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ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS
Asesor de Contenido
Prof. Tania Salazar
Diseñadora Instruccional
Prof. Rosaura torres
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UNIDADES CURRICULARES ESPECIALIZADAS
ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS
horas
Trabajo Acompañado 3
Trabajo Independiente 3
Horas por semana 6
Total horas por trimestre 42
3
Competencias a desarrollar
COMPETENCIAS
UNIDAD Conocimientos Habilidades y Destrezas Actitudes y valores
TEMÁTICA Grales. del Elaboración de Marco Legal y Técnicas y Desarrollo Técnicas y Identificar Elab Elab Formular Elaborar normas Relaciones Compromiso Participación en
proceso normas o fiscal para la principios económico y procedimientos problemas o informes. edos y procedmientos asertiva.s social desarrollo
administrativo procedimientos administración de social contables necesidades Administ financ. endógeno
proyectos
mercadeo
Pág.
UNIDAD 1 Las organizaciones
• Principios de la administración.
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PROGRAMA INSTRUCCIONAL
Objetivo General:
Sinopsis de contenido
o Concepto
o Origen y antecedentes
o Naturaleza de la carrera
o Funciones y características de los análisis de Organización y Sistemas
o Perfil del analista de Organización y Sistemas
o Definición de términos propios en Organización y Sistemas
UNIDAD 3. DIAGRAMACIÓN
• Definición
• Características
• Utilidad
• Criterios fundamentales para su elaboración
Precisión
Sencillez
Uniformidad
Presentación
Tipos de diagramas (organigramas, flujogramas, pictogramas, mapas de
procesos)
• Definición
• Objetivos
• Utilidad
• Tipos de organigramas
• Criterios para la elaboración de organigramas
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• Características: Sencillez, uniformidad, presentación
UNIDAD 6. FLUJOGRAMAS
• Definición
o Símbolos usados en lo diagramas de flujo
o Técnica para realizar los flujograma
o Recomendaciones para usar y aplicar símbolos
-Simulación de procesos
UNIDAD 7. FORMULARIOS
o Definición
o Objetivo
o Diseño del formulario
o consideraciones para la elaboración del formulario
o control de formularios
• Nociones generales
• Características de los manuales
• Clasificación
• Tipos de manuales
-Organización y Funciones
-Normas y procedimientos
-Usuario
-Manual de Calidad
-Otros
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UNIDAD 9. METODOLOGÍA DE SIMPLIFICACIÓN DEL TRABAJO
Estrategias Metodológicas
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INTRODUCCIÓN
El individuo como tal no puede vivir aislado, sino en continua interacción con sus
semejantes, por tanto es un ente sociable. Los individuos tienen que cooperar unos con
otros, por sus restricciones personales, y deben constituir organizaciones que les
permitan lograr algunos objetivos que el trabajo individual no alcanzaría realizar.
Este modulo instrucción al ha sido concebido para servir de apoyo a los participantes,
ya que su contenido esta orientado a brindar los elementos necesarios para
comprender y utilizar técnicas que permitan lograr mejores resultados en el área de
organización y sistemas.
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La quinta unidad ilustra en forma grafica el proceso o sucesión de operaciones
necesarios para realizar una actividad, allí encontramos la definición, Símbolos usados
en lo diagramas de flujo, Técnica para realizar los flujogramas, Recomendaciones para
usar y aplicar símbolos.
Cada unidad contiene los objetivos que se persiguen alcanzar mediante su estudio y
actividades que permitan emplear de manera específica la técnica trabajada.
Al final se incluye bibliografía que pueden ser consultada para profundizar en cada uno
de los tópicos desarrollados.
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Unidad I
ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS
OBJETIVOS ESPECIFICOS.
CONTENIDOS
• Origen, antecedentes
• Definición.
• Naturaleza de las funciones de la unidad de organización y sistemas.
• Características de los análisis de Organización y
• Sistemas
• Perfil del analista de Organización y Sistemas
Esta oficina, tiene como función principal planificar, supervisar, coordinar y controlar las
actividades relativas a los sistemas administrativos, así mismo, tiene la responsabilidad
de la selección de paquetes preprogramados o de su desarrollo (junto a la Red de
Computación), prueba e instalación, contemplando el desarrollo de los manuales de los
sistemas y el entrenamiento a los usuarios.
Finalmente se puede afirmar que una oficina de Organización y sistemas es vital para
cualquier empresa ya que en la ubicación donde se presente o departamento en el que
se localice, ayudará de manera directa en el mejoramiento y en la innovación de los
procesos que se planifiquen y se lleven a cabo, tomando como asesor las funciones en
las cuales se basa la organización.
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Esta unidad ha venido evolucionando para modernizar la estructura organizativa de las
empresas donde se encuentre y las ideas de los proyectos para trabajar de una manera
más rápida, eficaz y consolidada; trabajando directamente pero sin influir en las
decisiones tomadas por los directivos o el máximo nivel jerárquico de la empresa.
La creación de las unidades de Organización y Sistemas se vincula, por una parte, a los
esfuerzos de reorganización administrativa tendientes a racionalizar y hacer más
eficiente, circunstancias que remontan a 1821, fecha de la aparición del Estado
Mexicano y de la era moderna y por otra parte, al establecimiento del proceso de
modernización administrativa que se inicia en 1965.
La evolución que ha seguido, se puede dividir en dos fases importantes: una refiere a
su origen y formación y otra concerniente a su consolidación.
Esta primera fase abarca el período de 1917 a 1964, fecha en la cual se da inicio a la
creación de los departamentos administrativos y termina con la instalación de las
unidades de Organización y sistemas en toda la administración. Este período se
caracteriza por la confusión manifiesta ya que se confundió la función de Organización y
sistemas con las funciones de contabilidad, auditoria y con funciones de mejoramiento
administrativo, ya que éstas se encargan de racionalizar el aprovechamiento de los
recursos.
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2.-Definición
La ventaja principal que Organización y Sistemas tiene sobre un administrador es, que
su responsabilidad es estudiar los problemas administrativos y que puede tomarse el
tiempo para pensar e indagar sin tener que preocuparse de abandonar otras
responsabilidades, haciendo estas considerando el hecho de reunir datos y obtener la
mayoría de su información a través de personas encargadas de la actividad que se
analiza.
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Otra de las ventajas, es el desarrollo de las Facultades Críticas, es decir, pensar en
términos de propósitos en vez de medios, a interrogar sobre lo que se hace y el por qué
de ello.
• Dirigir el estudio.
• Ejecutar acciones orientadas a poner en práctica las recomendaciones.
Como podemos observar la unidad de organización y sistema, en este caso solo exige
a la unidad ejecutiva que lleve a cabo las recomendaciones, en este caso solo necesita
la aprobación es la del autoridad máxima de la institución.
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o Conocer el hecho o la situación que se analiza.
o Describir tal hecho o situación.
o Descomponerlo con el fin de conocer los detalles y aspectos.
o Examinarlo críticamente y comprender cada elemento o componente del
hecho específico en estudio.
o Ordenar cada elemento de acuerdo con el criterio de clasificación elegido,
haciendo comparaciones y buscando analogías.
o Definir las relaciones que operan entre cada elemento, tomando en cuenta
los fenómenos administrativos y el departamento donde se trabaja.
o Clasificar la información por áreas: objetivos, estructura, normas y
políticas administrativas, funciones y operaciones, equipo y ambiente
laboral.
El analista debe tener la capacidad de análisis, expresarse con claridad, saber redactar
y presentar informes, ser observadores y poder trabajar en equipo.
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3. En relación a las respuestas obtenidas y a la información recabada en la
entrevista, realice el análisis de la misma y produzca los comentarios sobre la
unidad de organización y sistemas.
Unidad II
DIAGRAMACION
OBJETIVOS ESPECIFICOS.
CONTENIDOS
• Definición
• Objetivos
• Técnicas para formular diagramas
• Clasificación de los diagramas
• Características
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La representación a través de gráficos es para la profesión de sistemas lo que un
sistema numérico es en el campo de las matemáticas; es decir, un lenguaje abreviado
que permite entender los fenómenos complejos en lapsos de tiempo relativamente
cortos.
1.- Definición
OBJETIVOS
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Esta fase del estudio de sistemas es la investigación inicial de los procedimientos, tal
como se llevan en el presente dentro de la organización. En esta etapa la exploración
se refiere básicamente a la forma en que se está ejecutando el trabajo. Los datos que el
analista necesita obtener deber ser correctos y completos. Una vez recopilada toda la
información, hace uso del diagrama del movimiento, un recurso sencillo que
transformará la enorme mezcla de detalles sin conexión en un sencillo mapa-ruta que
señala en su totalidad los procedimientos.
El diagrama es un producto final deseado, a través del cual el analista refleja el
procedimiento. Al analizar el diagrama detectamos amplios campos de
perfeccionamiento y lo que ha sido una simple investigación, ahora empieza a marcar el
rumbo; principal y contribuye señalando las áreas con necesidades de
perfeccionamiento
Estas dos fases, comprensión de los procedimientos actuales e indicación del mejor
camino para la acción futura, constituyen el valor fundamental en el usa de diagramas.
Esta fase en el trabajo de sistemas es, quizá, la más importante y con seguridad el
punto crucial de una asignación de sistemas. Aquí se desarrollarán los métodos nuevos,
el equipo, las nuevas formas, los diagramas de flujo que fueron trazados en la fase del
inicial, entran de nuevo en esta etapa. Ahora deben seguirse los caminos de
perfeccionamiento que antes fueron señalados. Las áreas en las que se duplican el
esfuerzo, o se hacen inversiones innecesarias se investigarán minuciosamente, los
diagramas proyectados en esta fase del estudio para el sistema propuesto se
convertirán en las bases para los proyectos finales alrededor de los cuales se centrará
la representación administrativa.
Planeación y evaluación
Todos los análisis de sistemas bien ejecutados son el producto de una fase inicial de
planificación cuidadosa y de una valoración continua del proceso. En lo que respecta a
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los diagramas, la planeación es la etapa en la que se decide cuáles se adaptarán mejor
a la asignación y realización de los fines que se desean alcanzar y qué información
deberán contener dichos diagramas. Debe determinarse cuál es el enfoque más
expedito y menos costoso, que armonice con la ejecución de un trabajo comprensible.
La evaluación es el proceso de adaptación y esto debe aplicarse continua y
conscientemente, conforme va adelantando el trabajo y se va conociendo mejor la
operación que se analiza. El estudio de sistemas, casi sin excepción, depende en cierto
grado de métodos de tanteo. El analista continuamente debe valorar sus técnicas y
sus resultados, comparándolos con los propósitos finales de la organización. Este será
afinado poco a poco conforme progresa el trabajo.
SIMBOLOGÍA BÁSICA
5. Número de pasos.
b. Identificar cada columna con el nombre de la persona o puestos que realiza uno
de los pasos.
c. Representar las formas o documentos, mediante rectángulos proporcionales a
las formas o documentos representados. Sin embargo, como lo principal es la
claridad, esta convención puede eliminarse empleando solamente el buen juicio.
d. Cada forma debe representarse siempre por un rectángulo de las mismas
dimensiones.
e. Cada vez que se crea una forma, se le pone en el original y copias un triángulo
negro en la esquina inferior derecha.
f. Cuando las dimensiones del rectángulo lo permitan, es conveniente el nombre de
la forma en cada paso que aparezca.
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g. El original y las copias siempre deben ponerse en el mismo orden. Se coloca un
número en la esquina superior derecha. Para el original siempre se usará el
número uno; las siguientes copias tendrán numeración ascendente.
h. En cada paso deben presentarse todos los documentos que intervienen.
i. Cuando se transportan dos o más papeles, que van unidos, ya sea con grapa o
broche o en sobre, se reúnen los rectángulos identificando cada uno de ellos, El
movimiento se representa por una sola línea.
j. Cuando se muevan Juntos, pero no unidos, el transporte se representa por
medio de una línea para cada forma o grupo de formas.
k. La secuencia se muestra haciendo que las líneas de transportes tengan una
ligera tendencia hacia abajo.
l. El orden cronológico de los pasos se representa por el orden en que aparecen
los rectángulos, de arriba hacia abajo.
m. Debe identificarse cada paso con un número y hacer una pequeña descripción
del mismo, mediante la escritura del verbo que identifica la acción.
n. Si es posible, hacer que lo firme el jefe del departamento o el empleado que ha
proporcionado la información.
Si se tiene una alternativa, se traza una línea horizontal y se anota con un lápiz
usando para toda la gráfica el camino normal a partir de uno de los extremos de
la línea.
Sintética
La representación que se haga de un sistema o un proceso deberá quedar resumida en
pocas hojas, de preferencia en una sola.
Los diagramas extensivos dificultan su comprensión y asimilación, por tanto, dejan de
ser prácticos.
Simbolizada
La aplicación de la simbología adecuada a los diagramas de sistemas y procedimientos
evita anotaciones excesivas, repetitivas y confusas en su interpretación. La razón
primordial para el empleo de símbolos es que éstos estandarizan las actividades,
"encasillándolas" en grupos compactos de actividades similares.
Los diagramas nos permiten observar todos los pasos de un sistema o proceso sin
necesidad de leer notas extensas. Un diagrama es comparable, en cierta forma, con
una fotografía aérea que contiene los rasgos principales de una región, y que a su vez
permite observar estos rasgos o detalles principales.
A continuación se anexa un ejemplo aplicado a nuestro medio en el que están
presentes los símbolos que con más frecuencia se utilizan, así como su aplicación.
La redacción empleada trata de clasificar al máximo el entendimiento del flujo del
proceso; sin embargo, en la práctica se procurará que las anotaciones sean lo menos
extensas posibles, sin sacrificar, desde luego, la claridad y la fluidez del diagrama.
Cuando se tiene una estructura mental adecuada , resulta sencillo el desarrollo de un
diagramado; así pues, se recomienda que se forme esa estructura mental tan necesaria
en el empleo de esta técnica, llevando a la práctica el diagramado de algún proceso que
se conozca; una vez realizado, debe analizarse detenidamente con el fin de afinar
detalles.
1. Operación.
2. Transporte.
3. Inspección
4. Demora
5. Almacenamiento.
UNIDAD III
LOS ORGANIGRAMAS.
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OBJETIVOS ESPECIFICOS
CONTENIDOS
• Definición
• Objetivos
• Tipos de organigramas
• Símbolos y referencias convencionales de mayor uso en un
Organigrama
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Todas las organizaciones cuentan al menos con un organigrama general, sin
embargo, es frecuente observar, diferencias en los criterios y enfoques considerados al
momento de su preparación. Por ello es importante tener una base de información
homogénea, que permita dar cohesión a este tipo de recursos.
1.-DEFINICIÓN DE ORGANIGRAMA.
Utilidad
Organizacional.
3.-TIPOS DE ORGANIGRAMAS.
Por su naturaleza:
• Microadministrativos
• Macroadministrativos
• Mesoadministrativos
Por su ámbito:
• Generales
• Particulares
Por su contenido:
Integrales
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Funcionales.
De puestos, plazas y
unidades.
Por su presentación:
Verticales.
Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del titular, en la parte
superior, y desagregan los diferentes niveles jerárquicos en forma escalonada.
Horizontales
Mixtos.
• De bloque.
DISEÑO
• Figuras:
• Forma.
Debe usarse un solo tipo de figura para simbolizar cada elemento del
organigrama.
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• Dimensión.
USO EN UN ORGANIGRAMA.
1. Líneas llenas sin interrupciones: son aquellas que indican autoridad formal,
relación de línea o mando, comunicación y la vía jerárquica.
Las líneas llenas verticales indican autoridad sobre. Las horizontales señalan
especialización y correlación.
Cuando la línea llena cae sobre la parte media y encima del recuadro indica
mando.
Cuando la línea llena se coloca a los lados de la figura geométrica indica relación
de apoyo.
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Se puede destacar una unidad para llamar la atención. Para ello se utiliza medio
recuadro, bastante coloreado, para cada unidad que se vaya a resaltar.
• Precisión
• Sencillez
• Uniformidad
• Presentación
• Vigencia
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o Autorización
o Integración del equipo de trabajo
o Preparación del plan de trabajo
o Captación de la información
o Clasificación y registro de la Información
o Análisis de la información
o Diseño del organigrama
UNIDAD IV
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
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OBJETIVOS ESPECIFICOS.
CONTENIDOS
• Norma.
• Procedimiento
• Características de los procedimientos
• Clasificación de los Procedimientos
• Descripción de los procedimientos.
• Redacción.
• Diagramación de los procedimientos
Con la implementación de unas reglas de juego claras y conocidas por todos los
empleados, se requiere un control de gestión básico para hacer el seguimiento y
aplicar correctivos de manera oportuna para que los procesos normales de producción
no se detengan y toda la empresa se mantenga en sintonía.
1.- NORMA
Las normas tienen un amplio ámbito de aplicación entre los cuales mencionaremos los
siguientes:
a. Procedimiento.
Normas:
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1. Los empleados o sucursales de las empresas solicitan materiales y útiles
de oficina a través de un formulario identificado como “pedido de útiles de
oficina”.
2. Para procesar la solicitud de útiles y materiales de oficina, ante el
departamento de proveeduría ésta, debe estar firmada por el jefe del
departamento, en el caso de Oficina Central por el Gerente de Zona
respectivo, si se trata de una sucursal.
b. Procedimiento.
Selección de personal.
Normas:
2.- PROCEDIMIENTO.
3.-CARACTERÍSTICAS DE UN PROCEDIMIENTO.
Los procedimientos pueden clasificarse en primer lugar, por su relación con los
objetivos de la organización y en segundo por el recorrido dentro de ésta, se
recomienda clasificar los procedimientos de acuerdo a la estructura orgánica de la
empresa.
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Siguiendo con el ejemplo anterior, podemos distinguir procedimientos que
subyacen al procedimiento sustantivo:
B. Por su recorrido.
1) Procedimientos Institucionales.
Ejemplo:
1. Procedimientos sectoriales.
Ejemplo:
3) Procedimientos intersectoriales.
Ejemplo:
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Dirección General de Educación Superior del Ministerio de Educación, éste lo remite a
la oficina Sectorial de Planificación y Presupuesto del Ministerio de Educación, para
luego enviarlo al Ministerio de Hacienda para su reajuste, posteriormente pasa a la
Asamblea Nacional que analiza y sanciona la Ley de Presupuesto Del Ejercicio Fiscal
del Año correspondiente y se da a conocer a todas las dependencias antes señaladas.
Los diagramas de flujo permiten representar gráficamente, con claridad y precisión las
operaciones que integran la dinámica de circuitos o flujos administrativos. Existen
distintos tipos de diagramación administrativa. Todos ellos tienen como denominador
común el análisis de los siguientes elementos:
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Las unidades o puestos de
trabajo que intervienen en
su realización.
Los documentos utilizados
o producidos.
Los recorridos que se
efectúan en el curso de la
documentación.
Los tiempos de trabajo
empleados en cada
operación, expresados en
días, horas o minutos.
Símbolos abstractos
Símbolos figurativos.
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UNIDAD V
FLUJOGRAMAS
OBJETIVOS ESPECIFICOS.
CONTENIDOS
o Definición
o Características De Los Flujogramas
o Tipos De Flujogramas
o Simbología De Los Flujogramas
o Diseño Y Elaboración De Flujogramas
o Recomendaciones Para El Uso Y Aplicación De Los Flujogramas
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Las organizaciones precisan recursos técnicos que les permitan ubicar mediante un
diagrama y mapas de proceso, los elementos necesarios para llevar a cabo sus
funciones en forma lógica y consistente. En consecuencia un Flujograma es la
representación gráfica de hechos, situaciones, movimientos o relaciones , por medio de
símbolos, también se conocen como diagrama de flujo y muy rara vez fluxogramas,
estos gráficos ilustran la sucesión de operaciones que implican movimiento,
desplazamiento o curso de todo tipo, que bien puede ser una actividad, un formulario,
un informe, materiales, personas o recursos, son de gran importancia para toda
empresa y persona ya que brinda elementos de juicio idóneos para la representación de
procedimientos y procesos, así como las pautas para su manejo en sus diferentes
versiones.
1.-DEFINICION
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2. Simbolizada: La aplicación de la simbología adecuada a los diagramas de
sistemas y procedimientos evita a los analistas anotaciones excesivas,
repetitivas y confusas en su interpretación.
3. De forma visible a un sistema o un proceso: Los diagramas nos permiten
observar todos los pasos de un sistema o proceso sin necesidad de leer notas
extensas. Un diagrama es comparable, en cierta forma, con una fotografía aérea
que contiene los rasgos principales de una región, y que a su vez permite
observar estos rasgos o detalles principales.
3. TIPOS DE FLUJOGRAMAS
Según su forma:
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es eminentemente descriptivo, mientras que los últimos son fundamentalmente
representativos.
Por su propósito:
Se usa el formato panorámico para combinar varias formas y labores de varios puestos
o departamentos. Según Chiavenato, Idalberto. Año 1.993: Existen tres tipos de
Flujogramas o Diagramas de Flujo
Los analistas de sistemas utilizan mucho este diagrama para representar los sistemas,
es decir, para indicar entradas, operaciones, conexiones, decisiones, archivado, etc.,
que constituyen el flujo o la secuencia de las actividades de los sistemas.
Según Gómez Rondón, Francisco. (1.995) existe una clasificación que considera los
Flujogramas o Diagramas de Flujo
Por su presentación:
Por su formato:
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Por su propósito:
1. El circulo; significa una operación (una etapa o una subdivisión del proceso). Una
operación se realiza cuando se crea, se altera, se aumenta o se sustrae algo.
Ejemplo: emisión de un documento.
2. La flecha o pequeño círculo corresponde a un transporte o tarea de llevar algo de
un lugar a otro. Ocurre cuando un objeto, mensaje o documento es trasladado de
un lugar a otro.
Conector. Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo con
otra parte lejana del mismo.
Conector de página. Representa una conexión o enlace con otra hoja diferente, en la
que contin el diagrama de flujo.
Decisión o alternativa. Indica un punto dentro del flujo en donde se debe tomar una
decisión entre dos o más alternativas.
Inicio o término. Indica el principio o el fin del flujo, puede ser acción o lugar, además
se usa para indicar una unidad administrativa o persona que recibe o proporciona
información.
REPRESENTA
SIMBOLO
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1. Nombre del proceso, indicando los puntos iniciales y finales.
5. Número de pasos.
i. Cuando se transportan dos o más papeles, que van unidos, ya sea con
grapa o broche o en sobre, se reúnen los rectángulos identificando cada
uno de ellos. El movimiento se presenta por una sola línea.
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m. Debe identificarse cada paso con un número y hacer una pequeña
descripción del mismo, mediante la escritura del verbo que identifica la
acción.
Se rige por una serie de símbolos, normas y pautas convencionales entre las cuales
tenemos:
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h. Al igual que los organigramas, los flujogramas en ocasiones presentan varias
líneas que se cruzan sin tener relación, en este caso se indica mediante una
inflexión en cualquiera de ellas.
i. Siempre resultará mejor que el flujograma se muestre en una sola hoja, pero
cuando en su extensión se tenga que continuar en otra página, se señala
mediante un símbolo cualquiera dentro de un círculo, en la página donde se
interrumpe y el mismo que suele llamarse conector se colocará en otra página
como sigue.
1. La redacción del contenido del símbolo de operación debe ser realizada con
frases breves y sencillas
2. Evitar usar siglas, procure utilizar anotando el nombre completo de las unidades
administrativas.
3. El símbolo de documento debe contener el nombre original de la forma que se
utilice.
4. El símbolo de conector puede ser alfabético o numérico, pero debe coincidir en
los conectores de entrada y salida, cuando existen una gran cantidad de
conectores, es conveniente adicionar un color al símbolo.
5. Debe realizarse de forma limpia y ordenada.
6. realizarlas al principio en forma de borrador, sin emplear plantillas.
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i. ¿Qué es un
flujograma?
4. Considerando las
pautas señaladas
en esta unidad
seleccione un
procedimiento y
diseñe el flujograma
correspondiente.
UNIDAD VI
FORMULARIOS
OBJETIVOS ESPECIFICOS.
CONTENIDOS
i. Definición
• Objetivo
• Diseño Del
Formulario
• Consideraciones
Para La Elaboración
Del Formulario
ii. Control De
Formularios
Los formularios son instrumentos de trabajo, por lo tanto si éstos no son funcionales y
no están diseñados para adaptarse adecuadamente al uso que se les da, pueden
entorpecer e impedir la operación del procedimiento o sistema en el cual está
involucrado, ocasionando confusiones, demoras y errores aun en los procedimientos y
sistemas diseñados con un alto grado de perfección. Por otra parte, la ventaja de los
formularios es que al rediseñarlos o simplificarlos, se puede llegar a producir un
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mejoramiento notable; por ello, el análisis, diseño y control de formularios es
indispensable en toda organización para garantizar una adecuada sistematización del
flujo de documentos en las diferentes dependencias que la conforman, tomando en
cuenta tanto la creación, impresión y almacenamiento de los formularios, así como su
procesamiento y circulación.
1.- DEFINICION.
Es una pieza de papel que contiene datos y espacios en blanco para registrar
información variable, el cuál tendrá diferente utilización según el área funcional a la cual
pertenezca. Puede considerarse también como un instrumento de trabajo cuyo objetivo
es trasportar información para simplificar y facilitar el desarrollo de los procedimientos
administrativos. En ellos se imprime información constante y que tiene una serie de
espacios para asentar información variable. Es todo papel que contenga información,
texto, epígrafes, impresos o en blanco para rellenarlos posteriormente.
2.- OBJETIVO:
• Llenar las necesidades que las oficinas demandan, son aquellos medios para
alcanzar un fin.
• Representan un vehiculo de transmisión de datos e información organizacional
sencillo, claro y funcional, ya que permite ordenar sistematizar y orientar el
manejo de cualquier otro recurso en términos escritos.
Objetivos específicos,
El proceso de elaboración del formulario comienza con el diseño del mismo, siguiendo
las pautas para el desarrollo exitoso del proceso y para ello se deben cumplir la fase del
pre-diseño, diseño y post-diseño.
Fase prediseño: En esta fase se debe realizar una lista de comprobación y determinar
con detalles las necesidades que se han de satisfacer. Para cumplir con los
requerimientos de esta fase, se realiza una serie de preguntas para comprobar la
efectividad del pre-diseño y proceder a realizar la fase del diseño.
¿La cantidad de escritura requerida para registrar los datos esta reducida al mínimo?
¿Está la cantidad a imprimir, relacionada con el uso que se va a hacer del formulario?
Preparación de una forma según su objeto, tipo de información que contendrá, origen,
método de llenado, procedimiento en el que se utilizara, numero de copias, usuarios y
resultados esperados.
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Es necesario hacer consideraciones en cuanto al llenado:
Una vez realizado el diseño, se debe hacer o preparar las instrucciones de impresión. Si
es necesario, dar especificaciones adicionales para el impresor.
¿Están las instrucciones específicas próximas al lugar de los datos a que se refieren?
¿Se han aprovechado por completo todas las posibilidades de las casillas?
Posterior a esto, se debe realizar una lista de comprobación del cumplimiento del
formulario, donde se deben responder afirmativamente las siguientes preguntas:
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¿Son correctos los espaciados horizontales y verticales?
¿Están identificadas las copias del impreso para hacer posible su autoseguimiento?
Fase del Post-diseño: Para completar esta fase se debe tener en cuenta tipo, peso y
color del papel, color de la tinta, papel carbón total o parcial, perforaciones, para el
archivo, tipos de impresión por una o ambas caras; de ser el caso, dirección de datos,
márgenes, numeración, numero de ejemplares, fecha de entrega e impresión continua.
Partes de un instructivo
- Generalidades
- Medio de obtención
- Tiempo estimado
Características de impresión:
- Numero de copias
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- Márgenes (lado y ancho para archivar)
- Encolados
- Indicar lado
Es un plan o método usado por la gerencia para guiar y regular las operaciones de
oficina, mediante la normalización del flujo de papeles, donde se detecta la necesidad
de realizar ajustes o para utilizar los formularios en forma más eficiente y mantener el
seguimiento a cada formulario implantado.
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Consideraciones generales de los sistemas de control.
Nivel de organización.
Control de formularios.
El Índice Funcional
Tomar muestra de todos los formularios, posteriormente agrupar los formularios por los
que se hayan escogido, así como las subdivisiones de esos temas, y codificar por
temas, agrupar por función, codificar por función, preparar carpetas para archivar las
muestras, preparar una lista tabulada con la información del número y nombre del
formulario, y el número de índice funcional que le corresponde.
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2. ¿En que medida los formularios contribuyen a racionalizar el trabajo de una
organización?
3. ¿Qué aspectos deben considerarse al momento de elaborar un formulario?
4. ¿Ubique en su comunidad una organización pública o privada y aplique todas las
interrogante previstas en el diseño de formularios?
UNIDAD VII
MANUALES ADMINISTRATIVOS
OBJETIVOS ESPECIFICOS
CONTENIDOS
o Definición
o Ventajas Y Desventajas
o Clasificación De Los Manuales Administrativos
o - Tipos De Manuales
o Procedimiento General Para Elaborar Manuales.
Los Manuales constituyen una de las herramientas mas utilizadas por Ias
organizaciones para facilitar el desarrollo de sus funciones administrativas y operativas,
son indispensables debido a la complejidad de sus estructuras, el volumen de sus
operaciones, los recursos que se les asignan, la demanda de productos, servicios o
ambos y la adopción de tecnologías avanzada para atender adecuadamente la
dinámica organizacional. En este trabajo no se pretende abarcar todas las posibilidades
existentes para su formulación, sino aportar elementos de juicio útiles a toda persona o
instancia encargada de realizar y aplicar un manual administrativo ya que estos, tienen
por objeto señalar a las autoridades de cada unidad de manera escrita aspectos
vinculados con lo que se espera de él, en materia de funciones, tareas,
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responsabilidades, autoridad, comunicaciones, e interrelaciones dentro y fuera de Ia
empresa. Deben distribuirse completos a todos los jefes, ya que el conocimiento que
todos tengan de este, contribuye con una buena comunicación entre todos los
miembros de la organización, en consecuencia, son fundamentalmente un instrumento
de comunicación. Si bien existen distintos tipos de manuales podemos Definirlos como
un cuerpo sistemático, que contiene:
2.-Ventajas.
Sino que son regidas por normas que mantienen continuidad en el trámite a
través del tiempo.
3.- clarifican la acción a seguir o la responsabilidad a asumir en aquellas
situaciones en las que pueden surgir dudas respecto a qué áreas debe actuar o a
que nivel alcanza la decisión o ejecución.
4.- Mantienen la homogeneidad en cuanto a la ejecución de la gestión
administrativa y evitan
Un instrumento que define con precisión cuáles son los actos delegados.
8.- Son elementos informativos para entrenar o capacitar al personal que se
inicia en funciones a las que hasta ese momento no había accedido 9.-
Economizan tiempo, al brindar soluciones a situaciones que de otra manera
deberían ser analizadas, evaluadas y resueltas cada vez que se presentan.
10.- Ubican la participación de cada
Desventajas.
:lo manuales.
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Estos manuales satisfacen distintos tipos de necesidades, en tanto constituyen un
cuerpo sistemático que contiene la descripción de las actividades que deben ser
desarrolladas por los miembros de la organización y los procedimientos a través de los
cuales esas actividades son cumplidas
POR SU CONTENIDO:
Se refiere al contenido del manual, abarca una variedad de materias, dentro de este tipo
tenemos los siguientes:
Manual de políticas:
Esta clasificación se refiere a una función operacional específica a tratar. Dentro de este
apartado puede haber los siguientes manuales:
Manual de compras: El proceso de comprar debe estar por escrito; consiste en definir
el alcance de compras, definir la función de comprar, los métodos a utilizar que afectan
sus actividades.
Manual de ventas: Consiste en señalar los aspectos esenciales del trabajo y las rutinas
de información comprendidas en el trabajo de ventas (políticas de ventas,
procedimientos, controles, etc.). Al personal de ventas es necesario darle un marco de
referencia para tomar decisiones cotidianas.
Manual técnico: Trata acerca de los principios y técnicas de una función operacional
determinada. Se elabora como fuente básica de referencia para la unidad administrativa
responsable de la actividad y como información general para el personal interesado en
esa función. Ejemplos de este tipo de "Manual técnico de auditoria administrativa", y el
"Manual técnico de sistemas y procedimientos". Estos sirven como fuente de referencia
y ayudan a computar a los nuevos miembros del personal de asesoría.
El supuesto en el que se basa este tipo de manual es que el usuario tiene muy poco
conocimiento previo de los temas cubiertos. por ejemplo, un manual de adiestramiento
"explica como debe ejecutarse el encendido de la Terminal de la computadora y emitir
su señal", mientras que un manual de procedimientos omitir esta instrucción y
GENERAL:
Manual general de políticas: Se refiere a presentar por escrito los deseos y actitud de
la dirección superior; para toda la empresa, estas políticas generales establecen líneas
de guía, un marco dentro del cual todo el personal puede actuar de acuerdo a
condiciones generales.
ESPECIFICO:
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Manual específico de reclutamiento y selección: Se refiere a una parte de una área
específica (personal). Y contiene la definición uniforme respecto al reclutamiento y
selección personal en una organización.
4.-TIPOS DE MANUALES.
Aunque todos los manuales son útiles para la organización, los más representativos por
su uso y bondades son los de organización, porque sientan las bases estructurales de
funcionamiento; los de procedimientos porque traducen en forma operativa las
funciones; y los de calidad porque consignan el sistema que una organización debe
adoptar para mejorar sus productos y/o servicios, en consecuencia a continuación se
explicaran detalladamente cada uno de ellos.
TITULO I
GENERALIDADES
2. BASE LEGAL
Señalar las normas legales que aprueban los documentos de organización y gestión.
3. ALCANCE
4. APROBACIÓN
TITULO II
Describir las funciones generales que le compete desarrollar al órgano, como parte
integrante de la organización institucional.
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ESTRUCTURA ORGÁNICA DEL ÓRGANO
● De Alta Dirección
● De Dirección
● De consulta
● De Línea
● De Apoyo
● De Asesoría,
● De Control, y
● De descentralización
ORGANIGRAMA DE LA INSTITUCIÓN
TITULO III
DEL MANUAL
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- Naturaleza del cargo (función resumen)
- Grado de responsabilidad
- Canales de coordinación
** Experiencia laboral
5.2.-MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.
5.3.-MANUAL DE CALIDAD.
Identificación
1. Logotipo de la organización.
2. Nombre de la organización.
3. Nombre del manual.
4. Numero de procedimientos.
5. Nivel de revisión y/o aplicación.
6. Titulo del procedimiento.
7. Fecha de revisión.
8. Área responsable de manejar el procedimiento.
9. Lugar y fecha de elaboración.
10. Unidades responsables de su elaboración, revisión y autorización.
11. Numero de páginas.
12. Las siglas tanto de la organización como de la unidad administrativa responsable
de elaborar la forma.
Índice O Contenido.
En esta parte del manual de calidad debe ubicarse la relación de capítulos que
constituye el cuerpo del documento.
Alcance.
Introducción.
Objetivos generales
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Planteamiento de los propósitos de la organización en términos de.
Estructura organizacional.
Responsabilidades.
Definiciones.
Lista de distribución
Registro que controla el número de copias y áreas a las que se le entrega el manual.
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logra con su uso, tomar como parámetro base lo establecido en la Norma IRAM 34.551,
que se ocupa del contenido y presentación de los manuales de procedimientos
administrativos. La norma comprende los siguientes aspectos:
Marco Introductorio
A. Identificación
B. Índice
C. Introducción
En este punto deben explicarse, en forma clara y precisa, los propósitos y objetivos del
procedimiento que se describirá en el manual.
Este apartado debe contener la explicación de las áreas, secciones o personas sobre
las cuales se aplicarán los procedimientos, en qué circunstancias se harán y cuáles
serán los límites de esa aplicabilidad. La presentación de dichas unidades debe llevarse
a cabo según el orden en que intervienen dentro del procedimiento.
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G. Instrucciones para el uso del manual
En esta sección, se debe explicar cómo usar el manual y en qué forma se actualizarán
los contenidos del mismo, teniendo en cuenta la necesidad de revisar y reemplazar lo
que pierde vigencia o para cubrir los nuevos requerimientos. La sección debe incluir los
siguientes puntos:
Cuerpo Principal
Normas de trámite
• información a contener;
• método de clasificación de la información contenida;
• método de búsqueda de la información contenida;
• período de archivo de la información y tratamiento posterior al mismo; y
• responsable de la custodia y mantenimiento actualizado.
Cursogramas
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Formularios
Anexos varios
Este apartado podrá contener tablas, cuadros, gráficos, ejemplos de aplicación de los
procedimientos descriptos en el manual, etc. Otro contenido optativo del manual de
procedimiento es el “glosario” que se usa para listar las definiciones de los términos
técnicos utilizados con el objetivo de unificar y facilitar la interpretación.
a. Objetivos
b. Naturaleza de la función que ejecuta.
c. Estructura.
d. Funciones asignadas.
e. Normas.
f. Procedimientos, formularios.
g. Instructivos.
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Unidad VIII
OBJETIVOS
CONTENIDO
Es de suponer que los especialistas que tienen una larga experiencia en trabajos
técnicos de nacionalización de estructura y procedimientos, hayan establecido y
aplicado con sus propias líneas de actuación y por consiguiente ellos, con muy buen
criterio, sabrán determinar que cosas deben omitirse y a cuales debe dársele especial
importancia, dentro del ámbito de la metodología que se desarrolla.
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Esta metodología no es más que el uso organizado del sentido común para encontrar
formas más fáciles y mejores de realizar una tarea. La simplificación del trabajo
posibilita la racionalización de las tareas, lo que permite la disminución de costos,
menor inversión de capital y el mejoramiento de la rentabilidad de nuestros recursos y
de los interesados en la empresa, presupone el mejor método de trabajo" el más fácil;
proporciona también un enfoque organizado que no sólo hace que la superación
personal sea más fácil, sino que además se ajusta como una modalidad conveniente y
continua.
a. -Identificar el problema.
b. Definir el problema.
d. Alcance.
e. Profundidad.
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f. Actividades.
g. Recursos.
Se deben especificar que recursos serna necesarios para llevar a cabo la investigación
desde el punto de vista humano, material y de tiempo.
2. RECOLECCION DE DATOS.
a. Objetivos y funciones de cada unidad y sus relaciones con las demás unidades.
b. Organización y responsabilidad de la unidad objeto de estudio.
c. Estadísticas sobre volumen de trabajo, tiempo consumido en la ejecución de
operaciones, frecuencia, costos y patrones de rendimiento adaptados.
d. Aspectos cualitativos y cuantitativos del equipo de oficina existente.
e. Ambientación material.
f. Relación o contactos con otras unidades.
g. Actitudes de los usuarios y trabajadores relacionados con las actividades de la
unidad.
Los datos recopilados deben ser completos, correctos y pertinentes, estos serán
obtenidos a través de instrumentos como el cuestionario, la entrevista, la observación
directa y la investigación documental, dependiendo de las variables o elementos que se
hayan decidido estudiar y del tipo particular de datos que se desea obtener,
posteriormente conviene ordenarlos y sistematizarlos de forma escrita para su análisis,
haciendo uso de herramientas como el organigrama, gráficos de distribución de
espacios, planes y programas de trabajo, cuadros de distribución del trabajo, diagramas
de recorrido, diagramas de flujo entre otros.
En esta etapa se debe asumir una actitud interrogativa a fin de comprobar si lo que se
esta haciendo es correcto y necesario; y si los esfuerzos son convenientes y tienen una
secuencia lógica, para esto se recomienda:
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paso?
4. FORMULACIÓN DE RECOMENDACIONES.
Es importante destacar que una vez formuladas las recomendaciones, estas deben ser
recogidas en un informe que contenga, la argumentación necesaria que fundamente los
cambios propuestos y exponga las razones que lo justifican, de tal manera que la alta
gerencia pueda tomar con rapidez decisiones correctas y oportunas, es conveniente
que la estructura del informe contenga: introducción, un cuerpo principal que
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especifique hechos, argumentos y justificaciones, conclusiones y recomendaciones y
finalmente los anexos o apéndices.
5. IMPLANTACIÓN
Esta fase constituye el momento de aplicar las medidas propuestas en la etapa anterior
para solucionar el problema que origino el estudio. Se deben definir las actividades que
deben desarrollarse y establecer la secuencia de su realización, asimismo, fijar el
tiempo y la fecha en que habrán de iniciarse y terminar cada una de las actividades,
considerando la necesidad de recurso humano y material, planos de las instalaciones,
mobiliario y equipos, formularios, manuales y documentos utilizados por trabajadores y
usuarios.
Para la puesta en marcha del nuevo sistema es necesario reunir el potencial humano
para su capacitación en función de que realice de manera correcta y adquiera un
conocimiento de la parte que le corresponde desarrollar del sistema o procedimiento,
también se hará necesario evaluar los recursos materiales que previamente se
estimaron necesarios.
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En la fase de seguimiento se observa el desarrollo de la aplicación de las medidas de
mejoramiento acordadas, y el objeto es garantizar y asegurarse de que se están
aplicando de acuerdo a los estudios realizados.
Para implementar la fase de control se hace necesario recurrir a una serie de normas y
procedimientos diseñados por los órganos centrales de control, para realizar la
comprobación de la forma como vienen siendo ejecutados los sistemas o
procedimientos administrativos.
1. ¿Qué entiende ud. Por problema administrativo, comente con sus compañeros?
2. ¿En que consiste el planteamiento del problema?¿Que aspectos es necesario
considerar en la fase de recopilación de datos cuando se inicia un estudio?
3. ¿Cuál será el producto del análisis de los datos recopilados?
4. ¿En que consiste la formulación de recomendaciones?
5. ¿Cuáles son los métodos de implementación mas usados?
6. ¿En que consiste el seguimiento?
BIBLIOGRAFÍA RECOMENDADA
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