1

2.2 Di peringkat KKM pula, antaranya:

2.2.1 Surat edaran Timbalan Ketua Setiausaha (Kewangan),

Kementerian Kesihatan Malaysia bil. (44) dlm. KKM – 172/400-1/0/41
bertarikh 10 Ogos 2009 (Pengurusan Kewangan Secara Berhemah);
dan

2.2.2 Garis Panduan Perbelanjaan Secara Berhemah Kementerian

Kesihatan Malaysia bertarikh 9 April 2010 telah diedarkan bagi
menjelaskan langkah-langkah yang perlu diambil oleh Ketua Program,
Pengarah Kesihatan Negeri/Institusi, Ketua Bahagian, Ketua Pusat
Tanggungjawab (PTJ) dan semua penjawat awam di Kementerian
Kesihatan Malaysia (KKM) dalam usaha mengawal dan mengurus
kewangan secara berdisiplin dan berhemah.

2.3 Kesemua Pekeliling Perbendaharaan dan Surat Arahan

Perbendaharaan termasuk Garis Panduan di atas dikeluarkan bertujuan
untuk:

2.3.1 menegaskan pentingnya mengimbangi perbelanjaan mengurus

dengan mengagihkan peruntukan mengikut keutamaan serta
mengawal secara ketat semua cadangan perbelanjaan berikutan
ketidaktentuan keadaan ekonomi global dan kesan kepada ekonomi
Negara. Penguncupan ekonomi Negara dijangka akan memberi
kesan terhadap kedudukan kewangan kerajaan terutama dari segi
pungutan hasil Kerajaan;

2.3.2 memastikan supaya perbelanjaan Kementerian tidak melebihi

peruntukan yang telah diluluskan kerana permohonan untuk
peruntukan tambahan tidak akan dipertimbangkan. Kementerian
disarankan supaya menyusun semula keutamaan perbelanjaan
masing-masing bagi memperoleh penjimatan untuk menampung
keperluan, jika ada;

2.3.3 mengingatkan bahawa perbelanjaan perlulah mematuhi semua

peraturan yang ditetapkan, tidak melebihi peruntukan sedia ada, tiada
penambahan peruntukan, pengawalan perbelanjaan dan
pengurangan pembaziran; dan

2.3.4 menegaskan semula bahawa langkah-langkah penjimatan dan

pengurangan perbelanjaan awam tersebut adalah masih berkuat
kuasa dan perlu dipatuhi sepenuhnya.

3. LANGKAH-LANGKAH PERBELANJAAN SECARA BERHEMAH

3.1 Penganjuran Majlis
3.1.1 Sebarang penganjuran majlis tidak dibenarkan kecuali majlis-
majlis yang perlu dilaksanakan atas arahan atau diputuskan oleh Y.B.
Menteri Kesihatan, Ketua Setiausaha dan Ketua Pengarah Kesihatan.

3.1.2 Jika penganjuran majlis dibenarkan:

(a) Majlis-majlis tersebut perlu digabungkan dalam satu

2
 penganjuran (dua atau lebih majlis sekali gus);

(b) Bilangan tetamu jemputan hendaklah dihadkan hanya

kepada yang benar-benar perlu dan digalakkan jemputan
terdiri daripada yang berada di kawasan berhampiran
majlis berkenaan;

(c) Tempat majlis hendaklah seboleh-bolehnya diadakan di

premis KKM atau premis kerajaan;

(d) Hiasan tempat majlis perlu mengunakan sumber sedia

ada tanpa melibatkan perbelanjaan tambahan;

(e) Buku atur cara hendaklah disediakan secara fotostat

kecuali VVIP/VIP boleh dicetak secara in-house;

(f) Penggunaan juruacara/pengacara dan pimpinan bacaan

doa, jika perlu menggunakan khidmat warga KKM sendiri;

(g) Jamuan makan atau refreshment hendaklah secara

sederhana dan tidak berlebihan;

(h) Cenderahati kepada VVIP/VIP yang merasmikan majlis

dibenarkan dalam bentuk keluaran tempatan yang
mengenalkan negara seperti pewter, keris, ukiran
perak/kayu, plak, buku, batik sutera dan seumpamanya
dengan syarat mempunyai peruntukan yang mencukupi
serta mematuhi kadar dan syarat peraturan kewangan
yang ditetapkan;

(i) Majlis yang diadakan hendaklah dalam tempoh masa

yang munasabah; dan

(j) Majlis-majlis yang diadakan tidak dibenarkan membuat

perkara-perkara seperti berikut:

 Membuat gimik pelancaran yang berlebihan

memadai yang ringkas dan mudah misalnya,
memukul gong, menandatangani plak atau
menggunting reben;

 Memberi door gift ;

 Menggunaan perkhidmatan event manager; dan

 Membuat persembahan video dengan penglibatan

kos produksi yang tinggi dan sekiranya perlu boleh
dibuat secara in-house.

3.2 Penganjuran Mesyuarat

3.2.1 Mengurangkan bilangan mesyuarat yang tidak diwajibkan iaitu

mesyuarat yang tidak ditetapkan oleh Agensi Pusat/Kerajaan atau
pengurusan atasan KKM. Hanya mesyuarat berjadual dan

3
 mempunyai agenda yang tetap boleh diadakan.

3.2.2 Menggabungkan beberapa mesyuarat pada satu masa.

3.2.3 Mesyuarat hendaklah diadakan di pejabat sahaja kecuali

tempat di pejabat tidak dapat menampung bilangan yang ramai,
mesyuarat boleh diadakan di premis KKM yang lain atau premis
kerajaan yang berdekatan.

3.2.4 Makanan/minuman yang disediakan ialah dua jenis kuih atau

buah dan minuman panas/air mineral. Pesanan makanan/minuman
hanya dibenarkan mengikut bilangan ahli yang dijemput dan disahkan
hadir.

3.2.5 Mesyuarat perlu dihadiri oleh seorang pegawai yang terlibat

secara langsung dengan perkara yang dibincangkan. Jika benar-
benar perlu, tambahan kehadiran pegawai hanya dibenarkan seorang
sahaja.

3.2.6 Pengesahan kehadiran mesyuarat, surat panggilan mesyuarat

dan minit mesyuarat hendaklah diedar melalui e-mel. Surat/minit asal
bagi maksud di atas tidak perlu dihantar.

3.3 Program Bercorak Latihan

3.3.1 Semua program bercorak latihan perlu dibiayai melalui

peruntukan Latihan Dalam Perkhidmatan di bawah Belanja
Pembangunan (termasuk tuntutan perjalanan).

3.3.2 Mengenalpasti dan melaksanakan program latihan yang

strategik dan penting sahaja. Program latihan boleh dijalankan melalui
pendekatan secara blended approch dan dipelbagaikan seperti
Program Mentor-Mentee, Coaching (TOT), Book Review dan Sesi
Perkongsian Ilmu.

3.3.3 Menghadkan bilangan urus setia kepada maksimum dua orang

atau mengambil urus setia dari tempat di mana program latihan
tersebut diadakan.

3.3.4 Mengaturkan program bercorak latihan yang tidak melibatkan

penginapan (bermalam).

3.3.5 Program bercorak latihan hendaklah diadakan di premis KKM

atau premis kerajaan sahaja.

3.3.6 Bagi penganjuran program bercorak latihan, pembekalan

pensil, pen, beg, tanda nama dan buku catatan tidak dibenarkan
kecuali nota/bahan kursus/hand-out memadai diletakkan di dalam
folder kertas sahaja. Peserta hendaklah diminta supaya membawa
beg, alat tulis, tanda nama dan buku nota sendiri semasa menghadiri
kursus.

3.3.7 Pelaksanaan kursus di bawah Belanja Mengurus hendaklah

dihentikan kecuali kursus-kurus yang diwajibkan oleh perkhidmatan.

4
3.4 Bertugas Rasmi Luar Negara

3.4.1 Permohonan bertugas luar negara yang menggunakan

peruntukan One-Off hendaklah mendapat sokongan Ketua
Perkhidmatan dan diluluskan oleh Pengawai Pengawal.

3.5 Bayaran Bil Utiliti (Elektrik dan Air)

3.5.1 Bayaran bil elektrik dan air hendaklah dikurangkan dengan

mengambil langkah-langkah seperti berikut:

(a) Semua lampu/kipas atau peralatan lain dipadam apabila

tidak diperlukan atau bercadang berada di luar bilik dalam
tempoh yang lama;

(b) Komputer di meja masing-masing ditutup sebelum balik;

(c) Tutup pili air apabila sedang menyabun

tangan/muka/pinggan mangkuk dan seumpamanya;

(d) Pili air ditutup selepas digunakan;

(e) Laporkan sebarang kerosakan/kebocoran paip air dengan

segera dan mengambil tindakan pembaikan dengan
segera;

(f) Penjawat awam digalakkan menggunakan tangga dan

jumlah lif yang beroperasi semasa non peak hours
hendaklah dikurangkan;

(g) PTJ digalakkan supaya menukar tarif elektrik kepada tarif

yang lebih menjimatkan; dan

(h) Ketua PTJ diwajibkan memantau dan mengawal

perbelanjaan utiliti dengan rapi bagi mengelakkan
pembaziran.

3.6 Bayaran Bil Telefon (Termasuk Alat Komunikasi Lain)

3.6.1 Bayaran bil telefon termasuk alat komunikasi lain boleh

dikurangkan dengan menghadkan penggunaan telefon bagi tujuan
rasmi sahaja.

3.6.2 Bagi pegawai yang diluluskan pemilikan telefon bimbit

hendaklah memilih jenis/pakej yang terendah mengikut penggunaan.

3.6.3 Tidak dibenarkan menambah talian telefon/faksimili bagi

pejabat sedia ada.

3.7 Penggunaan Kenderaan Pejabat dan Kenderaan Persendirian

Untuk Bertugas Rasmi dan Berkursus

3.7.1 Penggunaan kenderaan pejabat hanya bagi tujuan tugas rasmi

sahaja.

5
 3.7.2 Bagi tujuan tugas rasmi dan berkursus di luar pejabat yang
melibatkan lebih daripada seorang pegawai di tempat yang sama,
carpool kenderaan pejabat atau kenderaan persendirian milik pegawai
adalah digalakkan.

3.7.3 Mengkhususkan kenderaan jabatan bagi sesuatu jawatan

adalah tidak dibenarkan.

3.7.4 Penggunaan kenderaan jabatan yang melibatkan penggunaan

dua orang pemandu tidak dibenarkan kecuali melibatkan penggunaan
bas bagi jarak perjalanan yang jauh.

3.8 Penggunaan Petrol, Touch&Go dan Penyelenggaraan Kenderaan

Jabatan

3.8.1 Penggunaan petrol dan Touch&Go hendaklah dikawal.

3.8.2 Pengurus kenderaan (fleet manager) bertanggungjawab

memastikan kenderaan diselenggara dengan baik dan disimpan di
pejabat. Penyelenggaraan secara berkala adalah bagi mengelakkan
kos pembaikan yang tinggi di samping memanjangkan tempoh hayat
kenderaan.

3.9 Penggunaan Peralatan/Bekalan Pejabat (Alat Tulis) dan Surat

Khabar

3.9.1 Perkongsian peralatan pejabat seperti mesin fotostat, mesin

faksimili atau pencetak adalah diwajibkan bagi mengoptimumkan
penggunaan peralatan tersebut dan dapat mengurangkan bayaran
sewaan alat.

3.9.2 Pesanan stok bekalan pejabat seperti pen, pensil, kulit fail dan
sebagainya hendaklah dibuat dalam kuantiti yang munasabah dan
mencukupi pada satu-satu masa dan tidak menyimpan stok yang
banyak bagi mengelakkan pembaziran, masalah tempat simpanan
dan kerosakan.

3.9.3 Penggunaan alat tulis dan sebagainya hendaklah secara

berhemah.

3.9.4 Langganan surat khabar hendaklah dikurangkan dan dihadkan.

3.9.5 Bagi menjimatkan penggunaan sampul kecil dan kertas, fail

induk perlulah digunakan untuk mengemukakan sesuatu cadangan
atau perakuan kepada pihak pengurusan atasan.

3.10 Penggunaan Kertas

3.10.1 Penggunaan kertas boleh dikurangkan (reduce) dengan

mengambil langkah-langkah seperti berikut:

(a) Gunakan kertas terpakai (reuse) untuk menyediakan draf

surat/kertas kerja;

6
 (b) Gunakan kedua-dua belah muka surat bagi
memaksimumkan penggunaan kertas; dan

(c) Gunakan e-mel dan portal Kementerian untuk

mengedarkan laporan/surat panggilan/minit mesyuarat/
Pekeliling/Surat Pekeliling. Surat/laporan/minit mesyuarat/
Pekeliling/Surat Pekeliling asal bagi maksud di atas tidak
perlu dihantar.

3.11 Percetakan Laporan

3.11.1 Cetak laporan dalam kuantiti yang diperlukan sahaja.

Selebihnya disediakan dalam bentuk CD.

3.11.2 Upload laporan di portal jabatan masing-masing. Pihak yang

berminat boleh download sendiri.

3.12 Sewaan Bangunan dan Perpindahan Pejabat Termasuk

Pengubahsuaian Pejabat Serta Perkongsian Ruang Pejabat

3.12.1 Penyewaan bangunan, perpindahan ke pejabat baru dan

pengubahsuaian pejabat tidak dibenarkan kecuali dengan kelulusan
khas Pegawai Pengawal.

3.12.2 Pembelian perabot/peralatan tidak dibenarkan kecuali bagi

pegawai yang mengisi jawatan baru.

3.12.3 Penggunaan ruang pejabat hendaklah dikongsi, bukan sahaja

melibatkan Unit/Cawangan/Bahagian/Jabatan yang sama tetapi juga
melibatkan Unit/Cawangan/Bahagian/Jabatan yang berlainan
sekiranya terdapat ruang yang berlebihan dan tidak diperlukan.

3.13 Pelantikan Secara Kontrak/Sambilan

3.13.1 Pelantikan secara kontrak bagi mengisi jawatan kosong

hendaklah ditanggungkan di bawah Objek Am 10000.

3.13.2 Pelantikan secara kontrak/sambilan hanya untuk perkhidmatan

yang kritikal/kecemasan sahaja dengan kelulusan daripada pihak
berkuasa berkenaan tertakluk kepada kekosongan jawatan yang
diluluskan.

3.13.3 Ketua Jabatan hendaklah memantau prestasi pegawai kontrak

dan menamatkan perkhidmatan mereka mengikut syarat kontrak jika
didapati tidak memberi perkhidmatan yang memuaskan.

3.13.4 Kontrak pegawai/pekerja sambilan sedia ada dan pengambilan

pegawai/pekerja sambilan baru, hanya boleh diperbaharui dan
dibenarkan bagi tugas, tempoh tertentu dan benar-benar perlu sahaja,
tertakluk kepada peruntukan sedia ada mencukupi dan jawatan telah
diwujudkan.

7
3.14 Penyusunan Semula Organisasi

3.14.1 Penyusunan semula organisasi Kementerian/Bahagian/Unit

tidak dibenarkan kecuali penyusunan semula tersebut bertujuan untuk
memperkemaskan struktur organisasi yang tidak melibatkan
pewujudan jawatan baru.

3.15 Pertambahan Jawatan

3.15.1 Permohonan pertambahan jawatan baru dibekukan.

3.16 Pengisian Jawatan Sedia Ada

3.16.1 Pengisian jawatan kosong hendaklah dielakkan jika ianya

melibatkan keperluan peruntukan tambahan. Jika sesuatu jawatan itu
telah lama tidak diisi, ini bermakna jawatan berkenaan bukan benar-
benar penting untuk diisi. Bagi memenuhi keperluan sumber manusia,
Ketua Jabatan hendaklah mengurus sumber manusia dengan lebih
berkesan melalui penugasan semula (redeployment).

3.17 Kerja Lebih Masa dan Kerja Di Luar Waktu Bekerja Biasa

3.17.1 Ketua Jabatan/PTJ hendaklah merancang waktu bekerja dan

mengurangkan kerja lebih masa bagi kerja-kerja yang tidak kritikal
dan tidak bercorak kecemasan. Sekiranya perlu dibuat kerja-kerja
lebih masa, Ketua Jabatan hendaklah memastikan peruntukan
kewangan yang mencukupi bagi tujuan membayar Bayaran Lebih
Masa tersebut.

3.17.2 Bagi kerja-kerja yang perlu dilaksanakan di luar waktu pejabat

hendaklah dibuat secara shift untuk mengelakkan kerja lebih masa,
misalnya kerja yang melibat extended hour di klinik dan kerja-kerja
pengwasapan (fogging).

3.17.3 Ketua Jabatan perlulah mengoptimum dan menguruskan

masa bekerja dengan sebaik mungkin bagi memastikan semua tugas
yang ditetapkan dapat dilakukan dengan sempurna.

3.18 Ubat, Consumables, Vaksin dan Reagen Serta Ujian Diagnosis

3.18.1 Membuat pesanan dan pemilihan ubat mengikut keperluan,

jenis dan kuantiti yang sebenar dan tertakluk kepada peruntukan yang
mencukupi.

3.18.2 Ujian diagnosis penyakit dibuat mengikut keperluan kes yang

benar-benar perlu sahaja.

3.18.3 Mengawal perbelanjaan ke atas consumables dan juga reagen

mengikut keperluan.

3.18.4 Tidak menyimpan stok ubat secara berlebihan, memadai

hanya untuk stok bagi tempoh yang munasabah.

8
 3.18.5 Pegawai Farmasi hendaklah sentiasa memaklumkan kepada
Pegawai Perubatan/Pakar mengenai stok ubat sedia ada bagi
membolehkan preskripsi ubat dibuat mengikut kuantiti, jenis dan stok
yang ada sahaja.
.14.6.
3.18.6 Dari segi pengurusan stor, pengeluaran ubat-ubatan
hendaklah mengikut ‘first in first out’ bagi mengelakkan pembaziran
ke atas ubat-ubatan yang akan tamat tempoh dan akan dilupuskan
begitu sahaja.

3.18.7 Rekod-rekod pesanan, perbelanjaan, stok bagi ubat-ubatan,

vaksin, reagen dan consumables hendaklah disimpan dan sentiasa
dikemaskini untuk tujuan rujukan, pemantauan dan kawalan.

3.18.8 Keutamaan hendaklah diberikan kepada penggunaan ubat

generik atau ubat alternatif yang lebih menjimatkan dan mempunyai
kesan (efficacy) yang sama.

3.19 Perjalanan dan Pertukaran

3.19.1 Pegawai yang mempunyai kelayakan Bayaran Sewa Hotel atas

kadar sebenar hendaklah memilih hotel dengan kadar sewaan yang
berpatutan.

3.19.2 Ketua Jabatan/PTJ atas budi bicara boleh mengarahkan

pegawai yang bertugas rasmi dan berkursus menaiki kelas
penerbangan ekonomi/tambang murah walaupun mempunyai
kelayakan kelas penerbangan yang lebih tinggi berdasarkan
peruntukan sedia ada.

3.19.3 Ketua Jabatan/PTJ atas budi bicara boleh mengarahkan

pegawai yang bertugas rasmi dan berkursus menggunakan kaedah
pengangkutan yang menjimatkan.

3.19.4 Pegawai hendaklah menggunakan jalan/laluan yang terdekat

untuk ke sesuatu destinasi, misalnya, jika hendak ke Langkawi dari
Pulau Pinang, pegawai perlu memilih jalan/laluan terus Pulau Pinang
ke Langkawi dan tidak melalui (via) KLIA, Sepang.

3.19.5 Ketua Jabatan/PTJ hendaklah mengawal pergerakan dan

menghadkan bilangan pegawai yang bertujuan untuk mengurangkan
perbelanjaan perjalanan yang tidak perlu. Contohnya, melantik panel
temu duga dalam satu-satu zon/negeri yang sama dan tidak
melibatkan pergerakan yang berjauhan.

3.19.6 Ketua Jabatan/PTJ hendaklah mengurangkan pertukaran yang

boleh dielakkan dan yang tidak perlu.

3.19.7 Pertukaran yang dibuat atas permohonan sendiri tidak layak

dibayar elaun pertukaran kecuali dengan kelulusan Ketua Setiausaha
bagi Kumpulan Pengurusan & Profesional dan Timbalan Ketua
Setiausaha (Pengurusan) bagi Kumpulan Sokongan.

9
3.20 Pembangunan Sistem ICT dan Penyelenggaraan Komputer
Peribadi (PC)

3.20.1 Tidak dibenarkan membangunkan sistem stand alone yang

hanya akan menambah kerja-kerja dan kos penyelenggaraan kecuali
mendapat kelulusan khas Pegawai Pengawal.

3.21 Perolehan Perkhidmatan

3.21.1 Perolehan perkhidmatan yang tidak perlu misalnya

perkhidmatan percetakan dan perkhidmatan perundingan hendaklah
dihentikan.

3.22 Mendapatkan Best Value For Money

3.22.1 Ketua Jabatan/PTJ hendaklah merancang pemilikan dan

penggunaan peralatan pejabat yang mempunyai ciri-ciri yang
diperlukan sahaja (minimum requirement).

3.22.2 Ketua Jabatan/PTJ hendaklah menentukan keberkesanan kos

dan faedah sama ada untuk membeli atau menyewa peralatan
pejabat.

3.22.3 Ketua Jabatan/PTJ hendaklah membuat anggaran kos dan

faedah terlebih dahulu sebelum melakukan sesuatu aktiviti bagi
menentukan sama ada aktiviti berkenaan wajar dilaksanakan atau
sebaliknya.

3.22.4 Ketua Jabatan/PTJ hendaklah membuat kajian pasaran

(market survey) untuk memperoleh sesuatu bekalan/perkhidmatan
/kerja bagi mendapatkan best value for money terhadap pemerolehan
tersebut.

3.22.5 Ketua Jabatan/PTJ hendaklah membuat perolehan secara

pukal jika ianya lebih menjimatkan.

3.22.6 Bagi peralatan yang tidak digunakan lagi tetapi masih boleh
berfungsi hendaklah dipindahkan kepada PTJ lain yang
memerlukannya.

3.23 Kajian Semula Proses Kerja dan Memperkenalkan Inovasi

3.23.1 Sebarang pelaksanaan aktiviti yang kurang atau tidak

menyumbang kepada peningkatan pencapaian perkhidmatan teras di
Kementerian hendaklah dikaji semula untuk ditangguhkan
/dihentikan/digabungkan.

3.23.2 Menyemak semula semua proses pelaksanaan sesuatu aktiviti

(reengineering) di samping meningkatkan inovasi bagi mengurangkan
kos yang terpaksa ditanggung oleh KKM.

10
11