Manual de Ayuda SAE 4.6 Compaspel

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MANUAL DE AYUDA Aspel-SAE 4.6 Sistema de Administrativo Empresarial
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Manual de Ayuda Aspel SAE 4.6 ~ Grump ~ Para los Amigos de CompAspel
Gua prctica de procesos Qu debo capturar y en que orden Conoce en que consiste cada mdulo del sistema Interrelacin entre mdulos Qu funciones me ayudan a eficientar mi sistema Qu reportes puedo generar en mi sistema Base de datos abierta Preguntas y respuestas ms comunes de Aspel-SAE Preguntas generales de los sistemas Aspel
Qu es Aspel-SAE ? Concepto Es un sistema de cmputo que permite lograr una ptima automatizacin del proceso administrativo, facilitando la realizacin de las principales operaciones de compra-venta de la empresa. A travs de diferentes procesos la informacin se actualiza "en lnea", es decir, la informacin de los catlogos se mantiene "al da" en todo momento, evitndose la duplicidad en la captura de informacin. Por ejemplo:
Infinidad de operaciones en tu empresa se resuelven de manera inmediata! Aspel-SAE 4.6 provee herramientas de vanguardia tecnolgica que permiten una administracin y comercializacin eficientes: comprobantes fiscales digitales (factura electrnica), campaas de ventas y seguimiento de clientes (funciones CRM), exportacin de informacin a dispositivos mviles (Informacin mvil), publicacin de informacin en Internet (Infoweb), recepcin de pagos con tarjetas bancarias a travs de Internet, entre otras. Si tus clientes ms importantes establecen el uso de ...con slo configurar algunos parmetros del sistema tu facturas electrnicas como requisito para la operacin... organizacin se encontrar generando y enviando comprobantes fiscales digitales que se apegan a todas las regulaciones establecidas, en una forma sencilla y transparente. Si necesitas desarrollar estrategias que impulsen las ventas ... con las funciones de CRM de Aspel-SAE puedes crear de tu negocio... campaas dirigidas a tus clientes o prospectos para generar mayores oportunidades de venta de tus productos, adems de permitirte coordinar una excelente atencin a tus clientes. Si requieres poner a disposicin de los vendedores los ... tus ejecutivos pueden exportar a sus dispositivos mviles estados de cuenta de los clientes que visitarn en el da... los estados de cuenta de sus clientes y prcticamente toda la informacin que tenga el cliente en su Expediente. Si buscas agilizar la comunicacin con algunos de tus ... puedes contratar el servicio de Infoweb y crear un espacio clientes, poniendo a su disposicin listas de precios y hojas en Internet en el que publiques consultas, estadsticas y tcnicas, para que ellos los puedan consultar cuando lo reportes de Aspel-SAE, as como cualquier tipo de requieran... documento. De esta forma, slo los clientes que autorices podrn revisar esa informacin cuando lo necesiten. Si quieres extender el alcance de tu organizacin a travs de ... con Aspel-SAE y Aspel-SAE Comercio Electrnico puedes una tienda virtual, sin que ello signifique un costo construir una Tienda Virtual que exhiba, promocione y venda importante para tu empresa ni que complique la operacin los productos y servicios de tu empresa los 365 das del de la misma... ao.
Aspel-SAE tambin permite generar reportes, estadsticas y grficas de alto nivel. Es posible exportar la informacin a diversos formatos, cuenta con enlaces dinmicos con hojas de clculo y opera con base de datos abierta. Asimismo, interacta con los dems sistemas de la lnea Aspel para lograr una completa integracin de procesos. Temas relacionados Caractersticas y beneficios Interfase con otros sistemas de la lnea Aspel Gua prctica de procesos Interrelacin de mdulos Mdulos del sistema
Los siguientes puntos son algunas de las ventajas que obtendrs en el manejo de tu proceso administrativo con Aspel-SAE. Multimoneda
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En el catlogo de monedas, se permite definir hasta 99 monedas diferentes, para lo cual debe estar activo el parmetro de Multimoneda en los Parmetros generales . Las principales operaciones de compra-venta se pueden realizar en cualquiera de las monedas definidas en dicho catlogo. Puedes definir la moneda base, de manera que no sea pesos necesariamente, sino que pueda ser Dlares, Quetzales, Francos, etc. Se podr obtener en algunas consultas y reportes, informacin sobre los movimientos de CxP y/o CxC registrados en una moneda diferente a la moneda Base. Puedes realizar procesos de Ajuste cambiario sobre las CxP y CxC. para determinar de manera automtica la ganancia o prdida que se origina por las variaciones en los tipos de cambio.
Pedimentos aduanales n Es posible Grabar informacin de pedimentos aduanales para cada producto: No. de pedimento, Fecha y Aduana por la que ingresar la mercanca, a fin de controlar los productos importados. n Puedes incluir en las etiquetas de identificacin de los productos (Cdigo de barras), la informacin anteriormente mencionada. n Desde los mdulos de Compras, Facturas e Inventarios se realizan las afectaciones al catlogo de pedimentos. Lotes de productos n Puedes manejar Informacin de lotes de productos, a saber: No. de lote y fecha de caducidad. n Puedes imprimir etiquetas de identificacin de los productos que contengan esta informacin. n El sistema emite los reportes de pedimentos, lotes y de productos caducos. Polticas n Las polticas de descuento incluyen la Aplicacin de la poltica hasta cierto nmero de unidades; es decir, puedes definir hasta qu nmero de artculos vendidos se aplicar la poltica de descuento (por lo cual, el sistema lleva un histrico de unidades que se han vendido). Inventarios n Se cuenta con la opcin de Armado de kits, que te permite agrupar varios productos y/o servicios para conformar una sola entidad de venta. n Puedes manejar una Unidad de entrada diferente a la de salida, por ejemplo: se pueden comprar cajas y vender piezas o viceversa; la relacin entre las unidades para una correcta aplicacin y control de las existencias se establece mediante un factor. n Cuentas con la opcin de Inventario fsico, que te permite capturar existencias para obtener comparativos de existencias reales contra las registradas, para poder realizar los ajustes de manera automtica. n Se lleva el Control del costo a detalle, por lo que al realizar la cancelacin de una compra o la devolucin de la misma, puedes costear al costo real del producto, evitando que el sistema realice costeo PEPS o UEPS sobre el mismo.
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Puedes generar un Catlogo de lneas de productos para una mejor clasificacin de los artculos del inventario, adems, podrs asignar una cuenta contable para cada lnea. Le puedes dar mantenimiento a este catlogo y mantener clasificados adecuadamente los productos por lnea, para un mejor aprovechamiento de la base de datos. Tambin puedes generar los Precios de los productos a partir del costo, aplicndole al producto un porcentaje de utilidad.
n Se cuenta un formato denominado Mitrasp.fto cuya finalidad es imprimir los movimientos realizados mediante el proceso de Traspaso entre almacenes. Facturacin n Despus de elaborar una factura puedes guardar la Informacin de envo, con datos como: nmero de gua y fecha de envo, lo que te ayudar a la impresin de la gua de mensajera. n
Puedes Apartar productos desde un pedido, manteniendo al producto en el inventario, pero sin poder sacarlo del mismo. Puedes Limitar hasta qu fecha se podrn realizar operaciones de venta, de modo que no podrs elaborar cotizaciones, pedidos, remisiones, facturas, devoluciones ni cancelaciones con fecha anterior a la indicada. Puedes Limitar el nmero de partidas por documento en la captura, para que al imprimirlo no exceda de una hoja. Es posible realizar Devoluciones directas de artculos que se pueden inventariar, para lo cual el sistema solicita el costo del artculo (para realizar el costeo) y sugiere el costo promedio de dicho artculo.
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Al momento de capturar una factura puedes indicar el criterio que se usar para hacer una Divisin de cargos, en el caso de ventas a plazos; de esta manera, el sistema generar automticamente varias letras por cobrar en lugar de una sola factura. Cuentas con el Reporte de pedidos pendientes, que muestra slo los pedidos con esta condicin.
Proveedores
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La interfase con Aspel-BANCO logra que todos los movimientos bancarios registrados actualicen en lnea los saldos de las cuentas por cobrar y por pagar, adems Aspel-SAE permite la lectura de los saldos de clientes y proveedores para programar y agilizar el registro de cheques, cargos y abonos en Aspel-BANCO, simplificando as, el proceso administrativo y evitando los errores de captura.
Clientes n Podrs indicar los datos generales y comerciales de tus clientes, como pueden ser: fecha de ltima venta, vendedor asignado, das de revisin y pagos de documentos, das de crdito, entre otros. En todos los movimientos de CxC, puedes indicar el vendedor asociado a la operacin. n Desde este mdulo, si ests trabajando con el servicio de pagos por Internet podrs llevar a cabo la administracin de dicho servicio, esto mediante los procesos disponibles desde el Men Verifone, que estar disponible al activar el parmetro de configuracin Pagos por Internet.. Compras n Al momento de elaborar una compra puedes utilizar el mismo criterio que se usa para hacer una divisin de cargos, mediante la opcin Compras a plazos; de esta manera el sistema genera de manera automtica varias letras por pagar en lugar de una sola compra. Base de datos n Base de datos en formato Paradox y posibilidad de uso en formato MS-SQL. n En las ventanas de seleccin de informacin (filtros) principales, cuentas con el Filtro SQL . Por ejemplo, puedes pedir que se muestren todos los registros que contengan en cualquier parte de sus datos la palabra GUADALAJARA, y aparecern los datos que cumplan dicha condicin. Personalizacin de consultas y estadsticas Puedes Personalizar consultas y estadsticas en todos los mdulos, con la posibilidad de incluir mayor nmero de campos para la obtencin de informacin a la medida. Las Consultas y estadsticas personalizadas del sistema estarn asociadas a cada usuario, es decir, la primera vez que un usuario entre al sistema, por defecto ver las consultas o estadsticas predefinidas por el sistema, pero al momento de llevar a cabo alguna personalizacin, stas slo sern visualizadas por l. Personalizacin de filtros
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En la opcin de Personalizacin de filtros se incluye el campo de "Nmero de pestaas", en este campo podrs especificar el nmero de pestaas o folders que se visualizarn en la consulta pudiendo ser hasta 10, adems de la principal, con el fin de que puedas asociar ms filtros y agilizar con ello la consulta de datos. En las consultas se podr asignar un Filtro personalizado a la primera pestaa, contando en total con 11 pestaas o folders para que sean personalizadas segn tus necesidades.
Filtros
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En el proceso de filtrado cuentas con el botn SQL que, al tenerlo activo, permitir al sistema construir automticamente la sentencia SQL que se est usando en ese momento en el filtro, permitiendo incorporar otras sentencias para delimitar an ms el resultado del filtro.
Procesos diversos n Es posible utilizar tu clave de usuario para la Autorizacin de algunas operaciones, siempre que el perfil de usuario que tienes asignando as te lo permita. n La Exportacin de datos se puede hacer desde cualquier consulta, para exportar la informacin consultada a diferentes formatos, entre ellos, el formato HTML, para ser utilizado desde Internet. n Puedes Traducir archivos, a fin de utilizar las bases de datos generadas en versiones anteriores de Aspel-SAE.
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Puedes establecer un vnculo con aplicaciones en Windows como Excel, a travs del copiado especial (DDE o Intercambio Dinmico de Datos). Cuentas con una Calculadora que podrs usar como sumadora y utilizar los resultados que obtengas de los clculos realizados, si as lo requieres en las funciones que realices en tu sistema Aspel-SAE. Acceso al sistema
Para acceder al sistema Aspel-SAE, debers proporcionar el nombre de usuario y la clave correspondiente. Por omisin se sugiere el nombre del usuario Administrador el cual tiene definida la clave Aspel1, por lo que para acceder al sistema por primera vez, debers capturar dicha clave de acceso temporal, teclear F8 u oprimir la tecla ENTER. Posteriormente, por seguridad te recomendamos cambiar dicha clave de acceso en el mdulo de perfiles de usuarios, por una que slo el administrador conozca. Recuerda que esta es la clave principal de Aspel-SAE y es la que autoriza el uso del sistema sin restricciones, de igual forma es la nica que tiene acceso y uso total de los perfiles de usuarios.
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Envo de correos mediante el programa de correo predeterminado en tu computadora

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Desde esta opcin puedes enviar correos electrnicos a los contactos que tenga registrado el cliente o proveedor en la consulta de contactos. Envo Masivo de correos
Esta opcin te permite enviar correos a un grupo de usuarios de tal forma que puedas seleccionar tanto a los clientes, proveedores o vendedores a los cuales deseas enviar el mensaje como a sus respectivos contactos. Adicionalmente podrs anexar a los correos, archivos de reportes y plantillas de Word.
Administrador de reportes
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En esta consulta podrs administrar y crear tus propios reportes personalizados con extensin QR2 utilizando el nuevo diseador de reportes, seleccionando de una lista de campos disponibles la informacin que deseas incluir. El administrador est disponible en el men Reportes de cada uno de los mdulos del sistema, en l encontrars los principales reportes en formato Qr2. Adicionalmente podrs consultar y generar reportes con extensin .FTO mediante el editor de formatos Aspel. Editor de formatos
Se incluyen campos y comandos, los cuales podrs utilizar para modificar los formatos predefinidos y obtener reportes ms completos adecundolos a la medida de tus necesidades, de esta forma podrs explotar al mximo la informacin almacenada en Aspel-SAE.
Generacin y Reinstalacin de respaldos

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Aspel-SAE cuenta con una interfase para la generacin y reinstalacin de respaldos, la cual te permite respaldar de manera rpida y sencilla todos los archivos que maneja el sistema: Base de datos, perfiles de usuarios, archivos de configuracin, entre otros. La generacin del respaldo se realizar por empresa, con excepcin de ciertos archivos que son de uso comn para todas las empresas, como son: Infoweb, perfiles de usuarios, archivos de configuracin, etc., asimismo, este respaldo se podr proteger con contrasea. De igual manera, el proceso de Reinstalacin identifica automticamente el tipo de informacin respaldada y la recupera en la base de datos que corresponda, si el respaldo fue protegido con contrasea en ese momento se solicitar para iniciar la reinstalacin del respaldo. Exportacin de consultas a formato Palm
Puedes exportar la informacin de las principales consultas disponibles en los sistemas Aspel a formato Palm, dicha informacin podr almacenarse y consultarse a travs del programa Aspel-DB en tu dispositivo mvil compatible con Palm. Traductor de base de datos de versiones 2x y 3.0
Para la compatibilidad con las bases de versiones anteriores, se cuenta con un traductor el cual te permitir traducir informacin de: -Parmetros de la empresa -Archivos de datos -Perfiles de usuarios Al realizar este proceso se conservar el formato de base de datos con el que est estructurada la base de la versin anterior (base a traducir) exceptuando el formato Aspel. Si al momento de traducir la base de datos no existiera alguna tabla o archivo necesario para trabajar con esta versin, este proceso la crear y la estructurar en el mismo formato de base de datos que se est traduciendo. Mdulo de Perfiles de usuarios
Todos los sistemas de la lnea Aspel (COI, NOI, PROD, SAE, BANCO) cuentan con un mdulo de perfiles de usuarios con interfaz comn, es decir, al dar de alta un usuario no importando desde que sistema Aspel se haya agregado, dicho usuario quedar disponible para todos los sistemas de la lnea, lo nico que debers definir en cada sistema son los perfiles o permisos que el usuario tendr dentro del mismo. Infoweb: Publicacin de informacin en Internet
El servicio Infoweb, es una aplicacin que est integrada en todos los sistemas de la lnea Aspel, con el fin de permitir publicar en Internet la informacin generada en dichos sistemas (consultas, estadsticas y reportes dependiendo del sistema), as como otros archivos en diferentes formatos (html, gif, jpg, pdf, etc.) que pueden ser enviados al sitio web desde los mismos sistemas Aspel. Con la informacin generada en cada uno de los sistemas Aspel, podrs armar tu pgina de Internet previa contratacin de este servicio en aspel.com, publicando la informacin ms relevante de tu empresa, clasificndola y/o publicndola segn las reas administrativas de tu empresa, por ejemplo: Contabilidad "COI", Inventarios "SAE", Recursos Humanos "NOI", Produccin "PROD", etc. Esta informacin resultar de gran ayuda para la toma de decisiones en tu empresa.
Para obtener mayor informacin acerca de cada una de las caractersticas disponibles en Aspel-SAE, te invitamos a consultar el archivo de ayuda de tu sistema Aspel. Tema relacionado Caractersticas sobresalientes por mdulo
Gua prctica de procesos Qu es Te sugerimos que conozcas los siguientes procedimientos, para que puedas llevar una administracin confiable y efectiva (no es indispensable que cumplas con este orden de manera explcita): 1. Consulta tu manual de referencia, de modo que conozcas cmo opera tu sistema en trminos generales. 2. 3. 4. Instala Aspel-SAE 4.6 para empezar a trabajar. Activa tu sistema para asegurar el 100% de funcionalidad. Define los Parmetros de configuracin de tu sistema, los cuales sirven para controlar el funcionamiento general de Aspel-SAE. Es importante que conozcas la interrelacin de los mdulos, a fin de que lleves una administracin ordenada. Configura los Perfiles del usuario, para limitar el acceso a funciones importantes del sistema. Si tu sistema estar instalado en una red, debers levantar el Servicio de Licencias Adicionales ubicado en el men Utileras/Servidor de licencias, para que las estaciones de trabajo puedan trabajar sin problema. Para mayor informacin, consulta en el archivo de ayuda del sistema el tema Servidor de licencias. Define las Aplicaciones Asociadas , como la calculadora y la hoja de clculo de Windows, que sern de gran utilidad en tu operacin. Configura tu barra de herramientas , para activar con un botn las funciones ms importantes. Activa el Modo alterno de Captura , para acelerar la captura de datos. Clasifica tu informacin de acuerdo a las necesidades del giro de tu negocio, lo cual te brindar innumerables beneficios para obtener el mximo provecho de tu informacin. Conoce el Control de Archivos , que te permite revisar el estado de tu base de datos y poder corregir daos en caso de una falla elctrica en tu computadora. Aprende a Respaldar tus Datos y a reinstalar tu respaldo en caso necesario. Asigna las Cuentas contables maestras , a travs de las cuales podrs realizar la interfase con Aspel-COI.
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Caractersticas sobresalientes por mdulo
Mdulo de clientes y cuentas por cobrar Administrador de clientes con funciones CRM El Administrador se encargar de integrar y organizar todas las actividades y/o elementos involucrados en una relacin comercial, de tal forma que puedas tener muy a la mano informacin que te permita tomar decisiones acertadas. Con el Administrador podrs obtener informacin diversa de un cliente, clasificndola en varios conceptos: ventas, cobranza, seguimiento, telemarketing, etc. Este mdulo es una herramienta muy poderosa para automatizar el control de los servicios al cliente (ofertas, campaas, citas de venta, etc.), aumentar la informacin sobre los clientes (productos que ms compran, das de compra, etc.), fomentar la retencin de los clientes (fidelidad gracias a un buen servicio), y optimizar las acciones de mercadotecnia (definicin de campaas y seguimiento de ventas), entre otras. En este Administrador se integran los principales procesos que por su naturaleza estn involucrados directamente en una actividad comercial, es decir, desde aqu podrs dar de alta clientes, emitir facturas y otros documentos, registrar pagos, programar citas, consultar el expediente del cliente, crear campaas de venta, realizar el manejo de actividades, medios de contacto, entre otros. Esto agilizar el trabajo, teniendo a la mano todos los procesos sin necesidad de acceder de manera individual a cada uno. Expediente del cliente En esta consulta se concentra toda la informacin generada por un cliente en particular, en ella se puede obtener informacin detallada y de gran ayuda para el seguimiento de actividades, lo que contribuye a otorgar un buen servicio al cliente y a su vez supervisar los puntos de control para evitar retrasos de pagos o entrega de mercancas. Mediante el Expediente del cliente tendrs a la mano informacin: General del cliente (datos histricos de venta, datos de ventas, etc.), De saldos (Estado de cuenta general y detallado, antigedad de saldos, etc.), De ventas (Productos apartados y ms vendidos, etc.), Citas y contactos, etc.
Catlogo de Campaas En este catlogo podrs dar de alta las diferentes campaas que se planearn para los clientes, las campaas pueden ser definidas para concretar ventas, llevar un seguimiento de ventas, de cobranza, etc. Para dar de alta una campaa, es recomendable que primero definas desde el catlogo correspondiente las actividades y resultados que se manejarn en dicha campaa para su relacin y desenvolvimiento. Este es el orden recomendado, pero, no es estricto, es decir, se puede agregar la campaa y hasta el seguimiento de la misma agregar las actividades y resultados que se relacionarn con dicha campaa. ejemplo:
Tipo de campaa: Seguimiento al cliente
Con esto podemos observar las actividades programadas para una campaa, sus resultados y las actividades que a su vez pueden generar otros resultados y as sucesivamente. Adicionalmente para las actividades se les podr programar el nmero de das de realizacin y la prioridad. Bitcora de movimientos Desde el administrador de clientes podrs realizar un seguimiento de las actividades, y en la bitcora de movimientos podrs obtener el detalle de dicho seguimiento para cada una de las campaas. Por cada movimiento realizado, se genera un registro, de tal forma que se pueden consultar cada una de las actividades y el da en que fueron realizadas, as como el usuario que las realiz facilitando as la supervisin del desenvolvimiento de la campaa. Los movimientos que puedes revisar en esta bitcora son: todos los documentos de ventas, movimientos de cuentas por cobrar, modificaciones a algunos datos del cliente como: lmite de crdito, descuento, das de crdito y status del cliente: activo o suspendido, entre otros. Consulta de contactos En esta consulta podrs dar de alta y administrar todos los contactos o personas que estn asociados a un cliente en particular. Adems de los datos de localizacin, es decir, direccin, telfono y correo electrnico, cada contacto se clasifica con un tipo especfico, que puede ser: compras, ventas, administracin, cobranza, etc., lo que permite establecer una comunicacin adecuada de acuerdo con el tipo de contacto y facilitar el envo de correos electrnicos en Aspel-SAE. Existen dos formas o modalidades de operacin para la consulta:
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Sin establecer interfase con Microsoft Outlook Estableciendo la interfase con Microsoft Outlook
Sin establecer interfase con Microsoft Outlook Podrs dar de alta los distintos contactos del cliente, proporcionando la informacin necesaria para agilizar el envo de correos electrnicos con la informacin de las principales consultas mediante el uso del correo predeterminado en tu computadora. La opcin para envo de correos estar disponible en las principales consultas del sistema.
Estableciendo interfase con Microsoft Outlook Gracias a la interfase con Microsoft Outlook, la cual habilitas en los parmetros de configuracin, podrs asociar a los clientes registrados en Aspel-SAE, los contactos previamente registrados desde Outlook, igualmente podrs dar de alta un contacto
de Outlook desde la consulta de contactos de Aspel-SAE. Para una mejor integracin entre ambas aplicaciones, al dar de alta un contacto desde la ventana de Outlookpodrs incluir informacin especfica de Aspel-SAE, es decir, informacin del cliente o vendedor, etc. Esta interfase slo funciona a partir de la versin 2000 de Microsoft Outlooko superior. Manejo de folios en Movimientos de Cuentas por Cobrar Puedes configurar Aspel-SAE para que al generar movimientos de cuentas por cobrar, stos tengan asociado un folio, previa configuracin de este manejo en los parmetros del sistema; se incluyen tambin aquellos registrados desde la ventana de recepcin de pagos y aplicacin de anticipos. La incorporacin del control del folio para movimientos de cuentas por cobrar facilita el cumplimiento de la ley en lo que se refiere a la obligacin de emitir documentos fiscales foliados al efectuar pagos a facturas con parcialidades.
Se incluye tambin un Catlogo de Folios en el cual podrs dar de alta, modificar y consultar movimientos de Cuentas por Cobrar generados con folios.
Manejo de zonas y fletes En este catlogo puedes definir las diferentes reas geogrficas (regin o zona), en las que trabaja tu empresa para el envo de mercanca, as, los clientes podrn tener asociada una zona de entrega en particular. Tambin, ser posible asignar a cada zona de 3er nivel un monto de flete con su porcentaje de impuesto, de tal forma que, al elaborar documentos de venta se sugiera el monto del flete e impuesto definidos para la zona que tenga asociada cada cliente. Manejo de fletes con frmulas Al dar de alta una zona puedes definir frmulas para calcular el monto del flete que le corresponder a dicha zona, esto mediante la utilizacin de algunas variables predefinidas, tales como: peso, volumen y monto las cuales sern de utilidad para armar las frmulas.
Mdulo de Facturas Emisin de Comprobantes fiscales digitales(Factura electrnica) Previa configuracin en los parmetros del sistema, podrs expedir comprobantes fiscalesdigitales ya que Aspel-SAE est diseado para que fcil y rpidamente puedas empezar a emitir facturas electrnicas. Cabe mencionar que para que el sistema pueda ser configurado, es necesario proporcionar las rutas donde se ubican los certificados y folios digitales que debieron ser tramitados previamente ante el Servicio de Administracin Tributaria (SAT), (y as obtener la autorizacin para la emisin de comprobantes fiscales digitales). As, al momento de dar de alta una venta utilizando los folios digitales, se generar una factura electrnica con todas las especificaciones establecidas por el SAT y, de igual forma, podrs generar las devoluciones de las facturas electrnicas emitidas.
Reporte mensual al SAT Los contribuyentes que opten por emitir facturas electrnicas, debern enviar un reporte mensual al SAT que contenga un resumen de las facturas que emitieron a sus clientes, este reporte te permitir cumplir con dicha disposicin. Una vez generado, deber ser validado y codificado por la aplicacinSICOFI, parasu envo posterior al SAT va Internet.
Posibilidad de modificar el precio de venta al facturar Controla el cambio de los precios de venta de los productos al momento de efectuar un documento de venta, ya sea factura, remisin, pedido, etc., mediante la definicin de un perfil de usuario con derechos para realizar esta operacin. Al momento de realizar el cambio de precio, se solicitar una clave la cual deber corresponder a la de la persona autorizada por el administrador para realizar dicho cambio. Modificacin de pedidos y cotizaciones Aspel-SAE permite que los Pedidos y Cotizaciones sean modificables despus de haber sido grabados, esta operacin podr realizarse en documentos que no hayan sido cancelados o enlazados a otros documentos; lo anterior por aquellas empresas que levantan pedidos de facturacin que son alterados con frecuencia o bien porque an no est cerrada la venta.
Mdulo de Inventarios Clave alterna para el alta de productos Al dar de alta un producto dentro del inventario podrs asignarle una clave adicional a la clave principal, sta se denomina clave alterna y sirve para indicar algo en especfico del producto, es decir, podr ser el cdigo de barras, o un cdigo proporcionado por el proveedor.
La clave alterna podr utilizarse en la captura de facturas, compras y movimientos al inventario, de tal forma que al indicarla, el sistema reconocer el producto al que pertenece, cambiando en automtico dicha clave por la clave principal del producto. Cabe mencionar que para todas las dems operaciones, se seguir utilizando la clave principal.
Definicin de Grupo de productos De manera similar al alta de kits, podrs dar de alta un Grupo de productos, es decir, un producto modelo que agrupe las distintas variedades que existen de un artculo, tomando en cuenta varios elementos como: tallas, colores, estilos, grosores, tamaos etc. Esta agrupacin te permitir en un slo paso dar de alta para un producto todas su combinaciones, pudiendo combinar hasta dos elementos o caractersticas (previa configuracin de los nombres para dichos elementos en los parmetros de configuracin de Aspel-SAE).
Cuando se realizan las compras o ventas de grupos de productos, se presenta una ventana de captura especial con la que es muy sencillo seleccionar los artculos de inters de entre todos los productos que conforman el grupo. Lnea de productos para grupos de productos Previo al alta de grupo de productos, debers dar de alta las lneas que te permitirn obtener o armar las distintas combinaciones de un producto, para ello accede al catlogo de lneas y realiza lo siguiente:
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Al dar de alta una lnea selecciona el campo Aplicar manejo de grupos y subproductos. Define la estructura de la clave para el producto modelo o grupo y la longitud para los 2 subgrupos a manejar segn sea el caso. Da de alta los subgrupos o elementos con los que se armarn las distintas combinaciones del producto. Las lneas tambin las podrs dar de alta, desde la ventana de alta de productos.
Consulta de grupos de productos Cuentas con un catlogo de grupos de productos, en el cual podrs consultar todos los productos modelo registrados con sus respectivos subproductos o combinaciones, y para un mayor anlisis en esta consulta se puede llegar a los siguientes niveles de detalle, agrupacin por lnea de productos, por productos y por grupos de productos. Tipos de costeo Podrs manejar varios tipos de costeo: UEPS, PEPS, Promedio e Identificado. Manejo de folios en los movimientos de Inventarios Al generar movimientos al inventario stos se podrn identificar mediante un folio, el cual servir para control interno, este folio ser numrico y secuencial y se asignar de manera automtica para todos los movimientos registrados desde cualquier mdulo: compras, ventas, incluyendo los movimientos registrados en el mdulo de inventarios. En la consulta de folios de movimientos al inventario se podrn revisar por nmero de folio, todos los movimientos al inventario registrados Histrico de nmeros de serie Desde la consulta de nmeros de serie, podrs obtener un historial detallado de todos los movimientos relacionados con el nmero de serie, detallndose informacin relevante del mismo como: Tipo de movimiento involucrado, estatus del nmero de serie e informacin de las entradas y salidas del producto (Documento / fecha). En el historial del nmero de serie, podrs identificar con base al ltimo movimiento aplicado el estado del nmero de serie, es decir, si est disponible, no disponible, defectuoso, vendido, etc. Tambin desde los mdulos relacionados (compras, facturas, movimientos, etc.) se registra un tipo de movimiento, para que posteriormente puedas darle seguimiento al desplazamiento de dicho nmero de serie. El sistema te permite dar de alta un nmero de serie diferente y nico para cada
producto. Mdulo de Proveedores y Cuentas por Pagar Manejo de folios en Movimientos de Cuentas por Pagar Puedes configurar el sistema para que al generar movimientos de cuentas por pagar, stos tengan asociado un folio, previa configuracin de dicho manejo en los parmetros del sistema. Se incluye tambin un Catlogo de Folios en el cual puedes dar de alta, modificar y consultar movimientos de cuentas por pagar generados con folios. La incorporacin del control del folio para movimientos de cuentas por pagar facilita el cumplimiento de la ley en lo que se refiere a la obligacin de emitir documentos fiscales foliados al efectuar pagos de parcialidades. Este manejo se sugiere para los movimientos de tipo abono con referencia Manejo de Zonas Catlogo de zonas donde puedes definir las diferentes reas geogrficas (regin o zona), en las que se ubican los proveedores. As, desde el alta de proveedores se podr asociar a stos una zona de entrega en particular.
Mdulo de Compras Captura nica de Lotes y Pedimentos en compras Al dar de alta recepciones de compra que involucren productos configurados para manejar lotes y/o pedimentos, se podr especificar desde la primer partida capturada para dichos productos, que la informacin proporcionada para stos se conserve para la captura de los dems productos, esto tomando en cuenta que es muy probable que los productos de un mismo lote o pedimento se capturen en una misma entrada, agilizando as la captura de los mismos. Cambios en rdenes de compra Aspel-SAE permite modificar las Ordenes de Compra mientras los documentos no sean cancelados o enlazados a otros documentos, lo anterior por aquellas empresas que levantan rdenes de compra que son alterados con frecuencia o bien porque an no est cerrada la venta. Asociacin de archivos a las recepciones de compra (Digitalizacin de la administracin) Mediante la opcin: Documentos asociados que est disponible desde la consulta de recepciones, podrs asociar a un documento de compra uno o varios archivos de diferentes tipos o formatos, tales como: .doc, .xls, .pdf, jpg, etc. estos archivos se almacenarn en un directorio para ser consultados posteriormente las veces que sea necesario. Incluso podrs asociar comprobantes fiscales digitales de tus proveedores para llevar un ptimo control.
Lo nuevo de la versin 4.6 Antecedentes Esta versin permite administrar y controlar los cambios fiscales relacionados con la ley del Impuesto al Valor Agregado (IVA), los cuales entran en vigor a partir del 1 de enero del 2010. Los cambios fiscales que impactan a Aspel-SAE son:
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El cambio de la tasa del IVA la cual se incrementa en 1%, quedando en 11% para las fronteras del pas (Tasa de IVA fronterizo) y del 16% para el resto del territorio nacional (Tasa de IVA general). La definicin de que las contraprestaciones cobradas con posterioridad al 1 de enero del 2010 que correspondan a actos o actividades realizados con anterioridad a dicha fecha, pagarn el impuesto a la tasa del 16% y 11% segn se trate. La posibilidad de que dichos actos o actividades graven a las tasas del 15% o 10%, segn se trate, siempre y cuando las contraprestaciones correspondientes se paguen del 1 al 10 de enero de 2010.
Consideraciones de trabajo por la aplicacin de la Reforma Fiscal 2010 Cambios Generales del sistema La solucin dentro del sistema consiste en lo siguiente: l Los procesos de Alta de movimientos de CxC y CxP y la ventana de Recepcin de pagos, permitirn revisar los montos actuales (sin ajustes de IVA) as como el nuevo saldo con el ajuste de IVA, de los documentos generados en el 2009 y cuyo pago se aplique posterior al 10 de Enero de 2010. l Se podr imprimir desde CxC un comprobante por cada movimiento foliado tipo Abono, desglosando el IVA cobrado en este movimiento. l Se incluye la herramienta Ajuste de saldos por reforma fiscal, con la cual se pueden generar movimientos de ajuste de las CxC y CxP que se vean impactadas por el cobro/pago con la nueva tasa de IVA. El concepto de ajuste es elegido por el usuario y con l se pueden identificar las diferencias originadas por el incremento de impuesto. l Cambios en los reportes de Pagos a facturas y Abonos a compras, para que reflejen el reclculo de IVA en el caso de facturas de 2009 que recibieron pagos posteriores al 10 de enero del 2010. l Nuevos reportes: Proyeccin de saldos por reforma CxC y Proyeccin de saldos por reforma CxP que permitirn revisar el saldo actual de cada documento generado en el 2009 y el saldo real ajustado a las nuevas tasas de IVA, considerando que se pagarn con posterioridad al 10 de enero del 2010. Esquema de Impuestos Cuando se instale una Base de Datos nueva, los esquemas de impuestos estarn actualizados con la tasa del IVA (Impuesto4) al 16%. Cuando la Base de Datos sea traducida, los esquemas de impuestos se traducen tal cul estn definidos en la versin anterior y debers actualizar dichos esquemas con los nuevos porcentajes. Parmetros del sistema Se incorpora un nuevo parmetro denominado Aplicar Reforma Fiscal 2010 a CxC y CxP, para que el sistema opere en Recepcin de Pagos, Alta de movimientos de cuentas por cobrar y Alta de movimientos de cuentas por pagar de manera especial al realizar pagos en fechas posteriores al 10 de Enero de 2010 para todos los documentos generados hasta diciembre del 2009. Este parmetro por omisin est inhabilitado y se tendr la opcin de activarlo al iniciar una sesin con el sistema o desde el mdulo de Configuracin / Parmetros generales. Configuracin / Parmetros generales Aviso de reforma fiscal Procesos, ventanas o reportes que sufren modificaciones por la aplicacin del parmetro Aplicar Reforma Fiscal 2010: Recepcin de pagos con ajuste de IVA En la ventana de recepcin de pagos, al elegir el documento a pagar se sugerir el saldo ajustado con el incremento en la tasa de IVA del documento cuando se den las siguientes condiciones: l Cuando el documento a saldar es anterior al 31 de diciembre del 2009, y
l La fecha del abono es posterior al 10 de Enero del 2010. Recepcin de pagos con ajuste de IVA Alta de movimientos de CxC y CxP Al registrar un movimiento se tomar en cuenta la fecha de las operaciones, de modo que si el movimiento es un abono con referencia a un documento generado en 2009 o anterior, y la fecha del abono es posterior al 10 de Enero de 2010, entonces se realizar un reclculo del saldo del documento considerando el incremento del 1% al IVA, mismo que se sugerir como monto del movimiento. Se puede visualizar en pantalla el saldo original del documento y el saldo ajustado con Reforma Fiscal 2010. Alta de movimientos de CxP Alta de movimientos de CxC Importante Los movimientos que el sistema automticamente controla para la aplicacin de la Reforma Fiscal 2010, son nicamente los que se generan a travs del alta de CxC o CxP y Recepcin de Pagos de CxC. Considerar que las Devoluciones enlazadas se realizarn con la tasa de impuesto del documento original (en el caso de devoluciones directas podrs indicar la tasa de impuesto a considerar). Por lo tanto, en el caso de las devoluciones de documentos de 2009 con pagos en 2010, debers realizar manualmente los movimientos de ajuste de IVA que correspondan tanto en CxC, CxP y en la DIOT.
Ajuste de saldos por Reforma Fiscal Esta nueva herramienta est disponible tanto para CxC como para CxP y se puede ejecutar para un cliente o proveedor en particular o de forma masiva. El proceso de ajuste se realiza de la siguiente forma: l El sistema identifica los abonos realizados despus del 10 de Enero del 2010 y cuya referencia son documentos tipo Factura o Compra generados en el 2009 o antes. l Se debe indicar un Nmero de concepto para realizar el ajuste (se recomienda dar de alta un concepto en especfico para estos movimientos). l El proceso genera un cargo con referencia al mismo documento por el monto de la diferencia del impuesto correspondiente entre el documento y el abono realizado. Ajuste de saldos por Reforma Fiscal 2010 CxC Ajuste de saldos por Reforma Fiscal 2010 CxP Operaciones con terceros El reporte de Operaciones con terceros presenta las siguientes opciones: l Se permite seleccionar la opcin Aplicar reforma fiscal 2010 para indicar que los pagos realizados despus del 10 de Enero de 2010 a documentos del 2009 (o anteriores) se presenten con el impacto del incremento de IVA. Por ejemplo, un documento con IVA del 15% cuyo saldo sea de 1,150.00 y tenga aplicado un pago de 580.00 pesos, el reporte presentar 80.00 pesos por concepto de IVA del 16%.", ya que para que en el reporte se visualice un monto de 80 para IVA el monto de pago debe ser 580. l Se agregan nuevos filtros de IVA para poder visualizar los datos de los pagos a documentos por las diferentes tasas de IVA: 15 16% para el IVA General y 10 u 11% para el IVA fronterizo. Tambin es posible indicar que se consideren los movimientos de ambas tasas para cada caso de IVA. Operaciones con Terceros (DIOT) Reportes Administrador de reportes Se adiciona un nuevo grupo denominado Reforma fiscal 2010, en el cual se incluyen dos nuevos reportes: Proyeccin de saldos con reforma, uno para CxC y otro para CxP. Estos reportes presentan por cliente o proveedor los documentos generados en 2009 que an tengan saldo pendiente, calculando a la fecha de ejecucin del reporte el saldo actualizado de los documentos considerando el incremento al 16% u 11% del IVA, segn les corresponda. Reporte de Proyeccin de saldos por Reforma Fiscal CxP Reporte de Proyeccin de Saldos por Reforma Fiscal CxC Reportes modificados Reporte de Ccobro.fto Se modifica el reporte Ccobro.fto el cual incluir informacin de los pagos que aplicaron la nueva tasa del IVA. Este reporte est disponible desde el Administrador de reportes/ Estado de cuenta detallado / Comprobante de ingresos o desde el tema de Alta de movimientos de CxC al imprimir el movimiento. Pagos a facturas con ajuste de IVA Se incorpora al filtro de este reporte una nueva opcin para poder indicar si se desea hacer el reclculo del IVA a los abonos que cumplen las condiciones de la Reforma Fiscal 2010 o no. Es decir, se puede indicar si deseas recalcular el IVA (al 16% u 11%) de los movimientos tipo abono realizados despus del 10 de enero de 2010 a documentos generados en el 2009 o si se calcula el IVA sin incremento (15% 10%) de dichos movimientos. Reporte pagos a facturas Abonos a compras con ajuste de IVA Presenta una modificacin similar al reporte de pagos a facturas, donde se incluye un campo para seleccionar si se desea aplicar la Reforma Fiscal 2010 o no, esto indicar si deseas recalcular el IVA con el incremento (16% u 11%) a los movimientos tipo abono realizados despus del 10 de enero de 2010 a documentos generados en el 2009 o si se calcula el IVA sin incremento (15% 10%) de dichos movimientos. Reporte de abonos a compras Lo nuevo de la versin 4.5 Esta versin contiene las siguientes implementaciones: Complementos para comprobantes fiscales digitales Antecedentes De acuerdo con el Anexo 20 de la Resolucin Miscelnea para 2008, dentro de la estructura de los Comprobantes Fiscales Digitales se contempla un nodo opcional denominado Complemento, en el cual se puede incluir informacin de uso fiscal relativa a determinado tipo de organizaciones. Tanto el contenido del nodo Complemento como la regla que determina su incorporacin en la cadena original de los CFDs, es establecido y difundido por el Servicio de Administracin Tributaria a travs de resoluciones particulares a un sector o actividad especfica. Hasta el momento, el SAT ha publicado lo correspondiente para siete sectores, entre los que se encuentran: n Sector de ventas al Detalle ("Detallistas") n Impuestos Locales
n n
Compra de ventas de "Divisas" Donativos "Donatarias"
Es de resaltar que an cuando el nodo Complemento no tiene carcter obligatorio, s cuenta con un estndar fiscal aprobado y publicado por el SAT con el fin de proporcionar a los contribuyentes una forma ms eficiente para el procesamiento de la informacin. Cmo adicionar el nodo Complemento a los CFD en SAE
El procedimiento a seguir para incorporar en Aspel-SAE el nodo Complemento en los CFDs es el mismo que se usa para aadir el nodo Addenda, es decir, a travs de la lectura de Plantillas de addendas, mismas que sern Plantillas de addendas y/o complementos. Estas plantillas son archivos de texto con extensin XML cuyo contenido define la estructura e informacin que se incluir como Addenda y/o como Complemento en los CFDs que se emitan a un determinado cliente. Para ms detalle, revisar en el archivo de ayuda el tema: Uso del addenda dentro de Aspel-SAE. Especificaciones por Mdulo o proceso Clientes/Alta o Adicional al uso de una addenda, ahora se podr anexar dentro del mismo archivo addenda clave del (cliente+.xml D-clave del cliente.xml) el uso de modificacin complementos, tanto para facturas como para devoluciones. Se podr configurar un namespace que incluya dentro del mismo la referencia al complemento que se desea implementar. Importante: Para el caso en que ya se utilicen addendas para los clientes, el complemento detallista se deber incorporar o definir dentro de dicho archivo. Facturas/Devoluciones Al momento de generar un documento CFD desde el mdulo de facturas, ahora este documento se generar tomando en cuenta el complemento asociado al cliente para la factura o devolucin. Facturacin /Reportes Los reportes correspondientes contendrn ahora dentro de la cadena original, la informacin relacionada a los complementos. Visor de comprobantes El visor de comprobantes utilizar el nuevo clculo de la cadena original que contempla el uso de los complementos. digitales Consideraciones especiales Dado que el nodo Complemento es de uso fiscal y que su contenido es reglamentado por la autoridad, es necesario que las Plantillas de complementos cumplan con la estructura establecida en el estndar publicado por el SAT, lo que es indispensable para la adecuada conformacin de la cadena original y del sello digital del CFD. El estndar, la secuencia para integrar la cadena original y las reglas de uso de los nodos Complemento disponibles, estn publicados en el sitio de Comprobantes Fiscales Digitales dentro del portal del SAT www.sat.gob.mx. Conforme la autoridad libere complementos aplicables a Aspel-SAE, publicaremos en nuestra pgina de Internet (aspel.com) las Plantillas generales correspondientes, mismas que se podrn tomar como base para personalizarlas y utilizarlas de acuerdo a las necesidades de tu empresa. Pagos con tarjeta de crdito y/o dbito Con esta opcin es posible recibir pagos con tarjetas de crdito o dbito de tus clientes, ya que Aspel-SAE a partir de 4.5.permite la activacin de servicios de comunicacin con Terminales de Punto de Venta (TPV) que gestionan estas transacciones con instituciones bancarias. Es importante sealar que no es necesario contar con una lnea telefnica dedicada para efectuar el cobro, lo que se requiere es una conexin a Internet para realizar estas transacciones de forma segura y confiable. Verifica los servicios disponibles en nuestra pgina aspel.com Para mayor informacin consulta el tema: Pagos por Internet Temas relacionados Lo nuevo de la 4.0
Interrelacin entre mdulos Qu es A travs de la integracin del sistema, el ciclo de compra-venta se controla de manera completa:
Esencial Esta interrelacin de mdulos puede ser modificada para operar sin afectar algunos mdulos, permitindote despus actualizar tu informacin. Dirgete a los siguiente tema para conocer ms acerca de esta forma de operacin: Parmetros generales y Actualizacin de Archivos. Tema Relacionado Conoce en que consiste cada mdulo del sistema Volver a la Gua Rpida de Aspel-SAE
Dnde obtener ayuda ? Manejo A continuacin se describen los documentos o fuentes de informacin en los que te podrs apoyar para el uso del sistema. Manual de referencia. El objetivo de este manual es proporcionar un panorama general del sistema, orientndote en los procesos bsicos para iniciar de manera rpida y fcil la operacin con Aspel-SAE. Este manual es una gua de referencia rpida que contiene informacin general de los procesos que puedes realizar con Aspel-SAE, y se detallan ampliamente slo los temas relacionados con la instalacin, activacin y configuracin del sistema Si necesitas informacin ms especfica acerca del funcionamiento de los diferentes procesos, campos, mensajes de advertencia, ejemplos, etc, te recomendamos ampliamente revisar el archivo de ayuda electrnica en lnea disponible en el sistema. Manual del usuario. Es un manual electrnico disponible en formato PDF que contiene informacin detallada de cada uno de los procesos del sistema. Sin embargo, por el tiempo que se necesita para la elaboracin de este archivo, ste podra no tener la explicacin de ciertos puntos incluidos al sistema de ltimo momento, por lo que te recomendamos consultar tambin la informacin del ayuda electrnica en lnea ya que se encuentra ms actualizada. De esta forma para cualquier duda sobre el funcionamiento del sistema puedes consultar ambas fuentes y as complementar la informacin. Ayuda electrnica. Puedes activar y consultar el archivo de ayuda interactivo en cualquier momento y en cualquier mdulo del cual necesites informacin, con slo presionar la tecla <F1> o el botn de ayuda que se encuentra en cada uno de los mdulos y consultas del sistema. El contenido del ayuda explica a detalle todas las caractersticas de los campos de captura y funciones de los diferentes mdulos, as como las restricciones o notas importantes sobre la operacin del sistema. Es importante tomar en cuenta que en el ayuda electrnica encontrars adems las consideraciones sobre los ltimos cambios o actualizaciones que el sistema haya tenido de ltimo minuto. Si tienes alguna duda que no pueda resolver la documentacin que te proporciona tu sistema Aspel, visita nuestra pgina en Internet, en la que encontrars respuesta a las preguntas ms comunes: aspel.com. http://www.aspel.com.mx/servicios.html
Interfase con otros sistemas de la lnea Aspel Qu es Puedes utilizar la informacin generada en tu proceso de compra-venta y contabilizarla en el sistema Aspel-COI, as como emitir los pagos a tus proveedores en Aspel-BANCO. La interfase que puedes tener con los sistemas Aspel facilitar la integracin de los procesos administrativos contribuyendo a la disminucin de errores y tiempo de recaptura de la informacin. Prcticamente Aspel-SAE genera, enva y recibe informacin de todos los sistemas de la lnea Aspel, la interfase se realiza de la siguiente manera: Interfase con el sistema Aspel-PROD versin 2.0 superior Utiliza y actualiza el catlogo de inventarios de Aspel-SAE, ste provee los subensambles y materias primas para formar las hojas de costos del producto terminado. Aspel-PROD, registra en lnea las entradas y salidas de materia prima, as como todas las afectaciones, entre ellas, nmeros de serie y lotes de productos. Interfase con el sistema Aspel-COI versin 5.0 superior Tendrs la posibilidad de realizar la integracin o interfase en lnea con Aspel-COI 5.0 o superior, es decir, al momento de generar las plizas ya no slo se podrn registrar va archivo, sino que tambin podrn afectar directamente la base de datos. Adicionalmente, ser posible generar plizas tanto de ventas como de compras detalladas por cliente, documento e impuesto. Interfase con el sistema Aspel-CAJA versin 2.0 superior Aspel-SAE enva a Aspel-CAJA el catlogo de clientes y productos para su uso, mismos datos que se afectarn por las ventas realzadas en los puntos de venta. Nota: Para conocer cmo se lleva a cabo cada una de estas interfases, dirgete a los procesos que las explican con mayor detalle en sus respectivas ayudas electrnicas. Para mayor informacin de estos productos, consulta la pgina de Internet aspel.com o comuncate con tu distribuidor mas cercano. Ver: Interfase Aspel-COI Interfase Aspel-BANCO Notas A partir de la versin 5.0 de COI y SAE 4.0, esta integracin o interfase se realizar en lnea, es decir, se afectar directamente la contabilidad de tu empresa. Recuerda que los sistemas Aspel-PROD y Aspel-CAJA toman la informacin generada en Aspel-SAE, facilitndote una administracin completa. Para mayor informacin de estos productos, dirgete a la Pgina Aspel o comuncate con tu distribuidor. Temas relacionados Caractersticas y beneficios Gua prctica de procesos Interrelacin de mdulos Mdulos del sistema Parmetros generales Ir a otros mdulos
Servicio de Actualizacin en lnea de los sistemas Aspel Manejo Aspel actualizacin en lnea (Aspel-AL), es un servicio que permite obtener la actualizacin de los sistemas Aspel va Internet. Cuando se solicita la actualizacin de un sistema, Aspel-AL verifica que exista una mejora para la versin del sistema desde el cual se solicit el proceso. Caractersticas l Aspel-AL muestra en su pgina los programas Aspel que tienes instalados y que se pueden actualizar va Internet. l Baja las actualizaciones y antes de sobrescribirlas, realiza un respaldo de la instalacin anterior del sistema (ltimo reinstalable) en la ruta especificada en el mdulo de configuracin del programa Aspel-AL. l Recuerda que Aspel-AL slo podr actualizar los reinstalables correspondientes a la misma versin que se tiene instalada, es decir, si la versin instalada corresponde a NOI 3.5, entonces Aspel-AL te actualizar al ltimo reinstalable disponible para dicha versin, pero no te actualizar a la ltima versin del reinstalable de la versin 4.0 si hubiera uno disponible. Desde Aspel-AL podrs revisar el nmero de versin del sistema que tienes instalado y si ya fue actualizado con algn reinstalable. Beneficios Medio por el cual puedes actualizar un sistema de la lnea Aspel va Internet, con slo un clic desde la comodidad de tu casa u oficina. Consideraciones l No todas las versiones de los productos Aspel estn preparadas para realizar una actualizacin en lnea, solamente a partir de los siguientes sistemas: SAE 3.0, CAJA 1.0, BANCO 2.5, COI 4.0, PROD 1.7, NOI 3.5 y SAE Comercio Electrnico 1.5 versiones posteriores. l Slo podrs actualizar un sistema de una misma versin, es decir, si el sistema que instalaste es Aspel-COI versin 4.0, Aspel-AL actualizar al ltimo reinstalable disponible en el ftp para dicha versin, por lo que despus de ejecutar el proceso visualizars el nmero de reinstalable al que te actualizaste, por ejemplo: Aspel-COI 4.0 reinstalable 1, pero por este medio no podrs actualizarte a una versin diferente de la 4.0, siguiendo el ejemplo no podrs actualizarte a la siguiente versin de COI. Para ms informacin, Consulta el ayuda electrnica desde Aspel-AL, el cual se encuentra en la ruta: Men Ayuda / Servicio de actualizacin en lnea/ Botn o selecciona la tecla de funcin "F1" dentro de la ventana de Aspel-AL.
S@E Comercio Electrnico Qu es Es un sistema que traslada al ambiente de Internet los Catlogos de Inventarios, Clientes y Polticas Comerciales registrados Aspel-SAE, construyendo una Tienda Virtual en unos cuantos minutos para exhibir y promocionar los productos y servicios de su empresa.
Para mayor informacin vistanos en la pgina de Internet: http://www.aspel.com
Consideraciones para trabajar con WindowsVista -SEGURIDAD: Windows Vista propone un nuevo esquema de seguridad en el cual cada actividad que se ejecuta puede infringir la seguridad del sistema, motivo por el cul solicita constantemente la autorizacin del usuario. Si el usuario no es un Administrador, Vista solicita adicionalmente el usuario y contrasea para llevar a cabo actividades que en versiones anteriores no requeran autorizacin de un usuario Administrador. Para la adecuada funcionalidad de los sistemas Aspel debers tomar en cuenta lo siguiente: Si tienes Aspel-AL versin 2.00.5 o anterior instalado, es necesario que lo ejecutes en modo administrador, esto es: dar clic derecho sobre el icono de Aspel-AL y seleccionar la opcin "ejecutar como administrador" ("run as administrator"), para que obtengas la funcionalidad adecuada; este proceso permitir tambin que Aspel AL se actualice a la versin ms reciente. Te dars cuenta que requieres llevar a cabo este proceso cuando al ejecutar Aspel AL no presente la imagen de los productos instalados y muestre el mensaje: "No se hall el registro del producto, por favor proporcione la ubicacin del archivo de versin". Al ejecutar Aspel-AL versin 2.00.6 o superior tendr el siguiente comportamiento de acuerdo a tu perfil de usuario Windows: Si eres Administrador, te aparecer un dilogo preguntndote si deseas permitir la ejecucin de Aspel-AL. Acptala. Si no eres Administrador, te aparecer un dilogo solicitndote el nombre de usuario y contrasea del administrador. Si la conoces, proporciona los datos solicitados, de lo contrario contacta al administrador de la red. Para modificar el directorio de archivos comunes (DAC), es necesario que ejecutes tu sistema en modo administrador, esto es: dar clic derecho sobre el icono de cualquiera de los sistemas Aspel que tengas instalado y seleccionar la opcin "ejecutar como administrador" ("run as administrator"). Te dars cuenta que requieres llevar a cabo este proceso cuando el querer modificar el DAC dentro de los sistemas Aspel obtengas un mensaje como: "Asistente DAC. Hubo un error al momento de crear el directorio. Probablemente no tenga permisos de escritura". Cuando actives el Servidor de Licencias Aspel el sistema tendr el siguiente comportamiento dependiendo de tu perfil de usuario de Windows: Si eres Administrador, te aparecer un dilogo preguntndote si deseas permitir la ejecucin del Servidor de Licencias. Debers Aceptarla. Si no eres Administrador, te aparecer un dilogo solicitndote el nombre de usuario y contrasea del administrador. Si la conoces, proporciona los datos solicitados, de lo contrario contacta al administrador de la red.
Consideraciones de trabajo por la aplicacin de la Reforma Fiscal 2010 Documentos del 2009 o anteriores que se cobran o pagan a partir del 11 de enero de 2010 Caso 1. Se cobra al cliente el monto del incremento de la tasa de IVA Registro de Pagos de documentos del 2009 (CxC y CxP) - Los movimientos que el sistema automticamente controla por Reforma son nicamente los que se generan a travs del alta de movimientos de CxP y CxC, as como Recepcin de Pagos de CxC. - A partir del 11 de enero de 2010 es muy importante que los pagos que se apliquen a documentos del 2009 o anteriores se registren a la nueva tasa de IVA, ya que de no hacerlo as, el sistema requerir que se ejecute ms de una vez el proceso de ajuste por Reforma. - Los movimientos que se generan desde Aplicacin de Anticipos se registran con la tasa original del documento. Por lo tanto, no se recomienda su uso para documentos del 2009 que se paguen despus del 10 de enero de 2010. - En el caso de documentos en moneda extranjera se debe considerar lo siguiente: a) Para documentos del 2009 que se paguen despus del 10 de enero de 2010, en la ventana de alta de movimientos de CxC, CxP y Recepcin de Pagos, el monto de pago que se sugiere considera el tipo de cambio del Catlogo de Monedas y el ajuste por reforma. Si se modifica el tipo de cambio en esta ventana, el sistema recalcula el monto con base en el nuevo tipo de cambio y el ajuste por reforma que le corresponda. (De manera informativa, en la parte inferior de la ventana se mantendr la sugerencia inicial del sistema). b) El Reporte de Proyeccin de saldos muestra los montos en moneda base considerando el tipo de cambio del documento. Reporte de Proyeccin de saldos por Reforma Fiscal CxP Reporte de Proyeccin de Saldos por Reforma Fiscal CxC c) Es necesario realizar primero el Ajuste de saldos por Reforma Fiscal 2010 y despus el proceso de Ajuste Cambiario para obtener la prdida o ganancia cambiaria correcta. Ajuste de saldos por Reforma Fiscal 2010 CxC Ajuste de saldos por Reforma Fiscal 2010 CxP Devoluciones de Compras y Facturas Las devoluciones se realizan con la tasa de impuesto del documento original. En el caso de las devoluciones de documentos de 2009 con pagos en 2010, es necesario realizar manualmente los movimientos de ajuste de IVA que correspondan tanto en CxC, CxP y en la Declaracin de Operaciones con Terceros. Interfase Aspel-BANCO / Aspel- SAE Para la realizacin de pagos posteriores al 10 de enero de 2010 de documentos elaborados en 2009, se recomienda generar el Reporte de Proyeccin de Saldos por Reforma para saber el nuevo saldo del documento con ajuste de IVA y proceder a registrar los montos actualizados en el momento de realizar la interfase. Consideraciones con CxP El proceso Interfase Banco genera movimientos considerando la tasa de IVA original del documento, por lo que en caso de documentos del 2009, dichos montos no tendrn el ajuste por el incremento de IVA del 1%. Para estos casos se recomienda generar el Reporte de Proyeccin de Saldos por Reforma y registrar directamente en Aspel-BANCO los pagos con los montos actualizados. Consideraciones con CxC Cuando se tiene interfase con Aspel-Banco, al consultar los documentos pendientes de pago del cliente, el saldo que se presenta corresponde a la tasa de IVA con la que se registr el documento. Para aquellos movimientos que se elaboraron en 2009 y se pagan despus del 10 de enero del 2010, el saldo de estos documentos no contienen el incremento del 1% de IVA. Por lo tanto, se recomienda que en SAE se genere el Reporte de Proyeccin de Saldos por Reforma y registrar en Aspel-BANCO los movimientos de pago con los montos actualizados. Interfase Aspel-CAJA / Aspel-SAE
Para la realizacin de pagos posteriores al 10 de enero de 2010 de documentos elaborados en 2009, se recomienda generar el Reporte de Proyeccin de Saldos por Reforma para saber el nuevo saldo del documento con ajuste de IVA y proceder a registrar los montos actualizados en el momento de realizar la interfase. Interfase Aspel-SAE / Aspel- COI En caso de que se requieran visualizar las afectaciones en Clientes y Proveedores del Ajuste de IVA por Reforma, se debe generar la pliza de CxC o CxP filtrada "Por Concepto", indicando el nmero de concepto asignado al ajuste. Generacin de la pliza por ajuste de Reforma Fiscal 2010 Caso 2. La empresa absorbe el monto del incremento de la tasa de IVA Si tu empresa va a absorber el incremento de la tasa de IVA de los documentos de 2009 que se van a pagar a partir del 11 de enero de 2010, la autoridad solicita elaborar una nota de crdito para disminuir el precio de los productos (sin considerar el IVA) y un comprobante Complementario con prcticamente TODO el contenido de una factura por un monto igual al del total de la factura expedida en 2009 (considerando los precios disminuidos y la nueva tasa de IVA)*. Con la finalidad de evitar mayor operacin administrativa para el control de este tipo de casos, se recomienda emitir una nota de crdito por el total de la factura original y refacturar los productos y/o servicios involucrados con la tasa vigente en el 2010 de IVA, aplicndoles un descuento por producto que haga corresponder el total de la nueva factura con el total de la factura original. En el caso de los productos que gravan al 15 %, el descuento debe ser del 0.862% y de los que gravan al 10% del 0.9009%. Se sugiere consultar aspel.com en la seccin de Soporte Tcnico para conocer ms recomendaciones sobre el tema.) *Consultar detalles en el Art. 3. de la TERCERA Resolucin de modificaciones a la Resolucin Miscelnea Fiscal para 2009. Tema relacionado Lo nuevo
Modalidades de operacin del sistema Antecedentes Al instalar el sistema adquieres derechos de uso para un usuario y podrs una vez activado el sistema, modificar la razn social de la empresa. El sistema puede operar sin necesidad de registrarse durante los 30 das siguientes a su instalacin, posterior a este perodo, el sistema deber ser activado para que pueda seguir siendo utilizado (con el 100% de funcionalidad), a este proceso se le denomina Activacin del sistema. Activacin del sistema Modalidad Demostrativa Inicialmente se contar con 30 das de evaluacin antes de requerir la activacin del sistema, por lo que si deseas utilizarlo como versin demostrativa, Aspel te proporciona 30 das de uso para que lo puedas evaluar. Esta forma de operacin tiene algunas restricciones tales como: 1. Solamente podrs trabajar con una empresa y no se permite modificar la razn social de la misma. 2. Al concluir los 30 das del perodo de evaluacin (o en el momento que lo decidas), podrs activar el sistema en modalidad Tradicional o Normal, Renta, Demo-Educativa o de Uso interno, esto dependiendo del nmero de serie adquirido, ya que si no ha sido activado operar en la modalidad de solo lectura. 3. Es importante considerar que para la versin Demostrativa NO podrs utilizar Aspel-SAE en Red hasta que se active el sistema. Modalidad de solo lectura Cuando el plazo de evaluacin de 30 das otorgado por Aspel para la activacin del sistema haya concluido y an no se haya realizado la activacin del mismo, ste dejar de funcionar al 100%, es decir, podrs acceder al sistema para consultar tu informacin pero no podrs registrar nuevos datos, hasta que actives tu sistema. En este modo se despliega el Asistente de activacin para dar la posibilidad de activar el sistema. Modalidad Tradicional o Normal Cuando adquieres un sistema Aspel, ste contiene un certificado de autenticidad en el cual se incluye el nmero de serie del sistema y el cdigo de activacin correspondientes, los cuales son necesarios para poder Activar el sistema. En este modo no existen restricciones y es posible hacer uso de todas las caractersticas del sistema. Despus de activarlo podrs agregar hasta 99 empresas y podrs modificar la razn social de las mismas. Al instalar el programa se contar con 30 das de evaluacin antes de requerir la activacin del sistema, una vez activado, para reactivaciones posteriores (semestrales) se contar con 30 das de perodo de gracia para realizar este proceso. Estas reactivaciones semestrales son obligatorias, ya que si no se realizan, despus de los 30 das de gracia el sistema ya no podr operar con el 100% de la funcionalidad. Si requieres que ms de 1 usuario utilice el sistema simultneamente en una red, debers adquirir licencias de usuarios adicionales segn tus necesidades, y enlazar dichas licencias en la pgina aspel.com para su activacin posterior en el Asistente de Activacin del sistema. Recuerda que para este tipo de instalacin, debes asegurarte que la computadora donde se instal el sistema realice funciones de servidor en la red. Para conocer cules son las modalidades de licencias adicionales que puedes adquirir, revisa el tema: Actualizacin y enlace de usuarios Adicionales Modalidad Renta Esta modalidad consiste en el aprovechamiento y derecho de uso de un sistema Aspel, trabajando sobre un esquema de renta, esto mediante la contratacin previa de este servicio por un perodo determinado de tiempo en aspel.com. Al instalar el sistema se contar con 30 das de evaluacin antes de requerir la activacin del programa, una vez activado ser necesario realizar validaciones mensuales para que el sistema pueda continuar en operacin y para realizar este proceso en Aspel-SAE se
contar con 15 das de perodo de gracia contados a partir del da de calendario que corresponda al del mes siguiente al de la fecha de activacin por Internet del programa o al de la ltima validacin de uso del mismo. Para las versiones en Renta, el nmero de serie y el cdigo de activacin son indispensables para la activacin del sistema, sern proporcionados va correo electrnico o en la pgina de aspel.com al llevar a cabo la contratacin del servicio de renta. Si necesitas acceder al sistema simultneamente con ms de 1 usuario, debers adquirir los usuarios adicionales que requieras en aspel.com, o al momento de contratar el servicio de renta. Posteriormente debers realizar la activacin del sistema para que el nuevo nmero de usuarios se actualice. El uso o aprovechamiento de un sistema administrativo Aspel en renta, no difiere de la modalidad Tradicional o Normal. De igual forma en ambas modalidades podrs controlar la administracin de tu negocio. Modalidad Demo-Educativa Esta modalidad del sistema requiere activacin y validacin de uso sin conexin a Internet, solamente podrs trabajar con una empresa y no se permite modificar la razn social de la empresa. Tiene limitada la fecha de operacin del sistema, slo permitiendo registrar operaciones del 1 de Enero del 2007 al 29 de Febrero de 2009. Modalidad de Uso interno (para distribuidores) Posee caractersticas similares a la modalidad demostrativa ya que podrs trabajar con una empresa y una vez activado el sistema con la razn social del distribuidor no ser posible modificar este dato. Requiere de activacin y validacin de uso. Esta versin es para ser usada por distribuidores autorizados por Aspel y permite enlazar licencias de usuarios adicionales. Observaciones Es muy importante que recuerdes que los Sistemas Aspel requieren de una Validacin de uso mensual o semestral (segn la modalidad adquirida) a partir de su Activacin. Al igual que la Activacin, la Validacin de Uso se puede realizar en lnea desde la computadora en la que se tiene instalado el sistema o a travs de un equipo de cmputo diferente. Asistente para la activacin del sistema Es indispensable que la instalacin y Activacin del sistema se efecte en la computadora definitiva, es decir, donde el sistema se utilizar. Temas relacionados Proceso de activacin Asistente para la activacin del sistema Validacin y reactivacin de un sistema Revisa cuntos usuarios tienes permitidos
Requerimiento de equipo n Procesador Intel Pentium de 1Ghz o superior* n 512 MB de RAM* n 340 MB de espacio libre en disco duro n Monitor Super VGA (800x600) o superior n Microsoft Windows 2000, XP, 2003, Vista, 2008 7 * Los requerimientos del sistema operativo pueden ser mayores, por lo que es importante tener en cuenta las recomendaciones propias del Sistema Operativo instalado. * Para una instalacin en Servidor es recomendable una configuracin mayor, dependiendo del nmero de usuarios y el nmero de empresas a operar en el mismo servidor. Redes que soporta el sistema
Redes que soporta el sistema l Microsoft l Novell l Netware Cualquiera compatible con las anteriores. Para obtener el mejor rendimiento del sistema trabajando en red, es requisito que los equipos tengan 512MB de RAM como mnimo. Asimismo, se recomienda que el sistema operativo utilizado sea el mismo en todas las computadoras, que se trabaje en una red de rea local (LAN) con cableado estructurado y con tarjetas de red a una velocidad mnima de 100 Mbps. Requerimiento de equipo
Directorio de Archivos Comunes (DAC) Manejo Las versiones de los sistemas Aspel (a partir de las versiones de NOI 4.0, COI 5.0, SAE 4.0), crean una carpeta de Archivos comunes Aspel al momento de instalarlos; este directorio contiene diferentes aplicaciones y funciones que comparten todos los sistemas de la lnea, es decir en dicho directorio, se copian varios sistemas o aplicaciones de uso comn , tales como: Aspel-Actualizacin en Lnea, Infoweb, el mdulo de perfiles de usuarios, as como otros documentos de uso comn entre los sistemas Aspel, entre otros. Esta capeta por omisin se instala en C:\Archivos de programa\ Archivos Comunes\ Aspel. Pero recuerda que la ubicacin puede variar dependiendo de la ruta que se haya indicado al realizar la instalacin del sistema. Este directorio de archivos comunes, juega un papel muy importante para el trabajo en red, ya que con este directorio te aseguras que todos trabajen con los mismos parmetros de configuracin, con la misma base de datos, as como el uso del mdulo de perfiles del usuario o la aplicacin Infoweb, etc, asegurando que el trabajo en red sea completo. El directorio de archivos comunes contiene los sistemas: Aspel-AL Infoweb. Adems de estos sistemas, el directorio contiene la siguiente informacin: Archivos de perfiles de usuario Archivos de informacin de los sistemas instalados. Archivos con recursos de imgenes Aspel Archivos tipo Plug-In para configurar el directorio de archivos comunes y propiedades de un archivo. El archivo empresa Carpeta datos y base de datos ejemplo, entre otros. El directorio de Archivos Comunes (DAC) se crea en el proceso de instalacin bajo el siguiente esquema: l Cuando no existe un directorio de archivos comunes en tu PC El directorio se crear si: 1. Existen algunos programas que deberan ir dentro de l, este es el caso de Aspel-AL ya que en versiones anteriores del instalador, esta aplicacin se copiaba en un directorio especfico. 2. No hay ningn producto Aspel instalado. En ambos casos se crear fsicamente la estructura de directorios necesaria para el directorio de archivos comunes.
l Si ya existe un directorio de archivos comunes Se realizar un redireccionamiento el cual consiste en configurar el sistema para que trabaje con el Directorio de Archivos Comunes existente.
Cuando se quiera instalar otro sistema Aspel, el sistema realizar lo siguiente: 1. 2. 3. 4. El instalador detecta que existe un directorio de archivos comunes. Configura el sistema para que trabaje con el Directorio de Archivos Comunes instalado, si la ruta donde se instal el directorio es la que por omisin sugiere el proceso de instalacin, la ruta ser: C\Archivos de programa / Archivos Comunes / Aspel. El programa verifica que las versiones o fechas de las aplicaciones o archivos contenidos en el Directorio de Archivos Comunes sean mayores o iguales, si no, procede a actualizarlas.
Crea o instala nuevos directorios en caso de que la estructura para el directorio de archivos comunes del instalador sea diferente a la encontrada en la ruta destino. Con el proceso anterior se asegura que slo exista un directorio de Archivos Comunes Aspel en lugar de crear un nuevo directorio por cada producto Aspel que se instale. Temas relacionados Estructura del directorio de archivos comunes Asistente de configuracin del directorio de archivos comunes Gua para la instalacin en RED
Gua para la instalacin en RED A) REDES MICROSOFT En el servidor En las Estaciones de Trabajo B) REDES NOVELL En el servidor En las Estaciones de Trabajo REDES MICROSOFT. En el servidor: 1. En un equipo servidor (con ambiente Windows 2000, Windows 2003, Windows NT o Windows XP, excepto Windows 98), crear desde el explorador de Windows una carpeta cuyo nombre no exceda a 7 caracteres, en la cual se alojaran los Archivos Comunes Aspel que son necesarios para el trabajo en red. 2. Comparte la carpeta creada en el paso 1, asignando en las secciones Compartir/Permisos y Seguridad todos los permisos necesarios para el trabajo en red, es decir, asignar control total(lectura y escritura) a cada una de las cuentas de usuario de Windows que accedern al sistema o slo al grupo de trabajo al que pertenecen dichos usuarios. Adicionalmente marcar el parmetro Hacer posible que los permisos heredables de un objeto primario se propaguen a este objeto para que los permisos se apliquen a todas las subcarpetas. 3. Crea una unidad virtual desde el explorador de Windows que apunte a la carpeta compartida en el paso 2 por ejemplo O:\. 4. Realiza la instalacin del sistema en su modalidad "Local o servidor". 5. Para el directorio de instalacin del sistema, define una ruta local, es decir, en el disco duro del servidor, y para la ruta de instalacin de los Archivos Comunes Aspel, indica la unidad virtual creada en el paso 3. 6. Despus de concluir la instalacin y antes de acceder al sistema, es necesario que en el BDE Administrator en la seccin Configuration/Drivers/Native/Paradox/NETDIR indiques el directorio NETDIR que se encuentra en la ruta donde se instalaron los Archivos Comunes Aspel en el paso 5; p.e O:\ NETDIR. 7. Accede al sistema y lleva a cabo el proceso de Activacin, utilizando un nmero de serie que tenga Licencia para Usuarios Adicionales. 8. Finalmente debes acceder a la opcin Utileras / Servidor de Licencias y seleccionar el parmetro "Activar el servicio de Licencias de Usuarios adicionales" con el fin de que el servicio de licencias se ejecute en el equipo servidor. As mismo debes verificar en el Panel de Control en la seccin Servicios, que la opcin "Licencias de usuarios Aspel" se est ejecutando, ya que de lo contrario no ser posible trabajar con las estaciones de trabajo. Importante Si ya instalaste tu sistema con las opciones que se sugieren por omisin, es decir, instalaste los Archivos Comunes Aspel en el disco duro del servidor, entonces realiza lo siguiente: a) Lleva a cabo los pasos 2, 3, 6 y 7 del procedimiento sugerido, tomando como base el directorio donde se instalaron los Archivos Comunes Aspel. b) Accede al sistema y selecciona la opcin "Utileras / Directorio Comn Aspel", se presentar el Asistente de configuracin del Directorio de Archivos Comunes, oprime el botn siguiente y elige la opcin Seleccionar otro directorio de archivos comunes, despus mediante el botn examinar(...) define la unidad virtual creada en el paso 3, la cual apunta a los Archivos Comunes Aspel instalados y oprime Siguiente. c) Al concluir el proceso de redireccionamiento de los Archivos Comunes Aspel, oprime Terminar y el sistema se reinicializar para cargar la nueva configuracin. d) Finalmente realiza el paso 8 del procedimiento descrito anteriormente, para que puedas trabajar en red. En las Estaciones de Trabajo: 1. Crea la misma unidad virtual que se registr en el equipo servidor, la cual debe apuntar a la carpeta compartida de Archivos Comunes Aspel del servidor, desde el explorador de Windows. 2. En un equipo con cualquier sistema operativo lleva a cabo la instalacin del sistema en su modalidad "Estacin de trabajo". 3. Como ruta de "directorio del sistema" que solicita el instalador indica una ruta del disco duro, y para la ruta de instalacin de los Archivos Comunes Aspel, define la unidad virtual creada en el paso 1. 4. Al terminar la instalacin y antes de acceder al sistema debes direccionar el NET DIR del BDE, al directorio NETDIR que se encuentra en la unidad virtual donde se instalaron los Archivos Comunes Aspel. Importante Si en las estaciones de trabajo ya instalaste el sistema con las opciones que se sugieren por omisin en el instalador, es decir, instalaste los Archivos Comunes Aspel en el disco duro, entonces realiza lo siguiente: a) Ejecuta los pasos 1 y 4 del procedimiento de estacin de trabajo anteriormente sugerido. b) Accede al sistema y selecciona la opcin "Utileras / Directorio Comn Aspel", se presentar el Asistente de configuracin del Directorio
de Archivos Comunes, oprime el botn siguiente y elige la opcin Seleccionar otro directorio de archivos comunes, despus mediante el botn examinar(...) define la unidad virtual creada en el paso 3, la cual apunta a los Archivos Comunes Aspel instalados en el servidor y oprime Siguiente. c) Al concluir el proceso de redireccionamiento de los Archivos Comunes Aspel, oprime Terminar y el sistema se reinicializar para cargar la nueva configuracin. REDES NOVELL. En el servidor: 1. Realiza la instalacin del sistema en su modalidad "Local o servidor". 2. Para el directorio de instalacin del sistema, puedes definir una ruta local, por ejemplo, en el disco duro del servidor o bien elegir un directorio en un volumen de la red Novell (por ejemplo: L:\Sistemas Aspel). 3. Para la ruta de instalacin de los Archivos Comunes Aspel, debes indicar un directorio en un volumen de la red Novell (si el directorio no existe el instalador lo generar). Este directorio contendr los Archivos Comunes Aspel que son necesarios para poder trabajar con este tipo de red. 4. Despus de concluir la instalacin y antes de acceder al sistema, es necesario que en el BDE Administrator en la seccin Configuration/Drivers/Native/Paradox/NETDIR indiques el directorio NETDIR que se encuentra en la ruta donde se instalaron los Archivos Comunes Aspel en el paso3. 5. Accede al sistema y lleva a cabo el proceso de Activacin, recuerda que preferentemente al nmero de serie que indiques debiste enlazarle previamente las licencias de usuarios adicionales que requieras para acceder concurrentemente al sistema 6. Debes acceder a la opcin Utileras / Servidor de Licencias y seleccionar el parmetro "Activar el servicio de Licencias de Usuarios adicionales" con el fin de que el servicio de licencias se ejecute en el equipo servidor. Asimismo debes verificar en el Panel de Control en la seccin Servicios, que la opcin "Licencias de usuarios Aspel" se est ejecutando, ya que de lo contrario no ser posible trabajar con las estaciones de trabajo. 7. Cierra el sistema y registra en Windows el usuario y contrasea con el que accedes a la red Novell y que utilizaste para instalar el sistema. 8. Finalmente debes configurar el servicio de licencias para que se ejecute en el equipo servidor, para ello es necesario acceder a la opcin Configuraci n\Panel de Control\Herramientas administrativas\ Servicios: a. Selecciona el servicio: Licencias de usuarios adicionales Aspel b. Activa el men flotante y selecciona la opcin: "Propiedades" c. En la carpeta "Iniciar sesin", activa la opcin: "Esta cuenta" e indica en el campo correspondiente el usuario registrado en el paso 7 con el que se realiz la instalacin del sistema en el volumen de la red Novell y tiene derechos de lectura - escritura en dicho volumen, por ejemplo: .\ndominguez) d. Indica la contrasea que dicho usuario tiene asignada para su acceso a la red Novell y guarda los cambios. e. Debes detener los servicios y reiniciarlos para que la nueva configuracin aplique. De esta forma garantizars que el sistema Aspel-SAE funcione como servidor de licencias permitiendo que los usuarios adicionales puedan acceder concurrentemente. Para el acceso de las estaciones de trabajo, es importante verificar que los usuarios de Novell con los que se inicie la sesin del equipo tengan derechos de lectura - escritura en el volumen de la red donde Aspel-SAE y/o los Archivos Comunes Aspel se encuentran instalados. En las Estaciones de Trabajo: 1. En un equipo con cualquier sistema operativo lleva a cabo la instalacin del sistema en su modalidad "Estacin de trabajo". 2. Como ruta de "directorio del sistema" que solicita el instalador indica una ruta del disco duro, y para la ruta de instalacin de los Archivos Comunes Aspel, define el directorio de la red novell donde se alojan los Archivos Comunes Aspel que instal el servidor. 3. Al terminar la instalacin y antes de acceder al sistema, debes direccionar el NET DIR del BDE, al directorio NETDIR que se encuentra en la ruta donde se instalaron los Archivos Comunes Aspel en la red Novell. Importante Si en el servidor o en las estaciones de trabajo, ya instalaste el sistema con las opciones que se sugieren por omisin en el instalador, es decir, instalaste los Archivos Comunes Aspel en el disco duro, entonces realiza lo siguiente: En el servidor: a) Accede al sistema a la opcin Utileras / Directorio Comn Aspel, se presentar el Asistente de configuracin del Directorio de Archivos Comunes, oprime el botn siguiente y elige la opcin Crear un nuevo directorio de archivos comunes, despus indica una ruta en un volumen de la Red Novell, puedes capturar la ruta o seleccionarla mediante el botn examinar(...), si la carpeta no existe el asistente la crear, posteriormente oprime siguiente. b) Al concluir el proceso de creacin de los Archivos Comunes Aspel, oprime Terminar y el sistema se reinicializar para cargar la nueva configuracin. En las estaciones de trabajo: a) En cada uno de los equipos, accede al sistema y selecciona la opcin Utileras / Directorio Comn Aspel, se presentar el Asistente de configuracin del Directorio de Archivos Comunes, oprime el botn siguiente y elige la opcin Seleccionar otro directorio de archivos comunes, despus mediante el botn examinar(...) define el directorio de la red Novell donde el servidor creo o instal los Archivos Comunes Aspel y oprime Siguiente. b) Al concluir el proceso de redireccionamiento de los Archivos Comunes Aspel, oprime Terminar y el sistema se reinicializar para cargar la nueva configuracin.
Temas relacionados Procedimiento de instalacin
Procedimiento de instalacin Antecedentes Manejo El sistema por omisin se instala en modalidad de 1 usuario y podrs dar de alta hasta 99 empresas. En caso de requerir que el programa sea utilizado simultneamente por ms de un usuario a la vez en una misma red de computadoras, debers adquirir licencias de usuarios adicionales as como instalar el sistema en una computadora que realice las funciones de servidor de la red de cmputo donde operar el mismo. La adquisicin de los usuarios adicionales varia dependiendo de la modalidad del sistema adquirido, es decir, si se trata de una versin en renta o de una versin tradicional.
Caractersticas del Sistema por Modalidad Pasos de la Instalacin Manejo Al introducir el disco en la unidad de CD se desplegar automticamente una presentacin, elige la opcin Instalar para iniciar el proceso de instalacin de tu sistema Aspel-SAE. Es importante mencionar que ahora no se solicitar el Nmero de serie y Cdigo de activacin para realizar la instalacin del sistema, posteriormente desde el Asistente de Activacin del sistema se solicitarn dichos datos. Activacin del sistema Mensaje bienvenida de El sistema despliega una ventana de bienvenida, y a continuacin se mostrar el contrato de la licencia de uso, tendrs que aceptarlo para poder continuar con la instalacin del programa.
Seleccin del Elige la forma en que deseas instalar tu producto Aspel, las opciones son las siguientes: tipo de 1. Local o servidor. Utiliza esta opcin si: instalacin Gua para la instalacin en RED l El sistema va a utilizarse solamente en una computadora o, El sistema se utilizar en una red y el equipo donde ests instalando ser el servidor. Este tipo de instalacin te permitir operar la PC como servidor de licencias, es decir, los equipos instalados como estaciones trabajo, validarn su acceso al sistema a travs de dicho servidor. Tomando en cuenta que en dicho servidor hay que realizar la activacin de las licencias de usuarios adicionales que se hayan adquirido. 2. Estacin de trabajo. Selecciona esta opcin si la PC donde ests es una de las terminales que acceder al sistema en red y ya cuentas con una instalacin del programa en el equipo servidor. Nota: Independientemente del tipo de instalacin que se realice (Servidor o Estacin de trabajo), el sistema se instalar de manera completa en cada equipo, lo cual permite optimizar la transmisin nicamente de la informacin a travs de la red.
l
Esencial
Si el sistema se va a utilizar en red, debes considerar lo siguiente: l Que las estaciones de trabajo estn conectadas a una red de rea local. l Que el equipo de cmputo definido como Servidor cuente con alguno de los siguientes sistemas operativos: Microsoft Windows NT, 2000, XP, 2003 superior. l Debers efectuar la Instalacin de tipo Local en el servidor de la red, y posteriormente la Instalacin de tipo Estacin de Trabajo en cada una de las terminales (como se muestra en el siguiente esquema).
Para que las estaciones puedan acceder al sistema y trabajar, es requisito que el servidor donde se instal el sistema est encendido y previamente se haya realizado la activacin correspondiente del programa en dicho equipo (con el respectivo enlace de las licencias de usuarios adicionales necesarias).
Indicar En este paso debers seleccionar la carpeta en la que el programa instalar los archivos. Directorio de Por omisin se sugiere la ruta C:\Archivos de Programa\Aspel\AspelSAE 4.6, pero puede ser modificada, utilizando el Instalacin botn Examinar. Con el botn siguiente puedes continuar con el proceso de instalacin. Directorio de En este dilogo puedes especificar la ruta donde deseas que se cree la carpeta de Archivos Comunes\ Aspel. Por Archivos omisin se sugiere la ruta C:\Archivos de Programa\ Archivos Comunes\ Aspel, pero puedes modificarla utilizando el Comunes botn Examinar. (DAC) Directorio de Archivos Comunes (DAC) Dado que en este directorio se instalan aplicaciones de uso comn para los sistemas de la lnea Aspel es muy importante que tengas presentes las siguientes consideraciones. Si vas a trabajar bajo un esquema de red, al realizar la instalacin de tipo Local o Servidor, debers crear la carpeta de Archivos Comunes en una ruta a la cual todos los usuarios tengan derechos de acceso, de tal forma que puedan compartir cierta informacin, como los perfiles de usuarios, los parmetros de configuracin, etc. Durante la instalacin de tipo Estacin de trabajo se solicitar la ruta donde el instalador crear el Directorio de Archivos Comunes, si ya existe una configuracin previa de este Directorio en el equipo donde la instalacin se est realizando, el programa no solicitar esta especificacin. Es importante aclarar que si ests trabajando en red, es necesario que todas las estaciones de trabajo compartan el mismo directorio de Archivos Comunes. De esta forma te aseguras que todos trabajen con los mismos parmetros de configuracin, con la misma base de datos, as como el uso del mdulo de perfiles del usuario o la aplicacin Infoweb, etc, de esta forma te aseguras que el trabajo en red sea completo. Posteriormente, si as lo requieres en el men Utileras de los sistemas Aspel podrs reconfigurar la ruta definida para el Directorio de Archivos Comunes. Para mayor informacin sobre el Asistente de Configuracin del Directorio de Archivos Comunes Aspel, consulta el ayuda electrnica del sistema. Seleccin del Una vez elegido el tipo de instalacin, el sistema solicita que anotes o elijas la carpeta de programas para Aspel-SAE 4.6; grupo de por omisin se sugiere el grupo de programas "Aspel", pero puedes modificarlo. programas Estado de la Una vez realizados todos los pasos anteriores, al oprimir el botn Siguiente, el sistema proceder a copiar los archivos instalacin de acuerdo a lo indicado. Instalacin Los archivos del BDE son instalados durante la instalacin Local o servidor y estacin de trabajo, para ello el sistema de los generar un subdirectorio con el nombre "BDE", en la misma ubicacin donde se instalar el sistema, se sugiere por archivos del omisin la ruta: C:\Archivos de Programa\Aspel\AspelSAE 4.6\BDE. BDE En este subdirectorio encontrars los drivers nativos, con los que podrs exportar tus bases de datos para utilizarlas en formatos: MSSQL ,DB2, ORACLE, DBASE, etc.
Esta carpeta NO ser creada en la ruta antes mencionada si se detecta una instalacin previa del BDE en otra ruta ( es decir si en el regedit del equipo existe una ruta con un BDE instalado previamente), en ese caso el instalador solamente actualizar los drivers necesarios para trabajar. Bases de datos abiertas Instalacin del BDE Fin de la Concluido el proceso, el sistema presentar una ventana que indica el trmino de la instalacin; asimismo preguntar si instalacin deseas revisar la informacin de ltimo momento y abrir el archivo Leeme.txt, (archivo que presenta informacin relevante sobre el sistema, as como los cambios de ltimo minuto, por lo que es recomendable consultarlo) o iniciar inmediatamente una sesin de Aspel-SAE. Puedes elegir ambas o, en su caso, ninguna. Oprime el botn "Finalizar" y la instalacin se dar por terminada. Concluida la instalacin, en Windows se crear el grupo de programas correspondiente a Aspel-SAE 4.6 y el icono correspondiente para ejecutar el programa. Al abrir el sistema automticamente se presentarn las ventanas correspondientes a la activacin del sistema, es decir, el Asistente de Activacin. Activacin del sistema Modo de mantenimiento Al instalar tu sistema Aspel tendrs 30 das de evaluacin, si al concluir este periodo no has activado tu sistema (ya sea en modalidad de renta o tradicional) al ejecutarlo se desplegar una ventana donde se solicitar la activacin del sistema.
Temas relacionados Acceso al Sistema Parmetros generales Datos de la Empresa Perfiles del Usuario Activacin del sistema Gua para la instalacin en Red
Modo de mantenimiento Manejo Este modo de manteniendo lo podrs realizar, al ejecutar nuevamente la instalacin del sistema en un equipo donde el programa ya fue instalado previamente. Procedimiento de instalacin Opciones disponibles Si el programa de instalacin detecta que ya est instalado Aspel-SAE en la PC (es decir que lo que ests realizando es una reinstalacin), se mostrar una ventana donde podrs seleccionar alguna de las siguientes opciones, segn sea el caso: Reparar: Esta opcin te permite realizar una reinstalacin del sistema; utiliza esta opcin como una operacin de mantenimiento o cuando por alguna razn se haya daado algn archivo, por ejemplo: afectado por algn virus. Al seleccionar el botn "Siguiente" iniciar el proceso de reinstalacin del sistema. En caso de que se presente una prdida del archivo empresaw.sae, ser necesario elegir la opcin "Reparar" para obtener nuevamente dicho archivo Eliminar: Esta opcin te permite desinstalar el sistema de tu PC. Al seleccionar el botn "Siguiente" se enviar un mensaje preguntando si deseas eliminar por completo la aplicacin seleccionada con sus componentes y al confirmar se iniciar el proceso de la desinstalacin, eliminndose todos los componentes instalados. Si no se acepta la confirmacin el proceso se cancela presentndose nuevamente la ventana de esta opcin. Notas Otra forma de darle mantenimiento a tu sistema, es a travs del servicio: Aspel Actualizacin en lnea (Aspel-AL), el cual te permitir obtener va Internet la actualizacin a las ltimas mejoras disponibles de los sistemas Aspel con s lo un clic desde la comodidad de tu casa u oficina. Es importante mencionar que Aspel-Al, solamente puede actualizar los reinstalables disponibles para la misma versin que se tenga instalada. Cuando se solicita la actualizacin de un sistema, Aspel-AL verifica que exista una mejora para la versin del sistema desde el cual se solicit el proceso. Temas relacionados Aspel-AL Procedimiento de instalacin Gua para la instalacin en RED
Acceso al sistema Manejo Aspel Para ingresar al sistema ejecuta el programa SAEWIN.EXE ubicado en la ruta donde hayas instalado el sistema, tambin puedes utilizar el icono correspondiente que se encuentra en el grupo de programas. Cuando es la primera vez que accedes al sistema, el sistema desplegar varias ventanas antes de iniciar una sesin con el sistema, el orden en la que aparecern es la siguiente: Ventana de bienvenida En seguida de la ejecucin del sistema, se presentar una ventana informativa dndote la bienvenida al sistema Aspel-SAE que acabas de adquirir. Para continuar debers aceptar la ventana.
Asistente para la activacin del sistema En dicho Asistente se informa acerca del tiempo lmite en que puedes operar el sistema antes de requerir su activacin, los das que podrs evaluar el sistema sin activarlo son 30 a partir de su instalacin. Si deseas activar el sistema en ese momento, selecciona la opcin "Activar sistema AHORA", para activarlo posteriormente selecciona la opcin "Activar sistema MS TARDE".
Cada vez que inicies una sesin con el sistema y hasta que realices la activacin del mismo, se desplegar una ventana de recordatorio para la Activacin. De manera informativa en este Asistente podrs consultar los das que ya han transcurrido sin la activacin del sistema. Es importante que tomes en cuenta que si el sistema no se activa antes de los 30 das de evaluacin que Aspel te proporciona, el programa dejar de operar al 100%, siendo posible nicamente acceder para consultar la informacin registrada. Asistente para la configuracin de Aspel-SAE Para cualquier caso de los antes mencionados, posteriormente se desplegar el Asistente para la configuracin de Aspel-SAE. El objetivo de este asistente es que configures tu empresa y la base de datos con la que vas a trabajar, definiendo en un solo proceso los parmetros de configuracin, el directorio de trabajo, los perfiles de los usuarios y en caso de ser un usuario de otra versin realizar la traduccin de datos. Se recomienda ampliamente utilizar este asistente ya que evitars acceder de manera individual y particular a cada uno de los procesos correspondientes para configurar tu empresa. En caso de haber decidido no utilizar este asistente, posteriormente el sistema te sugerir crear tu base de datos. Abrir empresa Posterior a esta ventana se desplegar la ventana de Abrir empresa para seleccionar la empresa con la que trabajars. Para mayor informacin consulta el tema: Abrir empresa Instalacin de la base de datos Slo en el caso de que no hayas utilizado el Asistente de configuracin, el sistema sugerir y/o preguntar si deseas crear una base de datos.
Para mayor informacin consulta el tema: Instalacin de la Base de Datos. Este mensaje se desplegar cada vez que inicies una sesin con el sistema siempre y cuando se detecte que todava no cuentas con un directorio y base de datos de trabajo. Ventana de sugerencias Podrs consultar algunos Tips de tu sistema Aspel-SAE. Activar sugerencias Ventana de aviso de generacin de respaldos Esta ventana se desplegar dependiendo de lo configurado en la ventana de Periodicidad. La ventana es la siguiente:
Para mayor informacin consulta el tema: Periodicidad del respaldo. Aviso de reforma fiscal Posterior al 1 de Enero de 2010 entrar en vigor la nueva Reforma Fiscal, para que el sistema opere apegndose a las disposiciones marcadas en dicha Reforma, debers indicarlo, activando el parmetro "Aplicar Reforma Fiscal 2010", el sistema te dar la opcin de indicarlo al iniciar el sistema. Aviso de Reforma Fiscal. Aviso de procesos fiscales Al iniciar una sesin con el sistema, este verifica que en la base de datos de trabajo existan las tablas necesarias para los procesos
fiscales, si el sistema verifica que no existen se desplegar el siguiente mensaje:
Al aceptar el mensaje, se ejecutar el proceso de creacin de archivos para la creacin de la o las nuevas tablas. Lo nuevo/Procesos fiscales. Observacin Para accesos posteriores te recomendamos consultar el tema de la ventana en cuestin. Recuerda que el flujo o desplegado de las ventanas depende de lo que inicialmente hayas configurado o indicado en estas ventanas. Temas relacionados Abrir empresa Cambio de directorio y fecha Cerrar empresa Salir Instalacin de la Base de Datos
Abrir empresa Acceso l Al iniciar una sesin con el sistema l Mdulo principal / Men Archivos, Abrir empresa Manejo Aspel Cuando es la primera vez que accedes al sistema, se desplegarn varias ventanas antes de la ventana de Abrir Empresa. Para accesos posteriores, tambin depender de los procesos pendientes por realizar, como podemos citar la activacin del sistema la configuracin de la empresa, etc. La ventana es la siguiente:
Para acceder al sistema Si es la primera vez que accedas al sistema, en el campo "Usuario" se sugerir el nombre del usuario "Administrador" y ste por omisin tiene definida la clave "Aspel1", por lo que para acceder al sistema anotar la clave de acceso temporal "Aspel1" o teclear F8. Posteriormente, por seguridad te recomendamos cambiar esta clave de acceso desde el mdulo de perfiles del usuario por una que slo el administrador conozca. Recuerda que esta clave ser la nica que puede modificar los perfiles del usuario y es aquella que te dar acceso total al sistema, sin restriccin de ningn tipo, por lo que slo debe ser conocida por el responsable de la instalacin, manejo y administracin del programa u empresa, esta clave se conoce como clave maestra de acceso al sistema. Esta clave maestra o clave del administrador te permitir dar de alta a los distintos usuarios que trabajarn en tu sistema, definindoles su perfil de acuerdo a las actividades que desempean dentro de la empresa, es decir, estipular a qu operaciones del sistema tendrn acceso, teniendo de esta manera un control total de la operacin de tu sistema. Perfiles del usuario Registra la clave principal de acceso al sistema Nota
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Para accesos posteriores se mostrar en el campo "Usuario" el nombre del usuario que accedi por ltima vez al sistema. Para que cada uno de los usuarios pueda acceder al sistema, debern proporcionar su respectivo nombre de usuario y la clave que les corresponda para la autorizacin de acceso al sistema.
Temas relacionados
Seleccin y cambio de directorio y fecha Cerrar empresa Asistente para configurar una empresa Registra la clave principal de acceso al sistema Modifica los datos de una empresa Perfiles del usuario Alta de la empresa en tu sistema Instalacin de la Base de Datos
Instalacin de la Base de Datos Existen varios procesos desde los cuales podrs crear una Base de datos, los procesos son: Asistente de configuracin de Aspel-SAE Proceso de Instalacin automtica Al iniciar una sesin con el sistema Desde control de archivos
Registra la clave principal de acceso al sistema Acceso l Men Utileras / Configuracin / Perfiles de usuarios Qu es La clave principal, es la clave de acceso asignada al administrador del sistema y debe ser conocida slo por l. Quien utilice esta clave, podr ingresar a todas las funciones y realizar todas las operaciones del sistema sin restriccin alguna. Tambin puedes acceder a los "Perfiles del usuario", es decir, la seccin en donde es posible limitar el acceso a otros usuarios a funciones o procesos del sistema que requieran mantenerse inactivas. Manejo Aspel El sistema siempre solicitar una clave para acceder a l y slo si proporcionas la clave del administrador podrs acceder a todos los procesos sin restriccin alguna. La clave principal o clave del Administrador es la misma para todas las empresas y para todos los sistemas de la lnea Aspel que tengas instalados, esta es una caracterstica del nuevo manejo de los Perfiles del usuario . Nota Te recomendamos que, por razones de seguridad, des de alta tu clave maestra principal o clave del administrador inmediatamente despus de terminada la instalacin de tu sistema, ya que por omisin tiene definida la clave Aspel1. Temas relacionados Perfiles del usuario Abrir empresa
Activar sugerencias Acceso l Ventana principal, Men Utileras, Configuracin, Aplicaciones asociadas l Al acceder al sistema Qu es Al utilizar esta funcin, cada vez que accedas al sistema, despus de haber seleccionado la empresa a trabajar aparecer una sugerencia al azar de las que tiene el catlogo de sugerencias, a fin de que pongas en prctica la que gustes y tengas un mejor manejo del sistema.
Esencial l Puedes avanzar en las sugerencias con los botones de Anterior y Siguiente. l Al marcar la casilla inferior "No volver a mostrar sugerencias" se desactivar esta opcin, pero la podrs reactivar, desde la ruta indicada en el men. Acceso al sistema
Aviso de Reforma Fiscal Acceso l Al acceder al sistema Qu es Al iniciar el sistema, se podr indicar si se desea empezar a trabajar aplicando la Reforma fiscal 2010 para el control de las diferencias de IVA en Cuentas por Pagar y Cuentas por Cobrar originadas por el incremento de IVA del 1%", teniendo la posibilidad de indicarlo en accesos posteriores, o realizarlo desde el mdulo de parmetros del sistema activando el parmetro "Aplicar Reforma Fiscal 2010 a CxC y CxP".
Campos de esta ventana Campo Observaciones Aplicar Se incorpora un nuevo parmetro denominado Aplicar Reforma Fiscal 2010 a CxC y CxP, para que el Reforma sistema opere en Recepcin de Pagos, Alta de movimientos de cuentas por cobrar y Alta de movimientos Fiscal 2010 a de cuentas por pagar de manera especial al realizar pagos en fechas posteriores al 10 de Enero de 2010 CxC y CxP para todos los documentos generados hasta diciembre del 2009. Este parmetro por defecto est inhabilitado y se tendr la opcin de activarlo al iniciar una sesin con el sistema. Si activas este parmetro al iniciar el sistema, el campo "No volver a mostrar este mensaje" se habilitar automticamente este campo para que en accesos posteriores esta ventana ya no se muestre. De igual forma al acceder a los parmetros del sistema, observars que el parmetro "Aplicar Reforma Fiscal 2010 CxC y CxP" se encontrar habilitado. Posteriormente para habilitar o inhabilitar este parmetro, debers realizarlo desde el Mdulo de configuracin, parmetros del sistema, carpeta generales. Para mayor informacin de todas las implementaciones realizadas, consulta el tema : Lo nuevo Nota Importante: Este parmetro slo contemplar la aplicacin de la Reforma Fiscal 2010 de manera automtica para los movimientos de Alta de Cuentas por cobrar y Cuentas por Pagar, as como Recepcin de Pagos. Para la DIOT y reportes relacionados, se tendr disponible un parmetro para indicar si se desea contemplar la Reforma Fiscal 2010 en la emisin de la informacin del reporte o NO. No volver a Al marcarse esta casilla, al iniciar nuevamente una sesin con el sistema, esta ventana ya no se mostrar este presentar. mensaje Tema relacionado Acceso al sistema Lo nuevo
Cerrar empresa Acceso l Men Archivos, Cerrar empresa
l Desde la barra de herramientas, con el botn: Qu es Esta opcin sirve para terminar el trabajo con la empresa activa y poder abrir otra empresa. Al cerrar la empresa, no cierras el sistema. Esencial Al cambiarte a otra empresa, los procesos que realices se aplicarn exclusivamente a la empresa que elegiste. Tema relacionado Cambio de directorio y fecha
Salir Acceso l Men Archivos, Salir.
l Desde la Barra de herramientas, con el botn: Qu es Esta opcin te permite terminar definitivamente la sesin con el sistema. Temas relacionados Abrir empresa Acceso al sistema
Activacin del sistema Antecedentes Como parte de una evolucin en la seguridad de los sistemas, Aspel modific la mecnica para el registro de su lnea de productos: NOI, COI, SAE, etc. Esta mecnica consiste en lo siguiente: Al instalar un sistema, adquieres derechos de uso para 1 usuario y puedes dar de alta hasta 99 empresas, pudiendo operar el sistema sin necesidad de registrarse durante los 30 das siguientes a su instalacin, posterior a este periodo, el sistema deber ser Registrado va Internet para que pueda ser utilizado (con el 100% de la funcionalidad), a este proceso se le denomina Activacin del sistema. Durante el periodo en el que no se realice la Activacin, el sistema slo operar para una empresa, sin poder personalizar los datos de la misma y tendr otras limitantes en cuanto a operacin; sin embargo, despus de que hayan transcurrido los 30 das del periodo de evaluacin y en caso de no realizar el proceso de Activacin aunque se podr acceder al sistema solamente se tendr derecho a consultar informacin Proceso de activacin Si requieres que ms de 1 usuario utilice el sistema simultneamente en una red, debers adquirir licencias de usuarios adicionales segn tus necesidades, y enlazar dichas licencias en la pgina www.aspel.com.mx para su activacin posterior desde el Asistente de Activacin del sistema. Actualizacin y enlace de Sistemas Las modalidades disponibles para las Licencias de usuarios adicionales son: 1 Usuario 2 Usuarios 5 Usuarios 10 Usuarios Para el caso de las versiones en la modalidad de Renta el manejo en cuanto a la adquisicin de usuarios adicionales es un poco diferente, ya que al momento de realizar la contratacin de este servicio en la pgina www.aspel.com.mx podrs adquirir el nmero de usuarios adicionales que requieras Pasos Contratacin del servicio de renta para la contratacin del servicio de renta. Si necesitaras un nmero mayor de empresas, debers adquirir otro paquete de 1 Usuario 99 Empresas, el cual se deber operar de manera independiente al primero, es decir, deber instalarse en equipos diferentes. Ahora slo existir un instalable para obtener las modalidades en Renta y Tradicional (Versin normal) del sistema, es decir, en el proceso de instalacin no habr diferencia entre un sistema Renta y uno Normal, la diferencia radicar en la forma de activacin, por lo que para ambos casos puedes instalar el sistema y antes del trmino de los 30 das de evaluacin decidir si lo activas como versin en Renta o versin Normal. Slo debers tomar en cuenta que para activar una versin en Renta primero debes realizar la contratacin de este servicio en www.aspel.com.mx, y como resultado de esta operacin te informarn va correo electrnico el Nmero de serie de tu sistema con su correspondiente Cdigo de activacin. Adicionalmente a la activacin del sistema, para continuar en operacin las versiones Tradicionales (o Normales) requieren de una Validacin de uso semestral a partir de su Activacin. Esto significa que seis meses de calendario, despus de haber realizado el proceso de Activacin, se debe repetir esta operacin para reactivar el sistema. Esta Validacin de uso consiste en acceder al sistema y a travs del Asistente de Activacin conectarse va Internet a Aspel de Mxico para obtener un Archivo de respuesta de validacin y que el sistema pueda continuar en operacin. Al igual que la Activacin la Validacin de Uso se puede realizar en lnea desde la computadora en la que se tiene instalado el sistema o a travs de un equipo de cmputo diferente. Cuando un sistema no es validado y reactivado nuevamente al trmino del periodo de gracia se podr tener acceso a l solo en modalidad de lectura,, permitiendo slo la consulta de la informacin, hasta su activacin. Temas relacionados Proceso de activacin del sistema Caractersticas del Sistema por Modalidad
Especificaciones de un producto Aspel en Renta Temas relacionados Pasos para la contratacin del sistema Periodo de vigencia Caractersticas del Sistema por Modalidad
Contratacin del servicio de renta Manejo Para contratar el servicio de renta de un programa de la lnea Aspel, debers realizar los siguientes pasos: Registro en www.aspel.com.mx Debers registrarte en www.aspel.com.mx y as obtener tu usuario para dicho sitio, para ello, accede a la pgina www.aspel.com.mx y selecciona la liga "Regstrate" (que se encuentra en la parte superior derecha de la pgina). Al ingresar a la seccin de registro debers llenar un formulario, en el cual se solicita la siguiente informacin: l Datos de Contacto o Responsable de la empresa, tales como: nombre, correo electrnico, entre otros. Datos de Facturacin de la Empresa, tales como: RFC, Nombre comercial, direccin, etc. l Definicin del usuario y contrasea de acceso en Aspel.com. Con esta clave te identificars en www.aspel.com.mx como usuario registrado. Es importante considerar que tu contrasea de acceso al Escritorio de servicios en www.aspel.com.mx, funcionar como el Cdigo de activacin del nmero de serie que adquieras para tu sistema en Renta l Seleccin de los productos y/o servicios que deseas contratar. l Una vez obtenido tu usuario, accede a tu escritorio de servicios en www.aspel.com.mx mediante la liga "Mi cuenta", ah debers indicar tu usuario y contrasea. l En tu escritorio de servicios, selecciona las opciones Sistemas en renta / Rentar nuevo sistema Aspel, se desplegar una ventana tipo asistente que te guiar paso a paso en la contratacin de este servicio, y debers realizar lo siguiente: a) Elegir el sistema a rentar, los usuarios y el periodo de renta. Entre los periodos de renta que puedes elegir estn: Mensual, Bimestral, Trimestral o Semestral, el nmero de usuarios depender de tus necesidades, inicialmente se sugiere la contratacin con un usuario. b) Firmar electrnicamente el contrato. Debers aceptar el contrato proporcionando tu usuario y contrasea de www.aspel.com.mx. c) Verificar el pedido y confirmar el importe a pagar.
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Para pagar y activar el servicio, ingresa a la seccin de pago de servicios. Aqu debers especificar la forma de pago y de envo. Al concluir el proceso de pago se presentar un mensaje de confirmacin en pantalla y recibirs un correo electrnico para darte a conocer el Nmero de serie del sistema adquirido con su correspondiente Cdigo de activacin.
Nota: Estos pasos se reducirn si ya ests previamente registrado en aspel.com Una vez obtenidos tu Nmero de serie y su Cdigo de activacin, estars en condiciones de activar tu sistema. Para ms informacin dirgete a la pgina en Internet: www.aspel.com.mx o consulta el tema: Activacin del sistema
Periodo de vigencia Manejo El periodo de vigencia inicia el da en que por Internet se activa el nmero de serie del sistema y concluye el ltimo da del periodo contratado en www.aspel.com.mx. La posibilidad de realizar pagos de periodos mayores a un mes slo la podr determinar Aspel al momento de la contratacin del servicio de Renta, pero independientemente del periodo contratado, por ejemplo: un periodo trimestral, el sistema requiere de una validacin de uso mensual a partir de su activacin para continuar en operacin. Esta validacin de uso consiste en establecer comunicacin va Internet con www.aspel.com.mx el da de calendario que corresponda al de la fecha de activacin en cada uno de los meses comprendidos en el periodo de vigencia. Al terminar el tiempo de vigencia debers realizar lo siguiente: l Si no cuentas con el pago correspondiente para el siguiente periodo, ingresa al sitio en Internet www.aspel.com.mx l Realiza el pago por el o los meses que desees. l Ingresa al sistema y realiza el proceso de validacin mensual para el nmero de serie y que de esta forma se obtenga la clave de renta para el nuevo periodo de vigencia. Validacin y reactivacin de un sistema
Proceso de activacin del sistema Qu es Proceso que se realiza va Internet y que es necesario para habilitar la operacin del sistema en la computadora donde ha sido instalado. Despus de instalar el sistema se tiene un plazo de 30 das para activarlo, al terminar dicho plazo si el proceso de activacin no se ha realizado se suspender el funcionamiento del sistema pudiendo trabajar nicamente en modo de solo lectura, es decir, se podr consultar la informacin registrada pero no se permitir agregar nuevos registros. Mientras no se lleve a cabo la activacin, el sistema slo operar para una empresa, sin poder personalizar los datos de la misma, es decir, la razn social utilizada ser: Empresa Invlida. Manejo La activacin de un sistema Aspel se lleva a cabo mediante un Asistente de Activacin. En trminos generales, el procedimiento de activacin es el siguiente: 1. Accede al Asistente de Activacin disponible en el men Utileras\Activar sistema y sigue las instrucciones sugeridas en dicho Asistente. 2. Indica el nmero de serie y el cdigo de activacin de tu sistema; para la modalidad tradicional estos datos se encuentran en el Certificado de Autenticidad, y para la modalidad en Renta tanto el nmero de serie como el cdigo de activacin sern proporcionados al contratar el servicio de renta en aspel.com. Proporciona los datos de la persona fsica o moral propietaria de la licencia de uso del sistema. Elige la forma en la que activars tu sistema, es decir, en lnea o mediante otro equipo con conexin a Internet, posterior a esta eleccin se generar con el asistente de activacin un archivo de peticin. En este archivo se empaca toda la informacin necesaria para la activacin del sistema para su envo a Aspel, entre los datos que se empacan se encuentran: nmero de serie, cdigo de activacin, datos del cliente, etc. Una vez generado el archivo de peticin de activacin, se realizar la transmisin de ste a travs de Internet al sitio aspel.com. Si en el equipo donde instalaste el sistema no cuentas con una conexin a Internet, hay una opcin en el Asistente de Activacin la cual te permitir generar el archivo de peticin de activacin para posteriormente enviarlo desde un equipo diferente (que cuente con conexin a Internet) depositndolo en la pgina www.aspel.com.mx/claves y una vez recibida la respuesta debers ejecutar nuevamente el asistente de Activacin.
3. 4.
5.
Asistente para la activacin del sistema
Asistente para la activacin del sistema Acceso
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La primera vez que accedas al sistema, o en su caso en accesos posteriores si el sistema no ha sido activado. Men Utileras / Activar Sistema.
Manejo Como se mencion anteriormente, la activacin de un sistema consiste en proporcionar a Aspel va Internet el Nmero de serie y Cdigo de activacin correspondientes, datos que son indispensables para registrarlo en Aspel y que el sistema pueda operar. Registrar tu sistema no slo te permite activarlo para su uso, sino que adems te acredita como un usuario de software legal, abrindote puertas a mltiples beneficios: Soporte tcnico por telfono, Chat, E-mail, etc., Reconocimiento de la empresa como propietaria legal de la Licencia de uso. Notas Es indispensable que la instalacin y activacin del sistema se efecten en la computadora definitiva, es decir, en aquella donde Aspel-SAE se utilizar. Si no realizas la activacin del sistema, cada vez que inicies una sesin se desplegar una ventana que te informar los das que restan para llevar a cabo la activacin. En esta misma ventana encontrars una liga para desplegar el asistente de activacin. Actualizacin y enlace de Sistemas Pasos del asistente: 1. -Selecciona el mtodo a utilizar para activar el sistema 2. -Indicar el Nmero de Serie y el Cdigo de Activacin del Sistema 3. -Datos de Registro del Cliente 4. -Peticin de Activacin del Sistema 5. -Nombre de archivo para la solicitud de Activacin del Sistema 6. -Resumen de la informacin 7. -Procesar la solicitud de Activacin del Sistema 8. -Finalizacin del Asistente para la Activacin del Sistema
Selecciona el mtodo a utilizar para activar el sistema Manejo En este primer paso del asistente debers indicar la forma en la que deseas realizar la activacin del sistema, las formas disponibles son: l Activacin del sistema. Utiliza esta opcin para activar el sistema en lnea (con acceso a Internet), o bien por medio de la pgina Web (desde otro equipo que tenga acceso a Internet). Si tu computadora no cuenta con Internet, debers primero generar en un paso posterior (Peticin de activacin del sistema) el archivo de peticin, para que posteriormente puedas activar el sistema por medio de la opcin Procesar una solicitud de activacin previa. l Procesar una solicitud de activacin previa. A travs de un equipo de cmputo diferente (cuando la computadora donde se instal el sistema no cuenta con conexin a Internet), en este caso se tendr que generar previamente un Archivo de peticin de activacin" para enviarlo a Aspel de Mxico a travs de la pgina www.aspel.com.mx/claves. Una vez recibida la respuesta, se deber ejecutar nuevamente el Asistente de Activacin para procesar el Archivo de respuesta de activacin conforme a las instrucciones del mismo asistente y seleccionar esta opcin.
Presiona el botn de "Siguiente" para continuar con el asistente Mensajes de error que se despliegan en el proceso de activacin Temas relacionados Indicar el Nmero de Serie y el Cdigo de Activacin del Sistema Datos de Registro del Cliente Peticin de Activacin del Sistema Nombre de archivo para la solicitud de Activacin del Sistema Resumen de la informacin Procesar la solicitud de Activacin del Sistema Finalizacin del Asistente para la Activacin del Sistema
Indicar el Nmero de Serie y el Cdigo de Activacin del Sistema Manejo En esta parte del asistente debers proporcionar el Nmero de serie y el Cdigo de activacin que para los productos en su versin tradicional o normal se localizan en el Certificado de Autenticidad (dentro del sobre de la Licencia de Uso que se te entreg al momento de su adquisicin), en el caso de los productos en renta estos datos se proporcionarn al realizar la contratacin del servicio de renta en aspel.com. En caso de que el Nmero de serie corresponda a una Actualizacin el sistema solicitar adems el Nmero de Serie y Cdigo de Activacin correspondientes a la versin anterior (es decir, los del sistema que se va a actualizar).Al momento de activar una serie de actualizacin, si esta ya fue previamente activada al menos una vez, al momento de reactivar tu sistema se pueden omitir el Nmero de Serie y Cdigo de Activacin de la versin anterior. Es importante considerar que tanto para la activacin de Licencias de usuarios adicionales como para la Actualizacin de tu versin debers realizar primero el proceso de Actualizacin y Enlace de sistemas en la pgina www.aspel.com.mx/enlace. Actualizacin y enlace de Sistemas
Al seleccionar la liga Certificado de Autenticidad se mostrar un ejemplo de dicho certificado, en el cual se incluyen los datos del nmero de serie y cdigo de activacin. Presiona el botn "Siguiente" para continuar con el Asistente. Mensajes de error que se despliegan en el proceso de activacin Temas relacionados Selecciona el mtodo a utilizar para activar el sistema Datos de Registro del Cliente Peticin de Activacin del Sistema Nombre de archivo para la solicitud de Activacin del Sistema Resumen de la informacin Procesar la solicitud de Activacin del Sistema Finalizacin del Asistente para la Activacin del Sistema
Datos de Registro del Cliente Manejo La informacin que se proporciona en esta ventana es muy importante, ya que corresponde a los datos de la persona Fsica o Moral del propietario de la Licencia de uso del sistema, por lo que la informacin que se indique debe ser correcta ya que ser enviada a Aspel en donde quedar registrada para referencias futuras. En este paso se solicitan otros datos que tambin son de carcter obligatorio, por lo que si no los proporcionas no podrs avanzar a la siguiente ventana del asistente y continuar con la activacin del sistema, ya que en este caso el botn Siguiente estar deshabilitado.
Continuacin. Datos de Registro del cliente
Mensajes de error que se despliegan en el proceso de activacin Temas relacionados Selecciona el mtodo a utilizar para activar el sistema Indicar el Nmero de Serie y el Cdigo de Activacin del Sistema Peticin de Activacin del Sistema Nombre de archivo para la solicitud de Activacin del Sistema Resumen de la informacin Procesar la solicitud de Activacin del Sistema Finalizacin del Asistente para la Activacin del Sistema
Peticin de Activacin del Sistema Manejo El asistente te permitir realizar la peticin de dos formas: Activacin en lnea: Esta opcin enviar en tiempo real la peticin de activacin del sistema a Aspel. Para que esta operacin se realice debers asegurarte que tu conexin a Internet est activa y que la computadora donde ests realizando la activacin sea el equipo donde utilizars el sistema. Al activar el botn Siguiente, se presentar una pgina con el resumen de la informacin proporcionada, para que en caso de ser necesario se modifiquen los datos que se requieran antes de realizar la Activacin del sistema. Resumen de la informacin Activar desde otro equipo: Esta opcin permite generar y guardar fsicamente el Archivo de peticin de activacin del sistema en la ubicacin o ruta que indiques, para que posteriormente desde otra computadora que s cuente con acceso a Internet se acceda a la pgina www.aspel.com.mx/claves y se deposite este archivo. En esa misma pgina se obtendr un archivo de respuesta de activacin. Finalmente ser necesario regresar al equipo donde se instal el sistema, acceder nuevamente al Asistente de Activacin y elegir la opcin Procesar una solicitud de activacin previa para concluir con la activacin del sistema.
Al activar el botn Siguiente, el paso que se presenta en el asistente es: Nombre de archivo para la solicitud de Activacin el Sistema. Mensajes de error que se despliegan en el proceso de activacin Temas relacionados Selecciona el mtodo a utilizar para activar el sistema Indicar el Nmero de Serie y el Cdigo de Activacin del Sistema Datos de Registro del Cliente Nombre de archivo para la solicitud de Activacin del Sistema Resumen de la informacin Procesar la solicitud de Activacin del Sistema Finalizacin del Asistente para la Activacin del Sistema
Nombre de archivo para la solicitud de Activacin del Sistema Manejo Esta ventana se presenta cuando la peticin de activacin se realizar desde otro equipo y su funcin consiste en guardar fsicamente el archivo de peticin de activacin en una ruta; por omisin se sugiere la ruta del Directorio de Archivos Comunes, (por ejemplo: C:\...\Archivos de programa\ Archivos comunes\ Aspel\ Sistemas Aspel\ SAE4.50). El nombre sugerido para el archivo por omisin se arma con el nmero de serie del sistema a activar junto con la terminacin Reqasp, pero puedes modificarlo. Este archivo deber depositarse en la pgina www.aspel.com.mx/claves. Al finalizar el proceso, obtendrs el archivo de respuesta.
Presiona el botn "Siguiente" para continuar con el Asistente. Temas relacionados Selecciona el mtodo a utilizar para activar el sistema Indicar el Nmero de Serie y el Cdigo de Activacin del Sistema Datos de Registro del Cliente Peticin de Activacin del Sistema Resumen de la informacin Procesar la solicitud de Activacin del Sistema Finalizacin del Asistente para la Activacin del Sistema
Resumen de la informacin Manejo En este paso se presenta un resumen de la informacin proporcionada la cual es indispensable para el registro y activacin del sistema. Estos datos son empacados y enviados a Aspel, por lo que es importante que los verifiques para que en caso de que existan datos errneos puedas regresar al paso donde se solicitaron y proporcionarlos nuevamente. Si la informacin es correcta, selecciona el botn Activar. Recuerda que esta ventana se presentar independientemente del tipo de Activacin elegida, es decir, para Activacin en lnea o para Procesar una solicitud de Activacin previa. Si el proceso que ests ejecutando es Solicitar archivo de peticin para enviarlo desde otro equipo, en lugar del botn Activar estar disponible el botn Guardar, selecciona este botn para que el archivo de peticin sea grabado en la ruta que especificaste en el paso anterior Nombre de archivo para la solicitud de activacin del sistema.
Mensajes de error que se despliegan en el proceso de activacin Temas relacionados Selecciona el mtodo a utilizar para activar el sistema Indicar el Nmero de Serie y el Cdigo de Activacin del Sistema Datos de Registro del Cliente Peticin de Activacin del Sistema Nombre de archivo para la solicitud de Activacin del Sistema Procesar la solicitud de Activacin del Sistema Finalizacin del Asistente para la Activacin del Sistema
Procesar la solicitud de Activacin del Sistema Manejo Esta ventana se despliega nicamente si como forma de activacin se eligi la opcin Procesar una solicitud de Activacin previa (disponible en el primer paso del Asistente) y en ella debers indicar el archivo de respuesta que fue proporcionado en www.aspel.com.mx/claves al enviar el archivo de peticin para la activacin del sistema. Con el botn Examinar ubica el archivo de respuesta Para continuar con la activacin oprime el botn Siguiente.Al concluir este proceso, el siguiente paso en el asistente ser: Finalizacin del Asistente para la Activacin del Sistema. Al concluir este proceso, el siguiente paso en el asistente ser: Finalizacin del Asistente para la Activacin del Sistema.
Mensajes de error que se despliegan en el proceso de activacin Temas relacionados Selecciona el mtodo a utilizar para activar el sistema Indicar el Nmero de Serie y el Cdigo de Activacin del Sistema Datos de Registro del Cliente Peticin de Activacin del Sistema Nombre de archivo para la solicitud de Activacin del Sistema Resumen de la informacin Finalizacin del Asistente para la Activacin del Sistema
Finalizacin del Asistente para la Activacin del Sistema Una vez concluido el proceso de activacin y dependiendo de la forma de activacin (en lnea o mediante otro equipo con acceso a Internet), se desplegar una ventana informando del xito del proceso, dependiendo de la forma de activacin se desplegar la siguiente informacin: En lnea. Si la activacin fue satisfactoria se informar de su xito, en caso contrario se informar la razn por la cual fall el proceso y no se realiz la activacin del sistema. Mediante otro equipo con acceso a Internet. Se informar del xito de la generacin del archivo de peticin y se presentarn los pasos que debes seguir para obtener el archivo de respuesta desde la pgina aspel.com. Con el botn Imprimir, podrs obtener un reporte con la descripcin de dicho procedimiento. Al terminar el Asistente de activacin, se desplegar la ventana Abrir empresa que te permitir acceder al sistema. Notas Para mayor informacin acerca de los mensajes que se despliegan en esta opcin, revisa el tema: Mensajes de error que se despliegan en el proceso de activacin Temas relacionados Selecciona el mtodo a utilizar para activar el sistema Indicar el Nmero de Serie y el Cdigo de Activacin del Sistema Datos de Registro del Cliente Peticin de Activacin del Sistema Nombre de archivo para la solicitud de Activacin del Sistema Resumen de la informacin Procesar la solicitud de Activacin del Sistema
Mensajes de error que se despliegan en el proceso de activacin Manejo Durante la activacin se pueden presentar mensajes informativos indicando algn aspecto importante sobre el proceso. A continuacin se enlistan los principales mensajes que se pudieran presentar en este proceso junto con las recomendaciones o puntos a revisar, con la finalidad de orientarte para la solucin del problema. Si persiste el problema te invitamos a contactar a nuestro equipo de soporte tcnico. Para su mejor ubicacin, los mensajes estn agrupados dependiendo del lugar donde se pudieran presentar. Activacin proceso en general Mensaje Recomendacin El Sistema no ha sido instalado Utiliza tu CD para Reinstalar o Reparar. adecuadamente... Por favor, intenta reinstalar el sistema. El nombre de la empresa contiene caracteres El nombre de la Empresa contiene caracteres invlidos como los smbolos de invlidos. puntuacin. El nombre de la empresa es menor de 4 caracteres o el nombre de la empresa esta vaco. El RFC es incorrecto Ocurre cuando el RFC esta vaco o cuando ha sido escrito de forma incorrecta, por ejemplo no cumple con la longitud establecida o la fecha (del RFC) no es valida.
Proporciona el nombre del Responsable de la El mensaje se presenta porque el campo est marcado como requerido y no se Empresa. especific ningn valor, es decir, se qued vaco. La direccin electrnica es incorrecta. Proporciona la Clave Lada Proporciona el Nmero de telfono Verifica que lo proporcionado como e-mail sea vlido. Verifica que los campos marcados como requeridos no estn vacos. Verifica que los campos marcados como requeridos no estn vacos.
El Sistema no se encuentra Este mensaje se presenta cuando el nombre de la empresa registrado a Nombre de que est solicitando la activacin del sistema no coincide con <EmpresaSolicitante>. la de la empresa con la que inicialmente se registr el sistema. No fue posible hacer la Activacin del Ocurre al momento de ingresar el archivo de respuesta de Sistema, por favor comunquese con activacin del Sistema y el archivo no es vlido. Soporte Tcnico. El Nmero de Serie y/o el Cdigo de Verifica que el Nmero de Serie y Cdigo de Activacin Activacin proporcionados son escritos son los que vienen en tu Certificado de Autenticidad o incorrectos. es el que Aspel t proporcin para activar el sistema en renta El Nmero de Serie se encuentra Para este caso comuncate con Soporte tcnico. Cancelado o Suspendido, por favor, comunquese con Soporte Tcnico. Activacin desde otro equipo Mensaje Recomendacin Ocurri un Error al intentar leer el El archivo se encuentra daado o no es el que se gener en la Archivo de Respuesta de Activacin. activacin del sistema. Por favor, verifique que sea el archivo correcto. El nmero de serie es incorrecto. El nmero de serie que ests proporcionando para la activacin no corresponde. Verifica que el nmero de serie sea exactamente igual al incluido en el certificado de autenticidad del Sistema.
Por favor, proporciona la Ruta de Ocurre cuando se escribe una ruta de directorio invlida, o Acceso y el Nombre del Archivo de cuando no se escribe el nombre del archivo donde se va a Peticin de Activacin. guardar el Archivo de Peticin de Activacin. El Archivo de Respuesta de Se da en el momento en que se quiere activar el sistema con Activacin (nombre_archivo) HA un archivo de respuesta de activacin, que no corresponde al CADUCADO. Debers generar un perodo de Activacin del Sistema o se encuentra en otra ruta. nuevo Archivo de Respuesta de Activacin vlido. El archivo (nombre_archivo) no Ocurre cuando se quiere activar un sistema con un archivo de
corresponde al Archivo de Activacin respuesta de activacin que no corresponde al equipo donde de este equipo. Este archivo de se gener el archivo de peticin de activacin. Activacin slo puede ser utilizado en el equipo: (nombre_equipo) El archivo (nombre_archivo) no Se presenta cuando: (a) Se proporciona un archivo de corresponde al archivo de respuesta respuesta invlido o que ha caducado, (b) El archivo de de activaci n de este Sistema. respuesta de activacin es vlido, fue generado para ese equipo pero no corresponde al sistema que se quiere activar, por ejemplo: se proporciona un archivo de Aspel-COI en AspelSAE. Por favor, proporciona la Ruta de Ocurre cuando se escribe una ruta de directorio invlida, o Acceso y el Nombre del Archivo de cuando no se escribe el nombre del archivo de donde se van a Respuesta de Activacin. leer los datos de respuesta de activacin. No se pueden guardar los datos en el Ocurre cuando se proporciona un directorio que no existe, es archivo (nombre_archivo) en la ruta decir, invlido (cuando contiene caracteres invlidos) o no se especificada. tiene permiso de escritura en dicho directorio. No fue posible imprimir instrucciones, verifica que impresora est lista. Activacin en lnea Mensaje las El error puede deberse a que la impresora no est en lnea, la est apagada o es un recurso compartido en la red que no est accesible en la computadora donde se solicit el proceso.
Recomendacin
No es posible establecer una Este mensaje se presenta cuando no se tiene una conexin de conexin en este momento con el Internet activa en el momento en que se solicit el proceso o Servidor Aspel, por favor, intenta cuando se suspendi el servicio momentneamente. ms tarde. Error 503 en la conexin... XML Este mensaje se despliega cuando se usa Internet Explorer document must have a top level 7.0, para este caso ser necesario desactivar la opcin "check element. Line 0. for server certificate revocation" ubicado en: Men Herramientas/opciones de Internet/pestaa "Opciones Avanzadas". Actualizacin y enlace de sistemas Mensaje Recomendacin No es posible realizar una Actualizacin con los nmeros de serie proporcionados pues no corresponden al mismo sistema. El Nmero de serie <SerieAnterior> ya no puede ser usada para Actualizar, ya que no le restan usuarios. Ocurre cuando al tratar de realizar una actualizacin de sistemas, los nmeros de serie proporcionados (Nuevo y Anterior) no son del mismo sistema, por ejemplo uno es de Aspel-SAE y el otro de Aspel-COI. Se presenta cuando el nmero de serie de la versin anterior que se est utilizando para actualizar usuarios, ya ha sido utilizada con anterioridad y todos los usuarios ya han sido actualizados, es decir, su capacidad para actualizar usuarios ya es 0 (Cero).
Imposible realizar la Actualizacin, Se presenta cuando la Serie de la versin anterior del sistema existe una diferencia en la cantidad ya ha sido utilizada con anterioridad y ya no cuenta con de usuarios que quiere actualizar y capacidad de usuarios para actualizarse, es decir, se solicitan los disponibles en la Serie Anterior. ms usuarios de los que se pueden todava actualizar. Ambos Nmeros de Serie Se presenta cuando se quiere actualizar usando un nmero de corresponden a la misma versin. serie de la misma versin, es decir, el nmero de serie actual y el anterior son del mismo producto o versin. Peticin de Activacin denegada, se Se presenta cuando se excede el lmite de activaciones ha excedido el lmite permitido de permitidas para el nmero de serie del sistema a registrar. PCs en las que puede Activar el Sistema. Activacin sistema en renta Mensaje Recomendacin No es posible realizar otra Sucede cuando se intenta hacer una segunda activacin de un Activacin durante el mismo nmero de serie en otra computadora y an se encuentra activa perodo para un sistema en Renta. y/o vigente para la PC que originalmente la activ.
Temas relacionado Proceso de activacin del sistema Activacin del sistema
Validacin y reactivacin de un sistema Acceso Men Utileras / Activar Sistema Manejo El sistema requiere de una validacin de uso, que dependiendo de la modalidad tiene un manejo diferente: Validacin de un sistema en modalidad tradicional o normal El Sistema requiere de una "Validacin de Uso" semestral a partir de su Activacin para continuar en operacin. Esto significa que seis meses calendario despus de haber realizado el "Proceso de Activacin", se debe repetir este proceso para re-activar el sistema. De esta forma, la "Validacin de Uso" consiste en acceder al sistema y a travs del Asistente de Activacin conectarse va Internet con Aspel de Mxico para obtener un "Archivo de respuesta de Validacin". Al igual que la Activacin, la "Validacin de Uso" se puede realizar en lnea desde la computadora en la que se tiene instalado el sistema o a travs de un equipo de cmputo diferente. Tienes un perodo de gracia de 30 das para llevar a cabo la "Validacin de Uso" del sistema. Durante ese perodo, el sistema notificar los das que restan para llevar a cabo este proceso. Si al finalizar el perodo de gracia no se ha llevado a cabo la "Validacin de Uso", el sistema suspender su operacin normal hasta que se lleve a cabo dicho proceso. Validacin de un sistema en modalidad de renta La validacin del programa en modalidad de renta es un proceso que el sistema Aspel realiza cada mes para cerciorarse de la vigencia de la renta. El proceso de validacin, consiste en acceder al programa al dilogo de "Activar sistema" y seguir los mismos pasos que realizaste desde el Asistente de activacin la primera vez que lo activaste. De esta forma se recibir la autorizacin para permitir la operacin del sistema durante otro mes de trabajo. Una vez confirmada la vigencia, el sistema inicia operaciones normalmente. Transcurrido el mes de vigencia cuentas con un periodo de gracia de 15 das (a excepcin de Aspel-COI donde son 10 das nicamente) para realizar la validacin mensual (tambin conocida como reactivacin) Al termino del periodo de gracia si la validacin mensual no se ha realizado, el sistema dejar de operar trabajando en modo de lectura, es decir, se podr consultar la informacin registrada pero no se permitir agregar nuevos registros. Observaciones Independientemente del nmero de meses pagados, al momento de contratar el servicio de renta, despus de haber concluido un mes de renta es necesario realizar el proceso de Validacin. Dado que con el proceso de validacin se verifican los derechos del sistema, en ese momento podrs realizar procesos como: Modificar cualquier informacin proporcionada para el registro al activar el sistema por primera vez o en validaciones subsecuentes, de tal forma que se mantenga actualizada la informacin registrada en aspel.com Para mantener la continuidad en el uso de los sistemas Aspel en renta, es necesario estar al corriente en el pago. Cuando la vigencia de la renta haya caducado, el sistema mandar avisos por medio de mensajes indicando la proximidad del fin del periodo de gracia. Asistente para la activacin del sistema Mensajes de error que se despliegan en el proceso de activacin
Revisa cuntos usuarios tienes permitidos Acceso
l Men Ayuda / Acerca de SAE Manejo En esta ventana podrs consultar cuntos usuarios tiene registrado el sistema Aspel-SAE que instalaste. Por omisin tienes derechos de uso para un usuario, posteriormente podrs adquirir licencias de usuarios adicionales para incrementar el nmero de usuarios que pueden acceder al mismo tiempo al sistema.
Incrementa el nmero de usuarios del sistema Mensajes de error que se despliegan en el proceso de activacin
Incrementa el nmero de usuarios del sistema Manejo Cuando compras un sistema Aspel adquieres derechos para 1 usuario y puedes dar de alta hasta 99 empresas. Por lo que si necesitas que varios usuarios a la vez accedan al sistema, debers adquirir licencias de usuarios adicionales en las siguientes modalidades: l 1, 2, 5 10 Usuarios: En estas modalidades solamente se incrementa el nmero de usuarios que accedern de manera concurrente al sistema. l Para el caso de versiones en Renta, podrs adquirir tantos usuarios adicionales como necesites en la pgina http://www.aspel.com.mx Para mayor informacin acerca de los precios, comuncate con tu Distribuidor autorizado o consulta en Internet la pgina http://www.aspel.com.mx Nota Una vez adquiridos tus usuarios adicionales debers enlazarlos al primer nmero de serie que compraste para tu sistema y posteriormente debers realizar el proceso de Activar sistema para incrementar el nmero de usuarios permitidos en el programa. Actualizacin y enlace de Sistemas
Actualizacin y enlace de Sistemas Qu es En versiones normales o tradicionales, el enlace de usuarios adicionales te permitir aadir derechos de uso al primer nmero de serie adquirido, es decir, si adicionalmente a la compra de tu paquete original, adquiriste licencias de usuarios adicionales con el fin de incrementar el nmero de usuarios que pueden acceder al mismo tiempo al sistema, debers realizar este proceso para enlazar al paquete original la o las licencias adicionales. Esta operacin debe realizarse directamente en la pgina www.aspel.com.mx. Tambin en la pgina www.aspel.com.mx podrs enlazar tus nmeros de serie de actualizaciones. Para mas informacin, accede a aspel.com / Productos / Registra tu sistema. Las opciones disponibles en la pgina son: l Para una Actualizacin del sistema se relaciona el nmero de serie del sistema en su nueva versin con el nmero de serie del sistema en su versin anterior l Para habilitar Usuarios Adicionales se tendr que relacionar el nmero de serie de cada licencia de usuario adicional con el nmero de serie del paquete base. Esencial Para llevar a cabo el "Enlace de Nmeros de Serie", es necesario tener a la mano el Certificado de Autenticidad del Sistema (modalidad 1 usuario- 99 empresas) y el Certificado de Autenticidad de Usuarios Adicionales (modalidad 1, 2, 5 10 usuarios). Si se trata de una actualizacin del sistema, adems se debern tener los Certificados de Autenticidad del sistema y los usuarios Adicionales, correspondientes a la versin anterior o en su caso el nmero de serie y cdigo de activacin de cada uno. Para proporcionar adecuadamente la informacin requerida durante el proceso de enlace, es importante distinguir a qu modalidad pertenece cada certificado, lo cual se puede realizar a travs de la leyenda que cada uno tenga impreso en la parte de "Producto": Sistemas Aspel-SAE, Licencias de Usuarios Adicionales, una actualizacin del sistema o Actualizaciones de las licencias de usuarios adicionales. Manejo Para enlazar una Licencia de Usuarios Adicionales, se debern realizar los siguientes pasos: 1. Acceder a la pgina www.aspel.com.mx/enlace. 2. Indicar el Nmero de serie y Cdigo de Activacin del sistema los cuales se encuentran en el Certificado de Autenticidad respectivo. 3. 4. 5. Indicar el Nmero de serie y Cdigo de Activacin de una de las Licencias de Usuarios Adicionales, datos que se encuentran en el Certificado de Autenticidad de la licencia de Usuarios Adicionales. Seleccionar la liga "Enlazar". En caso de que el sistema identifique que se trata de Nmeros de serie correspondientes a una Actualizacin, presentar una nueva pgina donde solicitar los Nmeros de serie de la versin anterior. Una vez indicados los datos, se debe elegir la liga "Enlazar" En cuanto se haya procesado la informacin, se presentar una pgina en la que se informar que el proceso se ha realizado exitosamente, en caso de no concluir exitosamente se recomienda intentarlo ms tarde o bien comunicarse a Soporte Tcnico. Si se adquirieron varias licencias de usuarios adicionales se tendr que repetir del paso 1 al 6 por cada una de las licencias. Una vez que se enlazaron exitosamente todos los nmeros de Serie de las Licencias de Usuarios Adicionales, debers acceder al asistente de Activacin del sistema Aspel para realizar el proceso de Activacin correspondiente. Por ultimo debers acceder en la PC Servidor a la opcin "Servidor de licencias" del men Utileras, para indicar al sistema que ese equipo ser el servidor de licencias, y con esto el sistema identifica el equipo que permitir o negar el acceso a los usuarios de las estaciones de trabajo.
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Procedimiento de Instalacin Esencial Para el caso de las versiones en renta, si lo que requieres es incrementar el nmero de usuarios adicionales que pueden acceder concurrentemente al sistema, podrs adquirir tantos usuarios adicionales como necesites accediendo a http://www.aspel.com.mx y una vez adquiridos debers ejecutar el proceso de activacin del sistema para incrementar el nmero de usuarios permitidos en el programa. Para mayor informacin, consulta el tema "Contratacin del servicio de renta " ubicado en el archivo de ayuda del sistema. Temas relacionados Asistente para la activacin del sistema Validacin y reactivacin de un sistema
Servidor de licencias Acceso
l Men Utileras / Servidor de licencias Qu es En esta ventana podrs indicarle al sistema que permita la conexin de usuarios simultneos, lo que llamamos trabajo en Red. Manejo Para habilitar este servicio es requisito que el sistema se encuentre activado y se haya enlazado por lo menos una licencia de usuarios adicionales, de tal forma que se tengan habilitados para el nmero de serie los derechos para ms de un usuario, recuerda que el paquete base proporciona solamente derechos para un usuario.
Actualizacin y enlace de Sistemas Una vez realizado el proceso de enlace y activacin del sistema para que reconozca los nuevos derechos de los usuarios adicionales, en el equipo servidor debers acceder al men Utileras \ Servidor de licencias y seleccionar el campo "Activar el servicio de licencias de usuarios adicionales". De esta forma le indicars al sistema que permita el acceso concurrente a los usuarios que la licencia enlazada especifique. Despus de activar este servicio, ser necesario finalizar la sesin del sistema para que al acceder nuevamente el programa detecte la nueva configuracin. Una vez realizado esta operacin las estaciones de trabajo podrn acceder al sistema y operar normalmente previa instalacin de cada una de las estaciones de trabajo. Es importante considerar que si deshabilitas el campo "Activar el servicio de licencias de usuarios adicionales", los usuarios que en ese momento estn conectados ya no podrn seguir trabajando en el sistema, suspendindose el servicio de conexin en red. Ayuda del Monitor de Licencias de Usuarios Aspel Temas relacionados Actualizacin y enlace de Sistemas
Asistente para configurar una empresa Acceso l Al momento de acceder al sistema l Men Utileras / Nueva empresa (si el sistema no est activado) Men Utileras / Modificar empresa Qu es El objetivo de este asistente es ayudarte a configurar fcilmente tu empresa, definiendo ciertos parmetros que son indispensables para empezar a trabajar con el sistema SAE. Si eres usuario de SAE de otras versiones (2.0, 2.5, 2.6 3.0) el sistema te permitir traducir la informacin que tenas registrada en dicho sistema. Este asistente se presentar cada vez que accedas al sistema y una vez utilizado para crear o configurar la base de datos, slo podrs acceder a l posteriormente desde el Men Utileras / Agregar empresa y para el caso en el que el sistema todava no est activado el Men Utileras / Modificar empresa . El asistente podr ser cancelado en cualquier momento sin que esto afecte la configuracin de la empresa, ya que podrs realizarla posteriormente sin ningn problema. En trminos generales mediante el asistente podrs: l Configurar los datos de tu empresa l Si eres usuario de otras versiones podrs, importar y/o traducir los parmetros de la empresa, datos de la misma y los perfiles de usuarios. l Definir los parmetros de tu empresa, dar de alta a los usuarios, as como definir sus perfiles (opciones a las que tendrn acceso). l Crear tu base de datos Manejo Aspel Al momento de acceder a tu sistema Aspel-SAE despus de la ventana de Activacin del sistema, te invitaremos a configurar tu empresa mediante el asistente de configuracin, para empezar con la configuracin selecciona el botn "Si", para realizar posteriormente este proceso selecciona "NO".
Algo que debes tener muy encuenta, es que no podrs configurar o dar de alta mas empresas si el sistema todava no ha sido activado. Para el caso de la traduccin, si el sistema de la versin 4.6 ya est activado, pero la empresa o sistema de la versin anterior no, el sistema permita realizar la traduccin sin problema alguno. Los pasos a seguir para configurar tu empresa mediante el asistente, son los siguientes: Paso 1. Seleccin de la opcin a realizar (Traducir una versin anterior o crear nueva empresa) Paso 2. Registro de la informacin de la empresa Paso 3. Traduccin o definicin de parmetros del sistema Paso 4. Traduccin de datos y confirmacin de parmetros Paso 5. Traduccin o definicin de perfiles del usuario Notas l Todos los pasos del asistente tienen como finalidad ayudarte a definir todo lo necesario para que el sistema trabaje de acuerdo a los requerimientos de tu empresa, pero si te faltara definir algn punto, o tienes dudas, no te preocupes; posteriormente dentro del sistema podrs definir la informacin que te haga falta; en cada seccin del ayuda del asistente se te indicar donde puedes consultar y modificar el campo en cuestin.
El proceso del Asistente podr ser cancelado en cualquiera de los pasos que el mismo contiene y si decidiste cancelar el proceso, el sistema te enviar la ventana de acceso al sistema, es decir el dilogo de Abrir empresa. l Si creas y configuras tu empresa con este asistente, el sistema se abrir con la base de datos generada desde este asistente, en caso de haber cancelado este asistente el sistema trabajar temporalmente con una base de datos Ejemplo hasta la creacin de tu base de datos. Instalacin automtica Acceso al sistema
l
Seleccin de la opcin a realizar (Traducir una versin anterior o modificar datos de una empresa) Qu es En este paso debers indicar si eres un usuario que ya cuenta con una versin del sistema Aspel-SAE versin 3.0, 2.6, 2.5 2.0. Si es ese el caso, podrs retomar la informacin generada y/o definida en dicha versin, como pueden ser: datos de configuracin, perfiles de usuarios, etc. Este proceso lo tendrs que realizar para cada empresa que hayas manejado en la versin anterior y que deseas seguir administrando en esta versin o para cada empresa que desees dar de alta. La ventana que se despliega en este paso es la siguiente:
Campos de esta ventana Campo Descripcin Traducir empresa Si eres un usuario de Aspel-SAE de otras versiones, esta opcin te ser de utilidad para retomar la informacin de una versin generada en la versin anterior y usarla en esta nueva versin del sistema, proporciona los datos que a anterior continuacin se solicitan: Selecciona la versin del sistema Aspel-SAE que tengas instalado, ya sea la 3.0, 2.6, 2.5 2.0 segn corresponda. Ruta donde est instalado tu SAE anterior Esta ruta es indispensable para obtener los parmetros del sistema y perfiles definidos a los usuarios de la empresa en la versin anterior. Crear empresa nueva Selecciona esta casilla si eres un usuario nuevo de Aspel-SAE o deseas una nueva empresa con su base de datos. Para este caso, se debe considerar que mientras el sistema no est activado, no podrs dar de alta ms empresas de la empresa invlida proporcionada por omisin por el sistema.. La razn social de la empresa con la que se activa el sistema, no necesariamente es la razn social de la o las empresas que se registrarn en el sistema.
Modificar empresa Esta leyenda o campo slo aparece cuando el sistema no ha sido activado an, dando a entender que slo podrs modificar los datos definidos para la empresa INVALIDA (a excepcin de la razn social). Posteriormente cuando el sistema ya est activado, el campo que aparecer ser "Crear nueva empresa" antes explicado. Para continuar con el asistente, selecciona el botn "Aceptar" y sigue el orden de los pasos. Problema y solucin Te dice que "la ruta que especificaste no Es indispensable que la ruta indicada en el campo "Ruta donde est instalado tu SAE contiene ningn archivo de empresa, anterior" corresponda o contenga la versin de SAE, ya que con este dato se basar el verifcala e intenta de nuevo". asistente para configurar la nueva versin de Aspel-SAE. Temas relacionados Registro de la informacin de la empresa
Datos de identificacin de la empresa Qu es Desde este paso podrs indicarle al sistema datos importantes de la empresa. Es importante que realices el cambio de la razn social por la de tu empresa, pero esto slo lo podrs realizar hasta que el sistema est Activado. Recuerda que el nombre o razn social de la empresa se muestra en todos los reportes y documentos que emitas dentro del sistema, si el sistema ya est activado se propone la razn social anotada desde dicho proceso, pero podrs cambiarla si as lo requieres sin que este cambio afecte los datos proporcionado al momento de la activacin del sistema. La ventana que se despliega en este paso es la siguiente:
Manejo l Si seleccionaste "Traducir informacin de una versin anterior",; si tu empresa todava no est registrada te invitamos a correr el proceso de Activacin. l Si seleccionaste "Crear nueva empresa", el sistema ya debe de estar activado para que puedas modificar la razn social de la empresa, de lo contrario slo podrs modificar los datos generales de la empresa, los parmetros de configuracin y definir o modificar los perfiles del usuario. l Si seleccionaste "Modificar empresa", para este caso, cuando el sistema no ha sido activado an, slo podrs modificar los datos generales de la empresa, los parmetros de configuracin y definir o modificar los perfiles del usuario y slo para la primera empresa denominada "EMPRESA INVLIDA". Para dar de alta ms empresas dirgete a la opcin Datos de la empresa Campos de esta ventana Campo Descripcin No. de Empresa Campo informativo. Este nmero es asignado consecutivamente por el sistema y no podrs modificarlo. Cuando se trate de la creacin de una Nueva empresa, corresponder al consecutivo siguiente de las empresas registradas. Cuando se trate de Traduccin de la empresa se seguir de la misma forma, es decir el sistema propone el nmero consecutivo de la empresa a traducir por lo que debers traducir en orden las empresa, correspondiendo para la empresa uno de la versin anterior la empresa uno de la versin nueva. Por lo que no podrs traducir los datos de la segunda empresa si todava no se ha llevado a cabo la traduccin de la primera empresa. Campo informativo. Nmero de serie del paquete adquirido, nmero que se proporciona al activar el sistema. Si eres usuario de una versin anterior, por omisin se mostrar el nombre con el que se registr la empresa en la versin anterior. Si ya activaste el sistema podrs modificar la razn social de esta empresa, slo debers tomar en cuenta que si el sistema an no ha sido activado, aunque en este campo se proponga la razn social de la empresa de la versin anterior, al grabar los datos en este
No. de serie
Razn social
nueva versin el nombre de empresa que se manejar ser la de la Empresa Invlida. Si eres un usuario nuevo, proporciona el nombre o razn social de la empresa a registrar. Direccin Poblacin R.F.C. Anota la ubicacin de la empresa. Anota la poblacin de la empresa. Este dato ser impreso en diversos reportes, el cual har tus listados an ms completos.
Registro Anota este dato el cual podr ser impreso en algunos reportes, con lo que se tendr informacin Estatal ms completa. Observaciones Si eres usuario SAE de otras versiones, en algunos campos se proponen los datos que se registraron en la versin anterior. Para continuar con la configuracin, selecciona el botn "Aceptar" y sigue el orden de los pasos. Temas relacionados Traduccin o definicin de parmetros del sistema
Traduccin o definicin de parmetros del sistema Qu es Si eres usuario SAE de otras versiones, desde este paso podrs consultar los parmetros de configuracin propios de la empresa que indicaste en la ventana anterior, y que se considera como empresa a traducir; los cuales pueden ser utilizados para definir los datos para la empresa en esta nueva versin. Si eres un usuario nuevo, podrs definir los parmetros de configuracin para que tu empresa empiece a trabajar de manera correcta, apegada a sus necesidades de operacin. En trminos generales podrs importar o configurar lo siguiente: l Parmetros generales ( multimoneda, redondeo de costos y montos, impuestos y descuentos, etc.) l Datos de la empresa (direccin, poblacin, Registro estatal, etc). l Manejo de Clientes y C x C. ( Clave secuencial, das de crdito, nmeros de conceptos, etc. ) l Manejo de proveedores y C x P (Clave secuencial, cuentas por pagar integrado, nmeros de conceptos, etc. ) l Inventarios ( Leyendas de impuestos, multialmacn, nmeros de serie repetidos, etc. ) l Facturas ( Facturar sin existencias, Alta de clientes en captura. etc. ) l Compras (Acumulado de compras en lnea, Alta de productos en captura, etc. ) l Cuentas contables (para ventas, almacn, impuestos por pagar, descuentos financieros ventas, etc.) l Aplicaciones asociadas (uso de calculadora, hoja de clculo, etc. ) l Grficas y copiado especial ( Valores) La ventana que se despliega es la siguiente:
Nota: Si es la traduccin de una empresa de versiones anteriores, la ventana lleva por ttulo "Traduccin de parmetros", pero si es una empresa nueva la que ests configurando, la ventana tiene el ttulo de "Configuracin". Campos de esta ventana Campo Descripcin Botn configurar Este botn despliega la ventana de Configuracin del sistema, con el fin de verificar o definir los parmetros que regulan el funcionamiento de cada uno de los mdulos del sistema ( Facturas compras, inventarios, proveedores, clientes, etc.) , para que una vez terminado este asistente puedas empezar a trabajar con tu sistema.
NOTA: Si eres usuario Aspel-SAE de otras versiones, en algunos campos se proponen los datos que se registraron en la versin anterior. Para continuar con la configuracin, selecciona el botn "Aceptar" y sigue el orden de los pasos. Tema relacionado Traduccin de datos y confirmacin de parmetros
Traduccin de datos y confirmacin de parmetros Si elegiste realizar la traduccin de empresas de otras versiones Este paso Traducir los archivos de datos de Aspel-SAE de las versiones 3.0, 2.6, 2.5 2.0 segn corresponda de manera automtica y trasparente. Antes de llevar a cabo este proceso te recomendamos que realices un respaldo de los archivos de datos y asegrate que no contengan errores de archivo e ndices; para verificar la integridad de los mismos ejecuta los procesos de recuperacin de archivos y regeneracin de ndices desde la versin donde se crearon. Ver Recuperacin de archivos Regeneracin de ndices Ventana de este proceso:
Campos para la traduccin de datos Campo Descripcin Directorio datos fuente de Indica la ruta del directorio donde se localizan los datos a traducir. Es decir, los generados en la versin anterior (3.0, 2.6, 2.5 2.0) y de la cual se tomar toda la informacin para empezar a trabajar con esta nueva versin de SAE.
Directorio de Indica la ruta donde se colocarn los datos ya traducidos. Debes tomar en cuenta que este directorio debe datos destino corresponder al directorio donde se desea estn los datos de tu empresa para trabajar con la versin de Aspel-SAE 4.6. Traduccin de archivos Al trmino de la traduccin de los datos, se presenta la ventana de traduccin de los perfiles de usuarios. Si ests agregando una nueva empresa Se presentar la ventana de confirmacin de parmetros, donde se mostrarn algunos de los parmetros que definiste en el paso anterior (configuracin de parmetros). Campos para la confirmacin de parmetros Campo Descripcin Parmetros generales En este campo se pretende confirmar el manejo de los parmetros definidos en el paso anterior, los cuales son: Multialmacn. Este parmetro te permitir manejar ms de una bodega centralizando en una sola, los procesos de compra y distribucin a cada uno de los almacenes. Configuracin / Inventarios
Descuento comercial. Este campo es importante, ya que es el porcentaje de descuento que se propone al dar de alta los clientes y el cual se aplicar en la elaboracin de facturas. Configuracin / Parmetro generales Ruta de acceso Selecciona la ruta donde se crearn los archivos de datos para la empresa (directorio de trabajo). Verifica que sea la para datos correcta. Debes tener en cuenta que en esta ruta se grabar toda la informacin generada por tu empresa. Para cambiar esta ruta de trabajo, dirgete al mdulo de configuracin, apartado Parmetros generales. Campos Directorio Especifica la unidad de disco, directorio o subdirectorio donde se almacenarn los archivos de datos de tu empresa. Si el directorio de trabajo seleccionado se encuentra vaco o lo acabas de crear desde el explorador de Windows, el paso siguiente ser acceder al mdulo de Control de archivos y generar la BD mediante la opcin Instalacin Automtica. Este campo se configurar automticamente si utilizaste el asistente de configuracin para configurar tu empresa o algn proceso equivalente para la creacin de la base de datos, para mayor informacin consultar los temas: Instalacin automtica y Acceso al sistema. Formato Selecciona el formato en la cual est estructurada la base de datos indicada en el campo anterior. Si el directorio de trabajo seleccionado se encuentra vaco, es decir, an no han sido creados los archivos de datos podrs indicar el formato en el cual deseas que sean creados dichos archivos mediante la opcin Instalacin Automtica ubicada desde Control de archivos. Alias Selecciona el alias del formato indicado en el campo anterior. Este dato solo lo podrs indicar si el formato especificado no es nativo, es decir, de tipo servidor. Para que este alias este disponible, debers realizar lo siguiente: 1. Instala un cliente SQL 2. En el cliente SQL debiste dar de alta o configurar tu servidor. 3. Crear la base de datos en el servidor (sin datos) 4. Crear un Alias de tipo SQL en el BDE admin. apuntando a la base de datos creada con anterioridad desde el servidor SQL. Nota: Estas indicaciones son para el caso en que el formato seleccionado sea MSSQL. Una vez realizado lo anterior, el Alias se listar de manera automtica en este campo, ya que Aspel-SAE lee directamente la informacin del BDE admin. Para continuar con la configuracin, selecciona el botn "Aceptar" y sigue el orden de los pasos.
Traduccin o definicin de perfiles Qu es Si eres usuario SAE de otras versiones Este paso Traducir los perfiles de usuario de Aspel-SAE, de manera automtica y trasparente. Antes de llevar a cabo este proceso te recomendamos que el archivo no est siendo utilizado, por algn usuario en la versin anterior. Importante: En esta versin se incorpora un nuevo mdulo de perfiles de usuarios, por lo que el proceso de traduccin slo conservar aquellos perfiles compatibles o vigente en ambas versiones. Para mayor informacin de este proceso de traduccin, dirgete a la explicacin del tema: Traduccin Perfiles de usuario Si en la versin anterior no se tiene registrado ningn usuario, al seleccionar el botn "Perfiles" el sistema mandar un mensaje indicando que no existen usuarios para traducir. Ventana de este proceso:
Nota: La informacin de esta ventana varia dependiendo si eres usuario de versiones anteriores, o si eres un usuario nuevo. Campos de esta ventana En ambos casos presenta los mismo campos: Campo Descripcin Botn Perfiles Si ests traduciendo los datos de una empresa, este botn despliega la ventana de Perfiles de usuario con el fin de visualizar los perfiles que sern traducidos de la versin anterior. Si previamente ya habas dado de alta usuarios, al momento de efectuar la traduccin de perfiles, el archivo de stos se sobreescribir con la informacin proveniente de dicha traduccin.
Nota: Una vez concluido este paso se mostrar un resumen, indicando la informacin que se actualizar de tu empresa.
Configuracin Acceso l Ventana principal, Men Utileras, opcin Configuracin. Qu es En esta opcin se definen las modalidades de configuracin para manejar la informacin y datos de tu sistema, las cuales puedes modificar para una operacin ms adecuada a tus necesidades (tu sistema viene configurado con algunas modalidades de operacin bsicas, las cuales se adaptan al manejo comn de las empresas mexicanas, pero puedes modificarlas).
Afecta Estos parmetros afectan directamente a la constitucin y funcionamiento de los Mdulos. Es decir que, cualquier modificacin, repercutir directamente en el manejo de tu informacin. Consulta los siguientes temas: Parmetros generales Clientes y CxC Proveedores y CxP Inventarios Facturacin Compras Cuentas contables maestras Aplicaciones asociadas Grficas y copiado especial
Configuracin / Datos de la empresa Acceso l Ventana principal, Men Utileras, Configuracin, opcin Datos de la empresa. Que es Aqu se muestra y configuras la informacin de los datos de la empresa, es decir los datos generales como ubicacin, R.F.C, clave maestra, etc. con la que el sistema se registr. Campos Campo Descripcin No. de Empresa Razn social Este nmero es asignado consecutivamente por el sistema y no puedes modificarlo. Nmeros de serie Campo informativo. Muestra la razn social de la empresa que se haya registrado como la Empresa 1, y ser la que en Aspel se encuentre catalogada como la propietaria del paquete, con todos los derechos sobre l. Si la empresa no est activada, la razn social que se mostrar en este campo ser la de "EMPRESA INVALIDA. S.A. DE C.V.". Datos de la empresa Por omisin el sistema te proporciona una imagen representativa de la empresa invlida, la cual podrs cambiar por el logotipo de tu empresa, mediante el bot n "Cambiar logo". Esta imagen u logo se incluir en todos los reportes QR2, siempre y cuando hayas definido una.
Cambiar logo
Botn "Cambiar Con este botn podrs indicar la ruta donde tienes almacenada o guardada la imagen de tu empresa. Entre los logo formatos en los que puede estar creado tu logo, se encuentran: gif, bmp, ico, jpg, entre otros. Direccin Poblacin R.F.C. Desde aqu puedes anotar o en su caso cambiar la ubicacin (direccin) de la empresa. Anota o cambia la poblacin de la empresa. Este dato ser impreso en diversos reportes, el cual har tus listados an ms completos. Lo anotado en este campo se propone en el campo RFC empresa. Anota este dato el cual podr ser impreso en algunos reportes, con lo que se tendr informacin ms completa.
Registro Estatal
Direccin fiscal Configura este botn si deseas expedir comprobantes fiscales digitales. detallada En esta ventana se solicitarn los datos de la direccin fiscal del emisor, domicilio fiscal y lugar de expedicin. Algunos datos son de caracter obligatorio y lo podrs identificar por que se anexa un recuadro ( ) junto al dato. Nota Si ya realizaste la activacin del sistema los datos proporcionados desde dicho proceso sern los que se sugieran en estos campos. Mdulo general de configuracin
Configuracin / Parmetros generales Acceso
l Ventana principal, Men Utileras, Configuracin, opcin Parmetros generales. Qu son Los parmetros que configuras desde esta opcin son condiciones generales que definirn el funcionamiento del sistema, sin importar el mdulo en que se est trabajando, es decir la configuracin de los que aqu se muestran no afectan a un mdulo en particular, sino a todo el sistema. Campos Campo Descripcin
Redondeo montos ($)
de Al marcar la casilla, el sistema no permitir capturar decimales en los campos donde se indican montos, de manera que todos los clculos se realizarn en cantidades enteras. Si no redondeas cantidades, al capturar contars con 5 decimales, mismos que se tomarn en cuenta para los clculos; aunque por razones de espacio en pantalla y reportes se presenten slo dos decimales, haciendo el redondeo correspondiente. NOTA: Es muy importante que sea consistente el parmetro de redondeo porque todas las operaciones que se realicen en el sistema, as como las cantidades que sean capturadas sern redondeadas. Si cambias esta definicin se pueden generar diferencias de aproximacin. a Esta casilla es semejante a la anterior, con la diferencia de que, al marcarla indica que slo se manejarn cantidades enteras en los costos de los productos. Las cantidades que se refieren a existencias no se ven afectadas por este parmetro. Parmetros de Inventarios
Redondeo costos
Caracteres compatibles con SAE-DOS Polticas descuento
Al activar esta casilla, el sistema te permitir observar aquellos caracteres provenientes de SAE-DOS, (letras acentuadas), sin que desvirte tu informacin. de Si no se marca la casilla, en los documentos de venta las polticas de oferta no podrn afectar al precio del producto, aun cuando estn activas o cumplan con las condiciones estipuladas.
C X C Cliente Si seleccionas esta casilla, tendrs una cuenta para el cliente MOSTR en el mdulo de Cuentas por cobrar, mostrador donde se almacenen todas las ventas hechas a clientes ocasionales, atendidos en mostrador, que no forman parte del catlogo de clientes regulares de tu compaa. NOTA: Si no la marcas, los clientes ocasionales podrn ser atendidos pero las ventas realizadas no se reflejarn en las Cuentas por cobrar. Multimoneda Al activar esta casilla el sistema activar todos los campos y procesos que permitan registrar movimientos en diferentes monedas, adems de la moneda base. Cuando esta casilla no est seleccionada, el campo Solicitar tipo de cambio aparece inhabilitado.
Solicitar tipo de Esta casilla estar disponible si el campo anterior (Multimoneda) fue habilitado. cambio Al habilitar esta casilla, cuando se accede a un modulo del sistema, se desplegar el catlogo de monedas, para que realices los cambios de la moneda para ese da y as el registro de operaciones est siempre actualizado. Mostrar imagen Si activas esta casilla la imagen del logotipo de SAE se mostrar en el fondo de la consulta principal de los en consulta diferentes mdulos del sistema cuando accedas a ellos. Globales Esquema Impuesto de Un esquema de impuesto es una combinacin de impuestos y tasas a aplicar sobre un producto, cada esquema de impuesto se identifica por su clave. La explicacin detallada de este concepto se encuentra en: Catlogo de esquemas de impuestos. La clave o nmero del esquema de impuesto que se asigne en este campo ser sugerido en el campo de Esquema en el alta de productos; de este modo, a cada artculo se le podr definir sus diferentes tasas de impuestos a aplicar al facturar o comprar. Asimismo, en el alta de los documentos del mdulo de Facturas y Compras, tambin se sugiere el nmero de esquema, de esa manera, el clculo de impuestos se realizar aplicando los porcentajes de impuestos definidos en el esquema del documento, sobre los precios de los productos, ignorando los impuestos definidos para cada uno de ellos. En el alta de documentos puedes
cambiar el esquema si as lo requieres, o tambin puedes cambiar la tasa para un impuesto en particular y para un producto. Si en el alta de documentos de facturas y de compras, indicas el valor "0" en el campo "Esquema" (en la cabecera del documento), el esquema que se considerar para calcular los impuestos, es el definido para cada uno de los productos dentro del mdulo de Inventarios. Catlogo de inventarios / Alta Nota: El esquema propuesto por el sistema tanto en la cabecera del documento como en las partidas del mismo, en los mdulos de Facturas y de Compras, podr ser editado siempre y cuando en el mdulo de configuracin / Facturas y/o Compras / Carpeta por partida, est habilitado el campo "Capturar en alta de documentos / impuesto". Los impuestos que se manejarn en cada esquema, as como el porcentaje que aplicar cada uno, se definen en el catlogo de esquemas de impuesto en el mdulo de Inventarios. Descuento comercial Lo indicado en este campo, se sugerir en el campo de "Porcentaje de descuento" en la carpeta Ventas del Catlogo de clientes al momento de dar de alta un cliente, facilitando el trabajo de captura.
Cajn de dinero Cajn instalado Sirve para indicar si se utilizar o no un cajn de dinero en el mdulo de Recepcin de pagos. Si quieres realizar cambios en Puerto o en Valor ASCII deber estar activado. Si est desactivado, los valores asignados al puerto y ASCII de apertur0.a, no tienen efecto. NOTA: Esta opcin te permite emular en el sistema la funcin de caja registradora, para operar dos aspectos muy tiles: el pago de facturas desde el mdulo de Facturas y Vendedores; y la opcin Caja del mdulo de Clientes y Cuentas por cobrar. Puerto Sec. escape de apertura, de inicio y de confirmacin Indica el nmero de puerto en tu equipo, en el que se conectar el cajn. Recuerda que los LPT son puertos paralelos y los COM son seriales. Selecciona del listado que se despliega al oprimir el botn . Si tu cajn de dinero necesita una tecla especial para abrirlo, es necesario definir aqu el cdigo ASCII que tiene dicha tecla. Puedes consultar el manual del dispositivo, o bien, consulta con tu distribuidor para obtener dicha secuencia. La posibilidad de utilizar un cajn de dinero desde Aspel-SAE, depende de si el sistema operativo tiene comunicacin con dicho dispositivo, por lo que antes de realizar la configuracin desde Aspel-SAE debes asegurarte que el cajn logra tener comunicacin con la PC, haciendo una prueba de apertura del cajn desde la lnea de comandos de DOS.
COI
Nmero de Debido a que con Aspel-SAE puedes tener una interfaz con el sistema Aspel-COI, lo cual te ofrece un control empresa COI ms detallado del estado financiero de tu empresa, es necesario que en este campo indiques el nmero de la empresa de Aspel-COI con la cual se establecer la interfaz con Aspel-SAE. De tal forma que la informacin de las plizas se registren en la empresa correcta. El sistema por omisin asigna el nmero uno cuando lo instalas. Este campo puede ser configurado por cada empresa que tengas dada de alta en Aspel-SAE. Ruta de acceso para datos Botn "Configuracin" En esta ventana podrs indicarle al sistema la ruta de trabajo para esta empresa. En esta ruta se registrarn todos los movimientos que realicen todos los usuarios registrados para dicha empresa. Campos de esta ventana Directorio de trabajo Especifica la unidad de disco, directorio o subdirectorio donde se almacenarn los archivos de datos de tu empresa. Si el directorio de trabajo seleccionado se encuentra vaco o lo acabas de crear desde el explorador de Windows, el paso siguiente ser acceder al mdulo de Control de archivos y generar la BD mediante la opcin Instalacin Automtica. Este campo se configurar automticamente si utilizaste el asistente de configuracin para configurar tu empresa o algn proceso equivalente para la creacin de la base de datos, para mayor informacin consultar los temas: Instalacin automtica y Acceso al sistema. Formato Selecciona el formato en la cual est estructurada la base de datos indicada en el campo anterior. Si el directorio de trabajo seleccionado se encuentra vaco, es decir, an no han sido creados los archivos de datos podrs indicar el formato en el cual deseas que sean creados dichos archivos mediante la opcin Instalacin Automtica
ubicada desde Control de archivos. Alias Selecciona el alias del formato indicado en el campo anterior. Este dato solo lo podrs indicar si el formato especificado no es nativo, es decir, de tipo servidor. Para que este alias este disponible, debers realizar lo siguiente: 1. Instala un cliente SQL 2. En el cliente SQL debiste dar de alta o configurar tu servidor. 3. Crear la base de datos en el servidor (sin datos) 4. Crear un Alias de tipo SQL en el BDE Administrator. apuntando a la base de datos creada con anterioridad desde el servidor SQL. Nota: Estas indicaciones son para el caso en que el formato seleccionado sea MSSQL. Una vez realizado lo anterior, el Alias se listar de manera automtica en este campo, ya que Aspel-SAE lee directamente la informacin del BDE Administrator. Aplicar Reforma Este parmetro por defecto est inhabilitado y se tendr la opcin de activarlo al iniciar una sesin con el sistema. Fiscal 2010 a CxC y Aviso de reforma fiscal. La activacin de este parmetro, le indica al sistema que opere en Recepcin de Pagos, CxP Alta de movimientos de cuentas por cobrar y Alta de movimientos de cuentas por pagar de manera especial al realizar pagos en fechas posteriores al 10 de Enero de 2010 para todos los documentos generados hasta diciembre del 2009 Para mayor informacin de los procesos que cambian al activar este parmetro, te recomendamos consultar el tema: Lo nuevo de esta versin. Pagos por Internet Al habilitar esta opcin tendrs la posibilidad de generar operaciones de pago con tarjetas de crdito y dbito de instituciones bancarias a travs de Internet mediante Terminales Punto de Venta (TPV). Verifica los servicios disponibles. Al seleccionar el proveedor VeriFone Access, se desplegar el siguiente mensaje "Para poder operar Pagos por Internet es necesario que previamente hayas contratado el servicio con VeriFone Access Transaction Service (VATS). (ms informacin en el Ayuda del sistema o en http://www.aspel.com.mx/pagoscontarjeta ) Est instalada la terminal (TPV) en este equipo?". Antes de activar este servicio en Aspel-SAE, debes haber contratado el servicio de VeriFone y haber instalado la terminal TPV en el equipo, de lo contrario, no podrs realizar las operaciones de pagos por Internet. En caso de que cumplas con ambos requisitos, da clic en S. Al Habilitar este servicio y salir de la ventana de configuracin de Aspel-SAE, cada vez que accedas al sistema, el servicio se cargar, por lo que Aspel-SAE tardar en iniciar unos momentos. Se recomienda verificar antes de acceder al sistema que el servicio de Internet est activo en la mquina. Si Deshabilitas este parmetro todas las formas de pago de tipo tarjeta quedarn deshabilitadas para operaciones en lnea. Importante Este servicio de Pagos por Internet (con VeriFone Access) no funciona por medio de Terminal Server, debido a que la Terminal Punto de Venta debe estar conectada fsicamente al puerto serial de la mquina que cuenta con el registro de la tienda. Para trabajo en red, este parmetro se deber activar solamente en las mquinas que vayan a manejar dicho servicio. Asimismo, por cada mquina, se deber contratar una terminal o tienda distinta y realizar el proceso de Registro/Recuperacin en cada una de ellas. Es recomendable que visites la pgina de Aspel en la seccin de pagos con tarjeta para mayor informacin, o bien, puedes revisar el tema Pagos por Internet con la empresa VeriFone Access.
Pagos por Internet con la empresa VeriFone Access
Mdulo general de configuracin
Configuracin / Clientes y CxC Acceso
l Ventana principal, Men Utileras, Configuracin, opcin Clientes y CxC. Campos Carpeta "Generales" Campo Descripcin
Clientes Clave secuencial
Si se elige Clave secuencial, al dar de alta a los clientes, el sistema asignar un nmero progresivo a cada uno de ellos. Con ello ser posible llevar un control exacto sobre el folio asignado. Pero si en tu empresa requieres que las claves contengan letras y nmeros o tienen un orden diverso, debes indicar que no se desea una numeracin secuencial no activando esta casilla, de esta manera podrs hacer una asignacin personal de claves. NOTA: Si eliges numeracin secuencial, se inhibe el campo de clave en el alta de clientes. Si no es secuencial, el campo estar activo para su captura.
Das Si acostumbras dar los mismos das de crdito a cada comprador, puedes definirlo aqu y ahorrarte trabajo al registrar comerciales de los clientes, ya que el dato aqu definido se sugerir en la ventana de alta de clientes. crdito Cuentas Cobrar por
Cuentas por cobrar CxC podr operar en forma integral con Facturacin; si se selecciona esta casilla al elaborar una factura se integrado generar automticamente una cuenta por cobrar para el cliente asociado a la misma, s se realiza una devolucin, se registrar una nota de devolucin o crdito, adems de que podrs registrar el pago inmediato, ya sea total o parcial de la factura. Si eliges trabajar en forma no integrada, el sistema no afectar, ni generar alguna cuenta por cobrar al momento de generar una factura; para que estos documentos tengan afectacin en los saldos del cliente, debes correr el proceso de Actualizacin de Archivos. El cambio de una forma de operacin a otra (integrado por no-integrado o viceversa), despus de haber trabajado con una forma en particular, puede afectar el clculo de los montos y provocar que no coincidan. Si lo haces se recomienda que ejecutes el proceso de la ventana Principal, men Utileras, opcin Actualizacin de archivos / Facturas a cuentas por cobrar. Actualizacin de archivos NOTA: Puedes trabajar con todos los mdulos que componen al sistema en forma conjunta o definir que algunos de ellos operen en forma independiente, lo que repercutir en el funcionamiento general del sistema. Una vez habilitado este campo, debers indicar la forma en la que dichos movimientos sern registrados, podrs elegir entre "Contra documento" o "Contra saldo". Contra documento Consiste en relacionar cada movimiento de cargo con sus movimientos de abono respectivos, por lo que es necesario que en todos los movimientos que introduzcas registres el nmero de documento con el que se relacionan. NOTA: Si consideras necesario modificar el tipo de manejo utilizado (de Contra documento a Contra saldo o viceversa) cuando ya cuentes con datos almacenados, ser indispensable que regeneres el ndice de Cuentas por cobrar localizado en la ventana de control de archivos ubicado desde el men Principal del sistema men Utileras opcin Control de archivos, puesto que en las cuentas Contra documento, los movimientos se ordenan por nmero de documento y, en el de Contra saldo, por fecha de aplicacin. Contra saldo Si eliges esta opcin en lugar de la opcin Contra documento, se totalizan cargos y abonos importando nicamente su fecha de aplicacin; de esta forma, el sistema se encarga de calcular el saldo global sin importar la referencia al documento del que se derivan los movimientos.
Nmeros de Esta opcin se habilita si en Configuracin / Parmetros generales est seleccionada la opcin Multimoneda. concepto: Ganancia En estos campos deben indicarse los nmeros de concepto que se utilizarn para generar los movimientos de cambiaria y Prdida ganancia y prdida cambiaria de CxC. El sistema sugiere el 19 y 20, pero pueden ser modificados. cambiaria Estos conceptos se toman del catlogo de conceptos del mdulo de Clientes y cuentas por cobrar. Ajuste cambiario de CxC Folios Maneja folio Al activar esta casilla el sistema te permitir generar movimientos de cuentas por cobrar asociados a un folio, con esto Aspel-SAE cumple con las disposiciones fiscales aprobadas hasta el momento. Este manejo se sugiere para los documentos de tipo abono con referencia, incluidos tambin aquellos relacionados con recepcin de
pagos y aplicacin de anticipos. Al activar este campo al dar de alta un movimiento de CxC, se habilitar el campo "Aplicar folio" para la asignacin correspondiente del folio. Nota: Cabe recalcar, que aunque tengas activado este campo no necesariamente todos los movimientos se registrarn con un folio, esto lo decides al dar de alta el movimiento, habilitando el campo "Aplicar folio". Folio (Formato del folio) Si activas el campo "Maneja folio" explicado anteriormente, el sistema te permitir proporcionar el formato del folio. Al aplicar el folio al dar de alta el movimiento, este se armar con lo anotado en este campo adicionando un nmero consecutivo. Si no proporcionas un formato para el folio, el sistema sugerir para la aplicacin de folios nmeros secuenciales. Ejemplo: Con folio: ABC (ABC1, ABC2, ABC3, etc) Sin folio: 1,2,3,4,5,6,7,8,9 Nota: Si el folio anotado contiene nmeros o un nmero en la ltima posicin el sistema empezar a generar el consecutivo a partir del folio o nmero anotado. Ejemplo: ABC2 (ABC2, ABC3, ABC4, ABC5, etc.). Fecha de cierre de Al establecer este dato, el sistema no permiterealizar algn movimiento de CxC sobre los documentos con una documentos fecha anterior a la aqu indicada. Por ejemplo, es til si quieres restringir que se realice alguna operacin sobre los documentos generados en el ao o mes anterior al actual. Carpeta "Campos del usuario" Campo Descripcin Alfanumricos El sistema proporciona seis campos donde podrs almacenar informacin de importancia para la empresa, en este Campo 1, 2 y 3 campo indica el nombre o leyenda para estos datos, mismos que podrs capturar en la ventana de alta de clientes y y que podrs utilizar a travs de las consultas personalizadas, editor de formatos o secuencias SQL. Alfanumricos se Numricos refiere a los campos donde puedas almacenar informacin con letras o nmeros, como fechas o direcciones, los Campo 4, 5 y 6 Numricos podrn ser utilizados para almacenar informacin que slo contenga nmeros. Mdulo general de configuracin
Configuracin / Proveedores y CxP Acceso
l Ventana principal, Men Utileras, Configuracin, opcin Proveedores y CxP. Campos Carpeta "Generales" Campo Descripcin
Proveedores Clave secuencial
Si se elige Clave secuencial, al dar de alta los proveedores, el sistema le asignar un nmero progresivo a cada uno de ellos. Con ello ser posible llevar un control exacto sobre el folio asignado. Pero si en tu empresa requieres que las claves contengan letras y nmeros o tienen un orden diverso, debes indicar que no se desea una numeracin secuencial, de esta manera podrs hacer una asignacin personal de las claves. NOTA: Si eliges numeracin secuencial, se inhibe el campo de clave en el alta de proveedores. Si no es secuencial, el campo estar activo para su captura.
Cuentas por Pagar Cuentas por integrado
pagar Cuentas por pagar puede operar en forma integral con Compras; Si es as al elaborar una recepcin de mercanca se registrar automticamente una cuenta por pagar para el proveedor asociado a la misma, afectando el campo de saldo y compras anuales en el catlogo de proveedores. Si eliges trabajar en forma no integrada, el sistema no afectar, ni generar ninguna cuenta por pagar, para que estos documentos tengan afectacin en los saldos del proveedor, debes correr el proceso de Actualizacin de Archivos ubicado en el mdulo general, men Utileras.. El cambio de una forma de operacin a otra (integrada por no integrada o viceversa), despus de haber trabajado con el sistema, puede descuadrar los nmeros y provocar que no coincidan, en cuyo caso se recomienda ejecutar del men Utileras, la opcin Actualizacin de archivos / Compras a Cuentas por pagar, para evitar descuadres. Actualizacin de archivos Contra documento Consiste en relacionar cada movimiento de cargo con sus movimientos de abono respectivos, por lo que es necesario que en todos los movimientos que introduzcas registres el nmero de documento con el que se relacionarn. NOTA: Si consideras necesario modificar el tipo de manejo utilizado (de Contra documento a Contra saldo o viceversa) cuando ya cuentes con datos almacenados, ser indispensable que regeneres el ndice de Cuentas por cobrar localizado en la ventana de control de archivos ubicado desde el men Principal del sistema men Utileras opcin Control de archivos, puesto que en las cuentas Contra documento, los movimientos se ordenan por nmero de documento y, en el de Contra saldo, por fecha de aplicacin. Contra saldo Con esta opcin, se totalizan cargos y abonos importando nicamente su fecha de aplicacin; de esta forma, el sistema se encarga de calcular el saldo global sin importar la referencia al documento del que se derivan los movimientos.
Nmeros de Esta opcin se habilita si en Configuracin / Parmetros generales est seleccionada la opcin Multimoneda. concepto: Ganancia En estos campos deben indicarse los nmeros de conceptos que se utilizarn para generar los movimientos de cambiaria y Prdida ganancia y prdida cambiaria de CxP. El sistema sugiere el 19 y 20, pero pueden ser modificados. cambiaria Estos conceptos se toman del catlogo de conceptos del mdulo de Proveedores y cuentas por Pagar. Ajuste cambiario de CxP Folios Maneja folio Al activar esta casilla el sistema te permitir generar movimientos de cuentas por pagar asociados a un folio, con esto Aspel-SAE cumple con las disposiciones fiscales aprobadas hasta el momento. Este manejo se sugiere para los documentos de tipo abono con referencia, incluidos tambin aquellos relacionados con aplicacin de anticipos. Al activar este campo al dar de alta un movimiento de CxP, se habilitar el campo "Aplicar folio" para la asignacin correspondiente del folio. Nota: Cabe recalcar, que aunque tengas activado este campo no necesariamente todos los movimientos se
registrarn con un folio, esto lo decides al dar de alta el movimiento, habilitando el campo "Aplicar folio". Folio (Formato del folio) Si activas el campo "Maneja folio" explicado anteriormente, el sistema te permitir proporcionar el formato del folio. Al aplicar el folio al dar de alta el movimiento, este se armar con lo anotado en este campo, adicionando un nmero consecutivo. Si no proporcionas un formato para el folio, el sistema sugerir para la aplicacin de folios nmeros secuenciales. Ejemplo: Con folio: ABC (ABC1, ABC2, ABC3, etc) Sin folio: 1,2,3,4,5,6,7,8,9 Nota: Si el folio anotado contiene nmeros o un nmero en la ltima posicin el sistema empezar a generar el consecutivo a partir del folio o nmero anotado. Ejemplo: ABC2 (ABC2, ABC3, ABC4, ABC5, etc.). Fecha de cierre de Al establecer este dato, el sistema no permiterealizar ningn movimiento de CxP sobre los documentos con una documentos fecha anterior a la aqu indicada. Por ejemplo, esto resulta til si quieres restringir que se realice alguna operacin sobre los documentos generados en el ao o mes anterior al actual. Carpeta Campos del usuario Campo Descripcin Alfanumricos Campo 1, 2 y 3 y Numricos Campo 4,5 y 6 El sistema proporciona seis campos donde podrs almacenar informacin de importancia para tu empresa, en este campo indica el nombre o leyenda para estos datos, mismos que podrs capturar en la ventana de alta de proveedores y que podrs utilizar para obtener informacin desde las consultas personalizadas, editor de formatos o aplicacin de secuencias SQL. Alfanumricos se refiere a los campos donde podrs almacenar informacin con letras o nmeros, como fechas o direcciones, los Numricos podrn ser utilizados para almacenar informacin que slo contengan nmeros.
Mdulo general de configuracin
Configuracin / Inventarios Acceso
l Ventana principal, Men Utileras, Configuracin, Inventarios. Qu es Aqu podrs definir todos los parmetros que afectarn el funcionamiento de los procesos relacionados al control de inventarios. Campos Carpeta Inventarios Campo Descripcin
Generales Integrado a facturas
Los movimientos hechos desde el mdulo de Facturas se vern reflejados o no hacia Inventarios, al activar este parmetro cuando elabores una factura, se registrar de manera automtica una salida en el inventario de productos. Si no est activada esta opcin, el sistema no registrar la salida del inventario, pero si te permite realizar la factura. Los movimientos hechos desde el mdulo de Compras se vern reflejados o no hacia Inventarios. Al activar este parmetro cuando realices una compra se registrar de manera automtica una entrada al inventario de productos. Si no activas esta opcin, el sistema no registrar la entrada al inventario.
Integrado a compras
Cambio a existencias Esta opcin cuando no est activa sirve para proteger la informacin y lograr que cada modificacin en el campo de existencias est respaldada por un documento de entrada o salida del inventario. Al activarla permite modificar en forma directa la cantidad anotada en el campo de existencias, tanto en Inventarios como en Multialmacn, en inventarios cuando no se maneja Multialmacn y en Multialmacn cuando s se maneja ste. Si no marcas esta opcin, el cambio a las existencias tendr que realizarse a travs de los documentos de los Mdulos de Facturacin, Compras o Movimientos al Inventario. Dgito verificador Esta alternativa tiene como objetivo lograr una disminucin de errores en la captura de claves de productos similares. Al indicar que exista un dgito verificador, el sistema con base en la clave indicada, calcular un dgito adicional que formar parte de la clave de identificacin. Si tu empresa cuenta con ms de una bodega y se centralizan en una sola los procesos de compra y distribucin de cada uno de los almacenes, te conviene marcar esta opcin. De este modo el almacn central o casa matriz podr contar con el registro y manejo de las existencias de los diferentes depsitos (catlogo de inventarios), y en todos los movimientos tanto de compras como de facturas, se podr particularizar el almacn a afectar, logrndose con ello orden y eficiencia en la administracin. NOTA: Si no tienes activada esta casilla slo trabajars con tu Catlogo de Inventarios sin poder acceder a los campos propios de Multialmacn; si decides cambiar esta opcin, tendrs que indicar los productos que manejar cada almacn. No. de conceptos para movimientos en traspaso (EntradaSalida) Esta opcin te servir para tener mayor control cuando necesites traspasar productos de un almacn a otro. Estos nmeros de concepto sern fijados y no se podrn modificar en la pantalla donde se realizan los traspasos (aparecern ya definidos). En la ventana de traspasos podrs realizar en un slo paso la entrada y salida ahorrando tiempo de captura, errores por distraccin en el nmero de documento o cantidad de producto, o bien, prdidas de productos por el registro de la entrada y la salida. Conceptos de movimientos al inventario NOTA: En el catlogo estndar de conceptos de movimientos al inventario, los conceptos definidos para estos fines son 07 (traspaso entrada) y el 58 (traspaso salida). Define cuntos decimales se desplegarn al capturar cantidades de existencias (no costos o precios). El nmero podr variar entre cero (sin decimales) y cinco decimales como mximo. Los decimales que puedes capturar dependern del tamao de cada campo especfico, en pantalla slo se mostrar el nmero de decimales indicados aqu, redondeando los ltimos nmeros (no desaparecern los dems decimales). La cifra indicada en este campo afecta Inventarios y servicios, Multialmacn, Movimientos al inventario, Facturacin y Compras. Estas leyendas representan las distintas categoras, elementos o variantes que pueden existir de un mismo producto, de tal forma que se puedan agrupar los productos que pertenezcan a una misma clasificacin o naturaleza. La configuracin de estas leyendas, te permitir en el alta de productos registrar Grupo de productos (previa configuracin de la lnea del producto), es decir, un producto modelo que agrupe las distintas variedades que existen de un producto, tomando en cuenta varios elementos como: tallas, colores, estilos, etc. Esta agrupacin
Multialmacn
Cantidades (Decimales)
Grupo de productos Configuracin de las leyendas (Seccin 1 y 2)
te permitir dar de alta automticamente todas las combinaciones del producto, pudiendo combinar hasta dos elementos. Por omisin el sistema propone el uso de "Talla" y "Color", pero puedes definir la que mejor se adapte a la forma de venta y distribucin de tu empresa, Ejemplo. estilo, modelo, estampado, etc. A continuacin se muestra un ejemplo de cmo se armaran las claves para las combinaciones Talla y Color. Talla - Color - Clave del subproducto 5 - Azul(Azu) - A001-5-Azu 7 - Rojo(Roj) - A001-7-Roj 9 - Verde(Ver) - A001-9-Ver Las leyendas proporcionadas en estos campos, son las que se sugerirn en todas las ventanas, procesos u opciones relacionadas con el manejo de Grupo de productos, como pueden ser: Lneas de productos, alta de productos, reportes, facturas, compras, etc. Carpeta "Movimientos al inventario" Campo Descripcin Formato movimientos inventario Ver en alta para Si deseas que al Agregar un movimiento, ste se imprima, escribe el nombre del formato que ser utilizado. Se al sugiere un formato, pero puedes crear o modificar uno y asignarlo a este campo. Por omisin se sugiere el formato minv.fto. Editor de Formatos/Tabla de formatos Si activas este parmetro el sistema presentar algunas columnas en la ventana de alta de movimientos al Inventario, las cuales indicarn a travs de pequeos botones grficos si el producto indicado en la partida maneja nmeros de serie, lotes o pedimentos.
Carpeta "Campos libres" Campo Descripcin Alfanumricos El sistema proporciona seis campos donde podrs almacenar informacin de importancia para tu empresa, en Campo 1, 2 y 3 este campo indica el nombre o leyenda para estos datos, mismos que podrs capturar en la ventana de alta de Y inventarios y que podrs utilizar a travs de las consultas personalizadas, editor de formatos o secuencias SQL. Numricos Campo Alfanumricos se refiere a los campos donde podrs almacenar informacin con letras o nmeros, como fechas o 4,5 y 6 direcciones, los Numricos podrn ser utilizados para almacenar informacin que slo contengan nmeros. Carpeta Impuestos Campo Descripcin Leyendas y Dado que con SAE puedes manejar hasta 4 tipos de impuestos. En este campo debers proporcionar las leyendas de Porcentajes % los impuestos que usars, as como el porcentaje de impuesto que se aplicarn a los productos. Sin embargo los porcentajes se podrn modificar en el esquema. Las leyendas y porcentajes definidos en esta seccin, se sugerirn al dar de alta los esquemas de impuestos en el mdulo de Inventarios. Las leyendas definidas en este campo tambin se propondrn en el alta de documentos de facturas y compras. El sistema por omisin tiene especificado las leyendas: Imp1 = IEPS, porcentaje % 0 Imp2* = Imp3* = Imp4 = IVA, porcentaje % 15 Si vas a necesitar realizar el desglose de impuestos por el nuevo manejo de retencin de impuestos, te recomendamos utilizar para el campo impuesto 3 la retencin para el IVA (RET IVA). Estas leyendas tambin servirn para proponerse en el catlogo de esquema de impuestos y en el apartado cuentas contables de este mdulo de configuracin. Mdulo general de configuracin
Configuracin / Facturas Acceso
l Ventana principal, Men Utileras, Configuracin, Facturas. Qu son Podrs definir todos aquellos elementos que intervengan con el proceso de facturacin y adecuarlos a tus requerimientos. Campos Carpeta Generales Campo Descripcin
Facturar sin Al marcar esta casilla podrs elaborar una factura o remisin an cuando no se tenga la cantidad suficiente de artculos existencias en el mdulo de Inventarios o en Multialmacn para cubrir la demanda. De lo contrario el sistema revisar las existencias e impedir continuar con la captura del documento cuando no exista la cantidad suficiente. Este campo es til para los casos en el que el producto ya est disponible fsicamente para su venta, pero todava no se ha efectuado la recepcin o entrada del producto al inventario, posteriormente cuando se registre la entrada, se podr descontar del inventario los productos ya vendidos. Actualizacin de archivos Alta clientes captura de Si la marcas ser posible incluir un nuevo comprador al Catlogo de clientes al momento de elaborar un documento en en facturacin, sin necesidad de cambiar de mdulo.
Acumulado de Si este parmetro est seleccionado, cada vez que elabores una factura, se actualizarn los acumulados de facturacin: ventas en lnea subtotal, impuestos y montos de descuentos. De esta forma se podrn obtener en cualquier momento estadsticas y grficas con informacin completa de ventas de tu empresa. Si no est seleccionado, estos totales no se actualizarn al momento de generar la venta; para que puedas visualizarlos, debers realizar una actualizacin de acumulados. Acumulados y actualizacin Mostrar desglose Kits Con esta opcin al consultar cualquier documento de venta en el que el los artculos a vender sean un Kit, podrs ver de los productos o componentes que lo integran. Observaciones Cuando se elaboran comprobantes fiscales digitales para productos de tipo kit, la formacin de la cadena original en el archivo XML y la presentacin de sta en el comprobante impreso (Qr2) dependen del parmetro Mostrar desglose de kits (que se encuentra en Utileras / Configuracin / Facturas / General). Por omisin el parmetro est inactivo. En este caso los comprobantes fiscales digitales se generan sin incluir el desglose de los componentes del kit, y nicamente se incluye al kit como unidad vendible, es decir, que la cadena original del archivo XML y la Addenda consideran slo la partida de los kits sin desglosar o incluir a los componentes de stos. Por el contrario si el parmetro se encuentra activo, entonces al generar CFDs se incluyen slo a los componentes del kit. Si lo que se requiere es emitir un comprobante fiscal digital que incluya slo al kit como unidad vendible, entonces al momento de imprimir se debe elegir alguno de los siguientes reportes Qr2: Emisin de facturas digitales o Emisin de devoluciones digitales, segn corresponda (de hecho son los que por omisin se sugieren en el dilogo de impresin). Nmero de Indica cuantos descuentos se podrn capturar al elaborar un documento o partida de cotizacin, pedido, remisin o descuentos factura. El nmero mximo de descuentos es de tres. Nmero de Indica el nmero de impuestos que podrs capturar al elaborar un documento (Mximo 4 impuestos). Estos impuestos impuestos se visualizarn como una columna, al dar de Alta un documento de venta.
El nombre de los impuestos a manejar, se define en los Parmetros de inventarios localizado en la ventana principal del sistema men Utileras opcin Configuracin / Inventarios carpeta Impuestos. Nmero Anota el nmero mximo de partidas que podrn capturarse en el documento de venta con el fin de que en la impresin mximo de el nmero de partidas no exceda el tamao de la forma. partidas por documento
Nmero de Este campo indica los conceptos de cuentas por cobrar, que se utilizarn para registrar las facturas que pagues con la concepto para opcin de Facturas a plazos; dado que tu puedes indicar un porcentaje de inters a acumular a dichos pagos, tambin compras a debes indicar el concepto por el que se registrarn esos intereses. Tambin podrs definir el concepto por el que se Facturas a registrar el movimiento de cuentas por cobrar por la retencin al cliente por concepto de flete. plazos, intereses por Los conceptos que el sistema sugiere para cada uno son: Facturas a plazos (18), Int. X venta/plaz (21) y Retencin x flete venta a plazo y (22). Estos son tomados y definidos desde el catlogo de conceptos ubicado en el mdulo de Clientes y cuentas por retencin del cobrar. cliente Catlogo de conceptos Manejar Fletes Si en las facturas que expides incluyes un monto determinado por concepto de flete, marca esta opcin e indica el Monto que generalmente manejas por dicho concepto, al hacerlo el sistema te sugerir el monto en todas las facturas. En el campo Impuesto indica el porcentaje de impuesto que se calcular sobre el monto del flete, la ventaja de definir estos datos es que el clculo en la factura ser automtico, es decir, no necesitars agregar en la factura una partida para indicar el cobro del flete. Podrs verificar el monto del flete aplicado en la factura en la ventana de totales de la misma. Agregar documento/Totales Datos del cliente / Carpeta datos de venta Vendedores Clave secuencial Si eliges Clave secuencial, al dar de alta a los vendedores, el sistema le asignar un nmero progresivo a cada uno de ellos. Con ello ser posible llevar un control exacto sobre el folio asignado. Pero si en tu empresa requieres que las claves contengan letras y nmeros o tienen un orden diverso, debes indicar que no se desea una numeracin secuencial, de esta manera podrs hacer una asignacin personal de las claves. NOTA: Si seleccionas numeracin secuencial, se inhibe el campo de clave en el alta de vendedores. Si no es secuencial, el campo estar activo para su captura. Mediante la activacin de este parmetro de configuracin, al momento de consultar una factura, visualizars los datos del cliente tal y como se encontraban en el catlogo de clientes al momento de la venta, independientemente de que estos datos sean modificados posteriormente. Si no est activado este parmetro al consultar una factura, los datos del cliente se mostrarn tal y como estn registrados en ese momento en el catlogo de clientes. Ejemplo: "Parmetro activado". El da 1 de Septiembre, se elabor una factura para el cliente "1" con los siguientes datos:
No afectar doctos. de vta por cambios en info. del cliente
Si los datos del cliente son actualizados, al consultar la factura posteriormente, observars que los datos del cliente corresponden a los que se tenan antes de su modificacin, es decir, al momento de elaborar la factura. En caso que el Parmetro est desactivado, al consultar la factura despus del registro de los cambios en los datos del cliente, estos cambios se visualizarn en dicha factura perdindose as los datos originales con los que fue generada la factura (direccin, poblacin, etc. por lo que la factura impresa diferir un poco de la almacenada en el sistema, ya que la impresa contendr los datos del cliente registrados al momento de su elaboracin y emisin.
Importante: Las facturas realizadas con o sin la activacin de este parmetro, no se vern afectadas si posteriormente decides segn corresponda activar o desactivar este parmetro. Carpeta Por documento Campo Descripcin Tipo de documento Selecciona el tipo de documento que deseas configurar, los disponibles son: facturas, remisiones, pedidos, cotizaciones y devoluciones, dentro de los datos que se configuran estn: formato de folios, archivo de impresin, etc.
Folios secuenciales
Cuando se instala el sistema esta casilla se encuentra activa por omisin, lo cual significa que el sistema asignar un folio secuencial y/o consecutivo por cada documento que elabores. Por lo que el campo NOTA: Los campos de "Nmero" en la cabecera del documento no podr ser editado. esta ventana se encuentran agrupados de Si activas este parmetro, podrs indicarle al sistema mediante la generacin de folios personalizados el uso tal manera que en cada de un folio en particular, as como determinar su manejo y/o aplicacin en el sistema, es decir, si son folios uno de los documentos internos (lo que en versiones anteriores se manejaba como folios personalizados), folios para comprobantes se configure el folio y fiscales impresos o folios para comprobantes fiscales digitales. Por cada folio personalizado podrs utilizar formatos de impresin. y/o seleccionar un formato de impresin. Si no activas este parmetro, debers seleccionar el formato de impresin para el tipo de documento segn corresponda. Revisa la explicacin del campo "Formato para los folios". Si no activas este parmetro, significa que no necesitas un orden consecutivo; as ser posible indicar la clave o folio al dar de alta el documento, que podr estar compuesto por letras o nmeros; de esta forma siempre que elabores un documento ser necesario escribir su nmero para que sea almacenado por el sistema, es decir, debers asignar directamente el nmero del folio. Si no lo indicas, el sistema automticamente lo realiza generndolo a partir del formato estndar. Para este caso, debers seleccionar el formato de impresin para el tipo de documento que corresponda. Ver formato de impresin. Esta funcin solamente la podrs utilizar en caso de que quieras manejar folios secuenciales indicndole al sistema este manejo activando la casilla de "Folios secuenciales". El sistema por omisin propone el uso de un formato estndar el cual est basado en un formato numrico y consecutivo, ejemplo 1,2,3,4, etc., pero podrs dar de alta Folios personalizados (hasta 5) que incluyan letras o nmeros. Adicionalmente podrs establecer si estos folios sern de uso Interno, impresos o digitales. Folio secuencial. Es un tipo de folio personalizado y/o creado por la empresa para control interno. Estos folios se imprimirn junto con el documento de venta correspondiente. Este folio es el que en versiones anteriores a la 4.0 se manejaba. Folio secuencial impreso. Es un tipo de folio solicitado previamente ante la autoridad correspondiente, para expedir documentos fiscales de manera impresa. Estos folios son creados por los mismos contribuyentes que optan por imprimir y controlar sus propios comprobantes, pero con la diferencia que ya estn autorizados y que cumplen con lo establecido por el SAT en base a la regla 2.4.24 Folio secuencial digital. Es un tipo de folio solicitado ante la autoridad correspondiente, para expedir documentos fiscales digitales para su envo y registro por Internet. Para personalizar estos folios segn lo requieras, selecciona el botn . Para mayor informacin de la pesonalizacin de los folios Haz clic aqu. Una vez personalizados tus formatos indicarle al sistema cual ser el formato que propondr en los Perfiles del usuario, ya que podrs indicar que un usuario utilice o tenga asignado un folio en particular.
Formato para folios
Personalizacin de folios fiscales Mediante el botn podrs desplegar la ventana de personalizacin de folios fiscales para configurar las leyendas o etiquetas que utilizar el sistema para armar el folio consecutivo, pudiendo definir hasta cinco folios personalizados. La ventana para dar de alta los folios varia dependiendo del tipo de documento desde el cual ests dando de alta los folios, las ventanas son: Para los documentos de tipo: Factura y devolucin
Datos que se solicitan en esta ventana Campo Folio Descripcin Indica el formato con el que el sistema se basar para armar los folios. El folio puede contener letras, nmeros o ambos, para posteriormente a partir de este formato se comiencen a generar de manera secuencial los folios. Podrs configurar hasta 5 folios adems del folio estndar, estos debern estar compuestos hasta de 7 dgitos entre nmeros y letras. Si los folios los deseas utilizar para comprobantes fiscales digitales (facturacin electrnica), debers activar el campo "Digitales". Para los documentos fiscales presentados de manera impresa, selecciona el campo "Impresos". El folio anotado en este campo debe coincidir con la serie y rango de folios proporcionados por el SAT, tomando en cuenta que un folio puede estar compuesto por letras (series) y nmeros Ejemplo. "A001" donde la letra A y los nmeros 000 se considera la serie y el nmero "1" como el folio inicial del rango a manejar: El formato del folio podr variar y esto depender de lo dispuesto por el SAT para la generacin de estos. El sistema Aspel-SAE llevar la siguiente lgica para determinar entre la serie y el nmero del folio. El sistema considerar como parte de la serie los nmeros o letras que estn a la izquierda contando desde el ltimo nmero. Ejemplos: A001, donde el Folio es "A001" y la serie es "A" y el "001" es el nmero con el que empezar el rango del folio. Los ceros cuentan como parte del rango del folio. A23B1, donde el Folio es "A23B1" y la serie es "A23B" y el "1" es el nmero con el que empezar el rango del folio. Ejemplos grficos: Selecciona el tipo folio para ver y/o consultar su ejemplo. Folio B001H4
Folio A001 Folio F45G01 Folio R45N10 Folio 145TY1 Si en e folio no se proporciona ningn nmero, el sistema propone como folio Inicial "1", Ejemplo. Los folios no necesariamente deben iniciar en "1", si as lo requieres podrs configurar que empiecen a generarse desde cualquier nmero, Ejemplo. Notas Los folios debern ser solicitados al SAT mediante el programa SICOFI (Sistema Integral de Comprobantes Fiscales Digitales), y para esto ya debes contar con el o los certificados de sello digital. Para dar de alta posteriormente mas rangos para el folio, dirgete a la carpeta "Folios fiscales" ubicado desde esta misma ventana de configuracin. Cada vez que des de alta una serie o rango para un determinado folio, estos se registrarn en la carpeta "Folios fiscales" para su modificacin. Si anotas un folio que ya se est usando, el sistema lo identificar automticamente y al momento de asignar el rango inicial tomar el consecutivo del folio, es decir, el rango "Hasta" asignado inicialmente para el folio. Comprobantes Impresos Selecciona esta casilla, si el folio personalizado se utilizar para la expedicin de facturas impresas. Digitales Selecciona esta casilla, si el folio personalizado se utilizar para la expedicin de facturas digitales. Para ambos casos (impresas o digitales) se solicitar la Configuracin del folio. Los digitales adicionalmente se podrn expedir de manera impresa. Configuracin de folios En este ventana debers especificar ciertos datos importantes para que las facturas sean generadas correctamente.
Desde esta ventana podrs dar de alta para los folios personalizados en Aspel-SAE las distintas series o rangos que se utilizarn para la expedicin de facturas ya sea impresas o digitales. Los rangos o series dados de alta desde esta parte, los podrs consultar y/o administrar desde la carpeta "Folios fiscales". Los datos que se solicitan en esta ventana son: Columna Documento Descripcin Campo informativo. Tipo de documento en el cual se estn definiendo los folios. Esta tipo de ventana slo estar disponible para documentos de tipo factura y devoluciones, por lo que las leyendas que aparecern en este campo son: "Facturas" o "Devoluciones" segn sea el caso. Campo Informativo. Muestra el folio que se est personalizando. Campo informativo. Se muestra la serie del folio. Se propone la serie del folio proporcionado en el campo Folio. Para saber el criterio que se est usando para determinar la serie consulta el campo Folio.
Folio Serie
Nmero de autorizacin y Nmero de aprobacin otorgado por el Sistema Integral de Comprobantes Fiscales
Ao derivado de la solicitud de rangos o asignacin de folios de comprobantes fiscales. Tambin debers anotar el ao en que los folios son aprobados y/o autorizados. Este es un dato que obtienes al generar los folios mediante el programa SICOFI. En el campo "Desde" se propone el nmero inicial o consecutivo del folio que se est personalizando. En el campo "Hasta" indica el folio final del rango de folios a manejar para esta serie. Nota: Si el folio ya cuenta con una definicin de rangos anterior, el sistema mostrar en el campo "Desde" el consecutivo del folio, es decir, el ltimo nmero asignado al folio. Recuerda que los folios se van asignando de manera consecutiva. Para mayor informacin consulta el tema: Como va asignando y/o utilizando estos rangos el sistema. Posteriormente para aadir, modificar o eliminar rangos para un folio en particular, dirgete a la carpeta "Folios fiscales". En este campo se muestra el ltimo folio generado. Por omisin cuando se est dando de alta el folio, se mostrar el primer nmero del rango inicial correspondiente al folio, aunque ste todava no se haya generado an. de Selecciona el formato de impresin para cada folio personalizado. Ver Formatos del mdulo de Facturas y Vendedores. Puedes elegir entre los formatos ya definidos por el sistema con extensin .fto o .qr2 segn corresponda. El sistema propone para los folios impresos formatos con Extensin FTO y para los digitales formatos en con Extensin QR2, los formatos varan dependiendo del tipo de documento del cual se estn personalizando los folios, inicialmente el sistema propone los siguientes formatos: Devoluciones
Desde/ Hasta
ltimo
Formato emisin
Facturas
Si lo requieres, podrs seleccionar otro formato de impresin de los disponibles o los creados por ti (Editor de formatos, Administrador de reportes). Cabe mencionar que el formato de impresin que indiques en este campo, ser sugerido por el sistema en la impresin de tus documentos y si as lo deseas, al momento de su impresin podrs cambiar el formato. Si deseas crear tus propios formatos, auxiliate con el editor de formatos o el editor de reportes segn sea el formato requerido. Edita tus formatos de reportes o Administrador de reportes informacin general. Para los documentos de tipo: Remisiones, pedidos y cotizaciones Cuando se quiere determinar los folios personalizados para los documentos que son Remisiones, Pedidos y Cotizaciones, se muestra una ventana en la cual podrs definir las etiquetas de los folios que vas a usar para la captura de los mismos. Ejemplo (folio alfanumrico): Si como nmero de folio indicas 1POI, el nmero secuencial que se armar ser: 1POI1, 1POI2, 1POI3, etc. Ejemplo (folio numrico): 100, el nmero secuencial que se armar ser: 100, 101, 102, etc. La ventana es la siguiente:
que se armar ser: 100, 101, 102, etc. La ventana es la siguiente:
Para consultar el Formato de impresin para los documentos de tipo Remisin, Pedido y Cotizacin haz clic aqu. Editor de formatos Administrador de Reportes Formato Impresin Este campo se habilitar para los documentos que no tengan activado el campo folios secuencial. Indica el formato de impresin dependiendo del documento que se est configurando. Puedes tomar los archivos de formato .fto que se incluyen en el sistema, o bien, crear o modificar formatos para adecuarlos a tus necesidades, esto lo podrs realizar con el Editor de formatos El formato propuesto por el sistema depender del tipo de documento que se est configurando, es decir, remisiones (Remisiol.fto), pedidos (Pedido.fto) y cotizaciones (Cotizal.fto). Archivo configuracin En este campo debes indicar el nombre del archivo de configuracin (*.CFT), que se utilizar por omisin para la captura de documentos. Cabe sealar que la funcin de estos archivos es la de definir qu campos de informacin se permitirn ver y capturar para agilizar la elaboracin de documentos del mdulo de Facturas y Vendedores, dependiendo de las necesidades de tu empresa. Este archivo de configuracin se alimenta o se define con el proceso Personalizacin de la captura de documentos Fecha cierre documentos de Al anotar este dato, el sistema no permitir realizar operacin alguna sobre los documentos de Facturas, Remisiones y/o Devoluciones (altas, cancelacin, devolucin, etc.) con una fecha anterior a la aqu indicada.
Botn "Reiniciar Folios" El sistema maneja un lmite para el campo del nmero del folio, el cual consiste en que en el campo donde se registran los nmeros de los folios no pueden registrarse ms de 32767 folios seguidos, por lo que se creo un proceso para reiniciar el contador del campo, sin que esto afecte el consecutivo real del folio dentro de la factura ni los rangos configurados para las facturas electrnicas. Para una explicacin mas amplia, consulta el tema: Reiniciar folio Carpeta Folios Fiscales Desde esta ventana adems de consultar los folios y rangos dados de alta desde la carpeta "Por documento/Folios iniciales/Folios personalizados" podrs dar de alta ms rangos para el folio o incluso antes de utilizarse para la generacin de documentos modificarlos o eliminarlos. La ventana es la siguiente:
La ventana es la siguiente:
Conforme vayas incorporando nuevos rangos para los distintos folios observars varios registros, uno por cada nuevo rango definido. Manejo Cmo va asignando y/o utilizando estos rangos el sistema? Se tienen las siguientes series con sus respectivos rangos: Folio Serie Rango Desde Hasta 1. 2. A001 A 1. 1. 500 200 R1TY1 R1TY
3- A001 A 500 800 Para el ejemplo tomaremos en cuenta que primero se dio de alta para el folio el rango Desde (001) Hasta (500) y posteriormente se registr el rango Desde (500) hasta (800). El sistema empezar a usar nmero de folio proporcionado como folio Inicial (en este caso 001), y seguir generando y/o aplicando al documento folios de manera secuencial hasta llegar al ltimo rango definido (en este caso 500). Hasta este punto el sistema ya no cuenta con ms folios para la generacin de documentos, por lo que al dar de alta un nuevo documento el sistema advertir mediante un mensaje que debers definir o dar de alta ms rangos para el folio. Para esto debers asignar los nuevos rangos para el folio (previa solicitud al SAT) para registrarlos en el sistema desde esta ventana de "Folios fiscales" con el botn "Agregar". Cuando el sistema detecte nuevos rangos para el folio, podrs continuar con la generacin de documentos, y as sucesivamente. Tambin se puede dar el caso en que los rangos ya no se extiendan para el formato del folio, por lo que debers definir o dar de alta un nuevo folio desde la ventana de Personalizacin de folios. Botones de esta ventana Botn Agregar Con esta opcin podrs dar de alta para un folio en particular ms rangos (previa solicitud de estos al SAT). Es preciso que previamente se definan en la Carpeta por documento, los tipos de folios que se van a manejar. Antes que nada debers seleccionar del campo Folio, el folio al cual se la definirn nuevos rangos. Campos de esta ventana Campo Descripcin Documento Campo informativo. Tipo de documento en el cual se estn definiendo los folios. Esta tipo de ventana slo estar disponible para documentos de tipo factura y devoluciones, por lo que las leyendas que aparecern en este campo son: "Facturas" o "Devoluciones" segn sea el caso. Campo Informativo. Muestra el folio que se est personalizando. Campo informativo. Se muestra la serie del folio. Se propone la serie del folio proporcionado en el campo Folio. Para saber el criterio que se est usando para determinar la serie consulta el campo Folio.
Folio Serie
Nmero de Muestra el nmero de autorizacin para usar los rangos y el ao en que se autoriz su uso. autorizacin y Ao Este es un dato que obtienes al generar los folios mediante el programa SICOFI. Desde/ Hasta En el campo "Desde" se propone el nmero inicial o consecutivo del folio que se est personalizando.
Cuando das de alta un nuevo rango para la serie, siempre se tomar el ltimo rango configurado para la serie, dato que servir para determinar el nmero inicial del rango a registrar. En el campo "Hasta" indica el folio final del rango de folios a manejar para esta serie. Para mayor informacin consulta el tema: Como va asignando y/o utilizando estos rangos el sistema. Botn Modificar Cuando se quiere cambiar algn dato de la configuracin de folios nicamente se puede modificar el rango final (Hasta), el ao y nmero de aprobacin. Ya no podemos reemplazar el nmero de autorizacin capturado. Si ya se est usando este folio en el sistema, es decir ya se gener el primer documento con este rango de folios, lo especificado para el folio ya no podr modificarse. Botn Eliminar Sirve para borrar algn rango de folios registrado en el sistema al posicionarse sobre l. El sistema te preguntar si ests seguro de eliminar el registro. Si ya se est usando este folio en el sistema, es decir, ya se gener el primer documento con este rango de folios, ya no podrs eliminar ningn registro del folio o rango registrado. Carpeta Por Partida Campo Descripcin Captura en alta de documentos: Descuento, Impuesto, Comisin y Observaciones. Ver en consulta Al marcar cada casilla, se indica al sistema que podr ser capturado cada uno de estos conceptos para cada artculo que se incluya en un documento del mdulo de Facturas y Vendedores. La autorizacin de uno de los conceptos es independiente de los dems. Si no se marcan las casillas correspondientes, el sistema no permitir la captura de estos conceptos en las partidas de los documentos de ventas. Slo para el caso Selecciona aquellos campos que deseas poder consultar cuando accedes a la consulta de los documentos de este mdulo, elige entre: Tipo de producto, Nmeros de serie, Lotes y pedimentos, Observaciones, Apartados y/Desglose de grupo de productos. Estos sern mostrados en columnas verticales a la izquierda de las partidas del documento consultado, como botones grficos.
Ver en captura Si activas estos parmetros (Tipo de producto, Nmeros de serie, Lotes y pedimentos, Observaciones, Apartados y/o Descripcin de productos) el sistema los presentar en columna dentro de la ventana de alta de movimientos, las cuales indicarn a travs de pequeos botones grficos si el producto indicado en la partida maneja nmeros de serie, lotes, pedimentos, observaciones, etc.
Carpeta Sellos Digitales Aqu se define ciertos datos que son importantes para que Aspel-SAE pueda generar correctamente los documentos fiscales digitales (facturacin electrnica). Estos datos en la mayora de los casos son solicitados al SAT previamente y siguiendo un proceso minucioso e involucrando varios elementos. Para mayor informacin consulta la pgina de Internet del SAT o consulta los siguientes temas: l Antecedentes Factura Electrnica l Qu es Factura Electrnica l Gua rpida para emitir Facturas Electrnicas l Campos o datos que se solicitan para configurar correctamente el sistema para la expedicin y/o generacin de comprobantes fiscales digitales. Campo Descripcin
Certificado
Tienes que ingresar la ruta en la cual almacenaste el archivo que contien Certificado de tu Sello Digital que el SAT te proporcion. Atributo opcional que sirve para expresar el certificado de sello digital que ampar comprobante como texto, en formato base 64. Se vuelve obligatorio si no se expres nmero del certificado.
Llave privada Contrasea
Aqu necesitas especificar la ruta del lugar seguro en el que resguardaste La l privada de tu certificado de sello digital.
Ingresa la contrasea que proporcionaste para encriptar tu llave privada cua generaste tu Firma Electrnica Avanzada con el programa SOLCEDI. Antecedentes Factura Electrnica
Vigencia (Desde Hasta)
Dado que el Certificado de los Sellos Digitales tienen un perodo de validez muestra la fecha en la que dichos certificados estarn vigentes.
Namespace
En este apartado se podr consultar el namespase definido por el SAT par empresa. Uso El estndar del comprobante fiscal digital incluye dos elementos definidos como tipo abierto que servirn para integrar nodos adicionales al cuerpo del comproba estos definidos por el Servicio de Administracin Tributaria. Uno de estos eleme es el uso de un namespace que estar referenciado a una ruta para comproba validez del comprobante fiscal. Para poder ser validado el comprobante fiscal digital correctamente, deber e referenciado al namespace del comprobante fiscal digital y referenciar la valida del mismo a la ruta publicada por el SAT en donde se encuentra el esquema objeto de la presente seccin (http://www.sat.gob.mx/sitio_internet/cfd/2/cfdv2.xsd la siguiente manera:
<Comprobante xmlns="http://www.sat.gob.mx/cfd" xmlns:xsi="http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance" xsi:schemaLocation=" http://www.sat.gob.mx/cfd http://www.sat.gob.mx/sitio_internet/cfd/2/cfdv2.xsd" Por omisin, el sistema incluir esta estructura o referencia (namespace) public por el SAT. Adicionalmente, el sistema permitir definir un namespace para el cliente, que po servir para validar otros documentos oficiales como pudiera ser el addenda. Revisar detalle del cliente
El sistema incluir en un archivo base con extensin .INI el namespace definido p SAT, este archivo se identificar con el siguiente nombre: NamespaceBaseE.ini: Archivo base para armar el namespace de la empresa cua se crea una nueva empresa. Este archivo se baja en el directorio de instalacin sistema. En base al archivo anterior al acceder a esta opcin, se crear un archivo Namesp para las empresas, con el siguiente nombre: NamespaceEmpresas.ini: Archivo donde se almacena el namespace de empresas. Ambos archivos se copian en la ruta de instalacin del sistema, y por cada empr dada de alta se generar un registro dentro del archivo "NamespaceEmpresas.ini" Desglose de Desctos.
Cuando el parmetro se encuentre sin marcar: Indica que los descuentos aplicarn directamente al precio del producto, por lo que dichos descuentos no desglosarn en el archivo de factura .XML. En este caso el precio ser igual a: = Precio del producto Descuentos de la partida.
Cuando el parmetro de encuentre marcado: Indica que los descuentos no
aplicarn al precio del producto y dichos impuestos sern desglosados en el arc de factura .XML en partidas independientes. En este caso el precio ser igua Precio = Precio. Nota importante: El Descuento Financiero no s ver afectado por el manejo de parmetro y siempre se manejar como descuento. Avisarme
Al activar esta opcin le indicamos al sistema que mediante un mensaje, notifiqu cierto nmero de das del trmino de la vigencia de los cerficados. Podrs seleccio entre 30 das, 15 das, 1 semana o nunca. Proporciona el RFC de la empresa para que sea anexado en la factura.
R.F.C Empresa R.F.C. Mostrador
Este RFC es genrico y es designado por el SAT para emitir facturas electrnicas p el cliente mostrador. Este dato se propone en el desglose de la factura digital par campo correspondiente al RFC. NOTA: Recuerda que todas las Facturas Electrnicas deben de contener un RFC p que sean vlidas, por lo que este campo te servir para emitir una factura de cliente mostrador que no requiera la emisin de dicha factura, es decir, no cuenta un RFC.
Direccin fiscal detallada
En esta ventana se solicitarn los datos de la direccin fiscal del emisor, domi fiscal y lugar de expedicin.
Algunos datos son de caracter obligatorio y lo podrs identificar por que se anexa recuadro ( ) junto al dato o campo. Nota importante: Los datos deben corresponder a los autorizados por la autoridad correspondiente (SAT), de lo contrario originara una mala configuracin del sistema, as como la mala generacin de documentos fiscales digitales. Estos datos slo los debers proporcionar si el sistema emitir facturas digitales fiscales. Mdulo general de configuracin
Configuracin / Compras Acceso
l Ventana principal, Men Utileras, Configuracin, Compras. Qu son Podrs definir todos aquellos factores que intervengan con el proceso de Compras y adecuarlos a tus requerimientos. Campos Carpeta Generales Campo Descripcin
Acumulado de Si este parmetro est seleccionado, cada vez que se elabore una compras en lnea recepcin, se actualizarn los acumulados de compras: subtotal, impuestos y montos de descuentos. De esta forma, se podrn obtener en cualquier momento estadsticas y grficas de la informacin completa de las compras de tu empresa. Si no est seleccionado, estos totales no se actualizarn al momento de generar la compra; para que puedas visualizarlos debers realizar una actualizacin de acumulados de compras (mdulo de Compras, men Herramientas, opcin Acumulados / Actualizacin). Acumulados y actualizacin Alta proveedores captura de Si la marcas ser posible incluir un nuevo Proveedor al catlogo de en Proveedores en el momento de elaborar un documento en Compras, sin necesidad de cambiar de mdulo.
Alta de productos Al activar este campo te ser posible incluir un nuevo producto en el en captura catlogo de productos en el momento de elaborar un documento en Compras, sin necesidad de cambiar de mdulo. Acumular indirectos a CxP A travs de este campo se indica la forma en la que los gastos indirectos afectaran a la CxP originada por las compras, si defines: Automtico, los gastos indirectos siempre se registrarn en CXP; Manual, al elaborar la recepcin de mercanca, el sistema preguntar si acumula los indirectos a CXP; Nunca, el sistema solicitar el monto de los indirectos pero no se acumularn en el adeudo al proveedor.
Nmero de Este campo indica los conceptos de cuentas por pagar que se utilizarn concepto para para registrar las compras que pagues con la opcin de compras a compras a plazos, plazos; dado que puedes indicar un porcentaje de inters a acumular a intereses por dichas compras, tambin debes indicar el concepto por el que se compras a plazo y registrarn esos intereses. Tambin podrs definir el concepto donde retencin del se registrar la retencin al proveedor por concepto de flete. proveedor Los conceptos que el sistema sugiere para cada uno son: Compras a plazos (18), Int. X compra/plaz (21) y Retencin x flete (22). Estos son tomados y definidos desde el catlogo de conceptos ubicado en el mdulo de proveedores. Catlogo de conceptos Nmero impuestos de Indica el nmero de impuestos que podrs capturar al elaborar un documento (Mximo 4 impuestos). Estos impuestos se visualizarn como una columna (I.E.P.S, Estatal, I.V.B.S.S e I.VA.), al dar de Alta un documento de compras. El nombre de los impuestos a manejar, se define en los Parmetros de inventarios, localizado en la ventana principal del sistema men Utileras opcin Configuracin / Inventarios carpeta Impuestos. Manejar Fletes Si en las compras que realizas cobran un monto por flete, marca esta opcin e indica el monto que generalmente cobran por dicho concepto, al hacerlo el sistema te sugerir el monto en todos tus documentos. En el campo Impuesto indica el porcentaje de Impuesto que se
calcular sobre el monto del flete, la ventaja de definir estos datos es que el clculo en la compra ser automtico, es decir ya no necesitars agregar una partida a la compra para realizar el cobro del flete. Este monto del flete tambin se mostrar el clculo en la ventana de los totales de los documentos del modulo de compras. Agregar proveedor/ Carpeta datos de venta Carpeta Por documento Campos Descripcin Tipo documento de En esta carpeta se configura los tipos de documentos que maneja el mdulo de compras (Recepciones, Ordenes y Devoluciones), el tipo de folio, formatos y archivo de impresin para dichos documentos del mdulo.
Folio secuencial Si activas esta casilla el sistema asignar un folio secuencial y/o consecutivo por cada documento que elabores. Por lo que el campo "Nmero" en la cabecera del documento no podr ser editado. Revisa la explicacin del campo "Formato para los folios". Si no necesitas un orden consecutivo, no marques la casilla; as podrs indicar la clave o nmero al dar de alta el documento, que podr estar compuesta por letras o nmeros; De esta forma siempre que elabores un documento ser necesario escribir su nmero para que sea almacenado por el sistema. Formato para los El sistema por omisin propone el uso de un formato estndar el cual asigna un folio con formato numrico, 1,2,3,4, folios etc., pero podrs dar de alta folios personalizados que incluyan letras o nmeros, en los que el sistema se base para armar los folios secuenciales. Si manejas folios secuenciales, mediante el botn podrs definir las leyendas o etiquetas que utilizar el sistema para armar el folio consecutivo. Solo podrs definir hasta cinco folios personalizados. Una vez definidos estos se mostrarn entre la lista de "Formatos para folios" disponibles para el documento. Selecciona el formato, una vez definidos los formatos de folios puedes elegir el que sugiera el sistema por ejemplo el ms comn-, sin embargo, en el momento de la elaboracin de documentos, se podr indicar cualquier otro de los folios definidos. Ejemplo (folio alfanumrico): Si como nmero de folio indicas 1POI, el nmero secuencial que se armar ser: 1POI1, 1POI2, 1POI3, etc. Ejemplo (folio numrico): 100, el nmero secuencial que se armar ser: 100, 101, 102, etc. Nota: Si no est activada la casilla de Folios secuenciales, esta opcin estar desactivada. Formato impresin Para imprimir un documento en cuanto termines de elaborarlo debes indicar en este campo el nombre del archivo que contendr el formato a utilizar. Cabe mencionar que el formato de Impresin que indiques ser sugerido por el sistema, por lo que si deseas lo puedes cambiar al momento de la emisin. El formato propuesto por el sistema depende del tipo de documento que se est configurando, es decir, Recepciones (Rcompral.fto), rdenes (Ordenlw.fto) y Devoluciones (Dcompraw.fto). Nota: Hay que tener en cuenta que el manejo de los archivos para los formatos de impresin, depende tambin de si el sistema esta trabajando o manejas Multimoneda, estos archivos tiene el mismo nombre solo que tienen terminacin "M", ejemplo: Rcompralm.fto, Ordenlwm.fto y Dcomprawm.fto. Editor de formatos Archivo configuracin En este campo debes indicar el nombre del archivo de configuracin (*.cft), que se sugerir para la captura de documentos. Cabe sealar que la funcin de estos archivos es la de definir qu campos de informacin se permitirn ver y capturar para agilizar la elaboracin de documentos del mdulo de Compras, dependiendo de las necesidades de tu empresa. Ver: Personalizacin de la captura en los documentos
Fecha de cierre Al anotar este dato, el sistema no permitir realizar operacin alguna sobre los documentos de Compras (recepciones de documentos y devolucin) con una fecha anterior a la aqu indicada. Carpeta Por partida Campo Descripcin Captura en alta de Al marcar cada casilla, se indica al sistema que podr ser capturado cada uno de estos conceptos para cada documentos: artculo que se incluya en un documento (del mdulo de Compras). La autorizacin de uno de los conceptos es Observaciones e independiente de los dems. Si no se marcan las casillas correspondientes, el sistema no permitir la captura de Impuestos estos conceptos en las partidas de los documentos de compras.
Ver en consulta Selecciona aquellos campos que deseas poder consultar cuando accedas a la consulta de los documentos de este mdulo, elige entre: Nmeros de serie, Lotes y pedimentos, Observaciones, Desglose de grupo de productos. Estos sern mostrados en columnas verticales a la izquierda de las partidas del documento consultado, es decir aparecern como botones grficos.
Ver en captura
Si activas este parmetro (Nmeros de serie, Lotes y pedimentos, Observaciones) el sistema los presentar en columna dentro de la ventana de alta de movimientos, las cuales indicarn a travs de pequeos botones grficos si el producto indicado en la partida maneja nmeros de serie, lotes y pedimentos y observaciones.
Considerar Al ser activado este campo, el sistema tomar el impuesto 1 (IEPS) de un producto como parte del costo del mismo impuesto 1 en el y este ser actualizado en inventario y se incluir para calcularse el costo promedio. costo Nota: Es importante que si estas utilizando este parmetro, tomes en cuenta o verifiques que en la factura no se aplique nuevamente el impuesto IEPS. Mdulo general de configuracin
Configuracin / Cuentas contables Acceso
l Ventana principal, Men Utileras, Configuracin / Cuentas contables. Qu es Este apartado es muy importante, ya que aqu se indican los nmeros de cuenta que se utilizarn en las plizas generadas por la interfase Aspel-COI. Plizas en las que se utilizan las cuentas contables Generales Cuenta Maestra Cuenta correspondiente al catlogo Se utiliza en la pliza de: estndar de Aspel-COI
Ventas Descuento financiero ventas Impuesto por pagar Devolucin de ventas Venta de servicios Clientes Almacn Descuento financiero en compras Impuesto por acreditar Devolucin de compras Compra de servicios Proveedores Otras Bancos Diferencia costo compras Otros impuestos Impuesto 1 Impuesto2 Impuesto 3
4100-001-000
l
Ventas Ventas Ventas Devol. de Vtas. Ventas / CxC Compras / Movs. al Inv. Compras Compras Devol. de Compras Compras Compras / CxP Ventas / CxC / CxP Movimientos al inventario Ventas/Compras Ventas/Compras/devolucin ventas y compras Ventas/Compras/devolucin ventas y compras Ventas/Compras/devolucin ventas y compras
2150-001-000
l l
1150-001-000 1160-003-000
l l l l
1211-001-000 1120-001-000
l l l
En las leyendas para impuesto 1, impuesto 2 e impuesto 3 se mostrarn las leyendas configuradas en el apartado de cuentas contables del mdulo de configuracin, es decir, los impuestos configurados en dicha parte. l Estas cuentas no forman parte del catlogo estndar que maneja Aspel-COI, si las deseas manejar las debers dar de alta y posteriormente especificar el nmero de la cuenta en este apartado. Desde la ventana de Interface Aspel-COI, botn Cuentas contables, podrs configurar ms cuentas para la correcta interface del sistema Aspel-SAE/Aspel-COI. Para mayor informacin: Donde se definen las cuentas contables Esencial El sistema genera plizas desglosadas por cliente, por proveedor, por lnea de producto, clasificacin, moneda, etc., de acuerdo a tus requerimientos que tu selecciones. Se recomienda que mensualmente se Concilien las cuentas de Aspel-COI contra los totales de Aspel-SAE.
Temas relacionados Interfase Aspel-COI Mdulo general de configuracin
Configuracin / Aplicaciones asociadas Acceso
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Ventana principal, Men Utileras, Configuracin, Aplicaciones Asociadas.
Qu es
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Aqu puedes definir las aplicaciones que se activarn automticamente cuando elijas la opcin Calculadora, Editor de textos (Editor de formatos del men Archivos) o solicites una Hoja de clculo. Estas aplicaciones son importantes. El contar con una calculadora te permitir efectuar operaciones en cualquier parte del sistema, esta calculadora es adicional a la que proporciona el sistema en los campos de tipo monto. Uso de la calculadora dentro de los campos El editor de formatos te permite crear o modificar los formatos que se utilizan para imprimir los reportes, y con la hoja de clculo puedes establecer un vnculo dinmico que se actualizar cada vez que abras un archivo, con informacin generada en tu sistema. Copiado especial
Campos Campos Ruta de las aplicaciones: Calculadora, Editor de textos y Hoja de clculo Activar Sugerencias
Descripcin Para poder tener acceso a las aplicaciones de calculadora, editor de texto y la hoja de clculo desde el sistema SAE, indica la ruta donde se encuentran los archivos ejecutables (*.EXE) de cada una de las aplicaciones que sean utilizar para dichos fines, as podrs tener acceso a ellas desde el sistema. Calculadora Hoja de clculo Editor de formatos Al activar esta opcin, cada vez que accedas al sistema, despus de haber seleccionado la empresa a trabajar, aparecer una sugerencia de operacin del sistema, con el fin de proporcionarte tips para el correcto manejo de la informacin de tu empresa. Activar sugerencias
Modo alterno de Con esta opcin podrs cambiar la configuracin de la tecla Enter, ya que su funcionamiento por omisin es el de captura validar o aceptar el proceso, pero si activas esta opcin, la tecla Enter se convertir en tabulador, avanzando de un campo a otro dentro de una ventana de captura. Nota: Si est activada esta opcin, al momento de que llegues a algn botn Aceptar, la tecla Enter se convertir en validacin o terminacin del proceso, solamente ser en este caso, volviendo de nuevo a la funcin de Tabulador. Mostrar citas al inicio
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Al activar esta opcin le indicas al sistema que al acceder al sistema te notifique de las citas programadas para el da de hoy desde el Administrador de clientes o en sus caso desde la ventana de citas de Microsoft Outlook, este ltimo depender si el sistema est trabajando con le parmetro "Utilizar Interfaz con Outlook".
Para mayor informacin consulta el tema: Alta de citas y Agenda Utilizar Interfaz Existen dos formas de manejar este concepto: con Outlook l Sin establecer interfase con Microsoft Outlook l Estableciendo la interfase con Microsoft Outlook Sin establecer interfase con Microsoft Outlook Podrs dar de alta los distintos contactos del cliente, proporcionando la informacin necesaria para agilizar el envo
de correos electrnicos con la informacin de las principales consultas mediante el uso del correo predeterminado en tu computadora La opcin para envo de correos estar disponible en las principales consultas del sistema. Estableciendo interfase con Microsoft Outlook Gracias a la interfase con Microsoft Outlook, la cual habilitas en los parmetros de configuracin, podrs asociar a los clientes registrados en Aspel-SAE, los contactos previamente registrados desde Outlook, igualmente podrs dar de alta un contacto de Outlook desde la consulta de contactos de Aspel-SAE.. Para una mejor integracin entre ambas aplicaciones, al dar de alta un contacto desde la ventana de Outlook podrs incluir informacin especfica de AspelSAE, es decir, informacin del cliente o vendedor, etc. Esta interfase slo funciona a partir de la versin 2000 de Microsoft Outlook o superior. Impresora Indica la ruta donde se encuentra instalada la impresora que se tendr como predeterminada para el sistema. Si tienes una impresora predeterminada en tu sistema operativo (Windows 98, NT, 2000 o XP), el sistema mostrar la ruta de instalacin de dicho dispositivo. Configurar: Puedes configurar el tipo de letra para los encabezados, texto normal y letra condensada. Tambin te permite establecer los mrgenes superior e inferior del documento, el tamao y la orientacin (horizontal o vertical) del papel. Cuando ya tengas configurado los parmetros segn tus necesidades o preferencias puedes establecer como predeterminada dicha configuracin presionando el botn Predeterminar para que la prxima vez puedas trabajar con la misma configuracin. Nota: Por omisin el sistema toma la configuracin de impresin de la impresora que tengas predeterminada en tu sistema operativo. Consulta los siguientes temas: Calculadora Hoja de clculo Especificar Impresora Editor de formatos Copiado especial Mdulo general de configuracin
Configuracin / Grficas y copiado especial Acceso
l Ventana principal, Men Utileras, opcin Grficas y Copiado especial. Qu es Con esta opcin podrs definir especificaciones generales de la presentacin de tus grficas, las cuales quedarn registradas en el archivo SAEWIN.INI, aparecern por omisin cada vez que ingreses al graficador, as como la configuracin de la aplicacin a la cual se enviar la informacin por medio del copiado especial. Los campos que muestra esta ventana son los siguientes: Campos Configuracin para grficas Campo Descripcin
Ajustar la escala al valor Presentar los valores en relacin con el valor mximo de tu informacin; al activar esta funcin puede ser mximo de la estadstica que muchos de tus valores se vean muy pequeos en la escala de la grfica, debido a que el valor mximo es aqul que llena por completo la escala. Adems puedes usar esta opcin cuando algunos valores visualizados se ven muy pequeos y deseas ver datos en alguna determinada escala. Graficar el acumulado de Al activar esta opcin, el sistema obtendr el acumulado de todos los valores restantes de su estadstica y los valores no visibles dicha cantidad aparecer en la ltima columna o dato visible. Mximo de valores Puedes solicitar que el sistema grafique el nmero de valores deseados (mnimo 1 y el mximo 15). visibles en la grfica Por omisin veras de 6 en 6 (ideal para analizar el comportamiento de un semestre del ao). Salto de valores desplazar la grfica al Aqu podrs establecer el nmero de saltos para ir avanzando sobre los registros de tu estadstica, los cuales aparecern en la grfica y podrs ir desplazndolos con el botn . El graficador por omisin salta de 6 en 6 (ideal para analizar el comportamiento de tu informacin en un semestre del ao). Estadsticas /Grficas Edicin de una grfica Campos de Copiado especial Campo Descripcin Tipo de formato a Selecciona el tipo de formato en el cual quieres realizar el copiado especial, para que la aplicacin que uses no usar tenga errores, puedes utilizar los formatos en modo de Texto, para Lotus 123 (WK1) o para Excel (Biff3). Copiado especial Encabezados y/o Selecciona si quieres que el copiado especial incluya los encabezados y/o los totales. Totales Esencial Al usar el copiado especial, el sistema enviar la informacin que selecciones a otra aplicacin (p.ej. Excel), y tendrs la posibilidad de seleccionar en esa aplicacin el pegado especial con vnculo para que al momento de realizar alguna modificacin en SAE, la informacin de la otra aplicacin se actualice en forma automtica. Copiado Especial Mdulo general de configuracin
Calculadora Acceso
l Ventana principal, Men Utileras, opcin Calculadora. Utiliza la de tu preferencia Al acceder a esta opcin el sistema te presentar la aplicacin definida para tales fines, por ejemplo si eliges la calculadora de Windows podrs utilizar las opciones: cientfica o estndar.
Problema y Solucin Problema
Solucin
El sistema no despliega la calculadora en No tienes definida esta aplicacin en el men Utileras/ Configuracin / Aplicaciones pantalla. asociadas. Tema relacionado Aplicaciones Asociadas Uso de la calculadora dentro de los campos
Hoja de clculo Acceso Ventana principal, Men Utileras, opcin Hoja de clculo. Manejo Podrs especificar la Hoja de clculo que llamar el sistema (Lotus, Quatro Pro , Excel, entre otras). Slo define en el men Configuracin / Aplicaciones asociadas la ruta donde se encuentra la hoja que ms se adapta a tus necesidades y, al pedir la opcin Hoja de clculo del men Utileras, el sistema automticamente activar la aplicacin que tienes seleccionada.
Tema relacionado Aplicaciones Asociadas
Datos de la empresa Acceso l Men Utileras, Datos de la empresa. Qu es Cuando instalas un sistema Aspel, por omisin viene registrada una empresa denominada EMPRESA INVLIDA S.A. DE C.V. sta es una empresa ficticia en la cual puedes trabajar durante los 30 das que Aspel te otorga como periodo de evaluacin, posterior al vencimiento de dicho periodo se solicitar la activacin del sistema. Una vez que hayas activado tu sistema, en esta seccin podrs agregar hasta 99 empresas registrando para cada una de ellas informacin fundamental. Es muy importante que al activar tu sistema indiques el nombre que es lo equivalente a la razn social de tu empresa, antes de iniciar tus operaciones con SAE., de tal forma que el nombre de la empresa invlida se actualice con el nombre de tu empresa especificado en la activacin. Una vez que hayas activado tu sistema podrs modificar los datos de las empresas que tengas registradas en el momento que lo decidas, esto aplica para las empresas 1 a la 99 para ello, utiliza la opcin "Cambios" disponible en el dilogo de seleccin de empresa. Manejo Es importante que consideres que debers activar el sistema antes del trmino de los 30 das de evaluacin, de lo contrario el sistema dejar de operar habilitndose en modalidad de lectura. Esto NO significa que pierdas la informacin capturada hasta el momento, sino que estar disponible solamente a nivel de consulta y una vez que hayas activado el sistema, podrs reanudar la captura de informacin. Temas relacionados Revisa cuntos usuarios tienes permitidos Incrementa el nmero de usuarios del sistema Da de alta una empresa en tu sistema Proceso de activacin del sistema Registra la clave principal de acceso al sistema Esta seccin de datos de la empresa contiene los siguientes temas: Alta de la empresa en tu sistema Modifica los datos de una empresa
Alta de tu empresa en el sistema Acceso
l Men Utileras, opcin Datos de la empresa / Botn Qu es El proceso de "Dar de alta" una o varias empresas (hasta 99 diferentes), sirve para que le indiques al sistema el nombre o razn social de las empresas con las que trabajars, as como los datos de registro bsicos de las mismas. Una vez registradas las empresas desde esta opcin, al momento de iniciar una sesin con el sistema se listarn todas las empresas disponibles para que selecciones aquella con la que iniciars la sesin del sistema; de igual forma el nombre definido en esta opcin aparecer en todos los reportes y documentos que emitas. Abrir empresa Recuerda que el sistema por omisin tiene registrada una primer empresa llamada EMPRESA INVALIDA, la cual actuar como una empresa ficticia hasta que decidas activar tu sistema y registrar la razn social de tu empresa.
NO podrs dar de alta ms empresas si tu sistema an no ha sido Activado, de igual forma no podrs modificar el nombre de la EMPRESA INVALIDA. Modifica los datos de una empresa Datos de identificacin de la empresa Campo Observaciones No. de empresa Razn social Este nmero es asignado consecutivamente por el sistema y no puedes modificarlo. Escribe el nombre o razn social de la empresa a registrar. La razn social que se registre como Empresa 1 ser la que en Aspel se encuentre catalogada como la propietaria del paquete, con todos los derechos sobre l. Por ello te recomendamos que la primer razn social que des de alta sea la de la empresa corporativa. Modifica los datos de una empresa Anota la ubicacin de la empresa. Anota la ubicacin geogrfica de la empresa. Este dato ser impreso en diversos reportes, el cual har tus listados an ms completos.
Direccin Poblacin R.F.C.
Registro Anota este dato el cual podr ser impreso en algunos reportes, con lo que se tendr informacin ms completa. Estatal Problemas / Soluciones Quieres cambiar el orden en el que aparecen las empresas El nmero de empresa es progresivo y no puede ser modificado, en la ventana de Seleccin de empresa. solamente podrs modificar la razn social asociada Tuviste algn error al dar de alta los datos de la empresa. Temas relacionados Modifica los datos de una empresa Revisa cuntos usuarios tienes permitidos Incrementa el nmero de usuarios del sistema Da de alta una empresa en tu sistema Proceso de activacin del sistema Registra la clave principal de acceso al sistema Dirgete al apartado "Modificar los datos de la empresa".
Modifica los datos de una empresa Acceso
l Men Utileras, opcin Datos de la empresa / Botn Qu es A travs de esta opcin podrs modificar los datos (direccin, R.F.C., etc.) de la empresa que elijas. La ventana que se presenta es similar a la de alta de una empresa. Notas No es posible modificar el nmero de empresa. Recuerda que podrs cambiar los datos de la empresa ficticia (de EMPRESA INVLIDA S.A. DE C.V ) por los datos de tu empresa, al momento de activar el sistema o posteriormente desde esta opcin. Tema relacionado Activacin del sistema
Ir a otros mdulos Puedes moverte de un mdulo a otro desde el men Mdulos de la Ventana principal o desde la opcin Ir a del men Archivos de cada mdulo.
Teclas de acceso rpido Qu son Con esta opcin podrs tener acceso a las funciones del sistema por medio del teclado. Son aquellas combinaciones de teclas que realizan alguna funcin especfica dentro del sistema, sin necesidad de buscar por las opciones del men la funcin deseada. Para identificarlas es necesario observar a detalle las opciones del men, ya que ah es donde se encuentran las teclas de acceso rpido. Manejo Existen dos tipos de teclas de acceso rpido: 1. Las que se indican con una letra subrayada en el texto de la opcin del men, si es una opcin del men principal sta debe ser activada con la combinacin de teclas: ALT + "la letra subrayada". Ejemplo: "Edicin" como se puede observar la letra "E" se encuentra subrayada, esto indica que es una tecla de acceso rpido, y sta puede ser activada mediante la combinacin de ALT + E, junto con la tecla de acceso de la opcin a la que deseas acceder (ALT + E + A). Si la opcin a la que deseas acceder se encuentra dentro de un submen, slo es necesario presionar en orden todas las teclas subrayadas hasta desplegar la opcin deseada.
2.
El otro tipo de teclas de acceso rpido son las que se presentan frente al texto de algunas opciones y en estos casos se muestran las combinaciones de teclas que se deben de presionar.
Ejemplo: En el men Edicin se encuentra la opcin Copiar frente a la cual se encuentra el texto "Ctrl + Ins", lo que indica que si presionas la combinacin de teclas CTRL + Ins, se realizar o ejecutar la opcin de copiado.
Notas
En todos los ejemplos utilizamos el mdulo de clientes. Te sugerimos que elabores una gua de referencia rpida registrando las combinaciones de teclas, para los procedimientos que empleas con mayor frecuencia. Recuerda que para ver las teclas de acceso rpido en Windows 2000 y XP, tienes que seleccionar la tecla ALT y hasta entonces se mostrarn marcadas en los mens las teclas de acceso rpido. Temas relacionados Funciones y campos generales Teclas de funcin
Teclas de funcin Qu son Estas teclas tienen asignadas las funciones ms generales del sistema, como son Grabar, Buscar, Filtrar, Ayuda, entre otras; y con slo oprimirlas se ejecutarn. Teclas de funcin Estas son las teclas de funcin que puedes utilizar normalmente en tu programa. Cuando en algn catlogo cualquiera de estas funciones vare, se te informar del uso indicado. TECLA FUNCIN GENERAL EN LOS MDULOS: F1 F2 AYUDA EN LNEA. Brinda explicaciones y apoyo sobre el tema en el que se encuentra posicionado el cursor. AYUDA POR CAMPO. Cuando existe este tipo de ayuda, el campo se seala con una interrogacin (?) y al activarla, el sistema despliega un listado con las opciones que puedes elegir para el rubro en el que te encuentres. El sistema proporciona una calculadora que se despliega en todos los campos numricos, mediante el uso de la tecla F2 dentro del mismo campo. Esta calculadora es distinta a la que configuraste en las aplicaciones asociadas, para ms informacin de su manejo consulta el siguiente tema: Uso de la calculadora en campos numricos BUSCAR. Sirve para localizar informacin dentro de una consulta, y para ello se despliega un dilogo en el que defines las caractersticas de la bsqueda. GRABAR: Esta misma tecla permite grabar la informacin de la captura de un documento, en los mdulos de Compras y Facturas. SIGUIENTE. Una vez que solicitaste una bsqueda, esta funcin se usa para localizar los siguientes datos que cumplan con las caractersticas que definiste. FILTRAR. Sirve para seleccionar informacin que se presentar en la consulta, con base en determinadas caractersticas. RESTAURAR. Sirve para listar la informacin de un catlogo tal y como se encontraba antes de haber realizado la operacin Filtrar. BSQUEDA FONTICA. Si no recuerdas la clave que solicita el sistema, puedes oprimir la tecla F2 o el signo ? y luego la tecla F7 para indicar el nombre o parte de l, y el sistema presentar los registros que ms se aproximen a lo que hayas indicado. CLAVE DE ACCESO. En la ventana de entrada a la empresa de (que aparece al entrar por primera vez a cada mdulo), si oprimes F8 equivale a anotar la clave de acceso de fbrica, que es ASPEL1. Posteriormente podrs definir tu clave de acceso personal.
F3
F4 F5 F6 F7 F8
F9 IMPRIMIR. Presenta un dilogo de opciones de impresin, para mandar tu informacin a disco, pantalla, E-mail o impresora. Es importante tener en cuenta que algunas teclas de funcin pueden variar su uso dependiendo de las operaciones que se realizan en cada Mdulo, lo cual ser explicado en su momento. Temas relacionados Teclas de acceso rpido
Utiliza las opciones de ayuda (f2, calendario, calculadora) Qu es l Al colocarte en los campos que van acompaados por el signo de interrogacin (?) y oprimir F2, Shift + F2, aparecer un listado con las opciones que puedes elegir para ese rubro; de esta forma no tienes que recordar claves, ni recurrir a otra consulta para verificarlas, entre otras cosas. Son 4 variantes las que te pueden ayudar: l Tecla de Ayuda (F2) l Calendario. l Uso de la calculadora dentro de los campos l Aade Observaciones l Cmo utilizar una clasificacin
Cambio de directorio y fecha Acceso
l Desde el Men Archivos, opcin Fecha / o desde la barra de herramientas, con el botn: Manejo Esta ventana cambia un poco su funcionalidad en esta versin. Permitir cambiarte de ruta o directorio de trabajo, con el fin de revisar algn dado registrado en otra base de datos diferente a la base de trabajo (pudiendo ser la base de datos ejemplos), sin que este cambio modifique y/o afecte la ruta de trabajo del sistema y los accesos de otros usuarios (trabajo en red).
Observaciones relevantes de esta opcin: 1. La podrs utilizar para abrir otra base de datos y para regresar a la base de trabajo, sin tener que salir del sistema. 2. El cambio de la base no se graba, es decir, cada vez que inicies una sesin con el sistema, se abrir con la base de datos de trabajo configurada en los parmetros de configuracin, parmetros generales/Botn configuracin.
Campos de esta opcin Campo Descripcin Directorio trabajo Fecha trabajo (DDMMAA) de Te permite indicar la ruta en donde se encuentran los datos de la empresa que se desea abrir.
de Anota o selecciona la fecha de trabajo que el sistema tomar en cuenta para abrir la base de datos y fecha en la que deseas registrar los cambios.
Formato de la Selecciona el formato en la cual est estructurada la base de datos indicada en el campo anterior. Si el directorio de base de datos trabajo seleccionado se encuentra vaco, es decir, an no han sido creados los archivos de datos podrs indicar el formato en el cual deseas que sean creados dichos archivos mediante la opcin Instalacin Automtica ubicada desde Control de archivos. Alias de la base Selecciona el alias del formato indicado en el campo anterior. Este dato solo lo podrs indicar si el formato de datos especificado no es nativo, es decir, de tipo servidor. Para que este alias este disponible, debers realizar lo siguiente: 5. Instala un cliente SQL 6. En el cliente SQL debiste dar de alta o configurar tu servidor. 7. Crear la base de datos en el servidor (sin datos) 8. Crear un Alias de tipo SQL en el BDE admin. apuntando a la base de datos creada con anterioridad desde el servidor SQL. Nota: Estas indicaciones son para el caso en que el formato seleccionado sea MSSQL. Una vez realizado lo anterior, el Alias se listar de manera automtica en este campo, ya que Aspel-SAE lee directamente la informacin del BDE admin. Posterior a esta ventana por cambio de base de datos, se mostrar la ventana de sugerencias y aviso del respaldo de archivos. Acceso al sistema Tema relacionado Abrir empresa
Cmo sacarle provecho a tu informacin Qu es
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El sistema te permite clasificar los registros que vas ingresando, de manera que despus puedas aprovechar esa clasificacin para encontrar, ordenar y seleccionar tus datos de acuerdo a tus necesidades. Para conocer un ejemplo de esta forma de clasificar tus datos, cmbiate al directorio de la base de datos "Ejemplos", una base de datos que incluye tu sistema, la cual contiene una clasificacin ficticia de proveedores, clientes y productos; esta informacin est clasificada de manera inteligente y, si clasificas tu informacin de la misma forma, podrs obtener consultas y reportes con informacin tan especfica como lo requieras. La base de datos Ejemplos tambin te ser til para familiarizarte con el manejo del sistema. Solictala de esta manera, con la opcin Cambio de directorio y fecha, de la ventana principal:
Nota: Esta base de datos fue creada para manejarse nicamente con la Empresa 1.
Ver: Cambio de directorio y fecha
Configura la barra de herramientas Acceso l Desde cualquier mdulo, Men Herramientas, opcin Barra de herramientas.
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Desde cualquier mdulo, oprime el botn de la barra de herramientas. Al tener el cursor en la barra de herramientas, oprimir el botn derecho del ratn y elegir la opcin Personalizar barra.
Qu es Esta opcin sirve para personalizar tu barra de herramientas dentro de cualquier mdulo, ya que te permite agregar, quitar o separar los botones que ejecutan diversas opciones (recuerda que algunas operaciones se realizan ms rpido ejecutndolas a travs de su botn). El procedimiento para agregar botones a la barra actual es: l Elige el botn que requieras de la barra de botones disponibles. l Oprime el botn Agregar o arrastra el botn hacia la barra actual. El procedimiento para quitar botones de la barra actual es: l Elige de la barra actual el botn a descartar l Haz clic en el botn Eliminar o arrastra el botn hacia la barra de botones disponibles. El procedimiento para espaciar los botones de la barra actual es: l Posicinate en el botn que quieres separar del grupo de botones anterior. l Haz clic en el botn Separador. NOTA: El sistema asigna en forma predeterminada la funcin de cada botn, por lo que no ser posible modificarla. Campos Campo Descripcin Barra Actual Disponibles Descripcin Botn Agregar Botn Eliminar Botn Original Muestra los botones que se encuentran en la barra de herramientas. Muestra los botones disponibles para agregar a la barra de herramientas. Este campo informativo describe la funcin que tiene asignada cada botn. Te permite agregar un botn a la barra de herramientas. Elimina un botn de la barra de herramientas. Restablece a su forma original la barra de herramientas.
Botn separador Inserta espacios entre botones, para que te sea ms fcil identificar grupos de botones, de acuerdo a su uso.
Emisin de documentos Consulte la emisin de documentos para cada catlogo del sistema: Compras Clientes Proveedores Facturas Inventarios
Campos generales de los reportes Qu son Aqu explicamos algunos campos que puedes encontrar en casi todos los reportes del sistema, para que conozcas su uso. Campos Campo Descripcin Ttulo reporte del Este campo te permite anotar un ttulo para tu reporte. El tipo de letra y tamao de este ttulo lo podrs modificar al oprimir el botn de Opciones de impresin.
Desde / Inicial Indica el primer registro que deseas que aparezca en el reporte. Si no indicas ningn nmero, el sistema imprimir desde el primer registro de tu catlogo. Hasta / Final Anota el ltimo registro que deseas que se reporte. Si no especificas ningn nmero, el sistema desplegar hasta el ltimo registro que tengas dentro del catlogo.
Esencial Estos campos no se mencionarn en explicaciones posteriores, a menos que exista un dato que sea muy relevante. Al oprimir Aceptar puedes ver de manera Preliminar tu reporte para revisarlo y aadirle la imagen de tu empresa antes de imprimirlo.
Men Ver Qu es Al ingresar a cualquiera de los catlogos podrs consultar los registros que tienes dados de alta y llevar a cabo diversos procesos. Ejemplo:
Ver: Filtros personalizables
Los procesos a realizar son: Buscar (hacia Adelante o hacia Atrs en el catlogo) Siguiente Filtrar Restaurar Filtrar bases de datos SQL Nota
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Se debe tener algn catlogo abierto para que se activen estas opciones en el men Ver. En la mayora de las consultas puedes obtener el Detalle con la informacin completa del registro, al hacer doble clic u oprimir Enter al estar sobre uno de ellos.
Buscar Qu es Permite localizar dentro del catlogo el registro que cumpla con las caractersticas indicadas en la ventana de bsqueda. Este dilogo vara, dependiendo de los datos contenidos en el catlogo correspondiente. El registro que anotes en los campos de la ventana de bsqueda debe ser idntico al que quieras localizar en tu base de datos. Campos y botones generales Campo Descripcin Nmero registro de Aqu debes anotar el nmero de registro que deseas localizar en tu catlogo. Para que el sistema lo encuentre, debe ser idntico al que diste de alta en el archivo correspondiente.
Adelante / La localizacin puede realizarse hacia adelante o hacia atrs de la posicin donde te localizas en el catlogo, eligiendo Atrs los botones Adelante o Atrs, y el sistema buscar el registro en dicha direccin. Esencial Slo encontrars explicaciones en el resto del manual sobre aquellos campos cuya complejidad o repercusiones lo ameriten.
Siguiente Qu es Al ejecutar esta opcin, el sistema localizar el siguiente registro que cumpla con las especificaciones de Buscar. Si sealaste Atrs en los botones que indican la direccin de la bsqueda, al seleccionar Siguiente el sistema buscar dicho registro hacia atrs (hacia arriba) del registro donde te encontrabas.
Filtrar Qu es Sirve para seleccionar informacin de tus catlogos y mostrar slo aquella que cumpla con los criterios que establezcas. Es una herramienta muy til para extraer informacin especfica, la cual aparecer en la ventana de consulta para que puedas imprimirla o graficarla. Campos Campo Descripcin Desde Anota el nmero del primer registro que deseas que se incluya en la consulta. Hasta Indica el ltimo nmero del registro que deseas que aparezca en el listado. Si no escribes en este campo, el sistema entender que realizar la seleccin hasta el ltimo registro del catlogo. Ejemplo La primera ventana presenta una porcin del catlogo de productos y, la segunda, muestra la ventana de filtrado correspondiente (la cual aparece al oprimir la tecla de funcin F5 al elegir el botn debido).
En los campos Desde / Hasta puedes solicitar que el sistema presente un rango de productos, por ejemplo, nicamente del A009 al B007. De esta manera, al oprimir Aceptar, el sistema mostrar los registros que van desde el primero hasta el ltimo registro solicitado. No es necesario que definas todos los campos para obtener un filtrado, pero entre ms datos especifiques, el filtrado ser ms selectivo. Puedes filtrar la informacin de un catlogo ms de una vez. Tema relacionado Filtros SQL
FILTROS SQL Qu es
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SQL es un lenguaje que permite la interaccin con una base datos estableciendo una conversacin o dilogo, es decir, permite formular preguntas a la base de datos, en el caso de Aspel-SAE stas pueden ser: Cules son los clientes que tienen un saldo mayor a su lmite de crdito?, Qu productos fueron los ms comprados durante l ultimo trimestre?, etc. El lenguaje SQL permite hacer varias y complejas operaciones con los datos de una base en Aspel-SAE, cuando se est trabajando con base de datos abiertas, el sistema permite hacer uso de sentencias SQL (Querys) para hacer selecciones de informacin de las consultas, y/o ordenar los datos dentro de ella. Esto se realiza mediante el botn SQL que se encuentra en los dilogos de Filtrar de las consultas. Dentro de esta ventana esta disponible el Botn Crea Querys para filtrar, al estar habilitada esta opcin indica que construir automticamente una secuencia SQL.
Esencial Dada la naturaleza de los datos, no se podrn realizar Querys utilizando alguno de los campos contenidos en las tablas de los archivos de partidas correspondientes a las consultas de Facturas y Compras, etc.. Ver: Tablas de descripcin de archivos de Aspel-SAE
Ejemplo Por ejemplo si quieres ver a todos aquellos clientes que tengan un saldo mayor a 10,000 y sean acomodados por nombre, anota lo siguiente: Where: SALDO>10,000 Orden: NOMBRE Al oprimir Aceptar y Cerrar la ventana de filtrado correspondiente, vers tu consulta ordenada de acuerdo a los parmetros indicados. Campos Campo Descripcin Where Order Activar Query Botn En este campo debes especificar la condicin por la cual quieres seleccionar los campos de tu base de datos, por ejemplo, que muestre los que tienen saldo cero, slo aquellos cuyo saldo es mayor a cierto monto, etc (ver ejemplo a continuacin). En este campo anota el criterio por el cual se va ordenar tu informacin, de acuerdo a las condiciones sealadas; es decir, que ordene la informacin por el campo NOMBRE, o SALDO, o ZONA, etc (ver ejemplo a continuacin). Si no activas esta casilla, el sistema no har la seleccin sobre la base de batos y la consulta no se ver afectada.
Este botn crea automticamente una sentencia SQL (Querys) con la informacin proporcionada en el filtro, en caso de necesitar una sentencia ms personalizada, debers crear una sentencia SQL (Querys) de acuerdo a tus necesidades.
Cmo se usa La operacin que se realiza a travs del botn SQL es la declaracin SELECT (seleccin), que se utiliza para la recuperacin de datos de una o ms tablas, cuando la recuperacin de datos es de mltiples tablas se le llama JOIN (unin). El SQL local al cual nos enfocaremos tiene la siguiente forma: SELECT ListaDeColumnas (campos) FROM TablaDeReferencia [WHERE ExpresinBooleana] [ORDER ListaDeOrden] Las clusulas que se encuentran en corchetes son opcionales. SELECT en su forma ms simple es una pregunta que solicita al manejador que se recuperen todos los datos de la tabla: SELECT * FROM Tab laDeReferencia El asterisco indica que se consideren todos los campos y FROM le hace saber al manejador de qu tabla provienen los campos. Los resultados de esta consulta son equivalentes al contenido de la tabla, ya que no se solicit ningn criterio de seleccin. SELECT * FROM . Es decir, se considerarn todos los campos de la tabla para hacer la seleccin, el sistema automticamente indica la tabla de la cual se tomar la informacin (aquella de la cual proviene la consulta en la que se acces el botn SQL). Es importante mencionar que, aunque se consideran todos los campos para hacer la seleccin, slo aparecen en la consulta los campos que la configuracin de la misma permite. Temas relacionados Base de datos abierta WHERE ORDER BY
Restaurar Acceso Desde cualquier catlogo, barra de herramientas con el botn o con la tecla de acceso rpido F6.
Desde la ventana del filtro, con el botn Qu es Permite restablecer el orden de la informacin de un catlogo despus de haber realizado un filtro. Tambin puedes restaurar despus de usar la funcin Buscar.
Copiado especial (D.D.E Intercambio dinmico de datos) Acceso
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De la barra de herramientas de las consultas con el botn
l Men Ver, opcin personalizacin de consultas con el botn Qu es Esta opcin es de gran utilidad cuando requieras utilizar peridicamente informacin generada por Aspel -SAE en tu hoja de clculo y la necesites tener actualizada al momento de generar un reporte o cualquier otro documento. Manejo l
Para ejecutar esta opcin, elige la consulta en la que deseas realizar un copiado especial, y estando posicionado en alguno de los registros elige Copiado especial del men correspondiente. Abre la hoja de clculo donde insertars esta informacin y ejecuta la opcin Pegar con Vnculo, la cual se encuentra en el men Edicin de dicha aplicacin. Al efectuar el pegado con vnculo, no slo se copiarn los datos incluidos en la hoja generada, sino que tambin se incluir en el archivo de la aplicacin cliente (la hoja de clculo) la frmula que define el vnculo de los datos originales de Aspel-SAE y la aplicacin utilizada.
Ejemplo: Para realizar un copiado especial al programa Excel; debes seguir el siguiente procedimiento: 1. Posicinate sobre el catlogo del que requieres obtener un copiado especial. Recuerda que puedes filtrar tu informacin, a fin de que enves nicamente la ms oportuna. 2. 3. 4. Presiona el botn La informacin ya se encuentra en el portapapeles. Ahora dirgete a la aplicacin en Windows de tu eleccin (para este ejemplo usaremos Excel) y selecciona la opcin "Pegado especial" disponible desde el men "Edicin". La ventana que se desplegar es la siguiente:
Dependiendo de la versin de Excel con la que se est trabajando las opciones varan, para mayor informacin consulta el manual de dicho programa. 5. Al seleccionar el botn "Aceptar", se copiar la informacin de Aspel-SAE a la que le aplicaste el copiado especial (en este caso el catlogo de Clientes). Cuando te posiciones en uno de los datos de la hoja de clculo, podrs observar la siguiente instruccin:
=SAEWIN|Consulta!SAE00001.C01 Esta instruccin se arma con los siguientes parmetros: 1. Nombre de la aplicacin de donde provienen los datos (servidor). En el caso de Aspel-SAE, el nombre de la aplicacin es SAEWIN 2. Tema o tpico del que provienen los datos: Aspel-SAE maneja Consulta. 3. Nombre del archivo de exportacin: Los datos que son recibidos a travs del copiado especial se crean o se arman con un nombre, el cual vara dependiendo del sistema del que se trate y del nmero de empresa del que se enven datos. Nota: Para que los encabezados y los saldos de las consultas se incluyan en el copiado especial, debers indicarlo desde los parmetros de configuracin, desde el apartado de Grficas y copiado especial. De igual forma podrs seleccionar los diferentes formatos para realizar el copiado especial. Cmo se actualiza la informacin del copiado especial? Al momento de abrir un documento en Excel que contenga un pegado especial con vnculo, se mostrar el siguiente mensaje: Este libro contiene vnculos automticos con otro libro. Desea actualizar este libro con los cambios realizados en el otro libro? Para actualizar toda la informacin vinculada, haga clic en S. Para mantener la informacin anterior, haga clic en No. NOTA: Para que la actualizacin se realice, debes tener abierto el programa Aspel-SAE, de lo contrario Excel mandar el siguiente mensaje: Imposible tener acceso a los datos remotos. Desea iniciar la aplicacin "SAEWIN.EXE"?. Te recomendamos que antes de abrir un documento con vnculos dinmicos te asegures de tener activo el programa Aspel-SAE. En caso de haber dado de alta otro u otros registros y quieras que estos aparezcan, si tenas abierto el documento, debers cerrarlo y volverlo a abrir para que se reflejen los nuevos datos; al abrir el documento el sistema detectar que hay nuevos vnculos al cual debers aceptar para que se reflejen y puedas guardarlo. Si no tenas abierto el documento, al acceder a ste, te mostrar la misma advertencia que si tuvieras abierto el documento y debers seguir los pasos de la explicacin anterior. Otra opcin, es volver hacer nuevamente el pegado especial en un documento en blanco. Si seleccionas ms celdas rebasando el nmero de registros agregados en tu consulta de Aspel-SAE, al hacer el pegado especial nuevamente los registros sobrantes se llenarn con smbolos como estos (#REF!), (#N/A). Estos smbolos sern sustituidos con registros nuevos cuando se actualice la hoja de Excel.
Temas relacionados Copiar
Agregar (Alta) Qu es Al ejecutar esta opcin teniendo un catlogo abierto, vers una ventana de captura, la cual te permite dar de alta un nuevo registro. Puedes activar esta opcin desde cualquier catlogo oprimiendo las teclas ALT + INSERT. Campos generales de edicin Campo Descripcin Nmero
l
El sistema sugiere un nmero secuencial si trabajas de esta forma la clave (en los Parmetros del sistema). Siempre te da el nmero consecutivo siguiente. El sistema no acepta claves repetidas al momento de dar de alta otro registro. Para llevar un control ms completo, en ciertos datos puedes anotar una descripcin a los registros que agregues en tu sistema.
Descripcin
Esencial Una vez capturada la informacin, debers oprimir el botn Aceptar (en algunos casos es el botn Grabar), con lo que se indica al sistema que almacene los datos en el catlogo correspondiente.
Modificar (Cambios) Cmo funciona Esta opcin te permite cambiar la informacin de los registros de tus catlogos. Para ingresar a esta funcin haz doble clic sobre el registro a modificar, con lo que vers una ventana similar a la de alta, con algunos campos en gris, indicando que no podrn ser modificados.
ELIMINAR (BAJA) Qu es Con esta opcin podrs dar de baja diversos registros. El sistema mandar un mensaje de confirmacin por si deseas cancelar la operacin. Tambin puedes solicitar esta funcin seleccionando el registro a eliminar en el catlogo donde te encuentres y oprimiendo las teclas ALT + Supr.
Copiar Cmo se usa Esta opcin sirve para guardar un dato en el portapapeles de Windows; en este caso, lo que hayas escrito en cualquier dilogo. Marca dicho texto y selecciona la opcin Copiar. El dato queda guardado en memoria temporalmente.
Pegar Cmo se usa Con esta opcin pegas la informacin proveniente del portapapeles de Windows en cualquier campo de una ventana de captura; esto evita tener que proporcionar la informacin nuevamente.
Opciones de impresin Acceso Desde catlogos del sistema Dentro de cualquier catlogo del sistema / Men Archivo, Imprimir, o desde la barra de herramientas de los mismo, Botn Desde reportes con formato FTO Desde los distintos reportes del sistema / Botn Opciones Qu es Esta ventana u opcin te permitir definir algunos parmetros para determinar tu impresin. La ventana que se despliega es la siguiente:
Existen varias formas por las que se puede imprimir la informacin que se genera en el sistema: 1. Cuando se usa el botn Imprimir de la consulta, se obtiene un reporte con los datos que aparecen en la misma. 2. Si se imprime el reporte desde la opcin Reportes de cada mdulo, el sistema permite seleccionar la informacin a travs del filtro correspondiente. Campos de esta ventana Campo Descripcin Carpeta Destino Destino Elige el destino o dispositivo de salida del reporte: Presentacin preliminar: Se presenta en pantalla un preliminar del reporte. Disco: Anota en el campo la ruta en disco en la que deseas grabar la impresin, as como el nombre del archivo con que se generar. De esta manera, la informacin podr ser modificada y/o impresa desde cualquier editor de Windows. Impresora: En este caso, debers revisar si el tipo de impresora que el sistema muestra por omisin es la que deseas utilizar; si no es as, busca la impresora deseada en la lista desplegable de impresoras que presenta esta ventana, al seleccionar esta opcin se activara el botn de configurar Email: Al seleccionar esta opcin se indica al sistema que mande va correo electr nico el reporte del catlogo. A: Indica la direccin del correo a la que se le enviar la informacin, si deseas que el envo se realice para varios destinatarios debers escribir la direccin de estos separado por comas y automticamente se anexar en la lista de los destinatarios de la aplicacin de correo que tengas predeterminada en tu PC. Mediante el botn ?, despliega una ventana de ayuda para seleccionar los Destinatarios de una lista previamente almacenada desde otros mdulos. Asunto: Este es el ttulo del encabezado del correo y Mensaje: Es el texto que se anexar al correo que se est enviando, lo puedes capturar aqu o posteriormente. Al momento de dar aceptar el dilogo, el sistema te presentar la ventana correspondiente a la aplicacin predeterminada para el envo de correos, prellenada con los datos indicados; en esa ventana podrs realizar los cambios que consideres pertinentes, editar y enviar el correo. Carpeta Rango de Para las opciones de Pantalla, Disco e impresor, el sistema permite seleccionar el rango de pginas que sern pginas consideradas en el listado. Si dejas en blanco esta solicitud, se imprimirn todas las hojas. Tipos de Puedes elegir el tipo de letra del reporte para los Encabezados (que generalmente se utiliza al imprimir, Nombre
Fuentes letra de la empresa, Fecha, No. de pgina y Ttulo), Letra normal (para cuerpo del reporte) y Letra condensada (letra para detalles del reporte). La cantidad de tipos de letra estar en funcin del nmero de fuente tipogrfica que tengas registradas en el directorio de Windows .
Botn Configurar Si deseas configurar los parmetros de impresin, oprime el Botn "Configurar". ste te permite definir los parmetros propios del Software de impresin, los cuales bsicamente definen lo siguiente: l Tipo de papel l Orientacin del papel l Fuente de alimentacin de papel Nota importante Los reportes con formato QR2 utilizan la ventana de impresin de Windows, la cual corresponde a la misma ventana que se despliega cuando selecciona el botn "Configurar", anteriormente explicado.
Presentacin Preliminar Para que sirve Una vez visualizado en pantalla el reporte, cuentas con botones que ejecutan diversas operaciones y que te sirven para moverte dentro del mismo y mejorar su presentacin: Manejo Aspel Por la diversidad en los tipos de formatos o estructura en la que la informacin es generada, se manejan varias ventanas para la presentacin preliminar de dicha informacin, la clasificacin podra ser la siguiente: l Presentacin preliminar para consultas y reportes con formato FTO l Presentacin preliminar para reportes con formato Qr2 l Presentacin preliminar avanzada para algunos catlogos u consultas En la siguiente imagen podemos visualizar un ejemplo de las primeras dos presentaciones mencionadas anteriormente:
Botones de la Presentacin preliminar para consultas y reportes con formato FTO Botn Funcin Salir del reporte. Imprime el reporte. Al solicitar esta opcin podrs especificar ciertas propiedades de la Impresin. Se mueve a la pgina que le indiques. Despus de capturar el nmero de pgina selecciona Enter. Zoom para modificar el porcentaje de visualizacin del reporte. Avanza a la primera o a la ltima pgina del reporte. Regresa a la pgina anterior o avanza a la siguiente. Permite colocar el logotipo de tu empresa en el reporte, el formato del archivo deber ser BMP. Esencial Todos los reportes cuentan con algunos elementos en el encabezado: el Nombre de la empresa, la fecha de emisin del reporte y el nmero de pgina. Botones de la Presentacin preliminar para reportes con formato Qr2 Botn Funcin Esta opcin te permitir ver en pantalla el reporte en un tamao ms reducido. Te permite ver el reporte al 100%, es decir tal y como se imprimir. Con este botn podrs ver el reporte a lo ancho de la pgina.
Permite regresar a la primera pgina del reporte. Permite regresar a la pgina anterior del reporte. Permite pasar a la siguiente hoja del reporte. Con este botn podrs ir a la ltima pgina del reporte. Esta opcin te permite especificar el nmero de la hoja del reporte que deseas ver en pantalla. Revisa de cuantas hojas consta tu reporte. Con este botn se despliega la ventana de impresin de Windows para definir y/o configurar las propiedades de la impresora. Manda el reporte directo a la impresora. Te permite guardar el reporte en una ruta o directorio de tu mquina. Te permite seleccionar otro reporte para su vista preliminar. Slo podrs abrir los reportes guardados mediante la opcin salvar como, disponible desde esta ventana de presentacin preliminar. Prepara la consulta para su envo y/o publicacin en Internet. Prepara la consulta para su envo y/o publicacin en Internet. Despliega el ayuda del sistema, mostrando el tema de explicacin correspondiente a esta opcin de presentacin preliminar. Permite salir de la vista preliminar del reporte. Temas relacionados Presentacin preliminar Avanzada
Presentacin preliminar avanzada Para que sirve Una vez visualizado en pantalla el reporte, cuentas con botones que ejecutan diversas operaciones y que te sirven para moverte dentro del mismo y mejorar su presentacin. A diferencia de la presentacin preliminar, esta vista es considerada como una vista avanzada ya que proporciona mas herramientas para manipular la presentacin del reporte. Manejo Aspel Esta presentacin preliminar avanzada es proporcionada por algunas consultas o catlogos del sistema. Algunas consultas que proporcionan esta vista son: Administrador de clientes, catlogo de campaas, consulta de movimientos por folio, entre otros. En trminos generales desde esta vista podrs: l Configurar la pgina, mrgenes encabezados y Pie l Diseo del reporte, estilos, vistas, etc. l Indicar el tipo de numeracin de pgina del reporte l Modificar el ttulo del reporte l Especificar el tipo de formato para fechas y hora l Ajustar la pgina l Cambiar el color de fondo del reporte l Entre otros. La ventana es la siguiente:
Botones de esta presentacin Botones Descripcin Se despliega una ventana donde podrs configurar lo que deseas ver en pantalla como: leyendas, bandas, Encabezados, barra de filtros, estilos tipo de vistas etc.
Encabezados, barra de filtros, estilos tipo de vistas etc.
Manda el reporte directo a la impresora. Con este botn se despliega la ventana de impresin de Windows para definir y/o configurar las propiedades de la impresora. Este botn despliega una ventana para que configures las propiedades de la pgina como pueden ser: mrgenes, tipo de papel, orden de impresin, encabezados y pies de pgina, entre otros. Desde esta opcin podrs mandar el reporte para su impresin. Esta opcin divide la pgina del reporte que se est visualizando en pantalla, mostrando de un lado la hoja del reporte correspondiente y al otro lado todas las pginas del reporte pero en miniatura. Reduce el tamao de la pgina del reporte. Te permitir seleccionar el color del fondo de la presentacin preliminar del reporte. Te permite ver el reporte al 100%, es decir tal y como se imprimir. Con este botn podrs acomodar para su fcil lectura el reporte a lo ancho de la pgina. Permite ajustar la hoja para que se visualice completa en pantalla. Te permite ver en pantalla dos hojas del reporte. Este botn no estar habilitado, si el reporte no tiene por lo menos dos hojas. Te permite ver en pantalla cuatro hojas del reporte. Este botn no estar habilitado, si el reporte no tiene por lo menos cuatro hojas. Te permite seleccionar el nmero de pginas del reporte que deseas ver en pantalla. Acomoda todas las hojas del reporte a lo largo de la pantalla para que selecciones la que deseas consultar. Desde este botn podrs seleccionar las diferentes opciones de vista que se tiene para el reporte, o bien seleccionar el nmero del zoom al cual lo deseas ver. Permite regresar a la primera pgina del reporte. Permite regresar a la pgina anterior del reporte. Podrs indicar el nmero de hoja del reporte que deseas ver en pantalla. Permite pasar a la siguiente hoja del reporte. Con este botn podrs ir a la ltima pgina del reporte. Te permite salir de la presentacin preliminar del reporte.
Temas relacionados Presentacin preliminar
Correo electrnico Acceso l Desde los catlogos de vendedores, clientes, administracin de clientes y proveedores, desde la barra de herramientas, botn Para qu sirve Esta opcin te permitir enviar un correo electrnico a un cliente, vendedor o proveedor con el fin de mantener una comunicacin constante para la confirmacin de pedidos, informarles sobre saldos o aumentos de crdito, confirmar ventas, informar de alguna oferta u cualquiera otra informacin relevante. Manejo Aspel Esta opcin trabaja directamente con la aplicacin de correo electrnico que tengas configurada en t mquina, es decir la predeterminada en Windows. Para enviar un correo electrnico realiza lo siguiente: 1. Primero que nada verifica que el Cliente o Proveedor, tenga asociado por lo menos un contacto con direccin electrnica vlida. Para asociar a un cliente o proveedor un contacto, dirgete al catlogo correspondiente men Archivos, opcin contactos o desde la opcin de modificar cliente o proveedor, botn contactos. Para el caso de Vendedores debers asignar en su catlogo correspondiente la direccin de correo de dicho vendedor. Selecciona el cliente, proveedor o vendedor segn corresponda y selecciona el botn de la barra de herramientas. Para el caso de Vendedores, en ese momento se desplegar la aplicacin de correo electrnico predeterminada en tu mquina, con los datos del vendedor para que slo proporciones el cuerpo o texto del correo a enviar. Para el caso de Clientes y Proveedores primero se desplegar una ventana para seleccionar los contactos asociados a dichos clientes u proveedores, el o los Destinatarios a los que se les enviar el correo. Posteriormente se desplegar la aplicacin de correo electrnico predeterminado en tu mquina con los datos del cliente o proveedor segn corresponda para que slo proporciones el cuerpo o texto del corre a enviar. 4. Una vez seleccionado los Destinatarios del correo, selecciona el botn "Aceptar"; en ese momento se abrir una instancia de la aplicacin del correo predeterminado en tu mquina, para redactar el texto o cuerpo del correo. 2. 3.
Nota Si deseas enviar informacin de reportes esto lo podrs realizar con la Opcin correo Masivo personalizado. Temas relacionados Correo Masivo
Correo Masivo personalizado Acceso l Desde los catlogos de vendedores, clientes, administracin de clientes y proveedores, desde la barra de herramientas, botn Para qu sirve Esta opcin te permitir enviar correos masivos a los contactos asociados a los clientes, vendedores o proveedores, con el fin de mantener una comunicacin con ellos para la confirmacin de pedidos, informarles sobre saldos o aumentos de crdito, confirmar alguna oferta u cualquiera otra informacin relevante. Como caracterstica principal podrs: incluir al correo un archivo adjunto con reportes del sistema. Tambin podrs asociar, editar o crear una plantilla de Word para personalizar el correo por cada destinatario. Manejo Aspel Para aadir los Destinatarios a los que deseas enviar el correo, selecciona el botn Para crear una plantilla de Word para el envo de correos, selecciona el botn los botones de esta ventana. La ventana de esta opcin es la siguiente: . , para mayor informacin consulta la explicacin de
Botones de esta ventana Botn Descripcin Una vez configurada esta ventana, presiona este botn para que se despliegue la aplicacin de correo predeterminada en tu computadora o bien se enven los datos adjuntos a la impresora (ver explicacin botn "Medios"). Antes de enviar el correo debers aadir los destinatarios, redactar el asunto y podrs revisar y/o modificar el asunto, as como el cuerpo del correo. Es importante recalcar que las personas aadidas desde Aspel-SAE como destinatarios del correo, se enviarn de manera oculta, de tal forma que la lista de contactos no quede disponible a la vista. Otro punto que hay que considerar, es que dependiendo del servidor o aplicacin de correo que utilices es la manera en la que se en listarn en pantalla los destinatarios (CCO). Independientemente de esto, los destinatarios se enviarn de manera oculta a menos que en el apartado "Para" o "CC" especifiques un destinatario de los incluidos en CCO o bien algn otro almacenado en tu aplicacin de correo. Envo: Ejemplo con Microsoft Outlook
Envo: Ejemplo con Microsoft Outlook
Recepcin: Ejemplo con Microsoft Outlook
Notas Cuando al seleccionar este botn se muestre una ventana como la siguiente:
Puede ser que alguno de los campos o etiquetas no sean las correctas, en este ventana podrs indicar otra etiqueta para sustituir la actual. Esta ventana s lo aparece cuando aadiste una plantilla en el correo. Entre aplicaciones de correo electrnico puede variar el funcionamiento. Si al momento de seleccionar este botn no tienes ninguna aplicacin asociada, se presentar una ventana donde podrs indicar la ruta donde se encuentra instalada una aplicacin de correo.
Desde este botn podrs indicar como deseas que trabaje esta ventana, podrs seleccionar entre: Enviar por correo electrnico: Esta opcin enviar va correo electrnico lo definido o configurado en esta ventana, mediante la aplicacin de correo predeterminada. Enviar a impresora: Manda a impresin la informacin definida y/o obtenida de la plantilla de Word adjuntada, as como el reporte adjunto. Para mayor informacin consulta la explicacin del botn "Plantilla". Nota: Si ambas opciones estn habilitadas, el sistema le dar prioridad a la opcin "Enviar por correo electrnico". Al seleccionar este botn, se insertar un apartado en esta ventana para adjuntar un reporte ya preestablecido en el sistema.
Selecciona de la lista desplegable el reporte que deseas adjuntar para su envo por Internet. Los reportes varan dependiendo del mdulo donde se este utilizando este proceso de correo masivo. Cuando se "Enva" el reporte antes se despliega el filtro correspondiente del reporte, para seleccionar la informacin a incluir del reporte. Como caracterstica principal podrs enviar correos utilizando una plantilla creada y/o personalizada desde Word, es decir, esta plantilla te permitir obtener informacin especfica dependiendo del cliente, proveedor o vendedor incluido como destinatario del correo, de tal forma que no tengas que redactar un correo para cada persona a la que desees enviarle el correo. Para envos posteriores slo debers adjuntar la plantilla personalizada anteriormente ahorrndote tiempo el cual emplearas para armar nuevamente un correo de este tipo. Al seleccionar este botn, se insertar un apartado en esta ventana para adjuntar una plantilla de Word personalizada con los parmetros o etiquetas disponibles para obtener informacin de los clientes, proveedores o vendedores:
Para crear una nueva plantilla selecciona el botn , en ese momento se desplegar una sesin de Word para definir el documento, grbalo y posteriormente adjntalo desde la ventana de correo masivo. Esta plantilla la podrs personalizar con los datos ms comunes del catlogo que corresponda, como: saldos, lmite de crdito, etc.
Para insertar los campos, seleccinalos y automticamente se colocar la informacin en el documento.
Notas Es importante que para el correcto uso y definicin de las plantillas personalizadas, te asegures que la aplicacin de Microsoft Word est bien instalada. Para mayor informacin de cmo usar los campos o etiquetas para armar la plantilla, consulta el ayuda de Microsoft Word. Cierra esta ventana de correo masivo personalizado.
Despliega el archivo de ayuda del sistema, ubicndose donde se explica ampliamente este tema. Mensajes de error Mensaje
Descripcin
Al seleccionar el botn Enviar "No se han Para que el correo se pueda enviar, debers seleccionar los destinatarios a los que proporcionado destinatarios". se les enviar dicho correo. Al seleccionar el botn enviar "Este mtodo o propiedad no est disponible porque el documento principal activo de combinacin de correspondencia no tiene campos de combinacin". Temas relacionados Correo electrnico Este mensaje se muestra cuando adjuntas un documento de Word en el apartado de plantillas, que no tiene etiquetas de combinacin vlidas, es decir, lo ms seguro es que no sea un documento de tipo plantilla creada con las etiquetas correctas para obtener cierta informacin de los catlogos (clientes, proveedores y vendedores). Verifica el documento adjunto o editarlo o selecciona otro documento.
Explicacin general Acceso l Haz doble clic sobre cualquier pestaa de tus catlogos (seccin inferior), menos la principal l Botn flotante (botn derecho el ratn) sobre alguna pestaa, opcin Editar filtro Qu es l Con los filtros personalizables puedes crear consultas que automticamente contengan cierta informacin previamente seleccin o definicin del filtro, ello a travs de pedir que se filtren los datos de manera determinada y en forma permanente. l La configuracin que indiques para la informacin que presenta esa pestaa quedar grabada en el archivo SAEWIN40.INI, de manera que cada vez que ingreses al sistema se presentar la misma configuracin de manera automtica. l De esta manera podrs efectuar diversos anlisis con slo cambiarte a otra pestaa, la cual contendr los registros que cumplen con las caractersticas que pediste, sin tener que revisar todos los registros de tus catlogos. Esencial Al instalar el sistema encontrars que algunas pestaas vienen personalizadas con filtros importantes, pero puedes modificarlas o agregarle definiciones, dependiendo de tus necesidades. La pestaa Principal no podr modificarse ya que es la que por omisin tiene configurada el sistema y en la cual se incluyen todos los registros de la consulta. Manejo Aspel Las opciones o catlogos que cuentan con filtros personalizables son: Catlogo de Clientes, Cotizaciones, Pedidos, Remisiones, Facturas, rdenes, Devoluciones, Catlogo de Inventarios, Catlogo de Multialmacn, Catlogo de Movimientos al inventario y Catlogo de proveedores, es decir, los catlogos principales del sistema. Al definir el filtro que aplicars a cada pestaa, la informacin variar dependiendo del catlogo con el que ests trabajando. La ventana para la personalizacin de filtros, es la siguiente:
Restaurar pestaa Acceso l Botn flotante (botn derecho el ratn) sobre alguna pestaa, opcin Restaurar pestaa Qu es Sirve para recobrar el estado original del filtro, el cual tendr las mismas caractersticas que la ltima vez que se guard. Temas relacionados Configuracin para la personalizacin del filtro
Procedimiento para configurar la personalizacin de un filtro Cmo se configura l Al momento de personalizar el filtro se presenta un dilogo en el que se puede definir el color y la leyenda que identificar la pestaa, as como la descripcin y configuracin del filtro. La ventana es la siguiente:
Campos de esta ventana Campo Descripcin No. Pestaas En este campo podrs definir el nmero de pestaas personalizables que tendr la consulta (mximo 10 pestaas). Es importante que al modificar este campo, cierres la consulta y la vuelvas a abrir para ver las nuevas pestaas incorporadas.
Descripcin Es el nombre definido para el filtro, puedes cambiarlo una vez definidas las condiciones del filtro. ( mximo 20 caracteres). Leyenda Color Es el texto que visualizars en la pestaa de la consulta (mximo 10 caracteres). Muestra el color asignado a la pestaa. Esto te ayudar para identificar fcilmente las pestaas dentro de la consulta.
Botn Editar Con el botn Editar podrs cambiar y/o agregar caractersticas del filtrado que desees, de acuerdo al tipo de catlogo en el que trabajes. Para mayor informacin de los filtros, consulta los siguientes temas, segn el mdulo o catlogo en el que te encuentres. Filtro de productos Filtro de Clientes Filtro de Proveedores Filtro de Facturas Filtro de Multialmacn Filtro de Movs. al Inv. Temas relacionados Explicacin general de los filtros personalizados
Personalizacin de consultas Aspectos generales Crea una consulta personalizada Modifica / borra una consulta personalizada Copiado especial (DDE intercambio dinmico de datos)
Crea una consulta personalizada Acceso
l
Men Ver, Opcin Personalizacin de consultas / men Edicin, Agregar.
l Desde la ventana de Personalizacin de consultas, con el botn Ventana La ventana de Configuracin de consultas contiene lo siguiente:
Notas
l l
Para trabajar con esta ventana es indispensable ayudarte con el ratn. Si requieres borrar informacin de alguna de las columnas, mrcala y oprime Suprimir. Para aadir columnas utiliza la tecla Insert. Al elegir un catlogo, vers que en tu consulta puedes incluir datos de otros catlogos relacionados; por ejemplo, si deseas elaborar una consulta personalizada del catlogo de Facturas, podrs elegir campos de Vendedores, de Clientes y de Facturacin.
Ver: Opciones definibles dentro de cada columna
Opciones definibles dentro de cada columna Campos Campo Descripcin Campo Es la informacin que contendr cada columna. Por ejemplo, en la columna 1 puede aparecer la clave de tus productos; en la 2 la descripcin de los mismos; en la 3 el nombre del proveedor que lo surte y en la 4 el telfono del proveedor. Tambin puedes aplicar frmulas en este rengln. Para ello, oprime el botn y vers la ventana de frmulas. Con ella puedes generar una frmula y aplicarla en un campo. Ejemplo, supongamos que el precio pblico est en pesos y aplicamos la frmula: Inventario Precio Pblico entre valor del dlar (en este caso a 9.6 pesos c/u.). Con esto aparecer en nuestra consulta el precio del producto en dlares.
Ttulo
Puedes poner un nombre a cada una de tus columnas.
Formato Aqu puedes definir el formato que utilizars en cada columna.
Indica el nmero de caracteres que ocupar tu informacin cuando sea alfanumrica (letras y nmeros). Usa las flechas que aparecen a la derecha de este campo para aumentar la cifra. Usa el icono para elegir la presentacin adecuada a tus datos numricos.
Con el botn
podrs elegir el formato de fecha que ms te convenga.
Ejemplo grfico El ancho definitivo de las columnas en tu consulta personalizada estar determinado por el que definas en la ventana, el cual lo puedes agrandar o disminuir cuando tu cursor se transforme en el smbolo encerrado en el crculo. En la consulta obtendrs la misma amplitud que quede indicada aqu.
Advierte El "Ttulo" de cada columna se defini como nmeros y ocupa menos espacio; s lo de esta manera es posible verlo como en el fragmento de la consulta desplegada de la derecha. Para agrandar o disminuir el ancho de las columnas para su impresin, debers modificar del campo "Formato" el nmero de caracteres a imprimir. (...continan campos) Alineacin Indica la alineacin que tendr la informacin de la columna: izquierda, centrada, o a la derecha. Para ello, posicinate en el rengln de alineacin y oprime alguno de estos botones. Recuerda que esto slo se usa para campos alfanumricos.
Totalizar
En este rengln puedes pedir que tu consulta personalizada presente un acumulado al final de la columna indicada. Esta funcin slo se utiliza cuando son campos numricos. Para ello, haz clic en este smbolo y el acumulado quedar sealado en la columna.
Nota: Cuando una columna usa la funcin "Totalizar", el botn (mostrar totales) ubicado en la barra de herramientas de las consultas, se activar, y al seleccionarlo mostrar en cada columna en la que se est usando este botn "Totalizar" el acumulado de la misma. Filtro Sirve para filtrar la informacin que aparecer en la consulta. Al oprimir este botn, aparecer la ventana de filtrado del catlogo sobre el que ests trabajando.
Primero filtro
Oprime el siguiente botn si al abrir tu consulta personalizada deseas que aparezca primero la ventana de filtro. Para que este cambio se refleje en la consulta debers cerrarla; si necesitas quitar esta seleccin vuelve a entrar y desactvala.
Preliminar
Muestra de manera previa la consulta personalizada que ests elaborando. Para ver cmo est quedando tu personalizacin, slo oprime este botn.
Guardar
Una vez que has terminado de disear tu consulta personalizada, oprime este botn y podrs salvarla con el nombre de tu eleccin.
Temas relacionados Crea una consulta personalizada Modifica/Borra una consulta personalizada
Modifica / Borra una consulta personalizada Acceso
l l
Ingresa a esta opcin con el botn Con el botn
de la ventana de Personalizar consultas, o a travs del men Edicin.
de la ventana de Personalizar consultas, o a travs del men Edicin.
Qu es
l
Puedes Modificar las consultas creadas por ti o modificar las que vienen predefinidas por el sistema. Una vez realizadas tus modificaciones, no olvides oprimir el botn Guardar. Puedes Eliminar las consultas que no necesites. Las que tienen el status de predefinidas, aunque las borres, se regenerarn automticamente al momento de desplegar la consulta que las origina.
Temas relacionados Crea una consulta personalizada Opciones definibles dentro de cada consulta
Exportacin de datos Acceso l Desde cualquiera de los mdulos del sistema / elegir del men Ver la opcin Personalizacin de consultas / dentro de las opciones de la barra de herramientas oprimir el botn Oprimir el mismo botn (de Exportacin) desde cualquier estadstica o consulta que genere el sistema.
Qu es
l
Esta opcin es muy til cuando desees utilizar en otras aplicaciones de Windows los datos de las consultas que genera el sistema -o de las consultas que personalices -. Podrs exportar las consultas de: Clientes, Proveedores, Vendedores, Facturas, Compras, Inventarios, Multialmacn, Movimientos al Inventario. Tambin puedes Exportar los datos de todas las estadsticas desde el mdulo correspondiente.
Manejo Aspel Por la diversidad en la estructura en la algunos catlogos estn diseados, se manejan dos ventanas para la exportacin de datos. La diferencia entre ambas ventanas es mnima. Campos de este proceso Campos Descripcin Formato exportacin de De la consulta que ests realizando podrs exportar la informacin a los siguientes formatos (uno a la vez): l Cdigo ASCII delimitado: Con esta configuracin, puedes revisar tu informacin o modificarla desde cualquier editor de MS-DOS, Windows o importarla a otros programas. l Formato Lotus: Puedes explotar esta informacin en esta hoja de clculo. l Formato Excel: Puedes tener disponible tu informacin en esta otra hoja de clculo. l Formato Paradox: Se adapta a la estructura de este tipo de bases de datos. l Formato Internet: Genera un archivo con terminacin HTML, mismo que podrs visualizar desde cualquier navegador de Internet. l Formato Dbase: El archivo que generar el sistema puede ser reconocido por cualquier hoja de clculo o programa que maneje el formato Dbase.
Con encabezado / Mediante estas casillas se indica al sistema que enve la informacin con encabezados, con totales, con ambos o Con totales con ninguno. Delimitador Separador / Al exportar la informacin, sta se encontrar enmarcada por los delimitadores, que indican hasta dnde llega cada campo. Por su parte, los separadores evitan que se confunda un dato con otro. De esta manera tu informacin puede ser interpretada correctamente por la otra aplicacin. El sistema permite modificar los caracteres a utilizar como separadores y delimitadores, para adaptar el formato a otras aplicaciones. El delimitador ms comn son las comillas y el separador es la coma, como vemos en el ejemplo que sigue:
Ruta / Es importante que anotes el nombre que llevar el archivo generado, as como la ruta donde ste se encontrar; si no lo Nombre del indicaste, el sistema no te dejar continuar con el procedimiento. archivo Enviar Email Al seleccionar esta opcin se indica al sistema que mande va correo electrnico el archivo a exportar. En el campo de:
A: Indica la direccin del correo a la que se le enviar la informacin, si deseas que el envo se realice para varios destinatarios debers escribir la direccin de estos separado por comas y automticamente se anexar en la lista de los destinatarios de la aplicacin de correo que tengas predeterminada en tu PC. Asunto: este es el ttulo del encabezado del correo. Mensaje: es el texto que se anexar al correo que se est enviando, lo puedes capturar aqu o posteriormente. Al momento de dar aceptar el dilogo, el sistema te presentar la ventana correspondiente a la aplicacin predeterminada para el envo de correos, prellenada con los datos indicados; en esa ventana podrs realizar los cambios que consideres pertinentes, editar y enviar el correo. Temas relacionados Exportar los datos de todas las estadsticas
Otras formas de personalizar las consultas Manejo Aspel Adicionalmente a la personalizacin de consultas, el sistema permite ordenar o agrupar la informacin de las consultas de las siguientes formas: Ordenamiento ascendente o descendente por campo: La informacin de la consulta se puede ordenar a partir de alguno de los campos de la misma. Este ordenamiento lo podrs realizar por columna con slo hacer clic sobre el nombre del campo, as, el sistema ordenar los elementos de la columna de manera ascendente o en su caso descendente, para cambiar el orden de la presentacin, bastar con hacer clic sobre la imagen (ordenando la informacin de manera descendente) y para regresar la informacin al orden ascendente con la imagen. Nota: Los campos o registros a visualizar dentro de una consulta, depende del catlogo que se tenga activo. Esta forma de agrupacin slo estar disponible para algunas consultas, normalmente las consultas nuevas. Ejemplo:
Reorganizacin de columnas: Las columnas se podrn mover hacia la posicin deseas, de tal forma de tener en las primeras posiciones las columnas o informacin ms usada en la consulta. 1. - Arrastrar la columna a la posicin deseada: Ver Ejemplo: Observa las flechas de color verde
Temas relacionados Personalizacin de consultas
Catlogo de monedas Acceso
l
Desde cualquier mdulo del sistema / Men Archivos / Catlogo de Monedas.
l O desde la barra de herramientas con el botn En qu consiste l l
Podrs definir las monedas con las que realizaras operaciones, incluyendo su tipo de cambio. El sistema te permite realizar diversas operaciones de compra-venta hasta en 99 monedas diferentes. Por omisin, el catlogo de monedas contiene las ms comunes, las cuales debes revisar y cambiar de acuerdo al tipo de cambio vigente y a tus necesidades. Para poder manejar monedas distintas a la moneda base, requieres tener activo el parmetro Multimoneda, en los Parmetros generales dentro de configuracin. En el catlogo de Monedas puedes indicar por cada moneda definida sus caractersticas particulares de simbologa, escritura y parmetros que determinan el tipo de cambio con respecto a la moneda base. En esta parte se explica de manera general el funcionamiento del manejo multimoneda, dado que en todos los mdulos es similar. La moneda base, es la moneda contable en la que se manejan las operaciones de compra y venta, la moneda base para el sistema corresponde a la primer moneda del catlogo de monedas (por omisin Pesos).
Ventana En el catlogo de monedas de cualquiera de los mdulos del sistema se cuenta con los datos de: Nombre, smbolo, ltima fecha de cambio y el tipo de cambio actual de las monedas definidas.
Nota
l
Dentro del catlogo de Monedas no se cuenta con la opcin Eliminar, debido a lo riesgoso que resultara para el sistema que desapareciera la moneda que sustenta el o los movimientos que utilicen moneda extranjera. Dentro de cada uno de los mdulos se especifican, en su momento, las diversas operaciones y repercusiones que se producen al trabajar con monedas diferentes.
Consulta en este catlogo los siguientes temas: Agrega una moneda Modificacin de una moneda Reporte del catlogo de monedas
Agrega una moneda Acceso
l
Desde cualquiera de los mdulos, elegir del men Archivos la opcin Catlogo de Monedas / elegir del Men Edicin la opcin Agregar.
l O desde el Catlogo de monedas / oprimir el botn Qu es Esta funcin te permite agregar monedas que reconocer el sistema. Utiliza los siguientes campos para ello: Modifica una moneda Reporte de monedas Campo Descripcin
Descripcin Abreviatura Tipo de cambio ltima modificacin Aplica diario
Debers anotar el nombre de la moneda que vas a dar de alta. Define el smbolo con el que se identificar la moneda. Anota la paridad de la moneda que ests dando de alta con respecto a la moneda base. Este campo es informativo y te mostrar la ltima fecha en que se cambio el valor de la moneda.
deslizamiento Si est activada esta opcin, el sistema diariamente calcular la nueva paridad para esta moneda, debes anotar la variacin diaria de la moneda con respecto de la moneda base.
Finalmente, graba la moneda tecleando Enter, o con el botn Aceptar. Temas relacionados Modifica una moneda
Modificacin de una moneda Acceso
l l l
Desde cualquiera de los mdulos, elegir del men Archivos la opcin Catlogo de Monedas / men Edicin / Modificar. Desde el catlogo de monedas / oprimir el botn . Desde el catlogo de monedas, posicionarse en la moneda a cambiar, oprimir Enter hacer doble clic en el registro.
Qu es
l l l
Esta opcin es de gran utilidad para que cambies cualquier dato de alguna moneda. Los campos utilizados son los mismos que el de agregar moneda. Slo no podrs modificar el campo donde se almacena o se lleva el control de la fecha de ltima modificacin.
Temas relacionados Agregar una moneda Reporte de monedas
Reporte del catlogo de monedas Acceso
l Desde cualquier mdulo del sistema, Men Archivos / Catlogo de Monedas / botn Qu te ofrece este reporte Puedes obtener un listado con los siguientes datos de tu catlogo de monedas: l Ttulo del reporte. l Nmero de la moneda. l Nombre de la moneda. l Smbolo de la moneda. l Tipo de cambio. Consulta el tema de Opciones de impresin, para personalizar la impresin del reporte.
Gua de procesos para base de datos Te sugerimos que conozcas los siguientes procedimientos para que el manejo de tu informacin desde Aspel-SAE sea adecuado (no es indispensable que cumplas con este orden de manera explcita): Proceso 1. Primero es importante que conozcas el administrador de Base de datos con el que trabajan los sistemas Aspel. 2. 3. Para que puedas utilizar algn formato de base de datos, es necesario que tu PC cuente con una Instalacin del BDE. Procedimiento de instalacin. Una vez que el BDE se encuentre instalado ya podemos iniciar la configuracin, la configuracin del BDE se encuentra divida en dos partes, primero se realiza la Configuracin general y despus la configuracin correspondiente al driver o Manejador de la base de datos que quieras utilizar. Los formatos de base de datos que actualmente se pueden utilizar en Aspel-SAE son: Paradox, DBASE, ORACLE, DB2 y MSSQL, cada uno de estos tipos de base de datos tienen configuraciones particulares Que debes revisar. Para acceder a tu base de datos desde Aspel-SAE consulta la seccin Avanzado. Para comprobar que Aspel-SAE ha reconocido los archivos de tu base de datos utiliza la opcin de Control de archivos que te proporciona tu sistema y verifica que la ruta y el formato del archivo correspondan al seleccionado. Una vez que hayas completado estos pasos, ya puedes Empezar a trabajar con tu Base de datos en Aspel-SAE.
4. 5. 6. 7.
Base de Datos Abierta Acerca del manejo de base de Datos PARADOX en Aspel-SAE Tipos de Base de datos Instalacin de BDE Que se debe configurar en el BDCADMIN Como acceder a la base de datos abierta
Instalacin de BDE ( BORLAND DATABASE ENGINE) Aspel-SAE al ser instalado, copia el BDE para permitir el uso de otro tipo de bases de datos y se instala en el directorio donde se instala el sistema. Si se detecta una instalacin previa del BDE en tu computadora, la actualizacin se realizar en el mismo directorio donde se encuentra la versin actual. Cuando se realiza la instalacin del sistema en cualquiera de sus modalidades, adems de copiar los archivos necesarios para el manejo de bases de datos, se realizan algunas modificaciones en los registros de configuracin de la computadora. Esto es, en el registro de Windows: Se agrega una llave para que el sistema reconozca la ruta de donde tiene que ejecutar el BDEAdmin, esto es, en: \\HKEY_LOCAL_MACHINE \ Software \ Borland \ Database Engine, se modifica la entrada DLLPATH, la cual indica la ruta donde se encuentran los archivos con extensin *.dll correspondientes al BDE y la entrada CONFIGFILE01 mostrar la ruta donde se encuentra el archivo IDAPI32.CFG, el cual contiene la configuracin de los drivers y alias, lo que lo hace indispensable en el uso de bases de datos de otro tipo. Este archivo puede ser editado y modificado ejecutando el archivo bdeadmin.exe. Las anteriores definiciones las hace el sistema de manera automtica; sin embargo, hay que considerar su naturaleza e importancia. Si se detecta una instalacin previa del BDE, slo se actualizarn los drivers nativos para el buen funcionamiento del sistema. El sistema mediante el Regedit (registro de configuracin de la computadora) verifica si existe o no un BDE instalado. Volver a la Gua de Base de Datos Abierta
Qu debes revisar Revisa
l Los tipos de bases de datos que el sistema permite manejar son las siguientes: Paradox Dbase SQL Server DB2 Oracle
As como aquellas a las cuales se pueda acceder a travs de un manejador estndar de ODBC. Hay que tomar en cuenta que para utilizar otros formatos de base de datos, s lo se puede hacer a travs de los drivers nativos de cada manejador y no a travs de drivers ODBC.
Si el tipo de base de datos corresponde a un manejador de tablas locales como Dbase y Paradox. Si se trata de un manejador de tablas remotas como SQL Server, DB2" o Oracle se deben configurar los "alias" que permitirn el acceso a las bases de datos; esto se realiza en el archivo IDAPI32.cfg, que se edita ejecutando el archivo BDEADMIN.exe, el cual se encuentra en el directorio BDE. Y al cual tambin se puede acceder desde el grupo de programas de ASPEL/SAE 4.6. Es importante que revises los siguientes temas: Tips de configuracin Configuracin de los drivers nativos Que debo configurar en el programa BDEADMIN
Consideraciones especiales para el uso de base de datos en formato SQL 2005 y SQL Express. Manejo Este reinstalable de Aspel-SAE ya soporta o puede manejar base de datos en formato SQL 2000, SQL 2005 Estndar y SQL Express (MSSQL). Para el adecuado funcionamiento de Aspel-SAE en MS-SQL 2005 Estndar o Express, considera lo siguiente: - Si en la base de datos existen claves de clientes, proveedores, facturas, compras o productos, que sean muy parecidas, es decir, donde la diferencia radique solamente porque una se escribe con letras maysculas y la otra es igual pero con letras minsculas (por ejemplo:"a", "A"), es necesario que la base de SQL a exportar tenga configurado el atributo:"Latin1_General_Bin" para que pueda diferenciar estas claves y no tomarlas como repetidas, ya que si en SAE se realiza la exportacin de una base con estas caractersticas y la base de SQL no tiene configurado dicho atributo, los ndices de los archivos donde se encuentran las claves "repetidas" no se podrn regenerar y por lo tanto no se podr trabajar con dicha base en formato SQL. - Es requisito configurar las propiedades de la base de datos para que trabaje con compatibilidad de SQL 2000 y para ello se debe modificar el nivel de compatibilidad de 90 a 80 para poder exportar y crear bases de datos en este formato. - En las propiedades de la base de datos de SQL se debe definir el tipo de intercalacin "Latin1_General_Bin". - Adicionalmente para que Aspel-SAE pueda exportar a bases de datos a SQL 2005 se debe: 1. Indicar como propietario de la base de datos, el usuario de SQL. 2. En SQL 2005 Estndar, se debe tener activo el parmetro "dbcreator" en las propiedades de inicio de sesin (opcin "Funciones del servidor"). 3. En SQL 2005 Express al menos se debe tener activa la opcin "public". Es requisito que tanto el idioma del manejador de bases de datos como el idioma de los equipos clientes sea el mismo, por ejemplo espaol-espaol, te recomendamos ampliamente una instalacin en idioma "espaol". SQL 2005 Express SQL 2005 Express es una base de datos que viene configurada por omisin para accesos locales, es decir, en la mquina donde se instale es la nica que puede hacer uso del servidor de bases de datos, si se requieren conexiones desde otras mquinas entonces se debe seguir el procedimiento descrito en: http://support.microsoft.com/default.aspx?scid=kb;EN-US;914277 Antes de exportar tu base de datos a formato SQLServer, es necesario que para el adecuado funcionamiento de SAE tomes en cuenta las siguientes configuraciones de SQL: Para usar este tipo de base de datos desde Aspel-SAE, debers configurar el sistema para que trabaje con dicha base desde la ventana de control de archivos/opcin Avanzado, seleccionando el tipo de base de datos "MSSQL". Para su correcta configuracin se requiere modificar el nivel de compatibilidad del lenguaje SQL para que soporte las sentencias generadas por BDE, para ello se debe ejecutar desde el servidor SQL el siguiente procedimiento almacenado: EXEC sp_dbcmptlevel 'Nombre_Base_de_Datos', '80'; El '80' significa que es compatible con SQL Server 2000. Se recomienda ampliamente que para cualquier problema consultes la documentacin de ayuda que brinda Microsoft para el manejo de estos tipos de base de datos.
Interfases Aspel-BANCO y Aspel-COI Qu son
l l
Estas opciones te permiten integrar informacin generada en Aspel-SAE con Aspel-COI y Aspel-BANCO. Con ello, intercambias informacin requerida para el clculo de la contabilidad y el registro de movimientos bancarios en tu empresa.
Temas relacionados Interfase Aspel-BANCO Interfase Aspel-COI
Interfase Aspel-Banco Acceso
l
Mdulo de Proveedores y Cuentas por pagar, men Herramientas, opcin Interfase BANCO.
Qu es
l
Aspel-BANCO logra que todos los movimientos bancarios registrados actualicen en lnea los saldos de las cuentas por cobrar y por pagar. Por su parte, Aspel-SAE permite la consulta de los saldos del cliente para agilizar el registro de cheques, cargos y abonos desde Aspel-BANCO. El sistema de Aspel-SAE 4.6 slo hace interfase con Aspel-BANCO 2.0 en adelante.
Para ejecutar esta funcin tienes que llenar los siguientes campos: Campos Campo Descripcin Proveedores Desde Hasta / Clasificacin / Indica el rango de proveedores que deseas incluir en la interfase. Con el signo ? (ayuda F2) podrs realizar rpidamente esta definicin. Puedes definir alguna clasificacin especifica o usar signos de interrogacin como comodines para localizar los registros que concuerden en una parte de la misma clave.
Periodo de Vencimiento Seala el rango de fechas de vencimiento de los documentos que deseas incluir en el proceso, as como la Fecha Inicial / Final / fecha de corte para generar tus documentos en Aspel-Banco. La fecha de corte se compara contra la fecha de Fecha Corte aplicacin para todos los documentos. Directorio Nombre del Archivo Ruta especificada como la ruta de trabajo. Configuracin / Parmetros generales Debers sealar la trayectoria donde deseas grabar el archivo. Si no cambias la ruta, el sistema lo grabar en el directorio de trabajo de tu empresa en Aspel-SAE. El nombre comienza con CI seguido de la fecha (ao, mes, da) y por ltimo tiene una D, de "archivos de datos", y el nmero de empresa a la que pertenece este archivo (CI060907.D01).
Manejo
l
El archivo generado lo podrs procesar a travs del sistema Aspel-BANCO, para ello ingresa al men Edicin, opcin Movimientos a la agenda, Integracin de pagos / de Aspel-SAE. En este archivo se incluirn los datos correspondientes al IVA desglosado, el RFC y CURP del proveedor. Para mayor informacin sobre el procedimiento para integrar este archivo en Aspel-BANCO, consulta el ayuda de dicho sistema.
Definicin de la interfase Aspel-COI Acceso
l Ventana principal, men Utileras, opcin Interfase COI. En qu consiste l
Esta funcin te permite integrar Aspel-SAE con Aspel-COI (Sistema de Contabilidad Integral). En esta versin tendrs disponible la actualizacin en lnea, es decir, al momento de generar las plizas ya no slo se podrn registrar va archivo, si no que ahora tambin podrn afectar directamente la base de datos. Dependiendo el tipo de pliza, podrs generar la interfase de SAE a COI a mayor detalle: cliente por cliente o proveedor, por documento, por moneda, por impuestos, etc. Podrs generar plizas con informacin de tus ventas, recepciones de compra, movimientos al inventario, cuentas por pagar y cuentas por cobrar, logrando un ahorro considerable de tiempo en el momento de contabilizar los documentos y con menor posibilidad de errores de captura. Las plizas emitidas no son de resumen, sino que se pueden desglosar los montos por cliente / proveedor, moneda o lnea de producto, dependiendo de la pliza a emitir. En estas plizas se incluyen todos los movimientos que no han sido contabilizados con anterioridad y cuya fecha de aplicacin quede incluida en el rango que definas. Para mayor seguridad te recomendamos conciliar mensualmente las cuentas de AspelCOI con los totales de Aspel-SAE. Para una correcta integracin de las plizas que genera este sistema con las cuentas contables generales de Aspel-COI, debers anotar los nmeros de Cuenta contable a los que se cargarn o abonarn las operaciones cuyo concepto est dado de alta en Clientes y CXC, Movimientos al inventario y Proveedores. Los diferentes impuestos aplicados en un documento sern acumulados en la cuenta especificada para el concepto de impuesto a pagar y el acreditable segn corresponda, el monto del flete se acumular en la cuenta definida para la Venta de servicios. Si se solicita la pliza Detallada, el sistema desglosar en la p liza una partida para cada tasa de impuesto. Estas cuentas las podrs definir desde el mdulo de configuracin / Cuentas contables.
Conceptos de Clientes y CXC Conceptos de Movimientos al inventario Conceptos de Proveedores y CXP l De la misma manera debes anotar las cuentas de COI que corresponden a cada rubro (Ventas, Proveedores, Bancos, Impuesto por acreditar, etc.) en la siguiente funcin: Cuentas contables maestras Ventana del listado de plizas generadas en SAE
Ventana del listado de plizas generadas en Aspel-SAE Acceso Ventana principal, men Utileras, opcin Interfase COI. En qu consiste Desde esta ventana podrs: - Elaborar tus plizas con la informacin generada en Aspel-SAE para posteriormente realizar la contabilizacin de estos datos en AspelCOI, a esto se le llama interfase Aspel-SAE con Aspel-COI. - Administrar y/o consultar las plizas generadas para su contabilizacin en Aspel-COI. - Eliminar o modificar las plizas antes llevar acabo la contabilizacin de informacin. - Enviar va correo electrnico los archivos de plizas generados, de tal forma que desde el mdulo de plizas modelo de Aspel-COI recepciones el correo y obtengas el archivo con la informacin generada en Aspel-SAE para su contabilizacin. - Definir tus cuentas contables para facilitar la interfase entre ambos sistemas Aspel-SAE con Aspel-COI, definiendo las cuentas podrs asegurar una interfase en lnea mucho ms completa. - Contabilizar en lnea tus movimientos hacia Aspel-COI. La ventana es la siguiente:
Para cambiar el orden de las columnas, selecciona la columna deseada y arrastrarla con la ayuda del ratn, hacia la posicin deseada como se ilustra en la siguiente imagen:
Descripcin de columnas Columna Descripcin Tipo pliza Status de Tipo de pliza especificada al momento de generar el archivo de pliza, los tipos de pliza disponible son: Ventas, compras, devoluciones de compras y ventas, cuentas x pagar, cuentas x cobrar y movimientos al inventario. Estado o situacin en la que se encuentra la pliza, los disponibles son pendiente por cont., contabilizado y error.
Pendiente por cont. Este estado se manejar para indicar que la pliza todava no ha sido contabilizada. Este estado slo se actualiza si la contabilizacin se realiza en lnea, es decir, con el botn "Contabilizar" disponibles desde esta ventana. Contabilizada. Indica que la pliza ya esta contabilizada en Aspel-COI. Este estado slo se actualiza si la contabilizacin se realiza en lnea, es decir, con el botn "Contabilizar" disponibles desde esta ventana. Error. Indica que por alguna razn la pliza no se gener adecuadamente, este estado se puede dar cuando al momento de estar generando la pliza ocurre un fallo en la energa elctrica. Archivo Muestra la ruta donde se encuentra el archivo de pliza generado. Estos archivos se pueden cargar desde Aspel-COI modelo mediante el mdulo de plizas modelo. Botones de esta ventana Columna Descripcin Agregar Al seleccionar este botn se lanzar una ventana donde podrs dar de alta las plizas con la informacin generada en Aspel-SAE para su contabilizacin en Aspel-COI. Para mayor informacin de cmo dar de alta una pliza consulta el tema: Agregar pliza. Con esta opcin podrs consultar el detalle de la pliza creada. Para mayor informacin consultar el tema: Ver modelo. Con esta opcin podrs eliminar el registro de la pliza dentro de esta ventana y no el archivo en s, es decir, el archivo de pliza no ser borrado de la carpeta o ruta, de tal forma que puedas utilizar el archivo para contabilizar la informacin con Aspel-COI mediante la opcin plizas modelo. Slo debers tomar en cuenta que si das de Alta una pliza con el mismo nombre, la informacin se sobreescribir y se volver a visualizar su registro en esta ventana de listado de plizas generadas en SAE. Las plizas que ya estn contabilizadas no se podrn eliminar, por lo que esta opcin estar deshabilitada. Si deseas limpiar esta ventana, es decir, eliminar todos los registros contenidos en ella, debers crear nuevamente el archivo de "Interfaz COI" archivo con el nombre (INTCOI01) desde el mdulo de Control de archivos. Pero no por el hecho de reinicializar el archivo el sistema permitir generar nuevamente las plizas. Ver documentos Al seleccionar esta opcin se abrir la pliza para consultar los movimientos o registros contenidos dentro de ella, as como para modificar informacin especfica de la pliza. Ver documentos incluidos en la pliza Enviar correo Este botn despliega una instancia de la aplicacin de correo que tengas como predeterminada en tu mquina, y anexa o adjunta el archivo de pliza para su envo por Internet. Enviar pliza modelo por correo electrnico Cuentas Esta ventana u opcin te permite configurar todas las cuentas para los diferentes movimientos o conceptos que en contables Aspel-SAE. Temas relacionados Definicin Consideraciones antes de trabajar la Interfase Las conciliaciones Donde se definen las cuentas contables Agregar pliza Ver documentos incluidos en la pliza Enviar pliza modelo por correo electrnico Contabilizacin en lnea hacia Aspel-COI
Ver modelo Eliminar
Agregar pliza Acceso l Ventana principal, men Utileras, opcin Interfase COI / Botn Agregar Qu es
l
Este proceso generar las plizas de los movimientos registrados por concepto de ventas, devoluciones de ventas, compras, devoluciones de compras, cuentas por cobrar, cuentas por pagar u movimientos al inventario. Se generar una pliza por tipo de movimiento, es decir por tipo de pliza, para esto debers seleccionar el tipo de pliza que deseas generar, de tal forma que todos los movimientos de este tipo se almacenen en un solo archivo o pliza. En la pliza podrs incluir movimientos efectuados en un periodo determinado, de tal forma que se incluyan en el archivo de pliza slo los movimientos efectuados en la fecha indicada. Adicionalmente dependiendo del tipo de pliza, podrs obtener un detalle incluyendo informacin de: impuestos, moneda, tipo de documento, para clientes (zona, Clave), lnea de producto, proveedores (zona, clave), almacn, etc. Es importante que tomes en cuenta algunas consideraciones antes de ejecutar este proceso:
Ver: Consideraciones antes de trabajar la Interfase COI Manejo Dependiendo del tipo de pliza a generar, la informacin solicitada en el filtro varia: Campos generales Campo Descripcin Tipo de pliza Selecciona el tipo de informacin o movimientos que deseas incluir en la pliza. Los tipos de plizas a generar son: Pliza de ventas Pliza de devolucin de ventas Pliza de compras Pliza de devolucin de compras Pliza de cuentas por cobrar Pliza de cuentas por pagar Pliza de movimientos al inventario Nombre del archivo Este campo muestra el nombre que por omisin el sistema le est asignando al archivo de pliza que ests generando. El nombre propuesto se basa en el tipo de pliza y la fecha en la que se est generando la pliza. Para ms detalle del formato por tipo de pliza, consulta la parte donde se explica ms a detalle cada uno de los tipos de pliza que se pueden generar. Nota: Si utilizas este nombre evitars problemas de identificacin de archivos. Si el archivo especificado ya existe, el sistema te avisar, de tal manera que si aceptas la operacin se sobreescribir la informacin. Desde la ventana "Listado de plizas generadas en SAE" podrs consultar la ruta donde se grab el archivo de pliza generado. Si seleccionas otra fecha (DESDE/HASTA) para la generacin de la pliza, te recomendamos modificar manualmente el nombre del archivo con la fecha que corresponda. Concepto pliza de la Debes indicar el concepto o algn texto breve que identifique a la pliza.
Fecha de Los documentos elaborados en el rango de fechas indicado sern considerados en la pliza generada. Todos los documentos Desde / movimientos de documentos cuya fecha de aplicacin se encuentren en dicho rango sern tomados en cuenta Hasta dentro del proceso de contabilizacin. El formato de la fecha es Da/Mes/Ao (DD/MM/AA). Periodo COI Selecciona o proporciona el periodo de Aspel-COI donde se contabilizarn los movimientos incluidos en el archivo de pliza a generar.
Nota Antes de empezar a contabilizar los movimientos registrados en Aspel-SAE es importante que definas las cuentas contables en las que se realizarn los cargos o abonos resultado de dichos movimientos. Donde se definen las cuentas contables. La correcta definicin de las cuentas, es decir, asociar las cuentas utilizadas o definidas desde Aspel-COI a los procesos o conceptos manejados en Aspel-SAE, te facilitar la contabilizacin de tus movimientos.
Temas relacionados Pliza de ventas Pliza de devolucin de ventas Pliza de compras Pliza de devolucin de compras Pliza de cuentas por cobrar Pliza de cuentas por pagar Pliza de movimientos al inventario
Ver pliza modelo Acceso
l Ventana principal, men Utileras, opcin Interfase COI, botn Ver modelo Manejo Una vez creada la pliza, con esta opcin podrs consultar los registros o movimientos que se incluyeron en dicha pliza, y que los saldos cuadran perfectamente. Si deseas consultar los movimientos o documentos incluidos en la pliza, consulta la opcin "Ver documentos", misma que esta disponible desde esta ventana. La imagen de la ventana para consultar los movimientos de la pliza, es muy similar a la usada en Aspel-COI:
Los campos que se muestran en esta ventana modelo como, tipo de pliza, nmero, fecha, etc. son datos que slo podrn modificarse al momento de contabilizar la pliza en Aspel-COI mediante el botn "Contabilizar" a excepcin del campo "Nmero" que se asignar de manera consecutiva dependiendo de lo configurado en los parmetros de configuracin Las columnas No. cuenta y Depto. se podrn modificar al momento de Contabilizar la pliza. Observacin Es importante que tomes en cuenta que desde esta ventana podrs consultar la p liza tal y como se gener en Aspel-SAE, si posteriormente esta pliza es contabilizada en Aspel-COI con modificaciones en los nmeros de cuenta a la que afectarn, estos cambios slo los podrs consultar desde esta opcin con la modalidad de Edicin. Botones de esta ventana Botn Descripcin Este botn cierra la ventana de la pliza. Este botn desplegar una presentacin preliminar de la informacin para que mandes a imprimir los datos. Para ms informacin de lo que puedes hacer desde esta presentacin Preliminar avanzada, consulta el tema donde encontrars una explicacin ms a detalle.
Temas relacionados Definicin Consideraciones antes de trabajar la Interfase Las conciliaciones Donde se definen las cuentas contables Ventana del listado de plizas generadas en SAE Agregar pliza Ver documentos incluidos en la pliza Enviar pliza modelo por correo electrnico Contabilizacin en lnea hacia Aspel-COI
Ver documentos incluidos en la pliza Acceso
l Ventana principal, men Utileras, opcin Interfase COI, botn Ver documentos Manejo Esta ventana te proporcionar o te mostrar todos los movimientos generados en Aspel-SAE que fueron incluidos en la pliza. Los datos o columnas que observars en esta ventana, dependern del tipo de documento o movimiento incluido en la pliza, lo cual tambin queda completamente ligado al Tipo de pliza generado. Botones de esta ventana Botones Descripcin
Permite exportar la informacin Este botn desplegar una presentacin preliminar de la informacin para que mandes a imprimir los datos. Para ms informacin de lo que puedes hacer desde esta presentacin Preliminar avanzada, consulta el tema donde encontrars una explicacin ms a detalle. Temas relacionados Definicin Consideraciones antes de trabajar la Interfase Las conciliaciones Donde se definen las cuentas contables Ventana del listado de plizas generadas en SAE Agregar pliza Enviar pliza modelo por correo electrnico Contabilizacin en lnea hacia Aspel-COI
Enviar plizas modelo por correo electrnico Acceso
l Ventana principal, men Utileras, opcin Interfase COI, botn enviar correo Manejo Este proceso tiene la tarea de enviar, va correo electrnico, el archivo de p liza seleccionado. Este envo se realizar de manera externa a tu sistema, es decir, se utilizar la aplicacin de correo que tengas predeterminada en tu computadora y s anexar el archivo de pliza para su envo por Internet. Para mayor informacin de como enviar el correo, consulta el ayuda electrnica de tu aplicacin de correo. Ejemplo con Microsoft Outlook
Por omisin el asunto propuesto para el correo llevar la etiqueta "[SAE]" junto con el nombre de la pliza de que se trate y la fecha del archivo, Ejemplo: [SAE] Pliza de cuentas por pagar generada el 10/10/2005. Si deseas recepcionar este correo de pliza desde el mdulo de plizas modelo de Aspel-COI, debers modificar la leyenda o asunto del correo manualmente con la leyenda [ASPM], de tal forma que Aspel-COI identifique el correo para su recepcin desde el mismo. Mensajes de error Hay un cuadro de dilogo Este mensaje indica que alguna otra aplicacin abri una instancia de la aplicacin de correo, por lo que abierto. Cirrelo y vuelva a para que nuevamente se programe y se arme el correo con el archivo a enviar, ser necesario cerrar la intentarlo aplicacin y solicitar el proceso nuevamente. Temas relacionados Definicin Consideraciones antes de trabajar la Interfase Las conciliaciones Donde se definen las cuentas contables Ventana del listado de plizas generadas en SAE Agregar pliza Ver documentos incluidos en la pliza Contabilizacin en lnea hacia Aspel-COI
Cuentas contables Acceso Ventana principal, men Utileras, opcin Interfase COI, botn Cuentas contables Qu es Este apartado es muy importante, ya que aqu se indican los nmeros de cuenta que se utilizarn en las plizas generadas por la interfase Aspel-COI. Estas cuentas las podrs almacenar tanto desde esta ventana como desde configuracin, apartado Cuentas contables, as como desde los procesos u opciones del sistema donde se solicite alguna cuenta en particular. No importa desde donde proporciones las cuentas, estas se irn actualizando y/o almacenando en esta ventana, por lo que si deseas realizar algn cambio lo podrs realizar directamente desde esta ventana. Ejemplo:
Temas relacionados Configuracin / Cuentas contables Donde se definen las cuentas contables
Contabilizacin en lnea hacia Aspel-COI Acceso
l Ventana principal, men Utileras, opcin Interfase COI, botn Contabilizar / botn Editar Manejo Este botn funcionar o actuar de dos formas, Inicialmente este botn contabilizar la pliza y una vez contabilizada esta, desde este botn slo la podrs editar. Al seleccionar este botn, se desplegar la ventana de "Agregar pliza" de Aspel-COI, con el fin de contabilizar o editar la pliza en ese momento, afectando en ambas situaciones los saldos de las cuentas siempre y cuando tengas activado el parmetro de configuracin "Contabilizar en lnea". Aunque la ventana es propiamente del sistema Aspel-COI, algunos procesos estn restringidos, es decir, slo funcionarn desde AspelCOI. Los botones o procesos que no estarn disponibles son:
Revisar o definir las Cuentas contables Cargar pliza modelo Copiar pliza de otro periodo
Imprimir pliza Cuadrar pliza Alta de conceptos de plizas
Prepara la pliza para su contabilizacin: - Revisa que las cuentas definidas para los movimientos desde Aspel-SAE sean los que estn definidos en Aspel-COI y que correspondan a las cuentas que se van a afectar.
Las ventanas de ayuda para especificar el nmero de cuenta o el concepto de la pliza, muestran informacin correspondiente a lo registrado en Aspel-COI para los catlogos de cuentas o conceptos respectivamente. Al indicar en la columna "No cuenta" una cuenta departamental se mostrar para la columna "Depto" el nmero de departamento al que reporta esta cuenta. Si la cuenta no es departamental, por omisin se le asignar "o". Botones de esta ventana Campo Descripcin Te permite contabilizar o grabar la pliza y limpia todos los campos para iniciar una nueva captura. . Te da la posibilidad de que puedas salir de la pliza sin grabarla. Puedes insertar una partida dentro de la pliza, posicinate en la lnea donde la deseas insertar.
Puedes eliminar una partida dentro de la pliza, posicinate en la partida a borrar. Puedes grabar la pliza que ests capturando como una pliza modelo. Las plizas modelo son plizas que se graban en un archivo independiente al Catlogo de plizas. De esta forma, podrs acceder posteriormente a este archivo para ajustar algn dato que haya quedado pendiente de definir al momento de la captura. Tambin las puedes utilizar cuando necesitas contabilizar plizas que no sufren modificaciones substanciales en su contenido, y que se deben aplicar de forma repetitiva. Para mayor informacin consulta el tema "Grabar pliza modelo" de el ayuda de Aspel-COI. Esta opcin te permite enviar por correo electrnico la pliza modelo. Antes de enviar la pliza, sta se tendr que guardar como una pliza modelo, para esto el sistema desplegar la ventana correspondiente para guardarla. Una vez grabada la pliza modelo para el envo del archivo, el sistema te desplegar la aplicacin de correo predeterminada en tu mquina, por ejemplo Microsoft Outlook, indica los datos correspondientes para el envo satisfactorio. Posteriormente desde el mdulo de plizas modelo podrs recepcionar los archivos de plizas enviados mediante este proceso. Por omisin el asunto propuesto para el correo llevar la etiqueta "[ASPM]" la cual es una etiqueta que Aspel-COI identifica para la recepcin de correos desde el mdulo de plizas modelo. Para mayor informacin consulta en el ayuda electrnica el tema "Enviar pliza modelo por correo" o "Recepcin y envo de plizas modelo". Con este botn podrs cuadrar la pliza para que se pueda contabilizar. Esta forma de cuadre es til para saldar y/o cuadrar una pliza automticamente cuando los saldos de las columnas debe o haber no sean iguales, ya sea porque no se hayan terminado de capturar todos sus registros o existan diferencias entre decimales. Si el sistema detecta que al contabilizar la pliza se ha utilizado la cuenta de cuadre, sta ser grabada con el estatus de "Pendiente" y se observar en el catlogo de plizas en color rojo, con el propsito de identificarla fcilmente y posteriormente sea editada para continuar con su captura. Para usar esta funcionalidad, posicinarte sobre la ltima partida de la p liza y crea una partida en blanco con ayuda de la tecla Enter, y: 1. Proporciona directamente en la columna "No. de cuenta alguna cuenta del catlogo o la cuenta de cuadre definida en los parmetros del sistema, despus selecciona el botn "Cuadrar pliza". 2. O desde la partida creada, selecciona el botn " ". Estos botones son los que estn disponibles para su uso desde esta ventana. Observaciones Recuerda que slo se pueden afectar las cuentas definidas como cuentas de Detalle. El sistema verifica que la fecha corresponda al mes que ests trabajando. Si la fecha pertenece a otro perodo no la aceptar. Slo se propondr el tipo de cambio de la cuenta, cuando sta maneje multimoneda y est definido en el mdulo de "Parmetros generales". Temas relacionados Definicin Consideraciones antes de trabajar la Interfase Las conciliaciones Donde se definen las cuentas contables Ventana del listado de plizas generadas en SAE Agregar pliza Ver documentos incluidos en la pliza Enviar pliza modelo por correo electrnico
Donde se definen las cuentas contables En qu consiste La siguiente tabla indica los lugares en el sistema donde se definen las cuentas contables y la pliza donde se utiliza cada una de ellas: Cuentas contables que se definen en... Conceptos de CXC (mdulo de Clientes y CXC) Conceptos de Movimientos al inventario Catlogo de Lneas de productos Ventana principal Pliza de la Interfase COI que la requiere Cuentas por cobrar Movimientos al inventario Movimientos al Inventario Ventas Compras Devolucin de Ventas Devolucin de Compras Ventas
Conceptos de CXP (mdulo de Proveedores y CXP) Cuentas por pagar
Catlogo de zonas Temas relacionados Definicin Consideraciones antes de trabajar la Interfase Las conciliaciones Ventana del listado de plizas generadas en SAE Agregar pliza Ver documentos incluidos en la pliza Enviar pliza modelo por correo electrnico Contabilizacin en lnea hacia Aspel-COI Cuentas contables Configuracin / Cuentas contables
Pliza de ventas Qu es Esta pliza acumula los totales de los siguientes conceptos: Concepto Descripcin Ventas de Clientes o Suma el importe total de las facturas (con descuentos e impuestos incluidos). Ventas de clientes Mostrador Ventas de productos
Cuenta contable Clientes
Indica el total de la venta de los productos, utilizando el siguiente clculo: Precio Ventas unitario X Cantidad de producto vendido - Descuento otorgado al cliente. Cuando la pliza se genera con detalle de impuestos, se indicar un registro por cada tipo de impuesto aplicado, ejemplo: Ventas de productos al 10.00% Ventas de productos con esquema exento
Bancos Ventas de servicios
Desglosa los abonos de los pagos efectuados en la factura.
Bancos
Presenta la suma de la venta de los servicios y productos no inventariables. El importe Ventas es calculado de manera similar a las ventas. En esta cuenta se contabilizan tambin los montos por concepto de costo por Flete.
Total de 1,2,3 y 4
impuesto Desglosa y totaliza los montos de los impuestos correspondientes a los impuestos 1,2 Otros impuestos 3 y 4 aplicados en cada una de las facturas. Cuando se solicita la p liza Detallada por impuestos, el sistema desglosa y acumula los montos de los impuestos por tasa. Cuando la pliza se genera con detalle de impuestos, se indicar un registro por cada tipo de impuesto aplicado, ejemplo: I.E.P.S 20.00% I.V.A 10.00%
Impuestos por pagar
Desglosa y totaliza los montos del impuesto 4, correspondiente al IVA aplicado en cada Impuestos una de las facturas. Puedes solicitar el desglose o detalle de impuestos mediante la activacin del campo "Impuestos", explicado ms adelante.
Impuesto por pagar Desglosa y totaliza los montos del impuesto correspondiente al flete aplicado en la Impuesto por pagar flete factura. Retencin Flete IVA del Acumula los montos de la retencin asignada al cliente por concepto de flete. Para Impuesto 3 (se carga a ms informacin consulta el tema: Alta de clientes. la cuenta de la retencin del IVA) Descuento ventas financiero
Total Descuento Totaliza el descuento financiero incluido en las facturas. financiero Nota Pueden existir varios registros o conceptos de movimiento representados por una misma cuenta. Donde se definen las cuentas contables para estos conceptos?. Campos generales Campos Campo Descripcin Nombre archivo
del Este campo muestra el nombre que por omisin el sistema le est asignando al archivo de pliza que ests generando. El nombre propuesto se basa en el tipo de pliza y la fecha en la que se est generando la pliza (p.ej., para una p liza de ventas (VT) del 31 de enero de 2005 (310105), el nombre sugerido por el sistema ser: VT310105. La pliza se graba en la ruta especificada en los Parmetros de configuracin como la ruta de trabajo, esta la podrs identificar por la extensin (P01), donde "P" significa que es un documento de pliza y "01" el nmero de la empresa en la cual se gener el archivo de pliza. Desde la ventana "Listado de plizas generadas en SAE" podrs consultar la ruta donde se grab el archivo de pliza generado. Notas:
Si utilizas este nombre evitars problemas de identificacin de archivos. Si el archivo especificado ya existe, el sistema te avisar, de tal manera que si aceptas la operacin se sobreescribir la informacin. Si seleccionas otra fecha (DESDE/HASTA) para la generacin de la pliza diferente a la que por omisin propone el sistema, te recomendamos modificar manualmente el nombre del archivo con la fecha que corresponda. Clasificacin del cliente Periodo COI Si en este campo se indica algn dato, la pliza podr incluir nicamente los montos de los clientes que pertenecen a la clasificacin anotada. Selecciona o proporciona el periodo de Aspel-COI donde se contabilizarn los movimientos incluidos en el archivo de pliza a generar.
Detalle de la pliza por Impuestos Al activar este campo, se desglosan y totalizan los montos de los distintos impuestos (1,2, 3) utilizados o aplicados en cada una de las facturas. Para el caso del impuesto por pagar (IVA) tambin se mostrar su desglose utilizando como concepto del movimiento la leyenda "IVA (tasa aplicada)". Nota Por cada porcentaje o tasa manejado para el clculo del IVA, se puede definir una cuenta. Donde se definen las cuentas contables Con detalle Sin detalle
Moneda
Al seleccionar este campo, se mostrar en el concepto del movimiento la clave de la moneda utilizada en dicho movimiento. Adicionalmente si tienes activado los campos detalle del cliente por zona o clave, se adicionar en esta partida la informacin que corresponda a estos campos. Si no activas este campo, la leyenda utilizada para el concepto del movimiento ser "Ventas de clientes". Nota El sistema siempre realizar la conversin a moneda base, sin importar en que moneda se hayan hecho los movimientos.
Documento Al seleccionar este campo, se desglosan los saldos por concepto de ventas con el nmero de documento que los origin, desglosando en la pliza documento por documento, se adiciona tambin la fecha y hora en la que se efectu dicho documento. Con detalle Sin detalle
Clientes Para identificar fcilmente la pliza y/o obtener informacin mas detallada del movimiento, podrs incluir como parte del nombre del concepto del movimiento, la clave, la zona o ninguna del cliente. Si no activas este campo, la leyenda utilizada para el concepto del movimiento ser "Ventas de clientes". Si adicionalmente, tienes activado el campo moneda, tambin se mostrar la moneda utilizada en el movimiento. Manejo Aspel Una vez definido el filtro con la informacin que deseas incluir en la pliza, se generar el archivo o pliza, la cual podrs consultar, modificar o eliminar, desde la Ventana principal del listado de plizas generadas en SAE. De igual forma desde dicha ventana podrs Contabilizar la pliza para que las afectaciones se realicen de manera automtica en el sistema Aspel-COI. Notas Independientemente de la activacin del detalle por impuestos, si el movimiento o pliza tiene cargos por concepto de flete, sern listados en la pliza con su saldo correspondiente.
Para todas las plizas se desglosa y totalizan los montos de los distintos impuestos utilizados o aplicados (Total impuesto 1,2,y 3) y Total de impuestos a pagar "IVA"". Antes de empezar a contabilizar los movimientos registrados en Aspel-SAE es importante que definas las cuentas contables en las que se realizarn los cargos o abonos resultado de dichos movimientos. Donde se definen las cuentas contables. La correcta definicin de las cuentas, es decir, asociar las cuentas utilizadas o definidas desde Aspel-COI a los procesos o conceptos manejados en Aspel-SAE, te facilitar la contabilizacin de tus movimientos. Los movimientos por concepto de costo de flete, se acumularn en el cuenta denominada Venta de Servicios, al igual que las ventas de tipo servicios proporcionados por la empresa. Mensajes de error El archivo Ya El nombre proporcionado para la generacin de la pliza ya existe, proporciona otro nombre o bien al aceptar existe Desea este mensaje se sobreescribir el archivo. remplazarlo? No existen registros que Este mensaje indica que no existe ningn movimiento con los datos especificados en el filtro o bien ya existe cumplan con el filtro. un archivo del tipo de pliza que se est generando con los movimientos registrados hasta este momento. Para el ltimo punto, te recomendamos que desde la ventana principal del listado de plizas elimines el archivo del tipo de pliza que deseas crear nuevamente, de tal forma que se vuelva a generar la informacin. Esto es til para el caso en que hayas definido los nmeros de cuentas posterior a la generacin de la pliza. Esta recomendacin tambin aplica en el caso de que desees adicionar en un s lo archivo los movimiento, tomando en cuenta que se realizaron nuevos movimiento posterior a la generacin del archivo de pliza. La fecha DESDE No debe Proporciona en el campo "Hasta" una fecha posterior a la anotada en el campo "DESDE". ser mayor a la fecha HASTA. Temas relacionados Pliza de devolucin de ventas Pliza de compras Pliza de devolucin de compras Pliza de cuentas por cobrar Pliza de cuentas por pagar Pliza de movimientos al inventario
Pliza de devolucin de ventas Qu es Esta pliza retoma los mismos aspectos que la pliza de ventas, pero los aplica a las devoluciones realizadas. En ella conceptos de cargo y abono de las diferentes cuentas; p.ej, el descuento financiero en la pliza de venta se toma como de devolucin de venta, se indica como un abono. Esta pliza acumula los totales de los siguientes conceptos: Concepto del Descripcin movimiento Ventas de Clientes Suma el importe total de las facturas (con descuentos e impuestos incluidos). o Ventas de clientes Mostrador Devolucin ventas
se invertirn los un cargo y en la
Cuenta contable Clientes
de Indica el total de la venta de los productos, utilizando el siguiente clculo: Precio unitario X Cantidad Devolucin de de producto vendido - Descuento otorgado al cliente. ventas Cuando la pliza se genera con detalle de impuestos, se indicar un registro por cada tipo de impuesto aplicado, ejemplo: Ventas de productos al 10.00% Ventas de productos con esquema exento
Bancos
Desglosa los abonos de los pagos efectuados en la factura.
Bancos
Devolucin de Presenta la suma de la venta de los servicios y productos no inventariables. El importe es calculado Devolucin de Ventas de servic de manera similar a las ventas. En esta cuenta se contabilizan tambin los montos por concepto de ventas costo por Flete. Total de impuesto Desglosa y totaliza los montos de los impuestos correspondientes a los impuestos 1,2,y,3 Otros 1,2,3 aplicados en cada una de las facturas. Cuando se solicita la pliza Detallada por impuestos, el impuestos sistema desglosa y acumula los montos de los impuestos por tasa. Cuando la pliza se genera con detalle de impuestos, se indicar un registro por cada tipo de impuesto aplicado, ejemplo: I.E.P.S 20.00% Total de impuestos Desglosa y totaliza los montos del impuesto 4, correspondiente al IVA aplicado en cada una de las Impuesto por por pagar facturas. Puedes solicitar el desglose o detalle de impuestos mediante la activacin del campo pagar "Impuestos", explicado ms adelante. Para registrar los saldos por tasa aplicada, puedes configurar una Cuenta por cada una. Para que se totalicen en su cuenta correspondiente, debes indicar al sistema que genere la pliza con detalle de impuestos. Impuesto pagar flete por Desglosa y totaliza los montos del impuesto correspondiente al flete aplicado en la factura. Impuesto por pagar
Total de retencin Acumula los montos de la retencin asignada al cliente del cual se efectu la factura. Para ms Impuestos informacin consulta el tema: Alta de clientes. retenidos Total Descuento Totaliza el descuento financiero incluido en las facturas. financiero Nota Pueden existir varios registros o conceptos de movimiento representados por una misma cuenta. Pliza de ventas Campos generales Campos Campo Descripcin Nombre archivo del Este campo muestra el nombre que por omisin el sistema le est asignando al archivo de pliza que ests generando. El nombre propuesto se basa en el tipo de pliza y la fecha en la que se est generando la pliza (p.ej., para una p liza de devolucin de ventas (DV) del 31 de enero de 2005 (310105), el nombre sugerido por el sistema ser: DV310105. La pliza se graba en la ruta especificada en los Parmetros de configuracin como la ruta de trabajo, esta la podrs identificar por la extensin (P01), donde "P" significa que es un documento de pliza y "01" el nmero de la empresa en la cual se gener el archivo de pliza. Descuento financiero ventas
Desde la ventana "Listado de plizas generadas en SAE" podrs consultar la ruta donde se grab el archivo de pliza generado. Notas: Si utilizas este nombre evitars problemas de identificacin de archivos. Si el archivo especificado ya existe, el sistema te avisar, de tal manera que si aceptas la operacin se sobreescribir la informacin. Si seleccionas otra fecha (DESDE/HASTA) para la generacin de la pliza diferente a la que por omisin propone el sistema, te recomendamos modificar manualmente el nombre del archivo con la fecha que corresponda. Clasificacin del cliente Periodo COI Si en este campo se indica algn dato, la pliza podr incluir nicamente los montos de los clientes que pertenecen a la clasificacin anotada. Selecciona o proporciona el periodo de Aspel-COI donde se contabilizarn los movimientos incluidos en el archivo de pliza a generar.
Detalle de la pliza por Impuestos Al activar este campo, se desglosan y totalizan los montos de los distintos impuestos (1,2 o 3) utilizados o aplicados en la factura a devolver. Para el caso del impuesto por pagar (IVA) tambin se mostrar su desglose utilizando como concepto del movimiento la leyenda "IVA (tasa aplicada)". Nota Por cada porcentaje o tasa manejado para el clculo del IVA, se puede definir una cuenta. Donde se definen las cuentas contables Con detalle Sin detalle
Moneda
Al seleccionar este campo, se mostrar en el concepto del movimiento la clave de la moneda utilizada en dicho movimiento. Adicionalmente si tienes activado los campos detalle del cliente por zona o clave, se adicionar en esta partida la informacin que corresponda a estos campos. Si no activas este campo, la leyenda utilizada para el concepto del movimiento ser "Ventas de clientes". Nota El sistema siempre realizar la conversin a moneda base, sin importar en que moneda se hayan hecho los movimientos.
Documento Al seleccionar este campo, se desglosan los saldos por concepto de ventas con el nmero de documento que los origin, desglosando en la pliza documento por documento, se adiciona tambin la fecha y hora en la que se efectu dicho documento. Con detalle Sin detalle
Clientes Para identificar fcilmente la pliza y/o obtener informacin ms detallada del movimiento, podrs incluir como parte del nombre del concepto del movimiento, la clave, la zona o ninguna del cliente. Si no activas este campo, la leyenda utilizada para el concepto del movimiento ser "Ventas de clientes". Si adicionalmente, tienes activado el campo moneda, tambin se mostrar la moneda utilizada en el movimiento. Manejo Aspel
Una vez definido el filtro con la informacin que deseas incluir en la pliza, se generar el archivo o pliza, la cual podrs consultar, modificar o eliminar, desde la Ventana principal del listado de plizas generadas en SAE. De igual forma desde dicha ventana podrs Contabilizar la pliza para que las afectaciones se realicen de manera automtica en el sistema Aspel-COI. Notas Independientemente de la activacin del detalle por impuestos, si el movimiento o pliza tiene cargos por concepto de flete, sern listados en la pliza con su saldo correspondiente. Para todas las plizas se desglosa y totalizan los montos de los distintos impuestos utilizados o aplicados (Total impuesto 1,2,y 3) y Total de impuestos a pagar "IVA". Antes de empezar a contabilizar los movimientos registrados en Aspel-SAE es importante que definas las cuentas contables en las que se realizarn los cargos o abonos resultado de dichos movimientos. Donde se definen las cuentas contables. La correcta definicin de las cuentas, es decir, asociar las cuentas utilizadas o definidas desde Aspel-COI a los procesos o conceptos manejados en Aspel-SAE, te facilitar la contabilizacin de tus movimientos. Los movimientos por concepto de costo de flete, se acumularn en el cuenta denominada Venta de Servicios, al igual que las ventas de tipo servicios proporcionados por la empresa. Mensajes de error El archivo Ya El nombre proporcionado para la generacin de la pliza ya existe, proporciona otro nombre o bien al aceptar existe Desea este mensaje se sobreescribir el archivo. remplazarlo? No existen registros que Este mensaje indica que no existe ningn movimiento con los datos especificados en el filtro o bien ya existe cumplan con el filtro. un archivo del tipo de pliza que se est generando con los movimientos registrados hasta este momento. Para el ltimo punto, te recomendamos que desde la ventana principal del listado de plizas elimines el archivo del tipo de pliza que deseas crear nuevamente, de tal forma que se vuelva a generar la informacin. Esto es til para el caso en que hayas definido los nmeros de cuentas posterior a la generacin de la pliza. Esta recomendacin tambin aplica en el caso de que desees adicionar en un s lo archivo los movimientos, tomando en cuenta que se realizaron nuevos movimiento posterior a la generacin del archivo de pliza. La fecha DESDE No debe Proporciona en el campo "Hasta" una fecha posterior a la anotada en el campo "Desde". ser mayor a la fecha HASTA. Temas relacionados Pliza de ventas Pliza de compras Pliza de devolucin de compras Pliza de cuentas por cobrar Pliza de cuentas por pagar Pliza de movimientos al inventario
Pliza de compras Qu es Esta pliza incluye los totales de las siguientes cuentas contables maestras: Concepto movimiento Compras PROVEEDORES Total financiero Almacn del Descripcin a Totaliza el importe de las compras con descuentos e impuestos incluidos. Cuenta Contable Proveedores
Descuento Proporciona el total de todos los descuentos financieros anotados en las recepciones Descuento financiero de mercanca. compras Seala el total del costo de los productos que ingresaron al inventario sin tomar en Almacn cuenta el monto de los impuestos ni de los descuentos financieros. Si pides el detalle por lnea de producto, la leyenda para el concepto del movimiento ser "Lnea".
Compras de servicios Indica el total de los servicios y productos no inventariables adquiridos. Este total no Compra de servicios incluye impuestos ni descuentos financieros. Total impuestos acreditar de Desglosa y totaliza los montos de todos los impuestos aplicados en Impuestos por la recepci n de compras (impuesto 1,2,3,4 "IVA"). Puedes solicitar el (Se deber desglose o detalle de impuestos mediante la activacin del campo impuesto). "Impuestos", explicado ms adelante. Nota: por cada tasa diferente de impuesto manejado, se registrar una partida especificando la tasa aplicada, esto si tienes activado el detalle de impuestos, un movimiento. I.E.P.S 20.00% IVA del flete Retencin del Flete Desglosa y totaliza los montos del impuesto correspondiente al flete Impuesto por acreditar aplicado en la factura. IVA Desglosa y totaliza los montos de la retencin correspondiente a lo configurado para el proveedor. del flete Impuesto 3 configurar una cuenta por
Total Descuento Totaliza el descuento financiero incluido en los documentos de Descuento financiero compras financiero compras. Nota Pueden existir varios registros o conceptos de movimiento representados por una misma cuenta. Campos generales Campos Campo Descripcin Nombre del archivo Este campo muestra el nombre que por omisin el sistema le est asignando al archivo de pliza que ests generando. El nombre propuesto se basa en el tipo de pliza y la fecha en la que se est generando la pliza (p.ej., para una p liza de compras (CO) del 31 de enero de 2005 (310105), el nombre sugerido por el sistema ser: CO310105. La pliza se graba en la ruta especificada en los Parmetros de configuracin como la ruta de trabajo, esta la podrs identificar por la extensin (P01), donde "P" significa que es un documento de pliza y "01" el nmero de la empresa en la cual se gener el archivo de pliza. Desde la ventana "Listado de plizas generadas en SAE" podrs consultar la ruta donde se grab el archivo de pliza generado. Notas: Si utilizas este nombre evitars problemas de identificacin de archivos. Si el archivo especificado ya existe, el sistema te avisar, de tal manera que si aceptas la operacin se sobreescribir la informacin. Si seleccionas otra fecha (DESDE/HASTA) para la generacin de la pliza diferente a la que por omisin propone el sistema, te recomendamos modificar manualmente el nombre del archivo con la fecha que corresponda. Periodo COI Selecciona o proporciona el periodo de Aspel-COI donde se contabilizarn los movimientos incluidos en el archivo de pliza a generar.
Detalle de la pliza por
Impuestos Al activar este campo, se desglosan y totalizan los montos de los distintos impuestos (1,2, 3 4 ) utilizados o aplicados en la compra. Por cada tasa de impuesto aplicado, se registrar un movimiento y como parte del concepto del movimiento se adicionar el porcentaje de impuesto aplicado. Con detalle Sin detalle
Moneda
Al seleccionar este campo, se mostrar en el concepto del movimiento la clave de la moneda utilizada en dicho movimiento. Adicionalmente si tienes activado los campos detalle del proveedor por zona o clave, se adicionar en esta partida la informacin que corresponda a estos campos. Si no activas este campo, la leyenda utilizada para el concepto del movimiento ser "Compras de proveedores". Nota El sistema siempre realizar la conversin a moneda base, sin importar en que moneda se hayan hecho los movimientos.
Lnea de Si seleccionas este campo, se mostrar para la cuenta de Almacn como leyenda del concepto del movimiento, la clave de producto la lnea correspondiente al producto involucrado en la compra. En caso contrario se mostrar la leyenda "Almacn". Cada lnea podr tener asignada una cuenta en particular, las podrs definir al dar de alta la lnea desde el mdulo de inventarios, o bien desde la opcin "Cuenta contables" disponibles en la Ventana principal del listado de plizas generadas en SAE. Documento Al seleccionar este campo, se desglosan los saldos por concepto de ventas con el nmero de documento que los origin, desglosando en la pliza documento por documento, se adiciona tambin la fecha y hora en la que se efectu dicho documento. Con detalle Sin detalle
Proveedores Para identificar fcilmente la pliza y/o obtener informacin ms detallada del movimiento, podrs incluir en lugar del nombre del concepto "Compras a proveedores", la clave, la zona del proveedor. Si no activas este campo, la leyenda utilizada para el concepto del movimiento ser "Compras a proveedores". Si adicionalmente, tienes activado el campo moneda, tambin se mostrar la moneda utilizada en el movimiento. Manejo Aspel Una vez definido el filtro con la informacin que deseas incluir en la pliza, se generar el archivo o pliza, la cual podrs consultar, modificar o eliminar, desde la Ventana principal del listado de plizas generadas en SAE. De igual forma desde dicha ventana podrs Contabilizar la pliza para que las afectaciones se realicen de manera automtica en el sistema Aspel-COI. Notas Independientemente de la activacin del detalle por impuestos, si la pliza tiene cargos por concepto de flete, sern listados en la pliza con su saldo correspondiente. Para todas las plizas se desglosa y totalizan los montos de los distintos impuestos utilizados o aplicados (Total impuesto 1, 2, 3 y 4) y por flete. Antes de empezar a contabilizar los movimientos registrados en Aspel-SAE es importante que definas las cuentas contables en las que
se realizarn los cargos o abonos resultado de dichos movimientos. Donde se definen las cuentas contables. La correcta definicin de las cuentas, es decir, asociar las cuentas utilizadas o definidas desde Aspel-COI a los procesos o conceptos manejados en Aspel-SAE, te facilitar la contabilizacin de tus movimientos. Los movimientos por concepto de costo de flete, se acumularn en el cuenta denominada Venta de Servicios, al igual que las compras de servicios proporcionados por la empresa. Mensajes de error El archivo Ya El nombre proporcionado para la generacin de la pliza ya existe, proporciona otro nombre o bien al aceptar existe Desea este mensaje se sobreescribir el archivo. remplazarlo? No existen registros que Este mensaje indica que no existe ningn movimiento con los datos especificados en el filtro o bien ya existe cumplan con el filtro. un archivo del tipo de pliza que se est generando con los movimientos registrados hasta este momento. Para el ltimo punto, te recomendamos que desde la ventana principal del listado de plizas elimines el archivo del tipo de pliza que deseas crear nuevamente, de tal forma que se vuelva a generar la informacin. Esto es til para el caso en que hayas definido los nmeros de cuentas posterior a la generacin de la pliza. Esta recomendacin tambin aplica en el caso de que desees adicionar en un s lo archivo los movimiento, tomando en cuenta que se realizaron nuevos movimiento posterior a la generacin del archivo de pliza. La fecha DESDE No debe Proporciona en el campo "Hasta" una fecha posterior a la anotada en el campo "DESDE". ser mayor a la fecha HASTA. Temas relacionados Pliza de ventas Pliza de devolucin de ventas Pliza de compras Pliza de devolucin de compras Pliza de cuentas por cobrar Pliza de cuentas por pagar Pliza de movimientos al inventario
Pliza de devolucin de compras Qu es Se contabilizan las mismas cuentas maestras que en la pliza de compras, pero tomando en cuenta slo las devoluciones de compra. En ella, los aspectos que en la pliza de compra representaban un abono se presentarn como cargos y viceversa. Tambin se crea otro movimiento entre las diferencias de entradas y salidas del inventario que afectarn a dos cuentas contables maestras: Diferencia costo-compras y almacn. Esta pliza incluye los totales de las siguientes cuentas contables maestras: Concepto del movimiento Descripcin Cuenta Contable
Compras a PROVEEDORES Totaliza el importe de las compras con descuentos e impuestos Proveedores incluidos. Total Descuento financiero Proporciona el total de todos los descuentos financieros anotados en Descuento las recepciones de mercanca. financiero compras Seala el total del costo de los productos que ingresaron al inventario Almacn sin tomar en cuenta el monto de los impuestos ni de los descuentos financieros. Si pides el detalle por lnea de producto, la leyenda para el concepto del movimiento ser "Lnea". Compras de servicios Total impuestos acreditar Indica el total de los servicios y productos no inventariables Compra de adquiridos. Este total no incluye impuestos ni descuentos financieros. servicios
Almacn
de Desglosa y totaliza los montos de todos los impuestos aplicados en Impuesto por la recepcin de compras (impuesto 1,2,3,4 y IVA). Puedes solicitar el por desglose o detalle de impuestos mediante la activacin del campo acreditar "Impuestos", explicado ms adelante. Nota: por cada tasa diferente de impuesto manejado, se registrar una partida especificando la tasa aplicad, esto si tienes activado el detalle de impuestos, un movimiento.
IVA del flete
Desglosa y totaliza los montos del impuesto correspondiente al flete Impuesto aplicado en la factura. por acreditar IVA Desglosa y totaliza los montos de la retencin correspondiente a lo configurado para el proveedor. del flete Impuesto 3
Retencin del Flete
Total Descuento Totaliza el descuento financiero incluido en los documentos de Descuento financiero compras. financiero compras Almacenes por La cuenta de Diferencia costo-compras se usa cuando existen Almacn diferencia costo- devoluciones o cancelaciones de ventas, y guarda una fuerte relacin compras con el concepto de costeo. Cuando se vende un producto, sale del inventario con un costo (dependiendo del mtodo de costeo del producto). Se aplica la siguiente frmula: (cantidad*costo-descuentos) cantidad*costo_sae, donde: costo (nuevo precio registrado en la compra), costo_sae (precio del producto en el inventario). En este proceso interviene el tipo de costo que se est llevando para el producto. Ver ejemplo Diferencia costo La cuenta de Diferencia costo-compras se usa cuando existen Diferencia - compras devoluciones o cancelaciones de ventas, y guarda una fuerte relacin costo de con el concepto de costeo. Cuando se vende un producto, sale del compras inventario con un costo (dependiendo del mtodo de costeo del producto). Se aplica la siguiente frmula: (cantidad*costo-descuentos) cantidad*costo_sae, donde: costo (nuevo precio registrado en la compra), costo_sae (precio del producto en el inventario). En este proceso interviene el tipo de costo que se est llevando para el
producto. Ver ejemplo Donde se definen las cuentas contables Nota Pueden existir varios registros o conceptos de movimientos representados por una misma cuenta. Campos generales Campos Campo Descripcin Nombre archivo del Este campo muestra el nombre que por omisin el sistema le est asignando al archivo de pliza que ests generando. El nombre propuesto se basa en el tipo de pliza y la fecha en la que se est generando la pliza (p.ej., para una p liza de devolucin de compras (DC) del 31 de enero de 2005 (310105), el nombre sugerido por el sistema ser: CO310105. La pliza se graba en la ruta especificada en los Parmetros de configuracin como la ruta de trabajo, esta la podrs identificar por la extensin (P01), donde "P" significa que es un documento de pliza y "01" el nmero de la empresa en la cual se gener el archivo de pliza. Desde la ventana "Listado de plizas generadas en SAE" podrs consultar la ruta donde se grab el archivo de pliza generado. Notas: Si utilizas este nombre evitars problemas de identificacin de archivos. Si el archivo especificado ya existe, el sistema te avisar, de tal manera que si aceptas la operacin se sobreescribir la informacin. Si seleccionas otra fecha (DESDE/HASTA) para la generacin de la pliza diferente a la que por omisin propone el sistema, te recomendamos modificar manualmente el nombre del archivo con la fecha que corresponda. Periodo COI Selecciona o proporciona el periodo de Aspel-COI donde se contabilizarn los movimientos incluidos en el archivo de pliza a generar.
Detalle de la pliza por Impuestos Al activar este campo, se desglosan y totalizan los montos de los distintos impuestos (1,2, 3 4 ) utilizados o aplicados en la compra. Por cada tasa de impuesto aplicado, se registrar un movimiento y como parte del concepto del movimiento se adicionar el porcentaje de impuesto aplicado. Moneda Al seleccionar este campo, se mostrar en el concepto del movimiento la clave de la moneda utilizada en dicho movimiento. Adicionalmente si tienes activado los campos detalle del proveedor por zona o clave, se adicionar en esta partida la informacin que corresponda a estos campos. Si no activas este campo, la leyenda utilizada para el concepto del movimiento ser "Compras de proveedores". Nota El sistema siempre realizar la conversin a moneda base, sin importar en que moneda se hayan hecho los movimientos. Lnea producto de Si seleccionas este campo, se mostrar para la cuenta de Almacn como leyenda del concepto del movimiento, la clave de la lnea correspondiente al producto involucrado en la compra. En caso contrario se mostrar la leyenda "Almacn". Cada lnea podr tener asignada una cuenta en particular, las podrs definir al dar de alta la lnea desde el mdulo de inventarios, o bien desde la opcin "Cuenta contables" disponibles en la Ventana principal del listado de plizas generadas en SAE. Documento Al seleccionar este campo, se desglosan los saldos por concepto de ventas con el nmero de documento que los origin, desglosando en la pliza documento por documento, se adiciona tambin la fecha y hora en la que se efectu dicho documento. Sin detalle
Con detalle
Proveedores
Para identificar fcilmente la pliza y/o obtener informacin ms detallada del movimiento, podrs incluir en lugar del nombre del concepto "Compras a proveedores", la clave, la zona del proveedor. Si no activas este campo, la leyenda utilizada para el concepto del movimiento ser "Compras a proveedores". Si adicionalmente, tienes activado el campo moneda, tambin se mostrar la moneda utilizada en el movimiento.
Manejo Aspel Una vez definido el filtro con la informacin que deseas incluir en la pliza, se generar el archivo o pliza, la cual podrs consultar, modificar o eliminar, desde la Ventana principal del listado de plizas generadas en SAE. De igual forma desde dicha ventana podrs Contabilizar la pliza para que las afectaciones se realicen de manera automtica en el sistema Aspel-COI. Notas Independientemente de la activacin del detalle por impuestos, si la pliza tiene cargos por concepto de flete, sern listados en la pliza con su saldo correspondiente. Para todas las plizas se desglosa y totalizan los montos de los distintos impuestos utilizados o aplicados (Total impuesto 1, 2, 3 y 4) y por flete. Antes de empezar a contabilizar los movimientos registrados en Aspel-SAE es importante que definas las cuentas contables en las que se realizarn los cargos o abonos resultado de dichos movimientos. Donde se definen las cuentas contables. La correcta definicin de las cuentas, es decir, asociar las cuentas utilizadas o definidas desde Aspel-COI a los procesos o conceptos manejados en Aspel-SAE, te facilitar la contabilizacin de tus movimientos. Los movimientos por concepto de costo de flete, se acumularn en el cuenta denominada Venta de Servicios, al igual que las compras de servicios proporcionados por la empresa. Ejemplo con mtodo de costeo UEPS: Asiento Cantidad Costo Costo operado 1. 2. 3. 4. Compra Compra 2 Venta Compra 3 10 10 12 10 100 110 120 120 1000 1100 1200 1200 Como la capa ya se vendi, el sistema coste
108.333333 1300
5. Dev de compra 10 En contabilidad se tendra
En contabilidad se tendra
En el almacn se tiene, realmente 8 productos a $ 100.00=800, por lo que el datos registrado contablemente en almacn, veamos los asientos de la pliza 5.
Dado que los costos de la compra que se est devolviendo fueron de 10 a110= 1100, pero por las capas disponibles salieron 10 a 120= 1200, de ah la diferencia de los $100 en almacn, para cuadrar el dato en el almacn, se generan los asientos marcados con el nmero 6:
Quedando la pliza de devolucin como sigue:
Mensajes de error El archivo Ya El nombre proporcionado para la generacin de la pliza ya existe, proporciona otro nombre o bien al aceptar existe Desea este mensaje se sobreescribir el archivo. remplazarlo? No existen registros que Este mensaje indica que no existe ningn movimiento con los datos especificados en el filtro o bien ya existe cumplan con el filtro. un archivo del tipo de pliza que se est generando con los movimientos registrados hasta este momento. Para el ltimo punto, te recomendamos que desde la ventana principal del listado de plizas elimines el archivo del tipo de pliza que deseas crear nuevamente, de tal forma que se vuelva a generar la informacin. Esto es til para el caso en que hayas definido los nmeros de cuentas posterior a la generacin de la pliza. Esta recomendacin tambin aplica en el caso de que desees adicionar en un s lo archivo los movimiento, tomando en cuenta que se realizaron nuevos movimiento posterior a la generacin del archivo de pliza.
La fecha DESDE No debe Proporciona en el campo "Hasta" una fecha posterior a la anotada en el campo "DESDE". ser mayor a la fecha HASTA. Temas relacionados Pliza de ventas Pliza de devolucin de ventas Pliza de compras Pliza de cuentas por cobrar Pliza de cuentas por pagar Pliza de movimientos al inventario
Pliza de cuentas por cobrar Qu es
l
Esta pliza muestra el total acumulado de los distintos conceptos del catlogo de Cuentas por cobrar, en los que hayas especificado una cuenta contable (mdulo de Clientes y CXC, men Archivos, opcin Conceptos de CXC) o desde la ventana principal del listado de plizas generadas en SAE/botn cuentas contables. La diferencia entre cargos y abonos afectarn la cuenta contable maestra de Clientes.
Ver: Conceptos de CxC Esta pliza incluye los totales de las siguientes cuentas contables maestras: Concepto del Descripcin movimiento Factura Suma el importe total de las facturas (con descuentos e impuestos incluidos). Cuenta Contable Factura
Cuenta general Muestra por movimiento la cantidad o venta cargada al cliente. Por cada operacin de ventas se Clientes de cliente visualizar un movimiento. Si seleccionaste el desglose por detalle con clave o moneda, como concepto del movimiento visualizars la clave del cliente y/o la moneda involucrada en la venta. Retencin x Acumula los montos de la retencin asignada al cliente del cual se efectu la factura. Retencin flete por flete Adicionalmente se listarn los movimientos de las distintas formas de pagos aplicadas al documento, como pueden ser, efectivo, cheque, etc. Donde se definen las cuentas contables Nota Pueden existir varios registros o conceptos de movimientos representados por una misma cuenta. Campos generales Campos Especficos Campo Descripcin Nombre del Este campo muestra el nombre que por omisin el sistema le est asignando al archivo de pliza que ests generando. El archivo nombre propuesto se basa en el tipo de pliza y la fecha en la que se est generando la pliza (p.ej., para una p liza de cuentas por cobrar (CC) del 31 de enero de 2005 (310105), el nombre sugerido por el sistema ser: CC310105. La pliza se graba en la ruta especificada en los Parmetros de configuracin como la ruta de trabajo, esta la podrs identificar por la extensin (P01), donde "P" significa que es un documento de pliza y "01" el nmero de la empresa en la cual se gener el archivo de pliza. Desde la ventana "Listado de plizas generadas en SAE" podrs consultar la ruta donde se grab el archivo de pliza generado. Notas: Si utilizas este nombre evitars problemas de identificacin de archivos. Si el archivo especificado ya existe, el sistema te avisar, de tal manera que si aceptas la operacin se sobreescribir la informacin. Si seleccionas otra fecha (DESDE/HASTA) para la generacin de la pliza diferente a la que por omisin propone el sistema, te recomendamos modificar manualmente el nombre del archivo con la fecha que corresponda. Nmero de Indica aqu el nmero de concepto para el que deseas generar la pliza. concepto Periodo COI Clave Selecciona o proporciona el periodo de Aspel-COI donde se contabilizarn los movimientos incluidos en el archivo de pliza a generar.
Detalle de la pliza por Para identificar fcilmente la pliza y/o obtener informacin ms detallada del movimiento, podrs incluir en lugar del nombre del concepto "Cuenta general de cliente", la clave del cliente, y la moneda con la que se realiz el movimiento. Si no activas este campo, la leyenda utilizada para el concepto del movimiento ser "concepto "Cuenta general de cliente". Si adicionalmente, tienes activado el campo moneda, tambin se mostrar la moneda utilizada en el movimiento.
Moneda Al seleccionar este campo se desglosarn los saldos por el tipo de moneda utilizada en el movimiento de venta. Nota El sistema siempre realizar la conversin a moneda base, sin importar en que moneda se hayan hecho los movimientos. Manejo Aspel
Una vez definido el filtro con la informacin que deseas incluir en la pliza, se generar el archivo o pliza, la cual podrs consultar, modificar o eliminar, desde la Ventana principal del listado de plizas generadas en SAE. De igual forma desde dicha ventana podrs Contabilizar la pliza para que las afectaciones se realicen de manera automtica en el sistema Aspel-COI. Mensajes de error El archivo Ya El nombre proporcionado para la generacin de la pliza ya existe, proporciona otro nombre o bien al aceptar existe Desea este mensaje se sobreescribir el archivo. remplazarlo? No existen registros que Este mensaje indica que no existe ningn movimiento con los datos especificados en el filtro o bien ya existe cumplan con el filtro. un archivo del tipo de pliza que se est generando con los movimientos registrados hasta este momento. Para el ltimo punto, te recomendamos que desde la ventana principal del listado de plizas elimines el archivo del tipo de pliza que deseas crear nuevamente, de tal forma que se vuelva a generar la informacin. Esto es til para el caso en que hayas definido los nmeros de cuentas posterior a la generacin de la pliza. Esta recomendacin tambin aplica en el caso de que desees adicionar en un s lo archivo los movimiento, tomando en cuenta que se realizaron nuevos movimiento posterior a la generacin del archivo de pliza. La fecha DESDE No debe Proporciona en el campo "Hasta" una fecha posterior a la anotada en el campo "DESDE". ser mayor a la fecha HASTA. Temas relacionados Pliza de ventas Pliza de devolucin de ventas Pliza de compras Pliza de devolucin de compras Pliza de cuentas por pagar Pliza de movimientos al inventario
Pliza de cuentas por pagar Qu es Presenta los cargos y abonos acumulados de cada rubro que forma parte de Conceptos de cuentas por pagar, en los cuales se haya definido una cuenta contable. La diferencia entre cargos y abonos afectar a la cuenta contable maestra de proveedores. Ver: Conceptos de CxP Esta pliza incluye los totales de las siguientes cuentas contables maestras: Concepto movimiento Compras del Descripcin Suma el importe total de las compras (con descuentos e impuestos incluidos). Cuenta Contable Compras
Cuenta general de Muestra por movimiento la cantidad o compra efectuada por el proveedor. Por cada operacin de Proveedores proveedores compras se visualizar un movimiento. Si seleccionaste el desglose por detalle con clave o moneda, como concepto del movimiento visualizars la clave del proveedor y/o la moneda involucrada en la compra. Retencin x flete Acumula los montos de la retencin asignada al proveedor del cual se efectu la compra. Retencin por flete
Adicionalmente se listarn los movimientos de las distintas formas de pagos aplicada al documento, como pueden ser, efectivo, cheque, etc. Nota Pueden existir varios registros o conceptos de movimientos representados por una misma cuenta. Campos Especficos Campo Descripcin Nombre del Este campo muestra el nombre que por omisin el sistema le est asignando al archivo de pliza que ests generando. El archivo nombre propuesto se basa en el tipo de pliza y la fecha en la que se est generando la pliza (p.ej., para una p liza de cuentas por pagar (CP) del 31 de enero de 2005 (310105), el nombre sugerido por el sistema ser: CP310105. La pliza se graba en la ruta especificada en los Parmetros de configuracin como la ruta de trabajo, esta la podrs identificar por la extensin (P01), donde "P" significa que es un documento de pliza y "01" el nmero de la empresa en la cual se gener el archivo de pliza. Desde la ventana "Listado de plizas generadas en SAE" podrs consultar la ruta donde se grab el archivo de pliza generado. Notas: Si utilizas este nombre evitars problemas de identificacin de archivos. Si el archivo especificado ya existe, el sistema te avisar, de tal manera que si aceptas la operacin se sobreescribir la informacin. Si seleccionas otra fecha (DESDE/HASTA) para la generacin de la pliza diferente a la que por omisin propone el sistema, te recomendamos modificar manualmente el nombre del archivo con la fecha que corresponda. Nmero de Indica aqu el nmero de concepto para el que deseas generar la pliza. concepto Periodo COI Selecciona o proporciona el periodo de Aspel-COI donde se contabilizarn los movimientos incluidos en el archivo de pliza a generar.
Detalle de la pliza por Clave Para identificar fcilmente la pliza y/o obtener informacin ms detallada del movimiento, podrs incluir en lugar del nombre del concepto "Cuenta general de proveedor", la clave del cliente, y la moneda con la que se realiz el movimiento. Si no activas este campo, la leyenda utilizada para el concepto del movimiento ser "concepto "Cuenta general de proveedor". Si adicionalmente, tienes activado el campo moneda, tambin se mostrar la moneda utilizada en el movimiento.
Moneda Al seleccionar este campo se desglosarn los saldos por el tipo de moneda utilizada en el movimiento de compra. Manejo Aspel Una vez definido el filtro con la informacin que deseas incluir en la pliza, se generar el archivo o pliza, la cual podrs consultar, modificar o eliminar, desde la Ventana principal del listado de plizas generadas en SAE. De igual forma desde dicha ventana podrs Contabilizar la pliza para que las afectaciones se realicen de manera automtica en el sistema Aspel-COI. Mensajes de error
El archivo Ya El nombre proporcionado para la generacin de la pliza ya existe, proporciona otro nombre o bien al aceptar existe Desea este mensaje se sobreescribir el archivo. remplazarlo? No existen registros que Este mensaje indica que no existe ningn movimiento con los datos especificados en el filtro o bien ya existe cumplan con el filtro. un archivo del tipo de pliza que se est generando con los movimientos registrados hasta este momento. Para el ltimo punto, te recomendamos que desde la ventana principal del listado de plizas elimines el archivo del tipo de pliza que deseas crear nuevamente, de tal forma que se vuelva a generar la informacin. Esto es til para el caso en que hayas definido los nmeros de cuentas posterior a la generacin de la pliza. Esta recomendacin tambin aplica en el caso de que desees adicionar en un s lo archivo los movimiento, tomando en cuenta que se realizaron nuevos movimiento posterior a la generacin del archivo de pliza. La fecha DESDE No debe Proporciona en el campo "Hasta" una fecha posterior a la anotada en el campo "DESDE". ser mayor a la fecha HASTA. Temas relacionados Pliza de ventas Pliza de devolucin de ventas Pliza de compras Pliza de devolucin de compras Pliza de cuentas por cobrar Pliza de movimientos al inventario
Pliza de movimientos al inventario Qu es
l
Muestra el acumulado de cada aspecto perteneciente al Catlogo de conceptos de movimientos al inventario que tenga asignada una cuenta contable.
Ver: Conceptos de Movimientos al inventario l Es la nica pliza que puede emitirse tanto para un almacn en particular como para un slo concepto. Las diferencias entre entradas y salidas del inventario afectarn a dos cuentas contables maestras: Diferencia costo-compras y almacn. l La cuenta de Diferencia costo-compras se usa cuando existen devoluciones o cancelaciones de ventas, y guarda una fuerte relacin con el concepto de costeo. Cuando se vende un producto, sale del inventario con un costo (dependiendo del mtodo de costeo del producto). Esta pliza incluye los totales de las siguientes cuentas contables maestras: Concepto del Descripcin movimiento Ventas Suma el importe total de las compras (con descuentos e impuestos incluidos). Cuenta Contable Ventas
Cuenta general Muestra por movimiento la cantidad o compra efectuada por el proveedor. Por cada operacin de compras Almacn de almacn se visualizar un movimiento. Si seleccionaste el desglose por detalle con clave o moneda, como concepto del movimiento visualizars la clave del proveedor y/o la moneda involucrada en la compra. Adicionalmente se listarn los movimientos que involucren cualquiera de los distintos conceptos disponibles para el mdulo de Cuentas x Pagar. Donde se definen las cuentas contables Nota Pueden existir varios registros o conceptos de movimientos representados por una misma cuenta. Campos Especficos Campo Descripcin Nombre del Este campo muestra el nombre que por omisin el sistema le est asignando al archivo archivo de pliza que ests generando. El nombre propuesto se basa en el tipo de pliza y la fecha en la que se est generando la pliza (p.ej., para una p liza de movimientos al inventario (MI) del 31 de enero de 2005 (310105), el nombre sugerido por el sistema ser: CP310105. La pliza se graba en la ruta especificada en los Parmetros de configuracin como la ruta de trabajo, esta la podrs identificar por la extensin (P01), donde "P" significa que es un documento de pliza y "01" el nmero de la empresa en la cual se gener el archivo de pliza. Desde la ventana "Listado de plizas generadas en SAE" podrs consultar la ruta donde se grab el archivo de pliza generado. Notas: Si utilizas este nombre evitars problemas de identificacin de archivos. Si el archivo especificado ya existe, el sistema te avisar, de tal manera que si aceptas la operacin se sobreescribir la informacin. Si seleccionas otra fecha (DESDE/HASTA) para la generacin de la pliza diferente a la que por omisin propone el sistema, te recomendamos modificar manualmente el nombre del archivo con la fecha que corresponda. Nmero de Indica aqu el nmero de concepto para el que deseas generar la pliza. concepto Almacn Especifica el nmero de almacn del cual se tomarn los movimientos al inventario para su contabilizacin.
Periodo COI Selecciona o proporciona el periodo de Aspel-COI donde se contabilizarn los movimientos incluidos en el archivo de pliza a generar. Detalle de la pliza por Almacn Al activar este campo se mostrar en lugar del concepto "Cuenta general de almacn" el nmero del almacn involucrado en el movimiento. Este campo no filtra la informacin de un almacn en particular, si no que slo muestra la clave del almacn
del cual se llev el registro u movimiento. Si tienes activado el detalle por lnea de producto, se adicionar a esta informacin la lnea de producto al que pertenece el producto involucrado en el movimiento. Con detalle Sin detalle
Lnea de Al activar este campo se mostrar en lugar del concepto "Cuenta general de almacn" la lnea de producto al que producto pertenece el artculo involucrado en el movimiento. Manejo Aspel Una vez definido el filtro con la informacin que deseas incluir en la pliza, se generar el archivo o pliza, la cual podrs consultar, modificar o eliminar, desde la Ventana principal del listado de plizas generadas en SAE. De igual forma desde dicha ventana podrs Contabilizar la pliza para que las afectaciones se realicen de manera automtica en el sistema Aspel-COI. Mensajes de error El archivo Ya El nombre proporcionado para la generacin de la pliza ya existe, proporciona otro nombre o bien al aceptar existe Desea este mensaje se sobreescribir el archivo. remplazarlo? No existen registros que Este mensaje indica que no existe ningn movimiento con los datos especificados en el filtro o bien ya existe cumplan con el filtro. un archivo del tipo de pliza que se est generando con los movimientos registrados hasta este momento. Para el ltimo punto, te recomendamos que desde la ventana principal del listado de plizas elimines el archivo del tipo de pliza que deseas crear nuevamente, de tal forma que se vuelva a generar la informacin. Esto es til para el caso en que hayas definido los nmeros de cuentas posterior a la generacin de la pliza. Esta recomendacin tambin aplica en el caso de que desees adicionar en un s lo archivo los movimiento, tomando en cuenta que se realizaron nuevos movimiento posterior a la generacin del archivo de pliza. La fecha DESDE No debe Proporciona en el campo "Hasta" una fecha posterior a la anotada en el campo "Desde". ser mayor a la fecha HASTA. Temas relacionados Pliza de ventas Pliza de devolucin de ventas Pliza de compras Pliza de devolucin de compras Pliza de cuentas por cobrar Pliza de cuentas por pagar
Generacin de la pliza por ajuste de Reforma Fiscal 2010 Manejo Para el caso en el que se desee ver expresamente las afectaciones en clientes del Ajuste, te recomendamos solicitar la pliza de CxC filtrada "Por Concepto" (el asignado al ajuste) ya que de otro modo, se podra perder el efecto de ajuste por reforma, Ejemplo: Factura 2009 $ 1,317.50 Pago en 2010 $ 1,329.00 Ajuste por reforma $ 11.50 Como se generan las plizas de interfase COI desde SAE.
En este supuesto, como puedes observar se pierde el efecto del ajuste por reforma ya que el sistema muestra el monto por cliente, para ver en las plizas el efecto de este ajuste, tendrs que solicitar la pliza de CxC por concepto y entonces el efecto del ejemplo sera:
Si se solicitan las plizas de CxC por concepto, se puede detallar el efecto contable del ajuste por reforma. Tema relacionado Ajuste de saldos por Reforma Fiscal en CxC
Consideraciones antes de trabajar la Interfaz Aspel-SAE - Aspel-COI Manejo
l
La pliza generada se almacenar en un archivo; si deseas consultarlo lo podrs hacer desde el Editor de formatos o bien desde la Ventana principal de plizas generadas en SAE.
Ver: Editor de formatos l Para una mayor seguridad, considera estos aspectos: 1. Da de alta todos los nmeros de cuenta a afectar con el proceso. Esto incluir tanto los nmeros de cuenta contables de los catlogos de conceptos de cuentas por cobrar, cuentas por pagar y movimientos al inventario, como los nmeros de cuentas maestras. 2. Las cuentas maestras definidas en Aspel-SAE deben ser idnticas a las especificadas en Aspel-COI para esos conceptos dirgete al siguiente tema: Configuracin cuentas Contables Maestras. Ventana del listado de plizas en generadas en SAE / Botn Cuentas contables 3. Los conceptos a los que no hayas asignado un nmero de cuenta no sern contabilizados. 4. Aspel-SAE separa las ventas de servicios y productos no inventariables de las de aquellos que s pueden contar con existencias en almacn, al igual que las ventas a clientes mostrador. Para que el sistema contabilice correctamente las ventas de servicios, es necesario alimentar la cuenta maestra correspondiente en el mdulo de Cuentas contables maestras. l Para evitar diferencias entre Aspel-SAE y tu contabilidad, la interfase no incluye los movimientos de CxP, CxC y Movimientos al inventario que ya hayan sido contabilizados, e ignora algunos movimientos como las facturas canceladas y las recepciones canceladas, porque se graban como ya contabilizados. Si ya asentaste en libros, necesitars generar un movimiento bajo el concepto de Devolucin de compra o Devolucin de venta. l Cuando se realiza la Interfase COI el sistema marca los registros cuya pliza ya fue generada, a fin de evitar que esos movimientos sean considerados al generar las plizas nuevamente. Esencial
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Por todo lo anterior, antes de ejecutar la Interfase se recomienda que realices un respaldo de todos los archivos de datos de Aspel-SAE y Aspel-COI respectivamente. Esto es muy importante ya que, si existe algn error en la solicitud de fechas u otros parmetros de emisin de las plizas o, si se pierde el disco donde se haba generado la pliza, o si se produce una falla en la energa elctrica al ejecutar el proceso, no se generara la pliza correctamente y los registros quedaran marcados como si ya se hubieran contabilizado. Si emites nuevamente la pliza sobre este archivo, los registros que quedaron sealados ya no sern tomados en cuenta y, por lo tanto, las cifras que arroje la pliza estarn equivocadas. Al tener un respaldo de datos puedes utilizar este archivo para ejecutar nuevamente el proceso, con los datos correctos.
Ver: Respaldo de archivos l Las plizas emitidas por este procedimiento deben ser ledas desde Aspel-COI con la opcin de Plizas modelo o consultndolas en Aspel-SAE desde la ventana de listado de plizas generadas por SAE . Desde Aspel-SAE podrs contabilizar los movimientos sin tener que acceder a Aspel-COI o bien tambin podrs desde Aspel-COI cargar el archivo de pliza generado en SAE para posteriormente contabilizar los datos. En el caso de tener activo el parmetro de Contabilizacin en lnea de AspelCOI, se contabilizar de manera automtica; de lo contrario, habr que correr el proceso de Contabilizacin (para mayor informacin revisa el manual de dicho sistema). Temas relacionados Definicin Las conciliaciones Donde se definen las cuentas contables Ventana del listado de plizas generadas en SAE Agregar pliza Ver documentos incluidos en la pliza Enviar pliza modelo por correo electrnico Contabilizacin en lnea hacia Aspel-COI
Las conciliaciones En qu consiste Las conciliaciones que pueden realizarse para revisar el procedimiento son: l Saldo total de Clientes arrojado por COI contra el saldo del Reporte de Cobranza General de Cuentas por Cobrar de SAE, emitido el da ltimo del mes. En caso de existir discrepancias se necesitar conciliar el reporte de SAE para Windows con el Auxiliar de cuenta de clientes generado por COI. l Saldo total de la cuenta de Proveedores arrojado por COI contra el reporte de Pagos Generales de CxP de SAE Windows, generado para el ltimo da del mes. Si los saldos no son idnticos ser necesario confrontar el reporte de SAE Windows contra el de Auxiliar de la Cuenta de Proveedores de Aspel-COI. l Saldo total de la cuenta de Almacn perteneciente a Aspel-COI contra el reporte de Existencias y costos (incluido en el catlogo de Inventarios y servicios de SAE para Windows), poniendo atencin en que el costeo solicitado para dicho reporte sea a "Costo Promedio". Esto puede aplicarse an si el mtodo de costeo del producto es U.E.P.S. o P.E.P.S, debido a que el sistema calcula continuamente el Costo promedio del artculo. Si existen diferencias entre los saldos, se puede emitir el reporte de Movimientos al Inventario de SAE para Windows y compararlo con el auxiliar de la cuenta de Almacn de COI. l Saldo de la cuenta de ventas de COI contra el Reporte Resumen de Facturas del mdulo de Facturas y Vendedores de SAE. Nota
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Cuando un movimiento afecta a dos mdulos diferentes, el sistema lo marca como ya contabilizado al incluirlo en la pliza de uno de los mdulos y lo deja sin sealar en el otro, de tal forma que slo se le tome en cuenta en una de las p lizas. Esto ocurre con la interfase de los documentos de Facturas y Compras que se consideran en las plizas de Ventas y Compras respectivamente y no en las plizas de Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar. Los parmetros de Redondeo de Montos y Redondeo de Costos afectan al proceso de emisin de plizas, pudiendo ser el motivo por el que no cuadren los saldos.
Temas relacionados Definicin Consideraciones antes de trabajar la Interfase Donde se definen las cuentas contables Ventana del listado de plizas generadas en SAE Agregar pliza Ver documentos incluidos en la pliza Enviar pliza modelo por correo electrnico Contabilizacin en lnea hacia Aspel-COI
Administrador de reportes Acceso l Desde cualquier mdulo del sistema, Men Reportes, Administrador de reportes Definicin Desde este Administrador de reportes, podrs crear y organizar tus propios reportes personalizados con extensin QR2, seleccionando de una lista de campos disponibles la informacin que deseas incluir en tu reporte utilizando sentencias SQL. Adicionalmente podrs consultar y generar reportes con formato FTO utilizando los comandos y campos del editor de formatos tradicional. Qu es un reporte en formato QR2 y FTO? Un reporte QR2 es aquel que obtiene informacin para armar los reportes directamente de la base de datos o tablas del sistema. Para dar de alta reportes con este formato el sistema proporciona el Diseador de reportes. Para estos formatos puedes usar sentencias SQL. Un reporte o formato FTO es para obtener e imprimir informacin usa campos, comandos o frmulas virtuales armadas especialmente para su uso en estos formatos, es lo llamado interprete Aspel. Para dar de alta reportes de este formato se proporciona una Lista de comandos, campos y frmulas que podrs usar para disear dichos reportes. Por lo que dependiendo del tipo de reporte a editar es el tipo de herramienta que se desplegar. De manera general desde este administrador podrs: Dar de alta tus reportes personalizados en formato Qr2 y FTO. Modificar los reportes previamente creados con este administrador. Obtener una vista preliminar del reporte e imprimirlo. Borrar un reporte. Aadir un reporte creado en formato FTO. Preparar el archivo para su envo a Internet. Enviar el reporte va e-mail. Manejo Aspel El sistema por omisin incluye algunos reportes en formato Qr2 y FTO organizados Por grupos. Los grupos y los reportes incluidos, dependern del mdulo en el cual ests utilizando dicho Administrador, es decir, el Administrador estar disponible desde cualquier mdulo, pero slo podrs consultar los reportes del mdulo correspondiente. La ventana es la siguiente:
Para ver la presentacin preliminar del reporte, haz doble clic sobre el mismo, en ese momento se desplegar el Filtro correspondiente para obtener informacin especfica, la informacin que se solicita en el filtro varia dependiendo del grupo donde est incluido el reporte.
Es importante que para dar de alta un reporte (formato FTO o QR2) primero te posiciones en grupo de reportes donde deseas incluirlo. Tipo de filtros por grupo de reportes Nota: Algunos reportes que estaban ubicados en el men Reportes, se reubicaron en este administrador de reportes, ejemplo, los reportes de emisin de documentos. Botones de esta ventana Botones Descripcin Con este botn podrs realizar lo siguiente: l Dar de alta un nuevo reporte QR2. Para esto se desplegar el diseador de reportes. Para mayor informacin consulta el archivo de ayuda del Diseador de reportes. Para este caso debes seleccionar la opcin "Nuevo". l Dar de alta un nuevo reporte en formato FTO. Para esto el sistema proporciona una Ventana en la cual podrs fcil y rpidamente crear un reporte en formato FTO. Para este caso debes seleccionar la opcin "Archivo FTO". Nota: Para ambas opciones debers primero posicionarte sobre el grupo de reportes donde deseas aadir el reporte. Recuerda que dependiendo en el grupo donde sean aadidos o creados es el tipo de filtro que adoptan. l Agregar un reporte al administrador de reportes (QR2 o FTO). Para este caso se desplegar una ventana de Windows para que proporciones la ruta y el nombre del reporte a incluir. Los pasos para aadir un reporte son los siguientes: 1. Posicinate sobre el grupo de reportes en el cual deseas aadir el reporte. Recuerda que estos grupos ya los tiene asignado el sistema por omisin. 2. Utiliza este botn, selecciona la opcin Agregar e indica la ruta del reporte a incluir.

Nota Es importante que tomes en cuenta que no podrs aadir un reporte que haya sido creado desde otro sistema o desde otro mdulo (en el caso de Aspel-SAE), ya que recuerda que al crear un reporte ste se relaciona muy particularmente en el Grupo de reporte en el cual fue creado. Con esta opcin podrs modificar el reporte seleccionado. Dependiendo del formato del reporte el manejo ser el siguiente: Formato QR2 El reporte se abrir con el diseador de reportes. Modificar reporte. Formato FTO Se abrir el reporte con la aplicacin asociada para archivos de texto (Bloc de notas). Para modificar el reporte utiliza la Lista de campos y frmulas disponibles desde la barra de herramientas con el botn Para mayor informacin consulta el Editor de formatos. Con este botn podrs eliminar el reporte previamente dado de alta o aadido al administrador de reportes. Al eliminar un reporte debers tomar en cuenta los siguientes puntos: l El reporte se elimina del administrador de reportes y tambin se elimina de la ruta o carpeta donde se encuentre, es decir el archivo. l Si por alguna razn eliminaste un reporte de los que por omisin proporciona el sistema, te recomendamos correr el proceso de "Reparacin" para nuevamente se instalen o recuperen los archivo de reportes borrados. Lo nico que tendrs que tomar en cuenta, es que al realizar este proceso se borrarn las entradas o referencias de los reportes creados o aadidos por ti, para este caso te recomendamos hacer un respaldo manual desde el explorador de Windows del archivo, para que posteriormente con la opcin Agregar un reporte los aadas nuevamente al administrador de reportes. Muestra una Vista preliminar del reporte. Al solicitar la vista previa se desplegar el filtro del reporte para delimitar la informacin a emitir en el reporte. Nota: Recuerda que si no especficas ningn dato en el filtro el reporte considerar todos los datos. Tipo de filtros Con este botn podrs imprimir el reporte. Antes de ser enviado el reporte a la impresora, se desplegar su Filtro correspondiente por si deseas especificar que slo cierta informacin se emita y posteriormente se desplegar la ventana de windows para configurar ciertas opciones para a impresin del reporte. Preparar el reporte para su envo y/o publicacin. El reporte podr ser enviado en PDF o HTML. Notas: Esta opcin slo estar disponible para los reportes en formato QR2.
Enva y publica en tu espacio de Internet, el o los archivos de consultas. Notas: Esta opcin slo estar disponible para los reportes en formato QR2. Despliega la lista de las frmulas y campos que podrs utilizar para armar tus reportes fto (va formato) a la medida de tus necesidades. Edita tus formatos de reportes Esta opcin genera el reporte en formato PDF para su envo por Internet. Al seleccionar este botn, primero se desplegar el Filtro correspondiente dependiendo al grupo al que pertenezca el reporte, segundo, se generar el archivo PDF con la informacin del reporte y por ltimo, dicho reporte se adiciona como un archivo adjunto en la aplicacin de correo predeterminada en tu computadora. Nota: Esta opcin slo estar disponible para los reportes en formato QR2. Temas relacionados Tipo de filtro por grupo de reportes Presentacin preliminar Agregar un reporte en formato FTO
Agregar un reporte en formato FTO Acceso
l Desde cualquier mdulo del sistema, Men Reportes, Administrador de reportes, botn , opcin Nuevo FTO. Manejo Esta opcin te permitir crear un archivo de texto para disear con ayuda de los campos y frmulas del sistema un reporte con formato FTO. Los datos que debers definir son:
Aydate con la ventana de campos y frmulas del sistema para crear tus reportes, disponible la cual desde el Administrador de reportes con el botn . Para mayor informacin consulta: Editor de Formatos Mensajes que se despliegan desde esta ventana Mensaje Descripcin Favor de teclear el ttulo del Para dar de alta el archivo de reporte, es necesario proporcionar el ttulo que lo identificar dentro del reporte. administrador de reportes. Favor de teclear el nombre Para que se pueda dar de alta el archivo de reporte, debers proporcionar el nombre con el que se del archivo. guardar dicho archivo. Favor de teclear la ruta del Es necesario que indiques o selecciones la ruta donde se crear / guardar el archivo de reporte. archivo. Directorio no vlido. La ruta donde se crear el archivo de reporte FTO no existe, verifica mediante la ayuda del botn ruta seleccionada en el campo "Ruta" existe. Temas relacionados Tipo de filtro por grupo de reportes Presentacin preliminar Administrador de reportes informacin general si la
Edita tus formatos de reportes Acceso
l Administracin de reportes, editar reporte o con el botn En qu consiste
Los sistemas Aspel cuentan con un Editor de formatos, que te permite modificar o crear los formatos de impresin de tus documentos y reportes para as reportar la informacin de tu empresa satisfaciendo tus necesidades. l Puedes imprimir estos formatos de 2 maneras: 1. EN LNEA: Dentro de los mdulos de Facturas y Compras, cuando se graba un documento, a continuacin se dispara la ventana de Emisin de documentos, dentro de la cual podrs definir el nmero de copias, nombre del formato (ya sea el sugerido por el sistema, o bien, el que t mismo hayas diseado o modificado), y la ruta donde se encuentra el mismo. Tambin dentro de esta ventana de emisin de documentos tendrs la opcin de editar un formato. 2. DESDE EL MEN REPORTES: Al elegir la opcin Emisin de documentos, se dispara una ventana, en la cual podrs elegir entre varias opciones de filtrado para la emisin, adems del nombre del formato y la ruta. l Es imprescindible que el archivo de formato conserve su terminacin .FTO para poder ser utilizado. Ventajas de la edicin de formatos l Con la ayuda de los campos podrs manejar toda la informacin del sistema y ordenarla segn tus necesidades; esto incluye tanto la informacin de totales y acumulados, como clculos predefinido por el programa. l Los comandos estn en espaol, permitindote controlar: cmo se procesarn los datos, la impresin de campos o variables calculadas, acumulados, condicionar ciertas operaciones, etc. l Se pueden crear los formatos en cualquier editor de textos, utilizando el c digo que proporciona el sistema; entre estos procesadores est el Notepad de Windows, Wordpad, Winword entre otros, siempre y cuando estos archivos se guarden con extensin .FTO. l Cada mdulo tiene sus propios campos que puedes conocer y utilizarlos. l Cada formato est conformado por una serie de instrucciones o comandos que indican al sistema que ejecute una serie de tareas. Cada instruccin est constituida por el nombre del comando y su argumento o parmetros. El argumento puede contener: campos de impresin, rangos numricos, constantes, mscaras, variables de clculo, funciones especiales u operadores. l El sistema requiere que en cada lnea se especifique un slo comando y su argumento. El archivo ser repasado lnea por lnea, ejecutando las instrucciones de arriba hacia abajo. As mismo, se debe respetar un orden en las instrucciones, para que se ejecute correctamente el formato y no existan problemas de sintaxis y tengas que consultar el anexo de Mensajes de error. l Se te recomienda trabajar siempre copiando el archivo con extensin .FTO o modificndolo con otro nombre, para que no pierdas los formatos originales. Campos "Seleccin de un formato a editar" Campo Descripcin
l
Nombre del Anota el nombre del formato que deseas editar, indicando la ruta donde se encuentra. Puedes elegir cualquiera de los archivo / Ruta formatos (revisa la siguiente tabla), los cuales se encuentran dentro del directorio de tu sistema, en el subdirectorio o carpeta Datos. Esencial Para poder acceder al Editor de formatos automticamente desde el sistema, previamente debes definir la Aplicacin asociada, en este caso, algn editor de textos. Lo anterior se hace desde la ventana principal, Men Configuracin / Aplicaciones Asociadas. Ver: Estructura de cada formato de reporte Tabla de formatos
Tabla de formatos con los que cuenta el sistema Qu es
l
Considera la siguiente tabla, que muestra los formatos de reporte que puedes utilizar y modificar en cada mdulo, para adaptarlos a tus necesidades. Advierte que algunos de ellos son especficos para la impresin en Lser o en impresoras de matriz, dentro de los cuales algunos estn diseados para imprimir en las Formas de impresin Aspel (que conocers despus de esta tabla). Refirete a la ayuda para informacin ms completa de los formatos para operaciones en multimoneda, as como los formatos con procesos "batch" (es decir, que se procesan en etapas).
Clientes y CXC Proveedores y CXP Facturas y Vendedores Inventarios Compras
Estructura de cada formato de reporte Qu es En general, todos los formatos se dividen en las siguientes secciones: Seccin 1. Funcin Parmetros del reporte Le indica al sistema las caractersticas generales que tendr el reporte, como son: nmero de caracteres que se imprimirn, tipo de letra, definicin de la mscara que utilizarn las cantidades numricas, font a utilizar, dispositivo de salida del formato, etc. Encabezados Define las cualidades del encabezado que lleva el reporte, como la lnea divisoria, los textos, los espacios entre stos y las lneas, etc.
2. 3. 4.
Contenido del reporte Define los campos que mostrar el reporte, es decir, los valores a emitir, con los clculos que se y/o partidas y ciclos quieran aadir y las especificaciones o textos complementarios que acompaen a dichas cantidades. Totales Indica la seccin de totales del reporte, mostrando las cantidades correspondientes y las anotaciones finales que se quieran incluir, como una firma, una raya, etc.
Manejo Cada comando que utiliza el Editor, opera en alguna de estas secciones. Cuando se explica cada comando, se indica en qu seccin debe ubicarse. El siguiente es un formato ejemplo que muestra estas secciones.
Ver: Consulta la lista de campos para formatos
Consulta la lista de campos para formatos Acceso
l
Desde el Administrador de reportes, botn
/ Lista de campos del Editor.
Qu es
l
l l
Los campos son la informacin detallada contenida en tus catlogos. Ejemplo de campos son: Nombre de la empresa, Nombre del cliente / proveedor, Telfono del proveedor, No. de documento, Observaciones del mismo, Saldo de los documentos en X periodo, etc. Estos campos t los puedes incluir en cualquiera de tus reportes en el orden que requieras, gracias al Editor de formatos. Cada uno de los campos tiene un nmero entre corchetes, como por ejemplo, el campo "Importe del documento", al que le corresponde el nmero <33>. Todos los campos tienen una longitud, la cual debers considerar para que al imprimir tu reporte ste no se salga de la hoja y puedas incluir en el mismo la mayor cantidad posible de informacin y no la encime.
Campos Cada mdulo cuenta con sus propios campos, dentro de los cuales existen campos numricos y alfanumricos que puedes utilizar en tus reportes; todos los dems campos contienen datos especficos de catlogos y funciones. La lista de campos est dividida de acuerdo a los mdulos en los cuales se utilizan, lo que te permite consultarla de manera dinmica. Facturacin Compras Cuentas por cobrar y Cuentas por pagar Inventarios Tema relacionado Lista de comandos y frmulas para formatos
Lista de comandos y frmulas para formatos Acceso
l l
Dentro de cualquier mdulo, men Reportes, opcin Administracin de reportes, con el botn
Qu es
l
El Editor de formatos te permite utilizar diferentes comandos y frmulas para la edicin de tus formatos de reportes, los cuales son instrucciones que ejecutan diferentes operaciones dentro de los reportes. Estos comandos requieren de una sintaxis, es decir, de una estructura y una manera de integrarlos para que ejecuten una operacin. La tabla que se presenta es una gua de apoyo en orden alfabtico, conteniendo los comandos que se utilizan en diversos sistemas de la lnea Aspel, y que puedes consultar al mismo tiempo que modificas un formato de reportes, gracias a las ventajas del ambiente Windows.
Para editar el reporte utiliza la opcin "Editar reporte" disponible desde el men flotante seleccionando el reporte FTO a editar. El editor de formatos que se describe en esta ayuda, es en forma genrica para todos los sistemas de la lnea Aspel, pero algunos comandos son especficos para un determinado sistema. Comandos Frmulas
Mensajes de error del editor Qu son
l l l
Los mensajes de error sirven para orientarte cuando ests ejecutando un formato y ste no se pueda llevar a cabo exitosamente. Generalmente el mensaje indica la lnea del formato con el problema, lo que har ms fcil que lo identifiques y corrijas. A continuacin te presentamos los mensajes de error ms importantes, en orden alfabtico: Aparece
Mensaje de error Archivos inexistentes Este mensaje aparece precedido por el aviso: "No se puede acceder el archivo: (Nombre del archivo); para cambio de periodo. <ENTER>" y se despliega generalmente cuando especificas una fecha inexistente a travs del comando ABRE. Verifica la fecha anotada o la especificacin del directorio de datos. Asignacin invlida, o Cadena Invlida Este error se refiere a los comandos que llevan una cadena de caracteres. Ocurre cuando en el comando (ASIGNA principalmente) especificas para un campo de fecha, una cifra o una cadena de caracteres delimitada por comillas. Ocurrir tambin si defines un caracter para un campo que requiere un nmero o viceversa. Aparece igualmente cuando haces una asignacin sobre un campo reservado, es decir, cuando tratas de ejecutar un comando ASIGNA sobre alguno de los campos que ya estn definidos dentro del editor y que se muestran al oprimir la tecla F3. Tienes hasta un campo lmite para definir variables de usuario. Este nmero de campo vara de acuerdo al sistema o mdulo de que se trate (en el caso de SAE). Si dentro de un formato especificas un nmero de campo mayor al especificado, el sistema te enviar este mensaje. Aparece cuando solicitas al sistema algo como: ESCRIBE 1, <002> para que despliegue el contenido de una variable alfanumrica que no ha sido definida con el comando DATO, ni se le ha especificado ningn "Texto". El mensaje aparecer cuando definas un comando ESCRIBE o TRADUCE y en el parmetro correspondiente al nmero de columna especifiques un nmero que no sea entero. Cuando las tres primeras letras de una lnea no corresponden a ningn comando conocido por el sistema o cuando al escribir el comando cometiste un error de sintaxis. Rectifica que el comando est escrito correctamente y vuelve a ejecutar el formato. sin Definiste un inicio de encabezado, pero no le indicaste al sistema hasta dnde termina ste. Recuerda que cada instruccin DEFINE debe llevar su correspondiente FENCABEZADOS.
Campo invlido.
Campo no definido.
Columna invlida. Comando invlido.
DEFINE FENCABEZADOS.
El campo a capturar, no Si especificas una variable alfanumrica a travs del comando DATO y le defines una longitud superior a 255 puede ser mayor a 255 caracteres. Por ejemplo: DATO <002>, 256, "Texto". NOTA: En los sistemas NOI y SAE la longitud mxima es caracteres. de 250 caracteres. El campo no puede ser Si solicitas al sistema que redondee campos alfanumricos o campos de fecha. Por razones lgicas el redondeado. sistema slo puede redondear campos puramente numricos. Rectifica que el campo sea numrico. Esperaba ' , '. Aparece en los comandos que requieren ms de un parmetro para funcionar y uno de ellos no se ha definido. Aparece tambin cuando has especificado dos o ms parmetros de un comando y entre cada uno de ellos no has anotado una coma. Verifica la lnea que te indica el sistema y corrige la omisin. Indica que dentro de la lnea especificada, olvidaste cerrar las comillas cuando hiciste referencia a un texto.
Esperaba comilla.
Esperaba (E)spaol o (I) Cuando utilizas el comando TRADUCE y anotas una letra distinta a (E)spaol o (I)ngls, para el idioma a ngls utilizar (E o I). Esperaba nmero Aparecer si especificas un nmero que no sea entero o de ms de un dgito al utilizar el comando TIPO. entero en el rango de 1 a 6. Esperaba un carcter. Esperaba una fecha Exceso de anidados. Exceso anidados. de Al comando RAYA se le puede especificar nicamente un caracter de repeticin; por lo tanto, este mensaje aparecer si especificas algo como: RAYA 15, 10, "SI". Aparece si especificas una fecha inexistente a travs del comando ABRE. Verifica la fecha anotada o la especificacin del directorio de datos. Se despliega en el sistema CAJA. Si ests trabajando con COI, el mensaje aparecer cuando se trate de definir una fecha directamente, sin emplear un campo numrico.
ciclos Este mensaje aparece cuando especificas ms de 8 ciclos anidados a lo largo del formato. SI's La aparicin de este mensaje depende de la capacidad de memoria de tu mquina. Cuando se presente es recomendable que sustituyas alguno de los comandos SI por la funcin especial @SI. Este mensaje lo enva el sistema por varios motivos. El ms comn, es por un error en la sintaxis dentro del comando. Por ejemplo: SI "047" = 1 en lugar de SI <047> = 1. Revisa que la sintaxis y el uso de comillas o < > sean correctos. Otra causa comn es que abras ms parntesis de los que cierras. Aparece cuando utilizas el comando ABRE especificando al menos un caracter y no una fecha. Recuerda que el formato de fecha es Da/Mes/Ao con dos caracteres para cada rubro. Sucede cuando el sistema encuentra un comando INICIA y no encuentra su correspondiente TERMINA o
Expresin invlida.
Fecha invlida. INICIA-TERMINA
incompletos. Mascarilla invlida. Memoria insuficiente. viceversa. Rectifica que cada ciclo especificado tenga definidos ambos parmetros. Indica que especificaste en un comando MASCARA un caracter diferente a #, comas o punto. Aparece generalmente cuando el sistema no encuentra memoria suficiente para ejecutar el proceso y se puede deber a las siguientes causas: 1) Que tengas activo en memoria un programa residente; 2) Que otro sistema haya dejado corrupta la memoria, lo que impedir al sistema trabajar correctamente. Lo ms recomendable es reinicializar tu computadora.
No puede haber ms de Este mensaje es del sistema NOI. Este sistema permite anidar un INICIA PD dentro de un INICIA TB o un INICIA PD anidado. viceversa, pero no pueden anidarse dos de un mismo tipo. Ingresa al formato y rectifica los ciclos que ests solicitando. No puede haber ms de Este mensaje aparece en el sistema NOI. Dicho sistema permite el anidamiento de un INICIA PD dentro de un un INICIA TB anidado. INICIA TB o viceversa, pero no permitir que se aniden dos INICIA del mismo tipo, ni tampoco un tercer anidamiento. Parntesis desbalanceados. Sucede cuando en una lnea del formato cierras un nmero mayor de parntesis de los que hayas abierto.
Se esperaba nmero Aparece cuando en alguno de los siguientes comandos especificas un nmero que no es entero: SALTA, sin decimales. RAYA, CARACTERES. Sucede cuando haces una especificacin con decimales en cualquiera de los comandos que requieran el parmetro de Nmero de columna. Se esperaba '>'. Se esperaba '<'. SI-SIF incompletos. Indica que al utilizar un comando ASIGNA, en el nmero del campo o variable especificaste algo como: ASIGNA <115 y debes cerrar el pico parntesis as: ASIGNA <115>. El mensaje aparecer cuando dentro de un comando ASIGNA especifiques el nmero de la variable definida por el usuario de manera incompleta. Por ejemplo ASIGNA 115>. Debe decir ASIGNA <115>. El mensaje se despliega cuando se defini un comando SI y no se especific el final de la condicional con un SIFIN. Aparece tambin cuando el sistema encuentra un SIFIN, sin un SI que le anteceda.
Slo puede definirse un El sistema te indica que entre las instrucciones DEFINE y FENCABEZADOS se pretende definir otro comando solo encabezado. DEFINE. No es posible que un encabezado se anide dentro de otra definicin de encabezado. Texto para captura Aparece cuando al utilizar el comando DATO, el tercer parmetro (que corresponde al "Texto") es superior a 45 demasiado grande. caracteres. En NOI la longitud del tercer parmetro no podr ser mayor a 28 caracteres. Uso de ENCABEZADOS El comando ENCABEZADOS slo puede ser utilizado una vez que definas el contenido del mismo a travs de no definido. los comandos DEFINE y FENCABEZADOS.
Definicin de ciclos Qu son
l
Cada sistema tiene predefinidos sus propios ciclos de lectura / operacin, permitiendo que los registros se vayan leyendo y utilizando de acuerdo a diferentes campos o rubros. Por ejemplo, puedes acceder los archivos de acuerdo al orden que sigue tu clave, nmero de cuenta, etc., y ejecutar cierta operacin para los registros que indiques. En algunos sistemas no hay restricciones en cuanto al uso de los ciclos dentro de los formatos, mientras que en otros debes tener cuidado con su definicin. Un problema que se puede presentar cuando usas mal un ciclo "general", es que el sistema empiece a imprimir la misma informacin una y otra vez hasta que se apague la impresora. Esto se debe a que el sistema ya tiene definido internamente un ciclo, de manera que la inclusin de otro, impide que pueda recorrer adecuadamente el archivo de datos. A diferencia de los comandos que slo necesitan las tres primeras letras para ser identificados, el sistema slo reconoce a los ciclos con el nombre completo. Para definir un ciclo necesitas los comandos: Inicia y Termina, explicados en el apartado anterior de Comandos. A continuacin se explican los diferentes ciclos para cada sistema Aspel.
Ciclos de Aspel-SAE
Tipo de filtros por grupo de reportes Acceso l Desde cualquier mdulo del sistema, Men Reportes, Administrador de reportes Manejo Como se mencion en el tema Administrador de reportes informacin general, el tipo de informacin solicitada en cada uno de los filtros para obtener informacin especfica, vara dependiendo del tipo o grupo de reporte en el cual fueron creados. A continuacin se en listan los diferentes grupos en los cuales se clasifican o se ordenan los reportes dentro del administrador de reportes. Para obtener informacin especfica del filtro selecciona la liga que lleva a su descripcin detallada. Se denomina grupo de reportes, al reporte en el cual se organizan o se agrupan varios reportes de un mismo tipo.
Hay dos tipos de reportes que se manejan en el administrador, los que son formatos QR2 y los FTO, en un mismo grupo se pueden manejar cualquiera de estos formato incluso los dos, slo debers tomar en cuenta que los filtros definidos por grupo tambin varan dependiendo del formato. A continuacin se en listan los diferentes grupos de reportes que se manejan por mdulo. Grupos para el administrador de reportes para los reportes QR2 Catlogo de proveedores Catlogo de proveedores Estado de cuenta general Reporte de cuenta general detallado Resumen de movimientos Catlogo de clientes Clientes por Campaas Catlogo de clientes Estado de cuenta detallado Estado de cuenta general Pagos por Internet Resumen de movimientos Catlogo de inventarios Compras por proveedor Detalle de movimientos al inventario Histrico de nmeros de serie Inventarios y servicios Kits
Multialmacn Nmeros de serie Pedimento y lote Resumen de movimientos Ventas por cliente Ventas por vendedor Catlogo de facturas Catlogo de polticas de oferta Catlogo de vendedores Comprobantes fiscales Cotizaciones Cotizaciones detallado Devoluciones Devoluciones detallado Facturas Facturas detallado Pagos por Internet Pedidos Pedidos detallado Productos devueltos/pendientes Remisiones Remisiones detallado Ventas por cliente Catlogo de compras Compras por proveedor Devoluciones (compras) Devoluciones detallado rdenes rdenes detallado Productos devueltos Recepciones Recepciones detallado Independientemente en el grupo en el que ests, los reportes de formatos (FTO) desplegarn un mismo filtro (Emisin de documentos), la informacin solicitada en el filtro slo varia dependiendo del catlogo del que se trate. l Emisin de documentos en facturas l Emisin de documentos en inventarios l Emisin de documentos en compras l Emisin de documentos en proveedores l Emisin de documentos en clientes Temas relacionados Administrador de reportes informacin general
Corte anual Acceso
l Ventana principal, Men Utileras, opcin Corte anual Elige la opcin que deseas. Qu es La finalidad de esta opcin es inicializar (borrar) los acumulados que se almacenan en los archivos de clientes, proveedores e inventarios.
ARCHIVO
AL REALIZAR EL CORTE ANUAL:
Proveedores Al ejecutar el corte anual los campos de acumulados anuales de compras y ventas se inicializan a cero. Clientes Inventarios Inicializan a cero los campos de compra y ventas anuales en monto y en cantidad.
Traduccin de archivos Acceso
l Ventana principal, men Utileras, Traduccin, opcin Traduccin de archivos Manejo Las traducciones trabajarn de la siguiente forma: l Este proceso te permite convertir los datos que manejabas en las versiones de Aspel-SAE 2.0 en adelante, para hacerlas compatibles con este nuevo sistema (versin 4.6). l El formato que se maneje en la base de datos origen es el que se respetar al momento de la traduccin a la base de datos destino, si existieran tablas en varios formatos primero debers uniformar la base de datos a traducir tablas en BDE permanecern en directorio o alias Origen, las tablas que no existan se crearn en el mismo formato de la base de datos que se est traduciendo. l Recuerda que el formato por omisin es PARADOX. Ver: Respaldo de archivos l l
El subdirectorio origen no podr ser el mismo que el subdirectorio destino por cuestin de seguridad. Despus de traducir, es recomendable verificar que la informacin de Aspel-SAE 4.X (4.0, 4.5 y 4.6) sea la correcta, en caso contrario deber revisarse la informacin antes traducida y volver a realizar el proceso. Cuando termine el proceso, el sistema mediante un mensaje preguntar para el caso en la que los datos traducidos no se hayan colocado en la ruta actual de trabajo, lo siguiente:
NOTAS IMPORTANTES
l
Te recomendamos que generes un Respaldo de tu informacin antes de traducir tus datos a la nueva versin, al igual que Recuperar y regenerar los ndices de toda tu informacin desde la versin anterior a la 4.0, es decir, de la cual se tomarn los datos para la nueva versin. Esto ordenar los datos, ya que de otra manera no podrn ser ledos desde la nueva versin de Aspel-SAE. Es muy importante y recomendable que verifiques o en su caso Recuperes todos los archivos que pienses traducir, ya que si se encuentra algn registro daado no podr ser traducido, y al abrir el catlogo se puede presentar mensajes de error de archivo. Si la base de datos que se va a traducir no usa el parmetro multialmacn, verifica que dicho Parmetro est desactivado en la nueva versin antes de realizar este proceso (Traduccin de archivos). En versiones anteriores a la 2.5 de Aspel-SAE slo se contemplaba el uso de dos impuestos, tradicionalmente IEPS e IVA; desde la versin 3.0 se utiliza un Catlogo de esquema de impuestos para poder cubrir los requerimientos de la nueva ley de impuestos, ya que se debe contemplar el manejo del impuesto Estatal y el Impuesto sobre la Venta de Bienes y Servicios Suntuarios (IVBSS). Al realizar la traduccin de archivos el sistema asignar automticamente para cada uno de los artculos, un esquema de impuesto; el esquema ser el que coincida con los porcentajes de impuesto definidos para cada artculo en la versin anterior. Si el artculo tuviera un porcentaje de IEPS y/o IVA diferente a los registrados en los esquemas de Aspel-SAE 3.0 en adelante, se crear un nuevo esquema con estos porcentajes y ser asignado al producto. Si manejabas en versiones anteriores a la 3.0 el I.V.B.S.S dentro del I.V.A. (calculando un 20% en vez de un 15%); al final de la Traduccin de Archivos el sistema te permitir realizar la Divisin de estos impuestos, ya que en esta versin se puede acumular cada impuesto por separado. Te recomendamos, que al momento de actualizar sus tablas de datos (para las bases de datos con estructura cliente/servidor SQL, DB2 y Oracle) dentro de los procesos de instalacin automtica, avanzado y exportacin deshabilitar el parmetro ENABLE SCHEMA CACHE (se encuentra en el "bdeadmin" instalado en la ruta donde fue instalado el BDE por primera vez) y eliminar los archivos que se encuentren en el directorio configurado en SCHEMA CACHE DIR, esto para el mejor funcionamiento y actualizacin de informacin al momento de utilizar el control de archivos y de traduccin de archivos. Una vez realizados los procesos anteriores tambin es recomendable habilitar de nuevo el parmetro ENABLE SCHEMA CACHE, pues este agiliza las
consultas hacia las tablas. Campos Campo Descripcin Directorio Datos fuente Indica la ruta donde se localizan los datos que vas a traducir. Directorio SAE anterior Indica la ruta de instalacin del sistema Aspel-SAE del cual se tomarn los datos que vas a traducir. Directorio Datos destino Indica la ruta donde se registrarn los datos ya traducidos. Para correr este proceso oprime el botn Aceptar. Problema y solucin Problema Solucin No puedo traducir desde Aspel-SAE 4.5 o Contacta de inmediato con tu distribuidor o directamente a nuestro departamento de 4.6 mi base de datos de Aspel-SAE 1.X y Soporte Tcnico para adquirir la herramienta necesaria para la traduccin. DOS 5.X El sistema te presentar un mensaje de Este mensaje se presenta debido a que el sistema esta detectando que ya se realiz una aviso de que no se volver a traducir los traduccin de archivos y no es necesario volver a traducirlos ya que esta completa la tabla archivos de datos para poder trabajar. Temas relacionados Traduccin Perfiles de usuario Parmetros de empresa Traduccin de impuestos
Parmetros de la empresa Acceso
l Ventana principal, men Utileras, Traduccin, opcin Parmetros de empresa. Qu hace l
El proceso de traduccin en la versin 4.6 te permitir incluir o trasladar los parmetros definidos en la versin anterior (2x o 3.0), a la nueva versin. Antes de ejecutar este proceso te recomendamos que generes un respaldo de los archivos de configuracin de la empresa anterior.
Campos Campo Versin del sistema
Descripcin Selecciona la versin de la que se realizar la traduccin
Ruta de instalacin de la nueva Campo informativo. Muestra la ruta de trabajo, ruta donde se depositarn los archivos traducidos. versin (4.6). Archivo origen Indica la ruta donde se tomar el archivo Empresaw.sae de la versin a traducir. Seleccin de la empresa origen De las empresas que se enlisten, selecciona aquella en la que se tomarn los datos para la traduccin. Para correr este proceso oprime el botn Aceptar. Temas relacionados Traduccin de archivos Parmetros de empresa Traduccin parmetros de la empresa con multimoneda
Parmetros de empresa con multimoneda Acceso
l Ventana principal, men Utileras, opcin Traduccin, Parmetros de empresa. Qu hace l l
Este proceso actualizar los parmetros de configuracin de la empresa actual. Antes de ejecutar este proceso te recomendamos que generes un Respaldo de archivos de configuracin de la empresa.
Campos Campo Archivo destino
Descripcin Indica la ruta donde se registrarn los archivos ya traducidos. Para correr este proceso oprime el botn Aceptar.
Seleccin de la empresa De las empresas que se enlisten selecciona a la cual se traducirn los parmetros para esta versin, para origen correr este proceso oprime el botn Aceptar.
Traduccin Perfiles de usuario Acceso
l Ventana principal, men Utileras, Traduccin, opcin Perfiles de usuario. Qu hace Este proceso te permite convertir el archivo de perfiles de usuario de Aspel-SAE generado en las versiones anteriores para hacerlo compatible con esta nueva versin del sistema. Campos de esta ventana Campo Descripcin
Ruta donde est instalado tu SAE anterior. Directorio Aspel- SAE fuente. Direccin SAE destino
Selecciona la versin (Aspel-SAE 3.0, 2.6, 2.5 2.0) de la cual traducirs el archivo de perfiles de usuario para poder trabajar con esa informacin en tu versin de Aspel-SAE 4.6. Anota la ruta donde se localiza la instalacin de tu Aspel-SAE anterior, y del cual tomars los datos a traducir. Campo informativo. Muestra. La ruta donde se depositarn los datos ya traducidos, este dato se toma de lo configurado en el Mdulo de configuracin. Para esto, primero debers configurar la ruta del directorio de trabajo para esta versin.
Para iniciar el proceso oprime el botn Aceptar. Manejo Cuando se inicie el proceso de traduccin, el sistema verifica que existan usuarios dados de alta en la versin anterior si existen, se desplegar una ventana para indicar ciertas propiedades o criterios a considerar en la traduccin.
Por cada usuario dado de alta en la versin anterior debers, indicar alguno de los siguiente criterios: Crear como usuario nuevo. Al indicar este criterio, le ests indicando al sistema que incorpore este usuario para su uso en la nueva versin. Para este caso por cada usuario se desplegar la ventana de Alta de usuarios para indicar datos importantes y algunos necesarios para su alta, como puede ser, correo electrnico, clave de alta, etc.
necesarios para su alta, como puede ser, correo electrnico, clave de alta, etc.
Esta ventana se desplegar por cada usuario del cual se est realizando una traduccin. Posteriormente desde el mdulo de perfiles podrs modificar loa datos generales del usuario. No traducir este usuario. Si seleccionas esta opcin, al momento de realizar este proceso este usuario no se considerar para dicho proceso, es decir, le estars indicando al sistema que no deseas realizar la traduccin de este usuario para su uso en esta versin. Ahora bien, si slo deseas Conservar y/ traducir los perfiles definidos, indica por cada usuario creado desde la versin anterior, un usuario creado en la versin 4.6 de Aspel-SAE. De tal forma que el usuario dado de alta desde esta versin (4.6 adopte un perfil previamente definido desde una versin anterior. Para esto, primero debers Dar de alta los usuarios que trabajarn con esta versin del sistema, para posteriormente realizar este proceso de traduccin. El sistema mandar un mensaje de confirmacin para el cambio de perfil:
Observaciones
l l
El subdirectorio fuente no podr ser el mismo que el subdirectorio destino por cuestin de seguridad. Despus de traducir, es recomendable verificar que la informacin de Aspel-SAE sea la correcta, en caso contrario deber revisarse la informacin antes de traducir y volver a realizar el proceso. Este proceso traducir todos los perfiles definidos para el usuario, pero, para aquellos procesos nuevos, es decir, incorporados en esta versin, se visualizar el criterio definido por omisin para dichos procesos; por lo que te recomendamos que una vez finalizado este proceso de traduccin, revises los criterios o derechos asignados a estos procesos, dependiendo del perfil del usuario.
Perfiles de usuarios l Podrs realizar nuevamente este proceso sin que esto afecte la informacin de los usuarios que ya tengas dados de alta en el mdulo de perfiles del usuario. Temas relacionados Traduccin de archivos Parmetros de empresa
Control de archivos Acceso l Ventana principal, Men Utileras, opcin Control de archivos. Proceso
l
Recurre al mantenimiento de archivos cuando por algn problema ocurra una interrupcin elctrica abrupta en tu computadora o sta reciba algn dao y el sistema seale alguna anomala con ellos o adviertas que la informacin de tus catlogos no aparece o se encuentra desordenada. Este proceso te ayudar a saber en qu condiciones se encuentran tus bases de datos, si hubo algn dao considerable en alguno de tus archivos y si puedes recuperarlos y en qu porcentaje.
NOTA: Antes de ejecutar cualquier operacin de Control de Archivos, genera un respaldo de tu informacin. Ventana de Control de archivos Es esencial que conozcas el contenido de esta ventana:
Procesos que puedes ejecutar:

l Si seleccionas un archivo de datos podrs ejecutar los procesos de: Diagnstico Compactacin Recuperacin Creacin Avanzado Conversin l Si seleccionas un archivo de ndice slo podrs ejecutar: Regeneracin l Si eliges un archivo de Observaciones, podrs ejecutar: Creacin l En cualquier caso podrs ejecutar el proceso de: Instalacin automtica Esencial Si no generaste la base de datos, podrs hacerlo con la Instalacin Automtica, que crea los archivos que no existen en la base de datos (si existe un archivo con datos, la Instalacin no los borrar). Notas Importantes l Se recomienda al usuario de la versin de Aspel-SAE: Que si su base est en un formato con estructura clientes/servidor (SQL, DB2 y Oracle), al momento de actualizar sus tablas de datos mediante los procesos de Instalacin automtica, Avanzado y Exportacin, deshabilitar el parmetro ENABLE SCHEMA CACHE (se encuentra en el "bdeadmin" ubicado en la ruta donde fue instalado el BDE por primera vez) y eliminar los archivos que se encuentren en el directorio configurado en SCHEMA CACHE DIR, esto para mejorar el funcionamiento y actualizacin de informacin al momento de
utilizar el Control de archivos y la Traduccin de archivos. Una vez realizados los procesos anteriores tambin es recomendable habilitar de nuevo el parmetro ENABLE SCHEMA CACHE, pues ste agiliza las consultas hacia las tablas. Base de datos abiertas Se implement una nueva funcionalidad, la cual consiste en el crecimiento de la tabla en funcin a las necesidades de uso e incremento de la informacin. Con esto nos referimos a que cuando en Aspel-SAE se ubique el cursor en cualquiera de las tablas (por ejemplo:facturas, compras, movimientos al inventario, etc) dicha tabla pudiera ampliar su tamao o capacidad de almacenamiento ya que ahora con slo ubicar el cursor en alguno de los archivos listados SAE realizar la revisin y re-estructuracin de la tabla en mantenimiento para definir un block size mayor (este parmetro est disponible en el Driver de Paradox) en caso de que se est llegando al 80% del tamao en bytes para la tabla. El parmetro que proporciona esta capacidad de almacenamiento es: BLOCK SIZE. Tamao de bloque de disco usado para almacenar los registros en las tablas de PARADOX, en mltiplos de 1024 bytes. Las configuraciones vlidas dependen del formato de la tabla: [1] Level 5 y 7 1024, 2048, 4096, 16384, y 32768 Level 3 y 4 1024, 2048, y 4096 Default: 2048 Temas relacionados Diagnstico de archivos Verifica tus archivos Recuperacin de archivos Compactacin Creacin de archivos Regenera los ndices Instalacin automtica Avanzado Conversin
Cmo se forma tu base de datos La base de datos que instala el sistema por omisin, se encuentra en formato PARADOX. La informacin que el sistema genera se almacena en "tablas" dentro de la computadora en la unidad de disco que elijas desde el momento en que instalas tu base de datos. Se crean dos tipos de archivos: de datos (terminacin ".DB") y de ndice (terminacin "PX,XG0 y YG0"), donde: Archivos con extensin Descripcin DB PX XG0 / YG0 Los archivos de datos contienen los registros tal y como los capturaste. ndice de datos primarios. ndices de control secundarios.
Los ndices contienen informacin de la organizacin de tus registros dentro del archivo de datos correspondiente. El sistema los ocupa para acceder y presentar ms rpidamente la informacin capturada. Observaciones Es importante que cuando realices el respaldo de algn archivo consideres tanto los archivos de datos como los de ndice, ya que de lo contrario estaras respaldando incompleta la informacin. Esencial Es muy importante que el lugar donde se archiven tus datos siempre sea el mismo para cada empresa (la misma ruta en el mismo disco o dispositivo de guardado). Tu sistema numera y registra automticamente algunos documentos por lo que, si guardas informacin en diferentes directorios y luego intentas unirlos, ya no ser posible.
Archivos que genera Aspel-SAE Archivos consultados desde la ventana de control de archivos: Archivo de Datos Contiene CLIE01.DB Datos del Catlogo de Clientes (ndice de clientes) (ndice mscara de clientes) OCLI01. DB FACT01.DB Observaciones del catlogo de Clientes Datos del Catlogo de Facturas (ndice de facturacin) (ndice documentos por cliente) (ndice fechas de factura) OFAC01. DB AFACT01.DB POLI01.DB VEND01.DB CUEN01. DB OCXC01.DB FOLCXC01.DB CONC01.DB PAGA01. DB OCXP01.DB FOLCX01.DB CONP01. DB INVE01. DB Observaciones del catlogo de Facturas Acumulados de ventas Catlogo de polticas de venta Catlogo de Vendedores (ndice de vendedores) Catlogo de Cuentas por cobrar (ndice de cuentas por cobrar) Observaciones del catlogo de Cuentas por cobrar Folios de cuentas por cobrar Datos del Catlogo de Cuentas por pagar (ndice de cuentas por pagar) Observaciones del catlogo de Cuentas por pagar Folios de cuentas por pagar (ndice de folios de cuentas por pagar) Datos del Catlogo de Inventarios y Servicios (ndice de inventarios) (ndice mscara de productos) (ndice de productos con clave alterna) OINV01. DB MULT01. DB Observaciones del catlogo de Inventarios Datos del Catlogo de Multialmacn (ndice de multialmacn) (2do. ndice de multialmacn) CLIN01. DB LTPD01. DB OLTPD01. DB KITS01. DB MINV01. DB OMIN. 01 DB CONM01. DB PROV01. DB Datos del catlogo de Lneas de inventarios Datos del Catlogo de Lotes y Pedimentos (Indice de Lotes y Pedimentos) Observaciones del catlogo de Lotes y Pedimentos Datos del Catlogo de Kits (Indice de Kits) Datos del Catlogo de Movimientos al Inventario (Indice de movs. a inventarios) CLIN01.PX LPTD01.PX, LPTD01.XG0, LPTD01.YGO OLTPD01.PX KITS01.PX, KITS01.XG0, KITS01.YG0 MINV01.PX, MINV01.XG0, MINV01.YG0 OINV01.PX MULT01.XG0, MULT01.XG1, MULT01.YG0, MULT01.YG1, MULT01.PX OFAC01. PX AFACT01.PX POLI01.PX VEND01.PX, VEND01.X02, VEND01.Y02, CUEN01.PX, CUEN01.XG0, CUEN01.YG0, OCXC01.PX FOLCXC01. PX PAGA01.PX, PAGA01.XG0, PAGA01.YG0 FOLCX01.PX, FOLCX01.XG0, FOLCX01.YG0
ndice(s) que le corresponde(n) CLIE01.PX CLIE01.X02, CLIE01.Y02 CLIM01. PX OCLI01.PX FACT01.PX,FACT01.XG, FACT01.XG0, FACT01.YG0 FCLI01.XG1, FCLI01.YG1 FACF01.XG2, FACF01.YG2
Datos del Catlogo de Conceptos de Cuentas por cobrar CONC01.PX
Datos del Catlogo de Conceptos de Cuentas por pagar CONP01.PX INVE01.PX, INVE01.X02, INVE01.Y02, INVM01.PX INVE201. Y02
Observaciones del catlogo de Movimientos al inventario OMIN01.PX Datos del Catlogo de Conceptos de Movs. al Inventario CONM01.PX Datos del Catlogo de Proveedores. (ndice de proveedores) PROV01.PX, PROV01.X02, PROV01.Y02
(ndice mscara de proveedores) OPRV01. DB COMP01. DB Observaciones del catlogo de Proveedores Datos del Catlogo de Compras (ndice de compras) (ndice documentos por proveedor) (ndice fechas de compra) OCOM01. DB ACOMP01. DB MONED01. DB IMPU01. DB CTAESQ01.DB BITA01.DB Observaciones del catlogo de Compras Datos de Acumulados de Compras Datos del Catlogo de Monedas Esquema de Impuestos Cuentas contables del esquema Bitcora de movimientos (ndice de la bitcora) (Segundo ndice de la bitcora) ACTCAT01.DB RESCAT01.DB CAMP01.DB GUICAM01.DB EDOCAM01.DB DESEDO01.DB EDCLCA.01 INFCL01.DB ZONA01.DB INTCOI01.DV TALLA01.DB COLOR01.DB CFGLIN01.DB Catlogo de actividades (ndice del catlogo de actividades) Catlogo de resultados (ndice del catlogo de resultados Catlogo de campaas (ndice del catlogo de campaas Catlogo de guas de campaas (ndice del catlogo de guas de campaas Catlogo de actividades por campaas (ndice del catlogo de actividades por campaas Catlogo de descripcin de actividades (ndice del Catlogo de descripcin de actividades Actividades de clientes por campaas (ndice de Actividades de clientes por campaas Informacin del cliente (ndice de informacin del cliente Informacin de zonas (ndice de informacin de zonas Interfaz COI (ndice de la interfaz COI Tallas (ndice de tallas Colores (ndice de clores Configuracin de lneas (ndice de la interfaz COI HNUMSER01.DB Histrico de nmeros de serie (ndice uno (ndice dos NUMSER01. DB CNSEST01.DB CONTAC01.DB CONTAP01.DB Datos del Catlogo de nmeros de serie (Indice de Nmeros de serie) Consulta de estadsticas Contactos de los clientes Contactos de los proveedores OCOM01. PX ACOMP01. PX MONED01.PX IMPU01.PX CTAESQ01.PX BITA01.PX BITA01.XG1 BITA01.XG2, BITA201.YG0, BITA201.YG1, PROM01.PX OPRV01.PX COMP01.PX, COMP01.XG0, COMP01.XG1, COMP01.XG2, CPRO01.YG0, CPRO01.YG1, COMP01.YG2
ACTCAT01.PX ACTCAT01.XG1 ACTCAT01.XG2, RESCAT01.PX RESCAT01.XG1 RESCAT01.XG2, CAMP01.PX CAMP01.XG1 CAMP01.XG2, GUICAM01.PX GUICAM01.XG1 GUICAM01.XG2, EDOCAM01.PX EDOCAM01.XG1 EDOCAM01.XG2, DESEDO01.PX DESEDO01.XG1 DESEDO01.XG2, EDCLCA.PX EDCLCA.XG1 EDCLCA.XG2, INFCL01.PX INFCL01.XG1 INFCL01.XG2, ZONA01.PX ZONA01.XG1 ZONA01.XG2, INTCOI01.PX INTCOI01.XG1 INTCOI01.XG2, TALLA01.PX TALLA01.XG1 TALLA01.XG2, INTCOI01.PX INTCOI01.XG1 INTCOI01.XG2, CFGLIN01.PX CFGLIN01.XG1 CFGLIN01.XG2, HNUMSER01.PX HNUMSERA01.XG1 HNUMSERA01.XG2, HNUMSERB01.XG1 HNUMSERB01.XG2, NUMSER01.PX, NUMSER01.XG0 NUMSER01.XG1, NUMSER01.YG0, CNSEST01.PX CONTAC01.PX LNKOLKC01.PX CONTAP01.PX LNKOLKP01.PX
LNKOLKC01.DB Contactos en Outlook para clientes LNKOLKP01.DB Contactos en Outlook para proveedores
CITAS01.DB CLIECDF01.DB COND01.DV CONDFC01.DB Catlogo de citas CITAS01.PX PERIODOS01.PX
PERIODOS01.DB Tabla de perodos (Indice de clientes CFD)
Catlogo de clientes de comprobantes fiscales digitales CLIECDF01.PX, CLIECDF01.XG0 CLIECDF01.XG1, CLIECDF01.YG0, Condiciones de movimientos al inventario Condiciones de facturas y compras COND01.PX CONDFC01.PX CONDBITA01.PX
CONDBITA01.DB Condiciones de la bitcora
CONDCRM01.DB Condiciones del administrador de clientes CONDCRM01.PX Esencial Las ltimas dos cifras del nombre del archivo, indican el nmero de empresa a la que pertenece la informacin; en estos casos, se trata de la empresa No. 1, ejemplo: CLIE01.PX, FACT01.DB. Manejo Es importante que conozcas la existencia de estos archivos porque, si se daan, debers recuperarlos o reiniciar la captura de tu informacin desde el momento en que sta se perdi. Base de datos abierta Los nombres de los archivos de datos y sus respectivas extensiones varan dependiendo del formato en el que se encuentre la base de datos. Ver: Base de datos Abiertas
Diagnstico de archivos Acceso
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Ventana principal, Men Utileras, opcin Control de archivos / Botn Diagnstico.
Qu es
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Por medio de esta funcin podrs conocer datos generales del archivo seleccionado, as como la informacin de su estado. El sistema muestra de manera automtica el diagnstico en la parte inferior de la ventana de control de archivos, slo basta con estar posicionado sobre el archivo.
Campos Campo Nombre Descripcin Estado Tamao Hora Fecha Cifra control Registros calculados
Descripcin Este campo informativo te mostrar el nombre del archivo que seleccionaste. Este campo informativo te mostrar la informacin que contiene el archivo. Este campo informativo te mostrar el estado del archivo, es decir si existe o no; o en su caso si ya fue verificado. Este campo te mostrar el tamao actual del archivo; ste depender de los movimientos registrados en el mismo. Este campo te mostrar la hora en que se modific el archivo por ltima vez. Este campo te mostrar la fecha en que se modific el archivo por ltima vez. Este campo informativo representa el control interno del sistema que refleja el nmero de registros que se han almacenado; generalmente esta cifra corresponde a la cantidad de registros grabados en el archivo. Este campo informativo representa una cifra terica; se refiere al nmero de registros que deberan estar grabados en el archivo. El total de registros calculados se obtiene dividiendo el tamao del archivo (en bytes) entre el tamao que ocupa un registro (tambin en bytes).
Esencial Si la cifra en el registro de control y los Registros calculados son iguales, tu archivo est correcto; si no es as, significar que tu archivo est daado. En este caso es recomendable que utilices el respaldo del archivo, si cuentas con l, en caso contrario ejecuta el proceso de Recuperacin. Ver: Recuperacin de archivos Manejo
l Este botn, slo se encontrar activo cuando ests diagnosticando un archivo de datos (con terminacin .DB). Ver: Verificacin de archivos
Verifica tus archivos Acceso
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Ventana principal, Men Utileras, opcin Control de archivos / Botn Diagnstico - botn
Qu es
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Esta opcin verifica tus archivos de Datos (terminacin .DB) para que conozcas el estado en que se encuentran. Al iniciar este proceso, el sistema comprueba registro por registro que la informacin que contienen los campos sea del tipo especificado (por ejemplo, que en un campo numrico no aparezca una letra o basura, que la longitud sea la correcta, etc.).
Esencial Si el proceso de Verificacin indica algn dao, ser necesario realizar el proceso de Recuperacin. Recuperacin de archivos
Recuperacin de archivos Acceso l Ventana principal, men Utileras, opcin Control de archivos / Botn Recuperacin. Qu es
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Esta funcin te permite recuperar la mayor cantidad de informacin de los archivos que se encuentren daados; una vez terminado el proceso el sistema indicar dentro de la ventana de control de archivos el Estado del archivo como recuperado y el total de registros recuperados. Se te pedir que confirmes el proceso; si tu respuesta es afirmativa, se presentar una ventana donde se sealar el avance del mismo. Si al seleccionar el archivo, el sistema dice: No existen registros en el Archivo, es porque ya no tienes movimiento alguno en el mismo.
Consideraciones especiales para el uso de base de datos en formato SQL 2005 y SQL express. Esencial Si en el Diagnstico de Archivos observaste un Estado de archivo como daado, debes llevar a cabo la Recuperacin de archivo. Al ejecutar el proceso no se recupera la informacin del registro daado, pero s de los registros anteriores y de los posteriores, necesitando capturar slo los registros daados o los ms recientes. Es importante que consideres que si deseas realizar una exportacin de la base de datos (formatos SQL y Oracle), desactives el parmetro "enabled schema cache" desde el Administrador de la base de datos, es decir debe decir "False" para realizar el proceso y posteriormente activarlo nuevamente. De lo contrario al efectuar el proceso e iniciar nuevamente a los mdulos, enva el mensaje "Error de apertura", esto se debe a que slo existen los archivos DB pero no los ndices. Afecta
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Antes de ejecutar este proceso debes contar con un respaldo reciente de tu informacin. Si por algn error efectuaste el proceso de Recuperacin sobre un archivo que no lo necesitaba, tu informacin no se ver afectada. Despus de recuperar un archivo ser necesario regenerar el ndice del mismo.
Ver: Regeneracin de ndices Manejo y sugerencia

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El sistema leer el archivo indicado y, si el registro es correcto, lo grabar en un archivo temporal. Cuando se localiza un registro daado, el sistema preguntar si deseas continuar recuperando la informacin, eliminando el registro incorrecto. Si contestas afirmativamente se continuar la recuperacin hasta terminar de leer el archivo. Si, por el contrario contestas de manera negativa el proceso se dar por terminado y el archivo quedar compuesto por los registros correctos que se encontraban almacenados antes del daado. En ambos casos al finalizar, el sistema pregunta si se sustituirn o no los registros recuperados. Se recomienda usar esta funcin slo cuando los archivos que la Verificacin marca como existentes son superiores al 60% de tu informacin y no cuentas con un respaldo reciente, debido a que tendrs que volver a capturar aquellos movimientos que no se recuperaron.
Problema y Solucin Problema
Solucin
En la ventana de control de archivo, dentro del estado el El sistema encontr algn registro daado y no fue recuperado porque sistema muestra: Error al recuperar. suspendiste el proceso de recuperacin.
Compactacin Acceso
l Ventana principal, Men Utileras, opcin Control de archivos / Botn Compactacin. Qu es La finalidad de esta operacin es ayudarte a tener ms espacio en tu disco y agilizar el manejo de los datos. Afecta Al correr esta funcin, el sistema Elimina registros que ya no se utilizan, productos borrados de tu inventario, registros en blanco y todo aquel registro que tenga movimientos anteriores a la fecha de compactacin, sustituyendo el archivo de datos compactado por uno de tamao menor. Por ello, debes respaldar toda la informacin de tu empresa antes de realizar el proceso, de manera que cuentes con un archivo de proteccin. Los documentos de pedidos, cotizaciones, remisiones y facturas que estn cancelados, documentos enlazados sin pendientes, recepciones saldadas con fecha anterior a la fecha de corte sern eliminados, en el caso de documentos de devolucin se eliminarn todos los documentos sin importar el estatus de acuerdo a la fecha de corte, solamente se dejarn los registros que se hayan grabado sin integracin con Cuentas por Cobrar . Ver: Respaldo de archivos Esencial Antes de compactar tus datos, debes ejecutar una Actualizacin de archivos, ya que este proceso te permitir tener la informacin lo ms completa posible, adems de que al ejecutar el proceso de Compactacin no se eliminar informacin que no est actualizada para conservar la integridad de los datos. La informacin presentada en registros calculados es slo informacin histrica de los archivos, ya que corresponde a la cantidad mxima que tena el archivo antes de la compactacin. Manejo Archivos que no compactar: l Cuentas por cobrar no saldadas. l Cuentas por pagar no saldadas. l Pedidos y rdenes de compra con unidades pendientes. l Capas UEPS y PEPS que no hayan sido vendidas en su totalidad. l Remisiones y Cotizaciones originales o no enlazadas. l Catlogo de monedas. Archivos que compactar: l Clientes: Elimina los registros o espacios en blanco de los clientes que hayas eliminado de tu archivo. l Cuentas por Cobrar: Cuentas que tengan saldo cero y que se hayan grabado con fecha anterior a la fecha de corte. Facturacin: El sistema eliminan todos los documentos de acuerdo a la fecha de corte, solamente deja los registros que se hayan grabado sin integracin de Cuentas por Cobrar. l Vendedores: Elimina los registros o espacios en blanco de los vendedores que hayas eliminado del archivo de vendedores. l Inventarios: Elimina los registros o espacios en blanco correspondientes a productos dados de baja del archivo de inventarios. l Movimientos al inventario: Eliminar los movimientos que se hayan elaborado en una fecha anterior a la indicada en la fecha de corte. l Nmeros de serie: Elimina los nmeros de serie con estatus de baja y los que tienen el estatus de vendido y cuya fecha de documento de salida sea anterior a la fecha de corte indicada. l Lotes y pedimentos: Elimina los registros en blanco por los lotes y/o pedimentos eliminados y aquellos lotes y pedimentos con existencias iguales a cero. l Catlogo de Kits: Elimina los registros o espacios en blanco de los kits que hayas eliminado del archivo de inventarios. l Proveedores: Elimina los registros o espacios en blanco de los proveedores que hayas eliminado del archivo de proveedores. l Compras: Recepcin de mercanca, Orden de compra y Devolucin de compra que estn cancelados, documentos enlazados sin pendientes, recepciones saldadas con fecha anterior a la fecha de corte. l Cuentas por Pagar: Elimina todas las cuentas que tengan saldo cero con fecha anterior a la fecha de corte.
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Multialmacn: Elimina los espacios en blanco de los productos eliminados de los almacenes. Catlogo de polticas de venta: Elimina del catlogo las polticas que tengan el estatus de baja. Nmeros de serie. Elimina los nmeros de los productos que ya no existan o no tengan asociado ningn documento de entrada. Toma en cuenta tambin la fecha de corte, eliminando aquellos registros y que se hayan grabado con fecha anterior a la fecha de corte. Bitcora de actividades. Elimina los registros que se hayan grabado con fecha anterior a la fecha de corte y cuyos registros tengan el estatus Finalizada. Campaas. Elimina los registros que se hayan grabado con fecha anterior a la fecha de corte y cuyos registros tengan el estatus Cerrada. Estados de la campaa. Borra las campaas que no se estn usando en la tabla o archivo de campaas. Citas. Elimina las citas de los clientes que no estn dados de alta en el catlogo de clientes. Interfase/COI. Archivos creados que ya han sido actualizados en Aspel-COI y que son posteriores a la fecha de corte. Informacin del cliente. Borra la informacin del cliente y documentos que no estn dentro del archivo de facturas. Tallas y Colores. Borra las tallas y colores o la clasificacin que se le haya dada a la combinacin de elementos, aquellos que no se estn utilizando en el archivo de inventarios.
Esencial Este proceso no elimina las facturas y/o compras que tengan un saldo, o bien, sean anteriores a la fecha de corte de la compactacin. l Los ndices de los archivos compactados se regeneran automticamente durante la operacin. Las observaciones de cada archivo se borran paralelamente a los registros que se eliminan. l Despus de estar posicionado en el archivo de Datos a compactar, al oprimir el botn de Compactacin de la ventana de Control de archivos, el sistema enviar un aviso advirtindote que debes tener un respaldo antes de correr este proceso. NOTA: En caso de una interrupcin elctrica durante la compactacin, bastar con reiniciar el proceso sobre el respaldo.
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Creacin de archivos Acceso
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Ventana principal, Men Utileras, opcin Control de archivos / Botn Creacin.
Qu es
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El proceso de creacin de tablas en control de archivos las crear en formato PARADOX. Este proceso genera el nuevo archivo de datos que hayas marcado en la ventana de Control de Archivos. Al crear cualquier archivo, si ste ya exista, el sistema mandar el mensaje: "El archivo ya existe Desea reiniciarlo?"; si respondes afirmativamente perders toda la informacin contenida en el archivo anterior; en caso de que no exista el archivo, se crear automticamente.
Manejo Aspel Cuando el archivo o tabla lo requiere solicitar ciertos parmetros o especificaciones para la creacin del archivo, tal y como se solicita cuando ests efectuando una Instalacin automtica. Esencial Cuando el estado indicado en la ventana de Control de Archivos diga que el archivo No existe, utiliza esta opcin para crear cada Archivo de datos, estos archivos se crearn por omisin en la base de datos en la que se est trabajando. Al crear los archivos de datos automticamente se generarn los ndices asociados.
Regenera los ndices Acceso
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Ventana principal, Men Utileras, opcin Control de archivos / Botn Regeneracin.
Qu es
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Esta es una de las opciones de mayor utilidad dentro del Control de archivos, ya que soluciona muchos de los problemas que se pueden presentar cuando ocurre una descarga elctrica o cuando alguien apaga la computadora mientras se ejecutaba alguna operacin de guardado. Solamente podrs ejecutarla sobre archivos de tipo ndice (archivos con extensin PX, XGO / YGO, XG1 / YG1, XG2 / YG2, X01 / Y01). Una vez que ejecutas el proceso, se te preguntar: "Ests seguro de que deseas regenerar el ndice?", al aceptar se presentar una ventana que indica el avance del proceso. Una vez terminado, regresa a la ventana de Control de archivos y observars que el estado del archivo habr cambiado a Regenerado.
Utiliza esta opcin cuando: l Los datos que reporta el sistema se generen fuera de orden, estn duplicados o no aparecen. l Los archivos de ndice no existen. l El Estado aparece como Incorrecto. l Existen problemas de operacin. Consideraciones especiales para el uso de base de datos en formato SQL 2005 y SQL express. Importante Si ejecutas la regeneracin de un ndice que no requera este proceso, tus archivos no se vern afectados. Es importante que consideres que si deseas realizar una exportacin de la base de datos (formatos SQL y Oracle), desactives el parmetro "enabled schema cache" desde el Administrador de la base de datos, es decir debe decir "False" para realizar el proceso y posteriormente activarlo nuevamente. De lo contrario al efectuar el proceso e iniciar nuevamente a los mdulos, enva el mensaje "Error de apertura", esto se debe a que slo existen los archivos DB pero no los ndices. Afecta En caso de que algn registro est daado, la regeneracin de ndices no lo podr recuperar. Si los archivos de alguno de los catlogos no reflejan informacin: l Regenera los ndices. l Si no se pudieron regenerar adecuadamente, utiliza la Recuperacin de archivos.
Instalacin Automtica Acceso
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Al iniciar una seccin con el sistema y se detecte que an no haz creado tu base de datos Men Utileras, Control de archivos, Botn Instalacin automtica
Qu es Esta opcin te permite crear los archivos necesarios para trabajar con el sistema de manera automtica y rpida, nicamente suministrando algunos parmetros necesarios. Esta forma de instalacin te asegura que el sistema est listo para trabajar de inmediato, para que posteriormente definas los parmetros de configuracin de manera particular dependiendo del manejo de tu empresa. El proceso de instalacin automtica crear las tablas en formato PARADOX, considerando que si existe alguna tabla sta no se crear por lo que permanecer en su formato original. Manejo Aspel Existen dos formas en que puedes generar tu base de datos mediante el proceso instalacin automtica: 1. Al iniciar una seccin con el sistema Si al iniciar una seccin con el sistema y el asistente de configuracin ya no est disponible y no haz creado an tu base de datos, despus de proporcionar tu clave de acceso al sistema, se desplegar un mensaje el cual te invitar a crear tu base de datos en ese momento. Si tu respuesta fue afirmativa, el sistema permitir que proporciones cierta informacin como: l Si usars multialmacenes l Cual ser el descuento comercial aplicado a los clientes l Si manejars un nmero secuencial para facturas l La ruta del directorio donde se crear la base de datos, es decir la ruta de trabajo, as como el formato y el Alias de la base de datos que se generar. Cabe mencionar que desde el explorador de Windows debers crear una carpeta la cual considerars como la carpeta donde almacenars tus Datos, puedes crearla al mismo nivel donde est creada la base de datos ejemplo: Archivos de programas/ Archivos comunes/ ASPEL/ Sistemas Aspel/ SAE4.50. Nota: La ruta de datos indicada en el campo directorio de trabajo es la que se configurar en los parmetros del sistema como la base o directorio de trabajo para la empresa. Una vez proporcionados los datos antes citados, acepta la ventana para que inici el proceso de Instalacin automtica. Este proceso lo podrs realizar cada vez que inicies una sesin con el sistema, siempre y cuando no hayas creado tu Base de datos anteriormente 2. Desde control de archivos Para crear tu base de datos, realiza lo siguiente: l Crea desde el explorador de Windows una carpeta la cual considerars como la carpeta donde almacenars tus Datos, puedes crearla al mismo nivel donde est creada la base de datos ejemplo: Archivos de programas/ Archivos comunes/ ASPEL/ Sistemas Aspel/ SAE4.50. l Posteriormente accede a los parmetros de configuracin, e identifica en el apartado Parmetros Generales el Botn "Configuracin", ah indica la ruta o directorio creado en el paso anterior. De esta forma le indicars al sistema la ruta de trabajo para todos los usuarios habilitados para trabajar en la empresa que ests configurando. l Como ltimo paso antes de abrir cualquier mdulo del sistema, accede al mdulo de Control de archivos y ejecuta el proceso de "Instalacin automtica".
Notas
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Cuando se haya completado la instalacin de la base de datos el sistema estar listo para trabajar y no tendrs que ejecutar la instalacin automtica nuevamente, a menos que necesites generar una nueva base de datos. En caso de que hayas solicitado la Instalacin automtica y tengas archivos con informacin en el subdirectorio indicado, este proceso no los borrar, nicamente crear los que hagan falta. Para el caso en el que el control de archivos detecte que algn archivo no fue creado correctamente o por alguna razn se encuentre daado, desde este mdulo tambin estar disponible el proceso de "Instalacin automtica". Si cuentas con una base de datos generada en otra versin, primero debers crear el directorio donde se colocarn los datos, para posteriormente desde el proceso de traduccin de archivos llevar a cabo la traduccin de los datos.
Temas relacionados Cmo se forma tu base de datos Aspel Archivos que genera Aspel-SAE Instalacin de la Base de Datos Control de Archivos
Avanzado Acceso
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Ventana principal, Men Utileras, opcin Control de archivos / Botn Avanzado.
Qu es
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Esta opcin te permite manejar los archivos de Datos de tu empresa en diferentes formatos como Dbase, SQL server, ODBC. Al poder manejar los archivos de datos en formatos de manejadores de bases de datos, se permite explotar toda la informacin administrativa de tu empresa desde otras aplicaciones. Una vez que manejes tu base de datos en formato Dbase, SQL server, o cualquier otro tipo el sistema podr leerla y actualizarla sin problema.
Manejo Aspel Si es la primera vez que utilizas esta opcin, para que se genere tu base de datos en la ruta y formato seleccionado, slo activa el campo Exportar la informacin". Si ya creaste con anterioridad tu base de datos, slo selecciona el formato a usar y dependiendo el caso indica la ruta donde est la base de datos o alias de la misma. Ver: Conversin Con s i d e r a c i o n e s p a r a l a o p e r a c i o n e n f o r m a t o d b a s e La operacin del sistema cuando la base de datos se encuentre en formato Dbase ser limitada en los siguientes aspectos: - Mdulo de Facturas: No se soporta el alta y control de comprobantes fiscales digitales (Facturas y Devoluciones Digitales) - Mdulo de Clientes y CxC: En los movimientos que se registren tanto en la Bitcora de Movimientos como en el Catlogo de Citas, se grabar la fecha en que se realice el registro pero no se considerar la hora. Dadas estas limitantes al ejecutar los procesos de Traduccin o Exportacin de archivos (desde la opcin Avanzado en Control de Archivos) si el formato elegido es Dbase, se presentar el mensaje de advertencia: "Recuerde que en formato Dbase no se soporta el manejo de bitcora, citas y comprobantes fiscales. Desea continuar? SI/NO". Consideraciones especiales para el uso de base de datos en formato SQL 2005 y SQL express. Recomendaciones de importancia En el BDE Administrator se modific el valor por omisin del parmetro BLOCKSIZE para el driver nativo de Paradox (BdeAdministrator.exe/Configuration/Drivers/Native/Paradox), ahora el valor por omisin con el que se crearn las nuevas bases de datos es 4096, lo que ayudar a que SAE tenga un mejor desempeo en cuanto a velocidad de respuesta cuando el tamao de los archivos o tablas se vaya incrementado y le permitir soportar el alta de una mayor cantidad de registros en las diferentes tablas. Se recomienda utilizar o tener un directorio por cada base de datos distinta que se maneje, as como para cada empresa registrada, esto para la buena administracin de los respaldos. Es importante que consideres que para el formato DBASE no se podr soportar o manejar los procesos de bitcora, citas y comprobantes fiscales, esto lo advertir el sistema con un mensaje informativo. Para actualizaciones posteriores tambin podrs usar este proceso, pero te recomendamos que si slo es un archivo en particular, utilices el proceso de Conversin . Es importante que consideres que si deseas realizar una exportacin de la base de datos (formatos SQL y Oracle), desactives el parmetro "enabled schema cache" desde el Administrador de la base de datos, es decir debe decir "False" para realizar el proceso y posteriormente activarlo nuevamente. De lo contrario al efectuar el proceso e iniciar nuevamente a los mdulos, enva el mensaje "Error de apertura", esto se debe a que slo existen los archivos DB pero no los ndices. Al iniciar el proceso, este puede tardar unos minutos, espera pacientemente y no canceles el proceso, ya que se puede daar la base de datos. Siempre antes de ejecutar cualquier proceso del control de archivos es importante que ya cuentes con un respaldo de tu informacin. Te recomendamos que slo uses esta opcin para exportar tu base de trabajo en otro formato de base de datos diferente al actual, para cambiar la ruta de trabajo y base a usar es recomendable realizar dicho cambio desde el mdulo de configuracin/Parmetros generales/Botn configuracin. Es importante que si realizas varias exportaciones a diferentes formatos te asegures que siempre se realice sobre la base de datos fuente o bien que esta contenga todos los archivos, de tal forma de no tener archivos con datos y otros vacos, esto podra conllevar a irregularidades en la base de datos que origen problemas a la hora de leer la informacin.
Si deseas crear los archivos vacos puedes utilizar el proceso normal de Instalacin automtica. A travs de esta opcin tambin puedes indicarle al sistema el tipo de formato y el lugar donde se encuentra el archivo de datos, pero si el sistema detecta que en la ruta o alias indicado no existe ningn archivo con el formato especificado, el sistema marcar error cada vez que trate de abrir una tabla o archivo. Si el proceso es ejecutado varias veces para una misma base de datos (esto por que deseas actualizar la informacin), toma en cuenta que cuando el sistema informe que los archivos ya existen, estos se sobreescriban todos, ya que se puede dar pie a irregularidades en cuanto a la relacin entre la informacin y tablas de datos. Campos Campo Exportar informacin
Descripcin la Si est activada esta opcin, se exportar toda la base de datos actual de trabajo al formato seleccionado y adicionalmente se le indica al sistema que use esta base de datos. Posteriormente desde el mdulo de parmetros del sistema, Carpeta Generales/Botn Configuracin, podrs cerciorarte de la ruta de trabajo. Si est desactivada esta opcin slo le estar indicando al sistema que use como base de trabajo la seleccionado en el campo "Ruta o alias". Te recomendamos ampliamente que para este caso mejor utilices el mdulo de configuracin para especificar la ruta de trabajo. Configuracin/Parmetros generales/Botn configuracin
El formato al que Formato se desea migrar es Selecciona el formato en la cual deseas exportar tu informacin o en sus caso el formato en la que se encuentra la base de datos. Ruta o alias Ruta Selecciona la ruta donde seas sean depositados los archivos exportados de la base de trabajo. Para el caso en el que slo ests especificando la ruta de trabajo selecciona o proporciona el directorio donde se encuentra dicha base de datos. Alias Selecciona el alias del formato indicado en el campo anterior. Este dato solo lo podrs indicar si el formato especificado no es nativo, es decir, de tipo servidor. Para que este alias este disponible, debers realizar lo siguiente: 1. Instala un cliente SQL 2. En el cliente SQL debiste dar de alta o configurar tu servidor. 3. Crear la base de datos en el servidor (sin datos) 4. Crear un Alias de tipo SQL en el BDE admin. apuntando a la base de datos creada con anterioridad desde el servidor SQL. Nota: Estas indicaciones son para el caso en que el formato seleccionado sea MSSQL. Una vez realizado lo anterior, el Alias se listar de manera automtica en este campo, ya que Aspel-SAE lee directamente la informacin del BDE admin. Si al seleccionar estos datos el sistema detecta que no existe tanto el directorio de datos como el Alias lo advertir con el siguiente mensaje "El directorio o Alias no existe o no corresponde al Driver especificado". Temas relacionados Conversin de archivos Configuracin del drivers ODBC Configuracin de los drivers Nativos
Conversin Acceso
l
Ventana principal, Men Utileras, opcin Control de archivos / Botn Conversin.
Qu es
l
Esta opcin te permitir exportar o convertir los archivos de tu base de datos con la que ests trabajando a otros formatos, no modifica el contenido propio de los datos, puedes convertirlos a los formatos Paradox, Dbase, SQL Server, entre otros. Este proceso se tendr que realizar archivo por archivo.
Manejo Aspel Desde el control de archivos posicinate sobre la tabla o archivo que deseas exportar y selecciona el botn de Conversin.
Campos Campo Nombre archivo
Descripcin del Nombre propuesto por el sistema para la tabla que se desea convertir. Archivo seleccionado en la ventana de control de archivos. El nombre propuesto se armar con el siguiente formato, Nombre de la tabla, mas la leyenda _E. El nombre podr ser modificado segn lo requieres.
Tipo de base Formato de datos Selecciona el formato en la cual deseas exportar tu informacin o en sus caso el formato en la que se encuentra la base de datos. Ruta o alias Ruta Selecciona la ruta donde seas sean depositados los archivos exportados de la base de trabajo. Para el caso en el que slo ests especificando la ruta de trabajo selecciona o proporciona el directorio donde se encuentra dicha base de datos. Alias Selecciona el alias del formato indicado en el campo anterior. Este dato solo lo podrs indicar si el formato especificado no es nativo, es decir, de tipo servidor. Para que este alias este disponible, debers realizar lo siguiente: 5. Instala un cliente SQL 6. En el cliente SQL debiste dar de alta o configurar tu servidor. 7. Crear la base de datos en el servidor (sin datos) 8. Crear un Alias de tipo SQL en el BDE admin. apuntando a la base de datos creada con anterioridad desde el servidor SQL. Nota: Estas indicaciones son para el caso en que el formato seleccionado sea MSSQL. Una vez realizado lo anterior, el Alias se listar de manera automtica en este campo, ya que Aspel-SAE lee directamente la informacin del BDE admin. Si al seleccionar estos datos el sistema detecta que no existe tanto el directorio de datos como el Alias lo advertir con el siguiente mensaje "El directorio o Alias no existe o no corresponde al Driver especificado".
Esencial Diferencias entre el botn avanzado y el botn conversin: l Con el proceso Avanzado exporta toda la base de datos a un formato en especial y le indica al sistema la base y tipo de formato a usar por el sistema, es decir la base de trabajo para su actualizacin. l Con el proceso de Conversin, el sistema pasar o convierte un archivo de la base de datos para su exploracin desde otra aplicacin. Tambin se puede utilizar para actualizar un archivo en particular hacia una base de datos en especfico. Es importante que consideres que si deseas realizar una exportacin de la base de datos (formatos SQL y Oracle), desactives el parmetro "enabled schema cache" desde el Administrador de la base de datos, es decir debe decir "False" para realizar el proceso y posteriormente activarlo nuevamente. De lo contrario al efectuar el proceso e iniciar nuevamente a los mdulos, enva el mensaje "Error de apertura", esto se debe a que slo existen los archivos DB pero no los ndices. Temas relacionados Avanzado
Actualizacin de archivos Qu es
l
Sirve para integrar los movimientos de diversos catlogos cuando en tus parmetros indicaste que trabajaras de manera separada. Permite la actualizacin de los Inventarios, las Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar el proceso de actualizacin de estos archivos normalmente se realiza de manera automtica durante el alta de documentos cuando los mdulos estn integrados, pero cuando no es as, es necesario utilizar este proceso para efectuar la actualizacin. Otra causa por la que pueden no haberse generado los movimientos de inventarios, es cuando se factura sin existencias.
Esencial Cuando se elige cualquier opcin de actualizacin que afecte a los mdulos el sistema solicita el rango de fechas de actualizacin el cual debes indicar para establecer un periodo de tiempo del cual quieres actualizar tu informacin. Temas relacionados Facturas a Cuentas por Cobrar Facturas a Inventarios Compras a cuentas por pagar Compras a inventarios Actualizacin de pendientes Actualizacin de ventas anuales Actualizacin de compras anuales
Facturas a cuentas por cobrar Acceso
l Ventana principal, Men Utileras, opcin Actualizacin de archivos/ Facturas a cuentas por cobrar. Qu es Realiza o genera los movimientos de Facturas (1) y Devolucin de facturas (8), que no se crearon en el alta de documentos, por haber trabajado en forma desintegrada los mdulos Facturas y vendedores con Clientes y cuentas por cobrar. Esencial La actualizacin de facturas a cuentas por cobrar: Cuando se tenga una factura cancelada no se generar ningn movimiento ya que fue cancelada antes de generar la actualizacin.
Facturas a inventarios Acceso
l Ventana principal, Men Utileras, opcin Actualizacin de archivos/ Facturas a Inventarios. Qu es Genera los movimientos en Inventarios de Venta (51), Cancelacin de Devolucin (56) y de entrada como Cancelacin de Factura (4) y Devolucin de Venta (2). Esencial Algunos motivos por los que no se pueden actualizar se refieren a la falta de existencias suficientes para poder actualizar, que el producto no se encuentre en el almacn especificado o que haya sido dado de baja en el inventario. Al terminar el proceso el sistema pregunta si deseas imprimir los registros no actualizados, al contestar afirmativamente se presenta un reporte detallado en el que encontrars los datos de las partidas que no se pudieron actualizar porque no hay existencias disponibles del producto, en el reporte no se incluyen las partidas de los productos que no se actualizaron por que estos no existen en el almacn o inventario, debes efectuar los movimientos de alta y modificacin de productos manualmente para poder intentar nuevamente la actualizacin y que sta se efectu exitosamente; el archivo se considera actualizado cuando al realizar este proceso el sistema no enva algn mensaje.
Compras a Cuentas por pagar
Acceso l Ventana principal, Men Utileras, opcin Actualizacin de archivos/ Compras a cuentas por pagar.
Qu es Genera los cargos y abonos en las CxP correspondientes a los movimientos de Compras (1) o Devolucin de Compra (8) realizados en el mdulo de compras.
Compras a inventarios
Acceso
l
Ventana principal, Men Utileras, opcin Actualizacin de archivos/ Compras a Inventarios.
Qu es Genera los movimientos en el mdulo de inventarios correspondientes a los movimientos de Compras (1), Devolucin de compra (52), Cancelacin de la compra (57) y Cancelacin de la devolucin de compra (5) realizados en el mdulo de compras.
Actualizacin de pendientes Acceso
l Ventana principal, Men Utileras, opcin Actualizacin de archivos/ Actualizacin de pendientes. Qu es Recorre el archivo de Facturacin y Compras para actualizar en inventarios los pendientes por surtir y por recibir registrados en pedidos y ordenes respectivamente. Esencial Cuando se elige cualquier opcin de actualizacin el sistema solicita el rango de fechas de actualizacin. En el caso de Actualizacin de pendientes pregunta si desea Pendientes por recibir, por surtir o ambos. Posteriormente se te pregunta si la fecha delimita las ordenes y pedidos que se consideraron para formar los pendientes.
Actualizacin de ventas anuales Acceso
l Ventana principal, Men Utileras, opcin Actualizacin de archivos/ Actualizacin de ventas anuales. Qu es Actualiza las ventas anuales de los clientes con base a los movimientos registrados en el mdulo de Facturas Esencial l
Las actualizaciones de Ventas y Compras Anuales slo se deben ejecutar en caso extremo ya que borrarn los acumulados de clientes y proveedores que se tienen hasta el momento para sustituirlos por los montos de los movimientos realizados en los Mdulos de Facturacin y Compras respectivamente. Si realiza un proceso de compactacin y despus una actualizacin de compras o ventas anuales, las cifras obtenidas podrn no corresponder a la realidad debido a que la compactacin elimina los registros dados de baja y los documentos saldados, por tanto, los montos que presenta no contemplan ya los registros eliminados por la compactacin.
Actualizacin de compras anuales Acceso
l Ventana principal, Men Utileras, opcin Actualizacin de archivos./ Actualizacin de compras anuales. Qu es Actualiza las compras anuales de los proveedores con base a los movimientos registrados en el mdulo de compras. Esencial l
Las actualizaciones de Ventas y Compras Anuales slo se deben ejecutar en caso extremo ya que borrarn los acumulados de clientes y proveedores que se tienen hasta el momento para sustituirlos por los montos de los movimientos realizados en los Mdulos de Facturacin y Compras respectivamente. Si realiza un proceso de compactacin y despus una actualizacin de compras o ventas anuales, las cifras obtenidas podrn no corresponder a la realidad debido a que la compactacin elimina los registros dados de baja y los documentos saldados, por tanto, los montos que presenta no contemplan ya los registros eliminados por la compactacin.
Generacin de un respaldo Acceso l Men Utileras / Respaldo de archivos / Generacin del respaldo Qu es l Esta opcin sirve para copiar tus archivos de trabajo a otros dispositivos, como un disquete o en CD en la unidad de tu computadora, o al mismo disco duro, en otro directorio. l El asistente crear un archivo "ZIP" con el nombre que le proporciones al sistema, este archivo contendr uno o ms archivos con la extensin .ZIP que a su vez contendrn los archivos con los datos que se quieren respaldar. l Esta operacin te permite contar con un antecedente de todos los movimientos que se efectuaron para que, en caso de que algn archivo se dae definitivamente, puedas restablecerlo en tu directorio de trabajo. Nota: Para que el respaldo que generes funcione correctamente es necesario que los archivos de datos y de ndices sean respaldados. El procedimiento es muy sencillo: 1. Anota los campos que te solicita esta ventana en su parte superior, sin olvidar el nombre que llevar tu respaldo. 2. Selecciona el tipo de informacin que vayas a respaldar, para este caso Aspel-SAE te da varias opciones:
Mis datos
Respalda todos tus archivos de datos, incluyendo los ndices y en general todos los archivos contenidos en el directorio de datos.
Archivos de configuracin Esta opcin te permite respaldar todos tus archivos donde se encuentra almacenada la configuracin del sistema y datos de tu empresa. Perfiles de usuario Comprobantes digitales INFOWEB 3. Oprime el botn Respaldar para que tu informacin quede grabada. Esta opcin te permite respaldar los archivos relacionados con todos los perfiles de usuario definidos para tus sistemas Aspel. fiscales Te permite respaldar tus Comprobantes Fiscales Digitales. Esta opcin te permite respaldar todos los archivos y configuracin de tus cuentas y espacios en Internet para la publicacin de tus documentos.
Campos de este proceso Campo Descripcin Detalles de instalacin de Aspel-SAE Ruta de instalacin Ruta de datos Detalle del respaldo Directorio destino Anota la ruta del dispositivo y lugar donde se depositar la informacin de tu empresa. Por razones de seguridad NO debes guardar el respaldo en el mismo lugar en el que estn tus datos originales. Ruta donde se encuentra instalado Aspel - SAE Ruta donde se encuentran las bases de datos con que ests trabajando.
Ruta de archivos comunes Ruta donde se encuentra la carpeta de archivos comunes.
Nombre del Anota el nombre que llevar el respaldo, el sistema lo guarda en un archivo comprimido con extensin .zip. Te archivo recomendamos que utilices las terminaciones para indicar el nmero de la empresa registrada en tu sistema, por ejemplo: R-140902E01, donde puedes indicar que es un respaldo de la contabilidad del 14 de septiembre del 2002, de la empresa 01. Proteger con contrasea Contrasea Confirmar Si quieres que tu respaldo sea protegido con una contrasea debers activar esta opcin al igual que debers escribir una clave. Vuelve a escribir la contrasea para confirmar que has escrito bien la contrasea.
Qu quieres Selecciona los datos que vas a necesitar respaldar. respaldar? Mscara para Esta mscara sirve para poder respaldar slo algunos archivos de acuerdo al contenido de cada uno de los datos a nombre de archivo respaldar, por ejemplo: Quiero respaldar todos los archivos que tengan el nombre contab010205, para esto debers poner contab010205.*, para que tome los archivos con este y nombre y la extensin de diferente tipo; tambin podrs buscar otros archivos con los caracteres ? para sustituir una letra o un * para sustituir uno o ms caracteres. Si quieres que tome todos los archivos puedes poner *.* o dejar en blanco el campo mscara; este manejo tambin se aplica para Perfiles de usuario, Comprobantes Fiscales digitales e Infoweb. Para respaldar archivos especficos de configuracin debers escribirlos como * o ? para seleccionar uno o ms caracteres pero con las extensiones .sae, .xml, .ver, .inf o .ini. Nota: Si escribes el nombre del archivo completo, es decir Empresa01.SAE, slo tomar en cuenta ese archivo de ese mdulo, en este caso Archivos de configuracin, y el sistema lo tomar en cuenta. Nota Es necesario que interrumpas la operacin de todos los usuarios conectados al sistema hasta que se termine de elaborar el respaldo, ya que, si otra persona est trabajando con un archivo y trata de hacerle afectaciones mientras se est respaldando, el sistema indicar que el archivo No existe. Problemas / Soluciones PROBLEMAS SOLUCIONES La ruta o directorio destino no es vlido. Escribe correctamente la ruta donde se guardar el archivo de respaldo, de lo contrario si no existe el directorio se originar este error.
Ya existe un archivo con ese nombre. Est Si el nombre que ingresas para el respaldo coincide con un respaldo ya existente el seguro que desea remplazarlo? asistente lo indicar. Escribe un nombre diferente de lo contrario lo sobrescribir. El nombre proporcionado para el archivo de Si no ingresas ningn nombre para el respaldo el asistente lo indicar y proporcionar respaldo no es vlido. un nombre por omisin para el respaldo. Las contraseas ingresadas no coinciden. Temas relacionados Reinstalacin del respaldo Si el respaldo va ha protegerse con contrasea e ingresa dos contraseas diferentes el asistente marca un error.
Reinstalacin de un respaldo Acceso l Men Utileras/ Respaldo de archivos/ Reinstalacin de respaldo. Qu es Con esta opcin podrs reinstalar los archivos que hayas respaldado con anterioridad. La informacin proviene del respaldo que hayas realizado, ya sea de disco, de otra unidad o de otro directorio. El procedimiento es muy sencillo: 1. Selecciona el archivo de respaldo que vayas a reinstalar. 2. Selecciona el tipo de informacin que vayas a respaldar, para este caso Aspel - SAE 4.6 te da varias opciones:
Mis datos
Respalda todos tus archivos de datos, incluyendo los ndices y en general todos los archivos contenidos en el directorio de datos.
Archivos de configuracin Esta opcin te permite respaldar todos tus archivos donde se encuentra almacenada la configuracin del sistema y datos de tu empresa. Perfiles de usuario Comprobantes digitales INFOWEB 3. Oprime el botn Restaurar para que tu informacin se instale. Campos de este proceso Campo Descripcin Detalles de instalacin de Aspel-SAE 4.60 Ruta de instalacin Ruta de datos Respaldo a restaurar Ruta donde se encuentra instalado Aspel - SAE 4.60 Ruta donde se encuentran las bases de datos con que ests trabajando. Esta opcin te permite respaldar los archivos relacionados con todos los perfiles de usuario definidos para tus sistemas Aspel. fiscales Te permite respaldar tus Comprobantes Fiscales Digitales. Esta opcin te permite respaldar todos los archivos y configuracin de tus cuentas y espacios en Internet para la publicacin de tus documentos.
Ruta de archivos comunes Ruta donde se encuentra la carpeta de archivos comunes.
Directorio origen Contrasea Anota la ruta del dispositivo y lugar donde se encuentra el archivo de respaldo con extensin .ZIP
Respaldo protegido con contrasea Si el archivo a reinstalar tiene contrasea, debers escribirla, de lo contrario no podrs realizar el proceso de reinstalacin.
Qu quieres Selecciona los datos que vas a necesitar respaldar. Al seleccionar el respaldo, el sistema detecta los archivos que restaurar? se encuentran en el respaldo y se habilitarn en la parte de los datos que se quieren restaurar. Nota Te sugerimos que la reinstalacin de un respaldo lo hagas en un directorio vaco para evitar problemas en el proceso y se sobreescribir datos. Problemas / Soluciones PROBLEMAS SOLUCIONES El archivo de respaldo no contiene la Si el archivo que seleccion no fue creado con el asistente o si es uno de los archivos zips informacin necesaria para ser restaurado que se encuentran dentro de un archivo de respaldo creado por el asistente; no se podr por este asistente. restaurar dicho respaldo y el asistente lo indicar. El archivo de respaldo no existe. Verifique Verifica que la ruta o el nombre del archivo estn correctamente escritos de lo contrario el la ruta y el nombre. sistema mandar este error. No se restaur el respaldo debido a que la Escribe correctamente la contrasea que le asignaste al archivo de lo contrario no podrs contrasea ingresada es incorrecta. restaurarlo. Es necesario introducir la contrasea para Escribe la contrasea que fue asignada a este archivo de respaldo, si no ingresas alguna restaurar el respaldo. contrasea y dejas el espacio en blanco, no podrs restaurarlo. Temas relacionados Generacin del respaldo
Periodicidad del respaldo Acceso l Men Utileras/ Respaldo de archivos/ Periodicidad. l Despus de acceder a una base de datos, cuando el sistema lanza la ventana de aviso de respaldo (dependiendo lo configurado desde esta opcin), Botn "Periodicidad" Manejo Esta opcin te permitir programar de manera oportuna y de acuerdo a tus necesidades un aviso de generacin de respaldo. Este aviso se presentar al acceder a la empresa o base de trabajo mediante las especificaciones proporcionadas y/o configuradas desde esta ventana u opcin. Mediante la programacin peridica de se le indica al sistema en que momento debe disparar una ventana de aviso. La ventana de esta opcin es:
Campos de esta ventana Campos Recordarme realizar mi respaldo
Descripcin Selecciona este campo si deseas que el aviso de generacin de respaldo se realice en un tiempo determinado, selecciona el periodo o tiempo del aviso, cada 7 das, cada 30, etc.
Cuando hayan pasado .. das Selecciona esta opcin si deseas que el aviso de generacin de respaldo se realice a un de mi ltimo respaldo determinado da despus de la realizacin del ltimo respaldo. La ventana de aviso es la siguiente:
Este mensaje de aviso se rige por los siguientes puntos: l El mensaje de aviso saldr dependiendo de lo configurado en la ventana de periodicidad y se mostrar slo una vez. l Si seleccionas el botn "Aceptar" de la ventana de aviso, se lanzar la ventana de Respaldo de archivos para iniciar el proceso de respaldo. l Con el botn "Periodicidad", puedes configurar cada cuando el sistema debe sugerir el respaldo de tu informacin. Temas relacionados Generacin de respaldos
Qu recomendaciones debemos de seguir para migrar la informacin de versiones anteriores? Les recomendamos realizar los siguientes pasos: Pasos previos a la traduccin de datos 1. Instalar las nuevas versiones de los sistemas. 2. Configurar los parmetros de trabajo. 3. Realizar pruebas de impresin de formatos, como son plizas, facturas, etc. 4. En la versin "anterior": a) Respaldar la informacin. b) Dar mantenimiento a los archivos (recuperar y regenerar) c) Respaldar nuevamente la informacin. d) Verificar la integridad de datos. Traduccin de informacin 1. Realizar la traduccin de informacin (accediendo al sistema). 2. Tener cuidado de realizar la traduccin en directorios diferentes al original. SIEMPRE HAY QUE CONTAR CON RESPALDOS DE INFORMACIN. 3. Cuando se realiza la traduccin de los sistemas de DOS a Windows, el sistema regenera los ndices de todos los archivos del sistema. Debido a la gran diversidad de bases de datos que se generan en las empresas que utilizan el sistema, as como a la adaptacin misma de la informacin a la nueva estructura de archivos, la regeneracin de archivos que se realiza en el momento de la traduccin puede llegar a generar algn ndice errneo, no estamos exentos de ello. Las rutinas de regeneracin propias del sistema son ms completas y robustas que la implementada en la traduccin. Es por ello que se recomienda regenerar ndices despus de las traducciones. Puede ser que no lo requiera la base, pero existe la posibilidad de que s sea necesario. 4. Revisar la integridad de la informacin, emitiendo reportes, comparando saldos, movimientos de manera aleatoria, etc. Respaldar informacin. Volver a preguntas generales de los sistemas Aspel Volver a la Gua Rpida de Aspel-SAE
Compras
Se tienen los siguientes campos en este mdulo: Campos <001> al <019> Campos con datos de la empresa Campos con datos del proveedor Campos con datos del encabezado del documento Campos con el contenido de las partidas Campos con datos del producto Campos con datos adicionales
Para ms informacin consulta el siguiente tema : Perfiles
Lo nuevo de la 4.0 por reinstalable Lo nuevo de AspelSAE 4.0 reinstalable 21 (4.0021) Comprobante Fiscal Digital en Moneda Extranjera Esta versin incluye algunas modificaciones con respecto a la versin anterior:
Definicin de una addenda para todos los clientes
Etiquetas para la definicin de las addendas de los clientes ( Facturas Digitales)
Proceso "Reiniciar folios"
Ahora al generar una Factura Digital o devolucin, los importes del XML se almacenarn o se grabarn en la moneda en la que se registr el documento en Aspel-SAE. El tipo de cambio se tomar de lo indicado en el campo "Tcambio" de la ventana de alta de documentos. Los importes dentro de la seccin Addenda tambin se almacenarn en moneda extranjera. Ahora se podr definir una addenda por omisin para todos aquellos clientes que no se les haya configurado o definido una addenda en especial. Para mayor informacin: Definicin de un archivo de Addenda General Se adiciona una mecnica para facilitar la captura de etiquetas que se utilicen para la definicin de las plantillas de addenda de los clientes. Estas etiquetas se podrn definir tanto para las partidas del documento, como para el documento en general. Para mayor explicacin, consulta el tema: Informacin Adicional del addenda de la factura y de las partidas del documento. El sistema maneja un lmite o tope para el campo del nmero del folio, este lmite consiste en que en el campo donde se registran los nmeros de los folios no puede registrar mas de 32767 folios seguidos para un mismo folio, por lo que se creo un proceso para reiniciar el consecutivo del folio, sin que este proceso afecte el consecutivo real del folio dentro de la factura ni los rangos de folios configurados para las facturas electrnicas. Para mayor informacin consulta el tema: Reiniciar Folios.
Lo nuevo hasta la Este reinstalable de Aspel-SAE ya soporta o puede manejar base de datos en formato SQL 2005 y SQL versin 4.0 Express (MSSQL). reinstalable 16 (4.0016) Consideraciones especiales. Nuevos reportes En este instalador se incluyen modificaciones a ciertos reportes, estos reportes se incluyen con el distintivo "_R16.qr2" que indican que son reportes modificados para el reinstalable 16 y para que al momento de bajar la actualizacin del sistema, no se sobrescriban los que actualmente se estn distribuyendo, esto para el caso en que ya hayas adecuado los reportes a tus necesidades. Estos reportes no se adicionar por omisin en el Administrador de reportes, por lo que debers adicionarlos manualmente. Los reportes se encuentran en la carpeta "Datos" que instala el sistema por omisin en: C:\Archivos de programa\Archivos comunes\ASPEL\Sistemas Aspel\SAE4.00\Datos, los reportes son: Reporte de Pagos generales (proveedores)_R16.qr2 Reporte de Estado de cuenta general (prov)_R16.qr2 Facturas digitales sin desglose de desctos(Multimoneda)_R16.qr2 Emisin de Facturas digitales(Multimoneda)_R16.qr2 Emisin de Fact. digitales(Multimon.) con desglose_R16.qr2 Emisin de Devoluciones digitales(Multimoneda)_R16.qr2 Emisin de Dev. digitales (Multimon.) con desglose_R16.qr2 Devoluciones digitales sin desglose de desctos(Multimoneda)_R16.qr2 Se incluy en el administrador de reportes del mdulo de Facturas y vendedores un nuevo grupo de reportes, dicho grupo lo podrs identificar con el nombre "Pagos a facturas", en este se incluyen los reportes "Pagos a facturas" y "Pagos de facturas con desgloses". Es requisito que la carpeta "Datos" (que por omisin se instala en el DAC) exista en dicha ruta para que los
reportes internos (es decir los que se obtienen desde el men Reportes) de Pagos a facturas, Ventas por Cliente, Ventas por Vendedor y Compras por proveedor se puedan emitir. Control de archivos En la seccin de Control de archivos, se implement una nueva funcionalidad, la cual consiste en el crecimiento de la tabla en funcin a las necesidades de uso e incremento de la informacin. Con esto nos referimos a que cuando en Aspel-SAE se ubique el cursor en cualquiera de las tablas (por ejemplo:facturas, compras, movimientos al inventario, etc) dicha tabla pudiera ampliar su tamao o capacidad de almacenamiento ya que ahora con slo ubicar el cursor en alguno de los archivos listados SAE realizar la revisin y re-estructuracin de la tabla en mantenimiento para definir un block size mayor (este parmetro est disponible en el driver de Paradox) en caso de que se est llegando al 80% del tamao en bytes para la tabla. El parmetro que proporciona esta capacidad de almacenamiento es:BLOCK SIZE. Tamao de bloque de disco usado para almacenar los registros en las tablas de PARADOX, en mltiplos de 1024 bytes. Las configuraciones vlidas dependen del formato de la tabla: [1] Level 5 y 7 1024, 2048, 4096, 16384, y 32768 Level 3 y 4 1024, 2048, y 4096 Default: 2048
Nuevos valores por En el BDE Administrator se modific el valor por omisin del parmetro BLOCKSIZE para el driver nativo de omisin para las Paradox (BdeAdministrator.exe/Configuration/Drivers/Native/Paradox), ahora el valor por omisin con el que se bases de datos crearn las nuevas bases de datos es 4096, lo que ayudar a que SAE tenga un mejor desempeo en cuanto a velocidad de respuesta cuando el tamao de los archivos o tablas se vaya incrementado y le permitir soportar el alta de una mayor cantidad de registros en las diferentes tablas. Lo nuevo hasta la versin Esta versin incluye algunas modificaciones con respecto a la versin anterior, que en trminos generales 4.0 reinstalable 14 se trata de la nueva forma de presentar la declaracin de informacin con terceros, reformas realizadas al (4.0014) artculo 32, fracciones V y VIII de la ley del impuesto al valor agregado (LIVA). Antecedentes Conforme a las reformas realizadas al artculo 32, fracciones V y VIII de la ley de impuesto al valor agregado (LIVA) publicadas en el diario oficial de la federacin el 28 de junio de 2006, los contribuyentes obligados al pago del Impuesto al valor agregado, debern informar mensualmente sobre las personas a quienes efectan retenciones y pagos que se derivan de actos regulados por el IVA. El SAT solicita a los contribuyentes que presenten la declaracin de impuestos presentando en dicha declaracin: l La informacin detallada de las operaciones realizadas con el proveedor (nacional o extranjero). l Montos de las operaciones realizadas. l El desglose por tasa de impuestos pagados (trasladados, no acreditables y retenidos) l IVA correspondiente a devoluciones, descuentos y bonificaciones sobre compras. l La declaracin se deber presentar mensualmente mediante el formato electrnico A-29 "Declaracin Informativa de operaciones con Terceros", la cual se deber enviar por Internet a la pgina electrnica del SAT (Archivo batch). Cambios en Aspel-SAE Conforme a los cambios antes mencionados, Aspel-SAE presenta modificaciones en los siguientes procesos u mdulos: Catlogo de esquema de impuestos Nuevo manejo del catlogo de esquema de impuestos La forma de aplicar o manejar los impuestos cambia, ahora el sistema permitir definir en los Esquemas de impuestos un impuesto con % negativo, esto para facilitar el clculo para la retensin del IVA. Es importante que para lograr un buen manejo, consideres que el sistema siempre toma de forma estricta que el IVA se encontrar en la 4ta posicin y que su correspondiente retensin se encontrar en la 3ra posicin. Por omisin en los parmetros del sistema, slo se sugerirn los impuestos 1 y 4 correspondientes al I.E.P.S. y I.V.A respectivamente, por lo que para realizar la retensin del IVA, debers configurar las leyendas de estos conforme a lo siguiente:
Esto lo debers configurar desde el mdulo de configuracin/ apartado Inventarios/ pestaa impuestos (Men utileras). Posterior a esta configuracin, procede a definir los diferentes esquemas de impuestos a aplicar desde el catlogo de Esquemas de impuestos ubicado en el mdulo de Inventarios.. Nota: El concepto "Aplicar sobre" no cambiar, es importante que lo consideres, por que si en algn momento solicitas la aplicacin de la retencin del IVA despus de haber aplicado el IVA no se podra realizar este clculo en cascada. Alta de documentos de compras y de facturas incluyendo facturas digitales Ahora al dar de alta tus documentos de compras o de facturas el sistema podr manejar valores negativos en los impuestos. En los totales del documento, podrs observar el % negativo aplicado al documento. Estos valores negativos se almacenan el catlogo de impuestos para determinar el IVA retenido.
Alta y detalle de Desde estas ventanas se adicion el botn "Inf fiscal" para proporcionar los datos fiscales del proveedor, de proveedores igual forma como se realiza para el catlogo de clientes. Estos datos le servirn al sistema para armar el reporte de operaciones con terceros con los datos de los mismos. Reporte operaciones terceros de Este reporte se ubica en el mdulo de compras, dentro del apartado "Reportes". En este reporte se detallarn con los movimientos de cuentas por pagar u operaciones realizadas con terceros. En el se incluir informacin para realizar ante el SAT la declaracin informativa con terceros, incluyendo el desglose de impuestos y datos como tipo de tercero, tipo de operacin, etc. a la Se incluye tambin un reporte para aquellos usuarios que tuvieran el parmetro de "Desglose de descuentos" inactivo, parmetro que se adicion en el reinstalable anterior para indicarle al sistema el manejo que se le debe dar a los descuentos al elaborar una factura Electrnica Digital. Los reportes son: Devoluciones digitales sin desglose de desctos(Multimoneda).qr2 Devoluciones digitales sin desglose de desctos.qr2 Facturas digitales sin desglose de desctos(Multimoneda).qr2 Facturas digitales sin desglose de desctos.qr2 Creacin de tablas Dado que a partir de esta versin Aspel-SAE genera nuevas tablas para guardar la informacin fiscal de los proveedores, si tu base de datos fue creada o traducida con un Reinstalable anterior a ste, para asegurar que las nuevas tablas se creen automticamente ser necesario realizar alguno de los siguientes procesos: 1. Despus de acceder al sistema y seleccionar la base de datos, debers ir a Control de archivos y recuperar el archivo de proveedores, o bien 2. Despus de indicar en los parmetros de configuracin de la empresa la base de datos a utilizar, cierra el sistema para que al acceder nuevamente Aspel-SAE genere de manera automtica las nuevas tablas. De lo contrario, al grabar los cambios de un nuevo registro en el catlogo de proveedores se pudiera presentar el siguiente mensaje: "No existe la tabla de proveedores fiscales", y el registro no sera grabado. Al iniciar una sesin con el sistema, este verifica que en la base de datos de trabajo existan las tablas necesarias para los procesos fiscales, si el sistema verifica que no existen se desplegar el siguiente mensaje:
Reportes medida
Al aceptar el mensaje, se ejecutar el proceso de creacin de archivos para la creacin de la o las nuevas tablas. Lo nuevo hasta la versin 4.0 Esta versin incluye algunas modificaciones con respecto a la versin anterior, que en trminos reinstalable 10 (4.0010) generales se basan en las modificaciones realizadas a la Resolucin Miscelnea Fiscal para 2006: - Factura electrnica 2.0: Modificacin al anexo 20 de la resolucin fiscal. - Desglose por tasa de impuesto: Reformas realizadas al artculo 29, 29 A, y 20 C del Cdigo Fiscal de la Federacin. Expedicin de comprobantes fiscales digitales (Factura electrnica versin 2.0) Esta versin de Aspel-SAE slo podr generar comprobantes fiscales digitales basados en el nuevo esquema de XSD (Estndar XSD versin 2.0) conforme lo publicado en el DOF el 3 de julio de 2006. Parmetros del sistema (Utileras/Configuracin/Facturas/Sellos digitales) "Namespace" En los parmetros de configuracin del mdulo de facturas, se adicion un botn que permite consultar el Namespace asignado a la empresa, por omisin las direcciones que se presentan corresponden a las rutas publicadas por el SAT. Tambin se adicion el botn " Namespace " en el catlogo de clientes, para que si as se requiere, se pueda consultar las rutas del Namesapce definidas para cada cliente. "Mostrar desglose de kits" en Comprobantes Fiscales Digitales. Cuando se elaboran comprobantes fiscales digitales para productos de tipo kit, la formacin de la cadena original en el archivo XML y la presentacin de sta en el comprobante impreso (Qr2) dependen del parmetro Mostrar desglose de kits (que se encuentra en Utileras / Configuracin / Facturas / General). El funcionamiento que por omisin se tiene es que dicho parmetro est inactivo, y en este caso los comprobantes fiscales digitales se generan sin incluir el desglose de los componentes del kit, y nicamente se incluye al kit como unidad vendible (esto es, que la cadena original del archivo XML y la Addenda consideran slo la partida de los kits sin desglosar o incluir a los componentes de stos) por el contrario, si el parmetro se encuentra activo, entonces al generar CFDs se incluyen slo a los componentes del kit. Si lo que se requiere es emitir un comprobante fiscal digital que incluya slo al kit como unidad vendible, entonces al momento de imprimir se debe elegir alguno de los siguientes reportes Qr2: Emisin de facturas digitales o Emisin de devoluciones digitales, segn corresponda (de hecho son los que por omisin se sugieren en el dilogo de impresin). "Desglose de Desctos". Se adicion un parmetro de configuracin, a travs del cual se le indicar al sistema el manejo que se le debe dar a los descuentos al elaborar una factura Electrnica Digital. l Cuando el parmetro se encuentre sin marcar: Indica que los descuentos se aplicarn directamente al precio del producto, por lo que dichos descuentos no se desglosarn en el archivo de factura .XML. En este caso el precio ser igual a: Precio = Precio del producto Descuentos de la partida. l Cuando el parmetro de encuentre marcado: Indica que los descuentos no se aplicarn al precio del producto y dichos impuestos sern desglosados en el archivo de factura .XML en partidas independientes. En este caso el precio ser igual a: Precio = Precio. Nota importante: El Descuento Financiero no s ver afectado por el manejo de este parmetro y siempre se manejar como descuento. Caractersticas por mdulo Mdulo de Facturas y vendedores Factura electrnica
Esta versin de Aspel-SAE slo podr generar comprobantes fiscales digitales basados en el nuevo esquema de XSD (Estndar XSD versin 2.0) conforme lo publicado en el DOF el 3 de julio. Cabe menciona que los comprobantes fiscales digitales expedidos por Aspel-SAE 4.0 reinstalable 10, ya contienen los nuevos elementos o campos incluidos en el nuevo esquema (versin 2.0 de XSD). Entre los campos, etiquetas o atributos aadidos a esta versin son: - Versin - Ao de aprobacin - Subtotal y total de la factura - Descuentos - Tipo de comprobante digital - Nombre del emisor - RFC del receptor - Total de impuestos retenidos y tasas de los mismos - Total de impuestos trasladados y tasas de los mismos - Etiqueta Parte incluida a nivel detalle (para el desglose de los nmeros de serie involucrados en las partidas del comprobante). Para mayor informacin de las etiquetas o campos que debe contener el comprobante fiscal digital consulta la pgina del SAT "www.sat.gob.mx". Al generarse una factura electrnica: l Esta ya se arma con las Nuevas etiquetas liberadas para la versin 2.0 del XML. l Se incluir al comprobante fiscal digital un addenda la cual se personaliza dependiendo de las necesidades de cada cliente. Para mayor informacin consulta el tema: Uso del Addenda dentro de Aspel-SAE l Se incluyen nodos complementarios como la etiqueta "Parte" la cual servir para incluir a nivel detalle el nmero o parte del bien o servicio, es decir, para el caso en el que el producto maneje nmeros de serie, estos se describirn dentro de este nodo complementario. Ver ejemplo. l Se identificarn los productos con impuestos exentos para su notificacin en el reporte mensual al SAT. l Se incluir el namespace del Cliente y de la Empresa. Visor de comprobantes fiscales digitales El visor de comprobantes fiscales digitales que proporciona Aspel, estar preparado para leer los comprobantes fiscales digitales creados con el esquema de la versin 1.0 y 2.0, aunque Aspel-SAE versin 4.0 slo genera esquema versin 2.0, adicionalmente se validar la fecha de vigencia de cada esquema con el fin de que al momento de abrir una factura digital el visor lo indique para usos diversos. Visor de documentos fiscales digitales (facturas electrnicas) Reporte mensual al SAT Al Reporte mensual que se entrega al SAT con el detalle de los documentos o comprobantes fiscales digitales expedidos, se le modific lo siguiente: l El armado del nombre del reporte ahora se realiza tomando en cuenta lo siguiente: Nmero del esquema/RFC de la empresa/Mes/Ao con extensin TXT. Donde el nmero del esquema podr ser: 1. - Para comprobantes fiscales digitales. 2. - Para comprobantes solicitados por medio de un establecimiento autorizado. l En el reporte, para los documentos con estatus "Cancelado" se incluyen dos registros donde al documento cancelado le antecede el registro del documento originalmente emitido y la diferencia entre ambos (es decir, entre el comprobante emitido y el comprobante cancelado es el valor 1,0 respectivamente. l Tambin se indican los impuestos que resultaron exentos en los comprobantes emitidos. Mdulo de clientes y cuentas por cobrar En la ventana del detalle del cliente, se incluy un botn para proporcionar el namespace del cliente que se utilizar para validar el esquema utilizado para la generacin de los comprobantes fiscales digitales. Para mayor informacin. Detalle del cliente Tambin se adicion en la ventana de detalle del cliente el botn "Addenda" para consultar el Addenda en caso de que el cliente cuente con una plantilla de addenda personalizada. Para mayor informacin consulta el tema: Detalle del cliente Diseador de reportes
Se incluyeron los campos "Cve_CONS" e "INVE_CAMPOSTRU2" para que de esta forma se tengan disponibles en el listado de etiquetas o campos que por omisin se pueden agregar a los formatos Qr2 para la obtencin de reportes de facturas impresas como digitales. Nuevos reportes Qr2 para la emisin de CFDs Debido a la implementacin de un nuevo funcionamiento en los comprobantes fiscales digitales que incluyen productos de tipo kit, se agregaron los siguientes reportes Qr2: Emisin de devoluciones digitales con desglose.qr2. Sirve para emitir devoluciones digitales con kits desglosando los componentes de ste adems del kit, pero se incluyen slo los montos (precios, descuentos e importes) correspondientes al kit. Emisin de Dev digitales(Multimon) con desglose.qr2. Sirve para emitir aquellas devoluciones digitales registradas en moneda extranjera y que incluyen kits, con este reporte se obtiene el desglose de los componentes del kit adems del kit como unidad vendible, pero se incluyen slo los montos (precios, descuentos e importes) correspondientes al kit. Emisin de facturas digitales con desglose.qr2. Sirve para emitir facturas digitales cuyas partidas incluyan productos de tipo kit, con este reporte se obtiene adems del kit, el desglose de sus componentes, pero se incluyen slo los montos (precios, descuentos e importes) correspondientes al kit Emisin de Fact.digitales (Multimon) con desglose.qr2. Sirve para emitir facturas digitales registradas en moneda extranjera y que incluyen productos de tipo kit, con este reporte se obtiene el desglose de los componentes del kit adems del kit como unidad vendible pero se incluyen slo los montos (precios, descuentos e importes) correspondientes al kit. Nuevo formato "MitraspA.fto" para impresin de movimientos de Traspaso entre almacenes. Con este formato, al imprimir movimientos de traspaso entre almacenes en las partidas se incluirn ambos movimientos, es decir, tanto el de salida del almacn "X" como el movimiento de entrada al almacn "Y", cada uno con la descripcin del concepto tanto de entrada como de salida que se haya utilizado. Emisin de documentos (Facturas y Compras) con desglose por tasa de Impuesto Esta implementacin se realiz para cumplir con las disposiciones de los artculos 29, 29A y 29C del Cdigo Fiscal de la Federacin, donde se establece que: "los contribuyentes que expidan comprobantes en los que trasladen impuestos en forma expresa y por separado, tendrn la obligacin de desglosar dichos impuestos". Comprobantes Fiscales Impresos: - Se agregaron nuevos FTOs para la emisin de facturas/compras, que incluyan el desglose de los impuestos traslados por tasa mediante la utilizacin de los Ciclos: TASAIMP1, TASAIMP2, TASAIMP3 y TASAIMP4. En estos ciclos se pueden aplicar etiquetas o campos que permiten obtener el porcentaje de la tasa o el monto de la tasa de cada impuesto, dichas etiquetas estn disponibles en la lista de campos del Administrador de reportes. Etiquetas Facturas Etiquetas Compras Dado que estos formatos son adicionales a los ya proporcionados por el sistema, el instalador los copia en la carpeta "Datos" del directorio de archivos comunes (DAC) y se diferencian por la letra D al final del nombre del formato, por ejemplo: Factural.fto. Formato para impresin de facturas. FacturalD.fto. Formato para impresin de facturas con desglose de impuestos, aplicando los ciclos para la obtencin de la retencin del impuesto acreditable. Tabla de formatos con los que cuenta el sistema Adicional a estos ciclos se implementaron los ciclos INIDESIMPTRA Y INIDESIMPRET, estos sirven para obtener dentro del addenda el impuesto trasladado (para IVA e IESP) y el impuesto retenido (por el momento slo para el impuesto IVA) para el desglose de impuesto dentro del addenda. Estos ciclos se debern aplicar por documento, por lo que se les debe ubicar fuera del ciclo de productos. La sintaxis es la siguiente: <INIDESIMPTRA> Leyenda del impuesto trasladado [LEYENDADESGIMPTRAS] Monto impuesto trasladado [MONTODESGIMPTRAS] Tasa impuesto trasladado [TAZADESGIMPTRAS] </INIDESIMPTRA> <INIDESIMPRET> Leyenda del impuesto retenido [LEYENDADESGIMPRETE] Monto impuesto retenido [MONTODESGIMPRETE] </INIDESIMPRET>
Comprobantes Fiscales Digitales: - Para que al emitir este tipo de comprobantes se obtenga el desglose por tasa de impuesto, es necesario modificar los reportes Qr2 (de facturas/devoluciones digitales) para agregar las etiquetas que correspondan, con este objetivo se agregaron los siguientes campos: Total Impuesto 1 al 0%, Total Impuesto 1 al 10%, Total Impuesto 1 al 20%, Total Impuesto 1 al 5%, Total Impuesto 2 al 0%, Total Impuesto 2 al 5%, Total Impuesto 3 al 0%, Total Impuesto 3 al 5%, Total Impuesto 4 al 10%, Total del Impuesto 4 al 15%, Total del Impuesto 4 al 5% Una vez agregada la etiqueta correspondiente, es necesario darle formato a las cantidades mediante la definicin de una mscara El instalador copia en la carpeta "Datos" del Directorio de archivos comunes (DAC),los Qr2s para emisin de facturas/devoluciones digitales con terminacin R10, por ejemplo: Emisin de facturas digitales R10.Qr2 Es muy importante que a partir de este reinstalable la emisin de los comprobantes fiscales digitales se realice con estos qr2s, para asegurarte que estas utilizando los ltimos o ms actuales, de igual forma si requieres personalizar alguno de estos reportes, te recomendamos tomar los que tienen la terminacin R10 en el nombre del qr2. - Nuevo manejo del catlogo de esquema de impuestos Definicin del impuesto exento Ahora al dar de alta un esquema puedes definir para los impuestos, el elemento "Exento", indicndole al sistema que ese impuesto no aplicar (lo que implica un tratamiento diferente a cuando el impuesto se define con tasa cero) Posterior a la definicin del esquema que incluye un impuesto exento, debers indicar dicho esquema para cada producto que as lo requiera. Pantalla del sistema Posterior a la definicin del esquema que incluye un impuesto exento, debers indicar o seleccionar dicho esquema para cada producto que as lo requiera. Pantalla del sistema Catlogo de esquema de impuestos - Alta de movimientos de cuentas por pagar Para el alta movimientos de cuentas por pagar al guardar o aceptar los datos de la ventana de alta, se desplegar una ventana donde debers proporcionar los impuestos que se estn pagando en ese momento. Los datos que se sugieren son los datos del documento referenciado. Las tasas de impuestos que se solicitarn son: Impuesto 1 (IEPS) Impuesto 2 Impuesto 3 Impuesto 4 (IVA) Impuesto flete Retencin del flete - Interfase COI Para la generacin de las plizas de Ventas/Devolucin de ventas y Compras/Devolucin de compras con desglose de impuestos, ahora se pueden definir cuentas contables para los impuestos 1,2 y 3. Estas cuentas se deben indicar en los parmetros de configuracin del sistema dentro del apartado Cuentas contables, las cuentas definidas sern sugeridas al momento de generar una pliza de compras o facturas con desglose de impuestos. En caso de que las plizas se generen sin solicitar el detalle por impuesto, los montos se seguirn acumulando en la cuenta "Otros impuestos". Observaciones relevantes: La cuenta de retencin del IVA (impuesto 3) y la retencin del flete es la misma, es decir se acumulan en la misma cuenta. El concepto de la retencin del flete "Total de retencin" cambiar a "Retencin IVA del flete". El concepto del flete "Impuesto del flete" cambiar a "IVA del flete". Los impuestos con porcentajes negativos se acumularn o se presentarn en la p liza en la columna de la cuenta de Haber, considerando que el documentos es de compras. Interfase COI Lo nuevo de la versin Esta versin incluye algunas modificaciones con respecto a la versin anterior, que en trminos generales son 4.0 las siguientes: Caractersticas por mdulo Mdulo de clientes y cuentas por cobrar Administrador de clientes con funciones CRM
Este nuevo Administrador se encargar de integrar y organizar todas las actividades y/o elementos involucrados en una relacin comercial, de tal forma que puedas tener muy a la mano informacin que te permita tomar decisiones acertadas. Con el Administrador podrs obtener informacin diversa de un cliente, clasificndola en varios conceptos: ventas, cobranza, seguimiento, telemarketing, etc. Este mdulo es una herramienta muy poderosa para automatizar el control de los servicios al cliente (ofertas, campaas, citas de venta, etc), aumentar la informacin sobre los clientes (productos que ms compran, das de compra, etc), fomentar la retencin de los clientes (fidelidad gracias a un buen servicio), y optimizar las acciones de mercadotecnia (definicin de campaas y seguimiento de ventas), entre otras. En este Administrador se integran los principales procesos que por su naturaleza estn involucrados directamente en una actividad comercial, es decir, desde aqu podrs dar de alta clientes, emitir facturas y otros documentos, registrar pagos, programar citas, consultar el expediente del cliente, crear campaas de venta, realizar el manejo de actividades, medios de contacto, entre otros. Esto agilizar el trabajo, teniendo a la mano todos los procesos sin necesidad de acceder de manera individual a cada uno. Expediente del cliente En esta consulta se concentra toda la informacin generada por un cliente en particular, en ella se puede obtener informacin detallada y de gran ayuda para el seguimiento de actividades, lo que contribuye para poder otorgar un buen servicio al cliente y a su vez supervisar los puntos de control para evitar retrasos de pagos o entrega de mercancas. Mediante el Expediente del cliente tendrs a la mano informacin: General del cliente (datos histricos de venta, datos de ventas, etc.), De saldos (Estado de cuenta general y detallado, antigedad de saldos, etc.), De ventas (Productos apartados y ms vendidos, etc.), Citas y contactos, etc. Catlogo de Campaas En este catlogo podrs dar de alta las diferentes campaas que se planearn para los clientes, las campaas pueden ser definidas para concretar ventas, llevar un seguimiento de ventas, de cobranza, etc. Para dar de alta una campaa, es recomendable que primero definas desde el catlogo correspondiente las actividades y resultados que se manejarn en dicha campaa para su relacin y desenvolvimiento. Este es el orden recomendado, pero, no es estricto, es decir, se puede agregar la campaa y hasta el seguimiento de la misma agregar las actividades y resultados que se relacionarn con dicha campaa. ejemplo: Tipo de campaa: Seguimiento al cliente
Con esto podemos observar las actividades programadas para una campaa, sus resultados y las actividades que a su vez pueden generar otros resultados y as sucesivamente. Adicionalmente para las actividades se les podr programar el nmero de das de realizacin y la prioridad. Bitcora de movimientos Desde el administrador de clientes podrs realizar un seguimiento de las actividades, y en la bitcora de movimientos podrs obtener el detalle de dicho seguimiento para cada una de las campaas. Por cada movimiento realizado, se genera un registro, de tal forma que se pueden consultar cada una de las actividades y el da en que fueron realizadas, as como el usuario que las realiz facilitando as la supervisin del desenvolvimiento de la campaa. Los movimientos que puedes revisar en esta bitcora son: todos los documentos de ventas, movimientos de cuentas por cobrar, modificaciones a algunos datos del cliente como: lmite de crdito, descuento, das de crdito y status del cliente: activo o suspendido, entre otros. Consulta de contactos En esta consulta podrs dar de alta y administrar todos los contactos o personas que pueden estar asociados a un cliente en particular. Adems de los datos de localizacin, es decir, direccin, telfono y correo electrnico, cada contacto se clasifica con un tipo especfico, que puede ser: compras, ventas, administracin, cobranza, etc, lo que permite establecer una comunicacin adecuada de acuerdo con el tipo de contacto y facilitar el envo de correos electrnicos en Aspel-SAE. Existen dos formas o modalidades de operacin para la consulta: l Sin establecer interfase con Microsoft Outlook l Estableciendo la interfase con Microsoft Outlook Sin establecer interfase con Microsoft Outlook
Podrs dar de alta los distintos contactos del cliente, proporcionando la informacin necesaria para agilizar el envo de correos electrnicos con la informacin de las principales consultas mediante el uso del correo predeterminado en tu computadora La opcin para envo de correos estar disponible en las principales consultas del sistema. Estableciendo interfase con Microsoft Outlook Gracias a la interfase con Microsoft Outlook, la cual habilitas en los parmetros de configuracin, podrs asociar a los clientes registrados en Aspel-SAE, los contactos previamente registrados desde Outlook, igualmente podrs dar de alta un contacto de Outlook desde la consulta de contactos de Aspel-SAE.. Para una mejor integracin entre ambas aplicaciones, al dar de alta un contacto desde la ventana de Outlook podrs incluir informacin especfica de Aspel-SAE, es decir, informacin del cliente o vendedor, etc. Esta interfase slo funciona a partir de la versin 2000 de Microsoft Outlook o superior. Manejo de folios en Movimientos de Cuentas por Cobrar Ahora puedes configurar Aspel-SAE para que al generar movimientos de cuentas por cobrar, stos tengan asociado un folio, previa configuracin de este manejo en los parmetros del sistema; este manejo se sugiere para los movimientos de tipo abono con referencia, incluidos tambin aquellos relacionados con recepcin de pagos y aplicacin de anticipos. La incorporacin del control del folio para movimientos de cuentas por cobrar facilita el cumplimiento de la ley en lo que se refiere a la obligacin de emitir documentos fiscales foliados al efectuar pagos de parcialidades de facturas. Se incluye tambin un Catlogo de Folios en el cual podrs dar de alta, modificar y consultar movimientos de Cuentas por Cobrar generados con folios. Manejo de zonas y fletes En este catlogo puedes definir las diferentes reas geogrficas ( regin o zona), en las que trabaja tu empresa para el envo de mercanca, as, los clientes podrn tener asociada una zona de entrega en particular. Tambin, ser posible asignar a cada zona de 3er nivel un monto de flete con su porcentaje de impuesto, de tal forma que, al elaborar documentos de venta se sugiera el monto del flete e impuesto definidos para la zona que tenga asociada cada cliente. Manejo de fletes con frmulas Al dar de alta una zona puedes definir frmulas para calcular el monto del flete que le corresponder a dicha zona, esto mediante la utilizacin de algunas variables predefinidas, tales como: peso, volumen y monto las cuales sern de utilidad para armar las frmulas. Mdulo de Facturas Emisin de Comprobantes fiscales digitales Ahora, previa configuracin en los parmetros del sistema, podrs expedir comprobantes fiscalesdigitales, ya que Aspel-SAE est diseado para que fcil y rpidamente puedas empezar a emitir facturas electrnicas. Cabe mencionar que para que el sistema pueda ser configurado, es necesario proporcionar las rutas donde se ubican los certificados y folios digitales que debieron tramitarse previamente ante el SAT, (y as obtener la autorizacin para la emisin de comprobantes fiscales digitales). As, al momento de dar de alta una venta utilizando los folios digitales, se generar una factura electrnica con todas las especificaciones establecidas por el SAT, y de igual forma, podrs generar las devoluciones de las facturas electrnicas emitidas. Reporte mensual al SAT Los contribuyentes que opten por emitir facturas electrnicas, debern enviar un reporte mensual al Servicio de Administracin Tributaria que contenga un resumen de las facturas que emitieron a sus clientes. Este reporte te permitir cumplir con esta disposicin, una vez generado, deber ser validado y codificado por la aplicacinSICOFI, parasu envo posterior al Servicio de Administracin Tributaria va Internet. Posibilidad de modificar el precio de venta al facturar Ahora podrs controlar el cambio de los precios de venta de los productos al momento de efectuar un documento de venta, ya sea factura, remisin, pedido, etc., mediante la definicin de un perfil de usuario con derechos para realizar esta operacin. Al momento de realizar el cambio de precio, se solicitar una clave la cual deber corresponder a la de la persona autorizada por el administrador para realizar dicho cambio. Modificacin de pedidos y cotizaciones Ahora Aspel-SAE permite que los Pedidos y Cotizaciones sean modificables despus de haber sido grabados, esta operacin podr realizarse en documentos que no hayan sido cancelados o enlazados a otros documentos; lo anterior por aquellas empresas que levantan pedidos de facturacin que son alterados con frecuencia o bien porque an no est cerrada la venta. No afectar doctos. de vta. por cambios en info. del cliente Mediante la activacin del parmetro de configuracin "No afectar doctos. de vta. por cambios en info. del cliente", al momento de consultar una factura, visualizars los datos del cliente tal y como se encontraban en el catlogo de clientes al momento en que se registr la venta, independientemente de que dichos datos se hayan modificado posteriormente. Si al momento de registrar documentos de venta, el parmetro no se encuentra activo, los cambios realizados posteriormente a la informacin del cliente, afectarn a los documentos de venta aunque estos se hayan registrado antes de realizar el cambio en el catlogo de clientes. Alta de facturas Podrs proporcionar informacin referente a: l Zona para el envo l Ms informacin acerca del envo (nombre, direccin, poblacin, zona, y observaciones). l Ms informacin del cliente mostrador (RFC, CURP y Zona).
l
l Consultar el desglose de las combinaciones o subproductos que pertenecen a un Grupo de productos. Mdulo de Inventarios Clave alterna para el alta de productos Al dar de alta un producto dentro del inventario podrs asignarle una clave adicional a la clave principal, sta se denomina clave alterna y te puede indicar algo en especfico del producto, es decir, podra ser el cdigo de barras, o un cdigo proporcionado por el proveedor.
La clave alterna podr utilizarse en la captura de facturas, compras y movimientos al inventario, de tal forma que al indicarla, el sistema reconocer el producto al que pertenece, cambiando en automtico dicha clave por la clave principal del producto. Cabe mencionar que para todas las dems operaciones, se seguir utilizando la clave principal. Definicin de Grupo de productos De manera similar al alta de kits, podrs dar de alta un Grupo de productos, es decir, un producto modelo que agrupe las distintas variedades que existen de un artculo, tomando en cuenta varios elementos como: tallas, colores, estilos, grosores, tamaos etc. Esta agrupacin te permitir en un slo paso dar de alta para un producto todas su combinaciones, pudiendo combinar hasta dos elementos o caractersticas (previa configuracin de los nombres para dichos elementos en los parmetros de configuracin de AspelSAE). Cuando se realizan las compras o ventas de grupos de productos, se presenta una ventana de captura especial con la que es muy sencillo seleccionar los artculos de inters de entre todos los productos que conforman el grupo. Lnea de productos para grupos de productos Previo al alta de grupo de productos, debers dar de alta las lneas que te permitirn obtener o armar las distintas combinaciones de un producto, para ello accede al catlogo de lneas y realiza lo siguiente: l Al dar de alta una lnea selecciona el campo "Aplicar manejo de grupos y subproductos". l Define la estructura de la clave para el producto modelo o grupo y la longitud para los 2 subgrupos a manejar segn sea el caso. l Da de alta los subgrupos o elementos con los que se armarn las distintas combinaciones del producto. Consulta de grupos de productos Cuentas con un catlogo de grupos de productos, en el cual podrs consultar todos los productos modelo registrados con sus respectivos subproductos o combinaciones, y para un mayor anlisis en esta consulta se puede llegar a los siguientes niveles de detalle: agrupacin por lnea de productos, por productos y por grupos de productos. Costeo Identificado Este tipo de costeo se podr utilizar en mercancas que se puedan identificar por nmero de serie y su costo exceda de $50,000.00, como lo indica la ley del ISR. Este mtodo bsicamente consiste en la formacin de capas asociadas a los nmeros de serie que se registren para identificar el costo de entrada de los productos y en el registro de la salida del producto al costo de la capa que le corresponde, la identificacin del costo de la capa se realiza mediante el nmero de serie asociado. Si los documentos de venta (facturas remisiones) involucran varios productos con este tipo de costeo, se identificar el costo de entrada de cada uno de ellos y se calcular un costo promedio. Manejo de folios en los movimientos de Inventarios Ahora al generar movimientos al inventario stos se podrn identificar mediante un folio, el cual servir para control interno, este folio ser numrico y secuencial y se asignar de manera automtica para todos los movimientos registrados desde cualquier mdulo: compras, ventas, incluyendo los movimientos registrados en el mdulo de inventarios. En la consulta de folios de movimientos al inventario se podrn revisar por nmero de folio, todos los movimientos al inventario registrados Histrico de nmeros de serie Ahora en la consulta de nmeros de serie, se proporciona un historial detallado de todos los movimientos relacionados con el nmero de serie, detallndose informacin relevante del mismo como: Tipo de movimiento involucrado, estatus del nmero de serie e informacin de las entradas y salidas del producto (Documento / fecha). En el historial del nmero de serie, podrs identificar con base al ltimo movimiento aplicado el estado del nmero de serie, es decir, si est disponible, no disponible, defectuoso, vendido, etc. Tambin desde los mdulos relacionados (compras, facturas, movimientos, etc) se registra un tipo de movimiento, para que posteriormente puedas darle seguimiento al desplazamiento de dicho nmero de serie. El sistema te permite dar de alta un nmero de serie diferente y/o nico para cada producto. Mdulo de Proveedores y Cuentas por Pagar Manejo de folios en Movimientos de Cuentas por Pagar Ahora puedes configurar el sistema para que al generar movimientos de cuentas por pagar, stos tengan asociado un folio, previa configuracin de dicho manejo en los parmetros del sistema. Se incluye tambin un Catlogo de Folios en el cual puedes dar de alta, modificar y consultar movimientos de cuentas por pagar generados con folios. La incorporacin del control del folio para movimientos de cuentas por pagar facilita el cumplimiento de la ley en los que se refiere a la
obligacin de emitir documentos fiscales foliados al efectuar pagos de parcialidades. Este manejo se sugiere para los movimientos de tipo abono con referencia Manejo de Zonas Catlogo de zonas donde puedes definir las diferentes reas geogrficas (regin o zona), en la que se ubiquen los proveedores, as desde el alta de proveedores se podr asociar a stos una zona de entrega en particular. Mdulo de Compras Captura nica de Lotes y Pedimentos en compras Al dar de alta recepciones de compra que involucren productos configurados para manejar lotes y/o pedimentos, se podr especificar desde la primer partida capturada para dichos productos, que la informacin proporcionada para stos se conserve para la captura de los dems productos, esto tomando en cuenta que es muy probable que los productos de un mismo lote o pedimento se capturen en una misma entrada, agilizando as la captura de los mismos. Cambios en rdenes de compra Ahora, Aspel-SAE permite modificar las Ordenes de Compra mientras los documentos no sean cancelados o enlazadas a otros documentos, lo anterior por aquellas empresas que levantan rdenes de compra que son alterados con frecuencia o bien porque an no est cerrada la venta. Asociacin de archivos a las recepciones de compra (Digitalizacin de la administracin) Mediante la opcin: Documentos asociados que est disponible desde la consulta de recepciones, podrs asociar a un documento de compra uno o varios archivos de diferentes tipos o formatos, tales como: .doc, .xls, .pdf, jpg, etc. estos archivos se almacenarn en un directorio para ser consultados posteriormente las veces que sea necesario. Incluso podrs asociar comprobantes fiscales digitales de tus proveedores para llevar un ptimo control. Mdulo de Estadsticas Nueva imagen del mdulo de estadsticas Se incorpora para mayor facilidad en la organizacin de las estadsticas un administrador de las mismas y para mayor agilidad en la generacin de las estadsticas se incorpora un Asistente. Nuevo mdulo de grficas Encontrars este mdulo ms amigable para imprimir y modificar tus grficas. Caractersticas Generales Calculadora Aspel Ahora en los campos de tipo monto, al oprimir la tecla F2 se muestra una calculadora con la que puedes realizar operaciones diversas, y el resultado se puede utilizar en dicho campo. Interfase con Aspel-COI 5.0 Se implementaron mejoras en el proceso de generacin de plizas, de tal forma que, la interfase no sea necesariamente va un archivo, es decir, mediante p lizas modelo, sino que al momento de generarlas y guardarlas se afecte directamente la base de datos de Aspel-COI. La interfase en lnea est disponible solamente con Aspel-SAE 4.0 y la interfase va plizas modelo estar disponible a partir de las versiones 2.5 de Aspel-SAE o posteriores. Acceso al sistema Ahora para acceder al sistema, debers proporcionar el usuario y la clave correspondientes para la autorizacin de acceso a AspelSAE. Por omisin se sugiere el nombre del usuario "Administrador" el cual tiene definida la clave "Aspel1", por lo que para acceder al sistema por primera vez, debers anotar dicha clave de acceso temporal , teclear F8 u oprimir la tecla ENTER. Posteriormente, por seguridad te recomendamos cambiar dicha clave de acceso en el mdulo de perfiles de usuarios, por una que slo el administrador conozca. Recuerda que esta es la clave principal de Aspel-SAE y es la que autoriza el uso del sistema sin restricciones, de igual forma es la nica que tiene acceso y uso total de los perfiles de usuarios. Envo de correos mediante el programa de correo predeterminado en tu computadora Desde esta opcin puedes enviar correos electrnicos a los contactos que tenga registrado el cliente o proveedor en la consulta de contactos. Envo Masivo de correos Esta opcin te permite enviar correos a un grupo de usuarios de tal forma que puedas seleccionar tanto a los clientes, proveedores o vendedores a los cuales deseas enviar el mensaje como a sus respectivos contactos. Adicionalmente podrs anexar a los correos, archivos de reportes y plantillas de Word. Administrador de reportes (unificacin de los formatos QR2 y FTO) En esta consulta podrs administrar y crear tus propios reportes personalizados con extensin QR2 utilizando el nuevo diseador de
reportes, seleccionando de una lista de campos disponibles la informacin que deseas incluir. El administrador est disponible en el men Reportes de cada uno de los mdulos del sistema, en el encontrars los principales reportes en formato Qr2. Adicionalmente podrs consultar y generar reportes con extensin .fto mediante el editor de formatos Aspel. Editor de formatos Se aaden nuevos campos y comandos, los cuales podrs utilizar para modificar los formatos predefinidos y obtener reportes ms completos adecundolos a la medida de tus necesidades, de esta forma podrs explotar al mximo la informacin almacenada en Aspel-SAE. Generacin y Reinstalacin de respaldos Aspel-SAE cuenta con una nueva interfase para la generacin y reinstalacin de respaldos, la cual te permite respaldar de manera rpida y sencilla todos los archivos que maneja el sistema: Base de datos, perfiles de usuarios, archivos de configuracin, entre otros. La generacin del respaldo deber realizarse por empresa y slo para el caso de ciertos archivos que son de uso comn para todas las empresas, se respaldarn y/o se reinstalarn para todas ellas, ejemplo: INFOWEB, perfiles de usuarios, archivos de configuracin, etc., asimismo este respaldo se podr proteger con contrasea. De igual manera, el proceso de Reinstalacin identifica automticamente el tipo de informacin respaldada y la recupera en la base de datos que corresponda, si el respaldo fue protegido con contrasea en ese momento se solicitar para iniciar la reinstalacin del respaldo. Para mayor informacin consulta el archivo de ayuda del sistema. Exportacin de consultas a formato Palm Puedes exportar la informacin de las principales consultas disponibles en los sistemas Aspel a formato Palm, dicha informacin podr almacenarse y consultarse a travs del programa Aspel-DB en tu dispositivo mvil compatible con Palm. Traductor de base de datos de versiones 2x y 3.0 Para la compatibilidad con las bases de versiones anteriores, se cuenta con un traductor el cual te permitir traducir informacin de: Parmetros de la empresa Archivos de datos l Perfiles de usuarios Al realizar este proceso se conservar el formato de base de datos con el que est estructurada la base de la versin anterior (base a traducir) exceptuando el formato Aspel. Si al momento de traducir la base de datos no existiera alguna tabla o archivo necesario para trabajar con esta versin, este proceso la crear y la estructurar en el mismo formato de base de datos que se est traduciendo.
l l
Mdulo de Perfiles de usuarios Ahora todos los sistemas de la lnea Aspel (COI, NOI, PROD, SAE, BANCO) cuentan con un mdulo de perfiles de usuarios con interfaz comn, es decir, al dar de alta un usuario no importando desde que sistema Aspel se haya agregado, dicho usuario quedar disponible para todos los sistemas de la lnea, lo nico que debers definir en cada sistema son los perfiles o permisos que el usuario tendr dentro del mismo. Infoweb: Publicacin de informacin en Internet El servicio Infoweb, es una aplicacin que est integrada en Aspel-NOI, Aspel-COI y Aspel-SAE y que prximamente se incluir en los dems sistemas de la lnea Aspel, con el fin de permitir publicar en Internet la informacin generada en dichos sistemas (consultas, estadsticas y reportes dependiendo del sistema), as como otros archivos en diferentes formatos (html, gif, jpg, pdf, etc.) que pueden ser enviados al sitio web desde los mismos sistemas Aspel. Con la informacin generada en cada uno de los sistemas Aspel, podrs armar tu pgina de Internet previa contratacin de este servicio en aspel.com, publicando la informacin ms relevante de tu empresa, clasificndola y/o publicndola segn las reas administrativas de tu empresa, por ejemplo: Contabilidad "COI", Inventarios "SAE", Recursos Humanos "NOI", Produccin "PROD", etc., para la toma de decisiones.
Compras y facturas
Cuenta con los siguientes temas:
Factura, Remisin, Pedido, Cotizacin y Devolucin Recepcin, Orden y Devolucin Partida Serie Ciclo de tasa de impuestos
R. El programa puede manejar cualquier lector ptico (lpiz, rastrillo, etc.), siempre y cuando funcione primeramente en la computadora por una prueba alterna en el ambiente MS-DOS; es decir, si se toma lectura del cdigo y si se escribe en el puntero de MS-DOS entonces funcionar bien para Aspel-SAE.
Conoce en que consiste cada mdulo del sistema Aspel-SAE est formado por las siguientes secciones: Ventana principal Te permite moverte a cualquiera de los 6 mdulos del sistema y configurar opciones principales que definen el funcionamiento del programa. Clientes y Cuentas por cobrar Concentra la informacin y operaciones relacionadas con los Clientes y las Cuentas por cobrar de la empresa. Facturas y Vendedores Te permite generar todos los documentos del ciclo de ventas, llevar un control del catlogo de Vendedores y las polticas de oferta en tu empresa, entre otras mltiples operaciones. Proveedores y Cuentas por pagar Contiene las operaciones principales relacionadas con los proveedores, proporciona un seguimiento completo a los cargos y abonos, y permite Enviar Informacin al sistema Aspel-BANCO , para la programacin de los cheques desde dicho sistema. Compras Contempla las operaciones bsicas del ciclo de compras, como: rdenes de compra, recepciones de mercanca y devoluciones, adems de mltiples reportes relacionados con estos. Inventarios Concentra funciones diversas para el manejo de productos y servicios de la empresa, como: control de nmeros de serie, distribucin y manejo de existencias en varios almacenes, registro de productos en otras monedas adems de la moneda base, manejo de Kits de productos, control de Lotes y Pedimentos aduanales, entre otras. Estadsticas Ofrece todas las herramientas necesarias para explotar la informacin de la empresa (consultas selectivas, estadsticas comparativas, Grficas, etc.), adems de que permite exportar la informacin a otras aplicaciones y formatos como Excel (biff3), Lotus (wk1), Dbase (dbf), Internet (html) y Paradox (db). Tema relacionado Interrelacin entre mdulos Volver a la Gua Rpida de Aspel-SAE
Consideraciones acerca del manejo de la Base de Datos PARADOX en Aspel-SAE l Aspel-SAE crea las bases de datos en formatos Paradox, aunque es posible trabajar con otros formatos de bases de datos, lo cual se explicarn ms adelante. Dicho manejo implica tener presente las siguientes consideraciones: La base de datos Ejemplos se encuentra en formato Paradox. l Al traducir la base de datos de una versin anterior, se conservar el formato que sta utilizaba para los archivos de datos, por ejemplo, si la base de datos se encontraba en el formato Paradox, as permanecer. Al crear una nueva base de datos sta por omisin se crear en formato Paradox. La manera en la que el sistema determina el formato en el que se encuentran los archivos de la base de datos, es a travs del archivo saewin.?? (donde *.?? Indica el nmero de empresa). Este archivo se localiza en la ruta donde fue instalado el sistema y en l podrs verificar el formato y ubicacin que se defini para cada archivo de la base de datos. La ausencia de este archivo en la ruta del sistema indica que el formato de TODA la base de datos es Paradox y que se encuentra en el subdirectorio de Datos del sistema. Esto quiere decir que si se tiene una base de datos en formato Paradox, todas las bases de datos que vayan a ser ledas desde esa empresa deben encontrarse en ese mismo formato, dado que el archivo saewin.?? es por empresa. Sin embargo, existe la posibilidad de que para la misma empresa se puedan consultar bases de datos en diferentes formatos, lo cual implica tener ms de un saewin.?? para la misma empresa, este manejo tiene que ser administrado por el operador del sistema para dejar el archivo correcto dependiendo de sus necesidades. Por ejemplo; si en SAE 2.6 se tena una base de datos en formato Aspel, al traducir a la versin 4.6 de Aspel-SAE, el archivo SAEWIN.01 se crear en la ruta del sistema con la informacin del formato paradox para todos los archivos de la base de datos, pero si posteriormente se trata de acceder a la base Ejemplo, el sistema enviar el mensaje "ERROR EN LA APERTURA DE ARCHIVOS", dado que la base de datos Ejemplos se encuentra en formato Paradox. Para tal caso el proceso a seguir es eliminar del subdirectorio donde se encuentra el archivo Empresaw.sae y/o el archivo saewim.01, ya sea renombrndolo o bien respaldndolo en otro directorio y borrndolo de la ruta indicada. De esta manera, se puede acceder a la base de datos ejemplos y cuando se desee volver a la base traducida, ser necesario copiar el archivo respaldado a la ruta antes indicada. Dada la importancia del archivo SAEWIN.01 en la creacin y afectacin de las bases del sistema, es necesario que los cambios que se hagan sobre dicho archivo se hagan de manera controlada por el Administrador del sistema. Trabajo en red: Cuando se trabaja en red en un formato de base de datos Paradox, es necesario que en todas las estaciones de trabajo desde las cuales se accede al sistema se indique la ruta donde se crearn los archivos necesarios para compartir los archivos de la base de datos. Este cambio es NECESARIO, de no hacerse slo un usuario podr acceder a la base de datos. El cambio consiste en modificar desde el Bdeadmin.exe, en la carpeta de Configuracin, en la opcin Drivers/Native/Paradox, el parmetro llamado NET DIR, en el cual se debe indicar la ruta donde estarn tus archivos de datos. Este cambio se tiene que hacer para cada una de las estaciones de trabajo. Volver a la Gua de Base de Datos Abierta
Aade observaciones Qu es Puedes guardar observaciones y/o comentarios sobre los movimientos que realices, como alta de Productos, Clientes, elaboracin de Facturas, Remisiones, etc. Ejemplo 1. Ingresa al mdulo de Clientes y cuentas por cobrar, catlogo de Clientes. 2. Solicita en el men Edicin la opcin Agregar y se presentar una ventana para dar de alta un cliente, y una de sus pestaas es para observaciones, donde puedes registrar tus comentarios o notas.
En otras capturas se mostrar una ventana donde puedes escribir tus anotaciones, como la siguiente:
Seleccin del archivo a trabajar En esta ventana debes especificar la ruta donde se encuentra el archivo con el que deseas trabajar, sealando la unidad y el directorio donde se almacena el archivo en cuestin. Temas relacionados Aplicaciones Asociadas Editor de Formatos de Reportes
CORREO SINTAXIS: CORREO DESCRIPCIN: Al utilizar el comando CORREO en un formato, al emitirlo el sistema solicita un nombre de archivo, este archivo contendr el reporte resultado de la ejecucin del formato; al mismo tiempo el sistema abre la aplicacin de correo electrnico definida en el equipo y anexa a un e-mail el archivo creado, para que sea enviado, tu puedes indicar en la ventana del correo el destinatario y cualquier informacin que desees agregar al mismo. UBICACIN DEL COMANDO: Encabezado FUNCIONA EN: Aspel-SAE EJEMPLO: Com * * * Ejemplo de utilizacin del comando Correo* * * Com * * * Definicin de parmetros del reporte* * * CORREO l Ver Estructura del formato .
Especificar impresora Acceso Men principal de Aspel-SAE / Men Archivos, Especificar impresora. Qu es En esta opcin definirs la impresora que utilizar el sistema para imprimir los reportes y consultas, as como ciertas caractersticas de impresin, como mrgenes, tipo de letra, etc. La ventana es la siguiente:
Campos de esta ventana Campo Descripcin Tipo de Letra Mrgenes Mm) Los reportes del sistema por lo regular diferencian sus secciones con distintos tipos de letra, aqu podrs definir el tipo de letra que mas te guste o convenga.
(En Si activas esta casilla de verificacin los valores de los mrgenes sern expresados en milmetros. En los campos de margen Superior y margen Inferior debes indicar los valores de stos. Se puede usar para configurar el rea o mrgenes no imprimible, los cuales debe especificar en milmetros o pulgadas. Esto es til en las impresoras, cuyo driver no lo permite configurar. Si tienes dada de alta mas de una impresora, elige de esta lista desplegable la impresora por la que querrs que se imprima tu reporte.
Impresora
Botn Predeterminar Selecciona este botn para indicarle al sistema que ahora utilice para la impresin de reportes y consultas la impresora especificada. Botn Configurar Esta opcin se te permite acceder directamente al driver o manejador de la impresora para editar sus parmetros propios de impresin. Esencial l Si NO tienes impresoras predefinidas en Windows, tendrs que ingresar a la opcin Impresoras del Panel de Control de Windows, para dar de alta aquella(s) que utilices. Consulta el manual del usuario de Windows para ms informacin. Recuerda que la configuracin desde esta ventana tendr validez para los reportes de todas las consultas que se presentan en el sistema. Para mayor informacin consulta el manual de tu impresora. l Cuentas con Opciones de Impresin sobre tus catlogos de los mdulos del sistema.
CORTA SINTAXIS: CORTA DESCRIPCIN: La funcin de este comando es indicarle a la impresora de tickets que haga un corte de papel. UBICACIN DEL COMANDO: Fin. FUNCIONA EN: Aspel-COI, Aspel-SAE y Aspel-NOI EJEMPLO: Un ejemplo de su definicin sera el siguiente: ESCRIBE 15, "Total de la nota", 32, <100> SALTA 8 CORTA FIN l Ver Estructura del formato .
Cuentas por cobrar y cuentas por pagar En CXC y CXP se cuenta con los siguientes campos: Campos <001> al <019> Campos con datos de la empresa Campos con datos del documento Campos con datos del cliente / proveedor Campos adicionales
Cuentas por cobrar y cuentas por pagar Para los mdulos de Clientes y CXC y Proveedores y CXP existen dos ciclos que son: CLI_PRO y DOCTO. Estos ciclos te sern tiles para la manipulacin de informacin de tus catlogos de Clientes y Proveedores, adems de la generacin de Estados de cuenta, de acuerdo a tus preferencias particulares. Son dos ciclos los que le corresponden: Cli_pro Docto
DATO SINTAXIS: DATO <Nmero de campo>, (Longitud del campo) , "Nombre del campo" DESCRIPCIN: Este comando permite capturar datos al momento de estar emitiendo el reporte. Los datos as capturados pueden usarse para imprimirlos directamente o para utilizarlos dentro de clculos y operaciones que realice el sistema de manera interna. Estos datos no quedan registrados en el archivo, ni dentro del formato. UBICACIN DE COMANDO: Partidas. FUNCIONA EN: Aspel-COI, Aspel-SAE y Aspel-NOI. EJEMPLO: Un ejemplo de este comando, es el siguiente: PANTALLA DATO <001>, 9, "Fecha del reporte: (DD MM AA)" DATO <002>, 35, "Elaborado por: " ESCRIBE 18, "Balance General al ", 56, <001> SALTA 1 En el ejemplo anterior, el sistema realizar los siguientes pasos: Enviar el resultado a pantalla. Solicitar la fecha de emisin del reporte y la asigna a la variable <001>, contando con una longitud de 9 caracteres. El sistema solicita el nombre de la persona que gener el reporte, siendo su longitud mxima de 35 caracteres y lo asigna a la variable <002>. Escribe a partir de la columna 18, el dato tecleado y almacenado en la variable <001>. Salta al siguiente rengln. l Ver Estructura del formato . LOS COMANDOS CON LOS QUE SE RELACIONA SON: Asigna y Escribe .
DEFINE SINTAXIS: DEFINE (pero basta con escribir DEF). DESCRIPCIN: Este comando le indica al sistema en dnde comienza la definicin del encabezado del formato. Acta directamente con Fencabezado, el cual indica la finalizacin de dicha definicin. Se tienen tres formas de usarlo: 1. Solo (sin ningn parmetro). 2. Con el parmetro "Multiforma" (no disponible en SAE-Windows 2.0). 3. Con el parmetro "Automtico". En los dos primeros casos, para imprimir el encabezado se tiene que hacer la llamada explcita al comando Encabezado; de no hacerlo as, slo se presentar el cuerpo de formato. Con el parmetro "Multiforma", antes de imprimir el contenido del encabezado, primero se imprimir el nombre de la empresa. Si se desea que el encabezado se imprima de manera automtica al principio de cada hoja generada, se tendr que usar el comando Define junto con el parmetro "Automtico" o "Aut" (slo se validan los 3 primeros caracteres). UBICACIN DEL COMANDO: Encabezado. EJEMPLOS DEL USO DE ESTE COMANDO: Comando Comportamiento Def Slo emite el cuerpo del reporte ESCRIBE 30, "Reporte Interno" RAYA 30, 15 Fencabezado Define_Encabezado -etc -etc Fencabezado Def -etc -etc Fencabezado Encabezado DefineEncabezado -etc -etc Fencabezado Slo emite el cuerpo del reporte
Llamada explcita a la funcin Encabezado; se imprime primero el encabezado y luego el cuerpo del reporte.
Slo emite el cuerpo del reporte
Define "Automtico" Imprime al inicio de cada hoja el encabezado y despus el cuerpo del reporte. -etc -etc Fencabezado NOTA: En el ejemplo del "Define Automtico" no debes poner un salto de pgina (comando Brinca) mientras lo ests ejecutando, porque provocars que se cicle el reporte, y tratar de imprimir el encabezado saltando de hoja en hoja. LOS COMANDOS CON LOS QUE SE RELACIONA SON: Tipo , Font , Fencabezados , Encabezados , Centra y Escribe .
R. En el detalle de la cuenta por cobrar es necesario oprimir el botn que tiene un cono con monedas y en ese momento veremos el concepto correspondiente (Ganancia o prdida cambiaria) con la diferencia en la moneda base.
Directorio de Datos En esta ventana debes especificar la ruta donde se encuentran los archivos de la base de datos del sistema. Por omisin el sistema automticamente instala la base de datos en el directorio DATOS dentro del directorio de trabajo de SAE.
DISCO SINTAXIS: DISCO DESCRIPCIN: Con este comando el reporte que se genere ser enviado a un archivo. Cuando ejecutes el reporte aparecer una pantalla que solicita el Nombre del archivo, donde debers especificar la unidad, subdirectorio y nombre del archivo para grabar el reporte. UBICACIN DEL COMANDO: Parmetros. FUNCIONA EN: Aspel-COI, Aspel-SAE y Aspel-NOI EJEMPLO: Com * * * Ejemplo de utilizacin del comando Disco* * * Com * * * Definicin de parmetros del reporte* * * DISCO TIPO 1 CARACTERES 225 l Ver Estructura del formato . LOS COMANDOS CON LOS QUE SE RELACIONA SON: Escribe , Impresor, Pantalla y Correo.
La traduccin de datos a las nuevas versiones es transparente? Es decir Necesito comprar un programa traductor de datos para las nuevas versiones? NO es necesario comprar un programa traductor de datos, ya que todos los sistemas Aspel tienen integrado al programa, la funcin de traduccin de informacin, de tal manera que si al ejecutar el programa y seleccionar la base de datos, el sistema detecta que se trata de informacin generada con una versin anterior, el sistema pedir autorizacin al usuario para traducirla en ese momento. Volver a preguntas generales de los sistemas Aspel Volver a la Gua Rpida de Aspel-SAE
DOCTO (Ciclo por Documento). Este ciclo revisa todos los documentos asociados a un cliente o proveedor. Puede definrsele dentro del ciclo CLI_PRO, con lo que se reportan todas las cuentas de cada cliente o proveedor registrados en el archivo o pertenecientes al rango definido al momento de generar el reporte. Si no se define este ciclo, slo se considera el primer movimiento asociado al cliente o proveedor.
Base de datos Esta seccin cuenta con los siguientes puntos: Generalidades Cmo acceder a la base de datos abierta Seleccin de Informacin
Editor de Formatos Haz clic en el tema para consultarlo Editor de formatos Administrador de reportes
Editor de formatos
El Editor te ofrece los siguientes temas:
Edita tus formatos de reportes Estructura de cada formato de reporte Consulta la lista de campos para formatos Lista de comandos y frmulas para formatos Mensajes de error del editor Definicin de ciclos
Ejemplo Etiqueta Parte
Ejemplo Folio 145TY1
Ejemplo Folio R45N10
Ejemplo para incluir el impuesto 1 Si deseas incluir el impuesto 1 en el reporte, realiza lo siguiente: 1. Abre el formato de reporte, desde el reporte de emisin de documentos disponible en cada mdulo. 2. Selecciona el formato Factural.fto, facturaw.fto, Rcompral.fto y Rcompraw.fto. 3. Dirgete al final del documento y visualizars el siguiente cdigo: El ejemplo se esta realizando con el formato Factural.fto. Considera el mismo ejemplo para los dems formatos. Ajusta 21.6 Mascara "###,###,###,###.##" Escribe 44, "SubTotal", 57, ":", 59, <057> Escribe 44, "Descuento", 57, ":", 59, <058> Escribe 44, "Desc.Fin.", 57, ":", 59, <061> Escribe 44, "SubTotal", 57, ":", 59, <062> \ Imprime I.E.P.S. Si desea imprimir con I.E.P.S. suprimir la '\' en las \ dos siguientes dos lineas \Escribe 44, "I.E.P.S.", 57, ":", 59, <063> \Escribe 44, "I.V.A.", 57, ":", 59, <065> \ Imprime I.E.P.S. Si desea imprimir con I.E.P.S. suprima las \ siguientes dos lineas Asigna <106>, <063> + <065> Escribe 44, "I.V.A.", 57, ":", 59, <106> Ajusta 24.5 \ Imprime el importe total del documento Escribe 59, <066> Tipo 2 \\ Imprime el importe en letras del documento Ajusta 25.4 Traduce 2, <066>, "E", "PESO/PESOS" \ *** Fin de la impresin de totales. \ *** Brinca a la hoja siguiente y termina el documento. Brinca Termina FACTURA 4. Donde debers descomentar la informacin que ah se indica, y suprimiendo las lneas que se indican; el formato deber quedar de la siguiente forma: Ajusta 21.6 Mascara "###,###,###,###.##" Escribe 44, "SubTotal", 57, ":", 59, <057> Escribe 44, "Descuento", 57, ":", 59, <058> Escribe 44, "Desc.Fin.", 57, ":", 59, <061> Escribe 44, "SubTotal", 57, ":", 59, <062> \ Imprime I.E.P.S. Si desea imprimir con I.E.P.S. descomenta la '\' en las \ dos siguientes dos lineas Escribe 44, "I.E.P.S.", 57, ":", 59, <063> Escribe 44, "I.V.A.", 57, ":", 59, <065> \ Imprime I.E.P.S. Si desea imprimir con I.E.P.S. comenta las \ siguientes dos lineas \Asigna <106>, <063> + <065> \Escribe 44, "I.V.A.", 57, ":", 59, <106> Ajusta 24.5 \ Imprime el importe total del documento Escribe 59, <066> Tipo 2 \\ Imprime el importe en letras del documento Ajusta 25.4 Traduce 2, <066>, "E", "PESO/PESOS" \ *** Fin de la impresin de totales. \ *** Brinca a la hoja siguiente y termina el documento. Brinca Termina FACTURA 5. Y listo tu formato de reporte ya emitir el impuesto 1.
EJEMPLO FOLIO A001
EJEMPLO FOLIO B001H4
EJEMPLO FOLIO F45G01
ENCABEZADOS SINTAXIS: ENCABEZADOS DESCRIPCIN: Sirve para imprimir el encabezado definido previamente, a travs de los comandos DEFINE y FENCABEZADOS. Por lo general, los encabezados se mandan llamar fuera de los ciclos del reporte y despus de definirlos a travs de los comandos DEFINE y FENCABEZADOS. UBICACIN DEL COMANDO: Encabezado. FUNCIONA EN: Aspel-COI, Aspel-SAE y Aspel-NOI. EJEMPLO: Si defines un formato de la siguiente manera, los encabezados se imprimirn despus de cada cambio de pgina. Com ************** Ejemplo de utilizacin de encabezados fuera de un ciclo ***************** Com ************** Definicin de parmetros del reporte ****************** LINEAS 30 MASCARA "###,###,###,###.##" TIPO 2 Com ************ Definicin de encabezado *************** DEFINE ESCRIBE 15, "Reporte de movimientos del mes" RAYA 15, 50 FENCABEZADOS Encabezados Com **************** Definicin de partidas ************* INICIA CICLO ESCRIBE 10, "Cuenta", 35, <41> TERMINA CICLO Por el contrario, si deseas que al terminar un ciclo se imprima el encabezado; ste deber estar definido dentro del ciclo como se ejemplifica a continuacin. Com ************ Ejemplo de utilizacin de encabezados dentro de un ciclo **************** Com *********** * Definicin de parmetros del reporte ************* LINEAS 30 MASCARA "###,###,###,###.##" TIPO 2 Com ************ Definicin de encabezado ******************* DEFINE ESCRIBE 15, "Reporte de movimientos del ao" RAYA 15, 50 FENCABEZADOS Com ******************* Definicin de partidas ****************** INICIA CICLO ENCABEZADOS ESCRIBE 10, "Cuenta ", 35, <26> TERMINA CICLO l Ver Estructura del formato . LOS COMANDOS CON QUE SE RELACIONA SON: Centra , Tipo , Caracteres , Define , Font y Fencabezados .
ESCRIBE SINTAXIS: ESCRIBE (Nmero de columna), <Variable o Campo> Valor o "Texto" DESCRIPCIN: Sirve para imprimir un valor, variable, campo, texto o resultado de clculo a partir de determinada columna; permite que se definan dentro de l, varias llamadas a impresin. Lo anterior es til cuando deseas escribir ms de un campo dentro de una misma lnea. UBICACIN DEL COMANDO: Parmetros, Encabezado, Partidas, Totales y Fin. FUNCIONA EN: Aspel-COI, Aspel-SAE y Aspel-NOI. EJEMPLO: Si especificas: ESCRIBE 10, <047> El sistema escribir el campo nmero 47 a partir de la columna 10. Este comando permite que se definan dentro de l, varias llamadas a impresin. Lo anterior es til cuando deseas escribir ms de un campo dentro de una misma lnea. En lugar de especificar: ESCRIBE 1, <041> ESCRIBE 7, <042> ESCRIBE 45, <045> Podrs escribir una sola vez el comando ESCRIBE, como se muestra a continuacin: ESCRIBE 1, <041>, 7, <042>, 45, <045> l Ver Estructura del formato . LOS COMANDOS CON LOS QUE SE RELACIONA SON: Define , Dato y Comentarios .
ESQUEMA EXENTO
Estructura del directorio de Archivos Comunes Manejo Carpeta Asistente.- Esta carpeta contiene el archivo AsistenteDAC.dll que tiene la funcin de configurar el directorio de archivos comunes, en cuanto a su ruta o procesos. Adems cuenta con archivos de bitcora de la configuracin del directorio de archivos comunes. Carpeta Aspel-AL.- Contiene archivos del programa Aspel AL, necesarios para actualizar el sistema a las ltimas mejoras disponibles para la versin. Carpeta Aspel-Internet (Infoweb).- Contiene archivos del servicio Infoweb necesarios para realizar los procesos de preparacin y publicacin de informacin en Internet. Carpeta Centro de asistencia.- Contiene los archivos necesarios para desplegar la pgina del Centro de asistencia Aspel. En AspelSAE puedes ejecutar esta opcin en el Men Ayuda/Centro de asistencia Aspel. Carpeta Extensiones.- Contiene archivos con los recursos necesarios para mostrar los iconos en el explorador (iconos.dll) Carpeta Informacin de sistemas.- Contiene un archivo de aplicaciones aspel.inf, el cual contiene a su vez informacin de las aplicaciones Aspel, como por ejemplo las versiones instaladas y, su interfase con otros sistemas. Carpeta Interfases.- Contiene archivos .dll que realizan la funcin de proporcionar servicios a los dems sistemas, por ejemplo, las interfases entre los sistemas Aspel. Carpeta Perfiles.- Contiene los archivos de configuracin de Perfiles de usuario de los diferentes sistemas Aspel. Carpeta Programas.- Esta carpeta contiene el Visor de Comprobantes Fiscales Digitales (CFD) y el Administrador de CFD estos comprobantes corresponden a los que sern emitidos por los sistemas de la lnea Aspel que manejarn dichos formatos. Temas relacionados Directorio de Archivos Comunes(DAC) Asistente de configuracin del directorio de archivos comunes
FRMULAS Frmula en el editor
Ejemplo de sintaxis
@SI[Cond., Verdad, Falso] @SI[<34> > <36>, <34> 10, <36> /210] @RED[Valor, Redondeo] @RED[<34>,1] @MFC @SUBCADENA @MFC[ <072>,"dd/mm/aa","E"] @SUBCADENA[<094>,10,5]
FACTURA, REMISIN, PEDIDO, COTIZACIN Y DEVOLUCIN Estos ciclos se utilizan en los formatos que toman informacin del mdulo de Facturas y Vendedores, y son: FACTURA, REMISION, PEDIDO, COTIZACIN y DEVOLUCION (hay que poner completo el nombre de la instruccin: INICIA FACTURA, INICIA REMISION, etc., o el sistema enviar un mensaje de error). Por ejemplo, en el ciclo INICIA FACTURA el sistema abrir la consulta de facturas, recorrer una a una las cabezas de sus documentos y ejecutar las operaciones indicadas.
FACTURACIN Cuentas con los siguientes campos: Campos <001> al <019> Campos con datos de la empresa Campos con datos del cliente Campos con datos del vendedor Campos con datos del encabezado del documento Campos con el contenido de las partidas Campos con los datos del producto Campos con datos adicionales
FECHA SINTAXIS: FECHA Columna, <Variable> DESCRIPCIN: Sirve para que el sistema despliegue la fecha con el formato: Da Mes Ao (Dos dgitos numricos para cada uno). UBICACIN DEL COMANDO: Encabezado y Partidas. EJEMPLO: Com * * * .Escribe la fecha de cambio de salario.* * * CARACTERES 255 SALTA 3 FECHA 10, <055> l Ver Estructura del formato .
FENCABEZADOS SINTAXIS: FENCABEZADOS DESCRIPCIN: Este comando indica al sistema el fin de las instrucciones que componen el encabezado. UBICACIN DEL COMANDO: Encabezado. FUNCIONA EN: Aspel-COI, Aspel-SAE y Aspel-NOI EJEMPLO: DEFINE ESCRIBE 30, "Reporte Interno" RAYA 30, 15 FENCABEZADOS l Ver Estructura del formato . LOS COMANDOS CON LOS QUE SE RELACIONA SON: Define , Encabezados .
FILTRO Este segundo ciclo sirve como auxiliar del anterior y permite controlar el cambio del producto. Ambos ciclos permiten emitir los documentos ordenados por producto y dentro de cada producto sus movimientos.
FIN SINTAXIS: FIN DESCRIPCIN: Este comando da por terminada la definicin del formato, por lo que se define como la ltima instruccin. Si existen otras instrucciones despus, el sistema las ignorar. UBICACIN DEL COMANDO: Fin. FUNCIONA EN: Aspel-COI, Aspel-SAE y Aspel-NOI. EJEMPLO: ANCHO-CARACTERES 131 BRINCA FIN l Ver Estructura del formato.
FONT SINTAXIS: FONT "Tipo de letra", Tamao DESCRIPCIN: Funciona bajo el ambiente Windows, para el manejo de distintos tipos y tamaos de letra. Permite al usuario tener una mejor visualizacin y presentacin del reporte. UBICACIN DEL COMANDO: Parmetros, Encabezado, Partidas y Totales. FUNCIONA EN: Aspel-COI, Aspel-SAE, Aspel-NOI y Aspel-BANCO. EJEMPLO: DEFINE FONT "Arial", 10 ESCRIBE 35 "REPORTE MENSUAL" FENCABEZADOS ENCABEZADOS l Ver Estructura del formato . LOS COMANDOS CON LOS QUE SE RELACIONA SON: Tipo y Caracteres.
Formas Aspel Continuas Y Lser Los sistemas Aspel se complementan con las Formas Aspel, que son formas de impresin continua o para impresoras lser que se ajustan a las dimensiones de ancho y altura de los formatos de reportes que manejan los sistemas. Estas formas poseen las siguientes cualidades: l Van personalizadas con el logotipo de tu empresa. l Se adaptan a las disposiciones fiscales y legales de nuestro pas (previo envo de cierta documentacin necesaria para la personalizacin). l Te facilitan la impresin de tu documentacin y permiten una rpida y mejor organizacin de los registros de tu empresa.
Para conocer la variedad de formas que te ofrece Aspel y las ventajas del uso de este servicio, comuncate de inmediato a los siguientes telfonos: MXICO GUADALAJARA MONTERREY Cerrada de Suiza No. 17 rbita No. 2844 Manuel Barragn No. 6736 Col. San Jernimo Aculco Col. Jardines del Bosque Col. Valle de Anhuac 10400 Mxico D.F. 44520 Guadalajara, Jal. 66450 San Nicols de los Garza, N.L. Tel: 53-25-23-77 Tels: 122-4286, 121-8912 Tels: 352-2698, 332-0714 FAX: 53-25-23-78
R. Es probable que el archivo de datos del mdulo donde se despliega este mensaje est daado; por lo que tendr que respaldarlo, recuperar y regenerar el mismo. Si contina el problema es posible que se haya daado el archivo del programa que maneja el proceso; por lo que ser necesario reinstalar el Sistema, respaldando previamente los archivos de trabajo, para subirlos nuevamente una vez hecha la operacin. En caso de continuar presentndose el problema; puede que se estn generando conflictos en el entorno del Sistema Aspel-SAE debido a algn dao en: Controladores de Impresora; protectores de pantalla; sectores o pistas daadas en el Disco Duro; inestabilidad en la Red o dao en el Sistema Operativo de la PC.
Funciones generales En este apartado encontrars los siguientes temas: Teclas de acceso rpido Teclas de funcin Utiliza las opciones de ayuda (f2, calculadora y calendario) Aade observaciones Cmo sacarle provecho a tu informacin Cules son las funciones generales Ir a otros mdulos Personalizacin de filtros Configura la barra de herramientas Personalizacin de consultas Personalizar estadsticas Catlogo de monedas
Funciones generales Qu son En este apartado encontrars una explicacin general de funciones que se encuentran en los mens Edicin, Ver y Archivos. Consulta las funciones generales por men: Men Edicin Men Ver Men Archivos
Generalidades Qu es l El tipo formato de la base de datos manejada en Aspel-SAE corresponde al formato PARADOX. l El manejar una base de datos abierta significa que el sistema tiene la capacidad de compartir informacin desde y hacia otras aplicaciones diferentes a Aspel-SAE. Por ejemplo, una base de datos de Clientes en formato Paradox, puede estar estructurada de tal manera que pueda ser utilizada desde Aspel-SAE para tener una relacin de los clientes a quienes les facturamos y al mismo tiempo, esta base de datos puede ser utilizada por otra aplicacin que utilice bases de datos Paradox y que sirva para generar una lista de clientes a los que se les puede mandar informacin sobre nuestros servicios. l Incluso, esta base puede ser modificada desde Paradox debidamente y Aspel-SAE reconocer dichos cambios. l ODBC (Open Database Connectivity ) es un estndar que Microsoft propuso para el acceso a las bases de datos. Por su parte Borland propone el BDE (Borland Database Engine) y SQL Links, con los cuales se pueden obtener los mismos resultados que el manejo de ODBC. l Para realizar el acceso y manejo de bases de datos de cualquier tipo, se requieren administradores de datos conocidos como manejadores o drivers. l Existen dos formas de trabajar con bases de datos abiertas: 1. Utilizar la informacin de las bases de datos de Aspel-SAE y convertirla a un tipo de base de datos de las antes mencionadas. 2. Utilizar la informacin de las bases de datos creadas en una aplicacin externa a Aspel-SAE y accesarlas para su uso en Aspel-SAE (lo cual implica que el usuario prepare las bases de datos con cierta estructura para que Aspel-SAE las pueda leer). l Los tipos de bases de datos que puede generar, manejar y actualizar Aspel-SAE son: Paradox, Dbase, MSSQL Server, DB2 y Oracle. As como aquellas a las cuales se pueda acceder a travs de un manejador estndar de ODBC. Es recomendable usar el driver nativo cuando lo permita el BDE y no el ODBC. Ver: Instalacin del BDE Qu debes revisar
Anlisis de compactacin En esta ventana se despliega informacin general del archivo que se desea compactar, mostrndose el directorio donde se encuentra el archivo actualmente, nombre, descripcin, estado del archivo y ruta de compactacin.
En caso de querer cambiar de archivo de compactacin se podr realizar mediante el botn
Selecciona el Mdulo a consultar Clientes y Cuentas por Cobrar Facturas y Vendedores Inventarios Proveedores y cuentas por cobrar Compras Estadsticas
R. Es probable que el Bloc de Notas (Notepad) lo haya guardado con la extensi n "txt"; por lo que habra que buscarlo en el Explorador de Windows y renombrarlo con la extensin "fto".
R. El sistema compactar todo aquello que finaliz su ciclo; es decir, si sigue apareciendo una factura de 2004, es probable que an no ha sido saldada la Cuenta por Cobrar; o que an no han sido actualizadas las existencias de los productos facturados; o que ya no existen en el inventario algunos de esos productos. Compactacin
Impresin desde la presentacin preliminar Acceso Desde la presentacin preliminar de reportes y consultas, botn Campos de esta ventana Campos Descripcin Rango de Permite seleccionar el rango de pginas que sern consideradas para la impresin del reporte. Las opciones pginas disponibles son: Todo, pgina actual y pginas de: a:. Por omisin se imprimir todo el reporte. Temas relacionados Opciones de impresin
IMPRESOR SINTAXIS: IMPRESOR (Nmero de impresor). DESCRIPCIN: Este comando hace que el reporte se enve a la impresora. Si se est trabajando en ambiente Windows, se puede utilizar de las siguientes formas: Impresor Utiliza la impresora por omisin. Impresor # Busca el driver en la lista de impresoras de Windows (si el nmero de impresor que puedes especificar corresponde al orden en que aparecen los nombres de las impresoras en la ventana de Impresoras del Panel de control de Windows). l En Aspel-NOI se puede utilizar tambin de la siguiente forma: Impresor "Star NX-1001" Buscar el driver en la lista de impresoras de Windows. l En los sistemas DOS se puede utilizar de las siguientes formas: Impresor Utiliza la impresora que se haya configurado en el sistema. Impresor # Busca en la lista de impresoras definidas en el sistema. UBICACIN DEL COMANDO: Parmetros. FUNCIONA EN: Aspel-COI, Aspel-SAE y Aspel-NOI. EJEMPLO: Com * * * Definicin de los parmetros de impresin * * * IMPRESOR 1 MASCARA "###, ###, ###.##" TIPO 1 l Ver Estructura del formato. LOS COMANDOS CON LOS QUE SE RELACIONA SON: Disco, Pantalla y Correo
Impuesto acreditable El impuesto acreditable es el IVA que los contribuyentes pagan a sus proveedores de bienes o servicios y que pueden disminuir o restar del IVA que a su vez ellos hayan cobrado o hayan trasladado a sus clientes.
INICIA SINTAXIS: INICIA Nombre completo del ciclo DESCRIPCIN: Sirve para que el sistema comience el ciclo de instrucciones que indiques. UBICACIN DEL COMANDO: Partidas. FUNCIONA EN: Aspel-COI, Aspel-SAE y Aspel-NOI. EJEMPLO: INICIA REMISION SI <072> <> 0 ESCRIBE 3, <072> ESCRIBE 20, <093>, 38, <094> ESCRIBE 95, <074> ESCRIBE 115, <082> SIFIN TERMINA REMISION En el ejemplo, se pide que se abra la consulta de documentos, se realice un comparativo y, si la cantidad es diferente de 0, escriba ciertos campos en la posicin sealada. l Ver Estructura del formato . LOS COMANDOS CON LOS QUE SE RELACIONA SON: Termina , SI , Sino, Sifin y Escribe . Tambin puede ser utilizado como un contador de lneas o partidas; esto se logra mediante la asignacin de variables numricas en combinacin con el ciclo. La estructura general es como sigue: . Asigna <campo libre num. 1>, 0 Asigna <campo libre num. 2>, X Inicia <campo libre num. 1> < <campo libre num. 2> Escribe 1, "Lnea nmero:", 15, <campo libre num. 1> Asigna <campo libre num. 1>, <campo libre num. 1>+1 Termina . Fin Por ejemplo; si se utiliza para determinar el nmero de partidas que contendr el documento, debe ir dentro del cuerpo de partidas. Esencial Al usarlo, este comando debe ir acompaado del nombre del ciclo, segn el sistema que se utilice.
Instala tu sistema La instalacin del sistema abarca los siguientes puntos: Requerimiento de equipo Redes que soporta el sistema Procedimiento de instalacin Directorio de Archivos Comunes(DAC) Instalacin de los archivos del BDE
Instalacin, configuracin y parmetros Para definir la configuracin bsica de tu sistema, cuentas con los siguientes temas: Instala tu sistema Acceso al sistema Datos de la empresa Revisa cuntos usuarios y empresas tienes permitidos Incrementa el nmero de usuarios del sistema Parmetros generales Perfiles del usuario Grficas y copiado especial Define tus aplicaciones asociadas
Instalacin del BDE Cules Son
l
Aspel-SAE al ser instalado, copia el BDE para permitir el uso de otro tipo de bases de datos y se instala en el directorio donde se instala el sistema. Si se detecta una instalacin previa del BDE en tu computadora, la actualizacin se realizar en el mismo directorio donde se encuentra la versin actual.
Cuando se realiza la instalacin del sistema en cualquiera de sus modalidades, adems de copiar los archivos necesarios para el manejo de bases de datos, se realizan algunas modificaciones en los registros de configuracin de la computadora. Esto es, en el registro de Windows: \\ HKEY_LOCAL_MACHINE \ Software \ Borland \ Database Engine modifica la entrada DLLPATH, ya que despus de la instalacin del BDE mostrar la ruta donde se encuentran los archivos con extensin *.dll correspondientes al BDE y la entrada CONFIGFILE01 mostrar la ruta donde se encuentra el archivo IDAPI32.CFG, el cual contiene la configuracin de los drivers y alias, lo que lo hace indispensable en el uso de bases de datos de otro tipo. Este archivo puede ser editado y modificado ejecutando el archivo bdeadmin.exe. Las anteriores definiciones las hace el sistema de manera automtica; sin embargo, hay que considerar su naturaleza e importancia. Si se detecta una instalacin previa del BDE, slo se actualizarn los drivers nativos para el buen funcionamiento del sistema. El sistema mediante el Regedit ( registro de configuracin de la computadora) verifica si existe o no un BDE instalado. Consulta los temas relacionados: Paradox Dbase SQL Server DB2 Oracle MSSQL Nota: El programa de instalacin de los sistemas Aspel verifica que los parmetros de los Drive Nativos se configuren para asegurar el correcto funcionamiento de los procesos de ordenamiento, exportacin y manejo de la base de datos.
l
Interrelacin de mdulos Registro en lnea Los movimientos que captures con la informacin de tu empresa se registran de inmediato en los catlogos, modificando y complementando los datos de los archivos y catlogos interrelacionados. A travs de la integracin del sistema, el ciclo de compra-venta se controla de manera completa:
Esencial Esta interrelacin de mdulos puede ser modificada para operar sin afectar a alguna de las consultas, pudiendo despus integrar la informacin para que quede actualizada. Dirgete al siguiente tema para conocer las repercusiones de estos modos de operacin: Temas relacionados Caractersticas y beneficios Interfase con otros sistemas de la lnea Aspel Gua prctica de procesos Mdulos del sistema Parmetros generales Ir a otros mdulos
Inventarios En Inventarios se tienen estos campos: Campos <001> al <019> Campos con datos de la empresa Campos con datos de movimientos al inventario Campos con totales de movimientos por producto Campos con conceptos de movimientos al inventario Campos con datos del producto Campos adicionales
Lista de campos del Editor de Formatos Haz clic en el tema para consultarlo Lista de Comandos del Editor del Editor de formatos
Lista de comandos del editor de formatos Haz clic en el tema para consultarlo Lista de Comandos del Editor del Editor de formatos
Para consultar la informacin dirgete el siguiente tema: Ir a mis sitios
Para consultar la informacin dirgete el siguiente tema: Configuracin de mis sitios
Mdulo de Clientes y CXC Archivo FTO Destino Para qu se utiliza / qu contiene CCDOCTOW Hoja en Formato de impresin de documentos de cuentas por cobrar. Emisin de documentos de cuentas por cobrar. La Blanco razn social de la empresa se imprime automticamente. Ruta: Mdulo de Clientes y CXC, men Reportes, opcin Emisin de documentos. CCOBRO Hoja en Formato de impresin que emite un comprobante de ingresos, por cada uno de los pagos realizado por los Blanco clientes, con la finalidad de cumplir con lo dispuesto en el Artculo Sptimo transitorio de la Ley de Ingresos de la Federacin, fraccin VII, donde se establece que por cada pago que se realice, se deber expedir un comprobante con el desglose del IVA relacionado al pago. Este formato tambin imprimir el folio fiscal, asignado al comprobante de pagos parciales de facturas, esto para que se cumpla con los cambios a las leyes de impuestos al valor agregado.
Mdulo de Compras Archivo FTO Destino RCO_RESW RCORESMW RCOMPRA2 RCOMPR2M Hoja Blanco Hoja Blanco
Para qu se utiliza / qu contiene en Formato para la emisin del resumen de compras. Emisin de documentos de compras / El archivo con terminacin "M" es para el manejo multimoneda. Ruta: Mdulo de Compras, men Reportes, opcin Emisin de documentos. en Formato para la emisin de recepciones de rdenes de compra. Emisin de documentos de Compras / El archivo con terminacin "M" es para el manejo multimoneda. Ruta: Mdulo de Compras, men Reportes, opcin Emisin de documentos. Genera la misma informacin del archivo "RCOMPRA2". Pero este archivo est programado con los nuevos Ciclos, para la obtencin de los impuestos retenidos. Genera la misma informacin del archivo "RCOMPR2M". Pero este archivo est programado con los nuevos Ciclos, para la obtencin de los impuestos retenidos.
RCOMPRA2D
RCOMPR2MD RCOMPRAG Formato para la emisin de recepciones de compras.
RCOMPRAGD RCOMPRAD RCOMPRMD Hoja Blanco
Genera la misma informacin del archivo "RCOMPRAG". Pero este archivo est programado con los nuevos Ciclos, para la obtencin de los impuestos retenidos. en Formato para la emisin de recepciones directas. Emisin de documentos de Compras / El archivo con terminacin "M" es para el manejo multimoneda. Ruta: M dulo de Compras, men Reportes, opcin Emisin de documentos. Genera la misma informacin del archivo "RCOMPRAD". Pero este archivo est programado con los nuevos Ciclos, para la obtencin de los impuestos retenidos.
RCOMPRADD
Genera la misma informacin del archivo "RCOMPRMD". Pero este archivo est programado con los nuevos Ciclos, para la obtencin de los impuestos retenidos. RCOMPRMDD RCOMPRAL RCOMPRLM Forma Mltiple Lser Formato de emisin de recepciones de compra. Emisin de documentos de Compras. Diseado para / ajustarse a las formas impresas Aspel y para ser emitido en impresora lser / El archivo con terminacin "M" es para el manejo multimoneda. Ruta: Mdulo de Compras, men Reportes, opcin Emisin de documentos. Genera la misma informacin del archivo "RCOMPRAL ". Pero este archivo est programado con los nuevos Ciclos, para la obtencin de los impuestos retenidos. RCOMPRALD Genera la misma informacin del archivo "RCOMPRLM". Pero este archivo est programado con los nuevos Ciclos, para la obtencin de los impuestos retenidos. RCOMPRLMD RCOMPRALF Forma Mltiple Lser Formato de emisin de recepciones de compra, donde se muestra, adicionalmente de la informacin / general de la recepcin, la informacin para el flete, es decir Costo del flete, Impuesto del flete y la retencin x flete. til para desglosar la informacin cuando manejes el servicio de fletes en el envo de mercanca. RCOMPRAW RCOMPRMW Forma Mltiple Matriz Hoja Blanco Formato de emisin de recepciones de compra. Diseado para ajustarse a las formas impresas Aspel y / para ser emitido en impresoras de matriz. Emisin de documentos de compras / El archivo con terminacin "M" es para el manejo multimoneda. Ruta: Mdulo de Compras, men Reportes, opcin Emisin de documentos. en Formato para impresin de rdenes de compra. Emisin de documentos de Compras / El archivo con terminacin "M" es para el manejo multimoneda. Ruta: Mdulo de Compras, men Reportes, opcin Emisin de documentos.
ORDEN2W ORDEN2WM
ORDEN2WD
Genera la misma informacin del archivo "ORDEN2W". Pero este archivo est programado con los nuevos Ciclos, para la obtencin de los impuestos retenidos.
Genera la misma informacin del archivo "ORDEN2WM". Pero este archivo est programado con los nuevos Ciclos, para la obtencin de los impuestos retenidos. ORDEN2WMD ORDENLW ORDENLWM Forma Mltiple Lser Formato para impresin de rdenes de compra. Diseado para ajustarse a formas compatibles a la lnea / Aspel y para ser emitido en impresoras lser. Emisin de documentos de compras / El archivo con terminacin "M" es para el manejo multimoneda. Ruta: Mdulo de Compras, men Reportes, opcin Emisin de documentos.
Genera la misma informacin del archivo "ORDENLW". Pero este archivo est programado con los nuevos Ciclos, para la obtencin de los impuestos retenidos. ORDENLWD Genera la misma informacin del archivo "ORDENLWM". Pero este archivo est programado con los nuevos Ciclos, para la obtencin de los impuestos retenidos. ORDENLWMD ORDENW ORDENWM Forma Mltiple Matriz Formato para impresin de rdenes de compra. Diseado para ajustarse a formas compatibles a la lnea / Aspel y para ser emitido en impresoras de matriz. Emisin de documentos de Compras / El archivo con terminacin "M" es para el manejo multimoneda. Ruta: Mdulo de Compras, men Reportes, opcin Emisin de documentos.
Genera la misma informacin del archivo "ORDENW". Pero este archivo est programado con los nuevos Ciclos, para la obtencin de los impuestos retenidos. ORDENWD Genera la misma informacin del archivo "ORDENWM". Pero este archivo est programado con los nuevos Ciclos, para la obtencin de los impuestos retenidos. ORDENWMD DCOMPRA2 DCOMPR2M Hoja Blanco en Formato de impresin de devoluciones de compras. Emisin de documentos de compras / El archivo con terminacin "M" es para el manejo multimoneda. Ruta: M dulo de Compras, men Reportes, opcin Emisin de documentos. Genera la misma informacin del archivo "DCOMPRA2". Pero este archivo est programado con los nuevos Ciclos, para la obtencin de los impuestos retenidos. Genera la misma informacin del archivo "DCOMPR2M". Pero este archivo est programado con los nuevos Ciclos, para la obtencin de los impuestos retenidos. DCOMPR2MD DCOMPRAL DCOMPRLM Forma Mltiple Lser Formato de impresin de devoluciones de compras. Emisin de documentos de Compras. Esta diseado / para ajustarse a formas impresas compatibles a la lnea Aspel y para ser emitido en impresoras lser / El archivo con terminacin "M" es para el manejo multimoneda. Ruta: Mdulo de Compras, men Reportes, opcin Emisi n de documentos. Genera la misma informacin del archivo "DCOMPRAL". Pero este archivo est programado con los nuevos Ciclos, para la obtencin de los impuestos retenidos. DCOMPRALD Genera la misma informacin del archivo "DCOMPRLM". Pero este archivo est programado con los nuevos Ciclos, para la obtencin de los impuestos retenidos. DCOMPRLMD DCOMPRAW DCOMPRWM Forma Mltiple Matriz Formato de impresin de devoluciones de compras. Emisin de documentos de compras. Est diseado / para ajustarse a formas impresas compatibles a la lnea Aspel y para ser emitido en impresoras de matriz / El archivo con terminacin "M" es para el manejo multimoneda. Ruta: Mdulo de Compras, men Reportes, opcin Emisin de documentos. Genera la misma informacin del archivo "DCOMPRAW". Pero este archivo est programado con los nuevos Ciclos, para la obtencin de los impuestos retenidos. DCOMPRAWD Genera la misma informacin del archivo "DCOMPRAW". Pero este archivo est programado con los nuevos Ciclos, para la obtencin de los impuestos retenidos.
DCOMPRA2D
DCOMPRWMD
Mdulo de Facturas y Vendedores Archivo FTO Destino Para qu se utiliza / qu contiene FAC_RESW FACRESWM FACMOSTW FACMSTWM Hoja Blanco en Formato para impresin del resumen de facturas. Emisin de documentos de facturas / El archivo con terminacin "M" es para el manejo multimoneda. Ruta: Mdulo de Facturas y Vendedores, men Reportes, opcin Emisin de documentos.
Factura Formato para impresin de facturas en papel media carta. Est diseado para ajustarse a formas Carta ASPEL / impresas compatibles con la lnea Aspel y para ser emitido en impresoras de matriz. Emisin de Matriz documentos de facturas o facturacin en lnea / El archivo con terminacin "M" es para el manejo multimoneda. Ruta: Mdulo de Facturas y Vendedores, men Reportes, opcin Emisin de documentos.
Genera la misma informacin del archivo "FACMOSTW ". Pero este archivo est programado con los nuevos Ciclos, para la obtencin de los impuestos retenidos. FACMOSTWD Genera la misma informacin del archivo "FACMSTWM ". Pero este archivo est programado con los nuevos Ciclos, para la obtencin de los impuestos retenidos.
FACMSTWMD FACTURA2 FACTUR2M Hoja Blanco en Formato para la emisin de facturas. Emisin de documentos de facturas o facturacin en lnea / El archivo con terminacin "M" es para el manejo multimoneda. Ruta: Mdulo de Facturas y Vendedores, men Reportes, opcin Emisin de documentos. Genera la misma informacin del archivo "FACTURA2 ". Pero este archivo est programado con los nuevos Ciclos, para la obtencin de los impuestos retenidos.
FACTURA2D
Genera la misma informacin del archivo "FACTUR2M ". Pero este archivo est programado con los nuevos Ciclos, para la obtencin de los impuestos retenidos. FACTUR2MD FACTURAL FACTURLM Facturas ASPEL Lser Formato para impresin de facturas. Emisin de documentos de facturas o facturacin en lnea. Diseado / para ajustarse a formas compatibles con la lnea Aspel y para ser emitido en impresoras lser / El archivo con terminacin "M" es para el manejo multimoneda. Ruta: Mdulo de Facturas y Vendedores, men Reportes, opcin Emisin de documentos. Genera la misma informacin del archivo "FACTURAL". Pero este archivo est programado con los nuevos Ciclos, para la obtencin de los impuestos retenidos. FACTURAL.D Genera la misma informacin del archivo "FACTURLM ". Pero este archivo est programado con los nuevos Ciclos, para la obtencin de los impuestos retenidos. FACTURLM.D FACTURALG Facturas ASPEL Lser FACSERW Facturas ASPEL Lser Formato para impresin de facturas donde se muestra, adicionalmente de la informacin general de la / factura, la informacin de los grupos de productos. Formato para impresin de facturas donde se muestra, adicionalmente de la informacin general de la / factura, la informacin de los nmeros de serie.
FACSERWD FACSERLP Facturas ASPEL Lser
Genera la misma informacin del archivo "FACSERW ". Pero este archivo est programado con los nuevos Ciclos, para la obtencin de los impuestos retenidos. Formato para impresin de facturas donde se muestra, adicionalmente de la informacin general de la / factura, la informacin de los nmeros de serie, lote y pedimento. Genera la misma informacin del archivo "FACSERLP ". Pero este archivo est programado con los nuevos Ciclos, para la obtencin de los impuestos retenidos. Facturas ASPEL Matriz Formato para impresin de facturas. Emisin de documentos de facturas o facturacin en lnea. Diseado / para ajustarse a formas compatibles con la lnea Aspel y para ser emitido en impresoras de matriz / El archivo con terminacin "M" es para el manejo multimoneda. Ruta: Mdulo de Facturas y Vendedores,
FACSERLPD FACTURAW FACTURWM
men Reportes, opcin Emisin de documentos.
Genera la misma informacin del archivo "FACTURAW". Pero este archivo est programado con los nuevos Ciclos, para la obtencin de los impuestos retenidos. FACTURAWD
Genera la misma informacin del archivo "FACTURWM". Pero este archivo est programado con los nuevos Ciclos, para la obtencin de los impuestos retenidos. FACTURWMD REMISCW REMISCWM REMISIO2 REMISI2M REMISIOL REMISILM Hoja Blanco Hoja Blanco Forma Mltiple Lser Forma Mltiple Matriz Hoja Blanco Forma Mltiple Lser Forma Mltiple Matriz Hoja Blanco Forma Mltiple Lser Forma Mltiple Matriz Hoja Blanco en Formato para la emisin de remisiones con costo. Emisin de documentos de facturas o remisiones en lnea / El archivo con terminacin "M" es para el manejo multimoneda. Ruta: Mdulo de Facturas y Vendedores, men Reportes, opcin Emisin de documentos. en Formato para la emisin de remisiones. Emisin de documentos de facturas o remisiones en lnea / El archivo con terminacin "M" es para el manejo multimoneda. Ruta: Mdulo de Facturas y Vendedores, men Reportes, opcin Emisin de documentos. Formato para la emisin de remisiones. Diseado para ajustarse a formas compatibles con la lnea Aspel / y para ser emitido en impresoras lser. Emisin de documentos de facturas o remisiones en lnea / El archivo con terminacin "M" es para el manejo multimoneda. Ruta: Mdulo de Facturas y Vendedores, men Reportes, opcin Emisin de documentos. Formato para la emisin de remisiones. Diseado para ajustarse a formas compatibles con la lnea Aspel / y para ser emitido en impresoras de matriz. Emisin de documentos de facturas o remisiones en lnea / El archivo con terminacin "M" es para el manejo multimoneda. Ruta: Mdulo de Facturas y Vendedores, men Reportes, opcin Emisin de documentos. en Formato para la emisin de cotizaciones. Emisin de documentos de cotizaciones en lnea / El archivo con terminacin "M" es para el manejo multimoneda. Ruta: Mdulo de Facturas y Vendedores, men Reportes, opcin Emisin de documentos. Formato para la emisin de cotizaciones. Emisin de documentos de cotizaciones en lnea. Est diseado / para ajustarse a formas impresas compatibles con la lnea Aspel y para ser emitido en impresoras lser / El archivo con terminacin "M" es para el manejo multimoneda. Ruta: Mdulo de Facturas y Vendedores, men Reportes, opcin Emisin de documentos. Formato para la emisin de cotizaciones. Emisin de documentos de cotizaciones en lnea. Est diseado / para ajustarse a formas impresas compatibles con la lnea Aspel y para ser emitido en impresoras de matriz / El archivo con terminacin "M" es para el manejo multimoneda. Ruta: Mdulo de Facturas y Vendedores, men Reportes, opcin Emisin de documentos. en Formato para la impresin de pedidos. Emisin de documentos de pedidos en lnea / El archivo con terminacin "M" es para el manejo multimoneda. Ruta: Mdulo de Facturas y Vendedores, men Reportes, opcin Emisin de documentos. Formato para la impresin de pedidos. Emisin de documentos de pedidos en lnea. Est diseado para / ajustarse a formas impresas compatibles con la lnea Aspel y para ser emitido en impresoras lser / El archivo con terminacin "M" es para el manejo multimoneda. Ruta: Mdulo de Facturas y Vendedores, men Reportes, opcin Emisin de documentos. Formato para la impresin de pedidos. Emisin de documentos de pedidos en lnea. Est diseado para / ajustarse a formas impresas compatibles con la lnea Aspel y para ser emitido en impresoras de matriz / El archivo con terminacin "M" es para el manejo multimoneda. Ruta: Mdulo de Facturas y Vendedores, men Reportes, opcin Emisin de documentos. en Formato para la emisin de devoluciones de ventas. Emisin de documentos de devoluciones sobre ventas en lnea / El archivo con terminacin "M" es para el manejo multimoneda. Ruta: Mdulo de Facturas y Vendedores, men Reportes, opcin Emisin de documentos. Genera la misma informacin del archivo "DVENTA2W". Pero este archivo est programado con los nuevos Ciclos, para la obtencin de los impuestos retenidos. DVENTA2WD Genera la misma informacin del archivo "DVENT2WM". Pero este archivo est programado con los nuevos Ciclos, para la obtencin de los impuestos retenidos. DVENT2WMD DVENTALW DVENTLWM Nota Crdito Lser de Formato para la emisin de devoluciones de ventas. Emisin de documentos de devoluciones sobre / ventas en lnea. Est diseado para ajustarse a formas impresas compatibles con la lnea Aspel y para ser emitido en impresoras lser / El archivo con terminacin "M" es para el manejo multimoneda. Ruta: Mdulo de Facturas y Vendedores, men Reportes, opcin Emisin de documentos.
REMISIOW REMISIWM
COTIZA2W COTIZ2WM COTIZALW COTIZLWM
COTIZAW COTIZAWM
PEDIDO2W PEDID2WM PEDIDOLW PEDIDLWM
PEDIDOW PEDIDOWM
DVENTA2W DVENT2WM
Genera la misma informacin del archivo "DVENTLWM". Pero este archivo est programado con los nuevos Ciclos, para la obtencin de los impuestos retenidos. DVENTLWMD Genera la misma informacin del archivo "DVENTALW". Pero este archivo est programado con los nuevos Ciclos, para la obtencin de los impuestos retenidos. DVENTALWD DVENTAW DVENTAWM Nota Crdito Matriz de Formato para la emisin de devoluciones de ventas. Emisin de documentos de devoluciones sobre / ventas en lnea. Est diseado para ajustarse a formas impresas compatibles con la lnea Aspel y para ser emitido en impresoras de matriz / El archivo con terminacin "M" es para el manejo multimoneda. Ruta: Mdulo de Facturas y Vendedores, men Reportes, opcin Emisin de documentos. Genera la misma informacin del archivo "DVENTAWM". Pero este archivo est programado con los nuevos Ciclos, para la obtencin de los impuestos retenidos. Genera la misma informacin del archivo "DVENTAW". Pero este archivo est programado con los nuevos Ciclos, para la obtencin de los impuestos retenidos.
DVENTAWMD
DVENTAWD
Mdulo de Inventarios Archivo Destino FTO MARBETES Marbetes ASPEL Matriz MARBETEW Marbetes ASPEL Matriz MIETIQW MI_UTILW Hoja Blanco Hoja Blanco
Para qu se utiliza / qu contiene Formato para la impresin de marbetes, diseado para ajustarse a formas impresas de la lnea Aspel y para / ser emitido en impresoras de matriz. Ruta: Reportes / Etiquetas / Por formato. Formato para la impresin de marbetes con existencias y folio, diseado para ajustarse a formas impresas / de la lnea Aspel y para ser emitido en impresoras de matriz. Ruta: Reportes / Etiquetas / Por formato. en Formato para la impresin de etiquetas para productos. Ruta: Reportes / Etiquetas / Por formato. en Formato para la impresin de ventas por producto desde Movimientos al inventario. Emisin de documentos de inventarios. en Formato para la impresin de ventas por producto desde Movimientos al inventario. Emisin de documentos de inventarios. en Formato para la emisin de documentos de movimientos al inventario. Emisin de documentos de inventarios. en Formato para Impresin de Movimientos al Inventario en Lnea. Formato para Impresin de Movimientos al Inventario en Lnea. Est diseado para ajustarse a formas / impresas de la lnea Aspel y para ser emitido en impresoras lser. Formato para Impresin de Movimientos al Inventario en Lnea. Esta diseado para ajustarse a formas / impresas de la lnea Aspel y para ser emitido en impresoras de matriz. Formato para imprimir los movimientos realizados mediante el proceso de Traspaso entre almacenes. Este / formato mostrar la siguiente informacin: los almacenes, productos y cantidad de stos involucrados en el traspaso, as como la clave del documento, la fecha y los conceptos utilizados en el mismo. Con este formato, al imprimir movimientos de traspaso entre almacenes en las partidas se incluirn ambos / movimientos, es decir, tanto el de salida del almacn "X" como el movimiento de entrada al almacn "Y", cada uno con la descripcin del concepto tanto de entrada como de salida que se haya utilizado. Formato para Impresin de Movimientos al Inventario va Batch. Est diseado para ajustarse a formas / impresas de la lnea Aspel y para ser emitido en impresoras lser. Emisin de documentos de inventarios. Formato para Impresin de Movimientos al Inventario va Batch. Emisin de documentos de inventarios. Est / diseado para ajustarse a formas impresas de la lnea Aspel y para ser emitido en impresoras de matriz.
MI_VTASW Hoja Blanco MIDOCTO MINV2W MINVLW Hoja Blanco Hoja Blanco Forma Mltiple Lser Forma Mltiple Matriz Forma Mltiple Matriz
MINVW
MITRASP
MITRASPA Forma Mltiple Matriz MINVEL Forma Mltiple Lser Forma Mltiple Matriz
MINVEW
Mdulo de Proveedores y CXP Archivo FTO Destino Para qu se utiliza / qu contiene CPDOCTOW Hoja en Formato de impresin de documentos de cuentas por pagar. Emisin de documentos de cuentas por pagar. Blanco Ruta: Mdulo de Proveedores y CXP, men Reportes, opcin Emisin de documentos. CPAGO Hoja en Formato de impresin que emite un comprobante de egreso, con la finalidad de cumplir con lo dispuesto en el Blanco Artculo Sptimo transitorio de la Ley de Ingresos de la Federacin, fraccin VII, donde se establece que por cada pago que se realice, se deber expedir un comprobante con el desglose del IVA relacionado al pago. Este formato tambin imprimir el folio fiscal, asignado al comprobante de pagos parciales de facturas, esto para que se cumpla con los cambios a las leyes de impuestos al valor agregado.
Mdulos del sistema Aspel-SAE est formado por las siguientes secciones: Ventana principal Te permite mover a cualquiera de los 6 mdulos del sistema y configurar opciones principales que definen el funcionamiento del programa. Clientes y Cuentas por cobrar Concentra la informacin y operaciones relacionadas con los Clientes y las Cuentas por cobrar de la empresa. Facturas y Vendedores Te permite generar todos los documentos de venta y llevar un control del catlogo de Vendedores y las polticas de oferta, entre otras mltiples operaciones. Proveedores y Cuentas por pagar Contiene las operaciones principales relacionadas con los proveedores, proporciona un seguimiento completo a los cargos y abonos, y permite Enviar informacin al sistema Aspel-BANCO , para la programacin de los cheques desde dicho sistema. Compras Contempla las operaciones bsicas en el ciclo de compra, como rdenes de compra, recepciones de mercanca y devoluciones, adems de mltiples operaciones relacionadas. Inventarios Concentra funciones diversas para el manejo de productos y servicios de la empresa, como: control de nmeros de serie, distribucin y manejo de existencias en varios almacenes, registro de productos en otras monedas adems de la moneda base, manejo de Kits de productos, control de Lotes y Pedimentos aduanales, entre otras. Estadsticas Ofrece todas las herramientas necesarias para explotar la informacin de la empresa (consultas selectivas, estadsticas comparativas, grficas, etc.), adems de que permite exportar la informacin a otras aplicaciones y formatos como Excel (biff3), Lotus (wk1), Dbase (dbf), Internet (html) y Paradox (db).
R. El programa guarda los inventarios en el archivo INVE01. DB si se tiene otro SAEWIN trabajando, pero no est compartiendo el mismo directorio de datos, entonces se tienen dos archivos INVE01. DB; de tal forma que aunque se llamen igual y el programa lo necesite con ese nombre, SAEWIN slo los podr reconocer independientemente uno del otro; por lo tanto, no se pueden "sumar" los datos contenidos en los archivos. En este caso, lo recomendable es convertir el archivo a una base de datos abierta; aadir los datos y actualizarlos como tablas por medio de un programa externo; o bien, si slo se desea actualizar las existencias y se tiene el mismo catlogo de inventarios, se puede emplear la captura por archivo o la captura de existencias por archivo del proceso de inventario fsico.
Men archivos Las funciones generales que contiene este men son: Especificar impresora Opciones de impresin Campos generales de los reportes Botones de la presentacin preliminar de los reportes
Men edicin Estas son las funciones generales presentadas en este men: Agregar Modificar Eliminar Copiar Pegar
@MFC SINTAXIS @MFC[campo, "Formato", "Idioma" ] DESCRIPCIN Esta funcin proporciona varios formatos para la presentacin de fechas, entre los cuales se incluye un formato para imprimir el ao con 4 dgitos. Donde: Campo Se puede indicar cualquier fecha vlida dentro de los campos de formatos, por ejemplo en el mdulo de facturas la fecha de vencimiento. Formato Aqu debes especificar una cadena de los formatos vlidos. Idioma Idioma en el que se presentan los nombres y las abreviaciones de los das y los meses; utiliza "E" para espaol o "I" para ingls. Este parmetro es opcional, si se omite las descripciones aparecern en espaol.
A continuacin se presenta la lista de formatos que puedes aplicar a una fecha: COMANDO RESULTADO @MFC[ <056>,"dd/mm/aa"] @MFC[ <056>,"mm/aa"] @MFC[ <056>,"mes/aa","E"] @MFC[ <056>,"dd"] @MFC[ <056>,"mm"] @MFC[ <056>,"mes","E"] @MFC[ <056>,"aa"] @MFC[ <056>,"aaaa"] @MFC[ <056>,"largad","E"] @MFC[ <056>,"largod","E"] @MFC[ <056>,"larga1","E"] @MFC[ <056>,"largo1","E"] @MFC[ <056>,"larga2","E"] 08/11/00 11/00 Nov/00 03 11 Nov. 00 2000 Mircoles, 03 de Noviembre de 2000 Mircoles, 03 de Nov. De 2000 03 de Noviembre, 2000 03 de Nov., 2000 03 de Noviembre de 2000 @MFC[ <056>,"dd/mm/aaaa"] 08/11/2000
@MFC[ <056>,"mes/aaaa","E"] Mar/2000
@MFC[ <056>,"largo2","E"] 03 de Nov. de 2000 Nota: Si requieres que la fecha salga en ingls debes aadir el tercer parmetro ("I"), de lo contrario los formatos ejecutados saldrn en espaol. Ejemplo: @MFC[ <056>"largad","I"] Monday, November 08th, 2000 @MFC[ <056>"largod","I"] Monday, Nov. 08th, 2000 @MFC[ <056>"larga1","I"] November 08th, 2000 @MFC[ <056>"largo1","I"] Nov 08th, 2000 @MFC[ <056>"larga2","I"] November 08th, 2000 @MFC[ <056>"largo2","I"] Nov. 08th, 2000 EJEMPLO A continuacin se presenta una lnea de cdigo que imprime una fecha con y sin formato: Sin formato de fechas Resultado Escribe 1, "Fecha",10,<056> Con formato de fechas Fecha 31/Dic/00 Resultado
Escribe 1, "Fecha",10,@MFC[ <056>,"dd/mm/aa"] Fecha 31/12/00 Nota: Una vez que se utiliza la funcin @MFC dentro de un comando Escribe, no es posible solicitar dentro de la misma lnea de comando la impresin de otros datos, es necesario utilizar otro comando Escribe.
UBICACIN DEL COMANDO Reportes del sistema LOS COMANDOS CON LOS QUE EST RELACIONADO SON: Escribe y Asigna .
R. Cualquier documento ms pequeo o grande que se emita por formato se deben configurar las dimensiones del mismo en el men Archivos - Especificar impresora - Configurar - Personalizado; escribiendo el largo y ancho del papel en las unidades de medida que prefiera.
Movimiento Primero debes definir este ciclo por ser ms general. Su funcin consiste en ir recorriendo el archivo de Movimientos al inventario desde el primer movimiento definido dentro del Catlogo, ejecutar las instrucciones para el movimiento y pasar al siguiente movimiento hasta llegar al final del archivo.
Movimientos al inventario Dentro del mdulo de Inventarios existen dos ciclos, que son: Movimiento Filtro
MSCARA SINTAXIS: MASCARA "Formato" o Nada DESCRIPCIN: Sirve para definir el formato con el cual se imprimirn los montos y cantidades que aparezcan despus de esta instruccin: incluye la distribucin de espacios, comas y puntos que sern impresos. UBICACIN DEL COMANDO: Parmetros, Partidas y Totales. FUNCIONA EN: Aspel-COI, Aspel-SAE y Aspel-NOI. EJEMPLO: Supn que en algn formato deseas imprimir la cifra exacta 15.2083 con sus cuatro decimales. Si slo defines: ASIGNA <100>, 15,2083 ESCRIBE 3, <100> El sistema imprimir 15.21 en la columna 3, que difiere de 15.2083. Lo que debers especificar es lo siguiente: MASCARA "###,###,###.####" ESCRIBE 3, <100> MASCARA "###,###,###.##" Con lo cual el sistema escribir 15.2083 a partir de la columna 3. Como podrs observar, la siguiente instruccin restablece la MASCARA anterior; de no hacerlo, el sistema imprimir el resto de las cifras del reporte con cuatro decimales, aunque se trate de montos, lo cual no tiene sentido. l Ver Estructura del formato . LOS COMANDOS CON LOS QUE SE RELACIONA SON: Escribe , Asigna y Dato .
ORDER BY Esta instruccin se utiliza para ordenar en la consulta el conjunto de registros. Si el orden en que se retornan no es importante, entonces no debe de usarse esta clusula, ya que esta hace ms lenta la consulta. Para utilizar la clusula ORDER BY simplemente se debe indicar el campo por el cual se ordenar la consulta: SELECT * FROM CLIE01 WHERE SALDO > 10 000 ORDER BY SALDO La anterior declaracin pregunta por los Clientes que adeudan ms de $10,000.00, ordenados por el monto de su saldo. La siguiente declaracin pregunta cules son los productos que tienen una existencia menor al stock mnimo permitido, o aquellos en los que no hay existencia, e indicndole al manejador de la base de datos que ese resultado sea ordenado de acuerdo al nmero de existencias: SELECT * FROM INVE01 WHERE EXIST < STOCK_MIN OR EXIST = 0 (exist = 0) ORDER BY EXIST
PANTALLA SINTAXIS: PANTALLA DESCRIPCIN: El resultado del reporte se puede desplegar en pantalla. Es recomendable utilizar este comando antes de enviar un reporte a impresin, lo que te permitir verificar que la informacin que se emite es la que deseas. UBICACIN DEL COMANDO: Parmetros. FUNCIONA EN: Aspel-COI, Aspel-SAE y Aspel-NOI. EJEMPLO: Com * * * Definicin de los parmetros de impresin * * * PANTALLA, MASCARA "###, ###, ###.##" TIPO 1 Al anotar Pantalla (en lugar de Impresor, por ejemplo), el reporte se mostrar directamente en pantalla, lo cual permite su revisin antes de imprimirlo definitivamente. l Ver Estructura del formato . LOS COMANDOS CON LOS QUE SE RELACIONA SON: Impresor, Disco y Correo. Esencial An cuando tus reportes los emitas a pantalla, dentro de esta presentacin existe una barra de herramientas, con la opcin "Imprimir", tal que, desde pantalla, tambin podrs imprimir los reportes.
PARTIDA Su funcin es indicarle al sistema que una vez que se ubique dentro de un documento en particular, lo vaya recorriendo partida por partida. Es decir, tomar la primera partida del documento, ejecutar los clculos e instrucciones definidos y pasar a la siguiente partida del documento, repitiendo el ciclo hasta llegar a la ltima.
Personalizacin de Consultas y Estadsticas Elige el tema que quieres consultar Personalizacin de Consultas Personalizacin de Estadsticas
Personalizacin de filtros La personalizacin de filtros se divide en los siguientes puntos: Explicacin general Procedimiento de configuracin
Preguntas Generales de los sistemas Aspel La traduccin de datos a las nuevas versiones es transparente? Es decir Necesito comprar un programa traductor de datos para las nuevas versiones? La actualizacin se realiza slo instalando las versiones nuevas en el directorio en donde estn las actuales, y los programas detectan las versiones anteriores? Qu recomendaciones debemos de seguir para migrar la informacin de versiones anteriores? Volver a la Gua Rpida de Aspel-SAE
Preguntas y Respuestas ms comunes de Aspel-SAE 1. Al facturar y elegir un producto, no me despliega la descripcin; slo la clave y la existencia. 2. En qu consiste el parmetro de Factor entre unidades? 3. Hice la compactacin, pero siguen "vivos" algunos documentos. 4. Despus de hacer el proceso de ajuste cambiario, dnde veo el resultado; ya que el documento solo est en cero? 5. Se puede usar lector de cdigo de barras? 6. Guard un formato despus de editarlo en el Bloc de Notas, pero al buscarlo para emitirlo no aparece. 7. Cul es la diferencia entre las funciones del control de archivos Avanzado y Conversin? 8. Frecuentemente me enva el mensaje "Ocurri un Fallo de proteccin General" Porqu? 9. Mis remisiones son ms pequeas que el tamao carta; cmo puedo ajustar el formato de impresin? 10. Al revisar el Krdex, en la lista de movimientos cambia la existencia que tena. 11. Al enviar a imprimir una factura capturada en dlares, de todas formas sigue saliendo en pesos mexicanos. 12. Manejo otra empresa y tengo mi propia captura de inventarios y los necesito estar transfiriendo a la empresa matriz donde estn facturando; cmo le hago?. 13. Qu pasa si tuve una falla elctrica y al hacer la recuperacin de facturas perd alguna de ellas porque estaba daado el registro?. 14. Para qu sirve la Actualizacin de existencias del men Edicin en el Catlogo de Inventarios?. Volver a la Gua Rpida de Aspel-SAE
Qu debo capturar y en que orden Qu debo capturar en general Al acceder al sistema debes capturar el Directorio de Trabajo de tu empresa, en la cual se encuentra la base de datos con la que trabajar Aspel-SAE. Tambin no dejes de configurar los Configuracin de Parmetros ya que de esto depende el buen funcionamiento del mismo. Qu capturar por mdulo Compras Para cubrir las operaciones bsicas del ciclo de compras debemos dar de alta los documentos: Recepcin de mercanca, rdenes de compra y Devoluciones del da, los cuales te agilizarn estas operaciones. Proveedores y cuentas por pagar En este mdulo debers dar de Alta los datos tus proveedores y los diferentes conceptos de cuentas por pagar como son las notas de cargo, letras por pagar, cheques devueltos, entre otros; los cuales te servirn para llevar un control de cargos y abonos de estos proveedores. Inventario Debers dar de alta los productos, servicios y kits que manejar tu empresa, as como tambin dar de alta los diferentes Almacenes a los que pertenecern con lo cual tendrs un mejor control de estos a travs del uso de multialmacenes. Especifica tambin en el Alta del inventario los Mtodos de costeo a utilizar ( UEPS, PEPS, promedio o estndar), para determinar el costo real de los productos y servicios. Clientes Aqu debes dar de Alta a tus clientes, especificando sus datos generales, fecha de ltima compra, vendedor asignado, das de crdito etc. Para un control de cargos y abonos debers de dar de alta los Conceptos de cuentas por cobrar como: facturas, letra por pagar, cheque posfechados. Facturas y vendedores Para un control debes Dar de alta los siguientes documentos de venta: Cotizaciones, Pedidos, Facturas, Remisiones y Devoluciones, estos documentos agilizarn las operaciones de venta. Tambin se dar de alta a tus Vendedores y las Polticas de oferta que se aplicarn en la venta de productos. Tema Relacionado Interrelacin entre mdulos Volver a la Gua Rpida de Aspel-SAE
Qu funciones me ayuda a Eficientar mi Sistema Aspel-SAE, Te da una gran flexibilidad para el manejo de tu informacin, ya que puedes utilizarla en forma simultanea en otras aplicaciones gracias al Copiado Especial. Puedes Personalizar la visualizacin de las consultas que tiene el sistema (quitando o agregando columnas), as mismo puedes Crear Consultas que te permitan ver slo lo que tu quieras. Puedes Exportar tu informacin a otros formatos de bases de datos o hojas de clculos sin ningn problema de compatibilidad y as crear tus propios informes personalizados. Cuentas con el Editor de Formatos, que te permite elaborar fcilmente tus propios formatos que se apeguen a las necesidades de tu empresa. Podrs personalizar tus Consultas y Estadsticas, as como definirles un Filtro personalizables. Da de alta tus Usuarios para establecer a qu partes del sistema podrn ingresar y las operaciones que podrn llevar a cabo dentro de ellas. Volver a la Gua Rpida de Aspel-SAE
Qu puedes generar con el editor de formatos Conoce su uso El Editor de formatos es una herramienta integrada a tu sistema, que te permite disear reportes a la medida de tus necesidades. El diseo de los reportes se realiza a travs de la creacin o modificacin de formatos o archivos con extensin .FTO. Revisa la explicacin de esta funcin en: Editor de Formatos
R. Se debe emplear uno de los formatos para moneda extranjera, los cuales tienen la letra "m" al final del nombre. Ejemplo: FACMSTWM
Qu reportes puedo generar en mi sistema El sistema cuenta con una gran variedad de reportes por mdulo, con los cuales podrs ver impresa la informacin que deseas, entre los cuales podemos encontrar, los siguientes: Volver a la Gua Rpida de Aspel-SAE
Qu debo configurar en el programa BDEADMIN Revisa Adicionalmente a la instalacin, es necesario configurar manualmente algunos datos de los drivers, los cuales, por cuestiones de seguridad, no pueden hacerse automticamente desde otra aplicacin ( como el instalable de Aspel-SAE). Por ejemplo el driver de PARADOX contiene un parmetro llamado NET DIR, el cual debe ser configurado con la ruta donde estarn tus archivos de datos, este directorio es propio de cada usuario. Si se trata de un manejador de tablas remotas como MSSQL Server, DB2 u Oracle , se deben configurar los "alias" que permitirn el acceso a las bases de datos; esto se realiza en el archivo IDAPI32.cfg, que se edita ejecutando el archivo BDEADMIN.exe, el cual se encuentra en el directorio BDE. Tambin puedes editarlo desde el grupo de programas ASPEL/SAE4.0\Administrador BDE. Es importante que tomes en cuenta que si definiste en el parmetro NET DIR una ruta para la apertura de los archivos de datos, al ser eliminada dicha base, se deber redefinir la nueva ruta en el parmetro NET DIR, de lo contrario al abrir cualquier base de datos, el sistema: l En Windows 98, el sistema se bloquea l En Windows 2000 y Windows NT el sistema manda el mensaje de error "Error de apertura de archivos". Al ejecutar el archivo, aparecer la siguiente ventana:
a) En la pestaa de configuracin en Drivers\Native, dependiendo del tipo de base de datos que se pretenda utilizar, debers verificar lo siguiente: Server y/o Nombre del servidor en donde se est ejecutando la aplicacin externa de Base de Host Name datos, incluyendo la ruta donde se encuentra la base, por ejemplo: NTSISMDA:/ INTRBASE/DATABASE/SAE2O.GDB. User Name Usuario por defecto para la conexin; este usuario debe estar definido en el manejador de Base de Datos.
En la mayora de los casos basta con configurar estos parmetros, pero si requieres configurar el resto de los parmetros, debes consultar el manual de referencia del propio manejador bien, en la presente ayuda del tema del manejador en especfico. b) En la pestaa de "Database" debers definir un "alias" o nombre con el cual se pueda identificar al conjunto de archivos, los cuales contienen la informacin (es decir la base de datos); y la cual podr ser invocada desde Aspel-SAE. Los datos bsicos que debes definir para el "alias" son: El tipo o driver del "alias", el server name y el user name. Te recomendamos consultar el ayuda electrnica del sistema, ya que estos datos varan dependiendo del manejador utilizado. Si la base de datos a la que se quiere acceder o con la que se desea trabajar es de tipo cliente / servidor adems del BDE se necesita tener instalado el software correspondiente al cliente del manejador. En caso de que la configuracin del cliente no se haya realizado de manera correcta, las base de datos no podrn ser ledas a travs del "Alias", por lo que Aspel-SAE tampoco podr realizar la lectura de las mismas. Recuerda que al eliminar un documento desde las tablas exportadas, debers eliminar tanto la cabeza como las partidas, para que al momento de regresar al formato correspondiente en el archivo NO existan inconsistencias y para que en caso de hacer una recuperacin, dicho archivo slo elimine los registros que correspondan a los eliminados.
Es importante mencionar que en algunos manejadores de base de datos se tienen que hacer algunas definiciones referentes a las caractersticas de las bases de datos. Por ejemplo, para trabajar con una base de datos en Oracle, debers agregar para la base de datos y en el archivo INITIdBaseDatos.ORA (Ej. INITORCL.ORA) la definicin de open_cursors =100, este archivo se encuentra en el directorio_de_oracle\DATABASE\, y para que la configuracin sea correcta debers reiniciar el servicio de Oracle. Las definiciones recomendadas para cada manejador se encuentran en el presente manual y en el Ayuda electrnica del sistema. Notas
l
Para ver la lista de "Alias" disponibles para trabajar con Aspel-SAE, desde control de archivos selecciona el botn Avanzado y consulta el campo Ruta o Alias. En caso de que la configuracin del cliente no se haya realizado de manera correcta, las base de datos no podrn ser ledas a travs del "Alias", por lo que Aspel-SAE tampoco podr realizar la lectura de las mismas.
Qu es el control de archivos Para conocer que es el control de archivos revisa los siguientes temas: Cmo se forma tu base de datos Archivos que genera Aspel-SAE Control de archivos
Que se debe configurar en el BDEADMIN Adicionalmente a la instalacin, es necesario configurar manualmente algunos datos de los drivers, los cuales, por cuestiones de seguridad, no pueden hacerse automticamente desde otra aplicacin ( como el instalable de Aspel-SAE). Por ejemplo el driver de PARADOX contiene un parmetro llamado NET DIR, el cual debe ser configurado con la ruta donde estarn tus archivos de datos, este directorio es propio de cada usuario. Si se trata de un manejador de tablas remotas como MSSQL Server, DB2 u Oracle, se deben configurar los "alias" que permitirn el acceso a las bases de datos; Esto se realiza en el archivo IDAPI32.cfg, que se edita ejecutando el archivo BDEADMIN.exe, el cual se encuentra en el directorio BDE. Tambin puedes editarlo desde el grupo de programas ASPEL\SAE4.0\Administrador BDE. Los datos bsicos que debes definir para el "alias" son: El tipo o driver del "alias", el server name y el user name. Si la base de datos a la que se quiere acceder o con la que se desea trabajar es de tipo cliente / servidor adems del BDE se necesita tener instalado el software correspondiente al cliente del manejador. Consultar: Ms sobre la configuracin del programa BDEADMIN. En caso de que la configuracin del cliente no se haya realizado de manera correcta, las base de datos no podrn ser ledas a travs del "Alias", por lo que Aspel-SAE tampoco podr realizar la lectura de las mismas. Volver a la Gua de Base de Datos Abierta
RAYA SINTAXIS: RAYA (Nmero de columna), (# de veces que debe repetirse), "Caracter a imprimir" DESCRIPCIN: Este comando imprime repetitivamente el caracter que hayas definido, a partir de la columna indicada y el nmero de veces que especifiques. UBICACIN DEL COMANDO: Encabezado, Partidas y Totales. FUNCIONA EN: Aspel-COI, Aspel-SAE y Aspel-NOI. EJEMPLOS: ESCRIBE 1, "----------" RAYA 1, 10, "-" En el primer caso, el sistema imprimir desde la columna 1 las rayas que se incluyen entre comillas, mientras que en el segundo caso el resultado ser idntico, con la ventaja de que no es necesario escribir 10 veces el caracter a repetir, sino que con slo indicarle el nmero de veces a escribirlo el sistema lo har de manera automtica. l Ver Estructura del formato .
Recepcin, orden y devolucin Estos ciclos utilizan informacin del mdulo de Compras, y son: RECEPCIN, ORDEN Y DEVOLUCION (hay que poner completo el nombre de la instruccin: INICIA RECEPCION, INICIA ORDEN, etc., o el sistema enviar un mensaje de error). En el ciclo INICIA DEVOLUCION, el sistema abrir la consulta de devoluciones, recorrer una a una las cabezas de sus documentos y ejecutar las operaciones indicadas, hasta terminar el ciclo.
@RED SINTAXIS: @RED [<Campo>, (Precisin)] DESCRIPCIN: Permite redondear el valor de campos numricos o variables Aspel. UBICACIN DEL COMANDO: Partidas y Ciclos. FUNCIONA EN: Todos los sistemas. EJEMPLO: INICIA PD ASIGNA <188>, @RED [ <165>, .01 ] ESCRIBE 15, <188> TERMINA PD Ver Estructura del formato . Revisa tambin el siguiente tema: Configuracin/ Parmetros generales/ Redondeo LOS COMANDOS CON LOS QUE EST RELACIONADO SON: Escribe y Asigna .
REDONDEO SINTAXIS: REDONDEO <Campo o Variable>, (Precisin) DESCRIPCIN: Sirve para redondear las cifras de una variable numrica. Las variables sobre las que puede efectuarse el redondeo son los campos predefinidos por el sistema y las variables numricas determinadas por el usuario a travs del comando ASIGNA. No podrs redondear directamente una expresin o clculo (Como 145/3), sino que tendrs que asignarla a una variable. UBICACIN DEL COMANDO: Partidas. EJEMPLO: ASIGNA <115>, 148/3 REDONDEO <115>, 1 ESCRIBE 15, <115> Con las instrucciones anteriores, el sistema: Asignar a la variable <115> el resultado de dividir 148/3. Redondear sin decimales la cantidad resultante 49.3333. Escribir a partir de la columna 15 el nmero 49. Como podrs observar, para indicarle al sistema que elimine los decimales de una cifra y que nicamente despliegue nmeros enteros, debes especificar dentro del parmetro de precisin el nmero 1. Si quieres obtener una precisin de hasta centsimas, el ejemplo anterior quedara de la siguiente manera: ASIGNA <115>, 145/3 REDONDEO <115>, 0.01 ESCRIBE 15, <115> El sistema entonces escribira a partir de la columna 15 el nmero 49.33. l Ver Estructura del formato . LOS COMANDOS CON LOS QUE SE RELACIONA SON: Mascara , Escribe , Asigna y Dato .
R. Esta caracterstica la tiene Aspel-SAE si se maneja Multialmacn y para resolver este caso, es necesario ubicarse en el campo "Producto" de la Factura y oprimir la combinacin de teclas Shift + F2.
Traduccin de impuestos Qu es En versiones anteriores a la 2.5 slo se contemplaba el uso de dos impuestos, tradicionalmente IEPS e IVA; para cumplir con las nuevas disposiciones de la ley de impuestos, donde dice que un producto puede ser afectado por la aplicaci n de varios impuestos, en la versin 2.0 se empez a manejar en el campo de impuesto 2 (IVA), la definicin de dos impuestos, el Impuesto sobre el Valor de Bienes y Servicios Suntuarios (IVBSS) adems del IVA. En esta versin ya se cuenta con un Catlogo de esquema de impuestos donde podrs definir los diferentes impuestos que se le aplicarn a un producto. Por esta razn, al momento de realizar la traduccin de archivos el sistema te permitir realizar la divisin de impuestos, para su correcta aplicacin en la nueva versin y siguiendo los lineamientos fijados en la nueva ley de impuestos. Para realizar esta divisin, el sistema te proporciona la siguiente ventana
Campos de la ventana Campo Descripcin Impuesto original Traducirlo a Este campo muestra el porcentaje de impuesto que se consideraba para el impuesto 2, donde se inclua el manejo del impuesto I.V.B.S.S. En estos campos debers proporcionar el porcentaje de impuesto que le corresponder al impuesto I.V.B.S.S. y al impuesto I.V.A.
NOTA Si no deseas que se realice esta Traduccin de impuestos, selecciona el botn "Cancelar". Tema relacionado Traduccin de archivos
Manejo Compactacin Compactacin
Manejo Compactacin Compactacin
Respaldo de archivos El respaldo abarca lo siguiente: Generacin de un respaldo Reinstalacin de un respaldo
R. Es probable que se haya manejado el parmetro cambio a la existencia y en el campo del registro de la existencia de ese producto se modific manualmente.
Interfase Aspel-COI Definicin Consideraciones antes de trabajar la Interfase Las conciliaciones Donde se definen las cuentas contables Ventana del listado de plizas generadas en SAE Agregar pliza Ver documentos incluidos en la pliza Enviar pliza modelo por correo electrnico Contabilizacin en lnea hacia Aspel-COI
SALTA SINTAXIS: SALTA (Nmero de lneas) DESCRIPCIN: Indica al sistema que avance un cierto nmero de lneas de impresin. El sistema avanza el nmero de lneas indicado, menos una. Es decir, si le especificas al sistema: "Salta 3", el sistema avanzar 2 lneas. Ten cuidado al sealar el nmero de lneas a saltar, de manera que ste no exceda el largo total del reporte. UBICACIN DEL COMANDO: Encabezado, Partidas y Totales. FUNCIONA EN: Aspel-COI, Aspel-SAE y Aspel-NOI EJEMPLO: DEFINE TIPO 1 ESCRIBE 56, Factura No.:", 70, <050> ESCRIBE 3, <029>, 71 "(", 72, <028>, 77, ")" SALTA 4 FENCABEZADOS l Ver Estructura del formato. LOS COMANDOS CON LOS QUE SE RELACIONA SON: Encabezados, Partidas y Totales.
Seleccin de informacin Para la seleccin de informacin revisa los siguientes puntos: Filtro SQL Instruccin WHERE Instruccin ORDER BY
Selecciona la opcin del Filtro SQL Para la seleccin de informacin revisa los siguientes puntos: Filtro SQL Instruccin WHERE Instruccin ORDER BY
Selecciona la pliza que desees consultar Pliza de ventas Pliza de devolucin de ventas Pliza de compras Pliza de devolucin de compras
Selecciona la opcin que desees consultar Pliza de cuentas por cobrar Pliza de cuentas por pagar
Seleccionar destinatarios Acceso l Desde la opcin Correo electrnico
l l
Desde la opcin Correo masivo personalizado, botn Desde las Opciones de impresin, envo por correo Email.
Qu es Desde esta ventana podrs seleccionar el o los destinatarios a los cuales deseas enviar el correo electrnico. Los contactos que se visualizan en esta ventana depende que estos hayan sido configurados correctamente desde el catlogo correspondiente desde la opcin de contactos ubicada desde el mdulo de clientes u proveedores, men Archivos. Nota: Si ests enviando un correo desde el mdulo de clientes la lista de contactos sern los asociados al cliente. Ejemplo clientes:
Cuando esta ventana se despliega desde las Opciones de impresin podrs seleccionar los contactos asociados al proveedor, los contactos asociados al cliente, as como los vendedores y Usuarios del sistema que tengan asignado un correo electrnico.
Temas relacionados Correo Masivo personalizado Correo electrnico Opciones de impresin
SERIE Este ciclo debe ir incluido dentro del de PARTIDA y su funcin es efectuar los procesos o clculos indicados, para cada uno de los nmeros de serie que correspondan al producto de la partida.
@SI SINTAXIS: @SI [Condicional, Verdadero, Falso ] DESCRIPCIN: Permite que un comando "S", se utilice como parte de una operacin y evita que se concentren demasiados comandos de este mismo tipo. UBICACIN DEL COMANDO: Partidas y Ciclos. Ver: Comando SI FUNCIONA EN: Todos los sistemas. EJEMPLO: @SI [ SDI>10, SDI * .10, 0 ] Ver: Estructura del formato. LOS COMANDOS CON LOS QUE EST RELACIONADO SON: Escribe y Asigna.
SI SINTAXIS: SI <campo a comparar> (operador lgico) <campo de comparacin> o (valor a comparar) u operacin DESCRIPCIN: Se emplea para indicar el inicio de una condicional dentro del formato. Es til cuando necesites que una serie de acciones se ejecuten para un cierto nmero de elementos que cumplan con el requisito definido. UBICACIN DEL COMANDO: Partidas. FUNCIONA EN: Aspel-COI, Aspel-SAE y Aspel-NOI EJEMPLO: SI <34> = 0 ESCRIBE 1, "Concepto exento de impuesto" SIFIN Otro ejemplo de utilizacin: (<32> / 12) > <50> Compara si el campo <32> dividido entre 12, es mayor que el campo <50>. (<32>*156) < <59> Compara si el campo <32> multiplicado por 156, es menor que el campo <59>.
l Ver Estructura del formato . LOS COMANDOS CON LOS QUE SE RELACIONA SON: Sino , Sifin , Caracteres , Escribe y Asigna .
SIFIN SINTAXIS: SIFIN DESCRIPCIN: Indica el final de las instrucciones que conforman la condicional y es necesario especificarla siempre, para que el sistema sepa que termina la condicional. UBICACIN DEL COMANDO: Partidas. FUNCIONA EN: Aspel-COI, Aspel-SAE y Aspel-NOI EJEMPLO: SI <121> >=54 ESCRIBE 10, <121> SIFIN En este caso, al cumplirse la condicional (de que el campo 121 es mayor o igual a 54), el sistema escribir a partir de la columna 10 el valor que representa el mismo. l Ver Estructura del formato . LOS COMANDOS CON LOS QUE SE RELACIONA SON: Si y Sino . Esencial Cada comando SI, llevar siempre un SIFIN.
SINO SINTAXIS: SINO DESCRIPCIN: Se indica la serie de operaciones que debe llevar a cabo si no se cumple la primera condicional. UBICACIN DEL COMANDO: Partidas. FUNCIONA EN: Aspel-COI, Aspel-SAE y Aspel-NOI EJEMPLO: SI <076> = " " ESCRIBE 2, "La partida no tiene observaciones" SINO CARACTERES 250 ANCHO_CARACTERES 97 ESCRIBE 17, <076> ANCHO_CARACTERES 132 SIFIN En este ejemplo, el formato le indica al sistema lo siguiente: l Si la condicional Si es verdadera, es decir que el campo <76> sea igual a un espacio en blanco, entonces que escriba a partir de la columna 2 el mensaje. l Si lo anterior no es cierto, se ejecuta la condicional SINO, en la que se le indica al sistema que restablezca el nmero de caracteres a 250, luego delimite el ancho de la cadena de caracteres a 97 y escriba el contenido del campo <076> a partir de la columna 17; Finalmente, se le indica que restablezca el ancho de las cadenas de caracteres a 132; y se cierran las condicionales con el comando SIFIN. l Ver Estructura del formato . LOS COMANDOS CON LOS QUE SE RELACIONA SON: Si y Sifin .
@SUBCADENA DESCRIPCIN: Permite extraer una subcadena de caracteres, ya sea de un campo alfanumrico o de una cadena de caracteres. SINTAXIS: @SUBCADENA ["Cadena" o <Variable alfanumrica>, Posicin inicial, # de caracteres] UBICACIN DEL COMANDO: Estructura Encabezado, contenido del reporte y totales. EJEMPLO: Si deseas que se despliegue los primeros 10 caracteres del nombre de la empresa, lo debers expresar de la siguiente manera: ESCRIBE 10, @SUBCADENA [<020>, 1, 10] Adems, puedes extraer subcadenas de una cadena o texto. Si quieres extraer cuatro caracteres de un texto a partir del tercer caracter, se expresara de la siguiente forma: ESCRIBE 10, @SUBCADENA ["Mensaje", 3, 4] (La cadena debe ir entre comillas) El sistema desplegar lo siguiente: saje LOS COMANDOS CON LOS QUE EST RELACIONADO SON: Escribe y Asigna .
ANCHO_CARACTERES SINTAXIS: ANCHO_CARACTERES Xcar (Nmero de caracteres). DESCRIPCIN: Este comando te permite delimitar el ancho que tendr una cadena de caracteres, pero no trunca lo escrito, sino que contina en la lnea de abajo. UBICACIN DEL COMANDO: Parmetros, Encabezado, Partidas y Totales. FUNCIONA EN: Aspel-COI y Aspel-SAE. EJEMPLO: ANCHO_CARACTERES 7 ESCRIBE 1, "Nombre de la Empresa" Delimita el ancho de la pgina a 7 caracteres Escribe la cadena "Nombre de la Empresa" de la siguiente forma: l Ver Estructura del formato . LOS COMANDOS CON LOS QUE EST RELACIONADO SON: Caracteres , Tipo , Font y Escribe .
Tecla de ayuda (f2) Para qu sirve En todos los dilogos donde se pueda indicar un rango de datos, utiliza la tecla de ayuda F2 para desplegar una ventana de ayuda en la cual se muestren todos los datos disponibles para la especificacin del filtro. Manejo Aspel Debes considerar que la informacin que se muestra es con la que dicho rango est asociada, es decir, si es un rango de clientes mostrar el catlogo de clientes, si es un rango de productos mostrar el catlogo de productos. Ejemplo:
Adicionalmente, podrs aplicar filtros para obtener informacin o datos ms especficos para su rpida ubicacin y/o seleccin. Los campos disponibles y el tipo de condicin para estos filtros, vara dependiendo de la consulta en la cual se est aplicando y del tipo de datos que se guarden en el campo. Primero debers seleccionar el campo por el cual realizars el filtro, posteriormente en el campo ubicado al lado derecho (campo condicin), anota los caracteres o letras en los que se basar el sistema para efectuar el filtro, Ejemplo: Si el campo a utilizar para filtrar la informacin es el de clasificacin, y los caracteres especificados son "CD" en la ventana observars todos los registros o datos que hayan coincidido con las letras especificadas. Mientras ms pequea sea la condicin o letras indicadas, mayor ser el nmero de datos localizados.
Como ejemplo de los diferente tipos de condicin que puedes utilizar para filtrar, citamos a continuacin algunos:
Campo Tipo Clave, Descripcin, Direccin, CURP, etc. Existencia lnea, Tipo de condicin Seleccin (Producto, Servicio, kit y talla y color). Ejemplo: Campo alfanumrico. Ejemplo: Seleccin (Exacto, Mayor, Mayor o igual, Menor o Menor igual) y campo numrico. Ejemplo:
Botones de esta ventana Botn Descripcin Permite restablecer el orden de la informacin despus de aplicar un filtro en la ventana. Nota
l
Cuando manejas multialmacenes, adems de la tecla de ayuda F2 puedes oprimir las teclas Shift + F2, con lo que el sistema te proporcionar la lista de productos que se encuentran en Inventarios y Servicios, mientras que la tecla F2 proporciona la lista de productos del Multialmacn.
Temas relacionados Uso de la calculadora dentro de los campos Uso del calendario
TERMINA SINTAXIS: TERMINA Nombre completo del ciclo DESCRIPCIN: Sirve para que el sistema finalice el ciclo de instrucciones que indiques. FUNCIONA EN: Aspel-COI, Aspel-SAE y Aspel-NOI UBICACIN DEL COMANDO: Partidas. EJEMPLO: INICIA TB ESCRIBE 2, <064>, 15, <065> ESCRIBE 30, <029> TERMINA TB l Ver Estructura del formato . LOS COMANDOS CON LOS QUE SE RELACIONA SON: Inicia .
TIPO SINTAXIS: TIPO (1 2) DESCRIPCIN: Se determina el tipo de letra que ser utilizado en la impresin de la informacin. Podrs modificar los tipos de letra a lo largo del formato segn lo requieras. UBICACIN DEL COMANDO: Parmetros, Partidas y Totales. FUNCIONA EN: Aspel-COI, Aspel-SAE y Aspel-NOI. EJEMPLO: COM *********** El encabezado del reporte se imprimir en letra para Encabezado *************** TIPO 1 ESCRIBE 20, "Reporte General de Movimientos" TIPO 2 ESCRIBE 1, <036>, 10, <040> Con lo cual se le solicita al sistema: l Que inicialice la impresin en letra para encabezado. l Escriba a partir de la columna 20 el ttulo de reporte. l Active la impresin en letra condensada. l Imprima a partir de la columna 1, el contenido del campo <036> y a partir de la columna 10, el contenido del campo <040>. Con lo cual nicamente la impresin del encabezado quedar en letra de encabezado. Si adems de modificar la letra en cuanto a su tamao, requieres cambiar el estilo (negrita, cursiva, etc.) debers utilizar el comando CONTROL (slo para sistemas DOS). l Ver Estructura del formato . Esencial Este comando hay que restablecerlo cada vez que se cambie. Manejo Toma en cuenta las siguientes consideraciones:
l Para los sistemas basados en DOS se utiliza de la siguiente forma: Tipo 1 10 cpi Tipo 2 16 cpi l Para los sistemas basados en Windows se utiliza de la siguiente forma: Tipo 1 Letra normal Tipo 2 Letra condensada LOS COMANDOS CON LOS QUE SE RELACIONA SON: Caracteres y Font .
Tipos de Base de Datos La versin de Aspel-SAE permite manejar y actualizar sus archivos de datos en diferentes formatos de bases de datos, como: l Paradox l Dbase l SQL Server l Oracle l DB2 Por omisin la base de datos de Aspel-SAE est estructurada en formato Paradox. El manejar una base de datos abierta significa que el sistema tiene la capacidad de compartir informacin desde y hacia otras aplicaciones diferentes a Aspel-SAE e incluso, si esta base se modifica desde otras aplicaciones y respeta la estructura de las tablas Aspel-SAE reconocer dichos cambios. Para realizar el acceso y manejo de bases de datos de cualquier tipo, se requieren administradores de datos conocidos como manejadores o drivers. Volver a la Gua de Base de Datos Abierta
TRADUCE SINTAXIS: TRADUCE (Nmero de columna), <Campo numrico>, "E"spaol o "I"ngls, "MONEDA/MONEDAS" DESCRIPCIN: Sirve para convertir el contenido de un campo numrico en letras. El sistema s lo funciona para ingls y espaol. UBICACIN DEL COMANDO: Partidas y Totales. FUNCIONA EN: Aspel-COI, Aspel-SAE y Aspel-NOI EJEMPLO: TRADUCE 15, <101>, "E", "PESO/PESOS" TRADUCE 15, <101>, "E", "PESO/PESOS/M.N." El sistema escribir a partir de la columna 15, el monto del campo <101>, escribiendo el monto en espaol y con la terminacin en Pesos. Si omites el parmetro del tipo de moneda, el sistema asumir Pesos para "E"spaol y Dlares para "I"ngls. Para el manejo con multimoneda se han implementado las siguientes variables, las cuales debe indicar en el encabezado dentro del formato: SINTAXIS Asigna <01>, "/" Asigna <02>, "Smbolo de la moneda" ("U.S.D.o PESOS") Asigna <04>, "E"spaol o "I"ngls NOTA: Dado que el sistema slo reconoce la traduccin de montos en Espaol o Ingls debes indicar slo una de las iniciales. En el formato adems se asigna a la variable <03> la cadena que contiene los campos para poder especificar la leyenda traducida que llevar el documento al final. SINTAXIS Asigna <03>, <Descripcin de la moneda> + <01> + <Descripcin de la moneda> + <01> + <02> As mismo, al momento de ejecutar el comando traduce, se realizan los clculos pertinentes y manda a llamar a estas variables. SINTAXIS TRADUCE (Nmero de columna), <Monto>/<Tipo de cambio>, <04>, <03> EJEMPLO: Si una cotizacin se quiere expresar en dlares, se debe indicar como sigue: ..... ..... Asigna <01>, "/" Asigna <02>, "U.S.D." Asigna <04>, "I" ...... ...... INICIA COTIZACION Asigna <03>, <201> + <01> + <201> + <01> + <02> ...... ...... ...... TERMINA COTIZACION ...... ...... TRADUCE 15, <066>/<209>, <04>, <03> ...... ...... FIN El sistema escribir a partir de la columna 15, el monto en ingls,
seguido del nombre de la moneda, adems de las fraccin seguida de la nomenclatura de la moneda. Por ejemplo, five Dollars 30/100 U.S.D. l Ver Estructura del formato .
Descripcin de tabla: Cuentas x pagar Estructura de datos: No. Descripcin 1. 2. 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 Clave Status Tipo de movimiento Nmero de factura Documento Referencia Importe Fecha de aplicacin Fecha de vencimiento Cobro Observacin Cuentas por Pagar Informacin de autorizacin Clave del vendedor Nmero de moneda Tipo de cambio Importe de moneda extranjera Fecha de elaboracin
Campo para filtros SQL Campo en consulta Cprov Status Tipo_mov No_factura Docto Refer Importe Fecha_apli Fecha_venc Cob Obs_cxccxp Bank_com StrCveVend Num_moned Tcambio Impmon_ext FechaElab Cxp-Cve_clpv Cxp-Status Cxp-Tipo_mov Cxp-No_factura Cxp-Docto Cxp-Refer Cxp-Importe Cxp-Fech_apli Cxp-Fech_venc Cxp-Cob Cxp-Afec-coi Cxp-Obs_cxc_cxp Cxp-Bank_com Cxp-Cve_vend Cxp-Num_moned Cxp-Tipo_cambio Cxp-Imp_mon_ext Cxp-con_Refer
Tipo Char Char Char Char Char Char Double DATE* DATE* Char Char
Tamao 5 1. 1. 7 9 9 8 3 3 5 1.
Afectacin en Cuentas contables Afec_coi
Uns long 4 Int Char Char Float Double Char 7 2. Int2 4 8 1. 4 5 2.
Referencia de la cuenta por pagar CConRefer
Cxp-FechaElaboracion Date*
20 Usuario Usuario Cxp-NoUsrElaboro DATE* = Estructura fecha: dd = char, mm = char, aa = unsigned char
Descripcin de tabla: Folios fiscales para Cuentas por cobrar Estructura de datos: No. Descripcin Campo en consulta Tipo Tamao 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 08 09 10 Folio fiscal del movimiento Folio Monto Imp1 Monto Imp2 Monto Imp3 Monto Imp4 Monto del flete % Impuesto % Retencin Estado del folio Nmero de factura Impuesto1 Impuesto2 Impuesto3 Impuesto4 Flete Impuesto Retencin Status Referencia Char 9 Doble 2 Doble 2 Doble 2 Doble 2 Doble 2 Doble 2 Doble 2 Char Char 7 1.
11 Fecha asignacin Ffolio Date* 3 DATE* = Estructura fecha: dd = char, mm = char, aa = unsigned char
Descripcin de tabla: Folios fiscales para Cuentas por pagar Estructura de datos: No. Descripcin Campo en consulta Tipo 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 08 09 10 Folio fiscal del movimiento Folio Monto Imp1 Monto Imp2 Monto Imp3 Monto Imp4 Monto del flete % Impuesto % Retencin Estado del folio Nmero de factura Impuesto1 Impuesto2 Impuesto3 Impuesto4 Flete Impuesto Retencin Status Referencia
Tamao
Char 9 Doble 2 Doble 2 Doble 2 Doble 2 Doble 2 Doble 2 Doble 2 Char Char 7 1.
11 Fecha asignacin Ffolio Date* 3 DATE* = Estructura fecha: dd = char, mm = char, aa = unsigned char
Descripcin de tabla: Proveedores Estructura de datos: No. Descripcin Campo para filtros SQL Campo En consulta 1. 2. 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 Clave Status Nombre RFC Direccin Poblacin Cdigo postal Telfono Atencin pagos Atencin cobranza Revisin y pago Clasificacin Das de crdito Vendedor Descuento Lmite de crdito Saldo Compras anuales Observaciones Colonia Fax Email CURP Clave zona Telfonos Cprov Status Nombre RFC Dir Pob Codigo Telefono Atencion Aten_cob Rev_pag Clasific Dias_cre Vend Descuento Lim_cred Saldo Vtas Obser Colonia Fax Email CURP Cve_Zona Telefonos Prov-Clave Prov-Status Prov-Nombre Prov-RFC Prov-Direccion Prov-Poblacion Prov-Codigo_ostal Prov-Telfono Prov-Atencion Prov-Atn_Cobranza Prov-Rev_y_Pago Prov-Clasificacion Prov-Dias_de_credito Prov-Fech_Ult_Cmp Prov-Vendedor Prov-Descuento Prov-Lmite_credito Prov-Saldo Prov-Observaciones Prov-Colonia Prov-Fax Prov-Email Prov-CURP Prov-Clave_Zona Prov-Telefonos Prov-DocUltPago Prov-DocUltVent Prov-CampLibre1 Prov-CampLibre2 Prov-CampLibre3 Prov-Fech_Ult_Pago Prov-Ret_Flete Prov-CampLibre4 Prov-Porc_Retencion Prov-CampLibre5 Prov-MonUltPago Prov-MonUltVent
Tipo String Tychar Sting Char Char Char Char Char Char Char Char Char Int DATE* Char Flaot
Tamao 5 1. 60 15 40 30 5 25 20 20 4 5 2. 3. 5 4.
Fecha ltima de compra Fch_ultcom
Double 8 Double 8 Long Char Char Char Char Char Char Char Char Char Char Char Date* Char INT Double 4 Double 4 Double 8 Double 8 Double 8 4 20 25 60 18 6 75 7 7 10 15 25 3 1. 2.
Prov-Compras_Anuales Double 8
Ultimo pago documento ult_pagoD Ultima venta documento ult_ventD Campo libre1 Campo libre2 Campo libre3 Fecha de ultimo pago Retencin por flete Campo libre4 Campo libre5 Monto de ultimo pago Monto de ultima venta CamLibre1 CamLibre2 CamLibre3 ultpagoF RetxFlete CamLibre4 CamLibre5 ult_pagoM ult_ventM
Porcentaje por retencin PorcReten
39 Campo libre6 CamLibre6 Prov-CampLibre6 DATE* = Estructura fecha: dd = char, mm = char, aa = unsigned char
Descripcin de tabla: Inventarios Estructura de datos: No. Descripcin 1. 2. 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 Clave del articulo Status Descripcin Nmero de Serie Unidad de medida Unidad de empaque Lnea del producto Control de almacn Impuesto 1 Impuesto 2 Proveedor 1 Proveedor 2 Tiempo de surtido Stock mnimo Stock Mximo Tipo de costeo Tipo de cambio Precio 1 Precio 2 Precio 3 Precio 4 Precio 5 Fecha ltima de compra Compras x recibir Fecha ltima de venta Pendientes por surtir Existencias Costo promedio ltimo costo Ventas anuales Monto de ventas anuales Observaciones de producto en inventario Unidad alternativa Factor de conversin Apartados Existencias congeladas Lote Pedimento Captura de inventario fsico Moneda Inventario fsico Peso Volumen Campo para el usuario alfanumrico Campo para el usuario alfanumrico Campo para el usuario alfanumrico Campo para el usuario numrico
Campo para filtros SQL Campo en consulta Clv_art Status Descr Num_serie Uni_med Uni_emp Lin_prod Ctrl_alm Impuesto1 Impuesto2 Proveedor1 Proveedor2 Tiem_surt Stock_min Stock_max Tip_costeo Tipo_camb Precio1 Precio2 Precio3 Precio4 Precio5 Fch_ultcom Comp_x_rec Fch_ultvta Pend_surt Exist Costo_prom Ult_costo Vtas_anl_c Vtas_anl_m Obs_inv Uni_alt Fac_conv Apart ExisCong Blote Bpedimento BseCaptIF Num_mon Db8InvFis Peso Volumen CampoStrU1 CampoStrU2 CampoStrU3 CampoIntU Inv-Producto No disponible Inv-Descripcion No disponible Inv-Unid_medida Inv-Unid_de_empaque Inv-Linea_Producto Inv-Control_Almacen Inv-Impuesto_1 Inv-Impuesto_2 Inv-Proveedor_1 Inv-Impuesto_2 Inv-Tiempo_de_surtido Inv-Stock_minimo Inv-Stock_maximo Inv-Tipo_costeo Inv-Divisa Inv-Precio_publico Inv-Precio_lista2 Inv-Precio_lista3 Inv-Precio_lista4 Inv-Precio_minimo Inv-Fecha_ult_compra Inv-Compras_x_recibir Inv-Fecha_ult_venta Inv-Pendientes Inv-Existencias Inv-Costo_promedio Inv-Ultimo_costo Inv-Vtas_anual Inv-Vtas_anual_$ No disponible Inv-Tipo_Ele Inv-Uni_alterna Inv_Factor_conv Inv-Apartados No disponible No disponible No disponible No disponible Inv-Invent_Fisico Inv-Peso Inv-Volumen Inv-CampoStrUsr1 Inv-CampoStrUsr2 Inv-CampoStrUsr3 Inv-CampoIntUsr
Tipo Char Char Char Char Char Float Char Char Float Float Char Char Int Double Double Char Char Double Double Double Double Double DATE* Double DATE* Double Double Double Double Double Double Char Char Double Double Double Uns char Uns char Uns char Double Double Double Char Char Char INT2
Tamao 16 1. 40 1. 2. 4 5 10 4 4 5 5 2 8 8 1. 1. 8 8 8 8 8 3 8 3 8 8 8 8 8 8 1. 2. 8 8 8 1. 1. 1. 2. 8 8 8 10 15 25 2
Uns long 4
Tipo de elemento: Producto(I), Servicio (S), Kid (K) Tipo_ele
Inv-Numero_de_Moneda Char
49 50 51 52 Campo para el usuario numrico Campo para el usuario numrico Campo anual Campo anual $ CampoDbl4U CampoDbl8U CompsAnlC CompsAnlM Inv-CampoDbl4sr Inv-CampoDbl8Usr Inv-Cmps_anual Inv-Cmps_anual_$ Inv-cveEsqImp Double Double Double Double Char 4 8 8 8 3.
53 Clave esquema de impuestos CveEsqImp DATE* = Estructura fecha: dd = char, mm = char, aa = unsigned char
Descripcin de tabla: Multialmacn Estructura de datos: No. Descripcin Campo para filtros SQL Campo En consulta 1. 2. 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18 Clave de articulo Status Almacn Control de almacn Existencias Stock mnimo Stock mximo Compras por recibir Existencias reales Existencia congelada Inventario fsico Campo libre1 Campo libre3 Campo libre3 Campo libre numrico4 Campo libre numrico5 Campo libre numrico6 Clv_art Status Almacen Ctrl_alm Exist Stock_min Stock_max Comp_x_rec ExistReal ExistCong db8InvFis StrCampo1 StrCampo2 StrCampo3 numCampo4 numCampo5 numCampo6 Mult-Producto Mult-Status Mult-Almacen Mult_existencias Mult-Stock_Min Mult-Stock_Max Mult-Comp_x_Rec No disponible No disponible Mult-BandEsDife Mult-Inv_Fisico No disponible No disponible No disponible No disponible No disponible No disponible
Tipo Char Char Char
Tamao 16 1. 1. 10 8 8 8 8 8 8 1. 8 10 15 25 2. 4 8
Mult-Control_almacen Char Double Double Double Double Double Double Uns char Double Char Char Char Doble Doble Doble
Captura de inventario fsico BseCaptIF
Descripcin de tabla: Catlogo de Nmeros de Serie Estructura de datos: No. Descripcin Campo para filtros SQL Campo en consulta 1. 2. 3. 04 05 06 07 08 09 10 11 Nmero de serie Clave de articulo Almacn Status Documento de salida Fecha de entrada Fecha de salida Liga de entrada Liga de salida No_serie Clv-art Almacen Status Docto_sal Fecha_ent Fecha_sal Liga_ent Liga_sal No-Serie
Tipo Char
Tamao 25 16 1. 1. 9 9 3 3 4 4 4
Serie-Producto Char Serie-Almacen Uns char Serie-Status Serie-DocEnt Serie-DocSal Char Char Char
Documento de entrada Docto_ent
Serie-Fech_Ent DATE* Serie-Fech_Sal DATE* No disponible No disponible Long Long Long
Nmero FtrNumSec No disponible Secuencial DATE* = Estructura fecha: dd = char, mm = char, aa = unsigned char
Descripcin de tabla: Movimientos al inventario Estructura de datos: No. Descripcin 1. 2. 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 Clave de articulo Tipo de movimiento Fecha del documento Referencia Clave del cliente proveedor Vendedor Cantidad Cantidad a costear Precio Costo Almacn Afectacin de la cuenta contable Registro de serie Movimiento de unidades vendidas Folio secuencial Existencia Tipo de producto Factor de conversin Fecha de elaboracin Usuario
Campo para filtros SQL Campo en consulta Clv_art Tipo_mov Fecha-docu Refer Clave_clpv Vend Cant Cant-cost Precio Costo Almacen Afec_coi Reg_serie Uni_venta U4Sec Db8Exist Tipo_prod Factor_Conv FechaElab Usuario Movin-Producto Movin-Fecha Movin-Documento Movin-Cliente_Proveed Movin-Vendedor Movin-Cantidad Movin- Cant_x_costear Movin-Precio_unitario Movin-Costo_unitario Movin-Almacen No disponible No disponible No disponible Movin-uni_vta No disponible Movin-Existencia No disponible Movin-Factor_conv Movin-NoUsrElaboro Movin-MontoFlete
Tipo Char DATE* Char Char Char Double Double Double Double Uns char Char
Tamao 16 1. 3 9 5 5 8 8 8 8 1. 1.
Movin-Tipo_movimiento Uns char
Observacin de movimiento al inventario Obs_minv
Uns long 4 Uns long 4 Char Uns long 4 Double Char Double INT2 Double 8 8 7 2. 8 1. 2.
Movin-FechaElaboracion DATE*
22 Monto flete m_flete DATE* = Estructura fecha: dd = char, mm = char, aa = unsigned char
Descripcin de tabla: Vendedores Estructura de datos: No. Descripcin Campo para filtros SQL Campo En consulta 1. 2. 03 04 05 06 Clave vendedor Clv_Vend Status Nombre Comisiones Clasificacin Correo Status Nombre Comi Clasific CorreoE Vend-Clave No disponible Vend-Nombre Vend-Zona Vend-CorreoE
Tipo Tamao Char 5 Char Char 30 Char 5 Char 60 1.
Vend-Comisin Foat 4
Descripcin de tabla: Partidas de facturas Estructura de datos: No. Descripcin Campo para filtros SQL Campo en consulta 1. 2. 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 Tipo de registro Tipo de documento Clave del documento Clave articulo Cantidad Pendientes por surtir Precio Costo Impuesto 1 Impuesto 2 Descuento1 Descuento 2 Descuento 3 Comisiones Partida anterior Tipo de partida anterior Documento anterior Partida siguiente Documento Siguiente Partida asignada Documento asignada Actual inventario Numero de almacn Polticas Tipo de cambio Registro serie Registro observacin Apartados Unidad de venta Tipo de producto Folio secuencial Monto flete Impuesto3 Impuesto4 Aplica impuesto1 Aplica impuesto2 Aplica impuesto3 Aplica impuesto4 Tip_reg Tip_doc Cve_docto Cve_art Cant Pxs Prec Cost Impu1 Impu2 Desc1 Desc2 Desc3 Comi Par_ant Tip_ant Doc-ant Par-sig Doc_sig Par_asig Doc_asig Act_inv Num-alm Polits Tip_cam Reg_serie Reg_obs Apar Uni_venta Tipo_prod u4Sec M_flete Impu3 Impu4 Imp1AplA Imp2AplA imp3AplA Imp4AplA No disponible FacPar-Tipo_docto FacPar-Cve_docto FacPar-Producto FacPar-Cantidad FacPar-Precio FacPar-Costo FacPar-Impuesto1 FacPar-Impuesto2 FacPar-Descuento1 FacPar-Descuento2 FacPar-Descuento3 FacPar-Comisiones FacPar-Par_ant FacPar-Tip_ant FacPar-Doc_ant FacPar-Par_sig FacPar-Tip_sig FacPar-Doc_sig FacPar-Par_asig FacPar-Tip_asig FacPar-Doc_asig No disponible FacPar-Num_alm Facpar-Politicas FacPar-Tipo_camb No disponible No disponible FacPar-Apartados FacPar-Uni_med FacPar-Tipo_prod No disponible FacPar-MontoFlete FacPar-Impuesto3 FacPar-Impuesto4 FacPar-aplicaA1 FacPar-aplicaA2 FacPar-aplicaA3 FacPar-aplicaA4
Tipo Char Char Char Char Double Double Double Float Float Float Float Float Float uns int Char Char uns int Char Char Uns int Char Char Char uns char Char Float
Tamao 1. 1. 7 16 8 8 8 8 4 4 4 4 4 4 2. 1. 7 2. 1. 7 2. 1. 7 1. 1. 3 4
FacPar-Pend_x_Surtir Double
Tipo de partida siguiente Tip_sig
Tipo de partida asignada Tip_asig
Uns long 4 Uns long 4 Double Char Char Uns long 4 Double Double Double Uns long Uns long Uns long Uns long 8 4 4 1. 1. 1. 1. 8 2. 1.
Descripcin de tabla: Partidas de compras Estructura de datos: No. Descripcin Campo para filtros SQL Campo en consulta 1. 2. 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 Tipo de registro Tipo de documento Clave documento Clave articulo Cantidad Pendientes por recibir Precio Costo Impuesto 1 Impuesto 2 Descuento Partida anterior Tipo de partida anterior Documento anterior Partida siguiente Tipo de partida siguiente Documento siguiente Partida asignada Tipo de partida asignada Documento asignado Actualiza inventario Nmero de almacn Tipo de cambio Registro de serie Costo SAE Unidad de venta Folio secuencial Factor de conversin Impuesto 3 Impuesto 4 Aplica impuesto1 Aplica impuesto2 Aplica impuesto3 Aplica impuesto4 Monto flete Tip_reg Tip_doc Cve_doc Cve-art Cant Pxr Prec Cost Impu1 Impu2 Descu Par_ant Tip_ant Doc_ant Par_sig Tip_sig Doc_sig Par_asig Tip_asig Doc_asig Act_inv Num_alm Tip_cam Reg_serie Costo_sae Uni_venta U4Sec FactConv impu3 Impu4 imp1AplA Imp2AplA Imp3AplA Imp4AplA MonFlete No disponible CmpPar-Tipo_doc CmpPar-Cve_doc CmpPar-Cve_art CmpPar-Cantidad CmpPar-Precio CmpPar-Costo CmpPar-Impuesto1 CmpPar-Impuesto2 CmpPar-Par_ant CmpPar-Tip_ant CmpPar-Doc_ant CmpPar-Par_sig CmpPar-Tip_sig CmpPar-Doc_sig CmpPar-Par_asig CmpPar-Tip_asig CmpPar-Doc_asig CmpPar-Act_inv
Tipo Char Char Char Char Double Double Double Float Float Uns int Char Char Uns int Char Char Uns int Char Char Char
Tamao 1. 1. 7 16 8 8 8 8 4 4 4 2. 1. 7 2. 1. 7 2. 1. 7 1. 1. 4
CmpPar-Pend_X_rec Double
CmpPar-Descuento Float
CmpPar-Num_alma Uns char CmpPar-Tip_cambio Float CmpPar-Reg_serie CmpPar-Reg_obs CmpPar-Uni_venta CmpPar-Lote_ped CmpPar-FactConv CmpPar-Impuesto3 CmpPar-Impuesto4 CmpPar-aplicaA1 CmpPar-aplicaA2 CmpPar-aplicaA3 CmpPar-aplicaA4 Uns long 4 Uns long 4 8 Char Uns long 4 Double Double Double Uns long Uns long Uns long Uns long 8 8 4 4
Registro de observaciones Reg_obs
CmpPar-Costo_sae Double
2.
1. 1. 1. 1.
CmpPar-MontoFlete Double
Descripcin de tabla: Catlogo de Lotes y Pedimentos Estructura de datos: No. Descripcin Campo para filtros SQL Campo En Consulta 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 08 09 Clave del articulo Lote Pedimento Fecha de caducidad Fecha aduana Fecha ultimo movimiento Nombre aduana Cantidad Folio secuencial Cve-art Lote Pedimento FchCaduc FchAduana FchUltMov Nom_Aduan Cantidad u4Sec LtPd-Cve_art LtPd-Lote LtPd-Pedimento LtPd-Fecha_Aduana No disponible LtPd-Nom_Aduana LtPd-Cantidad No disponible
Tipo Char Char Char DATE* DATE* Char Double
Tamao 16 12 21 3 3 3 20 8.
LtPd-Fecha_caducidad DATE*
Uns long 4 Uns long 4
10 Registro de observaciones FtrObs No disponible DATE* = Estructura fecha: dd = char, mm = char, aa = unsigned char
AJUSTA SINTAXIS: En Aspel-NOI y SAE-Windows AJUSTA Xcm, Col, "texto" AJUSTA (Rengln de posicin del cursor), (Nmero de columna), "Texto" En todos los dems sistemas: AJUSTA Xcm (Rengln de posicin del cursor) DESCRIPCIN: A travs de este comando, podrs indicarle al sistema que empiece a escribir las partidas o movimientos a partir de determinada lnea que indiques. Es til sobre todo cuando los encabezados difieren en longitud, en cuanto a lneas de impresin. Slo para Aspel-COI, Aspel-NOI, Aspel-BANCO y Aspel-SAE: Con este comando se indica al sistema la ubicacin del texto que se va a imprimir en la hoja del reporte. Funciona con centmetros que se miden a partir del inicio de la hoja. Por ejemplo, AJUSTA 10 indica que empezar a imprimir a partir del centmetro 10 desde el borde del papel. Si la posicin indicada con el AJUSTA es anterior a la ltima lnea impresa, el sistema ignorar la instruccin, ya que NO retrocede durante la impresin. UBICACIN DEL COMANDO: Encabezado y totales. EJEMPLO: Ej. 1.- AJUSTA 50 Posiciona la cabeza de impresin en el rengln 50. Ej. 2.- AJUSTA 15, 8, " | " Slo para sistemas COI 2.0, NOI 2.0 y SAE 2.0 en Windows: imprime una lnea vertical en la columna 8 y rengln 15. l Ver Estructura del formato . LOS COMANDOS CON LOS QUE EST RELACIONADO SON: Escribe . Esencial Para conocer ms a detalle el funcionamiento de este comando, favor de remitirte a la ayuda electrnica de este sistema.
Descripcin de tabla: Conceptos de Mov. al Inv. Estructura de datos: No. Descripcin Campo para filtros SQL Campo En Consulta Tipo 1. 2. 3. 04 Nmero de concepto Num_cpto Descripcin Cliente proveedor Cuenta contable Descr Cpn Cuen_cont MovInv-Num-cpto MovInv-Cli-Prov Uns char 18 1. 28 Char MovInv-Descripcion Char MovInv-Cta-Contable Char
Tamao 1.
Descripcin de tabla: Catalogo de Lneas Estructura de datos: No. Descripcin Campo para filtros SQL Campo En consulta Tipo Tamao 1. 2. 3. Clave de lnea Cuenta contable Clv_Lin Cuenta_Coi Linea-Clave Linea-Descripcion Char 5 Char 20 Descripcin de lnea Desc_Lin
Linea-Cta-Contable Char 28
Descripcin de tabla: Catalogo de Kits Estructura de datos: No. Descripcin Campo para filtros SQL Campo En Consulta Tipo 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Clave Kit Clave artculo Porcentaje Porcentaje costo Cantidad Unidad Cve_kit Cve-art Porcen Por_cost Cantidad Unidad Kits-Clave Kist-Clv-Art. Kist-Porcentaje Kist-min Kist-cost Kist-Cantidad Kits-Unidad Char Char
Tamao 16 16
Double 8 Double 8 Double 8 Double 8 Char 2
Porcentaje mnimo Por_min
ASIGNA SINTAXIS: ASIGNA <Campo libre>, <Campo> o Dato o Clculo o "Texto". DESCRIPCIN: La finalidad de este comando es la generacin de variables por parte del usuario. A travs de esta instruccin, el usuario podr asignarle a una nueva variable: valores, el resultado de una operacin o clculo, datos alimentados a travs del comando DATO o el contenido de otra variable. El editor contiene campos libres numricos y alfanumricos. UBICACIN DEL COMANDO: Partidas y Totales. FUNCIONA EN: Aspel-COI, Aspel-SAE y Aspel-NOI EJEMPLO: E.j. 1.- ASIGNA <102>, <031> * <032> Le asigna el resultado de multiplicar el campo <031> por el campo <032> a la variable numrica <102> E.j. 2 ASIGNA <100>, 100*.05/15 ESCRIBE 1, <100> Le asigna el resultado de multiplicar el monto de 100 por el porcentaje .05 y se divide entre 15 l Ver Estructura del formato . LOS COMANDOS CON LOS QUE EST RELACIONADO SON: Escribe , SI , Sino , Sifin . Esencial l Si se asigna texto a un campo libre numrico, el resultado es el nmero de caracteres de la cadena. l Si se asigna un nmero a un campo alfanumrico, al sumarle otro, concatena las cadenas involucradas, sin importar si el contenido de las variables son nmeros, los toma como caracteres, no realiza la suma numrica.
Descripcin de tabla: Catalogo de Monedas Estructura de datos: No. Descripcin Campo para filtros SQL Campo En Consulta Tipo 1. 02 3. 04 5. 6. 07 08 Nmero de moneda Descripcin Smbolo Tipo de cambio No disponible No disponible Deslizamiento Num_moned Descr Simbolo Tcambio Simbwin Fmtwin desliz Moneda-numero Moneda-simbolo Kist-T.Cambio No disponible No disponible Kist-desliz Char 20 4. 4 1. 1. 1. Char Float Char Char double 4 Char Moneda-Descripcion Char
Tamao 2.
Fecha del ultimo cambio FUltCamb
Kits-Fch-Ult-Cambio DATE* 3
09 Deslizamiento diario autodesliz Kits-autodesliz DATE* = Estructura fecha: dd = char, mm = char, aa = unsigned char
Descripcin de tabla: Polticas de Ventas Estructura de datos: No. Descripcin Campo para filtros SQL Campo En Consulta Tipo 1. 2. 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 Descripcin Status Clave inicial Clave final Lnea producto Volumen mnimo Cliente Clasificacin del cliente Fecha desde Hora desde Minutos desde Fecha hasta Hora hasta Minutos hasta Tipo de poltica Porcentaje o monto Lista precio Valor del porcentaje o monto Limite de unidades vendidas Clie Clas_clie
l
Tamao 20 1. 16 16 4 8 5 6 3 1. 1. 3 1. 1. 1. 1. 1. 8 8 8
Descr St Clv_Ini Clv_Fin lin_prod

l
Poli-Descripcion Poli-Status Poli-Clave-Ini Poli-Clave-Fin Poli-Linea Poli-vol-min Poli-clie Poli-ClasClie Poli-v_dfech Poli-HoraDesde Poli-MinutoDesde hfech Poli-v_hfech Poli-HoraHasta Poli-MinutoHasta Poli-t_pol Poli-prc_mon Poli-lista_prec Poli-val Poli-LimUniVta dfech
Char Char Char Char Char Double Char Char DATE* Uns char Uns char DATE* Uns char Uns char Char Char Char Double Double Double
ol_min
dHra dMin
l
hHra hMin t_pol prc_mon Lista_prec Val LimUniVta
20 Numero de unidades vendidas NumUniVen Poli-LimUniVta DATE* = Estructura fecha: dd = char, mm = char, aa = unsigned char
Descripcin de tabla: Acumulado de compras Estructura de datos: No. Descripcin Campo para filtros SQL Campo en consulta Tipo 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 Factura compra Descuento Descuento financiero Impuesto Impuesto de compra Remisin de venta de compra Descuento Descuento financiero Impuesto Comisiones Devolucin compra Descuento Descuento financiero Impuesto Comisiones Pedido de venta de compra Descuento Impuesto acumulado Comisin acumulado cotizacin de venta de compra Descuento Descuento financiero Impuesto Comisin Fvta_com Fdescto Fdes_fin Fimp Fcomi Rvta_com Rdescto Rdes_fin Rimp Rcomi Dvta_com Ddescto Ddes_fin Dimp Dcomi Pvta_com Pdescto Pimp Pcomi Cvta_com Cdescto Cdes_fin Cimp Ccomi Acum-Vta-Comp Acum-descto Acum-DescFin Acum-Imp Acum-Comi Acum-Vta-Comp Acum-descto Acum-DescFin Acum-Imp Acum-Comi Acum-Vta-Comp Acum-descto Acum-DescFin Acum-Imp Acum-Comi Acum-Vta-Comp Acum-descto Acum-DescFin Acum-Imp Acum-Comi Acum-Vta-Comp Acum-descto Acum-DescFin Acum-Imp Acum-Comi
Tamao
Double 8 Double 8 Double 8 Double 8 Double 8 Double 8 Double Double 8 Double 8 Double 8 Double 8 Double 8 Double 8 Double 8 Double 8 Double 8 Double 8 Double 8 Double 8 Double 8 Double 8 Double 8 Double 8 Double 8 Double 8 Date* 8 8.
Descuento financiero acumulado Pdes_fin
26 Periodo de acumulado Per_Acum Acum-Periodo DATE* = Estructura fecha: dd = char, mm = char, aa = unsigned char
Descripcin de tabla: Acumulado de facturas Estructura de datos: No. Descripcin Campo para filtros SQL Campo En Consulta Tipo 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 Factura de venta Descuento Impuesto Comisin Remisin de venta Descuento Impuesto Comisin Descuento Impuesto Comisin Pedidos de venta Descuento Impuesto Comisin Cotizacin de venta Descuento Impuesto Comisin Fvta_com Fdescto Fimp Fcomi Rvta_com Rdescto Rimp Rcomi Ddescto Dimp Dcomi Pvta_com Pdescto Pimp Pcomi Cvta_com Cdescto Cimp Ccomi Acum-Vta-Comp Acum-descto Acum-DescFin Acum-Imp Acum-Comi Acum-Vta-Comp Acum-descto Acum-DescFin Acum-Imp Acum-Comi Acum-Vta-Comp Acum-descto Acum-DescFin Acum-Imp Acum-Comi Acum-Vta-Comp Acum-descto Acum-DescFin Acum-Imp Acum-Comi Acum-Vta-Comp Acum-descto Acum-DescFin Acum-Imp Acum-Comi
Tamao
Double 8 Double 8 Double 8 Double 8 Double 8 Double 8 Double Double 8 Double 8 Double 8 Double 8 Double 8 Double 8 Double 8 Double 8 Double 8 Double 8 Double 8 Double 8 Double 8 Double 8 Double 8 Double 8 Double 8 Double 8 Date* 3 8.
Descuento financiero Fdes_fin
Descuento financiero Rdes_fin
Devolucin de venta Dvta_com Descuento financiero Ddes_fin
Descuento financiero Pdes_fin
Descuento financiero Cdes_fin
26 Periodo acumulado Per_Acum Acum-Periodo DATE* = Estructura fecha: dd = char, mm = char, aa = unsigned char
Descripcin de tabla: Catlogo de Clientes Estructura de datos: No. Descripcin Campo para filtros SQL Campo En Consulta Tipo 1. 2. 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 Clave Status Nombre RFC Direccin Poblacin Cdigo postal Telfono Atencin a Atencin cobranza Revisin de pago Clasificacin Das de crdito Fecha de ltima venta Vendedor Descuento Lmite de crdito Saldo Ventas anuales Observaciones Colonia Fax Email CURP Clave zona Telfono CCLIE Status Nombre RFC Dir Pob Codigo Telefono Atencion Aten_cob Rev_pag Clasific Dias_cre Fch_ultcom Vend Descuento Lim_cred Saldo Vtas Obser Colonia Fax Email CURP Cve_Zona Telefonos Clie-Clave Clie-Status Clie-Nombre Clie-RFC Clie-Direccion Clie-Poblacion Clie-Codigo_Postal Clie-Telfono Clie-Atencion Clie_Atn_Cobranza Clie-Rev_y_Pago Clie-Clasificacion Clie-Fech_Ult_Vta Clie-Vendedor Clie-Descuento Clie-Lmite_credito Clie-Saldo Clie-Observaciones Clie-Colonia Clie-Fax Clie-Email Clie-CURP Clie-Clave_Zona Clie-Telfonos Clie-DocUltPago Clie-DocultVent Clie-CampLibre1 Clie-CampLibre2 Clie-CampLibre3 Clie-Ret_Flete Clie-CampLibre4 Clie-CampLibre5 Clie-Mon_Ult_Pago Char Char Char Char Char Char Char Char Char Char Char Char DATE* Char Float Double 8 Double 8 Long Char Char Char Char Char Char Char Char Char Char Chat Char Int Doble 4 Doble 8 8 Doble 8 4 20 25 60 18 6 75 4 4 10 15 25 1. 2. 5 4. 60 15 40 30 5 25 20 20 4 5 2. 3.
Tamao 5 1.
Clie-Dias_de_credito Int
Clie-Ventas_Anuales Double 8
Ultimo pago Documento Ult_pagoD Ultimo venta Documento Ult_ventD Campo libre 1 Campo libre 2 Campo libre 3 Fecha de ultimo pago Retencin flete Campo libre 4 Campo libre 5 Ultimo pago Monto Ultimo pago Fecha CamLibre1 CamLibre2 CamLibre3 ultpagoF RetxFlete CamLibre4 CamLibre5 ultpagoM ultpagoF
Clie-Fech_Ult_Pago DATE* 3
Porcentaje de retencin PorcReten
Clie-Porc_Retencion Doble 4
Clie-Fech_Ult_Pago Date*
39 Campo libre 6 CamLibre6 Clie-CampLibre6 DATE* = Estructura fecha: dd = char, mm = char, aa = unsigned char
Descripcin de tabla: Cuentas x Cobrar Estructura de datos: No. Descripcin 1. 2. 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 Clave de cliente Status Tipo de movimiento Nmero de factura Documento Referencia Importe Fecha de aplicacin Fecha de vencimiento Cobro Afectacin de cuenta contable Informacin de la autorizacin Status de clave de vendedor Nmero de moneda Tipo de cambio Moneda extranjera Cuenta por cobrar con referencia Fecha elaboracin
Campo para filtros SQL Campo En Consulta CClie Status Tipo_mov No_factura Docto Refer Importe Fecha_apli Fecha_venc Cob Afec_coi Bank_com StrCveVend Num_moned Tcambio Impmon_ext CConRefer FechaElab Cxc-Cve_clpv Cxc-Status Cxc-Tipo_mov Cxc-No_factura Cxc-Docto Cxc-Refer Cxc-Importe Cxc-Fech_apli Cxc-Fech_venc Cxc-Cob Cxc-Afec_coi Cxc-Obs_cxc_cxp Cxc-Bank_com Cxp-CveVend Cxc-Moneda Cxc-Tipo_cambio Cxc-Imp_mon_ext Cxc-Con_ref <Cxc-NoUsrElaboro>
Tipo Char Char Uns char Char Char Char Double DATE* DATE* Char Char
Tamao 5 1. 1. 7 9 9 8 3 3 5 1. 4 5 2. 4 8 1. 7 2.
Observaciones de cuentas por cobrar Obs_cxccxp
Uns long 4 Int Char Char Float Double Char Int
<Cxc-FechaElaboracion> Date*
20 Usuario Usuario DATE* = Estructura fecha: dd = char, mm = char, aa = unsigned char
Descripcin de tabla: Catlogo de Esquema de Impuestos Estructura de datos: No. Descripcin Campo para filtros SQL Campo En Consulta 1. 02 3. 04 05 06 07 08 09 10 Clave de esquema de impuestos Cve_esq Descripcin de Esquema Porcentaje impuesto Aplica impuesto Porcentaje impuesto Aplica impuesto Porcentaje impuesto Impuesto Porcentaje impuesto Aplica impuesto Desc_esq Porcen1 Aplica1 Porcen2 Aplica2 Porcen3 Aplica3 Porcen4 Aplica4 EsqImpu-Clave EsqImp-Porc1 EspImp-Aplica1 EsqImp-Porc2 EspImp-Aplica2 EsqImp-Porc3 EspImp-Aplica3 EsqImp-Porc4 EspImp-Aplica4
Tipo String
Tamao 2. 40 4. 1. 1. 1. 1.
EsqImpu-Descripcion String Double Char
Double 4 Char Double 4 Char Double 4 Char
Uso de la calculadora dentro de los campos de los catlogos de SAE Acceso Desde los campos numricos, con las teclas F2 o Shift F2. Qu es El sistema Aspel-SAE te proporciona una calculadora en todos los campos de tipo numrico, que te servir de apoyo para realizar diversas operaciones aritmticas; el resultado podr ser utilizado en el campo numrico con solo presionar el botn "Utilizar" o con Enter. Manejo La calculadora que se despliega es la siguiente:
La calculadora se podr utilizar con algunas teclas de tu computadora: Tecla Descripcin + l
Suma el nmero tecleado. Resta el nmero tecleado. Multiplica por el nmero a teclear. Divide entre el nmero a teclear. Porcentaje. Borra el nmero que est tecleado. Obtiene el total de la operacin y lo acumula para la siguiente operacin. Enva el resultado al campo de captura y al segundo Enter cancela la calculadora. Cancela la calculadora. Mueve el cursor un espacio hacia la parte superior de la pantalla de la calculadora. Mueve el cursor un espacio hacia la parte inferior de la pantalla de la calculadora.
/ % C o Supr = ENTER ESC Flecha arriba Flecha abajo
Flecha derecha Mueve el cursor un espacio hacia el lado derecho. Flecha izquierda Mueve el cursor un espacio hacia el lado izquierdo. Botones de la calculadora Botn Descripcin
Este botn te permite configurar el nmero de decimales que deseas se muestren en los resultados, de las operaciones hechas por la calculadora. Imprime las operaciones registradas en la calculadora. La ventana que se despliega es la de Windows. Este botn te servir para utilizar el resultado en el campo activo, o desde el cual se solicit la calculadora. Tema relacionado Calculadora de Windows Tecla de ayuda F2 Uso del calendario
Uso del calendario Para qu sirve En diversos filtros, al estar sobre los campos de tipo Fecha y oprimir F2, el sistema te muestra un calendario, para el manejo de las fechas tienes varias opciones:
l l
Presionando las flechas podrs moverte de mes en mes. Para agilizar el cambio del ao haz clic sobre el ao, que aparece en el encabezado de la ventana y el sistema te mostrar unos botones que te permiten cambiar de ao sin tener que desplazarte por los doce meses, para el cambio del mes, haz clic con el botn derecho sobre el mes y se desplegar una lista, de la cual podrs seleccionar el mes deseado.
Si deseas volver a la fecha actual del sistema slo presiona la fecha que se muestra abajo del calendario.
Temas relacionados Uso de la calculadora dentro de los campos Tecla de ayuda F2
Utileras La Seccin de Utileras abarca los siguientes puntos: Qu es el control de archivos Control de Archivos Traduccin de archivos Actualizacin de archivos Corte anual Respaldo de archivos
WHERE Esta clusula se utiliza despus de FROM, y su finalidad consiste en retornar slo aquellos registros que cumplen con cierto criterio. La expresin booleana se forma de una o ms operaciones lgicas que se evaluarn como verdaderas o falsas para cada registro, los operadores pueden utilizar nombres o constantes, por ejemplo: SELECT * FROM FACT01 WHERE CAN_TOT > 10000 (Esto se puede representar con la pregunta: cules son las facturas que sobrepasaron los $10000? La clusula WHERE ir evaluando cada registro que cumpla con ese criterio. Tambin se pueden unir varias condiciones mediante los operadores AND y OR, por ejemplo: SELECT * FROM CLIE01 WHERE (POB LIKE "%IZTAPALAPA%") AND (FCH_ULTCOM = "240998") Esta declaracin se interpreta de la siguiente forma: cules son los clientes cuyo nombre de poblacin incluye la palabra IZTAPALAPA y que hicieron su ltima compra el 240998? Como puede observarse, cuando se hacen comparaciones con campos numricos se utilizan los signos <,>,=, etc. Si stas se realizan en campos alfanumricos se utiliza LIKE, los signos % actan como un comodn en datos alfanumricos.
R. La funcin Avanzado traduce la base de datos a otro formato (DBase, Oracle, etc.) permitiendo trabajar y actualizar datos en lnea en el nuevo tipo de base; mientras que la funcin Conversin exporta un archivo de la base de datos a algn de los tipos de bases de datos seleccionado, pero tal archivo no podr ser afectado en lnea.
Botn quitar Quita de la lista de destinatarios el cliente o contacto seleccionado.
Botn todos Incluye automticamente todos los contactos relacionados al cliente, como destinatarios del correo a enviar.
Botn todos (Quitar) Quita automticamente todos los contactos de la lista de destinatarios.
BRINCA SINTAXIS: BRINCA DESCRIPCIN: Este parmetro le indica al sistema que brinque hasta el siguiente inicio de pgina, para saltar las lneas que queden entre la ltima lnea impresa y el inicio de la siguiente pgina. Se define una sola vez, al final del formato, antes del comando FIN, para que la impresin no se desfase entre uno y otro documento, as los encabezados quedan impresos correctamente. UBICACIN DEL COMANDO: Fin. FUNCIONA EN: Aspel-COI, Aspel-SAE y Aspel-NOI. EJEMPLO: ESCRIBE 41, "TOTAL : $", 61, <066> RAYA 41, 40, "-" \**Fin de la impresin de totales BRINCA FIN En este ejemplo el sistema continuar las operaciones sealadas en el formato al inicio de la pgina siguiente. l Ver Estructura del formato . LOS COMANDOS CON LOS QUE EST RELACIONADO SON: Encabezados .
R. Es la relacin que existe entre la unidad de entrada y la unidad de salida ( F/U= U.E/ U.S) Ejemplo: Si entran cajas con 3 piezas entonces el factor es: 3/1=3, si entran las piezas pero vendo las cajas entonces el factor es: 1/3=0.333. Para ms informacin consulta Factor entre unidades
Cmo acceder a la base de datos abierta Existen dos formas de trabajar con bases de datos abiertas: 1. Utilizar la informacin de las bases de datos de Aspel-SAE y convertirla a un tipo de base de datos de las antes mencionadas. 2. Utilizar la informacin de las bases de datos creadas en una aplicacin externa a Aspel-SAE y accesarla para su uso en AspelSAE (lo cual implica que el usuario prepare las bases de datos con cierta estructura para que Aspel-SAE las pueda leer). Los tipos de bases de datos que puede generar, manejar y actualizar Aspel-SAE son: Paradox Dbase SQL Server DB2 Oracle Ver: Avanzado Conversin
Aspectos generales sobre personalizacin de consultas Acceso
l
Dentro de cualquiera de los mdulos del sistema, elegir del men Ver la opcin Personalizacin de consultas.
Qu es
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Esta opcin te permite disear formatos de consultas de acuerdo con tus necesidades. Estos formatos puedes guardarlos, borrarlos o modificarlos, as como exportarlos a otras aplicaciones de Windows. Cada uno de los usuarios del sistema podr crear sus propias consultas, es decir, la primera vez que un usuario entre al sistema por defecto ver las consultas definidas por el administrador, pero al momento de llevar acabo alguna personalizacin, stas slo sern visualizadas por el usuario que las modific. Una vez personalizada la consulta de algn catlogo, al momento de ingresar al sistema vers por omisin la presentacin tal y como la definiste (esto slo sucede si la consulta personalizada fue grabada con el nombre especfico de la consulta, porque si grabas la consulta con el nombre de "Clientes", al entrar al sistema y pedir la consulta que lleva dicho nombre, aparecer la que t modificaste). Revisa el siguiente ejemplo de consulta personalizada, la cual puedes elaborar con esta funcin:
Ver: Filtros personalizables Ahora mediante el nuevo Administrador de estadsticas, tambin podrs armar cierta informacin y graficarla para un seguimiento de cobranza ms eficiente. Ver: Administrador de estadsticas l La ventana principal de la Personalizacin de consultas muestra las consultas predefinidas en el sistema, as como las que vayas generando.
Cuentas con diversas opciones de edicin e impresin: Agregar, Modificar y Eliminar una consulta personalizada; copiado especial, presentacin preliminar de la consulta personalizada y otros.
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Cuentas con filtros para agrupar tus consultas de acuerdo al catlogo al que pertenecen (pestaas inferiores de la ventana de consulta). Para revisar las consultas personalizadas, basta con hacer doble clic sobre el registro que les corresponde.
Las opciones dentro de esta ventana son: Botn Funcin Te permite agregar una nueva consulta personalizada. Te permite modificar una consulta de acuerdo a tus requerimientos. Te permite eliminar una consulta personalizada. Te permite visualizar la consulta previamente personalizada, es lo equivalente a dar doble clic sobre la consulta. Se explican en: Copiado especial Se explican en: Exportacin de datos Te permite ver en pantalla los datos de la consulta antes de mandar los datos a la impresora. Presentacin preliminar de reportes Manda directo a impresin los datos de la consulta seleccionada. Antes de ser enviados los datos a la impresora, se desplegar una ventana para configurar la impresin. Opciones de impresin A continuacin conoce los temas relacionados que te ensearn como generar una consulta a la medida de tus necesidades: Crea una consulta personalizada Opciones definibles dentro de cada columna Modifica / borra una consulta personalizada Temas relacionados Exportacin de datos Copiado especial
Cmo utilizar una clasificacin Ejemplo Existen 5 espacios para manejar las clasificaciones.
Por ejemplo: 1. 2 3 4 5 ESPACIOS ALFANUMRICOS C N M1 5 Puedes usar los 5 espacios de la clave para indicar una sola caracterstica, pero es mejor emplear cada espacio para agrupar hasta 5 caractersticas diferentes. De qu sirve esto? Para que, al seleccionar informacin con un filtro o al llevar a cabo una bsqueda, puedas agrupar, consultar e imprimir todos los registros que cumplan con cada caracterstica que elijas. En la base de datos Ejemplos, en el mdulo de Clientes y CXC, a los 5 caracteres se les destin el siguiente uso:
Al primer carcter se le asign la letra "C" para identificar que la clasificacin hace referencia a un Cliente; los dos siguientes se dejaron libres, asignndoles ceros, y a los ltimos dos caracteres utilizables se les asign "DF" para identificar a los clientes que pertenecen al Distrito Federal o "PV" para sealar a aquellos que son de Provincia. Por ejemplo, si deseas ver en una ventana todos los clientes que son de provincia, al filtrar sencillamente se lo indicars al sistema de la siguiente manera: ???PV (esto es lo que debes anotar en el campo de Clasificacin, en la ventana de bsqueda o en el filtro correspondiente. El signo de interrogacin (?) sirve como comodn, e indica que no importa la letra que tengas en esa posicin, porque incluir todos los registros; si anotaste algo diferente a ? en la peticin, se incluirn slo los registros que lleven ese monograma en la posicin donde sustituiste al comodn). Nota Ten en cuenta que el sistema distingue entre maysculas y minsculas, por lo que al momento de filtrar o dar de alta registros similares debers anotar idntica la clasificacin. Adapta la clasificacin a las caractersticas propias de tu negocio.
<001> <019>
Campos del <001> al <019> CAMPO DESCRIPCIN LONGITUD
<001> al <019> Campos libres alfanumricos Variable Esencial Estos campos libres alfanumricos los puedes utilizar para anotar cualquier texto o cadenas alfanumricas que requieras que aparezcan dentro de tu reporte. Puedes revisar, dentro de la explicacin general del Editor de formatos, los comandos CENTRA y ESCRIBE, los cuales te permiten darle formato a la impresin de los textos.
<001> <019>
Campos <001> al <019> CAMPO DESCRIPCIN LONGITUD
<001> <019>
La actualizacin se realiza slo instalando las versiones nuevas en el directorio en donde estn las actuales, y los programas NO. El trmino de actualizacin se utiliza para fines comerciales, entendiendo que a un usuario se le vende con un precio preferencial o de actualizacin cuando dicho usuario posee el sistema, pero en versiones atrasadas. Es una forma de estimular a nuestros usuarios a que se estn actualizando constantemente, pues no se les vende al precio de paquete "nuevo". Cuando un usuario compra una actualizacin, est pagando menos, pero se le est entregando un PAQUETE COMPLETO, con un nuevo nmero de serie, manual, etc. Por lo tanto, tienen que instalarlo como un paquete nuevo e independiente al que usaban anteriormente. Esto implica que se tendr que instalar en un directorio nuevo y que tendrn que configurarlo nuevamente, es decir, definir en esta nueva versin los parmetros con los que deber funcionar el sistema. Volver a preguntas generales de los sistemas Aspel Volver a la Gua Rpida de Aspel-SAE
<001> <019>
<001> al <019> Campos libres alfanumricos Variable
Campos adicionales CAMPO DESCRIPCIN <130> <131> <132> <133> <134> <135> <136> <137> <138> <139> <140> <141> <142> <143> <144> <145> <146> <147> <148> <150> <151> <152> <153> <154> <155> <156> <157> <158> <159> <160> <161> <162> <163> <164> <165> <166> <167> <168> <169> <170> <171> <172> <173> <174> <175> <176> <177> <178> <179> Colonia Fax Descripcin de moneda Smbolo de la moneda. Nombre del vendedor Comisin para el vendedor Zona del vendedor Clave del vendedor Nmero de moneda Tipo de cambio Monto en moneda extranjera
LONGITUD 20 25 20 4 30 Segn mscara 5 5 2. Segn mscara Segn mscara
Subtotal del documento en moneda ext. Segn mscara Impuesto del documento en moneda ext. Segn mscara Lneas escritas por el ltimo Escribe Atencin ventas/compras 1. er impuesto 4to impuesto Direccin electrnica C.U.R.P del cliente/proveedor Telfonos ltimo pago ltima venta/compra Campo de usuario 1 Campo de usuario 2 Campo de usuario 3 Campo de usuario 4 Campo de usuario 5 Campo de usuario 6 Fecha de ltimo pago Porcentaje de retencin Monto del ltimo pago Monto de ltima venta/compra 2. 3. do impuesto er impuesto 20 Segn mscara Segn mscara 60 18 75 7 7 10 15 25 Segn mscara Segn mscara Segn mscara 9 Segn mscara Segn mscara Segn mscara Segn mscara Segn mscara Segn mscara Segn mscara Segn mscara Segn mscara Segn mscara 9 Segn mscara 9 Segn mscara Segn mscara 6 60 Segn mscara Segn mscara Segn mscara
Monto del impuesto retenido Leyenda impuesto 1 Leyenda impuesto 2 Leyenda impuesto 3 Leyenda impuesto 4 Fecha de la factura Clave del folio Fecha de asignacin del folio Status del folio Factura asociada al folio Zona Descripcin de la zona Manejo Retencin por flete Monto del impuesto 1 del folio Monto del impuesto 2 del folio
<180> <181> <182> <183> <184> <185> <186> <187> <188> <189> <190> <191> <192> <193> <194> <195> <196> <197> <198> <199> <200> <201> <202> <203> <204> <205> <206> <207> Monto del impuesto 3 del folio Monto del impuesto 4 del folio Monto del flete del folio Porcentaje de flete del folio Porcentaje de retencin del folio Frmula para flete de la Zona Monto del flete para la Zona Impuesto del flete para la Zona Maneja frmula en el Flete de la Zona Calle del emisor Nmero exterior del emisor Colonia del emisor Localidad del emisor Pas del emisor Cdigo postal del emisor Calle del Expedido En Nmero exterior del Expedido En Colonial del Expedido En Localidad del Expedido En Pas del Expedido En Cdigo del Expedido En Nmero interior del emisor Referencia del emisor Municipio del Expedido En Estado del emisor Nmero interior del Expedido En Referencia del Expedido En Municipio del Expedido En Segn mscara Segn mscara Segn mscara Segn mscara Segn mscara Segn mscara Segn mscara Segn mscara Segn mscara 50 15 20 30 20 5 50 15 20 30 20 5 15 30 20 20 15 30 20
<208> Estado del Expedido En 20 Esencial Los campos marcados como Mscara son numricos, y varan dependiendo del uso del comando.
Campos adicionales CAMPO DESCRIPCIN LONGITUD <128> Tipo de venta del producto <129> Tipo de producto <130> Unidad de salida <131> Factor entre unidades <133> Descripcin (desc_lin). Pertenece al grupo de campos de Lnea. <134> Cuenta contable con COI <135> Clave del lote <136> Clave del pedimento <137> Fecha de caducidad <138> Fecha del documento aduanal <139> Nombre de la aduana <140> Existencias en el lote <141> Observaciones en el lote (ftrObs) <142> Clave del kit (cve_kit) <143> Porcentaje del precio pblico (porcen) <144> Porcentaje del precio mnimo (por_min) <145> Porcentaje del costo promedio (por_cost) <146> Unidad del producto en el kit (unidad) <148> Almacn origen para traspaso <149> Almacn destino para traspaso <150> Tipo movimiento entrada traspaso <151> Descripcin del movimiento de entrada <152> Tipo movimiento salida traspaso <153> Descripcin del movimiento de salida <154> Control de almacn x almacn <155> Existencias <156> Stock mnimo x almacn <157> Stock mximo x almacn <158> Compras por recibir x almacn <159> Peso <160> Volumen <161> Campo del usuario 1 <162> Campo del usuario 2 <163> Campo del usuario 3 <164> Campo del usuario 4 <165> Campo del usuario 5 <166> Campo del usuario 6 <167> Cantidad compras anuales <168> Monto compras anuales <169> Factor de conversin del movimiento <170> Tercer impuesto <171> Cuarto impuesto <172> Talla <173> Color <174> Nmeros de serie <175> Clave alterna <176> Folio del movimiento <177> Calle del emisor <132> Lnea de productos (lin_prod). Pertenece al grupo de campos de Lnea. 5 20 28 12 12 9 9 20 Segn mscara Hasta 250 16 Segn mscara Segn mscara Segn mscara 2 2 2 2 18 2 18 10 Segn mscara Segn mscara Segn mscara Segn mscara Segn mscara Segn mscara 10 15 25 Segn mscara Segn mscara Segn mscara Segn mscara Segn mscara Segn mscara Segn mscara Segn mscara 8 8 25 16 9 50 1. 1. 2.
Segn mscara
<178> Nmero exterior del emisor <179> Colonia del emisor <180> Localidad del emisor <181> Pas del emisor <182> Cdigo postal del emisor <183> Calle del Expedido en <184> Nmero exterior del Expedido En <185> Colonia del Expedido En <186> Localidad del Expedido En <187> Pas del Expedido En <188> Cdigo postal del Expedido En <189> Nmero interior del emisor <190> Referencia del emisor <191> Municipio del emisor <192> Estado del emisor <193> Nmero interior del Expedido En <194> Referencia del Expedido En <195> Municipio del Expedido En 15 20 30 20 5 50 15 20 30 20 5 15 30 20 5 15 30 20
<196> Estado del Expedido En 20 Esencial Los campos marcados como Mscara son numricos, y varan dependiendo del uso del comando.
Campos con conceptos de movimientos al inventario CAMPO DESCRIPCIN LONGITUD <051> <052> <053> Descripcin concepto movimiento 18 Concepto cliente/proveedor Cuenta contable 14 1.
Campos con datos adicionales CAMPO DESCRIPCIN <201> <202> <203> <204> <205> <206> <207> <208> <209> <210> <211> <212> <213> <214> <215> <216> <217> <218> <219> <220> <221> <222> <223> <224> <225> <226> <227> <228> <229> <230> <231> <232> <233> <234> <235> <236> <237> <238> <239> <240> <241> <242> <243> <244> <245> <246> <247> <248> <249> Descripcin de la moneda Smbolo de la moneda Colonia Fax Clave del cliente a consignar Nmero de gua Modo de envo Moneda Tipo de cambio de la factura Descuento total (moneda) Descuento financiero total ( moneda ) 1. er. Impuesto total (moneda) 4to. Impuesto total (moneda) Total despus del 4do. Imp (moneda) Apartados S/N Elemento de kit o de grupo (S/N) Precio unitario (moneda) Total de la partida (moneda) Tipo de producto normal Unidad alterna Factor entre unidades Total de artculos apartados Nmero de moneda del producto Precio pblico en moneda base Precio de lista 2 en moneda base Precio de lista 3 en moneda base Precio de lista 4 en moneda base Precio mnimo en moneda base Lnea de productos Descripcin de lnea Cuenta contable con COI Clave de lote Clave del pedimento Fecha de caducidad Fecha del documento aduanal Nombre de la aduana Existencias en el lote Observaciones del lote Clave del kit Porcentaje del precio pblico Porcentaje del precio mnimo Porcentaje del costo promedio Unidad del producto en el kit Nombre del consignatario Direccin del consignatario Poblacin del consignatario Cdigo postal del consignatario Telfono del consignatario
LONGITUD 20 4 20 25 5 15 20 2 Segn mscara Segn mscara Segn mscara Segn mscara Segn mscara Segn mscara 1. 1.
Total despus de descuentos (moneda) Segn mscara
Segn mscara Segn mscara 1. 2.
Segn mscara Segn mscara 2 Segn mscara Segn mscara Segn mscara Segn mscara Segn mscara 5 20 28 12 21 9 9 20 Segn mscara Hasta 250 16 Segn mscara Segn mscara Segn mscara 2 60 40 30 5 25
<250> <251> <252> <253> <254> <255> <256> <257> <258> <259> <260> <261> <262> <263> <264> <265> <266> <267> <268> <269> <270> <271> <272> <273> <274> <275> <276> <277> <278> <279> <280> <281> <282> <283> <284> <285> <286> <287> <288> <289> <290> <291> <292> <293> <294> <295> <296> <297> <298> <299> <300> <301> Atencin ventas (consignatario) Atencin cobranza (consignatario) Colonia (consignatario) Fax (consignatario) Lneas escritas por el ltimo comando Direccin electrnica del vendedor Direccin electrnica cliente C.U.R.P. Cliente Telfono del Cliente Campo del usuario 1 cliente Campo del usuario 2 cliente Campo del usuario 3 cliente Campo del usuario 4 cliente Campo del usuario 5 cliente Campo del usuario 6 cliente Porcentaje de retencin del Prod Peso producto Volumen producto Campo del usuario 1 Prod Campo del usuario 2 Prod Campo del usuario 3 Prod Campo del usuario 4 Prod Campo del usuario 5 Prod Campo del usuario 6 Prod Total despus del 1er. Imp (moneda) 2do. Impuesto total ($) Total despus del 2do. Impuesto ($) 2do. impuesto total (moneda) Total despus del 2do. Imp (moneda) 2do. impuesto por partida ($) 2do. impuesto por partida ($) 3. er. Impuesto total ($) Total despus del 3er. Impuesto ($) 3er. Impuesto total (moneda) Total despus del 3er. Imp. (moneda) 3er impuesto por partida ($) 3er impuesto por partida (%) Leyenda impuesto 1 Leyenda impuesto 2 Leyenda impuesto 3 Leyenda impuesto 4 Monto del flete Impuesto del flete ($) Retencin del flete ($) Importe total del flete Importe total considerando el flete Impuesto del flete (%) Retencin del flete (%) Forma del pago (Contado/Pagos) Monto del enganche 1. 2. er. Impuesto del enganche do. impuesto del enganche 20 20 20 25 Segn mscara 60 60 18 75 10 15 25 Segn mscara Segn mscara Segn mscara Segn mscara Segn mscara Segn mscara 10 15 25 Segn mscara Segn mscara Segn mscara Segn mscara Segn mscara Segn mscara Segn mscara Segn mscara Segn mscara Segn mscara Segn mscara Segn mscara Segn mscara Segn mscara Segn mscara Segn mscara Segn mscara Segn mscara Segn mscara Segn mscara Segn mscara Segn mscara Segn mscara Segn mscara Segn mscara Segn mscara Segn mscara Segn mscara Segn mscara Segn mscara Segn mscara
<302> <303> <304> <305> <306> <307> <308> <309> <310> <311> <312> <313> <314> <315> <316> <317> <318> <319> <320> <321> <322> <323> <324> <325> <326> <327> <328> <329> <330> <331> <332> <333> <334> <335> <336> <337> <338> <339> <340> <341> <342> <343> 3. 4. er. Impuesto del enganche to. Impuesto del enganche Segn mscara Segn mscara Segn mscara Segn mscara Segn mscara 15 10 Segn mscara Segn mscara Segn mscara Segn mscara 60 60 8 8 8 16 1. 1. * * * 50 15 20 30 20 5 50 15 20 30 20 5 15 30 20 20 15 30 20 20 * * * * * * * *
Nombre (Enviar a) Direccin (Enviar a) Poblacin (Enviar a) RFC Serie Total impuesto 1 por partida Total impuesto 2 por partida Total impuesto 3 por partida Total impuesto 4 por partida Zona del cliente Email predeterminado Clave del producto modelo Subgrupo 1 Subgrupo 2 Clave alterna del producto Es Documento digital Es subproducto modelo Nmero de folio del documento fiscal Nmero de autorizacin Folio del documento digital Calle del emisor Nmero exterior del emisor Colonia del emisor Localidad del emisor Pas del emisor Cdigo postal del emisor Calle del Expedido En Nmero exterior del Expedido En Colonia del Expedido En Localidad del Expedido En Pas del Expedido En Cdigo Postal del Expedido En Nmero interior del emisor Referencia del emisor Municipio del emisor Estado del emisor Nmero interior del Expedido En Referencia del Expedido En Municipio del Expedido En Estado del Expedido En
<344> Porcentaje Impuesto 1 <345> Monto Impuesto 1 <346> Porcentaje Impuesto 2 <347> Monto Impuesto 2 <348> <349> <350> Porcentaje Impuesto 3 Monto Impuesto 3 Porcentaje Impuesto 4
<351> Monto Impuesto 4 Esencial
Los campos marcados como Mscara son numricos, y varan dependiendo del uso del comando.
Campos con datos adicionales CAMPO DESCRIPCIN LONGITUD <151> Descripcin (Desc). Este campo corresponde a grupo de moneda. <152> Smbolo <153> Colonia <154> Fax <155> Moneda <156> Tipo de cambio de a compra <157> Descuento total (moneda) <158> Total despus de descuentos (moneda) <159> Descuento financiero total (moneda) <160> 4to. Impuesto total ( moneda) <163> Costo unitario (moneda) <164> Total de la partida (moneda) <165> Tipo de producto <166> Unidad de compra del producto <167> Factor entre unidades <169> Nmero de moneda del producto <170> Precio pblico en moneda base <171> Precio de lista 2 en moneda base <172> Precio de lista 3 en moneda base <173> Precio de lista 4 en moneda base <174> Precio mnimo en moneda base <175> Lnea de productos <176> Descripcin de la lnea <177> Cuenta contable con COI <178> Clave del lote <179> Clave del pedimento <180> Fecha de caducidad <181> Fecha del documento aduanal <182> Nombre de la aduana <183> Existencias en el lote <184> Observaciones del lote <185> Lneas escritas por el ltimo comando <186> <188> <189> <190> <192> 1. 1. 1. 1. 2. er impuesto total ($) er. Impuesto por partida (%) er impuesto de la partida ($) er impuesto total (moneda) do impuesto total ($) <187> Total despus del 1er. Impuesto ($) 20 4 20 25 2 Segn mscara Segn mscara Segn mscara Segn mscara Segn mscara Segn mscara Segn mscara 1. 2. 2 Segn mscara Segn mscara Segn mscara Segn mscara Segn mscara 5 20 28 12 12 9 9 20 Segn mscara Hasta 250 Segn mscara Segn mscara Segn mscara Segn mscara Segn mscara Segn mscara Segn mscara Segn mscara Segn mscara Segn mscara Segn mscara Segn mscara Segn mscara Segn mscara Segn mscara Segn mscara Segn mscara
Segn mscara
<191> Total despus del 1er. Impuesto($) <193> Total despus del 2do. Impuesto ($) <194> 2do impuesto por partida (%) <195> 2do impuesto de la partida ($) <196> 2do impuesto total (moneda) <197> Total despus del 2do. Imp. (moneda) <198> 3. er. Impuesto total ($) <199> Total despus del 3er. Impuesto ($) <200> 3er impuesto por partida (%) <201> 3er impuesto de la partida ($) <202> 3er impuesto total (moneda)
<203> Total despus del 3er imp. (moneda) <204> Total despus del 4to imp. (moneda) <205> Monto del flete <206> Impuesto del flete ($) <207> Retencin del flete ($) <208> Importe total del flete <209> Importe total considerando el flete <210> Impuesto del flete (%) <211> Retencin del flete (%) <212> Direccin electrnica proveedor <213> C.U.R.P proveedor <214> Telfono del proveedor <215> Campo 1 del usuario (proveedor) <216> Campo 2 del usuario (proveedor) <217> Campo 3 del usuario (proveedor) <218> Campo 4 del usuario (proveedor) <219> Campo 5 del usuario (proveedor) <220> Campo 6 del usuario (proveedor) <221> Peso del producto <222> Volumen del producto <223> Campo 1 del usuario (producto) <224> Campo 2 del usuario (producto) <225> Campo 3 del usuario (producto) <226> Campo 4 del usuario (producto) <227> Campo 5 del usuario (producto) <228> Campo 6 del usuario (producto) <229> Leyenda impuesto 1 <230> Leyenda impuesto 2 <231> Leyenda impuesto 3 <232> Leyenda impuesto 4 <233> Total impuesto 1 de partida <234> Total impuesto 2 de partida <235> Total impuesto 3 de partida <236> Total impuesto 4 de partida <237> Zona del proveedor <238> Email predeterminado <239> Clave del producto modelo <240> Subgrupo 1 <241> Subgrupo 2 <242> Clave alterna del producto <243> Tiene doctos asociados <244> Es subproducto del producto modelo <245> Fecha de elaboracin <246> Calle del emisor <247> Nmero exterior del emidor <248> Colonia del emisor <249> Localidad del emisor <250> Pas del emisor <251> Cdigo postal del emisor <252> Calle del Expedido En <253> Nmero exterior del Expedido En <254> Colonia del Expedido En Segn mscara 10 15 25 Segn mscara Segn mscara Segn mscara Segn mscara Segn mscara 60 18 75 10 15 25 Segn mscara Segn mscara Segn mscara Segn mscara Segn mscara 10 15 25 Segn mscara Segn mscara Segn mscara 18 18 18 18 Segn mscara Segn mscara Segn mscara Segn mscara 60 60 8 8 8 16 1. 1. 9 50 15 20 30 20 5 50 15 20
<255> Localidad del Expedido En <256> Pas del Expedido En <257> Cdigo Postal del Expedido En <258> Nmero interior del emisor <259> Referencia del Expedido En <260> Municipio del Expedido En <261> Estado del emisor <262> Nmero interior del Expedido En <263> Referencia del Expedido En <264> Municipio del Expedido En <265> Estado del Expedido En <266> Porcentaje Impuesto 1 <267> Monto Impuesto 1 <268> Porcentaje impuesto 2 <269> Monto Impuesto 2 <270> Porcentaje Impuesto 3 <271> Monto Impuesto 3 <272> Porcentaje Impuesto 4 30 20 5 15 30 20 20 15 30 20 20 * * * * * * *
<273> Monto Impuesto 4 * Esencial Los campos marcados con Mscara son numricos, y varan dependiendo del uso del comando.
Campos con datos de la empresa CAMPO DESCRIPCIN <020> <022> <023> <025> <026> Nombre de la empresa Direccin y Colonia Poblacin R.F.C de la empresa <021>> Direccin de la empresa
LONGITUD 60 30 30 30 15
Cdula de empadronamiento (Reg. estatal) 15
<027> Fecha de trabajo(MMAA) 9 Esencial Los campos marcados con un asterisco (*) son numricos, y varan dependiendo del uso del comando Mscara.
Campos con datos de la empresa CAMPO DESCRIPCIN <020> <021> <022> <023> <025> <026> Nmero de Empresa Nombre Empresa Direccin y Colonia Poblacin R.F.C. Cdula de empadronamiento (Reg. estatal)
LONGITUD * 60 30 30 15 15
<027> Fecha de trabajo 9 Esencial Los campos marcados con un asterisco (*) son numricos, y varan dependiendo del uso del comando Mscara.
Campos con datos de la empresa CAMPO DESCRIPCIN <020> <021> <022> <023> <025> <026> Nmero de Empresa Nombre Empresa Direccin y Colonia Poblacin R.F.C. Cdula de empadronamiento (Reg. estatal)
LONGITUD * 60 30 30 15 15
Campos con datos de la empresa CAMPO DESCRIPCIN <020> <021> <022> <023> <025> <026> Nmero de empresa Nombre empresa Direccin y Colonia Poblacin R.F.C. Cdula de empadronamiento (Reg. estatal)
LONGITUD * 60 30 30 15 15
Campos con datos de movimientos al inventario CAMPO DESCRIPCIN LONGITUD <028> <029> <030> <031> <032> <033> <034> <035> <036> <037> <038> <039> <040> <041> <042> <043> <044> <045> Clave de producto Tipo de movimiento Fecha de operacin No. de documento Clave cliente/proveedor Nombre cliente/proveedor Direccin cliente/proveedor Poblacin cliente/proveedor Telfono cliente/proveedor R.F.C. cliente/proveedor Cod. Postal cliente/proveedor Atencin ventas/compras Clave del vendedor Cantidad del movimiento Cantidad por costear Precio unitario Costo unitario No. de almacn 16 2 9 9 5 60 40 30 25 15 5 20 5 * * * * 2
<046> Observaciones del movimiento Hasta 250 Esencial Los campos marcados con un asterisco (*) son numricos, y varan dependiendo del uso del comando Mscara.
Campos con datos del cliente CAMPO DESCRIPCIN <028> <029> <030> <031> <032> <033> <034> <035> <036> <037> <038> <039> <040> <041> <042> <043> Clave del cliente Nombre del cliente R.F.C. del cliente Direccin del cliente Poblacin del cliente Cdigo Postal del cliente Telfono del cliente Atencin ventas Atencin cobranza Revisin y pago Clasificacin del cliente Das de crdito Lmite de crdito Saldo del cliente Ventas anuales del cliente Descuento del cliente
LONGITUD 5. 60 15 40 30 5 25 20 20 4 5 3 * * * *
<044> Observaciones del cliente Hasta 250 Esencial Los campos marcados con un asterisco (*) son numricos, y varan dependiendo del uso del comando Mscara.
Campos con datos del cliente / proveedor CAMPO DESCRIPCIN LONGITUD <043> <044> <045> <046> <047> <048> <049> <050> <051> <052> <053> <054> <055> <056> <057> Clave cliente/proveedor Nombre del cliente/proveedor R.F.C cliente/proveedor Direccin cliente/proveedor Poblacin cliente/proveedor Cdigo postal cliente/proveedor Atencin cobranza/pagos Revisin y pago Clasificacin cliente/proveedor Das de crdito Fecha de ltima compra/venta Porcentaje de descuento Lmite de crdito Saldo cliente/proveedor Compras/ventas anuales 5 60 15 40 30 5 20 4 5 3 9 * * * *
<058> Observaciones cliente/proveedor Hasta 250 Esencial Los campos marcados con un asterisco (*) son numricos, y varan dependiendo del uso del comando Mscara.
Campos con datos del documento CAMPO DESCRIPCIN <028> <029> <030> <031> <032> <033> <034> <035> <036> <037> <038> <039> <040> <041> Telfono del cliente o proveedor No. de concepto No. de factura No. del documento No. de referencia Importe del documento Fecha de aplicacin Fecha de vencimiento Observaciones documento Descripcin concepto Tipo concepto Cuenta contable Saldo documento Subtotal documento
LONGITUD 25 2. 7 9 9 * 9 9 Hasta 250 17 1. 14 * *
<042> Impuesto documento * Esencial Los campos marcados con un asterisco (*) son numricos, y varan dependiendo del uso del comando Mscara.
Campos con datos del encabezado del documento CAMPO DESCRIPCIN <049> <050> <051> <052> <053> <054> <055> <056> <057> <058> <059> <060> <061> <062> <063> <064> <065> <066> <067> <068> <069> <070> Tipo de documento (Factura, Remisin, Pedido, Cotizacin o Devolucin) Nmero de documento Cliente Mostrador (Si o No) Status (Original, Cancelada, etc.) Su pedido Fecha del documento Fecha de entrega Fecha de vencimiento Total antes de descuentos ($) Descuento total ($) Total despus de descuentos ($) Descuento financiero (%) Descuento financiero total ($) Total despus de desc. fin. ($) 1. er. impuesto total ($) Total despus de 1er. Imp. ($) 4to. impuesto total ($) Total despus de4to. Imp. ($) Comisin total ($) Condiciones de venta Enviar a (caracteres del 1 al 28) Enviar a (caracteres del 29 al 56)
LONGITUD 1. 7 2. 9 7 9 9 9 * * * * * * * * * * * 25 28 28
<071> Observaciones del documento Hasta 250 Esencial Los campos marcados con un asterisco (*) son numricos, y varan dependiendo del uso del comando Mscara.
Asistente de configuracin del directorio de archivos comunes Acceso l Men Utileras / Directorio Comn Aspel Qu es Este Asistente te permitir configurar la ruta de trabajo de tu Carpeta de Archivos Comunes Aspel de una manera rpida y sencilla. Manejo Antecedentes Como ya se mencion anteriormente, los sistemas Aspel, crean una carpeta de Archivos comunes Aspel; este directorio contiene diferentes aplicaciones y funciones que comparten todos los sistemas de la lnea Aspel, es decir en dicho directorio, se instalan varios sistemas o aplicaciones de uso comn para todos, tales como: Aspel-Actualizacin en Lnea, Infoweb, el mdulo de perfiles de usuarios, entre otros. Esta capeta por omisin se instala en C:\Archivos de programa\ Archivos Comunes\ Aspel. Pero recuerda que la ubicacin puede variar dependiendo de la ruta que se haya indicado al realizar la instalacin del sistema. Este Asistente de Configuracin slo podr ser ejecutado por el usuario Administrador del sistema, esta opcin estar deshabilitada para los dems usuarios del sistema. Pasos del Asistente de Configuracin Paso 1 Bienvenida En el primer paso se despliega una ventana de bienvenida, la cual tiene el nico propsito de explicar el Objetivo de este proceso.
En la liga "Quienes utilizan este directorio" podrs consultar las estaciones de trabajo que estn direccionadas hacia este directorio. Es importante que tomes en cuenta que esta lista no indica los usuarios que en este momento estn conectados, para esto debers asegurarte que ninguna de las estaciones de trabajo tengan activa una sesin con el sistema. Ventana En la liga "Bitcoras de eventos" podrs obtener un desglose de todas las veces que se ha realizado este proceso sobre un mismo directorio. Ventana Selecciona la bitcora a consultar y haz clic sobre el botn "Detalles". Paso 2 Selecciona la opcin que desees Las opciones disponibles son: Seleccionar otro directorio de archivos comunes: Selecciona esta opcin si deseas trabajar en un directorio de archivos comunes diferente pero que previamente fue creado, ya sea por una instalacin de alguno de los sistemas Aspel o bien desde este asistente. Crear un nuevo directorio de archivos comunes: Selecciona esta opcin si quieres crear un nuevo directorio de archivos comunes en
una ruta diferente. Slo debers tomar en cuenta que este directorio se crear en base al contenido o estructura del directorio anterior.
Paso 2 Indica la ruta Dependiendo de la opcin seleccionada en el paso anterior, indica la ruta de: l Un directorio de archivos comunes previamente instalado. Slo debers considerar que a ruta seleccionada exista un directorio vlido. l Una carpeta donde deseas crear el nuevo directorio de archivos. Una vez proporcionada la ruta, selecciona el botn "Siguiente" para empezar a crear el nuevo directorio. Este paso tardar unos minutos. Paso 3 Resumen Dependiendo el proceso ejecutado, se mostrar un resumen de lo que se configurar en el directorio de Archivos Comunes ya sea nuevo o previamente creado. Al terminar el proceso se reinicializar el sistema para cargar la nueva configuracin. Temas relacionados Directorio de Archivos Comunes(DAC) Estructura del directorio de archivos comunes Procedimiento de instalacin
Campos con datos del encabezado del documento CAMPO DESCRIPCIN <044> <045> <046> <047> <048> <049> <050> <051> <052> <053> <054> <055> <056> <057> <058> <059> <060> <061> Tipo de documento (Remisin, Orden, devolucin) Nmero de documento Status (Original, Cancelada, etc.) Referencia del proveedor Fecha del documento Fecha de recepcin Fecha de pago Total antes de descuento ($) Descuento total ($) Total despus de desc. ($) Descuento financiero (%) Descuento financiero total ($) Total despus de desc. fin. ($) Impuesto total ($) Total despus de impuesto ($) Total de indirectos ($) Total despus de indirectos. ($) Entregar en
LONGITUD 1. 7 9 7 9 9 9 Segn mscara Segn mscara Segn mscara Segn mscara Segn mscara Segn mscara Segn mscara Segn mscara Segn mscara Segn mscara 25
<062> Observaciones del documento Hasta 250 Esencial Los campos marcados como Mscara son numricos, y varan dependiendo del uso del comando.
Campos con datos del producto CAMPO DESCRIPCIN <077> <078> <079> <080> <081> <082> <083> <084> <085> <086> <087> <088> <089> Clave del producto Descripcin del producto Unidad de empaque Lnea de producto Control de almacn Precio Pblico Precio de lista 2 Precio de lista 3 Precio de lista 4 Precio mnimo Precio en M.N. (S o No) Observaciones inventario
LONGITUD 16 40 Segn mscara 5 10 Segn mscara Segn mscara Segn mscara Segn mscara Segn mscara 2 Hasta 250
Unidad de compra del producto 2
<090> al <150> Campos libres numricos Esencial Los campos marcados como Mscara son numricos, y varan dependiendo del uso del comando.
Campos con datos del producto CAMPO DESCRIPCIN <054> <055> <056> <057> <058> <059> <060> <061> <062> <063> <064> <065> <066> <067> <069> <070> <071> <072> <073> <074> <075> <076> <077> <078> <079> <080> <081> <082> <083> Status (Alta) Descripcin Unidad de entrada Unidad de empaque Lnea de producto Control de almacn Primer impuesto Segundo impuesto Primer proveedor Segundo proveedor Tiempo de surtido Stock mnimo Stock mximo Tipo de costeo (U, E P o S) Precio pblico Precio de lista No. 2 Precio de lista No. 3 Precio de lista No. 4 Precio mnimo Fecha de ltima compra Compras por recibir Fecha de ltima venta Pendientes por surtir Existencias Costo Promedio Ultimo costo Cantidad ventas anuales Monto ventas anuales
LONGITUD 1. 40 2. * 5 10 * * 5 5 3. * * 1. * * * * * 9 * 9 * * * * * *
Observaciones de inventario Hasta 250
<084> al <127> Campos libres numricos Esencial Los campos marcados con un asterisco (*) son numricos, y varan dependiendo del uso del comando Mscara.
R. Est herramienta permite hacer el ajuste total de las existencias, sumando las de los diferentes almacenes y actualizando los datos anotados en el Catlogo de Inventarios y Servicios.
Campos con datos del proveedor CAMPO DESCRIPCIN <028> <029> <030> <031> <032> <033> <034> <035> <036> <037> <038> <039> <040> <041> <042> Clave del proveedor Nombre del proveedor R.F.C. del proveedor Direccin del proveedor Poblacin del proveedor Cdigo Postal del proveedor Telfono del proveedor Atencin compras Atencin pagos Clasificacin del proveedor Das de crdito Lmite de crdito Saldo del proveedor Compras anuales Descuento del proveedor
LONGITUD 5 60 15 40 30 5 25 20 20 5 3 * * * *
<043> Observaciones del proveedor Hasta 250 Esencial Los campos marcados con un asterisco (*) son numricos, y varan dependiendo del uso del comando Mscara.
Campos con datos del vendedor CAMPO DESCRIPCIN <045> <046> <047> Clave del vendedor Nombre del vendedor
LONGITUD 5 30
Comisin para el vendedor (%) *
<048> Zona del vendedor 5 Esencial Los campos marcados con un asterisco (*) son numricos, y varan dependiendo del uso del comando Mscara.
Campos con el contenido de las partidas CAMPO DESCRIPCIN <072> <073> <074> <075> <076> <077> <078> <079> <080> <081> <082> <083> <084> <085> <086> <087> <088> <089> <090> <091> Cantidad Pendientes por surtir Precio unitario Costo unitario 1. 1. 2. 3. er. impuesto por partida (%) er. descuento por partida (%) do. descuento por partida (%) er. descuento por partida (%) 4to. impuesto por partida (%)
LONGITUD * * * * * * * * * * * * * * * * * 7 2. 25
Comisin por partida (%) Total de la partida ($) Descuento de la partida ($) Descuento Fin. De la partida ($) 1. er. impuesto por partida ($) 4to. impuesto por partida ($) Comisin por partida ($) Tipo de cambio ($) Documento anterior Nmero de almacn Nmeros de serie
<092> Observaciones por partida Hasta 250 Esencial Los campos marcados con un asterisco (*) son numricos, y varan dependiendo del uso del comando Mscara.
Campos con el contenido de las partidas CAMPO DESCRIPCIN LONGITUD <063> <064> <065> <066> <067> <068> <069> <070> <071> <072> <073> <074> <075> Cantidad Pendientes por recibir Costo unitario 4to. Impuesto por partida (%) Descuento por partida (%) Total de la partida ($) Descuento de la partida ($) Desc. fin. de la partida ($) 4to. Impuesto de la partida ($) Indirectos de la partida Nuestra orden Nmero de almacn Nmeros de serie * * * * * * * * * * 7 2. 25
<076> Observaciones de la partida Hasta 250 Esencial Los campos marcados con un asterisco (*) son numricos, y varan dependiendo del uso del comando Mscara.
Campos con los datos del producto CAMPO DESCRIPCIN <093> <094> <095> <096> <097> <098> <099> <100> <101> <102> <103> <104> <105> Clave del producto Descripcin del producto Unidad del movimiento Unidad de empaque Lnea de producto Control de almacn Precio pblico Precio de lista 2 Precio de lista 3 Precio de lista 4 Precio mnimo Precio en M.N. (S o No) Observaciones inventario
LONGITUD 16 40 2 * 5 10 * * * * * 2 Hasta 250
<106> al <200> Campos libres numricos Esencial Los campos marcados con un asterisco (*) son numricos, y varan dependiendo del uso del comando Mscara.
Campos con totales de movimientos por producto CAMPO DESCRIPCIN LONGITUD <047> <048> <049> Impresin de totales Total cantidad por producto Total costo por producto * * *
<050> Total precio por producto * Esencial Los campos marcados con un asterisco (*) son numricos, y varan dependiendo del uso del comando Mscara.
CARACTERES SINTAXIS: CARACTERES Xcar (Nmero de caracteres) DESCRIPCIN: Este comando le indica al sistema la columna hasta la cual debe imprimir, dependiendo del tipo de letra que hayas definido. Este comando es idntico al de Ancho_caracteres, con la diferencia de que corta la cadena de caracteres en seco. UBICACIN DEL COMANDO: Parmetros, Encabezado, Partidas y Totales. FUNCIONA EN: Aspel-COI, Aspel-SAE y Aspel-NOI. EJEMPLO: Supn que tienes el campo <101> cuya longitud es de 20 caracteres y deseas que el sistema escriba de la columna 1 a la 20; el campo <102> de longitud 10, a imprimirse de la 22 a la 41 y el campo <103> con 40 caracteres. Y que vayan de la columna 43 en adelante, con una columna de separacin entre una variable y otra.
Como podrs observar, es necesario que el campo <103> se trunque en 20 caracteres. Las instrucciones dentro del formato para esta operacin son las siguientes: ESCRIBE 1, <101> CARACTERES 41 ESCRIBE 22, <103> CARACTERES 80 ESCRIBE 43, <102> Con lo cual se le indica al sistema que: l Escriba a partir de la columna 1, los 20 caracteres que corresponden al campo <101>. l Limite la impresin hasta la columna 41. l Imprima los 20 caracteres permitidos para el campo <103>. l Restablezca la impresin hasta la columna 80. l Imprima el campo <102>. l Ver Estructura del formato . LOS COMANDOS CON LOS QUE EST RELACIONADO SON: Tipo , Escribe y Font .
R. Se pueden recapturar desconectando los parmetros de configuracin de: l Integrado a Facturas de la configuracin de Inventarios. l Cuentas por Cobrar Integrado de la configuracin de Cuentas por cobrar y por pagar. l Folio Secuencial de la configuracin general de Facturacin para capturar los mismos folios de las facturas.
CENTRA SINTAXIS: CENTRA (Total de caracteres en que se va a centrar), "Texto" o <Campo a imprimir>. DESCRIPCIN: La funcin de este comando es la de centrar un texto o contenido de una variable dentro de un documento. UBICACIN DEL COMANDO: Encabezado, Partidas, Totales y Fin. FUNCIONA EN: Aspel-COI y Aspel-SAE EJEMPLO: Si deseas centrar el texto "Empresa 1" dentro de un espacio de 40 columnas debers especificar: CENTRA 40, "Empresa 1" lo que te dar como resultado la siguiente impresin:
Si especificas que este mismo texto se centre en 30 columnas, debers indicarle al sistema CENTRA 30, "Empresa 1" El texto ser centrado en 30 columnas quedando:
l Ver Estructura del formato . LOS COMANDOS CON LOS QUE EST RELACIONADO SON: Caracteres .
CICLO POR TASA DE IMPUESTO Estos ciclos recorren por cada impuesto las diferentes tasas que se encuentran en un documento, de forma que por cada tasa diferente se resuelven las etiquetas Monto de impuesto y Tasa de impuesto. Si en tu documento (factura, compra) manejaste para el impuesto 4 (IVA) dos diferentes tasas, digamos 10 y 15, entonces este ciclo recorrer las dos diferentes tasas para el impuesto 4 y los considerar en el reporte. Cabe mencionar que hay un ciclo para cada uno de los 4 impuestos. Es decir, si tambin incluiste impuestos para el IEPS (impuesto 1) con tasas del 8 y 40% se imprimirn las tasas para cada uno de estos impuestos resolviendo sus etiquetas (Compras, Facturas). Los ciclos son: Ciclo TASAIMP1, TASAIMP2, TASAIMP3 y TASAIMP4. Estos ciclos son utilizados en los Reportes FTO para el desglose de impuestos por tasa. Adicional a estos ciclos se implementaron los ciclos INIDESIMPTRA y INIDESIMPRET, estos sirven para obtener dentro del addenda el impuesto trasladado (para IVA e IESP) y el impuesto retenido (por el momento slo para el impuesto IVA) para el desglose de impuesto dentro del addenda. Estos ciclos se debern aplicar por documento, por lo que se les debe ubicar fuera del ciclo de productos. La sintaxis es la siguiente: <INIDESIMPTRA> Leyenda del impuesto trasladado [LEYENDADESGIMPTRAS] Monto impuesto trasladado [MONTODESGIMPTRAS] Tasa impuesto trasladado [TAZADESGIMPTRAS] </INIDESIMPTRA> <INIDESIMPRET> Leyenda del impuesto retenido [LEYENDADESGIMPRETE] Monto impuesto retenido [MONTODESGIMPRETE] </INIDESIMPRET>
Ciclos de Aspel-SAE Dentro de Aspel-SAE se tienen diferentes mdulos, cada uno de los cuales tiene sus ciclos relacionados, as como sus propios formatos y datos. En esta nueva versin se agregaron varios ciclos para un mejor desempeo de los formatos, los cuales estn relacionados con la edicin de formatos para cada mdulo: Los ciclos definibles tienen prioridad unos sobre otros. El orden en que se explican los ciclos indican la prioridad o secuencia; estos comandos deben ir precedidos por la instruccin inicia, de manera que siempre se ejecutar el ciclo INICIA FACTURA antes que el de PARTIDA o SERIE, aunque se especifiquen en otro orden. El sistema se posiciona en el primer documento que encuentre y ejecuta las instrucciones que se le hayan indicado, luego pasa al siguiente documento y repite el proceso hasta llegar al ltimo documento. Los ciclos de SAE son: Compras y facturas Cuentas por cobrar y cuentas por pagar Movimientos al inventario Ciclo de tasa de impuestos
CLI_PRO Ciclo Cliente-Proveedor. Este ciclo lee cada registro del Catlogo de Clientes o Proveedores, ejecuta las instrucciones definidas y pasa al siguiente registro hasta que termine. Puedes generar un reporte que se ajuste a tus necesidades, o imprimir Estados de cuenta. Si deseas emitir un reporte por formato para un rango de clientes o proveedores (definido externamente en Emisin de documentos, tanto en el mdulo de Cuentas por cobrar como en el de Cuentas por pagar), debes definir el ciclo CLI_PRO dentro del formato; si no se le emplea, el sistema nicamente leer el primer registro indicado.
COMANDOS En los actuales sistemas (Aspel-COI 5.0, Aspel-BANCO 1.0, Aspel-NOI 3.0, y Aspel-SAE 4.0), los comandos Lneas y Partidas_lneas han sido deshabilitados, por lo cual debes tener la responsabilidad de llevar un controlador de lneas e indicarle al intrprete cuando deba saltar, tomando en cuenta el tamao de la hoja y el Font utilizado (revisa el comando AJUSTA). As, el nmero de lneas y tamao de cada una de ellas estar sujeto a estas ltimas caractersticas. Descripcin Ejemplo de Sintaxis AJUSTA ASIGNA BRINCA CARACTERES CENTRA COMENTARIOS CONTROL CORREO DATO DEFINE DISCO ENCABEZADOS ESCRIBE FENCABEZADOS FIN FONT IMPRESOR INICIA MASCARA PANTALLA RAYA REDONDEO SALTA SI SIFIN SINO TERMINA TIPO TRADUCE FACTURA REMISION COTIZACION PEDIDO DEVOLUCIN RECEPCION AJUSTA 50 ASIGNA <100>, 100 + <43> /12 BRINCA CARACTERES 80 CENTRA 80, <27> COMENTARIOS -STE ES EL TOTAL CONTROL "014" CORREO DATO <10>, "FECHA INICIAL ->" DEFINE DISCO "RESULT.REP" ENCABEZADOS ESCRIBE 5, "DESCRIPCIN", 15, <27> FENCABEZADOS FIN FONT "ARIAL", 12 IMPRESOR 2 INICIA FACTURA MASCARA "###,###,###.##" PANTALLA RAYA 4,5, "+" REDONDEO <100> SALTA 1 SI <34> = 0 SIFIN SINO TERMINA TIPO 1 TRADUCE 45, <101>, "E", "PESO/PESOS" INICIA FACTURA INICIA REMISION INICIA COTIZACION INICIA PEDIDO INICIA DEVOLUCION INICIA RECEPCION ANCHO_CARACTER ANCHO_CARACTER 10
ORDEN INICIA ORDEN Frmulas Comandos Del Editor
COMANDOS DEL EDITOR Qu es En este apartado localiza cada uno de los comandos que se utilizan en el sistema, y conoce de cada uno de ellos: Elemento SINTAXIS DESCRIPCIN UBICACIN LOS SISTEMAS DONDE SE OCUPAN EJEMPLO DE SU USO Quiere decir La manera de escribir los comandos dentro del reporte. Para qu sirven los comandos o qu ejecutan dentro del reporte. En qu parte de la estructura de los formatos se utilizan estos comandos. Cada comando se usa en sistemas especficos de la lnea Aspel. Este breve ejemplo te indica cmo debes aplicar un comando dentro del formato que le corresponda.
COMANDOS CON LOS QUE EST Cada comando tiene relacin con otro u otros comandos, por lo que puedes dirigirte a ellos para RELACIONADO saber de qu manera se utilizan. Esencial Advierte lo siguiente dentro del uso de los comandos: l Un campo o una variable especfica deber ir entre < >. Por ejemplo: <049>. l Los textos que requieres que se impriman debern de ir entre comillas. Por ejemplo: "Reporte Final". l El nmero de columna o longitud de un comando se indican nicamente con el nmero. l Los comandos de impresin se escribirn indistintamente con maysculas o minsculas. Revisa los siguientes comandos y ciclos con los que se relaciona SAE Windows: @RED @SI @MFC @SUBCADENA AJUSTA ANCHO_CARACTERES ASIGNA BRINCA CARACTERES CENTRA COMENTARIOS CORTA CORREO DATO DEFINE DISCO ENCABEZADOS ESCRIBE FECHA FENCABEZADOS FIN FONT IMPRESOR INICIA MSCARA PANTALLA RAYA REDONDEO SALTA SI SIFIN SINO TERMINA TIPO TRADUCE
COMENTARIOS SINTAXIS: COMENTARIOS (Texto) o \ (Texto) "COMENTARIO" Slo sirve al comienzo de un rengln. La diagonal " \ " Puede ser utilizada en cualquier parte del rengln. DESCRIPCIN: Es recomendable que cuando ests elaborando un formato, vayas documentndolo de acuerdo a tus unidades estructurales; es decir, describiendo para qu sirve cada parte. Si ingresas a un formato del sistema, notars que dentro de l se van indicando los pasos en los que se va dividiendo la impresin, por ejemplo: Definicin de encabezados, Inicio de partidas, etc. Cuando documentas un formato, le estars permitiendo a un futuro usuario entender ms rpidamente el funcionamiento y secuencia que seguir el sistema para ejecutarlo. La funcin de este comando es hacer que el sistema ignore lo que se encuentre anotado a la derecha de ste. UBICACIN DEL COMANDO: Parmetros, Encabezado, Partidas y Totales. FUNCIONA EN: Aspel-COI, Aspel-SAE y Aspel-NOI EJEMPLO: ESCRIBE 1, "Cuenta No." \ Escribir el nmero de la cuenta El sistema ignorar lo que se encuentre a la derecha de la diagonal, puesto que es el comentario. l Ver Estructura del formato . LOS COMANDOS CON LOS QUE EST RELACIONADO SON: Escribe .
Como acceder a la base de datos abierta Avanzado Utiliza esta opcin para cambiar el formato de la base de datos a otro formato de los manejados y/o permitidos por el sistema: (Dbase, MSSQL, etc.) podrs indicar la ruta o alias donde se localizar tu base de datos convertida. Desde "Control de Archivos" /opcin Avanzado selecciona el formato de base de datos que deseas usar y si deseas exportar la informacin a dicho formato. Una vez que se ha definido la ruta y el tipo de los archivos, el sistema actualizar la informacin de manera transparente para el usuario; asimismo, los datos podrn ser vistos desde otras aplicaciones, como el Desktop de MSSSQL Server Paradox, segn sea el tipo del archivo. Conversin Utiliza esta opcin para exportar los archivos de las bases de datos que actualmente est utilizando Aspel-SAE (formato Paradox, Dbase u otro) a otro tipo, sin cambiar el formato de la base de datos que est utilizando el sistema para realizar las actualizaciones; para cumplir este ltimo objetivo se debe utilizar la opcin de "Avanzado". Una vez realizada la conversin podemos ver, consultar o modificar este archivo desde el propio manejador de base de datos (por ejemplo el Desktop de Paradox) o desde cualquier otra aplicacin que pueda leer archivos de este formato. Con esta opcin nicamente se "exporta" la informacin al formato indicado y no configura Aspel-SAE para su uso.
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el-SAE 4.6 Lo nuevo Antecedentes Cambios generales en el sistema Esta versin permite administrar y controlar los cambios fiscales relacionados con la ley del Impuesto al Valor Agregado (IVA), los cuales entran en vigor a partir del 1 de enero del 2010. Los cambios fiscales que impactan a Aspel-SAE son: El cambio de la tasa del IVA la cual se incrementa en 1%, quedando en 11% para las fronteras del pas (Tasa de IVA fronterizo) y del 16% para el resto del territorio nacional (Tasa de IVA general). La definicin de que las contraprestaciones cobradas con posterioridad al 1 de enero del 2010 que correspondan a actos o actividades realizados con anterioridad a dicha fecha, pagarn el impuesto a la tasa del 16% y 11% segn se trate. La posibilidad de que dichos actos o actividades graven a las tasas del 15% o 10%, segn se trate, siempre y cuando las contraprestaciones correspondientes se paguen del 1 al 10 de enero de 2010. La solucin dentro del sistema consiste en lo siguiente: Los procesos de Alta de movimientos de CxC y CxP y la ventana de Recepcin de pagos, permitirn revisar los montos actuales (sin ajustes de IVA) as como el nuevo saldo con el ajuste de IVA, de los documentos generados en el 2009 y cuyo pago se aplique posterior al 10 de Enero de 2010. Se podr imprimir desde CxC un comprobante por cada movimiento foliado tipo Abono, desglosando el IVA cobrado en este movimiento. Se incluye la herramienta Ajuste de saldos por reforma fiscal, con la cual se pueden generar movimientos de ajuste de las CxC y CxP que se vean impactadas por el cobro/pago con la nueva tasa de IVA. El concepto de ajuste es elegido por el usuario y con l se pueden identificar las diferencias originadas por el incremento de impuesto. Cambios en los reportes de Pagos a facturas y Abonos a compras, para que reflejen el reclculo de IVA en el caso de facturas de 2009 que recibieron pagos posteriores al 10 de enero del 2010.Nuevos reportes: Proyeccin de saldos por reforma CxC y Proyeccin de saldos por reforma CxP que permitirn revisar el saldo actual de cada documento generado en el 2009 y el saldo real ajustado a las nuevas tasas de IVA, considerando que se pagarn con posterioridad al 10 de enero del 2010. Esquema de impuestos Cuando se instale una Base de Datos nueva, los esquemas de impuestos estarn actualizados con la tasa del IVA (Impuesto4) al 16%. Cuando la Base de Datos sea traducida, los esquemas de impuestos se traducen tal cul estn definidos en la versin anterior y debers actualizar dichos esquemas con los nuevos porcentajes. Parmetros del sistema Se incorpora un nuevo parmetro denominado Aplicar Reforma Fiscal 2010, para que el sistema opere en Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar de manera especial para los pagos posteriores al 10 de Enero de 2010 a documentos generados en el 2009. Este parmetro por defecto est deshabilitado y se tendr la opcin de activarlo al iniciar una sesin con el sistema. Procesos, ventanas y reportes que sufren modificaciones por la aplicacin del parmetro Aplicar Reforma Fiscal 2010: Recepcin de pagos con ajuste de IVA En la ventana de recepcin de pagos, al elegir el documento a pagar se sugerir el saldo ajustado con el incremento en la tasa de IVA del documento cuando se den las siguientes condiciones: Cuando el documento a saldar es anterior al 31 de diciembre del 2009, y La fecha del abono es posterior al 10 de Enero del 2010. Alta de movimientos de CxC y CxP Al registrar un movimiento se tomar en cuenta la fecha de las operaciones, de modo que si el movimiento es un abono con referencia a un documento generado en 2009 o anterior, y la fecha del abono es posterior al 10 de Enero de 2010, entonces se realizar un reclculo del saldo del documento considerando el incremento del 1% al IVA, mismo que se sugerir como monto del movimiento. Se puede visualizar en pantalla el saldo original del documento y el saldo ajustado con Reforma Fiscal 2010. Ajuste de saldos por reforma fiscal Esta nueva herramienta est disponible tanto para CxC como para CxP y se puede ejecutar para un cliente o proveedor en particular o de forma masiva. El proceso de ajuste se realiza de la siguiente forma: El sistema identifica los abonos realizados despus del 10 de Enero del 2010 y cuya referencia son documentos tipo Factura o Compra generados en el 2009 o antes. Se debe indicar un Nmero de concepto para realizar el ajuste (se recomienda dar de alta un concepto en especfico para estos movimientos). El proceso genera un cargo con referencia al mismo documento por el monto de la diferencia del impuesto correspondiente entre el documento y el abono realizado. Operaciones con terceros El reporte de Operaciones con terceros presenta las siguientes opciones: Se permite seleccionar la opcin Aplicar reforma fiscal 2010 para indicar que los pagos realizados despus del 10 de Enero de 2010 a documentos del 2009 (o anteriores) se presenten con el impacto del incremento de IVA. Por ejemplo, un documento con IVA del 15% cuyo saldo sea de 1,150.00 y tenga aplicado un pago de 500.00 pesos, el reporte presentar 80.00 pesos por concepto de IVA del 16%. Se agregan nuevos filtros de IVA para poder visualizar los datos de los pagos a documentos por las diferentes tasas de IVA: 15 16% para el IVA General y 10 u 11% para el IVA fronterizo. Tambin es posible indicar que se consideren los movimientos de ambas tasas para cada caso de IVA. Nuevosreportes Administrador de reportesSe incluye un nuevo reporte, dentro del grupo de "Estados de cuenta detallado", denominado Comprobante de ingresos por reforma fiscal 2010. Este reporte lo podrs identificar con el nombre CcobroFO.fto y es muy similar al de Comprobante de ingresos pero con informacin de los pagos considerando la nueva tasa del IVA.Se adiciona un nuevo grupo denominado Reforma fiscal 2010, en el cual se incluyen dos nuevos reportes: Proyeccin de saldos con reforma, uno para CxC y otro para CxP. Estos reportes presentan por cliente o proveedor los documentos generados en 2009 que an tengan saldo pendiente, calculando a la fecha de ejecucin del reporte el saldo actualizado de los documentos considerando el incremento al 16% u 11% del IVA, segn les corresponda. Reportes modificados Pagos a facturas con ajuste de IVASe incorpora al filtro de este reporte un campo para poder indicar si se quiere hacer el reclculo del IVA a los abonos que cumplen las condiciones de la Reforma Fiscal 2010 o no. Es decir, se pude indicar si deseas recalcular el IVA (al 16% u 11%) de los movimientos tipo abono realizados despus del 10 de enero de 2010 a documentos generados en el 2009 o si se calcula el IVA sin incremento (15% 10%) de dichos movimientos.Abonos a compras con ajuste de IVAPresenta una modificacin similar al reporte de pagos a facturas, donde se incluye un campo para seleccionar si se desea aplicar la Reforma Fiscal 2010 o no, esto indicar si deseas recalcular el IVA con el incremento (16% u 11%) a los movimientos tipo abono realizados despus del
Mdulo de Inventarios En este mdulo dirgete a los siguientes temas: Aspectos generales del mdulo Parmetros que afectan a este mdulo Catlogo de Inventarios y servicios Kits Multialmacn Conceptos de movimientos al inventario Inventario fsico Catlogo de Movimientos al inventario Krdex Nmeros de serie Pedimentos aduanales y Lotes Etiquetas Emisin de documentos Actualizacin de existencias Catlogo de Lneas de producto Catlogo de esquemas de impuestos Grupos de Productos Folios de movimientos al inventario
Aspectos generales del mdulo Operaciones Qu hacer en Inventarios y l Agregar, Modificar o Eliminar informacin de los productos de la empresa. Servicios
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Realiza el Cambio de precios de tus productos. Obtn una Actualizacin de existencias por Producto o por Rango de productos. Realiza el Inventario fsico de tus productos. Realiza o consulta el Krdex, Nmero de serie, Kit o los Pedimentos aduanales y lotes de tus productos. Consultar e imprimir los Conceptos de movimientos al inventario seleccionado. Imprimir tus reportes de inventarios y servicios como: Reporte de Lneas de Productos, Reporte de Lista de Precios, Reporte de Existencias y Costos, Reporte de Stock Mnimo, Reporte de Stock Mximo , Reporte de Productos Pendientes , Reporte de Requisiciones ,Reporte de Ventas Anuales . Agregar los movimientos al inventario. Agrega, modifica e imprime tus conceptos de movimientos al inventario. Imprime tus reportes de los conceptos de movimientos al inventario como: Reporte de movimientos,, Reporte de krdex , Reporte de rotacin por producto , Reporte de punto de reorden , Reporte de ventas y utilidad , Reporte de historial de existencias , etc. Consulta los nmeros de Folios de tus movimientos al inventario que el sistema asigna para un mejor control. Ejecuta la Exportacin de tus movimientos al inventario. Realiza el Traspaso entre Almacenes.
Movimientos inventario
al
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Otras
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Parmetros que afectan a este mdulo En la Configuracin de Parmetros Generales: Redondeo de Habilitado este parmetro permite visualizar las cantidades de costos expresadas en decimales, en nmeros enteros, Costos tomando como criterio de redondeo el siguiente: Para las cantidades que en su parte decimal sea igual o menor a 0.5 se redondear al entero inmediato inferior y, en caso contrario, al entero inmediato superior. Multimoneda Permite definir los precios de los productos en otras monedas, para generar reportes y efectuar operaciones de compra-venta en la moneda que desees.
Esquema de Define el esquema de impuesto que por omisin el sistema sugerir en el alta de productos. Impuesto En la Configuracin de Inventarios: De la carpeta de Inventarios Integrado a Compras Mediante este parmetro se indica si los movimientos realizados en el mdulo de Compras afectarn al inventario automticamente. Los datos que se actualizan son: Existencias, Pendientes por recibir, Costo promedio, Costo ltimo, fecha de ltima compra. Cabe aclarar que aunque no estn integrados los mdulos no se podr comprar algn producto que no est registrado en este mdulo. Actualizacin de archivos Integrado a Facturas Mediante este parmetro se indica si los movimientos realizados en el mdulo de Facturas afectarn al inventario automticamente. Los datos que se actualizan son: Existencias, Pendientes por surtir, Costo promedio, Fecha de ltima venta, Ventas anuales tanto en monto como en unidades. Cabe aclarar que no se podr vender algn producto que no est registrado en este mdulo. Si los mdulos no se encuentran conectados y los productos manejan Pedimentos y/o lotes, el sistema solicitar la informacin correspondiente a estos datos y se afectarn los catlogos correspondientes. Actualizacin de archivos Multialmacn Al activar este parmetro se indica al sistema que los productos registrados en el Catlogo de Productos se distribuirn en varios almacenes, que representan las bodegas con las que cuenta tu empresa; de esta forma podrs tener un control exacto de compras, ventas y movimientos en cada almacn, a fin de proporcionar una mejor organizacin y toma de decisiones.
Cambio a Existencias Si tienes activo este parmetro ser posible modificar manualmente las existencias de un producto en el catlogo de Inventarios, siempre y cuando no manejes Multialmacn. De ser as, el cambio a las existencias slo se podr realizar desde cada almacn. No es muy recomendable activar este parmetro, pues es ms conveniente que los movimientos a existencias se encuentren respaldados por documentos. Dgito Verificador Decimales para Cantidades Al activar este parmetro el sistema agrega un dgito a la clave del producto, el cual servir para evitar confusiones en la escritura de claves semejantes. Mediante este parmetro es posible definir hasta 5 decimales para la captura de cantidades de unidades de producto (existencias).
Nmero de conceptos Aqu debers establecer los nmeros de conceptos con los que se registrarn los movimientos de mercanca para de un almacn a otro (traspasos), uno para entrada y otro para salida del almacn. Los movimientos se movimientos en generan automticamente al ejecutar la opcin de traspaso entre almacenes. traspaso (Entrada - Salida) Grupo de productos / Configuracin de las leyendas (Seccin 1 y 2) Estas leyendas representan las distintas categoras o elementos que pueden existir de un mismo producto, de tal forma que se obtiene una clasificacin ordenada de los mismos. Definiendo estas leyendas podrs dar de alta un producto modelo que agrupe a otros productos tomando en cuenta sus variantes y considerando que estos productos pertenezcan o sean de una misma naturaleza. Por omisin el sistema propone el uso de "Talla" y "Color", pero puedes definir la que mejor se adapte a la forma de venta y distribucin de tu empresa. Ejemplo. Estilo, Modelo, Estampado, etc. Clave del grupo de productos o producto modelo: A001 Talla Color Clave del subproducto 5 Azu (Azul) A001-5-Azu 7 Roj (Rojo A001-7-Roj 9 Ver (Verde) A001-9-Ver De la carpeta Movimientos al Inventario Formato para En este campo debes indicar el nombre del formato que utilizars para la impresin de movimientos al inventario. Se Movimientos sugiere definir por omisin el formato MINVW.FTO, el cual se adapta a las formas preimpresas compatibles con la lnea
al Inventario Ver en Alta ASPEL. Debers habilitar cualquiera de los siguientes campos si quieres manejarlos en la consulta de movimientos al inventario: Nmero de serie Lotes y Pedimentos
De la carpeta Campos libres Alfanumricos El sistema proporciona seis campos donde podrs almacenar informacin de importancia para tu empresa, en este Campo 1, 2 y 3 campo indica el nombre o leyenda para estos datos, mismos que podrs capturar en la ventana de alta de inventarios y Y que podrs utilizar a travs de las consultas personalizadas, editor de formatos o secuencias SQL. Numricos Alfanumricos se refiere a los campos donde podrs almacenar informacin con letras o nmeros, como fechas o Campo 4,5 y 6 direcciones, los Numricos podrn ser utilizados para almacenar informacin que slo contengan nmeros. De la carpeta Impuestos Leyendas y Dado que con SAE puedes manejar hasta 4 tipos de impuestos. En este campo debers proporcionar las leyendas de Porcentajes % los impuestos que usars, as como el porcentaje de impuesto que se aplicarn a los productos. Sin embargo los porcentajes se podrn modificar en el esquema. Las leyendas y porcentajes definidos en esta seccin, se sugerirn al dar de alta los esquemas de impuestos en el mdulo de Inventarios. Las leyendas definidas en este campo tambin se propondrn en el alta de documentos de facturas y compras. El sistema por omisin tiene especificado las leyendas: Imp1 = IEPS, porcentaje % 0 Imp2 = Estatal, porcentaje % 0 Imp3 = IVBSS, porcentaje % 0 Imp4 = IVA, porcentaje % 0 Temas relacionados: Configuracin / Parmetros generales Configuracin / Inventarios Botones y teclas de funcin en el mdulo
Botones y teclas de funcin del mdulo Generales F1 Cualquier parte del mdulo Despliega informacin acerca del tpico que ests operando. Catlogo de productos Nmeros de Serie F2 Shift+F2 Agregar F5 F6 F7 F8 F3 Agregar Agregar Agregar Agregar Agregar Agregar Ayuda con informacin de la clave y descripcin de productos. Ayuda con F2 Shift +F2 Grabar. Nmeros de serie. Observaciones Insertar partida. Borrar partida. Grabar.
Movimientos al inventario F3
Exportacin Para saber de este tema consulta: Exportacin de datos
Presentacin preliminar Para saber de este tema consulta: Presentacin preliminar
Existen varias formas por las que se puede imprimir la informacin que se genera en el sistema: 1. Cuando se usa el botn Imprimir de la consulta, se obtiene un reporte con los datos que aparecen en la misma. 2. Si se imprime el reporte desde la opcin Reportes de cada mdulo, el sistema permite seleccionar la informacin a travs del filtro correspondiente. Campos Carpeta Destino Elige el destino o dispositivo de salida del reporte: Destino Presentacin preliminar: Se presenta en pantalla un preliminar del reporte. Disco: Anota en el campo la ruta en disco en la que deseas grabar la impresin, as como el nombre del archivo con que se generar. De esta manera, la informacin podr ser modificada y/o impresa desde cualquier editor de Windows. Impresora: En este caso, debers revisar si el tipo de impresora que el sistema muestra por omisin es la que deseas utilizar; si no es as, busca la impresora deseada en la lista desplegable de impresoras que presenta esta ventana, al seleccionar esta opcin se activara el botn de configurar Email: Al seleccionar esta opcin se indica al sistema que mande va correo electr nico el reporte del catlogo. A: Indica la direccin del correo a la que se le enviar la informacin, si deseas que el envo se realice para varios destinatarios debers escribir la direccin de estos separado por comas y automticamente se anexar en la lista de los destinatarios de la aplicacin de correo que tengas predeterminada en tu PC. Mediante el botn ?, despliega una ventana de ayuda para seleccionar los Destinatarios de una lista previamente almacenada desde otros mdulos. Asunto: Este es el ttulo del encabezado del correo y Mensaje: Es el texto que se anexar al correo que se est enviando, lo puedes capturar aqu o posteriormente. Al momento de dar aceptar el dilogo, el sistema te presentar la ventana correspondiente a la aplicacin predeterminada para el envo de correos, prellenada con los datos indicados; en esa ventana podrs realizar los cambios que consideres pertinentes, editar y enviar el correo. Carpeta Fuentes Rango de Para las opciones de Pantalla, Disco e impresor, el sistema permite seleccionar el rango de pginas que sern pginas consideradas en el listado. Si dejas en blanco esta solicitud, se imprimirn todas las hojas. Tipos letra de Puedes elegir el tipo de letra del reporte para los Encabezados (que generalmente se utiliza al imprimir, Nombre de la empresa, Fecha, No. de pgina y Ttulo), Letra normal (para cuerpo del reporte) y Letra condensada (letra para detalles del reporte). La cantidad de tipos de letra estar en funcin del nmero de fuente tipogrfica que
tengas registradas en el directorio de Windows . Botn Configurar Si deseas configurar los parmetros de impresin, oprime el Botn "Configurar". ste te permite definir los parmetros propios del Software de impresin, los cuales bsicamente definen lo siguiente: l Tipo de papel l Orientacin del papel l Fuente de alimentacin de papel Nota importante: Los reportes con formato QR2 utilizan la ventana de impresin de Windows, la cual corresponde a la misma ventana que se despliega cuando selecciona el botn "Configurar", anteriormente explicado.
Editor de reportes Conoce la explicacin de este tema: Edita tus formatos de reportes
Campos del editor de formatos Conoce la explicacin de este tema: Campos del editor de formatos
Comandos del editor de formatos Conoce la explicacin de este tema: Comandos del editor de formatos
Catlogo de inventarios y servicios Acceso
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Mdulo de Inventarios, Men Archivos, opcin Inventarios y servicios. O desde la barra de herramientas de la ventana principal del mdulo con el bot n .
Qu es Este catlogo contiene toda la informacin sobre los productos o servicios o kits que maneja tu empresa, tales como precios, claves de producto, lneas de producto, existencias, impuestos, mtodos de costeo, ventas anuales por producto, etc. La ventana de consulta que se despliega cuando eliges la opcin de inventarios te muestra una lista de los productos que conforman tu inventario. La seccin de Inventarios y servicios contiene los siguientes temas: Catlogos relacionados Agregar productos en el inventario Modificar productos en el inventario Eliminar productos en el inventario Cambio de precios Consulta de productos Reportes del catlogo de productos
Catlogos relacionados Enva A compras Proporciona la siguiente informacin para elaborar documentos de compras: Clave, descripcin, sugiere la unidad del producto, Costo, impuestos por producto, tales como IVA, IEPS y Moneda. A Facturas Proporciona la siguiente informacin para elaborar documentos de Facturas: Clave, descripcin, unidad y existencias del producto. Impuestos por productos, tales como IVA, IEPS, Moneda, Costo y Precio.
A Movimientos al Proporciona la siguiente informacin para elaborar documentos de entrada y salida de Inventario: Clave, inventario descripcin, unidad, Moneda, Precio y existencias del producto adems del Costo. Recibe De Facturas Si est integrado Facturas con Inventarios se actualiza automticamente las existencias, el monto de las (Remisiones, Facturas y ventas anuales el costo promedio y la fecha de ltima venta. devoluciones) Si no se tiene esta integracin la actualizacin se logra con la actualizacin de archivos. Configuracin / Parmetros generales Actualizacin de archivos De Compras (Recepciones devoluciones) Si est integrado Compras con Inventarios se actualiza automticamente las existencias, el ltimo costo, costo y promedio y la fecha de ltima compra. Si no se tiene esta integracin la actualizacin se logra con la actualizacin de archivos. Configuracin / Compras Actualizacin de archivos De Movimientos Inventario al Se actualiza automticamente las existencias para todos los productos a los que se les registraron movimientos.
Agregar productos en el inventario Acceso
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Mdulo de Inventarios, Men Archivos, opcin Inventarios y servicios / Men Edicin / Agregar. Desde el catlogo de Inventarios y servicios, en la barra de herramientas con el botn: O con las teclas de acceso rpido Alt+Insert desde el catlogo de Inventarios y servicios. Men Archivos / opcin Grupo de productos / botn productos. de la barra de herramientas de la ventana de consulta de Grupo de
Qu es Consiste en aadir nuevos productos a tu inventario. Cuentas con 4 carpetas para indicar sus caractersticas: Considera antes de capturar Clave del Antes de capturar los productos del inventario es importante que cuentes con una clasificacin de claves de tus productos producto debidamente estructurada para facilitar la identificacin de tus productos. El campo de Clave del producto admite hasta 16 caracteres para que puedas armar tus claves. De esta manera el sistema es bastante flexible para admitir claves donde puedas mencionar en una sola: marcas, modelos, colores, medidas, tallas, etc. Si tu empresa es de servicios, no tendrs una existencia fsica en el almacn, pero podrs identificarlos a travs de la clave que mejor le convenga a tu empresa. Cmo clasificar tu informacin Campos Carpeta Datos Generales Campo Descripcin Clave En este campo debes indicar la clave que identifica al producto, la cual es nica y puede estar constituida hasta por 16 caracteres alfanumricos. Si anotas la clave en maysculas, el sistema slo la reconocer en maysculas. P.ej.: no es lo mismo TABL-07-9 que Tabl-07-9 (SAE los tratar como productos diferentes). Si dentro del mdulo de Configuracin / Inventarios, activaste el parmetro "Dgito verificador", el sistema anexar al final de la clave del producto un dgito adicional. Dependiendo de la lnea vayas a seleccionar en el campo Lnea de esta ventana de captura, cuando se trate de una clave para un producto modelo la que necesites indicar, debes tener en cuenta que la longitud de esta clave no debe ser mayor al nmero de caracteres que hayas definido cuando configuraste la estructura de la clave para los productos modelos que utilizaran una determinada lnea. Alta de lneas de productos Cmo clasificar tu informacin Clave alterna Podrs asignar una clave adicional a la clave principal que te pueda indicar algo en especfico del producto como por ejemplo podra ser el cdigo de barras o un cdigo proporcionado por el proveedor. Esta clave podr utilizarse en la captura de facturas, compras y movimientos al inventario, de tal manera que al indicarla, el sistema reconocer el producto al que pertenece, cambiando en automtico esta clave por la principal del producto. Para todas las dems operaciones se utiliza la clave principal. En este campo puedes anotar el nombre completo del producto y/o una breve descripcin del mismo. / Indica si el registro a dar de alta es un producto, servicio, Kit o grupo de producto, ya que cada uno recibe un manejo Kit / distinto. Si especificas que se trata de un grupo de productos, debers tener en cuenta que previo al alta del mismo, de tienes que haber definido en el Catlogo de lneas de producto, las lneas que te permitirn obtener o armar las distintas combinaciones de un producto. Indica de la lista desplegable de lneas, la lnea a la que pertenezca el producto que ests dando de alta. Con esta clasificacin de 5 espacios podrs agrupar productos diferentes de acuerdo a caractersticas similares. Si la lnea de producto que quieres indicar no se encuentra dada de alta en el Catlogo de lneas, al momento de cambiarte de campo el sistema te notificar de este hecho y preguntar si deseas darla de alta; si aceptas, se abrir una ventana de alta para que la registres. Si ests dando de alta a un grupo de productos ten presente que es obligatorio asignarle una lnea, adems de que dicha lnea deber estar configurada para el manejo de grupo de productos. Si la lnea que ests seleccionando no est configurada para esto, el sistema te enviar un mensaje con la leyenda: "Para productos modelo slo se permiten lneas configuradas para manejar grupo de productos" Catlogo de lneas de producto
Descripcin Producto Servicio / Grupo productos Lnea
Cmo clasificar tu informacin Tiempo de surtido En este rubro cuentas con 3 espacios para anotar el tiempo (en das) que tardan los proveedores en surtir el producto, lo cual te ser til para estimar la fecha en que debe pedirse el reabastecimiento de un artculo. Dicha estimacin ser desplegada en el reporte de "Punto de Reorden" dentro del catlogo de Movimientos al inventario. Control de almacn Aqu puedes registrar la ubicacin de un artculo dentro de la bodega, de acuerdo a las claves que utilices en tu empresa. Por ejemplo: Clave de control de almacn "P1M3", que quiere decir "Producto que se encuentra localizado en el pasillo 1, mdulo 3". Cuentas con 10 espacios para definir la clave que desees. Posteriormente, cuando expidas un reporte, este campo tendr signos de interrogacin que podrs utilizar como comodines. Ejemplo: imprime todos los registros de los productos que se encuentran en el pasillo 1, para lo cual debers anotar en el campo de Control de almacn como sigue: P1???????? (todos los productos del pasillo 1) Este campo es muy til si manejas varios almacenes, porque la localizacin de tus productos puede variar de una bodega a otra. Cuando manejes Multialmacn podrs definir este dato para cada almacn. Volumen/ Peso En estos campos puedes indicar el volumen y peso del producto, estos campos te podrn ser de utilidad para poder determinar el costo del flete. Podrs calcular la cantidad por medio de la calculadora del sistema empleando la tecla de funcin F2. Estos campos slo sern informativos para el sistema.
Unidad de Entrada / Estos dos campos indican la unidad o medida en la que se registra la entrada o salida del producto y no Salida necesariamente son iguales. P.ej.: si el producto que entra a tu inventario lo compras por toneladas y lo vendes por kilogramos. Factor unidades entre Este factor expresa la relacin que existe entre la unidad de entrada y la unidad de salida.
Por ejemplo: T compras tu producto por cajas y cada caja contiene 20 piezas, la salida la manejas por piezas, entonces el factor entre unidades ser 20. En el ejemplo anterior: Factor=20/1=20. Si por ejemplo se compran piezas y se venden cajas de 20 unidades el factor ser igual a: Factor= (1/20)/1=0.05/1=0.05. Recuerda que la unidad en la que se expresa tu existencia y costos en el inventario ser igual a la unidad de salida, por ello es importante definir este factor. Puedes indicar esta cantidad por medio de la calculadora del sistema empleando la tecla de funcin F2. Unidad empaque de Aqu se indica la cantidad de unidades o medidas contenidas en cada paquete o caja. P.ej: la unidad de medida puede ser Pz (piezas) y la unidad de empaque 20 (lo que significa que cada caja contiene 20 piezas). Cuentas con seis espacios (hasta cinco enteros y dos decimales). Este campo es informativo.
Nmeros de serie / Si el producto que ests registrando maneja Nmeros de serie, o se maneja en lotes, o si proviene del extranjero, Lotes / Pedimentos debers marcar la opcin correspondiente para que el sistema lleve el control de los productos considerando todos aduanales esos aspectos. Nmeros de serie Lotes y Pedimentos aduanales Carpeta Precios y control Campo Descripcin Clave En este campo debes indicar la clave que identifica al producto, la cual es nica y puede estar constituida hasta por 16 caracteres alfanumricos. Si anotas la clave en maysculas, el sistema slo la reconocer en maysculas. P.ej.: no es lo mismo TABL-07-9 que Tabl-07-9 (Aspel-SAE los tratar como productos diferentes). Dependiendo de la lnea vayas a seleccionar en el campo Lnea de esta ventana de captura, cuando se trate de una clave para un producto modelo la que necesites indicar, debes tener en cuenta que la longitud de esta clave no debe ser mayor al nmero de caracteres que hayas definido cuando configuraste la estructura de la clave para los productos modelos que utilizaran una determinada lnea. Alta de lneas de productos Cmo clasificar tu informacin Clave alterna Podrs asignar una clave adicional a la clave principal que te pueda indicar algo en especfico del producto como por ejemplo podra ser el cdigo de barras o un cdigo proporcionado por el proveedor. Esta clave podr utilizarse en la captura de facturas, compras y movimientos al inventario, de tal manera que al indicarla, el sistema reconocer el producto al que pertenece, cambiando en automtico esta clave por la principal del producto. Para todas las dems operaciones se utiliza la clave principal. En este campo puedes anotar el nombre completo del producto y/o una breve descripcin del mismo. Este precio siempre ser sugerido como precio unitario del artculo al momento de elaborar una cotizacin, pedido,
Descripcin Precios / Pblico
remisin o factura. Botn / Lista 2, 3, 4 y Mnimo.
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Dentro de la ventana "Lista de precios", puedes capturar hasta 4 diferentes precios aplicables al producto que ests dando de alta. Dentro de estos precios se incluye el Precio mnimo, el cual funciona como una proteccin que impedir que se elabore un documento en Facturas y Vendedores con un precio inferior al definido en este campo. Los precios de lista 2, 3 y 4 pueden ser utilizados de acuerdo a las necesidades de tu compaa; por ejemplo, el precio de lista 2 puede aplicarse a los clientes extranjeros; el precio de lista 3 podra ser para mayoristas y el 4 para medio-mayoristas. En Facturas y Vendedores el precio al Pblico ser utilizado como precio sugerido y el Precio Mnimo como lmite inferior de precio. Tanto el precio pblico como los de esta lista podrn servir como base para la definicin de las Polticas de Venta. Es recomendable que el precio mnimo sea menor a cualquiera de estos precios, ya que cuando apliques polticas de descuento se tomar este precio en consideracin. Asimismo, cuando en movimientos posteriores los precios Pblico y de Lista lleguen a ser menores al precio mnimo establecido, el sistema enviar el mensaje: "Precio menor al precio mnimo".
Moneda
En este campo especifica la moneda en la que se expresarn los precios de los productos, aunque las operaciones de compras y ventas las podrs efectuar en la moneda que desees an siendo diferente de lo definido en este campo; al presionar la tecla de funcin F2 se despliega el Catlogo de monedas para que puedas seleccionarla. / Selecciona de la lista desplegable el esquema de impuesto que se aplicar al producto que se est dando de alta, cada uno de los productos podrn tener asociado un esquema de impuesto en particular. Estos esquemas fueron dados de alta previamente en el Catlogo de esquemas de impuestos., por lo que si deseas realizar cambios en cuanto al porcentaje y forma de aplicacin, debers realizarlo desde dicho catlogo. El sistema por omisin propone el esquema 1, pero podrs modificarlo. Es importante que consideres que el producto no podr ser grabado si no se selecciona un nmero de esquema vlido; si al producto no se le aplicar ningn impuesto, debers dar de alta un impuesto con ests caractersticas ( porcentaje 0), para que este sea asociado al producto. Este manejo de esquemas, se realiz para cumplir con las nuevas disposiciones establecidas en la reforma fiscal, en cuanto a los diferentes impuestos que se pueden aplicar a un producto y los cuales pueden influir en el precio total del mismo. Tambin podrs seleccionar el esquema a usar, empleando la tecla de funcin F2. En la parte inferior de este campo se mostrar los porcentajes que tienen los impuestos segn el esquema seleccionado.
Impuestos Esquema
Costeo
En esta parte puedes elegir el mtodo con el que va a ser determinado el costo del producto al salir del inventario. Este dato ser utilizado en movimientos al inventario y en el Mdulo de Facturas y Vendedores, al momento de realizar una operacin de salida de mercanca. El sistema maneja cuatro mtodos de costeo: U.E.P.S.: ltimas entradas, Primeras salidas (el costo al que se realizan las salidas del producto corresponde al costo de las ltimas entradas realizadas). P.E.P.S.: Primeras entradas, Primeras salidas (el costo al que se realizan las salidas del producto corresponde al de las primeras entradas). Promedio: Costeo Promedio (se obtiene por un promedio de los costos dependiendo de la existencia de los productos). Estndar: Costo invariable (definido por el usuario). Identificado: Se utiliza en mercancas que se puedan identificar por nmero de serie y su costo exceda de $50,000 como lo indica la ley del ISR. Consiste en identificar el costo al que entr el producto, asegurndose as del costo verdadero. Mtodos de costeo / Movimientos al inventario
Botn
Si ests manejando Multialmacn, al presionar este botn cuando ests en el Alta de un producto en el inventario, el sistema te enva el mensaje de "El producto no existe en Multialmacn" debido a que an no has Distribuido las existencias del producto en los distintos almacenes de tu empresa. Despus de presionar Aceptar de esta ventana del alta, el sistema te preguntar si deseas distribuir las existencias. Cuando ests en la Modificacin de un producto en el inventario, podrs revisar con este botn las existencias del mismo en cada uno de los almacenes de tu empresa (esto, si manejas la opcin Multialmacn), y conocer as mismo el Stock mnimo y mximo permitidos, y la cantidad pendiente por recibir del artculo. La ventana es la siguiente:
Existencia
Aqu se muestra la cantidad total de unidades de un producto en el inventario. Esta cantidad est expresada en trminos de la unidad de salida del producto. Cuando hay integracin con Facturas y Vendedores, este campo es actualizado automticamente (todos los movimientos de entrada o salida por compras o facturas, repercuten en las existencias). Existen varias razones por las cuales este campo puede estar inhibido: 1. Porque se est dando de alta un servicio, kit o grupo de productos. 2. Porque est desactivado el parmetro de Cambio a Existencias en Parmetros / Inventarios (normalmente funciona as por seguridad, ya que modificar las existencias por error podra alterar los resultados de tu empresa). 3. Porque trabajas con la opcin Multialmacn; en este caso las existencias podrn modificarse desde el catlogo de Multialmacn. Modificar las existencias manualmente desde este campo puede originar descuadres debido a que no existe algn documento asociado al movimiento. Es importante mencionar que, en caso de que manejes Multialmacn, la cantidad que aparece en el campo de Existencias corresponde a la suma de existencias del producto en los distintos almacenes. Lo mismo sucede con el campo Existencias de los productos modelo, el sistema calcula esta cantidad sumando las existencias de todos sus subproductos en todos los almacenes. Puedes indicar esta cantidad por medio de la calculadora del sistema empleando la tecla de funcin F2.
Stock mnimo
En este campo debe indicarse la cantidad mnima de existencias que debe haber en el inventario, con la finalidad de satisfacer la demanda de tus clientes. Es un indicador para conocer cundo debe hacerse un pedido de mercanca. Puedes definir nmeros enteros hasta con 5 decimales, segn lo haya especificado en la Ventana Principal del sistema, Men Utileras / Configuracin / Parmetros del Sistema / Inventarios. Los reportes de Stock Mnimo elaboran un clculo que da como resultado una sugerencia sobre la cantidad que debe comprarse de un artculo y el costo que puedes tener. Puedes indicar esta cantidad por medio de la calculadora del sistema empleando la tecla de funcin F2. Reporte de Punto de Reorden
Stock mximo
Aqu debes anotar la cantidad mxima de un artculo que se debe tener en almacn, tal que sea suficiente para tener cubierta la demanda, pero cuidando que tu volumen no eleve demasiado el costo por mantener dichas existencias en bodega. Cuando se elabora un reporte de Stock Mximo, se conoce la cantidad excedente de un producto y el costo promedio que implica mantenerlo en los depsitos. Si el nmero anotado es inferior al Stock Mnimo, no podrs continuar con la captura.
Apartado
Este campo es informativo y muestra la cantidad de productos que no pueden ser vendidos debido a que se "apartaron" desde el alta de pedidos. Esta cantidad se resta del total en existencia para definir la cantidad de la cual se puede disponer en los documentos de venta. Vencimiento de apartados
Proveedores 1 y 2 Aqu podrs anotar las claves de identificacin de aquellos proveedores que surten el producto que ests dando de (F2) alta, con lo que tendrs una referencia cuando sea necesario reabastecer el almacn. La tecla de ayuda F2 (equivalente a hacer clic en el signo de interrogacin) despliega una lista con la clave, el nombre y la clasificacin de los proveedores registrados, de la que podrs elegir el proveedor que desees. Carpeta Registro y acumulados Campo Descripcin Clave En este campo debes indicar la clave que identifica al producto, la cual es nica y puede estar constituida hasta por 16 caracteres alfanumricos. Si anotas la clave en maysculas, el sistema slo la reconocer en maysculas. P.ej.: no es lo mismo TABL-07-9 que Tabl-07-9 (Aspel-SAE los tratar como productos diferentes). Dependiendo de la lnea vayas a seleccionar en el campo Lnea de esta ventana de captura, cuando se trate de una clave para un producto modelo la que necesites indicar, debes tener en cuenta que la longitud de esta clave no debe
ser mayor al nmero de caracteres que hayas definido cuando configuraste la estructura de la clave para los productos modelos que utilizaran una determinada lnea. Alta de lneas de productos Cmo clasificar tu informacin Clave alterna Podrs asignar una clave adicional a la clave principal que te pueda indicar algo en especfico del producto como por ejemplo podra ser el cdigo de barras o un cdigo proporcionado por el proveedor. Esta clave podr utilizarse en la captura de facturas, compras y movimientos al inventario, de tal manera que al indicarla, el sistema reconocer el producto al que pertenece, cambiando en automtico esta clave por la principal del producto. Para todas las dems operaciones se utiliza la clave principal. En este campo puedes anotar el nombre completo del producto y/o una breve descripcin del mismo. por Esta cifra representa la cantidad total de un determinado producto que se ha pedido al proveedor, pero que no ha sido surtido. Siempre que elabores una Orden de compra (en Compras), automticamente se registrar en este campo la cantidad pedida, incrementndose o decrementndose si se elabora otra Orden de compra o si se recibe alguna mercanca respectivamente. por Anota la cantidad de existencias de un producto que deben ser surtidas a uno o varios clientes. El campo se actualiza automticamente cuando est integrado Inventarios con Facturas y Vendedores. Cada pedido incrementar este rubro y cada factura o remisin lo reducir. / Campo informativo que refleja el historial de los costos del producto, actualizndose automticamente con base en los movimientos de entrada y salida del producto; esta actualizacin depender del tipo de costeo que se haya definido para el producto, por lo anterior, no es recomendable que lo modifiques manualmente, pues originara datos incorrectos. El costo promedio siempre estar referido a las compras, ventas u operaciones de entrada y salida; por lo tanto, ser modificado en el catlogo de Movimientos al Inventario o por los mdulos de Facturas y Vendedores y Compras, excepto cuando se ha definido un tipo de costeo Estndar. SAE utiliza la siguiente frmula para calcular el costo promedio de una entrada: (Exist. * Cost. prom. actual) + (Cant. que entra * Cost. Unit. de entrada) --------------------------------------------------------------------------------------------Existencias + Cantidad que entra Cuando se maneja Costeo Promedio, el Costo promedio se actualizar al efectuarse operaciones de entrada solamente. Nota: Si se utiliza el parmetro "Incluir el impuesto 1 en el costo" ubicado en los parmetros del mdulo de compras, al actualizarse el costo promedio se incluir el monto correspondiente a la aplicacin del porcentaje del impuesto 1 (IEPS) definido en la compra. Configuracin / Inventarios Por ejemplo: Si se tienen 30 botes a un costo de $10,000 el costo promedio es igual a (83 x $10,000)/30 = $10,000, al realizar una nueva compra de 65 botes a un costo de $12,000, el costo promedio se ver afectado ya que:
Descripcin Pendientes recibir
Pendientes surtir Costos Promedio
Aplicando la frmula se dice que el costo promedio es igual a el costo total entre las existencias que seria 1,080 / 95 = 11.36, es decir se tienen un total de 95 existencias las cuales se integran de las existencias que se tenan y las entrantes; el costo total se integra por el importe de total de ambas existencias, realizando la operacin se obtiene un costo promedio de $11.36. Si vas a capturar todos los movimientos de compra realizados antes de la instalacin de Aspel-SAE, es conveniente dejar el campo en blanco y actualizarlo a travs del catlogo de Movimientos al Inventario. Si no vas a incluir dichas operaciones, entonces es necesario investigar el ltimo costo promedio del producto. Cuando se trata de un tipo de costeo estndar, es indispensable especificar este costo, ya que este parmetro ser tomado en cuenta al momento de realizar cualquier operacin. El dato de ltimo costo es sugerido como costo unitario en el momento de elaborar un documento de recepcin de mercanca, dentro del mdulo de Compras. Costos / ltimo Este campo expresa el ltimo costo unitario al que se compr o entr al almacn el producto. Se recomienda no capturar informacin en este rubro si das de alta las operaciones de compra por medio del mdulo de Compras o por el Catlogo de movimientos al Inventario, pues por estas formas se actualiza de manera automtica. Si estos no son los casos, debes anotar manualmente el costo unitario de entrada del producto. Cantidad y monto: Estos campos se refieren a las ventas anuales del producto, los cuales slo pueden ser actualizados por el mdulo de Facturas y Vendedores cuando est integrado con Inventarios. Los documentos que se vayan dando de alta a travs de este mdulo se acumularn hasta que efectes el corte anual.
Acumulados anuales ventas
Te indica el monto acumulado de las ventas anuales del producto, en cantidad y monto. Corte anual Fecha de ltima venta: En este rubro anota la fecha en que realizaste la ltima venta del artculo, con el formato da/mes/ao, correspondiendo dos dgitos para cada aspecto. Debido a que el mdulo de Inventarios trabaja de manera integrada con el de Ventas, esta fecha ser actualizada automticamente cuando elabores un documento de recepcin de mercanca, por lo que el campo puedes dejarse en blanco. Acumulados anuales compras Cantidad y monto: Estos campos se refieren a las compras anuales del producto, los cuales slo pueden ser actualizados por el mdulo de Compras cuando est integrado con Inventarios. Los documentos que se vayan dando de alta a travs de este mdulo se acumularn hasta que efectes el corte anual. Fecha de ltima compra: En este rubro anota la fecha en que realizaste la ltima compra del artculo, con el formato da/mes/ao, correspondiendo dos dgitos para cada aspecto. Debido a que el mdulo de Inventarios trabaja de manera integrada con el de Compras, esta fecha ser actualizada automticamente cuando elabores un documento de recepcin de mercanca, por lo que el campo puedes dejarse en blanco. Agregar un documento de compras Carpeta Datos adicionales Clave del En este campo debes indicar la clave que identifica al producto, la cual es producto nica y puede estar constituida hasta por 16 caracteres alfanumricos. Si anotas la clave en maysculas, el sistema slo la reconocer en maysculas. P.ej.: no es lo mismo TABL-07-9 que Tabl-07-9 (Aspel-SAE los tratar como productos diferentes). Dependiendo de la lnea vayas a seleccionar en el campo Lnea de esta ventana de captura, cuando se trate de una clave para un producto modelo la que necesites indicar, debes tener en cuenta que la longitud de esta clave no debe ser mayor al nmero de caracteres que hayas definido cuando configuraste la estructura de la clave para los productos modelos que utilizaran una determinada lnea. Alta de lneas de productos Cmo clasificar tu informacin Clave alterna Podrs asignar una clave adicional a la clave principal que te pueda indicar algo en especfico del producto como por ejemplo podra ser el cdigo de barras o un cdigo proporcionado por el proveedor. Esta clave podr utilizarse en la captura de facturas, compras y movimientos al inventario, de tal manera que al indicarla, el sistema reconocer el producto al que pertenece, cambiando en automtico esta clave por la principal del producto. Para todas las dems operaciones se utiliza la clave principal.
Descripcin del En este campo puedes anotar el nombre completo del producto y/o una producto breve descripcin del mismo. Observaciones Cuentas con varias lneas para incluir comentarios importantes con respecto al producto. Campos libres El sistema proporciona seis campos donde podrs almacenar del usuario informacin de importancia para tu empresa, captura la informacin para la cual configuraste estos campos. Considera que podrs acceder a travs de las consultas personalizadas, editor de formatos o secuencias sql a la informacin almacenada en estos campos. Los primeros tres campos pueden almacenar informacin de tipo alfanumrica (letras y nmeros) y los otros tres numricos. La leyenda para estos campos son configurables dentro de los parmetros de Configuracin / Inventario / Campos del usuario Botones Botn Botones desplazamiento
Funcin de Con estos botones podrs desplazarte entre todos los productos registrados en el catlogo, sin necesidad de cerrar la ventana para consultar otro producto.
Nmero de serie, Lotes Este botn mostrar la respectiva consulta de los nmeros de serie y Lotes y pedimentos, del producto que se y pedimentos est consultando. Cierra la ventana del detalle y guarda los cambios efectuados. Se cierra la ventana del detalle, sin que se guarden los cambios efectuados. Esta opcin es utilizada para Armar un Kit de productos registrados en Inventario. Este botn nicamente aparece habilitado cuando el producto que ests dando de alta se trata de un producto modelo. Te permite Armar un grupo de productos a travs de la ventana de Captura de grupo de productos en inventario, desde la cual podrs dar de alta a los correspondientes subproductos. Despliega el ayuda electrnica del sistema. Al terminar el proceso de Agregar, quedar registrado en tu inventario el producto con las caractersticas que sealaste. Problemas y Soluciones Problema Solucin Para productos modelo slo se permiten Pretendes dar de alta a un producto modelo pero la lnea que ests asignndole no est lneas configuradas para manejar grupo de configurada para el manejo de grupo de productos. Asgnale otra lnea o da de alta una productos que si maneje grupo de productos. Para esta lnea slo se permiten modelos de grupo de productos, desea convertir este producto en un modelo de grupo de productos? Esto se debe a que tienes seleccionado que se dar de alta a un producto y seleccionaste una lnea que maneja grupo de productos. Puedes convertir ese producto a un grupo de productos o bien, cambiar el tipo de lnea que ests seleccionando por otra que no este configurada para manejar Grupo de productos.
Para dar de alta el modelo de grupo de Ests dando de alta a un modelo de grupo de productos pero no oprimiste el bot n Armar productos es necesario armar el grupo, grupo para crear a sus subproductos. Es necesario que cuando des de alta a tu producto Desea armarlo? modelo des de alta a los correspondientes subproductos. El modelo de grupo de productos contiene Quieres borrar un producto modelo pero algn o algunos de sus subproductos contiene elementos con existencias no se puede existencias. Necesitas dejar en ceros las existencias de todos los subproductos que eliminar pertenecen al producto modelo para que ste pueda ser eliminado. La longitud de la clave del producto es Ests dando de alta una clave para un producto modelo con un nmero de caracteres mayor a la permitida por la configuracin mayor al nmero de caracteres que definiste cuando configuraste la estructura de la clave de la lnea que tendran los productos modelos que fueran asociados con la lnea que ests seleccionando. Temas relacionados: Modificar Productos Eliminar Productos Grupo de productos Catlogo de lneas de producto Distribucin de existencias en almacenes
Modificar productos en el inventario Acceso
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Mdulo de Inventarios, Men Archivos, opcin Inventarios y servicios, Men Edicin / Modificar. Desde el catlogo de Inventarios y servicios, al hacer doble clic sobre el registro o con el botn: Desde el catlogo de Inventarios y servicios, con Enter sobre el producto a modificar. Mdulo de Inventarios / Men Archivos, opcin Grupo de productos / Botn de la barra de herramientas de la ventana de consulta de Grupo de productos Mdulo de Inventarios / Men Archivos, opcin Grupo de productos / Clic derecho con el ratn, opcin Alta de subproductos del men flotante
Qu es
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Esta opcin te permite ingresar a los datos de un producto y modificar su contenido, excepto la clave del mismo. Si en Parmetros de Inventarios aparece desactivada la opcin de Cambio a Existencias, el campo con este nombre aparecer inhibido y no podrs modificar las existencias. El tipo de costeo es un campo que no es recomendable modificar, ya que puedes originar costos errneos de los productos que salen del almacn, por lo que, al momento de seleccionar otro tipo de costeo diferente al que tenas anteriormente, el sistema presentar el siguiente mensaje: "Atencin, si se modifica el tipo de costeo, puede producirse costos errneos". Cuando modificas un kit, un servicio o un grupo de productos, el tipo de costeo aparece deshabilitado. Tampoco es conveniente modificar los campos de Pendientes por Recibir y Pendientes por Surtir, ya que anotar un dato que no est respaldado por movimientos, ocasionar que la compra sugerida no corresponda a las necesidades de la empresa. Adems, no cuadrarn los datos almacenados a travs de los Mdulos de Compras y de Facturas y Vendedores con los registrados aqu, an cuando ests trabajando en forma integrada. Si modificas los campos dentro de la carpeta Registro y acumulados tales como Acumulado de Ventas Anuales en cantidad y en monto, no coincidirn estos datos con lo registrado en Facturas y Vendedores, lo que no permitir tener una idea exacta del comportamiento comercial de un artculo. Cuando se trate de un Grupo de productos y la informacin que deseas modificar sea la de un producto modelo, no podrs modificar la lnea que le fue asignada cuando fue dado de alta. Tampoco a los subproductos que provienen de ese producto modelo, podrs asignarles de manera individual una lnea diferente ya que dicho subproducto dejara de pertenecer a ese grupo de productos al que inicialmente fue asociado. El campo Descripcin de los subproductos de un producto modelo es llenado automticamente por el sistema, tomando la descripcin que proporcionaste para el producto modelo y las descripciones de las dos variantes de ambos elementos que se combinan cuando se da de alta al subproducto.
Botones de la ventana del detalle Botn Funcin Botones desplazamiento de Con estos botones podrs desplazarte entre todos los productos registrados en el catlogo, sin necesidad de cerrar la ventana para consultar otro producto.
Nmero de serie, Lotes Este botn mostrar la respectiva consulta de los nmeros de serie y Lotes y pedimentos, del producto que se y pedimentos est consultando. Cierra la ventana del detalle y guarda los cambios efectuados. Se cierra la ventana del detalle, sin que se guarden los cambios efectuados. Esta opcin es utilizada para Armar un Kit de productos registrados en Inventario. Este botn nicamente aparece habilitado cuando el producto que ests modificando se trata de un producto modelo. A travs de la ventana de captura de grupo de productos a la que te lanza este botn de Armar grupo, puedes modificar la informacin de sus subproductos. Despliega el ayuda electrnica del sistema. Temas relacionados: Agregar productos Eliminar productos Grupos de productos
Consulta de productos Acceso
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Mdulo de Inventarios, Men Archivos, opcin Inventarios y servicios. O desde la Barra de herramientas del mdulo, con el botn .
Qu es
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Esta consulta te permite ver los registros del inventario (incluyendo servicios y kits) que se manejan en tu empresa. Te muestra la clave del producto, su descripcin, la lnea a la que pertenece y sus existencias. T puedes consultar la informacin en detalle de algn producto en especial desde la ventana de consulta haciendo doble clic en el registro del producto. Los campos que muestran esta informacin detallada, son los mismos con los que se da de alta el producto en este catlogo. El sistema te permitir modificar la consulta utilizando la opcin Personalizacin de consultas.
Temas relacionados: Agregar productos Buscar productos Filtrar Productos
Buscar productos Acceso
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Mdulo de Inventarios, Men Archivos, opcin Inventarios y servicios / Men Ver / opcin Buscar. O desde la ventana del catlogo de Inventarios y servicios, con el botn .
Qu es Este procedimiento te permite localizar un registro del catlogo con las especificaciones que indiques. Los campos con los que cuenta esta funcin son: Campos Campo Descripcin Clave Lnea Anota la clave del producto a buscar. Puedes seleccionarlo usando el signo ? o con la tecla F2, que es el ayuda de campo. Este campo te permite localizar el producto, servicio o kit que cumple con una determinada lnea. El sistema localizar el primer registro que contenga la lnea que sea igual a la que indicaste. Recuerda que el signo de interrogacin "?" te sirve como comodn para sustituir el caracter que no recuerdas o que no ocupaste. de Si conoces la clave de control de almacn que asignaste al producto que buscas, lo podrs localizar con este dato.
Control almacn
Existencias / Busca Todos los registros o slo aquellos cuya cantidad en existencias sea Exacta, Mayor, Mayor o igual, Menor, Menor Incluye o Igual a la cantidad que hayas especificado. Tema relacionado: Campos generales de Buscar
Filtrar productos Acceso
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Mdulo de Inventarios, Men Archivos, opcin Inventarios y servicios / Men Ver / opcin Filtrar. O desde la ventana del catlogo de Inventarios y servicios, con el botn .
Qu es A travs de esta opcin podrs seleccionar un grupo de productos y/o servicios, los cuales tienen determinadas caractersticas en comn que permiten identificarlos como tales. Campos Campo Descripcin Filtro por clave Desde / Hasta Filtro fontico Descripcin En "Desde" anota la primera clave de producto que deseas incluir en tu consulta, y en "Hasta" el ltimo producto que deseas considerar, definiendo de esta manera un rango de productos dentro del catlogo. Este campo busca fonticamente todos los registros similares a los especificados; es decir, si no conoces la descripcin completa del artculo, puedes anotar slo las primeras letras o palabras (en maysculas o minsculas) y el sistema te mostrar todos los registros que las contengan dentro de su descripcin.
Filtrar slo: Productos / Podrs elegir si quieres que el filtro te muestre Productos, Servicios, Kits y Grupos de productos, juntos o Servicios / Kits / Grupo de por separado de acuerdo a lo que seales en estas casillas de verificacin. productos Lnea Nmeros de serie Moneda Existencia incluye Cantidad Este campo te permite filtrar o seleccionar los productos que contemplen una determinada lnea. Utiliza el signo de interrogacin "?" como comodn para sustituir el caracter que no recuerdas o no utilizas. En la seleccin incluirs nicamente aquellos registros que manejan nmeros de serie. Selecciona de la lista la moneda en la que se encuentran expresados los precios de los productos que deseas consultar. / Con este campo seleccionars Todos los registros o slo aquellos cuya Cantidad en existencias sea Exacta, Mayor, Mayor o igual, Menor, Menor o igual a lo que hayas especificado.
Ventas anuales Cantidad / Te permite incluir en tu consulta aquellos productos cuyas ventas anuales cumplan con la cantidad y incluye proporcin establecida. Puedes indicar la cantidad por medio de la calculadora del sistema empleando la tecla de funcin F2. Fecha de ltima compra Tienes dos opciones para filtrar la informacin de tu catlogo de acuerdo con la fecha de ltima compra que indiques: Desde esa fecha hasta el ltimo da que tengas capturado, y Hasta ese da iniciando con los primeros movimientos. En este caso, la fecha sobre la que se realizar la seleccin es la correspondiente a la ltima Venta.
Fecha de ltima venta
Ordenar por Este campo te permite especificar alguna caracterstica en particular mediante la cual deseas ordenar la Ascendente / Descendente informacin que vas a consultar, ya sea de manera ascendente o descendente. Botn Si la base de datos que utilizas no es ASPEL p.ej. Paradox, SQL server, etc. y necesitas filtrar la consulta con un criterio diferente al del filtro utiliza este botn para desplegar el dilogo personalizar Query el cual te permitir definir un Query para la consulta. Esencial Una vez definidas las caractersticas de tu seleccin, oprime Aceptar. Recuerda que puedes almacenar las especificaciones de un filtro y asignarlas en cualquiera de las pestaas que se encuentran en la parte inferior de la ventana de tu catlogo. Para mayor informacin de las siguientes opciones consulta el tema relacionado: Filtro SQL Restaurar Tema relacionado: Filtros personalizables
Cambios de precios Acceso
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Mdulo de Inventarios, Men Edicin, opcin Cambio de precios. O desde la barra de herramientas principal del mdulo de Inventarios o desde el catlogo de inventarios y servicios, con el botn:
Qu es Esta opcin permite modificar los Precios de venta de un producto o grupo de productos, sin necesidad de ingresar a cada registro para cambiarlo; esto disminuye el tiempo invertido en la actualizacin de precios. Campos Campo Descripcin Clave de producto Desde Hasta Lnea
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Anota el rango de artculos a los que alterars el precio. En "Desde" establece a partir de qu producto vas a llevar a cabo el cambio y en "Hasta" anota el ltimo producto que deseas que quede includo. Sirve para indicar si la modificacin se realizar slo para un tipo de producto en particular. En caso de que no recuerdes la lnea de producto completa, puedes ayudarte con los signos de interrogacin, anotando exclusivamente aquellos caracteres que conozcas. Por ejemplo: cambia precios slo para los productos cuya lnea de producto comience con AE, quedara as: AE???. Al activar esta casilla se cambia el precio del producto a partir del costo del mismo, podrs definir sobre que tipo de costo quieres hacer el cambio, con s lo dar clic en la opcin ltimo costo o Costo promedio. Con esta opcin puedes seleccionar los productos cuyo precio est en moneda nacional o tambin a aquellos cuyos precios se encuentren definidos en trmino de alguna divisa o bien, todos los productos si as lo deseas. Si activas la casilla de "Precio a partir del costo" el sistema no te permite hacer esta seleccin ya que automticamente te desactiva esta opcin de seleccin y selecciona por omisin la opcin de "En moneda nacional". Podrs modificar los precios por porcentaje o monto. El Porcentaje se aplicar sobre los precios ya existentes en el catlogo y afectar a todos los productos que se incluyan dentro del rango establecido. Si el precio se modifica por Monto, ste se sumar a los precios anteriores. Estos cambios podrn ser aumentos o disminuciones (si se indican cantidades negativas).
Precio a partir del costo Precios cambiar a
Mtodo de actualizacin
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Precios
Aqu debes indicar los precios que se van a modificar de manera general. Si tienes una lista de 5 precios, desde esta opcin se pueden modificar todos ellos: Precio Pblico, Precios de lista 2, 3, y 4, y Precio mnimo; el sistema sugerir el monto o porcentaje a cambiar de acuerdo a lo indicado en los campos anteriores. l Al dar de alta el producto, es recomendable que el precio mnimo sea el menor de cualquiera de los precios de la lista, ya que al aplicar polticas de descuento en Facturas y Vendedores, se tomar a ste precio como el lmite al cual no debe rebajarse el precio. Polticas de Descuento
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Esencial
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Si no cambiars alguno de los precios de lista, defnelo con el mismo monto o porcentaje que el del precio mnimo. Al oprimir el icono Actualiza, el sistema actualizar los precios de los productos que hayas elegido.
Otros precios Anota en esta lista los precios que tendr el producto. Para mayor informacin de estos precios, dirgete al tema: Agregar productos.
Actualizacin de existencias Acceso
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Mdulo de Inventarios, Men Edicin, opcin Actualizacin de existencias.
Qu es Esta opcin permite el ajuste total de las existencias sumando las registradas en las diferentes bodegas o almacenes y actualizando lo anotado en el catlogo de Inventarios y Servicios. l Ocasionalmente puede ocurrir un desajuste, debido a causas ajenas al usuario (p.ej, una falla en la energa elctrica) o a confusiones al momento de configurar el sistema (p.ej, pudiste haber definido un solo almacn general, haberlo utilizado as y posteriormente haberlo cambiado para que funcionara como multialmacn, sin hacer los ajustes correspondientes). Esta opcin puede realizarse de dos maneras:
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Actualizacin de existencias Por producto Actualizacin de existencias Por rango de productos Temas relacionados: Actualizacin de existencias Catlogo de Inventarios y servicios Multialmacn
Actualizacin de existencias por producto Acceso
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Mdulo Inventarios, Men Edicin, opcin Actualizacin de existencias / Por producto O con el botn , de actualizacin de existencias que se presentar al hacer doble clic sobre el producto elegido en la consulta de Multialmacn.
Qu es Utiliza esta opcin para realizar el ajuste total de las existencias registradas en los diferentes almacenes para un producto en particular y actualizar la cantidad anotada en el catlogo de Inventarios y Servicios de dicho producto. Al ingresar a esta opcin se presenta la siguiente ventana:
Oprime Aceptar para ejecutar la actualizacin de existencias del producto seleccionado. Tema relacionado: Actualizacin de existencias
Actualizacin de existencias por rango de productos Acceso
l Mdulo Inventarios, Men Edicin, opcin Actualizacin de existencias / Por rango de productos. Qu es Usa esta opcin si deseas hacer un ajuste de existencias a un rango de productos, es decir, a varios productos. Para poder utilizar esta forma de actualizacin es necesario que los productos tengan claves contiguas o pertenezcan a una misma lnea de producto. En esta opcin, no podrs comparar las existencias registradas en los almacenes con las de tu catlogo de productos. Define los campos necesarios en la ventana que se muestra, y ejecuta este proceso.
Oprime Aceptar para ejecutar la actualizacin de existencias del rango de productos seleccionados. Tema relacionado: Actualizacin de existencias
Inventario fsico Acceso
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Mdulo de Inventarios, Men Edicin, opcin Inventario fsico. Desde la barra de herramientas del mdulo oprime el botn .
Qu es Esta funcin te permite cuadrar las existencias de tus productos registradas en el sistema contra las existencias que tienes realmente en tus bodegas. Para realizar la conciliacin de tu inventario debers ejecutar el siguiente ciclo: 1. Congelar existencias. 2. Capturar existencias fsicas. l Capturar existencias (forma manual), l Capturar existencias por Archivo. 3. Registrar los movimientos al inventario. l Manualmente. l Ajuste automtico. 4. Descongelar existencias Esencial Si deseas registrar los movimientos al inventario manualmente (dando de alta un movimiento de entrada y uno de salida para los productos involucrados), recuerda que al no llevarse a cabo el proceso de ajuste automtico las existencias continuarn congeladas y en ese caso debers ejecutar el proceso de Descongelar existencias. Consulta los siguientes temas: Congela existencias Reporte de existencias Captura existencias Captura Existencias por Archivo Ajuste automtico
Congela existencias Acceso l Mdulo de Inventarios, Men Edicin, opcin Inventario fsico / Congela existencias
l Desde la barra de herramientas de la ventana principal del mdulo, oprime el botn . Qu es Este proceso almacena las existencias que se tienen registradas en el sistema en ese momento, para tener un punto de comparacin con las existencias resultado del conteo fsico del inventario. Campos Campo Descripcin
Clave de producto Indica el rango de productos al que se dar lectura de existencias (se muestra el rango de todos los productos Desde / Hasta como opcin predeterminada). Almacn No. Lnea Selecciona el almacn en donde se encuentran los productos cuyas existencias deseas congelar. Esta casilla aparecer desactivada cuando en Configuracin / Inventarios hayas indicado que no trabajars con Multialmacn. Tambin podrs seleccionar los productos por lnea, para este caso debers indicarla en este campo.
Control de almacn Podrs hacer uso de esta clave para seleccionar los productos. Botn Descripcin Este botn regresa a su estado original el inventario, permitiendo recuperar las existencias que se tenan antes de realizar este proceso y dando la posibilidad de congelar existencias con el inventario existente. Si se est trabajando con multialmacn slo restablecer el inventario del almacn indicado en el filtro, en caso contrario restablecer todo el catlogo de productos. Nota: Una vez capturados los datos, presiona el botn Aceptar e inmediatamente observars que se ejecuta el congelamiento de existencias, solo haz clic otra vez en aceptar para terminar. Temas relacionados: Captura de existencias Inventario Fsico
Reporte de inventario fsico (men Edicin) Acceso l Mdulo de Inventarios, Men Edicin, opcin Inventario fsico / Reporte de existencias. Qu es
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El listado del Inventario Fsico te servir para comparar las cantidades del producto almacenado en la bodega, contra las registradas en el Catlogo de productos (Inventarios y servicios). El reporte contiene informacin sobre: Clave del producto, Descripcin, Unidad de salida, Control de almacn, Fecha de ltima compra. En la columna "Existencias" se mostrarn las existencias congeladas, en la columna "Existencias fsicas" se mostrarn las existencias obtenidas mediante el proceso "Capturar existencias", y en la columna "Diferencias" se mostrar la diferencia entre la columna "Existencias" y la columna "Existencias fsicas". Slo si as lo indicaste en el filtro, se mostrar la informacin correspondiente para la columna de "Existencias y "Diferencias", en caso contrario, se visualizar una columna vaca o sin datos.
Campos Campo
Descripcin
Clave de Selecciona el rango de productos que necesitas despliegue el reporte su existencia actual en el inventario. producto Inicial/ Final Lnea de Con esta opcin obtendrs el reporte de inventario fsico de aquellos productos que tengan asignada la lnea de producto producto que indiques en este campo. Control de Podrs obtener este reporte para aquellos productos que cumplan con el control de almacn que indiques en este almacn campo. Incluye Existencias: Al activar este campo, el reporte mostrar una columna con las existencias obtenidas mediante el proceso de "Congelar existencias", con el fin de tener un punto de comparacin con las existencias obtenidas por el conteo fsico del inventario. Si no congelas las existencias previamente esta columna se mostrar vaca. Diferencias: Si activas esta casilla, el reporte mostrar las existencias capturadas en el proceso de Inventario fsico, as como las diferencias entre las existencias registradas en el sistema y las capturadas en el proceso. Ordenado por El sistema originalmente ordena los reportes por Clave de producto; sin embargo, puedes definir bajo qu otro campo (Descripcin, Lnea, Control de Almacn, Existencias o ltima Compra), deseas ordenar la informacin en los mismos. Si ordenas por Descripcin, el sistema acomodar los registros en tu reporte colocando en primer trmino aquellos cuya descripcin inicia con "A", luego los que empiezan por "B", etc. (en orden alfabtico). Cada uno de los reportes cuenta con diferentes opciones. La opcin que se elija ser temporal para el reporte actual. Aspel-SAE siempre sugerir un encabezado para el listado a emitir. Sin embargo, puede ser modificado para reflejar en mayor grado el tipo de informacin que contiene.
Titulo Botones Botn
Descripcin Cierra la ventana del detalle y guarda los cambios efectuados. Se cierra la ventana del detalle, sin que se guarden los cambios efectuados. Este botn te despliega una ventana que te permitir definir algunos parmetros para determinar la impresin de tu reporte. Consulta la siguiente informacin sobre esta opcin en: Opciones de impresin Mediante esta opcin podrs emitir reportes con un grado de seleccin ms especfico, a partir de los caracteres o dgitos que forman la Clave del producto. Para ms informacin acerca de la funcin de este botn visita: Agrupar productos Despliega el ayuda electrnica del sistema.
Tema relacionado: Inventario Fsico
Captura de existencias Acceso
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Mdulo de Inventarios, Men Edicin, opcin Inventario fsico / Captura existencias O desde la Barra de herramientas de la ventana principal del mdulo, con el botn .
Qu es
l Esta opcin te permite capturar manualmente las existencias fsicas de tus productos. Manejo l Al hacer clic en la opcin, se mostrar el mismo filtro que aparece al Congelar existencias. l Elige los productos a los que les capturars su existencia fsica y, enseguida, oprime el botn Aceptar para que el sistema te muestre la tabla correspondiente. l sta tabla muestra todos los productos que hayas elegido en el filtro con las existencias registradas en el sistema, desde esta opcin se realiza la captura de la existencia fsica de un producto; basta con hacer doble clic en el rengln del producto, enseguida se abrir una pequea ventana en la que debes escribir la cantidad que realmente se tiene del producto en el inventario y hacer clic en el botn aceptar.
Tema relacionado: Inventario fsico
Captura de existencias por archivo Acceso l Mdulo de Inventarios, Men Edicin, opcin Inventario fsico / Captura existencias por Archivo.
l Desde la Barra de herramientas de la ventana principal del mdulo, con el botn . Qu es Con esta opcin puedes aprovechar una captura previa de tu informacin que hayas elaborado en un archivo ASCII (como puede ser un archivo TXT), para alimentar al sistema con las existencias reales de tus productos. El formato de este archivo debe ser el siguiente: Si NO manejas Multialmacn, la estructura del archivo es la siguiente:
Si manejas Multialmacn, la estructura es:
Nota: Una vez que tengas listo el archivo ASCII de existencias, podrs hacer uso de la opcin de captura de existencias por Archivo, la cual despliega una ventana solicitando el nombre del archivo que contiene las existencias fsicas; Entonces escribe la ruta donde se encuentra el archivo, en seguida oprime Aceptar y la captura ser procesada. Tema relacionado: Inventario fsico
Ajuste automtico Acceso l Mdulo de Inventarios, Men Edicin, opcin Inventario fsico / Ajuste automtico.
l Desde la Barra de herramientas de la ventana principal del mdulo, con el bot n . Qu es ste es el ltimo paso que debes ejecutar para completar la conciliacin de las existencias en los productos. La opcin realiza el registro de la entrada o salida de productos, en caso de que las existencias fsicas resulten mayores o menores a las existencias registradas en el sistema. Esencial Es importante tener en cuenta que si no se realiza el ajuste automtico tendrs que descongelar manualmente las existencias, ya que este proceso las desmarca (las descongela) automticamente; la importancia de descongelar las existencias radica en que si no lo efectas, al realizar nuevamente el proceso de congelar, no tomar las cantidades que se tienen en inventario hasta este momento. Al ejecutar esta opcin, el sistema despliega una ventana solicitando los siguientes datos: Campos Campo Descripcin
Clave de producto Aqu debes anotar el rango de productos a los cuales vas a actualizar sus existencias. Desde / Hasta Multialmacn (Almacn No.) Si manejas Multialmacn, anota el nmero de almacn al cual pertenecen los productos a los que les actualizars sus existencias.
Lnea / Control de Estos parmetros los debes especificar en el caso que las actualizaciones las desees realizar para los Almacn productos de cierta Lnea o Control de almacn. No. de Concepto de Indica el concepto por el que se generar el movimiento; en caso de que las existencias fsicas sean mayores a Entrada las existencias registradas en el sistema, debers indicar un concepto de movimiento de entrada; por omisin el sistema sugiere el concepto No. 06 "Ajustes". No. de Concepto de Indica el concepto por el que se generar el movimiento; en caso de que las existencias fsicas sean menores a Salida las existencias registradas en el sistema, debers indicar un concepto de movimiento de salida; por omisin el sistema sugiere el concepto No. 55 "Mermas". Fecha Escribe la fecha con la que registras el movimiento. Referencia Escribe una referencia que identifique al movimiento en caso de que se requiera. Escritos los datos haz clic en el botn aceptar y observars una ventana pequea indicando la ejecucin del proceso. Consulta el tema de Costos utilizados en el proceso para que tengas mayor informacin sobre estos. Nota: Los costos de los productos cuyas existencias fueron actualizadas se vern modificadas de acuerdo al tipo de costeo que se les haya definido. Tema relacionado: Inventario fsico
Conceptos de movimientos al inventario Acceso l Mdulo Inventarios, Men Archivos, opcin Conceptos de movimientos al inventario. Qu es Antes de comenzar a efectuar movimientos al inventario, es necesario definir primero los tipos de movimiento que permitir tu empresa. Estos conceptos se definen en el catlogo de Conceptos de Movimientos al Inventario. Aqu se registran, modifican y consultan aquellos conceptos que identifican a tus entradas o salidas del inventario; por ejemplo, ventas, entradas de fabricacin, ajustes, etc. Al crear este catlogo, el sistema incluye los conceptos ms usados. Al acceder a la opcin se mostrar una ventana, en la que podrs Agregar conceptos o Modificar algunas de sus caractersticas. Al oprimir doble clic en cualquiera de los registros aparece la ventana de modificacin de conceptos, que se explica ms adelante. El sistema agrupa los conceptos de movimientos al inventario en dos grupos: Conceptos de movimientos de entrada y Conceptos de movimientos de salida. Los siguientes son los conceptos predefinidos por el sistema: Conceptos de movimientos de entrada Conceptos de movimientos de salida Nmero Concepto 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Compras Devolucin de ventas Entrada de fbrica Cancelacin de factura Ajustes Entrada x traspaso Nmero Concepto 51 52 53 54 56 57 Ventas Devolucin de Compras Salida a fbrica Prdidas Mermas Canc. Devol. de venta Cancelacin de compra
Canc. Devol. de compras 55
8. Inventario Inicial 58 Salida x traspaso Para que un concepto sea reconocido como movimiento de entrada, es necesario asignarle un nmero dentro del rango 1 al 50 y, para que sea considerado de salida, debe estar en el rango 51 al 99. Consulta los siguientes temas: Agregar conceptos Modificar conceptos Reporte de conceptos
Agregar conceptos Acceso
l
Mdulo Inventarios, Men Archivos, opcin Conceptos de movimientos al inventario; Men Edicin, opcin Agregar o las teclas Alt + Insert. O desde la Barra de herramientas de la ventana del catlogo de Conceptos de Movimientos al inv. con el botn: .
Qu es Esta opcin te permite agregar Conceptos de movimientos al inventario. Los nmeros de concepto para movimientos de entrada, se agruparan del 1 al 7, estn reservados por el sistema para las operaciones ms comunes que se manejan en l, as como los nmeros 51 al 58 para los movimientos de salida. El sistema te indica a partir de qu nmero de concepto puedes empezar a dar de alta, dependiendo si se trata de un movimiento de entrada o de salida. Campos Campo Descripcin Tipo de En este campo selecciona el tipo de movimiento (entrada o salida) que corresponde al concepto que vas a dar de movimiento alta. Entrada/Salida No. De concepto Descripcin Cuenta contable Anota el nmero de concepto que corresponda (el sistema sugerir el consecutivo automticamente, a partir del Tipo definido). En este campo cuentas con 18 caracteres para anotar la descripcin del concepto que vas a agregar. En este campo podrs asociar a cada concepto de movimiento al inventario una cuenta contable para la contabilizacin de cada movimiento que se registre bajo este concepto. Esta cuenta es til cuando se utiliza la interfase con el sistema Aspel-COI, ya que la cuenta que aqu se defina ser la que se afecte al contabilizar la pliza generada al efectuar dicha interfase. Aqu cuentas con tres opciones: Cliente, Proveedor o Ninguno. Esta informacin ser aprovechada en el catlogo de Movimientos al Inventario para brindarte un apoyo en la captura de tus movimientos, ya que si asocias el concepto a un cliente, al momento de registrar un movimiento al inventario por ese concepto el sistema te permitir asociar un cliente al movimiento, en cambio, si asocias el concepto a un proveedor, se podr indicar un proveedor. Finalmente, si no se asocia, entonces no se podr capturar el campo de proveedor o de cliente.
Asociado a
Temas relacionados: Modificar conceptos Reporte de conceptos
Modificar conceptos Acceso
l l
Mdulo Inventarios/ Men Archivos, opcin conceptos de movimientos al inventario / Men edicin / Opcin Modificar. Desde la consulta de tu catlogo de Conceptos, colcate en el registro que deseas modificar y ejecuta la opcin Modificar. O con el botn de la barra de herramientas de la ventana de la consulta.
Qu es Al ingresar a esta ventana modifica la informacin (Descripcin, Cuenta contable, o Asociado a) que requieres, de los conceptos de Movimientos al inventario. Esencial El nmero de concepto no puede ser modificado. El sistema no permite eliminar ninguno de los conceptos dados de alta en este catlogo; slo podrs modificarlos. Temas relacionados: Agregar conceptos Reporte de conceptos
Reporte de conceptos Acceso
l
Mdulo Inventarios, Men Archivos opcin Conceptos de movs. al inventario / Men Archivos opcin Imprimir.
l O desde el catlogo de conceptos oprime el botn de la barra de herramientas de la ventana. Qu es Este reporte permite obtener un listado de todos los Conceptos de movimientos al inventario.
En la ventana de esta funcin aparecen las opciones de impresin que facilitan mandar el reporte a impresora, disco o pantalla. Una vez definido esto, tendrs un listado con la siguiente informacin:
l l
Nmero de concepto Descripcin del concepto
l l
Asociado a Cuenta contable
Temas relacionados: Agregar conceptos Modificar conceptos
Catlogo de movimientos al inventario Acceso
l l
Mdulo Inventarios, Men Archivos / opcin movimientos al inventario. O desde la Barra de herramientas de la ventana principal del mdulo, con el botn .
Qu es
l
Este catlogo permite obtener el control de las existencias de tus productos mediante el registro de los movimientos de entrada o de salida que se efectan. Aqu se especifica la fecha y tipo de movimiento, la cantidad y el producto que entra o sale del inventario y su costo unitario. El costo del movimiento se calcular de acuerdo con el mtodo de costeo definido para cada producto en el catlogo de Inventarios y Servicios. A travs de las consultas de este catlogo podrs conocer los tipos de movimiento que se han efectuado en un periodo determinado, con un proveedor o cliente, etc. Asimismo te ser posible llevar un control detallado de los nmeros de serie, lotes y pedimentos asociados a los productos que entren o salgan de tu(s) almacn(es). Si trabajas bajo el esquema de Inventarios integrado, este catlogo tambin se actualiza con base en los movimientos efectuados en los mdulos de Compras, Facturas y Vendedores. Si la integracin no est definida, no se generarn movimientos al inventario a partir de las afectaciones en dichos mdulos; si te encuentras en este segundo caso y deseas realizar estas afectaciones, ser necesario efectuar el proceso de Actualizacin de archivos desde el Men de Utileras de la ventana principal, opciones Compras a inventarios o Facturas a inventarios.
Notas:
l
Si desde la consulta de Movimientos al inventario realizas un movimiento al inventario con concepto 1 (Compras), se registra la entrada de mercanca, pero no se genera automticamente la Cuenta por pagar con el proveedor indicado. Para que esto suceda, la compra debe registrarse desde el mdulo de Compras. Por otro lado, una compra registrada desde Movimientos al inventario no podr ser consultada desde el mdulo de Compras. Una forma de operacin anloga se presenta con los movimientos de facturas. El sistema al momento de capturar un movimiento siempre especifica el costo promedio y cuando los costos sean UEPS o PEPS, no necesariamente coincidir el costo presentado con el grabado en el movimiento.
El catlogo de Movimientos al inventario cuenta con una barra de herramientas desde la cual podrs realizar diversas acciones para manejar dichos movimientos: Barra de herramientas Botn Descripcin Mediante este botn podrs dar de Alta a un producto en el inventario. A travs de este botn podrs realizar la Bsqueda de un movimiento al inventario dentro del Catlogo de Movimientos al inventario Esta opcin te permite Filtrar movimientos al inventario, para consultar informacin especfica de tu Catlogo de Movimientos al inventario, de acuerdo con las caractersticas que establezcas en la ventana de filtrado. Este botn te ser de mucha utilidad para Restaurar la informacin que se visualiza en la ventana de consulta del Catlogo de Movimientos despus de haber aplicado un filtro a la informacin. En la ventana de Opciones de impresin puedes especificar los parmetros para realizar la impresin de la informacin que se presenta en la ventana de consulta del Catlogo de movimientos al inventario. Utiliza esta opcin cuando desees emplear los datos de las consultas que genera el sistema o las que personalices para su Exportacin a otras aplicaciones de Windows. Cuando requieras utilizar peridicamente informacin generada por Aspel- SAE en tu hoja de clculo y la necesites tener actualizada al momento de generar un reporte o cualquier otro documento, utiliza esta opcin de Copiado especial Realiza el Traspaso de productos entre almacenes presionando este botn ya que te da la posibilidad de enviar mercanca de un almacn a otro y no ser necesario registrar dos Movimientos al inventario (uno de Salida en un almacn y otro de Entrada al otro depsito), sino que el sistema realiza estos movimientos de manera automtica. Activa esta opcin para obtener la sumatoria del total de las cantidades de los productos y el costo de lo operado, conforme te desplaces a lo largo de los registros de la consulta. El sistema por omisin te muestra las cantidades de los productos en unidades de salida, por lo que si deseas que el sistema te muestre las unidades de entrada que manejan los productos de la consulta utiliza este botn para realizar el Cambio de unidades. Prepara la informacin de la consulta para su envo y/o publicacin en Internet.
Enva y publica en tu espacio de Internet, el o los archivos de consulta preparados con anterioridad. Podrs Exportar a formatos Palm la informacin de la consulta de tus movimientos al inventario. Observa que en la parte inferior de la ventana se encuentran algunas pestaas que estn personalizadas con filtros importantes, pero puedes modificarlas o agregarle definiciones, dependiendo de tus necesidades. La pestaa Principal no podr modificarse ya que es la que por omisin tiene configurada el sistema y en la cual se incluyen todos los registros de la consulta. Para mayor informacin acerca de este tema dirgete a: Personalizacin de filtros Consulta los siguientes temas: Mtodos de Costeo en el Sistema Agregar movimientos al inventario Consultas de movimientos al inventario Traspaso entre almacenes Captura por archivo Reportes de Movimientos al inventario
Agregar movimientos al inventario Acceso
l l
Mdulo Inventarios, Men Archivos opcin Movimientos al Inventario, Men Edici n / Agregar con las teclas Alt + Insert. Desde la Barra de herramientas de la ventana del catlogo de Movimientos al inventario, con el botn .
Qu es Consiste en registrar movimientos a los productos que manejas. Es recomendable que cuentes con la siguiente informacin al iniciar la captura de movimientos: El nmero de concepto del movimiento a efectuar, el cual debe estar registrado en el catlogo de Conceptos. Revisa que tengas registrado en tus respectivos catlogos la clave del proveedor, as como las de los productos que sern considerados en el movimiento a efectuar. Si trabajas con multialmacn, debers conocer cual de ellos se afectar por el movimiento. Si trabajas sin Inventarios integrado, es conveniente que antes de registrar movimientos actualices primero las existencias en el Inventario o almacenes. Actualizacin de archivos Otra forma de agregar (dar de alta) movimientos en este catlogo, es a travs de la captura de un archivo generado externamente. Captura por archivo Barra de herramientas Botn Descripcin Insertar Partidas F7 Eliminar Partidas F8 Nmeros Serie F5 de La ventana de nmero de serie se activa slo cuando el producto se haya registrado para manejar Nmeros de Serie en el Alta de productos en el inventario. Sin embargo este botn te permite dar de alta nmeros de serie al producto, si no lo capturas en el momento en el que el sistema los solicit. Este botn te permite eliminar partidas dentro de tu documento de movimientos al inventario. Con esta funcin puedes capturar nuevas partidas dentro de tu documento de movimientos al inventario.
Lotes Pedimentos
y Este botn te permite dar de Alta Lotes y Pedimentos al producto sin necesidad de salirte del documento de Movimientos al Inventario. La ventana para su captura se activa cuando el producto involucrado en el movimiento al inventario tiene especificado que manejar Lotes y/o Pedimentos cuando lo diste de alta en el catlogo de Inventarios y servicios.
Observaciones El botn te permite anotar explicaciones adicionales al movimiento. Grabar Te permite grabar el movimiento al inventario. Al oprimirlo se muestra el mensaje "Desea imprimir el documento?". Si aceptas imprimirlo el sistema te lanza a una ventana de Captura de formato en el que puedes elegir el nmero de copias y el formato de impresin. Al grabar el movimiento al inventario se afectarn las existencias de los productos implicados en el movimiento dentro del catlogo de Inventarios y servicios y/o Almacn.
Campos Campo Fecha Documento
Descripcin En este espacio debers poner el da, mes y ao del movimiento efectuado al inventario; se sugiere la fecha de acceso al sistema. En este campo cuentas con un espacio de 9 caracteres para anotar una referencia o nmero de documento, que te
permitir identificar y organizar el movimiento de acuerdo con la documentacin interna de tu empresa. No. almacn nicamente si ests trabajando con Multialmacn, el sistema preguntar a cul de ellos asignars el movimiento. No. concepto El concepto que aqu indiques ser con el que se registre el movimiento al inventario. El sistema te permite elegir entre los conceptos que tienes definidos en tu catlogo de Conceptos de Movimientos al Inventario, por omisin el sistema te propone el concepto de compras. Cliente Proveedor Cantidad / Cuando selecciones algn No. de concepto que est asociado a algn cliente o a un proveedor, mediante el botn podrs seleccionar de la lista al proveedor o cliente que desees segn el Catlogo correspondiente. Si no especificas a un proveedor o cliente asociado al documento, el sistema te enva un mensaje con esta indicacin. Puedes indicar la cantidad de cada producto involucrada en el movimiento. La cantidad a especificar debe estar en trminos de la unidad de salida, es decir, si la unidad de entrada es cajas (Cj) y la de salida son piezas, debers proporcionar la cantidad en trminos de piezas. En un movimiento de salida, cuando la cantidad exceda a la existencia en el almacn, se desplegar lo siguiente: "Cantidad mayor a las existencias", e impedir continuar con la captura del movimiento a menos que se modifique la cantidad. Producto Debes indicar la clave del producto al que se aplicar el movimiento. Cuentas con la tecla F2 para localizar la clave rpidamente. Si no ests trabajando con Multialmacn, se presentar siempre el catlogo de Inventarios y servicios. Notas:
l
En caso de no haber registrado la clave del producto dentro del catlogo de Inventarios y Servicios, aparecer el mensaje: "La clave del producto o servicio no existe". Cuando seleccionas un producto modelo, el sistema te lanza a una ventana para la captura de la cantidad y los costos de los subproductos que sern afectados en el movimiento que ests realizando. En caso de no ingresar informacin para alguno de los subproductos, posteriormente cuando desees grabar el documento, se te despliega un mensaje con la leyenda: "El producto X es modelo de grupos y sus subproductos no fueron capturados, no se puede grabar el documento", (en donde X, es la clave del producto modelo seleccionado).
Costo unidad
por Cuando el movimiento que ests registrando sea de Entrada, el sistema te permite capturar el precio al que se adquiri la mercanca (costo). El sistema sugerir como costo unitario la cifra anotada en el campo correspondiente al costo promedio del producto del catlogo de Inventarios y servicios. Cuando ests efectuando un movimiento de Salida, el sistema presentar el costo unitario y no permitir cambiarlo. Sin embargo, ste no es el costo con que se registra la salida; ste se calcula de acuerdo con el mtodo de costeo definido para cada producto hasta el momento de aceptar los datos. Si el producto indicado maneja Nmeros de serie, el sistema presentar la pantalla de Nmeros de Serie una vez que especifiques el costo unitario para un movimiento de entrada y despus de definir la clave del producto, si se trata de un movimiento de salida. El mismo caso se presenta para los productos donde se manejen Lotes y Pedimentos, el sistema presentar la pantalla del Alta de pedimentos Aduanales y Lotes. Aparece el resultado de multiplicar el nmero de productos por el costo unitario. Este campo no es capturable y presenta la descripcin del producto seleccionado en la parte inferior de la ventana.
Total Descripcin Notas:

l
Los movimientos al inventario no se pueden modificar ni eliminar. Por lo tanto, cuando cometas algn error, debes generar un movimiento contrario que anule la equivocacin; por ejemplo, si registraste una entrada equivocadamente, para anular debes registrar una salida o viceversa. El sistema te asigna un nmero de folio consecutivo para tener un control sobre los movimientos que realices al inventario, el cual puedes consultar desde el Detalle de movimientos al inventario o desde la consulta de Folios de movimientos al inventario.
Tema relacionado: Catlogo de Movimientos al inventario
Modificar movimientos al inventario Esta ventana constituye el detalle del movimiento al Inventario que efectuasen (tambin puedes efectuar esta consulta desde la ventana de Krdex). Si requieres modificar la informacin de este movimiento, debes eliminar lo a travs de un movimiento contrario al inventario. Revisa el tema: Agregar movimientos al inventario
Mtodos de costeo en el sistema Qu es El sistema calcula el costo del movimiento de salida a partir del costeo que maneje el producto, como se vio en Agregar productos en el inventario, al explicar el campo de Costeo. El sistema maneja 5 tipos de costeo: U.E.P.S., P.E.P.S., Promedio, Estndar e Identificado y se definen para cada producto. Costeo estndar El tipo de costeo estndar no lleva consigo ningn clculo, nicamente va a respetar la cantidad indicada en el mdulo, sin cambio para entradas o salidas. Por ejemplo, si su catlogo de inventarios tienen como ltimo Costo 20 y Costo Promedio 25, al realizar una entrada el ltimo Costo 20 y el Costo promedio 25, aunque en el movimiento se especifique una cantidad distinta. Esto puede verificarse consultando el detalle del documento. Costeo promedio Este mtodo consiste en hallar el costo promedio de cada uno de los artculos que hay en el inventario final cuando las unidades son idnticas en apariencia, pero no en el precio de adquisicin, por cuanto se han comprado en distintas pocas y a diferentes precios. Para fijar el valor del costo de la mercanca por este mtodo se toma el valor de la mercanca del inventario inicial y se le suman las compras del periodo, despus se divide por la cantidad de unidades del inventario inicial ms las compradas en el periodo. Clculo El Costo promedio de un producto se calcula de la siguiente manera, cuando se registra un movimiento en el inventario:
(Existencias x Costo Promedio actual) (Cantidad que entra o sale x Costo Unitario) Existencias Cantidad que entra o sale El "+" es para la mercanca de entrada y el "-" si la mercanca es de salida). Donde: Existencia y Costo promedio, son los datos actuales del catlogo de inventarios, y Cantidad que entra y Costo Unitario son los datos del documento de entrada. Todas las salidas se registran al Costo Promedio actual del movimiento, an cuando se realicen la salida por Movimiento al Inventario y no aparezca el total, al consultar el detalle del movimiento, se podr visualizar el costo operado (total de la salida). Ejemplo Costeo UEPS Qu es Este mtodo tiene como base que la ltima existencia en entrar es la primera en salir. Esto es que los ltimos adquiridos son los primeros que se venden.
Manejo l Se controlan las partidas utilizadas, relacionndolas con las correspondientes partidas de ingresos l En cuanto se agota la partida de ms reciente ingreso, se utiliza la siguiente partida ms reciente, con su correspondiente costo de adquisicin. l El inventario tiende a quedar valorado al costo de adquisicin ms antiguo. l Considera que las ltimas unidades adquiridas, son las primeras surtidas al ser vendidas. El inventario se componen del inventario inicial ms las primeras compras del perodo. Ventajas l Relaciona de mejor manera los costos vigentes con las ventas en curso. Es recomendable cuando hay baja rotacin de inventario, o cuando los cambios en los costos de adquisicin tienen rpidos cambios en los costos de ventas. Desventajas l Puede generar un saldo activo alejado de los costos actuales. Ejemplo Costeo PEPS Aplicndolo a las mercancas significa que las existencias que primero entran al inventario son las primeras en salir del mismo, esto quiere decir que las primeras que se compran, son las primeras que se venden. Caractersticas l Se deben controlar las partidas utilizadas, relacionndolas con las correspondientes partidas de ingresos l En cuanto se agota la partida de ms antiguo ingreso, se utiliza la siguiente partida ms antigua, con su correspondiente costo de adquisicin. l El inventario tiende a quedar valorado al costo de adquisicin ms reciente. l Considera que las primeras unidades adquiridas, son las primeras surtidas al ser vendidas. Las existencias en el inventario
l
corresponden a las compras ms recientes.
Ventajas Es un mtodo objetivo (genera una corriente de costos ordenada cronolgicamente), por lo que manifiesta el saldo del inventario con ms apego a los costos de adquisicin actuales que otros mtodos. Funciona mejor cuando la rotacin de mercanca es acelerada.
Desventajas Cuando los costos de adquisicin van en aumento (inflacin), su efecto en el clculo contable es reducir el costo de la mercanca vendida, inflar las utilidades y el saldo final del inventario. Ejemplo Aplicacin de los mtodos Con el siguiente ejemplo se pretende explicar la aplicacin de cada uno de los mtodos para la fijacin del costo de mercancas en el inventario. Cantidad Costo unitario Valor total Inventario inicial 10 unid Compras Cantidad total Inventario final $10.000 $100.00 $450.00 $550.00 30 unid. $15.000 40 unid. 5 unid.
Ventas perodo 35 unid.
l Promedio ponderado Valor total = $550.00 = $13.750 Cantidad total 40 El valor promedio del costo por artculo es de $13.75 El valor del inventario final = 5 unid. * $13.75 = $68.75 El inventario final queda valorado al costo promedio mercanca en existencia l PEPS Valor del inventario final por = 5 unid. * $ 15.00 = $75.00 El inventario final queda valorado al costo de la ltima mercanca comprada. l UEPS Valor del inventario final por = 5 unid. * $10.00 = $50.00 El inventario final queda valorado al costo de la primera mercanca en existencia.
Captura por archivo Acceso
l
Mdulo Inventarios, Men Archivos opcin Movimientos al Inventario / Men Edicin / opcin Captura por archivo.
Qu es En algunas ocasiones no ser posible que tus almacenes estn conectados en red, por lo que las actualizaciones de tus movimientos al inventario tendrn que hacerse de manera indirecta, a travs de la captura de un archivo que contenga los movimientos al inventario efectuados en dichos almacenes. l Para ello, debers guardar en un disco flexible o dispositivo de almacenamiento disponible un archivo con los movimientos al inventario del almacn o sucursal que quieres actualizar. Este archivo debers generarlo en la opcin Exportacin de datos. Una vez que hayas hecho esto, esta opcin te permitir leer la informacin del archivo creado y registrado los movimientos que incluye. Campos Ruta Te muestra la ruta en la que se encuentra almacenado el archivo que contiene la informacin necesaria para actualizar tu catlogo de Movimientos al inventario.
l
Nombre del Anota el nombre del archivo del cual vas a extraer los datos de archivo movimientos al inventario, para actualizar el catlogo de Movimientos. Si slo oprimes Enter, el sistema presentar una ventana con los archivos de movimientos al inventario que contenga el subdirectorio especificado en el botn de Directorios. Ttulo del El ttulo que anotes en este campo ser el que llevar el reporte que reporte de genera el sistema durante la lectura del archivo, el cual incluir todos errores los registros que se han verificado y que cumplen con las especificaciones de formato en cuanto a la longitud del campo y tipo de informacin. Tambin aparecern las inconsistencias que se hayan encontrado y los registros que no fueron agregados del archivo. Manejo En tu reporte vers nmeros o letras organizados por columnas. Estos nmeros correspondern al nmero de documento, cliente o proveedor, vendedor, etc., que representan todos los datos contenidos en la pantalla de Agregar movimientos al inventario, organizndose la informacin de la siguiente manera: CAMPO COMILLAS LONGITUD Clave del producto Tipo de movimiento Fecha del movimiento Nmero del documento Clave del vendedor Cantidad del producto Cantidad por costear Precio Costo Almacn Estatus S S S S S No No No No S No 16 2 8 9 5 5 15 15 12 12 2 9
Clave del Cliente o Proveedor S
Si deseas actualizar tus movimientos al inventario con informacin generada en otra aplicacin (un programa de base de datos, por ejemplo), debers generar el archivo de informacin en un formato ASCII delimitado, apegndote a la estructura que se explica en esta tabla. Esencial Es importante mencionar que el sistema marca los registros del archivo que ya hayan sido actualizados en el archivo de movimientos al inventario, para evitar duplicidad en la informacin. Por otra parte, en la columna de Estatus el sistema te informa si el registro fue actualizado o si se encontr algn error en la lectura. Si el registro no tuvo problema y fue incluido en el archivo, en esta columna se desplegar una letra "A" (actualizado). Por su parte, los errores
se indicarn con un nmero que permitir la identificacin del tipo de equivocacin. Los errores enviados por el sistema son los siguientes: ERROR CORRESPONDE: DESCRIPCIN 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Producto Tipo movimiento Almacn Cliente Proveedor Vendedor Fecha Existencias Costeo La clave no se encuentra en el inventario. de El movimiento escrito en el registro no forma parte del catlogo de Movimientos al inventario. El nmero de almacn no existe o el producto no est registrado en l. La clave del cliente no est registrada en el catlogo correspondiente. La clave del proveedor no est registrada en el catlogo correspondiente. La clave del vendedor no est registrada en el catlogo correspondiente. La fecha contenida en el archivo se encuentra en un formato diferente al de D A / MES / AO o corresponde a una fecha invlida (p.ej. 31/FEB/95). La cantidad amparada por un documento de salida es mayor a las existencias en el almacn. Los datos pueden estar correctos, pero por una situacin fortuita (como una falla elctrica al momento de realizar el proceso o que alguno de los archivos no pudo ser abierto) el registro no pudo ser actualizado.
Traspaso entre almacenes Acceso
l
Mdulo Inventarios, Men Archivos, opcin Movimientos al Inventario / Men Edicin / opcin Traspaso entre almacenes.
l O desde la ventana del catlogo de Movimientos al inventario, con el botn . Qu es Este proceso te da la posibilidad de enviar mercanca de un almacn a otro, ahorrndote tiempo y ofrecindote mayor seguridad, ya que no ser necesario registrar dos movimientos al inventario (uno de Salida en un almacn y otro de Entrada al otro depsito), sino que el sistema realiza estos movimientos automticamente. Campos Campo Descripcin
Fecha
Indica la fecha con la que se registrar el movimiento de traspaso.
Del almacn / Al En este campo seala el almacn fuente y el almacn destino de los productos. almacn Documento El nmero de documento sirve para que lleves un control de tus movimientos y los identifiques fcilmente. Por ejemplo, el nmero de documento TR_010995, donde TR quiere decir "Traspaso" y los nmeros marcan algn consecutivo, o la fecha de su realizacin. de El sistema indica automticamente el nmero de concepto correspondiente al movimiento de traspaso de salida, el cual est definido en Parmetros de inventarios. de De manera similar al campo anterior, el sistema sugerir el nmero de concepto correspondiente al "Traspaso de Entrada", tambin definido en Parmetros de inventarios. Anota el nmero de unidades del producto que enviars de un almacn a otro. En caso de que la cantidad anotada a traspasar sea mayor a las existencias del producto, el sistema enviar el mensaje: "La cantidad no puede ser mayor a las existencias" y no podrs continuar con la captura. En este campo debers capturar la clave del producto que deseas traspasar. Recuerda que para ello puedes auxiliarte de la tecla de ayuda F2. Si el producto no ha sido dado de alta en el almacn destino, el sistema mandar el mensaje: "El producto no existe en el almacn destino". Para poder agregar un producto en un almacn, hazlo en la siguiente opcin: Agregar productos a almacenes Si el producto maneja nmeros de serie, el sistema te lanza a una ventana para que efectes el Traspaso de los nmeros de serie correspondientes. El sistema presenta el Costo promedio del producto que se encuentra definido en el catlogo de Inventarios y servicios en el campo de costo promedio, pero este dato es informativo, ya al traspasar se conservar el costo unitario por el cual se registro el producto. El costo con el que se registra el movimiento de entrada y de salida generados por la ejecucin de este proceso, ser el del costo promedio. Total El sistema calcula automticamente este dato al multiplicar la cantidad de producto por el costo unitario. Total de Partidas Es el nmero total de partidas que se han registrado en el movimiento. Descripcin El sistema presenta la descripcin del producto elegido en la partida en la parte inferior de la ventana de la consulta. Barra de herramientas Botn Descripcin Guarda la informacin capturada e inmediatamente despus el sistema te preguntar si deseas imprimir el documento. Si aceptas imprimirlo el sistema despliega una ventana de Captura de formato en la que puedes seleccionar el nmero de copias a imprimir o el formato de la impresin. Al grabar el movimiento al inventario del traspaso de productos entre almacenes, se afectarn las existencias de los productos implicados en el catlogo de Inventarios y servicios y/o Almacn. Posteriormente cierra la ventana del traspaso. Te permite capturar alguna explicacin o comentario adicional que desees realizar del traspaso que ests efectuando. Con este botn puedes capturar nuevas partidas dentro de tu documento de traspaso de productos entre almacenes. Utiliza este botn para eliminar alguna partida dentro de la captura de tu documento de traspaso de productos entre almacenes. La ventana para el Traspaso de nmeros de serie se activa slo cuando el producto a traspasar de un almacn a otro, maneja nmeros de serie. Este botn te permite seleccionar los nmeros de serie para el traspaso de productos entre almacenes, si no los indicaste cuando el sistema los solicit.
Movimiento Salida Movimiento Entrada Cantidad
Producto
Costo Unitario
Tema relacionado Catlogo de movimientos al inventario
Distribuir existencias en almacenes Acceso Mdulo Inventarios / Men Archivos, opcin Inventarios y servicios / Men Edicin, opcin Agregar / Despus de elegir Aceptar en la ventana del Alta de productos en el Inventario si ests manejando Multialmacn. Qu es Al elegir Aceptar en el Alta de productos en el inventario, el sistema te pregunta si deseas distribuir las existencias del producto en alguno de los almacenes de tu empresa. Si oprimes que si te despliega una ventana en la cual, si tienes permitido el manejo de Multialmacn en los Parmetros de Inventarios podrs anotar existencias en varios almacenes ya que de no ser as, nicamente podrs depositar existencias en el almacn No. 1. Manejo l Para distribuir las existencias oprime el botn Alta, y en la pequea ventana que se muestra elige el nmero de almacn donde localizars las existencias y la cantidad de existencias del producto. l Puedes modificar las existencias de un almacn marcando el registro a modificar y oprimiendo el botn Cambio. En la modificacin nicamente puedes cambiar la cantidad existente del producto, no podrs cambiar el nmero de Almacn por lo que este campo aparece deshabilitado y es nicamente informativo. l Del lado izquierdo de la ventana se mostrarn las existencias en cada almacn y el total de existencias en la suma de los almacenes. La ventana es la siguiente:
Tema relacionado: Alta de productos en el inventario
Detalle de movimientos al inventario Acceso Sobre la ventana de tu catlogo de Movimientos al Inventario, haz doble clic sobre el registro del que deseas conocer su detalle. Qu es Te permite conocer la informacin del detalle del movimiento al inventario nicamente con fines de consulta. La ventana del detalle es la siguiente:
Esta ventana cuenta con los siguientes campos: Campos Carpeta Datos Generales Campo Descripcin Datos producto del Contiene informacin tal como la Clave, Descripcin, Lnea a la que pertenece, el nmero de Almacn. Tambin te permite conocer si el movimiento ya se registr en tu contabilidad (Aspel-COI); con el botn se indica que ya se realiz el registro del movimiento. Para saber cmo generar los registros, dirgete al tema Interfase COI.
Datos del Te muestra informacin referente a la Fecha, nmero de Documento, Tipo de movimiento y el Folio que el sistema le movimiento asigna para poder manejar un control. Nota: Si el movimiento fue realizado desde el Mdulo de Compras, el nmero de documento que visualizars ser el que el sistema haya asignado por omisin. Si el movimiento fue realizado desde este Mdulo de Inventarios e indicaste un nmero, ese es el nmero de documento que se mostrar. Costeo Podrs conocer la Cantidad, el Costo, el Costo operado, la Cantidad por costear y el precio unitario. Promedio Carpeta Adicionales Campo Descripcin Proveedor Vendedor Muestra el nombre del proveedor asociado al movimiento. Muestra el nombre del cliente asociado al movimiento.
Observaciones Muestra cualquier informacin o comentario adicional que hayas realizado cuando diste de alta al movimiento. Botones Botn Descripcin Cierra la ventana de consulta del Detalle de movimientos al inventario. Podrs consultar la informacin referente a los Nmeros de serie del producto, involucrados en el movimiento al inventario. Te permite consultar informacin referente a los Pedimentos aduanales y Lotes de los productos asociados al movimiento.
Despliega el Ayuda electrnica del sistema. Nota: Si ests utilizando el Parmetro "Considerar impuesto 1 en el costo", la cantidad especificada en el campo "Costo" ya contendr el impuesto 1 que hace referencia este parmetro de configuracin. Tema relacionado: Catlogo de movimientos al inventario
Buscar movimientos al inventario Acceso
l l
Mdulo Inventarios, Men Archivos, opcin Movimientos al Inventario / Men Ver / opcin Buscar. O desde la ventana del catlogo de Movimientos al inventario, con el botn:
Qu es Mediante esta funcin podrs localizar fcilmente algn movimiento al inventario que cumpla con determinadas caractersticas. Recuerda que no es necesario capturar todos los campos para efectuar una bsqueda, y que el sistema se posiciona en el primer movimiento que cumpla con las caractersticas solicitadas. Campos Campo Descripcin Producto Fecha Botones Botn Anota aqu la clave del producto cuyo movimiento deseas localizar. Anota la fecha exacta de elaboracin del movimiento a buscar. Documento En este campo podrs anotar el nmero de documento asociado al movimiento al inventario que deseas localizar.
Descripcin Busca en la direccin elegida, a partir del registro en el que se encuentre ubicado el cursor. Cierra la ventana de bsqueda de movimientos sin efectuar accin alguna. Despliega el ayuda electrnica del sistema.
Filtrar movimientos al inventario Acceso
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Mdulo Inventarios, Men Archivos opcin Movimientos al Inventario / Men Ver / opcin Filtrar. O desde la ventana del catlogo de Movimientos al inventario, con el botn: o presiona F5.
Qu es Esta funcin te permite consultar informacin especfica de tu catlogo de Movimientos al inventario. Para especificar la informacin que deseas obtener, cuentas con los siguientes campos: Campos Campo Descripcin Productos Inicial / Final Almacn Lnea Documento Anota en estos dos campos un rango de productos cuyos movimientos deseas ver en la consulta. En este campo podrs especificar el nmero de uno de tus almacenes, de tal manera que slo los movimientos de los productos registrados en l se incluyan en la consulta. Al anotar en este campo, puedes seleccionar slo los movimientos de los productos con una lnea especfica. Al indicar un nmero de documento, podrs consultar todos los movimientos registrados en un documento particular.
Referencia Con este campo puedes seleccionar slo los movimientos que se realizaron con un determinado cliente o Cliente / Proveedor proveedor. Tipos movimientos Fecha Inicial / Final de Marca en la ventana de conceptos, aquellos conceptos que tengan que ver con los movimientos que desees que se filtren. Puedes seleccionar que se incluyan Todos, los relacionados con Ventas, Compras u Otros, marcando la(s) casilla(s) correspondiente(s). Anota el periodo de fechas de los movimientos que desees se incluyan en la consulta.
Ordenar por Selecciona de la lista desplegable una opcin respecto a la cual deseas que se ordenen los registros para su Ascendente / consulta, ya sea de manera ascendente o descendente. Descendente Botones Botn Descripcin Despus de definir las caractersticas de tu seleccin oprime este botn. Se cierra la ventana de filtrado y muestra en la ventana del Catlogo de Movimientos al inventario a los documentos que cumplieron con las caractersticas que especificaste. Cierra la ventana de filtrado sin realizar alguna accin. Mediante este botn podrs Restaurar la informacin de la consulta despus de haber aplicado un filtro. Si la base de datos que utilizas no es ASPEL p.ej. Paradox, SQL server, etc. y necesitas filtrar la consulta con un criterio diferente al del filtro utiliza este botn para desplegar el dilogo Personalizar Query el cual te permitir definir un Query para la consulta. Despliega el ayuda electrnica del sistema. Esencial Recuerda que puedes almacenar las especificaciones de un filtro y asignarlas en cualquiera de las pestaas que se encuentran en la parte inferior de la ventana de tu catlogo. Tema relacionado: Catlogo de Movimientos al inventario
Cambio de unidades Acceso
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Mdulo Inventarios / Men Archivos, opcin Krdex / Barra de herramientas bot n . Mdulo de Inventarios / Men Archivos, opcin Movimientos al inventario / Barra de herramientas de la ventana de consulta de
Movimientos al inventario, botn la tecla F7. Qu es Est aplicacin es de utilidad cuando algunos productos manejan unidades de entrada y salida diferentes. Sirve para expresar las unidades de salida en trminos de unidades de entrada. Manejo El sistema por omisin muestra las cantidades de los productos en trminos de unidad de salida, por lo que puedes usar esta opcin si deseas visualizar las cantidades de los productos en trminos de unidades de entrada, nicamente para fines de consulta. De tal manera que todos los movimientos de los productos capturados en trminos de la unidad de entrada, en el Krdex o en los Movimientos al inventario se expresarn en esos trminos de unidad de entrada si stos manejan una unidad de salida distinta. Cuando los productos no muestran variacin alguna en su cantidad cuando utilizas este botn, significa que dichos productos manejan la misma unidad de entrada y de salida. Nota: Al dar de Alta un producto en el inventario e indicar que la unidad de entrada que manejar ser diferente a la unidad de salida, posteriormente al dar de alta un movimiento al inventario para dicho producto desde el Catlogo de Movimientos al inventario o desde el Krdex debers tener en cuenta que la cantidad que ah captures deber ser en trminos de unidades de salida. Si el movimiento lo realizas desde el Mdulo de Compras, las cantidades que ah captures sern en trminos de unidades de entrada. Temas relacionados: Krdex Catlogo de Movimientos al inventario
Catlogo de lneas de productos Acceso l Mdulo Inventarios / Men Archivos, opcin Catlogo de Lneas de producto. Qu es Este catlogo podrs consultar las lneas de producto que existan en el sistema ya que contiene la informacin bsica de las lneas de producto que se manejan en tu empresa. A travs de la ventana de consulta correspondiente podrs dar de alta, modificar, eliminar e imprimir los registros en este catlogo. Temas relacionados: Alta de Lneas de producto Modificar Lneas de producto Eliminar Lneas de producto Reporte de Lneas de productos
Alta de lneas de productos Acceso
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Mdulo Inventarios / Men Archivos, opcin Catlogo de lneas de producto / Men Edicin / Agregar. O desde la Barra de herramientas de este catlogo, con el botn: .
Qu es Podrs dar de alta la clave que llevar la lnea de producto, su descripcin y la cuenta contable a la que le reporta. Adems, podrs definir el alta de lneas que te permitirn el manejo de grupos y subgrupos de productos. La ventana del alta de lneas de producto es la que se muestra a continuacin:
Los botones de la barra de herramientas nicamente estarn habilitados cuando actives la casilla de "Aplicar manejo de grupos y subgrupos" y ests posicionado sobre la carpeta de "Alta de Talla y Color" de la ventana. Los botones son los siguientes: Botn Descripcin Dependiendo de la subcarpeta en la que te encuentres posicionado, este botn te permite dar de alta a las variantes de los elementos "Talla" y "Color". Se te despliega una pequea ventana en la que debers indicar la clave que le asignars a la variante y una descripcin de la misma. Una vez hecho esto, presiona el botn Aceptar para que el sistema agregue la variante a la lista de variantes que pertenecen a dicho elemento e inmediatamente te presenta nuevamente la opcin de agregar otra variante si as lo deseas, de lo contrario oprime el botn Cancelar. Con este botn podrs cambiar la descripcin de alguna de las variantes que hayas dado de alta para cualquiera de tus elementos "Talla" y "Color". El campo que no podrs modificar ser el de la clave que asignaste a la variante del elemento correspondiente. Este botn te servir para eliminar alguna variante de las que creaste para tus elementos "Talla" y "Color". Posicinate sobre la variante que deseas quitar de la lista de variantes establecidas para tus elementos y presiona el botn de Aceptar. Debers estar seguro de la variante que deseas eliminar ya que el sistema no te realiza la pregunta de confirmacin de eliminacin y una vez borrado no habr manera de recuperarla. Los campos de esta ventana son los siguientes: Campos Campo Descripcin Lnea Descripcin Campo en el que podrs capturar la clave de la lnea de producto. Indica en este campo la descripcin que identifica a la lnea de producto.
Cuenta contable Escribe el nmero de cuenta a la que reporta la lnea de producto. Al momento de efectuar la Interfase COI, la pliza de Movimientos al inventario podr solicitarse con el desglose de los movimientos, y ste contendr las cantidades acumuladas por cada lnea de producto. Aplicar manejo Las lneas de productos pueden configurarse ahora para el manejo de grupos de productos.
de grupos subgrupos y Al seleccionar esta casilla podrs dar de alta lneas de productos para grupos de productos, las cuales te servirn para obtener o armar las distintas combinaciones de un producto. Cuando indiques que manejars grupos y subgrupos de productos, se habilitarn las carpetas de Configuracin de la clave y Alta de Talla y Color para que puedas configurar la lnea para dicho manejo. Nota: El sistema por omisin considera como elementos o caractersticas del producto modelo, a la "Talla" y al "Color", por lo que dichos elementos sern los mismos en cualquier proceso que involucre su manejo en el sistema. Desde la configuracin de los parmetros de Inventarios podrs establecer un nombre o leyenda diferente para dichos elementos dependiendo de tus necesidades. Por ejemplo, puedes definir como leyendas las de "Estampado" y "Estilo", por lo que el sistema a partir de ese momento las considerar como los elementos o caractersticas del producto modelo.
Carpeta Configuracin de la Clave Qu es En esta carpeta podrs definir la estructura de la clave de los subproductos que pertenecern a la lnea que manejar grupo de productos, al especificar la longitud de la clave para el producto modelo o grupo al que pertenecen y la longitud para los dos subgrupos a manejar segn sea el caso. Es importante que tengas en cuenta al momento de definir dicha estructura, que la longitud para la clave de un subproducto es de 16 caracteres como mximo, los cuales tendrs que dividir entre las longitudes que asignes a la clave del grupo y a las claves de los subproductos.
Campos de esta carpeta Campo Descripcin Grupo Longitud: Establece el nmero caracteres para la clave del producto modelo. o grupo. Separador: Escribe el smbolo o caracter que te servir como separador entre la clave del grupo o producto modelo y las claves de los subgrupos. La utilizacin de este separador es opcional. Longitud: Asigna el nmero de caracteres que usars para formar las claves de las diferentes variantes de tu primer subgrupo o elemento. Separador: En este campo puedes especificar de manera opcional, el smbolo o caracter que deseas como separador entre el subgrupo 1 y subgrupo 2. Longitud: Define el nmero de caracteres que utilizars para crear las claves de las variantes de este elemento o caracterstica. Este es un campo informativo mediante el cual podrs visualizar la manera en la que queda estructurada la clave de los productos que pertenezcan a un grupo de productos.
Subgrupo 1
Subgrupo 2 Ejemplo
Carpeta Alta de Talla y Color Qu es Desde aqu podrs agregar, modificar o eliminar a las variantes de los elementos o subgrupos con las que se armarn las diferentes combinaciones del producto modelo o grupo; Por lo que cuando ests posicionado en esta carpeta, se habilitan los botones de la barra
de herramientas de la ventana del alta para que puedas efectuar cualquiera de estas acciones. Campos de esta carpeta Campo Descripcin Subcarpeta Talla Talla: En esta columna se muestran las claves de las gamas o variantes que hayas dado de alta para el elemento o caracterstica Talla, Descripcin: En esta columna puedes visualizar la explicacin acerca del significado de las claves que utilizaste para definir a las variantes del elemento Talla. Ejemplo: Talla Descripcin 05 Chica 07 Mediana 09 Grande
Subcarpeta Color
Color: En esta columna se muestran las claves de las gamas o variantes que hayas creado para el elemento o caracterstica Color. Descripcin: En esta columna se visualiza el significado de las claves que asignaste para establecer a las variantes del elemento Color. Ejemplo: Color Descripcin AMA Amarillo VDE Verde BCO Blanco
Nota: Ten en cuenta que el sistema por omisin considera como elementos o caractersticas del producto modelo, a la "Talla" y al "Color", por lo que dichos elementos sern los mismos en cualquier proceso que involucre su manejo en el sistema. Desde la configuracin de los parmetros de Inventarios podrs establecer elementos diferentes a los que el sistema maneja por omisin, asignando un nombre o leyenda diferente para dichos elementos dependiendo de tus necesidades. Por ejemplo, puedes definir como leyendas las de "Estampado" y "Estilo", por lo que el sistema a partir de ese momento las considerar como los elementos o caractersticas del producto modelo. Temas relacionados: Modificar lneas de producto Eliminar lneas de producto
Modificar informacin de lneas de producto Acceso
l l
Mdulo Inventarios / Men Archivos, opcin Catlogo de lneas de producto / Men Edicin, opcin Modificar. O desde la Barra de herramientas de este catlogo, con el botn: .
Qu es
l
Esta opcin te permite cambiar informacin acerca de alguna lnea de producto. El campo Lnea no podrs modificarlo (si deseas cambiar este nombre, debers primero eliminar la lnea de producto y volver a capturar una nueva). Los campos que podrs modificar son: Descripcin y No. de cuenta contable. Adems puedes establecer que dicha lnea que ests modificando maneje grupos y subgrupos de productos, en caso de que no haya sido configurada para manejarlos cuando fue dada de alta, activando la casilla de "Aplicar manejo de grupos y subgrupos de productos". De esta manera habilitars las carpetas que te permitirn configurarla y el proceso que se sigue es el mismo que en el Alta de Lneas de producto. Cuando quieras modificar una lnea que maneje grupos y subgrupos de productos que previamente ya haya sido definida, a excepcin de la longitud y de las leyendas asignadas como claves a las variantes de los elementos (si deseas cambiar estas leyendas debers eliminarlas primero y volver a capturar unas nuevas), podrs modificar todos los dems campos relacionados con la descripcin de dichas claves y el campo del caracter que hayas definido como separador. Y viceversa, puedes desactivar dicha casilla y de esa manera le estars indicando al sistema que esa lnea no podr ser utilizada en el manejo de grupos de productos si as lo deseas. Sin embargo, los subproductos que estn asociados a esta lnea que deshabilitaste no sern afectados por esta accin, ya que seguirn perteneciendo a la lnea con la que originalmente fueron creados pero puedes de manera individual asignarles otra lnea. Para mayor informacin acerca de esto, consulta Modificar productos al inventario.
Temas relacionados: Agregar lneas de productos Eliminar lneas de productos
Reporte de lneas de productos Acceso
l
Mdulo Inventarios / Elegir del Men Archivos la opcin Catlogo de lneas de productos / Men Archivos, opcin Imprimir
l O desde la barra de herramientas de este catlogo, oprimir el botn . Qu es Este reporte muestra las lneas de productos registradas en el sistema, con la clave, descripcin y cuenta contable a la que reportan las mismas. El reporte presenta un total de los registros contenidos en el catlogo al final de la lista de lneas de productos.
Catlogo de esquemas de impuestos Acceso l Mdulo Inventarios / Men Archivos, opcin Catlogo de Esquemas de impuestos.
l O desde la barra de herramientas del mdulo de Inventarios con el botn Qu es Este catlogo contiene la informacin bsica de los esquemas de impuestos, los cuales se podrn asociar a un producto, es decir, cada uno de los productos dados de alta en tu inventario pueden tener asociado un esquema de impuestos en particular, de tal forma, que al momento de calcular los impuestos correspondientes, slo se calculen los impuestos especificados en el esquema de impuesto asociado y/o seleccionado dentro del Catlogo de productos de inventarios/ Detalle. Manejo Aspel Reforma Cuando se instale una Base de Datos nueva, los esquemas de impuestos estarn actualizados con la tasa del IVA Fiscal 2010 (Impuesto4) al 16%. Cuando la Base de Datos sea traducida, los esquemas de impuestos se traducen tal cul estn definidos en la versin anterior y debers actualizar dichos esquemas con los nuevos porcentajes. Este manejo de esquemas te permite definir la aplicacin o la definicin de varios impuestos para un producto en particular y los cuales pueden influir en el precio total del mismo. Podrs manejar 4 diferentes tipos de impuestos, los cuales fueron definidos desde Configuracin/ Inventario/ Impuestos y formar nuevos o modificar los esquemas ya establecidos. A travs de la ventana correspondiente que se despliega podrs dar de alta, modificar e imprimir los registros de este catlogo. La forma de aplicar o manejar los impuestos cambia, ahora el sistema permitir definir un impuesto con % negativo, esto para facilitar el clculo para la retencin del IVA.
Uso de los esquemas de impuesto cuando se emiten comprobantes fiscales digitales Se debe considerar que cuando se expiden comprobantes fiscales digitales no se deben utilizar impuestos diferentes a IVAe IEPS (impuestos Trasladados) para el nuevo esquema CFDs 2.0, cualquier otro impuesto diferente a estos, no sern soportados por el esquema del comprobante fiscal digital, aunque Aspel-SAE los permita configurar. Notas
Es importante que para lograr un buen manejo, consideres que el sistema siempre toma de forma estricta que el IVA se encontrar en la 4ta posicin y que su correspondiente retencin se encontrar en la 3ra posicin. Por omisin en los parmetros del sistema, slo se sugerirn los impuestos 1 y 4 correspondientes aI I.E.P.S. e I.V.A respectivamente, por lo que para realizar la retencin del IVA, debers configurar las leyendas. Esto lo debers configurar desde el mdulo de configuracin/ apartado Inventarios/ pestaa impuestos (Men utileras). El concepto "Aplicar sobre" no cambiar, es importante que lo consideres, por que si en algn momento solicitas la aplicacin de la retencin del IVA despus de haber aplicado el IVA, no se podra realizar este clculo en cascada. Barra de herramientas Botn Descripcin Mediante este botn podrs aadir y definir nuevos esquemas de impuestos al catlogo. Te permite ingresar a los esquemas de impuestos que hayas dado de alta para modificar algn dato. Te permite visualizar el detalle de los esquemas de impuestos que existen en el catlogo para que posteriormente puedas imprimir dicha informacin. Te permite acceder al Catlogo de cuentas contables, para consultar las cuentas contables asociadas al tipo de impuesto 4 (el cual por omisin el sistema designa al I.V.A) y que son las mismas que definiste desde Men Utileras, opcin Interfase COI, botn Cuentas contables, carpeta Impuesto 4. Sin embargo, en el caso de que no las hayas definido desde ah, desde este catlogo puedes asignar o modificar dichos nmeros de cuenta ligados a las diferentes tasas del impuesto 4 y esto se ver reflejado en las Cuentas contables de la Interfase COI. Temas relacionados: Agregar esquemas de impuestos Modificar esquemas de impuestos Reporte de catlogo de Esquema de impuestos
Agregar esquema de impuestos Acceso l Mdulo de Inventarios / Men Archivos, opcin Catlogo de esquemas de impuestos / Men Edicin / Agregar.
l O desde el catlogo esquemas de impuestos, con el botn o con las teclas de acceso rpido Alt+Insert. Qu es Consiste en aadir nuevos esquemas de impuestos, los cuales se podrn asociar a un producto. Estos esquemas los podrs configurar dependiendo de las necesidades de aplicacin para el correcto pago de los impuestos y segn el tipo de producto comercializado en tu empresa. Manejo Aspel Se debe considerar que cuando se expiden comprobantes fiscales digitales no se deben utilizar impuestos diferentes a IVAe IEPS (impuestos Trasladados), cualquier otro impuesto diferente a estos, no sern soportados por el esquema del comprobante fiscal digital, aunque Aspel-SAE los permita configurar. Para esto debers proporcionar el porcentaje correspondiente para los impuestos IEPS e IVA y para los dems definir el estatus u opcin exento, esto para que al momento de generar el comprobante fiscal los impuestos no se consideren. Para el registro de operaciones con terceros la forma de aplicar o manejar los impuestos cambia, ahora el sistema permitir definir en los Esquemas de impuestos un impuesto con % negativo, esto para facilitar el clculo para la retencin del IVA. Es importante que para lograr un buen manejo, consideres que el sistema siempre toma de forma estricta que el IVA se encontrar en la 4ta posicin y que su correspondiente retencin se encontrar en la 3ra posicin. Por omisin en los parmetros del sistema, slo se sugerirn los impuestos 1 y 4 correspondientes aI I.E.P.S. e I.V.A. respectivamente, por lo que para realizar la retencin del IVA, debers configurar las leyendas de estos conforme a lo siguiente:
Esto lo debers configurar desde el mdulo de configuracin/ apartado Inventarios/ pestaa impuestos (Men utileras). Posterior a esta configuracin, procede a definir los diferentes esquemas de impuestos a aplicar en el catlogo de Esquemas de impuestos. Nota: El concepto "Aplicar sobre" no cambiar, es importante que lo consideres, por que si en algn momento solicitas la aplicacin de la retencin del IVA despus de haber aplicado el IVA no se podra realizar este clculo en cascada. Campos Campo Descripcin Clave Descripcin Definicin esquema El sistema asigna la clave que identifica al impuesto, la cual es nica y esta constituida por caracteres numricos. Indica en este campo la descripcin que identificar l o los tipos de impuestos que se aplicarn a un producto, Ejemplo: IVA del 15%, IEPS 20%. del Impuestos: Campo informativo. Muestra las leyendas de los impuestos definidos en los Parmetros de Inventarios, ubicado en el Men de Configuracin. Porcentaje: Anota el porcentaje de impuesto que se aplicar al producto dependiendo del impuesto del que se trate. Aplicar sobre: En este campo debers seleccionar sobre qu cantidad se calcular el impuesto a aplicar. Los disponibles son Precio base, Exento, Acumulado 1, Acumulado 2, y Acumulado 3. El primer impuesto slo puede aplicarse sobre el precio base del producto, pero el segundo impuesto se puede aplicar sobre el precio base o sobre el acumulado 1, donde el acumulado 1, resulta de la aplicacin del primer impuesto sobre el precio base; el tercer impuesto se podr aplicar sobre el precio base y los acumulados 1 y 2, y por, ltimo el cuarto impuesto sobre precio base y los acumulados 1, 2 y 3. Todos los impuestos tendrn activado el estatus exento. Ver mas. Ejemplo: Precio base del producto $60 Impuesto 1. (IEPS) Tipo % Aplicacin Resultado Acumulado 1 20 Precio base (60.00) 60* 0.20 = 12 + 60 = 72
1. 2. 3. 4. (IEPS) (Impuesto2) (Impuesto3) (IVA) Acumulado 1 20 Precio base (60.00) 60* 0.20 = 12 + 60 = 72 Acumulado 2 10 Precio base (60.00) 60* 0.10 = 6 + 60 = 66 Acumulado 3 --- -------------------------- ---------------------------- 15 Acumulado 1 (72) 72 *0.15 = 10.8+ 60 = 70.8
Total Impuesto $28.8 Precio total del prod. $88.8 Manejo Para realizar la compatibilidad en el manejo de impuestos con la operacin en SAE 2.5, se proporcionan esquemas de aplicacin predeterminados, las cuales son: CLAVE: 1 DESCRIPCION: 15% IVA, 0% IEPS Impuesto Porcentaje Aplica sobre I.E.P.S. 0 Precio Base Precio Base Precio Base Impuesto2 0 Impuesto3 0
I.V.A. 15 Acumulado1 CLAVE: 2 DESCRIPCION: 15% IVA,10% IEPS Impuesto Porcentaje Aplica sobre I.E.P.S. 10 Precio Base Precio Base Precio Base Impuesto2 0 Impuesto3 0
I.V.A. 15 Acumulado1 CLAVE: 3 DESCRIPCION: 15% IVA, 20% IEPS Impuesto Porcentaje Aplica sobre I.E.P.S. 20 Precio Base Precio Base Precio Base Impuesto2 0 Impuesto3 0
I.V.A. 15 Acumulado 1 CLAVE: 4 DESCRIPCION: 10% IVA, 0% IEPS Impuesto Porcentaje Aplica sobre I.E.P.S. 0 Precio Base Precio Base Precio Base Impuesto2 0 Impuesto3 0
I.V.A. 10 Acumulado 1 Temas relacionados Catlogo de esquemas de impuestos Modificar esquemas de impuestos Reporte del catlogo de Esquema de impuestos
Modificar esquemas de impuestos Acceso
l
Mdulo de Inventarios / Men Archivos, opcin Catlogo Esquema de impuestos / Men Edicin, opcin Modificar o botn de la barra de herramientas del catlogo. Desde el Catlogo Esquema de impuestos, al hacer doble clic sobre el registro o Enter sobre el esquema de impuestas a modificar.
Qu es Esta opcin te permite ingresar a los datos de los esquemas dados de alta y modificar su contenido, excepto la clave del mismo. Los campos son los mismos que se presentan en la consulta Agregar esquemas de impuestos. Temas relacionados Catlogo de esquemas de impuestos Agregar esquema de impuestos Reporte del catlogo de Esquema de impuestos
Reporte del catlogo de Esquema de impuestos Acceso l Mdulo de Inventarios / Men Archivos, opcin Catlogo de esquemas de impuestos / Men Archivos, opcin Imprimir o Barra de herramientas del catlogo botn Qu es Este reporte te permite visualizar el detalle de cada esquema de impuestos definido. Ver: Opciones de impresin Temas relacionados: Catlogo de esquemas de impuestos Agregar esquema de impuestos Modificar esquemas de impuestos
Folios de movimientos al Inventario Acceso Mdulo de inventarios / Men Archivo, opcin Folios de movimientos al inventario. Qu es Mediante esta ventana obtendrs la consulta de los nmeros folio, que el sistema asigna para el control de los movimientos al inventario. Barra de herramientas Botn Descripcin Desde este botn podrs realizar el Alta de un movimiento al inventario. Te permite acceder a la consulta del Detalle de movimientos al inventario. A travs de este botn puedes realizar la Bsqueda de movimientos al inventario por medio del nmero de folio. Esta opcin es de utilidad al Filtrar movimientos al inventario, mediante el nmero de folio, ya que selecciona informacin especfica que desees visualizar en esta ventana de consulta. Utiliza este botn despus de haber aplicado un filtro para Restablecer la informacin. Con esta opcin puedes visualizar la Presentacin preliminar avanzada de la informacin que se presenta en la ventana de consulta, para que posteriormente puedas imprimirla Utiliza esta opcin cuando desees emplear los datos de las consultas que genera el sistema o las que personalizaste para su Exportacin a otras aplicaciones de Windows. Cuando requieras utilizar peridicamente informacin generada por Aspel- SAE en tu hoja de clculo y la necesites tener actualizada al momento de generar un reporte o cualquier otro documento, utiliza esta opcin de Copiado especial Campos Campo Folio Fecha Documento Movimiento Clie. / Prv. Costo operado Almacn
Descripcin En esta columna se muestran los nmeros de folio existentes en el sistema, asignados a los correspondientes movimientos al inventario. Columna que muestra la fecha en la que fue realiz el movimiento al inventario. Proporciona el nmero de documento asignado al movimiento al inventario. Con esta columna puedes conocer que tipo de movimiento al inventario se ha realizado. Te muestra el nombre del cliente o proveedor asociado al movimiento. Aqu en esta columna puedes conocer el total del Costo operado cuyo clculo se obtiene multiplicando el Costo unitario por la Cantidad de productos involucrados en el movimiento. Esta columna slo aparece visible en la ventana de consulta, cuando indicaste en Configuracin / Inventarios que ests manejando Multialmacn.
La ventana de la consulta de Folios de movimientos al inventario es la siguiente:
Tema relacionado: Catlogo de movimientos al inventario
Detalle de movimientos (Desde folios) Acceso Mdulo Inventarios / Men Archivos, opcin Folios de movimientos al inventario / Botn de la barra de herramientas de la ventana. Qu es Te permite consultar por nmero de folio, los productos involucrados en algn movimiento asociado a dicho nmero de folio. Campos Campo Descripcin Fecha Documento Almacn Concepto Folio Cantidad Producto Costo unidad Te muestra la fecha en la cual se registr el movimiento al inventario. Te presenta el nmero de documento asignado por el sistema si el movimiento se realiz desde el Mdulo de compras o el nmero que proporcionaste si el movimiento fue realizado desde el Mdulo de Inventarios. Nmero de almacn al cual pertenece el producto o los productos involucrados. Tipo de movimiento al inventario asociado al nmero de folio. Nmero de folio que el sistema le asigna para poder llevar un control de los movimientos al inventario. Columna que proporciona la cantidad de artculos de cada producto que se visualiza en la consulta. Esta columna te permite conocer la Clave del producto. por En esta columna se muestra el costo de cada unidad del producto.
Costo Con esta columna visualizas el costo que resulta de multiplicar el Costo por unidad, por la Cantidad de productos. operado Botn Posicinate sobre algn producto en particular de esta ventana de Detalle de movimientos, del cual desees conocer su Detalle de Movimientos al inventario, o haz doble clic sobre el mismo. Tema relacionado: Folios de movimientos al inventario
Buscar movimientos (Desde folios) Acceso Mdulo Inventarios / Men Archivos, opcin Folios de movimientos al inventario / Botn de la barra de herramientas de la ventana. Qu es Con esta opcin puedes realizar fcilmente la localizacin de movimientos al inventario dentro de la ventana de Consulta de Folios, por medio de la especificacin de un nmero de folio en la ventana de bsqueda. Campos Campo Descripcin Folio Producto Usar Fecha Fecha Escribe el nmero de folio o presiona el botn deseas localizar en la consulta. para seleccionar de la lista desplegable el nmero de folio que
Anota aqu la clave del producto cuyo movimiento deseas localizar, apyate con el botn lista.
para seleccionarla de la
/ Selecciona la casilla Usar fecha y anota la fecha exacta de elaboracin del movimiento a buscar. En este campo podrs anotar el nmero de documento asociado al movimiento al inventario que deseas localizar.
Documento Botones Botn
Descripcin Busca en la direccin elegida, a partir del registro en el que se encuentre ubicado el cursor. Cierra la ventana de bsqueda de movimientos sin efectuar accin alguna. Despliega el ayuda electrnica del sistema.
Tema relacionado: Folios de movimientos al inventario
Filtrar movimientos (Desde folios) Acceso Mdulo Inventarios / Men Archivos, opcin Folios de movimientos al Inventario / Barra de herramientas, botn . Qu es Esta funcin te permite consultar informacin especfica de tus movimientos al inventario, por medio del nmero de folio. Adems, cuentas con los siguientes campos para especificar an ms la informacin que deseas obtener: Campos Campo Descripcin Folio Selecciona un rango de nmeros de folio que deseas que se visualicen en la ventana de consulta. Desde / Hasta Producto Anota en estos dos campos un rango de productos cuyos movimientos deseas ver en la consulta. Desde / Hasta Cliente Proveedor / Con este campo puedes seleccionar slo los movimientos que se realizaron con un determinado cliente o proveedor.
Fecha de Selecciona una de las opciones disponibles de la lista desplegable del campo Fecha de aplicacin ( Fechas aplicacin sealadas, Hoy, Esta semana, Este mes, etc.) y con base en tu eleccin, el sistema de manera automtica te propone Desde / Hasta un rango de fechas. Si seleccionas la opcin Fechas sealadas, entonces debers seleccionar el periodo de fechas de los movimientos que desees se incluyan en la consulta. Por almacn / Almacn Movimientos Activa la casilla Por almacn para que en el campo Almacn puedas especificar el nmero de uno de tus almacenes, de tal manera que slo los movimientos de los productos registrados en l se incluyan en la consulta. Estas opciones aparecern deshabilitadas si en Configuracin / Inventarios no tienes especificado que trabajars con Multialmacn. Marca en la ventana de conceptos, aquellos conceptos que tengan que ver con los movimientos que desees que se filtren. Puedes seleccionar que se incluyan Todos, los relacionados con Ventas, Compras u Otros, marcando la(s) casilla(s) correspondiente(s).
Botones Botn
Descripcin Despus de definir las caractersticas de tu seleccin oprime este botn. Se cierra la ventana de filtrado y muestra en la ventana del Catlogo de Movimientos al inventario a los documentos que cumplieron con las caractersticas que especificaste. Cierra la ventana de filtrado sin realizar alguna accin. Despliega el ayuda electrnica del sistema.
Tema relacionado: Folios de movimientos al inventario
KITS Qu son Los Kits son paquetes compuestos de diversos productos o servicios, que forman una entidad de venta. En el catlogo de inventarios se realiza la definicin y armado de estos elementos. Cuando utilices kits de productos debes tener en cuenta las siguientes consideraciones: l No pueden realizarse operaciones de compra de kits. l El kit debe estar en el mismo almacn que los componentes, es decir cuando des de alta el kit, los productos que lo vayan a conformar deben estar en el mismo lugar. l Al facturar o remisionar kits cuyos componentes involucren nmeros de serie, lotes y/o pedimentos las afectaciones a los catlogos no se realizarn de manera automtica. La seccin de Kits consta de lo siguiente: Alta de Kits Armado de Kits Reporte de Kits
Armado de Kits Acceso l Mdulo Inventarios / Desde la consulta de Inventarios y servicios, situarse sobre el registro del producto dado de alta como Kit / elegir del Men Edicin la opcin Armado de Kits o con el botn de la barra de herramientas de la ventana del mdulo. O desde la ventana de la consulta de Inventarios y servicios, estando situado en el producto del cual se requiere armar el kit, y oprimir el botn de la barra de herramientas. .
l O mostrada la ventana de Alta de productos en el inventario, elige el botn Qu es Esta opcin es utilizada para armar un Kit de productos registrados en Inventario. Para generarlo, debers cubrir los siguientes campos: Campos Campo Descripcin
Precio Costo Precio real
Indica el precio pblico que tendr el Kit. ste es un campo informativo que te mostrar el costo del Kit (suma de los costos individuales de cada producto que conforma el Kit). Este campo informativo mostrar el precio real del Kit (suma de los precios pblicos de cada producto que conforma el Kit). Escribe aqu la cantidad de cada producto que estar presente en el Kit. Puedes indicar esta cantidad por medio de la calculadora del sistema empleando la tecla de funcin F2. Indica el producto que deseas integrar al Kit. Muestra el porcentaje que representa el precio del producto sobre el total de la suma de los precios de los componentes del kit. Este porcentaje es importante para el sistema, ya que con base en l se realiza el clculo del precio real al que se vende el producto, para as registrarlo para su posterior uso en los reportes de Venta y Utilidad. Campo informativo que indica el nmero total de productos que contiene el kit. Muestra el total del precio real del kit (suma de los precios pblicos de cada producto que conforma el kit).
Precio mnimo real Este campo informativo te muestra la suma de los precios mnimos de cada producto que conforma el Kit. Cantidad Producto Porcentaje
Total de partidas Total
Descripcin del Aqu se muestra la descripcin del producto que agregues al kit. producto Una vez que hayas escrito los datos en la partida, debers oprimir la tecla Enter para pasar a la siguiente. Repite el llenado de datos para las siguientes partidas hasta completar el armado de tu Kit. Si tienes la necesidad de borrar una partida utiliza el botn estando ubicado en la misma.
Finalizado este proceso, procede a grabar la informacin oprimiendo el botn: . Esencial Al armar un Kit, no importa la moneda en que se haya dado el precio de los componentes, incluso el precio del Kit puede estar en una moneda y cada uno de los componentes en otra moneda distinta. El sistema internamente convierte todos los precios a Moneda Base y calcula los porcentajes de los precios de cada componente con respecto al precio del Kit; despus convierte el precio y el de sus componentes a la moneda asignada inicialmente al Kit. Temas relacionados: Alta de Kits Reporte de Kits
Alta de kits Acceso l Mdulo Inventarios / catlogo de Inventarios y servicios / Edicin / Agregar, seleccionar la casilla Kits Manejo El proceso de alta de un Kit es similar a dar de alta un producto en Inventario, pero con las siguientes variantes: l Al dar de alta el kit, en la Carpeta de Datos generales, debers marcar la casilla Kit. l A continuacin anota la clave con la que registrars el Kit en tu inventario. l Escribe en el campo Descripcin, alguna referencia de identificacin del Kit. l En la carpeta Precios y control podrs registrar los precios que manejar el Kit, as como el IVA. Una vez anotados los anteriores campos, podrs armar el Kit oprimiendo el botn Armar Kit o bien, ms adelante hacerlo utilizando la opcin Armado de kits del Men Edicin (ver la siguiente explicacin). Esencial Cuando des de alta kits de productos debes tener en cuenta las siguientes consideraciones: l No pueden realizarse operaciones de compra de kits. l El kit debe estar en el mismo almacn que los componentes, es decir cuando des de alta el kit, los productos que lo vayan a conformar deben estar en el mismo lugar. l Al facturar o remisionar kits cuyos componentes involucren nmeros de serie, lotes y/o pedimentos las afectaciones a los catlogos no se realizarn de manera automtica. Tema Relacionado: Reporte de Kits
Grupos de Productos Qu son Conjunto de subproductos que resultan de las combinaciones entre las variantes de los elementos o caractersticas de un producto modelo. Es decir, un producto modelo que agrupa las distintas variedades que existen de un producto, tomando en cuenta varios elementos como: tallas, colores, estilos, etc. Esta agrupacin te permite en un solo paso dar de alta para un producto todas las combinaciones posibles, dependiendo de las variantes definidas para cada elemento, pudiendo combinar solamente hasta dos elementos. Cuentas con un Catlogo de grupo de productos, en el cual podrs consultar todos productos modelo registrados con sus respectivos subproductos. Cuando se realizan las compras o ventas de subproductos de algn grupo de productos, se presenta una ventana de captura especial con la que resulta muy sencillo manejar y seleccionar los artculos de inters de entre todos los productos que conforman el grupo. Cuando manejes Grupo de productos debes de tener en cuenta las siguientes consideraciones: l No se puede comprar un grupo de productos, sino ms bien a sus subproductos. l Antes de poder dar de alta un grupo de productos, primero necesitas configurar los nombres o leyendas de los elementos que utilizar el sistema en todos los procesos que los involucren en Configuracin / Inventarios. l Lo siguiente que debes hacer es configurar en el Catlogo de lneas de producto, lneas de productos que manejen grupo de productos, para que definas las variantes de los elementos y posteriormente puedas obtener o armar las distintas combinaciones de un producto. Ejemplo de un Grupo de productos Producto Modelo Elementos o Caractersticas Variantes Combinaciones Subproductos Talla Blusa Cuello V (BCV) (Subgrupo 1) Chica (CHI) Chica Blanco Mediana (MED) Mediana Blanco Grande (GDE) Grande Blanco Chica Negro Mediana Negro Grande Negro Blanco (BCO) Negro (NRG) BCV CHI BCO BCV MED BCO BCV GDE BCO BCV CHI NRG BCV MED NRG BCV GDE NRG
Color (Subgrupo 2)
Consulta los siguientes temas: Consulta de grupo de productos Buscar grupo de productos Filtrar grupo de productos Armar grupo de productos desde Inventarios Armar grupo de productos desde Multialmacn
Consulta de Grupos de productos Acceso l Mdulo de Inventarios, Men Archivos, opcin Grupos de productos.
l
O desde la Barra de herramientas del mdulo, con el botn
Qu es
l
Esta consulta te permite ver todos los grupos de productos que tengas dado de alta en tu sistema segn el almacn que selecciones. Te presenta la informacin reuniendo a los grupos de productos o productos modelo por lneas de productos, con el total de existencias de cada producto modelo y el total de existencias de la lnea a la que pertenecen. Puedes tambin visualizar los datos de todos los subproductos de cada producto modelo tales como las variantes que les hayas definido para sus elementos "Talla" y "Color", las existencias de cada subproducto y la descripcin de los mismos.
La ventana de consulta de los grupos de productos es la siguiente:
Esta ventana de consulta cuenta con una serie de botones en la Barra de herramientas que te permitirn realizar diversas acciones con los Grupos de productos: Botn Descripcin Con este botn podrs dar de alta un nuevo grupo de productos mediante la ventana que se despliega del Alta de productos en el inventario y el proceso que se sigue para hacerlo es el que ah se explica en el alta. Si deseas modificar algn dato de un producto modelo y/o de los subproductos asociados al mismo, utiliza esta opcin y a travs de la ventana que se despliega de Cambio de productos en el inventario, modifica los campos que quieras. Posicinate sobre el producto modelo del grupo de productos o sobre cualquier subproducto y presiona este botn. Este botn te servir para eliminar un grupo de productos de los dados de alta, siempre y cuando tenga un nmero de existencias igual a cero, ya que de no ser as, no te permitir eliminarlo y se te desplegar un mensaje indicndote que an tiene existencias alguno o algunos de sus subproductos. El sistema te preguntar si ests seguro de eliminar ese grupo de productos y adems te indicar el nmero de almacn al cual pertenece. Mediante este botn podrs expandir la consulta de todos los productos modelos de las diferentes lneas, para que puedas visualizar a todos los subproductos existentes. Tambin te sirve para contraer la visualizacin de los registros en caso de que se encuentren todos expandidos. Si deseas expandir o contraer de manera individual algn grupo de productos en particular, utiliza entonces el signo para hacerlo. Utiliza este botn para realizar la Bsqueda de un producto en particular que se encuentre dentro de este catlogo de consulta de los grupos de productos.
Sirve para Seleccionar informacin de tus catlogos y mostrar slo aquella que cumpla con los criterios que establezcas. Es una herramienta muy til para extraer informacin especfica, la cual aparecer en la ventana de consulta para que puedas imprimirla o graficarla. Permite restablecer el orden de la informacin de un catlogo despus de haber realizado un filtro. Tambin puedes restaurar despus de usar la funcin Buscar. Prepara la informacin de la consulta para su envo y publicacin en Internet. Enva y publica en tu espacio de Internet, l o los archivos de consulta preparados con anterioridad. Podrs Exportar a formatos Palm la informacin de tus Grupos de productos. El botn te despliega la ventana de la Vista preliminar avanzada, la cual te permite definir tus opciones de impresin. Esta opcin de Exportacin, es muy til cuando desees utilizar en otras aplicaciones de Windows los datos de las consultas que genera el sistema o de las consultas que personalices. Adems de los botones de la Barra de herramientas de la ventana, existe un men flotante que aparece cuando haces clic derecho con el ratn estando posicionado en cualquier subproducto de la consulta. Opciones del men flotante Opciones Descripcin Talla, Color, Desde este men puedes habilitar o deshabilitar la visualizacin de los datos de las columnas de Talla, Color, Existencias, Existencias y/o Descripcin de los subproductos. Las leyendas de las columnas de "Talla" y "Color" dependern de Descripcin lo que hayas especificado en Configuracin / Inventarios del sistema. Alta subproductos Modificar subproductos de Al seleccionar esta opcin podrs dar de alta un nuevo subproducto mediante el botn de Armar grupo que se encuentra dentro de la ventana de Cambio de productos del inventario que se despliega. Posicinate sobre el subproducto al cual deseas modificarle su informacin y selecciona esta opcin. Aunque el subproducto pertenezca a un grupo de productos, en la ventana que se despliega de Cambio de productos del inventario, podrs modificar su informacin como si se tratara de un producto individual del Catlogo de Inventarios y servicios. Considera que si modificas la lnea que tiene asignada, dicho subproducto dejar de pertenecer al grupo de productos al que estaba asociado inicialmente. de Si deseas eliminar algn subproducto de un grupo de productos, posicinate encima de l y elige esta opcin. El sistema te proporcionar el nombre del subproducto elegido y te preguntar si deseas darlo de baja. Si el producto cuenta con existencias no podrs eliminarlo y el sistema te indicar "Producto actualmente con existencias".
Baja subproductos
Temas relacionados: Buscar grupo de productos Filtrar grupo de productos Armar grupo (Inventarios)
Buscar (Grupo de productos) Acceso Mdulo de Inventarios / Men Archivos, opcin Grupo de productos / Botn de la barra de herramientas de la ventana de consulta de Grupo de productos. Qu es Te sirve para realizar la bsqueda de algn subproducto en particular de los que se muestran en la consulta, permitindote localizar dentro del catlogo de consulta de los grupos de productos, el registro que cumpla con las caractersticas indicadas en la ventana de bsqueda. Campos Campos Descripcin Clave Especifca la clave del subproducto para facilitar su bsqueda dentro del catlogo. Presiona la tecla F2 o para ayudarte a seleccionar un producto de la lista desplegable. Lnea Indica la lnea a la que pertenece el subproducto que deseas localizar. Fontico / Indica la palabra con la que deseas que se realice la bsqueda, pero debes especificar al Descripcin menos 2 caracteres para que pueda realizarse. Este tipo de bsqueda te permite localizar elementos que contengan una descripcin similar. Botones Botn Descripcin Realiza la bsqueda del subproducto hacia delante a partir del registro en el cual te encuentres pocisionado. Realiza la localizacin del subproducto deseado hacia atrs a partir del registro en el cual ests pocisionado. Cierra la ventana de bsqueda sin que sta se efecte. Despliega el ayuda electrnica del sistema. Tema relacionado: Consulta de grupo de productos
Filtrar (Grupo de productos) Acceso Mdulo Inventarios / Men archivos, opcin grupo de productos / Botn de la barra de herramientas de la ventana de consulta de Grupo de productos. Qu es Herramienta til que te permite seleccionar para su consulta a un grupo de productos del catlogo de Grupo de productos, mostrndote en la ventana de consulta slo aquellos que cumplan con los criterios que establezcas. Mediante la ventana de filtrado puedes seleccionar y extraer informacin especfica para que puedas imprimirla o graficarla. Campos Campo Descripcin Clave Desde / Hasta Fontico Descripcin Lnea Existencias Cantidad Incluye Botones Botn Define un rango de los productos que quieras incluir en tu consulta. / Selecciona fonticamente todos los registros similares a los especificados; es decir, si no conoces la descripcin completa del artculo, puedes anotar slo las primeras letras o palabras (en maysculas o minsculas) y el sistema te mostrar todos aquellos registros que las contengan dentro de su descripcin. Te permite seleccionar nicamente aquellos subproductos que pertenezcan a una determinada lnea. Utiliza el botn para desplegar el Catlogo de lneas y te facilite su seleccin. Mediante estos campos seleccionars a Todos los registros o slo aquellos cuya cantidad en existencias sea Exacta, / Mayor, Mayor o igual, Menor, Menor o igual a la cifra que hayas especificado en el campo Cantidad.
Descripcin Ejecuta la accin de filtrado segn las especificaciones que hayas indicado en la ventana de filtrado y la cierra. Cierra la ventana de filtrado sin haber realizado la accin de Filtro de productos. Despliega el ayuda electrnica del sistema.
Tema relacionado: Consulta de grupo de productos
Armar grupo (Inventarios) Acceso l Mdulo de Inventarios y servicios / Men Archivos, opcin Inventarios y servicios / Men Edicin, opcin Agregar o Modificar estando posicionado sobre un producto modelo / Botn
l
Mdulo de Inventarios y servicios / Men Archivos, opcin Inventarios y servicios / Botn del catlogo de Inventarios y servicios / Botn
de la barra de herramientas
Mdulo de Inventarios y servicios / Men Archivos, opcin Grupo de productos / Botn
de la barra de herramientas del
catlogo de Grupo de productos / Botn Manejo Aspel Mediante la ventana que se despliega cuando accedes al botn Armar grupo podrs: Desde el alta de un producto modelo en el catlogo de inventarios Al dar de alta un producto modelo en el catlogo de Inventarios y servicios, podrs crear a los correspondientes subproductos que estarn asociados a l. El sistema te da la opcin de generar los subproductos automticamente al preguntarte "Desea dar de alta todas las combinaciones?". Si decides generarlos automticamente, se tomarn en cuenta todas variantes de los elementos "Talla" y "Color" que especificaste cuando configuraste a la lnea que maneja grupo de productos en Agregar lneas de productos, para crear todas las combinaciones posibles del producto modelo y te da la opcin de poder eliminar alguna que no necesites. Si no utilizas la generacin automtica de las combinaciones para crear a los subproductos, entonces las combinaciones tendrn que ser creadas de manera manual, agregndolas una por una. Desde la modificacin de un producto modelo en el catlogo de inventarios Al modificar los datos un producto modelo, tambin puedes modificar los datos de sus subproductos o simplemente consultar la informacin de sus campos sin realizarles algn cambio. Tambin te permite agregar manualmente alguna combinaci n que necesites para dar de alta algn otro subproducto. No podrs utilizar nuevamente la generacin automtica de las combinaciones, ni podrs eliminar desde esta ventana algn subproducto de los ya existentes. La ventana de Captura de grupos de productos en inventarios tiene los siguientes campos: Campos Campo Descripcin Clave Descripcin Distribuir existencias Talla Campo informativo que muestra la clave del producto modelo. Este tambin es un campo informativo que muestra el nombre completo del producto modelo o una breve descripcin del mismo. Si en Configuracin / Inventarios no tienes activa la casilla de Cambio a existencias, esta casilla no podrs visualizarla. Al tener activa esta casilla puedes especificar un nmero de existencias para cada subproducto. Si no la tienes activa, la columna Existencias de la ventana de captura no se mostrar. En esta columna de la ventana se muestran las variantes del elemento Talla que al combinarse con las variantes del elemento Color, dan origen a la creacin de los subproductos del producto modelo. Cuando las combinaciones son creadas automticamente no ser necesario que captures este campo ya que el sistema se encargar de llenarlo. Si las combinaciones las realizas de manera manual, utiliza la tecla F2 o haz clic en el botn visualizar las variantes disponibles para el elemento Talla y selecciones la que deseas insertar. Color para que puedas
En esta columna de la ventana se muestran las variantes del elemento Color que al combinarse con las variantes del elemento Talla, dan origen a la creacin de los subproductos del producto modelo. Cuando las combinaciones son creadas automticamente no es necesario que captures este campo debido a que el sistema es quin lo realiza. Si las combinaciones las efectas de manera manual, puedes utilizar la tecla F2 o clic en el botn seleccionar la variante que deseas insertar de las disponibles para el elemento Color. para que puedas
Almacn
Este campo es til si manejas varios almacenes para que especifiques el nmero del almacn en el cual sern dados de alta los subproductos; el sistema por omisin los asigna al almacn nmero uno. En caso de que insertes algn subproducto y lo asignes a un nmero de almacn distinto al uno, el sistema se encargar de dar de alta tambin al producto modelo correspondiente en dicho almacn. Si no especificas algn nmero de almacn el sistema te enviar un mensaje de Almacn invlido y en caso de que indiques el mismo nmero de almacn para un subproducto que adems posee las mismas combinaciones de "Talla" y "Color", el sistema te enviar un mensaje con la leyenda "Especificar otro almacn", esto es debido a que no puedes dar de alta el mismo subproducto en el mismo nmero de almacn ms de una vez.
l l
Existencias
Anota en este campo la cantidad de elementos que tendr tu subproducto en el almacn al cual lo asignes. Las existencias solo podrn capturarse cuando tengas activa la casilla de Distribuir existencias, de lo contrario
l
sta columna no aparece en esta ventana de captura. Stock Min Stock Max Apartados En este campo podrs especificar la cantidad mnima que debe de existir de un subproducto en el almacn. Esta cantidad puede ser diferente para cada subproducto. Anota la cantidad mxima recomendable de existencias para un determinado subproducto en el almacn. Esta cantidad puede ser diferente para cada subproducto. Esta cantidad no debe ser menor que la especificada en el stock mnimo. Anota la cantidad de subproductos que no pueden ser vendidos debido a que se "apartaron" desde el alta de pedidos. Esta cantidad se resta del total en existencia para definir la cantidad de la cual se puede disponer en los documentos de venta. Cuando la cantidad que aqu especificas es mayor que la cantidad establecida en las existencias del subproducto, el sistema te enva el siguiente mensaje para sealrtelo: "Los apartados son mayores a las existencias". Esta cifra representa la cantidad total de un determinado subproducto que se ha pedido al proveedor, pero que no ha sido surtido. Siempre que elabores una Orden de compra (en Compras), automticamente se registrar en este campo la cantidad pedida, incrementndose o decrementndose si se elabora otra Orden de compra o si se recibe alguna mercanca respectivamente. Anota la cantidad de existencias de un subproducto que deben ser surtidas a uno o varios clientes. El campo se actualiza automticamente cuando est integrado Inventarios con Facturas y Vendedores. Cada pedido incrementar este rubro y cada factura o remisin lo reducir.
Pendientes por recibir
Pendientes por surtir
Precio al La cantidad que especifiques en este campo es el precio que siempre ser sugerido como precio unitario del pblico subproducto al momento de elaborar una cotizacin, pedido, remisin o factura. Notas: l El sistema por omisin considera como elementos o caractersticas del producto modelo, a la "Talla" y al "Color", por lo que dichos elementos sern los mismos en cualquier proceso que involucre su manejo en el sistema. Desde Configuracin / Inventarios puedes establecer un nombre o leyenda diferente para dichos elementos dependiendo de tus necesidades. l Si generas automticamente las combinaciones del producto modelo, la cantidad que indiques para el producto modelo en sus campos de Precios pblico, Pendientes por recibir y Pendientes por surtir en la ventana del alta, es la misma que el sistema te propone en los campos de las columnas de Pendientes por recibir, Pendientes por surtir y Precio al pblico para todos sus subproductos en la ventana de captura de los mismos. Botones de la barra de herramientas Botn Descripcin Utiliza este botn para guardar la informacin capturada de los subproductos del producto modelo y se realice el registro de los mismos en el sistema. O bien, despus de haber hecho alguna modificacin en los datos. Te sirve para dar de alta un subproducto del producto modelo. Generalmente es empleado cuando necesitas agregar de manera manual algn subproducto. Con este botn podrs eliminar algn subproducto mientras an te encuentres en el alta de los subproductos y antes de que hayas grabado por primera vez los datos. Posteriormente este botn aparecer deshabilitado cuando se trate de la modificacin de la informacin del producto modelo. A travs de esta funcin podrs generar de manera automtica las combinaciones para tu producto modelo. Solamente podrs utilizarla cuando ests realizando el alta del producto modelo en un almacn. Cuando se trate de una modificacin a la informacin del grupo de productos, este botn aparecer deshabilitado. Temas relacionados: Agregar productos en el inventario Modificar productos en el inventario Catlogo de lneas de productos Grupo de productos Configuracin / Inventarios
Armar grupo (Multialmacn) Qu es Cuando deseas agregar un producto modelo a un almacn, mediante la ventana que se despliega cuando seleccionas el botn Armar grupo, podrs crear a los subproductos de dicho producto modelo que sern dados de alta en ese almacn. Manejo Aspel El sistema te da la opcin de generar los subproductos automticamente al preguntarte "Desea dar de alta todas las combinaciones?". Si decides generarlos automticamente, se tomarn en cuenta solamente las mismas combinaciones que fueron creadas desde el catlogo de Inventarios y servicios para ese producto modelo. Si no utilizas la generacin automtica de las combinaciones para crear a los subproductos, entonces las combinaciones tendrn que ser creadas de manera manual, agregndolas una por una. Es importante que tengas en cuenta que si deseas agregar una combinacin que previamente no fue creada para ese producto modelo cuando se le dio de alta en el catlogo de Inventarios y servicios, entonces debers primero crear esa combinacin en dicho catlogo de manera manual, para posteriormente poder insertar dicho subproducto al grupo de productos correspondiente en Multialmacn. De lo contrario el sistema te enviar un mensaje indicando: "La clave no existe en el archivo de inventarios, no se puede dar de alta en multialmacn". La ventana de Captura de grupos de productos en multialmacn tiene los siguientes campos: Campos Campo Descripcin Clave Descripcin Almacn Talla Campo informativo que muestra la clave del producto modelo. Este tambin es un campo informativo que muestra el nombre completo del producto modelo o una breve descripcin del mismo. Muestra el nmero de almacn en el cual ests dando de alta al producto modelo y a sus subproductos. En esta columna de la ventana se muestran las variantes del elemento Talla que al combinarse con las variantes del elemento Color, dan origen a la creacin de los subproductos del producto modelo. Cuando las combinaciones son creadas automticamente no ser necesario que captures este campo ya que el sistema se encargar de llenarlo. Si las combinaciones las realizas de manera manual, utiliza la tecla F2 o haz clic en el botn variantes disponibles para el elemento Talla y selecciones la que deseas insertar. Color para que puedas visualizar las
En esta columna de la ventana se muestran las variantes del elemento Color que al combinarse con las variantes del elemento Talla, dan origen a la creacin de los subproductos del producto modelo. Cuando las combinaciones son creadas automticamente no es necesario que captures este campo debido a que el sistema es quin lo realiza. Si las combinaciones las efectas de manera manual, puedes utilizar la tecla F2 o clic en el botn seleccionar la variante que deseas insertar de las disponibles para el elemento Color. para que puedas
Control almacn Existencias
de Puedes proporcionar una clave para establecer la ubicacin fsica del subproducto con el propsito de que te ayude a su rpida localizacin dentro del almacn. Este campo es til si manejas varios almacenes ya que la ubicacin del subproducto puede variar de un almacn a otro.
l
Anota la cantidad de elementos que tendr tu subproducto en el almacn. No se pueden cambiar las existencias en el catlogo de Inventarios y servicios cuando ests trabajando con Multialmacn. Las existencias solo podrn capturarse cuando tengas activa la casilla de Cambio a existencias en Configuracin / Inventarios, de lo contrario sta columna no aparece en la ventana.
Stock Min
En este campo podrs especificar la cantidad mnima que debe de existir de un subproducto en el almacn. Esta cantidad puede ser diferente para cada subproducto. Cuando utilizas la generacin automtica para crear las combinaciones del producto modelo, la cantidad que se muestre en este campo corresponde a la que hayas proporcionado para el producto modelo. Anota la cantidad mxima recomendable de existencias para un determinado subproducto en el almacn. Esta cantidad puede ser diferente para cada subproducto. Esta cantidad no debe ser menor que la especificada en el stock mnimo. Cuando las combinaciones fueron generadas automticamente, la cantidad que aqu se propone corresponde a la que proporcionaste para el producto modelo.
Stock Max
Compras por Indica la cantidad de existencias que se van a recibir de ese subproducto en el almacn. recibir Nota: El sistema por omisin considera como elementos o caractersticas del producto modelo, a la "Talla" y al "Color", por lo que dichos elementos sern los mismos en cualquier proceso que involucre su manejo en el sistema. Desde Configuracin / Inventarios puedes establecer un nombre o leyenda diferente para dichos elementos dependiendo de tus necesidades. Botones de la barra de herramientas Botn Descripcin
Utiliza este botn para guardar la informacin capturada de los subproductos del producto modelo y se realice el registro de los mismos en el sistema. O bien, despus de haber hecho alguna modificacin en los datos. Te sirve para dar de alta un subproducto del producto modelo. Generalmente es empleado cuando necesitas agregar de manera manual algn subproducto. Con este botn podrs eliminar algn subproducto mientras an te encuentres en el alta de los subproductos y antes de que hayas grabado por primera vez los datos. Posteriormente este botn aparecer deshabilitado cuando se trate de la modificacin de la informacin del producto modelo. A travs de esta funcin podrs generar de manera automtica las combinaciones para tu producto modelo. Solamente podrs utilizarla cuando ests realizando el alta del producto modelo en un almacn. Cuando se trate de una modificacin a la informacin del grupo de productos, este botn aparecer deshabilitado. Temas relacionados: Agregar productos en almacenes Modificar productos en almacenes Catlogo de lneas de productos Grupo de productos Configuracin / Inventarios
Multialmacn Acceso l Mdulo de Inventarios, Men Archivos, opcin Multialmacn.
O desde la Barra de herramientas del mdulo, con el botn
Qu es
l
Al manejar la opcin Multialmacn logras una administracin eficiente de las existencias de tu negocio, llevando una clasificacin de tus productos por almacenes independientes (hasta 99 bodegas), pero manteniendo la integridad y control absoluto del total de tu informacin. Hacer uso de esta opcin es recomendable para aquellas compaas que cuentan con bodegas adicionales o con una o varias sucursales. Mediante este catlogo puedes controlar por almacn: Existencias, Stock mnimo, Stock mximo, Cantidad de productos pedidos y recibidos y Control de almacn. Asimismo, este manejo ofrece la posibilidad de realizar movimientos de compra y venta particularizados para cada almacn. Para el manejo de las existencias en varios almacenes requieres tener activo el parmetro Multialmacn, en Configuracin / Inventarios Si decides trabajar con almacenes despus de la definicin de parmetros, adems de cambiar el parmetro correspondiente, debers realizar desde Utileras / Control de archivos la creacin del archivo de Multialmacn.
Problemas y soluciones Al manejar esta opcin debes dar de alta cada producto en el almacn correspondiente. Si no has hecho esto, pero manejas varios almacenes, al realizar una operacin en los mdulos de Facturas y Vendedores y de Compras, el sistema enviar el mensaje: "No existe el producto en el almacn". La seccin de Multialmacn contiene: Agregar productos en almacenes Modificar productos en almacenes Eliminar productos en almacenes Consultar productos en multialmacn Actualizacin de existencias Generacin de almacenes Reportes de multialmacn
Agregar productos en almacenes Acceso
l l
Mdulo de Inventarios, Men Archivos, opcin Multialmacn / Men Edicin / Agregar. Desde el catlogo de Multialmacn, con el botn o con las teclas de acceso rpido Alt + Insert.
Qu es
l
Por medio de esta opcin podrs agregar productos en los almacenes. Este proceso lo puedes realizar de tres formas: 1. Uno a uno, teniendo abierto el catlogo de multialmacn, mediante la opcin Agregar. 2. Copiando un producto o rango de productos de un almacn a otro (o desde el inventario) mediante la Generacin de Almacenes 3. Al registrar (Agregar) un producto en el inventario. Aqu tambin puedes agregarle existencias a un producto dentro de cada almacn (a pesar de que para los servicios y kits no se tiene un control de existencias en el sistema, si es necesario asignarlos a un almacn). Para modificar las existencias es necesario tener activo el parmetro Cambio a existencias en Configuracin / Inventarios (lo ms recomendable es que las existencias se modifiquen mediante movimientos identificables por un nmero de documento).
Campos Campo Clave producto Almacn
Descripcin del Anota la clave del producto, mismo que ya debe estar registrado en el catlogo de Inventarios y Servicios; De lo contrario el sistema te enva un mensaje indicndote que "La clave del producto no existe en el inventario". Este campo cuenta con la tecla de ayuda F2. En este campo indica el almacn en el que deseas registrar el producto. Considera que puedes tener 99 bodegas. Si el producto ya ha sido dado de alta para el almacn que ests indicando, se enviar el mensaje: "Este producto ya existe en el almacn". Si no especificas un nmero de almacn, el sistema te seala "Nmero de almacn invlido". de
l
Control almacn
En este campo puedes establecer la ubicacin fsica del producto dentro del almacn, con la finalidad de facilitar su localizacin. Por ejemplo: con la clave de control de almacn "P11M5" = Producto se encuentra localizado en el pasillo 11, mdulo 5. Este campo es muy til si manejas varios almacenes, porque la localizacin del producto puede variar de una bodega a otra. Este campo sirve para indicar la cantidad mnima que debe existir de un producto en el almacn, para satisfacer sin problemas la demanda. Esta cifra puede ser diferente para cada almacn. La cantidad que definas no afectar las indicaciones hechas en el catlogo de Inventarios y Servicios. Cuando se trate de un producto modelo, la cantidad que aqu especifiques es la cantidad que se propone para el stock mnimo de los subproductos cuando stos son generados automticamente. Anota la cantidad mxima recomendable de stock de determinado artculo para cada almacn. El sistema no permitir que el stock mximo aqu indicado sea inferior al Stock mnimo. Ambos datos no se relacionan con los especificados en el catlogo de Inventarios y Servicios. La cantidad que definas no afectar las indicaciones hechas en el catlogo de Inventarios y Servicios. Cuando se trate de un producto modelo, la cantidad que aqu especifiques es la cantidad que se propone para el stock mximo de los subproductos cuando stos son generados automticamente. Anota la cantidad de elementos que tendr tu producto en este almacn. No se pueden alterar las existencias en el catlogo de Inventarios y Servicios cuando ests trabajando con Multialmacn, porque all se suman las existencias del producto en los distintos almacenes. Las existencias slo podrn capturarse en esta opcin cuando tengas activo el parmetro Cambio a Existencias en Configuracin / Inventarios.
Stock mnimo
l l
Stock mximo
l l
Existencias
Compras por Este campo se actualiza automticamente a partir de las cantidades registradas en las rdenes de compra; es decir, recibir indica la cantidad de existencias del producto que se van a recibir en ese almacn. Botones Botn Descripcin Guarda la informacin capturada y cierra la ventana. Cierra la ventana sin realizar ninguna accin. Esta opcin te despliega una ventana que te permite visualizar el total y la distribucin de las cantidades del producto en los diferentes almacenes en los cuales haya sido dado de alta dicho producto, contra el total de lo que est registrado en el catlogo de Inventarios y servicios. Para mayor informacin acerca del funcionamiento de este
botn consulta: Actualizacin de Existencias. Despliega el ayuda electrnica del sistema. Este botn nicamente se habilitar cuando el producto que deseas agregar a un almacn, se trate de un producto modelo. ste te permitir acceder a una ventana de Captura de grupo de productos en multialmacn, desde la cual podrs dar de alta a los correspondientes subproductos de dicho producto modelo. Verifica la siguiente informacin para una mejor comprensin: Armar grupo. Problemas y soluciones Problema
Solucin
"No se capturaron El producto que ests agregando a un almacn se trata de un producto modelo y no diste de alta a los subproductos para el modelo subproductos del mismo a travs del botn de Armar grupo. Posteriormente podrs capturarlos desde de grupo de productos" la modificacin de productos en almacenes, pero tendrs que hacerlo de manera manual agregndolos uno por uno. Temas relacionados: Modificar productos en almacenes Elimina productos en almacenes Grupo de productos
Modificar productos en almacenes Acceso
l
Mdulo de Inventarios, Men Archivos, opcin Multialmacn / Men Edicin / Modificar.
l Desde la ventana de Multialmacn, posicionarse en el registro a modificar y oprimir el botn: o doble clic sobre l. Qu es Con esta opcin se despliegan las caractersticas de cada producto en un almacn, con objeto de que puedan llevarse a cabo modificaciones y/o ajustes. Manejo Aspel l Cuando se trate de un producto lo que desees modificar, los campos que no podrs alterar son: Clave de producto, Nmero de almacn y Existencias (este ltimo, en caso de tener inactivo el parmetro de Cambio a existencias en los Parmetros del sistema en Configuracin / Inventarios). Adems, el botn de Armar grupo aparecer inhabilitado. l Cuando modificas la informacin de un producto modelo, el campo Existencias aparece inhabilitado por lo que no podrs modificarlo de manera directa ya que ste corresponde al total de la suma de todos los subproductos existentes en un almacn. Si lo que deseas modificar son las existencias de sus subproductos, podrs hacerlo mediante el botn Armar grupo el cual aparecer habilitado cuando se trate de la modificacin de un producto modelo. Sin embargo puedes modificar individualmente las existencias de los subproductos, directamente a travs del campo de Existencias, siempre y cuando este habilitado en los parmetros del sistema la casilla de Cambio de existencias en Configuracin de Inventarios. l Si la modificacin del producto modelo consiste en agregar un subproducto mediante una combinacin que no fue creada cuando se le dio de alta a dicho producto modelo, entonces debers primero crearla desde el catlogo de Inventarios y servicios de manera manual, para posteriormente poder insertar dicho subproducto al Grupo de productos en Multialmacn. De lo contrario el sistema te enviar un mensaje indicando: "La clave no existe en el archivo de inventarios, no se puede dar de alta en multialmacn". l Localiza en el catlogo de Multialmacn el registro que deseas modificar (puedes apoyarte con el botn Buscar de la barra de herramientas) y procede a cambiar tu informacin. Temas relacionados: Agregar productos en almacenes Eliminar productos en almacenes
Eliminar productos en almacenes Acceso
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Mdulo de Inventarios, Men Archivos, opcin Multialmacn / Men Edicin / Eliminar. Desde la ventana de Multialmacn, posicionarse en el registro a eliminar y oprimir el botn: rpido Alt + Supr. o con las teclas de acceso
Qu es Por medio de esta opcin puedes eliminar un producto de un almacn. Slo podrs borrar productos si stos no tienen existencias en el almacn de que se trata. Para dejar las existencias en cero, tienes las siguientes opciones: 1. Si tienes activo el parmetro Cambio a Existencias (Configuracin / Inventarios), puedes entrar a Modificar y cambiarlas directamente. 2. Puedes generar un movimiento de salida desde Movimientos al Inventario por el total de las existencias del almacn. 3. Puedes vender las existencias mediante una remisin o una factura del mdulo de Facturas y Vendedores. De estas tres opciones, la primera es la menos recomendable, ya que al observar tus movimientos no tendrs documento que compruebe su salida. Para borrar el producto del almacn, posicinate en el mismo (puedes localizarlo rpidamente con el botn Buscar de la barra de herramientas). Si el producto se puede borrar, aparecer una ventana con la informacin del producto en cuestin para que verifiques si efectivamente se trata del producto que deseas eliminar y posteriormente te pregunta si deseas dar de baja al producto. De lo contrario el sistema te enva el aviso de: "Producto con existencias". Temas relacionados: Agregar productos en almacenes Modificar productos en almacenes
Buscar productos en multialmacn Acceso
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Mdulo de Inventarios, Men Archivos, opcin Multialmacn / Men Ver, opcin Buscar. O desde la consulta de multialmacn, con el botn , la tecla F3.
Qu es Este procedimiento te permite localizar un registro del catlogo de multialmacn con las especificaciones que indiques. Los campos con los que cuenta esta funcin son: Campos Campo Descripcin Clave Almacn Anota la clave del producto a buscar. Puedes seleccionarlo usando el signo ? que es la ayuda de campo. Puedes localizar los productos que pertenecen a determinado almacn.
Existencias Localizar aquellos productos que cumplan con la condicin de existencias en el almacn que indiques, de acuerdo a la opcin que hayas indicado en el campo Incluye. Incluye Con este campo puedes indicarle al sistema el criterio de productos a buscar, elige entre: Todos, Igual, Mayor, Mayor o igual, Menor, Menor o igual, Mayor stock mnimo, Menor stock mnimo, Mayor punto de reorden, Igual punto de reorden o Menor punto de reorden, con respecto a lo que hayas especificado en el campo de Existencias.
Ver: Campos generales de Buscar
Filtrar productos en multilamacn Acceso
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Mdulo de Inventarios, Men Archivos, opcin Multialmacn / Men Ver / opcin Filtrar. O desde el catlogo de Multialmacn, con el botn la tecla F5.
Qu es Sirve para visualizar slo los productos que cumplan con determinadas condiciones establecidas en la consulta correspondiente. Campos Campo Descripcin Producto Inicial / Final Slo con Existencias Almacn Lnea Apyate en la tecla de ayuda F2 para seleccionar el rango de productos que deseas ver en tu catlogo. Solo se incluirn los productos con existencias para los almacenes especificados. Al especificar un nmero de almacn en esta opcin te permite incluir en la consulta los productos que pertenecen a un almacn en especial. Puedes indicar que se incluyan en la consulta nicamente productos con una lnea de productos especfica.
Ordenar por Selecciona de la lista desplegable una opcin respecto a la cual deseas que se ordenen los registros para su Ascendente / consulta, ya sea de manera ascendente o descendente. Descendente Botn Si la base de datos que utilizas no es ASPEL p.ej. Paradox, SQL server, etc. y necesitas filtrar la consulta con un criterio diferente al del filtro utiliza este botn para desplegar el dilogo personalizar Query el cual te permitir definir un Query para la consulta.
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Para mayor informacin de la opcin Restaurar y del filtro SQL dirgete a los temas que se indica. Una vez definidas las caractersticas de tu seleccin, oprime Aceptar. Recuerda que puedes almacenar las especificaciones de un filtro y asignarlas en cualquiera de las pestaas que se encuentran en la parte inferior de la ventana de tu catlogo.
Ver: Filtro SQL Filtros personalizables Restaurar
Generacin de almacenes Acceso
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Mdulo Inventarios, Men Archivos, opcin catlogo de Multialmacn, oprimir el botn de generacin de almacn: de herramientas de la ventana de Multialmacn. Men Herramientas del mdulo de Inventarios, opcin Generacin de almacenes.
de la barra
Qu es Este proceso te brinda una manera rpida de transportar una serie de productos a un nuevo almacn. Campos Campo Descripcin Clave del Desde / Hasta producto Elige el rango de productos que deseas registrar en el almacn destino. Puedes elegir nicamente el envo de los productos que cumplan con una determinada lnea (ejemplo de lnea: "ALG" (algodn), "BRO" (brocas), etc. )
Lnea de producto
Almacn Fuente / Destino Indica en el campo Fuente el almacn del cual se tomarn las claves de los productos que sern registrados en el almacn Destino. Botones Botn Descripcin Ejecuta las acciones indicadas en la ventana. Cierra la ventana sin realizar alguna accin. Despliega el ayuda electrnica del sistema. Nota:
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Despus de presionar el botn Aceptar, el sistema te presenta el mensaje de "Registros procesados X" en donde X representa la cantidad de productos que fueron registrados en el almacn destino. Cuando ests registrando un rango de productos que ya existen en el almacn destino y presionas el botn Cancelar despus de haber realizado el registro de algunos, el sistema te enva el mensaje "ltimo producto transferido X", en donde X representa la clave del ltimo producto que fue registrado de dicho rango.
Problemas y soluciones Problema
Solucin
"El producto "X" ya existe en el Quieres registrar un producto que ya existe en el almacn destino. Presiona S para reemplazarlo. almacn "Y" Desea Presiona No si no deseas que sea reemplazado. Presiona S a todo, en el caso de que sean varios los reemplazarlo?" productos que vayan a ser reemplazados o presiona Cancelar para no realizar el registro de ningn producto. Tema relacionado: Multialmacn
Reporte de inventario fsico (men Reportes) Acceso l Mdulo de Inventarios, Men Reportes, opcin Inventarios y servicios / Inventario fsico. Qu es l El listado de Inventario Fsico te servir para comparar las cantidades de producto almacenado en la bodega contra las registradas en el Catlogo de productos (Inventarios y servicios). l Aqu podrs consultar: la clave del Producto, su Descripcin, la Unidad de salida en que se mide, la clave de Control de almacn, la fecha de ltima compra, las Existencias registradas en el sistema (si as lo pides), un espacio para anotar las existencias fsicas y otro para anotar las diferencias entre estos dos rubros. l Este reporte slo lo puedes emitir cuando no ests trabajando con la opcin de Multialmacn. Si est activada, en lugar de un listado de Inventario Fsico podrs emitir un Reporte de Requisiciones y la relacin del inventario fsico formar parte de los Reportes del Catlogo de Multialmacn. Campos Campo Descripcin Clave de Sirve para indicar los productos cuya informacin deseas incluir en el reporte. Cuentas con los delimitadores Desde y producto Hasta y la tecla de ayuda F2 (F7 Ayuda fontica) para elegir la clave de los productos incluidos en el archivo de datos. Desde / Si no indicas una clave de producto especfica para estos rubros, el sistema asumir que el reporte debe contener la Hasta informacin de todos los artculos almacenados en el catlogo. Lnea Control almacn Incluye El reporte te permite imprimir solo los productos por lneas, si no se indica una lnea en particular, el sistema generara el reporte de todos los productos pendientes de todas las lneas que se manejen. de Podrs obtener este reporte para aquellos productos que cumplan con el control de almacn que indiques en este campo. Existencias: Al activar este campo, el reporte contendr una columna con las existencias registradas segn los movimientos llevados a cabo en los mdulos de Facturas y Vendedores, Compras o en Movimientos al Inventario, es decir, los registrados en el sistema. Si se le indica al sistema que no se requieren existencias, entonces slo mostrar las columnas de "Existencias Fsicas" y "Diferencias", con lo que, para obtener la diferencia, ser necesario cotejar cada producto con los controles de inventario que se utilicen en tu empresa. Diferencias: Si activas esta casilla, el reporte mostrar las existencias capturadas en el proceso de Inventario fsico, as como las diferencias entre las existencias registradas en el sistema y las capturadas en el proceso. Ordenado por El sistema originalmente ordena los reportes por Clave de producto; sin embargo, puedes definir bajo qu otro campo (Descripcin, Lnea, Control de Almacn, Existencia o ltima Compra), deseas ordenar la informacin en los mismos. Si ordenas por Descripcin, el sistema acomodar los registros en tu reporte colocando en primer trmino aquellos cuya descripcin inicia con "A", luego los que empiezan por "B", etc. (en orden alfabtico). Cada uno de los reportes cuenta con diferentes opciones. La opcin que se elija ser temporal para el reporte actual. Esta casilla es activada automticamente por el sistema cuando agrupas productos para estructurar la informacin del reporte, mediante la eleccin de posiciones de la clave para dividir la informacin en grupos Pero te proporciona la posibilidad de desactivarla en caso de que no desear estructurar la informacin del reporte. Aspel-SAE siempre sugerir un encabezado para el listado a emitir. Sin embargo, puede ser modificado para reflejar en mayor grado el tipo de informacin que contiene.
Considera grupos Titulo Botones Botn
Tema relacionado: Reportes del Catlogo de Inventarios y servicios
Krdex Acceso
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Mdulo Inventarios, Men Archivos Inventarios y servicios / Posicionarse sobre el registro que se desea consultar / Men Archivos, opcin Krdex. Abierta la consulta del Catlogo de Inventarios y servicios desde la Barra de herramientas del mdulo de Inventarios o desde la barra de herramientas de la ventana del catlogo, con el botn: .
Qu es Esta consulta presenta el resumen de los movimientos al inventario de un producto en el orden en que fueron realizados. Con ello se facilita conocer el comportamiento del producto en un determinado periodo, sus existencias, sus salidas, as como los costos originados por los movimientos presentados. Manejo Para obtener la consulta de Krdex del producto debes tenerlo seleccionado en la consulta de Inventarios y servicios. En la parte superior de la ventana de consulta del Krdex, se muestra informacin del producto tal como la Unidad de entrada, la Unidad de salida, el nmero de Control de almacn, la Fecha ltima de compra, el Stock mnimo y mximo, la Existencia actual y el Tipo de costeo. La informacin que tambin presenta el Krdex es la de todos los movimientos del producto, de tal forma que se puede conocer: la Fecha, el tipo de Movimiento, el nmero de Documento, el nmero de Almacn, la Cantidad de Entrada / Salida, las Existencias despus de efectuar el movimiento, el costo operado en cada movimiento a partir del mtodo de costeo definido para el producto y las capas generadas por el mismo, (cuando se trabaja con los mtodos de costeo U.E.P.S. y P.E.P.S). Advierte que la consulta presenta todos los movimientos agrupndolos de acuerdo al almacn en que se registraron. Debido a que los Servicios y Kits no son inventariables, no existe una consulta de Krdex para ellos. Tampoco existe una consulta de Krdex para los productos que sean un Modelo de grupo de productos. La ventana del Krdex es la siguiente:
Esta ventana de consulta cuenta con una barra de herramientas cuyos botones te permitirn realizan diversas acciones dentro del Krdex: Barra de Herramientas Botn Descripcin Este botn te permite Agregar un movimiento al inventario desde esta consulta del Krdex. Mediante este botn podrs Buscar un movimiento al inventario del producto dentro de la ventana de consulta del Krdex . A travs de esta opcin puedes aplicar un Filtro para los movimientos que se muestra en la consulta, para visualizar nicamente la informacin que cumpla con las caractersticas que indiques. Te despliega una ventana en la que puedes configurar tus Opciones de impresin para que puedas imprimir la informacin de la consulta del Krdex. Te permite aplicar un Cambio de unidades en la visualizacin de la consulta de las unidades de salida a las unidades de entrada en caso de que el producto maneje unidades de entrada y de salida distintas.
Nota: Observa que en la parte inferior de la ventana se encuentran algunas pestaas que estn personalizadas con filtros importantes, pero puedes modificarlas o agregarle definiciones, dependiendo de tus necesidades. La pestaa Principal no podr modificarse ya que es la que por omisin tiene configurada el sistema y en la cual se incluyen todos los registros de la consulta. Para mayor informacin acerca de este tema dirgete a: Personalizacin de filtros Ver: Agregar movimientos desde el Krdex Buscar movimientos en el Krdex Filtrar movimientos en el Krdex Consulta movimientos en el Krdex Cambio de unidades en el Krdex
Agregar movimientos al inventario desde la consulta de Krdex Acceso
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Mdulo Inventarios / Men Archivos, opcin Krdex / Men Edicin, opcin Agregar. O desde la barra de Herramientas de la consulta del krdex con el botn O con las teclas de acceso rpido Alt+Insert. .
Qu es Si ests revisando la consulta de Krdex de cierto producto y detectas que hizo falta registrar un movimiento, podrs darlo de alta sin necesidad de salirte de esta consulta. Campos Carpeta Datos Generales Campo Descripcin Referencia: Fecha Documento Tipo Mov. En este espacio debers poner el da, mes y ao del movimiento efectuado al inventario; se sugiere la fecha de acceso al sistema. En este campo cuentas con un espacio de 9 caracteres para anotar una referencia o nmero de documento, que te permitir identificar y organizar el movimiento de acuerdo con la documentacin interna de tu empresa. El concepto que aqu indiques ser con el que se registre el movimiento al inventario. El sistema te permite elegir entre los conceptos que tienes definidos en tu catlogo de Conceptos de Movimientos al Inventario, por omisin el sistema te propone el concepto de compras. Puedes indicar la cantidad de cada producto involucrada en el movimiento. La cantidad a especificar debe estar en trminos de la unidad de salida, es decir, si la unidad de entrada es cajas (Cj) y la de salida son piezas, debers proporcionar la cantidad en trminos de piezas. Campo informativo que te muestra la unidad de salida que maneja el producto. Cuando el movimiento que ests registrando sea de Entrada, el sistema te permite capturar el precio al que se adquiri la mercanca (costo). El sistema sugerir como costo unitario la cifra anotada en el campo correspondiente al costo promedio del producto del catlogo de Inventarios y servicios. Cuando ests efectuando un movimiento de Salida, el sistema presentar el costo unitario y no permitir cambiarlo. Sin embargo, ste no es el costo con que se registra la salida; ste se calcula de acuerdo con el mtodo de costeo definido para cada producto hasta el momento de aceptar los datos. Aparece el resultado de multiplicar el nmero de productos por el costo unitario. nicamente si ests trabajando con Multialmacn, el sistema te permitir seleccionar a cul de ellos asignars el movimiento. Muestra la cantidad de artculos existentes en el almacn de un determinado producto. / Cuando selecciones algn No. de concepto que est asociado a algn cliente o a un proveedor, mediante el botn podrs seleccionar de la lista al proveedor o cliente que desees segn el Catlogo correspondiente. Si no especificas a un proveedor o cliente asociado al documento, el sistema te enva un mensaje con esta indicacin.
Montos: Cantidad
Unidad Costo
Total Almacn Existencia Cliente Proveedor
Carpeta Observaciones Anota algn comentario adicional que desees hacer acerca movimiento al inventario que ests realizando. Botones Botn Descripcin Ejecuta las especificaciones indicadas y cierra la ventana. Cierra la ventana sin realizar alguna accin. Despliega el Ayuda electrnica del sistema. Solamente si el producto maneja nmeros de serie aparecer activo este botn. Utiliza esta opcin para dar de alta a los Nmeros de serie de tus productos.
Te permite indicar el Nmero de lote y/o pedimento de los productos. Este botn nicamente aparece activo cuando ha sido indicado que el producto manejar Lotes y/o Pedimentos. Notas: Despus de presionar el botn de Aceptar a la ventana del Alta de movimientos: l Si el producto maneja Nmeros de serie y no los has indicado, el sistema te preguntar si deseas capturarlos y si le dices que Si, te presentar la pantalla de Nmeros de Serie para su captura. l El mismo caso se presenta para los productos donde se manejen Lotes y Pedimentos, el sistema presentar la pantalla del Alta de pedimentos Aduanales y Lotes. l El sistema le asigna un nmero de folio al movimiento al inventario que ests realizando, el cual puedes consultar cuando accedas a la Consulta de movimientos al inventario. Temas relacionados: Krdex Agregar movimientos al inventario Nmeros de serie
Buscar movimientos en el Krdex Acceso
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Mdulo Inventarios, Men Archivos / opcin Krdex / Men Ver / opcin Buscar. Desde la Barra de herramientas, con el botn o la tecla F3
Qu es En la consulta de Krdex puedes buscar algn movimiento en especfico. La pantalla de bsqueda nos muestra los siguientes campos: Campos Campo Descripcin Tipos de movimiento Selecciona de la lista de movimientos disponibles los tipos de movimiento (de entrada o de salida) que deseas buscar y oprime Agregar. De esta manera, los tipos de movimientos que se seleccionen, se incluirn en la bsqueda. Mediante este campo podrs localizar un movimiento por la fecha en que se realiz. Aqu puedes anotar el nmero de documento asociado al movimiento que deseas encontrar. Mediante estos dos campos se localiza aqul o aquellos registros cuyo valor sea exacto, mayor, mayor o igual, menor o menor o igual que la cantidad anotada. Puedes indicar esta cantidad por medio de la calculadora del sistema empleando la tecla de funcin F2. Usa estos botones para indicar en qu sentido se realizar la bsqueda. Tema relacionado: Krdex
Fecha Documento Cantidad / Incluye
Filtrar movimientos en el Krdex Acceso
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Mdulo Inventarios, Men Archivos, opcin Inventarios y servicios / Men Archivos / opcin Krdex / Men Ver / opcin Filtrar. O desde la Barra de herramientas de la ventana de consulta del Krdex, con el botn: o la tecla F5.
Qu es En la consulta de Krdex puedes filtrar todos tus movimientos o slo algunos en especfico. La pantalla de filtrado nos muestra los siguientes campos: Campos Campo Descripcin Fecha Final Inicial / Con este campo indica un periodo de tiempo en el que se incluyan los movimientos del krdex que necesitas filtrar. Indica en esta lista desplegable el nmero de almacn del que deseas consultar los movimientos.
Almacn
Tipos de Selecciona de la lista de movimientos disponibles los tipos de movimiento (de entrada o de salida) que deseas filtrar. movimiento De esta manera, los tipos de movimientos seleccionados se incluirn en la bsqueda. Esencial Una vez definidas las caractersticas de tu seleccin, oprime Aceptar. Recuerda que puedes almacenar las especificaciones de un filtro y asignarlas en cualquiera de las pestaas que se encuentran en la parte inferior de la ventana de tu catlogo. Para mayor informacin consulta: Filtro SQL Filtros personalizables Restaurar Tema relacionado: Krdex
Manejo de nmeros de serie Agregar nmeros de serie Modificar nmeros de serie Traspaso de Nmeros de Serie
Agregar nmeros de serie Acceso
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Mdulo Inventarios / Men Archivos / Nmeros de serie / Anotar o seleccionar el producto que tiene nmeros de serie, para ingresar a la ventana del catlogo de Nmeros de serie / Elegir del Men Edicin la opcin Agregar. O desde la Barra de herramientas del catlogo de Nmeros de serie, con el botn .
Qu es Esta opcin te permite registrar nuevos nmeros de serie del producto elegido. Manejo El sistema slo te permite dar de alta un nmero de serie diferente y/o nico para cada producto del mismo tipo. Sin embargo, un producto del mismo tipo puede tener los mismos nmeros de serie pero para almacenes distintos. Por otro lado, diferentes tipos de productos pueden tener asignados un mismo nmero de serie dentro del mismo almacn. Al indicar la Cantidad de nmeros de serie solicitados y pasar al siguiente campo, el sistema presenta automticamente en la parte inferior de la ventana, los campos en donde se capturarn los nmeros de serie. stos pueden ser ingresados de manera manual, es decir, uno por uno; por lo que si alguno de los indicados est repetido enviar un mensaje indicando "Este nmero de serie ya ha sido ingresado en la captura actual. Se estn duplicando los nmeros de serie" y le pone momentneamente un estatus de "Duplicado". Si haces caso omiso a esta indicacin, el sistema te permite continuar con la captura de los nmeros de serie restantes, sin embargo, al momento de pedirle que grabe la informacin ingresada, te advierte que "No se puede grabar mientras existan nmeros de serie duplicados o invlidos" y no podrs almacenar la informacin hasta que asignes nmeros de serie diferentes. Tambin los nmeros de serie pueden ser generados de manera automtica, al especificarle al sistema que deseas que stos sean secuenciales. Campos Campo Descripcin Cantidad Almacn Documento Producto Es el total de artculos a los que se asignar un nmero de serie. Es el almacn en donde se registrarn los nmeros de serie para el producto indicado. Este rubro tendr nicamente una funcin informativa y de organizacin de los datos. Servir para sealar el nmero de documento al que pertenecen los nmeros de serie dados de alta (p.ej., el nmero de la factura o traspaso). Cuentas con el ayuda F2 para indicar la clave del producto al que deseas asignar los nmeros de serie. Si el producto no se encuentra registrado en el almacn, no ser posible continuar con la captura; es necesario agregarlo primero en el almacn correspondiente. Adems, debers haber indicado que manejar nmeros de serie. Es la fecha en que se registra el movimiento.
Fecha
Movimiento al Selecciona de la lista desplegable el tipo de movimiento al inventario al cual se asocian los nmeros de serie. inventario Nmero serie de En este rubro se indica el primer nmero de serie que se asignar a los productos y a partir del cual se generarn los siguientes nmeros de serie en caso que desees que sean secuenciales. Cabe aclarar que si el ltimo carcter es una letra, el sistema no genera los consecutivos de dicha letra segn el orden alfabtico, sino que agrega un carcter numrico secuencial adicional al nmero de serie que aqu indiques. Ejemplo: Nmero de serie, 456A; Nmeros de serie secuenciales, 456A1, 456A2, 457A3 Activa esta casilla para asignar un nmero de serie consecutivo a cada artculo; el sistema iniciar la secuencia a partir de los ltimos caracteres del nmero de serie anotado en el campo de este mismo nombre. Si requieres asignarle un nmero de serie diferente para cada artculo que no sean secuenciales, deja esta opcin sin activar. de Aqu se despliegan los nmeros de serie para cada unidad de producto; si indicaste que los nmeros seran secuenciales, en esta columna se desplegarn automticamente los nmeros de serie correspondientes a cada artculo. En caso de haber elegido capturarlos manualmente y se encontrara alguno repetido, el sistema lo informar y dejar su estatus en Duplicado, para que t le asignes otro. Al oprimir la tecla F2 o el botn podrs consultar los nmeros de serie dados de alta para este producto en el almacn con el que ests trabajando y el estatus de los mismos, como una ayuda para evitar duplicar alguno. Estatus El estatus del nmero slo se desplegar en esta columna y no podr ser modificado. Los estatus que puede asumir un nmero de serie son: Disponible: Indica que el nmero de serie de un producto ha sido almacenado y puede utilizarse en cualquier movimiento siempre y cuando no se trate de un movimiento de entrada. No disponible: Indica que el artculo correspondiente al nmero de serie no puede venderse o remisionarse. Vendido: Se despliega cuando el artculo asociado al nmero de serie ha sido utilizado en una factura. Para que se
Secuencial
Nmeros serie
despliegue este estatus NO ser necesario que Facturacin trabaje de forma integrada con Inventarios y Servicios. Baja: Este estatus indicar que el nmero de serie ya no forma parte del inventario. Defectuoso: El nmero de serie fue devuelto o dado de baja del almacn, porque el producto asociado a l presentaba algn defecto. Este estatus no lo asigna el sistema de manera automtica, sino es el usuario quien lo modifica. Los siguientes son estatus momentneos que puede tener un nmero de serie y son producidos por algn error en la captura: No registrado: Aparece cuando se dan de alta nmeros de serie que no hayan sido almacenados con algn movimiento anterior. Una vez que los nmeros de serie hayan sido grabados, este estatus cambia al de "Disponible". Duplicado: Significa que el nmero que ests dando de alta, ya lo tienes asignado en la captura actual que ests realizando. Una vez que asignas un nmero de serie diferente, este tipo de estatus desaparece y cambia al estatus de "No registrado". Invlido: Significa que el nmero de serie que ests creando ya haba sido de alta con anterioridad para ese tipo de producto. Ocurre lo mismo que con el tipo de estatus anterior, despus de asignar un nmero de serie distinto, cambia a un estatus de "No registrado". A continuacin se presenta un resumen de lo que sucede con el estatus de nmeros de serie, dependiendo del mdulo desde el cual se realice el movimiento: Movimiento 1. 2. 3. 4. 5. 6. COMPRA DEVOLUCIN DE VENTA(**) ENTRADAS DE FBRICA CANCELACIN DE FACTURA (**) Asigna desde el mdulo Compras Movimientos al Inventario Facturacin Movimientos al Inventario Movimientos al Inventario Facturas y Vendedores Movimientos al Inventario Estatus Disponible Disponible Disponible Disponible Disponible Disponible, Vendido Disponible, Vendido Disponible Disponible Vendido No disponible Baja No disponible No disponible No disponible No disponible
CANCELACIN DE DEVOLUCIN DE COMPRA (**) En Compras no existe la opcin Movimientos al Inventario AJUSTE Movimientos al Inventario Facturas y Vendedores Movimientos al Inventario Compras Movimientos al Inventario Movimientos al Inventario Movimientos al Inventario Movimientos al Inventario
51 VENTAS 52 DEVOLUCIN DE COMPRA 53 SALIDA A FBRICA 54 PRDIDAS 55 MERMAS (*) 56 CANCELACIN DE VENTA
En Facturacin no existe la opcin No disponible Movimientos al Inventario No disponible
Compras Baja Movimientos al Inventario No disponible (*) Los conceptos de Entrada y Salida en traspaso entre almacenes no afectan a los Nmeros de Serie. Para el traspaso de nmeros de serie nicamente se permiten nmeros de serie cuyo estatus Disponible. (**) Cuando se realiza una cancelacin y/o Devolucin de un documento la referencia de los nmeros de serie se perdern. Botones Botn Descripcin Utiliza este botn (o la tecla F3) para guardar los datos de los nmeros de serie que hayas capturado. El sistema te preguntar est seguro que desea grabar?. Presiona S para que la informacin sea almacenada. Este botn sirve para generar la secuencia de los nmeros de serie si deseas que stos sean creados de manera automtica. (Tambin puedes usar las teclas CTRL + F7) Problemas y Soluciones Problema
57 CANCELACIN DE COMPRA
Solucin
"El nmero de serie generado no Ests utilizando en el campo No. De Serie un nmero de serie que al momento de generar los puede usarse para este movimiento nmeros de serie de manera secuencial y automtica, genera entre ellos algn nmero de serie
al inventario" que ya ha sido creado con anterioridad, duplicndose. Asigna otro nmero de serie para generar
al inventario" que ya ha sido creado con anterioridad, duplicndose. Asigna otro nmero de serie para generar tu secuencia y consulta con la tecla F2 o clic en el botn utilizado. para que verifiques cules ya has
"Este tipo de movimiento al Realizaste la captura de un nmero de serie que ya habas dado de alta con anterioridad para ese inventario no permite usar nmeros tipo de producto. Ingresa un nmero de serie distinto y utiliza la tecla F2 o clic en el botn para de serie cuyo estatus sea "X" que consultar los nmeros de serie que ya hayas asignado. "Para poder grabar deber capturar todos los nmeros de serie, o utilice la tecla F8 para borrar los registros en blanco" Temas relacionados: Parmetros de Inventarios Modificar nmeros de serie Traspaso de Nmeros de Serie Consulta de Nmeros de serie Le ests indicando al sistema que grabe la informacin de los nmeros de serie ingresada, pero existe algn nmero de serie que omitiste capturar segn la cantidad de nmeros de serie que indicaste que capturaras. Ingresa el nmero de serie faltante o elimina el campo en blanco con la tecla F8.
Modificar un nmero de serie Acceso
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Mdulo Inventarios / Men Archivos, opcin Nmeros de serie / Anotar el producto que tiene nmeros de serie, para ingresar a la ventana del catlogo de Nmeros de serie / Posicionarse con el cursor sobre el registro que se desea modificar / Hacer doble clic en el mismo elegir del Men Edicin la opcin Modificar. O desde la Barra de herramientas del catlogo de Consulta de nmeros de serie, estando sobre el registro, con el botn las teclas ALT + Backspace. o
Qu es Esta opcin te permite modificar alguna informacin referente a los nmeros de serie dados de alta. Manejo El campo Estatus es el nico que podrs modificar. No podrs modificar la informacin referente al producto, es decir, su Clave, No. De serie y Almacn. Al oprimir Aceptar se guardan las modificaciones y se regresa a la ventana de Consulta de nmeros de serie del producto en dicho almacn. Campos Campo Descripcin Producto Almacn Estatus Botones Botn Campo informativo con la clave del producto al que estn asociados los nmeros de serie. Campo informativo que indica el nmero de almacn al cual pertenece el producto con los nmeros de serie. Elige uno de los estatus disponibles de la lista desplegable ( para modificar el estado del nmero de serie. No. de serie Campo informativo con el nmero de serie al que ests realizando la modificaci n.
Descripcin Cierra la ventana de modificacin y guarda los cambios efectuados. Cierra la ventana de modificacin sin guardar los cambios efectuados. Despliega el ayuda electrnica del sistema.
Tema relacionado: Agregar nmeros de serie Consulta de Nmeros de serie
Filtrar un nmero de serie Acceso
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Mdulo Inventarios / Men Archivos, opcin Nmeros de serie / Anotar el producto que tiene nmeros de serie, para ingresar a la ventana del catlogo de Nmeros de serie / Elegir del Men Ver la opcin Filtrar.
l O desde la Barra de herramientas del catlogo de Nmeros de serie, con el botn o la tecla F5. Qu es Al igual que el resto de las consultas, el catlogo de Nmeros de Serie cuenta con la posibilidad de realizar filtros o selecciones de informacin, mediante los siguientes campos: Campos Campo Descripcin
Nmero serie
deEn este campo puedes especificar los caracteres que forman la clave de los nmeros de serie a desplegar. Auxliate para ello, con el signo "%", para representar varios caracteres y el signo de "_" para representar un carcter, al utilizarlos como comodines para que se incluyan todos aquellos nmeros que tengan en comn los caracteres restantes a los sustituidos por los comodines. Puedes indicar el estatus de los nmeros de serie a consultar, pudiendo elegir entre: Todos, Disponible, Vendido, No disponible, Defectuoso o Baja. Selecciona el nmero de almacn en el cual se encuentra el nmero de serie que desees localizar. Al marcar una de estas casillas, indicas al sistema sobre qu fechas vas a filtrar, si sobre fecha de entrada o fecha de salida. Este campo no tendr ningn efecto si no defines un rango de fechas. por Al activar esta casilla, aqu defines un rango de fechas para que el sistema seleccione nicamente los nmeros de serie que tienen registradas esas fechas con un movimiento de entrada o salida de acuerdo al campo anterior. / Selecciona los nmeros de serie cuyo nmero de documento sea igual al aqu indicado.
Estatus Almacn Filtrar por Filtro fecha Desde Hasta
Documento Botones Botn
Descripcin Cierra la ventana del filtro y efecta las especificaciones que indicaste para el filtro de la informacin de los nmeros de serie. Cierra la ventana del filtro sin llevar a cabo las especificaciones que sealaste para el filtro de la informacin. Despliega el ayuda electrnica del sistema.
Temas relacionados: Filtros personalizables Consulta de nmeros de serie
Pedimentos aduanales y lotes Acceso
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Mdulo Inventarios / Men Archivos, opcin Pedimento aduanales y Lotes. Desde el catlogo de Inventarios y servicios, estando posicionado en el producto, con el botn .
Qu es Este catlogo te permite controlar tu informacin de nmero de lotes y pedimentos aduanales para aquellos productos que manejen esta informacin. Consulta los siguientes temas relacionados: Alta de lotes y pedimentos Modificar informacin de pedimentos y lotes Eliminar lotes y pedimentos Reporte de pedimentos y lotes
Alta de pedimentos y lotes Acceso l Mdulo Inventarios / Men Archivos, opcin Pedimento aduanales y Lotes / Men Edicin / Agregar.
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O desde la Barra de herramientas de este catlogo, con el botn:
O desde Men Archivos, opcin Movimientos al inventario / Men edicin, opcin Agregar / Botn de la barra de herramientas de la ventana del Alta de movimientos al inventario. O despus de seleccionar a un producto que maneje Pedimentos y Lotes en el Alta de movimientos al inventario.
Qu es Para dar de alta un Lote y/o Pedimento tendrs dos maneras de realizarlo: En lnea. En el momento de realizar una recepcin de mercanca, al capturar la partida del producto que maneja Lotes y Pedimentos cuando des entrada al registro, despus de anotar las observaciones, el sistema te presenta una ventana para el alta de esta informacin. Manualmente. Desde el mdulo de Inventarios, en la consulta de Inventarios y servicios (ver Ruta de acceso anterior). Nota: Si compras o facturas y no est integrado a Inventarios de todas formas se afecta el catlogo de lotes y pedimentos, por los movimientos registrados en los mdulos mencionados. Alta de productos en el inventario La ventana de alta que se presenta en los dos casos contiene los siguientes campos: Campos Campo Descripcin Clave Campo informativo que muestra la clave del producto. Cantidad Si el Alta es en lnea, en este campo aparecer la cantidad indicada en la partida de la recepcin, y no podr ser modificada. Si el alta es desde el catlogo de pedimentos se indicar la cantidad de productos afectados por el pedimento. Pestaa Pedimento Pedimento Escribe el nmero de Pedimento aduanal. Si no lo indicas y le das aceptar a la ventana del Alta, el sistema te enva el mensaje: "No se proporcion nmero de pedimento". Fecha Aduana Indica la fecha de ingreso de los productos a tu inventario. Escribe el nombre de la Aduana por la que entr el producto, el nombre de la aduana se guarda en un Men que podr consultarse posteriormente. Pestaa Lote Lote Escribe el nmero de lote de los productos. Si no lo especificas, en el momento que le das aceptar a la ventana del alta, el sistema te lo indica con un mensaje: "No se proporcion nmero de lote". Fecha Indica la fecha de caducidad del lote de productos en caso de que los productos lo manejen. Caducidad Pestaa Observaciones Si se desea agregar alguna observacin al producto se agrega desde esta pestaa. Nota: Si activas la casilla que dice "Tomar esta informacin para los siguientes productos" Botones Botn Descripcin Guarda la informacin proporcionada y cierra la ventana de captura del Alta de Pedimentos Aduanales y Lotes. Cierra la ventana de captura sin realizar accin alguna. Despliega el ayuda electrnica del sistema. Temas relacionados: Modificar pedimentos y lotes Eliminar pedimentos y lotes
Reporte de pedimentos y lotes
Modificar informacin de pedimentos y lotes Acceso
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Mdulo Inventarios / Men Archivos, opcin Pedimento aduanales y Lotes / Men Edicin / Modificar.
l O desde la Barra de herramientas de este catlogo, con el botn: . Qu es Esta opcin te permite cambiar informacin de lotes y pedimentos de un producto. Los campos que podrs modificar son: Para Pedimentos: Cantidad, Fecha, Aduana. Para Lotes: Cantidad y Fecha de caducidad. Temas relacionados: Alta de pedimentos y lotes Eliminar pedimentos y lotes Reporte de pedimentos y lotes
Eliminar pedimentos y lotes Acceso
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Mdulo Inventarios / Men Archivos, opcin Pedimento aduanales y Lotes / Men Edicin / Eliminar.
l O desde la Barra de herramientas de este catlogo, con el botn: . Qu es Esta opcin te permite eliminar lotes y pedimentos de un producto. Nota Cuando hay demasiados productos con lotes y pedimentos que tienen existencias en cero, lo ms aconsejable es que no elimines esta informacin y la compactes utilizando la funcin de compactacin de Control de archivos. Temas relacionados: Control de archivos / Compactacin Alta de lotes y pedimentos Modificar de pedimentos y lotes Reporte de pedimentos y lotes
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Desde cualquier mdulo del sistema, puedes elegir del Men Archivos la opcin Catlogo de Monedas, para definir las monedas con las que podrs realizar operaciones, incluyendo su tipo de cambio.
Nota: Este catlogo slo estar disponible si estas trabajando con Multimoneda. Ver: Parmetros del sistema \ Generales En qu consiste
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El sistema te permite realizar diversas operaciones de compra-venta hasta en 99 monedas diferentes. Por omisin, el catlogo de monedas contiene las ms comunes, las cuales debes revisar y cambiar de acuerdo al tipo de cambio vigente y a tus necesidades. Para poder manejar monedas distintas a la moneda base, requieres tener activo el parmetro Multimoneda, en Configuracin / Parmetros generales. En el catlogo de Monedas puedes indicar por cada moneda definida sus caractersticas particulares de simbologa, escritura y parmetros que determinan el tipo de cambio con respecto a la moneda base. En esta parte se explica de manera general el funcionamiento del manejo multimoneda, dado que en todos los mdulos es similar.
Ventana En el catlogo de monedas de cualquiera de los mdulos del sistema se cuenta con los datos de: Descripcin, abreviatura, el tipo de cambio actual de las monedas definidas.
Botones Botn Descripcin Te permite dar de alta una moneda en el catlogo. Podrs realizar cambio en la informacin de las monedas que hayas dado de alta en el catlogo. Te presenta la opcin de poder visualizar las monedas que existen en el catlogo y posteriormente imprimas dicha informacin. Nota
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Dentro del catlogo de Monedas no se cuenta con la opcin Eliminar, debido a lo riesgoso que resultara para el sistema que desapareciera la moneda que sustenta l o los movimientos que utilicen moneda extranjera. Dentro de cada uno de los mdulos se especifican, en su momento, las diversas operaciones y repercusiones que se producen al trabajar con monedas diferentes.
Consulta en este catlogo los siguientes temas: Agregar una moneda Modifica una moneda Reporte del catlogo de monedas
Manejo de Monedas Selecciona el tema a consultar: Agregar una moneda Modifica una moneda Reporte del catlogo de monedas
Emisin de documentos Acceso
l Mdulo Inventarios / Men Reportes, opcin Administrador de Reportes al seleccionar un reporte tipo FTO. Qu es Con esta opcin puedes emitir documentos con los formatos propios de este mdulo, o bien crear los propios para Inventarios, pero desde el Editor de formatos y emitirlos desde esta opcin. Por ejemplo, puedes crear un reporte de rdenes de traspaso, otro de tus movimientos de compra, etc. de manera que cubras todas las necesidades de reportes en tu empresa. La emisin de los documentos de Inventarios que utilicen un formato tipo FTO, se realiza de manera similar, por lo que la explicacin de la siguiente ventana, se aplicar a cualquiera de dichos documentos:
Esta ventana de emisin de documentos contiene campos genricos de Inventarios como lo son: Campos Campo Descripcin Producto Desde / Hasta Especifica un rango de productos de los cuales deseas que se emita el reporte.
Fecha de operacin Puedes seleccionar determinados documentos para su emisin, estableciendo un rango de fechas. Desde / Hasta Lnea de producto Cliente / Proveedor Almacn Documento Ruta Formato impresin Botones Botn Seala una lnea en particular de la cual deseas que se incluyan los documentos en el reporte. Indica la clave de un cliente o proveedor, para que nicamente se consideren en el reporte, los documentos asociados a ellos. Selecciona el nmero de almacn del cual deseas que se emita el reporte de los documentos. Puedes indicar el nmero de un documento en especfico para su impresin. Indica la ruta en donde se encuentra localizado el archivo del formato a imprimir. de Elige el formato de impresin que utilizars para emitir tu reporte. Tipo de movimiento Selecciona los documentos que hayan realizado algn tipo de movimiento en particular.
Descripcin Oprime este botn si deseas personalizar tus reportes de inventarios mediante el Editor de formatos. Cierra la ventana y ejecuta las indicaciones solicitadas. Cierra la ventana sin realizar ninguna indicacin.
Despliega el ayuda electrnica del sistema. Con estos campos ser ms que suficiente para poder armar reportes de inventarios personalizados conforme a tus necesidades. Temas relacionados: Editor de formatos Administrador de reportes
Reporte de productos Acceso l Mdulo de Inventarios, Men Reportes, opcin Inventarios y servicios / Productos. Qu es A travs de este reporte obtendrs el listado completo de tu Catlogo de productos existentes en tu Inventario. Campos Campo Descripcin Clave de Especifica un rango de productos de los cuales se emitir el reporte. producto Sirve para indicar los productos cuya informacin deseas incluir en el reporte. Cuentas con los delimitadores Desde y Desde / Hasta Hasta y la tecla de ayuda F2 (F7 Ayuda fontica) para elegir la clave de los productos incluidos en el archivo de datos. Si no indicas una clave de producto especfica para estos rubros, el sistema asumir que el reporte debe contener la informacin de todos los artculos almacenados en el catlogo. Incluye Se puede especificar que el reporte contenga los productos que cumplan con los siguientes criterios: Almacn y No.: Si manejas Multialmacn, se activa la casilla y puedes especificar el nmero de almacn en particular del que desees el reporte de productos. Observaciones: Indica si quieres que el reporte te muestre las observaciones de los productos activando la casilla. Control de almacn: Elige los productos a considerar en el reporte con base a su Control de almacn. Lnea: Especifica la lnea de los productos a considerar. Tambin podrs seleccionar el tipo de inventario a reportar (Productos, Servicios, Kits, Grupo de productos o Todos). Ordenado por El sistema originalmente ordena los reportes por Clave de producto; sin embargo, puedes definir bajo qu otro campo (Lnea, Descripcin, Control de Almacn, Existencia, ltima Compra, ltima Venta), deseas ordenar la informacin en los mismos. Si ordenas por Descripcin, el sistema acomodar los registros en tu reporte colocando en primer trmino aquellos cuya descripcin inicia con "A", luego los que empiezan por "B", etc. (en orden alfabtico). Cada uno de los reportes cuenta con diferentes opciones. La opcin que se elija ser temporal para el reporte actual. Slo con Activa esta casilla para que en el reporte nicamente se contemplen aquellos productos que tengan existencia. existencia Considera grupos Ttulo Botones Botn Esta casilla es activada automticamente por el sistema cuando agrupas productos para estructurar la informacin del reporte, mediante la eleccin de posiciones de la clave para dividir la informacin en grupos Pero te proporciona la posibilidad de desactivarla en caso de que no desear estructurar la informacin del reporte. Escribe un ttulo para el reporte. Aspel-SAE siempre sugerir un encabezado para el listado a emitir. Sin embargo, puede ser modificado para reflejar en mayor grado el tipo de informacin que contiene.
Reporte de lista de precios Acceso l Mdulo de Inventarios, Men Reportes, opcin Inventarios y servicios / Lista de precios. Qu es Este reporte tiene una doble funcin; para que proporciones una lista de precios a tus clientes y/o para cubrir necesidades de informacin dentro de tu empresa, dado que te permite conocer informacin muy valiosa, como la fecha de ltima compra, las existencias por producto as como las diferentes listas de precios. Campos Campo Descripcin Clave del Sirve para indicar los productos cuya informacin deseas incluir en el reporte. Cuentas con los delimitadores Desde y producto Hasta y la tecla de ayuda F2 (F7 Ayuda fontica) para elegir la clave de los productos incluidos en el archivo de datos. Desde / Hasta Si no indicas una clave de producto especfica para estos rubros, el sistema asumir que el reporte debe contener la informacin de todos los artculos almacenados en el catlogo. Lnea Lista cliente Incluye Selecciona una lnea del Catlogo de lneas mediante el botn productos de una lnea en particular. para que en el reporte nicamente se incluyan los
para Si activas esta casilla, el reporte contendr nicamente la clave, la descripcin del producto, la unidad de salida y hasta dos precios, que quedan a eleccin del usuario. Si no la activas, adems de la informacin anterior mostrar la clave de control de almacn, la fecha de ltima compra y el total de existencias. Impuesto: Este parmetro le indicar al sistema que uno de los dos precios que imprimir ser precio con el impuesto incluido. De manera que si eliges imprimir como primer precio el Precio de Lista 2, en la siguiente columna de tu reporte vers este precio el impuesto correspondiente (al estar activa esta opcin no podrs elegir un segundo precio a imprimir). Servicios: Este botn permitir que aparezcan en el reporte tanto los productos como los servicios. Grupo de productos: Al activar esta casilla se incluye en la consulta los grupos de productos. Kits: La opcin te permite que aparezcan en el reporte los precios de los kits, adems de los productos servicios. Slo con existencias: El reporte contendr nicamente productos que tengan existencias distintas de cero.
Precios a En este campo puedes elegir mediante listas desplegables los precios que aparecern en tu reporte (recuerda que al imprimir 1 y 2 dar de alta un producto se definieron hasta cinco diferentes tipos de precio). Podrs solicitar que muestre el Precio Pblico o los Precios de Lista 2, 3, y 4 y el Precio Mnimo. Asimismo, en la segunda opcin de la lista desplegable podrs elegir, adems de los precios anteriores, la opcin Ninguno, con la que slo aparecer un precio en el reporte. Para una captura ms rpida, el sistema acepta que anotes la primera letra de cada tipo de precio; por ejemplo, oprime "P" y aparecer el precio pblico en el campo; si oprime "L" aparecern los diferentes precios de lista cada vez que marques esta letra y finalmente, si oprimes "M" se marcar el Precio Mnimo. Ordenado por El sistema originalmente ordena los reportes por Clave de producto; sin embargo, puedes definir bajo qu otro campo (Descripcin, Lnea, Control de Almacn, Existencia), deseas ordenar la informacin en los mismos. Si ordenas por Descripcin, el sistema acomodar los registros en tu reporte colocando en primer trmino aquellos cuya descripcin inicia con "A", luego los que empiezan por "B", etc. (en orden alfabtico). Cada uno de los reportes cuenta con diferentes opciones. La opcin que se elija ser temporal para el reporte actual. Considera grupos Ttulo Botones Botn Esta casilla es activada automticamente por el sistema cuando agrupas productos para estructurar la informacin del reporte, mediante la eleccin de posiciones de la clave para dividir la informacin en grupos Pero te proporciona la posibilidad de desactivarla en caso de que no desear estructurar la informacin del reporte. Aspel-SAE siempre sugerir un encabezado para el listado a emitir. Sin embargo, puede ser modificado para reflejar en mayor grado el tipo de informacin que contiene.
Descripcin Cierra la ventana del detalle y guarda los cambios efectuados. Se cierra la ventana del detalle, sin que se guarden los cambios efectuados. Este botn te despliega una ventana que te permitir definir algunos parmetros para determinar la impresin de tu reporte. Consulta la siguiente informacin sobre esta opcin en: Opciones de impresin Mediante esta opcin podrs emitir reportes con un grado de seleccin ms especfico, a partir de los caracteres o dgitos que forman la Clave del producto.
Para ms informacin acerca de la funcin de este botn visita: Agrupar productos Despliega el ayuda electrnica del sistema. Tema relacionado: Reportes del Catlogo de Inventarios y servicios
Reporte de existencias y costos con multimoneda Acceso
l Mdulo de Inventarios, Men Reportes, opcin Inventarios y servicios / Existencias y costos. Qu es Este reporte te ayuda a verificar el ltimo costo y el costo promedio de los productos que se encuentran en el inventario de tu empresa. Contiene informacin tan valiosa como el tipo de costeo, la fecha de ltima compra, el ltimo costo, el costo promedio, las existencias y el costo total de cada producto contemplado. Campos Campo Descripcin
Clave del Sirve para indicar los productos cuya informacin deseas incluir en el reporte. Cuentas con los delimitadores Desde y producto Hasta y la tecla de ayuda F2 (F7 Ayuda fontica) para elegir la clave de los productos incluidos en el archivo de datos. Desde / Hasta Si no indicas una clave de producto especfica para estos rubros, el sistema asumir que el reporte debe contener la informacin de todos los artculos almacenados en el catlogo. Lnea Costeado por El reporte te permite considerar solo los productos de una lnea en particular. Si no se indica una lnea en particular, el sistema generara el reporte de todos los productos en existencia de todas las lneas que se manejen.
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Indica aqu cul es el tipo de costo a utilizar, para calcularlo en los productos contenidos en el reporte. Si seleccionas el Costo promedio, el "Costo Total" se obtendr multiplicando las existencias por el Costo promedio. En caso contrario se obtendr el Costo Total multiplicando las existencias por el ltimo Costo. El mtodo de costeo utilizado en la emisin de reportes no tiene nada que ver con el tipo de costeo (U.E.P.S., P.E.P.S. y Promedio) definido para cada producto. El costo que aparece en el reporte es nicamente informativo; el costo que se utiliza para registrar los movimientos al inventario es el definido en el catlogo de productos (Inventarios y Servicios).
Incluye
Almacn y No.: Genera el reporte por existencias y costos por productos por almacn. Selecciona el nmero del almacn a generar el reporte. Detalle: Al marcar esta opcin, el sistema generar el reporte con la informacin global del artculo y un desglose por almacn de las existencias y el costo promedio de dicho artculo. Adems, indicar qu porcentaje de la mercanca se encuentra almacenada en cada bodega. Si indicas un nmero de almacn, Aspel-SAE inhibir la casilla de Detalle, dado que se estara pidiendo conocer las existencias en un slo depsito. Si lo que necesitas es conocer la informacin global del producto y su situacin especfica en cada bodega, no indiques el nmero de almacn; simplemente pide esta opcin. Te incluir la lista de precios de los productos con las monedas que estn definidas e indiques que genere el reporte, esto si el sistema esta configurado para trabajar con Multimoneda en la Configuracin/ parmetros generales. El sistema originalmente ordena los reportes por Clave de producto; sin embargo, puedes definir bajo qu otro campo (Descripcin, Existencias, ltima Compra), deseas ordenar la informacin en los mismos. Si ordenas por Descripcin, el sistema acomodar los registros en tu reporte colocando en primer trmino aquellos cuya descripcin inicia con "A", luego los que empiezan por "B", etc. (en orden alfabtico). Cada uno de los reportes cuenta con diferentes opciones. La opcin que se elija ser temporal para el reporte actual.
Moneda Ordenado por
Considera grupos Ttulo Botones Botn
Esta casilla es activada automticamente por el sistema cuando agrupas productos para estructurar la informacin del reporte, mediante la eleccin de posiciones de la clave para dividir la informacin en grupos Pero te proporciona la posibilidad de desactivarla en caso de que no desear estructurar la informacin del reporte. Aspel-SAE siempre sugerir un encabezado para el listado a emitir. Sin embargo, puede ser modificado para reflejar en mayor grado el tipo de informacin que contiene.
Descripcin Cierra la ventana del detalle y guarda los cambios efectuados. Se cierra la ventana del detalle, sin que se guarden los cambios efectuados. Este botn te despliega una ventana que te permitir definir algunos parmetros para determinar la impresin de tu reporte. Consulta la siguiente informacin sobre esta opcin en: Opciones de impresin Mediante esta opcin podrs emitir reportes con un grado de seleccin ms especfico, a partir de los caracteres o dgitos que forman la Clave del producto. Para ms informacin acerca de la funcin de este botn visita:
Agrupar productos Despliega el ayuda electrnica del sistema. Tema relacionado: Reportes del Catlogo de Inventarios y servicios
Reporte de stock mnimo Acceso
l Mdulo de Inventarios, Men Reportes, opcin Inventarios y servicios / Stock mnimo. Qu es Este reporte es muy til para detectar los productos que se encuentran por debajo del Stock mnimo, sugirindote la cantidad que debes comprar para nivelar el inventario y el costo que probablemente tendr dicha adquisicin, con base en el ltimo costo del artculo. Los datos que se imprimen en el reporte son: Clave del producto, Descripcin, fecha de ltima compra, Proveedor 1 y 2, Lnea de producto, Stock mnimo, Stock mximo, Pendientes por recibir, Pendientes por surtir, Existencias, ltimo costo, Compra sugerida, Costo sugerido y Totales de los rubros de "Compra sugerida" y "Costo sugerido". El costo sugerido se calcula multiplicando la compra sugerida por el ltimo costo del artculo. Al seleccionar un proveedor, el reporte presentar nicamente los productos que ste surte, de tal forma que podremos conocer aquellos que se encuentran por arriba o por debajo del Stock mnimo permitido. Campos Campo Descripcin
Clave del Sirve para indicar los productos cuya informacin deseas incluir en el reporte. Cuentas con los delimitadores Desde y producto Hasta y la tecla de ayuda F2 (F7 Ayuda fontica) para elegir la clave de los productos incluidos en el archivo de datos. Desde / Si no indicas una clave de producto especfica para estos rubros, el sistema asumir que el reporte debe contener la Hasta informacin de todos los artculos almacenados en el catlogo. Lnea Proveedor El reporte te permite imprimir solo los productos de una determinada lnea. Si no se indica una lnea en particular, el sistema generara el reporte de todos los productos en Stock mnimo de todas las lneas que se manejen. Podrs filtrar el reporte del Stock mnimo por proveedor, la funcin F2 te mostrara el catlogo de proveedor.
Ordenado por El sistema originalmente ordena los reportes por Clave de producto; sin embargo, puedes definir bajo qu otro campo (Descripcin, Lnea, Control de Almacn, Existencias, Fecha ltima Compra, Proveedor), deseas ordenar la informacin en los mismos. Si ordenas por Descripcin, el sistema acomodar los registros en tu reporte colocando en primer trmino aquellos cuya descripcin inicia con "A", luego los que empiezan por "B", etc. (en orden alfabtico). Cada uno de los reportes cuenta con diferentes opciones. La opcin que se elija ser temporal para el reporte actual. Considera grupos Ttulo Botones Botn Esta casilla es activada automticamente por el sistema cuando agrupas productos para estructurar la informacin del reporte, mediante la eleccin de posiciones de la clave para dividir la informacin en grupos Pero te proporciona la posibilidad de desactivarla en caso de que no desear estructurar la informacin del reporte. Aspel-SAE siempre sugerir un encabezado para el listado a emitir. Sin embargo, puede ser modificado para reflejar en mayor grado el tipo de informacin que contiene.
Reporte de stock mximo Acceso
l Mdulo de Inventarios, Men Reportes, opcin Inventarios y servicios / Stock mximo. Qu es Este reporte es similar al de Stock Mnimo. Permite detectar aquellos productos cuyas existencias exceden las cantidades mximas recomendables y definidas para tu bodega. Adems, muestra el costo que produce mantener dicho sobrante en el almacn. Cuando las existencias de un artculo son mayores que el Stock Mximo, Aspel-SAE obtiene la cantidad excedente al restar el Stock mximo de las Existencias. El costo excedente es calculado al multiplicar el excedente por el costo promedio del artculo:
Costo Excedente = Costo promedio * Excedente Pedir un reporte de todos los almacenes con detalle, permitir conocer los excedentes y costo excedente en forma global, as como la situacin de cada bodega en particular. Los datos que se imprimen en el reporte son: Clave del producto, Descripcin, Stock mximo, Existencias, Costo promedio, Excedente y Costo excedente. Campos Campo Descripcin Clave del Sirve para indicar los productos cuya informacin deseas incluir en el reporte. Cuentas con los delimitadores Desde y producto Hasta y la tecla de ayuda F2 (F7 Ayuda fontica) para elegir la clave de los productos incluidos en el archivo de datos. Desde / Si no indicas una clave de producto especfica para estos rubros, el sistema asumir que el reporte debe contener la Hasta informacin de todos los artculos almacenados en el catlogo. Lnea Proveedor Incluye El reporte te permite imprimir solo los productos por lneas, si no se indica una lnea en particular, el sistema generara el reporte de todos los productos en stock mximo de todas las lneas que se manejen. Podrs filtrar el reporte del stock mximo por proveedor, la funcin F2 te mostrara el catlogo de proveedor. Almacn y No.: Genera el reporte por existencias y costos por productos por almacn. Selecciona el nmero del almacn a generar el reporte. Con detalle: Al marcar esta opcin, el sistema generar el reporte con la informacin global del artculo y un desglose por almacn de las existencias y el costo promedio de dicho artculo. Adems, indicar qu porcentaje de la mercanca se encuentra almacenada en cada bodega. Si indicas un nmero de almacn, Aspel-SAE inhibir la casilla de Detalle, dado que se estara pidiendo conocer las existencias en un slo depsito. Si lo que necesitas es conocer la informacin global del producto y su situacin especfica en cada bodega, no indiques el nmero de almacn; simplemente pide esta opcin.
Ordenado por El sistema originalmente ordena los reportes por Clave de producto; sin embargo, puedes definir bajo qu otro campo (Descripcin, Existencias), deseas ordenar la informacin en los mismos. Si ordenas por Descripcin, el sistema acomodar los registros en tu reporte colocando en primer trmino aquellos cuya descripcin inicia con "A", luego los que empiezan por "B", etc. (en orden alfabtico). Cada uno de los reportes cuenta con diferentes opciones. La opcin que se elija ser temporal para el reporte actual. Considera grupos Ttulo Botones Botn Esta casilla es activada automticamente por el sistema cuando agrupas productos para estructurar la informacin del reporte, mediante la eleccin de posiciones de la clave para dividir la informacin en grupos Pero te proporciona la posibilidad de desactivarla en caso de que no desear estructurar la informacin del reporte. Aspel-SAE siempre sugerir un encabezado para el listado a emitir. Sin embargo, puede ser modificado para reflejar en mayor grado el tipo de informacin que contiene.
Descripcin Cierra la ventana del detalle y guarda los cambios efectuados. Se cierra la ventana del detalle, sin que se guarden los cambios efectuados. Este botn te despliega una ventana que te permitir definir algunos parmetros para determinar la impresin de tu reporte. Consulta la siguiente informacin sobre esta opcin en: Opciones de impresin Mediante esta opcin podrs emitir reportes con un grado de seleccin ms especfico, a partir de los caracteres o dgitos que forman la Clave del producto. Para ms informacin acerca de la funcin de este botn visita: Agrupar productos
Despliega el ayuda electrnica del sistema. Tema relacionado: Reportes del Catlogo de Inventarios y servicios
Reporte de productos pendientes Acceso l Mdulo de Inventarios, Men Reportes, opcin Inventarios y servicios / Productos pendientes. Qu es Con este reporte podrs conocer las cantidades de productos que estn pendientes por surtir, con base en los pedidos registrados en el mdulo de Facturas y Vendedores y los pendientes por recibir con base en las rdenes de compra registradas en el mdulo de Compras. El reporte incluye la siguiente informacin: las Fechas de ltima venta y ltima compra de un producto, las Existencias, las Cantidades pendientes por recibir y Pendientes por surtir y una columna adicional llamada de Productos pendientes, la cual es resultado de sumar los pendientes por recibir ms las existencias menos los pendientes por surtir. De esta manera, conocers la cantidad de productos con los que cuentas realmente para realizar tus operaciones. La informacin que presenta este reporte es general y no se puede presentar por almacn. Por lo tanto, no es afectada por esta opcin. Campos Campo Descripcin Clave del Sirve para indicar los productos cuya informacin deseas incluir en el reporte. Cuentas con los delimitadores Desde y producto Hasta y la tecla de ayuda F2 (F7 Ayuda fontica) para elegir la clave de los productos incluidos en el archivo de datos. Desde / Hasta Si no indicas una clave de producto especfica para estos rubros, el sistema asumir que el reporte debe contener la informacin de todos los artculos almacenados en el catlogo. Lnea Proveedor Pendientes El reporte te permite imprimir solo los productos por lneas, si no se indica una lnea en particular, el sistema generara el reporte de todos los productos pendientes de todas las lneas que se manejen. Podrs filtrar el reporte de productos pendientes por proveedor, la funcin F2 te mostrar el catlogo de proveedor. En este campo especificars que deseas incluir en el reporte slo las cantidades correspondientes a los Pendientes por surtir, slo los Pendientes por recibir, o ambos.
Ordenado por El sistema originalmente ordena los reportes por Clave de producto; sin embargo, puedes definir bajo qu otro campo (Descripcin, Lnea, Control de Almacn, Existencia, ltima Compra, ltima Venta), deseas ordenar la informacin en los mismos. Si ordenas por Descripcin, el sistema acomodar los registros en tu reporte colocando en primer trmino aquellos cuya descripcin inicia con "A", luego los que empiezan por "B", etc. (en orden alfabtico). Cada uno de los reportes cuenta con diferentes opciones. La opcin que se elija ser temporal para el reporte actual. Considera grupos Ttulo Botones Botn Esta casilla es activada automticamente por el sistema cuando agrupas productos para estructurar la informacin del reporte, mediante la eleccin de posiciones de la clave para dividir la informacin en grupos Pero te proporciona la posibilidad de desactivarla en caso de que no desear estructurar la informacin del reporte. Aspel-SAE siempre sugerir un encabezado para el listado a emitir. Sin embargo, puede ser modificado para reflejar en mayor grado el tipo de informacin que contiene.
Reporte de requisiciones Acceso l Mdulo de Inventarios, Men Reportes, opcin Inventarios y servicios / Requisiciones. Qu es
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Con este reporte podrs conocer la cantidad de artculos que estn pendientes por recibir en cada almacn (a partir de las cantidades indicadas en las rdenes de compra) y tendrs un espacio para que anotes las cantidades que realmente se reciben. El listado puede contener los datos de todos los almacenes en general o de cada uno de ellos. En caso de no indicar el nmero de almacn, se especificarn el control de almacn, las existencias y los pendientes por surtir de un producto en cada una de las bodegas. Si elegiste un almacn en especfico, slo se incluirn en el reporte los datos correspondientes a los artculos acumulados en dicho depsito. Los datos que se imprimen en este reporte son: Clave del producto, descripcin, unidad de medida, control de almacn, lnea de producto, nmero de almacn, existencias por almacn, pendientes por recibir en cada bodega y un espacio en blanco para que anotes la cantidad recibida de cada producto. Los proveedores a los que hace referencia el reporte son los definidos para los productos dentro del catlogo de inventarios, en caso de requerir la relacin real de productos pendientes con los diferentes proveedores, se tendr que generar desde el mdulo de Compras. Este reporte slo lo puedes emitir cuando ests trabajando con la opcin de Multialmacn. Si no ests trabajando con esa opcin, en lugar de un reporte de Requisiciones (el cual aparecer deshabilitado en el Men Reportes de Inventarios y servicios), podrs emitir un listado de Inventario Fsico.
Campos Campo
Descripcin
Clave del Sirve para indicar los productos cuya informacin deseas incluir en el reporte. Cuentas con los delimitadores Desde y producto Hasta y la tecla de ayuda F2 (F7 Ayuda fontica) para elegir la clave de los productos incluidos en el archivo de datos. Desde / Hasta Si no indicas una clave de producto especfica para estos rubros, el sistema asumir que el reporte debe contener la informacin de todos los artculos almacenados en el catlogo. Lnea Control almacn Incluye El reporte te permite imprimir solo los productos por lneas, si no se indica una lnea en particular, el sistema generara el reporte de todos los productos pendientes de todas las lneas que se manejen. de Elige los productos a considerar en el reporte con base a la clave de su control de almacn. Se puede especificar que el reporte contenga los productos que cumplan con los siguientes criterios: Almacn y No.: Si manejas Multialmacn, especificarlo y tambin el nmero de almacn a considerar. Observaciones: Indica si quieres que el reporte te muestre las observaciones de los productos.
Ordenado por El sistema originalmente ordena los reportes por Clave de producto; sin embargo, puedes definir bajo qu otro campo (Descripcin, Lnea, Control de Almacn, Existencias), deseas ordenar la informacin en los mismos. Si ordenas por Descripcin, el sistema acomodar los registros en tu reporte colocando en primer trmino aquellos cuya descripcin inicia con "A", luego los que empiezan por "B", etc. (en orden alfabtico). Cada uno de los reportes cuenta con diferentes opciones. La opcin que se elija ser temporal para el reporte actual. Considera grupos Ttulo Botones Botn Esta casilla es activada automticamente por el sistema cuando agrupas productos para estructurar la informacin del reporte, mediante la eleccin de posiciones de la clave para dividir la informacin en grupos Pero te proporciona la posibilidad de desactivarla en caso de que no desear estructurar la informacin del reporte. Aspel-SAE siempre sugerir un encabezado para el listado a emitir. Sin embargo, puede ser modificado para reflejar en mayor grado el tipo de informacin que contiene.
Descripcin Cierra la ventana del detalle y guarda los cambios efectuados. Se cierra la ventana del detalle, sin que se guarden los cambios efectuados. Este botn te despliega una ventana que te permitir definir algunos parmetros para determinar la impresin de tu reporte. Consulta la siguiente informacin sobre esta opcin en: Opciones de impresin Mediante esta opcin podrs emitir reportes con un grado de seleccin ms especfico, a partir de los caracteres o dgitos que forman la Clave del producto. Para ms informacin acerca de la funcin de este botn visita:
Agrupar productos Despliega el ayuda electrnica del sistema. Tema relacionado: Reportes del Catlogo de Inventarios y servicios
Reporte de ventas anuales Acceso l Mdulo de Inventarios, Men Reportes, opcin Inventarios y servicios / Ventas anuales. Qu es La finalidad de este reporte es indicar los Acumulados de venta tanto en cantidad como en monto para cada artculo del inventario, considerando los movimientos registrados en el mdulo de Facturas y Vendedores. Este reporte contiene la Clave y Descripcin del producto, la Unidad de salida, fecha de ltima compra, fecha de ltima venta, el Costo promedio, el total de Existencias, Ventas acumuladas en monto y Ventas acumuladas en cantidad, as como el total de ambos acumulados. Este reporte no se ve afectado si se activa la opcin de Multialmacn. Campos Campo Descripcin Clave del Sirve para indicar los productos cuya informacin deseas incluir en el reporte. Cuentas con los delimitadores Desde y producto Hasta y la tecla de ayuda F2 (F7 Ayuda fontica) para elegir la clave de los productos incluidos en el archivo de datos. Desde / Hasta Si no indicas una clave de producto especfica para estos rubros, el sistema asumir que el reporte debe contener la informacin de todos los artculos almacenados en el catlogo. Lnea Tienes la posibilidad de obtener un reporte de tus documentos de ventas por lnea de productos. Tambin podrs seleccionar el tipo de inventario a reportar (Productos, Servicios, Kits, Grupo de productos o Todos).
Ordenado por El sistema originalmente ordena los reportes por Clave de producto; sin embargo, puedes definir bajo qu otro campo (Descripcin, Lnea, Control de Almacn, Existencia, ltima Compra, ltima Venta, Ventas cantidad, Ventas monto), deseas ordenar la informacin en los mismos. Si ordenas por Descripcin, el sistema acomodar los registros en tu reporte colocando en primer trmino aquellos cuya descripcin inicia con "A", luego los que empiezan por "B", etc. (en orden alfabtico). Cada uno de los reportes cuenta con diferentes opciones. La opcin que se elija ser temporal para el reporte actual. Considera grupos Ttulo Botones Botn Esta casilla es activada automticamente por el sistema cuando agrupas productos para estructurar la informacin del reporte, mediante la eleccin de posiciones de la clave para dividir la informacin en grupos Pero te proporciona la posibilidad de desactivarla en caso de que no desear estructurar la informacin del reporte. Aspel-SAE siempre sugerir un encabezado para el listado a emitir. Sin embargo, puede ser modificado para reflejar en mayor grado el tipo de informacin que contiene.
Reporte de distribucin de existencias Acceso
l Mdulo de Inventarios, Men Reportes, opcin Multialmacn / Distribucin de existencias. Qu es Sirve para conocer las existencias totales de un producto y cmo se encuentran distribuidas en los diferentes almacenes. Las existencias totales las obtiene del Catlogo de Inventarios y Servicios, mientras que las de cada almacn las toma del catlogo de Multialmacn. Con este reporte puedes comparar las existencias y, si difieren por algn problema de interrupcin de corriente o una captura equivocada, puedes actualizarlas mediante la opcin Actualizacin de Existencias. Este listado presenta: Clave del producto, Descripcin, Lnea del producto, Existencias totales, Nmero de almacn, Cdigo de control de almacn y Existencias por bodega. Campos Campo Descripcin
Producto Inicial / Final Lnea producto Control almacn
Especifica el rango de productos que deseas que se incluyan y visualicen en el reporte. de Con esta opcin obtendrs el reporte de la distribucin de existencias de aquellos productos que cumplan con una lnea de producto que indiques en este campo. de Este reporte puede emitirse en forma especfica para aquellos artculos que se encuentran en un espacio fsico determinado dentro de la bodega, si esto lo especificaste en el campo de Control de almacn, al dar de alta el producto en el catlogo de Inventarios y Servicios. El sistema originalmente ordena los reportes por Clave de producto; sin embargo, puedes definir bajo qu otro campo (Descripcin, Lnea, Control de Almacn, Existencias), deseas ordenar la informacin en los mismos. Si ordenas por Descripcin, el sistema acomodar los registros en tu reporte colocando en primer trmino aquellos cuya descripcin inicia con "A", luego los que empiezan por "B", etc. (en orden alfabtico). Cada uno de los reportes cuenta con diferentes opciones. La opcin que se elija ser temporal para el reporte actual. Aspel-SAE siempre sugerir un encabezado para el listado a emitir. Sin embargo, puede ser modificado para reflejar en mayor grado el tipo de informacin que contiene.
Ordenado por
Ttulo del reporte Botones Botn
Descripcin Cierra la ventana y te muestra la Presentacin preliminar del reporte. Se cierra la ventana sin realizar alguna accin. Este botn te despliega una ventana que te permitir definir algunos parmetros para determinar la impresin de tu reporte. Consulta la siguiente informacin sobre esta opcin en: Opciones de impresin Despliega el ayuda electrnica del sistema.
Tema relacionado: Multialmacn
Reporte de stock mnimo (multialmacn) Acceso
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Mdulo de Inventarios, Men Reportes, opcin Multialmacn / Stock mnimo.
Qu es
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Este reporte te ayudar cuando necesites surtir las bodegas, ya que te ofrece concentrados en un solo listado los datos de: Clave del producto, Descripcin, Fecha de ltima compra, clave de los dos principales Proveedores del artculo, Lnea de producto, Stock mnimo, Stock mximo, productos Pendientes por recibir, Total de existencias, ltimo costo, clculo de la Compra sugerida y del Costo sugerido, as como los Totales de estos dos ltimos rubros. Los datos de Stock mnimo y mximo as como la de productos pendientes son tomados del catlogo de Multialmacn. Los clculos de Compra y Costo sugerido se obtienen con las frmulas utilizadas en el Reporte de Stock Mnimo del Catlogo de Inventarios y Servicios, con la salvedad de que aqu no se aplica el dato de Pendientes por Surtir.
Campos Campo Producto Inicial / Final Almacn Lnea producto Control almacn
Descripcin Especifica el rango de productos que deseas que se incluyan y visualicen en el reporte. Indica el nmero almacn del cual deseas el reporte. de Con esta opcin obtendrs el reporte del Stock mnimo de aquellos productos que cumplan con una lnea de producto que indiques en este campo. de Este reporte puede emitirse en forma especfica para aquellos artculos que se encuentran en un espacio fsico determinado dentro de la bodega, si esto lo especificaste en el campo de Control de almacn, al dar de alta el producto en el catlogo de Inventarios y Servicios. El sistema originalmente ordena los reportes por Clave de producto; sin embargo, puedes definir bajo qu otro campo (Descripcin, Lnea, Control de Almacn, Existencias, ltima compra), deseas ordenar la informacin en los mismos. Si ordenas por Descripcin, el sistema acomodar los registros en tu reporte colocando en primer trmino aquellos cuya descripcin inicia con "A", luego los que empiezan por "B", etc. (en orden alfabtico). Cada uno de los reportes cuenta con diferentes opciones. La opcin que se elija ser temporal para el reporte actual.
Ordenado por
Ttulo reporte Botones Botn
del Aspel-SAE siempre sugerir un encabezado para el listado a emitir. Sin embargo, puede ser modificado para reflejar en mayor grado el tipo de informacin que contiene.
Descripcin Cierra la ventana y te muestra la Presentacin preliminar del reporte. Se cierra la ventana sin realizar alguna accin. Este botn te despliega una ventana que te permitir definir algunos parmetros para determinar la impresin de tu reporte. Consulta la siguiente informacin sobre esta opcin en: Opciones de impresin. Despliega el ayuda electrnica del sistema.
Reporte de productos por recibir Acceso l Mdulo de Inventarios, Men Reportes, opcin Multialmacn / Productos por recibir. Qu es
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Este reporte te ser til para llevar el control por almacn de los elementos pedidos y recibidos de cada artculo. La informacin que contiene es: Clave del producto, Descripcin, Unidad de salida, Lnea de producto, Nmero de almacn, Existencias para ese almacn y Productos por recibir en cada bodega. Cuentas tambin con una columna denominada: "Productos recibidos", donde podrs anotar manualmente la cantidad de artculos que ingresan en el momento de aceptar la mercanca. Para este reporte cuentas con la posibilidad de definir un rango de productos y/o una lnea de producto.
Campos Campo Producto Inicial / Final Almacn Lnea producto Control almacn
Descripcin Especifica el rango de productos que deseas que se incluyan y visualicen en el reporte. Indica el nmero almacn del cual deseas el reporte. de Con esta opcin obtendrs el reporte de los productos por recibir de aquellos productos que cumplan con una lnea de producto que indiques en este campo. de Este reporte puede emitirse en forma especfica para aquellos artculos que se encuentran en un espacio fsico determinado dentro de la bodega, si esto lo especificaste en el campo de Control de almacn, al dar de alta el producto en el catlogo de Inventarios y Servicios. El sistema originalmente ordena los reportes por Clave de producto; sin embargo, puedes definir bajo qu otro campo (Descripcin, Lnea, Control de Almacn, Existencias), deseas ordenar la informacin en los mismos. Si ordenas por Descripcin, el sistema acomodar los registros en tu reporte colocando en primer trmino aquellos cuya descripcin inicia con "A", luego los que empiezan por "B", etc. (en orden alfabtico). Cada uno de los reportes cuenta con diferentes opciones. La opcin que se elija ser temporal para el reporte actual.
Ordenado por
Ttulo reporte Botones Botn
Descripcin Cierra la ventana y te muestra la Presentacin preliminar del reporte. Se cierra la ventana del detalle, sin que se guarden los cambios efectuados. Este botn te despliega una ventana que te permitir definir algunos parmetros para determinar la impresin de tu reporte. Consulta la siguiente informacin sobre esta opcin en: Opciones de impresin Despliega el ayuda electrnica del sistema.
Reporte de inventario fsico Multialmacn (men Reporte) Acceso
l
Mdulo de Inventarios, Men Reportes, opcin Multialmacn / Inventario fsico.
Qu es
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Este listado te apoya en el control del inventario, cuando se verifican las existencias fsicas. El reporte contiene informacin sobre: Clave del producto, Descripcin, Unidad de salida, Control de almacn, Fecha de ltima compra, Total de existencias en catlogo por artculo y Existencia fsica. Por omisin tambin cuentas con una columna en blanco que pueden ser utilizada para el rubro de diferencias entre existencias en catlogo y existencias reales. Slo si as lo indicaste en el filtro, se mostrar la informacin correspondiente para la columna de "Existencias" y "Diferencias", en caso contrario, se visualizar una columna vaca o sin datos. Este reporte podrs realizarlo, si en Configuracin / Inventarios especificaste que trabajars con Multialmacn.
Campos Campo Producto Inicial / Final Almacn Con existencias
Descripcin Selecciona el rango de productos que deseas se incluyan en el reporte. Indica el nmero de almacn del cual quieres obtener el reporte. Indica si quieres que tu reporte muestre slo los productos con existencias. Al activar este campo, el reporte mostrar una columna con las existencias obtenidas mediante el proceso de "Congelar existencias", con el fin de tener un punto de comparacin con las existencias obtenidas por el conteo fsico del inventario. Si no congelas las existencias previamente esta columna se mostrar vaca. Si activas esta casilla, el reporte mostrar las existencias capturadas en el proceso de Inventario fsico, as como las diferencias entre las existencias registradas en el sistema y las capturadas en el proceso. de Con esta opcin obtendrs el reporte de inventario fsico de aquellos productos que cumplan con una lnea de producto que indiques en este campo. de Podrs obtener este reporte para aquellos productos que cumplan con el control de almacn que indiques en este campo. El sistema originalmente ordena los reportes por Clave de producto; sin embargo, puedes definir bajo qu otro campo (Descripcin, Lnea, Control de Almacn, Existencias o ltima Compra), deseas ordenar la informacin en los mismos. Si ordenas por Descripcin, el sistema acomodar los registros en tu reporte colocando en primer trmino aquellos cuya descripcin inicia con "A", luego los que empiezan por "B", etc. (en orden alfabtico). Cada uno de los reportes cuenta con diferentes opciones. La opcin que se elija ser temporal para el reporte actual.
Diferencias Lnea producto Control almacn
Ordenado por
Titulo reporte Botones Botn
Descripcin Cierra la ventana y te muestra la Presentacin preliminar del reporte. Se cierra la ventana, sin realizar alguna operacin. Este botn te despliega una ventana que te permitir definir algunos parmetros para determinar la impresin de tu reporte. Consulta la siguiente informacin sobre esta opcin en: Opciones de impresin Despliega el ayuda electrnica del sistema.
Temas relacionados: Reporte del Inventario Fsico desde el Men Edicin Multialmacn
Reporte de nmeros de serie Acceso
l l
En el mdulo Inventarios, elegir del Men Reportes la opcin Nmeros de serie. O desde la Barra de herramientas del catlogo de Nmeros de serie, con el botn de filtrado, slo imprime lo que se tiene en consulta). (esta opcin no presenta la posibilidad
Qu es El reporte ordena los nmeros de serie de cada producto en cada uno de los almacenes. Los campos que presenta son: Producto, Descripcin del producto y Almacn. En el detalle muestra el Documento y Fecha de entrada, Documento y Fecha de Salida, Nmero de serie y Estado actual. Campos Campo Descripcin Producto Desde/Hasta Almacn Documento Elige el rango de productos para los cuales quieres obtener el reporte Indica el nmero de Almacn del que quieres obtener el reporte. Si quieres obtener el reporte de nmeros de serie para un numero especfico de documento, debers anotar este nmero aqu.
Fechas de documento Si quieres el reporte para un grupo de documentos, debes especificar en este campo el rango de fechas para Desde / Hasta este grupo de documentos. Las fechas que indiques aqu slo aplican para las fechas de entrada. Considerando Se muestra el listado de nmeros de serie bajo el criterio de las fechas en las que se registran movimientos Fechas de entrada / de entrada o para las fechas en que se registran movimientos de salida, segn la casilla de fechas que actives Fechas de salida en esta parte. Nmero de serie Si quieres el reporte para un nmero de serie en especifico, escribe el nmero en este campo. Si quieres obtener el reporte para un grupo de productos con nomenclatura parecida, podrs usar los signos ?? como comodines. Aqu podrs especificar si quieres el reporte para productos que cumplan con un estatus en particular (Disponible, Vendido, No disponible, Defectuoso, Baja o Todos). Podrs modificar el nombre del reporte de acuerdo a tus necesidades.
Estatus Ttulo Botones Botn
Descripcin Cierra la ventana de las especificaciones del reporte y te muestra la Presentacin preliminar del mismo. Cierra la ventana sin realizar alguna operacin. Despliega el ayuda electrnica del sistema.
Tema relacionado: Nmeros de serie
Reporte del historial de nmeros de serie Acceso
l Mdulo Inventarios / Men Reportes, opcin Nmeros de serie / Historial de nmeros de serie. Qu es Este reporte presenta un resumen de los nmeros de serie que forman parte de un grupo pues en su clave tienen cadenas de caracteres similares, en el reporte se presentan los totales para cada tipo de estatus: Disponible, Vendido, No disponible, Baja y Defectuoso. El reporte puede solicitarse para cierto rango de productos y/o fechas de elaboracin de los documentos, para un almacn en particular y/o para cierto nmeros de serie. En resumen, el listado presenta la Clave del producto y su Descripcin, el Almacn al que pertenece el producto, la referencia del ltimo documento de entrada de un lote y su Fecha, el Nmero de artculos que presentan los diferentes estatus y los totales tanto por grupo como por estatus. Campos Campo Descripcin
Producto Desde/Hasta Almacn Documento Fechas de documento Desde / Hasta
Elige el rango de productos para los cuales quieres obtener el reporte Indica el nmero de Almacn del que quieres obtener el reporte. Si quieres obtener el reporte de nmeros de serie para un numero especfico de documento, debers anotar este nmero aqu. Si quieres el reporte para un grupo de documentos, debes especificar en este campo el rango de fechas para este grupo de documentos. Las fechas que indiques aqu slo aplican para las fechas de entrada.
Considerando Fechas de Se muestra el listado de nmeros de serie bajo el criterio de las fechas en las que se registran entrada / Fechas de salida movimientos de entrada o para las fechas en que se registran movimientos de salida, segn la casilla de fechas que actives en esta parte. Nmero de serie Si quieres el reporte para un nmero de serie en especifico, escribe el nmero en este campo. Si quieres obtener el reporte para un grupo de productos con nomenclatura parecida, podrs usar los signos ?? como comodines. Aqu podrs especificar si quieres el reporte para productos que cumplan con un estatus en particular (Disponible, Vendido, No disponible, Defectuoso, Baja o Todos). Podrs modificar el nombre del reporte de acuerdo a tus necesidades.
Estatus Ttulo Botones Botn
Descripcin Cierra la ventana de las especificaciones del reporte y te muestra la Presentacin Preliminar del mismo. Cierra la ventana sin realizar alguna operacin. Despliega el ayuda electrnica del sistema.
Tema relacionado: Nmeros de serie
Reporte de movimientos Acceso
l
Mdulo Inventarios/ Men Reportes / Movimientos al inventario / Movimientos.
Qu es
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Este reporte te proporciona los movimientos al inventario que se han realizado, ordenados por producto. El listado contiene: la clave del producto, fecha del movimiento, nmero de documento, folio, tipo de movimiento, clave del cliente o proveedor, cantidad de productos, costos unitario, costo total y los precios unitario y total de los productos. Es posible seleccionar los movimientos por el concepto con el que se registraron.
Campos Campo Descripcin Rangos Producto Desde / Hasta Lnea Fecha Folio Permite delimitar los productos que aparecern en el reporte con base en sus claves. Establece el rango de fechas de los documentos que se incluirn en el reporte. Indica los nmeros de folio que asignaste cuando realizaste movimientos al inventario para su control. Al especificar las caractersticas de la informacin que tendr el reporte, puedes seleccionar una lnea del Catlogo de lneas que se te despliega presionando la tecla F2, para seleccionar slo los movimientos de los productos de dicha lnea.
Documento Puedes especificar adems de la fecha, los nmeros de los documentos a incluir en la consulta.
Por almacn / Almacn Seleccionando la casilla de Por almacn se activa el campo Almacn para que selecciones el nmero de uno de tus almacenes, de tal manera de que slo los movimientos de los productos registrados en l se incluyan en la consulta. Resumen por clave / El comportamiento de estas dos opciones es el siguiente: Observaciones Resumen clave No No S S x Observaciones Accin No S No S El reporte ser ordenado por clave del producto y almacn; enva el detalle de todos los movimientos presentando subtotales al trmino de los movimientos de cada producto. Adicionalmente mostrar las observaciones que se registraron para cada movimiento. No muestra detalle de movimientos, nicamente los subtotales de las columnas de cantidad, costo total y precio total para cada producto del almacn. Esta opcin no se puede realizar, porque el resumen por clave excluye las observaciones, pues stas son por movimiento y no por producto. Selecciona a los clientes y/o proveedores que deseas filtrar el reporte.
Tipos de movimientos Permite delimitar al reporte con base en los tipos de movimiento. Cliente / Proveedor Ttulo El sistema te asigna un nombre para el reporte, el cual puedes modificar de acuerdo a tus necesidades. Nota: En el reporte que se emite aparecer en ceros el Precio Unitario cuando se trate de un movimiento de entrada y, en un movimiento de salida, se presentar el precio al que se vendi, as como el costo de salida del inventario. Botones Botn Descripcin Cierra la ventana y te muestra la Presentacin preliminar del reporte. Se cierra la ventana sin realizar alguna accin. Este botn te despliega una ventana que te permitir definir algunos parmetros para determinar la impresin de tu reporte. Consulta la siguiente informacin sobre esta opcin en: Opciones de impresin. Despliega el ayuda electrnica del sistema. Tema relacionado: Reportes de Movimientos al inventario
Reporte de Krdex Acceso
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Mdulo Inventarios / Men Reportes / Movimientos al inventario / opcin Krdex.
Qu es
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Este reporte presenta un resumen de los Movimientos al Inventario agrupndolos por producto. Asimismo, permite conocer los movimientos generados separados en capas, cuando se trabaja con los Mtodos de costeo en el inventario (U.E.P.S. y P.E.P.S). El reporte es emitido en una hoja para cada producto y en el encabezado se presenta la Clave y la Descripcin del producto, la Unidad de empaque, el Control de almacn, la Fecha de ltima Compra, el Tipo de Costeo aplicado, el Stock Mximo y Mnimo, as como las Existencias. Los movimientos se presentan en la consulta de acuerdo al orden de captura de manera descendente. Los datos que se detallan son: la Fecha del movimiento, el Nmero de documento, Folio, la descripcin del Tipo de movimiento y el Nmero de almacn afectado por el movimiento. La Cantidad del producto involucrado en el movimiento es descrita en las columnas de Entradas y Salidas, segn el tipo de movimiento. Cuando se trabaja con Multialmacn y no se especifica ninguno en particular para la generacin del reporte, el rubro correspondiente a Control de Almacn pierde sentido, ya que puede variar de un almacn a otro y al igual que los datos correspondientes a Stock Mximo y Mnimo se obtienen del catlogo de Inventarios y Servicios y no de un almacn en particular. Cuando algn producto tiene mtodo de costeo U.E.P.S. o P.E.P.S. se indicar, adems, la cantidad por costear por capa, una vez efectuado el movimiento, as como las existencias, el Costo Unitario al que se oper el movimiento y el Valor de la capa. El reporte totaliza los rubros de Entradas, Salidas y Capas.
Nota Debes tener cuidado cuando desees emitir reportes de Krdex y hayas realizado una Compactacin de archivos, ya que este proceso elimina movimientos anteriores a la fecha de compactacin indicada y que adems no tienen pendientes, dejando nicamente los movimientos que tienen capas que no se han agotado; por lo anterior, es probable que las existencias que aparecen en el Krdex no concuerden con las del catlogo de Inventarios y servicios. Campos Campo Descripcin Producto Inicial / Final Lnea Permite delimitar los productos que aparecern en el reporte con base en sus claves. Al especificar las caractersticas de la informacin que tendr el reporte, puedes seleccionar una lnea del Catlogo de lneas que se te despliega presionando la tecla F2, para seleccionar slo los movimientos de los productos de dicha lnea. / Seleccionando la casilla de Por almacn se activa el campo Almacn para que selecciones el nmero de uno de tus almacenes, de tal manera de que slo los movimientos de los productos registrados en l se incluyan en la consulta. Si activas esta casilla, el reporte te presenta las existencias que con base en los movimientos al inventario, deben estar registradas en el Catlogo de Inventarios y servicios. El sistema te asigna un nombre para el reporte, el cual puedes modificar de acuerdo a tus necesidades.
Por almacn Almacn Reconstruir existencias Ttulo Botones Botn
Descripcin Cierra la ventana y te muestra la Presentacin preliminar del reporte. Se cierra la ventana sin realizar alguna accin. Este botn te despliega una ventana que te permitir definir algunos parmetros para determinar la impresin de tu reporte. Consulta la siguiente informacin sobre esta opcin en: Opciones de impresin. Despliega el ayuda electrnica del sistema.
Tema relacionado: Reportes de Movimientos al inventario
Reporte de rotacin de producto Acceso
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Mdulo Inventarios / Men Reportes / Movimientos al inventario / Rotacin por producto.
Qu es
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Este reporte permite conocer el nmero de veces que se ha renovado el inventario de un almacn. Es por ello que se sugiere tomar en cuenta los movimientos 51-Ventas, 4-Cancelacin de facturas, 2-Devolucin de ventas y 53-Salida a fbrica. Sin embargo, puedes elegir los movimientos que desees. El listado muestra la Clave y la Descripcin del producto, la cantidad total de productos que salieron y/o entraron del inventario, correspondientes a los tipos de movimiento indicados, adems de las existencias en los almacenes. Adems, este reporte detalla el Stock mximo de los depsitos y, en la columna de Cantidad / Stock Mximo, se indica la proporcin del stock del inventario que est saliendo.
Campos Campo Descripcin Rangos Clave Desde / Hasta Lnea Fecha Permite delimitar los productos que aparecern en el reporte con base en sus claves. Establece el rango de fechas de los documentos que se incluirn en el reporte.
Documento Puedes especificar adems de la fecha, los nmeros de los documentos a incluir en la consulta. Al especificar las caractersticas de la informacin que tendr el reporte, puedes seleccionar una lnea del Catlogo de lneas que se te despliega presionando la tecla F2, para seleccionar slo los movimientos de los productos de dicha lnea. / Seleccionando la casilla de Por almacn se activa el campo Almacn para que selecciones el nmero de uno de tus almacenes, de tal manera de que slo los movimientos de los productos registrados en l se incluyan en la consulta. de Permite delimitar al reporte con base en los tipos de movimiento, sean stos de Entrada o de Salida. El sistema te sugiere que tomes en cuenta a algunos de ellos, pero puedes elegir los que desees. / Selecciona a los clientes y/o proveedores que deseas filtrar el reporte.
Por almacn Almacn Tipos movimientos Cliente Proveedor
Ttulo El sistema te asigna un nombre para el reporte, el cual puedes modificar de acuerdo a tus necesidades. Nota Si deseas conocer cuntas veces se ha renovado el inventario de la bodega, bastar con remitirse a la columna Cantidad / Existencias, que proporciona el factor de esta renovacin. Mientras ms se eleve esta cifra, mayor ser la cantidad de veces que fue renovada la mercanca en el almacn. Botones Botn Descripcin Cierra la ventana y te muestra la Presentacin preliminar del reporte. Se cierra la ventana sin realizar alguna accin. Este botn te despliega una ventana que te permitir definir algunos parmetros para determinar la impresin de tu reporte. Consulta la siguiente informacin sobre esta opcin en: Opciones de impresin. Despliega el ayuda electrnica del sistema. Tema relacionado: Reportes de Movimientos al inventario
Reporte de punto de reorden Acceso
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Mdulo Inventarios / Men Reportes / Movimientos al inventario / Punto de reorden.
Qu es
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La utilidad de este reporte radica en que indica la fecha y cantidad de productos a pedir, para evitar que se agoten las existencias (las estimaciones se realizan con base al volumen de venta y al tiempo de entrega del proveedor). Entre ms grande sea el intervalo de fecha indicado, se lograr un anlisis ms fino de los datos y una mayor exactitud de la cantidad y fecha de compra sugerida, porque la estimacin que se obtenga estar ms apegada a la distribucin y naturaleza de los movimientos.
Manejo La frmula con la que se calcula el punto de reorden es la siguiente: Punto de Reorden = Existencias + Pendientes por Recibir - Pendientes por Surtir Cuando el Punto de Reorden es menor al Stock Mnimo, entonces la frmula queda como sigue: Productos por Comprar = Stock Mximo - Punto de Reorden Este reporte presenta rubros ya conocidos, como: Clave y Descripcin del producto, Nmero de almacn, Lnea de producto y Control de almacn. Adicionalmente, existen algunas variables que determinan el clculo que se obtiene: Tiempo de Retoma el dato escrito por ti en el campo de Tiempo de Surtido, del catlogo de Inventarios y servicios. surtido Existencias Consumo periodo Toma el dato que se encuentra en el campo de Existencias, del almacn especificado. Si no trabajas bajo el esquema de multialmacenes, el dato se obtiene del catlogo de Inventarios y servicios. por Es igual a la cantidad total que sali del inventario por los movimientos registrados (si se aceptan los datos sugeridos por el sistema, a la cantidad que corresponde al movimiento 51-Ventas se le restarn los artculos incluidos en los movimientos 4-Cancelacin de facturas y 2-Devolucin de ventas).
Stock mnimo Anota la informacin del campo de Stock Mnimo del catlogo de Inventarios y servicios (si es que no trabaja con del catlogo multialmacn) o del almacn mismo. Stock mximo En forma similar al rubro de Stock mnimo, toma en cuenta el dato anotado en el campo de Stock mximo de del catlogo Inventarios y servicios o Multialmacn, segn sea el caso. Perodo Salidas promedio Es la diferencia (en das) de la Fecha final menos la Fecha inicial, indicadas en el dilogo de la emisin. Este concepto no aparece en el listado, pero es de gran utilidad para los clculos a realizar. Se obtiene sumando la cantidad de artculos que salieron del inventario (sin considerar los que volvieron a entrar por concepto de cancelacin de factura o de devolucin de ventas, si as se indica en la pantalla de emisin), dividiendo el resultado entre el periodo. del Este concepto no aparece en el reporte; la duracin del stock se obtiene restando a las Existencias el Stock mnimo del catlogo y dividiendo la diferencia entre las salidas promedio.
Duracin stock
Fecha de pedido Esta fecha se sugerir al sumar la fecha final ms el tiempo de duracin del stock, restando a este resultado el tiempo de surtido anotado en Inventarios y servicios. Si no se indica una fecha final, el sistema tomar en cuenta la fecha indicada al iniciar la sesin de trabajo. Cantidad pedir por Se calcula multiplicando las salidas promedio por los das que forman el periodo de movimientos indicado.
Stock mnimo Este dato se obtiene multiplicando la cantidad correspondiente a las salidas promedio por el dato resultante de restar calculado el tiempo de surtido al periodo (en das), indicado en el dilogo de emisin. El resultado de dicha multiplicacin se restar al Stock mximo calculado. Stock mximo Es igual a la Cantidad por pedir. calculado Campos Campo Descripcin Rangos Clave Desde / Hasta Lnea Fecha Permite delimitar los productos que aparecern en el reporte con base en sus claves. Establece el rango de fechas de los documentos que se incluirn en el reporte.
Documento Puedes especificar adems de la fecha, los nmeros de los documentos a incluir en la consulta. Al especificar las caractersticas de la informacin que tendr el reporte, puedes seleccionar una lnea del Catlogo de lneas que se te despliega presionando la tecla F2, para seleccionar slo los movimientos de los productos de
dicha lnea. Por almacn Almacn Tipos movimientos / Seleccionando la casilla de Por almacn se activa el campo Almacn para que selecciones el nmero de uno de tus almacenes, de tal manera de que slo los movimientos de los productos registrados en l se incluyan en la consulta. de Permite delimitar al reporte con base en los tipos de movimiento, sean stos de Entrada o de Salida. El sistema por omisin te sugiere que tomes en cuenta a los movimientos de Salida, pero puedes elegir a los que desees.
Ttulo El sistema te asigna un nombre para el reporte, el cual puedes modificar de acuerdo a tus necesidades. Nota El listado de Punto de Reorden presenta mayor utilidad en los productos que no son de temporada, dado que se podr contar con datos de diversos periodos. Si se obtiene un reporte de un producto de temporada, deber ponerse especial atencin en el periodo de fechas sealado, adems de reconocer que el listado puede no ser muy preciso, dado que la cantidad de informacin con la que se cuenta para llevar a cabo el anlisis es menor. Si no se delimita el almacn en la ventana de emisin, se presentarn los datos de todos y cada uno de los depsitos, ordenados por producto. Botones Botn Descripcin Cierra la ventana y te muestra la Presentacin preliminar del reporte. Se cierra la ventana sin realizar alguna accin. Este botn te despliega una ventana que te permitir definir algunos parmetros para determinar la impresin de tu reporte. Consulta la siguiente informacin sobre esta opcin en: Opciones de impresin. Despliega el ayuda electrnica del sistema. Tema relacionado: Reportes de Movimientos al inventario
Reporte de ventas y utilidad Acceso
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Mdulo Inventarios / Men Reportes / Movimientos al inventario / Ventas y utilidad.
Qu es
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Este reporte te proporcionar una aproximacin de la utilidad obtenida de la venta de un producto, comparando su costo de entrada contra el precio total que represent su salida. El listado se presenta ordenado por producto. En el detalle se muestra la clave y descripcin del producto, el nmero de almacn donde se encuentra registrado, el total de productos que salieron del almacn y la suma de los costos de todas esas salidas. Asimismo, presenta la suma de los precios de los productos que salieron. La columna de Utilidad se refiere a la diferencia entre el costo total de su producto y el precio de venta. La columna de Porcentaje de Utilidad es el resultado de la divisin de la utilidad entre el costo, y la columna de Margen es el resultado de dividir la utilidad entre el precio.
Temas relacionados: Opciones de impresin
Reporte de ventas por cliente Acceso
l Mdulo Inventarios / Men Reportes / Movimientos al inventario / Ventas por cliente. Qu es Este reporte te brindar una consulta de las ventas por cliente en cada almacn o en general, ofreciendo la posibilidad de conocer quin es el mejor cliente. El sistema Aspel-SAE ordena la informacin de acuerdo al cliente, almacn y fechas de los movimientos. Tambin totaliza las columnas de cantidad y cantidad por precio. Los rubros que detalla este reporte son: la Clave y nombre del Cliente, la Clave y la Descripcin del producto, as como su Unidad de medida.
Reporte de ventas por vendedor Acceso
l Mdulo Inventarios / Men Reportes / Movimientos al inventario / Ventas por vendedor. Qu es Este reporte permite conocer las ventas por producto de cada vendedor. El sistema sugiere los movimientos 51-Ventas, 2-Devolucin de ventas y 4-Cancelacin Factura. Los rubros que detalla el reporte son la Clave y nombre del Vendedor, la Fecha del movimiento (cuando se solicita el Detalle), la Clave y Descripcin del producto as como la Unidad de empaque. Adems, indicar la cantidad, precio unitario al que se oper (esto nicamente si solicitaste el Detalle) y la cantidad multiplicada por precio. El dilogo de emisin es idntico a la del Reporte de Ventas por Cliente, sustituyndose nicamente el campo de Cliente por el de Vendedor. Si marcas en el campo Con detalle, el sistema indicar con una inicial el movimiento de que se trate: F para referirse a una Factura (51Ventas), D para una Devolucin (02-Devolucin Ventas) y una C para Cancelacin (4-Cancelacin Factura). Adems, se incluirn tres columnas correspondientes al nmero de documento, al cliente con el que se efectu el movimiento y a la columna de Precio Unitario, donde se informar el precio al que se oper el producto. El reporte subtotalizar por almacn y totalizar por vendedor. Temas relacionados: Opciones de impresin
Reporte de compras por proveedor Acceso
l Mdulo Inventarios / Men Reportes / Movimientos al inventario / Compras por proveedor. Qu es Este listado resume las compras por cada proveedor. Si se solicita el reporte con detalle se subtotaliza por almacn y totaliza por proveedor adems de incluir la Fecha, Documento y Costo unitario del movimiento, la Clave y Descripcin del producto, Unidad de empaque, la Cantidad y la Cantidad por el costo. La diferenciacin de los documentos ser: C para Compras, D para Devolucin y N para Cancelacin. Asimismo, aparece el Nmero de documento y el Costo unitario. Para este reporte se sugieren los movimientos 1-Compras, 52-Devolucin de compras y 57-Cancelacin de compra. Campos Campo Descripcin
Clave Desde/Hasta Fecha Desde/Hasta Proveedor Desde/ Hasta Lnea Tipo de movimientos Imprime Temas relacionados: Opciones de impresin
Elige el rango de claves de productos que deseas se consideren en el reporte. Indica el rango de fechas que abarcar el reporte. Selecciona el rango de proveedores que contendr el reporte. Puedes especificar que slo se muestren productos de una determinada lnea Puedes escoger para que tipo de movimientos quieres que se muestre el historial de existencias. Selecciona si deseas que se imprima el reporte por: Hoja por proveedor y/o Con detalle.
Por Almacn /Almacn Indica si quieres este reporte por almacn y si es as especifica para que nmero de almacn.
Reporte de historial de existencias Acceso
l Mdulo Inventarios / Men Reportes / Movimientos al inventario / Historial de existencias. Qu es El reporte tiene por objetivo mostrar como se van afectando las existencias de los productos por cada movimiento generado en inventario. El reporte contiene los siguientes campos: Clave del producto, Descripcin, Fecha, nmero de Documento, tipo de Movimiento, Cantidad que entra o sale al inventario y Existencia histrica. El reporte considera productos, no Servicios o Kits. Campos Campo Descripcin
Productos Desde/Hasta Elige el rango de productos que deseas se consideren en el reporte. Fecha Desde/Hasta Lnea Tipo de movimientos Temas relacionados: Opciones de impresin Indica el rango de fechas que abarcar el historial de existencias. Puedes especificar que slo se muestren productos de una determinada lnea Puedes escoger para que tipo de movimientos quieres que se muestre el historial de existencias.
Por Almacn /Almacn Indica si quieres este reporte por almacn y si es as especifica para que nmero de almacn.
Reporte de pedimentos y lotes Acceso
l
Mdulo Inventarios / Elegir del Men Reportes la opcin Pedimentos aduanales y lotes/ Pedimentos y lotes.
l O desde la Barra de herramientas del catlogo de Lotes y Pedimentos, con el botn . Qu es Este reporte muestra todos lo productos que contengan informacin de Lotes y Pedimentos, as como sus existencias. El reporte incluye la siguiente informacin: Clave y descripcin del producto, Nmero de Lote, Fecha de Caducidad, Pedimento, Aduana, Fecha de Entrada y Existencias. Campos Campo Descripcin
Producto Pedimento
En este campo puedes especificar el rango de productos a incluir en el reporte. Si quieres el reporte de un Pedimento en especfico debes anotar su nmero para obtenerlo. Por omisin este campo est lleno de signos de interrogacin lo cual indica que se tomarn en cuenta todos los nmeros de Pedimentos, puedes utilizar los signos ??? como comodines para seleccionar los pedimentos que tengan cadenas de caracteres en comn. del Anota un rango de fechas, el sistema incluir en el reporte los pedimentos cuya fecha de entrada se encuentre en el rango indicado. Si quieres el reporte de un Lote en especfico debes anotar su nmero para obtenerlo. Por omisin este campo est lleno de signos de interrogacin, lo cual indica que se tomarn en cuenta todos los Lotes. Si se activa esta casilla, el reporte incluir las observaciones que se tengan en los lotes de producto caducos.
Fecha Pedimento Lote
Incluye Observaciones
Ttulo del reporte Podrs cambiar el nombre del reporte de acuerdo a tus necesidades. Tema relacionado: Opciones de impresin
Reporte de productos caducos Acceso
l Mdulo Inventarios / Elegir del Men Reportes la opcin Pedimentos aduanales y lotes/ Productos caducos. Qu es Este reporte muestra todos los productos que hayan caducado a partir de una fecha de corte proporcionada. El reporte incluye la siguiente informacin: Clave y descripcin del producto, Nmero de Lote, Fecha de Caducidad y Existencias Campos Campo Descripcin
Producto Lnea Fecha de Caducidad Incluye Observaciones
En este campo especificars el rango de productos que deseas incluir en el reporte. Si quieres el reporte de caducidad para una lnea de productos en especfico debes anotar en este campo la lnea solicitada. Anota la fecha de corte de la que deseas obtener el reporte. El reporte te mostrar los productos que han caducado a la fecha indicada. Si se activa esta casilla, el reporte incluir las observaciones que se tengan en los lotes de producto caducos.
Ttulo del reporte Podrs cambiar el nombre del reporte de acuerdo a tus necesidades. Tema relacionado: Opciones de impresin
Etiquetas Acceso
l Mdulo Inventarios / Men Reportes, opcin Etiquetas. Qu es Utiliza las etiquetas para identificar los productos de tu inventario cuando stos se enven o sean recibidos en un almacn. Existen tres tipos de impresin de etiquetas en el sistema: Forma Continua, C digo de Barras e impresin Por Formato. Consulta: Etiquetas para forma continua Etiquetas con Cdigo de barras Etiquetas por formato
Etiquetas para forma continua Acceso
l Mdulo Inventarios / Men Reportes, opcin Etiquetas / Forma continua. Qu es Los datos que contiene una etiqueta impresa en forma continua son: l Clave y Descripcin del artculo. l Control de almacn. l Lnea de producto. El dilogo para definir la impresin de tus etiquetas en forma continua contiene los siguientes campos: Campos Campo Descripcin
Por almacn Es necesario hacer notar que las etiquetas pueden ser emitidas solamente para los productos de un almacn. Al activar esta casilla se habilitar el campo Almacn para que puedas seleccionar el nmero de almacn que desees. Producto Desde Hasta Ordenado por Seala un rango de productos de los cuales deseas imprimir sus etiquetas. / Esta opcin te permite organizar y listar los productos basndose en un aspecto en particular: Clave, Descripcin, Lnea del producto o Control de almacn; para que se presenten en el reporte.
Lnea de Con este campo elige que se imprima slo las etiquetas de los productos de determinada lnea. producto Control almacn de Puedes delimitar la emisin de etiquetas a los productos que compartan uno, dos o ms caracteres de tu control de almacn. Este campo funciona de manera semejante al de Lnea de Producto. El sistema emite las etiquetas ordenadas de acuerdo al campo que indique aqu. Al incluir en la etiqueta el Control de Almacn se estar facilitando la funcin de almacenaje puesto que, desde el momento que llega a la bodega, el artculo ya tendr indicado dnde deber colocarse.
Espacio El sistema est configurado para utilizar etiquetas de una al paso, cuya medida es de 4" por 1 3/8" (solictala de esta entre claves manera al proveedor de artculos para computacin). El sistema considera el espacio que hay entre las etiquetas de este formato, calculando que cada rengln mide 1/6 de pulgada, y que el espacio entre las claves de los productos es de 9 renglones (nueve lneas equivalen a una pulgada y media); tal es la razn por la que el sistema sugiere este dato. Si las etiquetas que deseas utilizar son ms grandes a las que sugiere el sistema, nicamente debes incrementar el nmero de lneas en este campo, hasta que la impresin quede exacta. Tema relacionado: Opciones de impresin
Etiquetas con cdigo de barras Acceso
l Mdulo Inventarios / Men Reportes, opcin Etiquetas / con Cdigo de barras. Qu es Las etiquetas de cdigo de barras te ofrecen mltiples posibilidades: l Destaca la posibilidad de imprimir varias etiquetas por cada producto del almacn, o imprimir un porcentaje de los artculos del inventario. l Cuentas con mltiples formatos y puedes personalizar la etiqueta, acomodando sus elementos de la mejor manera posible. Para la emisin puedes definir los siguientes campos: Campos Campo Descripcin
Incluye Precio
/ Selecciona el tipo de precio que deseas con las que se impriman las etiquetas, cuentas con una lista para elegir entre los siguientes precios: Precio Pblico, Lista 1, Lista 2, Lista 3, Mnimo o Ninguno. El reporte generar la etiqueta con el precio indicado y en la moneda que el producto tenga definido desde el alta del mismo en el Catlogo de inventarios En la etiqueta se pueden imprimir los datos de acuerdo a las casillas que hayas seleccionado, tales como: l IVA: Porcentaje de IVA. l Descripcin: Descripcin del producto. l Lote: Si el producto pertenece a un lote determinado. l Pedimento: Si el producto pertenece a un pedimento especfico. l Caducidad: Hasta que fecha estar vigente el producto. l Aduana: De que aduana procede el producto. Especifica la aduana en el caso de que el producto haya sido importado. l Fecha de entrada: Indica la fecha de entrada del producto.
Filtro de En este bloque puedes elegir de qu rango de productos se imprimirn los productos con Cdigo de barras, de qu productos Lnea, Lote o Pedimento. No. de Puedes imprimir una o varias etiquetas para cada producto (opcin Fijo), un porcentaje de las existencias (de 0 a 99%) o etiquetas por el total de las mismas (100%), o, si activas la casilla siguiente, puedes pedir que slo se impriman etiquetas de aquellos producto productos que manejan Lotes y pedimentos. Formato de Si activas el botn podrs ver las diferentes opciones de etiquetas. Cuando elijas con el cursor alguna, notars que etiquetas / automticamente cambia tanto el tamao como la hoja, porque el tamao de las etiquetas ya viene predefinido. Tipo Muestra contornos Esta opcin te permite poner un borde a cada etiqueta.
Comenzar en Este campo comenzar a imprimir la etiqueta, dentro de la hoja, a partir de la que hayas indicado, por ejemplo: Si la etiqueta imprimirs 8 etiquetas de la clave A001 e indicas comenzar desde la 3er. Esto se mostrar en el reporte:
Botones Botn
Descripcin Esta opcin presenta una ventana, que te permite ahondar an ms en el diseo de tus etiquetas de cdigo de
barras mediante el botn Diseo de Etiqueta. Enva la informacin de las etiquetas directamente a impresin. Cierra la ventana de la emisin de etiquetas sin realizar operacin alguna. Despliega el ayuda electrnica del sistema. Temas relacionados: Opciones de impresin
Etiquetas por formato Acceso
l Mdulo Inventarios / Men Reportes, opcin Etiquetas / Etiquetas por formato. Campos Campo Descripcin
Producto desde/hasta Nmero almacn Lnea Producto Control almacn Nmero etiquetas
Define el rango de productos para los cuales deseas obtener los formatos de impresin. de Indica el nmero de Almacn del que quieres obtener el reporte. de Podrs especificar del rango de productos una seleccin por una Lnea de producto en especfico. de Podrs delimitar la emisin de etiquetas a los productos que compartan uno, dos o ms caracteres de la clave del Control de Almacn. de Especifica si deseas que se impriman las etiquetas de todos los productos de tu inventario (opcin Total de existencias), un Nmero fijo de existencias o un determinado Porcentaje sobre las mismas. Para estas dos ltimas opciones el sistema pedir que indiques la cantidad o el porcentaje correspondiente. Puedes indicar la cantidad por medio de la calculadora del sistema empleando la tecla de funcin F2. de En este campo debes indicar el nombre del formato que el sistema utilizar para la impresin de etiquetas. Existe un formato predefinido por el sistema con el que podrs imprimir los siguientes campos: Clave del Producto, Descripcin, Lnea de Producto y Control de Almacn. Este formato es MIETIQW.FTO, con el que se imprimirn las etiquetas en forma continua. Podrs generar e imprimir tu propio FTO. en el Editor de formatos
Formato impresin
Botones Botn
Descripcin Este botn te permite personalizar un formato por lo que si deseas hacerlo, oprime el botn ruta del mismo y puedas modificarlo. Enva la informacin de las etiquetas directamente a impresin. Cierra la ventana de la emisin de etiquetas sin realizar operacin alguna. Despliega el ayuda electrnica del sistema. para especificar la
Tema relacionado: Opciones de impresin
Reporte de kits Acceso l Mdulo Inventarios / Men Reportes, opcin Kits. Qu es La finalidad de este reporte es conocer los Kits registrados en el sistema y los productos y servicios de los que est compuesto cada uno. Este reporte contiene la Clave y Descripcin del producto, Tipo de Costeo, Proveedor1, Proveedor2, Lnea, IVA, Unidad de salida, fecha de ltima compra, fecha de ltima venta, Control de almacn, ltimo costo, Stock mnimo, Stock mximo, Precio pblico, Precio mnimo, Moneda, Costo Promedio y Existencias de productos componentes. Campos Campo Descripcin Lnea Control almacn Incluye El reporte te permite imprimir solo los productos por lneas, si no se indica una lnea en particular, el sistema generara el reporte de todos los kits de todas las lneas que se manejen. de Elige los productos a considerar en el reporte con base a su Control de almacn Almacn: Si manejas multialmacn indica en esta casilla de verificacin si deseas hacer el reporte de los Kits por almacn, escribiendo en el campo de Nmero el nmero correspondiente del almacn a considerar. Observaciones: Indica si quieres que el reporte te muestre las observaciones de los productos. Aspel-SAE siempre sugerir un encabezado para el listado a emitir. Sin embargo, puede ser modificado para reflejar en mayor grado el tipo de informacin que contiene.
Ttulo
Para las opciones de los botones consulta los siguientes temas: Opciones de impresin y Grupos de productos
Administrador de reportes Acceso l Desde cualquier mdulo del sistema, Men Reportes, Administrador de reportes Definicin Desde este Administrador de reportes, podrs crear y organizar tus propios reportes personalizados con extensin QR2, seleccionando de una lista de campos disponibles la informacin que deseas incluir en tu reporte. Adicionalmente podrs consultar y generar reportes con formato FTO utilizando los comandos y campos del editor de formatos tradicional. Que es un reporte en formato QR2 y FTO? Un reporte QR2 es aquel que obtiene informacin para armar los reportes directamente de la base de datos o tablas del sistema. Para dar de alta reportes con este formato el sistema proporciona el Diseador de reportes. Para estos formatos puedes usar sentencias SQL. Un reporte o formato FTO es para obtener e imprimir informacin usa campos, comandos o frmulas virtuales armadas especialmente para su uso en estos formatos, es lo llamado interprete Aspel. Para dar de alta reportes de este formato se proporciona una Lista de campos y una Lista de comandos y frmulas que podrs usar para disear dichos reportes. Nota Dependiendo del tipo de reporte a editar es el tipo de herramienta que se desplegar. De manera general desde este administrador podrs: Dar de alta tus reportes personalizados en formato Qr2 y FTO. Modificar los reportes previamente creados con este administrador. Obtener una vista preliminar del reporte e imprimirlo. Borrar un reporte. Aadir un reporte creado en formato FTO. Preparar el archivo para su envo a Internet. Enviar el reporte va e-mail. Manejo Aspel El sistema por omisin incluye algunos reportes en formato Qr2 y FTO organizados por grupos. Los grupos y los reportes incluidos, dependern del mdulo en el cual ests utilizando dicho Administrador, es decir, el Administrador estar disponible desde cualquier mdulo, pero slo podrs consultar los reportes del mdulo correspondiente. La ventana es la siguiente:
Para ver la presentacin preliminar del reporte, haz doble clic sobre el mismo, en ese momento se desplegar el Filtro correspondiente para obtener informacin especfica, la informacin que se solicita en el filtro vara dependiendo del grupo donde est incluido el reporte. Es importante que para dar de alta un reporte (formato FTO o QR2) primero te posiciones en el grupo de reportes donde deseas incluirlo. Tipo de filtros por grupo de reportes Nota: Algunos reportes que estaban ubicados en el Men Reportes, se reubicaron en este administrador de reportes, ejemplo, los reportes de emisin de documentos.
Botones de esta ventana Botones Descripcin Con este botn podrs realizar lo siguiente: -Dar de alta un nuevo reporte QR2. Para esto se desplegar el diseador de reportes. Para mayor informacin consulta el archivo de ayuda del Diseador de reportes Para este caso debes seleccionar la opcin "Nuevo". Sugerencia Aspel Para la creacin de reportes en formato QR2 te recomendamos ampliamente que te bases en uno de los que por omisin proporciona el sistema, esto para agilizar el armado del reporte. Para aprender rpidamente como dar de alta un reporte consulta en el ayuda del Diseador de reportes la gua rpida de procesos. -Dar de alta un nuevo reporte en formato FTO Para esto el sistema proporciona una Ventana en la cual podrs fcil y rpidamente crear un reporte en formato FTO. Para este caso, debers seleccionar la opcin "Archivo FTO". Nota: Para ambas opciones debers primero posicionarte sobre el grupo de reportes donde deseas aadir el reporte. Recuerda que dependiendo en el grupo donde sean aadidos o creados es el tipo de filtro que adoptan. -Agregar un reporte al administrador de reportes (QR2 o FTO). Para este caso se desplegar una ventana de Windows para que proporciones la ruta y el nombre del reporte a incluir. Los pasos para aadir un reporte son los siguientes: Posicinate sobre el grupo de reportes en el cual deseas aadir el reporte. Recuerda que estos grupos ya los tiene asignado el sistema por omisin. Utiliza este botn, selecciona la opcin Agregar e indica la ruta del reporte a incluir. Notas Para los reportes que estn estructurados en formato FTO, al adicionarse el reporte, en la columna "Ttulo" observars la leyenda o nombre "Formato Aspel" donde posteriormente desde la opcin de men flotante "Cambiar ttulo" puedas modificar el nombre de dicho reporte.
Si por alguna equivocacin seleccionaste o aadiste un reporte el cual no fue armado con Campos o Comandos del sistema en cuestin, es decir, en el que ests aadiendo el reporte; al momento de pedir su vista, su edicin, su impresin, etc. el sistema no podr abrir el reporte, o bien la informacin que logre mostrar por coincidir en ambos sistemas los campos, ser errnea. Un mensaje que posiblemente pudiera presentarse es el siguiente: "Tipo de argumento invlido, en lnea .". Es importante que tomes en cuenta que no podrs aadir un reporte con formato QR2 que haya sido creado desde otro sistema o desde otro mdulo (en el caso de Aspel-SAE), ya que recuerda que al crear un reporte ste se relaciona muy particularmente en el Grupo de reporte en el cual fue creado. Con esta opcin podrs modificar el reporte seleccionado. Dependiendo del formato del reporte el manejo ser el siguiente: Formato QR2 El reporte se abrir con el diseador de reportes. Modificar reporte. Formato FTO
Se abrir el reporte con la aplicacin asociada para archivos de texto (Bloc de notas). Para modificar el reporte utiliza la Lista de campos y Comandos disponibles desde la barra de herramientas con el botn
Para mayor informacin consulta el Editor de formatos. Con este botn podrs eliminar el reporte previamente dado de alta o aadido al administrador de reportes. Al eliminar un reporte debers tomar en cuenta los siguientes puntos: El reporte se elimina del administrador de reportes y tambin se elimina de la ruta o carpeta donde se encuentre, es decir el archivo. Si por alguna razn eliminaste un reporte de los que por omisin proporciona el sistema, te recomendamos correr el proceso de Reparacin para nuevamente se instalen o recuperen los archivo de reportes borrados. Lo nico que tendrs que tomar en cuenta, es que al realizar este proceso se borrarn las entradas o referencias de los reportes creados o aadidos por ti, para este caso te recomendamos hacer un respaldo manual desde el explorador de Windows del archivo, para que posteriormente con la opcin Agregar un reporte los aadas nuevamente al administrador de reportes. Muestra una Vista preliminar del reporte. Al solicitar la vista previa se desplegar el Filtro del reporte para delimitar la informacin a emitir en el reporte. Nota: Recuerda que si no especficas ningn dato en el filtro el reporte considerar todos los datos. Tipo de filtros Con este botn podrs imprimir el reporte. Antes de ser enviado el reporte a la impresora, se desplegar su Filtro correspondiente por si deseas especificar que slo cierta informacin se emita y posteriormente se desplegar la ventana de windows para configurar ciertas opciones para la impresin del reporte. Preparar el reporte para su envo y/o publicacin. El reporte podr ser enviado en PDF o HTML. Nota: Esta opcin slo estar disponible para los reportes en formato QR2. Enva y publica en tu espacio de Internet, el o los archivos de consultas. Nota: Esta opcin slo estar disponible para los reportes en formato QR2. Despliega la lista de las frmulas y campos que podrs utilizar para armar tus reportes fto (va formato) a la medida de tus necesidades. Edita tus formatos de reportes Esta opcin genera el reporte en formato PDF para su envo por Internet. Al seleccionar este botn, primero se desplegar el Filtro correspondiente dependiendo al grupo al que pertenezca el reporte, segundo, se generar el archivo pdf con la informacin del reporte y por ltimo, dicho reporte se adiciona como un archivo adjunto en la aplicacin de correo predeterminada en tu computadora. Nota: Esta opcin slo estar disponible para los reportes en formato QR2. Temas relacionados Tipo de filtro por grupo de reportes Vista preliminar Agregar un reporte en formato FTO
l Desde cualquier mdulo del sistema, Men Reportes, Administrador de reportes, botn , opcin Archivo FTO. Manejo Esta opcin te permitir crear un archivo de texto para disear con ayuda de los campos y frmulas del sistema un reporte con formato FTO. Los datos que debers definir son:
Aydate con la ventana de campos y frmulas del sistema para crear tus reportes, disponible la cual desde el Administrador de reportes con el botn . Para mayor informacin consulta: Editor de Formatos Mensajes que se despliegan desde esta ventana Mensaje Descripcin Favor de teclear el ttulo del Para dar de alta el archivo de reporte, es necesario proporcionar el ttulo que lo identificar dentro del reporte. administrador de reportes. Favor de teclear el nombre Para que se pueda dar de alta el archivo de reporte, debers proporcionar el nombre con el que se del archivo. guardar dicho archivo. Favor de teclear la ruta del Es necesario que indiques o selecciones la ruta donde se crear / guardar el archivo de reporte. archivo. Directorio no vlido. La ruta donde se crear el archivo de reporte FTO no existe, verifica mediante la ayuda del botn ruta seleccionada en el campo "Ruta" existe. si la
Temas relacionados Tipo de filtro por grupo de reportes Presentacin preliminar Administrador de reportes informacin general
Tipo de filtros por grupo de reportes Acceso l Desde cualquier mdulo del sistema, Men Reportes, Administrador de reportes Manejo Como se mencion en el tema Administrador de reportes informacin general, el tipo de informacin solicitada en cada uno de los filtros para obtener informacin especfica, vara dependiendo del tipo o grupo de reporte en el cual fueron creados. A continuacin se en listan los diferentes grupos en los cuales se clasifican o se ordenan los reportes dentro del administrador de reportes. Se denomina grupo de reportes, al reporte en el cual se organizan o se agrupan varios reportes de un mismo tipo.
Hay dos tipos de reportes que se manejan en el administrador, los que son formatos QR2 y los FTO, en un mismo grupo se pueden manejar cualquiera de estos formatos incluso los dos, slo debers tomar en cuenta que los filtros definidos por grupo tambin varan dependiendo del formato. A continuacin se en listan los diferentes grupos de reportes que se manejan por mdulo. El sistema proporciona para cada grupo de reporte un nmero de reportes en particular, que dependiendo el grupo es el nmero de reportes propuestos. Sugerencia Aspel Para la creacin de reportes en formato QR2 te recomendamos ampliamente que te bases en uno de los que por omisin proporciona el sistema, esto para agilizar el armado del reporte. Para aprender rpidamente como dar de alta un reporte consulta en el ayuda del Diseador de reportes la gua rpida de procesos. Para obtener informacin especfica del filtro o grupos de reportes, selecciona la liga que lleva a su descripcin detallada. Grupos para el administrador de reportes en el mdulo de facturas Catlogo de inventarios Compras por proveedor Detalle de movimientos al inventario Grupo de productos Histrico de nmeros de serie Inventarios y servicios Kits Multialmacn Nmeros de serie Pedimento y lote Resumen de movimientos al inventario Ventas por cliente Ventas por vendedor Independientemente en el grupo en el que ests, los reportes de formatos (FTO) desplegarn un mismo filtro (Emisin de documentos), la informacin solicitada en el filtro slo varia dependiendo del catlogo del que se trate. Emisin de documentos en inventarios
Temas relacionados Administrador de reportes informacin general
Filtro para el Grupo "Compras por proveedor" Acceso l Men reportes, opcin Administrador de reportes, grupo Compras por proveedor Definicin Te permite obtener adems de la informacin contenida en el reporte, informacin an ms especfica, mediante la definicin de un filtro en el cual podrs seleccionar el tipo de informacin a incluir. Recuerda que dependiendo del grupo en el que est creado el reporte es el tipo de filtro que se visualizar disponibles en el filtro, es decir, el filtro se arma con cierta informacin relacionada con el tipo de reporte. Agrega un reporte Nota Si no seleccionas ninguna informacin en el filtro, por omisin el reporte mostrar toda la informacin que le corresponda. Manejo Aspel Si lo deseas podrs modificar los reportes que por omisin instala el sistema en el administrador, para adecuarlos a tus necesidades. Recuerda que dependiendo el tipo de formato del que se trate el reporte es la herramienta de edicin que debers utilizar. Para mayor informacin consulta Administrador de reportes. Un reporte detallado emite informacin ms completa, incluyendo informacin del filtro en los encabezados del reporte, como puede ser: Fecha de elaboracin del reporte, fecha de vencimiento, tipo de cambio, moneda, tipo de documento, etc. Adems de mostrar por cada documento un desglose de saldos. Campos de este filtro Carpeta "Inventario" Campo Descripcin Producto Hasta Fecha Desde / Selecciona la clave de los productos que deseas incluir en el reporte proporciona el rango (Desde/Hasta). Con el botn o con ayuda de la tecla F2, se desplegar el catlogo del Inventario, de tal forma que puedas seleccionar el producto inicial y final para armar el reporte. Proporciona la fecha Inicial y Final de las polticas a incluir en el reporte. Por omisin estos campos estarn deshabilitados, indica su habilitacin seleccionando una de las condiciones disponibles para este campo fecha. Selecciona la clave inicial y final de los documentos de facturas o devoluciones que deseas incluir en el reporte. Te facilita la obtencin de cierta informacin tomando en cuenta o considerando para el filtro una Lnea de producto en particular. Con el botn o con ayuda de la tecla F2, se desplegar el catlogo de lneas, de tal forma que puedas seleccionar el producto inicial y final para armar el reporte. Por almacn Rangos Campo Cliente Hasta Al activar esta casilla podrs especificar el nmero de almacn donde se tomarn los datos para generar el reporte.
Documento Lnea
Descripcin Desde/ Selecciona la clave inicial y final de los clientes de los cuales deseas obtener informacin de sus documentos expedidos (Inventarios). Con el botn o con ayuda de la tecla F2, se desplegar el catlogo de clientes de tal forma que puedas seleccionar la clave inicial y final a incluir en el reporte.
Proveedor Desde / Selecciona la clave inicial y final de los proveedores que deseas incluir en el reporte. Hasta Con el botn o con ayuda de la tecla F2, se desplegar el catlogo de Vendedores de tal forma que puedas seleccionar el vendedor inicial y final con el que se armar el reporte. Vendedor Desde / Selecciona la clave inicial y final de los vendedores que deseas incluir en el reporte. Hasta Con el botn o con ayuda de la tecla F2, se desplegar el catlogo de Vendedores de tal forma que puedas seleccionar el vendedor inicial y final con el que se armar el reporte. Carpeta "Conceptos" Campo Descripcin Tipos movimientos de Marca en la ventana de conceptos, aquellos conceptos que tengan que ver con los movimientos que desees que genere el reporte.
Carpeta "Ordenamiento" Campo Descripcin Ordenar por La informacin de la consulta se puede ordenar a partir de alguno de los campos de la misma. Este ordenamiento lo podrs realizar seleccionando el campo o columna por la que deseas ordenar el reporte, el sistema te permitir ordenar los elementos seleccionados (campo o columna) de manera ascendente o en su caso descendente, por omisin el sistema los ordena de manera ascendente. Debers proporciona si deseas ordenarlo de manera ascendente o descendente, es decir, en la primera posicin o en la ltima posicin. Si lo deseas podrs seleccionar otro factor o columna por la que deseas ordenar el reporte. Notas: Al configurar o utilizar este campo, se activar el otro factor de ordenamiento.
Luego por Selecciona el otro factor o campo por el que deseas ordenar el reporte. Este ordenamiento lo podrs realizar seleccionando el campo o columna por la que deseas ordenar el reporte, el sistema te permitir ordenar los elementos seleccionados (campo o columna) de manera ascendente o en su caso descendente, por omisin el sistema los ordena de manera ascendente. Debers proporciona si deseas ordenarlo de manera ascendente o descendente, es decir, en la primera posicin o en la ltima posicin. Si lo deseas podrs seleccionar otro factor o columna por la que deseas ordenar el reporte, configurando el campo "Luego por". Notas: Al configurar o utilizar este campo, se activar el otro factor de ordenamiento. Debers seleccionar un campo o columna diferente a las antes utilizadas. Luego por Selecciona el otro factor o campo por el que deseas ordenar el reporte. Este ordenamiento lo podrs realizar seleccionando el campo o columna por la que deseas ordenar el reporte, el sistema te permitir ordenar los elementos seleccionados (campo o columna) de manera ascendente o en su caso descendente, por omisin el sistema los ordena de manera ascendente. Debers proporciona si deseas ordenarlo de manera ascendente o descendente, es decir, en la primera posicin o en la ltima posicin. Si lo deseas podrs seleccionar otro factor o columna por la que deseas ordenar el reporte, configurando el campo "Luego por". Nota: Debers seleccionar un campo o columna diferente a las antes utilizadas. Notas l Lo especificado en el filtro se guardar para impresiones posteriores. l El reporte mostrar slo la informacin que coincida con lo establecido en el filtro, y mientras ms datos o campos especifiques, mas limitada ser la informacin incluida en el reporte, ya que tendr que cumplir con todas las caractersticas definidas para el filtro. Temas relacionados Tipo de filtros por grupo de reportes Administrador de reportes
Filtro para el Grupo "Detalle de movimientos al inventario" Acceso l Men reportes, opcin Administrador de reportes, grupo Detalle de Movimientos al inventario Definicin Te permite obtener adems de la informacin contenida en el reporte, informacin an ms especfica, mediante la definicin de un filtro en el cual podrs seleccionar el tipo de informacin a incluir. Recuerda que dependiendo del grupo en el que est creado el reporte es el tipo de filtro que se visualizar disponibles en el filtro, es decir, el filtro se arma con cierta informacin relacionada con el tipo de reporte. Agrega un reporte Nota Si no seleccionas ninguna informacin en el filtro, por omisin el reporte mostrar toda la informacin que le corresponda. Manejo Aspel Si lo deseas podrs modificar los reportes que por omisin instala el sistema en el administrador, para adecuarlos a tus necesidades. Recuerda que dependiendo el tipo de formato del que se trate el reporte es la herramienta de edicin que debers utilizar. Para mayor informacin consulta Administrador de reportes. Un reporte detallado emite informacin ms completa, incluyendo informacin del filtro en los encabezados del reporte, como puede ser: Fecha de elaboracin del reporte, fecha de vencimiento, tipo de cambio, moneda, tipo de documento, etc. Adems de mostrar por cada documento un desglose de saldos. Campos de este filtro Carpeta "Inventario" Campo Descripcin Producto Hasta Fecha Desde / Selecciona la clave de los productos que deseas incluir en el reporte proporciona el rango (Desde/Hasta). Con el botn o con ayuda de la tecla F2, se desplegar el catlogo del Inventario, de tal forma que puedas seleccionar el producto inicial y final para armar el reporte. Proporciona la fecha Inicial y Final de las polticas a incluir en el reporte. Por omisin estos campos estarn deshabilitados, indica su habilitacin seleccionando una de las condiciones disponibles para este campo fecha. Selecciona la clave inicial y final de los documentos de facturas o devoluciones que deseas incluir en el reporte. Te facilita la obtencin de cierta informacin tomando en cuenta o considerando para el filtro una Lnea de producto en particular. Con el botn o con ayuda de la tecla F2, se desplegar el catlogo de lneas, de tal forma que puedas seleccionar el producto inicial y final para armar el reporte. Por almacn Rangos Campo Cliente Hasta Al activar esta casilla podrs especificar el nmero de almacn donde se tomarn los datos para generar el reporte.
Documento Lnea
Proveedor Desde / Selecciona la clave inicial y final de los proveedores que deseas incluir en el reporte. Hasta Con el botn o con ayuda de la tecla F2, se desplegar el catlogo de Vendedores de tal forma que puedas seleccionar el vendedor inicial y final con el que se armar el reporte. Vendedor Desde / Selecciona la clave inicial y final de los vendedores que deseas incluir en el reporte. Hasta Con el botn o con ayuda de la tecla F2, se desplegar el catlogo de Vendedores de tal forma que puedas seleccionar el vendedor inicial y final con el que se armar el reporte. Carpeta "Conceptos" Campo Descripcin Tipos movimientos Entradas/Salidas de Marca en la ventana de conceptos, aquellos conceptos que tengan que ver con los movimientos que desees que genere el reporte. Puedes seleccionar los movimientos de entrada o de salida segn te convenga.
Filtro para el grupo "Histrico de nmeros de serie" Acceso l Men reportes, opcin Administrador de reportes, grupo Histrico de nmero de serie Definicin Te permite obtener adems de la informacin contenida en el reporte, informacin an ms especfica, mediante la definicin de un filtro en el cual podrs seleccionar el tipo de informacin a incluir. Recuerda que dependiendo del grupo en el que est creado el reporte es el tipo de filtro que se visualizar disponibles en el filtro, es decir, el filtro se arma con cierta informacin relacionada con el tipo de reporte. Agrega un reporte Nota Si no seleccionas ninguna informacin en el filtro, por omisin el reporte mostrar toda la informacin que le corresponda. Manejo Aspel Si lo deseas podrs modificar los reportes que por omisin instala el sistema en el administrador, para adecuarlos a tus necesidades. Recuerda que dependiendo el tipo de formato del que se trate el reporte es la herramienta de edicin que debers utilizar. Para mayor informacin consulta Administrador de reportes. Un reporte detallado emite informacin ms completa, incluyendo informacin del filtro en los encabezados del reporte, como puede ser: Fecha de elaboracin del reporte, fecha de vencimiento, tipo de cambio, moneda, tipo de documento, etc. Adems de mostrar por cada documento un desglose de saldos. Campos de este filtro Carpeta "Inventario" Campo Descripcin Clave del Selecciona la clave de los productos que deseas incluir en el reporte proporciona el rango (Desde/Hasta). producto Con el botn o con ayuda de la tecla F2, se desplegar el catlogo del Inventario, de tal forma que puedas Desde /Hasts seleccionar el producto inicial y final para armar el reporte. Incluye almacn Al activar esta casilla podrs especificar el nmero de almacn donde se tomarn los datos para generar el reporte Documento Selecciona la clave de los documentos que deseas incluir en el reporte. Carpeta "Fechas, docs." Campo Descripcin Fechas de documento Proporciona la fecha Inicial y Final del documento a incluir en el reporte. Por omisin estos campos estarn deshabilitados, indica su habilitacin seleccionando una de las condiciones disponibles para este campo fecha.
Comparacin Selecciona el punto de comparacin con la fecha de entrada o salida del documentos para generar el Contra fecha de reporte. entrada/salida Carpeta "Datos de nmeros de serie Campo Descripcin Nmeros de En este campo puedes especificar los caracteres que forman la clave de los nmeros de serie a desplegar. Auxliate para serie ello, con el signo "%", para representar varios caracteres y el signo de "_" para representar un carcter, al utilizarlos como comodines para que se incluyan todos aquellos nmeros que tengan en comn los caracteres restantes a los sustituidos por los comodines. Status Puedes indicar el estatus de los nmeros de serie a consultar, pudiendo elegir entre: Todos, Disponible, Vendido, No disponible, Daado o Baja.
Carpeta "Ordenamiento" Campo Descripcin Ordenar por La informacin de la consulta se puede ordenar a partir de alguno de los campos de la misma. Este ordenamiento lo podrs realizar seleccionando el campo o columna por la que deseas ordenar el reporte, el sistema te permitir ordenar los elementos seleccionados (campo o columna) de manera ascendente o en su caso descendente, por omisin el sistema los ordena de manera ascendente. Debers proporciona si deseas ordenarlo de manera ascendente o descendente, es decir, en la primera posicin o en la ltima posicin.
Si lo deseas podrs seleccionar otro factor o columna por la que deseas ordenar el reporte. Notas: Al configurar o utilizar este campo, se activar el otro factor de ordenamiento. Luego por Selecciona el otro factor o campo por el que deseas ordenar el reporte. Este ordenamiento lo podrs realizar seleccionando el campo o columna por la que deseas ordenar el reporte, el sistema te permitir ordenar los elementos seleccionados (campo o columna) de manera ascendente o en su caso descendente, por omisin el sistema los ordena de manera ascendente. Debers proporciona si deseas ordenarlo de manera ascendente o descendente, es decir, en la primera posicin o en la ltima posicin. Si lo deseas podrs seleccionar otro factor o columna por la que deseas ordenar el reporte, configurando el campo "Luego por". Notas: Al configurar o utilizar este campo, se activar el otro factor de ordenamiento. Debers seleccionar un campo o columna diferente a las antes utilizadas. Luego por Selecciona el otro factor o campo por el que deseas ordenar el reporte. Este ordenamiento lo podrs realizar seleccionando el campo o columna por la que deseas ordenar el reporte, el sistema te permitir ordenar los elementos seleccionados (campo o columna) de manera ascendente o en su caso descendente, por omisin el sistema los ordena de manera ascendente. Debers proporciona si deseas ordenarlo de manera ascendente o descendente, es decir, en la primera posicin o en la ltima posicin. Si lo deseas podrs seleccionar otro factor o columna por la que deseas ordenar el reporte, configurando el campo "Luego por". Nota: Debers seleccionar un campo o columna diferente a las antes utilizadas. Notas l Lo especificado en el filtro se guardar para impresiones posteriores. l El reporte mostrar slo la informacin que coincida con lo establecido en el filtro, y mientras ms datos o campos especifiques, mas limitada ser la informacin incluida en el reporte, ya que tendr que cumplir con todas las caractersticas definidas para el filtro. Temas relacionados Tipo de filtros por grupo de reportes Administrador de reportes
Filtro para el grupo "Inventarios y servicios" Acceso l Men reportes, opcin Administrador de reportes, grupo Inventarios y Servicios Definicin Te permite obtener adems de la informacin contenida en el reporte, informaci n an ms especfica, mediante la definicin de un filtro en el cual podrs seleccionar el tipo de informacin a incluir. Recuerda que dependiendo del grupo en el que est creado el reporte es el tipo de filtro que se visualizar disponibles en el filtro, es decir, el filtro se arma con cierta informacin relacionada con el tipo de reporte. Agrega un reporte Nota Si no seleccionas ninguna informacin en el filtro, por omisin el reporte mostrar toda la informacin que le corresponda. Manejo Aspel Si lo deseas podrs modificar los reportes que por omisin instala el sistema en el administrador, para adecuarlos a tus necesidades. Recuerda que dependiendo el tipo de formato del que se trate el reporte es la herramienta de edicin que debers utilizar. Para mayor informacin consulta Administrador de reportes. Un reporte detallado emite informacin ms completa, incluyendo informacin del filtro en los encabezados del reporte, como puede ser: Fecha de elaboracin del reporte, fecha de vencimiento, tipo de cambio, moneda, tipo de documento, etc. Adems de mostrar por cada documento un desglose de saldos. Campos de este filtro Carpeta "Inventario" Campo Descripcin Productos/Servicios/ Podrs elegir si quieres que el reporte te muestre Productos, Servicios, Kits y Grupos de productos, juntos o por Kits/Grupo de separado de acuerdo a lo que seales en estas casillas de verificacin. productos Clave del producto Desde /Hasta Lnea Selecciona la clave de los productos que deseas incluir en el reporte proporciona el rango (Desde/Hasta). Con el botn o con ayuda de la tecla F2, se desplegar el catlogo del Inventario, de tal forma que puedas seleccionar el producto inicial y final para armar el reporte. Te facilita la obtencin de cierta informacin tomando en cuenta o considerando para el filtro una Lnea de producto en particular. Con el botn o con ayuda de la tecla F2, se desplegar el catlogo de lneas, de tal forma que puedas seleccionar el producto inicial y final para armar el reporte. Control de almacn Incluye almacn Escribe la clave de control de almacn para poder establecer la ubicacin fsica de los productos dentro del almacn, con la finalidad de facilitar su localizacin. Al activar esta casilla podrs especificar el nmero de almacn donde se tomarn los datos para generar el reporte
Carpeta "Proveedores" Campo Descripcin Clave de Selecciona la clave inicial y final de los proveedores que deseas incluir en el reporte. Proveedor Con el botn o con ayuda de la tecla F2, se desplegar el catlogo de Vendedores de tal forma que puedas Desde / Hasta seleccionar el vendedor inicial y final con el que se armar el reporte. Carpeta "Ordenamiento" Campo Descripcin Ordenar por La informacin de la consulta se puede ordenar a partir de alguno de los campos de la misma. Este ordenamiento lo podrs realizar seleccionando el campo o columna por la que deseas ordenar el reporte, el sistema te permitir ordenar los elementos seleccionados (campo o columna) de manera ascendente o en su caso descendente, por omisin el sistema los ordena de manera ascendente. Debers proporciona si deseas ordenarlo de manera ascendente o descendente, es decir, en la primera posicin o en la ltima posicin. Si lo deseas podrs seleccionar otro factor o columna por la que deseas ordenar el reporte. Notas: Al configurar o utilizar este campo, se activar el otro factor de ordenamiento.
Luego por Selecciona el otro factor o campo por el que deseas ordenar el reporte. Este ordenamiento lo podrs realizar seleccionando el campo o columna por la que deseas ordenar el reporte, el sistema te permitir ordenar los elementos seleccionados
(campo o columna) de manera ascendente o en su caso descendente, por omisin el sistema los ordena de manera ascendente. Debers proporciona si deseas ordenarlo de manera ascendente o descendente, es decir, en la primera posicin o en la ltima posicin. Si lo deseas podrs seleccionar otro factor o columna por la que deseas ordenar el reporte, configurando el campo "Luego por". Notas: Al configurar o utilizar este campo, se activar el otro factor de ordenamiento. Debers seleccionar un campo o columna diferente a las antes utilizadas. Luego por Selecciona el otro factor o campo por el que deseas ordenar el reporte. Este ordenamiento lo podrs realizar seleccionando el campo o columna por la que deseas ordenar el reporte, el sistema te permitir ordenar los elementos seleccionados (campo o columna) de manera ascendente o en su caso descendente, por omisin el sistema los ordena de manera ascendente. Debers proporciona si deseas ordenarlo de manera ascendente o descendente, es decir, en la primera posicin o en la ltima posicin. Si lo deseas podrs seleccionar otro factor o columna por la que deseas ordenar el reporte, configurando el campo "Luego por". Nota: Debers seleccionar un campo o columna diferente a las antes utilizadas. Notas l Lo especificado en el filtro se guardar para impresiones posteriores. l El reporte mostrar slo la informacin que coincida con lo establecido en el filtro, y mientras ms datos o campos especifiques, mas limitada ser la informacin incluida en el reporte, ya que tendr que cumplir con todas las caractersticas definidas para el filtro. Temas relacionados Tipo de filtros por grupo de reportes Administrador de reportes
Filtro para el grupo "Kits" Acceso l Men reportes, opcin Administrador de reportes, grupo Kits Definicin Te permite obtener adems de la informacin contenida en el reporte, informacin an ms especfica, mediante la definicin de un filtro en el cual podrs seleccionar el tipo de informacin a incluir. Recuerda que dependiendo del grupo en el que est creado el reporte es el tipo de filtro que se visualizar disponibles en el filtro, es decir, el filtro se arma con cierta informacin relacionada con el tipo de reporte. Agrega un reporte Nota Si no seleccionas ninguna informacin en el filtro, por omisin el reporte mostrar toda la informacin que le corresponda. Manejo Aspel Si lo deseas podrs modificar los reportes que por omisin instala el sistema en el administrador, para adecuarlos a tus necesidades. Recuerda que dependiendo el tipo de formato del que se trate el reporte es la herramienta de edicin que debers utilizar. Para mayor informacin consulta Administrador de reportes. Un reporte detallado emite informacin ms completa, incluyendo informacin del filtro en los encabezados del reporte, como puede ser: Fecha de elaboracin del reporte, fecha de vencimiento, tipo de cambio, moneda, tipo de documento, etc. Adems de mostrar por cada documento un desglose de saldos. Campos de este filtro Carpeta "Inventario" Campo Descripcin Clave del Selecciona la clave de los productos que deseas incluir en el reporte proporciona el rango (Desde/Hasta). producto Con el botn o con ayuda de la tecla F2, se desplegar el catlogo del Inventario, de tal forma que puedas Desde /Hasta seleccionar el producto inicial y final para armar el reporte. Lnea Te facilita la obtencin de cierta informacin tomando en cuenta o considerando para el filtro una Lnea de producto en particular. Con el botn o con ayuda de la tecla F2, se desplegar el catlogo de lneas, de tal forma que puedas seleccionar el producto inicial y final para armar el reporte. Incluye almacn Al activar esta casilla podrs especificar el nmero de almacn donde se tomarn los datos para generar el reporte Carpeta "Proveedores" Campo Descripcin Clave de Selecciona la clave inicial y final de los proveedores que deseas incluir en el reporte. Proveedor Con el botn o con ayuda de la tecla F2, se desplegar el catlogo de Vendedores de tal forma que puedas Desde / Hasta seleccionar el vendedor inicial y final con el que se armar el reporte. Carpeta "Ordenamiento" Campo Descripcin Ordenar por La informacin de la consulta se puede ordenar a partir de alguno de los campos de la misma. Este ordenamiento lo podrs realizar seleccionando el campo o columna por la que deseas ordenar el reporte, el sistema te permitir ordenar los elementos seleccionados (campo o columna) de manera ascendente o en su caso descendente, por omisin el sistema los ordena de manera ascendente. Debers proporciona si deseas ordenarlo de manera ascendente o descendente, es decir, en la primera posicin o en la ltima posicin. Si lo deseas podrs seleccionar otro factor o columna por la que deseas ordenar el reporte. Notas: Al configurar o utilizar este campo, se activar el otro factor de ordenamiento.
Luego por Selecciona el otro factor o campo por el que deseas ordenar el reporte. Este ordenamiento lo podrs realizar seleccionando el campo o columna por la que deseas ordenar el reporte, el sistema te permitir ordenar los elementos seleccionados (campo o columna) de manera ascendente o en su caso descendente, por omisin el sistema los ordena de manera ascendente. Debers proporciona si deseas ordenarlo de manera ascendente o descendente, es decir, en la primera posicin o en la ltima posicin. Si lo deseas podrs seleccionar otro factor o columna por la que deseas ordenar el reporte, configurando el campo "Luego por".
Notas: Al configurar o utilizar este campo, se activar el otro factor de ordenamiento. Debers seleccionar un campo o columna diferente a las antes utilizadas. Luego por Selecciona el otro factor o campo por el que deseas ordenar el reporte. Este ordenamiento lo podrs realizar seleccionando el campo o columna por la que deseas ordenar el reporte, el sistema te permitir ordenar los elementos seleccionados (campo o columna) de manera ascendente o en su caso descendente, por omisin el sistema los ordena de manera ascendente. Debers proporciona si deseas ordenarlo de manera ascendente o descendente, es decir, en la primera posicin o en la ltima posicin. Si lo deseas podrs seleccionar otro factor o columna por la que deseas ordenar el reporte, configurando el campo "Luego por". Nota: Debers seleccionar un campo o columna diferente a las antes utilizadas. Notas l Lo especificado en el filtro se guardar para impresiones posteriores. l El reporte mostrar slo la informacin que coincida con lo establecido en el filtro, y mientras ms datos o campos especifiques, mas limitada ser la informacin incluida en el reporte, ya que tendr que cumplir con todas las caractersticas definidas para el filtro. Temas relacionados Tipo de filtros por grupo de reportes Administrador de reportes
Filtro para el grupo "Multialmacn" Acceso l Men reportes, opcin Administrador de reportes, grupo Multialmacn Definicin Te permite obtener adems de la informacin contenida en el reporte, informacin an ms especfica, mediante la definicin de un filtro en el cual podrs seleccionar el tipo de informacin a incluir. Recuerda que dependiendo del grupo en el que est creado el reporte es el tipo de filtro que se visualizar disponibles en el filtro, es decir, el filtro se arma con cierta informacin relacionada con el tipo de reporte. Agrega un reporte Nota Si no seleccionas ninguna informacin en el filtro, por omisin el reporte mostrar toda la informacin que le corresponda. Manejo Aspel Si lo deseas podrs modificar los reportes que por omisin instala el sistema en el administrador, para adecuarlos a tus necesidades. Recuerda que dependiendo el tipo de formato del que se trate el reporte es la herramienta de edicin que debers utilizar. Para mayor informacin consulta Administrador de reportes. Un reporte detallado emite informacin ms completa, incluyendo informacin del filtro en los encabezados del reporte, como puede ser: Fecha de elaboracin del reporte, fecha de vencimiento, tipo de cambio, moneda, tipo de documento, etc. Adems de mostrar por cada documento un desglose de saldos. Campos de este filtro Carpeta "Inventario" Clave del Selecciona la clave de los productos que deseas incluir en el reporte proporciona el rango (Desde/Hasta). producto Con el botn o con ayuda de la tecla F2, se desplegar el catlogo del Inventario, de tal forma que puedas Desde /Hasta seleccionar el producto inicial y final para armar el reporte. Lnea Te facilita la obtencin de cierta informacin tomando en cuenta o considerando para el filtro una Lnea de producto en particular. Con el botn o con ayuda de la tecla F2, se desplegar el catlogo de lneas, de tal forma que puedas seleccionar el producto inicial y final para armar el reporte. Control almacn de Escribe la clave de control de almacn para poder establecer la ubicacin fsica de los productos dentro del almacn, con la finalidad de facilitar su localizacin.
Incluye almacn Al activar esta casilla podrs especificar el nmero de almacn donde se tomarn los datos para generar el reporte Carpeta "Ordenamiento" Campo Descripcin Ordenar por La informacin de la consulta se puede ordenar a partir de alguno de los campos de la misma. Este ordenamiento lo podrs realizar seleccionando el campo o columna por la que deseas ordenar el reporte, el sistema te permitir ordenar los elementos seleccionados (campo o columna) de manera ascendente o en su caso descendente, por omisin el sistema los ordena de manera ascendente. Debers proporciona si deseas ordenarlo de manera ascendente o descendente, es decir, en la primera posicin o en la ltima posicin. Si lo deseas podrs seleccionar otro factor o columna por la que deseas ordenar el reporte. Notas: Al configurar o utilizar este campo, se activar el otro factor de ordenamiento.
Luego por Selecciona el otro factor o campo por el que deseas ordenar el reporte. Este ordenamiento lo podrs realizar seleccionando el campo o columna por la que deseas ordenar el reporte, el sistema te permitir ordenar los elementos seleccionados (campo o columna) de manera ascendente o en su caso descendente, por omisin el sistema los ordena de manera ascendente. Debers proporciona si deseas ordenarlo de manera ascendente o descendente, es decir, en la primera posicin o en la ltima posicin. Si lo deseas podrs seleccionar otro factor o columna por la que deseas ordenar el reporte, configurando el campo "Luego por". Notas: Al configurar o utilizar este campo, se activar el otro factor de ordenamiento. Debers seleccionar un campo o columna diferente a las antes utilizadas. Luego por Selecciona el otro factor o campo por el que deseas ordenar el reporte. Este ordenamiento lo podrs realizar seleccionando el campo o columna por la que deseas ordenar el reporte, el sistema te permitir ordenar los elementos seleccionados (campo o columna) de manera ascendente o en su caso descendente, por omisin el sistema los ordena de manera ascendente. Debers proporciona si deseas ordenarlo de manera ascendente o descendente, es decir, en la primera posicin o en la
ltima posicin. Si lo deseas podrs seleccionar otro factor o columna por la que deseas ordenar el reporte, configurando el campo "Luego por". Nota: Debers seleccionar un campo o columna diferente a las antes utilizadas. Notas
l l
Lo especificado en el filtro se guardar para impresiones posteriores. El reporte mostrar slo la informacin que coincida con lo establecido en el filtro, y mientras ms datos o campos especifiques, mas limitada ser la informacin incluida en el reporte, ya que tendr que cumplir con todas las caractersticas definidas para el filtro.
Temas relacionados Tipo de filtros por grupo de reportes Administrador de reportes
Filtro para el grupo "Nmeros de serie" Acceso l Men reportes, opcin Administrador de reportes, grupo Histrico de nmero de serie Definicin Te permite obtener adems de la informacin contenida en el reporte, informacin an ms especfica, mediante la definicin de un filtro en el cual podrs seleccionar el tipo de informacin a incluir. Recuerda que dependiendo del grupo en el que est creado el reporte es el tipo de filtro que se visualizar disponibles en el filtro, es decir, el filtro se arma con cierta informacin relacionada con el tipo de reporte. Agrega un reporte Nota Si no seleccionas ninguna informacin en el filtro, por omisin el reporte mostrar toda la informacin que le corresponda. Manejo Aspel Si lo deseas podrs modificar los reportes que por omisin instala el sistema en el administrador, para adecuarlos a tus necesidades. Recuerda que dependiendo el tipo de formato del que se trate el reporte es la herramienta de edicin que debers utilizar. Para mayor informacin consulta Administrador de reportes. Un reporte detallado emite informacin ms completa, incluyendo informacin del filtro en los encabezados del reporte, como puede ser: Fecha de elaboracin del reporte, fecha de vencimiento, tipo de cambio, moneda, tipo de documento, etc. Adems de mostrar por cada documento un desglose de saldos. Campos de este filtro Carpeta "Inventario" Campo Descripcin Clave del Selecciona la clave de los productos que deseas incluir en el reporte proporciona el rango (Desde/Hasta). producto Con el botn o con ayuda de la tecla F2, se desplegar el catlogo del Inventario, de tal forma que puedas Desde /Hasts seleccionar el producto inicial y final para armar el reporte. Incluye almacn Al activar esta casilla podrs especificar el nmero de almacn donde se tomarn los datos para generar el reporte Documento Selecciona la clave de los documentos que deseas incluir en el reporte. Carpeta "Fechas, docs." Campo Descripcin Fechas de documento Proporciona la fecha Inicial y Final del documento a incluir en el reporte. Por omisin estos campos estarn deshabilitados, indica su habilitacin seleccionando una de las condiciones disponibles para este campo fecha.
Comparacin Selecciona el punto de comparacin con la fecha de entrada o salida del documentos para generar el Contra fecha de reporte. entrada/salida Carpeta "Datos de nmeros de serie Campo Descripcin Nmeros de En este campo puedes especificar los caracteres que forman la clave de los nmeros de serie a desplegar. Auxliate para serie ello, con el signo "%", para representar varios caracteres y el signo de "_" para representar un carcter, al utilizarlos como comodines para que se incluyan todos aquellos nmeros que tengan en comn los caracteres restantes a los sustituidos por los comodines. Status Puedes indicar el estatus de los nmeros de serie a consultar, pudiendo elegir entre: Todos, Disponible, Vendido, No disponible, Daado o Baja.
Carpeta "Ordenamiento" Campo Descripcin Ordenar por La informacin de la consulta se puede ordenar a partir de alguno de los campos de la misma. Este ordenamiento lo podrs realizar seleccionando el campo o columna por la que deseas ordenar el reporte, el sistema te permitir ordenar los elementos seleccionados (campo o columna) de manera ascendente o en su caso descendente, por omisin el sistema los ordena de manera ascendente. Debers proporciona si deseas ordenarlo de manera ascendente o descendente, es decir, en la primera posicin o en la ltima posicin.
Si lo deseas podrs seleccionar otro factor o columna por la que deseas ordenar el reporte. Notas: Al configurar o utilizar este campo, se activar el otro factor de ordenamiento. Luego por Selecciona el otro factor o campo por el que deseas ordenar el reporte. Este ordenamiento lo podrs realizar seleccionando el campo o columna por la que deseas ordenar el reporte, el sistema te permitir ordenar los elementos seleccionados (campo o columna) de manera ascendente o en su caso descendente, por omisin el sistema los ordena de manera ascendente. Debers proporciona si deseas ordenarlo de manera ascendente o descendente, es decir, en la primera posicin o en la ltima posicin. Si lo deseas podrs seleccionar otro factor o columna por la que deseas ordenar el reporte, configurando el campo "Luego por". Notas: Al configurar o utilizar este campo, se activar el otro factor de ordenamiento. Debers seleccionar un campo o columna diferente a las antes utilizadas. Luego por Selecciona el otro factor o campo por el que deseas ordenar el reporte. Este ordenamiento lo podrs realizar seleccionando el campo o columna por la que deseas ordenar el reporte, el sistema te permitir ordenar los elementos seleccionados (campo o columna) de manera ascendente o en su caso descendente, por omisin el sistema los ordena de manera ascendente. Debers proporciona si deseas ordenarlo de manera ascendente o descendente, es decir, en la primera posicin o en la ltima posicin. Si lo deseas podrs seleccionar otro factor o columna por la que deseas ordenar el reporte, configurando el campo "Luego por". Nota: Debers seleccionar un campo o columna diferente a las antes utilizadas. Notas l Lo especificado en el filtro se guardar para impresiones posteriores. l El reporte mostrar slo la informacin que coincida con lo establecido en el filtro, y mientras ms datos o campos especifiques, mas limitada ser la informacin incluida en el reporte, ya que tendr que cumplir con todas las caractersticas definidas para el filtro. Temas relacionados Tipo de filtros por grupo de reportes Administrador de reportes
Filtro para le grupo "Pedimento y lote" Acceso l Men reportes, opcin Administrador de reportes, grupo Pedimento y lote Definicin Te permite obtener adems de la informacin contenida en el reporte, informacin an ms especfica, mediante la definicin de un filtro en el cual podrs seleccionar el tipo de informacin a incluir. Recuerda que dependiendo del grupo en el que est creado el reporte es el tipo de filtro que se visualizar disponibles en el filtro, es decir, el filtro se arma con cierta informacin relacionada con el tipo de reporte. Agrega un reporte Nota Si no seleccionas ninguna informacin en el filtro, por omisin el reporte mostrar toda la informacin que le corresponda. Manejo Aspel Si lo deseas podrs modificar los reportes que por omisin instala el sistema en el administrador, para adecuarlos a tus necesidades. Recuerda que dependiendo el tipo de formato del que se trate el reporte es la herramienta de edicin que debers utilizar. Para mayor informacin consulta Administrador de reportes. Un reporte detallado emite informacin ms completa, incluyendo informacin del filtro en los encabezados del reporte, como puede ser: Fecha de elaboracin del reporte, fecha de vencimiento, tipo de cambio, moneda, tipo de documento, etc. Adems de mostrar por cada documento un desglose de saldos. Campos de este filtro Carpeta "Inventario" Campo Descripcin Producto Selecciona la clave de los productos que deseas incluir en el reporte proporciona el rango (Desde/Hasta). Desde /Hasta Con el botn o con ayuda de la tecla F2, se desplegar el catlogo del Inventario, de tal forma que puedas seleccionar el producto inicial y final para armar el reporte. Lnea Te facilita la obtencin de cierta informacin tomando en cuenta o considerando para el filtro una Lnea de producto en particular. Con el botn o con ayuda de la tecla F2, se desplegar el catlogo de lneas, de tal forma que puedas seleccionar el producto inicial y final para armar el reporte. Carpeta ""Pedimentos" Campo Descripcin Fecha Pedimentos Desde/Hasta Pedimento Carpeta "Lote" Campo Fecha caducidad Desde/Hasta de Proporciona la fecha Inicial y Final del pedimento a incluir en el reporte. Por omisin estos campos estarn deshabilitados, indica su habilitacin seleccionando una de las condiciones disponibles para este campo fecha. Escribe el nmero de Pedimento aduanal para seleccionar la informacin del reporte.
Descripcin de Proporciona la fecha Inicial y Final del de caducidad a incluir en el reporte. Por omisin estos campos estarn deshabilitados, indica su habilitacin seleccionando una de las condiciones disponibles para este campo fecha.
Lote Escribe el nmero de lote para seleccionar la informacin del reporte. Carpeta "Ordenamiento" Campo Descripcin Ordenar por La informacin de la consulta se puede ordenar a partir de alguno de los campos de la misma. Este ordenamiento lo podrs realizar seleccionando el campo o columna por la que deseas ordenar el reporte, el sistema te permitir ordenar los elementos seleccionados (campo o columna) de manera ascendente o en su caso descendente, por omisin el sistema los ordena de manera ascendente. Debers proporciona si deseas ordenarlo de manera ascendente o descendente, es decir, en la primera posicin o en la ltima posicin. Si lo deseas podrs seleccionar otro factor o columna por la que deseas ordenar el reporte. Notas: Al configurar o utilizar este campo, se activar el otro factor de ordenamiento.
Filtro para el grupo "Ventas por vendedor" Acceso l Men reportes, opcin Administrador de reportes, grupo Detalle de Movimientos al inventario Definicin Te permite obtener adems de la informacin contenida en el reporte, informacin an ms especfica, mediante la definicin de un filtro en el cual podrs seleccionar el tipo de informacin a incluir. Recuerda que dependiendo del grupo en el que est creado el reporte es el tipo de filtro que se visualizar disponibles en el filtro, es decir, el filtro se arma con cierta informacin relacionada con el tipo de reporte. Agrega un reporte Nota Si no seleccionas ninguna informacin en el filtro, por omisin el reporte mostrar toda la informacin que le corresponda. Manejo Aspel Si lo deseas podrs modificar los reportes que por omisin instala el sistema en el administrador, para adecuarlos a tus necesidades. Recuerda que dependiendo el tipo de formato del que se trate el reporte es la herramienta de edicin que debers utilizar. Para mayor informacin consulta Administrador de reportes. Un reporte detallado emite informacin ms completa, incluyendo informacin del filtro en los encabezados del reporte, como puede ser: Fecha de elaboracin del reporte, fecha de vencimiento, tipo de cambio, moneda, tipo de documento, etc. Adems de mostrar por cada documento un desglose de saldos. Campos de este filtro Carpeta "Inventario" Campo Descripcin Producto Hasta Fecha Desde / Selecciona la clave de los productos que deseas incluir en el reporte proporciona el rango (Desde/Hasta). Con el botn o con ayuda de la tecla F2, se desplegar el catlogo del Inventario, de tal forma que puedas seleccionar el producto inicial y final para armar el reporte. Proporciona la fecha Inicial y Final de las polticas a incluir en el reporte. Por omisin estos campos estarn deshabilitados, indica su habilitacin seleccionando una de las condiciones disponibles para este campo fecha. Selecciona la clave inicial y final de los documentos de facturas o devoluciones que deseas incluir en el reporte. Te facilita la obtencin de cierta informacin tomando en cuenta o considerando para el filtro una Lnea de producto en particular. Con el botn o con ayuda de la tecla F2, se desplegar el catlogo de lneas, de tal forma que puedas seleccionar el producto inicial y final para armar el reporte. Por almacn Rangos Campo Cliente Hasta Al activar esta casilla podrs especificar el nmero de almacn donde se tomarn los datos para generar el reporte.
Documento Lnea
Filtro para le grupo "Ventas por cliente" Acceso l Men reportes, opcin Administrador de reportes, grupo Ventas por cliente Definicin Te permite obtener adems de la informacin contenida en el reporte, informacin an ms especfica, mediante la definicin de un filtro en el cual podrs seleccionar el tipo de informacin a incluir. Recuerda que dependiendo del grupo en el que est creado el reporte es el tipo de filtro que se visualizar disponibles en el filtro, es decir, el filtro se arma con cierta informacin relacionada con el tipo de reporte. Agrega un reporte Nota Si no seleccionas ninguna informacin en el filtro, por omisin el reporte mostrar toda la informacin que le corresponda. Manejo Aspel Si lo deseas podrs modificar los reportes que por omisin instala el sistema en el administrador, para adecuarlos a tus necesidades. Recuerda que dependiendo el tipo de formato del que se trate el reporte es la herramienta de edicin que debers utilizar. Para mayor informacin consulta Administrador de reportes. Un reporte detallado emite informacin ms completa, incluyendo informacin del filtro en los encabezados del reporte, como puede ser: Fecha de elaboracin del reporte, fecha de vencimiento, tipo de cambio, moneda, tipo de documento, etc. Adems de mostrar por cada documento un desglose de saldos. Campos de este filtro Carpeta "Inventario" Campo Descripcin Producto Hasta Fecha Desde / Selecciona la clave de los productos que deseas incluir en el reporte proporciona el rango (Desde/Hasta). Con el botn o con ayuda de la tecla F2, se desplegar el catlogo del Inventario, de tal forma que puedas seleccionar el producto inicial y final para armar el reporte. Proporciona la fecha Inicial y Final de las polticas a incluir en el reporte. Por omisin estos campos estarn deshabilitados, indica su habilitacin seleccionando una de las condiciones disponibles para este campo fecha. Selecciona la clave inicial y final de los documentos de facturas o devoluciones que deseas incluir en el reporte. Te facilita la obtencin de cierta informacin tomando en cuenta o considerando para el filtro una Lnea de producto en particular. Con el botn o con ayuda de la tecla F2, se desplegar el catlogo de lneas, de tal forma que puedas seleccionar el producto inicial y final para armar el reporte. Por almacn Rangos Campo Cliente Hasta Al activar esta casilla podrs especificar el nmero de almacn donde se tomarn los datos para generar el reporte.
Documento Lnea
Exporta Movimientos al Inventario Con esta funcin puedes enviar los movimientos al inventario que elijas a un archivo con terminacin .A0X (donde "X" corresponder al nmero de empresa en la que trabajas), a fin de poder llamarlo desde otra computadora. Esta funcin es de utilidad cuando, por ejemplo, uno de los almacenes de tu empresa se encuentra distante y necesitas capturar los movimientos al inventario en la computadora que lleva la administracin central. Puedes seleccionar los movimientos por clave, rango de fechas y tipo de movimiento al inventario. Anota el nombre del archivo y oprime Aceptar.
Manejo de conceptos de movimientos al inventario Escoge el tema que quieras consultar: Agregar conceptos Modificar conceptos
Agregar Consulta los siguientes temas: Definicin y campos generales Agregar conceptos Agregar movimientos al inventario Agregar nmeros de serie Agregar productos en almacenes Agregar productos en el inventario
Modificar Consulta los siguientes temas: Como funciona Modificar conceptos Modificar informacin de lneas de producto Modificar informacin de lotes y pedimentos Modificar movimientos al inventario Modificar productos en almacenes Modificar productos en el inventario Modificar un nmero de serie
Reporte de inventario fsico Multialmacn (men Edicin) Acceso l Mdulo de Inventarios, Men Edicin, opcin Inventario fsico / Reporte de existencias. Qu es
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El listado del Inventario Fsico te servir para comparar las cantidades del producto almacenado en la bodega, contra las registradas en el catlogo de productos (Inventarios y servicios). El reporte contiene informacin sobre: Clave del producto, Descripcin, Unidad de salida, Control de almacn, Fecha de ltima compra. En la columna "Existencias" se mostrarn las existencias congeladas, en la columna "Existencias fsicas" se mostrarn las existencias obtenidas mediante el proceso "Capturar existencias", y en la columna "Diferencias" se mostrar la diferencia entre la columna "Existencias" y la columna "Existencias fsicas". Slo si as lo indicaste en el filtro, se mostrar la informacin correspondiente para la columna de "Existencias" y "Diferencias", en caso contrario, se visualizar una columna vaca o sin datos.
Campos Campo Producto Inicial/ Final Almacn Con existencias Diferencias Lnea producto Control almacn
Descripcin Selecciona el rango de productos que necesitas se incluyan en el reporte de la existencia actual en el inventario. Indica el nmero de almacn del cual quieres obtener el reporte. Al activar este campo, el reporte mostrar una columna con las existencias obtenidas mediante el proceso de "Congelar existencias", con el fin de tener un punto de comparacin con las existencias obtenidas por el conteo fsico del inventario. Si no congelas las existencias previamente esta columna se mostrar vaca. Si activas esta casilla, el reporte mostrar las existencias capturadas en el proceso de Inventario fsico, as como las diferencias entre las existencias registradas en el sistema y las capturadas en el proceso. de Con esta opcin obtendrs el reporte de inventario fsico de aquellos productos que tengan asignada la lnea de producto que indiques en este campo. de Podrs obtener este reporte para aquellos productos que cumplan con el control de almacn que indiques en este campo. El sistema originalmente ordena los reportes por Clave de producto; sin embargo, puedes definir bajo qu campo (Descripcin, Lnea, Control de Almacn, Existencia o ltima Compra), deseas ordenar la informacin en los mismos. Si ordenas por Descripcin, el sistema acomodar los registros en tu reporte colocando en primer trmino aquellos cuya descripcin inicia con "A", luego los que empiezan por "B", etc. (en orden alfabtico). Cada uno de los reportes cuenta con diferentes opciones. La opcin que se elija ser temporal para el reporte actual.
Ordenado por
Titulo reporte Botones Botn
Descripcin Cierra la ventana y te muestra la Presentacin preliminar del reporte. Se cierra la ventana sin realizar alguna operacin. Este botn te despliega una ventana que te permitir definir algunos parmetros para determinar la impresin de tu reporte. Consulta la siguiente informacin sobre esta opcin en: Opciones de impresin Despliega el ayuda electrnica del sistema.
Temas relacionados: Reporte del Inventario Fsico desde el Men Reportes Inventario Fsico
Eliminar Consulta los siguientes temas: Eliminar lneas de producto Eliminar lotes y pedimentos Eliminar productos en almacenes Eliminar productos en el inventario
Eliminar productos en el inventario Acceso
l l l
Mdulo de Inventarios, Men Archivos, opcin Inventarios y servicios, Men Edicin / Eliminar. Desde el catlogo de Inventarios y servicios, con el botn: . O con las teclas de acceso rpido Alt+Supr desde el catlogo de Inventarios y servicios estando posicionado sobre el producto a eliminar.
Qu es
l l
Mediante esta opcin, podrs eliminar del catlogo un producto que ya no ser comprado ni distribuido. Al hacerlo, ya no ser posible efectuar algn movimiento haciendo referencia al producto dado de baja, aunque en los mdulos de Facturas y Compras, as como en el catlogo de Movimientos al Inventario se mantendr el registro de los movimientos de los mismos, a fin de que las estadsticas y reportes de movimientos anteriores a la fecha de baja sean lo ms completos posible. Si el producto tiene existencias, el sistema mandar el mensaje: "Producto actualmente con Existencias" y no podrs borrarlo. En dado caso, debers elaborar un movimiento al inventario de salida del producto, a fin de que las existencias queden en cero y puedas eliminar este registro. Si el producto est registrado en algn almacn, el sistema te impedir borrarlo, mandando el mensaje "Producto existente en Multialmacn" y tendrs que eliminar las existencias de este producto en cada uno de los depsitos desde el catlogo de Multialmacn. Lo mismo ocurre para los productos modelo y sus respectivos subproductos, si ests trabajando con Multialmacn, aunque sus existencias estn en cero, no podrs eliminarlos desde este catlogo de Inventarios y servicios. Si no trabajas con Multialmacn, el sistema te permite eliminar productos modelo y a sus subproductos siempre y cuando stos tengan existencias igual a cero.
Temas relacionados: Agregar productos Modificar productos Multialmacn
Restaurar Consulta el siguiente tema: Definicin
Filtro para el grupo "Resumen de Movimientos" Acceso l Men reportes, opcin Administrador de reportes, grupo Resumen de movimientos Definicin Te permite obtener adems de la informacin contenida en el reporte, informacin an ms especfica, mediante la definicin de un filtro en el cual podrs seleccionar el tipo de informacin a incluir. Recuerda que dependiendo del grupo en el que est creado el reporte es el tipo de filtro que se visualizar disponibles en el filtro, es decir, el filtro se arma con cierta informacin relacionada con el tipo de reporte. Agrega un reporte Nota Si no seleccionas ninguna informacin en el filtro, por omisin el reporte mostrar toda la informacin que le corresponda. Manejo Aspel Si lo deseas podrs modificar los reportes que por omisin instala el sistema en el administrador, para adecuarlos a tus necesidades. Recuerda que dependiendo el tipo de formato del que se trate el reporte es la herramienta de edicin que debers utilizar. Para mayor informacin consulta Administrador de reportes. Un reporte detallado emite informacin ms completa, incluyendo informacin del filtro en los encabezados del reporte, como puede ser: Fecha de elaboracin del reporte, fecha de vencimiento, tipo de cambio, moneda, tipo de documento, etc. Adems de mostrar por cada documento un desglose de saldos. Campos de este filtro Carpeta "Inventario" Campo Descripcin Producto Hasta Fecha Desde / Selecciona la clave de los productos que deseas incluir en el reporte proporciona el rango (Desde/Hasta). Con el botn o con ayuda de la tecla F2, se desplegar el catlogo del Inventario, de tal forma que puedas seleccionar el producto inicial y final para armar el reporte. Proporciona la fecha Inicial y Final de las polticas a incluir en el reporte. Por omisin estos campos estarn deshabilitados, indica su habilitacin seleccionando una de las condiciones disponibles para este campo fecha. Selecciona la clave inicial y final de los documentos de facturas o devoluciones que deseas incluir en el reporte. Te facilita la obtencin de cierta informacin tomando en cuenta o considerando para el filtro una Lnea de producto en particular. Con el botn o con ayuda de la tecla F2, se desplegar el catlogo de lneas, de tal forma que puedas seleccionar el producto inicial y final para armar el reporte. Por almacn Rangos Campo Cliente Hasta Al activar esta casilla podrs especificar el nmero de almacn donde se tomarn los datos para generar el reporte.
Documento Lnea
Proveedor Desde / Selecciona la clave inicial y final de los proveedores que deseas incluir en el reporte. Hasta Con el botn o con ayuda de la tecla F2, se desplegar el catlogo de Vendedores de tal forma que puedas seleccionar el vendedor inicial y final con el que se armar el reporte. Vendedor Desde / Selecciona la clave inicial y final de los vendedores que deseas incluir en el reporte. Hasta Con el botn o con ayuda de la tecla F2, se desplegar el catlogo de Vendedores de tal forma que puedas seleccionar el vendedor inicial y final con el que se armar el reporte. Carpeta "Conceptos" Campo Descripcin Tipos movimientos Entradas/Salidas de Marca en la ventana de conceptos, aquellos conceptos que tengan que ver con los movimientos que desees que genere el reporte. Puedes seleccionar los movimientos de entrada o de salida segn te convenga.
Manejo para esquema de impuestos Selecciona la opcin que deseas consultar Agregar esquema de impuestos Modificar esquemas de impuestos
Siguiente Consulta el siguiente tema: Definicin
Traspaso de Nmeros de Serie (Movs al inventario) Acceso Mdulo de Inventarios / Men Archivos, opcin Movimientos al inventario / Men Edicin, opcin Traspaso entre almacenes o botn de la barra de herramientas / Despus de seleccionar un producto que maneja nmeros de serie el sistema automticamente te muestra la ventana para el traspaso de nmeros de serie. Qu es Utiliza esta ventana para indicar los nmeros de serie de los productos que se traspasarn de un almacn a otro. Campos Campo Descripcin Cantidad Almacn Documento Producto Fecha No. de serie El sistema automticamente te propone la cantidad que hayas indicado en el documento del Traspaso de productos entre almacenes. Te muestra el nmero de almacn Origen de los productos que se traspasarn. En este campo cuentas con un espacio de 9 caracteres para anotar una referencia o nmero de documento, que te permitir identificar y organizar el movimiento de acuerdo con la documentacin interna de tu empresa. Campo informativo con la clave del producto del cual se realizar el traspaso. No podrs modificarlo. Campo informativo que muestra la fecha especificada en el documento de Traspaso de productos entre almacenes que ests elaborando. En este rubro se indica el primer nmero de serie que se asignar a los productos y a partir del cual se generarn los siguientes nmeros de serie en caso que desees que sean secuenciales. Nota: No puedes dar de alta desde aqu a los nmeros de serie, por lo que primero debern haberse creado para dicho tipo de producto. Utiliza el botn Disponible. Secuencial Concepto o la tecla F2 para seleccionar de la lista los nmeros de serie cuyo estatus sea
Activa esta casilla si deseas que el sistema genere de manera automtica y secuencial a los nmeros de serie. Dado que la operacin que ests realizando es un movimiento de salida por traspaso de productos, el sistema por omisin te presenta el concepto de: Salida por traspaso. Sin embargo el concepto que aqu se proponga ser el que hayas indicado en el campo de Mov. de Salida del documento del traspaso. de En esta columna puedes visualizar los nmeros de serie de los productos que sern traspasados.
Nmeros serie
Estatus Te muestra en esta columna el estatus de los nmeros de serie. Botones Botn Descripcin Utiliza este botn (o la tecla F3) para guardar los datos de los nmeros de serie que hayas capturado. El sistema te preguntar Est seguro que desea grabar?. Presiona S para que la informacin sea almacenada. Este botn sirve para generar la secuencia de los nmeros de serie si deseas que stos sean creados de manera automtica. (Tambin puedes usar las teclas CTRL + F7) Problemas y Soluciones Problema
Solucin
"La cantidad de nmeros de serie no coincide con En la captura del documento del Traspaso de productos entre almacenes la indicada en el documento. Debera registrar xindicaste una cantidad mayor de artculos que la que ests capturando para los nmeros de serie y slo ha registrado y. Desea nmeros de serie. Presiona S en caso que no desees indicar todos los nmeros continuar?" de serie posibles o No para continuar con la captura de los nmeros de serie faltantes. "Los nmeros de serie registrados.Desea salir?" no han sido Ests cerrando la ventana de captura de nmeros de serie sin haberlos almacenado. Elige la opcin Si para que puedas presionar el botn guardar en caso de que desees que el sistema registre esos nmeros de serie para su traspaso o S para salir sin almacenar dichos nmeros.
Tema relacionado: Nmeros de serie Traspaso entre almacenes
Reporte de productos con multimoneda Acceso l Mdulo de Inventarios, Men Reportes, opcin Inventarios y servicios / Productos. Qu es A travs de este reporte obtendrs el listado completo de tu Catlogo de Productos existentes en tu Inventario. Campos Campo Descripcin Clave de Especifica un rango de productos de los cuales se emitir el reporte. producto Sirve para indicar los productos cuya informacin deseas incluir en el reporte. Cuentas con los delimitadores Desde y Desde / Hasta Hasta y la tecla de ayuda F2 (F7 Ayuda fontica) para elegir la clave de los productos incluidos en el archivo de datos. Si no indicas una clave de producto especfica para estos rubros, el sistema asumir que el reporte debe contener la informacin de todos los artculos almacenados en el catlogo. Incluye Se puede especificar que el reporte contenga los productos que cumplan con los siguientes criterios: Almacn y No.: Si manejas Multialmacn, activa la casilla y especifica el nmero de almacn. Observaciones: Indica si quieres que el reporte te muestre las observaciones de los productos activando la casilla. Control de almacn: Elige los productos a considerar en el reporte con base a su Control de almacn. Lnea: Especifica la lnea de los productos a considerar. Moneda: Selecciona los productos a incluir a partir de la moneda que maneja. Tambin podrs seleccionar el tipo de inventario a reportar (Productos, Servicios, Kits, Grupo de productos o Todos). Ordenado por El sistema originalmente ordena los reportes por Clave de producto; sin embargo, puedes definir bajo qu otro campo (Lnea, Descripcin, Control de Almacn, Existencia, ltima Compra, ltima Venta), deseas ordenar la informacin en los mismos. Si ordenas por Descripcin, el sistema acomodar los registros en tu reporte colocando en primer trmino aquellos cuya descripcin inicia con "A", luego los que empiezan por "B", etc. (en orden alfabtico). Cada uno de los reportes cuenta con diferentes opciones. La opcin que se elija ser temporal para el reporte actual. Slo con Activa esta casilla para que en el reporte nicamente se contemplen aquellos productos que tengan existencia. existencia Considera grupos Ttulo Botones Botn Esta casilla es activada automticamente por el sistema cuando agrupas productos para estructurar la informacin del reporte, mediante la eleccin de posiciones de la clave para dividir la informacin en grupos Pero te proporciona la posibilidad de desactivarla en caso de que no desear estructurar la informacin del reporte. Escribe un ttulo para el reporte. Aspel-SAE siempre sugerir un encabezado para el listado a emitir. Sin embargo, puede ser modificado para reflejar en mayor grado el tipo de informacin que contiene.
Reporte de lista de precios con multimoneda Acceso
l Mdulo de Inventarios, Men Reportes, opcin Inventarios y servicios / Lista de precios. Qu es Este reporte tiene una doble funcin; para que proporciones una lista de precios a tus clientes y/o para cubrir necesidades de informacin dentro de tu empresa, dado que te permite conocer informacin muy valiosa, como la fecha de ltima compra, las existencias por producto as como las diferentes listas de precios. Campos Campo Descripcin
Clave del Sirve para indicar los productos cuya informacin deseas incluir en el reporte. Cuentas con los delimitadores Desde y producto Hasta y la tecla de ayuda F2 (F7 Ayuda fontica) para elegir la clave de los productos incluidos en el archivo de datos. Desde / Hasta Si no indicas una clave de producto especfica para estos rubros, el sistema asumir que el reporte debe contener la informacin de todos los artculos almacenados en el catlogo. Lnea Lista cliente Incluye Selecciona una lnea del Catlogo de lneas mediante el botn productos de una lnea en particular. para que en el reporte nicamente se incluyan los
para Si activas esta casilla, el reporte contendr nicamente la clave, la descripcin del producto, la unidad de salida y hasta dos precios, que quedan a elecci n del usuario. Si no la activas, adems de la informacin anterior mostrar la clave de control de almacn, la fecha de ltima compra y el total de existencias. Impuesto: Este parmetro le indicar al sistema que uno de los dos precios que imprimir ser precio con el impuesto incluido. De manera que si eliges imprimir como primer precio el Precio de Lista 2, en la siguiente columna de tu reporte vers este precio el impuesto correspondiente (al estar activa esta opcin no podrs elegir un segundo precio a imprimir). Servicios: Este botn permitir que aparezcan en el reporte tanto los productos como los servicios. Grupo de productos: Al activar esta casilla se incluye en la consulta los grupos de productos. Kits: La opcin te permite que aparezcan en el reporte los precios de los kits, adems de los productos servicios. Slo con existencias: El reporte contendr nicamente productos que tengan existencias distintas de cero. Te incluir la lista de precios de los productos con las monedas que estn definidas e indiques que genere el reporte, esto si el sistema esta configurado para trabajar con Multimoneda en la Configuracin/ Parmetros generales.
Moneda
Precios a En este campo puedes elegir mediante listas desplegables los precios que aparecern en tu reporte (recuerda que al imprimir 1 y 2 dar de alta un producto se definieron hasta cinco diferentes tipos de precios). Podrs solicitar que muestre el Precio Pblico o los Precios de Lista 2, 3, y 4 y el Precio Mnimo. Asimismo, en la segunda opcin de la lista desplegable podrs elegir, adems de los precios anteriores, la opcin Ninguno, con la que slo aparecer un precio en el reporte. Para una captura ms rpida, el sistema acepta que anotes la primera letra de cada tipo de precio; por ejemplo, oprime "P" y aparecer el precio pblico en el campo; si oprime "L" aparecern los diferentes precios de lista cada vez que marques esta letra y finalmente, si oprimes "M" se marcar el Precio Mnimo. Ordenado por El sistema originalmente ordena los reportes por Clave de producto; sin embargo, puedes definir bajo qu otro campo (Descripcin, Lnea, Control de Almacn, Existencia), deseas ordenar la informacin en los mismos. Si ordenas por Descripcin, el sistema acomodar los registros en tu reporte colocando en primer trmino aquellos cuya descripcin inicia con "A", luego los que empiezan por "B", etc. (en orden alfabtico). Cada uno de los reportes cuenta con diferentes opciones. La opcin que se elija ser temporal para el reporte actual. Considera grupos Ttulo Esta casilla es activada automticamente por el sistema cuando agrupas productos para estructurar la informacin del reporte, mediante la eleccin de posiciones de la clave para dividir la informacin en grupos Pero te proporciona la posibilidad de desactivarla en caso de que no desear estructurar la informacin del reporte. Aspel-SAE siempre sugerir un encabezado para el listado a emitir. Sin embargo, puede ser modificado para reflejar en mayor grado el tipo de informacin que contiene.
En la parte inferior de esta ventana se encuentran los siguientes botones: Botones Botn Descripcin Cierra la ventana del detalle y guarda los cambios efectuados. Se cierra la ventana del detalle, sin que se guarden los cambios efectuados.
Este botn te despliega una ventana que te permitir definir algunos parmetros para determinar la impresin de tu reporte. Consulta la siguiente informacin sobre esta opcin en: Opciones de impresin Mediante esta opcin podrs emitir reportes con un grado de seleccin ms especfico, a partir de los caracteres o dgitos que forman la Clave del producto. Para ms informacin acerca de la funcin de este botn visita: Agrupar productos Despliega el ayuda electrnica del sistema. Tema relacionado: Reportes del Catlogo de Inventarios y servicios
Reporte de ventas anuales con multimoneda Acceso l Mdulo de Inventarios, Men Reportes, opcin Inventarios y servicios / Ventas anuales. Qu es La finalidad de este reporte es indicar los Acumulados de venta tanto en cantidad como en monto para cada artculo del inventario, considerando los movimientos registrados en el mdulo de Facturas y Vendedores. Este reporte contiene la Clave y Descripcin del producto, la Unidad de salida, fecha de ltima compra, fecha de ltima venta, el Costo promedio, el total de Existencias, Ventas acumuladas en monto y Ventas acumuladas en cantidad, as como el total de ambos acumulados. Este reporte no se ve afectado si se activa la opcin de Multialmacn. Campos Campo Descripcin Clave de Sirve para indicar los productos cuya informacin deseas incluir en el reporte. producto Cuentas con los delimitadores Desde y Hasta y la tecla de ayuda F2 (F7 Ayuda Desde / Hasta fontica) para elegir la clave de los productos incluidos en el archivo de datos. Si no indicas una clave de producto especfica para estos rubros, el sistema asumir que el reporte debe contener la informacin de todos los artculos almacenados en el catlogo. Lnea Moneda Tienes la posibilidad de obtener un reporte de tus documentos de ventas por lnea de productos. Tambin podrs seleccionar el tipo de inventario a reportar (Productos, Servicios, Kits, Grupo de productos o Todos). Te incluir la lista de precios de los productos con las monedas que estn definidas e indiques que te genere el reporte, esto si el sistema esta configurado para trabajar con Multimoneda en la Configuracin/ parmetros generales.
Ordenado por El sistema originalmente ordena los reportes por Clave de producto; sin embargo, puedes definir bajo qu otro campo (Descripcin, Lnea, Control de Almacn, Existencias, ltima Compra, ltima Venta, Ventas cantidad, Ventas monto), deseas ordenar la informacin en los mismos. Si ordenas por Descripcin, el sistema acomodar los registros en tu reporte colocando en primer trmino aquellos cuya descripcin inicia con "A", luego los que empiezan por "B", etc. (en orden alfabtico). Cada uno de los reportes cuenta con diferentes opciones. La opcin que se elija ser temporal para el reporte actual. Considera grupos Esta casilla es activada automticamente por el sistema cuando agrupas productos para estructurar la informacin del reporte, mediante la eleccin de posiciones de la clave para dividir la informacin en grupos Pero te proporciona la posibilidad de desactivarla en caso de que no desear estructurar la informacin del reporte. Aspel-SAE siempre sugerir un encabezado para el listado a emitir. Sin embargo, puede ser modificado para reflejar en mayor grado el tipo de informacin que contiene.
Ttulo
Botones Botn
Descripcin Cierra la ventana del detalle y guarda los cambios efectuados. Se cierra la ventana del detalle, sin que se guarden los cambios efectuados. Este botn te despliega una ventana que te permitir definir algunos parmetros para determinar la impresin de tu reporte. Consulta la siguiente informacin sobre esta opcin en: Opciones de impresin Mediante esta opcin podrs emitir reportes con un grado de seleccin ms especfico, a partir de los caracteres o dgitos que forman la Clave del producto. Para ms informacin acerca de la funcin de este botn visita: Agrupar productos
Despliega el ayuda electrnica del sistema. Tema relacionado: Reportes del Catlogo de Inventarios y servicios
Buscar Consulta el siguiente tema: Definicin y campos generales Buscar movimientos al inventario Buscar movimientos en el krdex Buscar productos Buscar productos en multialmacn Buscar un nmero de serie
Filtrar Consulta los siguientes temas: Definicin y filtros Filtrar movimientos al inventario Filtrar movimientos en el krdex Filtrar productos Filtrar productos en multialmacn Filtrar un nmero de serie
Reportes del catlogo de inventarios y servicios La seccin de reportes de Inventarios y servicios contiene lo siguiente: Reporte de Productos Reporte de Lista de precios Reporte de Existencias y costos Reporte de Stock mnimo Reporte de Stock mximo Reporte de Productos pendientes Reporte de Requisiciones Reporte de Inventario fsico Reporte de Ventas anuales
Selecciona la opcin deseada Reporte de inventario fsico desde el men Edicin / Inventario fsico / Reporte de existencias Reporte de inventario fsico desde el men Reportes / Multialmacn/ Inventario fsico
Barra de herramientas Acceso l Desde cualquier mdulo, Men Herramientas, opcin Barra de herramientas.
l l
Selecciona la opcin deseada Catlogo de esquemas de impuestos Agregar esquemas de impuestos Modificar esquemas de impuestos Reporte de catlogo de Esquema de impuestos
Copiar Consulta el siguiente tema: Definicin
Agrupar productos Acceso Men Reportes, opcin Inventarios y servicios, desde todos los reportes de esta opcin. Definicin En los reportes del catlogo de Inventarios y servicios puedes utilizar esta opcin, que te permite emitir reportes con un alto grado de seleccin. A partir de los caracteres o dgitos que forman la Clave del producto y considerando la posicin de stos dentro de la misma, se selecciona un grupo de productos que se agrupar nuevamente para la presentacin de tus reportes. Podrs indicar si deseas que despus de cada grupo se totalicen o no las cantidades, aprovechando as la clasificacin de tus productos. Para ello, conoce la funcin de cada uno de los campos de esta ventana:
Campos Campo
Descripcin
Filtro (grupo de Este campo funciona como un filtro por clave de producto; ya que permite definir qu productos incluir en el productos global) / reporte con base en determinadas caractersticas de su clave. Cabe aclarar que, para aprovechar al mximo esta Caracteres de la opcin, debers tener estructuradas adecuadamente las claves de tus productos. clave Por ejemplo, puedes solicitar al sistema que emita un reporte con aquellos productos cuyas claves cuenten con la clasificacin MED (mediana) en los caracteres del 6 al 8, para lo cual debers indicarlo como: ????? MED???????? De esta forma aparecern en el reporte todos los productos cuyas claves cumplen con este requisito. Si se dejan todos los signos de interrogacin, el sistema asume que el grupo global es todo el catlogo. Posiciones de la Al ir seleccionando cada posicin de la clave, la informacin en el reporte se dividir en grupos. Estos grupos clave para formar correspondern a las cualidades de tus productos, indicadas en los caracteres de la clave de producto. grupos En la parte derecha de la ventana se despliega un catlogo muestra con claves de producto ficticias, pero representativas (apropiadas para dividirlas en grupos). En ellas se refleja el acomodo de la informacin en grupos, dependiendo de cmo est estructurado este catlogo muestra. Los primeros cuatro dgitos indican el producto de que se trata (por ejemplo, el 0001 es un pantaln para caballero; el 0002 es un pantaln para dama; el 0003 son calcetines, etc.). Los tres siguientes dgitos indican la talla (Chica, Mediana, etc.). Los siete dgitos restantes indican una cualidad adicional, como el color y la informaci n se integr en grupos ordenados numricamente, de acuerdo con la clasificaci n que tenga ese dgito. Si seleccionas las posiciones 6, 7 y 8, el sistema clasificar por tallas:
Advierte que el producto 3 es "Calcetines", por lo que no presenta talla alguna. De igual manera se te recomienda marcar todas las posiciones que correspondan a una clasificacin. Por ejemplo, si utilizas las ltimas dos posiciones para indicar una cantidad determinada, debers marcarlas a fin de que en el ordenamiento aparezcan en forma jerrquica. De esta manera obtendrs reportes especficos de los artculos de tu inventario.
Resumen por Los reportes que contienen informacin numrica presentarn una cifra denominada "subtotal" al final de cada grupo. grupo / sta es la cantidad que resume a todas las del grupo. Si seleccionas en la ventana de Grupos de Productos la casilla subtotal Resumen por grupo, se incluirn en el reporte dichos resmenes o totales. Esencial Al oprimir Aceptar, el sistema presentar por omisin el reporte preliminar en pantalla, como lo solicitaste (ver anterior grfico). Advierte que tu reporte al principio contiene una mascarilla que indica los caracteres que seleccionaste al momento de formar grupos: XXXX-----------El resultado en el reporte muestra agrupados los productos cuya clave es idntica en las primeras cuatro posiciones. En resumen, puedes obtener reportes muy poderosos, como por ejemplo, uno que contenga las ventas anuales de cada uno de tus productos, o las ventas por talla, o por color de prenda, o por talla y color, etc. Las posibilidades de combinacin son mltiples y pueden adaptarse a las necesidades de tu ramo. Tema relacionado: Reportes del Catlogo de Inventarios y servicios
Reporte de existencias y costos Acceso l Mdulo de Inventarios, Men Reportes, opcin Inventarios y servicios / Existencias y costos. Qu es Este reporte te ayuda a verificar el ltimo costo y el costo promedio de los productos que se encuentran en el inventario de tu empresa. Contiene informacin tan valiosa como el tipo de costeo, la fecha de ltima compra, el ltimo costo, el costo promedio, las existencias y el costo total de cada producto contemplado. Campos Campo Descripcin Clave del Sirve para indicar los productos cuya informacin deseas incluir en el reporte. Cuentas con los delimitadores Desde y producto Hasta y la tecla de ayuda F2 (F7 Ayuda fontica) para elegir la clave de los productos incluidos en el archivo de datos. Desde / Hasta Si no indicas una clave de producto especfica para estos rubros, el sistema asumir que el reporte debe contener la informacin de todos los artculos almacenados en el catlogo. Lnea Costeado por El reporte te permite incluir solo los productos que pertenezcan a una determinada lnea. Si no se indica una lnea en particular, el sistema generara el reporte de todos los productos en existencia de todas las lneas que se manejen.
l
Indica aqu cul es el tipo de costo a utilizar, para calcularlo en los productos contenidos en el reporte. Si seleccionas el Costo promedio, el "Costo Total" se obtendr multiplicando las existencias por el Costo promedio. En caso contrario se obtendr el Costo Total multiplicando las existencias por el ltimo Costo. El mtodo de costeo utilizado en la emisin de reportes no tiene nada que ver con el tipo de costeo (U.E.P.S., P.E.P.S. y Promedio) definido para cada producto. El costo que aparece en el reporte es nicamente informativo; el costo que se utiliza para registrar los movimientos al inventario es el definido en el catlogo de productos (Inventarios y Servicios).
Incluye
Almacn y No.: Genera el reporte por existencias y costos por productos por almacn. Selecciona el nmero del almacn a generar el reporte. Con detalle: Al marcar esta opcin, el sistema generar el reporte con la informacin global del artculo y un desglose por almacn de las existencias y el costo promedio de dicho artculo. Adems, indicar qu porcentaje de la mercanca se encuentra almacenada en cada bodega. Si indicas un nmero de almacn, Aspel-SAE inhibir la casilla de Detalle, dado que se estara pidiendo conocer las existencias en un slo depsito. Si lo que necesitas es conocer la informacin global del producto y su situacin especfica en cada bodega, no indiques el nmero de almacn; simplemente pide esta opcin. El sistema originalmente ordena los reportes por Clave de producto; sin embargo, puedes definir bajo qu otro campo (Descripcin, Existencias, ltima Compra), deseas ordenar la informacin en los mismos. Si ordenas por Descripcin, el sistema acomodar los registros en tu reporte colocando en primer trmino aquellos cuya descripcin inicia con "A", luego los que empiezan por "B", etc. (en orden alfabtico). Cada uno de los reportes cuenta con diferentes opciones. La opcin que se elija ser temporal para el reporte actual.
Ordenado por
Considera grupos Ttulo Botones Botn
Esta casilla es activada automticamente por el sistema cuando agrupas productos para estructurar la informacin del reporte, mediante la eleccin de posiciones de la clave para dividir la informacin en grupos Pero te proporciona la posibilidad de desactivarla en caso de que no desear estructurar la informacin del reporte. Aspel-SAE siempre sugerir un encabezado para el listado a emitir. Sin embargo, puede ser modificado para reflejar en mayor grado el tipo de informacin que contiene.
Selecciona la opcin que deseas Agregar productos en almacenes Modificar productos en almacenes Eliminar productos en almacenes
Consultar productos en multialmacn Qu es Al ingresar al catlogo de Multialmacn puedes revisar la informacin de tus productos en los diversos almacenes, en la siguiente ventana:
Ver: Personalizacin de Filtros La Consulta de Multialmacn contiene los siguientes temas: Buscar productos en Multialmacn Filtrar productos en Multialmacn
Reportes de multialmacn Reporte de distribucin de existencias Reporte de stock mnimo Reporte de productos por recibir Reporte de Inventario fsico
Ejemplo Costo promedio Costo promedio Fecha Entradas Salidas Inventarios Unidades Costo Costo Unidades Precio unitario Valor Unidades Valor Precio promedio calculado unitario total 15/12/97 400 $10 $4000 400 $4000 $10 20/01/98 50 $10 $500 350 $3500 11/02/98 50 $10 $500 300 $3000 26/02/98 100 $12 $1200 400 $4200 $10.50 08/04/98 50 $10.50 $525 350 $3675 23/06/98 50 $10.50 $525 300 $3150 11/08/98 200 $15 $3000 500 $6150 $12.30 02/09/98 150 $12.30 $1845 350 $4305 14/10/98 100 $12.30 $1230 250 $3075 22/10/98 200 $15 $3000 450 $6075 09/12/98 50 $13.50 $675 400 $5400 TOTALES $11200 $5800 $5400
Ejemplo Costeo UEPS ULTIMAS ENTRADAS, PRIMERAS SALIDAS (UEPS) Fecha Entradas Salidas Inventarios Unidades Costo Costo Unidades Precio unitario Valor Unidades Valor unitario total 15/12/97 400 $10 $4000 400 $4000 20/01/98 50 $10 $500 350 $3500 11/02/98 50 $10 $500 300 $3000 26/02/98 100 $12 $1200 400 $4200 08/04/98 50 $12 $600 350 $3600 23/06/98 50 $12 $600 300 $3000 11/08/98 200 $15 $3000 500 $6000 02/09/98 150 $15 $2250 350 $3750 14/10/98 50 $15 $750 300 $3000 50 $10 $500 250 $2500 450 $5500 22/10/98 200 $15 $3000
09/12/98 50 $15 $750 400 $4750 TOTALES $11200 $6450 $4750
Ejemplo Costeo PEPS PRIMERAS ENTRADAS, PRIMERAS SALIDAS (PEPS) Fecha Entradas Salidas Inventarios Unidades Costo Costo Unidades Precio unitario Valor Unidades Valor unitario total 15/12/97 400 $10 $4000 400 $4000 20/01/98 50 $10 $500 350 $3500 11/02/98 50 $10 $500 300 $3000 26/02/98 100 $12 $1200 400 $4200 08/04/98 50 $10 $500 350 $3700 23/06/98 50 $10 $500 300 $3200 11/08/98 200 $15 $3000 500 $6200 02/09/98 150 $10 $1500 350 $4700 14/10/98 50 $10 $500 300 $4200 50 $12 $600 250 $3600 450 $6600 22/10/98 200 $15 $3000
09/12/98 50 $12 $600 400 $6000 TOTALES $11200 $6450 $4750
Consulta de nmeros de serie (Desde detalle movs) Acceso l Mdulo de Inventarios / Men Archivos, opcin Movimientos al inventario / Doble clic con el ratn estando posicionado sobre el producto que maneje Nmeros de serie / Botn
l
de la ventana del Detalle de movimientos al inventario. sobre el nmero de folio cuyos movimientos
Men Archivos, opcin Folios de Movimientos al inventario / Doble clic o bot n involucren productos que manejen Nmeros de serie / Botn de la ventana del Detalle de movimientos al inventario.
de la ventana del Detalle de movimientos / Botn
Qu es Te sirve para consultar los Nmeros de serie que fueron dados de alta para un producto. Esta ventana contiene informacin que es nicamente de consulta por lo que no podrs modificarla. Campos Campo Descripcin Cantidad Almacn Documento Producto Fecha Nmeros serie Muestra la cantidad de artculos que tienen asignados un nmero de serie, del producto que ests consultando. Es el almacn en donde se registraron los nmeros de serie para el producto indicado. Seala el nmero de documento al que pertenecen los nmeros de serie dados de alta (p.ej., el nmero de la factura o traspaso). Indica la clave del producto al que le asignaste los nmeros de serie. Representa la fecha en que se registra el movimiento. de Columna en la que se despliegan los nmeros de serie asignados para cada unidad de producto.
Estatus Esta columna muestra el estatus de los nmeros de serie registrados para el producto. Tema relacionado: Detalle de movimientos al inventario
Consulta de Pedimentos y lotes (Desde detalle movs) Acceso l Mdulo de Inventarios / Men Archivos, opcin Movimientos al inventario / Doble clic con el ratn estando posicionado sobre el producto que maneje Pedimentos y lotes / Botn
l
de la ventana del Detalle de movimientos al inventario. sobre el nmero de folio cuyos movimientos
Men Archivos, opcin Folios de Movimientos al inventario / Doble clic o botn involucren productos que manejen Pedimentos y lotes/ Botn
de la ventana del Detalle de movimientos / Botn
de la ventana del Detalle de movimientos al inventario. Qu es Te permite consultar los nmeros de Pedimentos aduanales y lotes de un producto. Los datos de los campos son nicamente informativos por lo que no puedes realizar alguna modificacin. Campos Campo Descripcin Producto Campo informativo que muestra la clave del producto. Pedimentos Aduanales Pedimento: Indica el nmero de Pedimento aduanal. Fecha Doc.: Seala la fecha de ingreso de los productos a tu inventario. Aduana: Proporciona el nombre de la aduana por la que entr el producto. Lote del producto Lote: Muestra el nmero de lote de los productos. Fecha caducidad: Informa acerca de la fecha de caducidad del lote de productos.
Tema relacionado: Detalle de movimientos al inventario
Consulta de Movimientos al inventario (Desde al Krdex) Acceso Mdulo de inventarios / Men archivos, opcin Inventarios y servicios / Estando posicionado sobre el producto que se desea consultar, Men Archivos, opcin Krdex / Doble clic sobre algn movimiento. Qu es Al hacer doble clic sobre algn movimiento, se muestra el detalle de la consulta del mismo. La ventana que se despliega es la siguiente:
La cual contiene los mismos campos y la informacin que consultas en el Detalle de movimientos al inventario desde el Catlogo de Movimientos al inventario. Tema relacionado: Krdex
Nmeros de serie (Desde el Kardex) Acceso Mdulo de Inventarios / Men Archivos, opcin Inventarios y servicios / Men Edicin, opcin Krdex o botn herramientas estando posicionado sobre un producto que maneje Nmeros de serie / Botn de la barra de
de la barra de herramientas / Botn
de la ventana del Alta de movimientos al inventario que se despliega. Qu es Utiliza esta ventana para indicar los nmeros de serie de los productos que se involucrarn en los movimientos al inventario. Campos Campo Descripcin Cantidad Almacn Documento Producto Fecha No. de serie Secuencial Concepto Nmeros serie El sistema automticamente te propone la cantidad que hayas indicado en la ventana del Alta de movimientos al inventario. Te muestra el nmero de almacn en el cual se realiza el movimiento al inventario. En este campo cuentas con un espacio de 9 caracteres para anotar una referencia o nmero de documento, que te permitir identificar y organizar el movimiento de acuerdo con la documentacin interna de tu empresa. Campo informativo con la clave del producto del cual se realizar el movimiento. No podrs modificarlo. Campo informativo que muestra la fecha especificada en la ventana del Alta de movimientos al inventario. En este rubro se indica el primer nmero de serie que se asignar a los productos y a partir del cual se generarn los siguientes nmeros de serie en caso que desees que sean secuenciales. Activa esta casilla si deseas que el sistema genere de manera automtica y secuencial a los nmeros de serie. El concepto que aqu el sistema te presente por omisin depender de lo que hayas elegido en la ventana del Alta de movimientos al inventario en el Tipo de Movimiento. de En esta columna puedes visualizar los nmeros de serie de los productos.
Estatus Te muestra en esta columna el estatus de los nmeros de serie. Botones Botn Descripcin Utiliza este botn (o la tecla F3) para guardar los datos de los nmeros de serie que hayas capturado. Este botn sirve para generar la secuencia de los nmeros de serie si deseas que stos sean creados de manera automtica. (Tambin puedes usar las teclas CTRL + F7) Temas Relacionados: Alta de movimientos desde el Krdex Nmeros de serie Krdex
Modificar histrico de nmeros de serie Acceso
l
Mdulo Inventarios / Men Archivos, opcin Nmeros de serie / Anotar el producto que tiene nmeros de serie, para ingresar a la ventana del catlogo de Nmeros de serie / Posicionarse con el cursor sobre el registro que se desea modificar de la ventana del Histrico de nmeros de serie, localizada en la parte inferior del catlogo / Hacer doble clic en el mismo.
l O desde la Barra de herramientas del histrico de los nmeros de serie, estando sobre el registro, con el botn . Qu es Esta opcin te permite modificar alguna informacin referente al histrico de los nmeros de serie dados de alta. Manejo Los campos Fecha y Documento son los nicos que podrs modificar. No podrs modificar los campos de No. de serie y Artculo. Al oprimir Aceptar el sistema te pregunta si ests seguro que deseas grabar y al oprimir nuevamente Aceptar se guardan las modificaciones y se regresa a la ventana de Consulta de nmeros de serie del producto en dicho almacn. Campos Campo Descripcin
No. de serie Campo informativo con el nmero de serie al que ests realizando la modificacin. Artculo Fecha Campo informativo con la clave del producto al que estn asociados los nmeros de serie. Te permite modificar la fecha en la cual fue efectuado y registrado el movimiento.
Documento Te seala el nmero de documento al que pertenecen los nmeros de serie, si lo indicaste cuando los diste de alta y el cual puedes modificar. Botones Botn Descripcin Cierra la ventana de modificacin y guarda los cambios efectuados. Cierra la ventana de modificacin sin guardar los cambios efectuados. Tema relacionado: Agregar nmeros de serie Consulta de Nmeros de serie
Buscar histrico de nmeros de serie Acceso
l
Mdulo Inventarios / Men Archivos, opcin Nmeros de serie / Anotar el producto que tiene nmeros de serie, para ingresar a la ventana del catlogo de Nmeros de serie. Posteriormente, desde la Barra de herramientas de la ventana del Histrico de nmeros de serie, localizada en la parte inferior
del catlogo, con el botn o las teclas CTRL + F3. Qu es A travs de esta opcin podrs realizar bsquedas de movimientos que se han realizado con los nmeros de serie en la consulta del Histrico de nmeros de serie, especificando los siguientes campos: Campos Campo Descripcin Tipo de Movimiento Selecciona de la lista desplegable un tipo de movimiento para que realice la bsqueda por el tipo de movimientos registrados (de entrada o salida). Documento Estatus Anota el nmero de documento para que el sistema localice al registro que cumpla con este dato. Mediante este campo le indicas al sistema el estatus que poseen los nmeros de serie en el tipo de movimiento que te interese localizar; puede elegir entre Todos, Disponible, Vendido, No disponible, Defectuoso o Baja.
Incluir bsqueda Al activar esta casilla efecta la bsqueda por la fecha en la que fue realizado el movimiento (sea ste de entrada o por fecha de salida). Botones Al oprimir este botn, el sistema busca dentro del catlogo el nmero de serie que cumpla con lo especificado en el filtro. Encuentra el segundo registro que cumpla con las especificaciones indicadas en la ventana de bsqueda y as sucesivamente por cada registro que cumpla con dichas especificaciones. Si ya no existe ningn registro que cumpla con lo solicitado el sistema te indica "No se encontraron ms registros" Tema relacionado: Consulta de Nmeros de serie
Filtrar histrico de nmeros de serie Acceso
l
Mdulo Inventarios / Men Archivos, opcin Nmeros de serie / Anotar el producto que tiene nmeros de serie, para ingresar a la ventana del catlogo de Nmeros de serie Posteriormente desde la Barra de herramientas del Histrico de nmeros de serie, localizado en la parte inferior de la ventana del catlogo, con el botn o las teclas CTRL+ F5.
Qu es Cuentas con la posibilidad de realizar filtros o selecciones de informacin de los nmeros de serie, mediante los siguientes campos: Campos Campo Descripcin Filtro por Selecciona de la lista desplegable un tipo de movimiento para que realice el filtro segn el tipo de movimiento. movimiento Documento Estatus Se seleccionarn los nmeros de serie cuyo nmero de documento sea igual al nmero que indiques en este campo. Puedes indicar el estatus de los nmeros de serie a consultar, pudiendo elegir entre: Todos, Disponible, Vendido, No disponible, Defectuoso o Baja.
Filtro por fecha Al activar esta casilla, aqu defines un rango de fechas para que el sistema seleccione nicamente los nmeros de Desde / Hasta serie que tienen registradas esas fechas con un movimiento de entrada o salida (segn lo que hayas seleccionado en el campo de Filtro por movimiento) Tema relacionado: Consulta de nmeros de serie
Reportes de nmeros de serie Cuentas con 2 reportes de este tipo: Reporte de Nmeros de serie Reporte del Historial de Nmeros de serie
Diseo de etiquetas Acceso Dentro de la ventana del Reporte de Etiquetas en Cdigo de barras / Botn Qu es Esta ventana te permite elaborar el diseo de las etiquetas de los productos que manejes. .
En esta ventana cuentas con los siguientes botones: Muestra o esconde el texto de la clave, a fin de que se imprima o no se imprima Permite cambiar el tamao y/o el tipo de letra del texto que previamente hayas seleccionado al hacer clic sobre l con el ratn. Con este botn podrs colocar el texto de la clave de producto en alguna de las posiciones disponibles al lado de la barra (dependiendo del tipo de cdigo de barra pueden ser 6, 2 ninguna). Con este botn puedes rotar el cdigo de barras para mejorar o cambiar el diseo de su etiqueta. Sirve para cambiar los colores del texto o elemento que tengas seleccionado, para obtener una mejor impresin en caso de que cuentes con impresor a colores. Manda a imprimir nicamente la muestra que tienes elaborada en la ventana del etiquetador. Manda la configuracin de esta ventana a un archivo .BMP, el cual puede ser importado por alguna otra aplicacin Windows. Permite el copiado de la informacin de esta ventana al portapapeles de Windows, para poder ser exportada a otra aplicacin.
Campos de la ventana de diseo de la etiqueta Campo Descripcin Tipo de cdigo Cuentas con una amplia gama de posibilidades en cuanto a tipos de cdigos de barras (prcticamente se encuentran todos los que hay en el mercado). Puedes elegir el que se acople a tus necesidades (el ms comn es el EANJAN13, utilizado por la Asociacin Mexicana de Cdigos para Productos). Los dgitos que anotes sern ficticios y representativos de cmo se ver la clave de producto en la etiqueta, de manera que puedes modificar las caractersticas de tu diseo. El sistema te permite visualizar esta clave en la etiqueta que se muestra como un previo a la impresin. / Puedes elegir la altura del cdigo, la cual deber indicarse en pulgadas. Puedes auxiliarte con las flechas que estn a un lado del campo para aumentar o disminuir la altura. Esta ser mostrada en el cdigo muestra que se presenta en esta ventana y as poder darte una idea de cmo va quedando el cdigo de barra. / Indica la amplitud del cdigo de barras. Cuentas con las opciones Extra Alta (las barras aparecen ms delgadas, debido a que existe una mayor densidad en el cdigo), Alta, Mediana, Baja y Extra Baja. Este ser mostrado en el cdigo muestra que se presenta en esta ventana y as poder darte una idea de cmo van quedando las dimensiones del cdigo de barra.
Clave muestra
Dimensiones Altura
Dimensiones Densidad
Dgito verificador Aade un dgito adicional al cdigo de barras. Este dgito es calculado automticamente por el sistema y se toma en cuenta segn el tipo de cdigo que hayas elegido. Algunos cdigos te permitirn escoger entre varios tipos de dgito verificador. Este dgito es independiente del dgito del alta de producto. Relacin Suplemento Seguridad PDF Indica la proporcin de las barras y espacios de su cdigo de barras (2 a 1, 3 a 2, 3 a 1, etc.) esta relacin slo de aplica a algunos tipos de cdigo. Indica los dgitos adicionales que puede tener su cdigo (hasta cinco, dos o ninguno). Se aplica nicamente en los tipos de cdigo EANJAN y UPC. Cuentas con 8 niveles de seguridad para hacer ms consistente la lectura de tus etiquetas cuando les apliques el lector infrarrojo, disminuyendo la posibilidad de errores. Esta funcin slo se aplica para los cdigos PDF. Cuando termines de especificar las caractersticas de tus etiquetas, oprime Aceptar para regresar a la Ventana Principal de Cdigo de Barras, para enviar su impresin. Tema relacionado: Etiquetas con cdigos de barras
Manejo de lneas de productos Escoge el tema que quieras consultar: Agregar lneas de producto Modificar lneas de producto Eliminar lneas de producto
Manejo de inventarios y servicios Escoge el tema que quieras consultar: Agregar productos Modificar Productos Eliminar Productos
Eliminar lneas de productos Acceso
l
Mdulo Inventarios / Men Archivos, opcin Lneas de producto / Men Edicin / Eliminar.
l O desde la Barra de herramientas de este catlogo, con el botn . Qu es Esta opcin te permite eliminar registros del catlogo de Lneas de producto. Nota En caso de que borres una lnea de producto que estuvo involucrada en diversos movimientos, se pueden generar descuadres al momento de realizar la Interfase COI (pliza de Movimientos al inventario). Temas relacionados Modificar lneas de producto Agregar lneas de productos
Ventana de Consulta de Nmeros de Serie Conoce el tema: Nmeros de Serie
Captura de formato (Movs al inventario) Acceso l Mdulo Inventarios y servicios / Men Archivos, opcin Movimientos al inventario / Men Edicin, opcin Agregar / Desde el Alta de movimientos al inventario despus de presionar el botn O mdulo Inventarios y servicios / Men Archivos, opcin Movimientos al inventario / Men Edicin, opcin Traspaso de
Almacenes / Despus de presionar el botn de la barra de herramientas de la ventana del Traspaso de almacenes. Qu es En esta ventana puedes elegir el nmero de copias y el formato de impresin con el que se imprimir el documento del movimiento al inventario que ests realizando. Dependiendo desde dnde quieras imprimir dicho documento, ser el formato que por omisin el sistema te propondr: l Cuando es desde el Traspaso de productos entre almacenes el formato por omisin es el de mitrasp.fto l Cuando es desde el Alta de movimientos al inventario, el formato por omisin que el sistema te propone es el de minv.fto Campos Campo Descripcin Nmero impresin Nmero copias Ruta Formato Botones Botn de Campo informativo que te muestra el nmero de solicitud de impresin que ests realizando. de Especifica el nmero de veces que deseas que se imprima el documento del movimiento al inventario. Campo informativo con la ruta de la ubicacin del formato que deseas utilizar. Puedes seleccionar una ruta diferente a la que aqu se muestra. Desde aqu puedes seleccionar el tipo de formato que utilizars para imprimir el documento. El sistema por omisin te propone un tipo de formato dependiendo del lugar desde el cual requieras imprimir el documento.
Descripcin Enva el documento a impresin. Cierra la ventana de la captura del formato sin mandar a imprimir el documento. Despliega el ayuda electrnica del sistema.
Temas relacionados: Alta de movimientos al inventario Traspaso de productos entre almacenes
Captura de Existencias / Detalle En esta ventana anota las existencias fsicas del producto seleccionado, y oprime Aceptar. Temas relacionados Inventario Fsico Agregar productos / Existencias
Seleccin del archivo a trabajar En esta ventana debes especificar la ruta donde se encuentra el archivo con el que deseas trabajar, sealando la unidad y el directorio donde se almacena el archivo en cuestin. La seleccin de archivos se ejecutar automticamente para las siguientes opciones: Edita tus formatos de reportes Opciones de impresin Exporta Movimientos al Inventario Emisin de documentos Captura de Movimientos por Archivo ASCII Seleccin del logo de la empresa
Personalizar Consultas y Estadsticas Dirgete a estos temas: Personalizacin de consultas Administrador de estadsticas
Exportacin Para saber de este tema consulta: Exportacin de datos
Seleccin del logotipo de la empresa Mediante el botn el sistema te permitir insertar el logotipo de tu empresa, que llevaran tus reportes al momento de emitirlo. Debes elegir la ruta de donde se tomar el archivo, el sistema slo acepta archivos con extensin .BMP. Si deseas que el logotipo sea mostrado en la presentacin preliminar de los reportes, debes activar la casilla "Presentar imgenes en pantalla"
Detalle del nmero de serie Acceso
l Men archivos, nmeros de serie ( alta ), detalle del nmero de serie ( F2 ) Qu es Al acceder a esta opcin el sistema desplegar los nmeros de alta disponibles. Ver: Alta de nmeros de serie
Manejo de pedimentos y lotes Escoge el tema que quieras consultar: Alta de lotes y pedimentos Modificar de pedimentos y lotes Eliminar lotes y pedimentos Reporte de pedimentos y lotes
Filtro para lotes y pedimentos Anota o selecciona la clave del producto a consultar. Nota: Slo podrs seleccionar aquellos productos que fueron dados de alta con lotes y pedimentos. Al seleccionar uno que no o sea te mandar el siguiente mensaje: "El producto no maneja pedimentos aduanales o lotes". Ver: Agregar productos Pedimentos aduanales y lotes
Observaciones Anota comentarios adicionales al movimiento al inventario que ests realizando.
Proceso de captura Campos Carpeta Datos Generales Campo Descripcin Clave En este campo debes indicar la clave que identifica al producto, la cual es nica y puede estar constituida hasta por 16 caracteres alfanumricos. Si anotas la clave en maysculas, el sistema slo la reconocer en maysculas. P.ej.: no es lo mismo TABL-07-9 que Tabl-07-9 (Aspel-SAE los tratar como productos diferentes). Si dentro del mdulo de Configuracin / Inventarios, activaste el parmetro "Dgito verificador", el sistema anexar al final de la clave del producto un dgito adicional. Dependiendo de la lnea vayas a seleccionar en el campo Lnea de esta ventana de captura, cuando se trate de una clave para un producto modelo la que necesites indicar, debes tener en cuenta que la longitud de esta clave no debe ser mayor al nmero de caracteres que hayas definido cuando configuraste la estructura de la clave para los productos modelos que utilizaran una determinada lnea. Alta de lneas de productos Cmo clasificar tu informacin Clave alterna Podrs asignar una clave adicional a la clave principal que te pueda indicar algo en especfico del producto como por ejemplo podra ser el cdigo de barras o un cdigo proporcionado por el proveedor. Esta clave podr utilizarse en la captura de facturas, compras y movimientos al inventario, de tal manera que al indicarla, el sistema reconocer el producto al que pertenece, cambiando en automtico esta clave por la principal del producto. Para todas las dems operaciones se utiliza la clave principal. En este campo puedes anotar el nombre completo del producto y/o una breve descripcin del mismo. Kit / Indica si el registro a dar de alta es un producto, servicio, un Kit, o un grupo de productos, ya que cada uno recibe un / manejo distinto. Si especificas que se trata de un grupo de productos, debers tener en cuenta que previo al alta de del mismo, tienes que haber definido en el Catlogo de lneas de producto, las lneas que te permitirn obtener o armar las distintas combinaciones de un producto. Indica de la lista desplegable de lneas a la que pertenezca el producto que ests dando de alta. Con esta clasificacin de 5 espacios podrs agrupar productos diferentes de acuerdo a caractersticas similares. Si la lnea de producto que quieres indicar no se encuentra dada de alta en el Catlogo de lneas, al momento de cambiarte de campo el sistema te notificar de este hecho y preguntar si deseas darla de alta; si aceptas, se abrir una ventana de alta para que la registres. Si ests dando de alta a un grupo de productos ten presente que es obligatorio asignarle una lnea, adems de que dicha lnea deber estar configurada para el manejo de grupo de productos. De no hacer esto, el sistema te enviar un mensaje con la leyenda: "Para productos modelo slo se permiten lneas configuradas para manejar grupo de productos" Catlogo de lneas de producto Clasifica eficientemente tu informacin En este rubro cuentas con 3 espacios para anotar el tiempo (en das) que tardan los proveedores en surtir el producto, lo cual te ser til para estimar la fecha en que debe pedirse el reabastecimiento de un artculo. Dicha estimacin ser desplegada en el reporte de "Punto de Reorden" dentro del catlogo de Movimientos al inventario.
Descripcin Producto Servicio / Grupo productos Lnea
Tiempo de surtido
Control de almacn Aqu puedes registrar la ubicacin de un artculo dentro de la bodega, de acuerdo a las claves que utilices en tu empresa. Por ejemplo: Clave de control de almacn "P1M3", que quiere decir "Producto que se encuentra localizado en el pasillo 1, mdulo 3". Cuentas con 10 espacios para definir la clave que desees. Posteriormente, cuando expidas un reporte, este campo tendr signos de interrogacin que podrs utilizar como comodines. Ejemplo: imprime todos los registros de los productos que se encuentran en el pasillo 1, para lo cual debers anotar en el campo de Control de almacn como sigue: P1???????? (todos los productos del pasillo 1) Este campo es muy til si manejas varios almacenes, porque la localizacin de tus productos puede variar de una bodega a otra. Cuando manejes Multialmacenes podrs definir este dato para cada almacn. Volumen/ Peso En estos campo podrs indicar el volumen y peso del producto, estos campos te podrn ser de utilidad para poder determinar el costo del flete. Podrs calcular la cantidad por medio de la calculadora del sistema empleando la tecla de funcin F2. Estos campos slo sern informativos para el sistema.
Unidad de Entrada / Estos dos campos indican la unidad o medida en la que se registra la entrada o salida del producto y no Salida necesariamente son iguales. P.ej.: si el producto que entra a tu inventario lo compras por toneladas y lo vendes por kilogramos.
Factor unidades entre Este factor expresa la relacin que existe entre la unidad de entrada y la unidad de salida.
Por ejemplo: T compras tu producto por cajas y cada caja contiene 20 piezas, la salida la manejas por piezas, entonces el factor entre unidades ser 20. En el ejemplo anterior: Factor=20/1=20, si por ejemplo se compran piezas y se venden cajas de 20 unidades el factor ser igual a: Factor= (1/20)/1=0.05/1=0.05. Recuerda que la unidad en la que se expresa tu existencia y costos en el inventario ser igual a la unidad de salida, por ello es importante definir este factor. Puedes indicar esta cantidad por medio de la calculadora del sistema empleando la tecla de funcin F2. Unidad de empaque Aqu se indica la cantidad de unidades o medidas contenidas en cada paquete o caja. P.ej: la unidad de medida puede ser Pz (piezas) y la unidad de empaque 20 (lo que significa que cada caja contiene 20 piezas). Cuentas con seis espacios (hasta cinco enteros y dos decimales). Este campo es informativo. Nmeros de serie / Si el producto que ests registrando maneja Nmeros de serie, o se maneja en lotes, o si proviene del extranjero, Lotes / Pedimentos debers marcar la opcin correspondiente para que el sistema lleve el control de los productos considerando aduanales todos esos aspectos. Nmeros de serie Lotes y pedimentos Carpeta Precios y control Campo Descripcin Clave En este campo debes indicar la clave que identifica al producto, la cual es nica y puede estar constituida hasta por 16 caracteres alfanumricos. Si anotas la clave en maysculas, el sistema slo la reconocer en maysculas. P.ej.: no es lo mismo TABL-07-9 que Tabl-07-9 (Aspel-SAE los tratar como productos diferentes). Dependiendo de la lnea vayas a seleccionar en el campo Lnea de esta ventana de captura, cuando se trate de una clave para un producto modelo la que necesites indicar, debes tener en cuenta que la longitud de esta clave no debe ser mayor al nmero de caracteres que hayas definido cuando configuraste la estructura de la clave para los productos modelos que utilizaran una determinada lnea. Alta de lneas de productos Cmo clasificar tu informacin Clave alterna Podrs asignar una clave adicional a la clave principal que te pueda indicar algo en especfico del producto como por ejemplo podra ser el cdigo de barras o un cdigo proporcionado por el proveedor. Esta clave podr utilizarse en la captura de facturas, compras y movimientos al inventario, de tal manera que al indicarla, el sistema reconocer el producto al que pertenece, cambiando en automtico esta clave por la principal del producto. Para todas las dems operaciones se utiliza la clave principal. En este campo puedes anotar el nombre completo del producto y/o una breve descripcin del mismo. Este precio siempre ser sugerido como precio unitario del artculo al momento de elaborar una cotizacin, pedido, remisin o factura.
l
Descripcin Precios / Pblico Botn / Lista 2, 3, 4 y Mnimo.
Dentro de la ventana "Lista de precios", puedes capturar hasta 4 diferentes precios aplicables al producto que ests dando de alta. Dentro de estos precios se incluye el Precio mnimo, el cual funciona como una proteccin que impedir que se elabore un documento en Facturas y Vendedores con un precio inferior al definido en este campo. Los precios de lista 2, 3 y 4 pueden ser utilizados de acuerdo a las necesidades de tu compaa; por ejemplo, el precio de lista 2 puede aplicarse a los clientes extranjeros; el precio de lista 3 podra ser para mayoristas y el 4 para medio-mayoristas. En Facturas y Vendedores el precio al Pblico ser utilizado como precio sugerido y el Precio Mnimo como lmite inferior de precio. Tanto el precio pblico como los de esta lista podrn servir como base para la definicin de las Polticas de Venta. Es recomendable que el precio mnimo sea menor a cualquiera de estos precios, ya que cuando apliques polticas de descuento se tomar este precio en consideracin. Asimismo, cuando en movimientos posteriores los precios Pblico y de Lista lleguen a ser menores al precio mnimo establecido, el sistema enviar el mensaje: "Precio menor al precio mnimo".
Moneda
En este campo especifica la moneda en la que se expresarn los precios de los productos, aunque las operaciones de compras y ventas las podrs efectuar en la moneda que desees an siendo diferente de lo definido en este campo; al presionar la tecla de funcin F2 se despliega el Catlogo de monedas para que puedas seleccionarla. / Selecciona de la lista desplegable el esquema de impuesto que se aplicar al producto que se est dando de alta, cada uno de los productos podrn tener asociado un esquema de impuesto en particular. Estos esquemas fueron dados de alta previamente en el Catlogo de esquemas de impuestos., por lo que si deseas realizar cambios en cuanto al porcentaje y forma de aplicacin, debers realizarlo desde dicho catlogo.
Impuestos Esquema
El sistema por omisin propone el esquema 1, pero podrs modificarlo. Es importante que consideres que el producto no podr ser grabado si no se selecciona un nmero de esquema vlido; si al producto no se le aplicar ningn impuesto, debers dar de alta un impuesto con ests caractersticas ( porcentaje 0), para que este sea asociado al producto. Este manejo de esquemas, se realiz para cumplir con las nuevas disposiciones establecidas en la reforma fiscal, en cuanto a los diferentes impuestos que se pueden aplicar a un producto y los cuales pueden influir en el precio total del mismo. Tambin podrs seleccionar el esquema a usar, empleando la tecla de funcin F2. En la parte inferior de este campo se mostrar los porcentajes que tienen los impuestos segn el esquema seleccionado. Costeo En esta parte puedes elegir el mtodo con el que va a ser determinado el costo del producto al salir del inventario. Este dato ser utilizado en movimientos al inventario y en el Mdulo de Facturas y Vendedores, al momento de realizar una operacin de salida de mercanca. El sistema maneja cuatro mtodos de costeo: U.E.P.S.: ltimas entradas, Primeras salidas (el costo al que se realizan las salidas del producto corresponde al costo de las ltimas entradas realizadas). P.E.P.S.: Primeras entradas, Primeras salidas (el costo al que se realizan las salidas del producto corresponde al de las primeras entradas). Promedio: Costeo Promedio (se obtiene por un promedio de los costos dependiendo de la existencia de los productos). Estndar: Costo invariable (definido por el usuario). Identificado: Se utiliza en mercancas que se puedan identificar por nmero de serie y su costo exceda de $50,000 como lo indica la ley del ISR. Consiste en identificar el costo al que entr el producto, asegurndose as del costo verdadero. Mtodos de costeo / Movimientos al inventario Botn Si manejas almacenes, al modificar la informacin del producto, podrs revisar con este botn las existencias del mismo en cada uno de los almacenes de tu empresa (esto, si manejas la opcin Multialmacn), y conocer as mismo el stock mnimo y mximo permitidos, y la cantidad pendiente por recibir del artculo. Al elegir Aceptar en el Alta de productos, el sistema te pregunta si deseas distribuir las existencias del producto en alguno de los almacenes de tu empresa (esto si tienes permitido el manejo de Multialmacn en los parmetros de Inventarios). El sistema mostrar la siguiente ventana:
Existencia
Aqu se muestra la cantidad total de unidades de un producto en el inventario. Esta cantidad est expresada en trminos de la unidad de salida del producto. Cuando hay integracin con Facturas y Vendedores, este campo es actualizado automticamente (todos los movimientos de entrada o salida por compras o facturas, repercuten en las existencias). Existen varias razones por las cuales este campo puede estar inhibido: 1. Porque se est dando de alta un servicio, kit o un grupo de productos y no un producto. 2. Porque est desactivado el parmetro de Cambio a Existencias en Parmetros / Inventarios (normalmente funciona as por seguridad, ya que modificar las existencias por error podra alterar los resultados de tu empresa). 3. Porque trabajas con la opcin Multialmacenes; en este caso las existencias solo podrn modificarse desde el catlogo de Multialmacn. Modificar las existencias manualmente desde este campo puede originar descuadres debido a que no existe algn documento asociado al movimiento. Es importante mencionar que, en caso de que manejes Multialmacenes, la cantidad que aparece en el campo de Existencias corresponde a la suma de existencias del producto en los distintos almacenes. Lo mismo sucede con el campo Existencias de los productos modelo, el sistema calcula esta cantidad sumando las existencias de todos sus subproductos en todos los almacenes.
Puedes indicar esta cantidad por medio de la calculadora del sistema empleando la tecla de funcin F2. Stock mnimo En este campo debe indicarse la cantidad mnima de existencias que debe haber en el inventario, con la finalidad de satisfacer la demanda de tus clientes. Es un indicador para conocer cundo debe hacerse un pedido de mercanca. Puedes definir nmeros enteros hasta con 5 decimales, segn lo haya especificado en la Ventana Principal del sistema, Men Utileras / Configuracin / Parmetros del Sistema / Inventarios. Los reportes de Stock Mnimo elaboran un clculo que da como resultado una sugerencia sobre la cantidad que debe comprarse de un artculo y el costo que puedes tener. Puedes indicar esta cantidad por medio de la calculadora del sistema empleando la tecla de funcin F2. Reporte de Punto de Reorden Stock mximo Aqu debes anotar la cantidad mxima de un artculo que se debe tener en almacn, tal que sea suficiente para tener cubierta la demanda, pero cuidando que tu volumen no eleve demasiado el costo por mantener dichas existencias en bodega. Cuando se elabora un reporte de Stock Mximo, se conoce la cantidad excedente de un producto y el costo promedio que implica mantenerlo en los depsitos. Si el nmero anotado es inferior al Stock Mnimo, no podrs continuar con la captura. Apartado Este campo es informativo y muestra la cantidad de productos que no pueden ser vendidos debido a que se "apartaron" desde el alta de pedidos. Esta cantidad se resta del total en existencia para definir la cantidad de la cual se puede disponer en los documentos de venta. Vencimiento de apartados Proveedores 1 y 2 Aqu podrs anotar las claves de identificacin de aquellos proveedores que surten el producto que ests dando de (F2) alta, con lo que tendrs una referencia cuando sea necesario reabastecer el almacn. La tecla de ayuda F2 (equivalente a hacer clic en el signo de interrogacin) despliega una lista con la clave, el nombre y la clasificacin de los proveedores registrados, de la que podrs elegir el proveedor que desees. Carpeta Registro y acumulados Campo Descripcin Clave En este campo debes indicar la clave que identifica al producto, la cual es nica y puede estar constituida hasta por 16 caracteres alfanumricos. Si anotas la clave en maysculas, el sistema slo la reconocer en maysculas. P.ej.: no es lo mismo TABL-07-9 que Tabl-07-9 (Aspel-SAE los tratar como productos diferentes). Cmo clasificar tu informacin Podrs asignar una clave adicional a la clave principal que te pueda indicar algo en especfico del producto como por ejemplo podra ser el cdigo de barras o un cdigo proporcionado por el proveedor. Esta clave podr utilizarse en la captura de facturas, compras y movimientos al inventario, de tal manera que al indicarla, el sistema reconocer el producto al que pertenece, cambiando en automtico esta clave por la principal del producto. Para todas las dems operaciones se utiliza la clave principal. En este campo puedes anotar el nombre completo del producto y/o una breve descripcin del mismo. por Esta cifra representa la cantidad total de un determinado producto que se ha pedido al proveedor, pero que no ha sido surtido. Siempre que elabores una Orden de compra (en Compras), automticamente se registrar en este campo la cantidad pedida, incrementndose o decrementndose si se elabora otra Orden de compra o si se recibe alguna mercanca respectivamente. por Anota la cantidad de existencias de un producto que deben ser surtidas a uno o varios clientes. El campo se actualiza automticamente cuando est integrado Inventarios con Facturas y Vendedores. Cada pedido incrementar este rubro y cada factura o remisin lo reducir. / Campo informativo que refleja el historial de los costos del producto, actualizndose automticamente con base en los movimientos de entrada y salida del producto; esta actualizacin depender del tipo de costeo que se haya definido para el producto, por lo anterior, no es recomendable que lo modifiques manualmente, pues originara datos incorrectos. El costo promedio siempre estar referido a las compras, ventas u operaciones de entrada y salida; por lo tanto, ser modificado en el catlogo de Movimientos al Inventario o por los mdulos de Facturas y Vendedores y Compras, excepto cuando se ha definido un tipo de costeo Estndar. SAE utiliza la siguiente frmula para calcular el costo promedio de una entrada: (Exist. * Cost. prom. actual) + (Cant. que entra * Cost. Unit. de entrada) --------------------------------------------------------------------------------------------Existencias + Cantidad que entra Cuando se maneja Costeo Promedio, el Costo promedio se actualizar al efectuarse operaciones de entrada solamente. Nota: Si se utiliza el parmetro "Incluir el impuesto 1 en el costo" ubicado en los parmetros del mdulo de compras, al actualizarse el costo promedio se incluir el monto correspondiente a la aplicacin del porcentaje del impuesto 1 (IEPS) definido en la compra.
Clave alterna
Descripcin Pendientes recibir
Pendientes surtir Costos Promedio
Configuracin / Inventarios Por ejemplo: Si se tienen 30 botes a un costo de $10,000 el costo promedio es igual a (83 x $10,000)/30 = $10,000, al realizar una nueva compra de 65 botes a un costo de $12,000, el costo promedio se ver afectado ya que:
Aplicando la frmula se dice que el costo promedio es igual a el costo total entre las existencias que seria 1,080 / 95 = 11.36, es decir se tienen un total de 95 existencias las cuales se integran de las existencias que se tenan y las entrantes; el costo total se integra por el importe de total de ambas existencias, realizando la operacin se obtiene un costo promedio de $11.36. Si vas a capturar todos los movimientos de compra realizados antes de la instalacin de Aspel-SAE, es conveniente dejar el campo en blanco y actualizarlo a travs del catlogo de Movimientos al Inventario. Si no vas a incluir dichas operaciones, entonces es necesario investigar el ltimo costo promedio del producto. Cuando se trata de un tipo de costeo estndar, es indispensable especificar este costo, ya que este parmetro ser tomado en cuenta al momento de realizar cualquier operacin. El dato de ltimo costo es sugerido como costo unitario en el momento de elaborar un documento de recepcin de mercanca, dentro del mdulo de Compras. Costos / ltimo Este campo expresa el ltimo costo unitario al que se compr o entr al almacn el producto. Se recomienda no capturar informacin en este rubro si das de alta las operaciones de compra por medio del mdulo de Compras o por el Catlogo de movimientos al Inventario, pues por estas formas se actualiza de manera automtica. Si estos no son los casos, debes anotar manualmente el costo unitario de entrada del producto. Cantidad y monto: Estos campos se refieren a las ventas anuales del producto, los cuales slo pueden ser actualizados por el mdulo de Facturas y Vendedores cuando est integrado con Inventarios. Los documentos que se vayan dando de alta a travs de este mdulo se acumularn hasta que efectes el corte anual. Te indica el monto acumulado de las ventas anuales del producto, en cantidad y monto. Corte anual Fecha de ltima venta: En este rubro anota la fecha en que realizaste la ltima venta del artculo, con el formato da/mes/ao, correspondiendo dos dgitos para cada aspecto. Debido a que el mdulo de Inventarios trabaja de manera integrada con el de Ventas, esta fecha ser actualizada automticamente cuando elabores un documento de recepcin de mercanca, por lo que el campo puedes dejarse en blanco. Acumulados anuales compras Cantidad y monto: Estos campos se refieren a las compras anuales del producto, los cuales slo pueden ser actualizados por el mdulo de Compras cuando est integrado con Inventarios. Los documentos que se vayan dando de alta a travs de este mdulo se acumularn hasta que efectes el corte anual. Fecha de ltima compra: En este rubro anota la fecha en que realizaste la ltima compra del artculo, con el formato da/mes/ao, correspondiendo dos dgitos para cada aspecto. Debido a que el mdulo de Inventarios trabaja de manera integrada con el de Compras, esta fecha ser actualizada automticamente cuando elabores un documento de recepcin de mercanca, por lo que el campo puedes dejarse en blanco. Agregar un documento de compras Carpeta Datos adicionales Clave del producto En este campo debes indicar la clave que identifica al producto, la cual es nica y puede estar constituida hasta por 16 caracteres alfanumricos. Si anotas la clave en maysculas, el sistema slo la reconocer en maysculas. P.ej.: no es lo mismo TABL-07-9 que Tabl-07-9 (Aspel-SAE los tratar como productos diferentes). Cmo clasificar tu informacin Clave alterna Podrs asignar una clave adicional a la clave principal que te pueda indicar algo en especfico del producto como por ejemplo podra ser el cdigo de barras o un cdigo proporcionado por el proveedor. Esta clave podr utilizarse en la captura de facturas, compras y movimientos al inventario, de tal manera que al indicarla, el sistema reconocer el producto al que pertenece, cambiando en automtico esta clave por la principal del producto. Para todas las dems operaciones se utiliza la clave principal. del En este campo puedes anotar el nombre completo del producto y/o una breve descripcin del mismo. Cuentas con varias lneas para incluir comentarios importantes con respecto al producto.
Acumulados anuales ventas
Descripcin producto Observaciones
Campos libres del El sistema proporciona seis campos donde podrs almacenar informacin de importancia para tu empresa, usuario captura la informacin para la cual configuraste estos campos. Considera que podrs acceder a travs de las consultas personalizadas, editor de formatos o secuencias sql a la informacin almacenada en estos campos. Los primeros tres campos pueden almacenar informacin de tipo alfanumrica (letras y nmeros) y los otros tres numricos.
La leyenda para estos campos son configurables dentro de los parmetros de Configuracin / Inventario / Campos del usuario Botones Botn Botones desplazamiento
Funcin de Con estos botones podrs desplazarte entre todos los productos registrados en el catlogo, sin necesidad de cerrar la ventana para consultar otro producto.
Nmero de serie, Lotes Este botn mostrar la respectiva consulta de los nmeros de serie y Lotes y pedimentos, del producto que se y pedimentos est consultando. Cierra la ventana del detalle y guarda los cambios efectuados. Se cierra la ventana del detalle, sin que se guarden los cambios efectuados. Esta opcin es utilizada para Armar un Kit de productos registrados en Inventario. Este botn nicamente aparece habilitado cuando el producto que ests dando de alta se trata de un producto modelo. Te permite Armar un grupo de productos a travs de la ventana de Captura de grupo de productos en inventario, desde la cual podrs dar de alta a los correspondientes subproductos. Despliega el ayuda electrnica del sistema. Al terminar el proceso de Agregar, quedar registrado en tu inventario el producto con las caractersticas que sealaste.
Selecciona la opcin deseada Reporte de inventario fsico desde el men Edicin / Inventario fsico / Reporte de existencias Reporte de inventario fsico desde el men Reportes / Inventario y servicios/ Inventario fsico
Filtro para el grupo "Grupo de productos" Acceso l Men reportes, opcin Administrador de reportes, grupo "Grupo de productos" Definicin Te permite obtener adems de la informacin contenida en el reporte, informacin an ms especfica, mediante la definicin de un filtro en el cual podrs seleccionar el tipo de informacin a incluir. Recuerda que dependiendo del grupo en el que est creado el reporte es el tipo de filtro que se visualizar disponibles en el filtro, es decir, el filtro se arma con cierta informacin relacionada con el tipo de reporte. Agrega un reporte Nota Si no seleccionas ninguna informacin en el filtro, por omisin el reporte mostrar toda la informacin que le corresponda. Manejo Aspel Si lo deseas podrs modificar los reportes que por omisin instala el sistema en el administrador, para adecuarlos a tus necesidades. Recuerda que dependiendo el tipo de formato del que se trate el reporte es la herramienta de edicin que debers utilizar. Para mayor informacin consulta Administrador de reportes. Un reporte detallado emite informacin ms completa, incluyendo informacin del filtro en los encabezados del reporte, como puede ser: Fecha de elaboracin del reporte, fecha de vencimiento, tipo de cambio, moneda, tipo de documento, etc. Adems de mostrar por cada documento un desglose de saldos. Campos de este filtro Carpeta "Inventario" Campo Descripcin Clave producto Desde /Hasts Lnea del Selecciona la clave de los productos que deseas incluir en el reporte proporciona el rango (Desde/Hasta). Con el botn o con ayuda de la tecla F2, se desplegar el catlogo del Inventario, de tal forma que puedas seleccionar el producto inicial y final para armar el reporte. Te facilita la obtencin de cierta informacin tomando en cuenta o considerando para el filtro una Lnea de producto en particular. Con el botn o con ayuda de la tecla F2, se desplegar el catlogo de lneas, de tal forma que puedas seleccionar el producto inicial y final para armar el reporte. Control almacn de Escribe la clave de control de almacn para poder establecer la ubicacin fsica de los productos dentro del almacn, con la finalidad de facilitar su localizacin.
Incluye almacn Al activar esta casilla podrs especificar el nmero de almacn donde se tomarn los datos para generar el reporte Carpeta "Proveedores" Campo Descripcin Clave de Selecciona la clave inicial y final de los proveedores que deseas incluir en el reporte. Proveedor Con el botn o con ayuda de la tecla F2, se desplegar el catlogo de Vendedores de tal forma que puedas Desde / Hasta seleccionar el vendedor inicial y final con el que se armar el reporte. Carpeta "Ordenamiento" Campo Descripcin Ordenar por La informacin de la consulta se puede ordenar a partir de alguno de los campos de la misma. Este ordenamiento lo podrs realizar seleccionando el campo o columna por la que deseas ordenar el reporte, el sistema te permitir ordenar los elementos seleccionados (campo o columna) de manera ascendente o en su caso descendente, por omisin el sistema los ordena de manera ascendente. Debers proporciona si deseas ordenarlo de manera ascendente o descendente, es decir, en la primera posicin o en la ltima posicin. Si lo deseas podrs seleccionar otro factor o columna por la que deseas ordenar el reporte. Notas: Al configurar o utilizar este campo, se activar el otro factor de ordenamiento.
Luego por Selecciona el otro factor o campo por el que deseas ordenar el reporte. Este ordenamiento lo podrs realizar seleccionando el campo o columna por la que deseas ordenar el reporte, el sistema te permitir ordenar los elementos
seleccionados (campo o columna) de manera ascendente o en su caso descendente, por omisin el sistema los ordena de manera ascendente. Debers proporciona si deseas ordenarlo de manera ascendente o descendente, es decir, en la primera posicin o en la ltima posicin. Si lo deseas podrs seleccionar otro factor o columna por la que deseas ordenar el reporte, configurando el campo "Luego por". Notas: Al configurar o utilizar este campo, se activar el otro factor de ordenamiento. Debers seleccionar un campo o columna diferente a las antes utilizadas. Luego por Selecciona el otro factor o campo por el que deseas ordenar el reporte. Este ordenamiento lo podrs realizar seleccionando el campo o columna por la que deseas ordenar el reporte, el sistema te permitir ordenar los elementos seleccionados (campo o columna) de manera ascendente o en su caso descendente, por omisin el sistema los ordena de manera ascendente. Debers proporciona si deseas ordenarlo de manera ascendente o descendente, es decir, en la primera posicin o en la ltima posicin. Si lo deseas podrs seleccionar otro factor o columna por la que deseas ordenar el reporte, configurando el campo "Luego por". Nota: Debers seleccionar un campo o columna diferente a las antes utilizadas. Notas l Lo especificado en el filtro se guardar para impresiones posteriores. l El reporte mostrar slo la informacin que coincida con lo establecido en el filtro, y mientras ms datos o campos especifiques, mas limitada ser la informacin incluida en el reporte, ya que tendr que cumplir con todas las caractersticas definidas para el filtro. Temas relacionados Tipo de filtros por grupo de reportes Administrador de reportes
Filtro para el grupo movimientos al inventario Filtro para el Grupo "Compras por proveedor" Filtro para el Grupo "Detalle de movimientos al inventario" Filtro para el grupo "Resumen de Movimientos" Filtro para le grupo "Ventas por cliente" Filtro para el grupo "Ventas por vendedor"
Filtro para el grupo catlogo de productos Filtro para el grupo "Grupo de productos" Filtro para el grupo "Inventarios y servicios" Filtro para el grupo "Kits"
Escoge el tema a consultar Congela existencias Captura de existencias
Buscar un nmero de serie Acceso
l
Mdulo Inventarios / Men Archivos, opcin Nmeros de serie / Anotar el producto que tiene nmeros de serie, para ingresar a la ventana del catlogo de Nmeros de serie / Elegir del Men Ver la opcin Buscar. O desde la Barra de herramientas del catlogo de Nmeros de serie, con el bot n o tecla F3.
Qu es Al igual que en el resto de las consultas, en el catlogo de Nmeros de Serie cuentas con la posibilidad de realizar bsquedas mediante los siguientes campos: Campos Campo Descripcin Nmero de serie Con este campo localizas el nmero de serie que necesites consultar o modificar. Puedes utilizar como comodines, el signo "%" para representar varios caracteres y el signo "_" para representar un caracter, de manera que el sistema buscar todos aquellos registros que contengan los mismos caracteres diferentes a los comodines. Estatus Almacn Buscar por Mediante este campo le indicas al sistema el estatus de los nmeros de serie que te interese localizar; puede elegir entre Todos, Disponible, Vendido, No disponible, Defectuoso o Baja. Selecciona el nmero de almacn en el cual se encuentra el nmero de serie que desees encontrar. Permite localizar aquellos nmeros de serie por el tipo de movimientos registrados (de entrada o de salida).
Incluir bsqueda Al activar esta casilla busca un nmero de serie por la fecha del movimiento en la que fue dado de alta (si en "Buscar por fecha por" definiste Entrada) o vendido (si marcaste Salida). Documento Botones Al anotar el nmero de documento en este campo el sistema localiza el registro que cumpla con este dato.
Al oprimir este botn, el sistema busca dentro del catlogo el nmero de serie que cumpla con lo especificado en el filtro. Encuentra el segundo registro que cumpla con las especificaciones indicadas en la ventana de bsqueda y as sucesivamente por cada registro que cumpla con dichas especificaciones. Si ya no existe ningn registro que cumpla con lo solicitado el sistema te indica "No se encontraron ms registros" Tema relacionado: Consulta de Nmeros de serie
Nmeros de serie Acceso
l l l
Mdulo Inventarios / Men Archivos, opcin Nmeros de serie. O desde la barra de herramientas del mdulo con el botn . de
O estando posicionado sobre el producto que maneja nmeros de serie en el Catlogo de Inventarios y servicios, botn la barra de herramientas
Qu es El catlogo de Nmeros de Serie te permite llevar un control detallado de las unidades de productos que entran o salen de tus almacenes, ya que podrs identificarlos con un nmero de serie independientemente de la clave, el cual puede ser secuencial o no, dependiendo de tus necesidades. Manejo Antes que nada, al dar de Alta el producto en el inventario, debes indicarle al sistema que ste manejar nmeros de serie. De otra forma cuando trates de abrir este catlogo para un producto que no maneje nmeros de serie, el sistema te enva un mensaje con esta indicacin: "El producto no maneja nmeros de serie". Los nmeros de serie se pueden capturar al momento de registrar algn movimiento de un producto en los mdulos de Facturas y Vendedores, en Compras, o en Movimientos al inventario; tambin directamente desde la consulta del catlogo. Desde el catlogo de Nmeros de serie podrs realizar varias operaciones; al momento de solicitar esta opcin, vers la ventana donde se te pide que indiques el nmero de almacn y la clave del producto del que deseas conocer sus nmeros de serie. En caso de que te encuentres posicionado sobre un producto que maneje nmeros de serie, el sistema nicamente te pregunta el nmero de almacn. Adems, en la misma ventana de Consulta de nmeros de serie se proporciona un historial detallado de todos los movimientos relacionados con un nmero de serie, situado en la parte inferior de la ventana como una ventana adjunta que posee tambin una barra de herramientas. El sistema por omisin te muestra abierta la ventana de consulta del Histrico de los nmeros de serie. Importante: Cuando necesites dar de alta una cantidad superior a mil nmeros de serie, ten muy presente que la realizacin de ese proceso le puede tomar al sistema varios minutos, por lo que debers esperar un momento antes de continuar trabajando con el sistema. Es recomendable que para no cargar tanto el proceso de generacin de nmeros de serie, efectes esta operacin en dos fases. Es decir, si por ejemplo requieres dar de alta a mil nmeros de serie, da de alta a los primeros quinientos nmeros de serie y posteriormente en otro movimiento da de alta a los quinientos nmeros de serie restantes. La ventana de la consulta de los nmeros de serie es la siguiente:
Barra de herramientas Botn Descripcin Podrs dar de Alta nmeros de serie para un producto del inventario. Mediante este botn podrs modificar informacin referente a los nmeros de serie:
Modificar los nmeros de serie Modificacin de histrico de nmeros de serie Esta opcin te permite localizar informacin referente a los nmeros de serie: Buscar nmeros de serie Bsqueda de histrico de nmeros de serie Te permite visualizar en la ventana de consulta solamente la informacin que especifiques referente a los nmeros de serie: Filtrar nmeros de serie Filtro de histrico de nmeros de serie Utiliza este botn para desactivar algn filtro que le hayas aplicado a la informacin que se te presenta en la ventana de consulta del Catlogo de nmeros de serie (o con la tecla F6) en la ventana del Histrico de nmeros de serie (teclas CTRL + F6). Restaurar Con este botn puedes visualizar o no visualizar el detalle del histrico de los nmeros de serie. El sistema por omisin te presenta la visualizacin de este detalle en la parte inferior de la ventana de Consulta de nmeros de serie con informacin relevante de los mismos: Tipo de movimiento originado, Estatus del nmero de serie en el movimiento e informacin de las entradas y salidas del producto (Documento / Fecha). Este botn te proporciona una Vista previa de los datos que tienes en la ventana de Consulta de los nmeros de serie o en el detalle del Histrico de nmeros de serie para que posteriormente puedas imprimir un reporte de los mismos si as lo deseas. Reporte de nmeros de serie Reporte del Historial de nmeros de serie Nota: El sistema slo te permite dar de alta un nmero de serie diferente y/o nico para cada producto del mismo tipo. Sin embargo, un producto del mismo tipo puede tener los mismos nmeros de serie pero para almacenes distintos. Por otro lado diferentes tipos de productos pueden tener asignados un mismo nmero de serie. Ver: Agregar nmeros de serie Modificar nmeros de serie Buscar un nmero de serie Filtrar un nmero de serie Reporte de nmeros de serie Reporte del Historial de nmeros de serie
Consultas de movimientos al inventario Detalle de movimientos al inventario Buscar movimientos al Inventario Filtrar movimientos al inventario Folios de movimientos al inventario
Reportes de movimientos al inventario Acceso Mdulo de Inventarios, Men Reportes, opcin Movimientos al Inventario. Puedes solicitar los siguientes listados de este catlogo: Reporte de Movimientos Reporte de Krdex Reporte de Rotacin por producto Reporte de Punto de reorden Reporte de Ventas y utilidad Reporte de Ventas por cliente Reporte de Ventas por vendedor Reportes de Compras por proveedor Reporte de Historial de existencias
Reportes de pedimentos aduanales y lotes Cuentas con los siguientes reportes de Pedimentos y Lotes: Reporte de Pedimentos y lotes Reporte de Productos caducos
Captura de Movimientos por Archivo ASCII En esta ventana puedes capturar el archivo con los movimientos al inventario generados en otra computadora/ otro almacn de tu empresa. Temas relacionado: Exporta Movimientos al Inventario
Personalizacin de Filtros La personalizacin de filtros se divide en los siguientes puntos: Explicacin general Procedimiento de configuracin
Mdulo de Facturas y Vendedores En el mdulo puedes consultar estos temas: Aspectos generales del mdulo Parmetros que afectan al mdulo Afectaciones al mdulo de Facturas y vendedores Teclas de funcin utilizadas en la captura de documentos Consulta de documentos Consultas Reportes Polticas de descuento Vendedores Herramientas
Teclas de funcin utilizadas en la captura de documentos Ubicacin Funcin Todos F1 Cualquier parte del Despliega informacin adicional acerca del tpico que se est operando. sistema Encabezado documento del Dependiendo del campo donde te encuentres, presenta la informacin concerniente al tipo de documento (excepto cotizacin), nmero del mismo y los catlogos de Clientes y Vendedores. Asimismo, cuentas con ayuda en los campos de fechas de elaboracin, entrega, moneda y consignatario. Despliega el catlogo de Inventarios y los distintos precios que tiene el producto. de Copia las observaciones Inventarios. del producto provenientes del catlogo de
Facturas, Remisiones, F2 Pedidos, Cotizaciones y Devoluciones
Partida Observaciones la partida Agregar Facturas, F3 Remisiones, Pedidos, Cotizaciones y Devoluciones
Encabezado (de Sirve para grabar estos documentos. doctos. enlazados) Partida (Doctos. Directos o enlazados) Partida Despliega los totales del documento.
Agregar / Facturas, F4 Remisiones, Pedidos, Cotizaciones y Devoluciones Agregar / Consultas de F5 Facturas, Remisiones, Pedidos, Cotizaciones y Devoluciones Agregar de Facturas, F6 Remisiones, Pedidos, Cotizaciones y Devoluciones Agregar de Facturas, F7 Remisiones, Pedidos, Cotizaciones y Devoluciones Agregar de Facturas, F8 Remisiones, Pedidos, Cotizaciones y Devoluciones Agregar de Facturas, F9 Remisiones, Pedidos, Cotizaciones y Devoluciones Agregar pedidos
Partida
Presenta la ventana para anotar las observaciones correspondientes a la partida.
Encabezado Partida Encabezado Partida
Permite dar de alta clientes en el catlogo. Aplica las polticas de descuento vigentes y anula las anteriores. Dentro de la consulta de Clientes te ayuda a localizar fonticamente al cliente por nombre. Inserta nueva partida.
Partida
Elimina una partida.
Encabezado
Dentro del alta de un documento abre una ventana para seleccionar el formato para el folio a usar en el documento, al seleccionarlo, automticamente se mostrarn los folios definidos en Configuracin / Facturas. Permite apartar una serie de productos para asegurar que el pedido se surtir al cliente que lo solicit. Si manejas Multialmacn, presenta el Catlogo general de inventarios y no el del almacn. La diferencia radica en que el catlogo de inventarios incluye la descripcin de los productos adems de su clave y existencias totales. Muestra el status de los Nmeros de Serie registrados para el producto. Despliega la ventana de Nmeros de serie.
Shift Partida + F9
Agregar / Consultas de Shift Partida Facturas, Remisiones + F2 Pedidos, Cotizaciones y Devoluciones Agregar / Consultas Shift Nmeros de serie Facturas, Remisiones y + F3 Devoluciones Partida
Seleccin Automtica Manejo Dentro de la ventana de enlace, se muestran dos botones, los cuales se explican a continuacin: Cuando oprimas el botn o F4, el sistema presenta una ventana que te ayudar a generar el enlace de un grupo de documentos, a fin de no tener que capturarlos uno por uno.
Al ejecutar este proceso, los documentos que cumplieron con las caractersticas especificadas aparecern en la ventana de Enlace de documentos, donde podrs terminar de realizar el proceso con slo oprimir el botn Aceptar. Con el botn podrs salir de la ventana de Enlace de documentos una vez que hayas anotado todos los datos necesarios.
Apartados Manejo
l
l l
El sistema permite apartar o comprometer ciertos artculos o productos desde un pedido, por lo que los productos que se encuentren apartados son contemplados como existencias, puesto que no implican una salida fsica del inventario, nicamente disminuyen las cantidades disponibles del producto, ya que al facturar, el sistema valida las existencias menos los apartados. Los artculos que se encuentren apartados caducarn una vez que el pedido se haya facturado. Para apartar un producto debes llevar a cabo el siguiente proceso: 1. Debes estar en un pedido ya sea directo, o que venga de otro documento enlazado. 2. Llena todos los campos de la ventana de captura. 3.
Posicinate sobre la partida del artculo que deseas apartar y oprime el botn o con las teclas Shift+F9 e inmediatamente observars que en la parte inferior del documento aparecer la leyenda "apartado". 4. Para saber si el sistema apart el artculo, dirgete a la carpeta de precios y control de inventarios del producto que apartaste, y observars los artculos que se tienen comprometidos, o emite el reporte de artculos apartados. Reporte de artculos apartados l Si el pedido con artculos apartados nunca se factur, podrs liberar los artculos comprometidos ejecutando el proceso de vencimiento de apartados. Vencimiento de apartados Eliminar el apartado de los productos
Venta a plazos Acceso l Al grabar la factura, el sistema muestra una ventana, en donde debes seleccionar la forma de pago de la factura, selecciona pago a plazos. Qu es Es una opcin con la cual podrs realizar una divisin de cargos para la generacin de pagos que sern cubiertos por el cliente en un plazo determinado. Podrs generar la venta a plazos con moneda del documento original. Al acceder a esta opcin el sistema te mostrar una ventana con los siguientes campos:
Campos Forma de pago a plazos Campo Descripcin Un pago Cuando accedes a esta opcin, el sistema tiene por omisin activada esta casilla y sugiere como fecha de pago la fecha de vencimiento del documento considerando los das de crdito comercial que se le otorgaron al cliente. Si seleccionas esta casilla indicas que el importe de la factura se cubrir en un solo pago, por lo cual debes indicar la fecha de pago y si hubiera, un enganche y una tasa de inters. Indicas que el importe de la factura se dividir en tres pagos iguales, el sistema sugiere como fecha de primer pago la fecha de vencimiento del documento pero puede modificarse; tambin debes indicar el enganche (en caso de que se requiera) y la tasa de inters que se cobrar, el sistema automticamente realiza los clculos de los montos y la fecha del ltimo pago. Indicas que el importe de la factura ser en 12 pagos iguales, debes indicar la fecha del pago inicial, el enganche (en caso de que se requiera) y la tasa de inters que se cobrar, el sistema automticamente realiza los clculos de los montos y la fecha del ltimo pago. Con esta opcin le indicas al sistema en cuantos pagos se debe cubrir el importe de la factura, debes seleccionar el plazo en el que se realizarn los pagos: (mensual, 1 da, 2,das etc.), as como capturar la fecha del primer pago, el enganche y tasa de inters; el sistema automticamente realiza los clculos de los montos y la fecha del ltimo pago. Con esta opcin le indicas al sistema de cuanto va a ser cada pago, el periodo de tiempo, enganche (si lo hubiera) y tasa de inters (si hubiera), a partir de esto el sistema calcula automticamente el nmero de pagos, el importe del ltimo pago y la fecha de ste. Debes anotar la fecha en que se realizar el primer pago del plazo que hayas indicado, el sistema da por omisin la fecha en que se realiza la factura, puede ser cambiado de acuerdo a tus requerimientos.
30,60, 90 das
12 meses
En "x" No. De pagos
Montos de
Fecha primer pago Generacin de pagos Monto de venta Enganche
Siempre te mostrar el importe total de la factura. Anota el anticipo que tus clientes hayan dado para que sea tomando en cuenta en los plazos que hayas
elegido. Puedes indicar esta cantidad por medio de la calculadora del sistema empleando la tecla de funcin F2. Tasa de inters Anota la tasa de inters que cobrars a tu cliente por realizar la venta a plazos. El clculo que realiza el sistema es basndose en el inters simple, es decir, se cobrar, el inters por el monto total de la venta. Para conocer a detalle el clculo de los pagos con intereses consulta la ayuda electrnica del sistema. Puedes indicar esta cantidad por medio de la calculadora del sistema empleando la tecla de funcin F2. Muestra el nmero de pagos en que se liquidar el importe de la factura de acuerdo a la forma de pago seleccionada. Muestra automticamente el importe proporcional de cada pago. Muestra automticamente el importe del ltimo pago.
Nmero de pagos Pagos de: ltimo pago de:
Fecha de ltimo pago. Muestra automticamente la fecha del ltimo pago de acuerdo a los plazos que hayas elegido. Manejo Exceptuando los campos de enganche y tasa de inters de la parte de Generacin de pagos, todos los dems campos son slo informativos por lo que no se pueden modificar. Para cualquier forma de pago a plazos que selecciones es posible definir un enganche y/o una tasa de inters, adems que el sistema calcula automticamente los montos. Esencial Si trabajas con Facturas integrado a Cuentas por cobrar, el sistema genera de manera automtica tantos cargos como pagos se hayan definido utilizando el concepto de Factura a plazos. Si en la factura hubiera un enganche es recomendable que se registre el pago del mismo que se realiza en Funcin Caja. En el caso de que la venta se haya pagado con la opcin de venta a plazos el monto de la retencin se distribuye proporcionalmente en todos y cada uno de los documentos que se generen por el concepto de facturas a plazos en cuentas por cobrar. Ejemplo Tema relacionado Formas de pago
Formas de pago Acceso Esta opcin se despliega despus de elaborarse el documento de factura y al momento de ser grabada se desplegar la ventana de formas de pago. Qu es En esta ventana debers seleccionar la forma de pago con el que la factura ser liquidada; segn la forma de pago elegida ser el proceso a seguir: La ventana nos muestra las siguientes opciones:
Pago de contado y A crdito con enganche: Al elegir alguna de estas opciones se desplegar la ventana de Recepcin de pagos y se generarn los abonos al documento, de esta forma las facturas se guardarn con la informacin del monto del primer pago y si se requiere imprimir el documento el sistema te permitir imprimirlo, en dicho documento se indica el monto del Pago, el IVA relacionado etc. Temas que puedes consultar: Emisin de documentos Funcin caja A Crdito sin enganche: En esta opcin se generar una cuenta por cobrar para el cliente con el monto total de la venta, para liquidarla posteriormente. Si requieres imprimir el documento el sistema te permitir imprimir al termino de este, en dicho documento, consulta Emisin de documentos Pago a plazos: Al seleccionar esta forma de pago se desplegar la ventana de Ventas a plazos, en ella indicars los plazos en los que el documento podr liquidarse. Fecha de pago ( a X das): En este campo el sistema automticamente sugiere una fecha igual a la fecha de registro ms los Das de crdito que tiene el cliente al cual se le est elaborando la factura, como la fecha de su primer pago. Consulta: Emisin de documentos desde reportes Emisin de documentos desde el documento de venta
Emisin de documentos Acceso l Men Reportes, opcin Administrador de reportes al seleccionar un reporte FTO l Men reportes. Opcin Emisin de documentos. Qu es Si bien el sistema te permite imprimir un documento al momento de elaborarlo, tal vez en tu empresa pueda ser ms til y operativo imprimir los documentos posteriormente u obtener una copia de los mismos para enviarla al almacn, o entregarla al vendedor como comprobante, etc. La emisin de cualquiera de los documentos se lleva a cabo en forma similar, por lo que la explicacin de la siguiente ventana, se aplicar a cualquiera de los documentos de venta.
Campos Campo Tipo de documento Por cliente Documentos Facturas / Cliente Fecha de: Elaboracin / Entrega
Descripcin Selecciona el tipo de documento que quieras que se emita. Selecciona la casilla si la clasificacin de tu documento a emitir ser por medio del cliente. Define el rango de clientes y facturas para que se emita el documento. Puedes seleccionar documentos por medio de su fecha de elaboracin y/o entrega.
Generales Selecciona el nmero de almacn y el vendedor. Nmero de almacn / Vendedor Ruta Indica la ruta de donde esta tomando el formato a imprimir. Editar el formato Aqu podrs editar ( modificar ) el formato a imprimir. Esencial Es importante que consideres que de acuerdo a la forma en la que se realiza el pago del documento, son los datos que se imprimen utilizando el formato factural.fto, indicando en el documento impreso si se pago o se dividi en parcialidades. Temas relacionados Tabla de formatos Administrador de reportes Edita tus formatos de reportes
Funcin caja Qu es Esta funcin te permite que una Factura sea pagada parcial o totalmente por el cliente, despus de haber elaborado el documento y antes de imprimirlo. La ventana cuenta con los siguientes campos: Campos Campo Descripcin Clave El sistema proporciona de manera automtica la clave del cliente, la cual no podr modificarse. NOTA: Si eliges el pago de la Factura, el sistema presentar una ventana con estos campos. Es el nmero de la factura que se est pagando; ste no podr ser modificado. Selecciona la fecha en que se realizar el pago de la factura; ste puede ser posterior a la fecha de emisin. Selecciona la moneda con la cual se va a pagar la factura. NOTA: Este campo slo se activar si se trabaja con multimoneda de El sistema da por omisin el ltimo tipo de cambio que est en el Catalogo de monedas, pero puede ser modificado. NOTA: Este campo slo se activar si se trabaja con multimoneda
Documento Fecha Moneda Tipo cambio
Concepto / Si oprimes la tecla F2, aparecer un listado con los conceptos de abono del Forma de catlogo de Conceptos del mdulo de Clientes y Cuentas por cobrar. pago Formas de pago Documento Monto Si la forma de pago es un documento - un cheque por ejemplo -, es recomendable escribir en este campo su nmero de identificacin. Debers indicar la cantidad del pago. Si la factura es cubierta con cualquier documento que requiere autorizacin (como por ejemplo una tarjeta de crdito), despus de anotar el monto del pago aparecer un dilogo que solicitar tres datos: Nmero de Tarjeta, Fecha de vencimiento (mes/ao) y nmero de la autorizacin. Puedes indicar esta cantidad por medio de la calculadora del sistema empleando la tecla de funcin F2.
Importe a El "Importe a pagar" es el total al que asciende la factura. Cada vez que se pagar / Total vaya alimentando una forma de pago y su monto, se incrementar el monto de los pagos / de "Total de los pagos"; por lo tanto, tambin disminuir el valor de Restante "Restante". Esencial En caso de que en la factura haya un enganche y eliges pagar la factura el sistema slo aceptar el importe del mismo. Si oprimes Grabar (puedes hacerlo al oprimir F3), los datos sern almacenados automticamente y se generarn los registros correspondientes a las formas de pago indicadas en el mdulo de Clientes y Cuentas por Cobrar, anotndose como nmero de referencia el de la factura de la que se derivaron. Si hay un restante, se anotar como saldo de la factura en el mdulo de Clientes y Cuentas por Cobrar. Cualquier movimiento de abono posterior deber ser registrado en dicho mdulo.
Existen varias formas por las que se puede imprimir la informacin que se genera en el sistema: 1. Cuando se usa el botn Imprimir de la consulta, se obtiene un reporte con los datos que aparecen en la misma. 2. Si se imprime el reporte desde la opcin Reportes de cada mdulo, el sistema permite seleccionar la informacin a travs del filtro correspondiente. Campos de esta ventana Campo Descripcin Carpeta Destino Destino Elige el destino o dispositivo de salida del reporte: Presentacin preliminar: Se presenta en pantalla un preliminar del reporte. Disco: Anota en el campo la ruta en disco en la que deseas grabar la impresin, as como el nombre del archivo con que se generar. De esta manera, la informacin podr ser modificada y/o impresa desde cualquier editor de Windows. Impresora: En este caso, debers revisar si el tipo de impresora que el sistema muestra por omisin es la que deseas utilizar; si no es as, busca la impresora deseada en la lista desplegable de impresoras que presenta esta ventana, al seleccionar esta opcin se activara el botn de configurar . Email: Al seleccionar esta opcin se indica al sistema que mande va correo electrnico el reporte del catlogo. A: Indica la direccin del correo a la que se le enviar la informacin, si deseas que el envo se realice para varios destinatarios debers escribir la direccin de estos separado por comas y automticamente se anexar en la lista de los destinatarios de la aplicacin de correo que tengas predeterminada en tu PC. Mediante el botn ?, despliega una ventana de ayuda para seleccionar los Destinatarios de una lista previamente almacenada desde otros mdulos. Asunto: Este es el ttulo del encabezado del correo y Mensaje: Es el texto que se anexar al correo que se est enviando, lo puedes capturar aqu o posteriormente. Al momento de dar aceptar el dilogo, el sistema te presentar la ventana correspondiente a la aplicacin predeterminada para el envo de correos, prellenada con los datos indicados; en esa ventana podrs realizar los cambios que consideres pertinentes, editar y enviar el correo. Con copia oculta: El correo se mandar con las direcciones de correo ocultas, es decir, estas no podrn consultarse al momento de recibir el correo electrnico. Carpeta Rango de Para las opciones de Pantalla, Disco e impresor, el sistema permite seleccionar el rango de pginas que sern pginas consideradas en el listado. Si dejas en blanco esta solicitud, se imprimirn todas las hojas. Tipos de Puedes elegir el tipo de letra del reporte para los Encabezados (que generalmente se utiliza al imprimir, Nombre
Fuentes letra de la empresa, Fecha, No. de pgina y Ttulo), Letra normal (para cuerpo del reporte) y Letra condensada (letra para detalles del reporte). La cantidad de tipos de letra estar en funcin del nmero de fuente tipogrfica que tengas registradas en el directorio de Windows .
Botn Configurar Si deseas configurar los parmetros de impresin, oprime el Botn "Configurar". ste te permite definir los parmetros propios del Software de impresin, los cuales bsicamente definen lo siguiente: l Tipo de papel l Orientacin del papel l Fuente de alimentacin de papel Nota importante Los reportes con formato QR2 utilizan la ventana de impresin de Windows, la cual corresponde a la misma ventana que se despliega cuando selecciona el botn "Configurar", anteriormente explicado. Conoce la explicacin de este tema: Edita tus formatos de reportes
Personalizacin de Filtros Haz clic en el tema para poderlo consultar Personalizacin de Filtros
Asignacin de Nmero de Serie Esta opcin la tendrs disponible para poder asignar un nmero de serie al producto que estas capturando en la partida al momento de generar tu documento de venta. Debes tomar en cuenta que para realizar lo anterior, el producto debe estar registrado en el Inventario como un producto que maneja Nmero de Serie. La ventana que aparece para registrar el Nmero de serie es la misma que aparece en el alta de productos de Inventarios y Servicios.
Informacin de Envo Acceso Desde la consulta de documentos de ventas, botn Descripcin Te permite consulta y modificar informacin importante sobre el envo de la mercanca. Estos datos fueron almacenados al dar de alta el documento de venta. Adicionalmente podrs proporcionar informacin relevante del envo como: Nmero de Gua Registra aqu el nmero de gua asignado por la empresa que manejar tu envo. Modo de Envo Anotar el nombre de la empresa con la que manejas el envo y la forma de transporte. Fecha de Envo Anota la fecha en la que se envo la mercanca. La ventana es la siguiente:
Manejo Aspel Podrs modificar todos los datos a excepcin de la zona. Temas relacionados Agregar un documento
Seleccin del archivo o directorio a trabajar En esta ventana debes especificar la ruta donde se encuentra el archivo con el que deseas trabajar, sealando la unidad y el directorio donde se almacena el archivo en cuestin La seleccin de archivos se ejecutar automticamente para las siguientes opciones: Edita tus formatos de reportes Opciones de impresin Generacin masiva de documentos Creacin de un documento modelo Archivos de configuracin Emisin de documentos
Agregar Consulta este tema: Definicin y campos generales
Modificar Consulta estos temas: Definicin de modificar Modificar una poltica de descuento
Eliminar Consulta estos temas: Definicin de Eliminar Eliminar una poltica de descuento
Copiar Consulta este tema: Como se usa
Pegar Consulta este tema: Como se usa
Cancelaciones Acceso
l Desde cualquier Catlogo del Mdulo de Facturas y vendedores, Men Edicin, opcin Cancelar. Qu es El proceso de cancelacin de cualquiera de los documentos de venta es el mismo. Es importante mencionar que cuando un movimiento se cancela, no se elimina fsicamente del archivo de datos; y no podr ser utilizado como documento de referencia para ser ocupado por un movimiento posterior, pero s podr ser consultado. Por esto tampoco podr ser dado de alta nuevamente su nmero de documento.
NOTA: Los documentos no pueden ser cancelados parcialmente sino, ms bien, en su totalidad. Afectaciones A continuacin se explican las afectaciones que pueden tener las cancelaciones de documentos hacia otros mdulos. Documento Inventarios Movs. al Inventario (1) Multi-almacn Factura Directa Factura Remisin Factura Pedido Factura Cotizacin Remisin Directa Remisin Pedido Remisin Cotizacin Pedido Directo Pedido Cotizacin Cotizacin Directa Devolucin Directa Devolucin Factura Existencias Pendientes Surtir X Ventas monto Ventas cantidad ltimo costo y Costo Apartados Promedio (2) Genera movimiento S S S S S S S S Existencias
Incrementa Disminuye Actualiza 1. Remisin.- Da de alta un movimiento de entrada al almacn por concepto de "Cancelacin de factura". 2. Apartados.- Disminuye los apartados del producto nicamente si stos se indicaron en el pedido. Factura Remisin En este caso el sistema ya habr modificado los campos de existencias, cantidad y monto de las ventas anuales, costo promedio y ltimo costo, por lo que la cancelacin de la Factura slo afectar al catlogo de Clientes en los campos de saldo y ventas anuales del comprador. Por otra parte, si la Factura no tiene movimientos asociados (abonos, intereses, etc.), la cancelacin eliminar el movimiento generado en el mdulo de Clientes y Cuentas por cobrar. En caso de que s cuentes con movimientos asociados, en Facturas y Vendedores se registrar la cancelacin, pero ser necesario ingresar a Cuentas por cobrar y realizar los ajustes contables correspondientes. Factura Directa La cancelacin de la Factura directa afectar los campos de Existencias, Cantidad y Monto de las ventas anuales, Costo promedio y ltimo costo del mdulo de Inventarios; Asimismo, generar el movimiento de entrada dentro de Movimientos al inventario, Clientes y Cuentas por cobrar.
Creacin de un documento modelo Acceso
l
Men Archivos / elegir algn documento / Edicin / Opcin Agregar y capturar en el documento la informacin necesaria, sin grabar el documento ir a / Edicin / Grabar modelo.
l Desde el men Herramientas, opcin Documentos Modelo, botn Cmo se hace La generacin de un documento modelo se lleva a cabo de dos formas: 1. A travs del men Herramientas opcin documentos modelo, donde debes definir tanto los datos de la cabeza como de las partidas del documento. El funcionamiento es similar a: Agregar un Archivo de configuracin 2. A travs de la ventana de captura de documentos directos, slo que despus de llenar la informacin que contendr tu documento "modelo", en vez de oprimir el botn Grabar, debers ingresar al men Edicin y elegir la opcin Grabar modelo. En ambas opciones, el sistema pregunta el nombre y ubicacin en que se almacenar el documento modelo; observa que puedes cambiar el directorio sugerido y el sistema propone la extensin ".MOD" para todos los documentos modelo, de manera que sea ms fcil identificarlos.
Una vez que hayas grabado un documento modelo, ste podr ser recuperado cada vez que desees utilizarlo, mediante la opcin de Leer Modelo; y modificarlo desde la opcin de Documento modelo/ botn Modificar. NOTA: Para que un documento modelo funcione como tal, es necesario que el precio unitario, descuento e impuestos definidos no se modifiquen. Los documentos modelo slo podrn generarse a partir de un documento Directo, nunca de uno enlazado.
Lee configuracin Acceso
l Desde el alta de cualquier documento de Venta, Men Edicin, opcin Lee configuracin. En qu consiste Esta opcin es necesaria para abrir o agregar la configuracin que se le realizo a un archivo de personalizacin de captura; y lo cual es necesario para leer su configuracin. Durante la captura de un documento, esta opcin te permite cambiar su configuracin de captura, la cual se mantendr en tanto no cierres la ventana, ya que al ingresar nuevamente al sistema retomars la configuracin original. Esta opcin es similar a la de Agregar Especial en el sentido de que permite por un momento, cambiar la manera habitual de captura de un documento de venta. La diferencia estriba en que Agregar Especial solamente permite cambiar la configuracin para un slo documento y desde su inicio, esto es, desde que se abre la ventana de captura.
A su vez, lee Configuracin te permite modificar la forma de captura en cualquier instante y se mantiene para el actual y siguientes documentos en tanto no se cierre la ventana o se indique otra configuracin.
Lee Archivo de Configuracin Esta opcin es utilizada para leer archivos en las siguientes opciones Agregar Especial Leer Documento Modelo Leer Archivo de Configuracin
Lectura de un Documento Modelo Qu es El documento modelo puede ser usado cuando des de alta cualquier documento de venta que contenga las mismas caractersticas, las formas de acceso se explican a continuacin: Desde el alta de cualquier documento de venta, oprime el botn , donde el sistema te preguntar el nombre del documento modelo que deseas utilizar, anota o elige en la ventana que aparece, el que usars. Tambin podrs recuperar archivos modelo ingresando al men Edicin y eligiendo la opcin Leer modelo.
Alta de Clientes Mostrador Este dilogo aparece cuando el cliente es de tipo mostrador. Especifica sus datos de Nombre, Direccin y Poblacin para que aparezcan estos datos en el documento de Venta.
Documentos modelo Acceso
l Men Herramientas opcin Documentos modelo. Qu son Si dentro de tu empresa se generan peridicamente documentos que contienen la misma informacin, en el sistema podrs generar, almacenar y leer dichos documentos llamados "modelos". La gran ventaja es que te permiten capturar de manera repetitiva algn artculo o grupo de artculos que requieras comnmente y tambin puedes especificar el cliente o proveedor al cual se le asignar el documento. Por ejemplo, cuando un cliente compra peridicamente los mismos productos, es conveniente almacenar el documento con el que se le surte y slo usarlo cuando se necesite, en lugar de elaborarlo nuevamente cada vez. Esta informacin se guarda en archivos con terminacin ".MOD". Creacin de un documento modelo Modificar documentos modelo
Generacin masiva de documentos Acceso
l
Desde el mdulo de Facturas y vendedores, Men Edicin, opcin Generacin masiva de documentos.
l Desde la barra de herramientas con el botn . Qu es Posiblemente en tu empresa deseas elaborar un mismo documento de venta a uno varios clientes y emitirlos en ese momento. Estamos hablando entonces de generar documentos en forma masiva a partir de un documento modelo. Campos Campo Descripcin
Tipo Inicial
Indica a travs de la lista desplegable el tipo de documento de venta que deseas generar: Facturas, Remisiones, Pedidos o Cotizaciones. ste es el nmero a partir del cual se generarn los documentos. Si en los parmetros de configuracin tienes definida la numeracin secuencial para el tipo de documento elegido, el sistema no permitir el ingreso a este campo. Pero si no tienes activado dicho parmetro, aqu debers anotar la clave de los documentos, cuidando que los ltimos caracteres sean numricos. El sistema permite la asignacin del folio con el que se empezarn a generar los documentos. Los documentos sern generados con un nmero secuencial. Este campo estar deshabilitado si en el mdulo de Configuracin / Facturas, el parmetro "Folios secuenciales" no est habilitado. Si ests usando folios secuenciales, podrs dar de alta formatos personalizados para armar el folio, y estos sern listados en este campo, selecciona el formato a usar para la generacin de documentos. Indica el rango de clientes para los que emitirs el documento modelo. El campo cuenta con ayuda del catlogo de Clientes al oprimir la tecla ? o F2. Tambin podrs generar documentos para un grupo de clientes que compartan alguna caracterstica en comn. de Este campo tiene una gran interaccin con el campo de clientes. Si defines un rango de clientes, digamos del 1 al a 10, pero dentro de este campo slo indicas un 5, el sistema nicamente emitir los documentos para los cinco primeros clientes. Sin embargo, si slo definiste los primeros 5 clientes, aunque en este campo indiques que se emitan 10 documentos, el sistema slo emitir 5. Es decir, el sistema realizar lo que se cumpla primero, el nmero de documentos a emitir o el rango de clientes.
Folio
Cliente Desde / Hasta Clasificacin Nmero documentos generar
Nombre del Nombre del archivo con el documento modelo que servir de base para la generacin masiva. Al oprimir la tecla ? o archivo F2 podrs elegir el directorio / subdirectorio donde deber encontrar el archivo modelo. Esencial Una vez indicados estos datos, el sistema procede a generar los documentos. Afecta Si existe algn problema durante su ejecucin, por ejemplo que dentro del documento modelo se indique una clave de artculo que no existe, el sistema dar aviso del origen del problema y abortar el proceso, por lo que no se generarn los documentos, de ah que debas revisar previamente la integridad del documento modelo.
Modificar Archivo de configuracin Acceso
l Men Herramientas / Personalizacin de captura, sita el ratn sobre el archivo a modificar y oprime el botn Qu es Esta opcin permite cambiar el estado ( Visible / Capturable) definido para los campos en una personalizacin establecida anteriormente. Los campos a modificar son los mismos que se utilizan cuando das de alta un Archivo de configuracin.
Ver: Agregar un Archivo de configuracin
Buscar Consulta este tema: Definicin y campos generales Buscar documentos Buscar polticas
Filtrar Consulta este tema: Definicin y campos generales Filtrar documentos Filtrar polticas
Filtrar documentos Acceso
l l
Desde la Consulta de Documentos, Men Ver, opcin Filtrar o F5. Desde la Consulta de Documentos, oprimir el botn .
Qu es Con esta funcin podrs incluir en el catlogo nicamente los documentos que cumplan las caractersticas que indiques, esta presentacin no es permanente, el sistema vuelve a presentar todos los documentos cuando presiones el botn . Esencial Debes especificar en la ventana que se muestra, las caractersticas que deseas que cumplan los documentos a seleccionar, para que el sistema los seleccione. Para hacer un filtro permanente, dirgete a la opcin de: Filtros personalizables Campos Campo Descripcin Cliente Documento desde / hasta Fecha elaboracin Del / al Fecha entrega Del / al Status Pendientes Podrs pedir que el sistema presente nicamente los documentos de un determinado cliente. Podrs indicar un rango de documentos en los dilogos Desde/hasta para que el sistema presente slo esos registros. de Podrs seleccionar la fecha de elaboracin del documento. En caso de elegir "Fechas sealadas" debes anotar el rango de fechas en que se encuentran los documentos. Si eliges otra opcin el sistema te mostrar las fechas en forma automtica. de Podrs seleccionar la fecha de entrega del documento. En caso de elegir "Fechas sealadas" debes anotar el rango de fechas en que se encuentran los documentos. Si eliges otra opcin, el sistema te mostrar las fechas en forma automtica. Permitir filtrar la informacin de tu archivo de acuerdo al status en que se encuentran los documentos, que puede ser Original, Emitidos o Cancelados. Te permitir seleccionar la informacin de los documentos dependiendo de los pendientes que tengan. En el caso del catlogo de Facturas, podrs seleccionar aquellos documentos que estn Sin movimientos, que tengan Devoluciones parciales o que hayan sido Devueltos. En el caso del catlogo de Remisiones, Pedidos y Cotizaciones, selecciona aquellos documentos Sin movimientos, Parcialmente surtidos o, Surtidos. En el caso de las Devoluciones, este campo se encontrar inhibido. Por omisin en el reporte se incluyen tanto los documentos impresos como los de facturacin electrnica. Indica si deseas que slo se incluyan en el reporte los documentos digitales o bien slo los impresos. La informacin de la consulta se puede ordenar a partir de alguno de los campos de la misma. Este ordenamiento lo podrs realizar seleccionando el campo o columna por la que deseas ordenar el reporte, el sistema te permitir ordenar los elementos seleccionados (campo o columna) de manera Ascendente o en su caso Descendente, por omisin el sistema los ordena de manera ascendente. Debers proporciona si deseas ordenarlo de manera ascendente o descendente, es decir, en la primera posicin o en la ltima posicin. Botn SQL Esta opcin te ayudar a construir secuencias SQL automticamente, en base a los datos proporcionados en el filtro. Es de gran utilidad para cuando se necesita filtrar la consulta con un criterio diferente al del filtro, desplegando el dilogo personalizar Query el cual te permitir definir un Query para la consulta. Al usar un Query para realizar un filtro el tiempo de respuesta es ms rpido, sobre todo en base de datos muy grandes. Filtro de bases abiertas Esencial Para mayor informacin de la opcin Restaurar y del filtro SQL dirgete a la pgina que se indica. Una vez definidas las caractersticas de tu seleccin, oprime Aceptar. Recuerda que puedes almacenar las especificaciones de un filtro y asignarlas en cualquiera de las pestaas que se encuentran en la parte inferior de la ventana de tu catlogo. Personalizacin de filtros Filtro de SQL Restaurar
Comprobantes fiscales Ordenar por
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Restaurar Consulta este tema: Definicin
Afectaciones del Mdulo de Facturas y Vendedores hacia Clientes y CxC: Documento Clientes Cuentas X Cobrar (1) Factura Directa Factura Remisin Factura Pedido Factura Cotizacin Remisin Directa Remisin Pedido Incrementa Pedido Directa Disminuye Pedido Cotizacin Actualiza Cotizacin Directa Devolucin Directa Devolucin Factura Saldo Ventas anuales Fecha ltima venta Genera movimiento S S S S S S
Remisin Cotizacin
(1) Cuentas por Cobrar = Genera una cuenta por cobrar en caso de que se trate de una factura; si se trata de una devolucin se genera una nota de devolucin y si es una devolucin de servicios se genera una nota de crdito.
Afectaciones al mdulo de facturas y vendedores Afecta La elaboracin de un documento de venta implica afectar la informacin contenida en otros mdulos del sistema. Por ejemplo, la facturacin de productos a un cliente provoca la salida fsica de los mismos, a la vez que se genera una cuenta por cobrar al cliente. A su vez, la forma de afectar la informacin depende tambin del origen del documento de venta, esto es, por ejemplo, si una factura se elabora de manera directa o proviene de un documento anterior (cotizacin, pedido, remisin). El sistema actualiza automticamente la informacin de los distintos mdulos, de ah que resulte conveniente que observes a continuacin las distintas afectaciones que resultan de la elaboracin de un documento de venta, ya sea que su origen sea directo o bien proveniente de un documento anterior. Ver: Afectaciones del Mdulo de Facturas y Vendedores hacia Inventarios Afectaciones del Mdulo de Facturas y Vendedores hacia Clientes y CxC
Parmetros generales Acceso
l
Ventana principal, men Utileras, opcin Configuracin / Parmetros generales y los parmetros particulares para cada uno de los mdulos.
Parmetro Redondeo montos Polticas descuento
de Al aplicarse este parmetro, las cantidades desplegadas dentro del campo de Precio unitario se mostrarn sin decimales. As entonces, el total del documento se calcular sobre los Precios unitarios redondeados. de Este parmetro determina si, al momento de elaborar los documentos del ciclo de venta, podrn aplicarse las polticas de descuento definidas.
C x C Cliente Este parmetro indica al sistema que genere una cuenta por cobrar al elaborar una factura para Cliente mostrador. Mostrador Esquema Impuesto Multimoneda de Define el esquema de impuesto que por omisin el sistema sugerir en el alta de productos y en el alta de documentos. Este parmetro te permite definir si podrs realizar operaciones de venta en diferentes monedas, para ello cuentas con un catlogo en el que debes definir la moneda base y los tipos de cambio de las diferentes monedas con respecto a sta. As, en la elaboracin de cualquier documento de venta podrs seleccionar la moneda en la que se realizar la operacin y modificar, si fuera necesario, el tipo de cambio sugerido.
Parmetros de Cuentas por Cobrar Parmetro Cuentas por Si tienes activo este parmetro, cuando una factura no es pagada en el momento de su elaboracin el sistema genera Cobrar automticamente la correspondiente cuenta por cobrar del cliente en cuestin. De no integrarse, entonces podrn haber integrado "descuadres" de informacin al no haber una actualizacin en lnea de las facturas con los saldos de clientes; en dado caso debers ejecutar la Actualizacin de Facturacin a Cuentas por Cobrar, que se localiza en el men Utileras, opcin Actualizacin, de la Ventana Principal.
Parmetros de Facturacin Parmetro Acumulado de ventas en Al activarlo se actualizan automticamente los acumulados de ventas, de lo contrario debers actualizarlos a lnea travs de la opcin correspondiente desde la Ventana Principal, men Utileras. Mostrar desglose de Kits Con esta opcin al consultar cualquier documento de venta en el que el los artculos a vender sean un Kit, podrs ver los productos o componentes que lo integran. Observaciones Cuando se elaboran comprobantes fiscales digitales para productos de tipo kit, la formacin de la cadena original en el archivo XML y la presentacin de sta en el comprobante impreso (Qr2) dependen del parmetro Mostrar desglose de kits (que se encuentra en Utileras / Configuracin / Facturas / General). Por omisin el parmetro est inactivo. En este caso los comprobantes fiscales digitales se generan sin incluir el desglose de los componentes del kit, y nicamente se incluye al kit como unidad vendible, es decir, que la cadena original del archivo XML y la Addenda consideran slo la partida de los kits sin desglosar o incluir a los componentes de stos. Por el contrario si el parmetro se encuentra activo, entonces al generar CFDs se incluyen slo a los componentes del kit. Si lo que se requiere es emitir un comprobante fiscal digital que incluya slo al kit como unidad vendible, entonces al momento de imprimir se debe elegir alguno de los siguientes reportes Qr2: Emisin de facturas digitales o Emisin de devoluciones digitales, segn corresponda (de hecho son los que por omisin se sugieren en el dilogo de impresin). Nmero de descuentos Nmero de impuestos Indica cuantos descuentos se podrn capturar al elaborar un documento o partida de cotizacin, pedido, remisin factura. El nmero mximo de descuentos es de tres. Indica el nmero de impuestos que podrs capturar al elaborar un documento (Mximo 4 impuestos). Estos impuestos se visualizarn como una columna (Impuesto1, Impuesto2, Impuesto3, Impuesto4.), al dar de Alta un documento de venta. El orden en que se tomarn los impuestos dependiendo del nmero de impuestos indicados en este campo, es el siguiente: Impuesto1, Impuesto2, Impuesto3, Impuesto4, es decir, si indicaste que se utilizarn 2 impuestos, los que se tomarn sern Impuesto3, Impuesto4. El nombre de los impuestos a manejar, se define en los Parmetros de inventarios. Nmero mximo de Este parmetro es de gran utilidad para que definas cuantas partidas llevar cada documento que realices, partidas por documento controlando as la emisin de ms de una hoja por documento. Facturar sin existencias Al activarlo, el sistema permite facturar productos sin existencias a pesar de la integracin con el mdulo de Inventarios. No se genera movimiento al inventario ni costeo, pero s la cuenta por cobrar. Retencin del cliente En este campo se proporciona el nmero del concepto de cuentas por cobrar donde se registrarn los montos obtenidos por la retencin al cliente para el manejo del flete; el porcentaje de retencin es proporcionada al dar de alta el cliente. Por omisin el sistema proporciona el nmero de concepto (22), pero es configurable desde el catlogo de conceptos de clientes. Al momento de dar de alta la factura el sistema sugiere el monto de Flete definido en este parmetro. El porcentaje definido como Impuesto se aplicar sobre el monto del flete; la ventaja de definir estos datos es que el clculo en la venta ser automtico, es decir, ya no necesitars agregar una partida al documento para realizar el cobro del flete. Grabar informacin Al activar esta casilla permitirs que la informacin de los clientes MOSTR, proporcionados en el alta de los Cliente en facturas documentos, se grabe en la tabla de informacin del cliente. Folio secuencial Si no se activa la casilla: Indicas que los folios podrn ser editados en el campo Nmero al momento que ests dando de alta un documento (facturas, remisiones, pedidos, cotizaciones y devoluciones); estos folios podrs editarlos en formato numricos y/o alfanumricos segn tus necesidades. El sistema te mostrar el consecutivo del ltimo formato utilizado para el documento, pero no olvides que podrs borrarlos y volver a editarlo si es lo que deseas. Si se activa la casilla: Los folios podrn ser consecutivos y con cinco formatos predefinidos para tus necesidades de uso, es decir al momento de capturar los documentos de venta, el sistema no permitir acceder al campo de nmero y sugerir el folio definido en Configuracin / Facturas pero con F9 o el botn de Seleccin de tipos de folios, podrs elegir cualquiera de los 5 folios definidos. Observacin: Este nmero de folio ser configurable para cada uno de tus usuarios dentro de los Perfiles de usuarios, slo debers indicar el folio que manejar cada usuario, y con esto llevar un control de los documentos que se den de alta por cada uno de los usuarios dados de alta en el sistema. Adems de facilitar la labor de captura.
Manejar flete
Formato de impresin En este campo se indica el nombre del formato que determina la manera en que debe ser impreso el documento de venta.
Archivo de configuracin Se indica aqu el nombre del archivo con la configuracin de captura del documento de venta. Esta captura especfica contiene los campos de importancia para tu empresa. Configuracin de la captura de documentos Captura por partida de: A travs de este parmetro podrs permitir o no la edicin, por cada partida, de cada uno de estos campos. Si Descuentos, Impuestos, desactivas estas capturas, el sistema no presentar estas opciones durante la captura del documento. Comisin y/o Obsevs. Para conocer el funcionamiento de los parmetros: Cierre de documentos, Mostrar desglose de kits y Ver en consulta/partida remitirse a: Configuracin / Facturacin
Parmetros de Inventarios Parmetro Integrado a Determina si, al elaborar un documento de venta, se realizar una salida (en caso de ser remisin o factura) o una Facturas entrada (en caso de ser una devolucin), asimismo cada vez que se realiza una operacin de venta va actualizando los acumulados anuales en cantidad y monto de los productos involucrados, as como sus costos de salida. Multialmacn Decimales Se indica aqu si tu empresa trabaja o no con multialmacenes. Si eliges trabajar con esta opcin, al momento de elaborar el documento de venta debers anotar el nmero de almacn de donde se obtendr la mercanca. Indica el nmero de decimales que podrn capturarse dentro del campo de Cantidad en cualquiera de los documentos de venta. Puede oscilar entre cero y cinco.
Leyendas para Los nombres de los impuestos que se presenten en los documentos son tomados de las leyendas definidas en Impuestos Configuracin / Inventarios 1. 2, 3 y 4
Factura Es el documento final de venta. En el sistema puedes elaborar una Factura directamente, o bien, proveniente de una(s) remisin(es) o un (os) pedido(s) o una(s) cotizacin(es). Cuando la factura se elabora directamente, las afectaciones son las mismas que en una remisin, excepto que si se trabaja en integracin con Cuentas por Cobrar. Al elaborar la factura de la mercanca se generar la cuenta por cobrar del cliente y se actualizar el saldo, el monto de las ventas anuales y la fecha de ltima venta en el catlogo de Clientes. Cuando la factura se elabora a partir de un documento anterior, se respetan las afectaciones del documento que le precede. Nota: Si se configur en el mdulo de facturas para trabajar con Retencin por flete y al cliente se le configur considerar retencin en cuentas por cobrar por el cliente, se generar una factura por el total de la venta y automticamente se genera tambin un abono por concepto de Retencin por flete, con lo que el saldo de la factura se ve disminuido.
Documentos generales de facturacin A definir Antes de describir a detalle la operacin y manejo de la facturacin en Aspel-SAE y sus implicaciones directas e indirectas en la informacin, es preciso definir cada uno de los documentos que conforman un ciclo amplio de venta y las afectaciones que generan dentro de Control de Inventarios (Inventarios y Servicios, Movimientos al inventario, Multialmacn), Cuentas por cobrar y el catlogo de Clientes. Los documentos que se manejan en este mdulo son: Cotizacin Pedido Remisin Factura Devolucin Nota: Slo para los documentos de facturas y devoluciones puedes configurar en los parmetros de configuracin el manejo o expedicin de comprobantes fiscales digitales. Tema relacionado: Agregar un documento Agregar un documento directo Operaciones
Enlace de documentos Acceso
l
Desde cualquier documento de venta que realices, cuando seales que este documento viene de otro anterior aparecer esta opcin.
l Desde la ventana de captura de documentos oprime el botn Qu es Para llevar a cabo el ciclo completo de venta, los documentos pueden enlazarse, evitando la captura de la misma informacin en cada documento. Existen varias posibilidades de enlace entre los diferentes documentos del mdulo de Facturas y Vendedores:
Documento Se enlaza con: Cotizacin Pedido Remisin Factura Ningn documento, slo puede ser directo. Cotizaciones Cotizaciones y Pedidos Cotizaciones, Pedidos y Remisiones
Devolucin Facturas Esencial Pueden existir movimientos que empleen todos los documentos de venta (cotizaci n, pedido, remisin y despus una factura) o bien que se "salten" algunos, por ejemplo, una factura que provenga de un pedido y no de una remisin. Por tal razn, al pasar con el tabulador del campo de Factura al siguiente (en caso de que no hayas elegido un documento Directo), u oprimir el botn Enlace de la barra de opciones, aparece la captura de Enlace de documentos:
Campos Campo Cliente
Descripcin Anota el nmero o clave del cliente a quien corresponde el documento a enlazar.
Documento base/ Esta informacin te seala el tipo de documento que ests dando de alta (en el ejemplo, una Factura) y aqul Documento enlazado que enlazas (en el anterior caso, una Cotizacin). Documento Anota aqu el nmero de documento que deseas enlazar. Puedes apoyarte en la tecla F2 para localizar los documentos enlazados; en caso de que no aparezca algn documento en el listado, debers generarlo primero en el catlogo correspondiente. El sistema automticamente despliega la fecha en que dicho documento fue agregado a tu catlogo.
Fecha de elaboracin
Subtotal Indica el monto al que asciende el documento. Ver: Seleccin Automtica Afecta Es necesario que consideres los siguientes mensajes que pueden presentarse en el enlace de documentos, as como algunas observaciones pertinentes al respecto de esta operacin: Documento enlazado varias veces Un mismo documento puede ser enlazado con otros tantas veces como desees, hasta que todos los artculos que ampara hayan sido utilizados. Por ejemplo, una cotizacin sobre 15 artculos del producto "PROD-0001" puede ser asociada con un pedido de 10 artculos y el resto ser retomado en una remisin posterior. Cuando intentes utilizar nuevamente el documento, al no contener ya mercanca
pendiente, enviar el mensaje "Documento sin productos pendientes", e impedir continuar con el documento hasta que modifiques el nmero asociado (esto explicara el que un documento muestre una cantidad menor que aqulla por la que fue dado de alta; seguramente ya fue utilizado en un enlace anterior). Fecha de trabajo en una Cotizacin Si el documento a enlazar es una cotizacin, el sistema comparar la fecha de trabajo con la fecha de vigencia de la cotizacin. Si sta ya est vencida se enviar el mensaje: "La fecha de vigencia es menor a la del documento. Oprima Enter". Este mensaje tiene solamente una funcin informativa, ya que permite continuar con la elaboracin del documento. A pesar de que se desplieguen los datos de la cabecera y dependiendo de los documentos antecedentes, ser posible ingresar en cada uno y modificarlo (a excepcin del campo de Almacn, cuando se elabore una factura que proviene de una Remisin). Factura enlazada con una Remisin Si elaboras una Factura enlazada con una Remisin, podrs cambiar la Cantidad de productos involucrados nicamente si anotas una cifra menor o igual a la cantidad original. Si intentas escribir un nmero mayor, el sistema enviar el mensaje: "La cantidad no puede ser mayor a la original". A su vez, si la Factura proviene de una Remisin, no ser posible registrar otro producto, dado que el movimiento de salida del almacn ya fue realizado; nicamente podrs incluir servicios, ya que stos no originan movimientos al inventario. Al estar trabajando con " Facturar sin existencias" y realizar el enlace de documentos, durante la lectura de la informacin del documento que se va a enlazar, se realizar la verificacin de existencias, en caso de que no haya existencias, se enviar un mensaje inmediatamente indicando esta situacin. Si el enlace es de remisin a factura, se verificar durante el proceso de enlace de la remisin que todos los productos estn actualizados a inventarios, si alguno no est actualizado, se enviar un mensaje que indique este estado. Nmeros de Serie Cuando en la Remisin se capturaron nmeros de serie, stos se presentarn al oprimir Shift + F3 dentro de la Factura. Los nmeros de serie facturados sern eliminados de la Remisin. Fecha de Entrega en un Pedido y una Remisin Al elegir los documentos a enlazar, adems de desplegar el nombre y los datos del comprador, se mostrar la fecha de entrega anotada en el documento original. Si sta es anterior a la fecha de trabajo del sistema, desplegar el siguiente aviso: "La fecha es menor a la fecha de elaboracin", pero podrs continuar con la captura. Por otra parte, si los documentos elegidos tienen diferente fecha de entrega, se presentar la correspondiente al primero sin importar cul es ms antiguo. Cuando los documentos elegidos pertenezcan a vendedores distintos, el sistema enviar el siguiente mensaje: "Documento con vendedor distinto, permanece el primero". A dicho vendedor sern cargadas todas las comisiones del documento. Esencial Recuerda que con el enlace de documentos se modifica la forma de afectar la informacin del mdulo de Facturas y Vendedores hacia otras partes del sistema, por lo cual es conveniente que revises las: Afectaciones del mdulo de facturas
Agregar un documento Qu es Con esta opcin podrs dar de alta facturas, remisiones, pedidos, cotizaciones y devoluciones, estando en su respectiva consulta. Podrs agregar cualquier documento o cancelarlo, pero no podrs Modificarlo (a excepcin de Pedidos y Cotizaciones) ni Eliminarlo. Estas dos opciones slo podrs utilizarlas en los catlogos de Vendedores y de Polticas de descuento. Ver: Agregar un Documento Directo Documentos generales de facturacin Generacin masiva de documentos Botones de ayuda para el alta de documentos Temas relacionados: Agregar polticas Devoluciones Agregar un documento especial Cancelaciones
Agregar un documento directo Acceso
l l
Teniendo abierta cualquier consulta de ventas / Men Edicin / Agregar o Alt+Insert. Desde la barra de herramientas del mdulo, cualquier consulta de venta / Botn .
l O desde cualquier consulta de venta, oprimir el botn . Qu es Con esta opcin podrs dar de alta documentos de venta en forma inmediata, es decir, sin que tengan algn antecedente.
Puesto que su captura es similar, a continuacin se indica cmo se elabora un documento directo y posteriormente uno enlazado, de manera que esta explicacin se generalice para todos ellos. En la ventana de alta de documentos podrs configurar los campos, de manera que aparezcan y se puedan capturar slo aquellos que t elijas. Para mayor informacin, consulta del men de Herramientas, la opcin: Personalizacin de captura. Manejo Aspel Comprobantes Previa configuracin en los parmetros del sistema, podrs configurar tu sistema Aspel para expedir Fiscales Digitales Comprobantes fiscales digitales (facturas electrnicas). Esto lo podrs realizar de manera sencilla y rpida desde el mdulo de configuracin/apartado Facturas/ carpeta Por documento, Folios fiscales y Sellos digitales. Gua Rpida para emitir Facturas Electrnicas Aspel-SAE slo podr generar comprobantes fiscales digitales basados en el nuevo esquema de XSD (Estndar XSD versin 2.0) conforme lo publicado en el DOF el 3 de julio. Cabe menciona que los comprobantes fiscales digitales expedidos por Aspel-SAE 4.0 reinstalable 7, ya adiciona a la factura digital los nuevos elementos o campos incluidos en el nuevo esquema (versin 2.0 de XSD). Entre los campos, etiquetas o atributos aadidos a esta versin son: l Versin R l Ao de aprobacin l Subtotal y total de la factura l Descuentos y motivos generales del descuento l Tipo de comprobante digital l Nombre del emisor l Campo de complemento l Total de los impuestos de la factura y tasas de los mismos l Etiqueta Parte a nivel detalle l Entre otros. Al generarse una factura electrnica: l Esta ya se arma con las nuevas etiquetas liberadas para la versin 2.0 del XML. l Se incluir al comprobante fiscal digital un addenda la cual se personaliza dependiendo de las necesidades de cada cliente. l Se incluyen nodos complementarios como la etiqueta "Parte" la cual servir para incluir a nivel detalle el nmero o parte del bien o servicio, es decir, para el caso en el que el producto maneje nmeros de serie, estos se describirn dentro de este nodo complementario. Para mayor informacin consulta el tema: Uso del addenda dentro de Aspel-SAE y Informacin Adicional del addenda de la factura y de las partidas. l Se identificarn los productos con impuestos exentos para su notificacin en el reporte mensual al SAT. l Se incluir el namespace del Cliente y de la Empresa. Problema/Solucin
Notas importantes Cuando se elaboran comprobantes fiscales digitales para productos de tipo kit, la formacin de la cadena original en el archivo XML y la presentacin de sta en el comprobante impreso (Qr2) dependen del parmetro Mostrar desglose de kits (que se encuentra en Utileras / Configuracin / Facturas / General). El funcionamiento que por omisin se tiene es que dicho parmetro est inactivo, y en este caso los comprobantes fiscales digitales se generan sin incluir el desglose de los componentes del kit, y nicamente se incluye al kit como unidad vendible (esto es, que la cadena original del archivo XML y la Addenda consideran slo la partida de los kits sin desglosar o incluir a los componentes de stos) por el contrario, si el parmetro se encuentra activo, entonces al generar CFDs se incluyen slo a los componentes del kit. Si lo que se requiere es emitir un comprobante fiscal digital que incluya slo al kit como unidad vendible, entonces al momento de imprimir se debe elegir alguno de los siguientes reportes Qr2: Emisin de facturas digitales o Emisin de devoluciones digitales, segn corresponda (de hecho son los que por omisin se sugieren en el dilogo de impresin). Se debe considerar que cuando se expiden comprobantes fiscales digitales no se deben utilizar impuestos diferentes a IVAe IEPS (impuestos Trasladados), cualquier otro impuesto diferente a estos, no sern soportados por el esquema del comprobante fiscal digital, aunque Aspel-SAE los permita configurar. Para determinar que una facturaes exenta en todas las partidas o productos deben tener un esquema exento de impuestos (IEPS e IVA) y siel sistema tiene activado el parmetro de "Manejo de Flete en Facturas" su porcentaje de impuesto deber ser igual a cero. Es importante que definas un esquema para aquellas facturas o productos exentos, donde debers determinar y/o definir para cada impuesto el estatus.
Detalle del cliente Parmetros del sistema Visor de facturas electrnicas Una vez configurado el sistema para trabajar con esta modalidad, desde esta ventana utilizando los folios digitales personalizados (previa configuracin de estos desde los parmetros del sistema / apartado facturas), se generar una factura electrnica con todas las especificaciones establecidas por el SAT, y de igual forma podrs generar electrnicamente las devoluciones de dichas facturas electrnicas. Para mayor informacin de las etiquetas o campos que debe contener el comprobante fiscal digital consulta la pgina del SAT "www.sat.gob.mx". Al generar un comprobante fiscal digital, el SAT establece que es obligacin del contribuyente enviar un informe mensual por los comprobantes fiscales emitidos. Reporte mensual para el SAT. Comprobantes Fiscales Digitales en Aspel-SAE. Como se maneja este concepto en Aspel-SAE A diferencia de las facturas impresas, al momento de seleccionar el botn "guardar", se generar un archivo con formato XML en el cual se incluye la factura digital con todos los datos que debe tener este documento para su validez oficial. El sistema por omisin crea el archivo en la ruta: C:\Archivos de programa\Archivos comunes\ASPEL\Comprobantes\SAE\, esto siempre y cuando no hayas modificado la ruta donde por omisin se instala la carpeta de Archivos comunes Aspel. Dentro de esta carpeta encontrars todos los comprobantes generados por Aspel-SAE organizados por empresa, ao, mes y da, Ejemplo: C:\Archivos de programa \ Archivos comunes \ ASPEL \ Comprobantes \ SAE \ Empresa 01 \ 2005 \ 11 \ 14. Estos archivos XML se generan con el siguiente formato: CECE147896V14FA004.xml, donde "CECE147896V14" es el RFC de la empresa, "F" si se trata de una factura y "D" si es una devolucin y por ltimo el folio o clave del documento elaborado. Para consultar este documento se utilizar la aplicacin Visor de Comprobantes Fiscales Digitales, siendo este un programa que Aspel proporciona para visualizar y las facturas digitales dentro y fuera de Aspel-SAE. Dentro de Aspel-SAE podrs consultar estos documentos con el botn la consulta de facturas o devolucin y en el detalle de las mismas. Pagos por Internet con tarjetas bancarias , disponible en la barra de herramientas de
Cuando ests dando de alta un documento y se registre un pago de contado o un crdito con enganche, el sistema te permitir realizar el pago por Internet. Para mayor informacin Recepcin de pagos
Pagos por Internet con Instituciones Bancarias Esta ventana cuenta con una barra de herramientas que te ayudar y/o agilizar la captura de informacin: Botones de ayuda para el alta de documentos. La ventana de alta de documentos es la siguiente:
Funcionamiento 1. - Ingresa toda la informacin necesaria en los campos del encabezado del documento. Los campos del encabezado del documento son: Campo Descripcin Factura / Remisin / Pedido cotizacin devolucin Aqu debes indicar si el documento a realizar se elabora directamente, o bien, se enlaza con un documento anterior (una factura, por ejemplo, se puede enlazar con una cotizacin, un pedido o una remisin). De no haber elegido la / elaboracin del documento directo, al pasar con el tabulador de este campo al siguiente, el sistema presentar la / ventana de Enlace de documentos, con la que podrs enlazar el documento a fin de que el proceso de venta se lleve a cabo de manera automtica. Enlace de documentos
Nmero de Este campo servir para indicar el nmero del documento que se est dando de alta. Considera lo siguiente: documento Si se activ la casilla de folios secuenciales en configuracin: Este campo no se podr editar y el sistema asignar un nmero consecutivo; el tipo de formato o folio a proponer en el documento de venta, depender de lo definido para el usuario dentro de los perfiles del usuario. Recuerda que puedes controlar el uso y generacin de los folios por usuario y por documento de venta. Adicionalmente, podrs Configurar folios para que estos sean utilizados para la emisin o expedicin de documentos digitales (factura electrnica).
El sistema sugiere el folio definido para el usuario, pero podrs seleccionar otro con el botn " " ubicado en la barra de herramientas, o con la tecla F9. Este nmero de folio tambin podr configurarse para cada uno de tus usuarios dentro de los Perfiles de usuarios, slo debers indicar el folio que manejar cada usuario, y con esto llevar un control de los documentos que se den de alta por cada uno de los usuarios dados de alta en el sistema. Adems de facilitar la labor de captura. Perfiles de usuarios Si no deseas que el usuario pueda modificar el folio que se le ha asignado, debers deshabilitar el perfil "Cambiar folio" ubicado dentro del apartado Archivos/Facturas. Si no se activ la casilla de folios secuenciales en configuracin: Debers proporcionar el nmero con el que se generar el documento; este campo podr ser numrico y/o alfanumrico segn tus necesidades. Cuentas con la tecla de ayuda F2 para conocer todos los documentos elaborados anteriormente. Configuracin de Facturas.
Notas: Para ambos casos, el sistema te mostrar el consecutivo del ltimo formato utilizado para el documento, pero dependiendo el caso podrs borrarlos y editarlos. Si seleccionaste un folio configurado para el manejo de documentos digitales y no configuraste correctamente los datos solicitados en configuracin, el sistema lo advertir con un mensaje. El mensaje que se puede desplegar es el siguiente: "No se pudo desencriptar el certificado digital, no podr realizar facturas electrnicas". Si el documento que ests elaborando se trata de una Devolucin de un documento digital, es necesario que selecciones un folio que tambin est configurado para la devolucin de facturas digitales para que el sistema lo genere como tal. El sistema no permite usar nmeros de documentos repetidos. Fecha El sistema sugiere como fecha de elaboracin del documento la del da de trabajo, es decir, la fecha indicada en tu computadora. Sin embargo, puedes modificarla. Debes anotar la clave del cliente para el que se elaborar la factura. Esta clave la presenta el sistema automticamente en caso de que la hayas anotado previamente en la ventana de Enlace de documentos. Con la tecla de ayuda F2 se despliega una ventana de ayuda en la cual s en listan todos los clientes registrados dentro del catlogo de clientes para facilitar la seleccin del cliente al cual se le est elaborando la factura. Para una bsqueda rpida o aproximada, utiliza el campo "Filtra por" Observa que en la ventana de captura aparece a continuacin la direccin y los datos del cliente anotado. NOTA: Si el cliente se encuentra suspendido, el sistema impedir la elaboracin de una Factura o una Remisin. Cuando el documento que se elabora es una Cotizacin o un Pedido, enviar un aviso, pero podrs continuar con la elaboracin del documento. En caso de que no selecciones la clave de algn cliente del catlogo de clientes, al desplazarse con la tecla TAB en el documento se lanza la ventana para el cliente "Mostrador". Cliente mostrador As se le designa a un cliente cuando el documento va a ser elaborado para un comprador ocasional, esto es, que no forma parte del catlogo de Clientes. Otra manera de acceder a la ventana es presionar el botn , en donde podrs anotar el Nombre, Direccin, Poblacin RFC, Zona y CURP de este cliente. Si se trata de una factura digital los datos anotados en Nombre y RFC servirn para armar el documento de venta digital. Si para los datos del cliente mostrador almacenados en el catlogo de clientes, proporcionaste un nombre por omisin para este cliente, este se sugerir en esta ventana y de igual forma si anotaste en los parmetros de configuracin un RFC para uso del cliente mostrador.
Cliente
Si se trata de un documento digital los datos anotados en esta ventana ( Nombre del cliente y RFC) servirn para proponerse en la Ventana de totales del documento, para identificacin del cliente Mostr. Los documentos de venta para este tipo de comprador sern almacenados con todos los datos anotados. NOTA: Para el Cliente Mostrador, no estarn disponibles los campos "su pedido" y "Enviar a".
Condicin Cuentas con un espacio de hasta 25 caracteres donde podrs capturar la condicin bajo la que efectuars el pago del cliente (por ejemplo, "Efectivo", "Crdito", "Cbrese o Devulvase - C.O.D.", etc.). Te permite en dos renglones indicar el lugar donde se debe enviar la mercanca amparada en el documento. Tambin, por ejemplo, puedes escribir quin la debe recibir o comentarios afines. Mas informacin: Enviar a: Anota o selecciona al cliente al que se le enviar la mercanca; ste puede ser diferente al cliente al que se le facturar. Aparece cuando se trata de un Pedido, Remisin, Factura o Devolucin y se refiere al da en que el cliente debe recibir la mercanca. Puedes hacer uso de la tecla de ayuda F2 para la consulta del calendario. Se utiliza nicamente al momento de elaborar una cotizacin y sirve para indicar la fecha lmite hasta la que dicha cotizacin ser vlida. En caso de escribir una fecha anterior a la fecha de elaboracin del documento, el sistema enviar el mensaje "La fecha es menor a la fecha de elaboracin", pero podrs continuar con la captura. Anota o selecciona la moneda con la que realizars el documento de venta, si eliges una moneda diferente a la base, el sistema convertir automticamente los montos de las partidas de acuerdo al tipo de cambio indicado, generando la CxC en moneda nativa. Puedes hacer uso de la tecla de ayuda F2 para consultar el catlogo de monedas. NOTA: Moneda Base, es la primera que se defini en el catlogo de monedas (p.ej. pesos mexicanos).Moneda nativa, es la divisa que se us para generar el documento (p.ej. dlares). Tipo cambio de Esta cantidad es desplegada automticamente al seleccionar la moneda, el sistema da por omisin el tipo de cambio que est definido en el catlogo de monedas, pero puede modificarse. Este tipo de cambio ser utilizado para calcular el monto del documento de venta en la moneda indicada. Puedes indicar esta cantidad por medio de la calculadora del sistema empleando la tecla de funcin F2. Este campo aparece cuando el sistema trabaja con Multialmacn. Debers anotar aqu el nmero de almacn o depsito del que se tomar la mercanca cuando elabores una Remisin o una Factura. Puedes anotar el nmero de orden que est utilizando el cliente como identificacin propia de su documento. No confundir este campo con el de Nmero, arriba citado, el cual seala el folio del sistema, mientras que Su pedido se refiere al identificador manejado por el comprador. Cabe sealar que este campo no se presenta en la elaboracin de cotizaciones. Este campo indica el esquema de impuesto que se aplicar al documento. El sistema propone el nmero de impuesto indicado en el mdulo de configuracin / parmetros generales, pero mediante la tecla "F2" o con el botn podrs seleccionar otro esquema de impuesto. El esquema seleccionado en este campo se tomar en cuenta sobre el esquema definido para cada producto, es decir, se ignorar el esquema de impuesto definido para el producto y para realizar los clculos se considerar el esquema definido en el documento. Para que se respete el impuesto definido para cada producto, en este campo debers indicar el esquema cero "0". En caso de que tus productos tengan la correcta definicin de impuestos te recomendamos definir en Parmetros generales el esquema cero, para que no tengas que hacer el cambio en todas las ventas. Los impuestos a manejar, su porcentaje y forma de aplicacin, se definen en el catlogo de esquemas de impuesto en el mdulo de Inventarios.
Enviar a
Consignar a
Entrega
Vigencia
Moneda
Almacn
Su pedido
Esquema
Catlogo de esquemas de impuestos Descuento Al momento de indicar la clave del cliente a quien corresponde el documento, se despliega automticamente en este campo el porcentaje de descuento que tiene ya asignado (ver catlogo de Clientes), pero es posible cambiarlo en ese momento. El descuento mximo es de 99.999%. Si en tus Parmetros de Facturacin tienes permitida la captura de descuentos por partida, se permitir el acceso a este campo y el porcentaje indicado aqu ser sugerido en la columna de "Descuento 1", siendo posible modificar el descuento a aplicar en cada partida. Si no tienes permitida la captura de descuentos por partida, el porcentaje a tomar en cuenta para todos los artculos anotados en el documento ser el definido en este campo. En ambos casos, si el producto es afectado por alguna
poltica de descuento, sta ser aplicada al momento de realizar la operacin, siendo importante distinguir si la poltica es sustitutiva o acumulativa. El concepto y la forma de aplicacin de las polticas de descuento se explican ms adelante. Puedes indicar esta cantidad por medio de la calculadora del sistema empleando la tecla de funcin F2. Polticas de descuento Descuento financiero Se utiliza como un descuento otorgado por circunstancias particulares (por ejemplo, por pronto pago o por adquirir grandes volmenes de mercanca). Este descuento no afecta el precio neto de la venta por producto que se registra en Movimientos al inventario. El descuento financiero es calculado despus del descuento comercial, tomando como base lo que resta del monto total del documento, antes de aplicar el impuesto. Puedes indicar esta cantidad por medio de la calculadora del sistema empleando la tecla de funcin F2. Generalmente se despliega automticamente la clave del vendedor que atiende al cliente al momento de indicarlo. Sin embargo, puedes modificarla y anotar cualquiera que se encuentre registrado en tu catlogo de vendedores. Cuentas con la tecla de ayuda F2 para seleccionarlo. Tambin es posible dejar el campo en blanco. Sugiere el porcentaje de comisin que se otorgar al vendedor, pero puedes modificarlo al momento de capturar el documento. Si tienes habilitada la captura de comisiones por partida, el sistema ignorar el porcentaje anotado aqu y tomar en cuenta el porcentaje de comisin que se defina en cada artculo. Si no tienes permitida la captura de comisiones, la cifra aqu anotada servir para obtener la comisin sobre cada una de las partidas. Puedes indicar esta cantidad por medio de la calculadora del sistema empleando la tecla de funcin F2. Si en el mdulo de Configuracin / Parmetros de facturas, se activ la opcin "Manejar flete", este campo estar disponible en el alta del documento, de igual forma se sugerir el monto definido en dicho mdulo, pero podrs modificarlo segn lo requerido en el documento. El impuesto derivado del flete se podr consultar en los totales del documento. La ventaja del uso y configuracin de este campo, es que ya no necesitars agregar una partida al documento para realizar el cobro del flete, es decir, no tendrs que registrar en el inventario un servicio por concepto de flete. Nota: El "Costo del Flete" ser considerado dentro de las Ventas y Compras anuales de los clientes y proveedores respectivamente. Esto se debe a que el flete se considera como un servicio que se est vendiendo o adquiriendo y por tal motivo forma parte de los acumulados. 2. - Ingresa la informacin referente a cada una de las partidas del documento. Campos de las partidas del documento. Campo Descripcin Columnas detalle de Al ir capturando el documento, en el lado izquierdo de la partida aparecer una pequea representacin grfica de cada movimiento por partida, as como la informacin que se utiliz.
Vendedor
Comisin
Flete
(A) Se refiere a que en esa partida se realiz un apartado y est representado con una mano. (O) Se refiere a que en esa partida se anotaron las observaciones correspondientes y est representado con una hoja. (L) Se refiere a que en esa partida se tomaron productos de un lote o pedimento y se representa con los autos. (S) Se refiere a que en esa partida se tomaron productos con nmeros de serie. (T) Indica el tipo de producto involucrado en la partida; I = Normal (inventariable), S= Servicio, K= Kits, P= Componente de un Kit y grupo de productos (inventariable). Cantidad Sirve para indicar el nmero de unidades que se vendern del producto, servicio o Kit. Puedes indicar esta cantidad por medio de la calculadora del sistema empleando la tecla de funcin F2. Si posteriormente seleccionas un grupo de productos, en este campo se mostrar la suma o cantidad de subproductos que se estn vendiendo del grupo de producto.
Producto Aqu debers capturar la clave del producto a vender, tal y como fue dado de alta en el inventario. Observaciones Al seleccionar la tecla F2 se desplegar una ventana de ayuda mostrando todos los productos dados de alta en el inventario, la cual te ayudar a localizar rpidamente la clave del producto. Las columnas disponibles desde esta ventana son: Clave, descripcin, existencias y Clave alterna. Si ests usando multialmacn, al seleccionar la tecla F2 se mostrarn los productos registrados para el almacn seleccionado en el campo "Almacn de la cabecera del documento, con las existencias disponibles en dicho almacn. Para este caso las columnas que se desplegarn en la ventana de ayuda son: Clave, descripcin y existencias. Si deseas desplegar todo el catlogo de inventarios utiliza la combinacin de teclas Shift + F2, mostrndose las existencias totales del producto. En el caso de una factura o remisin, si no hay existencias suficientes del producto que acabas de anotar y en tu configuracin no est permitida la venta de productos sin existencias, no se podr continuar con la captura. Si se trata de una cotizacin o un pedido y no hay existencias suficientes de dicho producto, el sistema enviar el mensaje "La cantidad es mayor a los productos disponibles" y podrs continuar con la captura. Si el producto tiene asignado una clave alterna, podrs utilizar esta clave para indicar el producto, al momento de indicar esta clave alterna en lugar de la clave principal del producto, el sistema identificar el producto de manera automtica. Esta clave podra indicar varias cosas relacionadas con el producto, como: cdigo de barras. Cuando captures un producto an cuando no se tengan existencias del mismo, podrs terminar el alta del documento aunque el sistema te advierta lo anterior con un mensaje. En este caso no se generar ningn movimiento al inventario. Si por el contrario, no ests trabajando en coordinacin con Inventarios, no importar la cantidad anotada, sino solamente que el producto forme parte del catlogo general. Cuando se trabaja una remisin o una factura de un artculo definido como un servicio o producto no inventariable, con slo teclear su clave el sistema verificar su situacin y permitir continuar con el documento an cuando el producto no cuente con existencias registradas. Tampoco generar un movimiento al inventario. Si seleccionaste en este campo un grupo de productos, posterior a la captura de impuestos, sobre la columna precios, se desplegar una ventana de captura para seleccionar por subgrupo la cantidad de artculos que se estn vendiendo por cada uno.
Si ests usando multialmacn, en esta ventana slo se mostrarn los subproductos o artculos registrados en el almacn seleccionado en el documento de venta para el grupo. Para mayor informacin consulta: Inventario / Agregar productos Descuentos Estos campos se refieren a los distintos descuentos a aplicar en la venta del producto, funcionando nicamente si tienes activa la captura de descuentos por partida (ver Parmetros de facturacin). En principio, el sistema sugiere en la columna de "Desc1" (descuento uno) el porcentaje previamente indicado en el campo de Descuento, anteriormente citado, a fin de aplicarlo sobre el producto, pero es posible indicar un valor diferente para la partida; dicho porcentaje ser el que finalmente se tome en cuenta para el clculo del monto de la venta. Cuando el producto que se est capturando es afectado por una o varias polticas de descuento; si la ltima poltica definida es de carcter Sustitutiva, el porcentaje correspondiente ser desplegado en forma automtica en la columna de "Desc1". Si la poltica es de carcter Acumulativa, en la columna de "Desc1" se presentar el descuento definido en
el campo de Descuento anterior y en los descuentos 2 y 3 se mostrar el porcentaje al que ascienden las polticas de descuento que afecten al producto. Cuando el artculo est relacionado con ms de tres polticas acumulativas, en la columna de "Descuento 3" se mostrar un porcentaje calculado de todos los descuentos que ya no pueden desplegarse. Si no tienes permitida la aplicacin de polticas en tu configuracin, no se mostrarn valores en las columnas de Descuento 2 y 3. Puedes indicar esta cantidad por medio de la calculadora del sistema empleando la tecla de funcin F2. Configuracin / Facturacin Polticas de descuento Impuestos de Si se especific un esquema en el campo "Esquema" en la cabecera del documento, este se sugerir en la partida. Si la partida Imp1, se indic un nmero de esquema "0", en las partidas de la factura se mostrarn y aplicarn en el documento los Imp2, Imp3 y porcentajes de impuesto definidos para el producto desde el mdulo de inventarios (mediante su esquema Imp4s correspondiente). Dependiendo del nmero de impuestos que se manejan en el documento (configurable desde el mdulo de configuracin / facturas), es el nmero de columnas y/o impuestos que se habilitarn en la partida; las leyendas de los impuestos se toman desde el mdulo de configuracin / Inventarios. Este campo se podr editar si en el mdulo de configuracin de facturas, se habilit el parmetro "Capturar en alta de documentos / impuestos". Esquema de impuesto: El esquema asociado a un producto, se podr consultar y/o modificar desde la columna de impuesto I.E.P.S (cuando se manejan cuatro impuestos), con la tecla de funcin F2 o mediante el botn En estas columnas podrs hacer uso de la calculadora del sistema, empleando la tecla de funcin F2. Comisin Se indica aqu el porcentaje de comisin que recibir el vendedor por la venta indicada para esa partida en particular. Al elaborar el documento, el sistema sugiere la cantidad previamente sealada en el catlogo de Vendedores. Cuando en la configuracin no se permite la captura de este campo, se toma entonces el valor anotado en el campo de Comisin, definido en la cabecera del documento. La comisin aqu indicada ser utilizada para emitir el reporte de comisiones por vendedor. Puedes indicar esta cantidad por medio de la calculadora del sistema empleando la tecla de funcin F2. Reporte de Comisiones por vendedor Precio Se captura o despliega al precio unitario de los productos. En este campo el sistema sugiere la cantidad anotada en el mdulo de Inventarios como precio de venta al pblico, o el precio que corresponda a la poltica de venta que afecte al producto, si es que ste fue delimitado. l Puedes oprimir la tecla F2 para asignar con ENTER cualquiera de los precios disponibles que puede asumir un artculo (precio pblico, mnimo y los tres precios de lista). Tambin puedes anotar un nuevo precio (el campo acepta hasta 14 caracteres numricos). En este caso, el sistema no permitir anotar un precio menor al mnimo. l Si el producto est siendo afectado por alguna poltica de descuento, ser posible modificar el valor dado siempre y cuando se trate de una poltica acumulativa; si el precio resultante es menor al mnimo, la poltica dejar de aplicarse. l Si el producto a vender se trata de un grupo de productos, en este campo se muestra un promedio de precios, tomando el precio unitario de cada uno de los subproductos pertenecientes al grupo a vender. Este promedio no lo utilizar el sistema para los clculos en costos, tomando para el costeo los precios unitarios por cada subproducto vendido. l Por omisin el usuario Administrador tiene derechos ilimitados para el uso y modificacin de la informacin, pero si deseas que algn usuario no pueda modificar el precio de venta al facturar, debers modificar sus derechos deshabilitando el perfil "Cambio de precios doc. Ventas" para que al momento de modificar el precio de un producto, ya sea desde los documentos de factura, remisin, pedido, etc. se solicite una clave la cual deber corresponder a la persona autorizada por el administrador para efectuar dicho cambio. La ventana es la siguiente:
l l
Si el precio del artculo est cotizado en alguna divisa, el contenido de este campo ser la conversin a moneda resultante de multiplicar el precio por el valor indicado en el campo "Tipo de Cambio", definido en la cabecera del documento.
Descripcin
En este campo el sistema te presenta un texto con las caractersticas de un determinado producto. La informacin es la misma que capturaste en el campo Descripcin de la carpeta Datos generales del mdulo de Inventarios / opcin Inventarios y servicios / Agregar, cuando diste de alta un producto en el Inventario. Inventario / Agregar productos
Por omisin esta columna no aparece, para que se aada a la ventana de captura de documentos debers habilitar el parmetro "Ver en captura descripcin de productos". 3. - Una vez que haz ingresado los datos necesarios en el encabezado del documento y de las partidas, posteriormente dependiendo de lo configurado para el producto (Catlogo de inventarios) y para el documento de venta (Utileras / Configuracin / Facturas / carpeta Por partidas), se desplegarn las siguientes ventanas: Lotes y Si el producto que vas a vender pertenece a un lote o pedimento, el sistema mostrar automticamente una ventana Pedimentos con los lotes o pedimentos asociados al producto, as como sus existencias, debes seleccionar de la lista el lote y/o pedimento al cual pertenece el producto. Lotes y Pedimentos Esta ventana, slo se solicita cuando el documento requiere o involucra una salida de mercanca, por lo que slo se desplegar para los documentos de facturas y remisiones, aunque este ltimo no realiza una salida fsica del producto, se apartan las existencias del inventario, sin que estas estn disponibles para su venta. Ventana observaciones la partida de Despus de que hayas indicado el importe, el sistema presentar una ventana que permitir capturar de observaciones del artculo. Si oprimes la tecla F2 dentro de la ventana, automticamente se integran a la partida las observaciones que fueron anotadas en el registro del producto dentro del mdulo de Inventarios. Si no deseas anotar nada, slo oprime Aceptar y regresars a la ventana de Agregar para poder dar de alta otra partida.
Nmeros de serie Si el documento es una remisin o factura y el producto de la partida se encuentra definido para el manejo con nmeros de serie, entonces despus de anotar las Observaciones, o al presionar la tecla Shift + F3 sobre el campo de Producto, se desplegar una ventana que permite la captura de los Nmeros de Serie de los artculos a los que se refiere el documento. Observa que al momento de grabar la Remisin o la Factura, cambiar el status del producto para esos nmeros de serie de (D)isponible por el de (V)endido. Asimismo, el sistema permite al momento de la captura, indicar los nmeros de serie de los artculos que se venden y que no haban sido capturados previamente. Posteriormente podrs consultar el historial de los nmeros de serie, desde el catlogo de Inventarios, men archivos nmeros de serie. Esta ventana de nmeros de serie, slo se solicita cuando el documento requiere o involucra una salida de mercanca, por lo que slo se desplegar para los documentos de facturas y remisiones, aunque este ltimo no realiza una salida fsica del producto, se apartan las existencias del inventario, sin que estas estn disponibles para su venta. Asignacin de Nmeros de Serie - En la ltima parte del alta de un documento se visualizan los totales de los productos. En este rengln el sistema indica el monto al que asciende la venta del artculo que ests registrando. ste corresponder al precio neto de los productos, sin incluir impuestos ni descuentos.
4.
Partida
Descripcin Cada vez que se elija un producto, aqu se desplegar la descripcin del mismo, con objeto de que puedas comprobar que ests trabajando con el artculo correcto. Total Aqu se presenta la suma total de partidas elaboradas; se indica el precio neto, antes de aplicarle impuestos, descuentos y costo del flete (si manejas el cobro del flete). Formas de pago 5. - Ya capturado todas las partidas o artculos a vender, presionar F3 o el botn de la barra de herramientas para grabar el documento, antes se desplegar una ventana de observaciones para el documento en general. Estas observaciones son anotaciones de algn comentario que se quiera hacer de todo el documento en general y las anteriores se refieren a cada partida
en particular por la que se quiera realizar alguna observacin. Importante En caso de haber excedido el lmite de crdito del cliente, en este momento se desplegar un mensaje informndolo y slo si eres un usuario que est restringido en los perfiles del usuario para realizar esta accin, se desplegar una Ventana de autorizacin. Si se trata de un documento digital, en este momento se crea el archivo XML con los datos del documento para su validez oficial. El sistema por omisin crea el archivo en la ruta: C:\Archivos de programa\Archivos comunes\ASPEL\Comprobantes\SAE\, esto siempre y cuando no hayas modificado la ruta donde por omisin se instala la carpeta de Archivos comunes Aspel. Dentro de esta carpeta encontrars todos los comprobantes generados por Aspel-SAE organizados por empresa, ao, mes y da, Ejemplo: C:\Archivos de programa \ Archivos comunes \ ASPEL \ Comprobantes \ SAE \ Empresa 01 \ 2005 \ 11 \ 14. Ventana de totales del documento 6. - Luego, dependiendo del tipo de documento que se est realizando, es decir si es digital o impreso, es la ventana de Totales que se visualizar. 7. - Despus de que los datos han sido grabados aparece la ventana de Forma de pago para que selecciones alguna de las opciones de pago. Nota: en este momento se valida el namespace del cliente y de la empresa proporcionados dependiendo el caso un desde el detalle de clientes y el otro desde los parmetros de la empresa. 8. - Cuando ya se halla especificado la manera o forma en la que se realizar el pago se despliega la ventana de Emisin de documentos para la impresin del documento y en el caso de documentos digitales su envo por Internet. Observaciones El proceso explicado anteriormente para el alta de documentos est mas enfocado para el alta de facturas, por lo que para el alta de los dems documentos debers tomar o proporcionar slo la informacin correspondiente para ese tipo de documento, es decir, en este tema se explican apartados como formas de pagos que no en todos los documentos est disponible por la mima naturaleza del documento. En cada campo se indicar algn manejo especial que se debe tomar por el tipo de documento del que se trate. Documentos generales de facturacin Problema/ Solucin PROBLEMA SOLUCIN El sistema dice: "Fecha anterior a la del ltimo Si el sistema te enva este mensaje, significa que existe otro documento, anterior a registrado". ste, cuya fecha es posterior a la que actualmente se indica, por lo que posiblemente se est provocando un "traslape" de fechas. Esto no impide que se contine con la elaboracin normal del documento. Si al capturar los productos no se estn Revisa si tienes activado el parmetro Polticas de descuento en la Ventana Principal aplicando las polticas de descuento definidas. men Configuracin opcin Parmetros del sistema / Generales. El sistema dice: "Fecha del documento anterior a El sistema esta detectando que la Fecha de cierre de documentos la cual indicaste la fecha de cierre" dentro de la Configuracin/ Facturas / Por documento es posterior a la del documento que se esta dando de alta y el sistema no permitir realizar operacin alguna sobre los documentos de Facturas, Remisiones y/o Devoluciones (altas, cancelacin, devolucin, etc.) con una fecha anterior a la aqu indicada, por lo que tendrs que modificarla, desde configuracin. No existen folios disponibles para el Folio XXXX Este mensaje se despliega cuando el tipo de folio seleccionado para la factura ya no verifique su configuracin de folios en facturas. cuenta con folios disponibles, por lo que debers acceder al mdulo de configuracin / Facturas/ Folios fiscales y dar de alta mas folios para ese tipo de folio. Configuracin / Facturas No se puede seguir capturando debido a que no Este mensaje te indica que no podrs continuar con el proceso de alta de existen folios disponibles para el folio XXXX, documentos, hasta que no accedas al mdulo de configuracin / Facturas/ Folios seleccione otro folio fiscales y des de alta mas folios para ese tipo de folio. Configuracin / Facturas Esta a punto de llegar al lmite de folios permitidos por el sistema. Para mantener el consecutivo del folio es necesario acceder al mdulo de configuracin y en la seccin de folios de facturas Ejecutar el proceso "Reiniciar folios". Mediante este mensaje, el sistema te informa que para el folio seleccionado se ha llegado al lmite de folios permitidos por el sistema. El sistema para el nmero p campo del folio maneja un lmite de 32767 por lo que ser necesario reiniciar el folio. Este mensaje se empezar a desplegar 100 folios antes de llegar al nmero
permitido (32767). Para mayor informacin: Reiniciar Folios El archivo xxxx. sobreescribirlo Temas relacionados xml ya existe desea En la ruta de datos ya existe un comprobante fiscal digital para esa empresa y con ese folio, desea remplazarlo.
Configuracin de Facturas Perfiles de Usuarios Comprobantes Fiscales Digitales Botones de ayuda para el alta de documentos
Agregar especial Acceso l Teniendo abierta cualquier consulta de ventas, Men Edicin, opcin Agregar especial.
l Desde la barra de herramientas del catlogo con el botn Qu es Esta opcin te permite dar de alta un documento con una configuracin de captura diferente y que slo estar vigente hasta que se termine o se cierre la ventana de captura. Manejo Al momento de elegir esta opcin, el sistema presentar un dilogo en el que podrs escoger la configuracin elaborada por ti previamente. Configuracin de la captura de documentos
Escoge en la ventana el archivo de configuracin que desees emplear de manera temporal, con lo que aparecer dicha configuracin en la ventana de captura. Esencial Debido a que esta funcin te permite utilizar la configuracin especial para una sola ocasin, una vez que hayas completado los campos, si oprimes el botn Grabar el sistema te solicitar las observaciones y presentar el dilogo informativo para verificar los datos; al momento de Aceptar, la ventana de Agregar especial se cerrar automticamente.
Reiniciar Folios El sistema maneja un lmite para el campo del nmero del folio, el cual consiste en que en el campo donde se registran los nmeros de los folios no pueden registrarse ms de 32767 folios seguidos, por lo que se creo un proceso para reiniciar el contador del campo, sin que esto afecte el consecutivo real del folio dentro de la factura ni los rangos configurados para las facturas electrnicas. Consideraciones de este proceso l Cuando el sistema detecta que faltan 100 folios para llegar a este lmite (32767), se despliega en pantalla un mensaje informando que si deseas conservar el consecutivo del folio te dirijas al mdulo de configuracin / Carpeta por documento / Formato para folios y actives el Botn "Reiniciar folios". l El mensaje se despliega al elaborar una factura y el folio asignado est llegando al lmite permitido por el sistema. l Este proceso se tendr que realizar tanto para facturas digitales como para facturas impresas. l El proceso lo podrs realizar desde el primer momento en que el mensaje se despliega en pantalla sin que esto afecte el consecutivo real de la factura ni de los rangos asignados por el SAT para las facturas digitales. l Este proceso lo tendrs que realizar cada vez que se registre de un folio determinado la cantidad de 32767 folios seguidos. Cuando el sistema detecta que faltan 100 folios para llegar al mximo de folios permitidos por el sistema, se despliega en pantalla un mensaje informando que si deseas conservar el consecutivo del folio te dirijas al mdulo de configuracin / Carpeta por documento / Formato para folios y actives el Botn "Reiniciar folios". El mensaje que despliega el sistema es el siguiente:
Al acceder al mdulo de configuracin / Carpeta por documento / Formato para folios activa el botn "Reiniciar folios" en ese momento se reiniciar el conteo o nmeros del folio generados, con el fin de no perder el consecutivo del mismo dentro del mdulo de facturas. Ejemplo grfico: 1.- Selecciona el botn "Reiniciar folios"
2.-Observa como el consecutivo o nmero del folio se utiliza para armar el formato del folio y se reinicia el consecutivo registrado hasta el momento para el folio.
3- Al seleccionar el tipo de folio desde la factura, el folio ya estar disponible, y se generar el consecutivo siguiente.
Temas relacionados Configuracin / Facturas
Botones de ayuda para el alta de documentos Botones En la barra de herramientas de las ventanas de captura de los catlogos de documentos cuentas con los siguientes botones, que ejecutan diversas funciones: Al oprimir este botn, o con la tecla F3, guardars la informacin de tu documento, con lo que se actualizarn los archivos con los que se encuentre enlazado el mismo, y la captura quedar registrada en el catlogo correspondiente. Previo a este proceso, el sistema te permitir escribir observaciones de todo el documento, as como indicar la Forma de pago y el tiempo de crdito que se le otorga al cliente. Con este botn o con la tecla F4, el sistema presentar un dilogo informativo con los totales de tu documento, los descuentos y los impuestos de todas las partidas de productos capturados hasta ese momento, se incluye el costo del flete, impuesto del mismo y retencin en caso de que al cliente relacionado a la factura se le haya definido la retencin de impuesto. Ventana Totales del documento Con este botn puedes capturar observaciones con dos modalidades: cuando ests posicionado en la cabeza del documento podrs ver o anotar las observaciones del documento en general, y cuando ests posicionado en alguna partida podrs ver o anotar observaciones referentes a sta, puedes modificar la informacin en el momento que lo desees. Con este botn, o con la tecla F6, agregars clientes al catlogo sin salir del mdulo, utilizando la ventana de captura del mdulo de Clientes. Agregar clientes Cuando el origen del documento no es directo, esto es, cuando se hizo en base a uno anterior (documento enlazado), al oprimir este botn estando en el rengln de una partida, o con la tecla F6, el sistema actualiza inmediatamente la aplicacin de las polticas de descuento en los documentos a los que ests enlazando tu movimiento. Por ejemplo, pudiera suceder que para facturar se retoma una cotizacin elaborada hace tres meses; tal vez los descuentos indicados en ella ya no estn vigentes. Al oprimir el botn Polticas se aplicarn las polticas recientes. En caso de que con la aplicacin de varios descuentos sobre un producto provoques que su precio quede por debajo del mnimo aceptable, el sistema enviar un mensaje e impedir la captura hasta que se elimine el descuento que sobrepasa el precio mnimo. Catlogo de polticas Con este botn o con la tecla F7 puedes insertar una partida en el lugar que deseas; slo tienes que posicionarte en la partida y oprimirlo. Con este botn o con la tecla F8, puedes eliminar una partida; slo tienes que estar en ella y oprimirlo. Con este botn el sistema te permitir realizar un enlace de documentos, para que no repitas la captura de informacin. Enlace de documentos Este botn te permitir ver y capturar los nmeros de serie de los productos que lo tengan, el sistema te mostrar automticamente una ventana de captura. Alta de nmero de serie Este botn te permite cargar automticamente un documento base para la generacin de movimientos de venta. Esta importante funcin se explica en Documentos modelo, del men Herramientas. Documentos modelo. Si el documento elaborado es una Factura y trabajas en forma integrada con Cuentas por Cobrar, antes de preguntar si deseas imprimir el documento, el sistema te presentar la opcin Funcin Caja (Recepcin de pagos), que se explica a continuacin del Enlace de Documentos. Funcin Caja. Este botn te permite capturar la informacin de envo de la mercanca, donde debes anotar el Nmero de gua, el modo y la fecha de envo.
Mediante este botn puedes dar de alta a un cliente de mostrador o, en su caso, modificar su informacin. Muestra la captura para los datos del cliente tipo mostrador, la cual solicita el nombre, direccin, poblacin, RFC y CURP del cliente, datos que se guardarn como informacin del cliente. Al capturar la informacin si el producto proviene de un lote o pedimento el sistema te mostrar de manera automtica una ventana del catlogo de lotes donde vers la descripcin y las existencias del mismo, adems puedes utilizar este botn para que indiques el Lote y/o el pedimento del que proviene l o los productos que se incluyen en el documento que ests elaborando. Este botn slo se activar cuando realices un pedido, ya que te permite realizar un apartado de productos que existan en el almacn. El sistema permite la asignacin de folio de documentos en forma secuencial o bien que la definicin sea por el usuario. Para los folios secuenciales, el sistema por omisin propone el formato Estndar (STAND) el cual te asignar automticamente un nmero consecutivo, pero recuerda que podrs dar de alta formatos personalizados y usarlos para armar el nmero secuencial del folio. Los cuales se eligen utilizando esta opcin o la tecla F9. Configuracin / Facturas / Definicin de folios Este botn est disponible slo para los productos que fueron dados de alta como dependientes de un grupo de productos. Al momento de seleccionar en el campo "Producto" un grupo de productos o bien seleccionando este botn desde la barra de herramientas, se desplegar una ventana para seleccionar los subproductos que se estn vendiendo del grupo de productos seleccionado. Debers especificar por cada subproducto la cantidad que se est vendiendo.
Si ests usando multialmacn, en esta ventana slo se mostrarn los subproductos definidos o dados de alta para el almacn seleccionado en el documento de venta. Alta de productos en el multialmacn. Alta de productos en el multialmacn Este botn te permitir capturar los datos adicionales de la factura a incluir en el addenda del cliente. Para mayor informacin: Informacin Adicional del addenda de la factura y de las partidas Este botn te permitir capturar los datos adicionales de cada partida del documento para incluir en el addenda del cliente. Para mayor informacin: Informacin Adicional del addenda de la factura y de las partidas
Temas relacionados Agregar un documento directo
Modificar documentos de pedidos y cotizaciones Acceso Mdulo de Facturas, men Archivos, opcin Pedidos y Cotizaciones / posicionarse en el documento del que se desea conocer el detalle / hacer doble clic u oprimir Enter sobre el movimiento o seleccionando el botn . Manejo Aspel Aspel-SAE permitir que los documentos de pedidos y cotizaciones sean modificables despus de haber sido grabados, esta operacin slo se podr efectuar con documentos que no hayan sido cancelados o Enlazados a otros documentos; lo anterior por aquellas empresas que alteran con frecuencia sus pedidos o cotizaciones, o bien por que an a ha sido cerrada la venta. Temas relacionados Agregar documentos Detalle de documentos
Detalle de documentos Acceso Mdulo de Facturas, men Archivos, opcin Facturas, Remisiones, Pedidos, Cotizaciones y Devoluciones / posicionarse en el documento del que se desea conocer el detalle / hacer doble clic u oprimir Enter sobre el movimiento. Qu es Desde el detalle podrs consultar la informacin de los documentos realizados: Tipo de documento (facturas, remisiones, pedidos, cotizaciones y devoluciones), Cliente, Direccin, Poblacin, Consignacin, Condicin, Enviar a, Fecha elaborada, Entrega, Su pedido, Vendedor, Vencimiento, Cantidad, Producto, Descuento 1 y 2, Impuestos (I.E.P.S, Estatal, I.V.B.S.S e I.V.A), Comisin, Precio y el Total por partida. Manejo Aspel Los botones de Documento Anterior consultando. Por ejemplo: y Siguiente Documento muestran los documentos a los que se enlaza la partida que ests
Si la partida que estas consultando es de un documento de devolucin y oprimes el botn Recepcin al que est enlazado dicha partida. Por otra parte si la partida es de un documento de Orden de compra y oprimes el botn Recepcin con el que se enlaza esta partida
el sistema te mostrar el documento de
el sistema te mostrar el documento de
Tambin podrs consultar el nmero de serie de una partida oprimiendo el botn Si el documento de venta contiene en sus partidas un producto modelo (grupo de producto) podrs indicarle al sistema que tambin muestre en pantalla los subproductos o productos que se adquirieron de ese grupo, esto mediante la activaci n del parmetro de configuracin "Ver en consulta el desglose de grupos de productos" ubicado en el mdulo de configuracin/Apartado de facturas/Carpeta por partida. Tema relacionado Barra de opciones de la consulta de documentos
Botones de opciones de la consulta de documentos Botones La barra de herramientas de la ventana de consulta de documentos (por cliente) cuenta con los siguientes botones: Al oprimir este botn o la tecla F4, se presenta la ventana informativa de totales del documento. Tambin puedes acceder a estos datos al hacer doble clic u oprimiendo ENTER sobre la partida seleccionada en el listado. Si al realizar el documento anotaste algunas observaciones, con este botn o con la tecla F5, se presentar la ventana con aquellas anotaciones, referentes a la partida que seales en ese momento. Si al capturar el documento anotaste algunas referencias, con este botn o la tecla F6 accedes a la ventana de observaciones Al oprimir este botn la tecla F7, se despliega la cantidad pendiente de pedir, remitir o facturar de la partida que se seala en ese momento. Este clculo se realiza por artculo. A veces, por ejemplo, las cotizaciones no son pedidas o facturadas en su totalidad, sino por un nmero menor o mayor de artculos o incluyendo algn producto diferente. Si esto sucede, aqu se indicar cuntos de los artculos solicitados en una cotizacin han sido realmente pedidos o vendidos. Esto tendr que ver con el tipo de documento de venta posterior. l COTIZACIN: Puede tener pendientes por pedir, remitir o facturar. l PEDIDO: Puede tener pendientes por remitir o facturar. l REMISIN: Slo puede tener pendientes por facturar. NOTA: Recuerda que el documento que antecede a una Devolucin siempre ser una Factura y que no contar con un documento subsecuente. Este botn o con la techa F8, te permitir ver el documento anterior al que ests consultando. Con este botn o con la techa F9, vers el documento siguiente al que ests consultando.
Ejemplo: Si la partida que estas consultando es de un documento de devolucin y oprimes el botn el sistema te mostrar el documento de Remisin al que est enlazado dicha partida. Por otra parte si la partida es de un documento de Pedido y oprimes el botn el sistema te mostrar el documento de cotizacin con el que se enlaza esta partida al que ests consultando.
Puedes conocer el listado con los nmeros de serie asignados a los productos que tienen que ver con el documento. Nmero de serie del producto Con este botn podrs consultar, si es que contiene, los lotes y pedimentos de los productos del documento. Pedimentos aduanales y lotes Muestra la ventana para consultar o definir los datos de envo (nmero de gua, modo de envo y fecha de envo). Informacin de Envo Con este botn podrs consultar la informacin de apartado, este botn slo estar activo en la consulta de un pedido. Apartados Desde este botn podrs consultar la Informacin de la forma de pago, en la cual indica el tipo de pago, nmero de parcialidades y la cantidad de la primera parcialidad. Formas de pago. Este botn funciona cuando el documento de venta seleccionado es un documento fiscal digital (factura electrnica). Recuerda que para que el sistema pueda expedir documentos digitales es muy sencillo slo debers configurar el sistema para trabajar bajo esta modalidad sin dejar de expedir facturas impresas. Gua Rpida para emitir Facturas Electrnicas. Al seleccionar este botn sobre una factura digital se desplegar el Aspel visor para poder consultar puntos especficos de la factura digital. Visor de Comprobantes Fiscales Digitales Este botn te desplegar la ventana de emisin de documentos, para que imprimas o enves por correo nuevamente el documento de venta (factura o devolucin). Emisin de documentos desde el documento de venta Temas relacionados Consulta de documentos Agregar documentos
Comprobantes fiscales digitales en Aspel-SAE Antecedentes Qu es la Factura Electrnica? Gua rpida para emitir Facturas Electrnicas Uso del addenda dentro de Aspel-SAE
Qu es la Factura Electrnica? Qu es Es la representacin digital de un tipo de Comprobante Fiscal Digital (CFD) que posee los estndares establecidos por el Servicio de Administracin Tributaria (SAT) en cuanto a forma y contenido, para que pueda contar con validez fiscal. A su vez, este tipo de comprobante se basa en los estndares de tecnologa y seguridad de la Firma Electrnica Avanzada, misma que le transfiere sus caractersticas intrnsecas a los CFD. Entre dichas caractersticas se encuentran garantizar la Integridad, Autenticidad y No repudio del documento. Los principales beneficios de utilizar la Factura Electrnica son: l Tiene exactamente la misma validez que los comprobantes fiscales en papel. l Se reduce considerablemente el uso de papel. l Permite ahorros importantes en costos y reduccin de tiempos tanto en los procesos administrativos como operativos. l Mejor servicio al cliente y agilizacin en la interaccin con los proveedores, al realizar el intercambio electrnico de comprobantes con validez fiscal. Como diferencias importantes entre una factura de papel y una Factura Electrnica encontramos que desde el punto de vista fiscal, ambas facturas tienen los mismos efectos y alcances, sin embargo, las facturas electrnicas cuentan con elementos de seguridad superiores a las tradicionales. Otra diferencia importante es la versatilidad, ya que a diferencia de las facturas en papel, las facturas electrnicas son creadas, enviadas, validadas y almacenadas por medios electrnicos y se pueden imprimir en caso de que as se requiera. Manejo Para poder emitir una Factura Electrnica es necesario que las Personas Fsicas y Morales renan lo siguiente: l Deben contar con un Certificado Digital vigente de su Firma Electrnica Avanzada. l Llevar su contabilidad en un sistema electrnico. Este es el procedimiento que se sigue para obtener la Firma Electrnica Avanzada con su correspondiente certificado: 1. El contribuyente deber concertar una cita con la Administracin Local de Asistencia al Contribuyente (ALAC). 2. Luego procede a la descarga del software SOLCEDI ingresando al portal del SAT en la seccin de Firma Electrnica Avanzada y lo instala en su PC. 3. Utilizando el software se genera un par de llaves necesarias para obtener la firma: Una Llave privada y una Llave pblica o archivo de requerimiento, las cuales deben ser almacenadas en un lugar seguro de la PC. Adicionalmente la llave pblica se guarda en un disquete o CD que debe adjuntarse a la documentacin que se presentar el da de la cita ante el ALAC para acreditar la identidad del contribuyente. 4. Posteriormente el contribuyente se presenta a su cita con su documentacin y el disquete que contiene el archivo de su llave pblica. El personal del SAT revisa dicha documentacin y en caso de ser aprobados se genera el Certificado Digital de su Firma Electrnica Avanzada. Entonces en este punto, al contar con un Certificado Digital vigente de la Firma Electrnica Avanzada y manejar la contabilidad en un sistema electrnico, se pueden emitir comprobantes de las operaciones que se realicen mediante documentos digitales, siempre y cuando dichos documentos cuenten con un Sello Digital amparado por un certificado expedido por el SAT, cuyo titular sea la persona fsica o moral que expida los comprobantes. Por lo tanto, adems del Certificado Digital de la Firma Electrnica Avanzada existen otros elementos involucrados que se necesitan para poder emitir una Factura Electrnica: l Un Certificado de Sello Digital. l Tener un rango de folios asignados por el SAT. l Configurar las facturas en el sistema electrnico que se utilice para que pueda emitir Facturas Electrnicas. Para mayor informacin acerca de cmo obtener el Certificado Digital de tu Firma Electrnica Avanzada as como el procedimiento para la obtencin del Certificado de Sello Digital y el rango de folios, visita la pgina del SAT, http://www.sat.gob.mx en donde encontrars todo lo relacionado con estos temas en forma ms detallada. Temas relacionados: Antecedentes Gua rpida para emitir Facturas Electrnicas
Gua rpida para emitir Facturas Electrnicas Manejo Aspel de Mxico Cmo facturar electrnicamente con Aspel-SAE ? El sistema Aspel SAE est capacitado para generar Comprobantes Fiscales Digitales, de acuerdo a las especificaciones tcnicas previstas en el rubro C del Anexo 20 de la Resolucin Miscelnea. El sistema maneja todos los elementos de seguridad necesarios para la generacin de CFD, para ello el realiza las siguientes tareas: l Manejo y control de folios asignados por el SAT l Generacin del CFD (Comprobante Fiscal Digital) de acuerdo a las disposiciones, clculo de la cadena original y formacin del "Certificado de Sello Digital" de cada comprobante. l Entrega del CFD al cliente, ya sea en formato xml o impresin. l Generacin de reporte mensual para el SAT l Registro del movimiento en Aspel-COI l Consulta de los CFD's asociados a las operaciones de compras y ventas Qu se debe hacer para facturar electrnicamente? Una vez que se tienen los folios digitales se est en posibilidad de emitir comprobantes, a travs de Aspel-SAE, para ello se debe: 1. Configurar el sistema-Definicin del certificado de sello digital Ruta de Acceso: Utileras/Configuracin/Facturas/Sellos digitales En esta ventana (Figura 1) se deber indicar la ruta donde se localiza el "Certificado de Sellos Digitales" (*.cer), y el de la llave privada, archivo con extensin *.key, as como la contrasea correspondiente, si todos los datos estn correctos, el sistema leer y mostrar la vigencia del certificado indicando la fecha inicial y final. /3Figura1 2. Configurar el sistema-Definicin de folios fiscales Ruta de Acceso: Utileras/Configuracin/Facturas/Por documento Una vez que se ha configurado el certificado de sello digital, se debe indicar al sistema con qu folio se van a generar Comprobantes Fiscales Digitales, -dado que con Aspel-SAE se pueden emitir simultneamente comprobantes digitales y los tradicionales-, para ello en la pestaa "Por documento":
Al hacer clic sobre el icono: del campo Folios, se presenta el dilogo donde se indican las caractersticas del Folio (Figura 3).
(Figura 3) Para los Comprobantes Fiscales Digitales se debe activar el check box Digitales y en la ventana de la Figura 4, se deben indicar los folios que fueron proporcionados por el SAT y sus caractersticas: l Nmero de autorizacin. l Ao. l Fin del rango de folios asignados por el SAT.
Parmetros de Facturacin Como puede darse el caso de que el cliente al que se le est facturando solicite le sea entregado impreso el comprobante fiscal digital, y dado que en la resolucin miscelnea 2.22.8 se establecen los requisitos que debe cumplir la impresin de un CFD, se debe indicar en el campo Formato de emisin el nombre del formato que se utilizar, Aspel-SAE proporciona un formato llamado Emisin de Facturas Digitales.qr2, el cual cumple con TODAS las disposiciones. A partir de este punto Aspel-SAE tiene la informacin suficiente para generar comprobantes fiscales digitales -seccin nmero cuatro-, sin embargo, antes de hacerlo podemos especificar las caractersticas de cada cliente, cmo la direccin electrnica a la que se debe enviar el comprobante. 3. Definicin de requerimientos del cliente Ruta de Acceso: Mdulos/Clientes y CxC y/o con el icono En el detalle de cada cliente, en la pestaa "Comprobantes Fiscales Digitales", se debe indicar el mecanismo de emisin de estos documentos (Figura 5).
Lo que se defina en esta ventana tiene como finalidad acelerar la captura de facturas, pues en base a esa informacin se comportar Aspel-SAE en la captura de facturas. Si se activa el check box: l Impresin, cuando se termina la captura de la factura el sistema enva un dilogo donde se confirma el nombre del formato de impresin y el nmero de copias. l Por mail, cuando se termina la captura el sistema enva un dilogo donde se puede cambiar la direccin electrnica donde se enviar el e-mail, as como definir si se requiere o no encriptar el comprobante. l Si se marcan ambos campos, en el dilogo que Aspel-SAE presente, se podrn definir tantos las especificaciones de impresin como las del envo. Cuando se enva por e-mail, el comprobante se puede definir adems: Sin encriptamiento. Permite el envo del archivo .xml con los datos de la factura sin encriptarla, es decir, cualquier persona podr ver el contenido. Alto (Doble encriptamiento). Con esta opcin se podr encriptar la informacin con la seguridad que ofrece la Firm@, para ello se debe contar con el Certificado Digital del Cliente (*.cer), de modo que nicamente el poseedor de la llave privada, en este caso el cliente, podr desencriptar y ver la informacin del documento. Enviar email en modo silencioso. Esta opcin permite que el archivo se envi va e-mail sin que se visualice el programa de correo electrnico, es decir, cada vez que se facture a un cliente se mandar el correo con el archivo de factura adjunto. Si no se activa esta opcin cada vez que se emita una factura se abrir el programa de correo electrnico y el usuario tendr que enviarlo de forma manual. 4. Generacin de Comprobantes Fiscales Digitales (Factura electrnica) Ruta de Acceso: Mdulos/Facturas y Vendedores/Edicin/Agregar o con el icono En Aspel-SAE se pueden emitir Facturas y Notas de crdito con el formato de Comprobante Fiscal Digital, a continuacin se indican las instrucciones para generar una Factura: a) Acceder al Alta de Facturas. b) Elegir un folio que se haya definido como Digital, esto es con F9 elegir el folio B, siguiendo con el ejemplo. c) Capturar la factura de forma tradicional y al momento de grabar, se observar una ventana de Totales diferente a la ventana tradicional, ya que incluir los datos del cliente de forma ms detallada dado que es uno de los requerimientos del SAT, estos datos se pueden modificar en caso de ser necesario, desde el botn "Modificar" , Figura 6. Cabe mencionar que la modificacin de datos slo se realizar una vez, pues al momento de indicarlos se almacenan y slo cuando sea necesario se tendrn que modificar. d) Despus de aceptar la ventana de Totales se mostrar la ventana de emisin de documentos la cual tambin ser diferente de la tradicional, pues dependiendo de las especificaciones del cliente, permitir, por un lado, modificar las caractersticas del envo o de la impresin tomando como base el que se configur en el detalle del cliente (Ver figura 7).
impresin tomando como base el que se configur en el detalle del cliente (Ver figura 7).
Al momento de emitir una factura electrnica o Comprobantes Fiscal Digital, Aspel-SAE crea el archivos *.xml con la estructura correspondiente, el cual se almacena en el directorio de archivos compartidos Aspel (C:\Archivos de programa\Archivos comunes\Aspel\Comprobantes\SAE\Empresa\ Ao\Mes\Da), para su posterior consulta desde el visor de Certificados Fiscales Digitales, ya que los CFD's, as como los archivos y registros electrnicos de los mismos se consideran parte de la contabilidad del contribuyente, quedando sujetos a lo dispuesto por el artculo 28 del Cdigo Fiscal de la Federacin. Si se eligi impresin, el sistema generar el formato impreso el cual cumple con las disposiciones, la impresin de CFD's es una opcin que se tiene dentro de lo indicado en el artculo 39-A del Cdigo, dichas impresiones debern cumplir con los siguientes requisitos: l Folios. l Numero de Serie del Certificado Digital. l Cadena Original (Contiene un resumen de todos los datos del CFD y se sella al final de cada factura con la llave privada y el certificado del emisor). l Sello Digital Autorizado (Este Sello garantiza la integridad de la informacin y que el emisor es quien dice ser, no pudiendo negar su autora). l Leyenda "Este documento es una impresin de un Certificado Fiscal Digital". Adems de los sealados en la fracciones I, II, III, IV, VI y VII del artculo 29-A del Cdigo.
Los comprobantes podrn ser reimpresos las veces que sea necesario. 5. Consulta de Comprobantes Fiscales Digitales (Factura electrnica) Visor Aspel De Documentos Digitales. Visor Aspel Ruta de Acceso: Mdulos/Facturas y Vendedores/con el cono . Los Comprobantes Fiscales Digitales se podrn consultar en cualquier momento, para ello Aspel-SAE ofrece un Visor, el cual permitir consultar los comprobantes o archivos *.xml de facturas y de compras en cualquier momento. En la consulta de facturas (Figura 8), al hacer clic sobre el icono correspondiente, se presenta el detalle de la factura (Figura 9).
6. Reporte mensual de Folios utilizados al SAT Ruta de Acceso: Mdulos/Facturas y Vendedores/Reportes/Reporte Mensual al SAT. Para cumplir con el obligacin del contribuyente que indica que se debe generar un reporte mensual de los CFD's expedidos en el periodo, el sistema genera un archivo que atendiendo a las caractersticas tcnicas previstas en el rubro A del Anexo 20 de la Resolucin, cuenta con la informacin y estructura necesaria, para ser ledo por el SICOFI.
En este dialogo se podr indicar el mes y ao de emisin, as como la ruta donde se generar el archivo con los datos de los CFD's generados en el periodo sealado. Habilitando la casilla "Ver reporte en pantalla", el usuario tendr una vista previa del reporte para poder consultar la informacin. 7. Contabilizacin de los movimientos que generan los Comprobantes Fiscales Digitales. Ruta de Acceso: Utileras/Interfase COI. Para cumplir con las disposiciones fiscales referentes al tema de la facturacin electrnica, al momento de grabar una factura o devolucin queda marcado el registro internamente, para su contabilizacin, con la versin 5.0 de Aspel-COI la contabilizacin de los movimientos generados en Aspel-SAE se realiza en lnea. Desde la ventana de Interfase COI, con la opcin Agregar se podrn generar las plizas,
Mismas que al contabilizarse afectars las cuentas contables de Aspel-COI.
Temas relacionados: Antecedentes Qu es la Factura Electrnica? Parmetros de configuracin / Sellos digitales
Uso del addenda dentro de Aspel-SAE Manejo Aspel La incorporacin de un addenda dentro de los comprobantes fiscales digitales consiste en ofrecer un mecanismo para aquellos contribuyentes que deseen obtener cierta informacin complementaria que les permita expedir y/o utilizar otros formatos electrnicos de forma adicional y no sustituta al establecido dentro del Anexo 20 Rubro C. Su distribucin ser mediante la integracin de este archivo (addenda) dentro del cuerpo del comprobante fiscal estndar definido por el SAT, facilitando el envo de los formatos sin que esto ocasione envos paralelos. Su mecnica de uso es la siguiente: 1. Se genera la informacin adicional en el formato particular del contribuyente. 2. Se genera el comprobante fiscal con el estndar definido por el SAT, agregando el nodo o elemento addenda (informacin adicional). 3. Se incluyen los namespaces del cliente y de la empresa. Como integra Aspel-SAE el addenda al comprobante fiscal digital: La integracin de sta addenda al comprobante fiscal digital, no es tan automtica por lo que te recomendamos leer minuciosamente los siguientes pasos: l Si ya cuentas con el archivo addenda de tu cliente: 1. Renombra el archivo utilizando para armar el nombre de dicho archivo el nmero que el cliente tiene asignado en el sistema. Ejemplo si el cliente es el nmero 2 el archivo debe llamarse "2.XML". Observaciones Aspel-SAE podr distinguir entre una Addenda para una factura digital y una para Devolucin digital, as, para generar un archivo de Addenda para devoluciones digitales, en el nombre del archivo ser necesario agregar una letra D mayscula "un guin medio" antes de la clave del cliente (la clave del cliente sin espacios ni adelante ni atrs) y en seguida la extensin XML, por ejemplo: Dclave_de_cliente.XML. 2. Una vez realizado esto, el archivo debe ser almacenado y/o copiado en la base de datos que tiene configurado el sistema como la base de trabajo, para que el sistema lo reconozca. Nota: Para verificar que el cliente tenga asociado un archivo de addenda, dirgete al detalle del cliente apartado "Comprobantes fiscales digitales" Botn "Addenda ".
Una vez realizado lo anterior, al momento de generar un comprobante fiscal digital desde la ventana de Alta de documentos el archivo de addenda ser anexado al comprobante fiscal para uso exclusivo del cliente que as lo requiri. Cabe mencionar que los campos incluidos por el uso del addenda, no se podrn consultar desde el visor de documentos.
Definicin de un archivo de Addenda General
Para el caso en el que Varios clientes utilicen el mismo formato de addenda, ahora podrs definir una Addenda por omisin de uso general. Para esto debers considerar las siguientes especificaciones: 1. Debers crear un archivo con el nombre "AddendaFacturas.XML" y para el caso de los documentos de tipo devolucin "AddendaDevoluciones.XML" 2. Este archivo deber estar ubicado en la ruta de trabajo de la empresa. Su mecnica de uso es la siguiente: El sistema confirma si el cliente tiene creado un archivo de addenda especfico, si no lo tiene, se buscar el archivo o addenda general (AddendaFacturas.XML o AddendaDevoluciones.XML), si lo encuentra el sistema se basar en los datos de este archivo para generar el CFD. El manejo es muy similar al del archivo addenda por cliente. Observaciones Este archivo de Addenda general debern ser creados por ti, el sistema no los genera automticamente. Desde el detalle y expediente del cliente, podrs consultar el addenda ya sea la configurada para el usuario en cuestin o para todos los clientes Como se debe armar el addenda para que pueda ser interpretado por Aspel-SAE. Se proporcionar la lista de campos o etiquetas que puede usar para armar el archivo addenda, para asegurar que Aspel-SAE la pueda interpretar correctamente y pueda extraer la informacin para su consulta posterior. La lista de etiquetas o campos que se pueden utilizar para el armado del addenda los puedes encontrar en la ruta de instalacin del sistema, el archivo se llama Etiquetas.xls. Temas relacionados Informacin Adicional del addenda de la factura y de las partidas Gua Rpida para emitir Facturas Electrnicas Envo de las Facturas Electrnicas y recepcin de acuses
Informacin Adicional del addenda de la factura y de las partidas del documento Ruta de acceso Para la factura
l Desde el Alta de documentos (facturas o devoluciones), con el botn Para las Partidas del documento
/ o al grabar la factura.
/ o despus cada partida l Desde el Alta de documentos (facturas o devoluciones), con el botn Manejo Aspel Se adiciona una mecnica para facilitar la captura de etiquetas que se utilicen para la definicin de las plantillas de addenda de los clientes. Estas etiquetas se podrn definir tanto para las partidas del documento, como para el documento en general. Las caractersticas son las siguientes: l Estas etiquetas se solicitarn desde el alta de la factura o devolucin segn corresponda l La etiquetas se incluirn nicamente dentro de la seccin Addenda del CFD para los documentos de facturas y devoluciones digitales, tanto para cada una de las partidas del documento como para el documento en general. l No se tendr un lmite del nmero de etiquetas. l Las etiquetas se definirn para todo el sistema, es decir, no sern personalizadas por empresa o por usuario. l Las etiquetas las debers definir previamente en un archivo INI, el cual proporciona el sistema en al ruta: C:\Archivos de programa\Archivos comunes\ASPEL\Sistemas Aspel\SAE4.00. Ests se podrn definir por documento y por partida. l No se podrn indicar valores para los kits ni para los grupos de productos, as como tampoco por tipo de impuesto ni nmeros de serie. l Ninguna informacin incluida en el addenda puede ser consulta, emitida, publicada o utilizada dentro de Aspel-SAE. Por lo tanto el Visor CFD tampoco podr visualizar dicha informacin. l Las etiquetas podrn ser utilizadas para almacenar cualquier dato, por lo que podra ser una cadena conteniendo nmeros o letras. Pero hay que considerar que no se dar formato a fechas, nmeros o horas. l An cuando se hayan definido etiquetas, el uso o almacenamiento de estas no sern obligatorias para todos los clientes u documentos. l Para que las etiquetas se incluyan dentro del addenda del cliente, se tendr que modificar tambin la plantilla de addenda de dicho cliente (ver explicacin mas adelante). El procedimiento para definir las etiquetas es el siguiente: 1. Ubica el archivo INI con el nombre: EtiquetasAddenda.INI, que est en la ruta: C:\Archivos de programa\Archivos comunes\ASPEL\Sistemas Aspel\SAE4.00. 2. En este archivo debers definir las etiquetas que deseas utilizar o especificar para el documento Digital, este archivo viene definido con 4 secciones tomando en cuanta entradas para facturas y devoluciones y cada una cuenta con etiquetas para sus partidas y para el documento en general. El archivo original viene configurado de la siguiente forma: [FACTURASDOCTO] [FACTURASPARTIDA] [DEVOLUCIONESDOCTO] [DEVOLUCIONESPARTIDA] Debers definir dentro de cada seccin las etiquetas a manejar: [FACTURASDOCTO] Nocontrato = Nmero del contrato [FACTURASPARTIDA] Deducible = Deducible [DEVOLUCIONESDOCTO] Nocontrato = Nmero del contrato [DEVOLUCIONESPARTIDA]
Deducible = Deducible Donde: Nocontrato (Etiqueta) = Nmero del contrato (Descripcin) Una vez definidas las etiquetas a incluir en las addendas, graba el documento. Posteriormente debers modificar la plantilla del Addenda de cada cliente para adicionar las etiquetas que se incluirn en la plantilla de addenda en base a lo definido en el archivo EtiquetasAddenda.IN. En el archivo INI debers poner todas las etiquetas que se manejarn para todos los clientes y en el archivo de addenda del cliente slo debers incluir aquellas etiquetas que vayan con las especificaciones del cliente en cuestin. Uso del addenda dentro de Aspel-SAE.
3.
Ejemplo grfico:
4. Al elaborar un documento de factura o Devolucin Digital, el sistema verifica que existan en el archivo EtiquetasAddenda.INI por lo menos una etiqueta definida; de ser afirmativa la verificacin, se desplegar una ventana que te permitir capturar los datos requeridos tanto para las partidas como para el documento. Recuerda que adicionalmente estas etiquetas debers definirse en la plantilla del cliente, para que los datos se adicionen al CFD. Si las etiquetas se definieron para las partidas del documento, despus de capturar el producto se desplegar la ventana de "Informacin adicional del Addenda del producto" para capturar los datos. Si las etiquetas se definieron para el documento, al grabar dicho documento despus de los totales del mismo se desplegar la ventana de "Informacin adicional del addenda de la factura" para la captura de datos.
5.
Las ventanas son: Informacin adicional del Addenda del producto
Informacin adicional del Addenda de la factura
Notas importantes: Si el sistema verifica que no existen etiquetas definidas tanto para las partidas o para el documento, estas ventanas no se desplegarn. Es importante que consideres que cuando se realiza enlace de documentos Remisin-Factura Digital / Factura-Devolucin Digital, ser necesario seleccionar el botn Addenda Partida para que aparezca la ventana de informacin adicional del addenda, ya que esta no aparece automticamente despus de cada partida. Para el caso de enlaces con documentos Factura Digital o Cotizacin-Factura Digital la ventana si aparece despus de cada partida. Campos de esta ventana Una vez capturado los datos para las etiquetas que se adicionarn a la plantilla del Addenda del cliente, selecciona este botn para que los datos se almacenen. Si deseas modificar o consultar posteriormente algn dato de la informacin adicional del addenda, selecciona el botn x (informacin adicional de las partidas) y x (informacin adicional del documento) segn sea el caso, ubicado en la barra de herramientas del alta del documento de factura o devolucin. Temas relacionados Uso del addenda dentro de Aspel-SAE Gua Rpida para emitir Facturas Electrnicas
Envo de las Facturas Electrnicas y recepcin de acuses
Envo de las Facturas Electrnicas y Recepcin de Acuses
Manejo Una vez que se ha elaborado un Comprobante Fiscal Digital (CFD) en Aspel-SAE, ste se puede enviar por correo electrnico a su destinatario. En caso de que la entrega se deba realizar a travs de protocolos de comunicacin diferentes, se puede proceder de dos formas dependiendo de lo que se requiera: 1. Debers entregar el Comprobante Fiscal Digital a travs del portal de la empresa a la que ests facturando. En este caso, la empresa interesada pone a disposicin de sus proveedores (usuarios de Aspel-SAE) un portal a travs del cual se realiza el intercambio de transacciones electrnicas: a. Una vez que hayas generado un CFD, debes proceder a cargarlo en el portal correspondiente b. En cuanto es procesado el CFD, la empresa te reporta a travs del mismo portal si el archivo fue aceptado o no y en caso de haber existido algn problema, en qu consisti el mismo. Esto es, que al existir alguna anomala con el CFD, como usuario puedes visualizar en el portal una explicacin del problema para atenderlo. Grficamente:
2. Debers entregar el CFD a travs de burs de servicios de comunicacin. En este caso, debers contratar con una empresa especializada en envo y recepcin de transacciones electrnicas, el servicio correspondiente para hacer llegar los CFDs generados desde Aspel-SAE a tus clientes, as como la recepcin de los mensajes electrnicos que se deriven del mismo: a. Una vez generado en Aspel-SAE el CFD, procede a hacerlo llegar al Bur de Servicios, ya sea a travs de una aplicacin de escritorio que sta ltima te haya entregado o a travs de su carga a travs del portal destinado para ello. b. El Bur de Servicios se encarga de hacer llegar el CFD correspondiente, as como de recibir los mensajes de respuesta relacionados con el mismo. c. Una vez que se tiene respuesta, el Bur de Servicios te muestra en el escritorio que se te asigno, la transaccin electrnica respectiva, con una explicacin para que procedas en caso de presentarse algn error. Incluso desde este Bur de servicios podrs enviar este reporte por e-mail. Grficamente:
Temas relacionados Gua Rpida para emitir Facturas Electrnicas
Cancelacin de documentos enlazados Qu es Cuando alguno de los documentos ha sido utilizado por otro, el sistema enviar el mensaje de advertencia de que el documento se encuentra enlazado. El sistema te permitir cancelar esta operacin y no afectar ninguno de los movimientos efectuados automticamente cuando el documento eliminado fue dado de alta. La nica excepcin corresponde a los nmeros de serie asociados a una Remisin; cuando sta es cancelada, los folios remitidos vuelven a estar "Disponibles". Cuando canceles un documento que contenga artculos asociados a lotes o pedimentos, al ser cancelados, sus existencias pasan de nuevo a formar parte del lote original. Esencial Si anulas un documento en donde han sido integrados uno o varios documentos elaborados con anterioridad, los documentos asociados a l podrn enlazarse nuevamente.
Devolucin directa Qu es
l l
Puedes generar una devolucin directa de productos inventariables y no inventariables, a excepcin de los Kits. A diferencia de las devoluciones enlazadas, en las devoluciones directas las cantidades sugeridas en las columnas Costo y Precio pueden modificarse para cada una de las partidas, la captura de las partidas al igual que en los otros documentos de venta, depender de los parmetros que hayas definido en la configuracin.
Afecta En clientes y CxC se generar un movimiento por concepto de "nota de crdito por aplicar" el cual no tendr referencia debido a que no se encuentra asociado a ninguna factura, y cuyo nmero de documento corresponder al nmero de la devolucin. Manejo Aspel Las devoluciones directas sern guardadas de manera automtica aadiendo adems de la clave del documento dos caracteres adicionales "DV", y sern grabados en el campo de referencia, ejemplo: "DV2" Donde "DV" significa devoluciones y "2" es la clave del documento. Nota: Este proceso servir para que el sistema no intente relacionar una devolucin con una factura con el mismo nmero de documento y el mismo cliente. Notas importantes l Al devolver o cancelar una venta el mtodo de costeo registrar su movimiento al verdadero costo, por ejemplo, si vendes productos cuyo costo era de 100 pesos al momento de salir del almacn y te devuelven el producto transcurrido un periodo de tiempo, el costo al que se registrar el movimiento ser a los mismos 100 pesos, por lo que el sistema no realizar ningn otro clculo, pues tratar de rastrear el costo al que se realiz la compra. l Cuando se realiza la devolucin de un documento de venta, el monto del flete que el sistema propone es el mismo que el del documento que se est enlazando a la devolucin, por lo que si se graba la devolucin con dicho monto, se est indicando al sistema que el Flete NO se va a cobrar al cliente, en cambio, si procede el cobro de algn monto por concepto de Flete, en el encabezado de la devolucin se deber definir el monto del flete a disminuir o "Cero" en caso de que se vaya a cobrar o pagar la totalidad del monto del flete. l Cuando se genera un movimiento por devolucin, el sistema aplicar los siguientes conceptos sin importar si es un producto o servicio: 1. Nota de crdito por aplicar: slo cuando la devolucin sea directa. 2. Nota de crdito: Slo cuando la devolucin sea enlazada a una factura. l Reforma Fiscal 2010 Considerar que las Devoluciones enlazadas se realizarn con la tasa de impuesto del documento original (en el caso de devoluciones directas podrs indicar la tasa de impuesto a considerar). Por lo tanto, en el caso de las devoluciones de documentos de 2009 con pagos en 2010, debers realizar manualmente los movimientos de ajuste de IVA que correspondan. Revisar los temas: Lo nuevo Agregar movimientos de CxC aplicando reforma Fiscal 2010 Devolucin enlazada
Devolucin enlazada Qu es Una devolucin slo puede asociarse a Facturas; al indicar que la devolucin provendr de una factura, el sistema desplegar la ventana para Enlace de documentos. En este documento en particular, no aparecer el botn para realizar el enlace automtico y slo ser posible realizar la devolucin sobre una sola factura. Notas importantes Al devolver o cancelar una venta el mtodo de costeo registrar su movimiento al verdadero costo, por ejemplo, si vendes productos cuyo costo era de 100 pesos al momento de salir del almacn y te devuelven el producto transcurrido un periodo de tiempo, el costo al que se registrar el movimiento ser a los mismos 100 pesos, por lo que el sistema no realizar ningn otro clculo, pues tratar de rastrear el costo al que se realiz la compra. Reforma Fiscal 2010 Considerar que las Devoluciones enlazadas se realizarn con la tasa de impuesto del documento original (en el caso de devoluciones directas podrs indicar la tasa de impuesto a considerar). Por lo tanto, en el caso de las devoluciones de documentos de 2009 con pagos en 2010, debers realizar manualmente los movimientos de ajuste de IVA que correspondan. Agregar movimientos de CxC Los campos a los que podrs ingresar para modificar y los que quedarn restringidos sern los siguientes: Podrs modificar: Fecha de elaboracin Enviar a Fecha de entrega Tipo de cambio Impuesto Descuento Descuento financiero Vendedor No podrs ingresar a: Clave del cliente Direccin Poblacin Condicin Precio
Su pedido (si proviene de un pedido) Nmero de almacn
Comisin Esencial Las devoluciones pueden hacerse por el total de la venta o slo por algunos de los productos incluidos dentro de la factura. nicamente podrs agregar nuevas partidas si se trata de servicios. Al elaborar una devolucin, recuerda que si definiste nmeros de serie como forma de control para el producto, no debes olvidar indicar aqu cules nmeros son devueltos; al hacerlo se registrarn automticamente dentro del mdulo de Inventarios, cambiando su status de "(V)endido" a "(D)isponible". Con ello el sistema sabr que puedes utilizarlos nuevamente. La especificacin de los nmeros de serie devueltos opera al oprimirse la tecla Shift + F3 o el botn Nmeros de Serie y funciona de la misma forma explicada para la elaboracin de un documento directo. Si olvidas especificar los nmeros de serie devueltos, el sistema seleccionar los primeros nmeros asociados al producto cuyo status sea "Vendido". Cuando elabores una devolucin en la cual los artculos involucrados pertenecen a un Lote o pedimento especfico, stos se incorporarn de nuevo a l, aumentando las existencias del mismo. Cuando elabores una devolucin de un Kit, aumentarn las existencias de cada componente que lo conforme. Afecta
l
l l
Dentro de Clientes y Cuentas por cobrar se dar de alta una "Nota de devolucin" donde el nmero de referencia es el mismo que la factura devuelta y el nmero de documento corresponder al nmero de la devolucin. Dentro de Inventarios el sistema modificar el costo promedio y el ltimo costo del artculo. Dentro de Movimientos al inventario, se registra un movimiento de entrada de mercanca por concepto de "Devolucin de venta" y se registrarn los nmeros de serie que ampare el movimiento, dejndolos listos para su venta. Si la mercanca fue devuelta por encontrarse defectuosa, ser necesario ingresar y modificar el status del nmero de serie por "Defectuoso" o "No disponible", ya
que el mdulo de Facturas y Vendedores no puede hacerlo automticamente.
Consideraciones para las devoluciones de documentos con aplicacin de Reforma Fiscal 2010 Manejo Considerar que las Devoluciones enlazadas se realizarn con la tasa de impuesto del documento original (en el caso de devoluciones directas podrs indicar la tasa de impuesto a considerar). Por lo tanto, en el caso de las devoluciones de documentos de 2009 con pagos en 2010, debers realizar manualmente los movimientos de ajuste de IVA que correspondan. Agregar movimientos de CxC
Consulta de movimientos de CxC Acceso Desde la barra de herramientas de la consulta de Facturas, con el botn Qu es Esta consulta te mostrar los movimientos asociados o relacionados con el documento de factura seleccionado a los cuales se les aplic un folio, estos movimientos se realizan desde el mdulo de clientes, Men Edicin, opcin Alta de movimientos de CxC. Los registros o movimientos que podrs consultar desde esta ventana. Esta ventana slo es informativa, por lo que s deseas modificar o consultar el detalle del movimiento, debers acceder al mdulo de clientes y realizar esta modificacin desde la consulta de "Folios de movimientos de cuentas por cobrar, ubicado en este mismo mdulo. Importante. Slo podrs visualizar en esta ventana, los movimientos relacionados con el documento de factura seleccionado y si en estos movimientos la clave del documento fue utilizada como referencia del mismo. La ventana que se despliega es la siguiente:
Botones de la barra de herramientas Te ayuda a buscar un registro en especfico. Permite localizar dentro del catlogo o consulta un registro en particular, esto mediante la especificacin de ciertas caractersticas indicadas en la ventana de bsqueda. Campos generales de este proceso Mediante este botn, podrs imprimir los registros contenidos en esta consulta. Antes de mandar el archivo a impresin se desplegar la ventana de Presentacin Preliminar Avanzada para preparar la informacin o simplemente consultarla antes de su impresin. Esta opcin de Exportacin, es muy til cuando deseas utilizar en otras aplicaciones de Windows los datos de las consultas que genera el sistema o de las consultas que personalices. Temas relacionados Movimientos de CxC Consulta de folios fiscales Reporte de Pagos de facturas Ventas a plazos
Manejo de Vendedores Selecciona el tema a consultar: Agregar un vendedor Modificar un vendedor Eliminar un vendedor
Parmetros de configuracin que afectan al catlogo de vendedores Acceso l Ventana Principal, Men Utileras, Configuracin/ Facturas Qu hacer Dentro de los parmetros de configuracin debers indicar si la asignacin de las claves de vendedores se realizar de manera automtica y secuencial por el sistema, o si prefieres asignar cada clave de forma individual, lo que te permitir utilizar letras para la asignacin de la clave. Si definiste el control de las cuentas por cobrar con base en documentos, ser posible obtener el reporte de Pago de comisiones sobre pagos a facturas.
Mdulos con los que se relaciona Manejo El catlogo de vendedores proporciona informacin a otros mdulos del sistema: al Catlogo de clientes, Documentos de facturacin, Movimientos al inventario, Cuentas por cobrar y Estadsticas. Pero es el nico catlogo que no se ve modificado por ningn otro. Mdulo Catlogo de Clientes Cmo opera / Qu afecta Existe un campo donde puedes asignar el vendedor habitual para un cliente en particular, lo cual permite emitir reportes referidos al cliente, pero particularizados por vendedor.
Documentos del Al generar un documento para un cliente registrado en el catlogo, automticamente aparece el nmero de ciclo identificacin asociado al vendedor y el porcentaje de comisin asignado, por lo que se calcula inmediatamente la de venta comisin de la venta total del documento. Permite emitir listados donde se detallen las operaciones de venta realizadas por un vendedor en particular. Movimientos al Dada la relacin entre los documentos de facturacin y el catlogo de vendedores, es posible obtener reportes de inventario ventas por vendedor. Cuentas por Cobrar Estadsticas Para emitir el reporte del clculo de comisiones de los vendedores, el mdulo de Cuentas por cobrar enva la informacin del nmero de documento, monto de las facturas y devoluciones elaboradas para un periodo, as como los abonos que se efectan a las diferentes facturas en ciertos periodos de cobranza. Permite la obtencin de datos estadsticos sobre el comportamiento de las ventas de cada vendedor.
Catlogo de vendedores Acceso
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Men Archivos la opcin Vendedores. O desde la barra de herramientas del mdulo con el botn o con las teclas de funcin control+shift+V.
Qu es Es un catlogo con el cual puedes consultar a los vendedores de tu empresa. Dentro de este catlogo podrs consultar la clave del vendedor, su nombre, status, comisin y zona. La barra de herramientas del Catlogo de vendedores contiene los siguientes botones: Botn Descripcin Te permite poder agregar un nuevo vendedor al catlogo de vendedores con sus datos correspondientes. Podrs modificar algn dato de un vendedor que haya sido registrado en el catlogo. Con est opcin eliminas a un vendedor del catlogo de vendedores y no se mostrar ms en la ventana general de consultas, ni en el reporte. Con este botn podrs generar el reporte del Catlogo de vendedores. Es equivalente a seleccionar la opcin Imprimir del men Archivos. Sirve para poder enviar un correo electrnico al vendedor seleccionado. Esta opcin trabaja con el programa de correo predeterminado que tengas en tu mquina (pc). Se utiliza este botn cuando queremos enviar un correo electrnico a varios vendedores del catlogo. Tambin trabaja con el programa de correo que tengas configurado en tu computadora como el predeterminado. La consulta de la bitcora de actividades de los vendedores te permite visualizar filtrada o personalizada por clave de campaa, vendedor y cliente la consulta. Tema relacionado: Manejo de Vendedores
Agregar un vendedor Acceso
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Men Archivos, opcin Vendedores / Men Edicin - Agregar o Alt+Insert. Desde el Catlogo de vendedores, oprimir el botn
Qu es Con esta opcin podrs almacenar la informacin de nuevos vendedores dentro del catlogo. Campos Campo Descripcin Clave vendedor del Cuentas con cinco caracteres que pueden ser alfabticos, numricos o ambos. Esta clave ser asignada de manera numrica, automtica y secuencial si as lo definiste en los Parmetros de Clientes, proveedores y vendedores, o podrs asignarla alfanumrica y manualmente si desactivaste el parmetro de clave de vendedor secuencial. El sistema no acepta claves repetidas y, puesto que distingue entre maysculas y minsculas, el sistema interpreta como dos claves diferentes "VEND1" y "vend1". Podrs obtener ayuda del catlogo al oprimir F2 ?. Anota el nombre del vendedor; cuentas con 30 caracteres para ello.
Nombre
Porcentaje de Anota el porcentaje de comisin que corresponde al vendedor. ste puede fluctuar desde el 0% hasta el 99.999%; no se comisin acepta una comisin del 100% ni cantidades negativas. Puedes indicar esta cantidad por medio de la calculadora del sistema empleando la tecla de funcin F2. Zona Este campo funciona como una clasificacin de los vendedores. Aquellos que guardan ciertas caractersticas entre s pueden ser agrupados. Cada uno de los cinco caracteres con que cuenta el campo puede funcionar como rubro para clasificar. Clasifica eficientemente tu informacin
Direccin Escribe la direccin de correo electrnico que se le asignar al vendedor que se est dando de alta. electrnica Temas relacionados Modificar un vendedor Eliminar un vendedor
Modificar un vendedor Acceso
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Men Archivos, opcin Vendedores / Men Edicin / Modificar. Desde el Catlogo de vendedores, oprimir el botn o con Alt+BackSpace. Tambin podrs ingresar a un registro para modificarlo oprimiendo ENTER o haciendo doble clic cuando te encuentres sobre el registro.
Qu es El sistema te permite modificar la informacin contenida en cada uno de los registros de los vendedores, el nico campo que no permite modificar es la Clave del vendedor. La ventana que se presenta es idntica a la de alta del registro. Temas relacionados: Agregar un vendedor Eliminar un vendedor
Eliminar un vendedor Eliminar un vendedor Acceso
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Men Archivos, opcin Vendedores / Men Edicin / Eliminar o Alt+Supr. .
l Desde el Catlogo de vendedores, oprimir el botn Qu es Con esta opcin el sistema te permite eliminar a un vendedor de tu catlogo. Al hacerlo, el sistema presentar una ventana parecida a la de Agregar un vendedor, con la salvedad de que ahora se mostrarn todos los campos inhibidos. Al oprimir el botn Aceptar, el sistema eliminar al vendedor del catlogo y no se mostrar ms en la ventana general de consultas, ni en el reporte. Temas relacionados: Agregar un vendedor Modificar un vendedor
Bitcora de vendedores Acceso Mdulo de Facturas y vendedores/ Men Archivos Vendedores/ Barra de Herramientas Botn . Qu es Desde esta consulta podrs visualizar todos los movimientos o actividades registradas para el cliente al cual est asociado el vendedor seleccionado, dichas actividades se pueden registrar desde varios procesos u consultas del sistema: 1. 2. Desde la ventana del administrador de clientes, apartado "Seguimiento del cliente", botn . Al dar de alta una actividad pendiente relacionada con la campaa de ventas aplicada al cliente, esta actividad la podrs dar de alta desde los distintos puntos donde puedes consultar la bitcora de movimientos (por vendedor o por campaa) o desde el administrador de clientes apartado, "Actividades Generales"/Actividades pendientes/Botn . Cuando el sistema genera una actividad automtica, estamos hablando de que el sistema registr: una actualizacin de datos (cliente), que se gener un documento de venta (factura, remisin, pedido, cotizacin), devolvi, cancel un documento o realiz movimiento de CxC. Desde el seguimiento de la campaa.
3.
4. Manejo Aspel Esta ventana es la misma que se despliega desde el mdulo de clientes con el nombre de bitcora de movimientos o bitcora por campaa, pero dependiendo del catlogo donde se solicite esta bitcora, es la informacin que se muestra en pantalla, es decir sern filtradas las actividades realizadas o asociadas a: todas las actividades, actividades por cliente y actividades por vendedor. Inicialmente cuando accedas a esta ventana encontrars los movimientos efectuados por el registro de una actividad, involucrando movimientos de alta de actividades, modificacin de datos, generacin de facturas, actividades registradas desde el seguimiento y dems actividades relacionadas directamente con el concepto Ventas-Seguimiento relacionadas con los clientes. Es importante recalcar que para que desde esta consulta se visualicen actividades para el vendedor, estos deben estar asociados a un cliente en particular. Para esto revisa que en el detalle del cliente (desde el mdulo de clientes/Alta o modificacin), este tenga asignado un vendedor en particular. Adicionalmente, podrs indicar si la actividad ya se concret, modificando el registro de la misma. Las actividades que son generadas Recuerda que hay actividades que el sistema registra automticamente en la bitcora y los registra con estatus de realizado. Para mayor informacin consulta: Bitcora de movimientos o Bitcora de movimientos por campaa La ventana es la siguiente:
Botones de esta ventana Campos Descripcin Esta opcin te permitir dar de alta una actividad adicional o pendiente, la cual haya surgido conforme se fue desenvolviendo la campaa. Alta de actividades pendientes (Bitcora de movimientos por vendedor). La actividad que des de alta estar ligada a la campaa pero slo de manera informativa, es decir, no formar parte del seguimiento de la campaa. Este botn permite cambiar la informacin indicada en la actividad previamente dada de alta, o bien, para indicar que la actividad ha sido realizada con xito. Modificar Actividad pendiente (bitcora de vendedores) Elimina la actividad dada de alta previamente. El mensaje lo advertir con un mensaje informativo. Esta opcin te permite localizar y/o visualizar en pantalla aquellos registros que cumplan con ciertas caractersticas, las cuales debers indicar en el filtro. Filtro de bitcora de movimientos desde vendedores Este botn te permite tener un reporte impreso de la informacin contenida dentro de la bitcora de la campaa. Presentacin preliminar avanzada Mediante este botn podrs visualizar el catlogo nuevamente organizado hasta antes de realizar algn tipo de filtro y tambin refresca los cambios realizados a las actividades dadas de alta. Definicin general de la opcin Restaurar Prepara la consulta para su Envo y/o publicacin en Internet. Enva y publica en tu espacio de Hospedaje en Internet, el o los archivos de consulta preparados con anterioridad. Exporta la consulta a formato Palm. Despliega el Catlogo de actividades. Este botn te permitir guardar la informacin presentada en el catlogo para que puedas ocuparla en otra aplicacin. Observaciones Esta ventana estar disponible tambin, desde:
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Mdulo de Clientes y cuentas por cobrar/ Men Archivos Campaas/ Barra de Herramientas Botn .
l Mdulo de Clientes y cuentas por cobrar/ Barra de Herramientas Botn Temas relacionados Reporte de vendedores
Alta de actividades pendientes (Bitcora de movimientos vendedores) Acceso Mdulo de Facturas, men Archivos, opcin Vendedores, botn , botn . Manejo Aspel Adicionalmente a las actividades registradas para una campaa en particular, desde esta opcin podrs registras actividades pendientes o que fueron realizadas al aplicar una campaa, pero que ests no fueron inicialmente programadas al dar de alta la campaa. La ventana es la siguiente:
La actividad que des de alta, estar ligada a la campaa pero slo de manera informativa, es decir, no formar parte del seguimiento de la campaa, quedando el registro de la misma en la bitcora de movimientos. Si deseas que la actividad forme parte del seguimiento de la campaa, debers modificar la campaa, adicionando la actividad para que posteriormente lleves su seguimiento desde el Administrador de clientes de la misma. Campos de esta ventana Campos Descripcin Cliente Selecciona el cliente al cual le ests asignando la actividad. Aydate con el botn una ventana de ayuda (catlogo de clientes) para seleccionar el cliente. Tecla de ayuda F2 o la tecla de ayuda F2, para desplegar
Campaa
Selecciona la campaa a la que deseas relacionar la actividad. Es importante que el cliente seleccionado en el capo anterior pertenezca a la campaa, de lo contrario el sistema mandar el siguiente mensaje: "El cliente no pertenece a la campaa", y no permitir continuar con la captura. Aydate con el botn o la tecla de ayuda F2, para desplegar una ventana de ayuda (catlogo de campaas) para seleccionar la campaa. Tecla de ayuda F2 Recuerda que al dar de Alta la campaa, especificas a que clientes se le podr aplicar dicha campaa.
Actividad
Selecciona el tipo de actividad que dars de alta. Las actividades se deben dar de alta previamente desde su catlogo correspondiente. Con el botn de la barra de herramientas de la ventana de Bitcora consulta o da de alta ms actividades al catlogo. La actividad que des de alta desde este proceso no tendr relacionada a su vez ninguna otras actividades ni resultado, esta modalidad slo se permite al dar de alta la campaa para posteriormente llevar el desenvolvimiento de estas actividades desde el seguimiento de la campaa. Aydate con el botn seleccionar la actividad. Tecla de ayuda F2 o la tecla de ayuda F2, para desplegar una ventana de ayuda (catlogo de actividades) para
Observacin Este campo sirve para relacionar a la actividad u movimiento, alguna nota u observacin en particular. Fecha Esta fecha puede significar:
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Fecha en la que se registr el movimiento o actividad. Fecha en la que empezar la actividad.
Mensajes de error que dispara esta ventana Mensajes Observacin La fecha de esta actividad no Verifica en el detalle de la campaa desde el mdulo de clientes la fecha de duracin de la coincide con la duracin de la campaa, no podrs asignar a una fecha determinada la actividad si est fecha no corresponde a campaa la fecha de duracin de la campaa. El nmero de seguimiento para la Indica el nmero que se le asigno al documento en la bitcora. bitcora es El cliente no pertenece a la Verifica en el detalle de la campaa que el nmero de cliente especificado este incluido en el rango campaa de clientes a la cual se le puede aplicar la campaa. Temas relacionados Administrador de clientes Catlogo de campaas Bitcora de vendedores Bitcora de movimientos. Bitcora de movimientos por campaa
Modificar actividad pendiente (Bitcora de vendedores) Acceso Mdulo de Facturas, men Archivos, opcin Vendedores, botn , botn . Manejo Aspel Esta ventana es muy similar a la ventana de Alta de actividades. En esta opcin podrs modificar cualquier dato proporcionado a la actividad cuando fue dada de alta. Adicional a la ventana de alta, esta ventana proporciona el siguiente campo: Campo Observacin Realizada Este campo indica que la actividad ya ha sido concretada. Este campo se podr activar y/o seleccionar manualmente para las actividades registradas desde la ventana de alta de actividades pendientes y para las actividades que se registran mediante la ejecucin de cualquier proceso que registra un movimiento en la bitcora, este campo ser actualizado automticamente.
Observacin Los movimientos que son generados desde el administrador de clientes por procesos o actividades que forman parte del seguimiento de una campaa al registrarse en bitcora un movimiento de este tipo, en este campo se adicionar informacin relevante de dicho movimiento, por ejemplo, si la actividad gener una factura se anexar el folio y el importe de la misma.
Si modificas algn campo ya definido para la actividad, estos cambios se aplicarn sobre el mismo movimiento, es decir, no se generar otro movimiento en la bitcora. Ahora se recomienda que las actividades que ya estn definidas como "Realizadas" no sean modificadas, pero no hay restriccin alguna. Cuando el cambio en la actividad se trate del campo "Cliente o campaa" el cambio se reflejar automticamente desde la consulta de bitcora correspondiente, pudiendo desaparecer el movimiento desde la consulta de bitcora correspondiente (bitcora por vendedor o bitcora por campaa), ya que con la modificacin, el movimiento ya no cumple con las especificaciones de la consulta (bitcora por vendedor o bitcora por campaa). Observacin Adicionalmente, la actividad o movimiento podr ser modificado desde el catlogo de clientes, categora Actividades Generales/ Actividades Pendientes y desde cualquier consulta de bitcora. Temas relacionados Bitcora de movimientos. Bitcora de vendedores Bitcora de movimientos por campaa Alta de actividades pendientes (Bitcora de movimientos por vendedor) Administrador de clientes Catlogo de campaas
Filtro de bitcora de movimientos desde vendedores Acceso Mdulo de Facturas, men Archivos, opcin Vendedores, botn , botn . Descripcin Esta opcin te permite localizar y/o visualizar en pantalla aquellos registros que cumplan con ciertas caractersticas, las cuales debers indicar en el filtro. Campos de esta ventana Nmero de Anota el nmero del movimiento o actividad que deseas filtrar. seguimiento Cliente Desde/Hasta Selecciona el rango Desde / Hasta que deseas se tome en cuenta para el filtro. Anotando o seleccionando en el campo Desde el primer cliente a considerar en el filtro y en el campo Hasta el ltimo cliente a considerar. Aydate con el botn o la tecla de ayuda F2, para desplegar una ventana de ayuda (catlogo de clientes) para seleccionar el cliente que corresponda. Tecla de ayuda F2 Campaa Anota el nombre de la campaa que deseas incluir para determinar o filtrar la informacin. Aydate con el botn o la tecla de ayuda F2, para desplegar una ventana de ayuda (catlogo de campaas) para seleccionar la campaa que corresponda. Tecla de ayuda F2 Actividad Anota el nombre de la actividad que deseas incluir para determinar o filtrar la informacin. Aydate con el botn o la tecla de ayuda F2, para desplegar una ventana de ayuda (catlogo de campaas) para seleccionar la campaa que corresponda. Tecla de ayuda F2 Actividades realizadas Actividades pendientes Filtrar fechas Selecciona este campo si deseas filtrar los registros o movimientos que estn finalizados o concretados. Selecciona este campo si deseas filtrar los registros o movimientos que estn pendientes por realizarse. Indica si deseas filtrar u obtener los movimientos efectuados en una fecha en particular. Por omisin estos campos estn deshabilitados, indica su habilitacin seleccionando una de las condiciones disponibles para este campo fecha.
Mientras ms datos o campos especifiques en la ventana de filtro, ms reducida ser la informacin filtrada en la consulta. Temas relacionados Definicin general de filtrar Bitcora de vendedores
Polticas de descuento Acceso
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Men Archivos, opcin Polticas / Catlogo. Esta opcin se divide en 2 procedimientos: Catlogo de Polticas (se puede acceder tambin oprimiendo Ctrl + Shift + L) y Productos en oferta (se puede acceder tambin oprimiendo Ctrl + Shift + O).
Qu es Una poltica de descuento es aquella que otorga una disminucin en el precio de algn artculo, por un tiempo determinado o por alguna otra caracterstica (por ejemplo, volumen de compra). Las polticas de descuento tienen un gran impacto sobre el proceso de facturacin y, en ocasiones, cuando el resultado en la operacin de un documento se aleja del estimado; es conveniente revisar si es a causa de una poltica que est influyendo en el resultado de la operacin. Como se mencionaba, las polticas de descuento se dividen en: Catlogo de Polticas Productos en oferta
Agregar polticas de descuento Acceso
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Desde la consulta de polticas, Men Edicin / Agregar o Alt + Insert Desde la consulta de polticas, oprime el botn
Qu es Con esta opcin podrs dar de alta nuevas polticas de acuerdo a tus requerimientos de ventas. Campos para polticas Modifica una poltica de descuento Elimina una poltica de descuento
Campos para polticas Campo Descripcin Descripcin Status Cuentas hasta con 20 caracteres para anotar la descripcin de la poltica de descuento a productos. Indica el estado en el que se encuentra una poltica: Activa: La poltica se encuentra vigente y opera actualmente bajo las especificaciones indicadas. Inactiva: La poltica deja de operar temporalmente, por lo que no realiza por el momento las afectaciones indicadas. Baja: La Poltica ha dejado de operar definitivamente y no realiza ya las afectaciones correspondientes. Nota: Es importante sealar que al dar de alta una poltica, su status siempre es: Activa. Por otra parte, una poltica que tiene status de Baja o Inactiva puede volverse a activar. Si ejecutas una compactacin de archivos, desaparecen las polticas con status de Baja. Para cambiar el status debes entrar a la opcin Modificar. Indica el rango de fechas en que se encontrar activa la poltica. Si deseas que se aplique indefinidamente, deja la fecha final en blanco. Con este campo podrs limitar el nmero total de unidades a las cuales se les aplicar la poltica. Puedes indicar esta cantidad por medio de la calculadora del sistema empleando la tecla de funcin F2. Este campo mostrar el nmero acumulado de unidades que se han vendido de acuerdo con la poltica. Nota: Cuando se tenga el caso en que el campo Hasta y Vendidas llegue hacer igual, el sistema notificar mediante una mensaje (en la parte inferior de la ventana del mdulo) " La cantidad excede el limite de unidades en oferta". Nos indica el tipo de poltica de que se trata. Acumulativa.- Indicar al sistema que aplique la nueva poltica adems de las definidas con anterioridad. Por ejemplo, si por temporada navidea ya fue determinado un descuento y adems se aplica otro por mercanca de saldo, ambas polticas afectarn a los artculos que se hayan definido. Estos descuentos se irn aplicando en cascada, es decir, si se aplica una poltica y despus aparece otra acumulativa, sta se aplicar sobre el restante del precio del producto despus de aplicarle el primer descuento. Al elaborar una factura, las polticas acumulativas se desplegarn en las columnas de "Desc. 2 y 3" y dejarn la columna de "Desc 1" para el porcentaje definido en la cabecera del documento como descuento al cliente. Sustitutiva.- El nuevo descuento dejar inactivos el descuento al cliente y las polticas anteriores definidas sobre el producto, a bien de sustituirlo por el porcentaje de descuento que se le indique. En combinacin con el campo de "Aplicar sobre", se generan una serie de combinaciones que es importante conocer: l Poltica acumulativa sin cambio de precio: La poltica se aplicar respetando el valor resultante del clculo del ltimo descuento. l Poltica acumulativa con cambio de precio o sustitutiva con cambio de precio: En este caso ambas polticas actuarn como sustitutivas, dado que el descuento se aplicar sobre el nuevo precio definido, anulando las polticas y precios especificados anteriormente. l Poltica sustitutiva sin cambio de precio: El porcentaje definido aqu reemplazar a los de polticas anteriores y se calcular sobre el ltimo precio definido o sustituido. Aplicar sobre En este campo se indica a cul de los diferentes importes en los que puedes adquirir un producto se va a aplicar el descuento. Podrs elegir entre "Sin efecto" (que significa que no habr cambio de precio), Precio pblico, Lista 2, 3, 4 y Mnimo. El sistema indicar que las polticas anteriores se anularn por cambio de precio. l Si existe otra poltica de descuento para el(los) mismo(s) artculo(s) o cliente(s) definidos, pero que se aplique a otro tipo de precio, sta quedar cancelada sin importar si es sustitutiva o acumulativa. Nota: Si defines "Sin efecto", el sistema aplicar la poltica de descuento sobre el ltimo precio definido en cualquiera de las otras polticas de descuento y permitir el cambio de precio al momento de elaborar un documento, pero si el precio resultante es menor al mnimo, no se aplicar el descuento de la poltica. A su vez, si especificas un precio al momento de dar de alta la poltica, nunca se dejar modificar el importe al elaborar un documento.
l
Vigencia Desde / Hasta Hasta Vendidas
Tipo
Aplicacin (Porcentaje Monto) Valor
Si eliges Porcentaje, el descuento ser calculado en forma proporcional al precio del artculo (mnimo, pblico o de lista 2, 3 4) que seleccionaste. Si indicas algn monto, esta cantidad ser convertida a porcentaje y presentada en la columna de Descuento, al momento de elaborar un documento.
Indica a cunto ascender el descuento, ya sea en monto o porcentaje. Puedes indicar esta cantidad por medio de la calculadora del sistema empleando la tecla de funcin F2.
Tema relacionado: Botn Aplicar a...
Modificar una poltica de descuento Acceso
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Desde la consulta de polticas (posicionado en la poltica a modificar), elige el men Edicin, opcin Modificar o Alt + Insert Enter
l Desde la consulta de polticas, oprime el botn Qu es Con esta opcin podrs modificar la informacin de una poltica existente de acuerdo a tus requerimientos. Campos para polticas Repercusiones Cuando modifiques el status de una poltica por el de "Inactiva" o "Cancelada", el sistema no te permitir ingresar a ninguno de los campos para modificar la poltica.
Elimina una poltica de descuento Acceso
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Desde la consulta de polticas (posicionado en la poltica a Eliminar), Men Edicin / Eliminar o Alt + Supr.
l Desde la consulta de polticas, oprime el botn Esencial Cuando una poltica ya no ser utilizada dentro de tu empresa, podrs cancelarla sin tener la necesidad de eliminarla, ingresando al registro de la poltica y modificando su status directamente por el de "Cancelada" Al realizar una Compactacin de archivos, las polticas canceladas sern eliminadas. Si nicamente deseas que la poltica deje de aplicarse temporalmente, no debers asignarle el status de "Cancelada" sino el de "Inactiva".
Buscar polticas Acceso
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Desde la consulta de polticas, Men Ver, opcin Buscar o F3.
l Desde la consulta de polticas, oprime el botn Qu es Esta opcin te permite localizar la poltica de descuento que cumpla con las caractersticas que anotes en el dilogo que el sistema presenta. Campos del producto Campo Descripcin
Desde / Hasta Indica el rango de productos que abarca la poltica que deseas buscar. Lnea Indica la lnea del producto que deseas buscar; puedes auxiliarte de los signos "???", utilizndolos como comodines. Cliente Clave del cliente Indica la clave del cliente al que se aplica la poltica a buscar. Puedes ayudarte de la tecla F2 para seleccionar al cliente. Clasificacin del Anota la clasificacin del cliente a buscar. Puedes dejar el campo tal como est para que el sistema busque en cliente todas las clasificaciones. Polticas Status Selecciona el status de la poltica a buscar. Elige entre Altas, Bajas e Inactivas. Tipo Selecciona el tipo de poltica que tiene el registro que buscas. Elige entre acumulativa y sustitutiva. Fecha Desde / Hasta Puedes buscar de acuerdo al rango de fechas de vigencia de tus polticas.
Filtrar polticas Acceso
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Desde la consulta de polticas, Men Ver, opcin Filtrar o F5. Desde la consulta de polticas, oprime el botn
Qu es A travs de esta opcin puedes generar un filtro temporal que te permitir visualizar nicamente las polticas que cumplan con las especificaciones que deseas. Campos del producto Campo Descripcin Desde / Hasta Indica el rango de productos que deseas incluir en la seleccin. Lnea Indica la lnea del producto que deseas incluir. Puedes auxiliarte de los signos "???" utilizndolos como comodines. Cliente Clave del cliente Indica la clave del cliente al que se aplica la poltica. Puedes ayudarte de la tecla F2 para seleccionar al cliente. Clasificacin del Anota la clasificacin del cliente a incluir. Puedes dejar el campo tal como est, para que el sistema incluya cliente todas las clasificaciones. Polticas Status Selecciona el status de la poltica a incluir; elige entre Altas, Bajas e Inactivas. Tipo Selecciona el tipo de poltica que tiene el registro que deseas incluir; elige entre acumulativa y sustitutiva. Fecha Desde / Hasta Puedes seleccionar las polticas que apliquen dentro de un rango de fechas de vigencia.
Catlogo de productos en oferta Qu es Una vez que has definido la informacin que deseas visualizar, el sistema presentar la ventana de consulta de Productos en oferta, con las siguientes columnas: l Producto. l Descripcin. l Precio base. l Precio final (precio despus de aplicar la poltica). Botones A continuacin se explicar la operacin de cada uno de los botones de la barra de opciones: Te permite seleccionar los artculos de acuerdo a la lnea de producto. Cumple la misma funcin que la opcin Buscar del men Ver o que la tecla F3. Con este botn el sistema presentar la misma ventana que aparece cuando ingresas a la opcin de Productos en oferta desde el men Archivos. Con este botn el sistema presentar nuevamente todos los productos que se encuentren en oferta, desactivando los filtros temporales y las bsquedas realizadas. Con este botn podrs generar el reporte de la consulta de Productos en oferta. Es equivalente a seleccionar la opcin Imprimir del men Archivos.
Productos en oferta Acceso
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Men Archivos, opcin Polticas / Productos en oferta. O con las teclas Control+Shift+O y con el botn desde la barra de herramientas del mdulo de Facturas y vendedores.
Qu es A travs de esta opcin conocers el detalle de todas las polticas de oferta que estn afectando a un producto. El sistema presentar los productos que se encuentran en oferta y que cumplan con las especificaciones que hayas anotado en los campos que se piden. Catlogo de productos en oferta Campos Campo Descripcin Clave del cliente Puedes delimitar la consulta a los descuentos que se han propuesto para un cliente particular; o bien, si la poltica se aplica para todos los clientes. Cuentas con ayuda de campo al oprimir ?, F2. Clasificacin del Te permite presentar los productos comprendidos en una poltica donde hayas especificado la clasificacin de cliente clientes que compartan ciertas caractersticas en comn. Lnea producto Fecha operacin Volumen operacin del Te facilita consultar los productos de acuerdo a una Lnea de producto en particular, o bien, presentar los productos comprendidos en una poltica que no fue delimitada para una lnea en especial. de Te ayuda a obtener los productos de las polticas que se encuentran activas en el momento de realizar la consulta. Tambin puedes utilizar este campo para obtener un pronstico, si indicas una fecha posterior. Este rubro delimita la consulta a los productos de aquellas polticas que se aplicarn cuando se adquiera una cantidad mnima de artculos. Adems, si aqu delimitas un nmero, no aparecern aquellas polticas que tengan definido un "volumen mnimo" mayor a este valor. Puedes indicar esta cantidad por medio de la calculadora del sistema empleando la tecla de funcin F2.
Detalle del producto en oferta Acceso
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Desde la consulta de productos en oferta, colcate sobre el registro del producto y oprime ENTER o haz doble clic sobre el mismo.
Qu es Al acceder a esta opcin el sistema desplegar la informacin referente a todas las polticas en las que se encuentra incluido el producto. Esencial Cuando el producto sobre el que has solicitado el detalle no ha sido afectado por ninguna poltica, el sistema enviar el mensaje: "No aplican polticas a este producto". Campos Campo Descripcin Precio origen Monto descuento Se refiere al ltimo precio sobre el que se calcul el descuento. de Es la suma a la que ascienden los diferentes descuentos aplicados. Este valor depende de si la poltica es acumulativa o sustitutiva y si cambi o no de precio.
Precio de oferta Es el importe al que se vende el producto y se obtiene restando el valor del descuento al precio origen. Manejo Si las polticas son acumulativas y se aplican sobre el mismo precio, el precio base ser igual al precio definido menos el descuento; a este restante se le aplica el siguiente porcentaje de descuento y el resultado forma el nuevo precio base que ser afectado por el siguiente descuento. Los datos que aparecen en la cabecera del documento indicarn el ltimo precio origen sobre el que se calcul el descuento, el monto del descuento y el precio de oferta. Ejemplos Si al dar de alta una poltica, la definiste como sustitutiva y despus cambias el precio sobre el que se calcular (precio de lista 2); ste se tomar ahora como precio base. En caso de que hubieran existido otras polticas, sus porcentajes y precios quedaran invalidados. Si la poltica es acumulativa y no cambiaste el precio, se calcula sobre el precio resultante de restar al primer precio definido, el porcentaje de la primera poltica (si una poltica es acumulativa, pero cambia el precio sobre el que se aplicar, y automticamente el sistema la reconocer como sustitutiva). Si la poltica fue definida como sustitutiva y no cambiaste el precio, entonces el precio base sobre el que se calcular el descuento ser el ltimo precio definido (en este caso corresponder al indicado por la primer poltica aplicada), pero el monto de descuento ser obtenido con el porcentaje de esta ltima poltica, no con la suma de todas las anteriores.
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Desde cualquier mdulo del sistema, puedes elegir del men Archivos la opcin Catlogo de Monedas, para definir las monedas con las que podrs realizar operaciones, incluyendo su tipo de cambio.
Nota: Este catlogo slo estar disponible si estas trabajando con Multimoneda. Ver:Configuracin / Parmetros generales En qu consiste
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El sistema te permite realizar diversas operaciones de compra-venta hasta en 99 monedas diferentes. Por omisin, el catlogo de monedas contiene las ms comunes, las cuales debes revisar y cambiar de acuerdo al tipo de cambio vigente y a tus necesidades. Para poder manejar monedas distintas a la moneda base, requieres tener activo el parmetro Multimoneda, en los Parmetros generales.
Configuracin / Parmetros generales l En el catlogo de Monedas puedes indicar por cada moneda definida sus caractersticas particulares de simbologa, escritura y parmetros que determinan el tipo de cambio con respecto a la moneda base. l En esta parte se explica de manera general el funcionamiento del manejo multimoneda, dado que en todos los mdulos es similar. Ventana En el catlogo de monedas de cualquiera de los mdulos del sistema se cuenta con los datos de: Descripcin, abreviatura, el tipo de cambio actual de las monedas definidas.
Nota
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Reporte de resumen de documentos Acceso
l Men Reportes, opcin Resumen. Qu es El reporte de Resumen presenta todos los documentos que se le soliciten de acuerdo a los parmetros de emisin.
La informacin que se incluye por columnas en este reporte es: l Nmero de documento l Clave del cliente l Status (Alta, Cancelado, Emitido) l Fecha de emisin l Importe neto (*) l Descuento comercial (*) l Descuento financiero (*) l Impuestos (*) l Flete l Totales (*) Resumen de las tasas de impuesto l Total de impuestos configurados (Impuesto1, Impuesto2, Impuesto3, Impuesto4) Total Impuesto flete (*) (*) Estos valores se totalizan. Notas: Los documentos cancelados no sern tomados en cuenta para obtener los totales. La columna de fletes ser calculada por la siguiente formula: Flete = Monto del flete + Impuesto del flete - Retencin Campos Campo Descripcin
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Documentos Inicial / final Moneda
Indica el rango de documentos que deseas que aparezca en tu listado.
Fecha de elaboracin Indica el rango de fechas de elaboracin de documentos que quieres que aparezcan en tu listado. Si deseas que tu reporte slo muestre los documentos elaborados en una moneda en particular, elige aqu la moneda.
Cliente / Clasificacin Anota o selecciona el cliente del cual quieres que se emita el reporte. Tambin indica su clasificacin. NOTA: Puedes utilizar los signos de interrogacin como comodines para incluir en tu listado slo las devoluciones de un determinado cliente, clasificacin de cliente, zona y/o lnea de producto Vendedor Zona Lnea de producto Impuesto1, Impuesto2, Impuesto3, Impuesto4 Desglose Impuestos Con costos Elige o anota el vendedor del que deseas que aparezcan los documentos que hayas elaborado. Anota la zona de la cual quieres el reporte de acuerdo a tu clasificacin. Anota o elige la lnea del producto que deseas que aparezca en el listado. En caso de que desees en tu listado todos aquellos documentos que tengan estos impuestos, anota "Todas" (el sistema lo da por omisin), pero si deseas ver aquellos documentos que tengan un porcentaje especfico, anota la cantidad correspondiente. Por ejemplo si slo quieres que aparezcan los documentos con una tasa de I.E.P.S. del 20% anota esta cantidad en la casilla correspondiente. de Desglosa y totaliza los montos de los impuestos correspondientes a los impuestos 1,2 3 y 4 aplicados en cada uno de los documentos. Elige esta casilla si quieres que en listado aparezca el importe del costo total por documento.
Todos / Productos / Selecciona lo que se desea que emita el reporte de lo facturado. Servicios / kits Titulo del reporte Escribe el nombre que desees que aparezca en el reporte. Consulta la siguiente informacin para el Botn opciones Esencial ste es el reporte que el sistema emite al estar activo un catlogo de documentos, al seleccionar la opcin Archivos / Imprimir, o al
ste es el reporte que el sistema emite al estar activo un catlogo de documentos, al seleccionar la opcin Archivos / Imprimir, o al
oprimir el botn se emitir el reporte de la consutla que se encuetre activa. Manejo Si dejas un campo vaco, el sistema considerar la totalidad de la informacin referente a ste.
Reporte de pendientes por producto Acceso
l Men Reportes, opcin Pendientes por producto. Qu es Dentro de este reporte se presentan los productos que faltan por pedir, surtir o facturar de los documentos. El listado aparece ordenado por producto y slo podr ser emitido para cotizaciones, pedidos y remisiones. Este reporte te permite obtener el listado con la siguiente informacin: l Producto l No. de documento l Clave del documento l Cantidad (*) l Pendiente por surtir (*) (*) Estos valores se totalizan. Campos Campo Descripcin
Documentos Desde/ Selecciona el rango de documentos pendientes por surtir para la emisin del reporte. Hasta Productos Hasta Detalle Desde / Selecciona el rango de productos que deseas que aparezcan en el reporte. Anota o elige la fecha a partir del cual el sistema empezar o tomar los datos de los pendientes por producto. Marca la casilla si deseas que el reporte tenga informacin detallada, en la cual se mostrar la clave de cada uno de los documentos que tienen pendientes, del producto indicado.
Desde esta Fecha
Titulo del reporte El ttulo del reporte lo puedes modificar segn tus necesidades. Consulta la siguiente informacin para el Botn opciones
Reporte detallado Acceso
l Men Reportes, opcin Detallado. Qu es Estos reportes te permitirn tener un listado con la informacin especfica de cada documento elaborado. El listado aparece ordenado por producto y slo podr ser emitido cuando se tenga la consulta de los documentos. La informacin que se obtiene es la siguiente: l Tipo de documento y con cual se enlaza l Nmero de documento l Clave del cliente l Nombre del cliente l Nombre del consignatario l Su pedido l Fecha de elaboracin l Fecha de Vigencia (Cotizacin), Entrega (Pedido, Remisin o Devolucin) o Vencimiento (Factura). l Vendedor l Comisin l De la partida: - Cantidad - Lnea de producto - Clave de producto - Porcentajes de descuentos 1, 2 y 3 - Porcentajes de impuestos (Impuesto1, Impuesto2, Impuesto3, Impuesto4) - Comisin - Precio unitario l Total l Monto del flete l Impuesto del flete l Retencin del flete Total del documento (*) Campos Campo Descripcin
Documentos Inicial / final Moneda
Indica el rango de documentos que deseas que aparezca en tu listado.
Fecha Elaboracin / Entrega Puedes seleccionar documentos por medio de su fecha de elaboracin y/o entrega. Si deseas que tu reporte slo muestre los documentos de un tipo de moneda especfico, elige aqu la moneda, este campo se activar si se est manejando el sistema multimoneda. Configuracin/ Parmetros generales Anota o selecciona el cliente del cual quieres que se emita el reporte, adems de su clasificacin. Anota o selecciona el vendedor del cual quieres que se emita el reporte, adems de su zona de venta.
Cliente Clave / Clasificacin Vendedor Clave / Zona
Con nmero de serie / Con Selecciona estas casillas si deseas emitir el reporte incluyendo el detalle de los nmeros de serie, lotes lote / Pedimento y/o pedimentos que se afectaron por cada uno de los productos involucrados en el documento de venta. Documento por hoja / Con Selecciona entre estas casillas si deseas emitir el reporte con observaciones por documento y observaciones documento por hoja (separacin de documento por hoja) de acuerdo a los requerimientos de emisin de tu reporte. Desglose de Impuestos Desglosa y totaliza los montos de los impuestos correspondientes a los impuestos 1,2 3 y 4 aplicados en cada uno de los documentos.
Reporte de artculos apartados Acceso
l Men Reportes, opcin Apartados. Qu es El listado aparece ordenado por producto y slo podr ser emitido cuando se tenga la consulta de pedidos y que este no haya sido facturado o remitida.
Este reporte te permite tener un listado de aquellos artculos que hayas apartado y contiene la siguiente informacin: l Clave del producto. l Nmero de documentos. l Clave del documento. l Cantidad del producto apartado. l Total de productos impresos. Campos Campo Descripcin Documentos Hasta Productos Hasta Detalle Desde/ Selecciona el rango de pedidos para la emisin del reporte. Desde / Selecciona el rango de productos que deseas que aparezcan en el reporte. Anota o elige la fecha a partir de la cual el sistema empezar o tomar los datos de apartado de productos. Marca la casilla si deseas que el reporte tenga informacin detallada, donde te mostrar por cada producto, la clave del documento que contiene los apartados.
Desde esta Fecha
Reporte pagos a facturas Acceso l Men Reportes, opcin Pagos a facturas Qu es
l
Con este reporte podrs conocer el monto de los pagos realizados a las Facturas en un determinado periodo, para de esa manera obtener el Impuesto al Valor Agregado Acreditable en cada periodo. Lo anterior, obedece a lo dispuesto en el Articulo Sptimo transitorio de la Ley de Ingresos de la Federacin. En el reporte tambin se incluye el monto de Impuesto Especial sobre la Produccin y Servicios (IEPS) incluido en cada pago. En el reporte, aparece por Facturas: la suma de pagos realizados a la misma en el periodo indicado en el dilogo de emisin, el monto de IVA incluido en dicho pago, as como el monto que aparece en el Reporte; es resultado de un prorrateo, el cual permite calcular la proporcin de IVA en los pagos a partir del Total del IVA correspondiente a toda las Facturas.
La informacin que emite este reporte es la siguiente: Encabezado del reporte: Titulo del reporte Fecha que se gener el reporte Nmero de la pgina Fecha inicial y final de cobranza Clasificacin Folio fiscal Status del folio fiscal Cuerpo del reporte: Nmero del documento Cliente RFC Fecha de elaboracin del documento Importe de la factura Importe del pago Folios fiscales Impuestos (Impuesto1, Impuesto2, Impuesto3, Impuesto4) Impuesto flete Retencin Totales facturas Total abonos Total de documentos impresos
Reforma Fiscal 2010 Este es uno de los procesos que fueron afectados al implementar las nuevas disposiciones realizadas a la Reforma Fiscal 2010, donde se permitir dar de alta movimientos de CXC considerando un ajuste de IVA por el cambio de tasa de 15% a 16% del 10% al 11%, es decir, te permitir revisar los montos actuales (sin ajustes de IVA), as como el nuevo saldo con el ajuste de IVA a los documentos generados en el 2009 y cuyo pago se aplique posterior al 10 de Enero de 2010. Para que se aplique Reforma Fiscal 2010 a un movimiento, debers tomar en cuenta lo siguiente: l Que en parmetros del sistema est activado el parmetro "Aplicar Reforma Fiscal 2010 a CxC y CxP". l Los abonos deben ser registrados posterior al 10 de Enero del 2010 como lo indica la Reforma Fiscal, que se aplicarn a documentos expedidos antes del 31 diciembre de 2009. Consideraciones l Para los movimientos de CXC que fueran generados sin folio, se les recalcular el IVA conforme a las nuevas tasas del 16 % y 11% conforme lo indica la Reforma Fiscal. l Para los abonos o movimientos de CxC que tengan un folio asociado, el monto del IVA ser tomado del movimiento foliado. l Para los documentos generados a partir del 2010 no se realizar ningn clculo, ya que estos por Ley ya debe generarse con la tasa del 16% u 11%. l Siempre se considera que el impuesto 4 (IVA) se aplic despus de haber aplicado el impuesto 1(IEPS), los impuestos 2 y 3 no son considerados (se est suponiendo que estos se utilizan para retenciones de impuesto). l Si el monto del impuesto 4 es 0 o exento no se aplicar la Reforma Fiscal 2010.
Campos que solicitan en este reporte Campo Descripcin Documentos Desde / Hasta Fechas De facturacin Fechas De cobranza Lista de conceptos Selecciona el rango de facturas para la emisin del reporte. A travs de este campo se podrn elegir las Facturas a presentar en el Reporte, se incluirn en el reporte las facturas cuya fecha de elaboracin se encuentre en el rango indicado. El sistema incluir en el reporte, los pagos cuya fecha de Aplicacin se encuentre en el periodo aqu indicado. Selecciona los conceptos que sern considerados como abonos o pagos para mostrar en el reporte. Por ejemplo, los Cheques son abonos que implican un flujo de efectivo, por lo que se deben considerar para el clculo de impuestos, en cambio si tu manejas otro tipo de movimiento como Letras por cobrar, las cuales no implican flujo de efectivo, esos conceptos no se deben incluir en el reporte. / Puedes indicar a travs de este campo, que slo se incluyan los pagos de un cliente en especial. Anota o selecciona el cliente del cual quieres que se emita el reporte, adems de su clasificacin. Nota: Utiliza los signos de interrogacin como comodines para buscar informacin con ciertas caractersticas.
Cliente Clasificacin Slo saldadas
facturas Al selecciona esta opcin, el sistema slo incluir en el reporte, las Facturas que estn totalmente pagadas.
Mostrar informacin Si deseas que el reporte imprima la informacin del importe por manejo de flete, activa el campo y esta de flete informacin aparecer incluida dentro de las columnas del reporte. Si desde Configuracin/ Compras seleccionaste el manejo de flete este campo a parecer activado automticamente. Mostrar pagos con Esta opcin del filtro permite incluir en el reporte, la columna de los folios fiscales asignados a los pagos de las folios facturas como pagos parciales de dicho documento. Si desde Configuracin / CxC seleccionaste el manejo de Folios fiscales secuenciales, este campo a parecer activado automticamente. Impuestos: Impuesto1, Impuesto2, Impuesto3, Impuesto4. Estos campos te permitirn seleccionar los documentos por los porcentajes de impuestos aplicados en l. Si no se define un porcentaje en especial, el sistema imprimir todos los porcentajes de impuestos aplicados, indicado con la palabra "Todas", si deseas filtrar los documentos por un porcentaje en especfico, debers indicar en estos campos el porcentaje de impuesto a filtrar. Por ejemplo, las ventas que se hicieron con un IVA del 10%. Si especficas en el filtro una tasa de impuesto del 15 % y habilitas el campo "Reforma Fiscal 2010" se estarn realizando los clculos tomando en cuenta los documentos que tengan partidas aplicando el 15 y sobre ellas se harn los clculos por la reforma. de Desglosa y totaliza los montos de los impuestos correspondientes a los impuestos 1,2 3 y 4 aplicados en cada uno de los documentos.
Desglose Impuestos
Reforma Fiscal 2010 Al activar esta opcin, se le indica al reporte de abono a compra que los movimientos o documentos de 2009 que tengan registrados abonos posteriores al 10 de enero de 2010 deben mostrar los impuestos a la nueva tasa de IVA, es decir, del 15% a 16% del 10% al 11%. En este reporte tambin se consideran los documentos que tienen Flete y por lo tanto el impuesto de IVA de Flete tambin muestra su incremento, si la opcin est activada Importante Si especficas en el filtro una tasa de impuesto del 15 % y habilitas el campo "Reforma Fiscal 2010" se estarn realizando los clculos tomando en cuenta los documentos que tengan partidas aplicando el 15 y sobre ellas se harn los clculos por la reforma. Titulo del reporte El ttulo del reporte lo puedes modificar segn tus necesidades. Observacin Si al emitir este reporte aparece el mensaje "No existen movimientos por calcular", debers verificar los datos indicados en el Filtro; pues el mensaje indica, que no se encuentran Pagos y Facturas que cumplan los requisitos establecidos. Consulta la siguiente informacin para el Botn opciones
Reporte de ventas por cliente Acceso
l
Men Reportes, opcin Ventas por cliente.
Qu es ste es uno de los reportes ms tiles y verstiles que te ofrece el sistema, a travs del cual podrs conocer el monto a que ascienden las ventas de cada uno de tus clientes en un periodo determinado. l Por tratarse de ventas ya realizadas, el sistema tomar en cuenta nicamente los documentos tipo Factura. Las columnas que componen el reporte son: l Clave del cliente l Nombre del cliente l R.F.C. del cliente l Importe de las ventas (*) l Descuento comercial (*) l Descuento financiero (*) l Impuesto (*) l Cantidad cobrada por flete l Importe total (*) l Total de clientes reportados (*) Estos valores se totalizan. Manejo Podrs indicar, por ejemplo, una clasificacin de clientes que hayan adquirido cierto producto, ordenados en forma descendente por el monto de sus compras, e indicar que slo se incluyan cinco clientes. Con ello obtendrs un listado de los cinco principales compradores de un producto. Adems, obtendrs el monto total de las ventas de ese artculo para dichos clientes en el periodo que hayas especificado. Campos Campo Descripcin
l
Periodo a reportar Anota o elige las fechas del periodo del cual quieres el reporte. Desde / Hasta Clasificacin cliente Producto Lnea del producto Vendedor / zona Devoluciones Orden Clientes a reportar Todos / Cuntos Desglose Impuestos del Anota la clasificacin de los clientes que deseas que aparezcan en el reporte. Selecciona o anota el producto del cual quieres informacin. Anota la lnea del producto del cual quieres emitir el reporte. Anota o elige el vendedor que deseas, adems anota la zona a la cual pertenece el vendedor. Si activas esta casilla, los totales de ventas, impuestos y descuentos incluirn lo correspondiente a los productos devueltos. Si no la activas, slo mostrar el total de las facturas. Selecciona la forma en que se acomodar el reporte, elige entre Ascendente, Descendente y Cliente. El orden para generar el reporte se basa en el monto total de lo vendido. Selecciona cuantos clientes quieres consultar; si eliges Todo, el reporte emitir la totalidad de los clientes; si eliges Cuntos, anota el nmero de clientes para que, al emitir el reporte, slo muestre stos. La presentacin variar de acuerdo al orden que hayas elegido. de Desglosa y totaliza los montos de los impuestos correspondientes a los impuestos 1,2 3 y 4 aplicados en cada uno de los documentos de venta.
Reporte de productos en oferta Acceso
l
Men Reportes, opcin Productos en oferta.
l Desde la consulta de productos en oferta, oprimir el botn Qu es A travs de este reporte obtendrs la informacin de los productos en oferta. Los datos para el filtro de registros que solicita el sistema son similares a los ya explicados en la consulta del Catlogo de Productos en oferta. Manejo El reporte emitir la siguiente informacin de acuerdo a lo siguiente: SIN DETALLE CON DETALLE
Fecha de operacin. Clave del producto. Descripcin del producto. Precio pblico. Precio base. Monto del descuento. Precio de oferta.
Fecha de operacin. Clave del producto. Descripcin del producto. Poltica aplicada. Tipo de poltica. Precio pblico. Porcentaje de descuento. Precio base. Monto del descuento. Precio de oferta.
Campos Campo
Descripcin
Clave del cliente Puedes delimitar a los descuentos que se han propuesto para un cliente particular; o bien, si la poltica se aplica para todos los clientes. Cuentas con ayuda de campo al oprimir ?, F2. Clasificacin del Te permite presentar los productos comprendidos en una poltica donde hayas especificado la clasificacin de cliente clientes que compartan ciertas caractersticas en comn. Lnea producto Fecha operacin Volumen operacin del Te facilita consultar los productos de acuerdo a una Lnea de producto en particular, o bien, presentar los productos comprendidos en una poltica que no fue delimitada para una lnea en especial. de Te ayuda a obtener los productos de las polticas que se encuentran activas en el momento de realizar la consulta. Tambin puedes utilizar este campo para obtener un pronstico, si indicas una fecha posterior. Puedes indicar esta cantidad por medio de la calculadora del sistema empleando la tecla de funcin F2. Este rubro delimita la consulta a los productos de aquellas polticas que se aplicarn cuando se adquiera una cantidad mnima de artculos. Adems, si aqu delimitas un nmero, no aparecern aquellas polticas que tengan definido un "volumen mnimo" mayor a este valor. Puedes indicar esta cantidad por medio de la calculadora del sistema empleando la tecla de funcin F2. Marca la casilla si deseas que el reporte tenga informacin detallada, donde te mostrar por cada producto, la clave del documento que contiene los apartados.
Con detalle
Titulo del reporte El titulo del reporte lo puedes modificar segn tus necesidades. Consulta la siguiente informacin para el Botn opciones
Reporte de polticas Acceso
l
Men Reportes, opcin Polticas.
l Desde la Consulta de polticas, oprime el botn Qu es Esta opcin imprime el catlogo de las polticas definidas hasta ese momento en la empresa. Las columnas que presenta este reporte son: Poltica Cliente Status Clasificacin Producto inicial Precio (pblico, lista, 2, 3 y 4 o mnimo) Producto final Valor del descuento Lnea del producto Porcentaje o Monto Fecha de vigencia inicial Tipo de poltica (sustitutiva o acumulativa) Fecha de vigencia final Precio Volumen mnimo Total de poltica impresas. Campos del producto Campo Descripcin
Desde / Hasta Indica el rango de productos que deseas incluir en el reporte. Lnea Indica la lnea del producto que deseas reportar; puedes auxiliarte de los signos "???" utilizndolos como comodines. Cliente Clave del cliente Indica la clave del cliente al que se aplica la poltica. Puedes ayudarte de la tecla F2 para seleccionar al cliente. Clasificacin del Anota la clasificacin del cliente a incluir; puedes dejar el campo tal como est para que el sistema incluya todas cliente las clasificaciones. Polticas Status Selecciona el status de la poltica a emitir, elige entre Altas, Bajas e Inactivas. Tipo Selecciona el tipo de poltica que tiene el registro que deseas incluir en el reporte, elige entre Acumulativa y sustitutiva. Fecha Desde / Hasta Puedes emitir el reporte de acuerdo al rango de fechas de Vigencia de tus polticas.
Reporte mensual al SAT Acceso
l Men Reportes, opcin Reporte mensual al SAT. Qu es Este reporte concentra en un archivo, informacin de las facturas emitidas a los clientes, este resumen se deber entregar mensualmente al SAT (Servicio de Administracin Tributaria). El SAT dice que todos los contribuyentes que opten por emitir facturas electrnicas, estn obligados a presentar un reporte mensual que contenga todas las facturas emitidas por sus clientes. Una vez creado el reporte este deber presentarse ante el SAT mediante la aplicacin SICOFI, mismo que validar y codificar su reporte al ser enviado al Servicio de Administracin Tributaria va Internet. Para mayor informacin consulta la pgina del SAT. Manejo Aspel El sistema te permitir obtener un reporte tanto de las facturas digitales expedidas as como las impresas pero que tambin son comprobantes fiscales. Este reporte tambin incluir los documentos cancelados. La ventana es la siguiente:
Campos de esta ventana: Folios Digitales o Selecciona el tipo de documento que deseas incluir en el reporte, podrs seleccionar entre facturas digitales impresos o impresas. Mes y ao Selecciona el mes y el ao en el que deseas generar el reporte. Se propone el mes anterior al de trabajo. Ruta final del reporte Selecciona la ruta donde deseas copiar el reporte. Por omisin el sistema propone la ruta de trabajo. Una vez especificado todos los datos de la ventana, selecciona el botn "Aceptar" para generar el archivo con los datos a incluir en el reporte. Los datos incluidos en el archivo, cumplen con el estndar y especificaciones tcnicas aprobadas por el SAT para la presentacin de este reporte, basado con el estndar PKCS10. El armado del nombre del reporte ahora se realiza tomando en cuenta lo siguiente: Nmero del esquema/RFC de la empresa/Mes/Ao con extensin TXT. Donde el nmero del esquema podr ser: 1. - Para comprobantes fiscales digitales. 2. - Para comprobantes solicitados por medio de un establecimiento autorizado. Ejemplo: 1CECE74589Y254 (RFC) 12 (Mes) 2005 (ao).TXT (formato del archivo) Notas Al generarse el reporte, para los documentos con estatus de cancelado se verificar y en su caso se le deber anteceder el registro del
documento originalmente emitido. La diferencia entre un documento Emitido y uno cancelado ser el estatus (0,1). Se indicarn los impuestos que resultaron exentos. Consideraciones de importancia l Cuando el archivo ya existe el sistema preguntar si deseas sobreescribirlo. l El sistema informar del xito en la creacin del archivo de reporte. l Tanto para las facturas digitales como para las impresas se utiliza el mismo archivo (txt) con la misma mecnica de armado. l Cuando el sistema detecte que no existen datos para incluir en el reporte se desplegar el mensaje "El reporte no contiene datos", esto se puede interpretar de varias formas o efectivamente no hay facturas que presentar o las que se tienen ya han sido incluidas en un reporte anterior, en el momento en el que el sistema detecte que se han generado nuevas facturas, podrs utilizar este proceso para anexar al archivo las facturas elaboradas posterior a la creacin del reporte. l El archivo que genera este proceso se deber mandar al SAT, previa validacin del archivo con el programa SICOFI. l Las facturas impresas deben contener los mismos datos o columnas con las que se arman las facturas digitales, a excepcin de la hora que slo se incluye en los reportes con facturas digitales. Datos y columnas que se deben incluir en el reporte No. Campo Descripcin Tamao Obligatorio 1. 2. 3. RFC del cliente Serie Clave del RFC del contribuyente Comprobante Fiscal expedido. receptor del 12 13 caracteres SI SI SI
Caracteres alfabticos en maysculas (incluye la ) Se 0 - 10 caracteres permite el valor nulo. Valores permitidos: del 1 al 2147483647
Folio del Nmero del folio del Comprobante Fiscal. Comprobante Fiscal Nmero Aprobacin de Nmero de aprobacin otorgado por el Sistema Integral de Comprobantes Fiscales derivado de la solicitud de rangos o asignacin de folios de comprobantes fiscales.
4.
14 Mximo para comprobantes fiscales SI digitales. 10 Mximo para comprobantes impresos por establecimientos autorizados. 0 (cero) para contribuyentes que Para Comprobantes Fiscales Digitales el formato es imprimen sus propios comprobantes. yyyy + nmero del 1 al 2147483647. Para Comprobantes Fiscales impresos por establecimientos autorizados, nmero entre 1 y 2147483647 Comprobantes Fiscales impresos por el propio contribuyente emisor en base a la regla 2.4.24. valor nulo.
5.
Fecha y hora de Para Comprobantes Fiscales Digitales y los impresos 19 caracteres de fecha expedicin por el propio contribuyente emisor en base a la regla 2.4.24 el formato es: dd/mm/yyyy hh:mm:ss En el caso de los comprobantes impresos por establecimientos autorizados dd/mm/yyyy 00:00:00
SI
6.
Monto de operacin
la Monto total de comprobante
el 13 caracteres sin formato. 10 nmeros, SI un punto decimal y 2 nmeros a la derecha que indican la fraccin. Valor numrico mayor a cero y menor o igual a 9999999999.99 13 caracteres sin formato. 10 nmeros, SI un punto decimal y 2 nmeros a la Puede ser NULO, CERO o un nmero menor o igual a derecha que indican la fraccin. 9999999999.99 Debe ser menor que el Monto de la operacin (campo 6). Para el caso en el que el impuesto resulte exento se indicar I I, a diferencia de los que si aplican un porcentaje I 0.00 I.
la
transaccin
que
ampara
7.
Monto Impuesto
del Monto del Impuesto al Valor Agregado trasladado.
8.
Estado del 0.- cancelado 1.- vigente comprobante
1.
caracter
SI
Temas relacionados Comprobantes Fiscales Digitales en Aspel SAE Gua Rpida para emitir Facturas Electrnicas
Reporte de productos devueltos Acceso
l l
Consulta de Facturas, Men Reportes, opcin Productos devueltos. Desde la barra de herramientas del mdulo con el botn
Qu es Este reporte te mostrar todos aquellos documentos en los cuales fueron devueltos artculos as como la cantidad devuelta, cuando est activo el catlogo de consulta de Facturas. Las columnas de informacin que te presenta este reporte son: l Orden / Documento l Fecha de emisin l Fecha de recepcin l Vigencia l Cliente l Lnea de producto l Clave del producto l Cantidad facturada (*) l Cantidad devuelta (*) l Totales de cantidad facturada y devuelta l Total de registros impresos (*) Estos valores se totalizan. Campos Campo Descripcin Documentos Inicial / final Indica el rango de documentos que deseas incluir en tu listado.
Fecha de Elaboracin / Puedes seleccionar slo aquellos productos devueltos que se encuentren entre un rango de fechas de Entrega elaboracin y/o de recepcin. Cliente Clave / Clasificacin Vendedor Clave / Zona Producto Clave / Lnea Todos / Productos Servicios / kits Anota o selecciona el cliente del cual quieres que se emita el reporte. Tambin indica su clasificacin. NOTA: Puedes utilizar los signos de interrogacin como comodines para incluir en tu listado slo las devoluciones de un determinado cliente, clasificacin de cliente, zona y/o lnea de producto. Anota o selecciona el vendedor del cual quieres que se emita el reporte. Tambin anota su zona de venta. Anota o selecciona el producto del cual quieres que se emita el reporte. Tambin anota su lnea. / Selecciona las opciones que desees incluir en el listado.
Ttulo del reporte El ttulo del reporte lo puedes modificar segn tus necesidades. Consulta la siguiente informacin para el Botn opciones
Reporte de pendientes por facturar Acceso
l l
Consulta de Remisiones, men Reportes, opcin Productos devueltos. Desde la barra de herramientas del mdulo con el botn
Qu es Este reporte muestra los productos pendientes por facturar y se presenta cuando est activado el catlogo de Remisiones. Las columnas de informacin que presentar el reporte son: l Orden / Documento l Fecha de emisin l Fecha de vigencia l Cliente l Lnea de producto l Clave del producto l Cantidad remitida (*) l Cantidad surtida (*) l Cantidad por facturar (*) l Totales de las cantidades remitidas, surtidas y facturadas l Total de registros impresos (*) Estos valores se totalizan. Campos Campo Descripcin Documentos Inicial / final Fecha Elaboracin Entrega Cliente / Clasificacin Indica el rango de documentos que deseas que aparezca en tu listado. / Puedes seleccionar aquellos documentos pendientes por facturar con su fecha de elaboracin y/ entrega. Anota o selecciona el cliente del cual quieres que se emita el reporte, adems de su clasificacin. NOTA: Puede utilizar los signos de interrogacin como comodines para incluir en tu listado los pendientes por facturar de un determinado cliente, clasificacin de cliente, vendedor zona y/o lnea de producto. Anota o selecciona el vendedor del cual quieres que se emita el reporte, adems de su zona. Anota o selecciona el producto del cual quieres que se emita el reporte. Tambin anota su lnea. / Selecciona las opciones que desees incluir en el listado.
Vendedor / Zona Producto / Lnea Todos / Productos Servicios / kits
Reporte de pendientes por remitir y/o facturar Acceso
l Consulta de Pedidos, men Reportes, opcin Productos devueltos. Qu es Este reporte muestra los productos pendientes por remitir y/o facturar cuando ests consultando el catlogo de Pedidos y contiene las siguientes columnas: l Orden / Documento l Fecha de emisin l Fecha de recepcin l Cliente l Lnea de producto l Clave inventario l Cantidad remitida (*) l Cantidad surtida (*) l Por facturar (*) (*) Estos valores se totalizan. Consulta la siguiente informacin para el Botn opciones
Reporte de pendientes por pedir, remitir y/o facturar Acceso
l Consulta de Cotizaciones, men Reportes, opcin Productos devueltos. Qu es Este reporte muestra los productos pendientes por pedir, remitir y/o facturar cuando ests trabajando con el catlogo de Cotizaciones y contiene las siguientes columnas: l Orden / Documento l Fecha de emisin l Fecha de recepcin l Cliente l Lnea de producto l Clave inventario l Cantidad remitida (*) l Cantidad surtida (*) l Por facturar (*) (*) Estos valores se totalizan. Consulta la siguiente informacin para el Botn opciones
Reportes de vendedores Los reportes de vendedores son: Reporte del catlogo de vendedores Reporte de comisiones sobre el total de facturas Reporte de comisiones sobre pagos a facturas
Reporte del catlogo de vendedores Acceso
l l
Desde el Catlogo de vendedores, oprimir el botn Teniendo abierto el Catlogo de vendedores, desde el mdulo de Facturas y vendedores, elegir el men Reportes, opcin Vendedores.
Qu es Con esta opcin podrs obtener un reporte del catlogo de vendedores, ordenado por Clave (con sus respectivas posibilidades de ordenamiento y manipulacin de las clasificaciones que diste de alta para cada uno de ellos), zona de operacin, nombre del vendedor o de acuerdo a su comisin. El listado presenta la siguiente informacin ordenada: l Clave del vendedor l Status del vendedor l Nombre del vendedor l Comisin l Zona l Total de vendedores impresos Campos Campo Descripcin Clave Desde/ Define el rango de vendedores que quieres imprimir. Hasta Zona Puedes obtener un listado con los vendedores de una zona especfica. Utiliza los signos de interrogacin como comodines, a fin de seleccionar an ms tu listado. Por ejemplo, si al dar de alta al vendedor pusiste una clasificacin "SUR15", entonces en este campo pide SUR?? para obtener un listado con todos los vendedores cuyo sector se localiza en la zona sur de la ciudad. Selecciona si el reporte va aparecer ordenado a partir de: Clave, Nombre, Comisin o Zona.
Ordenado por
Titulo de En este campo se podr cambiar el ttulo del reporte, el cual trae por omisin " Reporte del catlogo de vendedores" reporte Consulta la siguiente informacin para el Botn opciones
Reporte de comisiones sobre el total de facturas Acceso
l Men Reportes, opcin Pago de comisiones / Sobre total de facturas. Qu es En este listado se indicar el monto de las comisiones que debern pagarse al vendedor por el nmero de ventas que realiz en un periodo determinado. En este caso no importar si la factura ha tenido abonos o si ya se ha vencido la fecha de pago; por esto es posible tambin, en el caso de que el sistema est configurado para llevar un control de cuentas por cobrar, por saldo o bien por documento. El reporte se presentar ordenado por vendedor y contendr la siguiente informacin: l Periodo del clculo de las comisiones l Clave del vendedor l Nombre del vendedor l Tipo y nmero de documento l Clave y nombre del cliente l Zona del vendedor l Fecha de aplicacin l Importe del documento (*) l Comisin del documento (*) l Porcentaje de comisin pagado l Pago de comisin (*) (*) Estos valores se totalizan. Los montos de los documentos no incluyen el impuesto. Campos Campo Descripcin
Vendedor Desde/ Hasta Periodo Zona vendedor
Define el rango de vendedores que deseas imprimir. Define el periodo de facturacin sobre el que deseas obtener la comisin de tus vendedores. del Puedes obtener un listado con los vendedores de una zona especfica. Utiliza los signos de interrogacin como comodines, a fin de seleccionar an ms tu listado. Por ejemplo, si al dar de alta al vendedor pusiste una clasificacin "SUR15", entonces en este campo pide SUR?? para obtener un listado con todos los vendedores cuyo sector se localiza en la zona sur de la ciudad.
Clasificacin del Selecciona la clasificacin del cliente del cual deseas emitir el reporte. cliente Considerar devoluciones Hoja por vendedor Al activar esta casilla, el clculo se realizar restando al total de comisiones sobre las facturas elaboradas, el total de comisiones de los documentos devueltos.
cada Al activar esta casilla, la informacin correspondiente a cada vendedor se imprimir en hojas separadas.
Ttulo del reporte El ttulo del reporte lo puedes modificar segn tus necesidades. Consulta la siguiente informacin para el Botn opciones Nota En el reporte de Comisiones a vendedores el monto del flete no se acumula al monto de lo vendido para calcular la comisin correspondiente a los vendedores.
Administrador de reportes Acceso Desde cualquier mdulo del sistema, Men Reportes, Administrador de reportes Definicin Desde este Administrador de reportes, podrs crear y organizar tus propios reportes personalizados con extensin QR2, seleccionando de una lista de campos disponibles la informacin que deseas incluir en tu reporte. Adicionalmente podrs consultar y generar reportes con formato FTO utilizando los comandos y campos del editor de formatos tradicional. Qu es un reporte en formato QR2 y FTO? Un reporte QR2 es aquel que obtiene informacin para armar los reportes directamente de la base de datos o tablas del sistema. Para dar de alta reportes con este formato el sistema proporciona el Diseador de reportes. Para estos formatos puedes usar sentencias SQL. Un reporte o formato FTO es para obtener e imprimir informacin usa campos, comandos o frmulas virtuales armadas especialmente para su uso en estos formatos, es lo llamado interprete Aspel. Para dar de alta reportes de este formato se proporciona una Lista de comandos, campos y frmulas que podrs usar para disear dichos reportes. Nota Dependiendo del tipo de reporte a editar es el tipo de herramienta que se desplegar. De manera general desde este administrador podrs: Dar de alta tus reportes personalizados en formato Qr2 y FTO. Modificar los reportes previamente creados con este administrador. Obtener una vista preliminar del reporte e imprimirlo. Borrar un reporte. Aadir un reporte creado en formato FTO. Preparar el archivo para su envo a Internet. Enviar el reporte va e-mail. Manejo Aspel El sistema por omisin incluye algunos reportes en formato Qr2 y FTO organizados por grupos. Los grupos y los reportes incluidos, dependern del mdulo en el cual ests utilizando dicho Administrador, es decir, el Administrador estar disponible desde cualquier mdulo, pero slo podrs consultar los reportes del mdulo correspondiente. La ventana es la siguiente:
Para ver la presentacin preliminar del reporte, haz doble clic sobre el mismo, en ese momento se desplegar el Filtro correspondiente para obtener informacin especfica, la informacin que se solicita en el filtro varia dependiendo del grupo donde est incluido el reporte. Es importante que para dar de alta un reporte (formato FTO o QR2) primero te posiciones en el grupo de reportes donde deseas incluirlo. Tipo de filtros por grupo de reportes Nota: Algunos reportes que estaban ubicados en el Men Reportes, se reubicaron en este administrador de reportes, ejemplo, los reportes de emisin de documentos. Botones de esta ventana Botones Descripcin Con este botn podrs realizar lo siguiente: -Dar de alta un nuevo reporte QR2. Para esto se desplegar el diseador de reportes. Para mayor informacin consulta el archivo de ayuda del Diseador de reportes. Para este caso debes seleccionar la opcin "Nuevo". Sugerencia Aspel Para la creacin de reportes en formato QR2 te recomendamos ampliamente que te bases en uno de los que por omisin proporciona el sistema, esto para agilizar el armado del reporte. Para aprender rpidamente como dar de alta un reporte consulta en el ayuda del Diseador de reportes la gua rpida de procesos. -Dar de alta un nuevo reporte en formato FTO Para esto el sistema proporciona una Ventana en la cual podrs fcil y rpidamente crear un reporte en formato FTO. Para este caso, debers seleccionar la opcin "Archivo FTO". Nota: Para ambas opciones debers primero posicionarte sobre el grupo de reportes donde deseas aadir el reporte. Recuerda que dependiendo en el grupo donde sean aadidos o creados es el tipo de filtro que adoptan. Agregar un reporte al administrador de reportes (QR2 o FTO). Para este caso se desplegar una ventana de Windows para que proporciones la ruta y el nombre del reporte a incluir. Los pasos para aadir un reporte son los siguientes: 1. Posicinate sobre el grupo de reportes en el cual deseas aadir el reporte. Recuerda que estos grupos ya los tiene asignado el sistema por omisin. 2. Utiliza este botn, selecciona la opcin Agregar e indica la ruta del reporte a incluir. Notas Para los reportes que estn estructurados en formato FTO, al adicionarse el reporte, en la columna "Ttulo" observars la leyenda o nombre "Formato Aspel" donde posteriormente desde la opcin de men flotante "Cambiar ttulo" puedas modificar el nombre de dicho reporte.
Si por alguna equivocacin seleccionaste o aadiste un reporte el cual no fue armado con Campos, frmulas o datos del sistema en cuestin, es decir, en el que ests aadiendo el reporte; al momento de pedir su vista, su edicin, su impresin, etc. el sistema no podr abrir el reporte, o bien la informacin que logre mostrar por coincidir en ambos sistemas los campos, ser errnea. Un mensaje que posiblemente pudiera presentarse es el siguiente: "Tipo de argumento invlido, en lnea .". Es importante que tomes en cuenta que no podrs aadir un reporte con formato QR2 que haya sido creado desde otro
sistema o desde otro mdulo (en el caso de Aspel-SAE), ya que recuerda que al crear un reporte ste se relaciona muy particularmente en el Grupo de reporte en el cual fue creado. Con esta opcin podrs modificar el reporte seleccionado. Dependiendo del formato del reporte el manejo ser el siguiente: Formato QR2 El reporte se abrir con el diseador de reportes. Modificar reporte. Formato FTO Se abrir el reporte con la aplicacin asociada para archivos de texto (Bloc de notas). Para modificar el reporte utiliza la Lista de campos y frmulas disponibles desde la barra de herramientas con el botn {bmcCamposformulaseditor.bmp} Para mayor informacin consulta el Editor de formatos. Con este botn podrs eliminar el reporte previamente dado de alta o aadido al administrador de reportes. Al eliminar un reporte debers tomar en cuenta los siguientes puntos: El reporte se elimina del administrador de reportes y tambin se elimina de la ruta o carpeta donde se encuentre, es decir el archivo. Si por alguna razn eliminaste un reporte de los que por omisin proporciona el sistema, te recomendamos correr el proceso de Reparacin para nuevamente se instalen o recuperen los archivo de reportes borrados. Lo nico que tendrs que tomar en cuenta, es que al realizar este proceso se borrarn las entradas o referencias de los reportes creados o aadidos por ti, para este caso te recomendamos hacer un respaldo manual desde el explorador de Windows del archivo, para que posteriormente con la opcin Agregar un reporte los aadas nuevamente al administrador de reportes. Muestra una Vista preliminar del reporte. Al solicitar la vista previa se desplegar el Filtro del reporte para delimitar la informacin a emitir en el reporte. Nota: Recuerda que si no especficas ningn dato en el filtro el reporte considerar todos los datos. Tipo de filtros Con este botn podrs imprimir el reporte. Antes de ser enviado el reporte a la impresora, se desplegar su Filtro correspondiente por si deseas especificar que slo cierta informacin se emita y posteriormente se desplegar la ventana de windows para configurar ciertas opciones para la impresin del reporte. Preparar el reporte para su envo y/o publicacin. El reporte podr ser enviado en PDF o HTML. Notas: Esta opcin slo estar disponible para los reportes en formato QR2. Enva y publica en tu espacio de Internet, el o los archivos de consultas. Notas: Esta opcin slo estar disponible para los reportes en formato QR2. Despliega la lista de las frmulas y campos que podrs utilizar para armar tus reportes fto (va formato) a la medida de tus necesidades. Edita tus formatos de reportes Esta opcin genera el reporte en formato PDF para su envo por Internet. Al seleccionar este botn, primero se desplegar el Filtro correspondiente dependiendo al grupo al que pertenezca el reporte, segundo, se generar el archivo pdf con la informacin del reporte y por ltimo, dicho reporte se adiciona como un archivo adjunto en la aplicacin de correo predeterminada en tu computadora. Nota: Esta opcin slo estar disponible para los reportes en formato QR2. Temas relacionados Tipo de filtro por grupo de reportes Presentacin preliminar Agregar un reporte en formato FTO
Agregar un reporte en formato FTO Acceso Desde cualquier mdulo del sistema, Men Reportes, Administrador de reportes, botn ,opcin Archivo FTO. Manejo Esta opcin te permitir crear un archivo de texto para disear con ayuda de los campos y frmulas del sistema un reporte con formato FTO. Los datos que debers definir son:
Hay dos tipos de reportes que se manejan en el administrador, los que son formatos QR2 y los FTO, en un mismo grupo se pueden manejar cualquiera de estos formatos incluso los dos, slo debers tomar en cuenta que los filtros definidos por grupo tambin varan dependiendo del formato. A continuacin se en listan los diferentes grupos de reportes que se manejan por mdulo. El sistema proporciona para cada grupo de reporte un nmero de reportes en particular, que dependiendo el grupo es el nmero de reportes propuestos. Sugerencia Aspel Para la creacin de reportes en formato QR2 te recomendamos ampliamente que te bases en uno de los que por omisin proporciona el sistema, esto para agilizar el armado del reporte. Para aprender rpidamente como dar de alta un reporte consulta en el ayuda del Diseador de reportes la gua rpida de procesos. Para obtener informacin especfica del filtro o grupos de reportes, selecciona la liga que lleva a su descripcin detallada. Grupos para el administrador de reportes en el mdulo de facturas Catlogo de facturas Catlogo de polticas de oferta Catlogo de vendedores Comprobantes fiscales Cotizaciones Cotizaciones detallado Devoluciones Devoluciones detallado Facturas Facturas detallado Pagos a facturas Pagos a facturas detallado Pedidos Pedidos detallado Productos devueltos/pendientes Remisiones Remisiones detallado
Ventas por cliente Independientemente en el grupo en el que ests, los reportes de formatos (FTO) desplegarn un mismo filtro (Emisin de documentos), la informacin solicitada en el filtro slo varia dependiendo del catlogo del que se trate. Emisin de documentos en facturas Notas de importancia Debido a la implementacin de un nuevo funcionamiento en los comprobantes fiscales digitales que incluyen productos de tipo kit, se agregaron los siguientes reportes Qr2: Emisin de devoluciones digitales con desglose.qr2. Sirve para emitir devoluciones digitales con kits desglosando los componentes de ste adems del kit, pero se incluyen slo los montos (precios, descuentos e importes) correspondientes al kit. Emisin de Dev digitales(Multimon) con desglose.qr2. Sirve para emitir aquellas devoluciones digitales registradas en moneda extranjera y que incluyen kits, con este reporte se obtiene el desglose de los componentes del kit adems del kit como unidad vendible, pero se incluyen slo los montos (precios, descuentos e importes) correspondientes al kit. Emisin de facturas digitales con desglose.qr2. Sirve para emitir facturas digitales cuyas partidas incluyan productos de tipo kit, con este reporte se obtiene adems del kit, el desglose de sus componentes, pero se incluyen slo los montos (precios, descuentos e importes) correspondientes al kit Emisin de Fact.digitales (Multimon) con desglose.qr2. Sirve para emitir facturas digitales registradas en moneda extranjera y que incluyen productos de tipo kit, con este reporte se obtiene el desglose de los componentes del kit adems del kit como unidad vendible pero se incluyen slo los montos (precios, descuentos e importes) correspondientes al kit. Temas relacionados Administrador de reportes informacin general
Filtro para el grupo "Catlogo de polticas de oferta" Acceso l Men reportes, opcin Administrador de reportes, grupo Catlogo de polticas de oferta Definicin Te permite obtener adems de la informacin contenida en el reporte, informacin an ms especfica, mediante la definicin de un filtro en el cual podrs seleccionar el tipo de informacin a incluir. Recuerda que dependiendo del grupo en el que est creado el reporte es el tipo de filtro que se visualizar, es decir, el filtro se arma con cierta informacin relacionada con el tipo de reporte. Agregar un reporte Nota Si no seleccionas ninguna informacin del filtro, por omisin el reporte mostrar toda la informacin que le corresponda. Manejo Aspel Si lo deseas podrs modificar los reportes que por omisin instala el sistema en el administrador, para adecuarlos a tus necesidades. Recuerda que dependiendo el tipo de formato del que se trate el reporte es la herramienta de edicin que debers utilizar. Para mayor informacin consulta Administrador de reportes. Informacin contenida en este reporte Campos Campo Producto Desde/Hasta Selecciona la clave de los productos que deseas incluir en el reporte proporciona el rango (Desde/Hasta). Con el botn o con ayuda de la tecla F2, se desplegar el catlogo del Inventario, de tal forma que puedas seleccionar el producto inicial y final para armar el reporte. Lnea Te facilita la obtencin de cierta informacin tomando en cuenta o considerando para el filtro una Lnea de producto en particular. Si no activas este campo se presentar en pantalla todos los productos que no tienen definido en la poltica una lnea en especial. Selecciona la clave del cliente del cual se generar informacin para el reporte. Selecciona la clasificacin del cliente del cual deseas obtener informacin.
Clave del cliente Clasif. Del cliente
Polticas (Altas, Bajas, Selecciona el tipo o estado de las polticas que deseas incluir en el reporte. Inactivas, acumulativa, sustitutiva) Por omisin se presentaran todas las opciones habitadas. Fecha Desde/Hasta Proporciona la fecha Inicial y Final de las polticas a incluir en el reporte. Por omisin estos campos estarn deshabilitados, indica su habilitacin seleccionando una de las condiciones disponibles para este campo fecha. Notas Lo especificado en el filtro se guardar para impresiones posteriores. El reporte mostrar slo la informacin que coincida con lo establecido en el filtro, y mientras ms datos o campos especifiques, mas limitada ser la informacin incluida en el reporte, ya que tendr que cumplir con todas las caractersticas definidas para el filtro. Temas relacionados Tipo de filtros por grupo de reportes Administrador de reportes Temas relacionados Tipo de filtros por grupo de reportes Administrador de reportes
Filtro para el grupo "Catlogo de vendedores" Acceso l Men reportes, opcin Administrador de reportes, grupo Catlogo de vendedores Definicin Te permite obtener adems de la informacin contenida en el reporte, informacin an ms especfica, mediante la definicin de un filtro en el cual podrs seleccionar el tipo de informacin a incluir. Recuerda que dependiendo del grupo en el que est creado el reporte es el tipo de filtro que se visualizar, es decir, el filtro se arma con cierta informacin relacionada con el tipo de reporte. Agregar un reporte Nota Si no seleccionas ninguna informacin en el filtro, por omisin el reporte mostrar toda la informacin que le corresponda. Manejo Aspel Si lo deseas podrs modificar los reportes que por omisin instala el sistema en el administrador, para adecuarlos a tus necesidades. Recuerda que dependiendo el tipo de formato del que se trate el reporte es la herramienta de edicin que debers utilizar. Para mayor informacin consulta Administrador de reportes. Campos de este filtro Campo Clave Desde/Hasta Selecciona la clave de los vendedores que deseas incluir en el reporte, proporciona el rango (Desde/Hasta). Con el botn o con ayuda de la tecla F2, se desplegar el catlogo de vendedores, de tal forma que puedas seleccionar el vendedor inicial y final para armar el reporte. Zona Ordenar por Te facilita la obtencin de cierta informacin tomando en cuenta o considerando para el filtro una zona en particular. Si no activas este campo se presentar en pantalla todos los vendedores no importando que pertenezcan a zonas diferentes. La informacin de la consulta se puede ordenar a partir de alguno de los campos de la misma. Este ordenamiento lo podrs realizar seleccionando el campo o columna por la que deseas ordenar el reporte, el sistema te permitir ordenar los elementos seleccionados (campo o columna) de manera ascendente o en su caso descendente, por omisin el sistema los ordena de manera ascendente. Debers proporciona si deseas ordenarlo de manera ascendente o descendente, es decir, en la primera posicin o en la ltima posicin. Si lo deseas podrs seleccionar otro factor o columna por la que deseas ordenar el reporte. Notas: Al configurar o utilizar este campo, se activar el otro factor de ordenamiento. Luego por Selecciona el otro factor o campo por el que deseas ordenar el reporte. Este ordenamiento lo podrs realizar seleccionando el campo o columna por la que deseas ordenar el reporte, el sistema te permitir ordenar los elementos seleccionados (campo o columna) de manera ascendente o en su caso descendente, por omisin el sistema los ordena de manera ascendente. Debers proporciona si deseas ordenarlo de manera ascendente o descendente, es decir, en la primera posicin o en la ltima posicin. Si lo deseas podrs seleccionar otro factor o columna por la que deseas ordenar el reporte, configurando el campo "Luego por". Notas: Al configurar o utilizar este campo, se activar el otro factor de ordenamiento. Debers seleccionar un campo o columna diferente a las antes utilizadas. Luego por Selecciona el otro factor o campo por el que deseas ordenar el reporte. Este ordenamiento lo podrs realizar seleccionando el campo o columna por la que deseas ordenar el reporte, el sistema te permitir ordenar los elementos seleccionados (campo o columna) de manera ascendente o en su caso descendente, por omisin el sistema los ordena de manera ascendente. Debers proporciona si deseas ordenarlo de manera ascendente o descendente, es decir, en la primera posicin o en la ltima posicin.
Si lo deseas podrs seleccionar otro factor o columna por la que deseas ordenar el reporte, configurando el campo "Luego por". Nota: Debers seleccionar un campo o columna diferente a las antes utilizadas. Notas Lo especificado en el filtro se guardar para impresiones posteriores. El reporte mostrar slo la informacin que coincida con lo establecido en el filtro, y mientras ms datos o campos especifiques, mas limitada ser la informacin incluida en el reporte, ya que tendr que cumplir con todas las caractersticas definidas para el filtro. Temas relacionados Tipo de filtros por grupo de reportes Administrador de reportes
FILTRO PARA EL GRUPO "COMPROBANTES FISCALES" Acceso l Men reportes, opcin Administrador de reportes, grupo Comprobantes Fiscales Definicin Te permite obtener adems de la informacin contenida en el reporte, informacin an ms especfica, mediante la definicin de un filtro en el cual podrs seleccionar el tipo de informacin a incluir. Recuerda que dependiendo del grupo en el que est creado el reporte es el tipo de filtro que se visualizar, es decir, el filtro se arma con cierta informacin relacionada con el tipo de reporte. Agregar un reporte Nota Si no seleccionas ninguna informacin en el filtro, por omisin el reporte mostrar toda la informacin que le corresponda. Manejo Aspel Si lo deseas podrs modificar los reportes que por omisin instala el sistema en el administrador, para adecuarlos a tus necesidades. Recuerda que dependiendo el tipo de formato del que se trate el reporte es la herramienta de edicin que debers utilizar. Para mayor informacin consulta Administrador de reportes. Campos de este filtro Carpeta "Rangos" Campos Descripcin Documentos Inicial/Final Selecciona la clave inicial y final de los documentos de facturas o devoluciones que deseas incluir en el reporte. Con el botn o con ayuda de la tecla F2, se desplegar el catlogo de facturas o devoluciones segn corresponda de tal forma que puedas seleccionar el documento inicial y final para armar el reporte. Tipo de documento Selecciona el tipo de documento que deseas incluir en el reporte, los tipos disponibles son: Facturas o (Facturas Devoluciones) Devoluciones. Clientes Desde/Hasta Selecciona la clave inicial y final de los clientes de los cuales deseas obtener informacin de sus documentos expedidos (Facturas o devoluciones). Con el botn o con ayuda de la tecla F2, se desplegar el catlogo de clientes de tal forma que puedas seleccionar la clave inicial y final a incluir en el reporte. Clasificacin Vendedores (Desde/Hasta) Selecciona la clasificacin del cliente del cual deseas obtener informacin. Selecciona la clave inicial y final de los vendedores que deseas incluir en el reporte. Con el botn o con ayuda de la tecla F2, se desplegar el catlogo de Vendedores de tal forma que puedas seleccionar el vendedor inicial y final con el que se armar el reporte. Perodo de elaboracin Indica que documentos se van a incluir en el reporte, tomando en cuenta la fecha de elaboracin de los (Desde/Hasta) mismos. Selecciona la fecha inicial y final que se tomar en cuenta. Por omisin estos campos estarn deshabilitados, indica su habilitacin seleccionando una de las condiciones disponibles para este campo fecha. Perodo de (Desde/Hasta) Entrega Indica que documentos se van a incluir en el reporte, tomando en cuenta la fecha de entrega de los mismos. Selecciona la fecha inicial y final que se tomar en cuenta. Por omisin estos campos estarn deshabilitados, indica su habilitacin seleccionando una de las condiciones disponibles para este campo fecha. Moneda Zona Te facilita la obtencin de cierta informacin tomando en cuenta o considerando los documentos expedidos con una moneda en particular. Te facilita la obtencin de cierta informacin tomando en cuenta o considerando para el filtro una zona en particular. Si no activas este campo se presentar en pantalla todos los clientes no importando que pertenezcan a zonas diferentes.
Carpetas "Productos e impuestos" Campos Descripcin Productos (Desde/Hasta) Selecciona la clave inicial y final de los productos que deseas incluir en el reporte.
Con el botn o con ayuda de la tecla F2, se desplegar el catlogo de inventarios de tal forma que puedas seleccionar el producto inicial y final para armar el reporte. Lnea Te facilita la obtencin de cierta informacin tomando en cuenta o considerando para el filtro una Lnea de producto en particular. Si no activas este campo se presentar en pantalla todos los productos que no tienen definido en la poltica una lnea en especial.
Tipo de productos Indica que tipo de producto que se incluir en el reporte, productos, servicios, kits o grupo de productos. (producto, servicios, kits o Adicionalmente a lo indicado desde estos campos, tambin se tomar en cuenta el rango de productos grupo de productos) seleccionado anteriormente, de tal forma que si slo deseas emitir servicios, el sistema tomar del rango (Desde/Hasta) indicado slo dichos servicios. Impuestos Imp1, Imp2, Indica el porcentaje de impuesto aplicado en los documentos, por el que quieres filtrar la informacin. Imp3 o Imp4. Carpeta "Ordenamiento" Campos Descripcin Ordenar La informacin de la consulta se puede ordenar a partir de alguno de los campos de la misma. Este ordenamiento lo podrs por realizar seleccionando el campo o columna por la que deseas ordenar el reporte, el sistema te permitir ordenar los elementos seleccionados (campo o columna) de manera ascendente o en su caso descendente, por omisin el sistema los ordena de manera ascendente. Debers proporciona si deseas ordenarlo de manera ascendente o descendente, es decir, en la primera posicin o en la ltima posicin. Si lo deseas podrs seleccionar otro factor o columna por la que deseas ordenar el reporte. Notas: Al configurar o utilizar este campo, se activar el otro factor de ordenamiento. Luego por Selecciona el otro factor o campo por el que deseas ordenar el reporte. Este ordenamiento lo podrs realizar seleccionando el campo o columna por la que deseas ordenar el reporte, el sistema te permitir ordenar los elementos seleccionados (campo o columna) de manera ascendente o en su caso descendente, por omisin el sistema los ordena de manera ascendente. Debers proporciona si deseas ordenarlo de manera ascendente o descendente, es decir, en la primera posicin o en la ltima posicin. Si lo deseas podrs seleccionar otro factor o columna por la que deseas ordenar el reporte, configurando el campo "Luego por". Notas: Al configurar o utilizar este campo, se activar el otro factor de ordenamiento. Debers seleccionar un campo o columna diferente a las antes utilizadas. Luego por Selecciona el otro factor o campo por el que deseas ordenar el reporte. Este ordenamiento lo podrs realizar seleccionando el campo o columna por la que deseas ordenar el reporte, el sistema te permitir ordenar los elementos seleccionados (campo o columna) de manera ascendente o en su caso descendente, por omisin el sistema los ordena de manera ascendente. Debers proporciona si deseas ordenarlo de manera ascendente o descendente, es decir, en la primera posicin o en la ltima posicin. Si lo deseas podrs seleccionar otro factor o columna por la que deseas ordenar el reporte, configurando el campo "Luego por" Nota: Debers seleccionar un campo o columna diferente a las antes utilizadas. Notas Lo especificado en el filtro se guardar para impresiones posteriores. El reporte mostrar slo la informacin que coincida con lo establecido en el filtro, y mientras ms datos o campos especifiques, mas limitada ser la informacin incluida en el reporte, ya que tendr que cumplir con todas las caractersticas definidas para el filtro. Temas relacionados Tipo de filtros por grupo de reportes Administrador de reportes
Filtro para el grupo "Cotizaciones"" Acceso l Men reportes, opcin Administrador de reportes, grupo Cotizaciones Definicin Te permite obtener adems de la informacin contenida en el reporte, informacin an ms especfica, mediante la definicin de un filtro en el cual podrs seleccionar el tipo de informacin a incluir. Recuerda que dependiendo del grupo en el que est creado el reporte es el tipo de filtro que se visualizar, es decir, el filtro se arma con cierta informacin relacionada con el tipo de reporte. Agregar un reporte Nota Si no seleccionas ninguna informacin en el filtro, por omisin el reporte mostrar toda la informacin que le corresponda. Manejo Aspel Si lo deseas podrs modificar los reportes que por omisin instala el sistema en el administrador, para adecuarlos a tus necesidades. Recuerda que dependiendo el tipo de formato del que se trate el reporte es la herramienta de edicin que debers utilizar. Para mayor informacin consulta Administrador de reportes. Campos de este filtro Carpeta "Rangos" Campos Descripcin Documentos Inicial/Final Selecciona la clave inicial y final de los documentos de las cotizaciones que deseas incluir en el reporte. Con el botn o con ayuda de la tecla F2, se desplegar el catlogo de documentos, de tal forma que puedas seleccionar el documento inicial y final para armar el reporte. Clientes Desde/Hasta Selecciona la clave inicial y final de los clientes de los cuales deseas obtener informacin de sus documentos expedidos (Cotizaciones). Con el botn o con ayuda de la tecla F2, se desplegar el catlogo de clientes de tal forma que puedas seleccionar la clave inicial y final a incluir en el reporte. Clasificacin Vendedores (Desde/Hasta) Selecciona la clasificacin del cliente del cual deseas obtener informacin. Selecciona la clave inicial y final de los vendedores que deseas incluir en el reporte. Con el botn o con ayuda de la tecla F2, se desplegar el catlogo de Vendedores de tal forma que puedas seleccionar el vendedor inicial y final con el que se armar el reporte. Perodo de elaboracin Indica que documentos se van a incluir en el reporte, tomando en cuenta la fecha de elaboracin de los (Desde/Hasta) mismos. Selecciona la fecha inicial y final que se tomar en cuenta. Por omisin estos campos estarn deshabilitados, indica su habilitacin seleccionando una de las condiciones disponibles para este campo fecha. Perodo de (Desde/Hasta) Entrega Indica que documentos se van a incluir en el reporte, tomando en cuenta la fecha de entrega de los mismos. Selecciona la fecha inicial y final que se tomar en cuenta. Por omisin estos campos estarn deshabilitados, indica su habilitacin seleccionando una de las condiciones disponibles para este campo fecha. Moneda Zona Te facilita la obtencin de cierta informacin tomando en cuenta o considerando los documentos expedidos con una moneda en particular. Te facilita la obtencin de cierta informacin tomando en cuenta o considerando para el filtro una zona en particular. Si no activas este campo se presentar en pantalla todos los clientes no importando que pertenezcan a zonas diferentes.
Carpetas "Productos e impuestos" Campos Descripcin Productos (Desde/Hasta) Selecciona la clave inicial y final de los productos que deseas incluir en el reporte. Con el botn o con ayuda de la tecla F2, se desplegar el catlogo de inventarios de tal forma que
puedas seleccionar el producto inicial y final para armar el reporte. Lnea Te facilita la obtencin de cierta informacin tomando en cuenta o considerando para el filtro una Lnea de producto en particular. Si no activas este campo se presentar en pantalla todos los productos que no tienen definido en la poltica una lnea en especial.
Tipo de productos Indica que tipo de producto que se incluir en el reporte, productos, servicios, kits o grupo de productos. (producto, servicios, kits o Adicionalmente a lo indicado desde estos campos, tambin se tomar en cuenta el rango de productos grupo de productos) seleccionado anteriormente, de tal forma que si slo deseas emitir servicios, el sistema tomar del rango (Desde/Hasta) indicado slo dichos servicios. Impuestos Imp1, Imp2, Indica el porcentaje de impuesto aplicado en los documentos, por el que quieres filtrar la informacin. Imp3 o Imp4. Carpeta "Ordenamiento" Campos Descripcin Ordenar La informacin de la consulta se puede ordenar a partir de alguno de los campos de la misma. Este ordenamiento lo podrs por realizar seleccionando el campo o columna por la que deseas ordenar el reporte, el sistema te permitir ordenar los elementos seleccionados (campo o columna) de manera ascendente o en su caso descendente, por omisin el sistema los ordena de manera ascendente. Debers proporciona si deseas ordenarlo de manera ascendente o descendente, es decir, en la primera posicin o en la ltima posicin. Si lo deseas podrs seleccionar otro factor o columna por la que deseas ordenar el reporte. Notas: Al configurar o utilizar este campo, se activar el otro factor de ordenamiento. Luego por Selecciona el otro factor o campo por el que deseas ordenar el reporte. Este ordenamiento lo podrs realizar seleccionando el campo o columna por la que deseas ordenar el reporte, el sistema te permitir ordenar los elementos seleccionados (campo o columna) de manera ascendente o en su caso descendente, por omisin el sistema los ordena de manera ascendente. Debers proporciona si deseas ordenarlo de manera ascendente o descendente, es decir, en la primera posicin o en la ltima posicin. Si lo deseas podrs seleccionar otro factor o columna por la que deseas ordenar el reporte, configurando el campo "Luego por". Notas: Al configurar o utilizar este campo, se activar el otro factor de ordenamiento. Debers seleccionar un campo o columna diferente a las antes utilizadas. Luego por Selecciona el otro factor o campo por el que deseas ordenar el reporte. Este ordenamiento lo podrs realizar seleccionando el campo o columna por la que deseas ordenar el reporte, el sistema te permitir ordenar los elementos seleccionados (campo o columna) de manera ascendente o en su caso descendente, por omisin el sistema los ordena de manera ascendente. Debers proporciona si deseas ordenarlo de manera ascendente o descendente, es decir, en la primera posicin o en la ltima posicin. Si lo deseas podrs seleccionar otro factor o columna por la que deseas ordenar el reporte, configurando el campo "Luego por" Nota: Debers seleccionar un campo o columna diferente a las antes utilizadas. Notas Lo especificado en el filtro se guardar para impresiones posteriores. Lo especificado en el filtro se guardar para impresiones posteriores. El reporte mostrar slo la informacin que coincida con lo establecido en el filtro, y mientras ms datos o campos especifiques, mas limitada ser la informacin incluida en el reporte, ya que tendr que cumplir con todas las caractersticas definidas para el filtro. Temas relacionados Tipo de filtros por grupo de reportes Administrador de reportes
FILTRO PARA EL GRUPO "COTIZACIONES DETALLADO" Acceso l Men reportes, opcin Administrador de reportes, grupo Cotizaciones Detallado Definicin Te permite obtener adems de la informacin contenida en el reporte, informacin an ms especfica, mediante la definicin de un filtro en el cual podrs seleccionar el tipo de informacin a incluir. Recuerda que dependiendo del grupo en el que est creado el reporte es el tipo de filtro que se visualizar, es decir, el filtro se arma con cierta informacin relacionada con el tipo de reporte. Agregar un reporte Nota Si no seleccionas ninguna informacin en el filtro, por omisin el reporte mostrar toda la informacin que le corresponda. Manejo Aspel Si lo deseas podrs modificar los reportes que por omisin instala el sistema en el administrador, para adecuarlos a tus necesidades. Recuerda que dependiendo el tipo de formato del que se trate el reporte es la herramienta de edicin que debers utilizar. Para mayor informacin consulta Administrador de reportes. Un reporte detallado emite informacin ms completa, incluyendo informacin del filtro en los encabezados del reporte, como puede ser: Fecha de elaboracin del reporte, fecha de vencimiento, tipo de cambio, moneda, tipo de documento, etc. Adems de mostrar por cada documento un desglose de saldos. Campos de este filtro Carpeta "Rangos" Campos Descripcin Documentos Inicial/Final Selecciona la clave inicial y final de los documentos de las cotizaciones que deseas incluir en el reporte. Con el botn o con ayuda de la tecla F2, se desplegar el catlogo de documentos, de tal forma que puedas seleccionar el documento inicial y final para armar el reporte. Clientes Desde/Hasta Selecciona la clave inicial y final de los clientes de los cuales deseas obtener informacin de sus documentos expedidos (Cotizaciones). Con el botn o con ayuda de la tecla F2, se desplegar el catlogo de clientes de tal forma que puedas seleccionar la clave inicial y final a incluir en el reporte. Clasificacin Vendedores (Desde/Hasta) Selecciona la clasificacin del cliente del cual deseas obtener informacin. Selecciona la clave inicial y final de los vendedores que deseas incluir en el reporte. Con el botn o con ayuda de la tecla F2, se desplegar el catlogo de Vendedores de tal forma que puedas seleccionar el vendedor inicial y final con el que se armar el reporte. Perodo de elaboracin Indica que documentos se van a incluir en el reporte, tomando en cuenta la fecha de elaboracin de los (Desde/Hasta) mismos. Selecciona la fecha inicial y final que se tomar en cuenta. Por omisin estos campos estarn deshabilitados, indica su habilitacin seleccionando una de las condiciones disponibles para este campo fecha. Perodo de (Desde/Hasta) Entrega Indica que documentos se van a incluir en el reporte, tomando en cuenta la fecha de entrega de los mismos. Selecciona la fecha inicial y final que se tomar en cuenta. Por omisin estos campos estarn deshabilitados, indica su habilitacin seleccionando una de las condiciones disponibles para este campo fecha. Moneda Zona Te facilita la obtencin de cierta informacin tomando en cuenta o considerando los documentos expedidos con una moneda en particular. Te facilita la obtencin de cierta informacin tomando en cuenta o considerando para el filtro una zona en particular. Si no activas este campo se presentar en pantalla todos los clientes no importando que pertenezcan a zonas diferentes.
Carpetas "Productos e impuestos"
Campos Productos (Desde/Hasta) Descripcin Selecciona la clave inicial y final de los productos que deseas incluir en el reporte. Con el botn o con ayuda de la tecla F2, se desplegar el catlogo de inventarios de tal forma que puedas seleccionar el producto inicial y final para armar el reporte. Lnea Te facilita la obtencin de cierta informacin tomando en cuenta o considerando para el filtro una Lnea de producto en particular. Si no activas este campo se presentar en pantalla todos los productos que no tienen definido en la poltica una lnea en especial.
Tipo de productos Indica que tipo de producto que se incluir en el reporte, productos, servicios, kits o grupo de productos. (producto, servicios, kits o Adicionalmente a lo indicado desde estos campos, tambin se tomar en cuenta el rango de productos grupo de productos) seleccionado anteriormente, de tal forma que si slo deseas emitir servicios, el sistema tomar del rango (Desde/Hasta) indicado slo dichos servicios. Impuestos Imp1, Imp2, Indica el porcentaje de impuesto aplicado en los documentos, por el que quieres filtrar la informacin. Imp3 o Imp4. Carpeta "Ordenamiento" Campos Descripcin Ordenar La informacin de la consulta se puede ordenar a partir de alguno de los campos de la misma. Este ordenamiento lo podrs por realizar seleccionando el campo o columna por la que deseas ordenar el reporte, el sistema te permitir ordenar los elementos seleccionados (campo o columna) de manera ascendente o en su caso descendente, por omisin el sistema los ordena de manera ascendente. Debers proporciona si deseas ordenarlo de manera ascendente o descendente, es decir, en la primera posicin o en la ltima posicin. Si lo deseas podrs seleccionar otro factor o columna por la que deseas ordenar el reporte. Notas: Al configurar o utilizar este campo, se activar el otro factor de ordenamiento. Luego por Selecciona el otro factor o campo por el que deseas ordenar el reporte. Este ordenamiento lo podrs realizar seleccionando el campo o columna por la que deseas ordenar el reporte, el sistema te permitir ordenar los elementos seleccionados (campo o columna) de manera ascendente o en su caso descendente, por omisin el sistema los ordena de manera ascendente. Debers proporciona si deseas ordenarlo de manera ascendente o descendente, es decir, en la primera posicin o en la ltima posicin. Si lo deseas podrs seleccionar otro factor o columna por la que deseas ordenar el reporte, configurando el campo "Luego por". Notas: Al configurar o utilizar este campo, se activar el otro factor de ordenamiento. Debers seleccionar un campo o columna diferente a las antes utilizadas. Luego por Selecciona el otro factor o campo por el que deseas ordenar el reporte. Este ordenamiento lo podrs realizar seleccionando el campo o columna por la que deseas ordenar el reporte, el sistema te permitir ordenar los elementos seleccionados (campo o columna) de manera ascendente o en su caso descendente, por omisin el sistema los ordena de manera ascendente. Debers proporciona si deseas ordenarlo de manera ascendente o descendente, es decir, en la primera posicin o en la ltima posicin. Si lo deseas podrs seleccionar otro factor o columna por la que deseas ordenar el reporte, configurando el campo "Luego por" Nota: Debers seleccionar un campo o columna diferente a las antes utilizadas. Notas Lo especificado en el filtro se guardar para impresiones posteriores. El reporte mostrar slo la informacin que coincida con lo establecido en el filtro, y mientras ms datos o campos especifiques, mas limitada ser la informacin incluida en el reporte, ya que tendr que cumplir con todas las caractersticas definidas para el filtro. Temas relacionados Tipo de filtros por grupo de reportes Administrador de reportes
Filtro para el grupo "Devoluciones" Acceso l Men reportes, opcin Administrador de reportes, grupo Devoluciones Definicin Te permite obtener adems de la informacin contenida en el reporte, informacin an ms especfica, mediante la definicin de un filtro en el cual podrs seleccionar el tipo de informacin a incluir. Recuerda que dependiendo del grupo en el que est creado el reporte es el tipo de filtro que se visualizar, es decir, el filtro se arma con cierta informacin relacionada con el tipo de reporte. Agregar un reporte Nota Si no seleccionas ninguna informacin en el filtro, por omisin el reporte mostrar toda la informacin que le corresponda. Manejo Aspel Si lo deseas podrs modificar los reportes que por omisin instala el sistema en el administrador, para adecuarlos a tus necesidades. Recuerda que dependiendo el tipo de formato del que se trate el reporte es la herramienta de edicin que debers utilizar. Para mayor informacin consulta Administrador de reportes. Campos de este filtro Carpeta "Rangos" Campos Descripcin Documentos Inicial/Final Selecciona la clave inicial y final de los documentos de las devoluciones que deseas incluir en el reporte. Con el botn o con ayuda de la tecla F2, se desplegar el catlogo de documentos (devoluciones), de tal forma que puedas seleccionar el documento inicial y final para armar el reporte. Clientes Desde/Hasta Selecciona la clave inicial y final de los clientes de los cuales deseas obtener informacin de sus documentos expedidos (Devoluciones). Con el botn o con ayuda de la tecla F2, se desplegar el catlogo de clientes de tal forma que puedas seleccionar la clave inicial y final a incluir en el reporte. Clasificacin Vendedores (Desde/Hasta) Selecciona la clasificacin del cliente del cual deseas obtener informacin. Selecciona la clave inicial y final de los vendedores que deseas incluir en el reporte. Con el botn o con ayuda de la tecla F2, se desplegar el catlogo de Vendedores de tal forma que puedas seleccionar el vendedor inicial y final con el que se armar el reporte. Perodo de elaboracin Indica que documentos se van a incluir en el reporte, tomando en cuenta la fecha de elaboracin de los (Desde/Hasta) mismos. Selecciona la fecha inicial y final que se tomar en cuenta. Por omisin estos campos estarn deshabilitados, indica su habilitacin seleccionando una de las condiciones disponibles para este campo fecha. Perodo de (Desde/Hasta) Entrega Indica que documentos se van a incluir en el reporte, tomando en cuenta la fecha de entrega de los mismos. Selecciona la fecha inicial y final que se tomar en cuenta. Por omisin estos campos estarn deshabilitados, indica su habilitacin seleccionando una de las condiciones disponibles para este campo fecha. Moneda Zona Te facilita la obtencin de cierta informacin tomando en cuenta o considerando los documentos expedidos con una moneda en particular. Te facilita la obtencin de cierta informacin tomando en cuenta o considerando para el filtro una zona en particular. Si no activas este campo se presentar en pantalla todos los clientes no importando que pertenezcan a zonas diferentes.
Carpetas "Productos e impuestos" Campos Descripcin Productos (Desde/Hasta) Selecciona la clave inicial y final de los productos que deseas incluir en el reporte. Con el botn o con ayuda de la tecla F2, se desplegar el catlogo de inventarios de tal forma que puedas seleccionar el producto inicial y final para armar el reporte.
Lnea Te facilita la obtencin de cierta informacin tomando en cuenta o considerando para el filtro una Lnea de producto en particular. Si no activas este campo se presentar en pantalla todos los productos que no tienen definido en la poltica una lnea en especial.
Tipo de productos Indica que tipo de producto que se incluir en el reporte, productos, servicios, kits o grupo de productos. (producto, servicios, kits o Adicionalmente a lo indicado desde estos campos, tambin se tomar en cuenta el rango de productos grupo de productos) seleccionado anteriormente, de tal forma que si slo deseas emitir servicios, el sistema tomar del rango (Desde/Hasta) indicado slo dichos servicios. Impuestos Imp1, Imp2, Indica el porcentaje de impuesto aplicado en los documentos, por el que quieres filtrar la informacin. Imp3 o Imp4. Carpeta "Ordenamiento" Campos Descripcin Ordenar por La informacin de la consulta se puede ordenar a partir de alguno de los campos de la misma. Este ordenamiento lo podrs realizar seleccionando el campo o columna por la que deseas ordenar el reporte, el sistema te permitir ordenar los elementos seleccionados (campo o columna) de manera ascendente o en su caso descendente, por omisin el sistema los ordena de manera ascendente. Debers proporciona si deseas ordenarlo de manera ascendente o descendente, es decir, en la primera posicin o en la ltima posicin. Si lo deseas podrs seleccionar otro factor o columna por la que deseas ordenar el reporte. Notas: Al configurar o utilizar este campo, se activar el otro factor de ordenamiento. Luego por Selecciona el otro factor o campo por el que deseas ordenar el reporte. Este ordenamiento lo podrs realizar seleccionando el campo o columna por la que deseas ordenar el reporte, el sistema te permitir ordenar los elementos seleccionados (campo o columna) de manera ascendente o en su caso descendente, por omisin el sistema los ordena de manera ascendente. Debers proporciona si deseas ordenarlo de manera ascendente o descendente, es decir, en la primera posicin o en la ltima posicin. Si lo deseas podrs seleccionar otro factor o columna por la que deseas ordenar el reporte, configurando el campo "Luego por". Notas: Al configurar o utilizar este campo, se activar el otro factor de ordenamiento. Debers seleccionar un campo o columna diferente a las antes utilizadas. Luego por Selecciona el otro factor o campo por el que deseas ordenar el reporte. Este ordenamiento lo podrs realizar seleccionando el campo o columna por la que deseas ordenar el reporte, el sistema te permitir ordenar los elementos seleccionados (campo o columna) de manera ascendente o en su caso descendente, por omisin el sistema los ordena de manera ascendente. Debers proporciona si deseas ordenarlo de manera ascendente o descendente, es decir, en la primera posicin o en la ltima posicin. Si lo deseas podrs seleccionar otro factor o columna por la que deseas ordenar el reporte, configurando el campo "Luego por" Nota: Debers seleccionar un campo o columna diferente a las antes utilizadas. Notas Lo especificado en el filtro se guardar para impresiones posteriores. El reporte mostrar slo la informacin que coincida con lo establecido en el filtro, y mientras ms datos o campos especifiques, mas
limitada ser la informacin incluida en el reporte, ya que tendr que cumplir con todas las caractersticas definidas para el filtro. Temas relacionados Tipo de filtros por grupo de reportes Administrador de reportes
Filtro para el grupo "Devoluciones detallado" Acceso l Men reportes, opcin Administrador de reportes, grupo Devoluciones Definicin Te permite obtener adems de la informacin contenida en el reporte, informacin an ms especfica, mediante la definicin de un filtro en el cual podrs seleccionar el tipo de informacin a incluir. Recuerda que dependiendo del grupo en el que est creado el reporte es el tipo de filtro que se visualizar, es decir, el filtro se arma con cierta informacin relacionada con el tipo de reporte. Agregar un reporte Nota Si no seleccionas ninguna informacin en el filtro, por omisin el reporte mostrar toda la informacin que le corresponda. Manejo Aspel Si lo deseas podrs modificar los reportes que por omisin instala el sistema en el administrador, para adecuarlos a tus necesidades. Recuerda que dependiendo el tipo de formato del que se trate el reporte es la herramienta de edicin que debers utilizar. Para mayor informacin consulta Administrador de reportes. Un reporte detallado emite informacin ms completa, incluyendo informacin del filtro en los encabezados del reporte, como puede ser: Fecha de elaboracin del reporte, fecha de vencimiento, tipo de cambio, moneda, tipo de documento, etc. Adems de mostrar por cada documento un desglose de saldos. Campos de este filtro Carpeta "Rangos" Campos Descripcin Documentos Inicial/Final Selecciona la clave inicial y final de los documentos de las devoluciones que deseas incluir en el reporte. Con el botn o con ayuda de la tecla F2, se desplegar el catlogo de documentos (devoluciones), de tal forma que puedas seleccionar el documento inicial y final para armar el reporte. Clientes Desde/Hasta Selecciona la clave inicial y final de los clientes de los cuales deseas obtener informacin de sus documentos expedidos (Devoluciones). Con el botn o con ayuda de la tecla F2, se desplegar el catlogo de clientes de tal forma que puedas seleccionar la clave inicial y final a incluir en el reporte. Clasificacin Vendedores (Desde/Hasta) Selecciona la clasificacin del cliente del cual deseas obtener informacin. Selecciona la clave inicial y final de los vendedores que deseas incluir en el reporte. Con el botn o con ayuda de la tecla F2, se desplegar el catlogo de Vendedores de tal forma que puedas seleccionar el vendedor inicial y final con el que se armar el reporte. Perodo de elaboracin Indica que documentos se van a incluir en el reporte, tomando en cuenta la fecha de elaboracin de los (Desde/Hasta) mismos. Selecciona la fecha inicial y final que se tomar en cuenta. Por omisin estos campos estarn deshabilitados, indica su habilitacin seleccionando una de las condiciones disponibles para este campo fecha. Perodo de (Desde/Hasta) Entrega Indica que documentos se van a incluir en el reporte, tomando en cuenta la fecha de entrega de los mismos. Selecciona la fecha inicial y final que se tomar en cuenta. Por omisin estos campos estarn deshabilitados, indica su habilitacin seleccionando una de las condiciones disponibles para este campo fecha. Moneda Zona Te facilita la obtencin de cierta informacin tomando en cuenta o considerando los documentos expedidos con una moneda en particular. Te facilita la obtencin de cierta informacin tomando en cuenta o considerando para el filtro una zona en particular. Si no activas este campo se presentar en pantalla todos los clientes no importando que pertenezcan a zonas diferentes.
Tipo de productos Indica que tipo de producto que se incluir en el reporte, productos, servicios, kits o grupo de productos. (producto, servicios, kits o Adicionalmente a lo indicado desde estos campos, tambin se tomar en cuenta el rango de productos grupo de productos) seleccionado anteriormente, de tal forma que si slo deseas emitir servicios, el sistema tomar del rango (Desde/Hasta) indicado slo dichos servicios. Impuestos Imp1, Imp2, Indica el porcentaje de impuesto aplicado en los documentos, por el que quieres filtrar la informacin. Imp3 o Imp4. Carpeta "Ordenamiento" Campos Descripcin Ordenar por La informacin de la consulta se puede ordenar a partir de alguno de los campos de la misma. Este ordenamiento lo podrs realizar seleccionando el campo o columna por la que deseas ordenar el reporte, el sistema te permitir ordenar los elementos seleccionados (campo o columna) de manera ascendente o en su caso descendente, por omisin el sistema los ordena de manera ascendente. Debers proporciona si deseas ordenarlo de manera ascendente o descendente, es decir, en la primera posicin o en la ltima posicin. Si lo deseas podrs seleccionar otro factor o columna por la que deseas ordenar el reporte. Notas: Al configurar o utilizar este campo, se activar el otro factor de ordenamiento. Luego por Selecciona el otro factor o campo por el que deseas ordenar el reporte. Este ordenamiento lo podrs realizar seleccionando el campo o columna por la que deseas ordenar el reporte, el sistema te permitir ordenar los elementos seleccionados (campo o columna) de manera ascendente o en su caso descendente, por omisin el sistema los ordena de manera ascendente. Debers proporciona si deseas ordenarlo de manera ascendente o descendente, es decir, en la primera posicin o en la ltima posicin. Si lo deseas podrs seleccionar otro factor o columna por la que deseas ordenar el reporte, configurando el campo "Luego por". Notas: Al configurar o utilizar este campo, se activar el otro factor de ordenamiento. Debers seleccionar un campo o columna diferente a las antes utilizadas. Luego por Selecciona el otro factor o campo por el que deseas ordenar el reporte. Este ordenamiento lo podrs realizar seleccionando el campo o columna por la que deseas ordenar el reporte, el sistema te permitir ordenar los elementos seleccionados (campo o columna) de manera ascendente o en su caso descendente, por omisin el sistema los ordena de manera ascendente. Debers proporciona si deseas ordenarlo de manera ascendente o descendente, es decir, en la primera posicin o en la ltima posicin. Si lo deseas podrs seleccionar otro factor o columna por la que deseas ordenar el reporte, configurando el campo "Luego por" Nota: Debers seleccionar un campo o columna diferente a las antes
utilizadas. Notas Lo especificado en el filtro se guardar para impresiones posteriores. El reporte mostrar slo la informacin que coincida con lo establecido en el filtro, y mientras ms datos o campos especifiques, mas limitada ser la informacin incluida en el reporte, ya que tendr que cumplir con todas las caractersticas definidas para el filtro. Temas relacionados Tipo de filtros por grupo de reportes Administrador de reportes
Filtro para el grupo "Facturas" Acceso l Men reportes, opcin Administrador de reportes, grupo Facturas Definicin Te permite obtener adems de la informacin contenida en el reporte, informacin an ms especfica, mediante la definicin de un filtro en el cual podrs seleccionar el tipo de informacin a incluir. Recuerda que dependiendo del grupo en el que est creado el reporte es el tipo de filtro que se visualizar, es decir, el filtro se arma con cierta informacin relacionada con el tipo de reporte. Agregar un reporte Nota Si no seleccionas ninguna informacin en el filtro, por omisin el reporte mostrar toda la informacin que le corresponda. Manejo Aspel Si lo deseas podrs modificar los reportes que por omisin instala el sistema en el administrador, para adecuarlos a tus necesidades. Recuerda que dependiendo el tipo de formato del que se trate el reporte es la herramienta de edicin que debers utilizar. Para mayor informacin consulta Administrador de reportes. Campos de este filtro Carpeta "Rangos" Campos Descripcin Documentos Inicial/Final Selecciona la clave inicial y final de los documentos de facturas que deseas incluir en el reporte. Con el botn o con ayuda de la tecla F2, se desplegar el catlogo de facturas de tal forma que puedas seleccionar el documento inicial y final para armar el reporte. Clientes Desde/Hasta Selecciona la clave inicial y final de los clientes de los cuales deseas obtener informacin de sus documentos expedidos (Facturas). Con el botn o con ayuda de la tecla F2, se desplegar el catlogo de clientes de tal forma que puedas seleccionar la clave inicial y final a incluir en el reporte. Clasificacin Vendedores (Desde/Hasta) Selecciona la clasificacin del cliente del cual deseas obtener informacin. Selecciona la clave inicial y final de los vendedores que deseas incluir en el reporte. Con el botn o con ayuda de la tecla F2, se desplegar el catlogo de Vendedores de tal forma que puedas seleccionar el vendedor inicial y final con el que se armar el reporte. Perodo de elaboracin Indica que documentos se van a incluir en el reporte, tomando en cuenta la fecha de elaboracin de los (Desde/Hasta) mismos. Selecciona la fecha inicial y final que se tomar en cuenta. Por omisin estos campos estarn deshabilitados, indica su habilitacin seleccionando una de las condiciones disponibles para este campo fecha. Perodo de (Desde/Hasta) Entrega Indica que documentos se van a incluir en el reporte, tomando en cuenta la fecha de entrega de los mismos. Selecciona la fecha inicial y final que se tomar en cuenta. Por omisin estos campos estarn deshabilitados, indica su habilitacin seleccionando una de las condiciones disponibles para este campo fecha. Moneda Zona Te facilita la obtencin de cierta informacin tomando en cuenta o considerando los documentos expedidos con una moneda en particular. Te facilita la obtencin de cierta informacin tomando en cuenta o considerando para el filtro una zona en particular. Si no activas este campo se presentar en pantalla todos los clientes no importando que pertenezcan a zonas diferentes.
Tipo de productos Indica que tipo de producto que se incluir en el reporte, productos, servicios, kits o grupo de productos. (producto, servicios, kits o Adicionalmente a lo indicado desde estos campos, tambin se tomar en cuenta el rango de productos grupo de productos) seleccionado anteriormente, de tal forma que si slo deseas emitir servicios, el sistema tomar del rango (Desde/Hasta) indicado slo dichos servicios. Impuestos Imp1, Imp2, Indica el porcentaje de impuesto aplicado en los documentos, por el que quieres filtrar la informacin. Imp3 o Imp4. Carpeta "Ordenamiento" Campos Descripcin Ordenar por La informacin de la consulta se puede ordenar a partir de alguno de los campos de la misma. Este ordenamiento lo podrs realizar seleccionando el campo o columna por la que deseas ordenar el reporte, el sistema te permitir ordenar los elementos seleccionados (campo o columna) de manera ascendente o en su caso descendente, por omisin el sistema los ordena de manera ascendente. Debers proporciona si deseas ordenarlo de manera ascendente o descendente, es decir, en la primera posicin o en la ltima posicin. Si lo deseas podrs seleccionar otro factor o columna por la que deseas ordenar el reporte. Notas: Al configurar o utilizar este campo, se activar el otro factor de ordenamiento. Luego por Selecciona el otro factor o campo por el que deseas ordenar el reporte. Este ordenamiento lo podrs realizar seleccionando el campo o columna por la que deseas ordenar el reporte, el sistema te permitir ordenar los elementos seleccionados (campo o columna) de manera ascendente o en su caso descendente, por omisin el sistema los ordena de manera ascendente. Debers proporciona si deseas ordenarlo de manera ascendente o descendente, es decir, en la primera posicin o en la ltima posicin. Si lo deseas podrs seleccionar otro factor o columna por la que deseas ordenar el reporte, configurando el campo "Luego por". Notas: Al configurar o utilizar este campo, se activar el otro factor de ordenamiento. Debers seleccionar un campo o columna diferente a las antes utilizadas. Luego por Selecciona el otro factor o campo por el que deseas ordenar el reporte. Este ordenamiento lo podrs realizar seleccionando el campo o columna por la que deseas ordenar el reporte, el sistema te permitir ordenar los elementos seleccionados (campo o columna) de manera ascendente o en su caso descendente, por omisin el sistema los ordena de manera ascendente. Debers proporciona si deseas ordenarlo de manera ascendente o descendente, es decir, en la primera posicin o en la ltima posicin. Si lo deseas podrs seleccionar otro factor o columna por la que deseas ordenar el reporte, configurando el campo "Luego por" Nota: Debers seleccionar un campo o columna diferente a las antes utilizadas. Notas Lo especificado en el filtro se guardar para impresiones posteriores. El reporte mostrar slo la informacin que coincida con lo establecido en el filtro, y mientras ms datos o campos especifiques, mas
limitada ser la informacin incluida en el reporte, ya que tendr que cumplir con todas las caractersticas definidas para el filtro. Temas relacionados Tipo de filtros por grupo de reportes Administrador de reportes
Filtro para el grupo "Facturas detallado" Acceso l Men reportes, opcin Administrador de reportes, grupo Facturas Definicin Te permite obtener adems de la informacin contenida en el reporte, informacin an ms especfica, mediante la definicin de un filtro en el cual podrs seleccionar el tipo de informacin a incluir. Recuerda que dependiendo del grupo en el que est creado el reporte es el tipo de filtro que se visualizar, es decir, el filtro se arma con cierta informacin relacionada con el tipo de reporte. Agregar un reporte Nota Si no seleccionas ninguna informacin en el filtro, por omisin el reporte mostrar toda la informacin que le corresponda. Manejo Aspel Si lo deseas podrs modificar los reportes que por omisin instala el sistema en el administrador, para adecuarlos a tus necesidades. Recuerda que dependiendo el tipo de formato del que se trate el reporte es la herramienta de edicin que debers utilizar. Para mayor informacin consulta Administrador de reportes. Un reporte detallado emite informacin ms completa, incluyendo informacin del filtro en los encabezados del reporte, como puede ser: Fecha de elaboracin del reporte, fecha de vencimiento, tipo de cambio, moneda, tipo de documento, etc. Adems de mostrar por cada documento un desglose de saldos. Campos de este filtro Carpeta "Rangos" Campos Descripcin Documentos Inicial/Final Selecciona la clave inicial y final de los documentos de facturas que deseas incluir en el reporte. Con el botn o con ayuda de la tecla F2, se desplegar el catlogo de facturas de tal forma que puedas seleccionar el documento inicial y final para armar el reporte. Clientes Desde/Hasta Selecciona la clave inicial y final de los clientes de los cuales deseas obtener informacin de sus documentos expedidos (Facturas). Con el botn o con ayuda de la tecla F2, se desplegar el catlogo de clientes de tal forma que puedas seleccionar la clave inicial y final a incluir en el reporte. Clasificacin Vendedores (Desde/Hasta) Selecciona la clasificacin del cliente del cual deseas obtener informacin. Selecciona la clave inicial y final de los vendedores que deseas incluir en el reporte. Con el botn o con ayuda de la tecla F2, se desplegar el catlogo de Vendedores de tal forma que puedas seleccionar el vendedor inicial y final con el que se armar el reporte. Perodo de elaboracin Indica que documentos se van a incluir en el reporte, tomando en cuenta la fecha de elaboracin de los (Desde/Hasta) mismos. Selecciona la fecha inicial y final que se tomar en cuenta. Por omisin estos campos estarn deshabilitados, indica su habilitacin seleccionando una de las condiciones disponibles para este campo fecha. Perodo de (Desde/Hasta) Entrega Indica que documentos se van a incluir en el reporte, tomando en cuenta la fecha de entrega de los mismos. Selecciona la fecha inicial y final que se tomar en cuenta. Por omisin estos campos estarn deshabilitados, indica su habilitacin seleccionando una de las condiciones disponibles para este campo fecha. Moneda Zona Te facilita la obtencin de cierta informacin tomando en cuenta o considerando los documentos expedidos con una moneda en particular. Te facilita la obtencin de cierta informacin tomando en cuenta o considerando para el filtro una zona en particular. Si no activas este campo se presentar en pantalla todos los clientes no importando que pertenezcan a zonas diferentes.
Carpetas "Productos e impuestos" Campos Descripcin
Productos (Desde/Hasta) Selecciona la clave inicial y final de los productos que deseas incluir en el reporte. Con el botn o con ayuda de la tecla F2, se desplegar el catlogo de inventarios de tal forma que puedas seleccionar el producto inicial y final para armar el reporte. Lnea Te facilita la obtencin de cierta informacin tomando en cuenta o considerando para el filtro una Lnea de producto en particular. Si no activas este campo se presentar en pantalla todos los productos que no tienen definido en la poltica una lnea en especial.
Tipo de productos Indica que tipo de producto que se incluir en el reporte, productos, servicios, kits o grupo de productos. (producto, servicios, kits o Adicionalmente a lo indicado desde estos campos, tambin se tomar en cuenta el rango de productos grupo de productos) seleccionado anteriormente, de tal forma que si slo deseas emitir servicios, el sistema tomar del rango (Desde/Hasta) indicado slo dichos servicios. Impuestos Imp1, Imp2, Indica el porcentaje de impuesto aplicado en los documentos, por el que quieres filtrar la informacin. Imp3 o Imp4. Carpeta "Ordenamiento" Campos Descripcin Ordenar por La informacin de la consulta se puede ordenar a partir de alguno de los campos de la misma. Este ordenamiento lo podrs realizar seleccionando el campo o columna por la que deseas ordenar el reporte, el sistema te permitir ordenar los elementos seleccionados (campo o columna) de manera ascendente o en su caso descendente, por omisin el sistema los ordena de manera ascendente. Debers proporciona si deseas ordenarlo de manera ascendente o descendente, es decir, en la primera posicin o en la ltima posicin. Si lo deseas podrs seleccionar otro factor o columna por la que deseas ordenar el reporte. Notas: Al configurar o utilizar este campo, se activar el otro factor de ordenamiento. Luego por Selecciona el otro factor o campo por el que deseas ordenar el reporte. Este ordenamiento lo podrs realizar seleccionando el campo o columna por la que deseas ordenar el reporte, el sistema te permitir ordenar los elementos seleccionados (campo o columna) de manera ascendente o en su caso descendente, por omisin el sistema los ordena de manera ascendente. Debers proporciona si deseas ordenarlo de manera ascendente o descendente, es decir, en la primera posicin o en la ltima posicin. Si lo deseas podrs seleccionar otro factor o columna por la que deseas ordenar el reporte, configurando el campo "Luego por". Notas: Al configurar o utilizar este campo, se activar el otro factor de ordenamiento. Debers seleccionar un campo o columna diferente a las antes utilizadas. Luego por Selecciona el otro factor o campo por el que deseas ordenar el reporte. Este ordenamiento lo podrs realizar seleccionando el campo o columna por la que deseas ordenar el reporte, el sistema te permitir ordenar los elementos seleccionados (campo o columna) de manera ascendente o en su caso descendente, por omisin el sistema los ordena de manera ascendente. Debers proporciona si deseas ordenarlo de manera ascendente o descendente, es decir, en la primera posicin o en la ltima posicin. Si lo deseas podrs seleccionar otro factor o columna por la que deseas ordenar el reporte, configurando el campo "Luego por" Nota: Debers seleccionar un campo o columna diferente a las antes utilizadas.
Notas Lo especificado en el filtro se guardar para impresiones posteriores. El reporte mostrar slo la informacin que coincida con lo establecido en el filtro, y mientras ms datos o campos especifiques, mas limitada ser la informacin incluida en el reporte, ya que tendr que cumplir con todas las caractersticas definidas para el filtro. Temas relacionados Tipo de filtros por grupo de reportes Administrador de reportes
Filtro para el grupo "Pagos a facturas" Acceso l Men reportes, opcin Administrador de reportes, grupo Pagos a facturas Definicin Te permite obtener adems de la informacin contenida en el reporte, informacin an ms especfica, mediante la definicin de un filtro en el cual podrs seleccionar el tipo de informacin a incluir. Recuerda que dependiendo del grupo en el que est creado el reporte es el tipo de filtro que se visualizar, es decir, el filtro se arma con cierta informacin relacionada con el tipo de reporte. Agregar un reporte Nota Si no seleccionas ninguna informacin en el filtro, por omisin el reporte mostrar toda la informacin contemplada para el reporte. Manejo Aspel Si lo deseas podrs modificar los reportes que por omisin instala el sistema en el administrador, para adecuarlos a tus necesidades. Recuerda que dependiendo el tipo de formato del que se trate el reporte es la herramienta de edicin que debers utilizar. Para mayor informacin consulta Administrador de reportes. Campos de este filtro Carpeta "Datos ventas" Campos Descripcin Periodo a reportar Indica la fecha inicial y final de los documentos de ventas a incluir en el reporte, tomando en cuenta la fecha de (Desde/Hasta) elaboracin de los mismos. Por omisin estos campos estarn deshabilitados, indica su habilitacin seleccionando una de las condiciones disponibles para este campo fecha. Incluir devoluciones Clasif. Del cliente Producto Lnea del producto Selecciona la clasificacin del cliente del cual deseas obtener informacin. Selecciona este campo si deseas obtener un resumen o reporte de las ventas efectuadas para un producto en particular. Selecciona con ayuda del botn la clave del producto. Te facilita la obtencin de cierta informacin tomando en cuenta o considerando para el filtro una Lnea de producto en particular. Si no activas este campo se presentar en pantalla todos los productos que no tienen definido en la poltica una lnea en especial. Selecciona este campo si deseas obtener un resumen o reporte de las ventas efectuadas por un vendedor en particular. Selecciona con ayuda del botn Zona del vendedor la clave del producto. Te facilita la obtencin de cierta informacin tomando en cuenta o considerando para el filtro una zona en particular. Si no activas este campo se presentar en pantalla todos los vendedores no importando que pertenezcan a zonas diferentes.
Vendedor
Carpeta "Conceptos e impuestos" Campos Descripcin Conceptos (Todos/seleccionar Selecciona de la lista de conceptos, aquellos que se consideran para filtrar los pagos, es decir, slo se de una lista) incluirn en el reporte aquellos pagos que se hayan generado con los conceptos indicados en este filtro. Impuesto Slo facturas saldadas Mostrar pagos con folio Indica el porcentaje de impuesto que se incluir en el reporte, ejemplo: 10%. Por omisin el sistema incluir en el reporte todos los porcentajes manejados. Selecciona esta opcin si deseas que en el reporte slo se incluyan las facturas sin saldo, es decir que ya estn saldadas o liquidadas. Selecciona esta opcin si deseas que se incluyan en el reporte slo pagos o movimientos generados con folios.
Carpeta "Ordenamiento" Campos Descripcin Ordenar por La informacin de la consulta se puede ordenar a partir de alguno de
los campos de la misma. Este ordenamiento lo podrs realizar seleccionando el campo o columna por la que deseas ordenar el reporte, el sistema te permitir ordenar los elementos seleccionados (campo o columna) de manera ascendente o en su caso descendente, por omisin el sistema los ordena de manera ascendente. Debers proporciona si deseas ordenarlo de manera ascendente o descendente, es decir, en la primera posicin o en la ltima posicin. Si lo deseas podrs seleccionar otro factor o columna por la que deseas ordenar el reporte. Notas: Al configurar o utilizar este campo, se activar el otro factor de ordenamiento. Luego por Selecciona el otro factor o campo por el que deseas ordenar el reporte. Este ordenamiento lo podrs realizar seleccionando el campo o columna por la que deseas ordenar el reporte, el sistema te permitir ordenar los elementos seleccionados (campo o columna) de manera ascendente o en su caso descendente, por omisin el sistema los ordena de manera ascendente. Debers proporciona si deseas ordenarlo de manera ascendente o descendente, es decir, en la primera posicin o en la ltima posicin. Si lo deseas podrs seleccionar otro factor o columna por la que deseas ordenar el reporte, configurando el campo "Luego por". Notas: Al configurar o utilizar este campo, se activar el otro factor de ordenamiento. Debers seleccionar un campo o columna diferente a las antes utilizadas. Luego por Selecciona el otro factor o campo por el que deseas ordenar el reporte. Este ordenamiento lo podrs realizar seleccionando el campo o columna por la que deseas ordenar el reporte, el sistema te permitir ordenar los elementos seleccionados (campo o columna) de manera ascendente o en su caso descendente, por omisin el sistema los ordena de manera ascendente. Debers proporciona si deseas ordenarlo de manera ascendente o descendente, es decir, en la primera posicin o en la ltima posicin. Si lo deseas podrs seleccionar otro factor o columna por la que deseas ordenar el reporte, configurando el campo "Luego por" Nota: Debers seleccionar un campo o columna diferente a las antes utilizadas. Notas Lo especificado en el filtro se guardar para filtros posteriores. El reporte mostrar slo la informacin que coincida con lo establecido en el filtro, mientras ms datos o campos especifiques, mas limitada ser la informacin incluida en el reporte, ya que tendr que cumplir con todas las caractersticas definidas para el filtro. Temas relacionados Tipo de filtros por grupo de reportes Administrador de reportes
Reporte pagos por Internet Acceso l Desde el Administrador de reportes, Grupo "Pagos por Internet", Reporte Pagos por Internet. Qu es El reporte muestra la informacin de las operaciones que se realizaron con los conceptos de CxC configurados para realizar pagos por Internet. Este reporte te servir para conciliar los datos contra los registrados en la empresa que otorga el servicio de pagos por Internet.
Reporte Diario Reporte Histrico El reporte emite la siguiente informacin:
Detalle del reporte l Fecha inicial de operacin l Fecha inicial de operacin l Estatus de operacin que puede presentar el movimiento (Aplicadas, Por aplica, Devueltas) l Clave y descripcin del concepto que se utiliz para el pago de la operacin. l Tipo de operacin (Venta o Devolucin) l Estatus de la operacin: Aplicada. Indica que de la operacin se gener un movimiento de CxC en Aspel-SAE. Por aplicar. Indica que solo se gener la operacin de cargo a la tarjeta bancaria, pero no se gener el movimiento de CxC en Aspel-SAE. Pagos por Internet con la empresa Verifone Access/Consideraciones Devueltas. Indica que se devolvi el abono a la tarjeta bancaria correspondiente y se modific el saldo general del cliente en el sistema, por la cancelacin o devolucin del abono. l Tarjeta: Muestra los ltimo 4 dgitos de la tarjeta que realiz la transaccin. l Folio del documento de CxC que gener la operacin dentro del sistema Aspel-SAE l Nmero de operacin que se gener por el pago en Internet (registro de la empresa que otorga el servicio de pagos por Internet). l Monto de la operacin l Total de ventas l Total de devoluciones l Total de operaciones (ventas-devoluciones) l Total de registros impresos Campos de este reporte Campo Descripcin Fecha Desde /Hasta Operacin Estatus de Escribe o selecciona con las opciones Desde/Hasta las fechas de las operaciones que requieres emitir. Indica el nmero de operacin que quieres que se muestre de las que se generaron por el pago en Internet. Marca las casillas del estado de las operaciones que quieres que se generen en el reporte.
operaciones Aplicadas.- Es aquella en donde la nota asociada a la operacin ya se registr en el sistema. Por aplicar.- Se realiz la transaccin, pero no se registro el movimiento en el sistema. Canceladas.- Operacin cancelada en el sistema. Nota: Los estados Por aplicar y Verificada slo aparecern en el reporte cuando se lleguen a presentar casos especiales como interrupciones en la corriente elctrica, fallo en la comunicacin con la base de datos en red, etc.
Temas relacionados Pagos por Internet con Instituciones Bancarias Pagos por Internet con la empresa VeriFone Access
Filtro para el grupo "Pagos a facturas con desglose" Acceso l Men reportes, opcin Administrador de reportes, grupo Pagos a facturas con desglose Definicin Te permite obtener adems de la informacin contenida en el reporte, informacin an ms especfica, mediante la definicin de un filtro en el cual podrs seleccionar el tipo de informacin a incluir. Recuerda que dependiendo del grupo en el que est creado el reporte es el tipo de filtro que se visualizar, es decir, el filtro se arma con cierta informacin relacionada con el tipo de reporte. Agregar un reporte Nota Si no seleccionas ninguna informacin en el filtro, por omisin el reporte mostrar toda la informacin contemplada para el reporte. Manejo Aspel Si lo deseas podrs modificar los reportes que por omisin instala el sistema en el administrador, para adecuarlos a tus necesidades. Recuerda que dependiendo el tipo de formato del que se trate el reporte es la herramienta de edicin que debers utilizar. Para mayor informacin consulta Administrador de reportes. Campos de este filtro Carpeta "Datos ventas" Campos Descripcin Periodo a reportar Indica la fecha inicial y final de los documentos de ventas a incluir en el reporte, tomando en cuenta la fecha de (Desde/Hasta) elaboracin de los mismos. Por omisin estos campos estarn deshabilitados, indica su habilitacin seleccionando una de las condiciones disponibles para este campo fecha. Incluir devoluciones Clasif. Del cliente Producto Lnea del producto Selecciona la clasificacin del cliente del cual deseas obtener informacin. Selecciona este campo si deseas obtener un resumen o reporte de las ventas efectuadas para un producto en particular. Selecciona con ayuda del botn la clave del producto. Te facilita la obtencin de cierta informacin tomando en cuenta o considerando para el filtro una Lnea de producto en particular. Si no activas este campo se presentar en pantalla todos los productos que no tienen definido en la poltica una lnea en especial. Selecciona este campo si deseas obtener un resumen o reporte de las ventas efectuadas por un vendedor en particular. Selecciona con ayuda del botn Zona del vendedor la clave del producto. Te facilita la obtencin de cierta informacin tomando en cuenta o considerando para el filtro una zona en particular. Si no activas este campo se presentar en pantalla todos los vendedores no importando que pertenezcan a zonas diferentes.
Vendedor
Carpeta "Conceptos e impuestos" Campos Descripcin Conceptos (Todos/seleccionar Selecciona de la lista de conceptos, aquellos que se consideran para filtrar los pagos, es decir, slo se de una lista) incluirn en el reporte aquellos pagos que se hayan generado con los conceptos indicados en este filtro. Impuesto Slo facturas saldadas Mostrar pagos con folio Indica el porcentaje de impuesto que se incluir en el reporte, ejemplo: 10%. Por omisin el sistema incluir en el reporte todos los porcentajes manejados. Selecciona esta opcin si deseas que en el reporte slo se incluyan las facturas sin saldo, es decir que ya estn saldadas o liquidadas. Selecciona esta opcin si deseas que se incluyan en el reporte slo pagos o movimientos generados con folios.
Carpeta "Ordenamiento" Campos Descripcin Ordenar por La informacin de la consulta se puede ordenar a partir de alguno de los campos de la misma. Este ordenamiento lo podrs realizar seleccionando el campo o columna por la que deseas ordenar el reporte, el sistema te permitir ordenar los elementos seleccionados (campo o columna) de manera ascendente o en su caso descendente, por omisin el sistema los ordena de manera ascendente.
Debers proporciona si deseas ordenarlo de manera ascendente o descendente, es decir, en la primera posicin o en la ltima posicin. Si lo deseas podrs seleccionar otro factor o columna por la que deseas ordenar el reporte. Notas: Al configurar o utilizar este campo, se activar el otro factor de ordenamiento. Luego por Selecciona el otro factor o campo por el que deseas ordenar el reporte. Este ordenamiento lo podrs realizar seleccionando el campo o columna por la que deseas ordenar el reporte, el sistema te permitir ordenar los elementos seleccionados (campo o columna) de manera ascendente o en su caso descendente, por omisin el sistema los ordena de manera ascendente. Debers proporciona si deseas ordenarlo de manera ascendente o descendente, es decir, en la primera posicin o en la ltima posicin. Si lo deseas podrs seleccionar otro factor o columna por la que deseas ordenar el reporte, configurando el campo "Luego por". Notas: Al configurar o utilizar este campo, se activar el otro factor de ordenamiento. Debers seleccionar un campo o columna diferente a las antes utilizadas. Luego por Selecciona el otro factor o campo por el que deseas ordenar el reporte. Este ordenamiento lo podrs realizar seleccionando el campo o columna por la que deseas ordenar el reporte, el sistema te permitir ordenar los elementos seleccionados (campo o columna) de manera ascendente o en su caso descendente, por omisin el sistema los ordena de manera ascendente. Debers proporciona si deseas ordenarlo de manera ascendente o descendente, es decir, en la primera posicin o en la ltima posicin. Si lo deseas podrs seleccionar otro factor o columna por la que deseas ordenar el reporte, configurando el campo "Luego por" Nota: Debers seleccionar un campo o columna diferente a las antes utilizadas. Notas Lo especificado en el filtro se guardar para filtros posteriores. El reporte mostrar slo la informacin que coincida con lo establecido en el filtro, mientras ms datos o campos especifiques, mas limitada ser la informacin incluida en el reporte, ya que tendr que cumplir con todas las caractersticas definidas para el filtro. Temas relacionados Tipo de filtros por grupo de reportes Administrador de reportes
Filtor para el grupo "Pedidos" Acceso l Men reportes, opcin Administrador de reportes, grupo Pedidos Definicin Te permite obtener adems de la informacin contenida en el reporte, informacin an ms especfica, mediante la definicin de un filtro en el cual podrs seleccionar el tipo de informacin a incluir. Recuerda que dependiendo del grupo en el que est creado el reporte es el tipo de filtro que se visualizar, es decir, el filtro se arma con cierta informacin relacionada con el tipo de reporte. Agregar un reporte Nota Si no seleccionas ninguna informacin en el filtro, por omisin el reporte mostrar toda la informacin que le corresponda. Manejo Aspel Si lo deseas podrs modificar los reportes que por omisin instala el sistema en el administrador, para adecuarlos a tus necesidades. Recuerda que dependiendo el tipo de formato del que se trate el reporte es la herramienta de edicin que debers utilizar. Para mayor informacin consulta Administrador de reportes. Campos de este filtro Carpeta "Rangos" Campos Descripcin Documentos Inicial/Final Selecciona la clave inicial y final de los documentos de los pedidos que deseas incluir en el reporte. Con el botn o con ayuda de la tecla F2, se desplegar el catlogo de documentos (pedidos), de tal forma que puedas seleccionar el documento inicial y final para armar el reporte. Clientes Desde/Hasta Selecciona la clave inicial y final de los clientes de los cuales deseas obtener informacin de sus documentos expedidos (Pedidos). Con el botn o con ayuda de la tecla F2, se desplegar el catlogo de clientes de tal forma que puedas seleccionar la clave inicial y final a incluir en el reporte. Clasificacin Vendedores (Desde/Hasta) Selecciona la clasificacin del cliente del cual deseas obtener informacin. Selecciona la clave inicial y final de los vendedores que deseas incluir en el reporte. Con el botn o con ayuda de la tecla F2, se desplegar el catlogo de Vendedores de tal forma que puedas seleccionar el vendedor inicial y final con el que se armar el reporte. Perodo de elaboracin Indica que documentos se van a incluir en el reporte, tomando en cuenta la fecha de elaboracin de los (Desde/Hasta) mismos. Selecciona la fecha inicial y final que se tomar en cuenta. Por omisin estos campos estarn deshabilitados, indica su habilitacin seleccionando una de las condiciones disponibles para este campo fecha. Perodo de (Desde/Hasta) Entrega Indica que documentos se van a incluir en el reporte, tomando en cuenta la fecha de entrega de los mismos. Selecciona la fecha inicial y final que se tomar en cuenta. Por omisin estos campos estarn deshabilitados, indica su habilitacin seleccionando una de las condiciones disponibles para este campo fecha. Moneda Zona Te facilita la obtencin de cierta informacin tomando en cuenta o considerando los documentos expedidos con una moneda en particular. Te facilita la obtencin de cierta informacin tomando en cuenta o considerando para el filtro una zona en particular. Si no activas este campo se presentar en pantalla todos los clientes no importando que pertenezcan a zonas diferentes.
Tipo de productos Indica que tipo de producto que se incluir en el reporte, productos, servicios, kits o grupo de productos. (producto, servicios, kits o Adicionalmente a lo indicado desde estos campos, tambin se tomar en cuenta el rango de productos grupo de productos) seleccionado anteriormente, de tal forma que si slo deseas emitir servicios, el sistema tomar del rango (Desde/Hasta) indicado slo dichos servicios. Impuestos Imp1, Imp2, Indica el porcentaje de impuesto aplicado en los documentos, por el que quieres filtrar la informacin. Imp3 o Imp4. Carpeta "Ordenamiento" Campos Descripcin Ordenar por La informacin de la consulta se puede ordenar a partir de alguno de los campos de la misma. Este ordenamiento lo podrs realizar seleccionando el campo o columna por la que deseas ordenar el reporte, el sistema te permitir ordenar los elementos seleccionados (campo o columna) de manera ascendente o en su caso descendente, por omisin el sistema los ordena de manera ascendente. Debers proporciona si deseas ordenarlo de manera ascendente o descendente, es decir, en la primera posicin o en la ltima posicin. Si lo deseas podrs seleccionar otro factor o columna por la que deseas ordenar el reporte. Notas: Al configurar o utilizar este campo, se activar el otro factor de ordenamiento. Luego por Selecciona el otro factor o campo por el que deseas ordenar el reporte. Este ordenamiento lo podrs realizar seleccionando el campo o columna por la que deseas ordenar el reporte, el sistema te permitir ordenar los elementos seleccionados (campo o columna) de manera ascendente o en su caso descendente, por omisin el sistema los ordena de manera ascendente. Debers proporciona si deseas ordenarlo de manera ascendente o descendente, es decir, en la primera posicin o en la ltima posicin. Si lo deseas podrs seleccionar otro factor o columna por la que deseas ordenar el reporte, configurando el campo "Luego por". Notas: Al configurar o utilizar este campo, se activar el otro factor de ordenamiento. Debers seleccionar un campo o columna diferente a las antes utilizadas. Luego por Selecciona el otro factor o campo por el que deseas ordenar el reporte. Este ordenamiento lo podrs realizar seleccionando el campo o columna por la que deseas ordenar el reporte, el sistema te permitir ordenar los elementos seleccionados (campo o columna) de manera ascendente o en su caso descendente, por omisi n el sistema los ordena de manera ascendente. Debers proporciona si deseas ordenarlo de manera ascendente o descendente, es decir, en la primera posicin o en la ltima posicin. Si lo deseas podrs seleccionar otro factor o columna por la que deseas ordenar el reporte, configurando el campo "Luego por" Nota: Debers seleccionar un campo o columna diferente a las antes utilizadas. Notas Lo especificado en el filtro se guardar para impresiones posteriores.
El reporte mostrar slo la informacin que coincida con lo establecido en el filtro, y mientras ms datos o campos especifiques, mas limitada ser la informacin incluida en el reporte, ya que tendr que cumplir con todas las caractersticas definidas para el filtro. Temas relacionados Tipo de filtros por grupo de reportes Administrador de reportes
Filtro para el grupo "Pedidos detallado" Acceso l Men reportes, opcin Administrador de reportes, grupo Pedidos detallado Definicin Te permite obtener adems de la informacin contenida en el reporte, informacin an ms especfica, mediante la definicin de un filtro en el cual podrs seleccionar el tipo de informacin a incluir. Recuerda que dependiendo del grupo en el que est creado el reporte es el tipo de filtro que se visualizar, es decir, el filtro se arma con cierta informacin relacionada con el tipo de reporte. Agregar un reporte Nota Si no seleccionas ninguna informacin en el filtro, por omisin el reporte mostrar toda la informacin que le corresponda. Manejo Aspel Si lo deseas podrs modificar los reportes que por omisin instala el sistema en el administrador, para adecuarlos a tus necesidades. Recuerda que dependiendo el tipo de formato del que se trate el reporte es la herramienta de edicin que debers utilizar. Para mayor informacin consulta el Administrador de reportes. Un reporte detallado emite informacin ms completa, incluyendo informacin del filtro en los encabezados del reporte, como puede ser: Fecha de elaboracin del reporte, fecha de vencimiento, tipo de cambio, moneda, tipo de documento, etc. Adems de mostrar por cada documento un desglose de saldos. Campos de este filtro Carpeta "Rangos" Campos Descripcin Documentos Inicial/Final Selecciona la clave inicial y final de los documentos de los pedidos que deseas incluir en el reporte. Con el botn o con ayuda de la tecla F2, se desplegar el catlogo de documentos (pedidos), de tal forma que puedas seleccionar el documento inicial y final para armar el reporte. Clientes Desde/Hasta Selecciona la clave inicial y final de los clientes de los cuales deseas obtener informacin de sus documentos expedidos (Pedidos). Con el botn o con ayuda de la tecla F2, se desplegar el catlogo de clientes de tal forma que puedas seleccionar la clave inicial y final a incluir en el reporte. Clasificacin Vendedores (Desde/Hasta) Selecciona la clasificacin del cliente del cual deseas obtener informacin. Selecciona la clave inicial y final de los vendedores que deseas incluir en el reporte. Con el botn o con ayuda de la tecla F2, se desplegar el catlogo de Vendedores de tal forma que puedas seleccionar el vendedor inicial y final con el que se armar el reporte. Perodo de elaboracin Indica que documentos se van a incluir en el reporte, tomando en cuenta la fecha de elaboracin de los (Desde/Hasta) mismos. Selecciona la fecha inicial y final que se tomar en cuenta. Por omisin estos campos estarn deshabilitados, indica su habilitacin seleccionando una de las condiciones disponibles para este campo fecha. Perodo de (Desde/Hasta) Entrega Indica que documentos se van a incluir en el reporte, tomando en cuenta la fecha de entrega de los mismos. Selecciona la fecha inicial y final que se tomar en cuenta. Por omisin estos campos estarn deshabilitados, indica su habilitacin seleccionando una de las condiciones disponibles para este campo fecha. Moneda Zona Te facilita la obtencin de cierta informacin tomando en cuenta o considerando los documentos expedidos con una moneda en particular. Te facilita la obtencin de cierta informacin tomando en cuenta o considerando para el filtro una zona en particular. Si no activas este campo se presentar en pantalla todos los clientes no importando que pertenezcan a zonas diferentes.
Carpetas "Productos e impuestos" Campos Descripcin
Productos (Desde/Hasta) Selecciona la clave inicial y final de los productos que deseas incluir en el reporte. Con el botn o con ayuda de la tecla F2, se desplegar el catlogo de inventarios de tal forma que puedas seleccionar el producto inicial y final para armar el reporte. Lnea Te facilita la obtencin de cierta informacin tomando en cuenta o considerando para el filtro una Lnea de producto en particular. Si no activas este campo se presentar en pantalla todos los productos que no tienen definido en la poltica una lnea en especial.
Tipo de productos Indica que tipo de producto que se incluir en el reporte, productos, servicios, kits o grupo de productos. (producto, servicios, kits o Adicionalmente a lo indicado desde estos campos, tambin se tomar en cuenta el rango de productos grupo de productos) seleccionado anteriormente, de tal forma que si slo deseas emitir servicios, el sistema tomar del rango (Desde/Hasta) indicado slo dichos servicios. Impuestos Imp1, Imp2, Indica el porcentaje de impuesto aplicado en los documentos, por el que quieres filtrar la informacin. Imp3 o Imp4. Carpeta "Ordenamiento" Campos Descripcin Ordenar por La informacin de la consulta se puede ordenar a partir de alguno de los campos de la misma. Este ordenamiento lo podrs realizar seleccionando el campo o columna por la que deseas ordenar el reporte, el sistema te permitir ordenar los elementos seleccionados (campo o columna) de manera ascendente o en su caso descendente, por omisin el sistema los ordena de manera ascendente. Debers proporciona si deseas ordenarlo de manera ascendente o descendente, es decir, en la primera posicin o en la ltima posicin. Si lo deseas podrs seleccionar otro factor o columna por la que deseas ordenar el reporte. Notas: Al configurar o utilizar este campo, se activar el otro factor de ordenamiento. Luego por Selecciona el otro factor o campo por el que deseas ordenar el reporte. Este ordenamiento lo podrs realizar seleccionando el campo o columna por la que deseas ordenar el reporte, el sistema te permitir ordenar los elementos seleccionados (campo o columna) de manera ascendente o en su caso descendente, por omisin el sistema los ordena de manera ascendente. Debers proporciona si deseas ordenarlo de manera ascendente o descendente, es decir, en la primera posicin o en la ltima posicin. Si lo deseas podrs seleccionar otro factor o columna por la que deseas ordenar el reporte, configurando el campo "Luego por". Notas: Al configurar o utilizar este campo, se activar el otro factor de ordenamiento. Debers seleccionar un campo o columna diferente a las antes utilizadas. Luego por Selecciona el otro factor o campo por el que deseas ordenar el reporte. Este ordenamiento lo podrs realizar seleccionando el campo o columna por la que deseas ordenar el reporte, el sistema te permitir ordenar los elementos seleccionados (campo o columna) de manera ascendente o en su caso descendente, por omisin el sistema los ordena de manera ascendente. Debers proporciona si deseas ordenarlo de manera ascendente o descendente, es decir, en la primera posicin o en la ltima posicin. Si lo deseas podrs seleccionar otro factor o columna por la que deseas ordenar el reporte, configurando el campo "Luego por" Nota: Debers seleccionar un campo o columna diferente a las antes utilizadas.
Notas Lo especificado en el filtro se guardar para impresiones posteriores. El reporte mostrar slo la informacin que coincida con lo establecido en el filtro, y mientras ms datos o campos especifiques, mas limitada ser la informacin incluida en el reporte, ya que tendr que cumplir con todas las caractersticas definidas para el filtro. Temas relacionados Tipo de filtros por grupo de reportes Administrador de reportes
Filtro para el grupo "Productos devueltos/Pendientes" Acceso l Men reportes, opcin Administrador de reportes, grupo Productos Devueltos/Pendientes Definicin Te permite obtener adems de la informacin contenida en el reporte, informacin an ms especfica, mediante la definicin de un filtro en el cual podrs seleccionar el tipo de informacin a incluir. Recuerda que dependiendo del grupo en el que est creado el reporte es el tipo de filtro que se visualizar, es decir, el filtro se arma con cierta informacin relacionada con el tipo de reporte. Agregar un reporte Nota Si no seleccionas ninguna informacin en el filtro, por omisin el reporte mostrar toda la informacin que le corresponda. Manejo Aspel Si lo deseas podrs modificar los reportes que por omisin instala el sistema en el administrador, para adecuarlos a tus necesidades. Recuerda que dependiendo el tipo de formato del que se trate el reporte es la herramienta de edicin que debers utilizar. Para mayor informacin consulta el Administrador de reportes. Campos de este filtro Carpeta "Rangos" Campos Descripcin Tipo de documento (Facturas, Selecciona el tipo de documento que deseas incluir en el reporte, los tipos disponibles son: remisiones, pedidos y Facturas, remisiones, pedidos y cotizaciones. cotizaciones) Documentos Inicial/Final Selecciona la clave inicial y final de los documentos que deseas incluir en el reporte. Con el botn o con ayuda de la tecla F2, se desplegar el catlogo de documentos, de tal forma que puedas seleccionar el documento inicial y final para armar el reporte. Clientes Desde/Hasta Selecciona la clave inicial y final de los clientes de los cuales deseas obtener informacin de sus documentos expedidos (Pedidos). Con el botn o con ayuda de la tecla F2, se desplegar el catlogo de clientes de tal forma que puedas seleccionar la clave inicial y final a incluir en el reporte. Clasificacin Vendedores (Desde/Hasta) Selecciona la clasificacin del cliente del cual deseas obtener informacin. Selecciona la clave inicial y final de los vendedores que deseas incluir en el reporte. Con el botn o con ayuda de la tecla F2, se desplegar el catlogo de Vendedores de tal forma que puedas seleccionar el vendedor inicial y final con el que se armar el reporte. Perodo de (Desde/Hasta) elaboracin Indica que documentos se van a incluir en el reporte, tomando en cuenta la fecha de elaboracin de los mismos. Selecciona la fecha inicial y final que se tomar en cuenta. Por omisin estos campos estarn deshabilitados, indica su habilitacin seleccionando una de las condiciones disponibles para este campo fecha. Perodo de Entrega (Desde/Hasta) Indica que documentos se van a incluir en el reporte, tomando en cuenta la fecha de entrega de los mismos. Selecciona la fecha inicial y final que se tomar en cuenta. Por omisin estos campos estarn deshabilitados, indica su habilitacin seleccionando una de las condiciones disponibles para este campo fecha. Moneda Zona Te facilita la obtencin de cierta informacin tomando en cuenta o considerando los documentos expedidos con una moneda en particular. Te facilita la obtencin de cierta informacin tomando en cuenta o considerando para el filtro una zona en particular. Si no activas este campo se presentar en pantalla todos los clientes no importando que pertenezcan a zonas diferentes.
Carpetas "Productos e impuestos" Campos Descripcin Productos (Desde/Hasta) Selecciona la clave inicial y final de los productos que deseas incluir en el reporte.
Con el botn o con ayuda de la tecla F2, se desplegar el catlogo de inventarios de tal forma que puedas seleccionar el producto inicial y final para armar el reporte. Lnea Te facilita la obtencin de cierta informacin tomando en cuenta o considerando para el filtro una Lnea de producto en particular. Si no activas este campo se presentar en pantalla todos los productos que no tienen definido en la poltica una lnea en especial. Indica que tipo de producto que se incluir en el reporte, productos, servicios, kits o grupo de productos. Adicionalmente a lo indicado desde estos campos, tambin se tomar en cuenta el rango de productos seleccionado anteriormente, de tal forma que si slo deseas emitir servicios, el sistema tomar del rango (Desde/Hasta) indicado slo dichos servicios.
Tipo de productos (producto, servicios, kits o grupo de productos)
Impuestos Imp1, Indica el porcentaje de impuesto aplicado en los documentos, por el Imp2, Imp3 o que quieres filtrar la informacin. Imp4. Carpeta "Ordenamiento" Campos Descripcin Ordenar por La informacin de la consulta se puede ordenar a partir de alguno de los campos de la misma. Este ordenamiento lo podrs realizar seleccionando el campo o columna por la que deseas ordenar el reporte, el sistema te permitir ordenar los elementos seleccionados (campo o columna) de manera ascendente o en su caso descendente, por omisin el sistema los ordena de manera ascendente. Debers proporciona si deseas ordenarlo de manera ascendente o descendente, es decir, en la primera posicin o en la ltima posicin. Si lo deseas podrs seleccionar otro factor o columna por la que deseas ordenar el reporte. Notas: Al configurar o utilizar este campo, se activar el otro factor de ordenamiento. Luego por Selecciona el otro factor o campo por el que deseas ordenar el reporte. Este ordenamiento lo podrs realizar seleccionando el campo o columna por la que deseas ordenar el reporte, el sistema te permitir ordenar los elementos seleccionados (campo o columna) de manera ascendente o en su caso descendente, por omisin el sistema los ordena de manera ascendente. Debers proporciona si deseas ordenarlo de manera ascendente o descendente, es decir, en la primera posicin o en la ltima posicin. Si lo deseas podrs seleccionar otro factor o columna por la que deseas ordenar el reporte, configurando el campo "Luego por". Notas: Al configurar o utilizar este campo, se activar el otro factor de ordenamiento. Debers seleccionar un campo o columna diferente a las antes utilizadas. Luego por Selecciona el otro factor o campo por el que deseas ordenar el reporte. Este ordenamiento lo podrs realizar seleccionando el campo o columna por la que deseas ordenar el reporte, el sistema te permitir ordenar los elementos seleccionados (campo o columna) de manera ascendente o en su caso descendente, por omisin el sistema los ordena de manera ascendente. Debers proporciona si deseas ordenarlo de manera ascendente o descendente, es decir, en la primera posicin o en la ltima posicin. Si lo deseas podrs seleccionar otro factor o columna por la que deseas
ordenar el reporte, configurando el campo "Luego por" Nota: Debers seleccionar un campo o columna diferente a las antes utilizadas. Notas Lo especificado en el filtro se guardar para impresiones posteriores. El reporte mostrar slo la informacin que coincida con lo establecido en el filtro, y mientras ms datos o campos especifiques, mas limitada ser la informacin incluida en el reporte, ya que tendr que cumplir con todas las caractersticas definidas para el filtro. Temas relacionados Tipo de filtros por grupo de reportes Administrador de reportes
Filtro para el grupo "Remisiones" Acceso l Men reportes, opcin Administrador de reportes, grupo Remisiones Definicin Te permite obtener adems de la informacin contenida en el reporte, informacin an ms especfica, mediante la definicin de un filtro en el cual podrs seleccionar el tipo de informacin a incluir. Recuerda que dependiendo del grupo en el que est creado el reporte es el tipo de filtro que se visualizar, es decir, el filtro se arma con cierta informacin relacionada con el tipo de reporte. Agregar un reporte Nota Si no seleccionas ninguna informacin en el filtro, por omisin el reporte mostrar toda la informacin que le corresponda. Manejo Aspel Si lo deseas podrs modificar los reportes que por omisin instala el sistema en el administrador, para adecuarlos a tus necesidades. Recuerda que dependiendo el tipo de formato del que se trate el reporte es la herramienta de edicin que debers utilizar. Para mayor informacin consulta Administrador de reportes. Campos de este filtro Carpeta "Rangos" Campos Descripcin Documentos Inicial/Final Selecciona la clave inicial y final de los documentos de tipo remisin que deseas incluir en el reporte. Con el botn o con ayuda de la tecla F2, se desplegar el catlogo de documentos (pedidos), de tal forma que puedas seleccionar el documento inicial y final para armar el reporte. Clientes Desde/Hasta Selecciona la clave inicial y final de los clientes de los cuales deseas obtener informacin de sus documentos expedidos (Remisiones). Con el botn o con ayuda de la tecla F2, se desplegar el catlogo de clientes de tal forma que puedas seleccionar la clave inicial y final a incluir en el reporte. Clasificacin Vendedores (Desde/Hasta) Selecciona la clasificacin del cliente del cual deseas obtener informacin. Selecciona la clave inicial y final de los vendedores que deseas incluir en el reporte. Con el botn o con ayuda de la tecla F2, se desplegar el catlogo de Vendedores de tal forma que puedas seleccionar el vendedor inicial y final con el que se armar el reporte. Perodo de elaboracin Indica que documentos se van a incluir en el reporte, tomando en cuenta la fecha de elaboracin de los (Desde/Hasta) mismos. Selecciona la fecha inicial y final que se tomar en cuenta. Por omisin estos campos estarn deshabilitados, indica su habilitacin seleccionando una de las condiciones disponibles para este campo fecha. Perodo de (Desde/Hasta) Entrega Indica que documentos se van a incluir en el reporte, tomando en cuenta la fecha de entrega de los mismos. Selecciona la fecha inicial y final que se tomar en cuenta. Por omisin estos campos estarn deshabilitados, indica su habilitacin seleccionando una de las condiciones disponibles para este campo fecha. Moneda Zona Te facilita la obtencin de cierta informacin tomando en cuenta o considerando los documentos expedidos con una moneda en particular. Te facilita la obtencin de cierta informacin tomando en cuenta o considerando para el filtro una zona en particular. Si no activas este campo se presentar en pantalla todos los clientes no importando que pertenezcan a zonas diferentes.
Tipo de productos Indica que tipo de producto que se incluir en el reporte, productos, servicios, kits o grupo de productos. (producto, servicios, kits o Adicionalmente a lo indicado desde estos campos, tambin se tomar en cuenta el rango de productos grupo de productos) seleccionado anteriormente, de tal forma que si slo deseas emitir servicios, el sistema tomar del rango (Desde/Hasta) indicado slo dichos servicios. Impuestos Imp1, Imp2, Indica el porcentaje de impuesto aplicado en los documentos, por el que quieres filtrar la informacin. Imp3 o Imp4. Carpeta "Ordenamiento" Campos Descripcin Ordenar por La informacin de la consulta se puede ordenar a partir de alguno de los campos de la misma. Este ordenamiento lo podrs realizar seleccionando el campo o columna por la que deseas ordenar el reporte, el sistema te permitir ordenar los elementos seleccionados (campo o columna) de manera ascendente o en su caso descendente, por omisin el sistema los ordena de manera ascendente. Debers proporciona si deseas ordenarlo de manera ascendente o descendente, es decir, en la primera posicin o en la ltima posicin. Si lo deseas podrs seleccionar otro factor o columna por la que deseas ordenar el reporte. Notas: Al configurar o utilizar este campo, se activar el otro factor de ordenamiento. Luego por Selecciona el otro factor o campo por el que deseas ordenar el reporte. Este ordenamiento lo podrs realizar seleccionando el campo o columna por la que deseas ordenar el reporte, el sistema te permitir ordenar los elementos seleccionados (campo o columna) de manera ascendente o en su caso descendente, por omisin el sistema los ordena de manera ascendente. Debers proporciona si deseas ordenarlo de manera ascendente o descendente, es decir, en la primera posicin o en la ltima posicin. Si lo deseas podrs seleccionar otro factor o columna por la que deseas ordenar el reporte, configurando el campo "Luego por". Notas: Al configurar o utilizar este campo, se activar el otro factor de ordenamiento. Debers seleccionar un campo o columna diferente a las antes utilizadas. Luego por Selecciona el otro factor o campo por el que deseas ordenar el reporte. Este ordenamiento lo podrs realizar seleccionando el campo o columna por la que deseas ordenar el reporte, el sistema te permitir ordenar los elementos seleccionados (campo o columna) de manera ascendente o en su caso descendente, por omisin el sistema los ordena de manera ascendente. Debers proporciona si deseas ordenarlo de manera ascendente o descendente, es decir, en la primera posicin o en la ltima posicin. Si lo deseas podrs seleccionar otro factor o columna por la que deseas ordenar el reporte, configurando el campo "Luego por" Nota: Debers seleccionar un campo o columna diferente a las antes utilizadas. Notas Lo especificado en el filtro se guardar para impresiones posteriores.
El reporte mostrar slo la informacin que coincida con lo establecido en el filtro, y mientras ms datos o campos especifiques, mas limitada ser la informacin incluida en el reporte, ya que tendr que cumplir con todas las caractersticas definidas para el filtro. Temas relacionados Tipo de filtros por grupo de reportes Administrador de reportes
Filtro para el grupo "Remisiones detallado" Acceso l Men reportes, opcin Administrador de reportes, grupo Remisiones Detallado Definicin Te permite obtener adems de la informacin contenida en el reporte, informacin an ms especfica, mediante la definicin de un filtro en el cual podrs seleccionar el tipo de informacin a incluir. Recuerda que dependiendo del grupo en el que est creado el reporte es el tipo de filtro que se visualizar, es decir, el filtro se arma con cierta informacin relacionada con el tipo de reporte. Agregar un reporte Nota Si no seleccionas ninguna informacin en el filtro, por omisin el reporte mostrar toda la informacin que le corresponda. Manejo Aspel Si lo deseas podrs modificar los reportes que por omisin instala el sistema en el administrador, para adecuarlos a tus necesidades. Recuerda que dependiendo el tipo de formato del que se trate el reporte es la herramienta de edicin que debers utilizar. Para mayor informacin consulta Administrador de reportes. Un reporte detallado emite informacin ms completa, incluyendo informacin del filtro en los encabezados del reporte, como puede ser: Fecha de elaboracin del reporte, fecha de vencimiento, tipo de cambio, moneda, tipo de documento, etc. Adems de mostrar por cada documento un desglose de saldos. Campos de este filtro Carpeta "Rangos" Campos Descripcin Documentos Inicial/Final Selecciona la clave inicial y final de los documentos de tipo remisin que deseas incluir en el reporte. Con el botn o con ayuda de la tecla F2, se desplegar el catlogo de documentos (pedidos), de tal forma que puedas seleccionar el documento inicial y final para armar el reporte. Clientes Desde/Hasta Selecciona la clave inicial y final de los clientes de los cuales deseas obtener informacin de sus documentos expedidos (Remisiones). Con el botn o con ayuda de la tecla F2, se desplegar el catlogo de clientes de tal forma que puedas seleccionar la clave inicial y final a incluir en el reporte. Clasificacin Vendedores (Desde/Hasta) Selecciona la clasificacin del cliente del cual deseas obtener informacin. Selecciona la clave inicial y final de los vendedores que deseas incluir en el reporte. Con el botn o con ayuda de la tecla F2, se desplegar el catlogo de Vendedores de tal forma que puedas seleccionar el vendedor inicial y final con el que se armar el reporte. Perodo de elaboracin Indica que documentos se van a incluir en el reporte, tomando en cuenta la fecha de elaboracin de los (Desde/Hasta) mismos. Selecciona la fecha inicial y final que se tomar en cuenta. Por omisin estos campos estarn deshabilitados, indica su habilitacin seleccionando una de las condiciones disponibles para este campo fecha. Perodo de (Desde/Hasta) Entrega Indica que documentos se van a incluir en el reporte, tomando en cuenta la fecha de entrega de los mismos. Selecciona la fecha inicial y final que se tomar en cuenta. Por omisin estos campos estarn deshabilitados, indica su habilitacin seleccionando una de las condiciones disponibles para este campo fecha. Moneda Zona Te facilita la obtencin de cierta informacin tomando en cuenta o considerando los documentos expedidos con una moneda en particular. Te facilita la obtencin de cierta informacin tomando en cuenta o considerando para el filtro una zona en particular. Si no activas este campo se presentar en pantalla todos los clientes no importando que pertenezcan a zonas diferentes.
Tipo de productos Indica que tipo de producto que se incluir en el reporte, productos, servicios, kits o grupo de productos. (producto, servicios, kits o Adicionalmente a lo indicado desde estos campos, tambin se tomar en cuenta el rango de productos grupo de productos) seleccionado anteriormente, de tal forma que si slo deseas emitir servicios, el sistema tomar del rango (Desde/Hasta) indicado slo dichos servicios. Impuestos Imp1, Imp2, Indica el porcentaje de impuesto aplicado en los documentos, por el que quieres filtrar la informacin. Imp3 o Imp4. Carpeta "Ordenamiento" Campos Descripcin Ordenar por La informacin de la consulta se puede ordenar a partir de alguno de los campos de la misma. Este ordenamiento lo podrs realizar seleccionando el campo o columna por la que deseas ordenar el reporte, el sistema te permitir ordenar los elementos seleccionados (campo o columna) de manera ascendente o en su caso descendente, por omisin el sistema los ordena de manera ascendente. Debers proporciona si deseas ordenarlo de manera ascendente o descendente, es decir, en la primera posicin o en la ltima posicin. Si lo deseas podrs seleccionar otro factor o columna por la que deseas ordenar el reporte. Notas: Al configurar o utilizar este campo, se activar el otro factor de ordenamiento. Luego por Selecciona el otro factor o campo por el que deseas ordenar el reporte. Este ordenamiento lo podrs realizar seleccionando el campo o columna por la que deseas ordenar el reporte, el sistema te permitir ordenar los elementos seleccionados (campo o columna) de manera ascendente o en su caso descendente, por omisin el sistema los ordena de manera ascendente. Debers proporciona si deseas ordenarlo de manera ascendente o descendente, es decir, en la primera posicin o en la ltima posicin. Si lo deseas podrs seleccionar otro factor o columna por la que deseas ordenar el reporte, configurando el campo "Luego por". Notas: Al configurar o utilizar este campo, se activar el otro factor de ordenamiento. Debers seleccionar un campo o columna diferente a las antes utilizadas. Luego por Selecciona el otro factor o campo por el que deseas ordenar el reporte. Este ordenamiento lo podrs realizar seleccionando el campo o columna por la que deseas ordenar el reporte, el sistema te permitir ordenar los elementos seleccionados (campo o columna) de manera ascendente o en su caso descendente, por omisin el sistema los ordena de manera ascendente. Debers proporciona si deseas ordenarlo de manera ascendente o descendente, es decir, en la primera posicin o en la ltima posicin. Si lo deseas podrs seleccionar otro factor o columna por la que deseas ordenar el reporte, configurando el campo "Luego por" Nota: Debers seleccionar un campo o columna diferente a las antes
utilizadas. Notas Lo especificado en el filtro se guardar para impresiones posteriores. El reporte mostrar slo la informacin que coincida con lo establecido en el filtro, y mientras ms datos o campos especifiques, mas limitada ser la informacin incluida en el reporte, ya que tendr que cumplir con todas las caractersticas definidas para el filtro. Temas relacionados Tipo de filtros por grupo de reportes Administrador de reportes
Filtro para el grupo "Ventas por cliente" Acceso l Men reportes, opcin Administrador de reportes, grupo Ventas por clientes. Definicin Te permite obtener adems de la informacin contenida en el reporte, informacin an ms especfica, mediante la definicin de un filtro en el cual podrs seleccionar el tipo de informacin a incluir. Recuerda que dependiendo del grupo en el que est creado el reporte es el tipo de filtro que se visualizar, es decir, el filtro se arma con cierta informacin relacionada con el tipo de reporte. Agregar un reporte Nota Si no seleccionas ninguna informacin en el filtro, por omisin el reporte mostrar toda la informacin que le corresponda. Manejo Aspel Si lo deseas podrs modificar los reportes que por omisin instala el sistema en el administrador, para adecuarlos a tus necesidades. Recuerda que dependiendo el tipo de formato del que se trate el reporte es la herramienta de edicin que debers utilizar. Para mayor informacin consulta Administrador de reportes. Campos de este filtro Carpeta "Datos ventas" Campos Descripcin Periodo a reportar Indica la fecha inicial y final de los documentos de ventas a incluir en el reporte, tomando en cuenta la fecha de (Desde/Hasta) elaboracin de los mismos. Por omisin estos campos estarn deshabilitados, indica su habilitacin seleccionando una de las condiciones disponibles para este campo fecha. Incluir devoluciones Clasif. Del cliente Producto Lnea del producto Selecciona la clasificacin del cliente del cual deseas obtener informacin. Selecciona este campo si deseas obtener un resumen o reporte de las ventas efectuadas para un producto en particular. Selecciona con ayuda del botn la clave del producto. Te facilita la obtencin de cierta informacin tomando en cuenta o considerando para el filtro una Lnea de producto en particular. Si no activas este campo se presentar en pantalla todos los productos que no tienen definido en la poltica una lnea en especial. Selecciona este campo si deseas obtener un resumen o reporte de las ventas efectuadas por un vendedor en particular. Selecciona con ayuda del botn Zona del vendedor la clave del producto. Te facilita la obtencin de cierta informacin tomando en cuenta o considerando para el filtro una zona en particular. Si no activas este campo se presentar en pantalla todos los vendedores no importando que pertenezcan a zonas diferentes.
Vendedor
Carpeta "Ordenamiento" Campos Descripcin Ordenar por La informacin de la consulta se puede ordenar a partir de alguno de los campos de la misma. Este ordenamiento lo podrs realizar seleccionando el campo o columna por la que deseas ordenar el reporte, el sistema te permitir ordenar los elementos seleccionados (campo o columna) de manera ascendente o en su caso descendente, por omisin el sistema los ordena de manera ascendente. Debers proporciona si deseas ordenarlo de manera ascendente o descendente, es decir, en la primera posicin o en la ltima posicin. Si lo deseas podrs seleccionar otro factor o columna por la que deseas ordenar el reporte. Notas: Al configurar o utilizar este campo, se activar el otro factor de ordenamiento.
Luego por Selecciona el otro factor o campo por el que deseas ordenar el reporte. Este ordenamiento lo podrs realizar seleccionando el campo o columna por la que deseas ordenar el reporte, el sistema te permitir ordenar los elementos seleccionados (campo o columna) de manera ascendente o en su caso descendente, por omisin el sistema los ordena de manera ascendente. Debers proporciona si deseas ordenarlo de manera ascendente o descendente, es decir, en la primera posicin o en la ltima posicin. Si lo deseas podrs seleccionar otro factor o columna por la que deseas ordenar el reporte, configurando el campo "Luego por". Notas: Al configurar o utilizar este campo, se activar el otro factor de ordenamiento. Debers seleccionar un campo o columna diferente a las antes utilizadas. Luego por Selecciona el otro factor o campo por el que deseas ordenar el reporte. Este ordenamiento lo podrs realizar seleccionando el campo o columna por la que deseas ordenar el reporte, el sistema te permitir ordenar los elementos seleccionados (campo o columna) de manera ascendente o en su caso descendente, por omisin el sistema los ordena de manera ascendente. Debers proporciona si deseas ordenarlo de manera ascendente o descendente, es decir, en la primera posicin o en la ltima posicin. Si lo deseas podrs seleccionar otro factor o columna por la que deseas ordenar el reporte, configurando el campo "Luego por" Nota: Debers seleccionar un campo o columna diferente a las antes utilizadas. Notas Lo especificado en el filtro se guardar para impresiones posteriores. El reporte mostrar slo la informacin que coincida con lo establecido en el filtro, y mientras ms datos o campos especifiques, mas limitada ser la informacin incluida en el reporte, ya que tendr que cumplir con todas las caractersticas definidas para el filtro. Temas relacionados Tipo de filtros por grupo de reportes Administrador de reportes
Herramientas Acceso
l Men Herramientas. Qu es Este men cuenta con interesantes operaciones, podrs visualizar los acumulados de ventas de tu empresa, as como realizar funciones muy tiles cuando por algn motivo mantuviste desintegrados los mdulos. Algunas de estas opciones estn explicadas en otras partes de este manual, por lo que te sugerimos que las consultes a continuacin: Las herramientas con que se cuentan en este mdulo son las siguientes: Desbloqueo de documentos Personalizacin de captura de documentos Agregar nuevo archivo de configuracin Modificar Archivo de configuracin Lee configuracin Vencimiento de apartados Documentos modelo Creacin de un documento modelo Modificar documentos modelo Uso de un documento modelo Generacin masiva de documentos Campos no visibles Acumulados Actualizacin de acumulados Edicin de acumulados
Desbloqueo de documentos Acceso
l Men Herramientas / opcin Desbloqueo de documentos. Qu es Puede ocurrir que un usuario del sistema est utilizando en red un documento (por ejemplo, una Factura, la cual est enlazada a una Remisin) cuando de pronto ocurra un corte de energa elctrica o por error se apague la computadora o "se pierda la comunicacin con la red", entonces dicho documento enlazado quedar bloqueado y, al momento de querer accesarlo, el sistema lo impedir mandando el mensaje "Documento en uso". En este caso, puedes recurrir a esta opcin. nicamente se recomienda que, si recibiste el mensaje de "Documento en uso", primero certifiques que ningn usuario est utilizando dicho documento en ese momento, porque de ser as el desbloqueo desenlazar el ciclo de venta que dicho usuario se encuentre elaborando. Observa entonces que un desbloqueo del documento implica desenlazarlo de otros.
NOTA: Al acceder a esta opcin el sistema mandar un mensaje de advertencia. Campos Campo Descripcin Tipo de En este campo puedes elegir qu documentos deseas desbloquear. Si, por ejemplo, seleccionas una remisin, el documento sistema desenlazar todas las remisiones de los dems documentos de tu empresa. Por esto se te sugiere tener cuidado al momento de utilizar esta funcin. Documento Aqu puedes elegir un rango de documentos a desbloquear. Cuentas con la tecla de ayuda F2 para localizar rpidamente los registros.
Cliente En este campo puedes indicar que slo se desbloqueen los documentos de un determinado cliente. Esencial Para iniciar el proceso, oprime el botn Desbloqueo. Si se encontr algn bloqueo, aparecer el mensaje "Documento desbloqueado" al momento de llevarse a cabo el proceso. De lo contrario, se mostrar el mensaje "Documento no bloqueado, fue actualizado".
Exportacin Haz clic en el tema para poderlo consultar Exportacin de Datos
Personalizacin de captura de documentos Acceso
l l
Men Herramientas / opcin Personalizacin de captura. O mediante el botn de la barra de herramientas del mdulo de Facturas y Vendedores.
Qu es Con esta opcin defines los campos visibles y capturables del encabezado de tus documentos en los mdulos de Facturas y Vendedores y Compras; ello facilitar el proceso de captura, adaptndolo a las necesidades especficas de tu empresa. Esta configuracin de captura se almacena en un archivo con extensin ".CFT". Por ejemplo, "FACT1.CFT" puede contener informacin que le indica al sistema la forma en que se capturan las facturas en la bodega, donde no se permite cambiar los datos de comisiones de los vendedores, o incluso "no es necesario que se vean" y, a su vez, "FACT2.CFT" puede tener la configuracin de captura de las facturas en la caja principal, en donde s es importante poder modificar dichas comisiones. Slo debes seleccionar el archivo de configuracin en el dilogo que se presenta. Tema relacionado: Documentos Modelo Esencial Dirgete a los Parmetros de Facturacin del sistema para establecer una personalizacin permanente de la captura de tus documentos. Ver: Configuracin / Facturas / Archivo de configuracin
Agregar nuevo archivo de configuracin Acceso
l Men Herramientas / Personalizacin de captura, oprime el botn Qu es Con esta opcin podrs seleccionar los campos a los que deseas modificarle su estado al momento de elaborar tus documentos, es decir si deseas que los campos sean visibles y/o capturables. Campos Campo Descripcin
Campos configurables Status
En esta parte podrs acceder a la configuracin de los campos disponibles en la ventana de captura del documento. Al sealar el nombre del campo con las teclas del cursor o con el ratn, podrs observar en ese momento su estado correspondiente: visible o no visible, capturable o no. Este campo cuenta con dos opciones: Visible y Capturable. l Si la opcin Visible se encuentra inhibida, entonces durante la captura del documento no ser posible ver la informacin de este campo y por tanto tampoco ser Capturable. l Si dejaste inhibida la opcin Capturable y tienes activada la opcin Visible, podrs ver el valor por omisin asignado al campo, pero no podrs modificarlo. En cambio, si tienes activada la opcin Capturable, s podrs modificar este rengln. Una vez editado el archivo de configuracin, indica el nombre con el cual lo podrs identificar, as como el subdirectorio donde quedar almacenado este archivo.
Manejo
l l
Si no defines un archivo, se asume una configuracin de captura con todos los campos existentes. Si requieres una configuracin de captura temporal para algn documento, la cual est vigente hasta que cierres el documento, puedes usar la siguiente opci n: Agregar especial
Tema relacionado: Modificar Archivo de configuracin
Vencimiento de apartados Acceso
l Men Herramientas, opcin Vencimientos de apartados. Qu es Este proceso te permite liberar todos aquellos artculos que se hayan apartado de todos los pedidos que fueron elaborados en una fecha anterior a la que indiques. Campos La ventana es la siguiente:
Campo Con fecha anterior a
Descripcin Anota aqu la fecha hasta la cual se borrarn los apartados.
Documentos Desde / Hasta Indica aqu el rango de documentos a los que se aplicar el proceso. Productos Desde / Hasta Seala un rango de productos que hayan estado incluidos en los pedidos, a los cuales se liberarn. Afecta Cuando se aparta algn artculo, el sistema guarda un registro que afecta directamente al inventario (aunque no hayan salido fsicamente artculos del almacn), es decir disminuye los artculos disponibles aunque no se haya efectuado la factura, al realizar este proceso el sistema permitir tener disponibles los artculos que se hayan apartado.
Campos no visibles Acceso
l Desde la ventana de captura del documento a utilizar, elige del men Herramientas la opcin Campos no visibles. Qu es Cuando ests elaborando un documento con una personalizacin de captura especial (en la cual no se muestran todos los campos disponibles debido a que no los necesitas en tu captura normal), podrs elegir esta opcin para ver qu campos no se estn desplegando y el valor que poseen en ese momento. En caso de que no tengas campos invisibles, no podrs acceder a esta opcin.
La ventana para poder conocer los campos no visibles es la siguiente:
Observa que con las teclas de cursor o el ratn puedes seleccionar el campo no visible y, en la parte inferior, aparece el valor que actualmente posee. Por ejemplo, si en este listado aparece el campo de Tipo de cambio, en la parte inferior aparecer algo as como $11.00; ello significa que aunque no puedes visualizar este valor para el documento durante la captura, se es el valor que se est tomando para los artculos cotizados en divisa.
Acumulados Acceso
l Men Herramientas / opcin Acumulados. Qu es Esta opcin te permite visualizar los acumulados de ventas por mes desplegando, adems, los acumulados generales de los dos aos anteriores, ya que por su naturaleza son perpetuos. Actualizacin Edicin de acumulados Detalle de acumulados
Actualizacin de acumulados Acceso
l
Men Herramientas, opcin Acumulados / Actualizacin.
l Desde la barra de herramientas del mdulo de Facturas y Vendedores con el botn Qu es Cuando en la Configuracin del sistema, dentro de los parmetros de Facturacin, especificaste que NO deseabas el acumulado de ventas en lnea, debes utilizar esta opcin para que se actualicen las ventas y devoluciones en los diferentes conceptos incluyendo impuestos, descuentos, comisiones, etc. Asimismo, se te recomienda ejecutar esta opcin antes de pedir la edicin de acumulados. Edicin de acumulados
Edicin de acumulados Acceso
l l
Men Herramientas, opcin Acumulados / Edicin de acumulados. Desde la barra de herramientas del mdulo de Facturas y Vendedores con el botn
Qu es A travs de esta opcin podrs visualizar y/o modificar los acumulados de ventas, descuentos, descuentos financieros, impuestos y comisiones, as como los acumulados referentes a las devoluciones de tu empresa.
Esencial Dentro de la ventana podrs visualizar la informacin de la manera como se conformaron los acumulados, tanto de ventas como de devoluciones de venta. A fin de que las estadsticas de ventas cuenten con toda la informacin necesaria para generarse, es conveniente que el sistema tenga registrados todos los acumulados del ao; si iniciaste el trabajo con el sistema en un mes posterior a enero, podrs utilizar esta opcin para agregar la informacin necesaria.
Temas relacionados Acumulados Actualizacin de acumulados
Pagos por Internet con Instituciones Bancarias Manejo
Aspel-SAE a partir de 4.5 implementa un nuevo servicio de pagos por Internet, donde ser posible tener conexin con terminales bancarias que gestionen operaciones de pago con tarjetas de crdito/dbito. Esta conexin se lograr previa contratacin con la empresa disponible para gestionar este servicio. Los servicios disponibles son: VeriFone Access Transaction Service Temas relacionados Pagos por Internet con la empresa VeriFone Access
Recepcin de pagos Acceso l Cuando ests dando de alta un documento y al momento de ser grabado se despliega la ventana de formas de pago, la forma de pago seleccionada sea de contado o a crdito con enganche. Qu es Esta opcin te permite registrar en una misma ventana de captura los abonos que se efecten a un mismo documento. Estos abonos u anticipos se podrn consultar desde el mdulo de Clientes, con afectacin directamente al saldo del cliente. Consulta el Saldo general del cliente La ventana para la recepcin de pagos es la siguiente:
Manejo Pagos por Internet con tarjetas bancarias
Para realizar pagos por Internet desde este proceso o ventana, debers realizar lo siguiente: 1-Configurar el sistema para realizar operaciones por Internet, indicando el servicio con el que se cuenta. Parmetros de configuracin. 2- Configurar o dar de alta el concepto de CxC que permitir pagos por Internet. Conceptos de CxC. Para mayor informacin: Pagos por Internet Procedimiento: l Dentro de la ventana de Recepcin de pagos, en la columna Cpto, anota o selecciona mediante la tecla de ayuda F2 (?) el concepto configurado para realizar operaciones por Internet.
Al pasar a la siguiente columna, se desplegar la ventana de Cargo de la empresa con la que se haya contratado el servicio de pagos por Internet.
Ventana de cargo de la empresa VeriFone Access l Desliza la tarjeta por la terminal bancaria, para cargar y mostrar en pantalla el nombre del propietario y el nmero, obtenidos de la tarjeta bancaria. Al aceptar la ventana de cargo, se validar con la empresa que est otorgando el servicio de pagos por Internet la transaccin de cargo para su registro. l Si la operacin fue confirmada con xito, el sistema desplegar un mensaje que te permitir imprimir la copia del Voucher para el cliente.
. Posterior a este proceso, el sistema mostrar en la ventana de recepcin de pagos de Aspel-SAE, los datos de la operacin o cargo realizado con la tarjeta, esto con el fin de grabar la operacin de pago en Aspel-SAE.
Observaciones El cargo a la tarjeta bancaria se realiza de manera independiente al registro del movimiento de CxC en el sistema, es decir, dentro de la ventana de recepcin de pagos se realiza el cargo a la tarjeta y posteriormente al salir de la ventana se genera el movimiento de CxC. Movimientos de cuentas por cobrar, Consulta el Saldo general del cliente. Una vez que se haya autorizado el Cargo a la tarjeta bancaria va Internet, este no podr ser cancelado, solo podrs realizar una devolucin del mismo. La devolucin se podr realizar de dos maneras: 1. Antes de grabar el abono de la factura y se registre el movimiento de CxC (antes de salir de la ventana de Recepcin de pagos) . 2. Posterior al registro del movimiento, desde la consulta de saldo general y detallado del cliente. Consulta el Saldo general del cliente, Saldo detallado del cliente.
Devoluciones de Pagos por Internet con tarjetas bancarias Devolucin desde la ventana de "Recepcin de pagos". Como ya se mencion anteriormente, una vez confirmado el cargo a la tarjeta bancaria, este ya no podr ser cancelado. Para el caso en que se desee realizar una cancelacin del pago (sin que esta operacin o cargo ya haya generado un movimiento de CxC) , se deber realizar una devolucin del mismo, para la devolucin realiza lo siguiente:
l l
Sin cerrar la ventana de "Recepcin de pagos", borra la partida con el botn . Al borrar la partida el sistema mostrar en pantalla la ventana correspondiente para la devolucin del cargo realizado a la tarjeta.
Ejemplo del servicio con VeriFone Access: l Debers deslizar la tarjeta para cargar los datos y poder realizar la devolucin. l Una vez concluido el proceso de devolucin, se borrar la partida de la ventana de recepcin de pagos y se podr cancelar el proceso con el botn . Observaciones Si se cancela el proceso de "Recepcin de pagos" y existen abonos o pagos registrados por Internet, el sistema mandar el siguiente mensaje " Antes de cerrar esta ventana primero debes eliminar los pagos con operacin por Internet", para este caso utiliza el botn para realizar la devolucin correspondiente. Si posterior al registro del pago y del movimiento de CxC, se desea devolver dicho pago, sta deber ser realizada desde la Consulta de saldo del cliente. Si el sistema se cerrara abruptamente por interrupcin elctrica, para registrar el movimiento de CXC lo debers realizar manualmente desde Agregar movimiento de CxC. Para el caso en que se desee cancelar el cargo, este se deber realizar directamente con el proveedor del servicio. Para poder realizar la devolucin directamente con el proveedor, debers tener el nmero de la operacin a la mano. Reporte Pagos por Internet Campos de la ventana de Recepcin de pagos Campo Descripcin Clave cliente del Indica la clave del cliente del cual vas a recibir pagos. Adems de la tecla de ayuda F2, cuentas con la tecla F7, para realizar una bsqueda por nombre.
Documento Registra el nmero de documento al que referir el pago. Al oprimir F2 o hacer clic en ?, se desplegar una lista con el concepto, nmero de documento, fecha de vencimiento, monto y saldo de cada movimiento del cliente para que selecciones el necesario. Fecha Moneda Tipo cambio Indica la fecha con la cual se registrarn los pagos. Selecciona la moneda con la cual se va a pagar la factura. NOTA: Este campo slo se activar si se trabaja con multimoneda. de El sistema da por omisin el ltimo tipo de cambio que est en el Catalogo de monedas, pero puede ser modificado. NOTA: Este campo slo se activar si se trabaja con multimoneda.
Concepto / Indica el nmero correspondiente al movimiento o concepto bajo el cual se registrar el pago u abono, una vez indicado el Forma de nmero de concepto, en la columna Forma de pago se mostrar la descripcin del concepto u pago (p.ej: efectivo, tarjeta pago de crdito, cheque, etc.). Con el signo ? puedes obtener un listado con el nmero del concepto. Los conceptos que se filtran en la ventana de ayuda de conceptos son de Tipo abono, que necesiten de un documento de Referencia y que NO generen conceptos de partida doble. Los conceptos que se configuraron desde el catlogo de conceptos que requieren Autorizacin, se solicitar dicha autorizacin posterior a la captura de la partida, despus de la columna "Monto". La ventana es:
Conceptos de cuentas por cobrar Importante Si se selecciona un concepto configurado para registrar pagos por Internet y en ese momento no se cuenta con conexin con el proveedor de servicios, no podrs realizar el cargo y en la columna "Forma de pago", se mostrar la leyenda "Pago invlido". Documento Cuentas con 9 caracteres (nmeros y letras) para capturar el nmero de identificacin del pago. Monto Indica el importe del pago que realizas. El sistema sugiere el monto total del documento (manejo contra Documento) o el saldo total del cliente (manejo contra Saldo), pero ambos pueden modificarse. Cuando se trata de una operacin por Internet, el monto mostrado en este apartado es aqul que se captura en la ventana de Cargo del proveedor del servicio. Cuentas con la tecla de funcin F2 para desplegar la calculadora del sistema.
Importe del Se presenta automticamente el monto total del documento sobre el que se aplicarn los abonos (manejo contra documento Documento) o el saldo total del cliente (manejo contra Saldo). Total de los Al capturar cada pago se acumula en forma automtica el total de los abonos realizados. pagos Restante Al finalizar la captura de los pagos, el sistema indica la cantidad que se adeuda del documento o el saldo restante del cliente. Se compone por la diferencia entre el monto del documento menos el total de los pagos asociados a ste. Se puede producir un saldo a favor o en contra; si es a favor se desplegar en nmeros negativos.
Esencial Al final de la captura debes oprimir el botn para que queden registrados los pagos. .
Si deseas terminar la operacin sin grabar, oprime el botn
Durante la captura, puedes eliminar con el botn algn pago que no desees registrar. Cuando el pago se realiz con el servicio de pagos por Internet, se desplegar la ventana correspondiente para la Devolucin del cargo.
Quin es VeriFone Access? VeriFone Access es una empresa dedicada al desarrollo de servicios administrativos para el punto de venta, permitiendo el cobro en pequeos comercios mediante tarjetas de crdito y dbito, servicios y otros medios de pago. Caractersticas principales 1. Provee oportunidades de crecimiento a comercios pequeos y medianos sacando provecho de un mercado que demanda servicios para el punto de venta, que hasta hoy solo estaba disponible para las grandes empresas. 2. Esta empresa o servicio proporciona terminales para el registro de transacciones de pago por medio de Internet. 3. Dependiendo del banco (segn contrato) se podrn diferir los pagos de los clientes a meses sin Intereses. 4. Se manejarn dos tipos de operaciones, ventas y devoluciones. 5. Podrs adquirir los dispositivos o terminales que necesites. Estos dispositivos se debern configurar por cada equipo donde sern utilizados. 6. VeriFone Access es el responsable de vender e instalar las terminales, as como de tramitar para el usuario de Aspel-SAE, una afiliacin bancaria con alguno de los bancos que tengan convenio con dicha empresa. 7. Para que desde Aspel-SAE puedas implementar el servicio "Pagos por Internet" mediante VeriFone Access, debers contratar previamente con dicha empresa este servicio. Para mayor informacin y contratacin de este servicio, consulta la pgina de Internet: www.aspel.com/pagoscontarjeta Configuracin y Manejo para la recepcin de pagos en Aspel-SAE Una vez obtenido el contrato con el banco afiliado y las especificaciones del servicio con la empresa VeriFone Access, un instalador autorizado, deber Registrar y Configurar el servicio de Pagos por Internet para que pueda ser utilizado en Aspel-SAE. Para esto, VeriFone Access incluye en el sistema varios procesos que facilitarn la configuracin y/o administracin del servicio. Ya que se tenga instalada correctamente la terminal bancaria, sigue los siguientes pasos para tener disponible el servicio en tu sistema: 1. Activar el parmetro de configuracin "Pagos por Internet/VeriFone Access". Al activar este parmetro se habilitarn todos los procesos (Mdulo de CxC/Men Archivos y Mdulo de facturas/Men Archivos) relacionados para la correcta administracin del servicio Pagos por Internet con VeriFone Access. Parmetros generales
2. Si tu base de datos fue creada con SAE 4.6, desde el mdulo de Clientes y Cuentas por cobrar, podrs encontrar dos conceptos uno de tipo "Abono" para registrar los pagos y otro de tipo "Cargo" para registrar las devoluciones. Para usuarios de otras versiones (Base de datos creadas anterior a la versin 4.6) debers crear o configurar un concepto de tipo "Abono" para registrar los pagos y otro de tipo "Cargo" para registrar las devoluciones. Adicional a los conceptos definidos por el sistema, podrs dar de alta ms o configurar los conceptos existentes para aceptar operaciones por Internet. Agregar conceptos de CXC Modificar un concepto de CxC.
3. Mdulo Clientes y Cuentas Opcin Recepcin de pagos

l
Una vez realizado lo anterior, podrs registrar Pagos por Internet o en su caso devoluciones de pagos desde los mdulos:
Operacin o proceso Registro de pagos por
Observaciones Es importante considerar que el servicio de pagos a
por Cobrar Consulta de saldo General del cliente
l
Facturas y vendedores Alta de documentos/Recepcin de pagos (Pagos y crdito con enganche)

l l
documentos con tarjeta bancaria por Internet, solo estar habilitado para la opcin o proceso recepcin de pagos. Devoluciones de pagos por Internet. Los movimientos de CxC de tipo Anticipo que se aplican posteriormente a un documento en particular, no consideran el servicio de pagos por Internet, por lo Consulta de datos de las que se recomienda que para que estos abonos se operaciones de pagos por consideren dicho servicio, estos debern efectuarse Internet. directamente desde la ventana de Recepcin de pagos. Devoluciones de pagos por Internet Internet . Solo se podrn cancelar los abonos con tarjetas de Registro de pagos Devoluciones de pagos crdito realizados por Internet, si todava no se ha cerrado la ventana de recepcin de pagos (grabado el por Internet. documento de CxC) .
Herramientas y procesos que proporciona VeriFone Access para la administracin del servicio Proceso Descripcin Registro Recuperacin Proceso que servir para activar y registrar el dispositivo o terminal (TPV) en el equipo. Consultar el procedimiento con VeriFone Access. Registrar servicio Este proceso servir para recuperar el registro de la tienda que est registrada en el servidor de VeriFone Access, en donde se presenten los siguientes casos: en caso de que se formatee el equipo, se realice un cambio fsico de la misma o se pierda el registro por interrupcin de la comunicacin con el servidor. Recuperar registro Proceso que indica el estado de la ltima operacin ejecutada. Estatus Ventana en la cual podrs imprimir la ltima operacin realizada con el servicio de pagos en lnea. Reimprimir Ventana para configurar los datos necesarios para la correcta comunicacin a travs de un servidor proxy. Configurar Imprime en el dispositivo, un informe de las transacciones realizadas a partir de la ltima fecha en que se emiti el reporte y hasta el momento. Reporte diario Imprime todas las operaciones realizadas dentro del rango de fechas especificados en el filtro del reporte. Reporte histrico
Estatus Reimprimir Configurar Reporte diario
Reporte Histrico
Nota: Una vez configurado el servicio de pagos por Interne,t ests herramientas las podrs usar desde cualquier mdulo que tenga activo el men "Pagos por Internet" (Clientes y facturas), por lo que no ser necesario realizar los procesos desde cada uno de los mdulos. Adicionalmente, Aspel-SAE proporciona el Reporte Pagos por Internet que muestra las operaciones realizadas por concepto de pagos por Internet, tomando la informacin desde el punto de vista de Aspel-SAE, sirviendo para conciliar la informacin registrada contra la que arrojan los reportes que imprime el dispositivo. Consideraciones para el uso de pagos en lnea a travs de VeriFone Access l La interfaz de VeriFone Access se encargar de realizar las validaciones necesarias para la operacin y devolver el xito o fracaso de la misma. l La configuracin de los dispositivos o terminales los deber realizar el personal de VeriFone Access, esto para asegurar la correcta instalacin de dichos dispositivos para su uso en Aspel-SAE. l Para que el servicio de pagos por Internet funcione correctamente, el equipo debe tener instalado una versin de Java(TM) Platform, Standard Edition, Runtime Environment, la cual se instala junto con Aspel-SAE.
l
l l l
Por cada estacin de trabajo o equipo que registrar pagos por Internet con tarjetas bancarias (incluyendo el servidor), se debe tener una terminal bancaria instalada, no soporta Trabajo en RED. El servicio de pagos por Internet no soporta el trabajo con Terminal Server. Este servicio requiere de una conexin a Internet sin restriccin alguna. En caso de existir algn problema en el servicio o en la comunicacin del mismo, VeriFone Access informar mediante un mensaje la solucin del problema o en su caso el nmero telefnico a donde te puedes comunicar para resolverlo.
Temas relacionados Pagos por Internet con Instituciones Bancarias Recepcin de pagos Acerca de
Registro de pagos por Internet Acceso l Mdulo de Clientes y CxC Mdulo de Facturas y Vendedores / Men Archivo, VeriFone Access, Registro. Qu es Proceso que servir para activar y registrar el dispositivo o Terminal Punto de Venta en el equipo. Consultar el procedimiento con VeriFone Access. Manejo Una vez obtenido el contrato con el banco afiliado y las especificaciones del servicio con la empresa VeriFone Access, un instalador autorizado, deber Registrar y Configurar el servicio de Pagos por Internet para que pueda ser utilizado dentro de Aspel-SAE. Para llevar a cabo la operacin de registro, debers anotar la licencia, nmero de serie y cdigo de instalacin que aparece en la documentacin que se entrega al contratar el servicio de pagos por Internet. Importante Para poder ejecutar el registro, debes verificar que tengas conexin a Internet o, si trabajas con servidor proxy, verificar su configuracin. Para mejores resultados configura las propiedades para acceso a Internet desde el proceso de Configuracin.
Notas: Considerar para un trabajo en red, que desde cada mquina o equipo se deber realizar esta configuracin y que cada equipo debe contar con su propia clave de tienda. En caso de existir algn problema en el servicio o en la comunicacin del mismo, VeriFone Access informar mediante un mensaje la solucin del problema o en su caso el nmero telefnico a donde te puedes comunicar para resolverlo. Para obtener detalles del error debers abrir el Bloc de Notas de Windows y con las teclas Ctrl+V, se visualizar informacin del error. Temas relacionados Pagos por Internet con Instituciones Bancarias Pagos por Internet con la empresa VeriFone Access Recuperacin Estatus Configurar Reimprimir Reporte Diario Reporte Histrico Acerca de
Recuperacin del registro de pagos por Internet Acceso l Mdulo de Clientes y CxC Mdulo de Facturas y Vendedores / Men Archivo, VeriFone Access, Recuperacin. Que es Este proceso se lleva a cabo cuando ocurri un error en la ejecucin de una operacin. Se enva un mensaje que solicita ejecutar este proceso y, en caso de no resolverse el problema, se sugiere llamar al centro de atencin al cliente del proveedor del servicio. Nota: Debes comunicarte con el centro de atencin al cliente para obtener el cdigo de recuperacin.
Nota: Una vez configurado el servicio de Pagos por Internet (desde los parmetros de configuracin), esta configuracin la podrs realizar desde cualquier mdulo que tenga activo el men "Pagos por Internet" (Clientes y facturas). Temas relacionados Pagos por Internet con Instituciones Bancarias Pagos por Internet con la empresa VeriFone Access Registro Configurar Estatus Reimprimir Reporte Diario Reporte Histrico Acerca de
Estatus de la operacin Acceso l Mdulo de Clientes y CxC Mdulo de Facturas y Vendedores / Men Archivo, VeriFone Access, Estatus. Qu es Muestra el estado de la ltima operacin ejecutada; los datos que se muestran son los siguientes: l Terminal.- Es el nmero de terminal asignado por el proveedor. l Tienda.- Nmero de registro de la tienda asignado por el proveedor. l Estatus.- Muestra la fecha, hora y descripcin del estado del registro con el servidor de VeriFone. l Promociones.- ltima promocin aceptada por la terminal (por ejemplo, en pagos de los clientes en meses sin intereses) l Orden.- Nmero de Identificador de la ltima orden. l Estatus.- Muestra la fecha, hora y descripcin del estado de la ltima orden realizada.
Nota: Si ocurre un error crtico se mostrar un mensaje donde se sugerir realizar el proceso de Recuperacin y comunicarse al centro de atencin al cliente de VeriFone Access. Para obtener detalles del error debers abrir el Bloc de Notas de Windows y con las teclas Ctrl+V, se visualizar informacin del error. Temas relacionados Pagos por Internet con Instituciones Bancarias Pagos por Internet con la empresa VeriFone Access Registro Recuperacin Configurar Reimprimir Reporte Diario Reporte Histrico Acerca de
xConfigurar proxy Acceso l Mdulo de Clientes y CxC Mdulo de Facturas y Vendedores / Men Archivo, VeriFone Access, Configurar. Qu es Este proceso sirve para configurar las propiedades de acceso a Internet a travs de un servidor proxy y as, poder manejar sin problemas los pagos por Internet. Manejo La ventana muestra tres opciones de configuracin: l Ninguna.- En caso que no requieras configurar un servidor y el acceso sea directo a Internet.. l HTTP.- Si el servidor Web utiliza el Protocolo de transferencia de hipertexto (HTTP). l SOCKS.- Si el servidor Web utiliza el filtro socks. Si ests trabajando con un servidor proxy debers escribir su direccin y su puerto adems del usuario y clave.
Nota: Una vez configurado el servicio de Pagos por Internet (desde los parmetros de configuracin), esta configuracin la podrs realizar desde cualquier mdulo que tenga activo el men "Pagos por Internet" (Clientes y facturas). Temas relacionados Pagos por Internet con Instituciones Bancarias Pagos por Internet con la empresa VeriFone Access Registro Recuperacin Estatus Reimprimir Reporte Diario Reporte Histrico Acerca de
Reimprimir documento Acceso l Mdulo de Clientes y CxC Mdulo de Facturas y Vendedores / Men Archivo, VeriFone Access, Reimprimir. Qu es Reimprime la ltima operacin que se grab. Manejo La ventana muestra el nmero de identificador de la ltima orden procesada, la fecha y estado de la operacin. Si los datos de la operacin a reimprimir son correctos, imprime el documento con el botn Imprimir.
Nota: Si ocurre un error crtico se mostrar un mensaje donde se sugerir realizar el proceso de Recuperacin y comunicarse al centro de atencin al cliente de VeriFone Access. Para obtener detalles del error debers abrir el Bloc de Notas de Windows y con las teclas Ctrl+V, se visualizar informacin del error. Temas relacionados Pagos por Internet con Instituciones Bancarias Pagos por Internet con la empresa VeriFone Access Registro Recuperacin Estatus Configurar Reporte Diario Reporte Histrico Acerca de
Reporte Diario Acceso l Mdulo de Clientes y CxC Mdulo de Facturas y Vendedores / Men Archivo, VeriFone Access, Reporte Diario. Qu es Este proceso imprime un reporte con todas las operaciones que se realizaron a partir de la fecha y hora del ltimo reporte diario que se emiti. Manejo La ventana muestra la fecha y hora a partir de la cual se realizar el reporte.
Nota: Si ocurre un error crtico se mostrar un mensaje donde se sugerir realizar el proceso de Recuperacin y comunicarse al centro de atencin al cliente de VeriFone Access. Para obtener detalles del error debers abrir el Bloc de Notas de Windows y con las teclas Ctrl+V, pegar la informacin del error. Temas relacionados Pagos por Internet con Instituciones Bancarias Pagos por Internet con la empresa VeriFone Access Registro Recuperacin Estatus Reimprimir Configuracin Reporte Histrico Acerca de
Reporte Histrico Acceso l Mdulo de Clientes y CxC Mdulo de Facturas y Vendedores / Men Archivo, VeriFone Access, Reporte Histrico. Qu es Con esta opcin podrs generar el reporte de las operaciones que se realizaron en un periodo determinado. Manejo Debes indicar el rango de fecha de inicio y final con hora para generar el reporte de todas las operaciones que se registraron. Debes tomar en cuenta que el formato para la fecha es dd/mm/aaaa, donde dd = da, mm = mes, aaaa = ao; y el formato de la hora es hh:mm:ss donde hh = hora, mm = minutos, ss = segundos.
Nota: Si ocurre un error crtico se mostrar un mensaje donde se sugerir realizar el proceso de Recuperacin y comunicarse al centro de atencin al cliente de VeriFone Access. Para obtener detalles del error debers abrir el Bloc de Notas de Windows y con las teclas Ctrl+V, se visualizar informacin del error. Temas relacionados Pagos por Internet con Instituciones Bancarias Pagos por Internet con la empresa VeriFone Access Registro Recuperacin Estatus Reimprimir Configuracin Reporte Diario Acerca de
Acerca de Acceso l Mdulo de Clientes y CxC Mdulo de Facturas y Vendedores / Men Archivo, VeriFone Access, Acerca de. Qu es Muestra la informacin de versin del servicio de pagos por Internet, as como las licencias que distribuye.
Nota: Si ocurre un error crtico se mostrar un mensaje donde se sugerir realizar el proceso de Recuperacin y comunicarse al centro de atencin al cliente de VeriFone Access. Para obtener detalles del error debers abrir el Bloc de Notas de Windows y con las teclas Ctrl+V, pegar la informacin del error. Temas relacionados Pagos por Internet con Instituciones Bancarias Pagos por Internet con la empresa VeriFone Access Registro Recuperacin Estatus Reimprimir Configuracin Reporte Diario Reporte Histrico
Consulta de documentos Acceso Para acceder a las diferentes consultas utiliza:
l l l l
Men Archivos opcin Facturas, o con el botn Men Archivos opcin Remisiones, o con el botn Men Archivos opcin Pedidos, o con el botn Men Archivos opcin Cotizaciones, o con el botn
o con Ctrl+Shift+F o con Ctrl+Shift+R. o con Ctrl+Shift+P. o con Ctrl+Shift+C.
l Men Archivos opcin Devoluciones, o con el botn o con Ctrl+Shift+D. Qu es Para la consulta de documentos el mdulo cuenta con el manejo de Facturas, Remisiones, Pedidos, Cotizaciones y Devoluciones con los cuales podrs elaborar, organizar y administrar dicha informacin. La consulta de documentos se divide de la siguiente forma:
Campos de la consulta de documentos Campo Descripcin Documento Este campo muestra el nmero de documento con el que se gener dicho documento. Toma en cuenta que dependiendo de lo definido en el mdulo de Configuracin / facturas, un folio puede generarse de manera secuencial, o bien, que el folio sea especificado por ti al momento de dar de alta el documento. Si ests usando folios secuenciales, desde el mdulo de configuracin podrs dar de alta formatos personalizados para armar el folio. Nos muestra la clave del cliente al que se le elabor el documento. El campo nos indica la fecha de elaboracin del documento. Indica el nmero de orden que est utilizando el cliente como identificacin propia de su documento. No confundir este campo con el de Documento, arriba citado, el cual seala el folio del sistema, mientras que Su pedido se refiere al identificador manejado por el comprador. Cabe sealar que este campo no se presenta en la elaboracin de documento de cotizaciones. El campo de Status indica la fase en que se encuentra el documento de venta, pudiendo ser: Original: El documento fue realizado en forma directa y no cuenta con algn movimiento posterior. Pedido: El documento est asociado a un pedido. Remitido: El documento se ha integrado como parte de una remisin. Facturado: El documento fue utilizado como base para elaborar una factura. Devuelta: La factura fue devuelta en su totalidad. Parcialmente devuelta: Es el caso de una devolucin de una parte de los productos facturados. Cancelada: Aparece en el momento de anular el documento. Emitida: Indica que el documento se ha impreso, ya sea al momento de su elaboracin (impresin en lnea) o posteriormente, utilizando la opcin de Emisin de documentos. NOTA: Este status tambin indicar si los artculos amparados por el documento han sido retomados parcialmente. Esto ser sealado cuando aparezca la abreviatura "Parc.", por ejemplo, "Rem. Parc." (remitido parcialmente).
Cliente Elaborado Su pedido
Status
Anterior o Este campo indica los documentos a los cuales est enlazado. Siguientes El campo vara dependiendo del documento, es decir la factura y la devolucin tendrn el campo Anterior y los documentos de pedidos, remisiones y cotizaciones tendrn Siguiente. Por ejemplo la factura nmero 49 que tenga en este campo (Anterior) C- 32 nos estar indicando que tiene un documento enlazado que es una cotizacin con nmero de documento 32 y en la cotizacin nmero 32 se mostrar en este campo (Siguiente) F-49 la cual es el enlace de la factura nmero 49. Importe total Campo que indica el total del importe con que se elaboro el documento. Botones de esta ventana Botn Descripcin Con esta opcin podrs dar de Alta los documentos de facturas, remisiones, cotizaciones, pedidos y devoluciones, estando en su respectiva consulta. Mediante este botn podrs modificar la informacin de los documentos de pedidos y cotizaciones que se hayan dado de alta y no hayan sido creadas mediante enlaces a otros documentos. Este botn estar inhabilitado para documentos que sean facturas, remisiones y devoluciones. Este botn te permite Cancelar los documentos que se hayan dado de alta, el proceso de cancelacin de cualquiera de los documentos es el mismo. Permite localizar dentro del catlogo el registro que cumpla con las caractersticas indicadas en la ventana de Bsqueda. Este dilogo vara, dependiendo de los datos contenidos en el catlogo correspondiente. Sirve para Seleccionar informacin de tus catlogos y mostrar slo aquella que cumpla con los criterios que establezcas. Es una herramienta muy til para extraer informacin especfica, la cual aparecer en la ventana de consulta para que puedas imprimirla o graficarla. Permite restablecer el orden de la informacin de un catlogo despus de haber realizado un filtro. Tambin puedes Restaurar despus de usar la funcin Buscar. El botn te despliega la Ventana de opciones la cual te permite definir tus opciones de impresin. Esta opcin de Exportacin, es muy til cuando desees utilizar en otras aplicaciones de Windows los datos de las consultas que genera el sistema o de las consultas que personalices . Esta opcin sirve para guardar un dato en el portapapeles de Windows; en este caso, lo que hayas escrito en cualquier dilogo. Marca dicho texto y selecciona la opcin Copiar. El dato queda guardado en memoria temporalmente. Con este botn o con la tecla F4, el sistema presentar un dilogo informativo con los totales de tu documento, los descuentos y los impuestos de todas las partidas de productos capturados hasta ese momento. Este botn te permite mostrar el total del documento del cliente que estes consultando. El botn te despliega la ventana de ayuda de documentos, la cual podrs Consultar el saldo de las facturas. Este botn solo se consulta desde los documentos de facturas. Este botn despliega la consulta de folios de los movimientos de cuentas por cobrar, en esta consulta s en listan los documentos o movimientos a los cuales se les asoci un folio. Para mayor informacin. Consulta de movimientos de CxC Prepara la consulta para su envo y/o publicacin a Internet. Enva y publica en tu espacio de Internet, el o los archivos de consulta preparados con anterioridad Podrs importar las consultas a formatos Palm. Este botn funciona cuando el documento de venta seleccionado es un documento fiscal digital (factura electrnica). Recuerda que para que el sistema pueda expedir documentos digitales es muy sencillo slo debers configurar el sistema para trabajar bajo esta modalidad sin dejar de expedir facturas impresas. Gua Rpida para emitir Facturas Electrnicas. Al seleccionar este botn sobre una factura digital se desplegar el Aspel visor para poder consular puntos especficos de la factura digital. Visor de Comprobantes Fiscales Digitales Temas relacionados Agregar un documento Agregar un documento directo Barra de herramientas del alta de documentos Enlace de documentos Apartados Ventas a plazos
Formas de pago Funcin caja Agregar especial Devoluciones Cancelaciones Cancelacin de documentos enlazados Operaciones
Integridad Garantiza que la informacin contenida en el mensaje quede protegida y no pueda ser manipulada o modificada por un tercero, confirmando que los datos de origen no sean alterados.
Autenticidad Permite verificar la identidad del emisor y el receptor del Comprobante Fiscal Digital.
Observaciones del documento Anota las observaciones generales del documento en la ventana que se presenta.
Observaciones por partida Al tener activo este parmetro podrs anotar alguna observacin al terminar de capturar una partida.
No repudio El emisor que selle digitalmente un Comprobante Fiscal Digital no podr negar la generacin del comprobante.
Reportes de pendientes Acceso
l Men Reportes, opcin Productos devueltos. Qu es A travs de estos reportes podrs conocer la cantidad que falta por pedir, surtir o facturar en las Cotizaciones, Pedidos y Remisiones, ordenados por Nmero de documento. En el caso de las Facturas, el sistema presenta el reporte de Productos devueltos. Manejo La generacin de los reportes depende de la consulta en que se este trabajando o el reporte que se desea generar. De tal manera que si se trata del catlogo de: l Facturas, el reporte que se generar ser el de Productos devueltos. l Remisiones, se presenta el reporte de Pendientes por facturar. l Pedidos, es el reporte de Pendientes por remitir y/o facturar. l Cotizaciones, se despliega del reporte de Pendientes por pedir, remitir y/o facturar. Entonces los reportes de pendientes son: Reporte de productos devueltos Reporte de pendientes por facturar Reporte de pendientes por remitir y/o facturar Reporte de pendientes por pedir, remitir y/o facturar
Buscar documentos Acceso
l
Desde la Consulta de Documentos, Men Ver, opcin Bsqueda o F3.
l Desde la Consulta de Documentos, oprimir el botn Qu es Podrs localizar de manera sencilla un documento sin necesidad de recorrer todo el catlogo. Buscar polticas Campos Campo Descripcin
Nmero documento Fecha elaboracin Clave del cliente Importe documento Incluye
de Selecciona o anota el nmero de documento que deseas consultar. de Selecciona o anota la fecha en que el documento fue elaborado. Si el sistema no encuentra un documento con esta fecha, se posicionar en el que ms se aproxime. Indica la clave del cliente para que el sistema encuentre el movimiento que indiques. del Puedes anotar un monto y el sistema lo buscar, ayudndote con las opciones del campo Incluye. Puedes indicar esta cantidad por medio de la calculadora del sistema empleando la tecla de funcin F2. Buscar Todos los registros o aqul cuyo monto sea Exacto, Mayor, Mayor o igual, Menor, Menor o igual a la cantidad que hayas especificado en el campo Importe del documento.
Certificado Digital Documento Electrnico que tiene como objetivo identificar al dueo de una Firma Electrnica Avanzada ostentndolo como tal y asocia una clave pblica con la identidad de su propietario, confirmando el vnculo entre ste y los datos de creacin de la Firma electrnica Avanzada. Estos certificados contienen informacin diversa acerca del firmante, servicios a los que ste tiene acceso para utilizar su firma y la fecha de vigencia del certificado entre otras caractersticas.
Reporte de comisiones sobre pagos a facturas Acceso
l Men Reportes, opcin Pago de comisiones / Sobre Pago de facturas. Qu es En este reporte sern importantes los abonos realizados a la factura para la obtencin de la comisin. La comisin ser calculada sobre dichos abonos, es decir, el porcentaje de comisin correspondiente a un vendedor se aplicar al total de abonos de la factura y esto dar el monto de la comisin a pagar para el vendedor. Si una factura no ha recibido abonos en el periodo especificado, la comisin a pagar en dicho periodo ser de cero. Una variante de este reporte es el Pago de comisiones sobre facturas saldadas, es decir, la comisin ser pagada en su totalidad hasta que la factura haya sido saldada por completo.
El reporte generado presentar la siguiente informacin: l Periodo de cobranza l Periodo de facturacin l Clave del vendedor l Nombre del vendedor l Tipo y nmero de documento l Clave y nombre del cliente l Zona del vendedor l Fecha de aplicacin l Importe del documento (*) l Comisin del documento (*) l Monto del abono (*) l Porcentaje de comisin pagada l Pago comisin (*) l Conceptos que se consideran en el reporte (*) Estos valores se totalizan. Nota: Es importante destacar que este tipo de reporte nicamente se presentar si SAE para Windows est configurado para llevar un control de cuentas por cobrar Por documento. Los montos de los documentos no incluyen el impuesto Campos Campo Descripcin Vendedor Desde/ Hasta Define el rango de vendedores que quieres imprimir.
Periodo de Las facturas cuya fecha de aplicacin se encuentre en el rango indicado, son las que se incluirn en el reporte. facturacin Periodo cobranza Zona vendedor de Los abonos y pagos cuya fecha de aplicacin se encuentre en el rango indicado, son las que se incluirn en el reporte. del Puedes obtener un listado con los vendedores de una zona especfica. Selecciona la clasificacin del cliente, del cual quieres emitir el reporte. Al activar esta casilla, el clculo se realizar restando al total de comisiones sobre las facturas elaboradas, el total de comisiones de los documentos devueltos.
Clasificacin del cliente Considerar devoluciones
Hoja por cada Al activar esta casilla, la informacin correspondiente a cada vendedor se imprimir en hojas separadas. vendedor Slo facturas Al activar esta opcin, la comisin ser saldada en su totalidad hasta que la factura haya sido pagada por completo. El saldadas reporte mostrar nicamente las facturas cuyo abono con fecha de aplicacin ms reciente cumpla con dos condiciones: que haya saldado la factura y que se encuentre en el intervalo especificado en el campo "Periodo de cobranza". Si la factura recibi abonos, pero stos no saldaron el documento, no se calcular la comisin. En este tipo de reporte, la comisin siempre corresponder al 100% de la cantidad que deber entregarse al vendedor; no existir la posibilidad de calcular pagos parciales. Si no activas esta opcin, el reporte incluir los abonos realizados dentro del periodo de cobranza anotado. An cuando la factura todava no haya sido saldada, la comisin se calcular sobre dichos abonos, es decir, se le entregar al vendedor en pagos parciales cuyo monto depender de los pagos del cliente.
Conceptos abonos de Debers seleccionar qu abonos sern tomados en cuenta, dependiendo de su tipo, para el clculo de comisiones. El sistema ofrece cuatro conceptos: 10- Efectivo; 11- Cheque; 15- Cheque certificado, y; 17- Aplicacin de anticipos. stos forman parte del Catlogo estndar de conceptos de Cuentas por cobrar. Para agregar otro concepto de abono al reporte, anota el nmero que le corresponde; o bien, elgelo haciendo doble clic desde la lista de conceptos de abono que se muestra.
Titulo del El titulo del reporte lo puedes modificar segn tus necesidades. reporte Consulta la siguiente informacin para el Botn opciones Nota En el reporte de Comisiones a vendedores el monto del flete no se acumula al monto de lo vendido para calcular la comisin correspondiente a los vendedores.
l l
Selecciona la opcin que desees Documentos Modelo Personalizacin de captura de documentos
Modificar documentos modelo Acceso
l
Desde el mdulo de Facturas y vendedores, Men Herramientas / Documento Modelo, posicinate sobre el nombre del archivo a
modificar y oprime el botn o doble click sobre el archivo. Qu es Es una opcin con la que podrs modificar los campos del documento modelo de algn archivo que hayas establecido anteriormente. Los campos a modificar son los mismos que se utilizan cuando das de alta un Archivo de configuracin. Ver: Creacin de un documento modelo La ventana que se presenta para realizar la modificacin es la siguiente:
Para modificar el valor de los campos del encabezado del documento selecciona Cabeza y para modificar el valor de los campos de las partidas selecciona Partida. Desplzate a travs de la lista de campos hasta posicionarte en el campo al cual deseas modificarle su valor y antalo en la casilla que se habilita segn sea el tipo de dato, ya sea la de Valor numrico o en la de Valor alfanumrico.
Sello Digital Permite acreditar la autora de las Facturas Electrnicas que el contribuyente emita, y de esta manera los clientes sabrn quin fue el autor de dicha Factura Electrnica. El Contribuyente puede optar por pedir un solo sello digital para todas las sucursales o puntos de facturacin, o un sello digital por cada uno.
Catlogo de Polticas Qu es Esta opcin te permite definir, modificar, eliminar y consultar las polticas que se aplican dentro de tu compaa, as como obtener el reporte que las desglosa. Al ingresar se presentar la consulta de polticas de descuento con las siguientes columnas: Tipo de poltica. Descripcin. Status. Producto inicial. Producto final. Lnea. Limite. Vendidas.
El catlogo de Polticas contiene los siguientes puntos: Agregar polticas de descuento Modificar una poltica de descuento Eliminar una poltica de descuento Buscar polticas Filtrar polticas Reporte de polticas Productos en oferta Catlogo de productos en oferta Detalle del producto en oferta Reporte de productos en oferta
Certificado de Sello Digital Por medio de este certificado el contribuyente podr firmar los comprobantes que emita, as se tendr identificado el origen de la factura, junto con todas las dems caractersticas que tiene un Certificado Digital (Integridad, no repudio, autenticidad y confidencialidad). Los Certificados de Sellos Digitales son expedidos por el SAT para uso exclusivo de Comprobantes Fiscales Digitales. El contribuyente puede tramitar la obtencin de un Certificado de Sello Digital para ser utilizado por todos sus establecimientos o locales, o tramitar un certificado por cada uno de ellos.
Alta de clientes Para mayor informacin consulta el tema Alta de clientes del mdulo de Clientes y cuentas por cobrar
Eliminar apartado de los productos El sistema Aspel-SAE, cuenta con tres procesos para poder eliminar el apartado de los productos, los cuales se mencionan a continuacin: 1. Cancelar el pedido (edicin - cancelar) 2. Facturar el pedido (facturas, seleccionar el pedido a facturar) 3. Ejecutar el proceso de vencimiento de apartados, esta funcin se encuentra en Facturacin Herramientas. Para visualizar rpidamente que productos estn apartados, es necesario, que desde la configuracin parmetros del sistemafacturacin, en la pestaa de por partida, actives en la consulta y captura, la opcin de apartados.
Temas relacionados Apartados Vencimiento de apartados
Manejo del catlogo de facturas Selecciona el tema que desees consultar: Agregar un documento Agregar un documento directo Agregar un documento especial Cancelaciones
Detalle de acumulados Para que sirve Dentro de la ventana podrs visualizar la informacin de la manera como se conformaron los acumulados, tanto de ventas como de devoluciones de venta. A fin de que las estadsticas de ventas cuenten con toda la informacin necesaria para generarse, es conveniente que el sistema tenga registrados todos los acumulados del ao; si iniciaste el trabajo con el sistema en un mes posterior a enero, podrs utilizar esta opcin para agregar la informacin necesaria.
Temas relacionados Acumulados Actualizacin de acumulados Edicin de acumulados
Enviar a Acceso Desde el alta de documentos de ventas, Campo Enviar a, botn Descripcin Te permite almacenar informacin importante sobre del envo de la mercanca, tomando en cuenta que la persona a la que se le enviar o recibir la mercanca no es la misma a la que se le expedir la factura o comprobante de venta. Podrs proporcionar informacin adicional como:
Manejo Aspel Una vez proporcionado todos los datos solicitados en esta ventana, podrs observar en el documento de venta la direccin donde se enviar la mercanca. Posteriormente al consultar el documento de venta, mediante el botn disponible desde la barra de herramientas podrs adicionar informacin relevante del envo como: Nmero de gua, Modo de envo y fecha.. Para mayor informacin consulta el tema: Informacin de Envo Observaciones Las zonas que podrs utilizar, previamente las debes de dar de alta desde el catlogo de Zonas del mdulo de clientes. Recuerda que slo podrs aadir zonas de tercer nivel, ya que en estas se configura el monto del flete a aplicar dependiendo la zona de que se trate, junto con el impuesto definido para dicha zona. Temas relacionados Agregar un documento
Ejemplo de ventas a plazos Por ejemplo: Si efectuaste una venta por un importe de $1,500 en la cual se elige un periodo de 90 das a plazos mensuales iguales con una tasa de inters del 12% anual. El sistema utiliza la siguiente frmula para realizar el clculo de cada mensualidad (pago). La frmula para el clculo del pago (amortizaciones) es la siguiente:
Donde: R= Pago peridico A= Monto (inversin) r= Tasa (por periodo, es decir si son pagos mensuales se debe dividir entre 12) N= Nmero de periodos Sustituyendo tenemos:
Al final de primer mes se pagan 510.03, el inters a pagar sobre el capital insoluto es 0.01(1500)=15. El saldo de pago, 510.0315=495.03, 1004.97 al final del segundo mes, el inters es 0.01(1004.97)~10.05. Por ello, la cantidad pagada de crdito es 510.0310.05=499 y el saldo insoluto es 1004.97- 499.98=504.99. El inters que debe pagarse al final de tercer y ltimo mes es 0.01(504.99) ~5.05, por lo que la cantidad que se paga del crdito es 510.03-50.05=504.98. Por lo tanto el saldo insoluto es 504.99-504.98=0.01. En realidad, la deuda debe estar pagada en ese momento y el saldo de 0.01 se debe al redondeo. Para mayor ejemplificacin se presenta la tabla de amortizacin: Periodo pagado Capital insoluto al principio del periodo Inters del periodo Pago final del periodo Capital final del periodo 1 2 3 1500 15 510.03 495.03 1004.97 10.05 510.03 499.98 504.99 5.05 510.03 504.98 30.10 1530.09 1499.99
TOTAL
Ventana de totales del documento Acceso l Desde los documentos de venta, al grabar el documento. Manejo Aspel Dependiendo del tipo de documento que se est elaborando es una ventana de totales que se visualizar: Para las facturas impresas: Para las facturas electrnicas:
Para cualquiera de las dos ventanas, presiona el botn Grabar para que el documento quede almacenado. Cuando se trate de una factura emitida con un folio personalizado y configurado para actuar como Comprobante fiscal controlado pero slo de manera impresa, la ventana de totales que se mostrar, ser la misma que se usa para las facturas normales Consideraciones para las facturas electrnicas La primera vez que efectes una factura electrnica para un cliente en particular, debers llenar los datos que se solicitan en esta ventana, algunos datos como el nombre del cliente y RFC se toman del catlogo de clientes. Los datos anotados, se conservarn para facturas posteriores y para efectuar algn cambio selecciona el botn "Modificar". Slo el dato de nombre y RFC no podrs modificar. Cuando se trate de un cliente mostrador, debers proporcionar los datos de Nombre y RFC, desde la ventana Datos del Mostrador que se despliega al seleccionar en el campo "Cliente" que la venta se elaborar para cliente mostrador, para ms informacin consulta el tema: Notas: De ninguna manera por el hecho de modificar estos datos, se modificarn los datos registrados para el cliente desde el catlogo de clientes. Hay datos que son de carcter obligatorio por lo que si no se proporcionan, la factura no tendr validez. Temas relacionados Agregar un documento de venta
Emisin de documentos desde el mdulo de facturas Acceso Desde los documentos de venta, posterior a la ventana de formas de pagos. Manejo Aspel Esta ventana te permitir especificar ciertas propiedades del documento. Esta ventana proporcionar o solicitar informacin diferente dependiendo del tipo de documento que se est realizando, es decir, para una factura normal (impresa) se solicitarn unos datos y para un documento digital sern otros, adicionalmente para esta ltima, los datos solicitados depender de lo que se tenga configurado tanto en los parmetros de configuracin como del cliente del cual se est efectuando dicho documento. Desde el catlogo de clientes podrs configurar para cada cliente la manera de emitir estos documentos, de tal forma de omitir en esta ventana la presentacin de los datos impresos, de envo, o viceversa. Adicionalmente desde el alta o detalle del cliente, podrs configurar que el envo se realice de manera silenciosa, de tal forma que en esta ventana de emisin de documentos no se anexar informacin sobre el envo de Internet y slo si el documento ser impreso saldr la informacin correspondiente. Si el cliente no tiene configurado o asignado la emisin de documentos de manera impresa y el envo es de manera silenciosa, esta ventana de emisin de documento no aparecer en pantalla. Importante Si lo que se requiere es emitir un comprobante fiscal digital que incluya slo al kit como unidad vendible, entonces al momento de imprimir se debe elegir alguno de los siguientes reportes Qr2: Emisin de facturas digitales o Emisin de devoluciones digitales, segn corresponda (de hecho son los que por omisin se sugieren en el dilogo de impresin) Las ventanas son las siguientes: Factura Impresa Factura digital
Los datos solicitados en esta ventana pueden variar dependiendo de lo que se tenga configurado para el cliente, dndose las siguientes combinaciones: 1. Qu estn disponible tanto la opcin de Impresin, como la opcin enviar por correo 2. Qu slo tenga disponible una opcin, impresin o envo por correo. 3. Qu no tenga definido ninguna (para este caso slo se guardar el documento). 4. Qu tenga activado la opcin enviar por correo, pero tenga definido la opcin "Envo silencioso", de esta forma el correo se mandar automticamente a la direccin electrnica que tenga configurado el cliente en el catlogo de clientes y cuentas por cobrar. Una vez especificado la informacin solicitada en el filtro al seleccionar el botn "Aceptar", en ese momento el documento se enviar a la bandeja de impresin y/o (dependiendo lo configurado) se abrir una instancia de la aplicacin de correo predeterminada en tu computadora, para el envo del archivo por Internet. Este proceso funcionar semejante a la opcin de Correo Electrnico.
Campos de la ventana de Emisin de documentos Campos Descripcin Impresin Ser opcional la impresin de este documento, si: 1. La factura es digital 2. Al cliente al cual se le est expidiendo la factura, tiene habilitado el campo "Impresin" desde la ventana de alta del catlogo de clientes. Por omisin est habilitado para su impresin. La impresin del documento fiscal puede ser opcional, ya que si los archivos se envan y controlan por Internet ya no se requerira el documento impreso. Ya sea que al cliente se le restrinja desde el catlogo de clientes, carpeta "Comprobantes fiscales digitales" o bien anules esta modalidad desactivando este campo.
Nmero de Si se desea tener ms una copia de dicho documento, selecciona el nmero total de copias que deseas emitir. copias Ruta Campo Informativo. Indica la ruta donde se encuentra el directorio de trabajo. Nombre del Factura impresa formato Este es el nombre del formato que se usar para imprimir la informacin. El sistema propone por omisin el formato de impresin factural.fto, el cual hace un desglose del IVA involucrado en el pago, sin embargo se puede elegir cualquier otro formato. Tabla de formatos que utiliza el sistema Factura digital Este es el nombre del formato que se usar para imprimir la informacin. El sistema propone por omisin el formato "Impresin Emisin de facturas digitales.QR2", sin embargo se puede elegir cualquier otro formato. Observaciones El formato que por omisin proporciona el sistema para la emisin de un documento fiscal, este ya est preparado para incluir en el informe todos los datos necesarios o utilizados para este tipo de documento, podrs utilizar un formato FTO para la impresin de este tipo de documentos, pero debers tener en cuenta que estos formatos por omisin no estn preparados para incluir toda la informacin involucrada en un documento fiscal digital. Ejemplo los certificados no sern incluidos en los reportes basados en formatos FTO. Editar formato Aqu podrs editar (modificar) el formato utilizado para la impresin del documento de venta. Al seleccionar este botn, se abrir el archivo con la aplicaci n asociada o configurada para abrir documentos de texto, por omisin es el bloc de notas de Windows. Para los reportes estructurados en formato QR2 este botn no estar disponible. Para modificar estos reportes, debers acceder al Administrador de reportes Grupo "Comprobantes fiscales digitales". Utiliza los comandos y frmulas para editar los formatos: Edita tus formatos. Estas opciones slo estarn disponibles para documentos digitales (Facturacin electrnica). Envo E-mail Ser opcional el envo por correo electrnico de este documento. Desactiva esta opcin si no deseas que el documento sea enviado por correo. Recuerda que desde el catlogo de clientes podrs configurar para el cliente la
manera de emitir estos documentos digitales Si se tiene desactivado para el usuario la impresin del documento el envo por correo ser obligatorio. Direccin Direccin de correo al que se enviar el documento fiscal digital. Por omisin se propone el correo electrnico definido para el usuario desde el catlogo de clientes. Con ayuda de botn , podrs desplegar la ventana de ayuda (F2) con la lista de contactos asociados al cliente, para seleccionar uno diferente al programado en el catlogo. Tecla de ayuda F2 Mecanismo de Sin Encriptamiento o Alto (doble encriptamiento). Esta forma de seguridad se especifica desde el catlogo de seguridad para el clientes para cada uno. Si el cliente tiene configurado cualquiera de estas formas de seguridad, el correo se envo enviar de manera automtica a la direccin de correo proporcionada en el campo "Direccin". Agregar clientes Observaciones En el documento impreso y dependiendo de la forma de pago elegida, se desglosar el I.V.A. relacionado con el pago, as como cierta informacin referente a la forma de pago de la factura. Con esta ltima opcin se da por terminada el alta de una factura. Temas relacionados Agregar un documento Consulta de documentos
Aspectos generales del mdulo Consulta los siguientes aspectos: Operaciones Documentos generales de facturacin
Cotizacin Este documento se refiere a una propuesta al cliente del monto al que ascendera la compra de cierta mercanca. Un aspecto importante en este tipo de documento es la fecha de vigencia. Por la naturaleza de las cotizaciones, stas no afectan a ningn mdulo, es decir, al elaborar en el sistema una cotizacin al cliente, no se generan movimientos al inventario ni se crea una cuenta por cobrar.
Pedido Con este documento el cliente solicita formalmente la compra de mercanca, en este caso se indica una fecha de entrega. Un pedido puede elaborarse directamente, o bien, a partir de la informacin previamente registrada en una cotizacin, facilitando as su captura al grabar este pedido. El sistema slo incrementa el campo de pendientes por surtir del producto en el catlogo de Inventarios y los pendientes por surtir slo se incrementan en Inventarios, por lo que tampoco genera movimientos en el inventario ni se crea la cuenta por cobrar al cliente.
Ayuda de documentos Acceso
l Desde la consulta de Facturas, barra de herramientas / botn Qu es Dentro de esta ventana se podr consultar la informacin general del documento de la factura. Esta ayuda de documento se realiza por cliente, es decir, dentro de la consulta de las Facturas, sobre el cliente sealado es la informacin que se desplegar dentro de esta ventana.
Campos de la consulta Campo Descripcin Concepto Documento Fecha vencimiento Monto Saldo Se muestra los diferentes movimientos realizados para el cliente. Indica el nmero con que se dio de alta el movimiento de Se muestra la fecha en que se vence el movimiento o la fecha en que deber ser pagada segn el tipo de movimiento de CxC. Se indica el monto total del documento. Te indica el saldo por pagar o pagado del movimiento de CxC.
Totales Este total es de la suma de todos los documentos que se hayan realizado para el cliente indicado. Tema relacionado: Documentos generales de Facturacin
Remisin Con este documento podrs llevar el control de las salidas de los productos antes de ser facturados. Su elaboracin puede ser directa o a partir de la informacin previamente registrada en un(unos) pedido(s) o una(s) cotizacin(es), facilitndote as su captura, e implica la generacin automtica de un movimiento de salida en el mdulo de Inventarios, a la vez que se costea la mercanca. Con este documento no se genera an la cuenta por cobrar al cliente, pero s se disminuyen las existencias y el nmero de pendientes por surtir, se incrementan las ventas del producto en monto y cantidad y se actualiza la fecha de ltima venta. En particular, si en tu empresa manejas multialmacenes, al elaborar el documento es necesario indicar el almacn del cual se extraern los productos. A su vez, dentro de las remisiones es posible contar con la opcin para indicar, en su caso, los nmeros de serie, lotes y pedimentos de los productos vendidos.
Devolucin A travs de este documento es posible registrar la cantidad de mercanca, previamente facturada, que ha sido devuelta por el cliente. Su elaboracin implica para el sistema generar automticamente una entrada al inventario por el concepto de "Devolucin de venta", con lo que se incrementarn las existencias y decrementar el monto y la cantidad de ventas del producto en el mdulo de Inventarios. Asimismo, disminuir el saldo y las ventas anuales acumuladas del cliente; se generar un movimiento de contrapartida dentro del mdulo de Clientes y Cuentas por Cobrar, siendo ste una "Nota de Devolucin o Nota de Crdito" cuyo monto ascender al total de la mercanca devuelta y que ser aplicada al pago de la factura de la que proviene la mercanca (en caso de llevar un control de Cuentas por Cobrar por documento) o al saldo total del cliente (en caso de que se lleve un control por saldo). Nota: Puedes manejar documentos de manera enlazada o directa, por ejemplo, puedes enlazar una cotizacin con una factura, para que la factura contenga la misma informacin. Ver: Enlace de documentos Las afectaciones indicadas pueden variar de acuerdo a la configuracin bajo la cual funcione el sistema y de acuerdo a su elaboracin: directa o proveniente de un documento anterior, por ejemplo, si se tiene activa la facturacin sin existencias, entonces al elaborar una factura, el sistema no generar el movimiento al inventario correspondiente a los productos cuyas existencias se encuentren en cero. De esta manera debes tomar en cuenta las afectaciones que se indican en el Enlace de documentos, as como las sealadas en Parmetros de configuracin que afectan a la facturacin; ambas se explican ms adelante.
Parmetros que afectan al mdulo de facturas y vendedores Parmetros Generales Parmetros de Cuentas por Cobrar Parmetros de Facturacin Parmetros de Inventarios
Consultas Qu es El ingreso a las opciones de Consultas se permite cuando se encuentra abierto cualquier catlogo de documentos. El sistema te facilita dos tipos de consulta: Por documento y Por cliente; Asimismo, cuentas con las funciones tradicionales de Buscar, Filtrar, as como Siguiente y Restaurar, mismas que se explicaron en la seccin de Funciones Generales. Men Ver Temas relacionados Buscar documentos Filtrar documentos Barra de opciones de la consulta
Informacin de la forma de pago Acceso Desde la Consulta de documentos de Facturas / barra de herramientas botn . Qu es Esta te permite modificar la informacin de pago y de la primera parcialidad as, una factura que se gener de contado puede ser modificada a una en parcialidades, esto siempre y cuando la factura no est cancelada, tenga fecha posterior al cierre de documento y no est saldada. Esencial Es importante tener en cuenta que el sistema slo permitirn cambiar de contado a Parcialidad y de Parcialidad al contado. Para el caso de que se quiera cambiar de plazo a contado o parcialidades se deber realizar la cancelacin del documento original y generar de nuevo el documento. Temas relacionados: Ventas a plazos Formas de pago
Firma Electrnica Avanzada Son datos adjuntos a un mensaje electrnico utilizados para identificar al firmante en relacin con el mensaje y que estn lgicamente asociados al mismo mediante cualquier tecnologa que permite codificar o encriptar informacin para que sta viaje y sea recibida de forma ntegra y segura a travs de Internet. Su propsito es identificar al emisor del mensaje como autor legtimo de ste, tal y como si se tratara de una firma autgrafa.
Firma Electrnica La Firma Electrnica es lo que hoy en da se conoce como Clave de Identificacin Electrnica Confidencial (CIEC), la cual es un sistema de identificacin basado en el Registro Federal de Contribuyentes (RFC) y en el Nmero de Identificacin Personal (NIP). Se utiliza para realizar trmites tales como declaraciones provisionales y declaraciones anuales.
Llave Pblica Esta llave se publica junto con el Certificado Digital de la Firma Electrnica Avanzada para cifrar la informacin que se desea enviar al propietario de la llave privada.
Nmero de serie del producto Acceso Desde la consulta del documento en la barra de herramientas / botn Qu es Desde aqu se consultan los nmeros de serie relacionados al documento de venta, es decir, todos los nmeros de serie de los productos involucrados en la venta. Manejo Este ventana es de tipo consulta, no se podr modificar. Recuerda que ahora los nmeros de series son nicos. Para consultar el historial de estos nmeros de series dirgete al tema: Histrico de nmeros de serie del mdulo de Inventarios. Campos Se muestra la siguiente informacin: Campos Descripcin Cantidad Almacn Status Fecha Documento Fecha Muestra la cantidad de productos vendidos que tienen asignado un nmero de serie en particular. Este es el almacn donde se encuentra el producto dentro del inventario. Este puede ser Disponible, vendido, no disponible, defectuoso y baja. Fecha de documento, cuando entr Nmero de documento que con que se relaciona al entrar. Fecha de documento, cuando sali el producto.
Nmero de serie Nmero que se le asigno de serie.
Documento Tipo de documento cuando sali. Esta informacin se podr modificar consulta el tema Modificar nmero de serie
Manejo de polticas Selecciona el tema a consultar: Agregar una poltica Modificar una poltica Eliminar una poltica
Aplicar a... Botn Una vez que se han especificado los campos anteriores, debers indicar los productos y clientes sobre los cuales se aplicar la poltica, para lo cual debes oprimir el botn Aplicar a. Campos Campo Descripcin Desde / Hasta Lnea Clave del cliente Clasificacin cliente Volumen mnimo Indica el rango de productos que incluir la poltica. Si la poltica se aplicar nicamente para una lnea de producto, indcala dentro de este campo. NOTA: Si ests usando Multialmacn, la poltica definida se aplicar a todos los depsitos. Si la poltica se aplicar a un solo cliente, debers indicar en este campo la clave del mismo. del Te permite definir la aplicacin de la poltica a un cierto tipo de compradores. Si definiste que la poltica se aplicara a un cliente en particular, este campo no podr capturarse. Aqu puedes especificar si el descuento lo hars efectivo a partir de cierto volumen de compra de cada uno de los productos definidos. Puedes indicar esta cantidad por medio de la calculadora del sistema empleando la tecla de funcin F2.
Esencial A travs de los campos anteriores podrs realizar incontables combinaciones para definir una poltica; por ejemplo, puedes establecer un descuento para un grupo de productos que se otorgue a todos los clientes o, incluso, seleccionar un rango de artculos y elegir dentro de ellos los que compartan ciertas caractersticas (lnea de producto), para aplicarles un descuento que est vigente por un tiempo determinado (Fecha de vigencia) y que ser efectivo para un slo cliente (clave del cliente), si ste adquiere un mnimo de piezas de dichos artculos (volumen mnimo).
Detalle del nmero de serie Acceso
l Desde la ventana de alta de documentos, una vez seleccionado el producto, alta de nmeros de serie. Qu es Al acceder a esta opcin el sistema desplegar los nmeros de alta disponibles. Estos fueron creados en la ventana de Alta de nmeros de serie del mdulo de Inventarios.
Filtro nmero de serie Para mayor informacin consulta el tema de Filtrar un nmero de serie del mdulo de Inventarios.
Pedimentos aduanales y lotes Para mayor informacin consulta el tema de Pedimentos aduanales y lotes del mdulo de Inventarios.
Llave Privada Con esta llave se realiza el firmado digital, misma que codifica el contenido de un mensaje ocultndolo para que nadie ms lo pueda leer, excepto la persona a quien deseamos enviar el mensaje. Solo debe ser conocida y resguardada por el propietario.
Buscar nmero de serie Para mayor informacin consulta el tema de Buscar un nmero de serie del mdulo de Inventarios.
Modificar nmero de serie Para mayor informacin consulta el tema de Modificar un nmero de serie del mdulo de Inventarios.
Agregar/Modificar Estadsticas Personalizadas Elige el tema que deseas consultar: Asistente para la generacin de estadsticas Asistente para la modificacin de una estadstica
Opcin para los filtros Esta ventana muestra el filtrado del catlogo base que elegiste, lo cual te permite seleccionar los datos a incluir en la estadstica. Para mayor informacin sobre la aplicacin del filtro, consulta los siguientes temas segn la estadstica deseada: Estadsticas de Proveedores ms importantes Nota: Para consultar la explicacin del filtro de las estadsticas personalizadas de usuarios, dirgete a la explicacin de una estadstica predefinida del mismo mdulo.
Opcin para los filtros Esta ventana muestra el filtrado del catlogo base que elegiste, lo cual te permite seleccionar los datos a incluir en la estadstica. Para mayor informacin sobre la aplicacin del filtro, consulta los siguientes temas segn la estadstica deseada: Estadstica de ventas mensuales Estadsticas de productos ms vendidos Estadsticas de periodos de mejor venta Nota: Para consultar la explicacin del filtro de las estadsticas personalizadas de usuarios, dirgete a la explicacin de una estadstica predefinida del mismo mdulo.
Opcin para los filtros Esta ventana muestra el filtrado del catlogo base que elegiste, lo cual te permite seleccionar los datos a incluir en la estadstica. Para mayor informacin sobre la aplicacin del filtro, consulta los siguientes temas segn la estadstica deseada: Estadstica de productos rentables Estadsticas de productos ms comprados Nota: Para consultar la explicacin del filtro de las estadsticas personalizadas de usuarios, dirgete a la explicacin de una estadstica predefinida del mismo mdulo.
Opcin para los filtros Esta ventana muestra el filtrado del catlogo base que elegiste, lo cual te permite seleccionar los datos a incluir en la estadstica. Para mayor informacin sobre la aplicacin del filtro, consulta los siguientes temas segn la estadstica deseada: Estadsticas de clientes ms importantes Nota: Para consultar la explicacin del filtro de las estadsticas personalizadas de usuarios, dirgete a la explicacin de una estadstica predefinida del mismo mdulo.
Opcin para los filtros Esta ventana muestra el filtrado del catlogo base que elegiste, lo cual te permite seleccionar los datos a incluir en la estadstica. Para mayor informacin sobre la aplicacin del filtro, consulta los siguientes temas segn la estadstica deseada: Estadsticas de compras mensuales Nota: Para consultar la explicacin del filtro de las estadsticas personalizadas de usuarios, dirgete a la explicacin de una estadstica predefinida del mismo mdulo.
Presentacin preliminar Consulta el siguiente tema: Botones para la presentacin preliminar de los reportes
Antecedentes Manejo l Hoy en da, la tecnologa digital est siendo adoptada en todo el mundo con el propsito de promover el ahorro de recursos econmicos, materiales y de tiempo, logrando estimular e incrementar la productividad de las empresas y entre otras cosas, mejorando la administracin tributaria. Por esto, dicha tecnologa representa una excelente oportunidad para que las autoridades fiscales de nuestro pas, puedan proporcionar servicios electrnicos eficientes a las empresas. l Gracias a que cada da aumenta el nmero de informacin que se enva por Internet realizndose con la ms alta seguridad y confiabilidad, el Servicio de Administracin Tributaria (SAT) ofrece la posibilidad de expedir comprobantes fiscales de manera electrnica. l Es as como surge la necesidad de utilizar un Comprobante Fiscal Digital, mecanismo que se incorpora a los esquemas tradicionales existentes de comprobacin fiscal y cuya particularidad es el uso de las tecnologas de la informacin para la generacin, envo y resguardo de documentos fiscales. l Para que las empresas puedan expedir este tipo de comprobantes, es necesario tramitar ante esta autoridad una Firma Electrnica Avanzada. Actualmente se maneja una Firma Electrnica, la cual solo te sirve para enviar tus declaraciones por Internet a travs de la pgina del SAT, sin embargo, al obtener tu Firma Electrnica Avanzada incrementa el nmero de servicios y la seguridad para realizar las transacciones electrnicas. l Esto se debe a que ahora ya es posible firmar desde una computadora para realizar y agilizar varios trmites ante el SAT sin tener que acudir fsicamente a las oficinas, solo se necesita una computadora con acceso a Internet. Esta firma adems de identificarte como autor de los trmites, tambin oculta y modifica automticamente su contenido para que no pueda ser ledo por nadie ms. Beneficios de tu Firma Electrnica Avanzada l Los documentos firmados electrnicamente tienen la misma funcionalidad y garanta de un documento fsico. l Transacciones de comercio electrnico (e-Commerce) realizadas con mayor seguridad. l Brinda mayor certeza jurdica a los contribuyentes en sus transacciones gracias a sus caractersticas de no repudio y de autenticidad. l Permite a los contribuyentes cumplir con sus obligaciones fiscales a travs de la Internet, tales como declaraciones de impuestos, de manera sencilla, gratuita y segura. l Sirve para expedir va Internet Comprobantes Fiscales Digitales como la Factura Electrnica. Temas relacionados: Qu es la Factura Electrnica? Gua rpida para emitir Facturas Electrnicas
Ventana de autorizacin de venta Acceso Desde una factura o remisin, al grabar el documento. Manejo Aspel Esta ventana se despliega al grabar el documento, posterior a la ventana de observaciones del documento. Esta autorizacin se solicitar cuando el sistema detecte que el crdito otorgado para el cliente se ha excedido y que el usuario que est elaborando el documento no tiene derechos para otorgar la ampliacin del crdito, y sin la autorizacin el documento no se podr elaborar. Al momento de que se despliegue la ventana de autorizacin, debers proporcionar tu clave de usuario (misma que proporcionas para acceder al sistema). Si eres un usuario que no cuenta con este derecho, debers dirigirte al administrador de la empresa o a la persona a cargo en ese momento. Adicionalmente en esta ventana, podrs consultar informacin relevante:
Como se controla o se maneja esta autorizacin: Para que se active esta ventana de autorizacin, debers deshabilitar en los Perfiles del usuario el perfil "Otorgar crdito". Este perfil por omisin est activado.
Temas relacionados Perfiles del usuario Agregar un documento de venta
Personalizacin de consultas y estadsticas Selecciona el tema que deseas consultas Personalizacin de consultas Administrador de estadsticas
Ejemplo Etiqueta Parte
Operaciones Qu hacer en... Facturas l Agregar y cancelar documentos de venta. Otras
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Da de alta un vendedor y asgnale una comisin de ventas. Da de alta documentos sin necesidad de capturar todos los datos, utiliza el enlace de documentos. Da de alta documentos de venta gilmente personalizando la ventana de captura. Emite documentos con caractersticas similares sin necesidad de capturar toda la informacin. Establece descuentos en base a volumen, periodo del ao, etc., (polticas de descuento). Paga la factura en forma inmediata. Establece plazos y la forma en la que se realizar el pago de documentos. Consulta aquellos documentos que tengan un descuento. Realiza un apartado de artculos, sin necesidad de llevar un control complejo en tu inventario. Emite reportes de ventas con informacin de los distintos documentos de ventas. Emite un reporte con la relacin de pagos recibidos e IVA registrado en dichos documentos. Expide comprobantes fiscales de manera electrnica previa configuracin desde los parmetros del sistema. Prepara tus reportes mensuales al SAT que contienen un resumen de las facturas que emitiste a tus clientes. Generar una consulta especial que contenga la informacin que necesitas, como por ejemplo, generar una ventana con el nombre del cliente, el vendedor que lo atiende, el nombre de la persona de pagos, su fax y su telfono. Esta consulta la puedes imprimir o exportar, para utilizarla en otras aplicaciones de Windows. Personaliza tus estadsticas de acuerdo a tus requerimientos de informacin de ventas. Desbloquea tus documentos cuando existan fallas elctricas que afecten el funcionamiento del sistema. Emite varios documentos a la vez.
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Afectaciones del Mdulo de Facturas y Vendedores hacia Inventarios: Documento Inventarios Movs. Al Inventario (2) Multialmacn Existencias (1) Pendientes X Surtir Ventas monto Ventas cantidad Fecha ltima Apartados Genera venta (3) movimiento S S S S S S S Existencias
NOTA:
Factura Directa Factura Remisin Factura Pedido Factura Cotizacin Remisin Directa Remisin Pedido Remisin Cotizacin Pedido Directo Pedido Cotizacin Cotizacin Directa
Incrementa Disminuye
Actualiza Devolucin Directa Devolucin Factura
(1) Existencias = Al modificarse se actualiza el Costo Promedio y si se trata de una devolucin, el ltimo Costo. (2) Movimientos al Inventario = Registra un movimiento de salida (remisin, factura) o de entrada (devolucin). (3) Apartados= Actualiza los apartados del producto nicamente si stos se indicaron en el pedido.
Devoluciones Acceso
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Men Archivos, opcin Devoluciones / Men Edicin - Agregar Devolucin. Desde la Consulta de devoluciones oprimir el botn Desde la barra de herramientas oprime el botn . e inmediatamente el botn .
Qu es
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Mediante esta opcin podrs registrar las devoluciones que hagan tus clientes. Existen dos maneras de dar de alta una devolucin, que se elegir dependiendo del producto que desees devolver: Devolucin Directa o Enlazada.
Temas relacionados Devolucin directa Devolucin enlazada
Reportes Acceso
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Dependiendo del catlogo de documentos de venta que tengas abierto (Facturas, Remisiones, Cotizaciones, etc.), elige del men Reportes los listados permitidos.
Qu es Podrs desplegar varios tipos de reportes a partir de los distintos documentos que se generan en este mdulo. De cada tipo de documento puedes obtener su propio grupo de reportes; sin embargo, por ser muy semejantes y para efectos explicativos, se agrupan aqu algunos de los listados que comparten prcticamente la misma informacin y que pertenecen al ciclo de venta. Temas relacionados Reporte de Resumen de documentos Reporte de Productos devueltos Reporte de Pendientes por producto Reporte Detallado Reporte de Artculos Apartados Reporte de Pagos a Facturas Reporte de Ventas por cliente Reporte de Productos en oferta Emisin de documentos Administrador de reportes
Vendedores Acceso
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Men Archivos, opcin Vendedores. O desde la barra de herramientas con el botn o con las teclas de funcin control+shift+V.
Qu es El manejo de vendedores es de suma importancia dentro del proceso de venta, de hecho, ste es uno de los primeros catlogos que debers habilitar para poder generar un documento del ciclo de venta. Los datos contenidos aqu se utilizan dentro del catlogo de Clientes para asignar el vendedor que atiende cotidianamente a un comprador. Dentro de la elaboracin de un documento del ciclo de venta, se retoma el vendedor que atiende al cliente y se calculan sus comisiones con base en las ventas. Las secciones con las que cuenta el catlogo de Vendedores son: Parmetros de configuracin que afectan al catlogo de vendedores Mdulos con los que se relaciona Catlogo de vendedores Agregar un vendedor Modificar un vendedor Eliminar un vendedor Enviar correo Bitcora de vendedores Reportes de vendedores
Mdulo de Estadsticas En el mdulo puedes consultar estos temas: Aspectos generales del mdulo Crear el archivo de estadstica Administrador de estadisticas Estadsticas predeterminadas Graficar estadsticas Opciones del men del graficador
Aspectos generales del mdulo Manejo l Este mdulo permite organizar y crear nuevas estadsticas con los datos de los diferentes mdulos del sistema, reflejando la informacin y de esta manera recaudar los aspectos importantes del desempeo de tu empresa. l Te permite crear la grfica de las estadsticas, as como personalizarla para su visualizacin. Dentro del mdulo encuentras las siguientes opciones: Archivos Administrador de Catlogo que se Organizaran todas las estadsticas existentes, en el cual podrs: estadstica
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Edita cualquiera de las Estadsticas predefinidas que presenta el sistema, pudiendo solicitar un filtro por periodo de tiempo, y anotar un ttulo para la estadstica. Te permite reordenar la informacin de tu estadstica para visualizarla de acuerdo a tus necesidades. Personaliza una estadstica, para que incluya informacin o campos de diversos catlogos, reunindolos de forma que se adapte a tus necesidades de consulta (ventas, compras, costo de movimientos al inventario y utilidad obtenida, etc.). Agrupa los datos por diversos campos como Cliente, Proveedor, Producto, Lnea de producto, etc. y son presentados en intervalos de distinta periodicidad (quincenal, mensual, bimestral, anual, etc.).
Edicin
Acumulados ventas Acumulados compras
de Esta estadstica concentra los datos del importe de las ventas que se realizaron en diferentes periodos. de Esta estadstica sirve para vislumbrar en qu periodos se concentran las mayores compras en la empresa. Dentro de este men encontraras las opciones que permitir agregar, modificar, eliminar, ser presentadas en grficas, exportar en formato Texto, Excel, Paradox, dBase, HTML, XML, imprimir la consulta en pantalla de la estadstica y emitirlas en forma de reporte. Establecer un vnculo con la informacin de tu estadstica y un programa de Windows como ExcelMR, para que siempre que se actualicen tus datos, la informacin se actualice automticamente en dicha aplicacin. Grfica la estadstica de tu eleccin: Escoger el tipo de grfica (en 2D en 3D), para una mejor presentacin Modificar el color o la presentacin del fondo de la grfica. Modificar los colores de los elementos con los que se forma la grfica. Modificar el espacio entre las barras dentro de la grfica (haciendo el tamao de la representacin de los valores ms amplio o ms delgado). Aqu podrs encontrar las opciones que permiten Crear y Restablecer el archivo de estadstica. Otra de las herramientas que ofrece SAE es la realizacin de la Copia de las estadsticas elaboradas desde el sistema en usuario de administrador.
Herramientas
Temas relacionados Estadsticas predeterminadas Graficar estadsticas
Personalizacin de estadsticas Acceso
l
Desde los mdulos Clientes, Facturas, Inventarios, Proveedores, Compras / Elegir Men Ver, Personalizacin de estadsticas.
Qu es
l
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La personalizacin de una estadstica te permite agrupar y seleccionar la informacin que necesitas analizar mediante el Administrador de estadsticas y con ayuda del asistente puedes presentar varias series de datos a la vez, as como ordenar tu informacin de manera ascendente o descendente para poder presentar la estadstica en grfica. El listado que contiene la ventana del administrador de estadsticas presenta las estadsticas predefinidas en el sistema. Podrs modificar estas estadsticas y guardarlas con el nombre que desees mediante el asistente.
Esencial Podrs obtener estadsticas personalizadas de: Clientes, Proveedores, Facturas, Compras, Inventarios, Movimientos al inventario, Administrador de clientes y Bitcora. Temas relacionados Administrador de estadsticas Asistente para la generacin de estadsticas Asistente para modificar la estadstica Estadsticas predeterminadas
Estadstica de acumulados de ventas Acceso
l
Mdulo de Estadsticas, Men Archivos / Acumulados de ventas.
Qu es
l l
Esta estadstica concentra los datos del importe de las ventas que se realizaron en diferentes periodos. Puede ser obtenida nicamente como un acumulado mensual o anual.
Campos Campo
Descripcin
Acumular / Mensual o Con estas opciones elige el monto de cualquiera de los documentos de venta: Factura, Remisin, Pedido o Anualmente Cotizacin, en acumulados mensuales o anuales. Esta informacin se acomodar en el eje de las X al momento de graficar la estadstica. Periodo Hasta Ttulo Esencial
l
Desde
/ Elige un rango de fechas para que el sistema ordene en el eje de la Y la informacin de acuerdo a este rango. Anota el ttulo que llevar tu estadstica, por omisin el sistema te propone un ttulo.
Si en los parmetros de facturacin no tienes activo el campo de Acumulados de ventas en lnea, necesitars primero ejecutar el proceso de Actualizacin de archivos. l Puedes ordenarla, graficarla, imprimirla o exportarla. Actualizacin / Actualizacin de ventas anuales Temas relacionados Asistente para la modificacin de estadstica Asistente para la generacin de estadsticas Estadsticas predeterminadas Graficar estadstica
Estadstica de acumulados de compras Acceso
l
Mdulo de Estadsticas, Men Archivos / Acumulados de compras.
Qu es
l l
Esta estadstica sirve para vislumbrar en qu periodos se concentran las mayores compras y ordenes en la empresa. Puede ser obtenida nicamente como un acumulado mensual o anual, para conocer los montos de las compras y de las devoluciones alcanzados en diferentes periodos (la estadstica te indica el porcentaje que representan las compras con respecto al total). Por su parte, el acumulado anual permite conocer los mismos datos que el mensual, pero mostrando el comportamiento de la empresa desde dos aos anteriores a la fecha de trabajo; por ejemplo, si solicitas el acumulado del presente ao (2000), se mostrarn tambin los correspondientes a 1998 y 1999. Puedes ordenarla, graficarla, imprimirla o exportarla.
Campos Campo
Descripcin
Acumular / Mensual o Con estas opciones elige el monto de cualquiera de los documentos de compras y rdenes de compra, en Anualmente acumulados mensuales o anuales. Esta informacin se acomodar en el eje de las X al momento de graficarla. Periodo Desde / Hasta Elige un rango de fechas para que el sistema ordene en el eje de la Y la informacin de acuerdo a este rango. Ttulo Anota el ttulo que llevar tu estadstica, por omisin el sistema te propone un ttulo. Esencial Si en los Parmetros de Compras indicaste que no se almacenaran los acumulados en lnea, necesitars primero ejecutar el proceso de Actualizacin de archivos. Actualizacin / Actualizacin de compras anuales Temas relacionados Asistente para la modificacin de estadstica Asistente para la generacin de estadsticas Estadsticas predeterminadas Graficar estadstica
Administrador de estadsticas Acceso l Mdulo de Estadsticas, Men Archivos / Administrador de estadstica
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Desde la Barra de Herramientas, con el botn O desde cualquier mdulo del sistema / Men Ver/ Personalizacin de estadsticas
Qu es Est catlogo tiene la finalidad de organizar, agregar, modificar y consultar informacin de las estadsticas predeterminadas y personalizadas, el cual te ofrece varias opciones que permiten manejar toda aquella informacin cuantitativa concerniente a tu empresa y que cuyo anlisis te ayudara a tener significados precisos y tomar prevenciones para el futuro.
Manejo
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Al Agregar o Modificar una estadstica se presentara un asistente el cual te ayudar a seleccionar la informacin. Las estadsticas son generadas mediante los datos tomados de los diferentes m dulos del sistema. Las estadsticas de ventas y compras retoman la informacin almacenada en los archivos de Facturacin y Compras, respectiva<mente. Ambas incluirn dentro del concentrado los movimientos de compra / venta de servicios. Adems, si solicitas una estadstica que concentre el monto de la compra / venta, ste ser igual a la cantidad de artculos por su precio unitario menos el descuento comercial. El importe de la compra / venta no incluir el impuesto ni el descuento financiero. Si por el contrario, solicitas un concentrado con base en unidades, las mostradas no considerarn los productos devueltos ni cancelados. Las estadsticas de inventarios y comparativos son obtenidas del archivo de Movimientos al inventario, por ello no se incluirn las operaciones referidas a la compra / venta de servicios. Al igual que en las estadsticas de compra / venta, se tomarn en cuenta nicamente las operaciones de compra / venta realizadas, sin considerar las devoluciones ni cancelaciones.
Botones de la ventana Botn Descripcin A travs de este botn podrs elaborar una estadstica personalizada, con la ayuda del asistente. Est opcin te permitir cambiar la informacin que presenta la estadstica, con la ayuda del asistente que se despliega. Este botn borrar la estadstica seleccionada sin opcin a recuperar lo eliminado, ya que slo contars con la herramienta de crear el archivo de estadstica (opcin que recupera las estadsticas predeterminadas del sistema y estos sin los cambios realizados), es decir que si realizaste modificaciones a una estadstica predeterminada estos ya no se podrn recuperar, as como tampoco se pueden recuperar las creadas como nuevas. Te permite enviar informacin de la estadstica a otro tipo de formato para ser utilizarlo en otras aplicaciones.
Mediante esta opcin puedes copiar a otras aplicaciones la informacin de tal forma que cada vez que se modifiquen los datos de tu estadstica (altas y bajas de registros en tu sistema) los datos se actualicen automticamente en la aplicacin de Windows que utilices. Te despliega la vista preliminar de los datos recolectados en la estadstica, en la cual podrs ver el formato en que se esta presentando y con ello poder realizar, si as se desea, las modificaciones de la presentacin. Este botn te despliega la ventana que permitir realizar la Configuracin del tipo de grfico para presentar los datos de la estadstica. Temas relacionados Aspectos generales Estadsticas predeterminadas Asistente para agregar estadstica Asistente para modificar estadstica
Asistente para la generacin de estadsticas Acceso
l l l
Men Archivo / Administrador de estadstica / Botn Men Archivo / Administrador de estadstica / Men flotante, opcin Nuevo Men Archivo / Men Edicin, Agregar o con las teclas Alt + Insert
Qu es Este Asistente permite definir Estadsticas personalizadas, en las cuales podrs organizar informacin cuantitativa concerniente a la administracin de tu empresa y tener el anlisis de los datos, as como significados precisos para el desarrollo de la misma. Despus de seleccionar el tipo de datos que contendr tu estadstica, podrs guardar sta combinacin con un nombre y ejecutarla, mostrndose automticamente los valores actualizados a medida que vaya creciendo tu base de datos. Manejo El asistente para la generacin de estadsticas presenta 5 pasos que ayudan a generar la nueva estadstica: 1. - Definir tipo de estadstica 2. - Acumulados y agrupados 3. - Seleccin de informacin 4. - Configuracin de la presentacin 5. - Resultado de la estadstica A continuacin se presentan los pasos del asistente y sus campos que en l se presentan para la creacin de la estadstica: 1. Definir tipo de estadstica Te permite crear una nueva estadstica ofreciendo dos opciones para su creacin, es decir, podrs agregar una nueva estadstica basndote en una ya existente en la cual slo modifiques ciertos elementos de la estadstica base o dar de alta una con todos los elementos nuevos y con esta reflejar informacin que en otra estadstica no se estuviera mostrando. Las nuevas estadsticas sern clasificadas dentro de la categora en la cual seleccionaste crear una nueva, Ejemplo: Ventas, clientes, proveedores, etc.
Campos Campos Ttulo
Descripcin Este campo te permite darle un nombre a la estadstica y mediante est reconocerla de entre la lista de estadsticas ya creadas. Si no proporcionas un titulo a la estadstica el sistema te enviara un mensaje indicando que debers poner dicho titulo, de lo contrario no se podr seguir con el asistente. Indica o selecciona la ruta en la cual se guardar la estadstica que se esta creando.
Ruta
Los siguientes campos te permiten seleccionar el tipo de estadstica que se desea crear: Nueva: Mediante esta opcin podrs crear una nueva estadstica la cual debers
Tipo estadstica de de seleccionar la clasificacin a la que pertenecer.
Basa en otra: Al seleccionar que la estadstica este basada en una ya existente, el Seleccione la asistente te mostrar mediante una lista las estadsticas ya creadas. estadstica Dentro de la lista de las estadsticas ya creadas son las que se relacionan con un tipo de estadstica en particular, es decir, si seleccionaste las estadsticas de ventas, la nueva ser del tipo venta. 2. Acumulados y agrupados En este paso del asistente se presentan los campos disponibles de los acumulados y agrupados, relacionados al mdulo del sistema solicitado en que se basar la de estadstica seleccionada y los cuales ayudarn al realizar el filtro de la informacin que se presente en la estadstica. Campos de Acumulados
Campo
Descripcin
De El campo seleccionado para acumulado ser tomado de la base de datos para tener la informacin correspondiente. acumulados Se pueden seleccionar hasta 3 campos de acumulados reflejando los ejes centrales de la grfica. Elige los valores que quieres que se presenten en el eje vertical de las ordenadas (eje Y). En todas las estadsticas slo podrs sealar un valor acumulado a la vez. Condiciones Si se requiere que los registros del campo de acumulados sean seleccionados por un filtro elige de la lista la condicin que cumpla con lo que se requiere mostrar. La lista te permite las siguientes condiciones: Ninguna, =, >, <, <=,<= e intervalo. Constantes 1 y2 Nuevo campo Proporciona el valor que tendr que cumplir la condicin. La casilla de la constante 2 se activar al momento de condicionar con la opci n Intervalo. Esta ventana te permite crear nuevos campos que cumplan una serie de operaciones aritmticas y que reflejen la informacin que no se proporcione por otro campo ya definido, estos nuevos campos podrn ser utilizados en la casilla de Campos de acumulados La ventana que se despliega cuenta con los campos: Nombre: Indica el titulo por el cual identificaras el nuevo campo, este nombre no podr llevar espacios ya que el sistema te enviara un mensaje indicndolo. Campos disponibles: Se proporciona la lista de los campos ya existentes, los cuales con ayuda de las operaciones aritmticas podrs obtener como resultado un campo nuevo que llegue a mostrar la informacin que requieras y no exista algn campo que lo refleje. Frmula: Este espacio ser de gran utilidad para poder armar las operaciones aritmticas que tendrn como resultado el nuevo campo calculado. Manejo de las frmulas Seleccionar los campos que formarn la frmula (doble clic en el campo deseado), indicar el signo aritmtico para realizar la operacin (+,*,-, y /), separarlos con ( ) (si es necesario tener que realizar esta accin) y ya terminado de armar la f rmula el sistema se encargar (si existen datos que cumplan lo solicitado y ser una operacin valida) de arrojar el resultado del nuevo campo calculado. Ejemplo de una frmula: Saldo cliente * (Das de crdito + Porcentaje retencin)
Ejemplo de una frmula: Saldo cliente * (Das de crdito + Porcentaje retencin)
Mensajes del sistema Mensaje
Solucin
No se puede duplicar los Verificar que entre los campos seleccionados no se estn duplicando, por ejemplo: Acumulado1= Monto campos y Acumulado2=Monto. No se permite dejar en blanco Dentro de la definicin de campos calculados no podrs dejar ningn campo vaco, ya que el asistente los campos no permitir continuar con la configuracin de los campos. No se permite los espacios en El nombre que le estas asignando al nuevo campo contiene espacios, proporciona dicho nombre el nombre del campo correctamente. Existen campos en la frmula El sistema detecta que en el campo de frmula (localizado en la opcin Campo nuevo) se empleo que no existen o hay error de incorrectamente la sintaxis aritmtica y/o se proporcion el nombre del campo disponible no existe en la sintaxis. base de datos, verificar si se escribi correctamente. Campos de Agrupados
Campo Campos agrupacin
Descripcin de Est ser tomada de la base de datos para obtener la informacin correspondiente. Se pueden seleccionar hasta 3 campos de Agrupados, reflejando los ejes centrales de la grfica y la informacin de las columnas en la estadstica. Elige los valores que quieres que se presenten en el eje horizontal de las abscisas (eje X). En todas las estadsticas slo podrs sealar un slo valor agrupado a la vez.
Cuando los campos sean tipo fecha, este campo se activar para seleccionar el periodo deseado a mostrar. Estos pueden ser: Diario, Semanal. Quincenal, Mensual, Bimestral, Semestral, Anual. 3. Seleccin de informacin Dentro de esta seccin se mostrar los campos para realizar la seleccin de la informacin y las carpetas que contengas estos campos dependern del tipo de estadstica que ests creando, es decir, si se trata de una estadstica de compras las carpetas para realizar el filtro sern relacionados a documentos, proveedores y productos y as segn a que mdulo se relaciona la nueva estadstica. 4. Configuracin de la presentacin Este paso muestra los campos, ttulos y opciones que ayudan a la visualizacin de la informacin seleccionada, as como la forma de
Periodo
ordenarla segn los campos acumulados y agrupados. La ventana se presenta dividida, en la cual los datos de arriba pertenecen a los campos Acumulados y los de abajo a los campos agrupados, estos seleccionados en el paso 2. Los campos que se presentan con relacin a los campos Acumulados: Campos Descripcin Campos Titulo Nombre del campo acumulados seleccionado de la base de datos. Leyenda que deseas se refleje en la columna de la estadstica al momento de generarse y la cual podr ser editada desde este espacio con slo seleccionar la casilla mediante el ratn.
Visualizar Total general Con porcentaje
Casilla que permite indicar si el campo se mostrar dentro de la informacin desplegada en la consulta de la estadstica. Te permite visualizar la suma de todos los valores de los registros numricos que se hayan seleccionado.
Total grupal Al activar esta casilla podrs mostrar los totales de los campos de los acumulados. En esta casilla podrs seleccionar el campo al que se le aplicar a los datos el porcentaje.
Los campos que se presentan con relacin a los campos Agrupados: Campo Este campo se refiere a lo seleccionado en la carpeta de agrupados del paso 2 del asistente y son tomados de la base de datos. Titulo Leyenda que deseas se refleje en la columna de la estadstica al momento de generarse y la cual podr ser editada desde este espacio con slo seleccionar la casilla mediante l ratn. El titulo que muestra es por omisin es el mostrado en campo. Esta opcin permitir que se presenten los datos de los campos seleccionados como acumulados y agrupados, es decir, si se presentaran visualmente en forma ascendente o descendente. Esta opcin proporciona una lista desplegable que contiene en listados los parmetros de la estadstica, elige con cual referirs tu ordenacin. La segunda seccin te permite elegir de manera ascendente o descendente la ordenacin de tu estadstica.
Visualizar Casilla que permite indicar si el campo se mostrar dentro de la informacin desplegada en la consulta de la estadstica. Ordenado por
Mensajes del sistema Mensaje
Solucin
Por lo menos un acumulado El asistente no te permitir seguir con los siguientes pasos si no sealas al menos una de las (agrupado) debe de ser visible casillas de los campos acumulados o en su caso campo agrupado. 5. Resultado de la estadstica Este paso es la culminacin del asistente para la creacin de la estadstica y aqu podrs ver una presentacin previa de los datos seleccionado y permitir desplegar lo indicado en los filtros y campos de los pasos anteriores. Los campos que se presentan aqu son:
Campos Descripcin
Mostrar la sentencia SQL Esta casilla despliega una ventana en la cual podrs editar mediante sentencias SQL y que muestras las que se formaron al seleccionar los campos del asistente. Se sugiere que si eres experto en sentencias SQL modifiques manualmente los campos y filtros de la estadstica que se esta creando. Para las sentencias SQL consulta los siguientes temas: Filtro SQL Instruccin WHERE Instruccin ORDER BY Al mostrar las sentencias SQL se activar una casilla Activar esta sentencia la cual permitir desactivar el manejo de los campos del asistente y con ello no puedas manipular los datos del asistente. Mostrar filtro antes de Si deseas que antes de mostrarse los datos de la estadstica que estas creando te permita filtrar los datos ejecutar la estadstica antes de ejecutar el despliegue de los Mostrar la estadstica Este botn te desplegar la estadstica con los datos que con este se mostrarn, estos datos asignados mediante el asistente y en caso de no ser lo que deseabas, podrs regresar al asistente y modificarla a tu conveniencia.
Esencial Despus de finalizar el asistente la nueva estadstica se clasificar dentro del administrador en la categora a la cual corresponda, esto basndose en el tipo que indicaste. Por ejemplo: si el tipo de estadstica es o esta basada en una estadstica de Ventas, al terminar el asistente se ubicara en el Administrador de estadsticas mdulo de Ventas. Temas relacionados Asistente para la modificacin de estadstica Detalle de la estadstica Estadsticas predeterminadas Graficar estadstica
Asistente para modificar la estadstica Acceso
l l
Men Archivo / Administrador de estadstica / Botn Men Archivo / Administrador de estadstica / Men flotante, opcin Modificar
Qu es Te permite ingresar a una estadstica personalizada para modificarla y as poder ejecutarla posteriormente con las nuevas modificaciones. Puedes elegir una estadstica de las que ofrece el sistema y elaborarle cambios, para adaptarla, o revisar alguna que hayas elaborado y volverla a guardar, para mejorarla. Manejo La modificacin opera con un asistente el cual presenta los mismo pasos de la generacin de estadsticas El asistente para modificar la estadsticas presenta 5 pasos que ayudan a realizar cambios a la estadstica: 1. - Definir tipo de estadstica 2. - Acumulados y agrupados 3. - Seleccin de informacin 4. - Configuracin de la presentacin 5. - Resultado de la estadstica
Detalle de la Estadstica Acceso l Doble clic sobre la estadstica que se requiere ver el detalle. Qu es El detalle permite visualizar en una ventana la informacin desplegada en la estadstica y en la cual podrs realizar el adecuado manejo de los datos que se muestran. Si la estadstica consultada se creo o modifico para que Muestre el filtro, est se visualizar antes de desplegar la ventana del detalle. Manejo La consulta que se despliega te permite realizar la personalizacin a las columnas de los campos y con esto ordenarlo o visualizar la informacin a tu conveniencia. El detalle cuenta con una barra de herramientas que en se explican a continuacin: Botones Descripcin Te permite enviar informacin de la estadstica a otro tipo de formato para ser utilizarlo en otras aplicaciones. Mediante esta opcin puedes copiar a otras aplicaciones la informacin de tal forma que cada vez que se modifiquen los datos de tu estadstica (altas y bajas de registros en tu sistema) los datos se actualicen automticamente en la aplicacin de Windows que utilices. Te despliega la vista preliminar de los datos recolectados en la estadstica, en la cual podrs ver el formato en que se esta presentando y con ello poder realizar, si as se desea, las modificaciones de la presentacin. Este botn te despliega la ventana que permitir realizar la Configuracin del tipo de grfico para presentar los datos de la estadstica. Presentacin de la El botn muestra una ventana con los campos acumulados y agrupados configurados en el asistente, en esta estadstica ventana podrs modificar el Titulo que se presenta en la columna con los datos de estos campos, as como modificar el tipo de totales que se desea visualizar. Estilos Se despliega una lista con los diseos que podrs mostrar la ventana del detalle de la estadstica y con esto poder seleccionar uno de los diferentes que el sistema te ofrece.
Preparar informacin Prepara la consulta para su envo y/o publicacin en Internet. para Internet Publicar informacin Enva y publica en tu espacio de Internet, el o los archivos de las diferentes consultas preparados con en Internet anterioridad. Preparar informacin Podrs exportar las consultas a formato Palm. para palm Temas relacionados Asistente para la modificacin de estadstica Asistente para la generacin de estadsticas Estadsticas predeterminadas Graficar estadstica
Estadsticas predeterminadas Acceso Las estadsticas predeterminadas se localizan dentro del Administrador de estadsticas Qu es Estas estadsticas se instalan con el programa y se organizan con la informacin de la base de datos del sistema y de esta manera refleja los aspectos importantes del desempeo de tu empresa. Si el sistema esta manejando una base sin datos, las estadsticas predeterminadas estarn vacas hasta que se capture informacin y en ese momento mostraran informacin. Manejo El sistema agrupa dentro del Administrador las diferentes estadsticas que te ofrece como predeterminadas, las cuales se presentan clasificadas segn el mdulo al que pertenecen y/o en una categora que rene a todas; a cada una de estas estadsticas podrs realizarle modificaciones segn tus necesidades, as como crear nuevas estadsticas y agregarlas al administrador. A continuacin se presenta la lista de todas estas estadsticas: Ventas vs dev. de venta mensuales Productos ms vendidos Clientes ms importantes Ventas mensuales Proveedores ms importantes Compras vs Devoluciones de compras Productos ms comprados vs. dev. de compras Utilidade de venta Ventas vs compras Costo del inventario por producto Costo del inventario por linea Clientes exitosos vs fracasos en campaa Efectividad de la campaa Actividades por campaa Compras vs dev. de compras Existencias vs Ventas Nota: El sistema maneja dos estadsticas predeterminas que no te proporciona en el administrador pero las cuales desde el Men Archivos podrs localizarlas y desplegar para graficarlas. Temas relacionados Aspectos generales del mdulo Graficar estadsticas
Estadstica de Productos ms vendidos vs. dev. de venta Acceso
l Mdulo de Estadsticas, Men Archivos / Administrador de estadsticas, Todas y/o ventas. Qu es Es una estadstica que te permite observar los productos que ms se venden en tu empresa y las unidades devueltas de dichos productos. Manejo El sistema permite desplegar una ventana que contiene los campos disponibles para realizar la seleccin precisa de la informacin contenida en la estadstica. Si este filtro no se despliega podrs indicar lo contrario desde el Asistente para modificar la estadstica. Campos del filtro Campos Descripcin
Documentos: Tipo Nmero Desde/hasta Fecha elaboracin Clientes: Clientes Clasificacin Zona Vendedores Zona Clave desde/hasta Producto: Lnea Almacn
Selecciona el tipo del documento de venta a filtrar. Selecciona desde y hasta que nmero de documento deseas filtrar, este campo estar desactivado en la opcin de Todos refirindose a los tipos de documentos. de Podrs seleccionar la fecha de elaboracin del documento. En caso de elegir Fechas sealadas debes anotar el rango de fechas en que se encuentran los documentos. Si eliges otra opcin el sistema te mostrar las fechas en forma automtica. Podrs pedir que el sistema presente nicamente los documentos de un determinado cliente capturando el rango de clientes a filtrar. Indica el tipo de clasificacin del cliente deseado a filtrar; el sistema te propone filtrar todo los tipos diferentes de clasificacin, esto indicado por los signos ? Indica la zona a la que pertenece o se clasifico al o los clientes que se desea filtrar. Selecciona desde y hasta cual vendedor deseas filtrar. Indica la zona del vendedor deseada a filtrar; el sistema te propone filtrar sin clasificacin, esto indicado por los signos ? Podrs seleccionar desde y hasta que producto se filtrara. Captura la lnea del producto deseado. Selecciona el almacn del producto, este campo estar activado si el sistema esta trabajando con multialmacn.
Clave Podrs seleccionar un rango de los productos para realizara el filtro. desde/hasta Temas relacionados Asistente para la modificacin de estadstica Asistente para la generacin de estadsticas Estadsticas predeterminadas Graficar estadstica
Estadsticas de Ventas vs. dev. de venta mensuales Acceso
l
Mdulo de Estadsticas, men Archivos / Administrador de estadsticas/ Todas y/o Ventas.
Qu es
l Con esta estadstica obtienes la informacin de tus ventas mensuales y los montos devueltos. Manejo El sistema permite desplegar una ventana que contiene los campos disponibles para realizar la seleccin precisa de la informacin contenida en la estadstica. Si este filtro no se despliega podrs indicar lo contrario desde el Asistente para modificar la estadstica. Campos Campos Descripcin
Documentos: Tipo
Selecciona el tipo del documento a filtrar, al seleccionar que sean todos los documentos no se activar los campos Desde/Hasta.
Nmero de documento Selecciona desde y hasta que nmero de documento deseas filtrar, este campo no estar activado si es Desde/hasta seleccionado el tipo de documento Todos. Fecha de elaboracin Podrs seleccionar la fecha de elaboracin del documento. En caso de elegir Fechas sealadas debes anotar el rango de fechas en que se encuentran los documentos. Si eliges otra opcin el sistema te mostrar las fechas en forma automtica. Clientes: Clientes Clasificacin Zona Vendedores Zona Producto: Lnea Almacn Podrs pedir que el sistema presente nicamente los documentos de un determinado cliente. Selecciona la clasificacin del cliente del cual deseas se filtre. Indica la zona del cliente del cual deseas se filtre. Desde y hasta cual vendedor deseas filtrar. Selecciona la clasificacin de los vendedores. Aquellos que guardan ciertas caractersticas entre s y mediante esta son agrupados. Selecciona la lnea del producto deseado. Captura el almacn del producto.
Clave Podrs seleccionar el rango de aquellos productos que se filtraran. Desde/Hasta Temas relacionados Asistente para la modificacin de estadstica Asistente para la generacin de estadsticas Estadsticas predeterminadas Graficar estadstica
Estadstica de Clientes ms importantes Acceso
l
Mdulo de Estadsticas, Men Archivos / Administrador de estadsticas, Todas y/o Clientes y CxC.
Qu es
l Con esta estadstica podrs ubicar aquellos clientes que representan un mayor ingreso para su empresa. Manejo El sistema permite desplegar una ventana que contiene los campos disponibles para realizar la seleccin precisa de la informacin contenida en la estadstica. Si este filtro no se despliega podrs indicar lo contrario desde el Asistente para modificar la estadstica. Campos del filtro Campos Descripcin
Datos Cliente: Desde/Hasta Clasificacin Zona Poblacin Vendedor Zona Vend.
del Anota el rango de las claves de los clientes que quieres visualizar. Si no indicas nada dentro de estos campos el sistema no tomar condicin para filtrar. Si anotas en este campo una clasificacin, el sistema presentar todos los registros que la tengan. Selecciona la zona de clientes que manejes para realizar el filtro. Si anotas en este campo la clave de un vendedor, el sistema presentar todos los clientes que atiende dicha persona. Selecciona la clasificacin de los vendedores. Aquellos que guardan ciertas caractersticas entre s y mediante esta son agrupados. Estos campos libres son los que el sistema te proporciona en los cuales podrs almacenar informacin de importancia para tu empresa, anota el nombre o leyenda como se dio de alta. Si se desea filtrar por cdigo postal de datos del cliente Elige en estas opciones si deseas ver nicamente a los clientes activos, a los suspendidos o a todos.
Campos libres C.P. Status
Ventas anuales Al indicar una cantidad en este campo, obtendrs una lista con documentos cuyo monto no exceder este valor. Montos Desde/Hasta CxC: Fecha de doc. Cuentas cobrar: Tipo de mov. Fecha aplicacin Especifica el rango de fechas de los conceptos que desees que se incluyan en la consulta. Los campos Desde/Hasta se activar cuando selecciones la opcin Fechas sealadas
por Con ayuda del ratn seala los tipos de movimientos deseados para filtrar. de Otra opcin para realizar el filtro es indicando la fecha en que el movimiento afectar el saldo del cliente. En caso de elegir Fechas sealadas debes anotar el rango de fechas en que se encuentran los documentos. Si eliges otra opcin el sistema te mostrar las fechas en forma automtica.
Fecha de Selecciona el rango de fechas de vencimiento para filtrar los documentos. vencimiento En caso de elegir Fechas sealadas debes anotar el rango de fechas en que se encuentran los documentos. Si eliges otra opcin el sistema te mostrar las fechas en forma automtica. Fecha elaboracin de Podrs seleccionar la fecha de elaboracin del documento. En caso de elegir Fechas sealadas debes anotar el rango de fechas en que se encuentran los documentos. Si eliges otra opcin el sistema te mostrar las fechas en forma automtica.
Temas relacionados Asistente para la modificacin de estadstica Asistente para la generacin de estadsticas Estadsticas predeterminadas Graficar estadstica
Estadstica de Proveedores ms importantes Acceso
l Mdulo de Estadsticas, Men Archivos/ Administrador de estadsticas, Todas y/o Proveedores y CxP Qu es En esta opcin podrs detectar quienes son tus principales proveedores, adems de analizar sus descuentos o su manejo. Manejo El sistema permite desplegar una ventana que contiene los campos disponibles para realizar la seleccin precisa de la informacin contenida en la estadstica. Si este filtro no se despliega podrs indicar lo contrario desde el Asistente para modificar la estadstica. Campos del filtro Campo Descripcin
Clave Desde/Hasta Clasificacin Status / Activos suspendidos Monto Desde/Hasta Fecha
Anota o elige un rango de proveedores, de los cuales quieres que se consideren en el filtrado. Si anotas en este campo una clasificacin, el sistema presentar todos los registros que la tengan. / Elige en estas opciones si deseas ver nicamente a los proveedores activos, a los suspendidos o a todos. Anota una cantidad en este campo, la cual servir como referencia a partir de un criterio, que se mostrar en la consulta. Mediante esta fecha se indican los documentos que sern tomados en cuenta, dado que su fecha de aplicacin sea anterior o igual a la registrada en este campo.
Estadstica de Compras vs dev. de compras Acceso
l
Mdulo de Estadsticas, Men Archivos / Administrador de estadsticas/ Todas o Movs. al inventario
Qu es
l
l l
Este comparativo muestra el comportamiento de las compras y las devoluciones en costos o unidades, lo que permite analizar las devoluciones efectuadas por tu empresa en determinados periodos. Con esta informacin puedes decidir si el producto entregado es bueno, si la fecha de entrega fue oportuna, etc. Recuerda que los movimientos de compras no se realizan por vendedor, por lo que no es recomendable acumular por vendedor o zona de vendedor.
Manejo El sistema permite desplegar una ventana que contiene los campos disponibles para realizar la seleccin precisa de la informacin contenida en la estadstica. Si este filtro no se despliega podrs indicar lo contrario desde el Asistente para modificar la estadstica. Temas relacionados Asistente para la modificacin de estadstica Asistente para la generacin de estadsticas Estadsticas predeterminadas Graficar estadstica
Estadstica de compras vs. dev de compras mensuales Acceso
l Mdulo de Estadsticas, Men Archivos/ Administrador de estadstica, Todas y/o Compras. Qu es Con esta estadstica puedes identificar cul es el comportamiento mensual del monto de tus compras, as como el monto de las compras devueltas. Manejo El sistema permite desplegar una ventana que contiene los campos disponibles para realizar la seleccin precisa de la informacin contenida en la estadstica. Si este filtro no se despliega podrs indicar lo contrario desde el Asistente para modificar la estadstica. Campos del filtro Campos Descripcin
Documentos: Tipo Nmero de Desde/hasta
Este campo te permite selecciona el tipo del documento al que se realizar el filtro. documento Selecciona el rango del nmero de documento que se desea filtrar, dependiendo del tipo de documento deseado. Esta opcin permite realizar el filtro por fecha de elaboracin de las documentos. En caso de elegir Fechas sealadas debes anotar el rango de fechas en que se encuentran los documentos. Si eliges otra opcin el sistema te mostrar las fechas en forma automtica. Al activar esta casilla te permite incluir los documentos aun cancelados y se considera para incluirlos en la estadstica. Esta opcin permite realizar el filtro por fecha de entrega de las compras. En caso de elegir Fechas sealadas debes anotar el rango de fechas en que se encuentran los documentos. Si eliges otra opcin el sistema te mostrar las fechas en forma automtica.
Fecha de elaboracin
Incluye cancelaciones Fecha de entrega
Proveedores Con este campo puedes seleccionar slo los movimientos que se realizaron con un determinado proveedor. Clasificacin Indica el tipo de clasificacin del proveedor deseado a filtrar; el sistema te propone filtrar todo los tipos diferentes de clasificacin, esto indicado por los signos ? Zona Producto: Indica la zona a la que pertenece o se clasifico al o los proveedores que se desea filtrar.
Clave Anota en estos dos campos un rango de productos cuyos movimientos deseas ver en la consulta. Desde/Hasta Lnea Almacn Puedes seleccionar los movimientos de una lnea de productos en especfica. En este campo podrs especificar el nmero de uno de tus almacenes, de tal manera que slo los movimientos de los productos registrados en l se incluyan en la consulta.
Estadstica de Productos ms comprados vs. dev. de compra Acceso
l Mdulo de Estadsticas, Men Archivos / Administrador de estadsticas, Todas y/o Compras. Qu es A travs de la estadstica desplegada identificars cules son los productos que tu empresa compra con mayor frecuencia, as como las unidades devueltas de los productos ms comprados. Manejo El sistema permite desplegar una ventana que contiene los campos disponibles para realizar la seleccin precisa de la informacin contenida en la estadstica. Si este filtro no se despliega podrs indicar lo contrario desde el Asistente para modificar la estadstica. Campos del filtro Campo Descripcin
Documentos: Tipo
Selecciona el tipo de documento que tengan que ver con los movimientos que desees que se filtren.
Nmero de documentos Al indicar un tipo de documento, podrs consultar el catlogo de todos los movimientos registrados en un Desde/Hasta documento particular y con esto ayudarte a seleccionar el nmero de los documentos que se requiera. Fecha de elaboracin Fecha de entrega Proveedores: Proveedores Clasificacin Zona Producto: Clave Desde/Hasta Lnea Almacn Anota el periodo de fechas en que se llevaron a cabo los movimientos que desees se incluyan en la consulta. Los campos Desde/Hasta se activar al seleccionar Fecha s sealadas Anota el periodo de fechas en que se realiz la entrega y que desees se incluyan en la consulta. Los campos Desde/Hasta se activar al seleccionar Fecha s sealadas Con este campo puedes seleccionar slo los movimientos que se realizaron con un determinado proveedor. Indica el tipo de clasificacin del proveedor deseado a filtrar; el sistema te propone filtrar todo los tipos diferentes de clasificacin, esto indicado por los signos ? Indica la zona a la que pertenece o se clasifico al o los proveedores que se desea filtrar. Anota en estos dos campos un rango de productos cuyos movimientos deseas ver en la estadstica. Puedes seleccionar los movimientos de una lnea de productos en especfico. En este campo podrs especificar el nmero de uno de tus almacenes, de tal manera que slo los movimientos de los productos registrados en l se incluyan en la consulta.
Estadstica de Clientes exitosos vs fracasos en campaa Acceso
l Mdulo de Estadsticas, Men Archivos/ Administrador de estadstica, Todas y/o Administrador de clientes. Qu es En esta estadstica podrs reflejar el total de los clientes que hayan aceptado o no las campaas dadas de alta y con estos datos tomar en cuenta el xito o fracaso de las mismas y llevar a cabo los cambios o adecuaciones pertinentes. Manejo El sistema permite desplegar una ventana que contiene los campos disponibles para realizar la seleccin precisa de la informacin contenida en la estadstica. Si este filtro no se despliega podrs indicar lo contrario desde el Asistente para modificar la estadstica. Campos del filtro Campo Descripcin
Campaas: Campaas Desde/Hasta
Anota o elige un rango de las campaas dadas de alta, de los cuales quieres que se consideren en el filtrado.
Tipo de campaa Para filtrar por tipo de campaa, se en lista las que por omisin el sistema te ofrece al instalar la base de datos, si ya se dieron de alta nuevas campaas estas se agruparan dentro del concepto Otras campaas Fecha campaa Vendedores: Vendedores Desde/Hasta Zona Clientes: Cliente Desde/Hasta Zona Clasificacin Actividades: Estado Prioridad de Este campo permite realizar el filtro por fecha en que se elaboraron las campaas. En caso de elegir Fechas sealadas debes anotar el rango de fechas en que se encuentran los documentos. Si eliges otra opcin el sistema te mostrar las fechas en forma automtica. Puedes seleccionar a los vendedores de las campaas en especfica, recuerda que las campaas se arman por clientes que a su vez estos tiene asignado especficamente un vendedor. Indica la zona a la que pertenece o se clasifico al o los vendedores que se desea filtrar. Puedes seleccionar a los clientes de la campaa, recuerda que las campaas se asignan por clientes. Indica la zona a la que pertenece o se clasifico al o los clientes que se desea filtrar. Indica el tipo de clasificacin del cliente deseado a filtrar; el sistema te propone filtrar todo los tipos diferentes de clasificacin, esto indicado por los signos ? Selecciona la situacin actual de las campaas a filtrar. Filtro de campaas por estado de la prioridad, es decir el nivel en el cual se ubica la campaa.
Fecha de Podrs filtrar la campaa por fecha de programacin para llevarse a cabo. En caso de elegir Fechas sealadas programacin debes anotar el rango de fechas en que se encuentran las campaas a filtrar. Si eliges otra opcin el sistema te mostrar las fechas en forma automtica. Resultado Estado resultado El tipo de filtrado por resultados te da la opcin de mostrar slo aquellas actividades de las campaas que se encuentren en un determinado estado del resultado del Selecciona uno de los tres estados del resultado permitidos para realizar el filtrado de las campaas en su actividad.
Fecha de Podrs filtrar la campaa por fecha de programacin. En caso de elegir Fechas sealadas debes anotar el rango programacin de fechas en que se encuentran las campaas a filtrar. Si eliges otra opcin el sistema te mostrar las fechas en Desde/ Hasta forma automtica. Temas relacionados Asistente para la modificacin de estadstica Asistente para la generacin de estadsticas Estadsticas predeterminadas Graficar estadstica
Estadstica de Efectividad de la campaa Acceso
l Mdulo de Estadsticas, Men Archivos/ Administrador de estadstica, Todas y/o Administrador de clientes. Qu es La estadstica refleja el efecto de aceptacin que se produce con las campaas en relacin con los clientes y con esto analizar los resultados para llevar a cabo las modificaciones o adecuaciones pertinentes, en cuanto al manejo de las campaas. Manejo El sistema permite desplegar una ventana que contiene los campos disponibles para realizar la seleccin precisa de la informacin contenida en la estadstica. Si este filtro no se despliega podrs indicar lo contrario desde el Asistente para modificar la estadstica. Campos del filtro Los campos del filtro que se despliega dentro de la estadstica de Efectividad de la campaa son los mismos que se presentan y se explican en la estadstica de Cliente exitosos vs fracasos en campaa, es decir que los campos tienen la misma funcin, realizar una bsqueda y seleccionar ciertos campos involucrados en el administrador de clientes, pero cada uno mostrando el resultado relacionado a la estadstica consultada. Temas relacionados Asistente para la modificacin de estadstica Asistente para la generacin de estadsticas Estadsticas predeterminadas Graficar estadstica
Estadstica de actividades por campaa Acceso
l Mdulo de Estadsticas, Men Archivos/ Administrador de estadstica, Todas y/o Bitcora. Qu es Con esta estadstica puedes identificar cul es el comportamiento de la bitcora en las actividades de las campaas realizadas a los clientes. Manejo El sistema permite desplegar una ventana que contiene los campos disponibles para realizar la seleccin precisa de la informacin contenida en la estadstica. Si este filtro no se despliega podrs indicar lo contrario desde el Asistente para modificar la estadstica. Campos del filtro Campo Descripcin
Campaas: Campaas Desde/Hasta
Anota o elige un rango de las campaas dadas de alta, de los cuales quieres que se consideren en el filtrado.
Tipo de campaa Para filtrar por tipo de campaa, se en lista las que por omisin el sistema te ofrece al instalar la base de datos, si ya se dieron de alta nuevas campaas estas se agruparan dentro del concepto Otras campaas Fecha campaa Vendedores: Vendedores Desde/Hasta Zona Clientes: Cliente Desde/Hasta Zona Clasificacin Actividades: Estado Prioridad de Este campo permite realizar el filtro por fecha en que se elaboraron las campaas. En caso de elegir Fechas sealadas debes anotar el rango de fechas en que se encuentran los documentos. Si eliges otra opcin el sistema te mostrar las fechas en forma automtica. Puedes seleccionar a los vendedores de las campaas en especfica, recuerda que las campaas se arman por clientes que a su vez estos tiene asignado especficamente un vendedor. Indica la zona a la que pertenece o se clasifico al o los vendedores que se desea filtrar. Puedes seleccionar a los clientes de las campaas en especfica, recuerda que las campaas se asignan por clientes. Indica la zona a la que pertenece o se clasifico al o los clientes que se desea filtrar. Indica el tipo de clasificacin del cliente deseado a filtrar; el sistema te propone filtrar todo los tipos diferentes de clasificacin, esto indicado por los signos ? Selecciona el estatus actual de las campaas a filtrar. Filtro de campaas por estado de la prioridad, es decir el nivel en el cual se ubica la campaa.
Fecha de Podrs filtrar la campaa por fecha de programacin para llevarse a cabo. En caso de elegir Fechas sealadas programacin debes anotar el rango de fechas en que se encuentran las campaas a filtrar. Si eliges otra opcin el sistema te mostrar las fechas en forma automtica. Resultado: Resultado Estado resultado El tipo de filtrado por resultados te da la opcin de mostrar slo aquellas actividades de las campaas que se encuentren en un determinado estado del resultado del Selecciona uno de los tres estados del resultado permitidos para realizar el filtrado de las campaas en su actividad.
Fecha de Podrs filtrar la campaa por fecha de programacin. En caso de elegir Fechas sealadas debes anotar el rango programacin de fechas en que se encuentran las campaas a filtrar. Si eliges otra opcin el sistema te mostrar las fechas en Desde/ Hasta forma automtica. Temas relacionados Asistente para la modificacin de estadstica Asistente para la generacin de estadsticas Estadsticas predeterminadas Graficar estadstica
Ventas vs Compras Acceso
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Mdulo de Estadsticas, Men Archivos / Administrador de estadsticas/ Todas o Mov. al inventario
Qu es
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l l
Muestra el total de compras (unidades y/o costos) y el total de ventas (unidades y/o costos) efectuadas en periodos determinados para cada producto o lnea de producto incluido en el inventario. Los datos mostrados no incluyen la cifra de las devoluciones de compra o de ventas efectuadas. De esta manera vers el costo originado por tus compras, el costo de ventas, as como el valor de lo que se encuentra en el inventario actualmente. Tambin encontrars informacin de los porcentajes correspondientes de compras y ventas en proporcin a los totales generados por la variable que hayas indicado. Se recomienda acumular por Producto, Periodo o Lnea de producto. La informacin la puedes ordenar, graficar, imprimir o exportar.
Manejo El sistema permite desplegar una ventana que contiene los campos disponibles para realizar la seleccin precisa de la informacin contenida en la estadstica. Si este filtro no se despliega podrs indicar lo contrario desde el Asistente para modificar la estadstica. Nota Te recomendamos que solicites esta estadstica por producto-costos, en forma descendente, a fin de conocer los productos que representan un mayor porcentaje de ventas para tu empresa. Temas relacionados Administrador de estadsticas Asistente para la modificacin de estadstica Asistente para la generacin de estadsticas Estadsticas predeterminadas Graficar estadstica
Ventas vs Devolucin de ventas Acceso
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Mdulo de Estadsticas, Men Archivos / Administrador de estadsticas/ Todas o Mov. Al inventario / Ventas vs dev de ventas
Qu es
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l l
Muestra el total de ventas (en unidades y/o costos) y el total de devoluciones (en unidades y/o costos), relacionndolos con el campo que indiques (periodos, productos, lnea de producto, etc). Estos datos son obtenidos del archivo de Movimientos al inventario y, al no incluir servicios, se pueden mostrar diferencias con las estadsticas de Ventas y Compras. Tambin puede emitirla para un cliente en especial. La estadstica muestra el comportamiento de las devoluciones y de las ventas. Muchas empresas reciben a fin de mes una cantidad considerable de devoluciones, por lo que te ser de utilidad si la despliegas por periodo. En esta estadstica encontrars en las columnas correspondientes los porcentajes de ventas y devoluciones en proporcin a los totales generados por la variable que hayas indicado. Puedes ordenarla, graficarla, imprimirla o exportarla.
Manejo El sistema permite desplegar una ventana que contiene los campos disponibles para realizar la seleccin precisa de la informacin contenida en la estadstica. Si este filtro no se despliega podrs indicar lo contrario desde el Asistente para modificar la estadstica. Temas relacionados Administrador de estadsticas Asistente para la modificacin de estadstica Asistente para la generacin de estadsticas Estadsticas predeterminadas Graficar estadstica
Estadstica de costo del inv. por lnea Acceso
l Mdulo de Estadsticas, Men Archivos/ Administrador de estadstica, Todas y/o Inventarios. Qu es La estadstica refleja los totales de los costos por existencias, en listados por la clasificacin de lneas manejados en los artculos del sistema y segn los resultados mostrados puedas llevar a cabo las modificaciones o adecuaciones pertinentes, en cuanto al manejo de los productos, servicio y/o kit que trabajes. Manejo El sistema permite desplegar una ventana que contiene los campos disponibles para realizar la seleccin precisa de la informacin contenida en la estadstica. Si este filtro no se despliega podrs indicar lo contrario desde el Asistente para modificar la estadstica. Campos del filtro Los campos del filtro que se despliega dentro de la estadstica de Costo del inventario x lnea son los mismos que se presentan y se explican en la estadstica de Costo del inventario por producto, es decir que los campos tienen la misma funcin, realizar una bsqueda y seleccionar ciertos campos involucrados en el inventario, pero cada uno mostrando el resultado relacionado a la estadstica consultada. Temas relacionados Asistente para la modificacin de estadstica Asistente para la generacin de estadsticas Estadsticas predeterminadas Graficar estadstica
Estadstica de Costos del inv. por producto Acceso
l Mdulo de Estadsticas, Men Archivos/ Administrador de estadstica, Todas y/o Inventarios. Qu es La estadstica refleja los totales de los costos por existencias, en listados por productos existentes en el inventario de los artculos manejados en el sistema y segn los resultados mostrados puedas llevar a cabo las modificaciones o adecuaciones pertinentes, en cuanto al manejo de los productos, servicio y/o kit que trabajes. Manejo El sistema permite desplegar una ventana que contiene los campos disponibles para realizar la seleccin precisa de la informacin contenida en la estadstica. Si este filtro no se despliega podrs indicar lo contrario desde el Asistente para modificar la estadstica. Campos del filtro Campo Descripcin
Inventarios: Lnea
Indica la categora con la que clasificaste o pertenezca el producto de los cuales desea se realice el filtro de costo del inventario. El sistema te permite desplegar el catlogo de lneas a la que pertenezca el producto que se tiene dando de alta. Con esta clasificacin de 5 espacios podrs agrupar productos diferentes de acuerdo a caractersticas similares. Aqu puedes realizar el filtro por numero de registro de la ubicacin de un artculo dentro de la bodega, de acuerdo a las claves que utilices en tu empresa. En este campo debes indicar la clave que identifica al producto, la cual es nica y puede estar constituida hasta por 16 caracteres alfanumricos. La clave deber proporcionarla tal y como se dio de alta en el mdulo de inventarios ya que si se dio de alta la clave en maysculas, el sistema slo la reconocer en maysculas, es decir, SAE identifica las mismas claves pero con mayscula o minscula como productos diferentes.
Almacn Producto Desde/Hasta
Tipo de Este campo ayudara a filtrar los resultados de la estadstica basndose en el tipo de registro con el que se dio de alta al productos producto, servicio o un Kit, ya que cada uno recibe un manejo distinto. Existencias: Desde/Hasta Aqu podrs realizar el filtro por la cantidad total de unidades de un producto en el inventario. Esta cantidad est expresada en trminos de la unidad de salida del producto. Cuando hay integracin con Facturas y Vendedores, este campo es actualizado automticamente (todos los movimientos de entrada o salida por compras o facturas, repercuten en las existencias) Aqu podrs anotar las claves de identificacin de aquellos proveedores que surten el producto que ests dando de alta. La tecla de ayuda F2 (equivalente a hacer clic en el botn de puntos suspensivos) despliega una lista con la clave, el nombre y la clasificacin de los proveedores registrados, de la que podrs elegir el proveedor que desees.
Proveedor
Moneda Este campo permitir filtrar los productos por el tipo de moneda en la que se expresan el precio de los productos. Temas relacionados Asistente para la modificacin de estadstica Asistente para la generacin de estadsticas Estadsticas predeterminadas Graficar estadstica
Graficar estadsticas Acceso
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Mdulo de Estadsticas / Administrador de estadsticas, Elegir la estadstica a graficar / con el botn Selecciona la estadstica a graficar / Detalle de estadstica, Botn
Qu es El graficador del sistema es una til herramienta que te permite presentar la tabulacin de sus resultados estadsticos en una variedad de formas grficas, pudiendo manipular la presentacin de stas de acuerdo a tus necesidades. Manejo Es muy importante mencionar que el sistema presenta la ventana de Configuracin de tipo de grficos (Datos) cuando no se le ha asignado un tipo de grfica, a los datos de la estadstica, es decir, que una vez que se haya asignada el tipo de grfica y se consulta la estadstica, esta ventana no se presentar y se desplegar directamente la ventana de grfica. Entre las ventajas que ofrece el graficador del sistema estn las siguientes:
l
l l l
Te permite configurar el tipo de grfico en dos dimensiones (2D) y tres dimensiones (3D) que a su vez se pueden presentan en: barras verticales, barras horizontales, lnea, rea, puntos, paste, lnea rpida y formas. Configurar los elementos que complementan la presentacin de la grfica como son: los ejes, ttulos, leyendas, panel y paredes. Colocar los ttulos en la posicin y la disposicin que ms te convenga. 3D Real, ya que el graficador de Estadsticas te permite manipular su grfica colocndola en cualquier ngulo y vista, es decir, rotacin y perspectiva de la grfica. Fcil de usar, ya que podrs contar con un men flotante de rpido acceso, as como ventanas donde podrs especificar las condiciones ms avanzadas del graficador. Copiado especial a otras aplicaciones de Windows, como Excel, Paradox, Internet (HTML) Lotus y ASCII. Slo cuando realices una estadstica podrs Graficar.
Cuentas con diversas opciones para generar la personalizacin de una grfica como sta, o una que se adecue a tus necesidades: Los elementos de una grfica Configuracin de la grfica (Presentacin) Configuracin de tipo de grficos (Datos) Botones de la ventana principal del graficador Campo Descripcin
Despliega el men principal la cual se presenta tambin como un men flotante y que contiene las opciones que permiten realizar modificaciones a la grfica, as como las opciones que se presentan en la barra de herramienta. Este botn enva la informacin al portapapeles de Windows para que puedas analizarla en otra aplicacin de dicho ambiente. Imprime la grfica en papel, presentando la ventana de la configuracin de impresi n. Actualiza la grfica con respecto a los cambios efectuados. Guarda los cambios realizados en la grfica. Rotacin Elevacin Esta barra permite girar la grfica hacia la izquierda, permitiendo que la grfica se vea desde otro perfil, siempre y cuando la grfica se muestre en 3D. La barra permite mover la grfica hacia la arriba o abajo permitiendo que la grfica se vea desde otro perfil, siempre y cuando la grfica se muestre en 3D. Este botn ejecuta el salto de valores (despliega los valores siguientes). Este botn ejecuta el salto de valores (despliega s valores anteriores). Acercar, Alejar y Este conjunto de botones permiten ver los datos graficados juntos o separados uno de otros, as como restablecer Restaurar a la forma original la grfica. Esencial Es muy importante que desde Mdulo principal / Utileras / Configuracin, Grficas y copiado, realices las configuraciones que son generales para la presentacin de los datos, de las estadsticas, al momento de realizar su grficas indicando lo siguiente: Ajustar la escala Si activas este campo, el graficador desplegar los valores en relacin con el valor mximo de tu estadstica, es decir, la escala ser la misma para todos los valores y algunos de ellos podran verse muy pequeos (si dejas inactiva esta opcin, los valores visibles tendern a ocupar un mayor espacio dentro de la grfica). Graficar acumulado el En este caso, el sistema suma todos los valores restantes (que no aparecen visiblemente), y se presentarn en la ltima columna denominada resto.
Mximo de Por omisin, vers de 6 en 6 valores en tu grfica (ideal para analizar el comportamiento de un semestre del ao), valores visibles pero puedes aumentar o disminuir este parmetro a fin de que puedas analizar al gusto tu informacin. Salto de valores El graficador por omisin salta de seis en seis valores para ir avanzando en tu base de datos. Modifcalo a tu eleccin. en la grfica Temas relacionados Asistente para la modificacin de estadstica Asistente para la generacin de estadsticas Estadsticas predeterminadas Elementos de una grfica Men flotante del graficador
Los elementos de una grfica Qu son
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Una grfica presenta su informacin visualmente y los valores se despliegan en forma de barras, lneas, marcadores, reas rellenadas o rebanadas de pay. Estos valores se agrupan en series identificadas con colores o patrones, generalmente a lo largo de los ejes. Las grficas tambin pueden contener ttulos, fondos, leyendas, notas al pie, etc.
Manejo El sistema mediante ventanas proporciona las opciones para llevar a cabo la configuracin de los elementos que se presentan en la grfica, permitiendo personalizar la presentacin de los datos de la estadstica como ms te convenga. Para llevar a cabo la personalizacin visual de los datos consulta los siguientes temas: l Configuracin de la grfica (Presentacin) l Configuracin de tipo de grficos (Datos) Temas relacionados Graficar estadsticas Men flotante del graficador
Configuracin de la grfica (Presentacin) Acceso Desde la barra de herramientas de la ventana principal de la grfica/ botn / Configuracin de grficos, Presentacin. Men Flotante (botn derecho del ratn) / opcin Configuracin de grficos, Presentacin. Para qu sirve Esta opcin del graficador define aspectos que afectan a la presentacin general de la grfica que ests modificando. Para ms informacin de cada opcin contenida en las carpetas, consulta los siguientes temas: Campos de la carpeta Ejes
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Ejes
Ensear ejes Ejes
Selecciona esta opcin para desplegar la escala de los ejes, lneas, etiquetas y ttulo en el eje. Desmarca esta opcin para ocultar los elementos de los ejes. Al seleccionar uno de los ejes que se muestran, estars activando y aplicando las opciones para llevar a cabo la configuracin del ttulo y etiqueta que dispones para el despliegue de lo editado en el titulo. Ejes: l Izquierda: La leyenda se despliega a la izquierda de la grfica. l Derecha: La leyenda se mostrar a la derecha de la grfica. l Arriba: La leyenda se aplicar en la parte superior de la grfica. l Abajo: Se presentar el titulo debajo de la grfica. Al activar esta casilla permitirs que los ttulos configurados sean mostrados en la grfica. Este campo presenta ciertos ttulos por omisin ya que sern los ttulos representando a los campos acumulados y agrupados, seleccionados al momento de crear la estadstica, pero este podr ser modificado a su conveniencia. Indica la inclinacin que deseas sea mostrado lo editado en el campo de ttulo. Cuando rotas el texto hacia arriba o hacia abajo, la alineacin vertical y horizontal permanecen relativos al texto y no a los lmites del recuadro. Las opciones disponibles para los ngulos son 0, 90, 180, 270 y 360. Selecciona la distancia del margen que deseas exista entre el ttulo y el borde de la ventana donde se muestra la grfica. Permite editar el tipo de formato numrico con el que se desea se presente los datos del ttulo, por omisin el sistema te propone uno. Para ms informacin de los diferentes formatos de nmeros consulta el siguiente tema: Mscara para formato de nmeros Indica la inclinacin que deseas sea mostrado lo editado en el campo de Mscara. Cuando rotas el texto hacia arriba o hacia abajo, la alineacin vertical y horizontal permanecen relativos al texto y no a los lmites del recuadro. Las opciones disponibles para los ngulos son 0, 90, 180, 270 y 360.
Ttulos
Visible Titulo
Angulo
Tamao
Etiquetas Mscara
Angulo
Tamao Selecciona la distancia del margen que deseas exista entre el ttulo y las etiquetas que muestran el acumulado. Campos de la carpeta Ttulos
Ttulo
Encabezado y Aqu podrs seleccionar lo relacionado a presentar un texto en el titular y/o en la parte inferior de la grfica; Pie de pgina estos ttulos podrs presentarlo u omitirlo, elegir su disposicin, tipo de letra, tamao, fondo, etc. Visible Dependiendo la opcin seleccionada en el campo arriba mencionado estars indicando si ser visible o no el texto relacionado a este titulo. Estas son las opciones disponibles para realizar la alineacin horizontal del el texto que representar al ttulo. Izquierda: Todas las lneas de texto sern alineadas al margen izquierdo. Centrado: Todas las lneas de texto sern centradas horizontalmente. Derecha: Todas las lneas de texto sern alineadas al margen derecho. Este botn despliega la ventana en la cual contiene las opciones relacionadas a la apariencia que presentar lo editado en el ttulo; como son: tipo y estilo de fuente, color, tamao y efecto, as como un espacio para ir mostrando un vista preliminar de cmo aparecer el texto con los valores de fuente especificados, este ejemplo se va actualizando automticamente para ir mostrando los cambios. Esta opcin muestra los colores disponibles para presentar el fondo del recuadro donde se presentara lo editado para el ttulo especificado. Esta ventana contiene un botn que permite desplegar la paleta de colores personalizados en la cual podrs seleccionar el color que ms te agrade y no se encuentre en lista.
Alineacin Izquierda, Centro, Derecha
Fuente
Color
Espacio para Para editar el texto que se localizar en el ttulo del encabezado y/o pie de pgina, anotar en este campo de editar el ttulo texto aquella lectura que deseas integrar. Si seleccionaste un color para el fondo, en este espacio tambin se presentara la vista preliminar de est. Campos de la carpeta Leyendas
Campos de la carpeta Leyendas
Aspectos generales Posicin
Visible Ajustar grfica Invertir
Esta casilla permite que se muestre el recuadro que contendr los datos que se estn representando grficamente. Al activar esta casilla proporciona y adapta la leyenda a la grfica de modo que este justificada al margen de la grfica. Permite mostrar los datos presentados en la leyenda pero en listados de orden inverso.
Izquierda, derecha, Estas son las opciones disponibles para realizar la ubicacin del cuadro de la leyenda que muestra arriba, abajo los datos de la grfica y que permitir mostrarse al margen izquierda, derecha, arriba o abajo de la grfica. Margen Visible Este campo permitir indicar las unidades que se desea presente el cuadro de la leyenda al margen de la grfica. Casilla que permitir mostrar lneas divisorias entre los datos presentados en la leyenda.
Lneas divisorias
Slida, punto, Selecciona el estilo de la lnea a mostrar en la leyenda, estas opciones estarn activadas si se guin, guin-punto activo la casilla de Visible. Campos de la carpeta Panel
Degradado
Usar degradado Esta casilla permite activar las opciones disponibles para poder personalizar los lienzos, con la opcin de degradado, que conforman a la ventana donde se presenta la grfica. Inicio/Final Direccin Podrs seleccionar los colores que se utilizarn para formar el degradado. Selecciona de las opciones que te ofrece el sistema para dar direccin al degradado, por ejemplo, la opcin Abajo-arriba permite ver al color Inicio degradarse al color Final de arriba hacia abajo y as sucesivamente con cada una de las opciones presentados en este campo.
Angulo externo Angulo interno
Ninguno, Hundir Estas opciones permiten tener una perspectiva en los bordes externos de la ventana que presenta la y Levantar grfica y este puede tener o no el efecto hundido o levantado.
Ninguno, Hundir Estas opciones permiten tener una perspectiva en los bordes internos de la ventana que presenta la y Levantar grfica y este puede tener o no el efecto hundido o levantado. Campos de la carpeta Paredes
Estas opciones slo estarn disponibles para las grficas en 3D, ya que permiten personalizar la perspectiva de las grficas. Ver Al activar esta casilla permitirs activar las opciones para personalizar lo relacionado a las paredes o paredes bordes del plano donde se estn representando la grfica. Izquierda, abajo y atrs Color Estas son las carpetas para personalizar cada una de estas paredes que permite la grfica mostrar. Esta opcin muestra los colores disponibles para presentar la pared o bordes del plano donde se estn representando la grfica. Esta ventana contiene un botn que permite desplegar la paleta de colores personalizados en la cual podrs seleccionar el color que ms te agrade y no se encuentre en lista. Indica el nmero de puntos para el ancho deseado de la pared.
Ancho Bordes
Selecciona el estilo de la lnea que mostrar el borde de la pared del plano donde se esta presentando la grfica, estas opciones estarn activadas si se activo la casilla de Visible. Campos de la carpeta Escala
Campos de la carpeta Escala
Automtico Al activar esta casilla indicars que se ajuste la escala del eje basndose en los valores mximos y mnimos de los datos que se estn graficando. Desmarca esta opcin para ajustar manualmente la escalar del eje basndose en los valores que t proporciones. Si desmarcas la opcin de Escala Automtica, las opciones de minino y mximo estarn activas, as que podrs indicar valores para ajustar la escala del eje. Mnimo Indica el valor mnimo o de inicio para la escala. Mximo Indica el valor mximo o el final para la escala. Temas relacionados Configuracin de tipo de grficos Graficar estadsticas Elementos de una grfica Men flotante del graficador
Configuracin de tipo de grficos (Datos) Acceso
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Desde la barra de herramientas de la ventana principal de la grfica/ botn / Configuracin de grficos, Datos. Men Flotante (botn derecho del ratn) / opcin Configuracin de grficos, Datos.
Para qu sirve Esta opcin del graficador define aspectos que afectan la forma de representar los datos en la grfica que ests modificando. Para ms informacin de cada opcin contenida en esta ventana, consulta los siguientes temas: Tipo de grfica 2D / 3D La casilla 2D 3D permiten que elijas si tu grfica se va a presentar en 2 en 3 dimensiones. Este campo te muestra todas las grficas que se presentan en ambas dimensiones.
Lista de grficas Las grficas que se en listan a continuacin se pueden presentar en de apariencia plana (2D) y tridimensional o tres planos (3D), segn se desea que se adapten los datos que se van a graficar. El sistema te permite visualizar un preliminar de los estilos de grficas y con esto ver cual se adapta mejor para la presentacin de los datos, esto mediante el botn Aplicar, ya que permite ver en la ventana de graficar como se mostrara la grfica. A continuacin se describe las grficas que se manejan en el sistema: Barra verticales: La grfica de Barra verticales, expone las categoras en el eje X, mientras que los valores toman el eje Y, de esta manera representar las barras con los datos. Barra horizontales: Equivale a la grfica de Barra verticales, pero las categoras toman el lugar del eje Y, mientras que los valores toman el eje X. Estas grficas son ideales para comparar los datos como en el caso de una competencia. Lnea: sta es muy oportuna para mostrar tendencias o cambios previsibles en un periodo determinado. Enfatiza rangos de cambio y flujo, ms que las cantidades involucradas. Cuando se selecciona 2D aparecer lnea, y listn para las 3D. rea: Enfatiza la diferencia entre los datos durante un periodo de tiempo. Los valores estn graficados en el eje vertical de las Y, mientras que las categoras estn en el eje horizontal X. Puntos: Esta grfica muestra slo el punto ms alto alcanzado por cada uno de los datos de la estadstica. Pastel: Sirven para mostrar la proporcin de cada valor en relacin con los dems. Cada rebanadas representa cada uno de los valores de los datos graficados. Lnea rpida: Est estilo de grfica permite mostrar tendencias o cambios previsibles en un periodo determinado. Enfatiza rangos de cambio y flujo, ms que las cantidades involucradas. Cuando se selecciona 2D 3 D aparecer lnea, es decir que en este tipo de grfica no se presenta la apariencia tridimensional. Etiqueta Valor; Pastel Este campo permite seleccionar de las opciones de los campos agrupados que cuenta la estadstica. Esta etiqueta se mostrar como ttulo del eje X. Barra, El titulo de este campo depende del estilo de grfica y permite seleccionar de los campos acumulados disponibles. Esta etiqueta se mostrar como ttulo del eje Y. Selecciona el campo del cual se realizar la presentacin de los datos en la grfica. Seleccionado el campo para ordenar de mayor a menor o viceversa, esto mediante las casillas de Ascendente o Descendente. Dentro de esta opcin se muestra la casilla de Colorea c/u el cual te permite visualizar cada valor de la grfica en colores diferentes lo cual ayudar a visualizar de un dato a otro. Tambin se presenta el botn de Color y recuadro coloreado, los cuales despliegan la paleta de colores y de est seleccionar el indicado para dibujar los datos graficados, en el caso de que no se indico utilizar diferentes colores.
Ordenado por: Ascendente/ Descendente Color
Temas relacionados Configuracin de tipo de grficos Graficar estadsticas Elementos de una grfica Men flotante del graficador
Crear el archivo de estadsticas Acceso
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Mdulo de Estadsticas, Men Herramientas / Crear archivo de Consultas Automticamente: El sistema detecta que no existen dichos archivos y los crea.
Qu es En ocasiones se pueden daar estos archivos y el sistema te enviar los mensajes: Error en consulta, Error de apertura consulta, Error de archivo consulta. En caso de no tener respaldo, procede a la creacin del archivo en el cual el sistema borrar las estadsticas existentes y copiar las estadsticas que Aspel SAE trae por omisin en la instalacin. Esencial Antes de realizar la creacin de los archivos el sistema te enva un mensaje advirtiendo que se perdern las estadsticas existentes y que copiar las que el sistema de SAE tiene como predeterminadas. l Si el sistema detecta que hay una estadstica personalizada el proceso de crear la estadstica no la borra sino que la guarda como Estadstica regenerada. l Al momento de estar crendose el archivo de consulta se te preguntar la ruta en la cual se desea sean generadas las estadsticas. l No confundir esta creacin de archivos con las opciones de Control de archivos. Slo en caso de que se daen los archivos de datos con la informacin de tu empresa, debers utilizar los procesos de Control de archivos Temas relacionados Aspectos generales Restablecer el archivo de estadsticas Copiar estadstica del administrador
Reestablecer el archivo de estadsticas Acceso
l Mdulo de Estadsticas, Men Herramientas / Reestablecer el archivo de estadsticas Qu es Al realizar el proceso, est permitir crear en blanco los archivos de estadstica y volver a realizar la alta segn de nuevas estadsticas segn se requieran. Manejo Las estadsticas nuevas o que se personalicen se guardan en un archivo independiente, y en un archivo general se localizan las estadsticas predeterminadas, pero cada vez que se lleve a cabo la herramienta de restablecer, estas estadsticas se perdern. Esencial l Antes de regenerar los archivos, el sistema te enva un mensaje advirtiendo que se perdern las estadsticas existentes y que se almacenarn las que se encuentran en el directorio de trabajo. l Al momento de estar regenerando el archivo se te preguntar la ruta en la cual se requiera sean generadas las estadsticas.
Temas relacionados Aspectos generales Copiar estadstica del administrador
Copia estadsticas del administrador Acceso l Mdulo de Estadsticas, Men Herramientas / Copiar estadsticas del administrador Qu es Este proceso ayudar a obtener todas las estadsticas que existan o se hayan creado desde el sistema pero como usuario administrador y con esto tener actualizadas la informacin de las tablas y/o reestablecer dicha informacin en el caso de que se haya daado las tablas de estadsticas de otro usuario. Esencial Este proceso slo estar activado cuando se trabaja en el sistema como un usuario diferente al administrador, lo cual permitir en caso de daar su tabla, donde se localizan las estadsticas, copiar las ya existentes y creadas desde el administrador, sobre escribiendo todas las estadsticas que contengan igual nombre, es decir que por seguridad y para no perder informacin verifica que no existan estadsticas creadas con el mismo nombre ya que se perdern. Temas relacionados Aspectos generales
Presentacin preliminar Consulta el siguiente tema Botones para la presentacin preliminar de los reportes
Seleccin de archivo o directorio de trabajo En esta ventana debes especificar la ruta donde se encuentra el archivo con el que deseas trabajar, sealando la unidad y el directorio donde se almacena el archivo en cuestin La seleccin de archivos se ejecutar automticamente para las siguientes opciones: Opciones de impresin Exportacin de datos
Estadstica de periodos de mejor venta Qu es Con la informacin de esta estadstica podrs conocer el comportamiento de ventas mes con mes o por periodos en tu empresa. Manejo El sistema permite desplegar una ventana que contiene los campos disponibles para realizar la seleccin precisa de la informacin contenida en la estadstica. Si este filtro no se despliega podrs indicar lo contrario desde el Asistente para modificar la estadstica. Campos del filtro Campos Descripcin Documentos: Tipo Nmero Desde/hasta Fecha elaboracin Monto Clientes Vendedores Clasificacin Producto: Clave desde/hasta Lnea Selecciona el tipo del documento a filtrar. Selecciona desde y hasta que nmero de documento deseas filtrar. de Podrs seleccionar la fecha de elaboracin del documento. En caso de elegir Fechas sealadas debes anotar el rango de fechas en que se encuentran los documentos. Si eliges otra opcin el sistema te mostrar las fechas en forma automtica. Podrs indicar el monto sobre el filtrado de tus documentos. Podrs pedir que el sistema presente nicamente los documentos de un determinado cliente. Selecciona desde y hasta cual vendedor deseas filtrar. Selecciona la clasificacin del cliente del cual deseas se filtre. Podrs seleccionar desde y hasta que producto se filtrara. Captura la lnea del producto deseado.
Almacn Captura el almacn del producto. Temas relacionados Asistente para la modificacin de estadstica Asistente para la generacin de estadsticas Estadsticas predeterminadas Graficar estadstica
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Opciones del men del graficador El Men del graficador esta compuesto por las siguientes opciones: Configuracin de grficos: l Configuracin de la grfica (Presentacin) l Configuracin de tipo de grficos (Datos) Abrir Guardar como Imprimir Copiar al portapapeles
Exportacin de datos Acceso
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Desde el administrador de estadstica / Barra de herramientas con el botn Esta opcin es muy til cuando desees utilizar en otras aplicaciones los datos de las estadsticas que genera el sistema o de las que se van creando (personalizando).
Qu es
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Manejo La ventana de exportacin contiene campos que permitirn realizar el envo y guardar la informacin de las estadsticas segn la desees, a continuacin se muestran los campos que la ventana se muestran: Campos Descripcin Formato de De la estadstica que ests consultando podrs exportar la informacin a los siguientes formatos (uno a la vez): exportacin Texto: Al guardar tu informacin de las estadsticas en este formato te permitir consultar, modificar y manejar esta informacin en cualquier editor de textos. Excel: Puedes tener disponible tu informacin en esta otra hoja de clculo. Paradox: Se adapta a la estructura de este tipo de bases de datos. DBase: El archivo que generar el sistema puede ser reconocido por cualquier hoja de clculo o programa que maneje el formato Dbase. Html: Genera un archivo con terminacin HTML, mismo que podrs visualizar desde cualquier navegador de Internet. XML: Genera un archivo con terminacin XML, mismo que podrs visualizar desde cualquier navegador de Internet. Delimitador Separador / Al exportar la informacin, sta se encontrar enmarcada por los delimitadores, que indican hasta dnde llega cada campo. Por su parte, los separadores evitan que se confunda un dato con otro. De esta manera tu informacin puede ser interpretada correctamente por la otra aplicacin. El sistema permite modificar los caracteres a utilizar como separadores y delimitadores, para adaptar el formato a otras aplicaciones. El delimitador ms comn son las comillas y el separador es la coma, como vemos en el ejemplo que sigue:
Ruta Nombre archivo
/ Es importante que anotes el nombre que llevar el archivo generado, as como la ruta donde ste se del guardar; si no indicas cualquiera de las anteriores el sistema no te dejar continuar con el procedimiento, envindote un mensaje. Por omisin el sistema te propone la ruta en la cual esta instalado el sistema de Aspel SAE, pero podrs modificarla o indicar la que desees. Al seleccionar esta opcin se indica al sistema que mande va correo electrnico la informacin de la
Enviar mail
estadstica en el formato deseado a exportar y los campos que pertenecen a esta opcin se activarn para ser configurados. Campos de Enviar mail: Para: Indica la direccin del correo a la que se le enviar la informacin, si deseas que el envo se realice para varios destinatarios debers escribir la direccin de estos separado por comas y automticamente se anexar en la lista de los destinatarios de la aplicacin de correo que tengas predeterminada en tu PC. Esta opcin te permitir mediante el botn desplegar la consulta de destinatarios para agregar las direcciones deseadas para el envo de la informacin. Asunto: Este es el ttulo del encabezado del correo. Mensaje: Es el texto que se anexar al correo que se est enviando, lo puedes capturar aqu o posteriormente. Al momento de dar aceptar el dilogo, el sistema te presentar la ventana correspondiente a la aplicacin predeterminada para el envo de correos, prellenada con los datos indicados; en esa ventana podrs realizar los cambios que consideres pertinentes, editar y enviar el correo.
Estadstica de Utilidad de venta Acceso l Modulo de Estadsticas, Men Archivos / Administrador de estadsticas/ Todo y/o Mov. al inventario / Utilidad de venta Qu es
l l
l l l
Te permite ver qu productos le generan una mayor ganancia a tu negocio. Muestra el total de ventas (en unidades y/o costos) y el total de devoluciones (en unidades y/o costos), relacionndolos con el campo que indiques (periodos, productos, lnea de producto, etc). Tambin puede emitirla para un producto en especial, lnea. La estadstica muestra el comportamiento de los productos y utilidades de las ventas. En esta estadstica encontrars en las columnas correspondientes la clave de los productos ms vendidos, la descripcin de los productos y las utilidades de los totales de las ventas que se hayan generado.
Manejo El sistema permite desplegar una ventana que contiene los campos disponibles para realizar la seleccin precisa de la informacin contenida en la estadstica. Si este filtro no se despliega podrs indicar lo contrario desde el Asistente para modificar la estadstica. Temas relacionados Administrador de estadsticas Asistente para la modificacin de estadstica Asistente para la generacin de estadsticas Estadsticas predeterminadas Graficar estadstica
Opciones de Impresin Acceso Pendiente por el nuevo manejo de vista preliminar Desde el Administrador de Estadstica/ botn
Guardar como Utiliza esta opcin para guardar tu grfica como un archivo en uno de los siguientes formatos: Archivo de grafico ( .tee ) Metearchivos Windows ( .wmf ) Bitmap ( .bmp ) Bitmap ( .JPG )
ABRIR Esta opcin se utiliza para abrir un archivo grfico ( .tee ), pudiendo editarlo con cualquiera de las opciones del graficador.
Presentacin preliminar Consulta el siguiente tema Botones para la presentacin preliminar de los reportes
COPIAR Con esta opcin Usted podr colocar la imagen de su grfica en el portapapeles de Windows y as utilizarla desde otra aplicacin.
IMPRIMIR La ventana permite configurar la impresora para plasmar en papel la imagen de la grfica consultada, as como la orientacin de la hoja, el tamao de la misma y podrs elegir en esta parte el nmero de copias que desea imprimir. Si una estadstica cuenta con varias ventanas de grficas, por la cantidad de informacin que contiene, tendrs que imprimir hoja por hoja, es decir, al enviar la impresin slo se considera la grfica actual, mostrada en la ventana actual.
Existencias vs Ventas Acceso
l
Mdulo de Estadsticas, Men Archivos / Administrador de estadsticas/ Todas o Mov. Al inventario / Existencias vs ventas
Qu es
l
Esta estadstica sirve para analizar la rotacin de los productos, es decir, cuntas existencias tienes y cul ha sido el costo para la empresa por la venta de los productos. Para este tipo de comparativo se te recomienda acumular por producto, lnea o periodo. En el apartado de ventas el sistema toma en cuenta los movimientos realizados bajo el concepto 51 (ventas) y les resta los artculos devueltos o cancelados. En el rubro de Existencias muestra el total de las unidades, proveniente del archivo de Movimientos al inventario, considerando tanto entradas como salidas de los productos. Puedes ordenar, graficar, imprimir o exportar la informacin.
Temas relacionados Administrador de estadsticas Asistente para la modificacin de estadstica Asistente para la generacin de estadsticas Estadsticas predeterminadas Graficar estadstica
Estadstica de Compras vs dev. de compras Acceso
l Mdulo de Estadsticas, Men Archivos / Administrador de estadsticas, Todas y/o Mov. al inventario Qu es Te permite ver qu productos le generan una mayor ganancia a tu negocio. Manejo El sistema permite desplegar una ventana que contiene los campos disponibles para realizar la seleccin precisa de la informacin contenida en la estadstica. Si este filtro no se despliega podrs indicar lo contrario desde el Asistente para modificar la estadstica. Carpeta del filtro Campo Descripcin
Movimientos al inv.: Lnea Almacn
Puedes seleccionar los movimientos de una lnea de productos en especfica. En este campo podrs especificar el nmero de uno de tus almacenes, de tal manera que slo los movimientos de los productos registrados en l se incluyan en la consulta. Este campo estar activado si esta configurado el sistema manejo de Multialmacn. Anota en estos dos campos un rango de productos cuyos movimientos deseas ver en la consulta. Indica la clave del vendedor sobre los que se realizara el filtro de los de productos cuyos movimientos deseas ver en la consulta. Selecciona desde y hasta que nmero de documento deseas filtrar. Indica el numero del folio para filtrar. Anota el periodo de fechas de los movimientos que desees se incluyan en la consulta. Al seleccionar la opcin Fecha sealadas se activar los campos Desde / Hasta para indicar el rango de las fechas. Al indicar un nmero de documento, podrs consultar todos los movimientos registrados ha ese o esos documentos. ventas, Marca en la ventana de conceptos, aquellos conceptos que tengan que ver con los movimientos que desees que se filtren. Podrs filtrar los movimientos de compras de un determinado cliente o proveedor, indicando el rango de clave.
Producto Desde/Hasta Vendedor Desde/Hasta Documento Folio Fecha de documento
Tipos de movimiento: Movimientos Conceptos: Todos, compras y otros
Clientes y Proveedores
Formato de horas y fechas La siguiente tabla muestra los formatos disponibles de fecha y hora en la carpeta Formatos y el resultado de aplicar el formato: Categora Formato Resultado Fecha Hora m/d/yy d/mmm/yy d/mmm mmm/yy m/d/yy h:mm AM/PM h:mm AM/PM h:mm:ss AM/PM hh:mm AM/PM hh:mm:ss AM/PM hh:mm hh:mm:ss 2/3/97 4/Oct/97 4/Oct Oct/97 2/3/98 3:29 PM 3:29 PM 3:29:41 PM 15:29 PM 15:29:41 PM 23:41 17:09:33 58:09 dddd, mmmm, dd, yyyy Sbado, Octubre 4, 1997
mm:ss Regresar a: Carpeta Ejes
Manejo de estadsticas Escoge el tema que desees consultar: Acumulados de ventas Acumulados de compras
Mscara para formato de nmeros La siguiente tabla muestra los cdigos de formatos predefinidos y el resultado si el formato es aplicado a un nmero positivo, negativo o decimal. Categora Formato Positivo Negativo Decimal Nmero Moneda Fraccin Cientfica 0 0.00 #,##0 #,##0.00 #,##0_);(#,##0) #,##0_);[RED](#,##0) #,##0.00_);(#,##0.00) #,##0.00_);[RED](#,##0.00) $#,##0_);($#,##0) $#,##0_);[RED]($#,##0) $#,##0.00_);($#,##0.00) 3 3.00 3 3.00 3 3 3.00 3.00 $3 $3 $3.00 300% 300.0% 3 3 3.0E+0 -3 -3.00 -3 -3.00 (3) (3) en rojo (3.00) ($3) ($3) en rojo ($3.00) -300% -300.0% -3 -3 -3.0E+0 0 0.30 0 0.30 0 0 0.30 $0 $0 $0.30 30% 30.0% 30.00% 2/7 3/10 3.00E-01 3.0E-01
(3.00) en rojo 0.30
$#,##0.00_);[RED]$(#,##0.00) $3.00 0.0% 0.00% # ?/? # ??/?? 0.00E+00
($3.00) en rojo $0.30
Porcentaje 0%
300.00% -300.00%
3.00E+00 -3.00E+00
##0.0E+0 Regresar a: Carpeta Ejes
Proveedores y cuentas por pagar

En el mdulo puedes consultar estos temas: Aspectos generales del mdulo Parmetros que afectan a cuentas por pagar Catlogo de proveedores Catlogo de Conceptos de Cuentas x Pagar Cuentas por pagar
Aspectos generales del mdulo Operaciones Qu hacer en Proveedores l Agregar , Modificar o Eliminar informacin de los proveedores de la empresa.
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Revisar el Saldo general del proveedor o el Detalle de sus movimientos. Consultar los movimientos del proveedor Por concepto y revisar el nombre de la persona encargada de la recepcin de pagos, para establecer contacto. Obtener un Pronstico de pagos al proveedor y desde all consultar sus datos. Conocer la Antigedad de saldos con el proveedor, con el acumulado de saldos vencidos. Consultar e imprimir el Resumen de movimientos del proveedor seleccionado. Suspender las compras a un proveedor o Reactivarlas. Imprimir Reportes de proveedores como: Listado general de proveedores , acumulados de proveedores y emisin de etiquetas . Manejar un catlogo de zonas donde podrs definir la regin o zona que abarquen los proveedores. Agregar o modificar conceptos de las cuentas por pagar, mismos que se utilizarn en los movimientos de CxP que se generen. Agregar , modificar o eliminar movimientos de cuentas por pagar a proveedores. Podrs consultar y asignar un nmero de Folio a los documentos que no se les aplic un nmero de folio cuando fueron dados de alta. Revisar los Pagos del da por saldo o por clave del proveedor. Aplicar anticipos a un proveedor. Dividir los cargos a un proveedor, para efectuarle pagos fraccionados. Actualizar los saldos del proveedor. Ejecutar la opcin Interfase Banco , que te permite generar la informacin que necesita este sistema para emitir los cheques que se pagarn a proveedores. Aplicar el Ajuste cambiario a todas las operaciones registradas en divisas con los proveedores. Imprimir documentos.
Cuentas pagar por
Otras
Botones y teclas de funcin Generales Botn Datos del Con este botn se puede consultar los datos generales del proveedor como: Das de crdito, Lmite de crdito, proveedor entre otros, para ayudar a las labores de pagos. F2 Tecla de ayuda Esta "ayuda de campo" te muestra la informacin registrada en tu sistema, para que la encuentres ms fcil y la deposites en tu captura. Actvala en los campos donde veas un signo de interrogacin (?) con slo hacer clic en l o al oprimir F2. Tecla de ayuda F2
Catlogo de Proveedores F7 Suspensin proveedores Aplicacin anticipos Pagos del da de F7 Abono a aplicar F8 Detalle
de Con esta tecla se suspende al proveedor sobre el que ests posicionado (no lo da de baja). Te permite cambiar el status del proveedor. Selecciona el abono a aplicar dentro de la opcin Aplicacin de anticipos. Presenta una consulta del Detalle del saldo por proveedor, dentro de Pagos del da.
F8 Saldos del proveedor Con esta tecla se presenta el saldo del proveedor sobre el que te encuentres ubicado.
Barra de Herramientas del Catlogo de Proveedores El Catlogo de proveedores cuenta con una barra de herramientas que te facilitar el manejo del mismo a travs de las distintas funciones que realizan los siguientes botones: Botn Descripcin Este botn te despliega una ventana desde la cual podrs Agregar un nuevo proveedor al Catlogo de proveedores. Te permite Modificar los datos de un proveedor en particular. El nico campo que no podrs modificar ser la clave del proveedor. Puedes modificar desde ah mismo sin necesidad de cerrar la ventana, los datos de otros proveedores utilizando las flechas de desplazamiento .
Con esta opcin puedes Eliminar a un proveedor registrado en el Catlogo de proveedores. Para que el sistema te permita borrarlos no deber tener saldo a favor ni en contra. Nota: Es importante que tengas en cuenta que los registros que borres no podrs recuperarlos. Podrs encontrar con facilidad algn proveedor en particular que desees localizar dentro del Catlogo de proveedores que cumpla con las caractersticas especificadas para su bsqueda, ya sea proporcionando su clave y/o clasificacin. Sirve para Seleccionar a los proveedores y presentar solamente a aquellos que cumplan con los criterios que establezcas, tales como especificar un rango, clasificacin, zona, activos o suspendidos, nombre del proveedor, etc. Restableces la informacin original al desactivar o eliminar algn filtro establecido mediante este botn.
Te muestra la presentacin preliminar del Reporte de Proveedores en el cual estn incluidos todos los proveedores que se hayan dado de alta en el sistema para que puedas imprimirlo. La informacin que se presenta incluye informacin tal como clave, nombre, status, telfonos, clasificacin, saldo del proveedor. Esta opcin de Exportacin es muy til cuando requieres utilizar la informacin referente a tus proveedores en otras aplicaciones de Windows. Te servir para guardar un dato en el portapapeles de Windows. En este caso, lo que hayas escrito en cualquier dilogo. Marca dicho texto y selecciona la opcin Copiar. El dato queda guardado en memoria temporalmente. / Mediante esta opcin podrs realizar la Consulta del saldo del proveedor, tanto de su saldo general, as como el detalle de los movimientos efectuados con dicho proveedor hasta la fecha. En la ventana de la consulta que se despliega se encuentran la Carpeta General y la Carpeta Detalle. A travs de esta opcin puedes indicar cuando se Suspenden o reactivan las compras a un proveedor al cambiarle el status de activo a suspendido o viceversa. Al ejecutar este proceso el sistema te indica el saldo que tiene el proveedor y dependiendo de su status te preguntar si deseas suspender o reactivar al proveedor. Muestra los pagos que tienes pendientes con tus proveedores en un da determinado. Esta informacin te permitir hacer los pagos correspondientes o programar los egresos del da. Pagos del da. Con este botn el sistema te muestra el total de los saldos de los proveedores hasta el registro en el cual te encuentres posicionado en la ventana del Catlogo de proveedores. Sirve para poder enviar un correo electrnico al proveedor seleccionado. Esta opcin trabaja con el programa de correo predeterminado que tengas en tu mquina (pc). Correo electrnico. Se utiliza este botn cuando queremos enviar un correo electrnico a varios proveedores del catlogo. Tambin trabaja con el programa de correo que tengas configurado en tu computadora como el predeterminado. Correo masivo.
Prepara la informacin del Catlogo de proveedores para su envo y/o su publicacin en Internet. Enva y publica en tu espacio de Internet, l o los archivos de consulta preparados con anterioridad. Podrs exportar la informacin de tu Catlogo de proveedores a formatos Palm.
Opciones de impresin Desde catlogos del sistema
l Dentro de cualquier catlogo del sistema / Men Archivo, Imprimir, o desde la barra de herramientas de los mismo, Botn Desde reportes con formato FTO Desde los distintos reportes del sistema / Botn Opciones Qu es Esta ventana u opcin te permitir definir algunos parmetros para determinar tu impresin. La ventana que se despliega es la siguiente:
Existen varias formas por las que se puede imprimir la informacin que se genera en el sistema: 1. Cuando se usa el botn Imprimir de la consulta, se obtiene un reporte con los datos que aparecen en la misma. 2. Si se imprime el reporte desde la opcin Reportes de cada mdulo, el sistema permite seleccionar la informacin a travs del filtro correspondiente. Campos de esta ventana Campo Descripcin Carpeta Destino Destino Elige el destino o dispositivo de salida del reporte: Presentacin preliminar: Se presenta en pantalla un preliminar del reporte. Disco: Anota en el campo la ruta en disco en la que deseas grabar la impresin, as como el nombre del archivo con que se generar. De esta manera, la informacin podr ser modificada y/o impresa desde cualquier editor de Windows. Impresora: En este caso, debers revisar si el tipo de impresora que el sistema muestra por omisin es la que deseas utilizar; si no es as, busca la impresora deseada en la lista desplegable de impresoras que presenta esta ventana, al seleccionar esta opcin se activara el botn de configurar Email: Al seleccionar esta opcin se indica al sistema que mande va correo electrnico el reporte del catlogo. A: Indica la direccin del correo a la que se le enviar la informacin, si deseas que el envo se realice para varios destinatarios debers escribir la direccin de estos separado por comas y automticamente se anexar en la lista de los destinatarios de la aplicacin de correo que tengas predeterminada en tu PC. Mediante el botn , despliega una ventana de ayuda para seleccionar los Destinatarios de una lista previamente almacenada desde otros mdulos. Asunto: Este es el ttulo del encabezado del correo y Mensaje: Es el texto que se anexar al correo que se est enviando, lo puedes capturar aqu o posteriormente. Al momento de dar aceptar el dilogo, el sistema te presentar la ventana correspondiente a la aplicacin predeterminada para el envo de correos, prellenada con los datos indicados; en esa ventana podrs realizar los cambios que consideres pertinentes, editar y enviar el correo. Con copia oculta: El correo se mandar con las direcciones de correo ocultas, es decir, estas no podrn consultarse al momento de recibir el correo electrnico. Rango de Para las opciones de Pantalla, Disco e impresor, el sistema permite seleccionar el rango de pginas que sern pginas consideradas en el listado. Si dejas en blanco esta solicitud, se imprimirn todas las hojas.
Carpeta Fuentes Tipos letra de Puedes elegir el tipo de letra del reporte para los Encabezados (que generalmente se utiliza al imprimir, Nombre de la empresa, Fecha, No. de pgina y Ttulo), Letra normal (para cuerpo del reporte) y Letra condensada (letra para detalles del reporte). La cantidad de tipos de letra estar en funcin del nmero de fuente tipogrfica que tengas registradas en el directorio de Windows .
Agregar Consulta los siguientes temas: Definicin y campos generales Agregar conceptos de CxP Agrega movimientos de CxP Agregar proveedores
Modificar Consulta los siguientes temas: Definicin Modifica movimientos de CxP Modificar conceptos de CxP Modificar proveedores
Eliminar Consulta los siguientes temas: Definicin Elimina movimientos de CxP Eliminar proveedores
Copiar Consulta los siguientes temas: Definicin
Pegar Consulta el siguiente tema: Definicin
Agregar movimientos de CxP Acceso
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Mdulo de Proveedores y CxP, men Archivos, opcin Saldo general del proveedor / men Edicin, opcin Agregar o Alt+Ins o con el botn Mdulo de Proveedores y CxP, men Edicin / Alta de movimientos de CxP.
Qu es Recuerda que si configuras el sistema para trabajar con Cuentas por Pagar integrado, cuando elabores una Recepcin de mercanca se crear automticamente el cargo correspondiente y en esta parte del sistema debes registrar los cargos y abonos que afecten a dicha recepcin o al saldo total. Manejo Aplicacin de Reforma Fiscal 2010 Este es uno de los procesos que fueron afectados al implementar las nuevas disposiciones de la Reforma Fiscal 2010, donde al registrar movimientos de pago para documentos generados hasta diciembre de 2009, si la fecha del pago es posterior al 10 de enero de 2010, el sistema sugerir el monto de pago considerando el ajuste por el incremento en la Tasa de IVA (del 15% al 16% del 10% al 11% en zonas fronterizas), sin embargo ser posible visualizar el monto de pago original (sin ajuste de IVA) mediante una seccin informativa que se presenta en la parte inferior de esta ventana de "Alta de movimientos". Para que se aplique Reforma Fiscal 2010 a un movimiento, debers tomar en cuenta lo siguiente: l Que en parmetros del sistema est activado el parmetro "Aplicar Reforma Fiscal 2010 a CxC y CxP". l Los pagos deben ser registrados posterior al 10 de Enero del 2010 como lo indica la Reforma Fiscal, que se aplicarn a documentos expedidos antes del 31 de diciembre del 2009. Procedimiento Al registrar un pago se verificar la fecha de la aplicacin del abono y si esta fecha es posterior al 10 de Enero (y das subsecuentes) a facturas generadas en el 2009 o anteriores, entonces se realizar un reclculo del saldo del documento, este reclculo considerar que el saldo del documento se cobrar dependiendo el caso al 16% o al 11%. El nuevo monto calculado ser el saldo sugerido en el alta de movimientos, y ambos montos se agregarn como texto informativo en la parte inferior de la ventana.
Al aceptar el movimiento, si el movimiento se est generando con folio se mostrar la ventana de desglose de impuestos, especificando de igual forma el impuesto aplicado originalmente en la factura, contra el reclculo de IVA por el incremento del 1%.
Esta ventana de desglose de impuestos, solo se muestra para los movimientos generados con el campo "Aplicar folio" habilitado. Posterior a esto debers realizar el proceso de Ajuste de saldos por reforma fiscal para aplicar el incremento del 1% de IVA al saldo del documento. Consideraciones
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Los Clculos a la nueva tasa se aplicarn directamente sobre el saldo del documento y asume que el IVA es el impuesto 4 dentro de la Factura.
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Si la fecha de aplicacin se modifica, tambin se verificar para ver si requiere reclculo el saldo del documento. Si se cambia el saldo del documento o se modifica el tipo de cambio, se har un reclculo del monto de los impuestos a aplicar, pero la leyenda que se muestra en la parte inferior no mostrar el reclculo para el monto indicado. Si se cambia el monto a multimoneda, se har un reclculo del monto de los impuestos a aplicar, pero este ya no se mostrar en la parte inferior de la ventana. Siempre se considera que el impuesto 4 (IVA) se aplic despus de haber aplicado el impuesto 1(IEPS), los impuestos 2 y 3 no son considerados (se est suponiendo que estos se utilizan para retenciones de impuesto). Para realizar el reclculo se tomar la informacin directamente de la factura Si el monto del impuesto 4 es 0 o exento no se aplicar la Reforma Fiscal 2010. Este proceso de ajuste, NO contempla aquellos documentos que se generaron mediante la divisin de cargos de una Factura. Este reclculo de impuestos por el incremento del 1% de IVA publicado en la Reforma de 2010, NO se contempla para aquellos documentos que se generaron mediante la Divisin de cargos. Los movimientos que el sistema automticamente controla para la aplicacin de la Reforma Fiscal 2010, son nicamente los que se generan a travs del alta de CxP.
Campos Carpeta Movimiento Campo Descripcin Aplicar folio Activa esta casilla si deseas que el movimiento sea generado con un nmero de folio. Si no la activas, al movimiento no se le asignar un nmero de folio pero podrs hacerlo de manera posterior al Modificar un movimiento de CxP. Indica la clave del proveedor al que pertenece el movimiento. Indica el concepto bajo el cual ests dando de alta el movimiento. Al oprimir la tecla F2 o al hacer clic en el signo ?, se despliega el listado de conceptos de cuentas por pagar que tenga definido el sistema. Puedes teclear el nmero de factura del que se deriva un movimiento. Este dato no lo usa el sistema para relacionar documentos, slo es informativo. Puedes anotar la primera factura de la que se derivaron nuevos movimientos (Cargos y Abonos) y documentos originados por ellos. Usa la tecla F2 para seleccionar algn cargo que afecte al proveedor. Si trabajas de modo integrado con el mdulo de Compras, el sistema tomar como nmero de factura el rubro de "Referencia Proveedor" y automticamente llenar el campo No. de referencia.
Clave Concepto
No. de factura
No. documento Seala aqu el nmero de identificacin del cargo o abono que ests dando de alta (p.ej., el nmero de un cheque). No. referencia Puedes oprimir el signo ? para seleccionar el nmero de referencia. Con este nmero se identifica el documento al que deseas aplicar el cargo o abono. Este dato es el que permite relacionar abonos y cargos al utilizar un control contra Documento. Te recomendamos leer el ejemplo que se presenta al terminar esta tabla. NOTA: Si el manejo de CxP es contra Saldo: No importa el nmero de factura, documento y referencia; porque no se va a identificar la operacin de la que se genera el movimiento. Lo que importa es la fecha de aplicacin del movimiento. Se refiere al da en que el movimiento afectar el saldo del proveedor. Debes respetar el formato Da/Mes/Ao. Al oprimir la tecla F2 se desplegar un calendario para que selecciones la fecha. Es el ltimo da de plazo para liquidar la cuenta. Debes respetar el formato Da/Mes/Ao. Si el concepto que se est utilizando no requiere de una referencia, en este campo se podr definir con que moneda se desea generar el movimiento de CxP. Por otra parte, cuando el concepto que se utiliza si requiere de una referencia el campo solamente mostrar la moneda en que fue realizado el documento a afectar, ya que en esa moneda debern estar dados los movimientos relacionados.
Fecha aplicacin Fecha vencimiento Moneda
NOTA: Los campos de tipo de cambio y monto en moneda elegida, slo se presentan cuando se trabaja con multimoneda. Monto Anota aqu la cantidad que ampara el cargo o abono. Puedes oprimir la tecla F2 para seleccionar la cantidad de adeudo. En el caso del manejo Contra saldo, el cargo (abono) va aumentando (disminuyendo) al saldo, sin importar el documento. Si el movimiento se realiza en una moneda diferente a la base, anota aqu el monto en la moneda que se est utilizando, p.ej. dlares. Importante Reforma Fiscal 2010. El sistema sugiere el monto total del documento con el incremento del 1% del IVA que debe pagarse, pero es posible modificar el monto. Esto ocurre cuando se tiene activo el parmetro general de "Aplicar Reforma Fiscal 2010 a CxC y CxP.
Tipo de Cambio Anota el tipo de cambio de la moneda que utilices con respecto a la moneda base (es la primer moneda que se encuentra definida en el catlogo). El sistema sugiere el que se tiene en el catlogo, pero puede ser modificado. Monto en $ Este campo nicamente se visualiza cuando la moneda que se utiliza es diferente a la moneda base. En este campo el sistema presenta el monto del movimiento convertido a la moneda base, considerando el tipo de cambio indicado de la moneda seleccionada. Se muestra como leyenda el monto del documento con el reclculo del impuesto IVA. Este monto es el mismo que se propone para el campo "Monto", si el monto sugerido se modifica, esta leyenda no se actualizar, contemplando solo el clculo de impuestos. En este apartado se muestra para aquellos movimientos que se les est aplicando la Reforma Fiscal 2010 conforme lo mencionado en prrafos anteriores (Aplicacin por Reforma Fiscal), el monto original de la factura antes de aplicar el reclculo de IVA por el incremento en la tasa.
Monto recalculado por Reforma Monto original
Carpeta observaciones Observaciones Puedes agregar prcticas observaciones que te sirvan para identificar en forma particular al movimiento. Nota: Al terminar de especificar la informacin necesaria para el alta del movimiento, el sistema te da la opcin de poder realizar la impresin de dicho movimiento. En caso de que as lo desees presiona el botn aceptar y te aparecer la ventana de Emisin de documentos. Temas relacionados Ejemplo Considera antes de capturar Modifica Movimientos de CxP Elimina Movimientos de CxP
Suspensin y reactivacin del proveedor Acceso
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Mdulo de Proveedores y CxP, men Archivos, opcin Proveedores / Colocarse sobre el registro del proveedor a suspender / Men Edicin, opcin Suspensin de proveedores o la tecla F7.
l Desde la barra de herramientas, con el botn (*) Qu es Es una opcin que sirve para indicar cuando se suspendan o reactiven las compras a un proveedor cambiando su status de activo a suspendido, de tal forma que al generar algn documento en el mdulo de Compras lo notificar el sistema. Esencial l l
Al ejecutar este proceso el sistema te indica el saldo que tiene ese proveedor. Dependiendo del status del proveedor, el sistema te preguntar si deseas suspender o reactivar las compras del mismo.
Tema relacionado Barra de herramientas
Aplicacin de anticipos Acceso
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Mdulo de Proveedores y CxP, men Edicin, opcin Aplicacin de Anticipos / Indica la clave del proveedor que deseas afectar. Mdulo de Proveedores y CxP, abrir Catlogo de proveedores / colocar el cursor en el nombre del proveedor al que vas a afectar / men Edicin / opcin Aplicacin de Anticipos.
l Con el botn . Qu es Esta funcin te permite registrar un pago registrado como anticipo (previo a la existencia de la compra), a alguna compra del proveedor. Proceso Para realizar esta funcin debes dar de Alta un movimiento de cuentas por pagar con el concepto de Anticipos con su respectivo monto que se desee aplicar posteriormente. La opcin en el men slo se presenta si el manejo de Cuentas por pagar es Contra Documento, en un manejo contra saldo pierde sentido. Puedes utilizar anticipos para pagar el adeudo de una o varias facturas o cargos, de un proveedor especfico y sin importar la fecha de aplicacin: l Accede a la opcin l Ubica el cursor sobre la compra o documento al cual vas a aplicar el abono. l
Con el botn o con la tecla de funcin F7, define el Abono que deseas aplicar a la compra o documento. Para seleccionarlo aparece el siguiente dilogo:
Oprime el botn Seleccin de documento para desplegar la lista de Anticipos disponibles y poder seleccionar el documento deseado. Coloca el cursor sobre el documento al cual quieres aplicar el abono y oprime Enter. Se despliega el siguiente cuadro:
Coloca el cursor sobre el documento al cual quieres aplicar el abono y oprime Enter. Se despliega el siguiente cuadro:
Campos Campo
Descripcin
Datos del cargo Estos valores indican a qu factura o documento se va a aplicar el cargo y su saldo tal como se dio de alta. Si se us a saldar multimoneda el sistema muestra el saldo en la moneda con la que se dio de alta, as como su tipo de cambio. El cargo y abono debern estar ambos en la misma moneda ya que de lo contrario del sistema no te permitir continuar con el proceso. Datos del Aqu se describen los datos del anticipo que se va a utilizar para abonar al cargo, se incluye su saldo. abono a aplicar Si se maneja multimoneda el importe que muestra es la moneda en la que se realiz el alta del anticipo y el tipo de cambio, este ltimo se puede cambiar. Tanto el cargo como el abono debern estar en la misma moneda, de lo contrario el sistema no te permitir continuar con el proceso. Monto a aplicar Puedes especificar el monto, haciendo una aplicacin parcial o total del anticipo. Folios Aplicar folio al bono: Si deseas que al documento se le asigne un folio secuencial, se tendr que activar esta opcin, de lo contrario el documento no se le aplicar un nmero de folio. Nota: Para que esta campo se active, debers habilitar la opcin "Maneja Folio" de los parmetros del sistema, apartado Proveedores y CxP. Para consultar posteriormente los movimientos generados o a los cuales se les aplic un folio, dirgete a Consulta de Folios de Proveedores. Folio: En este campo se muestra el nmero de folio con el que se va a generar el movimiento. Este nmero secuencial se configura dentro del mdulo de Configuracin de Proveedores y CxP.
Una vez aplicado el anticipo a los cargos pendientes de pago, el sistema genera automticamente los siguientes movimientos contables: NMERO DE CONCEPTO OPERACIN QUE REALIZA: DOCUMENTO 17 Aplicacin anticipo Abono a la cuenta por pagar (por ejemplo, la Compra) 16 Cancelacin anticipo Cargo al anticipo El anticipo puede ser aplicado para pagar varias operaciones de cargo. Si la cuenta tiene un monto menor al del anticipo, al restarse: monto factura - monto anticipo, resultar un saldo negativo, es decir, que el anticipo no ha sido ocupado en su totalidad y an cuentas con una cantidad a favor con ese proveedor. El saldo indicar la cifra que an es posible aplicar en adeudos al proveedor. El mismo anticipo podr ser utilizado para pagar a otros cargos hasta que el saldo quede en ceros.
Al momento de aplicar un anticipo, el movimiento que se genera toma como nmero de referencia el del documento al que fue abonado; por ejemplo, si una parte del anticipo "ANT01" es utilizado para pagar la recepcin de mercanca "REC01", el movimiento contable que genere el sistema por concepto de Aplicacin de anticipo llevar como nmero de referencia el de la recepcin a la que fue aplicado ("REC01") y como nmero de documento el del anticipo del que form parte ("ANT01"). Esencial Cuando apliques un anticipo, es muy importante en que moneda se tenga, ya que solamente se podr aplicar a aquellos movimientos que tienen la misma moneda. Por ejemplo si el anticipo est en dlares, se aplica nicamente a movimientos de tipo cargo en dlares.
Divisin de cargos Acceso l Mdulo de Proveedores y CxP, men Edicin / opcin Divisin de cargos / Indica la clave del proveedor que vas a afectar. l Mdulo de Proveedores y CxP, opcin Proveedores, selecciona el Nombre del proveedor / men Edicin / opcin Divisin de cargos.
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Desde la barra de herramientas botn
(*)
Qu es
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Con esta opcin podrs dividir el monto de un cargo en varios documentos con distinta fecha de vencimiento, permitiendo el pago a plazos. Slo se presenta esta opcin cuando llevas el manejo contra Documento.
En la ventana que se despliega se muestran los siguientes campos:
Campos de la ventana Campo Descripcin Encabezado Clave Nombre Lmite de crdito Saldo No. Concepto Documento El sistema indica automticamente el nmero de clave del proveedor que se est consultando. Indica el nombre del proveedor al que se le va a realizar la divisin de cargos. Este es el lmite de crdito que se tiene autorizado por el proveedor. Monto de adeudo al proveedor consultado. De los cargos existentes para el proveedor, el sistema muestra el nmero de concepto de cuentas por pagar por el cual fue registrado. Descripcin del concepto de cuentas por pagar. Indica el nmero del documento que se dio de alta y que ahora se le aplicar la divisin de cargos.
Fecha de El sistema sugiere la fecha en que se vence el documento original, pero puedes modificarla para indicar cundo vencer Vencimiento el primer documento generado por esta operacin. El formato es Da/Mes/Ao. Moneda Muestra la moneda en que fue realizado el documento a afectar, ya que en esa moneda estarn dados los movimientos relacionados.
Monto y Saldo Muestra el monto y saldo del documento al cual se le aplicar la divisin de cargos. Totales Te proporciona los totales del monto y del saldo de los documentos hasta el punto en el que se encuentre el cursor. Botn Mediante este botn se podr consultar la informacin general del proveedor al que se le aplicar la divisin de cargos. Manejo Posiciona el cursor sobre el documento que deseas dividir en varios cargos y oprime Enter o doble clic con el ratn y el sistema mostrar la ventana donde podrs aplicar la Divisin de cargos
Buscar Consulta los siguientes temas: Definicin y campos generales Buscar proveedores
Siguiente Consulta: Siguiente
Filtrar Consulta los siguientes temas Definicin y campos generales Filtra la Consulta de Saldos Filtrar pagos del da Filtrar proveedores
Restaurar Consulta: Restaurar
Parmetros de configuracin que afectan a proveedores Parmetro Parmetros Multimoneda Si se activa el parmetro que se refiere al manejo de Multimoneda, en el mdulo se presentarn los generales campos necesarios para indicar la moneda en la que se realizan las operaciones. Del catlogo de Carpeta proveedores y Generales CxP En los parmetros de Proveedores y Vendedores defines si la clave de tus proveedores ser asignada automticamente por el sistema en forma secuencial numrica o si prefieres asignarla manualmente. Defines tambin si se manejaran folios en los movimientos de Cuentas por Pagar entre otras cosas. Configuracin / Proveedores y C x P Carpeta Campos usuario Alfanumricos se refiere a los campos donde podrs almacenar informacin con letras o nmeros, como fechas o direcciones, los Numricos podrn ser utilizados para almacenar informacin que slo contengan nmeros. Configuracin / Proveedores y CxP/ Campos del usuario El sistema proporciona seis campos donde podrs almacenar informacin de importancia para tu del empresa, en este campo indica el nombre o leyenda para estos datos, mismos que podrs capturar en la ventana de alta de inventarios y que podrs utilizar a travs de las consultas personalizadas, editor de formatos o secuencias SQL.
Mdulos relacionados Enva A Compras A Cuentas por Pagar
Nombre y direccin del proveedor, porcentaje de descuento, das de crdito y si se va a retener impuestos o no a dicho proveedor. Nombre y das de crdito para movimientos de tipo compra.
A Movimientos al Nombre del proveedor. inventario Recibe Actualiza automticamente en los datos del proveedor el saldo, el monto de las De Compras compras anuales y la fecha de ltima compra. De Cuentas Actualiza el saldo de cada proveedor, si est activo el parmetro de cuentas por por pagar integrado. Pagar Genera los cargos y abonos correspondientes a los movimientos realizados desde el mdulo de compras. Ver: Configuracin / Parmetros generales
Agregar proveedores Acceso
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Mdulo de Proveedores y CxP, men Archivos, opcin Catlogo de proveedores / Men Edicin, Agregar o con las teclas Alt + Insert.
l Catlogo de Proveedores, con el botn: . Qu es Es un proceso que te sirve para dar de alta a nuevos proveedores dentro del respectivo catlogo. Botones de la ventana del detalle Contactos Este botn solo est disponible para la opcin Modificar de proveedores.
Inf. Fiscal Aceptar Cancelar
Desde esta ventana podrs almacenar informacin fiscal del proveedor, informacin necesaria para realizar operaciones con terceros/IETU. Informacin fiscal de proveedores. Guarda los cambios efectuados y cierra la ventana del detalle. Cierra la ventana del detalle, sin que se guarden los cambios efectuados.
Ayuda Despliega el ayuda electrnica del sistema. Campos Carpeta Generales Campo Descripcin Clave Si tienes definida la clave como "secuencial" en Parmetros de Proveedores y CxP, el sistema genera la clave automticamente, por lo que no podrs teclear en este campo, ni podrs usar el ayuda del campo. Si no la tienes definida como secuencial en los Parmetros, tienes 5 caracteres para definirla. El sistema NO acepta claves repetidas. Nota: En el catlogo, las claves de proveedores se presentan ordenadas de la siguiente forma: numrica, con letras maysculas y por ltimo aquellas cuya clave comienza con minsculas. Ver: Configuracin/ Proveedores Datos del proveedor Debes anotar toda la informacin referente al proveedor que vas a dar de alta. Los datos del proveedor son (nombre, telfono, muy tiles al imprimir etiquetas para envos por correo y en la emisin de facturas, anota los datos de direccin, etc). Nombre, Direccin, Colonia, Poblacin, Cdigo Postal, R.F.C., C.U.R.P, Telfono, Fax, Pgina Web, Clasificacin, Zona. Clasificacin Sirve para agrupar a tus proveedores de acuerdo a las caractersticas de compra de tu empresa, lo cual te ayudara a filtrar, consultar y emitir reportes del catlogo de manera ms selectiva. (P.ej. zona geogrfica, das de crdito, pudiendo especificar los 5 caracteres disponibles, uno para cada caracterstica). Ver: Clasifica eficientemente tu informacin Carpeta Ventas Campo Descripcin Das crdito de Cuentas con 3 caracteres para definir este campo, siendo el nmero mximo que acepta el sistema el 732. El nmero de das de crdito lo utilizar el mdulo de Compras para calcular la fecha de vencimiento de los documentos que se elaboren. Cuando realices un movimiento en Cuentas por pagar de tipo Compra (No. 1), el sistema considerar los das de crdito para la fecha de vencimiento. Puedes indicar esta cantidad por medio de la calculadora del sistema empleando la tecla de funcin F2. de Este dato se utiliza en el catlogo de Compras y en los movimientos de Cuentas por pagar. Si dejas el campo en ceros, se asumir que tienes con el proveedor un crdito ilimitado. Puedes indicar esta cantidad por medio de la calculadora del sistema empleando la tecla de funcin F2.
Lmite crdito
Saldo Indica el monto total del saldo de los documentos emitidos en favor de un proveedor; si el sistema est configurado para trabajar con Cuentas por pagar integrado, el saldo se actualizar automticamente por los movimientos realizados desde el mdulo de compras. Si ya tienes un saldo por pagar, es recomendable anotar el monto desde el catlogo de CxP generando un movimiento bajo el concepto "Saldo anterior" y, si tienes un saldo a favor regstralo como "Anticipo", de tal forma que el campo de Saldo se actualiza correctamente. Con el botn se abre una ventana de Ayuda de documentos en la que podrs consultar los diferentes documentos asociados al saldo en favor del proveedor. % descuento Es el porcentaje de descuento que el proveedor otorga a tu empresa y puede ser desde 0.0001% hasta 99.99%. Este dato lo sugiere el sistema al registrar una orden o una recepcin en el mdulo de Compras, sin embargo podrs modificarlo al elaborar dichos documentos. Puedes indicar esta cantidad por medio de la calculadora del sistema empleando la tecla de funcin F2.
Considerar Activa este campo si el proveedor actuar como retenedor del impuesto sobre el monto del flete. retencin / % retencin Debers especificar el % que retendr el proveedor, el porcentaje se considerar al elaborar un documento de compra y lo podrs consultar desde la ventana de totales del mismo documento. El concepto donde se acumularn los montos obtenidos por concepto de retencin, se configura en el mdulo de Configuracin / Compras. El porcentaje de retencin asignado a cada proveedor, se calcula sobre el monto del flete, tal y como se indica en la regla 5.1.2. de la Ley del Impuesto al Valor Agregado. Ejemplo: Se le cobran un flete por $250.00 y el proveedor al que se le hace la compra es retenedor del IVA por el servicio del flete, los datos a definir en el sistema son: en Utileras/Configuracin/Compras marcar la opcin Manejar flete y si todos los proveedores cobran lo mismo, indicar ah $250.00 en el campo de monto y 15% en el campo de Impuesto. En el detalle del proveedor/Carpeta Datos de venta hay que marcar la opcin Considerar retencin y en el campo %retencin indicar 4%. Carpeta Histricos Campos Descripcin Lmite de Indica la cantidad que te tiene otorgado el proveedor como limite de crdito, en esta carpeta l limite de crdito es solo un crdito campo informativo. Este dato se utiliza en el catlogo de Compras y en los movimientos de Cuentas por pagar. Si dejaste el campo en ceros, se asumir que el proveedor te ha otorgado un crdito ilimitado. Compras anuales Se refiere al monto acumulado de compras al proveedor despus de aplicar el descuento comercial, sin considerar el descuento financiero y el impuesto, es decir Subtotal Descuento comercial + Total indirectos. Si no quieres registrar a detalle las compras a favor de un proveedor que tenas antes de empezar a trabajar con este sistema, debers capturar el acumulado de compras a la fecha; posteriormente se actualizar este valor por los movimientos de Compras. Con el botn podrs realizar la consulta de documentos de las compras que se le han realizado al proveedor. ltimo pago En estos campos debers indicar: Fecha: La ltima fecha en que se hizo el ltimo pago del proveedor, esta fecha se actualiza automticamente al registrar algn pago. El formato es da/mes/ao (dd/mm/aa); al oprimir el signo ? o con la tecla F2 podrs seleccionar la fecha de un calendario. Documento: Indica el nmero del documento del ltimo pago. Monto: Captura la cantidad que se registr como ltimo pago, este monto podr ser calculado si lo requieres con la calculadora del sistema con ayuda de la tecla de funcin F2. Estos campos sern actualizados por el sistema automticamente, al registrarse un movimiento de compra. ltima compra En estos campos debers indicar: Fecha: Indica la ltima fecha en que se hizo una compra, la cual se actualiza al elaborar una nueva compra. El formato es da/mes/ao (dd/mm/aa); al oprimir el signo ? o con la tecla F2 podrs seleccionar la fecha de un calendario. Documento: Indica el nmero del documento que tiene la ltima compra. Monto: Captura la cantidad que se registr como la ltima compra, este monto podr ser calculado si lo requieres con la calculadora del sistema empleando la tecla de funcin F2.
Estos campos sern actualizados por el sistema automticamente, al registrarse un movimiento de compra. Carpeta Adicionales Observaciones Cuentas con varias lneas para incluir comentarios importantes con respecto al proveedor. Campos libres del El sistema proporciona seis campos donde podrs almacenar informacin de importancia para tu empresa, usuario captura la informacin para la cual configuraste estos campos y que podrs utilizar a travs de las consultas personalizadas, editor de formatos o secuencias SQL. Los primeros tres campos son alfanumricos y los otros tres numricos. La leyenda para estos campos son configurables dentro de los parmetros de configuracin de proveedores. Ver: Configuracin / Proveedores / Campos del usuario Nota: Una vez que has capturado toda la informacin necesaria para dar de alta a un proveedor al presionar el botn Aceptar de la ventana, el sistema te pregunta si deseas agregar contactos para ese proveedor en ese momento. Si le dices que si, te abre una ventana para la Configuracin de Contactos. Temas relacionados Modificar Proveedores Eliminar Proveedores Barra de herramientas
Modificar proveedores Acceso
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Mdulo de Proveedores y CxP, men Archivos, opcin Proveedores / men Edicin / Modificar o con las teclas de acceso rpido Alt + BackSpace. Desde el catlogo de Proveedores, con el botn: Desde el catlogo de Proveedores, doble clic sobre el nombre del proveedor que se desea modificar
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Qu es Es una opcin que te sirve para modificar la informacin de proveedores que estn dados de alta. El nico campo que no podrs modificar ser el de la clave del proveedor, pero puedes cambiar todos los datos descritos en Agregar proveedores. Tip Si vas a modificar los datos de varios proveedores con ciertas caractersticas y no los quieres ir buscando en el catlogo, puedes realizar una seleccin con la funcin Filtrar del men Consultas. Para la consulta del detalle de varios proveedores no se tendr la necesidad de cerrar el detalle de un proveedor para ver los datos de otro, ya que se cuenta con los botones para desplazarse en el catlogo de proveedores. Botones de la ventana del detalle Contactos Te abre una ventana en la cual podrs realizar cambios en la configuracin de contactos que tienes asociados al proveedor. Inf. Fiscal Botones desplazamiento Desde esta ventana podrs modificar la informacin fiscal del proveedor proporcionada, informacin necesaria para realizar operaciones con terceros/IETU. Informacin fiscal de proveedores. de Con estos botones podrs desplazarte entre todos los proveedores registrados en el catlogo, sin necesidad de cerrar la ventana.
Aceptar Cancelar Ayuda Temas relacionados Agregar Proveedores Eliminar Proveedores Barra de herramientas Guarda los cambios efectuados y cierra la ventana del detalle. Cierra la ventana del detalle, sin que se guarden los cambios efectuados. Despliega el ayuda electrnica del sistema.
Eliminar proveedores Acceso
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Mdulo de Proveedores y CxP, men Archivos, opcin Catlogo de Proveedores / men Edicin / Eliminar ( Shift + Supr).
l Desde el catlogo de Proveedores, con el botn: Qu es Es una opcin que elimina proveedores de tu catlogo. Para poder borrarlos no deben tener saldo a favor o en contra. Los registros que borres no los podrs recuperar. Tips l
Si borraste un proveedor y quieres recuperar sus registros, reinstala de tu respaldo el archivo PROV.D01, donde "D01" es el nmero de empresa con la que ests trabajando. Si deseas borrar los registros de varios proveedores con ciertas caractersticas y no los quieres ir buscando en el catlogo, puedes realizar una seleccin con el Filtro del men Ver.
Ver: Reinstalacin de un respaldo Temas relacionados Agregar Proveedores Modificar Proveedores Barra de herramientas
Buscar proveedores Acceso
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Mdulo de Proveedores y CxP, men Archivos opcin Proveedores / Men Ver / Buscar F3. Desde la barra de herramientas con el botn
Qu es Esta funcin sirve para localizar a un determinado proveedor de acuerdo a su clave y/o clasificacin. Temas relacionados Campos generales de Buscar Clasifica eficientemente tu informacin Barra de herramientas
Filtrar proveedores Acceso
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Mdulo de Proveedores y CxP, Men Archivos opcin Proveedores / Men Ver / Filtrar F5. Desde el catlogo de Proveedores, con el botn:
Qu es Es una funcin que sirve para localizar y mostrar en pantalla a determinados proveedores de acuerdo a las caractersticas que indiques. Ver: Campos generales de Filtrar Campos especficos Campo Descripcin Desde - Hasta Clasificacin Zona Todos / Activos Suspendidos Nombre del proveedor Ordenar por Ascendente Descendente En este campo especificas el rango de claves de los proveedores que quieras visualizar. Si anotas en este campo una clasificacin, el sistema presentar todos los registros que la tengan. Ver: Clasifica eficientemente tu informacin Puedes especificar el rea geogrfica a la cual pertenecen los proveedores que necesites consultar. / Elige en estas opciones si deseas ver nicamente a los proveedores activos, a los suspendidos o a todos. Anota el nombre de los proveedores que deseas consultar. En este campo seleccionas la caracterstica de acuerdo a la cual deseas que se ordene la consulta del / grupo de proveedores. Tambin puedes seleccionar si los datos sern presentados de acuerdo a la caracterstica especificada de manera ascendente o descendente. Botn Si la base de datos que utilizas no es Aspel p.ej. Paradox, SQL server, etc. y necesitas filtrar la consulta con un criterio diferente al del filtro, utiliza el botn de "SQL" para desplegar el dilogo personalizar Query el cual te permitir definir un Query para la consulta. Para mayor informacin de la opcin Restaurar y del filtro SQL dirgete a la pgina que se indica. l Una vez definidas las caractersticas de tu seleccin, oprime Aceptar. Recuerda que puedes almacenar las especificaciones de un filtro y asignarlas en cualquiera de las pestaas que se encuentran en la parte inferior de la ventana de tu catlogo. Personalizacin de filtros Restaurar
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Filtro SQL Esencial
Contactos Acceso
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Mdulo de Proveedores y CxP, Men Archivos, opcin Contactos Desde la modificacin de los datos del proveedor en el Catlogo de proveedores, botn
Qu es Un contacto es una persona u organizacin con la que se mantiene comunicacin. Mediante esta ventana podrs configurar contactos para cada uno de tus proveedores registrados en SAE, por lo que te servir para almacenar y consultar informacin relacionada con ellos, como por ejemplo Nombre, Direccin, Telfono, Email y clasificarlo por Tipo de contacto. Manejo El sistema te permite que los contactos puedan ser manejados utilizando la interfaz con Outlook o sin ella. Todo depende de que en Configuracin del Men Utileras de la ventana general del sistema, en la opcin de Aplicaciones asociadas, hayas activado o no la casilla de Utilizar interfaz con Outlook. Esta nueva modalidad dentro de tu sistema de SAE ayudar a dar de alta los datos de la persona u organizacin relacionada con el proveedor, ya que dicha informacin servir para contactarlo; el alta y los cambios de esta informacin sern mediante una ventana que el sistema te proporcionar, la cual se muestra a continuacin y contiene los siguientes campos:
Campos de la consulta Campos Descripcin Proveedor En este campo es indispensable proporcionar un nmero de proveedor al momento de dar de alta un contacto ya que este permitir asignar la informacin al proveedor especificado. Filtrar por Selecciona de la lista que se muestra en este campo la opcin con respecto a la cual deseas filtrar la consulta, el campo en blanco que se localiza delante de est permite que captures el dato anexo a la opcin seleccionada para que se lleve a cabo el filtro. Ejemplo: Si el campo "Filtra por" se selecciona "Nombre" y en el campo se edita el nombre "Julio", el resultado del filtro va ser en listado por nombre de contactos que cumplan con el nombre de Julio. Esta consulta organiza a los contactos por proveedor, de tal manera que te presenta el nmero de proveedor con sus correspondientes contactos asociados al mismo y los cuales podrs visualizar al hacer clic en el botn para desplegarlos. Los siguientes campos se muestran como columnas de la consulta: Nombre Visualiza el nombre del contacto que se le asign al momento de darlo de alta.
Direccin Telfono Email Este campo informa la direccin de la ubicacin en el cual se localiza al contacto. Proporciona el nmero telefnico mediante el cual se puede entablar comunicaci n con el contacto. Muestra la direccin del correo electrnico, para el envo de correspondencia va Internet.
Tipo de contacto Esta columna mostrar la clasificacin que le asignaste al contacto que se dio de alta y que te servir para ayudarte a identificarlo. Barra de herramientas Esta barra de herramientas cuenta con unos botones que te permitirn manejar la informacin concerniente a los contactos asignados a los proveedores. Es importante que tengas en cuenta que debido a que el manejo del alta y modificaciones de lo datos de los contactos puede ser manejado por la libreta de direcciones del sistema o mediante el que ofrece Outlook , algunos botones slo funcionan cuando configuras el Outlook . Adems, las ventanas que desplieguen los botones depende de si utilizas o no la interfase con Outlook . Botones Botn Descripcin Este botn desplegar, segn lo configurado la ventana correspondiente para proporcionar los datos necesarios que se requieren para localizar o comunicarse con el contacto relacionado a un proveedor en particular. Desplegar la correspondiente ventana para realizar los cambios deseados a la informacin que se tiene del contacto y que pertenece a un proveedor en particular. Permitir eliminar un contacto de los que estn asociados a un proveedor en particular; antes de borrar la informacin del contacto te pedir que confirmes la accin solicitada ya que no podrs recuperar la informacin. Despliega la vista preliminar para dar formato a la presentacin de la informacin de los contactos de los proveedores y posteriormente poder imprimirla. Para ms informacin de la impresin consulta el siguiente tema: Presentacin preliminar avanzada Permite restablecer el orden de la informacin despus de haber realizado un filtro. Tambin es til para actualizar la informacin que se presenta en la ventana de configuracin sin necesidad de tener que cerrarla y volver a abrirla para que algn cambio realizado se vea reflejado. Esta opcin de exportacin es muy til cuando requieres guardar y utilizar la informacin referente a los contactos de tus proveedores en otras aplicaciones de Windows. Adems, la ventana de exportacin contiene campos que permitirn realizar el envo de esta informacin a travs de un correo al destinatario que selecciones como un archivo adjunto. Este botn sirve para guardar los datos de la consulta en el portapapeles de Windows; en este caso, lo que hayas escrito en cualquier dilogo. Marca dicho texto y selecciona la opcin Copiar. El dato queda guardado en memoria temporalmente. Esta caracterstica est pensada para aquellos proveedores que ya tienen una libreta de contactos de Outlook , pero que no la tienen relacionada con los proveedores de SAE y consiste en que el sistema crea una asociacin de los proveedores registrados en SAE con los contactos registrados en Outlook . A travs de esta opcin podrs exportar la informacin de los contactos de tu proveedor a Outlook . A travs de esta opcin podrs importar la informacin de los contactos registrados en Outlook al sistema.
Outlook al sistema. Prepara la informacin de los contactos de los proveedores para su envo y/o publicacin en Internet, para que puedas consultarla en cualquier momento y desde cualquier lugar. Enva y publica en tu espacio de Internet, el o los archivos de consulta preparados con anterioridad. Podrs exportar la informacin de los contactos de tus proveedores a formato Palm para su consulta. Nota Las columnas de la consulta se pueden personalizar y mostrarse de la forma ms accesible para facilitar el manejo la informacin, es decir, las puedes ordenar de forma ascendente o descendente y a su vez agruparse por campo Clientes. Temas relacionados Catlogo de proveedores Perfiles de usuarios Configuracin / Aplicaciones asociadas
Alta de contactos con interfaz Outlook Acceso
l Mdulo de Proveedores, Men Archivos, Contactos / Ventana de Configuracin de contactos, Alt + Insert o el botn Qu es Para que el sistema pueda desplegarte el alta de contactos mediante el servicio de Outlook tendrs que tener previamente configurada el nombre de tu carpeta personales en Perfiles e indicar que se desea utilizar interfaz con Outlook desde Configuracin. Una vez configurado en el sistema estos parmetros y al seleccionar dar de alta, se desplegar la ventana correspondiente de Outlook, en la cual se deber de editar la informacin concerniente al contacto. Dentro de Outlook existe una carpeta o plantilla (SAE), esta carpeta relacionada con informacin de SAE es guardada hasta el momento de exportarla de Outlook al sistema SAE.
Campos de este proceso Campo Descripcin Usuario SAE Tipo de contacto Informacin del Cliente Es el usuario con el que relacionars al contacto. Selecciona el tipo de contacto con el que se relacionar a este. Escribe los datos con los que se identificar al cliente de acuerdo al nmero de cliente, la zona y clasificacin del mismo.
Informacin del Escribe la clave y nombre con el que se identificar al vendedor del contacto. vendedor Una vez capturada la informacin debers guardarla y cerrarla y esta se almacenar en la configuracin de contactos. Temas relacionados Contactos Modificar Contactos
Modificar Contactos Acceso l Mdulo de Proveedores, Men Archivos, Contactos / Ventana de Configuracin de contactos, Alt + BkSp, doble clic sobre el contacto o botn Qu es Para que el sistema pueda desplegarte la ventana de modificacin de contactos mediante el servicio de Outlook tendrs que tener previamente configurada el nombre de tu carpeta personales en Perfiles e indicar que se desea utilizar interfaz con Outlook desde Configuracin. Una vez configurado en el sistema estos parmetros y al seleccionar dar de alta, se desplegar la ventana correspondiente de Outlook, en la cual se deber de editar la informacin concerniente al contacto. Dentro de Outlook existe una carpeta o plantilla (SAE), esta carpeta relacionada con informacin de SAE es guardada hasta el momento de exportarla de Outlook al sistema SAE. Nota Se podrn modificar todos los datos del contacto Si modificas el nmero del proveedor a uno diferente de ste, el contacto dejar de pertenecer al proveedor y pasar a formar parte del proveedor de acuerdo al nmero que se haya indicado. Temas relacionados Contactos Alta de contactos con interfaz Outlook
Alta de contactos sin interfaz Outlook Acceso
l Mdulo de Proveedores, Men Archivos, Contactos / Ventana de Configuracin de contactos, Alt + Insert o el botn Qu es Para poder dar de alta a los contactos sin utilizar la ventana de Outlook, simplemente no configures en parmetros del sistema la interfaz con Outlook desde Configuracin, es decir, no actives la casilla para utilizar la interfaz con Outlook y as el sistema podr lanzar una ventana especial para llevar a cabo el alta de la informacin relacionada con los contactos de los proveedores.
Esta nueva modalidad dentro de tu sistema de SAE ayudar a dar de alta los datos de la persona u organizacin relacionada con el proveedor, ya que dicha informacin servir para contactarlo; el alta y los cambios de esta informacin sern mediante una ventana que el sistema te proporcionar, la cual se muestra a continuacin y contiene los siguientes campos: Campos de este proceso Campo Descripcin Proveedor Tipo de contacto Te indica el nmero y el nombre del proveedor a que pertenece el contacto. Indica el tipo de contacto para relacionarlo con la actividad que realiza el contacto.
Datos del Proporciona el nombre, direccin, telfono y Email que sern importantes para futuros movimientos que se realicen contacto en el catlogo. Temas relacionados Contactos Modificar contactos
Modificar contactos sin interfaz Outlook Acceso l Mdulo de Proveedores, Men Archivos, Contactos / Ventana de Configuracin de contactos, Alt + BkSp, doble clic sobre el contacto o botn Qu es Para poder modificar a los contactos sin utilizar la ventana de Outlook, simplemente no configures en parmetros del sistema la interfaz con Outlook desde Configuracin, es decir, no actives la casilla para utilizar la interfaz con Outlook y as el sistema podr lanzar una ventana especial para llevar a cabo la modificacin de la informacin relacionada con los contactos de los proveedores. Nota En la ventana solo se vern los datos del proveedor, el usuario y tipo de contacto y se podrn modificar. Temas relacionados Contactos Alta de contactos con interfaz Outlook
Catlogo de conceptos de Cuentas x pagar Acceso l Mdulo de Proveedores y CxP, men Archivos, opcin Conceptos de CxP
l Con el botn (*) Qu es Es un catlogo que ofrece conceptos estndar para consultar y/o agregar los movimientos de cuentas por pagar. Puedes consultarlos, modificarlos o imprimirlos, la consulta presenta el nmero de concepto, su descripcin, el tipo: (C)argo o (A)bono, si tiene o no referencia a otro(s) documento(s) y, por ltimo, segn el caso, la columna Genera presenta el nmero de concepto que se deriva. Esencial Por razones de operacin y configuracin del sistema, se recomienda no modificar el nmero asignado a los conceptos, especialmente: Compras (1), Letra por pagar (4), Intereses moratorios (6), Nota de devolucin (8), Anticipo (9), Efectivo (10), Nota de crdito (12), Letra (pago) (14), Cancelacin de anticipo (16) y Aplicacin de anticipo (17). Temas relacionados Agregar conceptos de CxP Modificar conceptos de CxP Reporte del Catlogo de Conceptos de CxP
Agregar conceptos de CxP Acceso
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Mdulo de Proveedores y CxP, men Archivos, opcin Conceptos de CxP / Men Edicin / Agregar. Desde el catlogo de Conceptos de CxP oprimir el botn: .
Campos Campo Nmero concepto Descripcin Cuenta contable Cargo / Abono
Descripcin de Este nmero lo asigna automticamente en forma consecutiva el sistema e identifica al concepto mediante el cual se realizarn movimientos de cuentas por pagar. Registra el nombre que le dars al concepto. Si utilizas la interfase Aspel-COI, indica en este campo el nmero de la cuenta contable en la que se registrarn los montos de los movimientos que se realicen bajo el concepto que ests dando de alta. Si no deseas que se contabilice este concepto, o no utilizas la interfase Aspel-COI, deja el espacio en blanco. Marca una de estas casillas para que el sistema reconozca si ese concepto es un cargo o un abono. Aqu los conceptos de cargo y abono se manejarn de la siguiente manera, lo que contablemente sera un cargo a la cuenta de Proveedores, en SAE se entender como una cuenta por pagar de tipo abono y un abono a la cuenta contable de proveedores se considera como una cuenta por pagar de tipo cargo.
Con referencia Marca esta casilla si el concepto que ests dando de alta se relaciona con otro, es decir, si al realizar un movimiento por este concepto se deber afectar el saldo de otro documento, el cual se indica a travs del campo referencia. Si configuras el sistema para llevar el control contra Saldo, este campo ser irrelevante porque los cargos y abonos no se relacionan con un documento anterior. Con autorizacin Marca en este campo si el concepto que ests dando de alta requiere autorizacin para ser aceptado en tu empresa. En este mdulo la autorizacin ser solicitada en el momento de capturar un movimiento con este nmero de concepto.
Genera En caso de que el concepto que ests dando de alta vaya a generar automticamente un movimiento de contrapartida, concepto indica en este campo a qu concepto afectar. Es importante registrar adecuadamente los conceptos a generar para nmero que no tengas problemas en tu contabilidad. Esencial El sistema no permite borrar conceptos. Lo que debers hacer en caso necesario es realizar una modificacin. Tema relacionado Modificar Conceptos de CxP
Modificar conceptos de CxP Acceso
l
Mdulo de Proveedores y CxP, men Archivos, opcin Conceptos de CxP / Men Edicin / Modificar.
l Sobre el catlogo de Conceptos de CxP hacer doble clic sobre el registro a modificar o oprimir el botn Qu es Con esta opcin podrs realizar cambios en los conceptos, que estn dados de alta en el catlogo de conceptos de acuerdo a tus requerimientos de cuentas por pagar. El sistema te permite modificar todos los cambios, excepto el nmero de concepto. Esencial NO ES RECOMENDABLE cambiar los conceptos que proporciona el sistema ya que algunos de ellos se aplican en procesos especficos dentro del sistema. Tema relacionado Agregar conceptos de CxP
Reporte del catlogo de conceptos de CxP Acceso
l Dentro del catlogo de Conceptos de CxP, con el botn , o desde el men Archivos, opcin Imprimir. Qu es Es un reporte que te presenta un listado de todos los conceptos de cuentas por pagar. Temas relacionados Opciones de impresin Campos generales de los reportes
Cuentas por pagar Cmo se controlan las Cuentas por pagar l Dentro del mdulo de Proveedores y CxP el sistema lleva un seguimiento de los cargos y abonos que se generan con relacin a las compras realizadas a proveedores y otros cargos diversos como letras por pagar, intereses moratorios, etc. l Asimismo, el sistema cuenta con una serie de funciones relevantes con informacin sobre la cartera de proveedores, como Saldo general del proveedor, la Antigedad de saldos y el Pronstico de pagos. Adems, la funcin de Aplicacin de anticipos te permite registrar un anticipo a algn documento de tu proveedor. l El sistema normalmente est configurado para controlar las Cuentas por Pagar contra Documento. Para llevar el control contra Saldo debes especificarlo en los parmetros del sistema y regenerar el ndice de Cuentas por pagar. Temas relacionados Parmetros de configuracin que afectan a CxP Procesos y mdulos relacionados Agrega movimientos de CxP Modifica movimientos de CXP Elimina movimientos de CxP Aplicacin de anticipos Divisin de cargos Consulta de Cuentas por pagar Reportes de Cuentas por pagar Herramientas de Cuentas por pagar
Parmetros de configuracin que afectan a CxP Parmetros Del catlogo de Multimoneda Si se activa el parmetro que se refiere al manejo de Multimoneda, en el mdulo se Parmetros presentarn los campos necesarios para indicar la moneda en la que se realizan las generales operaciones. CxP integrado Puedes trabajar este mdulo en correlacin con el de Compras; as, cuando elabores una recepcin de mercanca, se generar automticamente el movimiento de cargo. Si lo operas en forma independiente debers dar de alta manualmente cada movimiento para que quede registrado en el sistema. El control de los cargos lo puedes llevar contra Documento o contra Saldo. l Contra Documento. Cada movimiento se relaciona a un documento especfico, el cual aparecer en los reportes de pagos generales hasta ser liquidado. Asimismo, es necesario que en todos los movimientos de cargos y abonos que introduzcas, registres el nmero de factura con la que se relacionan. l Contra Saldo. Calcula el saldo global del proveedor, sin importar la referencia al documento del que se derivan los movimientos. El control se realiza por la fecha de aplicacin. En este tipo de control se suman todas las operaciones que impliquen un cargo y se suman todos los abonos realizados en el mismo da.
Manejo de Cuentas Por Cobrar: Contra Documento / Contra Saldo
Nmero de concepto Debes indicar los nmeros de conceptos que se utilizarn para generar los movimientos de para ganancia ganancia y prdida cambiaria de CxP. El sistema sugiere el 19 y 20, pero pueden ser cambiaria y prdida modificados. cambiaria del En este campo se proporciona el nmero del concepto donde se registrarn los montos obtenidos por la retencin al proveedor para el manejo del flete; el porcentaje de retencin es proporcionada al dar de alta al proveedor. Por omisin el sistema proporciona el nmero de concepto (22), pero es configurable desde el catlogo de conceptos de cuentas por pagar.
Del catlogo de Retencin Compras proveedor
Procesos y mdulos relacionados Recibe De Cuentas por Pagar toma la clave de identificacin y el nombre del proveedor. Proveedores En Cuentas por Pagar se puede indicar si las relaciones comerciales de un proveedor estn vigentes o suspendidas. Si un proveedor est suspendido, al intentar dar de alta un movimiento de CxP, el sistema enviar un mensaje de advertencia; si despus de este mensaje decides continuar, podrs terminar de dar de alta el movimiento. De Compras Si definiste el funcionamiento integrado con el mdulo de Compras, entonces ste proporciona el nmero de referencia (nmero de factura recibida del proveedor) para la aplicacin de abonos, intereses o divisin de documentos, las fechas de aplicacin y vencimiento del monto total de la factura que se recibe. Asimismo, al elaborar una recepcin de mercanca automticamente se dar de alta un movimiento de Cuentas por Pagar. NOTA: Si no hay integracin, entonces Cuentas por Pagar no tomar ningn dato del Mdulo de Compras, pero s te indicar cuando las compras a un proveedor estn suspendidas e impedir que se realice cualquier movimiento.
Modifica movimientos de CxP Acceso
l
Mdulo de Proveedores y CxP, Men Archivos, Saldo general del proveedor / Cambiarse a la pestaa de Detalle y elegir el movimiento / men Edicin, opcin Modificar / o Alt+Backspace.
Qu es Es un proceso con el cual podrs realizar cambios en los campos de: No. De Factura, Moneda, Fecha de Aplicacin, Fecha de vencimiento y Monto. Adems podrs aplicar un folio a los movimientos a los que no les haya sido asignado un nmero de folio. Manejo
l
Cuando se trata de movimientos contabilizados (o movimientos que se registraron desde el mdulo de compras), el sistema nicamente te permitir modificar la Fecha de vencimiento, ya que modificarlos implicara ocasionar una incongruencia de informacin. Si el manejo de CxP lo llevas contra Saldo, podrs modificar los campos: Nmero de Factura, Nmero de documento, Nmero de referencia, Fecha de vencimiento y Monto. Cuando requieras cambiar datos en algn campo donde el sistema no permita el acceso, debers eliminar el movimiento y darlo de alta con los datos correctos. Si el problema se origin en una Recepcin de mercanca, efecta una Cancelacin desde el mdulo de Compras. Tambin puedes agregar prcticas observaciones o en su caso modificarlas.
Temas relacionados Agrega Movimientos de CxP Elimina Movimientos de CxP
Elimina movimientos de CxP Acceso
l
Mdulo de Proveedores y CxP, men Archivos, Saldo general del cliente / Cambiarse a la pestaa de Detalle y elegir el movimiento / men Edicin, opcin Eliminar / Alt+Supr.
Qu es Con esta opcin puedes depurar informacin revisando los movimientos y suprimiendo aquellos que desees. Manejo
l
No podrs eliminar movimientos que ya estn contabilizados o que se hayan generado desde el mdulo de Compras. Slo se permitirn eliminar movimientos generados desde el mdulo de Proveedores, men Edicin, opcin Alta de movimientos de CxP, siempre y cuando no se haya realizado la interfase con Aspel-COI, es decir sean contabilizados. Tampoco podrs dar de baja las cuentas por pagar que cuenten con movimientos, siempre y cuando estos movimientos no se hayan dado de baja desde este proceso ya que si se eliminar las operaciones relacionadas a stos quedarn sin referencia y debers realizar los ajustes necesarios para que la contabilidad no se descuadre.
Temas relacionados Agrega Movimientos de CxP Modifica Movimientos de CxP
Seleccin del documento a aplicar para un anticipo Proceso Para realizar esta funcin debes dar de Alta un movimiento de CxP con el concepto de Anticipos con su respectivo monto que se desee aplicar posteriormente. La opcin en el men slo se presenta si el manejo de Cuentas por pagar es Contra Documento, en un manejo contra saldo pierde sentido. Puedes utilizar anticipos para pagar el adeudo de una o varias facturas o cargos, de un proveedor especfico y sin importar la fecha de aplicacin. l Accede a la opcin l Ubica el cursor sobre la compra o documento al cual vas a aplicar el abono.
l
Con el botn o con la tecla de funcin F7, define el Abono que deseas aplicar a la compra o documento. Para seleccionarlo aparece el siguiente dilogo:
Oprime el botn Seleccin de documento para desplegar la lista de Anticipos disponibles y poder seleccionar el documento deseado. Coloca el cursor sobre el documento al cual quieres aplicar el abono y oprime Enter. Se despliega el siguiente cuadro:
A continuacin se desplegar el siguiente cuadro:
Nota: Estos documentos fueron dados de alta desde la opcin "Alta de movimientos de CXP" como concepto de anticipo. Al momento de especificar un documento para aplicar un anticipo, este documento podr cubrir el total de la deuda o bien podra quedar un saldo para
otro anticipo. Ver: Aplicacin de anticipos
Consulta el Saldo general del proveedor Acceso
l
Mdulo de Proveedores y CxP, men Archivos opcin Proveedores / Posicionarse en el registro del proveedor / Men Archivos / Saldo general del proveedor o con la tecla F8 o con el botn de la barra de herramientas del mdulo.
Desde la barra de herramientas con el botn , teclea directamente la clave del proveedor o presiona la tecla F2 o clic en el signo ? y selecciona al proveedor de la lista que se despliega.
Qu es Ingresa a esta consulta para conocer el saldo general y el detalle de los movimientos efectuados por un proveedor hasta la fecha. En la ventana de esta consulta se encuentran la Carpeta General y la Carpeta Detalle. La Carpeta General contiene la siguiente informacin: l Cabecera del Documento l Clave y nombre del proveedor. l Fecha de corte y saldo. l Cuerpo del documento l Concepto del movimiento. l Nmero de la referencia del documento. l Fecha de aplicacin del documento y fecha de vencimiento del mismo. l Moneda que se utiliz. l Monto del documento. l Saldo actual. Nota La moneda que se utiliz para realizar los movimientos nicamente se mostrar cuando se tenga activo el botn Ver: Saldo del proveedor manejando multimoneda Esencial Al hacer doble clic en el documento o elegir la Carpeta Detalle, podrs ver la informacin detallada del movimiento. Ver Saldo detallado del proveedor Tema relacionado Barra de botones de la consulta de saldos del proveedor .
Saldo detallado del proveedor Acceso
l
Mdulo de Proveedores y CxP, men Archivos, opcin Proveedores / Posicionarse en el registro del proveedor / Oprimir /Pocisionarse sobre el registro y Oprimir Enter. Desde la consulta de Saldos del proveedor, oprimir el botn o elegir la carpeta Detalle.
Qu es Dentro de este detalle del saldo del proveedor podrs ver todos aquellos movimientos relacionados a los cargos de CxP, es decir como se fue liquidando la cuenta por pagar, mostrando el saldo que se debe por cada concepto que se vaya aplicando. La Carpeta Detalle contiene la siguiente informacin: l Cabecera del documento l Clave y nombre del proveedor l Fecha de vencimiento l Nmero de documento l Saldo l Cuerpo del documento l Nm. de la factura l Concepto del movimiento l Nmero del documento l Fecha de Aplicacin / Vencimiento l Moneda que se utiliz l Saldo Folio de los pagos parciales que se hagan a facturas Status del documento. Nota La moneda que se utiliz para realizar los movimientos nicamente se mostrar cuando se tenga activo el botn .
Ver: Saldo del proveedor manejando multimoneda Esencial Desde esta carpeta de consulta detallada de saldos del proveedor podrs realizar cambios a los movimientos de CxP. Ver Cambios de cuentas por pagar Temas relacionados Consulta del Saldo general del proveedor Barra de botones de la consulta de saldos del proveedor
Cambios de cuentas por pagar Acceso
l Desde la consulta detallada de Saldos del proveedor, posicionarse sobre el registro a cambiar y oprimir Enter. Qu es Mediante esta opcin podrs realizar cambios en varios campos de acuerdo a tus requerimientos. Ver Modificar movimientos a CxP Proceso El sistema te permite realizar cambios basndose en: l Movimientos contabilizados, son aquellos movimientos generados en Compras as como aquellos movimientos que hayan sido tomados en cuenta para realizar la Interfase COI, slo te permitir cambiar la fecha de vencimiento ya que el movimiento ya fue registrado. l Movimientos no contabilizados, los campos que pueden ser modificados son los siguientes: Nmero de Factura, Fecha de aplicacin, Fecha de vencimiento, Monto, Moneda. l Cuando trabajas con multimoneda se agregan los campos de Tipo de cambio y el de Monto en la moneda o divisa en el que fue registrado el movimiento. Temas relacionados Saldo detallado del proveedor Saldo del proveedor manejando multimoneda
Saldo del proveedor manejando multimoneda Acceso
l
Desde la consulta de Saldos del proveedor, oprimir el botn
Qu es Cuando se tiene activo el botn, el sistema mostrar el nombre de la moneda que se haya utilizado para generar el movimiento, el monto y saldo aparecern en dicha moneda sin necesidad de realizar conversin alguna; en este caso el sistema no totalizar los montos de los movimientos. l Cuando no est activo el botn, el sistema mostrar el monto del movimiento en moneda base, sin importar que moneda se haya usado para generar el movimiento. Manejo
l
Al trabajar con multimoneda se puede visualizar de dos formas, por medio del tipo moneda ; si el botn se tiene desactivado, presenta todos los montos en moneda base, si el botn se activa se presenta la columna de moneda, la cual indica la moneda en que fue realizado el movimiento, los montos y saldos tambin se presentan en la moneda en que se realizo el movimiento. Solamente el saldo que se presenta en la cabeza de la consulta esta en moneda base. Temas relacionados Consulta del Saldo general del proveedor Saldo detallado del proveedor Barra de botones de la consulta de saldos del proveedor
Datos del proveedor Acceso
l l l l l
Men Archivos, Saldo general del proveedor, Botn Men Archivos, Pronsticos de pagos, Botn Men Archivos, Antigedad de saldos, Botn Men Archivos, Resumen de movimientos, Botn Men Edicin, Aplicacin de anticipos, Botn
l Men Edicin, Divisin de cargos, Botn Qu es Mediante esta opcin podrs ver algunos datos significativos del proveedor tales como:
Atencin pagos. Telfonos. Das de crdito. Lmite de Crdito. Crdito disponible. Tema relacionado Consulta del saldo general del proveedor
Pagos del da Acceso
l l
Men Archivos, opcin Pagos del da. Desde la barra de herramientas del mdulo de Proveedores y CxP con el botn .
Qu es
l
l l
Esta opcin muestra los pagos que tienes pendientes con tus proveedores a un da determinado. Con base en esta informacin puedes realizar los pagos correspondientes as como programar los egresos del da. Cuando manejas Cuentas por pagar contra Saldo, se presentan los proveedores con los que tienes adeudos. Cuando el manejo es contra Documento, se despliegan los documentos que al da sealado se encuentran vencidos.
Manejo
l
Al oprimir el botn Aceptar, el sistema presenta la ventana de la consulta de Pagos del da:
sta presenta en columnas la Clave y Nombre del proveedor, el Telfono, Clasificacin y Saldo vencido con la razn o empresa correspondiente. En la parte inferior muestra el nombre de la persona que atiende los pagos y el saldo total por pagar a tus proveedores. Cambindote de pestaa con el botn saldos o por la Clave del proveedor. Puedes imprimir los pagos del da con el botn Puedes volver a filtrar la ventana para seleccionar an ms tu informacin con el botn . (Saldo / Clave) puedes ver ordenados tus pagos del da por el monto de los
Esencial Una vez desplegada la Ventana de pagos del da, si das de alta algn movimiento de CxP, no podrs visualizarlo inmediatamente en la consulta que ya se encuentra elaborada. Para que se incluya ese nuevo movimiento, es necesario cerrar la ventana y volver a ejecutar la opcin.
Pronstico de pagos Acceso
l l
Mdulo de Proveedores y CxP, men Archivos, opcin Pronstico de pagos / elegir el proveedor a consultar. Desde la barra de herramientas con el botn despliega. (*) / presionar F2 clic en el signo ? y elegir al proveedor de la lista que se
Qu es Es una proyeccin de cmo sern tus pagos a proveedores a un perodo determinado. Manejo
l
l l
Este proceso se elabora con base en las fechas de vencimiento de los documentos y slo muestra aquellos que no han sido saldados. Presenta los saldos de los movimientos que se vencern en los intervalos de tiempo que definas. Muestra la Clave, el Nombre del proveedor, el Lmite de crdito y el Saldo del proveedor, adems del saldo total vencido con la fecha a partir de la cual se deber realizar el pago y el desglose de saldos por pagar, por periodo sealado. Puedes consultar los datos del proveedor con el botn el botn para especificar otra fecha de corte. hacer una seleccin a travs del Filtro de pronstico de pagos con
Antigedad de saldos Acceso
l
Mdulo de Proveedores y CxP, men Archivos, opcin Antigedad de saldos / elige el proveedor a consultar.
Qu es
l
Indica los saldos de los movimientos vencidos en intervalos de tiempo que definas (por omisin el sistema define intervalos de 30 das). Podrs observar el Nombre del proveedor as como el Lmite de crdito y el monto del adeudo que tienes con l, los saldos vencidos por intervalo, el saldo total de documentos que vencen a la fecha de corte y el importe total de operaciones que vencen en fechas posteriores a la misma (saldo al corriente). Puedes consultar los datos del proveedor con el botn hacer una seleccin a travs del Filtro de Antigedad de Saldos
con el botn para especificar otra fecha de corte. Con la opcin de Filtro, puedes conocer el total de adeudos a la fecha de corte.
Resumen de movimientos Acceso
l l
Mdulo de Proveedores y CxP, men Archivos, opcin Resumen de movimientos / elegir el proveedor a consultar. Mdulo de Proveedores y CxP, men Archivos, opcin Proveedores / posicionarse sobre el registro del proveedor a consultar / elegir del men Archivos la opcin Resumen de movimientos. Con el botn (*)
Qu es
l
Se refiere a la suma total de los montos de los movimientos agrupados por concepto (p. ej.; suma todas las compras y muestra el total). Muestra el estado de cuenta de un proveedor con el monto parcial y total de movimientos o conceptos realizados (compras, pagos de cheques). Al desplegar la consulta vers la Clave y Nombre del proveedor, su Lmite de crdito, el Saldo que tienes con l, el Nmero o nombre del concepto, Cargos y Abonos relacionados con los mismos y, en la base de la ventana, los totales de los cargos y abonos. .
l Tambin puedes consultar los datos de tu proveedor con el botn La ventana de la consulta es la siguiente:
Consulta por concepto del proveedor Acceso
l l
Mdulo de Proveedores y CxP, men Ver, opcin Por concepto / Elegir el proveedor a consultar. Mdulo de Proveedores y CxP, men Archivos, opcin Catlogo de proveedores / posicionarse en el proveedor a consultar / elegir del men Ver la opcin Por concepto. Desde la barra de herramientas, con el botn (*)
Qu es
l
l l
Muestra todos los movimientos del proveedor seleccionado agrupndolos por concepto (p.ej., despliega todas las compras, luego las letras de cargo, movimientos en efectivo, etc.) que afecten al proveedor seleccionado. El monto ser presentado en forma positiva si se trata de un cargo y negativa si se refiere a un abono. Si se teclea Enter podrs realizar cambios al movimiento seleccionado.
La ventana de la Consulta por concepto del proveedor es la siguiente:
Ver: Filtro de la consulta por concepto del proveedor
Filtro de la Consulta de Saldos Acceso
l
Mdulo de Proveedores y CxP, men Archivos, opcin Proveedores / Posicionarse en el registro del proveedor / Men Archivos / Saldo general del proveedor con la tecla F8 / y all oprimir F5 u oprimir el botn .
Campos Campo Por fecha de aplicacin / de vencimiento Desde / Hasta
Descripcin Indica si deseas filtrar los documentos a incluir en la consulta por su fecha de aplicacin o la de vencimiento. Posteriormente indica el rango de fechas de los documentos que deseas consultar.
Valor lmite Monto: Anota una cantidad en este campo, la cual servir como referencia para para los incluir los movimientos que se mostrarn en la consulta. documentos Tipo: Selecciona que criterio quieres que se aplique en la visualizacin de la Monto / Saldo consulta a partir del monto que hayas indicado, selecciona entre: Todos, Exactos, Mayores, Mayores o iguales Menores, Menores o iguales o Diferentes, si no indicas nada en este campo el sistema considerar todas las opciones de ese campo. Lista de Todos los conceptos: Mostrar todos los documentos sin importar el concepto al conceptos que pertenecen. Seleccionar lista: Este campo sirve para incluir aquellos documentos elaborados bajo los conceptos seleccionados. Por ejemplo, si deseas obtener los documentos de tipo Compras, marca esta casilla y selecciona de la lista el concepto "Compras".
Temas relacionados Consulta del Saldo general del proveedor Campos generales de Filtrar Personalizacin de filtros
Filtro de Pronstico de Pagos Campos del filtro Campo Descripcin Fecha corte de Mediante esta fecha se indican los documentos que sern tomados en cuenta, dado que su fecha de aplicacin sea anterior o igual a la registrada en este campo.
Das por Sirve para considerar bloques de tiempo para la elaboracin del pronstico de periodo pagos, en los que se ubicarn los pagos a vencerse por su fecha. Tema relacionado Pronstico de pagos
Filtro de antigedad de saldos Campos del filtro Campo Descripcin Fecha corte de Debes especificar una fecha de corte. Mediante esta fecha se indican los documentos que sern tomados en cuenta, dado que su fecha de aplicacin sea anterior o igual a la registrada en este campo.
Das por Indica de cuantos das est compuesto el periodo que se utiliza para observar los posibles saldos vencidos. periodo Tema relacionado Antigedad de saldos
Filtro de la consulta por concepto del proveedor La ventana de filtrado de la consulta es la siguiente:
Campos Campo Lista conceptos
Descripcin de Todos los conceptos: Mostrar todos los documentos sin importar el concepto al que pertenecen. Seleccionar lista: Este campo sirve para incluir aquellos documentos elaborados bajo los conceptos seleccionados. Por ejemplo, si deseas obtener los documentos de tipo Compras, marca esta casilla y selecciona de la lista el concepto "Compras".
Rango de Debes seleccionar un rango de fechas de aplicacin, es decir rango de fechas en fechas de las que los movimientos afectaron el saldo del proveedor. aplicacin Desde / Hasta Valor lmite de Monto: Anota una cantidad en este campo, la cual servir como referencia para los montos incluir los movimientos que se mostrarn en la consulta. Tipo: Selecciona que criterio quieres que se aplique en la visualizacin de la consulta a partir del monto que hayas indicado, selecciona entre: Todos, Exactos, Mayores, Mayores o iguales Menores, Menores o iguales o Diferentes, si no indicas nada en este campo el sistema considerar todas las opciones de ese campo. Consulta por concepto del proveedor
Filtro de pagos del da Acceso l Men Archivos, Pagos del da
l Desde la consulta de proveedores, con el botn Qu es Esta opcin muestra los pagos que tienes pendientes con tus proveedores a un da determinado. Con base en esta informacin puedes realizar los pagos correspondientes as como programar los egresos del da. Campos ventana de filtrado Campo Descripcin
Rango de claves de Especifica un rango de claves con los proveedores que deseas que aparezcan en la consulta. proveedores Clasificacin Solicita una clasificacin de proveedores, o parte de ella, como se explica en el tema: Clasifica eficientemente tu informacin Anota o selecciona la fecha de corte que se compara contra la fecha de vencimiento del documento, es decir, que pasan aquellos documentos cuya fecha de vencimiento es menor o igual a la de corte.
Fecha de corte
Temas relacionados Pagos del da Filtrar de la consulta de pagos del da
Consulta de Folios de movimientos de cuentas por pagar Acceso l Desde el mdulo de Proveedores y cuentas por pagar, Men Archivo, opcin Folios de movimientos de cuentas por pagar
l l
Desde la barra de herramientas del mdulo de Proveedores y cuentas por pagar con el botn Con las teclas de acceso rpido Alt + A +F
(*)
Qu es Dentro de esta consulta se muestran todos los movimientos de Cuentas por Pagar que fueron generados con un folio. Cabe mencionar que el sistema propone la aplicacin de folios para los movimientos de tipo abono con referencia. Adicionalmente desde esta consulta, podrs agregar o asignar folios a los documentos de pagos parciales ya existentes, es decir a los que no se les aplic ningn folio al momento que fueron dados de alta. Manejo Esta ventana de Consulta de folios de Proveedores tiene dos pestaas o carpetas, la carpeta de Movimientos con folios y la de Movimientos sin folios. Para realizar la asignacin de folios a los movimientos que no cuentan con folio debers tener habilitada la opcin de manejar folios desde Configuracin en Proveedores y CxP. Seleccionas la carpeta de Movimientos sin folios, te posicionas sobre el documento al cual deseas aplicar el folio, posteriormente de la barra de herramientas de la ventana haces clic sobre el icono de modificar y en la ventana que se despliega de Cambios de cuentas por pagar selecciona la casilla de Aplicar folio que aparece en ella. Nota Si se trata de un movimiento contabilizado no podrs realizar la asignacin del folio debido a que ya ha sido registrado en el sistema. La ventana para la Consulta de folios de los proveedores es la siguiente:
Campos Esta consulta cuenta con la visualizacin en una ventana de los siguientes campos mediante columnas: Carpeta Movimientos con folios Campos Descripcin Folio Este es el folio asignado al momento del Alta del movimiento de CxP, se muestra segn el formato especificado desde Configuracin en Proveedores y CxP. En caso de no manejar folios desde configuracin, este folio no podr ser asignado a los documentos que no se les haya asignado al momento de emitirlos o imprimirlos. Cuando se manejan folios desde configuracin, este es asignado de manera consecutiva, ya sea comenzando desde el nmero especificado por el usuario o comenzando con el nmero uno, el cual es asignado por el sistema. Indica el nmero del proveedor al que pertenece o se le realiz el documento con la asignacin de folio.
Proveedor
Documento Seala aqu el nmero de identificacin del cargo o abono que ests dando de alta (p.ej., el nmero de un cheque).
Cuando no se especifica el nmero de factura en el alta de un movimiento de CxP, este nmero de documento ser el que el sistema asigne como nmero de referencia. Referencia Status folio Con este nmero se identifica el documento al que deseas aplicar el cargo o abono. Este dato es el que permite relacionar abonos y cargos al utilizar un control contra Documento.
del Muestra el estado actual del documento, este podr ser vigente o cancelado.
Movimiento Proporciona una descripcin del tipo de movimiento realizado (Anticipo, Compras, Efectivo, etc.) Importe Fecha Impuestos Muestra la cantidad que ampara el cargo o abono del movimiento que efectuaste. Presenta la fecha del da en que el movimiento afectar el saldo del proveedor. Nos permite visualizar los porcentajes de los impuestos del I.E.P.S., Estatal, I.V.B.S.S., I.V.A que capturamos cuando dimos de alta al movimiento de CxP o cualesquiera que sean los que hayamos definido desde Configuracin en Inventarios. Te indica el monto que generalmente pagas por dicho concepto. Si desde la Configuracin del sistema en Compras definiste el monto a pagar por el flete, ese es el valor que te aparecer sugerido en todos los movimientos que realices, pero podrs modificarlo o escribir la cantidad que desees cuando des de alta un movimiento de CxP.
Flete
Impuesto Despliega el resultado del importe del porcentaje de Impuesto que se calcula sobre el monto del flete. Flete Carpeta Movimientos sin folios Proveedor Indica el nmero del proveedor al que pertenece o se le realiz el documento con la asignacin de folio. Documento Seala aqu el nmero de identificacin del cargo o abono que ests dando de alta (p.ej., el nmero de un cheque). Cuando no se especifica el nmero de factura en el alta de un movimiento de CxP, este nmero de documento ser el que el sistema asigne como nmero de referencia. Referencia Con este nmero se identifica el documento al que deseas aplicar el cargo o abono. Este dato es el que permite relacionar abonos y cargos al utilizar un control contra Documento. Movimiento Proporciona una descripcin del tipo de movimiento realizado (Anticipo, Compras, Efectivo, etc.) Monto Monto total del pago parcial que se realizo a la factura.
Fecha Presenta la fecha del da en que el movimiento afectar el saldo del proveedor. Botones de la consulta Botn Descripcin Este botn te despliega la ventana del Alta de movimientos de CxP , en la cual podrs agregar documentos de pagos parciales entre otros y estos pueden estar generados o asociados a un folio siempre y cuando en los parmetros de configuracin del sistema este activado el manejo de folios para proveedores. Configuracin de Proveedores y CxP Te permite realizar cambios en los campos de: No. De Factura, Moneda, Fecha de Aplicacin, Fecha de vencimiento y Monto. Adems podrs aplicar un folio a los movimientos a los que no les haya sido asignado un nmero de folio. Esta opcin solamente estar habilitada para los movimientos con folios. Con este botn puedes eliminar el folio asignado a un movimiento nicamente en el caso de que el movimiento haya sido contabilizado. Una vez eliminado el folio al documento, el sistema cambiara el estado del documento a Cancelado. Te facilitar encontrar un movimiento en particular que desees localizar dentro de la ventana de Consulta de Folios de proveedores que cumpla con las caractersticas indicadas al especificar el nmero de folio, documento y/o proveedor en la ventana de Bsqueda.
Sirve para seleccionar los movimientos y mostrar slo aquellos que cumplan con los criterios que establezcas. Es una herramienta muy til para extraer informacin especfica, la cual aparecer en la misma ventana de consulta de folios de proveedores. Con esta opcin restableces la informacin original o desactivas algn filtro aplicado a la consulta de folios de proveedores. Esta opcin de Exportacin, es muy til cuando desees utilizar en otras aplicaciones de Windows los datos de las consultas que genera el sistema o de las consultas que personalices. Esta opcin sirve para guardar un dato en el portapapeles de Windows; en este caso, lo que hayas escrito en cualquier dilogo. Marca dicho texto y selecciona la opcin Copiar. El dato queda guardado en memoria temporalmente Mediante este botn podrs imprimir el Reporte de Folios de Cuentas por Pagar. Al hacer clic sobre esta opcin se te despliega la Presentacin Preliminar Avanzada de dicho reporte. Temas relacionados Configuracin de Proveedores y CxP Reporte de Folios
Filtro de folios de CxP Acceso
l Desde la consulta de folios, barra de herramientas, botn Qu es Esta opcin te permite visualizar en pantalla aquellos folios que cumplan con las caractersticas que se hayan establecido y/o visualizar a los proveedores filtrados por el movimiento. Manejo La ventana presenta los campos necesarios para poder llevar a cabo la personalizacin de la consulta y con ello poder mostrar la informacin precisa de los movimientos con o sin folio, es decir: Para la consulta que agrupa a los "Movimientos con folios" la ventana del folio presenta los campo de rango de folios, el cual ayudar a seleccionar de que folio a que folio se requiere se muestre en la consulta, adems de los campos generales para personalizar la bsqueda del filtro (Proveedores, fechas de aplicacin y tipo de movimientos). Y para la consulta que agrupa a los "Movimientos sin folios", la ventana del filtro no presentar el campo de seleccin de folios y slo se muestra los campos generales. Si al especificar los datos en los campos del filtro no se obtiene resultados se podr restablecer la consulta como se mostraba antes de
llevar a cabo el filtro, esta accin mediante el botn de cuentas por pagar. Temas relacionados Folios de movimientos de cuentas por pagar Agregar movimientos de CxP
localizado en la barra de herramientas de la consulta de Folios de movimientos
Emisin de documentos desde el mdulo de Proveedores Acceso l Men Edicin, Alta de movimientos, si se mand a imprimir el movimiento. Qu es Este proceso te permite imprimir documentos de CxP que se este elaborando y en el cual se podrn emitir o asignar el folio. Una vez finalizada el alta del movimiento, el sistema propondr la impresin del documento para la obtencin de un comprobante del mismo. En caso de no querer imprimir el documento, selecciona el botn "Cancelar", y aunque no se mand a imprimir en pantalla o directamente a papel, esta alta del movimiento si se realiza y automticamente se cerrar esta ventana. Campos Campos Descripcin Nmero impresin Nmero copias Ruta Nombre formato de Indica el nmero de hojas que contiene la impresin total del documento. de Si se desea tener ms una copia de dicho documento, selecciona el nmero total que desees se impriman. Se indica la ruta donde se encuentra el directorio de trabajo. del Este es el nombre del formato, que se imprimir con la informacin del documento. El sistema propone por omisin el formato de impresin CPAGO.FTO, el cual hace un desglose del IVA involucrado en el pago, sin embargo se puede elegir cualquier otro formato.
Temas relacionados Consulta de folios de Proveedores Reporte de abonos a compras Editor de formatos
l
Desde cualquier mdulo del sistema, puedes elegir del Men Archivos la opcin Catlogo de Monedas, para definir las monedas con las que podrs realizar operaciones, incluyendo su tipo de cambio.
l Desde la barra de herramientas con el botn (*) Nota: Este catlogo slo estar disponible si estas trabajando con Multimoneda. Ver: Configuracin \ Parmetros Generales En qu consiste
El sistema te permite realizar diversas operaciones de compra-venta hasta en 99 monedas diferentes. Por omisin, el catlogo de monedas contiene las ms comunes, las cuales debes revisar y cambiar de acuerdo al tipo de cambio vigente y a tus necesidades. l Para poder manejar monedas distintas a la moneda base, requieres tener activo el parmetro Multimoneda, en los Parmetros generales. Parmetros del sistema \ Generales l En el catlogo de Monedas puedes indicar por cada moneda definida sus caractersticas particulares de simbologa, escritura y parmetros que determinan el tipo de cambio con respecto a la moneda base. l En esta parte se explica de manera general el funcionamiento del manejo multimoneda, dado que en todos los mdulos es similar. Ventana En el catlogo de monedas de cualquiera de los mdulos del sistema se cuenta con los datos de: Descripcin, abreviatura, el tipo de cambio actual de las monedas definidas.
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Nota
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Zonas Acceso l Mdulo de Proveedores y CxP / Men Archivos / opcin Zonas Qu es Es un catlogo desde el cual podrs agregar, modificar, eliminar o consultar las diferentes reas geogrficas que estn abarcando tus proveedores. Manejo l El sistema solamente te permite la creacin de hasta tres niveles en total para divisin y subdivisin de zonas. l Puedes definir tantas zonas como desees, con lo que se establece un primer nivel de zonas. A su vez, a cada zona de ese primer nivel que definas podrs asignarle tantas sub zonas como sean necesarias posicionndote sobre la zona a la cual deseas crerselas, generndose de esta manera el segundo nivel de zonas. Puedes ser an ms especfico y a tus sub zonas establecerles otra sub divisin las cuales estaran consideradas como el tercer nivel de zonas. l Tienes la opcin de especificar un nmero de Cuenta contable para cada zona y sub zona que definas, en caso de que no lo hayas asignado desde la opcin Interfase COI, del Men Utileras de la ventana principal del sistema. De lo contrario, el sistema automticamente te presenta el nmero de Cuenta contable asociado a la zona correspondiente. l Cuando creas una sub zona en el tercer nivel, adems de asignarle un nombre y/o un nmero de cuenta contable, puedes especificar el monto del flete y el impuesto sobre el monto del flete que se le paga al proveedor segn sea la zona. El sistema te facilita el uso de la calculadora mediante la tecla F2 para cualquier clculo que requieras realizar al asignar estas cantidades. Por otro lado, sino asignas directamente la cantidad del monto del flete, puedes hacerlo mediante la definicin de una frmula presionando la tecla F4. Ejemplo: Zona Mxico, sub zona Yucatn, la cual a su vez puede ser dividida en la regin Mrida. La regin Mrida ya no puede ser subdividida ya que el sistema solo te permite hasta tres niveles para la divisin de las zonas. Sin embargo, para cada nivel, es decir al mismo nivel, se pueden crear cuantas divisiones se deseen realizar. Barra de Herramientas La ventana del catlogo cuenta con una barra de herramientas que te facilitar el manejo del mismo: Botn Descripcin Te permitir agregar una regin o zona que desees dar de alta en el catlogo. De esta manera, desde el Alta de proveedores podrs asociar a stos una zona de entrega en particular. Con este botn podrs cambiar el nombre de las diferentes regiones o zonas de las que se encuentren registradas en el Catlogo de zonas. Tambin podrs modificar el nmero de Cuenta contable que les hayas asociado y el monto e impuesto del flete que le ests pagando al proveedor. Podrs eliminar una zona o sub zona de las que estn dadas de alta en el Catlogo siempre y cuando sta no se encuentre subdividida a su vez en otras zonas o sub zonas. Permite restablecer el orden de la informacin despus de haber realizado un filtro. Tambin es til para actualizar la informacin que se presenta en la ventana de configuracin sin necesidad de tener que cerrarla y volver a abrirla para que algn cambio realizado se vea reflejado. A travs de este botn puedes imprimir un reporte que incluye todas las zonas y sub zonas que se encuentran en el Catlogo de Zonas. Te muestra la Presentacin preliminar avanzada con la fecha del da en el que se emite el reporte, el nombre de las zonas, el nmero de cuenta contable asignado a las mismas, el monto y el impuesto del flete. Te servir para guardar un dato en el portapapeles de Windows. En este caso, lo que hayas escrito en cualquier dilogo. Marca dicho texto y selecciona la opcin Copiar. El dato queda guardado en memoria temporalmente.
Temas relacionados Interfase COI Catlogo de proveedores
Agregar zonas Acceso Men Archivos / Zonas, barra de herramientas botn Qu es Te permitir agregar una regin o zona que desees dar de alta en el catlogo, de esta manera desde el Alta de proveedores podrs asociar a stos una zona de entrega en particular y con esto el cobro del flete e impuesto segn la zona. Manejo Podrs agregar una nueva zona en cualquiera de los tres niveles que el sistema maneja siempre que se solicite esta ventana y se este ubicado en el nivel deseado para que se lleve a cabo el alta de la nueva zona. El sistema maneja dos diferentes tipos de ventanas para el alta de las zonas, ya que su manejo depende del nivel que se desee dar de alta, es decir, para el nivel uno y dos la ventana contiene slo los campos de Texto y Cuenta contable, pero para el nivel tres la ventana contendr adems los campos relacionados al cobro del Flete (Monto e Impuesto) ya que es en este nivel donde se Asigna a los proveedores y segn su zona ser el cobro del monto e impuesto para el manejo de fletes. Campos Campos Descripcin Texto Cuenta Contable Monto En este campo podrs editar el nombre asignado a la divisin de reas o regiones deseadas para el control de zonas del proveedor. Campo en el cual podrs editar el nmero al que se le asignar a la cuenta correspondiente de Aspel-COI. Este campo esta relacionado al cobro del flete y en el cual podrs indicar la cantidad que se cobrar para la zona que se est dando de alta. El sistema te facilita el uso de la calculadora, mediante la tecla F2 y/o el botn , para cualquier clculo que requieras realizar al asignar estas cantidades. Por otro lado sino asignas directamente la cantidad del monto del flete, puedes hacerlo mediante la Definicin de una frmula presionando el botn Impuesto Para asignar un impuesto al cobro del flete y segn la zona de entrega puedes indicar en este campo la cantidad para llevar a cabo el cobro de impuesto. El sistema te facilita el uso de la calculadora, mediante la tecla F2 y/o el botn Temas relacionados Catlogo de proveedores Interfase COI Definir frmula .
Definir frmula Acceso
l Desde la ventana de Alta o Modificacin de zonas / campo Monto, botn Qu es Desde esta ventana podrs agregar una frmula y/o expresin matemticas con variables que e te proporciona y con esto el sistema lleve a cabo el clculo del monto del cobro del flete. Manejo Para llevar a cabo la elaboracin de la frmula, el sistema permite crearla mediante expresiones "Matemticas-Variables", las cuales se mencionan en este tema. A continuacin se explican los campos y los operadores permitidos para realizar la frmula: Campos Campos Descripcin
Frmula Variables
Este espacio esta asignado para formar la operacin o frmula, la cual se tomar para calcular el monto a cobrar del flete. Te podrs ayudar con las variables y funciones (operadores matemticos) que acepta el sistema para el armado de En este campo se en listan las variables que el sistema maneja y permite para crear las frmulas, estas pueden ser utilizadas en mayscula o minscula. Estas variable son las siguientes: SUBTOTAL: El monto que se cobre para la zona ser el que indique en el subtotal de las partidas del documento del pedido, sin cargos de impuestos. PESO: Se cobra de acuerdo al costo por peso definido para un producto. El peso de un producto lo podrs especificar en Aspel-SAE, en el campo "peso" ubicado dentro del Mdulo de Inventarios/ Alta y/o Cambio de producto/Peso. VOLUMEN: Se cobra de acuerdo al costo por volumen definido para un especificado en Aspel-SAE, en el campo "Volumen" ubicado dentro del Mdulo de Inventarios/ Alta y/o Cambio de producto/Volumen. CANT: Este variable esta abreviada y es la cantidad con respecto a los productos solicitados en el pedido y distribuidos al cliente que los solicito. Nota: Es muy importante tener en cuenta que las variables podrn ser utilizadas escritas tanto en maysculas cmo en minsculas y en caso de tener algn error de sintaxis el sistema te lo indicara mediante un mensaje cuando utilices el botn de Evaluar.
Botn Con este botn podrs realizar el clculo de la expresin definida en la f rmula, es decir, a las expresiones formadas con Evaluar las variables y operadores podrs verificar si el resultado de dicha frmula Operadores matemticos Las ms usadas: Argumentos Descripcin Ejemplo Resultado SUMA( X, Y, Z, ...) ABS(X) TRUNCAR(X) RDONDEA(X) FRACC(X) RAIZ(X) PTENCIA(X, Y) QADRADO(X) CUBO(X) SIGNO(X) Suma los argumentos. Devuelve el valor absoluto de X, es decir nmero sin signo. Extrae la parte entera de X y deshecha su parte decimal o de fraccin. Redondea X, al nmero entero ms cercano. Obtiene la parte fraccionaria o decimal de X. Devuelve la raz cuadrada de X. Devuelve el resultado de elevar el nmero a una potencia (X a la Y). Obtiene el cuadrado de X.(X * X) Devuelve el cubo de X (X*X*X ). SUMA( 10, 20, 30) PRODCTO( 2, 3, 5) ABS(-12) RDONDEA(1.5) FRACC(3.4) RAIZ(100) PTENCIA(2,5) QADRADO(3) CUBO(2) INVERSO(8.9) 60 30 12 2 0.4 10 32 9 8 1. -89 PRODCTO( X, Y, Z, ...) Devuelve el producto de los argumentos.
TRUNCAR(954.125) 954
Devuelve el signo de X. 1, si X es positivo; cero, si X es cero y -1, si X es negativo. SIGNO(34.56)
INVERSO(X) Invierte el signo X. Lgicas: Argumentos Descripcin SI(X, Y, Z) NO(X)
Ejemplo
Resultado
Si X es diferente de 0, la funcin devuelve Y, en otro SI(CANT 1000, 2 * 7, Si CANTIDAD es mayor a 1000 la funcin caso devuelve Z. SUMA(1,2,3)) devuelve 14, de lo contrario devuelve 6 Invierte la lgica del argumento; devuelve cero NO(PESO 2500) Si PESO es mayor a 2500 la funcin devuelve
cuando X vale uno, y uno cuando X vale cero. Estadsticas: Argumentos Descripcin Ejemplo Resultado 0, de lo contrario devuelve 1.
MIN(X, Y, Z, ...) Valor mnimo MIN(34*4, 12-3, 56/3, 47, 8, 9) 8 MAX(X, Y, Z, ...) Valor mximo MAX(3+4, 14/2, 56, 32 + 40) 72 Ejemplos de frmulas Ejemplo Interpretacin SI(CANT < 20, SUMA(subtotal,subtotal * 0.05),SI Si la cantidad a cobrar es menor de 20, entonces le voy a cobrar el 5% sobre el peso (CANT > 1000, subtotal + PRODCTO(subtotal, del mismo, y si la cantidad comprar exceden de 1000, entonces le cobro un 10% 0.10), subtotal)) sobre el peso del mismo, si no se cumple la frmula, entonces voy a cobrar la cantidad especificada en el peso de la frmula. SI(CANT>=2000,(PESO*0.70),PESO) Si la cantidad a comprar es mayor o igual a 2000, entonces le voy a aplicando un descuento del 30% sobre el peso del mismo y si no se cumple la frmula, entonces voy a cobrar la cantidad especificada para el flete. Si la cantidad a comprar es mayor o igual a 1000, entonces le voy a aplicar un descuento del 10% sobre el volumen del mismo y si no se cumple la frmula, entonces voy a cobrar la cantidad especificada para el flete.
SI(CANT>=1000,VOLUMEN(VOLUMEN*0.10),VOLUMEN) Temas relacionados Zonas Agregar Zona
Reporte de Pagos generales Acceso
l Mdulo de Proveedores y CxP, men Reportes, opcin Pagos generales o con el botn Qu hace l Este reporte muestra todos los cargos / abonos que afecta a un documento de cargo en particular y el saldo tanto del cargo como el de cada proveedor, as como los totales de cargos, abonos y saldos a la fecha de corte que determines. l Te mostrar un listado de los proveedores por Clave, Nombre, indicando el tipo (Concepto) y Nmero de documento, Fecha de aplicacin y vencimiento, Total de cargos y abonos, Saldo del periodo indicado, Telfono y Nombre de quien atiende compras y pagos. l Emite documentos que no requieren referencia, los que tengan referencia estarn aplicados en las columnas de cargos y abonos. Si el manejo es contra Saldo, no se imprime tipo y nmero de documento, slo cargos y abonos totalizados por fecha de aplicacin. Campos Seleccin de informacin Campo Descripcin
Proveedores Desde / Hasta
Anota o elige el rango de proveedores que desees que aparezcan en el reporte.
Periodo en fechas de El rango de fechas que indiques en estos campos, se valida sobre la fecha de vencimiento de aquellos vencimiento documentos que no requieren referencia (p.ej. compras y anticipos). Moneda (multimoneda) Cuando defines la opcin de Todas, se presentan todos los movimientos en la moneda en que se hayan realizado, pero el total que se presenta al final del reporte ser la suma de los saldos de cada movimiento convertidos a moneda base. Cuando se define una moneda en particular los saldos y totales se presentan en la moneda por la que se haya filtrado y solamente presenta los movimientos que fueron realizados en dicha moneda. La fecha de corte que indiques se validar sobre la fecha de aplicacin de documentos con o sin referencia. Puedes seleccionar proveedores de acuerdo a la clasificacin que les hayas asignado.
Corte para aplicacin Clasificacin
Ttulo del reporte Puedes modificar el nombre del reporte de acuerdo a tus necesidades. Botn Filtro avanzado Al elegir esta opcin puedes aplicar un filtrado adicional para hacer mucho ms especfica la informacin que contendr el reporte. Campos del Filtro avanzado Campo Descripcin Fecha de corte Utilzalo si quieres definir un intervalo de fechas de corte, que se forma con la inicial fecha definida por el filtro anterior en el campo Corte para aplicacin y la fecha que definas en este campo, esta fecha forma el principio de un periodo cuyos movimientos se incluirn en el reporte. Lista de Puedes seleccionar en esta seccin que el filtrado muestre slo aquellos conceptos movimientos que tienen que ver con los conceptos que elijas. Filtrado por... Puedes seleccionar para incluir los movimientos por Saldo vencido o bien, elegir a aquellos que les falte un Porcentaje por saldar.
Saldo / Tipo, Segn lo que definas en el campo anterior, se activar la opcin correspondiente Porcentaje / de esta seccin para que definas la cantidad o el porcentaje especfico, as como Tipo el rango a considerar (Tipo). Temas relacionados Opciones de impresin Campos generales de los reportes
Reporte de Estado de cuenta general Acceso
l l l
Mdulo de Proveedores y CxP, men Reportes, opcin Estado de cuenta general Desde la consulta de Salgo del proveedor, botn Desde la barra de herramientas, con el botn (*)
Qu es
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Es un reporte que muestra los movimientos que no requieren referencia como Anticipos y Compras, realizados para cada proveedor y su relacin de cargos y abonos. Se presenta en dos partes: en la primera van los datos generales del proveedor (Nombre, Direccin, Cdigo postal, Poblacin, R.F.C., Telfono, Atencin en compras, Clasificacin, Das de crdito, Lmite de crdito y Saldo disponible), en la segunda se presentan los movimientos realizados, Nmero de documento, Fecha de aplicacin y vencimiento, el Monto de cargos y abonos, Saldo a favor o en contra. Los campos de este reporte son idnticos a los de Pagos generales. Este reporte imprime los datos de un proveedor en cada hoja. Por otro lado, el rango de fechas que indiques en los campos de Periodo en fechas de vencimiento se validarn sobre la fecha de vencimiento de aquellos documentos que no requieren referencia, mientras que la fecha de corte se validar sobre la fecha de aplicacin de documentos con o sin referencia. Si llevas un manejo contra Documento el sistema revisa las fechas de vencimiento. Si el manejo es contra Saldo el sistema toma la fecha de aplicacin de los cargos y abonos realizados mostrando adems el monto al que ascienden y el saldo. Cuando se define el campo de monedas "Todas" el reporte mostrar los movimientos en la moneda en que se haya realizado el movimiento pero en el total ser la suma de los saldos convertidos a moneda base; cuando selecciones una moneda en especfico slo se mostrarn los movimientos que se hayan hecho en esa moneda y expresados en la divisa correspondiente, esta opcin se presentar cuando manejes multimoneda.
Campos Campo Proveedores Desde / Hasta
Descripcin Anota o elige el rango de proveedores que desees que aparezcan en el reporte.
Periodo en fechas de El rango de fechas que indiques en estos campos, se valida sobre la fecha de vencimiento de aquellos vencimiento documentos que no requieren referencia (p.ej. compras y anticipos). Fecha Inicial / Final Moneda (multimoneda) Cuando defines la opcin de Todas, se presentan todos los movimientos en la moneda en que se hayan realizado, pero el total que se presenta al final del reporte ser la suma de los saldos de cada movimiento convertidos a moneda base. Cuando se define una moneda en particular los saldos y totales se presentan en la moneda por la que se haya filtrado y solamente presenta los movimientos que fueron realizados en dicha moneda. La fecha de corte que indiques se validar sobre la fecha de aplicacin de documentos con o sin referencia. Puedes seleccionar proveedores de acuerdo a la clasificacin que les hayas asignado. El titulo del reporte lo puedes modificar segn tus necesidades. Activa esta casilla para indicarle al sistema que el reporte se ajuste a las formas preimpresas que Aspel comercializa. Puedes elegir la forma Aspel que ms le convenga a tu empresa. Formas Aspel Indica el nmero de copias que quieras que se impriman. Puedes indicar esta cantidad por medio de la calculadora del sistema empleando la tecla de funcin F2. Nota: Esta opcin slo se activar si tiene seleccionado como impresora directa en la ventana de opciones del botn opciones.
Corte para aplicacin Clasificacin Titulo de reporte Formas Aspel
Nmero de copias
Filtros avanzados Al igual que el reporte de Pagos generales, este reporte cuenta con un Filtro Avanzado, para hacer ms especfica la emisin. Puedes seleccionar que se incluyan los documentos que tengan un saldo o porcentaje mayor, menor o igual a la cantidad que definas. Tambin puedes establecer un filtro por concepto, incluyendo a todos o seleccionando los conceptos que te interesan de la lista. Temas relacionados Temas relacionados
Opciones de impresin Campos generales de los reportes Reporte Edo. de Cuenta Detallado
Reporte de Estado de cuenta detallado Acceso
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Mdulo de Proveedores y CxP, men Reportes, opcin Estado de cuenta detallado. Con el botn (*)
Qu es
l
Este reporte se imprime para cada proveedor con sus datos completos y todos los movimientos que tenga registrados (cargos y abonos), incluye los saldados. En cada movimiento se imprime el nmero de documento, fecha de aplicacin y vencimiento, documento al que se hace referencia, saldo de cada operacin asociada, monto de cada operacin (cargo o abono), y el total de columnas de cargos, abonos y saldos ordenados por nmero de documento de referencia. Si tienes un manejo contra Saldo los documentos se organizan por fecha de aplicacin y el saldo se indica por movimiento con totales de cargos, abonos y saldos. Cuando se define el campo de monedas "Todas" el reporte mostrar los movimientos en la moneda en que se haya realizado el movimiento pero en el total ser la suma de los saldos convertidos a moneda base; cuando selecciones una moneda en especfico slo se mostrarn los movimientos que se hayan hecho en esa moneda y expresados en la divisa en la que fueron registrados, esta opcin se presentar cuando manejes multimoneda.
Campos Campo Proveedores Desde / Hasta
Periodo en fechas de El rango de fechas que indiques en estos campos, se valida sobre la fecha de vencimiento de aquellos vencimiento documentos que no requieren referencia (p.ej. compras y anticipos). Moneda (multimoneda) Cuando defines la opcin de Todas, se presentan todos los movimientos en la moneda en que se hayan realizado, pero el total que se presenta al final del reporte ser la suma de los saldos de cada movimiento convertidos a moneda base. Cuando se define una moneda en particular los saldos y totales se presentan en la moneda por la que se haya filtrado y solamente presenta los movimientos que fueron realizados en dicha moneda. La fecha de corte que indiques se validar sobre la fecha de aplicacin de documentos con o sin referencia. Puedes seleccionar proveedores de acuerdo a la clasificacin que les hayas asignado. El ttulo del reporte lo puedes modificar segn tus necesidades. Activa esta casilla para indicarle al sistema que el reporte se ajuste a las formas preimpresas que Aspel comercializa. Puedes elegir la forma Aspel que ms le convenga a tu empresa. Formas Aspel Indica el nmero de copias que quieras que se impriman. Puedes indicar esta cantidad por medio de la calculadora del sistema empleando la tecla de funcin F2. Nota: Esta opcin slo se activar si tiene seleccionado como impresora directa en la ventana de opciones del botn opciones.
Corte para aplicacin Clasificacin Titulo de reporte Formas Aspel
Nmero de copias
Temas relacionados Opciones de impresin Campos generales de los reportes
Reporte Por concepto Acceso
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Mdulo de Proveedores y CxP, men Reportes, opcin Reporte por concepto.
Qu es Este reporte presenta el detalle de todos los movimientos de un mismo tipo de concepto registrado en un rango de fechas. La funcin de los campos de la ventana son los siguientes: Campos Campo Descripcin
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Periodo en fechas de Si deseas emitir los movimientos que se aplicaron en una fecha determinada, indica el rango de fechas en la aplicacin que se aplicaron dichos documentos. Filtro por monto movimiento del Monto: El sistema te permite seleccionar los movimientos por su monto. Tipo: Debes indicar el tipo de bsqueda a realizar, es decir, si se incluirn los movimientos que sean por un monto: exacto, mayor, mayor o igual, menor, menor o igual o diferente al definido. Clasificacin Puedes seleccionar proveedores de acuerdo a la clasificacin que les hayas asignado.
Incluir Autorizaciones / Marca estas casillas para incluir las observaciones de cada movimiento, o bien, si algn documento ha Observaciones tenido que ser autorizado, al marcar la casilla se incluirn en el reporte los datos correspondientes a la autorizacin: Fecha. Nmero de autorizacin, etc. Lista de conceptos Puedes seleccionar en esta seccin que el filtrado muestre slo aquellos movimientos que tienen que ver con los conceptos que elijas o bien, muestre todos los conceptos.
Ttulo del reporte El ttulo del reporte lo puedes modificar segn tus necesidades. Temas relacionados Opciones de impresin Campos generales de los reportes
Reporte de Resumen de movimientos Acceso
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Mdulo de Proveedores y CxP, men Reportes, opcin Resumen de movimientos.
Qu es
l
El reporte te emitir un resumen detallado de todos los movimientos realizados por proveedor, dando el resumen total por cargos, Abonos y el saldo del periodo. Si el manejo lo llevas contra Saldo, los documentos se organizarn por la fecha de aplicacin (si no defines Orden de Captura).
Campos Campo Proveedor Periodo de aplicacin
Descripcin Define la clave del proveedor que quieras ver en el reporte. Indica el rango de fechas de aplicacin que desees el reporte se genere, si no se indicara uno en particular, el sistema tomar todas las fechas de los documentos que se hayan realizado. / Si ordenas por Referencia, el sistema mostrar el orden de los documentos con sus referencias, en tanto que en Por captura se listarn en el orden en que fueron registrados sin importar su documento de referencia. NOTA: La funcin de los campos de la ventana de seleccin es idntica al reporte anterior, excepto los que se muestran.
Ordenado Captura
por
Referencia
Incluir observaciones / Saldo Puedes incluir las observaciones que hayas capturado y tambin el saldo inicial para tenerlos como inicial referencia en tu reporte. Tipo de reporte Resumen y Puedes imprimir toda la informacin, o bien, slo el resumen por tipo de movimiento y el total de cada movs. / Slo resumen concepto. Titulo de reporte El ttulo del reporte lo puedes modificar segn tus necesidades. Temas relacionados Opciones de impresin Campos generales de los reportes
Reporte de Pronstico de pagos Acceso
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Mdulo de Proveedores y CxP, men Reportes, opcin Pronstico de pagos. Con el botn (*)
Qu es
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Este reporte te permite proyectar cmo sern tus pagos en un periodo determinado. Se basa en las fechas de vencimiento o aplicacin de documentos. El reporte se mostrar listando por proveedor y contiene el monto por los documentos vencidos, desglose de saldos por pagar en los intervalos establecidos en Das por periodo, saldo del proveedor y totales por periodo. El reporte, a diferencia de la consulta, se puede imprimir en forma detallada conteniendo los documentos que debes pagar.
Campos Campo Proveedores Desde / Hasta Clasificacin Das por periodo Fecha para iniciar los intervalos
Puedes seleccionar proveedores de acuerdo a la clasificacin que les hayas asignado. Indica el nmero de das en que vas a dividir los periodos de pagos. Anota la fecha de referencia, tambin debes indicar si la fecha se refiere a la fecha de aplicacin o de vencimiento.
Presentar cantidades como: Montos / Puedes presentar los resultados del reporte en montos o porcentajes. Porcentajes Campos generales de reportes Con detalle Titulo del reporte Temas relacionados Opciones de impresin Campos generales de los reportes Activa esta casilla si quieres que te impriman un reporte detallado. El ttulo del reporte lo puedes modificar segn tus necesidades.
Reporte de Antigedad de saldos Acceso
l
Mdulo de Proveedores y CxP, men Reportes, opcin Antigedad de saldos. (*)
l Con el botn Qu hace l
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Muestra los adeudos por proveedor o por un rango de proveedores y por periodos, as como el saldo que se encuentra al corriente. Tambin muestra un desglose de saldos vencidos por proveedor en cuatro rangos de das calculados, basndose en los das por periodo a partir de la fecha de referencia. Igual que en el reporte de Pronstico de pagos, puedes agrupar montos vencidos en periodos definidos por ti. Este reporte, a diferencia de la consulta, se puede emitir en forma detallada, con lo cual se reportan los documentos vencidos. Obtendrs: Fecha del reporte, Clave y Nombre del proveedor, Saldo total, Saldo al corriente, Desglose de saldos por pagar en el periodo determinado y clasificacin.
Campos de este reporte Campo Proveedores Desde / Hasta Fecha de corte
Descripcin Define el rango de proveedores que quieras que salgan en el reporte. Mediante esta fecha se indican los documentos que sern tomados en cuenta, dado que su fecha de aplicacin sea anterior o igual a la registrada en este campo. Puedes seleccionar proveedores de acuerdo a la clasificacin que les hayas asignado. Indica el nmero de das en que se van a dividir los periodos de saldos. Puedes indicar esta cantidad por medio de la calculadora del sistema empleando la tecla de funcin F2. Activa esta casilla si quieres que te imprima un reporte detallado. Anota la fecha de referencia e indica si ser por Aplicacin o Vencimientos.
Clasificacin Das por periodo
Con detalle Fecha para iniciar los intervalos Presentar cantidades Montos / Porcentajes
como: Puedes definir si los resultados del reporte se presentan en montos o porcentajes. Conoce el siguiente Tema relacionado Campos generales de reportes
Ttulo del reporte Temas relacionados Opciones de impresin Campos generales de los reportes
El ttulo del reporte lo puedes modificar segn tus necesidades.
Reporte de Autorizacin de cheques Acceso
l Mdulo de Proveedores y CxP, men Reportes, opcin Autorizacin de cheques. Qu hace l Facilita el control y autorizacin de cheques basndose en los movimientos de cargo cuya fecha de vencimiento se encuentre en el rango indicado, de esta manera obtendrs un listado con los movimientos que se tienen que pagar prximamente, agilizndose as el proceso de autorizacin de cheques. En el reporte se incluye unas columnas donde podrs anotar la fecha y firma de la persona que realiza la autorizacin. l El detalle muestra la Clave y Nombre del proveedor, Concepto, Nmero de documento, Fecha de vencimiento y aplicacin, Montos y Saldos totalizados por proveedor. Campos Campos Descripcin
Periodo en fechas de El rango de fechas que indiques en estos campos, se valida sobre la fecha de vencimiento de aquellos vencimiento documentos que no requieren referencia (p.ej. compras y anticipos). Fecha Inicial / Final Corte para aplicacin Clasificacin La fecha de corte que indiques se validar sobre la fecha de aplicacin de documentos con o sin referencia. Puedes seleccionar proveedores de acuerdo a la clasificacin que les hayas asignado.
Emisin de documentos Acceso
l
Mdulo de Proveedores y cuentas por pagar, Men Reportes, opcin Administrador de reportes al seleccionar un reporte FTO
Qu es
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Permite imprimir todos los documentos del mdulo. Puedes imprimir comprobantes de un solo tipo (Anticipos, Recepcin de mercanca, etc.) a un proveedor o varios en un perodo especificado. Los formatos que tienen dirigida la salida presentacin preliminar, permiten consultar en pantalla los reportes; tambin puedes mandar cualquier documento que elijas directamente a impresora. Para elaborar o modificar los formatos debes consultar el Editor de formatos.
Campos Campo Proveedores Desde/Hasta Clasificacin Documentos Desde / Hasta Concepto Folios fiscales Desde / Hasta Periodo de fechas Desde / Hasta
Descripcin Anota o elige un rango de proveedores, de los cuales quieres que se consideren en el reporte. Anota la clasificacin de los proveedores cuyos documentos deseas ver en el reporte. Puedes emitir slo el rango de documentos que elijas. Seala el nmero de concepto de Cuentas por pagar que contienen los registros que deseas que aparezcan en el reporte. Este campo te permite filtrar el resultado del reporte de los movimientos de CxP, que se generaron con un folio. Selecciona o indica el rango de folios que se desea filtrar. Elige un rango de fechas para mostrar slo los registros que entren en dicho periodo.
Vs. Fecha de aplicacin / Vs. Puedes solicitar que se comparen los periodos de fecha contra la fecha de aplicacin o de Fecha de Vencimiento vencimiento de los documentos. Formato Define el formato a utilizar. Si elaboraste alguno, debes sealar el nombre aqu, y aparecer la ruta de directorios que selecciones con la ayuda del botn Directorios. Consulta el siguiente tema para conocer los formatos que maneja el sistema: Formatos para AspelSAE Cuentas con una herramienta que te permitir editar los formatos de tu empresa como ms te convenga. Si el sistema no despliega la aplicacin para poder editar el formato, verifica desde Configuracin / Aplicaciones Asociadas, que este correctamente la ruta de la aplicacin.
Botn Editar formatos
Esencial
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No olvides que cuentas con el formato de impresin cpago.fto que emite un comprobante de ingresos, por cada uno de los pagos realizados a los proveedores, con la finalidad de cumplir con lo dispuesto en el Artculo Sptimo transitorio de la Ley de Ingresos de la Federacin, fraccin VII, donde se establece que por cada pago que se realice, se deber expedir un comprobante. Este formato permite imprimir el monto de impuesto (IVA) relacionado en cada movimiento y el folio fiscal de dicho comprobante. Si requieres un reporte especfico o con caractersticas diferentes en cuanto al orden de los campos, su longitud e incluso si deseas abarcar campos de diferentes mdulos (por ejemplo: Compras, Movimientos al inventario, etc.), te sugerimos revisar la Personalizacin de consultas.
Reporte del Catlogo de proveedores Acceso
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SIN FILTRO: Directamente desde el catlogo de Proveedores, elegir el men Archivos, opcin Imprimir, o con el botn CON FILTRO: Mdulo de Proveedores y CxP, men Reportes, opcin Proveedores / Catlogo.
(*)
Qu es Es un reporte que incluye: Clasificacin de los proveedores (Desde / Hasta), No. de clave del proveedor, nombre o razn social, direccin, poblacin cdigo postal, R.F.C y CURP, telfonos, das de crdito, descuento que otorga, fecha de ltima compra, nombre de la persona que atiende compras y pagos. Cuando se trata de un reporte sin filtro, te muestra la presentacin preliminar del Reporte de Proveedores en el cual estn incluidos todos los proveedores que estn dados de alta en el sistema, para que puedas imprimirlo. La informacin que se presenta incluye nicamente la clave, el nombre, el status, telfonos, clasificacin y saldo de los proveedores. Campos Campo Descripcin Rango de claves de Define un rango de claves de los proveedores que deseas que aparezcan en el reporte. proveedores Clasificacin Puedes emitir el reporte con aquellos registros que tengan una clasificacin especfica de proveedores. Ver: Clasifica eficientemente tu informacin Ordenado por Status Slo directorio Podrs ordenar tu reporte de acuerdo al campo que especifiques. Podrs elegir si deseas que aparezcan los proveedores Activos, Suspendidos, o Todos. Al marcar esta opcin podrs emitir un reporte con informacin especfica del Catlogo de proveedores: clave, nombre o razn social, telfono y persona que atiende compras y pagos. Este directorio te ser de gran utilidad. Marca la casilla si deseas incluir las observaciones de tus registros.
Con observaciones
Titulo del reporte El ttulo del reporte lo puedes modificar segn tus necesidades. Temas relacionados Opciones de impresin Campos generales de los reportes
Reporte de Acumulados de proveedores Acceso
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Mdulo de Proveedores y CxP, men Reportes, opcin Proveedores / Acumulado de proveedores.
Qu es
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Es un reporte que presenta los mismos campos del reporte del catlogo, excepto los campos de Status y Slo directorio, pero adicionando el campo de Compras anuales Inicial / Final. Muestra los siguientes datos del proveedor: Clave, Nombre, R.F.C., Saldo, Das de crdito, Compras anuales, Porcentaje de descuento, Fecha de ltima compra, Telfono, Lmite de crdito, as como el nombre de las personas que atienden compras y pagos y el clculo del total del saldo del conjunto de proveedores.
Campos Adicionales Campo Rango de proveedores claves
Descripcin de Define un rango de claves de los proveedores que deseas que aparezcan en el reporte.
Compras anuales Inicial / Al indicar un rango, el sistema slo incluir en el reporte a los proveedores cuyo monto de compras Final anuales, se encuentre dentro del rango indicado. Clasificacin Puedes emitir el reporte con aquellos registros que tengan una clasificacin especfica de proveedores. Ver: Clasifica eficientemente tu informacin Ordenado por Con observaciones Podrs ordenar tu reporte de acuerdo al campo que especifiques. Marca la casilla si deseas incluir las observaciones de tus registros.
Reporte de Etiquetas de proveedores Acceso
l Mdulo de Proveedores y CxP, men Reportes, opcin Proveedores / Etiquetas de proveedores. Qu es Es un reporte que te permite imprimir etiquetas para el envo de correspondencia, stas presentan el nombre del proveedor, persona de atencin en compras y direccin. Campos Campo Descripcin
Rango de Claves Para especificar las claves de los proveedores que requieras, cuentas con la Tecla F2 que despliega una ventana proveedores Desde / para facilitarte la seleccin de claves. Hasta Clasificacin Puedes emitir el reporte con aquellos registros que tengan una clasificacin especfica de proveedores. Ver: Clasifica eficientemente tu informacin entre El sistema sugiere 9 lneas entre los nombres que se imprimen en la etiqueta. El tamao de las etiquetas calculado es de 4" por 1 3/8", si la etiqueta es de otro tamao, puedes calcular el espacio tomando en cuenta que una lnea depende del tamao de la fuente utilizada. De estas 9 lneas los datos ocupan cuatro lneas y cinco corresponden al trmino de la etiqueta y el espacio entre etiquetas.
Lneas nombres
Temas relacionados Opciones de impresin Campos generales de los reportes
Administrador de reportes Acceso l Desde cualquier mdulo del sistema, Men Reportes, Administrador de reportes
l Desde la barra de herramientas con el botn (*) Definicin Desde este Administrador de reportes, podrs crear y organizar tus propios reportes personalizados con extensin QR2, seleccionando de un incluir en tu reporte. Adicionalmente podrs consultar y generar reportes con formato FTO utilizando los comandos y campos del editor de forma Que es un reporte en formato QR2 y FTO? Un reporte QR2 es aquel que obtiene informacin para armar los reportes directamente de la base de datos o tablas del sistema. Para dar d Diseador de reportes. Para estos formatos puedes usar sentencias SQL. Un reporte o formato FTO es para obtener e imprimir informacin usa campos, comandos o frmulas virtuales armadas especialmente para Para dar de alta reportes de este formato se proporciona una Lista de comandos, campos y frmulas que podrs usar para disear dichos repo Nota Dependiendo del tipo de reporte a editar es el tipo de herramienta que se desplegar. De manera general desde este administrador podrs: Dar de alta tus reportes personalizados en formato Qr2 y FTO. Modificar los reportes previamente creados con este administrador. Obtener una vista preliminar del reporte e imprimirlo. Borrar un reporte. Aadir un reporte creado en formato FTO. Preparar el archivo para su envo a Internet. Enviar el reporte va e-mail. Manejo Aspel El sistema por omisin incluye algunos reportes en formato Qr2 y FTO organizados por grupos. Los grupos y los reportes incluidos, d Administrador, es decir, el Administrador estar disponible desde cualquier mdulo, pero slo podrs consultar los reportes del mdulo corresp La ventana es la siguiente:
Para ver la presentacin preliminar del reporte, haz doble clic sobre el mismo, en ese momento se desplegar el Filtro correspondiente para ob varia dependiendo del grupo donde est incluido el reporte. Es importante que para dar de alta un reporte (formato FTO o QR2) primero te posiciones en el grupo de reportes donde deseas incluirlo.
Tipo de filtros por grupo de reportes Nota: Algunos reportes que estaban ubicados en el Men Reportes, se reubicaron en este administrador de reportes, ejemplo, los reportes de e Botones de esta ventana Botones Descripcin Con este botn podrs realizar lo siguiente: -Dar de alta un nuevo reporte QR2. Para esto se desplegar el diseador de reportes. Para mayor informacin consulta el archivo de ayuda del Diseador de reportes. Para este caso debes seleccionar la opcin "Nuevo". Sugerencia Aspel Para la creacin de reportes en formato QR2 te recomendamos ampliamente que te bases en uno de los que por omisin proporciona el sistema, esto para agilizar el armado del reporte. Para aprender rpidamente como dar de alta un reporte consulta en el ayuda del Diseador de reportes la gua rpida de procesos. -Dar de alta un nuevo reporte en formato FTO Para esto el sistema proporciona una Ventana en la cual podrs fcil y rpidamente crear un reporte en formato FTO. Para este caso, debers seleccionar la opcin "Archivo FTO". Nota: Para ambas opciones debers primero posicionarte sobre el grupo de reportes donde deseas aadir el reporte. Recuerda que dependiendo en el grupo donde sean aadidos o creados es el tipo de filtro que adoptan. Agregar un reporte al administrador de reportes (QR2 o FTO). Para este caso se desplegar una ventana de Windows para que proporciones la ruta y el nombre del reporte a incluir. Los pasos para aadir un reporte son los siguientes: Posicinate sobre el grupo de reportes en el cual deseas aadir el reporte. Recuerda que estos grupos ya los tiene asignado el sistema por omisin. Utiliza este botn, selecciona la opcin Agregar e indica la ruta del reporte a incluir. Notas Para los reportes que estn estructurados en formato FTO, al adicionarse el reporte, en la columna "Ttulo" observars la leyenda o nombre "Formato Aspel" donde posteriormente desde la opcin de men flotante "Cambiar ttulo" puedas modificar el nombre de dicho reporte.
Si por alguna equivocacin seleccionaste o aadiste un reporte el cual no fue armado con Campos, frmulas o datos del sistema en cuestin, es decir, en el que ests aadiendo el reporte; al momento de pedir su vista, su edicin, su impresin, etc. el sistema no podr abrir el reporte, o bien la informacin que logre mostrar por coincidir en ambos sistemas los campos, ser errnea. Un mensaje que posiblemente pudiera presentarse es el siguiente: "Tipo de argumento invlido, en lnea .". Es importante que tomes en cuenta que no podrs aadir un reporte con formato QR2 que haya sido creado desde otro sistema o desde otro mdulo (en el caso de Aspel-SAE), ya que recuerda que al crear un reporte ste se relaciona muy particularmente en el Grupo de reporte en el cual fue creado.
Con esta opcin podrs modificar el reporte seleccionado. Dependiendo del formato del reporte el manejo ser el siguiente: Formato QR2 El reporte se abrir con el diseador de reportes. Modificar reporte. Formato FTO Se abrir el reporte con la aplicacin asociada para archivos de texto (Bloc de notas). Para modificar el reporte utiliza la Lista de campos y frmulas disponibles desde la barra de herramientas con el botn {bmcCamposformulaseditor.bmp} Para mayor informacin consulta el Editor de formatos. Con este botn podrs eliminar el reporte previamente dado de alta o aadido al administrador de reportes. Al eliminar un reporte debers tomar en cuenta los siguientes puntos: El reporte se elimina del administrador de reportes y tambin se elimina de la ruta o carpeta donde se encuentre, es decir el archivo. Si por alguna razn eliminaste un reporte de los que por omisin proporciona el sistema, te recomendamos correr el proceso de Reparacin para nuevamente se instalen o recuperen los archivo de reportes borrados. Lo nico que tendrs que tomar en cuenta, es que al realizar este proceso se borrarn las entradas o referencias de los reportes creados o aadidos por ti, para este caso te recomendamos hacer un respaldo manual desde el explorador de Windows del archivo, para que posteriormente con la opcin Agregar un reporte los aadas nuevamente al administrador de reportes. Muestra una Vista preliminar del reporte. Al solicitar la vista previa se desplegar el Filtro del reporte para delimitar la informacin a emitir en el reporte. Nota: Recuerda que si no especficas ningn dato en el filtro el reporte considerar todos los datos. Tipo de filtros Con este botn podrs imprimir el reporte. Antes de ser enviado el reporte a la impresora, se desplegar su Filtro correspondiente por si deseas especificar que slo cierta informacin se emita y posteriormente se desplegar la ventana de windows para configurar ciertas opciones para la impresin del reporte. Preparar el reporte para su envo y/o publicacin. El reporte podr ser enviado en PDF o HTML. Notas: Esta opcin slo estar disponible para los reportes en formato QR2. Enva y publica en tu espacio de Internet, el o los archivos de consultas. Notas: Esta opcin slo estar disponible para los reportes en formato QR2. Despliega la lista de las frmulas y campos que podrs utilizar para armar tus reportes fto (va formato) a la medida de tus necesidades. Edita tus formatos de reportes Esta opcin genera el reporte en formato PDF para su envo por Internet. Al seleccionar este botn, primero se desplegar el Filtro correspondiente dependiendo al grupo al que pertenezca el reporte, segundo, se generar el archivo pdf con la informacin del reporte y por ltimo, dicho reporte se adiciona como un archivo adjunto en la aplicacin de correo predeterminada en tu computadora. Nota: Esta opcin slo estar disponible para los reportes en formato QR2. Temas relacionados Tipo de filtro por grupo de reportes Presentacin preliminar Agregar un reporte en formato FTO
Hay dos tipos de reportes que se manejan en el administrador, los que son formatos QR2 y los FTO, en un mismo grupo se pueden manejar cualquiera de estos formatos incluso los dos, slo debers tomar en cuenta que los filtros definidos por grupo tambin varan dependiendo del formato. A continuacin se en listan los diferentes grupos de reportes que se manejan por mdulo. El sistema proporciona para cada grupo de reporte un nmero de reportes en particular, que dependiendo el grupo es el nmero de reportes propuestos. Sugerencia Aspel Para la creacin de reportes en formato QR2 te recomendamos ampliamente que te bases en uno de los que por omisin proporciona el sistema, esto para agilizar el armado del reporte. Para aprender rpidamente como dar de alta un reporte consulta en el ayuda del Diseador de reportes la gua rpida de procesos. Para obtener informacin especfica del filtro o grupos de reportes, selecciona la liga que lleva a su descripcin detallada. Grupos para el administrador de reportes en el mdulo de Proveedores y CxP Catlogo de Proveedores y Cuentas por Pagar Catlogo de Proveedores Estado de cuenta detallado Estado de Cuenta General Reforma Fiscal 2010 Resumen de movimientos Independientemente en el grupo en el que ests, los reportes de formatos (FTO) desplegarn un mismo filtro (Emisin de documentos), la informacin solicitada en el filtro slo varia dependiendo del catlogo del que se trate. Emisin de documentos en Proveedores Temas relacionados Administrador de reportes informacin general
Filtro para el grupo "Catlogo de Proveedores" Acceso l Men reportes, opcin Administrador de reportes, grupo Catlogo de proveedores Qu es Te permite obtener adems de la informacin contenida en el reporte, informacin an ms especifica mediante la definicin de un filtro el cual, podrs seleccionar el tipo de informacin a concluir. Recuerda que dependiendo del grupo en el que est creado el reporte, es el tipo de filtro que se visualizar en el filtro, es decir, se arma con cierta informacin relacionada con el tipo de reporte. Agrega un reporte Nota Si no seleccionas ninguna informacin del filtro, por omisin el reporte mostrar toda la informacin correspondiente. Manejo Aspel Si lo deseas podrs modificar los reportes que por omisin instala el sistema en el administrador, para adecuarlos a tus necesidades. Recuerda que dependiendo del tipo de formato de que se trate el reporte es la herramienta de edicin que debers utilizar. Para mayor informacin consulta Administrador de reportes. Informacin contenida en este reporte Campos Carpeta "Proveedores" Campo Descripcin Rango de clave Proporciona rango de claves de los proveedores a incluir en el reporte. Desde / Hasta Con la tecla F2 o el botn se desplegar el catlogo de proveedores a incluir en el reporte. Clasificacin Status Datos generales Zona Indica la clasificacin del proveedor que quieres que se incluya en el reporte Podrs elegir si deseas que aparezcan los proveedores Activos, Suspendidos, o Todos. Los campos de Telfono, Fax, Colonia, Poblacin, C.P. y Pgina Web, son datos generales de los clientes y mediante estos podrs igual realizar el filtro para la impresin de los datos del reporte. Selecciona la zona deseada para realizar el filtro de la informacin para generar el reporte. Recuerda que este campo asigna la divisin, subreas, sectores u otras en las que se divide el rea territorial manejada en las ventas de tu empresa y en la cual se ubica al proveedor. podrs desplegar el ayuda de zonas y seleccionar la que ms te convenga.
Mediante el botn Carpetas "Compras" Campo Descripcin
Compras anuales Selecciona el rango del monto de la compra que se tomar en cuenta para emitir el reporte. Inicial / Final Carpeta "Ordenamiento" Campo Descripcin Ordenar por La informacin de la consulta se puede ordenar a partir de alguno de los campos de la misma. Este ordenamiento lo podrs realizar seleccionando el campo o columna por la que deseas ordenar el reporte, el sistema te permitir ordenar los elementos seleccionados (campo o columna) de manera ascendente o en su caso descendente, por omisin el sistema los ordena de manera ascendente. Debers proporciona si deseas ordenarlo de manera ascendente o descendente, es decir, en la primera posicin o en la ltima posicin. Si lo deseas podrs seleccionar otro factor o columna por la que deseas ordenar el reporte. Notas: Al configurar o utilizar este campo, se activar el otro factor de ordenamiento. Luego por Selecciona el otro factor o campo por el que deseas ordenar el reporte. Este ordenamiento lo podrs realizar seleccionando el campo o columna por la que deseas ordenar el reporte, el sistema te permitir ordenar los elementos seleccionados (campo o columna) de manera ascendente o en su caso descendente, por omisi n el sistema los ordena de manera ascendente.
Debers proporciona si deseas ordenarlo de manera ascendente o descendente, es decir, en la primera posicin o en la ltima posicin. Si lo deseas podrs seleccionar otro factor o columna por la que deseas ordenar el reporte, configurando el campo "Luego por". Notas: Al configurar o utilizar este campo, se activar el otro factor de ordenamiento. Debers seleccionar un campo o columna diferente a las antes utilizadas. Luego por Selecciona el otro factor o campo por el que deseas ordenar el reporte. Este ordenamiento lo podrs realizar seleccionando el campo o columna por la que deseas ordenar el reporte, el sistema te permitir ordenar los elementos seleccionados (campo o columna) de manera ascendente o en su caso descendente, por omisi n el sistema los ordena de manera ascendente. Debers proporciona si deseas ordenarlo de manera ascendente o descendente, es decir, en la primera posicin o en la ltima posicin. Si lo deseas podrs seleccionar otro factor o columna por la que deseas ordenar el reporte, configurando el campo "Luego por". Nota: Debers seleccionar un campo o columna diferente a las antes utilizadas.
Notas
l l
Filtro para el grupo "Estado de cuenta detallado" Acceso l Men reportes, opcin Administrador de reportes, grupo Estado de cuenta detallado (proveedores) Qu es Te permite obtener adems de la informacin contenida en el reporte, informaci n an ms especifica mediante la definicin de un filtro el cual, podrs seleccionar el tipo de informacin a concluir. Recuerda que dependiendo del grupo en el que est creado el reporte, es el tipo de filtro que se visualizar en el filtro, es decir, se arma con cierta informacin relacionada con el tipo de reporte. Agrega un reporte Nota Si no seleccionas ninguna informacin del filtro, por omisin el reporte mostrar toda la informacin correspondiente. Manejo Aspel Si lo deseas podrs modificar los reportes que por omisin instala el sistema en el administrador, para adecuarlos a tus necesidades. Recuerda que dependiendo del tipo de formato de que se trate el reporte es la herramienta de edicin que debers utilizar. Para mayor informacin consulta Administrador de reportes. Informacin contenida en este reporte Campos Carpeta "Proveedores" Campo Descripcin Rango de Proporciona rango de claves de los proveedores a incluir en el reporte. claves Con la tecla F2 o el botn se desplegar el catlogo de proveedores a incluir en el reporte. Desde / Hasta Clasificacin Status Datos generales Zona Indica la clasificacin del proveedor que quieres que se incluya en el reporte Podrs elegir si deseas que aparezcan los proveedores Activos, Suspendidos, o Todos. Los campos de Telfono, Fax, Colonia, Poblacin, C.P. y Pgina Web, son datos generales de los clientes y mediante estos podrs igual realizar el filtro para la impresin de los datos del reporte. Selecciona la zona deseada para realizar el filtro de la informacin para generar el reporte. Recuerda que este campo asigna la divisin, subreas, sectores u otras en las que se divide el rea territorial manejada en las ventas de tu empresa y en la cual se ubica al proveedor. Mediante el botn Carpeta "Fechas" Campo podrs desplegar el ayuda de zonas y seleccionar la que ms te convenga.
Descripcin
Perodo en fechas de Indica los proveedores que se van a incluir en el reporte, tomando en cuenta la fecha de aplicacin. aplicacin Selecciona la fecha inicial y final que se tomar en cuenta. Fecha inicial/Fecha final Por omisin estos campos estarn deshabilitados, indica su habilitacin seleccionando una de las condiciones disponibles para este campo fecha. Con el botn o la tecla de ayuda F4 se desplegar el calendario para que puedas indicar la fecha tanto inicial como final de elaboracin del documento.
Perodo en fechas de Indica los proveedores que se van a incluir en el reporte, tomando en cuenta la fecha de vencimiento. vencimiento Selecciona la fecha inicial y final que se tomar en cuenta. Fecha inicial / Fecha final Por omisin estos campos estarn deshabilitados, indica su habilitacin seleccionando una de las condiciones disponibles para este campo fecha. Con el botn o la tecla de ayuda F4 se desplegar el calendario para que puedas indicar la fecha tanto inicial como final de elaboracin del documento. Carpeta "Monto" Campo
Descripcin
Filtro por monto de Los campos que se indican en esta carpeta ayudaran a realizar el filtro para la recoleccin de datos del reporte, movimiento basndose en la cantidad y la condicin de bsqueda para localizar la informacin sobre el monto del movimiento Monto / Tipo del cliente. Carpeta "Conceptos" Campo Descripcin Lista de Las casillas que se presentan en esta carpeta estn relacionados con los conceptos de los movimientos, manejados concepto dentro del mdulo de CxP y por medio de estos realizar la seleccin de datos para agregar un reporte. Cargos/ Abonos / Seleccin de la lista Carpeta "Ordenamiento" Campo Descripcin Ordenar por La informacin de la consulta se puede ordenar a partir de alguno de los campos de la misma. Este ordenamiento lo podrs realizar seleccionando el campo o columna por la que deseas ordenar el reporte, el sistema te permitir ordenar los elementos seleccionados (campo o columna) de manera ascendente o en su caso descendente, por omisin el sistema los ordena de manera ascendente. Debers proporciona si deseas ordenarlo de manera ascendente o descendente, es decir, en la primera posicin o en la ltima posicin. Si lo deseas podrs seleccionar otro factor o columna por la que deseas ordenar el reporte. Notas: Al configurar o utilizar este campo, se activar el otro factor de ordenamiento. Luego por Selecciona el otro factor o campo por el que deseas ordenar el reporte. Este ordenamiento lo podrs realizar seleccionando el campo o columna por la que deseas ordenar el reporte, el sistema te permitir ordenar los elementos seleccionados (campo o columna) de manera ascendente o en su caso descendente, por omisin el sistema los ordena de manera ascendente. Debers proporciona si deseas ordenarlo de manera ascendente o descendente, es decir, en la primera posicin o en la ltima posicin. Si lo deseas podrs seleccionar otro factor o columna por la que deseas ordenar el reporte, configurando el campo "Luego por". Notas: Al configurar o utilizar este campo, se activar el otro factor de ordenamiento. Debers seleccionar un campo o columna diferente a las antes utilizadas. Selecciona el otro factor o campo por el que deseas ordenar el reporte. Este ordenamiento lo podrs realizar seleccionando el campo o columna por la que deseas ordenar el reporte, el sistema te permitir ordenar los elementos seleccionados (campo o columna) de manera ascendente o en su caso descendente, por omisin el sistema los ordena de manera ascendente. Debers proporciona si deseas ordenarlo de manera ascendente o descendente, es decir, en la primera posicin o en la ltima posicin. Si lo deseas podrs seleccionar otro factor o columna por la que deseas ordenar el reporte, configurando el campo "Luego por". Nota: Debers seleccionar un campo o columna diferente a las antes utilizadas.
Luego por
Notas Lo especificado en el filtro se guardar para impresiones posteriores. l El reporte mostrar slo la informacin que coincida con lo establecido en el filtro, y mientras ms datos o campos especifiques, mas limitada ser la informacin incluida en el reporte, ya que tendr que cumplir con todas las caractersticas definidas para el filtro. Temas relacionados Tipo de filtros por grupo de reportes Administrador de reportes
l
Filtro para el grupo "Estado de Cuenta General" Acceso l Men reportes, opcin Administrador de reportes, grupo Estado de cuenta Grl. (proveedores) Qu es Te permite obtener adems de la informacin contenida en el reporte, informacin an ms especifica mediante la definicin de un filtro el cual, podrs seleccionar el tipo de informacin a concluir. Recuerda que dependiendo del grupo en el que est creado el reporte, es el tipo de filtro que se visualizar en el filtro, es decir, se arma con cierta informacin relacionada con el tipo de reporte. Agrega un reporte Nota Si no seleccionas ninguna informacin del filtro, por omisin el reporte mostrar toda la informacin correspondiente. Manejo Aspel Si lo deseas podrs modificar los reportes que por omisin instala el sistema en el administrador, para adecuarlos a tus necesidades. Recuerda que dependiendo del tipo de formato de que se trate el reporte es la herramienta de edicin que debers utilizar. Para mayor informacin consulta Administrador de reportes. Informacin contenida en este reporte Campos Carpeta "Proveedores" Campo Descripcin Rango de clave Proporciona rango de claves de los proveedores a incluir en el reporte. Desde / Hasta Con la tecla F2 o el botn se desplegar el catlogo de proveedores a incluir en el reporte. Clasificacin Status Datos generales Zona Indica la clasificacin del proveedor que quieres que se incluya en el reporte Podrs elegir si deseas que aparezcan los proveedores Activos, Suspendidos, o Todos. Los campos de Telfono, Fax, Colonia, Poblacin, C.P. y Pgina Web, son datos generales de los clientes y mediante estos podrs igual realizar el filtro para la impresin de los datos del reporte. Selecciona la zona deseada para realizar el filtro de la informacin para generar el reporte. Recuerda que este campo asigna la divisin, subreas, sectores u otras en las que se divide el rea territorial manejada en las ventas de tu empresa y en la cual se ubica al proveedor.
Mediante el botn podrs desplegar el ayuda de zonas y seleccionar la que ms te convenga. Carpeta "Fechas" Campo Descripcin Perodo en fechas vencimiento Fecha inicial / final de Indica los proveedores que se van a incluir en el reporte, tomando en cuenta la fecha de vencimiento. Selecciona la fecha inicial y final que se tomar en cuenta. Por omisin estos campos estarn deshabilitados, indica su habilitacin seleccionando una de las condiciones disponibles para este campo fecha. Con el botn o la tecla de ayuda F4 se desplegar el calendario para que puedas indicar la fecha tanto inicial como final de elaboracin del documento. Corte para aplicacin Fecha de corte inicial Indica la fecha de corte de la cuenta por pagar si quieres que se tome en cuenta para la emisin del reporte. El reporte mostrar aquellos proveedores que se haya considerado la fecha de corte inicial de lo contrario igual a la fecha inicial o indica la fecha correspondiente.
Carpeta "Otros" Campo Lista conceptos Saldo Moneda
Descripcin de Selecciona los conceptos a considerar para emitir el reporte ya sean Cargos, Abonos o seleccionar de una lista de conceptos. Marca esta casilla si quieres que se muestren los proveedores que tengan saldo 0. Te facilita la obtencin de cierta informacin tomando en cuenta o considerando los documentos expedidos con una moneda en particular.
Carpeta "Ordenamiento" Campo Descripcin Ordenar por La informacin de la consulta se puede ordenar a partir de alguno de los campos de la misma. Este ordenamiento lo podrs realizar seleccionando el campo o columna por la que deseas ordenar el reporte, el sistema te permitir ordenar los elementos seleccionados (campo o columna) de manera ascendente o en su caso descendente, por omisin el sistema los ordena de manera ascendente. Debers proporciona si deseas ordenarlo de manera ascendente o descendente, es decir, en la primera posicin o en la ltima posicin. Si lo deseas podrs seleccionar otro factor o columna por la que deseas ordenar el reporte. Notas: Al configurar o utilizar este campo, se activar el otro factor de ordenamiento. Selecciona el otro factor o campo por el que deseas ordenar el reporte. Este ordenamiento lo podrs realizar seleccionando el campo o columna por la que deseas ordenar el reporte, el sistema te permitir ordenar los elementos seleccionados (campo o columna) de manera ascendente o en su caso descendente, por omisin el sistema los ordena de manera ascendente. Debers proporciona si deseas ordenarlo de manera ascendente o descendente, es decir, en la primera posicin o en la ltima posicin. Si lo deseas podrs seleccionar otro factor o columna por la que deseas ordenar el reporte, configurando el campo "Luego por". Notas: Al configurar o utilizar este campo, se activar el otro factor de ordenamiento. Debers seleccionar un campo o columna diferente a las antes utilizadas. Selecciona el otro factor o campo por el que deseas ordenar el reporte. Este ordenamiento lo podrs realizar seleccionando el campo o columna por la que deseas ordenar el reporte, el sistema te permitir ordenar los elementos seleccionados (campo o columna) de manera ascendente o en su caso descendente, por omisin el sistema los ordena de manera ascendente. Debers proporciona si deseas ordenarlo de manera ascendente o descendente, es decir, en la primera posicin o en la ltima posicin. Si lo deseas podrs seleccionar otro factor o columna por la que deseas ordenar el reporte, configurando el campo "Luego por". Nota: Debers seleccionar un campo o columna diferente a las antes utilizadas.
Luego por
Luego por
Notas Lo especificado en el filtro se guardar para impresiones posteriores. l El reporte mostrar slo la informacin que coincida con lo establecido en el filtro, y mientras ms datos o campos especifiques, mas limitada ser la informacin incluida en el reporte, ya que tendr que cumplir con todas las caractersticas definidas para el filtro. Temas relacionados Tipo de filtros por grupo de reportes Administrador de reportes
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Reporte de proyeccin de saldos por Reforma Fiscal 2010 Acceso l Desde el Administrador de reportes, Grupo "Reforma Fiscal 2010", Proyeccin de saldos. Qu es Este reporte mostrar los saldos actualizados aplicando la Reforma Fiscal 2010, los saldos originales y el monto del impacto por proveedor, presentando por proveedor los documentos generados en 2009 que an tengan saldo pendiente, calculando a la fecha de ejecucin del reporte el saldo actualizado de los documentos considerando el incremento al 16% u 11% del IVA, segn corresponda. El reporte lo podrs identificar con el nombre "Reporte de proyeccin de saldos (proveedor).QR2." Consideraciones del reporte l Se consideran nicamente los documentos de tipo cargo que fueron generados antes del 2010 y cargos con saldo > 0.0 y que fueron generados desde el mdulo de Facturas, las facturas (cargos) que fueron generados desde CXC no se incluyen en este reporte. l Slo se toman en cuenta documentos con saldo. l El saldo se calcula del da en que se emite el reporte.. l Los pagos a plazos se consideran independientes, es decir, cada plazo se considerar como un documento. l Siempre se considera que el impuesto 4 (IVA) se aplic despus de haber aplicado el impuesto 1 (IEPS), los impuestos 2 y 3 no son considerados (se est suponiendo que estos se utilizan para retenciones de impuesto).
Nota Si no seleccionas ninguna informacin del filtro, por omisin el reporte mostrar toda la informacin que le corresponda. El reporte emite la siguiente informacin:
Detalle del reporte l Proveedor Inicial / Proveedor Final l Clave y nombre del Proveedor l Nmero del documento l Nmero del concepto (Tipo de concepto definido para la factura). l Fecha de aplicacin y fecha de vencimiento del documento l Moneda en la que se realiz el movimiento l Monto Original del documento l Saldo Original. Saldo del documento antes de aplicar reclculo por Reforma Fiscal l Ajuste de IVA por Reforma. diferencia de la factura por el reclculo aplicado a la factura l Saldo con ajuste de IVA. Saldo de la factura despus de aplicar Reforma Fiscal. l Totales del documento Campos de este reporte Campo Descripcin Proveedor Clasificacin Selecciona el rango de proveedores de los cuales deseas emitir informacin. Selecciona la clasificacin del proveedor del cual deseas obtener informacin. Recuerda que los proveedores son agrupados de acuerdo a ciertas caractersticas de venta de tu empresa (p.ej. zona geogrfica, das de crdito, pudiendo especificar los 5 caracteres disponibles, uno para cada caracterstica). Clasifica eficientemente tu informacin Selecciona la zona de la que deseas obtener informacin. Recuerda que este campo indica la divisin, subreas, sectores u otras en las que se divide el rea territorial manejada en tu empresa ubicando al proveedor para eficiente distribucin de productos.
Zona
Temas relacionados Agregar movimientos de CxP
Ajuste de saldos por Reforma Fiscal
Filtro para el grupo "Resumen de movimientos" Acceso l Men reportes, opcin Administrador de reportes, grupo Resumen de movimientos Qu es Te permite obtener adems de la informacin contenida en el reporte, informacin an ms especifica mediante la definicin de un filtro el cual, podrs seleccionar el tipo de informacin a concluir. Recuerda que dependiendo del grupo en el que est creado el reporte, es el tipo de filtro que se visualizar en el filtro, es decir, se arma con cierta informacin relacionada con el tipo de reporte. Agrega un reporte Nota Si no seleccionas ninguna informacin del filtro, por omisin el reporte mostrar toda la informacin correspondiente. Manejo Aspel Si lo deseas podrs modificar los reportes que por omisin instala el sistema en el administrador, para adecuarlos a tus necesidades. Recuerda que dependiendo del tipo de formato de que se trate el reporte es la herramienta de edicin que debers utilizar. Para mayor informacin consulta Administrador de reportes. Informacin contenida en este reporte Campos Carpeta "Proveedores y Fechas" Campo Descripcin Rango de claves Selecciona el rango de las claves de los proveedores del cual se generar la informacin para el reporte. Desde / Hasta Zona Selecciona la zona deseada para realizar el filtro de informacin para generar el reporte. Recuerda que este campo asigna la divisin, subreas, sectores u otras en las que se divide el rea territorial manejada en las ventas de tu empresa y en la cual se ubica al proveedor.
Perodo en fecha Este campo permite seleccionar informacin para el reporte basadas en fechas del perodo de aplicacin de los de aplicacin movimientos; el sistema va proporcionando el rango de fechas segn la opcin que hayas seleccionado y para la Fecha inicial / opcin "Fechas sealadas" se activan las casillas para que las indiques. final Carpeta "Ordenamiento" Campo Descripcin Ordenar por La informacin de la consulta se puede ordenar a partir de alguno de los campos de la misma. Este ordenamiento lo podrs realizar seleccionando el campo o columna por la que deseas ordenar el reporte, el sistema te permitir ordenar los elementos seleccionados (campo o columna) de manera ascendente o en su caso descendente, por omisin el sistema los ordena de manera ascendente. Debers proporciona si deseas ordenarlo de manera ascendente o descendente, es decir, en la primera posicin o en la ltima posicin. Si lo deseas podrs seleccionar otro factor o columna por la que deseas ordenar el reporte. Notas: Al configurar o utilizar este campo, se activar el otro factor de ordenamiento. Selecciona el otro factor o campo por el que deseas ordenar el reporte. Este ordenamiento lo podrs realizar seleccionando el campo o columna por la que deseas ordenar el reporte, el sistema te permitir ordenar los elementos seleccionados (campo o columna) de manera ascendente o en su caso descendente, por omisin el sistema los ordena de manera ascendente. Debers proporciona si deseas ordenarlo de manera ascendente o descendente, es decir, en la primera posicin o en la ltima posicin. Si lo deseas podrs seleccionar otro factor o columna por la que deseas ordenar el reporte, configurando el campo "Luego por". Notas: Al configurar o utilizar este campo, se activar el otro factor de ordenamiento. Debers seleccionar un campo o columna diferente a las antes utilizadas. Selecciona el otro factor o campo por el que deseas ordenar el reporte. Este ordenamiento lo podrs realizar seleccionando el campo o columna por la que deseas ordenar el reporte, el sistema te permitir ordenar los elementos
Luego por
Luego por
seleccionados (campo o columna) de manera ascendente o en su caso descendente, por omisin el sistema los ordena de manera ascendente. Debers proporciona si deseas ordenarlo de manera ascendente o descendente, es decir, en la primera posicin o en la ltima posicin. Si lo deseas podrs seleccionar otro factor o columna por la que deseas ordenar el reporte, configurando el campo "Luego por". Nota: Debers seleccionar un campo o columna diferente a las antes utilizadas. Notas
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Actualizacin de saldos Acceso
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Mdulo de Proveedores y CxP, men Herramientas, opcin Actualizacin de saldos / elegir el rango de proveedores a actualizar. Desde la barra de herramientas, con el botn (*)
Qu es
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Utiliza este proceso cuando por fallas en la energa elctrica o por haber modificado manualmente el campo de Saldo en el Catlogo de Proveedores, existan diferencias en el Saldo del proveedor en Cuentas por pagar y Proveedores. En esta actualizacin el sistema calcula el saldo con base en los movimientos que tengan registrados tus proveedores y lo registra en la Consulta de Proveedores.
Interfase BANCO Acceso
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Mdulo de Proveedores y CxP, men Herramientas, opcin Interfase BANCO. Los sistemas Aspel se caracterizan por su facilidad para interactuar entre diferentes sistemas de manera que se complementan entre s. Esta opcin te permitir integrar informacin generada en Aspel-SAE hacia Aspel-BANCO, SAE genera un archivo con la informacin de los pagos pendientes, los cuales al ser ledos por Aspel-BANCO se pueden convertir en cheques, con la finalidad de programar los pagos sobre tus saldos.
Qu es
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Campos Campo Proveedores Desde / Hasta Clasificacin
Descripcin Anota o elige el rango de proveedores de los cuales quieres realizar los pagos desde Aspel-BANCO.
Anota la clasificacin de los proveedores cuyos documentos deseas incluir en la interfase.
Periodo de vencimiento / Indica el rango de fechas cuyos movimientos deseas pagar desde Aspel-BANCO. Fecha Inicial-Final Fecha de corte Nombre del archivo Este campo te permitir filtrar o generar el archivo, considerando la fecha de corte de los movimientos. Selecciona la ruta del archivo donde se copiaran los datos de los proveedores. Este archivo debers leerlo desde tu sistema Aspel-BANCO 2.5 en adelante para la elaboracin de los cheques correspondientes.
Esencial Cuando realices la interfase con Aspel-Banco l Es recomendable que los movimientos que se hayan hecho manejando multimoneda, se apliquen a cuentas bancarias que manejen la misma moneda, ya que el archivo que se genera para la Interfase no realiza ninguna conversin a otras monedas, por ejemplo si generaste un movimiento que maneja dlares, debes asignarlo a una cuenta en Banco que maneje dlares. l Al enviar la informacin a Aspel-BANCO se est enviando informacin relacionada con el RFC del proveedor y el monto de IVA por concepto del pago al proveedor. El IVA para este caso, es calculado sobre el monto del pago a realizar y resulta ser la parte proporcional corresponde al IVA aplicado en la compra. Tema relacionado Interfase COI
Proceso de ajuste cambiario Acceso
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Mdulo de Proveedores y CxP, men Herramientas, opcin Proceso de ajuste cambiario. Con el botn (*)
Qu es
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Este proceso concilia de manera automtica las fluctuaciones cambiarias registradas al utilizar divisas o monedas diferente a la base. El sistema convierte el saldo final de las Cuentas por pagar a la moneda que tengas definida (tomando el tipo de cambio que tengas registrado en ese momento en el Catlogo de monedas) y compara este saldo convertido contra el saldo final que tengas en la Carpeta multimoneda del Catlogo de proveedores. Si los saldos no son iguales, el sistema ajusta automticamente el saldo y genera un cargo por ajuste cambiario. Este proceso se repite por cada proveedor. El sistema asigna de manera automtica, una Ganancia Cambiara o Prdida cambiara, que son la diferencia entre las fluctuaciones cambiaras en que incurri un movimiento.
Campos Campo Rango proveedores Desde / Hasta Periodo Fecha Inicial Fecha Final Saldados
Descripcin de Anota o elige un intervalo de claves de los proveedores a los cuales deseas aplicar el proceso de ajuste cambiario.
Anota o elige el intervalo de fechas en el cual deseas realizar el ajuste cambiario. / El rango que definas validar la Fecha de aplicacin de los movimientos de CxP. Activa esta casilla si deseas que el proceso de ajuste cambiario se realice a aquellos documentos que tenga como saldo cero, es decir la deuda haya sido saldada. Selecciona a que documento en especial quieres realizar el ajuste cambiario, al oprimir F2 o con el signo ? aparecer una ventana donde podrs elegir el documento.
Documento
Documento con la Cuando quieras realizar el ajuste cambiario de documentos que manejen exclusivamente una moneda (p.ej. todos moneda los que manejen dlares) elige aqu la moneda. Tipo de cambio El sistema da por omisin el tipo de cambio que est en ese momento en el catlogo de monedas, pero puedes cambiarlo, la diferencia entre este tipo de cambio y el que se uso al registrar el movimiento de CxP determinar la prdida o ganancia cambiaria.
Esencial Es necesario que definas en Configuracin / Parmetros / CxC y CxP, los conceptos que se utilizarn al realizar el ajuste. Temas relacionados Parmetros de CxP Parmetros de CxC Catlogo de conceptos para CXP
Ajuste de saldos por Reforma Fiscal Acceso
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Mdulo de Proveedores y cuentas por pagar, Men Herramientas, opcin Ajuste de saldos por Reforma Fiscal.
l Desde el saldo general del proveedor, Botn Qu es Este proceso identificar los abonos realizados despus del 10 de enero del 2010 (fecha de aplicacin > 10 Enero 2010) a facturas elaboradas hasta el 31 de Diciembre de 2009, y a las cules no se les haya realizado el proceso de ajuste. Al ejecutar este proceso se llevar a cabo lo siguiente: l De estos movimientos u abonos se obtendr la diferencia o Reclculo realizado al abono por el incremento de la tasa de IVA. l Se genera un cargo al cliente por la diferencia. l De esta forma se ajusta directamente el saldo del cliente con la diferencia de IVA que debe realmente pagarse despus del 10 de Enero del 2010. Manejo Para que este proceso se encuentre habilitado y pueda trabajar correctamente se requiere: l Que en parmetros del sistema est activado el parmetro "Aplicar Reforma Fiscal 2010 CxC y CxP". l Dar de alta desde conceptos de cuentas por cobrar un Cargo con referencia, el cul solicitar este proceso para registrar los Ajustes de IVA. Para estos abonos se deber identificar el monto del incremento de IVA que se aplic al dar de alta de movimiento de CxC, de tal forma que con este incremento se pueda generar un cargo con referencia al mismo documento al que hace referencia el abono. Proceso para realizar correctamente el ajuste: 1. Define el filtro proporcionado para este proceso.
Los campos del filtro se explican mas adelante. Al aceptar la ventana el sistema mandar un mensaje informando el xito de la operacin. Consideraciones l Al realizar este movimiento se ajustar el saldo de los clientes. l El movimiento de ajuste se crea con el estatus de NO Contabilizado.
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Este proceso genera un movimiento de cargo, el cul podrs consultar desde el saldo general del cliente o desde sus Estados de Cuenta. El reclculo de impuestos por el incremento del 1% de IVA publicado en la Reforma de 2010, NO se contempla para aquellos documentos que se generaron mediante la Divisin de cargos.
2. Este proceso genera un movimiento de cargo, el cual podrs consultar desde el saldo general del cliente o desde la consulta de folios de CxC. Desde el saldo general del cliente: Identifica la factura a la cual se le realiz el abono, selecciona la pestaa Detalle.
Nota: El movimiento de CxC se puede identificar con el concepto "Efectivo" y el ajuste se puede identificar con el concepto "ReformaFiscal" (concepto dado de alta para el ejemplo). Desde la ventana de folios de CxC:
Campos del filtro Campos Proveedor Desde/Hasta
Descripcin Selecciona a que clientes se les generar el movimiento de ajuste por el incremento del impuesto (IVA). Cuando este proceso se est realizando desde el saldo general de un cliente, este campo estar inhabilitado forzando la creacin del movimiento del cliente que se est consulta o con el que se est trabajando en ese momento. Indica el rango de fechas de aplicacin de los abonos que sern tomados en cuenta para hacerles su ajuste. Se sugiere como criterio de fecha "Este Mes", pero lo podrs modificar por alguno de los ya establecidos: Este Mes, Mes Anterior, 1 Quincena, 2 Quincena, Enero, Febrero, etc. (todos los meses) 1er Semestre, 2 Semestre, Este Ao, Ao Anterior, ltimos 30 das y Hasta hoy. Nota: Las facturas que se tomarn en cuenta, son aquellas que se hayan elaborado hasta el 31 de Diciembre de 2009. Campo obligatorio. El sistema solicitar un concepto de tipo cargo con referencia para poder crear el ajuste. Notas: La primera vez que realices el proceso, el sistema no tendr concepto sugerido, por lo que debers proporcionar un concepto. Se recomienda crear un concepto especial para este tipo de movimiento, de tal forma de identificar rpidamente estos movimientos o cargos. Una vez indicado el concepto, este ser el que se proponga el accesos subsecuentes. Este campo te permitir indicar que slo se tomen en cuenta para el ajuste, aquellos abonos generados con folios, Por omisin esta opcin est desmarcada. Al estar desmarcado se tomarn en cuenta todos los abonos (con folio y sin folio).
Perodo en fechas de aplicacin de abonos Fecha inicial. Fecha final
Concepto para ajuste
Slo abonos con folio
Temas relacionados Agregar movimientos de CxP Reporte de proyeccin de saldos por Reforma Fiscal
Exportacin Conoce este tema: Exportacin de Datos
Reporte de Folios Acceso
l Desde la Consulta de Folios de Proveedores, barra de herramientas botn Qu es Este reporte te permite imprimir la informacin que se muestra dentro de la Consulta de Folios de Proveedores. En el encabezado se imprime el nombre de la empresa, la fecha, las pginas de dicho reporte y el ttulo del reporte. Nota l Cuando accedes a esta opcin desde la Consulta de Folios de Proveedores, si el reporte lo solicitas desde la carpeta de Movimientos con folios, se mostrar una vista preliminar del Reporte de folios de cuentas por pagar y si lo solicitas desde la carpeta de Movimientos sin folios se despliega la presentacin preliminar del Reporte de movimientos sin folios de cuentas por pagar. l Adicionalmente a este reporte, desde el mdulo de Proveedores y CxP, Men Reportes, opcin Folios , podrs elegir la impresin de los movimientos que cumplan con los criterios que establezcas. Temas relacionados Consulta de Folios de Proveedores Alta de Movimientos de CxP Presentacin Preliminar Avanzada Opciones de impresin
Lista de campos Consulta: Lista de campos para formatos
Lista de comandos Consulta: Lista de comandos y frmulas
Seleccin del archivo o directorio a trabajar En esta ventana podrs especificar el nombre del archivo que deseas abrir, guardar o referir, no olvides de indicar en primer lugar la ruta donde se encuentra este archivo. La seleccin de archivos se ejecutar automticamente para las siguientes opciones: Edita tus formatos de reportes Opciones de impresin Exportacin
Personalizacin de Consultas y estadsticas Escoge el tema a consultar: Personalizacin Consultas Personalizacin de Estadsticas
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Manejo del catlogo de proveedores Escoge el tema que desees consultar: Agregar Proveedores Modificar Proveedores Eliminar Proveedores
Manejo del catlogo de conceptos de CxP Escoge el tema que desees consultar: Agregar conceptos de CxP Modificar Conceptos de CxP
Catlogo de proveedores Parmetros de configuracin que afectan a Proveedores Mdulos relacionados Botones y Teclas de funcin Barra de Herramientas Agregar proveedores Modificar proveedores Eliminar proveedores Suspensin y reactivacin del proveedor Buscar proveedores Filtrar Proveedores Reportes de Proveedores
Exportacin Conoce este tema: Exportacin de Datos
Ayuda de documentos Acceso l Desde el alta o modificacin de Proveedores, y el alta de Movimientos de CxP. Qu es Dentro de esta ventana se podr consultar la informacin general de los documentos de CxP del proveedor.
Campos de la consulta Campo Descripcin Concepto Documento Monto Saldo Se muestra los diferentes movimientos realizados para dicho proveedor. Indica el nmero con que se dio de alta el documento. Indica el monto total del documento. Indica el saldo por pagar o pagado del movimiento de CxP.
Fecha de vencimiento Se muestra la fecha en que se vence el movimiento o la fecha en que deber ser pagada la factura.
Totales Este total es de la suma de todos los documentos que se hayan realizado para el proveedor indicado. Temas relacionados Agregar movimientos de CxP
Selecciona la opcin del Filtro SQL Para la seleccin de informacin revisa los siguientes puntos: Filtro SQL Intruccin WHERE Instruccin ORDER BY
Filtro de la consulta de pagos del da Acceso
l Desde la ventana de Pagos del da, botn Qu es En esta ventana elige el rango de claves de los proveedores de los cuales quieres saber si se tienen pagos pendientes del da. Puedes. Campos de este proceso Campo Descripcin
Rango de claves proveedores Desde / Hasta Clasificacin
de Muestra el rango de claves de los proveedores de donde se tomar la informaci n.
Tambin te da la opcin de elegir a todos aquellos proveedores que pertenezcan a una clasificacin en particular.
Valor lmite del saldo por Anota el valor lmite del saldo a pagar de los proveedores especificados en el rango, con el fin de delimitar pagar la informacin que se desee obtener en el filtro. Saldo / Tipo Temas relacionados Pagos del da Filtrar
Consulta de saldos Escoge el tema que desees consultar: Consulta del Saldo general del proveedor Saldo detallado del proveedor Saldo del proveedor manejando multimoneda
Especificaciones del Filtro Aqu debers especificar la clave del proveedor a consultar. Una vez seleccionada la clave debers oprimir el botn Aceptar y aparecer la informacin de la opcin seleccionada. Temas relacionados Consulta de saldos Pronstico de pagos Antigedad de saldos Resumen de movimientos Consulta por concepto del proveedor Aplicacin de anticipos Divisin de cargos Nota: Este filtro slo aparecer si no esta abierto el catlogo de proveedores. Si tienes abierto el catlogo de proveedores, slo bastara con seleccionar el proveedor a consultar y seleccionar la opcin deseada.
Manejo de movimientos de CxP Escoge el tema que desees consultar: Agrega movimientos de CXP Modifica movimientos de CXP Elimina movimientos de CXP
Selecciona la opcin que te interesa: Consulta de Folios de movimientos de cuentas por pagar Contactos
Filtro de antigedad de saldos y pronsticos del pagos Selecciona la opcin que te convenga: Filtro de Antigedad de Saldos Filtro de pronsticos de pagos
Reporte de Pagos generales y Autorizacin de cheques Elige el tema que deseas consultar Reporte de Pagos generales Reporte de Autorizacin de cheques
Reporte de Estado de cuenta General y Detallado Elige el tema que deseas consultar Reporte de Estado de cuenta General Reporte de Estado de cuenta Detallado
Filtro Avanzado Al elegir esta opcin puedes aplicar un filtrado adicional para hacer mucho ms especfica la informacin que contendr el reporte. Campos Campo Descripcin Fecha de corte Utilzalo si quieres definir un intervalo de fechas de corte, que se forma con la fecha definida por el filtro anterior en el inicial campo Corte para aplicacin y la fecha que definas en este campo, a partir de esta fecha se tomar para cerrar los movimientos. Lista conceptos Filtrado por... Saldo /Tipo, Porcentaje Tipo de Puedes seleccionar en esta seccin que el filtrado muestre slo aquellos movimientos que tienen que ver con los conceptos que elijas. Puedes seleccionar entre filtrar por saldo vencido o bien, elegir un porcentaje por saldar. Segn lo que definas en el campo anterior, se activar esta seccin para que definas la cantidad o porcentaje / especfico, as como el rango a considerar (Tipo).
Conoce este tema: Administrador de reportes
Proceso de la Divisin de cargos Acceso Selecciona con el cursor el documento que deseas dividir en varios cargos y oprime Enter o doble clic con el ratn. Qu es Esta ventana te permite realizar el proceso de la divisin de cargos para los movimientos que se tienen.
En la ventana se muestra los siguientes campos: Campos de la ventana Campo Descripcin Documento a El sistema indica automticamente el nmero de documento elegido y su saldo. dividir / Saldo Nmero de Anota en cuntos pagos deseas dividir el adeudo. documentos Fecha aplicacin de Selecciona la fecha en la que se realizar la aplicacin o divisin de cargos de los documentos. El formato es Da/Mes/Ao.
Fecha de El sistema sugiere la fecha en que se vence el documento original, pero puedes modificarla para indicar cundo vencimiento vencer el primer documento generado por esta operacin. El formato es Da/Mes/Ao. inicial Nmero de folio Anota la cifra a partir de la cual se numerarn automticamente todos los documentos. Hay dos partes en este campo, la primera consta de cinco caracteres alfanumricos, en tanto que el segundo tiene tres espacios numricos. A partir de ellos continuar en forma secuencial la numeracin de los documentos que resulten de la divisin. Concepto Registra el tipo de concepto a utilizar para saldar el cargo que se est generando. El sistema sugiere el nmero que corresponde a una Letra de Pago (14), pero puedes cambiarlo, auxliate oprimiendo el signo ?. El sistema genera automticamente por un concepto de tipo cargo (Letra por pagar), los cargos necesarios, de esta manera no se duplica el saldo del proveedor y las Cuentas por pagar son correctas. En este campo debes indicar el concepto de tipo abono.
Monto por Esta informacin se presenta en forma automtica y se refiere al importe que debe ser cubierto en cada pago. documento Fecha de ltimo Esta fecha la despliega el sistema en forma automtica e indica la fecha en que vencer el ltimo documento creado. documento Se calcula con base en la fecha de vencimiento del primer documento, el nmero de documentos en que se dividi el pago y el periodo de das a transcurrir entre el vencimiento de un documento y otro. Intervalo entre documentos Puedes realizarlo de tres formas: 1. Nmero de das. Indica el nmero de das que deben transcurrir entre el vencimiento de cada documento generado. 2. Da de la semana. En caso de pagos peridicos semanales, registra el da que deseas. 3. Das del mes: Registra un da o das especficos del mes en que deben vencer los documentos generados,
p.ej.: 3, 10, 18 y 26 de cada mes.
Ejemplo Este ejemplo ilustra el funcionamiento de los documentos con referencia: T entregas un anticipo a un proveedor: Documento Concepto Cargo Abono Saldo A10 Anticipo 2,500.00 -2,500.00 T realizas una compra por un monto de $7,000.00: Documento Concepto Cargo Abono Saldo C10 Compra 7,000.00 7,000.00 Solicitas que se aplique el anticipo a esa compra: Documento Concepto Cargo Abono Saldo C10 Compra 7,000.00 A10 Aplica. Anticipo 2,500.00 4,500.00 El sistema genera la contrapartida de la Aplicacin de anticipo, que es la Cancelacin de Anticipo: Documento Concepto Cargo Abono Saldo A10 Anticipo 2,500.00 A10 Canc. Anticipo 2,500.00 0.00 y para liquidar el monto total de esa compra se genera un cheque por la cantidad restante: Documento Concepto Cargo Abono Saldo C10 Compra 4,500.00 Ch12 Cheque 4,500.00 0.00 La manera en que se llenaran los campos sera la siguiente: No. de No. de documento No. de referencia Concepto Factura A10 C10 C10 A10 C10 A10 C10 A10 A10 Ch12 A10 C10 C10 A10 C10 Anticipo Compra Aplicacin de ant. abona a Compra Cancelacin de anticipo Cheque abona a la Compra
Conoce este tema: Actualizacin de saldos
Botones de la Presentacin Preliminar Consulta: Botones Presentacin. Preliminar
Conoce este tema: Proceso de ajuste cambiario
Este botn no se encuentra en la barra de herramientas que se muestra por omisin ya que el sistema propone slo algunos de los botones disponibles; para agregarlo a dicha barra tendrs que personalizarla mediante el Men Herramientas / Barra de Herramientas o botn derecho, Personalizar barra.
Barra de Botones Consulta de Saldos Qu es La barra de herramientas de la ventana de la Consulta de saldos del proveedor te ofrece una serie de botones con los que podrs realizar diferentes acciones para manejar los documentos que deseas consultar. Botones Botn Descripcin Te permite consultar los datos del proveedor tales como el nombre de la persona de atencin en pagos, telfonos, correo electrnico, los das de crdito, el lmite de crdito, crdito disponible. Datos del proveedor. Podrs consultar los saldos del proveedor nicamente de los documentos que tu desees de acuerdo con las especificaciones que indiques en la ventana de Filtro de la consulta de saldos. Con este botn podrs restablecer la informacin de la ventana en caso de que hayas aplicado un filtro para visualizar los documentos. Si te encuentras en la Carpeta general de la Consulta de saldos podrs imprimir un Estado de cuenta general del proveedor. Si te encuentras en la Carpeta detalle de la Consulta de saldos podrs imprimir un Estado de cuenta detallado del proveedor. Presiona este botn para conocer el saldo a detalle de los movimientos realizados en el documento sobre el cual te encuentres posicionado en la carpeta del salgo general del proveedor. Activa este botn si deseas que el sistema te muestre el nombre de la moneda que se haya utilizado para generar los movimientos y de esta manera los montos y saldos tambin se presentarn en la moneda en que se realizaron dichos movimientos. Saldo del proveedor manejando multimoneda Temas relacionados Consulta del saldo general del proveedor Saldo detallado del proveedor
Reportes de proveedores Reporte del Catlogo de proveedores Reporte de Acumulados de proveedores Reporte de Etiquetas de proveedores
Considera antes de capturar Revisa lo siguiente Catlogo de Debes tener actualizado este catlogo. proveedores Catlogo de proveedores Manejo Documento
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Contra Si estableciste el manejo Contra Documento, debes tener la referencia de la factura recibida del proveedor que va a ser afectada con el movimiento que vas a dar de alta.
Si trabajas de manera independiente, los movimientos de Compras no se vern reflejados en Cuentas por Pagar, a menos que los des de alta manualmente con esta opcin. Si el control de Cuentas por Pagar es contra Documento, debers tener en cuenta que los datos a capturar dependen de las caractersticas del concepto que se est utilizando.
Ejemplo 1. El documento a dar de alta es un cargo que no necesita referencia (p.ej. una Recepcin). 2. El documento a dar de alta es un cargo que s necesita referencia (p.ej. Intereses moratorios). 3. El movimiento a dar de alta es un abono que necesita referencia (p.ej. Cheque, Nota de crdito, Efectivo). 4. El movimiento a dar de alta es un abono que no necesita referencia (p.ej. un Anticipo). 5. El movimiento que se va a generar utiliza una moneda extranjera as como su tipo de cambio con respecto a la moneda base.
Editor de Formatos Consulta: Que puedes generar con el editor de formatos Edita tus formatos de reportes
Consulta de cuentas por pagar Consulta del Saldo general del proveedor Saldo detallado del proveedor Cambios de cuentas por pagar Saldo del proveedor manejando multimoneda Datos del proveedor Filtra la Consulta de Saldos Pagos del da Pronstico de pagos Antigedad de saldos Resumen de movimientos Consulta por concepto del proveedor
Reportes de cuentas por pagar Reporte de Pagos generales Reporte de Estado de cuenta general Reporte de Estado de cuenta detallado Reporte Por concepto Reporte de Resumen de movimientos Reporte de Pronstico de pagos Reporte de Antigedad de saldos Reporte de Autorizacin de cheques Emisin de documentos
Herramientas de cuentas por pagar Actualizacin de saldos Interfase BANCO Proceso de ajuste cambiario
Personalizacin de filtros Conoce este tema: Personaliza filtros
Informacin fiscal de proveedores Acceso
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Mdulo de Proveedores y CxP, men Archivos, opcin Catlogo de proveedores / Men Edicin, Agregar, Botn Inf. fiscal Mdulo de Proveedores y CxP, men Archivos, opcin Catlogo de proveedores / Men Edicin, Modificar, Botn Inf. fiscal
Qu es Ventana donde se almacena Informacin fiscal del proveedor, necesaria para las operaciones con terceros/IETU. Campos de esta ventana Carpeta Generales Campo Descripcin Clave Nombre Tipo de tercero Campo informativo. Clave del proveedor del cual se est almacenando su informacin fiscal. Campo informativo. Nombre del proveedor del cual se est almacenando la informacin fiscal. Indica el tipo de tercero que identifica a la persona moral o fsica. Los tipos de tercero que puedes indicar son: 04 Proveedor Nacional 05 Proveedor Extranjero 15 Proveedor global. Selecciona el tipo de operacin que se le asignar al proveedor o tercero. Nota: Dependiendo del tipo de tercero que se haya indicado son las operaciones que puedes realizar y que se desplegarn en el campo. Selecciona el pas de residencia del proveedor. Nota: Este campo se activar cuando hayas elegido el tipo de tercero extranjero o global. Escribe la nacionalidad del Tercero. Nota: Este campo se activar cuando hayas elegido el tipo de tercero extranjero o global.
Tipo de operacin
Pases
Nacionalidad
Temas relacionados Agregar proveedores Modificar proveedor Reporte de Operacin con Terceros
Reporte de Estado de cuenta general y detallado Elige el tema que deseas consultar Reporte de Estado de cuenta general Reporte de Estado de cuenta Detallado
Mdulo de Clientes y Cuentas por Cobrar

En el mdulo puedes consultar estos temas: Aspectos generales del mdulo Parmetros que afectan al mdulo de clientes Mdulos relacionados Catlogo de Clientes Catlogo de Conceptos de Cuentas x Cobrar Cuentas por cobrar
Aspectos generales del mdulo Operaciones Qu hacer en... Clientes l Agregar, modificar o eliminar informacin de los clientes de la empresa. Cuentas cobrar Otras
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Revisar el Saldo general del cliente o el Detalle de los movimientos. Consultar los movimientos del cliente por Concepto y revisar el nombre de la persona encargada de los pagos, para establecer contacto. Consulta el Expediente del cliente desde el catlogo. Mediante el Administrador de clientes podrs llevar un control de las diversas operaciones realizadas para las campaas y actividades generales por los clientes. Obtener un Pronstico de cobranza del cliente y consultar sus datos. Conocer la Antigedad de saldos del cliente, con el acumulado de saldos vencidos. Consultar e imprimir el Resumen de movimientos del cliente. Suspender las ventas a un cliente o Reactivarlo. Imprimir Reportes de clientes como: Listado general de clientes y emisin de etiquetas de clientes. El sistema te permite enviar correo o correos electrnicos a los contactos asignados a los clientes.
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Agregar o modificar conceptos de las cuentas por cobrar, mismos que se utilizarn en los movimientos de CxC que se generen. Agregar, Modificar o Eliminar movimientos de cuentas por cobrar a clientes. Podrs consultar y asignar nmero de Folios a los documentos emitidos para los pagos parciales. Revisar los Cobros del da por saldo o por clave del cliente. Recibir Pagos de clientes. Aplicar Anticipos a un cliente. Dividir los cargos a un cliente, para recepcin de pagos parciales. Generar Reportes como Cobranza general, Estados de cuenta general y Detallado, Resumen de movimientos, Pronsticos y Controles de cobranza, Corte de caja, entre otros. Actualizar saldos del cliente. Aplicar intereses moratorios a un cliente. Determinar el ajuste cambiario de todas las operaciones registradas en alguna divisa. Realizar Pagos por Internet, as como en su caso la Cancelacin o devolucin de los mismos..
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Catlogo de clientes Acceso l Mdulo de Clientes y cuentas por cobrar, Men Archivos, Clientes
l Mdulo de Clientes y cuentas por cobrar, Barra de herramientas, con el botn Qu es En este catlogo se administra y consulta la informacin de los clientes registrados en tu empresa; en el cual podrs dar de alta y modificar la informacin de los clientes, consultar su expediente, suspenderlos, enviar informacin por correo electrnico, entre otras. Manejo l La informacin que se presenta en el catlogo es la que se proporciono al dar de Alta al cliente y que podr ser Modificada al momento que lo requieras. l El tipo de informacin que se muestra en este catlogo son datos personales e histricos de ventas y pagos realizados por el cliente. l Al momento de dar doble clic sobre el registro de algn cliente podrs consultar el Expediente del cliente, la cual es una consulta con informacin adicional a la que se presenta en el catlogo de clientes. Esencial A continuacin se presenta la definicin de tres de los catlogos de Clientes ya que es importante hacer la aclaracin sobre las diferencias que existe entre la informacin que se maneja en el catlogo de clientes, Expediente y Administrador, ya que los tres catlogos estn estrechamente ligados a la informacin que se va recolectando del cliente y que cada uno tiene diferentes finalidades dentro del sistema: l Catlogo del cliente: Catlogo que permite dar de alta y manejar la informacin personal, de compras y pagos de los clientes pertenecientes a tu empresa. l Expediente del cliente: En este catlogo te permite consultar de una manera organizada y/o clasificada la informacin del cliente, con el fin de obtener ms rpido los datos que requieras consultar. l Administrador del cliente: Aqu se reflejan todos los movimientos del cliente, lo cual permite tener una bitcora de los movimientos del cliente, con ella se pueden realizar anlisis de las preferencias o actitudes de los clientes; el administrador de clientes permite a los vendedores mediante esta consulta realizar el seguimiento de todos los movimientos realizados por los clientes, en donde adems de consulta podrn: manejar una agenda de actividades, mostrar el listado de clientes por vendedor, se podr acceder al expediente de los clientes, catalogar a los clientes segn como se comporta o la actividad que mantengan en sus compras. Barra de Herramienta Campos Descripcin
Te desplegar la ventana del Alta de clientes y en la cual podrs proporcionar la informacin del cliente que se desea agregar al catlogo. Desplegar la ventana con los datos del cliente para Modificar la informacin deseada. Esta opcin permite eliminar a los clientes que pertenecen al catlogo, esto ser posible si el cliente no tiene saldos pendiente con la empresa, ya que de lo contrario el sistema enviar un mensaje advirtiendo que no se podr dar de baja al cliente. Te facilitar encontrar un cliente que desees localizar dentro de la consulta y que cumpla con las caractersticas indicadas al especificar en los campos que se presentan en la ventana de bsqueda. Botn que despliega los campos necesarios, para realizar la seleccin de la informacin que se desea consultar. Y visualizar en pantalla aquellos clientes que cumplan con ciertas caractersticas que hayas establecido. Permite regenerar el orden de la informacin del catlogo despus de haberse realizado alguna actualizacin y/o filtro. Despliega la vista preliminar para imprimir y dar formato a la presentacin de la informacin. Para ms informacin de la impresin consulta el siguiente tema: Vista preliminar avanzada La ventana de exportacin contiene campos que permitirn realizar el envo y guardar la informacin del catlogo. Para ms informacin de los campos que se muestran consulta el siguiente tema: Exportacin Esta opcin es de gran utilidad cuando requieras utilizar peridicamente informacin generada por Aspel-SAE para Windows en tu hoja de clculo y la necesites tener actualizada al momento de generar un reporte o cualquier otro documento. Este botn desplegara la ventana de la Consulta del saldo del cliente. Mediante este botn podrs colocar en el estado de suspendido al cliente.
Esta opcin despliega la ventana del filtro de cobros del da y muestra los clientes que tienen adeudos a un da determinado. Al seleccionar este botn se mostrar debajo de la columna de "Saldos" la cantidad que se adeuda entre los clientes que pertenezcan a la empresa. Al seleccionar esta opcin se ejecutar la aplicacin de correo electrnico predeterminado en tu computadora y podrs mantener la comunicacin con tus clientes, ya que podrs enviar correos electrnicos para confirmar pedidos, anunciar alguna oferta o alguna otra informacin; si al momento de solicitar el correo no tienes ninguna aplicacin asociada, se presentar una ventana donde podrs indicar la ruta donde se encuentra instalada dicha aplicacin. Despliega la ventana que te permitir enviar varios correos a los clientes con el fin de mantener una comunicacin con ellos o enviar cualquiera otra informacin relevante o de inters. Para ms informacin consulta el siguiente tema: Correo masivo personalizado. Mediante este botn podrs desplegar el catlogo para consultar la informacin ms importante y relevante del cliente. Para ms informacin consulta el siguiente: Expediente del cliente Prepara la consulta para su envo y/o publicacin en Internet. Enva y publica en tu espacio de Internet, el o los archivos de consulta preparados con anterioridad. Podrs importar las consultas a formato Palm. Temas relacionados Parmetros de configuracin que afectan a clientes Mdulos relacionados Botones y Teclas de funcin Agregar Clientes Modificar clientes Eliminar clientes Suspensin y Reactivacin del cliente Buscar clientes Filtrar clientes Reportes de Clientes
Parmetros de configuracin que afectan a clientes Parmetro Clave secuencial En los parmetros de Clientes defines si la clave de tus clientes ser asignada automticamente por el sistema en forma secuencial numrica o si prefieres asignarla manualmente de manera individual. Das comerciales Si la empresa otorga generalmente el mismo descuento y das de crdito a los clientes, te recomendamos los de crdito definas para que el sistema los sugiera en cada alta de cliente. El descuento comercial se define en parmetros generales y los das comerciales se definen en parmetros de clientes y CxC. CXC integrado Manejo cuentas cobrar Permite que los movimientos de Cuentas por Cobrar y de Facturacin actualicen el saldo, fecha de ltima venta, y el acumulado de ventas de los clientes. de Contra documento: Consiste en relacionar cada movimiento de cargo con sus movimientos de abono respectivos, por por lo que es necesario que en todos los movimientos que introduzcas registres el nmero de documento con el que se relacionan. Contra saldo: Con esta opcin, se totalizan cargos y abonos importando nicamente su fecha de aplicacin; de esta forma, el sistema se encarga de calcular el saldo global sin importar la referencia al documento del que se derivan los movimientos. Para ms informacin consulta el siguiente tema: Cuentas por cobrar y Cuentas por pagar Campos libres del El sistema proporciona seis campos donde podrs almacenar informacin de importancia para tu empresa, en este usuario campo indica el nombre o leyenda para estos datos, mismos que podrs capturar en la ventana de alta de clientes y que podrs utilizar a travs de las consultas personalizadas, editor de formatos o secuencias SQL. Alfanumricos se refiere a los campos donde puedas almacenar informacin con letras o nmeros, como fechas o direcciones, los Numricos podrn ser utilizados para almacenar informacin que slo contengan nmeros. Agregar clientes/ Campos del usuario Temas relacionados Catlogo de Clientes Mdulos relacionados Botones y Teclas de funcin Agregar Clientes Modificar clientes Eliminar clientes Suspensin y Reactivacin del cliente Buscar clientes Filtrar clientes Reportes de Clientes
Mdulos relacionados con cuentas por cobrar Recibe De De este catlogo se toma el nombre del cliente y su clave de identificacin. El cliente puede tener un status de activo o Clientes suspendido. Si un cliente est suspendido, el sistema enviar un mensaje de advertencia al intentar dar de alta un movimiento de cuentas por cobrar; si despus de este mensaje decides continuar, podrs terminar de dar de alta el movimiento. De Trabajando de forma integrada a CxC, Facturacin proporciona el nmero de referencia para la aplicacin de abonos, Facturas intereses o divisin de documentos, las fechas de aplicacin / vencimiento, y el monto total de la factura. Asimismo, cuando elabores una factura se dar de alta automticamente un movimiento de cuentas por cobrar. NOTA: Independientemente de cmo est definido el parmetro de CxC integrado, al tratar de elaborar una remisin o una factura a un cliente suspendido en el mdulo de Facturas y Vendedores, el sistema enviar un mensaje sealando esta situacin e impedir la venta.
Botones y teclas de funcin Generales Botn Datos del Este botn ofrece el desglose de datos del cliente, para ayudar a las labores de cobranza. cliente F2 Tecla de ayuda Esta "ayuda de campo" te muestra la informacin registrada en tu sistema, para que la encuentres ms fcil y la deposites en tu captura. Actvala en los campos donde veas un signo de interrogacin (?) con slo hacer clic en l o al oprimir F2. o Suspensin de Suspende al cliente sobre el que estabas posicionado, es decir no permite hacer movimientos, clientes pero no es que lo da de baja del catlogo. Saldos cliente Grabar Cancelar del Presenta el saldo del cliente sobre el que te encuentras ubicado. Graba la informacin del pago registrado. Cancela el pago capturado.
Catlogo de Clientes
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Recepcin de F3 pagos Aplicacin anticipos F5 de F7
Abono a aplicar Selecciona el abono a aplicar dentro de la opcin "Aplicacin de anticipos". Detalle Presenta una consulta del Detalle del saldo, dentro de Cobros del da y en la consulta de proveedores.
Cobros del da F8
Temas relacionados Catlogo de Clientes Parmetros de configuracin que afectan a clientes Mdulos relacionados Agregar Clientes Modificar clientes Eliminar clientes Suspensin y Reactivacin del cliente Buscar clientes Filtrar clientes Reportes de Clientes
Agregar clientes Acceso
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Mdulo de Clientes y Cuentas por cobrar, Men Edicin / Agregar. Desde el catlogo de Clientes, con el botn Mediante las teclas de acceso rpido Alt + Insert
Qu es Con esta opcin podrs ir agregando la informacin de un cliente al catlogo. Considera antes de capturar Clave del Si no la tienes definida como secuencial en los Parmetros generales (generada automticamente por el sistema), cliente tienes 5 caracteres para definirla. Configuracin / Clientes Zona En el caso de asignarle una zona al cliente, es muy recomendable que se verifique el Catlogo de zonas para verificar que este creada la zona que se desea asignar al cliente. Nota: Considera que cuando se asigne una zona al cliente que se esta dando de alta o modificando, esta deber ser de tercer nivel ya que es en esta donde se cobran o se cargan los montos del flete y en el caso de seleccionar una zona distinta del tercer nivel el sistema te enviar un mensaje informndote que es una zona que no puede asignarse ("No es una zona completa") Saldo Investiga si el cliente tiene algn saldo a favor o en contra, para que lo asignes en el campo correspondiente. Vendedores Para asignar un vendedor a un cliente determinado, primero debiste haber dado de alta el vendedor en el catlogo correspondiente Vendedores Campos Carpeta Generales Campo Descripcin Clave Aqu debes indicar la clave del cliente que ests dando de alta. Si definiste en la configuracin del sistema (Configuracin/ Clientes y CxC, en la carpeta Generales) que la clave del cliente sera secuencial, entonces el sistema la anota en forma automtica y no podrs modificarla. Los campos de Clave, Contactos y Nombre son generales para todas las carpetas y la informacin se podr modificar en cualquiera de ests. Contactos Este botn se activar despus de llenar los campos presentados en la ventana y al aceptar la propuesta de agregar contactos, en donde el sistema desplegara la ventana de Configuracin de contactos.
Datos del cliente Los datos del cliente son muy tiles al imprimir etiquetas para envos por correo y en la emisin de facturas, anota los datos de Nombre, Direccin, Colonia, Poblacin, Telfono, Fax, R.F.C., Cdigo Postal, Pgina Web y CURP. Clasificacin del Sirve para agrupar a tus clientes de acuerdo a ciertas caractersticas de venta de tu empresa (p.ej. zona geogrfica, cliente das de crdito, pudiendo especificar los 5 caracteres disponibles, uno para cada caracterstica). Esto te ayudar posteriormente a realizar consultas y reportes del catlogo de manera ms selectiva. Clasifica eficientemente tu informacin Zonas Este campo permite asignar la divisin, subreas, sectores u otras en las que se divide el rea territorial manejada en las ventas de tu empresa y en la cual se ubicar al cliente.
Carpeta Ventas Campo Descripcin Clave, Nombre contactos Das crdito Estos campos son generales, se muestran en todas las carpetas y la informacin se podr modificar en cualquiera de y ests. de El nmero de das de crdito lo utilizar el Mdulo de Facturas y Vendedores para calcular la fecha de vencimiento de los documentos que se elaboren. Si manejas cliente "MOSTR" debes ponerle un cero, puesto que el pago se realiza al momento. Cuando realices un movimiento de tipo Factura (1) en Cuentas por cobrar, el sistema considerar los das de crdito para determinar la fecha de vencimiento.
Lmite crdito de Este dato se utiliza en el Mdulo de Facturas y Vendedores y en los movimientos de Cuentas por Cobrar. Si el monto de la venta a crdito sumado al saldo del cliente es mayor al lmite de ste, el sistema solicitar autorizacin para proseguir con el proceso. Si dejas el campo en ceros, se asumir que el cliente tiene un crdito ilimitado. Puedes indicar esta cantidad por medio de la calculadora del sistema empleando la tecla de funcin F2. y Registra el da en que tu cliente acepta facturas para su autorizacin y/o revisin, y el da en que planea pagarlas. Con este dato, en la emisin de reportes de cobranza tendrs la fecha de entrega de documentacin y cobro. Si no anotas en este campo, el sistema considerar la revisin y pago para el mismo da de vencimiento del documento. Tienes 4 espacios alfanumricos: los dos primeros para el da que se revisa el documento y los dos ltimos para el da en que se paga. Para los das de la semana utiliza: Lunes L o Lu Viernes V o Vi Martes M o Ma Sbado S o Sa Mircoles I o Mi Domingo D o Do Jueves J o Ju P. ej: 1515 El cliente revisa los das 15 de mes y paga ese mismo da. Lu15 Revisa documentos el lunes ms inmediato a la fecha de vencimiento y paga el da 15 de cada mes. 15I4 Revisa el da 15 y lo paga el Mircoles de la cuarta o ltima semana.
Revisin pago
% Descuento Este porcentaje puede ser desde 0.0001% hasta 99.99% para cada cliente y se sugerir al hacer una factura, remisin, pedido o cotizacin. Puedes indicar esta cantidad por medio de la calculadora del sistema empleando la tecla de funcin F2. Saldo Indica el monto total del saldo de los documentos del cliente; si el sistema est configurado para trabajar con Cuentas por Cobrar integrado, el saldo se actualizar automticamente cuando el cliente realice una compra o un pago desde el mdulo de facturas. Si el cliente ya tiene un saldo por cobrar, es recomendable anotar el monto desde la opcin: Alta de movimientos de CXC, generando un movimiento bajo el concepto Saldo anterior y, si el cliente tiene un saldo a favor regstralo como un Anticipo. Nota: Si anotas aqu un saldo y despus generas los movimientos en CxC, el sistema sumar automticamente el importe de cada movimiento al saldo anotado, por lo tanto el saldo total estar alterado por este monto. Vendedor Indica la clave del vendedor que generalmente atiende al cliente, el definirlo te facilita la generacin de reportes filtrando por vendedor y es conveniente si a tus clientes los atiende un vendedor especfico. Primero debes tener un catlogo de Vendedores en el mdulo de Facturas para obtener un listado de vendedores al oprimir el signo ? (ayuda F2). Activa este campo si el cliente actuar como retenedor del impuesto sobre el monto del flete. Debers especificar el % que retendr el cliente, el porcentaje se considerar al elaborar un documento de venta y lo podrs consultar desde la ventana de totales ubicado en la barra de herramientas del mismo documento. El concepto donde se acumularn los montos obtenidos por concepto de retencin, se configura en el mdulo de Configuracin / Facturas El porcentaje de retencin asignado a cada cliente, se calcula sobre el monto del flete, tal y como se indica en la regla 5.1.2. de la Ley del Impuesto al Valor Agregado. Ejemplo: Se va a cobrar un flete por $250.00 y el cliente al que se le hace la venta es retenedor del IVA por el servicio del flete, los datos a definir en el sistema son: en Utileras/Configuracin/Facturas marcar la opcin Manejar flete y si a todos los cliente se les cobra lo mismo, indicar ah $250.00 en el campo de monto y 15% en el campo de Impuesto. En el detalle del Cliente/Carpeta Datos de venta hay que marcar la opcin Considerar retencin y en el campo %retencin indicar 4%. Carpeta Histricos Campos Descripcin Clave, contactos Nombre Lmite crdito Ventas anuales Estos campos son generales, se muestran en todas las carpetas y la informacin se podr modificar en cualquiera de y ests. de Muestra la cantidad que tiene el cliente como lmite en su cuenta, es de tipo consulta. Se refiere al monto acumulado de ventas al cliente despus de aplicar el descuento comercial, sin considerar el descuento financiero, ni el impuesto, es decir: Subtotal Descuentos comercial. Si no quieres registrar a detalle las facturas que tenas antes de empezar a trabajar con el sistema, debers capturar el acumulado de ventas a la fecha; al trabajar normalmente se actualiza este valor desde Facturacin. Puedes indicar esta cantidad por medio de la calculadora del sistema empleando la tecla de funcin F2. En estos campos debers indicar:
Considerar Retencin y % Retencin
ltimo pago
Fecha: La ltima fecha en que realiz el ltimo pago el cliente, esta fecha se actualiza automticamente al registrar algn pago. El formato es da/mes/ao (dd/mm/aa); al oprimir el signo ? o con la tecla F2 podrs seleccionar la fecha mediante un calendario. Documento: Indica el nmero del documento del ltimo pago realizado por el cliente. Monto: Captura la cantidad que se registr como ltimo pago, este monto podr ser calculado si lo requieres con la calculadora del sistema con ayuda de la tecla de funcin F2. ltima venta En estos campos debers indicar: Fecha: Indica la ltima fecha en que se realiz una venta, la cual se actualiza al elaborar una nueva venta. El formato es da/mes/ao (dd/mm/aa); al oprimir el signo ? o con la tecla F2 podrs seleccionar la fecha de un calendario. Documento: Indica el nmero del documento de la ltima venta. Monto: Captura la cantidad que se registro como la ltima venta, este monto podr ser calculado si lo requieres con la calculadora del sistema empleando la tecla de funcin F2. Estos campos sern actualizados por el sistema automticamente, al registrarse un movimiento de venta. Carpeta Adicionales Clave, Nombre y Estos campos son generales, se muestran en todas las carpetas y la informacin se podr modificar en cualquiera contactos de ests. Observaciones Este espacio permite que incluyas comentarios importantes con respecto al cliente. Campos libres del El sistema proporciona seis campos donde podrs almacenar informacin de importancia para tu empresa, usuario captura la informacin para la cual configuraste estos campos y considera que podrs acceder a ella a travs de las consultas personalizadas, editor de formatos o secuencias SQL. Los primeros tres campos almacenan informacin de tipo alfanumricos (letras y nmeros) y los otros tres almacenan informacin de tipo numrico. La leyenda para estos campos son configurables dentro de los parmetros de configuracin de clientes. Ver: Configuracin / Clientes y CxC / Campos del usuario Carpeta Comprobantes fiscales digitales Clave, Nombre y Estos campos son generales, se muestran en todas las carpetas y la informacin se podr modificar en contactos cualquiera de ests. Mecanismo emisin documentos de Indica para el cliente al que estas dando de alta cmo se desea se emita los documentos o comprobantes de digitales. El sistema te ofrece las opciones de mostrar el comprobante en impresin, es decir impresa en hoja de papel y/o enviarla por mail en la cual se anexa el archivo adjunto con la informacin que contiene el comprobante. Al activar la opcin de "Por mail" se activaran el resto de los campos (cuenta de correo, mecanismo de seguridad y enviar mail en modo silencioso). Addendas Desde este botn podrs consultar el addenda que se aade al comprobante fiscal digital (facturas o devoluciones, definida para el cliente o clientes en general.
Para mayor informacin: Uso del Addenda dentro de Aspel-SAE Namespace En este apartado se podr consultar el namespase definido para el cliente, que te podr servir para validar otros documentos oficiales como pudiera ser el addenda. Este Namespace se complementa con el Namespace de la empresa. Por omisin el sistema esta incluyendo un archivo base llamado NamespaceBaseC.ini" para armar el archivo de namespace del cliente. Este archivo base se crea en la base de datos de la empresa. Como se crea el archivo namespace del cliente Al momento de seleccionar este botn, el sistema crear automticamente un archivo namespace para el cliente en cuestin, en base al propuesto por el sistema (NamespaceBaseC.ini). Creando un archivo con las siguientes especificaciones: 1. La sintaxis para el nombre del archivo es: "NS"+CLAVE_CLIE.INI
1) En cuanto la clave del cliente CLAVE_CLIE, se debe indicar tal cual aparece en el catlogo, respetando incluso espacios en blanco, por ejemplo: NS 1.INI // observar que se respetan los 4 espacios vacos a la derecha de la clave. NSA.INI // donde "A" es la clave del cliente, observar que aqu dado que la clave no incluye espacios a la izquierda, esta se debe presentar en seguida de la palabra NS. Nota: Cabe mencionar que este archivo no ser creado si el archivo base no contiene informacin. Cuenta de correo para Selecciona de la lista de contactos o indica el correo que se le asignar al cliente al cual se le esta dando de envo alta y se solicita enviar por mail la emisin de documentos. Enviar email en modo Al activar esta casilla en automtico se enviar el correo con los datos adjuntos de los documentos sin la silencioso necesidad de que se despliegue el servidor de correo. Mecanismo seguridad para envo de Las opciones que se presentan para brindar seguridad en el envo de los documentos, selecciona entre una de el las dos opciones posibles. Al indicar Alto (doble encriptamiento) se activar el botn para la seleccin del certificado digital el cual tiene como objetivo identificar al dueo de una Firma Electrnica Avanzada Los certificados contienen informacin acerca del firmante, servicios a los que ste tiene acceso para utilizar su firma y la fecha de vigencia del certificado entre otras caractersticas. Botones de la ventana del detalle Botones de Con estos botones podrs desplazarte entre todos los clientes registrados en el catlogo, sin necesidad de cerrar la ventana. desplazamiento Aceptar Cancelar Ayuda Temas relacionados Modificar clientes Eliminar clientes Expediente del Cliente Guarda los cambios efectuados y cierra la ventana del detalle. Cierra la ventana del detalle, sin que se guarden los cambios efectuados. Despliega el ayuda electrnica del sistema. 1.
Modificar clientes Acceso
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Mdulo de Clientes y cuentas por cobrar, Men Edicin, opcin Modificar. Desde el catlogo de Clientes, con el botn O con las teclas de acceso rpido Alt + Back Space
Qu es Con esta opcin se desplegar la ventana que contiene los datos proporcionados al momento de dar de alta al cliente y en la cual podrs modificar su informacin. Manejo El nico campo que no podrs modificar ser el de la clave del cliente y los campos de las carpetas son los mismos que se explicaron en "Agregar clientes ". Si vas a modificar los datos de varios clientes con ciertas caractersticas y no los quieres ir buscando en el catlogo, puedes realizar una seleccin Filtrando el catlogo y con esto visualizar slo aquellos clientes a los cuales se desea realizar modificaciones en sus datos. Temas relacionados Agregar clientes Eliminar clientes Expediente del Cliente
Elimina Clientes Acceso
l Desde el catlogo, Men Edicin / Eliminar ( Shift + Supr) o con el botn . Qu es Con esta opcin eliminas clientes de tu catlogo, por ser empresas con las que ya no tendrs relaciones comerciales. Para poder borrarlos no deben tener saldo a favor o en contra. Los registros que borres no los podrs recuperar. Manejo Si deseas borrar los registros de varios clientes con ciertas caractersticas y no los quieres ir buscando en el catlogo, puedes realizar
una seleccin con el Filtro del Men Ver y/o con el botn
Si en tu empresa se almacenan las ventas de mostrador a travs del cliente MOSTR, nunca debes darlo de baja, puesto que no existira entonces una clave o registro donde acumular este tipo de ventas. Antes de eliminar al cliente el sistema despliega la ventana en la que se dio de alta al clientes y si el cliente no tiene saldo se realizar la eliminacin inmediatamente. Temas relacionados Agregar clientes Modificar clientes Expediente del Cliente
Buscar clientes Acceso
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Desde el catlogo de Clientes, Men Ver / Buscar (F3) o con el botn:
Qu es Esta opcin sirve para localizar a un determinado cliente de acuerdo a su clave y/o clasificacin. Campos generales de Buscar Temas relacionados Agregar Clientes Modificar clientes Eliminar clientes Buscar clientes Filtrar clientes Reportes de Clientes
Filtrar clientes Acceso
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Catlogo de Clientes, Men Edicin / Filtrar y/o con la tecla de acceso rpido F5. O con el botn
Qu es Esta opcin te permite visualizar en pantalla aquellos clientes que cumplan con ciertas caractersticas que hayas establecido. Campos generales de Filtrar Campos especficos Campo Descripcin Rango de clientes claves de Anota el rango de las claves de los clientes que quieres visualizar. Si anotas en este campo una clasificacin, el sistema presentar todos los registros que la tengan. Clasifica eficientemente tu informacin Si anotas en este campo la clave de un vendedor, el sistema presentar todos los clientes que atiende dicha persona. Si se desea realizar el filtro de clientes por zonas, indcala o seleccinala del catlogo que podrs desplegar desde aqu. Activos / Elige en estas opciones si deseas ver nicamente a los clientes activos, a los suspendidos o a todos. Anota el nombre del cliente que deseas consultar. Selecciona el campo en el cual deseas sea mostrado el resultado del filtro y el orden para presentar la informacin.
Clasificacin del cliente Vendedor Zona Todos / Suspendidos Ordenar por
Nombre del cliente
Botn SQL Esta opcin te ayudar a construir secuencias SQL automticamente, en base a los datos proporcionados en el filtro. Es de gran utilidad para cuando se necesita filtrar la consulta con un criterio diferente al del filtro, desplegando el dilogo personalizar Query el cual te permitir definir un Query para la consulta. Al usar un Query para realizar un filtro el tiempo de respuesta es ms rpido, sobre todo en base de datos muy grandes. Filtro de bases abiertas Esencial Para mayor informacin de la opcin Restaurar y del filtro SQL dirgete a la pgina que se indica. Una vez definidas las caractersticas de tu seleccin, oprime Aceptar. Recuerda que puedes almacenar las especificaciones de un filtro y asignarlas en cualquiera de las pestaas que se encuentran en la parte inferior de la ventana de tu catlogo. Personalizacin de filtros Filtro SQL Restaurar
Suspensin y reactivacin del cliente Acceso
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Mdulo de Clientes y cuentas por cobrar, Colocarse sobre el registro del cliente a suspender / Men Edicin, opcin Suspensin de clientes o la tecla F7.
l O desde el Catlogo de Clientes, oprime el botn Qu es Permite suspender o reactivar las ventas de un cliente especfico sin importar el saldo que tenga, de tal forma que al momento de generar algn documento en el Mdulo de Facturas y Vendedores lo notificar el sistema. Esencial Al ejecutar este proceso el sistema te indica el saldo que tiene ese cliente. Dependiendo del status del cliente, el sistema te preguntar si deseas suspender o reactivar las ventas del cliente. Temas relacionados Agregar Clientes Modificar clientes Eliminar clientes Buscar clientes Filtrar clientes Reportes de Clientes
Expediente del cliente Acceso
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Men Archivos / Expediente del Cliente Men Archivos / Clientes / Botn
l Men Archivos / Administrador de clientes / Botn Qu es En este catlogo te permite mostrar organizada la informacin del cliente, con el fin de obtener ms rpido los datos que requieras consultar. Manejo La informacin que se muestra es por cliente, es decir, que para ir consultando los datos de otro cliente se tendr que indicar por medio de las flechas, ubicadas en la parte superior de la consulta y/o si no se tiene abierta la consulta del cliente y seleccionado uno, el sistema despliega la ventana de consultas en la cual debers de proporcionar la clave del cliente que se requiere consultar.
La consulta muestra las diferentes datos del cliente agrupados por campos los cuales se explican a continuacin: Campos Nombre Descripcin Informacin general En esta carpeta se mostrar todos los datos del cliente los cuales ofrecen informacin general del mismo que es tomada del catlogo de cliente y esta organizada por: Datos generales, Datos de ventas, Datos histricos, Datos adicionales y Comprobantes fiscales.
Informacin de Mediante esta opcin podrs ver todos los movimientos de CxC y sus conceptos relacionados, de esta manera podrs saldo conocer como se fue liquidando la cuenta por cobrar, mostrando el saldo que se debe por cada concepto que se vaya aplicando. Se agrupa la informacin y se muestra clasificada en las siguientes carpetas: Estado de cuenta: La informacin mostrada dentro de esta carpeta contiene lo relacionado con los documentos generados por el cliente y en donde se mostrar el monto y saldo pendiente por cubrir de las facturas. El estado de cuenta podr ser mostrado por Estado general y Estado detallado. Antigedad de saldos: Indica los saldos de los movimientos vencidos en intervalos de tiempo que definas (por omisin el sistema define 30 das). Podrs observar saldos vencidos o cartera no recuperada en periodos determinados, saldo total de documentos que vencen a la fecha de corte y el importe total de operaciones que vencen en fechas posteriores a la misma (saldo al corriente). Antigedad de saldos Pronsticos de cobranza: Esta opcin se elabora con base en las fechas de vencimiento de los documentos y slo muestra aquellos que no han sido saldados. Presenta los saldos de los movimientos que se vencern en de tiempo
(por omisin el sistema define intervalos de 30 das); adems el saldo total por vencer y saldo total por cobrar. Pronstico de cobranza Resumen de movimientos: Muestra la suma total de los montos de los movimientos agrupados por concepto (p. e.; suma todas las facturas y muestra el total), mostrando los documentos en movimientos de cargos o abonos. Resumen de movimientos
Informacin de Esta consulta se presenta filtrada por la fecha de elaboracin, las cuales proporciona varias opciones para llevar a ventas cabo el filtro y se muestra clasificada en las siguientes carpetas: Ventas: Esta carpeta muestra los documentos relacionados a las ventas realizadas por los clientes (facturas, remisiones, pedidos, cotizaciones y devoluciones), los cuales informa el nmero de documento que gener, cuando se elabor la venta, su pedido, el estatus (original, etc.. ), documento del cual proviene (cotizacin, remisin y/o pedido) y el importe total de la venta. El sistema te permite desplegar el documento que se gener en el mdulo de factura original con slo dar doble clic sobre el documento a consultar. Productos apartados (Datos de los productos/ Datos del pedido): Consulta que muestra los datos de los productos apartados para cada cliente y los datos del pedido del cual se realizo el apartado del o los productos. Productos ms vendidos (Facturas/Remisiones): Esta carpeta muestra un registro actualizado de los productos ms comprados, esta venta realizada por documentos de facturas y remisiones, en el cual visualiza la descripcin del producto, la cantidad vendida y el monto.
Bitcora de Esta consulta muestra el seguimiento de la bitcora de campaas, la informaci n con la que se hayan generado, la movimientos fecha, el tipo y subtipo del evento, observaciones y usuario. La consulta podrs desplegarla al solicitarla desde Men Edicin/ Consulta por nmero de seguimiento o con el botn , el cual al indicar el numero de seguimiento, se mostrar el expediente del cliente con la informacin de la bitcora de movimientos. Recuerda que las consulta se muestra por clientes, es decir, que la bitcora de movimientos muestra los movimientos realizados a un cliente en especial, y que podrs moverte a otro cliente mediante la barra diseada para esto.
Citas Contactos
y Agenda: Se presentan todas las actividades dadas de alta a los clientes, estas citas podrn se dan de alta desde el Administrador de clientes las cuales tambin quedan registradas en el expediente del cliente. Dentro de la lista de las actividades programadas a los clientes se muestran la clave del cliente, el asunto de la actividad y la fecha/hora programada para llevarse a cabo la cita. Contactos: Se mostrar todos los contactos relacionados con el cliente los cuales se en listaran por nombre, direccin, telfono y correo electrnico. Los contactos se dan de alta en tu libreta de direcciones de Outlook y se grabaran en ambas listas, es decir, se presentaran en este catlogo de contactos y en tu libreta de direcciones programada para tu carpeta personales. Al darse de alta a los contactos se tomar la informacin del cliente y la sugerir como datos del contacto. Con doble clic en la consulta de contactos podrs ver el detalle del contacto usando la plantilla predeterminada de SAE.
Botn Botn Descripcin Preparar el reporte para su envo y/o publicacin. Enva y publica en tu espacio de Internet, el o los archivos de consulta preparados con anterioridad. Temas relacionados Administrador del cliente Contactos Campaas Bitcora de movimientos
Campaas Acceso
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Mdulo Clientes y cuentas por cobrar/ Barra de Herramientas, botn Mdulo Clientes y cuentas por cobrar/ Men Archivos / Campaas
Qu es Desde este catlogo podrs crear, consultar y modificar el conjunto de actividades que se organizan para armar la campaa, en las cuales se incluye a los clientes que se les aplicar o se les ofrecer la campaa. Manejo El catlogo presenta toda la informacin que se organizo desde el Asistente de campaas, el cual te permitir crearlas ya clasificadas segn las actividades a desarrollarse, as cmo seleccionar a los clientes que se desea se realice la campaa. Las campaas dadas de alta desde este catlogo se mostrarn de igual manera en el Administrar de Clientes, las campaas nuevas o que des de alta se reflejaran dentro de la carpeta segn el tipo de campaa creada. Campos del Catlogo de Campaas Campo Descripcin Nombre Las campaas podrn ser identificadas con este nombre, el cual puede ser alfanumrico. Descripcin Este campo indica en que consiste la campaa. Inicio / Final Muestra la fecha que indica el tiempo de duracin de la campaa, en caso de que la campaa no tenga vigencia se presentar en ambos campos la leyenda "Permanente". Estado Este campo indica la situacin actual de la campaa. El estado cambia cuando desde el Administracin de clientes se solicit dar inicio y/ o se cierre la campaa. El cambio de un estado a otro se suscitar en los siguientes casos: Cuando se crea o da de alta una campaa adquiere el estado de "Activa" y cuando se indicar dar inicio el estado se presentar como "En proceso" y ya al indicar que se desea cerrar la campaa se cambiara el estado a "Inactiva".
Barra de Herramientas Botn Descripcin Despliega el Asistente de alta de campaas, el cual permitir agregar nuevas campaas al catlogo. La informacin de la campaa podr ser modificada al seleccionar este botn, ya que se desplegar el Asistente de Redefinicin de campaas para realizar los cambios necesarios Si ya no se utiliza la campaa o ha concluido la vigencia podrs borrarla del catlogo mediante este botn, el sistema enviar un mensaje preguntando si se desea eliminar la campaa. Mediante este botn podrs visualizar el catlogo nuevamente organizado hasta antes de realizar algn tipo de personalizacin de los campos de la consulta y tambin refresca los cambios de estados realizados a las campaas. Este botn te permite generar el reporte de la consulta de las Campaas, la informacin que imprime es la mostrada en el catlogo. Para ms informacin del manejo de la ventana del reporte consulta: Vista preliminar avanzada Este botn desplegar la ventana en la cual se muestra la lista de los clientes que cumplieron con el criterio de seleccin, en el cual podrs ir agregando a otros clientes que se requieren pertenezcan a la campaa, permitiendo agregar a los que se encuentren fuera del filtro seleccionado desde el Asistente de la campaa. Para ms informacin de esta ventana consulta el siguiente tema: Clientes en la campaa Este botn desplegar la ventana de la bitcora de movimientos de la campaa sobre la que indicaste se deseaba consultar. Para ms informacin de la ventana consulta el siguiente tema: Bitcora de la campaa Prepara la consulta para su envo y/o publicacin en Internet. Enva y publica en tu espacio de Internet el o los archivos de las diferentes consultas preparados con anterioridad. Podrs exportar las consultas a formato Palm.
Despliega el catlogo de las actividades que podrs programar a las actividades y en la cual podrs agregar, modificar e imprimir la informacin que se presenta en la ventana. El sistema propone unas por omisin, las cuales podrs redefinir o eliminar segn se desee. Estas tareas ayudarn a reflejar o asignar lo programado para la campaa. Para ms informacin consulta el siguiente tema: Actividades de la campaa El botn desplegar el catlogo de las actividades, en el cual podrs agregar, modificar e imprimir la informacin que se presenta en la ventana. El sistema propone unas por omisin, las cuales podrs redefinir o eliminar segn se desee. Estas tareas ayudarn a reflejar lo programado para el cliente perteneciente a la campaa, asignarlas desde la bitcora de movimientos y/o del alta de actividades por campaa. Para ms informacin consulta el siguiente tema: Actividades Despliega el catlogo de los resultados disponibles para asignar a las actividades realizadas, se hayan concluido exitosas o no. Para ms informacin de este catlogo consulta el siguiente tema: Resultados Este botn te permitir guardar la informacin presentada en el catlogo para que puedas ocuparla en otra aplicacin. Temas relacionados Administrador de Clientes Expediente del Cliente Bitcora de movimientos Agenda
Asistente para el alta de campaas Acceso Mdulo de Clientes y cuentas por cobrar / Men Archivos / Campaas/ botn Qu es El objetivo principal del asistente es dar de alta una campaa, ofreciendo las opciones de crear una consulta de trabajo en el cual los vendedores tengan toda la informacin clasificada de los clientes, para la toma de decisiones y puedan realizar acciones dentro de su proceso de trabajo de una forma ms directa. Manejo Para facilitar la organizacin de la informacin de los clientes en las campaas, el asistente presenta varios campos en cada paso del asistente: 1. Definicin de datos de la campaa 2. Criterios para la seleccin de clientes de la campaa (*) 3. Gua de la campaa 4. Definicin de actividades de la campaa 5. Revisin y guardado de la campaa (*) El asistente mostrar este paso si se indic en la "Definicin de datos de la campaa" la opcin "Usar criterios de seleccin", es decir, el sistema proporciona los campos del filtro para seleccionar los clientes que se desean se agreguen a la campaa. Campos del asistente Campos Descripcin Paso 1 Definicin Campaa En este paso del asistente se define la informacin de la campaa dada de alta, la cual el usuario agrupar a los de clientes segn las caractersticas requeridas para pertenecer a est. Nombre: Este nombre se asignar a la campaa y si no se proporciona no se podr seguir con el asistente de alta. Descripcin: Nombre corto para identificar de que trata la campaa y la cual se desplegar dentro de la descripcin del catlogo; hasta 30 caracteres podrs indicar en este campo. Tipos de campaa: Selecciona la categora o divisin a la que pertenecer la campaa y en la cual quedar agrupar. Vigencia: Muestra la fecha (numrica / leyenda) donde se informar el tiempo de duracin o valides de la campaa, cuando se trate de fechas numricas se indicar el rango de estas pero cuando sea una leyenda se presentar en ambos campos la misma leyenda. Ejemplo: si se indica vigencia de un mes en los campos de inicio/ final aparecer en formato de nmeros el rango del mes que abarcar, pero para vigencia "permanente" esta leyenda se presentar en los campos inicio/final. Criterios: El sistema presenta tres opciones para indicar el manejo de los clientes pertenecientes a la campaa. l Usar criterios de seleccin: Esta opcin permitir activar el filtro para realizar el filtro de los clientes y mediante este clasificar a los clientes que se desean pertenezcan a la campaa. l Todos los clientes: Se agregaran todos los clientes dados de alta en el sistema y la campaa estar disponibles para todos. l Sin clientes: No contendr clientes la campaa.
Paso 2 Este paso del asistente estar disponible cuando se indique "Usar criterios de seleccin" y mediante este paso Criterios para la podrs filtrar a los clientes que cumplan con lo seleccionado en los campos. seleccin de clientes por datos Campos de la carpeta Clientes: de cliente Clave de cliente: Indica el rango de clave de los clientes que se considerar para mostrar en la campaa. Clasificacin: Sirve para seleccionar a los clientes de acuerdo a ciertas caractersticas de venta de tu empresa (p.ej. zona geogrfica, das de crdito, pudiendo especificar los 5 caracteres disponibles, uno para cada caracterstica). Vendedor: La seleccin del cliente se realizar con los que cumplan que tienen asignado al vendedor y mediante esto filtrar a los clientes. Zona: Mediante la seleccin de la clasificacin de zonas y los clientes que en ellos se localicen podrs filtrarlos. Status: Se filtraran los clientes que cumplan con el estado actual en el sistema, es decir, que segn la situacin del cliente cmo activo, suspendido o en su caso ambos estados. La carpeta Clientes (2) es la continuacin de los campos relacionados con los datos histricos de los clientes del sistema, en algunos de estos campos se realizarn mediante signos de comparacin, mediante estos y lo asignado en los campos numricos el filtro se llevar acabo.
Ventas anuales: Se refiere al monto acumulado de ventas al cliente despus de aplicar el descuento comercial, sin considerar el descuento financiero, ni el impuesto. Saldo vs limite de crdito: Se realizar el filtro comparando el saldo (monto del de los documentos del cliente) puede compararse con el limite de crdito (crdito disponible para los clientes) y/o un porcentaje sealado. El campo de limite de crdito se activar la momento de indicar la casilla. Das cartera vs Das de crdito: Indica los das de plazo que se les otorga en el crdito a los clientes y/o compararlos con el porcentaje de das de crdito. Descuento %: Indica el porcentaje deseado para filtrar a los clientes que cumplan con lo sealado. Fecha de ltima compra: Estas fechas podrn ser las que el sistema marca automticamente o indica el rango, esto dependiendo de lo sealado en el campo y con ello activando los campos de fechas. Fecha de ltimo pago: Estas fechas podrn ser las que el sistema marca automticamente o indica el rango, esto dependiendo de lo sealado en el campo y con ello activando los campos de fechas. CxC Desde esta opcin podrs indicar los documentos y conceptos de los movimientos de cargo y abono relacionados con tus clientes. Documentos: Seala el rango de los documentos por los cuales deseas filtrar a los clientes y tengan asignado los documentos indicados. Folios: Selecciona los folios que se desean filtrar que a su vez estos estn relacionados con los clientes. Conceptos de cuentas: Selecciona los conceptos deseados para filtrar los documentos de cuentas por cobrar y con esto realizar el filtro de clientes. Si indicas la opcin "Seleccionados" se activar el cuadro donde se localizan los conceptos y mediante el ratn. Fecha: Este campo indicara al asistente que fechas se desean filtrar de los movimientos de cuentas por cobrar o podrs indicar que no se tomen en cuenta las fechas. Desde/Hasta: Este campo se activar al momento de indicar la opcin "Fechas sealadas" y mediante estos campos se deber de indicar el rango de fechas deseada. Vs. Fecha de aplicacin/ Vs. Fecha de vencimiento: El campo se activar cuando no se haya indicado la opcin de "Fecha sealadas"; estas opciones servirn para filtrar las fechas contra las fechas de aplicacin o de vencimiento de los documentos de cuentas por cobrar. Monto: Indica la cantidad del monto y el signo de comparacin para realizar la bsqueda de los clientes que cumplan con la cantidad. Este paso te permite clasificar a los clientes filtrado por el tipo de ventas que han realizado. Tipo de documento: Selecciona el documento de venta. Clave del docto.: Vendedor: Selecciona mediante la consulta del catlogo de vendedores, ventas realizada por vendedores sealados. Moneda: Campo para realizar el filtro de clientes por el manejo de una moneda en particular. Almacn: Indica el nmero de almacn el cual se haya afectado con los movimientos al inventario. Fechas de venta: Este campo te permite seleccionar el tipo de fecha para filtrar las ventas realizadas por los clientes. Desde/Hasta: Estos campos se activarn cuando seleccionas el tipo de fecha "Fechas sealadas" ya que estarn indicando el rango de fechas para el filtro de ventas realizadas dentro de las fechas indicadas. Incluye cancelaciones: Si no esta activado esta casilla se permitir no considerar las que se cancelaron. Importe de venta: Indica la cantidad y el signo de comparacin que se desea para llevar a cabo el filtro de clientes por este concepto. Este paso te permite clasificar a los clientes filtrado por el tipo de producto que han adquirido. Clave producto: Selecciona el rango de productos que se filtrar para seleccionar a los clientes de la campaa. Lnea: Este campo permite seleccionar las lneas dadas de alta para la clasificacin de los productos; el campo muestra el catlogo de las lneas con las que se cuentan. Tipo de elemento: Esta opcin proporcionar que se cumpla el filtro de los productos pero considerando la clasificacin de los productos, teniendo como opciones todas las clasificaciones, solo productos, servicios, kit o grupo de productos. Cantidad: Por este campo se podr realizar el filtro por cantidades que hayan comprado los clientes.
Por ventas
Inventarios
Paso 3 Lo escrito dentro de este campo se mostrar dentro de los catlogos de las campaas indicando sobre que trata Gua de la campaa la campaa dada de alta para los clientes indicados. Paso 4 Definicin actividades campaa Dentro de este paso podrs asignar las actividades que cumplirn al asignarse las campaas y los resultados de que llevarn a dichas actividades, el manejo de este paso puede ser de dos formas, asignar la gua de la personalizada (botn Alta) o slo indicar que se utilicen de las ya establecidas (casilla "utilizar actividades de la campaa"). El botn de alta desplegar la ventana con los campos correspondientes para programar la gua de actividades y sus resultados, as cmo los das en que sern validos y si se desea registrar la actividad. Las actividades y resultados que se muestran en el desarrollo de la campaa son los dados de alta desde el Catlogo de campaas. Tambin desde este paso podrs Modificar las actividades previamente dadas de alta o asignadas. La casilla "Utilizar actividades de la campaa" permite asignar de las actividades ya existentes y establecerlas
cmo estn dadas de alta. Paso 5 En este pas se podr visualizar la lista de los clientes que se agregaron a la campaa por cualquiera de los dos Revisin y guardado criterios de seleccin de clientes. de la campaa La ventana cuenta con una casilla para indicar que no se pueda modificar la lista de clientes , esto mediante el botn el cual permite agregar o eliminar la lista de los clientes que pertenezcan a la campaa. Botn Avanzado: Este botn te mostrar la ventana para realizar el filtro mediante instrucciones bsicas de SQL. Para ms informacin consulta el siguiente tema: Avanzado con sentencias SQL Al termino de los pasos del asistente y si no se encontr ningn problema se enviara un mensaje indicando que la campaa fue capturada exitosamente. Temas relacionados Asistente para redefinir campaas Catlogo de campaas Administrador de Clientes Expediente del Cliente
Asistente para redefinir campaas Acceso
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Mdulo de Clientes y cuentas por cobrar / Men Archivos / Campaas/ botn Doble clic con el ratn sobre la campaa que se desea modificar.
Qu es El objetivo principal del asistente es modificar la informacin de las campaa previamente dadas de alta; ofreciendo las opciones de crear una consulta de trabajo en el cual los vendedores tengan toda la informacin clasificada de los clientes para la toma de decisiones y con esto realizar acciones dentro de su proceso de trabajo de una forma ms directa. Manejo Para facilitar la organizacin de la informacin de los clientes en las campaas, el asistente presenta varios campos en cada paso del asistente: 1. Definicin de datos de la campaa 2. Criterios para la seleccin de clientes de la campaa (*) 3. Gua de la campaa 4. Definicin de actividades de la campaa 5. Revisin y guardado de la campaa (*) El asistente mostrar este paso si se indic en la "Definicin de datos de la campaa" la opcin "Usar criterios de seleccin", es decir, el sistema proporciona los campos del filtro para seleccionar los clientes que se desean se agreguen a la campaa. Campos del asistente Campos Descripcin Paso 1 Definicin Campaa En este paso del asistente se define la informacin de la campaa dada de alta, la cual el usuario agrupar a los de clientes segn las caractersticas requeridas para pertenecer a est. Nombre: Este nombre se asignar a la campaa y si no se proporciona no se podr seguir con el asistente de alta. Descripcin: Nombre corto para identificar de que trata la campaa y la cual se desplegar dentro de la descripcin del catlogo; hasta 30 caracteres podrs indicar en este campo. Tipos de campaa: Selecciona la categora o divisin a la que pertenecer la campaa y en la cual quedar agrupar. Vigencia: Muestra la fecha (numrica / leyenda) donde se informar el tiempo de duraci n o valides de la campaa, cuando se trate de fechas numricas se indicar el rango de estas pero cuando sea una leyenda se presentar en ambos campos la misma leyenda. Ejemplo: si se indica vigencia de un mes en los campos de inicio/ final aparecer en formato de nmeros el rango del mes que abarcar, pero para vigencia "permanente" esta leyenda se presentar en los campos inicio/final. Criterios: El sistema presenta tres opciones para indicar el manejo de los clientes pertenecientes a la campaa. l Usar criterios de seleccin: Esta opcin permitir activar el filtro para realizar el filtro de los clientes y mediante este clasificar a los clientes que se desean pertenezcan a la campaa. l Todos los clientes: Se agregaran todos los clientes dados de alta en el sistema y la campaa estar disponibles para todos. l Sin clientes: No contendr clientes la campaa.
Paso 2 Este paso del asistente estar disponible cuando se indique "Usar criterios de seleccin" y mediante este paso Criterios para la podrs filtrar a los clientes que cumplan con lo seleccionado en los campos. seleccin de clientes por datos Campos de la carpeta Clientes: de cliente Clave de cliente: Indica el rango de clave de los clientes que se considerar para mostrar en la campaa. Clasificacin: Sirve para seleccionar a los clientes de acuerdo a ciertas caractersticas de venta de tu empresa (p.ej. zona geogrfica, das de crdito, pudiendo especificar los 5 caracteres disponibles, uno para cada caracterstica). Vendedor: La seleccin del cliente se realizar con los que cumplan que tienen asignado al vendedor y mediante esto filtrar a los clientes. Zona: Mediante la seleccin de la clasificacin de zonas y los clientes que en ellos se localicen podrs filtrarlos. Status: Se filtraran los clientes que cumplan con el estado actual en el sistema, es decir, que segn la situacin del cliente cmo activo, suspendido o en su caso ambos estados. La carpeta Clientes (2) es la continuacin de los campos relacionados con los datos histricos de los clientes del sistema, en algunos de estos campos se realizarn mediante signos de comparacin, mediante estos y lo
asignado en los campos numricos el filtro se llevar acabo. Ventas anuales: Se refiere al monto acumulado de ventas al cliente despus de aplicar el descuento comercial, sin considerar el descuento financiero, ni el impuesto. Saldo vs limite de crdito: Se realizar el filtro comparando el saldo (monto del de los documentos del cliente) puede compararse con el limite de crdito(crdito disponible para los clientes) y/o un porcentaje sealado. El campo de limite de crdito se activar la momento de indicar la casilla. Das cartera vs Das de crdito: Indica los das de plazo que se les otorga en el crdito a los clientes y/o compararlos con el porcentaje de das de crdito. Descuento %: Indica el porcentaje deseado para filtrar a los clientes que cumplan con lo sealado. Fecha de ltima compra: Estas fechas podrn ser las que el sistema marca automticamente o indica el rango, esto dependiendo de lo sealado en el campo y con ello activando los campos de fechas. Fecha de ltimo pago: Estas fechas podrn ser las que el sistema marca automticamente o indica el rango, esto dependiendo de lo sealado en el campo y con ello activando los campos de fechas. CxC Desde esta opcin podrs indicar los documentos y conceptos de los movimientos de cargo y abono relacionados con tus clientes. Documentos: Seala el rango de los documentos por los cuales deseas filtrar a los clientes y tengan asignado los documentos indicados. Folios: Selecciona los folios que se desean filtrar que a su vez estos estn relacionados con los clientes. Conceptos de cuentas: Selecciona los conceptos deseados para filtrar los documentos de cuentas por cobrar y con esto realizar el filtro de clientes. Si indicas la opcin "Seleccionados" se activar el cuadro donde se localizan los conceptos y mediante el ratn. Fecha: Este campo indicara al asistente que fechas se desean filtrar de los movimientos de cuentas por cobrar o podrs indicar que no se tomen en cuenta las fechas. Desde/Hasta: Este campo se activar al momento de indicar la opcin "Fechas sealadas" y mediante estos campos se deber de indicar el rango de fechas deseada. Vs. Fecha de aplicacin/ Vs. Fecha de vencimiento: El campo se activar cuando no se haya indicado la opcin de "Fecha sealadas"; estas opciones servirn para filtrar las fechas contra las fechas de aplicaci n o de vencimiento de los documentos de cuentas por cobrar. Monto: Indica la cantidad del monto y el signo de comparacin para realizar la bsqueda de los clientes que cumplan con la cantidad. Este paso te permite clasificar a los clientes filtrado por el tipo de ventas que han realizado. Tipo de documento: Selecciona el documento de venta. Clave del docto.: Vendedor: Selecciona mediante la consulta del catlogo de vendedores, ventas realizada por vendedores sealados. Moneda: Campo para realizar el filtro de clientes por el manejo de una moneda en particular. Almacn: Indica el nmero de almacn el cual se haya afectado con los movimientos al inventario. Fechas de venta: Este campo te permite seleccionar el tipo de fecha para filtrar las ventas realizadas por los clientes. Desde/Hasta: Estos campos se activarn cuando seleccionas el tipo de fecha "Fechas sealadas" ya que estarn indicando el rango de fechas para el filtro de ventas realizadas dentro de las fechas indicadas. Incluye cancelaciones: Si no esta activado esta casilla se permitir no considerar las que se cancelaron. Importe de venta: Indica la cantidad y el signo de comparacin que se desea para llevar a cabo el filtro de clientes por este concepto. Este paso te permite clasificar a los clientes filtrado por el tipo de producto que han adquirido. Clave producto: Selecciona el rango de productos que se filtrar para seleccionar a los clientes de la campaa. Lnea: Este campo permite seleccionar las lneas dadas de alta para la clasificacin de los productos; el campo muestra el catlogo de las lneas con las que se cuentan. Tipo de elemento: Esta opcin proporcionar que se cumpla el filtro de los productos pero considerando la clasificacin de los productos, teniendo como opciones todas las clasificaciones, solo productos, servicios, kit o grupo de productos. Cantidad: Por este campo se podr realizar el filtro por cantidades que hayan comprado los clientes.
Por ventas
Inventarios
Paso 3 Lo escrito dentro de este campo se mostrar dentro de los catlogos de las campaas indicando sobre que trata Gua de la campaa la campaa dada de alta para los clientes indicados. Paso 4 Definicin actividades campaa Dentro de este paso podrs asignar las actividades que cumplirn al asignarse las campaas y los resultados de que llevarn a dichas actividades, el manejo de este paso puede ser de dos formas, asignar la gua de la personalizada (botn Alta) o slo indicar que se utilicen de las ya establecidas (casilla "utilizar actividades de la campaa"). El botn de alta desplegar la ventana con los campos correspondientes para programar la gua de actividades y sus resultados, as cmo los das en que sern validos y si se desea registrar la actividad. Las actividades y resultados que se muestran en el desarrollo de la campaa son los dados de alta desde el Catlogo de campaas. Tambin desde este paso podrs Modificar las actividades previamente dadas de alta o asignadas.
La casilla "Utilizar actividades de la campaa" permite asignar de las actividades ya existentes y establecerlas cmo estn dadas de alta. Paso 5 En este pas se podr visualizar la lista de los clientes que se agregaron a la campaa por cualquiera de los dos Revisin y guardado criterios de seleccin de clientes. de la campaa La ventana cuenta con una casilla para indicar que no se pueda modificar la lista de clientes , esto mediante el botn el cual permite agregar o eliminar la lista de los clientes que pertenezcan a la campaa. Botn Avanzado: Este botn te mostrar la ventana para realizar el filtro mediante instrucciones bsicas de SQL. Para ms informacin consulta el siguiente tema: Avanzado con sentencias SQL Al termino de los pasos del asistente y si no se encontr ningn problema se enviara un mensaje indicando que la campaa fue capturada exitosamente. Temas relacionados Asistente del alta de campaas Catlogo de campaas Administrador de Clientes Expediente del Cliente
Actividades Acceso
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Catlogo de Campaas, Barra de herramientas, botn Bitcora de movimientos, Barra de herramientas, botn
Qu es Este catlogo permite agregar, modificar y consultar todas aquellas actividades que se necesiten para asignarse les realice a los clientes dentro de las campaas como en la bitcora de movimientos. Manejo Las actividades se en listan como se vayan dando de alta, las cuales se visualizar el nombre asignado, el cual proporciona la idea sobre que consiste o que se debe de hacer en la actividad. En el catlogo se podrn dar de alta ms eventos y modificar las ya establecidas para que esas actividades puedan ser reutilizadas. Estas actividades se podrn asignar desde el asistente de campaas y en el alta de actividades pendientes del catlogo de bitcora de movimientos, ayudando a formar las actividades a cumplir. Estas tareas ayudarn a reflejar lo programado para el cliente perteneciente a la campaa, asignarlas desde la bitcora de movimientos y/o del alta de actividades por campaa. Campos Campo Descripcin Descripcin Este campo en lista al conjunto de eventos que se encuentran en el catlogo, los cuales describirn hacia que esta orientada la actividad. Prioridad Campo que permite asignar el grado de importancia a la actividad que se involucrar en la campaa. Botones Botones Descripcin Desplegar la ventana de captura del nombre y prioridad con la que se identificar a la actividad. Los campos que se muestra son "Descripcin" y "Prioridad" y los cuales mostrarn en que consiste y cual es el grado de prioridad para llevar a cabo la actividad. Este botn desplegar la ventana con los campos disponibles para realizar los cambios a los datos que identifican a la actividad. Dentro del catlogo podrs eliminar aquellas actividades que no sean utilizadas y estas no estn asignadas a las campaas al igual que las actividades internas. Desplegar la ventana que te permite tener un reporte impreso de la informaci n contenida dentro de la bitcora de la campaa. Este botn te permitir guardar la informacin presentada en el catlogo para que puedas ocuparla en otra aplicacin. Temas relacionados Resultados Alta de actividades para la campaa Administrador de Clientes Bitcora de movimientos
Resultados Acceso
l Catlogo de Campaas, Barra de herramientas, botn Qu es Este catlogo permite agregar, modificar y consultar todas aquellas estados que se podrn asignar a las actividades realizadas y las cuales sern los "Resultados" obtenidos de las actividades asignadas para realizar a los clientes pertenecientes a la campaa. Manejo Los resultados se en listan como se vayan dando de alta, las cuales se visualizar el nombre asignado, el cual proporciona la idea sobre que consiste o que se cumpli con la actividad.
En el catlogo se podrn dar de alta ms resultados y modificar las ya establecidas para que puedan ser reutilizadas. Estos resultados se podrn asignar desde el asistente de campaas las cuales ayudaran a formar las actividades resultantes. Temas relacionados Actividades Catlogo de campaas Asistente del alta de campaas Asistente para redefinir campaas Alta de actividades para la campaa Administrador de Clientes Expediente del Cliente
Gua para armar campaas con aplicaciones de funciones CRM en Aspel-SAE Manejo ASPEL Para dar una idea ms clara del manejo y uso de la nueva modalidad de campaas, del sistema de Aspel-SAE, te presentamos algunos casos prcticos como gua o ejemplos, en los cuales te podrs apoyar y con esto dejar ms claro los diferentes manejos posibles del mdulo y as facilitar la creacin de nuevas campaa. Ejemplos prcticos de campaas: Tipo de campaa : Lanzamiento de productos Tipo de campaa: Promociones de productos Tipo de campaa: Tipo de campaa: Temas relacionados Campaas Asistente del alta de campaas Asistente para redefinir campaas
Lanzamiento de productos A continuacin se presenta el caso del tipo de campaa del " Lanzamiento de productos", en el cual se describe todo lo necesario para poder darlo de alta y con esto dar a conocer a los clientes del conocimientos de la campaa. Manejo Partiremos del hecho de que se le debemos informar a todos los clientes del lanzamiento del nuevo producto, la base de datos de clientes est en Aspel-SAE Cmo le hago para enviarles un e-mail con la foto y caractersticas del producto? Procedimiento: 1. Dar de alta la campaa, para ello:

Acceder a Clientes / Archivos / Campaas / Edicin Agregar o En el paso 1 del Asistente de campaas, se deben indicar los datos de la campaa:
Nombre = LANZAMIENTO Descripcin = Lanzamiento nuevo producto. Vigencia = Esta semana Como el e-mail se le va a enviar a todos los clientes, se debe marcar la casilla: Todos los clientes.
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En el paso 3 de 5 se debe dar Siguiente, pues el "script" del dilogo de la campaa, no aplica para este ejemplo. En el paso 4 de 5, se debe hacer clic en Alta, en el campo de Actividad acceder al ayuda del campo y elegir Envo de E-mail, en el campo Descripcin indicar "Se enva el e-mail a todos los clientes".
En el campo Resultado hacer clic en el cono y elegir de la lista "Se envi e-mail", en # de das indicar 1 y en el campo Actividad Resultante, elegir de la lista "Terminal: xito", tambin se debe hacer clic sobre la casilla de la columna "Se registra". Actividad: Envo de E-mail. Descripcin: Se enva el e-mail a todos los clientes. Resultado Das Actividad resultante Se envi e-mail 1. Terminal: xito
2. 3.
En el Paso 5 de 5, dar Finalizar. Se debe preparar en Microsoft Word, un documento con la imagen que se desea enviar, para seguir con el ejemplo, hemos creado el documento Lanzamiento nuevo producto.doc. Para enviar el e-mail o ejecutar las tareas de la campaa se debe acceder a Clientes / Archivos / Administrador de clientes, en la seccin izquierda de la consulta se debe ubicar en la campaa creada: Campaas de publicidad/Lanzamiento. En la consulta se presentan todos los clientes, se debe hacer clic con el botn derecho del ratn y elegir la opcin Inicia campaa.
4.
Posteriormente, se debe hacer clic en el icono
, en el cuerpo del correo se debe indicar la informacin que se va enviar y con
el icono
se debe indicar el archivo que se va anexar al correo:
el icono se debe indicar el archivo que se va anexar al correo:
5.
Se debe hacer clic en el botn "Para", para especificar los destinatarios de correo, como este correo se desea enviar a TODOS los clientes, slo se debe hacer clic en el botn y Aceptar.
6. 7.
Hacer clic en el icono Enviar. Para cerrar la campaa, se debe hacer clic en el icono , y elegir del men que presenta la opcin "Cierra campaa". Con esto esta campaa desaparecer del Administrador de clientes y en la consulta de campaas tendr el estatus de "Inactiva".
Temas relacionados Gua para armar Campaas con aplicaciones de funciones CRM en Aspel-SAE Promocin de Productos Campaas Asistente del alta de campaas Asistente para redefinir campaas
Promocin de productos A continuacin se presenta el caso del tipo de campaa de la " Promocin de productos", en el cual se describe todo lo necesario para poder darlo de alta y con esto dar a conocer a los clientes mayoristas la promocin del mes en una campaa telefnica de informacin. Manejo En esta campaa queremos informar a todos los clientes mayoristas de la promocin del mes, la base de datos de clientes est en Aspel-SAE Cmo le hago para programar una campaa telefnica de informacin? Procedimiento: 1. Antes de dar de alta la campaa se recomienda hacer la planeacin de las actividades comprendidas en la estrategia, por ejemplo:
2.
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Dar de alta la campaa, para ello:
Acceder a Clientes / Archivos / Campaas / Edicin Agregar o . l En el paso 1 del Asistente de campaas, se deben indicar los datos de la campaa: Nombre = PROMES Descripcin = Promocin p/ mayoristas. Tipo: Telemarketing Vigencia = Este mes Seleccionar "Usar criterios de seleccin." l En el paso 2 de 5, indicar el criterio de seleccin que identifique a los clientes Mayoristas, en este caso, en la pestaa Clientes se indicar la clasificacin correspondiente.
En el paso 3 de 5, dado que es una campaa de informacin va telefnica, se debe indicar el "script" del dilogo de la campaa.
En el paso 3 de 5, dado que es una campaa de informacin va telefnica, se debe indicar el "script" del dilogo de la campaa.
l En el paso 4 de 5, se debe hacer clic en Alta, en el campo de Actividad acceder al ayuda del campo y elegir: Actividad: Llamar al cliente Descripcin: Llamada para promocionar el producto del mes Resultado Das Actividad resultante
Se logr contacto No se logr contacto
1. 1.
Terminal: xito Terminal: Fracaso
Nota: El Resultado "No se contact al cliente" no existe en el catlogo estndar, al escribir la descripcin el sistema sugerir agregarlo, slo se debe aceptar la adicin.
En el paso 5 el sistema mostrar la lista de clientes que tienen la clasificacin de mayoristas, se debe dar Finalizar.
En el paso 5 el sistema mostrar la lista de clientes que tienen la clasificacin de mayoristas, se debe dar Finalizar.
3.
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Una vez que se tiene listo el equipo de Operadores de telemarketing, se deber dar inicio a la campaa en Aspel-SAE, para ello: Acceder a Clientes / Archivos / Administrador de clientes /seleccionar la campaa que se dio de alta (PROMES), En la consulta se presentan Los clientes elegidos, se debe hacer clic con el botn derecho del ratn y elegir la opcin Inicia campaa. El Operador de telemarketing deber dar doble clic desde el primer hasta el ltimo cliente, como lo que se ejecuta la campaa y se presenta una ventana como la siguiente:
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El Operador debe realizar la llamada y ejecutar el script. Dependiendo del resultado: Se logr contacto o no, debe hacer doble clic sobre el resultado. Aspel-SAE presenta el nmero de registro del resultado en la bitcora y la ventana con la Actividad resultante dependiendo, dado
que en este ejemplo son las actividades terminales se debe elegir el siguiente cliente con los botones . Se deben repetir los pasos (d) al (f) hasta terminar la lista de clientes. Si en algn momento se desea conocer la cantidad de clientes a los que si se les proporcion la informacin, se debe hacer clic en el
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icono , y elegir la opcin Estadstica de la campaa. Nota: Esta misma campaa puede realizarse de una manera ms compleja y completa, desglosando ms las actividades y resultados con la finalidad de obtener un mejor seguimiento y una visin ms clara del estado de la base de datos, es decir, cualquier campaa en el sistema, se puede definir lo ms sencilla o compleja posible.
el sistema, se puede definir lo ms sencilla o compleja posible.
Temas relacionados Gua para armar Campaas con aplicaciones de funciones CRM en Aspel-SAE Lanzamiento de Productos Campaas Asistente del alta de campaas Asistente para redefinir campaas
Bitcora Manejo Aspel El sistema de Aspel-SAE cuenta con la opcin de bitcora, el cual servir para llevar el control del manejo de las actividades de los movimientos, campaas y cambios a los datos de los clientes, as con esto los vendedores puedan consulta la informacin de las actividades pendientes para ambas opciones (movimientos, campaas y catlogo de clientes) de una manera organizada y dar seguimiento actividades. Para ms informacin sobre las bitcoras de las actividades del mdulo de Clientes y Factura consulta los siguientes temas: Bitcora de la campaa Bitcora de movimientos Bitcora de vendedores Temas relacionados Campaas Actividades Vendedores
Bitcora de la campaa Acceso Mdulo de Clientes y cuentas por cobrar / Men Archivos / Campaas/ Barra de herramientas botn Qu es Esta consulta permite visualizar el desarrollo de la campaa, es decir, muestra el seguimiento de las diferentes actividades programadas a los clientes, conteniendo informacin que permitir llevar un control del uso de la campaa y el tipo de actividad programada para los clientes que pertenezcan a sta. Manejo Dentro de la consulta podrs llevar a cabo el alta, modificaciones, y eliminar actividades programadas para las campaas y sus clientes, esto mediante el men flotante (botn derecho del ratn) o con los botones de la Barra de herramienta. La informacin presentada en esta bitcora se muestra filtrada por el campo "Agrupada por", es decir, que dentro de la consulta seleccionas cmo deseas se visualice la informacin.
Seleccionando el filtro de la consulta por la opcin "Campaa-Resultado" se mostrar de la siguiente manera la consulta:
Importante La bitcora muestra las actividades que se tienen dadas de alta dentro de la campaa que se esta consultando, es decir, el botn de la bitcora se encontrar desactivado si no se selecciona una campaa y ya sealada podrs tener acceso a la consulta de las actividades
programadas para esa campaa. Campos El catlogo se podr personalizar, es decir, que las columnas de los campos podrs moverlas y colocarlas para una mejor organizacin de la informacin, la cual conservar la ltima modificacin y al iniciar el mdulo se presentar con est; la personalizacin te mostrar la informacin como desees organizarla; para ms informacin consulta el siguiente tema: Opciones para personalizar las consultas. Campos Descripcin Clave Campaa Nombre Actividad Elaborado Usuario Campo que indica la clave con la que se dio de alta a la campaa. Nombre con que se dio de alta la campaa o donde se clasifica. Se muestra el nombre del cliente identificado y relacionado con la campaa. Muestra la actividad programada al cliente cuando se dio de alta la actividad. Este campo mostrar la fecha y hora que se dio de alta la actividad programada para la campaa que ests consultando. Nombre de la persona responsable de dar de alta la actividad, es decir el usuario de Aspel-SAE que programo la actividad.
Descripcin Nombre asignado a la subdivisin del tipo de campaa.
Seguimiento Numero que asigna el sistema para identificar las actividades consecutivamente. Barra de Herramientas Botn Descripcin Despliega la ventana con los campos necesario para dar de alta o crear una actividad pendiente Este botn permite cambiar la informacin programada a la actividad como son el tipo de cliente, campaa, tipo y subtipo de campaa, planear actividad como cita, finalizar campaa o colocar alguna observacin dentro de la actividad. Mediante este botn podrs eliminar las actividades en listadas en la consulta; una vez eliminadas las actividades no podrs recuperarlas ya que se borrar de la opcin de Bitcora de movimientos de la campaa. Mediante este botn podrs desplegar la ventana que mostrara los campos necesarios para realizar la personalizacin de la consulta, presentando un determinado tipo de informacin referente a la campaa consultada. Este botn te permite tener un reporte impreso de la informacin contenida dentro de la bitcora de la campaa. Mediante este botn podrs visualizar el catlogo nuevamente organizado hasta antes de realizar algn tipo de filtro y tambin refresca los cambios realizados a las actividades dadas de alta. Prepara la consulta para su envo y/o publicacin en Internet. Enva y publica en tu espacio de Internet, el o los archivos de las diferentes consultas preparados con anterioridad. Podrs exportar las consultas a formato Palm. El botn desplegar el catlogo de las actividades, en el cual podrs agregar, modificar e imprimir la informacin que se presenta en la ventana. El sistema propone unas por omisin, las cuales podrs redefinir o eliminar segn se desee. Estas tareas ayudarn a reflejar lo programado para el cliente perteneciente a la campaa, asignarlas desde la bitcora de movimientos y/o del alta de actividades por campaa. Para ms informacin consulta el siguiente tema: Actividades Este botn te permitir guardar la informacin presentada en el catlogo para que puedas ocuparla en otra aplicacin. Temas relacionados Administrador de Clientes Expediente del Cliente Campaas Agenda
Bitcora de movimientos Acceso
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Men Archivos / Bitcora de movimientos Desde la Barra de herramientas del mdulo de CxC con el botn
Qu es Esta nueva modalidad en el sistema Aspel-SAE registra movimientos de CxC, permite consultar y programar actividades a los clientes de tu empresa , as como registrar cambios de informacin del catlogo de clientes todas estas para una mejor atencin a tus clientes. Las actividades que se reflejan en la bitcora se pueden generar desde varios procesos o consultas del sistema: 1. 2. Desde la ventana del Administrador de clientes, apartado "Seguimiento del cliente", botn . Al dar de alta una actividad pendiente relacionada con la campaa de ventas aplicada al cliente, esta actividad la podrs dar de alta desde los distintos puntos donde puedes consultar la bitcora de movimientos (por vendedor o por campaa) o desde el administrador de clientes apartado, "Actividades Generales"/Actividades pendientes/Botn . Cuando el sistema genera una actividad automtica y esto ocurre cuando el sistema registr: una actualizacin de datos (cliente), que se gener un documento de venta (factura, remisin, pedido, cotizacin), devolvi, cancel un documento o realiz movimiento de CxC y estas quedan grabadas como actividades de la Campaa Interna. Desde el seguimiento de la campaa.
3.
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Manejo Dentro de la consulta podrs llevar a cabo el alta, modificaciones y eliminar actividades que programes para los clientes y sus respectivas campaas, esto mediante el men flotante (botn derecho del ratn) o los botones de la barra de herramienta. Las actividades que se registran en la "Campaa interna", son las que el sistema genera automticamente al momento de realizar algn movimiento de CxC, as como modificaciones a los datos del catlogo de clientes. La consulta se visualizar filtrada o personalizada por grupos segn tu lo indiques mediante las opciones que el sistema te propone.
El catlogo se podr personalizar, es decir, que las columnas de los campos podrs moverlas y colocarlas para una mejor organizacin de la informacin, la cual conservar la ltima modificacin y al iniciar el mdulo se presentar con est; la personalizacin te mostrar la informacin como desees organizarla; para ms informacin consulta el siguiente tema: Opciones para personalizar tu consultas. Campos Campo Descripcin Nombre Seguimiento Clave Campaa Actividad Elaboracin Usuario Muestra el nombre del cliente al que se le asign realizar una actividad. Nmero que asigna el sistema para identificar las actividades dadas de alta y mediante esta identificarlos para darle continuidad. Indica la clave como esta identificado el cliente, mismo que esta relacionado con el tipo de campaa. Nombre que identifica a la campaa que pertenece la actividad. Descripcin de la actividad asignada al momento de darse de alta y que permite dar una idea de lo que se tratar lo asignado como actividad. Esta columna muestra el da, mesa, ao y hora en que se dio de alta la actividad y para quedar registrado en la bitcora. Muestra el nombre del usuario que programo la actividad ya que independiente de que usuario haya dado de alta o modificado un movimiento estos quedarn registrado.
Observaciones Este campo muestra los comentarios que editaste o que el sistema gener; este campo podrs ser modificado ya que el campo se presentar activado para editarlo. En el caso de las actividades registradas para la "Campaa Interna" este campo presentar mensajes ya preestablecido por el sistema estos segn el movimiento generado. Para ms informacin de este campo consulta el tema Modificar actividades Barra de Herramientas Botn Descripcin Este botn desplegar la ventana correspondiente para dar de alta una actividad pendiente y mediante sus campos programar la actividad a un cliente en particular. Este botn permite cambiar la informacin indicada y cambiar el estado de la actividad a realizada, es decir, que la actividad ya se llevo a cabo, esto mediante la activacin del botn correspondiente. Mediante este botn podrs eliminar las actividades en listadas en la consulta; una vez eliminadas las actividades no podrs recuperarlas ya que se borrar de la opcin de Bitcora de movimientos. Mediante este botn podrs desplegar la ventana que mostrar los campos necesarios para realizar la personalizacin de la informacin que se mostrar en la consulta y con esto presentar los datos que cumplan con lo requerido. Para ms informacin consulta el siguiente tema: Filtro de la Bitcora Este botn te permite tener un reporte impreso de la informacin contenida dentro de la bitcora. Mediante este botn podrs visualizar el catlogo nuevamente organizado hasta antes de realizar algn filtro y tambin refresca los cambios realizados a las actividades dadas de alta.
Prepara la consulta para su envo y/o publicacin en Internet. Enva y publica en tu espacio de Internet, el o los archivos de las diferentes consultas preparados con anterioridad. Podrs exportar las consultas a formato Palm. El botn desplegar el catlogo de las actividades, en el cual podrs agregar, modificar e imprimir la informacin que se presenta en la ventana. El sistema propone unas por omisin, las cuales podrs redefinir o eliminar segn se desee. Estas tareas ayudarn a reflejar lo programado para el cliente perteneciente a la campaa, asignarlas desde la bitcora de movimientos y/o del alta de actividades por campaa. Para ms informacin consulta el siguiente tema: Actividades Este botn te permitir guardar la informacin presentada en el catlogo para que puedas ocuparla en otra aplicacin. Temas relacionados Alta de actividades pendientes Modificacin de actividades Administrador de Clientes Expediente del Cliente Campaas Agenda
Alta de actividades pendientes Acceso Mdulo de Clientes, Men Archivos / Bitcora de movimientos, botn . Manejo Aspel Este opcin proporciona la ventana para agregar adems de las actividades registradas para la campaa otras actividades pendientes o que fueron realizadas al aplicar una campaa, pero que ests no fueron inicialmente programadas desde la creacin de la campaa. La ventana es la siguiente:
La actividad que se de alta, estar ligada a una campaa pero slo de manera informativa, es decir, no formar parte del su seguimiento, quedando slo el registro de la actividad en la bitcora de movimientos. Si deseas que la actividad forme parte del seguimiento de la campaa, debers modificar la campaa, agregando la actividad para que posteriormente lleves su seguimiento desde el Administrador de clientes. Campos Campos Descripcin Cliente Selecciona el cliente al cual le ests asignando la actividad. Aydate con el botn una ventana de ayuda (catlogo de clientes) para seleccionar el cliente. Tecla de ayuda F2 o la tecla de ayuda F2, para desplegar
Campaa
Si no esta indica la clave de cliente, el sistema no permite seleccionar la campaa y no podrs seguir llenando los campos de la ventana. Selecciona la campaa a la que deseas relacionar la actividad. Es importante que el cliente seleccionado pertenezca a la campaa, de lo contrario el sistema mandar el siguiente mensaje: "El cliente no pertenece a la campaa", y no permitir continuar con la captura. Aydate con el botn Tecla de ayuda F2 o la tecla de ayuda F2, para desplegar el catlogo de campaas y seleccionar la deseada.
Recuerda que al dar de Alta la campaa, especificas a que clientes se le podr aplicar dicha campaa. Actividad Selecciona el tipo de actividad que dars de alta. Las actividades se deben dar de alta previamente desde su catlogo correspondiente. Con el botn catlogo. de la barra de herramientas de la ventana de Bitcora consulta o da de alta ms actividades al
La actividad que des de alta desde este proceso no tendr relacin con ninguna otras actividades ni resultado, esto slo ocurre cuando se asigna desde el alta de la campaa para posteriormente llevar su seguimiento desde el administrador. Aydate con el botn o la tecla de ayuda F2, para desplegar el catlogo de actividades y seleccionar la deseada.
Tecla de ayuda F2 Observacin Este campo sirve para agregar a la actividad alguna nota u observacin en particular. Fecha Esta fecha puede ser utilizada para indicar: l Fecha en la que se registr el movimiento o actividad, ya que el sistema propone la fecha en la que se esta trabajando con el sistema. l Fecha en la que empezar la actividad, ya que el campo puede ser editado y modificarlo. Esto depender de la interpretacin que ms convenga para la actividad que se esta dando de alta y se reflejar en la bitcora dentro de la columna "Elaboracin".
Mensajes de error que dispara esta ventana Mensajes Observacin La fecha de esta actividad no Verifica en el detalle de la campaa desde el mdulo de clientes la fecha de duracin de la coincide con la duracin de la campaa, no podrs asignar a una fecha determinada la actividad si est fecha no corresponde a campaa la fecha de duracin de la campaa. El nmero de seguimiento para la Indica el nmero que se le asigno al documento en la bitcora. bitcora es El cliente campaa no pertenece a la Verifica en el detalle de la campaa que el nmero de cliente especificado este incluido en el rango de clientes a la cual se le puede aplicar la campaa.
Es necesario indicar la clave del El sistema te enviar este mensaje hasta que selecciones la clave del cliente, esto por que es muy cliente importante indicar a que cliente se le asignar la actividad que se esta dando de alta. Temas relacionados Administrador de clientes Catlogo de campaas Bitcora de vendedores Bitcora de movimientos. Bitcora de movimientos por campaa
Modificacin de actividades Acceso Mdulo de Clientes, Men Archivos / Bitcora de movimientos, botn . Manejo Aspel Esta ventana es la misma ventana Alta de actividades, es decir que tiene los mismos campos y la contiene la informacin previamente proporcionada y que podrs modificar. Campos Campo Observacin Realizada Este campo indica que la actividad ya ha sido concretada y se podr activar y/o seleccionar para las actividades previamente registradas desde la ventana de alta de actividades pendientes y para las actividades que se registran automticamente cuando se ejecuta algn movimiento de CxC o cambio de datos del cliente y este registrada dentro de la bitcora, este campo ser actualizado automticamente.
Observacin Este campo muestra los comentarios que editaste o que el sistema gener automticamente al darse de alta un Movimiento de CxC o al realizar un cambio de informacin desde el Catlogo de Clientes, pero lo presentado en el campo podrs modificarlo. Por ejemplo si al dar de alta un movimientos de CxC que este generando un documento, este campo de "Observacin" presentar la leyenda relacionada al tipo de movimiento que se est dando de alta, es decir, si la actividad gener una factura se anexar el folio y el importe de la misma, cmo lo muestra la imagen:
Esencial Si modificas algn campo ya definido para la actividad, estos cambios se aplicarn sobre el mismo movimiento, es decir, no se generar otro movimiento en la bitcora. Ahora se recomienda que las actividades que ya estn definidas como "Realizadas" no sean modificadas, pero no hay restriccin alguna. Cuando el cambio en la actividad se trate del campo "Cliente o campaa" el cambio se reflejar automticamente desde la consulta de bitcora correspondiente, pudiendo desaparecer el movimiento desde la consulta de bitcora correspondiente (bitcora por vendedor o bitcora por campaa), ya que con la modificacin, el movimiento ya no cumple con las especificaciones de la consulta (bitcora por vendedor o bitcora por campaa). Observacin La actividad o movimiento podr ser modificado desde el Administrador de clientes, categora Actividades Generales/ Actividades Pendientes y desde la Bitcora. Temas relacionados Bitcora de movimientos por campaa Administrador de clientes Catlogo de campaas
Agenda Acceso
l Desde el Mdulo de Clientes y cuentas por cobrar/ Men Ver , Mi Agenda. Qu es Esta opcin despliega la agenda que se maneja en Outlook, en la cual podrs programar las citas, modificarlas y consultarlas desde tu sistema Aspel-SAE. Manejo Para tener acceso a la agenda desde el sistema es necesario activar la "Interfaz con Outlook " (Configuracin), ya que esta opcin permitir que se realice la interfase entre Outlook y Aspel-SAE,
La Agenda permite mediante la ventana de Outlook dar de alta nuevas citas y programarlas para que se realice el aviso en la proximidad de la hora para realizar la cita siempre y cuando este configurado dentro del Men/Utileras/Configuracin/Aplicaciones asociadas/ Mostrar citas al inicio. Tambin las citas que se podrn visualizar en la agenda de Outlook sern las "Actividades programadas" dadas de alta desde el dentro de la ventana del Administrador de clientes. Temas relacionados Administrar de Clientes Expediente del Cliente Campaas Bitcora de movimientos
Alta de citas Acceso
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Desde el Administrador de Clientes / Actividades generales/ Citas, botn Desde el Administrador de Clientes / Actividades generales/ Citas, del lado de la consulta y seleccionando al cliente de la cita, Men flotante, opcin "Nueva cita"
Qu es Esta opcin permite programar dentro del administrador una cita al cliente seleccionado el cual se registrar, para que de esta forma se consulte y se tome decisiones en cuanto al seguimiento de la cita. Manejo Aspel El sistema de Aspel- SAE ofrece trabajar en el alta de citas mediante dos opciones, con interface Outlook y con campos desde AspelSAE , es decir, la primera al solicitar la opcin de Nueva cita se despliegue la agenda y mediante SAE - Outlook se realice la programacin de la cita, pero si no se esta trabajando con la configuracin de interface Outlook el sistema enva la ventana que el Sistema Aspel-SAE proporciona y mediante est registrar los datos de la cita del cliente. Esencial l Para ms informacin sobre del manejo de las citas con interface Outlook consulta el tema de Agenda. l Del manejo y campos de la ventana de cita sin utilizar configuracin Outlook consulta la siguiente informacin: Manejo "Alta de nueva cita" La ventana de Alta de citas tiene como funcin programar los eventos pendientes para llevar a cabo con los clientes y con esto tener alguna actividad de venta u otro motivo de importancia y quedando registrado dentro del Administrador de clientes y as con esto llevar el registro de las citas.
El sistema de Aspel-SAE enva una ventana de avisos en el cual se informa de las citas pendientes y esto al momento de iniciar la seccin de trabajo, previamente configurado desde Aplicaciones Asociadas as desde que entras al sistema revisaras las citas programadas. Los campos que se presentan en esta ventana son los siguientes: Campos Campos Descripcin Cliente Este campo permite indicar la clave del cliente al cual se desea agregar una actividad y quede grabada en la consulta de cita.} Es necesario indicar la clave del cliente ya que el sistema no permitir seguir llenando los campos de la ventana si no se tiene este campo lleno. Aydate con el botn o la tecla de ayuda F2, para desplegar una ventana de ayuda (catlogo de clientes) para seleccionar el cliente. Tecla de ayuda F2 Fecha Hora Indica la fecha para la cual deseas programar se lleve a cabo la cita. Campo para especificar la hora en la cual se esta programando se lleve a cabo la cita.
Asunto Campo asignado para editar el texto correspondiente al asunto que concierne la cita y con esto dar la idea sobre lo que trata la cita programada. El campo acepta 42 caracteres o espacio para editar el mensaje. Temas relacionados Agenda Administrador del Clientes Modificar cita
Modificar cita Acceso
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Desde el Administrador de Clientes / Actividades generales/ Citas, botn Desde el Administrador de Clientes / Actividades generales/ Citas, del lado de la consulta y seleccionando al cliente de la cita, Men flotante, opcin "Modificar cita"
Qu es Esta opcin permite cambiar los datos de una cita previamente dada de alta, esto dentro del administrador del cliente seleccionado y que se registre para que de esta forma se consulte y se tome decisiones en cuanto al seguimiento de la cita. Manejo Aspel Para modificar las citas de Outlook el sistema se Aspel-SAE trabaja con dos opciones, es decir, que si se tiene programado trabajar con la interface Outlook al momento de solicitar la opcin de Modificar cita se despliegue la agenda y mediante SAE/ Outlook se lleve a cabo los cambios deseados en lo ya programado en la cita; y para el manejo sin estar trabajando con la configuracin de interface Outlook el sistema enva la ventana que el Sistema Aspel-SAE proporciona y mediante con esta registrar los cambios de informacin y/o programado al cliente. Esencial Para realizar la opcin de modificar citas, muy importante considerar en cual de las dos opciones de alta de cita se realiz, ya que para llevar a cabo la modificacin depende en gran medida si se hizo bajo configuracin Outlook o no, es decir : l Si se trabaja con la configuracin interface Outlook y se llevo acabo un alta de cita, al momento de solicitar la ventana de modificar se tendr que verificar seguir trabajando con la interface, de lo contrario el sistema enviara la ventana respectiva de modificaciones pero en modo sin interface. l Y si se dio de alta la cita sin interface Outlook y al momento de modificar la informacin se esta trabajando con interface, el sistema enviar un mensaje informando que la cita no esta dada de alta desde la agenda de outlook y para llevar a cabo la modificacin se deber de configurar el sistema de Aspel-SAE con interface Outllok. l Para ms informacin sobre del manejo de las citas con interface Outlook consulta el tema de Agenda. l Del manejo y campos de la ventana de cita sin utilizar configuracin Outlook consulta la siguiente informacin: Manejo "Modificacin de la cita" La ventana de Modificar citas tiene como funcin presentar la informacin tal cual cmo se dio de lata y para poder cambiar la informacin dato sobre el eventos pendientes a los clientes y con esto tener alguna actividad de venta u otro motivo de importancia, as queda registrado dentro del Administrador de clientes y as con esto llevar el registro de las citas.
El sistema de Aspel-SAE enva una ventana de avisos en el cual se informa de las citas pendientes y esto al momento de iniciar la seccin de trabajo, previamente configurado desde Aplicaciones Asociadas as desde que entras al sistema revisaras las citas programadas. Los campos que se presentan en esta ventana son los siguientes: Campos Campos Descripcin Cliente Este campo permite indicar la clave del cliente al cual se desea agregar una actividad y quede grabada en la consulta de cita.} Es necesario indicar la clave del cliente ya que el sistema no permitir seguir llenando los campos de la ventana si no se tiene este campo lleno. Aydate con el botn o la tecla de ayuda F2, para desplegar una ventana de ayuda (catlogo de clientes) para seleccionar el cliente. Tecla de ayuda F2 Fecha Indica la fecha para la cual deseas programar se lleve a cabo la cita.
Hora Campo para especificar la hora en la cual se esta programando se lleve a cabo la cita.
Asunto Campo asignado para editar el texto correspondiente al asunto que concierne la cita y con esto dar la idea sobre lo que trata la cita programada. El campo acepta 42 caracteres o espacio para editar el mensaje. Temas relacionados Agenda Administrador del Clientes Alta de citas
Contactos Acceso
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Mdulo de Clientes y cuentas por cobrar, Men Archivos, opcin Contactos Desde la barra de herramientas, botn Desde la ventana de la opcin de modificar datos del cliente, botn Contactos
Qu es Esta consulta funciona como una libreta de direcciones en la cual se encuentran los correo electrnico de los clientes, telfono y direccin; esta informacin personal es de gran utilidad para tener comunicacin con los clientes. Un contacto es una persona u organizacin con la que se mantiene correspondencia. En esta consulta es posible almacenar informacin acerca de los contactos, como por ejemplo, las direcciones de correo electrnico, direcciones de correspondencia, nmeros de telfono y cualquier otra informacin relacionada con ellos. Desde esta consulta podrs asigna a cada uno de tus clientes registrados de Aspel-SAE diferentes contactos. Manejo La consulta de contactos est diseada para en listar la informacin de personas u organizaciones que estn relacionadas y mediante estos puedas establecer comunicacin con tus clientes y contar con los datos en el momento que se requieran, esto mediante campos informativos en los que se proporciona lo indicado al momento de darse de alta al contacto. Tambin se cuenta con las opciones para filtrar la informacin y de esta forma visualizar slo aquellos contactos que se estn requiriendo. No hay que olvidar que la consulta tambin se puede personalizar mediante la organizacin de los campos que presentan los datos del contacto. Barra de herramientas La consulta cuenta con una barra de herramientas que contiene botones que permitirn manejar la informacin concerniente a los contactos asignados a los clientes, alguno de estos slo podrn realizar su objetivos si se esta trabajando en configuracin de contactos con Outlook . Para desplegar las opciones de alta y modificar los datos de los contactos no influye el tipo de configuracin con la que se este trabajando, ya que puede ser manejado con la ventana que ofrece el sistema y que tiene la finalidad de ser una libreta de direcciones o ventana que despliega Outlook . Independientemente de la configuracin que se haya decidido trabajar para los contactos la informacin proporcionada se presentar en esta consulta. Botones Botn Descripcin Este botn desplegar la ventana correspondiente para proporcionar los datos necesarios y que se requieren para localizar o comunicarse con el contacto relacionado a un cliente en particular. Desplegar la correspondiente ventana para realizar los cambios deseado a la informacin que se tiene del contacto y que pertenece a un cliente en particular. Permitir eliminar un contacto de la consulta; antes de borrar la informacin del contacto te pedir que confirmes la accin solicitada ya que no podrs recuperar la informacin. Despliega la vista preliminar para imprimir y dar formato a la presentacin de la informacin de la consulta de contactos. Para ms informacin de la impresin consulta el siguiente tema: Vista preliminar avanzada Permite restablecer el orden de la informacin de un catlogo despus de haber realizado un filtro. La ventana de exportacin contiene campos que permitirn realizar el envo y/o guardar la informacin del catlogo. Para ms informacin de los campos que se muestran consulta el siguiente tema: Exportacin Esta opcin sirve para guardar los datos de la consulta en el portapapeles de Windows, los datos queda guardado en memoria temporalmente. El botn despliega la ventana de "Asociacin de contactos" en la cual se en listaran la informacin de contactos que estn asociados al cliente seleccionados. A travs de esta opcin podrs exportar la informacin de los contactos de tu proveedor a Outlook . A travs de esta opcin podrs importar la informacin de los contactos registrados en Outlook al sistema.
Prepara la consulta para su envo y/o publicacin en Internet. Enva y publica en tu espacio de Internet, el o los archivos de consulta preparados con anterioridad. Podrs exportarlas consultas a formato Palm. Manejo Aspel A continuacin se explica brevemente cmo manejar la consulta de contactos cuando esta configurado la interfaz con y sin Outlook: l Contacto con Outlook Para que el sistema pueda desplegarte el alta o modificacin de contactos mediante Outlook debers tener previamente configurado el nombre de tu carpeta personales (Perfiles) e indicar que se desea utilizar interfaz con Outlook (desde Configuracin) Despus de configurar la carpeta personales y la interfaz con Outlook, al seleccionar el Alta o modificar los contactos se desplegar la ventana correspondiente de Outlook , en la cual se podras agregar o modificar la informacin concerniente al contacto, ya que dentro de la ventana de Outlook contiene una carpeta que muestra los campos de SAE, es decir, esta carpeta esta relacionada con informacin de Aspel-SAE y la cual es guardada hasta el momento de realizar la exportarla de Outlook al sistema Aspel-SAE, mediante el botn .
l Contacto sin Outlook Para utilizar las opciones de Alta y Modificar contactos sin la interfaz de Outlook, se deber de verificar que no se encuentre activada la casilla localizada en parmetros del sistema "Interfaz con Outlook " (Configuracin) y sin esta configuracin el sistema muestra la ventana perteneciente al sistema de Aspel-SAE, conteniendo los campos necesarios para llevar a cabo el alta y la modificacin de la informacin relacionada a los contactos de los clientes. Esta ventana del sistema de Aspel-SAE ayudar a guardar dentro de tu base de datos los datos de la persona u organizaciones relacionado con el cliente, la cual se muestra en la siguiente imagen:
Campos de la consulta
Campos Descripcin Cliente Filtrar por Este campo es indispensable indicarlo al momento de dar de alta un contacto ya que permitir asignar la informacin al cliente especificado. Selecciona de la lista el nombre del registro por el cual deseas que se realice la bsqueda de los datos para ser mostrados en la consulta y en el campo que se presenta en blanco proporciona los caracteres para realizar la bsqueda y presentar los datos filtrados. Ejemplo: En el campo "Filtra por" selecciona el registro "Nombre" y en el espacio en blanco escribes "Julio", el resultado del filtro va ser en listar por nombre de los contactos que cumplan con el nombre de Julio.
Los siguientes campos se en listan en las columnas de la consulta: Cliente Nombre Direccin Telfono Email Presenta la clave del cliente al cual esta asignado el contacto de l a consulta. Proporciona el nombre del contacto asignado al momento de darse de alta. Este campo la ubicacin en el cual se podr localiza al contacto. Podrs asignar los nmeros telefnicos y mediante ellos entablar comunicacin por el mismo medio. Direccin del correo electrnico, para el envo de correspondencia va Internet.
Tipo de Esta columna muestra la clasificacin asignada al momento de dar de alta el contacto y ayuda a identificar la categora contacto a la que pertenece. Nota: Las columnas de la consulta se pueden personalizar y mostrarse de la forma ms accesible para facilitar el manejo la informacin, es decir, las puedes ordenar de forma ascendente o descendente y a su vez agruparse por campo Clientes y/o Tipo de contacto. Temas relacionados Administrador de Clientes Expediente del Cliente Campaas Bitcora de movimientos Agenda
Alta de contactos con interfaz Outlook Acceso Men Archivos, Contactos / Ventana de Configuracin de contactos, Alt + Insert o el botn Qu es Para que el sistema pueda desplegarte el alta de contactos mediante el servicio de Outlook tendrs que tener previamente configurada el nombre de tu carpeta personales en Perfiles e indicar que se desea utilizar interfaz con Outlook desde Configuracin. Una vez configurado en el sistema estos parmetros y al seleccionar dar de alta, se desplegar la ventana correspondiente de Outlook, en la cual se deber de editar la informacin concerniente al contacto. Dentro de Outlook existe una carpeta o plantilla (SAE), esta carpeta relacionada con informacin de Aspel-SAE es guardada hasta el momento de exportarla de Outlook al sistema Aspel-SAE.
Campos de este proceso Campo Descripcin Usuario SAE Tipo de contacto Es el usuario con el que relacionars al contacto. Selecciona el tipo de contacto con el que se relacionar a este.
Informacin del Cliente Escribe los datos con los que se identificar al cliente de acuerdo al nmero de cliente, la zona y clasificacin del mismo. Informacin del Escribe la clave y nombre con el que se identificar al vendedor del contacto. vendedor Una vez capturada la informacin debers guardarla y cerrarla y esta se almacenar en la configuracin de contactos. Temas relacionados Contactos Modificar Contactos
Modificar contactos con interfaz Outlook Acceso Mdulo de Clientes, Men Archivos, Contactos / Ventana de Configuracin de contactos, Alt + BkSp, doble clic sobre el contacto o botn
Qu es Para que el sistema pueda desplegarte la ventana de modificacin de contactos mediante el servicio de Outlook tendrs que tener previamente configurada el nombre de tu carpeta personales en Perfiles e indicar que se desea utilizar interfaz con Outlook desde Configuracin. Una vez configurado en el sistema estos parmetros y al seleccionar dar de alta, se desplegar la ventana correspondiente de Outlook, en la cual se deber de editar la informacin concerniente al contacto. Dentro de Outlook existe una carpeta o plantilla (SAE), esta carpeta relacionada con informacin de Aspel-SAE es guardada hasta el momento de exportarla de Outlook al sistema Aspel-SAE. Nota Se podrn modificar todos los datos del contacto y si modificas la clave del cliente, el contacto dejar de pertenecer al cliente y pasar a formar parte del cliente que se haya indicado. Temas relacionados Contactos Alta de contactos
Alta de contactos sin interfaz Outlook Acceso Mdulo de Clientes, Men Archivos, Contactos / Ventana de Configuracin de contactos, Alt + Insert o el botn Qu es Para poder dar de alta a los contactos sin utilizar la ventana de Outlook, simplemente no configures en parmetros del sistema la interfaz con Outlook desde Configuracin, es decir, no actives la casilla para utilizar la interfaz con Outlook y as el sistema podr lanzar una ventana especial para llevar a cabo el alta de la informacin relacionada con los contactos de los clientes. Manejo Esta nueva modalidad dentro de tu sistema de Aspel-SAE ayudar a dar de alta los datos de la persona u organizacin relacionada con el cliente, ya que dicha informacin servir para contactarlo; el alta y los cambios de esta informacin sern mediante una ventana que el sistema te proporcionar, la cual se muestra a continuacin y contiene los siguientes campos:
Campos de este proceso Campo Descripcin Cliente Te indica la clave y el nombre del cliente a que pertenece el contacto. Tipo de contacto Indica el tipo de contacto para relacionarlo con la actividad que realiza el contacto. Datos del Proporciona el nombre, direccin, telfono y Email que sern importantes para futuros movimientos que se realicen contacto en el catlogo. Temas relacionados Contactos Modificar contactos
Modificar contactos sin interfaz Outlook Acceso Men Archivos, Contactos, Alt + BkSp, doble clic sobre el contacto o botn Qu es Para poder modificar a los contactos sin utilizar la ventana de Outlook, simplemente no configures en parmetros del sistema la interfaz con Outlook desde Configuracin, es decir, no actives la casilla para utilizar la interfaz con Outlook y as el sistema podr lanzar una ventana especial para llevar a cabo la modificacin de la informacin relacionada con los contactos de los clientes. Nota Se podrn modificar todos los datos del contacto y si modificas la clave del cliente, el contacto dejar de pertenecer al cliente y pasar a formar parte del cliente que se haya indicado. Temas relacionados Contactos Alta de contactos
Administrador de clientes Acceso l Men Archivos / Administrador de clientes.
l Desde la Barra de herramientas botn Qu es Es una consulta que rene informacin del cliente actualizada, ya que mediante un Expediente permitir que la toma de decisiones sea un proceso sencillo y basado en argumentos claros.
Aqu se reflejan todos los movimientos del cliente, lo cual permite tener una bitcora de los movimientos del cliente, con ella se pueden realizar anlisis de las preferencias o actitudes de los clientes; el administrador de clientes permite a los vendedores mediante esta consulta realizar el seguimiento de todos los movimientos realizados por los clientes, en donde adems de consulta podrn: manejar una agenda de actividades, mostrar el listado de clientes por vendedor, se podr acceder al expediente de los clientes, catalogar a los clientes segn como se comporta o la actividad que mantengan en sus compras. Manejo La consulta organiza mediante categoras y subcategoras a las actividades y campaas (cobranza, publicidad, seguimiento, telemarketing y las creadas por el usuario), y con esto mostrar la informacin concerniente a los clientes. La informacin de la consulta se muestra filtrada por vendedor, fecha y/o agrupado por, lo cual mediante estas campo podrs seleccionar la informacin que se desea visualizar en la consulta. El orden de las columnas de los campos que muestran cada una de las opciones de las carpetas, podrn modificarse con slo arrastrarse con el ratn a la posicin deseada, para que con esto pueda visualizarse la consulta ordenada a tu gusto y presentndose la informacin como mejor consideres. Para ms informacin de lo que se organizacin en este catlogo consulta la siguiente informacin: Actividades generales Esta categora agrupa todo la informacin que concierne a los clientes sobre citas, actividades , ventas, entre otras y la informacin puede ser filtrada por vendedor, fecha y/o Agrupar por. Actividades Descripcin Citas Muestra toda la informacin programada para las actividades que realizar el vendedor a sus clientes y que se hayan dado de alta como una actividad programada como cita, las cuales al momento de darse de alta se visualizarn en esta carpeta. La informacin que mostrar la consulta es: Fecha - Hora, Asunto, Cliente y si la campaa ya se encuentra finalizada se presentar marcada. Desde esta consulta podrs dar de alta nuevas citas, modificarla, eliminarlas, sincronizarlas e imprimir el reporte, todo esto mediante las opciones del men flotante que se despliega estando en esta ventana. Importante El sistema tiene dos modalidades para elaborar las citas, ya que AspelSAE permite trabajar con las opciones de agenda y contactos de Outlook o sin esta, esto mediante indicaciones de Configuracin del sistema, donde ambas opciones permitirn dar de alta citas, eliminar y modificar entre otras opciones, para ms informacin consulta el siguiente tema: Agenda Actividades pendientes Esta consulta refleja todas las actividades dadas de alta y las cuales no se han llevado a cabo (realizadas), dadas de alta desde las opcin de bitcora de movimientos (actividades), desde esta consulta, as como desde el catlogo de vendedores (bitcora de movimientos). Entre las opciones con las que se cuentan en el men flotante podrs ver el expediente, dar de alta, modificar y eliminar las actividades, as como emitir el reporte de la informacin reflejada sobre las actividades pendientes.
La informacin que se mostrar de la actividad es: Fecha, resultado, clave del cliente, nombre, nmero del seguimiento. Importante Cuando se indique a una actividad como "realizada" esta dejar de mostrarse dentro de esta consulta, si se desea modificar el estado de la actividad esto podr realizarse desde la Bitcora de movimientos Ventas Mediante esta consulta se podr relacionar y llevar el control de ventas por clientes. La informacin que visualiza es la clave del cliente, nombre, tipo de documento que genero la venta, numero de documento, importe y comisin que gener la venta para el vendedor. Desde la barra de herramientas y con el botn agregar, podrs dar de alta los documentos relacionados a ventas, es decir que se desplegara la ventana relacionada al alta de documentos Esta consulta se ordenar por fechas de elaboracin de los documentos, para ms informacin de la personalizacin del catlogo, consulta el siguiente tema: Opciones para personalizar tu consultas. Pedidos Cotizaciones y En esta consulta se podr observar los pedidos y cotizaciones realizadas por los clientes y la cual contendr la clave del cliente, nombre, tipo de documento que solicit, nmero del documento, fecha del documento, importe del documento y la comisin. Desde la barra de herramientas y con el botn agregar, podrs dar de alta los documentos relacionados a ventas, es decir que se desplegara la ventana relacionada al alta de documentos. Estado de mis Esta consulta muestra los ltimos eventos registrados de las campaas Clientes para los clientes, as como sus resultado y estado. Estado de mis Muestra las ltimas actividades registradas, desde el mdulo de cliente y prospectos facturas /catlogo de vendedores, para cada uno de los prospectos del usuario (persona que esta trabajando en Aspel-SAE y haya abierto el sistema como Administrador u otro perfil), con la finalidad de que pueda saber el estado en la atenci n con cada cliente. Importante Se considera como un prospecto aquellos clientes a los cuales nunca se les ha registrado ninguna venta, es decir que en sus datos histricos la fecha de ltima venta no haya registrado actividad y se encuentre en blanco, pero que estn dados de alta en el catlogo del cliente. Actividades Descripcin Campaas de Cobranza Estas consultas muestran las resultados, comentarios y fecha de las actividades, organizadas por Campaas de Publicidad campaa (predefinidas y las personalizadas o creadas segn las necesidades de tu empresa) en las Seguimiento al cliente cuales se puede observar el nivel de prioridad, la clave y nombre del cliente. Telemarketing Otras campaas Campaas de ventas Men Flotante Las opciones disponibles para el men flotante dependen de la consulta que ests solicitando y si tiene informacin. Actividades Opcin Descripcin generales Citas Nueva cita Mediante esta opcin se desplegar la ventana configurada para dar de alta una nueva cita la cual se registrar y se podr visualizar en esta consulta del administrador de cliente. Importante El sistema tiene dos modalidades para elaborar las citas, ya que Aspel-SAE permite trabajar con las opciones de agenda y contactos de Outlook o sin esta, esto mediante indicaciones de Configuracin del sistema, donde ambas opciones permitirn dar de alta citas, eliminar y modificar entre otras opciones.
Modificar Eliminar Despliega la ventana de citas para cambiar, si as se desea, algn dato configurado previamente. Es importante tener precaucin cuando se desea eliminar una cita ya que esta puede no ser la que se quiere borrar y una ves confirmada la accin no se podr recuperar. Esta opcin estar disponible slo cuando se este utilizando la interfaz con Outlook, ya que realiza la verificacin de informacin de citas de Outlook y enva las citas creadas con plantillas SAE a este catlogo. Al no estar trabajando con la interfaz Outlook el sistema te enva un mensaje indicando lo anterior y por consecuencia no se puede realizar la sincronizacin. Contactos Despliega el catlogo de contactos en el cual podrs asignar direcciones y/o medios para ponerte en comunicacin con el cliente seleccionado, mostrando la informacin neceara para contactar al cliente. La ventana para dar de alta, modificar los contactos ser diferente cuando se maneje el sistema con interfaz Outlook y sin est. Para ms informacin de las opciones de contactos consulta el tema: Contactos Imprimir Despliega la vista preliminar para imprimir y dar formato a la presentacin de la informacin del catlogo de citas. Para ms informacin de la impresin consulta el siguiente tema: Vista preliminar avanzada
Sincronizar
Actividades pendientes,
Alta de Esta opcin te desplegar la ventana con las opciones actividad disponibles para agregar una actividad. Para ms informacin de los campos de esta ventana consulta el siguiente tema: Bitcora de movimientos Modificar actividad Te permitir cambiar la informacin proporcionada al dar de alta la actividad y que presenta los campos necesarios para modificar una actividad de un cliente en particular. Para ms informacin de los campos de esta ventana consulta el siguiente tema: Bitcora de movimientos Previamente antes de borrar la actividad existente el sistema enviara un mensaje para la confirmacin de lo solicitado. Despliega la vista preliminar para imprimir y dar formato a la presentacin de la informacin del catlogo. Para ms informacin de la impresin consulta el siguiente tema: Vista preliminar avanzada Desde esta opcin podrs desplegar el catlogo del expediente del cliente sealado. Para saber ms del catlogo del expediente del cliente consulta el siguiente tema: Expediente del cliente.
Eliminar actividad Imprimir
Estados de Ver mis clientes y expediente Estados de mis prospectos Alta cliente Modificar cliente Imprimir
de Se desplegar la ventana del Catlogo de clientes para poder agregar los datos de un cliente nuevo. Se desplegar la ventana del Catlogo de clientes y para modificar los datos o informacin de algn cliente registrado. Despliega la vista preliminar para imprimir y dar formato a la presentacin de la informacin del catlogo. Para ms informacin de la impresin consulta el siguiente tema: Vista preliminar avanzada
Ventas, Alta de Estas opciones desplegaran las ventanas correspondientes pedidos y documentos: para realizar el alta del documento solicitado. cotizaciones Factura, remisin, pedidos y cotizacin Imprimir Despliega la vista preliminar para imprimir y dar formato a la
presentacin de la informacin del catlogo. Para ms informacin de la impresin consulta el siguiente tema: Vista preliminar avanzada Actividades por Ver expediente campaas: De Cobranza, de Publicidad, Seguimiento al cliente, Telemarketing, Otras campaas, Campaas de ventas Permitir desplegar el catlogo del expediente del cliente, en el cual podrs consultar la informacin concerniente a los clientes (datos generales, ventas, bitcora de movimientos y citas/contactos) Para ms informacin del expediente consulta el siguiente tema: Expediente del Cliente
Nueva campaa Para el alta y modificacin de las campaas desde este catlogo el sistema te despliega el y Modificar asistente de campaas. campaa Para ms informacin consulta el siguiente tema: Campaas Modificar lista de Esta opcin permite agregar ms clientes a las campaas predefinidas, desplegando la cliente consulta de clientes a los que pertenecen actualmente a la campaa seleccionada, pero desde esta consulta podrs agregar ms clientes. Para ms informacin del tema consulta el siguiente informacin: Clientes en la campaa.
Seguimiento campaa
de Muestra el detalle con la informacin concerniente a la campaa y cliente deseado. Si al solicitar el seguimiento de un cliente que no se ha iniciado su campaa, el sistema preguntar si desea iniciarlo y despus desplegar la ventana para poder consultar los datos as como cambiar o seleccionar otro estado diferente a la campaa, todo estos campos se desplegarn en la ventana general del administrador y para volver a ver las actividades y campaas, selecciona el botn regresar.
Inicia campaa
Esta opcin te permite dar inicio a la campaa seleccionada, desplegando la consulta Al indicar iniciar la campaa y est se encuentre inicializada, el sistema preguntar si desea volver a iniciarla.
Cierra campaa
Esta opcin permite dar por terminada la campaa, antes de realizar el cierre de la campaa el sistema enva un mensaje para rectificar que si se desea cerrar la campaa, ya que una vez realizada no se visualizan en el administrador, hasta no volver a dar de alta la campaa nuevamente.
Totales campaa
de Mediante esta opcin podrs desplegar la ventana con la informacin de las estadsticas de la campaa consultada. Esta ventana contiene los datos ms sobresalientes de la campaa y de los clientes que pertenecen a est. Despliega la vista preliminar para imprimir y dar formato a la presentacin de la informacin del catlogo. Para ms informacin de la impresin consulta el siguiente tema: Vista preliminar avanzada
Imprimir
Barra de herramientas Botn Descripcin El manejo de este botn esta configurado para desplegar las diferentes modalidades de la opcin "Agregar" ya que segn la subcategora que se este consultando en ese momento es la ventana a desplegar. Para ms informacin de estas ventana consulta los siguientes temas: Para la Citas consulta: Alta de citas Para la Actividades pendiente: Agregar Actividad Para Ventas: Agregar documento Para Pedidos y cotizaciones: Agregar documento Para Estado de mis clientes: Agregar Clientes Para Estado de mis propuestos: Agregar Clientes El manejo de este botn esta configurado para desplegar las diferentes modalidades de la opcin "Modificar" ya que segn la subcategoras que se este consultando en ese momento es la ventana a desplegar. Para ms informacin de estas ventana consulta los siguientes temas: Para la Citas consulta: Modificacin de la cita Para la Actividades pendiente: Modificacin de la actividad Para Estado de mis clientes: Modificar clientes
Para Estado de mis propuestos: Modificar clientes Esta opcin permite eliminar del administrador los elementos de la subcategora que se esta consultando. Para la subcategora de Ventas, pedidos y cotizaciones el botn se presentar desactivado y para las campaas el botn en lugar de eliminar indica que se proceder a cerrar la campaa y ya no se en listar en el administrador. Mediante este botn podrs desplegar el catlogo para consultar la informacin ms importante y relevante del cliente. Para ms informacin consulta el siguiente: Expediente del cliente Este botn mostrar dentro de la consulta del administrador de clientes los campos necesarios para la bsqueda de la informacin requerida. La bsqueda puede realizarse por clave del cliente, nombre del cliente y estado; el sistema te enviar un mensaje si el campo solicitado no se localizo. Botn que despliega los campos necesarios, para realizar la seleccin de la informacin desea a consultar. Y visualizar en pantalla aquellos clientes que cumplan con ciertas caractersticas que hayas establecido. Permite regenera el orden de la informacin del catlogo despus de haberse realizado alguna actualizacin y/o filtro. La ventana de exportacin contiene campos que permitirn realizar el envo y guardar la informacin del catlogo. Para ms informacin de los campos que se muestran consulta el siguiente tema: Exportacin Despliega la vista preliminar para imprimir y dar formato a la presentacin de la informacin. Para ms informacin de la impresin consulta el siguiente tema: Vista preliminar avanzada Esta opcin es de gran utilidad cuando requieras utilizar peridicamente informacin generada por Aspel-SAE para Windows en tu hoja de clculo y la necesites tener actualizada al momento de generar un reporte o cualquier otro documento. Este botn te permitir consultar los datos personales del clientes y los contactos que estn relacionados con l. Para ms informacin de los campos y botones que se presentan consulta el tema: Configuracin de Contactos Al seleccionar esta opcin se ejecutar la aplicacin de correo electrnico predeterminado en tu computadora y podrs mantener la comunicacin con tus clientes, ya que podrs enviar correos electrnicos para confirmar pedidos, anunciar alguna oferta o alguna otra informacin; si al momento de solicitar el correo no tienes ninguna aplicacin asociada, se presentar una ventana donde podrs indicar la ruta donde se encuentra instalada dicha aplicacin. Despliega la ventana que te permitir enviar varios correos a los clientes con el fin de mantener una comunicacin con ellos o enviar cualquiera otra informacin relevante o de inters. Para ms informacin consulta el siguiente tema: Correo masivo personalizado Prepara la consulta para su envo y/o publicacin en Internet. Enva y publica en tu espacio de Internet, el o los archivos de consulta preparados con anterioridad. Podrs importar las consultas a formato Palm. Este botn despliega las opciones "Catlogo de campaas" y/o "Modificar lista de clientes", esta ultima slo se activar cuando ests consultando una campaa. El catlogo de campaas proporciona los datos y opciones disponibles para dar de alta y modificarlas. La ventana de modificar lista de clientes permite agregar o eliminar los clientes dados de alta dentro de la campaa seleccionada. Para ms informacin del manejo y opciones consulta el tema: Campaas Este botn se activa cuando se este trabajando con actividades de campaas. Las opciones que proporciona se en listan a continuacin: Seguimiento de campaa: Muestra el detalle con la informacin concerniente a la campaa y cliente deseado. Si al solicitar el seguimiento de un cliente que no se ha iniciado su campaa, el sistema preguntar si desea iniciarlo y despus desplegar la ventana para poder consultar los datos as como cambiar o seleccionar otro estado diferente a la campaa, todo estos campos se desplegarn en la ventana general del administrador y para volver a ver las actividades y campaas, selecciona el bot n regresar. Inicia campaa: Esta opcin te permite dar inicio a la campaa seleccionada, desplegando la consulta. Al indicar iniciar la campaa y est ya se encuentre en este estado el sistema preguntar si desea volver a iniciarla. Cambio masivo de campaa: Despliega el catlogo de los estados dados de alta para las campaas y una vez que se seleccione una, esta se aplicara y se modificara a todos los clientes.
Cierra campaa: Mediante este opcin te permitir quitarla de la lista de campaas y con esto terminarla para el administrador de clientes. Estadstica de la campaa: Despliega una ventana informativa con los datos correspondientes de la campaa la cual sern de utilidad para anlisis y tener significados precisos en la toma de prevenciones para el manejo de la campaa as como los resultados de la misma. Ya que refleja la informacin y de esta manera recaudar los aspectos importantes del desempeo de tu empresa. La informacin que se muestra son: El nombre de al campaa, total de clientes, total de clientes iniciados, Total de clientes en estados intermedios, total de clientes finalizados, xitos y fracasos Nota Los campos del administrador de clientes se podrn personalizar, permitiendo puedas reorganizar la informacin de las columnas que se muestra en la consulta. Esto es til para obtener ms rpido la informacin que tu requieras consultar, esto por medio del campo "Agrupar por". Temas relacionados Expediente del Cliente Contactos Campaas Bitcora de movimientos
Zonas Acceso l Mdulo de Clientes y CxC / Men Archivos / opcin Zonas Qu es El sistema te permite en este catlogo crear divisiones, sub-reas, sectores u otras forma de realizar la divisin del rea territorial que manejas para las ventas y en la cual se ubicarn a los clientes. Es un catlogo desde el cual podrs agregar, modificar, eliminar o consultar las diferentes reas geogrficas que estn abarcando tus clientes. Manejo l Dentro del catlogo slo se podrn dar de alta tres niveles los cuales formaran la divisin y subdivisiones de zonas. l Puedes definir tantos primer nivel de zonas como desees. A su vez, a cada zona de ese primer nivel que definas podrs asignarle un segundo nivel las cuales formaran las sub-zonas, con slo posicionndote sobre la zona a la cual deseas crerselas. Puedes ser an ms especfico y a tus sub-zonas establecerles otra sub-divisin las cuales estaran consideradas como el tercer nivel de zonas. Ejemplo: Zona Mxico, sub zona Yucatn, la cual a su vez puede ser dividida en la regin Mrida. La regin Mrida ya no puede ser subdividida ya que el sistema solo te permite hasta tres niveles para la divisin de las zonas. Sin embargo, para cada nivel, es decir al mismo nivel, se pueden crear cuantas divisiones se deseen tener. l Tienes la opcin de proporcionar un nmero de Cuenta contable para cada zona y sub-zona que definas; esto en el caso de que no se les haya asignado una desde la opcin de Interfase COI/Cuentas contables/ Zonas(Men Utileras de la ventana principal del sistema) y en este caso el sistema lo guardar automticamente en dicho catlogo (Cuentas contables), es decir que lo asignado o modificado en este catlogo de zonas ser reflejado en el de cuentas contables y recprocamente en el de Cuentas contables. Barra de Herramientas La ventana del catlogo cuenta con una barra de herramientas que te facilitar el manejo del mismo: Botn Descripcin Te permitir agregar una regin o zona que desees dar de alta en el catlogo. De esta manera, desde el Alta de clientes podrs asociar a stos una zona de entrega en particular. Cuando creas una sub-zona en el tercer nivel, adems de asignarle un nombre y/o un nmero de cuenta contable, puedes especificar el monto del flete y el impuesto sobre el monto del flete que se le cobrar al cliente y este puede variar segn sea la zona. El sistema te facilita el uso de la Calculadora mediante la tecla F2 para cualquier clculo que requieras realizar al asignar estas cantidades. Por otro lado, sino asignas directamente la cantidad del monto del flete, puedes hacerlo mediante la Definicin de una frmula presionando el botn .
Nota: Considera que cuando se asigne una zona a un cliente desde el Catlogo de clientes, esta deber ser de tercer nivel ya que es en esta donde se cobran o se cargan los montos del flete y en el caso de seleccionar una zona distinta del tercer nivel el sistema te enviar un mensaje informndote que es una zona que no puede asignarse ("No es una zona completa"). Con este botn podrs cambiar el nombre de las diferentes regiones o zonas de las que se encuentren registradas en el Catlogo de zonas. Tambin podrs modificar el nmero de Cuenta contable que les hayas asociado y el monto e impuesto del flete que le ests cobrando al cliente. Podrs eliminar una zona o sub zona de las que estn dadas de alta en el Catlogo siempre y cuando sta no se encuentre subdividida a su vez en otras zonas o sub zonas. Permite restablecer el orden de la informacin despus de haber realizado un filtro. Tambin es til para actualizar la informacin que se presenta en la ventana de configuracin sin necesidad de tener que cerrarla y volver a abrirla para que algn cambio realizado se vea reflejado. A travs de este botn puedes imprimir un reporte que incluye todas las zonas y sub zonas que se encuentran en el Catlogo de Zonas. Te muestra la Presentacin preliminar avanzada con la fecha del da en el que se emite el reporte, el nombre de las zonas, el nmero de cuenta contable asignado a las mismas, el monto y el impuesto del flete. Te servir para guardar un dato en el portapapeles de Windows. En este caso, lo que hayas escrito en cualquier dilogo. Marca dicho texto y selecciona la opcin Copiar. El dato queda guardado en memoria temporalmente. Temas relacionados: Catlogo de clientes Interfase COI Agregar Zona
Definir frmula
Agregar zona Acceso Men Archivos / Zonas, barra de Herramientas botn Qu es Te permitir agregar una regin o zona que desees dar de alta en el catlogo, de esta manera desde el Alta de clientes podrs asociar a stos una zona de entrega en particular y con esto el cobro del flete e impuesto segn la zona. Manejo Podrs agregar una nueva zona en cualquiera de los tres niveles que el sistema maneja siempre que se solicite esta ventana y se este ubicado en el nivel deseado para que se lleve a cabo el alta de la nueva zona. El sistema maneja dos diferentes tipos de ventanas para el alta de las zonas, ya que su manejo depende del nivel que se desee dar de alta, es decir, para el nivel uno y dos la ventana contiene slo los campos de Texto y Cuenta contable, pero para el nivel tres la ventana contendr adems los campos relacionados al cobro del Flete (Monto e Impuesto) ya que es en este nivel donde se Asigna a los clientes y segn su zona ser el cobro del monto e impuesto para el manejo de fletes. Campos Campos Descripcin Texto Cuenta contable Monto En este campo podrs editar el nombre asignado a la divisin de reas o regiones deseadas para el control de zonas de tu cliente. Campo en el cual podrs editar el nmero al que se le asignar a la cuenta correspondiente de Aspel-COI. Este campo esta relacionado al cobro del flete y en el cual podrs indicar la cantidad que se cobrar para la zona que se esta dando de alta. El sistema te facilita el uso de la Calculadora, mediante la tecla F2 y/o el botn , para cualquier clculo que requieras realizar al asignar estas cantidades. Por otro lado, sino asignas directamente la cantidad del monto del flete, puedes hacerlo mediante la Definicin de una frmula presionando el botn Impuesto (%) . Para asignar un impuesto al cobro del flete y segn la zona de entrega puedes indicar en este campo la cantidad para llevar a cabo el cobro de impuesto. El sistema te facilita el uso de la Calculadora, mediante la tecla F2 y/o el botn Temas relacionados Catlogo de clientes Interfase COI Definir frmula .
Definir frmula Acceso Desde la ventana de Alta o Modificacin de zonas/ campo Monto, botn Qu es Desde este ventana podrs agregar una frmula y/o expresin matemticas con variables que se te proporciona y con esto el sistema lleve a cabo el clculo del monto del cobro del flete. Manejo Para llevar a cabo la elaboracin de la frmula, el sistema permite crearla mediante expresiones "Matemticas-Variables", las cuales se mencionan en este tema. A continuacin se explican los campos y los operadores permitidos para realizar la frmula: Campos Campos Descripcin Frmula Este espacio esta asignado para formar la operacin o frmula, la cual se tomar para calcular el monto a cobrar del flete. Te podrs ayudar con las variables y funciones (operadores matemticos) que acepta el sistema para el armado de frmulas. En este campo se en listan las variables que el sistema maneja y permite para crear las frmulas, estas pueden ser utilizadas en mayscula o minscula. Estas variable son las siguientes: SUBTOTAL: El monto que se cobre para la zona ser el que indique en el subtotal de las partidas del documento del pedido, sin cargos de impuestos. PESO: Se cobra de acuerdo al costo por peso definido para un producto. El peso de un producto lo podrs especificar en Aspel-SAE, en el campo "peso" ubicado dentro del Mdulo de Inventarios/ Alta y/o Cambio de producto/Peso. VOLUMEN: Se cobra de acuerdo al costo por volumen definido para un especificado en Aspel-SAE, en el campo "Volumen" ubicado dentro del Mdulo de Inventarios/ Alta y/o Cambio de producto/Volumen. CANT: Este variable esta abreviada y es la cantidad con respecto a los productos solicitados en el pedido y distribuidos al cliente que los solicito. Nota: Es muy importante tener en cuenta que las variables podrn ser utilizadas escritas tanto en maysculas cmo en minsculas y en caso de tener algn error de sintaxis el sistema te lo indicara mediante un mensaje cuando utilices el botn de Evaluar. Con este botn podrs realizar el clculo de la expresin definida en la f rmula, es decir, a las expresiones formadas con las variables y operadores podrs verificar si el resultado de dicha frmula es aceptada cmo un monto valido para el sistema.
Variables
Botn Evaluar
Operadores matemticos Las ms usadas: Argumentos Descripcin SUMA( X, Y, Z, ...) ABS(X) TRUNCAR(X) RDONDEA(X) FRACC(X) RAIZ(X) PTENCIA(X, Y) QADRADO(X) CUBO(X) SIGNO(X) Suma los argumentos. Devuelve el valor absoluto de X, es decir nmero sin signo. Extrae la parte entera de X y deshecha su parte decimal o de fraccin. Redondea X, al nmero entero ms cercano. Obtiene la parte fraccionaria o decimal de X. Devuelve la raz cuadrada de X. Devuelve el resultado de elevar el nmero a una potencia (X a la Y). Obtiene el cuadrado de X.(X * X) Devuelve el cubo de X (X*X*X ). PRODCTO( X, Y, Z, ...) Devuelve el producto de los argumentos.
Ejemplo SUMA( 10, 20, 30) PRODCTO( 2, 3, 5) ABS(-12) RDONDEA(1.5) FRACC(3.4) RAIZ(100) PTENCIA(2,5) QADRADO(3) CUBO(2) INVERSO(8.9)
Resultado 60 30 12 2 0.4 10 32 9 8 1. -89
TRUNCAR(954.125) 954
Devuelve el signo de X. 1, si X es positivo; cero, si X es cero y -1, si X es negativo. SIGNO(34.56)
INVERSO(X) Invierte el signo X. Lgicas: Argumentos Descripcin SI(X, Y, Z) NO(X)
Ejemplo
Resultado
Si X es diferente de 0, la funcin devuelve Y, en otro SI(CANT 1000, 2 * 7, Si CANTIDAD es mayor a 1000 la funcin caso devuelve Z. SUMA(1,2,3)) devuelve 14, de lo contrario devuelve 6 Invierte la lgica del argumento; devuelve cero NO(PESO 2500) Si PESO es mayor a 2500 la funcin devuelve
cuando X vale uno, y uno cuando X vale cero. Estadsticas: Argumentos 0, de lo contrario devuelve 1.
Descripcin Ejemplo
Resultado
MIN(X, Y, Z, ...) Valor mnimo MIN(34*4, 12-3, 56/3, 47, 8, 9) 8 MAX(X, Y, Z, ...) Valor mximo MAX(3+4, 14/2, 56, 32 + 40) 72 Ejemplos de frmulas Ejemplo Interpretacin SI(CANT < 20, SUMA(subtotal,subtotal * 0.05),SI Si la cantidad a cobrar es menor de 20, entonces le voy a cobrar el 5% sobre el peso (CANT > 1000, subtotal + PRODCTO(subtotal, del mismo, y si la cantidad comprar exceden de 1000, entonces le cobro un 10% 0.10), subtotal)) sobre el peso del mismo, si no se cumple la frmula, entonces voy a cobrar la cantidad especificada en el peso de la frmula. SI(CANT>=2000,(PESO*0.70),PESO) Si la cantidad a comprar es mayor o igual a 2000, entonces le voy a aplicando un descuento del 30% sobre el peso del mismo y si no se cumple la frmula, entonces voy a cobrar la cantidad especificada para el flete. Si la cantidad a comprar es mayor o igual a 1000, entonces le voy a aplicar un descuento del 10% sobre el volumen del mismo y si no se cumple la frmula, entonces voy a cobrar la cantidad especificada para el flete.
SI(CANT>=1000,VOLUMEN(VOLUMEN*0.10),VOLUMEN) Temas relacionados Zonas Agregar Zona
Catlogo de conceptos de Cuentas x Cobrar Acceso
l Mdulo de Clientes y cuentas por obrar, Men Archivos, opcin Conceptos de CxC. Qu es Es un catlogo que te ofrece 24 conceptos estndar para registrar y consultar las cuentas por cobrar. Puedes consultarlos, darlos de alta, modificarlos o imprimirlos.
La consulta presenta el nmero de concepto, su descripcin, el tipo: (C)argo o (A)bono, si se necesita o no referencia de otro(s) documento(s) y, por ltimo, segn el caso, la columna Genera presenta el nmero de concepto que se deriva. Manejo Pagos por Para Bases de datos Nuevas (base de datos creadas a partir de SAE 4.5 reins 2): Se crean dos nuevos conceptos para Internet generar pagos por Internet. Estos podrn modificarse sin afectar ningn proceso o informacin. Los conceptos que se dan de alta son dos: uno de tipo "Abono" para registrar los pagos y otro de tipo "Cargo" para registrar las devoluciones. Para bases de datos generadas por versiones anteriores a la 4.5: Para generar pagos por Internet, debers crear o configurar un concepto de tipo "Abono" para registrar los pagos y otro de tipo "Cargo" para registrar las devoluciones. En ambos casos, para comenzar a realizar operaciones por Internet, debers activar el parmetro "Pagos por Internet" dentro de los parmetros generales del sistema y activar las opciones "Con referencia", "Con autorizacin" y "Realizar operaciones por Internet" en el detalle de cada concepto. Adems de los conceptos definidos por el sistema, podrs dar de alta los conceptos que tu empresa requiera. Recuerda que tambin es posible configurar los conceptos existentes y aquellos que des de alta para aceptar operaciones por Internet. Esencial Por razones de operacin y configuracin del sistema, te recomendamos no modificar el nmero asignado a los conceptos, especialmente: Factura (1), Letra por cobrar (4), Intereses moratorios (6), Nota de devolucin (8), Anticipo (9), Efectivo (10), Nota de crdito (12), Letra abono (14), Cancelacin de anticipo (16) y Aplicacin de anticipo (17). Temas relacionados Agregar conceptos de CxC Modificar conceptos de CxC Reporte del catlogo de Conceptos de CxC
Agregar conceptos de CxC Acceso
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Mdulo de Clientes y cuentas por cobrar, Men Archivos, opcin Conceptos de CxC / Men Edicin / Agregar. Desde el catlogo de Conceptos, oprime el botn .
Qu es Podrs agregar los conceptos que tu empresa maneje y no estn dentro del catlogo, para uso y manejo de la misma. Manejo Pagos por Para Bases de datos Nuevas (base de datos creadas a partir de SAE 4.5 reins 2): Se crean dos nuevos conceptos para Internet generar pagos por Internet. Estos podrn modificarse sin afectar ningn proceso o informacin. Los conceptos que se dan de alta son dos: uno de tipo "Abono" para registrar los pagos y otro de tipo "Cargo" para registrar las devoluciones. Para bases de datos generadas por versiones anteriores a la 4.5 reins 2: Para generar pagos por Internet, debers crear o configurar un concepto de tipo "Abono" para registrar los pagos y otro de tipo "Cargo" para registrar las devoluciones. En ambos casos, para comenzar a realizar operaciones por Internet, debers activar el parmetro "Pagos por Internet" dentro de los parmetros generales del sistema y activar las opciones "Con referencia", "Con autorizacin" y "Realizar operaciones por Internet" en el detalle de cada concepto. Adems de los conceptos definidos por el sistema, podrs dar de alta los conceptos que tu empresa requiera. Recuerda que tambin es posible configurar los conceptos existentes y aquellos que des de alta para aceptar operaciones por Internet. Campos Campo Descripcin Nmero concepto Descripcin de Este nmero lo asigna automticamente el sistema e identifica al concepto al realizar movimientos de cuentas por cobrar. Registra el nombre que dars al concepto.
Cuenta contable Si utilizas la interfase Aspel-COI, indica en este campo el nmero de la cuenta contable en la que se registrarn los montos de los movimientos que se realicen bajo el concepto que ests dando de alta. Si no deseas que se contabilice este concepto, o no utilizas la interfase Aspel-COI, deja el espacio en blanco. Cargo / Abono Con referencia Marca una de estas casillas para que el sistema reconozca si ese concepto es un cargo o un abono (un cargo incrementa el saldo del cliente, un abono lo disminuye). Al agregar un concepto y marcar este campo, indicars que este concepto necesitar relacionarse o tener referencia con otro documento. Por ejemplo, al registrar un cheque es necesario indicar a qu factura se va a abonar, es decir, con qu documento tiene relacin el cheque. Si configuras el sistema para llevar el Control por Saldo (en vez de llevarlo Por Documento), este campo ser irrelevante, porque los cargos y abonos no se relacionan con un documento anterior. Marca este campo para que, cuando requiera autorizacin un pago se despliegue una ventana que contenga el nmero de autorizacin, el nmero de documento y la fecha de vencimiento de la tarjeta. Estos datos sern almacenados y lo utilizarn los mdulos de Facturacin y Cuentas por cobrar. Con esta opcin quedar respaldada la operacin autorizada.
Con autorizacin
Realizar Permite que el concepto acepte operaciones por Internet. Al indicar en la recepcin del pago el tipo de concepto operaciones por configurado o habilitado para operaciones por Internet, el sistema realizar las validaciones correspondientes para la Internet realizacin de dicha operacin. Para mayor informacin consulta el tema: Pagos por Internet con la empresa Verifone Access y Recepcin de pagos. Nota: Al desactivar el parmetro "Pagos por Internet" (ubicado en parmetros de configuracin), se desactivar esta opcin para todos los conceptos que la tenan activada. Genera concepto Nmero En caso de que el concepto a dar de alta vaya a generar un movimiento de contrapartida automticamente, indica en este campo a qu concepto afectar. Es importante que registres adecuadamente los conceptos a generar para que no tengas problemas en tu contabilidad. Hay movimientos que, al aplicarse, generan otro concepto p.ej.: si realizas
una Aplicacin de Anticipo (17) a una Factura (1), automticamente el sistema generar una Cancelacin de anticipo (16), puesto que al abonar el monto a la factura se debe descargar esa misma cantidad del anticipo. Esencial El sistema no permite borrar conceptos. Lo que debers hacer en caso necesario es realizar una modificacin. Temas relacionados Modificar conceptos
Modificar conceptos de CxC Acceso
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Mdulo de Clientes y cuentas por cobrar, Men Archivos, opcin Conceptos de CxC / Men Edicin / Modificar. Sobre el catlogo de Conceptos de CxC hacer doble clic sobre el registro a modificar u oprime el botn En el catlogo de Conceptos de CxC hacer doble clic sobre el registro a modificar oprimir el botn . o la tecla Enter.
Qu es Podrs realizar cambios en todos los campos excepto en el nmero del concepto y el tipo de cuenta, es decir, si es de Abono o de Cargo. Tambin podrs modificar la descripcin del concepto que proporciona el sistema, aunque no es recomendable ya que el sistema utiliza algunos de estos conceptos en determinados procesos. Manejo Pagos por Podrs configurar el concepto para que acepte pagos por Internet. Para que el concepto se pueda configurar para Internet aceptar este servicio, debers activar el campo "Con autorizacin". Para configurar que un concepto acepte pagos por Internet, debers activar el parmetro "Pagos por Internet" dentro de los parmetros generales del sistema. Temas relacionados Agregar conceptos
Reporte del catlogo de conceptos de CxC Acceso
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Dentro del catlogo de Conceptos de CxC, con el botn Elegir el Men Archivos, opcin Imprimir.
Qu es En este reporte se obtiene informacin de todos los conceptos registrados en este catlogo. La informacin que contiene el reporte es la siguiente: Nmero de concepto, Descripcin, Tipo (Cargo o Abono), Cuenta contable, si requiere referencia, el nmero de concepto que genera y si requiere de autorizacin, para este ltimo, se marcar con una (I) los conceptos que manejen pagos por Internet. Temas relacionados Opciones de impresin
Cuentas por cobrar Cmo se controlan las CxC Dentro del mdulo de Clientes y CxC el sistema lleva un seguimiento de los cargos y abonos que se generan con relacin a las facturas emitidas a clientes y otros cargos diversos, como letras por cobrar, intereses moratorios, etc.
El sistema cuenta con una serie de funciones relevantes con informacin sobre la cartera de clientes, la antigedad de saldos y el pronstico de cobranza, entre otros, permitindote realizar tus operaciones de cobro. Contiene la opcin de recepcin de pagos, que te permite registrar diferentes formas de pago referidas a una misma factura. El sistema est configurado para controlar las Cuentas por Cobrar contra Documento. Para llevar el control Contra Saldo debes definirlo en los parmetros especficos y regenerar el ndice de Cuentas por Cobrar. Regeneracin de ndices Parmetros / Clientes Cuentas x cobrar Las secciones de las que se compone el catlogo de Cuentas por cobrar son las siguientes: Parmetros de configuracin que afectan a CxC Mdulos relacionados Agrega movimientos de CxC Considera antes de capturar Modifica movimientos de CxC Elimina movimientos de CxC Recepcin de pagos Aplicacin de anticipos Divisin de cargos Consultas de CxC Reportes de Cuentas por cobrar Herramientas de Cuentas por cobrar
Parmetros de configuracin que afectan a CxC Acceso
l Ventana principal, Men Utileras, Configuracin, opcin Clientes y CxC. Campos Campo Descripcin
Clave secuencial
Si se solicita de forma secuencial un nuevo cliente en el catlogo correspondiente, el sistema le asignar un nmero progresivo. Con ello ser posible llevar un control exacto sobre el folio asignado. Pero si en tu empresa requieres que las claves contengan letras y nmeros o tienen un orden diverso, ser ms til indicar que no se desea secuencial para hacer una asignacin personal de los claves. NOTA: Si requieres de una clave para reconocer y manejar los clientes dentro del sistema, indica si la clave ser secuencial o no. Si es secuencial, se inhibe el campo de clave en el alta de cada uno de los catlogos. Si no es secuencial, puedes indicarlo en dicho campo.
Das Esta opcin es slo para Clientes. Si acostumbras dar los mismos das de crdito a cada comprador, puedes definirlo comerciales de aqu y ahorrarte trabajo al capturar. Puedes modificarlo al momento de hacer el movimiento de alta. crdito NOTA: Si no es secuencial, puedes indicarlo en dicho campo. Cuentas por Cobrar Campo Descripcin Cuentas por cobrar CxC podr operar en forma integral con Facturacin; entonces al elaborar una factura se generar integrado automticamente una cuenta por cobrar en la cuenta del cliente o, s se realiza una devolucin, se registrar una nota de devolucin, adems permite el pago inmediato, ya sea total o parcial de la factura. Si eliges trabajar en forma no integrada, el sistema no afectar, ni generar alguna cuenta por cobrar al momento de generar una factura, para que tenga afectacin debes correr el proceso de Actualizacin de Archivos. El cambio de una forma de operacin a otra (integracin por desintegracin o viceversa), despus de haber trabajado con el sistema, puede complicar el clculo de los montos y provocar que no coincidan. Si lo haces se recomienda que ejecutes el proceso de la ventana Principal, men Utileras, opcin Actualizacin de archivos / Facturas a cuentas por cobrar. Actualizacin de archivos NOTA: Puedes trabajar con todos los mdulos que componen al sistema en forma conjunta o definir que algunos de ellos operen en forma independiente, lo que repercutir en el funcionamiento general del sistema Cuentas por cobrar Consiste en relacionar cada movimiento de cargo con sus movimientos de abono respectivos, por lo que es Contra documento necesario que en todos los movimientos que introduzcas registres el nmero de documento con el que se relacionan. NOTA: Si consideras necesario modificar el tipo de manejo utilizado (Documento contra Saldo o viceversa) cuando ya cuentes con datos almacenados, ser indispensable que regeneres el ndice de Cuentas por cobrar o el ndice de Cuentas por Pagar. Cuentas por cobrar Con esta opcin, se totalizan cargos y abonos importando nicamente su fecha de aplicacin; de esta forma, el Contra saldo sistema se encarga de calcular el saldo global sin importar la referencia al documento del que se derivan los movimientos. Nmero de Esta opcin se habilita si en Parmetros generales esta seleccionada la opcin Multimoneda. concepto: Ganancia En estos campos deben indicarse los nmeros de conceptos que se utilizarn para generar los movimientos de cambiaria y prdida ganancia y prdida cambiaria de CxC. El sistema sugiere el 19 y 20, pero pueden ser modificados. cambiaria Ajuste cambiario de CxC NOTA: Ordenan por nmero de documento y, en el de saldo, por fecha de aplicacin. Nota importante Para la versin de 32 Bits es necesario generar el ndice de cuentas por cobrar en caso de estar manejando el parmetro de Contra documento.
Agrega movimientos de CxC Acceso
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DESDE SALDOS: Mdulo de Clientes y cuentas por cobrar, Men Archivos, Saldo general del cliente / Men Edicin, opcin Agregar o Alt+Insert. Directamente: teniendo el mdulo de CxC abierto, elegir del Men Edicin la opcin alta de movimientos de CxC.
l Desde la ventana de Consulta de folios, mediante el botn Qu es Desde esta opcin podrs registrar los movimientos de cargo y abono relacionados con tus clientes. Si configuras el sistema para trabajar con CxC integrado, cuando elabores una factura se crear automticamente el cargo correspondiente. Manejo La ventana cuenta con los campos necesarios para asignar el folio y proporcionar los datos necesarios para generar el movimiento deseado. Pagos por Internet Debers considerar que desde esta ventana no se podrn generar movimientos con el servicio de pagos por Internet, si se utiliza un concepto que maneje operaciones por Internet, el sistema mandar el mensaje "Este movimiento no genera una operacin por Internet" y solo se grabar como un movimiento de Aspel-SAE. Emisin de documentos Al terminar de especificar la informacin necesaria para el alta del movimiento, el sistema te da la opcin de poder realizar la impresin de dicho movimiento. En caso de que as lo desees presiona el botn aceptar y te aparecer la ventana de Emisin de documentos. Aplicacin de Reforma Fiscal 2010 Este es uno de los procesos que fueron afectados al implementar las nuevas disposiciones de la Reforma Fiscal 2010, donde al registrar movimientos de pago para documentos generados hasta diciembre de 2009, si la fecha del pago es posterior al 10 de enero de 2010, el sistema sugerir el monto de pago considerando el ajuste por el incremento en la Tasa de IVA (del 15% al 16% del 10% al 11% en zonas fronterizas), sin embargo ser posible visualizar el monto de pago original (sin ajuste de IVA) mediante una seccin informativa que se presenta en la parte inferior de esta ventana de "Alta de movimientos". Para que se aplique Reforma Fiscal 2010 a un movimiento, debers tomar en cuenta lo siguiente: l Que en parmetros del sistema est activado el parmetro "Aplicar Reforma Fiscal 2010 CxC y CxP". l Los abonos deben ser registrados posterior al 10 de Enero del 2010 como lo indica la Reforma Fiscal, que se aplicarn a documentos expedidos antes del 31 de diciembre del 2009. Procedimiento Al registrar un pago se verificar la fecha de la aplicacin del abono y si esta fecha es posterior al 10 de Enero (y das subsecuentes) a facturas generadas en el 2009 o anteriores, entonces se realizar un reclculo del saldo del documento, este reclculo considerar que el saldo del documento se cobrar dependiendo el caso al 16% o al 11% Zona fronteriza. El nuevo monto calculado ser el saldo sugerido en el alta de movimientos, y ambos montos se agregarn como texto informativo en la parte inferior de la ventana.
Al aceptar el movimiento, si el movimiento se est generando con folio se mostrar la ventana de desglose de impuestos, especificando de igual forma el impuesto aplicado originalmente en la factura, contra el reclculo de IVA por el incremento del 1%.
Esta ventana de desglose de impuestos, solo se muestra para los movimientos generados con el campo "Aplicar folio" habilitado. Posterior a esto debers realizar el proceso de Ajuste de saldos por Reforma Fiscal para aplicar el incremento del 1% de IVA al saldo del documento. Consideraciones
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Los Clculos a la nueva tasa se aplicarn directamente sobre el saldo del documento y se asume que el IVA es el impuesto 4 dentro de la Factura. Si la fecha de aplicacin se modifica, tambin se verificar para ver si requiere reclculo el saldo del documento.
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Si se cambia el saldo del documento o se modifica el tipo de cambio, se har un reclculo del monto de los impuestos a aplicar, pero la leyenda que se muestra en la parte inferior no mostrar el reclculo para el monto indicado. Si se cambia el monto a multimoneda, se har un reclculo del monto de los impuestos a aplicar, pero este ya no se mostrar en la parte inferior de la ventana. Siempre se considera que el impuesto 4 (IVA) se aplic despus de haber aplicado el impuesto 1(IEPS), los impuestos 2 y 3 no son considerados (se est suponiendo que estos se utilizan para retenciones de impuesto). Para realizar el reclculo se tomar la informacin directamente de la factura Si el monto del impuesto 4 es 0 o exento no se aplicar la Reforma Fiscal 2010. Este reclculo de impuestos por el incremento del 1% de IVA publicado en la Reforma de 2010, NO se contempla para aquellos documentos que se generaron mediante la Divisin de cargos. Emisin del comprobante
Al finalizar el movimiento, para los Pagos que se generen posteriores al 10 de enero de 2010 y cuyo Impuesto tenga el incremento del 1% en la tasa de IVA podrs generar un comprobante impreso que respalde el incremento del 1% del valor del documento. Cuando solicites la impresin del movimiento verifica que el reporte sea el correcto, recuerda que el sistema instala los archivos de reportes en la carpeta Datos. El formato para la emisin de estos pagos es: ccobro.fto. Administrador de reportes. Emisin de documentos. Campos de esta ventana Carpeta Movimiento Campo Descripcin Aplicar folio Activa esta casilla si deseas que el movimiento sea generado con un nmero de folio. Si no la activas, al movimiento no se le asignar un nmero de folio pero podrs hacerlo de manera posterior al Modificar un movimiento de CxC Esta casilla se encontrar desactivada si no est configurado el manejo de folio desde Configuracin, en caso contrario permitir aplicarle el folio al movimiento y su respectivo documento que se requiere, donde este folio puede ser secuencial numrico (proporcionado automticamente por el sistema) o secuencial alfanumrico. Este campo muestra el nmero del folio asignado al movimiento de CxC y se configura en los parmetros de Clientes y CxC segn lo ms conveniente para su manejo. Teniendo como opciones: l Activar "Maneja Folio" y no indicar la clave que se va a utilizar y en este caso el sistema lo tomara como folio secuencial numrico. l Activar "Maneja Folio" y asignando un folio inicial para continuar el secuencial. l Si no se activo "Maneja Folio" y en este caso no se activar la casilla. Clave Vendedor Concepto Campo que indicar la clave del cliente al que se desea se asigne el folio a un movimiento realizado. Clave del vendedor que se asignar al cliente que se le esta dando de alta el movimiento de CxC. Indica el concepto bajo el cual ests dando de alta el movimiento. Al oprimir la tecla F2 o al hacer clic en el signo ?, se despliega el listado de conceptos de cuentas por pagar que tenga definido el sistema. Puedes teclear el nmero de factura del que se deriva un movimiento. Este dato no lo usa el sistema para relacionar documentos, slo es informativo. Puedes anotar la primera factura de la que se derivaron nuevos movimientos (Cargos y Abonos) y documentos originados por ellos. Usa la tecla F2 para seleccionar algn cargo que afecte al cliente y al seleccionar alguno de estos automticamente llenar el campo No. de referencia. Seala aqu el nmero de identificacin del cargo o abono que ests dando de alta (p.ej., el nmero de un cheque). Puedes oprimir el signo ? para seleccionar el nmero de referencia. Con este nmero se identifica el documento al
Folio
No. de factura
No. documento No. Referencia
que deseas aplicar el cargo o abono. Este dato es el que permite relacionar abonos y cargos al utilizar un control contra Documento. Te recomendamos leer el ejemplo que se presenta al terminar esta tabla. NOTA: Si el manejo de CxC es contra Saldo: No importa el nmero de factura, documento y referencia; porque no se va a identificar la operacin de la que se genera el movimiento. Lo que importa es la fecha de aplicacin del movimiento. Fecha aplicacin Se refiere al da en que el movimiento afectar el saldo del cliente. Debes respetar el formato Da/Mes/Ao. Al oprimir la tecla F2 se desplegar un calendario para que selecciones la fecha. Fecha vencimiento Moneda Es el ltimo da de plazo para liquidar la cuenta. Debes respetar el formato Da/Mes/Ao. Si el concepto que se est utilizando no requiere de una referencia, en este campo se podr definir con que moneda se desea generar el movimiento de CxC. Por otra parte, cuando el concepto que se utiliza si requiere de una referencia el campo solamente mostrar la moneda en que fue realizado el documento a afectar, ya que en esa moneda debern estar dados los movimientos relacionados. NOTA: Los campos de tipo de cambio y monto en moneda elegida, slo se presentan cuando se trabaja con multimoneda. Anota aqu la cantidad que ampara el cargo o abono. Puedes oprimir la tecla F2 para seleccionar la cantidad de adeudo. En el caso del manejo Contra saldo, el cargo (abono) va aumentando (disminuyendo) al saldo, sin importar el documento. Si el movimiento se realiza en una moneda diferente a la base, anota aqu el monto en la moneda que se est utilizando, p.ej. dlares. Importante Reforma Fiscal 2010. El sistema sugiere el monto total del documento con el incremento del 1% del IVA que debe pagarse, pero es posible modificar el monto. Esto ocurre cuando se tiene activo el parmetro general de "Aplicar Reforma Fiscal 2010 a CxC y CxP.
Monto
Tipo de Cambio Este campo nicamente se visualiza cuando la moneda que se utiliza es diferente a la moneda base. Anota el tipo de cambio de la moneda que utilices con respecto a la moneda base (es la primer moneda que se encuentra definida en el catlogo). El sistema sugiere el que se tiene en el catlogo, pero puede ser modificado. Monto en $ Este campo nicamente se visualiza cuando la moneda que se utiliza es diferente a la moneda base. En este campo el sistema presenta el monto del movimiento convertido a la moneda base, considerando el tipo de cambio indicado de la moneda seleccionada. Se muestra como leyenda el monto del documento con el reclculo del impuesto IVA. Este monto es el mismo que se propone para el campo "Monto", si el monto sugerido se modifica, esta leyenda no se actualizar, contemplando solo el clculo de impuestos. En este apartado se muestra para aquellos movimientos que se les est aplicando la Reforma Fiscal 2010 conforme lo mencionado en prrafos anteriores (Aplicacin por Reforma Fiscal), el monto original de la factura antes de aplicar el reclculo de IVA por el incremento en la tasa.
Monto recalculado por Reforma Monto original
Carpeta observaciones Observaciones Puedes agregar notas que te sirvan para identificar en forma particular al movimiento o poner simples anotaciones que se deseen queden guardadas. Temas relacionados Folios de movimientos de cuentas por cobrar Cambio de cuentas por cobrar Considera antes de capturar Ejemplo Elimina movimientos de CxC Ajuste de saldos por reforma fiscal
Cambio de cuentas por cobrar Acceso
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Desde la ventana de Consulta de folios, mediante el botn Desde el Men Edicin, opcin Modificar o con las teclas de funcin Alt + Back Space. Desde Saldos, Mdulo de Clientes y Cuentas por cobrar, Men Archivos, Saldo general del cliente / Cambiarse a la pestaa de Detalle y elegir el movimiento / o Men Edicin, opcin Modificar / o Alt+BackSpace.
Qu es Mediante esta ventana, podrs modificar los documentos de CxC que no se les agreg un folio al momento de su elaboracin y/o cambiar el folio a otro, ya que a los movimientos foliados el sistema no permite modificarlos. As como modificar informacin de las cuentas por cobrar que tengas registradas. Manejo Esta opcin te permite modificar informacin de las cuentas por cobrar que tengas registradas. Algunos campos no los podrs modificar, como son los siguientes: Clave del Cliente, Nmero de Vendedor, Concepto, No. documento y No. de referencia. El funcionamiento de la opcin de "Modificar" trabaja de formas diferentes para los movimientos registrados en la consulta de "Folios de movimientos de cuentas por cobrar" ya que esta consulta se agrupa en dos carpetas los movimientos, es decir: l Para la carpeta de "Movimientos con folio": al realizar la opcin de modificar permite asigna el folio a otro movimiento y al realizar este cambio el estado del movimiento se modifica a cancelado. l Y para la carpeta de "Movimientos sin folios": cuando se solicita modificar se despliega la ventana de "Cambios de cuentas por cobrar" con los campos clave, vendedor, concepto, No. de documento y No. de referencia deshabitados, y los campos habilitados servirn para realizar el folio al movimiento. Independientemente de la configuracin del manejo de Cuentas por cobrar (contra Saldo o contra Documento), el sistema no permite modificar movimientos contabilizados, es decir, aquellos movimientos generados en Facturacin as como aquellos movimientos que hayan sido tomados en cuenta para realizar la Interfase COI. Notas: l Si tu manejo es Contra documento y necesitas cambiar el nmero de referencia de algn documento, ser mejor cancelarlo y volverlo a generar pues el sistema no permite este cambio. Temas relacionados Alta de cuentas por cobrar Folios de movimientos de cuentas por cobrar
Bajas de cuentas por cobrar Acceso
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Men Archivos, Saldo general del cliente / Cambiarse a la pestaa de Detalle y elegir el movimiento / o Men Edicin, opcin Eliminar / o Alt+Supr.
Qu es Con esta opcin puedes depurar informacin revisando los movimientos y suprimiendo aquellos que desees. Manejo Independientemente de la configuracin del manejo de Cuentas por cobrar (contra Saldo o contra Documento), el sistema no permite eliminar movimientos contabilizados, es decir, aquellos movimientos generados en Facturacin as como aquellos movimientos que hayan sido tomados en cuenta para realizar la Interfase COI. Cuando el manejo es contra Documento, el sistema no permite eliminar movimientos que tengan documentos asociados. Si requieres dar de baja un movimiento y no lo permite el sistema (debido a que se ubica en alguno de los dos casos anteriores), lo que tienes que hacer es que por cada movimiento que quieras borrar, debes dar de alta un movimiento contrario para eliminar el efecto en el saldo del cliente (por ejemplo, en el caso de una factura, utiliza una nota de crdito). Temas relacionados Agregar movimientos de CxC Modifica movimientos de CxC
Emisin de documentos Acceso Al momento de aceptar imprimir el movimiento de CxC, ya sea al momento de que se dio de alta y/o se modific. Qu es Este proceso te permite imprimir documentos de CxC que se estn elaborando y/o modificando. Una vez finalizada el alta y/o modificaciones de movimiento de CxC el sistema propondr la impresin del documento para la obtencin de un comprobante del mismo. En caso de no querer imprimir el documento, selecciona el botn "Cancelar", y aun que no se mande a imprimir en pantalla o directamente a papel, si se registra el alta y/o la modificacin del movimiento y automticamente se cerrar esta ventana. Campos Campos Descripcin Nmero impresin Nmero copias Ruta Nombre formato de Indica el nmero de hojas que contiene la impresin total del documento. de Si se desea tener ms una copia de dicho documento, selecciona el nmero total que desees se impriman. Se indica la ruta donde se encuentra el directorio de trabajo. del Este es el nombre del formato, que se imprimir con la informacin del documento. El sistema propone por omisin el formato de impresin CCOBRO.FTO , el cual hace un desglose del IVA involucrado en el pago, sin embargo se puede elegir cualquier otro formato.
Esencial No olvides que cuentas con el formato de impresin ccobro.fto que emite un comprobante de ingresos, por cada uno de los pagos realizados de los clientes, con la finalidad de cumplir con lo dispuesto en el Artculo Sptimo transitorio de la Ley de Ingresos de la Federacin, fraccin VII, donde se establece que por cada pago que se realice, se deber expedir un comprobante. Este formato permite imprimir el monto de impuesto (IVA) relacionado en cada movimiento y el folio de dicho comprobante. Si requieres un reporte especfico o con caractersticas diferentes en cuanto al orden de los campos, su longitud e incluso si deseas abarcar campos de diferentes mdulos (por ejemplo: Compras, Movimientos al inventario, etc.), te sugerimos revisar el Administrador de reportes. Temas relacionados Folios de movimientos de cuentas por cobrar Alta de cuentas por cobrar
Recepcin de pagos y anticipos Acceso
l Mdulo de Clientes y cuentas por cobrar, Men Edicin / Recepcin de pagos. Qu es Esta opcin te permite registrar en una misma ventana de captura los abonos que se efecten a un mismo documento. Estos abonos u anticipos se aplican directamente al saldo del cliente. Consulta el Saldo general del cliente Manejo Pagos por Internet Este servicio solo est disponible para la ventana de pagos. con tarjetas bancarias Para realizar pagos por Internet desde este proceso o ventana, debers realizar lo siguiente: 1-Configurar el sistema para realizar operaciones por Internet, indicando el servicio con el que se cuenta. Parmetros de configuracin. 2- Configurar o dar de alta el concepto de CxC que permitir pagos por Internet. Conceptos de CxC. Para mayor informacin: Pagos por Internet . Procedimiento: l Dentro de la ventana de Recepcin de pagos, en la columna Cpto, anota o selecciona mediante la tecla de ayuda F2 (?) el concepto configurado para realizar operaciones por Internet.
Al pasar a la siguiente columna, se desplegar la ventana de Cargo de la empresa con la que se haya contratado el servicio de pagos por Internet.
Ventana de cargo de la empresa VeriFone Access l Desliza la tarjeta por la terminal bancaria, para cargar y mostrar en pantalla el nombre del propietario y el nmero, obtenidos de la tarjeta bancaria. Al aceptar la ventana de cargo, se validar con la empresa que est otorgando el servicio de pagos por Internet la transaccin de cargo para su registro. l Si la operacin fue confirmada con xito, el sistema desplegar un mensaje que te permitir imprimir la copia
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del Voucher para el cliente.
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Posterior a este proceso, el sistema mostrar en la ventana de recepcin de pagos de Aspel-SAE, los datos de la operacin o cargo realizado con la tarjeta, esto con el fin de grabar la operacin de pago en Aspel-SAE.
Observaciones El cargo a la tarjeta bancaria se realiza de manera independiente al registro del movimiento de CxC en el sistema, es decir, dentro de la ventana de recepcin de pagos se realiza el cargo a la tarjeta y posteriormente al salir de la ventana se generar el movimiento de CxC. Movimientos de cuentas por cobrar, Consulta el Saldo general del cliente. Una vez que se haya autorizado el Cargo a la tarjeta bancaria va Internet, este no podr ser cancelado, solo podrs realizar una devolucin del mismo. La devolucin se podr realizar de dos maneras: 1. Antes de grabar el movimiento de CxC (antes de salir de la ventana de Recepcin de pagos) Recepcin de pagos/Devoluciones. 2. Posterior al registro del movimiento, desde la consulta de saldo general y detallado del cliente. Consulta el Saldo general del cliente, Saldo detallado del cliente. Devoluciones de Pagos por Internet con tarjetas bancarias Devolucin desde la ventana de "Recepcin de pagos". Como ya se mencion anteriormente, una vez confirmado el cargo a la tarjeta bancaria, este ya no podr ser cancelado. Para el caso en que se desee realizar una cancelacin del pago (sin que esta operacin o cargo ya haya generado un movimiento de CxC) , se deber realizar una devolucin del mismo, para la devolucin realiza lo siguiente:
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Sin cerrar la ventana de "Recepcin de pagos", borra la partida con el botn Al borrar la partida, el sistema mostrar en pantalla la ventana correspondiente para la devolucin del cargo realizado a la tarjeta.
Ejemplo de servicio con VeriFone Access: l Debers deslizar la tarjeta para cargar los datos y poder realizar la devolucin. l Una vez concluido el proceso de devolucin, se borrar la partida de la ventana de recepcin de pagos y se podr cancelar el proceso con el botn . Observaciones Si se cancela el proceso de "Recepcin de pagos" y existen abonos o pagos registrados por Internet, el sistema mandar el siguiente mensaje " Antes de cerrar esta ventana primero debes eliminar los pagos con operacin por Internet", para este caso utiliza el botn para realizar la devolucin correspondiente. Si posterior al registro del pago y del movimiento de CxC, se desea devolver dicho pago, sta deber ser realizada desde la Consulta de saldo del cliente. Si el sistema se cerrara abruptamente por interrupcin elctrica, para registrar el movimiento de CXC lo debers realizar manualmente desde Agregar movimiento de CxC. Para el caso en que se desee cancelar el cargo, este se deber realizar directamente con el proveedor del servicio. Para poder realizar la devolucin directamente con el proveedor, debers tener el nmero de la operacin a la mano. Reporte Pagos por Internet
Aplicacin de Reforma Fiscal 2010 Este es uno de los procesos que fueron afectados al implementar las nuevas disposiciones de la Reforma Fiscal 2010, donde al registrar movimientos de pago para documentos generados hasta diciembre de 2009, si la fecha del pago es posterior al 10 de enero de 2010, el sistema sugerir el monto de pago considerando el ajuste por el incremento en la Tasa de IVA (del 15% al 16% del 10% al 11% en zonas fronterizas), sin embargo ser posible visualizar el monto de pago original (sin ajuste de IVA) mediante una seccin informativa que se presenta en la parte inferior de la Recepcin de Pagos. Para que se aplique Reforma Fiscal 2010 a un movimiento, debers tomar en cuenta lo siguiente: l Que en parmetros del sistema est activado el parmetro "Aplicar Reforma Fiscal 2010 a CxC y CxP". l Los abonos deben ser registrados posterior al 10 de Enero del 2010 como lo indica la Reforma Fiscal, que se aplicarn a documentos expedidos antes del 31 de diciembre del 2009. Procedimiento Al registrar un pago se verificar la fecha de la aplicacin del abono y si esta fecha es posterior al 10 de Enero (y das subsecuentes) a facturas generadas en el 2009 o anteriores, entonces se realizar un reclculo del saldo del documento, este reclculo considerar que el saldo del documento se cobrar dependiendo el caso al 16% o al 11%. El nuevo monto calculado ser el saldo sugerido en el alta de movimientos, y ambos montos se agregarn como texto informativo en la parte inferior de la ventana.
Al aceptar el movimiento, se mostrar la ventana de desglose de impuestos. La ventana de anticipos no contempla ningn reclculo por Reforma Fiscal. Posterior a esto debers realizar el proceso de Ajuste de saldos por Reforma Fiscal para aplicar el incremento del 1% de IVA al saldo del documento. Consideraciones
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Los Clculos a la nueva tasa se aplicarn directamente sobre el saldo del documento y asume que el IVA es el impuesto 4 dentro de la Factura. Si la fecha de aplicacin se modifica, tambin se verificar para ver si requiere reclculo el saldo del documento.
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Si se cambia el saldo del documento o se modifica el tipo de cambio, se har un reclculo del monto de los impuestos a aplicar, pero la leyenda que se muestra en la parte inferior no mostrar el reclculo para el monto indicado. Si se cambia el monto a multimoneda, se har un reclculo del monto de los impuestos a aplicar, pero este ya no se mostrar en la parte inferior de la ventana. Siempre se considera que el impuesto 4 (IVA) se aplic despus de haber aplicado el impuesto 1(IEPS), los impuestos 2 y 3 no son considerados (se est suponiendo que estos se utilizan para retenciones de impuesto). Para realizar el reclculo se tomar la informacin directamente de la factura Si el monto del impuesto 4 es 0 o exento no se aplicar la Reforma Fiscal 2010. Este reclculo de impuestos por el incremento del 1% de IVA publicado en la reforma de 2010, NO se contempla para aquellos documentos que se generaron mediante la Divisin de cargos. Los movimientos que el sistema automticamente controla para la aplicacin de la Reforma Fiscal 2010, son nicamente los que se generan a travs del alta de CxC y Recepcin de Pagos de CxC. Emisin del comprobante
Para los Pagos que se generen posteriores al 10 de enero de 2010 y cuyo Impuesto tenga el incremento del 1% en la tasa de IVA es necesario generar un comprobante impreso que respalde el incremento del 1% del valor del documento. Este reporte lo podrs emitir en lnea o desde el administrador de reporte / Estado de cuenta detallado, donde el formato para la emisin de estos pagos es: ccobro.fto (Comprobante de ingresos). Administrador de reportes. Emisin de documentos Campos de la ventana de Recepcin de pagos Campo Descripcin Clave del cliente Indica la clave del cliente del cual vas a recibir pagos. Adems de la tecla de ayuda F2, cuentas con la tecla F7, para realizar una bsqueda por nombre. Registra el nmero de documento al que referir el pago. Al oprimir F2 o hacer clic en ?, se desplegar una lista con el concepto, nmero de documento, fecha de vencimiento, monto y saldo de cada movimiento del cliente para que selecciones el necesario. Indica la fecha con la cual se registrarn los pagos. Selecciona la moneda con la cual se va a pagar la factura. NOTA: Este campo slo se activar si se trabaja con multimoneda. El sistema da por omisin el ltimo tipo de cambio que est en el Catalogo de monedas, pero puede ser modificado. NOTA: Este campo slo se activar si se trabaja con multimoneda. Indica el nmero correspondiente al movimiento o concepto bajo el cual se registrar el pago u abono, una vez indicado el nmero de concepto, en la columna Forma de pago se mostrar la descripcin del concepto u pago (p.ej: efectivo, tarjeta de crdito, cheque, etc.). Con el signo ? puedes obtener un listado con el nmero del concepto. Los conceptos que se filtran en la ventana de ayuda de conceptos son de Tipo abono, que necesiten de un documento de Referencia y que NO generen conceptos de partida doble. Los conceptos que se configuraron desde el catlogo de conceptos que requieren Autorizacin, se solicitar dicha autorizacin posterior a la captura de la partida, despus de la columna "Monto". La ventana es:
Documento
Fecha Moneda
T. cambio
Concepto / Forma de pago
Conceptos de cuentas por cobrar Importante Si se selecciona un concepto configurado para registrar pagos por Internet y en ese momento no se cuenta con conexin con el proveedor de servicios, no podrs realizar el cargo y en la columna "Forma de pago", se mostrar la leyenda "Pago invlido". Documento Monto Cuentas con 9 caracteres (nmeros y letras) para capturar el nmero de identificacin del pago. Indica el importe del pago que realizas. El sistema sugiere el monto total del documento (manejo contra Documento) o el saldo total del cliente (manejo contra Saldo), pero ambos pueden modificarse. Importante Reforma Fiscal 2010. El sistema sugiere el monto total del documento con el incremento del 1% del IVA que debe pagarse, pero es posible modificar el monto. Esto ocurre cuando se tiene activo el parmetro general de "Aplicar Reforma Fiscal 2010 a CxC y CxP. Cuando se trata de una operacin por Internet, el monto mostrado en este apartado es aqul que se captura en la ventana de Cargo del proveedor del servicio. Cuentas con la tecla de funcin F2 para desplegar la calculadora del sistema. Se presenta automticamente el monto total del documento sobre el que se aplicarn los abonos (manejo contra Documento) o el saldo total del cliente (manejo contra Saldo). Al capturar cada pago se acumula en forma automtica el total de los abonos realizados. Al finalizar la captura de los pagos, el sistema indica la cantidad que se adeuda del documento o el saldo restante del cliente. Se compone por la diferencia entre el monto del documento menos el total de los pagos asociados a ste. Se puede producir un saldo a favor o en contra; si es a favor se desplegar en nmeros negativos.
Importe del documento
Total de los pagos Restante
Campos de la ventana de Recepcin de Pagos Botones de la ventana Al final de la captura debes oprimir el botn para que queden registrados los pagos. .
Si deseas terminar la operacin sin grabar, oprime el botn
Durante la captura, puedes eliminar con el botn algn pago que no desees. Cuando el pago se realiz con el servicio de pagos por Internet, se desplegar la ventana correspondiente para la Devolucin del cargo.
Aplicacin de anticipos Acceso
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Mdulo de Clientes y cuentas por cobrar/ Men Edicin, opcin Aplicacin de Anticipos / Indica la clave del cliente que deseas afectar. Mdulo de Clientes y cuentas por cobrar, abrir Catlogo de clientes / colocar el cursor en el nombre del cliente al que vas a afectar / Men Edicin / opcin Aplicacin de Anticipos.
Qu es Esta funcin es utilizada para registrar los anticipos que los clientes realizan hacia su saldo. Para realizar esta funcin debes dar de alta un movimiento de cuentas por cobrar con el concepto de Anticipos con su respectivo monto que se desee aplicar posteriormente. Agregar movimientos de cuentas por cobrar Esta opcin slo se presenta si el manejo de Cuentas por cobrar es Contra Documento. Puedes utilizar anticipos para pagar el adeudo de una o varias facturas o cargos, de un cliente especfico y sin importar la fecha de aplicacin. Esencial En la ventana ubica el cursor sobre la factura o documento al cual vas a aplicar el abono. En el caso de que ests manejando multimoneda solamente podrs aplicar el anticipo a aquellos documentos que manejen la misma moneda en la que fue generado. Una vez aplicado el anticipo a los cargos pendientes de pago, el sistema genera automticamente los siguientes movimientos contables: NMERO DE CONCEPTO OPERACIN QUE REALIZA: CONCEPTO 17 Aplicacin anticipo Abono a la cuenta por cobrar 16 Cancelacin anticipo Cargo al anticipo Al saldo del anticipo se le resta el monto de la factura (o documento elegido), registrndose como movimientos derivados. Cuando el anticipo tiene un monto mayor al del cargo que afecta, el anticipo puede aplicarse para pagar varias operaciones de cargo, puesto que al restarse el monto factura - monto anticipo, resultar un saldo negativo, es decir, que el anticipo no ha sido ocupado en su totalidad y an cuenta con una cantidad a favor del cliente. El saldo indicar la cifra que an es posible aplicar a los adeudos del cliente. El mismo anticipo podr ser utilizado hasta que su saldo quede en ceros. Al momento de aplicar un anticipo, el movimiento que se genera toma como nmero de referencia el del documento al que fue abonado; por ejemplo, si una parte del anticipo "ANT01" es utilizado para pagar la factura "FAC01", el movimiento contable que genere el sistema por concepto de aplicacin de anticipo, llevar como nmero de referencia el de la factura a la que fue aplicado ("FAC01") y como nmero de documento el del anticipo del que form parte ("ANT01"). Reforma Fiscal 2010 Los movimientos que el sistema automticamente controla para la aplicacin de la Reforma Fiscal 2010, son nicamente los que se generan a travs del Alta de CxC y Recepcin de Pagos de CxC. Temas relacionados Seleccin de documento Aplicacin de Documento
Divisin de cargos Acceso Selecciona con el cursor el documento que deseas dividir en varios cargos y oprime Enter o doble clic con el ratn. Qu es Esta ventana te permite realizar el proceso de la divisin de cargo para los conceptos que se tienen dentro del catlogo. El sistema mostrar una ventana con los siguientes campos: Campos Campo Descripcin Documento a El sistema indica automticamente el nmero de documento elegido y su saldo. dividir / Saldo Nmero de Anota en cuntos pagos deseas dividir el adeudo. documentos Fecha de El sistema sugiere la fecha en que se vence el documento original, pero puedes modificarla para indicar cundo vencimiento vencer el primer documento generado por esta operacin. El formato es Da/Mes/Ao. inicial Nmero de folio Anota la cifra a partir de la cual se numerarn automticamente todos los documentos. Hay dos partes en este campo, la primera consta de cinco caracteres alfanumricos, en tanto que el segundo tiene tres espacios numricos. A partir de ellos continuar en forma secuencial la numeracin de los documentos que resulten de la divisin. Concepto/ Letra Anota el nmero de concepto por el cual quedarn registrados los documentos. Por omisin se sugiere el concepto 14 (Abono) (Letra de abono); puedes seleccionar otro concepto del listado de ayuda, dando clic en el botn ?. El sistema elabora automticamente el concepto contrario al elegido (cargo) con el fin de que no se duplique el saldo del cliente y las cuentas por cobrar sean correctas. Slo podrs capturar un concepto de abono que requiera de una referencia y que genere otro movimiento. Monto por Esta informacin se presenta en forma automtica y se refiere al importe que debe ser cubierto en cada pago. documento Fecha de ltimo Esta fecha la despliega el sistema en forma automtica e indica la fecha en que vencer el ltimo documento creado. documento Esta fecha se calcula con base en la fecha de vencimiento del primer documento, el nmero de documentos en que se divide el pago y el periodo de das a transcurrir entre el vencimiento de un documento y otro. Intervalo entre Puedes realizarlo de tres formas: documentos 1. Nmero de das. Indica el nmero de das que deben transcurrir entre el vencimiento de cada documento generado. 2. Da de la semana. En caso de pagos peridicos semanales, registra el da que deseas. 3. Das del mes: Registra un da o das especficos del mes en que deben vencer los documentos generados, p.ej: 3, 10, 18 y 26 de cada mes.
Monedas Escoge el tema a consultar: Agregar una moneda Modifica una moneda Reporte del catlogo de monedas
Consulta por concepto Acceso
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Mdulo de Clientes y cuentas por cobrar, Men Ver, opcin Por concepto / elegir el cliente a consultar. Mdulo de Clientes y cuentas por cobrar, Men Archivos, opcin Catlogo de clientes / posicionarse en el cliente a consultar / Men Ver, Por concepto.
l Mdulo de Clientes y cuentas por cobrar, Barra de herramientas principal con el botn (*) Qu es Muestra todos los movimientos del cliente seleccionado agrupndolos por concepto (por ejemplo, despliega todas las facturas, luego facturas a plazos, etc.). El monto ser presentado en forma positiva si se trata de un cargo y negativa si se refiere a un abono. Si oprimes la tecla Enter podrs realizar cambios al movimiento seleccionado.
Ver: Filtro de la consulta por concepto
Consulta el saldo general del cliente Acceso
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Mdulo de Clientes y cuentas por cobrar/ Men Archivos / Saldo general del cliente, elige el cliente a consultar. Mdulo de Clientes y cuentas por cobrar, Catlogo de Clientes / Posicionarse en el registro del cliente y oprimir la tecla F8 el botn .
Qu es Ingresa a esta consulta para conocer el saldo general y de detalle de los movimientos efectuados por un cliente hasta la fecha. La carpeta General contiene la siguiente informacin: CABECERA DEL DOCUMENTO Clave y nombre del Cliente. Fecha de corte y saldo. DOCUMENTO
Nmero de la factura Concepto del movimiento. Nmero del documento de referencia. Fecha de aplicacin del documento y fecha de vencimiento del mismo. Monto del documento y saldo actual. Folio del documento Y, en la base de esta carpeta, Saldo total de los movimientos. Al hacer doble clic en el documento o elegir la pestaa Detalle, podrs ver las partidas con la informacin detallada del movimiento. Botones de la consulta Muestra informacin general relacionada con la cobranza del cliente. Datos del Cliente Te permite definir un filtro para obtener en pantalla informacin especfica. Filtra la Consulta de Saldos Permite regenerar el orden de la informacin del catlogo despus de haberse realizado alguna actualizacin y/o filtro. Despliega la vista preliminar para imprimir y dar formato a la presentacin de la informacin. Muestra el detalle del documento del cliente seleccionado. Saldo detallado del cliente. Este botn solo estar disponible si se tiene activado el parmetro de configuracin "Multimoneda". La consulta puede mostrar informacin diversa dependiendo del uso de este botn: Si el botn se tiene Desactivado se presentar toda la informacin indicada en los puntos anteriores, y todas las cantidades se manejarn en moneda base. Si el botn se Activa se presenta la columna de moneda, la cual indica la moneda en que fue realizado el movimiento y la moneda en que estn los montos y saldos por partida. Solamente el saldo que se presenta en la cabeza de la consulta est en moneda base. No se presentan totales dado que el tipo de cambio puede variar. Los montos de los movimientos que se presentan en esta consulta aparecern en la moneda en la que se realiz el movimiento. Slo estar activo este botn cuando el movimiento seleccionado sea un pago registrado por Internet. En esta ventana se muestran datos especficos de la operacin realizada (registro de pagos por Internet) y del movimiento seleccionado registrado en CxC para un cliente en especfico. Los datos son:
Campos de la ventana "Datos de operacin por Internet" Operacin Nmero de la operacin, este nmero es con el que se registra el movimiento o cargo realizado a la tarjeta bancaria. Con este nmero podrs realizar cualquier aclaracin sobre la operacin con la empresa que est otorgando el servicio de pagos por Internet. Fecha en la que se registr la operacin, es decir, el cargo a la tarjeta. El formato de fecha es dd/mm/aaaa. Los estados que se podrn registrar desde esta opcin son los siguientes: Grabado (con movimiento CxC). Estado que indica que la operacin fue realizada con xito, y que el movimiento de CxC se gener correctamente. Operacin Cancelada. Este estado se mostrar cuando la operacin o pago realizado por Internet se haya cancelado. Devolucin/cancelacin de un pago registrado por Internet. Muestra dos descripciones: Venta: Cuando la operacin se trata de un cargo a la tarjeta. Devolucin: Este tipo de operaciones se presentan al cancelar el cargo a una tarjeta. Este dato solo se registrar para las operaciones que tengan el estado "Operacin cancelada". En este apartado se registra el nmero de la operacin que cancela el movimiento consultado. Dato que sirve como referencia para cualquier aclaracin con el Banco que proporciona el servicio de pagos por Internet.
Fecha Estado
Tipo
Referencia
Autorizacin Cdigo de autorizacin proporcionado por el Banco al momento de realizar la operacin o pago por Internet. Tarjeta Monto Muestra los ltimos 4 dgitos de la tarjeta a la que se realiz el movimiento por Internet Cantidad o monto aplicado en la operacin por Internet.
Datos del movimiento de CxC Folio CxC Concepto Slo estar activo este botn cuando el movimiento seleccionado sea un pago registrado por Internet. Desde esta ventana podrs efectuar la devolucin del cargo a la tarjeta bancaria y del movimiento registrado en Aspel-SAE por dicha operacin. Nmero del folio asignado al movimiento de Cuentas por Cobrar generado por una venta o devolucin por pago por Internet. Nmero del concepto utilizado para el registro o la devolucin del pago por Internet.
Campos de la ventana (campos informativos) Datos de la operacin Operacin Nmero de la operacin, este nmero es con el que se registra el movimiento o cargo realizado a la tarjeta bancaria. Con este nmero podrs realizar cualquier aclaracin sobre la operacin con la empresa que est otorgando el servicio de pagos por Internet. Fecha en la que se registr la operacin, es decir, el cargo a la tarjeta. El formato de fecha es dd/mm/aaaa. El estado de las operaciones antes de la cancelacin siempre ser Grabado (con movimiento CxC). Estado que indica que la operacin fue realizada con xito, y que el movimiento de CxC se gener correctamente. El tipo para las operaciones antes de su cancelacin siempre ser Venta, es decir, cuando la operacin se trata de un cargo a la tarjeta. Este dato se mostrar en blanco antes de realizar la cancelacin.
Fecha Estado
Tipo Referencia
Autorizacin Cdigo de autorizacin proporcionado por el Banco al momento de realizar la operacin o pago por Internet. Tarjeta Muestra los ltimos 4 dgitos de la tarjeta a la que se realiz el movimiento por Internet.
Monto Cantidad o monto aplicado en la operacin por Internet. Datos del movimiento de CxC Folio CxC Concepto Nmero del folio asignado al movimiento de Cuentas por Cobrar. Nmero del concepto utilizado para el registro del pago por Internet.
Debers especificar el concepto que utilizars para la devolucin del pago. Concepto para cancelacin Botn "Aceptar" Al presionar el botn Aceptar, se desplegarn las ventanas del proveedor del servicio de pagos por Internet para realizar la devolucin del cargo a la tarjeta bancaria. Ejemplo servicio con VeriFone Access:
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Debers deslizar la tarjeta para cargar los datos de la misma y poder realizar la devolucin, indica los datos que se solicitan en pantalla. Una vez concluido el proceso de devolucin, se generar el movimiento de contrapartida para afectar el saldo del cliente como se muestra en la siguiente imagen:
Una vez realizada la cancelacin, al consultar el detalle de la operacin cancelada, se mostrar una ventana como la siguiente:
Tema relacionado Saldo detallado del cliente
Datos del cliente Acceso
l Desde la consulta de Saldos del cliente, oprime el botn Qu es Mediante esta opcin podrs ver algunos datos significativos del cliente tales como: Atencin cobranza. Telfonos. Revisin y pago. Das de crdito. Lmite de Crdito. Crdito disponible.
Cambios de Cuentas por Cobrar Acceso
l Desde la consulta detallada de Saldos del cliente, posicionarse sobre el registro a cambiar y oprimir Enter. Qu es Mediante esta opcin podrs realizar cambios en varios campos de acuerdo a tus requerimientos.
Para un movimiento de cuenta por cobrar que no haya sido contabilizados los campos que pueden ser modificados son los siguientes: Nmero de Factura, Nmero de Documento, Fecha de aplicacin, Fecha de vencimiento, Monto, Moneda. Si el movimiento ya esta contabilizado slo se podr modificar la fecha de vencimiento. Modificar movimientos a CxC
Cobros del da Acceso
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Mdulo de Clientes y cuentas por cobrar, Men Archivos, opcin Cobros del da.
l Sobre la consulta de clientes hacer clic en el botn Qu es Esta opcin muestra los clientes que tienen adeudos a un da determinado. Con base en esta informacin puedes realizar los cobros correspondientes as como programar los ingresos del da.
Manejo sta presenta la Clave y nombre del cliente, el telfono, clasificacin, nmero de vendedor que atiende al cliente y saldo. En la parte inferior muestra el nombre de la persona que atiende la cobranza y el saldo vencido total del cliente. Cambindote de pestaa con el botn detalle puedes ver ordenados tus cobros del da por el monto de los saldos o por la Clave del cliente. Puedes imprimir los cobros del da. Puedes volver a filtrar la ventana para seleccionar an ms tu informacin. Esencial Desde esta Ventana de cobros del da, si das de alta algn movimiento de CxC, no podrs visualizarlo inmediatamente en la consulta que ya se encuentra elaborada. Para que se incluya ese nuevo movimiento, es necesario cerrar la ventana y volver a ejecutar la opcin.
Pronstico de cobranza Acceso
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Mdulo de Clientes y cuentas por cobrar, Men Archivos, opcin Expediente del cliente, carpeta Informacin de saldos/ Pestaa Pronstico de cobranza.
Qu es Es una proyeccin de cmo ser tu cobranza a un periodo determinado. Proceso Esta opcin se elabora con base en las fechas de vencimiento de los documentos y slo muestra aquellos que no han sido saldados. Presenta los saldos de los movimientos que se vencern en los intervalos de tiempo que definas (por omisin el sistema define intervalos de 30 das); adems de la clave y nombre del cliente, saldo total por vencer y saldo total por cobrar. Puedes consultar los datos del cliente y hacer una seleccin a travs del filtro. Utiliza el botn de la barra de herramientas para aplicar el Filtro de Pronstico de cobranza
Antigedad de saldos Acceso
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Mdulo de Clientes y cuentas por cobrar, Men Archivos, opcin Expediente del cliente, carpeta Informacin de saldos, pestaa Antigedad de saldos.
En qu consiste Indica los saldos de los movimientos vencidos en intervalos de tiempo que definas (por omisin el sistema define 30 das). Podrs observar saldos vencidos o cartera no recuperada en periodos determinados, saldo total de documentos que vencen a la fecha de corte y el importe total de operaciones que vencen en fechas posteriores a la misma (saldo al corriente). Con la opcin de Filtro, puedes conocer el total de adeudos a la fecha de corte.
Resumen de movimientos Acceso
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Mdulo de Clientes y cuentas por cobrar, Men Archivos, opcin Expediente del cliente, carpeta Informacin de saldos, pestaa Resumen de movimientos
Qu es Se refiere a la suma total de los montos de los movimientos agrupados por concepto (p. e.; suma todas las facturas y muestra el total). Al desplegar la consulta vers la clave y nombre del cliente, su lmite de crdito, saldo actual, nombre y nmero del concepto, cargos y abonos relacionados con los mismos y, en la base de la ventana, los totales. Tambin puedes consultar los datos de tu cliente. Sugerencia Puedes elaborar una consulta especial con informacin seleccionada por ti; dirgete al siguiente tema: Personalizar Consultas y Estadsticas
Folios de movimientos de cuentas por cobrar Acceso l Desde el mdulo de Clientes y cuentas por cobrar/ Men Archivo, opcin Folios de movimientos de cuentas por cobrar.
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Desde la Barra de herramientas con el botn Con las teclas de acceso rpido Alt + A +F
Qu es Dentro de esta consulta se muestran todos los movimientos de Cuentas por cobrar que fueron generados con un folio. Cabe mencionar que el sistema propone la aplicacin de folios para los movimientos de tipo abono con referencia. Adicionalmente desde esta consulta, podrs agregar o asignar folios a los documentos de pagos parciales ya existentes, es decir a los que no se les aplic ningn folio al momento que fueron dados de alta. Manejo Esta ventana de Consulta de folios tiene dos pestaas o carpetas, la carpeta de Movimientos con folios y la de Movimientos sin folios, con la finalidad de separar la relacin de documentos emitidos para los clientes y con esto identificar la documentacin foliada o no. Para realizar la asignacin de folios a los movimientos debers tener habilitada la opcin de manejar folios desde Configuracin de Clientes y CxC, seleccionar la carpeta de Movimientos sin folios, posicionarse sobre el documento al cual se desea aplicarle el folio, posteriormente desde la barra de herramientas con el botn podrs desplegar la ventana de "Cambios de cuentas por cobrar" y desde est seleccionar la casilla de" Aplicar folio" , la cual asignar el consecutivo de lo editado desde configuracin o el numero secuencial que el sistema asignar. Nota: Si se trata de un movimiento contabilizado no podrs realizar la asignacin del folio debido a que ya ha sido registrado en el sistema. La ventana para la Consulta de folios de los Clientes es la siguiente:
Campos Esta consulta cuenta con la visualizacin en una ventana de los siguientes campos mediante columnas: Carpeta Movimientos con folios Campos Descripcin Folio Este es el folio asignado al momento del Alta del movimiento de CxC, se muestra segn el formato especificado desde Configuracin en Clientes y CxC. En caso de no manejar folios desde configuracin, este folio no podr ser asignado a los documentos que no se les haya asignado al momento de emitirlos o imprimirlos. Cuando se manejan folios desde configuracin, este es asignado de manera consecutiva, ya sea comenzando desde el nmero especificado por el usuario o comenzando con el nmero uno, el cual es asignado por el sistema. Es el nmero del cliente al que pertenece o se le realiz el documento con la asignacin de folio.
Cliente
Documento Seala aqu el nmero de identificacin del cargo o abono que ests dando de alta (p.ej., el nmero de un cheque). Cuando no se especifica el nmero de factura en el alta de un movimiento de CxC, este nmero de documento ser el que el sistema asigne como nmero de referencia.
Referencia Status folio Importe Fecha Impuestos Flete Con este nmero se identifica el documento al que deseas aplicar el cargo o abono. Este dato es el que permite relacionar abonos y cargos al utilizar un control contra Documento.
del Muestra el estado actual del documento, este podr ser vigente o cancelado.
Movimiento Proporciona una descripcin del tipo de movimiento realizado (Anticipo, Compras, Efectivo, etc.) Muestra la cantidad que ampara el cargo o abono del movimiento que efectuaste. Presenta la fecha del da en que el movimiento afectar el saldo del proveedor. Nos permite visualizar los porcentajes de los impuestos del I.E.P.S., Estatal, I.V.B.S.S., I.V.A que capturamos cuando dimos de alta al movimiento de CxC o cualesquiera que sean los que hayamos definido desde Configuracin en Inventarios. Te indica el monto que generalmente pagas por dicho concepto. Si desde la Configuracin del sistema en Compras definiste el monto a pagar por el flete, ese es el valor que te aparecer sugerido en todos los movimientos que realices, pero podrs modificarlo o escribir la cantidad que desees cuando des de alta un movimiento de CxP.
Impuesto Despliega el resultado del importe del porcentaje de Impuesto que se calcula sobre el monto del flete. Flete Carpeta Movimientos sin folios Cliente Indica el nmero del cliente al que pertenece o se le realiz el documento con la asignacin de folio. Documento Seala aqu el nmero de identificacin del cargo o abono que ests dando de alta (p.ej., el nmero de un cheque). Cuando no se especifica el nmero de factura en el alta de un movimiento de CxC, este nmero de documento ser el que el sistema asigne como nmero de referencia. Referencia Con este nmero se identifica el documento al que deseas aplicar el cargo o abono. Este dato es el que permite relacionar abonos y cargos al utilizar un control contra Documento. Movimiento Proporciona una descripcin del tipo de movimiento realizado (Factura, notas de cargos, ch. Posfecha, etc.) Monto Total del pago de la factura. Fecha Presenta la fecha del da en que el movimiento afectar el saldo del Cliente. Botones de la consulta Botn Descripcin Este botn te despliega la ventana del Altas de cuentas por cobrar, en la cual podrs agregar documentos de pagos parciales entre otros y estos pueden estar generados o asociados a un folio siempre y cuando en los Parmetros de configuracin del sistema este activado el manejo de folios para Clientes. Los campos que contiene la ventana que despliega este botn se explican en el tema Agregar movimientos de CxC Te permite realizar cambios en los campos de: No. De Factura, Moneda, Fecha de Aplicacin, Fecha de vencimiento y Monto. Adems de podrs aplicar un folio a los movimientos que no les haya sido asignado un nmero de folio. Esta opcin solamente estar habilitada para los movimientos con folios. Con este botn puedes eliminar el folio asignado a un movimiento nicamente en el caso de que el movimiento haya sido contabilizado. Una vez eliminado el folio al documento, el sistema cambiara el estado del documento a Cancelado. Te facilitar encontrar un folio en particular que desees localizar dentro de la ventana de la consulta y que cumpla con las caractersticas indicadas al especificar el nmero de folio, documento y/o cliente. Sirve para seleccionar los movimientos y mostrar slo aquellos que cumplan con los criterios que establezcas. Es una herramienta muy til para extraer informacin especfica. Con esta opcin restableces la informacin original o desactivas algn filtro aplicado a la consulta de folios de proveedores. Esta opcin de Exportacin, es muy til cuando desees utilizar en otras aplicaciones de Windows los datos de las consultas que genera el sistema o de las consultas que personalices. Esta opcin sirve para guardar un dato en el portapapeles de Windows; en este caso, lo que hayas escrito en cualquier dilogo. Marca dicho texto y selecciona la opcin Copiar. El dato queda guardado en memoria temporalmente Mediante este botn podrs imprimir el Reporte de Folios de Cuentas por Pagar. Al hacer clic sobre esta opcin se te despliega la Presentacin Preliminar Avanzada de dicho reporte. Temas relacionados Alta de cuentas por cobrar Cambio de cuentas por cobrar
Filtro de folios de CxC Acceso Desde la consulta de Folios , barra de herramientas botn Qu es Esta opcin te permite visualizar en pantalla aquellos folios que cumplan con las caractersticas que se haya establecido y/o visualizar a los clientes filtrados por el movimiento. Manejo La ventana presenta los campos necesarios para poder llevar a cabo la personalizacin de la consulta y con ello poder mostrar la informacin precisa de los movimientos con o sin folio, es decir: l Para la consulta que agrupa a los "Movimientos con folios" la ventana del folio presenta los campo de rango de folios, el cual ayudar a seleccionar de que folio a que folio se requiere se muestre en la consulta, adems de los campos generales para personalizar la bsqueda del filtro (Cliente, fechas de aplicacin y tipo de movimientos). l Y para la consulta que agrupa a los "Movimientos sin folios", la ventana del filtro no presentar el campo de seleccin de folios y slo se muestra los campos generales. Si al especificar los datos en los campos del filtro no se obtiene resultados se podr restablecer la consulta como se mostraba antes de llevar a cabo el filtro, esta accin mediante el botn de cuentas por cobrar. Temas relacionados Folios de movimientos de cuentas por cobrar Alta de cuentas por cobrar Cambio de cuentas por cobrar localizado en la barra de herramientas de la consulta de Folios de movimientos
Reporte de folios Acceso Desde la consulta de Folios , barra de herramientas botn Qu es Este reporte te permite imprimir la informacin que se muestra dentro de la Consulta de Folios . En el encabezado se imprime el nombre de la empresa, la fecha, las paginas de dicho reporte y el titulo del reporte. Dentro del contenido del reporte se muestra las columnas: Folio, Cliente, Documento, Referencia, concepto del movimiento del CxC, monto de los movimiento y fecha. Manejo Para ms informacin sobre el manejo de la ventana que se despliega con el contenido del reporte consulta el siguiente tema : Presentacin preliminar Temas relacionados Folios de movimientos de cuentas por cobrar Alta de cuentas por cobrar Cambio de cuentas por cobrar
Reporte del catlogo de clientes Acceso
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SIN FILTRO: Directamente desde el catlogo de Clientes, elegir el Men Archivos, opcin Imprimir, o con el botn CON FILTRO: Mdulo de Clientes y cuentas por cobrar, Men Reportes, opcin Clientes / Catlogo. Desde el mdulo de Clientes y cuentas por cobrar/ Barra de herramientas, con el botn (*)
Qu es Es un reporte que contiene los datos siguientes: Clave, nombre o razn social, status, telfono, Fax, R.F.C, clasificacin, vendedor, das de crdito, das de revisin y pago, direccin, poblacin cdigo postal, porcentaje de descuento otorgado, nombre de la persona que atiende en ventas y cobranza y fecha de la ltima venta. Campos (Acceso por el Men Reportes) Campo Descripcin Rango de claves de Anota las claves de los clientes, de los cuales quieres que se emita el reporte. clientes Clasificacin Ordenado por Vendedor Puedes emitir el reporte con aquellos registros que tengan una clasificacin especfica de clientes. Clasifica eficientemente tu informacin Podrs ordenar tu reporte de acuerdo al campo que especifiques. Puedes oprimir el signo ? o la tecla F2 para que se despliegue el listado de vendedores, donde podrs elegir un vendedor. De esta forma obtendrs un reporte con los clientes que son atendidos por el vendedor especificado. Al dejar en blanco este campo, el sistema considerar a todos los vendedores. Campos generales de impresin Podrs elegir si deseas que aparezcan los clientes Activos, Suspendidos, o Todos. Al marcar esta opcin podrs emitir un reporte con informacin especfica del Catlogo de clientes: clave, nombre o razn social, telfono y persona que atiende ventas y cobranza. Este directorio te ser de gran utilidad.
Status Slo directorio
Con observaciones Marca la casilla si deseas incluir las observaciones de tus registros Ttulo del reporte El ttulo del reporte lo puedes modificar segn tus necesidades. Botn opciones Para ms informacin de este botn consulta el siguiente tema: Opciones de impresin
Reporte de acumulados de clientes Acceso
l Mdulo de Clientes y cuentas por cobrar, Men Reportes, opcin Clientes / Acumulado de clientes. Qu es Este reporte presenta el total de ventas por cada cliente registradas en el ao. Se utilizan los mismos campos del reporte del catlogo de clientes, slo se adiciona el campo de ventas anuales. Campos de este reporte Campo Descripcin
Rango de claves de clientes Para especificar las claves de los clientes que emitirs, cuentas con la tecla F2 o el botn Ventas anuales Es el rango de monto de las ventas acumuladas de cada cliente. En el reporte se incluirn a los clientes cuyo Inicial / Final monto de ventas anuales se encuentre en el rango indicado. Estas cantidades puedes indicarlas empleando las teclas de funcin F2. Clasificacin Puedes emitir el reporte con aquellos registros que tengan una clasificacin especfica de clientes. Clasifica eficientemente tu informacin Ordenado por Vendedor Puedes ordenar el reporte de acuerdo a la clave, Nombre, RFC, Fecha ult. Vta, Descuento, Vtas. anuales, Colonia. Puedes oprimir el signo ? o la tecla F2 para que se despliegue el listado de vendedores, donde podrs elegir un vendedor. De esta forma obtendrs un reporte con los clientes que son atendidos por el vendedor especificado. Al dejar en blanco este campo, el sistema considerar a todos los vendedores. Campos generales de impresin
Con observaciones Marca la casilla si deseas incluir las observaciones de tus registros. Ttulo El ttulo del reporte lo puedes modificar segn tus necesidades. Botn opciones Para ms informacin de este botn consulta el siguiente tema: Opciones de impresin
Reporte de etiquetas de clientes Acceso
l Mdulo de Clientes y cuentas por cobrar, Men Reportes, opcin Clientes / Etiquetas. Qu es Este reporte te permite imprimir etiquetas para el envo de correspondencia. stas presentan el nombre del cliente, persona de atencin en ventas, direccin, cdigo postal y poblacin. Campos para emitirlo Campo Descripcin
Rangos de Claves Para especificar las claves de los clientes que emitirs, cuentas con la tecla F2 y el botn de bsqueda fontica clientes Desde / (que se activa con F7). Hasta Clasificacin Puedes emitir el reporte con aquellos registros que tengan una clasificacin especfica de clientes. Clasifica eficientemente tu informacin Lneas nombres entre El sistema sugiere 9 lneas entre los nombres de los clientes que se imprimen en la etiqueta. El tamao de las etiquetas calculado es de 4" por 1, 3/8"; si la etiqueta es de otro tamao, puedes calcular el espacio tomando en cuenta que el tamao de una lnea es proporcional al tamao de la hoja y fuente utilizado. De estas 9 lneas los datos ocupan cuatro lneas y cinco corresponden al trmino de la etiqueta y el espacio entre etiquetas. Puedes indicar esta cantidad por medio de la calculadora del sistema empleando la tecla de funcin F2.
Botn opciones Para ms informacin de este botn consulta el siguiente tema: Opciones de impresin
Reporte de cobranza general Acceso
l Mdulo de Clientes y cuentas por cobrar, Men Reportes, opcin Cobranza general. Qu hace Muestra todos los cargos y abonos que afectan a un documento especfico sin referencia, el saldo del documento y el saldo de cada cliente. Lista a los clientes por clave, nombre, indicando el tipo y nmero de documento, fecha de aplicacin y vencimiento, total de cargos y abonos, saldo del periodo indicado. Emite documentos que no requieren referencia; los que tengan referencia estarn aplicados en las columnas de cargos y abonos. Si el manejo es contra Saldo, no se escribe tipo y nmero de documento, slo cargos y abonos totalizados por fecha de aplicacin. Por ser un reporte que seala adeudos, no incluir documentos saldados con abonos aplicados hasta la fecha de corte. En el reporte aparecen los montos de los documentos tal y como fueron grabados, es decir en trminos de la moneda por la que se realiz el movimiento. Campos de este reporte Campo Descripcin
Clientes
Define el rango de clientes que quieras que salgan en el reporte.
Periodo en fechas de El rango de fechas que indiques en estos campos, se valida sobre la fecha de vencimiento de aquellos vencimiento documentos que no requieren referencia (p.ej. facturas y anticipos). Moneda Corte para aplicacin Selecciona el tipo de moneda que quieres que muestre el reporte. La fecha de corte que indiques se validar sobre la fecha de aplicacin de documentos con o sin referencia, de manera que slo se incluirn en el reporte los movimientos aplicados con fecha anterior a la indicada. Campos generales de reportes Puedes seleccionar clientes de acuerdo a la clasificacin que les hayas asignado.
Clasificacin
Ttulo del reporte El ttulo del reporte lo puedes modificar segn tus necesidades. Esencial El reporte tomar en cuenta aquellos documentos que no requieren referencia (p.ej. facturas y anticipos), con una fecha de vencimiento que est en el rango indicado y cuya fecha de aplicacin sea menor o igual a la fecha de corte definida; y aquellos documentos que requieren referencia, con una fecha de aplicacin menor o igual a la fecha de corte indicada y cuyo documento al que estn asociados tambin en el reporte. Filtro avanzado Al elegir esta opcin puedes aplicar un filtrado adicional para hacer mucho ms especfica la informacin que contendr el reporte. Campos avanzados Campo Descripcin Fecha de corte Utilzalo si quieres definir un intervalo de fechas de corte, para lo cual indica en este campo la fecha inicial requerida. inicial El rango de fechas de corte se forma con la fecha de corte definida en el filtro. Lista conceptos Filtrado por... de Puedes seleccionar en esta seccin que el filtrado muestre slo aquellos movimientos que tienen que ver con los conceptos que elijas. Puedes seleccionar entre filtrar por saldo vencido o bien, elegir un porcentaje por saldar.
Saldo / tipo Segn lo que definas en el campo anterior, se activar esta seccin para que definas la cantidad o porcentaje Porcentaje / Tipo especfico, as como el rango a considerar (Tipo). Botn opciones Para ms informacin de este botn consulta el siguiente tema: Opciones de impresin
Reporte del estado de cuenta general Acceso
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Mdulo de Clientes y cuentas por cobrar, Men Reportes, opcin Estado de cuenta general. O desde la barra de herramientas con el botn (*)
Qu hace Muestra los movimientos que no requieren referencia como Anticipos y Facturas, realizados por cada comprador y su relacin de cargos y abonos. Se presenta en dos partes: en la primera van los datos generales del cliente (nombre, direccin, poblacin, atencin en ventas y cobranza, cdigo postal, telfono, lmite de crdito, crdito disponible y clasificacin), y en la segunda se presentan los movimientos realizados, el tipo y nmero de documento, fecha de aplicacin y vencimiento, el monto de cargos y abonos, saldo a favor y en contra, total y por documento. Cuentas adems con la casilla Formas Aspel, con la que indicars al reporte que se ajuste a las formas de impresin que genera nuestra empresa. Para el caso de multimoneda, en el reporte los saldos de los movimientos aparecern en la moneda en que se dio de alta el documento, pero el total que se presenta al final de reporte ser la suma de los saldos convertidos a moneda base. Cuando se filtre por una Moneda en especfico, solamente se presentarn los movimientos que se generaron con dicha moneda; y todos los montos estarn en la misma moneda, incluyendo el saldo. Campos de este reporte Campo Descripcin Clientes Define el rango de clientes que quieras que salgan en el reporte. Periodo en fechas de El rango de fechas que indiques en estos campos, se valida sobre la fecha de vencimiento de aquellos vencimiento documentos que no requieren referencia (p.ej. facturas y anticipos). Moneda Corte para aplicacin Selecciona la moneda que quieras que muestre el reporte. La fecha de corte que indiques se validar sobre la fecha de aplicacin de documentos con o sin referencia, de manera que slo se incluirn en el reporte los movimientos aplicados con fecha anterior a la indicada. Campos generales de reportes Puedes seleccionar clientes de acuerdo a la clasificacin que les hayas asignado. El ttulo del reporte lo puedes modificar segn tus necesidades. Puedes elegir la forma Aspel que ms le convenga a tu empresa. Formas Aspel Nmero de copias Indica el nmero de copias que quieras que se impriman. Puedes indicar esta cantidad por medio de la calculadora del sistema empleando la tecla de funcin F2. Nota: Esta opcin slo se activar si tiene seleccionado como impresora directa en la ventana de opciones del botn opciones.
Clasificacin Ttulo del reporte Formas Aspel
Botn opciones Para ms informacin de este botn consulta el siguiente tema: Opciones de impresin Filtros avanzados Al igual que el reporte de Cobranza General, este reporte cuenta con un Filtro Avanzado, para hacer ms especfica la emisin. Puedes seleccionar que se incluyan los documentos que tengan un saldo o porcentaje mayor, menor o igual a la cantidad que definas. Tambin puedes establecer un filtro por concepto incluyendo a todos o seleccionando los conceptos que te interesan de la lista. Tema relacionado Reporte estado de cuenta detallado
Reporte de estado de cuenta detallado Acceso
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Mdulo de Clientes y cuentas por cobrar, Men Reportes, opcin Estado de cuenta detallado. O desde la barra de herramientas con el botn (*)
Qu es Este reporte se imprime para cada cliente con sus datos completos y todos los movimientos que tenga registrados (cargos y abonos). En cada movimiento se imprime el nmero de documento, fecha de aplicacin y vencimiento, documento al que se hace referencia, monto del movimiento y saldos. Si tienes un manejo contra Saldo, los documentos se organizan por fecha de aplicacin y el saldo se indica por movimiento con totales de cargos, abonos y saldos. Para el caso de multimoneda, en el reporte los saldos de los movimientos aparecern en la moneda en que se dio de alta el documento, pero el total que se presenta al final de reporte ser la suma de los saldos convertidos a moneda base. Cuando se filtre por una Moneda en especfico, solamente se presentarn los movimientos que se generaron con dicha moneda; y todos los montos estarn en la misma moneda, incluyendo el saldo. Formas Aspel Campos de este reporte Campo Descripcin Clientes Define el rango de clientes que quieras que salgan en el reporte. Periodo en fechas de El rango de fechas que indiques en estos campos, se valida sobre la fecha de vencimiento de aquellos vencimiento documentos que no requieren referencia (p.e. facturas y anticipos). Moneda Corte para aplicacin Selecciona el tipo de moneda que quieras que se imprima en el reporte. La fecha de corte que indiques se validar sobre la fecha de aplicacin de documentos con o sin referencia, de manera que slo se incluirn en el reporte los movimientos aplicados con fecha anterior a la indicada. Campos generales de reportes Puedes seleccionar clientes de acuerdo a la clasificacin que les hayas asignado. El ttulo del reporte lo puedes modificar segn tus necesidades. Puedes elegir la forma Aspel que ms le convenga a tu empresa. Formas Aspel Nmero de copias Indica el nmero de copias que quieras que se impriman. Puedes indicar esta cantidad por medio de la calculadora del sistema empleando la tecla de funcin F2. Nota: Esta opcin slo se activar si tiene seleccionado como impresora directa en la ventana de opciones del botn opciones.
Clasificacin Ttulo del reporte Formas Aspel
Botn opciones Para ms informacin de este botn consulta el siguiente tema: Opciones de impresin
Reporte por concepto Acceso
l Mdulo de Clientes y cuentas por cobrar, Men Reportes, opcin Reporte por concepto. Qu es Este reporte presenta el detalle de todos los movimientos de un mismo tipo de concepto registrado en un rango de fechas. La funcin de los campos de la ventana de seleccin son idnticos al reporte de Cobranza general, excepto los siguientes: Campos Campo Descripcin
Clientes Periodo en aplicacin Filtro por movimiento Clasificacin Incluir Autorizaciones Observaciones Lista de conceptos fechas monto
Define el rango de clientes que quieras que salgan en el reporte. de Indica el rango de fechas de aplicacin en que el movimiento afectar el saldo del cliente. del Seala la cantidad y especifica el Tipo de valor que deber considerarse. Puedes seleccionar clientes de acuerdo a la clasificacin que les hayas asignado. / Marca estas casillas para incluir las observaciones de cada movimiento, o bien, si algn documento ha tenido que ser autorizado. Puedes seleccionar en esta seccin que el filtrado muestre slo aquellos movimientos que tienen que ver con los conceptos que elijas o en su caso seleccionar todos los conceptos.
Ttulo del reporte El ttulo del reporte lo puedes modificar segn tus necesidades. Botn opciones Para ms informacin de este botn consulta el siguiente tema: Opciones de impresin
Reporte de resumen de movimientos Acceso
l Mdulo de Clientes y cuentas por cobrar, Men Reportes, opcin Resumen de movimientos. Qu es El reporte te emitir un resumen detallado de todos los movimientos realizados por cliente, dando el resumen total por cargos, Abonos y el saldo del periodo. Si el manejo lo llevas contra Saldo, los documentos se organizarn por la fecha de aplicacin (si no defines Orden de Captura). El reporte desplegar dentro de su contenido la informacin general del cliente como su clave, nombre y clasificacin. Dentro de las columnas del reporte se desglosa, el concepto del movimiento, el documento con que se dio de alta, fechas de aplicacin / de vencimiento, referencia, el nmero de folio fiscal asignado al movimiento de pago parcial, cargos y abonos. Campos Campo Descripcin
Cliente Periodo de aplicacin Ordenado por Referencia Captura
Define la clave del cliente que quieras ver en el reporte, si no se indica ninguna clave de cliente el sistema emitir el resumen de cada uno de los clientes que se encuentren en el catlogo. Indica el rango de fechas de aplicacin en que el movimiento afectar el saldo del cliente. / Si ordenas por referencia, el sistema mostrar el orden de los documentos con sus referencias, en tanto que por captura se listarn en el orden en que fueron registrados sin importar su documento de referencia.
Incluir observaciones / Saldo Puedes incluir las observaciones que hayas capturado y tambin que el resumen de cargos y abonos inicial incluya el saldo al da anterior de la primera fecha del periodo establecido como referencia en tu reporte. Tipo de reporte Resumen y Puedes imprimir toda la informacin, o bien, slo el resumen por tipo de movimiento y el total de cada movs. / Slo resumen concepto. Ttulo del reporte El ttulo del reporte lo puedes modificar segn tus necesidades. Botn opciones Para ms informacin de este botn consulta el siguiente tema: Opciones de impresin
Reporte de pronstico de cobranza Acceso
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Mdulo de Clientes y cuentas por cobrar, Men Reportes, opcin Pronstico de cobranza. O desde la barra de herramientas con el botn (*)
Qu es Este reporte te permite planear la cobranza a futuro. Contiene el monto por los documentos vencidos; muestra aquellos documentos que no han sido saldados. El reporte, a diferencia de la consulta, se puede imprimir en forma detallada conteniendo los documentos que se deben cobrar. La funcin de los campos de la ventana de seleccin son idnticos al reporte de Cobranza general, excepto los siguientes: Campos Campo Descripcin Clientes Clasificacin Das por periodo Define el rango de clientes que quieras que salgan en el reporte. Puedes seleccionar clientes de acuerdo a la clasificacin que les hayas asignado. Indica el nmero de das en que se van a dividir los periodos de cobranza. Puedes indicar esta cantidad por medio de la calculadora del sistema empleando la tecla de funcin F2. Activa esta casilla si quieres que te imprima un reporte detallado. Anota la fecha de referencia e indica si ser por Aplicacin o Vencimientos.
Con detalle Fecha para iniciar los intervalos
Presentar cantidades como: Montos / Puedes definir si los resultados del reporte se presentan en montos o porcentajes. Conoce el Porcentajes siguiente tema relacionado: Campos generales de reportes Ttulo del reporte El ttulo del reporte lo puedes modificar segn tus necesidades. Botn opciones Para ms informacin de este botn consulta el siguiente tema: Opciones de impresin
Reporte de antigedad de saldos Acceso
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Mdulo de Clientes y cuentas por cobrar, Men Reportes, opcin Antigedad de saldos. O desde la barra de herramientas con el botn (*)
Qu es Es un reporte que te muestra los montos vencidos por cliente o por un rango de clientes y por periodos, as como el monto que se encuentra al corriente y un desglose de saldos vencidos por comprador. Al igual que en el reporte de Pronstico de cobranza se pueden agrupar montos vencidos en periodos definidos por ti. Este reporte, a diferencia de la consulta, se puede emitir en forma detallada con lo cual se reportan los documentos que no han sido saldados. En el reporte se incluirn los documentos cuya fecha de aplicacin sea igual o menor a la que se defina en el campo fecha de corte. El resto de los campos a definir funcionan de la misma manera que en el reporte de Pronstico de cobranza. Campos de este reporte Campo Descripcin Clientes Fecha de corte Clasificacin Das por periodo Define el rango de clientes que quieras que salgan en el reporte. Fecha en que se hizo el corte del da en que se hizo la venta. Puedes seleccionar clientes de acuerdo a la clasificacin que les hayas asignado. Indica el nmero de das en que se van a dividir los periodos de cobranza. Puedes indicar esta cantidad por medio de la calculadora del sistema empleando la tecla de funcin F2. Activa esta casilla si quieres que te imprima un reporte detallado. Anota la fecha de referencia e indica si ser por Aplicacin o Vencimientos.
Con detalle Fecha para iniciar los intervalos
Presentar cantidades como: Montos / Puedes definir si los resultados del reporte se presentan en montos o porcentajes. Conoce el Porcentajes siguiente tema relacionado: Campos generales de reportes Ttulo del reporte El ttulo del reporte lo puedes modificar segn tus necesidades. Botn opciones Para ms informacin de este botn consulta el siguiente tema: Opciones de impresin
Reporte de control de cobranza Acceso
l Mdulo de Clientes y cuentas por cobrar, Men Reportes, opcin Control de cobranza. Qu es El Control de cobranza slo lo puedes emitir si llevas un manejo Contra documento. Este reporte tiene 3 opciones ms: Documentos a revisin, Documentos por cobrar y Abonos por periodo, que se explican a continuacin. Los reportes que se contienen aqu son: Documentos a revisin Documentos por cobrar Abonos por periodo
Documentos a revisin Acceso
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Mdulo de Clientes y cuentas por cobrar, Men Reportes, opcin Control de cobranza / Documentos a revisin. O desde la barra de herramientas con el botn (*)
Qu es Este tipo de reporte Incluye los documentos cuyo da de aplicacin es menor o igual a la fecha de corte y por ello requieren revisin. Se imprime la fecha en que se debe presentar el documento al cliente, tomando en cuenta la fecha de vencimiento, a partir de la cual busca el da ms cercano que coincida con la fecha de revisin para ese cliente. Contiene informacin sobre el cliente, tipo y nmero de documento, fecha de aplicacin y vencimiento, fecha de revisin y pago, nombre de las personas de atienden en ventas y cobranza, saldo por documento y totales por cliente. El nico campo a resaltar y que difiere de los explicados anteriormente es el siguiente: Campos generales de reportes Campo Descripcin Clientes Fecha de corte Clasificacin Moneda Define el rango de clientes que quieras que salgan en el reporte. Fecha en que se hizo el corte del da en que se hizo la venta. Puedes seleccionar clientes de acuerdo a la clasificacin que les hayas asignado. Selecciona el tipo de moneda que quieres que se imprima en el reporte.
Ttulo del reporte El ttulo del reporte lo puedes modificar segn tus necesidades. Botn opciones Para ms informacin de este botn consulta el siguiente tema: Opciones de impresin Temas relacionados Documentos por cobrar Abonos por periodo
Documentos por cobrar Acceso
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Mdulo de Clientes y cuentas por cobrar, Men Reportes, opcin Control de cobranza / Documentos por cobrar. O desde la barra de herramientas con el botn (*)
Qu es Este tipo de reporte presenta los documentos que se encuentran vencidos a la fecha de corte indicada por ti, as como la fecha en que stos deben ser pagados de acuerdo con la fecha de pago del cliente. A diferencia del reporte de Documentos a revisin, solamente aparecer la fecha de pago del documento, no la de revisin. Campo Clientes Fecha de corte Clasificacin Moneda Descripcin Define el rango de clientes que quieras que salgan en el reporte. Fecha en que se hizo el corte del da en que se hizo la venta. Puedes seleccionar clientes de acuerdo a la clasificacin que les hayas asignado. Selecciona el tipo de moneda que quieres que se imprima en el reporte.
Ttulo del reporte El ttulo del reporte lo puedes modificar segn tus necesidades. Botn opciones Para ms informacin de este botn consulta el siguiente tema: Opciones de impresin Temas relacionados Documentos a revisin Abonos por periodo
Abonos por periodo Acceso Mdulo de Clientes y cuentas por cobrar, Men Reportes, opcin Control de cobranza / Abonos por periodo. Qu es En este reporte se presentan todos los movimientos que no necesitan referencia (p.ej. facturas o anticipos) y que hayan sido afectados por un cargo o un abono durante el periodo sealado. Imprime todos los cargos y abonos por cliente agrupados por nmero de referencia totalizando los montos respectivos. Por ejemplo, al imprimir una factura, todos los movimientos que hagan referencia a ella se totalizarn en el saldo del grupo. Campos generales de reportes Campos Campo Descripcin Clientes Periodo aplicacin Define el rango de clientes que quieras que salgan en el reporte. de Debes indicar el rango que se tomar en cuenta de fechas de aplicacin del periodo. El periodo de aplicacin ser tomado en cuenta como parmetro para incluir los documentos de cargo y/o abono asociados a otro.
Corte para Esta fecha se contrastar con la fecha de vencimiento de los documentos. Por su parte, la fecha de corte para vencimiento vencimiento determinar el lmite para considerar a los documentos que no necesiten referencia. Clasificacin Puedes seleccionar clientes de acuerdo a la clasificacin que les hayas asignado. Ttulo del reporte El ttulo del reporte lo puedes modificar segn tus necesidades. Botn opciones Para ms informacin de este botn consulta el siguiente tema: Opciones de impresin Esencial Si el documento que no requiere referencia queda fuera de la fecha de corte, sus cargos y abonos asociados tampoco aparecern en el reporte a pesar de que su fecha de aplicacin entre en el periodo establecido.
Reporte de corte de caja Acceso
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Mdulo de Clientes y cuentas por cobrar, Men Reportes, opcin Corte de caja. O desde la barra de herramientas con el botn (*)
Qu hace Permite emitir los movimientos dados de alta desde la opcin de Recepcin de pagos y delimita la operacin por periodo de corte y por la persona que llev a cabo la operacin. Campos Campo Descripcin Periodo de Registra el intervalo de fechas para el periodo de corte de caja que te interese. corte Datos del Estos campos hacen al reporte de caracter confidencial, ya que es necesario el nmero de usuario y su clave asociada para usuario acceder al reporte; obviamente con la clave maestra tambin podrs obtenerlo. Campos generales de reportes Con Detalle Con esta opcin el sistema presentar: detalles de las operaciones, nmero y tipo de movimiento del que se trata, nmero de documento con el que se realiz el pago, fecha de aplicacin, nmero de documento de referencia, cliente al que se adjudica la operacin y monto que cubre. Si no quieres el detalle se presentar el resumen del total por tipo de documento de pago.
Ttulo del El ttulo del reporte lo puedes modificar segn tus necesidades. reporte Botn opciones Para ms informacin de este botn consulta el siguiente tema: Opciones de impresin Tema relacionado Recepcin de pagos
Administrador de reportes Acceso Desde cualquier mdulo del sistema, Men Reportes, Administrador de reportes Definicin Desde este Administrador de reportes, podrs crear y organizar tus propios reportes personalizados con extensin QR2, seleccionando de una lista de campos disponibles la informacin que deseas incluir en tu reporte. Adicionalmente podrs consultar y generar reportes con formato FTO utilizando los comandos y campos del editor de formatos tradicional. Que es un reporte en formato QR2 y FTO? Un reporte QR2 es aquel que obtiene informacin para armar los reportes directamente de la base de datos o tablas del sistema. Para dar de alta reportes con este formato el sistema proporciona el Diseador de reportes Para estos formatos puedes usar sentencias SQL. Un reporte o formato FTO sirve para obtener e imprimir informacin de las consultas y datos del sistema; usando campos, comandos y/o frmulas virtuales armadas especialmente para estos formatos, es lo llamado interprete Aspel. Para dar de alta reportes con este formato se proporciona una Lista de comandos, campos y frmulas que podrs usar para disear dichos reportes. Nota Dependiendo del tipo de reporte a editar es el tipo de herramienta que se desplegar. De manera general desde este administrador podrs: Dar de alta tus reportes personalizados en formato Qr2 y FTO. Modificar los reportes previamente creados con este administrador. Obtener una vista preliminar del reporte e imprimirlo. Borrar un reporte. Aadir un reporte creado en formato FTO. Preparar el archivo para su envo a Internet. Enviar el reporte va e-mail. Manejo Aspel El sistema por omisin incluye algunos reportes en formato Qr2 y FTO organizados Por grupos. Los grupos y los reportes incluidos, dependern del mdulo en el cual ests utilizando dicho Administrador, es decir, el Administrador estar disponible desde cualquier mdulo, pero slo podrs consultar los reportes del mdulo correspondiente. La ventana es la siguiente:
Para ver la presentacin preliminar del reporte, haz doble clic sobre el mismo, en ese momento se desplegar el Filtro correspondiente para obtener informacin especfica; la informacin que se solicita en el filtro varia dependiendo del grupo donde est incluido el reporte. Es importante que para dar de alta un reporte (Formato FTO o QR2) primero te posiciones en el grupo de reportes donde deseas incluirlo. Nota: Algunos reportes que estaban ubicados en el Men Reportes, se reubicaron en este administrador de reportes, ejemplo, los reportes de emisin de documentos. Botones de esta ventana Botones Descripcin Con este botn podrs realizar lo siguiente: Dar de alta un nuevo reporte QR2. Para esto se desplegar el diseador de reportes. Para mayor informacin consulta el archivo de ayuda del Diseador de reportes. Para este caso debes seleccionar la opcin "Nuevo". Sugerencia Aspel Para la creacin de reportes en formato QR2 te recomendamos ampliamente que te bases en uno de los que por omisin proporciona el sistema, esto para agilizar el armado del reporte. Para aprender rpidamente como dar de alta un reporte consulta en el ayuda del Diseador de reportes la gua rpida de procesos. Dar de alta un nuevo reporte en formato FTO Para esto el sistema proporciona una Ventana en la cual podrs fcil y rpidamente crear un reporte en formato FTO. Para este caso, debers seleccionar la opcin "Archivo FTO". Nota: Para ambas opciones debers primero posicionarte sobre el grupo de reportes donde deseas aadir el reporte. Recuerda que dependiendo en el grupo donde sean aadidos o creados es el tipo de filtro que adoptan. Agregar un reporte al administrador de reportes (QR2 o FTO). Para este caso se desplegar una ventana de Windows para que proporciones la ruta y el nombre del reporte a incluir. Los pasos para aadir un reporte son los siguientes: 1. Posicinate sobre el grupo de reportes en el cual deseas aadir el reporte. Recuerda que estos grupos ya los tiene asignado el sistema por omisin. 2. Utiliza este botn, selecciona la opcin Agregar e indica la ruta del reporte a incluir. Nota Es importante que tomes en cuenta que no podrs aadir un reporte que haya sido creado desde otro sistema o desde otro mdulo (en el caso de Aspel-SAE), ya que recuerda que al crear un reporte ste se relaciona muy particularmente en el Grupo de reporte en el cual fue creado. Con esta opcin podrs modificar el reporte seleccionado. Dependiendo del formato del reporte el manejo ser el siguiente: Formato QR2 El reporte se abrir con el diseador de reportes. Modificar reporte. Formato FTO Se abrir el reporte con la aplicacin asociada para archivos de texto (Bloc de notas). Para modificar el reporte utiliza la Lista de campos y frmulas disponibles desde la barra de herramientas con el botn Para mayor informacin consulta el Editor de formatos. Con este botn podrs eliminar el reporte previamente dado de alta o aadido al administrador de reportes. Al eliminar un reporte debers tomar en cuenta los siguientes puntos: El reporte se elimina del administrador de reportes y tambin se elimina de la ruta o carpeta donde se encuentre, es decir el archivo. Si por alguna razn eliminaste un reporte de los que por omisin proporciona el sistema, te recomendamos correr el proceso de Reparacin para nuevamente se instalen o recuperen los archivo de reportes borrados. Lo nico que tendrs que tomar en cuenta, es que al realizar este proceso se borrarn las entradas o referencias de los reportes creados o aadidos por ti, para este caso te recomendamos hacer un respaldo manual desde el explorador de Windows del archivo, para que posteriormente con la opcin Agregar un reporte los aadas nuevamente al administrador de reportes. Muestra una Vista preliminar del reporte. Al solicitar la vista previa se desplegar el filtro del reporte para delimitar la informacin a emitir en el reporte. Nota: Recuerda que si no especficas ningn dato en el filtro el reporte considerar todos los datos.
Con este botn podrs imprimir el reporte. Antes de ser enviado el reporte a la impresora, se desplegar su Filtro correspondiente por si deseas especificar que slo cierta informacin se emita y posteriormente se desplegar la ventana de windows para configurar ciertas opciones para la impresin del reporte. Preparar el reporte para su envo y/o publicacin. El reporte podr ser enviado en PDF o HTML. Notas: Esta opcin slo estar disponible para los reportes en formato QR2. Enva y publica en tu espacio de Internet, el o los archivos de consultas. Notas: Esta opcin slo estar disponible para los reportes en formato QR2. Despliega la lista de las frmulas y campos que podrs utilizar para armar tus reportes fto (va formato) a la medida de tus necesidades. Edita tus formatos de reportes Esta opcin genera el reporte en formato PDF para su envo por Internet. Al seleccionar este botn, primero se desplegar el Filtro correspondiente dependiendo al grupo al que pertenezca el reporte, segundo, se generar el archivo PDF con la informacin del reporte y por ltimo, dicho reporte se adiciona como un archivo adjunto en la aplicacin de correo predeterminada en tu computadora. Nota: Esta opcin slo estar disponible para los reportes en formato QR2. Temas relacionados Presentacin preliminar Agregar un reporte en formato FTO
Agregar un reporte en formato FTO Acceso Desde cualquier mdulo del sistema, Men Reportes, Administrador de reportes, botn , opcin Archivo FTO. Manejo Esta opcin te permitir crear un archivo de texto para disear con ayuda de los campos y frmulas del sistema un reporte con formato FTO. Los datos que debers definir son:
Tipo de filtros por grupo de reportes Acceso Desde cualquier mdulo del sistema, Men Reportes, Administrador de reportes Manejo Como se mencion en el tema Administrador de reportes informacin general, el tipo de informacin solicitada en cada uno de los filtros para obtener informacin especfica, vara dependiendo del tipo o grupo de reporte en el cual fueron creados. A continuacin se en listan los diferentes grupos en los cuales se clasifican o se ordenan los reportes dentro del administrador de reportes. Se denomina grupo de reportes, al reporte en el cual se organizan o se agrupan varios reportes de un mismo tipo.
Hay dos tipos de reportes que se manejan en el administrador, los que son formatos QR2 y los FTO, en un mismo grupo se pueden manejar cualquiera de estos formatos incluso los dos, slo debers tomar en cuenta que los filtros definidos por grupo tambin varan dependiendo del formato. A continuacin se en listan los diferentes grupos de reportes que se manejan por mdulo. El sistema proporciona para cada grupo de reporte un nmero de reportes en particular, que dependiendo el grupo es el nmero de reportes propuestos. Sugerencia Aspel Para la creacin de reportes en formato QR2 te recomendamos ampliamente que te bases en uno de los que por omisin proporciona el sistema, esto para agilizar el armado del reporte. Para aprender rpidamente como dar de alta un reporte consulta en el ayuda del Diseador de reportes la gua rpida de procesos. Para obtener informacin especfica del filtro o grupos de reportes, selecciona la liga que lleva a su descripcin detallada. Grupos para el administrador de reportes en el mdulo de Clientes Campaas Catlogo de clientes Estado de cuenta detallada Estado de cuenta general Pagos por Internet Reforma Fiscal 2010 Resumen de movimiento Esencial Independientemente en el grupo en el que ests, los reportes de formatos (FTO) desplegarn un mismo filtro (Emisin de documentos), la informacin solicitada en el filtro slo varia dependiendo del catlogo del que se trate. Temas relacionados Presentacin preliminar
Administrador de reportes informacin general
Filtro para el grupo "Campaas" Acceso Men reportes / Administrador de reportes, grupo Campaas Definicin Te permite obtener adems de la informacin contenida en el reporte, informacin an ms especfica, mediante la definicin de un filtro en el cual podrs seleccionar el tipo de informacin a incluir. Recuerda que dependiendo del grupo en el que est creado el reporte es el tipo de filtro que se visualizar disponibles, es decir, el filtro se arma con cierta informacin relacionada con el tipo de reporte. Agregar un reporte Nota Si no seleccionas ninguna informacin del filtro, por omisin el reporte mostrar toda la informacin que le corresponda. Manejo Aspel Si lo deseas podrs modificar los reportes que por omisin instala el sistema en el administrador, para adecuarlos a tus necesidades. Recuerda que dependiendo el tipo de formato del que se trate el reporte es la herramienta de edicin que debers utilizar. Para mayor informacin consulta Administrador de reportes. Informacin contenida en este reporte Carpeta "Campaa" Campo Descripcin Campaa Desde/ Hasta Estado Tipo campaa Fecha campaa Selecciona la clave y el rango de las campaas que deseas incluir en el reporte. Con el botn o con la tecla F2, se desplegar el catlogo del Campaas, de tal forma que puedas seleccionar la primera y la ultima para armar el reporte. Selecciona el estado de la campaa que deseas incluir en el reporte. El sistema en lista los estados posibles en que se encuentra la campaa. de El sistema te proporciona la lista con todos los tipo de campaas que se manejan y de los cuales selecciona el que deseas incluir en el reporte. de Este campo permite seleccionar informacin para el reporte tomando en cuenta fechas; el sistema va proporcionando las fechas segn lo indicado en cada campo y para la opcin de Fechas sealadas se activan las casillas para indicar las fechas que se desea sean filtradas.
Carpeta "Clientes" Campo Descripcin Cliente Desde/Hasta Zona Selecciona le rango de las claves de los clientes del cual se generar informacin para el reporte. Selecciona la zona deseada para realizar el filtro de la informacin para generar el reporte. Recuerda que este campo asigna la divisin, subreas, sectores u otras en las que se divide el rea territorial manejada en las ventas de tu empresa y en la cual se ubica al cliente. Selecciona la clasificacin del cliente del cual deseas obtener informacin. Recuerda que los clientes son agrupados de acuerdo a ciertas caractersticas de venta de tu empresa (p.ej. zona geogrfica, das de crdito, pudiendo especificar los 5 caracteres disponibles, uno para cada caracterstica). Clasifica eficientemente tu informacin
Clasificacin
Carpeta "Vendedores" Campo Descripcin Vendedores (Desde/Hasta) Selecciona el rango de claves relacionados con los vendedores que deseas incluir en el reporte. Con el botn o con ayuda de la tecla F2, se desplegar el catlogo de Vendedores de tal forma que puedas seleccionar el rango de claves de los vendedores con los que se armar el reporte. Zona Selecciona la zona deseada para realizar el filtro de la informacin para generar el reporte.
Recuerda que este campo asigna la divisin, subreas, sectores u otras en las que se divide el rea territorial manejada en las ventas de tu empresa y en la cual se ubica al cliente y funciona como una clasificacin para los vendedores, es decir, aquellos que guardan ciertas caractersticas entre s pueden ser agrupados. Cada uno de los cinco caracteres con que cuenta el campo puede funcionar como rubro para clasificar. Clasifica eficientemente tu informacin Carpeta "Actividades" Campo Descripcin Estado / Prioridad Estado/Fecha programacin Resultado/Fecha programacin Este campo permite filtrar la informacin mediante el grado de importancia de la actividad involucrada en la campaa. de Este campo permite seleccionar informacin para el reporte basadas en fechas de los estados en que se encuentran las actividades, el sistema va proporcionando el rango de estas segn lo indicado en cada opcin y para "Fechas sealadas" se activan las casillas para indicarlas. de Este campo permite seleccionar informacin para el reporte basadas en fechas de los resultados en se hayan logrado de realizar las actividades, el sistema va proporcionando el rango de estas segn la opcin que hayas seleccionado y para "Fechas sealadas" se activan las casillas para indicarlas.
Todos, Realizado, Opciones en las cuales podrs indicar el tipo de resultado que deseas seleccionar y que estar ligado, aqu en Pendientes el filtro, al campo de "Fechas de programacin" Carpeta "Ordenamiento" Campos Descripcin Ordenar por La informacin de la consulta se puede ordenar a partir de alguno de los campos de la misma. Este ordenamiento lo podrs realizar seleccionando el campo o columna por la que deseas ordenar el reporte, el sistema te permitir ordenar los elementos seleccionados (campo o columna) de manera ascendente o en su caso descendente, por omisin el sistema los ordena de manera ascendente. Debers proporciona si deseas ordenarlo de manera ascendente o descendente, es decir, en la primera posicin o en la ltima posicin. Si lo deseas podrs seleccionar otro factor o columna por la que deseas ordenar el reporte. Notas: Al configurar o utilizar este campo, se activar el otro factor de ordenamiento. Selecciona el otro factor o campo por el que deseas ordenar el reporte. Este ordenamiento lo podrs realizar seleccionando el campo o columna por la que deseas ordenar el reporte, el sistema te permitir ordenar los elementos seleccionados (campo o columna) de manera ascendente o en su caso descendente, por omisin el sistema los ordena de manera ascendente. Debers proporciona si deseas ordenarlo de manera ascendente o descendente, es decir, en la primera posicin o en la ltima posicin. Si lo deseas podrs seleccionar otro factor o columna por la que deseas ordenar el reporte, configurando el campo "Luego por". Notas: Al configurar o utilizar este campo, se activar el otro factor de ordenamiento. Debers seleccionar un campo o columna diferente a las antes utilizadas. Selecciona el otro factor o campo por el que deseas ordenar el reporte. Este ordenamiento lo podrs realizar seleccionando el campo o columna por la que deseas ordenar el reporte, el sistema te permitir ordenar los elementos seleccionados (campo o columna) de manera ascendente o en su caso descendente, por omisin el sistema los ordena de manera ascendente. Debers proporciona si deseas ordenarlo de manera ascendente o descendente, es decir, en la primera posicin o en la ltima posicin. Si lo deseas podrs seleccionar otro factor o columna por la que deseas ordenar el reporte, configurando el campo "Luego por" Nota: Debers seleccionar un campo o columna diferente a las antes utilizadas.
Luego por
Luego por
Notas Lo especificado en el filtro se guardar para impresiones posteriores.
El reporte mostrar slo la informacin que coincida con lo establecido en el filtro, y mientras ms datos o campos especifiques, ms limitada ser la informacin incluida en el reporte, ya que tendr que cumplir con todas las caractersticas definidas para el filtro. Temas relacionados Tipo de filtros por grupo de reportes Administrador de reportes
Filtro para el grupo "Catlogo de clientes" Acceso Men reportes / Administrador de reportes, grupo Clientes Definicin Te permite obtener adems de la informacin contenida en el reporte, informacin an ms especfica, mediante la definicin de un filtro en el cual podrs seleccionar el tipo de informacin a incluir. Recuerda que dependiendo del grupo en el que est creado el reporte es el tipo de filtro que se visualizar, es decir, el filtro se arma con cierta informacin relacionada con el tipo de reporte. Agregar un reporte Nota Si no seleccionas ninguna informacin del filtro, por omisin el reporte mostrar toda la informacin que le corresponda. Manejo Aspel Si lo deseas podrs modificar los reportes que por omisin instala el sistema en el administrador, para adecuarlos a tus necesidades. Recuerda que dependiendo el tipo de formato del que se trate el reporte es la herramienta de edicin que debers utilizar. Para mayor informacin consulta Administrador de reportes. Informacin contenida en este reporte Carpeta "Clientes" Campo Descripcin Rango de Selecciona le rango de las claves de los clientes del cual se generar informacin para el reporte. Claves Desde/Hasta Clasificacin Selecciona la clasificacin del cliente del cual deseas obtener informacin. Recuerda que los clientes son agrupados de acuerdo a ciertas caractersticas de venta de tu empresa (p.ej. zona geogrfica, das de crdito, pudiendo especificar los 5 caracteres disponibles, uno para cada caracterstica). Clasifica eficientemente tu informacin El filtro se realizara basndose en el estado actual del cliente dentro del sistema. Los campos de Telfono, Fax, Colonia, Poblacin, C.P. y Pgina Web, son datos generales de los clientes y mediante estos podrs igual realizar el filtro para la impresin de los datos del reporte. Selecciona la zona deseada para realizar el filtro de la informacin para generar el reporte. Recuerda que este campo asigna la divisin, subreas, sectores u otras en las que se divide el rea territorial manejada en las ventas de tu empresa y en la cual se ubica al cliente.
Status Datos generales Zona
Carpeta "Vendedores" Campo Descripcin Clave Desde/Hasta Zona Selecciona la clave de los vendedores que deseas incluir en el reporte, proporciona el rango (Desde/Hasta). Con el botn o con ayuda de la tecla F2, se desplegar el catlogo de vendedores, de tal forma que puedas seleccionar el rango de los vendedores para armar el reporte. Selecciona la zona deseada para realizar el filtro de la informacin para generar el reporte. Recuerda que este campo asigna la divisin, subreas, sectores u otras en las que se divide el rea territorial manejada en las ventas de tu empresa y en la cual se ubica al cliente y funciona como una clasificacin para los vendedores, es decir, aquellos que guardan ciertas caractersticas entre s pueden ser agrupados. Cada uno de los cinco caracteres con que cuenta el campo puede funcionar como rubro para clasificar. Clasifica eficientemente tu informacin Este campo realizar el filtro mediante la bsqueda de la direccin electrnica que se haya dado de alta en el Catlogo de los vendedores.
Email
Carpeta "Ventas" Campo Descripcin Ventas anuales Selecciona la cantidad de las ventas anules que se desea incluir en el reporte, proporciona el rango (Desde/Hasta). Carpeta "Ordenamiento" Campos Descripcin Ordenar La informacin de la consulta se puede ordenar a partir de alguno de los campos de la misma. Este ordenamiento lo podrs
por realizar seleccionando el campo o columna por la que deseas ordenar el reporte, el sistema te permitir ordenar los elementos seleccionados (campo o columna) de manera ascendente o en su caso descendente, por omisin el sistema los ordena de manera ascendente. Debers proporciona si deseas ordenarlo de manera ascendente o descendente, es decir, en la primera posicin o en la ltima posicin. Si lo deseas podrs seleccionar otro factor o columna por la que deseas ordenar el reporte. Notas: Al configurar o utilizar este campo, se activar el otro factor de ordenamiento. Selecciona el otro factor o campo por el que deseas ordenar el reporte. Este ordenamiento lo podrs realizar seleccionando el campo o columna por la que deseas ordenar el reporte, el sistema te permitir ordenar los elementos seleccionados (campo o columna) de manera ascendente o en su caso descendente, por omisin el sistema los ordena de manera ascendente. Debers proporciona si deseas ordenarlo de manera ascendente o descendente, es decir, en la primera posicin o en la ltima posicin. Si lo deseas podrs seleccionar otro factor o columna por la que deseas ordenar el reporte, configurando el campo "Luego por". Notas: Al configurar o utilizar este campo, se activar el otro factor de ordenamiento. Debers seleccionar un campo o columna diferente a las antes utilizadas. Selecciona el otro factor o campo por el que deseas ordenar el reporte. Este ordenamiento lo podrs realizar seleccionando el campo o columna por la que deseas ordenar el reporte, el sistema te permitir ordenar los elementos seleccionados (campo o columna) de manera ascendente o en su caso descendente, por omisin el sistema los ordena de manera ascendente. Debers proporciona si deseas ordenarlo de manera ascendente o descendente, es decir, en la primera posicin o en la ltima posicin. Si lo deseas podrs seleccionar otro factor o columna por la que deseas ordenar el reporte, configurando el campo "Luego por" Nota: Debers seleccionar un campo o columna diferente a las antes utilizadas.
Luego por
Luego por
Filtro para el grupo "Estado de cuenta detallado" Acceso Men reportes / Administrador de reportes, grupo Clientes Definicin Te permite obtener adems de la informacin contenida en el reporte, informacin an ms especfica, mediante la definicin de un filtro en el cual podrs seleccionar el tipo de informacin a incluir. Recuerda que dependiendo del grupo en el que est creado el reporte es el tipo de filtro que se visualizar disponibles, es decir, el filtro se arma con cierta informacin relacionada con el tipo de reporte. Agregar un reporte Nota Si no seleccionas ninguna informacin del filtro, por omisin el reporte mostrar toda la informacin que le corresponda. Manejo Aspel Si lo deseas podrs modificar los reportes que por omisin instala el sistema en el administrador, para adecuarlos a tus necesidades. Recuerda que dependiendo el tipo de formato del que se trate el reporte es la herramienta de edicin que debers utilizar. Para mayor informacin consulta Administrador de reportes. Informacin contenida en este reporte Carpeta "Clientes" Campo Descripcin Rango de Selecciona le rango de las claves de los clientes del cual se generar informacin para el reporte. Claves Desde/Hasta Clasificacin Selecciona la clasificacin del cliente del cual deseas obtener informacin. Recuerda que los clientes son agrupados de acuerdo a ciertas caractersticas de venta de tu empresa (p.ej. zona geogrfica, das de crdito, pudiendo especificar los 5 caracteres disponibles, uno para cada caracterstica). Clasifica eficientemente tu informacin El filtro se realizara basndose en el estado actual del cliente dentro del sistema. Los campos de Telfono, Fax, Colonia, Poblacin, C.P. y Pgina Web, son datos generales de los clientes y mediante estos podrs igual realizar el filtro para la impresin de los datos del reporte. Selecciona la zona deseada para realizar el filtro de la informacin para generar el reporte. Recuerda que este campo asigna la divisin, subreas, sectores u otras en las que se divide el rea territorial manejada en las ventas de tu empresa y en la cual se ubica al cliente.
Status Datos generales Zona
Carpeta "Fechas" Campo
Descripcin
Perodo en fechas Este campo permite seleccionar informacin para el reporte basadas en fechas del perodo de aplicacin del de aplicacin concepto; el sistema va proporcionando el rango de las fechas segn la opcin que hayas seleccionado y para la Inicial/Final opcin "Fechas sealadas" se activan las casillas para que las indiques. Perodo en fechas de vencimiento Inicial/final Carpeta "Monto" Campo Este campo permite seleccionar informacin para el reporte basadas en fechas del perodo de vencimiento del concepto; el sistema va proporcionando el rango de las fechas segn la opcin que hayas seleccionado y para la opcin "Fechas sealadas" se activan las casillas para que las indiques.
Descripcin
Filtro por monto de Los campos que se indican en esta carpeta ayudaran a realizar el filtro para la recoleccin de datos del reporte, movimiento basndose en la cantidad y la condicin de bsqueda para localizar la informacin sobre el monto del movimiento Monto/Tipo del cliente. Carpeta "Conceptos" Campo Descripcin Lista de conceptos Cargos/Abonos/Seleccionar lista Carpeta "Ordenamiento" Campos Descripcin Las casillas que se presentan en esta carpeta estn relacionados con los conceptos de los movimientos, manejados dentro del mdulo de CxC y por medio de estos realizar la seleccin de datos para agregar al reporte.
Ordenar La informacin de la consulta se puede ordenar a partir de alguno de los campos de la misma. Este ordenamiento lo podrs por realizar seleccionando el campo o columna por la que deseas ordenar el reporte, el sistema te permitir ordenar los elementos seleccionados (campo o columna) de manera ascendente o en su caso descendente, por omisin el sistema los ordena de manera ascendente. Debers proporciona si deseas ordenarlo de manera ascendente o descendente, es decir, en la primera posicin o en la ltima posicin. Si lo deseas podrs seleccionar otro factor o columna por la que deseas ordenar el reporte. Notas: Al configurar o utilizar este campo, se activar el otro factor de ordenamiento. Luego por Selecciona el otro factor o campo por el que deseas ordenar el reporte. Este ordenamiento lo podrs realizar seleccionando el campo o columna por la que deseas ordenar el reporte, el sistema te permitir ordenar los elementos seleccionados (campo o columna) de manera ascendente o en su caso descendente, por omisin el sistema los ordena de manera ascendente. Debers proporciona si deseas ordenarlo de manera ascendente o descendente, es decir, en la primera posicin o en la ltima posicin. Si lo deseas podrs seleccionar otro factor o columna por la que deseas ordenar el reporte, configurando el campo "Luego por". Notas: Al configurar o utilizar este campo, se activar el otro factor de ordenamiento. Debers seleccionar un campo o columna diferente a las antes utilizadas. Selecciona el otro factor o campo por el que deseas ordenar el reporte. Este ordenamiento lo podrs realizar seleccionando el campo o columna por la que deseas ordenar el reporte, el sistema te permitir ordenar los elementos seleccionados (campo o columna) de manera ascendente o en su caso descendente, por omisin el sistema los ordena de manera ascendente. Debers proporciona si deseas ordenarlo de manera ascendente o descendente, es decir, en la primera posicin o en la ltima posicin. Si lo deseas podrs seleccionar otro factor o columna por la que deseas ordenar el reporte, configurando el campo "Luego por" Nota: Debers seleccionar un campo o columna diferente a las antes utilizadas.
Luego por
Filtro para el grupo "Estado de cuenta general" Acceso Men reportes / Administrador de reportes, grupo Clientes Definicin Te permite obtener adems de la informacin contenida en el reporte, informacin an ms especfica, mediante la definicin de un filtro en el cual podrs seleccionar el tipo de informacin a incluir. Recuerda que dependiendo del grupo en el que est creado el reporte es el tipo de filtro que se visualizar disponibles, es decir, el filtro se arma con cierta informacin relacionada con el tipo de reporte. Agregar un reporte Nota Si no seleccionas ninguna informacin del filtro, por omisin el reporte mostrar toda la informacin que le corresponda. Manejo Aspel Si lo deseas podrs modificar los reportes que por omisin instala el sistema en el administrador, para adecuarlos a tus necesidades. Recuerda que dependiendo el tipo de formato del que se trate el reporte es la herramienta de edicin que debers utilizar. Para mayor informacin consulta Administrador de reportes. Informacin contenida en este reporte Carpeta "Clientes" Campo Descripcin Rango de Claves Desde/Hasta Clasificacin Selecciona le rango de las claves de los clientes del cual se generar informacin para el reporte. Selecciona la clasificacin del cliente del cual deseas obtener informacin. Recuerda que los clientes son agrupados de acuerdo a ciertas caractersticas de venta de tu empresa (p.ej. zona geogrfica, das de crdito, pudiendo especificar los 5 caracteres disponibles, uno para cada caracterstica). Clasifica eficientemente tu informacin El filtro se realizara basndose en el estado actual del cliente dentro del sistema. Los campos de Telfono, Fax, Colonia, Poblacin, C.P. y Pgina Web, son datos generales de los clientes y mediante estos podrs igual realizar el filtro para la impresin de los datos del reporte. Selecciona la zona deseada para realizar el filtro. Recuerda que este campo asigna la divisin, subreas, sectores u otras en las que se divide el rea territorial manejada en las ventas de tu empresa y en la cual se ubica al cliente.
Status Datos generales
Zona
Carpeta "Vendedores" Campo Descripcin Clave Desde/Hasta Selecciona la clave de los vendedores que deseas incluir en el reporte, proporciona el rango (Desde/Hasta). Con el botn o con ayuda de la tecla F2, se desplegar el catlogo de vendedores, de tal forma que puedas seleccionar el rango de los vendedores para armar el reporte. Zona Selecciona la zona deseada para realizar el filtro de la informacin para generar el reporte. Recuerda que este campo asigna la divisin, subreas, sectores u otras en las que se divide el rea territorial manejada en las ventas de tu empresa y en la cual se ubica al cliente y funciona como una clasificacin para los vendedores, es decir, aquellos que guardan ciertas caractersticas entre s pueden ser agrupados. Cada uno de los cinco caracteres con que cuenta el campo puede funcionar como rubro para clasificar. Clasifica eficientemente tu informacin Este campo realizar el filtro mediante la bsqueda de la direccin electrnica que se haya dado de alta en el Catlogo de los vendedores.
Email Carpeta "Fechas" Campo
Descripcin
Perodo en fechas de Este campo permite seleccionar informacin para el reporte basadas en fechas del perodo de vencimiento vencimientos de los estados de cuentas; el sistema va proporcionando el rango de las fechas Inicial/Final segn la opcin que hayas seleccionado y para la opcin "Fechas sealadas" se activan las casillas para que las indiques. Corte para aplicacin Selecciona la fecha del corte de aplicacin de los documentos para realizar el filtro de la informacin del reporte.
Fecha de corte inicial Estas opciones permiten llevar a cabo el filtro con bases en la fecha que se considere para No considerar fecha/ realizar el corte de los estados de cuenta y adeudos del cliente. igual a fecha inicial/ Fecha Carpeta "Otros" Campo Descripcin Lista de conceptos Cargos/Abonos/Seleccionar lista Saldo Moneda Carpeta "Ordenamiento" Campos Descripcin Ordenar por Estas casillas permitirn seleccionar los conceptos de cuentas por cobrar validas para el sistema y de las cuales seleccionaras las que se desean sean filtradas en el reporte. Al seleccionar la casilla, el sistema mostrar los documentos con salgo 0, es decir, los documentos saldados por el cliente. Despliega la lista de todas la monedas manejadas dentro del catlogo de monedas
La informacin de la consulta se puede ordenar a partir de alguno de los campos de la misma. Este ordenamiento lo podrs realizar seleccionando el campo o columna por la que deseas ordenar el reporte, el sistema te permitir ordenar los elementos seleccionados (campo o columna) de manera ascendente o en su caso descendente, por omisin el sistema los ordena de manera ascendente. Debers proporciona si deseas ordenarlo de manera ascendente o descendente, es decir, en la primera posicin o en la ltima posicin. Si lo deseas podrs seleccionar otro factor o columna por la que deseas ordenar el reporte. Notas: Al configurar o utilizar este campo, se activar el otro factor de ordenamiento. Selecciona el otro factor o campo por el que deseas ordenar el reporte. Este ordenamiento lo podrs realizar seleccionando el campo o columna por la que deseas ordenar el reporte, el sistema te permitir ordenar los elementos seleccionados (campo o columna) de manera ascendente o en su caso descendente, por omisi n el sistema los ordena de manera ascendente. Debers proporciona si deseas ordenarlo de manera ascendente o descendente, es decir, en la primera posicin o en la ltima posicin. Si lo deseas podrs seleccionar otro factor o columna por la que deseas ordenar el reporte, configurando el campo "Luego por". Notas: Al configurar o utilizar este campo, se activar el otro factor de ordenamiento. Debers seleccionar un campo o columna diferente a las antes utilizadas. Selecciona el otro factor o campo por el que deseas ordenar el reporte. Este ordenamiento lo podrs realizar seleccionando el campo o columna por la que deseas ordenar el reporte, el sistema te permitir ordenar los elementos seleccionados (campo o columna) de manera ascendente o en su caso descendente, por omisin el sistema los ordena de manera ascendente. Debers proporciona si deseas ordenarlo de manera ascendente o descendente, es decir, en la primera posicin o en la ltima posicin. Si lo deseas podrs seleccionar otro factor o columna por la que deseas ordenar el reporte, configurando el campo "Luego por" Nota: Debers seleccionar un campo o columna diferente a las antes utilizadas.
Luego por
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Temas relacionados Tipo de filtros por grupo de reportes Administrador de reportes Emisin de documentos de CxC
Reporte pagos por Internet Acceso l Desde el Administrador de reportes, Grupo "Pagos por Internet", Reporte Pagos por Internet. Qu es El reporte muestra la informacin de las operaciones que se realizaron con los conceptos de CxC configurados para realizar pagos por Internet. Este reporte te servir para conciliar los datos contra los registrados en la empresa que otorga el servicio de pagos por Internet.
Reporte Diario Reporte Histrico El reporte emite la siguiente informacin:
Detalle del reporte l Fecha inicial de operacin l Fecha inicial de operacin l Estatus de operacin que puede presentar el movimiento (Aplicadas, Por aplica, Devueltas) l Clave y descripcin del concepto que se utiliz para el pago de la operacin. l Tipo de operacin (Venta o Devolucin) l Estatus de la operacin: Aplicada. Indica que de la operacin se gener un movimiento de CxC en Aspel-SAE. Por aplicar. Indica que solo se gener la operacin de cargo a la tarjeta bancaria, pero no se gener el movimiento de CxC en Aspel-SAE. Pagos por Internet con la empresa Verifone Access/Consideraciones Devueltas. Indica que se devolvi el abono a la tarjeta bancaria correspondiente y se modific el saldo general del cliente en el sistema, por la cancelacin o devolucin del abono. l Tarjeta: Muestra los ltimo 4 dgitos de la tarjeta que realiz la transaccin. l Folio del documento de CxC que gener la operacin dentro del sistema Aspel-SAE l Nmero de operacin que se gener por el pago en Internet (registro de la empresa que otorga el servicio de pagos por Internet). l Monto de la operacin l Total de ventas l Total de devoluciones l Total de operaciones (ventas-devoluciones) l Total de registros impresos Campos de este reporte Campo Descripcin Fecha Desde/Hasta Operacin Estatus de operacin Escribe o selecciona con las opciones Desde/Hasta las fechas de las operaciones que requieres emitir. Indica el nmero de operacin que quieres que se muestre de las que se generaron por el pago en Internet. Marca las casillas del estado de las operaciones que quieres que se generen en el reporte.
Aplicadas.- Es aquella en donde la nota asociada a la operacin ya se registr en el sistema. Por aplicar.- Se realiz la transaccin, pero no se registro el movimiento en el sistema. Canceladas.- Operacin cancelada en el sistema. Nota: Los estados Por aplicar y Verificada slo aparecern en el reporte cuando se lleguen a presentar casos especiales como interrupciones en la corriente elctrica, fallo en la comunicacin con la base de datos en red, etc. Temas relacionados Pagos por Internet con Instituciones Bancarias Pagos por Internet con la empresa VeriFone Access
Reporte de proyeccin de saldos por Reforma Fiscal 2010 Acceso l Desde el Administrador de reportes, Grupo "Reforma Fiscal 2010", Proyeccin de saldos. Qu es Este reporte mostrar los saldos actualizados aplicando la Reforma Fiscal 2010, los saldos originales y el monto del impacto por cliente, presentando por cliente los documentos generados en 2009 que an tengan saldo pendiente, calculando a la fecha de ejecucin del reporte el saldo actualizado de los documentos considerando el incremento al 16% u 11% del IVA, segn corresponda. El reporte lo podrs identificar con el nombre "Reporte de proyeccin de saldos.QR2." Consideraciones del reporte l Se consideran nicamente los documentos de tipo cargo que fueron generados antes del 2010 y cargos con saldo > 0.0 y que fueron generados desde el mdulo de Facturas, las facturas (cargos) que fueron generados desde CXC no se incluyen en este reporte. l Slo se toman en cuenta documentos con saldo. l El saldo se calcula del da en que se emite el reporte.. l Los pagos a plazos se consideran independientes, es decir, cada plazo se considerar como un documento. l Siempre se considera que el impuesto 4 (IVA) se aplic despus de haber aplicado el impuesto 1 (IEPS), los impuestos 2 y 3 no son considerados (se est suponiendo que estos se utilizan para retenciones de impuesto).
Nota Si no seleccionas ninguna informacin del filtro, por omisin el reporte mostrar toda la informacin que le corresponda. El reporte emite la siguiente informacin:
Detalle del reporte l Cliente Inicial / Cliente Final l Clave y nombre del cliente l Nmero de factura l Nmero del concepto (Tipo de concepto definido para la factura). l Fecha de aplicacin y de vencimiento de la factura l Moneda en la que se realiz el movimiento l Monto original del movimiento l Saldo Original. Saldo del documento antes de aplicar reclculo por Reforma Fiscal l Ajuste de IVA por Reforma. diferencia de la factura por el reclculo aplicado a la factura l Saldo con ajuste de IVA. Saldo de la factura despus de aplicar Reforma Fiscal. l Totales del documento Campos de este reporte Campo Descripcin Clientes Clasificacin Selecciona le rango de las claves de los clientes del los cuales se desea emitir la informacin Selecciona la clasificacin del cliente del cual deseas obtener informacin. Recuerda que los clientes son agrupados de acuerdo a ciertas caractersticas de venta de tu empresa (p.ej. zona geogrfica, das de crdito, pudiendo especificar los 5 caracteres disponibles, uno para cada caracterstica). Clasifica eficientemente tu informacin Selecciona la zona de la que deseas obtener informacin. Recuerda que este campo indica la divisin, subreas, sectores u otras en las que se divide el rea territorial manejada en tu empresa ubicando al cliente para eficiente distribucin de productos.
Zona
Temas relacionados
Ajuste de saldos por Reforma Fiscal Agregar movimientos de CxC
Filtro para el grupo "Resumen de movimientos" Acceso Men reportes / Administrador de reportes, grupo Clientes Definicin Te permite obtener adems de la informacin contenida en el reporte, informacin an ms especfica, mediante la definicin de un filtro en el cual podrs seleccionar el tipo de informacin a incluir. Recuerda que dependiendo del grupo en el que est creado el reporte es el tipo de filtro que se visualizar disponibles, es decir, el filtro se arma con cierta informacin relacionada con el tipo de reporte. Agregar un reporte Nota Si no seleccionas ninguna informacin del filtro, por omisin el reporte mostrar toda la informacin que le corresponda. Manejo Aspel Si lo deseas podrs modificar los reportes que por omisin instala el sistema en el administrador, para adecuarlos a tus necesidades. Recuerda que dependiendo el tipo de formato del que se trate el reporte es la herramienta de edicin que debers utilizar. Para mayor informacin consulta Administrador de reportes. Informacin contenida en este reporte Carpeta "Clientes y Fechas" Campo Descripcin Rango de Selecciona el rango de clientes de los cuales deseas emitir informacin. Claves Desde/Hasta Zona Selecciona la zona deseada para realizar el filtro.
Recuerda que este campo asigna la divisin, subreas, sectores u otras en las que se divide el rea territorial manejada en las ventas de tu empresa y en la cual se ubica al cliente. Perodo en Este campo permite seleccionar informacin para el reporte basadas en fechas del fechas de perodo de aplicacin de los movimientos; el sistema va proporcionando el rango de las aplicacin fechas segn la opcin que hayas seleccionado y para la opcin "Fechas sealadas" se Inicial/Final activan las casillas para que las indiques. Carpeta "Ordenamiento" Campos Descripcin Ordenar por La informacin de la consulta se puede ordenar a partir de alguno de los campos de la misma. Este ordenamiento lo podrs realizar seleccionando el campo o columna por la que deseas ordenar el reporte, el sistema te permitir ordenar los elementos seleccionados (campo o columna) de manera ascendente o en su caso descendente, por omisin el sistema los ordena de manera ascendente. Debers proporciona si deseas ordenarlo de manera ascendente o descendente, es decir, en la primera posicin o en la ltima posicin. Si lo deseas podrs seleccionar otro factor o columna por la que deseas ordenar el reporte. Notas: Al configurar o utilizar este campo, se activar el otro factor de ordenamiento. Selecciona el otro factor o campo por el que deseas ordenar el reporte. Este ordenamiento lo podrs realizar seleccionando el campo o columna por la que deseas ordenar el reporte, el sistema te permitir ordenar los elementos seleccionados (campo o columna) de manera ascendente o en su caso descendente, por omisin el sistema los ordena de manera ascendente. Debers proporciona si deseas ordenarlo de manera ascendente o descendente, es decir, en la primera posicin o en la ltima posicin. Si lo deseas podrs seleccionar otro factor o columna por la que deseas ordenar el reporte, configurando el campo "Luego por". Notas: Al configurar o utilizar este campo, se activar el otro factor de ordenamiento. Debers seleccionar un campo o columna diferente a las antes utilizadas. Selecciona el otro factor o campo por el que deseas ordenar el reporte. Este
Luego por
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ordenamiento lo podrs realizar seleccionando el campo o columna por la que deseas ordenar el reporte, el sistema te permitir ordenar los elementos seleccionados (campo o columna) de manera ascendente o en su caso descendente, por omisin el sistema los ordena de manera ascendente. Debers proporciona si deseas ordenarlo de manera ascendente o descendente, es decir, en la primera posicin o en la ltima posicin. Si lo deseas podrs seleccionar otro factor o columna por la que deseas ordenar el reporte, configurando el campo "Luego por" Nota: Debers seleccionar un campo o columna diferente a las antes utilizadas. Temas relacionados Tipo de filtros por grupo de reportes Administrador de reportes
Actualizacin de saldos Acceso
l l
Mdulo de Clientes y cuentas por cobrar, Men Herramientas, opcin Actualizacin de saldos. Desde la barra de herramientas con el botn
Qu es Utiliza este proceso cuando por fallas en la energa elctrica o por haber modificado manualmente el campo de Saldo en el catlogo de Clientes, existan diferencias en el saldo del cliente en ambas reas (Cuentas por cobrar vs Clientes). En esta actualizacin el sistema calcula el saldo con base en los movimientos que tengan registrados los clientes. Campos Campo Descripcin Rango clientes de Selecciona el rango de claves que vas a actualizar (si son todos los clientes slo oprime Enter, pero si es slo uno teclea la misma clave en ambos campos). Puedes oprimir el signo ? para elegirlas y F7, que es la ayuda fontica. Consulta: Funciones generales/ayuda fontica
Temas relacionados Intereses moratorios Proceso de ajuste cambiario
Intereses moratorios Acceso
l Mdulo de Clientes y cuentas por cobrar, Men Herramientas, opcin Intereses moratorios / (aplicacin manual o automtica) Qu es Con estas opciones (manual o automtica) calculas los intereses moratorios sobre las cuentas por cobrar de los clientes. La aplicacin de los interese puede ser: Aplicacin manual Aplicacin automtica Temas relacionados Actualizacin de saldos Proceso de ajuste cambiario
l l
Ajuste de saldos por Reforma Fiscal Acceso
l
Mdulo de Clientes y cuentas por cobrar, Men Herramientas, opcin Ajuste de saldos por Reforma Fiscal.
l Desde el saldo general del cliente, Botn Qu es Este proceso identificar los abonos realizados despus del 10 de enero del 2010 (fecha de aplicacin > 10 Enero 2010) a facturas elaboradas hasta el 31 de Diciembre de 2009, y a las cules no se les haya realizado el proceso de ajuste. Al ejecutar este proceso se llevar a cabo lo siguiente: l l l
De estos movimientos u abonos se obtendr la diferencia o Reclculo realizado al abono por el incremento de la tasa de IVA. Se genera un cargo al cliente por la diferencia. De esta forma se ajusta directamente el saldo del cliente con la diferencia de IVA que debe realmente pagarse despus del 10 de Enero del 2010.
Manejo Para que este proceso se encuentre habilitado y pueda trabajar correctamente se requiere: l Que en parmetros del sistema est activado el parmetro "Aplicar Reforma Fiscal 2010 CxC y CxP". l Dar de alta desde conceptos de cuentas por cobrar un Cargo con referencia, el cul solicitar este proceso para registrar los Ajustes de IVA. Para estos abonos se deber identificar el monto del incremento de IVA que se aplic al dar de alta de movimiento de CxC, de tal forma que con este incremento se pueda generar un cargo con referencia al mismo documento al que hace referencia el abono. Proceso para realizar correctamente el ajuste: 1. Define el filtro proporcionado para este proceso.
Los campos del filtro se explican mas adelante. Al aceptar la ventana el sistema mandar un mensaje informando el xito de la operacin.
Consideraciones l Al realizar este movimiento se ajustar el saldo de los clientes. l El movimiento de ajuste se crea con el estatus de NO Contabilizado. l Este proceso genera un movimiento de cargo, el cul podrs consultar desde el saldo general del cliente o desde sus Estados de Cuenta. l El reclculo de impuestos por el incremento del 1% de IVA publicado en la Reforma de 2010, NO se contempla para aquellos documentos que se generaron mediante la Divisin de cargos. 2. Este proceso genera un movimiento de cargo, el cual podrs consultar desde el saldo general del cliente o desde la consulta de folios de CxC. Desde el saldo general del cliente: Identifica la factura a la cual se le realiz el abono, selecciona la pestaa Detalle.
Nota: El movimiento de CxC se puede identificar con el concepto "Efectivo" y el ajuste se puede identificar con el concepto "ReformaFiscal" (concepto dado de alta para el ejemplo). Desde la ventana de folios de CxC:
Generacin de la pliza por ajuste de Reforma Fiscal Campos del filtro Campos Descripcin Cliente Desde/Hasta Selecciona a que clientes se les generar el movimiento de ajuste por el incremento del impuesto (IVA). Cuando este proceso se est realizando desde el saldo general de un cliente, este campo estar inhabilitado forzando la creacin del movimiento del cliente que se est consultando o con el que se est trabajando en ese momento. Indica el rango de fechas de aplicacin de los abonos que sern tomados en cuenta para hacerles su ajuste. Se sugiere como criterio de fecha "Este Mes", pero lo podrs modificar por alguno de los ya establecidos: Este Mes, Mes Anterior, 1 Quincena, 2 Quincena, Enero, Febrero, etc. (todos los meses) 1er Semestre, 2 Semestre, Este Ao, Ao Anterior, ltimos 30 das y Hasta hoy. Nota: Las facturas que se tomarn en cuenta, son aquellas que se hayan elaborado hasta el 31 de Diciembre de 2009. Campo obligatorio. El sistema solicitar un concepto de tipo cargo con referencia para poder crear el ajuste. Notas: La primera vez que realices el proceso, el sistema no tendr concepto sugerido, por lo que debers proporcionar un concepto. Se recomienda crear un concepto especial para este tipo de movimiento, de tal forma de identificar rpidamente estos movimientos o cargos. Una vez indicado el concepto, este ser el que se proponga el accesos subsecuentes. Este campo te permitir indicar que slo se tomen en cuenta para el ajuste, aquellos abonos generados con folios. Por omisin esta opcin est desmarcada. Al estar desmarcado se tomarn en cuenta todos los abonos (con folio y sin folio).
Perodo en fechas de aplicacin de abonos Fecha inicial. Fecha final
Concepto para ajuste
Slo abonos con folio
Temas relacionados Agregar movimientos de CxC Generacin de la pliza por ajuste de Reforma Fiscal
Pagos por Internet con Instituciones Bancarias Manejo
A paritr de Aspel-SAE 4.6 se implementa un nuevo servicio de pagos por Internet, donde ser posible tener conexin con terminales bancarias que gestionen operaciones de pago con tarjetas de crdito/dbito. Esta conexin se lograr previa contratacin con la empresa disponible para gestionar este servicio. Los servicios disponibles son: VeriFone Access Transaction Service Temas relacionados Pagos por Internet con la empresa VeriFone Access
Quin es VeriFone Access? VeriFone Access es una empresa dedicada al desarrollo de servicios administrativos para el punto de venta, permitiendo el cobro en pequeos comercios mediante tarjetas de crdito y dbito, servicios y otros medios de pago. Caractersticas principales 1. Provee oportunidades de crecimiento a comercios pequeos y medianos sacando provecho de un mercado que demanda servicios para el punto de venta, que hasta hoy solo estaba disponible para las grandes empresas. 2. Esta empresa o servicio proporciona terminales para el registro de transacciones de pago por medio de Internet. 3. Dependiendo del banco (segn contrato) se podrn diferir los pagos de los clientes a meses sin Intereses. 4. Se manejarn dos tipos de operaciones, ventas y devoluciones. 5. Podrs adquirir los dispositivos o terminales que necesites. Estos dispositivos se debern configurar por cada equipo donde sern utilizados. 6. VeriFone Access es el responsable de vender e instalar las terminales, as como de tramitar para el usuario de Aspel-SAE, una afiliacin bancaria con alguno de los bancos que tengan convenio con dicha empresa. Para que desde Aspel-SAE puedas implementar el servicio "Pagos por Internet" mediante VeriFone Access, debers contratar previamente con dicha empresa este servicio. Para mayor informacin y contratacin de este servicio, consulta la pgina de Internet: www.aspel.com/pagoscontarjeta Configuracin y Manejo para la recepcin de pagos en Aspel-SAE Una vez obtenido el contrato con el banco afiliado y las especificaciones del servicio con la empresa VeriFone Access, un instalador autorizado, deber Registrar y Configurar el servicio de Pagos por Internet para que pueda ser utilizado en Aspel-SAE. Para esto, VeriFone Access incluye en el sistema varios procesos que facilitarn la configuracin y/o administracin del servicio. Ya que se tenga instalada correctamente la terminal bancaria, sigue los siguientes pasos para tener disponible el servicio en tu sistema: 1. Activar el parmetro de configuracin "Pagos por Internet/VeriFone Access". Al activar este parmetro se habilitarn todos los procesos (Mdulo de CxC/Men Archivos y Mdulo de facturas/Men Archivos) relacionados para la correcta administracin del servicio Pagos por Internet con VeriFone Access. Parmetros generales
2. Si tu base de datos fue creada con SAE 4.5 reinstalable 2 o posterior, desde el mdulo de Clientes y Cuentas por cobrar, podrs encontrar dos conceptos uno de tipo "Abono" para registrar los pagos y otro de tipo "Cargo" para registrar las devoluciones. Para usuarios de otras versiones (Base de datos creadas anterior a la versin 4.6) debers crear o configurar un concepto de tipo "Abono" para registrar los pagos y otro de tipo "Cargo" para registrar las devoluciones. Adicional a los conceptos definidos por el sistema, podrs dar de alta ms o configurar los conceptos existentes para aceptar operaciones por Internet. Agregar conceptos de CXC Modificar un concepto de CxC.
3. Mdulo Opcin Operacin o proceso Observaciones Una vez realizado lo anterior, podrs registrar Pagos por Internet o en su caso devoluciones de pagos desde los mdulos:
Clientes y Cuentas por Cobrar Recepcin de pagos Consulta de saldo General del cliente
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Facturas y vendedores Alta de documentos/Recepcin de pagos (Pagos y crdito con enganche)

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Es importante considerar que el servicio de pagos a documentos con tarjeta bancaria por Internet, solo estar habilitado para la opcin o proceso recepcin de pagos. Devoluciones de pagos por Internet. Los movimientos de CxC de tipo Anticipo que se aplican posteriormente a un documento en particular, no consideran el servicio de pagos por Internet, por lo Consulta de datos de las que se recomienda que para que estos abonos se operaciones de pagos por consideren dicho servicio, estos debern efectuarse Internet. directamente desde la ventana de Recepcin de pagos. Devoluciones de pagos por Internet. Registro de pagos por Internet. Solo se podrn cancelar los abonos con tarjetas de Registro de pagos Devoluciones de pagos crdito realizados por Internet, si todava no se ha cerrado la ventana de recepcin de pagos (grabado el por Internet. documento de CxC) .
Herramientas y procesos que proporciona VeriFone Access para la administracin del servicio Proceso Descripcin Registro Recuperacin Proceso que servir para activar y registrar el dispositivo o terminal (TPV) en el equipo. Consultar el procedimiento con VeriFone Access. Registrar servicio Este proceso servir para recuperar el registro de la tienda que est registrada en el servidor de VeriFone Access, en donde se presenten los siguientes casos: en caso de que se formatee el equipo, se realice un cambio fsico de la misma o se pierda el registro por interrupcin de la comunicacin con el servidor. Recuperar registro Proceso que indica el estado de la ltima operacin ejecutada. Estatus Ventana en la cual podrs imprimir la ltima operacin realizada con el servicio de pagos en lnea. Reimprimir Ventana para configurar los datos necesarios para la correcta comunicacin a travs de un servidor proxy. Configurar Imprime en el dispositivo, un informe de las transacciones realizadas a partir de la ltima fecha en que se emiti el reporte y hasta el momento. Reporte diario Imprime todas las operaciones realizadas dentro del rango de fechas especificados en el filtro del reporte. Reporte histrico
Estatus Reimprimir Configurar Reporte diario
Reporte Histrico
Nota: Una vez configurado el servicio de pagos por Interne,t ests herramientas las podrs usar desde cualquier mdulo que tenga activo el men "Pagos por Internet" (Clientes y facturas), por lo que no ser necesario realizar los procesos desde cada uno de los mdulos. Adicionalmente, Aspel-SAE proporciona el Reporte Pagos por Internet que muestra las operaciones realizadas por concepto de pagos por Internet, tomando la informacin desde el punto de vista de Aspel-SAE, sirviendo para conciliar la informacin registrada contra la que arrojan los reportes que imprime el dispositivo. Consideraciones para el uso de pagos en lnea a travs de VeriFone Access l La interfaz de VeriFone Access se encargar de realizar las validaciones necesarias para la operacin y devolver el xito o fracaso de la misma. l La configuracin de los dispositivos o terminales los deber realizar el personal de VeriFone Access, esto para asegurar la correcta instalacin de dichos dispositivos para su uso en Aspel-SAE.
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Para que el servicio de pagos por Internet funcione correctamente, el equipo debe tener instalado una versin de Java(TM) Platform, Standard Edition, Runtime Environment, la cual se instala junto con Aspel-SAE. Este servicio requiere de una conexin a Internet sin restriccin alguna. Por cada estacin de trabajo o equipo que registrar pagos por Internet con tarjetas bancarias (incluyendo el servidor), se debe tener una terminal bancaria instalada, no soporta Trabajo en RED. El servicio de pagos por Internet no soporta el trabajo con Terminal Server. En caso de existir algn problema en el servicio o en la comunicacin del mismo, VeriFone Access informar mediante un mensaje la solucin del problema o en su caso el nmero telefnico a donde te puedes comunicar para resolverlo.
. Temas relacionados Pagos por Internet con Instituciones Bancarias Recepcin de pagos Acerca de
Registro de pagos por Internet Acceso l Mdulo de Clientes y CxC Mdulo de Facturas y Vendedores / Men Archivo, VeriFone Access, Registro Qu es Proceso que servir para activar y registrar el dispositivo o Terminal Punto de Venta en el equipo. Consultar el procedimiento con VeriFone Access. Manejo Una vez obtenido el contrato con el banco afiliado y las especificaciones del servicio con la empresa VeriFone Access, un instalador autorizado, deber Registrar y Configurar el servicio de Pagos por Internet para que pueda ser utilizado dentro de Aspel-SAE. Para llevar a cabo la operacin de registro, debers anotar la licencia, nmero de serie y cdigo de instalacin que aparece en la documentacin que se entrega al contratar el servicio de pagos por Internet. Importante Para poder ejecutar el registro, debes verificar que tengas conexin a Internet o, si trabajas con servidor proxy, verificar su configuracin. Para mejores resultados configura las propiedades para acceso a Internet desde el proceso de Configuracin.
Notas: Considerar para un trabajo en red, que desde cada mquina o equipo se deber realizar esta configuracin y que cada equipo debe contar con su propia clave de tienda. En caso de existir algn problema en el servicio o en la comunicacin del mismo, VeriFone Access informar mediante un mensaje la solucin del problema o en su caso el nmero telefnico a donde te puedes comunicar para resolverlo. Para obtener detalles del error debers abrir el Bloc de Notas de Windows y con las teclas Ctrl+V, se visualizar informacin del error. Temas relacionados Pagos por Internet con Instituciones Bancarias Pagos por Internet con la empresa VeriFone Access Recuperacin Estatus Configurar Reimprimir Reporte Diario Reporte Histrico Acerca de
Recuperacin del registro de pagos por Internet Acceso l Mdulo de Clientes y CxC Mdulo de Facturas y Vendedores / Men Archivo, VeriFone Access, Recuperacin. Que es Este proceso se lleva a cabo cuando ocurri un error en la ejecucin de una operacin. Se enva un mensaje que solicita ejecutar este proceso y, en caso de no resolverse el problema, se sugiere llamar al centro de atencin al cliente del proveedor del servicio. Nota: Debes comunicarte con el centro de atencin al cliente para obtener el cdigo de recuperacin.
Nota: Una vez configurado el servicio de Pagos por Internet (desde los parmetros de configuracin), esta configuracin la podrs realizar desde cualquier mdulo que tenga activo el men "Pagos por Internet" (Clientes y facturas). Temas relacionados Pagos por Internet con Instituciones Bancarias Pagos por Internet con la empresa VeriFone Access Registro Configurar Estatus Reimprimir Reporte Diario Reporte Histrico Acerca de
Estatus de la operacin Acceso l Mdulo de Clientes y CxC Mdulo de Facturas y Vendedores / Men Archivo, VeriFone Access, Estatus. Qu es Muestra el estado de la ltima operacin ejecutada; los datos que se muestran son los siguientes: l Terminal.- Es el nmero de terminal asignado por el proveedor. l Tienda.- Nmero de registro de la tienda asignado por el proveedor. l Estatus.- Muestra la fecha, hora y descripcin del estado del registro con el servidor de VeriFone. l Promociones.- ltima promocin aceptada por la terminal (por ejemplo, en pagos de los clientes en meses sin intereses) l Orden.- Nmero de Identificador de la ltima orden. l Estatus.- Muestra la fecha, hora y descripcin del estado de la ltima orden realizada.
Nota: Si ocurre un error crtico se mostrar un mensaje donde se sugerir realizar el proceso de Recuperacin y comunicarse al centro de atencin al cliente de VeriFone Access. Para obtener detalles del error debers abrir el Bloc de Notas de Windows y con las teclas Ctrl+V, se visualizar informacin del error. Temas relacionados Pagos por Internet con Instituciones Bancarias Pagos por Internet con la empresa VeriFone Access Registro Recuperacin Configurar Reimprimir Reporte Diario Reporte Histrico Acerca de
Configurar proxy Acceso l Mdulo de Clientes y CxC Mdulo de Facturas y Vendedores / Men Archivo, VeriFone Access, Configurar. Qu es Este proceso sirve para configurar las propiedades de acceso a Internet a travs de un servidor proxy y as, poder manejar sin problemas los pagos por Internet. Manejo La ventana muestra tres opciones de configuracin: l Ninguna.- En caso que no requieras configurar un servidor y el acceso sea directo a Internet.. l HTTP.- Si el servidor Web utiliza el Protocolo de transferencia de hipertexto (HTTP). l SOCKS.- Si el servidor Web utiliza el filtro socks. Si ests trabajando con un servidor proxy debers escribir su direccin y su puerto adems del usuario y clave.
Nota: Una vez configurado el servicio de Pagos por Internet (desde los parmetros de configuracin), esta configuracin la podrs realizar desde cualquier mdulo que tenga activo el men "Pagos por Internet" (Clientes y facturas). Temas relacionados Pagos por Internet con Instituciones Bancarias Pagos por Internet con la empresa VeriFone Access Registro Recuperacin Estatus Reimprimir Reporte Diario Reporte Histrico Acerca de
Reimprimir documento Acceso l Mdulo de Clientes y CxC Mdulo de Facturas y Vendedores / Men Archivo, VeriFone Access, Reimprimir. Qu es Reimprime la ltima operacin que se grab. Manejo La ventana muestra el nmero de identificador de la ltima orden procesada, la fecha y estado de la operacin. Si los datos de la operacin a reimprimir son correctos, imprime el documento con el botn Imprimir.
Nota: Si ocurre un error crtico se mostrar un mensaje donde se sugerir realizar el proceso de Recuperacin y comunicarse al centro de atencin al cliente de VeriFone Access. Para obtener detalles del error debers abrir el Bloc de Notas de Windows y con las teclas Ctrl+V, se visualizar informacin del error. Temas relacionados Pagos por Internet con Instituciones Bancarias Pagos por Internet con la empresa VeriFone Access Registro Recuperacin Estatus Configurar Reporte Diario Reporte Histrico Acerca de
Reporte Diario Acceso l Mdulo de Clientes y CxC Mdulo de Facturas y Vendedores / Men Archivo, VeriFone Access, Reporte Diario. Qu es Este proceso imprime un reporte con todas las operaciones que se realizaron a partir de la fecha y hora del ltimo reporte diario que se emiti. Manejo La ventana muestra la fecha y hora a partir de la cual se realizar el reporte.
Nota: Si ocurre un error crtico se mostrar un mensaje donde se sugerir realizar el proceso de Recuperacin y comunicarse al centro de atencin al cliente de VeriFone Access. Para obtener detalles del error debers abrir el Bloc de Notas de Windows y con las teclas Ctrl+V, pegar la informacin del error. Temas relacionados Pagos por Internet con Instituciones Bancarias Pagos por Internet con la empresa VeriFone Access Registro Recuperacin Estatus Reimprimir Configuracin Reporte Histrico Acerca de
Reporte Histrico Acceso l Mdulo de Clientes y CxC Mdulo de Facturas y Vendedores / Men Archivo, VeriFone Access, Reporte Histrico. Qu es Con esta opcin podrs generar el reporte de las operaciones que se realizaron en un periodo determinado. Manejo Debes indicar el rango de fecha de inicio y final con hora para generar el reporte de todas las operaciones que se registraron. Debes tomar en cuenta que el formato para la fecha es dd/mm/aaaa, donde dd = da, mm = mes, aaaa = ao; y el formato de la hora es hh:mm:ss donde hh = hora, mm = minutos, ss = segundos.
Nota: Si ocurre un error crtico se mostrar un mensaje donde se sugerir realizar el proceso de Recuperacin y comunicarse al centro de atencin al cliente de VeriFone Access. Para obtener detalles del error debers abrir el Bloc de Notas de Windows y con las teclas Ctrl+V, se visualizar informacin del error. Temas relacionados Pagos por Internet con Instituciones Bancarias Pagos por Internet con la empresa VeriFone Access Registro Recuperacin Estatus Reimprimir Configuracin Reporte Diario Acerca de
Acerca de Acceso l Mdulo de Clientes y CxC Mdulo de Facturas y Vendedores / Men Archivo, VeriFone Access, Acerca de. Qu es Muestra la informacin de versin del servicio de pagos por Internet, as como las licencias que distribuye.
Nota: Si ocurre un error crtico se mostrar un mensaje donde se sugerir realizar el proceso de Recuperacin y comunicarse al centro de atencin al cliente de VeriFone Access. Para obtener detalles del error debers abrir el Bloc de Notas de Windows y con las teclas Ctrl+V, pegar la informacin del error. Temas relacionados Pagos por Internet con Instituciones Bancarias Pagos por Internet con la empresa VeriFone Access Registro Recuperacin Estatus Reimprimir Configuracin Reporte Diario Reporte Histrico
Agregar Consulta los siguientes temas: Definicin y campos generales Agregar clientes Agregar conceptos de CxC Agrega movimientos de CxC Crea una consulta personalizada
Modificar Consulta los siguientes temas: Como funciona Modificar clientes Modifica movimientos de CxC Modificar Estadsticas Personalizadas Modifica/Borra una consulta personalizada
Catlogo de clientes El mdulo de clientes est compuesto por las siguientes secciones: Catlogo de Clientes Parmetros de configuracin que afectan a clientes Mdulos relacionados Botones y Teclas de funcin Agregar Clientes Modificar clientes Eliminar clientes Suspensin y Reactivacin del cliente Buscar clientes Filtrar clientes Reportes de Clientes
Enviar correo Qu es Este proceso tiene la tarea de enviar, va correo electrnico, los archivos de ventas que se generan en el sistema hacia un destinatario en particular. Este proceso ser externo a tu sistema; al hacer click en el botn tengas en tu computadora. Tema relacionado Configuracin de correo se lanzar el programa predeterminado de correo que
Seleccin del archivo o directorio a trabajar En esta ventana debes especificar la ruta donde se encuentra el archivo con el que deseas trabajar, sealando la unidad y el directorio donde se almacena el archivo en cuestin. La seleccin de archivos se ejecutar automticamente para las siguientes opciones: Edita tus formatos de reportes Opciones de impresin
Siguiente Consulta el siguiente tema: Definicin
Actividades de la campaa Acceso Catlogo de Campaas/ Desde la barra de herramientas botn Qu es Este catlogo permitir administrar el alta, cambios y descripciones de las actividades que se utilizaran en las campaas y con esto tener flexibilidad de consultar lo programado por cada campaa e identificarlas por el nombre con el que se dan de alta. Manejo El catlogo presenta el nombre y la prioridad de la actividad ya capturada; con doble clic podrs desplegar el detalle en la cual si se desea podrs modificar la informacin. Esta informacin es la misma que se despliega en el Asistente de campaas, ya que desde aqu podrs dar de altas las actividades y programarlas. La actividad que des de alta, estar ligada a la campaa pero slo de manera informativa, es decir, no formar parte del seguimiento de la campaa, quedando el registro de la misma en la bitcora de movimientos. Si deseas que la actividad forme parte del seguimiento de la campaa, debers modificar la campaa, adicionando la actividad para que posteriormente lleves su seguimiento desde el Administrador de clientes de la misma. Botones del catlogo Campo Descripcin Actividad Nombre para identificar la actividad que agrupa los resultados y su actividades resultante. Prioridad Campo que permite asignar el grado de importancia a la actividad que se involucrar en la campaa. Botones de la Barra de Herramienta Botn Descripcin Este botn te permite desplegar la ventana de captura, para dar de alta las actividades que se programarn para que se realicen despus de los resultados obtenidos. Muestra la ventana de actividades de la campaa en la cual podrs realizar cambios a las que se encuentran dadas de alta. Proporciona una ventana de captura, en la cual podrs editar informacin sobre en que consiste el conjunto de actividades que se agrupan en la actividad de la campaa y con esto dar a conocer claramente sobre que trata y cual es la finalidad al llevar a cabo la campaa. Esto ayuda que desde el catlogo de actividades de la campaa se actualice la informacin sin tener la necesidad de entrar al Asistente de la campaa y modificarla desde ah. Desplegar la ventana que te permite tener un reporte impreso de la informacin contenida dentro de la bitcora de la campaa. Este botn te permitir guardar la informacin presentada en el catlogo para que puedas ocuparla en otra aplicacin. Temas relacionados Catlogo de campaas Alta de actividades de la campaa Cambio a actividades de la campaa Administrador de Clientes
Editor de formatos Conoce la explicacin de este tema: Edita tus formatos de reportes
Alta de actividades para la campaa Acceso
l l
Catlogo de campaas/ barra de herramientas botn / botn Desde el asistente de alta y/o redefinir campaas/ paso 4 "Definicin de actividades de la campaa" / botn "Alta"
Qu es Esta ventana permite asignar o personalizar la secuencia de actividades y resultados que se generarn con la campaa y definir los resultados a las actividades de los clientes. Y con esta organizacin los vendedores, usuario o administrador guan la secuencia de actividades a realizar. Manejo La ventana contiene campos en los cuales podrs seleccionar el tipo de actividad a realizar y los resultados posibles que se obtendran y con esto llevar una secuencia de los trabajos que se tendrn que llevar acabo y darles seguimiento a los pendiente por realizar en la campaa. Dentro de la ventana de captura de los resultados y actividades resultantes se permite llevar un control del nmero de das para realizar la actividad resultantes, as cmo indicar si se registra en la bitcora de movimientos la actividad que sigue cuando se haya realizado el resultado inicial. Para que el botn "Cambio" se active hay que dar de alta al menos una actividad. Campos Los campos que se muestran en la ventana de actividades para la campaa son los siguientes: Campo Descripcin Actividad Selecciona la actividad en la que consistir la campaa, el sistema despliega el catlogo de las actividades dadas de alta. Proporciona la idea del tipo de actividad en que consiste la campaa y con esto indicar cual es la finalidad de la misma.
Nueva actividad Este botn proporcionar la opcin de agregar actividades al catlogo y con esto facilitar dar de alta el nombre de la actividad sin necesidad de salir del asistente. Prioridad Descripcin Resultados En # das Actividad resultante Campo que permite asignar el grado de importancia a la actividad que se involucrar en la campaa. Campo para editar en lo que consistir la campaa o asunto que se desea reflejar de la actividad. Campo en el cual indicar segn est, la actividad a seguir o asignarse. Este campo sugiere cuanto tiempo se tiene para completar la actividad una vez que se da el resultado y se reflejar en el administrador de clientes durante el seguimiento de la campaa. Indica la actividad que se relacionar al obtenerse el resultado.
Se registra Al activar esta casilla se indica al sistema sea registrada la actividad en la bitcora de movimientos. Temas relacionados Actividades de la campaa Asistente para redefinir campaas Catlogo de campaas Cambio a actividades de la campaa Administrador de Clientes Expediente del Cliente
Cambio a las actividades de la campaa Acceso
l l
Catlogo de Campaas/ Barra de herramientas botn / botn Desde el asistente de alta y /o redefinir campaas/ paso 4 "Definicin de actividades de la campaa" / Botn "Alta"
Qu es Esta ventana permite modificar lo asignado o personado en la secuencia de actividades y resultados que se desea se realice en la campaa y definir los resultados a las actividades de los clientes. Y con esta organizacin los vendedores, usuario o administrador se guan para la realizacin de las actividades. Manejo La ventana contiene campos en los cuales podrs seleccionar el tipo de actividad a realizar y los resultados posibles que se obtendran y con esto llevar una secuencia de los trabajos que se llevar acabo y a los cuales drles seguimiento para poder concluir la campaa. Dentro de la ventana de captura de los resultados y actividades resultantes se permite llevar un control del nmero de das para realizar la actividades, as cmo indicar si se registra en la bitcora de movimientos la actividad que sigue cuando se haya realizado el resultado inicial. Campos Los campos que se muestran en la ventana de cambios son los siguientes: Campo Descripcin Actividad Este campo no podr modificarse y contendr lo indicado al momento de darse de alta la actividad. Proporciona la idea del tipo de actividad en que consiste la campaa y con esto indicar cual es la finalidad de la misma. Campo que permite asignar el grado de importancia a la actividad que se involucrar en la campaa. Campo para editar en lo que consistir la campaa o asunto que se desea reflejar de la actividad. Campo en el cual indicar segn est, la actividad a seguir o asignarse. Este campo sugiere cuanto tiempo se tiene para completar la actividad una vez que se da el resultado y se reflejar en el administrador de clientes durante el seguimiento de la campaa. Indica la actividad que se relacionar al obtenerse el resultado.
Prioridad Descripcin Resultados En # das Actividad resultante
Se registra Al activar esta casilla se indica al sistema sea registrada la actividad en la bitcora de movimientos. Temas relacionados Asistente para redefinir campaas Catlogo de campaas Alta de actividades para la campaa Administrador de Clientes Expediente del Cliente
Avanzado con Sentencias SQL Acceso Botn Avanzado, localizado en el asistente de Campaa paso5. Qu es A travs del lenguaje SQL la implementacin, mantenimiento y acceso a la informacin es ms sencillo y rpido, permitindote hacer selecciones rpidas y especficas sobre consultas cuyo archivo origen se encuentre en un tipo diferente al de Aspel, adems de hacer selecciones, esta funcin permite ordenar la informacin a partir del valor que seales. / Descripcin (Campo Select La operacin que se realiza a travs de la instruccin SQL SELECT (seleccin), consiste en la recuperacin de datos de una o ms tablas. Teniendo la siguiente forma: SELECT ListaDeColumnas (campos) FROM TablaDeReferencia [WHERE ExpresinBooleana] [ORDER BY ListaDeOrden] l Las clusulas que se encuentran en corchetes son opcionales. SELECT en su forma ms simple es una pregunta que solicita al manejador que se recuperen todos los datos de la tabla: SELECT * FROM TablaDeReferencia El asterisco (*) indica que se consideren todos los campos y FROM le hace saber al manejador de qu tabla provienen los campos. Los resultados de esta consulta son equivalentes al contenido de la tabla, ya que no se solicit ningn criterio de seleccin. SELECT * FROM &ldots;. Es decir, se considerarn todos los campos de la tabla para hacer la selecci n, el sistema automticamente indica la tabla de la cual se tomar la informaci n (aquella de la cual proviene la consulta en la que se acceso el botn SQL). Es importante mencionar que, aunque se consideran todos los campos para hacer la seleccin, slo aparecen en la consulta los campos que la configuracin de la misma permite. La clusula FROM es obligatoria en todas las instrucciones SELECT en las que se estn recuperando datos de tablas. Use la clusula FROM para: Enumerar las tablas que contienen columnas a las que se hace referencia en la lista de seleccin y en la clusula WHERE. Los nombres de las tablas y se pueden sustituir con alias mediante la clusula AS. Combinar tipos. stos se califican mediante condiciones de combinacin especificadas en la clusula ON. La clusula FROM es una lista separada por comas de nombres de tablas y clusula JOIN. La clusula FROM puede especificar: Una o ms tablas, por ejemplo: SELECT * FROM Clie01 Combinaciones de dos tablas. SELECT c.nombre FROM productos p, categorias c, catriaprod cp WHERE p.cve_producto = cp.cve_producto and cp.cve_categoria = c.cve_categoria and p.cve_producto = :cve_producto
From
Where En este campo debes especificar la condicin por la cual quieres seleccionar los campos de tu base de datos, por ejemplo, que muestre los que tienen saldo cero, slo aquellos cuyo saldo es mayor a cierto monto, etc... Esta clusula se utiliza despus de FROM, y su finalidad consiste en retornar slo aquellos registros que cumplen con cierto criterio. La expresin booleana se forma de una o ms operaciones lgicas que se evaluarn como verdaderas o falsas para cada registro, los operadores pueden utilizar nombres o constantes, por ejemplo: SELECT * FROM productos p WHERE p.cve_producto >=:Prod_Inicial AND p.cve_producto <=:Prod_Final Esto se puede representar con la pregunta: cules son los productos que se encuentran entre la clave del producto inicial y el final? La clusula WHERE ir evaluando cada registro que cumpla con ese criterio. Tambin se pueden unir varias condiciones mediante los operadores AND y OR, por ejemplo: SELECT * FROM 'Clientes.DB' Q1 WHERE POBLACION LIKE 'IZTAPALAPA' AND NOMBRE LIKE "Benavides" Esta declaracin se interpreta de la siguiente forma: cules son los clientes cuyo nombre de poblacin incluye la palabra IZTAPALAPA y que su nombre sea Benavides? Botn Nombre Descripcin Aceptar Una vez que se hayas indicado las sentencias SQL para el filtro que se desea incluir dentro de la campaa.
Cancelar El botn no realiza los cambiados o agregados dentro del filtro avanzado. Restaurar Este botn te permite volver a la configuracin del filtro avanzado como estaba al abrir la ventana. Ayuda Despliega el archivo de la ayuda electrnica.
Clientes en la campaa Acceso
l
Desde el catlogo de Campaas/ Barra de herramientas, botn
l Desde el Administrador de clientes/ Barra de herramientas, botn , opcin modificar lista de clientes Qu es En este catlogo muestra la lista de los clientes que cumplieron con el criterio de seleccin, en el cual podrs ir agregando a otros clientes que se requieren pertenezcan a la campaa, permitiendo agregar los que se encuentren fuera del filtro seleccionado desde el asistente de la campaa. Manejo El manejo de este catlogo esta ligado en lo indicado en el Asistente de alta y/o Redefinir la campaa, ya que desde ah se proporcion el estilo de criterios para realizar la seleccin de los clientes que pertenezcan a la campaa, as cmo se indicar si no se desea modificar la lista de clientes seleccionados, esto para evitar duplicar la seleccin de clientes.
Todos los clientes que se vayan agregando a la campaa (desde la opcin del botn o el botn {bmct actualizar.bmp) el sistema les pondr el estado de "Manual" el cual indica que se agreg directamente y no por algn filtro o criterio ya que estos tendrn el estado de "Activo". Botones Botones Descripcin Despliega en lista a los clientes dados de alta en el sistema y desde este catlogo agregar los manualmente a la campaa. Permite eliminar de la lista a los clientes que se desea ya no pertenezcan a la campaa. Mediante esta consulta podrs eliminar todos los clientes que no cumplen con el ltimo filtro de seleccin. Para una explicacin ms amplia consulta el siguiente tema: Seleccin de clientes expulsados. Este botn te permitir guardar la informacin presentada en el catlogo para que puedas ocuparla en otra aplicacin. Mediante este botn podrs desplegar la ventana que mostrara los campos necesarios para realizar la personalizacin de la consulta, presentando un determinado tipo de informacin referente a la campaa consultada. Mediante este botn podrs visualizar el catlogo nuevamente organizado hasta antes de realizar algn tipo de filtro y tambin refresca los cambios realizados a las actividades dadas de alta. Temas relacionados Catlogo de campaas Asistente del alta de campaas Asistente para redefinir campaas Alta de actividades para la campaa Administrador de Clientes Expediente del Cliente
Seleccin de clientes expulsados Acceso Desde el catlogo de Clientes en la campaa/ botn Qu es Esta consulta permite mostrar a los clientes que en su momento fueron seleccionados para pertenecer a la campaa, pero que al llevarse a cabo alguna modificacin de la informacin (es decir, se realiz otro filtro o se solicito que se cumplan otro criterio) se agrego otra clasificacin de clientes y por ese motivo se encuentran en listados aqu en la consulta para ser eliminados o eliminado por que ya no se requieran en la campaa. Manejo Para llevar a cabo la eliminacin de los clientes que no se requieran en la campaa, seleccinalos con la tecla Shift + el ratn o flecha abajo/arriba y presiona el botn "Eliminar", y de esta forma despus de marcarlos se eliminaran. Y para realizar la eliminacin masiva con slo presionar el botn "Elimina todos" sin la necesidad de marcarlos. Una vez realizado la eliminacin de los clientes, el sistema enva a los que si se desean pertenezcan a la campaa y los agrega a la consulta "Clientes de la campaa" con estado de "Manual". La eliminacin de clientes se lleva a cabo una vez que se haya confirmado la accin, esto inmediatamente despus de aceptar el mensaje de aviso que enva el sistema, ya que en el caso de confirmar eliminar el o los clientes y no se deseaba realizar este proceso NO podr darse marcha atrs en la recuperacin del cliente, ni aun con la cancelacin de la consulta ya que esta ltima slo cierra la consulta, mas no cancela el proceso de eliminacin.
Tema relacionado Catlogo de campaas Asistente del alta de campaas Asistente para redefinir campaas Alta de actividades para la campaa Administrador de Clientes Expediente del Cliente
Eliminar Consulta los siguientes temas: Eliminar/Baja Elimina movimientos de CxC Eliminar clientes Modifica/Borra una consulta personalizada
Personalizar consultas y estadsticas Dirgete a estos temas: Personalizacin de consultas Personalizacin de estadsticas
Manejo del catlogo de clientes Escoge el tema que quieras consultar: Agregar clientes Modificar clientes Eliminar clientes
Restaurar Consulta los siguientes temas: Definicin
Manejo de conceptos de Cuentas x Cobrar Escoge el tema que quieras consultar: Agregar conceptos Modificar conceptos
Exportacin Consulta este tema en: Exportacin de datos
Selecciona la opcin del filtro SQL Para la seleccin de informacin revisa los siguientes puntos: Filtro SQL Instruccin WHERE Instruccin ORDER BY
Filtro de cobros del da Define en esta ventana una seleccin de aquellos cobros que desees conocer, a partir de un rango de clientes (incluyendo o no el "cliente MOSTR"), por una clasificacin, vendedor que los efectu y/o fecha de corte de los mismos.
Filtro de cobros del da
Acceso
l
Mdulo de Clientes y cuentas por cobrar, Men Archivos, opcin Cobros del da.
l Sobre la consulta de clientes hacer clic en el botn Filtrar La ventana de filtrado presenta los siguientes campos: Campos ventana de filtrado Campo Descripcin
Rango claves
de Especifica un rango de claves con los clientes que deseas consultar. Solicita una clasificacin, o parte de ella, como se explica en el tema: Clasifica eficientemente tu informacin Escoge a todos los clientes de un vendedor especfico. Al activar este campo se presentarn slo aquellos clientes que fueron atendidos en el mostrador.
Clasificacin Vendedor Cliente mostrador
Fecha de corte Este dato es muy importante para conocer los Cobros del da, ya que delimita los movimientos que conformarn la consulta. De esta forma, los documentos que se tomarn en cuenta sern aquellos cuya fecha de vencimiento sea igual o menor a la fecha que indiques y que todava no hayan sido saldados. Manejo Al oprimir el botn Aceptar, el sistema presenta la ventana de la Connsulta.
Consulta de saldos Escoge el tema que desees consultar: Consulta el Saldo general del cliente Saldo detallado del cliente
Filtra la consulta de saldos Acceso
l
Mdulo de Clientes y cuentas por cobrar, catlogo de Clientes / Posicionarse en el registro del cliente / Men Archivos / Saldo general del cliente con la tecla F8 / y all oprimir F5 oprimir el botn .
Campos Campo Por fecha aplicacin / vencimiento Valor lmite montos de
Descripcin de Indica en base a qu fecha de los documentos vas a llevar a cabo el filtro. de los Al indicar una cantidad en este campo, obtendrs una lista con documentos cuyo monto no exceder este valor. Puedes indicar si deseas considerar: Todos los registros o los que sean: Mayores, Mayores o iguales, Menores, Menores o iguales, Exactos o Diferentes. Campos generales de Filtrar
Valor lmite saldos
de
los Al indicar una cantidad en este campo, obtendrs una lista con documentos cuyo saldo no exceder este valor. Mostrar todos los documentos sin importar el concepto al que pertenecen. Este campo sirve para incluir aquellos documentos elaborados bajo los conceptos seleccionados. Por ejemplo, si deseas obtener los documentos de tipo Anticipo, marca esta casilla y selecciona de la lista el concepto "Anticipo".
Todos los conceptos Seleccionar lista
Esencial Si no indicas nada en algn campo el sistema incluir en la consulta todos los movimientos de la CxC.
Manejo de movimientos de CxC Escoge el tema que quieras consultar: Agregar movimientos de CxC Modifica movimientos de CxC Elimina movimientos de CxC
ESPECIFICACIONES DEL FILTRO

Campos del filtro Campo Descripcin Fecha de corte Establece una fecha de corte para determinar el pronstico despus de sta. Das por periodo Sirve para considerar bloques de tiempo en la elaboracin del pronstico de cobranza.
Aplicacin manual con multimoneda Acceso
l
Mdulo de Clientes y cuentas por cobrar, Men Archivos, opcin Clientes / posiciona el cursor sobre el cliente al que vas a aplicar los intereses moratorios / Elige del Men Herramientas la opcin Intereses moratorios / Aplicacin manual. Desde la barra de herramientas con el botn
Qu es Por esta forma podrs aplicar los intereses moratorios a los documentos de cuentas por pagar vencidos de un solo cliente a la vez. Campos Ventana de seleccin Campo Descripcin Periodo % de aplicar inters Indica el rango de fechas a considerar para la aplicacin de intereses moratorios al cliente que elegiste. a Define el porcentaje de inters moratorio que deseas aplicar a ese cliente. Puedes indicar esta cantidad por medio de la calculadora del sistema empleando la tecla de funcin F2.
Documento con la Este campo solo se habilita cuando manejas multimoneda. Define que se apliquen los intereses moratorios a los moneda documentos que manejen la moneda extranjera que indiques. Tipo de cambio Este campo solo se habilita cuando manejas multimoneda. Anota el tipo de cambio de la moneda extranjera con respecto a la moneda base.
Proceso Despus de definir los campos en al ventana de: "Seleccin de informacin" y dar aceptar, se presentar otra ventana con aquellos movimientos que cumplan las caractersticas definitivas, y con sus respectivos intereses a aplicar. Selecciona con el ratn el documento sobre el que aplicarn los intereses moratorios. El sistema te preguntar si deseas aplicar los intereses moratorios a ese documento (para confirmar el proceso). El sistema realizar el clculo de los intereses moratorios, dependiendo de la fecha de vencimiento de los documentos en relacin al rango de fechas a considerar. Si la fecha de vencimiento del documento se localiza: Dentro del rango de fechas a considerar: el sistema calcular los intereses a partir de la fecha de vencimiento hasta el da sealado en el periodo. Antes del rango de fechas a considerar: el sistema calcular los intereses de todo el periodo sealado. Despus del rango de fechas a considerar: el sistema no aplica ningn inters moratorio. Al aplicar el proceso se genera un movimiento contable de aplicacin de intereses moratorios cuyo nmero de documento es igual a la ltima fecha sobre la que se calcularon los intereses. Cuando llevas un manejo contra documento, el nmero de referencia de operacin realizada corresponder al nmero de la factura que fue afectada. Nota: Realiza esta operacin a fin de mes, dando como rango de fechas el primer y ltimo da del mes. Es importante que lleves un control cuidadoso de las fechas indicadas, porque puedes cometer duplicaciones. Clculo El sistema calcula los intereses de la siguiente manera: Intereses = Saldo Insoluto x Das transcurridos x (tasa * 100/30) El Saldo insoluto, son todos los cargos menos todos los abonos en un periodo determinado. Si realizaste pagos parciales dentro del periodo de clculo de intereses, el sistema aplicar los intereses correspondientes a los das antes del pago y posteriormente se aplicaran los intereses correspondientes a los das restantes, tomando en cuenta la aplicacin del anticipo. Si llevas un manejo contra Saldo se aplica un proceso similar, en el que se calcula el saldo diario desde el inicio del periodo, tomando en consideracin todos los cargos y abonos hechos. Con ello se obtiene un saldo promedio del periodo al que se aplicar la tasa mensual de intereses. Das transcurridos. El sistema calcula los intereses sobre los das naturales desde la fecha de vencimiento hasta el da de pago. Toma en cuenta los meses que tienen 28, 30 y 31 das. La Tasa es el porcentaje de inters moratorio que determines. Esta tasa se aplicar en forma mensual. Para calcular los intereses de slo algunos das, el sistema multiplica la tasa sealada por 100 y despus la divide entre 30; con esto puedes conocer la proporcin
diaria de intereses. Si trabajas contra Saldo, al elegir al cliente que debe ser afectado por los intereses, aparece una ventana con el nmero de movimiento de cargo que tiene el cliente en el periodo indicado, el total al que ascienden los cargos y abonos y el saldo y cantidad a la que ascenderan los intereses. Al aceptar la operacin el inters es aplicado al saldo global del cliente. Configuracin / Parmetros generales NOTA: El monto de los intereses moratorios calculados se ver afectado por lo definido en el parmetro de Redondeo de montos.
Aplicacin automtica con multimoneda Acceso
l l
Mdulo de Clientes y cuentas por cobrar, Men Herramientas, opcin Intereses moratorios / Aplicacin automtica. Desde la barra de herramientas con el botn
Qu es Con esta forma de operacin podrs aplicar intereses moratorios a varios clientes a la vez. Campos Ventana de seleccin Campo Descripcin Rango de clientes a aplicar los Puedes oprimir ? o F2 para seleccionar las claves de los clientes y F7 para la ayuda fontica. intereses Periodo Indica el rango de fechas a considerar para la aplicacin de intereses moratorios a los clientes que elegiste.
% de inters a aplicar Define el porcentaje de inters moratorio que deseas aplicar a esos clientes. En el caso de que ests manejando Multimoneda vers los siguientes campos: Documento con la Define que se apliquen los intereses moratorios a los documentos que manejen la moneda extranjera que moneda elijas. Tipo de cambio Anota el tipo de cambio de la moneda extranjera con respecto a la moneda base. Esencial Al igual que en el manejo manual de los intereses, se genera un movimiento contable de aplicacin de intereses moratorios cuyo nmero de documento es igual a la ltima fecha sobre la que se calcularon los intereses. Cuando llevas un manejo Contra documento, el nmero de referencia de la operacin realizada corresponder al nmero de la factura que fue afectada.
Aplicacin de documento Acceso Una vez seleccionado el abono a aplicar oprime el botn aceptar o doble clic sobre la factura o documento al cual vas a aplicar el abono y automticamente se mostraran los datos del documento y abono seleccionado. Desplegando el siguiente cuadro:
Datos que se muestran en la ventana Campo Descripcin Selecciona documento Se muestran los movimientos de anticipos de los cuales podrs seleccionar el que se desea aplicar. Descripcin del documento Aqu se describen los datos del abono y su saldo. Y la moneda en la cual se esta aplicando el movimiento. Tema relacionado Aplicacin de Anticipos
Selecciona la opcin que desees Reporte de Estado de cuenta general Reporte de Estado de cuenta detallado
Selecciona la opcin que deseas Documentos a revisin Documentos por cobrar
Proceso de ajuste cambiario Acceso
l Desde la barra de herramientas con el botn (*) Qu es Este proceso concilia de manera automtica las fluctuaciones cambiarias registradas al utilizar monedas extranjeras. Campos Campo Descripcin
Rango de clientes Periodo Saldados Documento Documento moneda
Anota o elige un intervalo de claves de los clientes a los cuales deseas aplicar el proceso de ajuste cambiario. Anota o elige el intervalo de fechas en el cual deseas realizar el ajuste cambiario. Activa esta casilla si deseas que el proceso de ajuste cambiario se realice a aquellos documentos que tengas como saldo cero, es decir no se tenga deuda. Selecciona a que documento en especial quieres realizar el ajuste cambiario, al oprimir F2 o con el signo ? aparecer una ventana donde podrs elegir el documento.
con la Cuando quieras realizar el ajuste cambiario de documentos que manejen exclusivamente una moneda (p.ej. todos los que manejen dlares) elige aqu la moneda. El sistema da por omisin el tipo de cambio que este en ese momento en el catlogo de monedas, pero puedes cambiarlo.
Tipo de cambio
Proceso El sistema convierte el saldo de la cuenta por cobrar, a la moneda base, considerando el tipo de cambio con que fue generado el movimiento, despus vuelve a realizar la conversin a moneda base, pero con el tipo de cambio actual, una vez que se tienen estos montos se restan: Saldo anterior (tipo de cambio con el cual fue generado el movimiento) menos el Saldo nuevo (con el tipo de cambio actual). Si el resultado es negativo(-) se genera un Cargo como prdida cambiaria. Si el resultado es positivo (+) se genera un Abono como ganancia cambiaria.
Opciones de impresin Acceso l Desde catlogos del sistema Dentro de cualquier catlogo del sistema / Men Archivo, Imprimir, o desde la barra de herramientas de los mismo, Botn l Desde reportes con formato FTO Desde los distintos reportes del sistema / Botn Opciones Qu es Esta ventana u opcin te permitir definir algunos parmetros para determinar tu impresin. La ventana que se despliega es la siguiente:
Existen varias formas por las que se puede imprimir la informacin que se genera en el sistema: 1. Cuando se usa el botn Imprimir de la consulta, se obtiene un reporte con los datos que aparecen en la misma. 2. Si se imprime el reporte desde la opcin Reportes de cada mdulo, el sistema permite seleccionar la informacin a travs del filtro correspondiente. Campos de esta ventana Carpeta Destino Destino Elige el destino o dispositivo de salida del reporte: Presentacin preliminar: Se presenta en pantalla un preliminar del reporte. Disco: Anota en el campo la ruta en disco en la que deseas grabar la impresin, as como el nombre del archivo con que se generar. De esta manera, la informacin podr ser modificada y/o impresa desde cualquier editor de Windows. Impresora: En este caso, debers revisar si el tipo de impresora que el sistema muestra por omisin es la que deseas utilizar; si no es as, busca la impresora deseada en la lista desplegable de impresoras que presenta esta ventana, al seleccionar esta opcin se activara el botn de configurar Email: Al seleccionar esta opcin se indica al sistema que mande va correo electr nico el reporte del catlogo. A: Indica la direccin del correo a la que se le enviar la informacin, si deseas que el envo se realice para varios destinatarios debers escribir la direccin de estos separado por comas y automticamente se anexar en la lista de los destinatarios de la aplicacin de correo que tengas predeterminada en tu PC. Mediante el botn ?, despliega una ventana de ayuda para seleccionar los Destinatarios de una lista previamente almacenada desde otros mdulos. Asunto: Este es el ttulo del encabezado del correo y Mensaje: Es el texto que se anexar al correo que se est enviando, lo puedes capturar aqu o posteriormente. Al momento de dar aceptar el dilogo, el sistema te presentar la ventana correspondiente a la aplicacin predeterminada para el envo de correos, prellenada con los datos indicados; en esa ventana podrs realizar los cambios que consideres pertinentes, editar y enviar el correo. Con copia oculta: El correo se mandar con las direcciones de correo ocultas, es decir, estas no podrn consultarse al momento de recibir el correo electrnico. Rango de pginas Para las opciones de Pantalla, Disco e impresor, el sistema permite seleccionar el
rango de pginas que sern consideradas en el listado. Si dejas en blanco esta solicitud, se imprimirn todas las hojas. Carpeta Fuentes Tipos de letra Puedes elegir el tipo de letra del reporte para los Encabezados (que generalmente se utiliza al imprimir, Nombre de la empresa, Fecha, No. de pgina y Ttulo), Letra normal (para cuerpo del reporte) y Letra condensada (letra para detalles del reporte). La cantidad de tipos de letra estar en funcin del nmero de fuente tipogrfica que tengas registradas en el directorio de Windows .
Filtro de la consulta por concepto En este filtro podrs seleccionar todos los conceptos de tu catlogo o alguno de la lista, puedes indicar un intervalo de fechas de aplicacin de los documentos y adems indicar una cantidad especfica marcando a travs del Tipo de filtro el rango al que se va a aplicar. La ventana de filtrado presenta los siguientes campos: Campo Descripcin Lista de conceptos
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Todos los conceptos: Mostrar todos los documentos sin importar el concepto al que pertenecen. Seleccionar lista: Este campo sirve para incluir aquellos documentos elaborados bajo los conceptos seleccionados. Por ejemplo, si deseas obtener los documentos de tipo Anticipo, marca esta casilla y selecciona de la lista el concepto "Anticipo".
Rango de fechas Especifica el rango de fechas de los conceptos que desees que se incluyan en la consulta. de aplicacin. Valor lmite de los Al indicar una cantidad en este campo, obtendrs una lista con documentos cuyo monto no exceder este valor. montos Tipo de filtro Puedes indicar si deseas considerar: Todos los registros o los que sean: Mayores, Mayores o iguales, Menores, Menores o iguales, Exactos o Diferentes.
Especificaciones del filtro Aqu debers especificar la clave del cliente a consultar. Una vez seleccionada la clave debers oprimir el botn Aceptar y aparecer la informacin de la opcin seleccionada. Los temas relacionados son los siguientes: Consulta el Saldo general del cliente Pronstico de cobranza Antigedad de saldos Resumen de movimientos Consulta por concepto Aplicacin de anticipos Divisin de cargos Nota: Este filtro slo aparecer si no esta abierto el catlogo de clientes. Si tienes abierto el catlogo de clientes, slo bastara con seleccionar el proveedor a consultar y seleccionar la opcin deseada.
Selecciona el tema a consultar Reporte de Estado de cuenta general Reporte de Estado de cuenta detallado
Emisin de documentos de CxC Acceso l Men Reportes, opcin Administrador de reportes al seleccionar un reporte FTO Qu es Esta ventana permite realizar, mediante campos especficos del mdulo, la eleccin de la informacin y con ello filtrar los datos que se desean se impriman en el reporte. Manejo Los campos que se presentan en esta ventana te ayudaran a realizar la selecci n de los datos que se desean tener al generar el reporte con formato (*.FTO, ) Los reporte pueden tener salida a presentacin preliminar (se consulta en pantalla los reportes) o directamente a impresora esto segn lo editado en el formato del reporte; para elaborar o modificar los formatos consulta el Editor de formatos. Campos Campo Descripcin Clientes Desde/hasta Clasificacin Documentos Desde/Hasta Concepto Folios fiscales Elige el rango de clientes para los que quieres obtener el reporte Anota la clasificacin de aquellos clientes que desees que aparezcan en el reporte. Anota de qu nmero de documento a qu otro, sern generados. Seala el nmero de concepto de Cuentas por cobrar que contienen los registros que deseas que aparezcan en el reporte. Este campo te permite filtrar el resultado del reporte de los movimientos de CxC, que se generaron con folio fiscal. Selecciona o indica el rango de folios que se desea filtrar. Pendiente, que pasa si no se esta manejando la asignacin de folios fiscales desde configuracin, no afectara. Elige un rango de fechas para mostrar slo los registros que entren en dicho periodo.
Periodo de fechas
Vs fecha de aplicacin/Vs Seleccionado el rango de fechas decide si las fechas a considerar son de aplicacin o de vencimiento. fecha de Vencimiento Formato a imprimir Define el formato a utilizar. Si elaboraste alguno, debe sealar el nombre aqu, y aparecer la ruta de directorios que selecciones con la ayuda del botn . Por omisin el sistema carga el formato Ccdoctow.fto y/o Ccobro.fto segn el reporte que se este modificando, pero puedes seleccionar otro o en su caso modificar el que esta por predeterminado. Consulta el siguiente tema para conocer los formatos que maneja el sistema: Formatos para Aspel-SAE Botn editar formatos Este botn desplegar el formato del reporte en el editor de textos que previamente tengas configurado desde Configuracin / Aplicaciones Asociadas
Esencial l No olvides que cuentas con el formato de impresin ccobro.fto que emite un comprobante de ingresos, por cada uno de los pagos realizados de los clientes, con la finalidad de cumplir con lo dispuesto en el Artculo Sptimo transitorio de la Ley de Ingresos de la Federacin, fraccin VII, donde se establece que por cada pago que se realice, se deber expedir un comprobante. Este formato permite imprimir el monto de impuesto (IVA) relacionado en cada movimiento y el folio de dicho comprobante. l Si requieres un reporte especfico o con caractersticas diferentes en cuanto al orden de los campos, su longitud e incluso si deseas abarcar campos de diferentes mdulos (por ejemplo: Compras, Movimientos al inventario, etc.), te sugerimos revisar la Personalizacin de consultas. Temas relacionados Tipo de filtro por grupo de reportes Presentacin preliminar Administrador de reportes informacin general
Filtro Avanzado Al elegir esta opcin con el botn especfica la informacin que contendr el reporte. Campos avanzados Campo Descripcin desde los reportes, puedes aplicar un filtrado adicional para hacer mucho ms
Fecha de corte Utilzalo si quieres definir un intervalo de fechas de corte, para lo cual indica en este campo la fecha inicial requerida. inicial El rango de fechas de corte se forma con la fecha de corte definida en el filtro. Lista conceptos Filtrado por... de Puedes seleccionar en esta seccin que el filtrado muestre slo aquellos movimientos que tienen que ver con los conceptos que elijas. Puedes seleccionar entre filtrar por saldo vencido o bien, elegir un porcentaje por saldar.
Saldo / tipo Segn lo que definas en el campo anterior, se activar esta seccin para que definas la cantidad o porcentaje Porcentaje / Tipo especfico, as como el rango a considerar (Tipo). Temas relacionados Reportes del mdulo de clientes Administrador de reportes
Aplicacin automtica Acceso
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Mdulo de Clientes y cuentas por cobrar, Men Herramientas, opcin Intereses moratorios / Aplicacin automtica. Desde la barra de herramientas con el botn
Qu es Con esta forma de operacin podrs aplicar intereses moratorios a varios clientes a la vez. Campos Ventana de seleccin Campo Descripcin Rango de clientes Periodo Puedes oprimir ? o F2 para seleccionar las claves de los clientes y F7 para la ayuda fontica. Indica el rango de fechas a considerar para la aplicacin de intereses moratorios a los clientes que elegiste.
% de inters a aplicar Define el porcentaje de inters moratorio que deseas aplicar a esos clientes. Esencial Al igual que en el manejo manual de los intereses, se genera un movimiento contable de aplicacin de intereses moratorios cuyo nmero de documento es igual a la ltima fecha sobre la que se calcularon los intereses. Cuando llevas un manejo Contra documento, el nmero de referencia de la operacin realizada corresponder al nmero de la factura que fue afectada. Aplicacin automtica con multimoneda
Aplicacin manual Acceso
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Mdulo de Clientes y cuentas por cobrar, Men Archivos, opcin Clientes / posiciona el cursor sobre el cliente al que vas a aplicar los intereses moratorios / Elige del Men Herramientas la opcin Intereses moratorios / Aplicacin manual. Desde la barra de herramientas con el botn
Qu es Por esta forma podrs aplicar los intereses moratorios a los documentos de cuentas por pagar vencidos de un solo cliente a la vez. Campos Ventana de seleccin Campo Descripcin Periodo Indica el rango de fechas a considerar para la aplicacin de intereses moratorios al cliente que elegiste. % de inters a Define el porcentaje de inters moratorio que deseas aplicar a ese cliente. Puedes indicar esta cantidad por medio de aplicar la calculadora del sistema empleando la tecla de funcin F2. Proceso Despus de definir los campos en al ventana de: "Seleccin de informacin" y dar aceptar, se presentar otra ventana con aquellos movimientos que cumplan las caractersticas definitivas, y con sus respectivos intereses a aplicar. Selecciona con el ratn el documento sobre el que aplicarn los intereses moratorios. El sistema te preguntar si deseas aplicar los intereses moratorios a ese documento (para confirmar el proceso). El sistema realizar el clculo de los intereses moratorios, dependiendo de la fecha de vencimiento de los documentos en relacin al rango de fechas a considerar. Si la fecha de vencimiento del documento se localiza: Dentro del rango de fechas a considerar: el sistema calcular los intereses a partir de la fecha de vencimiento hasta el da sealado en el periodo. Antes del rango de fechas a considerar: el sistema calcular los intereses de todo el periodo sealado. Despus del rango de fechas a considerar: el sistema no aplica ningn inters moratorio. Al aplicar el proceso se genera un movimiento contable de aplicacin de intereses moratorios cuyo nmero de documento es igual a la ltima fecha sobre la que se calcularon los intereses. Cuando llevas un manejo contra documento, el nmero de referencia de operacin realizada corresponder al nmero de la factura que fue afectada. Nota: Realiza esta operacin a fin de mes, dando como rango de fechas el primer y ltimo da del mes. Es importante que lleves un control cuidadoso de las fechas indicadas, porque puedes cometer duplicaciones. Clculo El sistema calcula los intereses de la siguiente manera: Intereses = Saldo Insoluto x Das transcurridos x (tasa * 100/30) El Saldo insoluto, son todos los cargos menos todos los abonos en un periodo determinado. Si realizaste pagos parciales dentro del periodo de clculo de intereses, el sistema aplicar los intereses correspondientes a los das antes del pago y posteriormente se aplicaran los intereses correspondientes a los das restantes, tomando en cuenta la aplicacin del anticipo. Si llevas un manejo contra Saldo se aplica un proceso similar, en el que se calcula el saldo diario desde el inicio del periodo, tomando en consideracin todos los cargos y abonos hechos. Con ello se obtiene un saldo promedio del periodo al que se aplicar la tasa mensual de intereses. Das transcurridos. El sistema calcula los intereses sobre los das naturales desde la fecha de vencimiento hasta el da de pago. Toma en cuenta los meses que tienen 28, 30 y 31 das. La Tasa es el porcentaje de inters moratorio que determines. Esta tasa se aplicar en forma mensual. Para calcular los intereses de slo algunos das, el sistema multiplica la tasa sealada por 100 y despus la divide entre 30; con esto puedes conocer la proporcin diaria de intereses. Si trabajas contra Saldo, al elegir al cliente que debe ser afectado por los intereses, aparece una ventana con el nmero de movimiento de cargo que tiene el cliente en el periodo indicado, el total al que ascienden los cargos y abonos y el saldo y cantidad a la que ascenderan los intereses. Al aceptar la operacin el inters es aplicado al saldo global del cliente. Configuracin / Parmetros generales
NOTA: El monto de los intereses moratorios calculados se ver afectado por lo definido en el parmetro de Redondeo de montos. Temas relacionados Actualizacin de saldos Intereses moratorios Proceso de ajuste cambiario Aplicacin automtica
Seleccin de documento Acceso Con la tecla de funcin F7. Qu es Define el documento que deseas aplicar a la factura o documento. Aparecer el siguiente dilogo:
Temas relacionados Aplicacin de Anticipos
Divisin de cargos Acceso
l l
Mdulo de Clientes y cuentas por cobrar, Men Edicin / opcin Divisin de cargos / Indica la clave del cliente que vas a afectar. Mdulo de Clientes y cuantas por cobrar, abrir Catlogo de clientes / Men Edicin / opcin Divisin de cargos
l Desde la barra de herramientas botn . Qu es Con esta opcin podrs dividir el monto de un cargo en varios documentos con distinta fecha de vencimiento, permitiendo el pago a plazos. Slo se presenta esta opcin cuando llevas el manejo contra Documento. Manejo l Posiciona el cursor sobre el documento que deseas dividir en varios cargos y oprime Enter o doble clic con el ratn y el sistema mostrar la ventana donde podrs indica la Divisin de cargos. l La ventana de consulta muestra los documentos pendientes por pagar del cliente con los siguientes datos: Concepto, Nmero de documento, Fecha de vencimiento, Monto y Saldo. l Para el caso multimoneda esta ventana muestra la moneda en la que se realiz el documento. l Tanto el saldo de la cabeza de la consulta como los totales son en moneda base. En la ventana se muestra los siguientes campos:
Campos de la ventana Campo Descripcin Clave Nombre Lmite crdito Saldo No. Concepto Documento El sistema indica automticamente el nmero de clave del cliente que se esta consultando. Se indica el nombre del cliente al que se le realizar la divisin de cargo. de Este es el limite de crdito que se tiene autorizado al cliente. Monto de adeudo del cliente que se consulta. Este nmero nos ndice el concepto de cuentas por pagar. Descripcin del concepto de cuentas por pagar. Nos indica el nmero de folios que tendrn cada uno de los documento en que se dividi y dependiendo del numero en que se van a dividir los cargos este folio ser consecutivo para cada uno de los documentos a general.
Monto y Saldo Automticamente se divide el monto y el saldo de la venta en el nmero que indicaste para la divisin de cargos. Botn Mediante este botn se podr consultar la informacin general del cliente al que se le aplicar la divisin de cargos.
Presentacin preliminar Conoce la explicacin de los botones de la presentacin preliminar: Presentacin preliminar
Buscar Consulta el siguiente tema: Definicin y campos generales Buscar Clientes
Filtrar Consulta los siguientes temas: Definicin y filtros Filtrar Clientes Filtra la Consulta de Saldos Filtro Avanzado Filtro de cobros del da Filtro de Pronstico de cobranza
Filtrar Bitcora Acceso Men Archivos, opcin Bitcora de movimientos, botn . Descripcin Esta opcin te permite localizar y/o visualizar en pantalla aquellos registros que cumplan con ciertas caractersticas, las cuales debers indicar en los campos de la ventana. Campos de esta ventana Campos Descripcin Nmero seguimiento Cliente Desde/Hasta de Anota el nmero del movimiento o actividad que deseas filtrar. Selecciona el rango Desde / Hasta que deseas se tome en cuenta para el filtro. Anotando o seleccionando en el campo Desde el primer cliente a considerar en el filtro y en el campo Hasta el ltimo cliente a considerar. Aydate con el botn o la tecla de ayuda F2, para desplegar una ventana de ayuda (catlogo de clientes) para seleccionar el cliente que corresponda. Tecla de ayuda F2 Campaa Anota el nombre de la campaa que deseas incluir para determinar o filtrar la informacin. Aydate con el botn o la tecla de ayuda F2, para desplegar una ventana de ayuda (catlogo de campaas) para seleccionar la campaa que corresponda. Tecla de ayuda F2 Actividad Anota el nombre de la actividad que deseas incluir para determinar o filtrar la informacin. Aydate con el botn o la tecla de ayuda F2, para desplegar una ventana de ayuda (catlogo de campaas) para seleccionar la campaa que corresponda. Tecla de ayuda F2 Actividades realizadas Actividades pendientes Filtrar fechas Selecciona este campo si deseas filtrar los registros o movimientos que estn finalizados o concretados. Selecciona este campo si deseas filtrar los registros o movimientos que estn pendientes por realizarse. Indica si deseas filtrar u obtener los movimientos efectuados en una fecha en particular. Por omisin estos campos estn deshabilitados, indica su habilitacin seleccionando una de las condiciones disponibles para este campo fecha.
Mientras ms datos o campos especifiques en la ventana de filtro, ms reducida ser la informacin filtrada en la consulta. Temas relacionados Definicin general de filtrar Bitcora de movimientos
Catlogo de monedas Acceso Este catlogo y el manejo estar disponible si el sistema se trabaja con la opcin Multimoneda l Men Archivos / Catlogo de Monedas.
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Desde la Barra de Herramientas con el botn
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Qu es El sistema te permite realizar diversas operaciones de compra-venta hasta en 99 monedas diferentes. Por omisin, el catlogo de monedas contiene las ms comunes, las cuales debes revisar y cambiar de acuerdo al tipo de cambio vigente y a tus necesidades. l Para poder manejar monedas distintas a la moneda base, requieres tener activo el parmetro Multimoneda, en los Parmetros generales. Configuracin / Parmetros generales l En el catlogo de Monedas puedes indicar por cada moneda definida sus caractersticas particulares de simbologa, escritura y parmetros que determinan el tipo de cambio con respecto a la moneda base. l En esta parte se explica de manera general el funcionamiento del manejo multimoneda, dado que en todos los mdulos es similar. Manejo En el catlogo de monedas de cualquiera de los mdulos del sistema se cuenta con los datos de: Descripcin, abreviatura, el tipo de cambio actual de las monedas definidas.
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Nota
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Dentro del catlogo de Monedas no se cuenta con la opcin Eliminar, debido a lo riesgos que resultara para el sistema que desapareciera la moneda que sustenta el o los movimientos que utilicen moneda extranjera. Dentro de cada uno de los mdulos se especifican, en su momento, las diversas operaciones y repercusiones que se producen al trabajar con monedas diferentes.
Considerar antes de capturar Revisa lo siguiente Catlogo de clientes Debes tener actualizado este catlogo. Catlogo de clientes Manejo Documento Contra Si estableciste el manejo Contra Documento, debes tener la referencia de la factura que va a ser afectada con el movimiento que vas a dar de alta.
Si trabajas de manera independiente, los movimientos de facturacin no se vern reflejados dentro de Cuentas por Cobrar, a menos que los des de alta manualmente con esta opcin. Si el control lo llevas Contra Documento, debe tener en cuenta que los datos a capturar dependen de las caractersticas del concepto que se este utilizando, por ejemplo: Es un cargo que s necesita referencia, es decir, es un cargo que necesita el nmero de documento con el cual se va a relacionar (p.ej, intereses moratorios). Es un cargo que no necesita referencia (p.ej. Factura). Es un abono que s necesita referencia (p.ej. Cheque, Nota de crdito, efectivo). Es un abono que no necesita referencia (p.ej. Anticipo). Campos Campo Descripcin Clave Vendedor Concepto No. de factura Indica la clave del cliente al que pertenece el movimiento. Anota o selecciona la clave del vendedor que gener el movimiento. Indica el concepto bajo el cual ests dando de alta el movimiento. Al oprimir la tecla F2 o al hacer clic en el signo ?, se despliega el listado de conceptos de cuentas por cobrar que tenga definido el sistema. Puedes teclear el nmero de factura del que se deriva un movimiento. Este dato no lo usa el sistema para relacionar documentos, slo es informativo. Puedes anotar la primera factura de la que se derivaron nuevos movimientos (Cargos y Abonos) y documentos originados por ellos. Usa la tecla F2 para seleccionar algn cargo que afecte al cliente. Seala aqu el nmero de identificacin del cargo o abono que ests dando de alta (p.ej, el nmero de un cheque). Puedes hacer clic en el signo ? para seleccionar el nmero de referencia. Con este nmero se identifica el documento al que deseas aplicar el cargo o abono. Este dato es el que permite relacionar abonos y cargos al utilizar un control contra Documento. Te recomendamos revisar el ejemplo especfico sobre este manejo de documentos que se explica a continuacin. Nota: Si el manejo de Cuentas por Cobrar es Contra Saldo no importa el nmero de factura, documento y referencia, ya que no es necesario identificar la operacin de la que se genera un movimiento; lo que importa en este tipo de control es la fecha de aplicacin del movimiento. Fecha de aplicacin Se refiere al da en que el movimiento afectar el saldo del cliente. Debes respetar el formato Da/Mes/Ao. Fecha vencimiento Moneda de Es el ltimo da de plazo para liquidar la cuenta. Debes respetar el formato Da/Mes/Ao. Si el concepto que se est utilizando no requiere de una referencia, en este campo se podr definir con que moneda se desea generar el movimiento de CxC. Por otra parte, cuando el concepto que se utiliza si requiere de una referencia, el campo solamente mostrar la moneda en que fue realizado el documento a afectar, ya que en esa moneda debern estar dados los movimientos relacionados. Este campo solo se muestra si trabajas en la modalidad Multimoneda Indica la cantidad que ampara el cargo o abono, el monto aqu indicado deber esta en trminos de la moneda antes indicada. Puedes oprimir la tecla F2 para seleccionar la cantidad de adeudo. En el caso de manejo contra Saldo, el cargo (abono) del cliente va aumentando (disminuyendo) al saldo, sin importar el documento. Este campo solo se muestra si trabajas en la modalidad Multimoneda
No. Documento No. Referencia
Monto
Tipo de Cambio Anota el tipo de cambio de la moneda con respecto a la moneda base al momento de realizar la operacin. (campo de multimoneda) Monto en $ (Campo El sistema calcular de manera automtica el monto en moneda base a partir del tipo de cambio que se haya de multimoneda) anotado. Carpeta observaciones
Observaciones Puedes agregar prcticas observaciones que te sirvan para identificar en forma particular al movimiento.
Mdulos relacionados Enva A Facturas A Cuentas por cobrar
Nombre y direccin del cliente, porcentaje de descuento, porcentaje de retencin de impuestos para el cliente, das de crdito y total de lmite de crdito. Nombre del cliente y das de crdito para movimientos de tipo factura.
A Movimientos al Clave y nombre del cliente para determinar con quin se relaciona un movimiento de entrada o salida de inventario productos. Recibe De Facturacin Actualiza automticamente el saldo, el monto de las ventas anuales y la fecha de ltima venta. De Cuentas por Actualiza el saldo de cada cliente, si est activo el parmetro de Integracin de CXC. cobrar Configuracin / Clientes De Vendedores Proporciona el nombre del vendedor asignado a cada cliente. Temas relacionados Catlogo de Clientes Parmetros de configuracin que afectan a clientes Botones y Teclas de funcin Agregar Clientes Modificar clientes Eliminar clientes Suspensin y Reactivacin del cliente Buscar clientes Filtrar clientes Reportes de Clientes
Reporte de clientes Los reportes del mdulo de clientes son los siguientes: Reporte del catlogo de Clientes Reporte de Acumulados de clientes Reporte de Etiquetas de clientes Reporte de Cobranza general Reporte de Estado de cuenta general Reporte de Estado de cuenta detallado Reporte por concepto Reporte de Resumen de movimientos Reporte de Pronstico de cobranza Actualizacin de saldos Reportes de Control de cobranza Reporte de Corte de caja Administrador de reportes
EJEMPLO Este ejemplo ilustra el funcionamiento de los documentos con referencia: T elaboras una factura: Documento Concepto Cargo Abono Saldo Fac10 Factura 5,000.00 5,000.00 Tu cliente te paga un abono por $1,000.00 del monto en efectivo: Documento Concepto Cargo Abono Saldo Fac10 Factura 5,000.00 E12 Efectivo 1. 000.00 4,000.00 ...y para liquidar esa factura se genera una letra de abono por $4,000.00 Documento Concepto Cargo Abono Saldo Fac10 E12 Factura Efectivo 5,000.00 1. 000.00
L01 Letra Abono 4,000.00 0.00 El sistema genera la contrapartida de lo que en realidad todava debe ese cliente, misma que se tendr que liquidar para que el saldo del cliente se conserve: Documento Concepto Cargo Abono Saldo L01 Letra Cargo 4,000.00 4,000.00 El cliente paga $1,500.00 a la letra, quedndole un saldo a pagar de $2,500.00 Documento Concepto Cargo Abono Saldo L01 E15 Letra Cargo 4,000.00 Efectivo 1. 500.00
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500.00
La manera en que se llenaran los campos sera la siguiente: No. de Factura No. De documento No. de referencia Fac10 Fac10 Fac10 Fac10 Fac10 E12 L01 L01 Fac10 Fac10 Fac10
Concepto Factura Efectivo abona a Factura Letra abona a Factura
L01 (se genera automticamente) Se genera Letra de cargo
E15 L01 Efectivo abona a la Letra Como el abono a la Factura se realiz con una Letra Abono, sta genera una Letra Cargo, a la que se le hizo un pago en Efectivo y, por tanto, ahora el nmero de referencia de ese abono ser la Letra L01.
Consultas de CxC Las consultas de Cuantas por cobrar contienen los siguientes puntos: Consulta el Saldo general del cliente Saldo detallado del cliente Datos del Cliente Filtra la Consulta de Saldos Cambios de cuentas por cobrar Cobros del da Consulta por concepto Pronstico de cobranza Antigedad de saldos Resumen de movimientos
Saldo detallado del cliente Acceso
l
Mdulo de Clientes y cuentas por cobrar, Men Archivos, opcin Clientes / Posicionarse en el registro del cliente / Oprimir Posicionarse sobre el registro y Oprimir Enter.
l Desde la consulta detallada de Saldos del cliente, oprimir el botn o elegir la carpeta Detalle. Qu es Mediante esta opcin podrs ver todos los movimientos de CxC y sus conceptos relacionados; de esta manera podrs conocer como se fue liquidando la cuenta por cobrar, mostrando el saldo que se debe por cada concepto que se vaya aplicando. Esta consulta muestra de una manera ms desglosada la informacin referente a los movimientos realizados para la cuenta del cliente consultado. Manejo Cuando trabajes con multimoneda, la presentacin de los datos es similar al de la Consulta del Saldo general del cliente.
Dentro de este detalle del saldo del cliente se muestra la siguiente informacin: Nm. de la factura, Concepto del movimiento, Nm. de la referencia del documento, Fecha de Aplicacin / Vencimiento, Folio de los pagos parciales que se hagan a facturas y status del documento. Desde esta consulta podrs desplegar la ventana de "Cambios de cuentas por cobrar" en la cual podrs modificar algunos de los campos, de los cuales si el movimiento esta contabilizado se mostrar desactivada la casilla de "Aplicar folio" . Puedes utilizar la tecla de funcin F2, dentro de la consulta detallada del cliente para mostrar informacin adicional de los datos particulares del cliente. Temas relacionados Saldo general del cliente Folios de movimientos de cuentas por cobrar
Reportes de cuentas por cobrar Los reportes del catalogo de cuentas por cobrar son los siguientes: Reporte de Cobranza general Reporte de Estado de cuenta general Reporte de Estado de cuenta detallado Reporte Por concepto Reporte de Resumen de movimientos Reporte de Pronstico de cobranza Reporte de Antigedad de saldos Reportes de Control de cobranza Reporte de Corte de caja Emisin de documentos
Herramientas de Cuentas por cobrar Cuentas con las siguientes herramientas en el mdulo de Clientes: Actualizacin de saldos Intereses moratorios Proceso de ajuste cambiario
Opcin de filtrado Esta ventana te permite especificar los valores que deseas obtener en tu reporte. Para mayor informacin de este tema dirgete a: Filtrar
Opciones de filtrado Esta ventana te permite especificar los valores que deseas obtener en tu reporte. Para mayor informacin de este tema dirgete a: Filtrar
Mdulo de Compras Este mdulo te ofrece las siguientes opciones: Aspectos generales del mdulo Parmetros que afectan al mdulo de compras Documentos generales Agregar un documento Cancelaciones Consultas Reportes Emisin de documentos Herramientas
Teclas de funcin utilizadas en la captura de documentos Generales F1 Cualquier parte del mdulo Despliega informacin acerca del tpico que ests operando. Agregar recepciones, rdenes y devoluciones F2 En el encabezado Dependiendo del campo donde te encuentres, presentar la informacin concerniente al tipo de documento y nmero del mismo; despliega adems, el catlogo de Proveedores. Tecla de ayuda F2 F3 F4 F5 F6 F7 F8 F9 Partida Despliega el catlogo de inventarios del almacn y las existencias disponibles del producto. Observaciones de la Copia las observaciones del producto provenientes del catlogo de Inventarios. partida Captura de nmeros Muestra el status de los nmeros de serie registrados para el producto. de serie Partida Partida Partida Encabezado Partida Encabezado Partida Partida Partida Partida Encabezado Graba los documentos. Despliega los totales del documento en la moneda en la que se realiz el documento. Esta operacin tambin se lleva a cabo en la consulta principal de documentos de compra. Presenta la ventana para anotar las observaciones correspondientes a la partida. Permite dar de alta a proveedores. Permite dar de alta a productos. Dentro de la ayuda (F2) de Proveedores te permite localizar fonticamente al proveedor por su nombre. Esta operacin tambin se lleva a cabo en las consultas de recepciones y de rdenes. Inserta nueva partida. Presenta los productos devueltos en la consulta. Presenta los productos pendientes en la consulta. Elimina la partida Dentro del alta de un documento abre una ventana para seleccionar el formato para el folio a usar en el documento, al seleccionarlo, automticamente se mostrarn los folios definidos en Configuracin / Compras. Si manejas Multialmacn integrado, presenta el catlogo general de Inventarios y no el del almacn. Tecla de ayuda F2 Shift + Partida F3 Shift + Partida F4 Despliega la ventana de Nmeros de serie. Despliega la ventana de Totales en moneda base
Shift+ F2
Partida
Seleccin Automtica Manejo Dentro de la ventana de enlace, se muestran dos botones, los cuales se explican a continuacin: Cuando oprimas el botn o F4, el sistema presenta una ventana que te ayudar a generar el enlace de un grupo de documentos, a fin de no tener que capturarlos uno por uno.
Al ejecutar este proceso, los documentos que cumplieron con las caractersticas especificadas aparecern en la ventana de Enlace de documentos, donde podrs terminar de realizar el proceso con slo oprimir el botn Aceptar. Con el botn podrs salir de la ventana de Enlace de documentos una vez que hayas anotado todos los datos necesarios. Temas relacionados Enlace de documentos Seleccin automtica
Compras a Plazos Al oprimir el botn aparecer la ventana de compra a plazos en el cual podrs definir la forma en que ser liquidada la compra. Al realizar el proceso de ventas a plazos el sistema permite que stos se generen en la moneda del documento original. FORMA DE PAGO A PLAZOS: Tipo de pago: Puedes escoger entre 5 diferentes tipos de plazo: Un solo pago, a los 30-60 y 90 das, pagos mensuales a 12 meses, a X nmero de pagos, o por un monto especfico. En los primeros casos, el monto se obtendr de manera automtica al determinar el nmero de pagos en los que se divide el cargo. Plazos: Se pueden definir plazos peridicos de 1 a 30 das, en los cuales se dividirn los cargos, con lo que tambin se generar de inmediato el monto a pagar al ser dividido el cargo entre estos plazos de tiempo. Este parmetro slo se activa cuando se maneja nmero de pagos y montos. Fecha del primer pago: Indica la fecha de arranque de los pagos al proveedor sobre el cargo correspondiente. El sistema automticamente genera la ltima fecha de pago. GENERACIN DE PAGOS: Monto de compra: Este valor es inmodificable desde esta ventana, y seala la cantidad total que se adeuda al proveedor. Enganche: Se puede anotar un enganche, mismo que se restar del monto de compra al momento de generar los pagos restantes. Tasa de inters: Permite aplicar intereses a cada uno de los pagos, excepto al enganche. El clculo del inters es con base al clculo del inters simple. Valores informativos: Estos 4 campos restantes indican: el nmero de pagos a los que se va a ampliar el plazo, el monto de los pagos, el monto del ltimo pago y la fecha que resulta ser la del ltimo abono al proveedor. Consulta: Compras / Compras a plazos Nota: Para determinar el monto de los pagos de una compra a plazos, el sistema usa el clculo de amortizaciones, que es el pago igual en todos los periodos con la finalidad de que en cada pago que se efecte la deuda disminuya y por lo tanto sus intereses, es decir en el primer periodo se paga ms por intereses y menos por capital, en los siguientes pagos disminuyen los intereses y se paga ms capital. Ejemplo
Emisin de documentos desde el mdulo de compras Acceso l Desde los documentos de compra, al grabar el documento. Qu es Esta ventana te permitir especificar ciertas propiedades del documento. Esta ventana proporcionar o solicitar informacin para poder emitir el documento en cuestin.
Campos de este proceso Campo Descripcin Nmero de Si se desea tener ms de una copia de dicho documento, selecciona copias el nmero total de copias que deseas emitir. Ruta Campo informativo. Indica la ruta donde se encuentra el directorio de trabajo.
Nombre del Este es el nombre del formato que se usar para imprimir la formato informacin. El sistema propone por omisin el formato de impresin rcompral.fto, sin embargo se puede elegir cualquier otro formato. Tabla de formatos que utiliza el sistema Aqu podrs editar (modificar) el formato utilizado para la impresin del documento de venta. Al seleccionar este botn, se abrir el archivo con la aplicacin asociada o configurada para abrir documentos de texto, por omisin es el bloc de notas de Windows. Utiliza los campos y frmulas para editar los formatos: Edita tus formatos de reportes Con esta opcin se da por terminada la captura del documento de compra. Tema relacionado Agregar un documento Editar formato
Opciones de impresin Desde catlogos del sistema
l l l
Dentro de cualquier catlogo del sistema / Men Archivo, Imprimir, o desde la barra de herramientas de los mismo, Botn Desde reportes con formato FTO Desde los distintos reportes del sistema / Botn Opciones
Qu es Esta ventana u opcin te permitir definir algunos parmetros para determinar tu impresin. La ventana que se despliega es la siguiente:
Existen varias formas por las que se puede imprimir la informacin que se genera en el sistema: 1. Cuando se usa el botn Imprimir de la consulta, se obtiene un reporte con los datos que aparecen en la misma. 2. Si se imprime el reporte desde la opcin Reportes de cada mdulo, el sistema permite seleccionar la informacin a travs del filtro correspondiente. Campos de esta ventana Campo Descripcin Carpeta Destino Destino Elige el destino o dispositivo de salida del reporte: Presentacin preliminar: Se presenta en pantalla un preliminar del reporte. Disco: Anota en el campo la ruta en disco en la que deseas grabar la impresin, as como el nombre del archivo con que se generar. De esta manera, la informacin podr ser modificada y/o impresa desde cualquier editor de Windows. Impresora: En este caso, debers revisar si el tipo de impresora que el sistema muestra por omisin es la que deseas utilizar; si no es as, busca la impresora deseada en la lista desplegable de impresoras que presenta esta ventana, al seleccionar esta opcin se activara el botn de configurar Email: Al seleccionar esta opcin se indica al sistema que mande va correo electrnico el reporte del catlogo. A: Indica la direccin del correo a la que se le enviar la informacin, si deseas que el envo se realice para varios destinatarios debers escribir la direccin de estos separado por comas y automticamente se anexar en la lista de los destinatarios de la aplicacin de correo que tengas predeterminada en tu PC. Mediante el botn , despliega una ventana de ayuda para seleccionar los Destinatarios de una lista previamente almacenada desde otros mdulos. Asunto: Este es el ttulo del encabezado del correo y Mensaje: Es el texto que se anexar al correo que se est enviando, lo puedes capturar aqu o posteriormente. Al momento de dar aceptar el dilogo, el sistema te presentar la ventana correspondiente a la aplicacin predeterminada para el envo de correos, prellenada con los datos indicados; en esa ventana podrs realizar los cambios que consideres pertinentes, editar y enviar el correo. Con copia oculta: El correo se mandar con las direcciones de correo ocultas, es decir, estas no podrn consultarse al momento de recibir el correo electrnico. Carpeta Fuentes Rango de Para las opciones de Pantalla, Disco e impresor, el sistema permite seleccionar el rango de pginas que sern pginas consideradas en el listado. Si dejas en blanco esta solicitud, se imprimirn todas las hojas. Tipos letra de Puedes elegir el tipo de letra del reporte para los Encabezados (que generalmente se utiliza al imprimir, Nombre de la empresa, Fecha, No. de pgina y Ttulo), Letra normal (para cuerpo del reporte) y Letra condensada (letra
para detalles del reporte). La cantidad de tipos de letra estar en funcin del nmero de fuente tipogrfica que tengas registradas en el directorio de Windows . Botn Configurar Si deseas configurar los parmetros de impresin, oprime el Botn "Configurar". ste te permite definir los parmetros propios del Software de impresin, los cuales bsicamente definen lo siguiente: l Tipo de papel l Orientacin del papel l Fuente de alimentacin de papel Nota importante Los reportes con formato QR2 utilizan la ventana de impresin de Windows, la cual corresponde a la misma ventana que se despliega cuando selecciona el botn "Configurar", anteriormente explicado. Conoce la explicacin de este tema: Edita tus formatos de reportes
Asignacin de Nmero de serie Esta opcin la tendrs disponible para poder asignar un nmero de serie al producto que estas capturando en la partida al momento de generar tu documento de venta. Debes tomar en cuenta que para realizar lo anterior, el producto debe estar registrado en el Inventario como un producto que maneja Nmero de Serie. La ventana que aparece para registrar el Nmero de serie es la misma que aparece en el Alta de productos de Inventarios y Servicios.
Agregar Consulta los siguientes temas: Definicin Agregar un documento Agregar una devolucin Agregar/Modificar Estadsticas Personalizadas Crear una consulta personalizada
Modificar Consulta el siguiente tema: Definicin
Eliminar Consulta el siguiente tema: Definicin
Cancelaciones Acceso Mdulo de Compras, men Archivos, opcin Recepciones y/o rdenes y/o Devoluciones, posicionarse en el registro requerido y elegir del men Edicin la opcin Cancelar. Desde la ventana de consulta de rdenes, Recepciones o Devoluciones, Situarse en el registro que se desea cancelar y oprimir las teclas Alt + Supr o bien la ruta de edicin Agregar o el botn Qu es El proceso de cancelacin de cualquiera de los documentos de compra es el mismo. Cuando un movimiento se cancela, no se elimina fsicamente del archivo de datos y no podr ser utilizado como documento de referencia para ser ocupado por un movimiento posterior, pero s podr ser consultado. Por esto tampoco podr ser dado de alta nuevamente su nmero de documento. Los documentos no pueden ser cancelados parcialmente, slo en su totalidad. En la consulta de Recepciones estos documentos mostrarn ahora el status de Cancelado. Afectaciones A continuacin se explican las afectaciones que pueden tener las cancelaciones de documentos hacia otros mdulos. Hacia inventarios Docu-mento Inventarios Movs. al Inventario Multialmacn Existencias Compras Costo prome- ltimo X dio costo Recibir Fecha compra ltima Genera miento S S S movi- Comp. Exist. Recib. X
Orden Directa Incrementa Disminuye Actualiza Recepcin Directa Recepcin Orden Devolucin Compra
Movimientos hacia inventarios Qu hace En este catlogo se registra un movimiento de salida del almacn (concepto de Cancelacin de compra) o de entrada al almacn (concepto de Cancelacin de devolucin de compra). Hacia Proveedores y CxP Documento Proveedores Cuentas X Pagar Orden Directa Recepcin Directa Incrementa Recepcin Orden Disminuye Devolucin de compra Saldo Compras anuales Fecha ltima compra Genera movimiento S S S
Esencial Cuando cancelas una Recepcin de mercanca, se genera un movimiento de tipo abono en CxP. Si cancelas una Devolucin de Recepcin de mercanca, se genera una Baja de la Nota de Devolucin de CxP y se borra definitivamente. Es recomendable que asegures que el movimiento elegido es el que deber ser cancelado, ya que si existe alguna equivocacin, no ser posible cambiar el status, sino que ser necesario dar de alta nuevamente el movimiento.
Agregar nuevo archivo Modelo Acceso Men Herramientas / Personalizacin de captura, oprime el botn . Qu es Con esta opcin podrs seleccionar los campos a los que deseas modificarle su status al momento de elaborar tus documentos. Modificar Archivo Modelo Campos Campo Descripcin Campos configurables Status En esta parte podrs acceder a la configuracin de los campos disponibles en la ventana de captura del documento. Al sealar el nombre del campo con las teclas del cursor o con el ratn, podrs observar en ese momento su status correspondiente: visible o no visible, capturable o no. Este campo cuenta con dos opciones: Visible y Capturable. Si la opcin Visible se encuentra inhibida, entonces durante la captura del documento no ser posible ver la informacin de este campo y por tanto tampoco ser capturable. Si dejaste inhibida la opcin Capturable y tienes activada la opcin Visible, podrs ver el valor por omisin asignado al campo, pero no podrs modificarlo. En cambio, si tienes activada la opcin Capturable, s podrs modificar este rengln. Una vez editado el archivo de configuracin, indica el nombre con el cual lo podrs identificar, as como el subdirectorio donde quedar almacenado este archivo. Manejo Si no defines un archivo, se asume una configuracin de captura con todos los campos existentes. Esta configuracin es nica para cada tipo de documento y se tomarn para cada uno del mismo tipo. Si requieres una configuracin de captura temporal para algn documento, la cual est vigente hasta que cierres el documento, puedes usar la siguiente opcin: Modificar Archivo de configuracin
Lee configuracin Acceso l Desde el alta de un documento de Recepcin u Orden, Men Edicin, opcin Lee configuracin. En qu consiste Esta opcin es necesaria para abrir o agregar la configuracin que se le realizo a un archivo de personalizacin de captura; y lo cual es necesario para leer su configuracin. Durante la captura de un documento, esta opcin te permite cambiar su configuracin de captura, la cual se mantendr en tanto no cierres la ventana, ya que al ingresar nuevamente al sistema retomars la configuracin original. Esta opcin es similar a la de Agregar Especial en el sentido de que permite por un momento, cambiar la manera habitual de captura de un documento de compra. La diferencia estriba en que Agregar Especial solamente permite cambiar la configuracin para un slo documento y desde su inicio, esto es, desde que se abre la ventana de captura. A su vez, Lee Configuracin te permite modificar la forma de captura en cualquier instante y se mantiene para el actual y siguientes documentos en tanto no se cierre la ventana o se indique otra configuracin.
Lee un documento modelo Qu es El documento modelo puede ser usado cuando des de alta cualquier documento de compra que contenga las mismas caractersticas, las formas de acceso se explican a continuacin: Ingresando al men Edicin y eligiendo la opcin Leer Modelo, donde el sistema te preguntar el nombre del documento modelo que deseas utilizar, anota o elige en la ventana que aparece, el que usars. Esta opcin slo esta disponible en el alta de Recepciones y rdenes.
Lee Archivo de Configuracin Esta opcin es utilizada para leer archivos en las siguientes opciones Agregar Especial Leer Documento Modelo Leer Configuracin
Modificar Archivo de configuracin Acceso Men Herramientas / Personalizacin de captura, sita el ratn sobre el archivo a modificar y oprime el botn . Qu es Esta opcin permite cambiar el status (visible/capturable) definido para los campos en una personalizacin establecida anteriormente. Los campos a modificar son los mismos que se utilizan cuando das de alta un Archivo de configuracin. Ver: Agregar un Archivo de configuracin
Modificar Archivo Modelo Acceso Men Herramientas / Personalizacin de captura, sita el ratn sobre el archivo a modificar y oprime el botn . Qu es Esta opcin permite cambiar el status (visible/capturable) definido para los campos en una personalizacin establecida anteriormente. Los campos a modificar son los mismos que se utilizan cuando das de alta un Archivo de configuracin. Ver: Agregar un Archivo de configuracin
Graba archivo modelo Acceso l Men Herramientas, opcin Documento modelo, seleccionar archivo a modificar / botn Aceptar Qu es Estos documentos se graban en un archivo, independiente. De esta forma, podrs acceder posteriormente a este archivo para ajustar algn dato que haya quedado pendiente de definir al momento de la captura. El primer campo contiene la ruta donde se grabar este archivo y en el campo de abajo debers anotar el nombre con el que se identificar. Temas relacionados Lee Archivo de Configuracin Agregar nuevo archivo Modelo
Generacin masiva de documentos Acceso Desde el mdulo de Compras, Men Edicin, opcin Generacin masiva de documentos. Desde la barra de herramientas, con el botn (*) Qu es Posiblemente en tu empresa deseas elaborar un mismo documento de compra a uno varios proveedores y emitirlos en ese momento. Estamos hablando entonces de generar documentos en forma masiva a partir de un documento modelo. Campos Campo Descripcin Tipo Inicial Indica a travs de la lista desplegable el tipo de documento de venta que deseas generar: Ordenes y Recepciones. Tambin puedes realizar generacin masiva de devoluciones, siempre y cuando stas sean directas. ste es el nmero a partir del cual se generarn los documentos. Si en los parmetros de configuracin tienes definida la numeracin secuencial para el tipo de documento elegido, el sistema no permitir el ingreso a este campo. Pero si no tienes activado dicho parmetro, aqu debers anotar la clave de los documentos, cuidando que los ltimos caracteres sean numricos. El sistema permite la asignacin de folio de documentos en forma secuencial o bien que la definicin sea por el usuario. Este puede ser Estndar que asignar automticamente un nmero progresivo de documento cada vez que elabores uno. En el caso de facturas es importante llevar un control exacto sobre el folio del documento. Si defines el folio como secuencial, no podrs editar este campo al momento de la captura. Si no necesitas un orden consecutivo, no marques la casilla. As podrs indicar la clave que puede estar compuesta de letras y nmeros; al definirlo as, siempre que elabores un nuevo documento ser necesario escribir su nmero para que sea diferenciado por el sistema. Indica el rango de Proveedores para los que emitirs el documento modelo. El campo cuenta con ayuda del catlogo de Proveedores al oprimir la tecla ? o F2. Tecla de ayuda F2 Tambin podrs generar documentos para un grupo de Proveedores que compartan alguna caracterstica en comn.
Folio
Proveedor
Clasificacin
Nmero de Este campo tiene una gran interaccin con el campo de Proveedores. Si defines un rango de Proveedores, digamos documentos a del 1 al 10, pero dentro de este campo slo indicas un 5, el sistema nicamente emitir los documentos para los generar cinco primeros Proveedores. Sin embargo, si slo definiste los primeros 5 Proveedores, aunque en este campo indiques que se emitan 10 documentos, el sistema slo emitir 5. Es decir, el sistema realizar lo que se cumpla primero, el nmero de documentos a emitir o el rango de Proveedores. Nombre del Nombre del archivo con el documento modelo que servir de base para la generacin masiva. Al oprimir la tecla ? o F2 archivo podrs elegir el directorio / subdirectorio donde deber encontrar el archivo modelo. Esencial Una vez indicados estos datos, el sistema procede a generar los documentos. Afecta Si existe algn problema durante su ejecucin, por ejemplo que dentro del documento modelo se indique una clave de artculo que no existe, el sistema dar aviso del origen del problema y abortar el proceso, por lo que no se generarn los documentos, de ah que debas revisar previamente la integridad del documento modelo.
Buscar Consulta el siguiente tema: Definicin y campos generales Buscar Documentos
Filtrar Consulta este tema: Definicin y campos generales Filtrar documentos Botn Filtrar de estadsticas personalizadas
Filtrar documentos Acceso Mdulo de Compras, men Archivos, opcin Recepciones u rdenes o Devoluciones / desde esta ventana oprimir F5 del men Ver elegir la opcin Filtra o con el botn Qu es En la ventana de filtrar debes especificar las caractersticas que cumplen los documentos de Compras que quieres seleccionar. Los campos que puedes llenar son los siguientes: Campos Campo Descripcin Proveedor Podrs pedir que el sistema presente nicamente los documentos de un determinado proveedor, el que anotes en este campo. Con la tecla F2 o el botn para el filtro. Tecla de ayuda F2 se desplegar el catlogo de proveedores para que selecciones el indicado
Documento Desde / Hasta Indica un rango de documentos para que el sistema presente slo esos registros. Con la tecla F2 o el botn se desplegar la lista de documentos de la cual elegirs el que te convenga.
Fecha de En los mens desplegables de los campos de Elaboracin y Recepcin, podrs seleccionar todos los elaboracin /Recepcin registros cuya fecha de elaboracin y de recepcin pertenezca al rango de fechas que especifiques aqu. Del / Al Con la tecla F2 o el botn se desplegar el calendario y podrs indicar la fecha de elaboracin del documento o documentos. Status Pendientes Te permite seleccionar los documentos por un status determinado, los cuales pueden ser: Original, Emitidas, Canceladas. Permite seleccionar la informacin de los documentos dependiendo de los pendientes que tengan. En el caso del catlogo de Recepciones, podrs seleccionar aquellos documentos que estn Sin movimientos, que tengan Devoluciones parciales o que hayan sido Devueltos. En el caso del catlogo de rdenes, seleccionars aquellos documentos Sin movimientos, Recibidos Parcialmente o, Recibidos. En el archivo de Devoluciones no podrs modificar estas opciones y el campo se encontrar inhibido. Permite seleccionar los documentos que tengan asociado algn documento o documentos incluidos desde el mdulo de Documentos asociados. Puedes indicar que se incluyan todos los documentos que tengan asociado documentos, que no tengan o que entre el rango de documentos algunos de ellos tengan documentos asociados. Este campo te permite especificar alguna caracterstica en particular mediante la cual deseas ordenar la informacin que vas a consultar, ya sea de manera ascendente o descendente. Si la base de datos que utilizas no es ASPEL p.ej. Paradox, SQL server, etc. y necesitas filtrar la consulta con un criterio diferente al del filtro utiliza el botn de "SQL" para desplegar el dilogo personalizar Query el cual te permitir definir un Query para la consulta. Funciones Generales/ botn SQL Esencial Para mayor informacin de la opcin Restaurar y del filtro SQL dirgete a la pgina que se indica. Una vez definidas las caractersticas de tu seleccin, oprime Aceptar. Recuerda que puedes almacenar las especificaciones de un filtro y asignarlas en cualquiera de las pestaas que se encuentran en la parte inferior de la ventana de tu catlogo. Temas relacionados Filtros personalizables Restaurar
Documentos asociados
Ordenar por: Botn
Siguiente Consulta este tema: Definicin
Restaurar Consulta el siguiente tema: Definicin
Afectaciones del mdulo de compras En qu consisten El sistema actualiza automticamente la informacin de los distintos mdulos, por lo que debes leer las siguientes afectaciones que resultan de la elaboracin de un documento de compra, en caso de que su origen sea directo, o bien, proveniente de un documento anterior. Afectaciones del Mdulo de Compras hacia Inventarios Afectaciones del Mdulo de Compras hacia Proveedores y CxP
Afectaciones del Mdulo de Compras hacia Inventarios
Esencial En el caso de Movimientos al inventario, se registra un movimiento de entrada o recepcin de mercanca, o bien, de salida o devolucin de compra.
Afectaciones del Mdulo de Compras hacia Proveedores y CxP Documento Incrementa Orden Directa Disminuye Recepcin Directa Actualiza Recepcin Orden Devolucin de compra Saldo
Proveedores Fecha ltima compra
Cuentas X Pagar Genera movimiento S S S
Compras anuales
Esencial En el catlogo de CxP se genera una cuenta por pagar en caso de que se trate de una Recepcin de mercanca; cuando se trata de una Devolucin de compra se registra una "Nota de devolucin". Si trabajas conMultialmacn integrado, al momento de elaborar una Recepcin de mercanca, Orden de compra o Devolucin, el sistema solicitar el almacn donde se depositar la mercanca. As como es posible elaborar un documento, tambin lo es cancelarlo; de ah que un movimiento de cancelacin implique movimientos y actualizaciones de similar naturaleza a los arriba sealados, pero en sentido inverso. Para el detalle de estas afectaciones remtete a la seccin de Cancelaciones.
Aplicacin de gastos indirectos en Aspel-SAE Manejo ASPEL El sistema Aspel-SAE permite capturar gastos indirectos con la finalidad de poder obtener un costo real de los productos que se adquieren al momento de una compra, estos gastos pueden ser generados por varios conceptos, por ejemplo: almacenamiento, transportacin, importacin, etc. La captura de los gastos indirectos se realiza al momento en que se graba el documento de recepcin de mercanca, dicho monto es definido por el proveedor. A continuacin explicaremos el clculo del costo del producto en las compras en las que se capturan gastos indirectos. La frmula para aplicar los gastos indirectos al costo del producto es la siguiente: Costo = (( Total por partida / Total despus de descuento) * Gastos indirectos) / Cantidad + Costo unitario original. A continuacin ejemplificaremos el mtodo de costeo de los siguientes casos: 1. - Calculo para producto Partiremos de la siguientes informacin del inventario. Men inventario y Servicio Consultas CLAVE PRODUCTOS COSTOS PROMEDIO ULTIMO COSTO A001 Producto 1 300 300 Ahora realizaremos una compra para este producto nicamente, son considerar ningn descuento. Men Compras Recepcin de mercanca CANTIDAD PRODUCTO COSTO UNITARIO 5
l l
A001
300
Indicaremos Total indirecto = 120 Total por partida = 5 * 300 = 1500 l Gastos indirectos = 120 l Cantidad = 5 Costo =(( 1500/1500)* 120) / 5 + 300 = 324 2. - Supongamos ahora que realizamos una compra de mas de un producto Para ello partimos de la siguiente informacin del inventario: CLAVE PRODUCTO COSTO PROMEDIO ULTIMO COSTO A001 Producto 1 324 324 A002 Producto 2 405 410 Realizamos la siguiente compra sin descuentos. Es importante aclarar que el costo unitario registrado en el documento de RECEPCIN es el costo promedio del Inventario, el cual es actualizado por el sistema de acuerdo al mtodo de costeo definido por el usuario. CANTIDAD PRODUCTO COSTO UNITARIO 8 A001 324 5 A002 405 Total de indirectos = 150 A001 Total por partida = 2592 Total despus de descto. = (8*324) + (5*405)=4617 Cantidad = 8 Costo =(( 2592/4617)* 150)/ 8 + 324 = 334.53 Cantidad = 5 Costo = ((202574617)*150)/5+405=418016 3. - Por ultimo veamos que sucede cuando se indica un descuento En el inventario tenemos lo siguiente: CLAVE PRODUCTO COSTO PROMEDIO ULTIMO COSTO A001 A002 Producto 1 330.48 Producto 2 418.16 334.53 418.16
A003 Producto 3 1500.00 1500.00 Total de indirectos = 600 Realizamos la siguiente compra indicando un descuento comercial del 5 por ciento.
CANTIDAD PRODUCTO COSTO UNITARIO 15 8 A001 A002 330.48 418.16
10 A003 1500.00 Es necesario obtener un costo unitario con descuento. Costo unitario con descuento = Costo unitario original descuento COSTO UNITARIO CON DESCUENTO COSTO UNITARIO ORIGINAL DESCUENTO 313.96 397.25 330.48 418.16 16.52 20.91
1425.00 1500.00 75.00 A001 Total por partida = 313.96 * 15 = 4709.4 Total despus de descuento = (15*313.96)+(8*397.25)+(10*1425)= 22137.4 Cantidad = 15 Costo = ((4709.4722137.4)*600)/15 + 313.96 = 322.46 A002 Total por partida = 397.25 * 8 = 3178 Total despus de descuento = (15*313.96)+(8*397.25)+(10*1425)= 22137.4 Cantidad = 8 Costo = ((3178/22137.4)*600)/8397.25 = 408.02 A003 Total por partida =1425 * 10 =14250 Total despus de descuento = (15*313.96)+(8*397.25)+(10*1425)= 22137.4 Cantidad = 10 Costo = ((14250/22137.4)*600)/10 + 1425 = 1463.62 Nota: Por lo anterior expuesto, podemos afirmar que el costo de los productos se vera afectado por los gastos indirectos de forma proporcional al nmero de unidades adquiridas y el costo del producto en la compra.
Parmetros Generales Generales Redondeo de Aplicado este parmetro, las cantidades desplegadas en los totales del documento sern el resultado de redondear montos la suma de los montos de las partidas, las cuales no se redondean. Esquema Impuesto Multimoneda de Define el esquema de impuesto que por omisin el sistema sugerir en el alta de productos. Al habilitar este campo podrs realizar en este mdulo operaciones de compra con una moneda diferente a la base.
Parmetros de cuentas por pagar Cuentas por pagar CXP Al tener activo este parmetro, cuando elabores una Recepcin de mercanca se registrar una Cuenta por pagar, a la vez integrado que afectar el campo de Saldo y Compras anuales del catlogo de Proveedores.
Parmetros de inventarios Inventarios Integrado a Compras Determina si, al elaborar un documento de compra, se afecta a los Inventarios (ver la tabla que se explica en el siguiente apartado). Multialmacn Si eliges trabajar con varios almacenes, al momento de elaborar las recepciones de mercanca, rdenes de compra o devoluciones, debers anotar el nmero de almacn para el que ests solicitando o recibiendo la mercanca. serie En este parmetro defines si podrs capturar o no cualquier nmero de serie para el producto, sin importar que haya sido comprado ya en otro documento.
Nmeros repetidos
de
Nmeros de decimales Este parmetro indica los decimales que podrs capturar dentro del campo de Cantidad en cualquiera de los para cantidades documentos de compra. Esta definicin puede oscilar entre cero y cinco decimales.
Parmetros de compras Compras Folio secuencial Si activas esta casilla el sistema asignar un folio secuencial y/o consecutivo por cada documento que elabores. Por lo que el campo "Nmero" en la cabecera del documento no podr ser editado. Revisa la explicacin del campo "Formato para los folios". Si no necesitas un orden consecutivo, no marques la casilla; as podrs indicar la clave o nmero al dar de alta el documento, que podr estar compuesta por letras o nmeros; de esta forma siempre que elabores un documento ser necesario escribir su nmero para que sea almacenado por el sistema. Formato para los El sistema por omisin propone el uso de un formato estndar el cual asigna un folio con formato numrico, folios 1,2,3,4,etc; Pero podrs dar de alta folios personalizados que incluyan letras o nmeros, donde, el sistema se base para armar los folios secuenciales. Mediante el botn podrs definir las leyendas o etiquetas que se utilizar el sistema para armar el folio consecutivo. Solo podrs definir hasta cinco folios personalizados. Una vez definidos estos se mostrarn entre la lista de "Formatos para folios" disponibles para el documento. Selecciona en formato con el que se basar el sistema para generar los nmeros consecutivos, Ejemplo (folio alfanumrico): 1POI, el nmero secuencial que se armar ser: 1POI1, 1POI2, 1POI3, etc. Ejemplo (folio numrico): 100, el nmero secuencial que se armar ser: 100, 101, 102, etc.
Nota: Si no est activada la casilla de Folios secuenciales, esta opcin estar desactivada. Este nmero de folio podr configurarse para cada uno de tus usuarios dentro de los perfiles de usuarios, slo debers indicar el folio que manejar cada usuario, y con esto llevar un control de los documentos que se den de alta por cada uno de los usuarios dados de alta en el sistema. Adems de facilitar la labor de captura. Formato impresin Si deseas tener la posibilidad de imprimir un documento en cuanto termines de elaborarlo debes indicar en estos campos el nombre del archivo que contendr el formato a utilizar. Cabe mencionar que el formato de Impresin que indiques ser sugerido por el sistema, en la impresin el lnea si deseas lo puedes cambiar en el momento de la emisin. Puedes tomar los archivos de formato que se incluyen en el sistema o bien, crear o modificar formatos de acuerdo a tus necesidades (en el men Archivos opcin Editor de Formatos en la Ventana Principal). El formato propuesto por el sistema Compras (Rcompral.fto). Editor de formatos
Archivo de En este campo debes indicar el nombre del archivo de configuracin (*.CFT), que se utilizar para la captura de configuracin documentos de compra. Cabe sealar que la funcin de estos archivos es la de definir qu campos de informacin se permitirn ver y capturar para agilizar la elaboracin de documentos del mdulo de Facturas y Vendedores, dependiendo de las necesidades de tu empresa. Acumulados lnea Alta proveedores productos captura en Al activarlo, se actualizan automticamente los acumulados de compras; de lo contrario, debers actualizarlos a travs de la opcin Actualizacin de acumulados. de Cuando activas cualquiera de estos parmetros, podrs agregar proveedores o productos que no formen parte del / catlogo correspondiente al momento de estar elaborando el documento y sin necesidad de salir del mdulo. en Indica si los gastos indirectos que se asocien a una Recepcin de mercanca formarn parte de la cuenta por pagar. Contars con tres opciones: Automtica, Manual y Nunca. Se recomienda que cuando elijas Automtica o Manual, trabajes las CXP de manera integrada ya que, de no hacerlo, al ejecutar el proceso de Actualizacin del archivo de Compras a Cuentas por pagar para poner al da tus datos, no se incluir el monto correspondiente a los indirectos. Por lo tanto, ser diferente el monto de la Recepcin de mercanca con el de la Cuenta por Pagar.
Acumular indirectos a CXP
Cierre de El sistema no permitir grabar o cancelar documentos con fecha anterior o igual a la fecha capturada en este campo, documentos los documentos para los que se aplica son Recepciones o Devoluciones. hasta la fecha Captura de Al tener activo este parmetro podrs anotar alguna observacin al terminar de capturar una partida. observaciones por partida Ver en Consulta / Puedes elegir en las casillas de verificacin si quieres visualizar los datos de Nmeros de serie, Lotes y Captura Observaciones para cuando se realice una Consulta o Captura de un documento de compra.
Compras por partida Captura de Al tener activo este parmetro podrs anotar alguna observacin al terminar de capturar una partida. observaciones por partida Ver en consulta Selecciona aquellos campos que deseas poder consultar cuando accedes a la consulta de los documentos de este mdulo, elige entre: Nmeros de serie, Lotes y Pedimentos y/o Observaciones. Estos sern mostrados a la izquierda de las partidas del documento consultado, es decir aparecern como la columna de los botones grficos.
Ver en captura
Si activas estos parmetros (Nmeros de serie, Lotes, Pedimentos y/u Observaciones) el sistema los presentar en columna dentro de la ventana de alta de movimientos, las cuales indicarn a travs de pequeos botones grficos si el producto indicado en la partida maneja nmeros de serie, lotes/ pedimentos, apartados, qu tipo de producto, observaciones y apartados.
Considerar Al ser activado este campo, el sistema tomar el impuesto 1 (IEPS) de un producto, y sumar al costo del mismo impuesto 1 en el para registrar en el costo en el inventario. Este manejo tiene su origen en los vinos y licores, as como aquellos costo productos gravados por el IEPS ya que ciertas empresas no trasladan el impuesto, por lo que el monto del IEPS slo debe incrementar el costo del producto.
Recepcin de mercanca Qu es Este documento se elabora cuando el proveedor ha entregado parcial o totalmente los productos solicitados. Al elaborarse una recepcin de mercanca disminuirn los Pendientes por recibir y se incrementarn las Existencias de los productos, tanto en el catlogo de Inventarios y servicios como en el almacn definido; adems modifica los rubros de Costo promedio y ltimo costo de los productos. Asimismo, se generar un movimiento de entrada por concepto de "Compra" dentro del catlogo de Movimientos al inventario. Por ltimo, si se trabaja en forma integrada con Cuentas por pagar, se generar un movimiento de cargo por concepto de "Compra". Esencial Si en Configuracin de compras se tiene deshabilitada la opcin de Inventarios Integrado a Compras, al elaborar una Recepcin de mercanca no se afectarn las existencias y pendientes por recibir del producto tanto en Inventarios y servicios como en el almacn definido, ni se generar el movimiento de entrada al inventario; para ello ser necesario ejecutar la Actualizacin de Archivos en su parte de Compras a Inventario, a fin de generar las afectaciones y el movimiento correspondiente. Barra de herramientas de los documentos de compras Temas relacionados Agregar un documento Configuracin / Inventarios Actualizacin de Archivos / Compras a Inventarios Consulta de movimientos de CxP
Orden de compra Es el documento por medio del cual se realiza un pedido formal al proveedor para surtir cierto producto. Las rdenes de compra incrementan los Pendientes por recibir de los productos del catlogo de Inventarios y servicios y del almacn correspondiente. Agregar un documento
Devolucin de compra Mediante este documento ser posible registrar la cantidad de mercanca que por diversas razones se devuelve al proveedor. Este movimiento decrementa las Existencias de los productos tanto en el catlogo de inventarios y servicios como en el almacn definido, adems de actualizar el Costo promedio. Dentro del catlogo de Movimientos al inventario se registra un movimiento de "Devolucin de compra". Al mismo tiempo, genera un movimiento en el mdulo de Cuentas por pagar por concepto de "Nota de devolucin", que provoca una disminucin en el saldo y las compras anuales del proveedor. Catlogo de inventarios Catlogo de movimientos al inventario Posiblemente en tu empresa no manejen la Orden de compra y slo utilicen la Recepcin de mercanca; en cualquier caso, el sistema permite manejar estos documentos de manera independiente o bien relacionados entre s. Notas importantes Al devolver o cancelar una compra el mtodo de costeo registrar su movimiento al verdadero costo, por ejemplo, si vendes productos cuyo costo era de 100 pesos al momento de salir del almacn y te devuelven el producto transcurrido un periodo de tiempo, el costo al que se registrar el movimiento ser a los mismos 100 pesos, por lo que el sistema no realizar ningn otro clculo, pues tratar de rastrear el costo al que se realiz la compra. Las afectaciones que derivan de las operaciones ejecutadas en este mdulo pueden variar de acuerdo a la configuracin del sistema y la forma en como opera el mdulo. Cuando se realiza la devolucin de un documento de compra, el monto del flete que el sistema propone es el mismo que el del documento que se est enlazando a la devolucin, por lo que si se graba la devolucin con dicho monto, se est indicando al sistema que el Flete NO se va a pagar al Proveedor, en cambio, si procede pago de algn monto por concepto de Flete, en el encabezado de la devolucin se deber definir el monto del flete a disminuir o "Cero" en caso de que se vaya a cobrar o pagar la totalidad del monto del flete. Barra de herramientas de los documentos de compras Ver: Parmetros que afectan a este mdulo Tema relacionado Agregar una devolucin
Agregar un documento Acceso
l
Mdulo de Compras, men Archivos, opcin Recepciones u opcin rdenes u opcin Devoluciones / men Edicin / Agregar Alt + Insert. Mdulo de Compras, men Archivos, opcin Recepciones / cambiarse a rdenes o a Devoluciones al seleccionar la pestaa con el nombre del catlogo que corresponde / oprimir el botn
Qu es Podrs agregar los siguientes documentos de compras: rdenes, Recepciones o Devoluciones. Para ello, revisa que en la ventana de alta de documentos se seale el tipo de documento que requieras elaborar. Botones de ayuda para el alta de documentos La captura de los tres tipos de documentos es similar, y puedes darlos de alta como documentos directos (sin enlace) o enlazarlos con el documento que les anteceda. Cancelaciones
Puedes configurar esta ventana de captura de manera que aparezcan y se puedan capturar slo aquellos campos que t elijas.
Revisa el tema: Personalizacin de la captura
Nota El procedimiento para dar de alta una Orden y una Recepcin es idntico, por lo que a continuacin slo se proceder a explicar los campos de la ventana de captura de una Recepcin. Campos Cabeza de documento Campo Descripcin Recepcin/ Ordenes/ Devolucin Dependiendo del tipo de documento de que se trate, dir Recepcin, Orden o Devolucin. Al oprimir la lista desplegable podrs indicar si el documento a realizar lo elaboras directamente, o bien, si lo enlazas con un documento anterior (por ejemplo, una Recepcin de mercanca se puede enlazar con una orden de compra). De no haber elegido la elaboracin del documento directo, con el botn o al pasar con el tabulador de este campo al siguiente, el sistema presentar la ventana de Enlace de documento, con la que podrs indicar el documento antecedente a fin de que el proceso de compra se lleve a cabo de manera automtica. Enlace de documentos Nmero recepcin de Este campo servir para indicar el numero del documento que ests agregando. Si se activ la casilla de folios secuenciales en configuracin: Este campo no se podr editar y el sistema asignar un nmero consecutivo. El sistema sugiere el folio definido en configuracin / Compras, pero podrs seleccionar otro con el botn "Folios" ubicado en la barra de herramientas, o con la tecla F9. Este nmero de folio tambin podr configurarse para cada uno de tus usuarios dentro de los perfiles de usuarios, slo debers indicar el folio que manejar cada usuario, y con esto llevar un control de los documentos que se den de alta por cada uno de los usuarios dados de alta en el sistema. Adems de facilitar la labor de captura. Adicionalmente podrs Configurar folios para que estos sean utilizados para la emisin y expedicin de documentos digitales (factura electrnica). El sistema sugiere el folio definido para el usuario, pero podrs seleccionar otro con el botn ubicado en la barra de herramientas o con la tecla F9. Este nmero de folio tambin podr configurarse para cada uno de tus usuarios dentro de los Perfiles de usuarios, slo debers indicar el folio que manejar cada usuario, y con esto llevar un control de los documentos que se den de alta por cada uno de los usuarios dados de alta en el sistema. Adems de facilitar la labor de captura. Perfiles de usuario Si no deseas que el usuario pueda modificar el folio que se le ha asignado, debers deshabilitar el perfil "Cambiar folio" ubicado dentro del apartado Archivos/Facturas. Si no se activ la casilla de folios secuenciales en configuracin: Debers proporcionar el nmero con el que se generar el documento; este campo podr ser numrico y/o alfanumrico segn tus necesidades. Cuentas con la tecla de ayuda F2 para conocer todos los documentos elaborados anteriormente. Configuracin / Compras Nota: Para ambos casos, el sistema te mostrar el consecutivo del ltimo formato utilizado para el documento, pero dependiendo el caso podrs borrarlos y editarlo. Si seleccionaste un folio configurado para el manejo de documentos digitales y no configuraste correctamente los datos solicitados en configuracin, el sistema lo advertir con un mensaje. El mensaje que se puede desplegar es el siguiente: "No se pudo desencriptar el certificado digital, no podr realizar
facturas electrnicas" El sistema no permite nmeros de documento repetidos. Fecha El sistema sugiere como fecha de elaboracin del documento la del da de trabajo que indica el sistema. Sin embargo, puede ser modificada, puedes emplear la tecla de ayuda F2 o el botn para desplegar el calendario y seleccionar la fecha. Observa que si el sistema te enva el mensaje "La fecha es menor a la del ltimo documento registrado", significa que existe otro documento, anterior a ste, cuya fecha es posterior a la que actualmente se indica, por lo que posiblemente se est cometiendo un error de captura. Esto no te impide continuar con la elaboracin normal del documento. Proveedor Anota o busca la clave del proveedor con la tecla de ayuda F2 o el botn que te desplegarn el catlogo de proveedores. Esta clave la presenta el sistema automticamente en caso de que la hayas anotado previamente en la ventana de Enlace de documento. En la ventana de captura aparece a continuacin la direccin y los datos del proveedor anotado. Tecla de ayuda F2 Cuando el proveedor no se encuentre registrado en Proveedores el sistema no te dejar saltar al siguiente campo, para este caso podrs hacer uso de la opcin Alta de proveedores F6 o (este botn se encuentra en la barra de herramientas del alta de documentos) para darlo de alta sin salir del documento. Agregar proveedores NOTA: Si el proveedor se encuentra suspendido, el sistema impedir la elaboracin de un documento de compra. El nico documento que podrs elaborar para un proveedor suspendido es una Devolucin de compra. Entregar a Cuentas con 25 caracteres para anotar el lugar o persona donde se debe entregar la mercanca amparada por el documento.
Referencia del Puedes anotar el nmero del documento que el proveedor presenta al momento proveedor de entregar la mercanca; por ello slo aparece en Recepcin de mercanca y Devolucin de compra, contando con un espacio de hasta 7 caracteres para que anotes dicha referencia. El cdigo que aqu anotes ser registrado en el mdulo de Proveedores y CxP como nmero de recepcin, si trabajas en forma integrada. Esquema Este campo indica el esquema de impuesto que se aplicar al documento. El sistema propone el nmero de impuesto indicado en el mdulo de configuracin / parmetros generales, pero mediante la tecla "F2" o con el botn , podrs seleccionar otro esquema de impuesto. El esquema seleccionado en este campo se tomar en cuenta sobre el esquema definido para cada producto, es decir, se ignorar el esquema de impuesto definido para el producto y para realizar los clculos se considerar el esquema definido en el documento. Para que se respete el impuesto definido para cada producto, en este campo debers indicar el esquema cero "0". En caso de que tus productos tengan la correcta definicin de impuestos te recomendamos definir el Parmetros generales el esquema cero, para que no tengas que hacer el cambio en todas las compras. Los impuestos a manejar, su porcentaje y forma de aplicacin, se definen en el catlogo de esquemas de impuesto en el mdulo de Inventarios. Catlogo de esquemas de impuestos Descuento El valor de este campo proviene del descuento anotado dentro del catlogo de proveedores y se desplegar automticamente, pero es posible cambiarlo en el momento. A su vez, el descuento aqu anotado se sugerir en la captura de cada partida y disminuir el costo del producto. Puedes indicar esta cantidad por medio de la calculadora del sistema empleando la tecla de funcin F2.
Polticas de descuento Descuento financiero Se otorga en circunstancias particulares (p.ej, pronto pago o por adquirir grandes volmenes de mercanca). Este descuento se calcula despus del descuento comercial, tomando como base antes de aplicar el impuesto lo que resta del monto total del documento. Puedes indicar esta cantidad por medio de la calculadora del sistema empleando la tecla de funcin F2.
Fecha de La fecha de recepcin aparece en los documentos de Orden de compra y de recepcin / Recepcin de mercanca. En la orden de compra corresponde a la fecha en la Fecha de que el proveedor indica que enviar la mercanca o una fecha tentativa. En la devolucin recepcin de mercanca corresponde al da en que los artculos fueron recibidos. Si esta fecha es menor a la fecha de elaboracin del documento, el sistema enviar un mensaje de advertencia pero te permitir seguir capturando. Dentro de la devolucin indica la fecha en la que fue devuelta la mercanca, en caso de que la fecha sea menor a la de elaboracin el sistema enviar un mensaje de notificacin, pero te permitir seguir capturando. Puedes indicar esta cantidad por medio de la calculadora del sistema empleando la tecla de funcin F2 o con el botn Moneda .
Elige la moneda en la que ests efectuando la operacin. El sistema te mostrar el costo unitario y el monto de cada partida as como los totales del documento expresados en esta moneda. Podrs consultar los totales del documento en la moneda base con Shif+f4. Con ayuda de la tecla F2 o con el botn puedes indicar o consultar los tipos de moneda que estn dados de alta en el sistema.
Tipo de cambio Este valor permite calcular al sistema el monto por partida y el monto total del documento en moneda base para su registro. El tipo de cambio es sugerido por el sistema y corresponde al definido en el catlogo de monedas. Este valor es modificable. Puedes indicar esta cantidad por medio de la calculadora del sistema empleando la tecla de ayuda F2 o con el botn .
Nota: Este campo slo se activar si se trabaja con multimoneda. Almacn Flete En el caso que manejes Multialmacn indica a cual almacn entrar la mercanca. Si en el mdulo de Configuracin /Compras, se activ la opcin "Manejar flete", este campo estar disponible en el alta del documento, de igual forma se sugerir el monto definido en parmetros, pero podrs modificarlo en el documento. El impuesto derivado del flete se podr consultar en los totales del documento. Nota: El "Costo del Flete" ser considerado dentro de las Ventas y Compras anuales de los clientes y proveedores respectivamente. Esto se debe a que el flete se considera como un servicio que se est vendiendo o adquiriendo y por tal motivo forma parte de los acumulados. El impuesto del flete se calcula aplicando la tasa definida en Configuracin / Compras sobre el monto del flete; la retencin se calcula aplicando el porcentaje indicado para el proveedor en el Catlogo de proveedores sobre el Impuesto del flete. Los montos obtenidos por retencin del flete se acumularn en el concepto definido en configuracin / compras / nmeros de concepto, el sistema por omisin propone (22) retencin por flete. La ventaja del uso y configuracin de este campo, es que ya no necesitars agregar una partida al documento para realizar el cobro del flete, es decir, no tendrs que registrar en el inventario un servicio por concepto de flete. Puedes indicar esta cantidad por medio de la calculadora del sistema empleando la tecla de funcin F2 o con el botn .
Partidas Columnas Detalle de Al ir capturando el documento, en el lado izquierdo de la partida aparecer una pequea representacin grfica de cada movimiento por partida, as como la informacin que se utiliz.
Se refiere a que en esa partida se realiz un apartado y est representado con una mano. (O) Se refiere a que en esa partida se anotaron las observaciones correspondientes y est representado con una hoja. (L) Se refiere a que en esa partida se tomaron productos de un lote o pedimento y se representa con los autos. (S) Se refiere a que en esa partida se tomaron productos con nmeros de serie. (T) Indica el tipo de producto involucrado en la partida; I = Normal (inventariable), S= Servicio, K= Kits, P= Componente de un Kit y grupo de productos (inventariable). Cantidad Indica la cantidad de elementos que adquirirs de determinado producto. El campo puede contener hasta 11 caracteres numricos y hasta 5 decimales, dependiendo de lo que hayas especificado dentro de los parmetros de configuracin del sistema. Si posteriormente seleccionas un grupo de productos, en este campo se mostrar la suma o cantidad de subproductos que se estn vendiendo del grupo del producto. Puedes indicar esta cantidad por medio de la calculadora del sistema empleando la tecla de funcin F2. Captura la clave del producto a comprar, tal y como fue dada de alta (en maysculas o minsculas, etc.). Puedes ayudarte de la tecla de ayuda F2 para localizarla rpidamente o tambin puedes anotar parte de la clave de un producto y pulsar F2 con lo que se listar el catlogo de Inventarios a partir de la clave que contenga la aproximacin escrita. Si en lugar de utilizar F2 oprimes las teclas Shift + F2, se mostrar el catlogo de Inventarios mostrando adems la clave alterna de cada producto. Tecla de ayuda F2 Cuando el artculo no se encuentre registrado en Inventarios el sistema no te dejar saltar al siguiente campo de la partida, para este caso podrs hacer uso de la opcin Alta de productos (este botn se encuentra en la cabeza del documento) para darlo de alta sin salir del documento. Si ests usando multialmacn, al seleccionar la tecla F2 se mostrarn los productos registrados para el almacn seleccionado en el campo "Almacn", con las existencias disponibles en dicho almacn. Agregar Productos Si seleccionaste en este campo un grupo de productos, sobre la columna de precios, se desplegar una ventana de captura para seleccionar por subgrupo la cantidad de artculos que se estn vendiendo por cada uno.
Producto
cantidad de artculos que se estn vendiendo por cada uno.
Si ests usando multialmacn, en esta ventana slo se mostrarn los subproductos o artculos del grupo registrados en el almacn seleccionado en el documento. Si capturaste un producto con lotes y pedimentos el sistema te desplegar la ventana del alta de Pedimentos aduanales y Lotes donde capturars la informacin adems te que tienes la opcin de tomar la informacin capturada para los siguientes productos que contengan lotes. Unidad Indica la unidad en la que se realiza la operacin, el sistema sugiere la unidad de entrada definida para el producto en el mdulo de inventarios, la cual se puede cambiar por la unidad de salida definida. El costo unitario sugerido por el sistema ser en trminos de la unidad elegida. Al hacer con una devolucin o Cancelacin del documento, las existencias del producto sern afectadas en trminos de la unidad registrada en el documento a afectar. Nota: Si el producto capturado en la partida maneja una unidad de entrada diferente a la de salida, al pasar por el campo de Unidad, el sistema arroja una ventana solicitando el Factor entre unidades, el cual refleja la relacin entre la unidad de entrada y la de salida. Descuento Se refiere al descuento a aplicar al costo del producto de la partida. En este campo el sistema propondr el mismo dato anotado en la cabecera del documento, pero es posible indicar un valor diferente al momento de capturar la partida. Puedes indicar esta cantidad por medio de la calculadora del sistema empleando la tecla de funcin F2. Si se especific un esquema en el campo "Esquema" en la cabecera del documento, este se sugerir en la partida. Si se indic un nmero de esquema "0", mostrar y aplicar en el documento el porcentaje de impuesto definido para el producto desde el mdulo de inventarios. Dependiendo del nmero de impuestos que se manejan en el documento (configurable desde el mdulo de configuracin / compras), es el nmero de columnas y/o impuestos que se habilitarn en la partida; las leyendas de los impuestos se toman desde el mdulo de configuracin / Inventarios. Este campo se podr editar si en el mdulo de configuracin de compras, se habilit el parmetro "Capturar en alta de documentos / impuestos". Esquema de impuesto: El esquema asociado a un producto, se podr consultar y/o modificar desde la columna de impuesto I.E.P.S, (slo disponible cuando se manejan cuatro impuestos) con la tecla de funcin F2 o mediante el botn .
Impuestos de la partida (Impuesto1, Impuesto2, Impuesto3, Impuesto4)
En estas columnas podrs hacer uso de la calculadora del sistema, empleando la tecla de ayuda F2. Costo Unidad por Anota el costo, sin descuentos, al que ingresa la mercanca. El sistema sugiere la cantidad anotada como ltimo Costo, dentro del catlogo de Inventarios. El
costo estar expresado en la moneda que definiste arriba en la cabeza del documento. Aunque el registro en movimientos al inventario se almacenar en trminos de la moneda base. Observaciones de la partida Despus de haber indicado el importe, el sistema presentar una ventana semejante a la indicada en Facturas y vendedores, que permitir capturar observaciones del artculo. Si oprimes la tecla F2 dentro de la ventana, automticamente se integran a la partida las observaciones que fueron anotadas en el registro del producto dentro del mdulo de Inventarios. Si no deseas anotar nada, slo oprime Aceptar y regresars a la ventana de Agregar para poder dar de alta otra partida. Puedes indicar esta cantidad por medio de la calculadora del sistema empleando la tecla de funcin F2.
Nmeros serie
de Si el producto indicado maneja nmeros de serie, despus de capturar el campo de Observaciones o al presionar la tecla Shift + F3, se desplegar una pequea ventana que muestra en la parte superior la clave del artculo al que se le asignarn los Nmeros de serie; en la parte inferior se presenta una columna de nmeros como la cantidad de artculos a adquirir. El sistema solicita entonces el primer nmero de serie a asignar, pudiendo utilizar tanto letras como nmeros.
Si tienes indicada la numeracin secuencial de Nmeros de serie, el sistema empezar la asignacin de nmeros a partir del indicado como primer nmero, siendo entonces necesario que los ltimos caracteres anotados sean numricos, puedes ayudarte de las tecla Ctrl+F7 para generar la secuencia o con el botn . Si no definiste una numeracin secuencial, debers asignar a cada artculo el nmero de serie que le corresponda. Cuando tecleas un nmero y ste no se encuentra registrado dentro del Inventario general o del almacn, se desplegar el status de "No registrado". Por otra parte, si oprimes ? o F2 se mostrar el listado de todos los nmeros asociados a un producto, as como el status que guardan: Disponible, Vendido, Defectuoso, etc., ya sea del inventario general o del almacn anotado en la cabecera, si trabajas con multialmacenes. La asignacin de los nmeros de serie tambin se ve afectada por el parmetro de Nmeros de serie repetidos. Si definiste que sera posible repetir nmeros, podrs anotar en un documento de compra folios que ya han sido empleados en otra operacin. Al grabar la compra, los nmeros de serie indicados se almacenan con el status de "Disponible". Cuando has activado la opcin de multialmacenes, la asignacin de nmeros de serie se realiza de manera independiente para cada una de las bodegas; por tanto, podrn existir nmeros de serie repetidos de uno a otro almacn, pero no as en un mismo almacn. No es conveniente desactivar la opcin de multialmacenes si ya capturaste nmeros de serie, ya que slo podrs recuperar aquellos que pertenezcan al almacn 1. Configuracin / Inventarios / Nmeros de serie Lotes y/o Si dentro del mdulo de Inventarios definiste que el producto indicado en la actual partida maneja Lotes y Pedimentos, Pedimentos despus de capturar el campo de Observaciones y el de Nmero de serie (si maneja el producto) el sistema
desplegar una ventana para capturar los datos del Lote y/o Pedimento de este producto. Lotes y pedimentos en compras Totales Total partida Descripcin Total
por Esta cifra aparece al final de la ventana de captura. Corresponde al monto neto de los productos de la partida, sin incluir impuestos ni descuentos. Muestra la descripcin del artculo que ests capturando en la partida. Presenta el monto total de las partidas elaboradas hasta el momento. Indica el precio neto antes de aplicarle impuestos y descuentos.
Una vez capturadas todas las partidas del documento oprime el botn o F3 para grabar el documento de compra y en seguida el sistema efectuar los siguientes pasos en forma automtica para finalizar el alta del documento de compra: Total Indirectos de Se muestra la ventana de Indirectos para que registres el total de tus gastos indirectos que quieres incluir en el documento de compra. La casilla de verificacin de Acumular Indirectos a Cuentas por Pagar estar habilitada siempre y cuando hayas definido en Parmetros de Compra un manejo manual de este parmetro. Los indirectos deben capturarse en la moneda que se defini en la cabeza del documento. Puedes encontrar ms informacin acerca de Indirectos en: Configuracin / Compra / Indirectos Anota las observaciones generales del documento en la ventana que se presenta. Dentro de esta ventana al oprimir el botn aparecer la ventana de compra a plazos en el cual podrs definir la forma en que ser liquidada la compra. La fecha de pago se calcula con base en los das de crdito otorgados por el proveedor (que estn definidos en el catlogo de proveedores) a partir de la fecha en la que se elabora el documento de compra. Si ests trabajando en forma integrada con CxP, se generar automticamente el cargo y la cuenta por pagar. La fecha de pago es modificable. El clculo se realiza sobre das naturales y no puede dejarse en blanco. Totales Despus de que se muestre la ventana de observaciones, vers los siguientes datos: COMPRA: el Subtotal de documento, el total del descuento del proveedor, el descuento financiero, el desglose de los valores de los impuestos a cobrar, as como el total del documento (una vez aplicado el impuesto y ambos descuentos) FLETE: al final se mostrar los datos referentes al Flete, Costo flete, Impuesto, Retencin del proveedor y total del flete. El impuesto del flete se calcula aplicando la tasa definida en Configuracin / Compras sobre el monto del flete; la retencin se calcula aplicando el porcentaje indicado para el proveedor en el Catlogo de proveedores sobre el Impuesto del flete. Emisin documentos de A continuacin el sistema preguntar si deseas o no imprimir el documento. Esta opcin tambin se ejecuta al oprimir el botn de Emisin de documentos del men reportes.
Observaciones del documento
Esta ventana te permite obtener una copia o varias del documento que acabas de elaborar. El sistema utiliza el formato de impresin rcompral.fto, pero puedes modificarlo o crear otros en el Editor de formatos. Emisin de documentos desde el mdulo de compras
Con esta ltima opcin se da por terminada el alta de una recepcin de mercanca. Editor de formatos Esencial Puedes personalizar la captura de los documentos, ocultando o dando valores por omisin a cualquier campo con: Personalizacin de la captura de documentos Este tema est dividido en los siguientes aspectos: Barra de herramientas Enlace de documentos Seleccin automtica Agregar especial Agregar una Devolucin
Agregar una devolucin Acceso Mdulo de Compras, men Archivos opcin Devoluciones, men Edicin / Agregar. Mdulo de compras, botn , desde la barra de herramientas de la consulta de Devoluciones, botn Qu es Dentro de los documentos de compra, el manejo de la Devolucin de compra tiene las siguientes implicaciones: l sta siempre debe asociarse a un documento de Recepcin de mercanca. l Operativamente siempre se despliega la ventana para enlace de documentos. l Las devoluciones pueden hacerse por el total de la compra o slo por algunos productos incluidos en la recepcin. A continuacin se explican los campos de importancia de este proceso, en los cuales hay diferencias con respecto al alta de documentos convencional: Campos (Enlace de documentos) Campo Descripcin Proveedor En este campo se indica la clave del proveedor al que se le aplica la devolucin, aqu puedes auxiliarte de la tecla de ayuda F2 o el botn Tecla de ayuda F2 Documento .
Anota el nmero de documento de la Recepcin de mercanca del que proviene la Devolucin de compra. Cuentas con la ayuda F2 para localizar el documento. Al terminar de especificar la compra, oprime el botn Aceptar alta de documentos. o la tecla F3. El sistema regresar a la ventana de
Fecha de Debes anotar la fecha en que la mercanca es devuelta al proveedor. En este campo se despliega la fecha de devolucin elaboracin de la recepcin de la mercanca. (De regreso a la ventana de Agregar) Partidas Notars que en el espacio de las partidas aparecen automticamente las cantidades y los productos asociados a la Devolucin, los cuales slo son modificables en las cantidades. Si deseas borrar alguna modificacin debers utilizar el botn borrar partida Nmeros serie .
de Si definiste Nmeros de serie como forma de control, debes indicar aqu cules nmeros son devueltos; de no hacerlo, el sistema asociar al documento los primeros nmeros que estn registrados dentro de la Recepcin de compra. Dentro de Inventarios, cambiar el status de los nmeros de serie devueltos de Disponibles a Baja. Con ello el sistema sabr que no puede utilizar dichos nmeros. La especificacin de los Nmeros de serie devueltos opera al oprimir la tecla Shift + F3.
Lotes y/o Al realizar una devolucin slo se disminuyen las existencias del Pedimento y/o Lote relacionado al producto afectado en Pedimentos la devolucin, el registro del pedimento y /o Lote no ser borrado, para borrar este registro debers hacerlo manualmente desde el mdulo de Inventarios en el catlogo de Pedimentos y/o Lotes o bien al hacer la Compactacin del archivo se eliminarn todos los registros del catlogo con existencias en cero. Esencial Si la recepcin enlazada a la devolucin estaba en moneda extranjera, en la devolucin el sistema sugerir en la cabeza del documento la moneda base (la cual puedes modificar) al igual que los totales del documento. Si la recepcin enlazada a la devolucin contiene un monto por concepto de Flete, al momento de hacer la devolucin el sistema sugiere el monto de flete, para anular el monto total de la compra. Sin embargo, el monto del flete es modificable, para que puedas indicar un monto diferente, en caso de que el monto del flete no sea devuelto o slo una parte. Reforma Fiscal 2010
Considerar que las Devoluciones enlazadas se realizarn con la tasa de impuesto del documento original (en el caso de devoluciones directas podrs indicar la tasa de impuesto a considerar). Por lo tanto, en el caso de las devoluciones de documentos de 2009 con pagos en 2010, debers realizar manualmente los movimientos de ajuste de IVA que correspondan. Revisar los temas. Lo nuevo Agregar movimientos de CxP aplicando reforma Fiscal 2010 Temas relacionados: Cancelaciones
Agregar especial Acceso l Teniendo abierta cualquier consulta de compras, Men Edicin, opcin Agregar especial.
l Mdulo de compras, desde la barra de herramientas con el botn Qu es Esta funcin te permite dar de alta un documento de compra con una configuracin personalizada de captura, que slo estar vigente hasta que se termine o se cierre la ventana de captura. Al igual que en Facturas y Vendedores, podrs escoger la configuracin elaborada por ti previamente.
Personalizacin de captura Agregar especial / Facturacin Manejo Al momento de elegir esta opcin, el sistema presentar un dilogo en el que podrs escoger la configuracin elaborada por ti previamente. Configuracin de captura de documentos Escoge en esta ventana el archivo de configuracin que desees emplear de manera temporal, con lo que aparecer dicha configuracin en la venta de captura. Esencial Una vez capturada la informacin, al Grabar el documento se presentar la ventana de alta definida en personalizacin de captura o la estndar si no se ha definido ninguna en parmetros del sistema.
Consulta general de documentos Acceso
l l
Mdulo de Compras, men Archivos, opcin Recepciones u opcin rdenes u opcin Devoluciones. Mdulo de Compras, men Archivos, opcin Recepciones / cambiarse a rdenes o a Devoluciones al seleccionar la pestaa con el nombre del catlogo que corresponde.
Qu es Puedes ver en ventanas separadas la informacin registrada de las rdenes de compra, recepciones y devoluciones. La consulta te ofrece las funciones de Buscar, Filtrar, Siguiente y Restaurar; estas ltimas explicadas en: Funciones Generales La ventana de consultas de documentos te ofrece la siguiente informacin:
Campos Campo Documento Proveedor Elaborado Status
Descripcin Muestra el nmero de documento de compra. Indica la clave del proveedor relacionado al documento. Fecha de Elaboracin del documento. Muestra el estado en el que se encuentra el documento de compra. Ver: Status de los documentos Para una Orden muestra el nmero de recepcin con la que fue enlazada en caso de que exista. Para una Recepcin muestra el nmero de Orden con la fue enlazada en caso de que exista. Para una Devolucin muestra el nmero de Recepcin con la fue enlazada.
Su Referencia Muestra la referencia del Proveedor.
Anterior
Importe total Seala el importe total del documento expresado en moneda base. Esencial Tu puedes personalizar las consultas agregando o quitando campos, esto se hace travs de la Personalizacin de consultas, la cual se explica con mas detalle en: Personalizacin de consultas
Buscar documentos Acceso Mdulo de Compras, men Archivos, opcin Recepciones u rdenes o Devoluciones / desde esta ventana oprimir F3 del men Ver elegir la opcin Buscar. Mdulo de Compras, men Archivos, opcin Recepciones u rdenes o Devoluciones / men Ver / Por proveedor Por concepto / desde esta ventana oprimir F3 del men Ver elegir la opcin Buscar o con el botn Qu es Te permite localizar de manera sencilla un documento sin necesidad de recorrer todo el catlogo. l A continuacin est la explicacin de los campos de bsqueda del catlogo de Recepciones, la cual es similar a los otros dilogos de bsqueda de este mdulo: Campos Campo Descripcin Nmero documento de Dependiendo de la consulta donde te encuentres, debes anotar el nmero de documento (Orden, Recepcin, Devolucin, etc.) que deseas localizar. Con la tecla de ayuda F2 o el botn registros que tienes en tu base de datos. Tecla de ayuda F2 Fecha elaboracin de Anota la fecha de elaboracin del documento que deseas localizar. Campos generales de buscar. Tecla de ayuda F2 Clave proveedor del Anota la clave del proveedor del documento que deseas localizar o bien para que localices el primer documento que le corresponde a ste. Con la tecla de ayuda F2 o con el botn Tecla de ayuda F2 Importe documento Incluye del De acuerdo al Importe del documento, podrs seleccionar el registro cuyo importe sea Exacto, Mayor, Mayor o igual, / Menor o Menor o igual al indicado en este campo. Puedes indicar esta cantidad por medio de la calculadora del sistema empleando la tecla de funcin F2 o con el botn Incluye Selecciona la forma en como se har la bsqueda de acuerdo al importe del documento, es decir, si quieres que se busquen todos los documentos que tengan la cantidad exacta del importe, o si quieres que se haga una bsqueda en cantidad mayor o igual al importe del documento, etc. Busca en la direccin elegida, a partir del registro en el que se encuentre ubicado el cursor. puedes ayudarte a localizar los registros que tienes en tu base de datos. puedes ayudarte a localizar los
Botones Adelante / Atrs Tema relacionado Buscar
Consultar totales Qu es Al estar la barra de cursor sobre un documento y oprimir el botn Totales o bien oprimir la tecla F7, podrs consultar los totales correspondientes al documento a travs de una ventana informativa, la cual nos muestra el subtotal, descuentos, impuestos (I.E.P.S, Estatal, IVA), indirectos, el total del documento, fletes su costo, impuesto y retencin esto en caso de haberse configurado desde Configuracin / Compras
Consulta de movimientos de CxP Acceso
l Desde la barra de herramientas de la consulta de recepciones, con el botn Qu es Esta consulta te mostrar los movimientos asociados o relacionados con el documento de recepcin seleccionado a los cuales se les aplic un folio, esos movimientos se realizan desde el mdulo de Proveedores, Men Edicin, opcin Alta de movimientos de CXP. Los registros o movimientos que podrs consultar desde esta ventana. Esta ventana slo es informativa, por lo que s deseas modificar o consultar el detalle del movimiento, debers acceder al mdulo de proveedores y realizar esta modificacin de cuentas por pagar, ubicado en este mismo mdulo. Importante. Slo podrs visualizar en esta ventana, los movimientos relacionados con el documento de factura seleccionado y si en estos movimientos la clave del documento fue utilizada como referencia del mismo. La ventana que se despliega es la siguiente:
Botones de la barra de herramientas Botn Funcin Te ayuda a buscar un registro en especfico. Permite localizar dentro del catlogo o consulta un registro en particular, esto mediante la especificacin de ciertas caractersticas indicadas en la ventana de bsqueda. Campos generales de este proceso Emite un reporte de los folios de la compra realizada. Esta opcin es muy til cuando desees utilizar en otras aplicaciones de Windows los datos de las consultas que genera el sistema o de las consultas que personalices . Exportacin Temas relacionados Movimientos de CxC Consulta de folios fiscales Reporte de abonos a compras
Cancelacin de documentos enlazados Qu es Esencial Cuando un documento ha sido enlazado con documentos posteriores y alguno de los documentos ya fue utilizado totalmente por otro, podrs cancelarlo, aunque el sistema enviar el siguiente mensaje de advertencia: "Documento con movimientos asociados Desea cancelar?" Si al enlazar el documento slo ha sido retomada una parte de las unidades que ampara el documento original, tambin podrs efectuar la cancelacin, aunque el mensaje enviado ser el siguiente: "Documento con artculos pendientes". Cuando se cancela un documento en donde han sido integrados uno o varios documentos elaborados con anterioridad, y si al enlazar un documento slo se tom parte de los productos y se cancela dicho documento, los artculos incluidos en l se reintegran al original y podrn ser incluidos en una nueva recepcin de mercanca. Cuando manejas Nmeros de serie y cancelas el documento, stos se cancelarn automticamente cambiando su status de Disponibles a Baja. El status cambiar de Original a Cancelada y la operacin anulada ya no podr ser tomada como referencia para ningn documento posterior. Cuando se cancela una devolucin se registra una Entrada de lotes y/o pedimentos y cuando se realiza una cancelacin de una recepcin, se registra una Salida, esto sobre los productos afectados y de los documentos que se cancelen.
Catlogo de monedas Acceso Desde cualquier mdulo del sistema, puedes elegir del men Archivos la opcin Catlogo de Monedas, para definir las monedas con las que podrs realizar operaciones, incluyendo su tipo de cambio. Desde la barra de herramientas con el botn (*) Nota: Este catlogo slo estar disponible si estas trabajando con Multimoneda. Ver: Configuracin / Parmetros generales En qu consiste
l
El sistema te permite realizar diversas operaciones de compra-venta hasta en 99 monedas diferentes. Por omisin, el catlogo de monedas contiene las ms comunes, las cuales debes revisar y cambiar de acuerdo al tipo de cambio vigente y a tus necesidades. Para poder manejar monedas distintas a la moneda base, requieres tener activo el parmetro Multimoneda, en los Parmetros generales.
Configuracin / Parmetros generales l En el catlogo de Monedas puedes indicar por cada moneda definida sus caractersticas particulares de simbologa, escritura y parmetros que determinan el tipo de cambio con respecto a la moneda base. l En esta parte se explica de manera general el funcionamiento del manejo multimoneda, dado que en todos los mdulos es similar. Ventana En el catlogo de monedas de cualquiera de los mdulos del sistema se cuenta con los datos de: Descripcin, abreviatura, el tipo de cambio actual de las monedas definidas.
Nota
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Temas relacionados Agregar una moneda Modifica una moneda Reporte del catlogo de monedas
Manejo de monedas Selecciona el tema a consultar: Agregar una moneda Modifica una moneda Reporte de monedas
Reportes Acceso l Mdulo de Compras, men Reportes. Qu es Para los catlogos de Recepciones, rdenes y Devoluciones podrs expedir los reportes de Resumen, Pendientes y Detallado. Los reportes de Compras por proveedor y Pendientes por producto, as como la opcin de Emisin de documentos, tambin se explican en las siguientes pginas. Esencial Dependiendo de la consulta que se tenga activa, las mismas opciones del men Reportes despliegan diferentes reportes. Cuentas con los siguientes reportes: Reporte de Resumen de documentos Reporte de Pendientes Reportes Detallados Reporte de abonos a compras Reporte de Compras por proveedor Reporte de Pendientes por producto Tema relacionado Aspectos generales de los reportes
Reporte de Resumen de documentos Acceso Mdulo de Compras, men Archivos / opcin Recepciones u rdenes o Devoluciones / abrir el men Reportes / opcin Resumen de documentos. Qu es Este reporte muestra todos los documentos de los catlogos de Recepciones, rdenes y Devoluciones, pudiendo seleccionar informacin especfica en la ventana de filtrado. Para el caso de documentos realizados en moneda extranjera su total ser expresado en moneda base, as como el gran total. Podrs obtener el reporte nicamente de los documentos elaborados en la moneda que selecciones en este men. Si se filtra por alguna moneda los montos de los documentos y el gran total estarn en trminos de la moneda en las que fueron elaborados. La informacin que se incluye por columnas en este reporte es: l Nmero de documento. l Clave del proveedor. l Status (Alta, Cancelado, Emitido). l Moneda l Fecha de emisin. l Importe neto (*). l Descuento comercial (*). l Descuento financiero (*). l Impuesto (*). l Flete l Total del documento (*). l Resumen de las tasas de impuestos l Total de los impuestos configurados (Impuesto1, Impuesto2, Impuesto3, Impuesto4) l Total impuesto flete (*) Estos valores se totalizan. Campos Campo Descripcin Cintillo de la ventana El nombre del cintillo de la ventana cambiar, dependiendo del catlogo donde te encuentres (recepciones, rdenes o devoluciones). Documentos Inicial/Final Te permite elegir un rango de documentos a incluir en el reporte. Con la tecla F2 o con el botn convenga. Tecla de ayuda F2 Clave podrs desplegar la lista de los documentos registrados y seleccionar el que te
Podrs hacer la seleccin de tus documentos a reportar de acuerdo a la clave del producto. Con la tecla F2 o el botn convenga. Tecla de ayuda F2 se desplegar el catlogo de Inventarios para seleccionar el producto que te
Lnea de producto
Tienes la posibilidad de obtener un reporte de tus documentos de compra por Lnea de productos. Con la tecla F2 o el botn Tecla de ayuda F2 se desplegar el catlogo de lneas y podrs seleccionar la lnea que te convenga.
Desglose Impuestos
de Desglosa y totaliza los montos de los impuestos correspondientes a los impuestos 1,2 3 y 4 aplicados en cada uno de los documentos.
Fecha de elaboracin Elige el rango de fechas de Elaboracin y de Recepcin de los documentos que vas a presentar en el listado. Con la tecla F2 o el botn se desplegar el calendario del sistema para indicar la fecha que necesitas.
Proveedor / Clave / Puedes obtener el reporte de los documentos de compra tomando como criterio a uno o varios proveedores. Con Clasificacin / la opcin de Clasificacin puedes hacer ms selectivo el filtro. Con la tecla F2 o el botn que te convenga. Tecla de ayuda F2 sobre el campo Clave podrs desplegar el catlogo de proveedores y as elegir el
Moneda Podrs obtener el reporte nicamente de los documentos elaborados en la moneda que selecciones en este men. Si se filtra por alguna moneda los montos de los documentos y el gran total estarn en trminos de la moneda en las que fueron elaborados.
Ttulo del reporte El titulo del reporte lo puedes cambiar segn tus necesidades. Consulta el siguiente tema para el Botn opciones Nota Los documentos cancelados no son tomados en cuenta para la obtencin de los totales. El total del documento se calcula habindose aplicado ya los descuentos e impuestos. El reporte desglosa en una columna el monto total de las compras, sin considerar el monto por flete, este monto se incluye en otra columna y es igual al total por monto del flete + impuesto del flete - retencin del proveedor.
Reporte de Pendientes Acceso Mdulo de Compras, men Archivos / opcin Recepciones u rdenes / men Reportes / opcin Reporte de Pendientes. Con el botn . Qu es Si te encuentras en el catlogo de rdenes de compra, a travs de este tipo de reporte obtienes la cantidad que falta por recibir en cada documento. Para el catlogo de Recepciones se emite un reporte de Productos Recibidos y su relacin con los devueltos. La informacin que se incluye por columnas en este reporte es: l Nmero de orden del documento. l Fecha de emisin. l Fecha de recepcin. l Clave del proveedor. l Lnea del producto. l Clave del producto. l Cantidad de artculos ordenados (*). l Cantidad pendiente de recibir (*). l Cantidad recibida (*). l (*) Estos valores se totalizan. Campos Campo Descripcin Cintillo de la ventana Fecha de Recepcin El nombre del cintillo de la ventana cambiar, dependiendo del archivo donde te encuentres (recepciones, rdenes o devoluciones).
elaboracin / Elige el rango de fechas de Elaboracin y de Recepcin de los documentos que vas a presentar en el listado. Con la tecla F2 o el botn podrs indicar la fecha de elaboracin y recepcin con la ayuda del calendario que se desplegar. Campos generales de impresin
Proveedor / Clasificacin /
Clave
/ Puedes obtener el reporte de pendientes tomando como criterio a uno o varios proveedores. Con la opcin de Clasificacin puedes hacer ms selectivo el filtro. Con la tecla F2 o el botn de proveedores. Tecla de ayuda F2 podrs seleccionar el proveedor que te convenga al desplegarse el catlogo
Documento Inicial/Final
Te permite elegir un rango de documentos de Pendientes de compra que quieres incluir en el reporte. Con la tecla F2 o el botn reporte. Tecla de ayuda F2 se desplegar la lista de documentos realizados y poder elegir el rango para el
Producto /Clave/ Lnea
Podrs hacer la seleccin de los Pendientes de compra de acuerdo a la clave del producto o la lnea del mismo. Con la tecla F2 o el botn sobre el campo clave podrs desplegar el catlogo de inventarios y as seleccionar el producto que te convenga.
Ttulo del reporte El ttulo del reporte lo puedes modificar segn tus necesidades. Consulta el siguiente tema para el Botn opciones Nota En el reporte slo aparecen los registros que todava tienen productos que no han sido utilizados en un documento posterior.
Reportes detallados Acceso Mdulo de Compras, men Archivos / opcin Recepciones u rdenes o Devoluciones / men Reportes / opcin Detallado. Qu es Estos 3 reportes te ofrecen un listado con la informacin especfica de cada documento elaborado. En los tres catlogos (Recepciones, rdenes y Devoluciones) el dilogo para expedir el reporte es similar. Podrs obtener el reporte nicamente de los documentos elaborados en la moneda que selecciones en este men. Si se filtra por alguna moneda los montos de los documentos y el gran total estarn en trminos de la moneda en las que fueron elaborados. La informacin que se incluye por columnas es: l Tipo de documento y con cul se enlaza. l Nmero de documento. l Clave del proveedor. l Nombre del proveedor. l Total de indirectos expresado en moneda base l Fecha de elaboracin. l Fecha de devolucin (catlogo de Devoluciones), Fecha de recepcin (catlogo de rdenes de compra y recepciones de mercanca). l Referencia del proveedor (en recepciones y devoluciones de compra). l Moneda l Tipo de cambio De cada partida: l Cantidad l Clave de producto l Lnea de producto l Descuento l Impuestos (Impuesto1, Impuesto2, Impuesto3, impuesto4) l Costo unitario (estos montos se expresan en moneda base). l Total del documento l Monto del flete l Impuesto del flete l Retencin del flete Campos Campo Descripcin Cintillo de la ventana Documentos Inicial/Final El nombre del cintillo de la ventana cambiar, dependiendo del archivo donde te encuentres (recepciones, rdenes o devoluciones). Te permite elegir un rango de documentos de los que quieres obtener el reporte. Con la tecla F2 o el botn rango para el reporte. Tecla de ayuda F2 Fecha de elaboracin / Recepcin se desplegar la lista de documentos realizados y poder elegir el
Elige el rango de fechas de Elaboracin y de los documentos que vas a presentar en el listado. Con la tecla F2 o el botn podrs indicar la fecha de elaboracin y recepcin con la ayuda del calendario que se desplegar. Campos generales de impresin
Proveedor / Clave / Clasificacin
Selecciona aquellos documentos que pertenecen a un proveedor o a una clasificacin de proveedores. Con la tecla F2 o el botn podrs seleccionar el proveedor que te convenga al desplegarse el catlogo de proveedores. Tecla de ayuda F2
Producto / Con observaciones / Con El listado puede incluir las observaciones de la partida y del documento en general, los Nms. de serie / 1 documento por hoja/ nmeros de serie de los productos involucrados y puede aparecer cada documento separado Con lote o pedimento por hoja. Elige cualquiera de las opciones al activar la casilla correspondiente.
Desglose de Impuestos Moneda Desglosa y totaliza los montos de los impuestos correspondientes a los impuestos 1,2 3 y 4 aplicados en cada uno de los documentos. Podrs obtener el reporte nicamente de los documentos elaborados en la moneda que selecciones en este men. Si se filtra por alguna moneda podrs observar los montos de los documentos, el total y los indirectos en trminos de la moneda en las que fueron elaborados. Este campo estar en el filtro si el sistema esta configurado en multimoneda. Configuracin / Parmetros generales Ttulo del reporte El ttulo del reporte lo puedes modificar segn tus necesidades. Consulta el siguiente tema para el Botn opciones
Reporte de abonos a compras Acceso Mdulo de Compras, men Archivos / opcin Recepciones u rdenes o Devoluciones / men Reportes / opcin Abonos de compras. Qu es Con este reporte podrs conocer el monto de los abonos o pagos registrados a las Compras en un determinado periodo, para de esa manera obtener el Impuesto al Valor Agregado Acreditable en cada periodo, tambin se imprime el nmero de folio fiscal que se le asigno al movimiento de CxP. Lo anterior, obedece a lo dispuesto en el Artculo Sptimo transitorio de la Ley de Ingresos de la Federacin. En el reporte tambin se incluye el monto de Impuesto Especial sobre la Produccin y Servicios (IEPS) incluido en cada pago. En el reporte, aparece por Compras: la suma de pagos realizados a la misma en el periodo indicado en el dilogo de emisin, el monto de IVA incluido en dicho pago, as como el monto que aparece en el Reporte; es resultado de un prorrateo, el cual permite calcular la proporcin de IVA en los pagos a partir del Total del IVA correspondiente a toda la Compra. La informacin que emite este reporte es la siguiente: Encabezado del reporte: Titulo del reporte Fecha que se gener el reporte Nmero de la pgina Fecha inicial y final de pago Clasificacin Cuerpo del reporte: Nmero del documento Proveedor RFC Fecha de elaboracin del documento Concepto Documento Fecha Folio fiscal Importe compra Importe pago Importe de pagos Impuestos: (Impuesto1, Impuesto2, Impuesto3, Impuesto4) Impuesto flete Retencin sobre el Impuesto del flete Total facturas Totales abonos Total de documentos impresos.
Manejo Reforma Fiscal 2010 Este es uno de los procesos que fueron afectados al implementar las nuevas disposiciones realizadas a la Reforma Fiscal 2010, donde se permitir dar de alta movimientos de CXP considerando un ajuste de IVA por el cambio de tasa de 15% a 16% del 10% al 11%, es decir, te permitir revisar los montos actuales (sin ajustes de IVA), as como el nuevo saldo con el ajuste de IVA a los documentos generados en el 2009 y cuyo pago se aplique posterior al 10 de Enero de 2010. Para que se aplique Reforma Fiscal 2010 a un movimiento, debers tomar en cuenta lo siguiente: l Que en parmetros del sistema est activado el parmetro "Aplicar Reforma Fiscal 2010 a CxC y CxP". l Los abonos deben ser registrados posterior al 10 de Enero del 2010 como lo indica la Reforma Fiscal, que se aplicarn a documentos expedidos antes del 31 diciembre de 2009. Consideraciones l Para los movimientos de CXP que fueran generados sin folio, se les recalcular el IVA conforme a las nuevas tasas del 16 % y 11% conforme lo indica la Reforma Fiscal. l Para los abonos o movimientos de CxP que tengan un folio asociado, el monto del IVA ser tomado del movimiento foliado. l Para los documentos generados a partir del 2010 no se realizar ningn clculo, ya que estos por Ley ya debe generarse con la
l
tasa del 16% u 11%.

l
Siempre se considera que el impuesto 4 (IVA) se aplic despus de haber aplicado el impuesto 1(IEPS), los impuestos 2 y 3 no son considerados (se est suponiendo que estos se utilizan para retenciones de impuesto). Si el monto del impuesto 4 es 0 o exento no se aplicar la Reforma Fiscal 2010.
l Tambin se consideran los movimientos que aplicaron flete. Campos que solicitan en este reporte Campo Descripcin
Documentos Desde / Hasta
Selecciona el rango de documentos a incluir en la emisin del reporte. Con la tecla F2 o el botn Tecla de ayuda F2 se desplegar la lista de documentos realizados y poder elegir el rango para el reporte.
Fechas De recepcin
A travs de este campo se podrn elegir las Compras a presentar en el Reporte, se incluirn en el reporte las compras cuya fecha de elaboracin se encuentre en el rango indicado. Con la tecla F2 o el botn podrs indicar la fecha de recepcin con la ayuda del calendario que se desplegar.
Fechas De pago
El sistema incluir en el reporte, los abonos cuya fecha de Aplicacin se encuentre en el periodo aqu indicado. Con la tecla F2 o el botn podrs indicar la fecha de pago con la ayuda del calendario que se desplegar.
Lista conceptos
de Selecciona los conceptos que sern considerados como pagos para incluir en el reporte, podrs seleccionar todos o seleccionar de una lista los que te interesan emitir en el reporte.
Slo compras Al selecciona esta opcin, el sistema slo incluir en el reporte, las Compras que estn totalmente pagadas. saldadas Mostrar Si deseas que el reporte imprima la informacin del importe por manejo de flete, activa el campo y esta informacin informacin de aparecer incluida dentro de las columnas del reporte. flete Si desde tu Configuracin / Compras seleccionaste el manejo de flete este campo a parecer activado automticamente. Mostrar pagos con folios Proveedor Clasificacin Si activas esta casilla, el sistema slo incluir en el reporte, los documentos de pago con folios. Puedes indicar a travs de este campo, que slo se incluyan las compras de un proveedor en especial. En este campo puedes pedir que se muestren en el reporte slo aquellos movimientos que pertenecen a una clasificacin de un proveedor en particular.
Nota: Utiliza los signos de interrogacin como comodines para buscar informacin con ciertas caractersticas. Impuestos: 1,2 ,3 y 4 Estos campos te permitirn seleccionar los documentos qu se incluirn en el reporte por los porcentajes de impuestos aplicados en l. Si no se define un porcentaje en especial, el sistema imprimir todos los porcentajes de impuestos aplicados, indicado con la palabra "Todas", si deseas filtrar los documentos por un porcentaje en especfico, debers indicar en estos campos el porcentaje de impuesto a filtrar. Por ejemplo, las compras que se hicieron con un IVA del 10%. Cabe mencionar que los impuestos son calculados sobre el monto de los abonos pagados a los proveedores, y resulta ser la parte proporcional correspondiente a estos, aplicado en la compra. Si especficas en el filtro una tasa de impuesto del 15 % y habilitas el campo "Reforma Fiscal 2010" se estarn realizando los clculos tomando en cuenta los documentos que tengan partidas aplicando el 15 y sobre ellas se harn los clculos por la reforma. de Desglosa y totaliza los montos de los impuestos correspondientes a los impuestos 1,2 3 y 4 aplicados en cada uno de los documentos.
Desglose Impuestos
Reforma Fiscal Al activar esta opcin, se le indica al reporte de abono a compra que los movimientos o documentos de 2009 que 2010 tengan registrados abonos posteriores al 10 de enero de 2010 deben mostrar los impuestos a la nueva tasa de IVA, es decir, del 15% a 16% del 10% al 11%. En este reporte tambin se consideran los documentos que tienen Flete y por lo tanto el impuesto de IVA de Flete tambin muestra su incremento, si la opcin est activada Importante Si especficas en el filtro una tasa de impuesto del 15 % y habilitas el campo "Reforma Fiscal 2010" se estarn realizando los clculos tomando en cuenta los documentos que tengan partidas aplicando el 15 y sobre ellas se harn los clculos por la reforma. Titulo del El titulo del reporte lo puedes modificar segn tus necesidades. reporte Consulta el siguiente tema para el Botn opciones Observacin Si al emitir este reporte aparece el mensaje "No existen movimientos por calcular", debers verificar los datos indicados en el Filtro; pues el mensaje indica, que no se encuentran Abonos y Compras que cumplan los requisitos establecidos. Temas relacionados Reporte de Resumen de documentos Reporte de Pendientes Reportes Detallados Reporte de Compras por proveedor Reporte de Pendientes por producto
Reporte de compras por proveedor Acceso Mdulo de Compras, men Reportes / opcin Compras por proveedor. Con el botn (*) Qu es Te permite conocer el monto al que ascienden las compras a cada uno de tus proveedores en un periodo determinado. Por tratarse de compras ya realizadas, el sistema tomar en cuenta nicamente los documentos de recepcin de mercanca. Asimismo, ofrece un total de cada uno de los conceptos incluidos. La informacin que se incluye por columnas en este reporte es: l Clave del proveedor. l Nombre del proveedor. l R.F.C. del proveedor. l Importe de compras (*). l Descuento comercial (*). l Descuento financiero (*). l Impuesto (*). l Indirectos (*). l Importe total (*). (*) Estos valores se totalizan y se expresan en moneda base. Campos Campo Descripcin Periodo a reportar Selecciona un rango de fechas para delimitar el periodo que necesitas reportar. Con la tecla F2 o con el botn formarn parte del rango. se desplegar el calendario para que selecciones las fechas que
Clasificacin del proveedor / En este campo puedes pedir que se muestren en el reporte slo aquellos movimientos que Producto / Lnea de producto pertenecen a una clasificacin de proveedor / a un producto / a una lnea de producto que indiques. Con la tecla F2 o el botn en los campos Producto y Lnea de producto se desplegar el catlogo de inventarios y Lneas respectivamente para que puedas seleccionar el que ms te convenga. Tecla de ayuda F2 Campos generales de impresin Desglose de Impuestos Devoluciones Orden Proveedor a reportar Desglosa y totaliza los montos de los impuestos correspondientes a los impuestos 1,2 3 y 4 aplicados en cada registro. Al activar esta casilla, el sistema asumir que el monto de las compras por proveedor debe considerar el total de los productos que fueron devueltos. Puedes ver el listado de proveedores ordenado en forma Ascendente (por el total mximo de compras hechas a cada uno); en forma Descendente (a la inversa) u ordenado por clave del proveedor. Anota aqu cuntos proveedores quieres incluir en tu reporte. Si indicaste un orden Descendente y en este campo sealas "10" proveedores, obtendrs un listado como los diez principales proveedores del (de los) producto (s). Si no activaste este campo, esta cantidad la puedes emplear por medio de la calculadora del sistema con la tecla de funcin F2.
Titulo del reporte El titulo del reporte lo puedes modificar segn tus necesidades. Consulta el siguiente tema para el Botn opciones Esencial Puedes indicar el periodo del que quieres conocer las compras al proveedor y delimitarlos a stos a travs de su clasificacin. Tambin puedes obtener las compras de un producto en determinado periodo, mostrando el proveedor con las que se llevaron a cabo. La caracterstica particular de este reporte es que la informacin siempre estar organizada por proveedor.
Reporte de Pendientes por producto Acceso Mdulo de Compras, men Reportes / opcin Pendientes por producto. Con el botn (*) Qu es Este reporte despliega las cantidades pendientes por recibir de cada uno de los productos que distribuye tu empresa. Si lo deseas, te proporciona el detalle de las cantidades pendientes ordenadas por el documento que las respalda. La informacin que se incluye en este reporte por columnas es: l Clave del producto. l Nmero de documentos que solicitan el producto. l Nmero de documento. l Cantidad solicitada por documento (*). l Pendientes de recibir por documento (*). (*) Estos valores se totalizan. Campos Campo Descripcin Documentos Desde/Hasta Podrs obtener un reporte de productos pendientes por surtir para un determinado rango de Documentos. En caso de no saber los documentos, el sistema te despliega una lista de los mismo ayudndote de la tecla F2 o el botn . Tecla de ayuda F2 Productos Desde/Hasta Tambin podrs obtener el reporte de un determinado rango de productos. Con la tecla F2 o el botn convenga. Tecla de ayuda F2 Desde esta fecha podrs desplegar el catlogo de inventarios y as seleccionar el producto que te
Indica la fecha a partir de la cual se presentarn en el reporte los productos pendientes por recibir. Campos generales de impresin En este campo seala si quieres ver el detalle de los documentos.
Detalle
Ttulo del reporte El ttulo del reporte lo puedes cambiar segn tus necesidades. Consulta el siguiente tema para el Botn opciones
Reporte de Operacin con Terceros Ruta de acceso
l
Mdulo de Compras, Men Reportes / opcin Declaracin con terceros.
Qu es Conforme a las reformas realizadas al artculo 32, fracciones V y VIII de la ley de impuesto al valor agregado (LIVA) publicadas en el Diario Oficial de la Federacin el 28 de junio de 2006, los contribuyentes obligados al pago del Impuesto al Valor Agregado, debern informar mensualmente sobre las personas a quienes efectan retenciones y pagos que se derivan de actos regulados por el IVA. En este reporte se detallarn los movimientos de cuentas por pagar u operaciones realizadas con terceros; en l se incluirn datos como: La informacin detallada de las operaciones realizadas con el proveedor (nacional o extranjero), los montos de las operaciones realizadas, el desglose por tasa de impuestos pagados (trasladados, no acreditables y retenidos) y el IVA correspondiente a devoluciones, descuentos y bonificaciones sobre compras.
Debido a que la declaracin se debe presentar mensualmente mediante el formato electrnico A-29 "Declaracin Informativa de operaciones con Terceros", este reporte est estructurado con base en dicho formato para su envo por Internet a la pgina electrnica del SAT (como archivo batch). Manejo Aspel El archivo que se genera con la opcin: "Tipo de reporte. Archivo de recopilacin de informacin de terceros", se deber enviar al SAT mediante una carga batch en la cual se convierte a un archivo de texto los registros de las operaciones con proveedores nacionales y/o extranjeros realizadas por los contribuyentes. El archivo que genera Aspel-SAE cuenta con la estructura necesaria para su aplicacin e importacin al sistema de la Declaracin Informativa de Terceros, evitando la captura directa. Para obtener un reporte a la medida, debers llenar el filtro que se despliega desde esta opcin para especificar y/o indicar la informacin que deseas incluir en el reporte. Caractersticas que debe tener el archivo plano para la carga en batch. 1. - El nombre del archivo debe estar compuesto por: -Caracteres alfanumricos. z, A-Z, 0-9 -No se deben incluir caracteres especiales como espacios, comas, acentos o puntos. 2. - Cada rengln del archivo plano, debe corresponder a un registro de un tercero, es decir, los registros debern estar separados por un Enter o salto de lnea. 3. - Cada campo del registro debe estar separado por un caracter especial llamado pipa o pipe "I". Observaciones importantes Si no deseas generar el archivo directamente genera antes una bitcora o consulta previa de la informacin, seleccionando como tipo de reporte la opcin "Bitcora concentrada o Bitcora detallada". Es requisito que los proveedores a reportar existan en el catlogo correspondiente, es decir, que si se tienen compras con pagos parciales o totales y el proveedor al que corresponden estos pagos se elimin del catlogo, al generar las bitcoras detallada/concentrada o el archivo batch los movimientos de dicho proveedor no sern incluidos. En el registro de compras, no es recomendable tener activo el parmetro de: "Acumular indirectos a la CxP", esto con la finalidad de evitar que al generar el reporte de Operaciones con Terceros, el monto reportado como impuesto (en la columna:"Valor de los actos o actividades pagados a la tasa del 15%) incluya los indirectos y no sea real. El reporte de Operaciones a terceros solamente considera los pagos, descuentos, bonificaciones y devoluciones realizados a cargos grabados con el concepto (1) "Compras" si stos se registraron desde el mdulo de Compras, ya que se requiere saber el desglose de impuestos de cada documento, y este proceso slo puede controlarse para operaciones registradas en dicho mdulo. Reforma Fiscal 2010 Este es uno de los procesos que fueron afectados al implementar las nuevas disposiciones realizadas a la Reforma Fiscal 2010, donde: l Se permite seleccionar la opcin Aplicar reforma fiscal 2010 para indicar que los pagos realizados despus del 10 de Enero de 2010 a documentos del 2009 (o anteriores) se presenten con el impacto del incremento de IVA. Por ejemplo, un documento con IVA del 15% cuyo saldo sea de 1,150.00 y tenga aplicado un pago de 580.00 pesos, el reporte presentar 80.00 pesos por concepto de IVA del 16%.", ya que para que en el reporte se visualice un monto de 80 para IVA el monto de pago debe ser 580. l Se agregan nuevos filtros de IVA para poder visualizar los datos de los pagos a documentos por las diferentes tasas de IVA: 15
l
16% para el IVA General y 10 u 11% para el IVA fronterizo. Tambin es posible indicar que se consideren los movimientos de ambas tasas para cada caso de IVA. Para que se aplique Reforma Fiscal 2010 en este proceso, debers tomar en cuenta lo siguiente:
l
Activar el campo "Aplicar Reforma Fiscal" proporcionado en esta ventana o reporte.
l Que existan abonos registrados posterior al 10 de Enero (y das subsecuentes) a facturas generadas en el 2009 o anteriores. La ventana para la emisin del reporte es la siguiente:
Ejemplos del filtro: Campos de esta ventana (campos del filtro) Descripcin Campos Periodo Tipo reporte Mes/Ao. Selecciona el mes y el ao del que deseas extraer la informacin de operaciones con terceros. Se incluir una hoja por mes. de Bitcora detallada. Selecciona esta opcin para desplegar en pantalla el reporte que incluye las operaciones realizadas con terceros, es decir, las compras y devoluciones realizadas a proveedores con sus pagos correspondientes, el reporte se emite ordenado y/o agrupado por documento. La estructura del reporte que se despliega con esta opcin no es la requerida por el SAT para presentar la declaracin, pero te puede servir para concentrar y revisar rpidamente el detalle de las operaciones registradas en un periodo especfico. Bitcora concentrada. Selecciona esta opcin para desplegar en pantalla el reporte que incluye las operaciones realizadas con terceros, es decir, las compras y devoluciones realizadas a proveedores con sus pagos correspondientes, el reporte se emite ordenado y/o agrupado por proveedor. La estructura del reporte que se despliega con esta opcin cumple con los requerimientos del SAT para presentar la declaracin, por lo que es un previo del archivo batch que el SAT solicita. Consulta de la bitcora
Archivo de recopilacin de terceros. Esta opcin genera el archivo considerando los movimientos realizados con terceros en un periodo especfico, es decir, incluye las compras/devoluciones con sus abonos correspondientes, ordenado y/o agrupado por proveedor. El archivo para carga batch cumple con la estructura requerida por el SAT para presentar la declaracin a terceros y por omisin se genera en la ruta de la base de datos con la que se est trabajando, con el nombre: "InformacionTercerosaamm.txt" donde, aa es igual al ao de emisin y mm es igual al mes. Nombre del Esta opcin slo se habilita cuando el tipo de reporte seleccionado corresponde a: Archivo de recopilacin de terceros. En archivo este campo SAE muestra la ruta donde se crear el archivo con los datos de operaciones con terceros. Por omisin el sistema sugiere el nombre: InformacionTercerosmm07.txt, pero puedes modificar tanto la ruta como el nombre del archivo sugeridos para adaptarlo a tus necesidades. Tipo de tercero Selecciona el/los tipos de proveedor cuyas operaciones deseas incluir en el reporte, las opciones disponibles segn la clasificacin del SAT son: Proveedor nacional, proveedor extranjero, accionistas, socios o integrantes, retenciones (excepto proveedores), proveedor global". Selecciona el/los tipos de operacin asociadas a los proveedores cuyos movimientos deseas incluir en el reporte, las opciones disponibles segn la clasificacin del SAT son: Dividendos provenientes de CUFIN Dividendos no provenientes de CUFIN Utilidades por reembolso o reduccin de capital Dividendos provenientes de CUFINRE Remanente distribuido por personas morales no lucrativas Adquisicin de otros bienes intangibles Premios Prestacin de Servicios Profesionales Arrendamiento de Inmuebles Intereses Otros IEPS retenido a contribuyentes Conceptos de cuentas por pagar a considerar En este campo puedes seleccionar los conceptos de cuentas por pagar a incluir en la declaracin y definir la manera en que deben considerarse, esto es, si se toman en cuenta como Pagos o como Devoluciones, bonificaciones o descuentos, las opciones listadas son excluyentes y por omisin todos los conceptos se muestran inactivos, por lo que es responsabilidad del usuario definir los conceptos a reportar. Por ejemplo: Si se tiene una compra para el proveedor A01, con un producto que grava impuesto IVA al 15% y otro producto que grava a 10% de IVA. Compra 123 para el Proveedor A01
Tipo de operacin
Si se registra un movimiento de Cuentas por Pagar de tipo "24 Bonificacin" por $861.25, al emitir el reporte de Declaracin con terceros - Bitcora detallada seleccionando este concepto como de tipo "Pago", notar que el sistema presenta la siguiente informacin:
Si por el contrario el concepto "24 Bonificacin" se define como de tipo "Devol. y Bonific." Entonces el sistema generar el reporte de Declaracin a Terceros de la siguiente forma:
Es decir, considera solamente el monto total del IVA de la compra y lo maneja como una devolucin. En caso de pagos parciales, el sistema prorratea el valor total del pago en cada columna dependiendo de lo que se haya comprado y a que tasa de impuesto se haya gravado. Consideraciones Los conceptos que en este listado se muestran son los abonos con referencia que se hayan registrado en el "Catlogo de Conceptos de CxP" del mdulo de Proveedores." Una vez que en este campo se definieron los conceptos a reportar, SAE guardar la ltima seleccin y la sugerir la siguiente vez que se despliegue la lista de opciones". Para el concepto "Nota de devolucin" es importante que tomes en cuenta lo siguiente: Cuando se registra una devolucin desde el mdulo de compras, SAE genera automticamente el movimiento bajo el concepto 8. Nota de devolucin, y en el reporte de Operaciones con Terceros este concepto siempre se ver reflejado en la columna "IVA correspondiente a las devoluciones, descuentos y bonificaciones sobre compras", independientemente de que en el filtro del reporte se haya elegido que se considere como pago". Si oprimes "Aceptar" y no hay ningn concepto seleccionado,el sistema mostrar el mensaje"No se ha seleccionado ningn Concepto de CxP de pago ni de devolucin a incluiren la declaracin. Es necesario seleccionar alguno." Proveedores Desde/Hasta. Indica el rango de proveedores del catlogo cuya informacin quieres incluir en el reporte de operaciones con terceros". Zona. Indica una zona en particular para realizar el filtro. Aplicar Reforma Fiscal 2010 Selecciona este campo si deseas que se realice el reclculo de impuestos por el incremento del 1% de IVA publicado en la Reforma de 2010 (nuevas tazas IVA del 16% y 10%. Mas adelante selecciona los valores de IVA a considerar (al 15% y 10%, al 16% y 11%, ambos). Este parmetro es independiente del parmetro "Aplicar Reforma Fiscal 2010 CxC y CxP" ubicado en parmetros de configuracin.
Esquema de Posicin de retencin de IVA. Indica la posicin que tendr la retencin del IVA dentro del reporte. Las disponibles son: impuestos Primera, segunda o tercera. Por omisin se tiene dispuesto para esta retencin la tercera posicin. Se proponen estas posiciones tomando en cuenta que Aspel-SAE por omisin tiene configurado para la primera posicin el impuesto I.E.P.S y para la cuarta posicin el impuesto IVA. Podrs modificar estas posiciones si as lo requieres desde el mdulo de Configuracin. Tasas de Tasa General. Selecciona la tasa de impuesto aplicada en los movimientos y que deseas incluir en el reporte para su
IVA a desglose.. Las disponibles son: Montos al16%, Montos 15% o ambos Montos. considerar Tasa fronteriza. Selecciona la tasa de impuesto aplicada en los movimientos y que deseas incluir en el reporte para su desglose. Las disponibles son: Montos al10%, Montos 11% o ambos Montos. Una vez indicado los criterios por los cuales se va a generar ya sea la bitcora o el archivo, podrs observar lo siguiente dependiendo el tipo de reporte indicado: Para el tipo de reporte (Bitcora detallada y Bitcora concentrada) Se desplegar una consulta o bitcora para que puedas validar la informacin que se incluir en el reporte, la bitcora es la siguiente:
Observacin Es importante mencionar que las columnas de tipo monto slo se podrn observar hasta con dos decimales. Botones de esta ventana Botn Descripcin Con esta opcin podrs exportar la informacin del reporte a formato XLS. Se generar el archivo y antes de mostrarlo en pantalla el sistema te desplegar la ventana de "Guardar como" para grabar el archivo en la ruta indicada. Importante Considera que hay cierta informacin que por su naturaleza no se puede determinar desde Aspel-SAE como es el caso del Monto del IVA pagado no acreditable a la tasa del 15% (correspondiente en la proporcin deducible de ISR), Monto del IVA pagado no acreditable a la tasa del 10% (correspondiente en la proporcin deducible de ISR), Monto del IVA pagad-o no acreditable por la importacin a la tasa del 15% (correspondiente en la proporcin deducible de ISR) y Monto del IVA pagado no acreditable por la importacin a la tasa del 10% (correspondiente en la proporcin deducible de ISR), columnas N, P, R y T respectivamente en la Bitcora de Operaciones con Terceros generada por Aspel-SAE. En este archivo se conservarn visualmente en las columnas de tipo monto hasta 11 dgitos incluyendo nmeros enteros y decimales, si deseas redondear la cantidad a un cierto nmero de decimales, te aconsejamos programarle a la columna esa operacin desde Excel.
Esta informacin o cualquier otra que necesites ajustar, la podrs proporcionar directamente en la Bitcora de Operaciones con Terceros generada desde Aspel-SAE; posteriormente podrs generar el archivo BATCH desde MS-Excel con ayuda de la Barra de herramientas Aspel-Operaciones con Terceros ( botn: Crear archivo BATCH (SAT). Herramientas Aspel- Operaciones con terceros Si no cuentas con este complemento de MS-Excel podrs obtenerlo del Centro de Descarga Aspel: (http://www.aspel.com.mx/mx/c_descarga.html)
Con esta opcin podrs generar el archivo TXT que requiere el SAT para la carga batch. Archivo que contiene las operaciones con terceros para la declaracin de estos. Se generar el archivo y antes de mostrarlo en pantalla el sistema te desplegar la ventana de "Guardar como" para grabar el archivo en la ruta indicada. Selecciona este botn para salir de la ventana de bitcora. Para el tipo de reporte (Archivo de recopilacin de terceros), se generar el archivo y se desplegar un mensaje informando del xito de la creacin del archivo. En este mensaje podrs observar la ruta donde fue creado y/o grabado el archivo, as como el nombre del mismo.
Administrador de reportes Acceso l Desde cualquier mdulo del sistema, Men Reportes, Administrador de reportes Definicin Desde este Administrador de reportes, podrs crear y organizar tus propios reportes personalizados con extensin QR2, seleccionando de una lista de campos disponibles la informacin que deseas incluir en tu reporte. Adicionalmente podrs consultar y generar reportes con formato FTO utilizando los comandos y campos del editor de formatos tradicional. Que es un reporte en formato QR2 y FTO? Un reporte QR2 es aquel que obtiene informacin para armar los reportes directamente de la base de datos o tablas del sistema. Para dar de alta reportes con este formato el sistema proporciona el Diseador de reportes. Para estos formatos puedes usar sentencias SQL. Un reporte o formato FTO es para obtener e imprimir informacin usa campos, comandos o frmulas virtuales armadas especialmente para su uso en estos formatos, es lo llamado interprete Aspel. Para dar de alta reportes de este formato se proporciona una Lista de comandos, campos y frmulas que podrs usar para disear dichos reportes. Nota Dependiendo del tipo de reporte a editar es el tipo de herramienta que se desplegar. De manera general desde este administrador podrs: Dar de alta tus reportes personalizados en formato Qr2 y FTO. Modificar los reportes previamente creados con este administrador. Obtener una vista preliminar del reporte e imprimirlo. Borrar un reporte. Aadir un reporte creado en formato FTO. Preparar el archivo para su envo a Internet. Enviar el reporte va e-mail. Manejo Aspel El sistema por omisin incluye algunos reportes en formato Qr2 y FTO organizados por grupos. Los grupos y los reportes incluidos, dependern del mdulo en el cual ests utilizando dicho Administrador, es decir, el Administrador estar disponible desde cualquier mdulo, pero slo podrs consultar los reportes del mdulo correspondiente. La ventana es la siguiente:
Para ver la presentacin preliminar del reporte, haz doble clic sobre el mismo, en ese momento se desplegar el Filtro correspondiente para obtener informacin especfica, la informacin que se solicita en el filtro varia dependiendo del grupo donde est incluido el reporte. Es importante que para dar de alta un reporte (formato FTO o QR2) primero te posiciones en el grupo de reportes donde deseas incluirlo. Tipo de filtros por grupo de reportes
Nota: Algunos reportes que estaban ubicados en el Men Reportes, se reubicaron en este administrador de reportes, ejemplo, los reportes de emisin de documentos. Botones de esta ventana Botones Descripcin Con este botn podrs realizar lo siguiente: -Dar de alta un nuevo reporte QR2. Para esto se desplegar el diseador de reportes. Para mayor informacin consulta el archivo de ayuda del Diseador de reportes. Para este caso debes seleccionar la opcin "Nuevo". Sugerencia Aspel Para la creacin de reportes en formato QR2 te recomendamos ampliamente que te bases en uno de los que por omisin proporciona el sistema, esto para agilizar el armado del reporte. Para aprender rpidamente como dar de alta un reporte consulta en el ayuda del Diseador de reportes la gua rpida de procesos. -Dar de alta un nuevo reporte en formato FTO Para esto el sistema proporciona una ventana en la cual podrs fcil y rpidamente crear un reporte en formato FTO. Para este caso, debers seleccionar la opcin "Archivo FTO". Nota: Para ambas opciones debers primero posicionarte sobre el grupo de reportes donde deseas aadir el reporte. Recuerda que dependiendo en el grupo donde sean aadidos o creados es el tipo de filtro que adoptan. Agregar un reporte al administrador de reportes (QR2 o FTO). Para este caso se desplegar una ventana de Windows para que proporciones la ruta y el nombre del reporte a incluir. Los pasos para aadir un reporte son los siguientes: Posicinate sobre el grupo de reportes en el cual deseas aadir el reporte. Recuerda que estos grupos ya los tiene asignado el sistema por omisin. Utiliza este botn, selecciona la opcin Agregar e indica la ruta del reporte a incluir. Notas Para los reportes que estn estructurados en formato FTO, al adicionarse el reporte, en la columna "Ttulo" observars la leyenda o nombre "Formato Aspel" donde posteriormente desde la opcin de men flotante "Cambiar ttulo" puedas modificar el nombre de dicho reporte.
Si por alguna equivocacin seleccionaste o aadiste un reporte el cual no fue armado con Campos, frmulas o datos del sistema en cuestin, es decir, en el que ests aadiendo el reporte; al momento de pedir su vista, su edicin, su impresin, etc. el sistema no podr abrir el reporte, o bien la informacin que logre mostrar por coincidir en ambos sistemas los campos, ser errnea. Un mensaje que posiblemente pudiera presentarse es el siguiente: "Tipo de argumento invlido, en lnea .". Es importante que tomes en cuenta que no podrs aadir un reporte con formato QR2 que haya sido creado desde otro sistema o desde otro mdulo (en el caso de Aspel-SAE), ya que recuerda que al crear un reporte ste se relaciona muy particularmente en el Grupo de reporte en el cual
fue creado.
Con esta opcin podrs modificar el reporte seleccionado. Dependiendo del formato del reporte el manejo ser el siguiente: Formato QR2 El reporte se abrir con el diseador de reportes. Modificar reporte. Formato FTO Se abrir el reporte con la aplicacin asociada para archivos de texto (Bloc de notas). Para modificar el reporte utiliza la Lista de campos y frmulas disponibles desde la barra de herramientas con el botn {bmcCamposformulaseditor.bmp} Para mayor informacin consulta el Editor de formatos
Con este botn podrs eliminar el reporte previamente dado de alta o aadido al administrador de reportes. Al eliminar un reporte debers tomar en cuenta los siguientes puntos: El reporte se elimina del administrador de reportes y tambin se elimina de la ruta o carpeta donde se encuentre, es decir el archivo. Si por alguna razn eliminaste un reporte de los que por omisin proporciona el sistema, te recomendamos correr el proceso de Reparacin para nuevamente se instalen o recuperen los archivo de reportes borrados. Lo nico que tendrs que tomar en cuenta, es que al realizar este proceso se borrarn las entradas o referencias de los reportes creados o aadidos por ti, para este caso te recomendamos hacer un respaldo manual desde el explorador de Windows del archivo, para que posteriormente con la opcin Agregar un reporte los aadas nuevamente al administrador de reportes. Muestra una Vista preliminar del reporte. Al solicitar la vista previa se desplegar el Filtro del reporte para delimitar la informacin a emitir en el reporte. Nota: Recuerda que si no especficas ningn dato en el filtro el reporte considerar todos los datos. Tipo de filtros Con este botn podrs imprimir el reporte. Antes de ser enviado el reporte a la impresora, se desplegar su Filtro correspondiente por si deseas especificar que slo cierta informacin se emita y posteriormente se desplegar la ventana de windows para configurar ciertas opciones para la impresin del reporte. Preparar el reporte para su envo y/o publicacin. El reporte podr ser enviado en PDF o HTML. Notas: Esta opcin slo estar disponible para los reportes en formato QR2. Enva y publica en tu espacio de Internet, el o los archivos de consultas. Notas: Esta opcin slo estar disponible para los reportes en formato QR2. Despliega la lista de las frmulas y campos que podrs utilizar para armar tus reportes fto (va formato) a la medida de tus necesidades. Edita tus formatos de reportes Esta opcin genera el reporte en formato PDF para su envo por Internet. Al seleccionar este botn, primero se desplegar el Filtro correspondiente dependiendo al grupo al que pertenezca el reporte, segundo, se generar el archivo pdf con la informacin del reporte y por ltimo, dicho reporte se adiciona como un archivo adjunto en la aplicacin de correo predeterminada en tu computadora. Nota: Esta opcin slo estar disponible para los reportes en formato QR2.
Temas relacionados Tipo de filtro por grupo de reportes Presentacin preliminar Agregar un reporte en formato FTO
Hay dos tipos de reportes que se manejan en el administrador, los que son formatos QR2 y los FTO, en un mismo grupo se pueden manejar cualquiera de estos formatos incluso los dos, slo debers tomar en cuenta que los filtros definidos por grupo tambin varan dependiendo del formato. A continuacin se en listan los diferentes grupos de reportes que se manejan por mdulo. El sistema proporciona para cada grupo de reporte un nmero de reportes en particular, que dependiendo el grupo es el nmero de reportes propuestos. Sugerencia Aspel Para la creacin de reportes en formato QR2 te recomendamos ampliamente que te bases en uno de los que por omisin proporciona el sistema, esto para agilizar el armado del reporte. Para aprender rpidamente como dar de alta un reporte consulta en el ayuda del Diseador de reportes la gua rpida de procesos. Para obtener informacin especfica del filtro o grupos de reportes, selecciona la liga que lleva a su descripcin detallada. Grupos para el administrador de reportes en el mdulo de Compras Catlogo de Compras Compras por proveedor Devoluciones Devoluciones detallado Ordenes detallado Productos devueltos / por recibir Recepciones Recepciones detallado Independientemente en el grupo en el que ests, los reportes de formatos (FTO) desplegarn un mismo filtro (Emisin de documentos), la informacin solicitada en el filtro slo varia dependiendo del catlogo del que se trate. Emisin de documentos en compras Temas relacionados Administrador de reportes informacin general
Filtro para el grupo "Compras por proveedor" Acceso l Men reportes, opcin Administrador de reportes, grupo Compras por proveedor Qu es Te permite obtener adems de la informacin contenida en el reporte, informacin an ms especifica mediante la definicin de un filtro el cual, podrs seleccionar el tipo de informacin a concluir. Recuerda que dependiendo del grupo en el que est creado el reporte, es el tipo de filtro que se visualizar, es decir, se arma con cierta informacin relacionada con el tipo de reporte. Agrega un reporte Nota Si no seleccionas ninguna informacin del filtro, por omisin el reporte mostrar toda la informacin correspondiente. Manejo Aspel Si lo deseas podrs modificar los reportes que por omisin instala el sistema en el administrador, para adecuarlos a tus necesidades. Recuerda que dependiendo del tipo de formato de que se trate el reporte es la herramienta de edicin que debers utilizar. Para mayor informacin consulta Administrador de reportes Informacin contenida en este reporte Campos Carpeta Datos Venta Campo Descripcin Perodo reportar Desde/Hasta Incluir devoluciones Clasif. proveedor Producto a Proporciona el periodo a incluir en el reporte. Por omisin estos campos estarn deshabilitados, para habilitarlos selecciona una de las condiciones disponibles para este campo. Con la tecla F4 o el botn se desplegar el calendario y podrs indicar la fecha a incluir en el reporte.
Marca esta casilla si quieres que en el reporte se incluyan las devoluciones. del Indica la clasificacin del proveedor que quieres que se incluya en el reporte.
Selecciona el producto que quieres que se incluya en el reporte. Con la tecla de ayuda F2 o el botn seleccionar del catlogo de inventarios el producto que te interesa. Tecla de ayuda F2 del
podrs
Lnea producto
Selecciona la lnea de producto que quieres que se incluya en el reporte. Con la tecla de ayuda F2 o el botn podrs seleccionar del catlogo de lneas la lnea de producto que te interese. Tecla de ayuda F2
Carpeta "Ordenamiento" Campo Descripcin Ordenar por La informacin de la consulta se puede ordenar a partir de alguno de los campos de la misma. Este ordenamiento lo podrs realizar seleccionando el campo o columna por la que deseas ordenar el reporte, el sistema te permitir ordenar los elementos seleccionados (campo o columna) de manera ascendente o en su caso descendente, por omisin el sistema los ordena de manera ascendente. Debers proporciona si deseas ordenarlo de manera ascendente o descendente, es decir, en la primera posicin o en la ltima posicin. Si lo deseas podrs seleccionar otro factor o columna por la que deseas ordenar el reporte. Notas: Al configurar o utilizar este campo, se activar el otro factor de ordenamiento. Selecciona el otro factor o campo por el que deseas ordenar el reporte. Este ordenamiento lo podrs realizar seleccionando el
Luego por
campo o columna por la que deseas ordenar el reporte, el sistema te permitir ordenar los elementos seleccionados (campo o columna) de manera ascendente o en su caso descendente, por omisin el sistema los ordena de manera ascendente. Debers proporciona si deseas ordenarlo de manera ascendente o descendente, es decir, en la primera posicin o en la ltima posicin. Si lo deseas podrs seleccionar otro factor o columna por la que deseas ordenar el reporte, configurando el campo "Luego por". Notas: Al configurar o utilizar este campo, se activar el otro factor de ordenamiento. Debers seleccionar un campo o columna diferente a las antes utilizadas. Luego por Selecciona el otro factor o campo por el que deseas ordenar el reporte. Este ordenamiento lo podrs realizar seleccionando el campo o columna por la que deseas ordenar el reporte, el sistema te permitir ordenar los elementos seleccionados (campo o columna) de manera ascendente o en su caso descendente, por omisin el sistema los ordena de manera ascendente. Debers proporciona si deseas ordenarlo de manera ascendente o descendente, es decir, en la primera posicin o en la ltima posicin. Si lo deseas podrs seleccionar otro factor o columna por la que deseas ordenar el reporte, configurando el campo "Luego por". Nota: Debers seleccionar un campo o columna diferente a las antes utilizadas.
Notas
l l
Filtro para el Grupo "Devoluciones (Compras)" Acceso l Men reportes, opcin Administrador de reportes, grupo Devoluciones (Compras) Qu es Te permite obtener adems de la informacin contenida en el reporte, informacin an ms especifica mediante la definicin de un filtro el cual, podrs seleccionar el tipo de informacin a concluir. Recuerda que dependiendo del grupo en el que est creado el reporte, es el tipo de filtro que se visualizar, es decir, se arma con cierta informacin relacionada con el tipo de reporte. Agrega un reporte Nota Si no seleccionas ninguna informacin del filtro, por omisin el reporte mostrar toda la informacin correspondiente. Manejo Aspel Si lo deseas podrs modificar los reportes que por omisin instala el sistema en el administrador, para adecuarlos a tus necesidades. Recuerda que dependiendo del tipo de formato de que se trate el reporte es la herramienta de edicin que debers utilizar. Para mayor informacin consulta Administrador de reportes Informacin contenida en este reporte Campos Carpeta "Rangos" Campos Descripcin Documentos Inicial / Final Selecciona la clave inicial y final de los documentos de devoluciones que deseas incluir en el reporte. Con el botn o con ayuda de la tecla F2, se desplegar lista de documentos de tal forma que puedas seleccionar el documento inicial y final para armar el reporte. Tecla de ayuda F2 Perodo de Elaboracin Desde / Hasta Indica que documentos se van a incluir en el reporte, tomando en cuenta la fecha de elaboracin de los mismos. Selecciona la fecha inicial y final que se tomar en cuenta. Por omisin estos campos estarn habilitados, indica su habilitacin seleccionando una de las condiciones disponibles para este campo fecha. Con el botn o la tecla de ayuda F4 se desplegar el calendario para que puedas indicar la fecha tanto inicial como final de elaboracin del documento. Perodo de Indica que documentos se van a incluir en el reporte, tomando en Recepcin cuenta la fecha de elaboracin de los mismos. Selecciona la Desde / Hasta fecha inicial y final que se tomar en cuenta. Por omisin estos campos estarn habilitados, indica su habilitacin seleccionando una de las condiciones disponibles para este campo fecha. Con el botn o la tecla de ayuda F4 se desplegar el calendario para que puedas indicar la fecha tanto inicial como final de elaboracin del documento. Proveedor Desde/ Hasta Selecciona la clave inicial y final del proveedor que deseas incluir en el reporte. Con el botn o con ayuda de la tecla F2, se desplegar el catlogo de proveedor de tal forma que puedas seleccionar el producto inicial y final para armar el reporte. Tecla de ayuda F2 Clasificacin Moneda Indica la clasificacin del proveedor que quieres que se incluya en el reporte Despliega la lista de todas las monedas manejadas dentro del catlogo de monedas, selecciona la que te interese. Con el botn o la tecla de ayuda F2 podrs seleccionar la
moneda de acuerdo al catlogo de monedas que se despliega. Tecla de ayuda F2 Carpeta "Productos y Orden" Campo Descripcin Productos Desde/Hasta Selecciona la clave inicial y final de los productos que deseas incluir en el reporte. Con el botn o con ayuda de la tecla F2, se desplegar el catlogo de inventarios de tal forma que puedas seleccionar el producto inicial y final para armar el reporte. Tecla de ayuda F2 Lnea Te facilita la obtencin de cierta informacin tomando en cuenta o considerando para el filtro una Lnea de producto en particular. Si no activas este campo se presentar en pantalla todos los productos que no tienen definido en la poltica una lnea en especial. Con el botn o la tecla de ayuda F2 podrs seleccionar la lnea del producto por medio del catlogo de lneas. Tecla de ayuda F2 Ordenar por La informacin de la consulta se puede ordenar a partir de alguno de los campos de la misma. Este ordenamiento lo podrs realizar seleccionando el campo o columna por la que deseas ordenar el reporte, el sistema te permitir ordenar los elementos seleccionados (campo o columna) de manera ascendente o en su caso descendente, por omisin el sistema los ordena de manera ascendente. Debers proporciona si deseas ordenarlo de manera ascendente o descendente, es decir, en la primera posicin o en la ltima posicin. Si lo deseas podrs seleccionar otro factor o columna por la que deseas ordenar el reporte. Notas: Al configurar o utilizar este campo, se activar el otro factor de ordenamiento. Selecciona el otro factor o campo por el que deseas ordenar el reporte. Este ordenamiento lo podrs realizar seleccionando el campo o columna por la que deseas ordenar el reporte, el sistema te permitir ordenar los elementos seleccionados (campo o columna) de manera ascendente o en su caso descendente, por omisin el sistema los ordena de manera ascendente. Debers proporciona si deseas ordenarlo de manera ascendente o descendente, es decir, en la primera posicin o en la ltima posicin. Si lo deseas podrs seleccionar otro factor o columna por la que deseas ordenar el reporte, configurando el campo "Luego por". Notas: Al configurar o utilizar este campo, se activar el otro factor de ordenamiento. Debers seleccionar un campo o columna diferente a las antes utilizadas. Selecciona el otro factor o campo por el que deseas ordenar el reporte. Este ordenamiento lo podrs realizar seleccionando el campo o columna por la que deseas ordenar el reporte, el sistema te permitir ordenar los elementos seleccionados (campo o columna) de manera ascendente o en su caso descendente, por omisin el sistema los ordena de manera ascendente. Debers proporciona si deseas ordenarlo de manera ascendente o descendente, es decir, en la primera posicin o en la ltima posicin. Si lo deseas podrs seleccionar otro factor o columna por la que deseas ordenar el reporte, configurando el campo "Luego por". Nota: Debers seleccionar un campo o columna diferente a las antes utilizadas.
Luego por
Luego por
Notas
l
Lo especificado en el filtro se guardar para impresiones posteriores.
l
El reporte mostrar slo la informacin que coincida con lo establecido en el filtro, y mientras ms datos o campos especifiques, mas limitada ser la informacin incluida en el reporte, ya que tendr que cumplir con todas las caractersticas definidas para el filtro.
Filtro para el grupo "Devoluciones detallado (compras)" Acceso l Men reportes, opcin Administrador de reportes, grupo Devoluciones detallado (compras) Qu es Te permite obtener adems de la informacin contenida en el reporte, informacin an ms especifica mediante la definicin de un filtro el cual, podrs seleccionar el tipo de informacin a concluir. Recuerda que dependiendo del grupo en el que est creado el reporte, es el tipo de filtro que se visualizar, es decir, se arma con cierta informacin relacionada con el tipo de reporte. Agrega un reporte Nota Si no seleccionas ninguna informacin del filtro, por omisin el reporte mostrar toda la informacin correspondiente. Manejo Aspel Si lo deseas podrs modificar los reportes que por omisin instala el sistema en el administrador, para adecuarlos a tus necesidades. Recuerda que dependiendo del tipo de formato de que se trate el reporte es la herramienta de edicin que debers utilizar. Para mayor informacin consulta Administrador de reportes Un reporte detallado emite informacin ms completa, incluyendo informacin del filtro en los encabezados del reporte, como puede ser: Fecha de elaboracin del reporte, fecha de vencimiento, tipo de cambio, moneda, tipo de documento, etc. Adems de mostrar por cada documento un desglose de saldos. Informacin contenida en este reporte Campos Campos Descripcin Documentos Inicial / Final Selecciona la clave inicial y final de los documentos de devoluciones que deseas incluir en el reporte. Con el botn o con ayuda de la tecla F2, se desplegar lista de documentos de tal forma que puedas seleccionar el documento inicial y final para armar el reporte. Tecla de ayuda F2 de Indica que documentos se van a incluir en el reporte, tomando en cuenta la fecha de elaboracin de los mismos. Selecciona la fecha inicial y final que se tomar en cuenta. Por omisin estos campos estarn habilitados, indica su habilitacin seleccionando una de las condiciones disponibles para este campo fecha. Con el botn o la tecla de ayuda F4 se desplegar el calendario para que puedas indicar la fecha tanto inicial como final de elaboracin del documento. Perodo Recepcin Desde / Hasta de Indica que documentos se van a incluir en el reporte, tomando en cuenta la fecha de elaboracin de los mismos. Selecciona la fecha inicial y final que se tomar en cuenta. Por omisin estos campos estarn habilitados, indica su habilitacin seleccionando una de las condiciones disponibles para este campo fecha. Con el botn o la tecla de ayuda F4 se desplegar el calendario para que puedas indicar la fecha tanto inicial como final de elaboracin del documento. Proveedor Desde/ Hasta Selecciona la clave inicial y final del proveedor que deseas incluir en el reporte. Con el botn o con ayuda de la tecla F2, se desplegar el catlogo de proveedor de tal forma que puedas seleccionar el producto inicial y final para armar el reporte. Tecla de ayuda F2 Indica la clasificacin del proveedor que quieres que se incluya en el reporte Despliega la lista de todas las monedas manejadas dentro del catlogo de monedas, selecciona la que te interese. Con el botn o la tecla de ayuda F2 podrs seleccionar la moneda de acuerdo al catlogo de monedas que se despliega. Tecla de ayuda F2 Carpeta "Productos y Orden" Campo Descripcin Productos Selecciona la clave inicial y final de los productos que deseas incluir en el reporte.
Perodo Elaboracin Desde / Hasta
Clasificacin Moneda
Desde/Hasta Con el botn o con ayuda de la tecla F2, se desplegar el catlogo de inventarios de tal forma que puedas seleccionar el producto inicial y final para armar el reporte. Tecla de ayuda F2 Te facilita la obtencin de cierta informacin tomando en cuenta o considerando para el filtro una Lnea de producto en particular. Si no activas este campo se presentar en pantalla todos los productos que no tienen definido en la poltica una lnea en especial. Con el botn o la tecla de ayuda F2 podrs seleccionar la lnea del producto por medio del catlogo de lneas. Tecla de ayuda F2 Ordenar por La informacin de la consulta se puede ordenar a partir de alguno de los campos de la misma. Este ordenamiento lo podrs realizar seleccionando el campo o columna por la que deseas ordenar el reporte, el sistema te permitir ordenar los elementos seleccionados (campo o columna) de manera ascendente o en su caso descendente, por omisin el sistema los ordena de manera ascendente. Debers proporciona si deseas ordenarlo de manera ascendente o descendente, es decir, en la primera posicin o en la ltima posicin. Si lo deseas podrs seleccionar otro factor o columna por la que deseas ordenar el reporte. Notas: Al configurar o utilizar este campo, se activar el otro factor de ordenamiento. Luego por Selecciona el otro factor o campo por el que deseas ordenar el reporte. Este ordenamiento lo podrs realizar seleccionando el campo o columna por la que deseas ordenar el reporte, el sistema te permitir ordenar los elementos seleccionados (campo o columna) de manera ascendente o en su caso descendente, por omisin el sistema los ordena de manera ascendente. Debers proporciona si deseas ordenarlo de manera ascendente o descendente, es decir, en la primera posicin o en la ltima posicin. Si lo deseas podrs seleccionar otro factor o columna por la que deseas ordenar el reporte, configurando el campo "Luego por". Notas: Al configurar o utilizar este campo, se activar el otro factor de ordenamiento. Debers seleccionar un campo o columna diferente a las antes utilizadas. Selecciona el otro factor o campo por el que deseas ordenar el reporte. Este ordenamiento lo podrs realizar seleccionando el campo o columna por la que deseas ordenar el reporte, el sistema te permitir ordenar los elementos seleccionados (campo o columna) de manera ascendente o en su caso descendente, por omisin el sistema los ordena de manera ascendente. Debers proporciona si deseas ordenarlo de manera ascendente o descendente, es decir, en la primera posicin o en la ltima posicin. Si lo deseas podrs seleccionar otro factor o columna por la que deseas ordenar el reporte, configurando el campo "Luego por". Nota: Debers seleccionar un campo o columna diferente a las antes utilizadas.
Lnea
Luego por
Notas
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Filtro para el grupo "rdenes (Compras)" Acceso l Men reportes, opcin Administrador de reportes, grupo rdenes (compras) Qu es Te permite obtener adems de la informacin contenida en el reporte, informacin an ms especifica mediante la definicin de un filtro el cual, podrs seleccionar el tipo de informacin a concluir. Recuerda que dependiendo del grupo en el que est creado el reporte, es el tipo de filtro que se visualizar, es decir, se arma con cierta informacin relacionada con el tipo de reporte. Agrega un reporte Nota Si no seleccionas ninguna informacin del filtro, por omisin el reporte mostrar toda la informacin correspondiente. Manejo Aspel Si lo deseas podrs modificar los reportes que por omisin instala el sistema en el administrador, para adecuarlos a tus necesidades. Recuerda que dependiendo del tipo de formato de que se trate el reporte es la herramienta de edicin que debers utilizar. Para mayor informacin consulta Administrador de reportes Informacin contenida en este reporte Campos Campos Descripcin Documentos Inicial / Final Selecciona la clave inicial y final de los documentos de rdenes que deseas incluir en el reporte. Con el botn o con ayuda de la tecla F2, se desplegar lista de documentos de tal forma que puedas seleccionar el documento inicial y final para armar el reporte. Tecla de ayuda F2 de Indica que documentos se van a incluir en el reporte, tomando en cuenta la fecha de elaboracin de los mismos. Selecciona la fecha inicial y final que se tomar en cuenta. Por omisin estos campos estarn habilitados, indica su habilitacin seleccionando una de las condiciones disponibles para este campo fecha. Con el botn o la tecla de ayuda F4 se desplegar el calendario para que puedas indicar la fecha tanto inicial como final de elaboracin del documento. Perodo Recepcin Desde / Hasta de Indica que documentos se van a incluir en el reporte, tomando en cuenta la fecha de elaboracin de los mismos. Selecciona la fecha inicial y final que se tomar en cuenta. Por omisin estos campos estarn habilitados, indica su habilitacin seleccionando una de las condiciones disponibles para este campo fecha. Con el botn o la tecla de ayuda F4 se desplegar el calendario para que puedas indicar la fecha tanto inicial como final de elaboracin del documento. Proveedor Desde/ Hasta Selecciona la clave inicial y final del proveedor que deseas incluir en el reporte. Con el botn o con ayuda de la tecla F2, se desplegar el catlogo de proveedor de tal forma que puedas seleccionar el producto inicial y final para armar el reporte. Tecla de ayuda F2 Indica la clasificacin del proveedor que quieres que se incluya en el reporte Despliega la lista de todas las monedas manejadas dentro del catlogo de monedas, selecciona la que te interese. Con el botn o la tecla de ayuda F2 podrs seleccionar la moneda de acuerdo al catlogo de monedas que se despliega. Tecla de ayuda F2 Carpeta "Productos y Orden" Campo Descripcin Productos Selecciona la clave inicial y final de los productos que deseas incluir en el reporte. Desde/Hasta Con el botn o con ayuda de la tecla F2, se desplegar el catlogo de inventarios de tal forma que puedas seleccionar el producto inicial y final para armar el reporte.
Clasificacin Moneda
Tecla de ayuda F2 Lnea Te facilita la obtencin de cierta informacin tomando en cuenta o considerando para el filtro una Lnea de producto en particular. Si no activas este campo se presentar en pantalla todos los productos que no tienen definido en la poltica una lnea en especial. Con el botn o la tecla de ayuda F2 podrs seleccionar la lnea del producto por medio del catlogo de lneas. Tecla de ayuda F2 Ordenar por La informacin de la consulta se puede ordenar a partir de alguno de los campos de la misma. Este ordenamiento lo podrs realizar seleccionando el campo o columna por la que deseas ordenar el reporte, el sistema te permitir ordenar los elementos seleccionados (campo o columna) de manera ascendente o en su caso descendente, por omisin el sistema los ordena de manera ascendente. Debers proporciona si deseas ordenarlo de manera ascendente o descendente, es decir, en la primera posicin o en la ltima posicin. Si lo deseas podrs seleccionar otro factor o columna por la que deseas ordenar el reporte. Notas: Al configurar o utilizar este campo, se activar el otro factor de ordenamiento. Luego por Selecciona el otro factor o campo por el que deseas ordenar el reporte. Este ordenamiento lo podrs realizar seleccionando el campo o columna por la que deseas ordenar el reporte, el sistema te permitir ordenar los elementos seleccionados (campo o columna) de manera ascendente o en su caso descendente, por omisin el sistema los ordena de manera ascendente. Debers proporciona si deseas ordenarlo de manera ascendente o descendente, es decir, en la primera posicin o en la ltima posicin. Si lo deseas podrs seleccionar otro factor o columna por la que deseas ordenar el reporte, configurando el campo "Luego por". Notas: Al configurar o utilizar este campo, se activar el otro factor de ordenamiento. Debers seleccionar un campo o columna diferente a las antes utilizadas. Selecciona el otro factor o campo por el que deseas ordenar el reporte. Este ordenamiento lo podrs realizar seleccionando el campo o columna por la que deseas ordenar el reporte, el sistema te permitir ordenar los elementos seleccionados (campo o columna) de manera ascendente o en su caso descendente, por omisin el sistema los ordena de manera ascendente. Debers proporciona si deseas ordenarlo de manera ascendente o descendente, es decir, en la primera posicin o en la ltima posicin. Si lo deseas podrs seleccionar otro factor o columna por la que deseas ordenar el reporte, configurando el campo "Luego por". Nota: Debers seleccionar un campo o columna diferente a las antes utilizadas.
Luego por
Notas
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Filtro para el grupo "rdenes detallado" Acceso l Men reportes, opcin Administrador de reportes, grupo rdenes detallado (compras) Qu es Te permite obtener adems de la informacin contenida en el reporte, informacin an ms especifica mediante la definicin de un filtro el cual, podrs seleccionar el tipo de informacin a concluir. Recuerda que dependiendo del grupo en el que est creado el reporte, es el tipo de filtro que se visualizar, es decir, se arma con cierta informacin relacionada con el tipo de reporte. Agrega un reporte Nota Si no seleccionas ninguna informacin del filtro, por omisin el reporte mostrar toda la informacin correspondiente. Manejo Aspel Si lo deseas podrs modificar los reportes que por omisin instala el sistema en el administrador, para adecuarlos a tus necesidades. Recuerda que dependiendo del tipo de formato de que se trate el reporte es la herramienta de edicin que debers utilizar. Para mayor informacin consulta Administrador de reportes Un reporte detallado emite informacin ms completa, incluyendo informacin del filtro en los encabezados del reporte, como puede ser: Fecha de elaboracin del reporte, fecha de vencimiento, tipo de cambio, moneda, tipo de documento, etc. Adems de mostrar por cada documento un desglose de saldos. Informacin contenida en este reporte Campos Campos Descripcin Documentos Inicial / Final Selecciona la clave inicial y final de los documentos de rdenes que deseas incluir en el reporte. Con el botn o con ayuda de la tecla F2, se desplegar lista de documentos de tal forma que puedas seleccionar el documento inicial y final para armar el reporte. Tecla de ayuda F2 Indica que documentos se van a incluir en el reporte, tomando en cuenta la fecha de elaboracin de los mismos. de Selecciona la fecha inicial y final que se tomar en cuenta. Por omisin estos campos estarn habilitados, indica su habilitacin seleccionando una de las condiciones disponibles para este campo fecha. Con el botn o la tecla de ayuda F4 se desplegar el calendario para que puedas indicar la fecha tanto inicial como final de elaboracin del documento. Perodo Recepcin Desde / Hasta de Indica que documentos se van a incluir en el reporte, tomando en cuenta la fecha de elaboracin de los mismos. Selecciona la fecha inicial y final que se tomar en cuenta. Por omisin estos campos estarn habilitados, indica su habilitacin seleccionando una de las condiciones disponibles para este campo fecha. Con el botn o la tecla de ayuda F4 se desplegar el calendario para que puedas indicar la fecha tanto inicial como final de elaboracin del documento. Proveedor Desde/ Hasta Selecciona la clave inicial y final del proveedor que deseas incluir en el reporte. Con el botn o con ayuda de la tecla F2, se desplegar el catlogo de proveedor de tal forma que puedas seleccionar el producto inicial y final para armar el reporte. Tecla de ayuda F2 Indica la clasificacin del proveedor que quieres que se incluya en el reporte Despliega la lista de todas las monedas manejadas dentro del catlogo de monedas, selecciona la que te interese. Con el botn o la tecla de ayuda F2 podrs seleccionar la moneda de acuerdo al catlogo de monedas que se despliega. Tecla de ayuda F2 Carpeta "Productos y Orden" Campo Descripcin Productos Selecciona la clave inicial y final de los productos que deseas incluir en el reporte.
Clasificacin Moneda
Desde/Hasta Con el botn o con ayuda de la tecla F2, se desplegar el catlogo de inventarios de tal forma que puedas seleccionar el producto inicial y final para armar el reporte. Tecla de ayuda F2 Te facilita la obtencin de cierta informacin tomando en cuenta o considerando para el filtro una Lnea de producto en particular. Si no activas este campo se presentar en pantalla todos los productos que no tienen definido en la poltica una lnea en especial. Con el botn o la tecla de ayuda F2 podrs seleccionar la lnea del producto por medio del catlogo de lneas. Tecla de ayuda F2 Ordenar por La informacin de la consulta se puede ordenar a partir de alguno de los campos de la misma. Este ordenamiento lo podrs realizar seleccionando el campo o columna por la que deseas ordenar el reporte, el sistema te permitir ordenar los elementos seleccionados (campo o columna) de manera ascendente o en su caso descendente, por omisin el sistema los ordena de manera ascendente. Debers proporciona si deseas ordenarlo de manera ascendente o descendente, es decir, en la primera posicin o en la ltima posicin. Si lo deseas podrs seleccionar otro factor o columna por la que deseas ordenar el reporte. Notas: Al configurar o utilizar este campo, se activar el otro factor de ordenamiento. Luego por Selecciona el otro factor o campo por el que deseas ordenar el reporte. Este ordenamiento lo podrs realizar seleccionando el campo o columna por la que deseas ordenar el reporte, el sistema te permitir ordenar los elementos seleccionados (campo o columna) de manera ascendente o en su caso descendente, por omisin el sistema los ordena de manera ascendente. Debers proporciona si deseas ordenarlo de manera ascendente o descendente, es decir, en la primera posicin o en la ltima posicin. Si lo deseas podrs seleccionar otro factor o columna por la que deseas ordenar el reporte, configurando el campo "Luego por". Notas: Al configurar o utilizar este campo, se activar el otro factor de ordenamiento. Debers seleccionar un campo o columna diferente a las antes utilizadas. Selecciona el otro factor o campo por el que deseas ordenar el reporte. Este ordenamiento lo podrs realizar seleccionando el campo o columna por la que deseas ordenar el reporte, el sistema te permitir ordenar los elementos seleccionados (campo o columna) de manera ascendente o en su caso descendente, por omisin el sistema los ordena de manera ascendente. Debers proporciona si deseas ordenarlo de manera ascendente o descendente, es decir, en la primera posicin o en la ltima posicin. Si lo deseas podrs seleccionar otro factor o columna por la que deseas ordenar el reporte, configurando el campo "Luego por". Nota: Debers seleccionar un campo o columna diferente a las antes utilizadas.
Lnea
Luego por
Notas
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Filtro para el grupo "Productos devueltos/pendientes por recibir" Acceso l Men reportes, opcin Administrador de reportes, grupo Productos devueltos / Pendientes por recibir Qu es Te permite obtener adems de la informacin contenida en el reporte, informacin an ms especifica mediante la definicin de un filtro el cual, podrs seleccionar el tipo de informacin a concluir. Recuerda que dependiendo del grupo en el que est creado el reporte, es el tipo de filtro que se visualizar, es decir, se arma con cierta informacin relacionada con el tipo de reporte. Agrega un reporte Nota Si no seleccionas ninguna informacin del filtro, por omisin el reporte mostrar toda la informacin correspondiente. Manejo Aspel Si lo deseas podrs modificar los reportes que por omisin instala el sistema en el administrador, para adecuarlos a tus necesidades. Recuerda que dependiendo del tipo de formato de que se trate el reporte es la herramienta de edicin que debers utilizar. Para mayor informacin consulta Administrador de reportes Informacin contenida en este reporte Campos Campos Descripcin Tipo de documento Selecciona el tipo de documento que deseas incluir en el reporte, los tipos disponibles son: Recepciones y Recepciones / Ordenes. rdenes Documentos Inicial / Final Selecciona la clave inicial y final de los documentos de rdenes que deseas incluir en el reporte. Con el botn o con ayuda de la tecla F2, se desplegar lista de documentos de tal forma que puedas seleccionar el documento inicial y final para armar el reporte. Tecla de ayuda F2 de Indica que documentos se van a incluir en el reporte, tomando en cuenta la fecha de elaboracin de los mismos. Selecciona la fecha inicial y final que se tomar en cuenta. Por omisin estos campos estarn habilitados, indica su habilitacin seleccionando una de las condiciones disponibles para este campo fecha. Con el botn o la tecla de ayuda F4 se desplegar el calendario para que puedas indicar la fecha tanto inicial como final de elaboracin del documento. Proveedor Desde/ Hasta Selecciona la clave inicial y final del proveedor que deseas incluir en el reporte. Con el botn o con ayuda de la tecla F2, se desplegar el catlogo de proveedor de tal forma que puedas seleccionar el producto inicial y final para armar el reporte. Tecla de ayuda F2
Clasificacin Indica la clasificacin del proveedor que quieres que se incluya en el reporte Carpeta "Productos y Orden" Campo Descripcin Productos Selecciona la clave inicial y final de los productos que deseas incluir en el reporte. Desde/Hasta Con el botn o con ayuda de la tecla F2, se desplegar el catlogo de inventarios de tal forma que puedas seleccionar el producto inicial y final para armar el reporte. Tecla de ayuda F2 Lnea Te facilita la obtencin de cierta informacin tomando en cuenta o considerando para el filtro una Lnea de producto en particular. Si no activas este campo se presentar en pantalla todos los productos que no tienen definido en la poltica una lnea en especial. Con el botn o la tecla de ayuda F2 podrs seleccionar la lnea del producto por medio del catlogo de lneas. Tecla de ayuda F2
Ordenar por La informacin de la consulta se puede ordenar a partir de alguno de los campos de la misma. Este ordenamiento lo podrs realizar seleccionando el campo o columna por la que deseas ordenar el reporte, el sistema te permitir ordenar los elementos seleccionados (campo o columna) de manera ascendente o en su caso descendente, por omisin el sistema los ordena de manera ascendente. Debers proporciona si deseas ordenarlo de manera ascendente o descendente, es decir, en la primera posicin o en la ltima posicin. Si lo deseas podrs seleccionar otro factor o columna por la que deseas ordenar el reporte. Notas: Al configurar o utilizar este campo, se activar el otro factor de ordenamiento. Luego por Selecciona el otro factor o campo por el que deseas ordenar el reporte. Este ordenamiento lo podrs realizar seleccionando el campo o columna por la que deseas ordenar el reporte, el sistema te permitir ordenar los elementos seleccionados (campo o columna) de manera ascendente o en su caso descendente, por omisin el sistema los ordena de manera ascendente. Debers proporciona si deseas ordenarlo de manera ascendente o descendente, es decir, en la primera posicin o en la ltima posicin. Si lo deseas podrs seleccionar otro factor o columna por la que deseas ordenar el reporte, configurando el campo "Luego por". Notas: Al configurar o utilizar este campo, se activar el otro factor de ordenamiento. Debers seleccionar un campo o columna diferente a las antes utilizadas. Selecciona el otro factor o campo por el que deseas ordenar el reporte. Este ordenamiento lo podrs realizar seleccionando el campo o columna por la que deseas ordenar el reporte, el sistema te permitir ordenar los elementos seleccionados (campo o columna) de manera ascendente o en su caso descendente, por omisin el sistema los ordena de manera ascendente. Debers proporciona si deseas ordenarlo de manera ascendente o descendente, es decir, en la primera posicin o en la ltima posicin. Si lo deseas podrs seleccionar otro factor o columna por la que deseas ordenar el reporte, configurando el campo "Luego por". Nota: Debers seleccionar un campo o columna diferente a las antes utilizadas.
Luego por
Notas
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Filtro para el grupo "Recepciones" Acceso l Men reportes, opcin Administrador de reportes, grupo Recepciones Qu es Te permite obtener adems de la informacin contenida en el reporte, informacin an ms especifica mediante la definicin de un filtro el cual, podrs seleccionar el tipo de informacin a concluir. Recuerda que dependiendo del grupo en el que est creado el reporte, es el tipo de filtro que se visualizar, es decir, se arma con cierta informacin relacionada con el tipo de reporte. Agrega un reporte Nota Si no seleccionas ninguna informacin del filtro, por omisin el reporte mostrar toda la informacin correspondiente. Manejo Aspel Si lo deseas podrs modificar los reportes que por omisin instala el sistema en el administrador, para adecuarlos a tus necesidades. Recuerda que dependiendo del tipo de formato de que se trate el reporte es la herramienta de edicin que debers utilizar. Para mayor informacin consulta Administrador de reportes Informacin contenida en este reporte Campos Carpeta "Rangos" Campos Descripcin Documentos Inicial / Final Selecciona la clave inicial y final de los documentos de Recepciones que deseas incluir en el reporte. Con el botn o con ayuda de la tecla F2, se desplegar lista de documentos de tal forma que puedas seleccionar el documento inicial y final para armar el reporte. Tecla de ayuda F2 de Indica que documentos se van a incluir en el reporte, tomando en cuenta la fecha de elaboracin de los mismos. Selecciona la fecha inicial y final que se tomar en cuenta. Por omisin estos campos estarn habilitados, indica su habilitacin seleccionando una de las condiciones disponibles para este campo fecha. Con el botn o la tecla de ayuda F4 se desplegar el calendario para que puedas indicar la fecha tanto inicial como final de elaboracin del documento. Perodo Recepcin Desde / Hasta de Indica que documentos se van a incluir en el reporte, tomando en cuenta la fecha de elaboracin de los mismos. Selecciona la fecha inicial y final que se tomar en cuenta. Por omisin estos campos estarn habilitados, indica su habilitacin seleccionando una de las condiciones disponibles para este campo fecha. Con el botn o la tecla de ayuda F4 se desplegar el calendario para que puedas indicar la fecha tanto inicial como final de elaboracin del documento. Proveedor Desde/ Hasta Selecciona la clave inicial y final del proveedor que deseas incluir en el reporte. Con el botn o con ayuda de la tecla F2, se desplegar el catlogo de proveedor de tal forma que puedas seleccionar el producto inicial y final para armar el reporte. Tecla de ayuda F2 Indica la clasificacin del proveedor que quieres que se incluya en el reporte Despliega la lista de todas las monedas manejadas dentro del catlogo de monedas, selecciona la que te interese. Con el botn o la tecla de ayuda F2 podrs seleccionar la moneda de acuerdo al catlogo de monedas que se despliega. Tecla de ayuda F2 Carpeta "Productos y Orden" Campo Descripcin Productos Selecciona la clave inicial y final de los productos que deseas incluir en el reporte. Desde/Hasta Con el botn o con ayuda de la tecla F2, se desplegar el catlogo de inventarios de tal forma que puedas seleccionar el producto inicial y final para armar el reporte. Tecla de ayuda F2
Clasificacin Moneda
Lnea Te facilita la obtencin de cierta informacin tomando en cuenta o considerando para el filtro una Lnea de producto en particular. Si no activas este campo se presentar en pantalla todos los productos que no tienen definido en la poltica una lnea en especial. Con el botn o la tecla de ayuda F2 podrs seleccionar la lnea del producto por medio del catlogo de lneas. Tecla de ayuda F2 Ordenar por La informacin de la consulta se puede ordenar a partir de alguno de los campos de la misma. Este ordenamiento lo podrs realizar seleccionando el campo o columna por la que deseas ordenar el reporte, el sistema te permitir ordenar los elementos seleccionados (campo o columna) de manera ascendente o en su caso descendente, por omisin el sistema los ordena de manera ascendente. Debers proporciona si deseas ordenarlo de manera ascendente o descendente, es decir, en la primera posicin o en la ltima posicin. Si lo deseas podrs seleccionar otro factor o columna por la que deseas ordenar el reporte. Notas: Al configurar o utilizar este campo, se activar el otro factor de ordenamiento. Luego por Selecciona el otro factor o campo por el que deseas ordenar el reporte. Este ordenamiento lo podrs realizar seleccionando el campo o columna por la que deseas ordenar el reporte, el sistema te permitir ordenar los elementos seleccionados (campo o columna) de manera ascendente o en su caso descendente, por omisin el sistema los ordena de manera ascendente. Debers proporciona si deseas ordenarlo de manera ascendente o descendente, es decir, en la primera posicin o en la ltima posicin. Si lo deseas podrs seleccionar otro factor o columna por la que deseas ordenar el reporte, configurando el campo "Luego por". Notas: Al configurar o utilizar este campo, se activar el otro factor de ordenamiento. Debers seleccionar un campo o columna diferente a las antes utilizadas. Selecciona el otro factor o campo por el que deseas ordenar el reporte. Este ordenamiento lo podrs realizar seleccionando el campo o columna por la que deseas ordenar el reporte, el sistema te permitir ordenar los elementos seleccionados (campo o columna) de manera ascendente o en su caso descendente, por omisin el sistema los ordena de manera ascendente. Debers proporciona si deseas ordenarlo de manera ascendente o descendente, es decir, en la primera posicin o en la ltima posicin. Si lo deseas podrs seleccionar otro factor o columna por la que deseas ordenar el reporte, configurando el campo "Luego por". Nota: Debers seleccionar un campo o columna diferente a las antes utilizadas.
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Notas
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Filtro para el grupo "Recepciones detallado" Acceso l Men reportes, opcin Administrador de reportes, grupo Recepciones detallado (compras) Qu es Te permite obtener adems de la informacin contenida en el reporte, informacin an ms especifica mediante la definicin de un filtro el cual, podrs seleccionar el tipo de informacin a concluir. Recuerda que dependiendo del grupo en el que est creado el reporte, es el tipo de filtro que se visualizar, es decir, se arma con cierta informacin relacionada con el tipo de reporte. Agrega un reporte Nota Si no seleccionas ninguna informacin del filtro, por omisin el reporte mostrar toda la informacin correspondiente. Manejo Aspel Si lo deseas podrs modificar los reportes que por omisin instala el sistema en el administrador, para adecuarlos a tus necesidades. Recuerda que dependiendo del tipo de formato de que se trate el reporte es la herramienta de edicin que debers utilizar. Para mayor informacin consulta Administrador de reportes Un reporte detallado emite informacin ms completa, incluyendo informacin del filtro en los encabezados del reporte, como puede ser: Fecha de elaboracin del reporte, fecha de vencimiento, tipo de cambio, moneda, tipo de documento, etc. Adems de mostrar por cada documento un desglose de saldos. Informacin contenida en este reporte Campos Carpeta "Rangos" Campos Descripcin Documentos Inicial / Final Selecciona la clave inicial y final de los documentos de Recepciones que deseas incluir en el reporte. Con el botn o con ayuda de la tecla F2, se desplegar lista de documentos de tal forma que puedas seleccionar el documento inicial y final para armar el reporte. Tecla de ayuda F2 de Indica que documentos se van a incluir en el reporte, tomando en cuenta la fecha de elaboracin de los mismos. Selecciona la fecha inicial y final que se tomar en cuenta. Por omisin estos campos estarn habilitados, indica su habilitacin seleccionando una de las condiciones disponibles para este campo fecha. Con el botn o la tecla de ayuda F4 se desplegar el calendario para que puedas indicar la fecha tanto inicial como final de elaboracin del documento. Perodo Recepcin Desde / Hasta de Indica que documentos se van a incluir en el reporte, tomando en cuenta la fecha de elaboracin de los mismos. Selecciona la fecha inicial y final que se tomar en cuenta. Por omisin estos campos estarn habilitados, indica su habilitacin seleccionando una de las condiciones disponibles para este campo fecha. Con el botn o la tecla de ayuda F4 se desplegar el calendario para que puedas indicar la fecha tanto inicial como final de elaboracin del documento. Proveedor Desde/ Hasta Selecciona la clave inicial y final del proveedor que deseas incluir en el reporte. Con el botn o con ayuda de la tecla F2, se desplegar el catlogo de proveedor de tal forma que puedas seleccionar el producto inicial y final para armar el reporte. Tecla de ayuda F2 Indica la clasificacin del proveedor que quieres que se incluya en el reporte Despliega la lista de todas las monedas manejadas dentro del catlogo de monedas, selecciona la que te interese. Con el botn o la tecla de ayuda F2 podrs seleccionar la moneda de acuerdo al catlogo de monedas que se despliega. Tecla de ayuda F2
Clasificacin Moneda
Carpeta "Productos y Orden" Campo Descripcin Productos Selecciona la clave inicial y final de los productos que deseas incluir en el reporte. Desde/Hasta Con el botn o con ayuda de la tecla F2, se desplegar el catlogo de inventarios de tal forma que puedas seleccionar el producto inicial y final para armar el reporte. Tecla de ayuda F2 Lnea Te facilita la obtencin de cierta informacin tomando en cuenta o considerando para el filtro una Lnea de producto en particular. Si no activas este campo se presentar en pantalla todos los productos que no tienen definido en la poltica una lnea en especial. Con el botn o la tecla de ayuda F2 podrs seleccionar la lnea del producto por medio del catlogo de lneas. Tecla de ayuda F2 Ordenar por La informacin de la consulta se puede ordenar a partir de alguno de los campos de la misma. Este ordenamiento lo podrs realizar seleccionando el campo o columna por la que deseas ordenar el reporte, el sistema te permitir ordenar los elementos seleccionados (campo o columna) de manera ascendente o en su caso descendente, por omisin el sistema los ordena de manera ascendente. Debers proporciona si deseas ordenarlo de manera ascendente o descendente, es decir, en la primera posicin o en la ltima posicin. Si lo deseas podrs seleccionar otro factor o columna por la que deseas ordenar el reporte. Notas: Al configurar o utilizar este campo, se activar el otro factor de ordenamiento. Luego por Selecciona el otro factor o campo por el que deseas ordenar el reporte. Este ordenamiento lo podrs realizar seleccionando el campo o columna por la que deseas ordenar el reporte, el sistema te permitir ordenar los elementos seleccionados (campo o columna) de manera ascendente o en su caso descendente, por omisin el sistema los ordena de manera ascendente. Debers proporciona si deseas ordenarlo de manera ascendente o descendente, es decir, en la primera posicin o en la ltima posicin. Si lo deseas podrs seleccionar otro factor o columna por la que deseas ordenar el reporte, configurando el campo "Luego por". Notas: Al configurar o utilizar este campo, se activar el otro factor de ordenamiento. Debers seleccionar un campo o columna diferente a las antes utilizadas. Selecciona el otro factor o campo por el que deseas ordenar el reporte. Este ordenamiento lo podrs realizar seleccionando el campo o columna por la que deseas ordenar el reporte, el sistema te permitir ordenar los elementos seleccionados (campo o columna) de manera ascendente o en su caso descendente, por omisin el sistema los ordena de manera ascendente. Debers proporciona si deseas ordenarlo de manera ascendente o descendente, es decir, en la primera posicin o en la ltima posicin. Si lo deseas podrs seleccionar otro factor o columna por la que deseas ordenar el reporte, configurando el campo "Luego por". Nota: Debers seleccionar un campo o columna diferente a las antes utilizadas.
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Notas
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Emisin de documentos Acceso Mdulo de Compras, men Reportes, opcin Emisin de documentos o con el botn Qu es
A travs de esta opcin el sistema te permite imprimir los documentos despus de haber sido elaborados. Aqu puedes obtener una copia de los documentos para diversos usos, como para enviar la informacin al almacn, por ejemplo. La ventana de emisin te permite imprimir cualquiera de los documentos de compra (Recepciones, rdenes, Devoluciones). Revisa los campos siguientes, para conocer de qu manera puedes presentar tu informacin: Campos Campo Descripcin Tipo de documento Por proveedor Selecciona el tipo de documento que quieras que se emita. Si est activo, ordena los documentos por proveedor; de lo contrario, los presentar ordenados por nmero de documento.
Documento/ Recepciones / Elige el tipo de documento que quieres que se imprima el reporte. Proveedor / clasificacin del Con la tecla F2 o con el botn podrs desplegar la lista de documentos para las recepciones y el proveedor catlogo de proveedores para proveedores y elegir el rango que te convenga. Tecla de ayuda F2 Fechas de elaboracin recepcin / pago / Elige el rango de fechas de elaboracin o recepcin o pago de los documentos a incluir en tu emisin. En devoluciones y rdenes slo se pide la fecha de Elaboracin y Recepcin, para Devoluciones la fecha de elaboracin corresponde a la fecha de devolucin, en Recepciones se activan estas tres fechas. Con la tecla F2 o el botn se desplegar el calendario para que indiques la fecha elaboracin, recepcin/pago para poder emitir el reporte. Ruta y nombre del formato / Aqu se muestra el nombre y localizacin del formato que utiliza la impresin de los documentos, pero Editar formato puedes modificarlo o incluir un formato elaborado por ti. Editor de formatos Tips de manejo de la emisin de documentos Si desea ver impresa en la pantalla de tu sistema el reporte, al momento de aceptar a esta ventana, desde el botn editar el formato y en dicho editor comenta con el carcter " \ " en la parte donde aparece la palabra Impresor y guarda los cambios, esto har que al momento de aceptar a esta ventana se imprima el reporte preliminar editado. En esta versin de SAE y para los reportes con .fto podrs agregar a la lista de campos los 4 impuestos y los textos de los 4 impuestos esto desde: \ Imprime I.E.P.S. Si desea imprimir con I.E.P.S. suprima la '\' en las
\ siguientes dos lineas Escribe 46, "I.E.P.S.", 57, ":", 59, <186> Escribe 46, "I.V.A.", 57, ":", 59, <057> \ Imprime I.E.P.S. Si desea imprimir con I.E.P.S. suprima las \ siguientes dos lineas \ Asigna <095>, <057> + <186> \Escribe 46, "I.V.A.", 57, ":", 59, <095> Temas relacionados Tabla de Formatos Editor de Formatos
Herramientas En este men cuentas con los siguientes temas relacionados: Desbloqueo de documentos Acumulados Actualizacin de acumulados Edicin de acumulados Qu son Puedes visualizar aqu los acumulados de compras de tu empresa, as como realiza la actualizacin de acumulados cuando indicaste que la afectacin de acumulados no fuera en lnea. Las funciones de este men son idnticas a las descritas en Facturacin, por lo que aqu se explicarn slo las particularidades propias de los documentos de compra: Orden de compra, Recepcin de mercanca y Devolucin de compra. Para una explicacin ms detallada de las opciones de la Personalizacin de captura, Documentos modelo y Campos no visibles, consultar: Herramientas / Facturacin
Desbloqueo de documentos Acceso Mdulo de Compras, men Herramientas, opcin Desbloqueo de documentos. Qu es Puede ocurrir que uno de tus usuarios est utilizando en red un documento (por ejemplo, una Recepcin, la cual est enlazada a una Orden de compra) cuando de pronto ocurra un corte de energa elctrica o por error se apague la computadora o "que se caiga la red". Entonces, dicho documento enlazado quedar bloqueado y, al momento de querer abrirlo, el sistema lo impedir mandando el mensaje "Documento en uso". En este caso, puedes recurrir a esta funcin para liberarlo. nicamente se recomienda que, si recibiste el mensaje de "Documento en uso", primero certifiques que ningn usuario est utilizando dicho documento en ese momento, porque de ser as el desbloqueo desenlazar el ciclo de compra que dicho usuario se encuentre elaborando. Observa entonces que un desbloqueo del documento implica desenlazarlo de otros. Al oprimir Aceptar en la ventana de la advertencia, el sistema te permite elegir a qu registros le aplicars este proceso; en la ventana tienes los siguientes campos a definir: Campos Campo Descripcin Tipo de En este campo elige qu documentos deseas desbloquear. Si seleccionas una Recepcin y dejas los dems campos documento de la ventana en blanco, el sistema desenlazar todas las recepciones de los dems documentos de tu empresa. Por esto se te sugiere que tengas cuidado al momento de utilizar esta funcin. Documento Desde/Hasta Aqu puedes elegir un rango de documentos a desbloquear. Cuentas con la tecla de ayuda F2 o el botn rpidamente los registros inicial y final. Tecla de ayuda F2 En este campo puedes indicar que slo se desbloqueen los documentos de un determinado proveedor. Cuentas con la tecla de ayuda F2 o el botn Tecla de ayuda F2 para indicar el proveedor de donde se desbloquearn los documentos. para localizar
Proveedor
Nota Para iniciar el proceso, oprime el botn Desbloqueo. Si se encontr algn bloqueo, aparecer el mensaje "Documento desbloqueado" al momento de llevarse a cabo el proceso. De lo contrario, se mostrar el mensaje "Documento no bloqueado; fue actualizado".
Personalizacin de captura de documentos Acceso Men Herramientas / opcin Personalizacin de captura. Qu es Con esta opcin defines los campos visibles y capturables del encabezado de tus documentos en los mdulos de Facturas y Vendedores y Compras; ello facilitar el proceso de captura, adaptndolo a las necesidades especficas de tu empresa. Esta configuracin de captura se almacena en un archivo con extensin ".CFT". Por ejemplo, "FACT1.CFT" puede contener informacin que le indica al sistema la forma en que se capturan las facturas en la bodega, donde no se permite cambiar los datos de comisiones de los vendedores, o incluso "no es necesario que se vean" y, a su vez, "FACT2.CFT" puede tener la configuracin de captura de las facturas en la caja principal, en donde s es importante poder modificar dichas comisiones. Slo debes seleccionar el archivo de configuracin en el dilogo que se presenta. Esencial Dirgete a los Configuracin de Facturacin del sistema para establecer una personalizacin permanente de la captura de tus documentos.
Agregar nuevo archivo de configuracin Acceso Mdulo de compras, Men Herramientas / Personalizacin de captura, oprime el botn Mdulo de compras, Desde la barra de herramientas, oprime el botn (*) Qu es Con esta opcin podrs seleccionar los campos a los que deseas modificarle su status al momento de elaborar tus documentos. Modificar Archivo de configuracin Campos Campo Descripcin Campos configurables En esta parte podrs acceder a la configuracin de los campos disponibles en la ventana de captura del documento. Al sealar el nombre del campo con las teclas del cursor o con el ratn, podrs observar en ese momento su status correspondiente: visible o no visible, capturable o no. Este campo cuenta con dos opciones: Visible y Capturable. Si la opcin Visible se encuentra inhibida, entonces durante la captura del documento no ser posible ver la informacin de este campo y por tanto tampoco ser capturable. Si dejaste inhibida la opcin Capturable y tienes activada la opcin Visible, podrs ver el valor por omisin asignado al campo, pero no podrs modificarlo. En cambio, si tienes activada la opcin Capturable, s podrs modificar este rengln. Una vez editado el archivo de configuracin, indica el nombre con el cual lo podrs identificar, as como el subdirectorio donde quedar almacenado este archivo. Valor por Es el valor que el documento tendr por omisin en el sistema. omisin Manejo Si no defines un archivo, se asume una configuracin de captura con todos los campos existentes. Esta configuracin es nica para cada tipo de documento y se tomarn para cada uno del mismo tipo.
Status
Si requieres una configuracin de captura temporal para algn documento, la cual est vigente hasta que cierres el documento, puedes usar la siguiente opcin: Agregar especial
Barra de herramientas para el alta de documentos en compras Botones Al dar de alta una recepcin podrs hacer uso de la barra de herramientas. Grabar F3 Con este botn F3 grabars el documento, siempre y cuando est capturada toda la informacin esencial del movimiento. Si no has dado entrada a la ltima partida del documento (esto es oprimir Enter en el ltimo campo de la partida) no podrs grabar el documento, hasta que le hayas dado entrada. Previo a este proceso, el sistema te permitir escribir observaciones de todo el documento, as como indicar la forma de pago y el tiempo de crdito que se le otorga al cliente. Con F4, o al oprimir este botn, el sistema presentar un dilogo informativo con los totales de tu documento, los descuentos y los impuestos de todas las partidas de productos capturados hasta ese momento, junto con los gastos indirectos los montos aparecen en la moneda indicada en la cabeza del documento. Si oprime Shift + F4 los totales se mostrarn en la moneda base. Ventana totales del documento
Totales F4
Observaciones Este botn tiene diferente funcin dependiendo de la ubicacin del cursor en el documento de compra. Si te encuentras ubicado en una partida este botn te permite capturar las observaciones de la partida y cuando te encuentras en la cabecera del documento este botn abre la ventana de observaciones generales para el documento. F5 Captura de Proveedores F6 Captura de Productos Al estar capturando un campo del encabezado del documento puedes oprimir este botn F6 para dar de alta los datos de un nuevo proveedor (la captura es posible si en los parmetros de Configuracin de Compras as lo tienes permitido). Configuracin / Compras Agregar Proveedores Si te encuentras capturando una partida y no existe en inventarios el producto que vas a comprar, lo podrs dar de Alta utilizando este botn con la tecla F6. La cantidad amparada por el documento ser anotada como compra por recibir (si el documento es una Orden de compra) o como existencias (si se trata de una Recepcin de mercanca).
Insertar Partida Con este botn puedes insertar una partida en el lugar que desees. Slo tienes que situarte en una partida anterior de donde quieres agregar la partida y oprimir este botn. Eliminar partida Con este botn puedes Eliminar una partida; slo tienes que situarte en ella y oprimir este botn. Enlaces Te permite tomar la informacin de otros documentos de compra por medio de un enlace, cuando tu orden de compra no es directa. El sistema permite la asignacin de folio de documentos en forma secuencial o bien que la definicin sea por el usuario. Este puede ser Estndar que asignar automticamente un nmero progresivo de documento cada vez que elabores uno.
Seleccin del tipo de folio F9
Captura de talla Este botn est disponible slo para los productos que fueron dados de alta como dependientes de un grupo de y color productos. Al momento de seleccionar en el campo "Producto" un grupo de productos o bien seleccionando este botn desde la barra de herramientas, se desplegar una ventana para seleccionar los subproductos que se estn vendiendo del grupo de productos seleccionado. Debers especificar por cada subproducto la cantidad que se est comprando.
comprando.
Si ests usando multialmacn, en esta ventana slo se mostrarn los subproductos definidos o dados de alta para el almacn seleccionado en el documento de venta. Alta de productos en el multialmacn Tema relacionado Agregar un documento
Enlace de documentos Acceso Mdulo de Compras, men Archivos, opcin Recepciones/men Edicin opcin agregar/ al estar capturando el documento, en el campo recepcin indicar el documento con el que se va a enlazar (Orden) por ltimo pasar con el tabulador al siguiente campo (aparece la ventana de Enlace de documentos). Desde la captura de alta de documentos, al oprimir el botn Qu es Al igual que en Facturacin, el sistema permite "enlazar" los documentos de Compras, es decir, tomar la informacin de otros documentos, evitando la captura de la misma informacin en cada uno de ellos. La tabla siguiente indica cmo se pueden enlazar los documentos del mdulo de Compras: Documento base Orden de compra Se enlaza con: Ningn documento, slo puede ser directa.
Recepcin de mercanca rdenes de compra Devolucin Recepciones de mercanca (automticamente) Este proceso te permite enlazar varios documentos del mismo tipo con el documento base. Cuentas con 2 opciones: Enlace manual y automtico. Con el enlace manual puedes enlazar documento por documento, mientras que en el automtico enlazars varios documentos del mismo tipo con el documento base. El procedimiento es igual en ambos casos, hasta despus de haber anotado el nombre del proveedor y el documento a enlazar. Campos de la ventana de enlaces Campo Descripcin Proveedor Documento Base Documento Enlazado Documento Se debe indicar la clave del proveedor; al que pertenece el documento a enlazar. El sistema indica como "Documento base" el tipo de documento que se est elaborando Se indica el tipo de documento con el que se est enlazando Anota en este campo el nmero de documento con el cual se enlazar el documento base. Con F2 vers la lista completa de los documentos registrados, para asignar el documento a enlazar. Si definiste el proveedor, slo se presentarn los documentos relacionados con l. El tipo del documento est indicado con la inicial de cada uno de ellos; se especifica "O" para Orden de compra y "R" para la Recepcin de mercanca.
Fecha De Una vez que hayas especificado el nmero de documento, el sistema despliega automticamente la Fecha de Elaboracin. elaboracin y el Monto correspondiente a dicho documento. Al momento de Oprimir la tecla Enter, el sistema te permitir anotar otro documento con el cual enlazar el documento base. Monto Aqu se muestra el monto de l a orden enlazada, debes notar que se expresa en la moneda base. Al enlazar un documento en moneda extranjera, el nuevo documento sugerir siempre la moneda base en la cabeza del documento, al igual que los costos y los totales se presentarn en moneda base, al modificar la moneda el sistema automticamente realizar las respectivas conversiones.
Ver :Seleccin Automtica Monto lmite Podrs enlazar los documentos hasta que stos alcancen cierto monto. Por ejemplo, si deseas enlazar con una recepcin de mercanca todas aquellas rdenes de compra que tengas registradas con el proveedor, pero que la suma de ellas no sea superior a $1,000.00, entonces este monto es el que debes anotar en este campo. Una vez que hayas precisado los documentos que deseas que se enlacen, oprime el botn Aceptar. Notars que en la ventana de Enlace de documentos aparecern todos aquellos documentos que cumplen con los requisitos indicados, y que la informacin de los documentos enlazados se presentar en el documento base que se est elaborando.
Al terminar de especificar todos los documentos a enlazar, oprime el botn Aceptar
o la tecla F3. El sistema regresar a la ventana
de alta de documentos. Esencial Puede existir movimientos que empleen todos los documentos de compra(recepci n, orden, devolucin) o bien que se "salten" algunos, ejemplo, una devolucin que provenga de una recepcin y no de una orden de compra. Por tal razn, al pasar por el tabulador del campo de Devolucin al siguiente (en caso de no elegir un documento Directo), u oprimir el botn Enlace de la barra de opciones, aparece la captura de Enlace de documentos:
Es necesario que consideres estas observaciones respecto al enlace de documentos de compra: Documento / Observacin Campo Documento Una orden de compra puede ser enlazada con recepciones de mercanca tantas veces como desees, hasta que todos enlazado los artculos que ampare hayan sido recibidos. Por ejemplo, una orden sobre 15 artculos puede ser asociada a una varias veces recepcin de mercanca de 10 artculos y el resto ser retomado en una recepcin posterior. Cuando intentes utilizar nuevamente el documento y ste ya no contenga mercanca, el sistema avisar que el documento ya no tiene productos pendientes y no permitir continuar con la captura. Es por ello que cuando enlaces un documento tal vez muestre una cantidad menor a aquella por la que fue dado de alta, ya que seguramente este mismo documento ha sido utilizado con anterioridad. Consulta del Podrs consultar el enlace al observar el documento enlazado. Por ejemplo, si retomas una orden para elaborar una enlace recepcin, al consultar la orden el sistema habr cambiado automticamente el status de "Original" a "Recibida" y habr anotado el nmero de recepcin a la que se asoci. Resultado del Dentro de las partidas del documento base se desplegar la informacin anotada en cada documento enlazado. El enlace campo de producto no podrs modificarlo. Fecha de Como fecha de recepcin mostrar la anotada en el documento original. Si sta es anterior a la fecha de elaboracin del recepcin documento, el sistema enviar un mensaje de advertencia. Por otra parte, si los documentos elegidos tienen diferente fecha de recepcin, se presentar la correspondiente al ltimo sin importar cul es el ms antiguo. El nuevo documento podr incluir a todos los artculos contemplados en los documentos enlazados o slo algunos de ellos. Tambin ser posible incluir nuevos productos a pesar de que no formen parte de ninguno de los documentos antecedentes. Temas relacionados Agregar un documento Seleccin Automtica
Personalizacin de consultas y estadsticas Elige el tema que quieres consultar Personalizacin de Consultas Personalizacin de Estadsticas
Edicin de acumulados Acceso l Men Herramientas, opcin Acumulados / Edicin de acumulados.
l Desde la barra de herramientas del mdulo de Compras con el botn (*) Qu es En esta opcin puedes consultar y/o modificar los acumulados de los documentos de compras, rdenes y devoluciones y sus respectivos descuentos, descuentos financieros, impuestos e indirectos La ventana que se muestra la consulta general de Acumulados es la siguiente:
Como podrs observar los acumulados se muestran por el tipo de documento de compra y separados por mes. Si el mes y ao correspondiente a la fecha de elaboracin del documento no existen dentro de la consulta de acumulados el sistema automticamente crear el periodo correspondiente. La nica manera de eliminar los periodos creados en el catlogo de Acumulados ser a travs de la creacin total del mismo desde Utileras / Control de Archivos. Si deseas consultar o editar el detalle de estos acumulados haz doble clic sobre el registro que te interese, dando lugar a la siguiente ventana:
En la ventana podrs visualizar la informacin con la que puedes formar los acumulados para cada tipo de documento de compra. Los acumulados para las recepciones se forman: Compras Descuentos + Indirectos Los acumulados para las ordenes se forman: Ordenes Descuentos Los acumulados para las Devoluciones se forman: Devoluciones Descuentos Manejo Utiliza esta opcin si iniciaste el trabajo en este sistema en un mes posterior a enero, para agregar la informacin necesaria, a fin de que tus estadsticas y grficas cuenten con toda la informacin para generarse. Nota El sistema va formando los acumulados por mes y ao automticamente, es decir a partir de la fecha del documento, el sistema incrementar el acumulado del mes correspondiente, estos acumulados slo se borran al hacer la creacin del archivo correspondiente. Detalle de acumulados
Actualizacin de acumulados Acceso l Mdulo de compras / Men Herramientas, opcin Acumulados / Actualizacin.
l Desde la barra de herramientas del mdulo de Compras con el botn (*) Qu es Si en la Configuracin de Compras tienes especificado que NO deseas el acumulado de compras en lnea, debers utilizar esta opcin para que se actualicen las compras y devoluciones en los diferentes conceptos incluyendo impuestos, descuentos, etc. Asimismo, se te recomienda ejecutar esta opcin antes de pedir la edicin de acumulados. En la ventana que se muestra anota el periodo de tiempo del que deseas actualizar sus acumulados de compras. Edicin de acumulados
Herramientas Aspel- Operaciones con terceros Manejo Dentro de Excel se instala una barra de herramientas denominada "Herramientas Aspel-Operaciones con terceros" en esta barra se encuentra disponible el botn "Crear archivo Batch (SAT)" y el botn Crear archivo Batch simplificado.
Si no cuentas con este complemento o herramienta (http://www.aspel.com.mx/mx/c_descarga.html) Botones Herramientas Aspel Operaciones con terceros Botones Descripcin
de
Excel
podrs
obtenerlo
del
Centro
de
Descarga
Aspel:
Con esta opcin podrs generar el archivo TXT que requiere el SAT para la carga batch. Archivo que contiene las operaciones con terceros para la declaracin de estos. Se generar el archivo y antes de mostrarlo en pantalla el sistema te desplegar la ventana de "Guardar como" para grabar el archivo en la ruta indicada. Con esta opcin podrs generar el archivo TXT que requiere el SAT para la carga Batch para presentar la declaracin de operaciones con terceros simplificada. La versin Declaracin Informativa de Operaciones con Terceros (DIOT) 2007 Simplificada, se podr utilizar por los contribuyentes que deban presentar una declaracin complementaria por el periodo que corresponda. Temas relacionados Reporte de Operacin con Terceros
Botones de opciones de la consulta de documentos Botones La barra de herramientas de la ventana de consulta de documentos, cuenta con los siguientes botones: Al oprimir este botn o la tecla F4, se presenta la ventana informativa de totales del documento. Tambin puedes acceder a estos datos al hacer doble clic u oprimiendo ENTER sobre la partida seleccionada en el listado. Si al realizar el documento anotaste algunas observaciones, con este botn o con la tecla F5, se presentar la ventana con aquellas anotaciones, referentes a la partida que seales en ese momento. Si al capturar el documento anotaste algunas referencias, con este botn o la tecla F6 accedes a la ventana de observaciones. Al oprimir este botn o la tecla F7, se despliega la cantidad pendiente de devolver en ese momento. Este clculo se realiza por artculo. Este botn o con la tecla F8, te permitir ver el documento anterior al que ests consultando. Con este botn o con la tecla F9, vers el documento siguiente al que ests consultando. Ejemplo: Si la partida que ests consultando es de un documento de Recepcin y oprimes el botn el sistema te mostrar el documento de Orden al que ests enlazando dicha partida. Por otra parte si la partida es de un documento de Orden y oprimes el botn el sistema te mostrar el documento de Recepcin con el que se enlaza esta partida al que ests consultando. Puedes conocer el listado con los nmeros de serie asignados a los productos que tienen que ver con el documento. Nmero de serie del producto Con este botn podrs consultar, si es que contiene, los lotes y pedimentos de los productos del documento. Pedimentos aduanales y lotes Este botn funciona cuando el documento de compra seleccionado es un documento fiscal digital (factura electrnica). Recuerda que para que el sistema pueda expedir documentos digitales es muy sencillo slo debers configurar el sistema para trabajar bajo esta modalidad sin dejar de expedir facturas impresas. Visor de Comprobantes Fiscales Digitales
Lista de campos Consulta: Lista de campos para formatos
Lista de comandos Consulta el siguiente tema: Lista de comandos y frmulas
Lotes y pedimentos en compras Acceso l Durante la captura de un documento el cual tenga productos que manejen Lotes y pedimentos Qu es Si dentro del mdulo de Inventarios definiste que el producto indicado en la actual partida maneja Lotes y Pedimentos, despus de capturar el campo de Observaciones y el de Nmero de serie (si maneja el producto) el sistema desplegar una ventana para capturar los datos del Lote y/o Pedimento de este producto.
En la parte superior de las pestaas de la ventana aparecen los campos Clave y Cantidad deshabilitados, mostrando los datos capturados previamente en la partida que se est afectando. Para conocer ms acerca de los campos de esta ventana consulta: Lotes y/o Pedimentos La captura de lotes y pedimentos para los productos que lo manejan, se efectuar por partida en el documento de compra, y esta captura de informacin se registrar directamente en el catlogo de Lotes y Pedimentos dentro del Mdulo de Inventarios, an cuando se tenga deshabilitado la Integracin de Compras a Inventarios en Configuracin de Inventarios. Si el producto maneja Lotes y Pedimentos, es necesario se capturen ambos, por que si no el sistema no permitir seguir avanzando si falta alguno. Cuando se efecta una devolucin o cancelacin, automticamente el sistema actualiza la informacin del catlogo de Lotes y Pedimentos. Campos de este proceso Carpeta Pedimento Campo Descripcin Clave Aduana Campo informativo. Muestra la clave del producto. Escribe el nombre de la Aduana por la que entr el producto, el nombre de la aduana se guarda en un Men que podr consultarse posteriormente. Cantidad Campo informativo. Muestra la cantidad de productos indicado en el campo Cantidad de la partida.
Carpeta Lote Campo Lote
Descripcin Escribe el nmero de lote de los productos.
Caducidad Escribe la fecha de caducidad del lote de productos. Pestaa Observaciones Si se desea agregar alguna observacin al producto se agrega desde esta pestaa. Esencial Si activas el campo "Tomar esta informacin para los siguientes productos", la informacin para este producto se conservar para las siguientes partidas en que se agreguen productos con Lotes y pedimentos y as reducir el tiempo de captura.
Seleccin del archivo o directorio a trabajar En esta ventana podrs especificar el nombre del archivo que deseas abrir, guardar o referir, no olvides de indicar en primer lugar la ruta donde se encuentra este archivo. La seleccin de archivos se ejecutar automticamente para las siguientes opciones: Edita tus formatos de reportes Generacin masiva de documentos Opciones de Impresin Leer Documento Modelo
Observaciones por partida Al tener activo este parmetro podrs anotar alguna observacin al terminar de capturar una partida.
Observaciones del documento Anota las observaciones generales del documento en la ventana que se presenta.
Manejo para los tipos de documentos Escoge el tema que quieras consultar: Agregar un documento (recepcin, orden o devolucin) Agregar especial Cancelaciones Agregar una devolucin
Total de Indirectos Se muestra la ventana de Indirectos para que registres el total de tus gastos indirectos que quieres incluir en el documento de compra. La casilla de verificacin de Acumular Indirectos a Cuentas por Pagar estar habilitada siempre y cuando hayas definido en Configuracin de Compra un manejo manual de este parmetro. Los indirectos deben capturarse en la moneda que se defini en la cabeza del documento. Puedes encontrar mas informacin acerca de Indirectos en: Aplicacin de gastos indirectos en ASPEL SAE Parmetros de Compra / Indirectos
Factor entre unidades Esta ventana aparece cuando un producto maneja su unidad de entrada diferente a la unidad de salida. Lo que debes escribir en el campo de esta ventana es el factor expresa la relacin que existe entre la unidad de entrada y la unidad de salida. Por ejemplo: T compras el producto por cajas y cada caja contiene 20 piezas, la salida la manejas por piezas, entonces el factor entre unidades ser 20. En el ejemplo anterior: Factor=20/1=20, si por ejemplo se compran piezas y se venden cajas de 20 unidades el factor ser igual a: Factor = (1/20)/1=0.05/1=0.05. Recuerda que la unidad en la que se expresa tu existencia y costos en el inventario ser igual a la unidad de salida, por ello es importante definir este factor.
Selecciona el reporte a consultar Para mayor informacin consulta los siguientes reportes: Reporte de resumen Reportes detallados
l l
Personalizacin de la captura de los documentos de compra Esta funcin se maneja igual que el caso de los documentos de venta Para mayor informacin de esta opcin haz clic en el tema que deseas consultar: Personalizacin de la captura en los documentos Modificar archivo de configuracin Documento Modelo Agregar nuevo archivo de configuracin
Selecciona la opcin deseada Agregar nuevo archivo Modelo Modificar archivo Modelo
Aspectos generales del mdulo Operaciones Qu hacer en Compras Conoce en trminos generales la operacin de los documentos de este mdulo. Orden de Compra Recepcin de Mercanca Es el documento por medio del cual se realiza un pedido formal al proveedor para surtir cierto producto. Las rdenes de compra incrementan los Pendientes por recib ir de los productos del catlogo de Inventarios y servicios y del almacn correspondiente. Este documento se elabora cuando el proveedor ha entregado parcial o totalmente los productos solicitados. Al elaborarse una recepcin de mercanca disminuirn los Pendientes por recib ir y se incrementarn las Existencias de los productos, tanto en el catlogo de Inventarios y servicios como en el almacn definido; adems modifica los rubros de Costo promedio y ltimo costo de los productos. Asimismo, se generar un movimiento de entrada por concepto de "Compra" dentro del catlogo de Movimientos al inventario. Por ltimo, si se trabaja en forma integrada con Cuentas por pagar, se generar un movimiento de cargo por concepto de "Compra". Si en Configuracin de compras se tiene deshabilitada la opcin de Inventarios Integrado a Compras, al elaborar una Recepcin de mercanca no se afectarn las existencias y pendientes por recibir del producto tanto en Inventarios y servicios como en el almacn definido, ni se generar el movimiento de entrada al inventario; para ello ser necesario ejecutar la Actualizacin de Archivos en su parte de Compras a Inventario, a fin de generar las afectaciones y el movimiento correspondiente. Configuracin / Inventarios Actualizacin de Archivos/Compras a Inventarios Devolucin de compra Mediante este documento ser posible registrar la cantidad de mercanca que por diversas razones se devuelve al proveedor. Este movimiento decrementa las Existencias de los productos tanto en el catlogo de inventarios y servicios como en el almacn definido, adems de actualizar el Costo promedio. Dentro del catlogo de Movimientos al inventario se registra un movimiento de "Devolucin de compra". Al mismo tiempo, genera un movimiento en el mdulo de Cuentas por pagar por concepto de "Nota de devolucin", que provoca una disminucin en el saldo y las compras anuales del proveedor. Posiblemente en tu empresa no manejen la Orden de compra y slo utilicen la Recepcin de mercanca; en cualquier caso, el sistema permite manejar estos documentos de manera independiente o bien relacionados entre s. En todos estos documentos se podrn realizar las siguientes operaciones: Compras Agregar, Cancela y Busca tus documentos de compra. Otras Realiza la Generacin masiva de documentos. Filtra, Exporta y Copia la informacin que ms te interese de tus documentos. Agrega un documento especial , la cual es un documentos con configuracin especial de captura. Realiza un Enlace de Documentos. Cuentas con una variedad de tipos de Reportes que podrs generar. Cuentas con la opcin de Documento Modelo . Cuentas con la opcin de Desbloqueo de documentos.
Nota Posiblemente tu empresa no maneje la Orden de compra u slo utilicen la Recepcin de mercanca, en cualquier caso, el sistema permite manejar estos documentos de manera independiente o bien relacionados entre si.
Agregar/Modificar Estadsticas Personalizadas Elige el tema que deseas consultar: Asistente para la generacin de estadsticas Asistente para la modificacin de una estadstica
Alta de proveedores Para mayor informacin consulta el tema de Alta de proveedores del mdulo de proveedores y cuentas por pagar
Selecciona la opcin que desees Agregar nuevo archivo de configuracin Modificar Archivo de configuracin
Recepciones, denes y Devoluciones Qu es Conoce en trminos generales la operacin de los documentos de este mdulo: Orden de compra Recepcin de mercanca Devolucin de compra
Exportacin Para saber de este tema consulta: Exportacin
Ayuda de documentos Acceso Desde la consulta de recepciones / botn Qu es Dentro de esta ventana se podr consultar la informacin general del documento de la recepcin. Esta ayuda de documento se realiza por proveedor, es decir, dentro de la consulta de las Recepciones, sobre el proveedor sealado es la informacin que se desplegar dentro de esta ventana.
Campos de la consulta Campo Descripcin Concepto Documento Fecha vencimiento Monto Saldo Se muestra los diferentes movimientos realizados para dicho proveedor. Indica el nmero con que se dio de alta el documento. de Se muestra la fecha en que se vence el movimiento o la fecha en que deber ser pagada, segn el tipo de movimiento de CxC. Se indica el monto total del movimiento de CxC. Te indica el saldo por pagar o pagado del movimiento de CxC.
Totales Este total es de la suma de todos los documentos que se hayan realizado para el proveedor indicado. Temas relacionados Barra de Herramientas de los documentos de compras Documentos de compras
Presentacin Preliminar Consulta el siguiente tema: Presentacin Preliminar
Documentos Modelo Acceso l Men Herramientas, opcin Documentos modelo Qu es Si dentro de tu empresa se generan peridicamente documentos que contienen la misma informacin, en el sistema podrs generar, almacenar y leer dichos documentos llamados "modelos". La gran ventaja es que te permiten capturar de manera repetitiva algn artculo o grupo de artculos que requieras comnmente y tambin puedes especificar el cliente o proveedor al cual se le asignar el documento. Temas relacionados Agregar nuevo archivo Modelo Graba archivo modelo Modificar Archivo Modelo
Lista de Comandos y Campos del Editor Elige el tema que deseas consultar Lista de Comandos del Editor
Agregar Recepciones Para agregar una recepcin dirgete al tema Agregar un documento
Agregar rdenes Para agregar una orden dirgete al tema Agregar un documento
Ejemplo de compras a plazos Por ejemplo: Si efectuaste una venta por un importe de $1,500 en la cual se elige un periodo de 90 das a plazos mensuales iguales con una tasa de inters del 12% anual. El sistema utiliza la siguiente frmula para realizar el clculo de cada mensualidad (pago). La frmula para el clculo del pago (amortizaciones) es la siguiente: r R= A -------------n 1-(1+r) Donde: R= Pago peridico A= Monto (inversin) r= Tasa (por periodo, es decir, si son pagos mensuales se debe dividir entre 12) N= Nmero de periodos Sustituyendo tenemos: .12/12 R= 1500 -----------------31-(1+(.12/12)) R=510.03 Al final de primer mes se pagan 510.03, el inters a pagar sobre el capital insoluto es 0.01(1500)=15. El saldo de pago, 510.0315=495.03, 1004.97 al final del segundo mes, el inters es 0.01(1004.97)~10.05. Por ello, la cantidad pagada de crdito es 510.0310.05=499 y el saldo insoluto es 1004.97- 499.98=504.99. El inters que debe pagarse al final de tercer y ltimo mes es 0.01(504.99) ~5.05, por lo que la cantidad que se paga del crdito es 510.03-50.05=504.98. Por lo tanto el saldo insoluto es 504.99-504.98=0.01. En realidad, la deuda debe estar pagada en ese momento y el saldo de 0.01 se debe al redondeo. Para mayor ejemplificacin se presenta la tabla de amortizacin: Periodo pagado Capital insoluto al principio del periodo Inters del periodo Pago final del periodo Capital final del periodo 1 2 3 TOTAL 1500 1004.97 504.99 15 10.05 5.05 30.10 510.03 510.03 510.03 1530.09 495.03 499.98 504.98 1499.99
Detalle de documentos Acceso Mdulo de Compras, men Archivos, opcin Recepciones u rdenes o Devoluciones / posicionarse en el documento del que se desea conocer el detalle / hacer doble clic u oprimir Enter sobre el movimiento. Qu es A diferencia de la consulta general, si ests consultando una Recepcin de mercanca encontrars disponible el botn de Devolucin, el cual equivale tambin a oprimir la tecla F7, con el que se despliega la cantidad de productos devueltos para la partida que en ese momento se encuentra iluminada por la barra de cursor. A su vez, si el documento que consultas es una Orden de compra, entonces dispondrs en la barra de opciones del botn de Pendientes, que tambin se activa con la tecla F7, a fin de conocer la cantidad de productos pendientes por recibir para la partida que en ese momento seales con la barra de cursor. Los botones de Documento Anterior ests consultando. Por ejemplo: y Siguiente Documento nos indican si los documentos a los que se enlaza la partida que
Si la partida que estas consultando es de un documento de devolucin y oprimes el botn el sistema te mostrar el documento de Recepcin al que est enlazado dicha partida. Por otra parte si la partida es de un documento de Orden de compra y oprimes el botn el sistema te mostrar el documento de Recepcin con el que se enlaza esta partida. Botones de opciones de la consulta de documentos
Modificar documentos de rdenes Acceso l Mdulo de compras, Men Archivos, rdenes / posicionarse en el documento de orden / hacer doble clic u oprimir Enter o con el botn Manejo Aspel Aspel-SAE permitir que los documentos de rdenes sean modificables despus de haber sido grabados, esta operacin slo se podr realizar si el documento no est cancelado o enlazado con otros documentos; lo anterior por aquellas empresas que alteran con frecuencia las rdenes, o bien no ha sido cerrada la orden. Temas relacionados Agregar documentos Detalle de la consulta
Botn Filtrar estadsticas personalizadas Presenta la ventana donde se definir la estadstica. Cuentas con los siguientes campos: Acumulado por Elige los valores que quieres que se presenten en el eje horizontal de las abscisas (eje X). En todas las estadsticas slo podrs sealar un valor acumulado a la vez. Cantidad a acumular Elige aqu los valores que se acumularn en el eje vertical de las ordenadas (eje Y). En algunas estadsticas podrs escoger ms de un valor, para indicar los valores que formarn las "series" al graficarse la estadstica. Ttulo Este campo te permite indicar el nombre que tendr la estadstica que ests desplegando. Ordenado por Esta opcin te permite elegir el valor por el que vendr ordenada la estadstica. En forma Puedes elegir "Ascendente" o "Descendente" para que el valor por el cual se ordenar la estadstica se presente del registro menor al mayor o viceversa.
Alta de productos en el inventario Para mayor informacin consulta el tema de Alta de productos en el inventario
Pedimentos aduanales y lotes Para mayor informacin consulta el tema de Pedimentos aduanales y lotes del mdulo de inventarios.
Barra de herramientas de los documentos de compras Barra de herramientas Botn Descripcin Con esta opcin podrs dar de alta los documentos de recepciones, ordenes y devoluciones, estando en su respectiva consulta. Agregar documento Este botn sirve para modificar las ordenes de compra mientras no sean canceladas o enlazadas a otros documentos. Modificar documentos de rdenes Este botn te permite cancelar los documentos que se hayan dado de alta, el proceso de cancelacin de cualquiera de los documentos es el mismo. Cancelaciones Permite localizar dentro del catlogo el registro que cumpla con las caractersticas indicadas en la ventana de bsqueda. Este dilogo vara, dependiendo de los datos contenidos en el catlogo correspondiente. Buscar documentos Sirve para seleccionar informacin de tus catlogos y mostrar slo aquella que cumpla con los criterios que establezcas. Es una herramienta muy til para extraer informacin especfica, la cual aparecer en la ventana de consulta para que puedas imprimirla o graficarla. Filtrar Permite restablecer el orden de la informacin de un catlogo despus de haber realizado un filtro. Tambin puedes restaurar despus de usar la funcin Buscar. Restaurar El botn te despliega la ventada de opciones la cual te permite definir tus opciones de impresin. Opciones de Impresin Esta opcin es muy til cuando desees utilizar en otras aplicaciones de Windows los datos de las consultas que genera el sistema o de las consultas que personalices . Exportacin Esta opcin sirve para guardar un dato en el portapapeles de Windows; en este caso, lo que hayas escrito en cualquier dilogo. Marca dicho texto y selecciona la opcin Copiar. El dato queda guardado en memoria temporalmente. Copiado especial Con este botn o con la tecla F4, el sistema presentar un dilogo informativo con los totales de tu documento, los descuentos y los impuestos de todas las partidas de productos capturados hasta ese momento. Consultar totales Este botn te permite mostrar el total del documento del cliente que ests consultando. El botn te despliega la ventana de ayuda de documentos, la cual podrs Consultar el saldo de las recepciones.
Este botn solo se consulta desde los documentos de recepciones.
Desde este botn se podr Consultar los movimientos de CxP, este botn solo estar disponible para la opcin de Recepciones de compra. Prepara la informacin del Catlogo de compras para su envo y/o su publicacin en Internet.
Prepara tu informacin para su envo Enva y publica en tu espacio de Internet, l o los archivos de consulta preparados con anterioridad. Publica tu informacin en Internet Podrs exportar la informacin de tu Catlogo de proveedores a formatos Palm. Exportacin de consultas a dispositivos Palm Con esta opcin podrs asociar a un documento de compra uno o varios archivos de diferentes tipos o formatos, tales como: .doc, .xls, .pdf, jpg, etc. estos archivos se almacenarn en un directorio para ser consultados posteriormente las veces que sea necesario. Incluso podrs asociar comprobantes fiscales digitales de tus proveedores para llevar un ptimo control. Asociacin de documentos Temas relacionados Agregar un documento
Alta de nmeros de serie Para mayor informacin consulta el tema de Alta de nmeros de serie del mdulo de inventarios.
Detalle de acumulados Para qu sirve Dentro de la ventana podrs visualizar informacin de la manera como se conformaron los acumulados de recepciones, rdenes y devoluciones. A fin de que las estadsticas de compras cuenten con toda la informacin necesaria para generarse, es conveniente que el sistema en un mes posterior a enero, podrs utilizar esta opcin para agregar informacin necesaria.
Documentos Generales Los documentos, operaciones y temas principales a conocer en el mdulo de Compras son: Recepciones, rdenes y Devoluciones Parmetros que afectan a este mdulo Afectaciones del mdulo de Compras Afectaciones del Mdulo de Compras hacia Inventarios Afectaciones del Mdulo de Compras hacia Proveedores y CxP Teclas de funcin utilizadas en la captura de documentos
Consultas Consulta general de documentos Detalle de la consulta Buscar documentos Filtrar documentos Consultar totales
Status de los documentos Status
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Documento que despliega el status Orden, Recepcin Devolucin Orden y
Original: El documento no fue impreso.
Recibida: El documento se integr totalmente como parte de una Recepcin de mercanca.
Recibida parcialmente (Rec. Parc): La Orden de compra todava cuenta con algunos productos por Orden recibir. Cancelada: Aparece en el momento de cancelar un registro. Devuelta: Aparece cuando se efecta una devolucin total de la mercanca. Orden, Recepcin Devolucin Recepcin y
Devuelta Parcialmente (Dev. Parc): Es cuando se devuelve slo una parte de los productos amparados Recepcin por una recepcin de mercanca. Emitida: El documento ha sido impreso por lo menos una vez. Orden, Recepcin Devolucin y
Acumulados Acceso Mdulo de compras / Men Herramientas / opcin Acumulados Qu es Esta funcin te permite visualizar los acumulados de los documentos de compras por mes del ao en curso y para un ao anterior y posterior. Actualizacin de acumulados Edicin de acumulados
10 de enero de 2010 a documentos generados en el 2009 o si se calcula el IVA sin incremento (15% 10%) de dichos movimientos. Para mayor informacin, consulta la ayuda en lnea de tu sistema Aspel-SAE 4.6.
Es importante que revises y conozcas el siguiente procedimiento, para que puedas empezar a trabajar con INFOWEB 2.0 Sistemas Aspel: Instala el sistema Aspel con el que trabajars. Es importante que antes de empezar a trabajar con INFOWEB 2.0 revises los siguientes temas: "Qu es INFOWEB 2.0, sus Caractersticas y beneficios", los cuales te informarn como funciona este servicio en la publicacin de los espacios en Aspel y en el servidor de tu empresa. Para publicar tu informacin en el servidor de Aspel:
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Debers contratar previamente este servicio con Aspel y as obtener el registro de tu usuario para dar alta tu espacio en el sistema.
Para publicar informacin en el servidor de tu empresa:

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Debers antes adquirir con tu distribuidor la aplicacin de INFOWEB 2.0 componente Servidor (Aspel-Infoweb 2.0 Servidor).
Nota: Para ms informacin de la aplicacin INFOWEB 2.0 Servidor revisa su archivo de ayuda. Accede al sistema para dar de alta tu espacio de hospedaje. Es importante mencionar que no tendrs que dar de alta el espacio en cada uno de los sistemas Aspel instalados, bastar con darlo de alta en el sistema de tu eleccin. Nota: Al dar de alta tu espacio podrs indicar hacia donde se realizar la publicacin, es decir, en aspel.com o hacia el servidor de tu empresa. Define o verifica los parmetros de operacin con los que se realizar la comunicacin del sitio local (sistemas Aspel) hacia el sitio Web, as como la configuracin de la estructura de tu sitio. Despliega la consulta que deseas publicar y preprala definiendo los datos del archivo. Recuerda que podrs publicar la informacin de cada una de las consultas manejadas en el sistema correspondiente que tengan disponible dicha opcin, y dependiendo del sistema los reportes que generes desde el diseador de reportes y estadsticas. Ejecuta el proceso de publicacin, para que los archivos preparados se enven a Internet para su publicacin o dependiendo el caso hacia el servidor de tu empresa. Listo, ahora te Invitamos a conocer Tu Espacio Web. Desde el administrador de INFOWEB, podrs llevar el control de los servicios que se ejecutan para hospedar la informacin en tu servidor, adicionalmente podrs consultar el visor de sucesos de esos mismos servicios.
Temas relacionados Que es INFOWEB 2.0 Sistema Aspel Caractersticas y Beneficios de INFOWEB 2.0 Contratacin del servicio INFOWEB 2.0 Da de alta tus espacios de hospedaje Configuracin Conoce tu espacio Web
Que es Aspel-INFOWEB 2.0 INFOWEB 2.0, Es la herramienta de comunicacin que permite publicar fcil y rpidamente los reportes, las consultas y estadsticas administrativas y comerciales de la empresa generadas desde los sistemas Aspel o cualquier otro tipo de informacin importante, para ser consultada de forma segura en un sitio hospedado dentro de la empresa o dentro de aspel.com, para mejorar la comunicacin interna y aumentar la efectividad de los procesos de colaboracin empresarial. Componentes de Aspel-INFOWEB 2.0 Emisor. es una aplicacin o programa integrado en los sistemas Aspel (COI, NOI, BANCO, SAE y PROD), con el fin de publicar en aspel.com o al servidor de tu empresa la informacin generada en dichos sistemas (consultas, reportes y/o estadsticas), as como otros archivos de diferentes formatos (Excel, Word, html, gif, jpg, pdf, etc.) que pueden ser enviados desde los mismos sistemas. Servidor: es una aplicacino programa que te permitir configurar y preparar el servidor de tu empresa para hospedar cierta Informacin estratgica preparada desde cualquier sistema de la lnea Aspel, de esta forma, todas las personas con acceso al servidor de tu empresa podrn consultar dicha informacin para la toma de decisiones oportuna.
Es importante mencionar que dependiendo del sistema Aspel con el que se est trabajando, es la informacin que se podr publicar en Internet. Caractersticas y Beneficios de INFOWEB 2.0 Con la informacin generada en cada uno de los sistemas Aspel, podrs armar tu pgina Web publicando slo la informacin ms relevante de tu empresa, ordenndola y presentndola en carpetas, las cuales se personalizan segn tus necesidades. De esta forma podrs consultar la informacin de varias reas administrativas que requieren de un control continuo, ejemplo: Contabilidad "COI", Administracin "SAE", Recursos Humanos "NOI", Produccin "PROD", para la toma de decisiones dentro de tu empresa. Administracin de carpetas Toda esta informacin (consultas, reportes, estadsticas o archivos), ser publicada y hospedada en cualquier servidor ya sea al de Aspel o el de tu empresa, para que cualquier persona pueda consultar dicha informacin va Internet en cualquier momento y desde cualquier parte del mundo.
Publicacin de informacin en aspel.com Para hospedar y/o publicar la informacin en aspel.com, debers contratar previamente el servicio INFOWEB 2.0 con Aspel. Contratacin del servicio de hospedaje con Aspel Publicacin de informacin en el servidor de tu empresa Para que puedas publicar la informacin generada por los sistemas Aspel en tu servidor, antes que nada debers adquirir con tu distribuidor ms cercano el nuevo INFOWEB 2.0 Servidor. Manejo Los sistemas de la lnea Aspel (COI, NOI, BANCO, SAE y PROD) podrn publicar en Internet la informacin que generen, gracias al programa INFOWEB 2.0. Al instalar cualquier sistema de la lnea Aspel, se incluye una instalacin de Aspel-INFOWEB. Este sistema es una aplicacin de uso comn para los sistemas Aspel, de tal forma que cierta configuracin servir para trabajar en stos (muy similar al mdulo de perfiles del usuario). El servicio INFOWEB es utilizado e instalado por los productos Aspel a partir de la liberacin de NOI 4.0. Pero recuerda que slo las nuevas versiones liberadas en el 2007 bajan la versin de INFOWEB 2.0, por lo que las dems versiones debern actualizarse a la versin 2.0. Esta actualizacin la podrs bajar desde la pgina de Aspel sin costo, o bien, desde el CD de instalacin del sistema INFOWEB 2.0 Servidor. Los archivos de uso comn entre los sistemas Aspel, como las interfases, entre otros, se encuentran o se instalan en una carpeta denominada Aspel, est localizada dentro de la carpeta de Archivos Comunes de Windows, la cual por omisin se crea en C:\Archivos de programa \ Archivos comunes. Nota: Para fines prcticos nos referiremos al componente "Emisor" como Aspel-INFOWEB 2.0 Sistemas Aspel y para el componente "Servidor", como Aspel-INFOWEB 2.0 Servidor. Temas relacionados Contratacin del servicio de hospedaje Caractersticas y Beneficios de INFOWEB 2.0 Mdulo principal de INFOWEB 2.0 Administracin de carpetas
Permite la publicacin en Internet de consultas, reportes y estadsticas dependiendo del sistema Aspel del que se trate (COI, SAE, NOI, BANCO y PROD) y hasta de otros archivos de diferentes formatos como pueden ser: Excel, Word, html, gif, jpg, pdf, etc. Los reportes los podrs publicar en formato PDF o HTML.
La informacin podr ser publicada y/o hospedada en el servidor de tu empresa o en el servidor de aspel.com. La informacin que podrs publicar de los sistemas Aspel, es la siguiente: Informacin Proceso slo disponible desde Aspel-SAE Consultas/Catlogos Preparar automticamente consultas para su publicacin (tareas programadas). Otros archivos
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INFOWEB 2.0 te permite hospedar en Internet la informacin que deseas, para que las personas que t elijas puedan consultarla desde cualquier parte del mundo y en cualquier momento. INFOWEB 2.0 tambin te dar la posibilidad de publicar tu informacin en el servidor de tu empresa (previa adquisicin de INFOWEB 2.0 Servidor), para que todas las personas de tu empresa segn el perfil definido, puedan consultarla en cualquier momento. Con la informacin generada en cada uno de los sistemas Aspel, podrs armar tu pgina Web con informacin relevante, ordenndola y publicndola en carpetas, las cuales irs personalizando segn tus necesidades, de esta forma podrs consultar la informacin de varias reas de control, Ejemplo: Contabilidad (COI), Administracin (SAE), Recursos Humanos (NOI), Produccin (PROD) para la toma de decisiones dentro de tu empresa.
INFOWEB 2.0 cuenta con una opcin que te permitir programar una tarea, para que la publicacin de la informacin se realice automticamente a la hora y da sealado, incluyendo una periodicidad. Adicionalmente, desde Aspel-SAE podrs programar una tarea para preparar automticamente las consultas y/o estadsticas que deseas publicar. Compatible con formatos de base de datos: PARADOX, DBASE, ORACLE, DB2 y MSSQL.
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Los sistemas Aspel contarn con los Parmetros de configuracin como pueden ser las propiedades del proxy y los parmetros de sincronizacin, los cuales son necesarios para poder establecer el manejo y comunicacin hacia Internet o hacia tu servidor.
Gua rpida Ciertas propiedades o procesos los podrs llevar por sistema o espacio: Sistema Definir un espacio y/o carpeta predeterminada de trabajo Programacin de tareas Espacio Archivos pendientes por publicar Historial de publicaciones Administracin de carpetas Programacin de tareas
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Podrs consultar el historial de las publicaciones realizadas al espacio de hospedaje. Cuentas con un Administrador de carpetas, en el cual podrs armar o estructurar tu espacio de hospedaje, es decir, dar de alta las diferentes carpetas en donde se organizar la informacin para su fcil consulta en Internet, tomando en cuenta el tipo de informacin y/o el sistema en el cual se haya generado dicha informacin. Desde cada consulta, estadstica o reporte segn el sistema, podrs preparar la informacin a hospedar, as como publicarla en tu espacio
Desde cada consulta, estadstica o reporte segn el sistema, podrs preparar la informacin a hospedar, as como publicarla en tu espacio de hospedaje. Adicionalmente en el mdulo principal de espacios de hospedaje, podrs consultar los archivos pendientes para su publicacin y dentro de esta opcin ejecutar el proceso de publicacin.
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Si eres un usuario de SAE en Internet, al momento de que ejecutes y/o realices la primer publicacin con el servicio INFOWEB, se detecta que existen archivos en SAE en Internet y se sugiere la traduccin de toda la informacin que se tena publicada en SAE en Internet.
Traduccin de SAE en Internet a INFOWEB Desde tu pgina en Internet

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Con la informacin generada en cada uno de los sistemas Aspel, podrs armar tu pgina Web incluyendo la informacin que consideres relevante, ordenndola y publicndola en carpetas, las cuales puedes personalizar segn tus necesidades, de esta forma podrs consultar la informacin de varias reas de control, por ejemplo: Contabilidad (COI), Administracin (SAE), Recursos Humanos (NOI), Produccin (PROD) para la toma de decisiones dentro de tu empresa. Desde tu espacio podrs consultar en cualquier parte y a cualquier hora, las consultas, estadsticas (SAE) y reportes publicados desde un sistema de la lnea Aspel. Slo para los sitios hospedados en el servidor de tu empresa (Aspel-INFOWEB 2.0 Servidor), las consultas y estadsticas publicadas por Aspel-SAE se podrn actualizar en lnea, de tal forma que al registrar en SAE una modificacin en la informacin de alguna consulta o estadstica previamente publicada en el sitio Web, podrs obtener esta actualizacin directamente sin necesidad de preparar y publicar nuevamente la consulta o estadstica. Bastar con un clic en la liga "Actualizar" que est disponible en cada consulta y estadstica hospedada en tu sitio para que las modificaciones se actualicen.
Lo Nuevo de INFOWEB 2.0 Sistema Aspel Qu es Infoweb

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La informacin podr ser consultada por sistema, por fecha y por carpeta. Podrs obtener la informacin publicada de una fecha en particular, mediante la definicin de un rango de fechas. En las consultas y estadsticas podrs aplicar filtros mediante la definicin de condiciones, para buscar o consultar cierta informacin dentro de la misma consulta o estadstica. Estos filtros los podrs grabar para su uso en otras sesiones de trabajo. Podrs graficar la informacin de las estadsticas y consultas, siempre y cuando existan campos susceptibles para graficar, as como la informacin obtenida despus de la aplicacin de un filtro. En todas las consultas y estadsticas se incluye el botn "Imprimir" para mandar la informacin a la impresora configurada en Windows, y obtener una impresin de la informacin. Al seleccionar este botn se desplegar una presentacin preliminar de la misma. En el mdulo de "Administracin de usuarios", podrs registrar a las personas autorizadas para acceder a la informacin publicada en Internet, proporcionando sus claves de acceso y asignndoles el perfil a cada uno de ellos, es decir, la definicin de los derechos de consulta, publicacin y/o administracin. Administracin de permisos por sistema y por carpetas, es decir, podrs especificar que un usuario no tenga derechos de navegacin de un sistema determinado, e incluso de una carpeta en particular. En cuanto al diseo de tu espacio, podrs seleccionar el estilo y color que ms te guste y se adapte a la imagen y colores institucionales de tu empresa. Adicionalmente al estilo seleccionado, podrs aadir a la plantilla el logotipo de tu empresa.
Temas relacionados Qu es INFOWEB 2.0 Sistema Aspel Contratacin del servicio de hospedaje con Aspel Mdulo principal de INFOWEB 2.0 Sistemas Aspel Administracin de carpetas
Aspel libera su nueva versin de INFOWEB 2.0 Servidor, la cual incluye principalmente su nueva forma de administracin y consulta de informacin mediante la publicacin de la misma en el servidor de tu empresa, esto adicional a la publicacin de tu informacin en aspel.com. Al dar de alta tu espacio desde los sistemas de la lnea Aspel podrs indicar hacia donde se realizar la publicacin, hacia aspel.com o al servidor de tu empresa. Para que puedas publicar la informacin generada por los sistemas Aspel en tu servidor, antes que nada debers adquirir con tu distribuidor ms cercano el nuevo INFOWEB 2.0 Servidor. Temas relacionados Qu es INFOWEB 2.0 Sistema Aspel
Contratacin del servicio de hospedaje con Aspel Para contratar el servicio de publicacin hacia Internet, debers tomar en cuenta los siguientes puntos: Primero debers obtener y/o registrar un usuario en aspel.com, para esto debers acceder a la pgina de aspel.com y seleccionar la liga "Regstrate" que se encuentra en la parte superior derecha de la pgina o bien accede a la seccin de Servicios en Internet / INFOWEB / Carpeta Contrtalo aqu y sigue los pasos que ah se indican. Al ingresar a la parte de registro debers llenar una hoja, en la cual se solicitan los siguientes datos: Datos de Contacto o Responsable de la empresa, como: nombre, correo electrnico, entre otros. Datos de Facturacin de la Empresa, como: RFC, Nombre comercial, direccin, etc. Usuario y contrasea de acceso a aspel.com. Con esta clave te identificars ante Aspel como un usuario registrado. Es importante no confundir esta clave con la clave para la publicacin de informacin, recuerda que sta ltima la proporcionas en la primer publicacin registrndose como la clave del Administrador, se puede dar el caso (si as lo decidiste) que ambas claves sean las mismas. Seleccin de los productos y servicios que te gustara contratar. Una vez obtenido tu usuario, accede a tu escritorio de servicios Aspel mediante la liga "Mi cuenta", ah debers teclear tu nombre de usuario y contrasea. En tu escritorio de servicios encontrars todos los servicios que Aspel pone a tu disposicin, y dependiendo de tus necesidades debers seleccionar y contratar uno por uno. Para Activar el servicio INFOWEB, selecciona la carpeta INFOWEB / Activar INFOWEB, posteriormente se desplegar una ventana tipo asistente que te guiar paso a paso para la activacin de este servicio, lo que debers especificar es lo siguiente: Elegir el plan de servicio. Tiempo de hospedaje, por ejemplo 6 12 meses, y el nmero de espacios adicionales. Espacio(s) Adicional (es): Cada Plan de Servicio incluye un bloque de 20 Mb. de espacio de almacenamiento, pero si requieres ms, indica el nmero de bloques adicionales (20 Mb. cada bloque). Firma electrnica de contrato. Verificar el pedido y confirmar el importe a pagar. Para pagar y activar el servicio, ingresa a la seccin de pago de servicios. Aqu debers especificar la forma de pago. Y listo, el proceso de contratacin ha terminado ingresa a tu escritorio de servicios, en l se te proporcionar informacin especfica de tu espacio. Estos pasos se reducirn si ya ests previamente registrado en aspel.com. Al trmino, recibirs una confirmacin del pago por e-mail. Posteriormente desde tu sistema Aspel en el apartado INFOWEB podrs dar de alta tus espacios de hospedaje. Recuerda que el nombre de usuario registrado en aspel.com te servir para dar de alta tu espacio, es decir, con este nombre de usuario se basar INFOWEB para crear el nombre de tu espacio, ejemplo: Usuario: Universal, Nombre de tu espacio: Universal. Por cada Espacio a dar de alta debers registrar en aspel.com un usuario.
Mdulo Principal Acceso Aspel-SAE
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Dentro de cada mdulo, Men Archivo, ir a, Configuracin de mis Sitios
Mdulo principal, Barra de herramientas con el botn
Aspel-COI, Aspel-NOI, Aspel PROD

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Men Archivos, INFOWEB, Configuracin de mis Sitios
Aspel-BANCO
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Men Consultas INFOWEB, Configuracin de mis Sitios
Barra de herramientas con el botn
Manejo Para la fcil integracin de INFOWEB 2.0 en los sistemas Aspel, se incorpor un mdulo principal para la administracin de los espacios o sitios de hospedaje que tu empresa tenga dados de alta, ya sea que cuentes con espacios hospedados en aspel.com o en el servidor de tu empresa. Desde este mdulo podrs:
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Dar de alta tus espacios de hospedaje. Establecer las propiedades del espacio. Dar de alta las carpetas en las que se organizar la informacin. Definir las propiedades de configuracin, entre las cuales est la del Proxy, propiedades de la sincronizacin, etc. Ejecutar automticamente una publicacin mediante una tarea programada de Windows. Consultar el historial de cada publicacin efectuada. Realizar la publicacin manual para hospedar la informacin en Internet de los diferentes archivos generados desde cualquier sistema. Enviar y/o publicar en tu espacio de hospedaje, cualquier tipo de archivo (HTML, gif, doc, etc).
En esta ventana encontrars todos los espacios dados de alta, no importando desde que sistema Aspel hayan sido agregados. Cuando accedas al sistema por primera vez y mientras no des de alta un espacio de hospedaje, se desplegar el asistente para agregarlo, pues para que este mdulo se presente es requisito tener por lo menos un espacio dado de alta. Una vez que el espacio est dado de alta y hayas activado el servicio INFOWEB 2.0ya sea para mandar informacin al servidor de Aspel o al de tu empresa, despliega la consulta que deseas publicar, preprala y publcala en tu espacio de hospedaje. Es importante mencionar que en algunas consultas del sistema, se encuentran disponibles los botones correspondientes a estas opciones, esto facilita en todo momento la preparacin de Informacin para su publicacin en Internet. Esencial Es necesario dar de alta por lo menos un usuario para activar el Espacio de hospedaje en tu sistema Aspel. Para el caso en el que desees publicar tu informacin en aspel.com,debers contratar el servicio de INFOWEB 2.0, mientras tanto, el sistema te permitir dar de alta tus espacios de hospedaje, y ya que realices la contratacin con Aspel, podrs realizar una Sincronizacina tu sitio y Publicar tu informacin para su consulta por Internet. Temas relacionados Gua rpida Crea tus Espacios de hospedaje
Ir a mis Sitios Acceso
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Desde los sistemas Aspel / Men Archivos / INFOWEB / Ir a mis sitios
Aspel-SAE
Men Mdulos / INFOWEB / Ir a mis sitios, o barra de herramientas principal con el botn Desde cada Mdulo, Men Archivos/ Ir a.../ Ir a mis sitios
Aspel-BANCO
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Men Consultas, INFOWEB, Configuracin de mis sitios, posicinate sobre el botn de "Agregar espacio" y haz doble clic sobre l.
Barra de herramientas principal con el botn
Manejo En esta ventana encontrars la lista de espacios o sitios Web registrados tanto en el servidor de tu empresa como en el servidor de Aspel. Para acceder a un sitio, selecciona de los sitios disponibles el sitio al cual deseas acceder y selecciona el botn "Ir al sitio Web". La ventana es la siguiente:
Lo indicado en la columna Sitio Web corresponde a la direccin electrnica o nombre de dominio (URL) de tu espacio de hospedaje, el cual servir para acceder a la informacin publicada en Internet. Para los sitio hospedados en aspel.com, es importante que tengas activa una conexin a Internet. Una vez seleccionado el espacio a consultar se desplegar una ventana para proporcionar el usuario y contrasea de acceso al sitio. Para ms informacin consulta: Accede a tu sitio Web Nota Importante: Se recomienda que para visualizar correctamente la informacin de la informacin hospedada en tu sitio Web, as como la informacin graficada se tenga configurado en el monitor la resolucin de: 1024 * 768, de lo contrario la informacin no se ver completa.
Crea tus Espacios de hospedaje Acceso
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Al ingresar por primera vez a las opciones Configuracin de mis sitios, Ir a mis sitios, y desde las consultas, estadsticas o reportes al seleccionar las opciones preparar informacin para Internet, publicar informacin en Internet cuando no se tiene dado de alta por lo menos un espacio. Men Archivos, INFOWEB, Configuracin de mis sitios, posicinate sobre el botn de "Agregar espacio" y haz doble clic sobre l.
Mdulo principal de Espacios de hospedaje, Botn Espacios/ agregar espacio.
, Men flotante (botn derecho del ratn), Agregar espacio o Men
Aspel-BANCO
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Qu es Desde esta opcin podrs dar de alta tus espacios de hospedaje ya sea los definidos para publicar en el servidor de tu empresa as como los espacios definidos para la publicacin desde el espacio ubicado en aspel.com. Si todava no has realizado la contratacin del servicio de hospedaje para la publicacin de informacin en Aspel, podrs conectarte a la pgina de aspel.com para registrar tu usuario y contratar dicho servicio.
Manejo Para realizar la publicacin de informacin en Internet, podrs dar de alta los espacios que desees y conservarlos, siempre y cuando se efecte el pago correspondiente por cada espacio. Para facilitar el alta del o los espacios de hospedaje y configuracin de los mismos, se proporciona un asistente que te guiar paso a paso. La primera vez que accedas a las diferentes opciones del mdulo de INFOWEB 2.0 sistema Aspel, este asistente se desplegar automticamente de tal forma que des de alta por lo menos un espacio de hospedaje. Esta publicacin podrs realizarla de dos formas: Publicacin en Tu servidor Para el caso de la publicacin de informacin en el servidor slo podrs manejar y/o crear 3 espacios los cuales ya deben estar registrados en el servidor de la empresa. Con el manejo de INFOWEB 2.0 Servidor, podrs dar de alta el espacio ya sea desde tu propio servidor o mediante servidor Aspel.
Si cuentas con un servidor propio debers pagar la cuota correspondiente al espacio que utilizars para publicar tu informacin y no necesitars registrar el usuario en la pgina de Aspel. Publicacin en Servidor Aspel Para dar de alta tu espacio mediante el servidor Aspel se solicitar tu usuario, el cual registraste en aspel.com, este nombre de usuario es muy importante, ya que servir para armar o dar nombre al espacio en Internet de tu empresa. Si todava no has registrado un usuario en aspel.com ni has realizado la contratacin del servicio INFOWEB 2.0, te invitamos a hacerlo, pero mientras el sistema te permitir dar de alta un espacio de hospedaje, aunque todava no hayas contratado el servicio INFOWEB 2.0 y no cuentes con un usuario registrado en aspel.com, esto con el objetivo de que vayas estudiando las ventajas que te puede ofrecer este Mdulo de INFOWEB 2.0. Podrs de alta hasta 10 espacios, pero slo podrs publicar informacin si: Cuentas con un usuario vlido, es decir, que est registrado en aspel.com o en tu servidor. Efectuaste el pago correspondiente al momento de la contratacin del servicio.
Esencial En resumen, no podrs enviar y/o hospedar tu informacin en Internet, hasta que hayas realizado el Registro del usuario, la Contratacin del servicio INFOWEB 2.0 y el pago del mismo. Posteriormente, despus de haber llevado a cabo lo anterior, podrs realizar una publicacin o sincronizacin e inmediatamente consultar en Internet la informacin generada por tu empresa. Los pasos a seguir en el asistente son los siguientes: Crea Tus Espacios De Hospedaje: Paso1 Crea Tus Espacios De Hospedaje: Paso2 Crea Tus Espacios De Hospedaje: Paso3
Modifica las propiedades del espacio Acceso
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Men Archivos, INFOWEB, Configuracin de mis sitios / Men Espacios, Propiedades.
Men Archivos, INFOWEB, Configuracin de mis sitios, con el botn Propiedades.
o desde el Men flotante (botn derecho del ratn),
Aspel-BANCO
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Men Consultas INFOWEB, Configuracin de mis Sitios
Qu es Desde esta opcin podrs modificar las propiedades definidas al sitio con anterioridad, tales como: Correo Electrnico del administrador, Correo de notificacin Adicional, usuario de publicacin y cierta configuracin que hay que tomar en cuenta para la publicacin. Estos campos se definieron al dar de alta el espacio, pero podrs modificarlos sin restriccin alguna. Campos de esta ventana Campo Nombre Descripcin Campo informativo. Muestra el nombre del sitio que se est modificando.
Correo electrnico Anota la direccin de correo electrnico de la empresa o de la persona que se encargar de la administracin del administrador del espacio de hospedaje. Si este dato ya fue definido por otro usuario previamente, en este campo se muestra el correo del administrador sin poder modificar dicho campo, es decir, este campo slo estar habilitado para el usuario que est dando de alta el espacio por primera vez desde un sistemas Aspel. Para el caso en que se transmita al servidor de Aspel este correo puede ser el mismo que se proporcion al contratar el servicio. Esta direccin servir para mantener informado al administrador sobre las publicaciones realizadas al espacio de hospedaje. La direccin de correo electrnico del administrador posteriormente lo podrs cambiar desde tu sitio Web, en la seccin de Administracin del sitio / Administracin de usuarios y cuando ejecutes el proceso de publicacin desde tu sistema Aspel, los cambios realizados se actualizarn. Nota: Esta direccin de correo electrnico, no necesariamente es la misma que proporcionaste al dar de alta el servicio INFOWEB 2.0. Correo electrnico Este campo es opcional. Proporciona el correo de la persona que debe recibir una copia de las notificaciones adicional de que se realicen por las publicaciones realizadas al espacio de hospedaje. Esta direccin la puedes tomar como notificacin segunda opcin, ya que independientemente de lo indicado en este campo, siempre se mandar la notificacin al correo del administrador. Enviar correo actualizacin informacin Publicar informacin terminar de Al activar este campo, cada vez que se enve informacin al servidor de Aspel, se notificar va e-mail al de administrador o al correo de notificacin indicado, la actualizacin de informacin, que usuario de INFOWEB 2.0 lo realiz, el da, la hora, el sistema, entre otros datos. la Si est habilitado este campo, al momento de terminar de preparar la informacin que deseas publicar en tu al sitio, se activar automticamente el proceso de publicacin. de
prepararla Botn / Usuario de Proporciona el usuario y contrasea de publicacin, si defines un usuario, al momento de ejecutar el proceso de INFOWEB publicacin, el sistema no solicitar ningn usuario y contrasea tomando dicha informacin de lo configurado en este botn, de tal forma que se agilice el proceso. Observacin Si cuentas con varios usuarios, y no todos tienen los mismos derechos, te recomendamos no indicar nada en estos campos "Usuario de INFOWEB" y "Contrasea", de tal forma que al activar la opcin de publicacin forzosamente se tenga que proporcionar un usuario y contrasea de publicacin, de otra forma se tomarn los datos del usuario y contrasea definidos en esta seccin. Datos que se solicitan: Usuario de INFOWEB: Proporciona el usuario que publicar la informacin. Recuerda que desde tu sitio Web podrs dar de alta a los diferentes usuarios que tendrn derecho a publicar y/o consultar informacin. Contrasea: Debers anotar la contrasea que te permitir publicar informacin en tu Espacio de hospedaje. Confirmar contrasea: Proporciona nuevamente la contrasea para verificar que sea la correcta. Notas
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Es muy importante conservar la contrasea en un sitio seguro, ya que ser indispensable no slo para la publicacin sino tambin para acceder a los datos hospedados en Internet, y dar de alta a los usuarios que usarn el servicio INFOWEB 2.0 sistema Aspel. El usuario y contrasea se almacenan en el Sitio Web, y slo cuando se solicite la recuperacin de la contrasea mediante la opcin Olvidaste tu contrasea?, sta ser enviada por correo. Cuando accedas al Espacio en Internet por primera vez, debers proporcionar tu clave de publicacin y posteriormente dar de alta a los dems usuarios para definir su perfil de trabajo.
Estos campos se debern definir por cada Espacio de hospedaje que se tenga dado de alta. Problema / Solucin Problema Debe proporcionar Administrador Correo invlido el correo Solucin del Dato obligatorio. Es necesario proporcionar el correo del administrador para dar de alta el espacio en el sistema. El correo proporcionado no tiene el formato de correo electrnico correcto, favor de verificarlo.
El usuario y la contrasea deben ser Proporciona nuevamente tu usuario y contrasea, por cuestiones de seguridad el usuario debe diferentes ser diferente a la contrasea. Compruebe las contraseas Temas relacionados Configuracin avanzada Administracin de carpetas La contrasea de publicacin y su confirmacin no coinciden.
Eliminar un espacio Acceso
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Men Archivos, INFOWEB, Configuracin de mis sitios / Seleccionar el espacio a eliminar, Men Espacios, Eliminar espacio o Botn .
Men Archivos, INFOWEB, Configuracin de mis sitios / Seleccionar el espacio a eliminar, Men flotante, opcin Eliminar espacio.
Aspel-BANCO
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Men Consultas INFOWEB, Configuracin de mis Sitios/ Seleccionar el espacio a eliminar, Men flotante, opcin Eliminar espacio.
En qu consiste Con esta opcin podrs eliminar los espacios dados de alta anteriormente. Esto no significa que al eliminar el espacio la informacin hospedada en Internet se elimine. Para el caso de transmisiones al servidor de Aspel, slo se eliminarn los espacios si ya pasaron 15 das naturales despus de que tu tiempo de contratacin haya terminado y este no se vuelva a activar (contratar). Para el caso de transmisiones al servidor de tu empresa, la eliminacin de espacios ser responsabilidad del administrador de dicho espacio. Para confirmar la eliminacin del espacio, el sistema enviar el siguiente mensaje: "Seguro que deseas eliminar "Espacio"?. Manejo Al eliminar un espacio, debers tener en cuenta lo siguiente: Si ests trabajando en red, las publicaciones programadas para este espacio no sern borradas automticamente, por lo que debers borrarlas manualmente desde el administrador de tareas de Windows desde cada terminal (mquina). Al eliminar un espacio la informacin publicada en aspel.com no ser eliminada, pero si la contratacin del servicio a vencido y no se contrata nuevamente, la informacin slo se almacenar en aspel.com 2 semanas (15 das) despus del vencimiento del servicio, eliminndose el sitio definitivamente. Cabe mencionar, que al eliminar un espacio desde el sistema Aspel, no significa que este sea eliminado en Internet (para el caso de publicaciones en aspel.com), ya que mientras sigas efectuando el pago correspondiente al servicio de hospedaje para ese espacio, podrs darlo de alta nuevamente en el sistema desde la opcin "Agregar espacio ". Si deseas eliminar la informacin publicada en el sitio de hospedaje antes de eliminar el espacio desde tu sistema Aspel, debers borrar localmente desde el Administrador de Carpetas toda la informacin (carpetas y archivos), realizar una sincronizacin exitosa y posteriormente desde la Web ejecutar el proceso de Liberar espacio no utilizado mediante el botn
. Al eliminar el espacio desde tu sistema Aspel, se perdern los archivos que estn pendientes para su publicacin y de igual forma se eliminar la carpeta donde se almacena informacin del espacio, la cual se Crea al dar de alta el espacio con el mismo nombre, en la ruta Archivos de programas / Archivos comunes / Aspel / Aspel-Internet / Nombre del espacio (siempre y cuando no se haya movido la carpeta de archivos comunes que por omisin instala el sistema). Cuando elimines un espacio, el cual est definido en las opciones de configuracin avanzadas como el espacio predeterminado, el sistema tomar ahora como el espacio predeterminado aquel que haya sido creado posterior a l. El sistema informar de este cambio mediante un mensaje. Temas relacionados
Crea tus Espacios de hospedaje
Crea tus Espacios de hospedaje: Paso1 Manejo
Si no tienes dado de alta ningn espacio de hospedaje, al oprimir el botn hospedaje. Los datos que se solicitan son los siguientes: Opcin Registrarme Observaciones
se mostrar el asistente de agregar espacio de
Utiliza esta opcin para realizar una contratacin del servicio de INFOWEB 2.0 para la renta de espacios, de tal forma que puedas hospedar la informacin de tus sistemas en aspel.com. Crea tus Espacios de Hospedaje: Paso2
Continuar, ya estoy Utiliza esta opcin, si ya realizaste la contratacin del servicio INFOWEB 2.0 con Aspel, o si ya cuentas con tu registrado programa Aspel-INFOWEB 2.0 Servidor para el hospedaje de informacin en el servidor de tu empresa. Crea tus Espacios de hospedaje: Paso1 Tienes dos opciones para la transmisin de informacin: 1. Transmitir al servidor de aspel.com.- Si toda la informacin la deseas publicar y/o transmitir al servidor de Aspel, selecciona esta opcin. Recuerda que para transmitir al servidor de Aspel, debers primero realizar la contraccin de este espacio o servicio con aspel.com. Transmitir a mi servidor.- Selecciona esta opcin si en el servidor de tu empresa ya cuentas con una instalacin de INFOWEB 2.0 Servidor. Para este caso debers seleccionar y/o localizar en el campo "Servidor" el nombre del servidor en el que se realizarn las publicaciones, puedes ayudarte del botn para realizar la bsqueda.
2.
Servidor Este campo slo estar activado si seleccionaste la opcin "Transmitir a mi servidor".
Escribe la direccin del servidor en donde se transmitir la informacin y se publicarn los datos de la empresa. Al seleccionar el botn: se enlistarn todos las mquinas servidoras que existan en tu red, selecciona el servidor donde ser hospedada la informacin. podrs localizar el servidor en tu Red. Recuerda que en el servidor debe de existir una instalacin de la aplicacin Aspel-INFOWEB 2.0 Servidor. Espacio En este campo debers escribir el nombre que desees darle a tu espacio de hospedaje, no olvidando que este formar parte de la direccin para acceder a tu pgina u espacio en la Internet. Para el caso de hospedaje de informacin en el servidor de Aspel, debers tomar en cuenta lo siguiente: Debers especificar como espacio del sitio, el nombre de usuario que especificaste en aspel.com al contratar el servicio con Aspel. Este dato lo obtienes cuando te registras en aspel.com, este usuario tendr acceso a un Escritorio de servicios en donde podrs contratar uno o varios de los servicios que proporciona Aspel (uno de ellos es el servicio INFOWEB 2.0). Para el caso de hospedaje de informacin en tu servidor, debers tomar en cuenta lo siguiente:
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Si el espacio todava no ha sido dado de alta desde Aspel-INFOWEB 2.0 Servidor, podrs hacerlo en este momento y automticamente quedar disponible para su administracin desde dicho programa.
Si el espacio ya fue creado con anterioridad desde Aspel-INFOWEB 2.0 Servidor, selecciona el botn: para localizar el espacio. Se listarn todos los espacios dados de alta desde Aspel-INFOWEB 2.0 Servidor, selecciona el espacio al que deseas enviar y hospedar la informacin.
Para el caso de publicaciones hacia aspel.com es importante mencionar que por cada servicio de INFOWEB 2.0 contratado con este, se asigna un sitio o espacio, y ste a su vez podr contar con varios usuarios definidos para la consulta y publicacin de informacin. Si cuentas con varios espacios, consulta el tema: Configuracin Avanzada para definir el espacio predeterminado con el que se trabajar. Configuracin del sistema / Configuracin Avanzada
Problema / Solucin Problema Solucin
Ya existe el nombre de ese El nombre que proporcionaste en el campo "Usuario" ya est dado de alta en la ventana de espacios de espacio dado de alta hospedaje, favor de proporcionar otro nombre. Debes capturar tu usuario de Recuerda que para los envos de informacin al servidor de Aspel, debers especificar como espacio del aspel.com sitio, el nombre de usuario que especificaste en aspel.com al contratar el servicio con Aspel. Debes capturar el servidor No se pudo conectar servidor Temas relacionados Crea Tus Espacios De Hospedaje: Paso2 Configuracin avanzada Administracin de carpetas Verifica que en el campo "Servidor" est especificado el nombre del servidor donde se dar de alta el espacio. al Revisa en la configuracin de INFOWEB 2.0 si est correcta la informacin.
Crea tus Espacios de Hospedaje: Paso2 Opcin "Registrarme" Opcin Observaciones En esta ventana, haz clic en el botn "Contratacin de tu espacio" para que se realice una conexin a la pgina de aspel.com y puedas realizar la contratacin y/o registrar al usuario (en caso de que an no lo hayas realizado) en ese momento, para esto ser necesario que ests conectado a Internet.
Posteriormente, podrs continuar con el registro, siguiendo los pasos explicados en la opcin "Continuar, ya estoy registrado Paso1". Opcin "Continuar, ya estoy registrado" Campos Observaciones Una vez proporcionado el nombre del espacio, al darlo de alta, debers indicar las propiedades del mismo conforme a lo siguiente:
Correo electrnico del Este campo es obligatorio. Anota la direccin de correo electrnico de la empresa o de la persona que se administrador encargar de la administracin del espacio de hospedaje. Este correo puede ser el mismo que se proporcion al contratar el servicio con Aspel. Esta direccin servir para mantener informado al administrador de INFOWEB sobre las publicaciones realizadas al espacio de hospedaje. El correo electrnico del administrador posteriormente lo podrs cambiar desde tu sitio Web, en la seccin de Administracin del sitio / Administracin de usuarios y cuando ejecutes el proceso de publicacin desde tu sistema Aspel, los cambios realizados se actualizarn en la seccin Propiedades del espacio, la cual se ubica en el Mdulo Configuracin de mis sitios dentro del sistema Aspel. Nota: Esta direccin de correo electrnico, no necesariamente deber ser la que proporcionaste al dar de alta el servicio INFOWEB 2.0 en aspel.com. Correo electrnico Este campo es opcional. Proporciona el correo de la persona que debe recibir una notificacin de las adicional de publicaciones realizadas al espacio de hospedaje. Esta direccin la puedes tomar como segunda opcin, ya
notificacin que independientemente de lo indicado en este campo, siempre se mandar la notificacin al correo del administrador. de Al activar este campo, cada vez que se enve informacin al servidor de Aspel, se notificar va e-mail al de administrador y al correo de notificacin indicado, la actualizacin de informacin, que usuario de INFOWEB 2.0 lo realiz, el da, la hora, el sistema, entre otros datos. la Si est habilitado este campo, al momento de terminar de preparar la informacin que deseas publicar en tu al sitio, se activar automticamente el proceso de publicacin. de
Enviar correo actualizacin informacin Publicar informacin terminar prepararla Botn / Usuario de INFOWEB
Datos que se solicitan: Usuario de INFOWEB: Proporciona el usuario que publicar la informacin. Recuerda que desde tu sitio Web podrs dar de alta a los diferentes usuarios que tendrn derecho a publicar y/o consultar informacin. Al publicar informacin por primera vez en el sitio u espacio, este usuario se grabar en dicho espacio como el usuario administrador de esta mismo, posteriormente con este usuario y contrasea desde tu pgina podrs dar de alta a los dems usuarios de INFOWEB. Contrasea: Debers anotar la contrasea que te permitir publicar informacin en tu Espacio de hospedaje. Confirmar contrasea: Proporciona nuevamente la contrasea para verificar que sea la correcta. Estos campos se debern definir por cada espacio de hospedaje que se tenga dado de alta. Notas
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Es muy importante conservar la contrasea en un sitio seguro, ya que ser indispensable no slo para la publicacin sino tambin para acceder a los datos hospedados en tu sitio Web, y dar de alta a los usuarios que usarn el servicio INFOWEB2.0. El usuario y contrasea se almacenan en el Sitio Web, y slo cuando se solicite la recuperacin de la contrasea mediante la opcin Olvidaste tu contrasea?, sta ser enviada por correo. Cuando accedas al Espacio Web por primera vez, debers proporcionar tu clave de publicacin y posteriormente dar de alta a los dems usuarios para definir su perfil de trabajo. Si cuentas con varios usuarios, y no todos tienen los mismos derechos, te recomendamos no indicar nada en estos campos "Usuario de INFOWEB" y "Contrasea", de tal forma que al activar la opcin de publicacin forzosamente se tenga que proporcionar un usuario y contrasea de publicacin, de otra forma se tomarn los datos del usuario y contrasea definidos en esta seccin.
Observaciones para el caso en el que enves tu informacin a aspel.com Es importante que no confundas tu usuario Aspel o del sitio, con el nombre de Usuario de INFOWEB 2.0, el primero servir para acceder a la pgina de aspel.com donde estn publicados los detalles de los servicios contratados en aspel.com y el segundo servir para acceder a tu espacio Web y dar de alta a los dems usuarios que tendrn derechos sobre la informacin. El usuario lo podrs definir aunque todava no hayas contratado el servicio de hospedaje con aspel.com, lo que no podrs realizar es una transmisin al sitio ya que dicho proceso slo se llevar acabo ya cuentes con un espacio pagado en aspel.com. Problema / Solucin Problemas Por favor ingresa el correo electrnico Solucin del Dato obligatorio. Es necesario proporcionar el correo del administrador para dar
administrador de alta el espacio en el sistema.
El espacio no existe y se ha llegado al lmite de El espacio que se est dando de alta no est creado previamente desde el espacios para registrar, consulta a tu administrador. Administrador de INFOWEB 2.0 Servidor y ya se lleg al lmite de espacios autorizados. Correo invlido El usuario y la contrasea deben ser diferentes Compruebe las contraseas Temas relacionados Crea Tus Espacios De Hospedaje: Paso3 Configuracin Avanzada Administracin de carpetas El correo proporcionado no tiene el formato de correo electrnico correcto, favor de verificarlo. Proporciona nuevamente tu usuario y contrasea, por cuestiones de seguridad el usuario debe ser diferente a la contrasea. La contrasea de publicacin y su confirmacin no coinciden.
Crea tus Espacios de Hospedaje: Paso3 Manejo Concluidos los pasos anteriores, se mostrar una ventana indicando el xito de la configuracin de tu espacio de hospedaje.
La direccin que se muestra en pantalla es donde se hospedar tu informacin, pero slo s ya realizaste por lo menos una publicacin, al acceder a esta liga podrs visualizar tu espacio Web y consultar la informacin hospedada. Esencial Una vez dado de alta tu espacio, agrega las carpetas en las que estar organizada la informacin. Por omisin se proporciona una organizacin, pero podrs adaptarla a tus necesidades modificndola como desees. Administracin de carpetas Al dar de alta un Espacio de hospedaje, se crear en la ruta donde se encuentra instalado INFOWEB una carpeta con el mismo nombre. En esta carpeta encontrars todos los archivos que se generan para el espacio, de tal forma que cada sitio cuente con sus propios archivos. Los archivos que se generan son creados por los distintos procesos de este mdulo. La informacin contenida en esta carpeta es la que se enviar y/o publicar en tu sitio u espacio. Web. Si tienes instalados varios sistemas de la lnea Aspel que cuenten con el servicio de INFOWEB2.0, no ser necesario dar de alta los espacios de hospedaje en cada uno de ellos, es decir, cuando des de alta un espacio, ste ser mostrado automticamente en todos los sistemas, recuerda que no hay restriccin alguna para el hospedaje de informacin generada en los diferentes sistemas, es ms, la informacin podr ser publicada y/o consultada por sistema. Para el caso de publicaciones en el servidor de Aspel, por cada espacio que des de alta en tu sistema Aspel, debers tener un servicio contratado en aspel.com. Temas relacionados Configuracin avanzada Administracin de carpetas
Configuracin: Configuracin Avanzada Acceso
Men Archivos, INFOWEB, Configuracin de mis sitios, Botn Men Archivos, INFOWEB, Configuracin de mis sitios / Men flotante (botn derecho del ratn),opcin Avanzada. Men Archivos, INFOWEB, Configuracin de mis sitios / Men Herramientas, Configuracin, Avanzada.
Aspel-BANCO
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Men Consultas, INFOWEB, Configuracin de mis sitios, posicinate sobre el bot n de "Agregar espacio" y haz doble clic sobre l.
Campos de esta ventana Configuracin predeterminada Espacio de hospedaje. Este campo es informativo y muestra el espacio al que pertenece la carpeta seleccionada como Carpeta predeterminada. Para cambiar de espacio, debers seleccionar una carpeta que pertenezca al espacio deseado y automticamente se actualizar este campo. Si es la primera vez que accedes a este mdulo observars el primer espacio dado de alta. Este espacio se podr configurar por sistema, es decir, por omisin cuando es la primera vez que das de alta un espacio, ste queda definido como el predeterminado junto con una carpeta, que dependiendo el sistema se propone una (ver explicacin Carpeta predeterminada), pero si modificas este espacio predeterminado, este cambio slo se aplicar para el sistema en donde se haya realizado dicho cambio. Crea tus Espacios de hospedaje Carpeta predeterminada. La carpeta definida como la carpeta predeterminada, le servir al sistema para que al momento de preparar el archivo con la informacin a publicar, sta sea propuesta como la carpeta en la que ser enviada o colocada dicha informacin. Por omisin en cada sistema, se propone una carpeta predeterminada diferente (hasta que sea modificada), esto varia dependiendo del tipo de informacin que genera y controla cada sistema, recuerda que cuando se da de alta un espacio de hospedaje, se propone cierta estructura u orden de carpetas adaptndose a una organizacin o divisin departamental de aplicacin en general para usarse en cualquier empresa, por lo que de igual forma se sugiere una carpeta predeterminada por sistema que a nuestro juicio corresponda al tipo de informacin generada por el sistema en cuestin, "Ejemplo" para el sistema Aspel-NOI la capeta sugerida es Nmina. Por omisin se muestra una carpeta conforme lo explicado en el prrafo anterior, pero podrs cambiarla segn tus necesidades. Esta carpeta se podr configurar por sistema, es decir, por omisin cuando es la primera vez que das de alta un espacio, ste queda definido como el predeterminado junto con una carpeta que le corresponda conforme lo explicado en el segundo prrafo, pero si modificas esta carpeta predeterminada, este cambio slo se aplicar para el sistema en donde se haya realizado dicho cambio. Aunque la carpeta definida desde esta opcin de configuracin se propone como la carpeta en la que se debe organizar la informacin, al preparar el archivo para su publicacin podrs modificar la carpeta, seleccionando otra de las disponibles para el espacio. Observaciones Si la carpeta especificada como predeterminada es eliminada desde la administracin de carpetas y no seleccionaste en ese momento la nueva carpeta predeterminada, este campo (Configuracin avanzada / Carpeta predeterminada) se dejar vaco y por lo tanto no se sugerir en la ventana "Preparar informacin", por lo que te recomendamos definir una nuevamente. Si no se define la carpeta predeterminada y tienes activa la opcin "Enviar siempre la informacin al espacio y carpeta predeterminados", al acceder a la opcin de "Preparar informacin", sta no podr ejecutarse automticamente. Puedes escoger cualquier carpeta para que sea la predeterminada, aunque exista una carpeta llamada con el mismo nombre. Notas: Recuerda que la informacin publicada en Internet puede estar organizada en varias carpetas, el sistema propone una organizacin por
defecto, pero podrs personalizar tu espacio segn tus necesidades. Cuando se realice algn cambio desde el administrador de carpetas en el nombre de la carpeta, sta se actualizar conforme al definido. Administracin de carpetas Enviar siempre la informacin al Si deseas generar rpidamente el archivo con la informacin a publicar, activa el campo "Enviar espacio y carpeta siempre la informacin al espacio y carpeta predeterminados ". predeterminados Al seleccionar esta opcin, el sistema asume que al preparar la informacin sta ser organizada y publicada en el espacio y carpeta seleccionados como los predeterminados, de esta forma el proceso de preparar informacin se generar automticamente. Si se activ este campo, no se desplegar la ventana "Preparar informacin", realizndose gilmente el proceso. Este campo es de utilidad si siempre publicas la informacin en la misma carpeta. Sincronizacin Selecciona la forma en la que se llevar la sincronizacin de tu espacio de hospedaje, es decir el tipo de informacin que se actualizar conforme lo publicado en Internet. Las opciones disponibles son:
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Solamente las carpetas Las carpetas y el contenido
Solamente las carpetas: Esta opcin permite sincronizar slo informacin relacionada con el alta, modificacin y eliminacin de carpetas y sus subcarpetas realizados en la terminal de trabajo e incluso los cambios realizados por otros usuarios desde otra terminal. Seleccionando esta opcin, desde el administrador de carpetas slo podrs visualizar las carpetas y subcarpetas que conforman la estructura de tu espacio, sin listar los archivos que stas tengan publicados. Las carpetas y el contenido: Esta opcin te permite obtener de tu espacio Web todos los archivos enviados en cada carpeta que conforma tu espacio, por lo que al seleccionarla te permite visualizar los archivos publicados en cada carpeta. Nota Esta sincronizacin se efecta desde la parte local hacia la parte Web y viceversa, ya que se pueden registrar cambios realizados por varios usuarios y que no necesariamente estn trabajando en red. Administracin de carpetas
Sincronizar al abrir la ventana Esta opcin, ejecuta el proceso de sincronizacin automticamente al acceder a la ventana de Administracin de carpetas "Administracin de carpetas", esto con el fin de tener siempre presente que antes de realizar cualquier cambio, debemos tener la ltima estructura del espacio de hospedaje. En caso de no tener definido para el espacio el usuario y contrasea de publicacin, se desplegar una ventana solicitando dichos datos. Sincronizar Temas relacionados Administracin de carpetas Configuracin: Servidor / Proxy
Configuracin: Servidor / Proxy Acceso
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Men Archivo, INFOWEB, Configuracin de mis sitios / Men Herramientas, Configuracin, Servidor/Proxy
Men Archivos, INFOWEB, Configuracin de mis sitios, Botn
Aspel-BANCO
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Manejo Desde aqu podrs indicar las propiedades del proxy en caso de que la conexin a Internet se realice mediante un servidor proxy.
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Deseo utilizar la configuracin de Internet Explorer
Habilita este campo, si deseas utilizar la configuracin de Internet Explorer, para la conexin a Internet mediante un servidor proxy. Esta configuracin la podrs encontrar desde tu navegador "Internet Explorer", Men Herramientas, Opciones de Internet, Carpeta Conexiones, Icono Configuracin LAN. Para ms informacin consulta el ayuda electrnica del Internet Explorer.
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Deseo personalizar las propiedades de mi proxy para Internet
Utiliza esta opcin para especificar que la conexin a Internet se llevar a cabo mediante el servidor proxy de tu empresa. HTTP Proxy Usar servidor proxy para HTTP. Esta opcin te sirve para especificar que la conexin a Internet se realiza mediante un servidor proxy, ste acta como barrera de seguridad entre la red interna (intranet) e Internet, y evita que los usuarios ajenos tengan acceso a la red privada de tu empresa. Autorizacin necesaria. Selecciona este campo si para tener salida a Internet mediante el servidor proxy de tu empresa, necesitas identificarte como usuario con derechos. Al seleccionar este campo se habilitan los campos "Usuario y Clave". Servidor. Este nombre deber ser solicitado al administrador del sistema y/o empresa. Este nombre es importante para realizar la conexin a Internet. Ejemplo: empresauniversal.com 192.168.1.1 (una direccin IP) Puerto. Especifica el nmero del puerto de salida y entrada de informacin, para el servidor de tu empresa. Estos datos lo debern proporcionar el administrador de la red de tu empresa. Usuario y Clave. Proporciona tu usuario y clave, con el que acceders al servidor proxy de tu empresa. Nota importante: Cuando el servidor de tu empresa y las estaciones de trabajo se encuentren configuradas dentro de una Red interna (LAN), estos campos no deben especificarse, de lo contrario se podran presentar problemas de comunicacin con el sitio u espacio hospedado en el servidor de tu empresa. Conexin con Aspel. Servidor. Se muestra el nombre o direccin con el que se hace conexin al servidor ya sea de Aspel o el de tu empresa. Este dato se obtiene de la configuracin del sitio, es decir, si fue creado para transmitir a aspel.com o al servidor de tu empresa. Se recomienda que para las transmisiones realizadas hacia Aspel, no se modifique este dato, de lo contrario la correcta transmisin hacia aspel.com se puede ver afectada. Puerto. Campo Informativo. Muestra el nmero de puerto por donde se enva y recibe informacin. Temas relacionados
Configuracin: Espacio en Internet Configuracin: Configuracin Avanzada
Prepara tu informacin para su envo Acceso
Desde la Barra de herramientas de cualquier consulta, con el Botn
Qu es Este proceso te permitir extraer los datos de una consulta de tal forma que preparar la informacin para su publicacin en Internet. El sistema permitir tener acceso a la opcin "Preparar informacin para Internet" de cualquier consulta que tenga disponible dicha opcin. Si deseas publicar informacin especfica de una consulta, primero aplcale un filtro o personalzala a tus necesidades desde la opcin personalizacin de consultas, de tal manera que la informacin presentada en pantalla sea la que desees que se publique en Internet.
Caractersticas y Beneficios de INFOWEB 2.0 Manejo La informacin que podrs preparar en los sistemas Aspel para su publicacin son: Consultas, Catlogos y Otros archivos, para el caso de Aspel-SAE tambin podrs preparar estadsticas. La informacin o campos solicitados para este proceso, varia dependiendo de los criterios establecidos en el filtro o en la consulta personalizada. Preparar informacin de las consultas La preparacin de datos para su publicacin en Internet, la podrs realizar desde cualquier consulta que tenga disponible en su barra de herramientas el botn , al seleccionar este botn se preparar el archivo con los datos de la consulta. Lo que hace esta opcin es extraer de la base de datos la informacin correspondiente que se est preparando y generar un archivo en formato Paradox el cual, posteriormente mediante el proceso de "Publicar informacin en Internet" ser enviado a tu espacio de hospedaje, para que la informacin contenida dentro del archivo sea publicada para su consulta en Internet. Accede a tu sitio Web La preparacin del archivo se puede realizar tambin desde el punto de venta remoto al exportar el archivo de ventas indicando que se puede preparar el archivo y posteriormente se puede o no publicar. Para que la informacin de las consultas se prepare correctamente para posteriormente poderla publicar, se sugiere:
1.
Desde la barra de herramientas, con el botn , debers seleccionar la carpeta en la que deseas publicar la informacin de la consulta. Si definiste en la parte de configuracin avanzada una carpeta predeterminada, al acceder a esta opcin se propondr por omisin esta carpeta, pero podrs seleccionar otra de las disponibles para espacio. Al seleccionar la carpeta donde deseas que se publique la informacin, a un lado se mostrar el espacio al cual pertenece la carpeta. Al acceder a esta opcin, se mostrar en el campo "Descripcin" el nombre de la consulta, pero podrs modificarla segn se necesite, en caso de dejar en blanco el campo, el sistema te pedir que la escribas. Adicionalmente podrs modificar la fecha asignada a la informacin, y proporcionar algn comentario u observacin importante sobre la informacin que se est preparando. Con la tecla F4 se desplegar el calendario en donde podrs indicar la fecha a modificar. Te sugerimos indicar un breve comentario acerca de la informacin del contenido del archivo.
2.
3. Notas
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Al generarse el archivo se guarda el usuario del sistema Aspel que realiz la preparacin y el sistema en el cual se realiz. Estos datos los podrs consultar posteriormente desde la ventana de Administracin de carpetas dentro del detalle o propiedades del archivo, o bien desde tu espacio de hospedaje en Internet. Si tienes habilitado el campo "Enviar siempre la informacin al espacio y carpeta predeterminados" ubicado en la parte de Configuracin avanzada, esta ventana de preparacin de informacin no se desplegar y el proceso de preparacin se realizar automticamente. Publica la informacin en Internet
Campos de este proceso Campos Descripcin Descripcin Por omisin el sistema propone el nombre de la consulta que se est preparando para su publicacin, pero podrs modificarla de acuerdo a tus necesidades. Por Ejemplo: Lista semanal de Cuentas Bancarias. Nota: Es indispensable que proporciones una descripcin, de lo contrario el sistema no podr continuar con el proceso de importacin. ltima fecha asignada a Por omisin se muestra la fecha del da en la que se est generando la informacin, pero podrs modificarla la informacin segn tus necesidades. Este campo es de utilidad, si generas un da antes toda la informacin que se publicar en Internet, permitindote seleccionar la fecha que deseas se muestre como fecha de o generacin de la informacin. Comentarios En este espacio podrs proporcionar algn comentario sobre la informacin que se publicar, de tal forma que al consultar esta informacin desde tu sitio web se pueda ver este comentario si as se requiere. Espacio de hospedaje Por omisin muestra el nombre del espacio que est como predeterminado en la configuracin avanzada. Aqu se indica el espacio en el que ser publicada la informacin. En caso de seleccionar una carpeta que pertenezca a otro espacio de hospedaje, este campo ser actualizado automticamente por el sistema. Carpeta Por omisin se muestra la carpeta que se tenga definida en la parte de configuracin avanzada, pero podrs modificarla dando clic en el botn .
Si por alguna razn la carpeta definida como la predeterminada es eliminada desde el Administrador de carpetas, y este activado el campo "Enviar siempre la informacin a la carpeta predeterminada", se desplegar la ventana de "Preparacin de informacin" para seleccionar la carpeta en la que se publicar la informacin. Notas
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Si se detecta que no se ha dado de alta por lo menos un espacio, al seleccionar esta opcin se presentar el Asistente de Configuracin para su alta y registro. No hay restriccin alguna para la ejecucin de este proceso, pero, al momento de publicar la informacin en aspel.com, se necesita que la conexin a Internet est activa y que el servicio de INFOWEB ya est contratado y pagado en Aspel. Cuando finalice el proceso de preparar informacin para Internet y no se ejecute automticamente el proceso de publicacin, el sistema mandar el siguiente mensaje: "La informacin se ha preparado con xito para su publicacin en Internet. Solo falta publicarla".
Temas relacionados Configuracin: Configuracin Avanzada
Contratacin del servicio de hospedaje con aspel.com Publicacin de Informacin Preparar otros archivos Crea tus Espacios de hospedaje
Publica la informacin en Internet Acceso
Desde la Barra de herramientas de cualquier consulta, Botn
Men Archivos, INFOWEB, Configuracin de mis sitios/ Men Publicacin en Internet, Archivos por publicar, Botn
Aspel-BANCO
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Qu es Con este proceso podrs enviar y/o publicar la informacin generada en cada uno de los sistemas Aspel (consultas, estadsticas y reportes) en tu espacio de hospedaje en Internet, as como otros archivos de importancia. Prepara tu informacin para su envo Preparar otros archivos Podrs publicar a un mismo espacio la informacin de las empresas y sistemas que desees, siempre y cuando contrates previamente el servicio INFOWEB con Aspel o bien cuentes con Aspel-INFOWEB 2.0 Servidor para el caso de envo de informacin hacia el servidor de tu empresa. Manejo Es importante que antes de publicar realices lo siguiente: Para publicaciones en aspel.com Previa contratacin y pago con Aspel del servicio INFOWEB 2.0 Sistema Aspel (una contratacin por espacio). Para publicaciones hacia el servidor de tu empresa Previa instalacin de Aspel-Infoweb 2.0 Servidor. Dar de alta en el sistema de tu preferencia tu espacio de hospedaje. Debers preparar o seleccionar la informacin que deseas publicar en tu espacio de hospedaje en Internet. Verificar que cuentes con una conexin a Internet (podrs contratar este servicio con el proveedor de Internet de tu preferencia). Si ejecutas este proceso desde la barra de herramientas de cualquier consulta y no has dado de alta un espacio en el Mdulo de Espacios de hospedaje, se desplegar un asistente que te guiar para dar de alta un espacio. Crea tus Espacios de hospedaje Al ejecutar este proceso debers considerar lo siguiente:
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Cuando el sistema detecte que existen varios espacios con archivos pendientes por publicar, se desplegar una ventana, en la cual se listarn los espacios con archivos pendientes para seleccionar el espacio del cual se desea publicar la informacin.
Nota: Al ejecutar este proceso se enviarn a Internet todos los archivos pendientes del espacio del cual se est transmitiendo informacin, no importando que estos archivos hayan sido preparados por otros usuarios y/o desde otros sistemas Aspel.
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Al solicitar este proceso de publicacin se desplegar una ventana en la cual debers proporcionar el Usuario de INFOWEB y Contrasea de publicacin, esto siempre y cuando no hayas definido previamente estos datos en el alta del espacio o desde sus propiedades, de lo contrario no se presentar dicha ventana.
Usuario de INFOWEB Cuando se ejecuta el proceso de publicacin, se despliega una ventana donde se lleva la Administracin de publicaciones. Esta ventana (Administracin de publicaciones a Internet) se cerrar automticamente siempre y cuando se haya activado la opcin "Cerrar esta ventana al terminar con xito", ya que de lo contrario la ventana permanece abierta an cuando la publicacin haya finalizado.
Si por alguna razn la publicacin no se llegar a realizar con xito, la ventana no se cerrar y observars la siguiente imagen donde, para conocer la causa del error, debers hacer doble clic sobre el error. Ejemplo:
Estados y mensajes de error que se presentan en la publicacin Para consultar posteriormente el resumen de las publicaciones realizadas, dirgete a la opcin de Historial de publicaciones. Historial de Publicaciones Notas Este proceso se realizar automticamente si: Est activada la opcin "Publicar la informacin al terminar de prepararla". Y si al dar de alta el espacio definiste el Usuario de INFOWEB y Contrasea de publicacin. Es importante tomar en cuenta que para publicaciones de informacin hacia el servidor de Aspel ya se debe contar con una contratacin del servicio de INFOWEB 2.0 con Aspel, de lo contrario al publicar la informacin, el sistema no podr realizar una conexin vlida con el servidor de Aspel. Estados y mensajes de error que se presentan en la publicacin Recuerda que si es la primera vez que transmites, el Usuario de INFOWEB y Contrasea de publicacin definido para el proceso de publicacin, se registrarn en el sitio Web como los datos del administrador, posteriormente desde tu pgina Web donde fue hospedada la informacin, podrs dar de alta a los diferentes usuarios que accedern a los datos publicados y aquellos que desde los sistemas Aspel podrn publicar informacin. Si al dar de alta el espacio o desde las propiedades del mismo, se activ el parmetro "Enviar correo de actualizacin de informacin", cada vez que se transmita informacin al espacio se enviar un e-mail notificando del xito de la transmisin, esta notificacin se mandar a la direccin de correo proporcionada al dar de alta el espacio. Crea tus espacio de Internet Podrs programar tareas que te permitan publicar la informacin de manera automtica, o bien, desde este proceso podrs publicar dicha informacin manualmente, las veces que sea necesario. Programacin de tareas Si lo deseas tambin podrs publicar los archivos preparados desde la opcin "Archivos por publicar". Archivos por publicar Temas relacionados Historial de publicaciones Crea tus espacio Web Programacin de tareas
Archivos por publicar Acceso
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Men Archivos, INFOWEB, Configuracin de mis sitios / Men Publicacin en Internet, Archivos por publicar o desde la Barra de herramientas principal, Botn .
Men Archivos, INFOWEB, Configuracin de mis sitios / Men flotante (botn derecho del ratn), opcin Archivos por publicar.
Aspel-BANCO
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Men Consultas, INFOWEB, Configuracin de mis sitios, posicinate sobre el bot de "Agregar espacio" y haz doble clic sobre l.
Qu es Permite consultar todos los archivos o paquetes que estn pendientes para su publicacin, los archivos que observars son los pertenecientes al espacio del cual se solicit el proceso. Adems desde esta ventana podrs:
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Modificar las propiedades del archivo, como: carpeta en la que se colocar la informacin, fecha y descripcin del archivo, etc. Publicar en ese momento el o los archivos que se tengan pendientes. Eliminar aquellos archivos que ya no deseas publicar en el sitio.
Manejo En esta ventana observars todos los archivos (consultas u otros archivos) generados desde cualquier sistema Aspel y en caso de que tu sistema est instalado en red, es decir, que compartan la misma Carpeta de Archivos Comunes Aspel, observars todos los archivos preparados por todos los usuarios del espacio de hospedaje. La ventana de esta opcin es la siguiente:
Cuando se renombre una carpeta desde el administrador de carpetas que tiene archivos pendientes por publicar, el cambio de nombre se realizar automticamente, de tal forma que el archivo se direcciona a la carpeta cuyo nombre cambi. Esto se puede realizar gracias al nmero nico que el sistema le asocia a la carpeta cuando sta se da de alta, de tal forma que no importe si sta cambia de nombre.
Si el cambio de nombre a la carpeta no se actualiz en el Web, al enviar los archivos mediante el proceso de publicacin, primero se verificar que el campo de configuracin "Publicar los archivos asignados a carpetas cuyo nombre ha cambiado" est activado, de lo contrario el archivo no se enviar y/o publicar en el sitio Web. Administracin de carpetas Publica la informacin en Internet En el historial de publicaciones podrs observar el detalle del estado o error que se gener al publicar la informacin. Historial de publicaciones
Recuerda que al borrar una carpeta desde el Administrador de carpetas, en ese momento se informa que al eliminar la carpeta tambin se eliminarn los archivos pendientes por publicar que estaban asociados a esta carpeta. Botones de esta ventana Botn Descripcin
La informacin que se muestra en esta ventana, corresponde a las propiedades del archivo, las cuales fueron definidas al preparar la consulta, reporte, estadstica o archivo externo para su publicacin. Campos Descripcin Se muestra la descripcin o nombre que se le dio a la consulta, reporte, estadstica o archivo externo al importar o preparar el archivo con la informacin para su publicacin en el sitio Web. Podrs modificar la descripcin que identifica al archivo.
Fecha de Muestra la fecha en la que fue generado el archivo. Esta fecha se podr modificar segn tus necesidades. Es til para elaboracin el caso en que necesites enviar los archivos con una fecha diferente a la del da de su generacin, de tal forma que un da antes puedas empezar a preparar la informacin que se publicar en el espacio Web. Comentarios Espacio En este espacio podrs proporcionar algn comentario relevante sobre la informacin a publicar. Muestra el nombre del espacio para el que se gener la informacin. Carpeta Muestra el nombre de la carpeta en donde se colocar y/o publicar la informacin. Este campo lo visualizars vaco cuando por alguna razn la carpeta sea eliminada desde el Administrador de carpetas.
Estos campos, sern publicados como parte de la informacin del archivo, esta informacin la podrs consultar desde tu espacio Web, detalle de los archivos, columna "Mas informacin" (Propiedades). Solamente el campo "Espacio" servir para determinar en que espacio ser publicada la informacin. Permite eliminar aquellos archivos que ya no deseas publicar en tu sitio Web. Con este botn podrs enviar y/o publicar la informacin generada en cada uno de los sistemas Aspel (consultas, estadsticas y reportes) en tu espacio de hospedaje, as como otros archivos de importancia. Permite restablecer o cargar nuevamente la informacin para actualizar la lista de archivos, sin necesidad de salir de la ventana, depurando o quitando aquellos que ya hayan sido transmitidos. Independiente del uso de este botn, la ventana se refresca automticamente cada determinado tiempo. Cierra la ventana de "Archivos por publicar".
Despliega el archivo de ayuda del sistema.
Temas relacionados
Publicacin Administrador de carpetas
Historial de Publicaciones Acceso
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Men Archivos, INFOWEB, Configuracin de mis sitios/ Men Publicacin en Internet, Opcin Historial de publicaciones o desde la Barra de herramientas principal, Botn .
Men Archivos, INFOWEB, Configuracin de mis sitios/ Men flotante (botn derecho del ratn), opcin Historial de publicaciones.
Aspel-BANCO
l
Qu es Permite consultar todos los registros publicados y cada uno de los estados generados por cada una de las publicaciones realizadas, con el fin de confirmar que dichas publicaciones se hayan realizado con xito. Esta opcin tambin te ser de utilidad para verificar que la publicacin realizada por la ejecucin de una tarea, se haya efectuado satisfactoriamente y no se haya presentado ningn error al momento de la publicacin. Adicionalmente, podrs consultar la fecha y hora en la que fue transmitido cada archivo. En caso de haber existido algn problema durante la publicacin, se informar en el punto donde se haya efectuado el problema. Podrs Eliminar las publicaciones acumuladas de otros perodos, con el fin de conservar slo los registros que todava se necesitan para su revisin. Manejo Aqu observars tanto las publicaciones generadas por las tareas programadas, como las realizadas manualmente desde el proceso Publicar Informacin. La ventana que muestra esta opcin es la siguiente:
Es importante mencionar que en esta ventana no se podr modificar ningn dato, la informacin es exclusivamente de consulta. Cuando se genere un error en la publicacin, en la columna "Estado" visualizars la leyenda "No se pudo publicar", y en la carpeta "Publicacin" se indicar el punto en el cual se localiz el error, informando del motivo ampliamente. Carpeta Archivo
En esta carpeta se muestran cada uno de los archivos publicados, de tal forma que si alguno de ellos no se public correctamente se pueda identificar fcilmente. Cuando el archivo est marcado con el botn Adems en la columna "Estado" se informar si la publicacin fue exitosa o no. Ejemplo: significa que el archivo no fue publicado exitosamente.
Carpeta Publicacin En esta carpeta se informar de manera general del xito de la publicacin, se irn mostrando los diferentes estados o puntos por los que pasar el archivo hasta lograr la publicacin exitosamente. Adems en esta ventana tambin se visualizarn los errores que tengan que ver con conexin, es decir, fallos que afectan a todos los archivos, si existiera un error particular en un archivo, esto se marcar en la carpeta "Archivos". Ejemplo:
Botones disponibles desde esta ventana Botn Descripcin Este botn te permitir eliminar el registro de la publicacin seleccionada. Esta opcin te servir para ir depurando (eliminando) los registros que slo estn ocupando espacio y as facilitar la consulta de aquellos que todava se necesitan para su control y/o revisin. Este botn eliminar todos los archivos o registros de publicacin registrados hasta el momento. Al seleccionar este botn el sistema mandar un mensaje de advertencia "Seguro que deseas limpiar el Historial de publicaciones?" para continuar debers seleccionar el botn "Si". El archivo generado por el historial se llama Log.txt, y lo podrs encontrar en la carpeta del espacio correspondiente, la ruta propuesta al instalar es C: Archivos de programas / Archivos Comunes / Aspel / Aspel-Internet / Nombre del espacio). Observacin Se recomienda realizar una depuracin de archivos constante, el historial slo almacena un mximo de 1000 archivos, posterior a estos, se depurar automticamente el archivo de bitcora y solo mantendr la informacin de la ltima publicacin.
Permite restablecer o cargar nuevamente la informacin de la ventana para registrar las publicaciones realizadas hasta el momento. Esta opcin te ser de utilidad cuando ests consultando el historial y desees ver el registro de los archivos publicados hasta este momento, sin necesidad de salir de la ventana. Cierra la ventana del "Historial de publicaciones". Despliega el archivo de ayuda del sistema.
Esencial Para el caso en el que se haya cancelado la publicacin de un archivo externo (Preparar otros archivos), no se observar nada en la carpeta "Archivos" slo se marcar el error en la carpeta "Publicacin", esto porque para los archivos externos no se tiene el dato del nombre del archivo hasta que ste es transmitido. Se recomienda Eliminar las publicaciones acumuladas de otros periodos, con el fin de conservar slo los registros que todava se necesitan para su revisin. Temas relacionados Estados y mensajes de error que se presentan en la publicacin
Administracin de publicaciones Qu es Este administrador de publicaciones se despliega despus de ejecutar el proceso de publicacin y sirve para consultar las publicaciones que estn activas en ese momento, desde esta ventana podrs:
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Cancelar una publicacin Verificar que la publicacin activa se haya efectuado con xito En caso de que la publicacin no se haya realizado con xito, podrs consultar el detalle del error.
La ventana que se despliega es la siguiente:
Observa que se utilizan 3 iconos diferentes para identificar el estado de la publicacin: Publicacin finalizada con xito
Publicacin cancelada o publicacin no publicada Publicacin en proceso Para cancelar una publicacin, selecciona del men emergente (botn derecho del ratn sobre la publicacin a cancelar) la opcin "Detener proceso actual". Esta ventana (Administracin de publicaciones a Internet) se cerrar automticamente siempre y cuando se haya activado la opcin "Cerrar esta ventana al terminar con xito", de lo contrario la ventana de "Administracin de publicaciones a Internet" permanece abierta an cuando la publicacin haya finalizado con xito.
Si por alguna razn la publicacin no se llegar a realizar con xito, la ventana no se cerrar y observars la siguiente imagen donde, para conocer la causa del error, debers hacer doble clic sobre el error.
Observaciones Para consultar posteriormente el resumen de las publicaciones realizadas, dirgete a la opcin de Historial de publicaciones. Mensajes de error Mensaje Descripcin
Ya existe una publicacin Este mensaje se despliega cuando al ejecutar el proceso de publicacin, se detecta que en el para este espacio. administrador de publicaciones hay una publicacin activa para el mismo espacio. Estados y mensajes de error que se presentan en la publicacin Temas relacionados Publica la informacin Archivos por publicar Preparar otros archivos
Usuario de Infoweb Acceso
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Al agregar un espacio de hospedaje Men Espacios, Propiedades, botn Usuario de INFOWEB.
Qu es Proporciona el usuario y contrasea de publicacin, si defines un usuario, al momento de ejecutar el proceso de publicacin, el sistema no solicitar ningn usuario y contrasea tomando dicha informacin de lo configurado en este botn, de tal forma que se agilice el proceso. Manejo Aspel Si cuentas con varios usuarios, y no todos tienen los mismos derechos, te recomendamos no indicar nada en estos campos "Usuario de INFOWEB" y "Contrasea", de tal forma que al activar la opcin de publicacin forzosamente se tenga que proporcionar un usuario y contrasea de publicacin, de otra forma se tomarn los datos del usuario y contrasea definidos en esta seccin. Si es la primera vez que envas informacin a tu espacio, debers tomar en cuenta que estos datos (usuario/contrasea) sern tomados como los datos del administrador del espacio de hospedaje. La ventana que se despliega es la siguiente:
Datos que se solicitan: Usuario de INFOWEB: Proporciona el usuario que publicar la informacin. Recuerda que desde tu sitio Web podrs dar de alta a los diferentes usuarios que tendrn derecho a publicar y/o consultar informacin. Contrasea: Debers anotar la contrasea que te permitir publicar informacin en tu Espacio de hospedaje. Confirmar contrasea: Proporciona nuevamente la contrasea para verificar que sea la correcta.
Notas Es muy importante conservar la contrasea en un sitio seguro, ya que ser indispensable no slo para la publicacin sino tambin para acceder a los datos hospedados en Internet, y dar de alta a los usuarios que usarn el servicio INFOWEB. El usuario y contrasea se almacenan en el Sitio Web, y slo cuando se solicite la recuperacin de la contrasea mediante la opcin Olvidaste tu contrasea? Ubicada en tu sitio Web en la parte de Recuperacin de contrasea, sta ser enviada por correo. Mensajes de error
Mensaje El usuario vlido Descripcin no es El usuario proporcionado no existe o no corresponde al espacio del cual se est publicando informacin.
La contrasea no es La contrasea proporcionada no existe o no corresponde al usuario proporcionado. vlida No existe la clave Este mensaje te indica que el nombre del usuario proporcionado desde esta ventana an no est registrado en tu del usuario pgina u espacio, podra ser para el caso de envo de informacin a aspel. com que todava no hayas realizado an la contratacin del servicio de hospedaje con Aspel. Contratacin del servicio de hospedaje con Aspel Imposible sincronizar espacio Este mensaje te indica que el nombre del espacio, an no est dado de alta o registrado en Aspel, es decir, con el posiblemente todava no has contratado el servicio de hospedaje con Aspel o el servidor de tu empresa no est disponible. Contratacin del servicio de hospedaje con Aspel
Estados y mensajes de error que se presentan en la publicacin Temas relacionados Publica la informacin Administracin de publicaciones Preparar otros archivos Crea tus Espacios de hospedaje Sincroniza tu informacin Accede a tu sitio Web: Identificacin del usuario
Accede a tu sitio Web Acceso
l
Desde los sistemas Aspel / Men Archivos / INFOWEB / Ir a mis sitios, botn "Ir al sitio Web"
Aspel-SAE
Men Mdulos / INFOWEB / Ir a mis sitios, o barra de herramientas principal con el botn Aspel-Banco
, botn "Ir al sitio Web"
Men Consultas / INFOWEB / Ir a mis sitios, botn "Ir al sitio Web" o desde la barra de herramientas principal con el botn sitio Web" Manejo
, botn "Ir al
Para poder acceder a tu espacio, debers teclear el nombre y contrasea de usuario de INFOWEB (el que tiene derechos para acceder al Espacio de hospedaje). Si es la primera vez que accedes a tu sitio debers proporcionar el usuario y contrasea indicados al transmitir por primera vez informacin al sitio, es decir el usuario administrador. Posteriormente podrs dar de alta a los dems usuarios que podrn acceder al sitio definiendo sus permisos, ya que no necesariamente todos los usuarios que transmiten informacin pueden acceder al sitio pata consultar. Recuerda que para publicar tus datos en aspel.com, debers darte de alta como un usuario registrado de Aspel y contratar el servicio INFOWEB y para publicar tu informacin en el servidor de tu empresa debers contar con Aspel-INFOWEB 2.0 Servidor. Gua rpida Esta liga es la direccin electrnica o nombre de dominio (URL) de tu espacio de hospedaje, el cual servir para acceder a la informacin publicada. Para poder acceder a tu espacio Web, debers teclear el nombre y contrasea de usuario de INFOWEB (el que tiene derechos para acceder al Espacio de hospedaje) por que este usuario no forzosamente es el que realiza la publicacin de la informacin desde el sistema.
Si olvidaste tu contrasea podrs recuperarla, para ms informacin de este proceso consulta el tema Recuperacin de contrasea Una vez proporcionadas la clave y el usuario de INFOWEB, se abrir la pgina donde est hospedada la informacin del espacio correspondiente. En este espacio encontrars toda la informacin que haya sido publicada por cada uno de los sistemas Aspel, y ubicada dentro de la carpeta en la que fue preparada dicha informacin. Al acceder a tu Espacio de hospedaje, observars toda la informacin publicada por cada uno de los sistemas Aspel que cuenten con el servicio INFOWEB. Al posicionarte en una carpeta se muestran en la parte derecha, todos los archivos contenidos dentro de ella, selecciona el archivo (consulta o archivo) a desplegar:
Desde tu espacio en Internet podrs:

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Consultar la informacin por carpetas. Visualizar la informacin publicada por un sistema Aspel en particular (SAE, COI, BANCO, NOI y PROD). Obtener informacin de una fecha en particular, especificando un rango de fechas o seleccionando el mes deseado. Dar de alta a los usuarios que tendrn derecho a Navegar y/o Publicar la informacin, y aquellos que podrn Administrar el sitio. Borrar la informacin que ya no te sea de utilidad (slo para los usuarios que estn dados de alta con perfil de administrador). Graficar la informacin de las consultas, as como configurarlas y editarlas segn tus necesidades. Filtrar una consulta para obtener slo la informacin de relevancia. Consultar las propiedades del archivo. Liberar el espacio de tu sitio, de tal forma que obtengas ms espacio para publicar la informacin. Seleccionar la apariencia de tu espacio Web de una amplia gama de estilos y colores, el que ms se adapte a los colores utilizados por tu empresa.
Como liberar el espacio de tu sitio de hospedaje
Utiliza el botn " " para que se libere y aumente el espacio en tu sitio y puedas publicar ms informacin. Este botn aparecer en la parte superior del espacio cuando se haya detectado que han sido borrados algunos archivos.
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Para los espacios hospedados en aspel.com, el mensaje que mostrara es:
Para los espacios hospedados en el servidor de tu empresa, el mensaje que mostrara es:
Cuando el proceso de liberacin se haya efectuado, se mandar un correo electrnico al usuario que haya ejecutado el proceso de liberacin. El proceso de liberacin fsica de los registros eliminados durante todo un da en diferentes tiempos, se ejecutar una vez por da, esto si tu sitio esta hospedado desde aspel.com, es decir, si en el transcurso del da se eliminan varios archivos estos se borraran por la noche. Para el caso en que tu sitio est hospedado en el servidor de tu empresa, el proceso de liberacin se llevar acabo segn lo programe el administrador del sitio. Cuando se eliminan archivos como doc., xls., pdf, externos al usuario, etc... estos se borraran en forma automtica y se actualiza el espacio utilizado del Sitio Web y no es necesario esperar a que el proceso se efecte. Al efectuar la liberacin el botn desaparecer y volver a visualizarse hasta que se haya realizado la accin de la liberacin de espacio, pero si antes de que vuelva a reflejarse el botn se llevaron a cabo eliminacin de archivos estos estarn borrados y cuando vuelva a liberarse espacio estos sern eliminados. Descripcin de columnas Columna Descripcin
Descripcin En esta columna se muestran los nombres de las consultas, reportes, estadsticas o archivos externos publicados dentro de la carpeta que se est consultando, al seleccionar el archivo se mostrar su detalle. Para el caso de consultas, estadsticas y reportes, la informacin que se mostrar en el detalle ser con aquella con la que fue armada para su publicacin. Para el caso de archivos externos, dependiendo del tipo de archivo se muestra automticamente o debers escoger entre guardarlo o mostrarlo en pantalla. Detalle del archivo Nota: De primera instancia slo se visualizarn los registros con la ltima fecha de informacin o de elaboracin. Para ver los archivos registrados con el mismo nombre o descripcin, pero con fechas y/o horas anteriores (respetando el mes o la fecha que se est consultando), utiliza la columna "Ver lista". Ver lista Al seleccionar este botn, se enlistarn todos los registros que se hayan registrado con un mismo nombre o descripcin pero en fechas y horas diferentes. El primer registro ser el que tenga registrado la ltima fecha de publicacin y los dems archivos se irn mostrando en orden (del ms reciente al ms antiguo).
ltima fecha de Fecha de generacin del archivo con respecto a la fecha que se le indic al Archivo al generarlo informacin Nota: Recuerda que para publicar la informacin en Internet, debers previamente preparar el archivo (consulta o reporte) mediante el proceso de Preparar archivo, para que posteriormente sea Publicada Sistema Nombre del sistema que gener el archivo (consulta, reporte, estadstica o archivo externo). Fecha y hora de Fecha de generacin del archivo con respecto a la fecha y hora que registraba tu PC (computadora) al momento de elaboracin generar o realizar la preparacin del archivo a publicar. Notas: Recuerda que para publicar la informacin en Internet, debers previamente preparar el archivo (consulta o reporte) mediante el proceso de Preparar archivo para Internet para que posteriormente sea Publicada. Es importante que tomes en cuenta, que la Fecha de informacin del archivo puede no corresponder a la Fecha de elaboracin, ya que al generar el archivo se puede modificar la fecha de informacin, con diferencia a la fecha de elaboracin que se toma de la hora y fecha marcada en ese momento en la PC que genere el archivo. Ms informacin En esta columna por cada registro visualizars la liga "Propiedades", en la cual podrs consultar la informacin indicada al momento de generar el archivo, as como informacin relevante del mismo. La informacin es la siguiente:
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Descripcin Fecha de informacin
Usuario que publicacin
elabor
la
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Razn social de la empresa Comentarios Tipo de archivo: pueden ser archivos de consultas del sistema o archivos de usuario (archivos externos) Tamao del archivo (este dato slo se mostrar para los archivos de usuario).
Fecha de elaboracin Hora de elaboracin Sistema en el que se prepar el archivo Carpeta(s) en la que est publicada
l l
Actualizar Esta funcionalidad slo est disponible para los sitio hospedados en el servidor de tu empresa (Aspel-INFOWEB 2.0 Servidor). Para obtener una actualizacin en lnea de la consulta o estadstica publicada, selecciona la liga "Actualizar" ubicada por cada registro contenido dentro de la carpeta seleccionada. Es decir, al seleccionar esta liga se verificar en la Carpeta de Archivos Comunes si existe una actualizacin de esta consulta en Aspel-SAE, si existe se actualizar dicha consulta sin necesidad de preparar y/o transmitir la consulta nuevamente al sitio Web. Una vez actualizada la consulta se mostrar en pantalla. Esta actualizacin en lnea se realiza gracias a la Carpeta de Archivos Comunes Aspel, por lo que es muy importante que tanto el sistema Aspel (Aspel-SAE) y INFOWEB 2.0 Servidor estn direccionados hacia la misma Carpeta de Archivos Comunes y que el servidor donde est instalado Aspel-INFOWEB 2.0 Servidor tenga derechos de lectura hacia la base de datos (esto para el caso en que la base de datos se encuentre en un equipo diferente a la del directorio de archivos comunes). Es importante considerar que si la Base de datos de Aspel-SAE no se encuentra dentro del DAC (ruta por omisin), se verifique que el servidor donde est instalado INFOWEB 2.0 tenga acceso o derechos de lectura hacia esa ruta, de lo contrario la funcionalidad de Actualizacin en lnea de informacin no se podr realizar. Esta consulta en lnea slo est disponible para las consultas y estadsticas de Aspel-SAE. Para mayor informacin, consulta el tema: Consulta en lnea.
Marcar todas Si deseas borrar todos los registros, selecciona la opcin "Marcar todas" y posteriormente selecciona el botn "Borrar Marcados" que se encuentra al final de la columna. Si lo que deseas es borrar algn registro en particular, selecciona la opcin "Borrar" correspondiente al archivo que deseas eliminar y posteriormente selecciona el botn "Borrar Marcados". Es importante que tomes en cuenta que adems de ir eliminando los registros publicados que ya no se necesitan visualizar en la Web, debers realizar tambin el proceso de liberar espacio no utilizado, para que se libere y aumente el espacio en la base de datos, es decir, los registros sean eliminados fsicamente, de tal forma que puedas publicar ms datos. Este proceso lo podrs realizar mediante el botn sitio, o bien, desde el administrador del mismo. Como liberar el espacio de tu sitio de hospedaje Observaciones Dependiendo del perfil asignado, el usuario podr: Navegar, Publicar y/o Administrar. Para una mayor seguridad de la informacin, despus de cierto tiempo de inactividad, la pgina se bloquear y mandar nuevamente a la ventana de Identificacin de usuario. El acceso a la informacin puede ser controlada o Administrada por diferentes usuarios, y cada uno puede tener definido un perfil distinto, estos los podrs dar de alta desde tu espacio en Internet. Recuerda que el usuario que publica la informacin por primera vez, es considerado el usuario administrador de los datos y el encargado de dar de alta a los dems usuarios. As mismo, estos usuarios sern los que con su contrasea podrn publicar los datos generados en los sistemas Aspel a tu espacio de hospedaje, siempre y cuando su perfil se lo permita. Temas relacionados Administrador del sitio Administrador de usuarios Publicacin de informacin. que se encuentra en la parte superior de tu
Detalle del archivo Acceso
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Clic sobre cualquier registro o archivo.
Qu es Al seleccionar un archivo se desplegar el detalle del mismo, por la variedad de informacin que se puede publicar, es decir los diferentes formatos tienen un manejo en particular:
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Consultas o estadsticas del sistema Otros archivos (formatos gif, pdf, bmp, doc, excel, etc.)
Manejo Al solicitar el detalle de una consulta y/o estadstica, podrs observar todos los registros o campos contenidos en ella. La informacin presentada en cada consulta o estadstica varia dependiendo de la informacin que sta tena en pantalla al momento de Prepararla para su publicacin, ya que podrs aplicar filtros para obtener cierta informacin y publicarla.
Filtrar una consulta Mediante el botn Filtrar, podrs visualizar en pantalla informacin especfica. Los datos de las columnas se muestran tal y como se arm o se personaliz la consulta o estadstica desde el sistema Aspel. Por omisin el mximo de registros que podrs ver por hoja es de 20, pero esto es configurable desde el Administrador del sitio, liga Parmetros . Nota Importante: Se recomienda que para consultar la informacin de las consultas as como la informacin graficada se tenga configurado en el monitor la resolucin de: 1024 * 768, de lo contrario la informacin no se ver completa.
Con los botones y , podrs visualizar los dems registros de la consulta y dependiendo el caso o el bloque de registros, podrs regresar a los primeros registros, los ltimos o los anteriormente consultados. Detalle de archivos externos
Al seleccionar un archivo el cual no sea consulta o estadstica del sistema, este se visualizar en el formato o aplicacin en el que fueron generados, los formatos pueden variar (Gif, Jpg, Doc, Excel, etc). Ejemplos: Formato HTML El archivo se visualizar en pantalla como una imagen. A diferencia del archivo de consulta o estadstica del sistema, los archivos externos no tendrn disponible la opcin filtrar y graficar, ya que no se cuenta con el archivo de base de datos que contiene la informacin de los campos o registros, como es el caso del archivo de consulta y estadstica.
Este manejo tambin aplica para los formatos Gif, Jpg y Bmp. Formato PDF El reporte se abrir en una ventana de Adobe Acrobat. Como se mencion en el reporte en formato HTML, este formato tampoco tiene disponible la opcin filtrar y graficar.
La forma en que los archivos podrn ser visualizados depender mucho del tipo de navegador que ests utilizando y del formato de dichos archivos. Debers tomar en cuenta lo siguiente: Cuando el archivo es enviado al sitio Web se manda un parmetro para que el navegador pueda identificar el archivo y lo pueda abrir, en el caso del navegador Internet Explorer, ste identifica aquellos formatos que pertenezcan a la misma familia de Microsoft, y abre una instancia de la aplicacin dentro de la misma ventana. Cuando por alguna razn el navegador no identifique el formato del archivo, el sistema operativo instalado en la PC (Windows 2000, XP o superior) tratar de abrirlo con la aplicacin que tengas asociada en tu PC, en el caso en que no tengas asociada ninguna aplicacin, se desplegar una ventana en la cual puedas optar por Abrir el archivo o guardarlo en una ruta de tu disco para ejecutarlo posteriormente. Si seleccionas la opcin "Abrir" se verifica que el formato del archivo tenga una aplicacin o programa asociado, si no es as, te permitir seleccionar de la lista de programas instalados en tu PC aquel con el que deseas abrir el archivo (puede ser el programa con el que fue generado o cualquiera que contemple la lectura de dicho archivo). En el caso del navegador Netscape, hay archivos que identifica abrindolos dentro de la misma ventana, y habr otros que s identifique pero los abrir en una ventana independiente. Hay casos en que te preguntar si deseas abrirlo con el programa asociado o guardarlo en tu disco. Tambin hay archivos que no identifica porque no tienen un programa asociado, por lo que debers seleccionar de la lista de programas de Windows (instalados en tu PC) el programa con el que deseas abrir el archivo. Este manejo tambin aplica para los formatos Doc y Excel. Temas relacionados Filtrar una consulta Graficar los datos de la consulta y estadstica Prepara tu informacin para su envo Preparar otros archivos
Filtrar una consulta Acceso Desde el detalle de la consulta, Botn
Qu es Si tu consulta o estadstica es extensa y necesitas visualizar un registro en particular recurre al filtro. Manejo Podrs definir varias condiciones de filtrado para obtener informacin mas precisa. Tambin podrs guardar el filtro, para que al acceder nuevamente al sitio la consulta se visualice con lo definido dentro del filtro. Para dar de alta una condicin, sigue los siguientes pasos: 1. 2. 3. Primero selecciona el campo al que se le definir la condicin filtrar. Define la operacin o condicin que deber cumplir el filtro. Para los campos alfanumricos estarn disponibles las siguientes condiciones: Exactamente igual a, que inicie con, que contenga, que termine con, que contenga todas las palabras y que contenga cualquier palabra.
Para los campos numricos estarn disponibles las siguientes condiciones: Igual a, mayor a, mayor o igual a, menos a y menor o igual a. Proporciona el valor o parmetro para aplicar a la condicin. Dependiendo el tipo de campo, podrs especificar datos alfanumricos o numricos. Selecciona el botn agregue una condicin. para incluir la condicin definida para el filtro. Es importante que para que el filtro se aplique, se
Si deseas borrar alguna de las condiciones definidas para el filtro, selecciona el botn "Condicin para el filtro".
ubicado en la seccin de
6. Para la aplicacin del filtro, tambin se tomarn en cuenta las siguientes condiciones y/o opciones generales: Que cumpla por lo menos una de las condiciones. Esta opcin mostrar los registros que por lo menos cumplan con una de las condiciones definidas para el filtro de la consulta, considerando la opcin "Para el caso de valores numricos, que sean sensibles a maysculas y minsculas". Que cumpla todas las condiciones. Esta opcin mostrar los registros que cumplan con todas las condiciones definidas para el filtrado de la consulta, considerando la opcin " Para el caso de valores numricos, que sean sensibles a maysculas y minsculas ". Para el caso de valores numricos, que sean sensibles a maysculas y minsculas. Al activar este campo, se considera para la aplicacin del filtro el valor tal y como se haya especificado, considerando las maysculas y minsculas. Por omisin este campo no est activado, considerando para el filtro, el valor sin importar las maysculas o minsculas. Grabar el filtro actual para sesiones posteriores. Esta opcin guarda el filtro, para que al iniciar una nueva sesin, la consulta se visualice con los campos o registros que cumplan con el filtro definido anteriormente. Para aplicar el filtro selecciona el botn " Ejemplo: ".
Para restaurar la consulta, es decir, para que la consulta se presente como se public en el sitio, debers eliminar cada una de las condiciones de filtrado especificadas para la consulta. Observaciones Posteriormente podrs acceder para consultar las condiciones definidas al filtro y modificarlas segn tus necesidades. Tema relacionado Ir a mis Sitios
Bsqueda por fechas Acceso
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Desde tu sitio Web, sobre la barra de fechas
Qu es Podrs obtener informacin publicada en una fecha o periodo en particular, las opciones disponibles son: Por mes, Por rango de fechas (desde, hasta), todas las fechas. Manejo Cuando ests realizando una bsqueda por fechas podrs seleccionar si quieres que la informacin se filtre por un sistema en particular o por todos los sistemas Aspel. Si quieres desplegar informacin de un mes en particular, basta con hacer clic sobre el botn del mes a seleccionar:
Si quieres desplegar la informacin de todas las fechas, debers hacer clic en el botn
Para consultar la informacin publicada de acuerdo a un rango de fechas selecciona el botn pantalla una pgina para indicar el rango de fechas deseado:
,, se desplegar en
Debers ingresar un rango de fechas para la informacin que deseas consultar: 1. Puedes escoger una fecha predefinida: Este mes, Hoy, Esta semana, Mes Anterior, 1 quincena, 2 Quincena, 1er. Semestre, 2 Semestre, Este ao, o ao anterior. O escribe la fecha en el campo Desde, para seleccionar puedes utilizar el calendario, seleccionando el botn .
2.
Para filtrar la informacin por un sistema en particular, utiliza el botn
Para filtrar la informacin de un ao en particular, utiliza el botn Tema relacionado Accede a tu sitio Web
Graficar los datos de la consulta o estadstica Acceso Desde el detalle de la consulta, Botn
Qu es Mediante esta opcin podrs graficar los datos de las consultas y estadsticas, y adecuarla segn tus necesidades. Manejo
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La grafica la podrs guardar como una imagen en una ruta de datos especfica y podrs consultarla posteriormente desde tu PC con formato de imagen, mediante las opciones del Men Archivo/ Guardar como o desde las opciones que se despliegan en la barra de herramientas de imagen ( )
El botn "Graficar" se visualizar, si en la consulta o estadsticas existen columnas de tipo numrico, este dato lo puedes verificar desde la opcin personalizacin de consultas y estadsticas del sistema en cuestin.
Por omisin se graficar el primer campo de la consulta o estadstica contra la primera columna de tipo numrico. Podrs aadir o eliminar columnas, as como programar operaciones entre columnas. Slo estarn disponibles las columnas de tipo numrico. Ver Configurar grfica. No se permitir eliminar o modificar la primera columna que se toma como base para graficar la consulta o estadstica, ya que como se mencion anteriormente, esta se usa como la columna por omisin para armar la grfica. Botn "Configurar grfica" De las columnas disponibles (slo se mostrarn las de tipo numrico) selecciona la o las columnas que deseas se tomen en cuenta para la grfica, adicionalmente podrs especificar que se realice una operacin de suma, resta y multiplicacin entre columnas, de tal forma de obtener y graficar informacin compuesta por dos columnas. Tambin podrs eliminar una columna para que no sea graficada. Ejemplo de Aspel-SAE: Inicialmente, se genera la grfica con la informacin de la primera columna de la consulta o estadstica con respecto a la primer columna de tipo numrico disponible:
Despus, con este botn de "Configurar grfica", podrs aadir ms columnas, conciliar informacin de dos columnas y eliminar las columnas que ya no deseas graficar. Observars tres bloques, en el primer y segundo bloque, se muestran las columnas posibles de graficar, en el tercer bloque observars las columnas que en este momento se estn considerando en la grfica. Slo se mostrarn las columnas de la consulta o estadstica que por su naturaleza se puedan graficar, es decir, que sean numricas. Ejemplo Aspel-NOI
Para Agregar una columna, posicinate sobre el primer bloque de columnas, selecciona la columna que deseas agregar, de igual forma selecciona del segundo bloque la otra columna a considerar y selecciona el botn "Agregar". Para Graficar informacin que resulte de aplicar una operacin entre dos columnas, debers agregar las columnas como se mencion en el punto 1, luego debers indicar el tipo de operacin a realizar (-, +, *), y por ltimo selecciona el botn "Agregar". Para Eliminar una columna, selecciona del tercer bloque la columna a eliminar, y selecciona el botn "Eliminar". Selecciona el Tipo de grfica: Lnea, Barra, Barra H, rea, Puntos, Pie, Fast Line. El campo "Nmero de registros que incluir la grfica" podrs definir el nmero mximo de registro que deseas sean graficados. Una vez configurada la grfica, selecciona el botn "Ver grfica" para visualizar la grfica con la informacin de las columnas aadidas, o de las operaciones registradas. La configuracin de la grfica se conservar para sesiones posteriores, tanto para el usuario que la modific como para los dems usuarios que tengan acceso al sitio. Importante Para que las graficas se puedan visualizar con la ltima modificacin realizada a la misma, debers verificar dentro del Explorer en las opciones de Internet para las consideraciones de la descarga de archivos temporales, que est seleccionada la opcin "Cada vez que se visita la pgina", (Herramientas/Opciones de Internet/carpeta Generales/botn Configuracin/Opcin comprobar si hay nuevas versiones de las pginas consultadas/ Cada vez que se visita la pgina). Para visualizar las grficas con Netscape es necesario que se tenga instalada la versin 8 y modificar el parmetro "cmo se muestra la pgina" a Display Like Internet Explorer. Mayor informacin ayuda de Netscape.
Requerimientos especiales para grficas Para que se puedan personalizar las grficas en la pgina WEB, requerirs del programa Chart FX Internet Edition Client de la empresa Software FX, Inc. Software que puede ser descargado la primera vez que desde la pgina WEB, se solicite la visualizacin de la grfica de alguna estadstica. Cualquier Navegador de Internet para acceder a la pgina en Internet. Se recomiendan los navegadores de Internet, Netscape a partir de la versin 6.0 e Internet Explorer a partir de la versin 4.0.
Administrador del sitio En esta seccin se almacenan todos los datos que sirven para la administracin del sistema y de la informacin publicada en tu pgina. Es decir, podrs llevar la administracin de los usuarios, la configuracin de los parmetros del sitio Web y la definicin del estilo o imagen de tu espacio Web. Temas relacionados Administracin de usuarios Parmetros del espacio Web Cambio de estilo Traduccin de SAE en Internet a INFOWEB
Administrador de usuarios Acceso
l
Desde tu sitio Web, Liga Administracin del sitio / Liga Administracin de usuarios
En que consiste En este apartado podrs Agregar, Modificar, Eliminar usuarios, as como mandar a imprimir la informacin del usuario, como: Nombre, contrasea, correo electrnico, permisos, etc. Manejo En esta seccin se almacenan todos los datos que sirven para la administracin del sistema y de la informacin publicada en tu pgina. Para esto debers dar de alta a los usuarios que podrn hacer uso de la informacin, especificando su Nombre y contrasea de acceso, tambin podrs delimitar el acceso o consulta de la informacin por carpetas o por sistema. Al acceder a la ventana del Administracin de usuarios, observars todos los usuarios que ya estn dados de alta. Para agregar un usuario, selecciona el botn "Agregar" y para eliminar o modificar un usuario e imprimir el perfil del usuario primero debers seleccionarlo. Si es la primera vez que accedes a esta parte, slo observars el usuario que transmiti por primera vez y que es considerado el administrador del Sitio Web. Por seguridad no podrs eliminar el usuario Administrador principal (persona que transmiti por primera vez). Slo el usuario de tipo "Administrador" podr dar de alta usuarios y otorgar permisos.
Agregar, Modificar o Eliminar usuarios Acceso

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Desde tu sitio Web, pestaa Administracin del sitio, Administracin de usuarios, botn Modificar, Eliminar, Imprimir y Agregar.
Qu es
Podrs agregar, modificar, imprimir y eliminar los usuarios que podrn publicar informacin desde un programa Aspel, as como aquellos que podrn acceder a la informacin de tu empresa publicada en tu pgina. Campos de usuario Campo Nombre Usuario INFOWEB Contrasea Confirmar contrasea Correo electrnico Descripcin Nombre del usuario al que se le asignar una clave y un perfil. de Nombre con el que se identificar al usuario. Este nombre junto con la contrasea son los que se proporcionan en la pgina para su acceso y para la publicacin de informacin desde un sistema Aspel. Contrasea del usuario de INFOWEB. Proporciona nuevamente la contrasea para verificar que sea la correcta. Proporciona el correo con que se identificar al usuario para cualquier aclaracin del sistema.
Campos de Permisos de usuario Campo Derechos Descripcin generales Administrador Si se encuentra activada esta casilla, tendrs todos los permisos para navegar en el sitio as como de tener el derecho de modificar el manejo del mismo. Este campo te permite otorgar derechos para que desde un sistema en Aspel se pueda transmitir informacin. Cuando no se tiene habilitado este perfil, al momento de transmitir desde cualquier sistema Aspel, se mandar el siguiente mensaje: "El usuario no tiene derechos de publicacin". Al activar esta opcin, los derechos de publicacin es para todos los sistemas y no hay restriccin alguna con respecto a consultas. Campos Derechos de navegacin Permisos sistemas por Seleccionar todos los sistemas. Al activar este campo se seleccionan automticamente todos los sistemas disponibles para la asignacin de permisos. Aspel-SAE | Aspel-COI | Aspel-NOI | Aspel-BANCO | Aspel-PROD Selecciona el sistema del cual podr consultar informacin el usuario que ests dando de alta. De esta forma al acceder a las carpetas que conforman el sitio, slo aparecern listados los archivos del sistema o sistemas en los que se hayan otorgado permisos. nicamente para los usuarios que se van agregando despus del usuario principal y con permisos de Administrado, le podrs seleccionar el o los sistemas que desees sean en listado. Permisos carpetas por Seleccionar todas las carpetas Al activar este campo se seleccionan automticamente todos los sistemas disponibles para la asignacin de permisos. Asignacin de permisos por carpetas Las carpetas que se muestran corresponden a las que se organiz desde cualquier sistema Aspel en la opcin " Configuracin de mis sitio" en la ventana de "Administracin de carpetas"
Publicar informacin Internet
Selecciona a que carpetas podr acceder el usuario, de tal forma que puedas delimitar su acceso dependiendo el perfil del usuario al que le ests asignando permisos. Esta asignacin de permisos por carpetas, se complementa con la asignacin de permisos por sistema. De esta forma, podrs delimitar an ms la visualizacin de informacin. Habr usuarios que slo deban acceder a la informacin publicada por cierto sistema pero colocada en una determinada carpeta. Notas Aquellos archivos que no correspondan al sistema del cual se habilitaron los permisos de navegacin, no aparecern listados en la carpeta, se inhabilitarn para el usuario. Si en la carpeta no hay archivos del sistema del cual se tenga derechos de navegacin, se visualizar la leyenda "No hay informacin disponible por visualizar", pero debers cerciorarte que no est activado ningn filtro, por el cual est delimitando la visualizacin de la informacin. Observaciones No podrs dar de alta dos usuarios con el mismo nombre. Al usuario de tipo administrador no se le podr modificar ningn perfil, slo su clave o contrasea. Imprimir perfil Acceso
l
Desde tu sitio Web, pestaa Administracin del sitio, Administracin de usuarios, botn Imprimir.
Qu es Para imprimir el perfil debers seleccionarlo de la lista de usuarios dados de alta. La informacin que se imprime es la siguiente: nombre de usuario de INFOWEB, contrasea, correo electrnico, permisos generales, por sistema y por carpeta.
Parmetros del sitio Web Acceso
l
Desde tu sitio Web, Liga Administracin del sitio / Liga Parmetros
En que consiste Desde esta parte podrs consultar informacin actual de tu espacio.
Adicionalmente podrs configurar los siguientes parmetros de operacin: Parmetro Imagen Descripcin Con este botn podrs seleccionar el logotipo de tu empresa para que este sea mostrado en el encabezado de tu Sitio Web. Mediante el botn indica la ruta donde se localiza el archivo con la imagen del logotipo de tu empresa. Podrs colocar imgenes con los siguientes formatos: *.gif, * jpg, *.jpeg, *.htm y *.html. Este logotipo aparecer en todas las pginas del sitio Web, en la parte superior derecha. Alto y ancho de Con estos parmetros podrs adecuar el tamao del logotipo que aparecer en las pginas de tu sitio Web. imagen El alto y ancho que aqu se configura se refiere al espacio donde se colocar el logotipo, es decir, el tamao de la imagen sigue siendo el mismo y slo se adaptar al espacio disponible en la plantilla que se est utilizando. Mximo registros pgina Temas relacionados Accede a tu sitio Web de Lo especificado en este campo define el nmero de registros que aparecern en la pgina en forma vertical. Por por omisin se muestran 20 registros por pgina.
Cambio de Estilo Acceso
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Desde tu sitio Web, Liga Administracin del sitio / Liga Cambio de Estilo.
Manejo Aqu podrs seleccionar la apariencia y/o diseo de tu Sitio Web. Debers escoger de los estilos disponibles el que se adapte mejor a tus necesidades, o bien el que te guste ms. El sistema cuenta con estilos 3 diferentes y cada estilo est disponible en 10 colores: por omisin el sitio est configurado con el estilo uno color uno:
Para elegir la plantilla que adoptar tu pagina, selecciona de la lista desplegable el estilo de la plantilla que deseas y oprimir el botn cambiar, cuentas con una vista previa de dichas plantillas para conocer la apariencia que tendr tu sitio Web. Nota Para que puedas ver los cambios de la platilla, debers de eliminar todos los archivos temporales de la pgina. Tema relacionado Accede a tu sitio Web
Preparar otros archivos Acceso
l
Men Archivos, INFOWEB, Configuracin de mis sitios/ Men Herramientas, Preparar otros archivos o desde la Barra de herramientas principal, Botn .
Men Archivos, INFOWEB, Configuracin de mis sitios/ Men flotante (botn derecho del ratn), opcin Preparar otros archivos.
Aspel-BANCO
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Men Consultas, INFOWEB, Configuracin de mis sitios, posicinate sobre el bot n de "Agregar espacio" y haz doble clic sobre l.
Qu es Al contratar el servicio INFOWEB 2.0, no slo podrs publicar en tu espacio informacin generada por cada uno de los sistemas Aspel, adicionalmente podrs enviar y publicar archivos de otros formatos generados desde otras aplicaciones que contengan o muestren informacin adicional para la toma de decisiones, algunos de los formatos que podrs publicar son: gif, doc, pdf, xls, etc. Manejo Para publicar un archivo, debers primero especificar la ruta donde se encuentra dicho archivo, la ventana que despliega esta opcin es la siguiente:
Este proceso u opcin toma el archivo de la ruta especificada y genera un archivo de uso interno y lo coloca en la carpeta "Ainternet" del espacio que corresponda. El formato con el que se genera este archivo es el siguiente: AARCHIVO_1.X manejando un nmero consecutivo. La extensin de este archivo depender del tipo de archivo que se est preparando (.doc, .pdf, ,gif, etc.) ejemplo: AARCHIVO_1.pdf, AARCHIVO_2.pdf, AARCHIVO_3.pdf, etc . Este paquete se genera por cada archivo que se prepare para su exportacin y/o publicacin, de tal forma que posteriormente junto con los otros datos preparados se genere un solo archivo de publicacin. Una vez preparado el archivo a publicar, debers ejecutar el proceso de publicacin para su envo. Debers realizar este proceso por cada archivo que desees publicar, no se permiten selecciones mltiples. Para consultar, modificar e incluso publicar el archivo o archivos generados desde esta opcin, dirgete a la opcin "Archivos por publicar" o bien, si tienes activado el campo "Publicar la informacin al terminar de prepararla" ubicado en las Propiedades del espacio,
se ejecutar automticamente el proceso de publicacin de informacin. Publica la informacin en Internet La forma en que los archivos podrn ser visualizados depender mucho del tipo de navegador que ests utilizando y del formato de dichos archivos. Debers tomar en cuenta lo siguiente: Cuando el archivo es enviado al sitio Web se manda un parmetro para que el navegador pueda identificar el archivo y lo pueda abrir, en el caso del navegador Internet Explorer, ste identifica aquellos formatos que pertenezcan a la misma familia de Microsoft, y abre una instancia de la aplicacin dentro de la misma ventana. Si tienes habilitado desde las propiedades del espacio el campo "Publicar la informacin al terminar de prepararla", el proceso de Publicacin de informacin se ejecutar automticamente, en caso contrario podrs publicar el archivo desde el proceso Archivos por publicar. Archivo publicado en formato .pdf
Cuando por alguna razn el navegador no identifique el formato del archivo, el sistema operativo instalado en la PC (Windows 2000, XP o superior) tratar de abrirlo con la aplicacin que tengas asociada en tu PC, en el caso en que no tengas asociada ninguna aplicacin, se desplegar una ventana en la cual puedas optar por Abrir el archivo o guardarlo en una ruta de tu disco para ejecutarlo posteriormente. Si seleccionas la opcin "Abrir" se verifica que el formato del archivo tenga una aplicacin o programa asociado, si no es as, te permitir seleccionar de la lista de programas instalados en tu PC aquel con el que deseas abrir el archivo (puede ser el programa con el que fue generado o cualquiera que contemple la lectura de dicho archivo). En el caso del navegador Netscape, hay archivos que identifica abrindolos dentro de la misma ventana, y habr otros que s identifique pero los abrir en una ventana independiente. Hay casos en que te preguntar si deseas abrirlo con el programa asociado o guardarlo en tu disco. Tambin hay archivos que no identifica porque no tienen un programa asociado, por lo que debers seleccionar de la lista de programas de Windows (instalados en tu PC) el programa con el que deseas abrir el archivo. Campos de esta ventana Campos Ruta del archivo Descripcin Debers proporcionar la ruta donde se encuentra el archivo a preparar para su publicacin. Puedes escribir la ruta completa del archivo, por ejemplo C:\Leyes\ISR.doc, o bien, para una bsqueda rpida utiliza el botn seleccionar el archivo se mostrar en este campo la ruta de ubicacin de dicho archivo. , al
Descripcin Por omisin se propone como descripcin el nombre del archivo seleccionado, pero podrs modificar esta descripcin segn tus necesidades. Es indispensable que proporciones una descripcin, de lo contrario el sistema no podr continuar con el proceso. Nota La descripcin puede contener un mximo de 52 registro o caracteres. ltima fecha Por omisin se muestra la fecha en la que se est preparando el archivo, pero podrs modificarla segn tus asignada a la necesidades. Este campo es de utilidad, si necesitas preparar la informacin con una fecha distinta a la del da, de informacin tal forma que puedas preparar la informacin a publicar un da antes, esta fecha es la que se mostrar en el espacio Web como fecha de elaboracin o generacin del archivo. Comentarios Anota o proporciona algn comentario adicional sobre el archivo a publicar, este comentario se podr consultar desde el espacio Web. de Por omisin se muestra el espacio que se haya seleccionado, es decir del cual se solicit la opcin "Enviar otros archivos". El espacio no podr modificarse desde este campo, para indicar o cambiar el espacio, debers seleccionar una carpeta que est contenida dentro del espacio deseado. Para hacer este cambio utiliza el botn que se encuentra en el campo "Carpeta", el cual se explica ms abajo. Carpeta Selecciona la carpeta en la que deseas publicar el archivo. Por omisin se muestra la carpeta que se encuentra en la primera posicin. Si el espacio seleccionado se est usando o se defini como el Predeterminado, se mostrar la carpeta que dicho espacio tenga especificada tambin como la predeterminada. Podrs indicar otro espacio con slo seleccionar una categora contenida dentro de l.
Espacio hospedaje
Con el botn podrs seleccionar otra carpeta de las contenidas o dadas de alta desde el Administracin de carpetas para el espacio correspondiente.
Mensajes de Error Mensaje El archivo existe !!! seleccionado Descripcin no En caso de anotar la ruta, verifica que realmente exista el archivo en la ruta proporcionada. Te recomendamos usar el botn para buscar y seleccionar el archivo.
Debe colocar una descripcin Es obligatorio que el archivo a preparar para su publicacin en el sitio Web, cuente con una para el archivo!!! descripcin.
Temas relacionados Publicar informacin Configuracin Avanzada Administrador de carpetas Archivos pendientes por publicar
Administracin de carpetas Acceso
Men Archivos, INFOWEB, Configuracin de mis sitios, Botn
Men Archivos, INFOWEB, Configuracin de mis sitios/ Men flotante (botn derecho del ratn) Opcin Administracin de carpetas. Men Archivos, INFOWEB, Configuracin de mis sitios/ Men Herramientas, Administracin de carpetas.
Aspel-BANCO
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Qu es Desde esta ventana tendrs la posibilidad de armar fcilmente la estructura que tendr tu espacio de hospedaje, de tal forma que podrs definir una estructura organizada y basada en las necesidades de tu empresa, permitindote publicar la informacin de tu empresa por reas o departamentos. Esta organizacin o estructura la podrs llevar mediante carpetas utilizando las que por omisin proporciona el sistema, o bien, des de alta las tuyas dependiendo de la variedad o del tipo de informacin que deseas publicar. Adems del uso de carpetas, podrs manejar subcarpetas agrupando an ms la informacin y facilitando as su bsqueda y consulta en el sitio Web. Desde este administrador de carpetas podrs: Dar de alta las carpetas en las que organizars tu informacin, de tal forma que cada carpeta represente un rea o departamento dentro de tu empresa y a los distintos subdepartamentos que puedan tener. En estas carpetas podrs publicar informacin de inters para cada rea, con la finalidad de ayudarles a tomar decisiones oportunas y exitosas para el correcto crecimiento de la empresa. Nota: Por omisin, se propone una organizacin de uso general, la cual podrs adaptar a tus necesidades. Modificar las carpetas dadas de alta anteriormente. Sincronizar la informacin; es decir enviar y actualizar los cambios realizados a las carpetas y/o archivos; as como obtener la informacin que ha sido publicada en el espacio de hospedaje hasta el momento. Nota: Para que se ejecute el proceso de sincronizacin automticamente al acceder a esta ventana, activa el parmetro "Sincronizar al abrir la ventana de administracin de carpetas" que se encuentra en la seccin "Configuracin Avanzada", la cual se localiza en el men Herramientas / Configuracin / Avanzada. Reubicar los archivos o copiarlos a otras carpetas, borrarlos e incluso modificar las propiedades con las que se arm dicho archivo. Descargar los archivos publicados en otros formatos; es decir, aquellos que son ajenos a la informacin que proporcionan los sistemas Aspel, por ejemplo: Documentos de Excel, Word, pdf, imgenes, etc. Manejo Al dar de alta un espacio, las carpetas y subcarpetas que por omisin tendr el espacio son:
Este administrador de carpetas tiene dos vistas: "Solamente las carpetas" la cual te permite visualizar slo las carpetas que conforman tu espacio, por lo tanto al ejecutar el proceso de sincronizacin con el servidor se actualizarn las modificaciones realizadas a las carpetas, la ventana que despliega esta vista es:
Esta vista es la que presenta el sistema por omisin. "Las carpetas y el contenido" que te permitir visualizar las carpetas junto con los archivos publicados en cada una de ellas, al seleccionar las carpetas estas mostrarn la informacin guarda o publicada dentro de ellas, como se muestra en la siguiente imagen:
Notas Para cambiar la vista y/o la forma de administrar la informacin, es decir, entre ver y sincronizar "Solamente carpetas" o "Las Carpetas y el contenido" dirgete al Men Herramientas / Configuracin/ Avanzada y selecciona la configuracin que vas a manejar. En ambas vistas, en la parte superior derecha, podrs consultar la fecha y hora de la ltima actualizacin efectuada a la estructura del espacio de hospedaje. Cuando das de alta o modificas una carpeta, el icono que representa a la carpeta cambiar de color dependiendo del tipo de cambio, permitindote identificarlo fcilmente. Al llevarse a cabo la sincronizacin, los iconos regresarn a su color original indicando que los cambios ya han sido enviados a la pgina Web de tu espacio.
Esencial Cuando se est trabajando en red, slo una persona podr entrar a administrar el espacio de hospedaje. Se entiende como trabajo en red cuando una o ms personas acceden al mismo tiempo al mdulo INFOWEB 2.0 sistema Aspel, esto suponiendo que comparten la misma carpeta de archivos comunes Aspel en la cual se encuentra instalada la aplicacin de INFOWEB 2.0, que como se mencion anteriormente es una aplicacin que comparten los sistemas Aspel.
No importa que no trabajen en red, si cada usuario de manera independiente tiene dado de alta en su sistema Aspel el mismo espacio, cuando cualquiera de ellos envi informacin al espacio, la informacin se actualizar para todos los usuarios al realizar una sincronizacin o publicacin. Una vez definida la estructura de tu espacio, ejecuta el proceso de "Sincronizacin" para enviar dicha estructura o algn cambio como: creacin de carpetas, eliminacin de carpetas o de archivos, etc. Al momento de preparar el paquete con la informacin a publicar, podrs seleccionar la carpeta en la que deseas publicar dicha informacin. Botones de la ventana Administracin de carpetas Botn Descripcin Con este proceso podrs mantener la comunicacin entre tu sistema Aspel y tu espacio de hospedaje. Este proceso sincroniza la siguiente informacin: Enva al Sitio Web La estructura o categorizacin que definiste para tu espacio, es decir, las carpetas en las que ser organizada y/o colocada la informacin. Actualiza en el sitio Web cualquier cambio en carpetas, archivos eliminados o archivos copiados en otras carpetas. Enva modificaciones realizadas a las propiedades de los archivos. Recibe del Sitio Web Archivos transmitidos en cada una de las carpetas. Eliminacin de archivos realizados desde el sitio Web o los enviados por otros usuarios. Modificaciones en general realizadas por otros usuarios. Cada vez que sincronices, se desplegar una ventana en la cual debers proporcionar el usuario y contrasea de publicacin. Si previamente definiste dicho usuario y contrasea de publicacin (ya sea al dar de alta el espacio o desde las propiedades del mismo), ya no se pedir la autoidentificacin del usuario, tomando los datos definidos en las propiedades de dicho espacio.
Sincronizar
Usuario de INFOWEB Si lo deseas en este momento mediante la activacin del campo "Grabar permanentemente estos datos", los datos anotados como usuario y contrasea quedarn grabados en la ventana de propiedades del espacio, y al ejecutar nuevamente la sincronizacin o publicacin esta ventana ya no se desplegar tomando los datos ya definidos en las propiedades de dicho espacio. Despus de realizar la sincronizacin, an cuando no realices una publicacin, ya podrs acceder a tu espacio Web, esto lo podrs hacer desde el men Herramientas / Ir al sitio Web o Men Archivos/ INFOWEB/ Ir a mis sitios. Pero es muy importante que consideres que para consultar la informacin generada por los sistemas Aspel, debers primero armarla o prepararla desde el sistema y posteriormente hospedarla mediante el proceso de publicacin de informacin en el sitio Web.
Notas Si es la primera vez que envas informacin al Espacio de hospedaje con el proceso de publicacin o sincronizacin, los datos indicados como usuario y contrasea de publicacin se registrarn en el mismo como los datos del administrador, posteriormente en este mismo espacio donde fue hospedada la informacin, podrs dar de alta a los diferentes usuarios que accedern a los datos publicados y aquellos que desde los sistemas Aspel podrn publicar informacin. Publica la informacin Se recomienda sincronizar antes y despus de realizar cualquier cambio en la estructura del espacio. Para que al acceder a esta ventana se ejecute este proceso de sincronizacin automticamente, activa el parmetro "Sincronizar al abrir la ventana de Administracin de carpetas" que se encuentra en el Men Herramientas / Configuracin / Avanzada. Para el caso de publicaciones en aspel.com para ejecutar este proceso de sincronizacin, debers estar conectado a Internet, de lo contrario el sistema advertir que no ser posible sincronizar los datos. Cierra la ventana Esta opcin cierra la ventana de Administracin de carpetas.
Con esta opcin puedes dar de alta nuevas carpetas o subcarpetas, las cuales sern la estructura del Espacio de Crear hospedaje. En estas carpetas se publican de manera ordenada los archivos con la informacin de consultas, reportes, una nueva estadsticas (SAE) que se generen desde el sistema Aspel del que se trate (COI, NOI, SAE, etc.), as como los archivos carpeta generados desde otras aplicaciones (xls, doc gif, jpg, bmp, etc.). Recuerda que dependiendo el sistema es la informacin que se puede publicar en el sitio, es decir, en el caso de Aspel-NOI slo se pueden publicar consultas. Para dar de alta una carpeta, debers posicionarte sobre el nombre del espacio de hospedaje y para dar de alta una subcarpeta, debers posicionarte sobre la carpeta en la que deseas dar de alta dicha subcarpeta. Al seleccionar esta opcin se solicitar la siguiente informacin:
Nombre. Es la leyenda que identificar a la carpeta que ests dando de alta. Este nombre es el que se observa en el rbol de tu espacio de hospedaje. Nota No podrs dar de alta dos carpetas con el mismo nombre en el mismo nivel. Ejemplo: Para crear una carpeta Para crear una subcarpeta
Las carpetas o subcarpetas que se vayan dando de alta, se irn colocando en la ltima posicin. Este botn sirve para modificar el nombre de la carpeta o subcarpeta, as como las propiedades del archivo. Posicinate sobre la carpeta o subcarpeta a modificar y selecciona esta opcin.
Modificar propiedades Se recomienda que antes de realizar cualquier cambio, ejecutes el proceso de sincronizacin, de tal forma que tengas el ltimo estado de la estructura. Campos para modificar una carpeta o subcarpeta
Campos para modificar las propiedades del archivo Posicinate sobre el archivo a modificar y selecciona esta opcin. Campo Descripcin Descripcin Muestra la descripcin o nombre que se asign al archivo al momento de generarlo. Esta descripcin se podr modificar segn tus necesidades. Campo Nombre Descripcin Muestra el nombre de la carpeta o subcarpeta que se est modificando.
Fecha (ltima fecha asignada a la Muestra la fecha que se le asign al archivo al momento de su preparacin. Esta fecha la podrs informacin) modificar segn tus necesidades. Usuario del sistema Campo Informativo. Muestra el usuario que se encontraba activo en el sistema Aspel al momento de preparar la informacin a publicar. Este usuario es independiente del usuario que realiz la publicacin o transmisin. Comentarios Razn social Sistema Fecha y hora de elaboracin Podrs modificar el comentario que se le asign al archivo al momento de su preparacin. Campo Informativo. Corresponde a la Razn social de la empresa del sistema Aspel desde el cual se gener la informacin. Campo Informativo. Indica el nombre del sistema (COI, BANCO, SAE, NOI, etc.) desde el cual se gener el archivo. Campo Informativo. Muestra la fecha y hora real de generacin del archivo, es decir, el da y hora que marcaba la computadora (PC) en ese momento.
Notas: Si se modifican algunos de estos campos, debers ejecutar el proceso de sincronizacin, para que dichos cambios se vean reflejados en el sitio de Web. Para publicaciones hacia aspel.com, te recomendamos que antes de sincronizar la estructura (carpetas o subcarpetas) de tu espacio, ya ests conectado a Internet mediante el proveedor que te proporciona el servicio. Con esta opcin podrs eliminar una carpeta o subcarpeta. Adicionalmente podrs eliminar los archivos transmitidos y/o publicados en tu espacio de hospedaje. Esta eliminacin es como si lo estuvieras realizando desde tu sitio Web, slo toma en cuenta que debers realizar una publicacin o sincronizacin para que dichos archivos o capetas sean eliminados fsicamente de tu espacio Web. Al eliminar una carpeta ser necesario que actualices el espacio inmediatamente, de lo contrario esta carpeta quedar disponible para que otros usuarios publiquen informacin, por eso es importante que despus de cualquier cambio se ejecute el proceso de sincronizacin, as te aseguras de publicar los ltimos cambios. No slo es importante que despus de un cambio sincronices, de igual forma lo es que antes de cambiar algo de la estructura te asegures de tener los ltimos cambios realizados por otros al espacio Web. Para eliminar una carpeta: Posicinate sobre la carpeta o subcarpeta a borrar y selecciona esta opcin. Es importante que tomes en cuenta que al eliminar una carpeta, tambin se eliminarn sus subcarpetas y todo su contenido. Ejemplo Para eliminar un archivo: Selecciona el o los archivos a eliminar. Para seleccionar todos los archivos, presiona la tecla "Shift" y con ayuda del ratn seleccinalos. Para seleccionar archivos salteados, presiona la tecla "Ctrl" y con ayuda del ratn selecciona los archivos a eliminar.
Eliminar
Ejemplo Si se elimina una carpeta, subcarpeta o algn archivo, debers ejecutar el proceso de sincronizacin, para que dichos cambios se vean reflejados en el sitio Web. Por otra parte, si eliminas una carpeta la cual: Tiene asociada archivos que todava estn pendientes para su publicacin, el sistema lo informar mediante el siguiente mensaje: "Esta carpeta tiene archivos pendientes por transmitir, Seguro que deseas eliminar XXXX?" Si aceptas este mensaje, se eliminar la carpeta, su contenido y todos los archivos que estaban pendientes para su publicacin. Es o slo contiene una carpeta que esta definida en "Configuracin avanzada" como la capeta predeterminada, el sistema lo informar mediante el siguiente mensaje: "La carpeta seleccionada es o contiene una carpeta predeterminada, deseas eliminarla?" Para este caso al eliminar la carpeta, el sistema te preguntar si deseas desplegar la ventana de "Configuracin avanzada", para que en ese momento selecciones la carpeta que ahora se debe proponer por omisin al preparar la informacin para su publicacin. Si adems de que la carpeta tiene asociada archivos que todava estn pendientes para su publicacin, contiene una carpeta que est definida en "Configuracin avanzada" como la capeta predeterminada, el sistema lo informar mediante el siguiente mensaje: "La carpeta seleccionada es o contiene una carpeta predeterminada adems de que en ella se encuentran archivos pendientes por trasmitir, deseas eliminarla?" Para este caso al eliminar la carpeta, el sistema te preguntar si deseas desplegar la ventana de "Configuracin avanzada", para que en ese momento selecciones la carpeta que ahora se debe proponer por omisin al preparar la informacin para su publicacin. Configuracin / Avanzada Como una caracterstica adicional a la publicacin de consultas (NOI, SAE, Bajar COI, BANCO), reportes (SAE) y estadsticas (SAE), podrs mediante la opcin el archivo "Preparar otros archivos", publicar en tu sitio web cualquier archivo generado del desde una aplicacin externa a los sistemas Aspel, como pueden ser servidor imgenes (gif, jpg, bmp, etc.), documentos (txt, doc, excel, etc.). Este botn se habilitar solamente cuando selecciones un archivo que cumpla con las caractersticas antes mencionadas. Este icono te permitir bajar el archivo a un directorio de tu mquina (PC). Es importante recalcar que los archivos no se encuentran fsicamente en el Administrador de carpetas, por lo que si deseas bajar el archivo, requerirs correr el proceso de sincronizacin y publicacin de informacin. Manejo Al momento de seleccionar esta opcin, se desplegar una ventana donde debers proporcionar o seleccionar la ruta del directorio donde se bajar el archivo, posteriormente "Selecciona" el botn "Descargar". En caso de no tener definido para el espacio un usuario y contrasea de publicacin, se desplegar una ventana Solicitando dichos dato
Para una fcil ubicacin de estos archivos dentro del Administrador de carpetas, se representan con el icono Envo de otros archivos Observacin Tambin desde tu espacio Web, podrs bajar el archivo. Con esta opcin podrs copiar los archivos contenidos dentro de una carpeta Copiar para colocarlos o copiarlos en otra u otras. Para copiar un archivo, puedes utilizar la combinacin de teclas "Ctrl + C" como en Windows. Este botn slo estar habilitado si ests posicionado en cualquier archivo. Procedimiento Escoge el o los archivos a copiar. Para incluir todos los archivos, presiona la tecla "Shift" y con ayuda del ratn seleccinalos. Para escoger archivos salteados, presiona la tecla "Ctrl" y con ayuda del ratn selecciona los archivos a copiar. Selecciona la opcin Copiar Selecciona la carpeta a la que deseas copiar el o los archivos. Por ltimo selecciona la opcin Pegar. Movimientos de archivos con ayuda del ratn Nota
l
No podrs copiar el mismo archivo dos veces en una misma carpeta, pero si puede
haber dos archivos con el mismo nombre, aunque la fecha de generacin no debe ser la misma. Este botn se habilitar al posicionarse en un archivo. Con este botn, podrs Cortar mover rpidamente los archivos contenidos dentro de una carpeta, colocndolos o movindolos a otra. Para cortar un archivo, puedes utilizar la combinacin de teclas "Ctrl + X" como en Windows. Procedimiento Escoge el o los archivos a cortar. Para incluir todos los archivos, presiona la tecla "Shift" y con ayuda del ratn seleccinalos. Para escoger archivos salteados, presiona la tecla "Ctrl" y con ayuda del ratn selecciona los archivos a cortar. Selecciona la opcin Cortar Selecciona la carpeta a la que deseas mover el o los archivos. Por ltimo, selecciona la opcin Pegar. Movimientos de archivos con ayuda del ratn Selecciona la carpeta donde deseas copiar o mover el archivo y listo. Para Pegar pegar un archivo, puedes utilizar la combinacin de teclas "Ctrl + V" como en Windows. Este botn slo estar habilitado si se detecta que copiaste o cortaste un archivo. Publicar los archivos asignados a carpetas Si est activa la opcin, al momento de realizarse la publicacin de informacin, se verifica si en tu espacio Web existen las mismas carpetas en las que organiz y/o coloc la informacin. Si por alguna razn las carpetas que conforman tu sitio fueron renombradas por otro usuario o por ti mismo pero no enviaste los cambios a tu espacio Web, se identifica el nuevo nombre
cuyo asignado a la carpeta y ah se deposita la informacin. nombre ha cambiado Si est inactiva la opcin, al detectarse que las carpetas donde se organiz y/o coloc la informacin han sido renombradas, no se publicar dicha informacin, por lo que al finalizar la publicacin, se generar un estado de error y se informar de la siguiente forma:
Para tener los ltimos cambios realizados a las carpetas que componen tu Espacio de hospedaje, accede a este administrador de carpetas y sincroniza tu sitio local con tu sitio Web. Posteriormente publica nuevamente la informacin. Es importante que tomes en cuenta que tambin cuando se ejecuta el proceso de publicacin se actualiza la estructura (carpetas) del espacio, por lo que bastar con publicar nuevamente la informacin. Recuerda que puedes publicar o enviar a Internet la informacin directamente desde la consulta, o bien, desde la opcin Archivos por publicar, la cual encontrars dentro del Mdulo principal de espacios de hospedaje. Notas Para consultar de manera detallada el error que se origin al momento de la publicacin, consulta el Historial de publicaciones. Para el caso en que la carpeta no exista en el sitio Web, independientemente de lo que se haya definido en esta opci n, no se podr publicar la informacin y se informar en ese momento en el Administrador de publicaciones a Internet pudiendo identificar el error con la imagen , o posteriormente podrs consultar el detalle de dicho error desde el Historial de publicaciones.
Temas relacionados Configuracin: Servidor / Proxy Configuracin: Configuracin Avanzada
Movimientos de archivos con ayuda del ratn Manejo Podrs realizar, con ayuda del ratn, movimientos de archivos (copiar, cortar), como en el explorador de Windows. Procedimiento: Selecciona el o los archivos a copiar o cortar. Para seleccionar todos los archivos, presiona la tecla "Shift" y con ayuda del ratn seleccinalos. Para seleccionar archivos salteados, presiona la tecla "Ctrl" y con ayuda del ratn selecciona los archivos a copiar. Posteriormente mueve o arrastra con el ratn los archivos seleccionados, hacia la categora donde deseas colocarlos.
Al soltar el botn del ratn, se mostrar una ventana para seleccionar la opcin que deseas realizar, ya sea copiar o mover los archivos, tal y como se muestra en la siguiente imagen.
Para ver las modificaciones realizadas a la estructura del sitio en Internet, debers ejecutar el proceso de: Sincronizacin.
Programacin de tareas Acceso
l
Men Archivos, INFOWEB, Configuracin de mis sitios / Men Herramientas, Programacin de tareas o desde la Barra de herramientas, con el Botn .
Men Archivos, INFOWEB, Configuracin de mis sitios / Men flotante (botn derecho del ratn), programacin de tareas.
Aspel-BANCO
l
Men Consultas, INFOWEB, Configuracin de mis sitios / Men Herramientas, Programacin de tareas
Qu es Con esta herramienta, podrs programar una tarea de Windows para ejecutar automticamente el proceso de publicacin de informacin, sin necesidad de tener abierto el sistema. Esta programacin te permitir definir la hora y el da en el que se desea realizar la publicacin. Las tareas que desde esta opcin son dadas de alta, tambin se registran en las tareas programadas de Windows, para que se ejecuten en segundo plano. Si eres un usuario que genera informacin que por su importancia debe estar publicada y/o actualizada en cierta hora del da o en varias horas del da, esta programacin te facilitar el trabajo ejecutando el proceso de publicacin por ti, de tal forma que se asegure que la informacin es publicada a la hora requerida. Desde esta ventana podrs: Dar de alta una tarea programada para ejecutarse diariamente, semanalmente o mensualmente, por hora y por da. Editar la tarea previamente programada. Eliminar una tarea. Ejecutar el proceso de publicacin de la tarea seleccionada. Podrs actualizar el estado de las tareas. Manejo Cuando accedas a esta opcin y no tengas an ninguna tarea definida, se desplegar automticamente el asistente para dar de alta una tarea. Una vez definida la tarea, se desplegar la ventana o consulta de programacin de publicaciones, en esta ventana se mostrarn todas las tareas programadas para el espacio del cual se solicit el proceso:
Independientemente de la fecha de programacin de la tarea, podrs ejecutar el proceso de publicacin manualmente, utilizando el icono de la barra de herramientas. Las tareas que hayan sido ejecutadas no se eliminan, por lo que debers entrar a esta ventana y depurar las tareas o bien modificarlas para que se ejecuten bajo otras caractersticas. Las tareas que visualizars sern las correspondientes al espacio seleccionado, es decir, aquellas que se dieron de alta desde dicho espacio. Slo debes tomar en cuenta que aunque las tareas se pueden manejar y/o ver por espacio, todas las tareas se dan de alta en Windows, razn por la cual los nombres de las tareas no podrn repetirse, an cuando la tarea no est dada de alta en el espacio seleccionado. En esta ventana se proporcionan varias columnas informativas, las cuales son: nombre de la tarea programada, hora y fecha de la misma, y el estado de la tarea. Se manejan diferentes tipos de estados: Nunca se ha ejecutado. Este estado indica que la tarea no se ha ejecutado an. El estado cambiar cuando se realice desde esta ventana una publicacin manual o automtica. ltima publicacin exitosa. Este estado se visualizar cuando la tarea ya haya sido ejecutada de manera automtica o manual conforme a lo programado. Error en la tarea. Este mensaje aparece cuando al intentar ejecutarse el proceso de Publicacin de informacin mediante una tarea programada, la contrasea de usuario autorizado para el manejo de la PC o del sistema operativo, o el usuario o contrasea de INFOWEB son incorrectos. Al efectuarse el error la ventana Administracin de publicaciones no se cerrar e indicar la causa del mismo. Posteriormente desde el Historial de publicaciones podrs consultar el detalle del error. Error en la vigencia. Das de gracia caducados. Por favor activa el sistema. Este mensaje se despliega para las tareas programadas hacia un espacio hospedado en el servidor de tu empresa, y se muestra cuando tu versin de INFOWEB 2.0 Servidor no ha sido activada o requiere de la reactivacin. Tambin se muestran mensajes de error que estn involucrados directamente con la activacin del proceso de publicacin de informacin, los cuales tambin se despliegan en el historial de publicaciones. Estados y mensajes de error que se presentan en la publicacin Crear tareas para consultas y estadsticas personalizadas de Aspel-SAE Esencial Aunque la tarea se haya ejecutado manualmente si la fecha en la que se programa la tarea todava est en tiempo, se ejecutar en la fecha y hora programada, y en caso de no efectuarse correctamente la publicacin cambiar su estado. Botones de esta ventana Botn Descripcin
Con esta opcin podrs dar de alta una publicacin programada, definiendo la hora y fecha en la que deseas publicar la informacin. Nota: Es importante que para dar de alta una publicacin programada, tengas a la mano tu usuario y contrasea de publicacin, as como el nombre de usuario y contrasea de acceso en Windows. Agregar publicacin programada Crear tareas para consultas y estadsticas personalizadas Este botn despliega la ventana de programacin de publicaciones para modificar las caractersticas definidas para la publicacin. Todos los campos son modificables. Nota: las publicaciones tambin podrn modificarse desde las programadas de Windows. Modificar las caractersticas de la publicacin Modificar tareas para consultas y estadsticas personalizadas(SAE) tareas
Con esta opcin podrs eliminar una publicacin programada anteriormente. Eliminar publicacin programada Esta opcin ejecuta la tarea seleccionada y dependiendo de lo que se tenga definido en dicha tarea (segn el sistema) se preparan las consultas y estadsticas automticamente y/o se ejecuta el proceso de publicacin en Internet. Para que este proceso se realice correctamente debers tomar en cuenta lo siguiente: Slo desde Aspel-SAE se podrn preparar automticamente las consultas y estadsticas. Si en la tarea definiste el usuario y contrasea de publicacin, al ejecutarse la tarea, est despliega el proceso de publicacin de informacin en Internet. Aunque definas en las propiedades del espacio el usuario y contrasea de publicacin, para que la tarea programada ejecute el proceso de publicacin de informacin, debers indicar por cada tarea el usuario y contrasea de publicacin. Publicacin de informacin en Internet Refresca la ventana con los ltimos estados de las tareas ejecutadas hasta el momento, de tal forma que no tengas que cerrar la ventana y volver a acceder a ella, para ver el estado de la tarea. Este botn, slo estar disponible desde Aspel-SAE. Configuracin de la Base de datos de Aspel-SAE Si la base de datos de Aspel-SAE est estructurada en una base de datos de tipo Cliente-Servidor, ser necesario que especifiques el usuario y contrasea para que INFOWEB 2.0 Servidor se comunique con dicha base de datos. Estos campos (usuario/contrasea) slo sern necesarios si envas y/o publicas informacin de Aspel-SAE. Nota: Es importante comentar que si manejas informacin en diferentes base de datos, debers definir y usar el mismo nombre de usuario y contrasea para todos los formatos de base que utilices. Cierra la ventana de "Programacin de publicaciones".
Despliega el archivo de ayuda del sistema.
Temas relacionados Publica la informacin en Internet Historial de Publicaciones
Agregar una publicacin Acceso
Men Herramientas, Opcin Programacin de tareas, Botn publicacin.
o Men flotante (botn derecho del ratn), opcin agregar
Qu es Desde esta opcin podrs dar de alta tareas para que se incluyan entre las tareas programadas de Windows. Estas tareas te permitirn Ejecutar automticamente el proceso de Publicar la informacin en Internet en la fecha y hora indicada. Observaciones
Una tarea tambin podr ser ejecutada manualmente, independientemente de la fecha y hora indicada, para esto utiliza el botn la barra de herramientas. Manejo
de
Al acceder a esta opcin, el sistema te presentar un asistente que te guiar paso a paso para la definicin de la tarea, seleccionando la periodicidad en que esta se ejecutar.
Notas No existe restriccin alguna para el nmero de tareas a dar de alta. Las tareas que se programan desde INFOWEB se incluirn entre las tareas programadas de Windows. Al programar una tarea de INFOWEB entre las tareas programadas de Windows, simplificas tu trabajo ya que no tendrs que acceder al sistema para ejecutar el proceso de Transmisin, ya que este podr efectuarse de manera automtica. Para que se pueda ejecutar la tarea es necesario que Windows mantenga activo el monitor de las tareas programadas. Campos de este asistente Asistente paso 1
Campo Descripcin
Nombre En este espacio podrs indicar el nombre con el que identificars la tarea, dentro de las tareas programadas de INFOWEB y de la de Windows. tarea Debes tomar en cuenta que el nombre de tarea no se podr repetir, aunque la tarea la ests dando de alta en otro espacio, esto por que todas las tareas independientemente del espacio en el que se estn dando de alta, se registran en las tareas programadas de Windows y desde esta opcin no se permite el alta de tareas con el mismo nombre. Cuando se detecte que la tarea ya est dada de alta en Windows, el sistema mandar el siguiente mensaje: "La tarea XXX en el espacio XXX ya ha sido registrada" Observaciones Es importante que depures constantemente el mdulo de las tareas programadas de Windows, ya que se podran estar almacenando tareas que ya no estn dadas de alta en INFOWEB, o bien, que aunque fueron creadas desde Windows ya no se estn usando. No podrs dar de alta una tarea programada de INFOWEB desde las tareas programadas de Windows. Inicio de En estos campos podrs Indicar la Hora y Fecha de inicio de la tarea, es decir, a partir de cuando y a que hora Windows la tarea comenzar a transmitir la informacin para su publicacin en Internet. Por omisin, se muestra la fecha y hora que en ese momento est registrando tu computadora. Importante: Si existen varias tareas programadas a la misma hora y da, todas se ejecutarn independientemente si pertenecen al mismo espacio o a otro diferente. Confirma que la fecha y la hora del equipo sea la correcta, ya que el Programador de tareas se basa en esta informacin para ejecutar la tarea programada. Para comprobar o cambiar esta informacin, haz doble clic en el indicador de la hora en la barra de herramientas de Windows. Periodo Observars que cuentas con tres opciones de calendarizacin que son: Intervalo de Das, Semanalmente y Mensualmente, por omisin se encuentra seleccionada la opcin Intervalo de das. Calendariza la tarea dependiendo el caso: Intervalo de das, se activa el campo Cada [n] das; La publicacin se ejecutar cada [n] das. Captura manualmente el da o utiliza los botones de flecha arriba y flecha abajo para incrementar o reducir el nmero de das.
Semanalmente, se activa la lista de Das de la semana; Las consultas y/o estadsticas se generarn el da indicado. Utiliza la barra de desplazamiento o las flechas arriba y abajo del teclado para seleccionar el da de la semana.
Mensualmente, se activa el campo Da [n] de los meses; Las consultas y/o estadsticas se generan el da indicado de cada mes. Captura o utiliza los botones de flecha arriba y flecha abajo para indicar el da del mes.
Para continuar con el proceso, selecciona el botn
Asistente paso 2 Campo Descripcin
Autentificacin Estos campos slo se debern proporcionar si tu mquina tiene instalado alguno de los siguientes sistemas operativos Windows NT/XP/2000/2003 o superior. Para estos sistemas operativos se incorpor un manejo especial para adquirir y ceder permisos y derechos sobre ciertos procesos. Para ms informacin consulta el archivo de ayuda de tu sistema operativo Windows (NT/XP/2000/2003 o superior). Para ejecutar una tarea debers indicar lo siguiente. Usuario. En este espacio debers anotar el usuario activo en la mquina, es decir el usuario que inici la sesin de trabajo en la mquina. Contrasea. Debers indicar la contrasea para el usuario activo en la sesin de trabajo. Por seguridad lo anotado como contrasea se visualizar con asteriscos (*). Confirmar contrasea. Indica de nuevo la contrasea para verificar que sea la misma que se proporcion con anterioridad. Nota: Es necesario que verifiques la contrasea del usuario indicado, porque de no ser la correcta, la tarea jams se ejecutar, el sistema solo valida el nombre de usuario proporcionado. Publicacin En estos campos debers indicar el Usuario, Contrasea y confirmar contrasea de la persona que autoriza la publicacin de informacin al sitio de hospedaje. Estos datos son obligatorios, no podrs dar de alta la tarea si no especificas tu usuario y contrasea de publicacin. Notas Si es la primera vez que publicas informacin en tu sitio Web, lo indicado en estos campos "usuario" y "contrasea" se registrar en tu pgina como los datos del administrador, posteriormente desde tu pgina Web donde fue hospedada la informacin, podrs dar de alta a los diferentes usuarios que desde INFOWEB podrn transmitir dicha informacin. Para mayor informacin del proceso Publica informacin en Internet dirgete al tema donde se encuentra con ms detalle su explicacin.
Para dar por terminada la programacin de una tarea, selecciona el botn Observaciones
Si por alguna razn la tarea no se ejecutar satisfactoriamente, la ventana del Administrador de publicaciones no se cerrar, aunque las dems tareas programadas en la misma hora se realicen con xito. Posteriormente desde el Historial de transmisiones podrs consultar un resumen de lo ocurrido. Una vez dada de alta la tarea en INFOWEB, se incorpora en las tareas programadas de Windows. Desde las propiedades de la tarea en Windows podrs observar en el campo "Comentarios" la leyenda "Esta tarea programada fue creada por INFOWEB". Para Editar una tares no se recomienda hacerlo desde las tareas programadas de Windows, ya que en ste se solicitan datos de configuracin ms complejos que no se ven reflejados dentro de INFOWEB. Las tareas programadas, se ejecutan independientemente del usuario que est activo en el sistema (que tenga una sesin de trabajo), ejecutndose bajo las caractersticas definidas por el usuario que dio de alta la tarea. Mensajes enviados por el sistema Mensaje Descripcin
Debe colocar un nombre Este mensaje indica que no proporcionaste el nombre de la tarea, ste es indispensable para dar de alta para la nueva tarea!!! dicha tarea. La tarea XXX en el El nombre proporcionado para la tarea ya existe dentro de INFOWEB o dentro de las tareas programadas de
espacio XXX ya ha sido Windows. Al dar de alta las tareas no importando desde que espacio se den de alta, estas se registran en registrada las tareas programadas de Windows por lo que no se podrn dar de alta dos tareas con el mismo nombre. Eliminar tarea Error al crear la tarea Este mensaje se despliega cuando por alguna razn existe una tarea en las tareas programadas de Windows con el mismo nombre, pero esta no fue dada de alta desde INFOWEB. Se recomienda borrar directamente desde las tareas programadas de Windows la tarea. Slo debers tomar en cuenta que cuando por alguna razn se instala nuevamente el sistema, las tareas no son eliminadas en Windows y debers realizar esta depuracin manualmente. Si no se eliminan, al momento de dar de alta nuevas tareas desde INFOWEB, el sistema detectar que ya existen en Windows y mandar este mensaje de error. Es necesario en este El sistema detect que se est trabajando con alguno de los sistemas operativos Windows sistema operativo la NT/XP/2000/2003 o superior, en los cuales se maneja un usuario y contrasea para acceder y cargar ciertos contrasea derechos al iniciar una sesin de trabajo en la mquina. El usuario indicado no El usuario debe estar dado de alta en el sistema operativo. existe en su sistema Las contraseas diferentes!!! son La informacin proporcionada en los campos "Contrasea y "Confirmar contrasea" no coinciden, verifica sean los correctos.
El nombre del usuario y El nombre del usuario proporcionado para autorizar la publicacin, por seguridad no puede usar como contrasea deben ser contrasea el nombre que lo identifica. diferentes !!!. Debes proporcionar usuario de INFOWEB Temas relacionados Modificar tarea Eliminar tarea Publicar la informacin en Internet Historial de transmisiones tu Es necesario que proporciones el usuario que dar el permiso para realizar la publicacin.
Eliminar tarea Acceso
Men Herramientas, Opcin Programacin de transmisiones desde la barra de herramientas, Botn derecho del ratn), opcin Eliminar tarea.
o Men flotante (botn
Qu es Con esta opcin podrs eliminar las tareas dadas de alta con anterioridad. Manejo Cuando eliminas una tarea desde INFOWEB tambin sern eliminadas en las tareas programadas de Windows. Slo debers tomar en cuenta que cuando por alguna razn se instala nuevamente el sistema, las tareas no sern eliminadas en Windows y debers realizar esta depuracin manualmente, desde dicho sistema operativo. Si no se eliminan, al momento de dar de alta nuevas tareas, el sistema detectar que ya existen en Windows y no permitir dar de alta la tarea con el mismo nombre. Es importante que las tareas programadas creadas desde INFOWEB no se elimines desde las tareas programadas de Windows, ya que esta eliminacin no se ver reflejada en INFOWEB. Al eliminar una tarea el sistema mandar el siguiente mensaje: "Seguro que desea eliminar esta tarea?". Temas relacionados Nueva tarea Modificar tarea Publicacin de informacin
Programacin de tareas para Aspel-SAE Acceso
l
Men Archivos, Ir a, Configuracin de mis sitios/ Men Herramientas, Programacin de tareas o desde la Barra de herramientas, con el Botn
Men Archivos, Ir a, Configuracin de mis sitios/ Men flotante (botn derecho del ratn), opcin programacin de tareas.
Qu es Con esta herramienta de tareas, podrs programar la ejecucin de ciertos procesos como la exportacin a varios formatos o la transmisin de informacin pendiente de publicar, pudindola programar a la hora ms adecuada. El Programador de tareas se inicia cada vez que se inicia Windows y se ejecuta en segundo plano. Las tareas programadas te servirn para consultar en ciertas horas del da, o en das especficos informacin relacionada a cierto grupo de trabajo o rea. Para que este manejo se complemente, desde tu pgina en Internet donde est hospedada tu informacin, podrs dar de Alta usuarios para delimitar el acceso a dicha informacin. Tu sabrs en que momento activar las opciones correspondientes, para que el usuario tenga acceso a la pgina y pueda consultar la informacin publicada. Las tareas que desde esta opcin son dadas de alta, tambin se registran en las tareas programadas de Windows, para que se ejecuten en segundo plano. Si eres un usuario que genera informacin que por su importancia debe estar publicada y/o actualizada en cierta hora del da o en varias horas del da, esta programacin te facilitar el trabajo ejecutando el proceso de publicacin por ti, de tal forma que se asegure que la informacin es publicada a la hora requerida. Desde esta ventana podrs:
l
Dar de alta una tarea programada para ejecutarse diariamente, semanalmente o mensualmente, por hora y por da. Podrs programar una tarea para que exporte la informacin de las consultas o estadsticas a los formatos: Internet, Dispositivos Palm y Microsoft Excel, o publicar la informacin preparada hasta el momento para su transmisin. Editar la tarea previamente programada. Eliminar una tarea. Ejecutar la tarea manualmente.
Manejo Aspel Al programar una tarea se activan los procesos de preparar informacin y transmisin; si deseas que slo se exporte el paquete con las consultas y estadsticas y posteriormente transmitas manualmente desde INFOWEB 2.0 Sistema Aspel, verifica que al dar de alta la tarea (paso3) la opcin "Publicar informacin pendiente" est desactivada, de lo contrario se ejecutarn ambos procesos, primero se exportar la informacin y posteriormente se transmitir al servidor de Aspel o de tu empresa segn corresponda. Esta programacin de tareas con respecto a su funcionamiento, vara dependiendo del sistema, por lo que las tareas programas desde Aspel-SAE, no estarn disponibles en los dems sistemas (PROD, BANCO, COI, etc.). La diferencia radica en que desde Aspel-SAE adems de programar una tarea para ejecutar el proceso de publicacin, desde este tambin se podrn programar exportaciones de informacin a varios formatos. Este ltimo slo est disponible desde Aspel-SAE. Cuando accedas a esta opcin y no tengas an ninguna tarea definida, se desplegar automticamente el asistente para dar de alta una tarea. Una vez definida la tarea, se desplegar la ventana o consulta de programacin de publicaciones, en esta ventana se mostrarn todas las tareas programadas para el espacio del cual se solicit el proceso:
Independientemente de la fecha de programacin de la tarea, podrs ejecutar manualmente la tarea, utilizando el icono de la barra de herramientas. Las tareas que hayan sido ejecutadas no se eliminan, por lo que debers entrar a esta ventana y depurar las tareas o bien modificarlas para que se ejecuten bajo otros criterios. Las tareas que visualizars sern las correspondientes al espacio seleccionado, es decir, aquellas que se dieron de alta desde dicho espacio. Slo debes tomar en cuenta que aunque las tareas se pueden manejar y/o ver por espacio, todas las tareas se dan de alta en Windows, razn por la cual los nombres de las tareas no podrn repetirse, an cuando la tarea no est dada de alta en el espacio seleccionado. Botones de esta ventana Botn Descripcin Con esta opcin podrs dar de alta una publicacin programada, definiendo la hora y fecha en la que deseas publicar la informacin. Nota: Es importante que para dar de alta una publicacin programada, tengas a la mano tu usuario y contrasea de publicacin, as como el nombre de usuario y contrasea de acceso en Windows. Agregar publicacin programada Crear tareas para consultas y estadsticas personalizadas Este botn despliega la ventana de programacin de publicaciones para modificar las caractersticas definidas para la publicacin. Todos los campos son modificables. Nota: las publicaciones tambin podrn modificarse desde las tareas programadas de Windows. Modificar las caractersticas de la publicacin Modificar tareas para consultas y estadsticas personalizadas(SAE) Con esta opcin podrs eliminar una publicacin programada anteriormente. Eliminar publicacin programada Esta opcin ejecuta la tarea seleccionada y dependiendo de lo que se tenga definido en dicha tarea (segn el sistema) se preparan las consultas y estadsticas automticamente y/o se ejecuta el proceso de publicacin en Internet. Para que este proceso se realice correctamente debers tomar en cuenta lo siguiente: Slo desde Aspel-SAE se podrn preparar automticamente las consultas y estadsticas. Si en la tarea definiste el usuario y contrasea de publicacin, al ejecutarse la tarea, est despliega el proceso de publicacin de informacin en Internet.
Aunque definas en las propiedades del espacio el usuario y contrasea de publicacin, para que la tarea programada ejecute el proceso de publicacin de informacin, debers indicar por cada tarea el usuario y contrasea de publicacin. Publicacin de informacin en Internet Refresca la ventana con los ltimos estados de las tareas ejecutadas hasta el momento, de tal forma que no tengas que cerrar la ventana y volver a acceder a ella, para ver el estado de la tarea. Este botn, slo estar disponible desde Aspel-SAE. Configuracin de la Base de datos de Aspel-SAE Si la base de datos de Aspel-SAE est estructurada en una base de datos de tipo Cliente-Servidor, ser necesario que especifiques el usuario y contrasea para que INFOWEB 2.0 Servidor se comunique con dicha base de datos. Estos campos (usuario/contrasea) slo sern necesarios si envas y/o publicas informacin de Aspel-SAE. Nota: Es importante comentar que si manejas informacin en diferentes base de datos, debers definir y usar el mismo nombre de usuario y contrasea para todos los formatos de base que utilices. Cierra la ventana de "Programacin de publicaciones". Despliega el archivo de ayuda del sistema.
Tema relacionado Crear tarea para consultas y estadsticas personalizadas desde Aspel-SAE Modificar tareas para consultas y estadsticas personalizadas desde Aspel SAE
Crear tareas para consultas y estadsticas personalizadas Acceso
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Men Archivos, INFOWEB, Configuracin de mis sitios (ventana Espacios de hospedaje)/ Men Herramientas (o Men flotante), Programacin de tareas/ Botn o Men flotante opcin Agregar tarea.
Que es Desde esta opcin podrs dar de alta tareas para que se incluyan entre las tareas programadas de Windows. Estas tareas te permitirn ejecutar automticamente el proceso de exportacin de informacin a varios formatos: Internet (prepara tu informacin para su envo a Internet), dispositivos Palm o Microsoft Excel y en su caso (formato Internet) se podr (si as se indic) que la informacin exportada o generada se transmita al sitio Web (aspel.com o al servidor de tu empresa). Una tarea tambin podr ser ejecutada manualmente, independientemente de la fecha y hora programada. Manejo Al acceder a esta opcin, el sistema te presentar un asistente que te guiar paso a paso para la seleccin de consultas y estadsticas, y de la periodicidad en que stas se ejecutarn.
Notas No existe restriccin alguna para el nmero de tareas a dar de alta. Las tareas que se programan desde INFOWEB se incluirn entre las tareas programadas de Windows. Al programar una tarea de INFOWEB 2.0 entre las tareas programadas de Windows, simplificas tu trabajo ya que no tendrs que acceder a INFOWEB 2.0 para ejecutar el proceso Prepara tu informacin para su publicacin a Internet, ya que este podr efectuarse de manera automtica. Para transmitir la informacin al terminar este proceso, verifica que en el ltimo paso del asistente, se encuentre activado el campo "Publicar informacin pendiente", de lo contrario tendrs que acceder a tu sistema Aspel para realizar manualmente el proceso de Transmisin. Asistente paso 1 Campos de esta ventana Campo Nombre de la tarea Descripcin En este espacio podrs indicar el nombre con el que identificars la tarea, dentro de las tareas programadas de INFOWEB 2.0 y de Windows. Debes tomar en cuenta que el nombre de la tarea no se podr repetir, aunque la tarea est dada de alta desde otro espacio, esto porque todas las tareas independientemente del espacio en el que se estn dando de alta, se registran en las tareas programadas de Windows y desde esta opcin no se permite el alta de tareas con el mismo nombre. Cuando se detecte que la tarea ya est dada de alta en Windows, el sistema mandar el siguiente mensaje: "Ya existe en las tareas de Windows este nombre de tarea: .". Observaciones Es importante que depures constantemente el mdulo de las tareas programadas de Windows, ya que se podran estar almacenando tareas que ya no estn dadas de alta en INFOWEB 2.0, o bien, que aunque fueron creadas desde Windows ya no se estn usando. No podrs dar de alta una tarea programada de INFOWEB 2.0 sistema Aspel desde las tareas programadas de Windows. Formato de exportacin Selecciona el formato al cual deseas exportar las consultas y estadsticas personalizadas seleccionadas. Los formatos disponibles son: dispositivos Palm , Microsoft Excel o Internet.
Seleccione las consultas Para agregar, remover una consulta o estadstica haz un clic en el botn y si deseas seleccionar todas y estadsticas que utiliza el men flotante (botn derecho del ratn), Opcin "Seleccionar todas las consultas" o en su caso deseas programar "Deseleccionar todas las consultas". Observaciones El botn indica que la consulta o estadstica se importar y cuando el botn no muestra la paloma indica que no est seleccionada la consulta y/o estadstica para su importacin.
Para continuar con el proceso, selecciona el botn Asistente paso 2
Campos de esta ventana Campo Descripcin
Inicio de En estos campos podrs Indicar la hora y fecha de inicio de la tarea, es decir, a partir de cuando y a que hora Windows la tarea comenzar a transmitir la informaci n para su publicacin en Internet. Por omisin, se muestra la fecha y hora que en ese momento est registrando tu computadora. Importante: Si existen varias tareas programadas a la misma hora y da, todas se ejecutarn independientemente si pertenecen al mismo espacio o a otro diferente. Confirma que la fecha y la hora del equipo sea la correcta, ya que el Programador de tareas se basa en esta informacin para ejecutar la tarea programada. Para comprobar o cambiar esta informacin, haz doble clic en el indicador de la hora en la barra de herramientas de Windows. Periodo Observars que cuentas con tres opciones de calendarizacin que son: Intervalo de Das, Semanalmente y Mensualmente, por omisin se encuentra seleccionada la opcin Intervalo de das. Calendariza la tarea dependiendo el caso: Intervalo de das, se activa el campo Cada [n] das; la publicacin se ejecutar cada [n] das. Captura manualmente el da o utiliza los botones de flecha arriba y flecha abajo para incrementar o reducir el nmero de das.
Semanalmente, se activa la lista de Das de la semana; las consultas y/o estadsticas se generarn el da indicado. Utiliza la barra de desplazamiento o las flechas arriba y abajo del teclado para seleccionar el da de la semana.
Para continuar con el proceso, selecciona el botn Asistente paso 3 Campos de esta ventana Campo Autentificacin Descripcin Estos campos debers proporcionarlos si tu mquina tiene instalado alguno de los siguientes sistemas operativos Windows NT/XP/2000/2003 o superior.
. Para estos sistemas operativos se incorpor un manejo especial para adquirir y ceder permisos y derechos sobre ciertos procesos. Para ms informacin consulta el archivo de ayuda de tu sistema operativo Windows (NT/XP/2000/2003 o superior). Para ejecutar una tarea debers indicar lo siguiente. Usuario. En este espacio debers anotar el usuario activo en la mquina, es decir el usuario que inici la sesin de trabajo en la mquina. Contrasea. Debers indicar la contrasea para el usuario activo en la sesin de trabajo. Por seguridad lo anotado como contrasea se visualizar con asteriscos (*). Confirmar contrasea. Indica de nuevo la contrasea para verificar que sea la misma que se proporcion con anterioridad. Publicacin Internet en En estos campos debers indicar el Usuario, Contrasea y confirmar contrasea de la persona que autoriza la publicacin de informacin al sitio de hospedaje. Estos datos son obligatorios, no podrs dar de alta la tarea si no especificas tu usuario y contrasea de publicacin. Notas Recuerda que por omisin el proceso de ejecucin de tareas se realizar para el sitio especificado desde la ventana de configuracin avanzada como el sitio predeterminado, por lo que si deseas transmitir a otro espacio, debers especificarlo manualmente. Si es la primera vez que publicas informacin en tu sitio Web, lo indicado en estos campos "usuario" y "contrasea" se registrar en tu pgina como los datos del administrador, posteriormente desde tu pgina Web donde fue hospedada la informacin, podrs dar de alta a los diferentes usuarios que desde INFOWEB podrn transmitir dicha informacin. Para mayor informacin del proceso Publica informacin en Internet dirgete al tema donde se encuentra con mas detalle su explicacin.
Para dar por terminada la programacin de una tarea, selecciona el botn Observaciones
Si por alguna razn la tarea no se ejecutar satisfactoriamente, la ventana del Administrador de publicaciones no se cerrar, aunque las dems tareas programadas en la misma hora se realicen con xito. Posteriormente desde el Historial de transmisiones podrs consultar un resumen de lo ocurrido. Una vez dada de alta la tarea en INFOWEB, se incorpora en las tareas programadas de Windows. Desde las propiedades de la tarea en Windows podrs observar en el campo "Comentarios" la leyenda "Esta tarea programada fue creada por INFOWEB". Para Editar una tares no se recomienda hacerlo desde las tareas programadas de Windows, ya que en ste se solicitan datos de configuracin ms complejos que no se ven reflejados dentro de INFOWEB. Las tareas programadas, se ejecutan independientemente del usuario que est activo en el sistema (que tenga una sesin de trabajo), ejecutndose bajo las caractersticas definidas por el usuario que dio de alta la tarea. Mensajes enviados por el sistema Mensaje Descripcin
Debe colocar un nombre Este mensaje indica que no proporcionaste el nombre de la tarea, ste es indispensable para dar de alta para la nueva tarea!!! dicha tarea. Ya existe en las tareas de El nombre proporcionado para la tarea ya existe dentro de INFOWEB o dentro de las tareas programadas de
Windows este nombre de Windows. Al dar de alta las tareas no importando desde que espacio se den de alta, estas se registran en tarea: XX las tareas programadas de Windows por lo que no se podrn dar de alta dos tareas con el mismo nombre. Eliminar tarea Error al crear la tarea Este mensaje se despliega cuando por alguna razn existe una tarea en las tareas programadas de Windows con el mismo nombre, pero esta no fue dada de alta desde INFOWEB. Se recomienda borrar directamente desde las tareas programadas de Windows la tarea. Slo debers tomar en cuenta que cuando por alguna razn se instala nuevamente el sistema, las tareas no son eliminadas en Windows y debers realizar esta depuracin manualmente. Si no se eliminan, al momento de dar de alta nuevas tareas desde INFOWEB, el sistema detectar que ya existen en Windows y mandar este mensaje de error. Es necesario en este El sistema detect que se est trabajando con alguno de los sistemas operativos Windows sistema operativo la NT/XP/2000/2003 o superior, en los cuales se maneja un usuario y contrasea para acceder y cargar ciertos contrasea derechos al iniciar una sesin de trabajo en la mquina. El usuario indicado no El usuario debe estar dado de alta en el sistema operativo. existe en su sistema Las contraseas diferentes!!! son La informacin proporcionada en los campos "Contrasea y "Confirmar contrasea" no coinciden, verifica sean los correctos.
El nombre del usuario y El nombre del usuario proporcionado para autorizar la publicacin, por seguridad no puede usar como contrasea deben ser contrasea el nombre que lo identifica. diferentes !!!. Debes proporcionar usuario de INFOWEB Temas relacionados Modificar tarea Eliminar tarea Publicar la informacin en Internet Historial de transmisiones tu Es necesario que proporciones el usuario que dar el permiso para realizar la publicacin.
Modificar tareas para consultas y estadsticas personalizadas (SAE) Acceso
l
Men Archivo, Ir a, Configuracin de mis sitios (ventana Espacios de hospedaje)/ Men flotante (botn derecho del ratn), opcin programacin de tareas/ Barra de herramientas/ Botn o Men flotante/ Modificar tarea.
Que es Desde esta opcin podrs modificar las tareas que previamente se agregaron y que ejecutan automticamente el proceso de exportacin de informacin a varios formatos: Internet (prepara tu informacin para su envo a Internet), dispositivos Palm o Microsoft Excel. En el caso del formato Internet se podr (si as se indic) que la informacin exportada o generada se transmita al sitio Web (hospedado en aspel.com o en el servidor de tu empresa). Manejo Aspel Al acceder a esta opcin, el sistema te presentar una ventana donde se encuentran los datos seleccionados en el asistente donde se realizo el alta de la tarea y en la cual podrs realizar los cambios que requieras.
Campos generales Campo Descripcin
Nombre de la En este espacio podrs indicar el nombre con el que identificars la tarea, tarea dentro de las tareas programadas de INFOWEB y de Windows. Debes tomar en cuenta que el nombre de la tarea no se podr repetir, aunque la tarea est dada de alta desde otro espacio, esto porque todas las tareas independientemente del espacio en el que se estn dando de alta, se registran en las tareas programadas de Windows y desde esta opcin no se permite el alta de tareas con el mismo nombre. Cuando se detecte que la tarea ya est dada de alta en Windows, el sistema mandar el siguiente mensaje: "Ya existe en las tareas de
Windows este nombre de tarea: .". Observaciones Es importante que depures constantemente el mdulo de las tareas programadas de Windows, ya que se podran estar almacenando tareas que ya no estn dadas de alta en INFOWEB, o bien, que aunque fueron creadas desde Windows ya no se estn usando. No podrs dar de alta una tarea programada de INFOWEB desde las tareas programadas de Windows. Carpeta Archivos por generar Formato exportacin Consultas Estadsticas de Selecciona el formato al cual deseas exportar las consultas y/o estadsticas personalizadas seleccionadas. y Para seleccionar / deseleccionar una consulta o estadstica, haz clic en el botn . Si deseas seleccionar todas, utiliza el men flotante (botn derecho del ratn) la opcin "Seleccionar todas las consultas" o en su caso "Deseleccionar todas las consultas". Observaciones El botn indica que la consulta o estadstica se importar y cuando el botn no muestra la paloma indica que no est seleccionada la consulta y/o estadstica para su importacin. Carpeta Programacin Campo Inicio de la tarea Descripcin En estos campos podrs Indicar la hora y fecha de inicio de la tarea, es decir, a partir de cuando y a que hora Windows comenzar a transmitir la informacin para su publicacin en Internet. Por omisin, se muestra la fecha y hora que en ese momento est registrando tu computadora. Importante: Si existen varias tareas programadas a la misma hora y da, todas se ejecutarn independientemente si pertenecen al mismo espacio o a otro diferente. Confirma que la fecha y la hora del equipo sea la correcta, ya que el Programador de tareas se basa en esta informacin para ejecutar la tarea programada. Para comprobar o cambiar esta informacin, haz doble clic en el indicador de la hora en la barra de herramientas de Windows. Periodo Observars que cuentas con tres opciones de calendarizacin que son: Intervalo de Das, Semanalmente y Mensualmente, por omisin se encuentra seleccionada la opcin Intervalo de das. Calendariza la tarea dependiendo el caso: Intervalo de das, se activa el campo Cada [n] das; la publicacin se ejecutar cada [n] das. Captura manualmente el da o utiliza los botones de flecha arriba y flecha abajo para incrementar o reducir el nmero de das.
Semanalmente, se activa la lista de das de la semana; las consultas y/o estadsticas se generarn el da indicado. Utiliza la barra de desplazamiento o las flechas arriba y abajo del teclado para seleccionar el da de la semana.
Mensualmente, se activa el campo "Da [n] de los meses"; las consultas y/o estadsticas se generan el da indicado de cada mes. Captura o utiliza los botones de flecha arriba y flecha abajo para indicar el da del mes.
Carpeta Usuario Campo Autentificacin Descripcin Estos campos debers proporcionarlos si tu mquina tiene instalado alguno de los siguientes sistemas operativos Para ms informacin consulta el archivo de ayuda de tu sistema operativo Windows NT/XP/2000/2003 o superior. Para estos sistemas operativos se incorpor un manejo especial para adquirir, ceder permisos y derechos sobre ciertos procesos. Para ms informacin consulta el archivo de ayuda de tu sistema operativo Windows (NT/XP/2000/2003 o superior). Para ejecutar una tarea debers indicar lo siguiente. Usuario. En este espacio debers anotar el usuario activo en la mquina, es decir el usuario que inici la sesin de trabajo en la mquina. Contrasea. Debers indicar la contrasea para el usuario activo en la sesin de trabajo. Por seguridad lo anotado como contrasea se visualizar con asteriscos (*). Confirmar contrasea. Indica de nuevo la contrasea para verificar que sea la misma que se proporcion con anterioridad. Publicacin En estos campos debers indicar el Usuario, Contrasea y confirmar contrasea de la persona que autoriza la publicacin de informacin al sitio de hospedaje. Estos datos son obligatorios, no podrs dar de alta la tarea si no especificas tu usuario y contrasea de publicacin. Notas Si es la primera vez que publicas informacin en tu sitio Web, lo indicado en estos campos "usuario" y "contrasea" se registrar en tu pgina como los datos del administrador, posteriormente desde tu pgina Web donde fue hospedada la informacin, podrs dar de alta a los diferentes usuarios que desde INFOWEB podrn transmitir dicha
informacin. Para mayor informacin del proceso Publica informacin en Internet dirgete al tema donde se encuentra con mas detalle su explicacin. Si deseas que la informacin programada se publique, slo activar la casilla de "Publicar informacin pendiente"
Para que los cambios a la tarea programada se realicen, selecciona el botn Observaciones
Si por alguna razn la tarea no se ejecutar satisfactoriamente, la ventana del Administrador de publicaciones no se cerrar, aunque las dems tareas programadas en la misma hora se realicen con xito. Posteriormente desde el Historial de transmisiones podrs consultar un resumen de lo ocurrido. Una vez dada de alta la tarea en INFOWEB 2.0, se incorpora en las tareas programadas de Windows. Desde las propiedades de la tarea en Windows podrs observar en el campo "Comentarios" la leyenda "Esta tarea programada fue creada por INFOWEB". Para Editar una tarea no se recomienda hacerlo desde las tareas programadas de Windows, ya que en ste se solicitan datos de configuracin ms complejos que no se ven reflejados dentro de INFOWEB 2.0. Las tareas programadas, se ejecutan independientemente del usuario que est activo en el sistema (que tenga una sesin de trabajo), ejecutndose bajo las caractersticas definidas por el usuario que dio de alta la tarea. Mensajes enviados por el sistema Mensaje Descripcin
Debes colocar un Este mensaje indica que no proporcionaste el nombre de la tarea, nombre para la ste es indispensable para dar de alta dicha tarea. nueva tarea!!! Ya existe en las tareas de Windows este nombre de tarea: XX El nombre proporcionado para la tarea ya existe dentro de INFOWEB o dentro de las tareas programadas de Windows. Al dar de alta las tareas no importando desde que espacio se den de alta, estas se registran en las tareas programadas de Windows por lo que no se podrn dar de alta dos tareas con el mismo nombre. Eliminar tarea Error al crear tarea la Este mensaje se podra desplegar cuando por alguna razn existe una tarea en las tareas programadas de Windows con el mismo nombre, pero esta no fue dada de alta desde INFOWEB. Se recomienda borrar directamente desde las tareas programadas de Windows la tarea. Slo debers tomar en cuenta que cuando por alguna razn se instala nuevamente el sistema, las tareas no son eliminadas en Windows y debers realizar esta depuracin manualmente. Si no se eliminan, al momento de dar de alta nuevas tareas desde INFOWEB, el sistema detectar que ya existen en Windows y mandar este mensaje de error. Es necesario en este sistema operativo la contrasea El sistema detect que se est trabajando con alguno de los sistemas operativos Windows NT/XP/2000/2003 o superior, en los cuales se maneja un usuario y contrasea para acceder y cargar ciertos derechos al iniciar una sesin de trabajo en la mquina.
El usuario indicado El usuario debe estar dado de alta en el sistema operativo. no existe en su
sistema Las contraseas La informacin proporcionada en los campos "Contrasea y son diferentes!!! "Confirmar contrasea" no coinciden, verificar que sean las correctas. El nombre del El nombre del usuario proporcionado para autorizar la publicacin, por usuario y seguridad no puede usar como contrasea el nombre que lo contrasea deben identifica. ser diferentes !!!. Para publicar debe Es necesario que proporciones el usuario que dar el permiso para proporcionar un realizar la publicacin. usuario y password de Infoweb. Temas relacionados Agregar tarea Eliminar tarea Publicar la informacin en Internet Historial de transmisiones
Exportacin de consultas a dispositivos Palm Acceso
Desde las consultas del sistema, con el botn
ubicado en la Barra de herramientas.
Qu es Este proceso te permitir exportar las consultas definidas en Aspel-COI, Aspel-PROD, Aspel-NOI o Aspel-SAE a formato Palm, las cuales podrs almacenar y consultar en tu Palm. Manejo Una vez personalizada la consulta a tus necesidades, esta opcin te permitir preparar la consulta para su exportacin a la Palm a travs de un proceso de sincronizacin llamado HotSync (incluido en el programa Palm Desktop Organizer que instala tu Palm). Para que puedas enviar informacin a los dispositivos Palm debers tener en cuenta lo siguiente: Instalar la aplicacin Palm Desktop Organizer. Este programa viene incluido en los discos de instalacin que acompaan a la Palm, el cual es necesario para transferir tus archivos de la PC a la Palm a travs de un proceso de sincronizacin llamado HotSync. Te recomendamos leer el manual o ayuda de este programa. Dar de alta a tu usuario Palm. El programa Aspel DB requiere de 28 Kb libres en la Palm para que pueda copiarse. Este programa te permite tener acceso a los archivos que exportes a formato Palm, a travs de una tabla (semejante a una hoja de clculo) que te permite acceder a cada uno de los registros. Este programa se copia a tu Palm la primera vez que realices una sincronizacin mediante el HotSync y dicha sincronizacin se realiza desde el sistema Aspel del que se trate. Nota: Para usar ASPEL db debes estar utilizando cualquier dispositivo en Plataforma Palm Computing, esto incluye el uso de US Robotics Pilot 1000 y 5000, 3Com Palm Pilot Personal o Profesional, Palm III, Palm IIIx, Palm V, IBM Workpad o cualquier dispositivo con el smbolo de Tecnologa Palm (Technologies Palm Computing Device). Campos de esta ventana Campo Descripcin Observaciones Por omisin se muestra el nombre de la consulta que ests preparando para su exportacin a la Palm, pero podrs modificar el nombre segn tus necesidades.
Usuario del Selecciona de la lista desplegable el nombre del usuario Palm para el cual se exportarn los datos. Recuerda que dispositivo puedes tener varios usuarios Palm y cada uno tendr su propio directorio de datos para la sincronizacin o Palm transferencia de los mismos a la Palm. Los usuarios se dan de alta en el programa de configuracin de cada Palm. Por omisin el sistema propone el primer usuario dado de alta. En caso de no tener ningn usuario registrado, no podrs continuar con el proceso de exportacin. Exportacin Existen 2 opciones de exportacin: Exportar toda la informacin: La cual enva toda la informacin de la consulta. Por omisin el sistema tiene configurado este campo. Nmero mximo de registros: Este campo sirve para especificar los registros que del total de la consulta quieres exportar considerando la limitacin de memoria de la Palm (dependiendo de la capacidad en memoria del dispositivo); con esta opcin el sistema te da la facilidad de que le indiques la cantidad de registros a exportar tomando en cuenta la capacidad. Debes tomar en cuenta que el sistema toma en orden los registros que se muestren en ese momento en la consulta. En caso de cancelar el proceso, no se ejecutar la exportacin. Envo de Enviar la aplicacin ASPEL db a la Palm. Si este campo est activo se exportar nuevamente el programa Aspel db. informacin Este programa te permite tener acceso a los archivos que exportes a formato Palm, donde a travs de una tabla (semejante a una hoja de clculo) te permite acceder a cada uno de los registros. Para que el programa ASPEL db se instale en el dispositivo Palm, es necesario Exportar una consulta haciendo uso de esta ventana, esta operacin deber realizarse por lo menos la primera vez que se haga esta operacin, para ello
activa el check "Enviar la aplicacin ASPEL db a la Palm", de tal forma que cuando realices la primer sincronizacin el programa se instale, ya que de lo contrario el archivo se prepara, pero no va a ser posible visualizar la informacin en el dispositivo Palm. Es necesario activar este campo la primera vez que exportes y sincronices informacin a la Palm, ya que de lo contrario el programa Aspel db no se copiar en el dispositivo. Importante La exportacin de las consultas se realiza tal cual, por lo que si en algn momento al consultarlas desde la Palm no aparecen en pantalla todas las columnas, ser necesario que desde el sistema Aspel del que se trate en la opcin Personalizacin de consultas modifiques el tamao de la columna hasta que las dems columnas se visualicen en pantalla. Al momento de realizar la exportacin de datos se genera un archivo por cada consulta exportada con extensin ".PDB" tomando el nombre de la consulta. Estos archivos los podrs encontrar desde la ruta de instalacin de la Palm, dentro de tu carpeta de usuario Palm. Estos archivos son los que se enviarn al realizar la transferencia de datos de la PC a la Palm a travs del proceso de sincronizacin HotSync. Consulta tu informacin desde tu Dispositivo Palm por medio del programa Aspel. DB. ASPEL db Problema / Solucin El campo "Usuario del Significa que no est instalado el programa Palm Desktop Organizer y/o no has dado de alta tus dispositivo Palm ", est usuarios desde este programa. vaco. El botn Aceptar deshabilitado est No tiene ningn usuario configurado en la Palm.
No veo los archivos Los archivos pueden ser muy grandes y no hay espacio en la Palm, reduce el nmero de registros a exportados en mi Palm? exportar de la consulta o bien desde el sistema Aspel del que se trate aplica un filtro para obtener slo la informacin de importancia. Tambin puede ser que el usuario registrado en la Palm no coincida con el elegido en el sistema en cuestin. Tambin se presentar cuando se ejecuta una primera exportacin y sincronizacin, y no se instala la aplicacin ASPEL db. Por qu no aparece El formato PALM slo cuenta con 30 caracteres para el nombre. completo el nombre de una consulta? Por qu no veo Aspel DB Esto es porque no has realizado ninguna exportacin, simplemente exporta alguna consulta y realiza el en la lista de programas de HotSync. mi Palm? Es necesario activar el parmetro "Enviar la aplicacin ASPEL db a la Palm" la primera vez que se exporta y sincroniza la consulta al dispositivo mvil, ya que de lo contrario el programa ASPEL db no se copiar en el dispositivo.
Aspel bd En qu consiste ASPEL db es un programa te permite tener acceso a los archivos que importa INFOWEB en el formato para Dispositivos Palm, a travs de una tabla (semejante a una hoja de clculo) que te permita acceder a cada uno de los registros. Para tu comodidad INFOWEB incluye este programa que automticamente se copia a tu Palm la primera vez que hagas una importacin. Desde el programa ASPEL db podrs:
l
Exportar las consultas y estadsticas disponibles o personalizadas. Ver el contenido de una consulta o estadstica. Moverte a travs de los registros de la consulta o estadstica. Consultar el detalle de un registro.
Para realizar cada una de estas acciones sigue estos pasos: Ver la lista de consultas y estadsticas disponibles. Al entrar al programa ASPEL db podrs ver de manera automtica la lista de consultas y/o estadsticas disponibles. Ver el contenido de una consulta o estadstica. Con el "apuntador" selecciona de la lista de consultas y estadsticas la que quieres consultar. Automticamente ASPEL db te mostrar el contenido de la misma. Nota Es posible que algunas columnas por la configuracin que estas tengan desde el sistema Aspel en cuestin (Aspel-COI, Aspel-SAE o Aspel-NOI) ocupen todo el ancho de la pantalla, por lo que te recomendamos modificar el ancho de las columnas que creas necesario para que las dems columnas se puedan visualizar en pantalla. Esto lo podrs realizar desde es sistema Aspel en la opcin de personalizacin de la consulta o estadstica segn corresponda. Presentacin de la informacin Los datos son presentados a travs de una tabla semejante a una hoja de clculo. En la parte superior se presenta el nombre de la consulta o estadstica. En el rengln de abajo, con letras negritas se presentan los mismos nombres de los campos que definiste desde el sistema en cuestin para esta consulta o estadstica. Moverse a travs de los registros. En la esquina inferior derecha se presenta cuatro flechas de direccin (arriba, abajo, izquierda y derecha), con el "apuntador" presiona una flecha para moverte en esa direccin dentro de la consulta o estadstica. Tambin puedes utilizar los botones Arriba y Abajo de la Palm para desplazarte una pgina (aproximadamente 10 registros). 4. Consultar el detalle de un registro. Estando dentro de una consulta o estadstica, con el "apuntador" selecciona el registro que quieres consultar. Automticamente ASPEL db te mostrar el contenido del registro, a la izquierda, con letras negras aparecern los nombres de los campos y a su derecha el valor asociado a ellos. Si el nmero de campos no alcanza en la pantalla utiliza las flechas Arriba y Abajo para desplazarte en esas direcciones.
Herramientas y opciones ASPEL db te proporciona un conjunto de herramientas y opciones con las que puedes manipular tu informacin, es decir, puedes realizar bsquedas, aplicar filtros, ordenamientos, etc., adicionales a los que se aplicaron al momento de la importacin; tambin cuentas con opciones de configuracin para confirmar el borrado de los archivos de consultas y estadsticas de ASPEL db. Para ingresar al men Herramientas u Opciones es necesario que te encuentres en una consulta o estadstica, despus presiona el botn Men que se encuentra en la esquina inferior izquierda de la pantalla de la Palm. Men Herramientas Ordenar Selecciona esta opcin para aplicar un ordenamiento a la consulta o estadstica seleccionada. Cuentas con tres criterios de ordenamiento llamados Primaria, Secundaria y Terciaria. Al lado de cada criterio se encuentra una flecha hacia abajo, seleccinala para ver la lista de todos los campos de la consulta o estadstica actual; selecciona el campo por el cual quieres ordenar tu informacin, despus indica el tipo de ordenamiento, el cual puede ser Numrico o Alfanumrico; tambin debes indicar la manera en la que se ordenarn los datos, la cual puede ser Ascendente o Descendente. Una vez que los criterios de ordenamiento han sido configurados, presiona el botn OK para iniciar el ordenamiento, este proceso tardar unos segundos dependiendo del nmero de registros y de la complejidad de los criterios de ordenamiento. Para cancelar el ordenamiento presiona el botn CANCEL. Observaciones: 1. Por omisin se encuentra seleccionado el tipo de ordenamiento Alfanumrico, si el campo que seleccionaste contiene los valores "1,2,10, Texto" al ordenarlo como Alfanumrico los datos aparecern en este orden: "1,10,2,Texto", si se ordenan como Numricos los datos aparecern en este orden: "1,2,10,Texto". Los criterios de ordenamiento permanecen mientras se trabaja con la consulta o estadstica. Al salir, el archivo es guardado considerando el criterio actual por lo que al consultarla de nuevo aparecer exactamente como fue ordenada la ltima vez, pero no podrs ver los criterios por los que fue ordenada.
2.
Filtrar
El filtrado de registros te permite ver slo los registros que contienen cierto texto especfico. Cuentas con tres criterios de filtrado llamados Filtro 1, Filtro 2 y Filtro 3, debajo de los criterios se encuentra el Campo sobre el cual se realizar el filtro. Indica el Texto que quieres localizar, selecciona la flecha hacia abajo para ver la lista de todos los campos de la consulta o estadstica actual y selecciona uno. Una vez que los criterios de filtrado han sido configurados, presiona el botn OK para iniciar el filtrado, este proceso tardar unos segundos dependiendo del nmero de registros y de la complejidad de los criterios de filtrado. Para cancelar el filtro presiona el botn CANCEL. Una vez que el filtro est aplicado slo te aparecern los registros que cumplen con los criterios que indicaste, el filtro resultante podra excluir todos los registros. Observa que en la parte superior, al lado del nombre de la consulta o estadstica aparece una F en un crculo negro, esto sirve para indicar que la consulta o estadstica actual se est presentando de manera filtrada y que puede ser que no estn visibles todos los registros. Para eliminar el criterio
de filtrado y ver todos los registros presiona la F con el apuntador. Ver todos los Selecciona esta opcin para eliminar cualquier criterio de filtrado y ver todos registros los registros de la consulta o estadstica seleccionada. Esta opcin es equivalente a presionar la letra F que aparece un crculo negro a un lado del nombre de la consulta o estadstica cuando se aplica un filtro. Buscar Utiliza esta opcin para buscar una cadena especfica de texto dentro de un campo. En el campo Buscar indica el texto que quieres localizar e indica el campo en el que se buscar. Selecciona la flecha hacia abajo para ver la lista de todos los campos disponibles de la consulta o estadstica. Una vez que los criterios de bsqueda han sido configurados, presiona el botn OK para iniciar la bsqueda. Para cancelar la bsqueda presiona el botn CANCEL. Si algn registro contiene el texto que indicaste como criterio de bsqueda, este aparecer resaltado. Observa que en la parte superior, a un lado del nombre de la consulta o estadstica aparece una R de Repetir buscar en un crculo negro, esto sirve para indicar que en la consulta o estadstica actual se est aplicando algn criterio de bsqueda, para ver el siguiente registro que cumple con el criterio de bsqueda simplemente presiona la R. Al llegar al ltimo registro que cumple con el criterio de bsqueda, aparecer un mensaje indicando que se ha llegado al final del archivo y preguntando si quieres continuar desde el inicio del archivo. Si seleccionas el botn OK, ASPEL db te mostrar el primer registro que cumple con el criterio, si seleccionas el botn CANCEL terminar la bsqueda y se eliminar el criterio de bsqueda actual. La R tambin desaparecer de la pantalla. Importante: El criterio de bsqueda es muy estricto con relacin a otros criterios de bsqueda que ignoran los smbolos de puntuacin, numeracin y los acentos, de tal forma que si la palabra que quieres buscar contiene acentos es necesario indicarla de esta manera, as mismo, para las cantidades es necesario indicar el separador de millar. Repetir buscar Esta opcin es equivalente a presionar la letra R que aparece en un crculo negro a un lado del nombre de la consulta o estadstica cuando existe un criterio de bsqueda. Selecciona esta opcin para ver el primer registro de la consulta o estadstica actual. Este proceso trabaja con los registros que actualmente se muestran en la pantalla, es decir, si existe algn filtro ste ser respetado y mostrar el primer registro que cumpla con el criterio indicado en el filtro. Selecciona esta opcin para ver el ltimo registro de la consulta o estadstica actual. Este proceso trabaja con los registros que actualmente se muestran en la pantalla, es decir, si existe algn filtro ste ser respetado y mostrar el ltimo registro que cumpla con el criterio indicado en el filtro.
Primer registro
ltimo registro
Men Opciones Borrar archivo Selecciona esta opcin para borrar el archivo actual. Slo si la opcin de Confirmar borrado de archivos est activa, aparecer un mensaje solicitando la confirmacin de la eliminacin del archivo. Para eliminarlo selecciona el botn OK, para cancelar la operacin selecciona el botn CANCEL. Importante: Si eliminas un archivo no podr ser recuperado, la nica forma de recuperarlo es realizando nuevamente la importacin de esa consulta o estadstica desde INFOWEB formato para Dispositivos Palm. en Desde esta opcin puedes indicar si deseas realizar un respaldo de ste archivo cuando se realice el
Preferencias
archivos proceso de sincronizacin (HotSync), es decir, se crear una copia de respaldo con formato "pdb" en el directorio de respaldo del usuario Palm seleccionado, en el disco duro de la PC, antes de actualizar esta consulta o estadstica en la Palm. Desde esta opcin puedes configurar: Utilizar botones para desplazar. Selecciona esta opcin para que ASPEL db utilice los botones de flecha arriba y flecha abajo de la Palm. Confirmar borrado de archivos. Selecciona esta opcin para que ASPEL db pida la confirmacin del borrado de las consultas y estadsticas. Acerca de INFOWEB Esta opcin muestra los derechos reservados de ASPEL db y las marcas registradas de Aspel de Mxico, S.A. formato para de C.V. Dispositivos Palm.
Preferencias
Cmo acceder al mdulo de Espacios de hospedaje Acceso Aspel-SAE
l l
Dentro de cada modulo, Men Archivo, ir a, Configuracin de mis Sitios Mdulo principal, Barra de herramientas con el botn
Aspel-COI, Aspel-NOI, Aspel PROD

l
Men Archivos, INFOWEB, Configuracin de mis Sitios
Aspel-BANCO
l l
Men Consultas INFOWEB, Configuracin de mis Sitios Barra de herramientas con el botn
Manejo La primera vez que accedas a este mdulo se desplegar un Asistente, el cual te orientar para agregar un espacio de hospedaje. Una vez dado de alta tu espacio, se abrir la ventana principal de tus espacios de hospedaje. Mdulo principal
Crea tus espacios Web Si no es la primera vez que accedes a esta opcin, se desplegar directamente la ventana principal del mdulo. Temas relacionados Mdulo principal de los Espacios de hospedaje Crea tus Espacios de hospedaje Archivos por publicar Historial de publicaciones Opciones de configuracin Modifica las propiedades del espacio
Ejemplo eliminar archivos
Recuperacin de contrasea Acceso
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Desde la ventana de Ingreso a la pgina, en el apartado de "Olvidaste tu contrasea?
Qu es Para poder acceder a tu espacio Web, debers teclear el nombre y contrasea de usuario de INFOWEB 2.0 (el que tiene derechos para acceder al Espacio de hospedaje), en caso de no recordar la contrasea debers realizar los siguientes pasos: Desde la venta de ingreso, has clic sobre la leyenda "Olvidaste tu contrasea? Al desplegarse la ventana "Recuperacin de Contrasea", debers teclear tu Usuario de INFOWEB y la direccin de correo electrnico con la que te registraste en INFOWEB.
Una vez realizado estos pasos, se enviar la contrasea va e-mail a la direccin que se tiene registrada. Tema relacionado Usuario de INFOWEB
Actualizacin y consulta en lnea Proceso que se encarga de actualizar en el sitio, las consultas y estadsticas de Aspel-SAE de manera automtica y en lnea de tal forma que no sea necesario preparar y transmitir la informacin nuevamente desde el sistema Aspel. Para que esta actualizacin se realice debers tomar en cuenta lo siguiente:
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Tanto Aspel-SAE como INFOWEB 2.0 Servidor, debern estar configurados hacia el mismo Directorio de Archivos Comunes, es decir, debern compartir el mismo DAC. Recuerda que este directorio juega un papel muy importante para el trabajo en red, y para el caso de INFOWEB 2.0 Servidor la ubicacin del DAC permite al sistema INFOWEB 2.0 actualizar en lnea o de forma dinmica las consultas y/o estadsticas de Aspel-SAE publicadas en tu sitio, es decir, que las modificaciones a la informacin publicada se podrn actualizar directamente en el sitio Web sin necesidad de prepararlas y transmitirlas nuevamente.
Nota: Es importante considerar que si la Base de datos de Aspel-SAE no se encuentra dentro del DAC (ruta por omisin), se verifique que el servidor donde est instalado INFOWEB 2.0 Servidor tenga acceso o derechos de lectura hacia esa ruta, de lo contrario la funcionalidad de Actualizacin en lnea de informacin no se podr realizar.
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Esta consulta en lnea slo est disponible para las consultas y estadsticas de Aspel-SAE. Para que las consultas publicadas en el sitio con algn filtro en particular se actualicen en lnea, debers crearlas desde AspelSAE como consultas personalizadas y definir nuevamente el filtro con el botn "SQL", esto para que en las prximas actualizaciones se respete el filtro aplicado en la consulta. La ruta o base de datos que tomar INFOWEB para la actualizacin de informacin en lnea, ser la que Aspel-SAE tenga configurada como la base de trabajo dentro de los parmetros de configuracin. Cuando se realiza una actualizacin en lnea desde el sitio u espacio, al consultar las propiedades del archivo, observars para el campo "Usuario que elabora " la etiqueta "Usuario Infoweb" perdiendo la referencia del usuario que publica el archivo. Cuando se est trabajando con una base de datos en formato Cliente/Servidor, Aspel-INFOWEB deber tener permisos de lectura hacia al mismo Alias. Cuando la base de datos de Aspel-SAE se encuentra en un equipo diferente de donde se realiz la instalacin de INFOWEB 2.0 Servidor, debers tomar en cuenta lo siguiente:
- Verificar que el usuario y contrasea definidos para los accesos al Servicio de Internet Information Server (IIS) definidos en la instalacin, existan en el equipo donde se encuentra la base de datos. Si deseas verificar el usuario proporcionado en la instalacin, accede a la ruta: Panel de control, Herramientas administrativas, Seleccionar Servicios de Internet Information Server:
Nota Importante: Si seleccionas otro usuario debers tomar en cuenta que tanto para el directorio virtual "AspelInt" y CgiAspel, debers realizar el cambio.
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Las consultas de Aspel-SAE que no estn disponibles para la consulta o actualizacin en lnea son: NOMBRE DE LA CONSULTA O ESTADSTICAS Administracin de clientes Campaas Bitcora de movimientos Expediente del cliente / ciertas consultas
MDULO Clientes y CXC Clientes y CXC Clientes y CXC Clientes y CXC
Inventarios y Servicios Grupo de Productos
Estados y mensajes de error que se presentan en la publicacin Estos estados o mensajes de error los podrs consultar desde el Historial de publicaciones, o al momento de realizar la Publicacin en la ventana de Administracin de Publicaciones.
Los estados clasificados como de error los cuales se indican para su identificacin con el botn , son aquellos que se generan cuando al publicar la informacin, se detuvo en alguno de los diferentes estados, es decir, que por alguna razn se registr un error y/o se interrumpi la publicacin. Estado de publicacin y su mensaje de error Estado Sincronizando con el servidor Mensaje de error Error en la sincronizacin Descripcin carpetas Recuerda que antes de ejecutarse el proceso de publicacin en el sitio Web, se sincronizan las carpetas definidas en el Administrador de carpetas conforme lo que est publicado en el Web, para actualizarlo. Tambin se enva informacin sobre el nombre del usuario y ciertos parmetros de operacin. Descripcin Este error se puede dar por varias razones: El servidor puede estar suspendido o se interrumpi la conexin en ese punto. Porque est mal configurado del proxy. El nombre del usuario es incorrecto. Estado Iniciando conexin Mensaje de error Descripcin Busca y espera respuesta del servidor. Descripcin
Error al iniciar la conexin No se tuvo respuesta del servidor para iniciar una transaccin. Puede ser que el servidor este sin servicio por el momento por alguna reparacin o actualizacin de datos, intente nuevamente, o bien, por alguna razn fue suspendido el servicio de INFOWEB, realice nuevamente la publicacin. Estado Estableciendo conexin Mensaje de error Error al conexin Estado Verificando versin Mensaje de error Error en la versin Estado Enviando parmetros Mensaje de error Error al parmetros Estado Verificando permisos Mensaje de error Error al permisos verificar enviar establecer Descripcin Iniciando comunicacin con el servidor. Descripcin la No se pudo entablar una comunicacin eficaz con el servidor. Por alguna razn fue suspendido el servicio de INFOWEB, realice nuevamente la publicacin. Descripcin Verificando la versin del producto utilizado con la versin del servidor. Descripcin Versiones diferentes, ya sean del Cliente o del Servidor. Para mayor informaci n dirgete a aspel.com. Descripcin Enviando datos de publicacin. Descripcin los No llegaron completos los datos de publicacin. Por alguna razn fue suspendido el servicio INFOWEB, realice nuevamente la publicacin. Descripcin Se revisa con Aspel o el servidor de tu empresa si est dato de alta el afiliado, se valida el usuario de publicacin y la contrasea. Descripcin los No tiene permisos para publicar informacin. Cercirate que el usuario que est realizando la publicacin est dado de alta en el Administrador de usuarios de la pgina Web y si tiene permisos para la publicacin. Administrador de usuarios Estado Descripcin
Enviando solicitud Mensaje de error Error al enviar la solicitud Estado Enviando informacin Mensaje de error Error al informacin Estado Finalizando conexin Mensaje de error Error al conexin Estado finalizar enviar Avisa que se va a enviar informacin. Descripcin Ocurre un error al avisar que se va a enviar informacin. Por alguna razn fue suspendido el servicio de INFOWEB, realice nuevamente la publicacin. Descripcin Enviando la informacin importada. Descripcin la No se pudo publicar completamente la informacin. Por alguna razn fue suspendido el servicio de INFOWEB, realice nuevamente la publicacin. Descripcin Finalizando la conexin con el servidor. Descripcin la No se termin la conexin correctamente. Por alguna razn fue suspendido el servicio de INFOWEB, realice nuevamente la publicacin. Descripcin
Leyendo informacin para Verificando la informacin importada que ser transmitida. publicar Mensaje de error Descripcin Error al leer informacin Error con la informacin que se gener o no existe la informacin de la publicacin. Por alguna razn fue para publicar suspendido el servicio de INFOWEB, realice nuevamente la publicacin. Estado Recibiendo respuesta Mensaje de error Error al recibir respuesta Descripcin El servidor est recibiendo la informacin transmitida. Descripcin Ocurri un error al recibir la informacin. Por alguna razn fue suspendido el servicio de INFOWEB, realice nuevamente la publicacin.
Ocurri un error en la Es probable que el servidor no est disponible o inestable. publicacin, intente ms tarde... Mensajes Varios Mensaje de error Error no hay conexin a Internet Mensaje de error Descripcin El servicio de Internet fue suspendido o no iniciaste una conexin. Verificar que el servicio de Internet est activo. Descripcin
Error no haya datos para enviar a Internet Es necesario que para que el proceso de publicacin se ejecute exitosamente existan archivos pendientes o preparados para su publicacin. Mensaje de error Descripcin Error en la traduccin de SAE en Internet, Este mensaje se despliega cuando al realizar una publicacin, se realice una traduccin de intente en su prxima publicacin datos de SAE en Internet y por alguna razn se interrumpa la conexin con el servidor, ocurra algn error con la base de datos, se interrumpa la energa elctrica, etc. Traduccin de SAE en Internet a INFOWEB Mensaje de error Descripcin Ocurri un error en la publicacin, intente Se interrumpi el servicio de INFOWEB, la pgina Web no est disponible por el momento o mas tarde est lenta la conexin hacia el sitio Web. Mensaje de error Error en la sincronizacin con el Web Descripcin Al momento de realizarse una sincronizacin con la Web desde el Administrador de carpetas, puede ser que en ese momento no se interrumpi el servicio de INFOWEB o la pgina Web no est disponible en ese momento. Descripcin Al ejecutarse el proceso de publicacin se cancel el proceso.
Mensaje de error Se cancel la publicacin Mensaje de error
Ocurri un error al momento de crear el Al agregar un espacio e indicar el servidor, el sistema no puede conectarse al servidor. espacio. Verifica con tu administrador si Verifica que tu configuracin de servidor sea la correcta. existe en el servidor Temas relacionados Historial de Publicaciones Programacin de tareas Traduccin de SAE en Internet Publica la informacin en Internet Administracin de publicaciones
Ejemplo eliminar carpeta
Traduccin de SAE en Internet a INFOWEB Acceso
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En la primera publicacin de informacin con INFOWEB. Desde tu sitio Web creado con el servicio de INFOWEB / Administracin del sitio / Liga Traducir espacio.
Qu es Esta opcin te permitir traducir los datos publicados en tu sitio Web con el servicio "SAE en Internet", para que los puedas consultar desde el servicio de INFOWEB. Qu es Aspel-INFOWEB Sistemas Aspel Caractersticas y Beneficios de INFOWEB Sistemas Aspel Manejo Al adquirir un sistema Aspel liberado a partir de Aspel-NOI 4.0, se adiciona un nuevo servicio para el envo y hospedaje de informacin en Internet, el cual es adicional al actual servicio de "SAE en Internet", la diferencia es que SAE en Internet slo funciona en Aspel-SAE versiones 3X. La traduccin se realizar de manera automtica, siguiendo el siguiente esquema: Si cuando realizas la primer publicacin con INFOWEB se detecta que cuentas con informacin publicada en SAE en Internet, el sistema te preguntar si deseas traducir dicha informacin hacia tu sitio Web administrado por INFOWEB. La ventana que se despliega es la siguiente:
Si decides traducir la informacin en ese momento, el proceso se realizar automticamente. Si decides traducir la informacin posteriormente, cada vez que realices el proceso de publicacin podrs llevar a cabo la traduccin, siempre y cuando no hayas seleccionado el campo "No volver a mostrar este dilogo". Observaciones Si realizaste la traduccin de datos ya no se desplegar la ventana de traduccin, esto independientemente de si seleccionaste el campo "No volver a mostrar este dilogo", pero si publicas informacin nuevamente con el servicio de SAE en Internet, el sistema lo detectar y te sugerir nuevamente la traduccin de datos. Slo debes tomar en cuenta que si deseas traducir la informacin el nmero de veces que se registre una publicacin en SAE en Internet, no debes activar la casilla "No volver a mostrar este dilogo", de lo contrario dicha traduccin la debers llevar a cabo desde tu sitio Web administrado por INFOWEB, esta opcin estar disponible dentro del administrador del sitio y slo lo podr realizar el usuario administrador. Como el primer sistema que se va a liberar con este servicio es Aspel-NOI 4.0, este proceso de traduccin te servir para trasladar a tu sitio Web administrado con INFOWEB la informacin que publiques con SAE en Internet, de tal forma que no tengas que acceder a dos pginas diferentes para consultar la informacin generada por tu empresa.
Si deseas realizar lo anterior, debers mantener el pago del servicio, es decir, una contratacin vigente con Aspel para INFOWEB. Para mayor informacin consulta la pgina de Aspel (aspel.com)
Modificar las caractersticas de la publicacin Acceso
Men Herramientas, Opcin Programacin de transmisiones desde la barra de herramientas, Botn derecho del ratn), opcin modificar publicacin.
o Men flotante (botn
En qu consiste Esta opcin te permitir modificar las caractersticas definidas para la tarea y las cuales se ejecutar una tarea. Campos de este proceso Campo Descripcin
Nombre de la tarea En este espacio podrs indicar el nuevo nombre con el que identificars a la tarea dada de alta anteriormente. El nombre tambin ser modificado en las tareas programadas de Windows. Lo que no podrs realizar es modificar el nombre de la tarea desde las tareas programadas de Windows, ya que el cambio no se ver reflejado en INFOWEB. Notas Debes tomar en cuenta que el nombre de tarea no se podr repetir, aunque la tarea la ests modificando en otro espacio, esto porque todas las tareas independientemente del espacio, se registran en las tareas programadas de Windows y desde esta opcin no se permite el manejo de dos tareas con el mismo nombre. Cuando se detecte que la tarea ya est dada de alta en Windows, el sistema mandar el siguiente mensaje: "La tarea XXX en el espacio XXX ya ha sido registrada". Observaciones Es importante que depures constante mente el mdulo de las tareas programadas de Windows, ya que se podran estar almacenando tareas que ya no estn dadas de alta en INFOWEB, o bien, que aunque fueron creadas desde Windows ya no se estn usando. Carpeta Programacin Campo Inicio de la tarea Descripcin En estos campos podrs modificar la Hora y Fecha de inicio de la tarea, es decir, a partir de cuando y a que hora Windows comenzar a transmitir la informacin para su publicacin en Internet. Importante: Si existen varias tareas programadas a la misma hora y da, todas se ejecutarn independientemente si pertenecen al mismo espacio o a otro diferente. Confirma que la fecha y la hora del equipo sea la correcta, ya que el Programador de tareas se basa en esta informacin para ejecutar tareas programadas. Para comprobar o cambiar esta informacin, haz doble clic en el indicador de la hora en la barra de herramientas de Windows. Periodo Observars que cuentas con tres opciones de calendarizacin que son: Intervalo de Das, Semanalmente y Mensualmente, por omisin se encuentra seleccionada la opcin Intervalo de das.
Calendariza la tarea dependiendo el caso: Intervalo de das, se activa el campo Cada [n] das; La publicacin se ejecutar cada [n] das. Captura manualmente el da o utiliza los botones de flecha arriba y flecha abajo para incrementar o reducir el nmero de das.
Semanalmente, se activa la lista de Das de la semana; Las consultas y/o estadsticas se generarn el da indicado. Utiliza la barra de desplazamiento o las flechas arriba y abajo del teclado para seleccionar el da de la semana.
Carpeta Usuario Campo Autentificacin Descripcin Estos campos solo se debern proporcionar si tu mquina tiene instalado alguno de los siguientes sistemas operativos Windows NT/XP/2000/2003 o superior. Para estos sistemas operativos se incorpor un manejo especial para adquirir y ceder permisos y derechos sobre ciertos procesos. Para ms informacin consulta el archivo de ayuda de tu sistema operativo Windows (NT/XP/2000/2003 o superior).
Para ejecutar una tarea debers indicar lo siguiente. Usuario. En este espacio debers anotar el usuario activo en la mquina, es decir el usuario que inici la sesin de trabajo en la mquina. Contrasea. Debers indicar la contrasea para el usuario activo en la sesin de trabajo. Por seguridad lo anotado como contrasea se visualizar con asteriscos (*). Confirmar contrasea. Indica de nuevo la contrasea para verificar que sea la misma que se proporcion con anterioridad. Nota: Es necesario que verifiques la contrasea del usuario indicado, porque de no ser la correcta, la tarea jams se ejecutar, el sistema solo valida el nombre de usuario proporcionado. Transmisin En estos campos debers indicar el Usuario, Contrasea y confirmacin de la contrasea de la persona que autoriza la
publicacin de informacin al sitio Web Si por alguna razn la tarea no ejecutar satisfactoriamente, la ventana del administrador de transmisiones no se cerrar, aunque las dems tareas programadas en la misma hora se realicen con xito. Posteriormente desde el Historial de transmisiones podrs encontrar un resumen de lo ocurrido. Notas Si es la primera vez que transmites, lo indicado en estos campos "usuario" y "contrasea" se registrarn en tu sitio como los datos del administrador, posteriormente desde tu pgina Web donde fue hospedada la informacin, podrs dar de alta a los diferentes usuarios que desde INFOWEB Sistemas Aspel podrn transmitir dicha informacin. Para mayor informacin del proceso Publica la informacin en Internet dirgete al tema donde se encuentra con mas detalle su explicacin. Temas relacionados Nueva tarea Eliminar tarea Publica la informacin en Internet Historial de transmisiones
El Diseador de Reportes esta disponible en varios sistemas de la lnea Aspel, en el se incluyen por omisin algunos reportes predeterminados en los formato Qr2 y FTO los reportes se presentan organizados por grupos. Para ms informacin del manejo del Diseador consulta los siguientes temas: Gua prctica de procesos Opciones del diseador de reportes Crea un nuevo reporte Elementos de un reporte y sus propiedades Temas avanzados Licencia y derechos reservados del diseador de reportes
Definicin de trminos Reporte El trmino "Reporte" describe una copia impresa de los registros de datos de una base de datos. Los reportes definen la presentacin de las copias impresas (orientacin, tipos de letra, alineacin de campos de datos, etc.). Por ejemplo si quieres imprimir una lista de direcciones, debes usar un reporte para decirle a la computadora cuales campos de tu base de datos de direcciones quieres imprimir y en que orden. Un reporte puede imprimir datos como una lista, pgina por pgina o de cualquier otra forma en la que tu quieras imprimir tus datos. Tablas Un archivo con registros de datos del mismo tipo es llamada Tabla, por ejemplo: un archivo con informacin de direcciones, nmeros de partes o facturas. Una tabla puede ser un simple archivo, por ejemplo un archivo Dbase o Paradox, o puede ser parte de una base de datos (ver ms adelante). Consultas (Query) Una consulta (query) esta formado por instrucciones SQL, los cuales son utilizados para accesar a la tabla o base de datos y devuelven un grupo de registros de datos. SQL significa "Lenguaje de consulta estructurado" por sus siglas en ingles (Structured Query Language) y es un tipo de lenguaje de programacin para bases de datos. La descripcin completa de SQL no es parte de los alcances de este manual, pero existen muchos libros que hablan de este tema. Conjunto de datos (Dataset) Un conjunto de datos es utilizado como un nombre colectivo para las tablas y los queries. Base de datos Las consultas (queries) y las tablas pueden ser agrupados juntos en una base de datos, la cual puede ser un archivo local en tu disco duro o un servidor de bases de datos en una red. Para acceder a una tabla necesitas: su directorio si es un solo archivo, o el nombre de la base de datos si la tabla es parte de una base de datos. Alias Los "Alias" son nombres descriptivos disponibles como etiquetas para formar las rutas de acceso o para las bases de datos. Temas relacionados Crea un nuevo reporte Elementos de un reporte y sus propiedades Barra de herramientas
Secciones de un reporte Descripcin El diseador de reportes es una herramienta integrada a tu sistema, que te permite disear reportes a la medida de tus necesidades. El reporte est constituido por varias secciones las cuales se describen a continuacin: La imagen que a continuacin se muestra es un reporte del catlogo de cuentas:
Las secciones anteriores se manejan por medio de bandas, las cuales cada una de ellas tienen una funcin diferente:
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El ttulo, encabezado de pgina, y pie de pgina se disean por medio de una Banda estndar en donde puedes configurar los datos generales que ayuden a identificar el reporte. En la seccin de datos, puedes insertar diferentes bandas: Bandas de subdetalle, Grupo de bandas, Banda hija. Dentro de las diferentes bandas que se mencionan, puedes Agregar varios elementos del reporte.
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Temas relacionados Crea un nuevo reporte Agregar un nuevo Elemento del reporte
Estructura de un reporte Descripcin Un reporte est estructurado por elementos colocados por medio de bandas. Estos elementos definen exactamente lo que se desea imprimir en un reporte.
Ejemplo basado en Aspel-COI Los dos elementos ms importantes son las "Etiquetas" y los "Campos de datos". Las etiquetas (Label) son usadas para imprimir texto, por ejemplo un ttulo, que no tienen conexin a la base de datos. Los campos de datos (Datafield) son un punto de referencia para que el "Reporteador" obtenga su informacin de un "Conjunto de datos" (Dataset) y la coloque en el rea del reporte donde se estableci el "Campo de datos". Usualmente las etiquetas son colocadas para referenciar a los campos de datos, con el objetivo de hacer que el reporte sea ms entendible. Los siguientes tipos de elementos estarn disponibles cuando disees un reporte:
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Campos de datos para desplegar el contenido (como texto) de una base de datos. Etiquetas para desplegar cualquier tipo de texto. Campos del sistema (fecha, hora, nmero de pgina, etc.) Figuras (crculos, rectngulos, lneas, etc.) Imgenes (archivos BMP) Imgenes desde un campo de datos Expresiones (campos calculados, clculos matemticos, etc.) Memos (texto con mltiples lneas). RTF (Texto con formato, slo disponible en aplicaciones de 32 bits).
Cada elemento de reporte tiene propiedades especficas (tipo de letra, color, etc.), las cuales pueden ser editadas. Tema relacionado Elementos para hacer un reporte
Editar las propiedades de un elemento de reporte Acceso
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Dentro del Diseador de reportes, desde el elemento deseado haciendo doble clic con el botn izquierdo del ratn Dentro del Diseador de reportes, desde el elemento deseado /Men flotante (botn derecho del ratn) / Opcin Editar
Qu es Las propiedades individuales de un "Elemento de reporte" pueden ser cambiadas en cualquier momento durante el diseo del reporte. Selecciona el elemento deseado y haz doble clic con el botn izquierdo del ratn, o presiona el botn derecho y selecciona la opcin "Editar" del men flotante. El dilogo de propiedades para el elemento de reporte seleccionado aparecer, el cual ser el mismo dilogo que aparece cuando insertas un nuevo elemento de reporte. La siguiente imagen muestra el dilogo de propiedades para una "etiqueta":
Edita las propiedades del elemento de reporte de acuerdo a tus necesidades y presiona el botn "Aceptar" para cerrar el dilogo y aceptar los cambios. Si presionas "Cancelar" todos los cambios sern ignorados y si estabas insertando un nuevo elemento, ste no ser agregado al reporte. La descripcin acerca de las diferentes propiedades de cada elemento de reporte la encontrars en la descripcin individual de cada elemento. Tema relacionado Crea un nuevo reporte
Agregar un nuevo Elemento del reporte Los botones para agregar los "Elementos del reporte" al reporte puedes encontrarlos en la parte superior de la ventana del diseador.
Bandas estndar
Etiquetas
Campo del sistema
Banda hija
Memos
Campo de datos
Banda de subdetalle
Imgenes
Imgenes desde un campo de datos
Grupo de bandas
Figuras
Campo de expresiones
La disponibilidad de los siguientes "Elementos de reporte" depende de la plataforma utilizada (16 o 32 bits) y de la aplicacin en la cual el Diseador de reportes es utilizado:
Texto con formato
Texto con formato desde un campo de datos
Para agregar un elemento al reporte debes presionar su botn y despus hacer clic en el reporte en el lugar donde quieres que sea insertado el elemento. Despus podrs mover el elemento de reporte a cualquier otro lugar. Cuando agregues nuevas bandas de reportes no importar donde hagas clic, ya que la posicin de cada banda se determina automticamente dependiendo de tipo de cada una de ellas (Encabezado, Ttulo, Pie de pgina, etc). Temas relacionados Editar las propiedades de un elemento de reporte Modificar un reporte existente
Uso del ratn Manejo a) Seleccionar un elemento de reporte Los elementos de reporte pueden ser seleccionados al hacer clic sobre ellos con el botn izquierdo del ratn. Una seleccin es vista con ocho pequeos cuadros negros alrededor del elemento:
Cambiando el tamao de un elemento Puedes utilizar los pequeos cuadros de un elemento seleccionado para cambiar su tamao. Si el cursor del ratn est posicionado sobre tal cuadro, el cursor cambiar para indicar en que direcciones puede moverse el ratn mientras el bot n izquierdo del ratn permanece presionado. El elemento cambiar de tamao de acuerdo con el movimiento. Observa que para las bandas del reporte slo podrs cambiar el alto, mientras que el ancho se establece automticamente de acuerdo al ancho del reporte. b) Seleccionando varios elementos Tambin puedes seleccionar varios elementos de la siguiente manera: Mantn presionada la tecla [Ctrl] del teclado y presiona el botn izquierdo del ratn, arrstralo, observa que se va formando un marco. Arrastra el marco sobre los elementos que quieres seleccionar. Despus de liberar el botn del ratn todos los elementos dentro del marco se seleccionarn.
Mover elementos Puedes mover los elementos de reporte con el botn izquierdo del ratn. Mantn presionado el botn, arrastra el elemento hasta la posicin deseada y libera el botn del ratn. Las bandas de reporte no pueden ser movidas porque stas son posicionadas automticamente dependiendo de su tipo de banda (Encabezado, Detalle, etc.). Moviendo y cambiando el tamao de los elementos independientemente de la configuracin actual del espaciado. Si quieres manipular un elemento de reporte independientemente del espaciado actual, mover y cambiar el tamao de pixel en pixel, entonces mantn presionada la tecla [Shift] del teclado mientras mueves el ratn. Editando las propiedades de un elemento Si haces doble clic a un elemento de reporte con el botn izquierdo del ratn, o si seleccionas la opcin "Editar" desde el Men flotante del elemento (el cual aparece al presionar el botn derecho del ratn), aparecer un dilogo en donde todas las propiedades del elemento podrn ser modificadas. Tema relacionado Uso del teclado
Uso del teclado Qu es El Diseador de reportes puede ser utilizado con el ratn la mayor parte del tiempo. Algunas funciones tambin pueden ser accedidas con el teclado:
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Enter Teclas del cursor Tecla [Shift] + teclas del cursor Eliminar (tecla DEL) Teclas [TAB] y [SHIFT+TAB]
Muestra las propiedades de los elementos

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Mueven un elemento de reporte

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Cambian el tamao a un elemento de reporte

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Borra el elemento de reporte

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Seleccionan el elemento de reporte siguiente o anterior. Tema relacionado Uso del ratn
Barra de herramientas Acceso Para Aspel-SAE y Aspel-BANCO
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Men Reportes/ Administrador de Reportes, Nuevo qr2 y/o Editar reporte (Diseador de reporte). Men Reportes/ Reporte del Usuario, Nuevo qr2 y/o Editar reporte (Diseador de reporte).
Para Aspel-COI
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Qu es La barra de herramientas se conforma por botones que, al oprimirlos, ejecutan de inmediato las opciones ms importantes:
Puedes cambiar algunas propiedades de los elementos de reportes que ests utilizando directamente con la barra de herramientas, y se desplegara el dilogo de propiedades de los elementos. Estos botones sirven para crear un reporte en blanco y grabarlo adems de poder abrir un reporte. Utiliza estos botones para imprimir el reporte y/o para mostrar una vista preliminar, as como grabar el reporte a tu conveniencia. Con estos botones los elementos de reporte pueden ser cortados, copiados o pegados desde el portapapeles del Diseador de reportes. Estos botones son usados para colocar un elemento de reporte atrs o arriba de otros elementos de reporte, en el caso de elementos sobre puestos. Estos formatos sirven para configurar el reportes de acuerdo a la configuracin de la hoja y base de datos adems de poder mostrar las tablas disponibles en el reporte. Los elementos del reporte pueden ser ordenados con estos botones. Algunos de estos botones slo estn disponibles cuando varios elementos estn seleccionados (por ejemplo para alinearlos hacia la izquierda) Temas relacionados Crea un nuevo reporte Guardar Guardar como Ver una presentacin preliminar y grabar el reporte Imprimir
Imprimir Configuracin de base de datos Editando el reporte Alineacin Centrar Enviar hacia atrs Espacios iguales
Barra de fuentes Acceso Para Aspel-SAE y Aspel-BANCO
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Para Aspel-COI
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Qu es
Desde aqu puedes establecer el tipo de letra y sus estilos (tamao, negrita, subrayado, cursiva, etc) para los elementos de reporte seleccionados.
Estos botones sirven para alinear el texto dentro de un elemento de reporte. El texto puede ser alineado a la izquierda, derecha o centrado. Desde luego esto slo tendr sentido si el tamao del elemento de reporte es mucho mayor que su texto, y que la propiedad "Autoajustar el alto con respecto a la pgina" est desactivada. Con este botn podrs abrir el dilogo para establecer las opciones del marco para el elemento seleccionado. Tema relacionado Barra de herramientas
Barra de elementos Acceso Para Aspel-SAE y Aspel-BANCO
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Para Aspel-COI
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Qu es Desde aqu puedes establecer el tipo de bandas, etiquetas, memos, imgenes, figuras, campos del sistema, campos de datos, campos de expresin, y texto enriquecido, que puedes utilizar en la elaboracin de tus reportes. Esta barra podrs orientarla para tu comodidad en la parte superior, en el lado izquierdo de tu reporte o podrs tenerla visible u oculta, slo tienes que seleccionarlo del men flotante que se despliega al posicionarte sobre la barra de elementos y hacer clic con el botn derecho del ratn como se muestra a continuacin:
Botones de la barra Botn Descripcin Sirve para seleccionar y/o mover un elemento.
Sirve para aadir una banda.
Utiliza este botn para aadir una banda hija.
Sirve para aadir una banda de subdetalle.
Sirve para aadir una banda de grupo.
Este botn sirve para aadir etiquetas.
Con este botn aades memos.
Sirve par aadir imgenes.
Este botn sirve para aadir figuras
Sirve para aadir campos del sistema.
Sirve para aadir campos de datos.
Sirve para aadir imgenes desde el campo de datos.
Este botn sirve para aadir expresiones.
Sirve para aadir un texto enriquecido (RichText).
Este botn sirve para aadir un texto enriquecido desde el campo de datos. Tema relacionado Barra de herramientas
Lnea de estado Acceso Para Aspel-SAE y Aspel-BANCO
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Men Reportes/ Administrador de Reportes, Nuevo qr2 y/o Editar reporte (Diseador de reporte).
Para Aspel-COI
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Men Reportes/ Reporte del Usuario, Nuevo qr2 y/o Editar reporte (Diseador de reporte).
Qu es Esta parte de la barra de herramientas muestra el tipo de elemento de reporte actualmente seleccionado y sus propiedades principales ("Texto" si es una etiqueta, campo de datos, tipo de la banda, etc). Puedes editar estas propiedades directamente desde la barra de herramientas, sin la necesidad de abrir el dilogo de propiedades del elemento.
Configuracin de base de datos (Diseador de reportes) Acceso
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Desde el Diseador de Reportes, con el botn
Qu es En la mayora de los casos cada reporte necesita de al menos un "Conjunto de datos", el cual proporcionar los registros de datos para el reporte. Puedes definir todos tus "Conjuntos de datos" y sus relaciones mediante el programa de configuracin de bases de datos. Manejo Este dilogo muestra la base de datos principal para el reporte, que ser la base de datos que el reporte recorrer y de la cual imprimir todos los registros de datos. Debajo de la tabla principal del reporte se encuentra la lista de todas las bases de datos disponibles para el reporte.
Botn Nuevo/ Query Descripcin Desde aqu podrs proporcionar una consulta (query) en lenguaje SQL y si tu consulta tiene parmetros, podrs establecer sus valores. Muestra un dilogo con la configuracin de la consulta (query) seleccionada. Si los campos de este dilogo estn deshabilitados, no podrs cambiar la configuracin de la base de datos. Debes establecer el nombre de la consulta, la cual ser utilizada por el diseador del reporte cuando un conjunto de datos necesite ser seleccionado. Este nombre es como un alias y no afectar fsicamente el nombre de la consulta. Por omisin el nombre propuesto es "Dataset1", tal vez quieras cambiar el nombre a "Cuentas" para ser un poco ms descriptivo. El nombre no afectar la impresin del reporte, slo es utilizado durante el diseo. Segn la tabla seleccionada este botn te desplegar todos los campos que contiene dicha tabla. Este botn te permite borrar las tablas que se encuentren agregadas dentro de esta seccin, el sistema te enviar el siguiente mensaje antes de eliminar dicha tabla: "Si borra esta tabla, todos los elementos que la usan sern invlidos. Continuar?" El sistema mostrar el resultado de la consulta que tienes creada.
Propiedades
Campos Borrar
Ver datos
Temas relacionados Campos de la base de datos Nueva Consulta (Query)
Agregar campos Acceso
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Desde el Diseador de reportes, con el botn
, opcin Campos / Aadir campo calculado o Aadir campo asoc.
Qu es Esta opcin te permite agregar campos Calculados y Asociados a las tablas que manejas dentro de tu base de datos, permitindote desplegar, dentro de tu reporte campos que no tienes dados de alta, dichos campos agregados se desplegarn en la lista de campos de la tabla donde los hayas editado:
El Campo Calculado (campo de expresiones) es utilizado para desplegar texto o datos que son calculados por medio de una expresin o frmula. Puedes realizar clculos numricos, manipulacin de cadenas, concatenacin de campos de datos y mucho ms. El Campo Asociado permite el despliegue de datos, en la bsqueda solicitada de la relacin de datos de una tabla con un campo, esto mediante un campo que servir para mostrar los resultados. Campo calculado Campo Nombre Etiqueta Tipo de campo Descripcin Indica el nombre del campo que ests creando. Una etiqueta sirve para imprimir texto esttico, por ejemplo, texto que se imprime exactamente igual a como se despliega durante el diseo del reporte. Selecciona el tipo de datos para el campo que se est creando, el cual podr definirse como cualquiera de los que se en listan a continuacin: StringField: Campo tipo cadena (incluye nmeros y texto), cuando se indica este tipo de campo debers indicar de cuantos caracteres estar limitado. SmallinField: Campo para tipos de datos numricos exactos que utilizan datos enteros. Datos enteros comprendidos entre -215 (-32.768) y 215 - 1 (32.767). WordField: Campo de tipo numrico entero que va del 0 al 65535. BooleanField: Campo de datos lgicos (True, False). CurrencyField: Campo de tipo punto flotante de valor de moneda, comprendidos entre 214.748,3648 y +214.748,3647, con una precisin de una diezmilsima de la unidad monetaria. DateField: Campo de datos que especfica la fecha del da, en tipo cadena.
TimeField: Campo de datos que representan la hora del da, en tipo cadena. Formato para campos numricos o campos fecha/hora Sintaxis de las expresiones Tamao Formato Precisin Esta opcin solo estar activa cuando el tipo de campo sea StringField y estars indicando el tamao permitido para ese campo. Los campos numricos pueden ser formateados estableciendo una Definicin de formato, indica el tipo de formato establecido para el tipo de campo sealado. Determina hasta cuantos dgitos decimales se desplegarn despus del punto decimal.
Campo Asociado Campo Nombre Etiqueta Tipo de campo Descripcin Indica el nombre del campo que ests creando. Una etiqueta sirve para imprimir texto esttico, por ejemplo, texto que se imprime exactamente igual a como se despliega durante el diseo del reporte. Selecciona el tipo de datos para el campo que se est creando, el cual podr definirse como cualquiera de los que se enlistan a continuacin: StringField: Campo tipo cadena (incluye nmeros y texto), cuando se indica este tipo de campo debers indicar de cuantos caracteres estar limitado. SmallinField: Campo para tipos de datos numricos exactos que utilizan datos enteros. Datos enteros comprendidos entre -215 (-32.768) y 215 - 1 (32.767). WordField: Campo de tipo numrico entero que va del 0 al 65535. BooleanField: Campo de datos lgicos (True, False). CurrencyField: Campo de tipo punto flotante de valor de moneda, comprendidos entre -214.748,3648 y +214.748,3647, con una precisin de una diezmilsima de la unidad monetaria. DateField: Campo de datos que especfica la fecha del da, en tipo cadena. TimeField: Campo de datos que representan la hora del da, en tipo cadena. Formato para campos numricos o campos fecha/hora Sintaxis de las expresiones Tamao Formato Precisin Campo clave Conjunto de datos Clave del campo asociado Campo resultado Temas relacionados Campos de la base de datos Configuracin de base de datos Esta opcin solo estar activa cuando el tipo de campo sea StringField y estars indicando el tamao permitido para ese campo. Los campos numricos pueden ser formateados estableciendo una Definicin de formato, indica el tipo de formato establecido para el tipo de campo sealado. Determina hasta cuantos dgitos decimales se desplegarn despus del punto decimal. Selecciona de la lista desplegable cual ser el campo clave para el campo asociado Indica el conjunto de datos que tomar el campo asociado. Proporciona cual ser la clave para el campo asociado.
Indica el nombre que generar el resultado del campo asociado y el campo clave.
Agregar funcin Acceso
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Diseador de reportes/ Barra de herramientas, botn
/ Campo Expresin, botn
Qu es Una funcin adicional es una funcin la cual es utilizada para calcular un valor sobre varios registros de datos y cada registro es usado para el resultado, por ejemplo: "Sum" para sumar el contenido de un campo numrico o "Average" para obtener el promedio.
Ejemplo basado en Aspel-BANCO Temas relacionados Crea un nuevo reporte Elementos de un reporte y sus propiedades Barra de herramientas
Nueva Consulta (Query) Acceso
l
Desde la barra de herramientas / botn
, botn Nuevo, opcin Query
Qu es Esta ventana te permite agregar las consultas que se manejarn para el reporte. Manejo El presionar el botn Query (Nueva Consulta) se desplegar el siguiente dilogo:
Aqu proporcionars una consulta (query) en lenguaje SQL. Si tu consulta tiene parmetros, podrs establecer sus valores con el botn "Parmetros". Si el parmetro debe obtenerse desde otra base de datos, seleccione su tabla o consulta de la lista seleccionable "Maestro". Una vez que un reporte ha sido configurado para trabajar con varios Conjuntos de datos debes indicarle al reporte cual consulta usar como la tabla principal del reporte, es decir, la tabla que tendr que recorrer desde el primer y hasta el ltimo registro de datos. Utiliza la lista desplegable en la parte superior del dilogo de configuracin de la base de datos para establecer esta consulta. Selecciona la consulta que acabas de agregar. Temas relacionados Crea un nuevo reporte Elementos de un reporte y sus propiedades Barra de herramientas
Campos de la base de datos Acceso
l
Se activa al abrirse el Disear de reportes. Desde la barra de herramientas del Diseador de reportes, con el botn
Qu es Dentro de esta consulta se en listaran todos los campos disponibles y manejados dentro de tu sistema de Aspel para la base de datos actualmente seleccionada.
Imagen ejemplo tomada de Aspel-COI Para la edicin y modificacin de los campos que se en listan en esta ventana se podrn realizar desde la opcin de base de datos:
l
Los botones (Editar, Aadir, Borrar, Aadir campos calculados y asociados) en este dilogo estarn deshabilitados si no tienes acceso a la edicin de los campos de la base de datos. Puedes remover (borrar) campos individuales de una base de datos, pero stos nunca ms estarn disponibles en el diseador de reportes, o puedes editar las propiedades del campo. Una etiqueta puede ser asociada a cada campo de dato, la cual es usada como un nombre de alias en el diseador de reportes. De esta manera puedes tener nombres de campos descriptivos sin que la base de datos fsicamente los tenga, por ejemplo el campo "NUM_CTA" puede ser reemplazado con "Cuenta", esto mediante el botn Editar. Utiliza la lnea de edicin "Formato" dentro del botn Editar, para dar formato a los campos numricos (ver Formato de campos numricos) y la opcin "Precisin" determina hasta cuantos dgitos decimales se desplegarn despus del punto decimal.
Descripcin de campos de la base de datos de Aspel-COI Manejo Por omisin al crear un reporte el sistema mostrar los campos de algunas tablas que el sistema maneja, para agregar ms tablas tendrs que ir agregndolas cada una mediante la opcin Agregar Query, que se encuentra en el men flotante al hacer clic sobre el campo. Los campos de los que consta cada tabla son los siguientes: Tabla Rubro de cuentas Cuentas y Cuentas departamentales Campos Cuenta, Descripcin de la cuenta, Nombre del rubro y Rubro Cuenta, Departamento (Ctas. Departamentales), Descripcin de la cuenta, Nm. Depto (Ctas. Departamentales), Presupuesto acumulado (Cuentas), Presupuesto anual (Cuentas), Presupuesto mensual (Cuentas), Saldo Final, Saldo final ME, Saldo inicial, Saldo inicial ME, Total de abonos, Total de abonos ME, Total de cargos, Total de cargos ME. Activo, Agente de seguros, Aseguradora, Cobertura, Costo mantto, Deduccin Inmediata, Deducible, Departamento, Depreciacin acumulada, Depreciacin acumulada Fiscal, Descripcin, Estado, Fecha de adquisicin, Fecha de eliminacin, Inicio de depreciacin contab., Inicio de depreciacin fiscal, Localizacin, Mximo deducible, Mtodo de depreciacin, Monto asegurado, Monto Original ME, Monto Original MN, Nmero de pliza, Nmero de serie, Observaciones, Periodicidad mantto., Prima total, Prximo mantto., Registro, Tasa de depreciacin contable, Tasa de depreciacin contable Fiscal, Telfono de siniestros, Tipo de activo, Tipo de cambio, ltima revaluacin, ltimo mantto, Valor de mercado, Vida til, Vigencia de pliza.
Activos, Depreciacin de activos, Mantenimientos de activos y Seguros de activos
Temas relacionados Campos de la base de datos Configuracin de base de datos Nueva Consulta (Query) Agregar campos
Descripcin de campos de la base de datos de Aspel-BANCO Manejo Por omisin al crear y/o modificar un reporte el sistema mostrar los campos de las tablas que se manejan en el sistema, para anexar ms tablas tendrs que ir agregndolas cada una mediante la opcin Agregar Query , que se encuentra en el men flotante al hacer clic sobre la consulta de "Tablas disponibles". Las tablas disponibles que el Diseador mostrar depende del grupo de reportes que se esta modificando o creando, es decir si en el Administrador de reportes se desea crear (o modificar) un reporte del grupo de Flujo de efectivo, el diseador desplegara las tablas que incluyen los campos para dicho reporte. En la siguiente tabla se en lista el nombre de las tablas disponibles y los campos de los que consta cada una de ellas: Grupo de reporte Agenda Tabla Dato para agenda Campos Actualizado en SAE?, Conciliado?, Contabilizado?, Es transferencia?, Impreso?, Interfaz SAECOI?, abono en SAE, beneficiario, clave concepto, clave de cuenta, clave del cliente/proveedor, clave del instrumento, cobrado, concepto de cxc/cxp en SAE, cta destino de transferencia, cuenta bancaria, descripcin del concepto, da de pago, das transcurridos, fecha de alta, fecha de cobro, fecha de liquidacin, fecha final, fecha inicial, hora, impuesto, iva acreditado, moneda extranjera en SAE, monto del documento, monto del movimiento, nmero de cheque, nmero de moneda, nmero de pliza, observaciones, periodicidad, pliza modelo, referencia de la factura, referencia del cheque, rfc, solicitante, status agenda, tipo de cambio, tipo de movimiento, tipo de pliza y tipo pliza.
Datos para el Concepto final, concepto inicial, fecha de trabajo del sistema, fecha final, fecha inicial, nombre de la encabezado del moneda y todas las cuentas. reporte Datos de las cuentas Datos de las observaciones Datos del movimiento bancario Clave de cuenta, descripcin de la moneda, nmero del banco, nmero de sucursal, saldo inicial y saldo_inicial_moneda_cuen. Observacin. Actualizado en SAE?, Cobrado?, Contabilizado?, Conciliado?, Impreso?, Interfaz SAE/COI?, abono en SAE, banco, clave concepto, clave del cliente/proveedor, clave del instrumento, concepto de CxP/CxC en SAE, cuenta bancaria, cuenta de transferencia, descripcin del concepto, da de pago, das transcurridos, factura, fecha de alta, fecha de cobro, fecha de liquidacin, hora, moneda extranjera en SAE, monto del documento, monto del movimiento, monto del documento, monto del movimiento, nombre beneficiario, nmero de cheque, nmero de pagos, nmero de pliza, observaciones, periodicidad, pliza modelo, referencia de la factura, referencia del cheque, rfc, status, tipo de cambio, tipo de cambio SAE, tipo de pliza, tipo de registro, tipo pliza y transferencia.
Cheques
Datos para el Clave de la cuenta, concepto final, concepto inicial, fecha de trabajo del sistema, fecha final, fecha encabezado del iniical, nombre de la moneda, nombre del banco, nmero de la cuenta, nmero de la sucursal y saldo reporte inicial del a cuenta. Datos de las observaciones Observaciones.
Conciliacin
Datos de totales Banco, cuenta, nmero_cuenta, total_abono_con_transito, por cuenta total_cargo_con_transito y total_cargo_sin_transito. Datos para conciliacin
total_abono_sin_transito,
Actualizado en SAE?, Cobrado?, Contabilizado?, Conciliado?, Impreso?, Interfaz SAE/COI?, clave concepto, clave del cliente/proveedor, clave del instrumento, cuenta bancaria, cuenta de transferencia, factura, fecha de alta, fecha de cobro, fecha de liquidacin, hora, iva, moneda extranjera en SAE, monto del documento, monto del movimiento, monto del documento, monto del movimiento, nombre beneficiario, nmero de cheque, nmero de pliza, referencia de la factura, referencia del cheque, rfc, status, tipo de cambio, tipo de movimiento, tipo de pliza, tipo de registro y transferencia.
Datos para el Clave de la cuenta, fecha de conciliacin, fecha de trabajo del sistema, nombre del banco, nmero de encabezado del la cuenta y nmero de sucursal. reporte
Datos de totales Abonos no conciliados, abonos x aclarar no conciliado, cargo no conciliados, cargos x aclarar no por cuenta conciliado, saldo conciliado, saldo inicial, total de abonos, total de abonos conciliados, total de abonos en trnsito, total de cargos, total de cargos conciliados y total de cargos en trnsito. Datos para cuentas bancarias Abonos de inversiones, cargos de inversiones, clave de cuenta, comisin, contacto, cuenta contable, descripcin de la moneda, deslizamiento, da de corte, estatus de la cuenta, fecha de apertura, fecha de ltimo cambio, folio del siguiente cheque, leyenda en plural, leyenda en singular, lmite de crdito, logotipo del banco, moneda, nombre del banco, nmero de cuenta, nmero de moneda, nmero de sucursal, pago conciliado, saldo inicial, smbolo, telfono, termina, tipo de cuenta, tipo de abonos, total de abonos en trnsito, total de acciones, total de cargos y total de cargos en trnsito.
Cuentas Bancarias
Datos para el Fecha de trabajo del sistema. encabezado del reporte Datos de totales Abono acumulado a la fecha, cargo acumulado a la fecha, clave de la cuenta, fecha final, fecha inicial, para cuenta nombre de la moneda, nombre del banco, nmero de la cuenta, nmero de la sucursal. Datos del estado Actualizado en SAE?, Cobrado?, Conciliado?, Impreso?, Interfaz SAE/COI?, abono en SAE, de cuenta beneficiario, clave concepto, clave de cuenta, clave del cliente/proveedor, clave del instrumento, concepto de CxP/CxC en SAE, cuenta bancaria, cuenta de transferencia, descripcin del concepto, da de pago, das transcurridos, factura, fecha de alta, fecha de cobro, fecha de liquidacin, fecha final, fecha inicial, hora, Impuesto, moneda, moneda extranjera en SAE, monto del documento, monto del movimiento, monto del documento, monto del movimiento, nombre beneficiario, nombre del banco, nmero de cuenta, nmero de cheque, nmero de pagos, nmero de pliza, periodicidad, pliza modelo, referencia de la factura, referencia del cheque, rfc, saldo inicial, status, tipo, tipo de cambio, tipo de cambio SAE, tipo de pliza, tipo de registro, tipo pliza y transferencia. Datos para el Fecha de trabajo del sistema. encabezado del reporte Datos del flujo de efectivo Actualizado en SAE?, Cobrado?, Conciliado?, Impreso?, Interfaz SAE/COI?, abono en SAE, beneficiario, clave concepto, clave del cliente/proveedor, clave del instrumento, concepto de CxP/CxC en SAE, cuenta bancaria, cuenta de transferencia, descripcin del concepto, da de pago, das transcurridos, factura, fecha de alta, fecha de cobro, fecha de liquidacin, fecha final, fecha inicial, hora, moneda extranjera en SAE, monto del documento, monto del movimiento, nombre beneficiario, nmero de cheque, nmero de pagos, nmero de pliza, observaciones, periodicidad, pliza modelo, referencia de la factura, referencia del cheque, rfc, status, tabla, tipo, tipo de cambio, tipo de cambio SAE, tipo de p liza, tipo de registro, tipo pliza y transferencia.
Estado de cuenta
Flujo de efectivo
Datos para el Concepto Final, concepto inicial, fecha de trabajo del sistema, fecha final, fecha inicial, fecha inicial de encabezado del periodos. reporte Datos de las cuentas Datos de las observaciones Datos por periodos solicitados AbonoAlaFecha, banco, CargoAlaFecha, clave de cuenta, descripcin de la moneda, nmero de cuenta, nmero de sucursal y saldo inicial. Observacin.
Clave del concepto, etiqueta del periodo 1(y de cada periodo dado de alta en el sistema), nombre del concepto, Total del periodo 1 ( y de cada periodo dado de alta en el sistema). Actualizado en SAE?, Cobrado?, Conciliado?, Contabilizado?, Impreso?, Interfaz SAE/COI?, abono en SAE, banco, beneficiario, clave concepto, clave del cliente/proveedor, clave del instrumento, concepto de CxC/CxP en SAE, cuenta bancaria, cuenta de transferencia, descripcin del concepto, da de pago, das transcurridos, factura, fecha de alta, fecha de cobro, fecha de liquidacin, fecha final, fecha inicial, hora, impuesto, moneda extranjera en SAE, monto del documento, monto del movimiento, nombre beneficiario, nmero de cheque, nmero de pagos, nmero de pliza, observaciones, periodicidad, pliza modelo, referencia de la factura, referencia del cheque, rfc, status, tipo, tipo de cambio, tipo de cambio SAE, tipo de pliza, tipo pliza y transferencia.
Movimientos Datos del movimiento bancario
Datos para el Clave de la cuenta, concepto inicial, concepto final, fecha de trabajo del sistema, fecha final, fecha encabezado del inicial, nombre de la moneda, nombre de la cuenta, nmero de la sucursal, saldo inicial de la cuenta. reporte Datos de las Observacin.
observaciones Datos de totales Banco cuenta, nmero_cuenta, total_abono_con_transito, por cuenta total_cargo_con_transito, total_cargo_sin_transito. total_abono_sin_transito,
Movimientos Datos de Cantidad de ttulos, cantidad de ttulos acumulado, clave de concepto, clave del instrumento, comisin, de inversin movimientos de costo promedio, costo unitario, fecha de liquidacin, fecha de operacin, fecha de ltimo valor, IVA de inversin operacin, meses de inters, monto neto, monto Vencimiento, nombre, plazo, referencia, rendimiento, status, tipo de cambio del instrumento, tipo de inversin y ultimo valor. Datos de las cuentas Datos par el encabezo del reporte Clave de la cuenta, fecha de corte, fecha final, fecha inicial, nombre de la moneda, nombre del banco, nmero de das por periodo, nmero de la cuenta, nmero de sucursal y saldo actual. Fecha de trabajo del sistema.
Portafolio de Datos de inversiones portafolio de inversin Datos por periodos solicitados
Acumulado, cantidad acumulada de ttulos, cantidad de ttulos acumulado, clave del instrumento, costo accin/rendimiento plazo, costo promedio, cuenta, fecha de ltimo valor, fecha de vencimiento, nombre, nmero de moneda, plazo, tipo de cambio, tipo de inversin, Ultimo valor. Clave de la cuenta, fecha final, fecha inicial, monto del periodo, nmero de periodo.
Datos para el Fecha de anlisis, fecha de trabajo del sistema, lista de nmeros de acciones, lista de nmeros de encabezado del cuentas, lista de nmeros de plazos fijos y nombre de la moneda. reporte Datos de las cuentas Datos de posicin bancaria Abono a la fecha, abono en transito a la fecha, cargo a la fecha, clave de la cuenta, nombre del banco, nmero de la cuenta, saldo inicial, total de acciones a la fecha y total de plazo fijo a la fecha. Clave de la cuenta, fecha de anlisis, fecha de trabajo del sistema, nombre de la moneda, nombre del banco, nmero de la cuenta, otros egresos, otros ingresos, saldo inicial, total de abono a la fecha, total de abono en trnsito a la fecha, total de abonos, total de abonos en trnsito, total de acciones, total de cargo a la fecha, total de cargo en trnsito a la fecha, total de cargos, total de cargos en trnsito, total de cheques en trnsito, total de cheques en trnsito, total de cheques librados, total de depsitos, total de egresos en trnsito, total de ingresos en trnsito, total de instrumentos de plazo fijo, total de transferencia de egresos y total de transferencia de ingresos. Clave de la cuenta, fecha inicial, monto del periodo y nmero de periodo.
Posicin bancaria
Datos por periodos solicitados
Temas relacionados Campos de la base de datos Configuracin de base de datos Nueva Consulta (Query) Agregar campos
Descripcin de campos de la base de datos de Aspel-SAE Manejo Por omisin al crear y/o modificar un reporte el sistema mostrar los campos de las tablas que se manejan en el sistema. Las tablas disponibles que el Diseador mostrar depende del filtro de reporte que se esta modificando o creando, es decir, por ejemplo si en el Administrador de reportes se desea crear (o modificar) un reporte del mdulo de Clientes tal como el filtro de Cobranza general, el diseador desplegara las tablas que incluyen los campos para dicho reporte. En la siguiente tabla se en lista el nombre de las tablas disponibles y los campos de los que consta cada una de ellas: Mdulo Clientes y cuentas por cobrar Filtro de reporte Campaas (clientes) Tabla Campaas (dtsClie_Campanias) Campos Activo x qry y Manual (STATUS), C.U.R.P. del cliente (CURP), Campo libre 5 (CAMLIBRE5), Campo libre 4 (CAMLIBRE4), Campo libre 2 (CAMLIBRE2), Campo libre 6 (CAMLIBRE6), Campo libre 3 (CAMLIBRE3), Campo libre 1 (CAMLIBRE1), Clasificacin (CLASIFIC), Clave del cliente en EDCLCA (CCLIE), Cdigo postal del cliente (CODIGO), Colonia del cliente (COLONIA), Comentario (COMENT), Descripcin de la campaa (DESCR), Descuento (DESCUENTO), Das de crdito (DIAS_CRE), Direccin del cliente (DIR), Documento de la ltima venta (ULT_VENTD), Documento del ltimo pago (ULT_PAGOD), Fax del cliente (FAX), Fecha (FECHA), Fecha del ltimo pago (ULTPAGOF), Fecha final (FECHAH), Fecha inicio (FECHAD), Fecha ltima compra (FCH_ULTCOM), Label de la campaa (LEYENDA), Lmite de crdito (LIM_CRED), Monto de la ltima venta (ULT_VENTM), Monto del ltimo pago (ULT_PAGOM) , Nombre del cliente (NOMBRE), Observaciones (OBSER), Origen del filtro (ORGFIL), Pgina web (EMAIL), Poblacin del cliente (POB), Porcentaje de retencin (PORCRETEN), Prioridad del estado (PRIORIDAD), Procedencia del filtro (FILTRO1), R.F.C. (RFC), Retencin por flete (RETXFLETE), Revisin y pago (REV_PAG), Saldo (SALDO), Status de la campaa (STATUSCAMP), Telfonos cliente (TELEFONOS), Tipo de estado de campaa (TIPO), Vendedor (VEND), Ventas (VTAS), Zona (TEXTO) Catlogo de clientes Catlogo de clientes (dtsClie_Cat) C.U.R.P. del cliente (CURP), Campo libre 5 (CAMLIBRE5), Campo libre 4 (CAMLIBRE4), Campo libre 2 (CAMLIBRE2), Campo libre 6 (CAMLIBRE6), Campo libre 3 (CAMLIBRE3), Campo libre 1 (CAMLIBRE1), Clasificacin (CLASIFIC), Clave del cliente (CCLIE), Cdigo postal del cliente (CODIGO), Colonia del cliente (COLONIA), Descuento (DESCUENTO), Das de crdito (DIAS_CRE), Direccin del cliente (DIR), Documento de la ltima venta (ULT_VENTD), Documento del ltimo pago (ULT_PAGOD), Estatus (STATUS), Fax del cliente (FAX), Fecha del ltimo pago (ULTPAGOF), Fecha ltima compra (FCH_ULTCOM), Lmite de crdito (LIM_CRED), Monto de la ltima venta (ULT_VENTM), Monto del ltimo pago (ULT_PAGOM) , Nombre del cliente (NOMBRE), Observaciones (OBSER), Pgina web (EMAIL), Poblacin del cliente (POB), Porcentaje de retencin (PORCRETEN), R.F.C. (RFC), Retencin por flete (RETXFLETE), Revisin y pago (REV_PAG), Saldo (SALDO), Telfono del cliente (TELEFONO), Telfonos del
cliente (TELEFONOS), Vendedor (VEND), Ventas (VTAS), Zona (TEXTO) Contactos (dtsClie_Cat_Contactos) Correo electrnico (EMAIL), Direccin (DIRECCION), Nombre (NOMBRE), Telfono (TELEFONO), Tipo contacto (TIPOCONTAC)
Estado de cuenta detallado (clientes)
Estado de cuenta detallado (dtsClie_EdoDetallado)
C.U.R.P. del cliente (CURP), Campo libre 5 (CAMLIBRE5), Campo libre 4 (CAMLIBRE4), Campo libre 2 (CAMLIBRE2), Campo libre 6 (CAMLIBRE6), Campo libre 3 (CAMLIBRE3), Campo libre 1 (CAMLIBRE1), Clasificacin (CLASIFIC), Clave del cliente (CCLIE), Clave del vendedor (STRCVEVEND), Cobrador (COB), Cobranzas (Cobranzas), Cdigo postal del cliente (CODIGO), Colonia del cliente (COLONIA), Con referencia (CON_REFER), Cuenta contable (CUEN_CONT), Descuento (DESCUENTO), Das de crdito (DIAS_CRE), Direccin del cliente (DIR), Documento de la ltima venta (ULT_VENTD), Documento del ltimo pago (ULT_PAGOD), Estatus (STATUS), Fax del cliente (FAX), Fecha aplicacin (FECHA_APLI), Fecha elaboracin (FECHAELAB), Fecha de vencimiento (FECHA_VENC), (Fecha del ltimo pago (ULTPAGOF), Fecha ltima compra (FCH_ULTCOM), Folio de CxC (CVEFOLIO), Genera concepto (GEN_CPTO), Importe (IMPORTE), Importe en moneda extranjera (IMPMON_EXT), Lmite de crdito (LIM_CRED), Monto de la ltima venta (ULT_VENTM), Monto del ltimo pago (ULT_PAGOM), Nombre del cliente (NOMBRE), Nmero de concepto (NUM_CPTO), Nmero del documento (DOCTO), Nmero de factura (NO_FACTURA), Nmero de moneda (NUM_MONED), Nmero de referencia (REFER), Observaciones (OBSER), Pgina web (EMAIL), Poblacin del cliente (POB), Porcentaje de retencin (PORCRETEN), R.F.C. (RFC), Retencin por flete (RETXFLETE), Revisin y pago (REV_PAG), Saldo (SALDO), Telfono del cliente (TELEFONO), Telfonos del cliente (TELEFONOS), Tipo de crdito (T_CRED), Tipo de cambio (TCAMBIO), Tipo de movimiento (TIPO), Vendedor (VEND), Ventas (VTAS), Zona (TEXTO)
Estado de cuenta general (clientes)
Estado de cuenta general (dtsClie_EdoGeneral)
Abonos (ABONOS), Atencin cobranzas (ACOBRANZAS), Atencin ventas (AVENTAS), C.U.R.P. del cliente (CURP), Campo libre 5 (CAMLIBRE5), Campo libre 4 (CAMLIBRE4), Campo libre 2 (CAMLIBRE2), Campo libre 6 (CAMLIBRE6), Campo libre 3 (CAMLIBRE3), Campo libre 1 (CAMLIBRE1), Cargos (CARGOS) Clasificacin (CLASIFIC), Clave del cliente (CCLIE), Cobrador (COB), Cdigo postal del cliente (CODIGO), Colonia del cliente (COLONIA), Con referencia (CON_REFER), Descripcin (DESCR) Descuento (DESCUENTO), Das de crdito (DIAS_CRE), Direccin del cliente (DIR), Documento de la ltima venta (ULT_VENTD), Documento del ltimo pago (ULT_PAGOD), Estatus (STATUS), Fecha aplicacin (FECHA_APLI), Fecha de vencimiento (FECHA_VENC), (Fecha del ltimo pago (ULTPAGOF), Fecha ltima compra (FCH_ULTCOM), Folio de CxC (CVEFOLIO), Importe (IMPORTE), Importe en moneda extranjera (IMPMON_EXT), Lmite de crdito (LIM_CRED), Monto de la ltima venta (ULT_VENTM), Monto del ltimo pago (ULT_PAGOM), Nombre del cliente (NOMBRE), Nmero de concepto (NUM_CPTO), Nmero del documento (DOCTO), Nmero de factura (NO_FACTURA), Nmero de moneda (NUM_MONED), Nmero de referencia (REFER), Poblacin del cliente (POB), R.F.C. (RFC),
Revisin y pago (REV_PAG), Saldo (SALDO), Telfonos del cliente (TELEFONOS), Tipo de cambio (TCAMBIO), Tipo de movimiento (TIPO), Vendedor (VEND), Ventas (VTAS), Zona (TEXTO) Resumen de movimientos Resumen de movimientos (dtsClie_ResMov) Descripcin (DESCR), Importe Total en CxC (IMPORTETOTAL), Nmero de concepto (NUM_CPTO), Tipo de movimiento (TIPO) Saldo inicial (dtsClie_ResMov_Saldo_Inicial) Saldo en CxC (SALDOCUEN)
Facturas
Catlogo de polticas Catlogo de polticas (dtsCatPoli) Clasificacin de cliente (CLAS_CLIE), Clave final (CLV_FIN), Clave inicial (CLV_INI), Cliente (CLIE), Descripcin (DESCRIP), Fecha de vigencia desde (V_DFECH), Fecha de vigencia hasta (V_HFECH), Hora de vigencia desde (DHRA), Hora de vigencia hasta (HHRA), Lmite unidades (LIMUNIVTA), Lnea (LIN_PROD), Lista de precios (LISTA_PREC), Minutos de vigencia desde (DMIN), Minutos de vigencia hasta (HMIN), Nmero de unidades vendidas (NUMUNIVEND), Porcentaje o monto (PRC_MON), Status (ST), Tipo de poltica (T_POL), Valor (VAL), Volumen mnimo (VOL_MIN).
Catlogo de vendedores
Catlogo de vendedores (dtsCatVendedor)
Clasificacin del vendedor (CLASIFIC), Clave del vendedor (CLV_VEND), Comisin (COM), Correo electrnico (CORREOE), Nombre del vendedor (NOMBRE), Status (STATUS)
Comprobantes fiscales
Comprobantes fiscales digitales Ao de autorizacin (AUTOANIO), Bloqueo (BLOQ) , C.U.R.P. (dtsFactElec) (CLIECURP), Clave CONS (CVE_CONS), Clave del cliente (CVE_CLPV), Clave del documento (COSTOFLETE), Clave pedido (CVE_PEDIDO), Costo flete (COSTOFLET), Descuento financiero (DES_FIN), Descuento total (DES_TOT), Direccin envo (ENVDIR), Direccin del cliente (CLIEDIR), Documento anterior siguiente (DOCANTSIG), Fecha de elaboracin (FECHAELAB), Fecha de envo (FECHA_ENV), Fecha documento (FECHA_DOC), Fecha venta (FECHA_VEN), Folio (FOLIO), Impuesto flete (IMPUEFLET), Mostrador (MOSTRA), No. autorizacin del CFD (AUTORIZA), Nombre de envo (ENVNOM), Nombre del cliente (CLIENOM), Nombre del vendedor (VENDNOM), Nmero de almacn (NUM_ALMA), Nmero de moneda (NUM_MONED), Nmero de pagos (NOPAGOS), Observacin (X_OBSER), Poblacin de envo (ENVPOB), Poblacin del cliente (CLIEPOB), Retencin flete (RETENFLET), RFC (RFC), Serie (SERIE), Status (STATUS), Subtotal del docto. (CAN_TOT), Tipo de cambio (TIPCAM), Tipo de documento (TIP_DOC), Total de comisiones (COM_TOT), Total impuesto cuatro (IMP_TOT4), Total impuesto dos (IMP_TOT2), Total impuesto tres (IMP_TOT3), Total impuesto uno (IMP_TOT1), Vendedor (CVE_VEND)
Desglose de impuestos (dtsDesgImp)
Documento (Documento), Exento (Exento), Total impuesto 1 al 0% (TotImp1_0), Total impuesto 1 al 10% (TotImp1_10), Total impuesto 1 al 20% (TotImp1_20), Total impuesto 2 al 0% (TotImp2_0), Total impuesto 3 al 0% (TotImp3_0), Total impuesto 3 al 5% (TotImp3_5), Total impuesto 4 al 10%
(TotImp4_10), Total impuesto 4 al 15% (TotImp4_15)
Datos adicionales de CFD (dtsCFD)
Cadena original (Cadena_original), Certificado (Certificado), Documento (Documento), Sello (Sello), Total (Total), Total letras (Total_Letras), Total letras ingls (Total_Letras_Ingls), Total multimoneda (Total_Multimoneda)
Partidas de CFD (dtsParCFD)
Apartados (APAR), Campo usuario dos (CAMPOSTRU2), Cantidad (CANT), Clave alterna (CLV_ALTER), Clave de artculo (CVE_ART), Clave de documento (CVE_DOC), Comisiones (COMI), Descripcin del producto (DESCR), Descuento 1 (DESC1), Descuento 2 (DESC2), Descuento 3 (DESC3), Impuesto 1 (IMPU1), Impuesto 2 (IMPU2), Impuesto 3 (IMPU3), Impuesto 4 (IMPU4), Lnea (LIN_PROD), Monto flete (MONFLETE), Observacin (X_OBSER), Precio (PREC), Tipo anterior (TIP_ANT), Tipo de documento (TIP_DOC), Tipo de producto (TIPO_PROD), Tipo producto talla color (TIPO_PRODT), Total impuesto 1 (TOTIMP1), Total impuesto 2 (TOTIMP2), Total impuesto 3 (TOTIMP3), Total impuesto 4 (TOTIMP4), Unidad de venta (UNI_VENTA)
Cotizaciones
Catlogo de facturas (dtsFacturas)
Ao de autorizacin (AUTOANIO), Bloqueo (BLOQ) , C.U.R.P. (CLIECURP), Clave CONS (CVE_CONS), Clave del cliente (CVE_CLPV), Clave del documento (COSTOFLETE), Clave pedido (CVE_PEDIDO), Costo flete (COSTOFLET), Descuento financiero (DES_FIN), Descuento total (DES_TOT), Direccin del cliente (CLIEDIR), Documento anterior siguiente (DOCANTSIG), Fecha de elaboracin (FECHAELAB), Fecha de envo (FECHA_ENV), Fecha documento (FECHA_DOC), Fecha venta (FECHA_VEN), Folio (FOLIO), Impuesto flete (IMPUEFLET), Mostrador (MOSTRA), No. autorizacin del CFD (AUTORIZA), Nombre del cliente (CLIENOM), Nombre del vendedor (VENDNOM), Nmero de almacn (NUM_ALMA), Nmero de moneda (NUM_MONED), Nmero de pagos (NOPAGOS), Observacin (X_OBSER), Poblacin del cliente (CLIEPOB), Retencin flete (RETENFLET), RFC (RFC), Serie (SERIE), Status (STATUS), Subtotal del docto. (CAN_TOT), Tipo de cambio (TIPCAM), Tipo de documento (TIP_DOC), Total de comisiones (COM_TOT), Total impuesto cuatro (IMP_TOT4), Total impuesto dos (IMP_TOT2), Total impuesto tres (IMP_TOT3), Total impuesto uno (IMP_TOT1), Vendedor (CVE_VEND)
Cotizaciones detalladas
Catlogo de facturas (dtsFacturasDeta)
Apartados (APAR), Bloqueo (BLOQ) , C.U.R.P. del cliente (CLIECURP), Cantidad (CANT), Clave de artculo (CVE_ART), Clave de documento (CVE_DOC), Clave pedido (CVE_PED), Comisiones (COMI), Costo flete (COSTOFLETE), (CVE_DOCP), Descuento 1 (DESC1), Descuento 2 (DESC2), Descuento 3 (DESC3), Descuento financiero (DES_FIN), Descuento total (DES_TOT), Direccin del cliente (DIRCLIE), Documento anterior siguiente (DOCANTSIG), Exento (EXENTO), Fecha aduana (FCHADUANA), Fecha de caducidad (FCHCADUC), Fecha de ultimo movimiento (FCHULTIMO), Fecha documento FECHA_DOC), Fecha entrega (FECHA_ENT), Fecha venta (FECHA_VEN), Impuesto 1 (IMPU1), Impuesto 2 (IMPU2),
Impuesto 3 (IMPU3), Impuesto 4 (IMPU4), Impuesto flete (IMPUEFLET), Lnea (LIN_PROD), Lote (LOTE), Moneda (MONEDA), Monto flete (MONFLETE), Nombre del cliente (NOMBRECLIE), Nmero de aduana (NOM_ADUAN), Nmero de moneda (NUM_MON), Nmero de pagos (NOPAGOS), Nmero de serie (NUM_SERIE), Nmero de partida (NUMPART), Observacin de la partida (OBS_PAR), Observacin del documento (OBS_DOC), Observacin del envo (OBS_ENV), Pedimento (PEDIMENTO), Poblacin del cliente (POBCLIE), Precio (PREC), Producto (PRODUCTO), Retencin flete (RETENFLET), RFC (RFC), Status (STATUS), Subtotal del docto. (CAN_TOT), (TIP_DOC_1), Tipo anterior (TIP_ANT), Tipo de cambio (TIPCAMB), Tipo de documento (TIP_DOC), Tipo de producto (TIPO_PROD), Tipo producto talla color (TIPO_PRODT), Total impuesto 1 (TOTIMP1), Total impuesto 1 al 0% (TotImp1_0), Total impuesto 1 al 10% (TotImp1_10), Total impuesto 1 al 20% (TotImp1_20), Total impuesto 2 (TOTIMP2), Total impuesto 2 al 0% (TotImp2_0), Total impuesto 3 (TOTIMP3), Total impuesto 3 al 0% (TotImp3_0), Total impuesto 3 al 5% (TotImp3_5), Total impuesto 4 (TOTIMP4), Total impuesto 4 al 10% (TotImp4_10), Total impuesto 4 al 15% (TotImp4_15), Total impuesto cuatro (IMP_TOT4), Total impuesto dos (IMP_TOT2), Total impuesto tres (IMP_TOT3), Total impuesto uno (IMP_TOT1), Unidad de venta (UNI_VENTA), Vendedor (CVE_VENDEDOR) Devoluciones Catlogo de facturas (dtsFacturas) Ao de autorizacin (AUTOANIO), Bloqueo (BLOQ) , C.U.R.P. (CLIECURP), Clave CONS (CVE_CONS), Clave del cliente (CVE_CLPV), Clave del documento (COSTOFLETE), Clave pedido (CVE_PEDIDO), Costo flete (COSTOFLET), Descuento financiero (DES_FIN), Descuento total (DES_TOT), Direccin del cliente (CLIEDIR), Documento anterior siguiente (DOCANTSIG), Fecha de elaboracin (FECHAELAB), Fecha de envo (FECHA_ENV), Fecha documento (FECHA_DOC), Fecha venta (FECHA_VEN), Folio (FOLIO), Impuesto flete (IMPUEFLET), Mostrador (MOSTRA), No. autorizacin del CFD (AUTORIZA), Nombre del cliente (CLIENOM), Nombre del vendedor (VENDNOM), Nmero de almacn (NUM_ALMA), Nmero de moneda (NUM_MONED), Nmero de pagos (NOPAGOS), Observacin (X_OBSER), Poblacin del cliente (CLIEPOB), Retencin flete (RETENFLET), RFC (RFC), Serie (SERIE), Status (STATUS), Subtotal del docto. (CAN_TOT), Tipo de cambio (TIPCAM), Tipo de documento (TIP_DOC), Total de comisiones (COM_TOT), Total impuesto cuatro (IMP_TOT4), Total impuesto dos (IMP_TOT2), Total impuesto tres (IMP_TOT3), Total impuesto uno (IMP_TOT1), Vendedor (CVE_VEND)
Devoluciones detallado
Apartados (APAR), Bloqueo (BLOQ) , C.U.R.P. del cliente (CLIECURP), Cantidad (CANT), Clave de artculo (CVE_ART), Clave de documento (CVE_DOC), Clave pedido (CVE_PED), Comisiones (COMI), Costo flete (COSTOFLETE), (CVE_DOCP), Descuento 1 (DESC1), Descuento 2 (DESC2), Descuento 3 (DESC3), Descuento financiero (DES_FIN), Descuento total (DES_TOT), Direccin del cliente (DIRCLIE), Documento anterior siguiente (DOCANTSIG), Exento (EXENTO), Fecha aduana (FCHADUANA), Fecha de caducidad (FCHCADUC), Fecha de ultimo movimiento (FCHULTIMO), Fecha documento FECHA_DOC), Fecha entrega (FECHA_ENT), Fecha venta (FECHA_VEN), Impuesto 1 (IMPU1), Impuesto 2 (IMPU2), Impuesto 3 (IMPU3), Impuesto 4 (IMPU4), Impuesto flete
(IMPUEFLET), Lnea (LIN_PROD), Lote (LOTE), Moneda (MONEDA), Monto flete (MONFLETE), Nombre del cliente (NOMBRECLIE), Nmero de aduana (NOM_ADUAN), Nmero de moneda (NUM_MON), Nmero de pagos (NOPAGOS), Nmero de serie (NUM_SERIE), Nmero de partida (NUMPART), Observacin de la partida (OBS_PAR), Observacin del documento (OBS_DOC), Observacin del envo (OBS_ENV), Pedimento (PEDIMENTO), Poblacin del cliente (POBCLIE), Precio (PREC), Producto (PRODUCTO), Retencin flete (RETENFLET), RFC (RFC), Status (STATUS), Subtotal del docto. (CAN_TOT), (TIP_DOC_1), Tipo anterior (TIP_ANT), Tipo de cambio (TIPCAMB), Tipo de documento (TIP_DOC), Tipo de producto (TIPO_PROD), Tipo producto talla color (TIPO_PRODT), Total impuesto 1 (TOTIMP1), Total impuesto 1 al 0% (TotImp1_0), Total impuesto 1 al 10% (TotImp1_10), Total impuesto 1 al 20% (TotImp1_20), Total impuesto 2 (TOTIMP2), Total impuesto 2 al 0% (TotImp2_0), Total impuesto 3 (TOTIMP3), Total impuesto 3 al 0% (TotImp3_0), Total impuesto 3 al 5% (TotImp3_5), Total impuesto 4 (TOTIMP4), Total impuesto 4 al 10% (TotImp4_10), Total impuesto 4 al 15% (TotImp4_15), Total impuesto cuatro (IMP_TOT4), Total impuesto dos (IMP_TOT2), Total impuesto tres (IMP_TOT3), Total impuesto uno (IMP_TOT1), Unidad de venta (UNI_VENTA), Vendedor (CVE_VENDEDOR)
Facturas
Catlogo de facturas (dtsFacturas)
Ao de autorizacin (AUTOANIO), Bloqueo (BLOQ) , C.U.R.P. (CLIECURP), Clave CONS (CVE_CONS), Clave del cliente (CVE_CLPV), Clave del documento (COSTOFLETE), Clave pedido (CVE_PEDIDO), Costo flete (COSTOFLET), Descuento financiero (DES_FIN), Descuento total (DES_TOT), Direccin del cliente (CLIEDIR), Documento anterior siguiente (DOCANTSIG), Fecha de elaboracin (FECHAELAB), Fecha de envo (FECHA_ENV), Fecha documento (FECHA_DOC), Fecha venta (FECHA_VEN), Folio (FOLIO), Impuesto flete (IMPUEFLET), Mostrador (MOSTRA), No. autorizacin del CFD (AUTORIZA), Nombre del cliente (CLIENOM), Nombre del vendedor (VENDNOM), Nmero de almacn (NUM_ALMA), Nmero de moneda (NUM_MONED), Nmero de pagos (NOPAGOS), Observacin (X_OBSER), Poblacin del cliente (CLIEPOB), Retencin flete (RETENFLET), RFC (RFC), Serie (SERIE), Status (STATUS), Subtotal del docto. (CAN_TOT), Tipo de cambio (TIPCAM), Tipo de documento (TIP_DOC), Total de comisiones (COM_TOT), Total impuesto cuatro (IMP_TOT4), Total impuesto dos (IMP_TOT2), Total impuesto tres (IMP_TOT3), Total impuesto uno (IMP_TOT1), Vendedor (CVE_VEND) Apartados (APAR), Bloqueo (BLOQ) , C.U.R.P. del cliente (CLIECURP), Cantidad (CANT), Clave de artculo (CVE_ART), Clave de documento (CVE_DOC), Clave pedido (CVE_PED), Comisiones (COMI), Costo flete (COSTOFLETE), (CVE_DOCP), Descuento 1 (DESC1), Descuento 2 (DESC2), Descuento 3 (DESC3), Descuento financiero (DES_FIN), Descuento total (DES_TOT), Direccin del cliente (DIRCLIE), Documento anterior siguiente (DOCANTSIG), Exento (EXENTO), Fecha aduana (FCHADUANA), Fecha de caducidad (FCHCADUC), Fecha de ultimo movimiento (FCHULTIMO), Fecha documento FECHA_DOC), Fecha entrega (FECHA_ENT), Fecha venta (FECHA_VEN), Impuesto 1 (IMPU1), Impuesto 2 (IMPU2), Impuesto 3 (IMPU3), Impuesto 4 (IMPU4), Impuesto flete (IMPUEFLET), Lnea (LIN_PROD), Lote (LOTE), Moneda
Facturas detallado
(MONEDA), Monto flete (MONFLETE), Nombre del cliente (NOMBRECLIE), Nmero de aduana (NOM_ADUAN), Nmero de moneda (NUM_MON), Nmero de pagos (NOPAGOS), Nmero de serie (NUM_SERIE), Nmero de partida (NUMPART), Observacin de la partida (OBS_PAR), Observacin del documento (OBS_DOC), Observacin del envo (OBS_ENV), Pedimento (PEDIMENTO), Poblacin del cliente (POBCLIE), Precio (PREC), Producto (PRODUCTO), Retencin flete (RETENFLET), RFC (RFC), Status (STATUS), Subtotal del docto. (CAN_TOT), (TIP_DOC_1), Tipo anterior (TIP_ANT), Tipo de cambio (TIPCAMB), Tipo de documento (TIP_DOC), Tipo de producto (TIPO_PROD), Tipo producto talla color (TIPO_PRODT), Total impuesto 1 (TOTIMP1), Total impuesto 1 al 0% (TotImp1_0), Total impuesto 1 al 10% (TotImp1_10), Total impuesto 1 al 20% (TotImp1_20), Total impuesto 2 (TOTIMP2), Total impuesto 2 al 0% (TotImp2_0), Total impuesto 3 (TOTIMP3), Total impuesto 3 al 0% (TotImp3_0), Total impuesto 3 al 5% (TotImp3_5), Total impuesto 4 (TOTIMP4), Total impuesto 4 al 10% (TotImp4_10), Total impuesto 4 al 15% (TotImp4_15), Total impuesto cuatro (IMP_TOT4), Total impuesto dos (IMP_TOT2), Total impuesto tres (IMP_TOT3), Total impuesto uno (IMP_TOT1), Unidad de venta (UNI_VENTA), Vendedor (CVE_VENDEDOR) Pagos a facturas Pagos a facturas (dtsPagosFact) Clasificacin (CLASIFC), Clave del cliente (CVE_CLPV), Clave del documento (CVE_DOC), Costo flete (COSTOFLETR), Descripcin (DESCR), Descuento financiero (DES_FINR), Descuento total (DES_TOTR), Factor (FACTOR), Fecha de aplicacin (FECHA_APLI), Fecha del documento (FECHA_DOC), Folio de CxC (CVEFOLIO), IEPS de la factura (IMPUFACT1), IEPS del pago (PFIEPS), Importe (IMPORTE), Importe de pago (PFMONTOCUEN), Impuesto 2 de la factura (IMPUFACT2), Impuesto 2 del pago (PFESTATAL), Impuesto 3 de la factura (IMPUFACT3), Impuesto 3 del pago (PFIVBS), Impuesto de factura (PFIMPUFACT), Impuesto flete (IMPUEFLETR), IVA de la factura (IMPUFACT4), IVA del pago (PFIVA), Monto cuenta (PFMONTO), Monto de imp. de flete factura (IMPUEFLETFAC), Monto de imp. de flete pago (IMPUEFLETPAG), Monto flete (RETENFLETPAG), Monto retencin (PFMONTOFLET), Nmero de documento (DOCTO), Nmero de factura (NO_FACTURA), Nmero de pagos (NOPAGOS), Nmero de referencia (REFER), Retencin flete (RETENFLETR), RFC (RFC), Saldo (SALDO), Subtotal del docto. (CAN_TOTR) Tipo de movimiento (TIPO_MOV), Total impuesto cuatro (IMP_TOT4), Total impuesto dos (IMP_TOT2), Total impuesto tres (IMP_TOT3), Total impuesto uno (IMP_TOT1), Total impuestos de pago (PFIMPUESTOS) Catlogo de facturas (dtsFacturas) Ao de autorizacin (AUTOANIO), Bloqueo (BLOQ) , C.U.R.P. (CLIECURP), Clave CONS (CVE_CONS), Clave del cliente (CVE_CLPV), Clave del documento (COSTOFLETE), Clave pedido (CVE_PEDIDO), Costo flete (COSTOFLET), Descuento financiero (DES_FIN), Descuento total (DES_TOT), Direccin del cliente (CLIEDIR), Documento anterior siguiente (DOCANTSIG), Fecha de elaboracin (FECHAELAB), Fecha de envo (FECHA_ENV), Fecha documento (FECHA_DOC), Fecha venta (FECHA_VEN), Folio (FOLIO), Impuesto flete (IMPUEFLET), Mostrador (MOSTRA), No. autorizacin del CFD (AUTORIZA), Nombre del cliente (CLIENOM), Nombre del vendedor (VENDNOM), Nmero de almacn (NUM_ALMA), Nmero de moneda (NUM_MONED), Nmero de pagos (NOPAGOS),
Pedidos
Observacin (X_OBSER), Poblacin del cliente (CLIEPOB), Retencin flete (RETENFLET), RFC (RFC), Serie (SERIE), Status (STATUS), Subtotal del docto. (CAN_TOT), Tipo de cambio (TIPCAM), Tipo de documento (TIP_DOC), Total de comisiones (COM_TOT), Total impuesto cuatro (IMP_TOT4), Total impuesto dos (IMP_TOT2), Total impuesto tres (IMP_TOT3), Total impuesto uno (IMP_TOT1), Vendedor (CVE_VEND) Pedidos detallado Catlogo de facturas (dtsFacturasDeta)
Apartados (APAR), Bloqueo (BLOQ) , C.U.R.P. del cliente (CLIECURP), Cantidad (CANT), Clave de artculo (CVE_ART), Clave de documento (CVE_DOC), Clave pedido (CVE_PED), Comisiones (COMI), Costo flete (COSTOFLETE), (CVE_DOCP), Descuento 1 (DESC1), Descuento 2 (DESC2), Descuento 3 (DESC3), Descuento financiero (DES_FIN), Descuento total (DES_TOT), Direccin del cliente (DIRCLIE), Documento anterior siguiente (DOCANTSIG), Exento (EXENTO), Fecha aduana (FCHADUANA), Fecha de caducidad (FCHCADUC), Fecha de ultimo movimiento (FCHULTIMO), Fecha documento FECHA_DOC), Fecha entrega (FECHA_ENT), Fecha venta (FECHA_VEN), Impuesto 1 (IMPU1), Impuesto 2 (IMPU2), Impuesto 3 (IMPU3), Impuesto 4 (IMPU4), Impuesto flete (IMPUEFLET), Lnea (LIN_PROD), Lote (LOTE), Moneda (MONEDA), Monto flete (MONFLETE), Nombre del cliente (NOMBRECLIE), Nmero de aduana (NOM_ADUAN), Nmero de moneda (NUM_MON), Nmero de pagos (NOPAGOS), Nmero de serie (NUM_SERIE), Nmero de partida (NUMPART), Observacin de la partida (OBS_PAR), Observacin del documento (OBS_DOC), Observacin del envo (OBS_ENV), Pedimento (PEDIMENTO), Poblacin del cliente (POBCLIE), Precio (PREC), Producto (PRODUCTO), Retencin flete (RETENFLET), RFC (RFC), Status (STATUS), Subtotal del docto. (CAN_TOT), (TIP_DOC_1), Tipo anterior (TIP_ANT), Tipo de cambio (TIPCAMB), Tipo de documento (TIP_DOC), Tipo de producto (TIPO_PROD), Tipo producto talla color (TIPO_PRODT), Total impuesto 1 (TOTIMP1), Total impuesto 1 al 0% (TotImp1_0), Total impuesto 1 al 10% (TotImp1_10), Total impuesto 1 al 20% (TotImp1_20), Total impuesto 2 (TOTIMP2), Total impuesto 2 al 0% (TotImp2_0), Total impuesto 3 (TOTIMP3), Total impuesto 3 al 0% (TotImp3_0), Total impuesto 3 al 5% (TotImp3_5), Total impuesto 4 (TOTIMP4), Total impuesto 4 al 10% (TotImp4_10), Total impuesto 4 al 15% (TotImp4_15), Total impuesto cuatro (IMP_TOT4), Total impuesto dos (IMP_TOT2), Total impuesto tres (IMP_TOT3), Total impuesto uno (IMP_TOT1), Unidad de venta (UNI_VENTA), Vendedor (CVE_VENDEDOR)
Productos devueltos Catlogo de facturas (dtsFactDetaProd)
Clave del cliente (CVE_CLPV), Clave del documento (CVE_DOC), Fecha documento FECHA_DOC), Fecha entrega (FECHA_ENT), Fecha venta (FECHA_VEN), Nombre del cliente (NOMBRE), Tipo de documento (TIP_DOC)
Partidas de facturas (dtsParFactProd)
Apartados (APAR), Cantidad (CANT), Cantidad devuelta (DEVO), Clave de artculo (CVE_ART), Clave de documento (CVE_DOC), Lnea (LIN_PROD), Pendiente por surtir (PXS), Tipo de documento (TIP_DOC)
Remisiones
Catlogo de facturas
Clasificacin (CLASIFC), Clave del cliente (CVE_CLPV),
(dtsFacturas) Clave del documento (CVE_DOC), Costo flete (COSTOFLETR), Descripcin (DESCR), Descuento financiero (DES_FINR), Descuento total (DES_TOTR), Factor (FACTOR), Fecha de aplicacin (FECHA_APLI), Fecha del documento (FECHA_DOC), Folio de CxC (CVEFOLIO), IEPS de la factura (IMPUFACT1), IEPS del pago (PFIEPS), Importe (IMPORTE), Importe de pago (PFMONTOCUEN), Impuesto 2 de la factura (IMPUFACT2), Impuesto 2 del pago (PFESTATAL), Impuesto 3 de la factura (IMPUFACT3), Impuesto 3 del pago (PFIVBS), Impuesto de factura (PFIMPUFACT), Impuesto flete (IMPUEFLETR), IVA de la factura (IMPUFACT4), IVA del pago (PFIVA), Monto cuenta (PFMONTO), Monto de imp. de flete factura (IMPUEFLETFAC), Monto de imp. de flete pago (IMPUEFLETPAG), Monto flete (RETENFLETPAG), Monto retencin (PFMONTOFLET), Nmero de documento (DOCTO), Nmero de factura (NO_FACTURA), Nmero de pagos (NOPAGOS), Nmero de referencia (REFER), Retencin flete (RETENFLETR), RFC (RFC), Saldo (SALDO), Subtotal del docto. (CAN_TOTR) Tipo de movimiento (TIPO_MOV), Total impuesto cuatro (IMP_TOT4), Total impuesto dos (IMP_TOT2), Total impuesto tres (IMP_TOT3), Total impuesto uno (IMP_TOT1), Total impuestos de pago (PFIMPUESTOS) Apartados (APAR), Bloqueo (BLOQ) , C.U.R.P. del cliente (CLIECURP), Cantidad (CANT), Clave de artculo (CVE_ART), Clave de documento (CVE_DOC), Clave pedido (CVE_PED), Comisiones (COMI), Costo flete (COSTOFLETE), (CVE_DOCP), Descuento 1 (DESC1), Descuento 2 (DESC2), Descuento 3 (DESC3), Descuento financiero (DES_FIN), Descuento total (DES_TOT), Direccin del cliente (DIRCLIE), Documento anterior siguiente (DOCANTSIG), Exento (EXENTO), Fecha aduana (FCHADUANA), Fecha de caducidad (FCHCADUC), Fecha de ultimo movimiento (FCHULTIMO), Fecha documento FECHA_DOC), Fecha entrega (FECHA_ENT), Fecha venta (FECHA_VEN), Impuesto 1 (IMPU1), Impuesto 2 (IMPU2), Impuesto 3 (IMPU3), Impuesto 4 (IMPU4), Impuesto flete (IMPUEFLET), Lnea (LIN_PROD), Lote (LOTE), Moneda (MONEDA), Monto flete (MONFLETE), Nombre del cliente (NOMBRECLIE), Nmero de aduana (NOM_ADUAN), Nmero de moneda (NUM_MON), Nmero de pagos (NOPAGOS), Nmero de serie (NUM_SERIE), Nmero de partida (NUMPART), Observacin de la partida (OBS_PAR), Observacin del documento (OBS_DOC), Observacin del envo (OBS_ENV), Pedimento (PEDIMENTO), Poblacin del cliente (POBCLIE), Precio (PREC), Producto (PRODUCTO), Retencin flete (RETENFLET), RFC (RFC), Status (STATUS), Subtotal del docto. (CAN_TOT), (TIP_DOC_1), Tipo anterior (TIP_ANT), Tipo de cambio (TIPCAMB), Tipo de documento (TIP_DOC), Tipo de producto (TIPO_PROD), Tipo producto talla color (TIPO_PRODT), Total impuesto 1 (TOTIMP1), Total impuesto 1 al 0% (TotImp1_0), Total impuesto 1 al 10% (TotImp1_10), Total impuesto 1 al 20% (TotImp1_20), Total impuesto 2 (TOTIMP2), Total impuesto 2 al 0% (TotImp2_0), Total impuesto 3 (TOTIMP3), Total impuesto 3 al 0% (TotImp3_0), Total impuesto 3 al 5% (TotImp3_5), Total impuesto 4 (TOTIMP4), Total impuesto 4 al 10% (TotImp4_10), Total impuesto 4 al 15% (TotImp4_15), Total impuesto cuatro (IMP_TOT4), Total impuesto dos (IMP_TOT2), Total impuesto tres (IMP_TOT3), Total impuesto uno (IMP_TOT1), Unidad de venta (UNI_VENTA), Vendedor (CVE_VENDEDOR) Clave de cliente (CVE_CLPV), Descuento (SUMDESC),
Remisiones detallado Catlogo de facturas (dtsFacturasDeta)
Ventas por cliente
Ventas por cliente
(dtsVtntaXClieFact) Descuento financiero (SUMDESCF), Flete (SUMFLETE), Importe (SUMIMPORTE), Impuesto 1 (SUMIMPTOT1), Impuesto 2 (SUMIMPTOT2), Impuesto 3 (SUMIMPTOT3), Impuesto 4 (SUMIMPTOT4), Impuestos (SUMIMPUE), Nombre del cliente (NOMBRE), R.F.C (RFC)
Inventarios servicios
y Compras por proveedor
Compras por proveedor (dtsCompProv)
Almacen (ALMACEN), Cantidad de compras (CANTCOMP), Cantidad por costo (CANTXCOST), Clasificacin (CLASIF), Clave de artculo (CLV_ART), Clave del proveedor (CPROV), Costo (COSTO), Descripcin de concepto (DESCON), Descripcin del producto (DESCR), Das de crdito (DIAS_CRE), Direccin (DIR), Fecha de documento (FECHA_DOCU), Lmite de crdito (LIM_CRED), Nombre del proveedor (NOMBRE), Poblacin (POB), Referencia (REFER), RFC (RFC), Saldo (SALDO), Telfono (TELEFONO), Tipo de movimiento (TIPO_MOV), ltimo costo (ULT_COSTO), Unidad de medida (UNI_MED)
Detalle de movimientos al inventario
Detalle de movimientos al inventario (dtsMovInvD)
Almacn (ALMACEN), Cantidad (CANT), Cantidad a costear (CANT_COST), Cantidad de entrada (NUMENT), Cantidad de salida (NUMSAL), Cantidad neta (CANTNET), Capas (CAPAS), Clave cliente/proveedor (CLAVE_CLPV), Clave de artculo (CLV_ART), Clave de folio (CVEFOLIO), Clave esquema (CVEESQIMP), Comprados por recibir (COMP_X_REC), Control almacen (CTRL_ALM), Control cargos (VALOR), Costo (COSTO), Costo promedio (COSTO_PROM), Costo total (COSTTOT), Descripcin del concepto (DESCON), Descripcin del producto (DESCR), Existencia (DB8EXIST)), Existencias (EXIST), Existencias congeladas (EXISCONG), Fecha de documento (FECHA_DOCU), Fecha ltima compra (FCH_ULTCOM), Fecha ltima venta (FCH_ULTVTA), Lnea (LIN_PROD), Pendientes por surtir (PEND_SURT), Precio (PRECIO), Precio lista cinco (PRECIO5), Precio lista uno (PRECIO1), Precio total (PRECTOT), Proveedor dos (PROVEEDOR2), Proveedor uno (PROVEEDOR1), Referencia (REFER), Se captur inv. fsico (BSECAPTIF), Stock mximo (STOCK_MAX), Stock mnimo (STOCK_MIN), Tipo costeo (TIP_COSTEO), Tipo de movimiento (TIPO_MOV), ltimo costo (ULT_COSTO), Unidad de medida (UNI_MED), Ventas anuales cantidad (VTAS_ANL_C), Ventas anuales monto (VTAS_ANL_M) Almacn (ALMACENGRUP), Clave de artculo (CLV_ART), Color (COLOR), Comprados por recibir (COMP_X_REC), Control almacn (CTRL_ALM), Costo promedio COSTO_PROM), Descripcin (DESC_LIN), Descripcin del producto (DESCR), Existencias (EXISTENCIAS), Fecha ltima compra (FCH_ULTCOM), Fecha ltima venta (FCH_ULTVTA), Lnea (LIN_PROD), Observaciones para productos (X_OBSER), Pendientes por surtir (PEND_SURT), Precio lista cinco (PRECIO5), precio lista uno (PRECIO1), Prefijo (PREFIJO), Proveedor dos (PROVEEDOR2), Proveedor uno (PROVEEDOR1), Stock mximo (STOCK_MAX), Stock mnimo (STOCK_MIN), Talla (TALLA), Tipo costeo (TIP_COSTEO), ltimo costo (ULT_COSTO), Unidad de medida (UNI_MED), Ventas anuales cantidad (VTAS_ANL_C), Ventas anuales monto (VTAS_ANL_M)
Grupo de productos
Grupo de productos (dtsGrupos)
Histrico de nmeros Histrico de nmeros de serie
Almacn (ALMACENGRUP), Clave de artculo (CLV_ART),
de serie (dtsNumSerH) Clave de documento (CVE_DOC) Descripcin de concepto (DESCON), Descripcin del producto (DESCR), Existencias (EXISTENCIAS), Fecha de entrada (FECHA), Fecha ltima compra (FCH_ULTCOM), Fecha ltima venta (FCH_ULTVTA), Lnea (LIN_PROD), Nmero de serie (NUM_SER), Proveedor dos (PROVEEDOR2), Proveedor uno (PROVEEDOR1), Status (STATUS), Stock mximo (STOCK_MAX), Stock mnimo (STOCK_MIN), Tipo de documento (TIP_DOC)
Clave alterna (CLV_ALTER), Clave artculo (CLV_ART), Clave esquema (CVEESQIMP), Color (COLOR), Comprados por recibir (COMP_X_REC), Control almacn (CTRL_ALM), Costo del inv. (Costo promedio (TCOSTCP)), Costo del inv. (ltimo costo) (TCOTUC), Costo promedio COSTO_PROM), Descripcin (DESC_LIN), Descripcin del producto (DESCR), Existencia - Inv. fsico (DIFEXISINV), Existencias (EXISTENCIAS), Existencias congeladas (EXISCONG), Fecha ltima compra (FCH_ULTCOM), Fecha ltima venta (FCH_ULTVTA), Lnea (LIN_PROD), Observaciones para productos (X_OBSER), Pendientes por surtir (PEND_SURT), Peso (PESO), Precio lista cinco (PRECIO5), Precio lista 4 (PRECIO4), Precio lista dos (PRECIO2), Precio lista tres (PRECIO3), Precio lista uno (PRECIO1), Proveedor dos (PROVEEDOR2), Proveedor uno (PROVEEDOR1), Se captur inv. fsico (BSECAPTIF), Stock mximo (STOCK_MAX), Stock mnimo (STOCK_MIN), Talla (TALLA), Tipo costeo (TIP_COSTEO), ltimo costo (ULT_COSTO), Unidad de medida (UNI_MED), Ventas anuales cantidad (VTAS_ANL_C), Ventas anuales monto (VTAS_ANL_M)
Inventario y servicios Catlogo de productos (dtsInve_Cat)
Kits
Kits de productos (dtsKits)
Cantidad (CANTIDAD), Clave esquema (CVEESQIMP), Clave artculo (CVE_ART), Clave kit (CVE_KIT), Descripcin del kit (DESKIT), Descripcin del producto (DESCR), Fecha ltima venta (FCH_ULTVTA), Lnea (LIN_PROD), Precio del artculo en el kit (PRECIOARTKIT), Precio lista cinco (PRECIO5), Precio lista cuatro (PRECIO4), precio lista uno (PRECIO1), Smbolo (SIMBOLO)
Multialmacn
Multialmacn (dtsMultialmacen)
Almacn (ALMACEN), Clave artculo (CLV_ART), Comprados por recibir (COMP_X_REC), Control almacn (CTRL_ALM), Descripcin del producto (DESCR), Existencia - Inv. fsico mult. (DIFEXSINVM), Existencias (EXIST), Existencias en inventario (EXISTINVE), Fecha ltima compra (FCH_ULTCOM), Fecha ltima venta (FCH_ULTVTA), Inventario fsico almacn (INVFISICM), Lnea (LIN_PROD), Stock mximo (STOCK_MAX), Stock mnimo (STOCK_MIN), Unidad de medida (UNI_MED),
Nmeros de serie
Nmeros de serie (dtsNumSer)
Almacn (ALMACENGRUP), Clave de artculo (CLV_ART), Control almacen (CTRL_ALM), Descripcin del producto (DESCR), Documento de entrada (DOCTO_ENT), Documento de salida (DOCTO_SAL), Existencias (EXISTENCIAS), Fecha de entrada (FECHA), Fecha ltima compra (FCH_ULTCOM), Fecha ltima venta (FCH_ULTVTA), Lnea (LIN_PROD), Nmero de serie (NUM_SER), Proveedor dos (PROVEEDOR2), Proveedor uno (PROVEEDOR1), Status (STATUS), Stock mximo (STOCK_MAX), Stock mnimo (STOCK_MIN)
Pedimento y lote Lotes y pedimentos (dtsLot Ped) Cantidad (CANTIDAD), Clave del artculo (CLV_ART), Clave esquema (CVEESQIMP), Comprados por recibir (COMP_X_REC), Control almacn (CTRL_ALM), Costo promedio (COSTO_PROM), Descripcin del producto (DESCR), Existencias (EXIST), Existencias congeladas (EXISCONG), Fecha aduana (FCHADUANA), Fecha caducidad (FCHCADUC) (FECHA), Fecha ltima compra (FCH_ULTCOM), Fecha ltima venta (FCH_ULTVTA), Lnea (LIN_PROD), Lote (LOTE), Pedimento (PEDIMENTO), Pendientes por surtir (PEND_SURT), Precio lista cinco (PRECIO5), precio lista uno (PRECIO1), Proveedor dos (PROVEEDOR2), Proveedor uno (PROVEEDOR1), Se captur inv. fsico (BSECAPTIF), Stock mximo (STOCK_MAX), Stock mnimo (STOCK_MIN), Tipo costeo (TIP_COSTEO), ltimo costo (ULT_COSTO), Unidad de medida (UNI_MED), Ventas anuales cantidad (VTAS_ANL_C), Ventas anuales monto (VTAS_ANL_M)
Resumen de movimientos al inventario
Resumen de movimientos al inventario (dtsMovInvR)
% Utilidad (PORCENUTIL), Cantidad total (CANTTOTAL), Clave del artculo (CLV_ART), Comprados por recibir (COMP_X_REC), Control almacn (CTRL_ALM), Costo promedio (COSTO_PROM), Costo total (COSTTOTAL) Descripcin del producto (DESCR), Existencias (EXIST), Fecha ltima compra (FCH_ULTCOM), Fecha ltima venta (FCH_ULTVTA), Lnea (LIN_PROD), Margen (MARGEN), Pendientes por surtir (PEND_SURT), Precio lista cinco (PRECIO5), precio lista uno (PRECIO1), Proveedor dos (PROVEEDOR2), Proveedor uno (PROVEEDOR1), Stock mximo (STOCK_MAX), Stock mnimo (STOCK_MIN), Tipo costeo (TIP_COSTEO), ltimo costo (ULT_COSTO), Unidad de medida (UNI_MED), Utilidad (UTILIDAD) Ventas anuales cantidad (VTAS_ANL_C), Ventas anuales monto (VTAS_ANL_M)
Ventas por cliente
Ventas por cliente (dtsVentClie)
Almacen (ALMACEN), Cantidad de ventas (CANTVENTAS), Cantidad por precio (CANTXPREC), Clasificacin (CLASIFIC), Clave de artculo (CLV_ART), Clave del cliente (CCLIE), Descripcin de concepto (DESCON), Descripcin del producto (DESCON), Das de crdito (DIAS_CRE), Direccin del cliente (DIR), Fecha de documento (FECHA_DOCU), Lmite de crdito (LIM_CRED), Nombre del cliente (NOMBRE), Poblacin del cliente (POB), R.F.C (RFC), Referencia (REFER), Saldo (SALDO), Telfono del cliente (TELEFONO), Tipo de movimiento (TIPO_MOV), Unidad de medida (UNI_MED), Vendedor (VEND)
Ventas por vendedor Ventas por vendedor (dtsVentVend)
Almacen ALMACEN), Cantidad de ventas (CANTVENTAS), Cantidad por precio (CANTXPREC), Clasificacin del vendedor (CLASIFIC), Costo (COSTO), Descripcin del concepto (DESCON), Descripcin del producto (DESCR), Fecha de documento (FECHA_DOCU), Nombre del vendedor (NOMBRE), Referencia (REFER), Tipo de movimiento (TIPO_MOV), Unidad de medida (UNI_MED)
Catlogo de proveedores (dtsProv_Cat)
Campo libre 1 (CAMLIBRE1), Campo libre 2 (CAMLIBRE2), Campo libre 3 (CAMLIBRE3), Campo libre 4 (CAMLIBRE4),
Proveedores y Catlogo de cuentas por proveedores
pagar Campo libre 5 (CAMLIBRE5), Campo libre 6 (CAMLIBRE6), Clasificacin (CLASIFIC), Clave del proveedor (CPROV), (Cdigo (CODIGO) , Colonia (COLONIA), Correo electrnico (EMAIL), CURP (CURP), Descuento (DESCUENTO), Das crdito (DIAS_CRE), Direccin (DIR), Documento de la ltima venta (ULT_VENTD), Documento del ltimo pago (ULT_PAGOD), Fax (FAX), Fecha ltima compra (FCH_ULTCOM), Fecha del ltimo pago (ULTPAGOF), Lmite de crdito (LIM_CRED), Monto del ltimo pago (ULT_PAGOM), Nacionalidad (NACIONA), Nombre del proveedor (NOMBRE), Pases (CODPAIS), Poblacin (POB), Porcentaje retencin (PORCRETEN), Retencin flete (RETXFLETE), Revisin de pago (REV_PAG), RFC (RFC), Saldo (SALDO), Status (STATUS), Telfono (TELEFONO), Telfonos (TELEFONOS), (TEXTO), Tipo operacin (TOPERA), Tipo tercero (TTERCERO), Vendedor (VEND), Ventas (VTAS), Zona (TEXTO) Contactos (dtsProv_Cat_Contactos) Estado de cuenta detallado (dtsProv_EdoDetallado) Correo electrnico (EMAIL), Direccin (DIRECCION), Nombre NOMBRE), Telefono (TELEFONO), Tipo contacto (TIPOCONTAC) Campo libre 1 (CAMLIBRE1), Campo libre 2 (CAMLIBRE2), Campo libre 3 (CAMLIBRE3), Campo libre 4 (CAMLIBRE4), Campo libre 5 (CAMLIBRE5), Campo libre 6 (CAMLIBRE6), Clasificacin (CLASIFIC), Clave vendedor (STRCVEVEND), Clave proveedor (CPROV), Cobro (COB), Cdigo (CODIGO), Colonia (COLONIA), Con referencia (CON_REFER), Control de pliza (CTLPOL), Correo electrnico (MAIL), Cuenta contable (CUEN_CONT) , CURP (CURP), Descripcin (DESCR), Descuento (DESCUENTO), Das de crdito (DIAS_CRE), Direccin (DIR), Documento (DOCTO), Documento de la ltima venta (ULT_VENTD), Documento del ltimo pago (ULT_PAGOD), Fax (FAX), Fecha ltima compra (FCH_ULTCOM), Fecha del ltimo pago (ULTPAGOF), Fecha aplicacin (FECHA_APLI), Fecha vencimiento (FECHA_VENC), Fecha de elaboracin (FECHAELAB), Genera concepto (GEN_CPTO), Importe (IMPORTE), Lmite de crdito (LIM_CRED), Moneda (NUM_MONED), Monto del ltimo pago (ULT_PAGOM), Nombre del proveedor (NOMBRE), Nmero de factura NO_FACTURA), Nmero de concepto (NUM_CPTO), Poblacin (POB), Porcentaje de retencin (PORCRETEN), Referencia (REFER), Retencin por flete (RETXFLETE), Revisin de pago (REV_PAG), RFC (RFC), Saldo en CxP (SALDO), Status (STATUS), Tarjeta de crdito (T_CRED), Telfono, TELEFONO), Telfonos (TELEFONOS), Tipo de cambio (TCAMBIO), Tipo de movimiento (TIPO_MOV), Usuario (USUARIO), Vendedor (VEND), Ventas (VTAS), Zona (TEXTO)
Estado de cuenta detallado (Proveedores)
Contactos pagos Correo electrnico (EMAIL), Direccin (DIRECCION), (dtsProv_EdoDetallado_Atencion) Nombre (NOMBRE), Telfono (TELEFONO), Tipo de contacto (TIPOCONTAC) Estado de cuenta general (dtsProv_EdoGeneral)
Estado de cuenta general (proveedores)
Afecta COI, (AFEC_COI), Campo libre 1 (CAMLIBRE1), Campo libre 2 (CAMLIBRE2), Campo libre 3 (CAMLIBRE3), Campo libre 4 (CAMLIBRE4), Campo libre 5 (CAMLIBRE5), Campo libre 6 (CAMLIBRE6), Clasificacin (CLASIFIC), Clave vendedor (STRCVEVEND), Clave proveedor (CPROV), Cobro (COB), Cdigo (CODIGO), Colonia (COLONIA), Con referencia (CON_REFER), Control de pliza (CTLPOL), Correo electrnico (EMAIL), Cuenta contable (CUEN_CONT) , CURP (CURP), Descripcin (DESCR),
Descuento (DESCUENTO), Das de crdito (DIAS_CRE), Direccin (DIR), Documento (DOCTO), Documento de la ltima venta (ULT_VENTD), Documento del ltimo pago (ULT_PAGOD), Fax (FAX), Fecha ltima compra (FCH_ULTCOM), Fecha aplicacin (FECHA_APLI), Fecha vencimiento (FECHA_VENC), Fecha de elaboracin (FECHAELAB), Fecha del ltimo pago (ULTPAGOF), Genera concepto (GEN_CPTO), Importe (IMPORTE), Lmite de crdito (LIM_CRED), Moneda (NUM_MONED), Monto del ltimo pago (ULT_PAGOM), Nombre del proveedor (NOMBRE), Nmero de factura NO_FACTURA), Nmero de concepto (NUM_CPTO), Poblacin (POB), Porcentaje de retencin (PORCRETEN), Referencia (REFER), Retencin por flete (RETXFLETE), Revisin de pago (REV_PAG), RFC (RFC), Saldo en CxP (SALDO), Status (STATUS), Tarjeta de crdito (T_CRED), Telfono, TELEFONO), Telfonos (TELEFONOS), Tipo de cambio (TCAMBIO), Tipo de movimiento (TIPO_MOV), Usuario (USUARIO), Vendedor (VEND), Ventas (VTAS), Zona (TEXTO) Contactos pagos Correo electrnico (EMAIL), Direccin (DIRECCION), (dtsProv_EdoGeneral_AtencinV) Nombre (NOMBRE), Telfono (TELEFONO), Tipo contacto (TIPOCONTAC) Contactos compra Correo electrnico (EMAIL), Direccin (DIRECCION), (dtsProv_EdoGeneral_AtencionC) Nombre (NOMBRE), Telfono (TELEFONO), Tipo contacto (TIPOCONTAC) Cargos por documento (dtsProv_EdoGeneral) Resumen de movimientos (dtsProv_ResMov) Importe total en CxP (IMPORTEPAGTOT)
Resumen de movimientos (proveedores)
Descripcin (DESCR), Importe total en CxP (IMPORTEPAGTOT), Nmero de concepto (NUM_CPTO), Tipo de movimiento (TIPO)
Saldo inicial Saldo en CxP (SALDOPAGA) (dtsProv_ResMov_Saldo_Inicial)
Compras
Compras por proveedor
Compras por proveedor (dtsCompXProvComp)
Clave del proveedor (CVE_CLPV), Descuento (SUMDESC), Descuento financiero (SUMDESCF), Flete (SUMFLETE), Importe (SUMIMPORTE), Impuestos (SUMIMPUE), Indirectos (SUMNIDIREC), Nombre del proveedor (NOMBRE), RFC (RFC) Almacn (NUM_ALMA), Cantidad total (CAN_TOT), Clave de documento (CVE_DOC), Clave de proveedor (CVE_CLPV), Clave de referencia (CVE_REF), Costo de flete (COSTOFLET), Descuento financiero (DES_FIN), Descuento total (DES_TOT), Fecha de documento (FECHA_DOC), Fecha de elaboracin (FECHAELAB), Fecha de envo (FECHA_ENV), Fecha de pago (FECHA_PAG), Impuesto flete (IMPUEFLET), Moneda (NUM_MONED), Observaciones del documento (X_OBSER), Referencia proveedor (SU_REFER), Retencin flete (RETENFLET), Status (STATUS), Tipo de cambio (TIPCAMB), Tipo de documento (TIP_DOC), Total impuesto cuatro (IMP_TOT4), Total impuesto dos (IMP_TOT2), Total impuesto tres (IMP_TOT3), Total impuesto uno (IMP_TOT1), Total indirectos (TOT_IND) Bloqueo (BLOQ) , Cantidad (CANT), Cantidad total (CANT_TOT), Clave de artculo (CVE_ART), Clave de documento (CVE_DOC), Clave proveedor (CVE_CLPV), Costo flete (COSTOFLETE), Descuento financiero (DES_FIN), Descuento total (DES_TOT), Exento (EXENTO), Fecha aduana (FCHADUANA), Fecha de caducidad
Devoluciones (Compras)
Devoluciones compras (dtsCompras)
Devoluciones Catlogo de compras detallado (Compras) (dtsComprasDeta)
(FCHCADUC), Fecha documento FECHA_DOC), Fecha recepcin (FECHA_REC), Fecha de ultimo movimiento (FCHULTIMO), Impuesto 1 (IMPU1), Impuesto 2 (IMPU2), Impuesto 3 (IMPU3), Impuesto 4 (IMPU4), Impuesto flete (IMPUEFLET), Lnea (LIN_PROD), Lote (LOTE), Moneda (MONEDA), Monto flete (MONFLETE), Nombre del PROVEEDOR (NOMBRE), Nmero de aduana (NOM_ADUAN), Nmero de serie (NUM_SERIE), Observacin de la partida (OBS_PAR), Observacin del documento (OBS_DOC), Observacin del envo (OBS_ENV), Pedimento (PEDIMENTO), Registro en serie (REG_SERIE), Retencin flete (RETENFLET), RFC (RFC), Status (STATUS), Tipo anterior (TIP_ANT), Tipo de cambio (TIPCAMB), Tipo de documento (TIP_DOC), Tipo producto talla color (TIPO_PRODT), Total impuesto 1 (TOTIMP1), Total impuesto 2 (TOTIMP2), Total impuesto 3 (TOTIMP3), Total impuesto cuatro (IMP_TOT4), Total en letras espaol (TOTAL_LETRAS), Total en letras ingls (TOTAL_LETRAS_INGLES), Total impuesto 1 al 0% (TotImp1_0), Total impuesto 1 al 10% (TotImp1_10), Total impuesto 1 al 20% (TotImp1_20), Total impuesto 2 al 0% (TotImp2_0), Total impuesto 3 al 0% (TotImp3_0), Total impuesto 3 al 5% (TotImp3_5), Total impuesto 4 (TOTIMP4), Total impuesto 4 al 10% (TotImp4_10), Total impuesto 4 al 15% (TotImp4_15), Total impuesto cuatro (IMP_TOT4), Total impuesto dos (IMP_TOT2), Total impuesto tres (IMP_TOT3), Total impuesto uno (IMP_TOT1), Total indirectos (TOT_IND) rdenes (Compras) Catlogo de compras (dtsCompras) Almacn (NUM_ALMA), Cantidad total (CAN_TOT), Clave de documento (CVE_DOC), Clave de proveedor (CVE_CLPV), Clave de referencia (CVE_REF), Costo de flete (COSTOFLET), Descuento financiero (DES_FIN), Descuento total (DES_TOT), Fecha de documento (FECHA_DOC), Fecha de elaboracin (FECHAELAB), Fecha de envo (FECHA_ENV), Fecha de pago (FECHA_PAG), Impuesto flete (IMPUEFLET), Moneda (NUM_MONED), Observaciones del documento (X_OBSER), Referencia proveedor (SU_REFER), Retencin flete (RETENFLET), Status (STATUS), Tipo de cambio (TIPCAMB), Tipo de documento (TIP_DOC), Total impuesto cuatro (IMP_TOT4), Total impuesto dos (IMP_TOT2), Total impuesto tres (IMP_TOT3), Total impuesto uno (IMP_TOT1), Total indirectos (TOT_IND) Bloqueo (BLOQ) , Cantidad (CANT), Cantidad total (CANT_TOT), Clave de artculo (CVE_ART), Clave de documento (CVE_DOC), Clave proveedor (CVE_CLPV)), Costo flete (COSTOFLETE), Descuento financiero (DES_FIN), Descuento total (DES_TOT), Exento (EXENTO), Fecha aduana (FCHADUANA), Fecha de caducidad (FCHCADUC), Fecha documento FECHA_DOC), Fecha recepcin (FECHA_REC), Fecha de ultimo movimiento (FCHULTIMO), Impuesto 1 (IMPU1), Impuesto 2 (IMPU2), Impuesto 3 (IMPU3), Impuesto 4 (IMPU4), Impuesto flete (IMPUEFLET), Lnea (LIN_PROD), Lote (LOTE), Moneda (MONEDA), Monto flete (MONFLETE), Nombre del PROVEEDOR (NOMBRE), Nmero de aduana (NOM_ADUAN), Nmero de serie (NUM_SERIE), Observacin de la partida (OBS_PAR), Observacin del documento (OBS_DOC), Observacin del envo (OBS_ENV), Pedimento (PEDIMENTO), Registro en serie (REG_SERIE), Retencin flete (RETENFLET), RFC (RFC), Status (STATUS), Tipo anterior (TIP_ANT), Tipo de cambio (TIPCAMB), Tipo de documento (TIP_DOC), Tipo producto talla color (TIPO_PRODT), Total impuesto 1 (TOTIMP1), Total impuesto 2 (TOTIMP2), Total impuesto 3 (TOTIMP3), Total impuesto cuatro (IMP_TOT4), Total en letras espaol (TOTAL_LETRAS), Total en letras ingls
rdenes detallado (Compras)
Catlogo de compras (dtsComprasDeta)
(TOTAL_LETRAS_INGLES), Total impuesto 1 al 0% (TotImp1_0), Total impuesto 1 al 10% (TotImp1_10), Total impuesto 1 al 20% (TotImp1_20), Total impuesto 2 al 0% (TotImp2_0), Total impuesto 3 al 0% (TotImp3_0), Total impuesto 3 al 5% (TotImp3_5), Total impuesto 4 (TOTIMP4), Total impuesto 4 al 10% (TotImp4_10), Total impuesto 4 al 15% (TotImp4_15), Total impuesto cuatro (IMP_TOT4), Total impuesto dos (IMP_TOT2), Total impuesto tres (IMP_TOT3), Total impuesto uno (IMP_TOT1), Total indirectos (TOT_IND) Productos Catlogo de compras devueltos/por recibir (dtsCompDetaProd) Cantidad (CANT), Clave del artculo (CVE_ART), Clave de documento (CVE_DOC), Clave de proveedor (CVE_CLPV), Devoluciones (DEVO), Fecha de documento (FECHA_DOC), Fecha de recepcin (FECHA_REC), Lnea (LIN_PROD), Nombre del proveedor (NOMBRE), Pendientes por recibir (PXR), Tipo de documento (TIP_DOC), Tipo de elemento (TIPO_ELE) Almacn (NUM_ALMA), Cantidad total (CAN_TOT), Clave de documento (CVE_DOC), Clave de proveedor (CVE_CLPV), Clave de referencia (CVE_REF), Costo de flete (COSTOFLET), Descuento financiero (DES_FIN), Descuento total (DES_TOT), Fecha de documento (FECHA_DOC), Fecha de elaboracin (FECHAELAB), Fecha de envo (FECHA_ENV), Fecha de pago (FECHA_PAG), Impuesto flete (IMPUEFLET), Moneda (NUM_MONED), Observaciones del documento (X_OBSER), Referencia proveedor (SU_REFER), Retencin flete (RETENFLET), Status (STATUS), Tipo de cambio (TIPCAMB), Tipo de documento (TIP_DOC), Total impuesto cuatro (IMP_TOT4), Total impuesto dos (IMP_TOT2), Total impuesto tres (IMP_TOT3), Total impuesto uno (IMP_TOT1), Total indirectos (TOT_IND) Bloqueo (BLOQ) , Cantidad (CANT), Cantidad total (CANT_TOT), Clave de artculo (CVE_ART), Clave de documento (CVE_DOC), Clave proveedor (CVE_CLPV)), Costo flete (COSTOFLETE), Descuento financiero (DES_FIN), Descuento total (DES_TOT), Exento (EXENTO), Fecha aduana (FCHADUANA), Fecha de caducidad (FCHCADUC), Fecha documento FECHA_DOC), Fecha recepcin (FECHA_REC), Fecha de ultimo movimiento (FCHULTIMO), Impuesto 1 (IMPU1), Impuesto 2 (IMPU2), Impuesto 3 (IMPU3), Impuesto 4 (IMPU4), Impuesto flete (IMPUEFLET), Lnea (LIN_PROD), Lote (LOTE), Moneda (MONEDA), Monto flete (MONFLETE), Nombre del PROVEEDOR (NOMBRE), Nmero de aduana (NOM_ADUAN), Nmero de serie (NUM_SERIE), Observacin de la partida (OBS_PAR), Observacin del documento (OBS_DOC), Observacin del envo (OBS_ENV), Pedimento (PEDIMENTO), Registro en serie (REG_SERIE), Retencin flete (RETENFLET), RFC (RFC), Status (STATUS), Tipo anterior (TIP_ANT), Tipo de cambio (TIPCAMB), Tipo de documento (TIP_DOC), Tipo producto talla color (TIPO_PRODT), Total impuesto 1 (TOTIMP1), Total impuesto 2 (TOTIMP2), Total impuesto 3 (TOTIMP3), Total impuesto cuatro (IMP_TOT4), Total en letras espaol (TOTAL_LETRAS), Total en letras ingls (TOTAL_LETRAS_INGLES), Total impuesto 1 al 0% (TotImp1_0), Total impuesto 1 al 10% (TotImp1_10), Total impuesto 1 al 20% (TotImp1_20), Total impuesto 2 al 0% (TotImp2_0), Total impuesto 3 al 0% (TotImp3_0), Total impuesto 3 al 5% (TotImp3_5), Total impuesto 4 (TOTIMP4), Total impuesto 4 al 10% (TotImp4_10), Total impuesto 4 al 15% (TotImp4_15), Total impuesto cuatro (IMP_TOT4), Total impuesto dos (IMP_TOT2), Total impuesto tres (IMP_TOT3), Total impuesto uno (IMP_TOT1), Total indirectos (TOT_IND)
Recepciones (Compras)
Catlogo de compras (dtsCompras)
Recepciones Catlogo de compras detallado (Compras) (dtsComprasDeta)
Elementos del reporte Etiquetas Memos Imgenes Figuras Campos del sistema Campo de datos Imgenes desde un campo de datos Campo de expresiones (frmulas) Texto con formato (Richtext) Texto con formato desde un campo de datos
Etiquetas Acceso
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Dentro del Diseador de reportes, desde la barra de herramientas del diseador con el botn
Qu es Una etiqueta sirve para imprimir texto esttico, por ejemplo, texto que se imprime exactamente igual a como se despliega durante el diseo del reporte. Las siguientes opciones se encuentran disponibles: Texto: Este es el texto que ser impreso. nicamente puedes escribir en una lnea de texto. Los campos Memos pueden ser usados para textos de mltiples lneas. Rotacin: Utiliza esta opcin para rotar tu texto. La rotacin puede ser establecida en cualquier valor entre 0 y 360 grados, 90 grados significa que el texto se desplegar verticalmente. Fuente: Selecciona el tipo de letra para el elemento del reporte. Color: Define el color del fondo para el elemento del reporte (el color del tipo de letra puede ser configurado con el botn "Tipo de letra"). Alineacin: El texto del elemento del reporte puede ser alineado a la izquierda, derecha o al centro. Alineacin automtica (palabras completas por lnea): Activa esta opcin si quieres que el texto se pase a la siguiente lnea si ste no alcanza en el ancho de la lnea actual (similar a los programas de procesamiento de texto). Transparente: Los fondos de los elementos de reporte no se imprimirn si esta opcin se encuentra activa. De esta manera puedes colocar texto sobre una imagen, sin que sta se oculte debajo del texto con un cuadro blanco. Ajustar a lo ancho: Esta opcin auto ajusta el elemento de reporte para mostrar el texto completo. Si la opcin "Auto ajustar" no est activa y el texto es mucho mayor que el tamao del elemento, el texto no aparecer completo Ajustar a lo alto: Esta opcin es para los elementos de reporte con mltiples lneas, por ejemplo: campos memo. El alto del elemento ser ajustado para que todas las lneas sean visibles. Si es necesario, la banda de reporte tambin se ajustar. Temas relacionados Crea un nuevo reporte Elementos de un reporte y sus propiedades Barra de herramientas
Memos Acceso
l
Dentro del Diseador de reportes, desde la barra de herramientas del diseador, con el botn
Qu es Un memo es usado para imprimir texto que tiene ms de una lnea. As como las etiquetas, un memo despliega texto en un color y tipo de letra. Si quiere usar texto con formato, debers utilizar un campo de Texto con formato (Richtext) Las siguientes opciones se encuentran disponibles: Texto: Este es el texto que ser impreso. Expresin: Esta Expresin determina si el grupo de bandas se imprimir o no. La banda se imprimir cada vez que el resultado de la expresin cambie. Suprimir lnea vaca: Se borrar la lnea vaca que haya entre un prrafo y otro en el campo "texto". Alineacin: El texto del elemento del reporte puede ser alineado a la izquierda, derecha o al centro. Fuente: Selecciona el tipo de letra para el elemento del reporte. Color: Define el color del fondo para el elemento del reporte (el color del tipo de letra puede ser configurado con el botn "Tipo de letra"). Alineacin automtica (palabras completas por lnea): Activa esta opcin si quieres que el texto se pase a la siguiente lnea si ste no alcanza en el ancho de la lnea actual (similar a los programas de procesamiento de texto). Ajustar a lo ancho: Esta opcin auto ajusta el elemento de reporte para mostrar el texto completo. Si la opcin "Auto ajustar" no est activa y el texto es mucho mayor que el tamao del elemento, el texto no aparecer completo. Ajustar a lo alto: Esta opcin es para los elementos de reporte con mltiples lneas, por ejemplo: campos memo. El alto del elemento ser ajustado para que todas las lneas sean visibles. Si es necesario, la banda de reporte tambin se ajustar. Temas relacionados Crea un nuevo reporte Elementos de un reporte y sus propiedades Barra de herramientas
Imgenes Acceso
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Qu es Un elemento imagen es un mapa de bits de un archivo en formato *.BMP,*.WMF,*.EMF o *.ICO que se inserta en el reporte.
Archivo.- Ruta donde se encuentra la imagen que se va a insertar. Expandir imagen.- Se refiere a que la imagen se ajustar a al tamao real de la imagen Centrar imagen.- Si el elemento de reporte es mucho mayor que la imagen y la opcin "Auto Ajustar" no est activada, la imagen podra estar centrada en el elemento de reporte en lugar de desplegarse en la esquina superior izquierda. Ajustar el elemento del reporte de acuerdo a la imagen.- Ajusta los elementos del reporte de acuerdo a la imagen. Temas relacionados Crea un nuevo reporte Elementos de un reporte y sus propiedades Barra de herramientas
Figuras Acceso
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Qu es Este elemento de reporte puede ser utilizado para dibujar (horizontalmente o verticalmente) lneas, crculos y rectngulos. Las siguientes opciones se encuentran disponibles: Factor de redondeo de borde: Indica el factor por el que el borde de la figura ser ms redondo o lo contrario. Tipo: Selecciona la figura, la cual puede ser un crculo, rectngulo, lnea horizontal o vertical o lneas arriba/abajo e izquierda/derecha. Pintar:
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Estilo: Selecciona entre los diferentes estilos para rellenar un crculo o rectngulo. Color: Selecciona el color que se usar para rellenar la figura. Ancho: Selecciona el ancho de la lnea con la que se dibujar la figura. Estilo: El estilo puede ser, slido, punteado o lneas y puntos. Modo: Selecciona entre los diferentes modos de dibujo de lneas. Color: Selecciona el color que se usar para las lneas.
Temas relacionados Crea un nuevo reporte Elementos de un reporte y sus propiedades Barra de herramientas
Campos del sistema Acceso
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Qu es Este elemento de reporte es utilizado para desplegar informacin del sistema como la hora o la fecha, el nmero de pgina, etc. Las siguientes opciones se encuentran disponibles: Texto: Este texto ser desplegado antes de la informacin del sistema. Por ejemplo puedes usar el texto "Fecha de impresin:" cuando quieras imprimir la fecha actual. Tipo: Representa el tipo de dato que el sistema imprimir. Los siguientes tipos estn disponibles:
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Fecha: La fecha actual se imprimir en el reporte. Hora: La hora actual se imprimir en el reporte. Fecha/Hora: Se imprimir la fecha y hora actual. Contador de detalle: Imprimir el nmero total de registros de datos. Nmero de detalle: Imprime el nmero del registro de datos actual. Nmero de pgina: Imprime el nmero de pgina actual. Ttulo del reporte: Imprime el ttulo del reporte el cual puede ser configurado desde la opcin "Ver Opciones".
Ajustar a lo ancho: Esta opcin auto ajusta el elemento de reporte para mostrar el texto completo. Si la opcin "Ajustar" no est activa y el texto es mucho mayor que el tamao del elemento, el texto no aparecer completo. Transparente: Los fondos de los elementos de reporte no se imprimirn si esta opcin se encuentra activa. De esta manera puedes colocar texto en la parte superior de una imagen, sin ocultar la imagen debajo con texto con un cuadro blanco. Alineacin: El texto del elemento del reporte puede ser alineado a la izquierda, derecha o al centro. Fuente: Selecciona el tipo de letra para el elemento del reporte. Color: Esta propiedad define el color del fondo para el elemento de reporte (el color del tipo de letra puede ser configurado con el botn "Fuente"). Temas relacionados Crea un nuevo reporte Elementos de un reporte y sus propiedades Barra de herramientas
Campo de datos Acceso
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Qu es Un campo de datos muestra informacin de una tabla o consulta (query). Esta puede ser informacin numrica, caracteres o muchas lneas de texto. Manejo Las siguientes opciones se encuentran disponibles: Campo de datos: Selecciona el campo de datos que ser utilizado por el elemento de reporte. Formato: Los campos numricos pueden ser formateados estableciendo una Definicin de un formato Reemplazar los valores: Este botn te muestra la opcin para que puedas reemplazar los valores de las expresiones por valores reales que tu le des. Fuente: Selecciona el tipo de letra para el elemento de reporte. Color: Esta propiedad define el color del fondo para el elemento de reporte (el color del tipo de letra puede ser configurado con el botn "Fuente"). Alineacin: El texto del elemento del reporte puede ser alineado a la izquierda, derecha o al centro. Alineacin automtica (palabras completas por lnea): Activa esta opcin si quieres que el texto se pase a la siguiente lnea si ste no alcanza en el ancho de la lnea actual (similar a los programas de procesamiento de texto). Transparente: Los fondos de los elementos de reporte no se imprimirn si esta opcin se encuentra activa. De esta manera puedes colocar texto sobre una imagen, sin que sta se oculte debajo del texto con un cuadro blanco. Ajustar a lo ancho: Esta opcin auto ajusta el elemento de reporte para mostrar el texto completo. Si la opcin "Auto ajustar" no est activa y el texto es mucho mayor que el tamao del elemento, el texto no aparecer completo. Ajustar a lo alto: Esta opcin es para los elementos de reporte con mltiples lneas, por ejemplo: campos Memo. El alto del elemento ser ajustado para que todas las lneas sean visibles. Si es necesario, la banda de reporte tambin se ajustar. Suprimir impresin de valores repetidos: Activa esta opcin si no quieres imprimir repetidamente campos de datos con el mismo valor. El Generador del reporte nicamente imprimir el campo de datos para el primer registro de datos y dejar vacas todas las impresiones siguientes para ste, si su contenido no ha cambiado. Suprimir impresin del campo si el valor es cero (0) : Esta opcin evita la impresin de campos numricos si su valor es igual a cero. Reimprimir una nueva pgina: Si activas la opcin "Suprimir la impresin de valores repetidos", puedes utilizar esta opcin para reimprimir un campo si se est iniciando una nueva pgina, an cuando normalmente se suprimir debido a los valores iguales. Reimprimir nuevo grupo: Puedes utilizar esta opcin para reimprimir un grupo (un grupo se refiere a los datos que se encuentran entre el encabezado de grupo de bandas y el pie de grupo) si se est iniciando una nueva pgina. Esto ocurre cuando al trmino de la pgina ya no se quiere reimprimir el encabezado y pie de grupo, slo se quiere al grupo de datos. Como agregar un campo de datos? Presiona el botn y haz clic en la banda de detalle despus de insertar el elemento de reporte "Campo de datos". Selecciona el
campo de datos que quieres usar y establece su alineacin, tipo de letra y las dems opciones que sean necesarias. Ahora con el ratn puedes mover o cambiar el tamao del campo de datos en la banda de detalle. Repite estos pasos con todos los campos de datos que quieras imprimir. Como un ejemplo, la banda de detalle podra verse de esta manera despus de insertar algunos campos de datos:
Puedes utilizar los botones de alineamiento para alinear los elementos de reporte relativamente uno despus de otro. Digamos que quieres asegurarte de que todos los elementos tengan la misma posicin vertical. Primero selecciona todos los elementos que quieres alinear (tecla [Shift] ). Despus presiona el botn alineados. para que los lados superiores de todos los elementos seleccionados sean
Temas relacionados Crea un nuevo reporte Elementos de un reporte y sus propiedades Agregar un nuevo Elemento del reporte
Imgenes desde un campo de datos Acceso
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Qu es Mientras que un campo de datos se utiliza para desplegar texto desde un registro de una base de datos, puedes utilizar este elemento de reporte para desplegar imgenes que se encuentren almacenadas en una base de datos. Las siguientes opciones se encuentran disponibles: Campo de datos: Se refiere al campo que contiene la imagen (si no hay un mapa de bits en este campo, no se imprimir nada). Si la propiedad del campo de datos est configurado como campo de una base de datos la cual no es del tipo "mapa de bits" (bitmap o BMP), el generador de reporte intentar encontrar un archivo BMP cuyo nombre sea igual al del contenido del campo de datos e intentar insertarlo en el reporte. Ajustar imagen automticamente: Activa esta opcin para ajustar la imagen, as encajar automticamente en el tamao del elemento de reporte, de otra manera la imagen tal vez no aparezca completamente o se apreciar algn espacio si el tamao del elemento del reporte es mayor al de la imagen. Centrar imagen: Si el elemento de reporte es mucho mayor que la imagen y la opcin "Auto Ajustar" no est activada, la imagen podra estar centrada en el elemento de reporte en lugar de desplegarse en la esquina superior izquierda. Alineacin: Alinea la imagen en la banda del reporte. Temas relacionados Crea un nuevo reporte Elementos de un reporte y sus propiedades Barra de herramientas
Campo de expresiones (frmulas) Acceso
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Qu es Un campo calculado (campo de expresiones) es utilizado para desplegar texto o datos que son calculados por medio de una expresin o frmula. Puedes realizar clculos numricos, manipulacin de cadenas, concatenacin de campos de datos y mucho ms. Las siguientes opciones se encuentran disponibles: Expresin: Esta expresin es evaluada cada vez que un campo calculado se imprima (ver la seccin Sintaxis de las expresiones) Formato: Los campos numricos pueden ser formateados estableciendo una Definicin de un formato. Fuente: Selecciona el tipo de letra para el elemento de reporte. Color: Esta propiedad define el color del fondo para el elemento de reporte (el color del tipo de letra puede ser configurado con el botn "Fuente"). Maestro: Si tu expresin utiliza alguna funcin adicional debers ligar la propiedad "Maestro" a la base de datos que ser utilizada para actualizar la expresin. Cada vez que un nuevo registro de datos de esta base de datos sea seleccionado, la expresin ser recalculada. Alineacin: El texto del elemento del reporte puede ser alineado a la izquierda, derecha o al centro. Rotacin: Utiliza esta opcin para rotar tu texto. La rotacin puede ser establecida en cualquier valor entre 0 y 360 grados, 90 grados significa que el texto se desplegar verticalmente. Ajustar a lo ancho: Esta opcin auto ajusta el elemento de reporte para mostrar el texto completo. Si la opcin "Ajustar a lo ancho" no est activa y el texto es mucho mayor que el tamao del elemento, el texto no aparecer completo. Ajustar a lo alto: Esta opcin es para los elementos de reporte con mltiples lneas, por ejemplo: campos Memo. El alto del elemento ser ajustado para que todas las lneas sean visibles. Si es necesario, la banda de reporte tambin se ajustar. Alineacin automtica: Activa esta opcin si quieres que el texto se pase a la siguiente lnea si ste no alcanza en el ancho de la lnea actual (similar a los programas de procesamiento de texto). Transparente: Los fondos de los elementos de reporte no se imprimirn si esta opcin se encuentra activa. De esta manera puedes colocar texto en la parte superior de una imagen, sin ocultar la imagen debajo con texto con un cuadro blanco. Inicializar despus de imprimir: Si ests utilizando frmulas de clculo como sumas (Sum), contadores de registros de datos, etc. Debes utilizar esta opcin para reinicializar los valores de los clculos a cero despus de que el elemento de reporte ha sido impreso. Temas relacionados Crea un nuevo reporte Elementos de un reporte y sus propiedades Barra de herramientas Agregar funcin
Texto con formato (Richtext) Acceso
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Qu es El texto con formato slo est disponible en aplicaciones de 32 bits, por ejemplo aplicaciones para Windows 95, 98, 2000, NT y siguientes. El texto con formato es un elemento de reporte que puede desplegar mltiples lneas de texto con diferentes tipos de letra, colores y formatos. En el dilogo de propiedades del texto con formato presiona el botn "Editar" para desplegar el editor de texto desde donde se pueden editar las propiedades del texto con formato. Las siguientes opciones se encuentran disponibles: Alineacin: Establece la alineacin del texto si no ha sido establecida con el diseador. Fuente: Establece el tipo de letra si no ha sido establecido con el diseador. Color: Establece el color del texto si no ha sido establecido con el diseador. Autoajustar a lo alto: Esta opcin es para los elementos de reporte con mltiples lneas, por ejemplo: campos Memo. El alto del elemento ser ajustado para que todas las lneas sean visibles. Si es necesario, la banda de reporte tambin se ajustar. Temas relacionados Crea un nuevo reporte Elementos de un reporte y sus propiedades Barra de herramientas
Texto con formato desde un campo de datos Acceso
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Qu es El texto con formato slo est disponible en aplicaciones de 32 bits, por ejemplo aplicaciones para Windows 95, 98, NT, 2000 y siguientes. Este elemento de reporte despliega texto con formato de un campo de datos. Las siguientes opciones se encuentran disponibles: Campo de datos: Selecciona el campo de datos que ser utilizado por el elemento de reporte. Alineacin: Establece la alineacin del texto si no ha sido establecida con el dseador. Fuente: Establece el tipo de letra si no ha sido establecido con el diseador. Color: Establece el color del texto si no ha sido establecido con el diseador. Ajustar a lo alto: Esta opcin es para los elementos de reporte con mltiples lneas, por ejemplo: campos Memo. El alto del elemento ser ajustado para que todas las lneas sean visibles. Si es necesario, la banda de reporte tambin se ajustar.
Bandas estndar (Ttulo, Detalle, Pie de pgina) Acceso
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Mdulo del Diseador de Reportes, con el botn
Qu es Todas las bandas de reporte estndar son agregadas mediante el mismo botn ubicado dentro de la barra de herramientas. El tipo de banda es seleccionado con el dilogo de propiedades de las bandas que se despliega mediante el botn antes mencionado. Los siguientes tipos de bandas estn disponibles: Ttulo: La banda de ttulo se imprimir en la primera pgina del reporte como un ttulo de reporte. Encabezado de pgina: El encabezado de pgina se imprimir en la parte superior de cada pgina del reporte. Encabezado de columna: El encabezado de la columna es utilizado con reportes que tienen varias columnas. Detalle: La banda de detalle es la ms importante de un reporte. Se imprime una vez por cada registro de datos de la tabla principal del reporte. Encabezado de grupo: El encabezado de grupo se refiere al formato o ttulo que se le dar a cada columna de datos para identificarlos, el encabezado de grupo no se imprime. Pie de grupo: El pie de grupo se imprime al final de cada grupo, antes de que un nuevo grupo comience a imprimirse. Puedes encontrar ms informacin sobre grupos en la seccin donde se describe el Grupo de bandas Sumas: Las sumas se refieren a los totales de las expresiones especificadas dentro de la banda en el reporte. Puedes ponerle etiquetas para identificar los totales. Pie de pgina: El pie de pgina se imprime en la parte inferior de cada pgina del reporte. Todas las propiedades de estas bandas pueden ser configuradas con el mismo dilogo de propiedades. Las siguientes opciones estn disponibles: Tipo: Tipo de la banda. Color: Esta propiedad define el color de fondo de la banda de reporte. Impresin:
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Descartar en pgina inicial: Imprime la banda a partir de la segunda pgina y hasta el final. Descartar en pgina final: No imprime la banda en la ltima pgina del reporte. Numerar pginas: Las pginas del reporte se imprimirn con nmero de pgina. Pginas impares solamente: nicamente imprime la banda en las pginas impares del reporte. Numerar al final de la pgina: Mueve la banda a la parte inferior de la pgina antes de imprimirla. Forzar nueva pgina: Inicia una nueva pgina antes de imprimir la banda. Forzar nueva columna: Inicia una nueva columna antes de imprimir cuando el reporte utiliza varias columnas.
Encadenar con banda: Esta opcin relaciona dos bandas para que sus datos estn relacionados, el sistema te mostrar todas las bandas que estn en el reporte para que puedas elegir la que te convenga. Imprimir nicamente si esta expresin es verdadera: Una Expresin puede ser usada para determinar si una banda se imprimir o no. La expresin deber tener un resultado lgico de "Verdadero" o "Falso". Presiona el botn en el lado derecho de la lnea de edicin de las
expresiones para usar un Asistente de expresiones. Marco: Un marco o lneas pueden ser dibujadas alrededor de la banda de reporte. Puedes seleccionar cuantas lneas se dibujarn, en que color, estilo y ancho. Tema relacionado Bandas del reporte
Bandas de subdetalle Acceso
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Qu es Una banda de subdetalle es una clasificacin de la banda de detalle, pero es un integrante de la banda de detalle real. Por ejemplo: si quieres imprimir una lista de tus CD's de audio, y por cada CD imprimir la lista de ttulos, debers usar una banda de detalle para imprimir los nombres y conectar una banda de subdetalle a la base de datos de los ttulos, para imprimir debajo de cada nombre de CD una lista separada de los ttulos. Observa que para usarla como una conexin es necesario que crees una conexin a la tabla correspondiente (llamada "Tabla maestra") mediante la opcin de Configuracin de base de datos Las siguientes opciones estarn disponibles en la banda de subdetalle: Tabla: Esta representa el Conjunto de datos que ser utilizada por la banda de subdetalle. Color: Esta propiedad define el color del fondo de la banda del reporte. Maestro (tabla principal): "Maestro" es la tabla de mayor importancia para la banda de subdetalle. Por cada registro de datos en la tabla maestro se imprimir una lista de subdetalle. Imprimir solo cuando : Ver: Bandas estndar Impresin:
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Banda maestra antes: Imprime los registros de subdetalle antes de imprimir sus registros maestros de la banda de detalle. Al final de la pgina: Mueve la banda a la parte inferior de la pgina antes de imprimirla. Imprimir encabezado/pie si el conjunto de datos est vaco: Las bandas de encabezado y pie de las bandas de subdetalle siempre se imprimirn aunque no existan registros de datos a imprimir en el subdetalle. Forzar nueva pgina: Inicia una nueva pgina antes de imprimir la banda. Forzar nueva columna: Inicia una nueva columna antes de imprimir la banda (cuando el reporte utiliza varias columnas).
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Banda de encabezado: Esta banda se imprime como encabezado antes de que los registros de datos del subdetalle se impriman. Banda de pie detalle: Esta banda se imprime como pie de banda antes de que los registros y datos del subdetalle se impriman. Marco: Un marco o lneas pueden ser dibujadas alrededor de la banda de reporte. Puedes seleccionar cuantas lneas se dibujarn, en que color, estilo y ancho. Temas relacionados Crea un nuevo reporte Elementos de un reporte y sus propiedades Barra de herramientas
Grupo de bandas Acceso
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Qu es Un grupo de bandas es utilizado para estructurar informacin en grupos de registros de datos. Por ejemplo: si quieres imprimir una lista de direcciones, puedes agregar algunos espacios antes de que inicie cada nueva letra e insertar algn subttulo, o puedes agrupar direcciones por ciudad o estado. Internamente los grupos son manejados de la siguiente manera: Antes de imprimir un registro de datos, el Generador del reporte verifica si el resultado de la Expresin del grupo es diferente del resultado de la expresin del ltimo registro de datos. Si esto es as, el grupo se imprimir de otra forma no. De esta manera los datos pueden ser agrupados con gran flexibilidad y puedes utilizar las expresiones para aproximaciones o cualquier otro tipo de clculos. Manejo Las siguientes opciones se encuentran disponibles: Maestro: Selecciona la banda maestro del grupo de bandas. Esta puede ser la banda de detalle o subdetalle. El grupo de bandas es verificado o validado cada vez que la banda maestra se imprime. Banda pie de grupo: Selecciona la banda pie de grupo que se relacionar con la banda principal, el sistema te sugerir todas las bandas que se encuentran en el reporte. Expresin: Esta Expresin determina si el grupo de bandas se imprimir o no. La banda se imprimir cada vez que el resultado de la expresin cambie. Color: Esta propiedad define el color del fondo de la banda del reporte. Encadenar con banda: Esta opcin relaciona dos bandas para que sus datos estn relacionados, el sistema te mostrar todas las bandas que estn en el reporte para que puedas elegir la que te convenga. Imprimir nicamente si esta expresin es verdadera: Una Expresin puede ser usada para determinar si una banda se imprimir o no. La expresin deber tener un resultado lgico de "Verdadero" o "Falso". Presiona el botn en el lado derecho de la lnea de edicin de las expresiones para usar un Asistente de expresiones. Impresin:
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Forzar nueva pgina: Inicia una nueva pgina antes de imprimir la banda. Forzar nueva columna: Inicia una nueva columna antes de imprimirla cuando el reporte utiliza varias columnas. Al final de la pgina: Esta banda se imprime al final de cada grupo de bandas, antes de que la banda del siguiente grupo de bandas se imprima. Reimprimir en nueva pgina: Puedes utilizar esta opcin para reimprimir un campo si se est iniciando una nueva pgina, an cuando normalmente se suprimir debido a los valores iguales.
Marco: Un marco o lneas pueden ser dibujadas alrededor de la banda de reporte. Puedes seleccionar cuantas lneas se dibujarn, en que color, estilo y ancho. Proceso para agregar un grupo de bandas Haz hecho una lista mucho ms legible dividindola en prrafos. Por ejemplo: la lista de direcciones puede ser organizada por la primera letra del nombre. Cada letra tendr su propio prrafo y comenzar en una nueva pgina. Para lograr esto necesitas usar un "grupo de bandas".
Para insertar un grupo de bandas, presiona el botn y haz clic en el reporte. El dilogo de propiedades del grupo de bandas aparecer, desde aqu debers indicar la tabla con la que el grupo trabajar. Ya que slo tienes una tabla con la informacin de las direcciones, la cual ser la tabla de reporte principal, el reporte mismo deber estar seleccionado como el grupo "maestro". As, cada vez que un registro de esta tabla sea impreso, el reporteador verificar la expresin del grupo y comparar su resultado con el resultado del registro anterior. Slo si el resultado no es el mismo, el grupo de bandas se imprimir. Si quieres agrupar la tabla de direcciones del ejemplo por la primera letra del nombre de la compaa, la expresin deber ser parecida a esta: "Copy(Clientes.Compaa,1,1)" (consulta la seccin sobre Expresiones para ms informacin). Cierra el dilogo con el botn "Aceptar". Ahora haz agregado un grupo de bandas al reporte. Dale una mirada al reporte (Presentacin preliminar) para que veas que el grupo de bandas es insertado antes de cada nueva primera letra del nombre de la compaa. El grupo de bandas podra dar como resultado algunos espacios vacos porque no existiran elementos de reporte en ellos, pero puedes agregar etiquetas, campos de expresiones o cualquier otro elemento al grupo de bandas si tu quieres. Por ejemplo podras agregar un campo de expresiones con las expresiones del grupo, para que la primera letra se imprima antes de cada grupo de registro de datos. La imagen de la derecha muestra una lista sin agrupacin, la de la izquierda muestra un listado con un grupo de bandas:
Tema relacionado Bandas estndar (Ttulo, Detalle, Pie de pgina) Crea un nuevo reporte Agregar un nuevo Elemento del reporte
Banda hija Acceso
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Qu es Una banda hija es una banda que es ligada a otra banda de reporte y la cual se imprimir debajo de su banda padre. De esta manera podrs imprimir una banda adicional despus de cada banda de detalle. La ventaja de utilizar bandas hija en lugar de slo cambiar el tamao de la banda padre para hacer que alcancen ms elementos de reporte es que stas pueden ser, si es necesario, un salto de pgina entre una banda y su hija, y la banda hija puede imprimirse independientemente de su banda padre, an si la banda padre no se imprime. Debers usar bandas hija si tienes elementos de reporte con la propiedad "Ajustar" puesta en verdadero y si quieres imprimir el elemento abajo como un campo ajustable. En este caso coloca todos los elementos que sern movidos hacia abajo automticamente a causa de los elementos con auto estrechamiento antes de ellos en la banda hija. Las siguientes opciones se encuentran disponibles: Banda padre: Es la banda con la que la banda hija ser ligada. Color: Esta propiedad define el color del fondo de la banda del reporte. Impresin:
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Descarta en primera pgina: Imprime la banda a partir de la segunda pgina y hasta el final. Numerar pginas: Las pginas del reporte se imprimirn con nmero de pgina. Pginas impares solamente: nicamente imprime la banda en las pginas impares del reporte. Numerar al final de la pgina: Mueve la banda a la parte inferior de la pgina antes de imprimirla. Forzar nueva pgina: Inicia una nueva pgina antes de imprimir la banda. Forzar nueva columna: Inicia una nueva columna antes de imprimir cuando el reporte utiliza varias columnas.
Encadenar con banda: Esta opcin relaciona dos bandas para que sus datos estn relacionados, el sistema te mostrar todas las bandas que estn en el reporte para que puedas elegir la que te convenga. Imprimir nicamente si esta expresin es verdadera: Una Expresin puede ser usada para determinar si una banda se imprimir o no. La expresin deber tener un resultado lgico de "Verdadero" o "Falso". Presiona el botn en el lado derecho de la lnea de edicin de las expresiones para usar un Asistente de expresiones. Marco: Un marco o lneas pueden ser dibujadas alrededor de la banda de reporte. Puedes seleccionar cuantas lneas se dibujarn, en que color, estilo y ancho. Temas relacionados Crea un nuevo reporte Elementos de un reporte y sus propiedades Barra de herramientas
Sintaxis de las expresiones Acceso
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Desde el diseador de reportes/ Barra de herramientas, botn
Qu es Las expresiones son utilizadas para calcular valores numricos, cadenas o valores lgicos ("verdadero" o "falso"). Existen varios operadores y funciones disponibles para esto, comparables con un lenguaje de programacin (en este caso PASCAL), los cuales pueden ser usados para hacer varios tipos de clculos. Puedes hacer operaciones con campos de datos, por ejemplo, calcular el impuesto para una cantidad proporcionada, o mezclar dos campos de datos en una sola cadena. Observa que si la expresin es una propiedad de la banda de reporte, el resultado de la expresin deber ser un valor lgico. Solamente los grupos de bandas pueden aceptar resultados que sean nmeros o cadenas, as como el elemento de reporte "campo de expresiones". Creando expresiones El evaluador de expresiones trabaja con cuatro tipos de datos: Cadenas, Enteros, Nmeros de punto flotante y Lgicos (valores Boleanos). Los datos binarios y los campos memos no son soportados en las expresiones. En la lista de abajo se muestra cuales campos de bases de datos son convertidos a tipos de datos para reportes: Tipo de dato Cadena Enteros Tipo de campo Campos cadena, campos fecha y hora Campos SmallInt, byte, integer
Punto flotante Campos de punto flotante y moneda Lgicos La sintaxis de las expresiones del reporte son bastante parecidas a las del programa Object Pascal. En la lista de abajo se muestran los operadores que soporta el evaluador: Operador Descripcin + l
Campos lgicos (booleanos)
Suma Resta Multiplicacin Divisin Igual a Menor que Mayor que Menor igual que Mayor igual que NOT lgico AND lgico OR lgico
/ = < > <= >= Not And Or
Fecha & Tiempo Funcin CALCDATE(DT, D,M,Y) CALCTIME (T, H, M, S) DATE DAYOFWEEK(<DATE>) DAYSTRING(<D>) EXTRACTDAY(<DATE>) Descripcin Adiciona (D) das, (M) mes y (Y) ao a la fecha proporcionada por DT. Adiciona (H) horas, (M) minutos y (S) segundos a una hora Proporcionada T. Devuelve la fecha actual como una cadena Devuelve el da de la semana [1...7] de acuerdo a una fecha dada. Devuelve el nombre del da de acuerdo a un nmero dado (1=Domingo, 2=...,) Devuelve slo el mes de una fecha dada.
EXTRACTMONTH(<DATE>) Devuelve slo el mes de una fecha dada. EXTRACTYEAR(<DATE>) MONTSTRING(<M>) PRINTDATE TIME Matemticas y Trigonomtricas Funcin ABS(< l > ) Descripcin Devuelve el valor absoluto de un nmero, es decir, sin signo Devuelve el ao de una fecha dada. Devuelve el nombre del mes a partir de un nmero dado [1=Enero, 2= Febrero, ...12= Diciembre] Devuelve la fecha actual. Devuelve la hora actual como una cadena
DIV(<X>,<Y>) Calcula el cociente y residuo o mdulo de la divisin del numerador X y el denominador Y. FRAC(<X>) SQRT(<X>) INT(<X>) Estadsticas Funcin Descripcin Devuelve la parte fraccional de un nmero X. Devuelve la raz cuadrada de un nmero X. Devuelve la parte entera de un nmero X
AVERAGE(<X>) Devuelve el promedio del nmero o nmeros comprendidos en X. COUNT MAX(<X>) MIN(<X>) SUM(<X>) Lgicas Funcin FALSE Descripcin Valor lgico falso Incrementa el valor de un nmero por cada iteracin que se indique. Devuelve el nmero X de mayor valor. Devuelve el nmero X de menor valor. Devuelve la suma de X
IF(<Exp>, <X>, <Y>) Devuelve X o Y dependiendo del resultado de la expresin boleana Expr TRUE Base de datos Funcin EOF(TABLE) Descripcin Evala cuando se llega a la porcin final de la tabla. Valor lgico verdadero
FIELDLEN(TABLE, FIELD) Devuelve la longitud del campo de datos en caracteres. ISNULL(TABLE, FIELD) Verifica si un campo de la tabla contiene valor nulo.
QUERYPARAM(<Q>,<P>) Obtiene los valores de parmetros desde una consulta. RECORDCOUNT(<DS>) Informacin Funcin Descripcin Devuelve el nmero de registros de la tabla DS.
TYPEOF(<Exp>) Devuelve el tipo de dato de Expr Otras Funcin CHR(< l >) COPY(<X>, <St>, <Len>) COUNTER CURRENCY DATEDIFF(<D1>, <D2>) FORMATNUMERIC (<F>, <N>) GETCAPTION(<S>) GROUPPRINTED(<band>) Descripcin Devuelve el caracter de acuerdo al valor ordinal ASCII dado. Copia una subcadena (iniciando desde la posicin X devolviendo un mximo de Len caracteres) Incrementa automticamente siempre que se imprime un registro en el detalle. Devuelve los valores definidos para las monedas en Windows. Calcula los das desde D1 hasta D2. Dar un formato numrico N usando la mscara F. Devuelve el Caption de un componente. Devuelve si una banda de Grupos fue impresa.
INSERTSTR(<Source>, <Insert>) Inserta una cadena dentro de la ruta para la posicin %s (cadena). LOWER (<X>) PADLEFT(<S>, <Len>) PADLEFTZERO(<S>, <Len>) PADRIGHT(<S>, <Len>) PAGENUMBER PRETTY(<X>) READINI(<S1>,<S2>,<S3>) READREGISTRY(S1,S2,S3) REFORMATDATE(<D>,<F>) RESETEXPR(<exprname>) STR(<X>) STRLEN(<X>) STRTOINT(<X>) STRTONUM(<X>) TRIM(<S>) VAR(<I>) VERTPRINTPOS Convierte una cadena X a un formato menor.
Rellena la cadena S con Len caracteres. Rellena la cadena S con Len caracteres "0". Rellena la cadena S con Len caracteres. Devuelve el nmero de pgina. Adiciona un caracter hacia la derecha o de lo contrario hacia la izquierda. Lee la entrada S3 en la seccin S2 desde un archivo INI S1 Lee la entrada S3 en la seccin S2 desde la llave del registro S1. Da formato a una fecha y hora. Restaura el valor de la funcin agregada de las expresiones. Convierte un nmero X a una cadena. Devuelve la longitud de X en caracteres. Convierte la cadena X a entero. Convierte la cadena X en nmeros. Remueve caracteres especiales y los espacios en blancos de una cadena S. Aplicacin calculada de una variable I. Devuelve la posicin vertical al imprimir
Usando campos de bases de datos en las expresiones Cualquier campo en cualquier tabla que est siendo usada en tu reporte puede ser utilizado en una expresin. Los nombres de los campos pueden ser referenciados tanto por el nombre mismo (ejemplo: Nombre) como por el nombre de la tabla seguido por un punto y el nombre del campo (ejemplo: Clientes.Nombre). Si no especificas el nombre de la tabla el generador del reporte buscar el campo en todos los Conjuntos de datos disponibles y usar la primera instancia que encuentre. La versin actual del evaluador de expresiones no soporta los nombres de campos que contienen caracteres especiales como el espacio en blanco, "/ ", el punto, el signo de pesos y otros parecidos. Usando cadenas en las expresiones. Las cadenas en las expresiones deben introducirse entre comillas. A continuacin se presenta una expresin vlida: "Las computadoras son magnificas!" La longitud mxima de una cadena es 255 caracteres. En la lista de abajo se presentan algunos ejemplos de expresiones: Expresin 1. 1. 5 Descripcin Constante entera, devuelve 1 Constante de punto flotante, devuelve 1.5 Cadena constante, devuelve "Caja 1.0" como cadena Constante lgica, devuelve verdadero Clculo numrico, devuelve 3
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"Caja 1.0" True +2 3+2.5)
Clculo numrico, devuelve 11 Concatenacin de cadenas, devuelve "Caja 1.0" Devuelve el valor del campo Nombre, si existe Devuelve el valor del campo Nombre en la tabla de Clientes Agrega el campo Nombre, un espacio en blanco y el campo Direccin Clculo con un campo numrico Operacin con cadenas
"Caja" + "1.0" Nombre Clientes.Nombre Nombre + " " + Direccin Precio * IVA / 100 "Impreso: " + Date
"El total a pagar es " + str (Pago Operacin con cadenas total) If(VentaTotal > 5000, "Buena venta", "Mala Venta") If(Marcado, "X" ," ") Creando expresiones visualmente Las expresiones pueden ser tecleadas directamente en la lnea de edicin correspondiente, o puedes presionar el botn ".." a la derecha de la lnea de edici n para mostrar el dilogo del Constructor de expresiones. Entonces podrs visualmente disear tus expresiones con ayuda del ratn. Si una de las funciones utilizadas tiene parmetros, como las funciones "Copy" (copiar) o "Sum" (sumar), otro dilogo aparecer para definir estos parmetros en forma separada. Temas relacionado Agregar campos Agregar funcin Devuelve "Buena venta" si el total a pagar (VentaTotal) es mayor que 5000, sino devuelve "Mala venta" Imprime una X si el campo Marcado es verdadero
Bases de datos Formato para campos numricos o campos fecha/hora
Instrucciones SQL bsicas Qu es Las instrucciones SQL son utilizadas para acceder a la tabla o base de datos; devuelven un grupo de registros de datos y en los reportes son utilizadas para crear una consulta (query) ya que la consulta contiene instrucciones SQL. SQL significa "Lenguaje de consulta estructurado" por sus siglas en ingls (Structured Query Language) y es un tipo de lenguaje de programacin para bases de datos que permite la interaccin con una base datos, estableciendo una conversaci n o dilogo, es decir, permite formular preguntas a la base de datos, stas pueden ser: Cules son los clientes que tienen un saldo mayor a su lmite de crdito?, Qu productos fueron los ms comprados durante el ltimo trimestre?, etc. INSTRUCCIONES BSICAS SELECT La operacin que se realiza a travs de las instrucciones SQL es la declaraci n SELECT (seleccin), que se utiliza para la recuperacin de datos de una o ms tablas. El SQL local al cual nos enfocaremos tiene la siguiente forma: SELECT ListaDeColumnas (campos) FROM TablaDeReferencia [WHERE ExpresinBooleana] [ORDER BY ListaDeOrden] Las clusulas que se encuentran en corchetes son opcionales. SELECT en su forma ms simple es una pregunta que solicita al manejador que se recuperen todos los datos de la tabla: SELECT * FROM TablaDeReferencia El asterisco (*) indica que se consideren todos los campos y FROM le hace saber al manejador de qu tabla provienen los campos. Los resultados de esta consulta son equivalentes al contenido de la tabla, ya que no se solicit ningn criterio de seleccin. SELECT * FROM &ldots;. Es decir, se considerarn todos los campos de la tabla para hacer la selecci n, el sistema automticamente indica la tabla de la cual se tomar la informaci n (aquella de la cual proviene la consulta en la que se acces el botn SQL). Es importante mencionar que, aunque se consideran todos los campos para hacer la seleccin, slo aparecen en la consulta los campos que la configuracin de la misma permite. FROM La clusula FROM es obligatoria en todas las instrucciones SELECT en las que se estn recuperando datos de tablas. Use la clusula FROM para: Enumerar las tablas que contienen columnas a las que se hace referencia en la lista de seleccin y en la clusula WHERE. Los nombres de las tablas y se pueden sustituir con alias mediante la clusula AS. Combinar tipos. stos se califican mediante condiciones de combinacin especificadas en la clusula ON. La clusula FROM es una lista separada por comas de nombres de tablas y clusula JOIN. La clusula FROM puede especificar: Una o ms tablas, por ejemplo: SELECT * FROM Productos Combinaciones de dos tablas. SELECT c.nombre FROM productos p, categorias c, catriaprod cp
WHERE p.cve_producto = cp.cve_producto and cp.cve_categoria = c.cve_categoria and p.cve_producto = :cve_producto WHERE Esta clusula se utiliza despus de FROM, y su finalidad consiste en retornar slo aquellos registros que cumplen con cierto criterio. La expresin booleana se forma de una o ms operaciones lgicas que se evaluarn como verdaderas o falsas para cada registro, los operadores pueden utilizar nombres o constantes, por ejemplo: SELECT * FROM productos p WHERE p.cve_producto >= :Prod_Inicial AND p.cve_producto <= :Prod_Final Esto se puede representar con la pregunta: cules son los productos que se encuentran entre la clave del producto inicial y el final? La clusula WHERE ir evaluando cada registro que cumpla con ese criterio. Tambin se pueden unir varias condiciones mediante los operadores AND y OR, por ejemplo: SELECT * FROM 'Clientes.DB' Q1 WHERE POBLACION LIKE 'IZTAPALAPA' AND NOMBRE LIKE "Benavides" Esta declaracin se interpreta de la siguiente forma: cules son los clientes cuyo nombre de poblacin incluye la palabra IZTAPALAPA y que su nombre sea Benavides? LIKE Determina si una cadena de caracteres dada coincide o no con un determinado modelo. Un modelo puede incluir caracteres normales y caracteres comodn. Durante la comparacin con el patrn, los caracteres normales deben coincidir exactamente con los caracteres especificados en la cadena; sin embargo, los caracteres comodn pueden coincidir con fragmentos arbitrarios de la cadena de caracteres. Con los caracteres comodn el operador LIKE es ms flexible que con los operadores de comparacin de cadenas = y !=. Si alguno de los argumentos no son del tipo de datos de la cadena de caracteres. Cuando se realizan comparaciones de cadenas con LIKE, todos los caracteres de la cadena del modelo son importantes, incluidos los espacios a la izquierda o a la derecha. Si una comparacin de una consulta debe devolver todas las filas con una cadena LIKE abc (abc seguido de un espacio), no se devuelve una fila en que el valor de esa columna sea abc (abc sin un espacio). Sin embargo, los espacios en blanco a la derecha de la expresin con la que se compara el modelo, se omiten. Si la comparacin de una consulta debe devolver todas las filas con la cadena LIKE abc (abc sin un espacio), se devuelven todas las filas que empiezan con abc y tienen cero o ms espacios a la derecha. Una comparacin de cadenas que utilice un modelo con datos de tipo char y varchar puede no pasar una comparacin LIKE debido a la forma en que se han almacenado los datos. Es importante entender el almacenamiento de cada tipo de datos y dnde puede fallar una comparacin LIKE. ORDER BY Esta instruccin se utiliza para ordenar en la consulta el conjunto de registros. Si el orden en que se retornan no es importante, entonces no debe de usarse esta clusula, ya que sta hace ms lenta la consulta. Para utilizar la clusula ORDER BY simplemente se debe indicar el campo por el cual se ordenar la consulta: SELECT* FROM clientes WHERE clientes.saldo >= 10000 ORDER BY saldo La anterior declaracin pregunta por los Clientes que adeudan igual o ms de $10,000.00, ordenados por el monto de su saldo. GROUP BY Especifica los grupos en los que se van a colocar las filas de salida y, si se incluyen funciones de agregado en la clusula SELECT
<listaSeleccin>, calcula el valor de resumen de cada grupo. Cuando se utiliza una clusula GROUP BY, cada elemento de la lista de seleccin debe producir un valor nico para cada grupo. Los valores NULL de un elemento se colocan en un grupo. En este ejemplo se devuelve la cantidad de productos que se encuentran en cada categora: SELECT count (cve_producto), cve_categoria FROM Catriaprod GROUP BY Cve_categoria AS ( aliasTabla ) Un alias es un nombre para una Tabla, que se utiliza por comodidad o para distinguirla en una auto combinacin o en una subconsulta. El alias suele ser una abreviatura del nombre de la tabla, que se utiliza para hacer referencia a columnas especficas de las tablas en una combinacin, si existe el mismo nombre de columna en ms de una tabla de la combinacin. No se puede utilizar el nombre de un alias de una tabla que no se ha definido, como se muestra en el siguiente ejemplo en donde el sistema te enviar un error: SELECT SUBSTRING (Productos.precio) AS Propre, Clientes.Cve_clientes AS clienclav, Categoria.cve_categoria FROM Productos LEFT OUTER JOIN Cve_producto ON Categoria.cve_categoria= Productos.Cve_producto CAST Convierte explcitamente una expresin de un tipo de datos a otro. El siguiente ejemplo devuelve un reporte del esquema de impuesto utilizado por zonas y convierten el monto del impuesto a char (2). SELECT cve_zona, texto, descripesq FROM zonas, esqimpuestos WHERE CAST ( imp_monto as char(2))= cveesqimpu CONDICIONES DE BSQUEDA Operadores de comparacin (como =, < >, < y >). Por ejemplo, en la siguiente consulta se recuperan las filas de la tabla "Productos y Categorias" de los productos que se encuentren en la categora 2. SELECT Cve_producto, Descrip_cort, Cve_categoria FROM Productos, Categorias, Catriaprod WHERE Cve_categoria = 2 ORDER BY Cve_producto Listas (IN, NOT IN). Por ejemplo, en esta consulta se recuperan las filas de la tabla "Productos y Categorias" donde Categorias coincida con algn identificador de la lista. SELECT Cve_categoria, Cve_producto, Descrip_cort FROM Productos, Categorias, Catriaprod WHERE cve_categoria IN (1,4,5,7) ORDER BY Cve_categoria, Cve_Producto Coincidencia de modelos (LIKE y NOT LIKE). Por ejemplo, en esta consulta se recuperan las filas de la tabla "Productos y Categorias" donde el nombre del producto empiece con las letras Ch. SELECT Cve_producto, Cve_categoria, Descrip_cort FROM Productos, Categorias, Catriaprod WHERE Descrip_cort LIKE 'Ch%' ORDER BY Cve_producto, Cve_categoria Temas relacionados
Sintaxis de las expresiones Nueva Consulta (Query) Configuracin de base de datos Formato para campos numricos o campos fecha/hora
Mensajes de error Qu es Estos mensajes de error los enva el sistema para indicar al usuario que la informacin proporcionada, lo que se desea consultar o algn proceso solicitado, entre otros, no puede llevarse a cabo; en la siguiente tabla se muestran algunos de estos mensajes y la solucin para que pueda ejecutarse el proceso solicitado. Mensaje La instruccin de la consulta no tiene parmetros Table does not exit. Error activando consulta La instruccin SQL a la que se quiere Verificar que la instruccin SQL tenga correctamente la asignar un parmetro no tiene asignado instruccin:VAR un valor para una variable. Ej.: SELECT * FROM 'Conccxc.DB' Q1:Var Ej.: SELECT * FROM 'Conccxc.DB' Q1 Se proporcion mal el nombre de la tabla Verificar e indicar correctamente el nombre, en su caso que se desea en el campo "Nombre de podrs ayudarte de la bsqueda de la tabla, mediante el la tabla", ubicado en el Asistente SQL. botn "Buscar" Se proporcion mal el nombre de la tabla de datos o algn parmetro dentro de la creacin de la consulta y esto ocasion que la consulta no se pueda ejecutar. Proporcionar correctamente la instruccin, parmetro o nombre de la tabla de datos. El sistema enva el mensaje documentado anteriormente y al hacer caso omiso del anterior se crea mal la consulta. Para que el sistema te permita eliminar la tabla configurada como tabla maestra, es necesario que primero se configure otra tabla como principal y despus de dicha modificacin seleccionar nuevamente la tabla y eliminarla. El error es ocasionado por Solucin
La tabla principal Se trat de eliminar la tabla principal o del reporte no maestra, es decir la tabla en la que se puede ser borrada. basa el reporte Por favor seleccione otra principal para el reporte. XXX_Tabla: No se soportan referencias circulares. Al seleccionar las propiedades de la tabla e indicar el mismo nombre al de la tabla maestra, el sistema automticamente detecta la referencia circular de datos.
Es necesario seleccionar otro nombre de la tabla para que no se haga a referencia circular y el sistema pueda configurar las propiedades de la tabla que se est modificando o creando.
Error: No se puede El sistema detecta que la tabla est renombrar como renombrndose con caracteres invlidos, XX XX como son los espacios o signos de interrogacin. Ejemplos: Mis clientes, Mis???clientes
Es necesario cambiar el nombre, borrar espacios vacos o caracteres invlidos, para que la tabla o consulta pueda ser guardada. Ejemplo: Misclientes o Mis_clientes
Carcter "X" El sistema detect que dentro del campo Deber indicar la expresin correcta o permitida por el invlido en una de filtro, de las propiedades de la tabla, sistema, para el campo de Filtro. expresin de filtro se indic un caracter invlido. Tema relacionado Preguntas y respuestas, sugerencias y trucos
Preguntas y respuestas, sugerencias y trucos Cmo puedo imprimir el criterio de seleccin actual (por ejemplo, los parmetros del query)? Agrega un componente de expresiones en tu reporte y utiliza su funcin "QueryParam", por ejemplo: QueryParam(CustomerQuery,StartDate) Cuando estoy viendo la presentacin preliminar de mi reporte no veo las lneas horizontales tal y como las puse en el diseo del reporte. Por qu? Las lneas horizontales permanecen ah y sern impresas, pero la vista preliminar del reporte seguramente escala la salida del reporte (la hace ms pequea) para lograr que pueda verse completo en la pantalla. Debido a este cambio de escala, las lneas horizontales desaparecen. Cmo puedo imprimir un solo registro de datos? Deja el Conjunto de datos principal (main dataset) vaco con la opcin "Reporte/Base de datos&ldots;". Cmo puedo utilizar milmetros en lugar de pulgadas en el diseador de reportes? Las unidades de medida pueden ser configuradas desde la opcin "Ver/Opciones". Temas relacionados Crea un nuevo reporte Elementos de un reporte y sus propiedades Barra de herramientas
Centrar Acceso
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Dentro de la barra de herramientas del Diseador de reportes, con los botones
y el botn
Qu es Esta funcin sirve para centrar imgenes, figuras, textos, bandas, etiquetas, etc., en cualquier parte del reporte. Tambin puedes centrar en las bandas. Para utilizar esta funcin debes seleccionar los elementos, figuras, imgenes, etc., de la siguiente forma: Posicinate sobre los elementos, figuras, imgenes, etc., y haz clic sobre ellas, despus oprime la tecla [Shift] y mantenla presionada para que la ltima seleccin no se pierda cuando selecciones un nuevo elemento. Puedes seleccionar varios elementos al mismo tiempo mientras stos formen parte de la misma banda, o los elementos que formen parte del reporte en general. Despus del procedimiento anterior puedes seleccionar el tipo de centrado que desees darle a tus elementos o bandas eligindolo de la opcin Centrar elementos o Centrar bandas del Men Edicin. Tambin podrs hacerlo desde la barra de herramientas con los siguientes botones: Botones Descripcin Centrar verticalmente.
Centrar horizontalmente
Tema relacionado Editando el reporte
Espacios iguales Acceso
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Desde la barra de herramientas del Diseador de reportes, con los botones
y el botn
Qu es Esta funcin sirve para dejar espacios iguales y simtricos entre imgenes, figuras, textos, bandas, etiquetas, etc., en cualquier parte del reporte. Tambin puedes dejar espacios iguales en las bandas. Para utilizar esta funcin debes seleccionar los elementos, figuras, imgenes, etc., de la siguiente forma: Posicinate sobre los elementos, figuras, imgenes, etc., y haz clic sobre ellas, despus oprime la tecla [Shift] y mantenla presionada para que la ltima seleccin no se pierda cuando selecciones un nuevo elemento. Puedes seleccionar varios elementos al mismo tiempo mientras stos formen parte de la misma banda, o los elementos que formen parte del reporte en general. Botones de este proceso Botones Descripcin Te deja horizontalmente espacios iguales.
Te deja verticalmente espacios iguales
Enviar hacia atrs Acceso
l
Desde la barra de herramientas del Diseador de reportes, con el botn
Qu es Con esta funcin puedes enviar hacia atrs una imagen, banda, etiqueta, figura o texto de otra imagen, figura, banda o etiqueta. Para llevar a cabo esta funcin elige la opcin Enviar hacia atrs desde la barra de herramientas con el botn Tema relacionado Editando el reporte .
Traer al frente Acceso
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Qu es Con esta funcin puedes traer hacia adelante una imagen, banda, etiqueta, figura o texto de otra imagen, figura, banda o etiqueta. Para llevar a cabo esta funcin elige la opcin Traer al frente desde la barra de herramientas con el botn Tema relacionado Editando el reporte .
Encabezado de la pgina, banda del ttulo y banda del resumen. Acceso
l
Dentro del Diseador de reportes, desde la barra de herramientas del diseador con el botn Dentro del Diseador de reportes, desde la barra de herramientas del diseador con el botn
Manejo Vamos a asumir que tienes un reporte creado el cual presenta una lista de direcciones de una tabla, la presentacin del reporte actualmente es bastante aceptable y puede verse ms o menos as:
Lo que se ha perdido es un poco de "decoracin", como el ttulo de la primera pgina y el encabezado de pgina as como los subttulos de las columnas para cada campo de datos. Tambin un "resumen" al final del reporte, presentando el nmero total de registros por ejemplo, lo cual suena bien!. Encabezado de pgina Cada pgina de la impresin del reporte debe tener un Encabezado de pgina con encabezados para cada columna de datos en la lista de direcciones, por ejemplo, puedes escribir en grande la etiqueta "Nombre" sobre la columna de los nombres de las compaas, etc. Primero inserta una nueva banda para el encabezado de la pgina usando el bot n y selecciona "Encabezado de pgina" como tipo de banda. Ahora adiciona las etiquetas para cada columna, con los subttulos correspondientes a cada nombre de campo. Ejemplo:
Para hacer ms grande el tipo de letra, ponerla en negritas o cambiar cualquier otro atributo del tipo de letra debers seleccionar todas las etiquetas y establecer los atributos del tipo de letra deseado con la barra de herramientas. Banda del ttulo
Podrs agregar un ttulo en la primera pgina del reporte insertando una nueva banda de reporte, despus configrala como "Banda del ttulo". Ahora agrega una etiqueta a la banda del ttulo y configura su tamao para hacerla un poco grande, por ejemplo, digamos 24 puntos. Adicionalmente podras agregar la fecha actual y la hora en la cabecera del reporte, as podrs ver cuando fue impreso el reporte. Para hacer esto, utiliza el botn para agregar un campo del sistema en la esquina superior derecha de la banda del ttulo, y configura su tipo como "Fecha/Hora". Ahora la banda de ttulo se ve ms o menos as:
Cuando ests viendo la presentacin preliminar del reporte observa el siguiente problema: El encabezado de la pgina aparece en la primera pgina antes de la banda del ttulo (slo cuando las dos bandas estn posicionadas en el Diseador de reportes). Puedes solucionar el problema imprimiendo el encabezado de pgina a partir de la segunda pgina y omitindola en la primera, agregando el subttulo de la columna que est quitando como texto en la parte inferior de la banda del ttulo. Primero selecciona la banda del encabezado de la pgina y abre su dilogo de propiedades. Selecciona la opcin llamada "Descartar en pgina inicial" para evitar que la banda se imprima en la primera pgina del reporte. Posteriormente modifica el tamao de la banda del ttulo para hacer completamente visible la nueva etiqueta del ttulo dentro del encabezado de la pgina. No necesitas insertar todos los elementos de reporte de la banda del ttulo que estaban en el encabezado de la pgina, porque puedes seleccionarlos de la banda del encabezado de la pgina, copiarlos al portapapeles, seleccionar la banda de ttulo y pegar aqu los elementos que copiaste anteriormente. Ahora que todos los elementos han sido copiados del encabezado de la pgina a la banda del ttulo, stos permanecern seleccionados y podrs moverlos juntos hacia donde necesites. Banda de resumen Para agregar un resumen al final del reporte, inserta una nueva banda y configura su tipo como "Resumen". Ahora podrs agregar los elementos de reporte que necesites a esta banda, por ejemplo puedes utilizar el Campo de sistema "Contador de detalle" y poner como etiqueta del campo "Nmero de registros impresos: ". Ahora el nmero de registros ser impreso al final del reporte, por ejemplo: "Nmero de registros impresos: 78", si tienes 78 registros de datos en la tabla del reporte. La presentacin completa del reporte podra verse as:
Y este sera el reporte impreso:
Temas relacionados Crea un nuevo reporte Estructura de un reporte Elementos de un reporte y sus propiedades
Opciones del Diseador de reportes Crea un nuevo reporte Agregar un nuevo elemento del reporte Editar las propiedades de un nuevo reporte Barra de herramientas Uso del ratn Uso del teclado
Bases de datos Configuracin de base de datos Campos de la base de datos
Elementos de un reporte y sus propiedades Bandas del reporte Elementos del reporte
Bandas del reporte Bandas estndar (Ttulo, Detalle, Pie de pgina) Bandas de subdetalle Grupo de bandas Banda hija
Temas avanzados Formato para campos numricos o campos fecha/hora Sintaxis de las expresiones
Licencia y derechos reservados del diseador de reportes El Diseador de Reportes ("QRDesign") y esta ayuda son utilizados bajo la licencia y derechos reservados de 1998 de:
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THSD Software Timo Hartmann Oststrasse 38 57074 Siegen GERMANY http://www.thsd.de Email: thsd@thsd.de
Editando el reporte Presentacin Preliminar En este momento te encuentras en el Diseador de reportes y puedes ver la orientacin del reporte. Presiona el botn "Presentacin Preliminar" , para obtener una primera impresin del resultado del reporte.
Cambiar el subttulo de una columna En la barra de herramientas aparecer el tipo de elemento, por ejemplo "Etiqueta". Adicionalmente podrs ver las propiedades ms importantes de los elementos, que para una "Etiqueta" desde luego es el "Texto". Puedes activar su lnea de edicin con el ratn y directamente editar el texto de la etiqueta, o puedes abrir el dilogo de las propiedades para la etiqueta del reporte abriendo su men flotante con el botn derecho del ratn y seleccionando la opcin "Editar". A continuacin se muestra el dilogo de las propiedades de una etiqueta:
Edita las propiedades del elemento y escribe en l un texto ms descriptivo para la cabecera de la columna, por ejemplo "Cuenta". Cierre el dilogo presionando el botn "Aceptar". Cambiando el tamao y la posicin Si no te gusta la posicin de un elemento de reporte, simplemente muvelo con el botn izquierdo del ratn. Observa que los elementos no pueden ser movidos fuera de su banda de reporte. Para cambiar el tamao de un elemento de reporte, primero seleccinalo y despus arrastra uno de sus ocho pequeos cuadros negros para cambiar el tamao del elemento. Agregar otro elemento de reporte Por propsitos de demostracin agrega un circulo alrededor del ttulo del reporte. Haz clic en el botn Ahora haz clic en la banda de reporte que contiene el ttulo del reporte. No es importante que hagas clic en el lugar exacto donde quieres colocar el crculo, por que fcilmente podrs moverlo. Despus de hacer clic en la banda de reporte aparecer el dilogo de propiedades de la nueva figura. Selecciona la opcin "Rectngulo" de la lista de tipos de estilos "Tipo" ("Types"). para insertar una figura.
Presiona el botn "Color" dentro del rea de "Pintar" y selecciona el color amarillo para dibujar un crculo relleno de color amarillo. Despus de cerrar el dilogo con el botn "Aceptar" aparecer un circulo amarillo en el reporte.
Desafortunadamente el crculo esta al frente del ttulo y oculta parte de l. Presiona el botn de la barra de herramientas en la parte superior de la ventana del diseador para mover el crculo hacia el fondo. Ahora mueve el ttulo para que est posicionado sobre el crculo:
Por supuesto que todava no se ve bien por el color blanco del fondo de la etiqueta que cubre el crculo. Abre el dilogo de Propiedades de la etiqueta del ttulo (botn derecho del ratn, opcin "Editar") y activa la opcin "Transparente". El fondo de la etiqueta ahora ser transparente (no en modo de diseo, pero puede verificar el efecto desde la opcin "Vista preliminar"):
Finalmente slo hace falta algo de alineamiento del ttulo para moverlo exactamente hasta el centro del circulo. Primero selecciona la etiqueta de manera normal (clic sobre ella), ahora mantn presionada la tecla [Shift] para que la ltima seleccin no se pierda cuando selecciones un nuevo elemento o varios, pueden ser seleccionados al mismo tiempo mientras estos formen parte de la misma banda de reporte:
Ahora presiona el botn el botn Temas relacionados Crea un nuevo reporte . para alinear horizontalmente sus centros. Tambin puedes centrar los dos elementos en la banda usando
Elementos de un reporte y sus propiedades Barra de herramientas
Ver una presentacin preliminar y grabar el reporte Acceso
l
Desde la Barra de herramientas del diseador de Reportes, botn
Manejo Mientras ests creando tu reporte podrs ver una Presentacin preliminar de l seleccionando el botn pantalla tal y como se imprimir y podrs verificar la orientacin del reporte. . El reporte aparecer en
Ejemplo basado en Aspel-BANCO Si ya terminaste la edicin del reporte, presiona el botn Temas relacionados Crea un nuevo reporte Elementos de un reporte y sus propiedades para guardar tu reporte.
Barra de herramientas
Modificar un reporte existente Acceso
l
Desde el Administrador de reportes / selecciona un reporte, men flotante/ opcin Editar reporte o con el botn
Qu es En esta seccin se muestra un simple ejemplo de cmo utilizar el Diseador de Reportes. Un reporte existente con bases de datos y bandas de reportes actualmente configurado puede ser modificado. Observa el siguiente ejemplo:
Ejemplo basado en Aspel- BANCO La orientacin de este reporte genera la siguiente vista preliminar:
Ejemplo basado en Aspel-BANCO Cambiar la altura de las lneas de datos Supn que las lneas de datos son demasiado estrechas y quieres que stas estn un poco ms separadas. Cada lnea obtiene su alineacin de la banda de detalle del reporte. Por cada registro de datos la banda de detalle se imprime una vez, entonces, si cambias la altura de la banda de detalle, el espacio para cada registro de datos se incrementar. Para hacer esto, en el Diseador de Reportes primero selecciona la banda de detalle hacindole clic con el botn izquierdo del ratn. Los pequeos cuadros negros aparecern en las esquinas de la banda, los cuales sern utilizados para cambiar el tamao de los elementos del reporte. Haz clic en el cuadro negro de en medio de la parte inferior de la banda, mantn presionado el botn del ratn y muvelo hacia abajo. De esta forma la banda de detalle ser ampliada, y despus de liberar el botn del ratn la nueva altura de la banda ser establecida en el reporte. Ahora puedes presionar el botn "Presentacin preliminar" para verificar el nuevo reporte. Vers que ahora hay ms espacio vaco entre cada lnea de datos. Mover los elementos del reporte Tal vez no te agrade la posicin de algunos elementos de reporte, y por ejemplo quieres que el primer campo de datos est un poco ms a la derecha. Para cambiar esto, slo presiona el campo de datos deseado con el botn izquierdo del ratn (y mantn presionado el botn) y arrstralo hacia su nueva posicin en la banda. Observa que puedes mover los elementos hacia otras bandas, y que no puedes mover las bandas de reporte por que sus posiciones estn determinadas automticamente dependiendo de su tipo (por ejemplo: El encabezado en la parte superior de la pgina).
Cambiar el tipo de letra Si quieres cambiar el tipo de letra de un elemento de reporte, primero selecci nalo (puedes seleccionar varios elementos a la vez) y despus utiliza la barra de herramientas para cambiar la configuracin del tipo de letra:
Puedes seleccionar el nombre de la letra, el tamao y el estilo (negrita, subrayada, itlica, etc.). Los tipos de letra disponibles dependen de los tipos de letra instalados en tu computadora. Agregando y cambiando etiquetas Presiona el botn "Etiqueta" para insertar un texto esttico en el reporte. Despus presiona con el botn izquierdo del ratn en el reporte, en el lugar donde quieres agregar el nuevo texto. El dilogo de propiedades para la "Etiqueta" aparecer desde donde podrs escribir tu texto y establecer algunas otras opciones. Despus de presionar el botn "Aceptar" el texto se insertar en el reporte y posteriormente ser impreso en esa posicin. Si quieres cambiar el texto (o cualquier otra propiedad, por ejemplo la orientacin del texto) de una etiqueta existente, seleccinala con el botn izquierdo del ratn y abre el dilogo de propiedades, ya sea con un doble clic o seleccionando la opcin "Editar" del men flotante (que aparece con el clic del botn derecho del ratn). Temas relacionados Crea un nuevo reporte Elementos de un reporte y sus propiedades Barra de herramientas
Formato para campos numricos o campos fecha/hora Qu es Los campos numricos y los campos de fecha y hora pueden desplegarse de diferentes formas. Esto puede ser controlado con cadenas de formato, las cuales representan de manera simblica un formato de salida. Campos numricos Identificador Descripcin 0 Dgito complementador. Si el valor que est siendo formateado tiene un dgito en la posicin donde aparece el '0' en la cadena del formato, ese dgito es copiado a la cadena de salida. De otra forma, un '0' ser almacenado en esa posici n en la cadena de salida. Dgito posicionador. Si el valor que est siendo formateado tiene un dgito en la posicin donde aparece el '#' en la cadena del formato, ese dgito ser copiado a la cadena de salida. De otra forma, no se copiar nada en esa posicin en la cadena de salida. Punto decimal. El primer carcter '.' en la cadena del formato determina la posicin del separador decimal en el valor formateado; cualquier otro '.' ser ignorado. El caracter que est siendo utilizado como separador decimal ser copiado a la cadena de salida. Este caracter ser el especificado en la opcin Configuracin regional en la carpeta Nmeros del Panel de control. Separador de miles. Si la cadena de formato contiene uno o ms caracteres ',', la salida podra tener separadores de miles entre cada grupo de tres dgitos desde la izquierda del punto decimal. La ubicacin y el nmero de caracteres ',' en la cadena de formato no afectar la salida, excepto que se indique que se desean los separadores de miles. Notacin cientfica. Si alguna de las cadenas 'E+', 'E-', 'e+' o 'e-' se encuentra en la cadena de formato, el nmero ser formateado usando notacin cientfica. Un grupo de hasta cuatro caracteres '0' pueden ser colocados inmediatamente despus de la 'E+', 'E-', 'e+' o 'e-' para indicar el nmero mnimo de dgitos en el exponente. Los formatos 'E+' y 'e+' ocasionan que un signo de ms (+) se imprima para los exponentes positivos y que un signo menos (-) se imprima para los valores negativos. Los formatos 'E-' y 'e-' imprimen el carcter del signo nicamente cuando los exponentes son negativos. Los caracteres encerrados entre comillas simples o dobles se imprimen como tales, y no afectan el formateo. Este carcter indica secciones separadas para nmeros positivos, negativos o ceros en la cadena de formato.
E+
'xx'/"xx" ;
La posicin del '0' menos significativo antes del punto decimal y el '0' ms significativo despus del punto decimal en la cadena de formato, determina el rango de dgitos que siempre se presentarn en la cadena de salida. El nmero que est siendo formateado siempre es redondeado a tantos nmero de decimales como dgitos complementarios ('0' o '#') hayan a la derecha del punto decimal. Si la cadena de formato no contiene el punto decimal, el valor ser formateado redondendolo al menor nmero entero ms aproximado. Si el nmero que est siendo formateado tiene ms dgitos a la izquierda del separador del punto decimal que los dgitos complementarios a la izquierda del carcter '.' en la cadena de formato, los caracteres restantes sern puestos antes del primer dgito complementario. Para permitir diferentes formatos para los valores positivos, negativos y el cero, la cadena de formato puede contener entre uno y tres secciones separadas por puntos y comas (;).
l l
Una seccin: La cadena de formato se aplica a todos los valores. Dos secciones: La primera seccin se aplica a los valores positivos y a ceros, y la segunda seccin se aplica a los valores negativos. Tres secciones: La primera seccin se aplica a los valores positivos, la segunda a los valores negativos y la tercera se aplica a los ceros.
Si la seccin para los valores negativos o la seccin para los ceros esta vaca, es decir, si no hay nada entre los puntos y comas que delimitan la seccin, entonces la seccin para los valores positivos ser usada.
delimitan la seccin, entonces la seccin para los valores positivos ser usada. Si la seccin para los valores positivos esta vaca, o si la cadena de formato esta vaca, el valor es formateado usando el formato general para los nmeros de punto flotante con 15 dgitos significativos. El formateo general de los nmeros de punto flotante tambin es utilizado si el valor tiene ms de 18 dgitos a la izquierda del punto decimal y la cadena de formato no especifica que se utilice una notacin cientfica. Fecha / Hora Las siguientes opciones de formato estn disponibles para la fecha y la hora: Identificador c d dd ddd dddddd ddddd dddddd m mm mmm Descripcin Despliega la fecha usando el formato de fecha corto que est configurado en Windows, seguido de la hora en formato largo que tenga configurado Windows. La hora no es desplegada si el valor de la parte fraccional de la hora es cero. Despliega el da como un nmero sin anteponer un cero (1-31). Despliega el da como un nmero anteponiendo un cero (01-31). Despliega el da de la semana como una abreviacin (Dom-Sab). Despliega el nombre completo del da de la semana (Domingo-Sabado). Despliega la fecha en formato corto. Despliega la fecha en formato largo. Despliega el mes como un nmero sin anteponer un cero (1-12). Si el identificador m es precedido por un identificador h o hh, se desplegarn los minutos en lugar del mes. Despliega el mes como un nmero anteponiendo un cero (01-12). Si el identificador mm es precedido por un identificador h o hh, se desplegarn los minutos en lugar del mes. Despliega el mes como una abreviacin (Ene-Dic).
mmmmmmmmm Despliega el nombre completo del mes (Enero-Diciembre). yy yyyy h hh n nn s ss t tt am/pm Despliega el ao como un nmero de dos dgitos (00-99). Despliega el ao como un nmero de cuatro dgitos (0000-9999). Despliega la hora sin anteponer un cero (0-23). Despliega la hora anteponiendo un cero (00-23). Despliega los minutos sin anteponer un cero (0-59). Despliega los minutos anteponiendo un cero (00-59). Despliega los segundos sin anteponer un cero (0-59). Despliega los segundos anteponiendo un cero (00-59). Despliega la hora en formato corto. Despliega la hora en formato largo. Utiliza el reloj de 12 horas para los identificadores que contienen h o hh, y despliegan la palabra 'am' para cualquier hora antes del medio da, y 'pm' para cualquier hora de la tarde. El identificador am/pm puede ser del tipo minscula, mayscula o combinado, y el resultado se despliega de acuerdo a este formato. Utiliza el reloj de 12 horas para los identificadores que contienen h o hh, y despliega una 'a' para cualquier hora antes del medio da, y una 'p' para cualquier hora de la tarde. El identificador am/pm puede ser del tipo minscula, mayscula o combinado, y el resultado se despliega de acuerdo a este formato. Utiliza el reloj de 12 horas para los identificadores que contienen h o hh, y despliega el contenido de la variable global TimeAMString para cualquier hora antes del medio da, y el contenido de la variable global TimePMString para cualquier hora despus del medio da. Despliega el carcter separador para la hora que proporciona Windows de acuerdo a su configuracin regional.
a/p
ampm
/ 'xx'/"xx" Los identificadores de formatos pueden ser escritos tanto en maysculas como en minsculas, ya que ambos producen el mismo resultado. Temas relacionados Crea un nuevo reporte Elementos de un reporte y sus propiedades Barra de herramientas Despliega el carcter separador para la fecha que proporciona Windows de acuerdo a su configuracin regional. Los caracteres encerrados entre comillas simples o dobles se imprimen como tales, y no afectan el formateo.
Uso de parmetros en las instrucciones SQL Acceso
l
Dentro del Diseador de reportes, botn
, botn propiedades
Qu es Si ests familiarizado con el uso de SQL, tu sabes que las instrucciones SQL pueden necesitar parmetros. El Diseador de reportes tambin permite utilizar stos. El siguiente ejemplo muestra como una consulta SQL, la cual tiene un parmetro "NoCliente" (es precedido por ":" como es usual):
Despus puedes presionar el botn "Parmetros" para abrir el siguiente dilogo: Aqu es donde defines el tipo de parmetro: Valor: El valor proporcionado es utilizado como parmetro cuando se genera el reporte. Verificar valor antes de imprimir: Utiliza esta opcin para hacer que el generador de reportes siempre pregunte por el valor del parmetro antes de que se imprima el reporte. Un dilogo con una lnea de captura para el valor del parmetro aparecer. De esta forma el reporte puede ser filtrado individualmente antes de ser impreso. Asignar valor desde el conjunto de datos maestro: Esta opcin sirve para obtener el valor del parmetro desde otra base de datos, lo cual quiere decir, que el nombre del parmetro corresponde con el nombre del campo de otra tabla o consulta (query). En el dilogo actual de propiedades de la consulta debers configurar la propiedad "Maestra" (master) con la base de datos principal (master dataset). Temas relacionados Crea un nuevo reporte Elementos de un reporte y sus propiedades Barra de herramientas Nueva Consulta (Query)
Guardar como Acceso
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Desde la barra de herramientas del Diseador de Reportes, botn
Manejo Una vez que hayas seleccionado el archivo o documento donde vas a grabar tu reporte, posteriormente lo podrs guardar con slo oprimir el botn Temas relacionados Crea un nuevo reporte Elementos de un reporte y sus propiedades Barra de herramientas de la barra de herramientas.
Crea un nuevo reporte Acceso
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Desde el mdulo del Administrador de Reportes / haciendo clic sobre el botn Desde el Diseador de reportes, con el botn
o con la flecha, opcin Nuevo qr2.
Qu es Desde el administrador de reportes agregas un reporte el cual ya est previamente configurado pero puedes configurarlo de acuerdo a lo que necesites. Desde el Diseador de reportes, crears un reporte en blanco en donde tendrs que insertar los elementos que el reporte necesite. Manejo Presiona el botn para crear un nuevo reporte. El sistema te mostrar el reporte en blanco de tal manera que vayas incluyendo las bandas, etiquetas, base de datos, etc, segn te convenga. Para llevar un buen control de configuracin del reporte te sugerimos tomar en cuenta estos temas que te ayudarn a configurar el reporte: Configuracin de base de datos Agregar un nuevo Elemento del reporte Ver una presentacin preliminar y grabar el reporte
Guardar Acceso
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Qu es Para guardar tus reportes oprime el botn quieres que se guarde. El reporte de guardar con la extensin .qr2. Temas relacionados Crea un nuevo reporte Agregar un nuevo Elemento del reporte de la barra de herramientas y escribe el nombre del reporte y selecciona la ruta donde
Gua prctica de procesos Qu es Te sugerimos revisar los siguientes procedimientos, para que puedas crear tus reportes de una manera eficiente (no es indispensable que cumplas con este orden de manera explcita): Procedimiento 1. 2. 3. 4. 5. Entra al Diseador de reportes para crear uno nuevo. El diseador por default agrega una banda de encabezado de pgina y la banda ttulo donde se muestra la razn social y el ttulo del reporte, respectivamente, este ltimo se configura el nombre del reporte. Agrega bandas de detalle en donde podrs agregar Etiquetas, Campos, Imgenes y otros elementos del reporte que el diseador ofrece. Configura las propiedades de los elementos y las bases de datos de los campos que se encuentran dentro de las bandas. Una vez armado el reporte, puedes ver los resultados mediante la vista preliminar que ofrece el diseador y si est correcto puedes grabarlo e imprimirlo. Volver a la Gua rpida
Imprimir Acceso
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Qu es Esta opcin te permite obtener listados de la informacin contenida en los diferentes administradores. El sistema incluye los reportes bsicos, pero adems, tu puedes crear nuevos incluyendo slo los campos que necesites, ordenndolos de acuerdo a tu conveniencia. Dentro del sistema se tiene dos modalidades de impresin de los reportes: 1. 2. Recomendacin Los siguientes tipos de letra son los recomendados para la impresin de un reporte: Encabezado: Arial Negrita 12 ptos. Normal: Arial Normal 10 ptos. Condensada: Arial Normal 7 ptos. Temas relacionados Barra de herramientas Crea un nuevo reporte Si eliges imprimir desde el Diseador de reportes Y dentro de la presentacin preliminar del Reporte seleccionado
Salir del diseador Acceso
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Qu es Para finalizar la sesin con el diseador de reportes, debers salir con el botn Recuerda que antes de salir del diseador debes de guardar tu reporte. de la barra de herramientas.
Alineacin Acceso
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Desde la barra de herramientas del Diseador de reportes, con los botones
Qu es Esta funcin te permite alinear varias figuras, imgenes, informacin numrica, caracteres o muchas lneas de texto. Estos pueden ser alineados a la izquierda, derecha, arriba o abajo. Para utilizar esta funcin debes seleccionar los elementos, figuras, imgenes, etc., de la siguiente forma: Posicinate sobre los elementos, figuras, imgenes, etc., y haz clic sobre ellas, despus oprime la tecla [Shift] y mantenla presionada para que la ltima seleccin no se pierda cuando selecciones un nuevo elemento. Puedes seleccionar varios elementos al mismo tiempo mientras estos formen parte de la misma banda, o los elementos que formen parte del reporte en general. Despus del procedimiento anterior puedes seleccionar el tipo de alineacin que desees darle a tus elementos o bandas eligindola de la opcin Alinear del Men Edicin. Tambin podrs hacerlo desde la barra de herramientas con los siguientes botones: Botones de este proceso Botn Descripcin Alinea hacia la izquierda.
Alinea hacia la derecha.
Alinea hacia arriba.
Alinea hacia abajo.
Acceso l Desde el explorador de Windows, doble clic sobre un comprobante fiscal l Desde un sistema Aspel (SAE, COI o BANCO), desde la ventana de Documentos asociados
l Desde Aspel-SAE, Mdulo de facturas, al consultar un documento fiscal digital (factura), con el botn . Nota La ruta del visor al igual que la ventana de documentos asociados, vara dependiendo del sistema Aspel adquirido, para mayor informacin dirgete a el ayuda electrnica del sistema que corresponda. Qu es Esta aplicacin es una herramienta para visualizar los documentos con extensin XML. Por omisin este visor es distribuido por los sistemas Aspel para consultar los documentos fiscales digitales creados (Aspel-SAE) y/o utilizados en dichos sistemas (Aspel-BANCO, Aspel-COI). La Factura Electrnica en Mxico es la representacin digital de un tipo de comprobante fiscal digital, que utiliza los estndares definidos por el SAT en cuanto forma y contenido para contar con validez oficial, garantizando la integridad, autenticidad y no repudio del documento. Manejo Por omisin los documentos fiscales digitales (XML) se abrirn para su consulta mediante este visor, pero estos documentos podrn abrirse con cualquier otro programa distribuido para leer este tipo de documento.. Al abrir un documento fiscal desde el explorador con otra aplicacin o visor diferente al que proporciona Aspel, cada vez que abras el documento, este se abrir con dicha aplicacin. Slo para el caso en que estos documentos sean consultados desde los sistemas Aspel el visor por omisin ser este:
Nota: Formato XML: Estndar para la expresin de comprobantes fiscales digitales. Este visor estar preparado para leer los comprobantes fiscales digitales creados con el esquema de la versin 1.0 y 2.0, aunque Aspel-SAE versin 4.1 slo genera esquema versin 2.0, adicionalmente se validar la fecha de vigencia de cada esquema con el fin de que al momento de abrir una factura digital, el visor lo indique para decisiones oportunas. El visor te mostrar una ventana con toda la informacin del documento, esta informacin no se puede modificar. Campos de esta ventana Descripcin Campo Ruta de documento Elementos CFD Comprobante Ruta donde se encuentra el comprobante fiscal digital, esta ruta puede variar. Muestra informacin detallada del comprobante fiscal. Versin.- Atributo requerido que indica la versin (1.0) del estndar bajo el que se encuentra expresado el comprobante. Serie.- Serie que le corresponde al comprobante, esta serie no tendr mas de 5 caracteres alfabticos. Folio.- Nmero de folio con que se gener el documento. Fecha.- Fecha de emisin del comprobante fiscal. Sello.- Sello digital del comprobante fiscal, a que hace referencia las reglas de resolucin miscelnea aplicable. No. de aprobacin.- Es el nmero de autorizacin emitido por el SAT para el rango de folios que ampara el uso de dichos folios para la expedicin de comprobantes digitales. Ao de aprobacin.- Ao en que se autoriz por el SAT el rango de folios que ampara el uso de dichos folios para la expedicin de comprobantes digitales. El nmero de aprobacin y ao se indican en el sistema, al dar de alta los folios, desde los parmetros de configuracin. Forma de pago.- Sirve para definir la forma de pago que aplica para este comprobante fiscal, aplicable en el caso de bienes o servicios pagados en parcialidades. No. de certificado.- Sirve para expresar el nmero de serie del certificado de sello digital que ampara el comprobante. Certificado.- Sirve para expresar el certificado de sello digital que ampara al comprobante como texto, en formato base 64. Tipo de comprobante.- Atributo que muestra el tipo de comprobante expedido. Los que se manejan son: De tipo Ingreso (factura) o de tipo egreso (devolucin) Subtotal.- Muestra el subtotal de la factura, es decir, cantidad resultante antes de sumar los impuestos. Descuento.- Cantidad total de los descuentos aplicados en la factura. Total impuestos retenidos.- Cantidad correspondiente al total de impuestos retenidos aplicados. Total impuestos trasladados.- Cantidad correspondiente al total de impuestos trasladados aplicados. Total.- Total de la factura, ya con impuestos incluidos. Emisor Muestra informacin detallada del emisor del comprobante fiscal. RFC.- Clave del Registro Federal de Contribuyentes correspondiente al contribuyente emisor del comprobante.
Nombre.- Define el nombre o razn social del contribuyente emisor del comprobante. Domicilio fiscal: l Calle.- Muestra la avenida, calle, camino o carretera donde se da la ubicacin o localizacin del domicilio del emisor. l No. Exterior.- Nmero particular en donde se encuentra ubicado o localizado el domicilio del emisor sobre una calle dada. l No. Interior.- Informacin adicional para especificar la ubicacin del domicilio cuando la calle y nmero exterior (No. Exterior) no resulten ser suficientes para localizarlo de forma precisa. l Colonia.- Colonia en donde est ubicado el domicilio cuando se desea ser ms especfico en casos de zonas urbanas. l Localidad.- Ciudad, pueblo o poblado donde se encuentra localizado el domicilio. l Referencia.- Expresa un referencia de ubicacin adicional.
l
l l
Municipio.- Municipio o delegacin (en el caso del Distrito Federal) en el cual est localizado el domicilio. Estado.- Estado o entidad federativa al que pertenece el domicilio.
Pas.- Pas donde est localizado el domicilio. l Cdigo Postal.- Cdigo postal que le corresponde a la ubicacin del domicilio. Expedido en: l Calle.- Es la avenida, calle, camino o carretera en donde est localizado el domicilio. l No. Exterior.- Nmero particular en donde se da la ubicacin del domicilio sobre una calle dada. l No.- Interior.- Expresa informacin adicional para especificar la ubicacin del domicilio cuando la calle y nmero exterior (No. Exterior) no resulten ser suficientes para determinar su localizacin de forma precisa l Colonia.- Define la colonia en donde se localiza el domicilio, cuando se desea ser ms especfico en casos de ubicaciones urbanas l Localidad.- Define la ciudad, pueblo o poblado donde se encuentra el domicilio. l Referencia.- Expresa una referencia de ubicacin adicional. l Municipio.- Municipio o delegacin (en el caso del Distrito Federal) en donde se da la ubicacin.
l l l
Estado.- Definir el estado o entidad federativa al cual pertenece el domicilio. Pas.- Define el pas donde est localizado el domicilio. Cdigo Postal.- Define el cdigo postal que le corresponde al domicilio.
Receptor
RFC.- Define la Clave del Registro Federal de Contribuyentes correspondiente al contribuyente receptor del comprobante en caso de que el mismo est registrado ante el SAT. Nombre.- Define el nombre o razn social del contribuyente receptor. Domicilio l Calle.- Es la avenida, calle, camino o carretera en donde est localizado el domicilio del receptor. l No. Exterior.- Nmero particular en donde est ubicado el domicilio del receptor sobre una calle dada. l No. Interior.- Expresa informacin adicional para especificar la ubicacin del domicilio cuando la calle y nmero exterior (No. Exterior) no resulten suficientes para determinar su localizacin de forma precisa. l Colonia.- Define la colonia en donde se encuentra ubicado el domicilio del receptor, cuando se desea ser ms especfico en casos de zonas urbanas. l Localidad.- Define la ciudad, pueblo o poblacin del domicilio del receptor.
l l
l l
Referencia.- Expresa una referencia de ubicacin adicional del receptor. Municipio.- Municipio o delegacin (en el caso del Distrito Federal) al cual pertenece el domicilio del receptor. Estado.- Definir el estado o entidad federativa donde se encuentra localizado el domicilio del receptor. Pas.- Indica el pas en donde est localizado el domicilio del receptor. Cdigo Postal.- Define el cdigo postal que le pertenece a la ubicacin del domicilio del receptor.
Conceptos
Cantidad.- Define la cantidad de bienes o servicios del tipo particular definido por el presente concepto. Unidad.- Define la unidad de medida aplicable para la cantidad expresada en el concepto. Descripcin.- Define la descripcin del bien o servicio cubierto por el presente concepto. Valor unitario.- Define el valor o precio unitario del bien o servicio cubierto por el presente concepto. Importe.- Define el importe total de los bienes o servicios del presente concepto. Debe ser equivalente al resultado de multiplicar la cantidad por el valor unitario expresados en el concepto. Informacin aduanal l Nmero.- Define el nmero del documento aduanero que ampara la importacin del bien. l Fecha.- Define la fecha de expedicin del documento aduanero que ampara la importacin del bien. l Aduana.- Define la aduana por la que se dio la importacin del bien. Concepto "Parte" l Cantidad.- Define la cantidad de bienes o servicios del tipo particular definido por el presente concepto. l Unidad.- Define la unidad de medida aplicable para la cantidad expresada en el concepto.
l l l l
Nmero.- Nmero de serie del bien adquirido. Descripcin.- Define la descripcin del bien cubierto por el presente concepto. Valor unitario.- Define el valor o precio unitario del bien cubierto por el presente concepto. Importe.- Define el importe total de los bienes del presente concepto. Debe ser equivalente al resultado de multiplicar la cantidad por el valor unitario expresados en el concepto.
Impuestos
Retenciones l Impuesto No.- Define el tipo de impuesto retenido. l Importe.- Define el importe o monto del impuesto retenido. Traslados l Impuesto.- Define el tipo de impuesto trasladado. l Tasa.- Porcentaje de impuesto aplicado. l Importe.- Define el importe o monto del impuesto trasladado. Informacin adicional que sea de utilidad al contribuyente. Muestra informacin de relevancia del comprobante fiscal como el nombre, RFC, direccin y sucursal del emisor; del receptor, el nombre, RFC y direccin. La fecha, serie, folio y forma de pago del comprobante fiscal. Nota: Como forma de pago siempre se observar la etiqueta "Una sola exhibicin".
Addenda Informacin del comprobante
Detalle de los conceptos
Muestra informacin de los conceptos que contiene el comprobante fiscal como la cantidad, descripcin, unidad, precio unitario e importe; adicionalmente el subtotal, total de los impuestos retenidos, total de los impuestos trasladados y el total general, el cual corresponde al monto total del documento, considerando el subtotal y los impuestos.
Nota: Utiliza el botn para expandir la informacin del comprobante y puedas visualizar una informacin ms detallada del mismo. Temas relacionados: Consulta el ayuda electrnica de Aspel-SAE, en el apartado del mdulo de Facturas/Comprobantes fiscales digitales.
Qu es el BDE? Configuracin general del BDE Configuracin de controladores ODBC Configuracin del BDE para controladores de acceso directo y cliente servidor. Tips de configuracin
Qu es el BDE? Qu es BDE significa Borland Database Engine, es un grupo de programas necesarios en tu PC para poder administrar una base de datos. La informacin de tu empresa se puede encontrar o bien puedes exportarla a diferentes formatos de base de datos, comnmente denominadas base de datos abiertas, esto por la flexibilidad que proporcionan para compartir y distribuir la informacin entre diferentes programas de tu empresa. Los formatos de base de datos que los sistemas Aspel pueden manejar son los siguientes: Dbase Paradox Oracle Esencial El manejo de los datos depender del producto Aspel con el que se est trabajando (SAE, NOI) y del Cliente \ Servidor instalado en las respectivas estacin de trabajo. MSSQL DB2
Configuracin del INIT Acceso
l
BDE Administrator, Carpeta Configuracin, System, INIT
Qu es Estos son los parmetros de configuracin que el BDE utiliza para inicializar una aplicacin que maneja bases de datos abiertas. Esta informacin es almacenada en el registro de Windows. En la tabla siguiente, la columna Parmetros muestra la lista de todos los parmetros configurables del sistema y de la red, y sus valores actuales. Cuando se instala el BDE por primera vez, todos sus valores son inicializados con los valores predeterminados. La columna Valor muestra el valor que el parmetro debe contener para un correcto funcionamiento de los sistemas Aspel. La columna Descripcin da una breve explicacin del propsito del parmetro seleccionado. Para cambiar una configuracin, selecciona el parmetro de configuracin deseado, borra el valor anterior y proporciona el nuevo. Cuando termines de editar los parmetros, selecciona la opcin de men Object\Apply o la tecla de acceso rpido CTRL+A o presiona el botn Apply para guardar los cambios realizados. La siguiente tabla muestra los dems parmetros configurables del controlador con sus valores predeterminados. Campos Parmetros AUTO ODBC Valor Descripcin Configura este parmetro con TRUE para importar los controladores y fuentes de datos instalados cada vez que el BDE sea inicializado. Este parmetro slo representa el nombre del diccionario de datos activo. Primer controlador propuesto cuando el parmetro TYPE est configurado con FILE y el nombre del archivo no tiene extensin. Tambin, es utilizado para los archivos con extensin .DBF, especificado si se utiliza un controlador DBASE o FoxPro. Controlador de lenguaje del sistema. Establece la capacidad de compartir accesos a datos locales entre una aplicaci n activa BDE y una aplicacin activa NO BDE. Cantidad mxima de memoria baja que BDE puede intentar utilizar, en kilobytes. Cantidad mxima de memoria para el cach de datos de las bases de datos, en kilobytes. Nmero mximo de manejadores de archivo que el BDE puede utilizar. Cantidad mxima de memoria que el BDE puede utilizar, en megabytes. Cantidad mnima de memoria para el cach de datos de las bases
FALSE
DATA REPOSITORY
DEFAULT DRIVER
PARADOX
LANGDRIVER LOCAL SHARE
'ascii' ANSI
TRUE
LOW MEMORY USAGE LIMIT MAXBUFSIZE
32
2048
MAXFILEHANDLES
75
MEMSIZE
16
MINBUFSIZE
128
de datos, en kilobytes. MTS POOLING FALSE Configura este parmetro para activar el MTS POOLING, de este modo se mejora el tiempo inicial de conexin para la apertura de una base de datos. Direccin preferida para la administracin de memoria compartida. Cantidad mxima de memoria que el BDE puede utilizar para recursos compartidos, en kilobytes. Mtodo para el manejo de peticiones (queries) a datos SQL. Sus valores pueden ser NULL (en blanco), SERVER o LOCAL. Este parmetro representa una configuracin interna de BDE. Configuracin interna que indica la versin actual de BDE.
SHAREDMEMLOCATION SHAREDMEMSIZE
8192
SQLQRYMODE
SYSFLAGS VERSION Nota
4.0
Slo podrs cambiar los parmetros que NO tienen etiquetas en negro. Temas relacionados Formato fecha Formato hora Formato nmero Drivers nativos
DBASE Qu es Para configurar la manera en la que los archivos de DBASE son creados, ordenados y manejados, selecciona DBASE como nombre del controlador en la pgina configuracin del administrador de BDE, donde crea o selecciona un alias en la pgina Base de datos que utilice DBASE como tipo de controlador predeterminado. Si la base de Datos es utilizada en formato Dbase, es necesario verificar que el alias tenga como controlador Dbase. En la tabla siguiente, en la columna Parmetros se muestra la lista de todos los parmetros configurables para el tipo de controlador seleccionado, y su configuracin actual. Cuando un controlador es instalado por primera vez, todos los valores son configurados con sus valores por omisin. La columna Valor muestra el valor que el parmetro debe contener para un correcto funcionamiento de los sistemas Aspel. La columna Descripcin da una breve explicacin del propsito del parmetro seleccionado. La siguiente tabla muestra los dems parmetros configurables del controlador con sus valores predeterminados. Parmetros VERSION TYPE Valor 4.0 Descripcin Nmero de versin interna para el controlador DBASE. Tipo de servicio para el cual este controlador te ayuda a conectarte. SERVER (SQL server) FILE (estndar, servidor basado en archivos). Controlador de lenguaje utilizado para determinar el juego de caracteres y el tipo de ordenamiento. Tipo de formato para archivos utilizado por DBASE para crear archivos temporales Tamao de los bloques de disco que DBASE usa para asignar espacio a los archivos .MDX, en bytes Tamao de los bloques de disco que DBASE usa para asignar espacio para los archivos memo (.DBT), en bytes.
FILE
LANGDRIVER
ascii ANSI
LEVEL
MDX BLOCK SIZE
1024
MEMO FILE BLOCK SIZE
1024
Nota: Slo podrs cambiar los parmetros que NO tienen etiquetas en negro.
FECHA Qu es Estos parmetros de configuracin del sistema especifican la manera en la cual se convertirn cadenas en valores de tipo fecha, de tiempo y numricos. Ejemplo de un sistema Aspel instalado:
Parmetros FOURDIGITYEAR Valor Descripcin Determina como el BDE trata la porcin de la fecha referente a las centurias cuando slo los 2 ltimos dgitos del ao son especificados. Si est en FALSE, la parte de las centurias es agregada automticamente basado en su posicin relativa en un rango. Si la fecha cae entre 01/01/00 y 12/31/99, el ao es considerado como del siglo 21 (05/20/22 se convierte en 05/20/2022). Si la fecha cae entre 01/01/50 y 12/31/99, la fecha es considerada en los inicios del siglo 20 (12/08/98 se convierte en 12/08/1998). Un valor TRUE no tiene efectos en fechas expresadas con un siglo (12/30/1902 sigue siendo 1902). Si est en TRUE, el ao para la fecha es asumido que sea literal (no se agregan automticamente prefijos a los dgitos de la centuria). Por ejemplo, una fecha expresada como 07/72/96 es considerada como el ao 96 (0096). Valor por omisin: FALSE. Especifica si los dgitos simples de los das van precedidos por un cero. Por ejemplo, si introduces "1/1/80" y el parmetro est puesto en TRUE, la aplicaci n BDE interpreta el valor como "1/01/80", si est en FALSE, tu fecha entonces es "1/1/80". Valor por omisin: FALSE. Especifica si los dgitos simples de los meses van precedidos por un cero. Por ejemplo, si introduces "1/1/80" y el parmetro est puesto en TRUE, la aplicacin BDE interpreta el valor como "01/1/80", si est en FALSE, tu fecha entonces es "1/1/80". Valor por omisin: FALSE. Controla el orden de los componentes mes, da y ao y puede ser 0 (para MDA), 1 (para DMA) o 2 (para AMD) Caracter usado para separar el mes, da y el ao del valor de la fecha, como por ejemplo la "/" en "12/31/77"
FALSE
LEADINGZEROD
FALSE
LEADINGZEROM
TRUE
MODE
SEPARATOR
YEARBIASED TRUE Le indica a la aplicacin BDE si debe agregar las centurias a los aos ingresados como dos dgitos. Por ejemplo, si est en TRUE e ingresas "7/21/96" la aplicacin BDE interpreta tu valor como "7/21/1996". Si se establece a FALSE, la fecha es interpretada como se ingres (en este caso "7/21/0096"). YEARBIASED usa las mismas consideraciones para el rango que FOURDIGITYEAR para determinar la centuria usada. Valor por omisin: TRUE.
Temas relacionados Formato hora Formato nmero
HORA Qu es Estos parmetros de configuracin del sistema especifican la manera en la cual se convertirn cadenas en valores de tipo fecha, de tiempo y numricos. Parmetros AMSTRING Valor Descripcin Cadena utilizada para indicar el horario matutino (antes del meridiano) cuando TWELVEHOUR es TRUE. Por omisin: AM Especifica si se incluyen o no los valores de milisegundos. Por ejemplo, si es TRUE, "8:21:35:54 PM." Por omisin: FALSE Cadena utilizada para indicar el horario vespertino (despus del meridiano), cuando TWELVEHOUR es TRUE. Por omisin: PM Especifica si se incluyen o no los valores de segundos. Por ejemplo, si es TRUE, 8:21:35 p.m. se expresa como "8:21:35 PM;" si es FALSE, "8:21 PM." Por omisi n: TRUE Especifica si las aplicaciones BDE expresan o no los valores de tiempo usando un reloj de doce horas. Por ejemplo, si es TRUE 8:21 p.m. se expresa como "08:21 PM;" si es FALSE, "20:21." Por omisin: TRUE
AM
MILSECONDS
FALSE
PMSTRING
PM
SECONDS
TRUE
TWELVEHOUR
FALSE
Temas relacionados Formato fecha Formato nmero
NMERO Qu es Estos parmetros de configuracin del sistema especifican la manera en la cual se convertirn cadenas en valores de tipo fecha, de tiempo y numricos. Parmetros DECIMALDIGITS Valor Descripcin Especifica el nmero mximo de lugares decimales usado al convertir cadenas a nmeros. Caracter usado para separar la porcin decimal del nmero de la parte entera. Indica si los nmeros decimales presentan el 0 a la izquierda del punto, por ejemplo el valor 0.14 se ver como .14 con el parmetro en FALSE. Su valor predeterminado es TRUE. Caracter usado para separar nmeros largos en sus millares; ejemplo, las comas (,) 1,000,000.00.
DECIMALSEPARATOR
LEADINGZERON
FALSE
THOUSANDSEPARATOR Temas relacionados Formato fecha Formato hora
ODBC Qu es Para configurar la forma en que las tablas (archivos) de una fuente de datos (data source) ODBC son creadas, ordenadas y manejadas, selecciona un controlador de conexin ODBC con nombre de controlador en la pgina Configuracin del administrador del BDE, el cual crea o selecciona un alias en la Base de datos. En la tabla siguiente, en la columna Parmetros se muestra la lista de todos los parmetros configurables para el tipo de controlador seleccionado, y su configuracin actual. Cuando un controlador es instalado por primera vez, todos los valores son configurados con sus valores por omisin. La columna Valor muestra el valor que el parmetro debe contener para un correcto funcionamiento de los sistemas Aspel. La columna Descripcin da una breve explicacin del propsito del parmetro seleccionado. La siguiente tabla muestra los dems parmetros configurables del controlador con sus valores predeterminados. Parmetros VERSION TYPE DLL Valor Descripcin Nmero de versin del controlador ODBC. No puede ser modificado. Para los controladores, este parmetro es SERVER. Nombre del DLL del controlador predeterminado: IDODBC01.DLL Nombre del DLL del controlador predeterminado: IDODBC32.DLL ODBC de 16 bits. Valor
4.0
SERVER
IDODBC01.DLL
DLL32
IDODBC32.DLL
ODBC
de
32
bits.
Valor
ODBC DRIVER
Nombre del controlador ODBC utilizado para conectar la estacin de trabajo con el servidor ODBC. Bandera interna de especificacin del producto. Un valor numrico (mascara de bits) que especifica cuanta informacin de rastreo ser registrada. Especifica el nmero de registros modificados que sern incluidos en un lote antes de que se genere un auto-commit. Determina la cantidad de BLOBs que sern almacenados en el cliente. Ruta completa y nombre de archivo que se usar para el acceso. Nota: La conexin se realiza con el valor especificado en ODBC DSN. Indica si el BDE traducir los campos numricos y decimales a valores de punto flotante o valores BCD (binary coded decimal). Especifica si el BDE lleva el control de la informacin sobre la estructura interna de las tablas (esquemas) de manera local para las tablas que residan en servidores SQL. Determina el tamao de los buffers de transacciones para los BLOBs
DRIVER FLAGS TRACE MODE
BATCH COUNT
200
BLOBS TO CACHE DATABASE NAME
64
ENABLED BCD
FALSE
ENABLE SCHEMA CACHE
TRUE
BLOB SIZE
32
muertos. LANGDRIVER ` Controlador de lenguaje utilizado para determinar el juego de caracteres y el tipo de ordenamiento. Especifica el nmero mximo de registros que el controlador SQL puede intentar traer para cada instruccin SQL enviada al servidor. Para los Alias, es el nombre de la fuente de datos ODBC con el que el Alias seleccionado se conectar. Modo en el cual el controlador de conexin ODBC abre las bases de datos. Sus valores pueden ser: Lectura y escritura READ/WRITE o slo lectura READ ONLY. Especifica el nmero de registros que se obtendrn del servidor en una consulta simple. Especifica el directorio en el cual la informacin sobre la estructura interna de las tablas (esquema) ser almacenada. El sistema Aspel crea una carpeta llamada ASPELCACHE en la ruta C:\ASPELCACHE, donde guardar la informacin de dichas tablas. SCHEMA CACHE SIZE 8 Nmero de tablas SQL en las cuales la informacin sobre la estructura interna de las tablas (esquema) ser almacenada. Especifica cada cuanto tiempo la tabla con el listado de informacin ser almacenado. Especifica si la aplicacin BDE tiene o no la capacidad de acceder el servidor SQL va consultas al desktop (desktop queries) y pasarle peticiones SQL en la misma conexin del Alias de la base de datos. Mtodo para el manejo de consultas (queries) para datos SQL. Para servidores SQL mejora el rendimiento. Es recomendable para los Drivers de escritorio como son: Paradox, DBASE, Foxpro, Msaccess, Interbase, Sybase, Oracle, DB2, MSSQL e Informix. Nombre por omisin para acceder el servidor ODBC.
MAX ROWS
-1
ODBC DSN
OPEN MODE
READ/WRITE
ROWSET SIZE
20
SCHEMA CACHE DIR
C:\
SCHEMA CACHE TIME -1
SQLPASSTHRU MODE SHARED_AUTO COMMIT
SQLQRYMODE
SERVER LOCAL
USER NAME Nota

l l
Slo podrs cambiar los parmetros que NO tienen etiquetas en negro. *1 - Depende del controlador ODBC.
Temas relacionados Paradox DBASE MSACCESS InterBase ORACLE
DB2 MSSQL
Tips de configuracin para controladores de cliente servidor Manejo MSSQL La instalacin del servidor debe hacerse con ordenamiento binario, ya que de otra manera las consultas, filtros, bsquedas y dems operaciones con el ndice no sern correctas. El protocolo que recomienda SQL Server para realizar la comunicacin entre el cliente y el servidor es Multiprotocolo. ORACLE Si se instal el cliente servidor en idioma espaol, ser necesario agregar en el Regedit una variable de ambiente NLS_SORT = "Binary" para que el ordenamiento presentado en las diferentes consultas de los sistemas Aspel sea el correcto. DB2 Se recomienda ejecutar el siguiente script de DB2 para modificar valores del registro de configuracin de la base de datos: Connect to <nombre base de datos> user <nombre usuario> using <contrasea usuario>; update database configuration for <nombre base de datos> using dbheap 600; update database configuration for <nombre base de datos> using maxappls 40; update database configuration for <nombre base de datos> using logprimary 10; update database configuration for <nombre base de datos> using logsecond 5; Connect reset; Lo anterior tambin puede modificarse desde el centro de control ya sea desde el servidor o desde alguna mquina cliente, si se hace desde una mquina cliente debe enlazarse al servidor usando el usuario administrador para db2. Para mejorar el rendimiento es necesario ejecutar las estadsticas para los archivos de los sistemas, esto es con el fin de crear historial de los accesos a los archivos lo cual disminuye el tiempo de respuesta del servidor.
PARADOX Qu es En la tabla siguiente, en la columna Parmetros se muestra la lista de todos los parmetros configurables para el tipo de controlador seleccionado, y su configuracin actual. Cuando un controlador es instalado por primera vez, todos los valores son configurados con sus valores por omisin. La columna Valor muestra el valor que el parmetro debe contener para un correcto funcionamiento de los sistemas Aspel. La columna Descripcin da una breve explicacin del propsito del parmetro seleccionado. La siguiente tabla muestra los dems parmetros configurables del controlador con sus valores predeterminados. Parmetros NET DIR Valor Descripcin Su valor predeterminado se establece en el directorio de instalacin (C:\ASPELCACHE). VERSION TYPE 4.0 Nmero de versin interna del controlador de Paradox. Tipo de servidor al cual este controlador te ayuda a conectarte. Puede ser SERVER (servidor SQL) o FILE (estndar, servidor basado en archivos). Controlador de lenguaje utilizado para determinar el juego de caracteres y el tipo de ordenamiento. Tipo del formato utilizado para crear archivos temporales de Paradox. Tamao de los bloques de disco utilizados para guardar registros de un archivo de Paradox, en mltiplos de 1024 bytes. Porcentaje de bloques de disco los cuales deben ser llenados antes de que Paradox asigne otro bloque de disco para archivos indexados. Especifica si los archivos de Paradox pueden ser modificados utilizando aplicaciones que no soportan integridad referencial.
C:\ASPELCACHE
FILE
LANGDRIVER
ascii ANSI
LEVEL
BLOCK SIZE
2048
FILL FACTOR
95
STRICTINTEGRTY
TRUE
Nota Slo podrs cambiar los parmetros que NO tienen etiquetas en negro.
MSACCESS Qu es Los siguientes parmetros son configurados por los sistemas de la lnea ASPEL al momento de la instalacin, estos aseguran el correcto funcionamiento de los procesos de ordenamiento, exportacin y manejo de la base de datos. En la tabla siguiente, en la columna Parmetros se muestra la lista de todos los parmetros configurables para el tipo de controlador seleccionado, y su configuracin actual. Cuando un controlador es instalado por primera vez, todos los valores son configurados con sus valores por omisin. La columna Valor muestra el valor que el parmetro debe contener para un correcto funcionamiento de los sistemas ASPEL. La columna Descripcin da una breve explicacin del propsito del parmetro seleccionado. Parmetro LANGDRIVER Valor Descripcin Controlador de lenguaje utilizado para determinar el juego de caracteres y el tipo de ordenamiento Bandera interna de identificacin del controlador.
àsciiANSI
DRIVER FLAGS
La siguiente tabla muestra los parmetros con sus valores predeterminados y una breve explicacin de su funcionamiento. Nota: Slo podrs cambiar los parmetros que NO tienen etiquetas en negro. Parmetro VERSION TYPE Valor Descripcin 0 Nmero de versin interna del controlador Access. Tipo de servidor al cual este controlador te ayuda a conectarte. SERVER representa a un servidor SQL. FILE representa un controlador estndar para servidor basado en archivos. El nombre del controlador de 32 bits (DLL). Valor numrico (mscara de bits) que especifica cuanta informacin de rastreo se grabar en la bitcora (log). El controlador, ruta, y nombre del archivo MDB para access. Modo en el cual el controlador de conexin abre la base de datos. Puede ser READ/WRITE (lectura y escritura) o READ ONLY (slo lectura). Ruta y nombre del sistema de seguridad de la base de datos que ser utilizado cuando se abran las base de datos. Nombre del usuario predeterminado para el acceso a la base de datos.
1.
SERVER
DLL32 TRACE MODE
IDDA032.DLL
DATABASE NAME OPEN MODE
READ/WRITE
SYSTEM DATABASE
USER NAME
InterBase Qu es Los siguientes parmetros son configurados por los sistemas de la lnea ASPEL al momento de la instalacin, estos aseguran el correcto funcionamiento de los procesos de ordenamiento, exportacin y manejo de la base de datos. En la tabla siguiente, en la columna Parmetros se muestra la lista de todos los parmetros configurables para el tipo de controlador seleccionado, y su configuracin actual. Cuando un controlador es instalado por primera vez, todos los valores son configurados con sus valores por omisin. La columna Valor muestra el valor que el parmetro debe contener para un correcto funcionamiento de los sistemas ASPEL. La columna Descripcin da una breve explicacin del propsito del parmetro seleccionado. Parmetro LANGDRIVER Valor Descripcin Controlador de lenguaje utilizado para determinar el juego de caracteres y el tipo de ordenamiento Especifica si la aplicacin BDE tiene o no la capacidad de acceder al servidor SQL va consultas al desktop (desktop queries) y pasarle peticiones SQL en la misma conexin del Alias de la base de datos. Mtodo para el manejo de consultas queries para los datos SQL. Especfica si el BDE lleva el control de la informacin sobre la estructura interna de la tablas (esquema) de manera local para las tablas que residan en servidores SQL. Bandera interna de identificacin del controlador. Especifica el directorio en el cual la informacin sobre la estructura interna de las tablas (esquema) ser almacenada. El sistema Aspel crea una carpeta llamada ASPELCACHE en la ruta C:\ASPELCACHE, donde guardar la informacin de dichas tablas. La siguiente tabla muestra los parmetros con sus valores predeterminados y una breve explicacin de su funcionamiento. Nota: Slo podrs cambiar los parmetros que NO tienen etiquetas en negro. Parmetro VERSION Valor Descripcin Nmero de versin interna de Borland para el controlador de vnculos de SQL. Tipo de servidor al cual este controlador te ayuda a conectarte. SERVER representa un servidor SQL. FILE representa un controlador estndar para un servidor basado en archivos. Nombre del DLL del controlador de 16 bits. Nombre del DLL del controlador de 32 bits.
àsciiANSI
SQLPASSTHRU MODE
SHARED AUTOCOMMIT
SQLQRYMODE ENABLE SCHEMA CACHE
SERVER
TRUE
DRIVER FLAGS SCHEMA CACHE DIR
0 C:\
TYPE
SERVER
DLL DLL32
SQLD_IB.DLL
SQLINT32.DLL
TRACE MODE 0 Valor numrico (mscara de bits) que especifica cuanta informacin de rastreo se grabar en la bitcora (log). Especifica el nmero de registros modificados que sern incluidos en un lote (buffer temporal) antes de que sean entregados automticamente al servidor. Determina el tamao del buffer para BLOBs muertos. Determina cuantos BLOBs sern puestos en cache en la parte del cliente. Permite consignar al servidor transacciones explcitas. Especifica si BDE traduce nmeros y campos decimales a valores de punto flotante o BCD (binary coded decimal). Especifica el nmero mximo de registros que el controlador SQL tratar de tomar para cada sentencia SQL enviada al servidor. Modo en el cual los vnculos SQL (SQL links) abren la base de datos SQL. Los valores posibles son: READ ONLY y READ/WRITE Permite a los usuarios conectarse bajo un rol especfico. Nmero de tablas de SQL en las cuales la informacin sobre la estructura interna de la tablas (esquema) ser almacenada. Especifica cada cuanto tiempo la tabla con el listado de informacin ser almacenado. Nombre del servidor SQL.
BATCH COUNT
200
BLOB SIZE BLOBS TO CACHE
32
64
COMMIT RETAIN ENABLE BCD
FALSE
FALSE
MAX ROWS
-1
OPEN MODE
READ/WRITE
ROLE NAME SCHEMA CACHE SIZE
SCHEMA CACHE TIME
-1
SERVER NAME
IB_SERVER:/P ATH/DATABAS E.GDB
USER NAME WAIT ON LOCKS MYNAME Nombre del usuario predeterminado para la base de datos. Permite a los vnculos SQL usar WAIT (espera) en las transacciones de InterBase.
FALSE
ORACLE Qu es En la tabla siguiente, en la columna Parmetros se muestra la lista de todos los parmetros configurables para el tipo de controlador seleccionado, y su configuracin actual. Cuando un controlador es instalado por primera vez, todos los valores son configurados con sus valores por omisin. La columna Valor muestra el valor que el parmetro debe contener para un correcto funcionamiento de los sistemas Aspel. La columna Descripcin da una breve explicacin del propsito del parmetro seleccionado. Notas importantes: Si utilizas la misma base de Oracle para varias empresas de Aspel-SAE, debers crear o tener por cada empresa de Aspel-SAE un usuario en la base de datos de Oracle. Con Aspel-SAE 4.x es posible trabajar con ORACLE versin 11g, para lograr un buen funcionamiento con el manejo de la base en esta naturaleza es requisito definir los parmetros siguientes en el bdeadmin: DLL32 = SQLORA8.DLL y VENDOR INIT = OCI.DLL. La siguiente tabla muestra los dems parmetros configurables del controlador con sus valores predeterminados. Parmetros VERSION TYPE Valor Descripcin Versin interna de Borland para el controlador SQL. Tipo de servicio para el cual este controlador te ayudar a conectarte. SERVER representa un servidor SQL. FILE representa un controlador estndar, servidor basado en archivos. Nombre del DLL del controlador de 32 bits. Coloca el nombre del fabricante del DLL. Bandera interna de especificacin del producto. Valor numrico (mscara de bits) que especifica cuanta informacin de rastreo se grabar en la bitcora (log). Especifica el nmero de registros modificados que sern incluidos en un lote (buffer temporal) antes de que sean entregados automticamente al servidor. Determina el tamao del buffer a tomar para los BLOBs muertos. Determina cuntos BLOBs estarn en el cach del cliente. Especifica si BDE traduce nmeros y campos decimales a valores de punto flotante o BCD (binary coded decimal). Especifica cuando el BDE traduce campos NUMERIC sin escala a enteros lgicos. Especifica si el BDE lleva el control de la informacin sobre la estructura interna de las tablas (esquemas) de manera local para las tablas que residan en servidores SQL.
4.0
SERVER
DLL32 VENDOR INIT DRIVER FLAGS TRACE MODE
SQLORA32.DLL
ORA73.DLL
BATCH COUNT
200
BLOB SIZE BLOB TO CACHE ENABLE BCD
32
64
FALSE
ENABLE INTEGERS ENABLE SCHEMA CACHE
FALSE
TRUE
LANGDRIVER àsciiANSI Controlador de lenguaje utilizado para determinar el juego de caracteres y el tipo de ordenamiento. Informacin sobre la estructura interna de las tablas (esquema). Especifica el nmero mximo de registros que el controlador SQL tratar de tomar para cada sentencia SQL enviada al servidor. Especifica el protocolo de red para la conexin con la base de datos. Debe tener el valor TRUE cuando se est conectando a Oracle8 y accediendo a tipos de objetos como ADT, VARRAY, tablas anidadas, etc. Especifica el directorio en el cual la informacin sobre la estructura interna de las tablas (esquema) ser almacenada. El sistema Aspel crea una carpeta llamada ASPELCACHE en C:\ASPELCACHE, donde guardar la informacin de dichas tablas. SCHEMA CACHE SIZE 8 Nmero de tablas de SQL en las cuales la informacin sobre la estructura interna de las tablas (esquema) ser almacenada. Especifica cada cuanto tiempo la tabla con la lista de informacin ser almacenada. Modo en el cual los vnculos SQL (SQL links) abren la base de datos SQL. Los valores posibles son: READ ONLY y READ/WRITE. Especifica el nmero de registros que se obtendrn del servidor en una consulta simple. la ruta
LIST SYNONYMS MAX ROWS
NONE
-1
NET PROTOCOL OBJECT MODE
TNS
TRUE
SCHEMA CACHE DIR
C:\
SCHEMA CACHE TIME -1 OPEN MODE
READ/WRITE
ROWSET SIZE
20
SCHEMA CACHE DIR
C:\ASPELCACHE Especifica el directorio donde la informacin de la estructura interna de las tablas (esquema) ser almacenada. El sistema Aspel crea una carpeta llamada ASPELCACHE, donde guardar la informacin de dichas tablas.
SCHEMA CACHE SIZE 8
Nmero de tablas de SQL en la cual la informacin sobre la estructura interna de las tablas (esquema) ser almacenada. Especifica cada cuanto tiempo la tabla con la lista de informacin ser almacenado. Nombre del servidor Oracle. Especifica si la aplicacin BDE tiene o no la capacidad de acceder el servidor SQL va consultas al desktop (desktop queries) y pasarle peticiones SQL en la misma conexin del Alias de la base de datos Mtodo para el manejo de consultas (queries) para datos SQL. Nombre del usuario de la base de datos.
SCHEMA CACHE TIME -1 SERVER NAME SQLPASSTHRU MODE
ORA_SERVER
SHARED AUTOCOMMIT
SQLQRYMODE USER NAME
SERVER
MYNAME
Nota Slo podrs cambiar los parmetros que NO tienen etiquetas en negro.
DB2 Qu es Los siguientes parmetros son configurados por los sistemas de la lnea Aspel al momento de la instalacin, estos aseguran el correcto funcionamiento de los procesos de ordenamiento, exportacin y manejo de la base de datos. En la tabla siguiente, en la columna Parmetros se muestra la lista de todos los parmetros configurables para el tipo de controlador seleccionado, y su configuracin actual. Cuando un controlador es instalado por primera vez, todos los valores son configurados con sus valores por omisin. La columna Valor muestra el valor que el parmetro debe contener para un correcto funcionamiento de los sistemas Aspel. La columna Descripcin da una breve explicacin del propsito del parmetro seleccionado. Parmetro LANGDRIVER Valor Descripcin Controlador de lenguaje utilizado para determinar el juego de caracteres y el tipo de ordenamiento Especifica si la aplicacin BDE tiene o no la capacidad de acceder el servidor SQL va consultas al desktop (desktop queries) y pasarle peticiones SQL en la misma conexin del Alias de la base de datos Mtodo para el manejo de consultas (queries) para datos SQL. Especifica si el BDE lleva el control de la informacin sobre la estructura interna de las tablas (esquema) de manera local para las tablas que residan en servidores DB2. Especifica el directorio en el cual la informacin de la estructura interna de las tablas (esquema) ser almacenada. El sistema Aspel crea una carpeta llamada ASPELCACHE en la ruta C:\ASPELCACHE, donde guardar la informacin de dichas tablas. Bandera interna de especificacin del producto.
àsciiANSI
SQLPASSTHRU MODE
SHARED AUTOCOMMIT
SQLQRYMODE
SERVER
ENABLE SCHEMA CACHE
TRUE
SCHEMA CACHE DIR
C:\
DRIVER FLAGS
La siguiente tabla muestra los parmetros con sus valores predeterminados y una breve explicacin de su funcionamiento. Nota: Slo podrs cambiar los parmetros que NO tienen etiquetas en negro. Parmetro VERSIN TYPE Valor Descripcin Nmero de versin del controlador. No puede ser modificado. Tipo de servidor al cual este controlador te ayuda a conectarte. SERVER representa a un servidor SQL.FILE representa un controlador estndar para servidores basados en archivos. Nombre del DLL del controlador SQL de 32 bits seleccionado.
4.0
SERVER
DLL32
SQLDB232.DLL
DRIVER TRACE MODE IBM DB2 DRIVER Nombre del controlador de DB2. Valor por omisin: IBM DB2 DRIVER. Valor numrico (mscara de bits) que especifica cuanta informacin de rastreo se grabar en la bitcora (log). Especifica el nmero de registros modificados que sern incluidos en un lote (buffer temporal) antes de que sean entregados automticamente al servidor. Determina el tamao del buffer para BLOBs muertos. Determina cuantos BLOBs sern puestos en cach en la parte del cliente. DB2 Data Source Name: Nombre de la fuente de datos DB2. Indica si el BDE traducir los campos numricos y decimales a valores de punto flotante o valores BCD (binary coded decimal). Especifica el nmero mximo de registros que el controlador puede intentar traer para cada instruccin SQL enviada al servidor. Modo en el cual el controlador de SQL abre la base de datos. Los valores posibles son: READ ONLY y READ/WRITE. Especifica el nmero de registros que se obtendrn del servidor en una consulta simple. Nmero de tablas SQL en las cuales la informacin sobre la estructura interna de las tablas (esquema) ser almacenada. Especifica cada cuanto tiempo la tabla con el listado de informacin ser almacenada. Nombre de usuario predeterminado para el acceso a la base de datos.
BATCH COUNT
200
32 64
DB2 DSN ENABLE BCD
DB2_SERVER
FALSE
MAX ROWS
-1
OPEN MODE
READ/WRITE
ROWSET SIZE
20
SCHEMA CACHE SIZE SCHEMA CACHE TIME USER NAME
-1
MYNAME
MSSQL Qu es En la tabla siguiente, en la columna Parmetros se muestra la lista de todos los parmetros configurables para el tipo de controlador seleccionado, y su configuracin actual. Cuando un controlador es instalado por primera vez, todos los valores son configurados con sus valores por omisin. La columna Valor muestra el valor que el parmetro debe contener para un correcto funcionamiento de los sistemas Aspel. La columna Descripcin da una breve explicacin del propsito del parmetro seleccionado. La siguiente tabla muestra los parmetros con sus valores predeterminados y una breve explicacin de su funcionamiento. Parmetros VERSION TYPE Valor Descripcin Nmero interno de Borland para la versin del controlador SQL. Tipo de servicio para el cual este controlador te ayudar a conectarte. SERVER representa un servidor SQL. FILE representa un driver estndar, servidor basado en archivo, Nombre de la biblioteca de vnculos dinmicos de SQL para el controlador de 32 bits seleccionado. (Ya no es aplicable) Especifica la cantidad de tiempo que la estacin de trabajointentar reconectarse al servidor Microsoft SQL. Por omisin 60 segundos. Especifica el tiempo mximo de espera de la estacin de trabajo en los resultados que regresa al servidor. Bandera interna de especificacin del producto. Valor por omisin: NULL. Un valor numrico (mscara de bits) especifica cuanta informacin ser guardada en la bitcora. El nmero mximo de clientes concurrentes en el MSSQL DBLIB. Representa el nombre de la estacin de trabajo que ser usada en el archivo de procesos del sistema (sysprocesses) de la base de datos maestra para ayudar al servidor a identificar tu proceso. Especifica el nmero de registros modificados incluidos en un lote antes de un auto-commit. Activa o desactiva la bitcora de cualquier campo de texto para campos BLOB. Determina el tamao del buffer a tomar para los BLOBs muertos.
4.0
SERVER
DLL32
SQLMSS32.DLL
VENDOR INIT CONNECT TIMEOUT
60
TIMEOUT
300
DRIVER FLAGS
TRACE MODE
MAX DBPROCESSES APPLICATION NAME
200
BATCH COUNT
200
BLOB EDIT LOGGING
BLOB SIZE
32
BLOBS TO CACHE DATABASE NAME DATE MODE 64 Determina cuntos BLOBs estarn en el cach del cliente. Nombre de la base de datos SQL destino. El formato en el cual el controlador manda fechas a Microsoft SQL server. Especifica si el BDE traduce nmeros y campos decimales a valores de punto flotante o BCD (binary coded decimal). Especifica si el BDE lleva el control de la informacin sobre la estructura interna de las tablas (esquemas) de manera local para las tablas que residan en servidores SQL. Especifica el nombre de una estacin de trabajo usada en los procesos de la tabla de la base de datos y que ayudan al servidor a identificar tus procesos. Controlador de lenguaje utilizado para determinar el juego de caracteres y el tipo de ordenamiento. Especifica el mximo de tiempo que SQL espera para que la ejecucin del query se complete antes de cancelar la operacin. Especifica el nmero mximo de filas que el controlador SQL tratar de tomar para cada sentencia SQL enviada al servidor. Especifica el lenguaje a usar cuando se despliegan mensajes de error. Modo en el cual los vnculos SQL (SQL links) abren a la base de datos SQL. Los valores posibles son: READ ONLY y READ/WRITE. Especifica el directorio en el cual el cach de esquema local es almacenado. El sistema Aspel crea una carpeta llamada ASPELCACHE en la ruta C:\ASPELCACHE, donde guardar la informacin de dichas tablas. SCHEMA CACHE SIZE 8 Nmero de tablas de SQL de la informacin del esquema que sern puestas en cach. Especifica cuanto tiempo (en segundos) informacin del esquema en el cach. Nombre del servidor SQL. Especifica cuando y cuando no, la aplicacin podr acceder al servidor SQL va ambos mtodos: comandos y contrasea de SQL, conectado bajo el mismo alias. permanecer la
ENABLE BCD
FALSE
ENABLE SCHEMA CACHE TRUE
HOST NAME
LANGDRIVER
àsciiANSI
MAX QUERY TIME
300
MAX ROWS
-1
NATIONAL LANG NAME
OPEN MODE
READ/WRITE
SCHEMA CACHE DIR
C:\
SCHEMA CACHE TIME
-1
SERVER NAME SQLPASSTHRU MODE
MSS_SERVER
SHARED AUTOCOMMIT
SQLQRYMODE SERVER Especifica el modo para manejar las peticiones (queries) a datos de SQL. Especifica el tamao del flujo tabular de paquetes de datos (TDS) intercambiados por el cliente y el servidor. Nombre del usuario de la base de datos.
TDS PACKET SIZE
8192
USER NAME Nota
MYNAME
Slo podrs cambiar los parmetros que NO tienen etiquetas en negro.
SYBASE En la tabla siguiente, en la columna Parmetros se muestra la lista de todos los parmetros configurables para el tipo de controlador seleccionado, y su configuracin actual. Cuando un controlador es instalado por primera vez, todos los valores son configurados con sus valores por omisin. La columna Valor muestra el valor que el parmetro debe contener para un correcto funcionamiento de los sistemas ASPEL. La columna Descripcin da una breve explicacin del propsito del parmetro seleccionado. Parmetro LANGDRIVER MAX DBPROCESSES Nota: el programa de instalacin de los sistemas ASPEL verifica que estos parmetros se configuren como aqu se muestran para asegurar el correcto funcionamiento de los procesos de ordenamiento, exportacin y manejo de la base de datos. La siguiente tabla muestra los dems parmetros configurables del controlador con sus valores predeterminados. Nota: Slo podrs cambiar los parmetros que NO tienen etiquetas en negro. Parmetro VERSION TYPE Valor 1 SERVER Descripcin Nmero interno de Borland para la versin del controlador SQL. Tipo de servicio para el cual este controlador te ayudar a conectarte. SERVER representa un servidor SQL. FILE representa un controlador estndar, servidor basado en archivos. Valor àsciiANSI Descripcin Controlador de lenguaje utilizado para determinar el juego de caracteres y el tipo de ordenamiento Nmero mximo de clientes DBLIB concurrentes en Sybase.
100
DLL32 VENDOR INIT CONNECT TIMEOUT TIME OUT DRIVER FLAGS TRACE MODE APPLICATION NAME
SQLD_SS.DLL Nombre del DLL del controlador de 32 bits. 60 (Ya no es aplicable) Especifica la cantidad de tiempo que debe transcurrir para que la estacin de trabajo intente reconectarse al servidor Microsoft SQL. Especifica el tiempo mximo que la estacin de trabajo debe esperar para obtener respuesta del servidor. Bandera interna de identificacin del controlador. Valor numrico (mscara de bits) que especifica cuanta informacin de rastreo se grabar en la bitcora (log). Representa el nombre de la estacin de trabajo que ser usada en el archivo de procesos del sistema (sysprocesses) de la base de datos maestra para ayudar al servidor a identificar t proceso. Especifica el nmero de registros modificados que sern incluidos en un lote (buffer temporal) antes de que sean entregados automticamente al servidor. Activa o desactiva la bitcora de cualquier campo de texto para campos BLOB. Tamao del buffer para tomar los BLOBs muertos. Determina cuntos BLOBs estarn en el cach del cliente. Especifica el nmero de registros que el servidor regresa a la librera cliente por cada respuesta interna.
300 0
BATCH COUNT
200
BLOB EDIT LOGGING BLOB SIZE BLOB TO CACHE CS CURSOR ROWS
32 64 1
DATABASE NAME DATE MODE ENABLE BCD Nombre de la base de datos SQL. El formato en el cual el controlador manda fechas a Microsoft SQL server. El conjunto de validacin es:0 (MDA), 1 (DMA), y 2 (AMD). Especifica si BDE traduce nmeros y campos decimales a valores de punto flotante o BCD (binary coded decimal). Especifica si el BDE lleva el control de la informacin sobre la estructura interna de las tablas (esquema ) de manera local para las tablas que residan en servidores SQL. Representa el nombre de la estacin de trabajo que ser usado en el archivo de procesos del sistema ( sysprocesses 9 de la base de datos maestra para ayudar al servidor a identificar t proceso. Especifica la cantidad mxima de tiempo que le controlador SQL esperar para la ejecucin de una consulta a la base de datos (query), si este tiempo es excedido la operacin ser cancelada. Especifica el nmero mximo de registros que el controlador SQL tratar de tomar para cada sentencia SQL enviada al servidor. Especifica el idioma usado para desplegar los mensajes de error. Modo en el cual los vnculos SQL (SQL links) abren la base de datos SQL. Los valores posibles son: READ ONLY y READ/WRITE. Especifica el directorio en el cual la informacin sobre la estructura interna de las tablas (esquema) ser almacenada. El sistema Aspel crea una carpeta llamada ASPELCACHE en la ruta C:\ASPELCACHE, donde guardar la informacin de dichas tablas. SCHEMA CACHE SIZE SCHEMA CACHE TIME SERVER NAME SQLPASSTHRU MODE 8 Nmero de tablas de SQL en las cuales la informacin sobre la estructura interna de las tablas (esquema) ser almacenada. Especifica cada cuanto tiempo la tabla con el lista de informacin ser almacenado. Nombre del servidor SQL. Especifica si la aplicacin BDE tiene o no la capacidad de acceder el servidor SQL va consultas al desktop (desktop queries) y pasarle peticiones SQL en la misma conexin del Alias de la base de datos. Mtodo para el manejo de consultas (queries) para datos SQL. Especifica el tamao del flujo tabular de paquetes de datos (TDS) intercambiados por el cliente y el servidor. Nombre de usuario predeterminado para el acceso a la base de datos.
FALSE
ENABLE SCHEMA CACHE FALSE
HOST NAME
MAX QUERY TIME
MAX ROWS NATIONAL LANG NAME OPEN MODE SCHEMA CACHE DIR
-1 READ/WRITE
C:\
-1
SYB_SERVER
SHARED AUTOCOMMIT
SQLQRYMODE TDS PACKET SIZE USER NAME
SERVER 512
MYNAME
Estadsticas de rendimiento Base de datos: ORACLE 8.0.5 Servidor: AMD (K6-2) 350 Mhz
FOXPRO Qu es Para configurar la manera en la que los archivos de DBASE y Foxpro son creados, ordenados y manejados, selecciona Foxpro como nombre del controlador en la pgina configuracin del administrador del BDE, donde crea o selecciona un alias en la pgina Base de datos que utilice Foxpro como tipo de controlador predeterminado. En la tabla siguiente, en la columna Parmetros se muestra la lista de todos los parmetros configurables para el tipo de controlador seleccionado, y su configuracin actual. Cuando un controlador es instalado por primera vez, todos los valores son configurados con sus valores por omisin. La columna Valor muestra el valor que el parmetro debe contener para un correcto funcionamiento de los sistemas ASPEL. La columna Descripcin da una breve explicacin del propsito del parmetro seleccionado. Parmetro Valor Descripcin Controlador de lenguaje utilizado para determinar el juego de caracteres y el tipo de ordenamiento
LANGDRIVER
àsciiANSI
Nota: el programa de instalacin de los sistemas ASPEL verifica que estos parmetros se configuren como aqu se muestran para asegurar el correcto funcionamiento de los procesos de ordenamiento, exportacin y manejo de la base de datos. La siguiente tabla muestra los dems parmetros configurables del controlador con sus valores predeterminados. Nota: Slo podrs cambiar los parmetros que NO tienen etiquetas en negro. Parmetro VERSION TYPE Valor Descripcin Nmero de versin interna para el controlador. Tipo de servicio para el cual este controlador te ayuda a conectarte.SERVER (SQL server)FILE (estndar, servidor basado en archivos). Tipo de formato para archivos utilizado por Fox Pro para crear archivos temporales.
5.0
FILE
LEVEL
25
INFORMIX Qu es En la tabla siguiente, en la columna Parmetros se muestra la lista de todos los parmetros configurables para el tipo de controlador seleccionado, y su configuracin actual. Cuando un controlador es instalado por primera vez, todos los valores son configurados con sus valores por omisin. La columna Valor muestra el valor que el parmetro debe contener para un correcto funcionamiento de los sistemas ASPEL. La columna Descripcin da una breve explicacin del propsito del parmetro seleccionado. Parmetro LANGDRIVER Valor Descripcin Controlador de lenguaje utilizado para determinar el juego de caracteres y el tipo de ordenamiento
àsciiANSI
Nota: el programa de instalacin de los sistemas ASPEL verifica que estos parmetros se configuren como aqu se muestran para asegurar el correcto funcionamiento de los procesos de ordenamiento, exportacin y manejo de la base de datos. La siguiente tabla muestra los dems parmetros configurables del controlador con sus valores predeterminados. Nota: Slo podrs cambiar los parmetros que NO tienen etiquetas en negro. Parmetro VERSION TYPE Valor Descripcin Nmero interno de Borland del controlador de vnculos SQL. Tipo de servidor al cual este controlador te ayuda a conectarte. SERVER representa a un servidor SQL. FILE representa un controlador estndar para servidor basado en archivos. Nombre del DLL del controlador de 32 bits. Bandera interna de identificacin del controlador. Valor numrico (mscara de bits) que especifica cuanta informacin de rastreo se grabar en la bitcora (log). Especifica el nmero de registros modificados que sern incluidos en un lote (buffer temporal) antes de que sean entregados automticamente al servidor. Determina el tamao del buffer para BLOBs muertos. Determina cuantos BLOBs sern puestos en cach en la parte del cliente. Usado con DBNLS para especificar si puedes acceder a bases de datos NLS.
4.0
SERVER
DLL32 DRIVER FLAGS TRACE MODE
SQLINF9.DLL
BATCH COUNT
200
32
64
COLLCHAR
DATABASE NAME DATE MODE
MY_DATABASE Nombre de la base de datos SQL. 1 Formato con el cual el controlador enva fechas al servidor SQL, Los formatos pueden ser: 1 (DMA, y 2 (AMD).
DATE SEPARATOR / El caracter usado para separar da, mes y ao para la informacin de DATE MODE. Los caracteres vlidos son la barra inclinada (/), el punto (.) y el guin (-). Usado con COLLCHAR para especificar si puedes acceder a bases de datos NLS. Especifica si BDE traduce nmeros y campos decimales a valores de punto flotante o BCD (binary coded decimal). Especifica si el BDE lleva el control de la informacin sobre la estructura interna de las tablas (esquemas) de manera local para las tablas que residan en servidores SQL. Informacin sobre la estructura interna de las tablas (esquema). Define como maneja el servidor un proceso que trata de acceder a un registro bloqueado en un archivo. Especifica el nmero mximo de registros que el controlador puede intentar traer para cada instruccin SQL enviada al servidor. Modo en el cual los vnculos SQL (SQL links) abren la base de datos SQL. Los valores posibles son: READ ONLY y READ/WRITE. Especifica el directorio en el cual la informacin sobre la estructura interna de las tablas (esquema) ser almacenada. El sistema Aspel crea una carpeta llamada ASPELCACHE en la ruta C:\ASPELCACHE, donde guardar la informacin de dichas tablas. SCHEMA CACHE SIZE 8 Nmero de tablas de SQL en las cuales la informacin sobre la estructura interna de las tablas (esquema) ser almacenada. Especifica cada cuanto tiempo la tabla con el lista de informacin ser almacenado. Nombre del servidor Informix. Especifica si la aplicacin podr acceder a un servidor SQL va ambos mtodos: comandos y contrasea de SQL, conectado bajo el mismo alias. Mtodo para el manejo de consultas (queries) para datos SQL. Nombre de usuario predeterminado para el acceso a la base de datos.
DBNLS
ENABLE BCD
FALSE
ENABLE SCHEMA CACHE
FALSE
LIST SYNONYMS LOCK MODE
NONE
MAX ROWS
-1
OPEN MODE
READ/WRITE
SCHEMA CACHE DIR
C:\
SCHEMA CACHE TIME -1
SERVER NAME
INF_SERVER
SQLPASSTHRU MODE SHARED AUTOCOMMIT
SQLQRYMODE USER NAME
SERVER
MYNAME
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Continuacin. Datos de Registro del cliente

Redondeo montos ($)

Caracteres compatibles con SAE-DOS Polticas descuento

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Clientes Clave secuencial

Proveedores Clave secuencial

Cuentas por Pagar Cuentas por integrado

Mdulo general de configuracin

Generales Integrado a facturas

Grupo de productos Configuracin de las leyendas (Seccin 1 y 2)

No afectar doctos. de vta por cambios en info. del cliente

Formato para folios

Llave privada Contrasea

Vigencia (Desde Hasta)

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