ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

Elektra V3 ................................................................
................................................................................................
..............................................................................................
..............................................................8
Özelleştirebilir ............................................................................................................................................... 8
Global ............................................................................................................................................................. 8
Basit ve Kolay ............................................................................................................................................... 8
Başarının Anahtarı ....................................................................................................................................... 8

A- Kurulum ................................................................
................................................................................................
............................................................................................
............................................................9
Yazılımı
Yazılımı İndirme ................................................................
................................................................................................
..........................................................................................
.......................................................... 9
Yazılımın Kurulumu ................................................................
................................................................................................
......................................................................................
...................................................... 9
SQL Server Kurulumu................................
Kurulumu................................................................
................................................................................................
...................................................................................
................................................... 9
Sisteme Giri
Giriş
iriş ................................................................
................................................................................................
..............................................................................................
.............................................................. 10

B- Genel Formların Kullanımı ................................................................
...........................................................................................
........................................................... 10
Süzme (Filtreleme ) ................................................................
................................................................................................
....................................................................................
.................................................... 10
Sıralama................................................................
................................................................................................
................................................................................................
......................................................................
...................................... 11
Kolon Tasarımı................................
Tasarımı................................................................
................................................................................................
............................................................................................
............................................................ 11
Geliş
Gelişmiş
miş Arama ................................................................
................................................................................................
..........................................................................................
.......................................................... 12
Gruplama, Grup ve Liste Toplamları................................................................
.........................................................................................
......................................................... 12
Listenin Çıktısını Almak ................................................................
................................................................................................
.............................................................................
............................................. 13
Tasarlanmış
Tasarlanmış Liste Çıktısı Almak ................................................................
...............................................................................................
............................................................... 14
Tek veya Birden çok Kayıt Seçimi................................................................
.............................................................................................
............................................................. 15
Kayıt Ekleme, Düzenleme, Çoğ
Çoğaltma ve Silme ................................................................
.......................................................................
....................................... 15
Form Çıktıları ................................................................
................................................................................................
..............................................................................................
.............................................................. 16
Log Kayıtları ................................................................
................................................................................................
................................................................................................
................................................................ 16
Form Güvenlik Ayarları ................................................................
................................................................................................
.............................................................................
............................................. 17
Araçlar Menüsü ................................................................
................................................................................................
..........................................................................................
.......................................................... 18

C- Kuruluş
Kuruluş ................................................................
................................................................................................
...........................................................................................
........................................................... 19
İlk Kurulumlar ................................................................
................................................................................................
.............................................................................................
............................................................. 19
Otel Bilgisi .................................................................................................................................................. 19
Program Tarihi Değiştir ............................................................................................................................ 20
1/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

Kullanıcı Tanımları .................................................................................................................................... 20
Kullanıcı Grup Tanımları........................................................................................................................... 21
Konfigürasyon Tablosu ............................................................................................................................. 21

Otel Özelliklerinin Tanımlanması................................................................
..............................................................................................
.............................................................. 22
Oda Tanımları ............................................................................................................................................ 22
Oda Tipleri ............................................................................................................................................. 22
Oda Yatak Tipleri.................................................................................................................................. 22
Oda Blokları .......................................................................................................................................... 22
Oda Manzaraları................................................................................................................................... 23
Oda Konumları ..................................................................................................................................... 23
Oda No ve Detayları ............................................................................................................................. 23
Market ve Segment Kodları..................................................................................................................... 24
Kaynak Kodları .......................................................................................................................................... 24
Gelir Grup Tanımları.................................................................................................................................. 25
Departman Tanımları ............................................................................................................................... 25
Pansiyon ve Pansiyon Fiyat Tanımları ................................................................................................... 26
Depo Tanımları .......................................................................................................................................... 27
Uyruk Tanımları ......................................................................................................................................... 28
Döviz Tanımları .......................................................................................................................................... 28
Acenta, Şirket ve Misafir Kartları............................................................................................................ 28
Acenta Kartları ( Arkabüro – Ctrl+A) ...................................................................................................... 28
Acenta Kartı Tanımlaması ....................................................................................................................... 28
Kontrat Tanımlaması ................................................................................................................................ 31
F. Tipi ( Fiyat Tipi ) ................................................................................................................................ 31
BB,HB,FB,AI Pansiyon Farkları........................................................................................................... 31
Rezervasyon Alış Tarihi ....................................................................................................................... 32
Kota ve Garanti .................................................................................................................................... 32
Release Days ( Bitiş günü )................................................................................................................. 32
Giriş Fiyatını Sabitle............................................................................................................................. 32
Geçerli Olduğu Oda Tipleri .................................................................................................................. 32
Özel Durumlar
Durumlar ...................................................................................................................................... 32
Yeni Sezon Oluştur .................................................................................................................................... 34
2/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

Ek Bilgiler ( Paket veya Pansiyon Kırılımları )....................................................................................... 35
Acenta Aksiyon .......................................................................................................................................... 36
Reservasyon Kartında Manuel İndirim Tanımlama ................................................................... 39
Başka bir Acentanın Detaylarını Kopyalama ........................................................................................ 40
Misafir Kartları ........................................................................................................................................... 40
Misafir Profili Oluşturma..................................................................................................................... 41
Profil Birleştirme .................................................................................................................................. 42

D- İşlemler
İşlemler ................................................................
................................................................................................
..........................................................................................
.......................................................... 43
Önbüro İşlemleri
İşlemleri ................................................................
................................................................................................
.........................................................................................
......................................................... 43
Rezervasyon Süreci................................................................................................................................... 43
Bekleme Listesi.................................................................................................................................... 43
Rezervasyon Girişi................................................................................................................................ 44
Müsaitlik kontrolü ........................................................................................................................... 44
Kapı Misafiri Rezervasyon İşlemleri ............................................................................................. 54
Rezervasyon Listesi ve Fonksiyonları..................................................................................................... 58
F 1 – Check in Yap
> ...................................................................................................................... 58
F 2 – İptal Et > ................................................................................................................................. 58
F 3 – Boş Oda Seç > ............................................................................................................................ 59
F 4 – No Show Al > .............................................................................................................................. 59
F 6 – Böl
> ...................................................................................................................................... 59
F 7 – Oda Ver > ............................................................................................................................... 60
F 11 – Toplu Reg Card
> ............................................................................................................... 60
F 8 – Fiyatlandır > ........................................................................................................................... 61
Diğer
> ........................................................................................................................................... 61
Share Rezervasyon Oluştur ,.......................................................................................................... 61
Hızlı Liste
> ...................................................................................................................................... 62
Ek Fiyatlar ............................................................................................................................................. 63
Takip Notları ......................................................................................................................................... 63
İş Takip Listesi ...................................................................................................................................... 64
Oda Blokajı ................................................................................................................................................. 65
Check In işlemleri...................................................................................................................................... 66
Rezervasyonu Check ine alma işlemi ............................................................................................... 66
Oda belirlenmesi ve Oda Durumu ................................................................................................ 66
Misafir Profili Güncelleme ............................................................................................................. 66
Check in işlemlerini sonlandırma ................................................................................................. 68
Konaklama Kartı Basımı ................................................................................................................ 68
Konaklayan Ekranı .................................................................................................................................... 70
F 1 – İşlem >......................................................................................................................................... 70
F 2 – Folyo > ......................................................................................................................................... 70
F 3 – Check Out > ................................................................................................................................ 70
F5 – Faturala >..................................................................................................................................... 70
F7 – Oda Fiyat >................................................................................................................................... 70
F8 – Oda Değişimi >............................................................................................................................ 71
F9 – Ödeme Al > .................................................................................................................................. 72
F11 – Krediye Kaldır > ........................................................................................................................ 72
3/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

Diğer İşlemler ....................................................................................................................................... 72
Yeni Folyo Kartı ................................................................................................................................ 72
Folyoyu kapatmadan Check Out Et .............................................................................................. 73
Kesilmiş Faturalar ........................................................................................................................... 73
F12 – Folyo Kilitle / Aç ................................................................................................................... 73
Seçili kayıtları Tek bir Folyoya Bağla............................................................................................ 73
Folyo Ekranı................................................................................................................................................ 74
F1 – İşlem Transfer > .......................................................................................................................... 76
F2 – Kişi Transfer > ............................................................................................................................. 76
F3 – Check Out > ................................................................................................................................. 77
F4 –Hesap Kapat >.............................................................................................................................. 77
F5 – Fatura > ........................................................................................................................................ 78
F6 – İşlem Yazdır >.............................................................................................................................. 78
F9 – Tahsilat > ..................................................................................................................................... 78
F11 – Gelir İade > ................................................................................................................................ 79
İkiye Ayır ................................................................................................................................................ 79
Diğer > ................................................................................................................................................... 80
Kesilmiş Faturayı Göster ................................................................................................................ 80
F10 – Guest Refund > .................................................................................................................... 81
Paid Out >......................................................................................................................................... 81
Seçili İşlemin Açıklamasını Değiştir > ......................................................................................... 81
Otomatik İndirim ve Düzeltme > .................................................................................................. 81
Kur Farkını Kapat ............................................................................................................................ 82
KDV Toplamını göster ..................................................................................................................... 82
KDV Toplamını iade et .................................................................................................................... 82
İndirim Tanımları ( Arka Büro ) ...................................................................................................... 82
Fatura .......................................................................................................................................................... 83
Misafir folyosundan veya konaklayan ekranından Fatura düzenlemek ..................................... 83
Toplu Fatura Hazırlama ............................................................................................................................ 86
Manuel Fatura Düzenleme ...................................................................................................................... 87
Proforma Fatura ........................................................................................................................................ 87
CheckOut İşlemi ........................................................................................................................................ 89
Hızlı Check Out ..................................................................................................................................... 89
Folyonun kapatılmadan odanın Check out edilmesi ..................................................................... 91
Resepsiyon Menüsü .................................................................................................................................. 92
Konaklayan Listesi .............................................................................................................................. 92
Yeni Check In ........................................................................................................................................ 92
Hızlı POS Cart Hazırlama .................................................................................................................... 92
Kayıp ve Bulunan Listesi ..................................................................................................................... 93
Arıza ve Şikayet Takip Listesi ............................................................................................................ 93
Uyandırma Listesi ................................................................................................................................ 94
Oda Değişim Listesi ............................................................................................................................. 94
Planlanan Oda Değişimleri ................................................................................................................ 95
Ayrılış Tarihi Değişim Tablosu ............................................................................................................ 95

ÖnKasa İşlemleri
İşlemleri ................................................................
................................................................................................
........................................................................................
........................................................ 96
Kasa Defterleri........................................................................................................................................... 96
F1 Oda Tahsilat .................................................................................................................................... 97
4/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

F2 Kasa Avans / Devir ........................................................................................................................ 97
F3 Döviz Bozdurma.............................................................................................................................. 97
Toplu İşlem
İşlem Giriş
Girişi....................................................................................................................................... 98
Günlük Kur Giriş
Girişi ....................................................................................................................................... 99
Depozit Tanımları ve Otel Depozit Listesi............................................................................................. 99
Depozit iş
işlemleri .................................................................................................................................. 99

Gün sonu iş
işlemleri ................................................................
................................................................................................
..................................................................................
.................................................. 102
Kat Hizmetleri İşlemleri
İşlemleri ................................................................
................................................................................................
..........................................................................
.......................................... 104
Oda Liste > ............................................................................................................................................... 105
Blokaj Tablosu ( Yeni ) > ........................................................................................................................ 105
Boş Oda Listesi >..................................................................................................................................... 106
Rack Oda Tablosu ( Room Rack ) > ..................................................................................................... 106
Günlük Oda Durumu > ........................................................................................................................... 107
Kapalı Oda Listesi > ................................................................................................................................ 108
Kat Hizmetleri Oda İşlemleri > .............................................................................................................. 109
Kat Hizmetleri Uyuşmazlık Raporu > ................................................................................................... 109

Önbüro İşlemleri
İşlemleri Kısayol Menüsü ................................................................
..........................................................................................
.......................................................... 110
Folyo İşlemleri ......................................................................................................................................... 111
Folyo Yönlendirme .................................................................................................................................. 111
Şikayet ve Arıza Listesi........................................................................................................................... 112
Özel Günler ve Tatiller............................................................................................................................. 113
Önödeme Listesi ..................................................................................................................................... 113
Ek Fiyatlar................................................................................................................................................. 114
Stop Sale Listesi ( Satış Durdurma ) .................................................................................................... 115

Misafir İliş
................................................................
................................................................
lişkileri İşlemleri
İşlemleri ................................
........................................................................
........................................ 115
Restoran Rezervayonu ........................................................................................................................... 115
Günlük Hava Durumu ............................................................................................................................. 116
Misafir İlişkileri Yönetimi ....................................................................................................................... 116
CRM Soru Bankası ............................................................................................................................. 118
Misafir Şikayet ve Yorumları ............................................................................................................ 118
Misafir Kimlik ve Adres Bilgileri....................................................................................................... 119
5/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

Anket Departmanları......................................................................................................................... 119
Anket Soruları..................................................................................................................................... 119
Anket Cevap Girişi ............................................................................................................................. 120
Anket Cevapları Listesi ..................................................................................................................... 120
Anket Cevap Analizleri ...................................................................................................................... 121

Satış
Satış & Pazarlama iş
işlemleri................................
lemleri................................................................
................................................................................................
...................................................................
................................... 121
Satış Firmalar .......................................................................................................................................... 122
Satış Yetkililer .......................................................................................................................................... 123
Satış Temsilcileri ..................................................................................................................................... 124
CRM Takip Kartları .................................................................................................................................. 124
Randevular, Görüşmeler, Teklifler ve Sözleşmeler ............................................................................ 127
Çoklu Fax, E-posta, Kısa Mesaj Gönderimi.......................................................................................... 128

Arka Büro İşlemleri
İşlemleri ................................................................
................................................................................................
.................................................................................
................................................. 128
Yeni Fatura ............................................................................................................................................... 128
Fatura Listesi ........................................................................................................................................... 128
Proforma Fatura Listesi ......................................................................................................................... 129
Acenta ....................................................................................................................................................... 130
Acenta Ana Firmaları ........................................................................................................................ 131
Acenta Ön Forecast Giriş – Ön Forecast ........................................................................................ 132
Misafirler................................................................................................................................................... 134
Finans Yönetimi....................................................................................................................................... 134
Cari Hesap Kartları ............................................................................................................................ 134
Banka Kartları .................................................................................................................................... 136
Kasa Kartları ....................................................................................................................................... 137
Banket....................................................................................................................................................... 138
Banket İlk Tanımlamalar .................................................................................................................. 138
Salon Tanımlamaları .................................................................................................................... 138
Masa Düzenleri .............................................................................................................................. 139
Banket Türleri ................................................................................................................................ 139
Menüler ........................................................................................................................................... 139
Servis ve Hizmetler ....................................................................................................................... 140
Ekipman Listesi ............................................................................................................................. 140
Banket Rezervasyon .......................................................................................................................... 140
Banket Anlaşmaları ........................................................................................................................... 142
Banket Ajanda.................................................................................................................................... 144
İndirim Tanımları ..................................................................................................................................... 144
Kredi Kontrol Listesi ............................................................................................................................... 145

E- RAPORLAR ................................................................
................................................................................................
...................................................................................
................................................... 146
6/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

Genel Raporlama Seçenekleri ................................................................
...............................................................................................
............................................................... 146
Rapor
Rapor Filtreleme ................................................................
................................................................................................
.....................................................................................
..................................................... 147
Rapor Çıktı Formatları ................................................................
................................................................................................
............................................................................
............................................ 147
Kolon Seçimi ................................................................
................................................................................................
............................................................................................
............................................................ 147
Forecast Raporları ( Otel Doluluk Öngörüleri ) ................................................................
.....................................................................
..................................... 147
Doluluk Raporları .................................................................................................................................... 147
Forecast Raporu ...................................................................................................................................... 148
Günlük Listeler......................................................................................................................................... 149
Pansiyon Forecast ................................................................................................................................... 150
Uyruk Raporu ........................................................................................................................................... 150
Dönemsel Analizler ................................................................................................................................. 151
Dağılım Analizleri .................................................................................................................................... 151
Genel Analizler......................................................................................................................................... 152

Ana Ekran Kısayolları ................................................................
................................................................................................
..............................................................................
.............................................. 153
F1 – Grafikler ........................................................................................................................................... 153
F2 – Rezervasyon .................................................................................................................................... 153
F3 – Konaklayan Listesi......................................................................................................................... 154
F4 – Hızlı Blokaj ...................................................................................................................................... 154
F5 – Boş Oda ........................................................................................................................................... 155
F6 – Ön Kasa ........................................................................................................................................... 155
F12 – Rack II ........................................................................................................................................... 156
Yönetim Raporları ................................................................................................................................... 157
Kat Planları .............................................................................................................................................. 158

7/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

Elektra V3
İçlerinde dünyanın en iyi otellerinin de olduğu 2000’den fazla turizm tesisinde 15 yıldan beri
bilenen ve kullanılan Elektra V3 Kapsamlı ve birbirine entegreli modülleri ile otel yönetimi için
en iyi çözüm olduğunu kanıtlamıştır.

Özelleş
Özelleştirebilir
Bir bilgisayar uzmanına ihtiyaç duymadan kendi ekran tasarımınızı değiştirebilir, sistemde sık
kullandığınız ekranları kendinize göre özelleştirebilirsiniz.

Global
89 dilde kullanılabilinir. Tek yapılması gereken istenilen dili belirleyerek, çevir tuşuna basmaktır.

Basit ve Kolay
Son 15 yıldan beri ileri teknolojiyi en iyi şekilde kullanabilmek için araştırmalar yapılmış ve Otel
İşletmeciliği için en yüksek teknolojide geliştirmelerle program sürekli güncellenmiştir. Yüksek
teknolojiyi kullanırken ise basit ve kolay olma özelliğini hiç yitirmemiştir.

Baş
Başarının Anahtarı
Konaklama endüstrisi, zamanında hızlı çözümler üretmesi gereken hassas ve önemli bir
endüstridir. Bu sebeple bu hizmeti verenler için doğru zamanda, doğru olanı yapmak ve doğru
yolu bulmak büyük önem taşır.
Elektra tüm bu ihtiyaçlara yüksek kalitede, hızlı ve kolayca adaptasyon sağlayan bir yazılım
olduğu için tercih edilmektedir.

8/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

A- KURULUM
Yazılımı İndirme
www.talyabilisim.net adresinden DOSYA INDIR bölümünden ilgili modülü setup dosyası ile
birlikte indiriniz.

Yazılımın Kurulumu
İndirilen dosyanın kurulumu için yer ve klasör adı belirlenir. Gerekli dosyalar otomatik olarak
seçilen klasöre aktarılır.

SQL Server Kurulumu
MS SQL, Talya Hotel Management Software Setup (+SQL 2000)kurulumunu başlattığınızda
otomatik olarak kurulacaktır.
Elektra V3 kısayoluna tıklayarak programı çalış
çalıştırabilirsiniz. (Programın kurulu olduğ
olduğu dizindeki
Elektra V3.exe dosyasına sağ
sağ tuş
tuş yaparak Masaüstünde kısayol oluş
oluşturabilirsiniz.)

9/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

Sisteme Giriş
Giriş
Tüm kullanıcılar kendileri için oluşturulmuş kullanıcı kodu, şifre ve dil seçimi ile sisteme giriş
yapabilirler.

Programımızda

kullancılar

kendi

dil

tercihlerini

yapabilirler.

(Bakınız: Sistem – Kuruluş- Kullanıcı Tanımları)
Bilgisayarda belli bir süre herhangi bir hareket olmazsa
sistem

güvenlik açısından otomatik olarak mevcut

kullanıcıyı programdan atmaktadır. Bu işlemin ne kadar
süre sonra gerçekleşeceği ise parametriktir ve Sistem –
Kuruluş – Konfgürasyon

Tablosundan “Uzun Sure

Kullanilmadiginda LOGIN ekranina dusme suresi (dakika)”
parametresini değiştirerek gerekli ayarları yapabilirsiniz.

B- GENEL FORMLARIN KULLANIMI
Süzme (Filtreleme )
İlk satır filtreleme yapmak için kullanılmaktadır. Tek seferde birden fazla süzme yapabilirsiniz.
İçerisinde geçen harflere göre süzme yapmak istiyorsanız “%
%” işaretini kullanmanız yeterli
olacaktır. Özellikle aynı odada konaklayan ikinci ve diğer kişileri bulmak için örnekte olduğu gibi
% işareti ile birlikte “saad” yazıldığında konaklayan 2. Misafiri görebilirsiniz.

10/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

Sıralama
Listeyi sıralamak için kolon başlıklarına tıklamanız yeterli olacaktır. Sıralamayı tersine
döndürmek

için

yeniden

kolon

başlığına

tıklayabilirsiniz.

Kolon Tasarımı
Kolonları görünür veya görünmez hale getirmek için liste ekranının sol üst köşesinde bulunan
ufak kutucuğa tıklayıp açılan kutuda istediğiniz kolonu seçip kaldırmanız yeterli olacaktır.
Kolonları her kullanıcı kendi hesabındayken Araçlar menüsünden “Kolon
Kolon Tasarımını Kaydet”
Kaydet
seçeneği ile kaydedebililer. Her giriş aşamasında sistem kullanıcıları tanır ve ekranları kendi
kolon tasarımları ile açar.

11/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

Geliş
Gelişmiş
miş Arama
“<,
<, >, arasında, hariç”
hariç gibi daha karmaşık bilgileri aramak için liste ekranında sağ alt kısımda
bulunan Customize butonu kullanılmaktadır. Bu buton aktif değilse listenin altında yer alan ek
filtre tuşuna basılarak aktif edilir ya da herhangi basit bir filtreleme yapılmasının ardından
ekranda görünür.

Gruplama, Grup ve Liste Toplamları
Listenin alt bölümünde gruplama butonunu görebilirsiniz. Gruplama butonuna basıldığında üst
kısımda tüm ana gruplar belirecektir. Bu listeden mouse vasıtasıyla gerekli başlıkları alıp liste
ekranına kaydırıp bırakmanız gruplamaya başlamak için yeterli olacaktır. Grup ve liste altındaki
alt bilgilerin de kırılımları aynı şekilde genişletilerek açılabilir. Aşağıdaki örnekte; Konaklayanlar
listesi öncelikle Customize kullanılarak CIn Tarihi 30.07.2010 ile 04.08.2010 arasında olanlar
çağrılmış ardından liste Acentasına – Acentaların Oda Tipine ve Oda Tipleri içinde de Yetişkin
sayısına göre gruplandırılmıştır. Gruplamalardan sonra Grup Alt Bilgi ve Liste Alt Bilgi tuşları
kullanılarak mouse’un sağ tuşu yardımıyla toplam ve alt toplamlar da görünür yapılabilinir.

12/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

Listenin Çıktısını Almak
lmak
Ekranda düzenlemiş olduğunuz şekilde liste çıktısı almak isterseniz “Listele
Listele”
Listele” butonuna
basmanız yeterli olacaktır.

Sayfanın önizlemesi ekrana gelecek ve sayfa yapısını ayarladıktan sonra çıktıyı alabilirsiniz.
13/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

Tasarlanmış
Tasarlanmış Liste Çıktısı Almak

Rapor tasarımını kendi isteğinize göre düzenleyip çıktısını almak yada bilgisayarınızda dosya
olarak saklamak isterseniz Listele butonunun yanındaki ufak oka tuşlamanız yeterli olacaktır.
Burda Excel sayfası opsiyonunu seçip açılan Excel Kitapçığında dilediğiniz değişiklikleri yapabilir
ve çıktı veya dosya olarak saklayabilirsiniz.

Excel Çıktısı Örneğ
Örneği:

.
14/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

HTML Çıktısı Örneğ
Örneği

Tek veya Birden çok Kayıt Seçimi
Ekranda bir kayıt seçmek için mouse ile kayıdın üzerine bir kez tıklayabilir veya klavye vasıtası
ile seçiminizi yapabilirsiniz. Birden çok kayıt seçmek için SHIFT tuşunu veya CTRL tuşunu
kullanabilirsiniz. SHIFT tuşu ile ardışık birçok kayıt seçebilirsiniz. CTRL tuşu ile sırasız olarak
birden çok kaydı seçebilirsiniz. Ctrl tuşu basılıyken yapmış olduğunuz karışık sıralı seçimler
aşağıdaki gibi olacaktır:

Kayıt Ekleme, Düzenleme, Çoğ
Çoğaltma ve Silme

Bu tuşların tüm programda verileri istenilen şekilde çalıştırma gibi standart fonksiyonları
bulunmaktadır.
“ Ekle ” tuşu yeni kayıtlar eklemek için kullanılır
“ Yenile ” tuşu kayıtların içeriğinde değişiklikler yapmak için kullanılır
“ Gör ” tuşu seçili olan kaydın detaylarını görmek üzere içerisine girer
“ Sil ” tuşu seçili kayıt / kayıtları silmek için kullanılır
“ Seç ” tuşu seçili olan kayıdı seçip diğer bir forma transfer etmek için
15/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

“ Çoğ
Çoğalt ” tuşu seçili olan kaydın aynı özelliklerde bir kopyasını oluşturur
“ Detay ” tuşu bir alt kırılımda detaylandırma menüsü varsa onu açar

Form Çıktıları
Tasarlanmış olan herhangi bir formu yazdırmak veya farklı formatlarda çıktısını almak için
“Yazdır
Yazdır”
Yazdır” tuşunu kullanırız. Yazdıra tıkladığımızda ekranda açılan pencere içerisinde daha
önceden oluşturulmuş formatlarda çıktı seçenekleri gelir. Herhangi birini seçerek ya önce
ekrana önizlemesini yapabilir ya da direk yazıcıya çıktısını gönderebilirsiniz. Form yazdır
ekranlarında çıkan Tasarla (yetkilendirme dâhilinde) raporu arzu ettiğiniz formata getirebilmeniz
için şematik olarak üzerinde değişiklikler yapmanıza izin verir.

Log Kayıtları
Elektrada her yapılan işlem güvenlik ve veri kaybını önlemek amacıyla Log Listesinde takip
altında tutulur. Log’u görebilmek için her form ekranında sol üstte bulunan küçük anahtarcık
sembolünün yanındaki Log kutucuğuna tıklamamız yeterlidir. Karşımıza kullanıcıların ve
yaptıkları her türlü işlemin tarih ve saat sırası ile işlemlerin açıklamalarının bulunduğu bir
pencere gelir.

İşlem üzerindeki tüm değişiklikleri görmek için seçili işleme iki kere tıklamamız yeterli olacaktır.
Satırlardaki cümlelerin sonundaki oklar o alanda değişiklik yapıldığını gösterir. Aşağıdaki
örnekte kayıda oda numarası verilmiştir.

16/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

Form Güvenlik Ayarları
Formlardaki kullanıcı yetkilerini (kayıt görme, yenileme, silme, ekleme) düzenleyebilmek için
form ekranının sol üstünde bulunan ufak anahtar sembolüne tıklamamız yeterlidir. Menüye
girdiğimiz zaman kullanıcı gruplarının ve yetkilendirmelerinin bulunduğu ekran karşımıza gelir.

17/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

Araçlar Menüsü
Araçlar menüsü birçok fonksiyonu içermektedir.

Araçlar menüsündeki en önemli fonksiyon “Form Tasarım Kaydını
Kaydını Göster”
Göster” opsiyonudur.

Kolon Tasarımını Kaydet
Liste üzerinde yapılan kolon değişiklikleri araçlar menüsü altındaki “Kolon
Kolon Tasarımını Kaydet
Kaydet”
ydet
fonksiyonu ile kaydilerek, listenin her zaman o şekilde açılması sağlanır.

18/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

Zorunlu Alanlar
Bu satıra yazılmış olan alan isimleri, kullanıcıların içlerine herhangi bir bilgi girmeden
çıkamayacakları alanları belirler.

Form Gruplandırması
Kullanıcılar çok basit bir SQL satırı yazarak söz konusu olan verileri bir grup altında
toplayabilirler. Aşağıda gösterilmiş olan örnekte Standart Döviz Türlerine göre gruplandırılmış
Acentaların listesini görebilirsiniz.

C- KURULUŞ
KURULUŞ
İlk Kurulumlar

Otel Bilgisi:
Bilgisi:
Bu opsiyon tesisin yasal bilgilerinin, lisans bilgilerinin, fatura adresinin, vergi dairesi ve
numarasının girildiği pencereyi açar.

19/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

Program Tarihi Değ
Değiştir
Program tarihi her gün sonu işleminden sonra otomatik olarak ilerlemektedir. Program tarihi
yalnızca ilk kurulum aşamasında güncel tarihi yakalayabilmek ve otel tarihini günümüze
uyarlayabilmek amacıyla kullanılmalıdır.

Kullanıcı Tanımları
Kullanıcılar teker teker bu menüden oluşturulabilir. Oluşturulan kullanıcı hesaplarını yetki
gruplarına bağlayabilmek için Yetki Grubu kutusundaki menüden bir grup seçebilir veya kutunun
yanındaki Grup butona basıp kendimiz yeni bir grup ekleyebiliriz (yetkilendirme dâhilindedir).
Böylelikle satır satır yetkilendirme yapmak yerine tek kalemde gruba bağlayarak zaman
kaybından kurtulmuş olacaksınız.

20/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

Kullanıcı Grup Tanımları
Kullanıcılara atanılan grupların yetkilendirmesi Grup Tanımlamalarından yapılır. Program
içindeki tüm formlar yetki formalarının dışında aynı zamanda buradan da tanımlanabilir.
Konfigürasyon tablosundaki “For
Form
Modu parametresi 1 yapıldıktan sonra
Form Adı Kaydet Modu”
programdaki menülere bir kez girip çıkmak yeterli olacaktır. Bu işlemin ardından grubun yetki
seviyesi belirlenerek “Tüm
Tüm Modülleri
Modülleri Ekle”
Ekle tuşuna basılır. Bu şekilde verilen yetki derecesine
göre yetkilendirme yapılacak formlar oluşur ve gerekli yetkilendirmeler yapılır.

Konfigürasyon Tablosu
Bu panel Elektra v.3 için her türlü parametrik ayarı yapabileceğimiz pencereyi açar. Sistemde
daha önceden belirlenmiş olan ve gerektiğinde değiştirilebilir değerler mevcuttur. Bu menüde
yapılan her değişiklik programı başlı başına etkileyeceğinden dolayı bu panel kesinlikle bu
konuda yetkili ve bilgili biri tarafından kullanılmalıdır.

21/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

Otel Özelliklerinin Tanımlanması
Oda Tanımları
Oda Tipleri
Belirlenmiş olan oda tiplerini, oda ve kişi sayılarını, oda özelliklerini sisteme tanımladığımız
ekrandır. Bu menüde tanımladığımız oda tipleri ve sayıları Forecast ekranında Oda tipine göre
rapor

almak

istediğimiz

zaman

bizlere

yararlı

olacak.

Oda Yatak Tipleri
Yatak türleri bu menüden tanımlanmaktadır.

Oda Blokları
Otel birkaç tesisten oluşuyorsa, odaların en doğru yerlerini betimleyebilmek amacıyla oda
bloklarının doldurulması şiddetle tavsiye olunur.

22/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

Oda Manzaraları
Deniz Mnz, Kara Mnz, Dağ Mnz gibi odanın manzarası ile ilgili bilgilerin girildiği bölümdür.

Oda Konumları
Odanın otelin hangi bölümünde konumladığının betimlendiği bölümdür.

Oda No ve Detayla
Detayları
Bu listede otelin belirlenmiş olan Oda Numaraları, Oda Tipleri, Konumları, Yatak Tipleri, Bina,
manzara, Kat ve Max. Kişi Sayısı sistem kullanımında rahatlık yaratması için tam olarak
girilmelidir.
Ayrıca Kat Hizmetleri departmanı günlük operasyon dağılımı için ve sonrasında performans
raporlamalarını sağlıklı alabilmek için Maid ve Şefleri de bu oda numaralarının yanına atayabilir.
Oda umaraları sol üstteki butonlar sayesinde arzu edilirse birer birer, arzu edilirse de birer
atlayarak çoğaltılabilinir.

23/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

Market ve Segment Kodları
Market ve Segment özellikle Bütçe ve Satış raporları için kullanılmaktadır. Tüm acenta kartlarını
belirlediğimiz Market ve Segment kodlarına bağlayabiliriz. Böylelikle raporlamalarda tüm
acentaları marketlerine göre gruplandırabilir ve bütçelenmiş pazar rakamlarını ve gerçekleşen
karşılaştırmaları inceleyebiliriz. Market bölümüne Market ismi, Market Ana Grubu yerine de o
Marketin bağlı olması gereken Ana Segment adı yazılmalıdır.

Kaynak Kodları
Kaynak kodları rezervasyonların ne şekilde yapıldığını takip etmeyi ve bunların sonucunda doğru
adımlar atarak pazarlama stratejilerinin belirlenmesini sağlar. Bu istatistiklere göre oteller
rezervasyon getiren kanalların düşüklük veya yüksekliklerine göre neye ağırlık verip yatırım
yapmaları gerektiğinin kararlarını verebilirler.

24/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

Gelir Grup Tanımları
Departmanlar tanımlanmadan önce departmanların bağlı olacağı gelir grupları sisteme
tanımlanmalıdır. Faturalar

gelir

gruplarında

tanımlanmış

olan

KDV

oranlarına

göre

düzenlenmektedir. Gelir grubu oluştururark gelirlerimizin tam olarak hangi departman ve gelir
grubunun geliri olduğunu belirleyebilir, bütçede nerede olduğumuzu ölçebiliriz. (Ana Restoran –
Yiyecek / Ana Restoran – İçecek gibi) Ayrıca herhangi bir departmandan yanlışlıkla farklı bir
gelir grubuna fiyat basılmasını da engelleyebiliriz.

Departman Tanımları
Departmanların Tahsilat (Alacak) veya Gelir (Borç) departmanları olduğunu bu liste üzerinde
tanımlayabiliriz.

25/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

Gelir departmanı olarak tanımlanacak departmanların ana listede yanlarında B ( Borç ) ibaresi
bulunur, Tahsilat departmanı olarak belirlediğimiz departmanların ise ( Nakit, Kredi Kartı, Cari )
yanlarında A ( Alacak ) ibaresi bulunur. Ayrıca herhangi bir departmanın yanlış bir gelir grubuna
posting yapılmasını engellemek için standart ve olası gelir grupları seçilmelidir. İşlem türü ise
raporlamalar sırasında o departman gelirinin hangi gelir grubu altında görünmesi gerektiğini
belirler.

Pansiyon ve Pansiyon Fiyat Tanımları
Pansiyon Tanımlamaları Pansiyon Tanımları listesinden, rezervasyon aşamasında belirlenen
pansiyon durumlarına göre ayrılacak olan pansiyon tutarları ise Pansiyon Fiyatları listesinden
belirlenir.

26/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

Aşağıdaki örnekte BB pansiyon tipine göre, tarih aralığı belirtilmeden , konaklama şekli “Sold”
olan tüm konaklamalarda kişi başı 10 € , ücretli çocuk için 5 € restaurant departman kodu ve
yiyecek gelir grubuna tutarsal olarak işlem girişi yapıldığı görünmektedir. İstenirse tutarsal değil,
oransal bir değer de girilebilinir bu durumda belirlenen oranlara göre oda fiyatından yine
belirlenmiş olan departman ve gelir grubuna ayrım otomatik olarak yapılacaktır. Buradaki
işlemlerin geçerli olması için konfigürasyon tablosunda

“Pansiyon Fiyatlarini PANFIYAT

tablosuna göre ayır “ parametresinin değerinin “1” olması gerekmektedir.

Depo Tanımları

27/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

Uyruk Tanımları
Uyruklar ve kodları program içinde defult olarak gelmektedir. İstenirse değişiklik yapılabilinir.

Döviz Tanımları

Acenta,
Acenta, Şirket ve Misafir Kartları
Yeni kurulmuş bir sistemde tüm bu listeler boştur. Verileri oluşturmak için kullanıcıların
aşağıdaki adımları takip etmesi gerekmektedir.

--Acenta
--Acenta Kartları ( Arkabüro – Ctrl+A)
2

Kullanıcılar Elektrada yeni Acenta Kartları açabilirler, varolan bir kartı düzenleyebilirler,
çoğaltabilirler, kontrat detayları ekleyebilirler, başka bir acentanın kontrat detaylarını
kopyalayabilirler, komisyon ve kota detaylarını düzenleyebilirler, yeni fiyat kodları oluşturup
varolanları düzenleyebilirler ve Acenta Öngörülerine ulaşabilirler.

--Acenta
--Acenta Kartı Tanımlaması
Ana ekranda Arka Büro menüsünün altında > Acenta > Acenta Kartları seçeneğine tıklayıp
Acenta listesine erişilebilir. Yeni bir acenta eklemek için Ekle tuşuna basmak yeterli olacaktır.
Açılan pencerede acentanın adres bilgilerini ve iletişim detaylarını doldurmamız gerekmektedir.
28/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

Açılan acenta kartına Kontrat detayları, Döviz kuru, Kur günü, Ödeme tipi, Çocuk yaş aralıkları,
Standart Pansiyon tipi, Konaklama tipi ve Uyruk tanımlandığı yapıldığı takdirde Rezervasyon
açma aşamasında Acentanın ismi veya bağlı olduğu Fiyat Kodu seçildiği anda tüm bilgiler
standart olarak ekrana düşecek ve rezervasyon girme sürecini hızlandıracaktır.

Bu opsiyon gün indirimi yapılacak olan aksiyonlarda istenirse sadece 7,14 gibi sabit günler için
değil aynı zamanda bu gün aralıkları dışında kalan 4,5,12,23,15 gün gibi konaklamalarda da
gün indiriminin uygulanmasını sağlar. İşaretli olduğu durumlarda belirlenen gün sayısını aşan
her rezervasyona aynı indirimi uygulamasını sağlar. Örneğin 7=6 aksiyonu bu opsiyon işaretli ise
8,9,10 gün konaklamalarda da geçerli olur, işaretli olmaması durumunda sadece 7 günlük bir
konaklamaya aksiyon uygulanır.
Ayrıca Acenta kartındaki Gönderen Tipi de girilecek olan rezervasyonlar için önemli bir noktadır.
Rezervasyon girilirken Gönderen tipi seçildiği anda açılan kutucukta sadece o gönderen altında
gruplandırılmış acenta kartları ekrana gelmektedir.

29/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

Bağlı olduğu Cari Hesap alanı otomatik krediye kaldırılarak faturası kesilen folyolarda bakiyenin
direk acentanın bağlı bulunduğu cari hesaba transferini sağlar. Ek bilgiler bölümünden ise
acenta kartının Std. Marketi, Kaynak Kodu, Fiyat Acenta Kart açıldığında fiyat acentası otomatik
olarak kartın adını alır ancak yeni bir kontrat girmek yerine daha açılmış olan bir fiyat kodu
bağlanılmak istenirse Std Fiyat Acentası alanından ilgili fiyat kodu (Rate Code) seçimi
yapılabilinir. Açılmış olan kart sadece fiyat kodu olarak tanımlanmak isteniyorsa Acenta Fiyat
Kodudur işaretlenmelidir. Acenta misafirleri giriş yapmadan acentanın önce ödeme yapması
gerekiyorsa rezervasyon ya da resepsiyon memurunu uyarmak için Sadece Cash kutucuğu
işaretlenmelidir. Bu durumda hem rezervasyon girişi hem de Check In işlemleri sırasında ilgili
birimler sistem tarafında uyarılacaktır. Yine bu ekrandan Acenta Kara listeye alınabilir.

Oda fiyatları, Periodlar, Kişi ve Oda tipleri gibi kontrat detayları kartın sol üst köşesinde bulunan
“Kontrat
Kontrat”
Kontrat butonuna basılarak açılan ekranda tanımlanabilir. CTRL + SHIFT + F bu menünün
kısayoludur.

30/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

--Kontrat
--Kontrat Tanımlaması
Acenta ve Otel arasında yapılan kontrattaki tüm detaylar bu kart içerisine tanımlanmalıdır.

--F.
--F. Tipi ( Fiyat Tipi )
Bu opsiyon aynı periodda birden çok fiyatın geçerli olduğu durumlarda kullanılır. Birden fazla
kontratın aynı periot aralığına denk geldiği durumlarda (ana kontratın yanında sonradan
satışların durumuna göre verilen aksiyon fiyatlarında olduğu gibi) fiyat kodlarının içerisinde fiyat
tipi ayrımı yapılarak, rezervasyon acarken yapılan fiyat tipi seçimi ile fiyatlandırmayı ana kontrat
dışındaki kontratlara bağlayabiliriz.
F. Tipi butonunun üstüne tıklarsak Periodları standart olarak belirleyerek isimlendirerek en
doğru periodu ve en uygun fiyatı seçerek rezervasyon girişi yapabildiğimiz “Oda
Oda müsaitlik
durumu (fiyatlı)
(fiyatlı)” ekranında period isimlerini de görebiliriz.
Acenta kartını açarken belirlemiş olduğumuz çocuk yaş gruplarına göre fiyatlandırma yapabiliriz.
Yukarıdaki örnekte DBL odada 1. Yaş grubu çocuk için; ilk çocuk ücretsiz, 2. Ve + çocuklar 92,5
olarak ücretlendirilmiş, 2. Yaş Grubu çocuklar da ise ilk çocuk da 2. Ve + çocuklar için de
ücretlendirme yapılmıştır.

--BB,
--BB, HB, FB, AI Pansiyon Farkları
Konaklama fiyatları pansiyon değerleri düşülmeden girilirse pansiyon farkları yanda bulunan
kutulara paylaştırılabilir.

31/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

--Rezervasyon
--Rezervasyon Alış
Alış Tarihi
Söz konusu fiyat kodunun geçerli olması için rezervasyonların alınış tarihleri önem taşıyor ise bu
aralıklar belirlenerek kontrat girişi yapılmalıdır. Bu alan genellikle son anda yapılan aksiyon
satışları için kullanılır ve bu durumlarda genellikle fiyat tipi 1 den farklı bir değerle tanımlanır.
Periyot tarih aralıkları; rezervasyonun konaklama tarihlerini, rezervasyon alınış tarihi ise o
rezervasyonun misafir ya da acenta tarafından otelde yer ayırttığı tarihi gösterir. Misafirin geliş
tarihinin yanında rezervasyon yaptırdığı tarih de fiyatı belirliyor ise kullanılmalı, aksi takdirde
boş bırakılmalıdır.

--Kota
--Kota ve Garanti
Konrat fiyatlarının geçerli olduğu dönemler için kota ve garanti oda sayılarının sisteme
tanımlandığı bölümdür.

--Release
--Release Days (Biti
(Bitiş
Bitiş Günü)
Günü)
Girilen kontenjanların forecastta en son hangi güne kadar yer alabileceğini gösteren bölümdür.

--Giri
--Giriş
Giriş Fiyatını Sabitle
Periyot değişikliği olsa dahi fiyatın değişmesini istemediğimiz dönemlerde bu fonksiyon
kullanılır. “E
E” kullanılması durumunda o tarih aralıklarında giriş yapacak olan misafirler için
yapılacak olan fiyatlandırma sabitlenmiş olur. Daha çok giriş tarihine göre aksiyon verildiği
durumlarda kullanılır. Tüm konaklama boyunca periyot değişikliği olsa dahi giriş günündeki fiyat
uygulanmış olur.

--Geçerli
--Geçerli Olduğ
Olduğu Oda Tipleri
F Tipinin altındaki butondan fiyatın hangi oda tipi için geçerli olduğu seçilirken Geçerli Olduğu
Oda Tipleri bölümünden, ilgili fiyat birden fazla oda tipi için de geçerli ise, fiyatların diğer oda

tipleri içinde geçerli olması için tanımlama yapılır.

32/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

--Özel
--Özel Durumlar
Kontrat kısmından tanımlayamadığımız, özel fiyatlandırmalarımızın olması durumunda
kullanılan ekrandır.

Kullanıcılar tüm periodları sisteme tanımladıktan sonra detaylar Acenta Fiyat Kodları listesi
ekranında görünür duruma gelmektedir. Buradan da kartın içine girmeden bilgiler kontrol edilir.

33/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

--Yeni
--Yeni Sezon Oluş
Oluştur
Girilmiş olan bir periyodun üzerine gelerek Yeni Sezon Oluştur opsiyonuna tıklanıp açılan Kontrat
Oluşturma penceresinden Periyot Başlangıç ve Bitiş tarihleri, oda tipi, DBL odada kişi başı
değerler gerekli şekilde değiştirilerek önceki periyotta girilmiş olan Sngl, DBL, Trpl değerlerinin
artış-azalış oranına göre yeni periyot hızlı bir şekilde tanımlanabilir. Sistem otomatik olarak yeni
fiyat dağılımlarını, kişi sayılarına göre tanımlayacaktır.

Tüm gerekli bilgiler kontrat detayları doğrultusunda sisteme tanımlandığı takdirde rezervasyon
esnasında ilgili acenta kartı veya fiyat kodunun seçilmesi durumunda sistem tüm bilgileri
otomatik olarak ekrana getirecektir.

34/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

--Ek
--Ek Bilgiler (Paket
Paket veya Pansiyon Kırılımları)

Hangi periyot aralığına ek fiyat girileceği belirlendikten sonra “Ek
Ek Fiyatlar”butonuna
basılır.
Fiyatlar

Ek bilgilere detayları eklemeye “+
+” tuşuna basarak başlanır.
Basılacak olan fiyat (Kişi Başı ya da Oda Başı - Oda Fiyatına Dahil ya da Oda Fiyatından Ayrı),
haftanın hangi günlerinde basılacağı, Departman ve Gelir Grupları, Folyo içerisinde hangi
pencerede basılacağı, Döviz birimi tanımlanır. Ana Folyo No’su boş bırakıldığı takdirde kayıtlar
kaydın kendi folyosuna, yönlendirme yapılırsa ise yönlendirilen folyo numarasına (Ana Folyo)
gün sonu işlemlerinin ardından otomatik olarak işlenir. Oda Fiyatına dahil tanımlanmış
35/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

ekfiyatlar aşağıdaki örnekte de görülebileceği gibi tanımlanmış olan ek fiyat kadar oda
ücretinden düşerek işlem görecektir.

--Acenta
--Acenta Aksiyon

Aksiyon ekranına bu menüden ulaşabilinmektedir. Girilmiş olan her veri rezervasyon kartıyla
entegre çalışacak ve böylelikle rezervasyon girilirken rezervasyonun geçerli olduğu tarih
aralığında herhangi bir aksiyon geçerli ise tüm indirimler ve komisyonlar otomatik olarak
ekrana gelecektir. Aksiyon Türleri aynı anda birbirinden farklı bir kaç tür olarak seçilebilir.

36/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

Birden fazla aksiyonun geçerli olduğ
olduğu durumlarda
kullanıcılar aksiyonları aş
aşağıdaki gibi tanımlayabilirler;
tanımlayabilirler;
1.Örnekte görüldüğü üzere, 1 Nisan ve 31 Ekim tarihleri
arasında bir rezervasyon talebi 1 Ocak ve 18 Şubat
günleri arasında yapılırsa sistem aşağıdaki kutucuklarda
yazılmış olan indirim oranlarını uygulayacaktır. İlk olarak
% 15 ardından % 5 olarak indirim uygulayacaktır.
Böylelikle indirimler birbirinden ayrılmış olacak ve daha
fazla indirim yapılması engellenmiş olacak.

2. Bazı tarihler için
hem indirim hem de
ücretsiz günler söz
konusu ise
kullanıcılar bunları
da aynı pencere
içerisinde
tanımlayabilirler.
Sistem, İndirimleri
ve Aksiyonları sırayla
uygulayacaktır.
37/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

3.

Minimum

gece

konaklaması

gereken

durumlarda da bu ekrandan yararlanabiliriz. Sol
taraftaki

kolona

konaklamaya,

sağ

girilen
taraftaki

indirimler
kolona

tüm
girilen

indirimler ise gün gün her fiyata yansıyacaktır.

4. Birden fazla aksiyonun aynı döneme denk geldiği zamanlarda hangi aksiyonun kullanılması
gerektiğini öncelik durumu belirleyici olur. Öncelik durumu sayısı ne kadar küçük ise sistem
öncelikle o aksiyonu görür.

Rezervasyon söz konusu tarihlerde doğru şekilde girildiyse gün detay fiyatlandırmasında
aşağıdaki şekilde görünecektir. Erken rezervasyon aksiyonu Rez. Alış da görünen tarihe göre
fiyatlandırılmaktadır. Rezervasyon girişi sırasında otomatik kayıt tarihi ile eşleşen bu alan
istenirse sonradan manual olarak değiştirilebilinir. Fiyatlar üzerinde herhangi bir değişiklik
yapıldığında tüm günler için uygulanması için Fiyat Oluştur butonuna basmak yeterli olacaktır.

38/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

Sisteme tanımlanmış olan tüm aksiyonlar özet olarak Arka Büro > Acenta > Acenta Aksiyon
menüsünden görülebilir.

--Reservasyon
--Reservasyon Kartında Manuel İndirim Tanımlama
Kontratta

tanımlanmış

olan

aksiyonların

yanında

manuel

olarak

da

indirim

tanımlanabilir.Bunun için aksiyon kartı yaratılarak Manuel Seçilir kutucuğunun işaretlenmesi
yeterli olacaktır.

39/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

--Ba
--Baş
Başka bir Acentanın Detaylarını Kopyalama
Bu opsiyon sayesinde herhangi bir acentanın detaylarını olduğu gibi kopyalayıp aynı bilgilere ve
kontrat detaylarına (fiyatlara) sahip yeni bir acenta kartı yaratabiliriz. Bu işlem hem bize zaman
kazandıracak hem de daha sağlıklı işlem yapılmasını sağlayacaktır.

Kullanıcılar varolan acentanın tüm fiyatlarının % 100 ünü kopyalayabilecekleri gibi % 20, 30
veya % 40 gibi daha düşük oranları da kopyalayabilirler, bu özellik özellikle ana kontrat örnek
alınarak belli oranlarda indirim yapılarak verilen son dakika satışlarında çok fonksiyonel olarak
kullanılabilinir.
Tüm Aksiyonları olduğu gibi kopyalar,
Tüm Ek Fiyatları da olduğu gibi transfer eder.

Misafir Kartları
Misafir kartlarına üst menüdeki Arka Büro sekmesi altında Misafir > Misafir Kartları
menüsünden veya ana ekranda iken CTRL +M kısayolu ile ulaşılabilir.

40/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

Misafir Profili Oluş
luşturma
Listedeyken “Ekle
Ekle”
Ekle” dediğimizde yeni bir misafir profili açmaya başlayabiliriz. Misafirin kimlik
bilgilerinin, adresinin, fatura adresinin ve iletişim bilgilerinin girildiği bölüm Adres ve Kimlik
Kimlik
bölümüdür.

Ek ve Geçmiş
Geçmiş sekmesinin altında ise misafirin aile, eğitim, mesleki bilgileri gibi ekstra bilgileri
tanımlayabiliriz.

Misafir

konaklamaya

başladığı

andan

itibaren

de

geçmiş

kayıtları

oluşacağından , en çok konakladığı oda numarası ve oda tipi, en beğendiği oda, oda ve konumu
için özel istekleri gibi benzer ek bilgileri de bu bölümden görebiliriz. Ayrıca konaklama
yapmadan da bu profil listesine yeni profil tanımlayabilmek mümkündür. Günübirlik açılan
hesaplar için oda rezervasyonlarında olduğu gibi yine bu bölümden profil açabilmek
mümkündür. Şirketler için rezervasyon yaptıran ve puan kazandıran sistemlerde de rezervasyon
yaptıran şahıslara yine buralardan profil açılabilir ve ek ve geçmiş sekmesinde toplamış olduğu
puanlar görülüp raporlanabilir.

41/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

VIP statüsü misafir profilinde bir kez tanımlandıktan sonra her seferinde tekrar tekrar girip
yenilemeye gerek kalmadan misafirin ismi görüldüğü yerde rezervasyon rengi değişecek ve
misafirin VIP misafir olduğu, kaçıncı kez geldiği, Beğendikleri ve Beğenmedikleri, Özel istekleri
gibi birçok bilgi vurgulanacaktır. VIP statüsü kaldırılana kadar rezervasyonun rengi Yeşil olarak
kalmaya devam edecektir.

Profil Birleş
Birleştirme
Misafir Listesinde mükerrer kayıt olması durumunda hiçbir veri kaybı olmadan iki profil
birleştirilebilir. Misafir listesinin hemen üstünde bulunan Birleştirme aktif butonuna basılarak
ekran genişletilir, Doğru olan ( saklanacak olan ) kayıdın üstüne tıklanarak üst bölümde Ana
Kaydı Seç butonuna tıklanır, Yanlış olan ( silinecek olan ) kaydın üstüne tıklanarak Hatalı Kaydı
42/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

Seç butonuna tıklanır ve hemen yanlarında bulunan Birleştir butonuna tıklanılmasıyla profil
birleştirme işlemiş gerçekleştirilir. Hatalı olan kayıttaki veriler silinmeden ana kayıdın içine
taşınır.

D- İŞLEMLER
İŞLEMLER
D-1.Önbüro
1.Önbüro İşlemleri
İşlemleri
Rezervasyon Süreci
Bekleme Listesi
Bekleme listesi söz konusu tarihlerde otelin dolu olması durumunda misafirlerin taleplerinin ve
Kayıtlarının

kayıp

olmasını

engellemek

amacı

ile

kullanılacak

ekranımızdır.

Grup

rezervasyonlarında da KESİN’lik kazanmamış olan Grup rezervasyonları da otomatik olarak
Bekleme listesine düşer. Bekleme listesinde bulunan hiçbir rezervasyon Forecastı direk
etkilemez.

43/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

Bekleme listesindeki herhangi bir rezervasyonun kesinleşmesi veya otelde müsaitlik söz konusu
olması durumunda kullanıcılar Bekleme listesindeki rezervasyona tıklayarak üst menüden F1
Rezervasyona Aktar tuşu ile Rezervasyon ekranına taşıyabilirler. Gruplar için Satış pazarlama
modülü altında grubun statüsü KESİN statüsüne alındığında sistem grubun bağlı bulunduğu blok
rezervasyonu otomatik olarak yine Rezervasyon ekranına taşır. Eğer iptal olan bir rezervasyon
olursa ve bekleme listesinde o tarihlere denk gelen bir rezervasyon varsa sistem ekranda
otomatik olarak bu rezervasyonun varlığını bildiren bir uyarı verir.

Rezervasyon Giriş
Girişi
Müsaitlik kontrolü
Ana ekranda CTRL + F5 tuşlarına basarak ya da resepsiyon menüsü altından (Oda Müsaitlik)
tablosu açılarak o andaki oda tipleri bazında otel müsaitliğini kontrol edilir.

44/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

Yeni Rezervasyon
Rezervasyon Kartı eklemek
Rezervasyon ekranında kullanıcılar Ekle butonuna basarak yeni bir rezervasyon kaydı açılır.

45/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

oluşşturmak
Ayrılan bir misafirden yeni bir rezervasyon kaydı olu
Kullanıcılar Ayrılan tablosunda herhangi bir rezervasyon kayıdının içine girerek ‘Çoğalt’ tuşuna
basarak rezervasyonu kopyalayabilirler.

Ilerleyen adımlarda kullanıcılar rezervasyon ekranındaki kayıda giderek, giriş çıkış tarihleri, kişi
sayıları, oda fiyatı gibi bilgileri güncellemelidirler.

Rezervasyon Kartı Tanımlama
Kullanıcılar rezervasyon ekranına girdikten
sonra;
Gelecek olan misafirin türüne göre Gönderen
türü seçilmelidir,
Eğer misafir Acenta misafiri ise Gönderen Türü
Acenta seçildiği takdirde aşağı açılan kutumuzda
sadece acenta isimleri görülebilecektir.
Aynı senaryo Şirket ve Münferit misafirler için de
geçerlidir. Hangi Gönderen türü seçilirse kutuda
o tür Gönderenler görülebilecektir.
Voucher numarası girilmelidir. ( rezervasyon fax, eposta, veya online rezervasyon gibi konfirmasyon ile
gönderilmiş

bir

evrak

vasıtasıyla

tarafımıza

ulaştırılmışsa
Giriş
Giriş ve Çıkış
Çıkış tarihleri seçilmelidir.
Oda Tipi misafirin rezervasyonunu yaptırmış olduğu
oda türünü belirtmektedir. Fiyat Oda Tipine göre
belirlenir. Hemen alt tarafta görülen V. Oda Tipi ise
46/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

misafire otelin atamış olduğu oda numarasının tipini göstermektedir ( Bazı durumlarda upgrade
veya upsell söz konusu olabilir).
Oda Sayısı = Standart sayı 1’ dir. Blok şeklinde bir rezervasyon alınıyorsa oda sayısı arttırılabilir.
Daha sonra bu blok 1 veya daha fazla oda sayısına bölünebilir.
Eğer biliniyorsa Check in ve Check out saatleri (tahmini otele geliş ve ayrılış saatleri önbüronun
operasyonunu kolaylaştıracaktır)
Misafir sayısı (Yetişkin, Çocuk, Bebek sayıları)
Pansiyon Tipi
Uyruk (Zorunlu Alan)
Acenta kartlarına Acenta (Gönderen) kutusunun yanındaki butona basarak ulaşmak
mümkündür. Açılan listeden gerekiyorsa değişiklikler yapılabilir ve farklı bir acenta seçilebilir
(Yetki gerektirmektedir).
Oda Blokajını Sabitle: Verilen oda numarasının sabitlenmesi için kullanılır.

Misafir Sekmesi

Kullanıcıların isim ve soyismi direk ekrandaki kutulara girmesi durumunda sistem girilmiş olan
isim için profil oluşturmaz. Sadece o rezervasyona mahsus olmak üzere rezervasyon ismi
oluşturur (Genelde misafirlerin isim ve soyadından başka bir bilgiye sahip olmadığımız
durumlarda veya grup listesinde isim girişlerini hızlandırmak amacı ile kullanılır).

47/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

Eğer kullanıcılar misafirler hakkında yeterli bilgiye sahipse misafirler için “Yeni
Yeni Profil”butonuna
Profil
tıklanarak kalıcı bir profil oluşturulur (bu yöntemle oluşturulmuş olan misafir profillerine sistem
otomatik olarak bir profil numarası tanımlar).
Beraberinde konaklayacak olan misafirler için de aynı şekilde Yeni Profil diyerek birer profil
oluşturulmalıdır.
Şayet konaklayacak olan misafirin daha önceden kalışı varsa “Listeden Ekle”
Ekle” butonu ile Misafir
Listesi açılır ve misafirin profilinin üstüne tıklanarak Seç butonuna tıklanır.
Şayet rezervasyon kartındaki misafirin ismi varolan bir profille değiştirilecekse “Listeden
Değ
Seç”
Değiştir” butonuna tıklanır ve yine Listeden gerekli profil seçilerek “Seç
Seç tuşuna basılarak
misafirin profili değiştirilir.
Tüm kullanıcıların görmesi istenilen önemli notlar Check in Notu, Oda Notu ve Check out Notu
satırlarına yazılabilir. ( Örn: Deskte zarfı var, Pasaportları iletmeyi unutmayalım, Çıkış esnasında
uçak biletlerini verelim ) Rezervasyon ekranlarında tüm bu satırlar alt bölümde görünmektedir.
İlgili adıma yazılmış olan not söz konusu adıma gelindiğinde sistem, oda notunu otomatik
olarak ekranda uyarı şeklinde kullanıcının önüne getirir.

Check in notu Check in tuşuna

basıldığında, Check out notu check out tuşuna basıldığında gibi. Ana liste ekranlarında
rezervasyon satırları arasında dolaştıkça kullanıcılar notları alttaki bölmede görebilirler. Ana
ekranlarda Kolon Tasarımından kolonları da açılıp kayıt edilebilir.

Rezervasyon kartı içerisindeki misafir sekmesi ekranında misafir isimlerinin yanında yer alan
Geliş ve Ayrılış tarihleri birbirinden bağımsız olarak otele gelip ayrılacak olan ve aynı odada
konaklayan misafirler için kullanılır. Ayrıca bu misafirlerin yanındaki Geldi ve Gitti kutucukları
farklı günlerde çıkış yapacak olan aynı oda misafirleri için kullanılır.

48/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

Incognito (Gizli
(Gizli Kayıt)
Kayıt)
Eğer misafirler otelde konakladıklarının bilgisinin bilinmemesini ve paylaşılmamasını isterlerse
“Gizli
Gizli”
Gizli kutucuğu tıklanmalıdır. Liste ekranında yapılan işlem sonucunda misafirin ismi
rezervasyon satırında renk değiştirir ve başına IGN. (Incognito) ibaresi alır. Böylelikle tüm
kullanıcıların dikkatini çeker ve yanlışlık yapılmasını engeller.

Fiyatlandırma Sekmesi

Daha önce de bahsedildiği gibi Acenta ve Kontrat detayları Gönderen isminin seçildiği kutunun
yanındaki butona basılarak görülebilir ve düzenlenebilir. Standard Market Kodları, Kaynak
Kodları, Fiyat Kodları ve Acenta Komisyonları rezervasyon kartından çıkıp başka menülere
girmeye gereksinim duymadan bu şekilde yeniden düzenlenebilir. Böylelikle Acenta ismi
seçildiği takdirde tüm bilgiler otomatik olarak rezervasyon kartına aktarılabilinir.
Acenta kartına daha önceden Kontrat detayları, Döviz kuru, Kur günü, Ödeme tipi, Çocuk yaş
aralıkları, Standart Pansiyon tipi, Konaklama tipi ve Uyruk tanımlandığı takdirde Rezervasyon
açma aşamasında Acentanın ismi veya bağlı olduğu Fiyat Kodu seçildiği anda tüm bilgiler

49/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

standart olarak ekrana düşecek ve rezervasyon girme sürecini hızlandıracaktır (Daha önceki
bölümlerde Acenta Kartlarında açıklanmıştır).
Gereken bilgiler Acenta Kartına tanımlanmadığı için otomatik olarak ekrana gelmiyorsa,
yetkilendirme seviyesine bağlı olarak kullanıcılar Fiyat Kodu’nu
Manuel olarak da
Kodu
belirleyebilirler. Acenta kartında otomatik olarak tanımlanabilir fonksiyona sahip olan tüm
uygulamalar manuel olarak yapılabilir (Kur günü değiştirmek, İndirim tanımlamak, Döviz kurunu
değiştirmek, Aksiyon seçmek vb.).
Kullanıcılar Ödeyen Türünü Agency veya Guest olarak seçebilirler. Acenta seçilmesi durumunda
Folyo açılırken Extra penceresi açılır bu şekilde resepsiyon memuru konaklama tutarı dışındaki
pencereyi görüp tahsilatını yapar. Daha sonra Acenta ekranına gelerek konaklama bedelini
otomatik krediye kaldırır. Ödeyen türü Guest seçildiği takdirde ise folyo açılışı sırasında “Hepsi
Hepsi”
Hepsi
penceresi otomatik açılır ve konaklama ve extra tutarları aynı anda tahsil edilebilinir.
Kur tarihinin
tarihinin sabitlenmesi gerektiği durumlarda Kur Günü kutusunun içine iki kere tıklayarak
kutunun rengi pembeden sarıya dönüştürülerek istenilen kur günü seçilebilinir.
Sabitleme Kişi ve Çocuk Sayısı, Oda Tipi, Fiyat ve İndirim seçeneklerinden herhangi birisi,
herhangi bir gün için sabitlenmek istenirse aşağıdaki örnekde olduğu gibi öncelikle Gün Detay
tablosundaki “ Sabitle”
Sabitle seçeneği görünür kılınır ardından yapılmak istenen değişiklik yapılarak
sabitle kutucuğu işaretlenir, bu şekilde kontrat fiyatı ya da rezervasyon kartı ne şekilde girilmiş
olursa olunsun o tarihte tanımlanan değerler değişmez. Sabitleme işlemi yapılan satır otomatik
olarak pembe renkli olarak görünür.

50/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

Ek Bilgiler Sekmesi
Bu sekme altında açılan pencerede;
--Misafirlerden alınan depozitler veya alınan kredi kartı provizyonları opsiyonel alanlara
yazılabilir.
--Misafirlerin Konaklama ücretleri herhangi bir folyo veya oda numarasına yönlendirilebilir.
--Check in öncesi beklemeye alınma saati görülebilir veya iptal edilebilir. Q Time check in için
deske gelmiş ancak belirlenen odası henüz hazır olmayan misafirlerimiz için kullanılan bir
fonksiyondur. Bu fonksiyon sayesinde hangi misafirin ne kadar beklediğinin istatistiği alınabilir
ve gerekli müdahaleler yapılabilir.
--Gerçekleşen Check in veya Check out saati görülebilir.
--Yapılan tüm rezervasyonlardan kazanılan Bonus puanlar görüntülenebilir.
--Kredi kartı numarası ve detayları kayıt altına alınarak gelecekte de görüntülenebilir
--Plaka numaraları yazılarak kayıt altına alınabilir (raporlanabilir).
--Misafir odalarındaki Telefonlar ve PAY Tv fonksiyonları kilitlenip kullanıma açılabilir.
--Misafirlerin geliş ve gidiş transfer saatleri kayıt altına alınabilir (Böylelikle resepsiyon
misafirlerin check in ve check out saati için öngörüde bulunabilir).

Misafir CRM Sekmesi

Bu sekme misafirlerin tüm özel bilgilerini, beğenilerini, özel isteklerini, anket sonuçlarını
sistemde kayıt altında tutmak için kullanılan alandır.
Tüm departmanlar bu modül altında kayıda alınmış bilgiler hakkında istatistiki raporlar
alabilirler ve gerekli yerlerde kullanabilirler.

Share Rezervasyon Oluş
Oluşturma
Varolan bir rezervasyona Share bir rezervasyon açmak istersek rezervasyon ekranında söz
konusu rezervasyon seçilerek, Diğer Menüsü altında Share Rezervasyon Oluştur opsiyonu
seçilebilir. Sistem otomatik olarak Ana kaydın Kayıt Nosu kullanarak bir share numarası
51/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

yaratıp misafir profili boş olan bir rezervasyon kartı ekrana getirir. Gerekli bölümler
doldurulduktan sonra rezervasyon kartını kayıt etmek yeterli olacaktır.

Varolan iki rezervasyonu birbirleriyle Share olarak tanımlamak istersek Ana ekranda üst
bölümde bulunan Resepsiyon menüsünden Share Oda Oluşturma opsiyonu seçilir ve karşımıza
gelen ekranda söz konusu iki rezervasyon seçilerek (biri gelecek birisi konaklayan listesinde
olabilir) ekranın altındaki Share Rezervasyon oluştur butonuna tıklamak yeterli olacaktır.

52/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

Ana rezervasyon kaydı sol taraftaki kolondan seçilmelidir. Share olacak olan rezervasyon da
sağdaki kolonda seçilebilir.
Share Rezervasyon Oluştur butonuna basılması ile sistem teyit için kullanıcılara soru kutucuğu
getirecektir.
Teyidin alınması ile birlikte her iki rezervasyonda aynı Share numarasını alırlar ve her iki
rezervasyona da aynı oda numarası atanır (Ana oda numarası sabit kalır, share rezervasyon ana
kayıda uyum gösterir).

Böylelikle, Ana kayıt konaklayan listesinde, Share oda rezervasyon listesinde dahi olsa,
yapılacak olan herhangi bir değişiklik sonrasında sistem yapılan değişikliğin diğer share
rezervasyona da uygulanıp uygulanmaması için kullanıcıya soru soracaktır.

53/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

Kapı Misafiri Rezervasyon İşlemleri
İşlemleri
Rate Query
Rezervasyon talebi geldiği zaman kullanıcılar CTRL + SHIFT + F8 ile [ya da Resepsiyon menüsü
altında Oda Müsaitlik Durumu ( Fiyatlı ) seçeneğinden de açılabilir] Oda tiplerine göre fiyatlı oda
müsaitlik tablosu açılabilir.
Gönderen ismi, fiyat kodu ve kişi sayılarının girilmesi gerekmektedir.
Kullanıcı misafire en uygun fiyatlı oda tipini seçerek “Rezervasyon
Rezervasyon Al” butonuna tıklayarak
sorgulamayı rezervasyona dönüştürebilir. Sistem otomatik olarak seçilmiş olan oda tipinin,
acentasının

ve

fiyat

kodunun

girili

olduğu

rezervasyon

kartını

ekrana

getirecektir.

Kişi Sayısı otomatik olarak bir önceki ekrandan gelmektedir. Eğer varsa çocuk sayısı ve
Pansiyon tipi rezervasyon kartına manuel olarak eklenmelidir. Uyruk zorunlu olarak
doldurulması gereken alanlardan birisidir.
Blokaj tanımlayabilmek için Boş ve Temiz oda listesini görmek istersek Oda No kutusunun
yanındaki butona basılmalı veya üst menüden
F5 Boş Oda Seç tuşuna basılmalıdır. Bu sekme
kullanıcıların karşısına sözkonusu rezervasyon
kartında seçili tarihler arasında uygun olan tüm
odaların listesinin bulunduğu ekranı getirir.
54/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

Ekstra özellikler istenirse ekrandaki seçim tuşları kullanılarak yukarıdaki menüden Odayı Seç
diyerek Blokaj tamamlanabilir.
Oda Tipi ve Verilen Oda Tipi rezervasyon kartında birbirinden farklı olabilir. Resepsiyonun
misafirleri upgrade, downgrade ettikleri veya upsell yaptıkları zamanlarda rezerve edilen oda
tipinden farklı oda tipi verilebilir.

Misafir Sekmesi
Kullanıcıların isim ve soyismi direk ekrandaki kutulara girmesi durumunda sistem girilmiş olan
isim için profil oluşturmaz. Sadece o rezervasyona mahsus olmak üzere rezervasyon ismi
oluşturur (Genelde misafirlerin isim ve soyadından başka bir bilgiye sahip olmadığımız
durumlarda veya grup listesinde isim girişlerini hızlandırmak amacı ile kullanılır).
Eğer kullanıcılar misafirler hakkında yeterli bilgiye sahipse misafirler için ‘Yeni Profil’ butonuna
tıklanarak kalıcı bir profil oluşturulur. ( bu yöntemle oluşturulmuş olan misafir profillerine sistem
otomatik olarak bir profil numarası tanımlar )
Beraberinde konaklayacak olan misafirler için de aynı şekilde Yeni Profil diyerek birer profil
oluşturulmalıdır.
Şayet konaklayacak olan misafirin daha önceden kalışı varsa “Listeden
Listeden Ekle”
Ekle butonu ile Misafir
Listesi açılır ve misafirin profilinin üstüne tıklanarak Seç butonuna tıklanır.
Şayet rezervasyon kartındaki misafirin ismi varolan bir profille değiştirilecekse “Listeden
Listeden
Değ
Seç”
Değiştir”
tir butonuna tıklanır ve yine Listeden gerekli profil seçilerek “Seç
Seç tuşuna basılarak
misafirin profili değiştirilir.
Kullanıcılar rezervasyon kartının sol tarafındaki misafir sayısından fazla misafir ismini karta
tanımlayamazlar. Sistem otomatik olarak misafir sayısının doldurulduğuna dair uyarı verecektir.

55/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

Fiyatlandırma Sekmesi
Tüm adımlardan sonra fiyat otomatik olarak atacaktır. Herhangi değiştirmemiz gereken bir bilgi
varsa yetkilendirmesi açık olan kullanıcılar Fiyat kodunu Manuel olarak değiştirerek gerekli
düzeltmeleri yapabillirler.

Ek Bilgiler Sekmesi

56/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

Bu sekme altında açılan pencerede;
--Misafirlerden alınan depozitler veya alınan kredi kartı provizyonları opsiyonel alanlara
yazılabilir.
--Misafirlerin Konaklama ücretleri herhangi bir folyo veya oda numarasına yönlendirilebilir.
--Check in öncesi beklemeye alınma saati görülebilir veya iptal edilebilir. Q Time check in için
deske gelmiş ancak belirlenen odası henüz hazır olmayan misafirlerimiz için kullanılan bir
fonksiyondur. Bu fonksiyon sayesinde hangi misafirin ne kadar beklediğinin istatistiği alınabilir
ve gerekli müdahaleler yapılabilir.
--Gerçekleşen Check in veya Check out saati görülebilir.
--Yapılan tüm rezervasyonlardan kazanılan Bonus puanlar görüntülenebilir.
--Kredi kartı numarası ve detayları kayıt altına alınarak gelecekte de görüntülenebilir
--Plaka numaraları yazılarak kayıt altına alınabilir (raporlanabilir).
--Misafir odalarındaki Telefonlar ve PAY Tv fonksiyonları kilitlenip kullanıma açılabilir.
--Misafirlerin geliş ve gidiş transfer saatleri kayıt altına alınabilir (Böylelikle resepsiyon
misafirlerin check in ve check out saati için öngörüde bulunabilir).

Grup Kod Listesi
Grup Rezervasyonlarına bağlamamız gereken grup isimlerini oluşturduğumuz liste. Bu listede
gerekirse yeni bir kod açılarak seçim yapılabilinir.

57/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

Rezervasyon Listesi ve Fonksiyonları

F 1 – Check in Yap>
Yap>
Seçili olan rezervasyonu Konaklayan Listesine aktarır.
F 2 – İptal Et>
Et>
Varolan rezervasyonu iptal eder. Kullanılması durumunda ekranda iptal sebebini soran bir
pencere çıkar. Kullanıcının sebebi girmesi ile birlikte rezervasyon, İptal listesine alınır. İptal
edilen bir rezervasyonu yeniden Aktif duruma getirmek için İptal listesinde sözkonusu
rezervasyonun üzerine gidip üst menüde F2 Rezervasyona Geri Al fonkisyonu seçilir Tek dikkat
edilmesi gereken nokta rezervasyon tarihinin doğru tarih olması ve eğerki blokajlı olarak iptal
edilmiş ise aktif duruma getirilirken o odanın boş ve blokesiz olmasıdır.
Rezervasyon iptali sırasında yazmış olduğumuz sebepler, Rezervasyona Kartındaki Misafir CRM
sekmesi altında görülebilir. Şayet rezervasyon misafirin otele giriş yapmamasından
kaynaklanıyorsa ve iptal gün sonu işlemleri sırasında otomatik olarak sistem tarafından
gerçekleşmiş ise bu bölümde İptal Nedeni satırında Night Audit yazacaktır.

58/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

F 3 – Boş
Boş Oda Seç >
Uygun bir odayı atamak için Boş Oda listesini açar . Buradan belirlenen oda ,odayı seç tuşuna
basılarak ya da ilgili odanın üzerinde çift tıklanarak rezervasyona blokajlanır.

F 4 – No Show Al>
Al>
Seçili olan rezervasyonu No Show Listesine alır. Daha detaylı anlatım için lütfen bknz: Gün Sonu
İşlemleri.

F 6 – Böl>
öl>
Blok halinde girilmiş olan rezervasyonları bir veya birden fazla oda sayısına bölmek için
kullanılır. Bölünecek olan her rezervasyon aynı isim altında bölünür.

Daha sonradan kullanıcılar kayıtlara giderek isimleri güncelleyebilirler. Kaydın üstüne
gelindiğinde üst menüdeki ‘İsim Gir’ butonu sayesinde rezervasyona isim atanabilir ( Kısayol ALT
+G ). Kapatmak için yine aynı yol izlenebilir.
59/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

F 7 – Oda Ver>
Ver>
Seçili olan kayıtlara rastgele oda bloke etmek için kullanılır. Sistem rezervasyon kartındaki oda
tipi, kişi sayısı, özel istekler gibi bölümleri okuyarak o kayıda en uygun oda numarasını bloke
eder. Daha çok grup Check In’leri için kullanılır.

F 11 – Toplu Reg Card>
Card>
Giriş günü ve Acenta ismi (gerekli ise) seçilerek o gün giriş yapacak ve istenilen acentanın
misafirleri için Konaklama Kartları basit bir şekilde arka arkaya otomatik olarak basılabilir.

60/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

F 8 – Fiyatlandır>
Fiyatlandır>
Gün Detaydaki fiyatları güncellemek için kullanılır. Acenta kartında veya Rezervasyon kaydında
bir değişiklik yapıldığı durumlarda kullanılabilir. Rezervasyon kartı içerisindeki F7 Fiyatlandır ya
da Fiyatlandırma sekmesi altındaki Fiyat Oluştur fonksiyonları ile aynı görevi görür..

Diğ
Diğer>
er>
Share Rezervasyon Oluş
Oluştur,
tur,
Liste üzerinde seçilen bir ya da daha fazla kaydın Ci Saatini değiştirme ya da yine seçilen
kayıtları tek bir folyoya bağlama, toplu uyandırma seçenekleri de Diğer menüsünün altından
kullanılabilinecek özelliklerdir.

.

61/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

Hızlı Liste
Liste>
Kullanıcılar tarafından da tanımlanabilecek olan hızlı liste fonksiyonu..

Hızlı liste kullanıcılara neleri görmek isteyip kısayollarını tanımladılarsa hiçbir menüye girmeden
direk karşılarına gelmesini sağlayacak olan listedir. Bu liste kutunun hemen sağ kısmında
bulunan butona tıklanarak düzenlenebilir.

Sol kolondaki başlıkları istediğimiz gibi değiştirebiliriz. Ancak sağ kolonda gerekli olan listeyi
getirebilmek için çok basit SQL satırları yazılması gerekmektedir. Hızlı listeye arzu edilirse birçok
kısayol daha eklenebilir.
62/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

Ek Fiyatlar
Acenta ödemeli olan rezervasyonlarda ekstra kişi gibi ek fiyatlar veya misafirlere satılmış olan
üst kategori oda ücretleri (Acentaya veya şirkete faturalanmaması gereken) gün sonu işlemleri
sırasında otomatik olarak basılması için F11 Ek Fiyatlar menüsünden sisteme tanımlanabilir.
Otomatik Ek Fiyatı tanımlamak için “Ekle
Ekle”
Ekle butonuna basmak yeterli olacaktır. Daha sonra açılan
pencerede;

--Ek fiyatın başlayacağı ve son kez basması gereken günler seçilir (check in ve check out günleri
değildir. Fiyatın ilk basacağı ve son kez basacağı tarihlerdir).
--Kullanıcılar Kisi No’sunu seçerek ücretin folyoda hangi pencereye basılması gerektiğini
belirleyebilirler ( A, 1,2,3,4,5 gibi )
--Ücretin basılması gereken departman ve gelir grubu da seçilir.
--Fiyat ve Döviz kodu seçilir.
--Döviz kuru günü ya check in günü olabilir, ya da yönetimin vereceği bir kararla ek fiyatın
başlayacağı gün olabilir.
--Ek fiyat otomatik olarak farklı bir folyoya da yönlendirilebilmektedir. Standart olarak ekranda
gelecek olan folyo misafirin kendi folyosudur.
--Ayrıca ek fiyatı oda fiyatına dahil edebilmek gibi bir özellik de bulunmaktadır. İşaretlendiği
zaman ek fiyat oda fiyatına dahil edilir ve gün sonunda tek bir kalemde fiyat basılır.
--Kaydet tuşuna basılarak ek fiyat gün sonu işlemleri sırasında basılmak üzere kayıt edilir.

Takip Notları
Takip notu herhangi bir kullanıcı ve herhangi bir departman için gelecek tarihte takip edilmesi
gereken bir iş için yada gerçekleştirilmesi veya hatırlatılması gereken bir aksiyon için
tanımlanabilir.
Takip notu tanımlanırken hangi adımda kullanıcıların karşısında uyarı mesajı olarak ekranda
belirmesi gerektiği seçilirse kullanıcılar o adıma geldiklerinde sistem otomatik olarak ekranda
63/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

o notu gösterir ve gerekli işlemi yerine getirtir. Ekrana gelen pencere yalnızca notun
onaylanması ya da ertelenmesi ile kapatılabilir. Onaylanması durumunda sistem bu notun hangi
kullanıcı tarafından, hangi tarih ve saatte, hangibilgisayardan onaylandığını ip adresi ile birlikte
kayıt altına alır ve saklar.

İş Takip Listesi
Her kullanıcının rahatlıkla erişebileceği bu liste bir nevi Takip Notları fonksiyonu ile benzer bir
işleve sahiptir. Ana ekranda Sistem menüsü altında yer alan bu listeye hangi departmandan işin
istendiği, işi isteyenin adı, istendiği gün, istenen işin önem derecesi ve işin açıklaması yazılarak
iş kayıt edilir. Her shift başında veya peryodik olarak düzenlenen check listlerle İş Takip
Listesinin kontrolü sağlanarak rutin bir düzen kurulabilir.

64/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

Oda Blokajı
Sistem oda numarasını otomatik olarak belirleyebileceği gibi kullanıcıların ana ekrandayken F5
Boş Oda butonuna veya rezervasyon ekranında F3 Boş Oda Seç butonuna basmaları yeterli
olacaktır. Açılan liste o an otelde ekranda belirlenmiş tarih aralığı için müsait oda numaralarını
ekrana getirecektir.
Ancak kullanıcı tüm rezervasyon detaylarını inceleyerek blokajını tamamlamak isterse
rezervasyon kartında Boş oda listesine girerek ekranda gerekli seçimleri yapar ve en uygun
odayı “Odayı
Odayı Seç”
Seç ile kaydeder. Ekran açılmadan önce rezervasyon kartında tüm detaylar
girilmiş olacağı için ekran açıldığında zaten kullanıcı o rezervasyon için uygun oda numaralarını
görecektir. Ancak Kat, Yatak tipi, Sigara tercihi, Oda konumu gibi daha detaylı bir arama
yapmak isterse ekrandaki seçenekleri kullanarak en uygun odayı seçebilir.
Rezervasyon kartında Oda No kutusuna oda numarası elle yazılırsa sistem o odayı derhal bloke
eder. Eğer bu işlem konaklayan listesindeki bir kartın içinde yapılırsa sistem bunu oda değişimi
olarak algılar ve kullanıcıya teyit için soru yöneltir. Her iki durumda da boş oda listesinin açılarak
uygun odaların seçilmesi tavsiye edilir.
Sistem Boş Oda ekranında OOI veya OOO oda seçilmek istenmesi durumunda o odaların Kapalı
veya Arızalı statüsünde olduklarından dolayı seçilemeyecekleri konusunda kullanıcıları uyarır
(Bu opsiyon parametriktir ve standart olarak seçilemez konumunda kullanıcılara sunulur).
Oda Blokajını Sabitle = Super Blok. Oda numarası seçildikten sonra bu kutunun işaretlenmesi
durumda sistem yetkili kişiler dışında hiç kimsenin oda blokajını değiştirmesine izin vermez.

65/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

Check In işlemleri
Rezervasyonu CheckCheck-in’
in’e alma iş
işlemi
Oda belirlenmesi ve Oda Durumu
Misafirler

giriş

işlemlerini

gerçekleştirmek

üzere

deske

geldiklerinde

misafirlerin

rezervasyonlarını süzme satırlarımızdaki gerekli alanlara sözkonusu veriyi yazarak ekranımıza
getirebiliriz. İsim, Soyadı, Voucher numarası gibi veriler Başında “%
%” işareti ile gerekli kolona
yazılarak rezervasyon aranabilir.

Oda seçimi daha önceki bölümde açıklanmıştı. Oda seçildikten sonra odanın durumu üst barda
bulunan Oda Durum Göster kutucuğu işaretlenerek aktif hale getirilir ve listede Oda numarası
yanında Oda durum kolonu belirir. Kullanıcılar odanın durumuna göre gerekli işlemleri
yapabilirler.

Misafir Profili Güncelleme
Misafir isminin yanındaki kutucuğa tıklanarak profil içinden güncelleme yapılabilinir. Sistem
profil içerisine girmeden isim ve soyad kısmına yazılmış olan hiçbir veriyi kayıt altına almaz ve
66/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

Profil ID’si 0 ya da boş olarak kalır. O rezervasyona mahsus olmak üzere isim ve soyad ekranda
durur ama misafir için otelde herhangi bir profil açılmış sayılmaz.

Misafir kimliklerini tarama ve kayıt etme
Daire içerisine alınmış olan oka tıklanarak misafir kartındaki gizli bölme açılır ve tarama
bölmesi ekrana getirilir. Bu bölümde bilgisayarımıza bağlı olan bir scanner vasıtasıyla misafirin
kimliğinin ön ve arka yüzleri taranarak profilinin altında kayıt altına alınarak silininceye dek
sistemde saklanır.

Daha detaylı bilgi Misafir Kartları bölümünde açıklanmıştır Bknz. Misafir Kartları. C-2.10.
67/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

Check in iş
işlemlerini sonlandırma
Ödeme detayları sisteme girilir.

Eğer işletme online bankacılık sistemiyle entegreli olarak çalışıyorsa, Elektra v.3 bankadan
otomatik olarak provizyon alma özelliğine sahiptir. Bu durumda konaklama ve öngörülen ekstra
harcama bedeli için Elektra otomatik olarak önprovizyon alır ve rezervasyon kartına işleyerek
misafirin limitini o meblağ kadar açar.

Bu adımlar da tamamlandıktan sonra rezervasyon kartı kayıt edilir.
Konaklama Kartı Basımı
Her adım gerçekleştirildikten sonra ve misafirin tüm bilgileri sisteme tanımlandıktan sonra
konaklama kartının çıktısı alınarak misafire imza için sunulabilir.

Girilmiş olan tüm misafir bilgileri konaklama kartında yer almaktadır.

68/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

TÜM BU ADIMLAR BAŞ
BAŞARIYLA GEÇİ
GEÇİLDİ
LDİKTEN SONRA F1 CHECK IN KISAYOLU İLE
REZERVASYON KONAKLAYAN DURUMUNA ALINABİ
ALINABİLİR.
Rezervasyon basit bir şekilde rezervasyon ekranına geri alınabilir. Konaklayan ekranındayken
üstteki Diğer İşlemler menüsünden F4 Rezervasyona Geri Al seçeneği ile bu işlem
gerçekleştirilebilir.

69/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

Konaklayan Ekranı

F 1 – İşlem
İşlem >
Folyo içine girmeden folyoya tek bir işlem girişi yapmak için kullanılır. Detaylı bilgi Folyo
Menüsünde anlatılacaktır.

F 2 – Folyo
Folyo >
Kullanıcıları seçili kayıdın folyo hesabına götürür.

F 3 – Check Out >
Seçili kayıt için check out işlemine başlar. Eğer folyoda herhangi bir işlem veya bakiye yoksa
rezervasyonu direk check out eder. Ancak işlem varsa bakiyenin kapanması için tahsilat
ekranını açar. Lütfen detaylı bilgi için Check Out İşlemi bölümünü inceleyiniz.

F5 – Faturala >
Faturalama işlemi gerçekleştirilir. İlerleyen bölümlerde detaylı bir şekilde anlatılmıştır.

F7 – Oda Fiyat >
Gün sonu işlemleri sırasında toplu halde yapılan fiyat basma işlemi, bu fonksiyon kullanılarak
günü kapatmadan seçili kayıt için yapılabilinir. Bu şekilde misafir ayrılmadan önceki gün
faturasını istediği takdirde bu özellik yardımı ile son kalış gününün oda fiyatı bastırırak tüm
konaklama bedeli faturalandırılabilinir.

70/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

F8 – Oda Değ
Değişimi >
Oda değişimi 3 şekilde yapılabilir.
Konaklayan ekranında F8F8-Oda Değ
Değişimi menüsünden boş oda listesi gelir ve uygun oda
seçilebilir.
Oda numarası kesin olarak biliniyorsa kart içinde Oda No yazan kutuya oda numarası manuel
olarak yazılabilir. Form ekranında üst barda Oda No Girişi aktif ise (parametriktir) kutucuk
tıklanarak ekran üzerinde kartların içine girmeden oda no kolonuna ve satırlarına tıklayarak
yeni oda numarası elle yazılabilir.

Yeni oda numarası ister manuel ister otomatik olarak seçildikten sonra sistem odanın Check in’i
için teyit alacaktır. Ayrıca eski odanın durumunun da Kirliye alınıp alınmaması için de
konfirmasyon ister. Misafilerin hiç odaya gitmeden odalarını değiştirmeleri durumunda Oda
durumu kirliye alınmaz ama sadece kapısı açılıp içerisine bile bakılması durumunda kirliye alınır
ve kat hizmetlerine odayı tekrar kontrol edip satılabilir onayı vermeleri sağlanır.

Oda değişimlerinde de kullanıcılar zorunlu olarak sebep girmek zorundadırlar. Bu girilmiş olan
sebepler ışığında yönetim gerekli önlemleri alabilir ve memnuniyeti üst düzeylere taşıyabilir.

71/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

Oda Değişimleri Önbüro menüsü altında Oda Değişim listesinden istenilen tarih aralığında
gerçekleşmiş tüm oda değişimlerini görebiliriz.

F9 – Ödeme Al >
Ekrana direk tahsilat ekranını getirerek kullanıcıların folyoya ödeme girmelerini sağlar.

F11 – Krediye Kaldır >
Seçili olan kaydın acenta bakiyesini (Konaklama) folyonun içine girmeden direkt olarak acenta
kartına bağlı olan cari hesaba kaldırılmasını sağlar (Bakiye sıfırlanır ancak faturalandırma
işleminin

daha

sonra

manuel

olarak

yapılması

gerekir).

Konaklayan listesinde birden çok kayıt seçilerek bu işlem check out günü gelmiş olan tüm seçili
kayıtlar için uygulanabilir.

Diğ
Diğer İşlemler
İşlemler
Yeni Folyo Kartı
Standart değerlerle bir hayali Yeni folyo kartı oluşturmak için konaklayan listesinde olmak
gerekir. Yeni folyo kartı aç butonuna tıklandığı anda sistem otomatik olarak oda ve kişi sayısı
“0
0” olan bir T Hesap oluşturur. Hesap aynen bir oda hesabı gibi açılır ancak tek farkı sisteme
oda olarak yansımaz ve böylece gün sonunda fazla oda sayısı gösterilmesi engellenir. Karta “T
T”
ile başlayan herhangi hesap numarası verilir ve acenta olarak T Hesap Acentası seçilir.
T hesap oluşturmanın digger bir yöntemi aynı rezervasyon oluşturur gibi bir kayıt açarak oda ve
kişi sayısını “0
0” olarak atayarak oda numarasına T ile başlayan herhangi bir Numara
belirlemektir. Yeni folyo kartı aç fonksiyonunu kullanmak kullanıcılara zaman kazandırması
açısından daha rahat bir yöntemdir.

72/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

Sistem otomatik olarak açılan T hesapları günün tarihi için açar. Kullanıcılar gerek duyulursa
kaydın içine girerek çıkış tarihini değiştirebilirler.
Folyo Kartı oluşturulup kayıt edildikten sonra kullanıcılar aynen oda hesaplarında olduğu gibi T
hesaplarda arzu ettikleri her işlemi gerçekleştirebilirler. ( Oda değişimi= Folyo Kart no değişimi,
Check out= Folyo Kartı kapatma gibi )
Folyoyu kapatmadan Check Out Et
Elektra folyoyu kapatmadan odayı check out edebilir. Bu fonksiyon misafirlerin odalarını
boşalttıkları ama oteli kullanmaya devam ettikleri durumlarda kullanılabilir. Misafir gün boyu
harcama yapmaya devam eder ve tüm outletlerden misafirin yine oda kartının bağlı olduğu
hesaba ücretler aktarılabilir (Oda no 1503, folyo kapatmadan check out edildiği takdirde folyo
kartı T1503 olarak sistemde devam eder ve 1503 nolu oda başka bir misafir için hazırlanarak
satılabilir).

Kesilmiş
Kesilmiş Faturalar
Seçili kayıt için kesilmiş olan faturaları ekrana getirir. Standart olarak tarih filtresi günün tarihini
süzer. Daha önceki bir tarihe gitmek için tarih değiştirilerek Filtrele butonuna basılması
yeterlidir.

F12 – Folyo Kilitle / Aç
Folyoya diğer departmanlardan herhangi bir işlem veya harcama girilmesini engellemek
amacıyla kullanılan fonksiyondur. Folyo kilitlendiği anda oda hesabına odadaki PayTV, Telefon,
veya Restorandaki POS cihazlarından herhangi bir harcama aktarılamaz.

Seçili kayıtları Tek bir Folyoya Bağ
Bağla
Listeden birden çok kayıt seçilerek bu odaların konaklama ücretlerini bir kalemde tek bir
folyoya (odaya) bağlanabilir. Bu işlem genellikle grup konaklamalarında tüm grup odalarının
konaklama Ücretlerini grubun T folyosuna aktarmak için uygulanır.
73/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

Folyo
Folyo Ekranı
Ekranı
Folyo misafirin gelişinden önce, konaklaması esnasında yada ayrıldıktan sonra da kullanılabilir.
Konaklama ücreti her zaman Acenta penceresinde, misafirlerin ekstra harcamaları ise Extra
penceresinde basılır ve görüntülenebilir. ( Sistem standartı – Routing yapılmadığı sürece)
Rezervasyon kartında farklı bir ödeyen türü seçersek ( Acenta, Misafir ) olarak, harcamalar
misafir folyosunda gerekli pencereye düşer. Acenta seçildiği takdirde misafirlerin önüne
yanlışlıkla Konaklama ücretinin sunulmasını engellemek amacıyla kullanıcılar folyoya giriş
yaparken folyo standart olarak ekrana Extra penceresi açılır. Ödeyen türü Misafir seçildiği
takdirde kullanıcıların önüne ‘Hepsi’ penceresi gelecektir.
Kullanıcılar folyonun içerisine girmeden de misafirin hesabına bir işlem aktarabilir. Ekran
üstündeki menüde F1 İşlem tuşuna basılması yeterli olacaktır.
Folyo ekranına ulaşmak için;
Oda veya T Hesap hala beklenen rezervasyon durumundaysa Önbüro İşlemleri menüsü altında
Folio İşlemleri seçeneğine tıklamak yeterlidir.

74/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

Konaklayan durumundaki bir rezervasyonun folyosuna kısaca F2 Folyo tuşuna basılarak
girilebilir.

Folyo Kartı

75/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

F1 – İşlem
İşlem Transfer >
Seçili olan işlem/işlemlerin diğer bir oda hesabına aktarılması için kullanılır. Birden fazla kayıt
seçmek için CTRL tuşunu kullanınız. Ya da Ctrl A tuşu ile tüm kayıtları seçili yapınız
Folyo içerisinde işlem seçerek F1’e bastığımızda sistem otomatik olarak işlemin transfer
edileceği odanın ve misafir isminin sorulduğu bir pencere açar.
Gerekli kayıt seçildikten sonra Transfer Et tuşuna basılarak çıkan kutucuğa transfer sebebi
yazılır ve işlem tamamlanır. Yazmış olduğumuz transfer sebebi transfer dilmiş olduğu oda
numarası ile birlikte işlemin açıklama kolonunda belirecektir.

F2 – Kiş
Kişi Transfer >
Seçili kayıt/ları aynı folyo içinde diğer pencelere taşır (Acenta, Ekstra, Misafir 1,2,3,4,5).
Folyo işlemlerini aynı oda hesabı içerisinde farklı pencerelere taşıyarak misafirler arasında
ayırabilir veya Acenta ya da Misafir tarafına kısa yolla faturalandırabiliriz. Aynı odada
konaklayan 2 veya daha fazla misafirin bir harcamayı paylaşmak istedikleri durumlarda da
kullanılabilir. Bknz: “İkiye ayır”

76/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

F3 – Check Out >
Check out işlemi seçildiği zaman sistem adım adım kullanıcıları yönlendireceği çıkış işlemlerine
başlar. Bu işlemler sırasıyla;
--Check out günü o günden farklı ise check out işleminin gerçekten başlatılmak istenip
istenmediği (erken çıkış olduğu seçilirse sistem misafirin çıkış gününü otomatik olarak o güne
çeker ve erken çıkış sebebinin yazılması için ufak bir pencere açar).
--Rezervasyon kartında Check Out notu yazan yerde bir not varsa onu ekrana getirir
--Tahsilat ekranını açar
--Fatura ekranını açar ve faturanın kesilmesi ile birlikte folyodaki tüm işlemler pembe renge
dönüşür ve oda Ayrılan listesine aktarılır.

F4 –Hesap Kapat >
Misafirin bakiyesini hiçbir soru sormadan kapatır. ( Bulunan pencereye göre tahsilat departmanı
değişir, Acenta penceresinde CITY LEDGER, Extra ve Hepsi pencerelerinde ise CASH olarak
belirlenmiştir.

77/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

F5 – Fatura >
Bakiyesi sıfırlanmış olan bir folyonun faturalama işlemini başlatır. Bknz: Fatura İşlemleri

F6 – İşlem
İşlem Yazdır >
Tüm işlemlerin detaylarını yazdırabileceğimiz ekranı açar.
Herhangi bir POS cihazından oda hesabına basılmış olan işlemin orjinal adisyonunu da
görebilmemiz mümkündür. İşlemi seçip Detaya tıklayarak açılan işlem penceresinde alt
bölümdeki Adisyon Göster butonu vasıtasıyla Adisyona ulaşabiliriz.

F9 – Tahsilat >
Tahsilat ekranı açılır. Açılan pencerede tahsilatı yapılmak istenen pencereye göre seçin
yapılabilinir.

78/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

F11 – Gelir İade >
Seçili olan işlemi otomatik olarak aynı departman ve gelir grubuna iade eder. İade işlemi için
sebep

girmek

zorunludur.

İşlem

iadeleri

düzeltmeleri

ve

ayrıca

folyoya işlem ekleme
ekranından

da,

tahsilat ekranından da gerçekleştirilebilir. En önemli nokta, iade ve düzeltme işlemlerinde “E”
ibaresi kullanılmalıdır.

İkiye Ayır
Kullanıcılar ikiye ayırılmasını istedikleri işlemi seçip “İİkiye Ayır”
Ayır butonuna tıklayarak işlemi
gerçekleştirebilirler.
İlk aşamada sistem kullanıcıya ayrılacak olan miktarın hangi pencereye aktarılmasını
istediklerini sorar.
79/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

İkinci aşamada sistem otomatik olarak seçili işlemin yarısını ekrana getirir. Kullanıcılar
ayrılması istenilen rakamı manuel olarak değiştirebilirler.

Diğ
Diğer >
Kesilmiş
Kesilmiş Faturayı Göster
Bu seçenek ile daha önceden kesilmiş olan faturaya ulaşılabilir. Folyo ekranında satır renkleri
pembe olan işlemler faturalandırılmış demektir.
Fatura adres değişikliği gibi basit değişiklikler
yapılarak yeniden kesilebilir veya iptal edilerek
baştan düzenlenebilir.
80/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

Sistem geçmiş günlere ait işlemlerde veya rengi pembeye dönmüş yani faturalandırılmış
işlemlerde değişiklik yapmak seçeneğini güvenlik sebebiyle kapalı tutar.

F10 – Guest Refund >
Bu seçeneğin kullanılabilmesi için folyoda misafirden alınmış bir tahsilat bulunması
gerekmektedir. Misafire iade tuşuna basıldığı takdirde sistem sebebini sorarak seçili işlemi
eksiler. Çıktısı alınarak misafirin imzasına sunulabilir.

Paid
Paid Out >
Bu işlem misafirlerin hesabından onların adına harcanan (gazete, dergi, sigara vb.) veya bazı
ihtiyaçlar sebebiyle kendilerine verilen parayı (havaalanı taksi ücreti, nakit para vb.) sistemde
kayıt altında tutabilmek için kullanılır (sebep girmek zorunludur).

Seçili İşlemin
İşlemin Açıklamasını Değ
Değiştir >
Kullanıcıların seçili olan işlemin açıklama bölümüne yeni bir açıklama girmelerini veya varolan
açıklamayı değiştirmelerini sağlar. ( sadece günlük kayıtlar için geçerlidir )

Otomatik İndirim ve Düzeltme
Düzeltme >
İşlemin indirim mi düzeltme mi olduğu seçilir (seçilen değer işlemin açıklama kısmına otomatik
olarak düşer) İndirim veya düzeltmenin hangi departmanlara ve gelir gruplarına uygulanacağı
seçilir. Ve yan tarafa indirim tutarı veya oranı tanımlanır, hesapla dedikten sonra pencerenin alt
bölümündeki zorunlu açıklama alanı doldurularak İndirim ve Düzeltmeleri Yap butonu ile işlem
gerçekleştirilir.

81/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

Kullanıcılar harcamaları ayrı ayrı pencerelere taşıyıp, ikiye bölüp, her pencere içerisinde ayrı ayrı
otomatik indirim ve düzeltme tanımlayabilirler.

Kur Farkını Kapat
Folyoya basılmış olan harcamaların farklı günlerdeki döviz kurları üzerinden basılmış olmaları
sebebiyle bazen TL olarak girilmiş olan tutar ufak da olsa folyo içerisinde bakiye bırakmaktadır.
Bu gibi durumlarda Kur farkı kapat seçeneği ile folya bakiyesi sıfırlanabilir.

KDV Toplamını göster
KDV den muaf olan misafirlerin KDV oranı düşülmüş bakiyesin hesaplayabilmek için
kullanılabilir.

KDV Toplamını iade et
KDV den muaf olan misafirlerin folyolarında bu opsiyonu kullanarak misafirlere KDV oranı
yansıtılmadan fatura kesilebilir. KDV Muafiyetinin çalışması için KDV Muafiyeti Departman Kodu
oluşturulmalı ve Konfigurasyon Tablosundan KDV oranı tanımlanmalıdır.

İndirim Tanımları (Arka Büro)
İndirim için bir isim belirlenerek (grup konaklamalarında grup ismi seçilebilir) indirimin
başlangıç ve bitiş tarihi seçilir, uygulanmasına izin verilecek olan saat aralığı verilir, hangi
departman ve alt gelir gruplarına uygulanacağı seçilir. İndirim tanımı acenta, misafir grubu,
kaynak ve market kodu, rezervasyon grubu ya da misafirin geliş sayısına göre uygulanabilir.
Herhangi bir grup veya acenta tanımlanmazsa o indirim o tarihte ve saat aralığında otelde

82/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

konaklayan tüm hesaplara uygulanır! Uygulama önceliği de belirlenerek, Aynı grup için farklı
indirimler tanımlandığında hangi indirimin geçerli olması gerektiği belirtilir.

Fatura
Misafir folyosundan veya konaklayan ekranından Fatura düzenlemek
--Check out işlemine başlandığında sistem folyo içerisinde bir işlem olup olmadığını algılayabilir
ve şayet yoksa kullanıcıya yine de check out etmeyi isteyip istemediğini sorar ve Evet cevabı ile
hesabı direk check out edebilir.
--Bakiyenin sıfır olduğu durumlarda fatura folyonun içerisine girmeye gereksinim olmadan
düzenlenip yazdırılıabilir.
--Folyoda bakiye mevcutsa folyoyu açabilir, bakiyeyi gerekli işlemle sıfırlayabilir ve
faturalandırma ekranına geçilebilir.

83/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

--İlk açılan pencerede faturanın folyonun içindeki hangi pencereye, ve hangi adrese (Acenta veya
Misafir) düzenleneceği sorulacaktır. Daha önceki anlatılan konularda rezervasyon alındığı
esnada Ödeyen tipinin misafir olarak seçilmesi durumunda işlem zincirleme olarak bu sahfaya
kadar gelmekte ve işlemleri hızlandırmak için kullanıcıya ekranı hazırlamaktadır. Misafir veya
acenta adres bilgisinin doğruluğu Fatura Adres Bilgilerini Göster butonu ile kontrol edilebilir. Bu
butona basıldığında Misafir / Acenta profil kartı açılır.
--Bu adımdan sonra ana faturalandırma ekranına geçilir. Kullanıcı bu ekranda son değişiklikleri
yaparak (adres, ünvan, vergi dairesi & numarası değişikliği, fatura tarihi, vade tarihi, fatura nosu
vb.) faturayı yazdır seçeneği ile hem matbu evrağa çıktısını alabilir, hem de faturayı kayıt
edebilir.

84/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

--Misafirin daha önceki konaklamalarından fatura adresi mevcut ise ekranda görünen bölümden
adres bilgileri yeniden ekrana getirilebilir.
--Fatura numarası değişikliği yapılmak istendiğinde (farklı bir sıra numarası verilmek
istendiğinde) “Fatura No Düzenle” butonuna basılarak son kullanılan fatura numarası üzerinden
yeni sıralandırma yapılır.
--Kullanıcılar gerekli olduğu durumlarda ise İptal seçeneği ile faturayı iptal edebilirler.

85/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

--Tüm kayıt altına alınmış olan faturalar ana ekranda F8 tuşuna basılarak gerekli taih aralığı
filtrelenerek incelenebilir veya gerekli değişiklikler yapılabilir.
--Folyo ekranında harcamalar hangi pencereye işlenmişse bakiye o ekranda kapatılarak fatura
kesilmeye çalışıldığında sistem otomatik olarak misafirin fatura adresini getirir. Acenta
penceresinde yapılan işlemler içinse direk Acentanın fatura adresi karşımıza gelir.
--Gerekli olduğu durumlarda harcamaları ikiye ayırarak 2 farklı fatura hazırlayabiliriz.

Toplu Fatura Hazırlama
Fatura listesinde ekle denilirek yeni fatura kaydı açılır. Açılan kayıtta Acenta Unvanı seçilir.
Fatura türü belirlenerek Acenta Fatura Hazırla Tuşu’na basılır. Açılan pencereden ilgili
rezervasyonlar toplu halde seçilerek F5 Gün Detaydan Hazırla ya da F7 Folyodan Fatura Aktar
tuşları ile seçili kayıtlar fatura kartına taşınır.

86/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

Faturada gerekli değişiklikler ve düzenlemeler yapıldıktan sonra yazdır tuşuna basılarak fatura
çıktısı alınır.

Manue
Manuel Fatura Düzenleme
Önbüro veya muhasebe departmanları bu panel üzerinde sıfırdan fatura düzenleyebilirler. Fatura
listesine ana ekranda F8’e basılarak ulaşılabilir. Açılan pencerede “Ekle
Ekle”
Ekle diyerek boş bir fatura
formatı açılır ve gerekli bölümler doldurularak fatura yazdırılabilir.

Proform
Proforma
forma Fatura
Acentalardan veya şirketlerden ödeme talep edebilmek amacıyla preforma fatura düzenleyip
taraflarına gönderebiliriz. Bunun için Arka Büro  Proforma Fatura Listesi ekranına gidilerek
ekle tuşuna basılır. Aynı Acenta Faturasında uygulanan işlemler uygulanır.
87/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

88/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

CheckOut İşlemi
İşlemi
Hızlı Check Out
Daha önce de belirtildiği gibi check out işlemine başlamak oldukça kolaydır. Konaklayan
ekranında söz konusu kayıt seçili iken F3 tuşuna basarak check out adımlarına başlayabiliriz.
Bu adımlar sırasıyla;
--Check out günü o günden farklı ise check out
işleminin gerçekten başlatılmak istenip istenmediği
(erken çıkış olduğu seçilirse sistem misafirin çıkış
gününü otomatik olarak o güne çeker ve erken çıkış
sebebinin yazılması için ufak bir pencere açar)

--Rezervasyon kartında Check Out notu yazan yerde
bir not varsa onu ekrana getirir
--Eğer bakiye sıfır ise check out işlemine devam eder, eğer bakiye varsa tahsilat ekranını açarak
gerekli işlemin yapılmasını bekler.
--Bakiye sıfırlandıktan sonra Fatura ekranını açar ve faturanın kesilmesi ile birlikte folyodaki
tüm işlemler pembe renge dönüşür ve oda Ayrılan listesine aktarılır.

Bakiyenin sıfırlanmasından sonraki adım faturalandırma safhasıdır.

89/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

Bu adımda Misafir ve Acenta (Şirket) faturalarını ayırabiliriz. Tüm harcamalar misafir tarafından
ödeniyorsa fatura direk misafirin adına kesilebilir. Şayet tüm harcamalar acenta tarafından
ödeniyorsa direk acenta penceresinden faturalandırma işlemi gerçekleştirilebilir.
Faturanın yazdırılmasından önce fatura ekranında son değişiklikler yapılır ve yazdır seçeneği ile
fatura kayıt altına alınır. Eğer kesilen fatura Acenta faturası ise sonra muhasebe departmanında
faturalar entegre edilirken zorluk yaşanmaması amacıyla üst satırdaki Firma bölümünden
Acentanın bağlı bulunduğu Cari Hesap seçilmelidir .
Konaklayan ekranında birden çok kayıt seçilerek F3 ile check out edilebilir.

90/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

Folyonun kapatılmadan odanın Check out edilmesi
Elektra folyoyu kapatmadan oda check out edebilir. Bu fonksiyon misafirlerin odalarını
boşalttıkları ama oteli kullanmaya devam ettikleri durumlarda kullanılabilir. Misafir gün boyu
harcama yapmaya devam eder ve tüm outletlerden misafirin yine oda kartının bağlı olduğu
hesaba ücretler aktarılabilir.

Oda no 1068, folyo kapatmadan check out edildiği takdirde folyo kartı T1068 olarak sistemde
devam eder ve 1068 nolu oda başka bir misafir içİn hazırlanarak satılabilir
Herhangi bir Check out mesajı varsa sistem mesajı ekrana uyarı penceresi olarak getirecektir.
Check out işlemi tamamlanması ile sistem odadaki tüm oda harcama departmanları otomatoik
olarak kilitlenecektir (Pay TV, Santral, vb.).

91/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

Resepsiyon Menüsü

Konaklayan Listesi
Otelde o anda konaklayan tüm odaların ve aktif olan T hesapların bulunduğu listeyi açar.

Yeni Check In
Konaklayan ekranında Yeni Check in seçeneği seçilmesi durumunda açılan rezervasyon kartını
doldurarak yeni bir konaklayan oda ekleyebiliriz.

Hızlı POS Cart Hazırlama
Kullanıcıların misafirler için, cari hesap sahibi olan şahıslar için (personel, yönetim ofisleri,
dükkan kiracısı vb.) satış noktalarında kullanılmak üzere kart hazırlamaları için kullanılır.
Sıra 1: Asıl oda sahibi misafirin kartı, Sıra 2 ve sonrası: asıl oda sahibinin beraberinde
konaklayan misafirlerin kartlarıdır.

92/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

Kayıp ve Bulunan Listesi
Kayıp ve bulunan tüm eşyaların kayıt altına alınarak takibinin yapıldığı paneldir.

Arıza ve Şikayet Takip Listesi
Listesi
Kullanıcılar bu panel vasıtasıyla yeni arıza veya şikayet kartları açabilir ve takibini
yapılabilirsiniz. Herhangi bir departmandan rahatlıkla açılabilen bu pencerede tüm kayıtlar tek
bir merkezde toplanarak işlerin çözünlenip çözümlenmediği, ne aşamada olduğu, kim
tarafından takip edildiği ya da çözümlenmesi için ne gerektiği gibi açıklamalar da
girilebilir.

93/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

Uyandırma Listesi
Listesi

Teker teker odalara uyandırma girilebileceği gibi Konaklayan ekranındayken diğer işlemler
menüsünden Toplu Uyandırma seçeneği kullanılarak da birden çok odaya uyandırma
tanımlanabilir. Uyandırmaları girerken açıklamalar da yazılabilir. Yazılmış olan açıklamayı
uyandırma listesi ana ekranında görebiliriz. Uyandırma girilen oda oda değişimi yaptığında
listede de yeni odası aktif olacaktır. Santralle uyumlu ve gereken entegrasyon sağlanmış ise
misafirin yeni odasında uyandırma aktif olacaktır.

Oda Değ
Değişim Listesi
Listesi
Otelde yapılan tüm oda değişimlerinin eski oda numarası, yeni oda numarası, oda değişim
sebebi gibi bilgilerle kayıt altında tutulduğu listedir. Burda girilmiş olan sebepler sayesinde
Yönetim fazlasıyla oda değişimi yapılan odalarla ilgili müdahalede bulunabilir ve gerekli
önlemleri alabilir.

94/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

Planlanan Oda Değ
Değişimleri
Bu panelde en çok dikkat edilmesi gereken husus, planlamaya alınmış olan yeni oda numarası
envanterden düşer ve satışa kapatılır. Yeniden satışa açılması için listeye girilip kaydın silinmesi
gerekmektedir.
Kullanıcı Oda Değişim tarihini ve ve biliniyorsa zamanını girmelidir (resepsiyonun ve oda
hizmetlerinin operasyonunu rahatlatır),, eski oda numarası ve yeni oda numarası da girilerek
değişim istenmesinin sebebibinin de yazılmasının ardından kayıt edilerek yeni odanın hazır
olacağı zaman beklenir.

Ayrılış
Ayrılış Tarihi
Tarihi Değ
Değişim Tablosu
Bu sekme erken çıkış notları ile entegre çalışmaktadır. Kullanıcılar check out günü o gün
olmayan bir rezervasyonu check out etmeye çalıştıklarında sistem kullanıcıya rezervasyonu
gerçekten check out edip etmek istemediğini sorar ve cevap evet ise otomatik olarak check out
95/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

gününü öne çeker bununla birlikte erken çıkışın sebebinin girilmesi için zorunlu bir açıklama
penceresi açılmaktadır. Bu liste sayesinde erken çıkışların sebepleri kayıt altında tutularak
takibi ve kontrolü sağlanabilir ve gerekli önlemler ve müdahaleler yerine getirilebilir.

ÖnKasa İşlemleri
İşlemleri
Işlem ve ana kasa detaylarını bu menüden görebiliriz.

Kasa Defterleri
Tüm kasiyerlerin detaylarının bulunduğu ana ekrandır. Sol üst bölümden kasiyerler teker teker
seçilerek her birinin işlemleri ayrı ayrı görülebileceği gibi tüm liste açılarak da liste çıktısı
alınabilir. Kasa defterleri günlük olarak çalışır. Geçmiş kayıtlar görüntülenmek istenirse Raporlar

96/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

Menüsü altında > Kasa Raporları > Eski Kasa Defterleri menüsünden açılabilir. Listedeki
herhangi bir satırın üzerine gelip “Detay
Detay”
Detay tuşuna basıldığında o tutarı oluşturan detaylar görünür.
Kasa Defterlerine ana ekranda F6 ile ulaşılabilir.

F1 Oda Tahsilat
Direk Folyo Tahsilat ekranını açar ve kullanıcının hesaba bir ödeme işlemi girmesini sağlar.

F2 Kasa Avans / Devir
Tüm kasiyerlerin kasa avanslarını girebilmek amacı ile Ana kasada görevli ve yetkili olan
kullanıcı tarafından kullanılır.

F3 Döviz Bozdurma
Kullanıcılar bu menüden döviz bozabilirler. Alınan ve verilen döviz türünü ve tutarını seçtikten
sonra oda numarasını da yazarak (zorunlu) döviz bozdurma işlemi sonlandırılır.

97/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

Toplu İşlem
İşlem Giriş
Girişi
Bu fonksiyon birden fazla işlemi arka arkaya girebilmek için faydalıdır. Folyolardan çıkıp yeniden
ekranlar arasında gezinerek yeni folyoları açıp işlemleri sürekli tekrarlamak yerine hepsini tek
bir listede sırayla girebiliriz. Ya da gün içerisinde yapılan işlemlerin kontrolü ve düzeltmesi bu
ekrandan yapılır.

Liste filtrelenmiş olan tarih aralığında tüm departmanlara basılmış olan işlemleri
göstermektedir
98/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

Günlük Kur Giriş
Girişi
Sistem gün sonu işlemleri sırasında otomatik olarak günlük kurları internete bağlanarak Merkez
Bankasının web sitesinden alır ve yeni gün için tanımlar. Farklı kurların kullanılması gerektiği
durumlarda günlük kur girişi menüsünden gerekli değişiklikler uygulanabilir.

Depozit
Depozit Tanımları ve Otel Depozit Listesi
Resepsiyon veya diğer departmanlar tarafından misafirlere depozito karşılığında verilen ürünler
ve fiyatları Önkasa > Depozit İşlemleri > Depozit tanımlarından sisteme tanımlanabilir.

Depozit
Depozit iş
işlemleri
Depozitler sisteme tanımlandıktan sonra kullanıcılar odaya yeni bir depozit işleyebilir veya
varolan depozitleri bu listeden görerek seçim yapabilirler.

99/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

Ayrıca depozit listesine girmeden de depozit işleme şansımız vardır. Konaklayan listesinde Diğer
işlemler üst menüsünden ‘Yeni Depozit Girişi’ seçeneğine tıklanarak Depozit işlemi penceresi
açılabilir ve gerekli depozit odaya işlenebilir.

100/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

Herhangi bir odaya depozit tanımlandığında, oda check out edilmeye çalışılırsa ekranda bir uyarı
mesajı görünür ve depozitin iade edilmesinin istenip istenmediğini sorar.

101/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

Gün Sonu İş
İşlemleri

Gün sonu işlemleri Sistem menüsünün altında Gün Sonu işlemleri sekmesinden başlatılır.
Gün kapatılmadan önce Gün Sonu Raporları alınmalıdır.

102/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

.
Henüz giriş yapmamış olan rezervasyonları No Show listesine gönderir. Yeni gün açıldıktan sonra
listede bulunan odalar için verilen karara göre işlem yapılabilir. No Show ücreti basılabilir veya
No Show oda üst menüden F2 Rezervasyona Geri Al diyerek kayıt rezervasyona geri taşınabilir
(giriş ve çıkış tarihlerini güncellemek gerekmektedir).
Veya henüz giriş yapmamış olan odaları İptal Rezervasyonlar listesine gönderir. Giriş yapmamış
odaların sistemde otomatik olarak hangi statüye düşecekleri Parametrik bir ayardır ve
Konfigürasyon tablosundan tanımlanabilir.
O gün çıkış yapması beklenen ama henüz ayrılmamış olan oda hesaplarının ya ayrılış günlerinin
uzatılması için uyarı verir. Bu işlevin çalışabilmesi için konfigrüsyon tablosunda “Check
Check out
olmamış
olmamış konaklamaları uzat”
uzat parametresinin aktfi olması gerekmektedir. Seçili olmadığı
durumlarda sistem gün sonu işlemi sırasında işlemi durdurur Sistemde hala check out
etememiş odalar bulunmaktadır. Lütfen Check out işlemlerini sonuçlandırıp gün kapatma
işlemine tekrar başlayınız’ diye bir uyarı verir ve kullanıcı gerekli işlemleri yerine getirmeden gün
kapatma devam etmez.
Bir sonraki günün döviz kurlarını otoamatik olarak merkez bankası web sitesinden indirir ve
sisteme tanımlar.
Kullanıcıların kasa avanslarını yeni gün için yeniden tanımlar.
Tüm raporların alındığından emin olunduktan sonra Sistem > Gün sonu işlemleri > Günü Kapat
seçeneğinden gün kapatma işlemleri başlatılabilir
Sistem bu işlem sırasında otomatik olarak kendini yedekler.
Günlük Cash Folyoları arşive kaldırır.
Check out olmuş folyoları arşivler.
103/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

Kat Hizmetleri İşlemleri
İşlemleri
Odalarla ilgili tüm teknik işlemler, kayıp ve bulunan eşyaların kayıt altına alınması ve takip
işlemleri, odaların temizlik planlaması, odaların durum kontrolleri ve sisteme tanımlanması
işlemleri, ve uyuşmazlık raporu gibi işlemler bu modül altında uygulanıp takip edilmektedir.

104/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

Oda Liste
Liste >
Oteldeki tüm odaların tipleri, yatak tipleri, konumları, varsa konaklayan misafir ismi, odaların o
andaki durumları gibi bilgilerle gösterildiği listedir.

Blokaj Tablosu (Yeni)
(Yeni) >
Tüm odaları bir Rack Tablo üzerinde görerek çeşitli işlemler yapabileceğimiz bir tablodur.
Ekranın üst bölümünde bulunan tablonun sol kolonunda odaların numaraları ve yatak tipleri ve
o andaki durumları ile üst satırda tarihleri görebiliriz. Bu tabloda misafirlerin rezervasyonlarını
farklı günlere taşıma, gün uzatma & kısaltma ve oda değişiklikleri gibi işlemleri rahatça
ekranda görüp gerçekleştirebiliriz.

105/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

Boş
Boş Oda Listesi
Listesi >
Otelde o andaki tüm Boş Odaların görülebileceği listedir. Daha önceki bölümlerde Oda
Numarası Atanması olarak anlatılan bölümlerde bu konuya da değinmiştik. Ekrandaki seçme
kutucukları ve satırları kullanarak, tüm odalarınızı, boş odalarınızı ya da boş ve blokesiz
odalarınızı görebilmeniz mümkündür.

106/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

Rack Oda Tablosu (Room
(Room Rack) >
Odaların bir tablo üzerinde tüm özellikleriyle görüntülenebileceği bir ekrandır. Oda durumları
sembollerle gösterilmektedir. Odaların giriş çıkış işlemleri de bu tablodan yapılabilir. Söz konusu
odanın üzerine gidip sağ tıklayarak gerekli işlem menüsünü açabilirsiniz.

Günlük Oda Durumu >
Otelin o andaki özet durumunu gösteren tablo ekranı;
--Bu ekranda otelin o gün başlangıcında bir gece önceden kaç oda ve kişi ile günü kapatıp yeni
güne başladığı, gün açıldığından beri otele kaç odanın ve kişinin gelip ayrıldığı, o andaki dolu
oda ve kişi sayısı, daha gelecek ve ayrılacak olan oda ve kişi sayısı, Ücretsiz ve House use oda ve
kişi sayısı, oda durumlarına göre oda sayıları, ücretsiz misafirler hariç/dahil oda ve kişi başı
ekstra gelirler gibi hızlı bir şekilde durum özeti alınabilir.

107/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

Kapalı Oda Listesi >
Tadilat, bakım, temizlik, renovasyon veya arıza gibi durumlarda odaları teker teker veya toplu bir
şekilde kapalı durumuna, arızalı durumuna veya rezerv durumuna alabileceğimiz modüldür.
Kapalı olarak tanımlanmış odalar satıştan düşer (Forecastta ve satılabilir oda sayılarında bu
odalar tenzil edilir). Odayı kapalıdan düşürmek için kaydın bitiş tarihini program tarihinden bir
gün önceye almak yeterli olacaktır.

Kapalı oda listesine yeni bir oda eklemek için ‘Ekle
Ekle’
Ekle butonuna basarak işlem gerçekleştirilebilir.

Statünün başlama ve bitiş tarihi, statünün niteliği ve sebebinin yazılması gerekmektedir.
Toplu kapalıya alma işlemi üst barda bulunan Toplu Kapalıya Alma butonuna tıklayarak
gerçekleştirilebilir. İlk oda numarası ve son oda numarası belirlenerek başlangıç ve bitiş tarihi
girilir, sebebi de yazdıktan sonra işlem kayıt edilebilir.
108/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

Kat Hizmetleri Oda İşlemleri
İşlemleri >
Oda durumlarını değiştirebilmek için kullanılan ekrandır. Kat hizmetleri yetkilisi gün içerisinde
katlardaki görevlilerden oda durumlarını aldıkça bu ekrandan oda durumlarını güncelleyerek
diğer departmanların durumlara göre işlemlerine devam etmelerini sağlayabilir.

Oda

durumlarını değiştirmek için ilgili tuşa bir kez tıklamak yeterli olacaktır.

Kat Hizmetleri Uyuş
Uyuşmazlık Raporu >
Kat hizmetleri gün içerisinde temizlik için girdiği odalardaki kişi sayılarını bu raporda kayıt altına
alır. Rapor aynı anda önbüro ve muhasebe departmanında da görüntülenebilir. Ekranda eğer ki
kişi sayılarında uyuşmazlık varsa uyuşmazlığın olduğu satır kullanıcının dikkatini çekmek
amacıyla farklı bir renk alır. Bunun için her gün güne başlarken Günlük oluş
oluştur ardından da F5
109/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

Önbüro  HKeeping tuşuna basmak ardından farklı olan odaların kişi sayılarını Housekeeping
gözlem sonuçları alanına yazmak yeterli olacaktır. Raporlar menüsünün altındaki HK2
Discrepancy Raporu alınarak rapor arşivlenebilir.

D-5 Önbüro İşlemleri
İşlemleri Kısayol Menüsü
Kullanıcılar birçok temel işlemi içeren bu kısayol menüsüne üst bardaki Önbüro işlemlerine
tıklayarak ya da liste içinde iken ALT + B tuşlarına basarak ulaşabilirler. Listede hangi kayıt
seçili ise işlemler o kayıt için geçerli olacaktır.

110/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

Folyo
Folyo İşlemleri
İşlemleri
Seçili odanın folyosunu ekrana getirir.

Folyo
Folyo Yönlendirme
Misafirlerin konaklama ücretlerin diğer bir misafirin odasın veya folyo numarasına
yönlendirimesini sağlar.

111/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

Takip Listesi
Görüntülemek, değişiklik yapmak ya da yenisini eklemek üzere Takip Notlarını açar. (Daha önce
Takip Notları bölümünde açıklanmıştır.)

Şikayet ve Arıza Listesi
Seçili kayıt için girilecek, arıza ve şikayet listesini açar.

112/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

Özel Günler ve Tatiller
Özel günleri, tatilleri ve ulusal günleri takip edebileceğimiz ekran. Bu ekrandan girilen bilgiler
aynı

zamanda

forecast

ekranında

özel

günler

işaretlendiğinde

karşımıza

çıkarak,

organizasyonlarımızı yapmamızda bize yardımcı olur.

Önödeme Listesi
Listesi
Gelecek olan misafirlerin otele daha önceden nakit olarak verdikleri veya havale yoluyla
gönderdikleri bir ödeme varsa bu rezervasyon sırasında oda hesabı için ön ödeme ekle diyerek
sisteme işlenebilir. Check in sırasında sistem ekrana bir pencere içerisinde misafirin ön
ödemelerinin olduğuna ve folyosuna transfer edildiğine dair bir uyarı mesajı getirir.
113/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

Ek Fiyatlar
Listede seçili kayıt üzerinden ek fiyat seçeneği tıklandığında gelen Ek Fiyat, Acenta’ya ait
olmayan ama oda fiyatı gibi otomatik basılması gereken fiyatların tanımlandığı tablodur.

114/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

Stop Sale Listesi (S
(Satış
atış Durdurma)
Satışını durdurmak istediğimiz tarih aralığını, oda tiplerini ve acenta veya acentaların seçimini
yaparak, rezervasyon sırasında sistemin uyarı vermesi sağlanır. Bu şekilde Stop Sale geçilen
dönemlerinde mükerrer rezervasyon girişi engellenmiş olur.

Misafir İliş
lişkileri İşlemleri
İşlemleri
Restoran Rezervayonu
Rezervayonu
Tesisdeki restoranların ve rezervasyon ile misafir kabul eden mekanların isimleri ve maksimum
misafir sayısı ekranın sol üstünde bulunan Tanımlar menüsünden Misafir ilişkileri departmanı
veya sorumlu departman tarafından tanımlanabilir.

115/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

Tanımlamalar yapıldıktan sonra soldaki kolondan rezervasyon tarihi ve restoran ismi seçilerek
sağ bölümdeki pencerede masa olarak betimlenecek pembe kutulara sağ tıklayarak
rezervasyon oluşturulabilir.
Masa seçtikten sonra açılan rezervasyon kartına kişi sayısı, çocuk sayısı, rezervasyon saati ve
misafirlerin özel istekleri gibi bilgiler de girildikten sonra kart kayıt edilerek rezervasyon işlemi
gerçekleştirilmiş olur.
Rezervasyon alma saati bittikten sonra Raporlar bölümünden listeler alınarak, hazırlıklara
başlanır.

Günlük Hava Durumu

116/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

Misafir İliş
lişkileri Yönetimi

Bu modül sayesinde otel misafirleri için anket formları düzenlenebilir, cevaplar sistemde kayıt
altına alınabilir, istatistikler tutularak analizler yapılabilir ve misafirlerin yorumları ve
değerlendirmeleri doğrultusunda işletme bu doneleri kullanıp güçlü ve zayıf yanlarını görerek,
hizmet kalitesini arttırabilmek adına değiştirilmesi, geliştirilmesi veya kaldırılması gereken
prosedürleri yeniden gözden geçirebilir.

117/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

CRM Soru Bankası
Bu panelde misafirlere uygulanan ankette sorulan soruları ilişkili olduğu departmana veya
operasyona göre gruplandırarak sisteme kayıt edebiliriz.

Misafir Şikayet ve Yorumları
Misafirlerden iletilmiş olan herhangi bir şikayet veya yorum, misafir ilişkileri departmanı
tarafından tüm detayıyla misafir yorum listesine girilmelidir. Girilen tüm detaylar raporlanarak
yönetim tarafından problemi çözmek için bir aksiyon alınabilir.

118/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

Misafir Kimlik ve Adres Bilgileri
Bu menü kullanıcılara misafir listesini açar.

Anket Departmanları
Anket sorularının oluşması için öncelikle anket departmanları belirlenmelidir.

Anket Soruları
Anket Soruları girişi yapılırken dikkat edilmesi gereken seçenek sayısının 4’ten fazla
yapılmamasıdır. Seçenek sayısı sorunun iyi – orta – iyi – çok iyi seçenekleri dışında sadece evet
– hayır cevaplarının verilmesi durumlarını belirlemek için kullanılır. Yani genelde ya 4 ya da 2
seçenekli soruları oluşturulmalıdır.

119/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

Anket Cevap Giriş
Girişi
Oda Numarası girilerek anket girişine başlanır. Eğer anket ayrılan bir misafirin anketi ise
Ayrılmış olanlar kutucuğuna tıklanarak ilgili oda misafiri seçilir. Dil seçeneği belirlendikten
sonra Soruları ekle diyerek anket soruları tablo ya yansıtılır. Ardından ya klavye ile soru değerleri
yazılarak ya da Mouse ile soru değerleri tıklanarak misafirin anket sorularına verdiği cevaplar
işlenir. Tıklama ya da yazma sırasında bir aşağıdaki satıra geçmek için bir işlem yapılmasına
gerek yoktur, işaretlemeden sonra otomatik olarak bir alt satır girişe hazır olur. Soru seçenekleri
bittikten sonra alt kısımdaki olumlu, olumsuz, öneri yorumları da girilerek anket girişi
tamamlanır. Hesapla butonuna basılarak genel buton hesaplanarak ekran kapatılır.

Anket Cevapları Listesi
Listesi
Girilen tüm anketler Anket Cevaları listesinden kontrol edilebilinir.

120/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

Anket Cevap Analizleri
Tüm bu adımlardan sonra anket analizleri bölümünden analizlerimizi yaparız.

Satış
Satış & Pazarlama iş
işlemleri
Bu modülde Satış Pazarlama departmanı tüm firma detaylarını, kontak bilgilerini, satış
tekliflerini, randevu ve görüşmeleri kayıt altına alabilir. Ayrıca Tüm organizasyon talepleri,
teklifleri, detayları ve anlık statüleri bu panel üzerinden takip edilebilir.
Satış & Pazarlama modülü çoklu e-posta, kısa mesaj, ve fax gönderimi ile ilan ve duyurular
yayınlanabilimesine de imkan sağlamaktadır.

121/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

Satış
Satış Firmalar
Firmalar bölümüne girilerek Ekle tuşuna basılır ve firma bilgileri girilir. Oluşturulacak kart bir
Acenta kartı gibi kullanılacak ise ”Önbüroya Aktar “ tuşuna basılarak, Önbüro – Arkabüro
sekmesi altındaki Acenta kartlarında da bir kart oluşturulur. Bu sayfadan yetkililer penceresine
gidilerek firma yetkilileri de tanımlanır. Burada sadece o firmaya ait olan yetkililer görüntülenir
ya da sadece o firma için yetkili tanımı yapılır.

122/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

Satış
Satış Yetkililer
Firmalarda görüşülen tüm yetkililerin iletişim bilgileri ve durumları bu tablodan tanımlanır.

123/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

Satış
Satış Temsilcileri
Temsilcileri
Hangi proje ile hangi satış temsilcilerinin ilgilendiğini görmek, satış temsilcilerin ayrı ayrı
performans değerlendirmelerini yapmak için işletme kendi satış temsilcilerini bu ekrandan
tanımlamalı ve her proje, görüşme için mutlaka temsilcilerini sisteme girmelidir.

CRM Takip Kartları
Yeni bir proje oluşturmak için basitçe “Ekle
Ekle”
Ekle butonuna basarak yeni bir kart açılabilir. Projenin
ismi, o andaki statüsü, organizasyonu düzenleyen aracı firmanın ismi, kontak kişi, Organizasyon
sahibi firma ismi, garanti kişi sayısı ve kişi başı fiyat gibi detaylar kartta gerekli yerlere
girildiğinde Banket Detay formunda tüm detaylar düzenli bir formatta yayınlanabilir. Proje
124/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

kartında üst bölümdeki bilgiler doldurulduktan sonra alt bölümdeki rezervasyon ve banket
detayları bölümünün de doldurulması gerekmektedir.

Rezervasyon sekmesinde girilmiş olan rezervasyonlar karttaki “Definite (Kesin)”, “Tentative
(Olası)” statüleriyle entegre çalışır. Definite olan bir projenin rezervasyonları direk Rezervasyon
Listesine düşer. Eğer Tentative ise Bekleme Listesine gider ve forecasta yansımaz. Proje
kartında statü Definite olarak değiştiriliği zaman sistem rezervasyonları otomatik olarak
Rezervasyon Listesine taşır. Rezervasyon girişi sırasında otomatik olarak proje kartında girilen
oda sayısı, giriş çıkış tarihlerini karta yansır.

Banket Sekmesinde banket ekle butonuna basarak yeni banket detayları eklenerek farklı
günlerde düzenlenecek olan organizasyonlar kayıt edilebilir. Her açılan yeni banket kartında
banketin başlayacağı tarih, gerçekleşeceği saat aralığı, salon düzeni, garanti ve takribi kişi
125/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

sayıları, kişi başı fiyatlar, menüler, ekipmanlar tanımlanabilir. Menü ve ekipman satılarının
yanındaki butonlar vasıtasıyla listelerine girilerek yeni ürünler eklemek ve fiyatlandırmak
mümkündür.

Notlar Sekmesinde iş programını ve detaylarını içeren ve tüm departmanlara yayımlanan
Banket formunda görülmesini istediğimiz ancak hazır menülerde seçenek olarak sunulmamış
olan özel notları kayıt edebiliriz.
Tüm detaylar girildikten sonra CRM Takip listesinden herhangi bir proje ismi seçilerek Yazdır
tuşuna basarak açılan pencerede Banket Satış Detay seçeneğinden Grup Memosu tüm
departmanlara yayınlanabilir.

126/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

Randevular, Görüş
Görüşmeler, Teklifler ve Sözleş
Sözleşmeler
Ziyaret edilmiş ve görüşülmüş olan şirketler (yüzyüze veya telefonda), projelerinin durumları,
kontak isimleri ve görüşmelere katılmış olan yetkililerin bilgileri, sunulmuş olan teklifler,
rakiplerin detayları ve değinilmiş olan konuları kayıt edebileceğimiz paneldir.
Satış Takip kartları listesinde belirli tarihler arasında kaç firmayla, kimlerle görüşüldüğü, kaç
olumlu görüşme olduğu ve bu görüşmelerin sonucunda olası ne kadar gelir kazanacağı
görülebilir.
Geçmişte yapılmış ve gelecekte yapılacak olan görüşmeler, teklifler ve sözleşmeler de Satış &
Pazarlama modülünde takip edilebilir.
Analiz Sekmesinde bu proje kartından yaklaşık ne kadar gelir elde edeceğimizi görebiliriz.

127/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

Çoklu Fax, EE-posta, Kısa Mesaj Gönderimi
Tüm yazışmalar, çıktı alınan dökümanlar, teklifler ve sözleşmeler taranarak sisteme yüklenebilir
ve burda saklanabilir. Kullanıcılar bu dökümanları veya sistemde hazırlamış oldukları duyuruları,
reklamları bu modül vasıtasıyla toplu olarak gönderebilirler.

Arka Büro İşlemleri
İşlemleri

Yeni Fatura
Kullanıcının elle sıfırdan fatura hazırlaması gerektiği durumlarda bu işlem Arka Büro > Yeni
Fatura seçeneğinden yapılabilir. Daha detaylı bilgi daha önceki konularda Önbüro işlemleri >
Fatura bölümünde verilmiştir.

Fatura Listesi
Fatura listesi kesilmiş olan tüm faturaların görülebileceği ekrandır. Liste ekranı açıldığında üst
barda bulunan adres aralığından ilk ve son tarih seçilerek filtrele butonuna basarak gerekli
tarihteki faturalar görüntülenebilir.
İptal faturalar liste ekranında İptal Fatura kolonunda “1” rakamı ile gösterilir.
128/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

Kullanıcılar fatura kayıdı üzerinde bir değişiklik yapmak isterlerse iki kere tıklayıp kayıdın içine
girmeleri yeterlidir.

Proform
Proforma
forma Fatura Listesi
Acentalar, şirketler ve gruplar için hazırlanmış olan preforma faturaların görüntülenebileceği
listedir.

129/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

Rez Seç & Ekle butonuna basıldığında karşımıza çıkan ekrandan Proformasını oluşturmak
istediğimiz kayıtları seçerek “F5
F5 Gün Detaydan Faturaya Aktar”
Aktar tuşu kullanılarak ilgili kayıtlar
proforma fatura ekranına çağrılır.

Acenta

130/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

Bu menü altında Acenta işlemleri ve veri girişleri yapılabilir, doluluk ve ciro öngörüleri
görüntülenebilir. Acenta kartları, Acenta fiyat kodları, günlük fiyat tablosu ile ilgili daha ayrıntılı
bilgiye daha önce anlatılmış olan Acenta kartları bölümünden ulaşılabilir.

Acenta Ana Firmaları
Acenta grupları bu menü altında oluşturulabilir. Acentalar kartlarının içinden önceden
oluşturulan Acenta Gruplarına bağlanabilir. Bu sayede forecast raporları görüntülenirken ayrı
ayrı ya da acenta grupları şeklinde raporlar alınabilir.

Bu sayede gruplar için girilmiş olan bilgiler acentalar için gruplarına göre periodik analizleri
oluşturacaktır.

131/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

Acenta Ön Forecast Giriş
Giriş – Ön Forecast
Önforecast’ın girildiği ve takip edildiği bölümdür. Tui gibi önforecast ile çalışan Acentaların
gönderdiği kontenjan – garanti dışındaki forecastları bu alandan takip edilebilir. Aşağıdaki
ekrandan Acenta seçilip önforecast’ın başlayacağı ilk gün girilir. “Son
Son Günden Kopyala”
Kopyala ya da
“Toplu Çoğalt” fonksiyonları ile forecast girişini hızlandırmak mümkündür.

132/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

Sistem girilmiş olan önforecast’a göre gerçek rezervasyonları da kontrol ederek aşağıdaki
şekillerde takip yapılmasını sağlar.

133/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

Misafirler
Daha önce Misafir Kartları bölümünde anlatılmıştır.

Finans Yönetimi
Yönetimi
Cari Hesap Kartları

134/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

Cari kart üstünde Detay tuşuna basarak O Cari ile ilgili detayları görebilirsiniz.

135/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

Banka Kartları

136/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

Kasa Kartları

137/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

Banket

Banket İlk Tanımlamalar
Salon Tanımlamaları
Salonların tanımlamaları salon masa düzenlerine göre yapılır.

138/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

Masa Düzenleri
Salonda kullanılacak Masa Düzenleri tanımlanır.

Banket Türleri
Banket Türleri ve bu türler için yapılacak hazırlık süreleri bu alandan tanımlanır.

Menüler
Banket Menüleri bu ekrandan tanımlanır.

139/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

Servis ve Hizmetler
Banket sırasında verilecek özel hizmetler için tanımlama bu ekrandan yapılır.

Ekipman Listesi
Banket için kullanılacak, kiralanacak ekimpan listesi bu menüden tanımlanır. Burada
ekipmanlar için girilen miktara göre bankete ekipman eklerken uyarı alınır.

Banket Rezervasyon
Proje kartlarından açılan tüm banketler (projeler) Banket Anlaşmaları menüsünden
görüntülenebilir. Kontrat Aç tuşuna basılarak ilgili banketin detay kartına ulaşılabilir.

140/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

Banket Rezervasyon ekranındayken Rezervasyon Al tuşuna basılarak çok ayrıntılı olmayan salon
rezervasyonları yapılabilir. Ekran üzerindeki Kontrat ve Memo tuşları ile de ilgili kaydın çıktıları
alınarak gerekli bilgilendirmeler yapılabilir.

141/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

Banket Anlaş
Anlaşmaları
Girilen tüm Banket anlaşmalarını görebileceğimiz listedir.

142/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

Periyodik banket oluştur tuşuna basarak aynı özelliklerde birden fazla banket rezervasyonu
oluşturulabilir. Özellikle birden fazla toplantı günlerinin olduğu toplantı grupları için bu özellik
efektif olarak kullanılır.

143/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

Banket Ajanda
Girilen Banket rezervasyonlarını Ajanda şeklinde görebileceğiniz ekrandır.

İndirim Tanımları
Indirim tanımları özellikle POS’dan gelen satışlarda indirim oranlarını tanımlamak için kullanılır.
Indirim Adı belirlendikten sonra Başlangıç ve Bitiş tarihleri, hangi saat aralıklarında ve hangi
Departman ve Gelir Grubu Kodları için uygulanacağı seçilir. İndirim tanımları; Misafir Geliş
sayısına, Acenta, Kaynak ve Market Koduna, Misafir Vip Grubuna, Rezervasyon grubuna göre
tanımlanabilir. Bu seçimlerden sonra İndirim Oranı girilir. Uygulama önceliği aynı türde iki farklı
indirimin olması durumunda öncelik olarak hangisinin uygulanması gerektiğini belirlemek için
kullanılır. Öncelik sayısal değeri küçük olanındır.
Örneğin repeat sayısı 2 olan misafirler için %15 indirimimiz olsun, bir de Vip durumu Vip3 olan
misafirler için de %20 indirim tanımımız olsun, Repeat’i 2, Vip statüsü Vip3 olan bir misafire %
20 indirim uygulanması isteniyor ise bu durumda Vip indirimi için tanımladığımız indirimin
önceliğinin 1, diğerinin 2 olması gerekmektedir.

144/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

Kredi Kontrol Listesi
Krediye kaldırılmış tüm hesapları görerek, faturasını kesebileceğimiz ekrandır.

145/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

E- RAPORLAR

E-1.Genel
1.Genel Raporlama Seçenekleri
Günlük operasyonda herhangi bir zamanda kullanıcılar istenilen her rapora ulaşabilirler.
Standart bir rapor formu aşağıda gösterildiği gibi kullanılabilir.

146/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

E-2.Rapor Filtreleme
Alan adı filtrelenmek istenen kriterler için kullanılır. Sağ bölümdeki ilk ve son değerler raporun
görüntülenmesi arzu edilen aralıkları belirleyen bölümdür.
Mesela görüntülenmesi istenilen rapor bulunduğumuz belirli bir gün aralığında ise olacaksa sol
tarafta Alan Adına CHECK IN sağ tarafta ilk değer olarak da son değer olarak da o günün tarihi
yazılmalıdır.
Eğer bir günden daha fazla girişlerin gösterilmesi isteniyorsa sol tarafta Alan Adına CHECK IN
sağ tarafta gösterilmesi istenen tarih aralığı ilk gün ilk değere, son gün son değere yazılmalıdır..
Pencerenin sol alt kısmında filtreleme ve gruplama opsiyonları bulunmaktadır. Bu alan birden
çok Alan adı kullanıldığı durumlarda seçilmiş olan alanlara göre sıralama ve gruplama yapmak
amacıyla kullanılır.

E-3.Rapor Çıktı Formatları
Sağ alt bölümde bulunan çıktı türlerinde raporun hangi formatta çıktısının istendiği seçilebilir.
Her durumda rapor önce ekrana gelecek daha sonra çıktı formatına gidecektir. Böylelikle rapor
çıktısı alınmadan önce istenilen değişiklik yapılabilir.

E-4.Kolon
4.Kolon Seçimi
Rapor çıktı formatı olarak Excele Gönder seçilmesi durumunda rapor tasarımı bir excel sayfası
olarak açılır. Bu açılan sayfasa istenilen değişiklikler yapılarak rapor çıktısı alınabilir veya
bilgisayarda dosya içinde kayıt edilerek saklanabilir.
Ayrıca pencerenin alt kısmında bulunan ‘Menüye Ekle’ butonu ile her kullanıcı kendi
bilgisayarında Kullanıcıya özel bir menü listesi oluşturabilir. Eklenen raporların görülebilmesi için
sistemden çıkıp yeniden girmek gerekmektedir.

E-5.Forecast Raporları ( Otel Doluluk Öngörüleri )
Doluluk Raporları
Doluluk ekranlarına hem Raporlar menüsünden > Forecast Raporları > Doluluk Raporları
seçeneğinden hem de ana ekrandayken F1 e basılarak ulaşılabilir. Can work both from the
Reports pull down menu > Forecast Reports > Occupancy Reports or simply pressing F1 on the
main screen.
Elektra v.3’ ün en önemli özelliklerinden bir tanesi tüm doluluk raporlarının hem geleceğe hem
de geçmişe yönelik çalışıyor olabilmesidir. Forecast ekranında geçmişe yönelik bir tarih aralığı
seçilirse gerçeklemiş olan rakamlar, geleceğe yönelik tarih aralığı seçilirse öngörülmüş olan
rakamlar ekrana yansıyacaktır.
Doluluk öngörüleri hem Grafiksel olarak görüntülenebilir hem de Rakamsal olarak. Pencere
açılırken sabit olarak açılan format grafik formatıdır.
Doluluk grafikleri standart olarak o günün tarihinden sonraki 1 aylık zaman dilimini açar.
Ekranın sol üst bölümünden görüntülenmesi istenen period seçilebilir. ( geçmiş yada gelecek
olabilir )
147/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

Grafiklerin hemen üstünde sistem öngörülen dolulukları ve gelirlerini hesaplayarak oda ve kişi
sayılarını, oda başı ve kişi başı gelirleri, toplam rakamları ve yüzdeleri gösterir.
Grafiklerin alt kısmında bulunan kutucuklarda gerekli olan seçimler yapılarak daha özet verilere
ulaşılabilir. Örneğin belli bir acentanın ismi seçilebilir, aynı anda pansiyon HB olarak yarım
pansiyon seçilebilir, oda ve kişi butonları tıklanabilir ve ekrana o acentanın yalnızca HB
konaklayacak oda ve kişi sayısı getirilebilir.

Forecast Raporu
Forecast Grafiğinde grafiksel olarak gösterilen değerler Forecast Raporu ekranınsa sayısal
olarak görüntülenir. Başlıklar üzerine tıklanarak En yoğun gün, En çok gelirin olduğu gün, en çok
çıkışın olduğu gün gibi analizler kolayca yapılabilir.

148/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

Günlük Listeler
Gelecekte veya geçmişte o tarihte hangi rezervasyon kayıtlarının olduğunu özet olarak gösteren
ekrandır.

149/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

Pansiyon Forecast
Forecast
O tarihler arasında Pansiyon durumlarına göre sabah, öğlen ve akşam yemeklerinde kaç kişinin
yemek alacağını gösteren rapordur. Özellikle Mutfak ve Restraurant Departmanlarını ilgilendirir.

Uyruk Raporu
Turizm Bakanlığının her ay sonunda istediği Uyruklarına göre giriş ve geceleme raporu için
kullanılabilinecek ekrandır.

150/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

Dönemsel Analizler
Verilen tarih aralığında Acenta, Acenta Grup, Oda Tipi, Market, Segment, Kaynak, Uyruk, Grup
ve Konaklamaya göre Genel Analizlerin yapıldığı ekrandır.

Dağ
Dağılım Analizleri
Verilen tarih aralığında Gün Gün
Gün Acenta, Acenta Grup, Oda Tipi, Market, Segment,
Kaynak, Uyruk, Grup ve Konaklama ya göre Genel Analizlerin yapıldığı ekrandır.

151/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

Genel Analizler
Bu ekranda kullanıcılar 1 numara ile gösterilen alan içindeki kutucukları sürükle bırak
mantığıyla kendi tasarımlarını oluşturarak analiz yapabilirler. Örnekte; Marketi X,Y,Z, Acentası
A,B,C ve Oda Tipleri 1,2,3 olacak şekilde Oda ve Pax değerleri gün gün listelenmiştir

Tasarlanan ekran aynı şekliyle Excel`e atılabilir.

152/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

Ana Ekran Kısayolları
F1 – Grafikler
Grafikler

F2 – Rezerva
Rezervasy
ervasyon
syon
Rezervasyon ( Gelecek misafirler ) listesini açar. Açılan ekranın alt bölümündeki sekmelerden
diğer statüdeki rezervasyon listelerine de ulaşılabilir; Bekleme Listesi, Konaklayan Listesi,
Ayrılan Listesi, No Show Listesi, İptal Listesi ve varsa eklenmiş diğer listeler gibi.
Ayrıca bu platform Yeni rezervasyon girişi, varolanın düzeltilmesi, çoğatılması, iptali veya No
Show a alınması gibi işlemler için de kullanılır.

153/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

F3 – Konaklayan
Konaklayan Listesi
Kullanıcıların önüne direk Konaklayan misafirler listesini getirir. Alt sekmelerden diğer listelere
geçiş yapılabilir.

F4 – Hızlı Blokaj
Rezervasyondaki misafilere en uygun odanın verilebilmesi için kullanılan çok fonksiyonlu ekran.
Ekrandaki seçim tuşlarından gerekli özellikler seçilerek uygun odalar ekrana dökülebilir.
Misafirin geçmiş kalışlarını veya rezervasyon kartlarını görmek de bu ekrandan mümkündür.

154/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

F5 – Boş
Boş Oda
Kullanıcıların oteldeki anlık oda durumlarını görerek gerekli işlemi yapabilmelerini sağlayan
ekrandır.

F6 – Ön Kasa
Nakit, kredi kartı, paid out, döviz bozumu gibi finansal işlemlerin kayıt altında tutulduğu ve takip
edilebileceği panel. Tüm işlemler kasa işlemi yapan kullanıcılara ve departmanlara göre
ayırılarak teker teker de incelenebilir. Kasa kapatma işlemlerini de kullanıcılar bu ekrandan
yapabilirler. Güne başlarken otomatik olarak her kullanıcıya tanımlanan kasa avansı ile yapılan
işlemler sonrası eldeki bakiye karşılığı muhasebe departmanına gerekli tutar ve evraklar
gönderilebilir.

155/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

F11 – Oda Durum
Günlük ve bir gün öncesi durumu anlık görüntüleyecek ekrandır.

F12 – Rack II
Oda durumlarını farklı renklerle görerek, statülerini değiştirebileceğimiz ekrandır. Erkanın
renklendirilmesi yetki ile bağlantılı olarak otel işletmesi tarafından değiştirilebilir. Dolu bir
odanın üzerine gelindiğinde aşağıdaki alanda

156/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

Yönetim Raporları
Bu menü altında tüm yönetim ve bütçe raporlarına ulaşılabilir. Modül, sol tarafta seçilen rapor
ismi ile entegreli olarak çalışmaktadır. Yalnızca tek bir gün girilerek hazırlatılabilecek raporlarda
tarih seçim kutucuğu, tarih aralığı girilerek hazırlatılabilecek raporlarda ilk ve son tarih kutucuğu
çıkmaktadır. Raporlar realize olmuş rakamlar ile çalışır. Bütçelenmiş ve karşılığında
gerçekleşmiş oda, kişi sayıları ve gerçekleşmiş gelirler gibi tüm tablolar burdan incelenebilir.

157/158

ELEKTRA V3 KULLANIM KLAVUZU

Kat Planları

Tesisteki odaların katlara göre dağılımının her kat için ayrı ayrı çizilerek veya ekranda
koordinatlarının girilerek tanımlanabileceği plan sayfasıdır. Varolan plan resimleri sisteme
uyarlanmak istenirse ana.bmp, 1.bmp,2.bmp,3.bmp gibi isimlerle kaydedilerek Elektra sistem
dosyasının bulunduğu dizinde Kat Plan dosyasının altına kayıt edilerek işlem gerçekleştirilebilir.

158/158

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful