PROJECT MANAGEMENT

DIPLOMADO
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GESTIN DE ALCANCE
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GESTIN DE ALCANCE
El objetivo principal de la Gestin del Alcance del Proyecto es definir y controlar qu se incluye y qu no se incluye en el
proyecto

A continuacin se presenta un ejemplo de la gestin de alcance, con el

fin de demostrar :

el por qu es tan importante definir

claramente el alcance de un
proyecto,

la importancia de definir un plan de

trabajo que sea verificado y

controlado para
asegurar la
consecucin del
objetivo final del
proyecto, que a la
larga se traduce en
satisfacer las
necesidades del
cliente.
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Es comn ver la historieta que muestra claramente que el cliente quiere el diseo de un columpio, y a medida que el proyecto
avanza, por falta de una buena definicin de las expectativas del cliente, se le entrega algo que no cumple con lo que el
cliente solicita.
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EJEMPLO
ALCANCE PRODUCTO VS ALCANCE PROYECTO
Bsicamente la diferencia entre estas dos visiones, radica en el grado de cumplimiento:

El grado de cumplimiento del alcance del proyecto

Se calcula en relacin al plan para la direccin del
proyecto y lo que busca es lograr un objetivo definido.

Por ejemplo, definir las tareas a ejecutar para definir la

construccin de un vehculo con capacidad de carga de
una tonelada.

El grado de cumplimiento del producto

Se calcula en relacin a los requisitos del producto.

Por ejemplo, que mi vehculo automotor tenga una

capacidad de carga de 1 tonelada.
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PROCESOS DE LA GESTIN DE ALCANCE DEL PROYECTO

Aunque los procesos se muestran como componentes diferenciados con interfaces bien definidas, en la prctica se

superponen e interactan de forma constante. Un buen entendimiento del alcance del proyecto constituye la base
para construir otros aspectos de planificacin y descomposicin detallada del trabajo:

La gestin del alcance del

proyecto est precedida de
un esfuerzo de planificacin
que realiza el equipo de
direccin del proyecto.

La planificacin forma parte

del proceso Desarrollar el
Plan para la Direccin del
Proyecto que arroja como
resultado:

El plan para la Gestin del

Alcance del Proyecto
constituyendo una gua
acerca de cmo se definir,
documentar, verificar,
gestionar y controlar el
alcance del proyecto.

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PROCESOS DE LA GESTIN DE ALCANCE DEL PROYECTO

Es necesario que los procesos de Gestin del Alcance del Proyecto se

integren apropiadamente con los procesos de otras reas de
conocimiento, de forma tal que el trabajo del proyecto produzca como
resultado la entrega del alcance del producto especificado.

Los procesos, herramientas y tcnicas

usadas en la gestin del alcance varan de
acuerdo al rea de aplicacin y,
normalmente se definen como parte del
ciclo de vida del proyecto.
La Declaracin del Alcance del Proyecto
detallada y aprobada, su Estructura de
Desglose del Trabajo (EDT) asociada y el
diccionario de la EDT son la lnea base del
alcance del proyecto, la cual se monitorea,
verifica y controla durante todo el ciclo de
vida del proyecto.

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PROCESOS DE LA GESTIN DE ALCANCE DEL PROYECTO

rea de
conocimiento

Alcance

Iniciacin

Planificacin
1.
2.
3.
4.

Planificar la
gestin de
alcance.
Recopilar
requisitos.
Definir el alcance.
Crear la EDT.

Ejecucin

Control

Cierre

5. Validar el alcance.
6. Controlar el
alcance.

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1. PLANIFICAR LA GESTIN DE ALCANCE.

Entradas
1. Plan para la direccin del
proyecto.
2. Acta de constitucin del
proyecto.
3. Factores ambientales de la
empresa.
4. Activos de los procesos de
la organizacin

Herramientas y tcnicas
Salidas

1. Juicio de expertos.
2. Reuniones.

1. Plan de gestin del

alcance.
2. Plan de gestin de los
requisitos.

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2. RECOPILAR REQUISITOS

Entradas
1. Plan de gestin del alcance.
2. Plan de gestin de los
requisitos.
3. Plan de gestin de los
interesados.

4. Acta de constitucin del

proyecto.
5. Registro de interesados

Herramientas y tcnicas
1. Entrevistas
Salidas
2. Grupos focales
3. Talleres facilitados .

4 Tcnicas grupales de creatividad.

5 Tcnicas grupales de toma de
decisiones.
6 Cuestionarios y encuestas.
7 Observaciones
8 Prototipos
9 Estudios comparativos
10 Diagramas de contexto

11 Anlisis de documentos

1 Documentacin de
requisitos.
2 Matriz de trazabilidad de
requisitos

Recopilar requisitos consiste en

definir y documentar las necesidades
de los interesados a fin de cumplir
con los objetivos del proyecto
El recopilacin de los requisitos
incluye:
Definir
y
gestionar
las
expectativas del cliente.
Definir
los
requisitos
que
constituyen la base de la
Estructura de Desglose del Trabajo
(EDT).
A partir de la EDT se identifican
requisitos relacionados con costos,
cronogramas y calidad.
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3. DEFINIR EL ALCANCE.

Entradas
1 Plan para la direccin del
proyecto
2 Solicitudes de cambio
aprobadas.

Herramientas y tcnicas
Salidas

1 Juicio de expertos

2 Anlisis del producto

3 Factores ambientales de la 3 Generacin de

empresa.
alternativas
4 Activos de los procesos de 4 Talleres facilitados
la organizacin

1 Enunciado del alcance

del proyecto.
2 Actualizaciones a los
documentos del proyecto

Es necesario realizar un anlisis detallado

de los riesgos, los supuestos y las
restricciones existentes, para asegurarse
de que hemos contemplado todos los
escenarios posibles. Sin embargo, es
normal que estos tems se vayan
agregando a medida que avanza el
proyecto.

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4. CREAR LA EDT.

Entradas
.1. Plan de gestin del alcance del
proyecto.
2 Enunciado del alcance del
proyecto.
3 Documentacin de requisitos.
4 Factores ambientales de la
empresa.
5 Activos de los procesos de la
organizacin.

Herramientas y tcnicas
Salidas

1 Descomposicin.

2 Juicio de expertos.

1. Lnea base del alcance

2. Cambios solicitados.
3.Actualizaciones a los
documentos del proyecto

La descomposicin de la totalidad del

trabajo del proyecto en paquetes de trabajo
implica
generalmente
las
siguientes
actividades:
Identificar y analizar las entregas y el
trabajo relacionado.
Estructurar y organizar la EDT.
Descomponer los niveles superiores de
la EDT en componentes detallados de
nivel inferior.
Desarrollar y asignar cdigos de
identificacin a los componentes de la
EDT.
Verificar
que
el
grado
de
descomposicin del trabajo sea 11el
necesario y suficiente.

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5. VALIDAR EL ALCANCE

Entradas
1. Plan para la direccin del
proyecto.
2 Documentacin de requisitos.
3 Matriz de trazabilidad de
requisitos.
4 Entregables verificados.
5. Datos de desempeo del
trabajo.

Herramientas y tcnicas
Salidas
.1 Inspeccin.
2 Tcnicas grupales de
toma de decisiones

1 Entregables aceptados
.2 Solicitudes de cambio
.3 Informacin de
desempeo del trabajo.
4 Actualizaciones a los
documentos del proyecto

Una de las entradas para la validacin del

alcance incluye la lnea base del alcance.
Segn PMBOK los componentes de la lnea
base del alcance incluyen :
La declaracin del alcance del proyecto:
descripcin del alcance del producto y las
entregas del proyecto, y definicin de los
criterios de aceptacin establecidos por el
usuario del producto.
La EDT: define cada entrega y su
descomposicin en paquetes de trabajo.
El diccionario de la EDT: contiene una
descripcin detallada del trabajo y
documentacin tcnica acerca de cada
elemento de la EDT.
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6. CONTROLAR EL ALCANCE

Entradas
1 Plan para la direccin del
proyecto.
2 Documentacin de requisitos.

Herramientas y tcnicas
Salidas

1 Anlisis de variacin.

3 Matriz de trazabilidad de
requisitos.

1.Informacin de desempeo del

trabajo

4 Datos de desempeo del

trabajo

2 Solicitudes de cambio.

5 Activos de los procesos de la

organizacin

3 Actualizaciones al plan para la

direccin del proyecto
4 Actualizaciones a los
documentos del proyecto
5 Actualizaciones a los activos de
los procesos de la organizacin

El control del alcance del proyecto gua el

estado del alcance del proyecto y del
producto, y gestiona los cambios a la lnea
base del proyecto
En este proceso, bsicamente, lo que se
busca es establecer la variacin que existe en
la lnea base del alcance (sus entregables)
para determinar planes de accin que nos
lleven a corregir estas desviaciones o, en el
peor de los casos, a redefinir el alcance del
proyecto. Hacemos uso de la matriz de
trazabilidad, que es el instrumento que nos
sirve para medir las desviaciones del alcance.
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