AGIHAN TUGAS

Agihan tugas dapat ditakrifkan sebagai pemberian tugas yang dilakukan oleh ketua kepada orang bawahannya mengikut kemampuan dan keupayaan dalam melaksanakan sesuatu tugas tersebut.

5 LANGKAH PENGAGIHAN TUGAS YANG BERKESAN

Langkah pertama ialah agihan tugas perlu dilakukan mengikut kepakaran dan kepandaian seseorang individu dalam bidang yang diceburinya. Contohnya, individu yang pakar dalam bidang ICT perlulah diberikan tugas berkaitan dengan hal teknologi maklumat serta individu yang mahir mengendalikan jentera hendaklah diberikan tugas mengendalikan jentera. Jika agihan tugas tidak mengikut kepakaran, maka banyak masalah dan perakara akan timbul yang akan menjejaskan syarikat. Langkah yang kedua dalam pengagihan tugas yang berkesan ialah berkaitan dengan masa. Tugas-tugas yang diagihkan hendaklah mempertimbangkan masa yang diperuntukkan kepada pekerja. Sebagai contoh, pekerja yang terlalu sibuk dan terlalu banyak tugas yang perlu diselesaikan tidak dapat menyelesaikan tugas yang diberikan kepadanya dengan baik dan berkesan. Pekerja hendaklah tidak dibebani dengan tugasan yang terlalu banyak serta perlu peruntukkan masa kepadanya utuk menyelesaikan tugas yang diberikan. Langkah yang ketiga yang perlu diambilkira ketika mengagihkan tugas ialah keupayaan dan kemampuan individu tersebut dari segi fizikal. Hal ini sangat penting supaya tugas yang diberiakan dapat disiapkan pada masa yang ditetapkan. Sebagai contoh individu yang mempunyai masalah kesihatan perlulah diberikan tugas mengikut kemampuan fizikalnya. Jika dibebani dengan tugas yang berat hal ini akan memudaratkan lagi kesihatannya. Langkah yang keempat ialah kerelaan dan kesanggupan melaksanakan tugas. Sebagai seorang ketua atau pengurus, perlulah mengetahui kesanggupan individu dalam melaksanakan sesuatu tugas. Misalnya, jika individu tersebut mepunyai masalah dalam meyelesaikan tugasan, hendaklah dipertimbangkan perkara itu. hal ini supaya tidak menjejaskan kualiti kerja tersebut. Langkah yang kelima dalam mengagihkan tugas ialah tugas hendaklah diagihkan secara adil dan saksama. Sebagai contoh, kita sering lihat bahawa individu yang baru dalam seseuatu syarikat sering dibebani dengan tugas yang banyak. Hal ini tidak sepatutnya berlaku kerana akan meurunkan motivasi serta memberikan tekanan jiwa kepada individu tersebut dalam menyelesaikan tugasnya. Tugas perlu diagihkan secara adil supaya dapat menjaga kepentingan bersama.

4 HALANGAN PENGAGIHAN KURANG DILAKSANAKAN

Halangan yang pertama ialah disebabkan pekerja tidak terlatih dan tanpa pengalaman.Perkara ini berlaku apabila pengurusan organisasi memilih atau mengambil kakitangan baru yang tiada pengalaman dalam bidang pekerjaan terbabit. Kerana itu, satu persatu masalah pengurusan berlaku disebabkan mereka memerlukan masa untuk membuat sesuatu pekerjaan terbabit. Oleh kerana mahu tugas diselesaikan dalam waktu yang ditetapkan maka pihak pengurusan tidak mengagihkan kerja tetapi memberikan kerja kepada individu yang sudah mahir melakukannya sahaja. Halangan yang kedua yang sering dijumpai ialah salah penempatan pekerja.Mereka yang diambil bekerja itu disalah tempatkan di luar dari bidang kepakaran masing-masing. Hal ini menyebabkan berlaku beberapa masalah dalam pengagihan tugas secara tidak langsung. Halangan yang ketiga ialah melaksanakan tanggungjawab di luar bidang tugas.Sesetengah golongan pekerja tidak mahu melaksanakan tugas di luar bidang tugas mereka. Jikalau mereka dipaksa juga, maka kualiti dan mutu kerja tidak membuahkan hasil yang yang dikehendaki oleh pihak organisasi. Oleh yang demikian, menyebabkan pengagihan tugas kurang dilaksanakan. Seterusnya, halangan yang keempat pula ialah keyakinan pihak pengurusan. Pihak pengurusan sering memberikan tugas kepada individu yang mereka yakin dapat melakukannya sahaja untuk menjaga kualiti pengeluaran sesebuah organisasi. Hal ini sekaligus mengurangkan agihan tugas berlaku.