DOSYALAMA VE ARSVLEME

MODLLER;
Belge Aks
Dosyalama Sistemi
Dosyalama Hareketleri
Arsivleme Sistemi
Arsivleme hareketleri
DOSYALAMA VE ARSVLEME
NEDR?
DOSYALAMA
Brolarda yaplan faaliyetler
srasnda ortaya kan her trl
yazlms, baslms, kayt edilmis,
dijital ortama banda veya filme
alnms bilgilerin,
Raflarda,
ekmecelerde,
Ciltlerde,
Ktphanelerde,
Bilgisayar ortamnda
belirli bir ama iin
saklanmasdr.
ARSVLEME
Kurumlarn gerek ve
tzel kisilerin faaliyetleri
sonucunda , kurumsal
degeri olan ya da tekrar
kullanlmak zere retilen
her trl yazl grsel, ve
data bilgilerinin muhafaza
ediIdigi yer olarak
tanmlanr
MODL 1
BELGE AKS
BELGELER
Belge; bir is iin meydana getirilen veya is sonunda ortaya kan
yazl kagt ve kagtlardr.
Ayrca kisilerin kendilerine ait mektup ve notlar da birer kagt veya
zel belge saylmaktadr.
Baska bir deyisle belge, grlen hizmetler, yaplan islemler ve
haberlesmeler srasnda retilen her trl yazlms, baslms,
resmedilmis kagtlarn veya dijital kaytlarn tmdr.
esitli belgeler
BeIgeIer niye oIusturuIur?
Gnlk hayatmzda yaz yazmak, yazlanlar
okumak nemli bir ihtiyatr. Derslerde not tutulur,
yazl dev hazrlanr, mektup, tebrik yazlr; kitap ,
gazete, dergi ve mektuplarda yazlanlar okunur. s
hayatnda da is yazlarnn yazlmas, yazlanlarn da
okunmas gerekir.
Siparis vermek, siparis almak; bilgi istemek, bilgi
vermek, szlesme ve rapor hazrlamak hep yaz
yazarak belgelerle yaplr.
Bu belgeler dosyalanarak uzun sre saklanabilir.
Gerektiginde dosyasndan karlarak tekrar tekrar
okunabilir. Yaplan islerde bir aksaklk olmussa,
dosyas incelenerek gelecek iin tedbirler alnabilir.
Oysa sz, zaman iinde unutulur. Gemisi aynen
hatrlamak gtr. Su ataszlerinde anlatlmak
istendigi gibi hafzamza gvenerek yazl belgelerden
vazgeemeyiz.
" "ALIM UNUTMUS, KALEM UNUTMAMIS", ALIM UNUTMUS, KALEM UNUTMAMIS",
'SZLER CABUK UNUTULUR, YAZILAR ISE 'SZLER CABUK UNUTULUR, YAZILAR ISE
KALIR." KALIR."
Belgeler ispat edici nitelik tasrlar
Diyelim ki;
A firmasi, B firmasina 300 adet makine
siparis etmis olsun.
Eger A firmasi siparisini szl olarak yaptiysa
her zaman siparisinden vazgeebilir. Siparis
yazili olarak yapildiysa A firmasi siparisinden
vazgeemez. Aksi halde B firmasi dava aarak,
elindeki yazili belge ile durumunu ispat edip,
hakkini alabilir.
Yz yze veya telefon konusmalarnda, fikirlerimizi
yeterince dzenli ifade edemeyebiliriz. Oysa, yazl
anlatmda fikirler dsnlerek sral ve gerektigi gibi ifade
edilebilir.
s hayatnda beIgeIer; s hayatnda beIgeIer;
osyalanarak saklanabildigi
enetlenebildigi
spatlayici belge zelligi tasidigi,
Etkili bir haberlesme araci
oldugu iin,
isletmeler asndan son derece nemlidir.
ALISMA HAYATINDA KULLANILAN BELGELERDEN
BAZILARI
Fatura
Sevk irsaIiyesi
rsaIiyeIi fatura
Tasma irsaIiyesi
Gider pusuIas
MstahsiI makbuzu
GnIk msteri Iistesi
YoIcu Iistesi
Yazar kasa fisi
Pos makinesi fisi
Perakende sats fisi
Serbest mesIek makbuzu
Adisyon
KymetIi maden aIm satm beIgesi
MenkuI kymetIer
ek, senet,
Hisse senetIeri ve tahviIIer
Maas bordroIar
BeyannameIer (kdv, geIir, EmIak vs)
GeIen giden evrak kaytIar, is ve
resmi mektupIar diIekeIer, raporIar
vs,
Belge esitleri
Acele Belge
Gizli Belge
Degerli (kymetli) Belge
nemli Belge
Normal Belge
Acele Belge:
nceligi olan belgedir. Normal evraktan nce ve ayr
slem grmesi gerekir. Bu tr evraklar en ksa zamanda,
geldigi tarih dikkate alnmakszn ilgililere ulastrlmaldr.
Acele belgeler kendi ierisinde derecelerine gre
asagdaki gibi snflandrlr:
Gnldr ===== 24 saat iinde cevaplanmal,
ok nce ===== en ge 4 is gn sre ierisinde
cevaplandrlmal,
nce ====== en ge 6 is gnnde
cevaplandrlmaldr.
Gizli Belge;
lgilisinden baskas
tarafndan okunmamas
ve grlmemesi
gereken yazlardr. Bu
tr belgeler agz
mhrl, kapal zarf
ierisinde gnderilir.
Zarf zerinde gizlilik
derecesi belirtilir.
Yazlar gizlilik derecelerine gre bes' e ayrlr:
ok GizIi: zinsiz olarak aldgnda devlete ve ya kuruma gvenlik bakmdan byk
zararlar verecek olan belge ve malzeme "OK GZL olarak tasnif edilir.
GizIi: Aga vuruldugunda gvenligi, saygnlk ve karlar zarara sokacak ve diger
yandan yabanc bir devlete veya firmalara genis yararlar saglayacak ierikte olan evrak
ve bilgiler "GZL olarak tasnif edilir.
zeI: zinsiz olarak aklandg takdirde milletin karlarna ve saygnlgna zarar
verecek, bir sahsn zarar grmesine neden olacak ya da yabanc bir devlete genis
yararlar saglayacak bilgi ve dokmanlar "ZEL ibaresi ile degerlendirilir.
Kisiye zeI: Kisiye zel evrak aslnda bir gizlilik derecesi olmayp evrakn gittigi
yerde ve ilk islemlerinde, belirli sahslarn aabilecegini, bunlarn dsnda herhangi bir
sahs tarafndan alamayacagn ifade eder. Bu isaret her gizlilik derecesindeki ve
normal belgeye gerekirse verilebilir. "KSYE ZEL isareti tarih blogunun zerine krmz
damga ile baslr.
Hizmete zeI: erdigi bilgi itibaryla "OK GZL, "GZL, "ZEL olarak tasnif
edilen hususlardan baska konularda gvenlik isleminde gereksinme gsteren bilgi ve
belgeler "HZMETE ZEL olarak degerlendirilir
DegerIi (kymetIi) BeIge
ek, Bono, Polie (bor senetleri)
Tahvil, Hisse senedi,
Teminat mektuplar,
Teftis denetleme evraklar, hale mektuplar
Koli ve ihbarnameleri
Paraya evrilebilen kymetler ve bu niteligi tasyan diger
evraklar ile bunlarn ekli olduklar yazlar degerli evrak
olarak kabul edilir.
nemIi BeIge
Kurum iin anlam ve nem tasyan
ayrcalkl her trl yazlardr. Rektrlkten
blmlere gelen yazlar, bakandan genel
mdrlere gelen yazlar gibi.
NormaI BeIge
Yukarda bahsedilen evrak gruplarna
girmeyen yazsma evrakdr.
Normal postaya verilebilir.
GELEN BELGELER
Kamu kurum veya kuruIusIarnn bagI buIundukIar rgtIer iIe kendi
sube ve tasra birimIerinden, diger resmi daireIerden, zeI ve tzeI kisiIerden
geIen beIgeIere denir.
BeIge ve yazIar haberIesme de nemIi bir aratr.
KuruIusIara geIen beIgeIer,
PTT kanaIyIa,
esitIi kuruIusIarn kuryeIeri veya is sahibi kisiIer eIiyIe,
Kargo iIe
Faks, TeIeksIe,
E-posta (E-maiI) gibi zeI haberIesme araIar iIe geImektedir.
GeneIIikIe sehir dsna yazIar Ptt aracIg iIe gnderiImektedir. Ayn
sehir iine gidecek evrakn daha abuk uIasmas amac iIe ok kez zeI
kuryeIer kuIIanImaktadr.
BiIgisayar ortamnda aIsan kuruIusIarda gizIiIik dereceIi beIgeIer
dsndaki yazIar, iIetisim teknoIojiIeri (faks, teIeks ve biIgisayar agIar)
aracIgyIa gnderiImektedir. Bu sayede evrak aksnn hzIanmas ve
ekonomikIik sagIanmaktadr. Bunun yannda biIgisayar ortamndaki iIetisim
sayesinde, kamu kurumIarnda meydana geIen asr krtasiyeciIik ve gereksiz
brokrasi de asIms oImaktadr
KuruIusIara geIen mektupIar servis tarafndan aInr,
tasnif ve kontroI ediIir. Kk kuruIusIarda yIe bir servis
yoktur ve bu isIeri sekreterIer yapar. Sekreter geIen
mektupIar inceIer, yanIs geIen ve iIgiIi oImayan yazIar
nceIikIe ayrr. ade ediImesi iin iIgiIiIere verir. Diger
mektupIar nem derecesine gre sraIar. zeI mektupIar iIe
gizIi mektupIar iIgiIi kisiIere verir. Sayfas ve ekIeri eksik
kan mektupIar iIgiIi yerIerine yani mektubun uygun
bosIuguna not eder. nemIi mektupIarn zarfIar mektuba
ekIenir. GeIen mektup konusuyIa iIgiIi daha nceden
aInms veya gnderiImis yazIar varsa bunIar iIgiIi
mektuba iIave ederek yneticiye verir. Yneticinin konu
hakknda daha iyi biIgiIenmesi ve degerIendirme yapmas
sagIanms oIur.
Dosya plan
Kamu kurum ve kuruluslarnn en nemli hedefi,
stlenmis olduklar grev ve fonksiyonlar en iyi sekilde yerine
getirmek ve bu sayede basarl olmaktr. Basarl bir ynetimin
saglanabilmesinde, ihtiya duyulan bilginin zamannda temini
nemli bir unsurdur. Bu da evrak, dosya ve arsiv gibi
hizmetlerle olmaktadr
DosyaIama sisteminin dzenIi uyguIanabiImesi, bir
"dosya pIan" hazrIanmasna bagIdr.
Dosya Plan, kurum ve kuruluslarn faaliyetleri
esnasnda veya sonucunda ortaya kan belge ve bilgilerin,
sistemli bir sekilde dosyalanmasn saglamak zere nceden
hazrlanms konu veya saylardr..
Dosya plan ana, alt ve tek konular gsteren
listeler halinde dzenlenir.
DOSYA TASNF PLANLAMA
VE KODLAMA RNEKLER
KodIama, Kod
SaysaI ve AIfabetik KodIar
KodIama, kontroI yapIan beIgenin hangi dosyaya konuIacagn
beIirIemek AmacyIa yapIr.
Bir beIgenin hangi dosyaya konuIacagn beIirIemek amacyIa It
tespiti sonucunda ortaya kan kritere kod deniIir
KodIama, bu kodun dosya ve beIge zerine yazImasdr. KodIama
yapIrken dosya pIan ve fihrist kuraIIar gz nnde buIunduruIur.
Dosyada belgenin bulunmasn kolaylastrmak iin dosya
zerine etiketIer yapstrlr ve kodlar etiketlerin zerine yazlr.
Etiket, dosyann kimligini gsteren bilgilerin yazldg yerdir.
Genellikle dosyalarn sol st ksmnda etiket izgileri
bulunmaktadr. Eger yoksa, kagt etiketler yapstrlr
Ytml Memur Odas Kodlama rnek
DOSYA PLANI VE KODLAMA
1 GENEL HZMETLER................. 000-099
2 ANA HZMET FAALYETLER...............100-599
2.1 Yap sIeri 100-199
2.2 Afet sIeri 200-299
2.3 Teknik Arastrma
ve UyguIama sIeri 300-399
3 DANISMA-DENETMLE LGL FAALYETLER ....... 600-699
3.1 Strateji Gelistirme Isleri 600-619
3.2 Basn ve Halkla Iliskiler Isleri 620-639
3.3 Hukuk Isleri 640-659
4 YARDIMCI HZMETLERLE LGL FAALYETLER ......700-999
4.1 Bilgi-Islem Isleri 700-719
4.2 Emlak ve Insaat Isleri 750-769
4.3 Mali Isler 840-869
4.4 Personel Isleri 900-929
4.5 Satn alma ve Sats Isleri 930-949
4.6 Sosyal Isler ve Saglk Isleri 970-999
Bir evrakn kodIanmasnda,
BeIgenin konusu,
Gerek veya tzeI kisiIerin ad,
Numaras,
FaaIiyet aIanIar,
BIm
gibi ItIer kuIIanIabiIir.
BeIge, birinci derecede hangi dosyay iIgiIendiriyorsa
ona gre kodIanr. rnegin muhasebe iIe iIgiIi oIanIar iin
"MUH", PazarIama faaIiyetIeri iIgiIi oIarak "PAZ" kodu
kuIIanIabiIir
DOSYA PLANLAMA VE KODLAMA RNEKLER
AG Arastrma geIistirme
AT Atamalar ve terfiler
BA Basvurular
BAS Basn ve Halkla liskiler
B Bro faaliyetleri
EG Egitim Faaliyetleri
L letisim Faaliyetleri
HU Hukuk sleri
MA Mali sler
MZ Malzeme ve ara-gere
PAZ Pazarlama sleri
PER Personel sleri
SO Sosyal liskiler
TOP Toplantlar
YN Ynetim kurulu kararlar
.halacli.kebirhost.net
Abdulkadir HALAL
Ytml Memur Odas Dosya plan rnek
Zaman EtkiIi KuIIanma
Belgelerin defalarca elden gememesi iin islemi bitmis
bir belgenin, bir an nce dosyalanmas verimlilige nemli katk
saglar. Verimlilik iin zaman pIanIamas yapmak gerekir.
Zaman PIanIama
Brolarda belge ynetiminde verimliligin saglanmasnda
alsanlarn islerini en uygun bir biimde yapabilmeleri iin
brolarn ve alsma masalarnn dagnklktan arndrlmas
gerekir. Bunun iin; ncelikle
zlenmesi gereken admlar belirlenmesi,
Her is iin ayr bir zaman dilimi ayrlmas
Ayrlan zaman dilimi iinde islerin bitirilmesinin
saglanmas.
Belgelerin karsklga yol amadan, gerekli yerlere
ulasmas saglanr. (belge klasman yntemi)
Dosya ve belgelerin dagnklga neden
olmamas iin;
Yaplacak isler,
Okunacak belgeler,
Dosyalanacak, arsivlenecek belgeler
pe atlmas gereken belgeler.
Seklinde bir gruplandrma yaplr.
GnIk beIgeIerin gecikmeye ve krtasiyeciIige neden
oImamas iin beIIi bir snfIandrmaya tabi tutuImas gerekir.
Bu snfIama su sekiIde oImaIdr:
YapIacak isIer: Tm alsanlarn ve yneticinin gecikmeden yerine getirmesi
gereken gnlk islerdir.
Okunacak beIgeIer: Okunup gerekli islemlerin yaplacag veya havale
edilmesi gereken belgelerdir.
DosyaIanacak beIgeIer: Genel olarak arsivlenmemesi gereken ve ileride
basvurulacak belgelerdir. Dosyalama sistemlerinde herhangi bir gecikmenin olmamas
iin dosyalama gnlk yaplmaldr. Dosyalanacak belgelerin kk tepecikler
olusturup gze batmaya basladktan sonra dosyalanmas iin gereken zaman, onlarn
her gn dosyalanmas iin harcanan toplam zamandan daha fazla olacaktr.
Gnlk dosyalama, ayn zamanda kullanlmas gereken bir kuraln saglkl bir biimde
islemesine yardmc olur. Bu kural "son giren ilk kar kuraldr. En ok istenen
belgeler, en yeni belgelerdir. Dosyalamann gnlk yaplmas durumunda bu belgelere
kolaylkla ulaslabilir.
pe atIacak beIgeIer: Yukarda saylanlarn iine girmeyen belgeler,
zaman kaybna yol amamas iin helmen pe atlmaldr.
Bu snflandrmalar yapldgnda, gereksiz yere belgeler karstrlp zaman
kayb olmayacaktr.
GeIen BeIgeIerin KontroI Ve zIenmesi
GeIen BeIgenin TesIim AInmas
Belgenin teslim alns trne ve gelis sekline gre degisir.
Posta Ie GeIen Adi BeIge: Herhangi bir formalite uygulanmaz. Postaclar tarafndan
lgili birime braklr.
TaahhtI ve adeIi TaahhtI BeIge: Belgenin geldigi servisteki ilgili kisi tarafndan
imza karslg alnr.
IgiIi KisiIerin GetirdikIeri BeIge: Bu tr belgeler kuruluslarda grevlendirilen zel bir
memurluk tarafndan alnr, kayd yaplr ve ilgililerine belgenin tarih ve numarasn gsteren bir
makbuz verilir. Kurye ile Gelen Belge: Kurum ii veya kurum dsndan gelen belgeler kurye
tarafndan ilgili Birim veya kisiye zimmet defterleriyle birlikte getirilir ve imza karslgnda
teslim alnr. Bu yntem ogunlukla gizlilik ieren belgelerde kullanlr.
Kargo iIe GeIen BeIgeIer: Kuruluslarn grevlendirdigi ilgili kisiler tarafndan imza
karslgnda teslim alnr.
Faks, TeIeksIe GeIen BeIgeIer: Bu haberlesme aralar ile gelen belgeler ilgili birim
veya kisilere iletilir. Gizli belgeler bu yolla gnderilemez.
E-Posta (E-MaiI)YoIuyIa GeIen BeIgeIer: Bu yolla gelen belgeler kurulusun
elektronik posta adresine gnderilir. Kuruluslarda genellikle elektronik postalarn alnmas,
okunmas ve cevaplanmas sekreter tarafndan yaplr. Gerekli grlrse kts alnp gelen
belge defterine Kayd yaplr dosyasna kaldrlr. Ya da elektronik ortamda saklanr.
GeIen BeIgeIerin AImas
GrupIandrImas
Teslim alnan belgelerden zel mektuplar ayrlr.
Kaydedilmeden ve almadan sahiplerine iletilir.
Personele grevleri ile ilgili gelen mektuplar alr
ve kaydedilir.
Gelen belgelerin hepsi tek tek gzden geirilerek
gruplandrlr. Bu gruplandrmada faturalar ayrlr.
Diger belgeler ilgili birimlere gnderilir.
GeIen BeIgeIerin KaydediImesi
Gelen belge, gelen servisinde, gelen
belge/evrak kayt defteri veya gelen belge
fisine kaydedilir.
.halacli.kebirhost.net
Abdulkadir HALAL
Gelen belge defteri veya fisinde bulunan stunlar:
BeIge sra numaras: lgili yln 1 Ocak 1 Aralk tarihleri arasn kapsar.
BeIgenin geIdigi yer: Belgeyi gnderen kisi ya da kurulusun adnn belirtildigi
stundur.
Tarih: Belgenin geldigi tarihin yazldg stundur.
BeIgenin numaras: Belgenin zerindeki say blmndeki bilgiler yazlr.
Ek: Belge ile birlikte gelen ve belgeyi tamamlayc belgelerin belirtildigi stundur.
Konu: Belgenin ieriginin ksaca belirtildigi stundur.
Dosya numaras: Belgenin saklanacag dosya numarasn belirtir.
ks numaras: Gelen belgeye cevap verildiginde, cevabn giden belge defterinden
aldg ks sra numarasnn yazldg stundur.
AkIamaIar: Belgenin gnderildigi birim, kisi ya da yaplan islem hakknda bilgilerin
yazldg stundur.
GDEN BELGELER
BeIge SnfIandrma
Kuruluslar, genellikle gelen ve giden belgelerin teslim
edildigi ve ilgili islemlerin yapldg ayr blm olustururlar.
Bu blme
haberlesme servisi
gelen giden evrak servisi
belge isleme blm
gibi adlardan biri verilebilir. Bu blmde gerekli kayt
ve kontrol islemleri yapldktan sonra belge, ilgili kisi ve
birimlere teslim edilir.
GDEN BELGELER
sletme yetkilisi tarafndan msvettesi
yazdrlan mektuplar, sekreter tarafndan
bilgisayar ortamnda yazlr ve iki nsha baslr.
Yazlan yazlarn geneI kontroI yaplr. Genel
kontrolden sonra herhangi eksiklik yoksa Giden
Evrak kayt defterine kayt edilir. Nshalarn biri
zel, digeri genel dosyaya kontrol yapldktan
sonra kaldrlr. Aslda yine ayn sekilde genel
kontrole tabi tutularak ilgili yerlere gnderilir
Giden BeIge Kayt Defteri
ks sra numaras: Giden belge defteri ya da fisi, 1 Ocak 1 Aralk tarihleri
arasn kapsar. 1 Ocak tarihinde "1 numaradan baslayarak 1 Aralk aksamna kadar
sra atlamadan devam eder. En son numarann altndan izilerek o yla ait kayt islemi
kapatlr.
GnderiIdigi yer: Belgenin gnderildigi kisi ya da kurulus adnn belirtildigi
stundur.
Tarih: Belgenin tarihinin yazldg blmdr.
Ek: Belgeyle birlikte gnderilen ve belgeyi tamamlayc nitelikteki belgelerin say
olarak belirtildigi stundur.
Konusu: Belgenin ieriginin ksaca belirtildigi stundur.
Dosya no: Gnderilen belgenin kopyasnn saklanacag dosya numarasn belirtir.
GeIis sra numaras: Gnderilen yazya cevap bekleniyorsa gelen cevabn
gelen belge defterinden aldg gelis sra numaras bu stuna yazlr ve belge ile ilgili
kayt islemi kapatlr.
AkIamaIar: Gelen belge defteri ve giden belge defterinin iliskilendirilmesi iin
gerekli grlen aklamalarn yazldg blmdr.
.halacli.kebirhost.net
Abdulkadir HALAL
BeIge ogaItma AraIar
Fotokopi Makinesi
Profesyonel, amatr ve ev-ofis tipi olmak zere farkl zellikte
fotokopi makinesi modelleri mevcuttur. Hatta piyasadaki ogu markann
ok fonksiyonlu dijital (yazc-fotokopi) modelleri vardr. Siyah - beyaz
ekim yapan fotokopi makinelerinin yan sra renkli fotokopi makineleri
de piyasaya girmistir. Gnmzde kaliteli, ekonomik, ok sayda ve
ksa zamanda kopya elde etmek amacyla fotokopi makineleri is
hayatnda byk neme sahiptir. esitli tipleri olan bu makineler bir
yaznn kopyasnn 1 2 saniyede karlmasn saglar. Kullanlmalar
kolaydr.
Dogrudan Ya Da Sv Ie aIsan
ogaItma(teksir) MakineIeri
ogunlukla alkol ile alsan Ditto da denilen bu
makinelerde bir mastrdan (zeri yazlms ya da
izilmis alt karbonlu zel bir kgt) istenen renkte
olmak zere ve dakikada yaklask 150 kopya basabilir.
Bir mastrdan 00 kopya elde edilir.
DoIayI Ya da JeIatin ogaItma Makinesi
Bu makinelerin dogrudan sv ile alsan makinelerden
fark, ogaltma isleminde Jelatin kullanlmasdr.
MItigraf ogaItma
Makinesi
00 den fazla kopya elde
etmek iin kullanlr. ogaltmalarda
zel harfler, kliseler, lastik plaka ve
matbaa mrekkebi kullanlr.
Renkli bask yapar, ancak her
defada bir renk basar. Bu tr
baskda yazya imza eklemek
olanag da vardr. Saatte yaklask
9000 kopya basabilir.
Ofset ogaItma MakineIeri
Birok kk boy ofset ogaltma makineleri, bro
isleri daha fazla olan ve zellikle yayn yapan
kurumlarda kullanlmaktadr. Ofset makineleri renkli
bask da yapabilir.
Adres Yazan MakineIer (Adresograf)
Srekli olarak ayn adrese yaz gnderen
kurumlar iin bu makineler kullanlabilir. Gazetelerin
abonelerinin adresleri, su elektrik isletmelerinin her
ay abonelerine gnderdikleri faturalardaki adresler bu
makinelerle yazlmaktadr. lgililerin adresleri madeni
bir levha ya da zel bir stensil zerine baslr ya da
yazlr. Bu madeni levha ya da stensil makineden
getike adresler gnderilecek dokmanlar zerine
baslms olur.
Dikte ve Ses AIma MakineIeri
Modern yntemlerle alsan brolarda dikte ve
ses alma makineleri kullanlmaktadr. Bu makinelere
ynetici ya da ilgili kisinin (toplantda, arastrmada,
evirilerde vb.) konusmalar kaydolunur. Sonra bir
sekreter dikte makinesindeki sesleri, bu makineye bagl
bir kulaklktan dinler, ayn zamanda bilgisayarda yazar.
Son zamanlarda konusmalar direk bilgisayara yazl
olarak aktaran dikte mak. kullanlmaktadr zellikle
yneticiler emirlerini bu makinelere syleyerek,
sekreterlerine dikte ya da
Steno ile not ettirmek iin
harcayacaklar zaman
kazanms olurlar.
stenograf
Stenografi, alfabenin harfleri, noktalama
isaretleri, kelimeleri yerine semboller ve
ksaltmalar kullanan abuk yazma sistemi.
Yazlar yakn, kk ve dar yazldg iin bu
ad almstr. Stenografi, mecIis
oturumlarnda, mahkeme durusmalarnda, is
grsmelerinde olduka yaygn bir sekilde
kullanlmaktadr.
MikrofiIm MakineIeri
Bu makinelerin baslcalar kurum ve devlet
arsivlerinde ve ktphanelerde, dokmanlarn
mikrofilme, mikro karta ya da mikro fise alnmasn
saglayan makineler ile mikrofilm ogaltma ve okuma
makineleridir.
agmzn en yksek kapasiteli elektronik
makineleri olan bilgisayarlarn ok degisik modelleri
vardr. Hemen her iste kullanlan bu gl makineler
brolarda da genis yer almaktadr. Bankalar basta olmak
zere kamu kuruluslarnda ve zel kesimde kullanlan
bilgisayarlarn fiyatlar yksek olmakla birlikte yaptklar
isin srati, kalitesi ve gvenilirligiyle maliyetlerini
fazlasyla karslar. Bilgisayarlar, yazcIar sayesinde bir
yaznn suretini ok ksa srede ve istenilen sayda
ogaltabilir.
BiIgisayarIar
E-Posta (E-Mail) yoluyla giden belgeler kurulusun
elektronik posta adresine gnderilir.
Gerekli grlrse kts alnp giden belge
defterine kayd yaplr.Ya da elektronik ortamda
saklanr.
ZarfIama ve PaketIeme
BeIgenin KatIanmas ve Zarfa YerIestiriImesi
Belgenin katlanmasndaki ama mektubun kolay
almasn ve burusmasn nlemektir. Uzun zarfa konulacak
mektup, asagdan yukarya olmak zere iki kez katlanr;
baslkl ksm geride kalr. Geride kalan baslkl ksmn yarm
santim kadar uzun olmas, buradan tutulmasn kolaylastrr.
Drt kse zarflarda kagdn her iki katlansnda da arkada
yarm santim kadar bir fazlalk braklr. Mektup pencereli
zarfa da konulabilir. Pencereli zarflarn zerine adres
yazmaya gerek yoktur. Yazlarn yanls zarfa konulmas da
nlenmis olur. Bu tr zarfa konulacak kagt, pilili olarak ve
adres ksm nde kalacak sekilde katlanr. Adres, zarfn
seffaf olan penceresinden okunur. Pencereli zarflara
konulacak yazlarda adresin yazlacag yer izgi ya da
noktalarla belirtilir, zarfa uyum saglanr.
EtiketIeme
Zarflar yatay ve dikey eksenlerinden 4 esit paraya
blnms gibi dsnlp birinci blmde baslk (gnderenin
adresi ) yer alr. kinci blm posta pulu veya damga alandr.
nc blm postalama seklinin belirtildigi alandr.
Drdnc blm alcnn adresinin yazldg alandr.
Gnderenin adresi: Kurumlar genellikle zarflarna
baslk (antet) bastrrlar. Zarf baslklar, zarfn sol st
ksesinde veya st ortada bulunur. Baslk yoksa gnderenin
adresi, zarfn st kenarndan iki satr asagya zarfn sol
kenarndan bes vurus (1 cm) ieriden yazlr.
AIcnn adresi: Yatay ve dikey eksenlerin kesistigi noktadan
veya bunun 1 cm dsndan baslayarak yazlr. Zarflar bir satr aralgnda
yazlr. Gnderilen ili yazmadan nce iki satr aralk verilir. l ad byk
harflerle yazlr. l adndan nce ile veya semt ad yazlacaksa araya
virgl konulur.
Alcnn adresi bilgisayarlarla etiketlere gre hazrlanarak
etiketlere kt alnp zarfn zerine etiket yapstrlabilir. Etiket yazarken
alcnn adresindeki yazm kurallar degismemektedir.
BAZ MEKTUP ZARF RNEKLER
.halacli.kebirhost.net
Abdulkadir HALAL
PostaIama sekIi: Postalama sekli belirtilecekse adresten sonra
en az iki satr, en ok drt satr bosluk braklarak sol kenardan 1 cm
ieriden byk harflerle ve her harf arasnda bir bosluk verilerek yazlr
ve alt izilir. Bu ksm iin istenirse postalama seklini gsteren etiket,
ilgili yere yapstrlabilir.
Posta puIu yeri: Pul zarfn sag st ksesine yapstrlr.
Gnmzde pul yerine geen cret deme makinesiyle baslan damga
daha ok kullanlmakta ve ayn yere baslmaktadr.
Gnderme YntemIeri
NormaI (Adi) Gnderme
Mektup pulu yapstrldktan ya da posta cret
makinesiyle damgalandktan sonra postaneye verilir.
Normal gndermede mektuplarn iine kagt para veya
degerli kagtlar konulmaz. Normal mektuplar
kayboldugunda PTT sorumlu degildir.
TaahhtI Gnderme
Taahhtl gndermede mektup postane kaytlarna girer,
postane mektubu teslim aldgna dair bir posta alnts
(makbuz) verir. Mektup gnderildigi adrese ulasmamssa
makbuzla takip edilir. Taahhtl mektup kayboldugunda
PTT, en ok gnderme cretinin 50 kat tutarnda
tazminat der.
adeIi TaahhtI Gnderme
adeli taahhtl gnderme de mektup postane
kaytlarna girer. Zarfn zerine "Alma haberi
doldurularak ilistirilir. Mektubun postaneye teslim
edildigine dair makbuz alnr. Alma haberi alcya
imzalatlarak mektup teslim edilir. Alma haberi
gnderene iade edilir. Bu durumda gnderen, mektubun
alcya ulastgndan emin olur ve gerektiginde alma
haberini saklar.
zeI UIak (Ekspres) Gnderme
zel ulak gnderme, iadeli taahhtl gnderme
sekline benzese de farkl olarak mektup vars yerine
ulastgnda normal dagtm zaman beklenmeden ayr bir
dagtc ile en ksa srede adresine teslim edilir. zel
ulak gnderme creti, iadeli taahhtlye gre daha fazladr.
Postrestant Gnderme
Tam adresi belli olmayan alclar iin kullanlr.Bu
gnderme seklinde alcnn, durumu nceden bilmesi gerekir. Bu
sekilde gnderilen mektuplar, alclarnca adres olarak
gnderilen PTT 'den alnr. Postrestant gnderme sekli yalnz
mektuplarda degil telgraf, koli ve havale gnderilmesinde de
kullanlr.
AceIe Posta Servisi (APS) iIe Gnderme
Acele posta servisi, acele gnderilmesi gereken mektup
ve kk paketler 24 saat iinde APS ile adreslere ulastrlabilir.
APS ile gnderme, yurt iinde uak ve dogrudan posta baglants
bulunan yerlere 24 saat iinde, diger yerlere 2- gn iinde
teslim edilir.
BasI KagtIar Gnderme
Kapal zarf ierisinde gnderilmesine gerek grlmeyen her
trl basl kagdn gnderilme seklidir. Basl kagtlar gnderme
creti daha azdr, ancak gnderilenin "matbu oldugu zerine
yazlmaldr.
Deger KonuImus MektupIar Gnderme
ek, polie, hisse senedi, tahvil gibi paraya evrilebilen
kymetler gnderilecekse bu yntemle gnderilir. Deger konulmus
evrak, posta servisleri arasnda kaytl olarak alnp verildiginden,
kaybolma olaslg zayftr. Posta isletmesi bu mektuplarn
kaybolmas, alnmas veya zarar grmesi halinde, konulmus
degeri gememek zere, zarar derecesinde tazminat der.