‘SISTEMAS: CONCEPTO Y CARACTERISTICAS 1. Generalidades El uso del andlisis de sistemas ha venido siendo cada vez mas frecuente, tanto como metodologia de raciocinio como para resolver problemas. Existen diferentes conceptos sobre el andlisis de sistemas. Uno de ellos. lodescribe como un proceso general por el cual se analizan y se ‘explican elementos correlacionados que constituyen conjuntos sistematicos, inten- tando comprender cémo se componen y se relacionan entre s{las estruc- turas y los procesos de estos conjuntos, los cuales pueden ser Ambitos definidos, organizaciones, programas, sistemas, etc.(6). Los resultados adquiridos mediante este proceso -que utiliza un método denominado teoria general de los sistemas (7)- pueden luego utilizarse para seleccionar las medidas més utiles para resolver problemas relacionados. Existen otros conceptos sobre el andlisis de sistemas, restringidos mas bien amétodos 0 atécnicas. Parala administracién de programas en salud Piiblica es més util, en cambio, utilizar la definicion dada inicialmente: la teoria general de sistemas como modo de pensar y de organizar la informacién y la comunicacién. diferencia del andlisis por desagregacion, propio del método cientfico, el andlisis de sistemas adopta un criterio integrador de las situaciones. Es notoria la modalidad diferente que existe entre ambos métodos analiticos para percibir e interpretar la relacién entre las partes y el todo. Elandlisis de sistemas representa un avance metodolégico significativo Para coordinar y poner en mutua relacién y con fines practicos una diversidad de entidades distintas en su estructura y en su composici6n. La ‘multiplicidad de instituciones que con frecuencia tienen relacion con una situacién determinada, asi como la diversidad de personas que, con dife- tentes formaciones, tipos de pensamiento y formas de percibir los proble- mas, existen al interior de aquéllas, hacen habitualmente dificil el andlisis racionalmente integrado de dicha situaci6n. El exceso de especializacién ylafragmentaci6n burocrética dificultanla labor de los administradores que deben abordar los problemas con criterios mas holisticos y dificultan sus estuerzos de sintesis (8). Las organizaciones sanitarias y de salud publica son un buen ejemplo de lo sefialado. El ejemplo es mas extremo cuando dichas organizaciones abordan los problemas de salud relacionados con el ambiente, adonde concurre la participacién de otras multiples entidades. y sectores ajenos al sector sanitario. Los problemas propios de una organizaci6n para resolver una situacién ambiental que incide en el estado de salud de la poblaci6n, se acrecientan cuandoel analisis y el tratamiento de dicha situaci6n esta en manos de diversos organismos especializados..30 El procedimiento basado en el anélisis de sistemas facilita que las personas 0 las instituciones especializadas vean las correlaciones, mejoren ‘su comunicacién y aden sus esfuerzos de planificacion y de programa- ci6n. La importancia de la teoria de los sistemas radica en su facultad de describir, analizar y debatir las caracteristicas de la mas variada diversidad de cosas en pocos términos generales. No s6lo aporta un lenguaje comin para personas que trabajan en sectores distintos, sino que permite usar analogias de razonamiento con validez para cada situacién particular. Esto es especialmente Util para los diferentes sistemas administrativos, los cuales pueden de este modo prescindir de ciertas premisas propias de sus estructuras organicas y pueden afrontar los hechos con mas objetividad. 2. Definicién y descripcién de sistema Existen diferentes definiciones del término sistema. La clésica es laque dice que “un sistema se compone de elementos en estado de interaccion” y lo expresa como conjunto compuesto de partes, partes que se re- lacionan, en relacién constante, relacién que implica normas y organi- zacion (7). Esta definici6n implica ademas que todo elemento que no interactUa con los restantes, no forma parte del sistema. Un sistema se puede definir también como “un conjunto de elementos 0 individuos que forman un todo organizado, que interactian entre si y tienen conducta coherente”, o bien, como “un conjunto de elementos relacionados entre side manera que un cambio en el estado de cualquiera de ellos altera el estado de otros elementos” (6). Los sistemas pueden ser abiertos o cerrados. Un sistema es abierto cuando tiene accién reciproca o interdependencia con elementos de su ambiente ' .Cuandono existe tal accion conel madio, se trata de unsistema cerrado. Las formas elementales de intercambio entre un sistema y su ambiente son: a) larecepcién de insumos, y b) la produccién de resultados. Enla prdctica casi no existen los sistemas cerrados; los hechos ocurren habitualmente en sistemas abiertos y los sistemas dependen en gran medida de los aportes provenientes del ambiente y, a su vez, dirigen sus resultados a éste. ‘S6lo por razones tebricas 0 de andlisis puede ser conveniente “cerrar"* 1 Para os nes de ete capo amblente corresponde a odo equeto ublcado fuera de 1s Kies det sistema, Incluyendo elementos cos, socials, iettucionales, Incluso olos seems.31 arbitrariamente un sistema, lo que es habitual que suceda en el método experimental, con la condicién de dejar establecidas explicitamente las Premisas y de suponer o asegurarse que todo el resto, salvo las variables que se estudian, permanece constante. Los administradores de organizaciones aplican frecuente e implici- tamente en ellas el criterio de sistema arbitrariamente cerrado. Los sistemas contienen factores determinantes o condicionantes, ‘que son factores preexistentes o bien son incorporados premeditadamente alos mismos. Estos factores pueden ser internos 0 externos alsistema. Los factores internos corresponden a comportamientos, fuerzas, tendencias y dinamicas propias del sistema. Los externos pueden ser factores naturales © artificiales (fisicos, sociales, culturales). Unanalista debe considerar alos factores determinantes o condicionan- tes como fuerzas que se deben identificar y cuyas importancia e influencia en el sistema se deben medir. Estos factores sirven, ademés, para definir los limites y el caracter de un sistema. Los sistemas presentan también una caracteristica de tolerancia, de adaptaci6n 0 de acomodacién, dentro de ciertos margenes, a las va- tiaciones de las condiciones del medio, como una necesidad de mantener un estado de equilibrio en relacién al medio. Este estado esta muy felacionado con los factores determinantes internos del sistema y guarda telacién con e! proceso de crecimiento y perfeccionamiento del propio sistema. En resumen, las caracteristicas ftundamentales de los sistemas son las siguientes: accién reciproca o interdependiente de sus componentes; 'b) son més que la simple suma de sus partes, ya que no sélo in- cluyen éstas, sino sus interacciones; ©) suestado depende del estado de sus componentes, del esta- do de la interaccién entre éstos y del estado de la interaccién del sistema con el medio; d) con frecuencia forman parte de sistemas mayores 0, visto de otro modo, son complejos y est4n constituidos por subsiste- mas de tipos diferentes; ©) noexisten limites objetivos predeterminados que establezcan ‘sumagnitud: quienquiera que describa, analice o trabaje con un sistema puede fijar sus limites y su nivel, de manera que correspondan al problema que pretende abordar o resolver? ; 2 Exlo.0a especialmente dbl en oe sistemas administrative32 f) _ sus elementos componentes tampoco estan predeterminados ni jerarquizados de antemano; su ordenamiento y composi- cién dependerén del problema planteado, de los objetivos del andlisis; g) las fuerzas que los condicionan se denominan factores deter- minantes o condicionantes y pueden ser exteriores o interiores a ellos; fh) funcionan en relacién con un ambiente, que por fo general es ‘complejo; frecuentemente son abiertos; i) _ requieren de mantener un estado de equilibrio en relacién con su ambiente. 3. Tipos de sistemas Los sistemas sociales consideran las acciones reciprocas y las re- laciones de interdependencia de los miembros de una poblacién; cuando la poblacién es de humanos tenemos los sistemas sociales humanos, que son los sistemas sociales mas complejos. Con frecuencia, ademas del componente humano, en éstos se incluyen elementos fisicos, mecanicos. Los sistemas sociales humanos varian en magnitud y complejidad, desde sencillos hasta altamente complejos. Los sistemas sociales son siempre abiertos, en constante interdependencia con el ambiente; este ambiente puede estar conformado por otros sistemas sociales y por los sistemas naturales. Entre los sistemas sociales humanos més complejos estan los sis- temas administrativos. Esto se debe al alto grado de diferenciacién y especializaci6n de las funciones de sus miembros y de las relaciones entre &stos. Son sistemas de formacién répida y con un fin determinado. Sus objetivos, estructura y procesos son producto de un procedimiento pre- meditado. No siempre los sistemas administrativos coinciden del todo con ‘organismos u organizaciones administrativas. En ciertas ocasiones los sistemas administrativos pueden ser extensa- mente abiertos y los elementos queabarcan son varios otros ademas delos. sefalados en el organigrama de la institucion inicialmente interesada. Los ‘sistemas sanitarios, por ejemplo, son sistemas abiertos extensos; habi- tualmente jos limites de un sistema sanitario rebasan los de un Ministerio de Salud. Un Ministerio de Salud que dispone de un sistema sectorial para abordar la contaminacién ambiental, necesariamente deberé extenderse para incorporar en su sistema una gran diversidad de componentes que ‘son propios de otros sectores, de otras organizaciones, de la comunidad, etc. (9) En otras ocasiones los sistemas administrativos pueden estar cir- cunscritos a Ambitos mas reducidos que aquél que cubre la organizacién de la cual dependen. Por ejemplo, un Ministerio de Salud puede tener33 miltiples programas con escasos nexos de coordinacién o de unidad de propésitos entre ellos. El 4rea clinica y el drea de saneamiento basico pueden representar un ejemplo. ‘Segdinsea la organizacién de una sociedad, las funciones sanitarias en ella pueden estar més o menos fragmentadas en diversos organismos y niveles oficiales y no oficiales. En paises con importantes sectores no gu- bernamentales esta fragmentaci6n es en general mucho mayor que en paises con sistemas mas centralizados. En los primeros, el sistema sani- tario puede llegar a equivaler a un mercado, con escasa reglamentacién Oficial; la coordinacién en esta situacién dependeré de cémo reaccione cada subsistema independiente frente alos demas subsistemas. Enlas so- ciedades centralizadas, en cambio, es factible que todos los subsistemas. ‘sanitarios estén sometidos a una sola autoridad. Los sistemas administrativos se desarrollan, se modifican y tienden a alcanzar estados més definidos y ms estables. El proceso de equilibrio ya sefialado contribuye importantemente a esto. La frecuenciay lanaturaleza delos ajustes -producto dela interaccién entre el medio y el sistema-puede modificar en grado variable las caracteristicas del sistema a lo largo del tiempo. En este aspecto pueden influir significativamente ademas las variaciones politicas o econdémicas en la(s) institucin(es) de la(s) cual(es) depende el sistema. En este proceso de adaptacién de los sistemas administrativos juega un papel importante la asimilacién de la experiencia propia, que implica preferentemente mejoras cualitativas del sistema. Ejemplos en este proceso son el perfeccionamiento de aptitudes, destrezas y conocimientos del personal; asi como la evaluacién de la operacion y del rendimiento del sistema a objeto de mejorar su accionar y aumentar su eficacia. 4. Componentes de un sistema Los componentes generales de los sistemas administrativos abiertos ‘son los siguientes: a) Insumos: Corresponden a los aportes o los elementos que ingresan al sistema y que éste transforma en producto(s) o resultado(s). La informacién es la forma mas comin de insumo en los sistemas administrativos. b) Elaborador o procesador: Procedimiento o mecanismo que transforma los insumos en producto(s) © resultado(s). Habitualmente es complejo, de tamafo variable. Esta com- puesto a su vez por:34 + personas y maquinarias, = responsabilidades y canales de comunicacién para las personas y las maquinarias, = procedimientos que realizan las personas y las maquinarias, - _ instalaciones. ©) Producto: Resultado del sistema. Tiende a representar los propésitos y los objetivos asignados al sistema. Puede corresponder a bienes o servicios generados, asi como a efectos o consecuencias. d) Control: Corresponde al “cerebro” del sistema. Con cardcter inspectivo, define las finalidades del sistema y las relaciones entre sus elementos. Vigila y evaltia las operaciones y los resultados del sistema. Vigila y realiza muchas. de las relaciones entre el sistema y el ambiente, especialmente con sistemas superiores. En este componente radica gran parte de las fun- ciones reguladoras del sistema. En esencia equivale ala administracion del mismo 3, ¢) Retroaccién: Proceso que implica la informacion sobre el estado de funcionamiento del sistema, el producto, la aceptacién de éste por el ambiente y la idoneidad de procesos y procedimientos. La retroaccion puede ser insti- tucionalizada. Este componente general es a su vez un importante insumo. del propio sistema. Es necesario tener presente que estos “componentes generales” se denominan como tales para diferenciarios de los “componentes del sis- tema”, término de uso habitual que representa mas bien alos subsistemas que constituyen o componen un sistema. ElCuadro 4 muestra un esquema de los componentes generales y sus. relaciones. Al respecto, cualquiera que sea el sistema bajo andlisis por estructurar, interesa estudiar ei cmo se ejercen las relaciones reciprocas entre sus partes, como se administran 0 se comportan tales relaciones y cémo fluye la informacién. El conjunto de métodos que define y estudia estas situaciones se define como analisis de sistemas y comprende tanto ¢l analisis de los procesos al interior del sistema como el de las relaciones. del sistema con otros sistemas y con el ambiente. ‘3 Postertormente este componente general serh ubicado en fo que se denominarh unkied central de vigllancia.35 5. Funciones de un sistema Los sistemas administrativos desarrollan diversas funciones para poder operar eficazmente. Para ello es necesario, ademas, que estas funciones sean planificadas. Tales funciones son las que realiza el sistema, no las personas. En sistemas pequefios una persona puede realizar varias de estas funciones; en sistemas grandes es dable encontrar la especiali- zaci6n. A continuaci6n se describen los tres grupos de funciones que son comunes a todos los tipos de sistemas sociales. a) Funciones de produccién: Corresponden alas esenciales del sistema, alas que reflejan su misién especffica. Las més importantes son las que llevan a la obtencién final del producto ¢; existen otras de cardcter paralelo, de apoyo (asesoria técnica, tratamiento de la informacién, traspaso de la informacion, etc.). Las fun- ciones de produccién normalmente conforman cadenas de actividades. b) Funciones de apoyo: Corresponden a funciones complementarias vitales que permiten la consolidacién, el progreso y la existencia del sistema. Implican personal, instalaciones, equipos, procedimientos, normas y tecnologias. Ejemplos de ellas son las siguientes: deteccion y recoleccién de insumos, obtencién de fondos financieros, promocién del sistema, busqueda de apoyo de parte de instituciones y comunidad, teclutamiento de personal, coordinacién con otros sistemas, archivo de documentos e informacién, vigilancia del funcionamiento de maquinarias, elaboraciébn de inventarios, ajustes para armonizar y coordinar las variaciones ambientales con la operaci6n del sistema, - _Mejoramiento cualitativo del sistema (capacitaci6n del personal, introduccién de nuevas tecnologias, evaluacién del sistema, atc,). 4+ nunsuteme de ane eptemilgaproaicie comeapondea i gmeracin de conchlonesyreco- natcas dotn ato Ge remeiony con, comepance a ea ea cores ‘plicadas sobre ol amblere 0 sobre les personas.36: c) Funciones reguladoras: Son aquelias funciones que sirven para determinar, organizar, dirigir, vigilar y corregir los dos grupos de funciones ya descritos, de produccién y de apoyo. Los sistemas administrativos abiertos deben reglamentar todas sus funciones, con la intencién de poder trabajar a nivel 6ptimoy de mantener el mas alto nivel de armonia y coordinaci6n entre sus partes. El comportamiento no regulado de un sistema administrativo puede llevar a su desintegraci6n. Las funciones reguladoras radican fundamentalmente en el componente general de control, anteriormente mencionado. 6. El andlisis de sistemas en Ia vigilancia epidemioldgica ambiental Como ya se dijo, se esté usando cada vez con més frecuencia el anélisis de sistemas y especialmente las autoridades sanitarias lohacenen la planificacién y en la adopcién de decisiones en el area de la salud (9). Las organizaciones sanitarias son habitualmente de complejidad mediana, pero se tornan mas complejas cuando requieren entrar en relaciones permanentes.con otras organizaciones de otros séctores, como es el caso de los aspectos de salud asociados al ambiente. En este caso Se generan sistemas administrativos extensamente abiertos y ante esta situaci6n se aprecia a utilidad del andlisis de sistemas, que permite utilizar una misma ldgica y un mismo vocabulario para diferentes organizaciones y para diferentes disciplinas profesionales, facilitando de este modo la gestién intersectorial e interdisciplinaria. La consideracién del andlisis de sistemas en el disefio de sis- temas de vigilancia sanitaria, asi como en el de programas de prevencién y de control sanitarios, es de utilidad, entre otras, porlas siguientes razones: contribuye a mejorar la capacidad de gestién sanitaria; contribuye a mejorar y a ampliar las capacidades de planificaci6n sanitaria; vincula de un mejor modo la planificacion sanitaria al de- sarrollo socioeconémico; facilita la coordinaci6n intersectorial e interdisciplinaria; facilitalos procesos de ejecucién y de evaluacion de pro- gramas; Proporciona una metodologja flexible para enfrentar in- formaciones diversificadas relacionadas con problemas que tienen multiplicidad de causas y que requieren la aplicacién de programas heterogéneos.37 Enel caso delos problemas de salud asociados al ambiente, un sistema de vigilancia limitado a efectos adversos enla salud (casos y defunciones) corresponde en realidad sdlo a un subsistema, ya que es necesario ademas considerar -para la correcta interpretacion de los fenémenos- un ‘subsistema de vigilancia del ambiente. Estos dos subsistemas, de efectos adversos en salud y ambiente, constituirn el sistema de vigilancia sobre la materia, que conforma la manera mas adecuada de abordar el andlisis delos problemas de salud inicialmente sefalados. Este sistema de vigilan- cia es abierto, extenso y, en general, incorpora una diversidad de organis- mos y sectores. Parece conveniente destacar que los sistemas pueden hacer uso simuitaneo tanto de elementos holisticos, integradores, del tipo de analisis de sistemas, como de elementos fragmentados propios del método cientifico. Un sistema de vigilancia debe considerar el andlisis de sistemas para su propio disefioy estructuracién, parala supervisién y evaluacién del mismo, para sus funciones reguladoras, para sus componentes de control y retroaccién; considera el método epidemiolégico preferentemente para jas actividades a nivel de sus componentes de insumos y de procesa- miento. Las modalidades diferentes de ambos métodos para interpretar la relaci6n entre las partes y el todo se complementan; en ningun caso se debe pensar que son antagénicas. Los elementos sobre sistemas expuestos de manera resumida en este capitulo, deberén tenerse presentes para la interpretaci6n de las proposi- ciones y conceptos que se desarrollen mas adelante referentes a la estructuracién de un sistema de vigilancia de problemas de salud aso- ciados al ambiente.CUADRO 4 ESQUEMA DE UN SISTEMA ADMINISTRATIVO ABLERTO, ‘COMPONENTES E INTERRELACIONES Factores determinantes externos [7 a Hatce entre sistens y anblente— — ——~~SISTEMA——~—————4 | (sub)sistema a (Sub)sistena b (Sub)sistema ¢ 1 I I AMBIENTE, Factores deterninantes, internos Homeostasis Componente general INSUMOS: ~ Informactén| ~ Material ~ Personal ~ Dinero = Apoyo: ~ Usuarios ete. [componente genera’ ELABORADOR © PROCESADOR: (Funciones de pro Jduceién y functo-| Ines de apoyo) Organtzacién administrativa Procesamiento administrative Procesamiento téentco [componente Jgeneral PRODUCTO: - Bienes ~ Servicios ~ Conclusiones ~ Reconendaciones| ~ Retroaccién = eee. (Sub)sistema a | ty ty T ' ' Componente general CONTROL (funciones reguladoras)} — | | | ty ne