PLANEACIN ESTRATGICA

CDIGO:
EST1-P-005

PROCEDIMIENTO

VERSIN: 1

GESTIN DEL CAMBIO

FECHA DE
VIGENCIA
11/May/2014

1. OBJETIVO
Gestionar oportunamente los cambios que puedan presentarse en la Agencia Nacional de
Minera, de forma planificada y controlada, con el fin de garantizar se mantiene la integridad
del Sistema Integrado de Gestin.

2. ALCANCE
Este procedimiento es de aplicacin obligatoria en todos los procesos de cambio que
puedan presentarse a los sistemas de gestin, procesos, programas, planes, sitios de
trabajo,
equipos,
servicios
y
productos.
Inicia con la identificacin del cambio y finaliza con el seguimiento, control y ajuste del plan
de cambios.

3. DEFINICIONES
3.1
CAMBIO
El conjunto de variaciones de diferente orden que sufren las organizaciones y que se
traducen en un nuevo comportamiento organizacional. Por ejemplo: fusin con otra
Entidad, eliminacin o creacin de nuevas funciones de la Entidad, apertura de nueva sede,
cambio en la estructura organizacional, recorte presupuestal, tercerizacin de un proceso,
incorporacin de herramientas tecnolgicas para el desarrollo de los procesos, entre otros.
3.2
PROCESO
Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan, las cuales
transforman
elementos
de
entrada
en
resultados.
3.3
PROYECTO
Proceso nico consistente en un conjunto de actividades coordinadas y controladas con
fechas de inicio y de finalizacin, llevadas a cabo para lograr un objetivo conforme con
requisitos especficos, incluyendo las limitaciones de tiempo, costo y recursos.

4. CONDICIONES GENERALES
4.1

Elementos

de

entrada

Los elementos que deben ser tenidos en cuenta como entradas, para la ejecucin del
presente
procedimiento,
estn
dadas
por:

La
generacin
Identificacin
de
Nuevos
servicios,
Cambios
en
Cambios
Cambios
en

de
nuevos
procesos,
nuevos
requisitos
legales,
equipos,
tecnologa,
insumos,
estructura
organizacional,
en
administracin,
infraestructura,
entre
otros.

Los responsables de esta identificacin sern, entre otros: Presidente, Vicepresidentes,

Lderes
y
Responsables
por
ejecucin
de
los
Procesos.

4.2

Aprobacin

del

plan

de

cambios

En el momento de presentarse un cambio en cualquiera de las entradas definidas en el

numeral anterior, debe diligenciar el formato para planificacin y anlisis de cambios (EST1P-005-F-001), el cual deber ser enviado al Representante de Direccin, para ser estudiado
y aprobado conjuntamente con la alta direccin.

5. DOCUMENTOS RELACIONADOS
Documentos Internos:
Formato para planificacin y anlisis de cambios / EST1-P-005-F-001

Documentos Externos:
NA

6. DETALLE DE ACTIVIDADES

No. DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD

RESPONSABLE

CONTROLES Y/O
REGISTROS
RELACIONADOS

Identificar el cambio
En caso de que amerite aplicar la
gestin de cambio, el solicitante
inicia el requerimiento de cambio,
en donde se describe el propsito
del cambio y su justificacin.

Dueo del proceso o

responsable del
proceso, interesado
en la gestin del
cambio

No aplica

Analizar los elementos

impactados del Sistema Integrado
de Gestin
Se realiza anlisis del cambio,
identificando si se requiere:
- Cambiar el mapa de procesos de
la Organizacin
- Adquirir o cambiar nuevos

Dueo del proceso o

responsable del
proceso, interesado
en la gestin del
cambio

Formato para
planificacin y anlisis de
cambios

equipos, maquinaria, cambiar

infraestructura (fsica o
tecnolgica).
- Actualizar el normograma
- Actualizar el mapa de riesgos
- Crear o eliminar un cargo en la
Entidad
- Contar con ms presupuesto
para el Sistema de Gestin
- Modificar o eliminar algn
manual, procedimiento,
instructivo del Sistema Integrado
de Gestin
- Otro tipo de cambios

Aprobar plan de cambios

Evaluar el plan de cambios, por la
Representante de la Direccin del
SIG, con el fin de aprobar la
implementacin del plan
establecido. Incluye el
nombramiento del lder de
implementacin del plan de
cambios. El Representante de la
Direccin del SIG evala la
criticidad y el impacto del cambio,
con el fin de determinar qu
planes deben ser aprobados por la
Alta Direccin de la ANM.

Representante de la
Direccin del SIG

Punto de Control
Acta del comit

Se requieren ajustes del plan de

cambios?
Si se requieren pasar a actividad 5,
si no se requieren ajustes, pasar a
actividad 6.

Dueo del proceso o

responsable del
proceso, interesado
en la gestin del
cambio

No aplica

Ajustar plan de cambios

Se debe detallar el plan de
actividades para implementacin
del cambio, teniendo en cuenta
los responsables de ejecucin de
las actividades, los recursos
aprobados y el tiempo estimado
de duracin.

Dueo del proceso o

responsable del
proceso, interesado
en la gestin del
cambio

Formato para
planificacin y anlisis de
cambios

Divulgar el cambio
Se debe socializar los tiempos y
actividades, a los implicados de
ejecutar el plan de cambios.

Dueo del proceso o

responsable del
proceso, interesado

Registros de asistencia a
divulgaciones

en la gestin del
cambio

Implementar el cambio
El Lder de Implementacin del
Cambio ser el responsable del
proceso de cambio y este le
informar cualquier novedad al
Representante de la Direccin.

Dueo del proceso o

responsable del
proceso, interesado
en la gestin del
cambio

No aplica

Realizar seguimiento, control y

ajuste al plan de cambios
Se debe valorar si se estn
consiguiendo los resultados
esperados y reportar el avance de
la ejecucin del plan de cambios.

Representante de la
Direccin del SIG

Punto de Control

FIN

FLUJOGRAMA

7. ANEXOS
NA

VERSIN

FECHA

09/May/2014

ELABOR
Nombre:
Cargo:
Fecha:

Alex Mauricio
Castao Quintero
Gestor T1 G 10
04/Mar/2014

DESCRIPCIN DEL CAMBIO

Creacin del documento

REVIS

APROB

Nombre: Gladys Pinzon Daza

Lisbeth Triana
Nombre:
Casas
Coordinador Grupo
Cargo:
Planeacin
Vicepresidente
Cargo: Administrativa y
Fecha: 10/Apr/2014
Financiera
Fecha: 11/May/2014

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