ASOCIACIN IBEROAMERICANA DE CMARAS DE COMERCIO

Actividad
PLANEACIN
Elaboracin del Programa Tentativo del Evento (Consejo o Asamblea) Elaboracin del Programa Tentativo para Acompaantes Elaboracin del Programa Turstico Tentativo Post - Evento (Consejo o Asamblea) Puesta a Consideracin de la Elaboracin de un formulario Elaboracin de un formulario Elaboracin de un formulario Elaboracin de un formulario Mesa Directiva los tres Programas Tentativos para su aprobacin de Inscripcin de reserva hotelera para la reserva y adquisicin de paquetes tursticos post-evento para la coordinacin de itinerarios de vuelo de los invitados

Control

PROMOCIN Y DIFUSIN
Elaboracin y envo de un folleto promocional del evento en espaol y portugus Elaboracin y envo cartas invitacin a todos los invitados va fax, e-mail y correo ordinario Elaboracin y envo cartas invitacin a todos los medios nacionales y corresponsales extranjeros va fax, e-mail y correo ordinario Confirmacin de la asistencia de todos los invitados Confirmacin de la asistencia de los medios de comunicacin invitados Establecer una Sala para las Ruedas de Prensa Editar una publicacin en CD que contenga todas las notas informativas del evento tanto de medios escritos como electrnicos

HOTEL
Designacin del Hotel Sede Verificacin de la disponibilidad de Servicios Mdicos Negociacin de tarifas especiales de hospedaje para los invitados al evento Definicin de la fecha lmite para realizar las reservas de hospedaje respetando las tarifas especiales Envo de la informacin del hotel con tarifas y fecha lmite para la reserva de habitaciones a todos los invitados - mnimo 3 meses antes del evento Reservacin de Habitaciones con base en los formularios de reserva hotelera recibidos Elaboracin y colocacin de letreros que permitan a los participantes identificar los salones y areas donde se desarrollar el evento Instalacin de un escritorio de hospitalidad visible e identificado en la recepcin del hotel sede Instalacin de una mesa de preregistro Control diario del Rooming List

TRANSPORTACIN
Negociacin de tarifas especiales de vuelo en 2 o ms lneas aereas Definicin de la fecha mite para realizar las reservas de vuelo respetando las tarifas especiales Envo de la informacin de los vuelos con tarifas y fecha lmite para la reserva de los mismos a todos los invitados - mnimo 3 meses antes del evento Coordinacin de los itinerarios de vuelo de todos los invitados y conferencistas Coordinacin con las autoridades del aeropuesrto para la realizacin de trmites de inmigracin y recepcin de los invitados y conferencistas a su llegada Elaboracin y colocacin de letreros que permitan a los participantes identificar el mdulo de bienvenida al evento a su llegada a la ciudad sede Establecer un mdulo de bienvenida donde se proporcione informacin y se coordine el trasaldo de los participantes al hotel Contratacin del Servicio de Transporte de cada uno de los participanres - Aeropuerto-Hotel-Aeropuerto Contratacin de uno o varios autobuses ejecutivos con aire acondicionado para traslados diversos durante el evento - cenas, visitas, etc. (segn el nmero de participantes) Publicar diariamente el horario de partida de los autobuses a cada uno de los eventos en el lobby del hotel sede

Transporte Presidente de AICO

Contratar o disponer de un coche y chofer desde su arrivo hasta su partida las 24 hrs del da

ORGANIZACIN DEL CICLO DE CONFERENCIAS Y PNELES DEL EVENTO

Seleccionar y contactar a los posibles conferencistas de acuerdo con el Programa previamente definido Elaboracin de una lista de conferencistas optativos en caso de que los conferencistas definidos no pudieran acompaarnos en el evento Elaboracin y envo cartas invitacin, acompaada de toda la informacin y formularios, a todos los conferencistas va fax, e-mail y correo ordinario Confirmacin de la asistencia y participacin de todos los conferencistas Coordinar la compra de boletos de avin y pago de hospedaje de todos los conferencistas (estos gastos corren por cuenta de la Cmara sede) Elaboracin de un diploma de reconocimiento a los conferencistas Coordinacin de la entrega de los diplomas de reconocimiento de cada uno de los conferencistas al trmino de su ponencia Solicitud de las semblanzas, presentaciones y ponencias de cada conferencista invitado Creacin CD con todas las ponencias para entregar a la Secretara General al terminar el evento

Maestro de Ceremonias
Seleccionar y contactar al posible Maestro de Ceremonias Elaboracin de una lista de Maestros de Ceremonias optativos en caso de que la persona definida para ejecutar esta funcin no pudiera participar en el evento Confirmcin de la participacin del Maestro de Ceremonias Elaboracin de un guin protocolario para el Maestro de Ceremonias

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Actividad
ORGANIZACIN DE LA REUNIN DE LA MESA DIRECTIVA (DOMINGO PREVIO A LA CEREMONIA INAUGURAL DEL CONSEJO O ASAMBLEA) Designacin de un saln para la reunin Mesa Directiva - Mismo que deber estar disponible durante todo el evento para celebrar cualquier reunin de trabajo extraordinaria Montaje tipo herradura para 20 personas
Fotgrafo profesional para cubrir la reunin de Mesa Directiva (foto digital para entregar 3 copias en CD a la Secretara General al termino de la misma) Grabacin profesional del audio de toda la reunin de Mesa Directiva (al terminar la reunin debern entregarse 3 copias a la Secretara General) Contratacin del servicio de un estengrafo y entregar tres copias de la versin estenogrfica de la reunin a la Secretara General en CD en formato de word al trmino de la misma Servicio de Caf dentro del saln durante la Reunin (Caf, galletas, agua, jugos, fruta, etc.) Lpices y Tarjetas para cada uno de los asistentes Disponibilidad de un can, laptop con DVD, acceso a internet, puerto USV; videocasettera, retroproyector, etc. (coordinar con la Secretara General) 2 Edecanes permanentes de apoyo para la reunin de la Mesa Directiva

Control

ORGANIZACIN DE LA REUNIN DE CONSEJO O ASAMBLEA Generales

Designacin de un saln de convenciones para 300 personas, mismo en el que se desarrollar todo el evento, incluida la sesin de trabajo del Consejo o Asamblea Escenografa - De acuerdo con la imagen del evento Banderas de pedestal de los 22 pases de la comunidad AICO Asta Bandera de pedestal para la Bandera de AICO Montaje Tipo Escuela - Colocar en cada una de las mesas lpicies, tarjetas, agua y vasos para los participantes Banderas de escritorio de los 22 pases de la comunidad AICO y/o personificadores con el nombre de cada uno de los pases para sesin de Consejo o Asamblea Presidium para 11 personas aproximadamenente - Inauguracin y Clausura Agua y vasos para Miembros del Presidium y Ponentes Personificadores para cada participante en Presidium, Conferencia y Pnel Podium con micrfono que se ubicar a un costado del presidium Base para develar la placa conmemorativa del evento - La placa es reponsabilidad de la Cmara Sede 8 Edecanes de apoyo durante todo el evento Formato de Preguntas y Respuestas

Servicios Audiovisuales
4 Micrfonos inalmbricos para presidium y conferencistas 1 Micrfono inalmbricos para el podium 4 Micrfonos inalmbricos para preguntas del pblico Can Laptop con conexin a internet, puerto USV, DVD y Microsoft Office Retroproyector (Coordinarlo con conferencistas) Espacio para la cobertura de prensa - Medios Impresos y electrnicos Iluminacin del Presidium y Podium Iluminacin en general del saln

Servicios Profesionales
Fotgrafo profesional durante todo el evento - Conferencias y Asamblea o Consejo (fotos digitales para entregar 3 copias en CD a la Secretara General al terminar el evento- divididas por da) Filmacin de todo el evento en DVD (Inauguracin, Conferencias, Consejo o Asamblea y Clausura), entregar 3 copias del DVD a la Secretara General al terminar el evento - dividido por da Grabacin digital de audio de todo el evento (Inauguracin, Conferencias, Consejo o Asamblea) para entregar 3 copias en CD a la Secretara General al terminar el evento - dividido por da Versin Estenogrfica del Consejo o Asamblea para entregar 3 copias, en formato de Word en CD, a la Secretara General al terminar el evento Traduccin Simultnea Portugus - Espaol - Portugus y otro idioma en caso de ser requerido

Servicios fuera del saln de congresos

Servicio de caf durante todo el evento Escritorio de hospitalidad - informacin y apoyo a participantes

Almuerzos, Cenas y Shows

Designacin del lugar y men del coctel debienvenida Designacin de lugar y men de los almuerzos y cenas Elaboracin y distribucin de invitaciones a los eventos Una de las Cenas deber ser tpica y otra de gala El domingo de la reunin de la Mesa Directiva, se tendr que considerar el almuerzo para 20 personas

OFICINA PERMANENTE PARA LA SECRETARA GENERAL DE AICO OJO!!! Esta oficina deber estar lista 2 das antes de iniciar formalmente el evento y hasta el final del mismo.
Espacio Independiente y privado para poder llevar a cabo las labores de la Secretara General sin interrupciones Mesa rectangularp para 8 personas , p ,p ,q yp q p ( ,p p excel) 2 Impresoras lasser B y N y Color de alta velocidad Repuesto de Toners Fax Telfono con lnea abierta llamadas internacionales o restringido para lnea directa oficina AICO en Mxico 1 Copiadora de alta velocidad 1 Scanner 3 Asistentes de tiempo completo que den apoyo al Secretario General y Secretaria Tcnica en las diferentes tareas encomendadas Papelera Varios (engargoladora, pastas para engargolar, gusanos para docuemntos de 100 a 150 hojas, hojas blancas, plumas, post its, tijeras, corrector, engrapadoras, pegamento, etc) ,

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Actividad
TESORERA Y FINANZAS
Aperturar cuenta para depsitos y transferencia de pagos de cuota de inscripcin Coordinacin y recepcin del cobro de la cuota de inscripcin Facturacin Mesa de registro - 4 pax mnimo para eficientar el registro al menos los primeros 2 das Mesa de Entrega de Materiales Caja para el pago de la cuota de inscripcin Computadora con base de datos para registro Compotator con base de datos para pagos

Control

ACREDITACIONES
Mdulo de acreditacin - ubicarlo junto a la caja
Asignar una persona fija para la atencin de este mdulo - 9:00 a 18:00 horas durante los primeros dos das del evento

Entrega de los formatos de acreditacin a la Secretara General

RECONOCIMIENTOS Medallas
Definicin de 3 a 5 empresarios destacados del pas sede, segn las normas establecidas por AICO Solicitud de la semblanza de cada uno de los empresarios seleccionados y envo de las mismas a la Secretara General con un mnimo de 15 das de anticipacin a la realizacin del evento, para la realizacin de las resoluciones que se leern el da del homenaje Mandar a hacer las medallas y pergaminos a la Secretara General de AICO Hacer el depsito o transferencia bancaria por el total del costo de las medallas y pergaminos requeridos Definir el lugar y horario en que se har entrega de las Medallas de Honor al Mrito Empresarial AICO

Placa Evento
Elaboracin del mensaje de la placa conmemorativa del evento
Mandar a hacer la Placa Conmemorativa del evento en Bronce, Mrmol, Platino, etc. (Cmara) para develarla durante la inauguracin del evento. Esta placa corre por cuenta de la Cmara Sede *IMPORTANTE:

Reconocimiento al Presidente de la Cmara Sede

La Secretara General llevar una pequea placa de reconocimiento para el Presidente de la Cmara Sede, mismo que ser entregado por el Presidente de AICO en el momento en que lo determine la Cmara en el Programa

OBSEQUIOS DE BIENVENIDA
Seleccin y adquisicin de obsequios de bienvenida para todos los participantes Coordinacin y verificacin de la entrega de los obsequios de bienvenida a cada participante en su respectiva habitacin

ACTIVIDADES TURSTICAS POST-EVENTO

Definir el programa de actividades tursticas Post-Evento Negociacin de tarifas especiales para visitas, excursiones y tours Envo de la informacin y tarifas especiales a todos los invitados mnimo 1 mes antes del evento En caso de considerar tours a otras ciudades coordinar reservas de transportacin y hospedaje para los participantes interesados
Organizacin y control de la ejecucin de los tours, visitas y excursiones propuestas

Coordinar las salidas de los participantes a las actividades seleccionadas