8.

SISTEME INFORMATICE UTILIZATE PENTRU MANAGEMENTUL RESURSELOR UMANE

8.1. SAP Human Resources1
SAP Human Resources reprezint una dintre aplicaiile informatice elaborate de compania SAP. n prezent, compania SAP i desfoar activitatea n 35 ri. n domeniul managementului resurselor umane acest sistem informatic elaboreaz pachete de programe informatice pentru orice tip de organizaie. Acestea se adreseaz tuturor specialitilor Departamentului Resurse Umane i sunt de natur s evidenieze contribuia fiecrei persoane la realizarea obiectivelor organizaionale. Astfel, specialitii Departamentului Resurse Umane pot furniza managementului organizaiei cele mai exacte informaii necesare pentru adoptarea deciziilor strategice. Printre avantajele utilizrii SAP Human Resources amintim, n primul rnd, urmrirea tuturor fazelor ciclului de via al carierei unei persoane: angajare, integrare, formare, dezvoltare, perfecionare, pensionare. n al doilea rnd, SAP Human Resources ofer o gam larg de aplicaii ale tehnologiei informaiei (spre exemplificare: portaluri i recunoatere vocal) pentru a facilita angajailor lucrul n echip i colaborarea la distane mari, contribuind astfel la creterea productivitii activitii acestora. n cel de-al treilea rnd, SAP Human Resources ofer att specialitilor Departamentului Resurse Umane, ct i managerilor o imagine exact a organizaiei, a posibilitilor de dezvoltare viitoare i a principalelor coordonate ale pieei naionale sau internaionale n cadrul creia i desfoar activitatea. De asemenea, SAP Human Resources integreaz i asist permanent activitile managementului resurselor umane, permind astfel reducerea cheltuielilor administrative. Principalele domenii de activitate ale SAP Human Resources includ: a) procesele administrative privind resursele umane: evidenierea administrativ a resurselor umane, respectiv toate procesele de baz referitoare la crearea i gestionarea bazei de date informaionale a resurselor umane ale organizaiei; elaborarea statelor de plat, sistemul informatic dispunnd de date privind legislaia i reglementrile legale n vigoare din 35 ri;

elaborarea structurii organizatorice i a strategiei globale de comunicare i informare intern a resurselor umane; evidenierea structurii timpului de munc, ceea ce asigur att utilizarea eficient a timpului de lucru productiv, ct i elaborarea unor planuri individuale de munc, nregistrarea, monitorizarea evaluarea timpului efectiv lucrat; elaborarea rapoartelor reglementate legal; b) managementul carierei resurselor umane: dezvoltarea organizaional a resurselor umane prin intermediul elaborrii unor modele specifice fiecrei organizaii. Elaborarea acestor modele se realizeaz prin intermediul unor simulri, analize i experimente care au la baz variabile ale schimbrilor organizaionale dorite;

recrutarea i preselecia electronic a resurselor umane, care permite identificarea celor mai potrivite persoane pentru posturile disponibile i coordonarea eficient a echipei
1

www.sap.com

MANAGEMENTUL RESURSELOR UMANE N CONDIII DE CRIZ Conf.univ.dr. Iulia CHIVU

de selecie n vederea evalurii i seleciei acestora. Principalele componente ale acestei activiti sunt: Talent Warehouse, Recruiter, Service Center i Analytics; managementul resurselor umane productive ale organizaiei - presupune optimizarea activitii tuturor angajailor care i desfoar activitatea n sectorul productiv din cadrul fiecrei organizaiei; formarea i perfecionarea pregtirii resurselor umane. Aceasta este activitatea prin intermediul creia se creeaz sau se perfecioneaz profilul psihosocioprofesional al angajailor, prin: evaluarea resurselor umane; identificarea nevoilor de perfecionare a pregtirii angajailor; identificarea etapelor carierei profesionale a fiecrui angajat, precum i a obiectivelor caracteristice fiecrei etape; nregistrarea tuturor etapelor carierei profesionale a angajailor i a progreselor obinute;

evaluarea performanelor resurselor umane, care ofer un cadru flexibil crerii i administrrii procesului de evaluare, precum i analizrii performanelor. Evaluarea performanelor este integrat n strategia organizaional de salarizare-motivare a resurselor umane;

elaborarea strategiei organizaionale de salarizare-motivare a resurselor umane, care cuprinde planuri difereniate de salarizare-motivare. Acestea sunt fundamentate pe diverse sisteme de salarizare (spre exemplificare: sistemul de salarizare n funcie de performane sau competene, planuri de salarizare variabil, acordarea unor stimulente etc.). n plus, pot fi elaborate analize comparative ale sistemelor de salarizare pe baza unor date i informaii provenite din interiorul sau exteriorul organizaiei; SAP Learning Solution constituie o abordare comprehensiv a procesului de nvare, care are la baz distribuirea diverselor informaii sau nouti tuturor resurselor umane implicate n desfurarea activitii organizaiei, respectiv, informarea angajailor, a clienilor, a asociailor, a partenerilor de afaceri etc. Aceast metod permite nvarea prin colaborare i transferul de cunotine astfel nct resursele umane s fie pregtite pentru a reaciona la orice schimbare care poate aprea n viitor. n plus, SAP Learning Solution faciliteaz formarea continu i comunicarea direct cu partenerii de afaceri i clienii organizaiei; c) managementul relaiilor interpersonale dintre angajai faciliteaz profund capacitatea organizaiilor de a permite angajailor s realizeze relaii de cooperare cu colegii, managerii direci, colaboratorii, clienii etc. Managementul relaiilor interpersonale dintre angajai cuprinde urmtoarele activiti:

auto-manager, constituie o aplicaie ce faciliteaz adoptarea mai rapid i mai eficient a deciziilor i, implicit, creterea productivitii muncii prin intermediul portalurilor manager-centre. Aceast aplicaie permite oricrei persoane avizate, indiferent de locul n care se afl sau indiferent de or, s adopte decizii de management al resurselor umane, prin intermediul telefonului mobil, al timbrului vocal sau al browser-elor. Prin intermediul site-ului web al organizaiei, portalurile permit accesul la aplicaiile interne sau externe, la coninutul planurilor sau programelor organizaionale, precum i la elementele de fundamentare a sarcinilor, proceselor sau a deciziilor manageriale;

colaborarea informaional: Prin intermediul SAP Enterprise Portals, organizaiile i pot face cunoscute propriile opinii i idei. Acest lucru poate deveni un instrument eficient n situaia n care organizaiile trebuie s comunice rapid i eficient modificrile aprute n strategia adoptat. n plus, portalurile pot realiza traducerea ntregii viziuni organizaionale de la nivelul global la cel individual. Acest lucru este de natur s reduc la maximum riscul apariiei unor nenelegeri a obiectivelor individuale, datorit faptului c informaiile sunt transmise n timp real, sunt adaptate contextului organizaional i deriv din strategia global i planurile organizaionale;

MANAGEMENTUL RESURSELOR UMANE N CONDIII DE CRIZ Conf.univ.dr. Iulia CHIVU

auto-angajat reprezint o aplicaie informatic ce permite mai mult de 80 servicii individuale standard, care dau posibilitatea oricrui angajat s controleze diverse sarcini care le-au fost ncredinate. Prin intermediul acesteia, se pot realiza diverse combinaii individuale astfel nct s nu fie necesar o pregtire special din partea angajailor; d) analize manageriale strategice, prin intermediul crora sunt realizate att analize de date, ct i rapoartele necesare adoptrii deciziilor i dezvoltrii politicii de informare a resurselor umane. Aceast aplicaie include urmtoarele componente:

analize strategice, care utilizeaz rezultatele evalurii performanelor resurselor umane n funcie de obiectivele organizaionale. De asemenea, aceast aplicaie ofer posibilitatea aplicrii managementului prin obiective, ceea ce permite definirea i monitorizarea fiecrui obiectiv individual;

analiza productivitii muncii, care permite elaborarea deciziilor manageriale prin utilizarea unor aplicaii analitice specializate, precum: planificarea necesarului de resurse umane, simularea costurilor, previziunea costurilor etc.; elaborarea unor rapoarte i situaii, care ofer posibilitatea realizrii unei game mari de raportri i instrumente de analiz orientate n funcie de cerinele utilizatorilor. 8.2. Sistemul Informatic Integrat SIVECO Applications2 Componenta dedicat resurselor umane din sistemul informatic integrat SIVECO Applications modeleaz procesul managerial att din punct de vedere financiar ct i din punct de vedere operaional, oferind suportul informaional pentru desfurarea tuturor activitilor specifice resurselor umane din cadrul unei organizaii. Sistemul acoper majoritatea activitilor specifice Departamentului Resurse Umane i permite: accesul imediat la date i informaii; realizarea analizelor comparative i statistice n format grafic; planificarea resurselor umane apelnd la simulri. Un numr foarte mare de funcii ale programului furnizeaz informaii despre: recrutarea i selecia resurselor umane; analiza i urmrirea evoluiei carierelor resurselor umane; proiectarea i dezvoltarea carierelor profesionale; calculul salariilor i gestiunea pontajelor. n baza de date se pstreaz toate informaiile necesare pentru identificarea tuturor categoriilor de salariai. Sistemul informatic permite urmrirea concordanei ntre salariai i posturi, precum i identificarea celor mai potrivite posturi pentru fiecare salariat. Analizele simple i comparative, exemplele i statisticile afiate n mod grafic constituie un important i foarte util mijloc de suport al deciziei, sistemul venind n ntmpinarea nevoilor pe termene scurt, mediu i lung al organizaiei. Aplicaia informatic urmrete urmtoarele procese: a) recrutarea i selecia personalului. Sistemul informatic furnizeaz toate mijloacele necesare procesului de recrutare prin: identificarea tuturor surselor de recrutare specifice (trguri de job- uri, agenii de recrutare, campanii de recrutare etc.); analiza i definirea caracteristicilor postului vacant; procedurile de monitorizare a diferitelor stadii ale procesului de recrutare; proiectarea procedurilor de selecie; alegerea metodelor de selecie specifice posturilor vacante; alegerea criteriilor de selecie specifice (teste, probe practice, centre de evaluare etc.); constituirea comisiei pentru susinerea interviurilor etc.; b) formarea resurselor umane i dezvoltarea carierei acestora. Sistemul furnizeaz informaii centralizate, integrnd datele referitoare la necesitatea unui program de formare pentru toi angajaii. Funcia de dezvoltare a carierelor profesionale permite optimizarea potenialului resurselor umane. Informaiile luate n considerare sunt specifice att persoanelor ct i organizaiei: (istoricul carierei, obiectivele individuale, criteriile de evaluare a abilitilor individuale i globale etc.);
2

www.siveco.ro

MANAGEMENTUL RESURSELOR UMANE N CONDIII DE CRIZ Conf.univ.dr. Iulia CHIVU

c) analiza evoluiei resurselor umane i evaluarea performanelor salariailor. Datele referitoare la resursele umane sunt procesate n timp real pentru a produce toate informaiile necesare adoptrii celor mai adecvate decizii pe baza unui spectru larg de analize, cum ar fi: rata absenteismului, orele productive, cheltuieli cu personalul. Programele utilizate pentru analiza evoluiei resurselor umane permit determinarea, n date reale, a elementelor sistemului de salarizare; d) salarizarea personalului i gestionarea pontajelor i a costurilor cu salariile. Procedurile de salarizare i gestionarea complet a costurilor cu salariile personalului execut un set de verificri pentru asigurarea promptitudinii i a acurateei procesului de salarizare. Procedurile de salarizare sunt executate cu o precizie de ceasornic, avnd un nalt grad de parametrizare i fiind uor de personalizat. Aplicaia beneficiaz de mecanismele sistemelor de gestiune a bazelor de date ORACLE i permite accesul n sistemul de date utiliznd parole ncriptate i avnd niveluri de acces aferente fiecrui tip de utilizator, astfel: Responsabil Resurse Umane; Responsabil Salarizare; Operator Resurse Umane; Operator Salarizare; Manager etc. Menionm faptul c orice persoan poate avea acces controlat la aplicaie, aciunile operatorului fiind, ns, monitorizate. Salariaii - structurai n funcie de anumite caracteristici (studii, sex etc.) - sunt monitorizai nc din momentul primei lor angajri n cadrul organizaiei, astfel stabilindu-se ierarhia funciilor deinute i modul de promovare, incompatibilitile cu alte funcii etc.). Abilitile i calitile lor pot fi nregistrate sau pot fi deduse din istoricul funciilor deinute sau al promovrilor. Pentru fiecare pas fcut n dezvoltarea unei cariere sunt analizate i necesitile de pregtire sau formare. Datele istorice sunt pstrate i pot fi accesate on-line. Fiecare stadiu al carierei este analizat prin intermediul unui set de rapoarte standard sau definite de utilizator. n cadrul aplicaiei pot fi definite orice tip de contracte individuale de munc: contracte cu durat determinat/nedeterminat/timp parial etc.). De asemenea, specialitii Departamentului Resurse Umane pot avea acces rapid la diferite informaii i aciuni, respectiv: gratificaii, prime, sanciuni, etc. Alegerea on-line a criteriilor se realizeaz n funcie de caracteristicile personale ale fiecrui salariat. Astfel poate fi consultat istoricul angajatului pentru a afla imediat diverse informaii. Posturile vacante pot fi obinute din rapoartele statistice. Toate calculele pot fi efectuate n conformitate cu legislaia n vigoare, iar orice modificare a legislaiei poate fi nregistrat fr a afecta metodele precedente. Dezvoltat n ntregime de ctre specialitii de la SIVECO-Romnia, aceast component a SIVECO Applications permite att accesul imediat la date i informaii, pe baza unor analize comparative i statistice n format grafic (efectuate periodic, la cerere), ct i planificarea necesarului de resurse umane cu ajutorul simulrilor; e) gestiunea resurselor umane. Baza de date a aplicaiei dispune de informaiile necesare pentru identificarea tuturor categoriilor de salariai. Sistemul face posibil urmrirea concordanei resurse umane posturi i identificarea celor mai potrivite posturi pentru fiecare salariat i a celui mai bun salariat pentru fiecare post. Analizele simple i comparative, exemplele i statisticile afiate ntr-un mod grafic corespunztor, constituie un important mijloc de suport al deciziei, sistemul venind n ntmpinarea nevoilor pe termen scurt, mediu i lung ale companiei. Dintre cele mai importante avantaje ale sistemului informatic integrat SIVECO Applications, le menionm pe urmtoarele: sistemul ofer soluii la actualele standarde informatice, cu grad sczut de risc, modulele sistemului fiind deja verificate prin numeroase implementri; modeleaz automat procesul managerial, att din punct de vedere financiar, ct i operaional oferind suportul informaional pentru analiza financiar, previziunea i adoptarea deciziilor n domeniul resurselor umane; este un sistem integrat i dispune de o baz de date unic aferent tuturor componentelor sale; pachetul de aplicaii propus este bazat pe S.G.B.D. ORACLE, sistem ce este utilizat la nivel internaional, n condiii sigure, fiind singurul care permite cel mai bun acces la diferitele tipuri

MANAGEMENTUL RESURSELOR UMANE N CONDIII DE CRIZ Conf.univ.dr. Iulia CHIVU

de informaii. Gestionarea acestui pachet de programe i a bazei de date este realizat cu utilitare puternice ce asigur protecia datelor, prin utilizarea unui sistem de profile i premise de acces. Aplicaia este distribuit i poate funciona att n reea local, ct i la distan (LAN, WAN). Pachetul de aplicaii suport orice modificare a soluiei hardware, avnd un nalt nivel de portabilitate. Modulul software prezint o interfa cu utilizatorul consistent i unitar, la nivelul ntregului produs, pe baza unor standarde verificate, iar aplicaiile au proceduri de salvare i de restaurare sigure, capabile s asigure integritatea i consistena datelor. posibilitatea de urmrire a evoluiei carierei fiecrui angajat; timpul de rspuns foarte scurt necesar obinerii diferitelor rapoarte de sintez.

8.3. Optimum Solutions System3

Sistemul Optimum Solutions este proiectat pentru a veni n ntmpinarea cererii organizaiilor, indiferent de dimensiune i profil de activitate, de a depi dificultile generate de administrarea salariilor i generarea rapoartelor privind resursele umane angajate. Astfel, se ofer specialitilor Departamentului Resurse Umane informaiile necesare pentru a proteja cea mai preioas investiie a oricrei organizaiei: oamenii. Programul informatic permite autentificarea utilizatorilor, astfel nct fiecare are acces numai la anumite faciliti ale programului. Astfel, spre exemplu, se poate asigura protecia evidenei salariilor i, implicit, confidenialitatea acestora. Componentele Optimum Solutions sunt urmtoarele: a) HRtrac Human Resources Sistemul permite, prin intermediul opiunii work with employees, accesul imediat la informaiile de baz ale fiecrui angajat, respectiv: evoluia salariului; evidena performanelor profesionale; abilitile de formare; evoluia carierei; evidena ndemnizaiilor i a primelor acordate etc. Sistemul este proiectat astfel nct s rspund tuturor reglementrilor legale n vigoare, ceea ce faciliteaz att accesul direct la acestea, ct i elaborarea diverselor rapoarte i situaii ctre organizaiile judeene i naionale (spre exemplu, n cazul Romniei, instituiile care reglementeaz activitatea n domeniul managementului resurselor umane sunt: Casa de Asigurri de Sntate, Casa Naional de Pensii i alte drepturi de Asigurri Sociale, Inspectoratul Teritorial de Munc, Comisia Naional de Statistic etc.). Comunicarea intern este facilitat de accesul la pota electronic integrat. Astfel, se poate primi sau expedia, direct de la angajat, diverse date sau informaii necesare bazei de date a HRtrac Human Resources. De asemenea, se pot trimite mass e-mail-uri tuturor angajailor organizaiei sau numai celor din cadrul anumitor sectoare de activitate. n cadrul acestei opiuni pot fi selectate, ulterior, individual numai persoanele interesate. E-mail-urilor le pot fi ataate diverse scrisori. Astfel activitatea Departamentului Resurse Umane poate deveni mai productiv. Componenta HRtrac Human Resources poate fi implementat ca aplicaie local sau poate fi integrat mpreun cu celelalte module, respectiv cu Payroll, Time & Attendance sau Applicant Tracking. Prin integrare se actualizeaz permanent, n timp real, datele i informaiile att despre angajai, ct i despre salarizarea acestora. n acest fel, sistemul garanteaz specialitilor Departamentului Resurse Umane lucrul cu cele mai actuale informaii. Sistemul de generare a rapoartelor permite personalizarea fiecrei situaii n funcie de standardele statistice naionale. De asemenea, pot fi realizate rapoarte detaliate att pentru ansamblul organizaiei, ct i pentru subdiviziunile acesteia (divizii, departamente, secii, ateliere etc.) i angajai. Sistemul informatic permite crearea unor rapoarte specifice, detaliate pe criterii diverse, altele dect cele standard, precum i instalarea unor multiple opiuni de sortare a informaiilor astfel nct rapoartele s fie redactate n funcie
3

www.optimum-solutions.com

MANAGEMENTUL RESURSELOR UMANE N CONDIII DE CRIZ Conf.univ.dr. Iulia CHIVU

de doleanele clienilor. Fiecare raport poate fi vizualizat n format de detaliu sau n ansamblu cu ajutorul unei opiuni de tipul examinare naintea imprimrii. Rapoartele personalizate pot fi salvate pentru a fi utilizate sau modificate n viitor. Pentru a obine informaiile necesare redactrii rapoartelor sau a situaiilor necesare n activitatea curent, pot fi alese diverse opiuni de cutare sau de selecie a salariailor din meniul de baz. Precizm c, prin selectarea unei opiuni, sistemul informatic permite accesul i la alte informaii adiionale celor cutate. n cadrul componentei HRtrac Human Resources (Resurse Umane) a sistemului informatic Optimum Solutions, exist urmtoarele dou opiuni: informaii despre angajai i dosarul individual al angajatului. Opiunea Informaii despre angajai include urmtoarele date:
adresa (permanent/flotant) codul numeric personal (numrul asigurrii sociale) codul de acces online al salariatului date privind cariera salariatului: o data angajrii o data evalurii o data pensionrii o data limit legal pn la care salariatul poate lucra cetenie numrul de cont bancar stagiul militar aciuni deinute n cadrul companiei indemnizaii i sporuri funcia deinut n cadrul companiei

Opiunea dosarul individual al angajatului include urmtoarele date: evoluia postului, respectiv toate datele i informaiile, redate n ordine cronologic, privind posturile anterior deinute de angajat, nivelul salarial etc. Selectarea unuia dintre posturile anterioare permite afiarea tuturor detaliilor despre acesta: salariu, performanele profesionale, incidentele critice aprute etc.;

informaii utile (numere de telefon n caz de urgen: domiciliu, medic de familie, medic stomatolog etc.);

informaii personale (diverse alergii fa de anumite produse alimentare, interaciuni cu anumite medicamente etc.); indemnizaii, sporuri sau diverse beneficii (se precizeaz toate tipurile de indemnizaii, sporuri sau beneficii de care beneficiaz fiecare angajat, n funcie de angajator sau legislaia rii respective); concedii: medicale, de odihn, de studii etc. (se nregistreaz toate concediile acordate unei persoane, inclusiv cauzele acestora);

proprieti i autoturisme (n aceast seciune se precizeaz proprietile angajailor, inclusiv autoturismul de serviciu); starea de sntate (se precizeaz informaii privind condiia fizic, afeciuni cronice, grupa sanguin, rezultatele analizelor medicale, programe de refacere a sntii etc.); formarea profesional (aceast seciune se evideniaz i se nregistreaz att diplomele i certificatele obinute de angajai pn n prezent, ct i nevoile de formare ale acestora la nivel organizaional, n funcie de cariera profesional proiectat); caliti i abiliti (calitile i abilitile fiecrui angajat sunt nregistrate i analizate pentru a identifica momentele n care acele caliti sau abiliti sunt necesare);

MANAGEMENTUL RESURSELOR UMANE N CONDIII DE CRIZ Conf.univ.dr. Iulia CHIVU

diverse (n dosarul personal sau n baza de date pot fi incluse diverse note i observaii ale angajailor despre datele i informaiile redate);

fotografia angajatului; diverse evenimente (evenimente personale care au aprut n timpul carierei angajatului); pregtire (detaliat: colar, liceal, universitar, postuniversitar);

b) HRtrac Payroll System (Salarizare) Componenta HRtrac Payroll System reprezint o soluie care rspunde ntocmai necesitilor activitii de salarizare a resurselor umane. Cu ajutorul versiunii informatice Optimum Solutions iSeries (AS/400) Payroll System pentru Windows, n prezent, se elaboreaz anual peste 9,4 milioane state de plat. HRtrac Payroll System utilizeaz la maximum capacitile de operare ale sistemului Windows pentru a crea utilizatorilor acestuia posibilitatea utilizrii oricrei funcii din meniul programului. Dintre cele mai importante avantaje ale componentei HRtrac Payroll System, menionm urmtoarele: facilitatea cu care poate fi instalat i utilizat de ctre persoanele care lucreaz n Departamentul Resurse Umane; - accesul facil la diverse documente i la informaii conexe (practic printr-o simpl apsare a butonului mouse). Rspunsurile la ntrebri sunt obinute foarte repede, datorit modului de prezentare in-depth a textului ajuttor;

echipa Optimum Solutions Payroll asigur nu numai implementarea ntregului sistem informatic, ci i conversia sistemului de operare, pregtirea celor care urmeaz s utilizeze programul i asistena utilizatorilor acestuia. Sistemul informatic menionat dispune de multiple opiuni de setare a programului n funcie de complexitatea structurii organizatorice a organizaiei. n acest sens, sistemul poate fi adaptat structural pn la al aselea nivel ierarhic (pornind de la ansamblul organizaiei, pn la nivelul departamentelor i al celor mai mici subdiviziuni organizatorice). De asemenea, acest sistem informatic permite evidena i calculul salariilor (inclusiv al taxelor, impozitelor i contribuiilor datorate de angajat fiecrei ri n parte, n conformitate cu legislaia acesteia), pentru angajaii care lucreaz concomitent n mai multe ri sau pentru cei care locuiesc ntr-o ar i lucreaz n alta Sistemul de salarizare, sporurile, taxele, impozitele etc. sunt particularizate pn n cele mai mici detalii. Astfel, precizm c exist posibilitatea utilizrii a 999 tipuri de sporuri, taxe i impozite, inclusiv cele mai diverse taxe (spre exemplu: ratele pentru achitarea unui mprumut pentru achiziionarea locuinei sau a mainii; ratele pentru cumprarea mobilei; asigurarea de via; asigurarea autoturismului etc.). Elaborarea fiecrui stat de plat se realizeaz n funcie de cotele procentuale ale sporurilor, taxelor, impozitelor etc. specifice sistemului de salarizare reglementat n ara respectiv, pentru organizaia respectiv. HRtrac Payroll System poate fi implementat i utilizat ca staie de lucru local sau ca modul integrat alturi de HRtrac Human Resources i/sau HRtrac Applicant Tracking System. Integrarea cu modulul Human Resources prezint avantajul utilizrii celor mai recente informaii despre angajaii unei organizaii. Spre exemplu, modificarea nivelului de pregtire a unui salariat n componenta Resurse Umane (obinerea diplomei de doctor n economie) este sesizat imediat i n componenta Salarizare (prin acordarea sporului pentru titlul de doctor). Aadar, orice schimbare operat ntr-unul dintre modulele sistemului informatic este preluat, automat, n celelalte, asigurnd dinamismul activitii managementului resurselor umane; c) HRtrac Applicant Tracking System (Selecia candidailor)

MANAGEMENTUL RESURSELOR UMANE N CONDIII DE CRIZ Conf.univ.dr. Iulia CHIVU

Componenta HRtrac Applicant Tracking System pentru sistemele de operare Windows i iSeries (AS/400) prelucreaz automat etapele procesului de selecie a candidaturilor persoanelor care doresc s se angajeze n cadrul organizaiei. Utilizarea sistemului informatic n procesul de selecie crete productivitatea managerilor i a tuturor membrilor comisiei prin evidenierea, n orice moment al etapei de selecie, att a clasamentului unei persoane fa de altele, ct i a accesrii oricror informaii despre acea persoan. Configurarea extensiv a bazei de date permite, de asemenea, constituirea i utilizarea unei surse suplimentare de recrutare a persoanelor calificate pentru obinerea unui post. Astfel, n procesul de selecie, dac au fost remarcate anumite persoane care dispun de anumite caliti, abiliti, experien i cunotine, ns nu au fost selecionate pentru postul scos la concurs, acestea pot fi incluse n baza de date i pot fi chemate n cazul organizrii concursurilor pentru ocuparea altor posturi din cadrul departamentelor organizaiei. n acest fel, aceeai baz de date este utilizat de orice subdiviziune a organizaiei, iar probabilitatea de a gsi persoana care dispune de pregtirea, calificarea i experiena necesar ocuprii unui anumit post este mai mare. Componenta HRtrac Applicant Tracking System permite generarea oricror tipuri de date i informaii despre fiecare candidat n cadrul procedurii de selecie. Baza de date a candidatului indic: postul sau nivelul ierarhic dorit; nivelul de pregtire; experiena; abilitile; profilul psihosocioprofesional; observaiile membrilor comisiei de selecie etc. De aceea, candidaii pot fi selectai din baza de date n funcie de anumite criterii, precum abiliti i ani de experien ntr-un anumit domeniu. Prin intermediul sistemului informatic se pot planifica i comunica tuturor candidailor data i ora interviurilor. Sistemul informatic dispune i de un generator de texte (Microsoft Word) care permite redactarea i expedierea (prin e-mail sau prin pot) scrisorilor de confirmare a primirii candidaturii, a scrisorilor de refuz a candidaturii, a scrisorilor pentru anunarea datei, zilei i a locului unde se va desfura concursul sau interviul de selecie etc. Expedierea poate fi fcut fie individual, fiecrui candidat n parte, fie colectiv, unui grup de candidai selectai din baza de date. Procesul de selecie poate fi deschis oricrui candidat prin intermediul Internet-ului. Astfel, pot fi anunate concursurile pentru ocuparea posturilor vacante i, n acelai timp, pot fi afiate chestionarele de candidatur. Astfel, prin intermediul HRtrac Applicant Tracking System, candidaii trimit informaiile (CV, scrisoare de motivaii, completeaz chestionarul de candidatur), iar acestea sunt introduse automat n baza de date a organizaiei, pot fi preselectate i pot fi accesate direct de specialitii Departamentului Resurse Umane. Sistemul informatic ofer posibilitatea generrii oricrui tip de raport n funcie de opiunile procedurii de selecie (spre exemplu, pot fi realizate rapoarte n funcie de numele candidatului, de agenia de recrutare prin intermediul creia s-a depus candidatura etc.). De asemenea, exist posibilitatea utilizrii a numeroase metode de selecie, astfel nct s poat fi identificat cea mai potrivit persoan pentru postul vacant. Rapoartele obinute n funcie de sursele de recrutare a candidailor faciliteaz evidenierea celor mai eficiente surse de candidai calificai pentru posturile scoase la concurs. Ca i celelalte module, componenta HRtrac Applicant Tracking System poate fi implementat ca staie de lucru local sau poate fi integrat mpreun cu acestea. Astfel, dac se opteaz pentru integrarea ei, atunci, o dat de un candidat a fost acceptat la concurs i urmeaz s fie angajat, informaiile cuprinse n baza sa de date sunt automat exportate componentelor Resurse umane i Salarizare.