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GUA DE APRENDIZAJE
3 N
1. IDENTIFICACIN DE A
LADE
GU
APRENDIZAJE
Programa de Formacin:
Cdigo: 250601029
Versin: 2
Resultados de Aprendizaje:
Competencia:
Gua de Aprendizaje
A continuacin usted encontrar descrita cada una de las actividades que conforman la gua de aprendizaje
N 3, la cual se debe desarrollar teniendo en cuenta el cuarto contenido de estudio y el material adicional,
2.
INTRODUCCIN
R//
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Est muy completa la informacin del video del ACUEDO 060 porque nos da un claro
ejemplo paso a paso de la gestin de un documento con sus diferentes estaciones como
son la recepcin, radicacin, distribucin, seguimiento, conservacin, eliminacin de las
solicitudes enviadas y recibidas, para su posterior consulta. Nos muestra tambin como
es una oficina de archivo y todas las caractersticas que en testas se encuentran.
De esta manera me he familiarizado un poco ms la gestin documental en su ejecucin.
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R//
La Unidad de Correspondencia es responsable que los originales lleguen oportunamente
a su destino; utilizando mensajero interno, Fax, correo electrnico y servicios de correo y
mensajera externa autorizados por la empresa. Con el fin de realizar esta actividad en
forma eficiente el responsable de la Unidad de Correspondencia, cuando numere, registre
y clasifique las comunicaciones y los dems documentos, los ubicar en un casillero
identificado con cada una de las dependencias de la Entidad y una para el medio externo;
en donde reposarn los documentos hasta la hora de los recorridos.
Recepcin: consiste en recibir las comunicaciones internas y externas (solicitudes,
derechos de peticin, tutelas, procesos ejecutivos, libros, folletos, publicidad).
Es el procedimiento por medio del cual, las entidades ingresan en sus sistemas manuales
o automatizados de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas,
registrando datos tales como: Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o
destinataria, Nombre o cdigo de la(s) Dependencia(s) competente(s), Nmero de
radicacin, Nombre del funcionario responsable del trmite, Anexos y Tiempo de
respuesta (Si lo amerita), entre otros.
Distribucin: Es el proceso mediante el cual se enva y se controla oportunamente el
trmite de las comunicaciones de carcter oficial, mediante servicios de mensajera
interna y externa, fax, correo electrnico u otros, que faciliten la atencin de las solicitudes
presentadas por los ciudadanos y que contribuyan a la observancia plena de los principios
que rigen la administracin pblica.
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La comunicacin es externa.
En todas las empresas siempre hay comunicaciones internas y externas, al momento de
recibirlas hay q clasificarlas.
Las comunicaciones internas van dirigidas al cliente interno, es decir, al trabajador. Nace
como respuesta a las nuevas necesidades de las compaas de motivar a su equipo
humano y retener a los mejores en un entorno empresarial donde el cambio es cada vez
ms rpido.
Las comunicaciones externas van dirigidas al exterior con clientes, intermediarios,
proveedores, competencia, medios de comunicacin y pblico en general es tan vital para
la organizacin como la comunicacin interna.
Teniendo en cuenta la forma de comunicacin que se genere en la empresa determinada mencione cules
son los pasos a seguir para llegar a su destino?
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Transmisin de fax
La dependencia debe elaborar la carta a enviar por fax
El usuario debe dejar en la carpeta del recorrido el formato de Transmisin de Fax
diligenciado con la carta en original y una copia y/o documento a enviar.
El usuario debe registrar en la planilla Control Correspondencia la informacin
correspondiente al envo del fax.
Al llegar en el recorrido la tirita de confirmacin del envo del fax, el usuario debe firmar en
la planilla del recorrido la recepcin del mismo.
Cuando se requiera enviar una comunicacin nicamente por va fax, las dependencias
deben elaborar las cartas en original y una copia.
Mensajero interno
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Se refiere a las diligencias que se generan en estas dependencias y que deben ser
enviadas fuera de la entidad.
Los mensajeros de las dependencias deben radicar las cartas, con el consecutivo,
en el Departamento de Archivo y Correspondencia antes de salir.
Correo certificado
Entrega personal
Se refiere a la entrega de comunicaciones que directamente al destinatario desea hacer la
dependencia.
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Finalmente elabore un mapa conceptual donde organice la informacin obtenida en esta actividad.
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Recomendacin:
Tome apuntes cuando est desarrollando la actividad. Es importante que tenga informacin relacionada
con el mapa conceptual realizado y la informacin obtenida de la actividad, para el desarrollo de las
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actividades de evaluacin.
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Las comunicaciones son muy importantes para una empresa, por medio de estas nos
podemos enterar de lo que est pasando con las empresas hay muchos tipos de
empresas u organizaciones:
Comunicacin interna
Por ello, transmitir mensajes corporativos, informar sobre lo que ocurre dentro de la
empresa, motivar y establecer una lnea de comunicacin eficaz entre los empleados, la
direccin y los diferentes departamentos de la empresa son algunos de los objetivos que
persigue la comunicacin interna. (Estilosorganizados.net)
Comunicacin externa
No existe una buena comunicacin externa sin una buena poltica de comunicacin
interna; dos caras de una misma moneda que se mantienen unidas en su planteamiento
terico pero que en la prctica de la empresa existe una disociacin.
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empresa.
Verificar que tipo de comunicacin se est recibiendo, que puede ser de tipo oficial
o de tipo personal.
Realizar el proceso de atencin y trmite acorde a la comunicacin.
Generar orden al interior de la empresa
Crear coherencia entre los diferentes departamentos de la empresa.
Formar una mejor imagen de la organizacin.
Interactuar con otras entidades.
Llevar un control integral de todos los procesos que se llevan en la empresa.
Un posicionamiento en el mercado.
En la empresa que seleccione se cumplen con todos los aspectos respecto a la ley,
organizan los documentos en tablas, series, sub series, lo nico medio demorado son los
tiempos, ponen a esperar mucho a las personas con cierta documentacin,
Esos servicios se pueden mejorar y as sera mejor y ms rpida la realizacin de
procesos.
En mi lugar de trabajo se cumplen todo los aspectos de documentacin tanto interna
como externa, se determinan tiempos de respuesta a todas las comunicaciones, se
guardan muy bien los documentos para que no se deterioren y se hacen todos los
procedimientos de acuerdo al video del acuerdo 060.
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Recomendacin:
Tome apuntes cuando est desarrollando la actividad. Es importante que tenga informacin relacionada con
los aportes que usted realiz, para el desarrollo de las actividades de evaluacin.
Nota:
Realice el aporte del foro y las opiniones frente al trabajo de sus compaeros a travs del
actividades o el espacio Foros, dispuesto en la plataforma Blackboard.
espacio
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De Conocimiento:
Criterios de Evaluacin
Tcnicas e Instrumentos de
Evaluacin
TCNICAS
S.S.= simulacin de situaciones
F.P. = formulacin de preguntas
INSTRUMENTOS
C.T.= Cuestionarios
M. v. = Matriz de valoracin o
rbrica
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semana de estudio.
Por lo tanto, el documento se
deber presentar de la siguiente
forma:
1. Portada
2. Tabla de contenido
3. Escribir la reflexin realizada
acerca del video ACUERDO 060.
Recomendacin:
No olvide la importancia de citar
y referenciar cuando emplea
material de diferentes fuentes.
De Producto:
Usted deber entregar el
informe a travs del espacio
dispuesto para ello en la
plataforma Blackboard,
denominado: ESPACIO ENVO
DE LA ACTIVIDAD.
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5. GLOSARIO DERMINOS
T
Abreviatura: Representacin grfica de una palabra reducida en una o varias de sus letras.
Acuerdo 060 de 2001: Es una publicacin en la cual se reflejan jurdicamente las disposiciones legales que
deben contener los contenidos de los documentos, as como sus caractersticas internas y externas y la
forma de cmo se deben recibir y despachar, segn las especificaciones de la unidad de correspondencia.
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Sigla: Palabra que se construye con las iniciales o partes de otras palabras.
6. BIBLIOGRAFA/
WEB GRAFA
BIBLIOGRAFA
Centro del comercio y especialidad archivstica (s.a.). Fundamentos bsicos de Administracin Documental.
WEB GRAFA
Archivo
General
de
la
Nacin (s.a.) Acuerdo
060
Tomado
de http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=1988
de
2001.
Cargo
Dependencia
Fecha
Margaret Quevedo
Expertas temticas
Centro de la tecnologa
del diseo y la
productividad
empresarial
Agosto 2013
Octubre 2013
Lder de lnea
Yiced Pulido
Asesor pedaggico y
metodolgico
Editora de contenido
Noviembre 2013
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