Failure Mode and Effect Analysis Worksheets

2015

FAILURE MODE AND EFFECT ANALYSIS

(FMEA)
PADA UNIT RADIOLOGI PUSKESMAS ABCD
YOGYAKARTA

Disusun oleh:
1.
2.
3.

D
E
M

PUSKESMAS ABCD
YOGYAKARTA
2015

Failure Mode and Effect Analysis Worksheets

2015

I. KERTAS KERJA FMEA

Worksheet 1. Tim FMEA

Lingkup proses pelayanan yang akan diteliti:

Pelayanan pembuatan foto Sinar X pada Unit radiologi Puskesmas
ABCD Jl. Kaliurang KM.17_________________________________________________

Tujuan tim FMEA:

Melakukan penilaian, analisis dan menyusun rekomendasi perbaikan
terhadap prosedur pelaksanaan pembuatan foto Sinar X

Tanggung jawab tim:

1.
2.

3.

Melakukan analisis
Menyusun rekomendasi perbaikan
Melaksanakan perbaikan prosedur ( apabila ternyata ada
kesalahan/kekurangan)

Proses yang diteliti melibatkan unit-unit atau petugas kesehatan dari disiplin
keilmuan, yaitu:
1.Tim Mutu
2. Tim PMKP
3.Expertisi radiologi
4.Unit Sarana dan Prasarana Puskesmas
5.Unit Pendaftaran dan Rekam Medik
6.Loket Pendaftaran/Pembayaran

Anggota tim FMEA mewakili unit-unit/disiplin keilmuan:

1.Tim Mutu
2. Tim PMKP
3.Expertisi radiologi
4.Unit Sarana dan Prasarana Puskesmas
5.Unit Pendaftaran dan Rekam Medik
6.Loket Pendaftaran/Pembayaran

Failure Mode and Effect Analysis Worksheets

Worksheet 1. FMEA team (continued)

Anggota tim meliputi

1. Individu yang terkait langsung dg proses
2. Individu yang kritikal diperlukan untuk penerpan perubahan
3. Pimpinan yang berpengetahuan, dihargai dan kredibel
4. Individu
yang
keputusan

mempunyai

kewenangan

pengambilan

5. Individu dengan pengetahuan luas

Pimpinan tim adalah ketua Tim Mutu

Fasilitator tim adalah Ketua Tim PMKP

Narasumber proses adalah: Konsultan manajemen Pelayanan

Penunjang Medis
Petugas yang mencatat sbg notulis Petugas Unit radiologi

Sumber daya yang dibutuhkan agar tim FMEA dapat bekerja:

Man (meliputi semua unit yang terlibat)
Money (terutama untuk pembiayaan narasumber dan biaya
operasional rapat)
Material (terutama data statistik pada unit radiologi dan data
statistik umum)
Machine (berupa hardware dan software untuk rapat, analisis data,
dan presentasi laporan)
Method (alur kerja unit radiologi dan kesepakatan sistem kerja tim
FMEA)

Dokumentasi proses meliputi:

Alur pelayanan Pasien Unit radiologi, jenis dan tarif produk layanan,
data kunjungan pasien dan data rekam medis pasien

Biaya yang dibutuhkan tim Rp. 200.000,-

Batas waktu penyelesaian FMEA 3 hari

2015

Failure Mode and Effect Analysis Worksheets

2015

Worksheet 2. Flow diagram (initial)

Pasien Luar

Dengan rujukan

Pasien Dalam

Tanpa rujukan

Pendaftaran

Bagian Rekam Medis

Klinik

Unit Radiologi

Unit Radiologi

Unit Radiologi

Tindakan
Pasien membayar di kasir
Pengambilan hasil
(oleh pasien/perawat)

Hasil dibawa pulang pasien

Hasil dibawa pasien/perawat ke unit pengirim

Hasil memuaskan

Hasil tidak memuaskan

Dicatat dalam RM

Disimpan
dalam RM

Tidak dicatat dalam RM

Dibawa
pasien

Disimpan
di Ruangan

Failure Mode and Effect Analysis Worksheets

2015

Worksheet 3. Failure Mode and Effect Analysis

Process/Produk
04
Sub proses:

: Pembuatan Foto Sinar X

/2015

Ketua Tim: Ketua Tim Mutu Tanggal: 12 /

Penjelasan:.

catatatan: RPN cut-off point disepakati untuk ditetapkan pada nominal 150 poin

No

Tahapan
Proses

Failure Mode
Penyebab Potensial
Validasi (indikator)
(model kesalahan)
potensial

Efek Potensial

Kontrol (barier)

Tindakan yang

yang ada sekarang

direkomendasikan
(perubahan disain)

Pendaftaran
Pasien

Pasien luar tidak

mendaftar

Tidak ada informasi/ Data tidak ada

petunjuk pasien luar
harus mendaftar

Tidak ada

10

Semua jenis pasien Pasien ke unit

harus melalui bagian radiologi memiliki
pendaftaran
nomor RM

Pendaftaran
Pasien

Identitas pasien
tidak lengkap

Petugas pendaftaran RM yang diambil

tidak memeriksa
salah
kelengkapan
identitas pasien

Tidak ada

40

Dibuat checklist
untuk mendata
kelengkapan
identitas pasien

Data identitas
pasien dalam SIM
lengkap

Pendaftaran
pasien

Kesalahan entry
identitas

Data identitas pasienRM yang diambil

yang kurang lengkap salah

Dokter memeriksa 4
kesesuaian dengan
data visite
sebelumnya

40

Pasien diminta
memberikan data
identitas yang
lengkap

Jumlah RM yang
dikembalikan
karena kesalahan
pengambilan RM
(%)

Pelacakan
Pasien luar tidak
dan Distribusi memperoleh RM
RM

Tidak ada informasi/ Data tidak ada

petunjuk pasien luar
harus memiliki RM

Tidak ada

15

Semua jenis pasien Pasien ke unit

harus melalui bagian radiologi memiliki
pendaftaran dan
nomor RM
memiliki RM

Pelacakan
Pasien dalam tidak RM hilang/ belum
dan Distribusi memperoleh RM
kembali dari klinik
RM

Penelusuran RM ke 6
semua unit

18

Tracing RM yang
Jumlah RM tidak
belum kembali
kembali pada akhir
dilakukan harian ke hari pelayanan (%)
semua unit

Data tidak ada

Failure Mode and Effect Analysis Worksheets

2015

Pelacakan
Kesalahan
dan Distribusi membaca nomor
RM
RM

Format penulisan
RM yang diambil
nomor pada map RM salah
yang berupa 2 kolom
dan 3 lajur tanpa
petunjuk arah
pembacaan yang
jelas

Petugas
3
melakukan crosscheck antara kartu
periksa, data RM
dalam SIM, dan
dokumen RM

Pembuatan desain Jumlah RM yang

dokumen RM yang dikembalikan
tidak rancu/jelas
karena kesalahan
cara pembacaannya pengambilan RM
(%)

Pelacakan
Kesalahan
dan Distribusi mengambil RM
RM

kurang lengkapnya RM yang diambil

identitas pasien atau salah
petugas sedang
kurang fokus

Dokter memeriksa 3
kesesuaian dengan
data visite
sebelumnya

Pasien diminta
memeriksa kembali
apakah dokumen
RM sudah sesuai
dengan identitas
pasien

Klinik

Rujukan ke unit
Dokter perujuk tidak Kesalahan area
radiologi tidak
terbiasa menulis
yang dirontgen
terdokumentasikan rujukan untuk
atau kesalahan
permintaan rontgen; pemberian jenis
belum ada
produk layanan
punishment untuk
rontgen
tidak
mendokumentasikan
kegiatan

Tidak ada

72

Dibuat aturan
Semua pasien ke
tentang
unit radiologi
dokumentasi rujukan dengan keterangan
(misal: pasien hanya rujukan
akan dilayani bila
ada keterangan
rujukan)

Klinik

Hasil radiologi tidakDokter perujuk tidak Data tidak ada

terdokumentasikan terbiasa menulis
dalam RM
analisis hasil rontgen
ke dalam RM; belum
ada punishment
untuk tidak
mendokumentasikan
kegiatan

Tidak ada

88

Dibuat aturan
Jumlah RM dengan
tentang
rujukan ke unit
dokumentasi analisis radiologi tanpa
hasil rontgen
dokumentasi
analisis hasil
rontgen (%)

10

Klinik

Kesalahan
pembacaan hasil
rontgen

Tidak ada

192

pengirim mengenai

radiolog

sahan

hasil

perawatan tepat

Keterbatasan
kemampuan
pembacaan hasil
rontgen

foto

Kesalahan
Penetapan hasil
Diagnosa

Diagnosis

Jumlah RM yang
dikembalikan
karena kesalahan
pengambilan RM
(%)

Pemberian analisis - Terdapat

hasil rontgen oleh
keterangan
ekspertisi radiologi. analisis hasil
feed back dari unit
rontgen oleh

dan

keab

Failure Mode and Effect Analysis Worksheets

2015

Unit Radiologi Kesalahan area foto

Instruksi permintaan
Kesalahan
Semua pasien ke
yang dirontgen
rontgen secara lisan interpretasi diagnosa
(tidak tertulis) dan
oleh dokter perujuk
petugas unit radiologi
yang kurang fokus

Hasil pemeriksaan

12

Unit Radiologi Kesalahan teknik

pengambilan foto

120

Pemberian analisis - terdapat

hasil rontgen oleh
keterangan
radiolog
analisis hasil
rontgen oleh
- Diagnosis dan
perawatan tepat

13

Unit Radiologi Kualitas hasil

rontgen yang

160

Pemberian instruksi - angka kerusakan

baik tertulis dan lisan

11

Instruksi petugas
Kesalahan /
radiologi yang kurang
foto minimal
kurang baik (misal: /kondisi pasien kurang
gambaran rontgen
kooperatif

foto
mudah
pasien

14

Keterbatasan
Kesalahan
Hasil pemeriksaan 3
kapabilitas petugas hasil Interpretasi radiografi dianalisis
unit radiologi
oleh dokter perujuk

Rontgen diulang
Kerusakan foto

3 8 2 48Dibuat aturan

radiografi dianalisis tentangunit radiologi

dokumentasi rujukan dengan keterangan
(misal: pasien hanya rujukan
akan dilayani bila
ada keterangan
rujukan)

mengenai teknis

pengambilan

kabur karena pasien

yang dpt dgn

bergerak saat di

dipahami
- Diagnosis dan
perawatan tepat

rontgen

Unit Radiologi Interpretasi hasli

Tenaga ekspertisi
Kesalahan
tidak sepenuhnya bekerja paruh waktu diagnosa
dilakukan oleh
ekspertisi radiologi

Tidak ada

200

Ekspertisi radiologi - terdapat

harus ada di tempat keterangan
saat jam pelayanan analisis hasil
Penegakan prosedur rontgen oleh
bahwa hasil yg keluar ekspertisi radiolog
dari unit radiologi hrs
sdh diinterpretasi oleh

Cross-check rekap
Pendapatan

Pemberian informasiSelisih pencatatan

pendapatan oleh
tertulis dari petugas

ekspertisi radiolog
15

Kasir

Kesalahan nominal Tidak adanya

Kerugian
pembayaran
informasi tertulis dari
pendapatan antar
petugas unit radiologi
ke loket pembayaran
tentang jenis
pelayanan dan jenis
pasien (dalam/luar)

bagian keuangan

unit radiologi ke
unit
loket pembayaran
tentang jenis
pelayanan dan jenis
pasien (dalam/luar)

Failure Mode and Effect Analysis Worksheets

2015

Worksheet 4. Flow diagram (suggestion)

Pasien Luar

Pasien Dalam

Dengan rujukan

Tanpa rujukan

Pendaftaran

Pendaftaran

Pendaftaran

Bagian Rekam Medis

Bagian Rekam Medis

Bagian Rekam Medis

Klinik (buat rujukan)

Klinik (buat rujukan)

Unit Radiologi

Unit Radiologi

Unit Radiologi

Pasien diberi informasi jenis,prosedur & tarif layanan yg akan dilakukan

Tindakan
Pasien membayar di kasir
Hasil rontgen dianalisis
oleh ekspertisi radiolog
Memuaskan

Hasil dibawa pulang pasien

Tidak Memuaskan

Feedback
Hasil Foto

Hasil dibawa ke klinik

Analisis hasil rontgen
didokumentasikan oleh dokter

Hasil
rontgen
disimpan
dalam RM

Hasil
rontgen
dibawa
pasien

Hasil
rontgen
dibawa
dokter