ANLISIS DE BOLETIN 3040.

Generalidades: Para auditar estados financieros, se debe de contar con un plan inicial, el cual debe ser verificado continuamente y en caso de ser necesario se tendr que modificar a la par que se est supervisando el trabajo ya hecho. Un contador puede delegar fases sencillas de la auditora a una persona con menos experiencia. La estructura de los despachos de contadores pblicos, puede ser el contador independiente o el despacho que cuenta con una estructura jerrquica, en donde personas con menos experiencia realicen los trabajos menos laboriosos y menos difciles.

Alcances y Limitaciones. El boletn 3040 se refiere a que el trabajo de auditoria deber ser bien planeado y supervisado por el contador sobre cualquier fase que realicen sus ayudantes en durante el proceso, a fin de cumplir con la primera de las normas de auditoria que seala: el trabajo de auditoria debe ser planeado adecuadamente y si se usan ayudantes estos deben ser supervisados de manera apropiada

Objetivos: Establecer y explicar procedimientos para la aplicacin prctica de los pronunciamientos relativos a la planeacin y supervisin del trabajo de auditora. PRONUNCIAMIENTOS NORMATIVOS RELATIVOS A LA PLANEACIN DE LA AUDITORA. Para planear adecuadamente el trabajo de auditoria el auditor debe conocer: a) Los objetivos, condiciones y limitaciones del trabajo concreto que se va a realizar. b) Las caractersticas particulares de la empresa cuya informacin financiera se examina incluyendo dentro de este concepto las caractersticas de operacin, sus condiciones jurdicas y el sistema de control interno existente.

La planeacin de la auditoria puede verse afectada dependiendo del fin especfico del trabajo a realizar. El conocimiento de las caractersticas de operacin se refiere tantos a las normales (productivas, comerciales y financieras) que constituyen el objeto propio de la empresa, as como a las marginales o extraordinarias. El sistema de control interno constituye el elemento ms importante sobre el que descansa la planeacin de la auditora. Su estudio y evaluacin constituye otra norma de ejecucin del trabajo que se describe en un boletn por separado. La planeacin implica preveer cuales procedimientos de auditoria van a emplearse, la extensin y oportunidad en que van a ser utilizados y el personal que debe intervenir en el trabajo.

La informacin necesaria para planear adecuadamente el trabajo de auditoria son: a) Entrevistas con el cliente para determinar el objetivo. b) Visitas a las instalaciones y observacin de operaciones para conocer caractersticas de la empresa. c) Entrevistas con funcionarios para obtener informacin sobre polticas generales de la empresa. d) Lectura de algunos documentos que se relacionen con la situacin jurdica de la empresa. e) Lectura de los estados financieros para obtener informacin bsica sobre el volumen y la naturaleza de las operaciones de la empresa. f) Revisin de informes y papeles de trabajo de auditorias anteriores. g) Estudio y evaluacin preliminar del sistema de control interno. Una vez obtenida la informacin necesaria el contador pblico podr preveer cuales procedimientos de auditoria van a emplearse, y asimismo dejar evidencias en sus papeles de trabajo de haber planeado la auditora. El auditor debe dejar evidencia en sus papeles de trabajo de haber planeado la auditora. El resultado de la planeacin de la auditora se refleja finalmente en el programa de trabajo. La planeacin de la auditora no puede tener un carcter rgido, el auditor debe estar preparado para modificar el programa de auditora.

PRONUNCIAMIENTOS NORMATIVOS RELATIVOS A LA SUPERVISION DEL TRABAJO DE AUDITORIA.

La supervisin debe ejercerse en proporcin inversa a la experiencia, la preparacin tcnica y la capacidad profesional del auditor supervisado y en todos los niveles o categoras del personal que intervenga en el trabajo de auditora. Las situaciones que se presentan en la practica son muy variadas en lo que se refiere al personal que participa en la planeacin, en el desarrollo del trabajo y la terminacin del mismo, por que la supervisin debe hacerse en funcin de esas situaciones particulares y de la estructura del despacho. Todo trabajo ejecutado debe estar supervisado por una persona de mayor experiencia y capacidad profesional, de manera que el contador pblico asuma la responsabilidad total del trabajo como si lo hubiera realizado personalmente. Se tiene que tomar en cuenta la experiencia, el grado de entrenamiento tcnico y capacidad profesional para decidir el grado de supervisin a ejercer. La supervisin de ejercerse en las etapas de PLANEACION, EJECUCIN Y TERMINACIN DEL TRABAJO. La supervisin en la PLANEACIN comprende: a) Anlisis de los grados de experiencia y capacidad profesional de los auditores que participarn en el trabajo. b) La revisin del plan general de trabajo, as como la definicin de los objetivos que se persiguen en el examen, con las personas que van a ejecutarlo o supervisarlos. c) Discusin del plan de trabajo preparado por el auditor encargado. Se evalan los alcances de los procedimientos que se van a aplicar en cada una de las reas para ajustarlos. d) Discusin y fijacin del presupuesto de tiempo que va a utilizar el personal que participe en el trabajo. La supervisin en las diferentes fases de la ejecucin de la auditora comprende: a) Revisin del programa de auditora, preparado con base en el resultado del estudio y la evaluacin del control interno. b) Explicacin a los auditores de acuerdo con el grado de experiencia, de la forma en que debe realizarse el trabajo, los elementos del cliente con que se cuenta para efectuarlo y el tiempo estimado para la realizacin de las pruebas de auditora.

c) Presentacin de los auditores al personal del cliente con el que van a tratar y la explicacin de los sistemas contables, registros y dems elementos con los que van a trabajar. d) Vigilancia constante y estrecha del trabajo que estn realizando los auditores. e) Control del tiempo invertido por cada uno de los auditores analizando las variaciones contra el presupuestado. f) Revisin oportuna y minuciosa de todos los papeles de trabajo preparados por los auditores de niveles inferiores. La supervisin en la etapa de la terminacin del trabajo comprende: A) Revisin final del contenido de los papeles de trabajo para cerciorarse de que stos estn completos. B) Revisin y aprobacin del contador pblico que dictamina, del informe que resulta del trabajo de auditora realizado. C) Se recomienda que antes de emitir el informe, una persona del despacho pero ajena al trabajo especifico, revise los borradores y ciertos papeles, a fin de corroborar que se satisfacen las normas de auditora.

Debe dejarse evidencia de la supervisin en los papeles de trabajo, por que es necesario para la supervisin en el nivel inmediato superior, hasta llegar al contador pblico que dictamina. Se recomienda dejar la evidencia de las siguientes maneras: a) Poniendo su inicial sobre los papeles preparados por los auditores o supervisores. b) Haciendo anotaciones en papeles de trabajo, complementando las efectuadas por los auditores de menos experiencia para describir de mejor manera el trabajo efectuado. c) Preparando informes sobre la actuacin de los auditores en donde normalmente se indiquen los trabajos que efectuaron, la efectividad con que los hicieron, el grado de preparacin tcnica y el grado de capacidad alcanzada. d) Mediante cuestionarios de supervisin diseados para diferentes niveles. e) Preparando un memorndum resumen de la revisin que ayude, al personal que realiz la auditoria, como quienes desarrollan las funciones sde supervisin, incluyendo al contador pblico que dictamina.

PROGRAMA DE AUDITORIA DE EFECTIVO EN CAJA No. Procedimiento de Auditora Objetivos de la revisin : a.- comprobar la existencia del efectivo y que en el balance se incluyan todos los fondos de propiedad de la empresa. b.- comprobar que los fondos obren en poder de la empresa, en poder de terceros o en trnsito. c.- Determinar su disponibilidad inmediata o restricciones. d.- Verificar la correcta valuacin de monedas extranjera. e.- comprobar su adecuada presentacin en el balance general y la revelacin de las restricciones. 1.Revise la seccin relativa del cuestionario de control interno y a base de pruebas selectivas, asegrese de que los procedimientos indicados han sido observados. Investigue las localizaciones, encargados de y monto de los fondos de cada (incluyendo los fondos ajenos a la compaa bajo el control del personal), y los ingresos no depositados. Determine si deben seguirse los procedimientos especiales para el recuento de los fondos de caja, por medio de uno o ms de los procedimientos siguientes: a.- Referencias al libro mayor general. b.- Discusin con funcionarios y empleados. c.- Revisin de papeles de trabajo, programas de trabajo, etc. En general, el arqueo debe incluir todas las partidas en efectivo en poder de las personas que las tienen a su cuidado, incluyendo: a.- Fondos de caja chica y de trabajo. b.- Fondos generales de caja. Hecho Observaciones. por:

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c.- cobranzas no depositadas d.- sueldos no reclamados e.- efectivo para pago de sueldos f.- Timbres de correo g.- Cheques devueltos o postdatados h.- Fondos ajenos a la compaa. 5.- Considrese la posibilidad de eliminar el recuento de algunos fondos en virtud de: a) Su relativa importancia. b) Que se practiquen arqueos independientes por el auditor interno. c) Por otros motivos. En cualquier ocasin anote el motivo por el cual no se hizo el recuento de algn fondo. 6.- Considrese cules fondos deben ser arqueados simultneamente y decdase si es necesario conciliar las cuantas bancarias, inspeccionar facturas por cobrar, documentos por cobrar, valores, al mismo tiempo que se cuente el efectivo. 7.- La persona encargada de los fondos u otro empleado autorizado, debe estar presente mientras se practique el arqueo. 8.- Cuando las cantidades a contar son de consideracin, debern participar en el arqueo cuando menos dos auditores del despacho. 9.- En el caso de que haya fondos variables, discuta con el supervisor encargado de la auditoria el trabajo adicional a desarrollar. 10.- Cuente los fondos de caja cuando sea posible. 11.- Obtenga confirmacin de los fondos que no haya sido posible contar.

PROGRAMA PARA EL ARQUEO DE CAJA 1 Liste las monedas y los billetes. Si son cantidades de consideracin, lstenlos por denominaciones indicando los paquetes de monedas que se han abierto y contado. Examine los cheques haga una lista de ellos, anotando el importe, y en los cheques importantes la fecha, el girador, el beneficiario y endosante. Deben observarse cuidadosamente a) Fechas y cantidades alteradas b) Raspaduras y enmendaduras y c) Cheques postdatados. Liste los comprobantes por prstamo y anticipos anotando la fecha, nombre, objeto e importe. Investigue los comprobantes por prstamo y anticipos y verifique los reembolsos subsecuentes. Verifique que los comprobantes se encuentren debidamente autorizados. Examine y liste los comprobantes de egreso, anotando la fecha, descripcin del pago, nombre de la persona que recibi y el importe. Obtngase la firma de la persona encargada del fondo al terminar el arqueo. Obtngase del encargado del fondo una explicacin de todas las diferencias y excepciones. Obtenga la aprobacin de un funcionario responsable, respecto a los comprobantes que se encuentren sin autorizacin. Investigue cualquier comprobante que forme parte del fondo y que tenga fecha anterior a la del ltimo reembolso. Revise las transacciones relativas al fondo de caja durante el periodo aprobado por el supervisor, e investigue cualquier partida fuera de lo normal. Asegrese de que los comprobantes no han sido alterados y que no representan pagos duplicados. Determine el monto de las cobranzas no depositadas que deben contarse,

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mediante el examen de los reportes de cobranzas, libros de ingresos, etc. Respecto a los reportes de cobranzas examinadas: a) Compruebe sumas b) Compruebe su numeracin progresiva c) Cuente dichas cobranzas. Solicite al cliente que, bajo nuestra supervisin, formule la ficha de depsito de los fondos contados por nosotros con una copia adicional para nuestros papeles de trabajo, revise el depsito y obtenga nuestra copia debidamente sellada por el banco, o bien obtenga copia de la ficha de depsito debidamente sellada por el banco, concilie el total depositado con el total anotado en la cdula de recuento. Revise los cheques que forman parte de los fondos contados y: a) Si son cheques emitidos por la empresa, determine si efectivamente se han cambiado de los fondos contados y si esta operacin fue aprobada. b) Si son cheques cambiados a terceras personas: 1)determnese si el cambio fue debidamente aprobado por un funcionario responsable. 2)si se considera necesario exija que sean depositados posteriormente o bien, que se hagan efectivos inmediatamente. Todos los cheques , que estn fechados con mucha anterioridad por cantidades importantes o anormales:

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO DE CAJA Y BANCOS.

CONCEPTO 1.- Se revisa mensualmente que la suma de los registros auxiliares de caja y las cuentas bancarias sean iguales a mayor? 2.- Existe la poltica de afianzar a todos los empleados que manejan fondos? 3.- Se tienen contratados seguros por resguardo de efectivo? 4.-Se efectan arqueos peridicos y sobre base sorpresiva cuidando y controlando que no se mezcle o disponga de efectivo de otros fondos o de ingresos entrantes para evitar que se cubran faltantes? CON RESPECTO AL FONDO FIJO DE CAJA CHICA 5.- Estn separadas las funciones de custodia y manejo del fondo fijo caja de las de autorizacin de pagos y registros contables? 6.- En las entregas de efectivo, existe autorizacin previa de funcionarios responsables y una adecuada comprobacin de las erogaciones correspondientes? 7.- Se ha adoptado la poltica de establecer un mximo para pagos individuales? En caso afirmativo, sealar el importe de este mximo. 8.- Se cancelan los comprobantes con sello fechador de pago en el momento de ser cubiertos con recursos del fondo fijo? 9.- Los vales y los comprobantes de caja, estn mecanografiados o se llenan a tinta? 10.- Se codifican los comprobantes de erogacin y se identifican con el nombre y firma del responsable que efectu el pago? 11.- Antes de pagar cualquier comprobante, Se revisa el cumplimiento de disposiciones administrativas y fiscales? 12.- Se expiden los cheques de reembolso a favor de la persona encargada del fondo de caja chica?

SI

NO N/A OBSERVACIONES

13.- Est prohibido usar los fondos de caja para cambiar cheques funcionarios, empleados, clientes o proveedores? 14.- Es el procedimiento para reposicin del fondo lo suficientemente gil para evitar exceso de fondos ociosos o, por contra, falta de efectivo para cubrir una emergencia? 15.- En los casos de anticipos para gastos con dinero del fondo fijo, se precisa el tiempo en que se efectuar el gasto? Se d seguimiento para que pasado ese tiempo se solicite la devolucin del dinero o bien la comprobacin del gasto? CON RESPECTO A CAJA Y BANCOS 16.- Se depositan intactos los ingresos; es decir, se cuida de no disponer de los ingresos entrantes para efectuar gastos? 17.- Se vigila que no se mezclen los ingresos con los fondos de caja? 18.-Se deposita y registran diariamente los ingresos? 19.- Se utilizan formas prenumeradas y en estricto orden numrico y cronolgico para controlar los ingresos? 20.-Se anexan las fichas de depsito a la pliza de ingresos correspondiente? 21.- Son adecuados los controles para asegurar que se cobren las mercancas o servicios entregados o vendidos? 22.- Se ha responsabilizado en una sola persona el manejo de las cuentas de cheques? Sealar nombre del (los) responsables. 23.- Cada cheque que se expide, Est adecuadamente soportado con la documentacin correspondiente, debidamente requisitada (previa revisin y autorizacin), y la pliza de egresos? 24.- Se expiden los cheuques con firmas mancomunadas? 25.- Estn registradas a nombre de la entidad las cuentas de cheques que se manejan en ella? 26.- Se evita el firmar cheques en blanco, al portador o a la vista? 27.- Se mantienen en lugar seguro copias de las tarjetas donde aparecen las firmas

autorizadas para expedir cheques? 28.- Se mantienen permanentemente actualizado, en el banco y en las oficinas de la entidad, el registro y autorizacin de firmas para expedir cheques? 29.- Se mantienen en lugar seguro y apropiado (caja fuerte de ser posible) los talonarios de cheques por usar? 30.- Se adhieren a los talonarios a los cheques originales cancelados? 31.- Se ejerce control sobre los cheques devueltos a fin de evitar que vayan a cubrir faltantes de caja? 32.- Se prepara un reporte de diario de saldos en cuentas de cheques? Se confrontan contra libros estos saldos? 33.- Estan prenumerados todos los cheques? 34.- Se ha establecido la poltica de todos los cheques se expidan nominativamente y que se fije un importe mnimo para efectuar pagos por este medio? 35.- Se enlistan los cheques y otros valores recibidos por correspondencia por una persona independiente al cajero antes de turnrselos a ste? 36.- Se endosan o cruzan los cheques al momento de ser recibidos para evitar que se cobren en efectivo? 37.- Existen polticas para cancelar a un tiempo determinado aquellos cheques en transito que no han sido cobrados? 38.- Se archivan en un lugar seguro y apropiado todos los comprobantes que soportan tanto como los ingresos como los egresos? 39.- Existe soporte documental sobre todo ingreso o egreso para conocer su origen y autorizacin? 40.- Se registran las transferencia que se efectan entre bancos y entre cuentas de un mismo banco? 41.-Estn separadas las actividades de ingresos y egresos? 42.- Se vigila que aquellas personas que manejan ingresos antes o despus de su registro inicial y manejan cheques ya

firmados no intervengan en las siguientes labores: manejen auxiliares y registros por las cuentas por cobrar registros iniciales de ventas, documentos base para facturar autoricen notas de crdito y documentacin soporte, rebajas y devoluciones sobre ventas (en su manejo y aprobacin), registros de compras, documentacin base para soportar egresos as como su registro, y que intervengan en registros diario y mayor? 43.- Se elaboran programas de flujo de efectivo para preveer oportunamente tanto la inversin de sobrantes de dinero, como la obtencin para cubrir necesidades? 44.- Se procura mantener los mnimos niveles posibles de dinero en operacin? 45.- Las monedas extranjeras propiedad de la entidad, Se evalan para efectos de balance general a precio de cotizacin de la fecha del referido? 46.- Se concilian mensualmente los estados de cuenta bancarios con el control matriz de las chequeras y los registros contables? 47.- Se investigan las partidas en conciliacin y, en su caso, se ajustan por personal independiente en manejo y custodia de fondos y chequeras? 48.- Son apropiadas las instalaciones del rea de caja? 49.- son adecuados los custodios para salvaguardar fsicamente el dinero en operacin?