Proyecto Reingeniería LFC

Coordinación

Anexo N
Addendum N/2
J. H. López Suárez
Diciembre 2009

CONVENIO ESPECÍFICO DE COLABORACIÓN

"IPN" - "LyFC" - "SME"

"REINGENIERÍA DE LOS PROCESOS DE LA

SUBDIRECCIÓN NNN de LyFC"

TRATAMIENTO DE INCIDENCIAS

ANEXO 13_2 _Lineamientos_Incidencias_09 de Diciembre de 2009

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JUNIO DE 2009

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ÍNDICE

CAPÍTULO HOJA

INTRODUCCIÓN.................................................................................................................4
DIAGRAMA PARA EL TRATAMIENTO DE INCIDENCIAS..............................................5
OBJETIVO...........................................................................................................................5
IV POLÍTICAS.....................................................................................................................5
Cualquier acción u omisión que afecte el desarrollo normal del Programa de
trabajo deberá reportarse a través de una incidencia en el formato diseñado para
este fin;...............................................................................................................................5
V LINEAMIENTOS..............................................................................................................5
TRATAMIENTO DE INCIDENCIAS...............................................................................................5
VI FLUJOGRAMA..............................................................................................................6
VII SECCIÓN DE FORMAS. REPORTE DE INCIDENCIAS.............................................7

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INTRODUCCIÓN

Para el cumplimiento de los objetivos establecidos en el Convenio Específico de Colaboración

para la reingeniería de los procesos de la Subdirección XXX, firmado por el Instituto

Politécnico Nacional (IPN), Luz y Fuerza del Centro (LyFC) y el Sindicato Mexicano de

Electricistas (SME) es necesario contar con la normatividad adecuada que permita analizar,

evaluar, controlar y resolver las incidencias que se presenten durante el desarrollo del

Proyecto, entendidas éstas como aquellas acciones u omisiones que generan una desviación

en el desarrollo normal de las actividades descritas en el Programa de Trabajo y que por lo

tanto deben reportarse.

El tratamiento de incidencias es un procedimiento necesario y complementario para garantizar

de manera exitosa el proceso de entrega-recepción de los productos establecidos en los

Anexos X y X del Convenio Específico de Colaboración y que puede tener repercusiones en

los pagos del mismo, así como en las Auditorias de ambas Instituciones.

La relación entre el IPN con LyFC y el SME, tiene el propósito de cumplir con las actividades

que se relacionan en el Anexo2 “Programa de Trabajo”, del Convenio, las cuales deberán de

realizarse de manera normal, sin embargo por diversas circunstancias esto no es así y por lo

tanto tendrán una repercusión en la entrega recepción de los productos y por consecuencia en

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DIAGRAMA PARA EL TRATAMIENTO DE INCIDENCIAS

LyFC

Programa de Entrega Recepción

IPN Actividades De Productos Pagos
Trabajo

Tratamiento de
SME Incidencias

Incidencias

OBJETIVO
Establecer un procedimiento que permita regular el Proceso de Entrega Recepción, cuando

éste sea afectado por la presencia de incidencias durante el desarrollo de las actividades de

acuerdo al Programa de Trabajo del Convenio.

IV POLÍTICAS
Cualquier acción u omisión que afecte el desarrollo normal del Programa de trabajo deberá
reportarse a través de una incidencia en el formato diseñado para este fin;

1. El formato de incidencia, deberá ser firmado por las tres partes (IPN, LyFC y SME);

2. En caso de que la responsabilidad de la incidencia sea de parte de LyFC o el SME,

de tal manera que se retrase la entrega de algún producto, el pago deberá
efectuarse como si éste se hubiera presentado de acuerdo al programa de pagos;

3. En caso de controversia en la validación de las incidencias, éstas serán sometidas al

Comité de Seguimiento y Evaluación.

V LINEAMIENTOS
TRATAMIENTO DE INCIDENCIAS

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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
REPORTE DE LA 1. Documenta la incidencia
INCIDENCIA (IPN, LYFC,
2. Llena el formato Reporte de Incidencias.
SME)
3. Elabora Registro de Estado de Incidencias.
4. Turna la incidencia en archivo electrónico al Jefe de Proyecto de LyFC..

IPN, LyFC Y SME IPN, LyFC Y SME

CONTRAPARTE (IPN, 5. Recibe las incidencias turnadas por el Coordinador Técnico del
LYFC, SME) Proyecto.
Inicio 6. Determina si la incidencia es procedente y actúa conforme a lo
siguiente:
a) Incidencia
1
no procedente, turnar la incidencia al remitente5 original
LA PARTE notificando la improcedencia así como las razones de ésta, continuar
INTERESADA con la acción número 8. RECIBE INCIDENCIA
DOCUMENTA LA
INCIDENCIA
b) Incidencia procedente, continuar con la acción número 7
7 Realiza las acciones correspondientes para dar solución a la incidencia,
enviado los detalles de la solución en el formato establecido,
6
vía
2
archivo electrónico.
LLENA EL FORMATO NO ¿PROCEDE
“REPORTE DE INCIDENCIA ?
INCIDENCIAS”
GENERADOR DEL 8 Recibe la repuesta de la incidencia.
REPORTE DE LA
9 Realiza el control mensual de las incidencias. SI
INCIDENCIA (IPN, LYFC,
SME) 10 FIN
3 DEL PROCEDIMIENTO
NOTIFICA LA
ELABORA REGISTRO
IMPROCEDENCIA ,
DE ESTADO DE
ARGUMENTANDO LAS
INCIDENCIAS
CAUSAS

VI FLUJOGRAMA
4 7
TURNA LA
INCIDENCIA EN FIRMA EN EL
ARCHIVO REPORTE DE
ELECTRÓNICO A LAS INCIDENCIAS
CONTRAPARTES

RECIBE RESPUESTA
DE LA INCIDENCIA

9
REALIZA EL CONTROL
MENSUAL DE LAS
INCIDENCIAS

ANEXO 13_2 _Lineamientos_Incidencias_09 de Diciembre de 2009

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fin
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VII SECCIÓN DE FORMAS. REPORTE DE INCIDENCIAS

REPORTE DE INCIDENCIAS
FECHA: ____( 1 )___________ FOLIO __( 2 ) ______

PLANEACIÓN (3) CAPACITACIÓN ( 3 ) DIAGNÓSTICO ( 3 )

REINGENIERÍA ( 3 ) COTESEEV (3)

ACTIVIDAD AFECTADA: ______________ ( 4 )________________________________________________________

____________________________ _____________ FECHA PROGRAMADA ______________________(5)

PRODUCTO DE LA ACTIVIDAD AFECTADA: ___________ ( 6 )__________________________________

______________________________________________________________________________________________

ORIGEN DE LA INCIDENCIA: LyFC SME IPN (7)

PERIOD EN QUE SE GENERÓ: DE ______________A_____________( 8 )

DESCRIPCION DE LA INCIDENCIA:
_________________________________________( 9 )_________________________________________________

_______________________________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________________________

( 10 ) ( 11 ) ( 12)
___________________ _____________________ ______________________
Nombre y Firma I.P.N. Nombre y Firma S.M.E. Nombre y Firma LyFC

RESPUESTA

RESPONSABLE: (13) RESUELTA.: (15)

IMPROCEDENTE: (14) FECHA RESOLUCIÓN: (16)

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OBSERVACIONES:

(17)

INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL REPORTE DE INCIDENCIAS

1. FECHA: Fecha de envío de la incidencia.

2. FOLIO: Numero consecutivo de xxxx dígitos.
3. ETAPA: Etapa del Programa de Trabajo que afecta (Planeación, Capacitación, Diagnóstico,
Reingeniería o Sesiones del COTESEEV )
4. ACTIVIDAD: Es la actividad afectada, de la ETAPA del Programa de Trabajo.
5. FECHA PROGRAMADA: Fecha de la actividad de acuerdo al Programa de Trabajo
6. PRODUCTO DE LA ACTIVIDAD AFECTADA: Descripción del producto de acuerdo al Anexo 4.
7. ORIGEN DE LA INCIDENCIA: Marcar la(s) institución (es) que la origina(n).
8. PERIODO EN QUE SE GENERÓ: Anotar la fecha de inicio y la fecha final de duración.
9. DESCRIPCIÓN DE INCIDENCIA: Anomalía que se presentó en campo.
10. Nombre y Firma I.P.N.:
11. Nombre y Firma S.M.E.
12. Nombre y Firma LyFC:

CAMPOS QUE DEBERÁ LLENAR EL EQUIPO QUE ATIENDE LA INCIDENCIA

13. RESPONSABLE: Nombre del responsable de la resolución de la incidencia

14. IMPROCEDENTE: Indicar si la incidencia es improcedente, si es así, deberá indicar en el área de
observaciones la razón por la que fue rechazada.
15. RESUELTA: Indicar si la incidencia ha sido resuelta o no, en caso de negativa especificar en el campo
de observaciones el porque de ésta, si se resolvió indicar en observaciones cuales fueron las acciones
que se llevaron a cabo.
16. FECHA DE RESOLUCIÓN: Fecha en que se resolvió la incidencia.
17. OBSERVACIONES: Indicar toda aquella información que sea necesarias acerca de la incidencia.

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