Professional Documents
Culture Documents
TABLO TASARIMI
1-Veri Sayfası Görünümü - Excel çalışma sayfası görünümünde tablo oluşturur. Bu tabloda olan
adlar otomatik olarak Access tarafından verilmiştir. En fazla 20 alan kullanılır. Veri tipleri ve
verilerle ilgili diğer bilgiler Access tarafından verilmiştir.
2-Tasarım Görünümü - Bu görünümde tablo ile ilgili tüm işlemler kullanıcı tarafından yapılır.
Alan özellikleri, alanlara kaydedilecek olan verilerin tipleri ve diğer veri özellikleri kullanıcı
tarafından verilir.
3-Tablo Sihirbazı - Access‟in kendi tablo şablonlarını kullanarak kullanıcının isteği doğrultusunda
yeni bir tablo yaratır.
4-Tablo ekle - Başka bir veri tabanı uygulamasında oluşturulmuş veya Excel gibi diğer
uygulamalardaki bilgileri ve o andaki aktif veri tabanına ekleyecek şekilde içi dolu bir tablo yaratır.
5-Link Tablo - Access veri tabanında birden fazla tablo oluşturulabilir. Bu seçenek ile birbirine
bağlı yeni tablolar oluşturulur. Bu şekilde oluşturulmuş tabloların birinde yapılan veri değişikliği
aynı anda otomatik olarak diğer tabloda da değişir.
Verilerin Kodlanması- Veriler kodlanırken hep aynı tipte kodlanmalıdır. Kısaltma kullanılacaksa
tüm verilerde kullanılmalı yada hiç kullanılmamalıdır. Örneğin mezun olduğu okul alanına
İlköğretim Okulu, İ.Ö.O., İlk.Öğr.Ok. gibi yazılması sorgulama işleminin yapılmasında problemlere
yol açar. Alan adları veri türleri ile uyumlu olmalıdır. Örneğin bir kayıttaki kişinin cinsiyetinin
girileceği alana cins, cinsiyet alanı adı verilir. Büyük küçük harf kullanılırken dikkat edilmeli,
rasgele kullanılmamalıdır.
DağıtılmıĢ Veri Tabanları- Bu sistemde veriler tek bir ana belleğe yardımcı belleklerde bir ağ yani
network içinde bulunur. Dolayısıyla veriler birbirine kilometrelerce uzaktan bir veri hattı yolu ile
bağlanmaktadır. Bankalardaki bilgisayar kullanımı buna örnektir. Şubelerin PC‟leri bankanın
merkez şubesine bağlıdır. Merkez şube diğer şubeleri denetleyebilir. Yerel müşteriler ile ilgili
işlemler merkeze bildirilmeden yapılabilir.
ALAN ÖZELLĠKLERĠ
Alan Boyutu Özelliği: Text veya sayısal bilgi için alan genişliğini belirler. Text alanının uzunluğu
maksimum 255 karakterdir. Sayısal veri için varsayılan değer uzun tamsayıdır.
Biçim Özelliği: Metin, sayısal verilerin, tarih ve zaman verilerinin görünümünü etkiler.
GiriĢ Maskesi Özelliği: Kullanıcının bir veriyi belli bir biçimde girmesini sağlar. Örneğin, telefon
numaralarının girilmesinde gerekli parantezlerin ve boşlukların verilmesi kullanıcının zamanını alır.
Bu zorluğu gidermek için bir otomatik giriş biçimiyle bu alana girilecek bütün verilerin standart
olması sağlanır.
Resim Yazısı Özelliği: Alana başlık vermek için kullanılır.
Varsayılan Değer Özelliği: Bir alanda sürekli kullanılan değeri belirtir. Daha sonra giriş
görünümünde formlarda otomatik olarak yer alır.
Geçerlilik Kuralı ve Geçerlilik Metni Özelliği: Alana girilecek verinin belli bir kurala uymasını
zorunlu kılar. Geçerlilik kuralı verinin özelliğini belirtirken, geçerlilik metni ise girilen verinin
kuralın sağlanmaması durumunda verilecek mesajı içerir.
4
Gerekli Özelliği: Her kayıtta bir alanın mutlaka bir değere sahip olması isteniyorsa alınan değeri
„evet‟ yapılır, normalde „hayır‟ durumundadır.
Sıfır Uzunluk Ġzni Özelliği: Metin ve not tipi alanlar için vardır. Bu özellik alanın sıfır
uzunluğunda bir karakter bilgi içerip içermediğine karar verir.
Sıralı Özelliği: Bir alanın indekslenerek (sıralanarak) tablodaki kayıtların o alan üzerinden daha
hızlı bulunmasını sağlar.
BĠRĠNCĠL ANAHTAR
Access uygulamasında anahtarlar veri tabanına yüklenmiş olan verilere kolay ve hızlı bir
şekilde ulaşmayı sağlarlar. Tablolar anahtar alan olarak tanımlanmış alana göre sıralanırlar. Örneğin
öğrenci bilgilerini bulunduran bir tablodaki kayıtlar öğrenci numarasına göre sıralanabilirler.
Ġndeks Alanlar: Tablo tasarım modundayken seçilen herhangi bir alanın indeks alan olup
olamayacağı belirtilebilir. İndeks olarak tanımlanmış alana göre kayıt arama işlemleri yapılır.
İndeks alan arama işlemlerini hızlandıran bir özelliktir. Burada tekli indeks alanları
oluşturulabileceği gibi çoklu indeks alanları da oluşturulabilir. Yani birden fazla indeks alanları
oluşturulabilir. Yada alan özellikleri kısmında tanımlanmış birçok indeks alan indeks penceresinde
görülebilir. Aynı zamanda bu pencerede birden fazla alanı kapsayan indeks (dizin) oluşturmak
mümkündür. Bir tabloda indeks özelliğine sahip en fazla 10 alan tanımlanabilir.
Dizin Özellikleri:
1- Birincil: Birincil özelliği aktif hale getirilirse seçili indeks alan birincil anahtar olarak atanır.
2- Benzersiz: “Evet” seçeneği seçilirse seçili indeks alan benzersiz değerler içerir.
3- BoĢları yoksay: “Evet“ seçeneği seçilirse seçili indeks alandaki boş değerleri içeren kayıtlar
indeksten çıkarılır.
İki tabloyu ilişkilendirmek ilişkisel veri tabanlarının temel çalışma prensibidir. Bir veri
tabanında her konu için ayrı bir tablo olabilir. Örneğin; herhangi bir şirketin veri tabanında şirkette
çalışan personele ait genel bilgiler, personele ait maaş bilgilerini içeren ayrı tablolar olabilir. Bu
tabloların bazıları yada hepsi ortak alanlar içerebilir. Bu durumda kullanıcının tablolardaki bilgilere
tekrar ulaşabilmesi için tablolardaki birbirleri ile alakalı alanlar arasında bir ilişki kurulması gerekir.
Tanımlanan ilişki bir tablodan diğer bir tablodaki kayıtlara daha çabuk ulaşılmasını sağlayan bir
yoldur. Tablolar arası ilişki tayin edildikten sonra tablolardaki verilere ulaşmak için rapor, sorgu ve
formlar oluşturulabilir.
ĠLĠġKĠ TĠPLERĠ
İlişki her iki tablo arasında kurulan bir bağlantıdır. Bu bağlantının, tablolarda yer alan, aynı
özellikteki bilgi içeren alanlar arasında kurulması gerekir. Access tablolar arasında kurulacak 3 tip
ilişkiyi kullanıcıya sunar:
a-Bire-bir iliĢki: Her iki tabloda da eşit sayıda kayıt olması gerekir ve bir tablodaki her
kayda diğer tabloda sadece bir kayıt karşılık gelebilir.
7
b-Bire-çok iliĢki: Bire bir ilişki tipine benzer. Burada da mutlaka her iki tabloda da
karşılıklı birer kayıt bulunmalıdır. Bire-bir ilişkiden farklı olarak bir tablodaki bir kayda diğer bir
tablodan birden fazla kayıt karşılık gelebilir.
c-Çoka-çok iliĢki: İki tabloda birden fazla kayıt birbirine karşılık gelebilir. Çoklu ilişkilerde
iki tablo arasındaki ilişki birden çok kayıttan birden çok kayıtadır.
Ödev : Bir öğrencinin nosu, adı, soyadı, adresi ve derslerden aldığı notları tutacak bir program
yapılmak istenmektedir. Bu programa en uygun veri tabanını hazırlayınız.
-Tablolar
-Alanları
-Alan özellikleri
-İlişkiler
-Birincil anahtarlar
Yabancı anahtar: Bir tabloda birincil anahtar olan bir alan başka bir tabloda da yer alıyorsa bu
alana yabancı anahtar denir.
SORGULAR
Kullanıcının hazırladığı sorulara cevap alınması amacıyla tablo veya tablolardaki verilere
ulaşılması ve sunulması işlemine Sorgu denir. Sorgularda sorulara cevap olan tablolardaki veriler
değil, kullanıcı tarafından hazırlanan çeşitli tipteki sorular depo edilir. Kısacası sorgular için soru
dosyalarıdır denilebilir. Bu soruların her biri tablolardaki verilere nasıl ulaşılabileceğini belirleyen
göstergedir.
Sorgu ile yapılacak işlemler şunlar olabilir:
a- Tabloda yer alan kayıtlardan istenilen kayıt görüntülenebilir.
b- Tabloda yer alan alanlardan istenilenleri görüntülenebilir.
c- Birden fazla tabloda bulunan birbiri ile alakalı bilgiler bir araya getirilerek
görüntülenebilir.
d- Tabloda bulunan bilgiler belirli bir alana göre sıralanarak görüntülenebilir
e- Tabloda bulunan veriler üzerinde çeşitli matematiksel işlemler yapılarak sonuç
bilgisi görüntülenebilir.
SORGU TĠPLERĠ
Access‟de veri tabanında bulunan verilerden istenilene uygun olarak hazırlanabilecek çeşitli
sorgular vardır. Sorgu tipleri 5 gruptur:
1. Seçim Sorgusu - Çoğu kez ölçüt verilerek hazırlanan soru dosyalarıdır. Tablolardaki verilerden
sadece bu ölçüte uygun olanlar kullanıcıya sunulur. Yani kullanıcının istediği bilgiler görünür,
istemediği görüntülenmez. Bu sorgu sonucunda tablodaki veriler üzerinde hiçbir değişiklik
yapılamaz. Oluşturulan bir sorgu otomatik olarak seçim sorgusuna atanır. Seçim sorgularına
örnek olarak;
Numarası 150‟den büyük olan öğrencilerin kayıtları elde edilmek istenebilir.
Sadece ismi Nazan olanların kaydı istenebilir.
Matematik dersinden 80-100 arasında not almış olan öğrencilerin isimleri istenebilir.
2. Parametre Sorgusu - Seçim sorgusunun bir türüdür. Seçim sorgusunda kullanılan ölçüt yerine
kullanıcı tarafından girilen parametreye uygun olarak sorgu çalıştırılır. Yani sorguda kullanılan
ölçütler sorgu tasarımı sırasında değil, sorgu çalıştırıldıktan sonra kullanıcı tarafından girilir.
Örneğin; Yukarıdaki seçim sorgusuna verilen örnekte sadece adı Nazan onların bilgilerine
ulaşılabiliyordu. Bu istem daha genel hale getirilmek istenebilir. Şöyle ki kullanıcı tabloda
bulunan istediği kişinin bilgilerine bu sorguyu kullanarak ulaşabilir. Bu şekilde yapılan sorguya
parametre sorgusu denir.
3. Hareket Sorguları - Diğer bir değişle eylem sorguları, seçim ve parametre sorgularından farklı
olarak tablo ve veriler üzerinde değişikliğe neden olurlar. Örneğin sorgu sonucunda var olan bir
tabloya kayıt ilavesi, istenilen kayıtların silinmesi veya tablo verilerinin güncelleştirilmesi
istenebilir. Seçim ve parametre sorgularında sonuçlar ekran üzerinde görüntülenir. Fakat hareket
sorgularında sorgunun sonucu görüntülenmez, sadece verilen işlem yerine getirilir.
Tablo ve verilerin üzerinde yaptıkları değişikliğe göre adlandırılan çeşitli sorgu tipleri
vardır:
Yeni Tablo Yaratma Sorgusu - Bu sorgu sonucunda tablodaki verilere dayalı
olarak elde edilen verileri içeren yeni bir tablo oluşturulur.
Kayıt GüncelleĢtirme Sorgusu - Bu sorgu sonucunda elde edilen kayıtların
değiştirilmesi ve diğer başka tablolardaki kayıtların güncelleştirilmesi sağlanır.
Kayıt Ekleme Sorgusu - Bu sorgu sonucunda belirlenen bir tabloya başka bir
tablodaki kayıtların eklenmesi sağlanır. Bu ekleme sırasında tablodaki verilerden
sadece belirli bir ölçüte uyan kayıtların eklenmesi de sağlanabilir.
Kayıt Silme Sorgusu - Sorguda verilen ölçütlere dayanarak tablo veya tablolardaki
kayıtların bir ölçüte dayalı olarak bir kısmının veya tümünün silinmesi sağlanabilir.
4. Çapraz Sorgu - Sorgu sonucunda, tablolardaki verilerden oluşan verilerin satır ve sütunlar
halinde yazıldığı yeni özet bir tablo yaratır. Bu sorguda verilerin değiştirilmesi mümkün
9
değildir. Tabloda karmaşık halde bulunan verilerin daha kolay anlaşılır hale getirilmesi için
sadece görünümüyle ilgili bir değişiklik yapılamasını sağlayan bir sorgu tipidir.
5. SQL Sorguları – SQL veri tabanı programlarını sorgulamak için geliştirilmiş bir programlama
dilidir. Kullanıcı yukarıda belirtilen sorgulardan herhangi birini tasarlayıp çalıştırdığında,
sorguda tanımlanan soruların Access tarafından otomatik olarak SQL programlama dilindeki
komut karşılığı üretilir. Buna göre veri tabanı programı verilen işlemi yerine getirir. Anacak
bazı soruların her sorgu tipiyle ifade edilemediği durumlar vardır. Bu durumda SQL
komutlarının kullanılması gerekir.
ĠġLEM ANLAMI
Gruplama: Hesaplama işlemlerinin hangi alana göre yapılacağını tanımlar.
Topla: İşlem olarak toplar. Alan içindeki sayısal değerleri toplar.
Ortalama: Alan içindeki sayısal değerlerin aritmetik değerlerini alır.
En az: Alan içindeki sayısal ve text değerlerden en küçüğünü alır.
En çok: Alan içindeki sayısal ve text değerlerden en büyüğünü alır.
Say: Alan içinde kaç kayıt olduğunu sayar boş kayıtları göz ardı eder. Bu işlem tüm veri tipleri için
geçerlidir.
St.Sapma: Alan içindeki sayısal değerlerin standart sapmasının hesaplanmasını sağlar.
DeğiĢken: Alan içindeki sayısal değerlerin varyansının hesaplanmasını sağlar.
Ġlk: Alanın ilk kayıttaki değerini bulur.
Son: Alanın son kayıttaki değerini bulur.
Deyim: Gruplandırılmış veriler için uygulanacak hesaplama işlemlerini yeni bir sütun altında
tanımlamayı sağlar.
KoĢul: Gruplandırılmış veriler için gizli bir alanda kıstas (ölçüt) tanımlamayı sağlar.
Örnekler:
= “Nazan” – Sadece ismi Nazan olanları görüntüler.
=”Fizik” Or “Kimya” - Fizik veya Kimya olanları görüntüler.
=#2/8/99# - Yazarsak sadece bu kayıtta olanları görüntüler.
=Between #1/5/98# And #1/5/99# - Tarih bilgisi 1/5/98 ile 1/5/99 arası tarihli kayıtları
görüntüler.
=In (“zayıf”;“iyi”) - Sadece notu iyi ve zayıf olan kayıtlar görüntülenir.
10
=Not ”Nazan” - Adı Nazan olmayan kayıtlar görüntülenir.
=Like “A*” - Baş harfi A olan tüm kayıtlar görüntülenir.
=Like “[A-K]*” - Baş harfi A-K arasında olan tüm kayıtlar görüntülenir.
=Like “*a-r*” - İçinde a ve r harflerinin bulunduğu tüm kayıtları gösterir.
=Right ([Alanadı], 2]= “qq” - Sadece son iki karakteri qq olanlar görüntülenir.
=Len([alanadı]) >4 - Karakter sayısı 4‟den büyük olanlar görüntülenir.
=Is Null - Boş olan kayıtlar görüntülenir.
= Is Not Null - Boş olmayan kayıtlar görüntülenir.
= Month ([alanadı)]=5 - Herhangi bir yılın Mayıs ayına ait kayıtlar görüntülenir.
= Year ([alanadı)] =1999 - 1999 yılına ait kayıtlar görüntülenir.
=Day([alanadı)]= 2 - Herhangi bir ayın Salı gününe ait kayıtlar görüntülenir.
ACCSESS’DE FONKSĠYONLAR
1. Alfa sayısal fonksiyonlar
Asc : Alfasayısal bilginin Ascii kodunu verir.
Chr : Sayısal bilgi karşılığı olan karakteri verir.
Str : Sayısal bilgiyi alfa sayısala değiştirir.
Val : Alfa sayısal bilgiyi sayısala çevirir.
Format : Verilen bilgiyi belirtilen format yapısına çevirir.
InStr : 2 alfa sayısal bilginin arasında 2.‟de tanımlanan duruma göre karşılaştırma yapar.
Left : Alfa sayısal bilginin sol tarafında belirtilen miktarda karakter alır.
Right : Alfa sayısal bilginin sağ tarafında belirtilen miktarda karakter alır.
Mid : Alfa sayısal bilginin belirtilen konumundan tanımlanan miktarda karakter alır.
Len : Alfa sayısal bilgi uzunluğunu hesaplar.
LTrim : Alfa sayısal bilginin sol tarafındaki boşlukları atar.
RTrim : Alfa sayısal bilginin sağ tarafındaki boşlukları alır.
Trim : Alfa sayısal bilginin sağ ve solundaki boşlukları alır.
LCase : Alfabetik bilgileri küçük harfe çevirir.
UCase : Alfabetik bilgileri büyük harfe çevirir.
2. KarĢılaĢtırma Fonksiyonu
IIF: Karşılaştırma işleminde iki şıktan birinin yapılmasını sağlar.
3. Tarih Fonksiyonları
Day : Verilen tarihteki gün rakamını saptar.
Weekday : Verilen tarihteki iş gününün rakamını saptar.
Month : Verilen tarihteki ay rakamını saptar.
Year : Verilen tarihteki yılı saptar.
Date : Sistem tarihini verir.
Now : Sistemin tarih ve saatini verir.
Time : Sistem saatini verir.
DateDiff : İki tarih arasındaki gün, ay, yıl farkını saptar.
Örnekler:
DateDiff (“d”, baĢ.tarihi, bit.tarihi) : iki tarih arası gün farkını verir.
DateDiff (“m”, baĢtarihi, bittarihi) : iki tarih arası ay farkını verir.
DateDiff (“yyyy”, baĢtarihi, bittarihi) : iki tarih arası yıl farkını verir.
DateDiff (“q”, baĢtarihi, bittarihi) : iki tarih arası dönem farkını verir.
DateDiff (“y” , baĢtarihi, bittarihi) : yıl içindeki gün farkını verir.
DateDiff (“w”,baĢtarihi, bittarihi) : iş günleri farkını verir.
DateDiff(“ww”,baĢtarihi, bittarihi) : iş hafta farkını verir.
DateDiff(“h”,baĢtarihi, bittarihi) : iş saat farkını verir.
DateDiff(“m”,baĢtarihi, bittarihi) : iş dakika farkını verir.
11
DateDiff(“s”,baĢtarihi, bittarihi) : iş saniye farkını verir.
DateAdd : Verilen bir tarihe gün, ay, yıl ekleyerek yada çıkararak yeni bir tarih elde edilir.
DatePart : Tanımlanan bir tarihi belirtilen süre koduna göre parçalayarak verir.
4. Sayısal Bilgilere DönüĢtürme Fonksiyonları
CCur : Sayısal bilgileri para birimi yapısına çevirir.
CDbl : Sayısal bilgileri çift duyarlıklı yapıya çevirir.
CInt : Sayısal bilgileri tamsayı yapısına çevirir.
CLng : Sayısal bilgileri uzun tamsayı yapısına çevirir.
CSng : Sayısal bilgileri tek duyarlıklı yapıya çevirir.
CStr : Sayısal bilgileri alfa sayısal yapıya çevirir.
CVal : Alfa sayısal bilgileri sayısal yapıya çevirir.
CVDate : Sayısal bilgileri tarih yapısına çevirir.
5. Matematiksel Fonksiyonlar
Abs : sayısal bilginin mutlak değerini verir
Atn : verilen tan açı değerini raydan değere çevirir.
Cos : kosinüsünü hesaplar.
Exp : sayısal değeri üssel değere çevirir.
Fix : ondalıklı sayının tam sayı kısmını verir.
Int : ondalıklı sayıyı tam sayıya yuvarlar.
Log : ondalıklı değerin e tabanına göre logaritmasını alır.
Rnd : rasgele sayı üretir.
Sgn : sayısal değerin işaretini verir.
Sin : sinüsünü hesaplar.
Tan : tanjantı hesaplar.
6. SQL Fonksiyonları
Avg: referans edilen alan bilgilerinin aritmetik ortalamasını alır.
Count: referans edilen alandaki sayısal bilgi adedini saptar.
First: referans edilen alandaki ilk kayıt bilgisini saptar.
Last: referans edilen alandaki son kayıt bilgisini saptar.
Max: referans edilen alandaki en büyük değeri saptar.
Min: referans edilen alandaki en küçük değeri saptar.
Sum: referans edilen alan bilgilerinin toplamını alır.
StDer: referans edilen alandaki değerlerin standart sapmasını alır.
StDerp: referans edilen alandaki verilerin statiksel standart sapmasını alır.
Var: referans edilen alandaki değerlerin varyansını alır.
Varp: referans edilen alandaki değerlerin statik varyansını alır.
7. Bilgi Kontrol Fonksiyonları
IsDate: tanımlanan alan bilgisinin tarih yapısına çevrilip çevrilemeyeceğini kontrol eder.
IsEmpty: tanımlanan alan bilgisinin boş olup olmadığını kontrol eder.
IsNull: bilgilerin okutulmasında son kayıttan sonraki boş alan durumunu kontrol eder.
IsNumeric: tanımlanan alan bilgisinin rakam olup olmadığını kontrol eder.
VarType: varyant değişken bilgisinin tipini kod olarak verir.
SQL KOMUTLARI
SQL komutları iki grup altında toplanabilir.
1. Veri tanımlama dili olan DDL dili.
2. Veri işleme dili olan DML dili.
Ek Komut ve ĠĢlevi:
From: Sorgulama işleminin hangi tablodan yapılacağını belirtir.
Where: Sorgulama işlemi için kullanılacak ölçütü tanımlamayı sağlar.
Group By: Tablodaki kayıtları belirtilen alana göre gruplar.
Having: Her bir grubun uyması gereken ölçütü tanımlar.
Constraint: İndeks tanımlanmasını ve diğer bir tablo ile ilişki kurulmasını sağlar.
Order By: Seçilen kayıtların sıralanmasını sağlar.
SORGULAMA ĠġLEMĠ
SQL Programlama dilinde bir tabloya soru sormak için kullanılan komut “Select”tir. Select
komutu ile tablodaki hangi alanlardan bilgi istenildiği belirtilir. Select komutunun yapısı aşağıdaki
gibidir.
Örnek:
SELECT Numara
FROM [ Öğrenci Bilgileri]
SELECT Alanlar
FROM Tablo1 INNER JOIN Tablo2 ON tablo1.alan1 karşılaştırma operatörü tablo 2.alan
INNER JOIN ifadesi birbiri ile ilişkili iki tablo arasında bu ilişkiyi sağlayan alana göre kayıtların
birleştirilmesini sağlar. Bu ilişkiyi sağlayan alanlar, ON komutundan sonra alan1 ve alan 2
kısmında ifade edilir. İki tabloyu birleştirme diğer bir deyişle eşleştirme işleminin nasıl olacağı
karşılaştırma operatörü ile sağlanır. Örneğin, “=” operatörünün kullanılması tablo 1‟deki alan
1‟deki her kayda karşılık tablo2‟de de bir kaydın bulunması gerektiğini sağlar. Bu şart
sağlandığında sorgu sonucu görüntülenecektir. Karşılaştırma operatörü olarak “=”, “<”, ”>”, “<=”,
“>=” ve “< >” kullanılır.
Örnek:
Öğrenci bilgileri tablosunda yer alan öğrencilerin çeşitli derslerine ait vize ve final notlarını
öğrenmek için aşağıdaki ifade yazılır.
Sorguda değişik tablolardan alanlar alınacağı için her alanın hangi tabloya ait olduğu
belirtilmelidir. Bunun için [ ] içinde yazılan tablo adından sonra “.” işareti konur ve ardından alan
adı yazılır. Programda kullanılan INNER JOIN ifadesi ile öğrenci bilgileri tablosunun numara alanı
ve notlar tablosunun öğrenci no alanı arasında bir ilişki olduğu tanımlanır. Sorgunun çalıştırılması
ile öğrenci bilgileri tablosunun numara alanındaki her kaydın notlar tablosundaki karşılığı aranır ve
bulunursa sorgu sonucunda görüntülenir.
Sorguda Sıralama
Sorgu sonucunda istenilen verilerin belirli bir alana göre sıralı olarak görüntülenmesi
istenebilir. Bunun için ORDER BY komutu kullanılır.
Örnek:
1. SELECT Numara, İsim, Bölüm
FROM [Öğrenci Bilgileri]
ORDER BY isim
2. ORDER BY Ders
3. ORDER BY Ders, No
Örnek:
14
SELECT DISTINCT [ Personel adı]
FROM [Personel Bayileri]
Kayıt GüncelleĢtirme
Sorgu sonucunda görüntülenen veriler üzerinde değişiklik yapılması ve bu değişikliklerin
veri tabanına kayıt edilmesi için UPDATE komutu kullanılır. Bu komutun dizilimi şu şekildedir.
UPDATE tabloadı
SET yeni değer
WHERE ölçüt
Örnek:
UPDATE [ Notlar]
SET Vize=Vize +10
WHERE Ders=”Fizik” AND Vize <=90
Kayıt Silme
Bir yada birden fazla tabloda bulunan kayıt silmek için DELETE komutu kullanılır. Bu
komutun dizilimi şu şekildedir:
Örnek:
DELETE *
FROM [Öğrenci Bilgileri]
WHERE İsim=”Fatma” AND Numara= 75
Kayıt Ekleme
Bir tablodan seçilen kayıtların başka bir tabloya eklenmesi amacıyla INSERT INTO deyimi
kullanılır.
Örnek:
INSERT INTO [öğrenci bilgileri]
SELECT isim, numara
FROM Tablo 2;
Kullanıcının bir tablodaki kayıtları değil de kendi istediği alanlara veri eklemek için aşağıdaki
tanımlama kullanılır.
Örnek:
SELECT[Notlar] INTO Yeni -Tablo
FROM [Notlar]
WHERE Ders =”Bilgisayar” AND Vize >=50
Örneğin; notlar tablosundan isim alanına göre parametrik sorgu yaratmak için aşağıdaki ifade
kullanılabilir.
TRANSFORM değer
SELECT ifadeleri
PIVOT satır başlığı
Örnek: Notlar tablosunda yer alan bilgilere göre çapraz sorgu oluşturmak için aşağıdaki ifade
yazılır:
IN Komutu: Sadece belirtilen alan için ( ) içinde yazılan değerleri içeren kayıtları görüntülemek
için kullanılır.
SELECT *
FROM notlar
WHERE Ders IN (“Matematik; Fizik”)
TOP n Komutu: Tablonun baş tarafından n ile belirtilen miktarda kaydın okunmasını sağlayan
parametredir.
AS Komutu: Kayıt yapısındaki sütun başlıkları yerine verilecek takma sütun başlıkları tanımlanır.
Örnek:
SELECT Count(*) AS Toplam Hasta, Int(Avg(Yaşı)) AS Yaş ortalaması,
Max(Yaşı) AS En Büyük Yaş, Min(Yaşı) AS En Küçük Yaş
FROM Hastalar
UYGULAMALAR
a) Personel numarası 160 ve 190 olan kayıtlara ait bilgileri görüntülemek için aşağıdaki ifade
yazılır:
SELECT*
FROM [Personel Bilgileri]
WHERE [Personel No] IN (160,190)
b) Personel kayıtları içerisinde adı Ali olanların personel no‟ları ve çalıştıkları bölüm bilgilerine
ulaşmak için bu ifade yazılır:
c) Her bir bölümde çalışan personele verilecek maaşların toplamını bulmak için aşağıdaki ifade
yazılır:
SORGU SĠHĠRBAZLARI
1. Basit Sorgu Sihirbazı: Basit seçme sorguları tasarlamak için kullanılır.
2. Çapraz Sorgu Sihirbazı: Çapraz sorgu oluşturmak için kullanılır. Sonuçları satır ve sütunlar
halinde kesiştirilip gruplanmasını ve özetlenmesini sağlar.
Örneğin: Hangi üründen hangi müşterinin 2000 yılında kaç liralık sipariş verdiğini görebiliriz.
17
3. Yinelemeleri Bul Sorgu Sihirbazı: Bazı tabloların belirli bir alanındaki verilerin
tekrarlanmasından kaynaklanan yinelemeler olabilir. Bu türden kayıtların ayıklanarak
görüntülenmesi için bu sihirbaz kullanılır.
4. EĢleĢmeyenleri Bul Sorgu Sihirbazı: Bu sihirbaz birbiriyle ilişkili iki tabloda ilk tabloda olup
ikinci tabloda olmayan kayıtları bulmak için kullanılır. Örneğin hiç sipariş vermeyen müşterilerin
isimlerini öğrenmek için bu sihirbaz kullanılabilir.
FORMLAR
Access ortamında kullanıcı ile uygulama arasındaki iletişimi kurmak, veri alışverişini
sağlamak amacıyla formlar kullanılır. Formlarla kullanıcıya gerek görünüm açısından gerekse
kullanım kolaylığı açısından daha verimli bir bilgi iletişim ortamı sayesinde veri tabanına yeni
kayıtlar girilebilir. Var olan kayıtlar görüntülenebilir, değiştirilebilir, silinebilir, sorgulanabilir veya
kağıda dökülebilir. Tüm bunların dışında veri tabanının kullanıcıya sağladığı daha pek çok işlem bu
arabirim aracılıyla yapılabilir. Formlar ile gerçekleştirilecek işlemler; kontrol elemanı, verilerin,
nesnelerin form üzerine yerleştirilmesi, bu elemanların özelliklerinin tanımlanması ve bazı
eylemleri yerine getirecek şekilde ayarlanmasıyla sağlanır.
FORM PENCERELERĠ
1. Form Sihirbazı: Access programının kullanıcılarına verdiği en seri otomatik form düzenleme
olayıdır. Eğer zamanımız çok kısıtlı ise ve işleme alınacak tablo bilgileri tek sayfalık ise bu yöntem
kullanılır.
2. Otomatik Form (Sütunlu): Form yapısında tablo elamanlarının tek bir sütun altında alt alta
yerleştirilmiş şeklidir.
3. Otomatik Form (Sekmeli): Form yapısında tablo kayıt elamanlarının satır satır yerleştirilmiş
şeklidir.
4. Otomatik Form (Veri Sayfası): Form üzerinde tablo kayıt elemanlarının veri sayfası görünümü
yapısına verilen şeklidir.
Biçim Özellikleri
a. Resim Yazısı (BaĢlık): Form penceresinin başlığında görüntülenmek istenen metindir.
18
b. Varsayılan Görünüm:
Tek Form - Form üzerinde tek bir kayıt gösterilir.
Sürekli Form - Birden fazla kayıt alt alta sıralanır. Üst bilgi/alt bilgi hariç sadece ayrıntı
bölümü tekrar edilir. Bu özellik sayesinde birden fazla kayıt tek pencerede görüntülenebilir.
Veri Sayfası - Formu veri sayfası görünümünde açar.
c. Ġzin Verilen Görünümler: Form sayfası ya form ya da veri sayfası görünümünde
görüntülenebilir. Hangisi isteniyorsa bu satırda açılan menüden seçilir.
d. Kaydırma Çubukları: Formun yanına hareket çubuklarının eklenip eklenmeyeceği ile ilgilidir.
e. Resim: Formun zemininde kullanılacak resmi belirtir.
f. GeniĢlik: Formun eninin kaç cm olacağı belirlenir.
Olay Özellikleri
Olay, bir nesne üzerinde herhangi bir işlem gerçekleştirildiğinde ortaya çıkar. Örneğin; bir
tablonun açılması, bir komut düğmesine basılması bir olaydır. Kullanıcı nesne ile ilgili olayları
çeşitli yollar ile tanımlayarak programın akışını yönlendirir.
a. Geçerli Olduğunda: Yeni bir kayda geçildiğinde meydana gelir.
b. Ekleme Öncesinde: Yeni bir kayıt eklenmeden önce meydana gelir.
c. Ekleme Sonrasında: Yeni bir kayıt eklendikten sonra meydana gelir.
d. Açıldığında: Form açıldığında meydana gelir.
e. Yüklendiğinde: Form açılıp kayıt görüntülendikten sonra meydana gelir.
f. Kaldırıldığında: Form kaldırıldığında meydana gelir.
g. Kapandığında: Form kapandığında meydana gelir.
h. EtkinleĢtiğinde: Form aktif olduktan sonra meydana gelir.
i. Odaklanıldığında: Form yada form üzerindeki bir nesneye odaklanıldığında meydana gelir.
j. Hata durumunda: Bir hata çıktığında meydana gelir.
Bir olay seçildiğinde olaya bağlı hangi eylemin gerçekleştirileceğinin tanımlanması gereklidir.
Microsoft Access‟de olayları tanımlamak için 3 yol kullanılabilir:
Deyim oluĢturucusu
Macro oluĢturucusu
Kod oluĢturucusu
Diğer Sekmesi :
Kısayol Menü Çubuğu: Bu özellik örneğin metin kutusu üzerindeyken farenin sağ tuşuna
basıldığında ortaya çıkan kısayol menüsünü görüntülemek için kullanılır.
ALT FORM
Birden fazla tablo form veya rapor ile ilgili verileri ana form üzerinde görüntülemek
amacıyla görüntülenir. Örneğin ana tablonun kayıtlarına bağlı başka bir tablodaki kayıtları da aynı
form üzerinde görüntülemek istiyorsak bu amaçla alt formlar kullanılır.
RAPORLAR
Raporlar, veri tabanındaki bilgilerin basılı olarak elde edilebilecek şekilde özel olarak
tasarlanan formlardır. Raporlama işleminde veri tabanında istenilen sonuç da kağıt üzerine belirli
19
bir düzen ile aktarılır. Raporlar doğru veri tabanı kullanımının göstergeleridir. Çünkü raporlardaki
herhangi bir bilgi tutarsızlığı veri bir hata olduğunu gösterir.
RAPORUN BÖLÜMLERĠ
a. Sayfa Üstbilgisi: Raporun her sayfasında bulunması istenen bilgiler bu bölümde yer alır.
b. Ayrıntı: Raporun ana bölümüdür. Asıl yazdırılmak istenen bilgiler burada yer alır. Diğer
bölümlerin hiç birisi görüntülenmese bile ayrıntı bölümü mutlaka raporda görüntülenir.
c. Sayfa Altbilgisi: Sayfaya özgü bilgiler burada yer alır. Sayfa sayısı, sayfa toplamı gibi her
sayfanın sonuna yazdırılmak istenen bilgiler buraya yerleştirilir. Raporun bu temel bölümleri
dışında çeşitli görevleri bulunan diğer bölümleri ise şunlardır:
d. Rapor Üstbilgisi: Raporun en başında bulunan kısımdır. Bu bölüme yazılan bilgiler sadece bir
kere raporun en başında bulunur.
e. Rapor Üstbilgisi: Tüm rapora ait bilgileri içerir. Örneğin rapordaki toplam kayıt sayısı,
toplamları, raporun sayfa sayısı gibi bilgiler bu bölüme yazılır.
f. Grup Üstbilgisi: Raporda görüntülenecek kayıtlar arasında bir gruplama yapılacaksa kullanılır.
Bu kısım gruplara ait ortak başlık ve bilgileri içerebilir. Örneğin öğrenci adına göre gruplama
yapılıyorsa grup başlığı Öğrenci adı olabilir.
g. Grup Üstbilgisi: Gruplara ait bilgiler bu bölümde yer alır. Grup olarak bir araya getirilen
bilgilerin altında görüntülenir.
RAPOR GÖRÜNÜMLERĠ
Bir rapor 3 farklı şekilde görüntülenebilir:
a. Tasarım Görünümü: Bu görünümde rapor üzerinde istenilen değişiklikler yapılabilir.
b. Baskı Önizleme: Raporun yazıcıda nasıl basılacağı aynen ekran üzerinde gösterilir.
c. YerleĢim Önizleme: Rapor sayfa sayfa incelenebilir. Raporun sayfa üzerinde yerleşimini
göstermek üzere kopya veriler kullanılır ve sorgu ölçütlerine görünümde yer verilmez.
SIRALAMA VE GRUPLAMA
Alan Deyim Sütunu: Bilgileri gruplanacak alan tanımı seçilir.
Sıralama Düzeni Sütunu: Bu sütuna gruplanan bilgiler için sıralama şekli verilir. Azalan veya
artan iletişim kutusunun alt bölümünde grupla ile ilgili özellik tanımları yapılır. Her grup bilgisini
ayrı bir satır halinde yazdırmak için Grup üst bilgisi ”evet” seçilir. Program, bu seçime göre
raporlama penceresi ayrıntı alanı üstünde yeni bir alan açar. Grup alan tanımı alan başlığı olarak
verilir. Gruplanan bilgilerde her grup sonunda toplam gibi aritmetik işlem yapılacaksa grup alt
bilgisi satırında “evet” seçilir. Grupla satır listesinden grup alt bilgisi alanındaki grup bilgilerinin
nasıl yazdırılacağı seçeneği seçilir. Grup sıklığı satırına gruplanan bilgilerin hangi değere göre
yapılacağı tanımlanır. Birlikte tut satır listesinden grup bilgilerinin aynı sayfada bir arada tutulması
veya parçalanabileceği seçilerek belirtilir.
Grupla ĠĢlemi
Her bir değer - Gruplanan tarihin aynen verilmesini sağlar.
Yıl - Gruplanan tarihin sadece yıl rakamlarını verdirir.
Çeyrek - Gruplanan tarihi dönem rakamlarıyla verdirir.
Ay - Gruplanan tarihin sadece ay rakamlarını verdirir.
Hafta - Gruplanan tarihin kaçıncı hafta olduğunun rakamlarını verdirir.
Gün - Gruplanan tarihin sadece gün rakamlarını verdirir.
Saat - Gruplanan tarihin sadece saat rakamlarını verdirir.
Dakika - Gruplanan tarihin sadece dakika rakamlarını verdirir.
Grupla ĠĢlemi
Her bir değer - Grup değerlerinin aynen verilmesini sağlar.
Sıklık - Grup değerlerinin belirtilecek aralıklarla doldurulmasını sağlar.
ETĠKET BASIMI
Bazı durumlarda veri tabanı tablo bilgileri müşteriler, satıcılar gibi firmanın ilişkili olduğu
kişilerle ilgili adresleri içerir. Bu çeşit bilgilerin dosyalanmasının nedeni gerektiğinde ilgililere
yazılacak mektup zarflarına yapıştırılacak etiketlerin basılması içindir. Adres bilgileri etiketlere
belirtilecek düzende ve yazı tipine göre yazdırılır. Bu işlemde önemli olan kullanılacak etiketlerin
modelinin bilinmesidir. Etiket form paketi üzerinde marka ve modeli yazılı olduğundan bu
bilgilerin programa tanıtılması yeterlidir. Ülkemizde genellikle Avery L7.162 kullanılır.
MAKROLAR
Macro, MS-Access ortamında el ile gerçekleştirilen işlem adımlarını tek bir isim altında
toplayıp saklayarak bu isim ile çalıştırılıp işlem adımlarının bir kerede gerçekleştirilmesini sağlar.
Makrolar ile bir olayın ortaya çıkması durumunda yapılacak eylemler tanımlanabilir. Örneğin bilgi
girişi için bir çok form arasında dolaşmak gerekebilir. Bu oldukça vakit alan bir işlemdir. Ama tek
bir form üzerine bir komut düğmesi konularak bu düğmeye basıldığında diğer formun açılması
sağlanabilir. Bunun dışında kullanıcıya ait özel menü çubuklarının oluşturulması, klavye tuşlarının
bazı eylemlere atanması gibi işlemler makrolar yardımıyla Visual Basic komutlarına baş vurmadan
yapılabilir.
Eylem sütunu: Makro adımlarının her birinin belirlediği sütunlar. Bu sütunda çeşitli makro
eylemleri yer almaktadır. Bu eylemler ve işlemleri aşağıda kısaca işlenmiştir.
Kayıt bul: Bir form veya veri sayfasında bilgi aramak için kullanılır.
Sonrakini bul: Sonrakini bulmaya yarar.
Denetime git - Üzerinde odaklanacak alan veya denetimi etkin hale getirir
Sayfaya git: Sayfalara bölünmüş bir formda istenilen sayfaya gitmek için kullanılır.
Menü öğesi al: Herhangi bir Access menüsündeki herhangi bir seçeneği gerçekleştirir. Örneğin
bir form açıkken geçerli olan menüden düzen altında geri al seçeneğinin açılması sağlanabilir.
Nesne Kopyala: bir veri tabanı nesnesini başka bir veri tabanına yada aynı veri tabanı içinde
başka bir isimle kopyalamaya yarar.
21
Yazdır: O sırada etkin olan veri tabanı nesnesinin yazıcı çıktısını almak için kullanılır. İstenirse
nesnenin bir kısmı yada tamamı bastırılabilir.
Nesne Seç: Bir veri tabanı nesnesini seçili hale getirir. Böylece seçilen nesne üzerinde bir eylem
gerçekleştirilebilir.
Değer Belirle: Bir form yada rapor üzerindeki bir denetim alana yada bir özelliğe bir değer
atanabilmesini sağlar.
Tüm Kayıtları Göster: Bir süzgeç uygulanarak sınırlandırılmış olan kayıtların tümünün tekrar
gösterilmesini sağlar. Özetle süzgeci kaldırmak için kullanılır.
Kum Saati: Bir makro çalışırken windows‟un imlecini kum saati haline getirir.
İletim Kutusu: uyarı veya bilgi amaçlı mesajın görüntülenmesini sağlar.
Bip: Bip sesi çıkartır.
Çıktı: Belirtilen veri tabanı nesnesini belirtilen dosya formatında saklar.
Nesne Gönder: Bir veri tabanı nesnesini bir e posta yazılımına göndermeye yarar.
Veri Tabanı Aktar: Veri tabanları arasında bilgi alış verişi yapmakta kullanılır.
Elektronik Tablo Aktar: Bir veri tabanı ile bir hesap tablosu arasında bilgi alış verişi
yapmakta kullanılır.
Metin Aktar: Bir veri tabanı ile bir metin dosyası arasında bilgi alış verişi yapmakta kullanılır.
Makro Durdur: Sadece ekranda çalışmakta olan makroyu durmak için kullanılır.
Araç Çubuğu Göster: Kullanıcı tarafından yaratılan araç çubuklarının görüntülenmesini yada
görüntülenmemesini sağlar.
ÇıkıĢ: Microsoft Access‟in kapatılmasını sağlar.
MODÜLLER
Access ortamında oluşturulan bağımsız program kodlarıdır. Bu kodlar VB programlama dili
ile oluşturulur. Bu program parçaları diğer veri tabanı nesnelerinden bağımsız olarak oluşturulabilir.
Fakat doğrudan çalıştırılamazlar. Form ve raporların yetersiz kaldığı durumlarda bu nesneler
üzerinde modüller kullanılabilir.
MODÜL ÇEġĠTLERĠ
VB‟de kullanılan 3 tür modül vardır:
1. Genel Modüller: veri tabanının her nesnesinde ve her aşamasında kullanılabilecek program
parçalarını içerebilir.
2. Form Modülleri: sadece belli bir forma bağlı olarak çalışan program parçalarını içerir.
3. Rapor Modülleri: sadece belirli bir rapora bağlı olarak çalışan genel amaçlı olmayan program
parçalarını içerir.
Örnek:
Private function günler( )
Dim gün
Gün= Array(“Pazar”, “Pazartesi”, “Salı”, “Çarşamba”, “Cuma”, “Cumartesi”)
Msqbox “Bugün” & gün(Weekday (Date ( )))
End Function
DLookup Foksiyonu
Kullanımı:
1. Sayısal veriler için: DLookup(“alan adı”,”tablo adı”, “kriter=n” )
2. Alfa sayısal veriler için: DLookup(“alan adı”,”tablo adı”, “kriter=string” )
3. Tarih türünde veriler için: DLookup(“alan adı”,”tablo adı”, “kriter=#tarih#”)
Örnek:
Form üzerindeki bir nesneyi kullanmak.
22
Dlookup (“alan adı”,”tablo adı”, “kriter=” & Forms!formadı!kontroladı)
DoCmd Komutu
Modül yazılımlarında çalıştırılacak veri tabanı uygulamasının tanıtıldığı nesne komutudur. Do
Command kelimelerinden (komut işle) türetilmiştir.
Kullanımı:
DoCmd.uygulanacak yöntem [arguman1, arguman2,…]
On Error Goto Paragraf: Procedure yazılımlarında satır satır tanımlanan işlem akışında bir hata
olması durumunda procedure‟nin nasıl bir tavır alacağını belirten paragrafa geçmesini sağlayan
bir deyimdir. Deyim tanımı birbirinden 3 farklı şekilde verilebilir:
ġĠFRE KULLANMAK
Veri tabanının açılışına bir şifre konularak veri tabanı koruma altına alınabilir. Bu
uygulanması en kolay yöntemdir.