Professional Documents
Culture Documents
Sommaire
1. Introduction ..................................................................................... 2
2. Découpage en tâches......................................................................... 2
2.1. Les caractéristiques d’une tâche ....................................................... 3
2.2. Critères de découpage en Tâches ..................................................... 3
2.2.1. Tâches d’exécution ................................................................... 3
2.2.2. Tâches de coordination ou de décision ........................................ 3
2.2.3. Niveau d’intervention ................................................................ 4
2.2.4. Le temps ................................................................................. 4
2.2.5. Les ressources ......................................................................... 4
2.3. Autres aspects de la définition des Tâches ......................................... 4
2.3.1. L’adhésion des responsables des Tâches ..................................... 4
2.3.2. La définition d’objectifs précis .................................................... 5
2.3.3. La Notion de Charge et Délai ..................................................... 5
1. Introduction
Organiser son temps de travail, c’est tout d’abord arriver à déterminer les
activités à mener et envisager de les organiser en fonction de critères de
délais, de coût ou de dépendances. Nous allons dans ce premier
document poser les bases du découpage de l’activité en tâches et
préciser quelles seront les propriétés de celles-ci.
2. Découpage en tâches
Il est impossible d’arriver à organiser son temps de travail si nous
l’abordons de manière globale et nous sommes alors dans l’obligation de
le décomposer en sous-ensembles d’activité à fonction simple : les
tâches.
Une tâche est caractérisée par des matières premières qui lui sont
nécessaires : ce sont les objets entrants ou préalables (un document,
une machine mise à disposition, une norme, un opérateur formé et
opérationnel, un logiciel, …) et elle fournit un ou plusieurs produits
résultats, ce sont les objets sortants ou livrables (une note, une vente,
une fiche technique, un contrat, un besoin satisfait, un problème
résolu,…).
Les objets entrants peuvent être déjà à disposition ou bien sont les objets
sortants d’une autre tâche destinée à les produire. Les objets sortants
peuvent être réemployés par une autre tâche.
2.2.4. Le temps
Une Tâche doit être courte dans le temps de façon à ce que les objectifs
puissent être perçus facilement par ceux qui la réalisent.
Par ailleurs il semble plus motivant d’avoir de nombreuses échéances :
l’effort pour atteindre l’objectif augmente considérablement à l’approche
de l’échéance.
Bien sûr, ces ressources et ces temps feront l’objet d’une négociation
avec le responsable de l’activité.
Que mesure-t-on
Qui mesure
Où cela a lieu
Quand
Comment (outils de mesure et barème)
Pourquoi, pour quel objectif
Sommaire
1. Introduction ..................................................................................... 1
2. L’ordonnancement et la planification .................................................... 1
2.1. L’ordonnancement .......................................................................... 1
2.1.1. Le principe d’antériorité ............................................................ 1
2.1.2. Localisation dans le temps......................................................... 1
2.2. La planification .............................................................................. 2
2.2.1. Le Planning ............................................................................. 2
2.2.2. Dates au plus tôt et au plus tard ................................................ 3
2.2.3. Estimation des charges ............................................................. 3
2.2.4. Exemple des outils de planification ............................................. 3
3. Introduction
Après avoir découper nos activités en tâches, défini pour chacune un
objectif, une charge de travail, un responsable de sa réalisation et un
délai, encore devons-nous afin d’optimiser notre travail et les ressources
mobilisés ordonnancés ces tâches en prenant en compte les dépendances
entre-elles, les préalables, leur impact sur les tâches aval, …
Ce document aborde donc les problèmes et principes d’une bonne
organisation des tâches entre-elles et des critères à prendre en compte.
4. L’ordonnancement et la planification
4.1. L’ordonnancement
Remarque :
Les contraintes à prendre en compte lors de l’ordonnancement sont de
plusieurs types
Exemples :
En série : On doit accomplir ces tâches dans l’ordre car elles sont
subordonnées à la disponibilité des ressources et au respect
d’autres conditions préalables.
4.2. La planification
4.2.1. Le Planning
Le planning correspond aux dates pour réaliser les activités, identifier les
jalons et atteindre les objectifs. C’est l’indispensable outil de la
planification.
Sommaire
1. Introduction 1
2. Perte de temps du fait des autres 1
3. Perte de temps de notre fait 2
5. Introduction
Les raisons de perdre du temps sont nombreuses. Nous passons notre
temps, et donc à le perdre, à justifier nos retards et les manquements à
nos engagements.
Certes, les raisons de perte de temps peuvent être le fait des autres,
mais bien souvent, soyons honnêtes, elles sont bel et bien de notre
propre fait
Ce document présente quelques cas classiques de perte de temps. Il
faudra les intégrer et prendre les mesures préventives et correctives qui
s’imposent.
-La " réunionnite " ou l'abus de réunions, trop longues, mal préparées,
dont aucune décision ne ressort.
Sommaire
1. Introduction ..................................................................................... 4
2. S’isoler ............................................................................................ 4
3. Ecoutez ............................................................................................ 5
4. Déléguez .......................................................................................... 5
8. Introduction
Etre productif dépend bien sûr de soi mais également souvent des autres.
Pour se libérer du temps, il faut donc apprendre à s’isoler et à dire non aux
sollicitations de vos collaborateurs.
Il faut aussi parfois se faire violence, en se « résignant », par exemple, à
déléguer ce qui peut l’être.
Et ne pas hésiter à prendre en compte voire à provoquer les remarques de
votre entourage, sur la façon dont vous perdez votre temps…
9. S’isoler
Quand avez-vous eu l'occasion pour la dernière fois de vous concentrer
deux heures sans interruption sur un dossier ? On gaspille pourtant
beaucoup de temps faute de concentration.
" Nous travaillons sans recul, estime Jean-Louis Servan-Schreiber, auteur du
Nouvel art du temps. Pour un canon, c'est un progrès. Pas pour un cerveau
!"
Apprenez à dire non et à lutter contre les " singes ", selon l’image créée il y
a quelques années par Blanchard, Oncken et Burrows, trois gourous
américains du management, pour évoquer les voleurs de temps qui
surgissent inopinément sur le dos de tout un chacun.
Plus difficile est de savoir dire non aux autres quand ce sont nos supérieurs
hiérarchiques. Dans ce cas, à défaut, osez dire : " Oui, mais... " Faites-vous
toujours préciser le degré d'urgence d'une tâche. Cela vous évitera de
rendre un dossier dans les plus brefs délais et de constater que le donneur
d'ordres le laisse dormir une bonne semaine avant de l'ouvrir.
Ayez les bons réflexes : mettez votre téléphone en messagerie, éteignez
votre portable...
Un petit gadget (un drapeau rouge, un panonceau " Do not disturb ")
apposé sur votre porte suffira à dissuader vos collègues sans les vexer.
Vous pouvez rester à l'écoute de vos collègues en instituant simplement un
moment où vous êtes accessible à tous.
10. Ecoutez
Les assistantes et les secrétaires sont souvent les mieux organisées et les
plus aptes à déceler et à corriger vos travers.
11. Déléguez
Enfin, ne vous laissez pas envahir par des tracas extérieurs aux vôtres.
Chassez d'abord de votre esprit les fausses bonnes raisons (" Je suis seul à
pouvoir le faire aussi bien ", " Je ne veux pas perdre la main ", etc.).
Ensuite, n'hésitez pas à retourner à vos collègues les dossiers qu'ils vous
ont confiés pour se décharger de leurs problèmes sur vous. Puis, en cas de
surcharge chronique, attribuez certaines des tâches qui vous incombent à
des personnes de confiance.
Sommaire
1. Introduction ..................................................................................... 1
2. Les mauvaises habitudes.................................................................... 1
3. Cinq «Modèles» ................................................................................ 2
4. Bien évaluer la durée ......................................................................... 3
5. Comment faire ? ............................................................................... 3
12. Introduction
Nos journées semblent toujours trop courtes. Comment ne pas se laisser
déborder?
Les réponses de nos invités et du journaliste Jean-Louis Servan-
Schreiber, qui nous livre quelques passages de son dernier ouvrage
Ainsi, nous faisons d'habitude ce qui est facile avant ce qui est difficile; ce
que nous savons faire avant ce qui est nouveau; ce qui est urgent avant
ce qui est important; ou encore ce que d'autres nous demandent avant
ce que nous avons choisi.
Ce n'est pas tout. Ce qui est noté à une heure donnée sur notre agenda
prendra le pas sur des travaux auxquels nous n'avons pas affecté
d'horaire. Nous sommes souvent plus disponibles pour les interrupteurs
que pour nos propres priorités. De même, nous traitons plutôt les
Document Millésime Page
OFPPT @ cours Gestion du temps octobre 09 1 - 50
Notions de tâche et Activité
Sources de référence
«Le nouvel art du temps», Jean-Louis Servan-Schreiber, Albin Michel, 1999.
Sommaire
1. Introduction ..................................................................................... 6
2. Les T.I.C. et le temps : ...................................................................... 7
3. Agenda papier ou informatique ........................................................... 7
3.1. L’agenda papier : .......................................................................... 8
3.1.1. Les bonnes caractéristiques :..................................................... 8
3.1.2. Les actions : ............................................................................ 9
3.1.3. Planning journalier : ................................................................. 9
3.1.4. Répertoire téléphonique : .......................................................... 9
3.1.5. Pages de notes : ...................................................................... 9
3.2. L’assistant électronique (Organiser) : ............................................. 11
3.2.1. Les fonctions de l’assistant : .................................................... 11
3.2.2. Saisie des données et fonctions spécifiques: .............................. 12
4. Les logiciels de gestion (Outlook) : .................................................... 13
4.1. Présentation ................................................................................ 13
4.2. Fonctions du logiciel ..................................................................... 13
4.3. Avantages du logiciel .................................................................... 14
4.4. Inconvénients du logiciel : ............................................................. 14
4.5. Le couplage avec la téléphonie mobile : ......................................... 14
5. Les Plannings .................................................................................. 15
5.1. Les matériels utilisés : .................................................................. 15
5.1.1. Les plannings à fiches en T (ou à épaule), ................................. 16
5.1.2. Les plannings à gouttières (ou à bandelette), ............................ 16
5.1.3. Les plannings effaçables ......................................................... 17
5.1.4. Les plannings magnétiques ..................................................... 17
5.1.5. Les limites ............................................................................. 18
6. Les Documents utiles ....................................................................... 18
6.1. La check list ou liste de contrôle..................................................... 18
6.2. Les post-it ................................................................................... 18
6.3. L’éphéméride .............................................................................. 18
6.3.1. Les imprimés courants :.......................................................... 19
17. Introduction
Pour nous aider à maîtriser notre temps ou notre emploi du temps, nous
pouvons nous appuyer sur un certain nombre d’outils à notre disposition.
Ils sont de différentes natures, sur différents supports et peuvent être
utilisés parfois de manière complémentaires.
Ce document passe en revue les différents outils à notre disposition pour
planifier et suivre les ou nos activités.
Agenda papier
Le trieur ou
Assistant
échéancier
électronique
LES OUTILS
Logiciel de gestion
du temps
Plannings
Le mode d’emploi des TIC n’est pas toujours aussi simple qu’on le dit. Il faut
parfois beaucoup de temps pour apprendre à les maîtriser, et
l’apprentissage et le rodage sont de plus en plus chronophages.
1
Technologies de l’Information et de la Communication : informatique, Internet, Messagerie
électronique, Agenda électronique (Palm)…
Office de la Formation Professionnelle et de la Promotion du Travail
Pour bien organiser son temps, il est essentiel de noter précisément les
événements, les rendez-vous et les engagements à venir. Vous trouverez
plusieurs sortes d’agenda, comparez-les et choisissez le mieux adapté à vos
besoins.
Pour se servir d’un agenda, il faut une certaine discipline. Vous devez
d’abord vous habituer à y inscrire tous les rendez-vous et événements
prévus ; Veillez à ce qu’il soit toujours à jour et consultez le régulièrement
pour vérifier vos engagements. Chaque jour planifiez d’importantes tâches
liées à des événements fixés et veillez à les effectuer dans les délais prévus.
N’oubliez pas de réserver du temps pour les imprévus.
La rubrique « Téléphoner »
Une liste des appels, avec le nom des
interlocuteurs accompagné d’un mot-clé résumant l’objet de l’appel, y
figurera. Toute remarque concernant l’heure d’appel et la disponibilité des
interlocuteurs sera notée.
La rubrique « Objectif »
Y sera inscrit l’objectif de la journée : ce qui doit être réalisé absolument
dans la journée.
planifier facilement,
de stocker des informations sur les
contacts,
de prendre des notes,
d’effectuer des calculs simples,
de suivre les dépenses…
Saisie de données :
Fonction Recherche :
Des recherches à partir d’un mot peuvent être effectuées (fonction loupe).
Nouvelles applications :
Des applications peuvent être chargées sur l’organiser afin d’en compléter
l’utilisation.
Office de la Formation Professionnelle et de la Promotion du Travail
20.1. Présentation
Des logiciels, tels que Outlook ou Lotus Domino par exemple, sont des
gestionnaires d’informations personnelles et du courrier électronique. Ils
proposent des fonctions de gestion du calendrier, des contacts, des tâches
et des notes.
Le calendrier
Les rendez-vous peuvent être planifiés ainsi que les réunions ou les
événements. Pour les rendez-vous ou les réunions, le temps peut être
bloqué sur le calendrier. L’événement peut durer un ou plusieurs jours. Il
apparaît dans le calendrier sous la forme de titres.
La création de tâches
Personnelles ou professionnelles, les tâches peuvent avoir lieu une seule fois
ou se répéter de manière régulière : rapport à rédiger, réunion mensuelle et
sa préparation…
Le carnet d’adresses
Le dossier « Contacts » est un carnet d’adresses. Il s’utilise pour stocker les
adresses de messagerie, les différents numéros de téléphone et tout autre
type d’informations.
Ces numéros peuvent être triés, groupés ou filtrer en fonction d’une partie
du nom ou de l’adresse.
Les notes
Les notes dans le logiciel sont équivalentes à des notes autocollantes. Elles
permettent de rédiger des idées, des appels, des questions…
Une note peut rester affichée pendant que vous travaillez sur votre
ordinateur.
La boîte de réception
Elle affiche les messages électroniques reçus et permet l’envoi de courrier. Il
est possible de gérer des messages : les déplacer, les transférer, les
marquer ou créer une règle, par exemple une règle pour informer de
Office de la Formation Professionnelle et de la Promotion du Travail
l’arrivée d’un message important. On peut y créer des dossiers distincts
pour stocker les messages selon leur expéditeur et construire une règle pour
stocker directement le message reçu dans le dossier concerné.
Le journal
Le journal peut enregistrer des informations telles que : les messages
électroniques, les demandes de réunions, de tâches et les réponses, les
annulations de réunion, les interactions avec des contacts importants, des
documents, des activités…
Les éléments de votre gestion sont disponibles sur votre ordinateur. Si c’est
un poste fixe, vous disposez régulièrement de ces informations seulement si
vous êtes sédentaire. Toutefois, si vous avez à vous déplacer, vous pouvez
imprimer la liste des tâches ou des documents dont vous avez besoin.
22.3. L’éphéméride
Posé en évidence sur le bureau, il permet de noter
rapidement numéros de téléphones, tâches
urgentes, rendez-vous et rappels divers.
Sommaire
1. Introduction 1
2. Communiquer la responsabilité 1
2.1. Comment faire : ------------------------------------------------------------ 1
3. La délégation en neuf conseils. 2
3.1. Conseil 1 -------------------------------------------------------------------- 2
3.2. Conseil 2 -------------------------------------------------------------------- 2
3.3. Conseil 3 -------------------------------------------------------------------- 2
3.4. Conseil 4 -------------------------------------------------------------------- 3
3.5. Conseil 5 -------------------------------------------------------------------- 3
3.6. Conseil 6 -------------------------------------------------------------------- 3
3.7. Conseil 7 -------------------------------------------------------------------- 3
3.8. Conseil 8 -------------------------------------------------------------------- 3
3.9. Conseil 9 -------------------------------------------------------------------- 3
23. Introduction
Toute personne doit savoir faire prendre en charge une tâche si elle ne
peut la traiter elle-même pour des questions de temps ou de savoir faire.
Mais déléguer implique de respecter quelques règles fondamentales au
risque sinon d’attiser des conflits et de générer de la non qualité dans les
travaux réalisés.
Vous avez de plus en plus de demandes et vous n'arrivez pas à faire face.
Il vous faudrait vous inventer non seulement du temps mais aussi de
nouveaux talents pour venir à bout de tout ce que vous devriez faire.
Comment vous en sortir ?
Vous dépensez sans mesure et vous allez droit dans le mur.
Soyez créatif pour découvrir des gisements encore inexploités.
Avez-vous déjà pensé que vous êtes entourés de personnes qui seraient
heureuses de vous aider ?
Conseils pour démultiplier votre efficacité.
25.1. Conseil 1
Osez ouvrir des yeux positifs sur votre entourage proche ou lointain pour
reconnaître les talents qui sont presque à votre disposition autour de
vous, qui sont là, à portée de main, qui attendent de se rendre utiles.
25.2. Conseil 2
Centrez-vous sur votre vision et vos objectifs. Demandez les qualités ou
les savoir-faire qui vous manquent pour réaliser ce que vous rêvez
d'accomplir
25.3. Conseil 3
Précisez vision et objectifs avec élévation de manière à développer une
perception enthousiasmante, motivante, décapante, … car il vous faudra
communiquer à d'autres une énergie qui réveille leurs moteurs internes.
Demander sans fournir l'énergie motivante est inutile, vous seriez vite
déçu et décevant. C'est là le secret que beaucoup oublient ou ignorent.
Cette ignorance qu'il y a une motivation positive à donner à l'autre est à
l'origine de l'abus de demande (je demande sans contrepartie de
motivation; c'est comme avoir les clé d'une voiture sans essence)
25.4. Conseil 4
Repérez les personnes qui sont dans vos réseaux (et si votre cercle
actuel est trop étroit, créez de nouveaux réseaux), susceptibles de
s'enthousiasmer avec votre vision et vos objectifs.
Ils deviendront une équipe informelle d'appui. Vous comprenez qu'ils ne
sont pas une équipe de travail officielle (même s'ils peuvent faire partie
de votre unité de travail); c'est un réseau beaucoup plus large et qui ne
se limite pas à votre entreprise.
25.5. Conseil 5
Communiquez-leur votre vision et vos objectifs en les liant à leur propre
vision et leurs propres objectifs. Ils partagent probablement beaucoup
de points communs avec vous en terme de valeurs. A vous de les
écouter, de les comprendre et d'identifier les communautés de vision
25.6. Conseil 6
Reconnaissez leurs qualités et créez les conditions qui leur permettront
de se mettre en valeur et de vous assister.
25.7. Conseil 7
Nourrissez d'informations et d'attention la petite équipe informelle que
vous avez créer autour de vous pour vous assister. Tenez la au courant
de vos progrès, de vos difficultés, des nouvelles.. Apportez lui assistance
dans ces propres intérêts.
25.8. Conseil 8
Valorisez les pour les progrès qu'ils vous ont aidés à réaliser. Gardez-les
motivés. Il est facile pour les autres d'oublier vos objectifs et de perdre
leur motivation à vous aider. Gardez en haleine l'énergie agissante.
25.9. Conseil 9
Soyez vous-même le modèle de ce que vous attendez des autres. Vous
les aiderez et leur donnerez envie de vous imiter et de vous aider.
Cette équipe informelle va multiplier par 2, 5 voire 10 votre temps et vos
talents, sans frais, seulement une attention particulière aux effets de
synergie.
Vos résultats pourront alors aussi se multiplier par 2, 5 voire 10.
Grâce à cette équipe informelle que vous créez autour de vous en
fonction de vos objectifs, vous réduirez la pression que vous avez sur les
épaules en vous entourant de talents dont vous avez besoin, vous
gagnerez un temps précieux sur l'atteinte de vos objectifs, vous
développerez une meilleure confiance en vous et dans le monde qu vous
entoure. Est-ce que ça ne vaut pas le coup ?
Sommaire
1. Introduction ..................................................................................... 1
2. Gestion des tâches ............................................................................ 1
3. Gestion des Rendez-vous ................................................................... 2
4. Outlook sur Internet et en téléphonie portable ...................................... 4
Schéma 1 : calendrier
Enregistrer et fermer,
N.B. :
En cliquant sur l’icône “tâches”, vous voyez la liste de vos tâches, en
double-cliquant chaque tâche, vous retrouvez les éléments relatifs à
c
e
t
t
e
t
â
c
h
e
.
28. G
e
s
t
i
o
n
d
es Rendez-vous Schéma 2 : Détails Tâche
Cliquer le jour voulu sur le calendrier en haut à droite (cf schéma 3),
Schéma 3 : Rendez-vous
Schéma 4 : Réunion
Sommaire
1. Introduction 1
2. Quelques lois à méditer 1
2.1. La loi de Laborit ------------------------------------------------------------ 1
2.2. La loi de Fraisse ------------------------------------------------------------ 1
2.3. La loi de Murphy ------------------------------------------------------------ 1
2.4. La loi de Parkinson --------------------------------------------------------- 1
2.5. La loi d'Illich ---------------------------------------------------------------- 1
2.6. La loi de TAYLOR ----------------------------------------------------------- 1
30. Introduction
Notre usage du temps dépend de quelques constantes psychologiques.
Prenez-les en compte pour ne plus en être victime.
Méditez sur ces lois et échangez vos points de vue sur ces dernières.
Sommaire
1. Introduction 3
2. Mettre en œuvre les bons outils 3
2.1. L’agenda et l’échéancier .................................................................. 4
3. Rangez, classez, listez 4
4. Quelques principes conducteurs 5
4.1. Le principe d’Eisenhower ................................................................. 5
4.2. En conclusion ................................................................................ 5
32. Introduction
Les obstacles à surmonter pour optimiser sont nombreux mais un peu de
bon sens et la mise en œuvre de bons outils vous permettront d’optimiser
la gestion de votre temps et d’accroître votre productivité tout en
minimisant le stress qui résulte du manque d’organisation.
Du bon sens ! Voilà la première des choses à garder à l’esprit quand on
veut gagner du temps ou en perdre le moins possible.
Tenir un agenda à jour, établir un plan de travail, faire la part de l’urgent
et du secondaire, utiliser des fiches et ranger son bureau… des
techniques évidentes mais efficaces, qui ne poursuivent qu’un seul but :
éviter de se laisser déborder.
Quelques conseils à suivre
35.2. En conclusion
1 - Commencez par les corvées. Au besoin, réhabilitez (à titre personnel)
le « fordisme « : « Nulle tâche n’est très difficile si on la divise en petits
travaux. « Ce principe d’Henry Ford s’enseigne toujours dans les
formations destinées aux assistantes de direction et lors des séminaires
pour cadres relatifs à la gestion du temps.
2 - Imposez-vous des échéances. Les choses prennent un temps fou si on
ne les encadre pas par une date limite. Fixez-vous des objectifs temps et
essayez de vous y tenir. Rien de plus stimulant que les petits défis
personnels.
3 - Ne faites pas tout à la fois. Vous risquez sinon de vous focaliser sur
des activités mineures au détriment de l’essentiel. Fixez-vous des
priorités claires (principe d’Eisenhower). Visez l’efficience, la valeur
ajoutée.
4 - Exigez de la clarté dans les missions qui vous sont confiées. Comme
en voiture, vous avancez trop lentement par temps de brouillard. Exigez
des phares, des consignes qui éclairent le plus loin possible !
5 - Gardez votre bonne humeur ! La tâche vous rebute ? Faites-en un jeu
! Tout métier comporte sa grandeur et ses servitudes. Le temps passé en
tâches ingrates passe plus vite avec du cœur à l’ouvrage et un peu
d’humour. Pour vous motiver, promettez-vous une petite gratification :
« Si je termine à 17 heures la rédaction de cette note, je m’offre un
café. »