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GUA DE APRENDIZAJE
2 N
1. IDENTIFICACIN DE
GUA
LA
DE APRENDIZAJE
Programa de Formacin:
Cdigo: 250601029
Versin: 2
Resultado de Aprendizaje:
Competencia:
Identificar
las clases y las caractersticas de
documentos, teniendo en cuenta las fases del archivo.
los
2. INTRODUCCIN
Gua de Aprendizaje
Una vez identificadas las generalidades del archivo y su importancia, es indispensable definir los conceptos
de Dato, Informacin y Documento; as como su naturaleza, extensin y clasificacin.
El documento es la materia prima del archivo y la informacin es una pieza clave para poder dar el curso
adecuado a la gestin de los documentos y su ubicacin.
Un buen clima organizacional, una correcta toma de decisiones y el buen funcionamiento de cada una de
las reas de la empresa estn implicadas en la funcin de una adecuada gestin documental. Por otro
lado, la creacin de documentos y registros estndar, genera una comunicacin empresarial que logra que
la organizacin hable dentro de los mismos parmetros, teniendo en cuenta que para cada proceso debe
existir un diseo e intencionalidad acorde con lo solicitado.
Estimado aprendiz:
A continuacin usted encontrar descrita cada una de las actividades que conforman la gua de aprendizaje
N 2, la cual se debe desarrollar teniendo en cuenta el tercer contenido de estudio y el material adicional,
dispuesto para la realizacin de esta gua.
Durante el desarrollo de la gua, usted contar con la orientacin necesaria para alcanzar el resultado de
aprendizaje correspondiente.
Recuerde que para el desarrollo de las diferentes actividades planteadas para esta gua, resulta
indispensable recordar el uso de fuentes bibliogrficas y web grafas, en caso de que sea necesario.
Evite usar contenidos, fragmentos de textos y parafraseos sin la correspondiente referencia y cita.
Igualmente, recuerde la puntualidad y compromiso en la entrega de actividades para un adecuado proceso
y culminacin del programa.
3. ESTRUCTURACIN
DIDCTICA
DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE
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Gua de Aprendizaje
Los documentos se construyen a partir de la recopilacin inicial de datos, que agrupados toman
forma y dan un valor nico a la informacin que se condensa en ellos. Gracias al cuidado de las
tcnicas en este proceso de elaboracin del documento es posible su clasificacin, trmite y
custodia.
Descripcin:
Despus de haber estudiado el tercer contenido de estudio, es importante que usted indague y
reflexione acerca de algunos aspectos claves de la temtica planteada.
Inicialmente, recuerde y reflexione acerca de la importancia y funciones de los siguientes
elementos en un proceso archivstico: EL DATO, LA INFORMACIN Y EL DOCUMENTO.
Despus de haber realizado la reflexin inicial, es momento de que usted observe el siguiente
video denominado: IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS, y posteriormente piense a nivel general,
cules podran ser las posibles fallas que existen en el proceso general del documento
archivstico.
Recomendacin:
Tome apuntes cuando est desarrollando la actividad, es importante que tenga en cuenta la
informacin relacionada con el anlisis realizado, para el desarrollo de las actividades de
evaluacin.
R=
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Cuadros, fotografas.
Cinta
Videos Cintas magnticas
Otros soportes
Discos duros
En todo mbito de la vida trabajamos recolectando, leyendo y analizando
distintos Datos, que mediante un debido proceso y metodologa permiten
alcanzar la generacin de una Informacin til, que forma parte de lo que
es posteriormente conocido como archivo de Datos, siendo un objeto de
consulta en todo mbito socioeconmico. Esta informacin es guardada
en conjunto con el emplazamiento de un Archivo, consistiendo
bsicamente en habitaciones o inclusive edificios enteros que se en
cargan de almacenar una gran cantidad de datos que fueron debidamente
Clasificados y Ordenados, encontrndose su aplicacin. Para
poder ordenar un archivo se debe recolectar la informacin que sirve para
la empresa para as darles una vida til y de esta manera se ir formado
el archivo donde se guarda informacin adecuada y en orden dependiendo
que tipo de documentos y de qu manera se encuentren distribuidos cada
informacin debe ir con su nombre, fecha y a qu rea corresponde si se
trata de un archivo donde se recopila informacin de toda una empresa.
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Descripcin:
Para poder comprender mejor las generalidades y caractersticas esenciales de los criterios de
archivo en la gestin de un documento, es momento que realice el ejercicio interactivo
denominado: MIS CONOCIMIENTOS, el cual le permitir reforzar los conceptos aprendidos hasta
el momento.
Recomendacin:
Tome un pantallazo del resultado del ejercicio interactivo, cuando est seguro de que lo ha
realizado adecuadamente. Es importante que tenga en cuenta el resultado adquirido en el
ejercicio interactivo, para el desarrollo de las actividades de evaluacin.
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utilizable.
TIPOLOGA DOCUMENTAL
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Correspondencia comercial:
Son aquellas comunicaciones o escritos producto de la actividad mercantil
de una empresa, por ejemplo cartas comerciales, informes ejecutivos,
informes presupuestales y circulares. Importancia: Estos son de vital
importancia para mantener un apropiado control de todas las acciones
que se realizan en una empresa, ya que en ellos queda precisada la
relacin jurdica entre las partes que intervienen en una determinada
operacin, tambin ayudan a demostrar la realizacin de algunas accin
comercial y por lo tanto son el elemento fundamental en la contabilizacin
de tales acciones
Documentos contables:
Son aquellos registros que sirven como soporte para el registro de las
operaciones comerciales que se producen en la empresa, por ejempl las
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Documentos especiales:
Son aquellos que por sus contenidos o condiciones fsicas o qumicas
cobran caracteres diferentes en forma y expresin, por ejemplo la
sujecin a ciertos formatos especficos como las actas, las certificaciones,
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Documentos legales:
Son aquellos que por su misma naturaleza y contenidos pueden llegar a
tener un valor de prueba y demostrar la existencia de un suceso o hecho,
por ejemplo los registros civiles, partidos, hojas de vida, e incluso registros de pagos y
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cobros.
Importancia: Es de tener en cuenta que estos documentos son los que te acreditan tienen
y tienen validez porque son emitidos por una institucin gubernamental o institucin legal
por ejemplo:
o
o
o
o
La Cedula de Ciudadana
La Licencia conduccin
La Tarjeta profesional
Informes de acontecimientos levantados por entidades o autoridades
competentes (Aseguradoras, Instituciones del Estado). Etc.
c. Describa dos aportes generales que le brindara a la temtica de este contenido y explique el
porqu de sus aportes.
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Recomendacin:
Tome apuntes cuando est desarrollando la actividad. Es importante que tenga en cuenta la
informacin relacionada con los aportes realizados en el foro, para el desarrollo de las
actividades de evaluacin.
Nota:
Realice el aporte del foro y las opiniones frente al trabajo de sus compaeros, a travs del
espacio actividades o el espacio Foros, dispuesto en la plataforma Blackboard.
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Criterios de Evaluacin
Tcnicas e Instrumentos de
Evaluacin
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De Conocimiento:
Inicialmente, usted deber
recopilar la informacin de
las anteriores actividades y
luego complementarla con
trminos o conceptos que
usted
considere
pertinentes
en
la
realizacin de las mismas.
De Desempeo:
Para desarrollar este tem
de la actividad de
evaluacin, usted deber
realizar el siguiente
ejercicio:
Genera con
facilidad,
coherencia
y
concordancia
documentos,
aplicando
la
terminologa
archivstica
vista
durante el curso.
Analiza e identifica las
clases, tipos, soportes,
elementos y caractersticas
de los documentos, teniendo
en cuenta la valoracin para
determinar la disposicin
final.
TCNICAS
S.S.= simulacin de situaciones
F.P. = formulacin de preguntas
INSTRUMENTOS
M. v. = Matriz de valoracin o
rbrica
Despus de haber
recopilado la informacin,
usted deber realizar en
una herramienta ofimtica
como: Power point, prezzi,
entre otras, la que usted
prefiera, una presentacin
creativa donde exponga los
siguientes aspectos:
1. Diferencias y
caractersticas de
EL DATO, LA
INFORMACIN Y
EL DOCUMENTO.
2. Solucin de las respuestas
dadas en la situacin
presentada en la actividad
de contextualizacin.
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de la actividad de
apropiacin del
conocimiento
.
4.
Descripcin de
cada uno de los
puntos solicitados
en el aporte del
foro.
De Producto:
Usted deber entregar la
presentacin a travs del
espacio dispuesto para
llo e
en la plataforma
Blackboard, denominado:
ESPACIO ENVO DE LA
ACTIVIDAD.
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5. GLOSARIO TRMINOS
DE
Comunicacin: Forma verbal o no verbal que permite la transmisin de una informacin, a travs de la
intervencin de elementos precisos como son el emisor (quien enva el mensaje), receptor (quien recibe el
mensaje), canal (medio utilizado) y un cdigo (conjunto de lenguas o convenciones que apoyan la
transmisin del mensaje).
Foliar: Efectuar la numeracin por hojas de un archivo identificando claramente los volmenes de los
contenidos documentales y sus anexos.
Gestin Documental: Conjunto de trmites y normas tcnicas que permiten que un documento, desde su
origen hasta la terminacin de su produccin y contenidos, cumplan con el objetivo para el cul ha sido
elaborado, dentro de los trminos jurdicos establecidos por las normas legales vigentes.
Revisin Documental: Pasos que se deben tener en cuenta para realizar la verificacin de los criterios,
con los cuales se ha elaborado un documento para que cumpla adecuadamente su objetivo en la etapa de
recepcin, despacho y funcin.
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6. BIBLIOGRAFA/ WEBGRAFA
WEBGRAFA
(s.n). Clases
de
documentos.
Tomado
de
http://www.slideshare.net/aracelosa/archivo -y-clases-de-documentos
de
(s.n.) Qu es
un
documento de
archivo?
Tomado
http://www.slideshare.net/davidgadir/qu-es-un-documento-de-archivo
de
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Nombre
Cargo
Dependencia
Fecha
Margaret Quevedo
Expertas temticas
Centro de la tecnologa
del diseo y la
productividad
empresarial
Agosto 2013
Lder de lnea
Yiced Pulido
Asesor pedaggico y
metodolgico
Octubre 2013
Lnea de produccin SENA Girardot
Editora de contenido
Noviembre 2013
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Gua de Aprendizaje
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