C4.

1- La fiche de cartographie
Dans ce dernier cours, nous allons vous prsenter un des outils indispensables un projet de gestion de processus,
savoir la fiche de cartographie. Elle est considre comme la fiche didentit dun processus, et reprend
lensemble des lments ncessaires la description et au pilotage de celui-ci.

1. LE ROLE DE LA FICHE DE CARTOGRAPHIE

En effet, un schma BPMN seul nest pas suffisant, dune part
parce que les lecteurs non-initis au formalisme auront du mal
en comprendre les subtilits, et dautre part, parce que les
analystes en charge de la modlisation doivent garder une trace
du contexte et de lavancement de la ralisation.
Un diagramme BPMN, mme sil est intuitif, peut vite devenir
une affaire de spcialistes, comprhensible que par une poigne
de personnes trs impliques dans le projet.
Et pourtant, un projet de cartographie est un projet aux
multiples acteurs qui doit donc tre compris par tous. Les
analystes doivent garder le cap vers les objectifs mtiers et les
acteurs mtiers du processus ne doivent pas perdre pieds
devant un diagramme BPMN complexe.
Cest le rle de la fiche de cartographie, considr comme un vritable outil
de collaboration, qui permet de garder trace des objectifs initiaux de
modlisation, mais galement du droulement de la cartographie.
La fiche de cartographie peut donc rapidement savrer tre un lment cl
dans un projet de BPM pour des raisons de cohrence et de convergence
commune vers les objectifs defficacit, de qualit et de contrle.

Nous allons maintenant prsenter le contenu dune fiche de cartographie. Nous nous inspirons dune fiche utilise
luniversit jean Moulin Lyon 3. Mais vous pouvez proposer votre propre modle adapt vos besoins.

Introduction la cartographie des processus mtiers

Eric DISSON, Leslie HUIN & Guilaine TALENS

2. LES SECTIONS THEMATIQUES

Une fiche de cartographie est gnralement divise en diffrentes sections thmatiques, certaines obligatoires,
dautres optionnelles.

Tout dabord, la premire partie est ddie lidentification et la dfinition du processus qui contient tous
les lments ncessaires la bonne comprhension du processus modlis.

La deuxime partie se concentre sur la description du processus cartographi.

La troisime partie rassemble les lments optionnels comme des documents de production, des
documents de communication, un glossaire notamment pour le jargon et les acronymes du mtier. Tous ces
lments doivent venir en complment et ne doivent pas tre indispensables pour linterprtation des
diagrammes.

Enfin la quatrime et dernire partie rassemble les lments de chacun des mtiers qui interviennent
dans la gestion ou loptimisation du processus, comme par exemple :
o

Les ressources humaines qui ajouteront des matrices de comptence, des fiches de postes, etc.

Les contrleurs de gestion qui ajouteront des calculs de cots complets ou suivant la mthode ABC par
exemple,

Les contrleurs qualit pourront dfinir les exigences normatives sur le processus.

Les gestionnaires de risques pourront dcrire les risques du processus, les contrles affrents et les
audits en cours.

3. PARTIE I IDENTIFICATION ET DEFINITION DU PROCESSUS

Nous appelons la premire partie Identification et dfinition . Elle est compose des diffrents items, commencer
par le titre du processus. Celui-ci doit tre clair et explicite. Utilisez le vocabulaire du mtier mme sil peut paratre
abscond pour un non initi. Le reste de la fiche est l pour lexpliquer.
Cette partie est ensuite divise en plusieurs sections. Tout dabord, une zone pour le rfrencement du processus :

La rfrence. Nous vous encourageons identifier chacun de vos processus par une rfrence. Dfinissez un
arbre hirarchique des diffrents processus et sous-processus de votre organisation avec des rgles de
nommages. Cela vous aidera rester cohrent dans vos diffrents niveaux de dtail.

Le type de processus : oprationnel, support ou pilotage

Le type modle : fonctionnel, organisationnel ou applicatif.

La deuxime section permet didentifier les acteurs : le propritaire, le pilote, les analystes, et les participants internes
ou externes lorganisation. Pilotes et analystes sont des personnes prcises, propritaires et participants peuvent tre
des personnes, des rles ou des entits.
La section suivante renseigne les informations relatives lavancement de la modlisation, savoir :

Ltat davancement qui permet dexprimer quelle tape de modlisation se trouve le processus. Par exemple,
en cours de modlisation, valid, en cours dimplmentation, implment.

Les dates cl de la cartographie sont galement importantes : date de dmarrage de la modlisation, date de la
dernire mise jour ou de la dernire validation.

La version en cours : nous proposons pour grer lvolution des versions de modlisation dun processus, de
suivre la mme logique que pour les versions dun logiciel. On distingue ainsi la version bta lorsque le

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processus est en cours de cration ou de modification, la version Alpha lorsque le processus est en cours de
validation. Enfin, lorsquune version est valide et en production, on la note avec un V accompagn dune
paire de nombres. Les chiffres gauche du sparateur dfinissent les versions majeures, les chiffres droite
les versions mineures.
Il est galement important de garder une trace du cycle de vie de la modlisation.
Ainsi, lhistorique des versions permet de retrouver lhistoire de la modlisation du processus. On peut utiliser les
rfrences de version auxquelles on adjoint des dates, commentaires et la rfrence des documents affilis.
La zone de validation permet de suivre le processus dacceptation dune nouvelle version. Chaque service ou personne
impliqu doit signer la fiche de cartographie pour valider ladoption dune nouvelle version.
La dernire sous-section prsente les lments ncessaires la dfinition du processus.

On commence par dcrire le processus dans un langage mtier mais accessible.

La zone suivante dfinit lobjectif du processus. Cet lment a tendance se prciser au fur et mesure de
limplication des mtiers de contrle.

On note ensuite les lments de temporalits pour apprhender limportance du droulement du processus
dans lorganisation : la priodicit (toutes les semaines, mois, semestres etc.), la priode (au long cours ou
entre deux dates) et la frquence. Ces informations sont primordiales pour une bonne allocation des
ressources humaines suivant le droulement des instances du processus.

On situe galement le processus parmi les autres processus de lorganisation. Quels processus seront appels ?
Quels processus appellent celui-ci ? Quels processus sont en collaboration, en amont ou en aval ? On indique
les rfrences et les libells de ces diffrents processus.

Enfin la dernire zone permet de lister les diffrentes lois et rglements qui dfinissent les obligations qui
sappliquent au processus dcrit.

4. PARTIE II DESCRIPTIONS DES ACTIVITES DU PROCESSUS

La seconde partie de la fiche cartographique concerne les descriptions des activits du processus.
En fonction du niveau de dtail de la description, on peut retrouver :

Les diagrammes de niveau 1 pour une lecture et une comprhension gnrale du processus dcrit,

Les diagrammes tendus pour une description fine des sous-processus,

La description au niveau des tches, alternatives, objets et messages pour une modlisation encore plus
prcise, ncessaire pour une implmentation.

On ajoute galement une description littrale des diffrents schmas : en effet certains lecteurs peuvent tre novices en
BPMN. De plus, il est intressant de faire crire cette description littrale par un cartographe qui nest pas lauteur des
schmas BPMN, afin de valider ces derniers par comparaison. Si une diffrence dinterprtation subsiste entre un
schma et une description littrale, nous prconisons de donner la priorit au schma BPMN.

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Vous laurez compris, malgr le terme de fiche de cartographie, celle-ci tient trs rarement sur une seule page.
On peut encore aller plus loin dans lenrichissement mais cela demande gnralement la mise en place dune base de
donnes ou dune application ddie, ce qui est un autre projet !
Vous pouvez linverse diminuer ou modifier les lments de la fiche pour quelle corresponde vos besoins.
De plus, tous ces lments ne doivent pas forcment tre consultables par tous les acteurs, par soucis de confidentialit
mais aussi pour ne pas noyer les acteurs dinformations qui ne seraient pas de leur proccupation.
Dans tous les cas, ce genre de document oprationnel et collaboratif peut prendre une trs grande importance dans
une organisation pour peu quil soit bien rdig, lisible et accept par un maximum de personnes, et surtout quil soit
bien tenu jour.

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