Tabla de Contenidos

PREFACIO...........................................................................................................................................6 El software de fuente abierta al servicio de la gestin.....................................................................6 La Solucin Open ERP....................................................................................................................7 CONOCIENDO OPEN ERP..............................................................................................................10 Conectndose a Open ERP............................................................................................................10 Barra de preferencias.................................................................................................................11 Idiomas en Open ERP..........................................................................................................13 Solicitudes.................................................................................................................................13 Las solicitudes como un mecanismo de comunicacin interna............................................13 Configuracin de usuarios........................................................................................................16 Gestin de Asociados.....................................................................................................................17 Lista de Asociados................................................................................................................17 Categoras de los Asociados.................................................................................................18 Funcionalidades.............................................................................................................................20 Tour Guiado por Open ERP...........................................................................................................20 Asociados..................................................................................................................................20 Bsqueda de un asociado.....................................................................................................20 Formulario del asociado.......................................................................................................21 Acciones posibles sobre un asociado...................................................................................22 Contabilidad y Finanzas............................................................................................................24 Tableros de control....................................................................................................................25 Productos...................................................................................................................................25 Recursos Humanos....................................................................................................................27 Control de Inventario................................................................................................................28 Gestin de relacin con Clientes y Proveedores.......................................................................29 Gestin de Compras..................................................................................................................31 Gestin de ventas......................................................................................................................31 Conceptos generales del flujo de trabajo............................................................................................33 Personalizacin de la Compaa Principal................................................................................33 Categoras de Asociados...........................................................................................................34 Productos y sus categoras........................................................................................................35 Ubicaciones de stock.................................................................................................................37 Creacin de un plan de cuentas.................................................................................................39 Flujo de Trabajo.............................................................................................................................40 Pedido de compra......................................................................................................................40 Recepcin de mercadera..........................................................................................................42 Control de facturas de compra..................................................................................................43 Pago al proveedor......................................................................................................................44 De la Propuesta de Ventas a el Pedido de Ventas......................................................................45 Preparacin de mercadera para despachar a clientes...............................................................46 Facturacin de Mercadera........................................................................................................48 Pago del cliente.........................................................................................................................48 Gestin de relaciones con los clientes................................................................................................50 Asociados.......................................................................................................................................51 Contactos...................................................................................................................................52 Categoras de los asociados.......................................................................................................53 Gestin de casos.............................................................................................................................53 Configuracin de CRM.............................................................................................................54 Secciones..............................................................................................................................54 Categoras.............................................................................................................................55

Men.....................................................................................................................................55 Uso de casos..............................................................................................................................57 Generacin de calendarios........................................................................................................59 Anlisis de desempeo..............................................................................................................60 Automatizacin de acciones usando reglas...............................................................................61 Usando el servidor de correo electrnico..................................................................................66 Perfiles de prospectos....................................................................................................................66 Uso efectivo de los perfiles.......................................................................................................67 Herramientas de Comunicacin.........................................................................................................69 Interfaz de Mozilla Thunderbird....................................................................................................69 Instalacin de la extensin de Thunderbird..............................................................................70 Interfaz de usuario de Thunderbird...........................................................................................71 Interfaz de Microsoft Outlook.......................................................................................................72 Instalacin de la extensin de Outlook.....................................................................................72 Uso de la extensin de Outlook................................................................................................73 Interfaz de Microsoft Word............................................................................................................73 Instalacin de la extensin de Word..............................................................................................74 Uso de la interfaz de Word........................................................................................................74 Contabilidad General..........................................................................................................................76 Desde la facturacin hasta el pago.....................................................................................................76 Flujo de trabajo contable y generacin automtica de facturas.....................................................79 Facturas en Borrador.................................................................................................................80 Facturas abiertas o pro forma....................................................................................................80 Saldar entradas de facturas y pagos..........................................................................................81 Un sistema basado en archivos.................................................................................................83 Facturacin.....................................................................................................................................83 Carga de una factura de cliente.................................................................................................85 Gestin de Impuestos...........................................................................................................90 Cancelacin de una factura...................................................................................................91 Creacin de la factura de un proveedor....................................................................................93 Notas de crdito........................................................................................................................97 Pago de facturas........................................................................................................................97 Entradas contables.........................................................................................................................98 Gestin de estados bancarios....................................................................................................99 Gestin de caja........................................................................................................................102 Entrada manual en un libro.....................................................................................................103 Proceso de reconciliacin........................................................................................................104 Reconciliacin automtica.................................................................................................105 Reconciliacin manual.......................................................................................................106 Gestin de pagos..........................................................................................................................108 Proceso para la gestin de rdenes de pago............................................................................109 Preparacin y ejecucin de rdenes........................................................................................110 Anlisis Financiero...........................................................................................................................114 Gestin de cuentas a pagar / acreedores y cuentas por cobrar /deudores....................................114 Anlisis financiero de asociados.............................................................................................115 Mltiples pasos de seguimiento..............................................................................................116 Situacin del Asociado............................................................................................................118 Cuentas e Impuestos establecidos por ley....................................................................................120 Impuestos................................................................................................................................120 Configuracin de una estructura impositiva.......................................................................121 Casos de Impuestos............................................................................................................122 Objetos de Impuestos.........................................................................................................123

Uso de Impuestos sobre Productos, Asociados, Proyectos y Cuentas................................126 Los libros mayores y la hoja de balance.................................................................................128 Los libros.................................................................................................................................128 Declaracin de Impuestos.......................................................................................................129 Anlisis Financiero de la Compaa............................................................................................131 Indicadores de gestin.............................................................................................................131 Anlisis de tiempo de los indicadores................................................................................132 Definicin de sus propios indicadores................................................................................133 Buena gestin presupuestaria..................................................................................................133 El Tablero de Control de Contabilidad....................................................................................135 Configuracin de cuentas.................................................................................................................137 Plan de cuentas.............................................................................................................................137 Creacin de un plan de cuentas...............................................................................................138 Planes de cuentas virtuales......................................................................................................140 Libros...........................................................................................................................................142 Configuracin de un Libro......................................................................................................142 Control y Asistencia para la carga de datos............................................................................143 Perodos y Aos Fiscales.............................................................................................................144 Definiendo un perodo o un ao fiscal.........................................................................................145 Cierre a fin del ao..................................................................................................................145 Condiciones de Pago....................................................................................................................146 Entradas al comienzo de un ao..................................................................................................147 Gestin efectiva de la compaa.......................................................................................................148 Cuentas Analticas............................................................................................................................148 Para cada empresa, su propio plan analtico................................................................................150 Caso 1: Una empresa fabricante industrial.............................................................................150 Caso 2: Un estudio de abogados.............................................................................................153 Caso 3: Una compaa de servicios de IT...............................................................................155 Configuracin de las cuentas analticas.......................................................................................158 Configuracin del plan de cuentas..........................................................................................158 Creacin de los libros..............................................................................................................160 Registros analticos......................................................................................................................161 Entradas automticas...............................................................................................................162 Carga manual de registros.......................................................................................................164 Anlisis Financiero......................................................................................................................164 Anlisis por cuenta..................................................................................................................165 Balance Analtico...............................................................................................................165 Balance Analtico Invertido................................................................................................165 El Libro Mayor de Costo....................................................................................................166 El Libro Mayor de Costo (solo cantidades)........................................................................166 Indicadores Clave....................................................................................................................167 Recursos Humanos...........................................................................................................................169 Gestin de RR. HH......................................................................................................................169 Gestin de Personal.................................................................................................................170 Gestin de Contratos de Empleo.............................................................................................171 Entrada y Salida......................................................................................................................172 Hojas de Asistencia......................................................................................................................173 Configuracin de empleados...................................................................................................174 Carga de datos en la hoja de asistencia...................................................................................175 Evaluacin de costos de servicio............................................................................................178 Gestin por departamento.......................................................................................................180 La Gestin de Servicios....................................................................................................................183

Polticas de gestin de precios.....................................................................................................183 Creacin de lista de precios....................................................................................................185 Versiones de Listas de Precios............................................................................................185 Reglas para calcular precio.................................................................................................186 Lista de Precios por defecto...............................................................................................188 Caso de uso de listas de precios..............................................................................................188 Definicin de la lista de precios.........................................................................................190 Condiciones de contratos de clientes..................................................................................191 Otras bases para el clculo de precios.....................................................................................193 Gestin de precios en varias monedas....................................................................................193 Gestin de Contratos de Servicios...............................................................................................194 Contrato con precios fijados...................................................................................................194 Contratos costo - reembolso....................................................................................................196 Contratos con precio fijado facturados a medida que se lleva a cabo el servicio...................198 Contratos limitados a una cantidad.........................................................................................201 Planeamiento que mejora el liderazgo.........................................................................................201 Planeamiento por tiempo o por tareas?.................................................................................203 Creacin de planes..................................................................................................................205 Uso correcto del planeamiento................................................................................................205 Planeamiento en todos los niveles de la jerarqua...................................................................206 Tratamiento de gastos..................................................................................................................207 Un proceso integrado..............................................................................................................207 Reclamo de gastos...................................................................................................................208 Organizacin interna y Gestin de proyectos...................................................................................211 Gestin de proyectos....................................................................................................................211 Definicin de un proyecto y sus tareas...................................................................................212 Gestin de tareas.....................................................................................................................213 Asignacin de roles: Gerentes de cuenta y Gerente de proyecto............................................215 Facturacin de tareas...............................................................................................................216 Planeamiento y prioridades en la gestin................................................................................218 Delegacin eficiente................................................................................................................219 El arte de la productividad sin estrs...........................................................................................220 No todo lo urgente es necesariamente importante..................................................................221 Organizando su vida sistemticamente...................................................................................222 Contexto..................................................................................................................................222 Cajas de tiempo..................................................................................................................222 Metodologa y procesos iterativos......................................................................................223 Algunos resultados convincentes.......................................................................................226 Personalizacin de Open ERP..........................................................................................................227 Creacin de un Mdulo de Configuracin...................................................................................228 Personalizacin del men............................................................................................................230 Dejar que los usuarios cambien ellos mismos sus contraseas...............................................230 Personalizacin de la pgina de inicio para cada usuario.......................................................232 Asignacin de valores por defecto a los campos....................................................................233 Cambio de terminologa..........................................................................................................234 Traduccin a travs de un archivo CSV.............................................................................234 Cambios a travs de la interfaz cliente...............................................................................236 Gestin de derechos de acceso.....................................................................................................237 Grupos y Usuarios.......................................................................................................................238 Derechos de acceso para los mens........................................................................................238 Derechos de Acceso a Objetos................................................................................................240 Historial de modificacin........................................................................................................242

Configuracin de los flujos de trabajo.........................................................................................242 Definicin de los Flujos de Trabajo........................................................................................243 Configuracin de reportes............................................................................................................243 Gestin de reportes estadsticos..............................................................................................244 Modelar un nuevo reporte..................................................................................................244 Personalizacin de los tableros de control.........................................................................246 Gestin de plantillas de documentos con OpenOffice.org......................................................246 Instalacin del mdulo de OpenOffice.org........................................................................248 Conexin de OpenOffice.org a Open ERP.........................................................................248 Modificacin de reportes....................................................................................................248 Creacin de un nuevo reporte.............................................................................................250 Creacin de encabezados comunes para reportes...................................................................251 Importar y exportar informacin..................................................................................................252 El formato CSV para estructuras de bases de datos complejas...............................................252 Campos muchos-a-uno.......................................................................................................254 Campos muchos-a-muchos.................................................................................................255 Campos uno-a-muchos.......................................................................................................255 Ejemplos de importacin de archivos CSV............................................................................256 Categoras de Asociados.....................................................................................................256 Nuevos Asociados..............................................................................................................258 Exportar Informacin..............................................................................................................259 Metodologa de implementacin......................................................................................................262 Planeamiento y Anlisis de los Requerimientos..........................................................................262 Mtodos de planeamiento.......................................................................................................264 Despliegue...................................................................................................................................264 Opciones de despliegue...........................................................................................................265 La Ofeta de Software como un Servicio (SaaS).................................................................265 Hosting por un proveedor...................................................................................................266 Instalacin Interna..............................................................................................................268 Procedimiento de Despliegue..................................................................................................269 Entrenamiento del usuario...........................................................................................................271 Soporte y mantenimiento.............................................................................................................271 Actualizaciones y mejoras......................................................................................................272 Versin Migracin...................................................................................................................273

PREFACIO1
Los Sistemas de Informacin han jugado un rol cada vez ms visible en la mejora de la competitividad de los negocios a lo largo de los ltimos aos. No son slo herramientas para manejar tareas repetitivas, sino que se estn usando para guiar y promover todas las actividades diarias de una compaa. Un software de gestin integrada es un recurso clave que otorga una ventaja competitiva significativa.

La respuesta habitual de una empresa a las necesidades de agilidad, fiabilidad y respuesta a expectativas que crecen rpidamente es crear una organizacin basada en departamentos, con una estructura lineal integrada alrededor de sus procesos operativos. Para aumentar la eficiencia entre la gente de ventas, los contadores, el personal de logstica y todos los dems, usted debera tener un entendimiento comn de sus problemas.

Para esto se necesita un lenguaje comn que permita compartir las referencias, las polticas y la comunicacin en la organizacin. Un sistema ERP (por Enterprise Resource Planning, planificacin de recursos empresariales) constituye la plataforma ideal para este punto de referencia comn.

El software de fuente abierta al servicio de la gestin

Los riesgos y los costos de integracin son barreras importantes para todas las ventajas que Usted obtiene de estos sistemas. sta es la razn por la cual, todava hoy, pocas PyMEs usan ERP. Adems, los vendedores ms grandes de ERP, como SAP, Microsoft y Oracle, no han sido capaces de reconciliar el poder y la cobertura integral de un ERP con la simplicidad y flexibilidad deseadas por los usuarios. Y esto es precisamente lo que estn buscando las PyMEs.

1Este manual est basado en Open ERP: a modern approach to integrated

business management systems, escrito por los creadores de Open ERP, Fabian Pinckaers y Geoff Gardiner. Para conocer ms sobre ellos y Tiny SRL, el editor de Open ERP, visite http://www.openerp.com/.

Los procesos de desarrollo de software de fuente abierta y los nuevos modelos de negocios adoptados por sus desarrolladores, brindan un nuevo modo de resolver dichos problemas de costo y calidad para esta clase de software empresarial.

Para que un sistema ERP est totalmente disponible para las PyMEs la prioridad es la reduccin de costos. El software de fuente abierta lo hace posible al reducir los costos de desarrollo al permitir la reutilizacin constante de las libreras de software de fuente abierta, eliminar los intermediarios (distribuidores) con todos gastos generales de venta, eliminar los costos de ventas con la publicacin libre del software y reducir considerablemente los gastos de marketing.

Al existir una interaccin abierta entre miles de colaboradores y asociados trabajando en el mismo proyecto, el escrutinio resultante beneficia enormemente la calidad del software producido. Y usted no puede ser todo al mismo tiempo: contador, desarrollador de software, vendedor, profesional de calidad ISO 9001, especialista en productos agrcolas, experto en las costumbres y hbitos de los vendedores farmacuticos, slo para empezar.

Con estos requerimientos tan amplios, qu podra ser mejor que una red mundial de asociados y colaboradores. Cada uno de ellos suma su propia colaboracin de acuerdo a su capacidad profesional. A travs de este libro, usted ver que los resultados superan cualquier expectativa razonable cuando este trabajo est bien organizado.

Pero el desafo real del desarrollo es que esta solucin sea tan simple y flexible como completa. Y para alcanzar este nivel de calidad usted necesita un lder y coordinador que sea capaz de organizar todas estas actividades. Entonces, el equipo de desarrollo de Open ERP es responsable por la mayor parte de la organizacin, sincronizacin y coherencia del software.

Y Open ERP ofrece un gran desempeo en todas estas reas.

La Solucin Open ERP

Gracias a su modularidad, los desarrollos en colaboracin de Open ERP han sido limpiamente integrados, permitiendo que cualquier compaa elija lo que necesita de una larga lista de funciones disponibles. Como en la mayora de los softwares de fuente abierta, la accesibilidad, la flexibilidad y la simplicidad son claves para el desarrollo. La experiencia ha demostrado que no se necesita entrenar a los usuarios en el sistema durante meses, porque ellos pueden bajarlo y directamente comenzar a usarlo.

As, usted encontrar los mdulos para todos los tipos de necesidades, permitiendo que su compaa construya un sistema personalizado, agrupando y configurando los mdulos que mejor se adapten entre los cientos que estn disponibles. Ellos van desde mdulos muy especficos, como la interfaz EDI para productos agrcolas, hasta el mdulo de automatizacin genrica para pedir sandwichs, que se ocupa de las preferencias de su personal a la hora de comer.

Los resultados son impresionantes. Open ERP es el software de gestin ms bajado del mundo, con ms de 600 descargas por da. Est disponible en 18 idiomas y tiene una red mundial de colaboradores y asociados. Ms de 800 desarrolladores participan en los proyectos del sistema de desarrollo colaborativo de Tiny Forge.

Open ERP es, que se sepa, el nico sistema de gestin que se usa rutinariamente no slo en grandes compaas, sino tambin en otras muy pequeas e incluso muchas independientes. Esta diversidad ilustra la flexibilidad del software: una coordinacin bastante elegante entre las expectativas de la gente sobre las funcionales del software y una gran simplicidad en su uso. Y esta diversidad tambin es evidente en los varios sectores y comercios que usan el software, incluyendo productos agrcolas, textiles, remates pblicos, TI y asociaciones comerciales.

Finalmente, este software nace de la combinacin de un cdigo de alta calidad,

arquitectura bien calculada y el uso de tecnologas abiertas. De hecho, si usted es una persona dedicada a la TI, se sorprender de encontrar que el tamao de Open ERP no supera los 4 MB una vez instalado. Hemos recorrido un largo camino desde los das en los que las nicas personas que podan esperar beneficios de un ERP eran los dueos de una fbrica enorme en algn remoto estado industrial.

Este libro es ms que un manual sobre Open ERP. Es un trabajo que trata acerca de tcnicas avanzadas de gestin realizadas a travs de estas herramientas de TI. Usted ver qu prcticas de gestin pueden ser tiles, qu es posible y cmo alcanzarlas con Open ERP.

Consideramos que Open ERP est para eso: no como un fin en s mismo, sino como la herramienta que usted use para poner en marcha un sistema de gestin de avanzada.

Este libro est dirigido a directores y gerentes que tienen la ambicin de mejorar el desempeo del equipo de gestin de su compaa. Ya cuentan con grandes responsabilidades y tienen la influencia de hacer que las cosas pasen en su compaa. Es probable que muchos lectores provengan de PyMEs y empresas independientes, por la amplitud de funciones que necesitan ser analizadas e involucradas en el cambio. Los mismos principios, sin embargo, se aplican a compaas ms grandes.

CONOCIENDO OPEN ERP

Comience a descubrir Open ERP para familiarizarse con la interfaz de usuario. Este recorrido guiado provee una introduccin a muchas de las caractersticas disponibles en el sistema.

Es comprensible que tenga un poco de aprehensin cuando se siente por primera vez frente a su computadora para conectarse con Open ERP, ya que los sistemas de ERP son conocidos por su complejidad y por el tiempo que toma aprender a usarlos. Despus de todo, son sistemas de planeamiento de gestin de empresas, capaces de manejar la mayora de los elementos de empresas globales. Pero an siendo ste el caso con el software propietario, Open ERP es una excepcin en la clase de software de gestin.

A pesar de su exhaustividad, las facilidades de interfaz y gestin de flujos de trabajo son muy simples e intuitivas de usar. Por esta razn Open ERP es uno de los pocos paquetes de software con clientes de referencia tanto en negocios muy pequeos (que requieren simplicidad) como en grandes cuentas (que requieren una amplia cobertura funcional).

Conectndose a Open ERP

Para conectarse a Open ERP, usted cuenta con un nombre de Usuario y una Contrasea. Estos datos deben ingresarse en los campos correspondientes en la ventana de inicio. Esta ventana aparece normalmente al iniciar el programa. Si esto no ocurre, puede acceder a ella a travs del men en la parte superior de la pantalla: Archivo > Conectar, o bien a travs de un atajo: Ctrl + O.

Usted debera ver una ventana como sta:

CAPTURA
Ingrese sus datos y haga click en Aceptar. Esta accin lo llevar a la pantalla de inicio. Su nombre de ingreso determina sus derechos de usuario, es decir, a

qu informacin y funcionalidades tiene acceso.

Es posible que en lugar de ingresar a la pantalla de inicio, se muestre directamente un tablero de control, cuyas caractersticas bsicas se detallarn ms adelante. Desde el tablero de control puede acceder a la pantalla inicio. Si est usando el cliente web, puede llegar al men haciendo click en el enlace Men Principal en la parte superior izquierda de la ventana. Si est usando el cliente Windows, el men est en la primera pestaa (que est escondida , siendo la segunda pestaa en el tablero de control que aparece al principio).

Una vez que se muestre el men principal, podr ver los siguientes tems:

La barra de Preferencias en la parte superior derecha, que muestra nombre de usuario, enlaces a la pgina de inicio, Preferencias, Acerca de y Salir.

Abajo, informacin sobre el sistema de Solicitudes.

Enlaces al Men principal y los atajos.

Informacin sobre copyright en la parte inferior de la pgina.

El contenido principal de la ventana flanqueada por la barra de herramientas del men y algunos enlaces arriba y a la derecha.
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Hay 3 mens disponibles a la izquierda:

Asociados,

Contabilidad & Finanzas

Administracin

Barra de preferencias Cuando se conecta a Open ERP, la barra de Preferencias indica con qu usuario est conectado. Usted encontrar a la derecha un enlace a la Pgina de Inicio, que lo lleva ya sea al tablero de control o a los mens disponibles, dependiendo de la configuracin de usuario. Generalmente a cada usuario del sistema se le muestra un tablero de control diseado para mostrar indicadores y documentos urgentes, que son los ms tiles para alguien en la posicin del usuario dentro de la compaa. Usted ver cmo asignar tableros de control a diferentes usuarios ms adelante. Nota: Multinacionales y zonas horarias Si usted tiene usuarios en diferentes pases, ellos pueden configurar su propia zona horaria. Los datos referidos a horarios (de creacin y modificacin de archivos, por ejemplo) se ajustarn al huso horario del usuario. El siguiente elemento en la barra de herramientas es un enlace a Preferencias, que lo llevar a una pgina donde el usuario actual puede especificar una zona horaria y un idioma.

El campo Idioma permite cambiar el idioma de trabajo del usuario. Para ello, deben cargarse otros idiomas en el sistema para que el usuario sea capaz de elegir una alternativa.

El campo Zona horaria indica a Open ERP la ubicacin del usuario. sta puede ser diferente a la del servidor. Todos los datos en el sistema se convierten automticamente al huso horario del usuario.

El enlace Acerca de brinda informacin sobre el desarrollo del software de Open ERP.

El enlace Salir le permite desconectarse y volver a la pgina de ingreso original, para que usted pueda conectarse a otra base de datos, o bien a la misma base de datos con un usuario diferente.

El enlace Solicitudes se encuentra por debajo de la barra de herramientas. Veremos sus caractersticas ms adelante.

Idiomas en Open ERP Actualmente, hay ms de 20 idiomas disponibles. Cada usuario del sistema puede elegir en qu idioma trabajar a travs del enlace Preferencias. Usted puede, incluso, asignar un idioma a un asociado (cliente o proveedor) y en este caso todos los documentos enviados a este asociado sern traducidos automticamente al idioma elegido. Ms informacin sobre idiomas La versin base del Open ERP (en francs) est traducida a los siguientes idiomas: ingls, alemn, chino, espaol, italiano, hngaro, holands, portugus, rumano, sueco y checo. Otros idiomas estn disponibles en www.tinyforge.org: rabe, afgano, austraco, blgaro, indonesio, finlands, tai, turco y vietnamita.

Solicitudes El enlace Solicitudes se encuentra por debajo de la barra de herramientas. Es visible nicamente si usted est conectado a una base de datos. Si su base de datos es nueva, dir Sin solicitudes. Puede hacer click en este vnculo para ver las solicitudes que le han enviado en cualquier momento.

Las solicitudes como un mecanismo de comunicacin interna Las solicitudes son un poderoso mecanismo de comunicacin entre los usuarios del sistema. Tambin son usadas por el mismo Open ERP para enviar mensajes de sistema a los usuarios. Las solicitudes tienen ventajas distintivas respecto a los correos electrnicos tradicionales:

se enlazan con otros documentos de Open ERP,

se adjunta un historial de eventos a la solicitud,

usted puede monitorear los eventos de forma efectiva desde los mensajes enviados por ellos.

Open ERP usa este mecanismo para informar a los usuarios sobre ciertos eventos del sistema. Por ejemplo, si hay un problema relativo al reabastecimiento de un producto, Open ERP enva una solicitud al gerente de produccin.

Para enviar una solicitud, siga los siguientes pasos:

1. Haga click en el enlace Solicitudes. Esto abre una ventana que muestra todas sus solicitudes pendientes.

2. Haga click en Nueva para crear y enviar una nueva solicitud.

3. Complete el Asunto de la solicitud, por ejemplo Cmo ests? y describa su inquietud en el campo.

4. Haga click en el botn Buscar que se encuentra a la derecha del campo Enviar a y seleccione en la ventana que se abre el usuario a quien quiere enviar su solicitud.

5. Usted puede enlazar esta solicitud a otros documentos del sistema usando el campo Referencias que puede ser, por ejemplo, un asociado, un presupuesto o una factura impugnada.

6. Haga click en Enviar a para mandar la solicitud al receptor. Luego haga click en Men principal para volver a la pantalla original.

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Para revisar sus solicitudes:

1. Haga click en el enlace de la derecha la etiqueta Solicitudes para abrir una lista de sus solicitudes. Es posible que todava aparezca la frase Sin solicitudes ya que esta informacin no se actualiza al instante, sino peridicamente. La lista se solicitudes se abre y usted ver las solicitudes recibidas.

2. Puede hacer click en el botn Editar, representado por un lpiz, al extremo derecho de la lnea de solicitud. Esto abre la solicitud en modo de edicin.

3. Haga click en el botn Responder y escriba su respuesta en el campo Solicitud que aparece en lugar del mensaje original.

4. Haga click en Enviar a para guardar su respuesta y enviarla al remitente original. Ventaja de la solicitud sobre el correo electrnico La ventaja de una solicitud de Open ERP comparada con un conjunto de correos electrnicos acerca de un tema, es que la solicitud contiene toda la conversacin en un solo lugar. Usted puede monitorear fcilmente una discusin completa, con los documentos adjuntos y revisar rpidamente una lista de discusiones incompletas con el historial en cada solicitud. Mire la solicitud y su historial, y luego cirrela.

1. Haga click en la pestaa Historial en el formulario Solicitud para ver la solicitud original y todas las respuestas. Haciendo click en cada lnea, puede obtener ms informacin sobre cada elemento.

2. Vuelva a la primera pestaa, Solicitud, y haga click en Fin de la solicitud para configurarla en Cerrado. Esto aparecer en un color gris.

La solicitud ya no estar activa y no ser visible en las bsquedas ni aparecer en su lista de solicitudes pendientes. Nota: Informacin disparadora Usted puede enviar una solicitud con una fecha futura. No aparecer en la lista de espera de los receptores hasta la fecha indicada. Este mecanismo es muy til para configurar alertas antes de un evento importante. Configuracin de usuarios Si usted es el Administrador y se conecta como tal, tiene todo el acceso que necesita para configurar usuarios. Haga click en Administracin > Usuarios > Usuarios para desplegar la lista de usuarios definida en el sistema. Haga click en el nombre del usuario que desea configurar para abrir un formulario no editable del mismo.

Haga click en la pestaa Seguridad para ver que si este usuario es miembro de grupo alguno, tiene roles o es sujeto de reglas especializadas. El usuario
admin,

como puede ver si sigue la misma secuencia para ver su definicin, es

un miembro del grupo admin, que le da ms derechos avanzados para configurar nuevos usuarios. Definicin: Roles, grupos y usuarios Los usuarios y los grupos proveen la estructura para derechos de acceso especficos a diferentes documentos. La configuracin responde a la pregunta: "Quin tiene acceso a qu?". Los roles se usan en procesos de negocios para permitir o bloquear ciertos pasos en el flujo de trabajo de un documento dado. Por ejemplo, puede asignar el rol de aprobar una factura. Los roles responden a la pregunta "Quin debera hacer esto?" Haga click en Administracin > Usuarios > Grupos por debajo del men principal para abrir la lista de grupos definidos en el sistema. Si abre la vista en formulario del grupo admin haciendo click en su nombre en la lista, la primera

pestaa le muestra la lista de todos los usuarios que pertenecen a este grupo.

Haga click en la pestaa Seguridad para ver los detalles de los derechos de acceso a ese grupo. stos estn detallados ms adelante, pero ya puede ver ms arriba en la ventana la lista de derechos reservados para el grupo admin. Por convencin, en Open ERP el grupo admin tiene derechos de acceso al men Configuracin en cada seccin. As, Asociados / Configuracin se encuentra en la lista de derechos de acceso pero Asociados no se encuentra all porque es accesible a todos los usuarios.

Puede crear nuevos usuarios para integrarlos al sistema y asignarlos a grupos predefinidos para garantizarles ciertos derecho de acceso. Luego pruebe sus derechos de acceso cuando se conecte como esos usuarios. La gestin define estos derechos de acceso como se describen posteriormente. Derechos de acceso en versiones posteriores de Open ERP Hay un rea donde las futuras versiones de Open ERP estn cambiando: muchos grupos estn siendo predefinidos y el acceso a muchos de los mens y los objetos sern tecleados en estos grupos por defecto. Esto contrasta con el enfoque ms liberal de 4.2.2 y anteriores, donde los derechos de acceso podan ser definidos pero no activados por defecto.

Gestin de Asociados
En Open ERP, un asociado representa una entidad con la que Usted puede hacer negocios. ste puede ser un prospecto, un cliente, un proveedor, o an un empleado de su compaa.

Lista de Asociados Haga click en Asociados en el men principal para abrir la lista de asociados. Luego haga click sobre el primer asociado para obtener sus detalles,

apareciendo un formulario con varias pestaas:

La pestaa General contiene la informacin principal sobre la compaa, como el nombre de la corporacin, su idioma primario, los diferentes contactos de ese asociado y las categoras a las que pertenece.

La pestaa Info extra contiene informacin que es un poco menos inmediata.

La pestaa Historial de eventos contiene el historial de todos los eventos en los que ha estado involucrado el asociado. Estos eventos se crean automticamente por medio de diferentes documentos del sistema: facturas, solicitudes de soporte, etc. stos le dan una vista rpida del historial del asociado en una sola pantalla.

La pestaa Propiedades contiene la configuracin del asociado relativa a contabilidad, inventario y otras reas.

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Definicin: Categoras de los Asociados Las categoras de los asociados le permiten segmentar a los diferentes asociados segn su relacin con usted (cliente, prospecto, proveedor, etc.). Un asociado puede pertenecer a varias categoras, pudiendo ser al mismo tiempo cliente y proveedor, por ejemplo. Categoras de los Asociados Usted puede listar a sus asociados por categora usando el men Asociados > Asociados por categora. Esto abre una estructura jerrquica de categoras donde cada una de ellas puede ser dividida en subcategoras. Haga click en una categora para obtener una lista de asociados en esa categora. Por ejemplo, haga click en todos los asociados de la categora Proveedor o

Proveedor de componentes. Usted ver que si una compaa est en una subcategora (como Proveedor de componentes), tambin aparecer cuando haga click en la categora madre (como Proveedor).

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El administrador puede definir nuevas categoras. Entonces usted crear una nueva categora y la enlazar a un asociado.

1. Use Asociados > Configuracin > Categoras > Editar categoras para llegar a una lista de las mismas categoras que vio antes pero en una lista y no en una estructura jerrquica de rbol.

2. Haga click en Nueva para abrir un formulario vaco para crear una nueva categora.

3. Ingrese Mis prospectos en el campo Nombre de la categora. Luego haga click sobre el cono Buscar a la derecha del campo Categora madre y seleccione Prospecto en la lista que aparece.

4. Luego guarde su nueva categora usando el botn Guardar. Atencin: Campos obligatorios Los campos azules son obligatorios. Si Usted intenta guardar un formulario mientras uno de estos campos est vaco, este campo se vuelve rojo para indicar que hay un problema. Es imposible guardar el formulario hasta que haya completado cada campo obligatorio. Usted puede revisar la estructura de su nueva categora usando Asociados > Asociados por categora. Usted debera ver la nueva estructura Prospectos /
Mis prospectos

aqu.

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Para crear un nuevo asociado y enlazarlo a esta nueva categora, abra un

formulario de nuevo asociado para modificarlo.

1. En la pestaa General, tipee Nuevo asociado en el campo Nombre.

2. Luego haga click en el cono de bsqueda a la derecha del campo Categoras y seleccione su nueva categora de la lista que aparece:
Prospecto

/ Mis prospectos.

3. Guarde su asociado haciendo click en Guardar. El asociado ahora pertenece a la categora Prospecto / Mis prospectos.

4. Controle la modificacin en el men Asociados > Asociados por categora. Seleccione la categora Mis prospectos. La lista de asociados se abre y all usted encontrar a su nuevo asociado. Nota: Buscando documentos Si necesita buscar en una larga lista de asociados, es mejor usar el criterio de bsqueda disponible que desplazarse a travs de la lista de asociados entera. Es un hbito que le ahorrar mucho tiempo mientras busca toda clase de documentos. Ejemplo: Categoras de Asociados Un asociado puede ser asignado a varias categoras. Esto le permite crear clasificaciones alternativas como necesarias, generalmente en una forma jerrquica. Algunas estructuras que se usan con frecuencia son: * Ubicaciones geogrficas * Inters en ciertas lneas de productos * Suscripcin a boletines de noticias. * Tipo de industria

Funcionalidades

Toda la funcionalidad de Open ERP est contenida en sus diversos mdulos. Muchos de stos, los mdulos centrales, se cargan automticamente durante la instalacin inicial del sistema y pueden actualizarse en lnea ms tarde. Aunque la mayora no est instalada en su base de datos al comienzo, los mdulos estn disponibles en su computadora para su instalacin inmediata. Hay mdulos adicionales que pueden ser cargados en lnea desde el sitio oficial de Open ERP http://openerp.com. Estos mdulos estn inactivos cuando se cargan en el sistema, y pueden ser instalados en una etapa aparte.

Tour Guiado por Open ERP

Asociados Para que se familiarice con la interfaz de Open ERP, comenzar a trabajar con informacin sobre los asociados. Haciendo click en Asociados > Asociados, aparecer una lista de asociados que fueron cargados automticamente cuando usted cre la base de datos con la opcin Cargar datos de demostracin tildada.

Bsqueda de un asociado Arriba de la lista de asociados ver un formulario de bsqueda que le permite filtrar rpidamente a los asociados. Hay dos pestaas disponibles para ello: Bsqueda bsica y Bsqueda avanzada, diferencindose en que la ltima muestra ms campos para restringir su seleccin.

Si usted no ha aplicado filtro alguno, la lista muestra cada asociado en el sistema. Por razones de espacio, slo muestra los primeros asociados (el cliente web llega, por defecto, hasta 20, pero puede seleccionar hasta un mximo de 100 por pgina). Si quiere mostrar otros archivos puede buscarlos o navegar a travs de toda la lista usando las flechas Primero / Previo / Prximo / ltimo.

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Cliente Windows: Lmite de lista de 80 Por defecto, en este cliente se muestran solamente los primeros 80 archivos, para evitar sobrecargar la red y el servidor. Se puede cambiar este lmite haciendo click sobre el cono + a la izquierda del criterio de bsqueda, y puede cambiar el punto de inicio para que empiece ms all que la primera entrada. Si hace click en el nombre de un asociado, se abre la vista del formulario correspondiente del mismo en modo slo lectura. En la lista puede hacer click en el cono de lpiz para abrir el mismo formulario en modo Editar. Una vez que tiene un formulario puede alternar entre los dos modos haciendo click en Guardar o Cancelar cuando est en el modo Editar, y en Editar cuando est en el modo Solo Lectura. En este ltimo modo, adems, usted puede navegar toda la lista que ha seleccionado, como si estuviera en la vista Lista. Tambin puede hacer click en Buscar para ver el formulario en vista Lista otra vez.

Formulario del asociado El formulario del asociado contiene varias pestaas, referidas al archivo en uso:

General

Info extra

Historial

Propiedades

Los campos en una pestaa no son todos del mismo tipo. Algunos, como Nombre, contienen texto libre, otros como Idioma le permiten elegir un valor de una lista de opciones. Unos le brindan una vista de otro objeto (como Contactos del asociado, porque un asociado puede tener varios contactos) o una lista de enlace a otro objeto (como Categoras). Hay opciones para tildar, como el campo Activo en la pestaa Info extra; campos numricos (como

Lmite de crdito) y campos de fecha (como, obviamente, Fecha).

La pestaa Historial le da un vistazo general rpido de las cosas que le han ocurrido al usuario, un paneo de informacin til como pedidos, facturas abiertas y solicitudes de soporte. Open ERP genera los eventos automticamente a partir de los cambios en otros documentos referidos a este asociado. Es posible agregar eventos manualmente, como una nota registrando un llamado telefnico. Para agregar un nuevo evento, haga click en Crear un nuevo registro a la derecha del campo Eventos del asociado. Esto abre un cuadro de dilogo nuevo de Eventos de asociado que permite crear y agregar un evento al asociado en uso.

Acciones posibles sobre un asociado A la derecha del formulario de asociado hay una barra de herramientas que contiene una lista de posibles Reportes, Acciones y Enlaces acerca del asociado mostrado en el formulario.

Puede generar documentos PDF acerca del objeto seleccionado (o, en una vista de lista, acerca de uno o ms objetos seleccionados), usando los siguientes botones en la seccin Reportes de la barra de herramientas.

Etiquetas: imprime etiquetas de direcciones para los asociados seleccionados.

Pagos vencidos: genera cartas de seguimiento para pagos vencidos de los asociados. Cada carta se imprime en el idioma del asociado o, por defecto, en espaol.

Algunas acciones pueden iniciarse con los siguientes botones en la seccin Acciones de la barra de herramientas:

Arquitectura de la compaa: abre una ventana mostrando a los asociados y sus "hijos" (derivados y asociados dependientes) en una

estructura jerrquica. Cliente Windows: Reportes, acciones y enlaces Cuando usted est viendo un formulario en el cliente Windows, los botones a la derecha del formulario son atajos a los mismos Reportes, Acciones y Enlaces descritos en el texto. Cuando est viendo una lista (como la lista de asociados), esos botones no estn disponibles. En cambio, puede acceder a Reportes y Acciones a travs de dos de los botones de la barra de herramientas arriba de la lista, Imprimir y Accin. Los asociados son usados a lo largo de todo Open ERP en otros documentos. Por ejemplo, el men Gestin de ventas > Pedidos de ventas > Todos los pedidos de ventas trae todas las rdenes de venta en una vista de lista. Haga click en el nombre de un asociado (ms que en el nmero de orden) en una de esas lneas y obtendr el formulario de asociado (ms que el formulario de pedido de venta). Nota: Click derecho y atajos En el cliente Windows no tiene hipervnculos a otros tipos de documentos. En cambio, puede hacer click derecho en una vista lista para mostrar los campos vinculados (esto es, campos que tengan enlace a otros formularios) en esa lnea. En el cliente web ver atajos de hipervnculos en varios de los campos de un formularios que est en modo Solo Lectura, as puede desplazarse a los formularios para esas entradas. Cuando el formulario Web est en modo Editar, puede en cambio mantener apretado el botn Ctrl del teclado y hacer click derecho en el campo, para obtener todos los campos enlazados en un men emergente tal como lo hara en el cliente Windows. Usted puede probar esto rpidamente yendo a una de las rdenes de venta en Gestin de ventas > Pedidos de ventas > Todos los pedidos de ventas y viendo que Usted puede llegar del campo de asociado al formulario de

ese pedido de ventas usando tanto el cliente web con el formulario en Solo Lectura y Editar, como en el cliente Windows.

CAPTURA

DE

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Contabilidad y Finanzas Los captulos siguientes estn dedicados a la contabilidad general y analtica. Aqu se brinda un breve vistazo a las funciones provistas por estos mdulos como introduccin.

La Contabilidad est totalmente integrada a todas las funciones de la compaa, ya sea general, analtica, presupuestaria o auxiliar. La funcin contable de Open ERP es de doble entrada y soporta mltiples divisiones de la compaa y mltiples compaas, como as tambin mltiples monedas e idiomas.

La contabilidad que est integrada a lo largo de todos los procesos de la compaa simplifica el trabajo de ingresar informacin contable, porque muchas de las entradas se generan automticamente mientras otros documentos estn siendo procesados. Puede evitar ingresar datos dos veces en Open ERP, lo que comnmente representara una fuente de errores y demoras.

As, la contabilidad de Open ERP no sirve solamente para reportes financieros, tambin es el punto de anclaje para muchos de los procesos de gestin de la compaa. Por ejemplo si uno de sus contadores congela el crdito de uno de sus clientes, esto bloquear inmediatamente cualquier otra accin relacionada con el crdito de esa compaa (como una venta o un envo).

Open ERP tambin provee contabilidad analtica integrada, que le permite la gestin por actividad comercial o proyecto y provee detallados niveles de anlisis. Puede controlar sus operaciones basado en necesidades de gestin de

negocios, ms que en los cuadros de cuentas que generalmente cumplen solamente requerimientos legales.

Tableros de control Los tableros de control le dan una vista general de toda la informacin que es relevante para Usted en una sola pgina. El men Tableros de control le da acceso a tableros predefinidos para Contabilidad, Produccin y Gestin de Proyectos. Definicin: Tableros de control A diferencia de la mayora de los otros sistemas de ERP y sistemas basados en estadsticas, Open ERP deja que los tableros de control sean provistos a todos los usuarios del sistema, no slo a los directivos y contadores. Los usuarios pueden tener, cada uno, su propio tablero de control, adaptado a sus necesidades, para permitirles administrar su propio trabajo de forma efectiva. Por ejemplo, un desarrollador usando el Tablero de control de Proyectos puede ver informacin tal como una lista de las prximas tareas, historial de finalizacin de tareas y un anlisis del estado de progreso de los proyectos relevantes. Los tableros de control son dinmicos, lo que le permite navegar fcilmente alrededor de toda la informacin base. Usando los conos arriba de un grfico, puede filtrar la informacin o agrandar el grfico. Puede hacer click en cualquier elemento de la lista para obtener estadsticas detalladas del elemento seleccionado.

Los tableros de control se adaptan a las necesidades de cada usuario y cada compaa. Nota: Construccin de los tableros de control La versin 4.3 de Open ERP contiene un editor de tableros de control. Esto le permite construir su propio tablero de control para que se ajuste a sus necesidades especficas

usando slo unos pocos clicks. Productos En Open ERP, un producto es un material crudo, un producto almacenable, un consumible o un servicio. Puede trabajar con productos enteros o con patrones que separan la definicin de productos y variantes.

Por ejemplo, si vende camisetas en diferentes talles y colores:

El producto patrn es la "Camiseta" que contiene informacin comn a todos los talles y colores.

Las variantes son "Talle: S" y "Color: Rojo", las cuales definen los parmetros para ese talle y color.

El producto final es la combinacin de los dos, camiseta en talle S y color rojo.

El valor de este enfoque para algunos sectores es que Usted puede definir un patrn en detalle y todas sus posibles variantes rpidamente en lugar de contar cada tem como un producto entero.

Ejemplo: Patrones y variantes de productos Un producto puede definirse como un total o como un producto patrn y distintas variantes. Las variantes pueden estar en una o varias dimensiones, dependiendo de los mdulos instalados. Por ejemplo, si trabaja en textiles, las variantes del producto patrn para "camiseta" son: * Talle: S, M, L, XL, XXL. * Color: blanco, gris, negro, rojo. * Calidad de la tela: 125 g/m2, 150 g/m2, 160 g/m2, 180 g/m2. * Escote: redondo, en V.

Esta separacin de tipos de variantes requiere el mdulo opcional Moda. Usndolo puede evitar una explosin en el nmero de productos para manejar en la base de datos. Si toma el ejemplo de arriba, es ms fcil gestionar un patrn con 15 variantes en 4 tipos diferentes, que 160 productos totalmente distintos. El men Productos le da acceso a la definicin de productos y sus patrones y variantes, y a las listas de precios. Terminologa: Consumibles En Open ERP, un consumible es un producto fsico que es tratado como un producto inventariable, excepto que esa gestin de inventario no es tomada en la contabilidad del sistema. Puede comprarlo, enviarlo o producirlo, pero Open ERP siempre asumir que hay suficiente de ese producto en stock. Nunca dispara una excepcin de reabastecimiento. Abra un formulario de producto para ver la informacin que lo describe. Varios tipos diferentes de producto se encuentran en la informacin de demostracin, dando un buen vistazo de las opciones posibles.

Las listas de precios (Productos > Listas de precios de productos) determinan los precios de compra y venta y los ajustes derivados del uso de diferentes monedas. La Lista de precios de compra por defecto usa el campo de producto Costo para basarse en un precio de compra. La Lista de precios de venta por defecto para tomar un precio de venta cuando emite un presupuesto.

Las listas de precios son sumamente flexibles y le permiten disponer de toda una poltica de gestin de precios. Se componen de reglas simples que le permiten constituir un conjunto de reglas para las situaciones ms variadas: descuentos mltiples, precios de venta basados en precios de compras, reducciones de precios, promociones en todo un rango de productos, entre otras.

Recursos Humanos El mdulo de Gestin de Recursos Humanos provee funcionalidades como:

Gestin de personal y calendario de das no laborales

Gestin de contratos de empleo

Gestin de beneficios

Gestin de das no laborables y licencias por enfermedad

Gestin de procesos de reclamos

Gestin de desempeo de personal

Gestin de aptitudes y competencias

Muchos de estas funciones son provistas por mdulos opcionales cuyos nombres comienzan con hr_ en vez del mdulo central HR, pero estn todas cargadas en el men principal de Recursos Humanos. Los diferentes temas se tratan en detalle en la cuarta seccin de este libro, dedicado a la organizacin interna y a la gestin de un negocio de servicios.

Control de Inventario Control de Inventario tiene varios submens que en conjunto proveen las operaciones que Usted necesita para administrar el stock. As, Usted puede:

Definir sus depsitos y estructurarlos alrededor de ubicaciones y distribuciones de su preferencia.

Administrar la rotacin de inventario y niveles de stock.

Ejecutar pedidos de remito generados por el sistema.

Ejecutar envos con notas de envo y calcular gastos de envo.

Manejar lotes y nmeros de serie para la trazabilidad.

Calcular niveles tericos de stock y automatizar tasacin de stock.

Crear reglas para reabastecimiento automtico de stock.

Por lo general, los pedidos de remito y los envos se definen automticamente calculando los requerimientos basados en ventas. El personal de almacn usa los remitos generados por Open ERP, producidos automticamente en orden de prioridad.

La administracin de stock, como la contabilidad, es de doble entrada. As los stocks no aparecen y desaparecen mgicamente en un depsito, sino que se mueven de un lugar a otro. Y, como la contabilidad, este sistema de doble entrada le da una gran ventaja cuando va a auditar el stock, porque cada tem perdido tiene una contraparte en algn otro lugar.

La mayor parte del software de gestin se limita a generar listas de productos en depsitos. Gracias a este sistema de doble entrada Open ERP administra automticamente tanto stock de proveedores como de clientes, lo que presenta muchas ventajas: completa trazabilidad desde el proveedor hasta el cliente, gestin de stock consignado y anlisis de movimientos de stock equivalentes.

Ms an, como los planes de cuenta, las ubicaciones de stock son jerrquicas, y as Usted puede llevar a cabo anlisis en varios niveles de detalle.

Gestin de relacin con Clientes y Proveedores Open ERP provee varias herramientas para la gestin de relaciones con

asociados, disponibles a travs del men CRM & SRM. Terminologa: CRM & SRM CRM quiere decir Customer Relationship Management, Gestin de Relaciones con el Cliente, un trmino estndar para sistemas que gestionan relaciones con los clientes. Lo mismo aplica para SRM, pero en este caso para Supplier, es decir, Proveedor. El concepto de caso es usado para manejar arbitrariamente diferentes tipos de relacin, cada una derivada de un mtodo genrico. Usted puede usarlo para todo tipo de comunicacin, como preguntas sobre pedidos, problemas de calidad, gestin de un call center, solicitudes de soporte, etc.

Open ERP asegura que cada caso sea manejado efectivamente por los usuarios del sistema, clientes y proveedores. Puede reasignar automticamente un caso, rastrearlo para el nuevo responsable, enviar recordatorios por correo electrnico y levantar otros procesos y documentos de Open ERP.

Todas las operaciones son archivadas, y un servidor de correos electrnicos le permite actualizar un caso automticamente desde los correos electrnicos enviados y recibidos. Un sistema de reglas le permite configurar acciones que puedan mejorar automticamente los procesos de calidad, asegurando que los casos abiertos nunca queden sin atencin.

Adems de esas funciones, Usted tiene herramientas para mejorar la actividad de todo el personal en su trabajo diario:

Un editor de documentos con interfaz con Open Office.org

Interfaces que sincronizan sus contactos y su calendario de Outlook con Open ERP

Una extensin de Outlook que permite guardar automticamente sus correos electrnicos y adjuntos en un Sistema de Gestin de Documentos

integrado con Open ERP.

Un portal para sus proveedores y clientes que les permite acceder a informacin limitada (por Usted) del sistema.

Usted puede implementar una poltica de mejora continua para todos sus servicios,usando algunas de las herramientas estadsticas de Open ERP para analizar las diferente comunicaciones con sus asociados. Con ellas, Usted puede ejecutar una poltica de mejora real para gestionar su sistema de calidad.

Usted podr ver ms detalles de CRM ms adelante.

Gestin de Compras La gestin de compras le permite rastrear las cotizaciones de precios de sus proveedores y convertirlas en Pedidos de Compras cuando lo requiera. Open ERP tiene muchos mtodos para monitorear facturas y rastrear la recepcin de mercadera pedida.

Usted puede manejar envos parciales en Open ERP, as puede mantener el rastreo de tems que todava deben ser enviados, y puede enviar recordatorios automticamente.

Las reglas de gestin de reabastecimiento permiten que el sistema genere automticamente rdenes de comrpa en borrador, o usted puede configurarlo para ejecutar un proceso impulsado directamente por las necesidades de la produccin actual. Nota: Visualizacin del flujo de trabajo Open ERP puede mostrarle el flujo de trabajo de cualquier proceso operativo y el estado actual de un documento siguiendo el flujo de trabajo, para ayudarle a entender los procesos de su empresa. Esta operacin est disponible en el cliente Windows, no as en el cliente Web.

Por ejemplo, abra un formulario de Pedido de Compra en el cliente Windows. Haga click en Extensiones > Ejecutar una extensin y luego seleccione Imprimir flujo de trabajo y d Ok. A medida que progresa el Pedido de Compra, usted puede reemprimir el flujo de trabajo mostrado. El estado del pedido se marca con nodos rojos.

ESQUEMA
Gestin de ventas

DEL FLUJO DE TRABAJO DE UNA ORDEN DE COMPRA

El men de Gestin de Ventas le da bsicamente la misma funcionalidad que el men de Gestin de Compra, la habilidad de crear nuevos pedidos y revisar los pedidos existentes en sus varios estados, pero hay diferencias importantes en los flujos de trabajo.

La confirmacin de un pedido dispara el envo de la mercadera, y el tiempo de facturacin se define por una configuracin en cada pedido individual.

Los cargos de envo pueden ser gestionados usando una grilla de tarifas para diferentes transportadores.

Conceptos generales del flujo de trabajo

Ahora que ya conoce algunas de las muchas funcionalidades de Open ERP, le mostraremos en detalle algunos de los pasos del flujo de trabajo con los que deber familiarizarse para optimizar el uso de Open ERP.

Personalizacin de la Compaa Principal Comience personalizando su base de datos renombrando la Compaa Principal desde el valor por defecto Tiny sprl al nombre de su compaa. Cuando imprima documentos estndares como presupuestos, pedidos y facturas, usted encontrar esta informacin en los encabezados y pies de estos documentos.

Para hacerlo, haga click en Asociados > Asociados y haga click sobre Tiny
sprl.

Aparecer un formulario en modo solo lectura, al que puede hacer editable

haciendo click en el botn Editar en la parte superior izquierda del formulario. Cliente web: Formulario editable Cuando va del modo lista al modo formulario de un tem, usted generalmente hace click sobre el nombre en la vista de la lista para que aparezca una vista no editable o sobre el cono de lpiz a la mano derecha de la lnea para abrir una vista editable. Puede ir y venir entre editabe y no editable cuando est en la vista de formulario. Cambie lo siguiente:

Nombre: el de Su compaa

Contacto: el de Su Contacto

y todos los otros campos que desee, como la direccin y los nmeros telefnicos, y luego haga click en Guardar.

Desde el Men Principal, haga click en Administracin > Configuracin > Base > Definir Compaa Principal para editar esta entrada, incluyendo encabezados y pies.

Para cambiar la moneda, hgalo tanto en Administracin > Configuracin > Base > Compaa Principal como en Productos > Listas de Precios > Listas de Precios.

Categoras de Asociados Como se ha dicho antes, un asociado es toda entidad con la que su empresa hace negocios, ya sea un proveedor, un cliente o sus mismos empleados. Por eso es conveniente establecer categoras de asociados. Son muy tiles para organizar grupos de asociados, pero no tienen un comportamiento que afecte a los mismos, por lo que pueden asignarse como se desee.

Para hacerlo, use el men Asociados > Configuracin > Categoras > Editar categoras. Haga click en Nueva, lo que abrir un nuevo formulario para definir Categoras de asociado. Puede definir entonces las dos categoras bsicas escribindolas en Nombre de la categora y guardndolas:

Proveedores

Clientes

Ahora usted puede asignar esas categoras a sus asociados. Para cargar un asociado, vaya a Asociados > Asociados. Haga click en el botn Nuevo para abrir un formulario en blanco y agregar la informacin de su nuevo asociado. Los campos bsicos que debe llenar son:

Nombre

Nombre de contacto

Tipo de direccin

Categora

Ahora puede hacer click en Guardar. Nota: Tipo de direccin Si tiene guardados varios contactos para el mismo asociado, usted puede especificar qu contacto se usa para los varios documentos especificando el Tipo de direccin. Por ejemplo, para un mismo asociado la direccin de envo puede diferir de la de facturacin. Si los tipos de direcciones estn correctamente asignados Open ERP puede seleccionar automticamente la direccin apropiada durante la creacin del documento. Una factura, entonces, se dirige al contacto que ha sido asignado con Tipo de direccin de Factura. Si eso no existe, se enva a la direccin por defecto. Para controlar cmo se han asignado las categoras a los asociados, puede ir al men Asociados > Categoras de asociados y al hacer click en cada categora, ver a los asociados que pertenecen a cada una de ellas. Recuerde que un asociado puede pertenecer a ms de una categora.

Productos y sus categoras A diferencia de las categoras de asociados y sus asociados asignados, las categoras de productos tienen un efecto sobre los productos asignados a ellas, y un producto slo puede pertenecer a una categora. Seleccione el men Productos > Configuracin > Categoras de productos y haga click en Nueva para obtener un formulario vaco para definir una categora de producto.

Ingrese el nombre correspondiente, por ejemplo: Radiadores en el campo Nombre y haga click en Guardar. Podr ver que otros campos, especialmente aquellos en Propiedades contables, se completan automticamente con

valores de cuentas y libros diarios. stos son los valores que van a afectar los productos. Campos equivalentes en un producto van a tomar los mismos valores si estn vacos al momentos de guardar el formulario. Definicin: Campos de propiedades Las propiedades estn definidas por parmetros en el men Administracin > Personalizar > Propiedades. Slo completan los campos cuando el formulario se guarda y slo si esos campos estn vacos en ese momento. Usted puede omitir manualmente estas propiedades cuando lo considere necesario. Los campos de propiedades se usan todo a lo largo del sistema de Open ERP, y particularmente en un ambiente multicompaa. All, los campos de propiedades en un formulario de asociado pueden ser llenados con diferentes valores dependiendo de la compaa del usuario. Por ejemplo, las condiciones de pago para un asociado pueden diferir dependiendo de la compaa desde la cual se dirigen hacia l.

Definicin: UM UM es una abreviacin para Unidad de Medida. Open ERP maneja mltiples unidades de medida para cada producto: usted puede comprar en toneladas y vender por kilo, por ejemplo. La conversin entre cada categora se hace automticamente (una vez que usted haya configurado el ndice de conversin en el formulario del producto primero).

Ventaja: Gestin de unidades de medida doble La gestin de inventario completa puede llevarse a cabo con dos unidades de medida (UM y UV, por Unidad de Venta). Por ejemplo, una compaa puede almacenar y vender jamn por pieza, pero venderla y valuarla por peso. No hay

relacin directa entre estas dos unidades as que se debe hacer una operacin de pesaje. Esta funcionalidad es crucial en la industria agroalimentaria, y puede ser igualmente importante en fabricacin, qumicos y muchas otras industrias. Para crear un nuevo producto, vaya al men Productos > Productos y haga click en Nuevo. Ingrese el producto en el campo Nombre, por ejemplo,
Radiador de Aleacin de Aluminio,

para seguir con el caso planteado antes.

Luego haga click en el cono de Bsqueda a la derecha del campo Categora y seleccione la categora correspondiente (en este caso, sera Radiadores). Contine con el Tipo de producto, que este ejemplo sera Producto Almacenable, su valor por defecto. Los campos Mtodo de abastecimiento, UM predeterminada y UM de la compra tambin pueden permanecer en sus valores por defecto, a menos que usted desee cambiarlos.

HERMOSA

CAPTURA DE UN FORMULARIO DE PRODUCTO

Despus haga click en la pestaa Abastecimiento y cargue los campos Precio de costo y Precio de lista. En la pestaa Propiedades haga click en Guardar, con lo que las Propiedades de Inventario toman valores por defecto (como las Propiedades contables en la categora de producto), pero las Propiedades Contables aqu permanecen vacas. Cuando ocurren transacciones de productos, las cuentas Ingresos y Gastos que usted haya definido en la Categora de Producto se usan para el Producto a menos que una cuenta sea especificada aqu, para omitir lo anterior.

Una vez que el producto est guardado, cambia a un estado no editable. Si usted ha cargado informacin incorrecta o ha dejado un campo requerido en blanco, quedar editable y necesitar hacer click de pestaa en pestaa hasta encontrar un campo color rojo, con un mensaje de error debajo, que usted debe llenar correctamente.

Ubicaciones de stock Haga click en Control de inventario > Ubicaciones para ver la jerarqua de las ubicaciones de stock. Estas localizaciones han sido definidas cuando la base de datos fue creada.

Desde el Men principal, haga click en Control de Inventario > Configuracin > Ubicaciones para ver una lista de las ubicaciones (no la vista en rbol). Luego haga click en el nombre de una ubicacin para ver un formulario descriptivo. Cada locacin tiene un Tipo de ubicacin y una Ubicacin madre que define la estructura jerrquica. Una Cuenta de Inventario puede ser asignada a una ubicacin.

Desde el Men Principal, haga click en Control de inventario > Configuracin > Depsitos para ver una lista de depsitos. Nota: Valuacin de stock Si usted quiere una valuacin de stock en tiempo real que rastree todos los movimientos de stock, debe asignar una cuenta a cada ubicacin de stock. Como los productos se agregan a y se toman desde cada ubicacin, Open ERP genera una entrada contable para esa ubicacin definida por la configuracin del producto que se est moviendo, y una valuacin de stock basada en el Costo Estndar o el Precio Promedio. Por ejemplo, si usted asigna una cuenta a la ubicacin Proveedor ser capaz de ver el valor del stock que ha tomado del proveedor. Su contenido debera ser valuado en sus cuentas. As gestiona el inventario en consignacin. Un Almacn contiene una ubicacin de ingreso, una ubicacin de inventario y una ubicacin de salida para productos vendidos. Usted puede asociar un almacn con un asociado para darle una direccin al almacn. sa no tiene que ser necesariamente su propia compaa: usted puede especificar fcilmente otro asociado que puede estar almacenando stock por usted.

Atencin: Estructura de ubicacin Cada almacn est compuesto por tres ubicaciones: Entrada, Salida y Stock. Su stock disponible est dado por el contenido de la ubicacin Stock. La ubicacin Entrada puede ser colocada como hija de la ubicacin Stock, lo que significa que cuando se consulte por las cantidades de productos, tambin tome en cuenta el contenido de la ubicacin Entrada. La ubicacin Salida nunca debe ser colocada como hija de la ubicacin Stock, ya que los productos almacenados all ya estn empacados listos para enviar al cliente y no deben ser considerados como disponibles para la venta. Creacin de un plan de cuentas Usted puede crear un plan de cuentas mientras crea la base de datos, o trabajar con el plan mnimo que est en Open ERP (un puado de cuentas necesarias sin jerarqua, impuestos o subtotales).

Una serie de planes de cuentas ha sido definida para Open ERP, algunos de los cuales se ajustan a las necesidades de las distintas legislaciones nacionales. Usted puede tomar uno de ellos sin cambiarlo si as le parece, o tomarlo como un punto de partida y disear un plan de cuentas completo que se ajuste a sus necesidades exactas, incluyendo cuentas para inventario, amortizacin de activos e impuestos.

Usted tambin puede tener mltiples planes de cuentas en paralelo, para poner todas sus cuentas de transacciones en diferentes planes, con diferentes arreglos para impuestos y amortizacin, agregados en forma diferente para varias necesidades.

Antes de usar cualquier plan de cuentas usted necesitar especificar un Ao Fiscal. ste define los diferentes perodos disponibles para las transacciones contables. Para hacerlo:

1. Seleccione Gestin financiera > Configuracin > Perodos > Aos fiscales y haga click en Nuevo para abrir un formulario en blanco de definicin de Ao fiscal.

2. D un nombre a ese Ao fiscal (como Ao financiero 2009, por ejemplo), y un Cdigo (AF 2009) y seleccione la Fecha de comienzo y la Fecha de finalizacin.

3. Luego haga click en uno de los botones Crear perodos mensuales o Crear perodos trimestrales para crear un conjunto de perodos apropiado para el ao fiscal, como se muestra en la figura. Luego, haga click en Guardar.

CAPTURA AO

FISCAL Y PERIODOS CONTABLES

Haga click en Gestin financiera > Planes > Planes de cuentas y luego haga click en Abrir planes en el Ao fiscal que ha creado para ver una estructura jerrquica de las cuentas. Puede hacer click en el cono de expandir/ colapsar en el nodo superior del rbol para ver los detalles de este plan.

Flujo de Trabajo
Pedido de compra Para hacer un Pedido de Compra a su proveedor, use el men Gestin de Compra > Pedido de Compra para abrir un formulario nuevo de Pedido de Compra. Debe completar los siguientes campos:

Depsito: a pesar de no ser un campo obligatorio, esta seleccin completa automticamente el campo obligatorio Domicilio Destino en la pestaa Envos de la compra.

Asociado: el nombre de su proveedor.

Cuando complete este campo, Open ERP automticamente llena los campos

Direccin y Lista de precios a partir de la informacin del registro del Asociado. Luego haga click en el cono Crear nuevo archivo a la derecha del campo Lnea de la Orden de Compra. Esto guarda automticamente el cuerpo del Pedido de compra y abre la ventana Lnea de Pedido de compra.

Ingrese la siguiente informacin:

Producto: tipee parte del nombre y haga click en el cono al final de la lnea Buscar/ Abrir un recurso para completarlo.

Cuando usted selecciona un producto en la lnea de producto, Open ERP automticamente completa los siguientes campos a partir de la informacin existente en el registro del Producto:

UM del producto: la unidad de medida para este producto

Descripcin: la descripcin detallada del producto

Fecha programada: basada en el "lead time" del producto.

Precio unitario: del producto.

Cuenta analtica: si se especifica alguna cuenta aparecer en la lnea de pedido.

Impuestos: impuestos aplicables definidos en el asociado, si se hubieran especificado. Si no se hizo, los definidos en el producto, si se los hubiera especificado.

Usted puede editar cualquiera de los campos para ajustarse a los requerimientos del pedido de compra al momento de cargar los datos.

Tambin debe ingresar:

Cantidad

Haga click en Aceptar y cierre la ventana de Lnea de pedido de compra haciendo click en el botn Cerrar. Puede confirmar el pedido de una lnea haciendo click en Guardar, que hace que el formulario pase a no editable y est en un estado de Solicitud de presupuesto. Luego haga click en Confirmar Orden de Compra, que se corresponde con la aprobacin de un gerente o de Cuentas y mueve el pedido al estado Confirmado.

Finalmente haga click en Aprobado por proveedor para indicar que el proveedor ha acusado recibo del pedido, que pasa a Aprobado. Si hace click en la pestaa Envos de la compra usted ver el Remito que ya ha sido creado, listo para ser usado por su departamento de Recepcin de mercadera. Atencin: visibilidad de una ventana A veces una ventana hija, tal como la ventana de Lnea de Pedido de Compra, sale de foco y desaparece detrs de la ventana principal. Si una ventana no se abre como usted lo espera, chequee que no est escondida detrs de la ventana principal, minimizando esta ventana a la barra de tareas. Recepcin de mercadera Despus de confirmar la orden tendr que esperar que su proveedor le enve los productos. Tpicamente lo debera hacer alguien de Almacn ms que de Compras.

Esta persona debera abrir el men Control de inventario > Remitos > Recepcin de mercadera, usando el cono expandir/colapsar ms que haciendo click directamente en Remitos. Cuando aparece la ventana de Remitos, seleccione el nombre de la entrada en la lista para visualizar el mismo Remito y haga click en Validar para cargar el formulario Hacer remito. Haga click en Hacer picking para indicar que ha recibido todo lo que

esperaba.

Para controlar los niveles actuales de stock, use el men Control de inventario > Ubicaciones, encuentre Stock en la jerarqua usando los controles de expandir y colapsar para ir a lo largo del rbol y haga click sobre l. Eso le mostrar todo en la ubicacin Stock y los niveles inferiores, incluyendo Stock real (la cantidad real registrada en esa ubicacin y bajo ella) y Stock virtual (las cantidades esperadas a futuro cuando todos los recibos y los despachos se hayan llevado a cabo).

LISTA

DE PRODUCTOS Y NIVELES DE STOCK

Alternativamente puede hacer click en la lnea de nivel superior Ubicaciones para resaltarla (no el texto Ubicaciones en s mismo) y luego apretar el botn Imprimir en la parte superior derecha del formulario para probar los diferentes reportes disponibles (tales como Lotes por ubicacin). Cliente Web: Cmo volver a Open ERP despus de imprimir reportes PDF Cuando est usando el cliente web, estos documentos no son parte de la pgina web estndar, sino que son generados en formato PDF, que usted puede imprimir o adjuntar a un correo electrnico o guardar en el disco. Usted no tiene los enlaces de navegacin habituales en estas pginas. Open ERP no es totalmente consistente en la visualizacin de estas pginas en la versin 4.2.2, as que la pgina de PDF no aparece en una nueva pestaa o ventana como debera ser (y como es en otras reas de Open ERP), sino que reemplaza a la pgina estndar de Open ERP en formato web. Una vez que termine con el documento PDF, usted tendera a cerrar simplemente la ventana, lo que cerrara totalmente a Open ERP. En lugar de ello, haga click en el botn Volver en su navegador de Internet para volver a Open ERP.

Ventaja: Trazabilidad en doble entrada Open ERP opera con un esquema de transferencia de stock de doble entrada similar al contable. Por ello, usted puede hacer varios anlisis de los niveles de stock en su almacn, junto a los correspondientes niveles de ubicaciones virtuales en sus proveedores. Las ubicaciones de sus proveedores muestran niveles negativos una vez que usted ha recibido la mercadera. Control de facturas de compra Cuando reciba una factura de su proveedor, vaya al men Gestin financiera > Facturas > Facturas del proveedor > Facturas de proveedores en borrador para abrir una lista de facturas de proveedores esperando recepcin (tendr que usar el cono de expandir/colapsar en Factura del proveedor en lugar de hacer click en el texto, lo que creara una nueva factura). Estas facturas le permiten a su Departamento de Cuentas comparar el precio y las cantidades pedidas contra el precio y las cantidades de la factura del proveedor. No es infrecuente recibir una factura con detalles ms favorables al proveedor que aqullos acordados al momento de la compra.

Si al confirmar el Pedido de Compra del proveedor el campo Control de facturacin estaba en OrderOn (valor por defecto), la factura se cre automticamente en ese momento. Otras opciones le permiten crear facturas al momento de recibir la mercadera o bien manualmente. El estado inicial de una factura es Borrador.

Haciendo click en la factura de su pedido usted puede ver su contenido y comparar la mercadera registrada all con la recibida desde su proveedor. Si hay alguna diferencia es posible cambiar las lneas de pedido para, por ejemplo, agregar un gasto de envo. Haga click en Validar para confirmar la factura y pasarla al estado Abierta.

Las entradas contables se generan automticamente una vez que la factura es

validada. Para ver los efectos en su plan de cuentas, use el men Gestin financiera > Planes > Plan de cuentas.

Pago al proveedor Seleccione el men Gestin financiera > Facturas > Facturas de proveedor > Facturas de proveedor abiertas para obtener una lista de facturas de proveedor que no han sido pagadas todava. Haga click en el cono Editar (el lpiz) al extremo derecho de la lnea para abrir la factura en modo editable, o bien busque la factura por nmero de pedido o, ms generalmente, por facturas prximas a su fecha de pago.

Haga click en Pagar factura en la barra de tareas a la derecha del formulario, lo que abre una ventana con una descripcin del pago. Seleccione Libro Banco en el campo Libro. Luego haga click en Pagar factura en la parte superior derecha del formulario, lo que lleva a cabo la accin de pago dentro de Open ERP y luego vuelve al men principal. Comentario: Pago de una factura El mtodo descripto aqu es para aquellas compaas que no usan su sistema contable para pagar facturas sino solamente para registrarlas. Si est usando el mdulo contable de forma completa, otros mtodos ms eficientes le permiten gestionar los pagos, tal como cargar estados contables, reconciliar papeles, usar herramientas para preparar pagos, tener interfaz con los bancos. Usted puede monitorear el impacto contable de pagar la factura a travs del plan de cuentas disponible desde el men Gestin financiera > Planes > Plan de cuentas. Open ERP automticamente crea entradas contables desde el pago y puede reconciliar el pago con la factura.

De la Propuesta de Ventas a el Pedido de Ventas En Open ERP las propuestas de ventas y los pedidos de ventas se gestionan usando documentos que se basan en la misma funcionalidad comn que los

pedidos de compras, con cambios en su detalle y en su flujo de trabajo. Para crear una nueva propuesta de venta, use el men Gestin de ventas > Orden de venta lo que crear un nuevo pedido en estado Cotizacin. Entonces seleccione Local por defecto en el campo Sucursal. La sucursal est vinculada con un almacn, el que define la ubicacin desde la que usted despachar la mercadera. Llene el campo Asociado. Esto llenar automticamente otros campos (si es que el asociado ya estaba cargado en la base de datos): Contacto de pedido, Direccin de facturacin, Direccin de envo y la Lista de Precios Por defecto. stos son solo valores por defecto y puede modificar estos campos segn su necesidad.

CAPTURA PEDIDO

DE

VENTA

Haga click en el cono Crear nuevo registro a la derecha del campo Lnea de orden de venta. ste guarda el formulario de pedido principal y abre una ventana de Lnea de orden de venta. Seleccione el producto a vender. Aunque el campo Producto no es obligatorio, es usado por Open ERP para seleccionar el producto especfico y as varios otros campos pueden ser llenados automticamente en la lnea de orden de venta, tales como: Descripcin, UM del Producto, Precio unitario, Demora en la entrega e Impuestos. Cargue la cantidad que sea necesaria y haga click en Guardar. La lnea aparece en el formulario de presupuesto. Una lnea de pedido en blanco reaparece para que usted pueda ingresar otra lnea. Cuando termine, haga click en Cerrar para volver al formulario de pedido.

En la pestaa Otros datos de esta Orden de Ventas seleccione una Poltica de envo desde la lista desplegable. Vuelva a la primera pestaa Orden de venta y valide el documento haciendo click sobre Confirmar Orden, lo que calcula precios y cambia el estado de la orden desde Cotizacin a En progreso. Si usted est en negociacin con el cliente, debera seguir haciendo click en Calcular y Guardar, manteniendo el documento en estado Cotizacin tanto como sea necesario.

En la ltima pestaa del pedido, Historial, usted puede ver el Remito que ha sido creado y ser capaz de ver cualquier factura que haya sido generada

relacionada a esta orden.

Desde el Men Principal haga click en Productos > Productos para desplegar una lista de productos. Su Stock real y su Stock virtual pueden diferir si usted va a necesitar ms productos para despachar a sus clientes que los que tiene en existencia.

Preparacin de mercadera para despachar a clientes El gerente de locales selecciona el men Control de inventario > Remitos > Envo de mercaderas > Remitos confirmados esperando asignacin para obtener una lista de pedidos a despachar. Consejo: Clculo de requerimientos En este momento su Orden de Venta est esperando que se reserven productos para cumplir con el pedido. Una actividad de reserva de stock se realiza peridicamente para calcular las necesidades, lo que tambin lleva a las cuentas las prioridades del cliente. El clculo puede iniciarse desde el men Produccin > Calcular requerimientos. Esto reserva los productos automticamente. Aunque Open ERP se da cuenta automticamente de que los tems en esta orden necesitarn ser despachados, todava no ha asignado ningn tem especfico desde ninguna ubicacin para cumplir con el pedido. Entonces usted puede mover el producto desde la ubicacin Stock hasta la ubicacin Salida (definidas en Local de Venta en el Pedido de Ventas), por lo que empiece este proceso haciendo click en Asignar. La lnea Mover cambia desde el estado
Confirmado

hasta el estado Asignado.

Ahora cree un Remito haciendo click en el botn Remito en la seccin Reportes de la barra de herramientas a la derecha del formulario. Tambin puede crear una Nota de despacho haciendo click en el botn Enviar reporte. Estos dos documentos son creados en una nueva ventana o pestaa de su navegador, por lo que pueden ser impresos y luego cerrarse.

Luego, haga click en Validar en el Remito para marcar el movimiento que usted estara haciendo fsicamente en sus locales. Aparecer un formulario de Hacer remito permitindole transferir unidades entre ubicaciones y hacer un paquete con ellas dentro del proceso. Haga click en Hacer remito en la parte superior izquierda del formulario para hacer la transferencia. La lnea de Movimiento cambia su estado a Hecho.

Las mercaderas estn ahora en la Plataforma de Salida, que ha sido definida por defecto en Open ERP como Salida, como un paquete nico con un Nmero de Lote. Para registrar cundo el transportador retira el paquete, use el men Control de inventario > Pedidos de Envo > Pedidos de Envo a Procesar. Seleccione la lnea apropiada para abrir el formulario de Movimiento de Stock, luego haga click en Mover el lote. El estado cambia a
Movido.

El empaque est definido por las rdenes de venta, as que si usted

empaca menos paquetes que los que estn pedidos, Open ERP automticamente gestiona el recordatorio para futuros envos.

Para analizar los movimientos de stock que usted ha hecho durante estas operaciones siga los siguientes pasos.

1. Seleccione el men Control de inventario > Ubicaciones.

2. Seleccione la primera lnea haciendo click en algn punto de ella, pero no sobre el mismo texto Ubicaciones. Luego haga click en el cono Imprimir arriba de la lista ms a la derecha.

3. Seleccione el reporte Lotes por ubicacin y haga click en el botn Ok para obtener un reporte detallado del Stock en cada ubicacin. Nota: Jerarqua de ubicacin Los productos pueden ser encontrados en la ubicacin Entrada luego de haber sido recibidos, en lugar de la ubicacin Stock, pero son considerados parte del stock porque Entrada es una ubicacin hija de Stock.

Si usted quiere poner una estacin de Control de Calidad en Mercaderas, todo lo que necesita es poner Entrada en el mismo nivel que Stock. Luego movera manualmente los tems desde Entrada hasta Stock cuando ellos pasen los controles de Recepcin de Mercadera. Facturacin de Mercadera Use el men Gestin Financiera > Facturas > Factura de Clientes > Factura de Clientes en Borrador para abrir una lista de facturas generadas por Open ERP. stas estn en estado Borrador, lo que significa que no tienen todava presencia en el sistema contable. Usted encontrar que una factura borrador se crea una vez que ha despachado la mercadera si ha seleccionado
Facturacin Automtica despus de Envo.

Una vez que ha confirmado una factura, Open ERP le asigna un nmero nico, y se generan todas las entradas correspondientes. Para hacerlo, abra la factura y haga click en Crear, lo que mueve la factura al estado Abierta. En este punto, usted puede enviar a su cliente la factura a pagar. Haga click en Facturas en la seccin Reportes de la barra de herramientas a la derecha del formulario para obtener un documento PDF que puede imprimirse o enviarse al cliente.

Usted tambin puede adjuntar el documento PDF al registro de factura de Open ERP. Guarde el PDF en algn lugar conveniente de su PC (como en el escritorio). Luego haga click en el botn Agregar un adjunto a este recurso que est a la derecha del formulario de factura (parece un clip). Explore hasta el archivo que acaba de guardar en el cuadro de dilogo que aparece y haga click en Cerrar este cuadro. Esto le da un registro permanente y no editable de su factura en el sistema de Open ERP.

Si en este momento revisa su plan de cuentas, puede ver el impacto de estas actividades en su contabilidad, una nueva lnea de ingreso desde la factura.

Pago del cliente Registrar un pago de una factura por parte de un cliente es esencialmente lo mismo que el proceso de pagar a un proveedor. Desde el men Gestin financiera > Facturas > Factura de cliente > Facturas de clientes abiertas haga click en el nombre de la factura que usted quiere marcar como pagada:

1. Use el botn Pagar factura en la seccin Accin de la barra de herramientas a la derecha para abrir una ventana que le permita registrar el pago.

2. Seleccione el Libro Libro banco y haga click en Pagar factura. La factura se marca como pagada y usted volver al Men Principal.

CAPTURA

DE

FACTURA

PAGAR

Chequee su plan de cuentas otra vez para ver su balance bancario en la cuenta Caja Chica.

Gestin de relaciones con los clientes

El departamento de ventas es el motor de toda su compaa. El xito en las ventas impulsa la motivacin del staff y el dinamismo general de la compaa, lo que le permite seguir innovando y sentar las bases de futuros xitos.

La clave para un xito en las ventas continuo es una efectiva gestin de relaciones con los clientes (CRM, por sus siglas en ingls). Las capacidades de Open ERP en CRM son flexibles y altamente desarrolladas para asistirlo en el manejo de todos los aspectos tanto de las relaciones con el proveedor como con el cliente. Las herramientas analticas lo ayudan a entender sus controladores de desempeo, y la automatizacin de datos y procesos lo conduce a nuevos niveles de eficiencia.

Open ERP puede compartir informacin a travs de sus interfaces con las aplicaciones office ms comunes, minimizando la interrupcin de sus operaciones cuando lo instale por primera vez. Su personal puede construir sobre su productividad previa siguiendo con el uso de sus sistemas de correo electrnico y herramientas office, ahora conectadas a Open ERP, transfiriendo a la interfaz de Open ERP solo cuando lo necesiten.

Se dice con frecuencia que el cliente es el que manda. En el mundo de los negocios, usted debera idealmente tratar a todos sus clientes como el centro de la atencin. El mdulo CRM de Open ERP est diseado para hacer realidad este objetivo, ayudando a los empleados del negocio a entender mejor las necesidades de sus clientes, y automatizando sus esfuerzos de comunicacin. Terminologa: CRM y SRM CRM es la abreviatura de Customer Relationship Management, Gestin de Relacin con el cliente, y SRM es la de Supplier Relationship Management, Gestin de Relacin con el proveedor. Si se quiere enfocar en sus clientes, necesita herramientas que se lo faciliten.

Herramientas que capturen todo el conocimiento que tenga disponible, que lo ayuden a analizar lo que sabe y que le hagan ms fcil el uso de ese conocimiento y anlisis.

Una ventaja crucial que Open ERP le brinda es que conoce ms acerca de sus clientes y su habilidad para proveerlos porque est gestionando su contabilidad, ventas, compras, manufacturas y cumplimiento como as tambin est comunicando todo su personal interno.

El mdulo CRM de Open ERP usa esa informacin y ofrece varias caractersticas significativas que permiten que usted y su personal monitoreen y controlen efectivamente sus relaciones con clientes y proveedores, delegando los asuntos a la gente ms apropiada, manteniendo un historial de comunicaciones y eventos, calificando prospectos y detectando problemas. Tambin usa varias herramientas estadsticas para que pueda analizar las relaciones cuantitativamente como, por ejemplo, el desempeo de su servicio al cliente y de la calidad de sus proveedores. Usando anlisis de desempeo, usted puede fcilmente establecer una poltica de mejora continua desarrollando un sistema basado en reglas en Open ERP.

Para minimizar el trabajo de retipeo, Open ERP le provee un servidor de correo electrnico que enlaza sus correos electrnicos con las bases de datos. sta es una caracterstica significativa, muchos de sus empleados van a trabajar automticamente con Open ERP a travs del correo electrnico sin conectarse nunca ni tener que aprender un nuevo sistema.

Finalmente, usted ver un mtodo eficiente de calificar prospectos o clientes que le permite ofrecer un servicio a medida del valor potencial de cada uno de ellos.

Asociados
En Open ERP, un asociado representa a las entidades con las que usted puede hacer negocios. Algunos posibles tipos de asociados son:

Proveedores

Fabricantes

Clientes

Empleados

Prospectos

El concepto de un asociado es mucho ms flexible aqu que en otras aplicaciones de gestin, porque un asociado puede corresponder a un tipo o a varias combinaciones de estos tipos. Esto evita el doble ingreso de datos y y provee gran flexibilidad en las caractersticas disponibles. Entonces, un asociado puede ser tanto su proveedor como su cliente al mismo tiempo. Este caracterstica es particularmente importante cuando tiene subsidiarias o franquicias ya que las transacciones entre la casa central y sus subsidiarias en estos casos ser generalmente bidireccional.

Para obtener la lista de asociados, use el men Asociados > Asociados.

CAPTURA FORMULARIO ASOCIADOS

A la derecha del formulario del asociado, usted encontrar todas las acciones, reportes y atajos disponibles para el asociado seleccionado. Esto le permite ver rpidamente el historial de un pedido del asociado, o imprimir una carta de aviso.

Para crear una compaa en Open ERP (esto es, un nuevo asociado), usted debera como mnimo ingresar el Nombre de la compaa en el formulario de asociado.

Contactos Usted puede tener varios contactos para un solo asociado. Los contactos

representan empleados de la compaa con los que usted est en contacto, junto a sus detalles de direccin. Para cada direccin, usted puede indicar su tipo (Por defecto, Factura, Envos, Contacto, Otra). Basado en esto, Open ERP puede proveer una direccin que se ajuste a la funcin del contacto cuando est generando un documento en cualquiera de las etapas del proceso de Open ERP.

Los contactos pueden cargarse en la primera pestaa, General, del formulario de Asociados, o puede acceder directamente a la lista de direcciones a travs del men Asociados > Contactos de asociado. Puede buscar un subconjunto de asociados y contactos usando su Nombre de compaa o nombre de Contacto, o alguno de los otros campos de bsqueda tanto en la Bsqueda bsica como en la Bsqueda avanzada. Nota: Asociados independientes o gente fsica Si usted quiere representar una persona fsica ms que una compaa, en Open ERP el nombre de esa persona puede ser tipeado directamente en el campo Nombre en el formulario de Asociado. En este caso, no cargue el Nombre de contacto. Categoras de los asociados Open ERP usa categoras jerrquicas para organizar a los asociados. Para llegar a la lista de categoras de asociados disponibles, use el men Asociados > Asociados por categora.

CAPTURA

EJEMPLO CATEGORAS ASOCIADOS

Haciendo doble click en una de las categoras en la estructura de categoras de asociados, usted obtiene una lista de los asociados en esa categora. Si hace click en una categora que tiene subcategoras, obtendr una lista de todos los asociados en la categora principal y en todas sus subcategoras.

Como las categoras estn estructuradas jerrquicamente, puede aplicar una accin a cualquier nivel de la estructura: una actividad de promocin de

marketing, por ejemplo, puede aplicarse a todos los clientes, o selectivamente solo a aqullos en una categora y sus subcategoras.

La estructura en forma de rbol es muy til cuando usted est ejecutando cualquiera de los reportes estadsticos. Usted puede estructurar reportes en cualquier nivel de la jerarqua usando esta segmentacin de asociados.

Use el men Asociados > Configuracin > Categoras > Editar categoras para definir una nueva categora.

Gestin de casos
Las siguientes secciones describen los pasos que usted podra usar para implementar una poltica efectiva de gestin de relaciones con clientes. sta se implementa basando nuevos tipos de caso en el caso en el sistema de manejo de casos que Open ERP tiene incorporado. Definicin: Caso Caso es un trmino genrico que se refiere a una discusin con un asociado acerca de un tema especfico. ste puede ser de cualquier categora, como el monitoreo de respuestas a un aviso de empleo, o un pedido de compra o venta, o un problema de calidad post-venta. Un caso se usa para el seguimiento del historial de mensajes sobre un tema y para automatizar algunas operaciones en respuesta a ciertas condiciones. Las estadsticas de caso generadas por el sistema pueden ser usadas por sus gerentes para mejorar la gestin de interacciones con clientes y proveedores. Configuracin de CRM La gestin de casos es un sistema genrico que puede ser configurado para ajustarse a sus necesidades. Usted puede desarrollar tres casos tipo, para ver cmo construir los siguientes sistemas:

1. Un sistema para gestionar oportunidades comerciales.

2. Un sistema para gestionar contratos de soporte en dos niveles.

3. Un sistema para gestionar calidad de proveedores.

Secciones Para manejar cada uno de estos tipos de casos, usted debe crear diferentes secciones en Open ERP usando el men CRM & SRM > Configuracin > Caso > Secciones.

Usted puede definir, por ejemplo, las siguientes cuatro secciones:

Ventas

Nivel de soporte 2

_ Nivel de soporte 1

Calidad

Ponga el nombre en el campo Seccin de caso. Usted construir una estructura de rbol para las secciones usando el campo Seccin Madre en el formulario Seccin. Entonces usted puede decir que Nivel de soporte 2 es la seccin madre de Nivel de soporte 1. Open ERP no restringe el orden en el que usted puede definir estas dos secciones, ya que puede grabar la seccin madre mientras define la seccin hija.

Un gerente puede ser asignado a cada seccin (desde la lista de usuarios de sistema de Open ERP) y puede agregarse una direccin de correo electrnico. Los casos de esta seccin se conectan automticamente a esta direccin de correo electrnico, los mensajes de casos salen automticamente desde esta direccin y los correos a esta direccin se conectan automticamente a esta

seccin del sistema CRM.

Haga click en el men CRM & SRM > Casos > Casos por seccin para obtener las secciones en una lista jerrquica, y luego haga click en el nombre de una seccin para listar los casos que han sido asignados a esa seccin.

Categoras Una vez que haya definido las diferentes secciones, usted puede crear Categoras, que se usan para diferenciar los casos en una seccin. Las categoras se crean usando el men CRM & SRM > Configuracin > Casos > Categoras.

Men Una vez que las secciones y las categoras estn definidas, usted puede crear algunos mens para hacer ms fcil el uso de estos casos. Use el men CRM & SRM > Configuracin > Crear mens para una nueva seccin.

El procedimiento es crear el nombre del nuevo men en Nombre de men base, seleccione el nombre de un Men Padre para el men, y un nombre de Seccin de caso, luego haga click en Crear entradas de men. Cada vez que ejecute esta utilidad, Open ERP genera una estructura de men similar a la figura siguiente.

CAPTURA

ACORDE AL CASO

Un paso ms all: Secciones de casos a partir de la versin 4.3 Desde la versin 4.3 de Open ERP, usted ser capaz de seleccionar el modo vista que quiera cuando el men sea abierto para mostrar los casos para cada seccin: comercial, mesa de ayuda, solicitudes de soporte, etc. Su seleccin de vista determina el tipo de formulario que se

abre cuando se muestra un caso en cada seccin. As el formulario que sigue a una solicitud de soporte puede diferir de un formulario para una oportunidad de negocios. Si usted est trabajando en un idioma diferente al por defecto, usted puede definir las etiquetas en ese lenguaje luego de haber creado los nuevos mens.

Nota: Personalizar el men Usted puede renombrar mens si a usted no le gusta el modo en el que han sido generados por el sistema. Para hacerlo, seleccione la lnea del men haciendo un solo click sobre ella, pero no sobre el texto de men, y luego haga click en el cono Cambiar. Usted ver una vista de formulario de la definicin del men. Si est en modo Editar, usted puede cambiar este nombre y la posicin en la jerarqua, y puede seleccionar un cono diferente para el mismo. Tambin puede elegir una accin diferente para cuando se haga click sobre ese men. Si usted ha guardado o cancelado el formulario de men para que no est en modo Editar, usted puede duplicarlo o borrarlo completamente. Duplicarlo puede ser til en algunas ocasiones, guardando una copia en otro lado del men jerrquico y tal vez hacindolo accesible a diferentes grupos de usuarios. Uso de casos Aunque usted haya creado rboles de men especiales para cada uno de los tipos de caso que ha definido, puede seguir usando el sistema de caso genrico a travs de CRM & SRM > Casos. Los nuevos tipos de casos son solo versiones del caso genrico. Ventaja: Transferibilidad de casos Es muy til basar toda la gestin de las relaciones con los clientes sobre un sistema genrico, como lo hace Open ERP.

Ya que cada seccin es solo una especializacin del sistema genrico, usted puede transferir solicitudes desde una seccin hacia otra, y esto significa que usted no pierda casos en el sistema mientras delegue trabajo hacia otro personal en la compaa. Suponga, por ejemplo, un pedido de soporte que se convierte en una oportunidad de negocios. O una solicitud de servicios post venta que se convierte en un asunto de calidad de proveedor donde se encontr una falta en un producto. Usted puede tambin rastrear tems a lo largo de toda la compaa.

CAPTURA

DE UNA ENTRADA DE OPORTUNIDAD DE NEGOCIOS

Para cargar una nueva oportunidad de negocios, puede usar el men por defecto que haya creado o usar los mens genricos CRM & SRM > Casos > Casos por seccin, o bien CRM & SRM > Casos > Todos los casos.

Los campos a llenar son:

Una Descripcin del caso.

La Seccin, que en caso de ingresar desde Casos por seccin se completar automticamente con la seccin correspondiente.

Una Prioridad

El Asociado

El Contacto de Asociado, que se completa automticamente cuando se ingresa en nombre del Asociado, pero puede ser sobreescrito.

La direccin de Correo electrnico del asociado, que tambin se completa automticamente pero puede sobreescribirse.

La persona en su compaa que ser el Usuario responsable para el caso. Ventaja: El servidor de correo electrnico Ver ms tarde en este captulo que los casos pueden generarse automticamente desde los correos electrnicos. Si el servidor se configura adecuadamente, usted no deber cargar los casos manualmente a travs del sistema de men, sino que sern directamente creados desde los correos electrnicos entrantes.

Una vez que ha sido creado, un caso comienza en el estado Borrador. Usted puede abrirlo para indicar que est trabajando en l haciendo click en el botn Abrir.

Para cargar texto acerca de la solicitud o acciones tomadas para satisfacerla, tipee una entrada como texto libre. Para guardar el historial de sus comentarios, haga click en Guardar historial. Si usted hace click en Enviar a asociado y guardar historial, el asociado tambin recibir una copia de su comentario tal como usted lo ha guardado. Mientras el caso est abierto puede hacer click en Cerrar si ya ha sido completado o bien en Cancelar si es necesario. Si quiere esperar una respuesta de parte de un asociado, haga click en Pendiente.

Si usted ha organizado las secciones en una estructura jerrquica, puede hacer click sobre Subir un nivel. El caso entonces sube a la seccin madre. Esto es til, por ejemplo, para transferir asuntos desde un usuario de nivel de experiencia ms bajo que maneja la seccin hija, a un usuario con ms experiencia responsable de la seccin madre. Mtodo: Asignacin de casos Para asignar un caso, hay dos enfoques disponibles.

Cualquier caso puede ser asignado por el usuario que cre el caso original, o este campo puede dejarse en blanco. Usted puede revisar la lista de casos sin asignacin y elegir uno para usted mismo. Tambin es posible un mtodo mixto: todos los casos llegan sin asignar y un usuario es responsable por la divisin de trabajo a la seccin que corresponda. Puede ver el historial de comentarios y acciones sobre la solicitud en cualquier momento, mirando en el Historial del caso, que tiene su propia pestaa.

Usted puede crear sus propios atajos desde mens como Mis solicitudes de soporte y Mis oportunidades de negocios para listar rpidamente los casos de los que es responsable.

Generacin de calendarios El cliente Web de Open ERP puede mostrar cualquier tipo de recurso en forma de una agenda. Desde la versin 4.3.1 usted puede generar vistas de calendario para cada uno de sus casos a medida que cree mens para esos casos.

Entonces si quiere implementar un calendario compartido para su calendario en Open ERP, tiene que:

1. Crear una seccin Calendario de reuniones.

2. Crear mens para esta seccin especificando que quiere una vista de calendario desde CRM & SRM > Configuracin > Crear mens para una nueva seccin.

Usted obtendr mens que le permitirn gestionar calendarios para cada empleado, y adems tendr un calendario compartido para la compaa. Esta vista de calendario es totalmente dinmica. Puede mover un evento o cambiar su duracin solo usando su mouse.

CAPTURA

MUY MONONA DE UN CALENDARIO SEMANAL/ MENSUAL

Usted puede cambiar la vista y volver al modo lista, formulario o grfico usando los botones que estn arriba a la derecha. Las herramientas de bsqueda y los filtros habituales de Open ERP le permiten filtrar los eventos mostrados en el calendario o, por ejemplo, mostrar el calendario a solo algunos empleados por vez. Ventaja: El calendario genrico A diferencia del software CRM tradicional, la vista de calendario de Open ERP no est limitada a mostrar reuniones. Est disponible para cualquier tipo de recurso. As, adems de los casos aqu explicados, puede obtener calendarios de tareas, envos, pedidos, ventas o licencias de personal. Esta vista es muy til para planeamiento o para tener una visin global de una lista de elementos. Anlisis de desempeo Ya que todas las comunicaciones con sus clientes estn integradas al sistema de Open ERP, usted tiene varias maneras de analizar el desempeo de sus equipos. Existe un mdulo que puede ayudarlo con esto, report_crm. A travs del men CRM & SRM > Reportes para crear diferentes reportes.

CAPTURA

DE ANLISIS DE DESEMPEO

Si usted quiere analizar el desempeo de su grupo de servicio y soporte, por ejemplo, use el grfico desde CRM & SRM > Reportes > Todos los meses > Casos por usuario y seccin. Haga click en el men para obtener una vista en lista, luego haga click en el botn Grfico en la parte superior derecha de la lista. El sistema le muestra sus estadsticas por usuario y es posible filtrar cada seccin y usar otros criterios de bsqueda. Por ejemplo, puede tipear un rango de datos, hacer click en Filtrar y ver cmo cambiar el grfico reflejando los nuevos datos.

Por defecto, el sistema provee una lista conteniendo la siguiente informacin

para cada mes, usuario y seccin, y una indicacin del estado de cada conjunto de informacin:

Nmero de casos

Demora promedio en cerrar la solicitud

Ingreso estimado para una oportunidad de negocio

Costo estimado

Ingreso estimado multiplicado por la probabilidad de xito, para darle un grfico de estimated weighted revenue. Nota: Navegando a travs de las estadsticas Puede obtener ms informacin acerca de un usuario o una seccin de casos desde estos reportes, yendo ms all de los datos mostrados. En el cliente web haga click en la fila de texto apropiada de una de las lneas (como Usuario o Mesa de ayuda y soporte) para abrir un formulario para eso, y haga click en la barra de herramientas Accin a la derecha del formulario Usuario o Seccin que se despliega. En el cliente Windows haga click derecho sobre el texto, lo que abrir un men con las mismas opciones que en el cliente Web.

En la versin 4.3.1 y posteriores, ser capaz de especificar que la vista grfico aparezca por defecto para que pueda presentar la informacin ms visualmente.

Automatizacin de acciones usando reglas El anlisis de estadsticas le da una mejor base para gestionar todos sus servicios y las relaciones con clientes y proveedores. Pero usted puede hacer

ms que slo ver los grficos de estadsticas de vez en cuando.

Si el desempeo de una seccin, un usuario o una categora de un caso est comenzando a causar preocupacin, entonces usted puede usar el sistema de reglas de Open ERP para monitorear la situacin ms de cerca. Las reglas le permiten gatillar acciones automticamente dependiendo de criterios que usted defina para cada caso. Ellas proveen un buen modo de implementar una poltica de mejora continua apropiada para sus relaciones con los clientes y calidad de servicio.

Usando estas reglas usted puede:

Enviar correos electrnicos automticamente al cliente durante las diferentes fases de una solicitud de soporte, para mantener al cliente al tanto de los progresos

Asignar el caso a otra persona si el encargado est de vacaciones

Enviar un recordatorio al proveedor si su respuesta est demorando demasiado

Marcar siempre un caso como urgente si viene de un gran cliente

Transferir el caso al servicio tcnico si la solicitud es acerca de una falla tcnica

Para definir nuevas reglas use el men CRM & SRM > Configuracin > Casos > Reglas.

CAPTURA

DE PANTALLA DE UNA REGLA

Los criterios para la activacin de esta regla se definen en la parte principal de la pantalla. Estos criterios son:

Una condicin sobre el estado inicial (por ejemplo, durante la creacin de un caso: Estado inicial: Ninguno, estado eventual: Borrador).

Una condicin sobre el estado final (por ejemplo en el cierre de un caso enviar una confirmacin o un correo electrnico de agradecimiento).

La seccin de caso donde se aplica la regla.

La categora del caso.

Una condicin sobre el encargado del caso (por ejemplo, enviar copias con el progreso del caso a un gerente si la solicitud del cliente est manejada por un aprendiz).

Una condicin sobre el nivel de prioridad (por ejemplo, para proveer diferentes tipos de reaccin dependiendo de la urgencia de la solicitud).

Un asociado o una categora donde aplicar la regla.

Una fecha para la activacin

_ reporte por la fecha de creacin

_ reporte por la fecha de la ltima accin

_ reporte por el tiempo que ha estado activo

Si usted tiene definidos varios criterios, Open ERP aplicar la regla solo si todos los criterios son vlidos.

Usted define la accin que se tomar si la regla se cumple en la segunda pestaa de la parte ms baja de la ventana de configuracin. Se incluyen las siguientes acciones:

Cambiar el estado del caso

Mover el caso a una nueva seccin

Asignar el caso a un gerente de sistema

Cambiar la prioridad del caso

Enviar un recordatorio al encargado del caso o a un asociado

Adjuntar informacin (o no) a un recordatorio

Enviar copias de la discusin del caso a direcciones de correo electrnico especficas

Enviar a un correo electrnico predefinido

Ejemplo 1: Mejora en la calidad del soporte Usted, por ejemplo, en un grfico que analiza el desempeo del equipo de soporte, ve que el usuario X toma un tiempo promedio de 3 das y 4 horas para cerrar un caso. Es mucho tiempo. Despus de analizar los datos en profundidad, ve que muchos casos se cierran en menos de dos das, pero algunos toman ms de 10 das. Pensando en la calidad del servicio, usted puede automatizar ciertas acciones. Puede enviar copias de la discusin a un experto tcnico si el caso permanece abierto por ms de 2 das, definido por la siguiente regla: * Nombre de regla: Copiar a un experto despus de dos das. * Estado del caso inicial: Abierto. * Estado del caso final: Abierto. * Responsable: Usuario X. * Fecha de aplicacin: Fecha de creacin. * Demora despus de la fecha de aplicacin: 2 das.

* Agregar veedores (cc): expert@miempresa.com.ar * Recordar responsable: S. Despus de que se defina la regla, el experto recibir una copia de toda la discusin entre el Usuario X y el cliente para cada caso que permanezca abierto despus de dos das. Ser capaz de interactuar en la discusin para evitar ms demoras o mayores problemas. Algunas compaas usan varios niveles de soporte. El primer nivel est manejado por el personal de soporte menos calificado y los niveles superiores por usuarios de mayor experiencia. Un usuario en el nivel 1 puede subir el caso a un nivel superior cuando sea necesario. Para entrenar sistemticamente a los empleados del nivel 1, usted puede crear la siguiente regla: cuando el caso sea subido de nivel, ellos seguirn recibiendo copias del progreso del caso. Si un usuario en el nivel de soporte 1 no puede manejar una solicitud, puede subirla al nivel 2. Luego, cuando un experto del nivel 2 responde la solicitud del cliente, la persona de soporte del nivel 1 tambin recibe la respuesta al problema que l originalmente no pudo resolver. As, su equipo puede ser educado automticamente escuchando las llamadas de soporte en vivo. Suponga que usted brinda dos tipos de contrato de soporte a sus clientes: Super y Normal. Usted puede crear una regla que sube la prioridad de un caso automticamente si el asociado est en la categora de contrato de soporte Super. Defina el caso de esta manera: * Nombre de regla: Prioridad para asociados Super. * Estado del caso inicial: / * Estado del caso final: Open * Categora del asociado: Contrato de soporte Super. * Establecer prioridad a: Alta. Las mejoras en las relaciones con los clientes pueden venir del uso inteligente de estas reglas. Con el sistema de control de estadsticas usted puede gestionar ciertos acuerdos de nivel de servicios con sus clientes sin un gran esfuerzo de su parte. As usted puede ser selectivo al responder a esos asociados basado en

la calidad especfica del servicio que han contratado. Ejemplo 2: Rastreo de calidad de proveedores Recuerde que un asociado de Open ERP puede ser al mismo tiempo proveedor y cliente. Usted puede usar el mismo mecanismo para la gestin de calidad de proveedor como para el soporte a clientes. Si alguien de su personal detecta un problema de calidad de un producto de un proveedor, debera crear un nuevo caso en la seccin Calidad. Si el servidor de correos electrnicos est instalado todo lo que necesita es copiar un email a una direccin especificada (por ejemplo, quejas@miempresa.com.ar), mientras enva su correo electrnico de queja al proveedor. El caso se crea automticamente en Open ERP y la respuesta del proveedor cerrar el caso y ser puesta automticamente en el historial del caso. En este caso el usuario puede agregar acciones correctivas o preventivas conformes a ISO 9001, sin tener que cargar cada accin en Open ERP, mucha de la informacin viene simplemente de los correos electrnicos. Las estadsticas del sistema proveen un anlisis sobre el nmero y el costo de los problemas de calidad de los diferentes proveedores. Si ciertos proveedores no ofrecen la calidad de servicio que usted espera, puede crear automticamente reglas que: * Enven un recordatorio al proveedor luego de unos das si el caso permanece abierto * Recuerden al gerente de produccin llamar al proveedor y resolver la situacin si el caso no ha sido cerrado en una semana * Seleccionar y calificar sus proveedores sobre la base de la calidad de servicio.

Ventaja: El portal CRM El mdulo de Open ERP portal_service le permite abrir partes de su funcionalidad CRM a clientes y proveedores. Ellos

pueden conectarse con su sistema usando su propio usuario y contrasea y seguir sus pedidos y solicitudes en lnea. Por ejemplo, un cliente puede hacer una solicitud directamente a su sistema, evitando quizs un largo proceso de ingreso de datos. Usando el servidor de correo electrnico Para automatizar la creacin de los casos en uso usted puede instalar el servidor de correos electrnicos. ste le permite usar el CRM de Open ERP sin tener que abrir la interfaz de Open ERP. Los usuarios pueden crear casos actualizados solo enviando y recibiendo correos electrnicos. Este sistema trabaja con la mayora de los clientes de correo electrnico como MS Outlook o Thunderbird.

SIMPTICA

CAPTURA DE PANTALLA SOBRE EL SERVIDOR

Perfiles de prospectos
Durante las actividades de preventa, es muy til calificar rpidamente sus prospectos. Puede hacer una serie de preguntas para descubrir qu producto ofrecer al cliente, o cun rpido debera manejar la solicitud. Mtodo: Hacer perfiles Este mtodo de rpida calificacin de prospectos se usa frecuentemente en compaas que hacen las preventas por telfono. Una lista de prospectos se importa al sistema de Open ERP como un conjunto de asociados y los operadores entonces hacen una serie de preguntas a cada prospecto. Las respuestas a estas preguntas permiten calificar automticamente a cada prospecto, lo que lleva a que se le ofrezca un servicio especfico basado en esas respuestas.

EJEMPLO

SIMPTICO

+ ESQUEMA

La persona de ventas empieza haciendo las preguntas y en un par de minutos

de trabajo puede decidir qu proponer al prospecto. Los detalles del prospecto y sus respuestas se cargan en Open ERP. El sistema de perfilacin automticamente clasifica los prospectos en las categoras de asociados apropiadas.

Esto le permite a su personal de venta seguir a los prospectos eficientemente y adaptar su enfoque basado en el perfil de cada cliente. Por ejemplo, pueden enviar una carta basada en una plantilla desarrollada para una categora de asociado especfica. Para la proposicin de ventas, usarn el editor y generador de reportes de Open ERP.

Uso efectivo de los perfiles Para usar el sistema de perfilacin, necesitar el mdulo crm_profiling. Usted puede crear una lista de preguntas y las posibles respuestas a travs del men CRM & SRM > Configuracin > Segmentacin > Preguntas. Para obtener un esquema similar al mostrado puede crear las siguientes preguntas y respuestas: Preguntas Periodista? Sector de la Industria? Personal? Funcin del contacto? S / No Comercio / Distribucin / IT / Otros 1 / 2-20/ 21-50/ 51-100/ > 100 Toma decisiones / No toma decisiones Respuestas

Herramientas de Comunicacin
Open ERP provee toda la informacin que usted necesita para perseguir las oportunidades comerciales de su compaa eficientemente. Pero para permanecer productivo con toda la informacin que tiene que manejar es esencial que usted siga usando sus herramientas usuales de comunicacin conectndolas con Open ERP y no debe restringirse a la interfaz de Open ERP. Open ERP puede hacer la mayor parte de las cosas que necesita para concretar sus oportunidades comerciales efectivamente. Pero puede haber un poco para aprender, lo que reduce su eficiencia mientras lo hace. Y si eso es cierto para un usuario constante del sistema, es doblemente cierto para un usuario ocasional o para alguien que ya hace un uso intensivo de las aplicaciones Office estndares y no puede cambiar fcilmente. Entonces para aqullos que necesitan continuar usando sus aplicaciones Office tradicionales para mantener su eficiencia, Open ERP puede equiparse con adaptadores para las interfaces ms comunes. Sus usuarios pueden participar en muchos procesos soportados por Open ERP sin dejar su ambiente basado en Office con el que ya estn familiarizados, y pueden evitar la doble carga de datos vinculndose a la base de datos de Open ERP automticamente.

Se describen los tres mdulos siguientes:

Interfaz de Mozilla Thunderbird Interfaz de Microsoft Outlook Interfaz de Microsoft Word

El captulo es una mezcla de instrucciones de instalacin y configuracin, y ejercicios bsicos de interaccin.

Interfaz de Mozilla Thunderbird

La extensin de Mozilla Thunderbird le permite llevar a cabo una serie de operaciones de Open ERP directamente desde el cliente de correo electrnico de Thunderbird:

crear un contacto o asociado desde un correo electrnico

guardar un correo electrnico y sus adjuntos en Open ERP

enviar cualquier archivo adjunto a un documento Open ERP (tales como propuestas, proyectos y tareas).

Instalacin de la extensin de Thunderbird Para ser capaz de usar la extensin de Thunderbird, usted necesita el mdulo
email_interface.

No est cargada en el ncleo de Open ERP 4..2.2 pero puede

estarlo en una futura versin. Una vez que la tenga en los archivos de sistema de su servidor, se instala de la misma manera que los otros mdulos.

Luego tendr que instalar la extensin de Thunderbird. Para hacerlo, use el archivo tiny_plugin-2.0.xpi que se encuentra en el directorio de extensiones del mdulo email_interface. Luego siga los siguientes pasos:

1. Desde Thunderbird, Herramientas > Mdulos Complementarios.

2. Haga click sobre el botn Instalar.

3. Seleccione el archivo tiny_plugin-2.0.xpi.

4. Haga click sobre Instalar ahora y luego reinicie Thunderbird.

Una vez que la extensin ha sido instalada, usted solo tiene que crear un atajo en su barra de herramientas de Thunderbird para la funcin Archivar a Open ERP. Hgalo as:

1. Haga click derecho sobre la barra de herramientas y seleccione Personalizar.

2. Ubique el cono Archivar a Open en la barra de herramientas en el lugar

que desee. Atencin: Versin de Thunderbird La extensin de Open para Thunderbird slo funciona con la versin 2.0 y superiores de Thunderbird. Por eso, fjese en su versin antes de la instalacin y descargue la ltima versin que necesite desde la siguiente direccin: http://www.mozilla.org/products/thunderbird/. Interfaz de usuario de Thunderbird Cuando haya instalado el mdulo, lo primero que hay que hacer es conectarlo con Open ERP desde Thunderbird. Para hacerlo use el men Herramientas > Extensin de Open.

Una ventana de configuracin aparece permitindole ingresar datos de configuracin acerca de su servidor de Open ERP.

CONFIGURACIN

PARA ACCEDER A

OPEN ERP

DESDE

THUNDERBIRD

Para archivar un correo electrnico en Open ERP desde Thunderbird, seleccione el correo electrnico y haga click sobre Archivar en Open. Alternativamente, usted puede hacer click derecho para que aparezca un cuadro de dilogo de bsqueda.

Esto le permite seleccionar un objeto que le gustara agregar a su correo electrnico y sus adjuntos. Usted puede seleccionar un asociado, una tarea, un proyecto, una cuenta analtica o cualquier otro objeto.

SELECCIN

DE UN OBJETO DE

OPEN ERP

DESDE

THUNDERBIRD

Un paso ms lejos: Gestin de documentos La extensin de Thunderbird es compatible con la gestin de documentos de Open ERP. Si usted instalase el mdulo
documento

podra:

* buscar a travs del contenido de los documentos de

su compaa (los que tienen el tipo .doc, .pdf, .sxw y .odt) y tambin en correos electrnicos archivados * tener un sistema de archivos compartido que est conectado a diversos documentos de Open ERP para compartir informacin y acceder a ella con su navegador favorito * organizar y estructurar sus documentos (tales como proyectos, asociados y usuarios) en el sistema de Open ERP. Si usted no puede encontrar a un asociado o contacto que se corresponda con su correo electrnico en Open ERP es posible crear uno en el momento usando simplemente la informacin contenida en el correo electrnico y haciendo click sobre el botn Crear.

CREACIN

DE UN CONTACTO EN EL MOMENTO DESDE

THUNDERBIRD

Para acceder a la informacin archivada desde diferentes documentos en Open ERP, usted puede usar la interfaz Correo Electrnico Thunderbird que aparecer sobre los documentos de Open ERP.

Interfaz de Microsoft Outlook

Todo lo que puede hacer con la extensin de Thunderbird, es posible con la extensin de Microsoft Outlook, permitindole llevar a cabo una serie de operaciones de Open ERP directamente desde Outlook, tales como:

crear un contacto o asociado desde un correo electrnico

archivar un correo electrnico y sus adjuntos en Open ERP

enviar cualquier archivo adjunto a un documento de Open ERP (tales como propuestas, proyectos y tareas). Atencin: Versiones de Outlook La extensin de Microsoft Outlook funciona con Microsoft Outlook 2003 y 2007, pero no con Outlook Express.

Instalacin de la extensin de Outlook Para empezar, debe instalar el mdulo email_interface en Open ERP, el mismo usado por la extensin Thunderbird. No necesita instalarlo de nuevo si ya lo hizo.

Una vez que haya instalado el mdulo todo lo que necesita es ejecutar el autoinstalador de Windows tiny_outlook_plugin-X.exe donde X corresponde al nmero de versin descargado. Este archivo puede encontrarse en la lista de mdulos en el sitio oficial de Open ERP. La instalacin es entonces automtica.

Uso de la extensin de Outlook La utilizacin de la extensin de Microsoft Outlook es bastante similar a la extensin de Thunderbird. En Outlook encuentre el men Herramientas > Opciones de Open ERP.

MEN

DE

CONFIGURACIN

PARA LA

INTERFAZ

ENTRE

OUTLOOK

OPEN ERP

En la ventana que usa para configurar la extensin de Outlook usted puede ingresar parmetros para acceder al servidor de Open, con varias opciones para:

manejar archivos

elegir color para los correos electrnicos transferidos a Open ERP.

Una vez que la carga de datos del servidor est completada, haga click en Probar la conexin para controlar que sus parmetros lo hagan funcionar correctamente.

Cuando Outlook est configurado, usted puede archivar en Open ERP un correo electrnico y sus archivos adjuntos desde la barra de herramientas.

Una vez que el correo electrnico es enviado a Open ERP es marcado con otro

color en Outlook para que usted recuerde no archivarlo otra vez.

Interfaz de Microsoft Word CONFIGURACIN

DE

ACCESO

OPEN ERP

DESDE

WORD

Open ERP provee una extensin de Microsoft Word que le permite crear sus propias plantillas de documentos. Lo que es ms, usted puede usar la herramientas de combinacin Herramientas > Combinar documentos para insertar datos desde Open ERP mientras genera diferentes documentos de negocios. Entonces es posible crear plantillas para un nmero de necesidades, tales como propuestas, cartas de acuerdos de negocios o solicitudes de precio. Cada usuario puede crear su propio documento y usar la extensin para obtener datos desde Open ERP. La extensin es muy til para automatizar fcilmente acciones de negocios.

Instalacin de la extensin de Word

El mdulo para conectar Microsoft Word se encuentra tambin en la lista de mdulos de Open ERP en http://openerp.com/ Una vez que se ha descargado, instale el archivo tiny_word_plugin-X.exe. Cuando el programa est instalado, usted debe ejecutar Microsof Word y configurar los parmetros que le permitirn acceder al servidor de Open ERP desde Word. Haga click en el men Herramientas > Opciones de Open ERP.

MEN

PARA ACCEDER A LA CONFIGURACIN DE LA EXTENSIN

Uso de la interfaz de Word Comience por seleccionar el mdulo desde el cual usted quiere hacer un reporte, por ejemplo un Pedido de Ventas. Desde Word usted puede acceder a todos los campos en un Pedido de Open ERP, y todos los campos enlazados para ese pedido tales como desde Lneas de Pedido y desde Productos en esas Lneas de Pedido.

SELECCIONE

EL MDULO QUE GENERAR EL REPORTE

Complete su documento e inserte los campos de Open ERP en los lugares apropiados.

AGREGUE

CAMPOS DE

OPEN ERP

EN UN DOCUMENTO DE

WORD

Atencin: Campos en rojo Cuando usted ha seleccionado algunos campos y los agreg a su documento de Word, algunos de ellos aparecen en rojo. Esto indica que usted no puede usar un campo en particular porque tiene una compleja relacin de datos que solo puede ser descubierta cuando comience a usar el campo.

SELECCIN

DE

DOCUMENTOS

DE

OPEN ERP

PARA SER USADOS EN LA COMBINACIN

Seleccione la herramienta de combinacin haciendo click sobre Realizar combinacin de mail desde la barra de herramientas. Esto conecta Microsoft Word con Open ERP, punto en el cual busca los datos para insertar en el documento. Esta herramienta le permite seleccionar qu documentos deben ser incluidos en el reporte. Haga su seleccin y haga click en Comenzar Combinacin para ejecutar la herramienta que produce sus diferentes documentos. Word entonces genera los documentos insertando los datos de Open ERP, en una pgina por cada documento seleccionado. Ms adelante ver otro mdulo ms poderoso que le permite crear reportes completos en OpenOffice.org a travs de una interfaz agregada directamente en Open ERP. De este modo podr crear sus propias plantillas, tales como faxes y facturacin. Estos reportes pueden ser exportados en PDF dejando Open ERP, o pueden ser editados antes de enviarlo a un cliente. As puede personalizar los detalles de sus faxes y facturas como lo necesite, aunque se basen en sus plantillas.

RESULTADO

DE COMBINAR UN DOCUMENTO DE

WORD

CON DATOS DESDE

OPEN ERP

Contabilidad General
Cuando est bien integrado con un sistema de gestin, un sistema de contabilidad ofrece a una compaa beneficios especiales adems de las obvias habilidades que debe tener para reportar la posicin financiera. Esta parte trata de los aspectos prcticos de la contabilidad y del rol de sta a lo largo de toda la compaa.

El mdulo de contabilidad de Open ERP no slo le permite manejar claramente sus operaciones, siguiendo el flujo de trabajo desde la facturacin hasta el pago. Tambin le posibilita usar varias herramientas para el anlisis financiero basado tanto en informacin en tiempo real como el historial reciente, dependiendo del anlisis.

Su estructura contable puede configurarse para ajustarse a las necesidades de su compaa.

Desde la facturacin hasta el pago

Este captulo expone el flujo de trabajo de contabilidad bsica en Open ERP, desde el ingreso de una factura hasta el registro de un pago. Se describen todas las operaciones, desde la entrada de recibos de contabilidad y el tratamiento del proceso de reconciliacin, incluyendo los pedidos de pago.

La contabilidad es el ncleo de la administracin de una compaa: todas las operaciones de la compaa tienen un efecto all. Tiene un rol informativo y, debido a los datos que provee, un sistema de contabilidad confiable y detallado puede y debe tener un rol importante en la toma de decisiones.

En muchas compaas, la contabilidad se limita a producir reportes legales y satisfacer la curiosidad de los directores acerca de ciertas direcciones estratgicas, y a imprimir el balance general y el estado de ingresos varias veces al ao. Incluso hay frecuentemente varias semanas de demora entre la

realidad y el reporte. Recomendacin: Valuacin de su funcin de contabilidad En muchas pequeas compaas, la funcin contable se usa escasamente. No slo usted ve que los datos para la documentacin se ingresan en el sistema dos veces, sino que tambin los resultados se usan, con frecuencia, solo para producir documentacin legal y listados peridicos, algunas semanas ms tarde, del balance general y los estados de ingresos. Por contraste, integrando sus cuentas con su sistema de gestin, esto le permite: * Reducir el esfuerzo de ingresar datos, ya que solo debe hacerlo una vez. * Ejecutar sus procesos con el beneficio de una visin financiera: negociar contratos, predecir el flujo de fondos, etc. * Obtener informacin til de manera sencilla y cuando lo necesite, por ejemplo: la posicin de crdito de un cliente. Como puede ver, la contabilidad por lo general es subutilizada. La informacin que provee es una herramienta muy efectiva para dirigir una compaa si est integrada al sistema de gestin. Para que usted sea efectivo hacindolo, la informacin contable es necesaria en todos los procesos de su compaa, por ejemplo:

Para preparar presupuestos es importante conocer la posicin financiera exacta del cliente, y ver en el historial si hay demoras en los pagos.

Si un cliente dado ha excedido su lmite de crdito, la contabilidad puede detener automticamente envos futuros a ese cliente.

Si se gast el 80% del presupuesto de un proyecto, pero slo se ha

completado el 20% de este proyecto, puede renegociar con el cliente, o revisar y mandar en los objetivos del proyecto.

La contabilidad general de Open ERP tiene un manejo ptimo de estas necesidades por la estrecha integracin entre todos mdulos. Ms an, las transacciones, las acciones y los anlisis financieros ocurren en tiempo real, para que usted no slo pueda monitorear la situacin sino tambin administrarla efectivamente.

El mdulo contable en Open ERP es de doble entrada, multimoneda y multicompaa. Terminologa: Contabilidad * Contabilidad General (o financiera), para identificar los activos y los pasivos de la compaa. Se maneja usando un sistema de doble entrada que asegura que cada transaccin se acredita a una cuenta y se debita de otra. * Contabilidad Analtica (o de gestin, o de costos), sistema contable independiente que refleja las cuentas generales, pero estructurada a los largo de ejes que representan las necesidades de gestin de la compaa. * Contabilidad Auxiliar, refleja las cuentas de los clientes y/o proveedores. * Cuentas presupuestarias, predefinen la asignacin esperada de recursos, usualmente al comienzo del ao financiero.

Mtodo: Multicompaa Hay un surtido de mtodos para integrar a Open ERP en un ambiente multicompaa: * Si las compaas tienen pocos documentos en comn (productos, asociados, cualquier fuente de Open ERP), usted debera instalar bases de datos separadas. * Si las compaas comparten muchos documentos, puede

registrarlos en la misma base de datos e instalar los documentos multicompaa de Open ERP para manejar con precisin los derechos de acceso. * Es posible sincronizar tipos de documentos especficos en varias bases de datos usando el mdulo synchro. Una de las grandes ventajas de integrar cuentas con todos los dems mdulos, es evitar el doble ingreso de datos en documentos contables. As, en Open ERP, un pedido genera automticamente una Factura, y sta genera automticamente las entradas contables. Esto deviene en recordatorios a los clientes, presentaciones de impuestos, y as sucesivamente. Esta integracin tan fuerte le permite:

Reducir trabajo de ingreso de datos.

Disminuir notablemente el nmero de errores en el ingreso de datos.

Obtener informacin en tiempo real y tener tiempos rpidos de reaccin (para recordatorios de facturas, por ejemplo)

Ejercer control por tiempos sobre todas las reas de gestin de la compaa. Aviso para contadores Cuando usted crea una base de datos, puede elegir instalar slo los mdulos contables eligiendo el perfil Slo Contabilidad. Usted debera instalar el portal web. Con la gestin apropiada de derechos, esto permite a los fideicomisarios proveer a los clientes acceso a sus datos en tiempo real. Tambin les da la oportunidad de trabajar en ciertos documentos que no tienen impacto contable directo, como presupuestos. Esto puede dar un servicio de valor agregado que mejora sustancialmente la relacin entre los fideicomisarios y sus clientes.

Todas las cuentas se mantienen en la moneda por defecto (la cual est especificada en la definicin de la compaa), pero cada cuenta y/o transaccin tiene una moneda secundaria (definida en la cuenta). El valor de las transacciones multimonedas se sigue, entonces, en las dos monedas.

Flujo de trabajo contable y generacin automtica de facturas

El siguiente cuadro muestra el flujo de trabajo financiero seguido por cada factura:

CAPTURA

DE

PANTALLA "EN

CASTELLANO"

PGINA 151 (TOTAL)/139 (PAGINADO)

En general, cuando usted usa todas las funcionalidades de Open ERP, las facturas no necesitan ser ingresadas manualmente. Las facturas en borrador se generan automticamente a partir de otros documentos como los Pedidos de compra.

Facturas en Borrador El sistema genera propuestas de facturas que inicialmente estn en estado
Borrador.

Mientras estas facturas permanecen sin confirmacin, no tienen

impacto contable en el sistema. No hay nada que impida a los usuarios crear sus propias facturas si as lo desean.

La informacin que se necesita para la fa facturacin se toma automticamente del formulario de Asociado (como las condiciones de pago y la direccin de facturacin), o del Producto (como la cuenta que se va a usar), o de una combinacin de los dos (como los impuestos aplicables y el precio del producto). Ventajas de las facturas en borrador Hay varias ventajas en trabajar con facturas en borrador: * Tiene un estado de validacin intermedio antes de que la factura se apruebe. Esto es muy til cuando sus contadores no son los que crean la factura inicial, pero son necesarios

para aprobarla antes de que la factura entre a la Contabilidad. * Le permite crear facturas por adelantado, sin aprobarlas al mismo tiempo. Tambin puede listar todas las facturas esperando aprobacin. Facturas abiertas o pro forma Se puede aprobar (o validar) una factura en el estado Abierto o en el estado Pro
forma.

Una factura pro forma no tiene un nmero de factura, pero las entradas

contables sobre la factura que es creada corresponden a los montos que Open ERP guardar como a pagar por el cliente. Adems, est cerrada, es decir que no se pueden realizar cambios en una factura pro forma. Comentario sobre la factura pro forma En algunos pases, no est permitido generar entradas contables desde facturas pro forma. En cambio, se crea un reporte desde el pedido de compra, que imprime una factura pro forma que no tiene consecuencias contables en el sistema. Una factura abierta tiene un nmero de factura nico. La factura se enva al cliente y se marca en el sistema como esperando pago.

Saldar entradas de facturas y pagos En Open ERP, una factura es considerada paga cuando sus entradas contables han sido saldadas con las entradas de pago. Atencin: Pagos y saldo Para evitar sorpresas, es importante entender la idea de la conciliacin y su relacin con el pago de facturas. En una factura, usted encontr un campo Saldada y una opcin para tildar Pagada. Se diferencian solo si una factura ha sido pagada (usando la reconciliacin de archivos) pero ha sido subsecuentemente marcada como no reconciliada.

Terminologa: Reconciliacin La reconciliacin enlaza entradas en una cuenta simple que se cancelan mutuamente. Se saldan una a otra (suma de crditos = suma de dbitos). Esto se aplica generalmente a pagos contra sus correspondientes facturas. Si el proceso de reconciliacin, Open ERP no podra marcar las facturas que han sido pagadas. Imagine la siguiente situacin con el cliente Prez & ca.:

Factura 145: 50

Factura 167: 120

Factura 184: 70

Si usted recibe un pago de 120, Open ERP va a demorar la conciliacin porque hay una variedad de facturas a pagar. Podra conciliar tanto las facturas 145 y 184 juntas, o bien la 167.

Usted puede cancelar una factura si la funcin Permitir cancelar entradas ha sido activada en el libro diario y las entradas todava no han sido saldadas. Puede moverlas luego desde Cancelado, a travs del estado Borrador para modificarlas y regenerarlas. Nota: Tratamiento en lotes Generalmente, diferentes transacciones se agrupan juntas y se manejan al mismo tiempo, en lugar de hacerlo factura por factura. Esto se llama lote de trabajo o manejo de lotes. Usted puede seleccionar varios documentos en la lista de facturas: tildar las opciones de las lneas de inters usando el cliente web y hacer click en el botn de atajo apropiado a la derecha, o hacer maysculas + click con el ratn en el cliente Windows y usar la accin o el botn de imprimir en la parte superior. Esto le dar la opcin de una de varias posibles acciones en los objetos seleccionados.

A intervalos regulares, independientemente de las facturas, se puede usar un procedimiento de importacin automtica, o un procedimiento manual de cuentas para hacer estados bancarios. stos comprenden todos los pagos de proveedores y clientes y transacciones generales, como aqullas entre cuentas.

Cuando una cuenta se valida, Open ERP genera automticamente las entradas contables correspondientes. Las facturas se marcan como pagadas cuando las entradas contables sobre la factura han sido saldadas con entradas contables acerca de su pago.

Esta transaccin de reconciliacin puede llevarse a cabo en varios lugares del proceso, dependiendo de su preferencia:

en el ingreso de datos para el estado de cuentas

manualmente desde los archivos de cuentas

automticamente usando la reconciliacin inteligente de Open ERP.

Usted puede crear archivos contables directamente, sin usar la factura y los estados de cuenta. Para hacerlo, use la entrada de datos rpida en un libro diario. Algunos contadores prefieren este enfoque porque estn ms acostumbrados a pensar en trminos de archivos contables que en trminos de facturas y pagos. Sin embargo, usted debera usar los formularios designados para facturas y estados bancarios ms que la entrada manual de datos. Es ms fcil y se maneja con un sistema de control de errores.

Un sistema basado en archivos Todas las transacciones contables en Open ERP se basan en archivos, hayan sido creados por una factura o directamente.

As, los recordatorios de asociado se generan simplemente de la lista de

entradas no saldadas en la cuenta de cuentas a cobrar de ese asociado. En un solo recordatorio usted encontrar el conjunto completo de facturas no pagadas, como as tambin pagos no conciliados, tales como adelantos.

De forma similar, los estados financieros como el libro mayor, el saldo de cuentas, el balance cronolgico y los diversos libros diarios, todos se basan en entradas contables. No importa si usted gener la entrada desde un formulario de factura o directamente en el libro diario de facturas. Es lo mismo para la declaracin de impuestos y otros estados financieros legales.

Al usar contabilidad integrada, usted debera seguir el proceso estndar de facturacin porque algunos mdulos dependen directamente de los documentos de factura. Por ejemplo, un pedido de venta de un cliente puede ser configurado para esperar el pago de la factura antes de hacer el envo. En ese caso, Open ERP automticamente genera una factura en borrador para enviar al cliente.

Facturacin
En Open ERP, el concepto de "factura" incluye los siguientes documentos:

La factura del cliente

La factura del proveedor

Una nota de crdito del cliente

Una nota de crdito del proveedor

Solo el tipo de facturas y el modo de representacin difieren para cada uno de los cuatro documentos. Todos se almacenan en el mismo tipo de objeto en el sistema.

Usted obtiene la forma correcta para cada uno de los cuatro tipos de factura

desde el men que usa para abrirlos. El nombre de la pestaa le permite distinguir los tipos de factura cuando est trabajando en ellas. Tcnica: Tipos de facturas Hay muchas ventajas en derivar los diferentes tipos de facturas desde el mismo objeto. Las dos ms importantes son: * En un ambiente multicompaa con facturacin entre compaas, una factura de cliente de una compaa se convierte en una factura de proveedor para la otra. * Le permite trabajar y buscar todas las facturas desde el mismo men. Si est buscando un historial de facturacin, Open ERP le provee facturas tanto de proveedores como de clientes, como as tambin notas de crdito.

Terminologa: Nota de crdito Una nota de crdito es un documento que le permite cancelar una factura o parte de una factura. Para acceder a las facturas en Open ERP, use los submens de Gestin financiera > Facturas.

La mayora de las veces, Open ERP genera automticamente las facturas, a medida que se van generando desde otros procesos en el sistema. As, generalmente no es necesario crearlas manualmente, sino simplemente validarlas o aprobarlas. Open ERP usa las siguientes formas de generacin de facturas:

Desde pedidos de proveedores o clientes.

Desde la recepcin o el envo de mercaderas.

Desde trabajos llevados a cabo (hojas de asistencia, Captulo 10).

Desde tareas completadas (Captulo 12)

Desde cargos por honorarios u otros gastos recargables (Captulo 12)

Los diferentes procesos generan facturas en Borrador. stas deben ser aprobadas por el usuario de sistema que corresponda y enviadas al cliente.

Para obtener la lista de facturas en borrador generadas por Open ERP, puede usar el men Gestin financiera > Facturas > Facturas de cliente > Facturas de cliente en borrador . Hay un men similar para las facturas de compras que no han sido recibidas o aprobadas: Gestin financiera > Facturas > Facturas de proveedor > Facturas de proveedor en borrador.

Tambin es posible ingresar facturas manualmente. Esto se hace generalmente para facturas que no estn asociadas a un pedido (usualmente pedidos de compra) o notas de crdito. Si el sistema no ha sido configurado correctamente, usted podra necesitar editar la factura antes de enviarla al cliente. Por ejemplo, si usted no ha notado que el cliente est exento de impuestos, la factura que usted genera desde un pedido contendr los impuestos en las tasas habituales. Es posible, entonces, suprimir esto de la factura antes de validarla.

Carga de una factura de cliente El principio de ingresar datos para facturas en Open ERP es muy simple, ya que permite a los usuarios que no son contadores crear sus propias facturas. Esto significa que su informacin contable puede mantenerse actualizado todo el tiempo a medida que los pedidos se colocan y reciben, y sus impuestos son calculados.

Al mismo tiempo, permite que la gente que tiene ms conocimiento contable mantenga control total sobre las entradas contables que estn siendo generadas. Cada valor propuesto por Open ERP puede ser modificado despus

de ser necesario.

Comience cargando manualmente una factura de cliente. Para esto, use Gestin financiera > Facturas > Facturas de cliente.

CAPTURA

DE PANTALLA

PGINA 155 (TOTAL)/ 143 (PAGINADO)

Un nuevo formulario de factura se abre para que ingrese informacin. El documento se compone de tres partes:

La parte superior, con informacin del cliente.

El cuerpo principal, con lneas detalladas de factura

La parte inferior, con detalles sobre los impuestos, y los totales.

Para ingresar un documento en Open ERP, usted siempre debera llenar los campos en el orden en el que aparecen en la pantalla, ya que de esa manera algunos campos se llenan automticamente por las selecciones hechas en los anteriores. Se selecciona el asociado, por ejemplo, y los campos siguientes se llenan automticamente:

La direccin de facturacin corresponde al contacto al que se le dio el tipo de direccin Factura en el formulario de asociado (o el tipo de direccin Por
defecto).

La cuenta de asociado corresponde a la cuenta dada en las Propiedades que se encuentran en la tercera pestaa del formulario de asociado. Por defecto, el software est configurado con la cuenta Cuentas a Cobrar.

Una condicin de pago puede especificarse para este caso o, si ha sido definida por defecto, en el rea de Propiedades en el formulario de asociados. Las condiciones de pago se generan por reglas para el pago de la factura. Por ejemplo: 50% a 21 das y 50% a 60 das desde fin de mes.

Definicin: Los campos de Propiedades Los campos de Propiedades en el formulario del Asociado o en el de Producto son campos multicompaa. El valor que el usuario ve en estos campos dependen de la compaa para la que el usuario trabaja. Si trabaja en un ambiente multicompaa que usa una sola base de datos, usted tiene varias tablas de cuentas. Las cuentas de activo y pasivo para un asociado dependen de la compaa para la que trabaja el usuario.

Nota: Viendo relaciones de asociado Usted siempre puede acceder a ms informacin desde un campo de relacin en Open ERP. En el cliente web una relacin es un hipervnculo si el formulario es de solo lectura, llevndolo al formulario principal para esa entidad, con todas las acciones y enlaces. En el cliente web en modo editar, y en el cliente Windows, puede presionar el botn Ctrl en el teclado al mismo tiempo que hace click derecho en el campo para obtener un dilogo desplegable con enlaces y otras opciones. As usted puede hacer click sobre el campo de un asociado y obtener rpidamente los siguientes datos del mismo: * Compras y ventas en curso * Solicitudes de CRM * Facturas abiertas * Archivos de cuentas * Cuentas a cobrar y a pagar Usted puede agregar una breve Descripcin a la factura y seleccionar la moneda que quiere para facturar. Atencin: Descripcin de la factura La descripcin de la factura es ms un ttulo que un comentario. Si quiere agregar comentarios ms detallados,

puede usar el campo Notas en la parte inferior de la segunda pestaa Info extra. Una vez que el encabezado de la factura est guardado, usted debe ingresar las diferentes lneas de factura. Puede usar cualquiera de estas dos tcnicas:

Ingresas el campo completo manualmente

Usar un producto para completar los diferentes campos automticamente

Seleccione el producto Radiador de aleacin de titanio en el campo de producto de una lnea de factura. Los siguientes campos se llenan automticamente:

Descripcin: viene desde el producto, en el lenguaje del asociado.

Cuenta de crdito/dbito: determinada por la cuenta de compras o ventas definidas en las propiedades del producto. Si ninguna cuenta est especificada en el formulario del producto, Open ERP usa las propiedades de la categora con la que se asocia el producto.

Unidad de medida: definida por defecto en el formulario del producto.

Precio por unidad: est dado por el precio de lista en el formulario del producto y se expresa sin impuestos.

Impuestos: provistos por el formulario de producto y el de asociado. Nota: Gestin de precios con impuesto incluido Por defecto, Open ERP factura y procesa los precios sin impuestos, los que se manejan como una figura aparte. Si quiere tener facturas con impuestos incluidos puede agregar el mdulo correspondiente. ste agrega un campo en cada factura que le permite indicar si la factura incluye o no los impuestos.

Nota: Informacin sobre el producto Cuando est ingresando datos de la factura, a veces puede ser til tomar la mayor informacin del producto que est facturando. Ya que usted est todava en modo editar, si presiona Ctrl mientras hace click derecho sobre el campo Producto (tanto en el cliente web como en el Windows). Seleccione los reportes disponibles. Open ERP provee tres reportes estndar sobre el producto: * Pronsticos de futuro stock * Estructura de costo de producto * Ubicacin del producto en sus almacenes Es posible ingresar varias lneas de factura y modificar los valores que Open ERP sugiere automticamente.

Una vez que las lneas de factura han sido ingresadas, puede hacer click en Calcular sobre la factura para obtener la siguiente informacin:

Detalles de impuestos calculados

Tasa de impuestos

Impuestos totales

Precio total

En el rea Impuestos en la parte inferior izquierda de la factura encontrar los detalles de los totales calculado para los diferentes impuestos usados en la factura. Tcnica: Clculos de impuestos Usted puede hacer doble click en una de las lneas en el sumario de impuestos de la factura. Open ERP le muestra el

detalle de los cargos de impuestos que van a ser su declaracin de impuestos a fin de mes. Le indica el total que va a ser computado en las diferentes partes de la declaracin legal. Esto le permite gestionar la declaracin en Open ERP automticamente.

CAPTURA

DE PANTALLA PGINA

158 (TOTAL)/ 146 (PAGINADO)

Antes de aprobar la factura, usted puede modificar la fecha y el perodo contable, que se ingresan por defecto con la fecha de hoy. Estos campos se encuentran en la segunda pestaa Otra informacin. Nota: El diseo de la factura Si usted quiere que el diseo de la factura sea ms elaborado, puede instalar el mdulo account_invoice_layout. Esto le permite agregar varios elementos entre las lneas, como subtotales, secciones, separadores y notas. Haga click en Validar cuando quiera aprobar la factura. sta pasa del estado
Borrador

al estado Abierta.

Cuando haya validado una factura, Open ERP le dar un nmero nico desde una secuencia definida. Por defecto, toma la forma Ao / Nmero de secuencia, por ejemplo 2008/00101. Si quiere modificar los nmeros de secuencia, use el men Administracin > Personalizar > Secuencias > Secuencias.

Las entradas contables correspondientes a esta factura se generan automticamente cuando usted aprueba la factura. Usted puede verificar el detalle de esto abriendo el cono Abrir en el campo Transacciones en la segunda pestaa de la factura.

Gestin de Impuestos Los detalles del formulario de producto y del formulario de asociado determinan la seleccin de impuestos aplicables para una lnea de factura. Por

defecto, Open ERP toma cuenta de todos los impuestos definidos en el formulario de producto. Si un impuesto est definido en la pestaa de Propiedades del formulario del Asociado, Open ERP har el clculo de impuestos en base a los impuestos del Asociado. As, un Asociado que est definido como exento de impuesto, por ejemplo, va a tener precedencia sobre los impuestos definidos en el producto.

Tome el caso del siguiente producto: NECESITAMOS UN EJEMPLO AQU. Consejo: Facturas ocasionales Cuando cree una factura para un producto que solo va a ser vendido o comprado puna sola vez, no tiene que codificar un nuevo producto, pero tendr que dar un poco de informacin manualmente en la lnea de factura: * Precio de venta * Impuestos que aplican * Cuenta * Descripcin del producto Cancelacin de una factura Por defecto, Open ERP no le permitir cancelar una factura una vez que sta haya sido aprobada. Las entradas contables ya se crearon, y tericamente usted no puede retractarse y borrarlas. Sin embargo, en muchos casos es ms conveniente cancelar una factura cuando hay un error que producir una nota de crdito y conciliar las dos entradas. Su actitud respecto a esto depender de la legislacin vigente en su jurisdiccin contable y su adherencia a la pureza contable.

Open ERP se acomoda a cualquier enfoque. Se puede permitir la cancelacin de una factura tildando la opcin Permitir cancelar entradas en el libro diario correspondiente a esta factura. Entonces podr cancelar la factura si se cumplen las siguientes dos condiciones:

1. Las entradas contables no han sido reconciliadas o pagadas. Si esto ya ocurri, tendr que cancelar la reconciliacin.

2. El perodo contable o el ao fiscal no se ha cerrado todava. Si ya se cerr, no hay modificaciones posibles.

La cancelacin de una factura tiene el efecto de modificar automticamente las correspondientes entradas contables. Cuando la factura se cancela, usted tiene la posibilidad de ponerla de vuelta en el estado Borrador. Esto significa que puede modificarla y aprobarla otra vez ms tarde. Consejo: Numeracin de facturas Algunos pases requieren que usted tenga nmeros de facturas continuos sin brechas en la secuencia. Si luego de cancelar una factura que usted no est regenerando, encuentra una brecha dentro de la numeracin, usted debe ir y modificar la secuencia, rehacer la factura y reemplazar el nmero de secuencia con su valor original. Usted puede controlar las secuencias usando el men Administracin > Personalizar > Secuencias > Secuencias. Atencin: el cancelar una factura producir una brecha en la numeracin de sus facturas. Se recomienda enfticamente recrear esta factura y reaprobarla para llenar el hueco en la numeracin. Ventaja: Duplicacin de un documento La funcin Duplicar puede ser aplicada a todos los documentos del sistema: usted puede duplicar cualquier cosa, un producto, un pedido o un envo. Algunos Puntos 1. Duplicar facturas: En vez de ingresar una nueva factura cada vez, usted puede basar una factura en una anterior similar y duplicarla. Para hacerlo, primero busque una factura existente que se ajuste a lo que desea. En el cliente web, muestre la factura en el modo Solo Lectura y luego haga click en Duplicar. En el cliente Windows, seleccione Formulario > Duplicar en el men superior.

La duplicacin crea una nueva factura en el estado Borrador. Esto le permite modificarla antes de aprobarla. La duplicacin de documentos en Open ERP es una funcin inteligente, que permite que la factura duplicada tenga su propio nmero de secuencia, la fecha del da y el estado borrador, an cuando la factura en la que se basa ya est pagada. 2. Guardar preferencias de asociado: Open ERP tiene muchas funciones que lo ayudan a ingresar informacin rpidamente. Si usted factura con frecuencia los mismos productos al mismo asociado, puede guardar las preferencias de la ltima factura usando valores por defecto condicionales. Para probar esta funcionalidad, cree una factura para un asociado dado y agregue varias lneas. Luego haga click en el nombre sobre una lnea de factura y seleccione Convertir esto en valor por defecto. Tilde la opcin que indica que esto slo se aplicar a este asociado. La prxima vez que haga una factura para este asociado, las lneas de factura sern creadas automticamente y usted slo deber modificar las cantidades antes de confirmar la factura. Para los impuestos, se recomienda poner el monto por defecto en las lneas de factura. Haciendo esto no olvidar agregar el impuesto cuando est cargando facturas manualmente. 3. Obtener informacin con click derecho Cuando est creando una factura, frecuentemente tendr que encontrar informacin extra sobre el asociado para completarla. Para obtener ms informacin sobre cualquier campo en Open ERP, todo lo que debe hacer es mantener apretado la tecla Ctrl y hacer click derecho, y as Open ERP le mostrar automticamente la informacin relativa a ese asociado, como: * Tareas completadas * Detalles de beneficios * Movimientos recientes * ltimos pedidos Haga lo mismo para obtener informacin sobre los productos que

est facturando. Por ejemplo: hay suficiente stock? cundo ingresar ms stock? cules son los costos y los precios de lista normal para este producto? Haciendo estos datos accesibles mientras est facturando, Open ERP simplifica su trabajo. Creacin de la factura de un proveedor El formulario que gestiona las facturas de proveedor es muy similar al de las facturas de clientes. Sin embargo, ha sido adaptada para simplificar el ingreso rpido de datos y monitorear los montos registrados. Mtodo: Ingreso de datos Muchas compaas no codifican las facturas a proveedores, sino que simplemente ingresan los datos contables correspondientes al libro diario de Compras. Esto se aplica en particular a los usuarios enfocados en el sistema contable ms que en todas las capacidades provistas por un sistema ERP. Los dos enfoques llegan al mismo resultado contable, pero prefieren uno u otro dependiendo de sus habilidades. Sin embargo, cuando use las funciones de Gestin de Compra en Open ERP usted debera trabajar directamente en las facturas, porque proveen los Pedidos de Compra o los documentos de Recepcin de Mercadera. Para codificar una nueva factura de proveedor, use el men Gestin Financiera > Facturas > Facturas de proveedor. Todo es similar a la factura de cliente, comenzando con el Libro diario y luego el Asociado, lo que completa automticamente los siguientes campos:

Direccin de facturacin

Cuenta del asociado

Al contrario de la factura de cliente, no tiene que ingresar condiciones de pago,

simplemente una Fecha lmite. Y si usted no tiene una fecha lmite, Open ERP asume que esa factura va a ser pagada en efectivo. Si usted quiere codificar condiciones de pago ms completas que solo la fecha lmite, puede usar el campo Trmino de pago que puede encontrar en la segunda pestaa, Otra info.

Luego de eso, usted ingresa el Total de la factura con impuestos incluidos. Open ERP usa este monto para controlar si todas las lneas de factura han sido ingresadas correctamente antes de dejarlo validar la factura.

Indique la Moneda si la factura no va a usar la moneda por defecto, y luego puede ingresar las Lneas de factura.

Tal como en la factura de cliente, usted tiene la opcin de ingresar todos los datos manualmente o usando un producto para completar automticamente muchos de los campos. Ingresando un productos, estos valores se completan automticamente:

La Cuenta del producto se completa de las propiedades del formulario del producto o de la Categora del producto si nada est definido en el producto mismo

Los Impuestos vienen del formulario del producto y del formulario del asociado, basados en los mismos principios que en la factura de cliente.

La Cantidad est configurada por defecto en 1, pero puede cambiarse manualmente.

El Precio por unidad se calcula automticamente del precio total despus de deducir los diferentes impuestos aplicables.

Haga click en Calcular para verificar que los diferentes montos corresponden a los indicados en la factura de papel del proveedor. Cuando apruebe la factura, Open ERP verifica que el monto total indicado en el encabezado corresponde a

la suma de los montos sin impuestos sobre las lneas de factura y los diferentes impuestos aplicables. Nota: El botn Calcular Aunque usted debera calcular la factura antes de aprobarla, no tiene que presionar el botn Calcular. Si usted aprueba la factura directamente, el software calcula los diferentes impuestos por s mismo y verifica el total. Este botn se una solamente para hacer un control previo del monto mostrado antes de que usted lo confirme finalmente. Open ERP completa automticamente la Fecha de facturacin y el perodo contable, pero usted puede cambiar esos valores manualmente en la segunda pestaa de la factura antes de guardarla. Terminologa: Fechas y Perodos contables Los perodos contables se tratan como declaraciones de perodos legales. Por ejemplo, una declaracin de impuestos para una factura depende del perodo contable y no de la fecha de facturacin. Dependiendo de si sus declaraciones se hacen mensualmente o trimestralmente, el ao fiscal contiene doce o cuatro perodos. Las fechas se muestran en el documento creado en el sistema contable y se usan para calcular fechas lmite. Las dos piezas de informacin no tienen que tener la misma fecha. Suponga que usted recibe una factura el 5 de enero, pero est fechada el 31 de diciembre del ao anterior por su proveedor. En este caso, puede cargarla en el perodo contable de enero y poner la fecha de factura como 31 de diciembre. La fecha lmite estar basada en la fecha de 31 de diciembre, pero la factura ser reconocida en el ao fiscal actual para la declaracin de impuestos.

Usted puede encontrar que los montos no corresponden con los que le ha dado su proveedor en papel por razones que pueden incluir:

El proveedor tuvo un error en los clculos

Los montos fueron redondeados de forma diferente Tcnica: Redondeo de Impuestos Frecuentemente ocurre que un proveedor agrega 1 al total porque el clculo de los impuestos ha sido redondeado hacia arriba. Algunos montos de impuestos no son vlidos a causa de este redondeo. Por ejemplo, es imposible llegar al monto de 145,50 si usted est trabajando con 2 decimales de precisin y una tasa de 19,6%. * 121.65 x 1,196 = 145,49 * 121,66 x 1,196 = 145,51

En este caso usted puede modificar un valor en las lneas en las que se basa el total, o el monto total de impuestos en la parte inferior izquierda del formulario: ambos son editables para que usted pueda modificarlos para ajustarlos al total.

Cuando los totales coinciden usted puede validar la factura. Open ERP entonces genera las entradas contables correspondientes. Usted puede gestionar estas entradas usando los campos Cuenta en la factura y en cada lnea de factura.

Notas de crdito Ingresar una nota de crdito de un cliente es casi idntico a ingresar una factura de cliente. Comience desde el men Contabilidad Financiera > Facturas > Reembolsos a cliente.

De forma similar, ingresar una nota de crdito a un proveedor es lo mismo que hacer una factura a proveedor, usando el men: Contabilidad Financiera > Facturas > Reembolsos a proveedor.

Es fcil generar rpidamente una nota de crdito a partir de una factura existente. Para hacerlo, seleccione una factura de un cliente o proveedor y haga click en Reembolsar factura en la barra de herramientas a la derecha. Open ERP abre para usted un nuevo formulario de nota de crdito en el modo
Borrador

para que usted pueda modificarla antes de aprobarla. Nota: Acreditacin de varias facturas Usted puede reembolsar varias facturas en una sola operacin. Desde el cliente web usted puede ver una lista de facturas y tildar las opciones al costado de aqullas que quiere reembolsar. Luego haga click en la accin Reembolsar factura de la barra de herramientas de la derecha. En el cliente Windows haga una seleccin mltiple de facturas haciendo click en Ctrl sobre las lneas que quiera seleccionar. Luego ejecute la accin haciendo click sobre el cono Accin en la barra de conos y seleccionado Reembolsar factura.

Pago de facturas Open ERP marca a una factura automticamente como pagada una vez que las entradas de facturas han sido saldadas con las entradas de pago. No tiene que marcar las facturas como pagadas usted mismo: Open ERP lo hace cuando usted reconcilia sus pagos. Consejo: Saldar una nota de crdito Generalmente usted salda las entradas contables de una factura con su/s pago/s. Pero usted tambin puede reconciliar una factura con las entradas de la nota de crdito correspondiente, para cancelarlas mutuamente. Probablemente usted haya notado el botn de accin Pagar factura en la barra de herramientas a la derecha del formulario de factura. Esto le deja ingresar pagos y saldar entradas rpidamente. Esta funcionalidad se usa en compaas que usan Open ERP como un simple sistema de facturacin y no para contabilidad total. Ellos codifican sus pagos manualmente en diferentes

facturas. Usted quiz no use esta funcionalidad si tiene toda su contabilidad en Open ERP. Es ms conveniente gestionar los pagos de facturas cuando est ingresando estados bancarios y transacciones de fondos. Esto permite un mejor control de las transacciones financieras y una mayor flexibilidad en reas como:

Adelantos y pagos parciales de facturas

Pagos de varias facturas por varios pagos

Control fino de diferentes fechas lmites en las mismas facturas

Gestin de ajustes si hay montos diferentes a los de la factura

Entradas contables
Pueden usarse varios mtodos de creacin de entradas contables. Usted ya ha visto cmo una factura crea sus propias entradas, por ejemplo.

Esta seccin trata, en orden, de:

Gestin de estados bancarios

Gestin de caja

Entradas manuales en libros diarios

Usted ver cmo proceder al ingresar transacciones financieras. En Open ERP usted usa el mismo formulario para manejar estados bancarios que para manejar la caja. Los dos tipos de transaccin difieren solamente en el libro diario que se usa.

Gestin de estados bancarios Open ERP provee una herramienta visual para la gestin de estados bancarios que simplifica el ingreso de datos a las cuentas. Tan pronto como una entrada de estado es validada, Open ERP genera automticamente la entrada contable correspondiente. Esto permite que la gente no contable ingrese transacciones financieras sin preocuparse por cosas como crditos, dbitos y contrapartes.

Comience creando una lnea de estado. Para hacer esto, use el men Gestin Financiera > Entradas > Estados. Esto abre un formulario de ingreso de datos para estados.

CAPTURA

DE PANTALLA

PGINA 166 (TOTAL) / 154 (PAGINADO)

Open ERP sugiere automticamente la referencia de estado (Nombre) y la Fecha desde la lnea de estado precedente. Usted puede configurar su propia referencia gestionando secuencias en el men Administracin.

Luego, usted debe seleccionar el Libro Diario. Idealmente, cuando usted configure su compaa, va a crear por lo menos un libro diario para cada cuenta de banco y otro para la caja. Entonces seleccione el que corresponda a la cuenta de banco cuyo estado est manejando.

La moneda que est usando para la lnea de estado es la del libro diario seleccionado. La moneda se convierte automticamente en la moneda principal de la compaa cuando usted confirma la entrada, usando las tasas en efecto a la fecha de entrada (lo que significa que usted necesitar que se creen primero tasas de conversin de moneda vlidas).

Open ERP completa automticamente el balance inicial basado en el balance final del estado anterior. Usted puede modificar este valor y forzar otro. Esto le permite ingresar estados en el orden que prefiera. Tambin, si ha perdido una pgina de su estado puede ingresar las siguientes inmediatamente sin tener que esperar por un duplicado desde el banco.

Luego, complete el balance final, que corresponde al ltimo valor en la cuenta despus de todas las entradas de estado. Este monto ser el control para las operaciones antes de aprobar el estado. Despus debe ingresar todas las lneas del estado. Cada lnea corresponde a una transaccin bancaria.

Ingrese la lnea de transaccin.. Cuando escriba el nombre del Asociado, Open ERP automticamente le propondr la cuenta correspondiente. Open ERP precompleta el monto total debido para el cliente o proveedor. (Monto). Esto le da una simple indicacin del pago efectivo. Usted debe ingresar en monto que aparece en su lnea de estado: un signo negativo para un retiro y un signo positivo para un pago en efectivo o depsito.

Cuando la entrada de pago ha sido hecha es posible reconciliarla directamente con la entrada contable para las facturas. Presione la tecla Ctrl en el teclado (necesario en el cliente Web, pero no en el cliente Windows) y presione la tecla F1 mientras su cursor est en el campo Reconciliar sobre la lnea de pago.

CAPTURA

DE

PANTALLA PGINA 167 (TOTAL) / 155 (PAGINADO)

Entonces aparece el formulario de reconciliacin. A la derecha encontrar el monto para el pago. Debe seleccionar las facturas pagadas por esta transaccin (Entradas). Para que pueda reconciliar esto el monto de pago debe corresponder exactamente con uno o varias fechas lmite de factura. Mtodo: Reconciliacin Hay otros mtodos de reconciliacin: desde entradas contables, cuando el pago se guarda directamente sobre una factura, o usando la herramienta de reconciliacin automtica. Pero si puede, usted debera hacer la reconciliacin cuando est codificando el pago porque es el momento en el que usted tiene toda la informacin que necesita manejar para reconciliar el pago con la factura correspondiente.

Atencin: Reconciliacin parcial En Open ERP solo es posible la reconciliacin total. Para ingresar un pago parcial para una factura, hay varios mtodos: * No reconcilie el monto de ese pago, solo el saldo entero. * Reconcilie de una vez, pero haga un ajuste contable en la cuenta de crdito del asociado. En este caso, la factura ser marcada como pagada. Si usted ve una diferencia entre el pago y las facturas a reconciliar, puede notar esa diferencia en la segunda parte del formulario, Cancelar. Usted debe indicar entonces qu cuenta debe ser usada para este ajuste. Esta diferencia se explica generalmente por:

prdidas y ganancias

diferencias de cambio

descuentos dados por pago rpido

Cuando la reconciliacin est completa, es decir que el pago equivale a la suma de pagos debidos y los ajustes, entonces usted puede cerrar el formulario de reconciliacin.

La operacin de reconciliacin es opcional, usted puede hacerlo ms tarde o nunca. Sin embargo, hay dos efectos importantes:

Marcar que las facturas han sido pagadas.

Prevenir que los montos de pago y los montos de facturas aparezcan en recordatorios a los clientes. A menos que los haya reconciliado, el cliente ver estos montos en la carta recordatorio (y no despus del balance ya que se cancelan el uno al otro).

Finalmente, una vez que ha ingresado las lneas de su estado bancario, puede validarlas. Open ERP genera automticamente las entradas contables correspondientes si el balance calculado equivale al balance final indicado en el encabezado. Las facturas reconciliadas se marcan como pagadas en ese punto.

Un usuario con destrezas contables avanzadas puede ingresar entradas contables directamente en el libro diario del banco. La cuenta resultante es la misma, pero la operacin es ms compleja porque usted debe conocer las cuentas para usarla y debe tener dominados los conceptos de crdito y dbito.

Gestin de caja Para gestionar la caja, usted usa el mismo formulario que antes. Al comienzo del da debe indicar el monto inicial de efectivo en la entrada (saldo de comienzo). En lugar de confirmar la entrada inmediatamente, puede dejarla en estado Borrador.

Todas las transacciones a lo largo del da se ingresan en este estado. Cuando cierre la caja, generalmente al final del da, debe ingresar el monto encontrado en la misma en el campo Saldo final. Luego confirme el estado para cerrar el estado de caja del da y generar automticamente las entradas contables. Atencin: Validacin del estado Las entradas contables se generan solamente cuando el estado se confirma. Entonces, si el estado total no ha sido aprobado (es decir al final del da, en el caso de la caja chica), no debera sorprenderle si los pagos de asociados no han sido deducidos de su cuenta correspondiente. Entrada manual en un libro Las facturas y los estados producen entradas contables en los diferentes libros diarios. Pero usted puede igualmente crear entradas directamente en uno de ellos usando los formularios para ayudarse.

Para hacerlo, use el siguiente men: Gestin Financiera > Entradas > Entradas en libro. Usted tambin puede usar el men Libros abiertos, que es un atajo desde los libros diarios o los perodos que ya tienen entradas contables pero todava no hay sido cerrados.

Seleccione el libro diario y el perodo contable. Una ventana se abrir, permitindole ingresar la informacin contable en una lista editable. Despus puede ingresar los datos de una factura de proveedor.

Como usted recordar, usualmente Open ERP genera estas entradas automticamente. Si usted no ha creado una factura usted tendr que ingresar valores manualmente. Llene esos campos en este orden:

Fecha efectiva: fecha de facturacin.

Movimiento: deje este campo vaco as Open ERP pueda llenarlo automticamente desde el prximo nmero en la secuencia para validaciones de lnea.

Ref.: referencia desde la factura de proveedor.

Ref. Asociado: asociado en cuestin.

Cuenta: cuenta para la lnea de compra (Compra de productos).

Nombre: descripcin de la lnea de factura (Radiador de aleacin de titanio).

Crdito: 1196.

Presione la tecla Enter en su teclado para validar esta primera lnea. El prximo nmero de la secuencia se asigna a su entrada contable. Su lnea se colorea de rojo y toma el estado Borrador. Cuando una lnea est en estado borrador no se

refleja en la contabilidad. Open ERP no la validar hasta que se haga la lnea que la salde (as los montos de crditos deben saldar los montos de dbito para ese conjunto de entradas).

Open ERP ahora propone que se llene la lnea de saldo contable. Si la cuenta usada (en este caso la cuenta 600) incluye impuestos por defecto en esta definicin Open ERP propone automticamente impuestos asociados con el monto ingresado. En esta etapa usted puede modificar y validar esta segunda lnea de la cuenta, o reemplazarla con otra informacin tal como una segunda lnea de compra.

Cuando haya ingresado todos los datos de sus lneas, Open ERP automticamente propone entradas contrapartes, basadas en las entradas de crdito. Si lo valida, se hacen coincidir las entradas contables y las lneas pasan del estado Borrador (rojo) al estado Abierta (negro). Nota: Completar una entrada de saldo Cuando una entrada contable se iguala, Open ERP la pasa automticamente al estado abierto y se prepara para ingresar la prxima informacin. Si usted quiere agregar alguna otra lnea de saldo, puede ingresar el nmero de la entrada en la nueva lnea que est cargando. En este caso, la lnea completa permanece en Borrador hasta que todo el conjunto se salda en cero. Proceso de reconciliacin La operacin de reconciliacin consiste en igualar entradas en diferentes cuentas para indicar que stas estn relacionadas. La reconciliacin se usa generalmente para:

Igualar entradas de facturas con pagos para que las facturas se marquen como pagadas y los clientes no reciban recordatorios de pago (reconciliacin en una cuenta de cliente)

Igualar depsitos y retiros con sus respectivos pagos

Igualas facturas y notas de crditos para cancelarlas

Un contador debe llevar a cabo una reconciliacin sobre una lista de entradas contables para que la suma de crditos iguales la suma de dbitos para las entradas igualadas. En Open ERP la reconciliacin solo puede realizarse en cuentas que han sido configuradas como reconciliables (el campo Reconciliar). No confundir reconciliacin contable con reconciliacin de estados bancarios Es importante no confundir estos dos trminos. El primero consiste en relacionar entradas de cuentas unas con otras, mientras que el segundo consiste en verificar que su estado bancario corresponde con las entradas de esta cuenta en su sistema contable. Hay diferentes mtodos de reconciliar las entradas. Usted ya ha visto la reconciliacin de entradas mientras ingresa datos en una cuenta. Aqu se describen las reconciliaciones automticas y manuales.

Reconciliacin automtica Para la reconciliacin automtica, le pedir a Open ERP que haga su propia bsqueda de entradas a reconciliar en una serie de cuentas, por lo que tratar de encontrar entradas para cada asociado donde los montos corresponden.

Dependiendo del nivel de complejidad que elija cuando comience a usar la herramienta, el software podr reconciliar desde dos hasta nueve entradas al mismo tiempo. Por ejemplo, si eligi nivel 5, Open ERP reconciliar tres facturas y dos pagos si los montos totales se corresponden.

CAPTURA

DE

PANTALLA PGINA 161 (TOTAL)/ 159 (PAGINADO)

Para iniciar la herramienta de reconciliacin, haga click en Gestin

Financiera > Procesamiento Peridico > Reconciliacin > Reconciliacin automtica. Se abre un formulario, pidindole la siguiente informacin:

Cuenta a reconciliar: puede elegir una, varias o todas las cuentas reconciliables.

El perodo a tomar en consideracin (Comienzo de perodo / Final de perodo).

El Poder de reconciliacin (desde 2 hasta 9).

Informacin necesaria para el ajuste (detalles de Movimiento de Cancelacin). Nota: Reconciliacin automtica Usted puede reconciliar: * Todas las Cuentas a Cobrar, las cuentas de sus clientes de tipo Deudor * Todas las Cuentas a Pagar, las cuentas de sus proveedores de tipo Acreedor

La opcin de ajuste le permite reconciliar entradas aunque sus montos no sean exactamente equivalentes. Por ejemplo, Open ERP permite que clientes extranjeros cuyas cuentas estn en monedas diferentes tengan una diferencia de hasta 0,50 unidades de moneda y pongan la diferencia en una cuenta de cancelacin. Nota: Valores por defecto Si usted inicia la herramienta de reconciliacin automtica regularmente, debera configurar los valores por defecto para cada campo presionando la tecla Ctrl y usando el click derecho (cuando el formulario est en modo editar usando el cliente web, o usando el cliente Windows). Esto significa que usted no tendr que volver a escribir todos los campos

cada vez. Reconciliacin manual Para la reconciliacin manual, abra las entradas para reconciliar una cuenta a travs del men Gestin Financiera > Procesamiento Peridico > Reconciliacin manual. Usted tambin puede iniciar la reconciliacin manual desde cualquier pantalla que muestre entradas contables.

Seleccione las entradas que quiera reconciliar. Desde la seleccin, Open ERP indica la suma de dbitos y crditos para las entradas seleccionadas. Cuando stas estn igualadas, puede hacer click en Reconciliar entradas.

Ejemplo: Caso real de reconciliacin Suponga que usted ha ingresado detalles de un pedido de cliente. En ese momento se puede preguntar qu hay de extraordinario en la cuenta del cliente (la lista de facturas no pagadas y pagos no reconciliados). Para verla desde el formulario de pedido, haga click derecho sobre el campo de Asociado y seleccione la vista A pagar y a Cobrar. Open ERP abre una lista de entradas contables no reconciliadas. CAPTURA DE PANTALLA PGINA 161 Usted nota un factura por 1900 y un pago dos semanas ms tarde de 1900 con la misma referencia. Usted puede seleccionar las dos lneas en esa vista. El total al final de la pgina muestra que el monto de crdito iguala al monto de dbito para la lnea seleccionada. Haga click en Reconciliar entradas para reconciliar las dos lneas. Despus de esto, estas lneas no puede ser seleccionadas y no aparecern cuando las entradas se listen otra vez. Si hay alguna diferencia entre las dos entradas, Open ERP le sugerir que haga un ajuste. Este ajuste es una entrada compensadora que permite una reconciliacin completa. De todos modos, usted debe especificar el libro diario y la cuenta a ser usados para el ajuste.

Por ejemplo, si usted quiere reconciliar las siguientes entradas:

Entradas para reconciliacin Fecha 12 Mayo 08 25 Mayo 08 31 Mayo 08 Ref. FAC23 FAC44 PAY01 Descripci n Alquiler auto Seguro de auto Facturas 23, 44 Cuenta 4010 4010 4010 Dbito 544,50 100,00 644,00 Crdito

En la reconciliacin, Open ERP muestra una diferencia de 0,50. En esta etapa usted tiene dos posibilidades:

No reconciliar, y el cliente recibe una solicitud por 0,50.

Reconciliar y aceptar un ajuste de 0,50 que se tomar directamente de la cuenta P&L.

Open ERP genera automticamente la siguiente cuenta:

Cuenta de Cancelacin Fecha 03 Junio 08 Referencia Descripci n AJ001 Ajuste: prdidas y beneficios Ajuste: prdidas y beneficios Cuenta 4010 Dbito Crdito 0,50

03 Junio 08

AJ001

xxx

0,50

Las dos facturas y el pago sern reconciliados en la primera lnea de ajuste. Las dos facturas sern marcadas automticamente como pagadas.

Gestin de pagos

Open ERP le brinda formularios para preparar, validar y ejecutar rdenes de pago. Esto le permite gestionar asuntos como:

1. Pagos provistos en varias fechas lmites

2. Fechas automticas de pago

3. Separacin de preparacin de pagos y aprobacin de pagos en su compaa

4. Preparacin de una orden durante la semana conteniendo varios pagos, y posterior creacin de un archivo de pago al final de la semana.

5. Creacin de un archivo para pago electrnico que pueda ser enviado a un banco para su ejecucin.

6. Divisin de pagos dependiendo de los saldos disponibles en sus varias cuentas de banco.

Proceso para la gestin de rdenes de pago Para usar la herramienta para gestionar pagos primero debe instalar el mdulo
account_payment,

que es parte del ncleo del sistema de Open ERP.

El workflow para la gestin de pago es el siguiente:

ESQUEMA PGINA 163

El sistema le permite ingresar una serie de pagos a realizar desde sus diversas cuentas bancarias. Una vez que los diferentes pagos han sido registrados, usted puede validar las rdenes de pago. Durante la validacin usted puede modificar y aprobar las rdenes de pago, enviando la orden al banco para la transferencia electrnica de fondos o solo imprimir cheques como desee.

Por ejemplo, si tiene que pagar una factura de proveedor para un monto

grande, usted puede dividir los pagos entre varias cuentas bancarias de acuerdo a su saldo disponible. Para hacer esto, usted puede preparar varias rdenes en borrador y validarlas una vez que est satisfecho con la divisin de pagos.

Este proceso puede ser agendado regularmente. En algunas compaas, una orden de pago se mantiene en estado Borrador y los pagos se agregan a la lista borrador cada da. Al final de la semana es la tarea de un contador trabajar en todas las rdenes de pago en espera.

Una vez que la orden de pago est confirmada, todava hay un paso de validacin que un contador debe realizar. Usted puede imaginar que esas rdenes seran preparadas por un administrativo de cuenta, y luego aprobada por un gerente para seguir adelante con el pago. Un paso ms lejos: Flujo de trabajo de pago Un flujo de trabajo de Open ERP est asociado con cada orden de pago. Para ver una visualizacin de ello, tendr que usar el cliente web. Seleccione una orden de pago y haga click en Extensiones > Imprimir flujo de trabajo desde el men en la parte superior. Usted puede integrar reglas ms complejas para gestionar rdenes de pago adaptando el flujo de trabajo. Por ejemplo, en algunas compaas los pagos deben ser aprobados por un gerente bajo cierto flujo de fondos o condiciones de lmite de valores.

ESQUEMA PGINA 164

Cuando el gerente de cuentas valida el documento, Open ERP genera un registro de banca con todas las rdenes de pago. Usted puede entonces enviar el archivo a travs de su conexin electrnica con su banco para ejecutar todos sus pagos.

En negocios pequeos, generalmente es la misma persona la que ingresa las rdenes de pago y la que las valida. En ese caso usted debe solamente hacer

click en los dos botones, uno despus de otro, para confirmar el pago.

Preparacin y ejecucin de rdenes Para cargar una orden de pago, use el men Gestin Financiera > Pago > rdenes de pago.

CAPTURA

DE PANTALLA

PGINA 166

Open ERP entonces sugiere un nmero de referencia para su orden de pago. Como es habitual, usted puede cambiar el punto de partida para esta secuencia desde el men Administracin.

Luego usted tiene que elegir uno de los varios medios de pago disponibles para su compaa. stos tienen que ser configurados cuando usted configure el sistema contable usando los mens Gestin Financiera > Configuracin > Tipo de pago y Gestin Financiera > Configuracin > Modo de pago. Algunos ejemplos:

Cheques

Transferencias bancarias

Tarjeta Visa sobre una cuenta FORTIS

Caja chica

Luego debe indicar la Fecha preferida para el pago:

Fecha lmite: cada operacin ser efectuada en la fecha lmite de la factura

Directamente: las operaciones ser efectuadas cuando las rdenes se validen.

Fecha acordada: usted debe especificar una fecha de pago efectivo en el campo Fecha estipulada que sigue.

Esta fecha es particularmente importante para la preparacin de transferencias electrnicas porque las interfaces bancarias le permiten seleccionar una futura fecha de ejecucin. Entonces para configurar su Open ERP de forma ms fcil usted puede elegir pagar todas sus facturas automticamente en la fecha lmite.

Luego usted debe seleccionar las facturas a pagar. stas pueden ingresarse manualmente en el campo Lnea de pago, pero es ms fcil agregarlas automticamente. Para ello, haga click en Agregar lneas de pago y Open ERP propondr lneas con fechas lmites de pago. Para cada fecha lmite usted podr ver:

La Fecha efectiva de la factura

La referencia Ref. y la descripcin de la factura, Nombre

La fecha lmite para la factura

El monto a pagar en la moneda por defecto de la compaa

El monto a pagar en la moneda de la factura

Usted puedo entonces aceptar el pago propuesto por Open ERP o seleccionar las entradas que pagar o no pagar de esa orden. Open ERP le da toda la informacin necesaria para hacer una decisin de pago para cada tem de la lnea:

Cuenta

Cuenta de banco del proveedor

Monto que ser pagado

Monto a pagar

El proveedor

Monto total debido al proveedor

Fecha lmite

Fecha de creacin

Usted puede modificar los tres primeros campos de cada lnea: la cuenta, la cuenta de banco del proveedor y el monto que pagar. Este arreglo es muy prctico porque le brinda completa visibilidad de todas las deudas comerciales a pagar de su compaa. Usted puede pagar solo una parte de la factura, por ejemplo, y cuando prepare su prxima orden de pago, Open ERP automticamente le sugerir el pago del remanente debido.

Cuando el pago haya sido preparado correctamente, haga click en Confirmar. El pago entonces cambia al estado Abierto y aparece un nuevo botn que puede ser usado para iniciar el proceso de pago. Dependiendo del mtodo de pago elegido, Open ERP provee un archivo conteniendo todas las rdenes de pago. Usted puede enviar esto al banco para hacer las transferencias de pago.

En futuras versiones de Open ERP, se espera que el sistema sea capaz de preparar e imprimir cheques.

Anlisis Financiero
Este captulo est dedicado a la carga impositiva establecida por ley y los reportes financieros de Open ERP. Ya sea que necesite reportes acerca de proveedores y clientes, o bien declaraciones para varios propsitos legales, Open ERP le permite llevar a cabo un amplio rango de anlisis paramtricos de la salud financiera de su compaa. Si quiere analizar la salud general de su empresa o revisar el estatus de una Cuenta por Cobrar en detalle, las cuentas de su compaa son el lugar para definir sus indicadores de negocios. Para llevarle la situacin ms acertada de su compaa, los diferentes reportes contables de Open ERP son flexibles, y los resultados se calculan en tiempo real. Esto le permite automatizar acciones recurrentes y cambiar sus operaciones rpidamente cuando hay un problema general de la empresa (como una cada marcada de los fondos, o las cuentas por cobrar escalando demasiado) o bien un problema local (un cliente que no ha pagado o gastos excesivos en el presupuesto de un proyecto). Este captulo describe los variados reportes y declaraciones financieras provistas por el mdulo contable de Open ERP. Tambin resea cmo Open ERP maneja los impuestos de compras y ventas, y el reporte de impuestos.

Gestin de cuentas a pagar / acreedores y cuentas por cobrar /deudores

Open ERP provee numerosas herramientas para la gestin de cuentas de clientes y proveedores. Usted ver:

Anlisis financiero de asociados, para entender los reportes que le permiten llevar a cabo un anlisis de todos sus asociados.

Recordatorios multinivel, un sistema automtico para preparar cartas o correos electrnicos cuando las facturas permanezcan impagas.

Anlisis detallado de asociados individuales.

Anlisis financiero de asociados Cuando los miembros de su departamento de cuentas se conectan al sistema de Open ERP, se encuentran inmediatamente con el Tablero de Control Contable. Por defecto, contiene un grfico til para analizar cuentas por cobrar. Para tener acceso, instale el mdulo board_acount. Luego mrelo usando el men Tableros de Control > Contabilidad > Tablero de Control Contable.

TABLERO

DE CONTROL CONTABLE

En el tablero de control, el grfico a la derecha llamado Cuentas por cobrar acumuladas representa sus cuentas pendientes semana por semana. Esto le da un vistazo del monto acumulado de sus deudores por semana.

Todos los grficos de Open ERP son dinmicos. As, por ejemplo, usted puede filtrar la informacin haciendo click sobre Zoom y luego Filtrar en el formulario de bsqueda. O slo hacer click en Zoom para abrir una ventana ms grande para un grfico, luego hacer click en Buscar para mostrarlo en una vista de lista.

Para obtener un reporte ms detallado del balance a lo largo acumulado (en orden por fecha pasada) use el men Finanzas > Contabilidad > Reportes > Cuentas de Asociados > Balance de Asociado Acumulado.

BALANCE

ACUMULADO EN UN PERODO DE

30

DAS

Cuando abra ese reporte, Open ERP pregunta el nombre de la compaa, el perodo fiscal y el tamao del intervalo a ser analizado (en das). Luego Open ERP calcula una tabla de balance de crdito por perodo. Si usted solicita un intervalo de 30 das, Open ERP genera un anlisis de acreedores por el mes pasado, los dos meses pasados y as sucesivamente.

Para un anlisis por asociado usted puede usar el balance de asociado que obtiene a travs del men Gestin Financiera > Reportes > Cuentas de Asociado > Balance de Asociado. El sistema entonces provee un reporte en

PDF conteniendo una lnea por asociado representando el balance de crdito acumulado.

BALANCES

DE ASOCIADOS

Si quiere informacin detallada acerca de un asociado usted puede usar los Libros de Asociados a los que llega a travs del men Gestin Financiera > Reportes > Cuentas de Asociados > Libro de Asociado.

LIBRO

DE

ASOCIADO

Finalmente, puede mirar entradas contables individuales en la bsqueda de informacin til. Para buscar entradas contables:

por libro, a travs del men Gestin Financiera > Entradas > Entradas por libro

por cuenta, a travs del men Gestin Financiera > Planes > Planes de cuentas y haga doble click en la cuenta correspondiente

haciendo una bsqueda global, a travs del men Gestin Financiera > Entradas > Buscar entradas

por asociado, haciendo click derecho sobre el campo del asociado en algn formulario que lo muestre, o usando los botones a la derecha del formulario de asociado. Ventaja: Exportar entradas Es muy til recordar que usted puede exportar todo tipo de recursos en Open ERP. Desde el cliente web necesita navegar a una lista de bsqueda para el recurso, luego hacer click en el enlace Exportar en la parte inferior izquierda de la lista. Desde el cliente Windows use el men Formulario > Exportar. Esto le permite hacer fcilmente su propio anlisis en Microsoft Excel o en OpenOffice.org Calc, exportando entradas contables.

Mltiples pasos de seguimiento Para automatizar la gestin de seguimiento (recordatorios) usted debe instalar el mdulo account_followup. ste se instala automticamente como parte del

perfil contable, pero no es parte de otros perfiles.

Una vez que el mdulo est instalado configure sus niveles de seguimiento usando el men Gestin Financiera > Configuracin > Trminos de pago > Seguimientos.

Los niveles de seguimiento son relativos a la fecha de creacin de una factura y no a la fecha de vencimiento. Esto le permite establecer condiciones de pago tales como 'pagables en 21 das' y enviar un mensaje a los 30 das, o lo recproco.

Por cada nivel usted debera definir el nmero de das y crear una nota que ser automticamente agregada a la carta recordatorio. La secuencia determina el orden del nivel en orden ascendente.

Ejemplo de Configuracin de Niveles de Seguimiento Secuencia 1 2 3 Nivel Nivel 1 Nivel 2 Nivel 3 Das 30 das netos 40 das netos 60 das desde fin de mes Descripcin Primer recordatorio de pago Segundo recordatorio de pago Notificar

Usted puede enviar sus recordatorios por carta o correo electrnico con el men Gestin Financiera > Manejo peridico > Enviar seguimientos.

FORMULARIO

PARA LA PREPARACIN DE CARTAS DE SEGUIMIENTO

Open ERP le presenta una lista de asociados a quienes mandar recordatorios de pago, la cual puede modificar antes de empezar con el procedimiento. En la segunda pestaa del formulario usted puede proveer la informacin que enviar en el recordatorio. Luego, el sistema le da un reporte en PDF con todos los recordatorios para cada asociado. Cada carta est escrita en el lenguaje del asociado (si esto est disponible) y entonces usted puede tener cartas en varios idiomas en el mismo

PDF en varias pginas. Para analizar la fecha de vencimiento de clientes o proveedores antes de empezar el procedimiento de recordatorio, use los submens de Gestin Financiera > Procesamiento peridico >Enviar seguimientos:

Entradas a cobrar Entradas a pagar

As usted obtiene la lista de entradas no conciliadas en cuentas de tipo A pagar y Por Cobrar. Usted puede entonces modificar la fecha y el ltimo seguimiento y el nivel de recordatorio de cada entrada.

Para obtener un reporte detallado por asociado, use el men Gestin Financiera > Reportes > Seguimientos.

Los diferentes reportes son pantallas de Open ERP clsicas, as usted puede filtrarlas y explorar los elementos en detalle.

PANTALLA
Situacin del Asociado

QUE RESUME LOS SEGUIMIENTOS

En el uso diario de Open ERP, un gerente senior frecuentemente tendr que buscar rpidamente informacin financiera entre los datos de asociado. Para esto, puede usar los botones a la derecha del formulario cuando abra un formulario de asociado, para ir directamente a:

una carta recordatorio desde el botn Reporte de Pagos Vencidos,

la lista de Facturas abiertas,

un atajo a Todas las entradas contables,

las solicitudes CRM no cerradas desde Casos Abiertos,

un atajo a las A pagar y Por cobrar no conciliadas.

Estos enlaces tambin estn disponibles al hacer click derecho sobre un campo de asociado en cualquier formulario.

El reporte Pagos vencidos produce un documento PDF el cual es usado para seguimiento pero no modifica ninguna de las entradas contables del asociado. Su uso no incrementa el nivel de seguimiento, por lo que puede usarse repetidamente sin ningn problema.

En Open ERP puede buscar un asociado sobre la base del valor de su deuda. Entonces, si busca los asociados con un monto de crdito entre 1 y 999999999, obtendr la lista de asociados que tienen pagos pendientes. Usted puede seleccionar toda la lista e imprimir cartas de seguimiento para todos ellos.

A la derecha del formulario de asociado hay un atajo a Facturas abiertas. Este enlace incluye todas las facturas definidas en el sistema, a saber:

Facturas de clientes

Facturas de proveedores

Notas de crdito

Notas de crdito de los proveedores Consejo: Recordatorios desde entradas contables Las compaas que no tienen registros computarizados tienen a rastrear los pagos desde facturas y papeles, y no desde una cuenta de asociado formal. Sin embargo, es mejor crear cartas de recordatorio desde las cuentas a cobrar de un asociado que desde facturas sin pagar. Usando el sistema Open ERP usted puede tomar cuenta fcilmente de todos los adelantos, pagos no

conciliados, notas de crdito y pagos de crdito. Entonces, es mejor enviar una carta basada en las entradas contables de facturas y pagos no conciliados, que desde una lista de facturas sin pagar. En los enlaces que aparecen en el formulario de asociado, dos botones permiten la apertura de entradas contables de asociado:

Todas las entradas contables

Por cobrar y A pagar

El primer botn es til para obtener un anlisis histrico del cliente o proveedor. Usted puede tener informacin acerca de temas importantes como volumen de ventas y demoras en los pagos. El segundo botn es un filtro que muestra slo los crditos y dbitos abiertos para el asociado. Finalmente, tenga presente que todas las funciones sobre el formulario de asociados son accesibles desde cualquier documento de Open ERP haciendo click derecho sobre un campo de Asociado. Esto es extremadamente til para tener acceso rpido a la informacin desde cualquier pantalla.

Cuentas e Impuestos establecidos por ley

Esta seccin trata acerca de cuentas e impuestos que son obligatorios legalmente:

la estructura de impuestos provista por Open ERP,

los libros mayores contables,

el balance contable (usado para producir la declaracin de ingresos y la hoja de balance),

los diferentes libros diarios (generalmente, centralizados y detallados),

la declaracin de impuestos.

Impuestos Usted puede adjuntar impuestos a las transacciones financieras para poder:

agregar impuestos al monto que paga o es pagado

reportar sobre los impuestos en varias categoras que usted debera pagar a las autoridades fiscales

rastrear impuestos en sus cuentas generales

gestionar el pago y reembolso de impuestos usando el mismo mecanismo que Open ERP usa para otras transacciones monetarias.

Ya que la estructura detallada de impuestos es un mecanismo para llevar a cabo polticas gubernamentales, y la recaudacin de impuestos es tan crtica para sus autoridades fiscales, los requerimientos y los reportes impositivos pueden ser complejos. Open ERP tiene un mecanismo flexible para administrar los impuestos que puede ser configurada a travs de su interfaz grfica de usuario o a travs de mecanismos de importacin de datos para ajustarse a los requerimientos de las muchas jurisdicciones impositivas.

El mecanismo impositivo puede ser usado adems para gestionar otras transacciones financieras similares, tales como regalas a autores basadas en el valor de las transacciones a travs de una cuenta.

Configuracin de una estructura impositiva En el sistema de impuestos de Open ERP, estn involucrados tres objetos principales:

un Caso de Impuesto (o Cdigo de Impuesto), usado para reportes

impositivos, que puede configurarse en una estructura jerrquica para que mltiples cdigos de impuestos puedan organizarse en rboles de la misma manera que un Plan de Cuentas.

un Impuesto, el objeto impositivo bsico que contiene las reglas para calcular el impuesto sobre la transaccin financiera se adjunta y est vinculado a las Cuentas Generales y a los Casos de Impuestos. Un impuesto puede contener mltiples impuestos hijos y basar su clculo en aquellos impuestos ms que en la transaccin base, proveyendo una flexibilidad considerable. Cada impuesto pertenece a un Grupo de Impuestos (actualmente solo IVA u Otro).

las Cuentas Generales que registran los impuestos debidos y pagados. Ya que las cuentas generales se discuten en otra parte de este manual y no son especficas para impuestos, no sern detalladas en esta seccin.

Usted puede adjuntar a los productos cero o ms Impuesto a Proveedor o Impuesto a Cliente, para poder contabilizar por separado los impuestos de compra y venta (o IVA de salida o de ingreso). Como usted puede adjuntar ms de un impuesto, puede gestionar un IVA o un Impuesto de Ventas por separado de un Impuesto Eco sobre el mismo producto.

Tambin puede adjuntar un Impuesto por defecto a un asociado, lo que reemplaza a cualquier impuesto perteneciente al mismo Grupo de Impuestos que pueda haber sido definido para un producto.

Entonces usted puede definir un Exento de Impuestos en el grupo IVA y asignarlo a asociados que declaren hacer caridad. Todos las ventas de productos a una caridad estaran exentas del IVA an cuando los productos mismos lleven varias tasas de impuestos, pero impuestos no IVA todava pueden ser aplicados.

Casos de Impuestos Los Casos de Impuestos tambin se conocen en Open ERP como Cdigos de Impuestos. Se usan para reportes de impuestos, y pueden establecerse en una estructura jerrquica para formar rboles de la misma forma que un Plan de Cuentas.

Para crear un nuevo Caso de Impuestos, use el men Gestin Financiera > Configuracin > Impuestos > Cdigos de Impuestos. Usted debe definir los siguientes campos:

Nombre del Cdigo de Impuesto: un nombre nico requerido para identificar el caso.

Compaa: un enlace requerido que adjunta el caso a una compaa especfica, tal como la Compaa Principal.

Cdigo de Caso: un cdigo corto para el caso.

Cdigo Padre: un enlace a un Caso de Impuesto Padre que forma la base de la estructura de rbol como un Plan de Cuentas.

Signo para la cuenta madre: elija 1.00 para agregar el total a la cuenta madre o -1.00 para restarlo.

Descripcin: un campo de texto libre para propsitos de documentacin.

Usted tambin puede ver dos campos de solo-lectura:

Total del Ao: una cifra nica mostrando el total acumulado en este caso para el ao financiero.

Total del Perodo: una cifra nica mostrando el total acumulado para el

perodo financiero actual (tal vez 1 mes o 3 meses).

Usted probablemente necesitar crear dos casos de impuestos para cada tasa de impuesto que deba definir, uno para el impuesto mismo y otro para el monto de la factura sobre el que se basa el impuesto. Y crear casos de impuesto que no vincular a Objetos de Impuesto (similar a los tipos de Vista de Cuenta General) solo para organizar la estructura de rbol. Para ver la estructura que ha construido usted puede usar el men Gestin Financiera > Procesamiento peridico > Impuestos. Esta vista del rbol refleja la estructura de los Casos de Impuestos y muestra la situacin impositiva actual. Objetos de Impuestos Los objetos de impuestos calculan el impuesto sobre las transacciones financieras a las que estn adjuntados, y se enlazan a las Cuentas Generales y a los Casos de Impuestos.

Para crear un nuevo Caso de Impuesto, use el men Gestin Financiera > Configuracin > Impuestos > Impuestos. Usted debe definir los siguientes campos:

Nombre de Impuesto: un nico nombre requerido para este impuesto (tal como IVA 21%).

Compaa: un enlace requerido a una compaa asociada con el impuesto, tal como la Compaa Principal.

Grupo Impositivo: IVA u Otro, usado para determinar cules impuestos sobre productos pueden ser sustituidos por impuestos sobre asociados.

Tipo de Impuesto: un campo requerido indicando cmo calcular el impuesto: Porcentaje, Fijo, Ninguno o Cdigo Phyton (el ltimo es encontrado en el campo Cmputo de cdigo en la pestaa Cmputos especiales).

Tipo Aplicable: un campo requerido que indica si el monto base debera ser usado sin cambia (cuando el valor es verdadero) o si debera ser procesado por el Cdigo Phyton en el campo Cdigo Aplicable en la pestaa Cmputos especiales cuando el valor es Cdigo).

Monto: un campo requerido cuyo significado depende del Tipo de Impuesto, siendo un multiplicador sobre el monto base cuando el Tipo de Impuesto es Porcentaje, y un monto fijo cuando el Tipo de Impuesto es Fijo.

Incluir en el monto base: cuando est tildado, el impuesto se agrega al monto base y no se muestra separadamente.

Dominio: slo se usa en desarrollos especiales, no en el sistema ncleo de Open ERP.

Cuenta de Impuesto de Factura: una Cuenta General usada para registrar montos de impuestos facturados, la que puede ser la misma para varios impuestos o dividirse para que cada impuesto est asignado a una cuenta.

Cuenta de Reembolso de Impuesto: una Cuenta General usada para registrar reembolsos de impuestos facturados, la que puede ser la misma que la Cuenta de Impuestos de Factura o, en algunas jurisdicciones impositivas, deben estar separados.

Impuestos sobre Hijos: cuando est tildada, el clculo de impuesto se aplica a la salida desde otros clculos de impuestos especificados en la Cuenta de Impuestos Hijos (as usted tiene impuestos sobre impuestos), de otro modo el clculo se aplica sobre el monto base sobre la transaccin.

Cuenta de Impuestos Hijos: otras cuentas impositivas que pueden ser usadas para proveer la cifra para el impuesto.

Nota: Usando Impuestos Hijos Usted puede usar impuestos hijos cuando tiene una situacin impositiva compleja que usted quiere esconder a sus usuarios finales. Por ejemplo, usted podra definir un producto de gastos de kilometraje con un impuesto compuesto formado por dos impuestos hijos, un elemento privado no reclamable y un elemento impositivo reclamable. Cuando su personal venga a reclamar el kilometraje, no necesitan saber acerca de este impuesto, pero el impacto contable de su reclamo ser automticamente gestionado por Open ERP. Los campos arriba aplican los impuestos que usted especifica y los registran en las cuentas generales pero no le proveen documentacin que sus autoridades fiscales puedan necesitar. Para esto, use la pestaa de Declaracin de Impuestos para definir qu Casos de Impuestos deberan ser usados para este impuesto:

Facturas/ Cdigo base: caso de impuesto para registrar el monto facturado sobre el que se basa el impuesto.

Facturas/ Cdigo de Impuesto: caso de impuesto para registrar el monto de impuesto facturado.

Facturas Reembolsadas/ Cdigo base: caso de impuesto para registrar el monto de la factura de reembolso en el que se basa el impuesto.

Facturas Reembolsadas/Cdigo de Impuesto: caso de impuesto para registrar el monto del impuesto de la factura de reembolso.

Uso de Impuestos sobre Productos, Asociados, Proyectos y Cuentas Cuando usted ha creado una estructura de impuestos consistente en Casos de Impuestos y Objetos de Impuestos, usted puede usar los impuestos en sus

variados objetos de negocios para que las transacciones financieras puedan ser asociadas con impuestos y cargos similares a impuestos. Consejo: Clientes minoristas Cuando le vende a usuarios finales ms que a negocios, usted querra (o alguien podra pedirle) mostrar precios que incluyan impuestos en sus documentos de facturacin ms que un precio que tenga el precio ms el impuesto. Para hacerlo en Open ERP, slo instale el mdulo
account_tax_include.

A cada factura se le da un nuevo campo

Mtodo de Precio, en el cual usted elige Impuesto incluido o

Impuesto excluido.

Los precios se visualizan entonces

apropiadamente. Usted puede asignar un impuesto a un asociado para que ste invalide cualquier impuesto definido en un Producto. Usted hara esto, por ejemplo, si un asociado es una obra de caridad y paga un IVA o un Impuesto de ventas ms bajo o incluso cero en sus compras. Asumiendo que usted tiene un IVA o impuesto de venta para obras de caridad apropiado en el Grupo de Impuestos IVA,use el men Asociados > Asociados para abrir y editar un formulario de un Asociado de obra de caridad, y entonces:

seleccione la pestaa Propiedades

establezca el Impuesto por defecto para el impuesto IVA para Caridad.

Usted puede asignar mltiples impuestos a un Producto. Asumiendo que ha configurado los impuestos apropiados, use el men Productos > Productos para abrir y editar una definicin de Producto, entonces:

seleccione uno o ms Impuestos de Cliente para cualquier producto que usted pueda vender, el que pueda incluir un Impuesto de Ventas o IVA de
salida,

y un Impuesto ECO de ventas,

seleccione uno o ms Impuestos de Proveedor para cualquier

producto que usted pueda comprar, el que pueda incluir un Impuesto de

Compras

o IVA de entrada y un Impuesto ECO de Compras.

Generalmente. cuando usted hace una compra o venta, los impuestos asignados al producto se usan para calcular los impuestos que debe o que le deben. Pero cuando hace una transaccin con un asociado que tiene definido un Impuesto por defecto, por ejemplo una venta a una obra de caridad con
Impuestos para caridad,

ese impuesto ser usado en lugar de otros impuestos de

Producto en el mismo grupo, en este caso reemplazando el Impuesto de Ventas o

IVA de salida

estndar.

Usted tambin puede asignar mltiples impuestos a un Proyecto, as las facturas del Proyecto llevan una tasa apropiada de impuestos (la facturacin de proyectos se ver en detalle ms adelante). Un paso ms all: Regiones Impositivas El mdulo de tercera parte import_export puede ser usado para extender el sistema de impuestos de Open ERP, para que usted pueda asignar impuestos a diferentes cuentas dependiendo de la ubicacin del Asociado. A ste se le da una nueva Ubicacin de Asociado, que puede ser Local,
Sudamrica

o Afuera, as los impuestos y bases impositivas

puedan ser canalizadas a diferentes cuentas. Este mdulo podra ser la base de una contabilidad impositiva basada en la ubicacin ms ambiciosa. Usted puede asignar mltiples impuestos a una cuenta para que cuando usted transfiera dinero a travs de la cuenta pueda atraer un monto de impuesto. En este caso, este 'impuesto' puede no ser un impuesto legalmente requerido, pero s algo parecido, como regalas por derechos de autor o comisin por ventas.

Los libros mayores y la hoja de balance Para imprimir el balance de cuentas o los libros mayores usted debera ir al Plan de Cuentas. Para hacerlo, vaya al men Gestin Financiera > Planes >

Planes de Cuentas.

Seleccione el perodo contable en el que est interesado y haga click en Abrir Planes, luego seleccione una o varias cuentas para anlisis haciendo click y resaltando la o las lneas apropiadas. Haga click sobre el botn Imprimir y Open ERP le pedir seleccionar ya sea el Libro Mayor General, el Balance de Cuenta o un Control Analtico. Si usted selecciona una cuenta que tiene subcuentas en la jerarqua, usted puede automticamente analizar la cuenta y sus cuentas hijas. Ventaja: Balance Simulado Cuando usted est imprimiendo balances de cuenta, si usted tiene instalado el mdulo account_simulation, Open ERP le preguntar qu nivel de simulacin desea ejecutar. Los resultados variarn dependiendo del nivel seleccionado. Usted puede, por ejemplo, imprimir el balance dependiendo de varios mtodos de amortizacin. Ms generalmente le permite hacer anlisis usando ms niveles de simulacin que los que usted esperara. Al momento de escribir este libro, un nuevo mdulo est en los estados finales del desarrollo para Open ERP, account_reporting. Est siendo desarrollado para permitir el uso de reportes configurables para hojas de balance o declaraciones de ganancias en formatos requeridos legalmente.

Los libros Para obtener los diferentes libros diarios, use el men Gestin Financiera > Reportes > Imprimir libros. Terminologa: Libros Note que hay diferentes tipos de libros en Open ERP: * Libros de cuentas (detallados en este captulo) * Libros de compras (para distribucin de provisiones provistas o en ciertas fechas) * Libros de ventas (clasificando ventas por su tipo de

transaccin) * Libros de facturacin (para clasificar ventas por modo de facturacin: diaria/ semanal/ mensual) y automatizacin de las tareas. Para obtener estos diferentes libros, instale los mdulos sale_journal y
purchase_journal.

Luego seleccione uno o varios libros diarios y haga click en

Imprimir. Open ERP le propone entonces los tres siguientes reportes:

Entradas contables detalladas

Libro general

Libro agrupado por cuenta

IMPRIMIENDO
Declaracin de Impuestos

UN LIBRO DIARIO

La informacin requerida para una declaracin de impuestos se genera automticamente por Open ERP a partir de las facturas. En la seccin sobre la facturacin usted habr visto que puede obtener detalles de la informacin impositiva desde el rea inferior izquierda de una factura.

Usted puede tambin obtener informacin sobre las entradas contables en las columnas de la derecha.

Open ERP mantiene un cuadro de impuestos al que llega desde el men Gestin Financiera > Procesamiento peridico > Impuestos. La estructura del cuadro es para calcular la declaracin de impuesto pero tambin todos los otros impuestos pueden ser calculados.

EJEMPLO

DE UNA DECLARACIN DE IMPUESTOS

El cuadro de impuesto representa el monto de cada rea en la declaracin de impuestos de su pas. Est representado en una estructura jerrquica que le

permite ver el detalle solo de lo que le interesa y oculta los subtotales menos interesantes. Esta estructura puede ser alterada como lo desee para ajustarse a sus necesidades.

Usted puede crear varios cuadros de impuestos si su compaa est sujeta a cuentas de diferentes tipos de impuestos o similares, tales como derechos de autor. Cada entrada contable puede ser vinculada a una de las cuentas de impuestos. Esta asociacin se hace automticamente por los impuestos que han sido configurados previamente en las lneas de factura. Ventaja: Declaracin de impuestos Algn software contable gestiona la declaracin de impuestos en una cuenta general dedicada. La declaracin entonces est limitada al balance en el perodo especificado. En Open ERP usted puede crear un cuadro de impuestos independiente, lo que tiene varias ventajas: * es posible asignar solo una parte de la transaccin de impuesto * no es necesario gestionar varias cuentas generales diferentes dependiendo del tipo de venta o tipo de impuesto * puede reestructurar su cuadro de impuestos como lo desee. En cualquier momento usted puede controlar su cuadro de impuestos para un perodo dado usando el siguiente reporte: Gestin Financiera > Reportes > Reportes de Impuestos.

Esta informacin se actualiza en tiempo real. Esto es muy til porque le permite prever en cualquier momento el impuesto que debe al comienzo y al final del mes o cuatrimestre.

Adems, para su declaracin de impuesto usted puede hacer click en una de las cuentas de impuestos para investigar las entradas detalladas que componen el monto total. Esto le ayuda a buscar errores cuando ha codificado una factura con impuesto completo donde debera haber cero impuesto para

una obra de caridad.

En algunos pases, el impuesto puede calcularse sobre la base de pagos recibidos en lugar de hacerlo sobre facturas enviadas. En estos casos elija Basar en Pagos en lugar de Basar en Facturas en el formulario Seleccionar perodo. Aunque usted haga su declaracin sobre la base de facturas enviadas y recibidas puede ser interesante comparar los dos reportes para ver el monto de impuesto que usted paga pero todava no ha recibido de sus clientes.

Anlisis Financiero de la Compaa

Usted ver aqu las herramientas de anlisis para la situacin financiera de su compaa, en particular:

Indicadores de gestin

Presupuestos

Tablero de Control de Contabilidad

Indicadores de gestin Terminologa: Indicadores Financieros Los indicadores, a veces llamados razones financieras, son herramientas para analizar las finanzas de una compaa. Le permiten comparar dos cuentas o sets de cuentas desde la hoja de balance o la cuenta de ganancias y prdidas, en la forma de una razn. Tambin le permiten medir la salud financiera de una compaa y hacer comparaciones desde un ao al prximo o contra aqullos de otras compaas. Para definir los indicadores contables en Open ERP usted debera instalar el mdulo account_report. Cuando lo instale, los indicadores financieros usuales se registran en Open ERP.

Usted puede consultar sus indicadores, calculados en tiempo real, desde el

men Gestin Financiera > Reportes > Reportes de cliente (o personalizado?).

Los indicadores definidos por defecto en Open ERP son los siguientes:

Indicadores de Capital Circulante: determina si la compaa puede pagar sus deudas a corto plazo en condiciones normales. Se calcula a partir de (Reservas + Fondos + Activos actuales) / Pasivos actuales.

Razones Financieras: le permiten calcular la liquidez de la compaa. Se define como sigue: (Activos actuales - Reservas) / Pasivos actuales.

Activos fijos: en una empresa en marcha, el valor de los activos fijos est cubierto en primer lugar por el capital de los dueos y en segundo lugar por todos los pasivos a largo plazo. Idealmente, este indicador ser mayor que 1. Consejo: Clculo de indicadores El clculo de indicadores puede tomar un tiempo en Open ERP porque usted debe analizar todas las entradas contables de la compaa. Entonces es mejor no calcular todos los indicadores de una vez, sino una pequea seleccin para mantener el tiempo de clculo dentro de los lmites.

Anlisis de tiempo de los indicadores Usted puede analizar los indicadores financieros a lo largo de dos ejes. Usted debe tener una cifra calculada en un instante particular de tiempo cuando compara cuentas, balances y las razones entre ellos. Pero tambin puede calcular una serie de tiempo para seguir el cambio de un indicador dado a lo largo de la vida de la compaa.

Para hacer un anlisis temporal de sus indicadores, debe instalar el mdulo

account_report_history

del set de mdulos de extensiones extra. Una vez que este

mdulo est instalado, usted puede hacer click en un indicador financiero para obtener un grfico de su evolucin en el tiempo.

HISTORIA

DE UN INDICADOR CONTABLE

Definicin de sus propios indicadores Usted puede definir sus propios indicadores en Open ERP usando el men Gestin Financiera > Configuracin > Reportes Personalizados > Nueva Frmula de Elemento de Reporte.

DEFINICIN

DE UN NUEVO INDICADOR

Usted debera asegurarse que las cuentas en las que basa sus indicadores tengan cdigos de cuenta nicos, porque los cdigos son usados en la creacin de frmulas. Cree una frmula usando la sintaxis indicada en las instrucciones al pie del formulario:

Total de dbitos en una cuenta general: dbito ('12345')

Total de crditos en una cuenta general: crdito ('12345')

Balance de una cuenta general: balance ('12345')

Valor de otro indicador: reporte ('IND')

Donde:

12345

representa el cdigo de una cuenta general.

IND

representa el cdigo de otro indicador.

Entonces, usando esta notacin, la razn de fondos se define por balance ('4',
'5') / (balance '1'),

se es el balance en cuentas 4 y 5 dividido por el balance en la

cuenta 1.

Buena gestin presupuestaria Open ERP gestiona sus presupuestos usando tanto la Contabilidad General como la Analtica. Usted ver cmo hacerlo para las Cuentas Generales ahora y para las Analticas ms adelante. Use el men Gestin Financiera > Configuracin > Presupuestos > Presupuestos generales para definir un nuevo presupuesto. Aunque usted pueda modificar un presupuesto en cualquier momento para hacer una revisin, lo mejor para usted es no hacerlo. En lugar de editar un documento de presupuesto existente, haga una nueva versin para as mantener sus estimados originales a salvo para una comparacin. Esto le permite analizar sus perspectivas cambiantes de la compaa de revisin a revisin. Comience la carga de datos ingresando un Cdigo y un Nombre en la primera pestaa de su nuevo presupuesto. La Direccin del presupuesto puede ser para Productos o Cargos, elija uno. Luego, en la segunda pestaa, Dotaciones/ Gastos usted puede definir los cargos por perodo. Por cada perodo usted puede definir una cantidad y/o un monto gastado en la moneda actual del plan de cuentas. Tambin es posible crear automticamente los diferentes gastos e ingresos sobre los perodos de un solo ao fiscal. Para hacerlo, haga click en Distribuir en la segunda pestaa. Una ventana se abrir solicitando el ao fiscal sobre el cual quiere presupuestar, y las cantidades y montos totales para ese ao. Si usted quiere que su presupuesto cubra varios aos, repita la operacin varias veces. Una vez que los cargos han sido generados usted puede modificarlos manualmente para revisar los cargos perodo por perodo. Una vez que los montos han sido asignados sobre el perodo, usted debe especificar la cuentas para crear este presupuesto en la tercera pestaa, Cuentas. Para hacerlo, haga click en Agregar y haga selecciones mltiples para las diferentes cuentas para ser representadas por el presupuesto. Una vez que las tres pestaas se completaron, puede guardar su presupuesto. Recordatorio: Seleccin mltiple

Usted puede seleccionar varios elementos (cuentas, asociados, etc) al mismo tiempo desde una lista. En el cliente web, tilde al lado de su nombre en la vista lista. En el cliente Windows, haga click sobre cada elemento mientras presiona la tecla Ctrl.

IMPRESIN

DE UN PRESUPUESTO

Para imprimir un presupuesto y hacer clculos de gastos al presupuesto, use el men Gestin Financiera > Reportes > Imprimir presupuestos. Open ERP le da entonces una lista de presupuestos disponibles. Seleccione uno o ms presupuestos y haga click sobre Imprimir para configurar el reporte. La figura anterior da el ejemplo de un presupuesto producido por Open ERP.

El Tablero de Control de Contabilidad

TABLERO

DE CONTROL CONTABLE

Si usted ha instalado el mdulo board_account, Open ERP le da un tablero de control de contabilidad que puede ser presentado a su personal contable cuando se conecten con el sistema (si usted lo ha configurado como su Pgina de Inicio). Este tablero de control provee un anlisis de la salud financiera de la compaa en un vistazo.

Cuentas analticas para cerrar: cuando est gestionando casos cada cuenta analtica es un proyecto o un contrato. Esta rea muestra las cuentas que deber ser cerradas (por ejemplo, contratos vencidos, horas de soporte excedidas).

Cuentas para facturar: muestra las cuentas analticas donde hay cargos para ser facturados.

Facturas en borrador: le da la lista de facturas esperando ser aprobadas por un contador.

Costos para facturar: le da el cambio semanal que puede ser, pero todava no ha sido, facturado

Cuentas por cobrar vencidas: da un grfico semana de las cuentas por cobrar que todava no han sido conciliadas.

Ingresos vencidos: le da un grfico semanal de la facturacin de la compaa.

En cada panel del tablero de control de los contadores usted puede hacer click sobre el botn Zoom en la parte superior derecha para investigar el detalle de sus indicadores financieros.

El Tablero de Control de Contabilidad est dinmicamente integrado, lo que significa que usted puede navegar fcilmente a travs de la informacin si necesita ms detalles acerca de ciertos factores, y editar las entradas si es necesario.

Configuracin de cuentas
Las cuentas deben ser configuradas para ajustarse a las necesidades de su empresa. Este captulo explica cmo modificar su plan de cuentas, libros, derechos de acceso, balances de cuenta iniciales y valores por defecto de la configuracin inicial en las cuentas de su Open ERP.

Open ERP le permite adaptar y reconfigurar muchas funciones para facilitar la tarea del ingreso de datos:

Agregando controles para el ingreso de datos

Personalizando las pantallas

Llenando los campos automticamente durante el ingreso de datos con la informacin ya conocida por el sistema.

Plan de cuentas
Durante la instalacin, se le da al sistema un plan de cuentas por defecto. Puede ver los planes de cuentas activos usando el men Gestin financiera > Planes > Planes de cuenta. Ventaja: Planes jerrquicos Muchos de los paquetes de software contable representan sus planes de cuenta en forma de lista. Tambin puede hacer esto en Open ERP si as lo desea, pero la vista de rbol ofrece varias ventajas: * Le permite mostrar y calcular solo las cuentas que le interesan. * Le permite tener una visin global de las cuentas (cuando usted visualiza solo cuentas sumarias). * Simplifica las bsquedas semnticamente. * Es ms intuitivo, porque usted puede buscar cuentas

sobre la base de su clasificacin. * Es ms flexible porque usted puede reestructurarlo fcilmente. La estructura del plan de cuentas es jerrquica, con subtotales de cuentas llamados vistas de cuentas. Usted puede desarrollar un conjunto de vistas de cuentas con solo aquellos elementos que le interesen.

Para obtener el detalle de las entradas contables que le importan, todo lo que necesita es hacer click en la cuenta. Usted tambin puede elegir el cono Imprimir despus de seleccionar una o varias cuentas (haga Ctrl + click sobre cada lnea que quiera seleccionar). El software le da a elegir entre, por lo menos, dos reportes: imprimir el libro mayor o el balance de las cuentas seleccionadas.

La visualizacin del plan de cuentas puede tomar varios segundos porque Open ERP calcula los dbitos, crditos y balance de cada cuenta en tiempo real. Si usted quiere trabajar con un plan de cuentas que tiene estructura pero no muestra totales, use la funcin Gestin financiera > Planes > Planes de cuentas > Planes de cuentas rpidos.

CAPTURA

DE

DEFINICIN

DE UNA

CUENTA

Creacin de un plan de cuentas Para agregar, modificar o borrar cuentas existentes, use el men Gestin financiera > Configuracin > Cuentas generales > Definicin de cuentas. Ventaja: Campos multi-idioma En Open ERP, los campos multi-idioma se marcan con una pequea bandera a su derecha. Haga click en la bandera para obtener una traduccin del valor del campo en los diferentes idiomas instalados. Usted puede tambin editar la traduccin. Esto le permite gestionar eficientemente otros idiomas

cuando los necesite. El valor del campo aparece en el idioma del usuario actual o, en el caso de reportes impresos para un asociado, en el idioma de este ltimo. Los principales campos de cuenta son:

Nombre: el nombre de la cuenta es un campo multi-idioma, por lo que hay una bandera a la derecha.

Activar: si usted desactiva una cuenta (destildando la opcin), ya no estar visible en el plan de cuentas, pero puede ser reactivada despus. Solo las cuentas que no son necesarias para las entradas contables pueden ser desactivadas.

Tipo de Cuenta: los tipos de cuenta determinan el uso de una cuenta en cada libro. Por defecto, estn disponibles los siguientes tipos: Vista, A
cobrar, A pagar, Ingreso, Gasto, Impuestos, Fondos, Activo, Patrimonio Neto.

Usted

puede agregar nuevos tipos a travs del men Gestin financiera > Configuracin > Plan de cuentas > Tipos de Cuentas. Use el tipo
Vista

para las cuentas que componen la estructura de los planes y no

tienen informacin contable propia. Comentario: Tipos de cuentas Los tipos de cuentas se usan principalmente a ttulo informativo. Los dos nicos tipos que tienen un efecto particular son A cobrar y A pagar. Estos dos tipos se usan en los reportes sobre los crditos y dbitos de los asociados. Se calculan de la lista de entradas no reconciliadas en las cuentas de uno de estos dos tipos.

Nmero de cuenta: el cdigo no est limitado en el nmero de dgitos. Use el cdigo 0 para todas las cuentas races.

Moneda: la moneda por defecto de esa cuenta:

Mtodo de pasaje al siguiente ejercicio: determina cmo se va a tratar la cuenta y sus entradas al cerrar los libros a fin de ao. Hay cuatro mtodos disponibles.

1. Balance:

una entrada se genera para el balance de la cuenta y se la

lleva al nuevo ao (generalmente para cuentas bancarias).

2. Ninguno:

ninguna entrada contable se transfiere al nuevo ao

financiero.

3. Detalle:

todas las entradas se mantienen para el nuevo ao fiscal.

4. No reconciliada:

solo las entradas no reconciliadas se trasladan al

nuevo ao fiscal (generalmente para cuentas de terceros).

Reconciliar: determina si usted puede reconciliar las entradas en esta cuenta. Active este campo para cuentas de asociados y para control de cuentas.

Madres: determina cul cuenta es la madre de sta, para crear la estructura de rbol del plan de cuentas.

Impuestos por defecto: ste es el impuesto por defecto aplicado a compras o ventas usando estas cuenta. Permite que el sistema genere entradas de impuestos automticamente cuando se cargue informacin en un libro manualmente.

La estructura de rbol de las cuentas puede ser alterada tan frecuentemente como usted desee sin tener que recalcular ninguna de las entradas individuales. As usted puede reestructurar fcilmente su cuenta a lo largo del ao para reflejar mejor la realidad de su compaa.

Planes de cuentas virtuales La estructura de un plan de cuentas se impone por la legislacin en efecto del pas respectivo. Desafortunadamente, esa estructura no siempre se corresponde con la vista que el gerente de una compaa necesita.

En Open ERP usted puede usar el concepto de planes de cuentas virtuales para gestionar diferentes representaciones de las mismas cuentas simultneamente. Estas representaciones pueden ser mostradas en tiempo real sin tener que cargar informacin adicional.

As, su plan de cuentas general puede ser el que le exigen las leyes de su pas, y su gerente puede tener tantos planes virtuales como necesite, basados en las cuentas del plan general. Por ejemplo, el gerente puede crear una vista por departamento, una vista de flujo de fondos y liquidez, o cuentas consolidadas para diferentes compaas.

Lo ms interesante de los planes de cuentas virtuales es que pueden ser usados del mismo modo que el plan de cuentas por defecto para toda la organizacin. Por ejemplo, usted puede establecer presupuestos de sus cuentas consolidadas o de las cuentas de una de sus compaas. Ventaja: Cuentas virtuales Las cuentas virtuales le permiten proveer diferentes representaciones de uno o varios planes de cuentas existentes. Crear y reestructurar planes de cuentas virtuales no tiene impacto en las entradas contables. Usted puede usar los planes virtuales sin riesgo de alterar el plan de cuentas general o futuras entradas contables. Ya que se usan para obtener diferentes representaciones de las mismas entradas, son muy tiles para: * Consolidacin de varias compaas en tiempo real. * Clculos de depreciacin. * Vistas de flujo de fondos. * Obtencin de vistas ms tiles que las impuestas por

ley. * Presentacin de planes sumarios a otros usuarios. Entonces, hay buenas razones para visualizar la ejecucin de transacciones financieras a travs de planes virtuales, como presupuestos e indicadores financieros basados en vistas especiales de la compaa. Para crear un nuevo plan de cuentas usted debera crear una cuenta raz usando el men Gestin Financiera > Configuracin > Cuentas Generales > Definicin de Cuentas. Su cuenta del nivel superior debera tener el Cdigo 0 y el Tipo Vista. Luego usted puede elegir su estructura creando otras cuentas de Tipo Vista como sea necesario. Chequee su estructura virtual usando el men Gestin Financiera > Planes > Planes de Cuentas.

Finalmente, cuando tenga su estructura, debe hacer coincidir las cuentas generales y las virtuales. Para ello, busque las cuentas generales y asegrese que cada cuenta no Vista tenga tambin una cuenta virtual en el campo Madres.

Usted puede check through su plan de cuentas general como as tambin su plan virtual que le da otra representacin de la compaa. Todas las acciones y estados en su cuenta general tambin estn disponibles en las cuentas virtuales.

Finalmente, usted puede hacer planes de cuentas virtuales desde otros planes virtuales. Esto puede darle una dimensin adicional para anlisis financieros.

Libros
Todas sus entradas contables deben aparecer en un libro contable. Entonces usted debe, como mnimo, crear un Libro Ventas para facturas de clientes, un Libro Compras para facturas de proveedores y un Libro Fondos para transacciones bancarias y en efectivo.

Configuracin de un Libro Para ver, editar o crear nuevos libros use el men Gestin Financiera > Configuracin > Libros > Definicin de Libros.

Tal como en Cuentas Generales, los libros pueden ser desactivados para hacerlos invisibles: para ello destilde la opcin Activar.

CAPTURA DEFINICIN

DE UN

LIBRO CONTABLE

Usted tiene que asociar una vista con cada libro. La vista del libro indica los campos que deben ser visibles y requeridos para entrar informacin contable a ese libro. La vista determina tanto el orden de los campos como las propiedades de cada uno de ellos. Por ejemplo, el campo Nmero de Cuenta debe aparecer al ingresar datos en el libro de banco pero no en otros libros.

Antes de crear una nueva vista para un libro, chequee que no hay nada similar definido por otro libro. Usted debera crear solamente una nueva vista para nuevos tipos de libros. Nota: Personalizacin de vistas Con frecuencia, usted tendr que editar una vista de libro. Por ejemplo, para un libro en una moneda extranjera, usted agrega un campo para la moneda y esta moneda debe estar en la vista de libro. En cambio, para simplificar el ingreso de datos la vista de libro para el banco es diferente de una para los libros de facturacin. Usted tambin puede crear una secuencia para cada libro. Esta secuencia da la numeracin automtica para entradas contables. O bien, varios libros pueden usar la misma secuencia si usted as lo desea.

Las cuentas crdito y dbito por defecto, permiten la generacin automtica de entradas equivalentes cuando usted est ingresando informacin rpidamente en el libro. Por ejemplo, en un libro bancario usted debera poner una cuenta

bancaria asociada para la correspondencia automtica de crditos y dbitos, as no tiene que crear entradas equivalentes para cada transaccin manualmente.

Un libro puede ser marcado como siendo centralizado. Cuando usted hace esto, las entradas equivalentes no sern de cada entrada sino que pertenecern globalmente al libro y al perodo dados. Usted tendr una lnea de crdito y una lnea de dbito centralizadas para cada uno de estos libros, significando que tanto el crdito como el dbito aparecen en la misma lnea.

Control y Asistencia para la carga de datos Usted puede realizar dos tipos de control en los libros en Open ERP, controles sobre las cuentas financieras y controles de acceso para grupos de usuarios.

Para evitar errores durante la carga de datos, usted puede colocar condiciones en las cuentas generales acerca de quin puede usar una cuenta dada. Para hacerlo, usted debe listar todas las cuentas o todos los tipos vlidos de cuentas en la segunda pestaa , Control de carga. Si usted no ha agregado ninguna cuenta all, Open ERP no aplica restricciones sobre la carga de datos en las cuentas o libros. Si usted lista cuentas y los tipos de cuenta que pueden ser usados en un libro, Open ERP previene que usted use una cuenta que no est en esa lista. Este paso de verificacin comienza en el momento en el que usted guarda la carga.

Esta funcionalidad es til para limitar los posibles errores de carga de datos. Tambin, en un libro bancario, es posible restringir las cuentas que van a enlazarse a los bancos a las clases 1 a 5. Usando esto usted evita que el usuario haga falsas cargas en el libro. Consejo: Control de carga de datos En contabilidad no es una buen a idea permitir una entrada directamente desde la cuenta de banco A a la cuenta de banco B. Si usted carga una transaccin desde el Banco A al Banco B la transaccin ser contabilizada dos veces.

Para evitar este problema, pase la transaccin a travs de la cuenta intermediaria C. Al momento de la carga de datos, el sistema chequea el tipo de cuenta que es aceptada en el libro bancario: solo se aceptan cuentas que no son de tipo
Banco.

Si su contador define adecuadamente este control, se evita que los usuarios no contables transfieran pagos de un banco a otro, reduciendo sus riesgos.

Perodos y Aos Fiscales

Terminologa: Perodos y Aos Fiscales Un ao fiscal corresponde a 12 meses para una compaa. En muchos pases el aos fiscal se corresponde con el ao calendario, pero no es as en otros. El ao fiscal se divide en perodos contables mensuales o trimestrales. La gestin de Open ERP del ao fiscal es lo suficientemente flexible para permitirle trabajar en varios aos al mismo tiempo. Esto le da varias ventajas, como crear presupuestos de 3 aos y estados a travs de varios aos calendarios.

Definiendo un perodo o un ao fiscal

Para definir su ao fiscal use el men Gestin Financiera > Configuracin > Perodos > Ao fiscal. Usted puede crear varios aos por adelantado para definir presupuestos a largo plazo.

CAPTURA

DE

DEFINICIN

DE UN

AO FISCAL

PERODOS

Primero ingrese la fecha del primer da de su ao fiscal y la del ltimo da. Luego, para crear los perodos haga click sobre uno de los dos botones inferiores dependiendo de si usted quiere crear doce perodos de un mes o bien cuatro de 3 meses:

Crear Perodos Mensuales

Crear Perodos Trimestrales

Cierre a fin del ao Para cerrar a fin de ao, use el siguiente men: Gestin Financiera > Procesamiento de Final de Ao > Cerrar un Ao Fiscal. Se abre un formulario preguntndole la informacin necesaria para crear entradas para empezar el ao siguiente.

CAPTURA CIERRE AO FISCAL

Cuando el ao es cerrado usted ya no puede crear o modificar ninguna transaccin financiera en ese ao. Entonces usted siempre debera hacer una copia de respaldo de la base de datos antes de cerrar el ao fiscal. No es obligatorio cerrar el ao fiscal y usted puede hacerlo en algn momento del ao siguiente cuando sus cuentas se manden finalmente a las autoridades legales, y no se permiten ms modificaciones.

Tambin es posible cerrar un perodo contable. Usted, por ejemplo, puede cerrar un perodo mensual cuando se ha hecho una declaracin de impuestos. Cuando se cierra un perodo usted no puede modificar las entradas de ese perodo. Para cerrar un perodo contable use el men Gestin Financiera > Procesamiento de Final de Ao > Cerrar un Perodo.

Condiciones de Pago
Usted puede definir las condiciones de pago que necesite en Open ERP. Las condiciones de pago determinan las fechas lmite para pagar una factura.

Para definir nuevas condiciones de pago, use el men Gestin Financiera > Configuracin > Condiciones de Pago > Condiciones de Pago.

CAPTURA DEFINICIN

DE

CONDICIONES

DE

PAGO

Para configurar nuevas condiciones comience por dar un nombre al campo Condicin de Pago. El texto que ponga en el campo Descripcin ser usado

en facturas, as que cargue una descripcin clara de las condiciones de pago aqu.

Luego cree lneas individuales para calcular las condiciones en la seccin Condicin de Pago. Usted debe dar un nombre a cada lnea (Nombre de lnea). ste es a ttulo informativo y no afecta el clculo real de las condiciones. El campo Secuencia le permite definir el orden en que las reglas son evaluadas.

El campo Valor le permite calcular el monto a pagar por cada lnea:

Porcentaje:

la lnea corresponde al porcentaje del monto total, el factor

siendo dado en Monto. El nmero indicado en Monto debe tomar un valor entre 0 y 1.

Monto Fijado:

es un valor fijado dado por la caja Monto.

Balance:

indica el remanente despus de contabilizar las otras lneas.

Piense cuidadosamente acerca de configurar la ltima lnea del clculo a Balance para evitar errores de redondeo. El nmero ms alto de la secuencia es evaluado al ltimo.

Los ltimos dos campos, Nmero de das y Condicin, permiten el clculo de las demoras en pago para cada lnea. La Condicin de demora puede ser configurada en Das netos o Fin de mes. Por ejemplo, si usted lo configura a 15 das desde el fin del mes, Open ERP agrega 15 das a la fecha de hoy y configura el pago para el final del mes en el que est la nueva fecha. Entonces la fecha de pago para 15 das desde el fin de mes ser:

el 31 de enero, si hoy es 5 de enero.

el 28 de febrero, si hoy es 20 de enero.

Usted puede agregar condiciones de pago a un asociado a travs de las Propiedades en el formulario de Asociado.

Entradas al comienzo de un ao
Para actualizar todas sus cuentas, cree un Libro de tipo Situacin en modo Equivalencia Centralizada para evitar una equivalencia en cada lnea.

Para cada cuenta que necesita actualizacin, ingrese informacin contable en el Libro. Para esta operacin, use el men Gestin Financiera > Entradas > Entradas de Libro.

Tambin puede usar la herramienta genrica de importacin de Open ERP si usted carga el balance de cada una de sus cuentas desde otro software contable.

Gestin efectiva de la compaa

Su compaa es una mezcla entrelazada de gente y procesos que forman todo el sistema. Si quiere que ste sea eficiente, y ser capaz de gestionarlo efectivamente, usted tiene que organizarlo y hacerlo sistemtico, y optimizar sus operaciones. Trazos de una gestin pobre pueden perturbar tola la cadena de valor agregado.

Esta parte presenta un enfoque a una mayor eficiencia, mostrando soluciones concretas al aplicar Open ERP a los diferentes problemas en una compaa de servicios. Para cada funcin empresarial, Open ERP le permite automatizar las tareas recurrentes, sistematizar procesos complejos, simplificar la transmisin de informacin y controlar todo el conjunto de operaciones.

Cuentas Analticas
En el corazn de los procesos de la compaa, las cuentas analticas (o cuentas de costo) son herramientas indispensables para la adecuada gestin de sus operaciones. Al contrario de sus cuentas financieras, no son slo para el personal contable, sino tambin para los gerentes generales y de proyectos.

Usted necesita una referencia comn para cada usuario, servicio o documento para integrar todos los procesos de su compaa efectivamente. Esa base comn es provista en Open ERP por las cuentas analticas (o cuentas de gestin, o cuentas de costo, como tambin son llamadas).

Las cuentas analticas se presentan frecuentemente como una base para las decisiones estratgicas empresariales. Pero por toda la informacin que coordinan, las cuentas analticas de Open ERP pueden ser una herramienta de gestin muy til, en el centro de la mayora de los procesos del sistema.

Hay varias razones para esto:

Muchas de las operaciones de la compaa se reportan automticamente en las cuentas, por lo que ellas reflejan su actividad de gestin completamente.

A diferencia de las cuentas generales, la estructura de las cuentas analticas no est regulada por obligaciones legales, por lo que cada compaa puede adaptarlas a sus necesidades. Ventaja: Independencia de las cuentas generales En algunos paquetes de software, las cuentas analticas son administradas como una extensin de las cuentas generales (por ejemplo, usando los dos ltimos dgitos del cdigo de la cuenta para representar las cuentas analticas). En Open ERP, las cuentas analticas estn vinculadas con las cuentas generales pero se tratan de forma totalmente independiente. As, usted puede ingresar un surtido de operaciones analticas que no tienen equivalencia en las cuentas financieras generales.

Mientras que la estructura del plan general de cuentas es impuesto por ley, el plan de cuentas analtico se construye para ajustarse lo mejor posible a las necesidades de la compaa.

Tal como en las cuentas generales, usted encontrar entradas contables en las diferentes cuentas analticas. Cada entrada analtica puede ser vinculada o no a una cuenta general, como usted lo desee. A la inversa, una entrada en una cuenta general puede ser vinculada a una, varias o ninguna cuenta analtica.

Usted descubrir numerosas ventajas de esta representacin independiente. stas son algunas:

Usted puede gestionar muchas operaciones analticas diferentes

Usted puede modificar un plan analtico durante el curso de una actividad, gracias a su independencia

Usted puede evitar una explosin en el nmero de cuentas generales

Incluso las compaas que no usan las cuentas generales de Open ERP, puede usar las cuentas analticas para la gestin Importante: Quin gana con las cuentas analticas? A diferencia de las cuentas generales, las cuentas analticas en Open ERP no son tanto acerca de la contabilidad como son una herramienta de gestin para todos en la compaa. Es por eso que tambin se las llama cuentas de gestin. Los principales usuarios de las cuentas analticas son los directores, los gerentes generales y los gerentes de proyecto.

Las cuentas analticas constituyen una poderosa herramienta que puede ser usada de muchas maneras. El truco es crear su propia estructura analtica para un plan de cuentas que se ajuste a las necesidades de su compaa.

Para cada empresa, su propio plan analtico

Para ilustrar claramente las cuentas analticas, usted puede seguir tres casos, cada uno en un tipo de compaa diferente:

1. Una empresa fabricante industrial

2. Un estudio de abogados

3. Una compaa de servicios de IT

Caso 1: Una empresa fabricante industrial En la industria, usted encontrar con frecuencia planes de cuentas estructurados en los departamentos y productos en los que la compaa misma est estructurada.

Entonces el objetivo es examinar los costos, ventas y mrgenes por departamento y por producto. El primer nivel de la estructura comprende los diferentes departamentos y los niveles ms bajos representan los rangos de productos que la compaa fabrica y vende.

Ejemplo: Representacin Analtica del plan de cuentas para una empresa fabricante industrial 1. Departamento de marketing 2. Departamento comercial 3. Departamento de administracin 4. Produccin * Rango de productos 1 Subgrupos: * Rango de productos 2 En el uso diario es til marcar la cuenta analtica en cada factura de compra. La cuenta analtica es aqulla a la que deberan asignarse los costos de esa compra. Cuando la factura es aprobada, esto generar automticamente las entradas tanto para la cuenta general como para las cuentas analticas correspondientes. Entonces, para cada entrada en las cuentas generales hay al menos una entrada analtica que asigna costos al departamento que incurri en ellos.

Aqu vemos una posible distribucin de algunas entradas contables generales del ejemplo visto anteriormente, asignadas a varias cuentas analticas:

Estructura de entradas de cuentas generales y analticas (Caso 1)

Cuentas Generales
Ttulo Compra de materia prima Subcontratistas Nota de crdito por materiales defectuosos Cargos de transporte Costos de personal Cuenta 600 602 600 613 6201 450 10000 Dbito 1500 450 200 Crdito

Cuentas Analticas
Cuenta Produccin Rango 1 Produccin Rango 2 Produccin Rango 1 Produccin Rango 1 Marketing Comercial Administracin Produccin Rango 1 Produccin Rango 2 Valor 1500 -450 200 -450 -2000 -3000 -1000 -2000 2000 450

RR. PP.

614

450

Marketing

La representacin analtica por departamento le permite investigar los costos asignados a cada departamento en la compaa.

El plan de cuentas analtico muestra la distribucin de los costos de la compaa usando el ejemplo anterior:

Plan de Cuentas Analtico (Caso 1) Cuenta

Departamento de Marketing Departamento Comercial Departamento de Administracin Produccin Produccin Rango 1 Produccin Rango 2

Total
-2450 -3000 -1000 -6200 - 3750 -2450

En este ejemplo de una estructura jerrquica en Open ERP usted puede analizar no slo los costos de cada rango de producto, sino tambin los costos de toda la produccin. El balance de una cuenta resumen (Produccin) es la suma de los balances de las cuentas hijas.

Un reporte que relacione tanto las cuentas generales como las analticas le permite obtener una estructura de costos en un departamento dado. Un anlisis del departamento Produccin / Producto Rango 1 se muestra en esta tabla:

Reporte combinando cuentas generales y analticas para un departamento (caso 1) Produccin / Producto Rango 1 Cuenta General
600 - Materia Prima 613 - Cargos de Transporte 6201 - Costos de Personal Total

Monto
1300 -450 -2000 -3750

Los ejemplos anteriores se basan en la estructura de costos de la compaa. Las asignaciones analticas pueden ser as de efectivas para ventas. Esto le da la rentabilidad (ventas - costos) de diferentes departamentos. Alternativa: Representacin por rango de producto nico Esta representacin analtica por departamento y por producto se usa generalmente en compaas comerciales e industriales. Una variante de esto es no dividirlo en departamentos comercial y de marketing sino asignar cada costo a su correspondiente rango de producto. Elegir uno sobre los otros depende en cmo mira usted sus esfuerzos de marketing. Es un costo global asignado en una manera general o cada rango de producto tiene responsabilidad por sus propios costos de marketing? Caso 2: Un estudio de abogados Los estudios de abogados generalmente adoptan la gestin por caso, donde cada caso representa el expediente de un cliente actual. Todos los gastos y productos se adjuntan a un expediente dado.

Una de las principales preocupaciones de los estudios de abogados es la facturacin de las horas trabajadas y la rentabilidad por caso y por empleado.

Como muchos de los procesos del sistema, las horas trabajadas se integran en

la contabilidad analtica. Cada vez que un empleado ingresa una hoja de asistencia por un nmero de horas, eso automticamente genera cuentas analticas correspondientes al costo de esas horas en el caso concerniente. El cargo horario es una funcin del salario del empleado.

Entonces, un estudio de abogados va a optar por una representacin analtica que refleje la gestin del tiempo que los empleados destinan a los casos de los diferentes clientes.

Ejemplo: Representacin de un plan de cuentas analtico para un estudio de abogados 1. Ausencias * Ausencias pagadas * Ausencias no pagadas 2. Proyectos internos * Administrativo * Otros 3. Casos de clientes * Cliente 1 Caso 1.1 Caso 1.2 * Cliente 2 Caso 2.1 Todos los gastos y ventas se adjuntan a un caso. Esto da la rentabilidad de cada caso y, a un nivel consolidado, de cada cliente.

Es inusual facturar por los diferentes casos. Los casos no se corresponden con ninguna entrada en las cuentas generales ni vienen de facturas de compra o venta.. Estn representados por las variadas operaciones analticas y no tienen equivalencias exactas en las cuentas generales. Son calculados sobre la base del costo horario por empleado. Estas entradas son automticamente creadas en planillas de trabajo de facturacin (billing worksheets).

Al final del mes cuando usted pague salarios y beneficios, usted los integrar a las cuentas generales peor no a las analticas, porque ya han sido contabilizados al facturar cada cuenta. Un reporte que relaciona informacin desde las cuentas generales y analticas le permite comparar los totales, as usted puede reajustar sus estimaciones de costo horario por empleado dependiendo del tiempo realmente trabajado.

La siguiente tabla le da un ejemplo de las diferentes entradas analticas que usted puede encontrar para su cuenta analtica:

Entradas analticas para el plan de cuentas (Caso 2) Ttulo Cuenta Monto

-15 -45 -60 280 705 - Servicios facturacin 601 - Compra de muebles 613- Transportes 6201 - Salarios 42 35 3000 280

Cuenta General

Dbito

Crdito

Estudiar el expediente Caso 1.1 (1 h) Buscar informacin (3 Caso 1.1 h) Consulta (4 h) Cargos de servicio Compra de artculos de librera Combustible - Viaje a cliente Salarios del personal Caso 2.1 Caso 1.1

Administra -42 cin Caso 1.1 -35

Usted ver instantneamente que esto le permite hacer un estudio detallado de la rentabilidad de diferentes transacciones. En este ejemplo, el costo del Caso 1.1 es 95,00 (la suma de los costos analticos de estudiar el expediente, buscar informacin y los gastos de servicio), pero ha sido facturada por 280,00, lo que le da una ganancia bruta de 185,00.

Pero un inters en cuentas analticas no se limita a un simple anlisis de la rentabilidad de los diferentes casos.

Esta misma informacin puede ser usada para la recarga automtica de servicios al cliente al final del mes. Para facturar a clientes tome los costos analticos en ese mes y aplique un factor de precio de venta para generar la

factura. Si el cliente requiere detalles de los servicios usados en el caso, usted puede imprimir las entradas de servicio en la cuenta analtica para este caso. Ventaja: Facturacin de costos analticos La mayor parte del software que gestiona facturacin le permite recargar por horas trabajadas. En Open ERP estos servicios son representados automticamente por los costos analticos. Pero muchos otros documentos de Open ERP pueden generar tambin costos analticos, tales como notas de crdito y compra de mercaderas. Entonces, cuando usted facture al cliente al final del mes, es posible incluir todos los costos analticos, no solo las horas trabajadas. As, usted puede fcilmente recargar todo el costo de sus viajes al cliente. Caso 3: Una compaa de servicios de IT Muchas compaas de servicios de IT enfrentan los siguientes problemas:

Planeamiento de proyectos

Facturacin, rentabilidad y seguimiento financiero de proyectos

gestin de contratos de soporte

Para lidiar con estos problemas, usted usara un plan analtico de cuentas estructuradas por proyecto y por contrato. Una representacin de esto est dada en el siguiente ejemplo:

Ejemplo: Representacin analtica de un plan de cuentas para una compaa de servicios de IT 1. Proyectos internos * Administrativo y Comercial * Investigacin y Desarrollo 2. Proyectos de los clientes

* Cliente 1 Proyecto 1.1 Proyecto 1.2 * Cliente 2 Proyecto 2.1 Proyecto 2.2 3. Contratos de soporte - 20 h * Cliente X * Cliente Y La gestin de servicios, gastos y ventas es similar a la presentada anteriormente para los abogados. La facturacin y el estudio de rentabilidad tambin son similares.

Pero ahora veamos los contratos de soporte. Estos contratos estn limitados usualmente a un nmero de horas prepagadas. Cada servicio destinado en las cuentas analticas muestra las horas remanentes de soporte disponibles. Para la gestin de contratos de soporte, usted usara las cantidades y no los montos en las entradas analticas.

En Open ERP cada lnea analtica lista el nmero de unidades vendidas o usadas, como as tambin qu encontrara usualmente all - el monto en unidades de moneda. Entonces usted puede sumar las cantidades vendidas y usadas en cada cuenta analtica para determinar si quedan horas del contrato de soporte.

Para diferenciar servicios de otros costos en la cuenta analtica usted usa el concepto de libro analtico. Las entradas analticas se asignan en los diferentes libros:

Libro de servicio

Libro de gastos

Libro de ventas

Libro de compras

Entonces para obtener la estructura detallada de un contrato de soporte usted solo tiene que mirar el libro de servicio para la cuenta analtica correspondiente al contrato en cuestin.

Finalmente, la cuenta analtica puede ser usada para pronosticar futuras necesidades. Por ejemplo, el planeamiento mensual del personal en diferentes proyectos puede ser visto como un presupuesto analtico limitado al libro servicio. Las entradas contables se expresan en cantidades (tales como nmero de horas y nmero de productos) y en montos en unidades de moneda.

As usted puede establecer el planeamiento sobre la base de cantidades. El anlisis del presupuesto analtico le permite comparar el presupuesto (es decir, su plan) con los servicios realmente llevados a cabo a fin de mes. Consejo: Presupuestos de fondos Los problemas de gestin de fondos estn entre las mayores dificultades que enfrentan las pequeas empresas en crecimiento. Es muy difcil predecir el monto de dinero que estar disponible cuando una compaa es joven y est en rpida expansin. Si la compaa adopta la gestin por caso, entonces el planeamiento de personal puede ser representado en el reporte de las cuentas analticas, como acaba de ver. Pero como usted conoce el precio de venta de cada uno de los diferentes proyectos, puede ver lo fcil que es usar el plan en las cuentas analticas para anticipar precisamente los montos que usted facturar en los meses siguientes.

Configuracin de las cuentas analticas

Para la configuracin inicial de buenas cuentas analticas usted debera:

Configurar el plan de cuentas

Crear los diferentes libros

Configuracin del plan de cuentas

CAPTURA

DE LA CONFIGURACIN DE UNA CUENTA ANALTICA

Comience eligiendo la representacin analtica que mejor se ajuste a su compaa antes de ingresarla a Open ERP. Para crear las diferentes cuentas analticas, use el men Gestin financiera > Configuracin > Cuentas analticas > Cuentas analticas.

Para crear una cuenta analtica usted debe llenar los campos principales:

El Nombre de Cuenta

El Cdigo de Cuenta, que se usa como un atajo para seleccionar la cuenta.

El Tipo de Cuenta, tal como en las cuentas generales el tipo Vista es usado para cuentas virtuales empleadas solamente para crear una estructura jerrquica y para subtotales, y no para guardar entradas contables.

La Cuenta analtica madre, que define la jerarqua entre las cuentas.

Si el proyecto es por un tiempo limitado usted puede definir aqu una fecha de comienzo y otra de final. El campo Estado se usa para indicar si el proyecto est en marcha (Abierto), esperando por informacin del cliente (pendiente),Borrador o Cerrado.

Finalmente, si la cuenta analtica es un proyecto de un cliente usted puede

completar los campos sobre el Asociado, los que necesitara para facturarle:

El Asociado

Una Lista de precios que muestra cmo deberan cargarse los servicios asociados al proyecto.

Un Precio mximo de facturacin, mostrando el precio mximo que puede cobrarse sin considerar el gasto real.

Una Cantidad mxima, para contratos con un lmite de horas prefijado.

Un campo de Facturacin, que define una tasa de facturacin y si el proyecto debe ser facturado automticamente desde los servicios representados por los costos de la cuenta analtica. Mtodos: Facturacin En Open ERP hay varios mtodos disponibles para la facturacin automtica: * Las compaas de servicio usan habitualmente la facturacin desde los pedidos de compra, cuentas analticas o, ms raramente, tareas de gestin de proyectos. * Las compaas fabricantes y comerciales ms frecuentemente usan la facturacin desde envos o desde pedidos de compras de sus clientes.

CAPTURA

DE UN PLAN ANALTICO PARA PROYECTOS

Una vez que ha definido las diferentes cuentas analticas usted puede ver su plan a travs del men Gestin Financiera > Planes > Plan de cuentas analtico. Tcnica: Configuracin de una cuenta analtica La pantalla de configuracin de una cuenta analtica puede

variar dependiendo de los mdulos instalados en su base de datos. Algunos de estos mdulos agregan estadsticas de gestin muy tiles a la cuenta analtica. Creacin de los libros Una vez que el plan analtico ha sido creado para su compaa, usted tiene que crear los diferentes libros. stos le permiten categorizar las diferentes entradas contables segn su tipo:

Servicios

Reembolso de gastos

Compra de materiales

Gastos variados

Ventas

Entradas de situacin (situaciones especiales como instalacin del software) Atencin: Libros mnimos Como mnimo usted debe crear un libro analtico para Ventas y otro para Compras. Si usted no crea estos dos, Open ERP no validar las facturas vinculadas a una cuenta analtica porque no sera capaz de crear una entrada contable analtica automticamente.

CAPTURA CREACIN LIBRO ANALTICO

Para definir sus libros analticos, use el men Gestin Financiera > Configuracin > Libro > Definicin de Libro Analtico. Crear un libro

analtico es muy fcil. Slo dele un Nombre, un Cdigo y un Tipo. Los tipos disponibles son:

Ventas,

para ventas a clientes y notas de crdito.

Compras,

para compras y gastos surtidos.

Fondos,

para entradas financieras.

Situacin,

para ajustar cuentas cuando comienza una actividad, o al final

del ao financiero.

General,

para todas las otras entradas.

El tipo de libro permite que el sistema seleccione automticamente el libro analtico basado en la naturaleza de la operacin. Por ejemplo, si usted ingresa una factura para un cliente, Open ERP buscar automticamente un libro analtico del tipo Ventas.

Registros analticos
Tal como en la contabilidad general, las entradas analticas deben pertenecer a una cuenta y a un libro analtico. Los registros analticos pueden ser distinguidos de los generales por las siguientes caractersticas:

No son necesariamente documentos legales contables.

No pertenecen necesariamente a un perodo contable existente.

Se gestionan de acuerdo a su fecha y no a un perodo contable.

No generan entradas de crdito o dbito, pero s un monto positivo (ingreso) o negativo (costo).

REGISTRO

DE UNA CUENTA ANALTICA

La figura representa las entradas en una cuenta analtica para un proyecto de un cliente.

All usted puede ver:

Los costos de servicio para el personal trabajando en el proyecto

Los costos por el reembolso de gastos de un viaje devuelto al cliente

Compras de mercaderas que han sido enviadas al cliente

Ventas por recargo de estos costos

Entradas automticas La contabilidad analtica est totalmente integrada con los otros mdulos de Open ERP, por lo que usted nunca deber reingresar los registros. Se generan automticamente por las siguientes operaciones:

La confirmacin de una factura genera entradas analticas por ventas o compras conectadas a la cuenta mostrada en la lnea de factura.

La entrada de un servicio genera una entrada analtica por el costo de este servicio en un proyecto dado.

La fabricacin de un producto genera una entrada por el costo de produccin de cada operacin en el rango del producto.

Otros documentos vinculados a una de estas tres operaciones producen registros analticos indirectamente. Por ejemplo, cuando est cargando un pedido de venta de un cliente usted puede vincularlo a la cuenta analtica del cliente. Cuando usted est gestionando por caso o proyecto, marque el

proyecto con ese pedido. Este pedido entonces va a generar una factura al cliente, que ser vinculada con la cuenta analtica. Cuando se valide la factura se crearn automticamente registros de contabilidad analtica y general para el correspondiente proyecto.

Los recibos de gastos de un empleado se pueden vincular con una cuenta analtica para reembolso. Cuando un recibo es aprobado por la compaa, se genera una factura de compra. Esta factura representa un dbito de la compaa a favor del empleado. Cada lnea de la factura de compra est entonces vinculada con una cuenta analtica que asigna automticamente los costos de ese recibo al proyecto correspondiente.

Para visualizar las entradas generales que siguen a estas diferentes acciones usted puede usar uno de los siguientes mens:

1. Para ver todas las entradas: Gestin Financiera > Entradas > Entradas Analticas > Entradas Analticas.

2. Para ver las entradas por cuenta, haga click en el campo Cuenta Analtica de cualquier lnea de las Entradas Analticas para ver los detalles de esa entrada. Luego use el Nombre de Cuenta analtico para iniciar una bsqueda de todas las entradas con ese nombre (solo haga click en el hipervnculo Fecha sobre una lnea en el cliente Web, o haga doble click en la lnea en el cliente Windows).

3. Para ver todas las entradas por Libro: Gestin Financiera > Entradas > Entradas Analticas > Entradas por Libro, y haga click sobre alguno de los nombres de libro. Nota: Revisar una cuenta jerrquica En el plan de cuentas analticas, si usted hace click sobre una cuenta, Open ERP abre una ventana mostrando las entradas analticas correspondientes. La intencin es que si usted abre una cuenta tipo Vista, Open

ERP abra todas las entradas pertenecientes a sus cuentas hijas. Esto puede ser muy til para abrir las entradas pertenecientes a varias cuentas, tales como todos los proyectos de clientes. Carga manual de registros A pesar de que muchas entradas analticas se producen automticamente desde los otros documentos de Open ERP, a veces es necesario hacer entradas de registros manualmente. Esto suele pasar con ciertas operaciones analticas que no tienen equivalencia en las cuentas generales.

Para hacer entradas manualmente, use el men Gestin Financiera > Entradas > Entradas Analticas > Entradas por Libro. Comentario: Entradas Analticas Para hacer una entrada analtica, Open ERP le pide especificar una cuenta general. Esto se da solamente para informacin en los diferentes reportes cruzados. No crear nuevas entradas en las cuentas generales. Seleccione un libro y complete los diferentes campos. Escriba un gasto como una cifra negativa y un ingreso como una cifra positiva. Nota: Ingreso de fecha Para ingresar una fecha en la lista editable, usted puede usar la herramienta calendario en el cliente Web o si, en el cliente Windows, usted ingresa solo el da del mes, Open ERP completa automticamente el mes y el ao cuando usted presiona la tecla Tab. Ejemplo: Redistribucin de costo Uno de los usos de la entrada manual de informacin para las operaciones analticas es la reasignacin de costos. Por ejemplo, si una creacin ha sido hecha para un proyecto determinado pero puede ser usada de nuevo en otro, usted puede reasignar parte del costo al segundo proyecto.

En este caso, haga una entrada positiva en la primera cuenta y una negativa por el mismo monto en la cuenta del segundo proyecto.

Anlisis Financiero
Varios reportes diseados para el anlisis financiero se basan en las cuentas analticas. Muchos de ellos estn disponibles directamente desde el rbol de cuentas o desde la forma vista de la cuenta.

Anlisis por cuenta Desde un formulario analtico, haga click en el botn Imprimir para seleccionar un reporte. Open ERP propone los siguientes anlisis financieros:

Balance Analtico

Balance Analtico Invertido

Libro Mayor de Costo

Libro Mayor de Costo (solo cantidades)

Balance Analtico

CAPTURA

BALANCE ANALTICO

El balance analtico es un reporte que relaciona las cuentas analticas con las cuentas generales. Brinda los balances de las cuentas analticas descompuestas por cuenta general para un perodo dado.

Este reporte es til para analizar la rentabilidad de los proyectos. Le da la rentabilidad de un proyecto para las diferentes operaciones realizadas para llevarlo a cabo.

Balance Analtico Invertido

CAPTURA BALANCE ANALTICO INVERTIDO

El balance analtico invertido provee un reporte similar relacionando las cuentas generales con las cuentas analticas. Este reporte muestra los balances de las cuentas generales descompuestas segn las cuentas analticas seleccionadas, para un periodo dado.

Esto le permite analizar sus costos segn la cuenta general. Por ejemplo, si examina su cuenta general de sueldos de personal, usted puede obtener todos los costos de salario descompuestos segn las diferentes cuentas (o proyectos) analticas.

El Libro Mayor de Costo

CAPTURA LIBRO MAYOR

DE

COSTO

Mientras que los dos reportes anteriores brindan resultados sumados por cuenta, el libro mayor de costo provee todas las entradas detalladas para las cuentas seleccionadas. Esto permite un anlisis detallado de cada operacin llevada a cabo en uno o varios proyectos.

El Libro Mayor de Costo (solo cantidades)

CAPTURA LIBRO MAYOR

DE

COSTO (SOLO CANTIDADES)

El ltimo reporte brinda el detalle de entradas para una cuenta analtica y una lista de libros seleccionados. Solo se reportan las cantidades para este anlisis, no los costos ni los ingresos.

Este reporte se usa frecuentemente para imprimir el nmero de horas trabajadas en un proyecto, sin mostrar los costos y los ingresos. As usted puede mostrrselo a un cliente como un registro de las horas trabajadas en un proyecto en particular.

Para restringir el reporte a horas trabajadas, sin incluir ventas y compras, seleccione solo el libro servicios para imprimir el reporte. Nota: Impresin mltiple Para imprimir varias cuentas analticas de una sola vez,

usted puede hacer una seleccin mltiple sobre las diferentes cuentas en el rbol de cuentas. Para ello, seleccione las lneas de cuentas usando la combinacin Ctrl + clik. Luego haga click en Imprimir en el rbol o en la vista lista para exportar la seleccin completa a un solo documento PDF.

Nota: Multicompaa En un ambiente multicompaa, cada compaa tiene su propio plan general de cuentas en la misma base de datos. Los dos planes generales de cuentas son independientes pero pueden vincularse en un tercer plan usando una cuenta vista para hacer la consolidacin. Si las diferentes compaas colaboran en proyectos conjuntos, ellas pueden compartir el mismo plan de cuentas analtico. En este ambiente, los reportes cruzados como el balance y el balance invertido son muy tiles porque permiten hacer un anlisis por compaa vinculndolo a las cuentas generales. Indicadores Clave Si usted usa cuentas analticas con una estructura de cuentas por proyecto de cliente, usted puede instalar el mdulo correspondiente que agrega tres nuevas pestaas al formulario de cuenta analtica:

Indicadores de gestin en la pestaa Resumen de Anlisis

Estadsticas mensuales en la pestaa Estadsticas por mes.

Estadsticas por cada usuario en la pestaa Estadstica por usuario.

CAPTURA

DE INDICADORES DE GESTIN PARA UNA CUENTA ANALTICA

La figura muestra todos los indicadores de gestin. stos le permiten ver

rpidamente los siguientes elementos:

Rentabilidad del proyecto.

Si puede facturar todava un servicio al cliente o no.

El monto de los servicios a facturar.

Los diferentes mrgenes.

DESCOMPOSICIN

DE LOS COSTOS MENSUALES DE UNA CUENTA ANALTICA

CUENTAS

ANALTICAS EN GESTIN DE PROYECTOS

Estos diferentes mens le brindan vistazos rpidos que son muy tiles para los proyectos en marcha. Para cada proyecto usted puede chequear si hay servicios sin facturar, y ver la fecha de la ltima factura y la del ltimo servicio sin facturar, y reportes sobre los montos recibidos y aqullos que se espera recibir. Los gerentes de proyectos tienen toda la informacin necesaria para gestionar bien sus proyectos, mostrados en una sola pgina. Con esta informacin ellos puede llevar a cabo diferentes operaciones necesarias para gestionar el proyecto, como facturacin automtica, planeamiento de proyecto, actualizacin de clientes y presupuesto para recursos. Un paso ms all No ha habido discusin de presupuestos analticos en esta seccin porque por el momento ese mdulo est siendo completamente revisado. Sin embargo, vale la pena probarlos porque ofrecen la posibilidad de: * Pronosticar proyectos a mediano plazo. * Controlar los costos del proyecto. * Comparar con las cuentas generales.

Recursos Humanos
Para comenzar, este captulo trata de los recursos humanos y los servicios de empleados.

Una compaa es efectiva solamente si puede contar con el buen trabajo de sus empleados. Los mdulos de recursos humanos de Open ERP le permiten administrar eficientemente importantes aspectos del trabajo del personal, tales como sus destrezas, contratos y tiempo de trabajo.

Gestin de RR. HH.

Para establecer un sistema que est integrado con la gestin de una compaa, usted necesita empezar con una lista actualizada de colaboradores. No confundir: Empleado y Usuario Para Open ERP, un "empleado" representa a la persona fsica que tiene un trabajo contratado con la compaa. Esto incluye todo tipo de contrato: contratos por perodos tiempos fijos o indeterminados, y tambin contratos de servicio independientes. Un usuario es la persona fsica a la que se le da acceso a los sistemas de la compaa. Muchos empleados son usuarios pero algunos usuarios no son empleados: asociados externos pueden tener acceso a partes del sistema. Usted puede administrarlos a travs de los mdulos de portal. Aqu hay algunos ejemplos de funciones que dependen de la lista de empleados:

El costo de un servicio, que depende del contrato de trabajo de un empleado.

El planeamiento de un proyecto, que depende del patrn de trabajo de los

colaboradores del proyecto.

La tarifa a facturar al cliente, que depende de la funcin de trabajo del empleado.

La cadena de comando o responsabilidades, que se relaciona con la estructura jerrquica de la compaa.

Gestin de Personal Para definir un nuevo empleado en Open ERP, use el men Recursos Humanos > Empleados > Nuevo Empleado.

CAPTURA

DE

DESCRIPCIN

DE UN

EMPLEADO

Comience ingresando el Nombre del empleado y la Compaa para la cual trabaja. Usted puede entonces crear un nuevo usuario del sistema Open ERP que est enlazado con este empleado llenando en el campo Nombre de Usuario. An cuando el empleado no sea un usuario, es mejor crear un acceso al sistema para la mayor parte del personal para poder controlar sus derechos de acceso desde el comienzo. Consejo: Hacer un enlace entre el empleado y usuario Si el empleado es tiene una cuenta de usuario en el sistema, usted no debera olvidar enlazar su cuenta al formulario de empleado. Al crear este enlace, se realiza un llenado automtico en el campo Empleado en los formularios relevantes, como registros de servicios y gastos. Luego cargue la direccin del empleado. sta aparece en el formulario de contacto de asociado en Open ERP. Ya que sus empleados son gente con la que su compaa tiene contactos, es lgico que tengan entradas tal como cualquier otro asociado en su base de datos. Luego ingrese el nombre del empleado como el Nombre de un nuevo asociado y la direccin en el formulario de Contacto. Luego todas las funciones que apliquen a un asociado pueden

aplicarse a un empleado. Esto se vuelve particularmente importante porque usted puede rastrear dbitos y crditos en las cuentas, por lo que puede rastrear pagos de sueldo, por ejemplo.

Entonces es posible indicar tanto un libro analtico y un producto enlazado a este empleado. Si lo hace de esa manera, entonces esta informacin puede ser usada para rastrear servicios. Usted debe completar los siguientes campos:

Libro Analtico: por ejemplo, el libro Servicios.

Producto: usted puede crear, por ejemplo, un producto llamado Empleado full time.

Luego complete la siguiente informacin acerca del contrato de trabajo del empleado:

Horas de trabajo por semana: el nmero de horas trabajadas por semana.

Nmero de das de vacaciones al ao

Comenz el: da de comienzo del contrato.

Jefe: nombre del superior inmediato del empleado.

Categora: posicin que ocupa el empleado.

La hoja de asistencia del empleado (usando Grupo de Trabajo del empleado).

CAPTURA

DE UNA

HOJA

DE

ASISTENCIA

Las diferentes categoras de hojas de asistencia pueden definirse en el men Recursos Humanos > Configuracin > Categoras de Hojas de

Asistencia.

Gestin de Contratos de Empleo

CAPTURA

DE

DEFINICIN

DE

CONTRATO

DE

TRABAJO

PARA UN

EMPLEADO

En el formulario del empleado, en la pestaa Contrato, usted puede ingresar informacin:

Nombre de Contrato: por ejemplo, full time, 38 horas por semana.

Funcin del empleado: por ejemplo, secretaria.

Horas de trabajo por da

Fecha de comienzo

Fecha de finalizacin: si est especificada.

Sueldo y el Tipo de sueldo (Bruto Mensual o Neto Semanal, por ejemplo).

Entrada y Salida En algunas compaas, el personal tiene que firmar la entrada al llegar al trabajo y firmar la salida al final del da. Si cada empleado ha sido enlazado a un usuario del sistema, ellos pueden firmar la entrada en Open ERP usando el men Recursos Humanos > Asistencias > Entrada / Salida.

Si un empleado se olvida de firmar la salida, el sistema propone que lo haga manualmente y tipee la hora a la que se fue cuando vuelva al da siguiente. As se administran fcilmente las firmas de salida olvidadas.

Un administrador puede entonces ver si un empleado ha llegado viendo directamente el formulario. Mire la lista de empleados usando el men

Recursos Humanos > Empleados, y puede ver si estn presentes o ausentes.

Para obtener el detalle de asistencias desde el formulario de un empleado en Open ERP, usted puede usar los tres reportes disponibles:

Imprimir Hoja de Asistencia por semana

Imprimir Hoja de Asistencia por mes

Imprimir Reporte de Error de Asistencia

El ltimo reporte, acerca de gestionar cambios, puede mostrar si un empleado ha ingresado el tiempo de entrada o salida manualmente. Esto muestra la diferencia entre la hora de salida esperada y la hora ingresada por el empleado al firmar la salida. Esto le permite descubrir fcilmente a la gente que sistemticamente distorsiona su asistencia.

Hojas de Asistencia
En muchas compaas de servicios donde se ha integrado Open ERP, las hojas de asistencia o de servicio han revolucionado las prcticas de gestin. Estas hojas de servicio son producidas por cada empleado a medida que trabajan en los diferentes casos o proyectos que estn en marcha. Cada uno de ellos est representado por una cuenta analtica en el sistema.

A lo largo del da, cuando los empleados trabajan en uno u otro proyecto, agregan una lnea a las hojas de asistencia con detalles del tiempo usado en cada proyecto. Al final del da, cada empleado debe marcar todo el tiempo trabajado en el cliente o en proyectos internos para sumar el nmero total de horas trabajadas en el da. Si una cuenta no est en el sistema, entonces el tiempo se agrega a las horas que no han sido asignadas en el da.

CAPTURA

DE UNA

HOJA

DE

ASISTENCIA

PARA UN

DA

DE

TRABAJO

No confundir: Hoja de Asistencia y Asistencia La hoja de asistencia no intenta ser una forma disfrazada de formulario de asistencia. No hay control sobre los tiempos de servicio y el empleado el libre de codificar 8 9 horas o ms de servicio cada da si as lo desea. Si usted decide usar el sistema, es importante aclarar este punto con su personal. El objetivo no es controlar horas, porque los empleados deciden por s mismo qu van a ingresar, sino rastrear las tareas que estn en marcha y la asignacin de costos entre ellas. Entre los muchos usos de un sistema como ste en una compaa, aqu estn algunos de los ms importantes:

Permitir el rastreo de los costos reales de un proyecto contabilizando el tiempo usado en l.

Rastrear los servicios provistos por diferentes empleados.

Comparar las horas realmente usadas en el proyecto con las estimadas inicialmente.

Facturacin automtica basada en las horas de servicio provistas.

Obtener una lista de horas de servicio de un determinado cliente.

Conocer los costos necesario para dirigir la compaa, tal como los costos de marketing, los costos de entrenamiento para nuevos empleados y las tarifas de facturacin para un cliente.

Configuracin de empleados Para ser capaz de usar las hojas de asistencia, usted primero debe definir

aquellos empleados que son usuarios del sistema. Los formularios de definicin de empleados contienen la informacin necesaria para usar esa planilla tal como el ttulo de trabajo y los costos horarios.

Dos campos son de particular inters para usted cuando gestione las hojas de asistencia: el Libro Analtico y el Producto.

En el libro analtico se guardarn todas las entradas analticas acerca de los costos de tiempos de servicio. stos le permiten aislar el costo de servicio de otros cosos de la compaa, tales como la compra de materia prima, gastos, etc. Usted puede usar diferentes libros para cada empleado para separar costos por departamento o por funcin.

El empleado tambin se asocia con un producto en su base de datos en Open ERP. Un empleado est enlazado con un producto para que pueda ser "comprado" (subcontratado) o "facturado" (gestin de proyectos). Usted tiene que crear un producto para cada tipo de trabajo en su compaa.

La siguiente informacin es importante en el formulario de producto:

Nombre del producto: tal como Secretaria, Vendedor, Gerente de Proyecto.

Tipo de producto: siempre Servicio.

Unidad de medida: Hora o Da.

Lista de Precios: precio de venta de los servicios del empleado para la posicin concerniente.

Precio Estndar: costo promedio de servicio expresado en la unidad de medida elegida.

Como con los Asociados, usted debera crear una Categora de Producto

llamada Empleados en la configuracin de producto.

En resumen, cada empleado de la compaa, en la mayora de los casos, corresponde a:

Un formulario de Asociado

Un formulario de Empleado

Un Usuario de sistema

Y cada puesto de trabajo en la compaa corresponde a un Producto.

Carga de datos en la hoja de asistencia Una vez configurados los empleados, los diferentes usuarios del sistema pueden cargar sus hojas de asistencia en el men Recursos Humanos > Codificacin de horas > Para m > Mis trabajos del da. Consejo: Atajos Una buena idea es que todos los empleados que usen hojas de asistencia ubiquen este men en sus atajos. Esto es porque necesitarn volver a ellos varias veces al da. Haga click en Nuevo para obtener una lnea de hoja de asistencia editable, para cargar los campos en este orden:

1. El Usuario se propone por defecto, pero usted puede cambiarlo se est codificando la primera hoja de asistencia para otro empleado de la compaa.

2. La Fecha se propone automticamente con la fecha de hoy, pero es posible cambiarla si est codificando la hoja de asistencia para un da anterior.

3. La Cuenta Analtica representa el trabajo o el proyecto para el que usted est cargando la hoja de asistencia.

4. La Cantidad representa el nmero de horas o das que usted ha trabajado.

Un texto libre est disponible en cada dem para su Descripcin.

Los otros campos se completan automticamente pero pueden ser modificados: el Producto, la Unidad de medida, el Costo del servicio y la Cuenta General asociada.

Las horas se codifican a lo largo del da por cada empleado. Esto ayuda a revisitar la lista al final del da para verificar que el nmero de horas de asistencia en la compaa ha sido apropiadamente contabilizada. El total ingresado se muestra en la parte superior derecha de la lista de horas de servicio.

La precisin de los servicios cargados es crucial para calcular la rentabilidad de los diferentes trabajos y la recarga de servicios. Diferentes reportes estn disponibles para verificar la carga de datos de los empleados. Ellos mismos pueden verificar su propia hoja de asistencia usando los siguientes reportes:

Imprimir las hojas de asistencia por mes, usando el men Recursos Humanos > Reportes > Hojas de asistencia > Imprimir mis hojas de asistencia.

Revisando todas las entradas de servicio usando el men Recursos Humanos > Horas codificadas > Para m > Todo mi trabajo. Usted puede usar los filtros para analizar sus servicios por proyecto, por perodo o por producto. Tcnica: Costo de Servicios Por defecto, Open ERP est configurado para mostrar el coso

de cada servicio cuando un empleado codifica el nmero de horas por proyecto. Usted puede modificar este campo agregando el atributo invisible= Verdadero en la vista de la hoja de asistencia. El valor en este campo muestra a los empleados el costo de su tiempo usado en la compaa, as que ocultar este campo puede no ser siempre la mejor opcin.

CAPTURA

DEL RESUMEN DE UNA HOJA DE ASISTENCIA PARA UN EMPLEADO

Los gerentes pueden hacer uso de los diferentes reportes para administrar las hojas de asistencia fcilmente. Usted puede imprimir un resumen en la forma de una tabla por usuario y por da en el men Recursos Humanos > Reportes > Hoja de Asistencia > Imprimir resumen de hoja de asistencia. Esto le ayuda a ver cundo un empleado ha olvidado de codificar su hoja de asistencia un determinado da.

Se disponen de muchos grficos a travs de los mens Recursos Humanos > Reportes > Este mes / Todos los meses, por ejemplo:

Hoja de asistencia por usuario

Hoja de asistencia por cuenta

Hoja de asistencia por factura

Hoja de asistencia diaria por cuenta

GRFICO

DE UNA HOJA DE ASISTENCIA POR CUENTA

La informacin para estos grficos puede ser cambiada usando los filtros disponibles en la parte superior de la pantalla. Si quiere obtener cifras ms exactas, cambie a la vista en modo lista.

Nota: Tablero de control El tablero de control para gestionar proyectos tiene una vista grfica que resume la hoja de asistencia del usuario actual para los ltimos siete das. Se puede asignar un tablero de control a usuarios de tal forma que aparezca cuando ellos se conecten a Open ERP. Entonces, cada empleado podr darse cuenta si ha olvidado de completar su hoja de asistencia cuando se desconecten del sistema. Evaluacin de costos de servicio Usted ya sabe que las hojas de asistencia se relacionan estrechamente con las cuentas analticas. Los diferentes proyectos reportados en las hojas de asistencia corresponden a esas cuentas. Las entradas de las hojas de asistencia en s mismas son entradas analticas. Estas entradas comprenden varias operaciones analticas que no se corresponden con ninguna de las cuentas generales. Por lo tanto, todas las operaciones que modifiquen y creen lneas de hojas de asistencia automticamente impactan en la correspondiente lnea analtica y, a la inversa, son modificadas automticamente por cambios en esa lnea. Tcnica: Hoja de asistencia y entradas analticas La implementacin de hojas de asistencia en Open ERP relacionadas a entradas analticas se gestiona por un mecanismo hereditario: el objeto de la hoja de asistencia hereda al objeto de la entrada analtica. La informacin, entonces, no se codifica en la base de datos como dos eventos separados, lo que evita muchos problemas de sincronizacin. S se guardan en dos tablas separadas, porque un servicio es una entrada analtica, pero una entrada analtica no es necesariamente un servicio. No es un enfoque clsico, pero es lgico y pragmtico. Las hojas de asistencia de los empleados son un buen indicador de cmo los costos de servicio se distribuyen a travs de los diferentes casos como son reportados en las

cuentas analticas.

Una cuenta analtica debera reflejarse en las cuentas generales, pero no hay equivalencia directa de estas cuentas analticas en las cuentas generales. En cambio, si los costos horarios de los empleados se contabilizan correctamente, las entradas de la hoja de asistencia mensual deben ser saldadas por el salario ms el paquete de beneficios pagado a todos los empleados a fin del mes.

A pesar de todo esto, es bastante difcil resolver el costo horario promedio de un empleado precisamente porque ste depende de:

Las horas extras que ha trabajado

Los feriados y las licencias por enfermedad

Las variaciones de salario y los costos asociados, tales como los cargos por cobertura social.

Los reportes que le permiten relacionar cuentas generales a las cuentas analticas son herramientas valiosas para mejorar su evaluacin de los diferentes costos horarios de los empleados. La diferencia entre los balances de productos en las cuentas analticas y en las cuentas generales, divididos por el nmero total de horas trabajadas, puede entonces ser aplicada al costo del producto. Algunas compaas compensan esa diferencia llevando a cabo otra operacin analtica a fin de mes en una cuenta creada para ese propsito. Esta cuenta analtica debera tener un balance que tienda a cero.

Como tiene un sistema con hojas de asistencia integrada, usted puede:

Rastrear la rentabilidad de proyectos en las cuentas analticas

Ver el historial de entradas de hojas de asistencia por proyecto y por empleado

Ajustar regularmente los costos horarios comparando sus tarifas con la realidad Importante: Rentabilidad de un proyecto Es muy importante controlar precisamente los costos y la rentabilidad de un proyecto. Esto le permite hacer buenas estimaciones y rastrear asignaciones de presupuestos a los diferentes servicios y sus proyectos, como costos de ventas. Usted tambin puede refinar sus argumentos sobre la bases de hechos claros en lugar de conjeturas si tiene que renegociar un contrato con un cliente luego de un bajn en el proyecto.

Los anlisis de rentabilidad por proyecto y por empleado estn disponibles desde las cuentas analticas. Ellos toman todas las facturas en cuenta, como as tambin el costo del tiempo empleado en cada proyecto.

El historial de servicios por proyecto est disponible en las hojas de asistencia o en las cuentas analticas. Por ejemplo, si un cliente pregunta por el historial de un contrato de soporte, usted puede usar el reporte Libro Mayor de Costo (slo por cantidad) sobre una cuenta analtica. En el reporte usted imprimir slo los libros que seleccione, entonces elija el libro de hojas de asistencia.

Gestin por departamento Cuando se usan correctamente, las hojas de asistencia pueden ser una buena herramienta de control para los gerentes de proyecto y pueden llamar la atencin sobre costos y tiempos.

Cuando los equipos de empleados son importantes, se debe implementar un sistema de control. Todos los empleados deberan completar sus hojas de asistencia correctamente porque esto forma la base del control de planeamiento, la gestin financiera y la facturacin de proyectos.

Ver luego que es se puede facturar servicios automticamente a fin de mes

basndose en las hojas de asistencia. Pero al mismo tiempo, algunos contratos se limitan a horas prepagadas. Estas horas y su deduccin del lmite original tambin se gestionan por las hojas de asistencia.

En esa situacin, las horas que no son codificadas en las hojas de asistencia representan prdida de dinero para la compaa. Entonces es importante establecer seguimientos efectivos de las hojas de asistencia de servicio y su codificacin.

ESQUEMA

DEL PROCESO DE APROBACIN DE UNA HOJA DE ASISTENCIA

Para ingresar informacin a la hoja de asistencia cada empleado usa el men Recursos Humanos > Hojas de asistencia > Mis hojas de asistencia > Mi hoja de asistencia actual.

En la parte superior de la pantalla el usuario comienza con las horas de entrada y de salida. El sistema permite el control de la asistencia da por da. Los dos botones, Entrada y Salida, permiten completar automticamente las horas en el rea de la izquierda. Estas horas pueden ser modificadas por el empleado, por lo que no es un sistema de control verdadero.

El rea en la parte inferior de la pantalla representa una planilla de las entradas de los empleados para un da seleccionado. En total, esto debera comprender el nmero de horas trabajadas en la compaa cada da. Esto provee una verificacin simple de que el tiempo de asistencia del da completo ha sido codificado adecuadamente.

DETALLE

DE LAS HORAS TRABAJADAS POR DA POR UN EMPLEADO

La segunda pestaa de la hoja de asistencia Por da brinda el nmero de horas trabajadas en los diferentes proyectos. Cuando hay una brecha entre la asistencia y las entradas en la hoja de asistencia, usted puede usar la segunda pestaa para detectar los das o las entradas que no han sido codificadas correctamente.

La tercera pestaa, Por cuenta, muestra el tiempo trabajado en todos los proyectos. Esto le permite retroceder y tener una vista general del tiempo en el que un empleado ha trabajado en diferentes proyectos.

Al final de la semana o del mes, el empleado confirma su hoja de asistencia. Si el tiempo de asistencia en la compaa corresponde a las entradas codificadas, la hoja de asistencia completa es confirmada y enviada a su gerente de departamento, quien es responsable de la aprobacin o de pedir correcciones.

Cada gerente puede mirar una lista de las hojas de asistencia de su departamento esperando aprobacin usando el men Recursos Humanos > Hojas de asistencia > Hojas de asistencia de mi departamento > Hojas de asistencia a validar. Luego las aprueba o las regresa a su estado inicial.

Para definir la estructura del departamento, use el men Administracin > Usuarios > Estructura del Departamento > Definir departamentos. Consejo: Importancia de las aprobaciones A primera vista, la aprobacin de las hojas de asistencia por el gerente de departamento puede parecer un estorbo burocrtico. Esta operacin, sin embargo, es crucial para la gestin efectiva. Hay muchas compaas donde los gerentes estn tan cargados de trabajo que ignoran qu estn haciendo sus empleados. Por eso este proceso de aprobacin le brinda al gerente un esbozo del trabajo de cada empleado al menos una vez a la semana, por las horas trabajadas en los diferentes proyectos. Una vez que se aprueban las hojas de asistencia, usted puede usarlas como control de costos y par facturar horas a sus clientes.

La Gestin de Servicios
Este captulo se enfoca en la gestin de contratos, y los servicios asociados con eso. El proceso completo de gestin de servicios se estudia aqu desde la definicin de precios y contratos hasta la facturacin automtica de los servicios, pasando por el planeamiento y el tratamiento de costos adicionales tales como los recibos de gastos.

Polticas de gestin de precios

Algunas compaas son conocidas por sus listas de precios complicadas. Se usan muchas formas de variacin de precios, tales como devoluciones de fin de ao, descuentos, cambios de trminos y condiciones con el tiempo, prepagos, descuentos escalonados, promociones estacionales y reducciones de precios progresivas. Terminologa: Descuentos, Devoluciones y Reducciones En algunas jurisdicciones contables usted tiene que diferenciar entre los siguientes trminos: * Descuentos: reembolso al cliente, generalmente a fin de ao, que depende de la cantidad de mercadera comprada en un perodo dado. * Devoluciones: reduccin en la lnea de pedido o en la lnea de facturacin si una cierta cantidad de mercadera es comprada de una sola vez o es vendida en el marco de una actividad promocional. * Reduccin: una reduccin extraordinaria resultante de un defecto de calidad o una variacin en un producto de acuerdo con una especificacin. La gestin inteligente de precios es difcil, porque requiere que usted integre varias condiciones de los clientes y proveedores para crear estimaciones rpidamente o para facturar automticamente. Pero si usted tiene un mecanismo de gestin de precios eficiente, usted puede mantener mrgenes

elevados y responder rpidamente a los cambios en las condiciones del mercado. Un buen sistema de gestin de precios le brinda la oportunidad para variar uno o todos los factores relevantes cuando usted est negociando un contrato.

Para ayudarlo a trabajar ms efectivamente, los principios de lista de precios de Open ERP son extremadamente poderosos aunque estn basados en reglas simples y genricas. Usted puede desarrollar tanto la lista de precios de venta como la de compras capaces de acomodarse a condiciones tales como la fecha, la cantidad solicitada y el tipo de producto. No confundir: Los diferentes precios Es importante no confundir el precio de venta y el precio base de un producto. En la configuracin bsica de Open ERP el precio de venta se hace igual al precio base marcado en el archivo del producto, pero usted puede variar el precio de venta en respuesta a las condiciones de sus clientes. Es lo mismo para el precio de compra y el costo estndar. El precio de compra es el precio de venta de su proveedor, el cual cambia en respuesta a diferentes criterios tales como cantidades, fechas y proveedor. Esto se fija automticamente por el sistema contable. Cada lista de precios se calcula a partir de polticas definidas, entonces usted tendr tantas listas de precios de ventas como polticas activas de venta tenga la compaa. Por ejemplo, una compaa que vende productos a travs de tres canales puede crear las siguientes listas de precios:

1. Distribucin principal:

* Lista de precios para Supermercado Patito

* Lista de precios para Supermercado Ramn

2. Ventas por correo

3. Clientes al paso

Una nica lista de precios puede existir en varias versiones, pero solo se permite que una est activa en un tiempo dado. Estas versiones le permiten establecer diferentes precios en diferentes momentos. As, la lista de precios para clientes al paso podra tener cinco versiones diferentes, por ejemplo:
Otoo, Verano, Ofertas de verano, Invierno, Primavera.

Los clientes directos vern

precios que cambian con las estaciones.

Cada lista de precios se expresa en una sola moneda. Si su compaa vende productos en varias monedas, tendr que crear tantas listas de precios como monedas tenga.

Los precios en una lista de precios pueden depender de otra lista, lo que significa que usted no tiene que repetir la definicin de todas las condiciones para cada producto. As, una lista de precios en dlares puede estar basada en una lista de precios en pesos. Si el ndice de conversin de la moneda entre pesos y dlares cambia, o los precios en pesos cambian, las tarifas en dlares pueden ajustarse automticamente.

Creacin de lista de precios Para definir una lista de precios use el men Productos > Listas de precios > Listas de precios. Para cada lista usted tendr que definir:

Un Nombre para la lista.

Un Tipo de lista: Venta para clientes o Compra para proveedores.

La Moneda en la que se expresan los precios.

Versiones de Listas de Precios Una vez que la lista est definida, usted debe darle al menos una versin. Para hacerlo, use el men Productos > Listas de Precios > Versiones de Listas

de Precios. La versin contiene todas las reglas que le permiten calcular un precio para un producto y una cantidad dada.

Luego d el Nombre de esta versin asociada. Si la lista solo tiene una versin, usted puede usar el mismo nombre para la lista de precios y la versin. En el campo Lista de Precios seleccione la lista de precios que ha creado. Luego indique la Fecha de inicio y la Fecha de finalizacin de esta versin. Estos campos son opcionales: si usted no quiere poner ninguna fecha, esta versin estar activa permanentemente. Use el campo Activo en las versiones para activar o desactivar una versin de lista de precios. Nota: Actualizacin automtica de la lista de precios Es posible hacer que cualquier lista de precios dependa de una de las otras listas. Entonces usted puede decidir hacer su lista de precios de venta dependiendo de la lista de compra a su proveedor a la que agrega un margen de ganancia. Los precios se calculan automticamente como una funcin del precio de compra y no necesitan ajustes manuales extras. Reglas para calcular precio

CAPTURA

DE REGLAS DE UNA VERSIN DE LISTA DE PRECIOS

Una versin de lista de precios est formada por un conjunto de reglas que se aplican a los precios base de los productos.

Usted define las condiciones para una regla en la primera parte de la pantalla de definicin llamada Rules Test Match. La regla se aplica al Producto o Plantilla de Producto y/o la Categora de Producto. Si se aplica una regla a una categora, entonces se aplica automticamente a todas sus subcategoras (usando la estructura de rbol para categoras de producto).

Si usted establece una cantidad mnima en Cantidad Mnima la regla slo se aplicar a una cantidad igual o mayor que la indicada. Esto le permite establecer tarifas reducidas en etapas que dependen en las cantidades

pedidas.

Varias reglas puede aplicarse en ese sentido. Open ERP evala las reglas en secuencia para seleccionar cules aplicar al clculo de precios especificado. Si varias reglas son vlidas, entonces solo se usa la primera en secuencia para el clculo. El campo Secuencia determina el orden, empezando por el nmero ms bajo.

Una vez que una regla ha sido seleccionada, el sistema tiene que determinar cmo calcular el precio a partir de la regla. Esta operacin est basada en los criterios expuestos en la parte baja del formulario, etiquetada como Cmputo de precio. El primer campo que tiene que completar est etiquetado como Basado en. Usted debe indicar el modo de calcular el precio del asociado. Usted tiene que elegir entre:

La Lista de precios establecida en el archivo de producto

El Costo estndar en el archivo de producto

Otra lista de precios

dada en el campo Si otra lista de precios

El precio que vara como una funcin de un proveedor definida en la

Seccin Asociado del formulario de producto.

Muchos otros criterios pueden ser considerados y agregados a la lista, como ver ms adelante.

Luego, varias operaciones pueden aplicarse al precio base para calcular el precio de venta o de compra para el asociado en las cantidades especificadas. Para calcularlo, usted aplica la frmula mostrada en el formulario:

Precio = Precio base x (1 - campo1) + campo2

El primer campo (campo1 en la frmula) representa un descuento. Por ejemplo,

ingrese 0,20 para un descuento del 20% sobre el precio de lista. Si el precio est basado en el Costo Estndar, usted puede ingresar -0,15 para obtener un aumento del 15% en el precio de venta comparado con el costo estndar.

El campo2 es un suplemento fijado expresado en la moneda de la lista de precios. El monto se agrega (o se deduce, si es negativo) al monto calculado despus del descuento aplicado por el campo1.

Usted tambin puede especificar un Mtodo de redondeo. El clculo de redondeo se hace al nmero ms cercano. Por ejemplo, si usted pone 0,50, un precio de 45,66 se redondear a 45,65. Y un precio de 14,567 redondeado al 100 ms cercano, dar un precio de 14,600.

La adicin del campo2 se aplica luego del clculo de redondeo, el que puede ser muy til en situaciones de precio especficas. Por ejemplo, si usted quiere que su precio termine en 9,99, redondee a 10 y luego agregue un suplemento de
-0,01

en el campo2.

Los campos Margen mnimo y Margen mximo aseguran que usted puede garantizar un margen de ganancia sobre el precio base. Un margen de 10 le permite asegurarse que el retorno no ser menor a un margen de 0. Si usted pone este campo a 0, entonces no tendr efectos en el clculo.

Una vez que la lista de precios est definida, usted puede asignarla a un asociado. Para hacerlo, encuentre un Asociado y seleccione su pestaa de Propiedades. Usted puede entonces cambiar la Lista de precios de venta y la Lista de precios de compra que estn cargadas por defecto para el asociado.

Lista de Precios por defecto

CAPTURA

DE LISTA DE PRECIOS POR DEFECTO

Cuando usted instala el software se crean dos listas de precios por defecto: una para compra y otra para ventas. Cada una contiene solo una versin de la lista

de precios y una sola lnea en esa versin.

El Precio de Venta se coloca por defecto al valor dado en la Lista de Precios en el archivo del producto. No hay descuento, ni suplemento ni redondeo alguno para influir en el clculo de precio. Esta regla por defecto se aplica a todos los productos y todas las categoras de producto para una cantidad mnima de 1. Entonces el precio de venta de un producto viene del precio especificado en el archivo del producto. En este sentido, las compaas que no necesiten listas de precios especializadas pueden usar simplemente el precio definido en el archivo del producto.

El precio para compras definido en la Lista de Precios por defectos se establece del mismo modo por el Costo Estndar del producto en el archivo de producto.

Caso de uso de listas de precios Tomemos el caso de una compaa que comercia sistemas de IT, para quienes se han configurado las siguientes categoras de producto:

Todos los productos:

1. Accesorios

Impresoras

Scanners

Teclados y mice

1. Computadoras

Porttiles

_ Porttiles de pantalla grande

Computadoras

- Computadoras de oficina

_ Computadoras profesionales

Adems, los productos presentados en la siguiente tabla estn definidos en la moneda del plan de cuentas instalado.

Ejemplos de productos con sus diferentes precios Producto Lista de Precios Precio Estndar Precio por defecto del proveedor 893 920 50 1000

Acer Porttil Toshiba Porttil Teclado Cherry Computadora de oficina Definicin de la lista de precios

1200 1340 100 1400

887 920 50 1000

Ahora defina la lista de precios para revendedores como sta:

Para computadoras porttiles, el precio de venta se calcula de la lista de precios del proveedor Acer, con un suplemento del 23% sobre el precio de compra.

Para todos los otros productos, el precio de venta est dado por el costo estndar en el archivo del producto, sobre el que se agrega un 31%. El precio debe terminar en ".99".

El precio de venta de los teclados Cherry se fijan en 60 para la cantidad mnima de 5 teclados comprados. De otra manera se usa la regla de arriba.

Asuma que la lista de precios de Acer est definida en Open ERP. La lista de precios para revendedores y la versin de la lista de precios contienen tres lneas:

1. Lnea Acer

Categora de Producto: Porttiles.

Basado en: Otra lista de precios.

Lista de precios si hay otra: Lista de precios de Acer.

campo1: -0,23.

Secuencia: 1

1. Lnea Cherry

Plantilla de producto: Cherry, teclado

Cantidad mnima: 5

campo1: 1

campo2: 60

Secuencia: 2

1. Lnea Otros Productos:

Basado en: Lista de precios estndar.

Campo1: -0,31.

Campo2: -0,01.

Secuencia: 3.

El campo Secuencia a la segunda regla debe configurarse debajo que la de la tercera regla de este ejemplo. Si no se hace as, la tercera regla siempre ser aplicable porque una cantidad de 5 es mayor que una cantidad de 1 para todos los productos.

Note tambin que para fijar un precio de 60 para los teclados Cherry, se us la frmula Precio = Precio base x (1-1.0) + 60.

Condiciones de contratos de clientes La compaa comercial puede establecer ahora condiciones especficas para un cliente, como la compaa Compumax, que puede haber firmado un contrato vlido con las siguientes condiciones:

Para Porttiles Toshiba, Compumax se beneficia con un descuento del 5% sobre el precio de reventa.

Para todos los otros productos, las condiciones de reventa no cambian.

La lista de precios para Compumax, llamada "Contrato Compumax", contiene dos reglas:

1. Lnea Toshiba porttil:

Producto: Toshiba porttil.

Basado en: Otra lista de precios.

Lista de precios si hay otra: Lista de Precios revendedor.

Campo1: 0,05.

Secuencia: 1.

1. Lnea Otros Productos:

Producto:

Basado en: Otra lista de precios.

Lista de precios si hay otra: Lista de precios de revendedor.

Secuencia: 2.

Una vez que esta lista ha sido cargada, encuentre el archivo de asociado para la compaa Compumax. Haga click sobre la pestaa Propiedades y luego el campo Lista de Precios de Venta para seleccionar Contrato Compumax. Ya que el contrato es vlido por un ao, complete los campos Fecha de inicio y Fecha de finalizacin en la versin de lista de precios.

Entonces cuando el personal de venta prepare un estimado para Compumax, los precios propuestos se calcularn automticamente a partir de las condiciones del contrato.

Otras bases para el clculo de precios Open ERP provee una manera de hacer precios dependiendo de cualquier campo del formulario de producto, no solo los campos predefinidos: Lista de
precios

y Precio de Costo. Para hacerlo, use el men Productos > Configuracin

> Tipos de precio. Luego cree una nueva entrada correspondiente a un nuevo tipo de precio. Ingrese el nombre del campo (por ejemplo: Precio al pblico) y la moneda en que se expresa. Nuevos campos se agregan al archivo del producto para que puedan usarse en los clculos.

Una vez que haya hecho esto, usted puede hacer una dependencia sobre el nuevo tipo de precio en la lista de precios. As, al agregar el campo Peso y/o Volumen usted puede variar el precio de una pieza de producto como una funcin de su peso y/o su volumen. Esto es diferente que definir un precio por peso porque en ese caso la unidad de medida por defecto sera peso y no por pieza (por ejemplo, usted podra tener una caja de cerezas con un precio por unidad, ms que 200 gr de cerezas con un precio por gramo).

Gestin de precios en varias monedas Desde que cada lista de precios se definen en una sola moneda usted debe crear listas de precios separadas para las otras monedas en las que vende. Entonces, si su compaa comercial quiere empezar un catlogo de productos en otra moneda, usted tiene varias posibilidades:

Codificar el precio en una nueva lista de precios independiente y mantener las listas en dos monedas separadas.

Crear un campo en el formulario de producto para la nueva moneda y hacer la lista de precios dependiente del nuevo campo: los precios se mantienen separados, excepto en el archivo de producto.

Crear una nueva lista de precios para la segunda moneda y hacer que esta lista dependa de otra lista de precios o de un precio de producto: la conversin entre monedas se har automticamente segn los ltimos ndices. Esta solucin suele ser la ms flexible y la ms simple para mantener a medida que cambien los precios.

Gestin de Contratos de Servicios

Los contratos pueden tomar diferentes formas en Open ERP, dependiendo de su naturaleza. As, usted puede tener diferentes tipos de contrato de servicio tales como:

Contratos con precios fijados.

Contratos costo-reembolso, facturados cuando se completan los servicios.

Contratos con precios fijados, facturados mensualmente a medida que los servicios se llevan a cabo. Caso: Presupuestos de contrato Algunas compaas se comprometen a contratos sobre la base de un volumen requerido a un cierto precio por un periodo definido. En este caso, el contrato se representa por medio de una lista de precios para este cliente especfico. La lista de precios se enlaza en la pestaa Propiedades del formulario de este asociado, apareciendo cada vez que algo es comprado o vendido a este asociado (dependiendo si es un acuerdo de venta o de compra). Open ERP automticamente selecciona un precio basado en esta lista de precios acordada.

Contrato con precios fijados Los contratos con precios fijados para la venta de servicios se representan en Open ERP en un Pedido de Venta. En este caso, la provisin de servicios se gestiona como cualquier otro producto consumible o almacenable.

Usted puede agregar nuevos pedidos usando el men Gestin de ventas > Pedidos de venta.

PROCESO

DE MANEJO DE UN PEDIDO DE VENTA

El nuevo documento Pedido de Ventas comienza en el estado Presupuesto, por lo que el estimado no tiene impacto contable en el sistema hasta que no sea confirmado. Cuando usted aprueba el documento, su estimado pasa al estado
En Progreso.

Una vez que la orden ha sido aprobada, Open ERO generar automticamente una factura y/o una propuesta de documento de envo basados en los

parmetros configurados en el pedido.

La factura ser gestionada en el sistema dependiendo del campo Poltica de Envo, en la segunda pestaa del pedido Otra informacin:

Pago antes del envo: Open ERP crea una factura en el estado Borrador. Una vez que sea confirmada y pagada, se activa el envo.

Facturacin automtica despus del envo: la orden de envo se produce cuando el pedido es validado. Una factura en borrador se crea cuando el envo ha sido completado.

Envo y facturacin manual: Open ERP comienza el envo a partir de la confirmacin del pedido, y agrega un botn sobre el que usted har click cuando est listo para crear una factura.

Facturacin desde el remito: la factura se crear a partir del remito ms que desde el pedido. Este mtodo es el ms usado en las compaas comerciales. Atencin: Envo de un pedido El trmino 'envo' debera ser tomado en el sentido ms amplio en Open ERP. El efecto de un envo depende de la configuracin del producto vendido. Si su tipo es tanto
Producto almacenable

como Consumible, Open ERP har una

solicitud para packing. Si el tipo de producto es Servicio, el programador de Open ERP crear una tarea en el sistema de gestin del proyecto, o crear una orden de venta de subcontrato si el Mtodo de obtencin del producto es
Hacer a la orden.

La facturacin despus del envo es: facturacin por los servicios cuando las tareas han sido cerradas. Cuando firme un nuevo contrato usted solo tiene que ingresar el pedido en el sistema y Open ERP rastrear el pedido.

Esto trabaja bien para pequeos pedidos. Pero para pedidos de servicios de ms valor usted quiz quiera facturar varias veces a lo largo del contrato, por ejemplo:

30% al momento del pedido

40% al momento de completarlo

30% un mes despus que el sistema est en produccin

En este caso, usted debera crear varias facturas para un nico pedido, y para ello tiene dos opciones:

No manejar la facturacin automticamente desde el pedido, sino hacer facturacin manual.

Crear facturas borrador y vincularlas a la tercera pestaa Historial, en la seccin Facturas Relacionadas. Cuando cree una factura desde el pedido, Open ERP deduce los montos de las facturas ya vinculadas al pedido para calcular el valor a facturar propuesto.

Contratos costo - reembolso Algunos contratos no se facturan desde un precio fijo en el pedido, sino a partir del costo de los servicios llevados a cabo. Esto pasa frecuentemente en el sector de la construccin o en grandes proyectos.

El enfoque que usted use para esto es totalmente diferente porque en vez de usar los pedidos de ventas como la base de la factura, usted debe usar las cuentas analticas. Para esto usted debe tener instalado el mdulo
hr_timesheet_invoice.

Se crea una cuenta analtica para cada nuevo contrato. Los siguientes campos deben ser completados en esa cuenta analtica:

Asociado: asociado relacionado con el contrato.

Lista de precios de venta: lista de precios de los productos (servicios) especificados en el contrato.

ndice de Facturacin: por ejemplo, 100%.

La seleccin de un ndice de facturacin es una forma indirecta de especificar que el proyecto ser facturado sobre la base de los costos analticos. Esto puede tomar diferentes formas, como el envo de los servicios, compra de materia prima y reembolsos de gastos. Consejo: Listas de precios e ndice de facturacin Usted puede seleccionar una lista de precios sobre la cuenta analtica sin tener que usarlo en ndices especficos de facturacin. Este caso es para un proyecto de cliente que va a ser facturado, pero no directamente a partir de los costos analticos. Poniendo la lista de precio en la cuenta analtica hace posible comparar las ventas reales con el mejor caso donde todos los servicios seran facturados. Para obtener esta comparacin usted debe imprimir el balance analtico a partir de la cuenta analtica. Los servicios se cargan sobre hojas de asistencia por varias personas que trabajan sobre el proyecto. Peridicamente, el gerente de proyecto o gerente de cuenta usa el siguiente men para preparar una factura: Gestin Financiera > Procesamiento Peridico > Facturacin sobre una base temporal > Horas no facturadas.

PANTALLA

PARA FACTURACIN DE SERVICIOS

Open ERP luego mostrar todos los costos que no han sido facturados todava. Usted puede filtrar la lista propuesta y hacer click en el botn de accin apropiado para generar las facturas correspondientes. Usted puede seleccionar el nivel de detalle con el que se reporta en la factura, tal como la fecha y los

detalles de los servicios.

Los gerentes de proyectos o los gerentes de cuentas pueden facturar servicios sobre diferentes proyectos cuando lo necesiten. Para un pantallazo general de eso, ellos puede abrir los proyectos de los que que son responsables desde el men Gestin de Proyectos > Cuentas Analticas.

Seleccione un proyecto, y abra sus entradas analticas usando el botn Costos a facturar. Usted encontrar una lista de costos que pueden ser facturados al cliente:

Tiempo trabajado

Reembolso de gastos

Compra de materia prima

Usted puede entonces facturar las lneas seleccionadas usando la accin Facturar costos.

Contratos con precio fijado facturados a medida que se lleva a cabo el servicio Para proyectos de gran valor, la facturacin de precios fijados basados en los pedidos de ventas no siempre es apropiada. En el caso de proyectos de servicio planeados para ejecutarse en 6 meses aproximadamente, la facturacin podra estar basada en lo siguiente:

30% en el momento del pedido

30% a mitad de camino del proyecto

40% al momento del envo

Este enfoque se usa con frecuencia en una compaa pero hay otras opciones. Este mtodo de facturacin puede dar varios problemas para la organizacin y la facturacin del proyecto:

Es muy difcil determinar si el proyecto est en camino o no. El punto final es difuso lo que puede resultar en una discusin con el cliente al momento de la facturacin final.

Si el proyecto toma ms o menos tiempo que el pronosticado, esto resultar efectivamente infra o sobre facturacin durante el proyecto.

Usted tendr una respuesta apropiada dependiendo del cliente. Por ejemplo, si el cliente se toma un largo tiempo para firmar la aprobacin del proyecto, usted no puede facturar el 40% remanente aunque usted haya provisto el servicio acordado adecuadamente.

El gerente de cuenta y el gerente de proyecto son con frecuencia diferentes personas. El gerente de proyecto tiene que avisar al gerente de cuenta cundo el cliente puede ser facturado, pero ese momento puede ser fcilmente olvidado o confundido.

El proyecto puede ser fijado por costos de servicios pero tiene extras acordados, como reembolso por gastos de viajes. La facturacin desde el pedido no se adapta bien a este enfoque.

Open ERP brinda un tercer mtodo de facturacin de servicios que puede ser til en proyectos largos. Esto consiste en la facturacin peridica del proyecto sobre la base del tiempo trabajado hasta un monto fijado que no puede sobrepasarse. Al final del proyecto se genera una factura final o una nota de crdito para ajustarse al monto total del valor fijado para el proyecto.

Para configurar un proyecto as, usted debe establecer una tasa de facturacin, una lista de precios y un monto mximo sobre la cuenta analtica para el proyecto. Los servicios se facturan a lo largo del proyecto, ya sea por el

gerente de proyecto o por el gerente de cuenta, tal como los proyectos que se facturan por tiempo trabajado. Los gerentes pueden aplicar un reembolso sobre la factura final si el proyecto toma ms tiempo para completarse que el permitido por el contrato.

Cuando se termina el proyecto usted puede generar la factura de cierre usando el botn Factura Final en la cuenta analtica. Esto calcula automticamente el balance final de la factura, tomando los montos ya cargados en la cuenta. Si el monto ya facturado es ms grande que el mximo acordado, entonces Open ERP genera una nota de crdito borrador.

Este enfoque ofrece muchas ventajas en comparacin con los mtodos tradicionales de facturacin en fases para contratos de precios fijados:

Los contratos con precios fijados y los contratos costo-reembolso se facturan de la misma forma, lo que hace que los procesos de facturacin de la compaa sean simples y sistemticos an cuando los proyectos sean mixtos.

Todo se factura sobre la base del tiempo trabajado, haciendo fcil predecir la facturacin a partir de planes vinculados a las diferentes cuentas analticas.

Este mtodo de procedimiento educan a los gerentes de proyecto y al cliente porque los reembolsos tienen que darse por el trabajo hecho si el proyecto se derrumba.

La facturacin sigue el curso del proyecto y evita la depender de la buena voluntad del cliente en la aprobacin de ciertas fases.

La facturacin de gastos sigue el mismo flujo de trabajo, y por eso es muy simple. Consejo: Negociacin de contratos

En la negociacin del contrato, las condiciones de facturacin son dejadas de lado frecuentemente por el cliente. Entonces puede ser dificultoso aplicar este mtodo de facturacin. Contratos limitados a una cantidad Finalmente, ciertos contratos se expresan en trminos de una cantidad en vez de un monto fijo. Los contratos de soporte que comprenden un nmero de horas prepagadas son un ejemplo.

Usted puede configurar un mximo nmero de horas para cada cuenta analtica. Cuando los empleados carguen su tiempo trabajado sobre el contrato de soporte en las hojas de asistencia, las horas se deducen automticamente del mximo establecido en cada cuenta analtica.

Usted debe tambin nombrar a alguien en la compaa responsable de la renovacin de contratos vencidos. Ellos se transforman en los responsables de buscar a lo largo de la lista de cuentas aqullas que muestren horas remanentes en negativo.

El contrato de cliente puede limitarse a cierta cantidad de horas, y tambin puede limitarse en plazos. Para ello, usted debe establecer una fecha de finalizacin para la correspondiente cuenta analtica.

Planeamiento que mejora el liderazgo

El planeamiento en una compaa toma con frecuencia la forma de una reunin peridica entre los diferentes equipos. Cada equipo tiene un cierto nmero de proyectos y objetivos que ellos deben organizar y para los que deben establecer prioridades.

Idealmente, estas reuniones de planeamiento deben ser cortas pero regulares y sistemticas. Pueden ser semanales o mensuales dependiendo del tipo de actividad. Una reunin de planeamiento tiene generalmente tres etapas:

1. Minutos del perodo precedente y anlisis del trabajo realizado comparado con el trabajo planeado.

2. Presentacin de nuevos proyectos.

3. Planeamiento del prximo perodo.

La funcin de planeamiento cubre varios objetivos que sern descriptos en esta seccin:

Planeamiento de proyectos en vivo contra los compromisos que se han hecho a los clientes.

Determinacin de requerimientos de RR. HH. en el mes por venir

Establecimiento de trabajo para cada empleado para los perodos por venir

Anlisis del trabajo realizado en los perodos precedentes

Paso de los objetivos de alto nivel a niveles ms bajos en la estructura de la compaa Consejo: El rol social del planeamiento Algunos gerentes de proyecto creen que pueden gestionar el planeamiento ellos solos. Estn generalmente sobrecargados de trabajo y piensan que las reuniones son una prdida de tiempo. An cuando el personal pueda gestionar su trabajo por ellos mismos, estas reuniones regulares tambin sirven para tranquilizar a todos. Si ellas, usted puede caer en situaciones de estrs excesivo a partir de: * Sentimientos de sobrecarga de trabajo porque han perdido de vista sus prioridades.

* Falta de retroalimentacin y rastreo del trabajo que ya se complet. * Impresin de pobre organizacin si sta no ha sido explicitada. As, el rol social del planeamiento no debera ser dejado de lado. Todos hemos experimentado un ambiente de estrs en una compaa derivado de la falta de comunicacin y planeamiento.

Planeamiento por tiempo o por tareas? Hay dos grandes enfoques al planeamiento empresarial: el planeamiento por tarea y el planeamiento por tiempo. Usted puede gestionar ambos con Open ERP.

En el planeamiento por tarea, el gerente de proyecto asigna tareas de los diferentes proyectos a cada empleado durante un perodo dado. Los empleados entonces pueden llevar a cabo con precisin el trabajo que se les ha asignado.

El planeamiento por tiempo consiste en asignar, a cada empleado, un tiempo en cada uno de los diferentes proyectos por el perodo concerniente. Las tareas de cada proyecto se ordenan por prioridad y pueden ser directamente asignadas a un usuario o permanecer sin asignacin. Cada empleado entonces elige la tarea que har a continuacin, basado en los planes y en las prioridades relativas de las tareas.

PLANEAMIENTO

MENSUAL DEL TIEMPO DE TRABAJO DE CADA EMPLEADO

La figura muestra una sesin de planeamiento mensual donde los planes han sido hechos para que cada empleado pase un nmero de das de trabajo en varios proyectos.

En este enfoque de planeamiento basado en el tiempo, las prioridades del cliente no figuran ms en el planeamiento, pero estn explcitas en la lista de tareas. Entonces este enfoque le ayuda a separar el planeamiento de recursos humanos en proyectos, de la priorizacin de tareas en un proyecto.

Ejemplo: Comparacin de los dos mtodos de planeamiento Para ilustrar las diferencias entre el planeamiento por tiempo y el planeamiento por tarea, tome el caso de un proyecto de IR que tiene un tiempo de trabajo estimado de seis meses. Este proyecto est gestionado por ciclos iterativos de desarrollo de alrededor de un mes y se hace una presentacin al cliente al final de cada ciclo para marcar el progreso del proyecto. En esta reunin usted planea qu debe llevarse a cabo el mes siguiente. Al final del mes, el gerente de cuenta para el proyecto factura al cliente por el trabajo realizado en el proyecto. Suponga que el proyecto tiene una demora porque es ms complejo de lo que esperaba. Hay dos maneras de resolver el retraso si usted no tiene ms recursos: usted puede demorarse en la entrega de las funciones planeadas, o bien estar a tiempo pero con menos funciones que las planeadas. Si su planeamiento se basa en fases y tareas, usted reportar en la reunin con el cliente que tomar varias semanas completar todo lo que ha sido planeado para la fase actual. En cambio, si usted est planeando por tiempo usted mantendr la reunin con el cliente para cerrar la fase de desarrollo actual y planear la nueva, pero solo ser capaz de presentar parte de las funcionalidades planeadas. Si el cliente es sensible a la demora, el primer enfoque causar un malestar agudo. Usted tendr que replanear el proyecto y todas sus fases futuras para tomar en cuenta esa demora. Es probable que haya problemas ms tarde con la facturacin, porque ser difcil para usted facturar por un trabajo que ha sido completado pero que todava no ha sido mostrado al cliente. El segundo enfoque requerir que usted reporte las funciones que no han sido completadas, y cmo encajaran en una futura fase de planeamiento. Sin embargo, esto no supondr una pausa en el tiempo de trabajo asignado al proyecto. Usted tendra que generar dos listas: un plan para el personal para los diferentes proyectos, y la lista de tareas priorizadas para el proyecto del cliente. Este enfoque ofrece varias ventajas sobre el primero:

* El cliente tendr la opcin de demorar el final del proyecto planeando una fase extra, o dejando ir algunas funciones menores para ser capaz de entregarle un sistema final ms rpidamente. * El cliente puede replanear las funciones tomando en cuenta la nueva demora. * Usted ser capaz de hacer que el cliente se de cuenta gradualmente que el proyecto progresa bajo presin y que el trabajo es quizs ms complejo que lo que se haba estimado al principio. * Una demora en la entrega de varias de las funciones no afectar necesariamente ni la facturacin mensual ni el planeamiento del proyecto. Ser capaz de separar el planeamiento de los recursos humanos de la priorizacin de tareas simplifica la gestin de asuntos complejos, como el ajuste de las licencias de los empleados o el manejo del constante cambio en las prioridades en los proyectos. Creacin de planes Con el mdulo report_analytic_planning usted puede crear sus planes mensuales a travs del men Recursos Humanos > Planeamiento > Planeamiento.

Sobre cada lnea lnea de planeamiento usted debera cargar el usuario, la cuenta analtica concerniente y la cantidad de tiempo asignado. La cantidad ser expresada en horas o en das dependiendo de la unidad de medida usada. Para cada lnea, usted puede agregar una nota breve acerca del trabajo a realizar.

Una vez que el plan ha sido guardado, use las otras pestaas del formulario de planeamiento para chequear que el monto de tiempo asignado a los empleados o a los proyectos es correcto. El tiempo asignado debe corresponder con el del contrato de empleo de los empleados, por ejemplo 37,5 horas por semana. El tiempo pronosticado para el proyecto debe ajustarse al compromiso que usted ha tomado con el cliente.

Usted debera, idealmente, completar todo el planeamiento para el presente perodo. Usted tambin puede completar algunas lneas en el planeamiento de meses futuros, reservando recursos sobre los diferentes proyectos en respuesta a los compromisos con los clientes, por ejemplo. Esto le permite gestionar los recursos humanos disponibles para los meses que vienen.

Uso correcto del planeamiento Los planes pueden ser impresos y/o enviados por correo electrnico a los empleados. Si usted instala el mdulo board_project cada empleado puede tener acceso a un tablero de comando que le mostrar grficamente el tiempo que se le ha asignado para un proyecto y el tiempo que ha consumido hasta ahora. As, cada empleado puede decidir a qu proyectos dar prioridad. Luego selecciona una tarea en el proyecto de prioridad ms alta, ya sea una tarea asignada directamente a ese empleado o bien una que no est asignada pero que es capaz de completar y es de alta prioridad.

Al final del perodo usted puede comparar la duracin del trabajo efectivo sobre los diferentes proyectos con el que se estim al comienzo. Imprima el plan para obtener una comparacin del tiempo de trabajo planeado y el tiempo real trabajado.

COMPARACIN

DE HORAS PLANEADAS, HORAS TRABAJADAS Y PRODUCTIVIDAD DE EMPLEADOS POR PROYECTO

Usted puede estudiar adems varias de las estadsticas de sus proyectos desde el men Recursos Humanos > Reportes > Planeamiento.

Planeamiento en todos los niveles de la jerarqua Para disponer de un planeamiento a lo largo de toda la compaa, usted puede usar un sistema de delegacin de planeamiento. Para ello necesita el mdulo
report_analytic_planning-delegate.

Con este mdulo, el formulario de entrada de

planeamiento cambia para reflejar la estructura jerrquica de la compaa. Para ingresar datos en una lnea usted puede:

Asignar a un empleado tiempo para un proyecto.

Asignar tiempo para un proyecto a un gerente de departamento para su equipo completo.

Usted puede asignar el tiempo de trabajo en proyectos para el total de un departamento, sin tener que detallar las tareas de cada empleado. Entonces, cuando un gerente de departamento cree su propio plan encontrar qu se requiere de su grupo por su gestin al pie del formulario. En la parte superior del formulario hay lugar para asignar el trabajo en detalle a cada miembro del departamento.

Si usted no tiene que planear tiempo de trabajo en un borrador final, usted puede hacerlo sobre una cuenta analtica que depende de cuentas hijas. Esto significa que usted puede crear planes para objetivos de alto nivel del equipo de gerentes y luego distribuirlos hacia abajo a travs de los diferentes departamentos para establecer un presupuesto de tiempo para cada empleado. Cada gerente luego usa sus propios planes para gestionar su nivel de la jerarqua.

Tratamiento de gastos
Los gastos de los empleados son cargos ocasionados en nombre de la compaa. La compaa entonces los reembolsa al empleado. Los recibos encontrados con ms frecuencia son:

Viaje en auto, reembolsado por unidad de distancia (kilmetro).

Gastos de comida, reembolsados en base a la factura.

Otros gastos, como librera y libros, destinados a la compaa pero llevados a cabo por el empleado.

Un proceso integrado

ESQUEMA

DE UN PROCESO DE REEMBOLSO DE GASTOS

Los gastos generados por empleados se agrupan en perodos de una semana o un mes. Al final del perodo, el empleado confirma todos los gastos y una planilla con el resumen se enva al gerente de departamento. El gerente es responsable de aprobar todas las solicitudes de gastos generadas por su equipo. La planilla de gastos debe estar firmada por el empleado, quien tambin adjunta all todos los recibos.

Una vez que la planilla ha sido aprobada por el jefe de departamento se enva a los contadores, quienes registran responsabilidad de la compaa hacia el empleado. Contabilidad puede tambin pagar esta factura y reembolsar al empleado que ha puesto el dinero previamente.

Algunos recibos son para los gastos del proyecto, entonces stos pueden ser adjuntados a la cuenta analtica. Los costos incurridos se agregan al costo suplementario de la cuenta analtica cuando la factura es aprobada.

Usted necesitar facturar al cliente por estos gastos, dependiendo del contrato preciso que se ha negociado. Los gastos de viaje y subsistencia se manejan as generalmente. stos pueden ser recargados al cliente a fin de mes si el precio del contrato ha sido negociado ms expensas.

Si usted tiene que seguir muchos pasos para reclamar estos gastos, esto puede transformarse rpidamente en algo engorroso, sobre todo para aquellos empleados que alegan varias lneas de gastos diferentes. Si usted tiene un buen sistema que integre la gestin de estos reclamos, usted puede evitar muchos problemas y aumentar sutilmente la productividad de su personal.

Si sus sistemas manejan sus gastos bien, usted puede evitar prdidas significativas estableciendo los trminos de venta efectivamente. En contratos con precio fijado, los reembolsos se facturan habitualmente de acuerdo con el gasto real. Le conviene sistematizar su tratamiento y automatizar el proceso al

mximo, para recargar tanto como pueda contractualmente.

Reclamo de gastos Con el mdulo hr_expenses usted puede automatizar la gestin de reclamo de gastos. Los usuarios pueden cargar sus gastos a travs del men Recursos Humanos > Gastos > Mis gastos.

Un formulario de gastos comienza en el estado Borrador. Un empleado carga una lnea por cada gasto individual. Sobre una lnea se carga el producto, la cantidad, el monto total incluyendo impuestos, y tambin la cuenta analtica del proyecto relacionado para cualquier gasto que pueda ser recargado.

El conjunto de gastos aceptados por la compaa debe haber sido creado previamente usando el formulario de producto de Open ERP. Usted, por ejemplo, podra crear un producto con los siguientes parmetros para el reembolso de gastos de viaje en auto a 0,25 el kilmetro:

Producto: viaje en auto

Unidad de medida: km

Costo Estndar: 0,25

Precio de venta: 0,30

Tipo de producto: Servicio

El empleado mantiene su planilla de gastos en estado Borrador mientras la completa a lo largo del perodo. Al final del perodo (semana o mes) puede confirmar su formulario de gastos usando el botn Confirmar en el formulario. Esto lo pasa al estado En espera de validacin.

Al final del perodo el gerente de departamento puede acceder a la lista de

formularios de gastos esperando aprobacin usando el men Recursos Humanos > Gastos > Todos los Gastos > Gastos esperando validacin. Atencin: Gestin de roles Usted debe asignar el rol Recursos Humanos - Gastos a un usuario para permitirle que apruebe estos gastos. Usted debera asignar este rol nicamente a las personas responsables de proyectos o departamentos. Usted puede asignar tambin el rol Recursos Humanos Facturacin de gastos a usuarios responsables de crear facturas. Estos roles pueden superponerse (la misma persona que aprueba los gastos de su grupo de contabilidad puede ser tambin responsable de crear las facturas). El gerente de departamento puede entonces aprobar los gastos, los que automticamente crea una factura proveedor en nombre del empleado, para que ste pueda ser reembolsado. Una cuenta analtica se codifica sobre cada lnea de la factura. Cuando se confirma la factura, las entradas de contabilidad analtica y general se generan automticamente tal como se hace con cualquier otra factura.

Si usted establece su facturacin sobre la base de servicio de tiempo o costos analticos, el gasto ser automticamente recargado al cliente cuando se genere su factura por los servicios asociados con el proyecto.

La facturacin a partir de hojas de asistencia le permite preparar todas sus facturas en un sistema integrado, todas los gastos y hojas de asistencia para el proyecto de un cliente.

Organizacin interna y Gestin de proyectos

Si usted cuenta con un buen sistema para la gestin de tareas, entonces toda su compaa ser beneficiada. Los mdulos de gestin de proyectos de Open ERP le permiten gestionar y rastrear las tareas eficientemente, trabajar en ellas efectivamente, delegarlas rpidamente y rastrear las tareas delegadas estrechamente. Open ERP tambin ayuda a manejar el tiempo personal de sus empleados en la organizacin, y este captulo propone una metodologa orientada a mejorar la productividad de los ejecutivos.

Gestin de proyectos
En el captulo previo usted lidi con la gestin financiera de los proyectos, que estaba basada en las cuentas analticas de Open ERP, estructurados en casos. Esta forma de trabajar le permite analizar planes de tiempo y presupuestos, controlar la facturacin y gestionar sus diferentes contratos.

En este captulo usted puede usar la gestin de proyectos operacional para organizar tareas y planear el trabajo que necesita para que las tareas se completen. Todas las operaciones necesarias se llevan a cabo a travs del men Gestin de proyectos. Terminologa: Proyecto En Open ERP, un proyecto est representado por una serie de tareas a ser completadas. Los proyectos tienen una estructura de rbol que puede ser dividida en fases y subfases. Esta estructura es muy til para la organizacin del trabajo. Mientras que las cuentas analticas miran las actividades pasadas de la compaa, el rol de la gestin de proyectos es planear el futuro. An cuando hay una relacin cercana entre los dos (tal como cuando un proyecto ha sido planeado y luego completado a travs de Open ERP), hay todava dos diferentes conceptos, contribuyendo cada uno a un flujo de

trabajo flexible. La mayora de los proyectos de los clientes estn representados por:

Una o varias cuentas analticas en el sistema de cuentas para rastrear el contrato y sus diferentes fases.

Uno o varios proyectos en la gestin de proyectos para rastrear el proyecto y las diferentes tareas a ser completadas.

Definicin de un proyecto y sus tareas Para definir un nuevo proyecto, vaya al men Gestin de proyectos > Configuracin > Proyectos y haga click en Nuevo.

Si el proyecto se divide en diferentes fases, usted puede crear un subproyecto para cada una de las fases. Luego establezca el proyecto padre en cada subproyecto. Cuando consulte la lista de proyectos (Gestin de proyectos > Todos los proyectos ), usted acceder a una vista jerrquica de los proyectos y sus diferentes fases y subfases.

Tildando la opcin Avisar al gerente, usted puede configurar la sistema para que enve al gerente del proyecto una solicitud cada vez que se cierra una tarea.

El estatus de un proyecto puede tomar los siguientes valores:

Abierto:

cuando el proyecto est siendo llevado a cabo.

Pendiente:

cuando est pausado.

Cancelado:

cuando el proyecto ha sido cancelado y por lo tanto abortado.

Hecho:

cuando el proyecto ha sido completado exitosamente.

En la segunda pestaa, Informacin del Asociado, usted puede cargar informacin acerca del asociado si ste es un proyecto relacionado con un cliente o con un proveedor.

Si usted tilda la opcin Avisar al Gerente, debera definir un encabezado y un pie de pgina en la misma pestaa para usar en un correo electrnico. Open ERP prepara entonces un correo electrnico que el usuario puede enviar al cliente cada vez que una tarea se complete. El contenido de este correo est basado en detalles de las tareas de proyecto y puede ser modificado por el usuario antes de ser enviado. Nota: Estudio de satisfaccin del cliente Algunas compaas tienen un sistema donde los correos electrnicos se envan automticamente al final de una tarea solicitando al cliente que complete una encuesta en lnea. La encuesta les permite hacer diferentes preguntas acerca del trabajo llevado a cabo para evaluar la satisfaccin del cliente a medida que el proyecto progresa. Esta funcin puede ser usada por compaas certificadas ISO 9001, para medir la tasa de satisfaccin del cliente. Una vez que un proyecto ha sido definido, usted puede codificar las tareas a realizarse. Para esto, usted tiene dos posibilidades:

Codificar nuevas tareas directamente en el formulario de proyecto usando la tercera pestaa, Tareas.

Desde el men Gestin de proyectos > Todas las tareas, cree una nueva tarea y asgnela a un proyecto existente.

Gestin de tareas Cada tarea contiene uno de los siguientes estatus, dependiendo del estado:

Borrador:

la tarea ha sido ingresada pero no ha sido validada todava por la

persona que debe hacerlo

Abierta:

la tarea est siendo realizada

Cerrada:

la tarea est completa

Cancelada:

la tarea ha sido cancelada y no se realizar

Pendiente:

la tarea est esperando por un documento o por otra tarea para

ser realizada

Una tarea puede ser asignada a un usuario, que se transforma en el responsable de cerrarla. Pero usted tambin podra dejarla sin asignar para que nadie en particular sea el responsable: varios miembros de un equipo, en cambio, son colectivamente responsables de las tareas para las que ellos tienen las herramientas.

TAREAS

EN GESTIN DE PROYECTOS

Cada usuario gestiona entonces su propia tarea usando los diferentes mens disponibles. Para abrir la listas de tareas no cerradas que usted tiene asignadas especficamente, use el men Gestin de Proyectos > Mis tareas > Mis tareas abiertas. O para abrir las tareas no asignadas, vaya a Gestin de Proyectos > Todas las tareas > Tareas no asignadas y seleccione las tareas en estado Borrador y Abierta de esa lista. Consejo: Atajos Cada usuario debera crear un vnculo al men Mis Tareas Abiertas en sus propios atajos, porque tendrn que consultar este men varias veces al da. Cuando un usuario trabaja en una tarea, l puede cargar su trabajo en la lista del campo Trabajo de tarea al pie del formulario. Las Horas efectivas se calculan automticamente a partir del trabajo all codificado. Nota: Tareas y hoja de asistencia

El mdulo hr_timesheet_project le brinda una forma de crear la hoja de asistencia diaria automticamente desde el trabajo efectivo hecho para cada una de las diferentes tareas. De este modo usted no tiene que codificar los servicios dos veces, una para la tarea del proyecto y otra para la hoja de asistencia. Cuando usted quiera completar su hoja de asistencia, use el men Recursos Humanos > Hojas de Asistencia > Mis hojas de Asistencia > Importar Proyectos. Asignacin de roles: Gerentes de cuenta y Gerente de proyecto En algunas compaas se definen dos responsabilidades diferentes para cada proyecto importante:

Alguien responsable por el cliente

Alguien responsable por la gestin del proyecto tcnicamente

La persona responsable por el cliente, el gerente de cuenta del cliente, aprueba las solicitudes del cliente, escribe propuestas de ventas y asegura que estas actividades y la facturacin progresen apropiadamente. l es responsable de la definicin funcional de las necesidades de los clientes. El gerente de cuenta debera tener un perfil de ventas, ventas tcnicas o financiero.

La persona responsable del seguimiento tcnico del proyecto se llama gerente de proyecto. Hace que el proyecto ocurra, organizando y subcontratando las diferentes tareas del proyecto. El gerente de proyecto debera ser responsable de un equipo de desarrollo que lleve a cabo el proyecto y tener generalmente un perfil tcnico.

En Open ERP, el gerente de cuenta del cliente sera responsable de mantener las cuentas analticas para el proyecto, y debera ser cargado en el campo Gerente de Cuenta en la primera pestaa del formulario de la cuenta analtica. El gerente de proyecto es responsable del mismo y sus diferentes

tareas debera tambin ser cargado en el campo Gerente de proyecto en la primera pestaa del formulario del proyecto. Una cuenta analtica se vincula a un proyecto en la segunda pestaa del formulario del proyecto, Informacin del Asociado.

Si usted no hace esa distincin entre los roles, entonces ponga a la misma persona en ambos campos.

Facturacin de tareas Ya se han visto varios mtodos de facturacin:

Facturacin desde un pedido de ventas

Facturacin sobre la base de los costos analticos (tiempos de servicio, gastos)

Facturacin sobre la base de las entregas

Facturacin manual

Existe otro mtodo, sin embargo: facturacin a partir de las tareas a medida que stas se cierran. Para hacerlo, primero configure el proyecto con una Lista de Precios y un producto cuyos detalles sern listados en la factura. Los diferentes modos de facturacin en el campo Modo de fijacin de precio son:

Por proyecto: el precio de venta se fija y anota en el proyecto.

Por hora: se establece una tarifa horaria, y la factura se crear en base al tiempo estimado por el gerente de proyecto para esa tarea.

Por hora efectiva: se establece una tarifa horaria, y Open ERP usa el campo Horas efectivas para crear el monto de la factura cuando se

completa la tarea.

El asociado al que se factura debe ser especificado en la definicin del proyecto. Pero si usted tiene un proyecto con mltiples clientes puede codificar un cliente diferente en cada tarea individual. Esto significa que usted puede configurar proyectos soporte genricos y facturar cada tarea a un cliente diferente.

Para facturar automticamente diferentes tareas, use el men Gestin de Proyectos > Todas las tareas > Tareas Cobrables. Seleccione las lneas de las tareas que quiera facturar desde alguno de los submens y haga click en Facturar tareas desde el men de acciones a la derecha del formulario para crear las facturas.

Para ser facturada, la tarea debe haber sido marcada como tal. Tilde la opcin Para ser facturada en la pestaa Informacin extra en el formulario de definicin de tarea. Nota: Facturacin por proyecto Si su facturacin est basada en tareas a una tasa acordada por cada proyecto, usted puede especificar tareas al comienzo de un proyecto o una fase. Entonces por cada fase en un proyecto que va a ser facturado, usted crea un recibo de tarea o una nota de entrega. Cuando la tarea ha sido cerrada el gerente de cuenta puede facturar automticamente todos los proyectos o fases de proyectos que se muestren en la lista de tareas a facturar. Aunque la facturacin de tareas pueda parecer til en ciertas situaciones, es mejor facturar desde el servicio o desde pedidos de compra. Estos mtodos de facturacin son ms flexibles, con varios niveles de precios configurados en la lista de precios,y diferentes productos que pueden ser facturados. Adems es de mucha ayuda limitar el nmero de mtodos de facturacin en su compaa extendiendo el uso de un mtodo de facturacin que usted ya tenga.

Si usted quiere conectar su Pedido de Ventas con las tareas de Gestin de Proyectos, debera crear productos tales como Asesor y Desarrollador Senior. Estos productos deberan ser configurados con el Tipo de Producto Servicio, un Mtodo de Obtencin Hacer a la orden y un Mtodo de Provisin (en la segunda pestaa, Obtencin) de Producir. Una vez que haya configurado esto, Open ERP crear automticamente una tarea en la gestin de proyectos cuando el pedido est aprobado.

Usted tambin puede cambiar alguno de los parmetros del pedido, que afectan a la factura:

Poltica de Envo: Pago previo a la entrega, o Facturacin automtica despus del

envo

(en el cierre de la tarea).

Facturar sobre: Cantidades pedidas o Cantidades enviadas (horas efectivas en la tarea).

Planeamiento y prioridades en la gestin Pueden usarse muchos mtodos para el ordenamiento de las tareas segn sus respectivas prioridades. Open ERP ordena las tareas basado en una funcin de los siguientes campos: Secuencia, Prioridad y Fecha lmite.

Use el campo Secuencia en la segunda pestaa, Informacin extra, para planear un proyecto compuesto de varias tareas. en el caso de un proyecto de IT, por ejemplo, donde las tareas de los desarrolladores se realizan en un orden determinado, la primera tarea a realizarse ser el nmero de secuencia 1, luego los nmeros 2, 3, 4 y as sucesivamente. Cuando usted abra la lista de tareas, estarn listadas en su orden de secuencia.

Si el proyecto est compuesto de tareas sin orden aparente, usted puede dejar el nmero de secuencia en su valor por defecto. En este caso usted usa el campo Prioridad, que puede tomar uno de los siguientes valores: Muy baja, Baja, Media, Urgente, Muy urgente.

Finalmente, si la tarea no tiene una secuencia ni una prioridad, Open ERP usa la fecha en el campo Fecha lmite para ordenar las tareas.

Usted puede usar uno de estos tres mtodos de ordenamiento, o bien combinarlos, dependiendo del proyecto.

Usted puede establecer una grilla de asistencia (o las hojas de asistencia) en el archivo de proyecto. Si usted no especifica nada, Open ERP asume por defecto que usted trabaja 8 horas al da de lunes a domingo. Una vez que una grilla se especifica, usted puede hacer un grfico Gantt del proyecto, usando el botn Imprimir. El sistema entonces calcula un plan de proyecto para la entrega ms temprana usando el ordenamiento de tareas y la grilla de asistencia. Punto: Vista Calendario El cliente Web de Open ERP le puede dar una vista de calendario de las diferentes tareas. Esto es todo basado en la fecha lmite y muestra todas las taras que tienen una fecha lmite. Usted puede entonces borrar, crear o modificar tareas usando simplemente arrastrar y soltar. Esto no est disponible en el cliente Windows.

VISTA CALENDARIO
Delegacin eficiente

DE LAS

TAREAS

DEL

SISTEMA

Para delegar una tarea a otro usuario, usted puede simplemente cambiar la persona responsable para esa tarea. Sin embargo, el sistema no lo ayuda con el seguimiento de tareas que haya delegado, tal como el monitoreo del trabajo realizado, si lo hace de esta manera.

FORMULARIO

DE LA DELEGACIN DE TAREAS A OTRO USUARIO

En cambio, usted puede usar el botn Delegar sobre una tarea a partir de la versin 4.3 de Open ERP.

Al hacer click en Delegar se crea una nueva tarea para el usuario que usted especifique. Su propia tarea se mueve al estado Pendiente y se modifica para reflejar el cambio de requerimiento para aprobar el trabajo cuando est completado.

Cuando el usuario a quien se ha asignado esta nueva tarea la completa, su propia tarea, que consiste ahora en aprobar el trabajo hecho pasa del estado
Pendiente

al estado Abierta. Esta tarea (la de aprobar el trabajo que ha delegado)

entonces aparece en su lista de tareas junto con todas las dems en las que est trabajando.

El sistema le permite modificar tareas en todos los niveles en la cadena de delegacin, para agregar informacin adicional. Una tarea pueden entonces comenzar como un objetivo global y transformarse en algo ms detallado a medida que es delegada hacia abajo en la jerarqua.

La segunda pestaa en el formulario de tarea le da un historial completo de la cadena de delegacin de cada tarea. Usted puede encontrar un enlace a la tarea madre all, y las diferentes tareas que han sido delegadas.

El arte de la productividad sin estrs

Ahora desvese ligeramente de la gestin empresarial pura y mire algunas de las herramientas que Open ERP le ofrece para mejorar su propia gestin de tiempo personal. No es tanto un desvo ya que la buena organizacin es la clave para una mejor productividad en su trabajo diario.

El mdulo project_gtd de Open ERP est inspirado en el trabajo de dos libros enfocados en la gestin de tiempo eficiente:

Getting things done, The art of stress-free productivity, de David Allen (2001), frecuentemente referido por sus iniciales GTD (una marca registrada desde 2005). Este libro est construido alrededor del principio de que la gente debera escribir claramente todas sus tareas

extraordinarias y guardar los detalles acerca de esas tareas en un sistema digno de confianza. Entonces no tienen que preocuparse por tener todas estas cosas en sus cabezas. Ya que ellos estn bastante seguros de que esa informacin est bien guardada, pueden permitirse relajarse y tener tiempo y energa para concentrarse en manejar ellos mismos las tareas sistemticamente. Nota: Desestrsese usted mismo Limpie las tareas que atestan sus pensamientos registrndolas en un sistema organizado. Esto inmediatamente le ayuda a desestresarse y organizar su trabajo de la mejor forma posible. Si usted se siente estresado por tener mucho trabajo, haga el siguiente ejercicio para convencerse de los beneficios. Tome algunas hojas de papel en blanco y escriba todo lo que pase por su cabeza acerca de las cosas que tiene que hacer. Para cada tarea, anote la siguiente accin para hacer en una lnea adyacente, y clasifquela segn la fecha en la que se ha comprometido a hacerla. Al final del ejercicio se sentir mejor organizado, considerablemente menos estresado y mucho ms libre de preocupaciones.

Los 7 hbitos de la gente altamente efectiva, de Stephen Covey (1989): el autor asesora a organizaciones en el uso de estas prcticas y predica sobre las mejoras en la productividad de la organizacin resultantes.

Nuestro objetivo en este desvo no es detallar la metodologa completa, sino describir las herramientas de soporte provistas por el mdulo project_gtd.

No todo lo urgente es necesariamente importante La primera modificacin al sistema bsico de Open ERP que hace este mdulo es una separacin de los conceptos de urgencia e importancia. Las tareas ya no se clasifican por un nico criterio sin por el producto de dos criterios, permitindole priorizar temas que son tanto urgentes como importantes en una

nica lista.

Muchos gerentes con una pesada carga de trabajo usan la urgencia como su nico mtodo de priorizacin. La dificultad es entonces en resolver cmo planear las tareas sustanciales (como los objetivos a mediano plazo). stas no son urgentes pero son muy importantes.

Ejemplo: Distincin entre urgente e importante Si usted est muy organizado, las tareas urgentes pueden (y con frecuencia deberan) tener menos precedencia que las tareas importantes. Tome un ejemplo de la vida cotidiana: el caso de tener algn tiempo con sus hijos. Para la mayora de la gente, esa tarea es importante. Pero si usted tiene una vida profesional ocupada, los das y las semanas fluyen con tareas urgentes sin fin que deben resolverse. Aunque usted gestione bien su tiempo, usted puede dejar ir varios meses sin pasar tiempo con sus chicos porque la tarea de verlos nunca es tan urente como su otro trabajo, a pesar de su importancia. En Open ERP, la urgencia est dada por la Fecha lmite de la tarea y la importancia por la Prioridad. La clasificacin de las tareas entonces resulta del producto de dos factores. Tanto las tareas ms importantes como las ms urgentes aparecern en el tope de la lista.

Organizando su vida sistemticamente En esta seccin se presenta una metodologa para que usted se organice usando los conceptos de contexto y caja de tiempo.

Contexto El contexto est determinado por el ambiente de trabajo en el que usted debe estar para lidiar con ciertas tareas. Por ejemplo, usted podra definir los siguientes contextos:

Oficina: para tareas que tengan que ser resueltas en su lugar de trabajo (como llamar a un cliente o escribir un documento).

Casa: para tareas que tengan que ser llevadas a cabo en su direccin privada (como encontrar a personal de limpieza o cortar el csped).

En movimiento: cosas para las que usted debe ir de un lado a otro (como ir de comprar o al correo).

En viajes: para tareas que usted pueda manejar en el avin o en el mnibus mientras est haciendo un viaje de negocios (como escribir un artculo o analizar un nuevo producto).

Un empleado/usuario del sistema puede crear sus propios contextos usando el men Gestin de Proyectos > Configuracin > Gestin de tiempo > Contextos.

Cajas de tiempo Luego usted tiene que definir las cajas de tiempo. Usted tiene que completar las tareas en el intervalo de tiempo especificado por una caja de tiempo. Usted usualmente define las cajas de tiempo con los siguientes perodos:

Da: para las tareas que deben resolverse hoy.

Semana: para las tareas que deben resolverse esta semana.

Mes: para tareas que deben ser completadas durante el mes.

Largo plazo: para tareas que deban resolverse en ms de un mes.

Una tarea puede ser puesta en una y slo una caja de tiempo a la vez.

Usted debera distinguir entre una caja de tiempo y la fecha lmite para

completar una tarea, porque esta ltima est usualmente fijada por los requerimientos del gerente de proyecto. En cambio, una caja de tiempo se selecciona de acuerdo a lo que un individuo puede hacer.

Para definir las cajas de tiempo de su compaa, use el men Gestin de proyectos > Configuracin > Gestin de tiempo > Cajas de Tiempo > Mis cajas de tiempo.

Metodologa y procesos iterativos Para organizar eficientemente sus tareas, Open ERP usa un mtodo basado en el seguimiento sistemtico y proceso iterativo:

Mtodo: Proceso iterativo 1. Identifique todas las tareas que debe realizar, incluyendo todo lo que lo mantiene despierto a la noche, y crguelas en su Bandeja de Entrada, que encontrar en el men Gestin de Proyectos > Gestin de tiempo > Bandeja de entrada. 2. Clasifique las tareas en su Bandeja de Entrada peridicamente, asignndoles un contexto y una caja de tiempo. Esto indica tanto cundo y dnde se deben realizar las tareas. Si una tarea toma menos de 10 minutos, podra ser realizada inmediatamente. 3. Todos los das, lleve a cabo el siguiente proceso: * Primero en la maana, seleccione las tareas contenidas en la caja de tiempo de esta semana con las quiere trabajar hoy. Se presentan en orden de importancia y urgencia, por lo que usted debera seleccionar las tareas ms cercanas al tope de la lista. * Realice cada tarea, es decir, trabaje en las tareas usted mismo o delegue a otro usuario. * Al final del trabajo del da, vace la caja de tiempo del da y vuelva todas las tareas no cerradas a la caja de tiempo de la semana. 4. Repita el mismo proceso cada semana y cada mes para las respectivas cajas de tiempo.

No confundir: Agenda y Caja de Tiempo La idea de la caja de tiempo es independiente a la de una agenda. Ciertas tareas, como las reuniones, deben realizarse en una fecha precisa. Entonces no pueden ser manejadas por una caja de tiempo, sino por una agenda. El ideal es poner el mnimo de cosas en la agenda y poner solo las tareas que tienen una fecha fija. El sistema de caja de tiempo es ms flexible y ms eficiente para lidiar con mltiples tareas. Comience por cargar todas las tareas requeridas por la gestin de proyectos. stas pueden haber sido cargadas por otro usuario y asignadas a usted. Es importante codificar todas las tareas que estn dando vueltas en su cabeza, para sacarlas de su mente. Una tarea puede ser:

Trabajo a ser realizado

Un pequeo objetivo a mediano o largo plazo

Un proyecto complejo que todava no ha sido dividido en tareas

Un proyecto o un objetivo de varios das puede ser resumido en una sola tarea. Usted no tiene que detallar cada operacin si las acciones que deben realizarse son lo suficientemente claras para usted.

Debe vaciar su Bandeja de Entrada peridicamente. Para hacerlo, use el men Gestin de Proyectos > Gestin de Tiempo > Mi Bandeja de Entrada. Asigne a cada tarea una caja de tiempo y un contexto. Esta operacin no debera tomarle ms que unos minutos, porque usted no est lidiando con las tareas en s, slo est clasificndolas.

En este punto usted puede comenzar el ciclo diario iterativo. En la maana abra la caja de tiempo usando el men Gestin de Proyecto > Gestin de

Tiempo > Mi caja de tiempo para hoy.

CAJA

DE TIEMPO CON TAREAS DEL DA

Luego haga click sobre el botn en la parte superior derecha: Planear la caja de tiempo. Este procedimiento le permite seleccionar las tareas del da entre aqullas en la caja de tiempo para la semana. Esta operacin le da un pantallazo general de las tareas y objetivos en el mediano plazo y le hace revisarlas al menos una vez al da. Es entonces cuando usted debera decidir asignar parte de su tiempo ese da a ciertas tareas basado en sus prioridades.

Ya que las tareas estn clasificadas por prioridad, es suficiente con tomar las primeras de la lista, hasta el nmero de horas en su da. Esto le tomar solamente un minuto, porque la seleccin no se toma de todas las tareas que debe realizar a futuro, sino de aqullas seleccionadas para esta semana.

Una vez que la caja de tiempo ha sido completada, usted puede comenzar su trabajo en las tareas del da. Para cada tarea usted puede comenzar a trabajar sobre ella, delegarla, cerrarla o cancelarla.

Al final del da usted vaca la caja de tiempo usando el botn en la parte superior derecha. Todas las tareas que no se han realizado se mandan de vuelta a la caja de tiempo general y se ponen entre las tareas que sern planeadas la maana siguiente.

Haga lo mismo cada semana y cada mes usando los mismos principios, pero solo usando las cajas de tiempo apropiadas para esos perodos.

Los atajos a la derecha de la caja de tiempo lo ayudan a usar eficientemente el sistema con:

Un enlace directo a la Bandeja de Entrada

La lista de todas sus tareas abiertas

La lista de todas sus tareas pendientes

Sus fechas lmites

Un enlace a todas las tareas en la caja de tiempo.

Algunos resultados convincentes Despus de unos das de practicar este mtodo cuidadosamente, los usuarios han reportados las siguientes mejoras:

Una reduccin en el nmero de tareas y objetivos olvidados

Una reduccin en el estrs al sentirse ms en control de la situacin

Un cambio de las prioridades en los tipos de tareas realizadas diariamente

Mayor percepcin de la urgencia e importancia de tareas y objetivos e la organizacin de tiempo a largo plazo.

Mejor manejo de la delegacin de tareas y la seleccin de cules tareas son mejores para delegar

Un aumento en el enfoque de trabajo importante, ms que en el menos importante pero superficialmente ms interesante.

Finalmente, es importante notar que este sistema est totalmente integrado con la funcin de gestin de proyectos de Open ERP. El personal puede usar o no este sistema dependiendo de sus propias necesidades. Este sistema es complementario a la funcin de gestin de proyectos que maneja la organizacin de equipo y el planeamiento de la compaa.

Personalizacin de Open ERP

Despus de que usted haya probado y evaluado Open ERP, necesitar configurarlo para ajustar el software a las necesidades de su compaa. Su flexibilidad le permite configurar los diferentes mdulos, adaptndolos a su industria o sector de actividad.

Diseado para gerentes de proyectos ERP, esta seccin trata de la administracin y configuracin del sistema, dndole poderosas herramientas para integrar el software con una compaa, y dirigir y seguir el proyecto, tomando nota de diferentes problemas, un rango de tipos de proveedores, riesgos de implementacin y las opciones disponibles para usted.

Este captulo es para los administradores de un sistema Open ERP. Usted aprender a configurar y personalizar Open ERP para ajustarlo a las necesidades de su compaa y las de cada usuario individual del sistema.

Open ERP le brinda una gran flexibilidad en los modos de configurarlo y usarlo, lo que le permite modificar su apariencia, el modo general en el que funciona y las diferentes herramientas de anlisis elegidas para ajustarse ms a las necesidades de su compaa. Estos cambios de configuracin se llevan a cabo a travs de la interfaz del usuario.

Cada usuario puede organizar su propia pgina de inicio y su propio men, y usted puede tambin personalizar Open ERP asignndole a cada usuario su propio tablero de comando en su pgina de inicio para darles la informacin ms actualizada. As, todos pueden ver inmediatamente la informacin ms relevante para ellos cada vez que se conecten.

El men principal de Open ERP puede ser reorganizado totalmente. La gestin de derechos de acceso le deja asignar ciertas funciones a usuarios del sistema especficos. Usted tambin puede asignar roles, los cuales definen la parte que cada usuario del sistema cumple en el flujo de trabajo que mueve los documentos del sistema de estado a estado (tal como la habilidad de aprobar

solicitudes de gasto por parte de los empleados). Definicin: Personalizacin La palabra personalizacin se usa muchas veces como parametrizacin. La palabra configuracin tambin est estrechamente relacionada, siendo el proceso general de establecer opciones de configuracin que moldeen el sistema a las necesidades operacionales de una compaa determinada. Usando el mdulo Diseador de reporte OpenOffice.org usted puede cambiar cualquier parte de cualquiera de los reportes producidos por el sistema. El administrador del sistema puede configurar cada reporte para modificar la distribucin y el estilo, o an que se provee all. Ventaja: El editor de reporte de OpenOffice.org La extensin de OpenOffice.org le permite no slo configurar los reportes de los productos bsicos en Open ERP, sino tambin crear nuevas plantillas de reporte. Cuando el usuario imprime estos reportes a travs de la interfaz de cliente de Open ERP, OpenOffice.org se abre con el reporte conteniendo toda la informacin seleccionada. Usted tambin puede crear fcilmente documentos de fax, presupuestos o cualquier otro documento comercial. Esta funcionalidad le permite extender considerablemente la productividad de su personal de venta, quienes tienen que enviar muchas propuestas a los clientes. Finalmente, usted ver cmo importar sus datos a Open ERP automticamente, para migrar todos sus datos de una sola vez.

Creacin de un Mdulo de Configuracin

Poder hacer una copia de respaldo de sus opciones de configuracin especficas en un mdulo de Open ERP dedicado solo a eso es muy til. Esto le permite:

Duplicar automticamente las opciones de configuracin instalando el mdulo en otra base de datos.

Reinstalar una base de datos limpia con su propia configuracin en caso de tener problemas con la configuracin inicial.

Publicar su configuracin especfica para beneficiar a otras compaas del mismo sector industrial.

Simplificar las migraciones, si usted ha modificado algunos elementos de la configuracin bsica, hay un riesgo en devolverlos a su estado original despus de la migracin, a menos que haya guardado las modificaciones en un mdulo.

Comience instalando el mdulo base_module_record de la manera usual. Luego comience a grabar sus acciones usando el men Administracin > Gestin de Mdulos > Grabacin de Mdulos > Comenzar a grabar. Haga manualmente todos los cambios de configuracin a travs de la interfaz del usuario como lo hara normalmente (tal como gestin de men, asignacin de tableros de comando, personalizacin de la pantalla, nuevos reportes y gestin de derechos de acceso, cuyos detalles se describirn ms adelante).

Una vez que ha hecho esto, vaya al men Administracin > Gestin de Mdulos > Grabacin de Mdulos > Guardar el Men Grabado. Un paso ms all: Contribuyendo al desarrollo de Open ERP Una vez que su configuracin personal ha sido guardada en un mdulo, instale el mdulo base_module_publish. Esto le da una nueva accin posible, Publicar Mdulo, en el men Administracin >Gestin de Mdulos > Mdulos. Use esta funcin para publicar su mdulo en el sitio oficial de Open ERP. Podr entonces ser usado por otras compaas con las mismas necesidades que las suyas. Y en el futuro

usted podra beneficiarse con las mejoras hechas por esas compaas. No olvide crear de antemano una cuenta de usuario en http://
openerp.com.

Luego, Open ERP crea un archivo comprimido para usted conteniendo todas las modificaciones que usted ha hecho mientras estaba llevando a su trabajo de configuracin. Usted podra reinstalar este mdulo en otras bases de datos y/o publicarlo en lnea para ayudar a otras compaas. Esto podra terminar siendo til si usted quiere instalar un servidor de prueba para los usuarios de la compaa y darles la misma configuracin que el servidor de produccin.

Para instalar un nuevo mdulo guardado en formato comprimido, use el men Administracin > Gestin de Mdulos > Importar un nuevo mdulo.

Personalizacin del men

La organizacin del men de Open ERP no est sujeta a restriccin alguna, as que puede modificar todas la estructura, la terminologa y todos los derechos de acceso para adaptarlos a sus necesidades especficas de la mejor forma posible. Sin embargo, antes de hacer todo eso tal como lo hara con otro software, debera balancear los costos y los beneficios de hacer tales cambios, tal como la necesidad de entrenar usuarios, mantener nueva documentacin y continuar las alteraciones a travs de las subsecuentes versiones del software.

Esta seccin describe cmo proceder para cambiar la estructura del men y la pgina de inicio, personalizacin la terminologa de los mens y formularios en la interfaz del usuario y gestionar derechos de acceso de los usuarios a los mens y los objetos de negocios subyacentes.

Dejar que los usuarios cambien ellos mismos sus contraseas Al conectarse como administrador a la base de datos, dos mens le dan acceso a formularios para cambiar su contrasea:

Administracin > Usuarios > Usuarios le da una lista de todos los usuarios: haga click en su propio nombre en esa lista y aparece un formulario conteniendo un campo con su contrasea (por el momento, no haga click en el cono Editar que se encuentra en la parte superior del formulario, ni en el cono Editar a la derecha de la lista de usuarios).

Administracin > Usuarios > Usuarios > Cambiar mi contrasea le muestra otra lista, con slo usted esta vez: haga click sobre su propio nombre y ver un formulario donde solo la contrasea y la firma pueden ser editadas (por ahora, siga sin editar).

Estos dos cuadros mencionados arriba se encuentran en el ramal Administracin de su men, que solo es visible para los usuarios que son miembros del grupo admin. Usted puede hacer un tem de men accesible a todo el mundo movindolo o duplicndolo, por lo que puede hacer el men Cambiar mi Contrasea accesible a todos.

Para hacerlo, seleccione el tem del men Administracin > Usuarios > Usuarios > Cambiar mi Contrasea. Luego haga click sobre la lnea conteniendo la palabra Administrador (pero no sobre el nombre Administrador) y haga click sobre el botn Cambiar para traer el tem del men como un formulario editable (puede hacer lo mismo usando el cliente Windows, seleccionando la lnea y haciendo click sobre el botn Vista).

Usted podra ahora editar este formulario, cambiar su Men Padre (lo que mueve la entrada a una parte diferente del sistema del men), editar su nombre de Men (para cambiar cmo aparece en el rbol de men), o darle un nuevo cono. Tambin podra darle una nueva Accin.

En lugar de editar este formulario, que es la entrada original del men, duplquela. Con el cliente web usted debe hacer primero el formulario slolectura haciendo click sobre el botn Cancelar, luego haga click en el botn Duplicar que aparece (en el cliente Windows, haga click en Formulario > Duplicar Formulario en la parte superior del men). El formulario que queda

es la entrada duplicada, no el original.

CAPTURA FORMULARIO CAMBIO CONTRASEA

Para mover esta entrada duplicada, cambie el campo Men Padre borrando lo que est all y reemplazndolo con otro men que todos puedan ver, tal como Herramientas o Recursos Humanos, y asegrese que la entrada se mueva al final de la lista del men reemplazando la Secuencia con 99. Usted puede experimentar con los conos si lo desea. Guarde el formulario y luego haga click en el Men Principal para ver los resultados. Atencin: Duplicar el men Usted debera duplicar un men antes de modificarlo. De este modo usted siempre mantendr un enlace al men original que funciona si as lo necesita.

Atencin: Gestin de Contraseas Si usted deja que los usuarios cambien ellos mismos las contraseas, no tendr control directo sobre la contrasea que han elegido. Usted debera tener una poltica escrita acerca de la fortaleza de la contrasea para tratar de mantener un nivel de seguridad en su sistema. Personalizacin de la pgina de inicio para cada usuario Cuando usted se conecte a Open ERP por primera vez, aparece una pgina de inicio. En un sistema mnimo, usted slo obtiene el men principal, el mismo que usted obtiene por defecto cuando hace click en el botn Men Principal. A medida que agrega funcionalidades a la base de datos, usted obtiene ms opciones para la pgina de inicio, con diferentes tableros de control asignados automticamente a varios roles de la compaa a medida que sean creados.

El administrador puede cambiar tanto la pgina de inicio como la del men principal individualmente para cada usuario del sistema, y puede adaptar el software a cada rol en la compaa para ajustarse mejor a las necesidades de

cada uno.

Para hacer modificaciones para un usuario en particular, edite de nuevo la configuracin del usuario en Administracin > Usuarios > Usuarios. Abra el formulario para un usuario en particular, y seleccione diferentes entrada de men para los campos Accin de Inicio y Accin de Men.

SELECCIN

DE UNA NUEVA

PGINA

DE

INICIO

La Accin de Inicio es el tem del men que se abre automticamente cuando usted se conecta, y a la que se llega luego haciendo click en el enlace Inicio en la barra herramientas superior derecha del cliente web. All usted puede elegir cualquier pgina a la que llegara a travs de cualquier men (alguno de los tableros de control podra ser muy til). La Accin de Men es aqulla a la que llega a travs del botn Men Principal en el cliente web (y el botn Men en el cliente Windows). Usted puede elegir all el men principal y los tableros de control Atencin: Acciones en el men de administrador Es muy fcil cambiar la pgina de inicio y el men de los diferentes usuarios. Sin embargo, usted no debera cambiar el men del administrador principal porque podra hacer inaccesibles ciertos mens por error. Asignacin de valores por defecto a los campos Usted puede configurar fcilmente el sistema para poner valores por defecto en varios campos a medida que abre nuevos formularios. Esto le permite precompletar los campos con informacin por defecto para simplificar el trabajo de sus usuarios al cargar nuevos documentos.

Para hacer esto, abra la ventana de formulario de su eleccin. Por ejemplo, abra un nuevo formulario de asociados haciendo click en el botn Nuevo luego de hacer click en el men Asociados > Asociados. Ingrese un pas, por ejemplo Brasil en el campo Pas del Contacto de Asociado.

Si est usando el cliente Web, haga Ctrl + click derecho (o sea, click derecho mientras el cursor est en el campo y la tecla Control se presiona en el teclado).

Si est usando el cliente Windows, slo haga click derecho mientras el cursor est en el campo.

Luego elija Establecer por defecto. Aparece un cuadro de dilogo Preferencias de Campo, donde usted puede seleccionar el botn Valor aplicable para: y elija Para todos (o Solo para usted)

Para chequear esta nueva configuracin, abra un nuevo formulario de asociado. El campo Pas debera contener ahora la entrada Brasil.

sta es una caracterstica muy poderosa. Un administrador puede usar esta funcionalidad para redefinir el comportamiento de todo su sistema.

INSERTANDO
Cambio de terminologa

UN NUEVO VALOR POR DEFECTO

Usted puede usar la funcionalidad de traduccin de idioma de Open ERP para sustituir su terminologa estndar con terminologa que se ajuste mejor a su compaa. Es ms sencillo adaptar el software con diferentes trminos especficos de su industria. Adems esto puede fortalecer la aceptacin de su nuevo sistema Open ERP, porque todos sern capaces de conservar su vocabulario habitual.

Usted puede hacer esto de dos maneras:

Traducirlos en un archivo CSV, el que le da una vista global de todos los trminos del sistema, para que pueda buscarlos y reemplazarlos donde sea.

Traducir las frases directamente en el cliente, lo que significa que puede

cambiarlas en su contexto y esto puede ser muy til cuando est traduciendo. Definicin: CSV CSV es un formato de texto libre, que representa informacin tabular donde los valores estn separados por comas. Estos archivos usan una extensin .csv y el formato es una forma muy comn de exportar datos desde un sistema de software a otro. Cada lnea del archivo corresponde a un registro en la tabla, y las celdas de cada fila estn separadas por comas. Traduccin a travs de un archivo CSV Para traducir o modificar todas las frases del sistema, primero tiene que exportar un archivo de traduccin en formato CSV.

Haga click en Administracin > Traduccin > Exportar idioma para abrir el formulario de exportacin y bajar el archivo de traduccin. Usted puede seleccionar un idioma traducido all, o simplemente Nuevo Idioma. Open ERP crea entonces un archivo CSV el cual usted tiene que guardar en su computadora (asegurndose que agrega una extensin .csv al archivo que ha elegido), luego abra en OpenOffice. Calc o Microsoft Excel. Atencin: Formato UTF-8 El archivo CSV est codificado en el formato UTF-8. Asegrese de que usted conserva este formato cuando abra el archivo en un programa de hoja de clculo porque sino se arriesga a ver una sucesin de caracteres extraos en lugar de caracteres acentuados.

CAPTURA ARCHIVO CSV

DE

TRADUCCIN

El archivo contiene cinco columnas: tipo, nombre, res_id, src y valor. Debe asegurarse de que la primera lnea, la cual especifica los nombres de estas

columnas, permanezca sin ser tocado. El campo src contiene el texto base en ingls y el campo valor contiene una traduccin a otro idioma convencional o a una frase tcnica. Si no hay nada en el campo valor entonces la traduccin en ingls ser usada automticamente en el formulario que ve. Nota: Cundo debera modificar el texto? La mayor parte del tiempo, usted encontrar el texto que quiere modificar en varias lneas del archivo CSV. Qu lnea debera modificar? Remtase a las dos columnas Tipo y Nombre. Alguna lnea tiene el nombre ir.ui.menu, lo que muestra que es una entrada de men. Otras tienen un tipo de seleccin, lo que indica que usted vera esta entrada en un men desplegable. Usted debera entonces cargar el nuevo archivo en su sistema Open ERP usando el men Administracin > Traduccin > Importar idioma. Ahora tiene dos formas de seguir:

Puede sobreescribir la traduccin previa usando el mismo nombre que antes.

Puede crear un nuevo archivo de traduccin que los usuarios puedan seleccionar en sus Preferencias.

Si no est conectado al idioma traducido, haga click en Preferencias, seleccione el idioma en Idioma y finalmente haga click en Ok para cargar el nuevo idioma con su nueva terminologa. Nota: Traducciones parciales Usted puede cargar algunas de las lneas en un archivo de traduccin borrando la mayor parte de las lneas y luego cargando solo las que han cambiado. Open ERP entonces cambia solamente las lneas cargadas y deja las originales como estaban.

Cambios a travs de la interfaz cliente Para modificar la terminologa usada en Open ERP usted necesita comenzar con un archivo de traduccin cargado en el sistema, tal como el Nuevo idioma descrito antes.

Luego usted debera abrir el formulario que usted quiere traducir. A travs del cliente web, haga click en el botn Traducir este recurso en la parte superior derecha del formulario, y directamente a la derecha del botn Buscar solo visible cuando el formulario est en modo solo-lectura no editable. Se muestran todos los trminos que pueden ser traducidos:

Los datos en el sistema (contenidos en los Campos)

Los ttulos de los campos (las Etiquetas)

Todos los botones Accin a la derecha del formulario

Los trminos usados en la forma Vista

El procedimiento es ligeramente diferente usando el cliente Windows. En ste usted debe hacer click derecho con el mouse sobre una etiqueta o botn. Usted puede elegir traducir el tem o toda la vista. ste mtodo es simple y rpido cuando usted solo tiene unas pocas entradas para modificar, pero puede volverse cansador y representar una prdida de tiempo si tiene que cambiar algunos trminos a lo largo de todo el sistema. En ese caso podra ser mejor usar el mtodo de traduccin que emplea un archivo CVS. Cliente Windows: Tomando las traducciones En el cliente Windows los trminos modificados no se actualizan inmediatamente. Para ver los efectos de las modificaciones, debe cerrar la ventana en uso y volver a abrir el formulario.

Gestin de derechos de acceso

Una de las reas ms importantes en la configuracin de Open ERP es cmo gestionar los derechos de acceso a la informacin en el sistema.

Usted est planeando poder toda la informacin significativa de su negocio en el sistema, pero la mayor parte de su personal necesita ver solo parte de ella, o incluso mucho menos. Quin debera tener acceso para qu y cmo debera usted manejar eso?

El enfoque de Open ERP a la gestin de derechos es altamente flexible. Cada usuario puede pertenecer a uno o ms grupos, y el o los grupos a los que pertenece determinan:

La visibilidad de cada tem del men

La accesibilidad

Por ejemplo, el grupo Stock solo puede tener acceso a algunos de los mens en Control de Inventario, y puede no tener acceso a la informacin contable. Cada usuario del sistema que trabaja en Tiendas es miembro del grupo Stock. Si algunos usuarios trabajan en otros lados, tambin se les dar membresa de otros grupos.

Los usuarios de Open ERP tambin pueden pertenecer a varios roles. Mientras el grupo determina los derechos de acceso del usuario, cada rol determina los deberes del usuario. Esto se gestiona a nivel de flujos de trabajo, los que forman los procesos de negocio de la compaa.

Grupos y Usuarios
Para configurar los derechos de acceso, debe comenzar definiendo los grupos. Es importante que los grupos sean representativos de las funciones de trabajo de la compaa y no de empleados individuales.

Entonces, si su Director de Finanzas es la misma persona que su Director de

Ventas, usted debera crear un grupo para cada uno, aunque sean la misma persona, y ambos grupos deben asignarse a ese usuario. Esto le da flexibilidad para el futuro.

Usted debera crear tambin grupos en reas departamentales que tienen diferentes niveles de derechos de acceso. Por ejemplo, si usted crea un grupo de Director de Ventas y otro de Ventas, evite asignar exactamente los mismos derechos a cada grupo. El primero podra ver todos los reportes, mientras el segundo podra estar limitado a ver presupuestos. Usted puede hacer al Director de Ventas un miembro de los dos grupos, y darle al grupo Director de Ventas un set limitado de derechos extras, o darle al grupo Director de Ventas todos los derechos necesarios para que el Director de Ventas pertenezca solo a este grupo. Usted debera elegir el esquema que le de la mayor flexibilidad y luego apegarse a l para mantener la consistencia. Consejo: Flexibilidad en la gestin de acceso Para tener flexibilidad, usted puede asegurarse que un miembro del personal confiable (quiz un director, o alguien en cuentas, o incluso el administrador del sistema) tenga amplios derechos para usar el sistema, y est autorizado por la gestin para llevar a cabo tareas especificas para la gente. Derechos de acceso para los mens Como dijimos antes, primero debe configurar los grupos, para luego definir los derechos de acceso para cada uno de esos grupos y as personas que sern sus miembros.

Para crear un nuevo grupo, use el men Administracin > Usuarios > Grupos. Ingrese el nombre del nuevo grupo que desea crear, por ejemplo,
Stock1.

Luego, para crear un nuevo usuario vinculado a esto, use Administracin > Usuarios > Usuarios para cargar la siguiente informacin:

Nombre: por ejemplo, Personal de Tienda

Nombre de usuario: Tiendas

Contrasea: Tiendas

Compaa: el nombre de su compaa.

Accin: Men

Accin de Men: Men

En la segunda pestaa del formulario de usuario, Seguridad, agregue el grupo

Stock1

que acaba de crear.

GRUPOS

QUE TIENEN ACCESO AL MEN

CONTROL

DE

INVENTARIO

Guarde el usuario, y luego vaya al men Administracin > Seguridad > Definir accesos a los tems del men para obtener una lista de mens. Filtre esta lista usando el campo de bsqueda Men para tener el tem de men Control de Inventario. En el formulario que describe el men, agregue
Stock1 Admin.

en el campo Grupos. Mientras est en eso, tambin agregue el grupo Desde ahora en adelante, solo los miembros de los grupos Stock1 y Admin

podrn ver este tem de men en su lista de men principal. Info: Jerarqua de Men Como los mens son jerrquicos, no hay necesidad de esconder accesos a los mens ms bajos: una vez que ha configurado Control de Inventario de esta manera, todos los mens de nivel ms bajo se hacen inaccesibles para los miembros de otros grupos.

Importante: Seguridad Este mtodo de gestin de accesos a mens no garantiza

que usuarios que no tienen acceso a objetos de negocios ocultos en el sistema accedan a ellos de otra manera. Por ejemplo, esconder el men Facturas no evitar que la gente alcance facturas a travs de rdenes de compra y venta, o adivinando la URL. Para la gestin efectiva de seguridad, usted debe usar los mtodos para la gestin de derechos de acceso a objetos presentada en la siguiente seccin.

Ms informacin: Configuracin de acceso inicial En la configuracin inicial, el usuario Admin, un miembro del grupo Admin tiene acceso el men Configuracin en cada seccin del men principal. Por ejemplo, Asociados > Configuracin es visible en el men del administrador entre los otros tems del men de Asociado, pero solo las otras entradas del men son visibles para otros usuarios. De forma similar, la entrada de men Administracin es visible solamente para los usuarios que son miembros del grupo Admin. Derechos de Acceso a Objetos Los derechos de acceso de men determinan quin puede acceder a qu men, pero no define lo que usted puede hacer una vez que ingres al men.

Los controles de acceso sobre los objetos le dan la posibilidad de definir qu pueden hacer los usuarios con su informacin una vez que acceden a ella. El control de acceso a objetos est estructurado de la misma manera que el acceso a los mens. Definicin: Objeto Un objeto representa un documento en el sistema. Los objetos estn enlazados a tablas de la base de datos y tambin tienen conceptos y adicionales, tales como la funcin de campos, la herencia desde otros objetos y

mtodos de catalogarlos para darles comportamiento. Si no se asigna un grupo a un objeto, todos los usuarios pueden acceder a l sin restriccin alguna. A la inversa, cuando un control de acceso es definido para un objeto, un usuario debe ser miembro de un grupo que posea derechos de acceso adecuados para tener algn tipo de acceso a ese objeto.

Usted siempre debe asegurarse que no deje afuera al grupo Admin de ningn objeto de la administracin de control y opciones de configuracin.

Usted puede gestionar cuatro modos de acceso sobre objetos independientemente:

Acceso para lectura: los miembros del grupo pueden leer la informacin en el objeto.

Acceso para crear: los miembros del grupo pueden crear un nuevo registro en el objeto.

Acceso para escribir: los miembros del grupo pueden modificar los contenidos de los archivos en el objeto.

Acceso para borrar: los miembros del grupo pueden borrar registros en el objeto.

CAPTURA CONTROL

DE

ACCESO

FACTURAS

PARA EL

GRUPO ADMIN

Para configurar los derechos de acceso a los objetos de Open ERP, use el men Administracin > Seguridad > Controles de Acceso. Usted le da un Nombre al control de acceso, selecciona un Grupo, y el objeto (Modelo), luego tilde la opcin correspondiente a cada uno de los cuatro modos de Acceso.

Si usted no especifica ningn grupo en las reglas de acceso, la regla es aplicada a todos los grupos. Para remover acceso a un objeto para todos los

usuarios, usted puede crear una regla:

que est definida para un objeto especifico,

que no est vinculada a un grupo,

para la que ninguna de las cuatro opciones de acceso est tildada.

Usted puede crear reglas adicionales sobre el mismo objeto para dar derechos especficos a ciertos grupos.

Historial de modificacin

CAPTURA HISTORIAL

DE

REGISTRO

DE

ASOCIADO

Cada registro en la base de datos de Open ERP lleva una nota de su historial. Usted puede encontrar entonces quin y cuando cre ese registro, y quin lo modific y cundo ocurri eso. Haga click sobre el cono Ver registro en la parte superior derecha de cualquier formulario en el cliente web (pero solo cuando sea de solo lectura, no cuando es editable) para visualizar un cuadro de dilogo mostrando esta informacin, como se muestra en la figura. esto puede ayudarle a identificar si hay algn problema con la informacin de los registros.

Configuracin de los flujos de trabajo

Los flujos de trabajo representan los diferentes procesos de negocios de la compaa. Son completamente configurables y definen el patrn que cualquier objeto de Open ERP (como un pedido) debe seguir dependiendo de las condiciones (por ejemplo, un pedido sobre un cierto valor debe ser aprobado por un director de ventas, o en caso contrario por cualquier personal de ventas, antes de que se pueda comenzar con el envo).

CAPTURA FLUJO

DE

TRABAJO

PARA

UN PEDIDO

La figura muestra el flujo de trabajo estndar para un pedido. Usted puede verlo desde el cliente Windows comenzando con Gestin de Ventas >

Pedidos de Ventas > Todos los Pedidos de Ventas. Seleccione un pedido, luego vaya al men Agregados > Ejecutar un Agregado > Imprimir Flujo de Trabajo para ver el men. Est diseado realmente para administradores, entonces no est disponible a travs del cliente web.

Definicin de los Flujos de Trabajo Los flujos de trabajo pueden ser creados y modificados en la interfaz de usuario de Open ERP.

DEFINICIN

DEL

FLUJO

DE

TRABAJO

PARA UN

PEDIDO

DE

VENTA

Usted puede ver las especificaciones del flujo de trabajo para el pedido anterior usando el men Administracin > Nivel Bajo > Base > Flujo de Trabajo. Es el proceso llamado sales.order.basic. Todos los nodos que aparecen en el grfico estn listados en el campo Actividades y todas las flechas estn listadas en el campo Transiciones.

Configuracin de reportes
Open ERP tiene dos tipos distintos de reportes:

Reportar estadsticas: stos son informacin calculada, representada frecuentemente en forma de listas o grficos. Estos reportes son dinmicos y usted puede navegar a travs de la informacin que compone las cifras a travs de la interfaz cliente.

Reportar documentos: se usan para imprimir documentos del sistema. Usualmente, el resultado es un PDF generado por una seleccin hecha en la pantalla. Adems, Open ERP le permite abrir estos reportes en OpenOffice.org para editar los cambios que desee antes de enviarlo a su cliente.

Debido al poder del motor de Open ERP, estos dos tipos de reportes pueden ser creados o modificados sin necesidad de desarrollo alguno y esto puede ser

realizado directamente en la interfaz cliente de Open ERP o desde OpenOffice.org.

Gestin de reportes estadsticos Muchos reportes se configuran de antemano en Open ERP. Usted puede encontrarlos en los submens Reportar bajo cada entrada de men principal. Usted tambin puede instalar ms nuevos reportes usando los diferentes mdulos cuyos nombres habitualmente comienzan con report_.

Modelar un nuevo reporte Open ERP le da la posibilidad de desarrollar su propio anlisis para ajustarse a sus necesidades especficas. Para definir un nuevo anlisis de la informacin del sistema usted debera instalar el mdulo base_report_creator. Esto le permite crear consultas complejas sobre la base de datos, en una forma simple y visual.

Una vez que el mdulo est instalado, cree un nuevo reporte usando el men Tableros de Control > Configuracin > Personalizar Reportes. D un Nombre de Reporte a su nuevo reporte y seleccione los objetos que usted va a analizar. Por ejemplo, podra seleccionar: Asociado, Pedido de Venta y Lnea de Pedido de Venta.

Luego vaya a la segunda pestaa, Ver Parmetros, para seleccionar las vistas que quiere en su reporte. Seleccione rbol en la Primera Vista y Grfico en la Segunda Vista. Usted puede elegir el tipo de grfico mostrado usando los campos Vista de Grficos. Usted tambin podra seleccionar Calendario como una vista si fuera a agregar el campo Fecha en su reporte. Ventaja: El Agregado MS Excel El Agregado Microsoft Excel le permite conectar a Open ERP y extraer la informacin seleccionada automticamente. Usted puede entonces aplicar frmulas y grficos para hacer sus propios tableros de control de medidas directamente en Excel. El archivo .xls puede ser guardado y, cuando se lo

reabre, se reconecta con Open ERP para refrescar las diferentes listas y grficos con los datos actualizados.

CAPTURAS VARIAS
En la tercera pestaa, Campos para mostrar, usted puede agregar filtros sobre todos los campos de los objetos seleccionados (Filtros sobre campos). Para hacerlo, use el botn Agregar Filtro en la parte superior del formulario.

En la cuarta pestaa debe indicar cules de los campos en la lista quiere que sean mostrados en su reporte (Campos para mostrar). Complete la pantalla junto con las lneas:

1. El campo Secuencia da el orden de los campos mostrados.

2. Campo, la segunda columna, le permite seleccionar un campo de alguno de los tres objetos que ha seleccionado en la primera pestaa.

3. Mtodo de agrupamiento, la tercera columna, le permite determinar la operacin de agrupamiento que va a ser aplicada en este campo:

_ Agrupado: le permite agrupar entradas de documentos con el mismo valor en este campo.

_ Suma: le da la suma de los valores en este campo.

_ Mnimo: le da el mnimo de todos los valores que aparecen en este campo.

_ Mximo: le da el mximo de todos los valores que aparecen en este campo.

_ Promedio: le da el promedio aritmtico de todos los valores en este

campo.

4. Modo Grfico, la cuarta columna, determina si el campo aparecer en la vista grfica y, si lo hace, en qu eje (X o Y).

5. Modo Calendario, la quinta columna, le permite especificar el campo que puede ser la base de una vista calendario.

Una vez hecho esto, puede Guardar el reporte que ha definido. Haga click en el botn Abrir Reporte a la derecha del formulario para obtener el anlisis requerido.

CAPTURAS VARIAS
Personalizacin de los tableros de control Desde la versin 4.3 de Open ERP, usted puede igualmente definir medidas para poner en sus propios tableros de control. Para hacerlo, use el men Tableros de control > Configuracin > Definicin de los Tableros de Control.

Un tablero de control es una seleccin de reportes previamente definidos en Open ERP. Usted puede elegir entre cientos de reportes predefinidos y, para cada reporte, indicar su posicin en el tablero de control.

CAPTURA

DE LA

DEFINICIN

DE UN

NUEVO TABLERO

DE

CONTROL

Tal como los campos en los reportes, el campo Secuencia determina el orden en el cual las vistas aparecen en el tablero de control.

Una vez que el tablero de control ha sido definido, usted puede usar el botn Crear Men para crear una entrada de men para su tablero de control desde cualquier parte del sistema de men.

Gestin de plantillas de documentos con OpenOffice.org Para personalizar sus documentos imprimibles en Open ERP, use el mdulo
base_report_designer.

Ventaja: El Agregado OpenOffice.org Writer Usted puede crear sus propios reportes en unos pocos minutos usando la aplicacin OpenOffice.org Writer. Esta herramienta puede dar a su equipo una gran mejora en su productividad. Usndola, puede crear plantillas para todos los documentos de la compaa, reduciendo el trabajo de crear y disear informacin y documentos para clientes. El sistema es tanto simple como poderoso, porque le brinda los beneficios de todas las facilidades de diseo ofrecidas por OpenOffice.org Writer como as tambin toda la informacin y los clculos provistos por Open ERP. Usted puede crear o modificar reportes directamente desde OpenOffice.org y luego usarlos en Open ERP. Tcnicas: Independencia de OpenOffice.org OpenOffice.org solo se usa para generar nuevas plantillas de documentos. El administrador del sistema es la nica persona que tiene que instalarlo. Una vez que las plantillas de documentos han sido definidas, los usuarios no necesitan llevar a cabo su trabajo normal. Ellos pueden usar tanto OpenOffice.org como MS Office, como lo prefieran. La extensin de OpenOffice.org le permite buscar campos en Open ERP e integrarlos en sus plantillas de documentos. Usted puede usar loops de informacin en tablas o secciones, permitindole adjuntar varias lneas a una orden, por ejemplo.

Una vez que el nuevo reporte ha sido definido, aparece directamente en el cliente Open ERP para los usuarios del sistema.

Hay dos formas de usar los reportes:

Hacer el reporte produce en documento PDF con informacin en l que refleja el registro seleccionado (por ejemplo, una factura).

Hacer el reporte abre un documento para modificacin en OpenOffice.org con informacin en l que refleja el registro seleccionado. Esto le permite modificar el documento en OpenOffice.org antes de enviarlo al cliente (como un Presupuesto).

Los reportes personalizados se almacenan en la base de datos de Open ERP y son accesibles para todos aqullos que tienen derecho a usar su base de datos sin necesidad de instalar OpenOffice.org en sus propias computadoras. Las modificaciones del documento se aplican a una sola base de datos.

Instalacin del mdulo de OpenOffice.org Usted debera instalar dos componentes antes de usar el editor de reporte:

El mdulo base_report_designer, primero en su instalacin de Open ERP si no estuviera all todava, y luego en la base de datos de Open ERP en la que lo quiera usar.

El OpenOffice.org Report Designer en la instalacin de OpenOffice.org en el sistema de la computadora de su administrador.

Comience por instalar el mdulo base_report_designer tal como cualquier otro mdulo de Open ERP. Para instalar la extensin de OpenOffice.org, busque el archivo openreport.zip provisto con la distribucin Report Designer. Controle que OpenOffice.org est correctamente instalado en su computadora y que usted tenga derechos de administracin para la instalacin.

MEN REPORTES

DE

OPEN

EN

OPENOFFICE.ORG WRITER

Inicie OpenOffice.org Writer, seleccione Herramientas > Administrador de Extensiones para abrir el cuadro de dilogo y buscar el archivo openreport.zip para instalarlo. Luego cierre la aplicacin y reinicie el Writer: un nuevo men

aparece en la barra de men superior: Open ERP Report.

Conexin de OpenOffice.org a Open ERP Seleccione Open Report > Parmetros del servidor en el men superior de OpenOffice.org Writer. Usted puede ingresar entonces sus parmetros de conexin al servidor de Open ERP. Aparecer un mensaje si usted se ha conectado exitosamente.

Modificacin de reportes El editor de reporte le permite:

Modificar reportes existentes que reemplazarn a los originales en su base de datos de Open ERP.

Crear nuevos reportes para el objeto seleccionado.

Para modificar un reporte existente, seleccione Reporte de Open > Modificar reporte existente. Elija, por ejemplo, el reporte Solicitar un
presupuesto

en el cuadro de dilogo Modificar reporte existente y luego haga

click en Guardar en Directorio de Temporales.

CAPTURA

DE LA MODIFICACIN DE UNA PLANTILLA

Luego, OpenOffice.org abre el reporte en modo editar. Usted puede modificarlo usando las funciones estndar del Writer de OpenOffice.org.

El documento se modifica en su versin en Espaol. Se traducir a otro idioma cuando lo use a travs de la interfaz del cliente, si usted as lo ha determinado. Entonces, usted solo necesita modificar la plantilla una sola vez, aunque su sistema use otros idiomas, pero necesitar agregar traducciones como se indic previamente, si usted agrega campos o cambia el contenido de los existentes. Atencin: Reportes viejos

Los reportes ms viejos no han sido todos convertidos al nuevo formato soportado por Open ERP. Las expresiones de datos en el viejo formato se muestran entre doble parntesis y no en campos de OpenOffice.org. Usted puede transformar el formato de un reporte viejo al nuevo formato desde el men de OpenOffice.org Reporte de Open > Convertir Parntesis - Campos. Desde la barra de herramientas de Open en OpenOffice.org es posible:

conectar al servidor de Open ERP, proveyendo los parmetros de conexin

agregar un loop: seleccione un campo relacionado entre los campos disponibles del objeto propuesto, por ejemplo Lneas de Pedido. Cuando se imprima, este loop ser ejecutado para cada lnea del pedido. El loop puede ser puesto en una tabla (las lneas sern repetidas) o en una seccin de OpenOffice.org.

agregar un campo: usted puede ir a travs de la base de datos de Open ERP desde el objeto seleccionado y luego a un campo en particular.

agregar una expresin: ingrese una expresin en el lenguaje Pyhton para calcular valores de cualquiera de los campos en el objeto seleccionado. Tcnica: Expresiones de Phyton Usando el botn Expresin usted puede ingresar expresiones en lenguaje Phyton. Estas expresiones puede usar todos los campos del objeto para sus clculos. Por ejemplo, si usted hace un reporte sobre un pedido, puede usar la siguiente expresin:
'%2f' % (amount_total * 0,9)

En este ejemplo, amount_total es un campo del objeto Pedido. El resultado ser 90% del total del pedido, formateado a dos decimales.

Guarde el reporte modificado y envelo al servidor usando el men Reporte de Open > Enviar a Servidor. Aparece entonces un cuadro de dilogo Enviar al servidor. No modifique el Nombre Tcnico si quiere que la modificacin reemplace el reporte original. Cambie el formulario Nombre de Reporte a Mod
Pedido de Venta,

tilde la opcin Encabezado Corporativo y haga click en

Enviar reporte al servidor.

Usted puede controlar el resultado en Open ERP usando el men Gestin de Ventas > Pedidos de Venta > Todos los pedidos.

Creacin de un nuevo reporte Para crear un nuevo reporte, seleccione Reporte de Open > Abrir nuevo reporte en el Writer de OpenOffice.org, luego eleija una plantilla de base para el nuevo reporte. Por ejemplo, elija Pedido de Venta del cuadro de dilogo Abrir nuevo reporte, luego haga click en Usar modelo en reporte.

La plantilla general est compuesta de loops (tal como la lista de pedidos seleccionada) y campos del objeto, con los que tambin puede ser loopeado. Formatelos a sus requerimientos y luego guarde la plantilla.

Las plantillas de reportes existentes componen una rica fuente de ejemplos. Usted puede comenzar agregando los loops y varios campos para crear una plantilla mnima.

Cuando el reporte ha sido creado, envelo al servidor haciendo click en Reporte de Open > Enviar al servidor, lo que hace aparecer el cuadro de dilogo Enviar al servidor. Ingrese el Nombre Tcnico de pedido.venta para hacer que aparezca adems de los otros pedidos de venta. Renombre la plantilla como Nueva Pedido de Venta en Nombre de Reporte, tilde la opcin Encabezado Corporativo y finalmente haga click en Enviar reporte al servidor.

Para enviarlo al servidor, usted puede especificar si prefiere que Open ERP

produzca un PDF cuando el usuario imprima el documento, o si Open ERP debera abrir el documento para editarlo en el Writer de OpenOffice.org antes de imprimirlo. Para hacerlo, elija PDF o SXW (un formato de documentos de OpenOffice.org) en el campo Seleccionar tipo de reporte.

Creacin de encabezados comunes para reportes Cuando guarde reportes nuevos y aqullos que haya modificado, se le dar la opcin de seleccionar un encabezado. Este encabezado es una plantilla que crea un encabezado y un pie de pgina estndar que contiene informacin definida en cada base de datos.

El encabezado est disponible para todos los usuarios del servidor de Open ERP. Esta plantilla puede encontrarse en el sistema de archivos del servidor en el directorio extensiones/personalizar y es comn a todos los usuarios del servidor. Aunque los reportes adjuntan informacin acerca de la compaa que los imprimen, usted puede reemplazar varios nombres en la plantilla con valores desde la base de datos, pero la configuracin de la pgina permanecer comn a todas las bases de datos del servidor.

Si su compaa tiene su propio servidor o un servidor alojado, usted puede personalizar esta plantilla. Para agregar el logo de la compaa, usted debe conectarse al servidor de Open ERP como un usuario con permisos para editar archivos del servidor. Vaya al directorio extensiones/personalizar, copie su logo (en un archivo de formato grfico estndar), luego edite el archivo
corporate_rml_header.rml

en un editor de texto. El texto en el formulario <image debera aparecer

file="corporate_logo.png" x="1cm" y="27.4cm" width="6cm"/>

despus de la lnea <!--logo--> para mostrar su logo en cada pgina que use el encabezado corporativo.

Importar y exportar informacin

Cada formulario en Open ERP tiene un mecanismo estndar para importar informacin desde un archivo CSV. se es el mismo formato usado en las traducciones.

Nota: Formularios y listas Usted tiene acceso a las funciones Importar y Exportar en el cliente web en un nico formulario en modo vista de slo lectura - usted no puede acceder a Importar o Exportar en otra vista o cuando el formulario es editable. Si est usando el cliente Windows, usted puede encontrar las funciones en el men superior Formulario > Importar... y Formulario > Exportar... El formato de archivo CSV es un formato de texto compatible con la mayora de los programas de hojas de clculo y es fcilmente editable como una hoja de trabajo. La primera lnea contiene el nombre del campo en el formulario. Todas las lneas subsecuentes son informacin, alineadas con sus respectivas columnas.

El formato CSV para estructuras de bases de datos complejas Cuando usted importa informacin, tiene que resolver el problema de representar una estructura de base de datos en formato plano .csv.

Para hacerlo, en Open ERP hay dos soluciones posibles:

Importar un archivo CSV que ha sido estructurado de un modo particular para permitirle cargar varias tablas de base de datos diferentes desde un nico archivo (tales como asociados y contactos de asociados en un archivo CSV).

Importar varios archivos CSV, cada uno correspondiendo a una tabla de base de datos especfica, que tiene vnculos explcitos entre las tablas.

Comience por construir el encabezado del archivo CSV. Abra la herramienta de importacin sobre el objeto en el que est interesado y seleccione los campos que quiere importar en su base de datos de Open ERP. Debe incluir cada campo que est coloreado de azul ya que son obligatorios, y cualquier otro campo que sea importante para usted.

SELECCIN

DE CAMPOS PARA IMPORTAR

Use los nombres de campo como nombres de columna en la primera lnea de su archivo CSV, aplicando un campo por columna. Si su archivo CSV tiene esos nombres en la primera lnea cuando usted importe su archivo CSV, Open ERP automticamente corresponder el nombre de la columna con el nombre del campo de la tabla. Cuando usted haya creado su archivo CSV, lo har haciendo click sobre el botn Nada para limpiar los Campos a importar, luego seleccione su archivo CSV por medio de la bsqueda de un Archivo para importar y luego haciendo click en el botn Deteccin automtica.

Para importar informacin CSV que se corresponda con la estructura de su base de datos, necesita distinguir los siguientes tipos de campos en la interfaz de Open ERP: campos muchos-a-muchos (entre mltiples fuentes y destinos),campos muchos-a-uno (desde mltiples fuentes a un solo destino) y campos uno-a-muchos (desde un solo origen a muchos destinos). Definicin: Tabla en primer plano Cada una de esos tipos se describe en relacin a una tabla en primer plano, la tabla cuyo formulario de entrada usted est viendo y cuyas entradas seran actualizadas por un simple archivo CSV. Solo por que uno de estos campos de relacin aparezca en la tabla en primer plano, no significa que hay un campo inverso en la tabla relacionada, pero puede haberlo. Entonces no hay un campo uno-a-muchos en el formulario de usuario para reflejar el campo uno-a-muchos Vendedor en el formulario de asociado, pero hay un campo muchos-auno Asociado en el formulario de Contacto de Asociado para reflejar el campo uno-a-muchos Contacto de Asociado en el formulario de Asociado. Vea las capturas siguientes para notar las diferencias:

CAPTURAS

SURTIDAS

Todos los otros campos se codifican en el archivo CSV como un campo en cada columna.

Campos muchos-a-uno Los campos muchos-a-uno representan una relacin entre la tabla en primer plano y otra tabla en la base de datos donde la tabla principal tiene una entrada nica para la otra tabla. Open ERP trata de vincular el nuevo archivo en la tabla en primer plano con una de las entradas en la otra tabla buscando y correspondiendo el Nombre o el Cdigo con el valor en el archivo CSV.

Usted tambin puede trabajar con identificadores en vez de los nombres de los recursos. Para hacerlo, usted debe importar un primer archivo (por ejemplo, Productos) con una columna llamada id en su archivo CSV que contiene un identificador para cada producto. El identificador es una lnea de caracteres que es nica para cada una de las lneas que estn siendo importadas y guardadas.

Cuando usted importe otros archivos que se vinculen con la primera tabla, usted puede usar el identificador en vez de los nombres. Para hacerlo, el ttulo de la columna en su CSV debe terminar en :id (por ejemplo, Producto :id). Ventaja: Importar con identificadores La gestin de identificadores libres de texto le permiten simplificar considerablemente la conversin de otra base de datos a Open ERP. Usted puede crear una columna id que contenga el identificador usado en la base de datos original para cada tabla que est importando. Para otras tablas relacionadas a sta, usted pude usar la relacin de identificador a la entrada en la tabla original. No necesita una conversin compleja para crear enlaces a la tabla original. Campos muchos-a-muchos Los campos muchos-a-muchos se manejan tal como los campos muchos-a-uno

en tratar de recrear la relacin entre tablas: ya sea en buscar por nombres o usando los identificadores.

Hay varios valores posibles en un campo muchos-a-muchos. Adems, un asociado puede tener varias categoras asociadas. Usted debe separar los diferentes valores con una coma.

Campos uno-a-muchos Estos campos son un poco diferentes. Tome, por ejemplo, el campo Contactos de Asociado en el formulario de Asociado, el cual contiene todos los contactos vinculados.

Para importar un campo como ste, usted no tiene que vincular a una entrada existente en otra tabla, sino que puede en cambio crear y vincular a varios contactos de asociado usando el mismo archivo. Usted puede entonces especificar varios valores para campos diferentes vinculados a este objeto por el campo uno-a-muchos. Cada campo debe ponerse en una columna de la tabla, y el ttulo de esa columna debe ser expresado en el formulario campo_unoa-muchos/campo_objeto enlazado.

Por ejemplo, para importar asociados con muchos contactos para los cuales usted especifica un nombre y una ciudad, usted creara el siguiente archivo CSV:

Ejemplo de importacin de campos uno-a-muchos Nombre Jaja SA Arot SA Hotel Presidente En este ejemplo, los campos Nombre y Cdigo pertenecen a la tabla Asociado, y los campos Contacto y Ciudad pertenecen al Contacto Jaja Arot Cdigo Direccin/Contac Direccin/Ciudad to Juan Prez Pepe Le P Jos Muoz Buenos Aires Tucumn Crdoba

vinculado a este asociado.

Cuando importe este archivo tendr tres asociados:

Jaja SA: con dos contactos.

Arot SA: con un contacto.

Hotel Presidente: sin contactos. Nota: Simetra en campos de relacin Dependiendo de la estructura de su informacin puede ser ms fcil usar el formulario uno-a-muchos o el muchos-auno al relacionar dos tablas, mientras que los campos relevantes existen en ambos extremos de la relacin. Por ejemplo, usted puede: * Importar un asociado con diferente contacto en un solo archivo (uno-a-muchos). * Importar los asociados primero, y luego contactos con el campo vinculando al asociado en un formulario muchos-a-uno.

Ejemplos de importacin de archivos CSV Aqu tiene dos ejemplos para ilustrar el concepto de importacin de datos. El primero es importar categoras de asociados, y luego importar algunos asociados y sus contactos junto a enlaces a las categoras que acaba de crear. Aunque usted puede crear nuevos contactos al mismo tiempo que crea asociados (porque puede hacerlo para relaciones uno-a-muchos).

Categoras de Asociados Comience por crear categoras de asociados en un archivo CSV:

1. Cree la siguiente tabla en su programa de hoja de clculo:

Columna A Lnea 1 Lnea 2 Lnea 3 Lnea 4 Lnea 5 Nombre de Categora Calidad Oro Plata Bronce

Columna B Categora madre Calidad Calidad Calidad

En la primera lnea, Nombre de Categora y Categora Madre son los ttulos de las columnas que corresponden a los nombres de campos en el formulario Categora de Asociado.

La Columna A es para las diferentes categoras de asociado y la Columna B indica si esa categora tiene una categora madre. Si la columna B est en blanco quiere decir que la categora est en el nivel superior.

2. Guarde el archivo de hoja de clculo en formato CSV (separado por comas) y pngale de nombre categorias.cvs.

3. En Open ERP, seleccione Asociados > Configuracin > Categoras > Editar Categoras.

4. Haga click en Importar (arriba a la izquierda de la lista) para que aparezca el cuadro de dilogo Importar Informacin, en el cual encontrar la lista de campos que pueden ser importados.

5. Haga click en Explorar... en el campo Archivo a Importar y seleccione el archivo CSV que acaba de crear, categorias.csv. Luego haga click en Autodetectar para hacer coincidir los nombres en el archivo CSV con los nombres disponibles en Categoras de Asociado.

6. Haga click en Importar arriba a la derecha del cuadro de dialogo para cargar su informacin. Debera aparecer el mensaje 4 objetos importados en un nuevo cuadro de dilogo. Cierre ste y el cuadro de dilogo Importar informacin para volver a la pgina original.

7. Haga click en Asociados > Asociados por Categora para ver el rbol de categoras, incluyendo la nueva rama Calidad que ha cargado. Cliente Windows: Cuadro de dilogo para importar archivos CSV El cuadro de dilogo que usa en el cliente Web para importar un archivo CSV es ligeramente diferente al del cliente Windows. En este ltimo se muestran los campos requeridos y no incluye aquellos campos que no pueden ser completados (como los campos calculados). Nuevos Asociados Aqu se muestra cmo crear nuevos asociados con varios contactos, y cmo vincularlos a nuevas categoras:

1. Ingrese la siguiente tabla en su programa de hoja de clculo. Columna A Lnea 1 Lnea 2 Lnea 3 Lnea 4 Tiny sprl Nombre Columna B Categoras Columna C Contacto/ Nombre Pedro Ruiz Juan Prez Fabien Pinckaers Administrador Columna D Vendedor Administrador

Publicidad Ruiz Plata, Oro

La segunda lnea corresponde a la creacin de un nuevo asociado, con dos categoras existentes, que tiene dos contactos y est vinculada a un vendedor.

2. Guarde el archivo bajo el nombre asociados.csv.

3. En Open ERP, seleccione Asociados > Asociados y luego importe el archivo que acaba de guardar. Aparecer un mensaje confirmando que ha importado y guardado la informacin.

4. Verifique que ha importado la informacin. Un nuevo asociado debera aparecer (PublicidadRuiz), con un vendedor (Administrador), dos contactos (Pedro Ruiz

y Juan Prez) y dos categoras (Plata y Oro).

Exportar Informacin El mecanismo genrico de Open ERP le permite exportar fcilmente cualquier informacin a cualquier ubicacin en su sistema. No est restringido lo que puede exportar, aunque usted puede restringir quin puede importar esa informacin usando las facilidades de derechos de gestin discutidos arriba.

Usted puede usar esto para exportar su informacin en hojas de clculo o en otros sistemas tales como paquetes contables especializados. El formato de exportacin es usualmente CSV, pero usted tambin puede conectarse directamente a Microsoft Excel usando el mecanismo COM de Microsoft. Tcnica: Acceso a la base de datos Los desarrolladores pueden usar tambin otras tcnicas para acceder automticamente a la base de datos de Open ERP. Las dos ms tiles son: * Usando el servicio Web XML-RPC. * Accediendo a la base de datos PostgreSQL directamente. Para ilustrar la exportacin de datos, usted puede seguir los pasos siguientes para exportar informacin sobre un asociado especfico usando el cliente web:

1. En Open ERP, seleccione Asociados > Asociados para mostrar una lista de asociados. Busque un Nombre especfico (en este caso, Ruiz) para visualizar solo la nica lnea.

2. Haga click en Exportar para que aparezca el cuadro de dilogo Exportar informacin.

3. Todos los campos disponibles se muestran en la seccin Todos los campos a la izquierda, que corresponde a todos los campos visibles en el formulario, incluyendo todos los campos que vienen de vnculos a otras

tablas en la base de datos subyacente.

4. Seleccione los campos que le interesan agregndolos a la seccin Campos para exportar usando el botn Agregar.

5. Haga click en Exportar para exportar un archivo CSV o, si su cliente est en una PC Windows, usted tiene la opcin de abrir la informacin en una hoja de clculo de Microsoft Excel. La informacin se exporta en una tabla similar a la que aparece abajo. Columna A Lnea 1 Nombre Columna B Categoras/ Nombre de categora Oro Juan Prez Columna C Contacto Columna D Vendedor

Lnea 2 Lnea 3 Lnea 4

Publicidad Ruiz Plata

Pedro Ruiz

Administrador

En la tabla de arriba:

La Columna A contiene informacin en texto para el campo Nombre en la Tabla de Asociados.

La Columna B contiene informacin en texto para el campo Nombre de categora en la tabla relacionada mucho-a-mucho Categora de Asociado: si hay muchas categoras estn listadas en esa columna con muchas otras lneas que quedan en blanco excepto por cualquiera otros campos en la tabla Categora de Asociado que pueden haber sido seleccionadas tambin.

La Columna C contiene informacin en texto para el campo Nombre en la tabla asociada uno-a-muchos Contacto de Asociado: si hay varios contactos de asociado entonces estn listadas en esa columna con otras lneas que quedan en blanco excepto por cualquier otro campo en las tablas de contacto de asociado que puede haber sido seleccionado.

La Columna D contiene informacin en texto para el vendedor, el cual es el campo Nombre en la tabla relacionada muchos-a-uno Usuario. Est listada solamente sobre la misma lnea que el mismo Asociado. Consejo: Grabador de mdulo Si usted quiere ingresar informacin manualmente en Open ERP, usted debera usar el Grabador de Mdulo, descripto en la primera seccin de este captulo. Haciendo esto usted generar un mdulo que puede ser reusado fcilmente en diferentes bases de datos. Entonces si hay problemas con una base de datos usted ser capaz de reinstalar el mdulo de informacin que ha generado con todas las entradas y modificaciones que ha hecho para este sistema.

Metodologa de implementacin
Usted puede tener dominados los aspectos tcnicos de administracin y eso de su sistema de gestin empresarial, pero tiene todava un largo camino por recorrer integrando Open ERP a su compaa. Este trabajo est ms relacionado con los negocios y con lo social que con lo tcnico. El proceso de implementacin de Open ERP abarca varias fases diferentes: evaluacin, planeamiento, configuracin, migracin de datos, despliegue y entrenamiento de usuarios, e impacta tanto en el soporte como en el mantenimiento.

La gestin de proyectos ERP, y la gestin de proyectos IT en general, son el sujeto de varios otros libros que usted podra querer investigar por s mismo. Los elementos de la metodologa presentada aqu no intentan ser una revisin exhaustiva, sino un vistazo general breve de las diferentes fases necesarias para implementar Open ERP en su compaa. Definicin: Implementacin La implementacin abarca todo el proceso de integracin y despliegue de Open ERP, incluyendo evaluarlo, establecer especificaciones, planear el despliegue, la configuracin del software, cargar los datos, la instalacin y el entrenamiento de los usuarios. No se extiende realmente a la personalizacin del software, ni el soporte ni el mantenimiento.

Planeamiento y Anlisis de los Requerimientos

El planeamiento y el anlisis de los requerimientos son las claves para el xito de una implementacin. En esta etapa usted debera formar un equipo de gestin para definir los costos y beneficios del proyecto, seleccionar un equipo de proyecto y exponer las etapas detallas que tendr que llevar a cabo.

Open ERP es tan fcil de comenzar a usar que no es siempre obvio, particularmente para el staff de IT, que un plan de requerimientos claro es necesario para la implementacin exitosa del sistema. La dificultad no reside

particularmente en la instalacin del software ni en su configuracin, sino ms en:

saber qu configurar

decidir si debera adaptar el software o tal vez cambiar su mtodo de trabajo para algunos de los procesos especializados

formar equipos que puedan especificar y trabajar en algunos de los cambios

asegurarse que sus usuarios estn comprometidos con el cambio.

La implementacin del sistema ERP es un proyecto que se lleva cabo usando tecnologa de la informacin pero es un proyecto de negocios ms que un proyecto IT en s mismo. El desafo de este tipo de proyecto est en cambiar el comportamiento de aqullos involucrados en todos los niveles de la empresa.

La gente en el departamento de IT ser ciertamente una parte integral del proyecto pero deberan ser comandados por alguien en una posicin directiva que entienda el impacto del negocio a lo largo de la organizacin y tenga experiencia en proyectos tcnicos. Idealmente el gerente de proyecto debera conocer bien la compaa, tanto sus singularidades como sus diferentes procesos estndares.

Si la empresa no tiene su propio grupo de IT, usted probablemente est mejor eligiendo una oferta de sistema de software como servicio. Esto significa que usted subcontrata toda la dificultad tecnolgica, desde la instalacin del servidor hasta su mantenimiento, siempre estando seguro de la instalacin de una arquitectura robusta con su redundancia, servidores de respaldo y separacin de autenticacin y datos. Recordatorio: La oferta de Sistema de Software como Servicio (SaaS)

Este servicio est ofrecido por un proveedor en la forma de una suscripcin mensual que incluye todo el material IT (servidores), mantenimiento del sistema, hosting y soporte. Este servicio puede ser particularmente til para pequeas compaas que quieren hacer crecer su sistema integrado de gestin rpidamente, a un bajo costo, basadas en la misma estructura de sistemas que son usadas por grandes bancos. Mtodos de planeamiento Los mtodos de planeamiento varan en su grado de complejidad, formalidad y nivel de automatizacin. No es la intencin de este captulo dirigirlo hacia un mtodo u otro.

Los mens de Open ERP estn organizados para llevarlo a travs de una implementacin en un orden sensato, para que la informacin que deba ser ingresada se encuentre primero en el sistema de men. Los formularios tambin estn organizados de manera tal que si usted ingresa datos en el orden natural, ms tarde los campos se completen automticamente por los anteriores donde sea posible.

Los mismos mens brindan varias sugerencias de implementacin de gran ayuda, como los submens de Administracin > Configuracin que son tiles para la configuracin del software. Las nuevas funciones como el Grabador de Mdulo le permiten acelerar significativamente la configuracin de datos.

Los mdulos externos, tal como el Planeador de Implementacin implem que lo ayuda a desarrollar planes de implementacin de alto nivel, son tambin producidos por desarrolladores de terceras partes. Estos planes, diseados para gestionar o investigar Open ERP, detallan la estructura del software y los diferentes pasos requeridos para su implementacin.

Despliegue

Como ya ha visto, la estructura completa de Open ERP incluye los siguientes elementos:

Un servidor de base de datos

Un servidor de aplicacin de Open ERP

Un servidor web eOpen

Varios clientes que acceden al servidor de Open ERP: pueden ser tanto clientes web como clientes Windows. Definicin: Despliegue El despliegue es el proceso de poner una base de datos de Open ERP en un estado listo para la produccin, donde pueda ser usado por todos en su negocio para el trabajo diario. Usted usualmente configurara el Open ERP y cargara datos en l sobre un sistema de desarrollo, entrenara personal sobre se u otro sistema de entrenamiento y lo desplegara sobre un sistema de produccin que tiene mejor proteccin contra fallas, seguridad y performance.

Opciones de despliegue Para desplegar Open ERP en su compaa, tiene disponibles varias opciones:

un Sistema de Software como servicio u Oferta sobre demanda que incluye el equipamiento, el hosting, el mantenimiento y el soporte sobre un sistema configurado a sus necesidades por adelantado.

una instalacin interna, que usted puede gestionar por s mismo o hacer gestionar por una compaa de servicios IT tal como un asociado de Open ERP.

hosting por un proveedor de servidor sobre el cual se instala Open ERP,

lo que le permite proceder a agregar adaptaciones sobre su servidor.

Los dos primeros enfoques son los que se usan ms frecuentemente.

La Ofeta de Software como un Servicio (SaaS) Saas es un paquete completo brindado por un proveedor, que incluye los siguientes servicios: servidor hardware, hosting de la solucin genrica, instalacin y configuracin inicial, redundancia de la arquitectura, respaldos, mantenimiento de sistema y soporte.

Est provisto en la forma de una suscripcin mensual con un precio por usuario fijo. Estos paquetes no permiten desarrollar mdulos especficos para sus necesidades. Todo lo contrario, ofrecen un servicio a un precio establecido basado en mdulos de software estndares que contienen pocos riesgos de migracin. Los proveedores Saas se limitan generalmente a los mdulos certificados y validados por el autor original y gerente de proyecto, Tiny.

Aqu estn las ventajas principales de una solucin Saas:

Un retorno de inversin imbatible (costo de implementacin: 0, costo de licencias: 0).

Costos que estn controlados y no darn sorpresas (la oferta incluye mantenimiento, migraciones frecuentes y soporte).

Una solucin cerrada, instalada en menos de 24 horas.

Paquetes adaptados y preconfigurados para diferentes sectores de la actividad.

Una estructura fuerte garantizada para tener acceso permanente y constante, alcanzable desde cualquier lado.

Este servicio est recomendado para pequeas compaas con menos de 15 empleados.

Hosting por un proveedor A primera vista, un sistema alojado de Open ERP parece similar a Saas: provee Open ERP desde una instalacin remota a travs de un explorador web. Pero en general las similaridades terminen all.

Para compararlo con un paquete SaaS, usted debera controlar si el hosting provee adecuadamente los siguientes elementos:

Hardware de servidor

Hosting

Mantenimiento

Futuras migraciones

Respaldos

Redundancia de servidor

Soporte telefnico y va correo electrnico

Actualizaciones frecuentes de los mdulos

As mismo, infrmese sobre los siguientes puntos:

La versin de Open ERP propuesta

Los costos de implementacin (configuracin, carga de datos,

entrenamiento)

El costo de personalizacin (si es que se propone)

La tecnologa y el procedimiento usados para asegurar su base de datos

La tecnologa y el procedimiento usados para prevenir fallas de sistema

La tecnologa y el procedimiento usados para restaurar un sistema en falla

Las limitaciones en el nmero de usuarios, el nmero de usuarios simultneos y el tamao de la base de datos

El nivel de soporte y sus costos

El procedimiento para actualizar Open ERP (a versiones corregidas)

El procedimiento adoptado para las actualizaciones (a versiones corregidas y con nuevas funcionalidades).

Llamar a esos proveedores puede ser una buena solucin si usted quiere confiarles todas las especificaciones tcnicas para el funcionamiento de Open ERP, especialmente si usted necesita mdulos personalizados o de extensin que estn en la versin estable lanzada por Tiny.

Instalacin Interna Las medianas y grandes empresas tpicamente instalan Open ERP usando sus propios recursos internos. Usualmente prefieren tener su propio servicio IT a cargo del mantenimiento.

Estas compaas pueden hacer el trabajo de implementacin ellas mismas internamente, o volcarse a un asociado de Open ERP que har el trabajo de

implementacin o los asistir. Generalmente, las compaas prefieren una solucin intermedia que consiste en:

1. Volcar la implementacin inicial sobre un asociado para limitar los riesgos y demoras de la integracin. Esto les permite ser gestionados por expertos y obtener una configuracin de alta calidad.

2. Hacerse cargo ellas mismas de las necesidades simples una vez que el software ha sido implementado. Es ms conveniente para ellas ser capaces de modificar las tablas de bases de datos, formularios, plantillas y flujos de trabajo internamente que depender de un proveedor.

Una instalacin interna ser probablemente ms cara que un paquete Saas o un servicio de Hosting. An si se pone usted mismo a cargo de todo, le tomar un poco de tiempo aprender a gestionar la implementacin a menos que el equipo ya tenga experiencia con Open ERP. Esto representa un riesgo significativo.

Sin embargo, una implementacin interna puede ser particularmente interesante si:

usted quiere mantener sus datos dentro de su compaa

piensa que quiere modificar su software

quiere un paquete especfico de mdulos

le gustara una respuesta muy rpida

quiere que el software est disponible aunque se caiga su conexin de Internet.

Estos factores, y el acceso a los recursos necesarios para manejar una

implementacin y el subsecuente mantenimiento, son las razones por las que grandes y medianas empresas usualmente lo hacen por ellas mismas, al menos parcialmente.

Procedimiento de Despliegue El despliegue de una versin de Open ERP es bastante simple cuando su servidor ha sido configurado en su entorno de produccin. La seguridad de los datos ser entonces un elemento clave.

Cuando usted haya instalado el servidor, usted debera crear al menos dos bases de datos:

una base de datos de desarrollo o de prueba, en la cual los usuarios pueden probar el sistema y familiarizarse con l y

una base de datos de produccin, la cual ser la usada por la compaa en el uso diario. Nota: Numeracin de las versiones Open ERP usa un modelo de numeracin de versiones que comprende 3 nmeros A.B.C (por ejemplo, 4.2.2), donde cambios en el nmero A significan un cambio funcional mayor, cambios en el nmero B significan una actualizacin que incluye un lote de errores corregidos y alguna nueva funcionalidad, y el nmero generalmente se refiere a algunas actualizaciones limitadas o arreglos en la funcionalidad existente. El nmero B es notable: si es impar, es para una versin de desarrollo que no est designada para un entorno de produccin. Los nmeros pares son para versiones estables.

Si usted ha preparado un mdulo de datos para Open ERP (esto es, un mdulo que consiste solo en datos, no funcionalidad alterada), usted debera probarlo en su versin de desarrollo y controlar que no requiera ms ajustes manuales.

Si corre correctamente, eso muestra que est listo para cargar sus datos en la base de datos de produccin.

Usted puede usar procedimiento de respaldo de la base de datos de Open ERP en diferentes etapas de la configuracin. Entonces, si hace un paso en falso que no puede solucionar, siempre puede volver a una etapa anterior.

Ya que sus datos describen mucho del valor de su compaa, tenga especial cuidado tanto cuando necesite transferirla (en respaldos y a lo largo de su red de trabajo) como cuando est gestionando la contrasea del super administrador. Asegrese de que la conexin entre una PC cliente y los dos servidores est correctamente asegurada. Usted puede configurar Open ERP para usar el protocolo HTTPS, el que provee seguridad para la transferencia de datos. Definicin: HTTPS El protocolo HTTPS es el protocolo estndar seguro por usar los protocolos SSL o TSL. Permite a un usuario verificar su identidad en el sitio al cual quiere acceder, usando un certificado de autenticacin. Tambin garantiza la integridad y confidencialidad de los datos enviados entre el usuario y el servidor. Puede, opcionalmente, proveer autenticacin de cliente altamente segura usando un certificado numerado. El puerto HTTPS por defecto es 443. Usted podra tambin usar la base de datos PostgreSQL directamente para respaldar y restaurar datos sobre el servidor, dependiendo de derechos de acceso y la disponibilidad de contraseas para el servidor.

Entrenamiento del usuario

Tiny y sus asociados proveen dos tipos de entrenamiento:

Entrenamiento tcnico en Open ERP: el objetivo de este entrenamiento intensivo es permitirle desarrollar sus propios mdulos modificando y

adaptando los existentes. Cubre la creacin de nuevos objetos, mens, reportes y flujos de trabajo, y tambin de interfaces con software externo. Dura cinco das y est diseado para personal de IT.

Entrenamiento de usuario: esto le permite ser productivo tan rpido como sea posible en el uso de Open ERP. Todos los mdulos son detallados con ejemplos concretos y diferentes ejercicios. Para mayor realismo, el entrenamiento usa datos de una compaa ficticia. Este entrenamiento tambin dura cinco das. Est diseado para aqullos responsables de un proyecto ERP, los que sern capaces de entrenar empleados internamente.

Tanto Tiny como los asociados de Open ERP puede proveer entrenamiento personalizado. Esto, aunque es ms caro, est enfocado en sus propias necesidades.

Sus necesidades de entrenamiento dependen del tipo de despliegue que haya elegido. Si ha optado por un desarrollo Saas, el entrenamiento tcnico no es muy til.

Soporte y mantenimiento
Cuando use realmente su ERP, usted obtendr mayor valor por su inversin. Por esa razn el mantenimiento y el soporte son crticos para el xito a largo plazo.

El soporte apunta a asegurar que los usuarios finales obtengan la mxima productividad del uso de Open ERP, respondiendo a sus preguntas sobre el uso del sistema. El soporte puede ser tcnico o funcional.

El mantenimiento apunta a asegurar que el mismo sistema siga en funcin como se requiere. Esto incluye actualizaciones, lo que le da acceso a la ltima funcionalidad disponible.

Algunos asociados ofrecen mantenimiento preventivo. Esto asegura que todos los desarrollos especficos para su sistema son revisados y probados para cada nueva versin para que permanezcan compatibles con la base de datos de Open ERP.

Si usted no ha anticipado sus necesidades con un contrato de mantenimiento preventivo, los costos de migracin despus de unos cuantos aos pueden resultar significativos. Si los mdulos especiales que ha desarrollado se vuelven muy viejos, usted podra necesitar eventualmente un nuevo desarrollo para sus especificaciones.

Actualizaciones y mejoras Hay cuatro fuentes de cambio de cdigo para Open ERP:

parches provistos por Tiny para corregir fallas: despus de la validacin estos parches no causarn efectos secundarios

actualizaciones menores: que juntan todas las correcciones en un paquete, y se anuncian generalmente con una modificacin en el nmero de versin, como de 4.2.0 a 4.2.1

mejoras, que empaquetan todas las correcciones y las mejoras a la funcionalidad en un lanzamiento mayor, tal como de 4.0.3 a 4.2.0

nuevas funciones generalmente lanzadas en forma de nuevos mdulos.

Usted debera establecer un procedimiento con su proveedor para definir cmo responder a los cambios en el cdigo de Open ERP.

Para actualizaciones simples, su equipo de mantenimiento evaluar los parches para determinar si son beneficiosos para el uso de su Open ERP. Estos parches deberan ser probados en una instancia de Open ERP sin conexin antes de ser instalado en su versin de produccin.

El equipo de mantenimiento debera tambin hacerse cargo de las actualizaciones regulares del software.

Los parches y las actualizaciones slo pueden instalarse si usted tiene el acceso necesario al servidor de Open ERP. Usted debe instalar primero el parche o la actualizacin y luego reiniciar el servidor usando la lnea de comando: update=all-.

Una vez que Tiny ha lanzado una versin nueva mejorada su respuesta debera ser cautelosa. Si usted est perfectamente satisfecho con el sistema existente, sera mejor no tocar la nueva versin. Si usted quiere tener acceso a la nueva funcionalidad provista por una versin mejorada, tiene que llevar a cabo una delicada operacin. La mayora de las mejoras requieren que sus datos sean migrados porque las bases de datos antes y despus de la mejora pueden ser un poco diferentes.

Versin Migracin Open ERP tiene un sistema para manejar las migraciones automticamente. Para actualizar mdulos especficos o toda la base de datos, solo necesitar iniciar el servidor con el argumento: update=NAME_OF_MODULE o update=all.

Las nuevas versiones estables de Open ERP a veces requieren operaciones que no estn provistas en la migracin automtica. Tiny tiene la poltica de soportar la migracin desde todos los lanzamientos estables oficiales hasta el ltimo. Los scripts se proveen para cada nuevo lanzamiento de una versin estable. stos llevan a cabo la mejora desde la mayor versin previa hasta la nueva versin mayor.

Los gerentes responsables de la migracin entre dos versiones de Open ERP encontrarn la documentacin y los scripts necesarios en el directorio
doc/migrate

del servidor de Open ERP.

El procedimiento de migracin se ejecuta de la siguiente manera:

1. Haga una copia de seguridad de la base de datos desde la versin vieja de Open ERP.

2. Detenga el servidor en el que corre la vieja versin.

3. Inicie el script llamado pre.py para las versiones entre las que se est moviendo.

4. Inicie la nueva versin sobre el servidor usando la opcin -update=all.

5. Detenga el servido en el que corre la nueva versin.

6. Inicie el script llamado post.py para las versiones entre las que se est moviendo.

7. Inicie la nueva versin sobre el servidor y prubela.

Una migracin nunca es un proceso fcil. Puede ser que su sistema no funcione como antes o que a veces requiera nuevos desarrollos en la funcionalidad de los mdulos que ya han sido instalados. Por esto, usted debera moverse a una nueva versin slo si tiene una necesidad real y debe contratar a un asociado competente para que ayude si la versin que est usando difiere grandemente de la versin bsica de Open ERP.

De forma similar, usted debera tener cuidado porque esta migracin no corrige una configuracin que haya sido hecha incorrectamente. Puede ser el caso, por ejemplo, que la estructura del men principal haya sido modificada sin guardarla. Usted podra encontrar que est haciendo conjeturas errneas acerca de esa estructura cuando cargue datos que fueron grabados con el Grabador de Mdulos.