y

Kancelarijsko poslovanje je najva nija sporedna djelatnost dr avnih organa, javnih slu bi i drugih organizacija koje primjenjuju Uredbu o kancelarijskom poslovanju republi kih organa uprave (Slu beni glasnik RS, broj 1/04) Uredno kancelarijsko poslovanje: Omogu ava stalni uvid u kretanje predmeta Olak ava prikupljanje i sistematizaciju podataka A mo e da slu i i za stru ni i nau ni rad Osnovni zadatak kancelarijskog poslovanja za tita vjerodostojnosti akata

y y

Osnovni pojmovi y y y y y y y y y y y y y y y y Akt Podnesak Po ta Prilog Predmet Dosije Fascikl Omot Arhivski depo Registraturski materijal Arhivska gra a Pisarnica Arhiva Klasifikacioni znak Djelovodni broj Arhiv

Akt-spis y U irem smislu to je svaki pisani materijal kojim se pokre e, dopunjava, mijenja, prekida ili zavr ava neka slu bena radnja, u u em smislu to je slu beni dopis ili rje enje Dijele se na: Primljene i vlastite akte Redovne i hitne Obi ne, povjerljive i strogo povjerljive

y -

Podnesak y Svaki pisani materijal kojim se pokre e ili dopunjava neka slu bena radnja zahtjevi, obrasci za automatsku obradu podataka, prijedlozi, molbe, albe, prigovori, prijave Elementi podneska su: Naziv organa ili organizacije kojoj se upu uje Predmet na koji se podnesak odnosi Ime, prezime, odnosno naziv te adresa podnosioca Ime, prezime i adresa ponomo enika ili zastupnika, ako ga ima

y Posta y

Svi akti, otvoreni ili zatvoreni omoti, paketi, telegrami, teleksi, tampa i drugo to je predmet prijema ili otpreme protokola

Prilog y Pisani materijal ili fizi ki predmet koji se prila e uz akt radi dopunjavanja, obja njenja ili dokazivanja njenog sadr aja tabele, grafikoni, fizi ki predmet i sli no

Predmet y Dosije y To je skup vi e predmeta koji se odnose na istu materiju ili istu stranku, a kao jedna cjelina uvaju se na istom mjestu (napr. izdavanje gra evinske dozvole, odobravanje odobenja za rad i drugo za jedno pravno ili fizi ko lice) To je skup svih akata i priloga, koji se odnose na isto pitanje i ine posebnu cjelinu

U jednom dosijeu se nalaze svi predmeti jednog pravnog ili fizi kog lica, bez obzira to se radi o razli itim pitanjima)

Fascikl y To je omot, kutija, sanduk, korice i sli no u kojem je slo eno vi e dosijea ili predmeta, koji se nakon obrade uvaju u tim fasciklima. Na fasciklu se obavezno navode osnovni podaci o sadr aju fascikla

Omot y Omot je za titna ko uljica predmeta, ija je namjena da se predmeti i akti nalaze na jednom mjestu i da se za tite od o te enja

Arhivski depo y To je prostorija u kojoj se uva registraturski materijal i arhivska gra a, koja mora ispunjavati uslove propisane propisima o arhivskoj djelatnosti

Registraturski material y To su akti i predmeti, fotografski i fonografski snimci, ili drugi zapisi i dokumenti, knjige, kartoteka o evidenciji akata i predmeta nastalih u radu, sve dok je taj materijal od zna aja za rad tog organa ili organizacije, ili dok se iz njega ne odabere arhivska gra a

Arhivska Gradja y Arhivska gra a obuhvata izvorni i reprodukovani materijal (pisani, crtani, tampani, fotografisani, fonografisani) ili na drugi na in zabilje eni dokumenti od trajne vrijednosti i zna aja za nauku i kulturu, a koji je nastao u radu organa i organizacija

Pisarnica y Pisarnica je radno mjesto gdje se vodi registar i obavljaju kancelarijski poslovi: primanje, otvaranje, pregledanje i raspore ivanje akata, zavo enje akata, zdru ivanje akata, dostavljanje akata u rad, rad sa aktima, razvo enje akata, vo enje rokovnika predmeta, otpremanje po te, arhiviranje akata i njihovo uvanje - npr. u op tinama se organizuje zajedni ka pisarnica za sve op tinske organe pri administrativnoj slu bi za op te poslove

Arhiva y Dio pisarnice u kojoj se uvaju rije eni predmeti i ostali registraturski materijal do predaje nadle nom arhivu ili do njenog uni tenja

Klasifikacioni znak y To je numeri ka, alfabetska ili numeri ko-alfabetska oznaka akta koja ga ozna ava po sadr aju, mjestu i vremenu nastanka i oblika Akti se klasifikuju prema sadr aju materije Ako akt sadr i materije iz vi e klasifikacionih znakova, razvrstava se u onaj klasifikacioni znak na iji sadr aj se odnosi ve i dio materije

y y

Djelovodni broj y Arhiv y Arhiv je ustanova koja prikuplja, uva, titi, sre uje, obra uje, evidentira i izdaje na kori tenje arhivsku gra u Djelovodni broj je numeri ka oznaka koja ozna ava broj i godinu nastanka akta

Na ela kancelariskog poslovanja y y y y y y y Na elo ta nosti Na elo ekspeditivnosti Na elo jednostavnosti Na elo jednoobraznosti Na elo preglednosti Na elo ekonomi nosti Na elo budnosti

Na elo ta nosti y Zahtijeva da se kancelarijsko poslovanje zasniva na ta no utvr enim injenicama. injenice na osnovu koje treba donijeti akt ili preduzeti neku radnju, moraju se utvrditi precizno i jasno

Na elo ekspeditivnosti y Zahtijeva da se kancelarijski poslovi moraju planirati, na vrijeme zapo eti, uspje no i u odre enom roku zavr iti, da se ne smije nepotrebno odugovla iti, odnosno kasniti u izvr enju ovih poslova Primjena ovog na ela ne smije i i na tetu na ela ta nosti

y y

Na elo jednostavnosti Podrazumijeva svo enje svake radne operacije na najmanji broj radnji, a da se o uva kvalitet posla i pravilnost njegovog obavljanja. Moraju se izbjegavati komplikovane radnje, suvi na evidencija podataka, suvi ne prepiske itd. Put do cilja mora biti najkra i.

Na elo jednoobraznosti y Zasniva se na jedinstvenim propisima kancelarijskog poslovanja kojima se utvr uju organizacioni i tehni ki principi, odnosno dinamika i na in obavljanja pojedinih operacija, to omogu ava jednoobraznost izvr avanja radnih procedura

Na elo preglednosti y y Zahtijeva od kancelarijskih poslova da budu o igledni, jasni i uo ljivi U svakom trenutku mora se znati stanje radnog postupka, a u isto vrijeme ni jedan akt se ne smije izgubiti ili ostati nerije en

Na elo ekonomi nosti y Ovo na elo podrazumijeva da se uz ulaganje to manje sredstava i snage i u to kra em vremenu postignu to bolji rezultati Mora se ostvariti to ve a tednja u svim fazama postuka i na svakom radnom mjestu

Na elo budnosti y Podrazumijeva bezbjednost pe ata, tambilja, iga, strogo povjerljivih i povjerljivih akata i u radno vrijeme i poslije zavr etka radnog vremena

y y y y y y

Primanje po te Primanje po te neposredno od stranke: Obratiti pa nju na njenu ispravnost i upozoriti stranku Obratiti pa nju da li je organ nadle an za prijem te po te Primanje po te putem po tanske slu be Radi se u skladu sa propisima kojima je ure en rad preduze a u oblasti po tansko-telegrafskog sadr aja Ako se po iljka odnosi na konkurs, tender i sl. upisuje se datum i vrijeme njenog prijema i neotvorenu predaje nadle nom slu beniku

U slu aju da je uz po tu stigla i dostavnica slu benik je du an napisati datum prijema po te, potpisati i ovjeriti slu benim pe atom Primanje po te putem dostavlja a Po ta se upisuje u dostavnu knjigu sa potpisom i datumom prijema, na dostavnici ili kopiji akta, ili na koverti ako slu benik nije ovla ten da koverat otvori Zavo enje primljene po te prilog 23 Potvrda o prijemu akta (prilog 1) Izdaje se na zahtjev stranke, a izdaje je slu benik koji je primio akt, potpisuje i stavlja pe at primaoca akta Postupak sa aktima koji podlije u obaveznom taksiranju Slu benik mora obratiti pa nju koji akti podlije u obaveznom taksiranju a koji su oslobo eni pla anja taksi i upozoriti stranku da eventualni nedostatak otkloni Ako je akt koji podlije e taksiranju primljen putem po te slu benik je obavezan sa initi zabilje ku pored otiska prijemnog tambilja Otvaranje i pregledanje po te (prilog 2) Po tu otvara slu benik koji je ovla ten za otvaranje po te Ako je po ta upu ena komisiji, komisija je i otvara Ako je po ta primljena na ime odre enog slu benika, ta po ta predstavlja slu beni akt upu en organu ili organizaciji Ako po ta sadr i ra une i druge finansijske akte otvara je slu benik nadle an za finansije Ako je po ta nazna ena kao povjerljiva otvara je slu benik nadle an za takvu vrstu po te Razvrstavanje i raspore ivanje po te Posebno se izdvajaju upravni predmeti, a Posebno akti poslovanja i druga slu bena akta o kojima se ne odlu uje u upravnom postupku Razvrstavanje po te vr i ovla teni slu benih za otvaranje i pregledanje po te Akti se signiraju tako to se na svaki akt na prvoj stranici u desnom donjem uglu upisuje oznaka organizacione jedinice ili oznaka radnog mjesta kojem e se dostaviti akt. Oznaka organizacione jedinice ili radnog mjesta obilje ava se brojem 01 na dalje

y y

y y y

y y

y y y y

y y y y y y y

y y

Zavo enje akata Akti se zavode u odgovaraju e evidencije istog dana kada su primljeni. Hitni akti se prvi zavode i odmah dostavljaju nadle nom slu beniku Ra uni, pozivi za sjednicu i sli no se ne zavode u evidenciju jer se za njih vodi posebna evidencija Prijemni tambilj prilog 27 Stavlja se po pravilu na svaki primljeni akt u gornji desni ugao prve stranice (ili na drugo mjesto da tekst ostane itak, ili na pole ini u lijevom gornjem uglu, ili na ist papir pri vr en uz akt) Na priloge koji se dostavljaju uz akt ne stavlja se tambilj Prijemni tambilj sadr i naziv organizacione jedinice, te oznaka primljeno , klasifikaciona oznaka , redni broj , broj priloga i vrijednost Upisivanje akta u osnovne knjige evidencije Predmeti u upravnom postupku zavode se hronolo kim redom sa oznakom rednog broja u upisniku prvostepenih predmeta upravnog postupka, a akti drugog stepena u upisniku drugostepenih predmeta upravnog postupka Akti koji nemaju karakter predmeta u upravnom postupku zavode se u djelovodniku predmeta i akata, hronolo kim redom sa oznakom rednog broja karton prilog 12 Akti povjerljivog karaktera zavode se u djelovodnik povjerljivih akata Primljeni ra uni zavode se u knjigu primljenih ra una prilog 22 U organizacijama gdje ima godi nje manje od 2000 predmeta mogu se zavoditi u skra eni protokol, ali upravni predmeti se ne zavode u skra enom djelovodniku Djelovodnici se zaklju uju na kraju kalendarske godine (31.12.) Klasifikacija akata Osnovni sistemi klasifikacije akata mogu biti numeri ki i alfabetski Numeri ki sistem klasifikacije isti numeri ki sistem, sistem univerzalne decimalne klasifikacije, sistem obavezne decimalne klasifikacije i proizvoljni numeri ki sistem isti numeri ki sistem zasnovan je na nizu prirodnih arapskih brojeva od 0 do 9 Sistem decimalne klasifikacije zasniva se na ozna avanju svih djelatnosti jednom jedinicom (kao glavne grupe), a zatim se glavna grupa decimalnim brojevima ras lanjuje na podgrupe

y y y

y y

y y

y y y

y y y y

y y

Proizvoljni numeri ki sistem primjenjuju se jednocifreni, dvocifreni ili trocifreni nizovi arapskih brojeva Alfabetski sistem klasifikacije koristi se kod vo enja evidencija (imenika) zasnovane na azbu nom odnosno abecednom redosljedu Kombinovani sistem klasifikacije - koristi se naprimjer kod telefonskog imenika ili u pravosu u Zdru ivanje akata Zasniva se na tome da se novom aktu priklju e svi raniji akti tog istog predmeta u interesu potpunog i pravilnog rje enja i kontinuiteta poslovanja Akti se dostavljaju u rad po pravilu istog dana, a najkasnije narednog dana od dana njihovog zavo enja Predmeti se dostavljaju na rad kroz internu dostavnu knjigu prilog 21 Na prvoj unutra njoj stranici omota za predmete i akte upisuju se, prema hronolo kom redu: akti, slu bene zabilje ke, albe i drugi podnesci stranaka, dostavnice i ostalo to ini sadr aj predmeta. Ako je akt naknadno dostavljen ula e se u ve postoje u omotnicu, s tim to se na unutra njoj stranici omotnice dopisuje akt koji je naknadno dostavljen Predmeti i akti koji se zavode u djelovodniku predmeta i akata ula u se u omot ozna en bijelom bojom prilog 20 Prvostepeni predmeti upravnog postupka koji se pokre u na zahtjev stranke ula u se u omot ozna en svjetlozelenom bojom prilog 13 Prvostepeni predmeti upravnog postupka po kojima se upravni postupak pokre e po slu benoj du nosti ula u se u omot ozna en svjetlo utom bojom karton prilog 14 Drugostepeni predmeti upravnog postupka ula u se u omot ozna en svjetlocrvenom bojom karton prilog 15 Postupak u rjesavanju predmeta i akata

y y y

y y

y y y y

Prikupljanje podataka Prvi korak je upoznavanjem sa aktom Nakon toga se prikupljaju odre eni podaci i dokazi Sastavljanje slu bene zabilje ke, koja sadr i ime, prezime i funkciju slu benika od koga podaci poti u, opis podataka, datum kada je zabilje ka sastavljena i potpis slu benika Obavje tavanje stranke

Ukoliko se u zakonskom roku ne mo e donijeti ili dostaviti upravni akt, slu benik je du an stranku pismeno obavijestiti o razlozima nerje avanja predmeta (ako ne postoje dokazi ili je zahtjev nepotpun) i o razlozima sa initi slu benu zabilje ku (prilog 3) Sastavni dijelovi slu benog akta: Zaglavlje (prilog 4) Naziv i adresa primaoca (prilog 4) Oznaka predmeta kratak sadr aj (prilog 4) Sadr aj teksta Naziv funkcije i potpis ovla tenog lica i Otisak pe ata Pomo ni dijelovi slu benog akta (prilog 4): Veza na slu beni akt na koji se odgovara Veza na ranije otpremljeni slu beni akt Prilozi oznaka priloga Na in otpreme slu benog akta i Konstatacija kome je slu beni akt dostavljen Forma oblik slu benog akta (prilog 5) Pravilan i estetski raspored pojedinih njegovih dijelova Postoje dvije forme: evropska ili francuska forma i ameri ka ili blok forma Evropska se upotrebljava naj e e pri pisanju rje enja i zaklju aka Ameri ka forma se koristi u slu benoj prepisci (gornji desni ugao je slobodan i koristi se za stavljanje otiska prijemnog tambilja Vje ba napisati slu beni akt

y y y y y y y y y y y y y y y y y y

y y

Sastavni dijelovi rje enja (prilog 6) propisani su Zakonom o op tem upravnom postupku Naziv organa sa brojem i datumom rje enja isto kao i slu beni dopis

Uvod: naziv organa (organizacije) koja donosi rje enje, propis o nadle nosti tog organa ime i prezime odnosno naziv stranke, ime zakonskog zastupnika i kratka oznaka predmeta, datum odr avanja sjednice ako rje enje donosi kolektivni organ Dispozitiv izreka je najva nio dio rje enja i pi e se ispod rije i RJE ENJE Obrazlo enje obrazla e se za to je done eno takvo rje enje Uputstvo o pravnom sredstvu ukazuje da li je protiv rje enja dozvoljena alba ili ne, ako jeste stranka se upu uje kojem organu podnosi albu. Ako je dozvoljeno pokretanje upravnog spora stranka se ovdje upu uje kojem sudu podnosi tu bu Konstatacija o pla anju takse Potpis ovla tenog slu benika i njegova funkcija Otisak pe ata VJE BA NAPISATI RJE ENJE Vra anje rije enih predmeta pisarnici Radi otpreme Vra a se internom dostavnom knjigom sa uputstvom koje sadr i na in otpreme (preporu eno, hitno, avionom itd.), sa oznakom P i datum do kada predmet treba uvati u rokovniku predmeta (ako podlije e obavezi uvanja) i oznakom a/a ako se predmet treba adaktirati

y y y

y y y y y y y