NORMALIZACION DE PROCEDIMIENTOS DE ARCHIVO Y

MANEJO DE DOCUMENTOS

OBJETIVOS
 Definir las funciones, objetivos e integrantes de un comité de archivo, para su
constitución.
 Conocer los elementos mínimos que debe tener un manual de correspondencia
y archivo.
 Tener una visión general sobre el marco legal que debe regir los principios de
organización de archivo.
 Identificar los lineamientos legales.

Introducción

El manejo de la documentación producida en una empresa pude llevar a convertirse en

uno de los mayores dolores de cabeza si no se cuenta con parámetros definidos de
organización y control.
Los archivos de una entidad son fuente de comprobación y de información de todos
los hechos y realizaciones reflejadas través del tiempo.

La información que contienen y la forma como se encuentra ordenada son un claro

indicativo de la propiedad organización interna de la entidad. Por lo tanto, cuando no
se tiene una producción de documentos controlada y debidamente organizada, tarde
que temprano comenzaran a verse los efectos de este problema en la imagen
institucional.

La solución del problema es buscar el establecimiento de un sistema de información

normalizado de producción, conservación, evaluación y recuperación. Ello puede
lograrse a través de la conjugación de esfuerzos por parte de grupos representativos
de la entidad que se canalizan por intermedio de lo que se conoce como comité de
archivo o de administración de documentos.

EL COMITÉ DE ARCHIVO

Es un grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas, los

programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrativos y
técnicos de los archivos.
IMPORTANCIA: El Comité de Archivo estará conformado, entre otras, por las
siguientes personas; El funcionario del nivel directivo o ejecutivo del más alto nivel
jerárquico de quien dependa de forma inmediata el Archivo de la entidad (Secretario
General o Subdirector Administrativo, entre otros), o su delegado, quien lo presidirá; el
jefe de la Oficina Jurídica o su delegado; el jefe de la Oficina de Planeación o su
delegado; el jefe de la unidad de organización y métodos o su delegado; el jefe de la
dependencia productora de los documentos que evaluaran y el jefe de la unidad
administrativa u operativa del archivo. Quien actuará como secretario. Además podrán
asistir como invitados aquellos funcionarios o particulares que puedan aportar
elementos de juicio necesarios en la sesiones correspondientes (Jefe de la Unidad de
Control Interno, técnicos, historiadores o usuarios externos entre otros). En las
entidades donde no existen estos funcionarios serán integrantes del Comité de Archivo
aquellos funcionarios que desempeñen labores similares.

Objetivos: El objetivo fundamental del comité de archivo debe ser la unificación de

criterios y la normalización de procedimientos que abarquen la producción de
documentos que abarquen la producción de documentos, número de copias, formatos
y papelería a utilizar en cada trámite, manejo de correspondencia externa e interna,
lugar y tiempo de conservación de archivo etc., es decir, de todo el proceso
documental este objetivo se lograra alcanzar mediante la redacción, publicación y uso
de un manual de procedimientos para correspondencia de archivo.

Funciones: En términos generales la función del comité de archivo es la de asesorar y

recomendar pautas y procedimientos que faciliten el logro de los objetivos de la
organización coordinada de los documentos que producen la entidad.

1. proponer la adopción de política y normas que coadyuven al manejo eficiente de los

documentos que produce la entidad y asesorar la redacción del manual de
procedimiento.
2. asesorar y dar respuesta a las consultas que sobre el manejo y administración de los
documentos y archivos se formulen.
3. proponer y coordinar programas de evaluación de documento con el objetivo de
definir la vida útil de los mismos.
4. recomendar la elaboración de las tablas de retención de documentos, su
conservación y destino final.

5. seleccionar y definir el medio den destrucción de los documentos, con base en las
disposiciones legales vigentes.

6. asesorar la entidad e la selección de tecnología para conservación de documentos,

tales como la microfilmación, el almacenamiento en discos compacto (CD-ROM), disco
óptico, información por imagen etc.

7. propender por la capacitación y actualización del personal de archivo y de las

dependencias productoras de documento.

8. registrar las decisiones tomadas en cada reunión.

9. vigilar el cumplimiento de las normas establecidas.

Integrantes: El comité de administración de documentos, como ente coordinador de

los sistemas y procedimientos para el control de flujo organizado de documentos y
comunicación de la entidad, debe estar integrado por representantes de los niveles
decisorios de la entidad en sus aspectos.
Unos serán integrantes permanentes y otros asistirán como participantes invitados,
cuando los asuntos que se van a tratar estén relacionados con los documentos de su
área de gestión.

Integrante permanente: La máxima autoridad de la institución o su delegado, en la

mayoría de los casos suelen ser el secretario general.
El asesor jurídico o abogado de la empresa.
El jefe de la oficina de sistemas o en su defecto el de planeación.
El jefe administrativo.
El jefe de archivo y correspondencia.

Invitados especiales:Los jefes de las oficinas involucradas en la toma de decisiones

sobre documentos que afecten actividades por ellos coordinadas .por ejemplo: si se va
a decidir sobre documentos contables, deberá asistir al comité el jefe de contabilidad,
por lo menos, y el de tesorería o presupuesto si es necesario.
 EL MANUAL DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO

La Sección de Archivo y Correspondencia ha querido diseñar este espacio para divulgar

la dinámica de sus procedimientos y su rol como custodio de la memoria institucional y
soporte documental en la toma de decisiones de la entidad.
La página, servirá de apoyo al desarrollo de actividades orientadas a la organización de
la Gestión Documental y al correcto trámite de las comunicaciones oficiales de la
entidad. Además será un canal de comunicación entre las diferentes unidades de
gestión y nuestra dependencia.
Permitirá conocer la normatividad que regula la actividad archivística, los procesos y
procedimientos que direccionan las actividades propias de Archivo y Correspondencia,
En este sentido, se ha venido realizando proyectos con el objeto de crear una cultura
archivística y consolidar el Sistema de Archivo de la Universidad.
Hoy, la Sección de Archivo y Correspondencia de la Sede tienen la enorme
responsabilidad, y grata además, de custodiar, conservar y preservar aquellos
documentos que contribuirán a la recuperación de la memoria institucional,
permitiendo así, conocer el quehacer de la institución en su paso por la historia.
.
Características:El manual de archivo y correspondencia es un documento que recoge
las normas y procedimiento que se deberán aplicar en el proceso del flujo de las
comunicaciones escritas para logar la agilidad y eficiencia en la toma de decisiones de
la entidad .es una guía que recoge en forma clara y sencilla.
Norma de estricto cumplimiento para las funciones de la entidad, respaldada por un
acto legal, como una resolución para el sector publico o de una disposición
administrativa o circular interna para las entidades del sector privado.
Documento conciso y breve, redactado en forma sencilla, con terminología universal y
fácil comprensión y manejo por parte de todos los funcionarios.

LEGISLACIÓN DE ARCHIVO

Estas normas, en un marco en su gran mayoría definen y establecen los alcancen y

usos de documentos públicos, comerciales etc., el modo y tiempo de conservación, así
como los grupos y series documentales de carácter histórico que requieren ser
transferidos a los archivos nacionales de cada país.
Este marco en su gran mayoría define y establece los alcances y usos de documentos
públicos, comerciales, etc., el modo y tiempo de conservación, ahí como los grupos y
series documentales de carácter histórico que requieren ser transferidos a los archivos
nacionales de cada país.
ALGUNAS NORMAS INTERNACIONALES
SOBRE LEGISLACIÓN ARCHIVO

Articulo 13: A los efectos de esta Ley, son archivos públicos los que se encargan de la
reunión, conservación, clasificación, ordenación y divulgación de la documentación
producida o recibida por las siguientes entidades públicas y personas jurídicas:
La administración de la Generalitat, las entidades de derecho público con personalidad
jurídica propia vinculadas o dependientes de la Generalitat, las personas jurídico-
privadas en cuyo capital o dotación participe mayoritariamente la Generalitat o demás
entidades mencionadas en este apartado, y las personas privadas, físicas o jurídicas,
gestoras de servicios públicos de competencia de la Generalitat en lo relacionado con
la gestión de dichos servicios, así como las demás instituciones que integran la
Generalitat.
Las entidades locales de la Comunidad Valenciana y las entidades de derecho público
con personalidad jurídica propia vinculadas o dependientes de éstas, las personas
jurídico-privadas en cuyo capital o dotación participen mayoritariamente entidades
locales de la Comunidad Valenciana o demás entidades mencionadas en este apartado,
y las personas privadas, físicas o jurídicas, gestoras de servicios públicos de
competencia de las entidades locales en lo relacionado con la gestión de dichos
servicios.
Las universidades públicas de la Comunidad Valenciana, las personas jurídicas creadas
por éstas y las personas jurídicas en las que participen una o varias universidades
públicas.

 Articulo 20 derecho de la información se garantiza a toda persona la libertad de

expresar y definir su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir
información veraz e imparcial
 Articulo23 derecho de petición: toda persona tiene derecho a presentar
peticiones respetuosas a las autoridades por motivo de interés general o
particular y a obtener pronta resolución.
 Articulo 70y72 el acceso a la cultura y la conservación del patrimonio cultural
de la nación .el estado tiene el deber de promover y fomentar el acceso a la
cultura de todos los colombianos en igualdad de oportunidades, la cultura en
sus diversas manifestaciones es fundamento de la nacionalidad, el patrimonio
cultural de la nación está bajo la protección del estado.
 Articulo 74.acceso a los documentos públicos todas las personas tiene derecho
a acceder a los documentos públicos, salvo el caso que establezca la ley. El
secreto profesionales inviolables.

Este artículo constitucional recoge aspectos ya contemplados en el código

contenciones administrativas (código que regula la presentación de servicios en la
administración pública) y en la ley 57 de 1985.
Otros aspectos de la legislación colombiana en esta materia se hayan completados
particularmente en la ley general de los archivos, mediante la cual se creó el archivo
general de la nación y se estructuro un marco para la ley reglamentaria y ordenación
de los archivos públicos de Colombia, con miras a la preservación del patrimonio
histórico.

Igualmente, aunque un poco dispersas, existen una variedad de normas y

reglamentación, en leyes, decretos y códigos que a titulado de información resumimos
así:

 *El (REGLAMENTO GENERAL DE ARCIVO) aprobado por el acuerdo NO.07 del 29

de junio de 1994
 *código de comercio –articulo 48-60-los libros del comerciante y su
conservación.
 *decreto 1798/90-adiciona y reforma algunos aspectos del anterior código.
 *código de procedimiento civil. Articulo –concepto legal de documento.
 *decreto ley 2527/50 y decreto 3354/54 autorización y reconocimiento de la
microfilmación para la conservación de documentos

México

 Constitución nacional 1824

 Ordenanzas y reglamentación, internos de la época virreinal
 Leyes, reglamentos, decretos y acuerdos delo gobierno federal 1970-1976
 Ley administrativa de documento
Puerto rico
 Ley administrativa de documentos públicos de diciembre 8 de1995.reformada
en junio 13de 1960y junio 4de 1997
 Hace relación a la conservación y reproducción de los documentos públicos
por procesos de fotocopiado y microfilmación
Ecuador
 Ley del sistema nacional de archivo no.92 del 16 de junio de 1982
 Reconoce los archivos y los documentos como patrimonio básico del estado y
articula todo el proceso de manejo y conservación de los archivo

GlOSARIO

Comité de archivo órgano de carácter asesor del nivel directivo, responsable e definir
las políticas, organización y control de los procesos relacionados con los documentos y
los archivos
Legislación archivística conjunto de normas que regulan la conservación, acceso,
protección y organización de los documentos