ADMINISTRACION DE

PROYECTOS

Profesor Cristian Lpez

Horario
Martes y Mircoles
08:00 a 09:30

1 Unidad: Introduccin a la
administracin de proyectos.
1.1 Introduccin a la administracin de proyectos.
1.1.1
1.1.2
1.1.3
1.1.4
1.1.5
1.1.6

Significado de administracin de proyectos.

La importancia de la administracin de proyectos.
Funciones de la administracin de proyectos.
Beneficios de la administracin del proyecto.
Caractersticas e importancia del administrador de proyectos.
Variables principales: costo, capacidad, calidad y programa.

1.2 Causas por la que fracasan los proyectos.

1.2.1
1.2.2
1.2.3
1.2.4
1.2.5

Gestin.
Personal.
Aplicacin de tcnicas y herramientas.
Conflictos en los proyectos.
Problemas en los proyectos.

Conceptos Generales
Situacin actual
Requerimientos
Objetivos

PROYECTO

Resultados

INICIO

Tiempo

Proyecto.- Es la suma
de esfuerzos que en
forma temporal se
utilizan para generar
un
PRODUCTO
O
SERVICIO
en
particular o UNICO.

FIN

 Es un grupo de tareas orientadas a

crear un producto o servicio nicos.
Estas tareas son ejecutadas por un
equipo en un perodo de tiempo
definido y
organizadas bajo la
direccin de un Gerente de Proyecto.

Caractersticas

Temporal: cada proyecto

comienzo y final definido.

tiene

un

Productos, servicios o resultados

nicos: un proyecto crea productos
entregables nicos.

Elaboracin
Gradual:
desarrollarlo en etapas.

significa

1.1 Introduccin a la administracin

de proyectos
Objetivo (el proyecto debe ser real, sustentable y medible)
Calendario de Actividades (programa de actividades o plan
de trabajo)
Complejo (no es nada sencillo y est compuesto por
mltiples elementos)
Demanda recursos (Requiere habilidades, conocimientos,
capital y esfuerzo humano de diversas reas de una
organizacin o comunidad)
Estructura organizacional (tiene roles y responsabilidades)
Sistema de Control e Informacin (por lo menos un sistema
manual o automatizado de registrar la documentacin e
informacin relacionada al proyecto)

1.1.1 Significado de administracin

de proyectos.
Es la planeacin, organizacin, direccin y control de los
recursos para lograr un objetivo a corto plazo.
Actividad llevada a cabo por un conjunto de administradores
que actan como agentes unificadores para proyectos
particulares, tomando en cuenta los recursos existentes, tales
como el tiempo, materiales, capital, recursos humanos y
tecnologa.
Es administrar los procesos internos de los proyectos donde
realmente se ejecuta el trabajo.
Es la aplicacin de conocimiento, habilidades, herramientas y
tcnicas a actividades y expectativas de nuestros clientes.

1.1.2 La importancia de la
administracin de proyectos

Implica una gran importancia, por lo

que es usada en una gran diversidad de
campos; desde proyectos espaciales,
en bancos, en desarrollo de sistemas en
computadora,
en
la
industria
petroqumica, en telecomunicaciones,
en defensa nacional, etc.
Es importante, ya que ofrece nuevas
alternativas de organizacin.

1.1.3 Funciones de la administracin

de proyectos
La administracin procura siempre el
mximo aprovechamiento de los
recursos, mediante su utilizacin
eficiente.

Las principales funciones de la

administracin se engloban en
planeacin,
organizacin,
direccin y control.

Planeacin
Durante la planeacin se decide anticipadamente
qu?, quin?, cmo?, cundo? y por qu se
har el proyecto?.
Las tareas ms importantes de la planeacin son:
Determinar el status actual de la organizacin.
Pronosticar a futuro.
Determinar los recursos que se necesitarn,.
Revisar y ajustar el plan de acuerdo con los resultados
de control.
Coordinar durante todo el proceso de planeacin.

Organizacin
Realiza actividades en grupo, de
asignacin
y
asesoramiento,
y
proporciona la autoridad necesaria
para llevar a cabo las actividades.
Dentro de esta etapa se
identifica, define y divide el
trabajo a realizar, se agrupan
y definen los puestos, se
proporcionan
los
recursos
necesarios y se asignan los
grados de autoridad.

Direccin
Sirve para conducir el comportamiento
humano hacia las metas establecidas.
Aqu se comunican y explican los objetivos
a los subordinados, se asignan estndares,
se entrena y gua a los subordinados para
llegar a los estndares requeridos, se
recompensa el rendimiento y se mantiene
un ambiente motivacional.

Control
Se encarga de medir el rendimiento
obtenido en relacin a las metas
fijadas.
En caso de haber desviaciones, se
determinan las causas y se corrige lo
que sea necesario.

1.1.4 Beneficios de la
administracin de proyectos
El Beneficio definitivo de poner en practica
las
tcnicas
de
Administracin
de
Proyectos es tener un cliente Satisfecho,
tanto si somos los clientes de nuestro
propio proyecto.
El completar el alcance total de un
proyecto con calidad, a tiempo y dentro
del presupuesto, proporciona una gran
satisfaccin.

 Para un contratista significa que

puede llevarlo a cabo en el futuro a
negocios adicionales con el mismo
cliente
o
a
nuevos
negocios
recomendado
previamente
por
clientes satisfechos. cuando los
proyectos
son
exitosos
todos
ganamos!

1.1.5 Caractersticas e importancia

del administrador de proyectos

Administrador de proyectos
Puede ser definido como el individuo que
cumple con la tarea de integrar los
esfuerzos dirigidos hacia la ejecucin
exitosa de un proyecto especfico. Esta
persona
enfrenta
un
conjunto
de
circunstancias nico en cada proyecto.
El administrador de proyectos es una
extensin del administrador general de
una organizacin.

Funciones
El administrador de proyectos opera independientemente
de la cadena de mando normal dentro de la organizacin.
Debe dirigir y evaluar el proyecto; tambin planear,
proponer e implementar polticas de administracin de
proyectos, asegurar la finalizacin del proyecto mediante
compromisos contractuales.
Otras tareas que debe cumplir son desarrollar y mantener
los planes del proyecto, darle una calendarizacin y
financiamiento adecuados al proyecto y evaluar y
reportar su avance.

 Debe resolver los problemas a travs de

decisiones orientadas al objetivo.
Adems, el administrador de proyecto
debe resolver las siguientes preguntas:

Qu se va a hacer?
Cundo se va a hacer?
Por qu se va a hacer?
Cunto dinero est disponible para hacerlo?
Qu tan bien se est haciendo el proyecto?

Caractersticas
1.

2.

Habilidades clave

Liderazgo

Comunicacin

Negociacin

Solucin de problemas

Lograr objetivos

Conocimientos

Tcnicos

Administrativos

3.

Herramientas

4.

Tcnicas

Importancia
Es importante porque las organizaciones
modernas son muy complejas como para
excluir una administracin efectiva y ms
especfica usando estructuras y relaciones
organizacionales tradicionales.
Adems, esta persona provee el liderazgo
necesario para que la cadena de proyectos
fluya dentro de la red organizacional.

1.1.6 Variables principales

Los objetivos de un proyecto, se pueden
sintetizar en tres variables:
El costo.- Pueden estar fijos o ser flexibles
dependiendo del proyecto.
El tiempo.- Dependiendo de la duracin del
mismo.
La calidad (Funcionalidad o rendimiento).Dependiendo del objeto y naturaleza del
proyecto.

 La gestin de proyectos, busca el equilibrio

entre las tres variables, pues siempre sera
posible, al menos en un plano terico,
conseguir una mayor calidad empleando
ms tiempo y a un mayor costo.
Y, a la inversa, suele ser posible reducir el
costo y/o el tiempo necesarios para realizar
un proyecto a expensas de su calidad o
rendimiento.

 Para cada una de las tres variables,

la gestin de proyectos dispone del
correspondiente
instrumento
de
planificacin y control:
La calidad se determina y verifica por
medio de las especificaciones/planos o
prescripciones
del
proyecto
(documentacin tcnica).
El costo, mediante el presupuesto.
El tiempo, con el programa o calendario
del proyecto (diagrama de Gantt).

1.2 Causas por la fracasan los

proyectos
1.2.1 Gestin.
1.2.2Personal.
1.2.3 Aplicacin de tcnicas y
herramientas.
1.2.4 Conflictos.
1.2.5 Problemas.

1.2.1 Gestin.

1.2.2 Personal.

1.2.3 Aplicacin de tcnicas y

herramientas.
Uso y conocimiento de acuerdo al rea
de trabajo.
Uso y conocimiento de acuerdo al perfil.

1.2.4 Conflictos en los proyectos.

Los conflictos generan problemas.
Se presentan entre dos o ms partes.

1.2.5 Problemas en los

proyectos.

Solucin de
de
Solucin
Conflictos en
en la
la
Conflictos
Gestin de
de
Gestin
Proyectos
Proyectos

(65 AC-8 AC).

Poeta latino.

(Horacio Quinto )
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En los
contratiempos,
sobre todo, es
donde conocemos
todos nuestros
recursos, para
hacer uso de ellos.

2. Conflicto
y
Rendimient
o.

1. Conceptos
Bsicos del
Conflicto.

5. Guas
Prcticas
para
Gestionar
Conflictos.

4. Tcnicas de
Gestin de
Conflictos.

3. El
Conflicto
dentro del
Proyecto.

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HOY
CONOCEREMOS

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1.Conceptos
Bsicos del
Conflicto

El conflicto es una situacin donde hay

metas, pensamientos, o emociones

incompatibles, entre individuos o grupos, lo
cual conduce a desacuerdos que hacen que
las personas se bloqueen unas a otras en el
esfuerzo de alcanzar sus metas.
El proyecto debe
costar lo menos
posible
Desacuerdo
Debemos gastar lo
que sea necesario
para que el cliente
quede contento

Bloqueo:
Restringir las
autorizaciones
de gasto, al
mnimo

CONFLICTO

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Definiendo

Asume que el
conflicto es malo y
que siempre tiene un
impacto negativo
sobre el proyecto . Se
asocia con la
violencia, la
destruccin y la
irracionalidad.

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Punto de Vista
Tradicional

Asume que el
conflicto es necesario
para incrementar el
rendimiento. Mientras
que la teora
contempornea
acepta el conflicto, la
teora interaccionista
fomenta el conflicto.
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Punto de Vista
Interaccionista

 Roles, lmites de trabajo,

responsabilidad, y autoridad
ambiguos.
Metas incompatibles o
inconsistentes.
Problemas de comunicacin.
Dependencia de otro grupo.
Especializacin o diferenciacin.
Necesidad de una toma de
decisiones compartida.
Necesidad de consenso.
Resistencia hacia las normas de
conducta.
Conflictos previos no resueltos.

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Condiciones que Originan

Conflictos:

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2. Conflicto y
Rendimiento

 Diluye conflictos ms
serios.
Fomenta el cambio, la
creatividad e innovacin.
Mejora la comunicacin si
ambas partes buscan la
ganancia mutua.
Incrementa el rendimiento,
energa, y cohesin del
grupo.
Balancea el poder y la
influencia, si se enfatiza el
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ASPECTOS POSITIVOS DEL

CONFLICTO

Puede conducir a ms
hostilidad y agresin.
El deseo de ganar bloquea
exploracin de oportunidades.
Inhibe la comunicacin si la
informacin no se comparte.
Genera tensin y crea
atmsfera improductiva.
Puede causar prdida de
status o posicin de poder.
Temas reales se ignoran
cuando
las posiciones se confunden
con las personalidades.

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ASPECTOS NEGATIVOS DEL

CONFLICTO

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Resultado
Funcional:
Es el resultado que
satisface a las partes
involucradas en el
conflicto y mejora de
manera considerable
el rendimiento general
del proyecto.

Es el resultado que crea

insatisfaccin en una de
las partes y reduce el
rendimiento general del
proyecto.

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Resultado
Disfuncional:

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3. El Conflicto
dentro del
Proyecto

Conflictos
Orientados a
Metas.

Conflictos
Interpersonal
es.

Conflictos
Administrativ
os.

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Las Categoras de Conflicto

son :

Asociados con
resultados finales,
criterios y
especificaciones de
perfomance,
prioridades y
objetivos
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Conflictos Orientados a
Metas:

Referidos a tcnicas,
filosofa, y estructura
administrativa.
Basados principalmente
en definicin de
autoridades y
responsabilidades sobre
tareas, funciones, y
decisiones
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Conflictos Administrativos:

Resultado de
diferencias en estilos
y tica de trabajo, o
egos y personalidades
de los participantes.

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Conflictos Interpersonales:

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4. Tcnicas de
Gestin de
Conflictos

Estimulacin
Del
Conflicto.

Solucin de
Conflictos
Interpersonal
es.

Solucin de
Conflictos
Estructurales.

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Tcnicas de Gestin de
Conflictos

 Aceptar el conflicto como

deseable en ciertas
ocasiones.
Incorporar nuevas personas
en una situacin existente.
Reestructurar la
organizacin.
Introducir programas
diseados para incrementar
la competencia.
Introducir un conflicto
programado.

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Estimulando el conflicto

Alto
Forzamiento

Solucin del
Problema

Preocupacin
por uno
mismo

Compromiso

Bajo
Bajo

Evitamiento

Suavizado
Preocupacin por otros Alto

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Analizar y Evaluar las Tcnicas de Solucin de

Conflictos

La estimulacin del conflicto

puede jugar un rol importante
dentro de los proyectos en los
cuales es importante fomentar la
creatividad y la innovacin
continuamente.

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Recuerde:

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5. Guas Prcticas
para Gestionar
Conflictos en los
Proyectos

Prepararse
para
el conflicto

Enfrentar
el conflicto

Resolver
el conflicto

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Guas prcticas para

manejar el conflicto

Psiclogo

evitar o destruir el conflicto.

Ninguna de stas estrategias
funcionan. El evitamiento y el
forzamiento slo elevan el
nivel del conflicto. Con esa
actitud stas personas se han
convertido en parte del
problema antes que en parte
de la solucin.

(1925 actualidad)
USA
Es profesor de la
Cecco
Universidad de
Columbia Pgina Web: www.dharmacon.net , contacto: informes@dharma-consulting.com

John P. De

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Prepararse para el
Las personas tratan de
conflicto

SOFT SKILLS
Habilidades Blandas para la
Gestin de Proyectos.
Habilidades de Team Building y
Team Work para el Gestor de
Proyectos.
Habilidades de Gestin de
Equipos para el Gestor de
Proyectos.
Habilidades de Facilitacin para
el Gestor de Proyectos.
Habilidades de Liderazgo para
el Gestor de Proyectos.
Gestin del Cambio
Contacto: informes@dharma-consulting.com
Organizacional
ePgina
Individual.
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GESTIN DE PROYECTOS, PROGRAMAS Y

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PMBOK).
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Organizacional
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