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La estructura de cada carta debe adecuarse en cada caso a nuestras necesidades y, sobre todo, a las
necesidades del lector.
Al analizar la estructura de una carta, debemos tener en cuenta tres partes principales:
1. Inicio.
2. Cuerpo de la carta.
3. Cierre
Además en la parte superior de la carta, deben indicarse los datos del destinatario y del remitente.
1.- El inicio de las cartas
Los elementos que configuran el principio y el final de la carta determinan, en gran medida, su tono y
estilo.
Para que nuestras cartas tengan un tono ágil y actual, es necesario prescindir de fórmulas encorsetadas,
heredadas del lenguaje administrativo y comercial antiguo.
El inicio de una carta indica al lector el tipo de mensaje ante el que se encuentra. No existen unas
normas fijas para iniciar una carta, pero si podemos seguir unas pautas generales.
Existen diversos elementos que configuran el comienzo del escrito:
1.- La fecha
En todos los escritos empresariales es imprescindible incluir la fecha para facilitar su archivo y evitar
posibles confusiones en el futuro. En las cartas, la fecha suele situarse en el margen superior derecho
del documento, aunque no existe una norma al respecto.
Lo fundamental a la hora de escribir las fechas es mantener la coherencia en todos los escritos.
A continuación damos algunas indicaciones:
• Siempre que sea posible, personalizaremos nuestros envíos (Estimado Sr. Gómez, Estimada
Sra. Gómez).
• Si se trata de envíos masivos, debemos utilizar algunas fórmulas, que elegiremos según el
contexto (Estimados clientes; Estimados amigos; Estimados usuarios).
• Conviene evitar las expresiones anticuadas (Muy Sr. Nuestro; Muy Sra. Nuestra; Muy Sres.
Nuestros).
• Conviene evitar las construcciones dobles para abarcar el masculino y el femenino (Estimado/a
Sr./Sra.).
A continuación proponemos una recopilación de los encabezamientos más comunes, que escogeremos
según el contexto:
• Querido amigo / Querida amiga / Queridos amigos
• Estimado amigo / Estimada amiga / Estimados amigos
• Estimado colaborador / Estimada colaboradora / Estimados colaboradores
• Estimado señor / Estimada señora / Estimados señores
• Estimado Sr. González / Estimada Sra. González / Estimados Sres. González
• Estimado cliente / Estimada cliente / Estimados clientes
• Apreciado cliente / Apreciada clienta / Apreciados clientes
El cuerpo de la carta
El cuerpo de la carta está constituido por el mensaje en si. Es fundamental que esté redactado de forma
clara y adecuada para que nuestro mensaje cumpla su función.
En primer lugar, es importante cuidar el estilo de nuestra redacción. Para ello puede resultar útil seguir
las siguientes indicaciones:
Evitar el empleo del gerundio al comienzo de la frase (Respondiendo a su carta del día...).
Emplear construcciones sintácticas ordenadas ( sujeto, verbo y complementos):
Además, las siguientes frases pueden servirnos de ejemplo para iniciar el cuerpo del texto:
El resto del cuerpo de la carta dependerá del mensaje que queramos transmitir y ha de adecuarse a las
necesidades y expectativas de nuestros lectores.
El cierre de las cartas
No existen unas normas rígidas para concluir una carta, aunque siempre debemos hacerlo de forma que
guarde relación con el saludo o encabezamiento empleado.
1.- La despedida
Estas son algunas recomendaciones que tenemos que tener en cuenta:
• Evitar las expresiones anticuadas y las fórmulas rígidas heredadas del lenguaje administrativo,
como las siguientes:
o Sin otro particular...
o Aprovechamos la ocasión para saludarle atentamente.
o Quedo a su disposición...
o A la espera de...
o Atte.
• Las cuales pueden ser sustituidas por las mas usuales:
o Un saludo,
o Reciba un cordial saludo,
o Atentamente,
o Les saluda atentamente,
• Evitar el empleo del gerundio al comienzo de la frase (Esperamos que estas aclaraciones... en
lugar de Esperando que estas aclaraciones hayan sido de utilidad...).
• Concluir con un mensaje positivo y alentador, incluso en aquellas cartas cuyo contenido sea
negativo (En la confianza de que lleguemos a un acuerdo lo antes posible, quedamos a la espera
de sus noticias...;Estaremos encantados de resolver cualquier duda que pueda surgirles...).
• Cerrar la carta con un mensaje directo, conciso y sin circunloquios (Esperamos colaborar con
ustedes en un futuro próximo. Hasta entonces... en lugar de Esperando que en el futuro
podamos de nuevo colaborar estrechamente y que exista la posibilidad de poder comenzar una
relación comercial entre ambas compañías de forma satisfactoria, me despido...).
• Estas son algunas fórmulas que pueden resultar útiles para concluir una carta:
o Con un mensaje neutro:
Cordialmente,
Atentamente,
Muy cordialmente,
Un cordial saludo,
Saludos cordiales,
Reciba un cordial saludo,
Reciba un atento saludo,
Le saludamos cordialmente,
Con afecto,
Un abrazo,
Muy atentamente,
Le saludo atentamente,
o Para mostrar disponibilidad:
Si necesitan cualquier aclaración, no duden en ponerse en contacto con
nosotros...
Estamos a su disposición para todo aquello que necesiten...
No dude en llamarnos si necesita cualquier aclaración; estaremos encantados
de atenderle...
Si precisan alguna aclaración, póngase en contacto con nosotros...
Si desean mas información, les atenderemos con mucho gusto...
Estamos a su disposición en el teléfono...
o Para indicar que estamos esperando respuesta:
Confiamos en que...
Esperamos que...
Nos gustaría contar con...
Estamos seguros de que podrán darnos una respuesta en breve...
En espera de su respuesta, reciba un atento saludo...
A la espera de su respuesta, les saluda atentamente...
Esperamos recibir noticias suyas lo antes posible...
2.- La firma
En las cartas comerciales, la firma debe ir acompañada del nombre y los apellidos en letra impresa, así
como el cargo del firmante. El orden debe ser el siguiente:
1. Firma
2. Nombre
3. Cargo
4. La posdata
La posdata es un elemento opcional en las cartas. Se coloca después de la firma y separada de esta por
un interlineado amplio. Se introduce con las iniciales P.D. o P.S. (post scriptum) y tiene por objeto
introducir un mensaje o recordatorio.
Utilizamos la posdata para hacer llamadas de atención sobre lo que hemos mencionado en el cuerpo del
documento o para introducir algún dato nuevo que queramos destacar por algún motivo.
Está demostrado que la posdata siempre se lee y por eso en muchas ocasiones se utiliza para destacar
información importante. Debe ser breve; a ser posible que no ocupe mas de una línea.