MODELO PLAN DE COMUNICACIONES INTERNO Objetivo:

Optimizar el manejo y flujo de informacin que se genere entre los diversos actores que hacen parte de la comunicacin interna, con el propsito de generar espacios de interaccin rpida, eficaz y veraz, sobre la Implementacin de la Estrategia de Gobierno en lnea, en cada una de las 233 Entidades Territoriales que componen la Regin 3 (Centrosur).

Objetivo General:

Desarrollar un plan de comunicaciones interno que permita definir qu, cmo, a quin y qu recursos utilizar para transmitir la informacin generada para la Estrategia de Gobierno en lnea en la Entidad Territorial, haciendo uso de los diferentes medios de comunicacin de que disponga la misma. La comunicacin interna se concibe bajo el precepto de la interaccin y flujos de informacin entre las diferentes dependencias de la Entidad.

Objetivos Especficos

Proporcionar elementos de comunicacin efectivos que permitan a las diferentes dependencias avanzar en la misma direccin de acuerdo con las diferentes fases de la Estrategia de Gobierno en lnea.

Generar mecanismos de comunicacin a nivel interno que permitan a las dependencias interactuar de manera eficaz y eficiente. Identificar flujos de comunicacin internos que faciliten al Comit de Gobierno en lnea y/o Equipo de Asistencia Tcnica, realizar control y seguimiento a las actividades desarrolladas en el avance de las fases de la Estrategia de Gobierno en lnea en la Entidad Territorial.

Establecer horarios de atencin y responsables para el manejo y uso de las herramientas de Interaccin en las diferentes dependencias de la Entidad Territorial

para establecer comunicacin entre las mismas y as facilitar su vinculacin con la Estrategia de Gobierno en lnea. Socializar a travs de los medios de comunicacin institucional tanto tradicional como alternativa, los requerimientos y avances de la Estrategia de Gobierno en lnea dentro de la Entidad Territorial.

Destinatarios:

Funcionarios de las Gobernaciones y/o Alcaldas de las diversas Entidades Territoriales del Departamento, Aliados Estratgicos, Funcionarios del Programa Agenda de Conectividad Estrategia de Gobierno en lnea, Operadores Agenda de Conectividad Estrategia de Gobierno en lnea.

Definicin y ejecucin de la Estrategia de Comunicacin Interna:

Contenido y mensaje a transmitir:

Debe basarse principalmente en informacin veraz y oportuna sobre la Implementacin de la Estrategia de Gobierno en lnea. Se debe tener en cuenta, todos aquellos contenidos o hechos relevantes relacionados con el proyecto que acontezcan en cada Entidad Territorial, los cuales permitan contextualizar a todos y cada uno de los componentes de este tipo de comunicacin, sobre las caractersticas especificas de cada Entidad Territorial, principalmente, aquellos datos que sean requeridos posteriormente por la Interventora y el Ministerio de Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones o el Programa Agenda de Conectividad Estrategia de Gobierno en lnea.

Es vital generar una retroalimentacin oportuna entre los Delegados y los Funcionarios de las Entidades Territoriales, para evitar reprocesos adems de la prdida de informacin y fuga de la misma.

Ejemplo: Crear un mensaje para un jefe de rea o dependencia de la Entidad Territorial, no ser igual de contundente a un mensaje que se disee exclusivamente para un ciudadano.

El entorno y el contexto de la poblacin, son los elementos que determinan los parmetros que se deben utilizar para hacer un mensaje contundente.

Medios a utilizar para cumplir con los objetivos propuestos:

Esencialmente

medios

que

generen

una

rpida

interaccin

entre

las

Gobernaciones y/o Alcaldas de las diversas Entidades Territoriales del Departamento, Aliados Estratgicos, Funcionarios del Programa Agenda de Conectividad Estrategia de Gobierno en lnea, Operadores Agenda de Conectividad Estrategia de Gobierno en lnea, entre los cuales se pueden encontrar los siguientes:

- Videos Institucionales - Carteleras de la Entidad Territorial - Cartas - Circulares internas -Revista interna - Memorando - Acta - Jornadas y encuentros - Reuniones de informacin - Boletines electrnicos - Video Beam - Correo electrnico institucional - Intranet -Tablones - Folletos - Posters - Volantes

- Pendones - Reuniones con jefes de reas - Evaluaciones, encuestas de actitud - Eventos internos: aniversarios e inauguraciones, convenciones, fiesta de navidad, fiesta de fin de ao.

Recursos a invertir:

En la comunicacin interna los recursos a invertir son mnimos, ya que se contar principalmente con los recursos tcnicos y tecnolgicos que posea cada Entidad Territorial, sumado a las herramientas de Interaccin en lnea que ofrece el Programa Agenda de Conectividad Estrategia de Gobierno en lnea para cada una de las Entidades a travs del sitio web.

Ejemplo: Recursos fsicos y materiales de la entidad: 1 Despacho equipado con lnea telefnica e Internet 1 Sala de reunin y 12 sillas 1 Televisor Equipos oficina (2 de mesa y 2 sillas) Telfonos fijos (2) y mviles (2) 1 PBX 1 Fax Material impreso: Carteleras, folletos, postales, volantes, pendones, etc.

Recursos Tecnolgicos

Las herramientas de interaccin del Sitio Web Institucional y Aula Virtual (Foro, chat, correo electrnico, audio, vdeo, buzn de quejas y reclamos, etc.) Boletn o revista electrnica Blogs (blogger, wordpress, etc). Slideshow o slideshare SMS

Modem Equipos Informticos (2 equipos de mesa, 3 porttiles, 1 scanner y 1 video beam). Software gratuito: Como Skype, Messenger, gif animator, gimp, open office etc. Software licenciado: Adobe Photoshop, Corel draw, Camtasia, Adobe Media player, Illustrator, office, Flash, Dreamweaver, InDesign, Adobe Premiere, Adobe Fireworks, etc.

Recursos Humanos

Nombre

Cargo

Dependencia

Correo electrnico

Juan Prez

Jefe de prensa

Oficina Prensa

de

prensa@municipiodepartamento.gov.c o

Nmero Telefnic o fijo y celular 310xxxxxx x

Tipo de Vinculaci n Libre Nombrami ento

Perfil acadmico

No Personas

Lucia Gmez

Secretaria despacho de prensa Comunicacin y apoyo logstico

Oficina Prensa

de

prensa@municipiodepartamento.gov.c o prensa@municipiodepartamento.gov.c o

315xxxxxx x

Contratista

Comunicador social especializado en imagen visual Tcnico secretara administrativa Periodista con nfasis en radio y televisin

Manuel Jimnez

Oficina Prensa

de

300xxxxxx x

Contratista

Tabla1RecursosHumanos

Recursos Financieros Monto asignado para los materiales POP y eventos, adems la periodicidad de la realizacin de estos.

No. 1

Descripcindel Evento Articulo Folletos Campaa Gobierno en lnea Volantes Campaa Trmites y Servicios Encuestas Campaa Nivel de Satisfaccin ciudadanos Carpetas de Campaa

Periodicid Cantidad ad 1 vez al 3500 mes 1 vez 3000 bimensual mente 1 vez al 70000 cada semestrre 1 vez 2000

Tinta s 3X0

Tamao Oficio

TipodePapel Bond75grms

Valor Unitario $77

Valor Total $270.0 00+iva $230.0 00+iva $3.900. 000+ iva $3.000.

3X0

Carta

Bond75grms

$77

2X1

Oficio

Bond75grms

$56

4X4

Plastificad

Papel

tipo $1500

No.

Descripcindel Evento Periodicid Articulo ad presentacin Gobierno en bimensual lnea mente

Cantidad

Tinta s

Tamao

TipodePapel

Valor Unitario

o mate muestra con parcial. Tamao tipo muestra

Valor Total 000+ iva

Plegables

8 9 10

11

Campaa 1vezcada 70000 Gobierno en semestre lnea sferos tipo Eventocierre 1vezcada 300 lamy semestre Botones Eventocierre 1vezcada 300 semestre Pendones Campaa 1 vez al 2 Gobierno en ao lnea Mugs Campaa 1vezcada 50 Gobierno en semestre lnea TOTAL

4x2

Carta

Bond75grms

$85

Normal 4,5cms 1pliego

$8000 $1000 Papel especial $70000 para pendones $8500

$5.900. 000+ iva $24000 00+iva $30000 0+iva $14000 0+iva $42500 0+iva

Normal

$16565000 +iva

Tabla2RecursosFinancieros

(Se eligen los recursos que se vayan a utilizar de acuerdo con los que se conozca posee la Entidad y aquellos como Software de uso libre que brinde apoyo a las actividades planteadas. No se pretende que las Entidades Territoriales incurran en gastos, a no ser que ellas mismas as lo dispongan). Ejecucin de la estrategia de comunicaciones interna: Elaboracin del calendario de acciones y sus responsables: Para la constitucin de este tipo de calendario, se debe tener en cuenta la disponibilidad horaria de los funcionarios de las Entidades Territoriales en el Ente Territorial donde se encuentre el Delegado Territorial, segn como lo estipule el cronograma de actividades y eventos de la Entidad. Es muy importante establecer actividades u acciones que sean ejecutables en un tiempo medible para evitar desenfocarse en dinamismos que sean etreos.

Por cada accin a realizar se debe establecer siempre un responsable directo que se encargue de rendir cuenta de lo ocurrido, de modo que se pueda evaluar la eficiencia del proceso comunicativo interno.

Los Delegados Territoriales son quienes deben abanderar los procedimientos a cumplir durante esta Implementacin y acompaamiento e instar a los Funcionarios de las Alcaldas o Gobernaciones, ha involucrarse y apropiarse de la Estrategia de Gobierno en lnea y darle continuidad. Ejemplo Calendario de acciones internas:
Nombre del Evento o Actividad o acciones Da de la secretaria Breve descripcin del Evento o Actividad o acciones Celebracin Nacional para todas las secretarias. DIA DEL CONTADOR PUBLICO COLOMBIANO, es la expedicin e implicaciones que tiene esta ley, que contiene un apartado sobre ajustes institucionales, sobre los cuales el Gobierno mediante su Ministerio de Comercio, Industria y Turismo y de manera particular a travs de la Direccin de Regulacin ha venido presentando varias de borradores proyectosdeDecretos para reglamentar la ley. La celebracin del Da del Periodista naci el 9 de febrero de 1791, con la aparicin del primer peridico dela capital, Papel PeridicodelaCiudad de Santaf de Bogot, elcualeradirigidopor el cubano Manuel del Socorro Rodrguez de la Victoria. Desde all escribieronalgunosde los ms importantes prceres colombianos como Antonio Nario, FranciscoAntonioZea, Francisco Jos de Fecha de inicio Fecha de fin Nombre Encargado Cargo Dependencia Correo electrnic o contacten os@munic ipiodepartame nto.gov.co contabilida d@munici piodepartame nto.gov.co Telfono fijo y celular 318xxxxxx x

26-04-11

26-0411

Todas las dependencia s

Todas las depende ncias Secretar ia

Todas las dependencias

Da del contador

010311

0103 11

Milena Sarmiento

Contabilidad

318xxxxxx x

Da del periodista

090211

0902 11

Lucia Gmez

Oficina de Prensa

prensa@muni cipiodepartamento. gov.co

contacten os@munic ipiodepartame nto.gov.co

318xxxxxx x

Semana Santa

Caldas, entre otros y las temticas eran diversas: la vida cotidiana y social de lascolonias,elrescate devaloresliterarios,la actividadmilitarycivil de la metrpoli y sus posesiones, los desarrollos de la ciencia y el saber. Con Rodrguez de la Victoria se inicia el ejercicio del periodismo profesional en Colombia, y, por tanto, el Crculo de Periodistas de Bogot (CPB) ratific la fecha del 9 de febrero para la celebracin tradicional del Da del Periodista Profesional, y lo consagr la anterior Ley 51 del 18 dediciembrede1975.

Todas las dependencia s

Todas las depende ncias Todas las depende ncias deportes

Todas las dependencias

Navidad

Novena de aguinaldos celebrada por dependencias en la Entidad. Todos los aos se prepara la semana deportiva. Todos los aos se realiza una fiesta para despedirelao. ElDaInternacionalde la Mujer, originalmente llamadoDa Internacional de la Mujer Trabajadora, se celebra el da8 de marzoy est reconocido por laOrganizacin de las Naciones Unidas, ONU. En este da se conmemora la lucha de la mujer por su participacin, en pie de igualdad con el

161211

2412 11

Todas las dependencia s

Todas las dependencias

Campeonato de futbol

101011

1810 11

Martin Romero

Deportes

Fiesta final de ao

301211

3012 11

Todas las dependencia s

Todas las depende ncias Todas las depende ncias

Todas las dependencias

El da de la mujer

080311

0803 11

Todas las dependencia s

Todas las dependencias

contacten os@munic ipiodepartame nto.gov.co contacten os@munic ipiodepartame nto.gov.co deportes @municipi odepartame nto.gov.co contacten os@munic ipiodepartame nto.gov.co contacten os@munic ipiodepartame nto.gov.co

318xxxxxx x

318xxxxxx x

311xxxxxx

318xxxxxx x

318xxxxxx x

El da hombre

del

El da trabajo

del

hombre, en la sociedad y en su desarrollo integro como persona. Es fiesta nacional en algunospases. La idea de un da internacional de la mujer surgi al final delsiglo XIX, en plenarevolucin industrialy durante el auge delmovimiento obrero.Lacelebracin recoge una lucha ya emprendida en laantigua Greciay reflejada porAristfanesen su obraLisstrata, que cuentacomoLisstrata empez una huelga sexual contra los hombres para poner fin a la guerra, y que se vio reflejada en laRevolucin francesa: las mujeres parisinas, que pedanlibertad, igualdadyfraternidad, marcharon haciaVersallespara exigir elsufragio femenino,peronofue sino hasta los primeros aos delsiglo XXcuando se comenz a proclamar, desde diferentes organizaciones internacionales deizquierda, la celebracin de una jornada de lucha especfica para la mujerysusderechos. El 19 de marzo se celebra originalmente el Da de San Jos, padre de Jess, y en Colombia se ha adoptado esta fecha comoDadelHombre. ElDaInternacionalde los TrabajadoresoPrimer odeMayo,eslafiesta porantonomasiadel movimiento obreromundial. Desdesu

190311

1903 11

Todas las dependencia s

Todas las depende ncias

Todas las dependencias

contacten os@munic ipiodepartame nto.gov.co

318xxxxxx x

010511

0105 11

Todas las dependencia s

Todas las depende ncias

Todas las dependencias

contacten os@munic ipiodepartame nto.gov.co

318xxxxxx x

establecimientoenla mayoradepases (aunquela consideracindeda festivofueenmuchos casostarda)por acuerdodelCongreso ObreroSocialistade laSegunda Internacional, celebrado enParsen1889,es unajornadadelucha reivindicativayde homenajea losMrtiresde Chicago.Estos sindicalistasanarquist asfueronejecutados enEstadosUnidospor suparticipacinenlas jornadasdeluchapor laconsecucindela jornadalaboralde ochohoras,que tuvieronsuorigenen lahuelgainiciadael1 demayode1886ysu puntolgidotresdas mstarde,el4de mayo,enlaRevuelta deHaymarket.Enla actualidadesuna fiestareivindicativade losderechosdelos trabajadoresen sentidogeneral,se celebraenmuchosde lospases.

Tabla3Calendarioaccionesinternas

Nota: Es importante que en este calendario se indiquen todos los Eventos o Actividades o acciones internas programadas; es importante involucrar a todos las Dependencias o Departamentos o reas u oficinas responsables dentro de la Entidad: Gobierno en lnea, alta direccin, Direcciones y/o Programas de la entidad, Planeacin, Gobierno, Educacin, Atencin al Ciudadano, Comunicaciones y/o Prensa, Sistemas y/o Informtica, Sistema de Gestin de Calidad, Jurdica, Contabilidad y dems existentes en la misma. Sistemas de seguimiento y control: En la comunicacin interna es vital que se generen mecanismos de seguimiento y control que sean socializados y establecidos en consenso entre los Delegados y

los Funcionarios de cada Entidad Territorial. En este punto, es valioso tener presente la puntualidad a la hora de determinar el alcance de la informacin generada, es decir, velar por que cada destinatario de este tipo de comunicacin, tenga datos unificados sobre lo que se quiere transmitir.

Los Coordinadores y Profesionales de Apoyo deben brindar una oportuna asesora y retroalimentacin en este proceso, conformando un equipo de trabajo que mantenga los datos actualizados. Ejemplo:
Actividad Instrumento Periodicida d mensual Nombre Encargad o Jefe de prensa Cargo Dependenci a Encargado sitio web Correo electrnico prensa@mu nicipiodepartament o.gov.co contactenos @municipiodepartament o.gov.co contactenos @municipiodepartament o.gov.co Telfono fijo y celular 310xxxxxxx

Sitio Web

Correo electrnico

Reportes de seguimiento de las herramientas de interaccin de la web. Reportes de usabilidad de los correos electrnicos institucionales Cronograma de actividades o eventos programado

Oficin a de Prens a Todas las depen dencia s Todas las depen dencia s

mensual

Todas las dependen cias

Todas las dependencia s

310xxxxxxx

Verificacin del desarrollo de actividades programada s en el plan de comunicacio nes Seguimiento y control de actividades establecidos en el plan de comunicacio nes

Semanal

Todas las dependen cias

Todas las dependencia s

318xxxxxxx

Reuniones

mensual

Todas las dependen cias

Todas las depen dencia s

Todas las dependencia s

contactenos @municipiodepartament o.gov.co

318xxxxxxx

Tabla4SistemasdeSeguimientoyControl

Nota: Es necesario controlar y seguir cmo se van desarrollando las acciones y medir el impacto generado con el objetivo de poder tomar decisiones y acciones de mejora para la consecucin de los objetivos del plan de comunicaciones planteado.

Auditoras de comunicacin: Se debe controlar y revisar el flujo de informacin que se efecte entre los actores de la comunicacin interna, tratando de evitar la desinformacin o peor an, una distorsin de la misma. Este proceso lo deben realizar en conjunto, los Delegados y los Funcionarios de cada una las Entidades Territoriales.

Los funcionarios de la Entidad al finalizar el acompaamiento y capacitacin por parte de los delegados, deben tener los conocimientos, procesos y procedimientos claros para garantizar la continuidad del seguimiento y/o ajustar o mejorar el plan de comunicaciones cuando sea necesario. Ejemplo:

COMUNICACIN INTERNA ENTRE DEPENDENCIAS ACTOR TEMA MECANISMO FRECUENCIA

Despacho del Alcalde o Gobernador

Propiciar una comunicacin fluida que garantice la articulacin y diseo de estrategias para lograr la implementacin y sostenibilidad de la Estrategia GELT. Proporcionar oportunamente la Presencial: informacin necesaria de la dependencia para la Jefes de Despacho de otras actualizacin del sitio Web. dependencias Generar informes Reuniones de Consejo de Gobierno necesarios. Garantizar el uso del correo Quincenal institucional. No presencial. Participar en los talleres de la Estrategia de Gobierno Comunicaciones escritas (Documentos, Actas, circulares, en lnea. memorandos, informes, reportes, etc). Garantizar el cumplimiento Llamadas telefnicas de todos los criterios de las Correos electrnicos cinco fases de la Estrategia de Gobierno en lnea. Garantizar el logro de metas y objetivos propuestos segn el modelo metodolgico. Mantener comunicacin constante con las oficinas y despachos de la Entidad

COMUNICACIN INTERNA ENTRE DEPENDENCIAS ACTOR TEMA Territorial. Adelantar acciones para implementar la Estrategia de Gobierno en lnea en la Entidad Territorial. Realizar seguimiento permanente a travs de comunicaciones telefnicas, escritas o virtuales con los funcionarios de la Entidad Territorial en trminos de ver los avances de la Entidad Territorial. MECANISMO FRECUENCIA

Secretara de Planeacin

Propiciar una comunicacin fluida que garantice la articulacin y diseo de estrategias para lograr la implementacin y sostenibilidad de la Estrategia GELT. Proporcionar oportunamente la informacin necesaria de la dependencia para la actualizacin del sitio Web. Generar informes necesarios. Garantizar el uso del correo institucional. Participar en los talleres de la Estrategia de Gobierno en lnea. Garantizar el cumplimiento de todos los criterios de las cinco fases de la Estrategia de Gobierno en lnea. Propiciar la generacin, formulacin, ajuste, seguimiento y socializacin del plan de accin GEL de la Entidad Territorial. Propiciar una comunicacin fluida que garantice la articulacin y diseo de estrategias para lograr la implementacin y sostenibilidad de la Estrategia GELT. Proporcionar oportunamente la

Presencial: Alcalde o Gobernador Jefes de Despacho dependencias

de

otras

Quincenal No presencial. Comunicaciones escritas (Documentos, Actas, circulares, memorandos, informes, reportes, etc). Llamadas telefnicas Correos electrnicos

Presencial: Alcalde o Gobernador Jefes de Despacho dependencias

Secretara de Gobierno

de

otras Quincenal

No presencial. Comunicaciones escritas

COMUNICACIN INTERNA ENTRE DEPENDENCIAS ACTOR TEMA informacin necesaria de la dependencia para la actualizacin del sitio Web. Generar informes necesarios. Garantizar el uso del correo institucional. Participar en los talleres de la Estrategia de Gobierno en lnea. MECANISMO (Documentos, Actas, circulares, memorandos, informes, reportes, etc). Llamadas telefnicas Correos electrnicos FRECUENCIA

Secretara de Educacin y Salud

Propiciar una comunicacin fluida que garantice la articulacin y diseo de estrategias para lograr la implementacin y sostenibilidad de la Estrategia GELT. Proporcionar oportunamente la informacin necesaria de la dependencia para la actualizacin del sitio Web. Generar informes necesarios. Garantizar el uso del correo institucional. Participar en los talleres de la Estrategia de Gobierno en lnea.

Presencial: Alcalde o Gobernador Jefes de Despacho dependencias

de

otras

Quincenal No presencial. Comunicaciones escritas (Documentos, Actas, circulares, memorandos, informes, reportes, etc). Llamadas telefnicas Correos electrnicos

Secretara de Recreacin Deportes, Cultura y Turismo

Propiciar una comunicacin fluida que garantice la articulacin y diseo de estrategias para lograr la implementacin y sostenibilidad de la Estrategia GELT. Proporcionar oportunamente la informacin necesaria de la dependencia para la actualizacin del sitio Web. Generar informes necesarios. Garantizar el uso del correo institucional. Participar en los talleres de la Estrategia de Gobierno

Presencial: Alcalde o Gobernador Jefes de Despacho dependencias

de

otras

Quincenal No presencial. Comunicaciones escritas (Documentos, Actas, circulares, memorandos, informes, reportes, etc). Llamadas telefnicas Correos electrnicos

COMUNICACIN INTERNA ENTRE DEPENDENCIAS ACTOR TEMA en lnea. MECANISMO FRECUENCIA

Oficina Jurdica

Propiciar una comunicacin fluida que garantice la articulacin y diseo de estrategias para lograr la implementacin y sostenibilidad de la Estrategia GELT. Proporcionar oportunamente la informacin necesaria de la dependencia para la actualizacin del sitio Web. Generar informes necesarios. Garantizar el uso del correo institucional. Participar en los talleres de la Estrategia de Gobierno en lnea. Expedir las resoluciones necesarias para la Estrategia de Gobierno en lnea Lograr la publicacin de la normatividad de la Entidad Territorial. Lograr la publicacin de los Contratos en el Sistema Electrnico de Contratacin Pblica SECOP- PUC. Lograr la publicacin de los contratos en el sitio Web. Propiciar una comunicacin fluida que garantice la articulacin y diseo de estrategias para lograr la implementacin y sostenibilidad de la Estrategia GELT. Proporcionar oportunamente la informacin necesaria de la dependencia para la actualizacin del sitio Web. Generar informes necesarios. Garantizar el uso del correo institucional.

Presencial: Alcalde o Gobernador Jefes de Despacho dependencias

de

otras

No presencial. Comunicaciones escritas (Documentos, Actas, Actos administrativos, circulares, memorandos, informes, reportes, etc). Llamadas telefnicas Correos electrnicos

Quincenal

Presencial: Alcalde o Gobernador Jefes de Despacho dependencias

de

otras

Oficina de Contabilidad

Quincenal No presencial. Comunicaciones escritas (Documentos, Actas, circulares, memorandos, informes, reportes, etc). Llamadas telefnicas Correos electrnicos

COMUNICACIN INTERNA ENTRE DEPENDENCIAS ACTOR TEMA Participar en los talleres de la Estrategia de Gobierno en lnea. Garantizar la publicacin de la informacin de presupuesto en el sistema CHIP- FUT. MECANISMO FRECUENCIA

Secretara de Vas, Infraestructura y obras Pblicas

Propiciar una comunicacin fluida que garantice la articulacin y diseo de estrategias para lograr la implementacin y sostenibilidad de la Estrategia GELT. Proporcionar oportunamente la informacin necesaria de la dependencia para la actualizacin del sitio Web. Generar informes necesarios. Garantizar el uso del correo institucional. Participar en los talleres de la Estrategia de Gobierno en lnea.

Presencial: Alcalde o Gobernador Jefes de Despacho dependencias

de

otras

Quincenal No presencial. Comunicaciones escritas (Documentos, Actas, circulares, memorandos, informes, reportes, etc). Llamadas telefnicas Correos electrnicos

Oficina de Control Interno

Propiciar una comunicacin fluida que garantice la articulacin y diseo de estrategias para lograr la implementacin y sostenibilidad de la Estrategia GELT. Proporcionar oportunamente la informacin necesaria de la dependencia para la actualizacin del sitio Web. Generar informes necesarios. Garantizar el uso del correo institucional. Participar en los talleres de la Estrategia de Gobierno en lnea. Controlar y velar por el cumplimiento de todos los

Presencial: Alcalde Jefes de Despacho dependencias

de

otras

Quincenal No presencial. Comunicaciones escritas (Documentos, Actas, circulares, memorandos, informes, reportes, etc). Llamadas telefnicas Correos electrnicos

COMUNICACIN INTERNA ENTRE DEPENDENCIAS ACTOR TEMA criterios de las cinco fases de la Estrategia de Gobierno en lnea. Armonizar los sistemas de Calidad con la Estrategia de Gobierno en lnea. Validar la veracidad de la informacin publicada. Propiciar una comunicacin fluida que garantice la articulacin y diseo de estrategias para lograr la implementacin y sostenibilidad de la Estrategia GELT. Proporcionar oportunamente la informacin necesaria de la dependencia para la actualizacin del sitio Web. Generar informes necesarios. Garantizar el uso del correo institucional. Participar en los talleres de la Estrategia de Gobierno en lnea. Lograr la publicacin de los trmites y servicios. MECANISMO FRECUENCIA

Presencial: Alcalde o Gobernador Jefes de Despacho dependencias

de

otras

Oficina Atencin al Ciudadano

Quincenal No presencial. Comunicaciones escritas (Documentos, Actas, circulares, memorandos, informes, reportes, etc). Llamadas telefnicas Correos electrnicos

Oficina de Prensa y Comunicaciones

Propiciar una comunicacin fluida que garantice la articulacin y diseo de estrategias para lograr la implementacin y sostenibilidad de la Estrategia GELT. Proporcionar oportunamente la informacin necesaria de la dependencia para la actualizacin del sitio Web. Generar informes necesarios. Garantizar el uso del correo institucional. Participar en los talleres de la Estrategia de Gobierno en lnea. Sensibilizar y socializar con

Presencial: Alcalde o Gobernador Jefes de Despacho dependencias

de

otras

Quincenal No presencial. Comunicaciones escritas (Documentos, Actas, circulares, memorandos, informes, reportes, etc). Llamadas telefnicas Correos electrnicos

COMUNICACIN INTERNA ENTRE DEPENDENCIAS ACTOR TEMA la comunidad los beneficios que les ofrece la Estrategia de Gobierno en lnea. Preparar y tener actualizado el plan de comunicaciones de la Entidad Territorial. Lograr la publicacin de los canales de interaccin del sitio Web. Lograr la publicacin de experiencias exitosas en la Entidad Territorial. MECANISMO FRECUENCIA

Oficina Sistemas y/o Informtica

Lograr la publicacin de informacin en los sitios web. Lograr la publicacin de la informacin de trmites y servicios en el SUIT, PEC y sitio Web. Lograr la publicacin de las encuestas. Lograr la publicacin de todos los canales del sitio Web. Garantizar el uso del correo institucional. Inventario de Equipos de la Entidad Territorial

Presencial: Alcalde o Gobernador Jefes de Despacho dependencias

de

otras

Quincenal No presencial. Comunicaciones escritas (Documentos, Actas, circulares, memorandos, informes, reportes, etc). Llamadas telefnicas Correos electrnicos

Tabla5AuditoriasdeComunicacin

Ilustracin1ComunicacinInterna

Nota: Se deben involucrar todas las dependencias o reas o departamentos que aparecen dentro del organigrama e incluir las actividades de stas que se encuentran contenidas en el manual de funciones de la Entidad Territorial. Tambin es importante agregar al plan de comunicaciones los diagramas de flujo de las dependencias segn las vas de comunicacin establecidas.

Evaluacin de campaas e impacto generado: Es un proceso que va de la mano de las auditorias de comunicacin pero que se enfoca especficamente en calificar la efectividad o no del flujo de informacin interna. Debe verificarse semanalmente o despus de la realizacin de una dinmica comunicativa entre los actores involucrados.

Los Coordinadores al estar encargados de cotejar las labores de los Delegados Territoriales, podrn solicitar oportunamente alguna asesora o soporte a los Asesores.

Ejemplo: Nombre de la Campaa: "Evaluacin del Impacto de la Sensibilizacin,

Socializacin y Sostenibilidad de la Estrategia de Gobierno en lnea en la Entidad Territorial

Descripcin de la Campaa:

La Entidad Territorial desarroll en 2011 una Campaa de Evaluacin del Impacto de la Sensibilizacin, Socializacin y Sostenibilidad de la Estrategia de Gobierno en lnea en la Entidad Territorial.

Objetivo General:

El objetivo primordial de la campaa fue estimular la participacin y sensibilizacin de las autoridades de la Entidad Territorial, sobre su responsabilidad de emprender iniciativas para la sensibilizacin, socializacin y sostenibilidad de la Estrategia de Gobierno en lnea en cada una de las Dependencias de la Entidad.

Objetivo Especfico de la Campaa:

Como un seguimiento de las iniciativas realizadas por la Entidad con el comit de Gobierno en lnea y Antitrmites se realiz una Pre y Post evaluacin de la Campaa que permitiera medir el impacto de sus contenidos los cuales fueron:

Medir logros y desaciertos de la campaa.

Medir el conocimiento del tema, mediante la diferenciacin de una serie de pautas presentadas al entrevistado entre las que se encuentran las funciones dentro de la Estrategia y la informacin que maneja cada dependencia.

Lograr informacin acerca de la percepcin y nivel de sensibilizacin de los entrevistados acerca de la Estrategia de Gobierno en lnea en la Entidad Territorial.

Averiguar acerca de las buenas prcticas realizadas en la Entidad y los aliados estratgicos del programa que trabajan en el tema.

Indagar acerca de las campaas de comunicacin y fuentes de informacin. Evaluar la disposicin a participar. Retroalimentar a las autoridades y funcionarios de las Entidades Territoriales, con relacin a las dudas e inquietudes que an posean sobre la Implementacin de la Estrategia de Gobierno en lnea.

Fecha de la campaa:

El lanzamiento de la campaa se realiz el 09/06/11 en la Sede Principal de la Entidad Territorial y el 18/06/2011 en el Despacho del Alcalde y/o Gobernador

Metodologa usada en la campaa: La evaluacin se desarroll en dos etapas:

La primera etapa: antes del arranque de la campaa.

La segunda etapa: al finalizar la campaa. El estudio se dirigi a dos grupos de influencia: en primer lugar estar el grupo conformado por tomadores de decisiones en la Entidad Territorial (Jefes de dependencias, oficinas, reas y programas) y otro grupo que podra considerarse de menor influencia que ser representado por una muestra de los funcionarios contratistas.

En ambos casos se recopil y proces informacin para evaluar el impacto generado por la campaa.

Conocer si a nivel institucional existe conciencia de la importancia que tiene la Estrategia de Gobierno en lnea. Para efectos del anlisis del estudio de los dos grupos se evaluaron las siguientes variables:

Conocimiento general sobre la Estrategia de Gobierno en lnea. Percepcin y nivel de sensibilizacin de los entrevistados sobre el tema. Prcticas realizadas por la Entidad para sensibilizar, socializar darle sostenibilidad a la Estrategia en cada dependencia.

Campaas de comunicacin y fuentes de informacin. Disposicin a participar.

Resultados de la campaa:

El informe presenta de forma detallada los resultados en las reas evaluadas, con respecto a:

Conocimiento general sobre el

Impacto de la Sensibilizacin, Socializacin y

Sostenibilidad de la Estrategia de Gobierno en lnea en la Entidad Territorial: conocimiento de los entrevistados acerca de los conceptos, dimensiones y responsabilidades en la Estrategia dentro de la Entidad Territorial. Con esta variable se midi la capacidad de entendimiento de los conceptos sobre Estrategia de Gobierno en lnea de los entrevistados con el tema.

Percepcin y nivel de sensibilizacin de los entrevistados sobre el tema: esta variable permiti conocer si los jefes de las dependencias se preocupan por la sostenibilidad de la Estrategia de Gobierno en lnea, si este tema es relevante para el desarrollo de las actividades y fluidez de la informacin.

Prcticas realizadas en la Entidad Territorial encargada del tema: con esta variable se conoci lo que piensa cada jefe de oficina, de manera general, acerca de las prcticas que se realizan en el marco de la Estrategia de Gobierno en lnea.

Campaas de comunicacin y fuentes de informacin: permiti conocer a travs de circulares, boletines electrnicos, encuestas, correos electrnicos la informacin o capacitacin sobre la Estrategia de Gobierno en lnea.

Disposicin a participar: se obtuvo informacin sobre la participacin de los grupos meta en medidas y prcticas y sobre la disposicin de los entrevistados a participar en acciones futuras orientadas a la Estrategia de Gobierno en lnea. De igual manera se obtuvo informacin acerca de la cantidad de entrevistados que ha asistido a alguna actividad relacionada con la Estrategia y la disposicin de estos de participar en actividades que tengan que ver con sta.

MODELO PLAN DE COMUNICACIONES EXTERNO

Objetivo:

Optimizar el manejo y flujo de informacin que se genere desde los componentes que hacen parte de la comunicacin interna hacia el pblico en general de cada Entidad Territorial, con el propsito de fomentar espacios de interaccin rpida, eficaz y veraz, en el marco de la Implementacin de la Estrategia de Gobierno en lnea en la Regin 3 (Centrosur).

Objetivo General:

Desarrollar un plan de comunicaciones externo que permita definir qu, cmo, a quin y qu medio utilizar para transmitir la informacin generada para la Estrategia de Gobierno en lnea en la Entidad Territorial, usando los diferentes medios de comunicacin dispuestos por la Entidad, el Programa Agenda de Conectividad Estrategia de Gobierno en lnea, las entidades y aliados del Departamento; dentro de este contexto se incluye la comunicacin externa bajo el entendido del conjunto de Entidades Territoriales, instituciones, organizaciones, aliados estratgicos y dems actores vinculados con la Entidad Territorial y cuentan con mecanismos idneos de comunicacin e interaccin.

Objetivos Especficos

Proporcionar elementos de comunicacin efectivos que permitan a los diferentes actores involucrados en la Estrategia de Gobierno en lnea avanzar en la misma direccin de acuerdo con las diferentes fases.

Generar mecanismos de comunicacin a nivel externo que permitan a los actores involucrados interactuar de manera eficaz. Identificar flujos de comunicacin externos que faciliten al Comit de Gobierno en lnea y/o Equipo de Asistencia Tcnica, realizar control y seguimiento a las

actividades desarrolladas en el avance de las fases de Gobierno en lnea en la Entidad Territorial. Establecer horarios de atencin y responsables para el manejo y uso de las herramientas de interaccin en la Entidad Territorial para establecer comunicacin con Gobernaciones, ciudades capitales, alcaldas, ciudadana participante,

agremiaciones, empresas, aliados estratgicos, que faciliten su vinculacin con la Estrategia de Gobierno en lnea. Socializar a travs de los medios de comunicacin locales, regionales y nacionales, tanto tradicionales como alternativos, los requerimientos y avances de la Estrategia Gobierno en lnea.

Destinatarios:

Gobernaciones del Departamento, Alcaldas del Departamento, Aliados Estratgicos, Empresarios y ciudadanos que hagan parte de las diversas Entidades Territoriales que componen la Regin 3 (Centrosur).

Definicin y ejecucin de la Estrategia de Comunicacin Externa:

Contenido y mensaje a transmitir:

El contenido debe estar basado especficamente en los Productos Entregables que se hayan obtenido en cada Entidad Territorial durante la Implementacin de la Estrategia de Gobierno en lnea, principalmente las Buenas Prcticas o Experiencias Positivas que muestren el suceso que puede llegar a tener la ejecucin de la Estrategia en cada municipio.

El mensaje a transmitir, debe recalcar la importancia del uso de las nuevas tecnologas por parte de los ciudadanos y empresarios, resaltando la reduccin de gastos, tiempo y esfuerzo que implica el realizar trmites y servicios en lnea a travs de las pginas web de todas y cada una de las Entidades Territoriales.

Para crear contenidos comunicativos de calidad, es importante tener en cuenta los las preguntas clave que hacen parte del primer prrafo que compone una noticia.

Los interrogantes a resolver deben ser:

Qu? Cundo? Quin? Dnde? Por qu?

Resulta vital tener en cuenta el paradigma de la comunicacin, es decir, el modelo: Emisor Mensaje Receptor, para reconocer que la informacin debe ser adecuada al contexto del receptor para que sta sea ms efectiva.

Ejemplo: Crear un mensaje para un ejecutivo en Bogot, no ser igual de contundente a un mensaje que se disee exclusivamente para un ciudadano en Choach.

El entorno y el contexto de la poblacin, son los elementos que determinan los parmetros de se deben utilizar para hacer un mensaje contundente.

Con el propsito de transmitir un mismo mensaje de la Estrategia de Gobierno en Lnea, toda comunicacin en un medio masivo debe seguir los siguientes ejemplos de mensajes:

MENSAJE 1: Gobierno en lnea est haciendo ms fcil la relacin de los colombianos con el Estado. Texto largo: Las relaciones con el Estado son cada vez ms fciles pues a travs de Gobierno en lnea las personas no slo conocen lo que est haciendo el Estado con los recursos de los colombianos, sino que acceden a la informacin y a los servicios que prestan todas las entidades pblicas del pas. Con el Gobierno en lnea las personas pueden obtener un mejor servicio, calidad y economa, al

acceder de manera fcil, gil, oportuna y cmoda a la informacin y servicios del Estado a travs de los medios electrnicos.

MENSAJE 2: Debe recalcarse que es una estrategia, que es liderada por el Ministerio de las Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones y sus tres pilares: Ms eficiente, ms transparente y ms participativo y que preste mejores servicios. Texto largo: Gracias al Gobierno en lnea, estrategia del Gobierno Nacional liderada por el Ministerio de las Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones que contribuye a la construccin de un Estado ms eficiente, ms transparente y participativo y que preste mejores servicios mediante el aprovechamiento de las Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones (TIC), la poblacin tiene acceso a la informacin pblica y gestin de trmites y servicios en los sitios Web del Estado.

MENSAJE 3: Colombia es el tercer pas en e-Gobierno de Amrica Latina. Texto largo: De acuerdo con el recientemente publicado Reporte Global de eGobierno de la Universidad de Brown, que analiza 198 pases en aspectos relacionados especficamente con el Gobierno en lnea, Colombia se consolida como el tercer pas de Amrica Latina al pasar del puesto 58 al 22, despus de Brasil y Mxico, y seguido por Chile y Panam.

MENSAJE 4: El Decreto 1151 de 2008 define los lineamientos de la Estrategia de Gobierno en lnea, que debe ser totalmente implementada por el orden nacional para el 2010 y por el territorial para el 2012. Texto largo: Reconociendo que el avance del Gobierno en lnea en Colombia requiere de la voluntad poltica del ms alto nivel, el 14 de abril del ao 2008, el seor Presidente de la Repblica firm el Decreto 1151, el cual establece los lineamientos generales de la Estrategia de Gobierno en lnea para la Repblica de Colombia, convirtindose sin duda alguna en la principal norma en materia de Gobierno Electrnico que se ha expedido en nuestro pas. El Decreto establece las fases y los plazos, que se deben cumplir en el ao 2010 para las entidades del orden nacional y en el 2012 para las entidades del orden territorial, y que son el

norte de trabajo de las entidades pblicas colombianas para la construccin colectiva del Gobierno en lnea a travs de proceso gradual y evolutivo, donde es importante resaltar que no es necesario terminar una fase para empezar otra.

MENSAJE 5: Con la Estrategia de Gobierno en lnea en el orden territorial se han beneficiado a 1.046 alcaldas. Texto largo: Actualmente, mil cuarenta y seis (1,046) alcaldas han sido beneficiadas por la Estrategia de Gobierno en lnea en el orden territorial, las cuales recibieron conectividad a travs del Programa Compartel - del Ministerio de las Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - en el marco del proyecto de Conectividad en Banda Ancha para Instituciones Pblicas; as mismo, el Programa Gobierno en lnea las ha apoyado con computadores, cuentas de correo electrnico, la plantilla para implementar su propio sitio Web (bajo el estndar www.municipio-departamento.gov.co), y -lo ms importante-, las alcaldas han contado y continan teniendo capacitacin y acompaamiento en campo, para sus servidores pblicos de manera que generen mayores beneficios a sus comunidades con estas herramientas.

MENSAJE 6: Colombia es lder latinoamericano en presencia de las Entidades Territoriales en Internet. Texto largo: El reto de implementar Gobierno en lnea en todo el territorio nacional ya es una realidad, pues el 100 % de las Entidades Territoriales del pas cuentan con un sitio Web, en lo cual Colombia se destaca como el primer pas de Amrica Latina en tener todas sus alcaldas con presencia en Internet.

MENSAJE 7: El xito de Gobierno en lnea en los Entes Territoriales requiere del compromiso de los Alcaldes y del involucramiento de la comunidad. Texto largo: Desde luego, el xito de esta iniciativa requiere del compromiso de los Alcaldes en orientar el poder de estas nuevas tecnologas para darle una mejor atencin y servicio a las personas. Y tambin de nosotros, como ciudadanos, en exigirles a los Alcaldes el mejoramiento continuo de sus sitios Web, siendo los ms interesados en consultar y contar con informacin de inters y calidad en los sitios de nuestras alcaldas.

MENSAJE 8: Para consultar informacin o gestionar un servicio en lnea del Estado, slo es necesario ingresar al Portal www.gobiernoenlinea.gov.co. Texto largo: Cuando hay que hacer una vuelta o trmite con una entidad pblica, como el certificado judicial o el pasaporte, la gente no tiene por qu saberse cules son todas las dependencias oficiales, cmo se llaman ni de qu se encarga cada una sino tan slo ingresar al Portal del Estado Colombiano

www.gobiernoenlinea.gov.co, el punto integrado de acceso y ubicacin de toda la informacin y servicios que las entidades publican en sus propios sitios Web, donde se encuentra desde dnde acudir y qu procedimiento seguir, hasta programas y acciones que adelantan en su beneficio. Lo que para muchos resulta increble es una realidad: Acceder al Estado en un solo sitio y sin tener que ir de un lugar a otro, ya sea mediante el Portal de Gobierno en lnea o a travs de la lnea gratuita 01 8000 952525. Lo cual en definitiva hace ms fcil la relacin con el Estado y ms amena la vida de los ciudadanos.

MENSAJE 9: Informacin puntual sobre el Departamento en el que se encuentre. Hay que ser claros en que el apoyo que se ha venido dando corresponde a acompaar a los Entes Territoriales en la Fase de Informacin en lnea y por esto se ha beneficiado al 100% de las alcaldas de dicho Departamento (HABLAR SIEMPRE EN TRMINOS DE PORCENTAJE), ya que eran los que necesitaban mayor apoyo. Y que a partir del prximo ao el 100% de las alcaldas del Departamento recibirn acompaamiento en el desarrollo de las Fases de interaccin y de transaccin de la Estrategia de Gobierno en lnea.

Medios a utilizar para cumplir con los objetivos propuestos:

Deben ser los medios que tengan una mayor interaccin con la poblacin de cada Entidad Territorial, dependiendo del contexto (nivel educativo, edad, costumbres, preferencias, etc.).

Se deben tener muy en cuenta los medios de comunicacin alternativos o aquellos que no estn cobijados bajo un renombre que los preceda. Generalmente en

Entidades Territoriales alejadas de las grandes capitales, la penetracin de medios tradicionales como la radio o la tv, no ha sido tan contundente en comparacin con alternativas expresivas como las carteleras o el perifoneo.

Se sugiere utilizar los siguientes medios para realizar una efectiva comunicacin externa:

- Emisoras locales: La radio, es un medio de comunicacin efectivo; pues no necesita de imgenes para poder transmitir la informacin y por su alcance electromagntico le es mucho ms fcil el poder llegar a lugares lejanos.

- Canales de TV locales o comunitarios: Facilita la emisin de mensajes para pblicos muy amplios y diversos en una Entidad Territorial.

- Peridicos locales: Son un medio cuya principal funcin consiste en presentar noticias. Es calificado como el medio de comunicacin ms influyente en materia de opinin.

- Vallas: En ciudades y carreteras, los mensajes deben ser breves y concretos, para poder ser captados en pocos segundos, ideales para despertar inters y generar expectativa en la audiencia.

- Transportes pblicos: Son considerados los anuncios que se mueven, se recomienda negociar paquetes o generar convenios con las empresas de transporte pblico.

- Anunciador o pregonero: En algunos municipios es la prctica de comunicacin y publicidad ms utilizada. Se recomienda que el mensaje sea claro y fcil de entender.

- Internet: No es muy popular en las Entidades Territoriales menos desarrolladas tecnolgicamente debido a la escasa conectividad en estas zonas. Se recomienda generar productos que permitan una rpida navegacin sin complicados lenguajes de programacin. En los casos donde existan caf internet se propone realizar una alianza con los propietarios para establecer como fondo de pantalla mensajes alusivos a la Estrategia de Gobierno en Lnea.

Avisos parroquiales: En algunos municipios, las misas dominicales tiene una amplia convocatoria, se recomienda utilizar un lenguaje claro y sencillo apropiado con la poblacin.

Recursos a invertir:

Se deben invertir recursos que sean viables, es decir, no utilizar un presupuesto desfasado que ponga en peligro las finanzas de la Entidad y del Delegado Territorial, siendo muy precisos con los montos a utilizar durante las actividades o capacitaciones que se efecten.

Recursos fsicos y materiales de la entidad:

1 Despacho equipado con lnea telefnica e Internet, 1 Televisor Equipos oficina (2 de mesa y 2 sillas). Telfonos fijos (2) y mviles (2). 1 PBX 1 Fax Material impreso: Carteleras, folletos, postales, volantes, pendones, etc.

Recursos Tecnolgicos

Las herramientas de interaccin del sitio Web Institucional

a travs de los

siguientes canales Participacin Ciudadana, Informacin para nios y nias, Servicio de Informacin al ciudadano y Mecanismos de Interaccin ciudadana tales como (Glosario, preguntas frecuentes, ayuda, buzn de peticiones, quejas y reclamos, mecanismos de bsqueda, suscripcin a servicios de informacin de correo electrnico, encuestas de opinin a travs de medios electrnicos, foros y chats, etc.)

Equipos Informticos (2 equipos de mesa).

Boletines o publicaciones electrnicas.

Recursos Humanos

Nombre

Cargo

Dependencia

Correo electrnico

Marialicia Pinzn

Jefe Servicio al Ciudadano

Servicio Ciudadano

al

Gloria Montenegro

Secretaria Administrativa

Servicio Ciudadano

al

Efran Mrquez

Encargado de Trmites y Servicios

Servicio Ciudadano

al

servicioalciudadano @municipiodepartamento.gov.c o servicioalciudadano @municipiodepartamento.gov.c o servicioalciudadano @municipiodepartamento.gov.c o

Nmero Telefnic o fijo y celular 310xxxxxx x

Tipo de Vinculaci n Libre Nombrami ento Contratista

Perfil acadmico

No Personas

Trabajadora Social

315xxxxxx x

Tcnico de secretariado

300xxxxxx x

Contratista

Tcnico sistemas

de

Tabla6RecursosHumanos

Recursos Financieros Monto asignado para los materiales POP y eventos, adems la periodicidad de la realizacin de estos.
No. Descripcindel Articulo Folletos Evento Periodicid ad Cantidad Tinta s 3X0 Tamao TipodePapel Valor Unitari o $77 Valor Total $270.000 +IVA $230.000 +IVA $3.900.00 0+IVA $3.000.00 0+IVA

Campaa Gobierno en lnea Volantes Campaa Trmites y Servicios Encuestas Campaa Nivel de Satisfaccin ciudadanos Carpetas de Campaa presentacin Gobierno en lnea

1 vez al 3500 mes 1 vez 3000 bimensual mente 1 vez al 70000 cada semestre 1 vez 2000 bimensual mente

Oficio

Bond75grms

3X0

Carta

Bond75grms

$77

2X1

Oficio

Bond75grms

$56

4X4

Plastificad Papel tipo $1500 o mate muestra con parcial. Tamao tipo muestra

Plegables

Campaa Gobierno lnea

1vezcada 70000 en semestre

4x2

Carta

Bond75grms

$85

$5.900.00 0+IVA

No.

Descripcindel Articulo Calendarios Botones Pendones

Evento

Periodicid ad

Cantidad

Tinta s

Tamao

TipodePapel

8 9 10

Eventocierre

11

Llaveros

1vezcada 300 ao Eventocierre 1vezcada 300 semestre Campaa 1 vez al 2 Gobierno en ao lnea Campaa 1vezcada 50 Gobierno en semestre lnea TOTAL
Tabla7RecursosFinancieros

Normal 4,5cms 1pliego

Valor Unitari o $8000 $1000

Valor Total $2400000 +IVA $300000+ IVA $140000+ iIVA $425000 + IVA

Normal

Papel especial $70000 para pendones $8500

$16565000 + IVA

Ejecucin de la estrategia de comunicaciones externa:

Elaboracin del calendario de acciones y sus responsables:

Para la constitucin de este tipo de calendario se deben tener en cuenta la disponibilidad horaria de los funcionarios de las Entidades Territoriales y la Entidad Territorial en la cual se encuentre el Delegado, segn como lo estipule el cronograma de actividades. Es muy importante establecer actividades u acciones que sean ejecutables en un tiempo medible para evitar desenfocarse en dinamismos que sean irrelevantes.

Tambin se debe tener en cuenta el estilo de vida de los pobladores de cada Entidad Territorial, en procura de ejecutar acciones que sean efectivas segn los tiempos que utilicen para el esparcimiento y que no coincidan con actividades laborales.

Por cada accin a realizar se debe establecer siempre un responsable directo que se encargue de rendir cuenta de lo ocurrido, de modo que siempre se pueda evaluar la eficiencia del proceso comunicativo externo.

Los Delegados Territoriales son quienes deben abanderar los procedimientos a cumplir e instar a los Funcionarios de las Alcaldas o Gobernaciones, ha involucrarse y apropiarse de la Estrategia de Gobierno en lnea por ser el personal que tiene informacin de primera mano sobre cada una de las Entidades Territoriales. Ejemplo de calendario de acciones:
Nombre del Evento Carnaval Breve descripcin del evento Tiene como propsito difundir, promocionar y abrir nuevos espacios para el encuentro e intercambio a travs del carnaval en sus diferentes gneros y modalidades, este ha tomado la iniciativa desde el ao 2009. Es un evento que pretende convocar a todos los artistas activos de la danza local , nacional y este ao internacional , en un solo escenario sin el apremio de la competencia, tan solo el nimo de compartir , conocernos y reconocernos en la diversidad de visin hacia el trabajo danzario. El Da del Maestro es una festividad en la que se celebra a los maestros, catedrticos y profesores. En el caso de Amrica. Celebracin anual para los nios. Fecha de inicio 15/09/11 Fecha de fin 15/09/11 Nombre Encargad o Martha Guzmn Cargo Dependenci a Cultura Turismo y Correo electrnico culturayturis mo@munici piodepartament o.gov.co Telfono fijo y celular 318xxxxxx x

Jefe de Cultura y Turismo

Encuentro de Danza

05/05/20 11

05/05/20 11

Martha Guzmn

Jefe de Cultura y Turismo

Cultura Turismo

culturayturis mo@munici piodepartament o.gov.co

320xxxxxx x

El da del maestro

Lida Jurez

Jefe de Educacin

Secretaria de Educacin

301xxxxxx x

Halloween

31-1011

31-1011

Milena Sandoval

El da de la raza

Da de la Raza es el nombre que reciben en la mayora de los pases hispanoameric anos las fiestas del 12 de octubre en conmemoracin del avistamiento de tierra por el marinero Rodrigo de Triana en 1492, luego de haber navegado

12-1011

12-1011

Martha Guzmn

Jefe Oficina Servicio al ciudadano Jefe de Cultura y Turismo

Servicio al ciudadano

300xxxxxx x

Cultura Turismo

culturayturis mo@munici piodepartament o.gov.co

320xxxxxx x

El da del idioma y del libro

El da del agua

El da del padre

El da de la madre

ms de dos meses al mando de Cristbal Coln a lo que posteriormente se denominara Amrica. El 23 de abril se celebra el Da Mundial del Idioma Espaol en honor al escritor Miguel de Cervantes Saavedra, era una figura importante en la literatura del idioma espaol, que muri en ese mismo da en el ao 1616. Adems, ese mismo da, segn calendario Juliano muri William Shakespeare. El Da Mundial del Agua se origina en la Conferencia de las Naciones Unidas para el Medio Ambiente y el Desarrollo en Ro de Janeiro, Brasil del 314 Junio de 1992, despus de la cual, La Asamblea General de las Naciones Unidas adopt el 22 de diciembre de 1992 la resolucin por la que el 22 de marzo de cada ao, fue declarado Da Mundial del Agua. El Da del Padre o Da de los Padres es un da conmemorativo en el cual se celebra al padre dentro de la familia El Da de la Madre o Da de las Madres es una festividad que se celebra en honor de las madres. Se celebra en diferentes fechas del ao segn el pas. El moderno Da de la Madre fue creado por Julia Ward Howe, en 1870, originalmente como un da de madres por la paz, que luego se convirti en un da para que cada familia honrase a su madre. Finalmente ha sido aceptado como

23-0411

23-0411

Lida Jurez

Jefe de Educacin

Secretaria de Educacin

301xxxxxx x

03-0611

14-0611

Miguel Robledo

Jefe de medio ambiente

Medio ambiente

medioambie nte@munici piodepartament o.gov.co

312xxxxxx

Segund o domingo del ao

Segund o domingo del ao

Martha Guzmn

Jefe de Cultura y Turismo

Cultura Turismo

culturayturis mo@munici piodepartament o.gov.co culturayturis mo@munici piodepartament o.gov.co

320xxxxxx x

Primer domingo del ao

Primer domingo del ao

Martha Guzmn

Jefe de Cultura y Turismo

Cultura Turismo

320xxxxxx x

Fiestas del municipio

El da del nio

El da de la tierra

La fiesta de los tomates

festividad en muchos lugares del mundo. Se celebra la fundacin o creacin del municipio y se realiza una vez cada dos aos. El Da del Nio o Da Universal del Nio es un da consagrado a la fraternidad y a la comprensin entre los nios del mundo y destinado a actividades para la promocin del bienestar y de los derechos de los nios del mundo. El Da de la Tierra es un da festivo celebrado en muchos pases el 22 de abril. Su promotor, el senador estadounid ense Gaylord Nelson, instaur este da para crear una conciencia comn a los problemas de la superpoblacin, la produccin descontaminacin, la conservacin de la biodiversidad y otras preocupaciones ambientales para proteger la Tierra. Se celebra todos los aos en el corregimiento xxx.

10-1211

15-1211

Martha Guzmn

Jefe de Cultura y Turismo

Cultura Turismo

01-0611

01-0611

Martha Guzmn

Jefe de Cultura y Turismo

Cultura Turismo

culturayturis mo@munici piodepartament o.gov.co culturayturis mo@munici piodepartament o.gov.co

320xxxxxx x

320xxxxxx x

22-0411

22-0411

Martha Guzmn

Jefe de Cultura y Turismo

Cultura Turismo

culturayturis mo@munici piodepartament o.gov.co

320xxxxxx x

10-0311

10-0311

Martha Guzmn

Jefe de Cultura y Turismo

Cultura Turismo

El da de la tecnologa y la ciencia

El 10 de abril se celebra el da de la Ciencia y de la Tcnica.

10-0411

10-0411

Miguel Rincn

Jefe de sistemas

Sistemas

culturayturis mo@munici piodepartament o.gov.co Sistemas @municipiodepartament o.gov.co

320xxxxxx x

314xxxxxx

Tabla8Calendariodeacciones

Nota: Es importante que en este calendario se indiquen todos los Eventos o Actividades o acciones internas programadas; es importante involucrar a todos las Dependencias o Departamentos o reas o oficinas responsables dentro de la Entidad: Gobierno en lnea, alta direccin, Direcciones y/o Programas de la entidad, Planeacin, Gobierno, Educacin, Atencin al Ciudadano, Comunicaciones y/o Prensa, Sistemas y/o Informtica, Sistema de Gestin de Calidad, Jurdica, Contabilidad y dems existentes en la misma.

Sistemas de seguimiento y control:

La comunicacin externa es base primordial que debe utilizar la Estrategia de Gobierno en lnea para llegar hasta los Aliados Estratgicos, Empresarios y Ciudadanos de cada Entidad Territorial, por ende, es necesario efectuar un seguimiento y control oportuno por cada actividad a ejecutar.

Es necesario generar mecanismos de control que sean perfectamente medibles y establecidos en consenso entre los Delegados y Funcionarios de cada Alcalda o Gobernacin, con el apoyo de cada Coordinador.

Para optimizar este proceso, los componentes que hacen parte de la comunicacin externa cuentan con las diversas herramientas de interaccin como lo son el sitio Web institucional a travs del chat, el foro, preguntas frecuentes, buzn de peticiones, quejas y reclamos, contctenos, ayuda, mecanismos de bsqueda, suscripcin a servicios de informacin de correo electrnico, encuestas de opinin, correo electrnico, etc. Ejemplo:

Actividad

Instrumento

Periodicida d mensual

Sitio Web

Correo electrnico contctenos

Chat

Reportes de seguimiento de las herramientas de interaccin de la web. Reportes de usabilidad y respuestas del correo electrnico institucional contctenos Reportes de usabilidad y respuestas del chat

Nombre Encargad o Jefe de prensa

Cargo

Dependenci a Encargado sitio web

Correo electrnico prensa@mu nicipiodepartament o.gov.co contactenos @municipiodepartament o.gov.co

Oficin a de Prens a Todas las depen dencia s Todas las depen dencia s Todas las depen dencia s Todas las

Telfono fijo y celular 310xxxxxxx

mensual

Todas las dependen cias

Todas las dependencia s

310xxxxxxx

mensual

Todas las dependen cias

Todas las dependencia s

contactenos @municipiodepartament o.gov.co contactenos @municipiodepartament o.gov.co contactenos @municipio-

310xxxxxxx

Foro

Reportes de usabilidad y respuestas del foro

mensual

Todas las dependen cias

Todas las dependencia s

310xxxxxxx

Encuestas de opinin

Reportes usabilidad

de

de las

mensual

Todas las dependen

Todas las dependencia

310xxxxxxx

encuestas.

cias

preguntas frecuentes

buzn de peticiones, quejas y reclamos

Reportes de usabilidad y respuestas de las preguntas frecuentes Reportes de usabilidad y respuestas del buzn de peticiones, quejas y reclamos

mensual

Todas las dependen cias

mensual

Todas las dependen cias

depen dencia s Todas las depen dencia s Todas las depen dencia s

departament o.gov.co contactenos @municipiodepartament o.gov.co contactenos @municipiodepartament o.gov.co 310xxxxxxx

Todas las dependencia s

Todas las dependencia s

310xxxxxxx

Tabla9SeguimientoyControl

Nota: Es necesario controlar y seguir cmo se van desarrollando las acciones y medir el impacto generado con el objetivo de poder tomar decisiones y acciones de mejora para la consecucin de los objetivos del plan de comunicaciones planteado.

Auditoras de comunicacin:

Se debe controlar y revisar el flujo de informacin que se efecte entre los actores de la comunicacin externa, tratando de evitar generar desinformacin o peor an, una distorsin de la misma. Este proceso lo deben realizar en conjunto, los Delegados y los Funcionarios de cada una las Entidades Territoriales.

Para este proceso tambin es clave la retroalimentacin que se reciba por parte de la comunidad y los empresarios, en pro de desarrollar un proceso comunicativo ms eficiente en cada Entidad Territorial.

COMUNICACIN EXTERNA ENTRE ALCALDAS, GOBERNACIONES, REAS METROPOLITANAS, EMPRESAS, Y CIUDADANOS ACTOR TEMA MECANISMO FRECUENCIA

Gobernaciones y Secretarios de despacho

Propiciar una comunicacin fluida Presencial: que garantice la articulacin y Alcaldes de todo el pas diseo de estrategias para lograr Gobernadores de todo el pas la implementacin y Jefes de Despacho de otras sostenibilidad de la Estrategia dependencias GELT en estas entidades Mensual Secretarios de despacho territoriales. Ciudadanos Lograr que estos entes Empresarios territoriales cumplan con los Aliados Estratgicos criterios de la fase de informacin Rectores de Instituciones Educativas y avance en la fase de Diputados interaccin. Concejales

COMUNICACIN EXTERNA ENTRE ALCALDAS, GOBERNACIONES, REAS METROPOLITANAS, EMPRESAS, Y CIUDADANOS ACTOR TEMA Obtener la informacin y realizar seguimiento del proceso de Acompaamiento y capacitacin. Evaluar y realizar control y seguimiento a las actividades ejecutadas en el proceso de Acompaamiento y Capacitacin en las Entidades Territoriales del Departamento. MECANISMO FRECUENCIA

No presencial. Comunicaciones escritas (Documentos, Actas, circulares, memorandos, informes, reportes, etc). Llamadas telefnicas Correos electrnicos

Presencial: Alcaldes de todo el pas Propiciar una comunicacin fluida Gobernadores de todo el pas que garantice la articulacin y Jefes de Despacho de otras dependencias diseo de estrategias para lograr Secretarios de despacho la implementacin y Ciudadanos sostenibilidad de la Estrategia Empresarios GELT en estas entidades Aliados Estratgicos territoriales. Rectores de Instituciones Educativas Mensual Lograr que estos entes Diputados territoriales cumplan con los Concejales criterios de la fase de informacin y avance en la fase de interaccin No presencial. Garantizar la apropiacin y sostenibilidad de la Estrategia Comunicaciones escritas (Documentos, Actas, circulares, GEL memorandos, informes, reportes, etc). Llamadas telefnicas Correos electrnicos

Alcaldes y Secretarios de despacho

Lograr la vinculacin de estas instituciones como entes facilitadores para la implementacin y sostenibilidad de la Estrategia Gobierno en lnea al nivel municipal y departamental. Contraloras Departamentales Evaluar y realizar control y seguimiento a las actividades ejecutadas en el proceso de Acompaamiento y Capacitacin de la Estrategia de Gobierno en lnea a las Entidades Territoriales del Departamento. Asambleas departamentales

Presencial Gobernadores Alcaldes Asamblea Concejo No presencial Comunicaciones escritas (Documentos, Actas, circulares, memorandos, informes, reportes, etc). Correo electrnico institucional Comunicaciones escritas Llamadas telefnicas

Propiciar una comunicacin fluida Presencial: que garantice la articulacin y diseo de estrategias para lograr Alcaldes de todo el pas la implementacin y Gobernadores de todo el pas sostenibilidad de la Estrategia Jefes de Despacho de dependencias GELT en estas entidades Secretarios de despacho territoriales.

Mensual otras

COMUNICACIN EXTERNA ENTRE ALCALDAS, GOBERNACIONES, REAS METROPOLITANAS, EMPRESAS, Y CIUDADANOS ACTOR TEMA Lograr la vinculacin de las Asambleas para que se conviertan en facilitadores y controladores de la implementacin y sostenibilidad de la Estrategia Gobierno en lnea al nivel municipal. MECANISMO Ciudadanos Empresarios Aliados Estratgicos Rectores de Instituciones Educativas Diputados Concejales FRECUENCIA

No presencial. Comunicaciones escritas (Documentos, Actas, circulares, memorandos, informes, reportes, etc). Llamadas telefnicas Correos electrnicos Presencial: Alcaldes de todo el pas Gobernadores de todo el pas Jefes de Despacho de otras dependencias Secretarios de despacho Ciudadanos Empresarios Aliados Estratgicos Rectores de Instituciones Educativas Mensual Diputados Concejales

Concejos municipales

Lograr la vinculacin de los Concejos para que se conviertan en facilitadores y controladores de la implementacin y sostenibilidad de la Estrategia Gobierno en lnea al nivel municipal.

No presencial. Comunicaciones escritas (Documentos, Actas, circulares, memorandos, informes, reportes, etc). Llamadas telefnicas Correos electrnicos

Alcaldas del Departamento

Presencial: Propiciar acciones para la habilitacin y apropiacin eficaz Alcaldes de todo el pas de sistemas y servicios en los Gobernadores de todo el pas departamentos y reas Jefes de Despacho de otras metropolitanas, como dependencias herramientas de apoyo a la Secretarios de despacho gestin pblica y para promover Ciudadanos la participacin ciudadana. Empresarios Mensual Evaluar y realizar control y Aliados Estratgicos Rectores de Instituciones Educativas seguimiento a las actividades Diputados ejecutadas en el proceso de Concejales Acompaamiento y Capacitacin Lograr que estos entes territoriales cumplan con los No presencial. criterios de la fase de informacin y avance en la fase de Comunicaciones escritas interaccin (Documentos, Actas, circulares,

COMUNICACIN EXTERNA ENTRE ALCALDAS, GOBERNACIONES, REAS METROPOLITANAS, EMPRESAS, Y CIUDADANOS ACTOR TEMA Garantizar la apropiacin y sostenibilidad de la Estrategia GEL MECANISMO memorandos, informes, reportes, etc). Llamadas telefnicas Correos electrnicos FRECUENCIA

Presencial: Lograr que estos entes territoriales cumplan con los criterios de la fase de informacin y avance en la fase de interaccin Garantizar la apropiacin y sostenibilidad de la Estrategia GEL Alcaldes de todo el pas Gobernadores de todo el pas Jefes de Despacho de otras dependencias Secretarios de despacho Ciudadanos Empresarios Aliados Estratgicos Rectores de Instituciones Educativas Mensual Diputados Concejales

reas metropolitanas

No presencial. Comunicaciones escritas (Documentos, Actas, circulares, memorandos, informes, reportes, etc). Llamadas telefnicas Correos electrnicos

Presencial: Alcaldes de todo el pas Gobernadores de todo el pas Jefes de Despacho de otras dependencias Secretarios de despacho Ciudadanos Empresarios Aliados Estratgicos Mensual Rectores de Instituciones Educativas Diputados Concejales

Empresas

Vincular a la estrategia GELT las instituciones educativas de los entes con el fin de que apoyen la socializacin y capacitacin a la comunidad en los temas relacionados con la Estrategia Gobierno en lnea. Lograr la publicacin de informacin de empresarios en los sitios web. No presencial.

Comunidad

Socializar con la comunidad los beneficios que les ofrece la Estrategia Gobierno en lnea. Vincular a la comunidad en los procesos de la Estrategia de Gobierno en lnea territorial con el fin de convertirlos en

Comunicaciones escritas (Documentos, Actas, circulares, memorandos, informes, reportes, etc). Llamadas telefnicas Correos electrnicos Presencial: Alcaldes de todo el pas Gobernadores de todo el pas Jefes de Despacho de dependencias Secretarios de despacho Diputados

Mensual otras

COMUNICACIN EXTERNA ENTRE ALCALDAS, GOBERNACIONES, REAS METROPOLITANAS, EMPRESAS, Y CIUDADANOS ACTOR TEMA beneficiarios, veedores y controladores de la misma. MECANISMO Concejales FRECUENCIA

No presencial. Comunicaciones escritas (Documentos, Actas, circulares, memorandos, informes, reportes, etc). Llamadas telefnicas Correos electrnicos Talleres Presencial: Alcaldes de todo el pas Gobernadores de todo el pas Jefes de Despacho de dependencias Secretarios de despacho Diputados Concejales

otras

Instituciones Educativas Departamentales

Vincular a la estrategia GEL las instituciones educativas de los entes territoriales con el fin de que apoyen la socializacin y capacitacin a la comunidad en los temas relacionados No presencial. con la Estrategia Gobierno en lnea.

Mensual

Comunicaciones escritas (Documentos, Actas, circulares, memorandos, informes, reportes, etc). Llamadas telefnicas Correos electrnicos Talleres

Presencial: Alcaldes de todo el pas Gobernadores de todo el pas Jefes de Despacho de dependencias Secretarios de despacho Diputados Concejales No presencial.

otras

Aliados Estratgicos

Vincular a la estrategia GELT las instituciones educativas de los entes con el fin de que apoyen la socializacin y capacitacin a la comunidad en los temas relacionados con la Estrategia Gobierno en lnea.

Mensual

Comunicaciones escritas (Documentos, Actas, circulares, memorandos, informes, reportes, etc). Llamadas telefnicas Correos electrnicos Talleres

Tabla10Auditoriasdecomunicacin

Ilustracin2ComunicacinExterna

Nota: Se deben involucrar todas las dependencias o reas o departamentos que aparecen dentro del organigrama e incluir las actividades de stas que se encuentran contenidas en el manual de funciones de la Entidad Territorial. Tambin es importante agregar al plan de comunicaciones los diagramas de flujo de las dependencias segn las vas de comunicacin establecidas.

Evaluacin de campaas e impacto generado: Es un proceso que va de la mano de las auditorias de comunicacin pero que se enfoca especficamente en calificar la efectividad o no del flujo de comunicacin interna. Debe efectuarse semanalmente o despus de la realizacin de una dinmica comunicativa entre los actores involucrados en la comunicacin interna.

Los Coordinadores Territoriales al estar encargados de verificar las labores de los Delegados Territoriales, podrn solicitar oportunamente alguna asesora o soporte a los Asesores.

Tambin se debe tener en cuenta la opinin e impresiones del pblico en general y de los empresarios para medir directamente el impacto que generaron las campaas en cada Entidad Territorial.

Ejemplo:

Nombre de la Campaa: "Evaluacin del Impacto de la Campaa de la Estrategia de Gobierno en lnea a las Instituciones Educativas

Descripcin de la Campaa:

La Entidad Territorial desarroll en 2011 una Campaa de Impacto de la Estrategia de Gobierno en las Instituciones Educativas.

Objetivo General:

El objetivo primordial de la campaa fue estimular la participacin, sensibilizacin y capacitacin de la ciudadana en las Instituciones Educativas del municipio, con el fin de incentivar el uso del sitio Web y de las herramientas de interaccin del mismo. Adems de socializar los correos electrnicos institucionales de la Entidad para las solicitudes de la ciudadana y sus responsables.

Objetivos Especfico de la Campaa:

Como un seguimiento de las iniciativas realizadas por la Entidad con el equipo encargado del Plan de comunicaciones, se realiz una Pre y Post evaluacin de la Campaa que permitiera medir el impacto de sus contenidos los cuales fueron:

Medir logros y desaciertos de la campaa. Medir el conocimiento del tema. Lograr informacin acerca de la percepcin y nivel de sensibilizacin a los entrevistados acerca de las herramientas de interaccin.

Averiguar acerca del uso y manejo del sitio Web Institucional por los estudiantes y docentes.

Indagar acerca de las campaas de comunicacin y fuentes de informacin. Evaluar la disposicin a participar.

Fecha de la campaa:

El lanzamiento de la campaa se realiz el 10/02/11 en la Sede Central del Colegio La Mara y el 18/03/2010 en el Colegio La Merced y el 20/04/11 en el Colegio Los Comuneros.

Metodologa usada en la campaa:

En estas tres instituciones se dict la conferencia sobre "El sitio Web Institucional, sus herramientas de interaccin y correos electrnicos", a cargo de la Ing. Liliana Domnguez, egresada de la Universidad Cooperativa de Colombia y encargada del sitio Web institucional de la Entidad Territorial.

Para evaluar el impacto generado por la Campaa, durante los tres meses se dise y remiti una Encuestas de evaluacin a todos los participantes (Docentes, Rectores y Estudiantes de las Instituciones), se procesaron y se enviaron los resultados de las mismas. Algunas menciones destacadas son: excelente, buensima campaa,

felicitaciones, comparto la campaa y todas sus acciones. Resultados de la campaa:

El informe presenta de forma detallada los resultados en las reas evaluadas, con respecto a:

Conocimiento general sobre el Impacto de la Campaa de la Estrategia de Gobierno en lnea a las Instituciones Educativas: Conocimiento de los entrevistados acerca de los conceptos y responsabilidades en la Estrategia como ciudadano haciendo uso y manejo de las herramientas de interaccin que tiene a disposicin a travs del sitio Web la Entidad Territorial. Con esta variable se midi la capacidad de entendimiento de los conceptos de los entrevistados con el tema.

Percepcin y nivel sensibilizacin de los entrevistados sobre el tema: Esta variable permiti conocer si los Rectores, Docentes y Estudiantes se preocupan por usar el sitio Web Institucional de la Entidad Territorial, si este tema es relevante para el desarrollo de las actividades y para fluidez de la informacin entre ciudadano Entidad.

Prcticas realizadas en la Entidad Territorial encargada del tema: Con esta variable se conoci lo que piensa cada Rector, Docente, Estudiante, de manera general, acerca de las herramientas de interaccin.

Campaas de comunicacin y fuentes de informacin: Permiti conocer a travs de, encuestas en lnea, correos electrnicos la informacin, quejas y reclamos, preguntas frecuentes y la capacitacin sobre las herramientas del sitio Web de la Entidad Territorial tiene para la ciudadana en general.

Disposicin a participar: Se obtuvo informacin sobre la participacin de los grupos meta en medidas y prcticas y sobre la disposicin de los entrevistados a participar en acciones futuras orientadas a la ciudadana en general en las herramientas de participacin ciudadana y comunicarse por medios electrnicos con la Entidad Territorial. De igual manera se obtuvo informacin acerca de la cantidad de entrevistados que ha asistido a alguna actividad relacionada con el sitio Web Institucional y la disposicin de estos de participar en actividades que tengan que ver con stos temas.

Glosario Canales o soportes: Instrumento a travs del cual se transmite el mensaje. Cdigos el lenguaje que se emplea en la comunicacin Comunicacin: Proceso de transmisin y recepcin de ideas, informacin y mensajes. Comunicacin ascendente: Esta comunicacin fluye desde los

subordinados a los superiores y contina ascendiendo por la jerarqua organizativa. Comunicacin cruzada: La comunicacin cruzada incluye el flujo horizontal de informacin entre personas de niveles organizativos iguales o similares, y el flujo diagonal entre personas en diferentes niveles que no tienen relaciones de dependencia directa. Comunicacin descendente: Este tipo de comunicacin fluye de las personas situadas en los niveles ms altos de la jerarqua organizativa hacia las que se encuentran en los niveles inferiores. Comunicacin formal: es toda aquella comunicacin fomentada por la direccin de la empresa y que fluye por los canales formalmente establecidos. Comunicacin informal: es la comunicacin que surge de forma espontnea en las organizaciones debido a la interaccin social entre sus miembros, por lo que es tan variada, dinmica e inconstante como las personas. Dentro de sta se incluye al rumor. Cuadro de mando: Herramienta de gestin que facilita la toma de decisiones, y que recoge un conjunto coherente de indicadores que proporcionan a la alta direccin y a las funciones responsables una visin comprensible del negocio o de su rea de responsabilidad. La informacin aportada por el cuadro de mando, permite enfocar y alinear los equipos

directivos, las unidades de negocio, los recursos y los procesos con las estrategias de la organizacin. Documento de mejora: Documento que contiene la informacin relativa al Plan de mejora existente en una entidad. Emisor: la persona (o grupo de personas) que trata de hacer partcipe a otros de lo que l posee. Entidad: Entindase por entidad un Centro, un Departamento, un Servicio o cualquier unidad administrativa o de servicios, organizada de forma que tenga competencias directas sobre planes o procesos. Estrategia: Plan estructurado para lograr objetivos. Grupo de Mejora: Conjunto de personas que pretenden alcanzar propsitos u objetivos comunes (profesionales), tienen un sentido de identidad compartido, ofrecen oportunidades de participacin e interaccin entre sus miembros; estn dotados de cohesin interna; tienen una estructura de funcionamiento y una duracin limitada y medible en el tiempo. Indicador: Dato o conjunto de datos que ayudan a medir objetivamente la evolucin de un proceso o de una actividad. Mensaje: la expresin del contenido de la comunicacin. Misin: Objeto de ser de una entidad. Lo que la diferencia de otra de la misma naturaleza. Plan de Comunicacin: Estrategias de comunicacin que permiten a travs de los medios y soportes adecuados cubrir las necesidades de comunicacin que presentan los individuos y grupos que componen una organizacin. Procedimiento: conjunto de fases sucesivas de un fenmeno u operacin artificial y que se caracteriza por estar definido explicita y documentalmente. Se trata de aquellos documentos que establecen las responsabilidades y los criterios seguidos en las actuaciones relacionadas con la

estandarizacin y la racionalizacin de tareas realizadas en la gestin y prestacin de servicios. Son objeto de procedimiento aquellas facetas o conjunto de actividades que sean consideradas relevantes para una determinada rea funcional en funcin de: el consumo de recursos, el impacto en la satisfaccin de los usuarios, objetivos directivos u otro criterio previamente establecido. Proceso: conjunto de actuaciones, decisiones, actividades y tareas que se encadenan de forma secuencial y ordenada para conseguir un resultado que satisfaga plenamente los requerimientos del cliente al que va dirigido. Propietario del objetivo: Persona responsable de la realizacin de las acciones y recursos necesarios, para garantizar la consecucin del mismo. Propietario del proceso: Persona responsable de la gestin del proceso asignado y por tanto de sus resultados, de su rentabilidad, y de la organizacin necesaria para el ptimo funcionamiento del proceso. Receptor: la persona o grupo de personas a quin se dirige el mensaje en un proceso de comunicacin. Retroalimentacin: el feedback, momento en el que el emisor se convierte en receptor para captar la comprensin, o la respuesta a su mensaje. La retroalimentacin nos permite conocer el xito de la comunicacin.

Ruido: entendemos cualquier tipo de interferencia producida durante el proceso de comunicacin, que dificulta la circulacin de los mensajes, o los desvirta.

Tipo de comunicacin Descendente: fluye desde la direccin hacia los empleados. Se utiliza para dirigir, coordinar, informar al trabajador sobre las tareas a realizar, los objetivos y la poltica empresarial, la evaluacin del desempeo, las actividades, los servicios, los beneficios que ofrecen la empresa, la situacin econmica, etc. Entre sus fines est

fundamentalmente la motivacin. Tipo de comunicacin Ascendente: fluye desde los empleados hacia la direccin a travs de los canales que se prevean para ello.

Tipo de comunicacin Horizontal: Los grupos de trabajo. Consiste en la transmisin de informacin entre personas que estn en un mismo nivel jerrquico, o la que se produce entre personas que estn en un nivel distinto, con o sin dependencia directa y se encuentran o no en diferentes entidades.

Tipo de comunicacin Informal: el rumor Tipo de comunicacin Formal: es la que se produce dentro de una

organizacin de forma estructurada, de acuerdo con la jerarqua establecida y respetando determinadas normas y reglas.