PREZENTASYON TEKNİKLERİ

SUNU PLANI:
Giriş
Gelişme
Sonuç

Bir sunum için hazırlık aşamasında şu bölümler

olmalıdır:
• Temel hazırlık,
• İçerik ve biçim oluşturmak,
• Yardımcı görsel malzemeyi seçmek ve
hazırlamak,
• Son hazırlıklar,
• Heyecan ile mücadele,
• Sunuşu gerçekleştirmek,
• Sorulara cevap vermek…

TEMEL HAZIRLIK: Başarılı bir sunuşun temel noktasıdır. Hayatımızda çok nadir aniden
konuşma yapmamız gerekir genellikle çok önceden konuşma hakkında haberimiz
olmaktadır. Yapacağımız hazırlık şu maddeleri içermelidir:
Temel Hazırlık:
Durum (sunumun) analizi,
Dinleyici profilini çıkarma,
Konuşmanın yapılacağı salon hk. Bilgi
edinme,
Hedefimizi ve amacımızı belirleme.
Başarının temel sırrı dinleyicilerin
beklentilerine ne derece cevap
verebildiğimize bağlıdır.

Durum (Sunumun) Analizi:

Olayı kim gerçekleştiriyor (ATD vs.),
Organizasyon amacı ne?
Resmiyet derecesi ne? Başbakan,
dekan, başhekim katılıyor mu?
Ben niye çağrıldım,
benden beklenen ne?
Benim dışındada konuşmacı var mı?
Onların konuları ne olacak? Ben önce
veya sonramı konuşacaklar yoksa hep
bereber mi konuşacağız?
Ne kader zamanım var?
Ne kadar konuşacağım?
Soru sorulacak mı?
Tartışmamı panelmi olacak?
Dinleyici Profilini Çıkarma:
Dinleyici kütlesi kim?
Konu hk. bilgileri ne kadar?
Konu hk. tavır ve düşünüşleri
nedir?
Beklenen sayı kaç?
Anahtar kişiler kimle
aralarında disfonksiyonel
davranış gösterecek atipik sivri
insanlar varmı?

Konuşmanın Yapılacağı Salon Hk. Bilgi Edinme,

En kötü şey büyük bir salonda
yapılacak olan konuşmadır.
Ortamdaki dikkat dağıtıcı unsurlar
çok zararlı olabilir. Mümkün ise daha
önceden salonu görerek orada prova
yapmamız çok faydalı olacaktır.
Sunumun yapılacağı salona nasıl
ulaşabilirim?
Oturma düzeni nasıl? Rahat mı
resmi mi ?
Akustik nasıl?
Ses düzeni varmı?
Evet ise ne tip mikrofon var ve
bunu kim kontrol ediyor?
Sempozyumda SETUR 500 milyon
bahşiş verdi.
Görsel yardımcılar olarak neler
var ?
Slayt makinesi, projektör vs.
Bunların salonda yedekleri var mı?
Tahta kalemi var mı? Ya
yedekleri? Yazıyor mu?
Görsel malzemeyi ve kendimi
salonda nasıl yerleştirmeliyim?

Hedefimizi ve Amacımızı Belirleme: Bir

sunum veya konuşma sonunda ne beklediğimizi
çok iyi bilmemiz gerektiğini önceden ortaya
koymamız gerekir. Yani bu konuşmayı yaptıktan
sonra ne elde etmek istiyoruz? İnsanlara
"Toplam Kalite hk. bilgi vermeyi mi?", acil
serviste verilen hasta bakım kalitesinin çok iyi
olduğunu mu? vs. Hedeflerimiz belki şu şekilde
olabilir: · Bazı bilgiler vermek, · İkna etmek, ·
Eğlendirmek, · Bir ürün satmak, · Kendimizi
pazarlamak? · Hemen harekete geçmek mi?
Hangisi? Hazırlığımız boyunca, kendimizi
dinleyicilerin yerine koymaya çalışmalıyız 'ne
söylemek istiyorum? değil ne duymalarını ve
neye inanmalarını istiyorum? diye düşünmeliyiz.
İçerik Ve Biçim Oluşturmak:
Ana başlıkları şunlar olmalıdır: · Malzeme
toplamak, · Seçmek, · Sunuşa bir yapı
kazandırmak.
Malzeme Toplamak: Malzeme
toplamaya mümkün olduğunca erken
başlamak gereklidir. Eğer konu
hakkında uzman değil isek o zaman ilk
önce konu hakkında bir kilit kaynak
bulmamız gereklidir. Kullanılacak
malzemenin kaynakları şunlar
olabilmektedir; · Kendi deneyimlerimiz
(bu çok önemlidir, dinleyiciler buna
aşırı ilgi gösterirler, dinlerler) · İş
arkadaşları, aile fertleri ve dostlar, ·
Kitaplar, · Dergiler ve gazeteler, · Text
booklar, · İnternet vs.

Sunuşa Bir Yapı Kazandırmak: Bir

sunuşun mutlaka bir akış planı yani
kurgusu olmalıdır. Dinleyicilerin
söylediklerimizi anlamaları için sadece
bir tek şansları vardır. İpin ucunu
kaçırırlarsa, bir daha
yakalayamayabilirler, yakalasalar bile
can alıcı noktaları kaçırmış olabilirler.
Basit ve anlaşılabilir bir yapı bunu
önlemenin en iyi yoludur. Bu yapı,
dinleyicilerin bizim söylediklerimizi
anlamaya devam etmelerini
sağlayacaktır. Bir kısmı kaçırsalar bile,
yeniden kolayca konuya dönebilirler. İyi bir yapının faydaları; · Dikkati çeker, ·
İlgiyi devamlı kılar, · Anlamayı kolaylaştırır, · Mesajımızı daha hatırlanabilir
kılar.

ANLATIM YAPISI: Herkes, iyi bir hikayeyi

sever. Anlatım biçimi dinleyicilerin dikkatini
çekmeye, ilgiyi sürekli kılmaya ve
söylediklerimizi hatırlanabilir hale getirmeye
en elverişli olanıdır. Hikayenin başarılı
olabilmesi için 3 adet şartı vardır; Bir hikaye; ·
İyi, · İyi anlatılmış, · Amaçlarına uygun
anlatılmalıdır ve şu formatta sunulmalıdır; ·
Ne anlatacağını anlat, · Anlat, · Ne
anlattığını anlat

Giriş: Dikkati üzerimize toplamak istiyorsak, özellikle de kalabalık bir topluluk söz konusu
ise, biraz çizgi dışı olmalıyız. İnsanlara hemen onları övücü ve mutlu edici sözler söyle.
Giriş, konusunun kısa bir özetinden önce, dikkati çekecek, konuya karşı ilgi uyandıracak
ve dinleyicilerin düşüncelerini bu konu üzerinde yoğunlaştıracak bir şey içermelidir.
Bunlar şu başlıklar olabilecektir;
Bir fıkra anlatmak, (İyi bir fıkra dikkati çeker, birbirini anlama ortamı yaratır ve
dinleyicilerin düşüncelerini konuya yoğunlaştırır ama fıkra komik olmalı, az bilinmeli, konu
ile ilgili olmalı ve iyi anlatılmalıdır).
 Bir anektod anlatmak,
Tartışmalı bir söz söylemek (karın
ağrılı hastada analjezik kullanılmalı mı?,
yanıklı hastalarda AB kullanılmalı mı,
bülbülleri patlatalım mı gibi?) hemen
açıklama yaparak konunun cazibesini
azaltmamalıyız. Dinleyicilerin dikkatini
sonuna kadar, canlı tutmalıyız.
Kilit bir görüntü göstermek gibi (Bu
mükemmel bir giriş olabilir fakat tercihan
yazısız, resimli, parla, etkileyici ve basit
olmalıdır
Dikkat çekici bir hareket yapmak
gibi. Dinleyicilerin dikkatini bir şekilde
çektikten sonra özet yaparak onlara ne
anlatacağımızı anlatmalıyız. Bunun için
sunumumuzun başlıklarını slayt, asetat vs
ile göstermemiz gerekir. Sununun ortasında
ise onlara anlatmak istediklerimizi anlattıktan sonra bir sonuç ile sunuyu sonlandırmalıyız.
Kapanış seçenekleri ise şunlar olabilir;
Sunuşu başlattığımız noktaya dönmek,
Bir meydan okuma veya harekete geçme çağrısı,
Dinleyicilerin üzerinde düşüneceği bir soru,
Konuyla ilgili zekice bir nükte veya iyi bir fıkra vs.

SUNUŞ YARDIMCILARI: Amacımıza karar

verip sunumumuzu şekillendirdikten bir
sonraki adım yardımcılarımızı seçmektir.
Sunumumuzu yapacağımız salon, ekipman
ve hatta mobilyalar başarımızı etkileyen
unsurlardır. Mümkün olduğu kadar çok
yardımcı kullanmamız önerilmektedir.
Bunların faydaları şunlardır;
Dikkat çeker,
Anlamayı kolaylaştırır,
Göze, kulağa ve dolayısıyla
da beyine hitap eder,
Edinilen bilgilerin akılda
kalmasını sağlar
Hoşa gider, çünkü ne kadar
başarılı olursa olsun bir süre sonra
ilgiyi kaybeder.

Yardımcılar olaya diğer bir duyuyuda

ekleyerek dinleyicileri ayıltır ve dikkatleri
toparlar. Neredeyse herkes resimlerden
hoşlanır. İyi tasarlanmış ve iyi üretilmiş
yardımcılar, özelliklede renkler iyi
kullanılmışsa, zevk verir.

Yardımcıların Tehlikeleri; Hepimiz

hayatımızın bir döneminde yardımcılarla
mahfedilmiş sunuşlarda bulunmuşuzdur.
Kelimelerle doldurulmuş bitmek bilmeyen slaytlar, bozulan bir tepegöz, çalışmayan yaka
mikrofonu vs.

Kullanılabilecek Yardımcılar:
Karatahta ve tebeşir,
Beyaz tahta veya
 flip chartlar (boş veya hazırlanmış),
easy flip,
Tepegöz,
Slayt makinesi,
Video-TV,
Modeller,
Örnekler,
Hand out'lar,

Kullanılacak Yardımcılar:
Mesajı pekiştirmeli,
Titizlikle hazırlanmış
olmalı,
Çok fazla olmamalı,
Çok karmaşık olmamalı,
Ustalıkla kullanılmalı

Asetat ve Slaytlar İçin

Kurallar:
Çok fazla olmasın (8-10
tanesi yeterlidir),
Mümkün olduğunca sözel
olmayan malzeme kullanılmalı
(grafikler, resimler, çizimler,
algoritmler…)
Çok fazla kelime
kullanılmamalı (slayt ve asetat başına 20-25 adet yeterlidir)

SALON: · Boyut: (çok küçük ve büyük olası son derece itici bir durumdur. Çok küçük ise
insanlar sıkışır, rahatsız olur görmeyebilir veya duymayabilir. Çok büyük bir salon ise boş
bir atmosferle birlikte başarısızlık havası yaratabilir). Eğer salon çok büyük fakat
konuşmacı sayısı az ise o zaman kişiler salonıun önünde toplanmak üzere çağrılabilirler. ·
Akustik, · Gürültü seviyesi, · Dikkat dağıtıcı unsurlar: (kalorifer kazanı tamiri vs. varsa en
iyi yöntem heriflere rüşvet vermektir), · Klimatizasyon, · Aydınlatma, · Mobilyalar

Son Hazırlıklar: Şimdiye kadar konuşmamızın sebebini kesin olarak belirlemiş,

malzemesini toplamış, elemiş, yardımcılarımızı seçmiş ve hazırlamış bulunuyoruz. Geriye
2 önemli adım kalıyor; · Konuşmacı notları, · Prova.

Konuşmacı Notları: Birkaç şekilde olabilir;

Hiç not hazırlanmayabilir,
Görsel malzemeler not olarak kullanılabilir,
Harfi harfine kullanılacak bir text hazırlanır (hoş bir yöntem değildir çünkü; · Çok az
insan okunduğu zaman kulağa doğal gelen yazı yazma tekniğine sahiptir, · Çok az insan
bir yazıyı kulağa doğal gelecek şekilde okuyabilir, · Kelimesi kelimesine yazılmış bir yazı
esnek değildir, · Okurken, bir soru sorulduğunda olduğumuz yeri kaybetme olasılığı
yüksektir, · Okurken, dinleyiciler ile iletişim kurmak veya olan iletişimi sürdürmek
imkansızdır.
Özet kartları ve sayfaları hazırlanabilir.

PROVA: Bunun çok faydaları vardır. Mesela; · Gerginliği azaltır, · Performansı arttırır, ·
Zamanı iyi ayarlamamızı sağlar, · İçeriği düzeltmemize yardımcı olur. Prova ciddiye
alınmalıdır. Unutmamak gerekir ki gerçek sunumlar gerek araya giren sorular ve gerekse
diğer nedenlerden dolayı provalardan % 25-50 daha uzun sürer bunu hesaba katmak
gerekir. Eğer mümkün ise prova sunumun yapılacağı salonda yapılmalıdır.

SON GÜN: Büyük gün geldi çattı. Taş kesildiğimizi hissediyoruz ve aklımızdan
organizatörü arayıp ölüm döşeğinde yattığımızı söylemek geçiyor. Ne var ki, katlandığımız
onca zahmete yazık olacağı gibi, uzun zamandır anlatacaklarımızı dinlemek için
sabısızlanana onca insanda da hayal kırıklığı yaratmış olacağız. Heyecanlı olmak
tamamen normaldir. Bütün iyi sunucular sunu öncesi gergin olurlar. Gerginlik ve beklenti
hissi, adrenalin salgılamamazı belki buda max. performans göstermemizi sağlar.

HEYECANI AZALTMANIN YOLLARI:

Rahatlama (banyo yapmak, derin nefes almak ve bir koltukta istirahat etmek
gibi…),
Başarıyı hayal etmek,
Keskin objeler: Konuşurken keskin bir objeyi acı verecek kadar sıkı tutmak.
Karşımızdaki insanların çıplak hallerini
düşünmek,
Danimarkalı cesareti: Alkol asla
almamamız gerekir. Ancak belki sunuyu kutlamak
için alınabilir.

SUNU MASAMIZIN HAZIRLANMASI; Sunuya

başlamadan önce kendimize, ihtiyacımız olan
herşeyin düzenli ve elimizin altında olduğundan
emin olacak kadar zaman ayırmalıyız. Şu
ekipmanı önceden kontrol etmeliyiz: · Ulaşılabilir
olmalıdır, · Doğru yerde olmalıdır, · Düzgün
çalışmalıdır, · Yedeği olamalıdır, · Anlaşılır ve
kontrol edilebilir olamalıdır

SON DÜZENLEMELER: · Önceki

konuşmacıdan sonra herşeyi tekrar
düzenlemek, · Slayt, asetat ve notlarımızı,
durmalarını istediğimiz yerlere koymak, ·
Kalem, laser pointer, ve suyumuzun
olduğundan emin olmamız gerekir · Nefes
alarak yukarı bajkmamız gerekir.

SUNUŞ; Sonunda ayaktayız ve sinirlerimiz, onları hissetsekte artık kontrol altında. Şu

faktörler sunuşumuzun başarılı olmasına katkıda bulunmaktadır:
Giriş ( İyi bir başlangıç kazanmanın yarısıdır. Mutlaka insanlara gaz vererek başla.
Bunun önemli kriterleri şunlardır;
Özür dileme: Ne olursa olsun sakın özür dileyerek başlama. Beni iyi dinleyin,
sizlere önemli konular anlatacağım mesajını vermemiz gerekecektir.
Kendimizi tanıtmak
Ruh hali (Empati ve dinleyiciler ile iletişim kurmamız gereklidir. Asla kendimizi
beğenmiş bir tarz sergilemememiz
gerekir.
Kontrollü çoşku, hız ve
sürekleyicilik, mizah gerekli olan
maddelerdir.
Ses tonu konuşmacının en önemli
silahıdır. Fakat tek silahı değildir.
Beden: · Alacağımız pozisyon:
Herkesin görebileceği bir yerde
durmalıyız, · Notlarımıza kolay ulaşabilir
olmalıyız, · Yardımcılarımızı kolayca
kullanabilir olmalıyız, · Eğer kullanıyor
isek mikrofona yakın olmalıyız. Çok
dolaşmak iyi değildir, dikkat dağıtır. · Ellerimizi ne yapacağımızı bilememek, · Göz teması:
Bu çok önemlidir çünkü: · Dikkat çeker ve bunun devamlılığını sağlar, · Sempati oluşturun,
· İnsanlar uyuyamaz, · Feed back verir, insanların sıkılıp sıkılmadıklarını anlayabilirsin. ·
Zamanımızın % 50'sinde dinleyiciler ile göz teması halinde olmamız gerekir. Mümkün
olduğunca herkeze bakmalı ama illahi bir kişi üzerine kilitlenmemeliyiz. · Sürekli
tekrarlanana hareketler: · Sağa sola, öne arkaya doğru sallanmak dikkat çeken, dağıtan
ve hoşlanılmayan hareketlerdir, · Board marker, laser veya gözlüklerle oynamak, · Ellerini
ceplerine sokmak, · Anlamsız tekrarlı hareketler, · İleri geri yürümek kaçınılması gereken
hareketlerdir. · Yardımcılar: · Yapılması gerekenler: · Bütün seyircilerin görebileceğinden
emin olmamız gerekir, · Gösterme çubuğu veya laser pointer kullanmamız gerekir, · Önce
yazmalı, sonra yazdığımızı yüksek sesle okumalıyız, · Okunaklı yazmalıyız, · Yardımcılarla
işimiz bittikten sonra onları uzaklaştırmamız gerekir

Yapılmaması gerekenler:
Ekran ve flip chartlrın önüne geçerek kapatmak,
Önce konuşup sonra yazmak,
Ekrana ve tahtaya dönerek konuşmak,
Birşey dağıtırken veya elden ele dolaştırırken konuşmak,
Birşey gösterirken başka şey hk. konuşmak,
Sunuş bitmeden dinleyicilere hand out vs. dağıtmak,
Tepegöz veya slayt makinesini uzun süre açık tutmak.
Zamanlama: önemlidir çünkü insanların başka işleri veya ayni salonda başka bir
ders veya sunu vardır. Birde süreyi aşınca insanların dikkatleri dağılır ve kişiye olan
güvenleri sarsılır.
Sonuç: En önemli kısımlarından bir tanesidir. Sunuyu ses getiren bir şekilde
bitirmek çok önemlidir. Yoksa sessizce ayrılmamak gerekir.

SORULARLA BAŞA ÇIKMAK: Vaaz dışında hiçbir

sunu dinleyicilerin sorularına konuşmacı tarafından
cevap verilmeden tamamlanmış sayılmaz. Sorular
sorulmaya başlandığında:
Baştan sona dikkatlice dinleyin,
Gerekirse soruyu ayni kelimelerle veya daha
değişik bir şekilde tekrarlayın,
Sorunun ne sebeple sorulduğuna karar verin,
Varsayımlardan kaçının,
Cevabını bilmiyor isen itiraf et, öğren ve
mutlaka aktar,
Sorunu öğelerine ayır,
Soruyu soranı küçük düşürme,
Cevap verme zorunda olduğunu zannetme,
Fazla uzatma, net ve doğru cevap ver

SORUYU DOĞRUDAN CEVAPLAMAYA ALTERNATİFLER:

Soruyu sorandan daha ayrıntılı bilgi istemek,
Soruyu dinleyicilere sormak,
Soru var ise yanımızdaki bir arkadaşmıza ve/veya konunu uzmanı bir kişiye
devretmek,
Soruyu ona sorana geri göndermek,
Bilmediğimizi kabul etmek ama hemen öğrenerek doğrusunu ortaya koymak
Cevabın sunuşun sonunda geleceğini vurgulamak,
Soruyu sorana, cevabı bulabilmesi için ipuçları vermek,
Cevap vermeyi (şirket gizliliği, devlet güvenliği gibi nedenlerle) reddetmek,
İşi şakaya vurmak,
Duymamış gibi yaparak devam etmek,
Dışarı çıkmak,
Hasta veya ölü numarası yapmak.
Kişiyi dışarı atmak veya attırmak…