Prinsip

dan Fungsi
Manajemen
Program Magister Rumah Sakit
UMY
Rr. Sri Handari W

Beberapa
Istilah:
Organisasi
Manajemen
Manajer
Pemimpin
Pengusaha

Organisasi:

Alat yang digunakan oleh orang

untuk mengkoordinasikan tindakan
untuk mencapai keinginan dan nilai

Tiga Karakteristik
Organisasi yang baik:
1. Memiliki struktur.
2. Memiliki tujuan
3. Terdiri atas orang.
bab 1-manajemen

Munculnya Struktur

Sistem pengelolaan
organisasi
1.Sistem tertutup
2.Sistem terbuka
3.Pendekatan kontingensi
/situasional
bab 1-manajemen

MANAJER DAN
MANAJEMEN
Definisi manajer:
Anggota organisasi yang mengintegrasikan
dan
mengkoordinasikan pekerjaan orang
lain
Proses mengintegrasikan dan
mengkoordinasikan
aktivitas kerja (orang
lain) sehingga efisien dan
efektif
Seseorang yang bekerja dengan dan
melalui
orang lain dengan cara
bab 1-manajemen
mengkoordinir kegiatan
kerja mereka

Tingkatan Manajer

Top level manager

Midle level manager

First line manager

Karyawan non manajerial

bab 1-manajemen

Apa itu
manajemen?
Apa yang dilakukan
oleh manajer.
Mengkoordinasi
aktivitas kerja
sehingga dapat
menyelesaikannya
secara efisien dan
efektif dengan dan
melalui orang lain.
bab 1-manajemen

Efisien?
Efisien adalah mendapatkan output yang
paling banyak (optimal) dari input yang
paling sedikit.
Dengan kalimat lain adalah doing things
right
( melakukan sesuatu dengan
benar) sehingga tidak ada kesalahan dalam
penggunaan sumberdaya, baik manusia,
uang, peralatan dan sebagainya.
Jadi efisiensi difokuskan pada penggunaan
sumberdaya dengan sedikit kesalahan.
Dalam perbendaharaan bahasa Indonesia
sering diistilahkan dengan tepat guna.
bab 1-manajemen

10

Efektif
?

Menyelesaikan
berbagai kegiatan
sehingga tujuan
organisasi tercapai.
Dengan kalimat lain
doing the right
things. Dalam
istilah bahasa
Indonesia adalah
berhasil guna
bab 1-manajemen

11

Fungsi-fungsi manajemen
1. Planning, adalah fungsi manajemen yang terkait
dengan penetapan tujuan, menetapkan strategi-strategi
untuk mencapai tujuan tersebut, dan mengembangkan
suatu rencana untuk mengintegrasikan dan
mengkoordinasi aktivitas- aktivitas.
2. Organization, adalah fungsi manajemen yang difokuskan
pada penetapan berbagai tugas yang harus dilakukan,
siapa yang mengerjakan, bagaimana tugas-tugas
tersebut akan dikelompokkan, kepada siapa seseorang
harus mempertanggungjawabkan tugasnya, serta
dimana keputusan-keputusan akan dibuat.
3. Leadership, kepemimpinan adalah fungsi manajemen
yang terkait dengan bagaimana memotivasi bawahan,
bagaimana mempengaruhi individu dan tim agar mau
bekerja sesuai dengan tugas mereka, memilih saluran
komunikasi yang paling efektif, dan berbagai hal yang
terkait dengan pemecahan masalah-masalah perilaku
tenaga kerja.
bab 1-manajemen

12

Efektifitas adalah :
Bisa mencapai hal yang

diinginkan.

Dan bisa kembali mencapainya

berulang kali.

ndari_moehdam@yahoo.com
13

M
at
eri
Te
ori
Or
ga
nis
asi
M
M

Bidang manajemen (Manajemen

Fungsional)
Berdasarkan ruang lingkup kegiatan yang dikelola,
manajemen bisa diklasifikasikan menjadi 4 bidang
(dalam banyak organisasi berkembang menjadi
lebih dari 4 bidang), yakni:
1.SDM (Sumberdaya Manusia)
2.Pemasaran
3.Keuangan
4.Operasional

bab 1-manajemen

14

P
E
R
E
N
C
A
N
A
A
N
S
D
M

P
R
E
K
R
U
T
M
E
N
S
D
M

S
E
L
E
K
S
I

K
O
M
P
E
N
S
A
S
I

P
E
N
G
E
L
O
L
A
A
N

K
I
N
E
R
J
A

Gambar 2:
Praktik Pengelolaan Sumberdaya Manusia

H
U
B
U
N
G
A
N
K
A
R
Y

E
R
F
O
R
M
A
N
C
E

Gambar 1
Perkembangan Pemahaman terhadap Manajemen Sumberdaya
Manusia

Personal
Administration,
Personal
Management,
Manpower
Management,
Labor Relation,
Labor Management,
Labor Relation,
Manajemen
Personalia

Industrial
Relation:
Personal
Management
+
Labor relation

Manajemen
Sumberdaya
Manusia

Peran Manajer (Mintzberg)

1. Interpersonal, peran manajer yang terkait dengan
peran sebagai figur (simbol), pemimpin (orang
yang berdiri paling depan), serta peran sebagai
penghubung dengan pihak luar
2. Informational, adalah peran manajer sebagai
monitor (memantau perkemangan informasi baik
informasi internal maupun eksternal organisasi),
dessiminator (menyebar informasi keseluruh
penjuru organisasi), serta peran sebagai juru
bicara
3. Desisional, yakni peran manajer sebagai
entrepreneur (wirausahawan yang berani
mengambil risiko dan kreatif), negosiator,
pengalokasian sumberdaya, serta menangani
berbagai ancaman dari berbagai pihak pada
organisasi.
bab 1-manajemen

17

Keahlian manajer (Robert L

Kantz) :
1.
Technical, keahlian yang terkait dengan
mengoperasikan mesin, computer, dan hal-hal teknis
lainnya. Keahlian ini penting dimiliki oleh manajer lini
dengan proporsi terbesar disbanding keahlian yang lain.
2.
Human, keahlian manajer dalam berhubungan
dengan tenaga kerja seperti keahlian berkomunikasi,
memotivasi, memimpin, memberi inspirasi dan
sebagainya
3.
Conseptual skill, adalah keahlian yang terkait
dengan menetapkan berbagai konsep, membuat
rencana yang strategis, menetapkan tujuan yang
komplek dan
sebagainya.
bab 1-manajemen

18

Apakah pekerjaan
manajer itu berlaku
umum?
Apakah tanggung jawab
manajer sama untuk
semua organisasi ?
Apakah pekerjaan
manajer akan berubah?

bab 1-manajemen

19

Faktor yang
dipertimbangkan:
1.Level organisasi
2.Tipe organisasi
3.Ukuran organisa
4.Tingkat perubahan lingkungan

Peran Manajemen
Manajemen memungkin setiap individu
dan organisasi mencapai tujuan yang
diharapkan secara efisien dan efektif
melalui pengelolaan sumberdaya yang
dimiliki .
Jadi >>> manajemen dapat diterapkan
baik tingkatan individual maupun
organisasional

Visi, misi dan tujuan

Untuk memberikan arah kemana organisasi bisnis akan
dibawa, maka setiap organisasi bisnis harus memiliki
tujuan yang ingin dicapai di masa datang. Namun
sebelum menetapkan tujuan, pengelola bisnis terlebih
dahulu harus bisa menentukan misi atau maksud dari
organisasi bisnis yang dikelola.
Misi atau maksud organisasi ini akan membedakan dari
organisasi lain dan mengidentifikasikan ruang lingkup
kegiatan (bidang) organisasi bisnis (Handoko, 2001).
Misi organisasi juga menunjukkan fungsi yang hendak
dijalankan oleh organisasi dalam lingkungannya.
Setelah misi organisasi ditetapkan, makan misi ini
diturunkan atau dijabarkan menjadi tujuanbaborganisasi.
1-manajemen

22

Tujuan Organisasi
Yang dimaksud dengan tujuan organisasi
adalah suatu pernyataan tentang keadaan di
waktu yang akan datang yang diinginkan di
mana organisasi bermaksud untuk
merealisasikan melalui kegiatan-kegiatan
organisasi. Unsur penting dalam tujuan
adalah hasil akhir yang diinginkan di waktu
mendatang dan kegiatan atau usaha yang
dilakukan sekarang untuk mewujudkan hasil
akhir tersebut.

bab 1-manajemen

23

Contoh misi dan tujuan dari Bengkel Motor

Misi :
Melayani service motor sebanyak mungkin

Tujuan:
Menyediakan perbaikan motor dengan tarif
perbaikan yang rendah/murah
Menyediakan perbaikan motor dengan standar
kualitas ASTRA dll
Setelah misi dan tujuan ditetapkan, maka langkah
selanjutnya adalah mengelola sumberdaya
organisasi yang ditujukan untuk mencapai misi
dan tujuan tersebut, yakni melalui manajemen.
bab 1-manajemen

24

1.

Perencanaan

perencanaan adalah proses dimana pengelola usaha

(bisnis) memikirkan berbagai aktivitas mereka sebelum
dilaksanakan.
Dalam perencanaan ini terdapat 4 tahapan utama
seperti menentukan tujuan dari aktivitas yang ingin
dijalankan, merumuskan keadaan sekarang, identifikasi
kemudahan dan hambatan, serta mengembangkan
serangkai aktivitas.
Perencanaan ini penting dilakukan oleh setiap pengelola
usaha (bisnis), dikarenakan dengan perencanaan akan
mengurangi tingkat kemungkinan terjadinya kesalahan
dalam pembuatan keputusan serta meningkatkan
keberhasilan dalam pencapaian tujuan usaha yang
diinginkan.

2. Pengorganisasian
Pengorganisasian adalah proses dimana
pengelola usaha (bisnis) menyusun
struktur organisasi yang sesuai dengan
tujuan yang diharapkan sumberdaya yang
dimiliki serta sesuai dengan lingkungan
yang melingkupi.
Dalam menyusun struktur ini dibutuhkan 4
kegiatan yakni pembagian kerja
(pengalokasian kegiatan dan sumber
daya), departemantalisasi (pengelompokan
kerja yang sejenis), penyusunan hubunganhubungan antar aktivitas, serta
pengkoordinasian berbagai aktivitas yang
ada.

3. Kepemimpinan
Pengarahan adalah proses dimana para
pengelola usaha (bisnis) mengarahkan,
memimpin dan mempengaruhi orang lain
dalam organisasi agar mereka tetap
bersemangat dalam bekerja dalam rangka
pencapai tujuan usaha.
Pemilihan pendekatan kepemimpinan yang
tepat penting demi keberhasilan proses ini,
termasuk juga kemampuan pengelola usaha
dalam berkomunikasi dan memotivasi orang
lain.

4. Pengendalian
Pengendalian adalah proses dimana pengelola usaha
(bisnis) berusaha menjamin bahwa organisasi bergerak ke
arah tujuan yang diharapkan
Apabila dirasa arah gerak organisasi penyimpang dari
tujuan, maka tanggung jawab pengelola usaha untuk
memperbaikinya.
Dalam pelakukan pengendalian, tahapan yang diperlukan
adalah menentukan standar, pengukuran hasil pelaksanaan
kegiatan, perbandingan standar dengan hasil pelaksanaan,
serta tindakan korektif (jika dibutuhkan).
Tindakan pengendalian ini bisa dilakukan sebelum
pelaksanakan kegiatan, bersamaan dengan pelaksanaan
kegiatan atau pengendalian yang dilakukan setelah
pelaksanaan kegiatan

TUJUAN
PERENCANAAN
Mengkoordinasikan usaha
Mengurangi ketidakpastian
Mengurangi overlapping kegiatan dan
kegiatan yg tdk berguna
Menyediakan standar utk
pengendalian

PERENCANAAN KINERJA

perencanaan formal terkait dg profit tinggi

kualitas proses dan implementasi
perencanaan terkait dg kinerja tinggi
jika lingkungan tidak stabil maka tdk
terkait

KONSEP YG SALAH TTG PERENCANAAN

Perencanaan yg tidak akurat adalah
pemborosan waktu
Perencanaan dpt mengurangi perubahan
Perencanaan mengurangi fleksibelitas

TIPE PERENCANAAN
Keluasan :
Strategik
operasional
Waktu
Jangka panjang
Jangka pendek
Spesifikasi
Khusus
Directional
Frekuensi
Sekali pakai
Standing

TAHAPAN DASAR PERENCANAAN

MENETAPKAN TUJUAN
MERUMUSKAN KEADAAN SAAT INI

IDENTIFIKASI SWOT

MENGEMBANGKAN KEGAITAN

SWOT
S : STRENGHT
W: WEAKNESS
O: OPPORTUNITY
T: THREAT

Kesimpulan
Manajemen

adalah suatu ketrampilan dan

seni (arts & crafts) dan para manajer adalah
seniman (arts & crafts man)

Seperti

halnya ilmu-ilmu yang lain, ilmu

manajemen bersifat universal yaitu dapat
berlaku untuk manajemen organisasi
apapun dengan penerapan-penerapan yang
bagus, termasuk organisasi Rumah Sakit.
Walaupun seperi organiasi yang lain, RS
juga mempunyai kekhususan.