Sveučilište Josipa Jurja Strossmayera u Osijeku

Odjel za matematiku
Preddiplomski studij matematike

Seminarski rad iz predmeta

Uredsko poslovanje

Naslov rada:
Virtualni ured

Studenti:
Silvija Adašević, broj indeksa: 504, G1
Ana Babić, broj indeksa: 507, G1

Osijek, prosinac 2006.

1
SADRŽAJ:

1. UVOD.................................................................................................................... str. 3
2. OSNOVNI POJMOVI V-UREDA ....................................................................... str. 4
2.1. VIRTUALNI ZAPOSLENIK.................................................................. str. 4
2.2. VIRTUALNI TIMOVI............................................................................ str. 4
2.3. VIRTUALNA ORGANIZACIJA........................................................... str. 5
2.4. VIRTUALNI POMOĆNICI.................................................................... str. 6
2.5. VIRTUALNI RADNI PROSTORI......................................................... str. 8
2.6. BD VIRTUALNI URED......................................................................... str. 9
3. ZAKLJUČAK........................................................................................................ str. 10
LITERATURA........................................................................................................... str. 11

1. Uvod – Što je virtualni ured?

2
Virtualni ured je ured koji nije određen fizičkim prostorom. Temelji se na umreženosti
zaposlenika, timova, i grupa koje razmjenjuju znanje upotrebom Internet tehnologije. Koncept
virtualnog ureda razvio se na ideji: Osoba ne treba biti u uredu nego obavljati posao.
Virtualni ured je osnova za e-poslovanje. E-business i malim tvrtkama nudi široke mogućnosti
i prednosti. Snižavanje troška, povećanje prihoda i poboljšanje odnosa sa zaposlenicima,
kupcima, partnerima i dobavljačima samo su neki rezultati sve prisutnije “virtualizacije”.
Neke prednosti novih tehnologija u službi unapređenja poslovanja najočitije su u “business-
to-business” odnosima i distribuciji proizvoda i usluga. Virtualni ured znači ukidanje fizičkih
granica pristupa zajedničkim dokumentima i uslugama vlastite tvrtke i punu slobodu kretanja
i posvećivanja osnovnim zadacima poslovanja.

2. Osnovni pojmovi virtualnog ureda

3
 2.1. Virtualni zaposlenik

Temeljna jedinica virtualnog ureda je virtualni zaposlenik koji koristi kompjutorski

sustav i programe za obradu poslovnih procesa, a komunikacijskom mrežom povezan je s
drugim virtualnim zaposlenicima u različite virtualne timove.

2.2. Virtualni timovi

U virtualnoj organizaciji (o kojoj ćemo govoriti poslije) zaposlenici rade na različitim

lokacijama i u različito vrijeme, odnosno formiraju se virtualni timovi koji obavljaju virtualni
rad.

Virtualni timovi - grupe ljudi koji prvenstveno surađuju kroz računalne komunikacijske
mreže i sustave kako bi povezali fizički rasprostranjene članove ( koji samo povremeno i po
potrebi osobno komuniciraju) i tako postigli zajednički cilj.Okupljaju se oko rješavanja
jednog poslovnog problema.

Virtualni timovi mogu činiti sve stvari koje čine i ostali timovi – dijeliti informacije, donositi
odluke, dovršavati zadatke. Također mogu uključivati članove iz iste organizacije ili povezati
članove organizacije sa zaposlenicima iz različitih organizacija (npr., dobavljači i združeni
partneri). Mogu se okupiti na nekoliko dana kako bi riješili problem, na nekoliko mjeseci
kako bi završili projekt ili trajno postojati.

Tri primarna čimbenika koji razlikuju virtualne timove su:

1. odsutnost paraverbalnih i neverbalnih znakova

U razgovoru licem u lice, ljudi koriste paraverbalne (ton glasa, pregibanje, glasnoća glasa)
i neverbalne znakove (pokreti očiju, izrazi lica, geste ruku i ostali jezik tijela). Oni
pomažu razjašnjavanju komunikacije pružajući povećano značenje, ali nisu raspoloživi u
online interakcijama.

2. ograničen društveni kontekst

Virtualni timovi često pate od nedostatka društvenih odnosa i nedostatka neposrednih

interakcija članova. Nisu u stanju duplicirati normalnu pozitivnu razmjenu ideja kao što to
čine rasprave licem u lice. Pogotovo kad se članovi nisu osobno upoznali, virtualni timovi
su skloni biti više orijentirani zadatku i izmjenjivati manje društveno-emocionalnih
informacija. Nije iznenađujuće što članovi virtualnog tima govore o manjem zadovoljstvu
procesom interakcije grupe nego što to čine timovi koji imaju interakciju licem u lice

3. sposobnost prebrođivanja vremenskih i prostornih ograničenja.

Virtualni timovi su u stanju obavljati svoj rad čak ako su članovi i tisućama milja udaljeni i
odvojeni s desetak ili više vremenskih zona. Virtualni tim omogućuje da zajedno rade ljudi
koji inače nikad ne bi bili u stanju surađivati.

4
Primjeri:

Kompanije poput Hewlett-Packarda, Boeinga, Forda, VeriFonea i Royal Dutch/Shella

su postale veliki korisnici virtualnih timova. Na primjer, VeriFone iz Kalifornije je
proizvođač kompjuteriziranih čitača koji čitaju informacije s kreditnih kartica. Korištenje
virtualnih timova omogućuje njegovim zaposlenicima kojih ima 3000, razmještenih po
cijelom svijetu, da zajedno rade na projektima dizajna, marketinškim planovima i oblikovanju
prodajnih prezentacija. Potpredsjednik VeriFonea kaže: "Ljudima ne postavljamo zahtjeve za
premještajem. Ako osoba uživa živjeti u Coloradu i može odrađivati posao u virtualnom
prostoru, mi time nismo zastrašeni."

2.3. Virtualna organizacija

Virtualna organizacija je partnerstvo tvrtki i/ili pojedinaca povezanih suvremenim

informacijskim tehnologijama radi stvaranja dobiti u promjenjivim uvjetima poslovanja.
Svaka organizacija doprinosi virtualnoj tvrtki (organizaciji) na području u  kojem je najbolja.
Naziv virtualni proistječe iz činjenice da ne postoji jedan središnji  ured ili neki oblik
okomitog povezivanja partnera u virtualnoj organizaciji. Komunikacijsku povezanost
virtualna organizacija osigurava globalnom mrežom Internet.
Timovi stručnjaka, profesionalaca, znanstvenika ili interesne skupine mogu raditi istodobno i
zajedno bez obzira na lokaciju. (www.sve-
mo.ba/ef/down/drtom/fris_literatura/UVOD_U_RIS_CLANAK_1.DOC)

Značajke virtualnih organizacija su:

 povećanje konkurentne sposobnosti - najvažnija značajka virtualne organizacije,

realizira se kroz mrežu malih organizacija kojima se zadržava i povećava konkurentna
sposobnost bržim promjenama poslovnog okruženja i dinamičkom razmjenom znanja,
tehnologije, stručnjaka.
 povećanje fleksibilnosti poslovanja - znači vrlo brzo i jednostavno mijenjanje
poslovnih partnera; različitih virtualnih timova i dinamičkog uključivanja pojedinih
stručnjaka. Varijabilni troškovi poslovanja se povećavaju a fiksni smanjuju, što
doprinosi financijskoj fleksibilnosti poduzeća.
 povećanje kvalitete proizvoda i usluga uz povećanje brzine odziva, na tržištu -
preduvjet je fleksibilnost virtualnih timova koji omogućuju povezivanje i razmjenu
virtualnih pojedinaca prema potrebama korisnika, što izravno utječe na brzinu
odgovora na postavljene zahtjeve te kvalitetnu ponudu. Često se u poslovni proces
uključuju korisnici. proizvoda i usluga kako bi utjecali na brži razvoj i proizvodnju
proizvoda ili usluga koji su im potrebni, kao i na njihove karakteristike.
 Povećanje kvalitete poslovne komunikacije i unutarnje kontrole - uz osobnu
komunikaciju, mrežom je omogućena razmjena dokumentacije, izvješća, projekata,
kao i bolja kontrola proizvodnje, resursa i zaliha čime se povećava ukupna-kvaliteta
poslovanja.
 smanjenje troškova poslovanja - komunikacijom je omogućeno zajedničko korištenje
znanja, vještina i tehnologije te. stalni kontakt s poslovnim partnerom bilo gdje na
svijetu, uz smanjenje fiksnih troškova (najam poslovnog prostora, prijevoza na posao,
putovanja do poslovnih partnera i sl.)

5
Zašto posjedovati kad možete unajmiti? Ovo pitanje obuhvaća bit virtualne organizacije
(također ponekad zvane mrežne ili modularne organizacije
Primjer: Kad velike organizacije koriste virtualnu strukturu, često ju koriste da bi
proizvodnju davale u outsourcing. Kompanije poput Nikea, Reeboka, L.L. Beana i Cisco
Systemsa samo su neke od tisuća kompanija koje su otkrile da mogu ostvarivati stotine
milijuna dolara profita bez posjedovanja proizvodnih pogona. Na primjer, Cisco je u osnovi
kompanija za istraživanje i razvoj koja koristi vanjske dobavljače i neovisne proizvođače da
bi sastavila internet rutere koje dizajniraju njeni inženjeri. Ali National Steel Corp. ugovara
operacije svoje pisarnice s vanjskim subjektima; AT&T daje u zakup svoju obradu kreditnih
kartica; a ExxonMobil predao je održavanje svojih naftnih rafinerija drugoj firmi.
Velika prednost virtualne organizacije je njena prilagodljivost. Na primjer, omogućila je
pojedincima s inovativnim idejama i malo novca, kao što su Ancle Hsu i David Ji, da se
uspješno natječu protiv onih kao što su Sony, Hitachi i Sharp Electronics.
Osnovni nedostatak ove strukture je smanjenje kontrole menadžmenta nad ključnim
dijelovima njihovog biznisa.

2.4. Virtualni pomoćnici

Virtualni pomoćnici su osobe koje uredske poslove obavljaju posredovanjem

informacijsko-komunikacijske tehnologije iz vlastitih domova.
U Americi su upravo zaposlene majke te koje su popularizirale ovaj posao. Zahvaljujući
tehnologiji, razni poslovi sve češće se mogu obavljati i izvan ureda. Konkretno, uz
posjedovanje kompjutera i Internet veze velik broj poslova može se obavljati i od kuće.
Prvotno je virtualni pomoćnik obavljao poslove kojima se inače bave tajnice, poput korekture
raznih tekstova i dokumenata, obavljanje telefonskih razgovora, rukovođenje bazama
podataka i sl. No, kako se sve više ljudi počinjalo baviti ovim poslom u SAD-u i drugdje u
svijetu tako se i ponuda poslova koje obavljaju takvi pomoćnici sve više širila. Tako danas
ima virtualnih pomoćnika koji nude usluge marketinga, grafičkog i web dizajna, pravnog
savjetovanja, prevođenja…
Virtualni pomoćnici sa svojim klijentima komuniciraju putem telefona, faxa, e-mailova ili
instant messangera, tj. direktnom izmjenom poruka preko Interneta, čime je virtualnom
pomoćniku omogućeno da radi za određenog klijenta iako je možda i stotinama kilometara
udaljen od njega.
Prednosti ovog posla prilično su jasne. Roditelji mogu ostajati kod kuće sa svojom djecom, a
ujedno i biti zaposleni, te tako pronaći kompromis između obiteljskog života i karijere.
Početni troškovi su minimalni.
Zapošljavanje virtualnog pomoćnika također nosi brojne prednosti. Kao prvo, isplativo je.
Virtualni pomoćnik sam osigurava svoj radni prostor i opremu na kojoj će raditi, a i sam plaća
zdravstveno i mirovinsko osiguranje. Takvi pomoćnici dostupni su kada su potrebni.
Iako ovakav posao nudi brojne prednosti, svatko tko se želi upustiti u vođenje vlastitog posla
koji nudi navedene usluge trebao bi si postaviti određena pitanja. Prije svega koje su to usluge
koje možete ponuditi, zatim koliko ste vremena i energije ste spremni uložiti u posao, o čemu
će ovisiti i da li ćete raditi puno radno vrijeme ili samo honorarno. Potom je potrebno provesti
malo istraživanje kako biste saznali da li postoji potražnja za uslugama koje nudite u vašoj

6
sredini. A naravno, budući da u Hrvatskoj ovakav posao još u povojima, potrebno je proširiti
vijest uz dobar marketinški pristup.( www.ritelefax.hr/stalnerubrike )
Više informacija o ovom poslu možete pronaći na sljedećim Internet stranicama:
http://www.vanetworking.com/
http://www.work-the-web.com/
Razlozi koji idu u prilog ovakvom načinu poslovanja mogu se promatrati sa dva stajališta, sa
stajališta poduzeća koje angažira virtualne pomoćnike, te sa stajališta osoba koje svoj rad
nude kao virtualni pomoćnici.
S gledišta poduzeća, ovakav način rada donosi niz prednosti.
Prije svega, to su uštede zbog smanjenja troškova za poslovne prostore jer su poslovni
prostori izuzetno skupi i zahtijevaju velika ulaganja u fiksna radna mjesta što se tiče
namještaja i uredske opreme.
Drugo, poduzeće ostvaruje i uštede vremena jer zaposlenici ne trebaju putovati na posao u
vrijeme najvećih prometnih gužvi .
Treće, kako zaposlenici ne trebaju putovati na posao povećava se njihovo zadovoljstvo, a time
se povećava i njihova produktivnost. Osim toga, angažiranjem virtualnih pomoćnika iz
različitih vremenskih zona, rad se može izvoditi puna 24 sata i to 7 dana u tjednu, a često puta
poduzeća traže najjeftiniju radnu snagu za obavljanje različitih vrsta poslova.( Ružić, F.,
Virtualne organizacije i virtualno poslovanje, Čerić, Varga, Birolla (ur.), Poslovno
računarstvo, str. 440)

Sa gledišta zaposlenih postižu se sljedeće prednosti:

• izbjegava se putovanje u vrijeme najvećih gužvi
• ostvaruje se više slobodnog vremena
• poboljšava se prilagodba radnog prostora prema vlastitim potrebama u
vlastitoj kući
• radno vrijeme se slobodno formira
• na tržište radne snage mogu se lako uključiti i osobe s invaliditetom i
osobe s malom djecom.
Nasuprot brojnim prednostima koje virtualni način poslovanja donosi, pojavljuju se i neki
bitni nedostaci, to su: strah od tehnologije kod nekih zaposlenika, povjerenje i privatnost u
komuniciranju, stres pri velikim timovima i projektima ( Johnson, P., Heimann, V., O'Neill,
K., The "wonderland" of virtual teams, Journal of Workplace Learning, 13/1, 2001, str. 28)

Raspon poslova koje mogu izvoditi virtualni pomoćnici je od običnog unosa podataka u
sustav do dizajniranja Web stranica i programiranja. Virtualni pomoćnici mogu zaprimati,
filtrirati i odgovarati na dolazne poruke u svim oblicima, ugovarati sastanke, pisati pisma i
memorandume, obrađivati tekst, pretraživati Internet, izrađivati poslovne prezentacije,
upravljati bazama podataka itd. Poslovi koje će izvršavati virtualni pomoćnici, zahtijevat će
određena tehnička znanja i specifična znanja o poduzeću-tražitelju usluge. Potrebno je
naglasiti da svi uredski poslovi nisu pogodni za virtualno poslovanje. U početku poslovne
suradnje, virtualni pomoćnici će izvršavati poslove koji zahtijevaju nisku do srednju razinu
tehničkih znanja i vještina te nisku do srednju razinu znanja o poduzeću-tražitelju usluge kao
što je npr. unos i obrada teksta iz glasovne pošte. Što je suradnja duža, rasti će povjerenje
između pomoćnika i poduzeća, a pomoćnik će se sve više upoznavati sa znanjima specifičnim
za poduzeće, zbog toga će poduzeće sve više menadžerskih poslova koji zahtijevaju znanja
specifična za poduzeće povjeravati svom virtualnom pomoćniku (npr. priprema prezentacija,
obrada rezultata istraživanja tržišta i sl.) (prema Winter, S.J. i Gill, T.G, OfficeTech: a new
paradigm in office services ?, Journal of Information Technology, 2000, 16, str. 23-32)

7
Postoje udruge koje provode testiranja i izdaju certifikate za virtualne pomoćnike, jedna od
njih je Međunarodna udruga virtualnih pomoćnika (eng. International Virtual Assistant
Association – IVAA – www.ivaa.org).
Virtualni pomoćnik treba ispunjavati preduvjete za obavljanje poslova,a to su: imati pristup
Internetu,imati kompjuter određene konfiguracije i kompatibilan operativni sustav,standardne
programe za uredsko poslovanje,poslovne programe i posebne programe.

2.5. Virtualni radni prostori

Informacije se u ovim "prostorima" mogu dijeliti s kolegama bez obzira gdje se oni
trenutno fizički nalazili. Prednosti korištenja virtualnih radnih prostora su:
• jedno mjesto pristupa s kojeg se može doći do svih internih informacija potrebnih za
efikasno obavljanje posla
• pretplata i publiciranje je funkcionalnost koja omogućuje pojedincu da na jednostavan način
publicira novu informaciju ili da se pretplati na postojeću (recimo kad se kreira nova verzija
izvješća da mu bude poslana elektroničkom poštom)
• sigurnost na razini grupe i korisnika koja omogućuje da svako ima dostup informacijama
koje su mu potrebne, a ne i onima koje ne smije vidjeti
• suradnja među korisnicima mora biti jednostavna, što podrazumijeva zajedničko kreiranje i
rad na dokumentima i projektima, te automatsku notifikaciju (upozoravanje) o predstojećim
zadacima
• integracija poslovnih aplikacija korporacije u jedan sustav jednostavan za korištenje
• personalizacija je vrlo bitna značajka, a omogućuje svakom korisniku da si (slično kao na
"običnim" portalima) definira što od informacija koje su mu dostupne želi vidjeti na ekranu
• pretraživanje mora omogućiti da korisnik dobije rezultate samo iz onih područja za koje ima
ovlaštenja, te također da u te rezultate budu uključeni i strukturirani i nestrukturirani podaci
• otvorenost podrazumijeva mogućnost pristupa i novim izvorima informacija koji u početku
nisu definirani, ali se u međuvremenu pojave
• jednostavno administriranje osigurava potpunu kontrolu nad sustavom, svakodnevnim
funkcioniranjem i proširivanjem.

U nekim radovima navode se i razlozi u prilog postojanju fizičkog ureda, to su:

􀂾 organizacijska kultura jer su uredi mjesta za druženje,
􀂾 odanost jer uredi stvaraju identifikaciju radnika s poduzećem.
􀂾 komunikacija jer se u uredima odvija česta, neplanirana komunikacija s drugim
zaposlenicima.
􀂾 pristup ljudima jer su uredi mjesta na kojima se ljudi pronalaze i rješavaju probleme.
Virtualni način komunikacije nije pogodan za sve situacije.
􀂾 menadžerska kontrola jer još uvijek prisutnost osobe u uredu menadžerima kazuje da
osoba radi.
􀂾 pristup pisanim materijalima jer poduzeća imaju knjižnice i arhive,
􀂾 organizacijska struktura jer su uredi su statusni simbol poduzeća. Štoviše, po izgledu,
veličini i namještaju fizičke lokacije ureda procjenjuje se koliko je poduzeće cijeni osobu.
U svrhu upravljanja radom u virtualnim okruženju razvija se software-e za timski rad i nadzor
izvršenja poslova virtualnih pomoćnika temeljen na
uporabi Internet tehnologije (Mesarić,Zekić-Sušac,Dukić PC u uredskom
poslovanju,EFO,Osijek 2001. str.101)

8
 2.6. BD virtualni ured

Navodimo kao primjer tvrtku BD koja je otvorila virtualni ured u Austriji,točnije na adresi
Wilhelminen Straße 78, Beč.

“BDvirtualoffice svojim klijentima osigurava jedinstveni telefonski i fax broj, koji se

sukladno odabiru mogu koristiti na različite načine:
Tel redirect - telefonska i fax linija se automatski preusmjerava na neku drugu
telefonsku liniju vašeg poduzeća ili mobitel.
Tel reception – virtualni pomoćnik se u ime vašeg poduzeća javlja na telefonske
pozive, zaprima poruke, bilježi ih, te sukladno vašim uputama prosljeđuje na vaš e-mail, fax
ili weboffice ili neki drugi telefonski broj.
On također vodi brigu i o svim pristiglim fax dokumentima. Zaprima ih, prosljeđuje na vaš e-
mail, fax, weboffice, ili ih pohrani s vašom ostalom poštom.

Za sve poslovne sastanke ili dnevni ured u Beču, Bdvirtualoffice pruža profesionalno
opremljenu sobu s laptopom, internet vezom i telefonom. Na raspolaganju su i kopirni uređaj,
printer, fax, sav uredski pribor i caffe aparat.

Bdvirtualoffice u suradnji sa svojim poslovnim partnerima, pruža cjelovitu podršku pri

osnivanju poduzeća u Beču. Savjetuje, upućuje u zakonsku regulativu, te upoznaje sa svim
birokratskim i financijskim institucijama.

Koordinira i vodi kroz sve faze pokretanja poslovanja:

 Registracija poduzeća i poslovne adrese

 Prijava u Poreznu upravu i ishođenje poreznog broja
 Ishođenje potrebnih dozvola za početak rada

Također pruža i usluge virtualnog pomoćnika. Sukladno potrebama klijenta uvijek je na

raspolaganju referent koji pruža pomoć pri:

 Pripremi, pisanju i slanju vaših računa

 Pisanju, kopiranju, skeniranju dokumenata
 Ugovaranja sastanaka
 Rezervaciji hotelskog smještaja, avionskih karata i ostalog prijevoza itd“
(http://www.bdvirtualoffice.at/PoslovnaAdresa.htm.)

9
 3. Zaključak

Virtualna poduzeća i drugi virtualni oblici poput virtualnih timova, mrežnih i

eksternaliziranih veza, strateških saveza i partnerstava, danas su već uobičajene pojave
poslovanja suvremenih poduzeća koje zamjenjuju tradicionalne organizacijske forme
omogućavajući mnogo veću fleksibilnost i konkurentnost u brzo promjenjivom okruženju.
Virtualni ured ima puno više prednosti nego nedostataka. Zahvaljujući tehnologiji, razni
poslovi sve češće se mogu obavljati i izvan ureda. Konkretno, uz posjedovanje kompjutera i
Internet veze velik broj poslova može se obavljati i od kuće, a time se izbjegava putovanje u
vrijeme najvećih gužvi - povećava se njihovo zadovoljstvo, a time i njihova produktivnost ,
ostvaruje se više slobodnog vremena, poboljšava se prilagodba radnog prostora prema
vlastitim potrebama u vlastitoj kući, radno vrijeme se slobodno formira, na tržište radne snage
mogu se lako uključiti i osobe s invaliditetom i osobe s malom djecom.
U Hrvatskoj, jedan od virtualnih ureda otvorio je Polygon - Centar za istraživanja i
razvoj projekata u kulturi.( www.polygon.hr )

10
Literatura:

1. Johnson, P., Heimann, V., O'Neill, K., The "wonderland" of virtual teams, Journal
of Workplace Learning, 13/1, 2001
2. Ružić, F., Virtualne organizacije i virtualno poslovanje, Čerić, Varga, Birolla (ur.),
Poslovno računarstvo, str. 440.
3. Mesarić,Zekić-Sušac,Dukić, PC u uredskom poslovanju, EFO, Osijek 2001.,
str.101.
4. http://free-zg.t-com.hr/bblink
5. http://oliver.efzg.hr/gnet/15Knezevic
6. http://www.fer.hr/_download/repository/15_Organizacijski%20sustav
7. http://www.sve-mo.ba/ef/down/drtom/fris_literatura/UVOD_U_RIS
8. http://www.ritelefax.hr/stalnerubrike
9. http://www.bdvirtualoffice.at/PoslovnaAdresa.htm
10. http://www.bdvirtualoffice.at/TelefonFax.htm
11. http://www.bdvirtualoffice.at/SobaZaSastanke.htm

11