II JORNADAS DE SIMPLIFICACION DEL PROCESO

Colegio de Abogados de San Isidro 13, 14 y 15 de Mayo

San Isidro, Buenos Aires, Argentina.

PONENCIA
El Expediente Electrónico.
Posibilidad de su implementación.
Por el Dr. Raúl Alejandro Farías
informatica@casi.com.ar / rafarias3@hotmail.com.ar

El expediente electrónico, vislumbrado como el siguiente paso a dar en la evolución de

la gestión judicial, permitirá una ágil compulsa, certeza y seguridad en la identidad de
las partes, reducirá la posibilidad de adulteración de los documentos, agilizará el
trámite de las notificaciones, permitirá un almacenamiento en espacios mínimos en
archivos virtualmente eternos y contribuirá a la despapelización del estado, objetivo
este tenido en vista para la sanción de la ley 25.5.06 de Firma Digital

El estado actual de la tecnología informática abre un inmenso abanico de posibilidades

aplicables a la agilización del manejo de grandes volúmenes de documentos. Debido a la

falta de información suficiente, muchas de ellas pueden pasar inadvertidas. En algunos

casos se puede llegar a pensar que pertenecen a relatos de ciencia-ficción. Sin embargo, a

poco de investigar se puede advertir que en otros países existen desarrollos bien afianzados

tendientes a gestionar todo tipo de documentación vía electrónica.

Aun en nuestro país, existen ciertas reparticiones públicas que permiten el intercambio de

documentación con los ciudadanos por Internet, tal el caso de la AFIP al posibilitar el envío

de declaraciones juradas, o el de la Dirección General de Rentas de la Pcia. de Buenos

Aires, que permite obtener las liquidaciones atrasadas de impuestos inmobiliario y

automotor y retirar constancias de su pago hecho con tarjeta de crédito, por citar solo un par

de ejemplos. A todas, sin embargo, les falta un elemento esencial que vincule en forma

indubitable aquellos documentos con su creador: La Firma.

La reciente ley 25.506 de Firma Digital y sus decretos reglamentarios, vienen a llenar ese

importante vacío, otorgando validez a la firma digital de documentos digitales y

proporcionando un marco regulatorio para la actividad de los certificadores de firma digital

nacionales y extranjeros con filiales en nuestro país, los cuales a partir del momento que

obtengan sus licencias, en un futuro próximo, podrán emitir los certificados digitales

necesarios para generar en los documentos electrónicos firmas digitales con la misma

validez que la tradicional firma autógrafa, con el agregado de poder constatarse

fehacientemente la identidad del firmante impidiendo su rechazo futuro y alertar de

cualquier cambio en el archivo posterior a la firma, la cual en ese caso se invalidará.

Mesa de Entradas Virtual: La mitad del expediente.

Actualmente, a través de una iniciativa de la Suprema Corte de la Provincia de Buenos

Aires se encuentran en pleno funcionamiento en los Juzgados del fuero Civil y Comercial

de gran cantidad de nuestros departamentos judiciales, las mesas de entrada virtual o MEV

que permiten la consulta del estado y resoluciones dictadas en un expediente.

Las actuaciones son llevados con una difundida aplicación de gestión jurídica en su versión

para Juzgados. Las resoluciones que se van dictando se convierten a formato HTML y son

puestos mediante una aplicación dedicada en el sitio web respectivo de la Suprema Corte

(www.scba.gov.ar) , permitiendo así su consulta por los interesados desde Internet.

Uno de los principales inconvenientes que presentan las MEV es la irregularidad en la

actualización de las resoluciones, lo cual ocurre en menor o mayor medida en todos los

Juzgados, tornándolas poco confiables. A juicio de este autor, ello se debe a dos razones

igualmente importantes: una material que consiste en los inconvenientes técnicos de

procesamiento, seguridad y transmisión propios y naturales de este tipo de desarrollo y sin

los cuales tal vez no sea posible llegar a un producto acabadamente confiable. La otra razón

es jurídica y tiene que ver con la falta de adecuación de las normas procesales en materia de

notificación a los nuevos medios y métodos de transmisión telemática de datos, de modo

que quede debidamente resguardado el derecho de defensa en juicio. Al no existir

obligatoriedad tampoco puede haber reclamo fundado.

Es así que hoy por hoy, con los defectos señalados, las MEV tienen una finalidad

meramente informativa del estado de un expediente y, si bien resulta muy agradable poder

transcribir el contenido de una resolución a un testimonio sin siquiera sacar el capuchón a

la lapicera, nada evitará que el letrado tenga que pasar por el juzgado a ver si en su

expediente se ha dictado un traslado que aun no se ha publicado en la MEV o a dejar la

nota en el libro respectivo.

El esfuerzo dedicado a las MEV parece cuantioso para permitir que se agoten solo en un

medio de consulta y no también de compulsa del expediente. Hasta ahora las MEV al

publicar únicamente las resoluciones, solamente reflejan la mitad del trabajo dedicado a un
expediente. Ahora los letrados necesitan ver la otra mitad: Su mitad, vale decir sus

peticiones.

El Expediente Electrónico.

Teniendo en cuenta la existencia de la nueva Ley de Firma Digital que permitirá vincular

indubitablemente un documento con su autor y el grado de desarrollo que han alcanzado las

MEV en la Provincia de Buenos Aires, la pregunta que se impone es: Por qué razón los

letrados no habrían de realizar peticiones en los expedientes enviando archivos digitales

firmados digitalmente vía correo electrónico o aplicaciones web dedicadas?

Una de las respuestas la encontraremos en la adecuación de la ley procesal y las

reglamentaciones necesarias sobre lo cual no me extenderé atento las brillantes

exposiciones desarrolladas al respecto en estas jornadas. La otra, en la adecuación de los

sistemas existentes en los Juzgados mediante la renovación y actualización del parque de

computadoras, el software y las redes de transmisión de datos y, fundamentalmente, la

capacitación y formación de los agentes encargados de la gestión y administración de

aquellos archivos electrónicos a fin de poder recopilarlos en expedientes electrónicos

firmados digitalmente.

Los expedientes electrónicos no constituyen ninguna novedad en materia de administración

de documentos. En los Estados Unidos es usado hace diez años en el archivo electrónico de

casos en sus Tribunales Federales. Países europeos como Francia, España, Alemania e

Inglaterra también han adoptado con todo éxito el intercambio de documentos electrónicos.

Mecánica.

Cuál debería ser la mecánica para que los juzgados migraran del antiguo expediente en

papel al electrónico? En su forma más elemental, el Juzgado deberá dar de alta archivos en

formato PDF, el cual es fuertemente aconsejado por este autor debido a las numerosas

capacidades de seguridad que posee1. Estos archivos, por sus especiales características,

1
El formato de archivo aconsejado es llamado Formato de Documento Portátil o PDF por sus siglas en inglés.
Se trata de un formato de archivo universal que mantiene en su forma original todas las fuentes o tipos de
letra, los gráficos e imágenes, y la apariencia de cualquier documento, independientemente de la aplicación y
plataforma que se usaron en su creación. Tienen la particularidad de poder soportar en un mismo archivo
datos provenientes de distintas fuentes. Así en el mismo archivo PDF se pueden agrupar texto escrito,
imágenes digitales, audio y video. Asimismo es posible aplicarles políticas de seguridad restringiendo el
acceso a su contenido y firmarlos digitalmente. También permiten validar firmas digitales verificando la
identidad del firmante y controlando la integridad del archivo, es decir si ha sufrido modificaciones luego de ser
firmado. Los archivos en este formato se pueden ver, compartir e imprimirse mediante una aplicación gratuita
llamada Adobe Reader® de la cual ya se han distribuido más de 500 millones de copias por Internet. Resulta
de gran interés resaltar que el formato PDF es una especificación de “formato de archivo abierta” que se
encuentra a disposición de todas aquellas personas que deseen desarrollar herramientas para crear, ver o
modificar documentos en formato PDF.
harán las veces de expedientes electrónicos, que podrán ser firmados digitalmente en forma

exclusiva por el Juez.

Las presentaciones serán enviadas por los letrados a la dirección electrónica o casilla de e-

mail del juzgado con indicación de los autos a los que pertenece y numero de expediente.

El servicio de time-stamping o sellado de día y hora, proveerá del cargo respectivo a las

presentaciones. Los clientes de correo podrán configurarse para emitir avisos de recibo

automáticos. Las presentaciones podrán ser enviadas en su formato original, debiendo el

juzgado convertirlos al formato PDF, o bien ser enviadas en este último formato para

facilitar la tarea de conversión del juzgado. Se podrá enviar todo tipo de archivo electrónico

respetando las políticas que se dictarán en orden a controlar su densidad con el objeto de

evitar colapsos en la red. Tendiendo en cuenta que la ley 25.506, en su artículo 6º establece

que un documento digital satisface el requerimiento de escritura, se aceptarán todos los

formatos digitales, es decir, texto, imagen, video y audio en tanto se encuentren

debidamente firmados digitalmente, de tal suerte que, por ejemplo un archivo de audio que

contenga una petición, será tan válido como uno de texto con idéntica petición.

El operador guardará los documentos recibidos en el respectivo expediente digital, en

forma secuencial conforme a su llegada. De idéntica forma se irán guardando las

resoluciones firmadas digitalmente. Aquellas que por su naturaleza deban registrarse se

copiarán, a otros archivos específicos llamados “libros de registro electrónico” que también

se firmarán digitalmente y se guardarán en soportes digitales ópticos por separado.

Esta descripción es sólo una rústica y si se quiere, casera muestra de lo que es posible hacer

hoy en día con los elementos standard que posee una computadora personal con conexión a

Internet o bien con una inversión mínima de recursos. Imagine entonces el lector cuanto

más sencillo y funcional podría resultar todo ese proceso desarrollándose una aplicación

específica que realizara la mayoría de los procesos en forma automática, dotada de los

últimos mecanismos en materia de seguridad digital a través de computadoras con gran

capacidad de procesamiento y almacenamiento de datos, conectadas a redes dedicadas.

Recursos Materiales y Humanos necesarios.

La implementación del expediente electrónico requerirá de una renovación importante y

periódica del parque de computadoras en los juzgados así como la adquisición de nuevo

software, la actualización del existente y el desarrollo de software específico a fin de

posibilitar el adecuado manejo de este tipo de expedientes. En lo referente al hardware,

cada juzgado deberá contar con por lo menos un servidor con gran capacidad de

procesamiento y unidades de almacenamiento óptico de datos para asegurar un respaldo

periódico frecuente de los datos. Las redes de transmisión deberán ser de banda ancha, y

poseer servidores dedicados con los debidos protocolos de seguridad que garanticen su

funcionamiento permanente y el resguardo de los datos.

Sin lugar a dudas la inversión más importante deberá ser volcada en la contratación de

suficiente personal técnico altamente capacitado en administración de redes y seguridad

informática. Sin perjuicio de ello, la capacitación en informática deberá alcanzar a todos los

agentes del poder judicial de modo que el manejo de una computadora y las aplicaciones

específicas que se utilicen en la gestión de los expedientes electrónicos llegue a ser un

hecho tan común y espontáneo como el uso de una máquina de escribir tradicional.

Conclusión .

Actualmente contamos en la Provincia de Buenos Aires con las MEV que nos permiten

conocer el estado y las resoluciones dictadas en los expedientes. Aun con todos los

inconvenientes descriptos, constituyen una ayuda invalorable para los abogados en el

ejercicio de su profesión. Por otro parte la ley de Firma Digital asimila este tipo de firma

con la tradicional firma ológrafa, permitiendo relacionar indubitablemente un archivo

digital firmado digitalmente con su autor. Asimismo, el hecho de enviar y recibir

documentación vía e-mail o por Internet se ha tornado tan cotidiano entre los letrados como

el envío y recepción de correspondencia por correo tradicional y no somos pocos los que

desde hace algún tiempo intercambiamos información firmada digitalmente.

Juzgador y justiciables se revelan así con un conjunto de recursos en sus manos que es

preciso unir mediante una legislación procesal ajustada a estos tiempos, a fin de producir el

expediente electrónico.

Sobre los beneficios que provoque la migración del viejo expediente en papel al electrónico

digital no me extenderé ya que, a la luz de los últimos avances logrados por esta tecnología,

entiendo que resulta innecesario, no obstante ello solo diré que en un momento de la

historia se dejó de escribir y transcribir a mano para hacerlo mediante imprentas… y el

mundo cambió.
Recomendación:

Por todo lo expuesto y como aporte a estas Segundas Jornadas de Simplificación del

Proceso, recomiendo el inmediato comienzo de experiencias piloto en todos los

Juzgados Civiles y Comerciales de la Provincia de Buenos Aires, de expedientes

electrónicos en formato digital, sobre acciones meramente declarativas, a fin de poder

pasar en una segunda etapa y cuando el ordenamiento procesal así lo permita, a la

gestión electrónica de juicios ejecutivos.

Firmado digitalmente por Farías,
Raúl Alejandro - Comisión de
Informática
Nombre de reconocimiento (DN): CN
= Farías, Raúl Alejandro - Comisión
Por el Dr. Raúl Alejandro Farías. de Informática, C = AR, L = TIGRE,
S = BUENOS AIRES, O = Colegio de
Colegio de Abogados de San Isidro Abogados de San Isidro, OU = Clase
Comisión de Informática. 2
Motivo: Documento creado y
informatica@casi.com.ar / rafarias3@hotmail.com.ar Firmado Digitalmente por el Dr. Raúl
Alejandro Farías
San Isidro 7 de mayo de 2004 Ubicación: Colegio de Abogados de
San Isidro
Fecha: 2004.05.10 12:08:59 -03'00'