Nama :NovitriBudiarti Kelas : XI AK 2 No : 23

SMK N 2 KOTA TEGAL

1

Jl. Wisanggeni No 1 Tegal Daftar Isi HalamanJudul ..................................................................................... i Daftar Isi ............................................................................................ ii MENGELOLA ADMINISTRASI PEMBELIAN .......................................... 1 KELENGKAPAN ADMINISTRASI PEMBELIAN ....................................... 1
1. 2. 3. 4. 5. SuratPermintaanPembelian ......................................................................... 2 SuratPermintaanPenawaranHarga ............................................................... 3 Surat Order pembelian................................................................................ 5 LaporanPenerimaanBarang .......................................................................... 7 BuktiPengeluaranKas ................................................................................... 7

MENGELOLA ADMINISTRASI PEMBELIAN KELENGKAPAN ADMINISTRASI PEMBELIAN

Dalammenjalankanaktivitasperusahaantidakakanterlepasdaripembelianperlengkapa n (supplies) yang pengadaannyaharusdibelidaripihak lain / pihakluar,

baikituperusahaanjasa,dagangsampaiperusahaanmanufaktur. Kebutuhanakanperlengkapan antaraperusahaanjasa,dagangmaupunmaufakturakanberbeda, misalnyaperlengkapan supplies untukperusahaanjasabengkeladalahsekrupdanoli, (supplies)

sedangkanuntukperusahaandagangadalahpersediaandagangandanuntukperusahaan manufakturadalahpersediaanbahanbaku. Pembelianini bias dilakukansecaratunaimaupunsecarakredit. yang :Formulir-formulir, buku-

Dalampelaksanaannyakelengkapan ditentukandalamadministrasipembelianmeliputi

bukuuntukmencatat, perlengkapan, danperalatanlainnya. Formulir-formulir sebagaiberikut : 1. 2. 3. 4. 5. SuratPermintaanPembelian. SuratPermintaanPenawaranHarga. Surat Order Pembelian. LaporanPenerimaanBarang. BuktiPengeluaranKas. yang dalammengelolaadministrasipembelianantara lain

Setiapperusahaanperlumenerapkansistemadministrasipembelian yang baik.Hal inidisebabkansistemadministrasipembelianmempunyaifungsisebagaiberikut. a. Pembelianbarangdagangpadaperusahaandagangdanbahanbakudanbahanp embantupadaperusahaanmanufaktur. b. Pembelianperalatandanperlengkapanperusahaan . c. Pemeliharaanhubunganbaikdenganpemasok. d. Pengadaanikatankontrakdenganpemasok. e. Penerbitan order pembelian. f. Verifikasifakturdaripemasokbahwahargadankuantitastidakmelebihibarang yang telahdipesan. 1. SuratPermintaanPembelian SuratPermintaanPembelianinidibuatolehbagiangudangdandilanjutkanke padafungsipembelian.Olehfungsigudang, formulirinimerupakanformulir yang

berisitentangjenisbarang, jumlahdanmutusesuaidenganSuratPermintaanPembelian.SuratPermintaanPem beliandibuatrangkapduauntuksetiappermintaan.Satulembaruntukfungsipermint aandantebusannyauntukarsip. AdapunbentukSuratPermintaanPembelianadalahsebagaiberikut : Bagian (yang membutuhkanbarang) ------------------------------SURAT PERMINTAAN PEMBELIAN Mohondibelikanbarang-barangsepertitersebut di bawahini : No. Jenisbarang Spesifikasi Kuantitas Nomor : Tanggal :

Tanggaldiperlukan : ----------------Diperlukanoleh : ----------------Hormat kami,

Bagian (yang membutuhkanbarang) 2. SuratPermintaanPenawaranHarga Setelahbagianpembelianmenerimasuratpermintaanpembeliandariba giangudang, makabagianpembelianinimembuatsuratpermintaanpenawaranhargadanpemilih anpemasokuntukmemperolehinformasimengenaihargabarangdanberbagaisyara tpembelian yang lain, untukmemungkinkanpemilihanpemasok yang akanditunjuksebagaipemasokbarang yang diperlukanolehperusahaan. Dalampembelian yang menyangkutjumlah rupiah yang besar

,permintaanpenawaranhargaataupemilihanpemasokdilakukandengancara tender. Dalamsuratpenawaranharga yangdikirimkepemasok, makabagianpembelianiniakanselektifdidalammemilihpemasok. Pemasok yangbaikadalahpemasok yang dapatmemenuhikualitas yang baikdenganharga yang lebihdandapatmenjaminkelangsunganpengirimansewaktuwaktudibutuhkan. Setelahbagianpembelianinimemilihpemasok yangakandijadikanmitrakerjanya, sertamembandingbandingkanhargadenganpemasoklainya. Makabagianpembelianiniakanmembuatsurat order pembelian. Suratdiberikan order pembelianiniberfungsisebagaisuratpesananbarang. Surat order pembeliandiberikankepadapemasok yang dipilihdanmemberitahukankepada unit organisasi lain dalamperusahaan (misalyafungsipenerimaanbarang, fungsi yang memintabarangdanfungsipencatathutangmengenai order pembelian yang sudahdikeluarkanperusahaan). Setelahsurat order pembeliandikirimkankepemasok ,pemasokakanmengirimkanbarangsesuaidengan yang tercantumdalamsurat order pembelian .

Bentukdarisuratpermintaanadalahsebagaiberikut : PT ______________ ______________ Nomor_______________ Tanggal_______________

SURAT PERMINTAAN PENAWARAN HARGA KepadaYth. _____________ _____________ Denganhormat, mohondikirimkankepada kami, daftarhargabarangbarangdibawahini.

No

Jenisbarang

Spesifikasi

Kuantitas

Syaratpembayaran________________ Kirim______________harisetelahditerima order Hormat kami, ( Permintaanpenawaranhargainibukan order pembelian )

3.

Surat Order pembelian Surat order pembelianinidibuatolehbagianpembelian, surat order pembeliandibuatapabilabagianpembeliansudahmenerimasuratpenawaranhargad aricalonpemasok. Apabilasudahterjadikesepakatanantarapembelidengancalonpemasoktentangjenis

barang, tipe, hargabarang yang diminta, makabagianpembeliaaninimembuatsurat order pembelian (SOP). Surat order pembeliandibuatrangkap 6 dandidistribusikan : Lembar 1dan 2 : Di kirimkankepadapemasok . Lembar 1 untukpemasok, Lembar 2 setelah di tandatanganipemasokditarikkembalisebagaibuktipenerimaan order pembelian. Lembar 3 : Diserahkankepadabagianpenerimaansebagaiperintahuntukme nerimabarangsesuaidengan yang tercantumdalamsurat order. Lembar 4 : Diserahkanbagianutangsebagaipemberitahuaanbahwaperusah aantelahmengirin order pembelian. Lembar 5 : Diserahkanbagiangudang ,untuk di informasikankepada unit organisasi yang terkaitmengajukansuratpermintaanpembelian. Lembar 6 : Di arsipbagianpembelian, sebagaiarsip yangbelumditerimapengirimnya.

Adapunbentukdarisurat order pembelianadalaahsebagaiberikut : PT___________ Nomor:_______________ Tanggal:_______________ SyaratPembayaran :________________

7

SURAT ORDER PEMBELIAN KepadaYth. ___________ Harapdikirimkankepada kami barang-barangtersebutdibawahini. No JenisBarang Spesifikasi Kuantitas

Mohonbarang-barangtersebutdikirimkankegedang kami yang beralamatdi________________Palinglambattanggal_____________ Hormat kami, (Ka.Bag.Pembelian)

4.

LaporanPenerimaanBarang Dokumeninidibuatolehbagianpenerimaanbarang menginformasikanbahwabarang yang yang

dipesantelahditerimadaripemasoksesuaidenganspesifikasibarang dipesanberdasarkansurat order pembelian. 5. BuktiPengeluaranKas

yang

Dokumeninidibuatolehbagiankeuanganuntukmencatatadanyapengeluar ankaskarenatelahterjadipembelian.

Daftar Isi HalamanJudul ..................................................................................... i

Daftar Isi ............................................................................................ ii MENGELOLA ADMINISTRASI PEMBELIAN .......................................... 1 KELENGKAPAN ADMINISTRASI PEMBELIAN ....................................... 1
6. 7. 8. 9. SuratPermintaanPembelian ......................................................................... 2 SuratPermintaanPenawaranHarga ............................................................... 3 Surat Order pembelian................................................................................ 5 LaporanPenerimaanBarang .......................................................................... 7

10. BuktiPengeluaranKas ................................................................................... 7

10