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Universidad de San Carlos de Guatemala

Facultad de Ciencias Econmicas

UNIDAD II
ORGANIGRAMAS
COORDINACION AREA DE
ADMINISTRACION DE EMPRESAS

Apuntes de Administracin II,


realizado con fines didcticos.
1

Concepto
Organigrama es la representacin grfica de la
estructura orgnica de una institucin o de una de sus
reas, en la que se muestran las relaciones que guardan
entre s los rganos que la componen.

Objeto
Es el instrumento idneo para plasmar y transmitir en
forma grfica y objetiva la composicin de una
organizacin.
2

Utilidad
Proporciona una imagen formal de la
organizacin.
Facilita
el
conocimiento
de
una
organizacin, as como de sus relaciones de
jerarqua.
Representa un elemento tcnico valioso para
el anlisis organizacional.
Constituye una fuente autorizada de consulta

Requisitos Fundamentales

Precisin: en los organigramas, las unidades


administrativas y sus interrelaciones deben
definirse con exactitud.

Sencillez: debe ser muy simple, para que se


comprenda fcilmente.
4

Uniformidad: para facilitar su interpretacin


conviene homogenizar las lneas y figuras
que se utilicen en su diseo

Presentacin: en su preparacin deben


considerarse criterios tcnicos y de servicio,
en funcin de su objetivo.

Vigencia: debe mantenerse actualizado


(nombre de quien lo prepar y fecha de
autorizacin o actualizacin)
5

Clasificacin de organigramas
Por su naturaleza:

MICROADMINISTRATIVOS:

MACROADMINISTRATIVOS:

una sola organizacin


involucran a ms de

una organizacin
6

Por su mbito
Generales: representan nicamente a los
rganos principales de la institucin y sus
relaciones bsicas.
Especficos: se refieren nicamente a una
dependencia o unidad administrativa en
concreto .
7

Organigrama General
G E R E N C IA
AREA

AREA

D EPARTAM ENTO D EPARTAM ENTO D EPARTAM ENTO DEPAR TAM EN TO


8

Organigrama Especifico
D IR E C C IO N D E
F IN A N Z A S
D EPAR TAM EN TO
REC.HUMANOS
S E C C IO N

S E C C IO N

D EPAR TAM EN TO
P R O D U C C IO N
S E C C IO N

S E C C IO N
9

Por su contenido
INTEGRALES: representacin grfica de
todas las unidades administrativas de una
organizacin y sus relaciones de jerarqua o
dependencia.

10

Organigrama Integral o Estructural


G E R E N C IA
AREA

AREA

DEPARTAM ENTO D EPAR TAM ENTO DEPARTAM ENTO D EPAR TAM ENTO
11

FUNCIONALES Y DE FUNCIONES:
incluyen las principales funciones, adems de
las unidades y sus interrelaciones.
Es de utilidad para capacitar al personal y
presentar a la organizacin en forma general.

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Organigrama Funcional y de
Funciones
D ir e c c i n g e n e r a l
1 . C u m p lir lo s a c u e r d o s d e la
ju n t a a d m in is t r a t iv a
2 . C o o r d in a r a la s d ir e c c io n e s
D ir e c c i n t c n ic a
1 . E v a lu a r y c o n t r o la r la a p lic a c i n
y d e s a r r o llo d e lo s p r o g r a m a s
2 . F o r m u la r e l p r o g r a m a a n u a l

D ir e c c i n fin a n c ie r a
1 . O b t e n e r lo s r e s u lt a d o s n e c e s a .
2 . F o r m u la r e l p r o g r a m a a n u a l d e
fin a n c ia m ie n t o
13

DE PUESTOS, PLAZAS Y UNIDADES O


NOMINAL: indican para cada unidad
administrativa los puestos y el nmero de
plazas existentes o necesarias. Tambin
pueden incorporar los nombres de las
personas que ocupan las plazas.

14

Organigrama de Puestos, Plazas


y Unidades o Nominal
D ir e c c i n g e n e r a l
D ir e c t o r
A u x ilia r
S e c r e t a r ia s
D ir e c c i n t c n ic a
D ir e c t o r
A n a lis t a s
S e c r e t a r ia s

5
1
2
2

5
1
2
2

4
1
1
2

4
1
1
2

D ir e c c i n fin a n c ie r a
D ir e c t o r
A u x ilia r e s
S e c r e t a r ia s

5
1
2
2

7
1
4
2
15

Por su presentacin
VERTICALES: presentan las unidades de arriba
hacia abajo, el rgano de mayor jerarqua est
colocado en la parte superior, desagregando los
diferentes niveles jerrquicos en forma
escalonada, y las relaciones entre las unidades se
representan por lneas verticales.
Son los de uso ms generalizado en la
administracin, por lo cual se recomienda su uso
en los manuales de organizacin.
16

Organigrama Vertical
G E R E N C IA
AREA

AREA

DEPARTAM ENTO D EPAR TAM ENTO DEPARTAM ENTO D EPAR TAM ENTO
17

HORIZONTALES: despliegan las unidades


de izquierda a derecha y colocan el rgano
superior en el extremo izquierdo, los niveles
jerrquicos se ubican en las columnas y las
relaciones entre las unidades se representan
por lneas horizontales.

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Organigrama Horizontal

19

MIXTOS:
esta
presentacin
utiliza
combinaciones verticales y horizontales
para ampliar las posibilidades de
graficacin. Se recomienda su utilizacin
en el caso de organizaciones con un gran
nmero de unidades administrativas.

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Diseo de organigramas
1. FIGURAS:
los
elementos
grficos
esenciales para la elaboracin de
organigramas son las figuras (comnmente
rectngulos) para presentar las unidades
administrativas y las lneas de conexin
para expresar los grados de autoridad y
responsabilidad, as como la clase de
relacin entre los rganos de la institucin.
21

2. FORMA: es recomendable representarlas bajo un


solo tipo de figura y estandarizar el tamao de la
misma.
3. DIMENSION: los rectngulos que forman parte de
un organigrama deben tener dimensiones
semejantes
4. COLOCACION DE LAS FIGURAS: se debe
tener presente el nivel jerrquico que ocupa la
unidad dentro de la organizacin y es importante
tomar en cuenta la clase o tipo de organigrama que
se desea elaborar
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LINEAS DE CONEXION: muestran los diferentes tipos de


relaciones que se dan entre las unidades administrativas
1)RELACION LINEAL: en ella la autoridad y la
responsabilidad se transmite mediante una sola lnea.
2)RELACION DE AUTORIDAD FUNCIONAL: relacin de
mando especializado. Se representa por medio de lneas cortas
de trazo fino discontinuo
3)RELACION DE COORDINACION: tiene por objeto
interrelacionar las actividades que realizan diferentes unidades
de la organizacin. Se representa por medio de lneas largas de
trazo descontinu
4)RELACION DE ASESORIA: existe entre unidades que
brindan informacin tcnica o conocimientos especializados a
unidades de lnea.
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Lneas de autoridad
INTERNA: es la que proporcionan las unidades
asesoras, que forman parte de la estructura
organizacional, a los rganos de lnea. (estn
conformadas con recursos de la empresa).
Se representan por medio de lneas continuas de
trazo fino colocadas perpendicularmente a la lnea
de mando de la unidad a la cual se adscriben.
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EXTERNA: es la que suministran unidades


asesoras a los rganos de lnea, que aunque forman
parte del grfico de la organizacin, desempean
sus funciones en forma independiente de sta.

Su colocacin en el organigrama se hace a travs


de lneas de trazo discontinuo colocadas
perpendicularmente a la lnea de mando de la
unidad de la cual dependen jerrquicamente.

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Recomendaciones
para las lneas de conexin
Utilizar un trazo ms grueso para las lneas que

interconectan las figuras rectangulares, que el que se


utiliza para trazar las figuras
Las lneas de conexin no deben terminar con flechas
orientadas hacia abajo, porque se rompe el principio
de autoridad-responsabilidad.
Todas las unidades que dependen de un superior
deben quedar vinculadas a l por una sola lnea.
Evitar todos los trazos y tramos injustificados
Mantener el mismo grosor de las lneas de
interconexin en todo el organigrama.
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Procedimiento para elaborar o actualizar


organigramas
1. AUTORIZACIN
PARA
REALIZAR
EL
ESTUDIO:
debe emanar del titular de la
organizacin apoyado por los niveles de decisin,
en especial por el responsable del rgano
administrativo.
2. INTEGRACION DEL EQUIPO DE TRABAJO:
personal compenetrado en la materia.
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3. DETERMINACION DEL PROGRAMA


DE
TRABAJO:
planeacin
de
actividades plasmada en un documento
(grfica de Gantt)
4. CAPTACION DE INFORMACION:
entrevistas con los empleados, revisar
archivos y documentos
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5. CLASIFICACION Y REGISTRO DE LA
INFORMACION: ordenarse en carpetas, y
utilizar equipos de computo.
6. ANALISIS DE INFORMACION: analizar
los datos obtenidos con el fin de detectar
contradicciones o duplicidad de funciones.
7. DISEO DEL ORGANIGRAMA: integracin

del documento con las


estructuras especficas.

opciones

de
29

ALTO
No lo olvides:
La mejor forma de aprender es
poner en practica los
conocimientos adquiridos
GRACIAS
POR TU ATENCIN!

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