COMUNICACIÓN

ORGANIZACIONAL
Herramientas para la comunicación
externa
 La comunicación externa de una empresa es el
conjunto de actividades generadoras de
mensajes dirigidos a crear, mantener o mejorar la
relación con los diferentes públicos objetivos

 Para así proyectar la identidad de la organización

para promover sus productos o servicios, a
través de una estrategia comunicacional, o bien
por una serie de actividades de comunicación.
Gabinetes de prensa
 Estos han cobrado verdadera importancia en los últimos años,
tanto en el sector empresarial como también dentro de las
instituciones públicas.
 A pesar de esta creciente importancia, se produce la paradoja,
de que los profesionales que trabajan en estos gabinetes, en su
mayoría periodistas, no cuentan en la mayoría de los casos
con las herramientas técnicas y medios humanos para poder
hacer el trabajo con calidad.
 La figura del jefe de prensa debe cumplir una serie de
características que pasan por saber informar y saber
reaccionar.
 Se distinguen 3 clases de denominaciones para la figura del
jefe de prensa y esto es:
 Expertos en Comunicación,
 Directores de Comunicación
 Jefes de prensa
Gabinete de prensa
Un Gabinete de prensa, también conocido como
 Gabinete de medios
 Gabinete de comunicación
 Gabinete de relaciones con los medios de
comunicación
 Gabinete de relaciones públicas
 Gabinete de relaciones externas, entre otros
 Es un organismo encargado para gestionar todas las
solicitudes de información de los medios de
comunicación, así como de realizar relaciones
proactivas o reactivas con éstos con el objetivo de
difundir determinados mensajes.
Gabinete de prensa
 Entre los materiales que suele preparar
destacan:
 Comunicado de prensa
 Dossier de prensa
 Contenidos para página web
 Informes de cobertura mediática, entre
otros.
Comunicado de prensa
 Un comunicado de prensa es un texto que se
dirige a los periodistas con la intención de que sea
publicado en los medios de comunicación y que trata
de una actualidad precisa.
 El objetivo final de un comunicado de prensa no es
un periodista ni un medio, sino la audiencia que éste
tiene.
 Para conseguir su publicación, el comunicado debe
adecuarse a estructuras comunicativas y a las
rutinas profesionales de los periodistas, como son los
criterios de la noticia.
Comunicados de prensa
 En un medio de comunicación se reciben diariamente multitud
de comunicados de prensa y los periodistas se encargan de
seleccionarlos .
 Por eso :
 Cerciorarse telefónicamente de que el comunicado ha sido
recibido por el periodista del medio.
 Redactarlo correctamente
 No enviar una cantidad excesiva de comunicados de prensa
 Enviar comunicados de prensa personalizados a los medios
 Aportar declaraciones, fotos y datos importantes para los
medios.
 Los comunicados de prensa deben tener una estructura
periodística, con titular, cuerpo de la información y partes
importantes de una noticia
Dossier de prensa
 Un dossier de prensa es un herramienta de
utilizada por los encargados de la comunicación en
las organizaciones
 Trata un asunto concreto que sirve para que el
periodista disponga de una información más
detallada y amplia de un hecho en concreto.
 Documento básico de toda campaña comunicacional
que contiene información que refuerza y
complementa a un comunicado de prensa, que a
diferencia de éste tiene una importancia documental
más que noticiosa, pero que también puede y debe
tener valor periodístico en sí mismo.
Conferencia de prensa
 La Conferencia de prensa/ Rueda de prensa.
Debe estar muy bien planificada puesto que
convocar a la prensa para un asunto sin importancia
puede ser muy perjudicial para la empresa o
institución.

 Comidas de prensa. Cuando queramos transmitir

un hecho, pero de una manera más informal, con el
fin de fortalecer las relaciones que se tiene con los
periodistas
Boletín informativo ( externo e
interno)
 Un boletín informativo es una publicación distribuida de forma regular,
generalmente centrada en un tema principal que es del interés de los
públicos objetivos.

 Muchos boletines son publicados por clubes , sociedades , asociaciones

y negocios, particularmente empresas para entregar información de
interés a sus miembros o empleados.

 Algunos boletines informativos son creados con ánimo de lucro y se

venden directamente a sus suscriptores.

 Los Boletines tienen una función comercial para muchas empresas,

porque es un método ideal para mantener a un grupo de usuarios
interesados en un determinado tema, informados de ofertas y productos
nuevos y para mantener su adhesión a la empresa.
 Es común que usuarios que hacen compras de algún producto después
reciban un boletín
Página web
 También conocida como página de Internet, es un documento
adaptado para la web y normalmente forma parte de un sitio
web.
 Su principal característica son los hiperenlances a otras
páginas web.
 Está compuesta principalmente por información (sólo texto o
multimedia) e hiperenlaces.
 Además puede contener o asociar datos de estilo para
especificar cómo debe visualizarse o como realizar aplicaciones
incrustadas para hacerla interactiva.
 La página se escribe en un lenguaje que provee la capacidad
de insertar hiperenlaces, generalmente HTML.
 El contenido de la página puede ser predeterminado ("página
web estática") o generado al momento de visualizarla o
solicitarla a un servidor web ("página web dinámica").
Sitio web
 En inglés : website) es un conjunto de páginas web, típicamente
comunes a un dominio de internet.
 Todos los sitios web públicamente accesibles constituyen una
gigantesca “ world wide web" de información.
 A las páginas de un sitio web se accede desde un URL raíz común
llamado portada, que normalmente reside en el mismo servidor físico.
Los URL organizan las páginas en una jerarquía, aunque los
hiperenlaces entre ellas controlan cómo el lector percibe la estructura
general y cómo el tráfico web fluye entre las diferentes partes de los
sitios.
 Algunos sitios web requieren una subscripción para acceder a algunos
o todos sus contenidos.
 Ejemplos de sitios con subscripción incluyen muchos sitios de noticias,
sitios de juegos, foros, servicios de correo electrónico basados en web
y sitios que proporcionan datos de bolsa en tiempo real.
Cobertura mediática
 Cobertura mediática es la cantidad total de espacio editorial
que aparece en todos los medios de comunicación sobre una
organización o un tema determinado.
 Es una manera de medir la eficacia de una campaña
comunicacional
 Por ejemplo: En España se publicaron 20 noticias en prensa
escrita y medios de internet, 25 menciones en diferentes
programas de radio y 18 de televisión sobre el tema x.
 Erróneamente se le ha querido asociar al valor publicitario
equivalente, es decir, el valor que la organización hubiera tenido
que pagar el espacio obtenido en medios .
 Para dar una idea más exacta del valor de la cobertura
mediática en una campaña comunicacional se tendría que
establecer un parámetro que midiera la influencia y con ésta los
cambios actitudinales y de comportamiento del público al que
se dirigieron los mensajes
Herramientas para la comunicación interna

Revista interna
 Es la revista de la empresa hecha por y para su personal, que
comunica conceptos de la identidad.
 El objetivo es reafirmar conductas positivas
Es importante: Crear un equipo de personal voluntario (de distintos
sectores) que en momentos libres de su horario aporten: inquietudes,
sugerencias o noticias

 Características de su estructura:
 Área editorial nota de tapa
 Área tarea, seguridad, producto/servicio, capacitación
 Área especifica de la función organizacional
 Lugar para repuestas (casamientos, nacimientos y fallecimientos
del mes).

 Su contenido: filosofías, políticas, estrategias y tácticas; asegurando

su credibilidad.
 Tamaño y diseño varían (según organización/periodicidad).
 Distribución personalizada, a domicilio, altos costos justificados.
 Funciones de la revista interna
 Establecer una relación entre los distintos
niveles
 Despertar sentimiento de pertenencia
 Explicar normas reglas y objetivos
 Fomentar la participación
 Informar políticas, mercados,
producto/servicios y procesos
 Destacar los éxitos del personal
 Combatir rumores
 Fomentar la capacitación
 Servir como canal de comunicación
Diario mural
 El Diario Mural es una de las herramientas más cercanas que posee la
comunidad para informar acerca del acontecer, tanto de lo que sucede
al interior de ella.
 Normalmente, el Diario Mural es concebido como un espacio reducido,
emplazado en una muralla visible, cercana a las puertas de acceso, o
bien, en las salidas de las oficinas

 El Diario Mural debe ser un LUGAR DE INFORMACIÓN CLARA Y
ACTUALIZADA. Quien esté a cargo de él, debe tener siempre
presente que su objetivo es que la comunidad se informe por medio de
él, por lo tanto es necesario estar siempre pendiente de respetar las
informaciones, las fechas de realización de las actividades
consignadas y la consistencia de los datos.

 NO SE DEBE SATURAR EL ESPACIO CON QUE SE CUENTA, pues

se corre el riesgo de que el lector no detenga su mirada en la
información y pase de largo
Diario

mural
Es necesario considerar un FONDO PAREJO en cuanto a color,
uniforme, que permita trabajar con facilidad sobre él y generar un
espacio limpio y claro.
 En lo posible, el fondo donde se va a trabajar debiera ser de material
blando (plumavit, corcho, etc), de manera que las actualizaciones de
información puedan realizarse de manera más sencilla.

 Es importante considerar un TÍTULO, elaborado con letra grande y
denotativa del Diario y la comunidad (que le dé sentido de pertenencia
al material publicado), proporcional al espacio con que se cuenta.
 Esto, porque necesitamos llamar la atención del público lector, y la
primera forma de atraerlo es mediante el título, aunque éste sólo sea
una palabra.
 Asimismo, su elaboración debiera permitir jugar con colores, formas y
distribución tanto del material como del mismo título.
Diario mural
 En cuanto a los COLORES a utilizar, éstos deben ser llamativos y
contrastantes, pero sin saturación; es decir, no ocupar más de tres
colores por combinación, siendo el ideal dos colores en contraste.
 Es conveniente que las informaciones mantengan el color blanco de
fondo, con letras negras, pues esta combinación clásica facilita la
lectura.
 El color debe jugar el papel de fondo y margen de la hoja, que lleve al
centro que uno quiere mostrar, que conduzca al lector a detener la
mirada en la información.

 En cuanto a las INFORMACIONES, éstas debieran ser tipeadas a
computador; ahora bien, en caso de no contar con esta herramienta,
mantener la hoja blanca y, con plumón negro, redactar la información
con la letras más clara posible (si se cuenta con reglas con letras,
también es una buena ayuda para una tipografía clara)
Diario mural
 En cuanto al ESPACIO con que se cuente para montar el Diario Mural,
es importante jugar con la distribución del mismo, centrando la
información donde uno considere, de acuerdo a dónde, como
observador común, sitúe usted el punto de referencia, aquel lugar
donde, inevitablemente, se centra la primera mirada, y que depende,
en gran medida, de dónde esté ubicado.
 La INFORMACIÓN debe ser lo más compacta posible; es decir,
destacar el título, en grande, y, a lo sumo, un párrafo de texto, más la
correspondiente foto, dibujo, grabado o logo.
 Póngase en el lugar el observador: normalmente, este sólo “mira” lo
que tiene en frente y, en nuestro caso, la idea es que “al mirar”, se
informe de lo esencial.
 Por tanto, considere además que los textos informativos deben tener
proporcionalidad con el espacio físico general del Diario; si el espacio
es amplio, asegúrese que las letras de los textos sean grandes, lo
suficientemente visibles para cualquier tipo de observador; en tanto, si
el espacio es pequeño, las letras no deben ser “de pulga”, sino total y
absolutamente legibles, pero acordes con el espacio con que se
cuente
Otros canales
Cartas

Se utilizan para comunicar temas especiales y

muy importantes, y deben estar firmadas por
el máximo responsable de la organización.
Tienen la ventaja de ser personalizadas (lo
cual brindará un sentimiento de pertenencia y
protagonismo).
Es un medio comunicacional económico,
directo, rápido e íntimo.
Otros canales
 Reuniones
 Es una comunicación personal que consiste
en un intercambio de opiniones entre los
miembros de una misma organización .
 Estas pueden ser de integración, de trabajo,
de equipo y de grupos de mejora
 Lo importante que tengan periodicidad y se
registren por escrito los acuerdos
( actas)
Otros canales
 Circulares, Memos

Son notas internas y no tienen por qué estar

coordinadas por el departamento de Comunicaciones

 Correo Electrónico

Es un medio de comunicación muy rápido y su uso

está muy desarrollado en nuestro país.
Se utilizan para enviar información detallada y
específica.
Es una comunicación muy económica y beneficiosa
Otros canales

 Intranet: (Internet pero interna) Tiene como ventaja que es un medio

muy rápido e instantáneo y pueden comunicarse todos aquellos que
tengan su computadora conectada a la red de la organización.
Se envían y reciben mensajes on-line.

 Línea Abierta O Línea Directa: Es una línea telefónica donde todos

pueden llamar y dejar sus preguntas, sugerencias, temores, etc. en
un contestador.
Pueden utilizarlo todos los integrantes de la organización y es
obligatorio que, junto a su mensaje, dejen su nombre, apellido y
sector.
Los mensajes serán revisados por el departamento de
comunicaciones internas y a los pocos días se deben contestar los
mensajes (esto es muy importante).
Otros canales
 Buzón de sugerencias: Permiten que todos los
integrantes de la organización se expresen con
libertad y puedan dirigirse hacia los niveles
superiores. Se pueden dejar mensajes, pero no
esperar ningún premio por eso. No deben tenerse en
cuenta los mensajes anónimos.

 Sistema de iniciativas: Todos los de la empresa

tienen la posibilidad de sugerir sus ideas por escrito.
Deben tenerse muy en cuenta ya que aportan
eficiencia, creatividad y calidad, y debe ser una
comunicación conocida por todo el personal de la
empresa.
 En este sistema se debe premiar a quienes hayan
hecho sus aportes (tanto moral como
económicamente) de forma proporcional al aporte
que hayan brindado a la organización
 Otras acciones:
 Reuniones Con Dirigentes: Son reuniones donde se da la posibilidad de que los
empleados hablen face-to-face con sus dirigentes y puedan expresarse. Esto
también les dará un sentimiento de protagonismo.

 Se pueden realizar semanal, quincenal o mensualmente en fecha y horario pre-

fijados. Este sistema de comunicación oral tiene la ventaja de que cada uno
podrá darle su tono especial y personal, la rapidez, es económico y tiene una
respuesta al instante.

 Los integrantes deben inscribirse y tienen la libertad de participar o no, también

pueden ser elegidos al azar. Son muy interesantes ya que el dirigente tiene la
posibilidad de aprender de sus subordinados por medio de las inquietudes,
propuestas o pensamientos que éstos le transmiten.
Los temas a tratar serán abiertos, pero no se permitirá tratar temas que
conlleven un beneficio personal.

 Puede hacerse un resumen de lo tratado en la reunión y editarse luego en la

revista interna.
 Para los empleados es una gran oportunidad para ser escuchados y escuchar la
información de boca de sus jefes.
 Para jefes y empleados es la oportunidad de encontrarse y replantear
determinados temas, afirmar el objetivo de la organización y trabajar juntos para
lograrlo.
Organización de eventos internos
 Aniversarios e inauguraciones
Convenciones
Eventos culturales
Conmemoraciones
Fiestas de Fin de año, etc.
Son buenos ocasiones para que el personal tome
conocimiento de las políticas y filosofías de la
organización y para conocer las respuestas que se tienen
por parte de los empleados.
También, pueden entregarse regalos (que sean de
utilidad), beneficios especiales, ofertas comerciales,
premios etc., pero cualquier acción que se lleve a cabo
debe estar comunicada a todo el personal a fin de evitar
malos entendidos o crear conflictos.
Todo evento que la organización haga debe hacerlo
convencido de que su capital más importante es su gente.