pakai atau tidak tahan lama. Contoh : kertas, tinta, karbon, klip, pensil dan pulpen. Barang tidak habis pakai Barang yang tidak habis pakai adalah barang/benda kantor yang penggunaannya tahan lama. Contoh : stapler, perforator, cutter, dan gunting. b) Mesin-mesin kantor (office machine) Mesin-mesin kantor (office machine) adalah alat yang digunakan untuk menghimpun, mencatat, mengolah bahan-bahan keterangan dalam pekerjaan kantor yang bekerja secara mekanik, elektrik, dan magnetik. Contoh : komputer, laptop, LCD, mesin tik manual dan elektrik, mesin fotocopy dll. c) Mesin komunikasi kantor Mesin komunikasi kantor adalah sarana kantor yang digunakan untuk melakukan komunikasi, baik di lingkungan organisasi sendiri maupun ke luar organisasi. Contoh : telepon, interkom, faksimile dan telepon wireless. d) Perabot kantor (office furniture) Perabot kantor adalah benda-benda kantor yang terbuat dari kayu atau besi untuk membantu pelaksanaan tugas pekerjaan kantor. Contoh : meja, kursi, sofa (meja dan kursi untuk tamu), rak buku, lemari, papan tulis dll. e) Interior kantor (office arrangement) Interior kantor adalah benda-benda kantor yang digunakan untuk menambah suasana jadi menyenangkan sehingga memberi semangat dan kenyamanan dalam menyeleseikan pekerjaan. Contoh : gambar presiden dan wakil presiden, gambar lambang negara, bendera, struktur organisasi, lukisan, patung, vas bunga, tanaman hidup maupun buatan, jam dinding dll. f) Tata ruang kantor (office lay out) Tata ruang kantor adalah pengaturan ruangan kantor serta penyusunan alat-alat dan perabotan kantor sesuai dengan luas lantai dan ruangan kantor yang tersedia sehingga memberikan kepuasan dan kenyamanan kepada karyawan dan pekerja. (Mulyani, Sri dkk. 2008: Hal 43-54) 1.1.2 Pengelolaan Sarana Prasarana Kantor Dengan banyaknya kebutuhan sarana dan prasarana, maka pengelolahan yang baik, efisien dan efektif mutlak diperlukan, mulai dari perencanaan, pelaksanaan hingga pengawasan. Tujuan pengelolaan sarana dan prasarana kantor adalah agar semua kegiatan yang berhubungan dengan perbekalan kantor baik yang bersifat administrasi maupun teknis operasional dapat dijalankan dengan baik dan efisien. Dalam pengelolaan sarana dan prasarana kantor dilakukan dengan beberapa kegiatan, yaitu :

a) Pengadaan Pengadaan adalah semua kegiatan menyediakan sarana dan prasarana (perbekalan) untuk menunjang pelaksannaan tugas. Pengadaan disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing organisasi tersebut dengan menggunakan prosedur yang berlaku di organisasi tersebut. Perencanaan perlu dilakukan sebelum melakukan pengadaan yang bertujuan untuk mngetahui dengan tepat manfaat dan juga biaya yang akan dikeluarkan. b) Penyimpanan Penyimpanan adalah kegiatan yang dilakukan oleh satuan kerja atau petugas gudang untuk manampung hasil pengadaan barang/bahan kantor, baik berasal dari pembelian, instansi lain atau yang diperoleh dari bantuan. Tujuan penyimpanan barang/bahan kantor antara lain : i) Agar barang tidak cepat rusak. ii) Agar tidak terjadi kehilangan barang. iii) Agar tersususn rapi sehingga mudah ditemukan apabila barang tersebut dicari. iv) Memudahkan dalam pengawasan. v) Memudahkan dalam analisis barang. c) Pemeliharaan Pemelihraan adalah kegiatan terus-menerus untuk mengusahakan agar barang/bahan kantor tetap dalam keadaan baik atau siap untuk dipakai. Tujuan pemeliharaan sarana dan prasarana kantor, antara lain : a) Agar barang tidak mudah rusak karena hama atau suhu/cuaca. b) Agar barang tidak mudah hilang. c) Agar barang tidak kadaluarsa. d) Agar barang tidak mudah susut. e) Agar sarana dan prasarana selalu dalam keadaan bersih. d) Inventarisasi Inventarisasi adalah semua kegiatan dan usaha untuk memperoleh data yang diperlukan mengenai sarana dan prasarana yang dimiliki. Inventarisasi yang dilakukan di setiap organisasi bisa saja berbeda, namun pada dasarnya semua dilakukan dengan tujuan yang sama, tujuannya yaitu : i. ii. Agar peralatan tidak mudah hilang. Adanya bukti secara tertulis terhadap kegiatan pengelolaan barang sehingga dapat dipertanggung jawabkan. iii. iv. v. Memudahkan dalam pegecekan barang. Memudahkan dalam pengawasan. Memudahkan ketika mengadakan kegiatan mutasi/penghapusan barang. (Mulyani, Sri dkk. 2008: Hal 55-59) (Mulyani, Sri dkk. 2008. Modul memahami Prinsip-Prinsip Penyelenggaraan Administrasi Perkantoran. Jakarta: ERLANG

Contoh alat alat Perkantoran

Mendeskripsikan Fungsi Pekerjaan Kantor

George Terry merumuskan pengertian pekerjaan perkantoran itu sebagai berikut: Pekerjaan perkantoran meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan warkat-warkat tertulis dan laporan-laporan sebagai cara untuk meringkas banyak hal dengan cepat guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan kontrol dari pimpinan. William Leffingwell dan Edwin Robinson menerangkan bahwa Pekerjaan perkantoran berkenaan dengan warkat-warkat dari badan usaha-pembuat warkat-warkat, pemakaian warkat dan pemeliharaannya guna dipakai untuk mencari keterangan dikemudian hari. Warkat ini mungkin merupakan sejarah dari pelaksanaan urusan-urusan badan usaha itu sebagaimana digambarkan oleh daftar-daftar perhitungan, surat-menyurat, surat perjanjian, surat pesanan, laporan dan segala macam nota yang tertulis dan tercetak. Littlefield dan Peterson menerangkan bahwa setiap pekerjaan kantor dalam sebuah organisasi dalam dewasa ini mempunyai segi-segi pekerjaan perkantoran atau pekerjaan kertas. Dalam kebanyakan pekerjaan-pekerjaan segi ini hanyalah sebagai akibat saja dari aktivitas pokok yang dapat berupa produksi, penjualan, keuangan, pembelian, kepegawaian, teknik atau salah satu dari banyak pekerjaan lainnya. Sedangkan Coleman Maze menerangkan bahwa kantor tatausaha dulu dianggap tidak lebih daripada titik temu dari tatahubungan ke dalam dan keluar yang hanya mampu kadang kala mengirim beberapa surat dan menyiapkan warkat-warkat yang tidak mempunyai nilai praktis. Sedangkan saat ini tatausaha merupakan suatu hal yang sangat penting dan tanpa tatausaha rodaroda perusahaan maupun instansi pemerintah atau swasta tidak dapat berjalan.

Dalam garis besarnya tatausaha mempunyai 3 peranan pokok, antara lain sebagai berikut: 1. Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan dari suatu organisasi. 2. Menyediakan keterangan-keterangan bagi pucuk pimpinan organisasi supaya dengan mudah mengambil keputusan atau dapat melakukan tindakan yang tepat jika perusahaannya sedang menghadapi masalah. 3. Membantu melancarkan perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan. (Gie, The liang, 2007: Hal 13-20) ( Gie, The Liang. 2007. Administrasi Perkantoran Modern Edisi Keempat Dengan Tamabahan. Yogyakarta: Liberty)

Fungsi dari pekerjaan kantor pada prinsipnya adalah memberikan layanan informasi dan perekaman dalam bidang jasa-jasa perkantoran untuk mencapai tujuan organisasi. Mills menjabarkan fungsi pekerjaan kantor menjadi delapan yaitu : 1. Menerima informasi

Contoh dari bentuk informasi yang umumnya diterima adalah surat, panggilan telepon, pesanan faktur dan laporan mengenai berbagai kegiatan bisnis.

2. Merekam informasi Tujuannya adalah agar informasi dapat disiapkan segera apabila manajemen memintanya. Contoh bentuk rekaman operasi yaitu korespondensi, pesanan dan faktur. 3. Mengelola informasi Yaitu memastikan agar informasi yang diterima benar dan akurat. 4. Mengatur informasi Kantor bertanggungjawab mensuplai informasi dalam bentuk yang paling baik dalam melayani manajemen. Contohnya adalah penyiapan faktur, penetapan harga, laporan statistik, laporan keuangan, dan laporan laporan pada umumnya.

5. Memberi informasi Kantor memberikan informasi dari rekamannya bila manajemen meminta. Informasi yang dibagikan dapat bersifat rutin, maupun khusus dapat secara lisan maupun tertulis. Contohnya pesanan, anggaran faktur, laporan keuangan. 6. Melindungi aset Mengamati secara cermat urusan dalam perusahaan seperti menjaga keakuratan rekaman dan memperingatkan manajemen mengenai apa saja yang tidak menguntungkan yang mungkin terjadi. 7. Menyimpan informasi Kantor harus menyimpan informasi yang diterima dengan baik agar mudah dicari apabila manajemen membutuhkannya.

Mengaplikasikan Administrasi Perkantoran di Tempat Kerja

TATA PERSURATAN DAN KEARSIPAN Pada bab ini, akan dibahas ulang materi tentang mail handling dan filling system, hanya pembahasannya lebih menitikberatkan aplikasinya di tempat kerja. Materi lebih menekankan pada sharing pendapat dengan membandingkan antara teori dengan aplikasinya di tempat kerja. Syarat utama untuk membahas modul ini adalah para peserta didik telah melaksanakan Praktek Kerja Lapangan di Instansi atau di Dunia Usaha/Dunia Industri. A. Tata Persuratan (Mail Handling) Prosedur penanganan surat baik surat masuk maupun surat keluar dapat dilakukan dengan dua sistem yaitu Sistem Buku Agenda dan Sistem Kartu kendali. 1. Sistem Buku Agenda Karakteristik mail handling sistem buku agenda adalah saat penanganan dan pendistribusian surat diperlukan buku-buku sebagai berikut :
1. Buku Agenda Surat Masuk

Kegunaannya yaitu untuk mencatat semua data surat masuk yang diterima oleh perusahaan
1. Buku Agenda Surat Keluar

Kegunaannya yaitu untuk mencatat semua data surat keluar yang dikirim keluar perusahaan/instansi maupun yang dikirim untuk lingkungan intern perusahaan
1. Buku Ekspedisi Intern

Kegunaannya yaitu : 1) Untuk menginformasikan bahwa surat masuk yang perlu ditindaklanjuti (berdisposisi) sudah

didistribusikan dan diterima oleh yang besangkutan (yang mendapat disposisi) dibuktikan dengan adanya tanda tangan penerima surat. 2) Untuk menginformasikan bahwa surat keluar intern sudah didistribusikan dan diterima oleh

yang bersangkutan dibuktikan dengan adanya tanda tangan penerima surat.

1. Buku Ekspedisi Ekstern

Kegunaannya untuk menginformasikan bahwa surat-surat keluar perusahaan/instansi sudah didistribusikan/dikirimkan dibuktikan dengan adanya tanggal kirim surat. Prosedur penanganan surat sistem buku agenda adalah sebagai berikut: a. Surat Masuk 1) 2) Surat diterima oleh bagian penerimaan surat Surat dikelompokkan misalnya surat untuk pimpinan, untuk manajer, untuk sekretaris, surat

yang harus segera ditindaklanjuti, dll. sesuai kebutuhannya. 3) 4) 5) Surat kemudian dicatat di Buku Agenda Surat Masuk. Petugasnya disebut Agendaris. Serahkan surat kepada yang bersangkutan (pimpinan, manajer, kepala bagian,dll) Surat dibaca oleh pimpinan/manajer/kepala bagian, kemudian surat-surat yang perlu

ditindaklanjuti diberi disposisi. 6) 7) Surat diserahkan kepada sekretaris/kepala tata usaha Untuk surat-surat masuk yang berdisposisi, sebelum didistribusikan catat terlebih dahulu di

buku agenda surat masuk pada kolom diteruskan kepada yaitu pihak yang mendapat disposisi. 8) Oleh sekretaris/kepala tata usaha surat yang berdisposisi didistibusikan ke alamat disposisi

dengan menggunakan buku ekspedisi intern 9) Surat ditindaklanjuti sesuai dengan disposisi dari pimpinan/manajer/kepala bagian

10) Selesai diproses surat masuk diserahkan ke bagian arsip untuk diarsipkan. b. Surat Keluar 1) 2) 3) 4) Diawali dengan adanya perintah/disposisi/instruksi pembuatan surat Pembuatan konsep surat oleh pihak yang mendapat disposisi (alamat disposisi) Konsep surat diserahkan kepada pihak yang memberikan disposisi untuk meminta persetujuan Apabila surat sudah disetujui kemudian minta nomor surat ke bagian pencatatan buku agenda

surat keluar (Verbalis) 5) Konsep surat diserahkan ke bagian pengetikan untuk diketik menjadi naskah surat (asli dan

tindasan)

6)

Naskah surat diteliti kerapihan dan kebenarannya (sesuai dengan konsep surat) oleh kepala

tata usaha/sekretaris 7) Apabila naskah surat sudah sesuai dengan konsep surat, kemudian oleh pemeriksa (kepala tata

usaha/sekretaris) diberi tanda taklik pada surat tindasan di sebelah kiri salam penutup. 8) Naskah surat dan tindasan diserahkan kepada pihak yang memberikan disposisi untuk

ditandatangani 9) Serahkan surat kepada Verbalis untuk dicatat pada Buku Agenda Surat Keluar

10) Selesai pencatatan, naskah asli diserahkan kepada ekspeditur untuk diperiksa kelengkapan suratnya, dicatat pada buku ekspedisi dan siap dikirimkan. Surat keluar intern dicatat pada buku ekspedisi intern dan surat keluar ekstern dicatat pada buku ekspedisi ekstern 11) Tindasan/tembusan surat diserahkan kepada Arsiparis untuk diarsipkan. 2. Sistem Kartu Kendali Karakteristik mail handling sistem kartu kendali adalah :
1. Surat terlebih dahulu dikelompokkan menurut sifatnya (surat penting, rahasia, dan surat bisaa) 2. Masing-masing surat ditangani dengan cara yang berbeda sesuai dengan sifat suratnya 3. Pada saat penanganan surat, pengurusannya masih menggunakan kartu atau lembaran lepas baru diakhir periode kartu/lembaran-lembaran lepas itu dikumpulkan dan dijilid menjadi sebuah buku.

Prosedur penanganan surat sistem kartu kendali adalah sebagai berikut:

1. Surat Penting

1) a) b) c) d) e) f) g)

Surat Masuk Pertama-tama di Unit Kearsipan, surat masuk diterima oleh Bagian Penerima Bagian Penerima menyerahkan surat ke Bagian Pencatat Surat Bagian Pencatat surat menerima surat penting dan membuatkan 3 kartu kendali Kartu kendali diisi lengkap kecuali kolom indeks/subjek, kode dan pengolah dikosongkan Surat penting dan kartu kendali diserahkan ke Bagian Pengarah atau pengendali surat Bagian Pengarah mengisi kolom indeks, kode dan pengolah pada kartu kendali Kartu Kendali I disimpan oleh Bagian Pengarah pada Kotak Indeks

h) i)

Kartu Kendali II dan III berikut surat penting diserahkan ke Unit Pengolah Bagian Tata Usaha Di Bagian Tata Usaha surat penting dilengkapi dengan Lembar Disposisi rangkap 2, semua

diisi lengkap kecuali kolominstruksi dan diteruskan kepada untuk diisi oleh pimpinan j) Surat penting, Kartu kendali III, dan 2 lembar disposisi diserahkan kepada Pimpinan Unit

pengolah. Sedangkan Kartu Kendali II diserahkan ke Bagian Penata Arsip sebagai informasi ada surat masuk hanya belum bisa diarsipkan karena sedang diproses k) Surat penting, Kartu Kendali III dan 2 lembar disposisi setelah pengisiannya dilengkapi oleh

pimpinan diserahkan kembali ke Bagian Tata Usaha l) Surat m) Selesai diolah surat penting dan lembar disposisi I diserahkan kembali ke Bagian Tata usaha n) Oleh Bagian Tata Usaha : Surat penting, Kartu Kendali III dan 2 Lembar Disposisi disatukan Bagian Tata Usaha menyerahkan surat penting dan lembar disposisi I ke Bagian Pengolah

kemudian ditukar dengan Kartu Kendali II yang ada di Bagian Penata Arsip sebagai informasi bahwa surat sudah bisa diarsipkan. o) Posisi terakhir setelah surat masuk penting selesai diproses adalah Kartu Kendali I di Bagian

Pengarah, Kartu Kendali II di Bagian Tata Usaha Unit Pengolah, dan Kartu Kendali III di Bagian Penata Arsip 2) a) Surat Keluar Setelah naskah dan tindasan surat keluar penting selesai dibuat oleh Unit Pengolah surat

diserahkan ke Unit Kearsipan Bagian Pencatat b) Bagian Pencatat surat menyiapkan 3 kartu kendali semua diisi kecuali kolom Indeks/subjek,

Kode Arsip, dan pengolah dikosongkan c) d) Surat penting dan 3 kartu kendali diserahkan ke Bagian Pengarah Oleh Bagian Pengarah kartu kendali dilengkapi pengisiannya dengan indeks/subjek, kode

arsip dan pengolah. Kartu Kendali I disimpan di Bagian Pengarah e) f) Kartu Kendali II dan III berikut surat penting diserahkan ke Bagian Ekspedisi. Bagian ekspedisi memeriksa kelengkapan surat kemudian surat asli siap dikirim sedangkan

surat tindasan dan Kartu Kendali III diserahkan ke Bagian Penata Arsip

g)

Kartu Kendali II diserahkan ke Unit Pengolah sebagai informasi bahwa surat keluar sudah

dikirim h) Posisi terakhir setelah surat selesai diproses adalah Kartu Kendali I di Unit Pengarah, Kartu

Kendali II di Unit Pengolah, dan Kartu Kendali III di Penata Arsip

1. Surat Biasa

1) a)

Surat Masuk Surat Biasa diterima oleh Unit Kearsipan Bagian Penerima Surat, kemudian diserahkan ke

Bagian Pencatat Surat b) Bagian Pencatat Surat mencatat data surat biasa pada Lembar Pengantar Surat Biasa rangkap

2. Sebagai informasi bahwa apabila ada beberapa surat masuk yang ditujukan pada Unit Pengolah yang sama cukup ditulis pada Lembar Pengantar Surat Biasa yang sama c) d) Surat Biasa dan 2 Lembar Pengantar Surat Biasa diserahkan ke Unit Pengolah Setelah diparaf lembar Pengantar Surat Biasa I diserahkan ke Bagian Pencatat, sedangkan

surat biasa dan Lembar Pengantar Surat Biasa II diarsipakan di Unit pengolah 2) a) Surat Keluar Unit Pengolah membuat surat asli dan tindasan sesuai dengan disposisi pimpinan dan

mencatat data surat pada Lembar Pengantar Surat Biasa rangkap 2 b) Surat asli, tindasan dan Lembar Pengatar Surat Biasa rangkap 2 diserahkan ke Bagian

Pencatat c) d) Setelah diparaf oleh Bagian Pencatat, Lembar Pengantar Surat Biasa I disimpan. Surat asli diserahkan ke Bagian Ekspedisi untuk dikirimkan sedangkan surat tindasan dan

Lembar Pengantar Surat Biasa II diserahkan kembali ke Unit Pengolah sebagai informasi bahwa surat sudah dikirimkan.
1. Surat Rahasia

1) a) b)

Surat Masuk Surat masuk rahasia diterima oleh Unit Kearsipan Bagian Penerima Surat Masih dalam keadaan tertutup, surat diserahkan ke Bagian Pencatat

c) d)

Bagian Pencatat membuatkan 2 Lembar Pengantar Surat Rahasia Surat yang masih dalam keadaan tertutup berikut 2 Lembar Pengantar Surat rahasia

diserahkan ke Bagian Pengarah e) Oleh Bagian Pengarah, Surat Rahasia berikut 2 Lembar Pengantar Surat Rahasia diserahkan

ke Unit Pengolah f) Setelah diparaf, Lembar Pengantar Surat Rahasia I diserahkan kembali ke Bagian Pengarah

sebagai informasi bahwa surat sudah diterima g) 2) a) surat. b) Kemudian dengan dilampiri 2 Lembar Surat Pengantar Surat Rahasia, surat rahasia yang Surat Rahasia dan Lembar Pengantar Surat Rahasia II disimpan di Unit Pengolah Surat Keluar Unit Pengolah membuat konsep surat, mengetik, dan memasukkan surat ke dalam sampul

sudah dalam keadaan tertutup diserahkan ke Bagian Ekspedisi untuk dikirimkan c) d) Oleh Bagian Ekspedisi, surat rahasia dikirimkan, Lembar Pengantar Surat Rahasia II disimpan Sedangkan Lembar Pengantar Surat Rahasia I diserahkan kembali ke Unit Pengolah untuk

disatukan dengan surat tindasan. B. Tata Kearsipan (Filling System) Beberapa system kearsipan yang biasa diterapkan di suatu perusahaan/instansi, yaitu :
1. Sistem Tanggal 2. Sistem Abjad 3. Sistem Masalah 4. Sistem Wilayah 5. Sistem Nomor 6. Sistem Kombinasi

Sebetulnya dari sistem-sistem penyimpanan arsip tersebut pada prinsipnya sama. Yang membedakannya hanyalah cara pengelompokkannya dan pemberian kode arsip, sedangkan prosedur kerja yang lainnya pada prinsipnya sama.

1. Prosedur Penyimpanan Arsip a. b. c. Surat-surat sebelum disimpan dibuatkan Kartu Indeks atau dapat juga dicatat di Buku klapper Surat dikelompokkan antara surat masuk dengan surat keluar Surat dikelompokkan berdasarkan kode arsip yang dipergunakan baik untuk surat masuk

maupun untuk surat keluar d. e. f. Kode arsip ditulis di pojok kanan atas surat memakai pinsil Siapkan Guide dan Tab Surat-Surat siap untuk disimpan di Tempat Arsip (Filling Cabinet, Odner, Bussiness File atau

yang lainnya) 2. Prosedur Penemuan Kembali Arsip a. Sebelum surat dicari di Tempat Arsip, lihat dulu data surat pada Kartu Indeks atau Buku

Klapper b. Setelah yakin surat sudah tersimpan di Tempat Arsip, baru kita mencarinya di Tempat Arsip

dengan berpedoman pada kode arsip yang dipergunakan 3. Prosedur Peminjaman Arsip a. b. Arsip surat yang akan dipinjam, terlebih dahulu dibuatkan Bon Peminjaman Arsip rangkap 3 Bon Peminjaman Arsip tersebut, satu disimpan di Tempat Arsip sebagai pengganti arsip yang

dipinjam, satu disimpan oleh Arsiparis, dan satu lagi diserahkan ke Peminjam Arsip. ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN A. Rekrutmen Rekrutmen (pengadaan pegawai) adalah proses penarikan sejumlah calon pegawai yang memiliki potensi untuk ditarik menjadi pegawai, yang dilakukan melalui berbagai macam kegiatan. Dalam kegiatan pengadaan pegawai harus diperhatikan formasi yang kosong. Formasi adalah susunan jumlah pegawai dan pangkat yang boleh diduduki, yang ditetapkan oleh instansi yang berwenang mengangkat dan memberhentikan pegawai untuk suatu unit tertentu. Jumlah dan susunan pegawai tersebut betul-betul diperlukan untuk melaksanakan tugas pokok yang ditetapkan.

Setelah pasti ada formasi yang kosong, maka baru diadakan serangkaian kegiatan untuk menjaring pegawai yang sesuai dengan kebutuhan masing-masing unit beserta kualifikasinya. 1 Media Penarikan Pegawai

Unit kepegawaian ketika menarik pegawai, baik dari luar maupun dari dalam dapat bertindak pasif dan aktif. Pasif berarti menunggu pelamar yang datang melamar ke kantor. Aktif berarti menggunakan berbagai saluran atau media komunikasi untuk memperoleh kenaga kerja. Banyak saluran yang dapat dipilih untuk menarik tenaga kerja. Ada sumber yang berasal dari kawan pegawai, kerabat pejabat atau pegawai, oraganisasi profesi, depnaker, lembaga pendidikan, dan open house. Informasi lowongan dapat diusahakan melalui media cetak, seperti surat selebaran, pengumuman, iklan lowongan pekerjaan pada surat kabar dan majalah. Selain itu, lowongan pekerjaan juga dapat disiarkan lewat media elektronika, seperti radio, televisi dan bioskop. Membuat pengumuman penarikan pegawai, mengetik dan menggandakan pengumuman dengan seluas-luasnya melalui media massa atau lainnya yang tersedia dan mungkin digunakan oleh pejabat yang berwenang atau pejabat lain yang ditunjuk olehnya, dilakukan sekurang-kurangnya satu bulan sebelum tanggal penutupan lamaran. Hal-hal yang harus tercantum dalam pengumuman lamaran itu meliputi : a. b. c. d. e. Jumlah dan jenis lowongan, Syarat yang harus dipenuhi, Alamat tempat lamaran diajukan, Batas waktu pengajuan lamaran, Lain-lain yang dianggap perlu.

Sebelum menetapkan pengumuman lowongan kerja, terlebih dahulu menetapkan blangko permintaan tenaga kerja yang berguna bagi unit kepegawaian untuk merencanakan penarikan pegawai. Atas dasar permintaan tenaga kerja dari unit kepegawaian dan dibuatkan rumusan job description dan job specification. Akhirnya, baru disusun iklan lowongan pekerjaan tersebut. Iklan lowongan pekerjaan bermaksud mengundang pelamar untuk melamar pekerjaan. Data pelamar dicatat secara tertib pada daftar pelamar. Daftar itu berguna sebagai bahan pertimbangan

ketika diadakan penyaringan. Selain itu, setiap surat lamaran yang masuk harus dibalas baik bagi mereka yang diterima maupun yang ditolak. Adapun contoh dari blangko permintaan tenaga kerja adalah sebagai berikut :
Unit Kerja (1) Tata Usaha Jabatan (2) Juru Ketik Jumlah (3) 3 orang L/P (4) L Syarat (5) a) SMTA Lebih Disukai (6) Sudah berpengaman

Pemasaran

Sekretaris 1 orang Salesmen 4 orang

P L/P

b) program D3 c) Mengetik a) Program D3 b) Komputer c) Mengetik a) SMTA b) Bahasa Inggris c) Bahasa Daerah Aktif berbahasa Inggris Memiliki kendaraan sendiri

2.

Seleksi, Orientasi, dan Pengangkatan

Kegiatan seleksi tidak hanya merupakan proses pemilihan pegawai dari sekian pelamar yang dijaring melalui proses perekrutan, tetapi juga proses pemilihan calon pegawai terhadap organisasi yang akan dimasuki. Pegawai yang telah lolos seleksi akan diprioritaskan untuk mengikuti kegiatan orientasi sebelum yang bersangkutan ditempatkan dan mulai bekerja. Orientasi sangat penting terutama bagi pegawai baru. Hal ini dikarenakan apa yang diperoleh pertama kali seseorang memasuki dunia kerja akan berkesan lama, dan ini akan mempengaruhi pegawai tersebut. Orientasi merupakan upaya untuk mensosialisasikan nilai-nilai organisasi, pekerjaan, dan rekan-rekan pada pegawai baru, yang dilakukan melalui sebuah program formal maupun informal. Bagi pegawai lama yang akan menduduki jabatan baru, orientasi juga diperlukan. Mereka belajar terlebih dahulu tanggung jawab yang akan dikerjakannya.

B. Disiplin Kerja Pegawai Untuk mencapai tingkat efisiensi kerja yang tinggi dibutuhkan tingkat kedisiplinan yang tinggi pula. Disiplin mempunyai arti yang dalam, karena ia muncul dari perasaan dan sikap seorang pegawai terhadap pekerjaan yang kemudian diwujudkan dalam bentuk perilaku atau tindakan. Disiplin mempunyai kualitas psikologis, oleh karena itu, selalu terlihat secara tidak langsung yaitu melalui perilaku atau tindakan yang mencerminlkan kualitas psikologis. Demikianlah maka wujud akhir dari suatu disiplin adalah perilaku atau tindakan yang memenuhi tuntutan suatu pekerjaan secara wajar. C. Daftar Urut Kepangkatan Pangkat adalah kedudukan yang menunjukkan tingkat seseorang pegawai atau karyawan dalam susunan kepegawaian yang digunakan sebagai dasar pengajuan jabatan. Jabatan adalah kedudukan seseorang pegawai atau karyawan sesuai dengan kerangka susunan organisasi. Daftar Urut Kepangkatan (DUK) adalah daftar urut pegawai yang disusun berdasarkan kriteria tertentu sebagai prioritas. Kriteria yang dijadikan dasar penyusunan urutan pegawai adalah sebagai berikut : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Pangkat/Golongan Masa Kerja Latihan Jabatan Pendidikan Umur Prestasi Kerja Loyalitas Dedikasi Kepemimpinan

10. Kemampuan Teknis 11. Kemampuan manajerial dan ketentuan lainnya.

D. Mutasi, Promosi, dan Demosi Pegawai Mutasi adalah suatu proses pemindahan jabatan atau kedudukan yang dipegang oleh seorang pegawai ke suatu jabatan lain yang dikehendaki oleh suatu organisasi. Dalam proses mutasi terdapat dua kriteria : 1. Mutasi yang bersifat positif

Mutasi yang bersifat positif merupakan suatu proses pemberian kepercayaan yang dilakukan organisasi kepada seorang pegawai untuk menduduki jabatan dengan tanggung jawab yang lebih besar dibandingkan dengan jabatan sebelumnya. Mutasi positif disebut dengan istilah promosi. 2. Mutasi yang bersifat negatif

Mutasi yang bersifat negatif merupakan suatu proses pengurangan tanggung jawab dari jabatan sebelumnya karena melakukan tindakan pelanggaran disiplin. Mutasi negatif disebut dengan istilah demosi. E. Pemberhentian Pegawai Pemberhentian pegawai atau karyawan secara garis besar dapat dikelompokkan menjadi : 1. 2. a. b. c. d. Pemberhentian dengan hormat karena meninggal dunia Pemberhentian dengan hormat karena : Atas permintaan sendiri Mencapai batas usia pensiun Perampingan organisasi Tidak cakap jasmani atau rohani sehingga tidak dapat menjalankan kewajiban sebagai

pegawai atau karyawan 3. Pemberhentian dengan tidak hormat, bisaanya dilakukan karena pegawai atau karyawan

melakukan pelanggaran disiplin yang sangat fatal dalam menjalankan tugasnya.

ADMINISTRASI KEUANGAN Administrasi keuangan yang akan dibahas pada bab ini hanyalah terbatas pada pengadministrasian yang sangat sederhana yaitu administrasi keuangan untuk pengeluaran-pengeluaran yang sifatnya relatif kecil yang sering terjadi di perusahaan yaitu administrasi petty cash. Petty cash yang dipersiapkan biasanya dicadangkan untuk : 1. Pengeluaran-pengeluaran yang sifatnya relatif kecil, misalnya : keperluan pantry, ATK,

Transportasi, konsumsi rapat, telepon,listrik, air dll. 2. Kegiatan-kegiatan yang temporer (tidak rutin), misalnya : acara pelantikan, peresmian

gedung, perayaan keagamaan, dll. 3. Pengeluaran-pengeluaran pimpinan yang bersifat urgent (penting), misalnya : menjamu

partner bisnis, perjalanan dinas pimpinan, dll. Ciri-ciri administrasi petty cash dibandingkan dengan administrasi keuangan lainnya yaitu : 1. Biasanya yang mengelola Petty Cash bukan bendahara perusahaan, tetapi ditunjuk pegawai

atau karyawan lain untuk mengelolanya. 2. Besarnya Petty Cash tergantung kebijakan masing-masing perusahaan dengan menggunakan

Metode Dana Tetap atau dapat juga menggunakan Metode Dana Tidak Tetap. 3. 4. Sumber dana biasanya dianggarkan dari Kas Perusahaan atau dari Dana Taktis. Pertanggungjawaban penggunaan keuangan dilaporkan kepada atasan atau kepada yang

melimpahkan kewenangan pengurusannya. 5. Laporan penggunaan dana dibuat setiap akhir kegiatan atau setiap akhir periode, atau pada

saat akan mengisi kembali dana petty cash. 6. 7. Setiap penerimaan dan pengeluaran dana selalu dibuatkan bukti transaksi. Bukti-bukti transaksi tersebut dikumpulkan sebagai dasar pengajuan pengisian kembali dana

untuk periode berikutnya.

Contoh pengisian Bukti Transaksi Petty Cash (Kas Kecil)

BUKTI PENGELUARAN KAS KECIL Dibayarkan kepada: No.Voucher : 203

Tubagus Bahar
Keterangan Kopi, Gula, Teh Total Disetujui oleh :

Tanggal
Jumlah

: 16 Agustus 2010

Rp. 65.000,00 Rp. 65.000,00 Diterima oleh :

Muhamad Baihaqi Manager Pemasaran

BUKTI PENGAJUAN DANA KAS KECIL Dana untuk Bagian : Pemasaran

Tubagus Bahar Bagian Pantry

Periode Kas Kecil

: 01 September 2010 s.d. 30 September 2010

Dana Awal Kas Kecil: Rp. 10.000.000,00 Saldo

Keterangan Pengisian kembali dana kas kecil Total Disetujui oleh : Manager Pemasaran

: Rp. 2.000.000,00
Jumlah RP. 8.000.000,00 Rp. 8.000.000,00 Diterima oleh Kecil : Pemegang Kas

Tanggal

: 1 September 2010 Tanggal : 1 September

.
Nama jelas

2010
Nama jelas

Pengadministrasian Petty Cash selengkapnya dapat dipelajari pada Modul Mengelola Dana Kas Kecil (Petty Cash) karangan Dra. Sri Sudaryanti.

ADMINISTRASI SARANA DAN PRASARANA Administrasi sarana dan prasarana dapat didefinisikan sebagai proses kerjasama pendayagunaan semua sarana dan prasarana organisasi secara efektif dan efisien. Sarana adalah semua perangkat yang secara langsung digunakan untuk menunjang kelancaran proses kerja organisasi dalam mencapai tujuan, misalnya : mesin-mesin kantor. Sedangkan prasarana adalah semua perangkat kelengkapan dasar yang secara tidak langsung menunjang pelaksanaan proses kerja di suatu organisasi, misalnya : ruang kantor, gudang, jalan, toilet, mushola, dll. Tujuan administrasi sarana dan prasarana adalah untuk memberikan layanan secara professional di bidang sarana dan prasarana organisasi dalam rangka terselenggaranya proses kerja secara efektif dan efisien. Terdapat 3 (tiga) hal penting dalam proses administrasi sarana dan prasarana, yaitu : A. Pengadaan Sarana dan Prasarana Pengadaan sarana dan prasarana bisaanya dilakukan untuk memenuhi kebutuhan sesuai dengan perkembangan organisasi, menggantikan barang-barang yang rusak, hilang, dihapuskan, atau sebabsebab lain yang dapat dipertanggungjawabkan. Langkah-langkah yang perlu diperhatikan berkaitan dengan pengadaan sarana dan prasarana adalah sebagai berikut : 1. Perencanaan Pengadaan Sarana dan Prasarana

Perencanaan pengadaan sarana dan prasarana dapat didefinisikan sebagai suatu proses memikirkan dan menerapkan program pengadaan fasilitas organisasi, baik yang berbentuk sarana maupun prasarana di masa yang akan datang untuk mencapai tujuan tertentu. Langkah-langkah perencanaannya adalah : a. Menampung semua usulan pengadaan perlengkapan yang diajukan oleh setiap unit kerja dan

atau menginventarisasi kekurangan perlengkapan organisasi. b. Menyusun rencana kebutuhan perlengkapan untuk periode tertentu, misalnya untuk satu

triwulan. c. Memadukan rencana kebutuhan yang telah disusun dengan perlengkapan yang tersedia

sebelumnya. d. Memadukan rencana kebutuhan dengan dana atau anggaran yang tersedia. Jika anggaran yang

tersedia tidak memadai, maka perlu dilakukan seleksi.

e.

Memadukan rencana (daftar) kebutuhan perlengkapan yang urgen dengan dana atau anggaran

yang tersedia. Apabila ternyata masih melebihi dari anggaran yang tersedia, maka perlu dilakukan seleksi lagi dengan cara membuat skala prioritas. f. 2. Penetapan rencana pengadaan akhir. Cara Pengadaan Sarana dan Prasarana

Pengadaan sarana dan prasarana pada hakikatnya merupakan upaya merealisasikan rencana pengadaan yang telah disusun sebelumnya. Langkah-langkah pengadaan sarana dan prasarana dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut : a. Pengadaan perlengkapan dengan cara membeli, baik secara langsung di Pabrik, di Toko,

melalui pemesanan terlebih dahulu, maupun dengan cara lelang. b. Pengadaan perlengkapan dengan cara mendapatkan hadiah atau meminta sumbangan kepada

pihak-pihak tertentu. c. Pengadaan perlengkapan dengan cara tukar menukar barang lebih yang dimiliki organisasi

dengan barang lain yang dimiliki organisasi lain. d. 3. Pengadaan perlengkapan dengan cara meminjam atau menyewa. Administrasi Sarana dan Prasarana

Setiap sarana dan prasarana perlu diadministrasikan dengan sebaik-baiknya sejak pengadaannya atau istilahnya perlu dilakukan tindakan inventarisasi sarana dan prasarana. Inventarisasi sarana dan prasarana yaitu melakukan tindakan pencatatan dan penyusunan daftar inventaris secara sistematis, tertib dan teratur berdasarkan ketentuan-ketentuan atau pedoman-pedoman yang berlaku. Langkah-langkah kegiatan inventarisasi sarana dan prasarana adalah sebagai berikut : a. b. Pencatatan sarana dan prasarana pada buku inventaris Pembuatan kode khusus untuk perlengkapan yang tergolong barang inventaris. Caranya

dengan membuat kode barang dan menempelkannya pada badan barang perlengkapan yang tergolong sebagai barang inventaris. Tujuan pembuatan dan penulisan kode tersebut adalah untuk memudahkan semua pihak dalam mengenal kembali semua perlengkapan, baik ditinjau dari kepemilikan, penanggungjawab, maupun jenis dan golongannya.

c.

Semua perlengkapan yang tergolong barang inventaris harus dilaporkan. Laporan tersebut

seringkali disebut dengan istilah laporan mutasi barang. Pelaporan dilakukan dalam periode tertentu, misalnya seringkali dalam satu triwulan. B. Pemeliharaan Sarana dan Prasarana Ditinjau dari sifat maupun waktunya, terdapat beberapa macam pemeliharaan sarana dan prasarana 1. a. b. c. d. Ditinjau dari sifatnya ada empat macam pemeliharaan : Pemeliharaan perlengkapan yang bersifat pengecekan Pemeliharaan yang bersifat pencegahan Pemeliharaan yang bersifat perbaikan ringan Perbaikan berat

Pemeliharaan tersebut cocok untuk perawatan mesin. 2. a. b. C. Ditinjau dari waktu pemeliharaannya ada dua macam pemeliharaan : Pemeliharaan sehari-hari, misalnya : menyapu, mengepel lantai, membersihkan pintu. Pemeliharaan berkala, misalnya : pengontrolan genting, pengapuran tembok. Penghapusan Sarana dan Prasarana

Penghapusan sarana dan prasarana adalah kegiatan meniadakan barang-barang milik lembaga dari daftar inventaris berdasarkan pedoman yang berlaku. Tujuan penghapusan adalah : 1. Mencegah dan membatasi kerugian yang lebih besar sebagai akibat pengeluaran dana untuk

perbaikan perlengkapan yang rusak. 2. 3. 4. Mencegah terjadinya pemborosan biaya pengamanan perlengkapan yang tidak berguna lagi. Membebaskan lembaga dari tanggung jawab pemeliharaan dan pengawasan. Meringankan beban inventaris.

Barang-barang yang memenuhi syarat untuk dihapuskan adalah : 1. 2. Barang-barang dalam keadaan rusak berat sehingga tidak dapat dimanfaatkan lagi. Barang-barang yang tidak sesuai dengan kebutuhan.

3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Barang-barang kuno yang penggunaannya sdudah tidak efisien lagi. Barang-barang yang terkena larangan untuk dipergunakan lagi. Barang-barang yang mengalami penyusutan di luar kekuasaan pengurus barang. Barang-barang yang berlebihan dan tidak dipergunakan lagi. Barang-barang yang dicuri. Barang-barang yang diselewengkan. Barang-barang yang terbakar atau musnah akibat adanya bencana.