Componentele sistemului

informaţional logistic

Avîrvarei Alexandru (iubituu)

 Importanţa sistemului informaţional în cadrul lanţului de aprovizionare livrare
înregistrează o evoluţie ascendentă, ca urmare a creşterii rolului informaţiei în managementul
eficace şi eficient al fluxurilor de produse şi al relaţiilor cu organizaţiile partenere, în vederea
satisfacerii nevoilor şi aşteptărilor acestora.
Comparativ cu managementul logistic ce pune accentul preponderent pe integrarea
internă a activităţilor logistice şi integrarea cu celelalte funcţii ale organizaţiei, managementul
lanţului de aprovizionare - livrare vizează concomitant integrarea internă şi externă. În acest
context, esenţa procesului de integrare cu organizaţiile partenere constă în fluxurile de informaţii
între acestea şi accesarea în comun a unor informaţii capabile să contribuie la intercorelarea
strategiilor şi operaţiunilor participanţilor la fluxurile de produse şi servicii din lanţul de
aprovizionare - livrare.
Sistemul informaţional logistic al unei organizaţii constă în resursele umane,
echipamentele, soluţiile informatice, metodele şi procedurile utilizate pentru asigurarea datelor şi
informaţiilor necesare pentru adoptarea deciziilor strategice şi operaţionale referitoare la
activităţile logistice ale organizaţiei. Activităţile pe care le presupune îndeplinirea rolului SIL
constau în specificarea, culegerea, prelucrarea, analiza, interpretarea, raportarea şi distribuirea
informaţiilor.
Pentru a fi utile procesului decizional logistic, informaţiile trebuie să aibă
următoarele caracteristici: actualitate, relevanţă, acurateţe, accesibilitate. Informaţiile perimate
nu sunt capabile să fundamenteze decizii adecvate în domeniul logistic. Modul în care piaţa a
evoluat într-o perioadă anterioară nu reflectă cu certitudine evoluţia sa actuală şi viitoare.
Managerii lipsiţi de informaţii actuale referitoare la piaţă, organizaţiile partenere, competitori şi
propriul sistem logistic îşi asumă riscuri majore în privinţa nivelului performanţelor viitoare ale
organizaţiei.
Utilitatea informaţiilor furnizate de sistemul informaţional logistic este determinată de
măsura în care sunt concordante cu nevoile specifice ale decidenţilor. Tipul de informaţii
disponibile şi gradul lor de agregare influenţează relevanţa în raport cu o anumită decizie.
Organizaţiile trebuie să se asigure că managerii pot obţine informaţiile dorite, în forma adecvată.
 Este de preferat ca sistemul informaţional logistic să fie capabil să ofere
datele/informaţiile adecvate, în loc să acumuleze mari volume de date neimportante. Această
caracteristică indică gradul în care informaţia reflectă realitatea. Fiecare manager doreşte ca
sistemul să fie cât mai aproape de unul ideal şi să îi ofere informaţii cu un grad de acurateţe de
100%. Informaţiile cu un grad înalt de acurateţe nu garantează o decizie cu rezultate excelente,
dar un grad scăzut de acurateţe este, în mod cert, generatorul unor decizii cu impact nedorit
asupra organizaţiei şi chiar a partenerilor săi.
Pentru fundamentarea deciziilor strategice sau tactice, informaţiile trebuie să fie
disponibile exact în momentul în care managerii au nevoie de acestea. Adesea, o informaţie care
nu poate fi accesată la momentul potrivit nu va mai avea aceeaşi utilitate ulterior. Chiar şi o
informaţie care există în sistem, dar nu poate fi accesată cu uşurinţă, întrun interval de timp
foarte scurt, chiar în timp real, afectează funcţionarea şi performanţele sistemului logistic.
Informaţiile actuale, relevante, cu un grad înalt de acurateţe, uşor şi rapid accesibile
asigură vizibilitatea la nivelurile succesive din cadrul lanţului de aprovizionare - livrare,
precum şi la nivelul întregului sistem logistic. O bună vizibilitate pe o arie extinsă permite
adoptarea unor decizii adecvate, care să contribuie la îndeplinirea obiectivelor sistemului logistic
şi ale partenerilor din lanţul de aprovizionarelivrare. Informaţiei îi revine astfel are un rol crucial
pentru îmbunătăţirea performanţelor sistemului logistic al organizaţiei şi pentru creşterea
competitivităţii organizaţiilor din lanţul de aprovizionare - livrare, în raport cu membrii altor
reţele parteneriale existente în cadrul pieţei.
Pentru fundamentarea deciziilor referitoare la componentele sistemului logistic şi la
inserarea eficace a organizaţiei în lanţul de aprovizionare - livrare, sunt necesare informaţii
privind starea actuală, dinamica şi tendinţele viitoare din mediul intern al organizaţiei, din macro
şi micromediul extern al acesteia.
Sistemul informaţional are menirea de a identifica nevoile specifice de informaţii ale
managerilor responsabili de sistemul logistic sau de lanţul de aprovizionarelivrare, de a culege
din surse primare şi secundare datele şi informaţiile respective şi de a le distribui în formatul
adecvat, la momentul dorit, factorilor de decizie din această arie funcţională, precum şi
managerilor din alte arii ale căror decizii sunt influenţate de sau influenţează performanţele
sistemului logistic al organizaţiei.
 Sistemul informaţional logistic este o parte a sistemului informaţional al organizaţiei,
care, la rândul său, în cadrul lanţului de aprovizionare - livrare, este corelat cu sistemele specifice
ale organizaţiilor partenere.
Un sistem informaţional logistic eficace asigură comunicarea pe două niveluri, respectiv
intraorganizaţional şi interorganizaţional.
Din perspectivă intraorganizaţională, este necesară realizarea schimburilor de informaţii
între logistică şi celelalte arii funcţionale: marketing, producţie, financiară etc. Din perspectivă
interorganizaţională, sistemul informaţional asigură armonizarea organizaţiei cu ceilalţi parteneri
ai lanţului de aprovizionarelivrare, mai precis cu furnizorii de bunuri sau servicii şi cu clienţii.
Esenţa lanţului de aprovizionare – livrare sporeşte importanţa sistemului informaţional în
privinţa coordonării strategiilor şi operaţiunilor organizaţiilor partenere. Exemple de informaţii
care pot face obiectul accesării comune de către părţi sunt cele referitoare la disponibilitatea
produselor în stoc, stadiul onorării comenzilor, livrări, programarea producţiei, vânzări.
 În funcţie de tipurile de activităţi logistice vizate, componentele majore ale sistemului
informaţional logistic al unei organizaţii sunt următoarele: sistemul de management al
comenzilor, sistemul de management al depozitului, sistemul de management al transportului.
Rolul acestor sisteme este de a susţine procesul de planificare, realizare şi control în cazul
activităţilor referitoare la stocuri, depozite şi respectiv transport.

În continuare, sunt prezentate informaţiile oferite şi funcţiile îndeplinite de fiecare dintre

cele trei componente: sistemul de management al comenzilor (SMC), sistemul de management al
depozitului (SMD), sistemul de management al transporturilor (SMT).
Sistemul de management al comenzilor este constituit din două subsisteme, unul referitor
la comenzile clienţilor, iar un altul privind propriile comenzi ale organizaţiei, adresate
furnizorilor. Acest sistem este corelat cu cele de management al depozitului şi al transportului.
În cazul relaţiilor cu clienţii, funcţiile îndeplinite de sistem sunt legate de asigurarea
informaţiilor referitoare la următoarele aspecte: evoluţia şi structura cererii; existenţa unui
anumit produs în stoc; locul în care este prezent produsul în reţeaua logistică; cantitatea
disponibilă; programarea în timp a fabricaţiei unui anumit articol; intervalul de timp estimat până
la livrarea produsului, stadiul onorării comenzii. Sistemul de management al comenzilor va
obţine date din sistemul informaţional financiar al organizaţiei, cu scopul de a verifica creditul
clientului.
Prin funcţiile sale, acest sistem alocă produsele din depozit pe comenzi, diminuează
stocul cu cantitatea livrată, stabileşte unitatea de producţie unde va fi fabricat produsul ce nu
există în stoc, pregăteşte facture pentru produsele ce vor fi livrate conform comenzii. În cazul
propriilor comenzi ale organizaţiei, sistemul informaţional îndeplineşte funcţii de evaluare a
performanţelor furnizorilor, de asigurare a informaţiilor privind preţurile şi condiţiile
contractuale, costurile de menţinere a produselor înâ stoc, costul comenzilor etc.
Principalele tipuri de informaţii pe care le gestionează sistemul de management al
depozitului se referă la următoarele activităţi logistice: recepţia mărfurilor, plasarea lor în spaţiul
de depozitare, managementul stocurilor, prelucrarea comenzilor, preluarea mărfurilor din
depozit, pregătirea livrării. Informaţiile din sistemul de management al depozitului sunt
disponibile şi la nivelul sistemelor de management al comenzilor şi al transportului, cu scopul de
a asigura corelarea diferitelor activităţi logistice.
Funcţiile majore pe care le îndeplineşte un sistem de management al depozitului sunt
următoarele: identificarea produselor şi a cantităţilor de produse recepţionate; stabilirea locului
din spaţiul de depozitare unde va fi păstrat produsul; determinarea rutei şi succesiunii
operaţiunilor de plasare a produselor în spaţiul de depozitare; actualizarea înregistrărilor
referitoare la cantitatea existentă în stoc şi locul unde se află produsele din stoc; transmiterea
solicitărilor de completare a stocului, către serviciul/ departamentul de aprovizionare/ cumpărare;
stabilirea succesiunii fluxurilor de produse care fac parte din structura unei comenzi, de la spaţiul
de păstrare la rampa de încărcare în mijloacele de transport; determinarea rutei şi succesiunii
operaţiunilor de preluare a produselor din spaţiul de depozitare; alocarea pe lucrători a
operaţiunilor de preluare a produselor; planificarea utilizării spaţiului de depozitare etc.
Sistemul de management al transportului este corelat cu celelalte două componente ale
sistemului informaţional logistic. Acest sistem gestionează informaţiile referitoare la transportul
materiilor prime/materialelor/produselor de la furnizori şi la transportul subansamblelor/
componentelor/ produselor la clienţi.
 Exemple de informaţii oferite de sistemul de management al transporturilor sunt: tarifele
de transport; datele de livrare promise; intervalul de timp estimat până la livrare; dimensiunea
loturilor de produse livrate; originile şi destinaţiile; locurile de oprire pe traseu; tipul de vehicule
utilizate sau necesare; numărul şi capacitatea vehiculelor; costul minim al rutelor de transport;
durata intervalului de încărcare/descărcare; restricţiile existente pe traseu; transportatorii utilizaţi
de organizaţie; informaţii în timp real despre locul în care se află mijloacele de transport etc.
Sistemul poate îndeplini toate sau unele dintre următoarele funcţii: selecţia modurilor de
transport; alegerea celui mai bun transportator; consolidarea livrărilor; stabilirea rutelor de
transport; programarea livrărilor; prelucrarea reclamaţiilor; monitorizarea livrărilor; plata şi
verificarea documentelor de transport.
Fiecare dintre cele trei componente ale sistemului informaţional logistic include
informaţii şi instrumente necesare pentru susţinerea deciziilor în domeniul planificării,
desfăşurării, monitorizării şi evaluării operaţiunilor logistice. Sistemul informaţional logistic este
parte integrantă a sistemului informaţional al organizaţiei.
Din perspectiva organizaţiei, în cadrul lanţului de aprovizionare livrare, pot fi identificate
trei macroprocese: managementul relaţiilor cu clienţii, managementul lanţului intern de
aprovizionare livrare şi managementul relaţiilor cu furnizorii.
Componentele sistemului informaţional logistic sunt determinate astfel nu numai de
activităţile logistice propriu zise, ci şi de macroprocesele ce se desfăşoară la nivelul organizaţiei,
precum şi între aceasta şi organizaţiile cu care cooperează în lanţul de aprovizionarelivrare.
În ultimul deceniu, piaţa soluţiilor software logistice a fost marcată de apariţia unor
soluţii integratoare, pentru managementul întregii organizaţii şi a soluţiilor specializate pe
macroprocesele din lanţul de aprovizionare livrare.
Relevanţa macroproceselor pentru sistemul informaţional al organizaţiei este susţinută de
esenţa managementului lanţului de aprovizionare livrare.
Spre deosebire de viziunea logistic tradiţională, care vizează în mod prioritar integrarea
internă a funcţiilor logistice la nivelul organizaţiei, perspectiva actuală, bazată pe conceptul de
lanţ de aprovizionarelivrare, este focalizată pe integrarea externă, pe armonizarea strategiei şi
activităţilor organizaţiei cu cele ale partenerilor, fie ei furnizori, intermediari, prestatori terţi de
servicii sau clienţi.
 Managementul relaţiilor cu furnizorii vizează ansamblul raporturilor dintre organizaţie şi
partenerii din amonte.
Procesele pe care le implică managementul relaţiilor cu furnizorii şi
activităţile specifice sunt următoarele:
(i) colaborarea în domeniul proiectării produselor – identificarea unor noi idei privind
componentele produselor, în vederea unor efecte pozitive în privinţa costurilor de producţie, a
timpului de livrare etc.;
(ii) selecţia furnizorilor – evaluarea prealabilă şi selecţia furnizorilor, evaluarea
performanţelor furnizorilor pe parcursul derulării relaţiilor contractuale;
 (iii) negocierea – stabilirea preţurilor şi altor aspecte financiare, a livrărilor de produse ce
urmează a fi efectuate de furnizor (produse, cantităţi, locuri de livrare, transport etc.);
(iv) cumpărarea – achiziţia efectivă a produselor de la furnizori, pe baza comenzilor
formulate de organizaţie;
(v) colaborarea în domeniul aprovizionării – în privinţa realizării de previziuni, a
planificării producţiei şi a stocurilor. Managementul lanţului intern de aprovizionarelivrare
include operaţiunile derulate în interiorul organizaţiei.

Procese şi activităţi specific managementului lanţului intern de aprovizionare livrare sunt

următoarele:
(i) planificarea strategică – amplasarea unităţilor de producţie, a depozitelor şi centrelor
de distribuţie;
(ii) planificarea cererii – previzionarea cererii clienţilor, planificarea promoţiilor etc.;
(iii) planificarea aprovizionării – planificarea cumpărărilor, producţiei şi stocurilor, pe
baza estimărilor referitoare la cerere;
(iv) onorarea comenzilor – corelarea comenzilor cu sursele de aprovizionare şi
modalităţile de transport;
(v) serviciile pentru clienţi – asigurarea stocurilor de piese de schimb pentru clienţi şi
programarea vizitelor de service la clienţi.

Managementul relaţiilor cu clienţii este un macroproces esenţial pentru îndeplinirea

obiectivelor organizaţiei şi a aşteptărilor clienţilor. În rândul proceselor şi activităţilor specific
managementului relaţiilor cu clienţii, se înscriu următoarele:
(i) marketingul – evaluarea atractivităţii segmentelor şi a competitivităţii organizaţiei pe
segmentele de piaţă, alegerea segmentelor de piaţă, stabilirea strategiilor şi tacticilor
privind componentele mixului de marketing (produs, preţ, distribuţie, comunicaţie de
marketing);
(ii) vânzările – configurarea soluţiilor pentru clienţi, accesarea informaţiilor referitoare la
comenzile clienţilor;
(iii) managementul comenzilor – planificarea şi onorarea comenzilor clienţilor, asigurarea
vizibilităţii pentru clienţi a stadiului onorării comenzilor ;
 (iv) contactul cu clienţii (centre de contact) – soluţionarea problemelor clienţilor,
facilitarea preluării comenzilor clienţilor şi a activităţii reprezentanţilor de vânzări
etc.

Managementul eficient şi eficace al acestor macroprocese este facilitat de utilizarea

noilor soluţii informatice care au fost lansate pe piaţă în deceniul actual. Focalizate pe
managementul operaţional al lanţului de aprovizionare livrare, aceste soluţii sunt capabile să
ofere un avantaj competitiv organizaţiilor utilizatoare.
Totuşi, în absenţa unei strategii bine fundamentate, pentru îndeplinirea unor obiective
specifice, măsurabile, fezabile, relevante şi ancorate în timp, orice soluţie oricât de sofisticată şi
performantă este doar un alt instrument în panoplia specialiştilor, fără să constituie garanţia
succesului de piaţă.

BIBLIOGRAFIE
1. http://www.edumark.ase.ro/RePEc/pdf/cb2.pdf
2. http://www.scribd.com/doc/15621480/Logistica cap 5
3. Alter, Steven Information Systems, 4th Edition, Prentice Hall, Upper Saddle River,
New Jersey, 2002, p. 191.
4. Ballou, Ronald H. Business Logistics/Supply Chain Management, Fifth Edition,
Pearson Education, Inc., Upper Saddle River, New Jersey, 2004, p. 147.
4. Chopra, Sunil; Meindl, Peter Supply Chain Management. Strategy, Planning and
Operation, Second Edition, Pearson Education, Inc., Upper Saddle River, New Jersey, 2004, p.
515.