TUGAS PENDAHULUAN

MODUL 1

TUGAS
ANALISIS BEBAN KERJA

Disusun untuk memenuhi salah satu syarat kelulusan

Manajemen Sumber Daya Manusia (MSDM)

Disusun oleh :

Nama

: Aftina Damasari Abdullah

NPM

: 10070211060

Kelas

:B

PROGRAM STUDI TEKNIK INDUSTRI

FAKULTAS TEKNIK
UNIVERSITAS ISLAM BANDUNG
2016 M / 1437 H

BAB I
PENDAHULUAN

Tuhan menciptakan manusia sebagai makhluk yang paling sempurna. Manusia

memiliki akal serta harkat dan martabat yang membedakan dari makhluk yang lain.
Nilai-nilai, harkat, derajat, dan martabat yang dimiliki oleh manusia haruslah dijunjung
tinggi dan dilindungi. Pasal 27 ayat (2) UUD NRI 1945, menyebutkan bahwa Tiaptiap warga Negara berhak atas pekerjaan dan penghidupan yang layak bagi
kemanusiaan. Ayat ini memuat pengakuan dan jaminan bagi semua orang untuk
mendapatkan pekerjaan dan mencapai tingkat kehidupan yang layak bagi kemanusiaan.
Memilih pekerjaan merupakan salah satu keputusan terpenting dalam hidup
Anda. Keputusan tersebut sekaligus menentukan status hidup, tingkat kesehatan dan
kebahagiaan. Pemilihan perusahaan akan tergantung bagaimana kenyamanan yangn
dirasakan pegawainya. Faktor yang penting dimiliki perusahaan adalah dapat
mengidentifikasi seberapa besar beban kerja SDM. Mampu melihat apakah SDM
bekerja sesuai dengan kompetensinya. Mampu menyesuaikan jumlah SDM dalam unit
kerja/organisasi

agar

penataan/penyempurnaaan

sesuai
struktur

dengan

beban

organisasi.dari

kerja.
sebagian

Sebagai

bahan

pembahasan

itu

perusahaan dapat berkontribusi analisis beban kerja pegawainya.

Analisa beban kerja adalah proses untuk menetapkan jumlah jam kerja orang
yang digunakan atau dibutuhkan untuk merampungkan suatu pekerjaan dalam waktu
tertentu, atau dengan kata lain analisis beban kerja bertujuan untuk menentukan berapa
jumlah personalia dan berapa jumlah tanggung jawab atau beban kerja yang tepat
dilimpahkan kepada seorang petugas.
Analisis beban kerja bertujuan untuk menentukan berapa jumlah pegawai yang
dibutuhkan untuk merampungkan suatu pekerjaan dan berapa jumlah tanggung jawab
atau beban kerja yang dapat dilimpahkan kepada seorang pegawai, atau dapat pula
dikemukakan bahwa analisis beban kerja adalah proses untuk menetapkan jumlah jam
kerja orang yang digunakan atau dibutuhkan untuk merampungkan beban kerja dalam
waktu tertentu.

BAB II
LANDASAN TEORI
2.1

Definisi Workload Analisys

Konsep Analisis Beban Kerja (Workload Analysis) masih sulit ditemui dan

kalaupun ada masih sulit dipahami karena para ahli yang menggunakan konsep ini
melihatnya dari sudut pandang yang beragam sesuai dengan latar belakang disiplin
ilmu mereka sehingga belum tentu sesuai dengan apa yang kita butuhkan dan harapkan.
Berikut ini definisi-definisi analisis beban kerja yang ditemui dari berbagai
referensi berbahasa Indonesia yang konsepnya bersifat umum dan sederhana sehingga
lebih mudah dipahami:
Menurut Komaruddin (1996:235), analisa beban kerja adalah proses untuk menetapkan
jumlah jam kerja orang yang digunakan atau dibutuhkan untuk merampungkan suatu
pekerjaan dalam waktu tertentu, atau dengan kata lain analisis beban kerja bertujuan
untuk menentukan berapa jumlah personalia dan berapa jumlah tanggung jawab atau
beban kerja yang tepat dilimpahkan kepada seorang petugas.
Menurut Simamora (1995:57), analisis beban kerja adalah mengidentifikasi baik
jumlah karyawan maupun kwalifikasi karyawan yang diperlukan untuk mencapai
tujuan organisasi.
Menurut Menpan (1997), pengertian beban kerja adalah sekumpulan atau sejumlah
kegiatan yang harus diselesaikan oleh suatu unit organisasi atau pemegang jabatan
dalam jangka waktu tertentu. Pengukuran beban kerja diartikan sebagai suatu teknik
untuk mendapatkan informasi tentang efisiensi dan efektivitas kerja suatu unit
organisasi, atau pemegang jabatan yang dilakukan secara sistematis dengan
menggunakan teknik analisis jabatan, teknik analisis beban kerja atau teknik
manajemen lainnya. Lebih lanjut dikemukakan pula, bahwa pengukuran beban kerja
merupakan salah satu teknik manajemen untuk mendapatkan informasi

jabatan,

melalui proses penelitian dan pengkajian yang dilakukan secara analisis. Informasi
jabatan

tersebut

dimaksudkan

agar

dapat

digunakan

sebagai

alat

untuk

menyempurnakan aparatur baik di bidang kelembagaan, ketatalaksanaan, dan

sumberdaya manusia.

Menurut Heizer dan Render (1996:98), standar tenaga kerja adalah jumlah waktu yang
diperlukan rata-rata tenaga kerja, untuk mengerjakan aktivitas kerja khusus dalam
kondisi kerja yang normal, atau dengan kata lain standar tenaga kerja dapat digunakan
untuk menetapkan jumlah personil, agar mampu menghasilkan produksi yang
diharapkan perusahaan. Lebih jauh dikatakan, bahwa untuk menentukan standar tenaga
kerja dapat dilakukan dalam empat cara, yakni berdasarkan pengalaman masa lalu,
pengkajian waktu, standar waktu sebelum penentuan, dan pengambilan contoh kerja.

2.2

Langkah-Langkah Workload Analisys

Metode workload analysis adalah proses untuk menghitung beban kerja suatu

posisi/sub posisi; dan juga kebutuhan jumlah orang untuk mengisi posisi/sub posisi
tersebut. Dalam metode ini terdapat tiga tahapan utama yang akan diuraikan dibawah
ini.
1. Menentukan output utama dari suatu fungsi/sub fungsi dan kemudian
mengidentifikasi rangkaian aktivitas kerja yang dibutuhkan untuk menghasilkan
output tersebut. Misal departemen riset produk baru memiliki tiga rangkaian
aktivitas kerja untuk menghasilkan output/hasil penelitian pengembangan produk
baru. Yakni : Mengumpulkan data riset, menganalisa data riset dan kemudian
menyusun laporan hasil riset dan rekomendasi pengembangan produk baru.
2. Membreak-down rangkaian aktivitas menjadi satuan tugas yang lebih spesifik.
Misal dalam aktivitas pengumpulan data riset dibagi lagi menjadi kegiatan yang
lebih detil, contoh : pengumpulan data produk kompetitor, pengumpulan data
perilaku konsumen, pengumpulan data kebutuhan pasar, dll.
3. Menghitung jumlah waktu total yang dibutuhkan untuk menyelesaikan per
kelompok tugas tersebut. Misal berapa total waktu yang diperlukan untuk
melakukan pengumpulan data riset; berapa lama untuk melakukan analisa dan
berapa lama untuk menyusun hasil riset. Dari jumlah total jam kegiatan ini
kemudian bisa diprediksi berapa kebutuhan jumlah pegawai yang diperlukan untuk
menyelesaikan keseluruhan tugas.

2.3

Manfaat Workload Analisys

Dengan kita mengetahui dan menghitung beban kerja dan penggunaan tenaga

kerja yang optimal, maka manfaat yang kita peroleh adalah sebagai berikut :
a) Mengetahui jumlah optimal dan komposisi sdm yang diperlukan secara
keseluruhan
b) Mengetahui ketepatan jumlah sdm pada pekerjaannya
c) Mengetahui tingkat efektifitas jumlah sdm di setiap unit organisasi
d) Dapat digunakan sebagai pedoman formasi kerja dalam pelaksanaan mutasi,
rotasi, dan bahkan promosi sdm.
e) Dapat digunakan sebagai pedoman penyusunan kebutuhan pelatihan bagi sdm
yang belum/tidak efektif pada pekerjaannya.
f) Dapat digunakan sebagai pedoman manajemen puncak dalam menentukan
keputusan dalam pelaksanaan program re-strukturisasi sdm.

BAB III
CONTOH KASUS
(STUDI KASUS : PT. SANJAYATAMA LESTARI SIRABAYA)
3.1 Contoh Kasus
Kebutuhan sumber daya manusia (SDM) semakin meningkat baik dari
segi kualitas maupun kuantitas.Pengukuran beban kerja diperlukan untuk
menetapkan waktu bagi seorang karyawan yang memenuhi persyaratan
(qualified) dalam menjalankan pekerjaan tertentu pada tingkat prestasi yang
telah ditetapkan. Untuk mengatasi masalah pengukuran beban kerja pada PT.
Sanjayatama Lestari, maka dalam penelitian ini menggunakan metode Analisis
beban Kerja.Metode ini akan memberikan informasi mengenai pengalokasian
sumber daya manusia karyawan untuk menyelesaikan beban kerja yang ada.
Berdasarkan hasil pengukuran beban kerja pada PT. Sanjayatama Lestari
dengan menggunakan metode Analisis Beban Kerja dapat di simpulkan bahwa
rata-rata beban kerja karyawan pada bagian baguan Tabulator adalah 8650,866
jam / tahun dengan jumlah karyawan yang optimal adalah 4 orang. Pada bagian
Adhoc rata-rata beban kerja sebelum dilakukan penelitian adalah 12.367,372
jam / tahun dengan jumlah karyawan yang optimal adalah 6 orang. Pada bagian
HRD dan Trainer rata-rata beban kerja adalah 7452,393 jam / tahun dengan
jumlah karyawan yang optimal adalah 4 orang. Pada bagian Umum rata-rata
beban kerja adalah 15.938,237 jam / tahun dengan jumlah karyawan optimal
adalah 8 orang.
Perhitungan kebutuhan tenaga kerja
Menurut Moekijat (2008) jumlah tenaga kerja yang diperlukan untuk
menyelesaikan suatu jabatan dapat ditentukan yaitu pertama-tama dengan
menentukan

jumlah

waktu

yang

sunguhsungguh

diperlukan

untuk

menyelesaikan jabatan. Formula untuk menentukan waktu penyelesaian tugas

yaitu :
WPT = BT x SKR
Keterangan :

BT = jumlah beban tugas dalam waktu tertentu

SKR = standar kemampuan rata-rata waktu penyelesaian tugas
WPT = waktu penyelesaian tugas
HASIL DAN PEMBAHASAN
1.

Pengumpulan Data
Berikut ini adalah data waktu elemen kerja tiap bagian

Tes Kecukupan Data

Tes kecukupan data dari tiap tiap elemen kerja dapat dilihat pada tabel
berikut ini :

2. Pengolahan data
Bagian Tabulator
Adalah unit yang bertugas mengumpulkan dan menyusun data dari
supervisor

Bagian Adhoc
Adalah unit yang bertugas mengkoordinir jalannya kegiatan event

 Bagian HRD dan Trainer

Adalah unit yang bertugas menerima, melatih & mengeluarkan
karyawan.

 Bagian Umum
Adalah unit yang bertugas mengurus data BPJS karyawan beserta
keuangannya

3.

Analisa
a. Bagian Tabulator
Optimalisasi kerja dapat dilakukan bila jumlah karyawan sesuai dengan
jumlah beban kerja. Berdasarkan hasil perhitungan menggunakan
Pengukuran Beban Kerja (PBK I, PBK II, dan PBK III) diketahui bahwa
beban kerja 8650,866 jam / tahun dibagi dengan waktu kerja efektif 2248
jam / tahun sehingga, jumlah karyawan yang efisien untuk bagian ini yaitu
sebanyak 4 (empat) karyawan dari 6 (enam) orang karyawan yang sudah
ada. Hal tersebut berarti pada bagian ini memiliki kelebihan jumlah
karyawan sebanyak 2 (dua) orang
b. Bagian Adhoc
Optimalisasi kerja dapat dilakukan bila jumlah karyawan sesuai dengan
jumlah beban kerja. Berdasarkan hasil perhitungan menggunakan
Pengukuran Beban Kerja (PBK I, PBK II, dan
PBK III) diketahui bahwa beban kerja 12.367,372 jam / tahun dibagi dengan
waktu kerja efektif 2248 jam / tahun sehingga, jumlah karyawan yang
efisien untuk bagian ini yaitu sebanyak 6 (enam) karyawan dari 8 (delapan)
orang karyawan yang sudah ada. Hal tersebut berarti pada bagian ini
memiliki kelebihan jumlah karyawan sebanyak 2 (dua) orang
c. Bagian HRD dan Trainer
Optimalisasi kerja dapat dilakukan bila jumlah karyawan sesuai dengan
jumlah beban
kerja. Berdasarkan hasil perhitungan menggunakan Pengukuran Beban
Kerja (PBK I, PBK II, dan PBK III) diketahui bahwa beban kerja 7252,393
dibagi dengan waktu kerja efektif 2248 jam / tahun sehingga, jumlah
karyawan yang efisien untuk bagian ini yaitu sebanyak 4 (empat) karyawan
dari 3 (tiga) orang karyawan yang sudah ada. Hal tersebut berarti pada
bagian ini memiliki kekurangan 1 orang karyawan.
d. Bagian Umum

Optimalisasi kerja dapat dilakukan bila jumlah karyawan sesuai dengan

jumlah beban kerja. Berdasarkan hasil perhitungan menggunakan
Pengukuran Beban Kerja (PBK I, PBK II, dan PBK III) diketahui bahwa
beban kerja 15.938,237 jam / tahun dibagi dengan waktu kerja efektif 2248
jam / tahun sehingga, jumlah karyawan yang efisien untuk bagian ini yaitu
sebanyak 8 (delapan) karyawan dari 11 (sebelas) orang karyawan yang
sudah ada. Hal tersebut berarti pada bagian ini memiliki kelebihan jumlah
karyawan sebanyak 3 (tiga) orang.

BAB IV
KESIMPULAN

Analisa jabatan menurut Gary Dessler (1997), yaitu prosedur untuk

menetapkan tugas dan tuntutan keterampilan dari suatu jabatan dan orang macam apa
yang akan dipekerjakan untuk itu. Analisis pekerjaan bisa dikatakan sebagai mata
panah dan ujung tombak dari berbagai fungsi sumber daya manusia, kebutuhan tentang
keeakurasian dan keaktualisasian setiap posisi di dalam suatu organsasi. Seorang
spesialis sunber daya manusia harus bisa memastikan bahwa dalam pelaksanaan
analisis jabatan akan memberikan keakurasian informasi kepada manajer, dan
pemegang jabatan. Isi analisis pekerjaan berisi deskripsi pekerjaan, spesifikasi
pekerjaan, dan standar kinerja pekerjaan. Ketika analisa pekerjaan hasilnya tidak akurat
maka dapat dipastikan manajer atau spesialis sumber daya manusia akan menetapkan
kriteria yang kurang tepat untuk rekrutmen atau seleksi.
Analisis pekerjaan yang buruk akan menyebabkan ketidak akuratan evaluasi
pekerjaan evaluasi pekerjaan dan mengakibatkan berbagai keputusan kompensasi yang
kurang tepat. Analisis pekerjaan yang tidak sempurna dapat mengakibatkan evaluasi
kinerja yang tidak lengkap atau tidak akurat. Maka dari itu manajer harus membuat
suatu sistem untuk meninjau deskripsi pekerjaan yang ada, mengumpulkan data
sehingga manajer bisa memutakhirkan deskripsi, dan merevisi secara berkala
dokumen-dokumen yang ada. Dengan analisa jabatan maka kita akan dapat
memperoleh informasi tentang uraian pekerjaan, uraian jabatan, spesifikasi pekerjaan,
dan evaluasi pekerjaan pada perusahaan tersebut.

DAFTAR PUSTAKA

1. Anggraeni, linanda eka. Prabowo, rony. 2015. Analisis beban kerja untuk menentukan
jumlah Karyawan optimal. (studi kasus : pt. Sanjayatama lestari sirabaya) jurusan
teknik industri, fakultas teknologi industri, Institut teknologi adhi tama surabaya
2. http://google.com
3. ttp://manajemen.fem.ipb.ac.id/images/uploads/volume_iv_no_2_agustus_2013_4.pdf
4. http://adilkurnia.blogspot.co.id/2012/11/definisi-analisis-beban-kerja-workload.html
5. http://rajapresentasi.com/2009/04/cara-melakukan-workload-analysis-analisa-bebankerja
6. https://jobanalysisworld.wordpress.com/analisis-beban-kerja-sebuah-aplikasi-jobanalysis