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PARTE I FUNDAMENTOS DEL ANLISIS DE SISTEMAS

LA PROPUESTA DE SISTEMAS
Organizacin de la propuesta de sistemas
Aunque el propsito de los estatutos del proyecto es identificar los objetos, determinar el alcance y asignar responsabilidades, el analista tambin necesita preparar una propuesta de sistemas en la que se incluya la mayor
cantidad de detalles sobre las necesidades, opciones y recomendaciones del sistema. En esta seccin veremos el
contenido y el estilo que se utilizan para formular una propuesta de sistemas.
QU DEBEMOS INCLUIR EN LA PROPUESTA DE SISTEMAS Hay diez secciones principales que conforman una

propuesta de sistemas por escrito. Cada una de estas partes tiene una funcin especfica, por lo que en ltima
instancia la propuesta se debe ordenar de la siguiente manera:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.

Carta de presentacin.
Portada del proyecto.
ndice de contenido.
Resumen ejecutivo (incluyendo las recomendaciones).
Esquema del estudio de sistemas con la documentacin apropiada.
Resultados detallados del estudio de sistemas.
Alternativas de sistemas (tres o cuatro posibles soluciones).
Recomendaciones de los analistas de sistemas.
Resumen de la propuesta.
Apndices (documentacin variada, resumen de fases, correspondencia, etctera).

En la propuesta de sistemas debemos incluir una carta de presentacin para los gerentes y la fuerza de trabajo de TI. Esta carta debe enlistar a las personas que hicieron el estudio e incluir un resumen de los objetivos
del mismo. La carta de presentacin debe ser concisa y amigable.
En la portada debe incluir el nombre del proyecto, los nombres de los miembros del equipo de anlisis de
sistemas y la fecha en que se enva la propuesta. El ttulo de la misma debe expresar con precisin su contenido,
aunque tambin puede incluir algo de imaginacin. El ndice de contenido puede ser til para los que leen propuestas extensas. Si la propuesta tiene menos de 10 pginas puede omitir el ndice de contenido.

CAPTULO 3 ADMINISTRACIN DE PROYECTOS

El resumen ejecutivo puede tener de 250 a 375 palabras. En l se informa el quin, qu, cundo, dnde, por
qu y cmo de la propuesta, de igual forma que lo hara el primer prrafo en un artculo de noticias. Tambin
debe incluir las recomendaciones del analista de sistemas y la accin deseada por parte de la administracin, ya
que algunas personas tendrn tiempo de leer slo el resumen. Debe escribirse al ltimo, despus de completar el
resto de la propuesta.
El esquema del estudio de sistemas provee informacin sobre los mtodos que se utilizaron en el estudio, y
quin o qu fue lo que se estudi. En esta seccin se deben incluir los cuestionarios, las entrevistas, las muestras
de datos de archivo, los procesos de observacin o creacin de prototipos que se hayan utilizado en el estudio de
sistemas.
La seccin de resultados detallados describe lo que descubri el analista de sistemas en relacin con las necesidades humanas y de sistemas por medio de todos los mtodos descritos en la seccin anterior. Aqu debemos
incluir las conclusiones sobre los problemas que experimentan los trabajadores al interactuar con tecnologas y
sistemas que pasan a primer plano a travs del estudio. Tambin hay que incluir los problemas o sugerir las oportunidades que presentan las alternativas que presentaremos en la siguiente seccin.
En la seccin de la propuesta acerca de las alternativas de sistemas, el analista debe presentar dos o tres soluciones alternativas que hagan frente de manera directa a los problemas antes mencionados. Las alternativas que
se presenten aqu deben incluir una en la que se recomiende dejar el sistema como est. Hay que explorar cada
alternativa por separado. Adems hay que describir los costos y beneficios de cada situacin. Como por lo general hay puntos de conflicto involucrados en cualquier solucin, asegrese de incluir las ventajas y desventajas de
cada una.
Cada alternativa debe indicar con claridad lo que deben hacer los usuarios y gerentes para implementarla. La
redaccin debe ser lo ms clara posible, como Comprar computadoras porttiles para todos los gerentes de nivel
medio, Comprar software empaquetado para respaldar a los usuarios en el manejo del inventario o Modificar
el sistema existente mediante el financiamiento de esfuerzos internos de programacin.
Una vez que el analista de sistemas haya sopesado las alternativas, tendr una opinin profesional definida sobre la solucin que sea ms funcional. La seccin de recomendaciones del analista de sistemas expresa la solucin
recomendada. Aqu hay que incluir las razones que respaldan la recomendacin del equipo, para que sea fcil comprender por qu se recomienda. Esta recomendacin debe fluir en forma lgica del anlisis previo de las soluciones
alternativas; adems debe relacionar claramente los hallazgos sobre la interaccin humano-computadora con la opcin que se ofrece.
El resumen de la propuesta es un enunciado corto que refleja el contenido del resumen ejecutivo. En l se
informan los objetivos del estudio y la solucin recomendada. El analista debe enfatizar una vez ms la importancia y viabilidad del proyecto, junto con el valor de las recomendaciones para cumplir con los objetivos de los
usuarios y mejorar la empresa. Concluya la propuesta con una observacin positiva.
El apndice es la ltima parte de la propuesta de sistemas, y puede incluir cualquier informacin que el analista de sistemas considere de inters para ciertos individuos, pero que no sea esencial para comprender el estudio
de sistemas y lo que se est proponiendo.
Una vez que termine de escribir la propuesta de sistemas, seleccione cuidadosamente quines van a recibir
el informe. Entregue el informe personalmente a las personas que seleccion. Su visibilidad es importante para la
aceptacin y el xito en ltima instancia del sistema.

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