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Para lograr cartas eficaces, tendremos que escribirlas con cuidado, poniendo
atención en lo que hacemos. Con un escrito rutinario, mal redactado, inadecuado ...
puede lograrse un efecto contrario al que pretendemos.
La redacción de las cartas comerciales no tiene por qué ser una tarea aburrida o
carente de creatividad. Podemos dar a nuestras cartas un «aire» diferente; sólo
necesitamos poner atención y aprender practicando; es una habilidad que se adquiere
con el tiempo.
• La revisión
1
La improvisación raras veces resulta bien. En el caso de las cartas comerciales se
cumple plenamente esta regla. Para evitarlo, vamos a estructurar y diseñar el contenido
de nuestros escritos siguiendo estos pasos:
• Recopilar datos sobre el asunto o materia que vamos a tratar. Tenemos que
saber de qué estamos hablando.
Para que nos resulte más fácil, podemos formularnos las siguientes preguntas que, una
vez respondidas, nos permiten seguir adelante:
En esta fase nos van a surgir bastantes ideas sobre el contenido de la carta, las iremos
anotando todas aun las más descabelladas o inverosímiles; más tarde las revisaremos
y eliminaremos las que no sean adecuadas.
Depurar, organizar, jerarquizar las ideas. A la vista de todo lo que hemos anotado,
descartaremos aquellas ideas que nos parezcan inútiles o poco convenientes.
2
Si una carta está escrita en letra excesivamente pequeña, con caracteres muy
recargados, sin separación de los párrafos, etc., presentará dificultades al leerla. Para
evitarlo, tendremos en cuenta:
Ejemplo
Tenemos que comunicar a un cliente que la garrafa de aceite va a dejar de
suministrarse en el tamaño de 5 litros al precio de 20 €./garrafa. En adelante se
venderá en botellas de 1 litro al precio de 4,60€./botella.
Planteamiento:
Vamos a seguir, paso a paso, cada una de las fases de elaboración de la carta.
1) Recopilar información.
3
• Buscaremos en la base de datos los clientes que compran habitualmente el
producto.
• Aspectos negativos:
• El precio de cada litro de aceite es 0,60€. más caro que comprándolo en envases
mayores.
• Aspectos positivos:
• Las pérdidas económicas por deterioro del aceite, una vez abierto el envase, son
menores en los botes de 1 litro.
Se plasmarán todas las ideas en un borrador. Se marcará el orden que consideremos más
conveniente para el desarrollo de la carta. Todos los documentos son mejorables.
Carta
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Avda. de los Comuneros, 13
Tfnos. 985 23 43 54-55 Fax.: 985 23 34 56
33 467 - LOS ACANTILADOS-
-ASTURIAS-
28 de diciembre de 2005
Estimado cliente:
Somos conscientes de que el precio final del litro se eleva ligeramente . Puede tener la
seguridad de que hemos ajustado todo lo posible el precio al nuevo coste que supone la
modificación de los envases, y nos resulta imposible ponerlo a la venta a un precio
inferior.
5
-Usted podrá adaptar las compras a sus necesidades reales al adquirir las botellas
que necesite, sin necesidad de ceñirse a la cantidad mínima de 5 litros.
La consecuencia última es que, a pesar de que parece algo más caro, a corto plazo
resulta más económico y rentable, porque su rendimiento es mayor y se producen
menos pérdidas por deterioro.
Estamos seguros que, en cuanto reciba el primer envío con la nueva presentación,
usted mismo se convencerá de sus ventajas.
Un cordial saludo
Fdo.:Manuel Izquierdo
Director Comercial
Este proceso de elaboración de la carta puede resultar algo laborioso al principio, pero facilita
mucho la redacción.
A medida que se practica con este método, se adquiere soltura; después de un tiempo las
cartas brotarán de forma espontánea y natural, y cada vez serán menos numerosas las
correcciones que tengamos que incorporar al borrador inicial.
6
Avda. de los Tejedores, 13
Tfnos. 985 23 43 54-55 Fax.: 985 23 34 56
33 467 - PIEDRAS-
-ASTURIAS-
Dña. Natalia Sierra López
C/ La Siesta, 34
24478-PUENTE
LEÓN
Estimado Sr:
Hemos recibido su carta del día 18 del corriente en la que se interesaba por nuestra
línea de barrotes preformados de 1 m.
Con esta carta le enviamos nuestro catálogo y fotografías de los montajes, así como la
lista de precios. Estamos a su servicio y por ello creemos que sería interesante para usted,
recibir la visita de uno de nuestros representantes, al que podrá formular todas las dudas o
consultas que estime oportunas. Esta última cuestión podría confirmárnosla por teléfono al
número 985 34 23 23 .
Estamos a su disposición para cualquier otra información que precise.
Un cordial saludo,
7
Mariló Fernández
DIRECTORA COMERCIAL
ANEXO: 2 catálogos
Después de leer una carta como la siguiente. Además de las dificultades que podemos
encontrar para entender el mensaje, qué imagen nos formamos sobre el remitente?
Realiza las correcciones y rectificaciones que consideres oportunas para mejorar la carta.
20 de enero de 2005
Estimado señor:
Alicia Castro
Responsable de compras
Corrige la carta.
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DIVERSA Cooperativa
INDUSA
20 de enero de 2005
Asunto: Pedido
Le recordamos la conversación telefónica del pasado día 18, entre usted y una persona de
nuestro departamento de compras, para solicitar algunos de sus productos. Confirmamos
dicho pedido e incluimos la orden correspondiente. Las condiciones de pago, serán las que
establecimos a principio de este año, y que han regido en compras anteriores.
Hay, sin embargo, una novedad: en esta ocasión, tienen ustedes que enviar los artículos a
nuestro almacén general, situado en el Polígono Industrial de Puente (León).
Un cordial saludo,
Alicia Castro
Responsable de compras