TUTORIAL MALA DIRETA

Sumrio
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. Mala direta ................................ ................................ ................................ ........... 3 Fonte de dados ................................ ................................ ................................ .... 3 Elaborando um texto ................................ ................................ ............................ 3 Criando uma tabela ................................ ................................ .............................. 4 Utilizando a fonte de dados ................................ ................................ .................. 4 Mesclando campos ................................ ................................ .............................. 5 Visualizando o resultado ................................ ................................ ...................... 5 Atualizando datas automaticamente ................................ ................................ .... 6 Inserindo saudaes ................................ ................................ ............................ 7 Gerando documentos ................................ ................................ ....................... 8

1. MALA DIRETA

O Recurso de mala direta muito til quando preciso enviar a mesma verso de um determinado documento para diversas pessoas, sem a necessidade de retrabalho na digitao de dados.
2. FONTE DE DADOS

Voc deve possuir uma fonte de dados, pode ser desde uma planilha Excel at um sistema de gerenciamento de banco de dados, tudo vai depender do que disponibilizado pela empresa. No exemplo abaixo h uma tabela feita no Excel onde existem campos pr determinados, os valores destes campos sero utilizados na elaborao de uma carta.

Ateno especial ao campo da coluna E, este servir como referncia para a criao da saudao no documento do Word.
3. ELABORANDO UM TEXTO

Digitar o seguinte texto: Nossa empresa Fictcia orgulha-se em ter voc da empresa como cliente e em retribuio sua fidelidade preparamos alguns pacotes de brindes que ficaro disponveis de acordo com o volume de compras. At o momento, seu total de pontos de. Verifique na tabela abaixo e confira qual sua pontuao para a escolha dos brindes!

4. C I

i t t

l : Pontos 0 0 0 0 100 1 0 S Prmio l i i t k Pl y t ti fi t i l t

Gastos ensais $ 1. ,00 $ $ .000,01 $ $ 10.000,01 $ $ 0.000,01 $ $ 0.000,01 $ A i $ .000,01 5. I IZ E E

Seleci

te

, como

or exemplo,

ma planil a

o Excel

contendo o nome dos clientes. licar em orrespondncias Iniciar ala ireta

artas

epois

clicar

em

Selecionar

destinat rios

sar

ista

Existente

Selecionar fonte de dados selecionar A rir.

e escol a a planil a

e cont m as informaes e

E finali e clicando em ESC C

K.

6.

P S ,depois clicar em

Posicionar o cursor do mouse na frente da palavra voc inserir ampo de esclagem, escol er o campo cliente.

ote ue no texto surge o campo liente ossa empresa ictcia orgul a-se em ter voc Cliente da empresa como

7. VIS

IZ

ES

Ao clicar em Visuali ar resultados o campo << liente>> d lugar ao nome de um cliente contido na planil a Excel , conforme ilustrado abaixo:

Desmarque a opo Visualizar Resultados.

8. ATUALI ANDO DATAS AUTOMATI AMENTE

Antes do primeiro pargrafo insira duas linhas (tecle Enter duas vezes), digite: So Paulo, conforme ilustrado abaixo:

Posicione o cursor do mouse depois da vrgula, v at a guia Inserir, clique em Data e Hora

Escolha a terceira opo, selecione Atualizar automaticamente

9. INSERINDO SAUDAES

Em uma carta podem surgir situaes onde o destinatrio do sexo feminino, neste caso um recurso bastante interessante o uso de Regras para as saudaes. Posicione o cursor do mouse antes do primeiro pargrafo. Cliquem em Regras e escolha Se...Ento.. .Seno

Mude o nome do campo para Sexo, comparar com masc., conforme ilustrado:

Digite Prezado cliente no primeiro espao, depois digite prezada no segundo espao.

Depois de inserida a saudao clique em Visualizar Resultados e verifique se a saudao se altera conforme o nome que aparece no texto.

Ap s confirmar que a saudao funcionou desmarque Visualizar Resultados.

10. GERANDO DO UMENTOS

Para gerar vrios documentos a partir do documento principal, porm com nomes diferentes, basta selecionar a opo Mesclar e Concluir .

Observao: Para fins didticos ser utilizada a opo Editar Documentos Individuais Selecione Todos para gerar os documentos dos clientes contidos na base de dados, lembrando que conforme a necessidade p ode ser necessrio escolher apenas uma faixa de clientes

O Word abrir novas pginas, cada uma com o nome dos clientes da base de dados.